时间：2023-06-04 10:47:56
工作内容
工作要求
工作流程
一、 办公室
内 务
1、办公环境
明亮整洁
一尘不染
家具摆放整齐
办公桌无文件累积
文件整齐规范
图书排放整齐
1、 每天准时上班。
2、 开窗通风。
3、 清洁办公室：每天将办公桌、椅、文件柜、窗台擦拭一次。
4、 清理花木：鲜花每天换水一次，其他花木没有枯叶、杂草。
5、 为董事长备好茶水（董事长到办公室的同时）。
6、 每天下班前清理办公桌一次，关闭好门窗、电源等。
7、 及时清理办公、生活垃圾，不让垃圾在室内过夜。
8、 每两周吸尘一次。
2、文件管理
流程齐全
分类合理
处理及时
管理规范
1、 对所有文件先进行识别，并分类登记，再分别办理。
2、 外来红头文件：填写收文处理单，向周浦秘书办索要收文编号，及时送批和传递发放，并留下记录。
3、 内部红头文件：作好收文记录并放置在待处理文件夹内，便于董事长看阅。
4、 外来公函、通知及文字资料：及时送交董事长阅示，根据董事长批示正确办理（不急的文件资料放置在待处理文件夹内）。
5、 内部通知、报告：及时送交董事长阅示，根据董事长批示正确办理（不急的文件资料放置在待处理文件夹内）。
6、 公司各部门（单位）送交董事长签字的，根据送交人的意见给予及时传递办理。
7、 重要的和紧急的文件，须提醒董事长。
8、 每天将送交董事长批示、看阅的文件清理一次，并核对登记记录。
9、 根据文件积累的情况及时进行存档，并作好相应记录，便于查阅。
二、来宾接待
彬彬有礼
热情接待
1、 笑脸相迎，茶水相待。
2、 询问来宾情况：来访目的，有无预约及身份情况等。
3、 索要名片。
4、 及时向董事长请示。
5、 按董事长意见引见，接待（按情况给予续茶水）。
6、 根据客人来访时间及职务等级，征询领导意见后确定是否客餐、宴请。
三、会务服务
1、 董事会
准备充分
安排周全
接待周到
组织完善
1、 会议议程的拟定。
2、 确定与会人员。
3、 会议通知起草和发送。
4、 会议文件的准备。
5、 会议场所的确认及会场布置。
6、 会议签到及记录。
7、 与会人员的接待工作。
2、 工作会
1、 检查会场环境是否干净整洁。
2、 检查会议通知是否到位。
3、 检查会议文件准备是否齐备。
4、 会议人员的接待。
第一条为保证公司董事会秘书依法行使职权，认真履行工作职责，并充分发挥董事会秘书在公司中的作用，根据《中华人民共和国公司法》（以下简称“《公司法》”）、《中华人民共和国证券法》（以下简称“《证券法》”）、《证券交易所上市公司董事会秘书及证券事务代表资格管理办法》、《浙江金磊高温材料股份有限公司章程》（以下简称“《公司章程》”）以及国家现行法律、法规的相关规定，特制定本工作细则。
第二条公司设立董事会秘书一名。董事会秘书为公司高级管理人员，对公司和董事会负责。法律、法规及《公司章程》对公司高级管理人员的有关规定，适用于董事会秘书。
第三条公司董事会在聘任董事会秘书的同时，聘任一名证券事务代表，协助董事会秘书履行职责。
第二章董事会秘书的任职资格
第四条董事会秘书应当具备履行职责所必需的财务、管理、金融、法律等专业知识，具有良好的职业道德和个人品德，并经过相关监管机构组织的专业培训和资格考核。董事会秘书应当具有大学专科以上学历，并具有三年以上的财务会计、行政管理、股权事务等工作经验。具有下列情形之一的人士不得担任董事会秘书：
（一）有《公司法》第一百四十七条规定情形之一的；
（二）被相关监管机构采取证券市场禁入措施尚在禁入期的；
（三）自受到相关监管机构最近一次行政处罚未满三年的；
（四）最近三年受到过相关监管机构公开谴责或者三次以上通报批评的；
（五）公司聘请的会计师事务所的注册会计师和律师事务所的律师以及本公司的现任监事；
（六）法律、行政法规等相关规定的禁止在公司中兼职的人员；
（七）相关监管机构认定不适合担任董事会秘书的其他情形。
第三章董事会秘书的职责
第五条董事会秘书应当严格遵守《公司章程》，承担与公司高级管理人员相应的法律责任，对公司负有诚信和勤勉义务，不得利用职权为自己或他人谋取利益。
第六条董事会秘书作为公司与深圳证券交易所之间的指定联络人，其主要职责如下：
（一）负责公司信息披露事务，协调公司信息披露工作，组织制订公司《信息披露管理办法》，督促公司及相关信息披露义务人遵守信息披露相关规定；
（二）负责公司投资者关系管理和股东资料管理工作，协调公司与证券监管机构、股东及实际控制人、保荐人、证券服务机构、媒体等之间的信息沟通；
（三）组织筹备董事会会议和股东大会，参加股东大会、董事会会议、监事会会议及高级管理人员相关会议，负责董事会会议记录工作并签字；
（四）负责公司信息披露的保密工作，在未公开重大信息出现泄露时，及时向深圳证券交易所报告并办理公告；
（五）关注媒体报道并主动求证真实情况，督促董事会及时回复深圳证券交易所所有问询；
（六）组织董事、监事和高级管理人员进行证券法律法规、本细则及相关规定的培训，协助前述人员了解各自在信息披露中的权利和义务；
（七）督促董事、监事和高级管理人员遵守法律、法规、规章、规范性文件、本细则、深圳证券交易所其他相关规定及《公司章程》，切实履行其所作出的承诺；在知悉公司作出或可能作出违反有关规定的决议时，应予以提醒并立即如实地向深圳证券交易所报告；
（八）《公司法》、《证券法》、中国证监会和深圳证券交易所要求履行的其他职责。
第七条董事兼任董事会秘书的，如果某一行为需董事、董事会秘书分别作出时，则该兼任董事及公司董事会秘书的人员不得以双重身份作出。
第八条公司应当为董事会秘书履行职责提供便利条件，董事、监事、其他高级管理人员和相关工作人员应当支持、配合董事会秘书在信息披露方面的工作，任何机构及个人不得干预董事会秘书的正常工作。
第九条董事会秘书为履行职责，有权了解公司的财务和经营情况，有权参加涉及公司信息披露事务的有关会议，查阅相关文件资料，公司有关部门和人员有义务及时提供相关资料和信息。
第十条公司应当保证董事会秘书在任职期间按要求参加相关监管机构组织的董事会秘书后续培训。
第四章董事会秘书的任免程序
第十一条董事会秘书由公司董事会推荐，经过相关监管机构的专业培训和资格考核，由董事会聘任。
第十二条公司董事会聘任董事会秘书之前应当向深圳证券交易所报送以下文件：
（一）公司董事会推荐书。内容包括被推荐人符合《深圳证券交易所股票上市规则》任职资格的说明、职务、工作表现及个人品德等内容；
（二）被推荐人的个人简历、学历证明（复印件）；
（三）被推荐人的董事会秘书资格考试合格证书（复印件）。
第十三条上市公司应当在有关拟聘任董事会秘书的会议召开五个交易日之前将该董事会秘书的有关材料报送深圳证券交易所，本所自收到有关材料之日起五个交易日内未提出异议的，董事会可以聘任。
第十四条公司董事会正式聘任董事会秘书、证券事务代表后应当及时公告并向深圳证券交易所提交以下文件：
（一）董事会的聘任书或相关董事会决议；
（二）董事会秘书、证券事务代表的通讯方式，包括办公电话、住宅电话、移动电话、传真、通信地址及专用电子邮件信箱地址等。董事会秘书应当保证相关监管机构可以随时与其联系；
（三）公司董事长的通讯方式，包括办公电话、住宅电话、移动电话、传真及通信地址等。
第十五条公司董事会解聘董事会秘书应当具有充足理由，解聘董事会秘书或董事会秘书辞职时，公司董事会应当向相关监管机构报告，说明原因并公告。
董事会秘书有权就被公司不当解聘或者与辞职有关的情况，向深圳证券交易所提交个人陈述报告。
第十六条董事会秘书在任职期间出现下列情形之一的，公司应当自该事实发生之日起一个月内解聘董事会秘书：
（一）出现本工作细则第四条所列情形之一的；
（二）在履行职责时出现重大错误或疏漏，给投资者造成重大损失的；
（三）连续三个月以上不能履行职责的；
（四）违反法律、行政法规、部门规章、规范性文件、深圳证券交易所相关规定或《公司章程》，给投资者造成重大损失的。
第十七条董事会秘书离任前，应当接受公司董事会、监事会的离任审查，在公司监事会的监督下移交有关档案文件、正在办理或待办理事项。公司应当在聘任董事会秘书时与其签订保密协议，要求其承诺一旦在离任后持续履行保密义务直至有关信息披露为止，但涉及公司违法违规的信息除外。
第十八条在董事会秘书不能履行职责时，由证券事务代表代表行使董事会秘书的权利并履行其职责。在此期间，并不当然免除董事会秘书对公司信息披露事务所负有的责任。
证券事务代表应当参加深圳证券交易所组织的董事会秘书资格培训并取得董事会秘书资格证书。
第十九条董事会秘书空缺期间，董事会应当指定一名董事或高级管理人员代行董事会秘书的职责，并报深圳证券交易所备案，同时尽快确定董事会秘书人选。公司指定代行董事会秘书职责的人员之前，先由董事长代行董事会秘书职责。
董事会秘书空缺期间超过三个月以上的，董事长应当代行董事会秘书职责，直至公司正式聘任新的董事会秘书。
第五章法律责任
第二十条董事会秘书执行公司职务时违反法律、行政法规、部门规章或《公司章程》的规定，给公司造成损失的，应当承担赔偿责任。
第二十一条董事会的决议违反法律、法规或《公司章程》，致使公司遭受损失的，除依照《公司法》规定由参与决策的董事对公司负赔偿责任外，董事会秘书也应承担相应的赔偿责任；但能够证明自己对所表决的事项提出过异议的，可免除相应的赔偿责任。
第二十二条董事会秘书有本细则第十六条规定情形之一的，公司董事会将根据有关规定采取以下处罚措施：
（一）建议相关监管机构取消其任职资格，并免去其职务；
（二）情节严重者，建议相关监管机构取消其今后从事公司董事会秘书的资格；
（三）根据相关监管机构或国家有关部门的处罚意见书进行处罚。
第二十三条董事会秘书对所受处罚不服的，可在有关规定的期限内，如无规定的可在接到处罚决定通知之日起十五日内向相应机构进行申诉。
第二十四条董事会秘书违反法律、法规或《公司章程》，则根据有关法律、法规或《公司章程》的规定，追究其相应的责任。
第六章附则
第二十五条本工作细则未尽事宜，依据《公司法》等有关法律、法规以及《公司章程》的规定执行。本工作细则如与国家日后颁布的法律、法规或经合法程序修改后的《公司章程》不一致时，按国家有关法律、法规或《公司章程》的规定执行，并相应进行修订，由董事会审议批准。
第二十六条本工作细则经董事会审议批准后生效。
第二十七条本工作细则由公司董事会负责解释。
资本市场是信息流动的市场，一个有效的资本市场能够迅速准确地引导稀缺资源向高效率的公司流动，实现社会资源的优化配置。而对于资源的持有者，也就是投资者而言，上市公司所披露的信息质量直接影响其决策的效率。
上市公司信息披露的重要性以及对信息披露的要求
在现代公司制企业中，上市公司是组织最严密、规范化程度最高、监管标准最严格的公司形式，是现代公司制企业的典范。上市公司的信息披露是资本市场健康发展的基石，上市公司信息披露的质量已成为资本市场健康发展的生命线，甚至是国民经济健康发展的重要因素之一。财务会计信息是上市公司信息披露的主要内容，是联系上市公司与市场投资者的桥梁，也是维系资本市场运行的纽带。资本市场的有效运作与上市公司的财务会计信息披露之间存在着密切的关系。作为一种重要的信息来源，上市公司公开披露的财务会计信息是投资者赖以决策的重要依据，理性的投资者，都希望获得高质量的信息来为投资决策提供支持。如果上市公司提供的财务会计信息质量不高，或者是信息中存在着误导、虚假陈述或者重大遗漏，将会增加投资者的“意外”风险，严重损害广大投资者的利益和投资的积极性。因此，投资者和资本市场客观上都要求提高上市公司信息披露的质量。沪深交易所分别制定了关于上市公司信息披露的规定，对信息披露提出了及时性、准确性、完整性、合法性的要求。2007年公布实施的《上市公司信息披露管理办法》规定，信息披露义务人应当真实、准确、完整、及时地披露信息，不得有虚假记载、误导性陈述或者重大遗漏，信息披露义务人应当同时向所有投资者公开披露信息。上市公司的董事、监事、高级管理人员应当忠实、勤勉地履行职责，保证披露信息的真实、准确、完整、及时和公平。随着资本市场的不断发展，相关的证券类规范性文件从不同的层次和角度对信息披露的要求进行了深化，直接反映了市场监管者对信息披露的质量要求，而市场监管者的监管要求反映的是投资者的根本要求。为了保护投资者利益和维护资本市场秩序，提高上市公司信息披露的质量，我国逐步建立和完善了董事会秘书制度。
董事会秘书制度与上市公司信息披露的质量
董事会是公司规范治理的核心，董事会秘书在董事会的运作中发挥着重要的桥梁作用，对提高公司管理的规范化程度以及运营的效率具有重要意义。董事会秘书制度起源于英国，经过近百年的发展，董事会秘书逐步由公司普通职员发展成为公司高级管理人员，董事会秘书制度的适用范围越来越广，逐渐被其他国家所采纳。在我国，董事会秘书的说法最早出现于深圳。1993年，深圳市人民代表大会制定的《深圳经济特区股份有限公司条例》规定，董事会设秘书，秘书负责董事会的日常事务，受董事会聘任，对董事会负责。2004年，沪深证券交易所修订的《股票上市规则》明确规定董事会秘书为上市公司信息披露的负责人。2005年修订后的《公司法》从法律意义上正式确定了董事会秘书的职责，同时规定董事会秘书为上市公司高级管理人员。将董事会秘书定位于公司的高级管理人员，目的在于进一步强化董事会秘书的执业地位，使其更好的履行其法定职责，逐步提高上市公司信息披露的质量。虽然法律赋予了董事会秘书参与公司经营管理的权利，更要求董事会秘书对公司的经营管理和财务信息有深入的了解，但是董事会秘书在实际履行信息披露职责的过程中却往往遭遇尴尬。我国关于董事会秘书制度的法律法规的建立是迫于与国际资本市场接轨的需要，从被迫适用到主动接纳需要一个漫长的过程。因此，我国董事会秘书在职责与义务方面的规定与国际接轨，在制度上确立了董事会秘书在维护公司上市地位和价值方面的职能。但是，相关的法律法规却未给予董事会秘书其相应的授权和地位，缺少对于董事会秘书的权利以及职务保证，职权与职责的失衡导致董事会秘书无法发展其应有的作用。部分董事会秘书无法参与公司的经营决策，董事会秘书不是公司董事，对公司决策没有投票权，对财务、经营等都没有直接干涉的权利，只能按照证监会和交易所的法律条文机械的开展工作，工作目标从维护、提升上市公司的价值转变为满足监管部门的形式要求、极力避免违规。部分董事会秘书对于公司的实际运营和战略规划甚至没有知情权，只能按照公司提供的信息被动的进行信息披露工作，对披露的信息的真实性、准确性、完整性和及时性无法判断和把握。事实上，只有对公司深入了解，才能确定信息披露的时间和范围，才能真正的发挥董事会秘书的价值。市场监管者已经深刻的认识到了目前董事会秘书的执业现状，于是提出上市公司董事会秘书必须由董事、总经理、副总和财务总监担任，目的就是希望藉此提高董事会秘书在高管层的地位，扩大董事会秘书的参与权和知情权，特别是对于公司经营策略和会计信息的知情权。
财务总监对于上市公司会计信息披露的作用
上市公司披露的财务会计信息是投资者进行投资的基础依据，上市公司在财务报告后，如果各类补充更正的公告，代表着该上市公司以前公布的财务会计信息存在错误或者误导性陈述，是差错年份会计信息低质量的一种表现。如果投资者根据差错年份的财务报告进行投资决策，则可能面临巨大的损失。因此，财务总监对财务会计信息披露的质量有着举足轻重的作用。在公司治理机制中，财务总监是一个联系金融市场和价值管理的一个不可或缺的角色，作为公司股东的人，财务总监对会计信息质量的内部监控起到尤为重要的作用。会计核算的财务成果与公司股东的利益密切相关，财务总监要履行股东财务职能，解决“内部人控制”问题，监督公司财务会计活动。同时，财务总监要履行市场监管者所要求的监督管理职能。财务总监对公司财务活动的合法性、真实性、有效性等进行监督，对公司会计核算的合规性、真实性、可比性、一致性等进行监督。另一方面，财务总监在行使对公司筹资、投资、用资、耗资等一系列财务活动的监督职能时，与财务计划、成本控制、会计核算、财务分析等许多财务会计的具体组织管理工作紧密结合起来行使一定的管理职能。监督和管理是财务总监的两项核心职能，对于公司的健康发展意义重大。在西方成熟的资本市场中，市场监管者要求公司首席执行官与财务总监在公司所有的定期报告上签署书面证明，将财务总监对公司财务信息的责任提高到了与首席执行官同等的高度。我国有关上市公司的法律法规、证券市场运作制度、投资者权益保护等管理规范对财务总监的职责也做出了明文规定。我国2008年颁布的《企业内部控制基本规范》和配套指引，强调了财务总监在企业财务相关内部控制方面的责任。《证券法》要求上市公司董事长、经理和财务负责人应对公司财务报告中的真实性、准确性、完整性、及时性和公平性承担主要责任。但是，公司信息披露首要的责任人是董事长和董事会秘书，财务总监不是公司信息披露责任人，市场监管者追究上市公司信息披露责任人时，财务总监往往承担次要责任，这间接造成了财务会计信息披露的低质量。充分调动财务总监的工作积极性，并且对财务总监的“不当”行为进行制度约束，从而提高信息披露的质量是我们所面临的难题，而财务总监兼任董事会秘书是解决这个问题的最佳方案之一。
上市公司由财务总监兼任董秘能够提高信息披露质量
首先，财务总监兼任董事会秘书解决了董事会秘书对于公司财务信息和业务信息的知情权和参与权。财务总监是公司核心管理人员之一，作为公司财务工作的负责人，财务总监将参与公司发展战略的制定，参与公司经营事宜的决策，同时公司各项事项在财务方面需要进行落实，财务总监进行财务预算审核与控制，对资金的进行调度与监控等。财务总监在履行其工作职责的过程中，能够更系统和真切的感知和掌握公司所处的运营环境，对公司的经营情况有深入的了解和把握。对公司财务信息和业务信息的知情和了解，财务总监有“天然”的优势，身兼二职可以解决董事会秘书生存环境狭窄的困境。
其次，财务总监兼任董事会秘书解决了披露的财务会计信息低质量的问题。公司的财务会计信息是资本市场和投资者非常关注的内容。我国上市公司目前仍有诸多的会计信息失真问题，不能如实可靠地反应其业务的原因，提高会计信息质量，完善信息披露机制，是现代财务会计研究的一个重要课题。董事会秘书往往被动接受披露的财务会计信息，或者说只能按照财务总监提供的财务会计报告进行披露。在这个过程中，董事会秘书只能行使形式上的职责，而真正能够承担职责的是公司的财务总监。财务总监在履行职责的过程中自然涉及到了对交易财务处理的判断、决定并形成了最终的结果。财务总监兼任董事会秘书，可以进一步提高财务报告的真实性和相关性，提高公司信息披露质量。
最后，财务总监和董事会秘书同属公司高级管理人员，共同维护公司在资本市场的价值。投资者关心的很多问题，包括运营和经营等多方面的问题都是财务总监的工作范畴。许多问题虽然表现为财务问题，实际是综合了公司当前的运营、资本运作、战略发展等一整套用价值反应数字的问题。财务总监以董事会秘书的身份面对投资者，可以通过包括信息披露的方式在内的各种方式向投资者提供更加详尽的财务数据以及背后的逻辑，提高信息披露的质量，增强投资者对公司财务信息的信赖度。
论文关键词：董事会秘书 法律地位 权责 法律责任
一、董事会秘书制度概述
董事会秘书并不是董事会的秘书的简单理解，它是现代公司法人治理结构中关键环节，是信息披露、监督“三会”、协调和沟通各方、保护公司和股东利益的公司常设机构，属于公司高级管理人员范畴。丹尼斯.吉南在其《公司法》一书中这样描述董事会秘书的制度价值——“依程序性功能为基础，鉴别功能为根本，制衡功能为辅助”。董事会秘书在英美法系对应companysecretary，直译为公司秘书，董事会秘书制度被大多数学者称之为公司秘书在中国特色化。起源于19世纪40年代的英国，经过200多年的发展，公司秘书经历了从负责公司日常文书处理的普通秘书到公司法定机关的高级管理人员的转变，在英美法系已经比较成熟和完善。我国的董事会秘书制度的建立最初是境内公司境外上市的产物，即为国际资本市场准入制度的基本要求，更专业的表达方式应该是“法律移植”。
1993年首批董事会秘书因为解决国有企业在香港上市而诞生，自此开启了我国董事会秘书制度的被动移植。《深圳经济特区股份有限公司条例》使得董事会秘书制度首次出现在我国法律法规中。1994年8月国家证券管理委员会、体制改革委员会联合的《到境外上市公司必备条款》规定了董事会秘书的地位、主要职责、任职条件。自此证监会等监督机构和深圳、上海证券交易所先后颁布《关于B股上市公司的成立董事会秘书的规定》、《上市公司董事会秘书管理办法》、《深圳市监管暂行办法》等，先后加强了上市公司信息披露、公司股份转让监管的规定，在董事会秘书制度上展开了有力的积极探索。我国涉及到董事会秘书的现行的法律法规多达几十部，目前具有最高法律效力的是《公司法》，另外，主要还有《首次公开发行股票并上市管理办法》、《上市公司治理准则》、《上海证券交易所上市公司董事会秘书管理办法》，深交所创业板、中小板、主办上市公司规范运作指，上交所和深交所股票上市规则。经过上述立法和近20年的实践，我国已经建立起比较健全的董事会秘书制度。
二、我国上市公司董事会秘书制度主要内容
1.法律地位。新《公司法》规定“上市公司设董事会秘书”，该条款置于“上市公司组织机构的特别规定“一节中，表明立法者只强制上市公司中设立董事会秘书制度，而且《上海证券交易所股票上市规则》(2008年修订)、《深圳证券交易所股票上市规则》（2008年修订）均规定“上市公司应当设立董事会秘书”，在实践中也并无除上市公司之外的组织主动设置董事会秘书，这远远小于英美法系公司秘书制度的应用范围。2006年5月18日起实施的《首次公开发行股票并上市管理办法》在第九节公司治理中第一条就规定“发行人应披露股东大会、董事会、监事会、独立董事、董事会秘书制度的建立健全及运行情况”，强调和突出了董事会秘书制度在法人治理结构的重要地位，以至于在公司申请上市中成为衡量其法人治理结构是否完善、运行是否规范的主要依据之一，在券商的招股说明书和律师的法律工作报告中都可见对该制度的描述和判断，我国对董事会秘书制度重视可见一斑。以此推理，法律法规赋予董事会秘书以高级管理人员地位就理所当然。新《公司法》等规定“高级管理人员，是指公司的经理、副经理、财务负责人，上市公司董事会秘书和公司章程规定的其他人员”。
2.任职资格。基于董事会秘书以上如此高的重要性和地位，英美法系，包括我国都从积极条件和消极条件方面严格规定了其任职资格。积极条件方面，“高级”管理人员身份必然要求较高的职业道德和人品，其工作职责的综合性决定了财务、法律、管理等个人素质的综合性，而考核个人综合素质的方式之一就是获得相应资格证书；消极条件方面，则强调最近三年违规违法行为的存在阻碍其任职。值得一提的是，任职资格中只规定“本公司现任监事”不得兼任董事会秘书，并没有排除董事，这就为实践买下了隐患——董事兼任董事会秘书，董事会秘书成为董事会的附属物，使该制度形同虚设。
3.权责。大多数学者将其喻为“新闻发言人”、“利益交汇点”、“沟通枢纽”、“公司治理守门人”、“完善法人治理结构的催化剂”或“利益相关者桥梁、纽带”，充分体现了其权责和作用。《海证券交易所上市公司董事会秘书管理办法》中，“上市公司董事会秘书是上市公司与本所之间的指定联络人。本所仅接受董事会秘书或代行董事会秘书职责的人员以上市公司名义办理信息披露、公司治理、股权管理等其相关职责范围内的事务。”“指定联络人”是交易所与董事会秘书制度之间的关系，该联系除通过备案形式外，还有以下方式建立：《首次公开发行股票并上市申请文件》第十条“申请文件的扉页应标明发行人董事会秘书及有关中介机构项目负责人的姓名、电话、传真及其他方便的联系方式”，即上市前的联系；公开发行证券的公司信息披露内容与格式准则第30、31号文件规定，创业板上市公司年度、半年度报中应披露“董事会秘书及董事会证券事务代表的姓名、联系地址、电话、传真及电子信箱”，即上市后的联系。
公司治理方面，董事会秘书应协助董事会建立健全的公司治理制度，包括组织、列席“三会”，监督公司最基本的权利、执行、监督机构有效、合法运行；协助构建公司内部控制制度，建立相互制约的业务组织形式和职责分工体制，保障公司高效、安全发展。但实际上，董事会秘书因由董事会聘任的“出身”，受限于董事会，公司治理方面作用微乎其微，“三会”流于形式，仅仅应付交易所而已。
董事会秘书的信息披露是仅次于公司治理的一项权责。上市公司披露的信息是社会公众投资决策的主要依据，关系到投资主体的利益、资本市场的正常运作，真实、全面、及时、充分地进行信息披露至关重要。上市公司这一重要权责主要靠董事会秘书履行，包括建立完善的信息披露制度、负责重大信息保密工作，督促上市公司及时、有效的信息。
董事会秘书负责的股权事务包括建立、保管公司持股股东资料，监督股票限售、锁定执行，建立健全投资者关系管理制度。近年来，中国开始引进和重视投资者关系管理，即建立公司与投资者、潜在投资者、中介机构之间的有效沟通机制，旨在保护投资者、实现股东价值最大化、吸引长期投资，进而保障公司投融资。投资者关系管理是资本市场繁荣发展、投资人素质不断提高的必然要求。在机构投资者占证券市场主导地位的英美法系国家，投资者关系管理理论和制度相当完善，甚至有国内和国际投资者关系协会。在我国立法上，深交所对投资者关系管理的规定比较完备，《中小板上市公司规范运作指引》、《创业板上市公司规范运作指引》详细规定了投资者管理的基本原则、途径、投资者关系管理档案制度等。但是在实际运作过程中，投资者关系制度的效用没有真正发挥，值得继续探讨和研究。
4.法律责任。新《公司法》“法律责任”一章并没有涉及任何高级管理人员，包括董事会秘书的法律责任，在“公司董事、监事、高级管理人员的资格和义务”里也只简单提及违法行为所得收入归公司、承担公司的损失的赔偿责任以及被提起诉讼的可能性。在深交所和上交所的规定中，也只是无管痛痒的通报批评、公开谴责、注销董事会秘书资格证书。这些法律责任都过于简单、笼统，不足以弥补董事会秘书导致的证券市场的损失。刑法第一百八十条内幕交易、泄露内幕信息罪也只是关于内幕消息的恶意利用及传播，并无真正涉及信息披露权责，更不用说公司治理、股权管理、投资者关系管理方面。也就是说当今中国，并没有建立符合实际情况的梯度法律责任制度，放纵了违法违规行为，也使得董事会秘书制度作用无法真正发挥，无法实现当初立法和引进目的。
从表面上看，董秘“被轮岗”事件的争议似乎仅在于，公司能否在董秘任期届满之前将其解职或调动岗位；但从本质上讲，该事件折射出了董秘职务是否真正具有独立性的核心问题。
对上市公司而言，董秘本身应该保持应有的独立性，并保持工作的连续性。由于上市公司的董秘是董事会秘书，而不是特定控制股东的私人秘书，因此大股东转让控制权时不能沿袭“一朝天子一朝臣”的封建思维。当然有人会担心，倘若董秘在一家公司工作10年甚至20年，是否会沦为内部人和“权贵”董秘，进而侵害公司和股东的合法权益。其实，为预防和制裁董秘滥用权力的行为，《公司法》规定了相应的预防和救济制度。例如，公众股东有权依据《公司法》第152条，为捍卫公司和全体股东的利益而挺身而出，对董秘的不法行为提起股东代表诉讼。因此，董秘长期任职的负面效果不值得恐惧。当前，应当引起监管者和公众投资者警惕和深思的难题是，倘若董秘在没有正当理由的情况下被控制股东或其控制下的董事会随意提前解聘，特别是被觊觎和掏空上市公司的控制股东随意解聘时，监管者该如何有效应对？
首先，从程序正义角度看，上市公司要提前解聘董秘必须严格遵循《公司法》和公司章程规定的决策程序，切实做到程序严谨、内容合法。在实践中，有些大股东直接发文免掉董秘，显然违反了《公司法》规定的董秘任免程序。根据我国《公司法》第38条和第100条的规定，股东大会有权选举和更换非由职工代表担任的董事、监事。根据《上市公司章程指引》第11条之规定，公司高级管理人员包括公司的副经理、董事会秘书、财务负责人。因此，按照我国现行的公司治理架构，不担任董事职务的董秘既不由控制股东直接任免，也不由股东大会任免，而是由董事会聘任或解聘。
其次，从实质正义角度看，上市公司提前解聘董秘要遵循《劳动合同法》的规定。董事会秘书作为劳动者，依法享受《劳动合同法》的保护。而《劳动合同法》严格限制用人单位提前解除劳动合同。公司只有在法定情形下才能解除劳动合同。公司即使依法单方解除劳动合同，还应事先将理由通知工会；公司违反法律、行政法规规定或者劳动合同约定的，工会有权要求公司纠正；公司应当研究工会的意见，并将处理结果书面通知工会。公司违法解除或者终止劳动合同的，应依该法第47条规定的经济补偿标准的两倍向董秘支付赔偿金。即使董事会秘书不属于劳动者，公司董事会提前解聘董秘也要遵循《合同法》有关委托合同的规定，并承受相应的法律风险。根据《合同法》第410条规定，委托人或者受托人可以随时解除委托合同；但因解除合同给对方造成损失的，除不可归责于该当事人的事由以外，应当赔偿损失。如果公司由于董秘不诚实、不勤勉，违反公司法和公司章程，给公司和股东造成重大损失而将其提前解聘，公司不会承担法律责任。但如果公司没有证据证明被解聘的董秘存在违法、违约行为，即使解聘决议获得了董事会的一致同意，公司也要对董秘承担赔偿责任。
其三，董秘既然属于公司高级管理人员与董事会的办事机构，当然要对上市公司和广大股东负有诚信义务（包括忠实与勤勉义务）。如果董秘被董事会提前解职，公司有义务向公众股东披露提前解聘董秘的具体原因。倘若董事会在没有正当理由的情况下坚持解聘而董秘坚持履职，势必会产生冲突甚至僵局，公司更应及时全面地履行信息披露义务。公众股东在获知真相后便投票罢免错误解聘董秘的董事。既然董事参与作出了提前解聘不该解聘的董秘的错误决议，就已经表明其违反了对公司和全体股东的诚信义务。另外，被提前解聘的董秘也可依法鸣冤，引起监管者、交易所和社会公众的关注。
其四，根据现行制度设计，公司提前解聘董秘属于公司自治范畴，大股东主导下的董事会在解聘董秘后只需履行相关上报程序即可，监管者和证券交易所本无权干预董秘的去留问题。监管者与交易所即使有意干预此事，为董秘营造良好稳定的职业环境，但由于缺乏相应的手段和权力而力不从心。笔者认为，即使根据现行法，监管者与交易所依然大有可为。因为，掌握控制股东和有关董事违法违规证据的董秘可以依法举报和检举。建议监管者与交易所在接到举报后及时启动对被举报人的调查程序，旗帜鲜明地行使法律赋予的调查和监管职权。被举报人倘若没有违法违规行为，自可获得清白；倘若被举报人有违法违规行为，监管者与交易所就应以壮士断腕、刮骨疗毒的勇气，依法严肃处理；情节严重，构成犯罪的，还要移交司法机关处理。倘若交易所和证券监管部门对董秘的举报充耳不闻、视而不见，就会形成消极的示范效应：越来越多的董秘将会与大股东沆瀣一气，显然不利于加强证监会和交易所的上市公司监管工作。
最后，从立法论角度来看，董秘制度也应大刀阔斧地予以改革。由于现行制度下的董秘不是董事，不是由股东大会选举，而是由董事会聘任，其独立性缺乏必要的制度保证。为加强董秘履职的独立性，笔者提出三项备选的立法建议：一是将董秘的任职资格界定为董事，从而将董事转由股东大会选举、而不再由董事会聘任。考虑到“董事会秘书长”的称谓比董事会秘书的称谓更容易引起股东和董事的重视，董秘可改称“董事会秘书长”。其实，只要由董事兼任董秘，董秘称谓改不改都不重要。关键在于，董秘要由董事担任，进而提升其法律和社会地位。二是在维持董秘依然由董事会聘任的制度格局下，增加规定监管者与交易所对上市公司解聘董秘的核准程序，以适度节制控制股东提前解聘董秘的行为。三是强制要求董事会提前解聘董秘时取得独董的一致同意。换言之，每位独董均有一票否决权。当然，如果该方案可行，就无需证监会和交易所的外部干预，因为独董主要代表和维护公众股东利益，董秘也应对公众股东负责。从维护公众股东话语权和参与权的角度入手，由作为公众股东代表与化身的独董行使一票否决权具有法理依据。至于哪个方案效果最好、副作用最小，建议通过开门决策、民主决策等方式，广泛听取民意。但是，我国的董秘制度必须开拓创新，而不能因循守旧；否则，将会削弱我国企业乃至整个民族经济的国际竞争力。
（ 该文为教育部2009年人文社会科学重点研究基地重大项目《金融危机背景下的我国公司法现代化研究》（009JJD820009）和2008年教育部新世纪优秀人才支持计划《弘扬股权文化，完善证券投资者权益保护制度》》的中期研究成果。）
【关键词】上市公司；董事会秘书；规范运作
近年来，我们一直致力于提高上市公司质量，上市公司的规范运作水平高于非上市公司的观点已经普遍形成，两者的主要区别在于信息披露、新三会的运作、资产人员财务的独立和平等对待所有股东。上市公司是现代企业制度的典型代表，是中国证券市场的基石，如何建立起行之有效的上市公司内部治理结构和外部监管体制是发展我国证券市场的根本命题之一。
一、董事会秘书在上市公司中所担负的职责
董事会秘书主要职责涉及董事会和股东大会相关文件及筹备管理事宜、信息披露事务，还要为董事会决策提供意见和建议，协助董事会遵守国家法律法规和公司章程。另外，董事会秘书对公司内外关系的沟通协调和治理监督职责，以下对董事会秘书需要做的工作进行简要介绍。
1、保持与监管部门的联络沟通。负责上市公司和相关当事人与证监会、交易所和地方证券监管机构之间的沟通和联络，保证监管部门可以随时与其取得工作联系。具体而言，董事会秘书要就监管部门提出的问题做出解答，并将监管部门提出的要求和最新的监管精神传达给上市公司管理层和董事会。
2、负责处理上市公司信息披露事务。督促公司制定信息披露管理制度，促使上市公司和相关当事人依法履行信息披露义务，并向交易所办理定期报告和临时报告的披露工作，证券发行信息披露包括招股说明书、配股说明书、可转换证券、发行新股说明书、上市公告书；持续性信息披露包括临时性报告和定期报告。临时报告主要强调及时性和对上市公司股票价格可能造成的重大影响，定期报告包括年报、半年报等，主要反映一定时期内上市公司的经营成果、财务状况、法人治理的评价等。
3、协调上市公司与投资者之间的关系。包括接待投资者来访，回答投资者咨询，向投资者提供公司披露的资料。董事会秘书在这方面所做的工作有接听投资者咨询电话，接待来访投资者、机构研究员，保持与媒体的良好关系，组织召开投资者见面会，特殊情况时危机攻关，回访投资者，初期董事会秘书更多的是接听散户的电话，解答问题，随着机构投资者的不断壮大，特别是基金的发展，投资者关系越来越为上市公司所倚重，服务对象也发生了根本性的改变。
4、督促上市公司规范运作。促使董事会依法行使职权，在董事会拟作出的决议违反法律、法规或者公司章程时，应当提醒与会董事，并提请列席会议的监事发表意见；协助董事和其他高级管理人员了解信息披露相关法律、法规以及上市协议中关于其法律责任的内容；负责与公司信息披露有关的保密工作，制订保密措施，促使董事、监事和其他高级管理人员以及相关知情人员在信息披露前保守秘密，并在内幕信息泄露时及时采取补救措施，同时向交易所报告。
5、股权事务管理。负责保管上市公司股东名册、董事名册、大股东及董事、监事和高级管理人员持有本公司股票的资料，此外，董事会秘书还在不同程度上参与上市公司的决策，为公司重大决策提供法律援助、咨询服务和决策建议。
6、三会组织与文件的保管。按照法定程序筹备股东大会和董事会会议，准备和提交有关会议文件和资料；参加董事会会议，制作会议记录并签字；保管股东大会、董事会会议文件和会议记录等。
二、加强董事会秘书在上市公司规范运作与发展中的行使职权
上市公司的规范与发展影响整个市场全局，作为上市公司外部证券事务的“总代表”、内部证券事务的“总管家”、董事会证券事务的参谋和助手、公司规范运作的预警人和纠偏人，董事会秘书岗位恰恰处于上市公司内部治理结构和外部监管体系的结合点上，因此董事会秘书的工作将对上市公司的规范和发展发挥越来越重要的作用。要保证上市公司规范运作与发展，就必须加强董事会秘书职权的行使。
1、在增强公司董事、监事和高级管理人员规范运作意识方面
（1）应及时将监管部门下发的相关制度、政策和上市公司证券规章制度发至董事、监事和高级管理人员，认真学习把握。
（2）利用召开董事会组织董事、监事和高级管理人员，学习国家证券法律法规及上市公司证券规章制度，进一步提高其规范运作意识，规范其行为。
（3）进一步加强对董事、监事和高级管理人员的培训学习，通过认真参加上级监管部门组织的各类培训活动和坚持学习例会制度，不断加强董事、监事和高级管理人员对证券法律法规政策的学习。
（4）利用监事会例会学习，组织监事学习相关制度和政策，掌握相关要求和规定，以切实起到监督作用。
2、在提高信息披露质量及加强与投资者的沟通方面
（1）上市公司所披露的信息是投资者了解上市公司的窗口，也是判断是否投资上市公司股票的重要依据，持续信息披露是上市公司的责任，是董事会秘书的职责。为不断提高信息披露工作质量，由董事会秘书具体组织协调，依据上市公司制订的《信息披露事务管理制度》，负责上市公司信息披露的董事会秘书室、证券部和其他相关部门应建立起信息披露的起草拟稿、审核把关、报送披露、资料保管、内幕信息知情人备案等一整套工作标准与程序，在制度上予以规范，在过程中予以控制。
（2）注重与监管部门、新闻媒体和其他上市公司建立密切联系，加强沟通，及时取得工作业务上的指导帮助，并学习、借鉴兄弟上市公司在信息披露方面的好做法、好经验，从而有效地保证了公司信息披露工作的规范和信息披露质量的逐年提高。
3、在持续深化上市公司治理工作方面
（1）健全上市公司治理长效机制。根据监管部门要求和即将出台的系列证券法律法规，完善上市公司治理制度体系，严格“三会一层”决策程序与工作程序，健全上市公司治理长效机制，探索并建立与自身特点相适应的治理模式。
（2）继续实行累积投票制，做好上市公司董事会和监事会成员的选举工作。
（3）引导上市公司相关各方规范运作。规范上市公司控股股东、实际控制人行为，严格上市公司与关联方之间的资金往来，坚决杜绝关联方占用上市公司资金，规范对外担保行为，维护公司和其他股东的合法权益，谋求上市公司和全体股东利益的共同发展。
（4）大力培育上市公司自治文化。奠定上市公司规范运作的文化基础，逐步形成以制衡有效、和谐共存、规范运作、诚信守法等为具体内容的上市公司自治文化。
三、结束语
如果把上市公司决策体系比喻为“轨道”，董事会秘书的作用那就是“扳道岔”，让公司所有的重要决策都能准确入轨，顺利运行；如果把董事会看做一台高速运转的“发动机”，董事会秘书就好比是其中协调运转的“传动装置”，既是上市公司内部及上市公司与外界各方的联络人、服务员，又是上市公司治理的参与者和监督员，它在上市公司规范运作和发展中占据着很重要的地位，发挥着很重要的作用，我们必须充分认识到这一点。
参考文献
[1]潘丹晨.董事会秘书制度研究[J].西南政法大学,2010.
然而，对于中国的董秘群体而言，情况并非如此。甚至对董秘的认知，国内都有特别之处：参与过IPO的董秘，才会被认为是真正的董秘，会被资本市场认 可。
因此，国内真正有能力的董秘通常存在于拟上市公司而非已上市公司。他们被称为“职业董秘”。
职业董秘通常是“打一枪换一个地方”，完成一个IPO项目就会转战下一个。然而，即使是沉醉于不停地带着拟上市公司闯关IPO的职业董秘，也会承认，这并不是董秘真正该有的状态。成熟资本市场上的董秘在他们看来才是真正的职业董秘，更令他们向往。
IPO情结
“王先生，我是XX猎头公司的XXX，我们正在为XXXX寻找一位董事长秘书，得知您也是董秘，所以想问问您……”
“抱歉，不感兴趣！”
“为什么？XXXX可是上市公司！”
“小姐，我是董事会秘书，不是董事长秘书！”
“哦……可是，有什么区别吗？”
说起最近与一猎头打交道的经历，35岁的王科（化名）忍不住苦笑，9年董秘生涯，在深圳、香港等地的四家公司做过，像这样被外界误解为普通的秘书，他基本已经习惯了。
即使在公司内部，董秘身份认知，也是一个问题，尤其是在拟上市公司中，不知道董秘职责的人，从控制人到普通员工，比比皆是。
董秘身份认知的尴尬是有渊源的。《公司法》在2005年修订之前，没有对董秘职位在法律层面上进行确认，是直接原因。
虽然当时沪深交易所的上市规则明确规定董秘在上市公司中的高管地位，但因为没有强制性的规定条款，董秘的高管地位并没有从资格认定、任免程序上得到落实。制度的缺陷导致董秘存在“先天不足”。
梳理中国的董秘制度发展，从1993年开始，董秘作为高管人员在公司设置，经历了从境外上市的外资股、到境内上市的外资股、再到境内上市的内资股的渐进过程。直到1997 年12月，证监会《上市公司章程指引》，专章列示“董事会秘书”条款，要求所有上市公司都必须配备董秘。
不过，这个“外行”的猎头还有所不知的是，目前真正对王科有吸引力的并不是上市公司，而是拟上市公司。
王科称，在中国目前的董秘圈，大家公认，有过公司IPO成功经历的董秘，才是真正有能力有价值的。虽然按照《股票上市规则》中的规定，董秘的六大类职责是：与监管部门的沟通联络、协调公司与投资者之间的关系、处理公司信息披露事务、督促上市公司规范运作、股权事务管理、三会组织与文件的保管。
身在上海，在资本市场打拼了17年的冯攀（化名），曾亲眼看着一家已上市公司从兴盛到衰弱，看着这家公司的四任董秘离职，自己也5次董秘职责，直至心灰意冷，最终离职，发誓不再涉足董秘领域。然而得知有机会做一家企业的IPO，2008年，他毫不犹豫杀了回马枪。
一句话，没做过IPO，无以谈董秘。在中国有职业荣誉感的董秘，必有做IPO的打算。
职业经理人
有IPO成功经历的董秘，在中国的发展路径就是成为“职业董秘”。成功的毕竟是少数，和拟上市公司的数量相比，有成功IPO经验的董秘供不应求。
冯攀用酱油之于猪肉的关系比喻董秘之于上市公司的关系和作用。
当肉的拥有者（股东）想做红烧肉（上市）了，便会不自然地想起酱油（董秘）来。老板其实是巴望肉最好本身就是红的（内部产生），这样就可省了买酱油的钱。但这样的便宜一般是捡不到的，肉不可能自身分泌酱油。
没在资本市场打过转的企业，想不交学费，就玩转资本市场也不太现实。出于成本考虑，从外面直接引入熟悉资本运作规则和规范的职业董秘，显然比内部培养更经济实惠。
虽然董秘和企业是双向自由选择，但冯攀和王科都很清楚，职业董秘对于上市公司而言，就是个“打酱油”的。
企业最后发展到上市阶段，他们才被引进，全部使命就是帮助企业IPO成功。IPO完成后，也是他们退出之时。
来自北京的董秘潘路（化名）介绍，通常情况，职业董秘做成一个IPO项目，除了高管的标准薪酬收入，还会有0.5%原始股权。这是较为乐观的预期，当前IPO形势不太好的情况下，0.5%已经很难拿到。
此外，如果介入得实在太晚，或者实际控制人又不够大方，董秘拿不到股权的情况也非常普遍。
虽然在中国做过IPO的董秘自称为“创业型董秘”，但他们自己也很清楚，职业董秘在做IPO的时候，即使做得再成功，也最好用“职业经理人”的标准要求自己，IPO使命完成，拿到事先约定的薪酬奖励后，让他们退出，就必须退出。
在资本市场扑腾了十多年，他们已经能够很快分辨一个公司是否到了可上市阶段。春节过后，王科已经“帮”证监会刷了五六个企业，劝阻那些远未达标的企业暂时放下上市的打算。
其实，只要公司本身过硬，通过IPO只是时间问题。但要在规定时间里做好IPO，就得看董秘在资本市场江湖里扑腾的能力，和IPO利益相关各方协调、“议价”能力，此外还有天时、地利、人和的因素。
对于职业董秘来说，一个IPO的过程中，实际上就是他协调各方来梳理一家企业法务层面的股权结构、财务层面的营收状况以及业务层面的商业模式的过 程。
他的目标必须是通过法务、财务、业务的梳理，呈现一家历史清晰、架构合理、账目合规、业务高速发展的上市公司。
董秘江湖
在所有需要协调处理的关系中，职业董秘们一致认为，和“老板“的关系最微妙也最难处理，其次就是财务总监。
这两人基本决定了职业董秘是否有必要存在。通常情况下，身为公司实际控制人的老板会让财务总监兼任董秘，财务总监忙不过来，才会找一个职业董秘。有时候，职业董秘也会兼任财务总监，但这种情况很 少。
因此，作为职业董秘，在IPO整个过程中，他们更多的是按照资本市场游戏规则，做一些关于上市的团队组织、进度安排、各方关系协调等执行层面的工作。
在这个过程中，IPO的协调人董秘必须要一一协调并处理好与这些人和机构的关系：股东、前股东、公司高管、中介机构（律所、会计事务所、券商）、投资者（PE/VC等机构投资者）、政府机构（包括证监会、发改委、税务、统计、工商、环保、社保、公积金等方方面面的部门）等。
职业董秘的工作环境，也往往取决于大股东的意识及态度， 不少上市公司的管理层并不了解董秘的职责和上市公司的相关规则，使得董秘往往成为公司管理层“行使职权”的障碍。
事实上，职业董秘可以理解为资本市场派驻到拟上市公司的合规审查员，尽管行权并非那么容易，但董秘必须要让企业上下了解市场规则，要按法规行事。
职业董秘的就业行情，还会受到资本市场以及经济形势的影响。
王科、潘路两人都已经从各自效力的拟上市公司辞职，对于他们来说，当前情形，他们再去找合适的拟上市项目，会比过去困难一些。潘路干脆暂停了做董秘的打算，一心一意做一些公司的顾问。
在王科的印象中，上一次感受到资本市场对董秘这个职业的冲击是2009年创业板开闸的时候。王科所拥有的IPO成功经验就发生在那一年。
正是因为看到未来职业董秘的大好前景，他在那一年参加了深交所举办的董秘资格培训班，正式取得董秘资格证书。
眼前，虽然IPO暂停，但王科并不觉得这将真正影响到职业董秘的工作。他认为，资本市场对企业永远都是有吸引力的，企业不管以什么形式进入资本市场，职业董秘都可以有所作为。
王科说，职业董秘要做的是把企业的优质资产证券化，然后借助投资者闲置资源促进企业发展，同时把企业发展的成果回馈给所有投资者。
真正的职业董秘
事实上，即使是王科这样对做IPO充满激情的人，内心深处还是希望自己在一家好的企业做专职董秘和企业一起成长。他认为这才是真正的职业化的董秘。
完成上市之后，控制人一般认为职业董秘是可有可无的，完全可以由其他高管兼任。这也是目前的职业董秘没法在一个企业干得长久、不能真正“职业化“的重要原因。
现在的王科已经能很平静地接受“公司上市之时就是自己离开之日”的现实。不过，他对国内董秘真正的职业化始终很关心。他也听说国内有些一流的财经公关公司，已经开始着手培养“职业董秘”，准备为一些拟上市公司提供“董秘外包”服务。
王科并不看好董秘外包。他觉得董秘未来的职业化应该循着券商保代的思路。保代取得资格之后需要真正签两个项目才能成为保代。董秘也应该如此，取得资格之后，先做证券事务代表，熟悉上市公司日常工作管理，然后到拟上市公司做IPO项目，做过IPO项目，才可以到上市公司做职业董秘。
行政秘书试用期工作总结
xx年10月，本人有幸入职xxxx学部行政秘书岗位。三个多月来，在学部领导的指导和培养下，在同事们的关心和帮助下，本人很快熟悉了学部的基本情况，逐步掌握了相关工作流程，自身的知识面得到了拓宽，能力得到了锻炼，工作经验得到了丰富，综合素质得到了较大提高，也进一步激发了自己投身学部行政秘书工作的热情。
一、加强理论学习，努力提高思想政治素质
作为一名刚走上工作岗位的年轻同志，在思想上，本人自觉加强理论学习，努力提高思想政治素质。首先，主动加强理论学习，除了通过电视、报纸关心时事政治外，还注重学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和三个代表重要思想，学习党的基本知识和有关政治思想文件、书籍，用先进的思想理论武装自己，自觉树立正确的世界观、人生观和价值观。
其次，注重发挥理论知识对实践的指导作用，将理论知识转化为行动。自觉践行科学发展观以及社会主义荣辱观，恪守职业道德，努力弘扬社会新风。坚持把相关国家政策、学校政策以及学部的理论经验贯彻于本职工作始终，秘书资格考试树立以情服务、用心做事、务实高效、开拓进取的工作作风，在不断丰富自身业务经验的同时，进一步提高自身的理论水平和综合素质。
另外，本人还虚心向理论水平较高、实践经验丰富的同志学习和请教。经过这几个月的锻炼，本人的思想修养、理论水平都有了不同程度地提高，也进一步保证和促进了本人更好地完成本职工作。
二、夯实业务基础，切实做好本职工作
作为一名行政秘书岗位的新人，在工作上，本人不断夯实业务基础，努力适应工作环境，积极进入工作状态，主要涉及了日常行政事务、经费管理、文件管理和资产管理等几个方面的工作，使自身的工作技能和工作效率有了进一步提高。
首先，做好日常行政事务。学部日常行政事务繁琐而细碎，但却因为联系方方面面而不容出错。本人本着认真负责、周到细致的原则，力求做好各项工作。一是负责公文管理工作。做好学校下发的各类公文的登记、传递、立卷和归档工作，及时传达、贯彻执行上级领导的决议、指示和各项规章制度;及时收发和传递学部各类文件、信函及通知，确保信息流转的快捷、有效。二是负责会务工作。根据学部安排，做好各类会议的筹备、记录等工作。
三是做好其他相关工作。负责对学校组织的重大事项、大型活动和临时性任务的安排、检查和落实工作，主要是协助学校收集、整理各类活动的员工信息以及上报名单、下发通知工作;管理学部的日常支出;发放学校给予教职工的各类补贴、奖金和物资;及时处理和完成学部主任交办的其他各类事务。
其次，做好经费管理工作。规范程序，严格操作，做好学部各类经费的预借支和报账工作，先后完成了《钻井液与工程浆液》实验课、大学化学实验、黄石地质教学实习、摄影测量教学实习、地质认识实习、工程结构试验与监测课程试验、培养方案评审等实习实践经费的报账工作。
再次，做好文件管理工作。应用档案管理相关知识，分门别类地做好学部文件、实习申请表存档资料、教职工签收单、学生活动申请单、资产领料单、出/入库单等重要资料的整理、存档工作。根据学校相关安排，对xx年度学部档案资料进行了分类整理，并提交档案室。
第四，做好资产管理工作。根据学校安排，配合资产处对学部的资产进行了清查。完成xx年10月至12月学部办公用品的申报、登记、保管、发放、领用工作，做到账物相符。做好学部办公设备，包括电话、复印机、传真机、电脑等固定资产的管理和使用。
三、注重沟通联系，积极发挥团结协作精神
学部是一个综合机构，既要协调方方面面，又要服务上下左右，发挥着桥梁纽带作用。因此，在工作上，本人不断培养综合协调能力，发挥团结协作精神，做好各项工作。一是加强沟通协调，做好与其他职能部门间的往来工作。与人事处加强联系，做好人事系统管理、考勤记录、教师招聘、住房调查、培训计划表上报等工作;与图书馆加强联系，做好年度报刊征订和书籍领取工作。
与院办加强联系，做好相关文件领取以及值班表的提交工作;与党委工作部加强联系，做好教师生日福利的申请和办理工作;与教务处加强联系，协助做好毕业生清考以及准考证发放工作。二是分工不分家，秘书资格考试与学部同事协同作战。
学部是一个有机的工作整体，尽管大家的工作职能和分工不同，但是，本人能够团结同志，做到分工不分家，不分份内和份外，与学部同事心往一处想、劲往一处使，相互配合，取长补短，充分发挥团结协作精神，共同做好学部的各项工作。
过去的三个月，是不断学习、逐步充实的三个月，是积极探索、渐渐成长的三个月。在整个工作过程中，本人勤勉不懈、耐心细致，富有工作热情，具有较强的责任心和进取心，并注重学习新知识、新技能，不断提高业务水平，保质保量完成领导交办。
行政秘书试用期工作总结范文
时间匆匆转走，现在的工作已经渐渐变得顺其自然了，这或许应该是一种庆幸，是让我值得留恋的一段经历。一个多月的试用期下来，自己努力了，也进步了不少，学到了很多以前没有的东西，我想这不仅是工作，更重要的是给了我一个学习和锻炼的机会。
在各部门的帮助和支持下，我做好统筹及上传下达工作，把工作想在前，做在前，无论是工作能力，还是思想素质都有了进一步的提高，较好地完成了公司宣传、人事管理、职工培训、档案管理、后勤服务及公司保卫等多方面的任务。
为了加强对人、财、物的管理，我完善了过去的各种管理制度，突出制度管理，严格照章办事，进一步明确了工作职责，完善了公章使用、纸张使用、电脑使用、请假、值班等各种常规管理，充分体现了对事不对人的管理思想，各项工作井然有序。
做好办公室工作，有较高的理论素质和分析解决问题的能力。通过各种途径进行学习，为此各办公室都配备了电脑，利用网上资源学习与工作有关的知识，不断开阔视野，丰富头脑，增强能力，以便跟上形势的发展，适应工作的需要。提高了理论水平、业务素质和工作能力。
工作上我认真、细心且具有较强的责任心和进取心，勤勉不懈，具有工作热情;性格开朗，乐于与他人沟通，有很强的团队协作能力;责任感强，确实完成领导交付的工作，和公司同事之间能够通力合作，关系相处融洽而和睦，配合各部门负责人成功地完成各项工作。
在Xx上班的日子里，我渐渐喜欢上了这个地方，喜欢上了这份工作，想在这里慢慢成长成材，成为一名合格的正式Xx里的职工，一个月的学习与工作，让我成长了很多，今后我会继续努力，一如既往地保持着优良的作风，不断地完善自己，作出一番成绩。
四年的大学学习，学到的更多的是专业基础知识再就是一种自学能力，而实践经验、社会经验则十分匮乏。作为一个应届毕业生，初来公司，曾经很担心不知该怎么与人共处，该如何做好工作，但是公司宽松融洽的工作氛围、良好的学习发展机遇，让我很快完成了从学生到职员的转变。能够正确面对挫折，辨证的看待问题。工作中能够始终保持一种积极向上的心态，努力开展工作。
过去的一年，是不断学习、不断充实的一年，是积极探索、逐步成长的一年。当然，初入职场，难免经验不足，在业务知识上，与自己本职工作要求还存在有一定的差距。但这些经历也让我不断成熟，在处理各种问题时考虑得更全面，专业技能也得到了加强。
在此，我要特别感谢公司领导的悉心栽培以及同事对我的入职指引和帮助，感谢他们对我工作中出现的失误的提醒和指正。我也深知，毕业只是求学的一小步，社会才是一所真正的大学。在今后的工作中，我将努力找准自己的定位，尽自己的所能为公司作出贡献，为公司创造真正的财富，同时也为自身谋求一个更大的进步。
行政秘书试用期工作总结精选
在你学习或者工作一段时间后，学校或者单位都会让你写自我鉴定之类的文章，这是对自己学习或工作生活的总结，也是您对未来生活的一个展望，所以自我鉴定写的好与坏，也是学校或公司评判您的标准，也写了一些自我鉴定的模板供您参考。
时光荏苒，岁月如梭。我于20xx年x月x日入职至今也已差不多三个月的时间。在董事长、副总领导下和各同事的指导帮助下，逐渐适应新环境工作，不断提高为领导服务质量，努力做好领导助手。现将我入职以来的工作总结如下：
一、了解公司，融入大家庭。
通过走点巡查，逐渐熟悉公司环境。认识公司各部门员工，增强各部门同事沟通了解，不断融入公司大家庭，为以后的工作打下基础。
二、明确岗位职责，进入工作角色。
1、通过与黄经理等同事不断地沟通交流，了解董事长工作要求，明确董事长秘书岗位职责。
2、交接工作，对董事长办公室工作的内容逐渐加大认识，熟悉董事长对内，对外的联系。
3、与老员工交流工作。老员工是资深的办公室人员，对公园的工作也非常熟悉，通过与她交流，加深对公司的了解及现阶段的主要工作。
三、端正工作态度，积极投入工作。
工作可以平凡，工作态度不能平庸，工作态度决定一切。我以积极的工作态度投入工作中，尽职尽责，不断地升华气度和夯实厚度，逐渐跟上董事长的工作节奏。
1、整理公司图纸。以前的图纸是每张单放，大大小小的图纸也有一百多张，现在通过分类整理，同名称放一起等方式，分为二十多种名称。虽然现在还不大了解图纸，但是对于董事长把名称说出来再找，就方便多了。
2、整理橱柜。董事长办公室里的橱柜除了文书，还放有办公用品，除了要熟悉东西的摆放，还要归整。
3、整理办公电脑文件。入职前电子文件保存方式较为凌乱，但为了方便保存归档，查找方便，现逐项归档，按照规定进行整理归档。
4、整理书面纸质文件资料。入职前的书面文件没进行分类归档，要查找文件进来较麻烦。
5、整理熟悉董事长办公室的U盘文件资料--关于公司从20xx年至20xx年的外部来文文件资料扫描件等。因文件太多，自己不大熟悉资料，为方便董事长查找文件，对文件进行目录整理，如果董事长要查找哪个文件，用目录一查找，就会节省很多时间。
四、立足岗位职责，发挥主观能动性。
1、做好上传下达工作，做好领导的助手。严格落实各项工作对董事长负责的要求，及时处理好董事长办公室的来文工作，能够做到向领导汇报，确保领导能及时掌握公司的最新情况。同时，能够及时准确地将领导的指示、要求通知各有关部门执行落实。外部发来文件及时处理，此外，我们公园各部门交来的文件资料及时提醒董事长批文处理。
2、做好董事长办公室来电、来访接待工作。针对不同的来访对象，及时向领导汇报，并做好不同类型的接待工作，如一般来访接待、会务接待、餐饮接待等对接工作。
3、做好董事长会议工作安排。对于董事长参加的会议，特别是市政府召开的重要会议，做好提醒工作，该准备的资料准备好。对于董事长召开的内部会议，做好会议纪要。
4、协助董事长起草及打印相关文件资料。
5、做好人才在线的职位更新、简历打印工作。董事长非常重视人才，对于重要岗位人才也非常留意。在做好人才在线工作的同时配合做好董事长对人才工作的要求。
6、做好董事长所需的新闻摘录工作。董事长对关于公司的新闻或时事新闻比较重视，对重要的新闻要摘录打印出来。
7、做好领导安排的各项工作任务。
五、配合做好现阶段工作。
20xx年的评估工作是市委市政府重点工作，也是市委督查室督办工作，董事长高度重视这项工作。
1、配合做好召开评估工作会议。配合办公室做好会议准备工作，做好会议资料、会议纪要等。
2、通过走点、交流、政府资料等，了解现阶段我们的工作任务有哪些。
3、做好董事长评估工作任务三天一次碰头会的指示工作。
4、配合办公室做好各部门负责评估工作任务的跟进工作。
六、工作中存在不足和需要改正之处。
1、自己摆正位置工作上不到位。因为自身岗位有一定的特殊性，我也时刻提醒自己要摆正位置，要清楚认识自己所应具备的职责和应尽的责任，正确认识自己所处的位置。因为就职位而言，我可以是领导执行决策的辅助者，也可以是领导布置任务的执行者，还可以是领导交办事宜的督办者。但有时工作一紧急，可能就做出了越位事情。以后在工作中，要努力做好自己，严格要求自己，做好为领导参谋到位但不越位;督促、催办到位，但不拍板服务到位但不干预领导工作。
2、董事长工作效率高，做事雷厉风行，还没达到董事工作要求，以后要不断加强学习，努力提高自己的业务水平，提高工作效率，跟上董事长工作步伐。
3、工作细心度仍有所欠缺。在日常工作中，有些工作不够细心到位，所以在今后的工作当中，一定要提醒自己要仔细、仔细、再仔细来完成每项工作。
4、职位角色转换不到位。上一份工作是负责行政人事工作，但如今现岗位是董事长秘书，所负责的工作分工不同。以后要调整好自己，尽快适应角色转换，尽心尽责，努力做好本职工作。
第一章 总则
第一条为进一步完善公司法人治理结构，健全和规范总裁在公司生产经营管理工作中的议事决策程序及职务行为，提高工作效率，依据《中华人民共和国公司法》（以下简称《公司法》）以及《公司章程》的有关规定，制定本工作细则。
第二章总裁的任职资格与任免程序
第二条总裁任职资格应当具备下列条件：
1、具有丰富的经济理论知识、专业管理知识及实践经验，具有较强的经营管理能力；
2、具有调动员工积极性、组织建立合理的组织机构、协调各种内外关系和统揽全局的能力；
3、具备五年以上企业管理经验或经营工作经历，精通公司主要业务涉及行业，掌握国家有关政策、法律、法规；
4、遵纪守法、诚信勤勉、廉洁奉公、民主公正；
5、有较强的使命感和积极开拓的进取精神；
6、《公司法》第147条规定的情形以及被中国证监会确定为市场禁入者，且禁入尚未解除的人员，不得担任公司的总裁。
第三条公司设总裁一名，实行董事会聘任制，由董事长提名，董事会聘任。
第四条总裁任期一般不少于三年，由董事会根据公司经营需要在聘任合同中规定，自董事会聘任之日起计算，可以连聘连任。聘任合同主要内容应包括权利、责任、待遇、解聘、辞职事由、违约责任及应明确的其他事项。
第五条解聘总裁必须经董事会决议批准，并由董事会向总裁本人提出解聘理由。
第六条总裁在任期内及离职后六个月内不得出售其持有的本公司股份。
第三章总裁的职权和责任
第七条总裁主持公司日常生产经营及管理工作，对董事会负责，遵守国家法律、法规和公司章程，执行董事会决议，确保公司日常经营管理活动规范、高效进行。
第八条总裁行使下列职权：
1、拟订公司重大投资项目及年度生产经营计划；
2、提议召开董事会临时会议；
3、拟订公司年度财务预算方案；在董事会授权额度内，决定公司贷款事项；审批公司日常经营管理中的各项财务支出款项；
4、拟订公司内部管理机构设置方案；
5、拟订公司的基本管理制度和基本规章；
6、提请董事会聘任或者解聘公司副总裁、助理总裁、财务负责人等高级管理人员；
7、决定公司各职能部门负责人和分公司负责人的任免；
8、拟定公司职工的工资、福利、奖惩，决定公司职工的聘用和解聘；
9、经董事长授权，代表公司处理对外事宜和签订包括投资、合作经营、合资经营、借款等在内的经济合同；
10、拟订公司税后利润分配和弥补亏损方案；
11、拟订公司增加或减少注册资本和发行公司债券的方案；
12、公司章程或董事会授予的其他职权。
13、非董事总裁列席董事会会议。
第九条总裁应履行下列职责：
1、维护公司法人财产权，确保公司资产的保值和增值，正确处理股东、公司和员工的利益关系；
2、严格遵守《公司章程》和董事会决议，定期向董事会报告工作，听取意见；不得变更董事会决议；
3、组织公司各方面的力量，实施董事会确定的工作任务和各项生产经营经济指标，制定行之有效的激励与约束机制，保证各项工作任务和生产经营经济指标的完成；
4、注重分析研究市场信息，组织研究开发新产品，增强公司市场应变及竞争能力；
5、组织推行全面质量管理体系，提高产品质量管理水平；
6、采取切实措施，推进本公司的技术进步和本公司的现代化管理，提高经济效益，增强企业自我改造和自我发展能力。
第十条 根据《公司章程》规定，公司经营管理层对金额不超过公司最近一期经审计净资产值10%（含10%）的对外投资、收购兼并、资产处置等资产经营项目有审批决策的权利。
上述对外投资、收购兼并、资产处置等资产经营事项是指投资拥有、收购兼并拥有以及出售企业所有者权益、实物资产或其他财产的行为。
公司经营管理层应通过由总裁负责召集和主持的总裁办公会议，对上述资产经营项目进行审批决策，通过后报董事会备案。
第十一条总裁报董事长同意后决定代表公司出任公司全资子公司、控股子公司及参股公司董事、监事人员。
直接及间接持有100%权益的子公司、控股子公司或所持股数及董事会人数等能起到实际控制作用的公司，其作出的对外投资、收购兼并、资产处置及对外担保等事项视同公司行为，其作出的对外投资、收购兼并、资产处置及对外担保等事项所涉金额作为公司投资决策依据，应先由公司经营管理层、董事会、股东大会依据公司章程、董事会议事规则及本细则规定的权限作出相应决议后，在上述企业代表公司出任董事的人员方可按照决议在该企业董事会或股东会上表决。
公司参股企业作出的对外投资、收购兼并、资产处置及对外担保等事项交易标的有关金额乘以参股比例后的金额作为公司投资决策的依据，应先由公司的公司经营管理层、董事会、股东大会依据公司章程、董事会议事规则及本细则规定的权限作出相应决议后，在上述企业代表公司出任董事的人员方可按照决议在该企业董事会或股东会上表决。
第十二条总裁按《公司法》、公司章程和有关法规的规定行使职权时，受国家法律保护，任何组织和个人不得干预、压制、刁难、威胁和打击报复。
第十三条总裁应当遵守法律、法规和《公司章程》的规定，履行诚实和勤勉尽责的义务，维护公司利益，不得利用在公司的地位和职权为自己谋取私利。
第四章 其他高级管理人员职权分工
第十四条根据《公司章程》规定，公司副总裁、助理总裁、财务负责人、董事会秘书为公司其他高级管理人员。公司副总裁、助理总裁、财务负责人由总裁提名，董事会聘任。董事会秘书由董事长提名，董事会聘任。
第十五条 副总裁及助理总裁、财务负责人协助总裁工作，直接对总裁负责，对总裁布置的工作应及时认真贯彻执行，并将工作进展情况及时向总裁汇报。副总裁及助理总裁、财务负责人具体分工由总裁按照市场销售、技术开发、项目开发、生产安全、质量保证、人事后勤、投资管理、财务成本管理及资本运作等职能安排。总裁外出期间及不能履行职权时，应指定一名副总裁代行其职权。
第五章总裁决策程序
第十六条总裁在授权范围内和职权范围内对重大事项决策的一般议事程序原则：
（1）坚持决策科学化、民主化、制度化的原则；
（2）确定待决策事项并下达相关工作部门；
（3）有关部门在编制预案中，应认真开展调查研究，听取各相关部门意见，一般应形成两个或以上的预案供讨论决策；
（4）召开总裁办公会议讨论决定；
（5）重大事项决定后，应根据事项的性质向董事长报告。
第十七条 人事管理工作程序：
总裁在向董事会提名公司副总裁、财务负责人人选时，应事先征求董事长的意见；总裁在任免部门正副职负责人时，应安排人事部门进行考核，经公司总裁办公会议讨论，由总裁决定任免。
第十八条 财务管理工作程序：
1、生产经营中，要认真贯彻公司财务管理制度，加强资金控制，强化财务管理；财务收支，应由使用部门提出报告，经财务负责人审批后报总裁批准；
2、日常的费用支出，执行严格的预算管理。预算内一般性费用参照执行公司财务有关的审批权限规定；
3、每月份结束后15日内向董事长报告相关财务数据。
第十九条重大合同管理程序
经济活动中的各种合同，由主办业务部门组织与客户洽谈合同，按公司制定的管理程序报总裁审批，总裁认为必要时向董事长报告。
第二十条固定资产管理程序
1、建固定资产应有专项报告，严格按公司的预算执行，报总裁批准；购建预算金额外固定资产由董事长审批。
2、不需用、不使用或使用到期报废的固定资产可以变卖处理，但必须预先办理审批手续，由主管部门初审同意后由公司总裁按规定审批。
第六章总裁办公会议
第二十一条总裁办公会议分为高层行政会议和总裁工作会议，原则上每月召开均不少于一次，由总裁根据工作情况进行安排，总裁办公室负责组织工作。高层行政会议为总裁经营管理工作的决策会议；总裁工作会议为总裁听取工作汇报、传达经营决策，布置工作任务的工作会议。
第二十二条总裁办公会议由总裁负责召集和主持，总裁因故不能履行召集和主持职责时，由其指定的其他人员负责召集和主持。
第二十三条高层行政会议参加人员为总裁、副总裁、助理总裁、财务负责人（总会计师），董事会秘书列席会议，总裁可以根据工作需要确定每次列席会议的其他人员；总裁工作会议参加人员为公司总裁根据工作需要确定的公司高级管理人员、各职能部门和全资或控股企业负责人，董事会秘书可列席会议，总裁可根据工作需要确定每次列席会议的其他人员。
第二十四条总裁对所议事项进行决策时，应充分听取与会人员的意见和建议，尤其是分管该项工作的参会人员意见，以集中集体智慧，提高决策的科学性和正确性，总裁有最终决策权。
第二十五条总裁拟定有关职工工资、福利、安全生产以及劳动保护、劳动保险、解聘（或开除）公司职工等涉及职工切身利益的制度时，应当事先听取工会和职代会的意见，并邀请公司工会或职工代表列席有关会议。
第二十六条主管总裁办公室工作的负责人负责会议记录和归档保存工作，需要形成会议纪要、决议等文件的，经总裁签发后应于会后一周内送达各位高管人员和有关职能部门（紧急情况除外）；对需要向董事会报批的事项，必须形成书面文件报董事会秘书处。
第二十七条总裁工作报告分为定期报告和临时报告。
（1）定期报告：总裁应于半年及一年结束后对半年度及年度工作进行总结，接受董事会及监事会的质询。
（2）临时报告：应当根据董事会或者监事会的要求,向董事会或者监事会报告工作。
第七章 考核与奖惩
第二十八条 公司人力资源管理部门负责总裁、副总裁、助理总裁、财务负责人、董事会秘书等高级管理人员及公司员工薪酬制度及其绩效考核与奖励管理办法的拟定，由公司董事会或其授权的薪酬与考核委员会决定。由公司人力资源管理部门根据上述制度和办法进行考核。依据考核结果对副总裁、助理总裁、财务负责人等高级管理人员的奖励，由人力资源管理部门报总裁批准发放。
第二十九条 公司总裁、副总裁、助理总裁、财务负责人、董事会秘书等高级管理人员及公司员工薪酬制度及其绩效考核与奖励管理办法应当建立薪酬与公司绩效和个人业绩相联系的激励机制。
第八章附则
给予真实的股东礼遇,给以真实的热情,使其有回自己公司走访的真实感受,成为他的工作导向和目标
私人档案:
迟才功,男,1953 年2 月生,汉族,中共党员,大学学历,高级经济师。历任济钢总厂小型轧钢分厂党委宣传干事,济钢总厂党委办公室秘书,企业管理办公室科长、副主任,济钢体制改革办公室副主任、主任,济南钢铁股份有限公司监事会监事,现任公司董事、董事会秘书、证券部部长。
进入2010年,迟才功担任济南钢铁的董秘逾十年时间,而他服务济钢累计已近40年。从宣传干事、科长到监事、董事会秘书,迟才功的济钢履历不是一般的丰富。
采访迟才功的时候,正值济南钢铁编制2009年年报。习惯了按照工作日程表做事的人,总是善于规划和高效执行,迟才功的董秘工作就是这样有条不紊。他也很健谈,觉得无论面对挫折、困难还是一帆风顺,关键是要能够保持轻松愉快的心情,以微笑面对困难,从而消除工作压力给自己带来的不利影响。
迟才功认为,董秘是激活董事会决策质量和能量的催化剂,在公司内部,董秘在董事会、管理层、大股东之间的日常沟通中发挥作用。获得董事长的信任,沟通董事会和董事的关系,提高决策认识的一致性是董秘的核心工作。对外,董秘是公司信息披露的主要责任人,是证监会、交易所等监管部门指定的公司联络人。把公司介绍给资本市场,与投资者保持最广泛的沟通,使投资者有真实股东的感受,是董秘的内在本质性工作,或者可以说董秘扮演着中介的角色。
迟才功在投资者关系管理方面感受很深,给予真实的股东礼遇,给以真实的热情,使其有回自己公司走访的真实感受,成为他的工作导向和目标。对那些专程前来拜访的投资者,他往往组织互动座谈,向其介绍济钢的发展前景和企业文化,增强投资者的持股信心,引导培育潜在的投资者群体,同时也通过投资者了解证券同业信息和对方关切,力求今后工作时更具针对性和充分性。他更经常陪同投资者实地参观生产现场,让其切身感受到钢铁是怎样炼成的。
当好助手、不断提升董事会运作水平,是迟才功的另一项主业。他说,董秘不仅要对董事会负责,更要对全体股东负责,提醒董事会、经营层强化经营规范,尤其是涉及关联往来的重大协议、对外担保以及大额资金的流动,交易、委托理财等事项时更要慎之又慎。与此同时,董秘还要协助董监事会对经理层提醒监督、督促独董履职与董事及时参加交易培训等。
在公司治理方面有着不俗表现的济钢,如今已成长为一家受人尊敬的上市公司。而董秘迟才功仍在兢兢业业地继续着他的事业。
董事会掌握着现代企业的管理大权，董事会以会议体的方式行使权力。除了公司法的基本要求之外，没有有关何时、何处及如何召开董事会会议的固定规则。平时不在一起，到一起就要正式地开会，并且要有效和正确地做出决策，这给董事会的会议提出了格外的挑战。
董事会的会议质量是现代企业管理和公司治理中的一个非常具体、关键的问题。有效的董事会会议需要会前做好充分准备，会中遵循必要的程序，会后确保董事会的决议能够得到切实的贯彻执行。
一些基本原则有助于保证董事会会议的有效:确保会议对议事议题的充分讨论;在尽可能取得一致意见的基础上做出决定;定期召开会议;为会议准备足够的时间和信息。最重要的一个因素是要有开放和包容的气氛，让成员能够非常自在地发表看法。
1. 董事会会议的种类
可以将董事会的会议分为四种类型:首次会议、例行会议、临时会议和特别会议。首次会议就是每年年度股东大会开完之后的第一次董事会会议。国际规范做法都是每年股东大会上要选举一次董事，即使实际并没有撤换，也要履行一下这个程序。这样每年度的首次会议就具有一种“新一届”董事会亮相的象征性意义。中国公司普遍实行三年一届的董事会选举制度，会议按第几届第几次会议的顺序，淡化了每年度首次会议的意义。
例行会议就是董事会按着事先确定好的时间按时举行的会议。首次会议上就应该确定下来董事会例行会议的时间，比如每个月第几个星期的星期几。这样做能够有效地提高董事会的董事出席率，也能确保董事会对公司事务的持续关注和监控。在每次董事会例行会议结束时，董事长或董事会秘书，要确认下次董事会例行会议的时间和地点。临时会议是在例行会议之间，出现紧急和重大情况、需要董事会做出有关决策时召开的董事会会议。建立起一套董事会的例行会议制度，也许是很多中国公司董事会实际运作到位的一个有效办法。
并不是一定要有重大决策做时才需要召开董事会会议。董事会的特别会议或者说是“非正式会议”、“务虚会”、“战略沟通与研讨会”等等，与前三种董事会会议不同，它的目的不是要做出具体的决策，也不是要对公司运营保持持续监控，而是提高董事会战略能力，加强董事会与管理层的联系等。这种会议很多公司治理专家都用不同的名称提出过，一年或者两年一次，一定不能在公司总部等正式场合召开，可以扩大范围，邀请一些非董事会成员的公司高管参加，也可以请外部专家作为会议引导者，提升这类会议的“沟通”和“研讨”水准。
2. 董事会的会议频率和议程
一个不能定期召开会议的董事会，处于不能履行其对股东和公司所负职责的危险之中。董事们不能定期会面，其自身也会遭遇来自法律或者股东诉讼方面的没有履行董事职责的风险。
就正式的董事会会议来说，会议的频率取决于公司的具体情况，其内部和外部的事件和情况。有时可能需要天天开会，如发生标购或被标购情况时。即使在平静期，可能也有一些需要召开董事会紧急会议处理的问题。国外优秀公司一般每年召开10次左右的董事会会议。中国公司法规定每年至少召开两次董事会会议。为了加强董事会的监督和决策作用，作为一个规则,公司至少要每年召开4次董事会会议，即每个季度召开一次。可以充分利用各种现代化的通讯手段，提高董事会的效率，加强董事之间、董事与公司之间的联系。董事会的专业委员会会议相对较少一些，一年可能两到三次，这也要取决于公司的具体情况。
也许并没有绝对合理的董事会会议座次安排，但是有几点注意事项还是非常值得借鉴的。董事会的主席背对窗面向门，副主席/首席独立董事背对门面向窗，相对而坐。这样安排的好处包括，两位董事会的最重要人物视野开阔、能够看到整个会场，互相可以方便地交换眼神，董事会主席可以随时注意到进出会场的人。首席执行官应该坐在董事会主席的旁边，可以对外表示他们的团结，董事会秘书应该坐在董事会主席和财务总监之间，方便及时提供资料。其他的执行董事和非执行董事交叉开来就坐，尽力避免执行董事和非执行董事们各自分开、单独就坐，形成一种两个帮派的感觉。每次董事会的会议，应该保持董事会主席、副主席/首席独立董事、首席执行官和董事会秘书的位置座次不变，其他人员的座位可以调整。会议前或后的就餐可以是完全与此不同的模式就坐。
会议持续时间可以从几分钟到一整天，取决于需要处理的任务量。对于一个大公司，通常是3到5个小时。董事长要对需要在董事会上讨论的每个问题安排合理的时间，任何一个董事如果在董事会议的某个时间段缺席，需要在会议开始时就做出说明。公司总部是董事例行会议的通常地点，但是如果公司运作于多个地点，在不同的地方召开董事会，可以给董事们一个更广的视野和更多的机会来了解公司的活动。
3. 董事会的会议资料
为每次董事会会议准备文件会有所不同,这取决于公司及每次会议自身的具体情况。但有一些基本的文件,是使董事们能够在董事会中真正发挥作用所必需的。这些基本文件包括:会议议程表,1页,一般由董事长准备或批准;上次会议的会议纪要,2-3页,通常由董事会秘书提供;首席执行官的业务运营报告,给出一个自上次董事会会议以来影响公司业务的主要事件的概述;财务报告,提供直到最近的经营损益表、现金流量表和融资情况;还应该有一些由高级经理层提供给董事会成员、支持会议议程中所列事项的书面报告。
在董事会会议召开之前，要尽可能早地将有关议事项目和有关公司业务的一些重要信息和数据资料以书面形式发给董事。这样可以给董事会成员以充分的通知和提醒，以保证他们能够参会并且有足够的时间为会议做准备工作。通常情况下，一些专题和背景资料也应在董事会召开前几天送发给董事会成员，使董事们对讨论的问题有所准备，以便缩短会议时间。
4. 通用汽车和英特尔的做法
通用汽车公司由董事长和首席执行官共同（如果董事长和首席执行官不是同一个人的话）决定每次董事会议的议程。每位董事都可以自由地对议事项目的选择提出自己的建议。有关议事项目的一些重要的信息和数据应在会议开始前以书面材料的形式分发给各位董事。管理部门应使书面材料尽可能简明而又能提供所需的信息。某位与会者若有特殊议题需董事会讨论，其陈述报告应提前呈交董事会以便为讨论合理安排时间。如果该议题较为敏感，不便以书面形式做出陈述，应在董事会议上做出。
英特尔公司每隔一个月利用一整天的时间在公司总部召开董事会全体会议，特殊情况也可能在公司的某个部门召开。董事会主席和秘书处负责起草会议议程，并预先通知到每个董事。每个董事可以自由提出包括在会议议程中的提案。在董事会召开以前，有关公司经营业务的重要信息与数据应当以书面形式发给每位董事。通常情况下，关于某个专题的资料应在董事会召开前送发给董事会成员，使董事们对讨论的问题有所准备，以便缩短会议时间。个别事先无书面材料的敏感问题可以在会议中即席讨论。
5. 董事长、董事和董事会秘书各自的责任
董事长、董事和董事会秘书都要各自承担起自己在董事会会议方面的职责。董事长要管理好董事会以确保能有效地做出决策，为此要建立董事会会议资料和报告的标准，确保达成的决策被正确地理解和记录;保证提前准备好会议议程;对会议进程保持控制，但不能自己主导讨论;通过发掘每一位成员的贡献而激发争论;在产生严重分歧意见时，引导讨论并解决问题。
董事会成员要在会议之前认真阅读会议议程及其支持报告，为会议作充分的准备，要保持客观，头脑开放，愿意投入讨论并能接受其他人的观点，尽力为董事会的决策制定提供专业和知识支持，一旦同意，对集体的决策全力支持，并且要对有关公司的问题保持持续关注。
董事会秘书要配合董事长准备会议议程，向董事会成员发放会议议程及其他会议资料，为会议提供其他一些秘书性的工作支持，在会议中提供有关法律和监管政策方面的咨询，记录并发放董事会纪要，保管法律和监管政策要求的法律性文件，需要时向董事会成员传达有关公司的信息，跟踪并保持告知董事们有关公司治理的当前思想和实践动态。
6. 非执行董事例会
公司应该每年至少召开一次外部董事或非执行董事例会，由一位独立董事主持。非执行董事例会对确保非执行董事们作为一个整体能够充分发挥作用至关重要。会议内容包括与首席执行官讨论公司各方面的事务，对一些需要执行董事们回避的问题做出决策。执行董事及公司管理层要为非执行董事例会提供充分的信息和资料。为确保非执行董事例会的质量，提高非执行董事的决策和监督作用，非执行董事们有权由公司付费来获取独立的法律、财务或管理等外部咨询意见。
国外机构投资者普遍要求独立董事们每年至少召开一次没有首席执行官或其他非独立董事参加的外部董事例会。美国加州公职人员养老基金组织、美国机构投资者协会以及澳大利亚投资经理协会等均对此有明确规定。
通用汽车公司董事会的外部董事们每年召开三次例会，会议内容包括与首席执行官讨论公司各方面的事务。英特尔公司每年定期召开两次外部董事会议。外部董事们要选出一名董事作为召集人，负责定期召集外部董事开会,或者其它有关外部董事的各项事务。
7. 董事会的信息与沟通
董事会的基础责任是对股东作为一个整体来负责。但是董事会不是在真空中运作的，董事会应该兼顾公司内外部的其他各类团体的利益，与它们建立起良性的互动关系。为了股东的长期利益和公司的可持续性，董事会也必须这样做。
非董事人员参加董事会议/董事会与高级经理之间的联系
为了提高董事会的会议质量，董事会应该欢迎非董事人员参加董事会会议，并在董事会与公司经理及员工之间建立起通畅的联系渠道。
通用汽车和英特尔这样一些著名公司董事会均鼓励不是董事的管理和专业人员定期参加董事会会议。这样做的好处是:（1）由于专业人员的参加，可以使董事对讨论的问题有更深刻的认识;（2）便于董事会发现有潜力的管理人员。通用汽车公司还规定，如果首席执行官希望增加定期参加董事会会议的人员，需征得董事会的同意。
董事会成员可以随时与公司的管理部门取得联系。但董事们应该确保他们与管理部门的接触不会干扰企业的正常运行，如果这种接触是以书面形式正式做出的,则应将材料复印后呈送董事长和首席执行官。
非董事会人员参加董事会会议及在董事会与公司经理及员工之间建立起畅通的联系渠道，可以减少非执行董事与执行董事及经理层之间的信息不对称，避免董事会被架空、虚置，真正发挥董事会的决策与监督作用。
董事会自身要促进公司与其内外部相关者团体建立起良好的互动关系
董事会作为股东委任的公司核心机构，在行使自身权利中，要充分尊重和吸收公司党组、工会、职代会及妇女和青年团体等的意见。处理好与公司内部这些党群团体的关系，得到这些党群团体的支持，对在中国建立以董事会为核心的公司治理结构至关重要。
在法规要求及董事会正常职责范围内，董事会自身并要促进公司与机构投资者、媒体及顾客等外部团体建立起积极和良性的互动关系。
总裁秘书岗位职责
职责一，处理董事长总经办日常工作事务
1、起草、打印、登记和存档董事长签发文件
2、为董事长接见访客做好预约工作
3、收发传真，并及时交给董事长处理
4、公司文件批签的传送、督办、处理
5、接听电话、妥当应答，如有必要，做好电话记录
6、掌握董事长的日程安排，负责董事长及重要客人房间、车票、机票的预定工作
7、负责高层会议筹备和记录
8、完成董事长交办的其他工作
职责二，正式文件的处理
1、起草公司董事会的会议材料
2、作好公司重要会议的记录及会议纪要的整理
3、起草公司年度工作总结及董事长讲话稿
4、进行物品及文档的管理
技能——有一定的文字功底，较好的写作能力，具备较好的语言表达能力，具备一定的英语应用能力，具有较强组织协调能力;反应敏捷、具有良好的理解能力与判断能力，对上级指示能准确的理解和判断，并能积极达成目标的实现;熟悉公司各方面经营情况，能独立处理对外来访接待，并能进行有效的沟通和交流，以有效地维护公司形象。
总裁秘书年终总结范文
在现代职业中，总裁秘书一直是许多年轻小姐向往和追求的，个中滋味也是仁者见仁，智者见智。付小姐，香港某公司总裁秘书，在同事和与她打过交道的客人中口碑甚好，详细内容请看下文总裁秘书年终总结。
做秘书是我的第一份工作。我是学金融专业的，不是研究生。之所以看起来比较稳重，大概是从工作中锻炼出来的。一年多前，刚到这里工作时，觉得千头万绪，不知从何下手，挺困难的。加上那时年轻，比较气盛，很多事情想得难免天真，现在则成熟进步了很多。
我觉得这个工作很锻炼人。直接在总裁身边工作，一下子接触到这么多人，这么多事，得到这么好的学习、锻炼机会，我感到我自己好幸运。做一个合格的总裁秘书，首先要做一个合格的公司职员。在自己的工作岗位上，从小事做起。小事做好了，才能够做一些比较大的事情。我深切地体会到总裁秘书应该具备良好的沟通协调能力。首先她要理解总裁的工作意图，思维方式和工作方法，才能及时、准确、完整地将政策、措施传达给被传达人，比如部门老总、下属各营业部、基层职员，也就是很好地做到上情下达。另外一方面，就是与同事之间，与各个部门之间、与各个老总之间沟通协调好，理解他们的工作意图、思想建议，将其向老总汇报，这可以说是下情上达吧。
做总裁秘书的再一个素质就是严谨、细致。因为秘书的工作都比较烦琐、必须沉下去做事情，才能做到滴水不漏。有时候，我就觉得每天事情多得不得了。就象胡雪岩说的八个壶七个盖，你要同时保证每个茶壶上都有盖。当然在所有的素质中，最重要是善于学习。培养敏锐的观察能力，象沟通的能力、能够理解总裁意图，这些能力都是通过观察、学习得来的。我就经常对自己说。每天要学一样的东西。每个人都可能成为我的老师，并不因为我是总裁秘书，就傻地认为有多了不起，因为毕竟我从事的这个工作是服务性质的，而且我的同事，领导们的经验，为人处事的作风等很多东西都值得我学习。
也许有的同事业务跟我现在的工作没有直接的联系，也许他们当年走过弯路，但是我通过向他们学习、向他们请教，可以比较快地达到目的。比如这个人比较诚实，做事情比较本分，向他们学习让我可以避免浮躁。秘书工作中棘手的事情确实很多，可以说突发事件有时都意想不到，包括业务方面的，待人接事方面的，老总的日常事务方面的。刚毕业的时候，遇到这种情况，脑袋一下就热炸了，不知道怎办样才好。现在我就知道，遇到突发事件，头脑一定要冷静。然后马上分析这种事情为什么这样发生，这样发生有什么后果，有没有办法来弥补，我们怎么样做能够使损失减少到最小。这就是经济学上所说的“利润最大化，损失最小化”吧!
公司总裁秘书的工作体会
大学毕业后我就走上了工作岗位，那时候大学毕业生找工作不像现在那么难，我很快的找到一份不错的工作，是在公司中做总裁的秘书工作。这是一份不错的工作，我很珍惜，所以一直干了很多年。
在现代职业中，总裁秘书一直是许多年轻小姐向往和追求的，个中滋味也是仁者见仁，智者见智。付小姐，香港某公司总裁秘书，在同事和与她打过交道的客人中口碑甚好，在工作中不断地学习，觉得更多地受到严谨思维的训练是一件对自己很有益的事情。做秘书是我的第一份工作。我是学金融专业的，不是研究生。之所以看起来比较稳重，大概是从工作中锻炼出来的。一年多前，刚到这里工作时，觉得千头万绪，不知从何下手，挺困难的。加上那时年轻，比较气盛，很多事情想得难免天真，现在则成熟进步了很多。
我觉得这个工作很锻炼人。直接在总裁身边工作，一下子接触到这么多人，这么多事，得到这么好的学习、锻炼机会，我感到我自己好幸运。做一个合格的总裁秘书，首先要做一个合格的公司职员。在自己的工作岗位上，从小事做起。小事做好了，才能够做一些比较大的事情。我深切地体会到总裁秘书应该具备良好的沟通协调能力。首先她要理解总裁的工作意图，思维方式和工作方法，才能及时、准确、完整地将政策、措施传达给被传达人，比如部门老总、下属各营业部、基层职员，也就是很好地做到上情下达。另外一方面，就是与同事之间，与各个部门之间、与各个老总之间沟通协调好，理解他们的工作意图、思想建议，将其向老总汇报，这可以说是下情上达吧。
做总裁秘书的再一个素质就是严谨、细致。因为秘书的工作都比较烦琐、必须沉下去做事情，才能做到滴水不漏。有时候，我就觉得每天事情多得不得了。就象胡雪岩说的
八个壶七个盖，你要同时保证每个茶壶上都有盖。当然在所有的素质中，最重要是善于学习。培养敏锐的观察能力，象沟通的能力、能够理解总裁意图，这些能力都是通过观察、学习得来的。
我就经常对自己说。每天要学一样的东西。每个人都可能成为我的老师，并不因为我是总裁秘书，就傻地认为有多了不起，因为毕竟我从事的这个工作是服务性质的，而且我的同事，领导们的经验，为人处事的作风等很多东西都值得我学习。也许有的同事业务跟我现在的工作没有直接的联系，也许他们当年走过弯路，但是我通过向他们学习、向他们请教，可以比较快地达到目的。比如这个人比较诚实，做事情比较本分，向他们学习让我可以避免浮躁。
秘书工作中棘手的事情确实很多，可以说突发事件有时都意想不到，包括业务方面的，待人接事方面的，老总的日常事务方面的。刚毕业的时候，遇到这种情况，脑袋一下就热炸了，不知道怎办样才好。现在我就知道，遇到突发事件，头脑一定要冷静。然后马上分析这种事情为什么这样发生，这样发生有什么后果，有没有办法来弥补，我们怎么样做能够使损失减少到最小。这就是经济学上所说的“利润最大化，损失最小化”吧!
比如昨天，我们老总去上海拜会一位客人，她已经到了机场了，突然发现包里的名片用完了。很多人会认为这是鸡毛蒜皮的一件事，但是对于我们来说，这是一件大事，因为大的集团公司领导而且总裁见面的时候，都有一个礼节性的程序，就是相互交换名片。这是表示对对方尊重，也表明自己身份的举动。她在机场打电话给我，说到了上海马上就要见客人。怎么办?大约有几秒钟，我也非常着急，不知所措。但很快我就冷静下来，将名片传真给上海营业部，告诉他们无论花什么代价，一定要保证老总到了之后就有名片。再有一种棘手的事情就是替老板挡驾。如果挡错了，肯定要挨骂，如果你不挡，更要挨骂。这就涉及到总裁秘书另外一种很重要的素质，就是在坚持原则的前提下，委婉地灵活应变的素质。
比如，有人没有提前约好，就直接找老总。你就要出去见人家，首先问清楚客人的身份，问清身份以后，问他的意图是什么。一般的客人都会详尽地告诉你，他来找老总有什么事情。
