时间：2023-06-02 09:59:30
一、高职档案管理工作的制约因素
1.认识不足，重视程度不够
档案工作从主观理念上不被重视，决策上没有给予足够支持。高职档案工作是一项基础性的管理与服务工作，大多停留在维持档案日常的简单管理上。学院对档案信息化管理意识不强，宣传力度不大，广大教职工参与意愿淡漠，档案资料收集与利用往往得不到认可和理解，同时也缺少对档案工作的检查和指导。
2.基础薄弱，制度不够完善
学院重视校园基础设施、专业设计、教学科研和教师队伍建设的投入，档案信息网络系统和档案数字化设备的资金投入很少，馆藏结构单一化，行业特色不突出。缺少标准的档案管理软件，文件资料进行调整和编目摆脱不了初级的手工作业的方式，导致教育教学工作中产生的大量的电子文件难以系统化归档处理。在检索时，档案管理人员也是通过人工翻阅查找所需资料，费时费力，工作效率底下。国家已经出台了档案管理的政策和法律法规，高职档案管理没有全面进入法制管理和科学管理的轨道，档案管理制度有待进一步完善。
3.人才缺乏业务相对落后
高职档案工作人员配备不合理，专职档案员视为文件整理员的角色，档案管理知识尚且不够，严重缺乏档案管理及档案信息化建设的基本知识和技能，总体素质不高。急需懂专业知识又能掌握现代化信息技术的专门人才，学院对档案工作人员的继续教育培训跟不上。
二、高职档案管理工作创新策略
信息技术的迅猛发展对高职档案工作提出了高标准和新要求。不断创新档案管理工作模式，才能适应和服务高职学院高素质技能型人才培养目标，满足经济社会发展需要。
1.强化创新意识转变工作观念
以档案资源的开发利用程度和服务效果为中心工作环节，坚持“以人为本，服务至上”,拓展档案工作思路，根据档案利用者的需求心理，采取有针对性的、积极的、超前的、有预见性的服务。提高档案管理工作的地位和作用，深入挖掘高职档案的文化价值，开辟高职档案管理发展的新途径。
2.加强制度建设提高标准化水平
档案工作的基本原则是“集中统一管理”。依据国家档案管理法规制定适合学校贯彻执行的档案管理制度，创新档案管理机制，制定《档案工作制度》《档案管理办法》《电子文件归档与管理规范》等档案立卷归档制度、档案安全保密制度、档案利用管理制度。引进竞争激励机制，明确工作职责，实现档案规范化管理。
3.创新技术手段精细档案管理
电子档案将将逐步取代传统意义上的档案，档案也由单一的纸质载体变为磁带、磁盘、胶片、光盘等多种形式。档案馆应加大投入，配齐硬件设备和档案管理软件。从研究解决档案现代化管理与办公自动化的衔接问题入手，加强档案管理软件开发，运用网络、数码等先进技术和手段，使档案管理手段由旧变新、由慢变快，提高档案工作效率和服务质量。
4.提升业务素质打造专业团队
高职院校档案工作者应该爱岗敬业，忠于职守，用现代管理的新技术、新理论武装自己，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。鼓励各种继续教育课程的学习，定期请专家或专业档案管理人员对兼职档案员进行业务培训，提升档案人员专业素质，适时地编纂、出版各类档案史料、文件汇编和画册，增强档案人员运用专业理论解决实际问题的能力，认真地收集整理、检查核对、鉴别归档、转递移交，确保档案的真实和完整。促进高职院校档案文化建设的发展，同时也实现高职院校档案服务于学院中心工作的追求。随着数字化校园建设的逐渐深入，档案价值越来越被重视和借鉴，围绕教育改革需要，树立档案服务创新意识，作为国家示范性骨干高职院校，更新观念，全面推进高校档案信息化建设，实现高校档案工作的跨越式发展任重而道远。
作者:赵媛 单位:渤海船舶职业学院
参考文献：
[关键词]科技计划项目；档案管理；现状分析；对策研究
[DOI] 10.13939/ki.zgsc.2015.03.74
随着科技水平不断提高，我国逐渐进入建设创新型国家阶段，科技计划项目也成为科学研究和技术开发活动的载体，有效促进科学技术的进步和社会经济的发展。其中，科技计划项目档案作为项目管理的重要参考依据，完整客观地记录了科学计划项目实施的整个过程。因此，如何开展对国家科技计划项目档案的管理工作，成为国家科技发展领域最为关注的话题。
1 国家科技计划项目档案的简介
1.1 国家科技计划项目档案的相关概念
国家科技计划项目档案是指列入国家科技计划并以中央财政拨款为主的科技项目在立项、实施、结题验收或成果转化全过程中形成的、应该归档保存的各种类型和载体的文件。
1.2 国家科技计划项目档案的特点
1.2.1 国家科技计划项目的重要参考依据
根据相关定义可知，科技计划项目档案是由科技计划项目的整个执行过程中产生的，是对整个科学计划项目执行过程的完整记录，也是一切有关项目的信息来源。科技计划项目在执行过程中，需要科技计划档案来提供准确、清晰的参考信息，有助于科技计划项目顺利完成管理、监测、执行等任务。
1.2.2 科学技术创新的基础
科技计划项目档案作为科技计划项目的参考依据，承载着大量科学技术计划项目中技术研究者研究开发出的科学技术和研究经验等宝贵科技信息资源。而科技创新是一种基于原本科技水平的向上突破，所以说科技计划项目档案为科技研究人员提供大量他们所需科技信息资源，为科技创新提供源源不断的动力，成为科学技术创新的基础。
1.2.3 科技进步的永久性价值
国家科技计划项目档案简单的来讲就是国家所拥有的具有知识产权的科技资产，承载了大量核心技术内容，从另一层面上来看还是国家科学技术发展的历史记录，保存着对国家科技进步的永久性价值。
2 国家科技计划项目档案管理现状
2.1 关于管理体系
由于我国在对科技计划项目档案管理方面还处于发展阶段，因此尚未确立一个专门的管理体系，主要是对科技计划体系结构的参考。具体表现为一个“三个计划+两个建设”体系，其中“三个计划”指的是“基础研究计划”、“高技术研究发展计划（简称863计划）”和“科技支撑计划”；“两个建设”指的是“研究开发条件建设”和“科技产业化环境建设”。以下是对各个计划与建设的功能解释：
（1）基础研究计划。其中包含了如自然科学基金、国家重点基础研究发展计划以及攀登计划等分支计划内容。主要由科技研究人员自由选择研究问题，另外，开展重点基础问题研究时要以国家目标为方向。
（2）高技术研究发展计划。主要研究如何解决国家中长期发展和安全的前瞻性、战略性高科技问题。
（3）科技支撑计划。从经济角度和社会角度两大需求角度出发，以解决社会中公益性技术问题，促进产业技术升级为主要执行方向，有效为产业结构调整、优化生活质量以及社会可持续发展提供足够的科技支撑。
（4）研究开发条件建设计划。为国家重点实验室、重大科学工程、国家工程中心等国家重点科学计划提供能力和科技基础工作方面的支持。
（5）科技产业化环境建设计划。该建设计划以开发科技型企业和环境建设为主，深化国家重点产业、科技兴贸和科技型企业创新基金等工作，将发展重点偏向于科技中介机构建设，打造利于科技成果转化和科技产业化发展的建设氛围。
以上每种计划都有专属的档案管理方法和档案管理要求。例如高技术研究发展计划中，其管理方法就分为分级管理和全过程管理，并且对不同的档案管理方法都有不同的要求。
2.2 关于管理模式
目前，我国实行横向分散的科技计划项目档案管理模式。其中，各类科技计划项目取决于不同的管理部门或事业单位实施单独或联合归口管理。例如高技术研究发展计划分别将管理任务分给科技部系统的三个单位；在归口管理单位设立负责档案收集管理的工作岗位。
2.3 档案管理工作中现存的问题
目前，我国科技计划项目档案管理受到项目规模、性质、内容、经费等因素的影响，普遍存在以下几种主要问题：
第一，国家对科技计划项目档案管理的概念还不够明确，对项目档案来源的解释尚不统一，同时还缺乏具有针对性的科技计划项目档案管理体系。所以在管理对象、理论研究和实践等方面都存在较大争议。
第二，档案管理中的归档工作不力。科技计划项目档案的收集归档问题越来越突出，一大原因在于科技计划项目承担单位对项目档案管理工作的重视程度不够，缺少负责科技计划项目档案管理的专业工作人员。其次在于科技研究人员只注重科研的成败，忽视对科技信息资源进行整理和归纳，导致档案管理员无法将科研成果及时、完整地归档。
第三，科技计划项目档案管理模式落后。受管理体系不健全、对管理工作重视度不够等原因，致使项目档案管理工作局限于传统模式下对科技计划项目档案的收集、整理与保管。对信息化管理意识薄弱，导致大量项目档案资源没有实现信息化，逐渐拉大了与时展水平的距离，严重减弱了项目档案管理的发展势头。
3 国家科技计划项目档案管理对策
3.1 建立完整的科技计划项目档案管理体系
国家与政府应该建立适合科技计划管理实际状况的科技计划项目档案管理体系，从规范制度、组织结构和工作体系等方面深入加强管理体系的功能，将其融入科技计划管理的各项任务中。
3.2 加强科技计划项目档案管理工作的系统性
需要针对项目承担单位以及科研人员进行思想和技术上的培训，使其明确自身在项目档案管理工作中肩负的责任与义务，从而加强科研人员的归档意识，体现工作的系统性。同时，重点针对项目档案管理工作人员进行培训，需要项目承担单位经常开办对档案管理人员的专业性培训，使档案管理部门逐渐成为一支具备高业务水平、档案管理技术专业的管理人才队伍。
3.3 加强科技计划项目档案管理工作的科学性
随着世界逐渐深入信息化技术，尤其是计算机的广泛使用。科技计划项目档案部门不再只提供纸质档案，取而代之的是大量的电子文档。使得档案管理工作逐渐迈向信息化模式，极大加快了档案管理工作效率。
总之，推进建设创新型社会，离不开科学技术的研究，而只有将科技计划项目档案管理工作做好，才能为建设提供充足的动力。深入分析我国科技计划项目档案管理工作的现状，寻找出解决现存问题的有效对策，做好科技计划项目档案管理工作，为我国科技进步注入动力，促进国家发展。
参考文献：
[1]段小华.我国科技计划项目档案管理政策法规体系研究[C]. 北京：国家科技计划项目档案政策法规与标准规范体系研究子项目学术研讨会，2006（12）.
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[4]张爱霞，沈玉兰.国家科技计划项目档案管理现状分析及对策研究[J].科技进步与对策，2008（12）.
[5]韩馨叶.基于信息时代的事业单位档案管理[J].中国市场，2013（4）.
摘要：人事档案保管工作是人事档案管理工作的重要环节,人事档案库房管理工作是人事档案保管工作的主要内容，如何做好人事档案库房管理工作，维护档案的完整和安全，更好地服务于人事档案利用工作，是值得深入探究的课题。笔者以国家图书馆人事档案库房为例，通过建立健全人事档案库房管理规章制度、明确库房管理人员的职责、加强人事档案库房的日常管理等方面进行论述。
关键词：人事档案；库房管理
人事档案库房管理工作的主要任务是维护档案的完整和安全, 防止档案的丢失与损坏，为档案的利用工作提供服务，因此，它在人事工作中占有重要的位置。
中组部《干部档案工作条例》明确规定：“干部档案管理部门，要建立坚固的、防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜，库房面积每千卷需20至25平方米，库房内应设置空调、去湿、灭火等设备。”“干部档案管理部门，要设置专门的档案查阅室和档案管理人员办公室。档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。”
国家图书馆人事档案库房存有在职人员、离退休人员、死亡人员的人事档案几千卷，还存有人事处自1949年至今的各类文书卷千余卷，由于各类文书卷是人事档案内容的重要延伸，所以，同人事档案一样，具有机密性，属于人事档案库房的管理范围。人事档案和各类文书卷的数量呈逐年递增的趋势，旧的国家图书馆人事档案库房，因条件有限，面积只有10平方米，无阅档室，条件简陋，设施不全，离《干部档案工作条例》的有关规定相差甚远。
随着我馆事业的发展和干部人事制度、分配制度改革的不断深入，每年入库的人事档案和各类文书卷数量不断增多，其使用率亦逐年递增，归档材料入卷频繁，库房管理难度日渐增大，旧库房已不适应新形式下人事工作的需要。国家图书馆领导非常重视人事档案库房的建设，根据中组部的有关规定，经过三年的旧房改造，新的人事档案库房于2011年竣工，库房的建筑设计及各项硬件条件基本符合国家规定的标准，档案库房和阅档室分开，库房建筑坚固耐用,有安全防护措施，并且为未来几年人事档案和各类文书卷的逐年递增预留了一定的空间，库房条件有了很大的改善，人事档案库房管理工作逐步走向正轨，但也存在一些问题，如库房内有杂物堆积等安全隐患，笔者认为还应从以下几方面加强库房的管理工作：
一、建立健全人事档案库房管理规章制度
人事档案属于党和国家的重要机密，人事档案库房是存放人事档案的机要重地，因此，库房管理工作至关重要。人事档案库房管理规章制度是库房管理工作的根本保障。国家图书馆人事档案库房虽然有管理规定，但还不够全，不够细。应根据中组部有关人事档案库房的管理规定，结合我馆实际情况，细化我馆人事档案库房管理工作的规定，使人事档案库房管理工作有章可循，有据可依，其内容应包括库房管理工作的原则、目的、范围、程序、要求、监督检查等。另外，为使人事档案库房管理的各项工作规范化、制度化、科学化，应根据实际情况制定以下人事档案库房管理制度：
（一）建立库房管理责任制：配备库房管理专职人员，负责库房管理工作，明确库房管理职责，明确规定非库房管理人员不得入库。
（二）建立入库档案、材料、文书卷登记制度：详细记录入库时间、名称、数量等内容。
（三）建立借阅档案、文书卷登记制度：详细记录档案姓名、文书卷名称、借阅日期、借阅者姓名等内容。
（四）建立各类人事档案、文书卷的统计台账和年度库房盘点制度：建立各类人事档案、文书卷的接收和出库等库房管理统计台帐，结合年度库房盘点工作，做到发现问题及时解决，使库房所藏实际档案和各类文书卷的数量与年度库房盘点数量相等，做到统计台账准确清楚，库房盘点数字准确。
二、重视对人事档案库房管理人员的选拔和培训 提高库房管理人员的综合素质
人事档案库房工作的好与坏，库房管理人员是关键。选用高素质人事档案库房管理人员是做好库房管理工作的必要条件，应选择那些政治可靠、作风正派、事业心强、责任心强、保密意识强、工作作风严谨的共产党员从事人事档案库房管理工作，并注重对他们进行专业知识的教育和保密意识的培养。档案库房管理人员也应注重对档案库房管理工作专业知识的学习和积累，严格按照库房管理规定和制度办事，牢固树立保密观念，不断探索和改进库房管理方法。
三、明确库房管理人员的职责
维护档案的完整与安全，是人事档案库房管理工作的任务，也是库房管理人员的职责，具体如下：
（一）做好库房安全保卫工作，维护档案和各类文书卷完好无损，避免因人为或自然因素而造成其损坏、丢失或被窃。
（二）严格遵守保密制度，不准以任何理由私自向任何人提供人事档案材料或泄漏档案内容，不准携带人事档案进入公共场所。
（三）以集中的原则保管档案，避免因档案材料的分散保管造成档案材料的损坏、丢失等情况。
（四）库房管理工作应条理清晰，干净整洁、排架整齐规范、松紧适度，各项记录准确。
档案库房管理人员应以严谨的工作作风和认真负责的工作态度对待库房管理工作，时刻保持高度的警惕性，不可有丝毫懈怠。
四、加强人事档案库房的日常管理
（一）库房内档案、文书卷的排列。
将人事档案柜和各类文书卷柜分成两个区域，并预留相应的发展空间。各类文书卷从上到下、从左到右按年代顺序入柜上架，卷柜的左上角用标签注明该柜所存文书卷的起止年代。在人事档案区域，将在职人员、离休人员、退休人员、死亡人员的档案分别排放，从上到下、从左到右按档案号顺序入柜上架，档案柜的左上角用标签注明该柜所存档案的类别和起止档案号。做到柜架排列有序，标签整齐，便于查找，并经常顺架，避免错架。
（二）加强库房的日常巡视工作。
第二条本市行政区域内档案的收集、整理、保管、利用、中介服务及相关的管理活动，适用本细则。
第三条本细则所称档案，是指国家机构、社会组织及个人从事政治、军事、经济、科学、文化、宗教等活动，直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。其物质形态包括纸质文件、照片、录音带、录像带、磁盘、光盘、奖牌、证书、印章等纸张材料、感光材料、磁性材料及各种实物。
第四条档案事业建设应当列入同级国民经济和社会发展计划。档案事业经费列入同级财政预算，并随着档案事业发展和财政预算支出水平逐步增加。
第五条本市及各县市区档案行政管理部门主管本行政区域的档案事业，负责监督、指导档案工作，促进档案管理的现代化和社会化，依法查处档案违法行为。乡镇人民政府和街道办事处档案工作机构或档案工作人员，负责管理本机关的档案，并对所属单位的档案工作实施监督和指导。
第六条本市各级各类国家档案馆，应当按照有关规定收集、接收、整理和保管档案，采取各种形式开发档案资源，为社会利用档案资源提供服务。
第七条各机关、团体、企业事业单位和其他组织（以下简称立档单位），应当按照国家规定加强档案工作，设立与档案工作相适应的档案工作机构，配备档案工作人员，依法履行保护档案的义务，自觉接受档案行政管理部门的监督检查。
第八条立档单位应当自成立或注册之日起30日内，到同级或所在地的档案行政管理部门办理档案登记手续。已设立但未办理档案登记的立档单位，应当在档案行政管理部门规定的期限内补办登记手续。
第九条立档单位应当严格按照有关规定，收集、整理本单位形成的各类档案，并予以妥善保管。中小型企业、事业单位可以将其档案的收集、整理、保管等事务，委托给国家档案馆或档案中介服务机构承担，但委托收集、整理、保管涉及国家秘密的档案应当符合国家有关保密法律、法规的规定。
第十条下列档案属国家所有，立档单位应当自档案形成之日起满10年，即按规定的范围向同级国家综合档案馆移交：
（一）国家机关、社会团体的档案；
（二）国有独资企业、事业单位的档案；
（三）国有控股企业及其他非国有企业的党群机构的档案。
公开发行的报纸、期刊、年鉴等出版物，编辑单位应当在出版发行的3个月内向市、县国家档案馆移交正式出版物。
第十一条立档单位分立、合并时，继承其权利义务的单位应当负责收集、整理、保管原立档单位的档案；立档单位被宣告破产、解散、撤销时，负责处理其善后事宜的单位，应当收集、整理、保管原立档单位的档案，并向同级国家档案馆移交。
第十二条市、县级国家机关批准举办的纪念、庆祝、招商、比赛、表演、展览等重大活动和重大接待活动，承办单位应当确定专门机构或人员负责收集、整理活动中形成的档案，并在活动结束之日起60日内向同级国家综合档案馆移交。
承办单位无法独立履行前款规定义务的，应当提前5日向同级档案行政管理部门申请，并提供必要的便利条件，由同级档案行政管理部门指派人员协同收集、整理档案。
第十三条立档单位向各级国家综合档案馆移交档案，应当按规定的技术要求进行整理、编目和消毒除尘。
第十四条各级各类档案馆和立档单位的档案机构，应当配置适宜保管档案的库房和设施，建立健全档案管理制度，防止档案损毁、散失或泄密。积极采用电子计算机、网络等先进技术和设备，逐步实现档案管理现代化。
各级国家档案馆库及关键设备的建设、改造、维修的经费列入同级财政预算；其他各类档案馆建设应当纳入本部门本单位基建计划。
第十五条各级各类档案馆应当定期检查馆藏档案，及时抢救发生褪变的档案，所需经费由档案行政管理部门报同级财政部门予以安排。
第十六条各级各类档案馆应当按照国家有关规定，定期向社会公布开放档案目录。立档单位或个人可以优先和无偿利用其移交、捐赠的档案。已经向社会开放的档案，单位或个人凭合法证明均可利用；各级国家档案馆应当为利用档案者提供便利，并严格按价格主管部门核定的标准收费。
第十七条申请从事档案中介服务的，必须经市档案行政管理部门初审后，报省档案行政管理部门进行资格认定。各级国家档案馆、档案中介服务机构，可以依法开展档案事务咨询、档案人员培训、档案价值评估、管理方案设计、技术指导及档案收集、整理、保管等服务。
第十八条本市各级档案行政管理部门，应当加强对各类档案馆、立档单位、档案事务中介服务机构的监督检查，对档案违法行为依法给予行政处罚。
第十九条当事人对档案行政管理部门的具体行政行为不服的，可依法申请行政复议或向人民法院。
各级国家档案馆，是归口中央或地方各级档案行政管理部门（或与有关部门）直接管理的文化事业或科学技术事业机构。包括综合档案馆和专门档案馆。
1．综合档案馆
综合档案馆是按行政区划或历史时期设置的，收集和管理所辖范围内多种门类档案的档案馆。
（1）在中央设置3个综合性档案馆。
中央档案馆收集管理中华人民共和国成立前中国共产党中央机关、群众团体中央机构、派出机构及边区政府形成的档案，中华人民共和国成立后中国共产党中央机关及其所属机构、全国人民代表大会及其常务委员会、国务院及其各部委（包括具有行政职能的公司）和各直属机构、最高人民法院、最高人民检察院、政协全国委员会、全国总工会、全国妇联、等全国性人民团体及其所属机构形成的档案和派中央机构移交的档案。
中国第一历史档案馆收集管理明、清两朝及以前各朝代中央机构形成的档案。
中国第二历史档案馆收集管理民国时期中央机构形成的档案。
（2）在地方按行政区划分级设立综合档案馆。
省（自治区、直辖市）、计划单列市、市（地、州、盟）、县（旗、市、区）档案馆，收集管理本级中国共产党的机关及其所属机构、人民代表大会及其常设机构、人民政府、人民法院、人民检察院、政协、工会、共青团、妇联等及其所属机构形成的档案和本级分管范围内各历史时期的有关档案。
省辖市的市属区是否设置永久性档案馆由地方档案行政管理部门统筹规划，报同级人民政府批准。
2．专门档案馆
专门档案馆指收集和管理某一专门领域或某种特殊载体形态档案的档案馆。
（1）在中央设置4个专门档案馆。
中国照片档案馆（已建立），收集管理全国范围内具有重要历史价值和艺术价值的照片档案原件或复制件。
中国科学技术档案馆（待建立）。收集管理部级科学技术成果、全国重点工程项目、重点引进项目的档案或档案复制件。
中国文学艺术档案馆（待建立）。收集管理中央直属艺术团体、全国著名文学家、艺术家及中央各部门所属出版单位形成的有关文学艺术档案或档案复制件。
中国声像档案馆（待建立），收集管理中央、国家机关所属音、像出版，影视制作单位形成的音像档案及各电影制片厂汇交的影片、录音、录像档案或档案复制件。
（2）省（自治区、直辖市）以及计划单列市、特大城市设置哪些专门档案馆，按照重点加强各级国家综合档案馆的原则，由同级档案行政管理部门负责统筹规划，报同级人民政府批准，并报国家档案局备案。
（3）大、中城市设置城市建设档案馆，收集管理有关城市规划、建设的档案及城市建设管理方面的具有永久保存价值的档案或档案复制件及有关资料。
二、部门档案馆
部门档案馆是中央和地方某些专业主管部门所属的，收集管理本部门档案的事业机构。
1．根据国家外交、安全工作的特殊需要，分别设置外交部档案馆、安全部档案馆，收集并永久管理本部门及其直属单位形成的档案。
2．最高人民法院、最高人民检察院、公安部可设置本部门档案馆。收集管理本部门及其直属单位形成的档案。其中具有永久保存价值的档案，在本部门档案馆保存50年后向中央档案馆移交。
3．某些形成专门业务和科学技术档案数量大的中央专业主管部门，经部门领导批准，国家档案局同意，可成立本部门档案馆，收集管理本部门及其直属单位形成的有关档案和资料，但其在先例国家行政管理职能活动中形成的党政领导和行政管理等具有永久保存价值的档案，要按规定向中央档案馆移交。
4．省（自治区、直辖市）以及计划单列市、特大城市的有关专业主管部门，根据实际情况确需设馆的，由同级档案行政管理部门按照重点加强各级国家综合档案馆的原则，统筹规划并报同级人民政府批准。
三、企业、事业单位档案馆
按国家统一标准确定的大型企业和部分建立时间长的中型企业，根据实际工作需要经企业领导批准，向同级档案行政管理部门备案，可成立企业档案馆，收集管理本企业及其所属单位形成的档案；
（赤峰学院 人事处，内蒙古 赤峰 024000）
摘 要：很多人认为人事档案的归属权归个人所有，其实这是一种错误的思想。那么，人事档案的所有权究竟归属于什么呢？人事档案是记录个人的经历、政治面貌、品德形象等个人自身情况的资料信息，可以反映出个人的全貌。根据国家的法律规定，只要是人事档案均归属于国家所有，包括企业的工作人员，在校的学生，在职的领导干部以及在军队的士兵等，目前，我国的人事档案管理的方法缺少相关的法律依据。
关键词 ：人事；档案管理；改革；若干问题
中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：1673-260X（2015）08-0178-02
目前人们还存在着对人事档案所有权归属问题认识的不足与错误，对于这些错误与不足，国家应采取相应的措施，以免造成不良的后果，人事档案管理制度，在某个意义上来说，已经失去了它本身应有的基本权利保障，人事档案的管理权也相当的混乱，对于这些问题国家应采取相应的措施[1]。
1 所有权
目前人们对人事档案所有权问题的认识，还存在着很多的不足与错误。对于这些错误与不足，国家应采取相应的措施，以免造成不良的后果。总的来说，我国的档案所有权主要个人、集体或单位及国家所有这三种形式。那么，人事档案的管理收取任何的管理费或是存档费是不对的，根据国家相关规定，人事档案管理费用应由政府来承担，提供资金支持。因此，我国的人事档案管理的方法缺少相关的法律依据。
很多的人事管理档案部门针对其个人有用的档案类型，进行收取相应的管理费用，如个人专利档案、个人信用档案、诉讼档案、房产档案等，都收取了不必要的管理档案费用。甚至有些地区对于政府建立的人才流动中心对人也收取了人事档案管理费用，这种乱收费的现象，导致很多人都“弃案”，使得人事档案管理部门成了一个空壳子。传统的人事档案管理关系到组织部门、人事部门、档案部门等，且档案的功能对民政、公安、教育等其他有关部门也有一定的关联，尤其是因为人才流动服务部门以及职业介绍部门收取人事档案管理费，为自身的利益带来很大的好处，导致目前人事档案管理制度得不到进展。首先，我国的人事档案管理部门应该正确认识它的所有权问题，并按照相关法律法规实施管理，全面维护国家的利益，杜绝乱收取管理费用，将人事档案管理的管理费加到政府财政的资金上。其次，人才流动服务中心对人事档案管理有很大的意义，它不仅是国家档案信息的重要组成，也是人才资源管理信息的重要资料。因此，政府实行一套有关于无偿人事档案管理服务模式是必要的。最后，人事档案的管理进入市场经济社会后，所有的资金出入都应该采用政府部门的纳税人所缴纳的费用，因为，政府人事档案管理就属于社会公务活动，没有收取档案管理费的权利。
2 权利保障
现阶段我国的人事档案管理制度，在某个意义上来说，已经失去了它本身应有的基本权利保障。如，很多的人事档案管理部门明确规定：当事人不能查看自己的人事档案资料或是直系亲属的档案资料，对于这种制度的存在，很多人都望而止步。近几年来，我国新闻界多次报道有关于人事档案管理部门规定制度，对人信息知情权的弊端。随着我国民主制度的逐步完善，若依旧使用传统的“人事档案控制人”的管理模式来管理人事档案，那么人事档案管理的改革将得不到发展与进步。所以，改革的传统人事档案理念，应对当事人的档案有知情权，这是发展人事档案管理改革的必要条件，人事档案管理与当事人知情权的弊端主要体现在以下几个方面：
数据错误。很多的人事档案管理人员由于失误或是自身的揣测，造成很多的人事档案数据失真，而且当事人并没有知情权，所以没有办法进行更正，只能接受。
权益受损。很多的不符合实际情况的组织结论、评价等，在客观上给当事人造成了较长时间的或是终生的精神损害和物质损失。
无法管理。由于当事人并不知道自己的最新资料是否已记录在案，给一些别有用心的人留下了机会。
对于这些问题的出现，国家应采取相应的改革措施：首先，利用相关的人事档案管理制度、规章进行修改，去掉规定的不合理的。其次，掌握人事档案当事人对自身的档案管理授权信息的方式，并合理查看当事人的人事档案信息，包括利用电子化管理的人事档案管理单位，利用计算机查阅当事人的档案信息；也可以在人事档案管理人员的监控下，查看当事人的人事档案信息。接着，应允许当事人对人事档案信息不符内容提出质疑或是提供合理的证据进行有效的更改，在有关部门的严格审核下，进行更正错误的人事档案信息，但是要保留相关的更改证据或是申请资料。最后，国家应允许当事人的直系亲属能够查看当事人的档案信息，如果当事人在世，那么必须有相关的书面授权或是经当事人在人事档案管理处统一，才可以查看；若人事档案的当事人已辞世，那么人事档案管理部门应对查看人进行审核，符合相关规定才可以进行查看或是复制人事档案资料[2]。
3 管理权
我国的人事档案的管理相当混乱，不适合当前的经济发展的需要。其一，多人管理现象。在20世纪末，国家制定了一套关于流动人员人事档案管理的方案，此方案必须由组织部门、人事部门及人才流动服务中心等部门负责，剩下的部门不能进行机人事档案管理的工作。由于很多原因，造成很多企业不是公开就是私自管理人事档案资料，不仅人才交流部门外，劳动、失业管理等一些部门也进行管理人事档案。其二，无人管。人事档案在多人管的情况下，又存在着都不管的现象，只是记录人事管理档案的收发手续，没有实现管理制度的实质性，人事档案的资料过于历史性，并不能反映当事人目前的实际状况。对于这样的问题，国家应采取相应的措施：区别国企与私企单位的人事档案管理，建立各自的管理制度。即通过改革人事档案制度，应规定管理人事档案权利与责任，不论是国企、民企还是私人单位，都应该在法律规定制度和原则范围内，享有知情人事档案管理权。目的是为了通过对人事档案管理的规定制度，让更多的组织和单位都拥有人事档案管理的权限，提高人事档案管理的社会化程度，改善人事档案资料的目前状况，为深入了解有关职员的工作能力和水平及诚信的情况提供依据。
改革各部门的人事档案管理的具体做法可以采用以下建议：一是对国企的人事档案管理，统一领导或是分级集中进行管理制度，它的管理权是归属于国家组织和人事部门。人员流动时，应根据人事档案管理权限的顺序进行人事档案的转递工作，并告知当事人的人事档案流动方向。二是对私企人事档案，可统一指导或是各司其职的管理制度，即按照国家相关规定，为从业人员创建一套能够反映工作业绩、能力及诚信状况人事档案管理的资料；当职员离职或是病故后，原单位必须将其当事人的人事档案转交给政府部门所建立的人事档案管理中心进行集中保管，不能擅自销毁。三是对政府人事档案管理，其政府应建立单独人事档案管理的文件资料服务中心，加强对本地方的人员流动、死亡人员的档案管理。文件资料中心的主要工作是，管理国企逝世干部的人事档案，根据国家的规定对私企所转交的离职、辞退或出国不归人员的人事档案，并按照要求提供信息内容。四是对各级档案管理，其主要任务是加强各单位的人事档案建档指导，并制定相关的管理制度要求。国家应根据人事档案资料内容，加强建设国家及地区的专业人才资源信息，进行科学管理，维护当事人的人事档案的合法权益。
4 管理模式
随着我国的人才政策改革，很多人提出应构建“开放式的人事档案管理模式”。这说明了人们已经意识到传统的认识档案管理的不足与弊端，并对此进行强烈的诉求，传统的人事档案管理模式对人们有很大的影响，如人才的流动、资料信息的陈旧、轻视当事人的知情权等，人事档案管理改革的模式应具备以下几个要求[3]：
第一，改革人事档案管理的模式要对人才政策的精神有一定的帮助，能够为人才流动创造有利的条件；第二，改革人事档案管理的模式要对建立诚信体系有一定的好处，建设出良好的诚信社会服务；第三，改革人事档案管理的模式应有利于维护公民的民主权利，尊重每一个当事人对自身人事档案信息的知情权；第四，改革人事档案管理的模式应避免出现以前的“弃档”现象；第五，改革人事档案管理的模式应对“海归”人员的工作有很好的发展与进步；第六，人事档案管理改革应全面表现出公益性的基本要求，不能出现有关于当事人的经济负担问题。其人事档案管理改革的模式应具有以下几个特点：一，公益性。为避免出现不合理收费而造成的“弃档”现象。二，开放性。人事档案的当事人或用人单位有查看职员人事档案信息和修改错误信息的权利，并能够及时补充新档案信息。三，服务性。能够根据国家相关的法律及政策要求，为国家或用人单位提供当事人的人事档案资料服务。
对于改革我国现阶段的人事档案管理应建立以下几种部门管理模式：一，领导人事档案管理部门。创建由政府或县级以上的管理部门两者结合，干部人事档案管理部门进行统一管理，取代分散、多人管理模式，对国企的人事档案统一管理。二，流动人员人事档案管理部门。其部门归属于各地区政府，是通过县级以上政府进行管理，为当地的流动人员提供人事档案管理服务，并根据相关规定对各个单位转交的离职等职员的人事档案进行保管。三：私企人事档案管理部门。私企应根据国家相关规定对本单位的职员建立人事档案，记录和反映其工作能力和诚信情况，实行科学化管理，接受有关部门对人事档案的定时或不定时的检查与指导。
5 结语
针对人事档案管理部门的收费行为，甚至一些人利用政府建立的人才流动服务中心，来谋取管理人事档案管理费，应立即制止。改革的传统人事档案理念，应对当事人的档案有知情权，这是发展人事档案管理改革的必要条件，俗话说“群众的利益不是小事”，只有做到党和国家的亲民政策，我国的人事档案改革才会突破传统思想的制约，提高人事档案管理的透明性，让国家的公民信息知情权在人事档案管理工作中得到最大的体现。
参考文献：
（1）王英玮，周艳。我国人事档案管理改革若干问题的思考[J]。档案学通讯，2009（01）：12-15.
科技计划项目是以科学技术发展规划纲要为指导，以提高科技创新能力、解决经济与社会发展中的关键共性科技问题为重点，由国家科技计划安排，在一定期限内进行的科学技术研究开发项目。从科技计划项目的表述中可以看出，科技计划项目是属于科研项目的范围，是由国家财政支持开展的科学技术的研究项目，而科研项目不仅包括科技计划项目，也包括企业、个人或团体出资开展的科学研究项目。科技计划项目档案就是科技计划项目在立项、研究、验收、成果转化等全过程中形成的、应该归档保存的各种类型及载体的原始记录。科技计划项目档案是科技计划项目全生命周期的管理及时、有效的信息记录，是科技计划项目执行管理、监测、评价的依据。
改革开放30多年来，我国逐年加大了对科技创新的扶持力度，大幅增加了每年的科技计划项目的经费投入。2014年全国科技经费投入全社会研究与试验发展（R&D）支出达到13400亿元，比2013年增加1553.4亿元；R&D占GDP比重预计可达2.1%，比2013年提高0.2个百分点。按照《科技部关于下达2014年度有关国家科技计划项目的通知》中对2014年下达的部级的星火计划、火炬计划、重点新产品计划和软科学研究计划的立项情况统计，立项的科技计划项目共达到4136项。科技计划项目成果资源是我国宝贵的技术资源，如何管好、用好科技计划项目档案是科技管理部门和科技档案部门必须解决的问题，是重要的职责所在。
1 我国科技计划项目档案管理现状与问题
1.1 管理科技计划项目档案的机构（部门）设置现状
我国科技计划项目档案的管理机构的设置是依据上个世纪80年代制定的《科学技术档案工作条例》和《科学技术研究档案管理暂行规定》，这两个都是我国现行的国家法规性文件，对科技计划项目档案的管理都具有约束力。从科技计划项目档案管理体制看，其中仅规定了各级档案管理部门和科技行政管理部门对科技计划项目档案工作负有检查职责，其管理机构和遵遁的管理要求都是以横向与纵向相结合形式，即科技计划项目档案管理机构由本级科技主管部门主管，科技计划项目管理业务受上一级科技计划项目档案管理机构指导。以省一级的科技计划项目档案管理机构为例，机构和机构负责人由省级科技主管部门上――省科技厅或省科委来负责机构申请成立和人员任免，在科技计划项目档案管理业务上应由国家科技计划项目档案管理机构来指导。现在从国家层面来说，并没有一个专门的科技计划项目档案管理机构或科技档案管理机构。原来管理科技档案工作的国家科技部科技信息司也在1998年机构改革中被撤销了。所以现在的状况是没有国家科技计划项目档案（或科技档案）管理机构，省级的科技计划项目档案管理机构或相似的机构也不是全国所有的省市都有，也就上海市、天津市、辽宁省、安徽省、福建省、四川省等几个对科技计划项目档案（科技档案）比较重视的省市成立有专门的科技档案馆（或科技成果资料馆），市一级的科技计划项目管理机构就更少了。由于没有部级层面的相关行业规章政策和业务标准制定，以上几个省级科技档案馆在管理科技计划项目档案（包括科技计划项目档案数字化工作）都处于群龙无首，各自为政的混乱状态。总之，目前，我国科技计划项目档案这样重要的国家科技资源的管理机构体系建设方面却是很薄弱的。
1.2 科技计划项目纸质档案的管理现状
目前科技计划项目纸质档案的管理办法仍然按照《科学技术档案工作条例》和《科学技术研究档案管理暂行规定》、《科学技术研究课题档案管理规范》、《国家高技术研究发展计划（863）文档材料管理办法》和《科学技术档案案卷构成的一般要求》执行，这些规范都是二三十年前的标准，已不能满足国家科技计划项目档案管理的需求。从科技计划项目纸质档案归档情况来看，经过长期的宣传普及档案常识，科技主管部门和科技档案部门相互配合，大部分的科技计划项目承担单位都能按照《科学技术研究档案管理暂行规定》等要求，完成科技计划项目的归档工作，将科研立项、研究实验、总结鉴定验收、成果和奖励申报、推广应用等各阶段形成的相关纸质材料进行归档。但还是有一些应归档的科技计划项目纸质档案材料存有遗漏、断续、丢失等现象，这与科技管理人员和科研人员的档案意识不强，只重视物质形态的“硬成果”，而不重视知识形态的“软成果”，或只重视“软成果”中的总结性材料，而不重视原始记录性材料有关，使得相当一部分应归档的科技计划项目纸质档案，在其产生之后因没有妥善的保存而无法收集齐全。
1.3 科技计划项目电子档案的管理现状
本世纪初我国开始科技计划项目管理模式改革，2002年年初科技部启动科技计划项目网络管理工作，开始建设科技计划项目管理系统。2003年国家科技计划项目正式开始通过网络在科技计划项目管理系统申报、受理，科技计划项目档案不仅有纸质档案，也有了电子档案。实现科技计划项目电子文件归档，完善科技计划项目档案（科研档案）双套制管理，成为当今科技管理、科技研究和档案管理人员共同面对的问题。“十一五”（2006―2010年）期间，我国进一步完善了科技计划项目管理系统功能，基本实现了科技计划项目的申报、受理、评审、立项、任务书签订、中期评估、验收等各个环节的网络管理功能。由于国家科技部门没出出台相应的科技计划项目电子档案的规范要求，所以各省级科技档案部门从自身管理实际出发，参考国家电子档案的相关法律法规，从2002年左右就开始陆续进行科技计划项目电子档案管理理论研究与实践探索。主要是通过课题引领，规范管理，积极开展课题研究，以研究带动实践科技计划项目档案管理的科学化、规范化。
2 我国科技计划项目档案工作的发展趋势
科学技术的快速发展和知识经济的迅速兴起，特别是信息网络化时代的到来，对人类社会的发展起着巨大的推动作用。我国科技计划项目档案工作也将随着我国科技事业的发展与时俱进，形成以下发展趋势。
第一，从2013年开始国家开始实行科技报告呈交制度，由政府部门立项并利用国家财政全额或部分经费资助的科技计划项目所产生的科技报告，项目承担单位必须呈交，并指定政府科技情报部门负责收藏并提供共享服务，目前，国家科技部已在联合多个部门研究建立中国的科技报告制度，以优化对科技计划项目资源的积累、管理和共享，这是改进现在科技管理和展示科技投入绩效考评的重大举措。科技档案部门要适应新的发展形势，配合科技情报部门做好收藏和提供共享服务工作。
第二，科技计划项目电子文件和数字档案的管理成为数字化环境下科研活动及其管理程序化决策的重要保证。在科研活动过程及其管理活动过程中实时开展电子科研文件的规范化和档案化管理，变事后滞后管理为事前前端控制，变阶段性孤岛系统管理为连贯性集成化管理与网络化服务，建立与科技计划项目活动及其管理业务流程集成的全项目期和全文件生命期动态管理机制，成为保障科研活动数字信息真实性、可靠性、完整性和长久可用性的基本功能要求。
第三，科技计划项目档案管理在国家科技计划项目立项管理、成果管理与绩效评估、信用管理与审计管理、学术规范治理与研究经费风险管理等科技管理活动中的作用越来越突出。随着我国科研创新体系的建设，国家在科研与发展方向的投入越来越多，社会越来越期望国家科技计划项目方面的投入产出及其运营管理能够向社会公开、公平、公正的科技计划管理，需要基于证据的科技计划项目治理，科技计划项目档案已成为科技计划项目管理的重要依据、管理对象和管理手段。
3 新形势下科技计划项目档案工作的发展思路
新形势下科技计划项目档案工作应从健全机构设置、加大宣传力度、提高人员素质、制定统一标准、采用现代技术以及加强业务协作等六个方面大力推进。
3.1 健全机构设置，统一指挥领导
目前作为科技计划项目档案管理机构的科技档案馆在体系上还不健全，没有统一的科技计划项目档案管理规章和工作标准，还没有形成强大的合力。至今还未成立部级的科技档案馆，缺乏一整套从上至下的管理规章，同时国家对科技档案馆的性质、工作内容、任务要求、相对规模均无统一要求。已成立的部分省级科技档案馆都是按照各自的省情和工作情况自行规定规章和办法。所以新形势下我国科技计划项目档案工作要适应我国科技经济和社会发展需要就必须建立健全国家相关管理机构设置，笔者建议，国家应尽快成立国家科技档案馆以承担起对部级科技计划项目档案的有效管理，同时指导全国各省市的科技档案馆开展工作。各省市建立健全省级科技档案馆，将本省市立项的科技计划项目档案统一管理起来，地市一级可根据条件需要相应建立科技档案馆，无条件成立的可由省一级科技档案馆承担起代管地市一级立项的科技计划项目档案的职责。如此 才保能证我国科技计划项目档案在部级、省级、市级立项研究的科技计划项目档案得以及时、完整、安全地管理。
3.2 加大宣传力度，不断提高社会档案意识
①加强领导档案意识，建立明确的领导责任制，定期开展档案执法检查，推进科技计划项目档案工作的开展。②加强档案宣传，增强社会公众对科技计划项目档案的认识，宣传科技计划项目档案工作和开发利用的重要性，宣传档案开发利用的方法及查阅的程序。③增强科研人员的档案意识。特别要持续向科研人员广泛深入地宣传《档案法》、《科学技术档案工作条例》和《科学技术研究档案管理暂行规定》等相关法律法规，组织他们学习相关的法律条文，增强他们的法制意识，使他们认识到，科研成果虽然凝聚着科研人员辛勤劳动的汗水，因为有国家财力的资助，科研材料应属国家财富，任何人不得采用不正当手段将属于国家和单位的知识产权成果据为己有、非法使用、泄露或转让。④科技计划项目档案部门要提高档案服务意识。政府信息公开已成社会主流，档案部门也要做好科技计划项目档案依申请公开的准备工作。
3.3 提高档案管理人员素质，造就复合型管理人才
针对目前科技计划项目档案部门知识更新快，需要学习掌握新技术知识多的状况，对现有的科技计划项目档案管理人员的继续教育要注意以下几个方面：其一，注重实用性，要结合工作实际需要和未来的发展趋势，与实际工作紧密配合，并根据不同的层次、不同的需求，按需施教，学以致用，便于实际操作，讲究实效。其二，适应岗位发展需要，拓宽知识面。学习科技计划项目档案管理方法，开阔视野，增长技能，以适应档案工作的最新发展动态。其三，因材施教。档案专业技术人员继续教育的类型和形式方法与手段，对科技计划项目档案基础知识和新技术、新方法的学习和掌握可因人而异，人员变动比较频繁的单位，需要学习基础知识，掌握档案管理工作的基本技能；档案人员相对稳定的单位，需要补充一些新技术、新方法。
3.4 加快制定统一的管理标准，强化业务指导工作
前面提到我国在科技计划项目档案管理方面还没有一整套规范要求和整理标准。“无规矩无以成方圆”，要实现我国科技计划项目档案的有效收集、管理和开发利用，必须在全国推广统一的科技计划项目档案管理标准体系，实现规范化管理。同时要在工作实践中不断改进科技计划项目档案的管理方式，如科技计划项目档案是否可以以件归档？同一项科技计划项目档案中可否划分不同的保管期限？卷内目录是否可以采用固定格式来填写各部分的材料内容？等等一系列问题，研究并统一了这些整理操作方面的问题，有助于提高科技计划项目档案工作的水平和质量。统一的管理标准在全国推广开来，强化对全国科技系统科技计划项目档案的业务监督和指导工作，为实现全国各级科技计划项目档案信息资源网络共享奠定基础。
3.5 采用现代网络技术，全面实现科技计划项目档案现代化管理
目前科技计划项目档案现代管理从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，要使传统的人工管理模式过渡到计算机管理模式上来，要采用先进的技术手段来加强科技计划项目档案管理，如缩微技术、数字扫描影像技术、OA系统软件等的应用。当前，我国科技计划项目的申报立项研究验收都是通过科技计划项目网络管理系统来进行，科技档案部门在建立科技计划项目档案管理系统的同时，还必须解决科技计划项目管理系统与档案管理系统的有效连接问题，此外。通过采用先进的自动控制技术、计算机网络和通讯技术，逐步建立起一个全国范围的、面向社会提供科技计划项目档案信息服务的信息资源网络系统技术信息网络化管理系统，实现技术资料的网上传递和档案资源的数字化管理，并具备上网咨询、查阅及传递等档案资源共享服务功能。
3.6 加强业务协作，开展多形式的交流
“闭门造车”是做不好科技计划项目档案工作的，也是跟不上时代步伐的，在当今改革开放和走出国门的时代大背景下为档案工作者相互间的学习交流提供了很好的机会。
第一，要积极参加全国科技成果档案协作网的活动，让各省市的科技计划项目档案工作者交流，取长补短。也可以充分发挥各
关键词：所有权私人档案立法
一、我国私人档案立法现状与意义
随着我国人民物质与精神生活的日益丰富，私有经济的快速发展，私人档案的数量呈现与日俱增的态势。2005年第一次全国经济普查结果显示，全国企业法人单位中，国有企业数量占5.5%，集体企业占10.5%，私营企业占61.0%。截至2008年底，全国登记私营企业659.42万户。私人企业再加上私有机构、组织和个人形成的档案，已成为一个客观存在的庞大档案资源群体。
长期以来，我国私人档案一直被视为国家档案资源规划中的非主流资源，各级档案行政管理部门对私人档案缺乏有效监管，私人档案管理的法律环境不容乐观。私人档案立法缺位，没有专门针对私人档案管理的条款，其他的法规条例等也甚少涉及。立法形式上主要以国有档案为主，各种所有制形式的档案规范交叉杂糅在一起，表述不明确、指向模糊、执行不力。具体表现为私人档案定义与范围界定不明确、国家对私人档案收集和管理规范制度不健全、私人档案国有化的途径和方法不完备、私人档案登记制度、救济制度和价值评估机制缺失等。总之，无论从私有利益出发对私人财产加以保护，还是从公共利益出发对具有历史与社会价值的私人档案加以保护，私人档案立法势在必行。
私人档案立法有利于私人档案工作的健康发展。由于缺乏法律的监管，我国私人档案和私人档案管理始终处于自然生长、无序发展、分散管理的原始状态。有的因为管理不善或存放环境差，出现残破、污损、老化、字迹褪变等现象，处于濒临损毁的边缘；有的由于所有权人缺乏对档案价值的正确判断而被任意丢弃或销毁；有的因为不了解档案工作和相关法律政策，其所有的档案没有得到社会的认可和价值的发挥。因此，通过对私人档案的立法可以有效地规范私人档案的管理，使其步入健康有序的发展轨道。
私人档案立法有利于私人档案资源的保护与利用。私人档案内容丰富，种类繁多，仅个人民间收藏就有不同朝代的官府文书，民间私人往来书信、日记、照片、手稿、家谱、房契、地契、票据、牌匾、舆图、印章、书画、奖状、证书、实物等。私人及私人企业、组织在发展中形成的档案是从非官方视角反映社会各方面发展状况的一个缩影，私人档案的科学价值、历史价值、文化价值、凭证价值等是其他来源的档案资源无法代替的。挖掘这些潜在的私人档案资源，对其加以立法保护，是对人类历史文化遗产保护与传承所做的一份贡献。
私人档案立法有利于整个社会档案资源的合理配置与均衡协调发展。私人组织、私人企业和个人在社会生活以及各种活动中形成的大量档案是社会信息资源不可或缺的重要组成部分，是对国家档案资源种类的有效补充。目前尚未见到相关权威部门关于我国私人档案的统计数据，想必内容一定丰富多彩、数量可观。如果国家档案资源战略规划将私人档案资源排斥在外或没有摆在应有的位置，在国家档案资源配置上无疑是失调的，对国家档案信息资源的全面保存而言无疑是巨大损失。在今后档案立法中，国家档案资源配置要考虑将私人档案纳入其中，保持国有档案与私人档案的合理配置与均衡协调发展。
私人档案立法有利于私人财产和私人档案所有权人权益的全面保护。我国自经济体制改革以来，在所有权改革方面的一个重大成果，就是打破了单一的一元化所有制形式和计划经济体制一统天下的传统格局，初步形成了在公有制占主导地位的多种所有制并存和共同发展的结构。我国《宪法》历经多次修订，确立了以公有制为主体，多种经济制度共同发展的制度，私有经济得到了宪法的认可和保护。2007年颁布的《中华人民共和国物权法》是迄今为止对私人财产保护最为完整的一部法律，为私人档案所有权的管理与规范提供了更为具体的法律依据。私人档案作为私人财产的一部分，理应得到国家相关法律的保护，如果从档案的视角给予特殊的保护，则可实现国家对私人档案财产的全面覆盖。
二、我国私人档案的立法原则
欧美国家的档案法，对私人档案的规范比较全面完善，几乎与公共档案法平分秋色。如英国的《公共档案法》、美国的《国家档案与文件管理基本法与权限》、意大利的《关于国家档案管理机构和管理人员的法令》等，都有独立的关于私人档案的法律条款。以1979年的《法兰西共和国档案法》为例，全文共6章36条，其中第3章对私人档案的规范就达15条，将近一半的篇幅对私人档案的登记、鉴定、销毁、转让、出售和出口等作了详细的规定。我国私人档案的产生、收集、整理、利用、传播有其自身的特点和规律性，对私人档案管理的立法，应该形成相对独立而又与公共档案管理立法有紧密联系的法律体系，并针对不同私人档案的类型、价值制定专门法和实施细则。
针对我国私人档案立法现状，参考借鉴国外私人档案立法实践，私人档案立法特别要注重体现以下原则：
（一）明确私人档案法律地位，体现与国有档案占有同等地位的平等保护精神
私人档案同国有档案一样，是构建我国档案信息资源总体不可或缺的重要组成部分。对私人档案的管理作出详尽的规范，这既是对私人档案价值的认定，也是对私人财产的尊重；既体现私人档案信息资源是国家档案信息资源组成部分，也是对私人档案所有者权益的平等保护思想的确认。将私人档案的财产权与其他财产权予以平等对待，实际上是私人档案财产权与其他财产权同等法律地位的体现。
私人档案立法，必须从保护私人利益出发，明确私人档案财产的法律地位，充分尊重私人财产所有权，实现既不侵犯私人档案所有权人的合法权益，又使私人档案得到充分保护与利用的目的。在明确保护私人档案所有权的基础上，还应对档案所有者基于档案所有权的其他相关权利予以保护，如隐私权、著作权、专利权、商标权、商业秘密、信息开放与优先利用权等，体现国家对私人档案财产的尊重，使私人档案所有人权益能够得到合法保护。
（二）从维护国家与社会的利益出发，确立国家层面对私人档案的管理权与监控权
任何权利在法律上都是受限制的，不存在没有任何限制的绝对权利，私人档案财产所有权人在充分享有法律赋予的权利基础上，也要遵循一定的公共原则与社会规范。正是基于此，鉴于私人档案所有权管理上的特殊性，国家应把私人档案纳入国家档案信息资源宏观控制的范畴。私人档案因其私有性，不能完全按照规范国有档案管理的法律规范私人档案的管理，又因为其内容涉及社会利益，不能完全成为由权利人自由处分的私有财产，因此，发挥国家各级各类档案行政管理部门对私人档案的管理与监控职能，成为私人档案立法必不可少的内容。如对私人档案专业化管理的指导，私人档案的统计登记制度，向档案馆捐赠、寄存、出售档案，对于保管条件恶劣的私人档案的处置，私人档案的开放、公布、买卖、出境等，国家法律对此应当有明确的规范和相应的措施。这些均是从国家层面对私人档案的监控。
从现代财产权法的理论和实践来看，各国法律都基于法律规定、正当程序和公共利益的需要，对私人财产予以限制。实行私人档案的国家监控，有利于促进档案所有者与国家档案管理机构的相互配合，使私人档案处于一种良性运转与发展状态。通过立法，国家档案管理部门可随时了解私人档案的状况，及时采取正当合法的措施阻止、减少私人档案的流失和损毁，客观上起到了对私人档案的物质安全与信息安全的全面保护作用。
特别声明的是，我国私人档案的立法要以维护公共利益和保护私有财产为目的，若偏离此宗旨，相关法律就无法得到私人所有权人的配合与积极参与，以国家的天然优势地位对私人档案进行强势控制绝非立法的本意。
三、我国私人档案立法的内容分析
私人档案立法涉及私人档案的定义及其范围，其中包括私人档案收集、接收、登记、保管、鉴定、利用、销毁、捐赠、寄存、购买与收购、征用与征购、出境等内容，国家对私人档案管理所拥有的权利以及私人档案主体所必须履行的义务等。具体而言：
（一）立法要开宗明义，确认私人档案的定义与范围
对私人档案定义的确立是规范私人档案管理的法律基础。国外档案法律对私人档案法律界定都十分明确，如法国的档案法规定，私人档案是指包括任何自然人或者法人、或者任何私人机构或部门在其自身活动中产生或收到的文件整体。美国、西班牙、瑞士等国档案法认为凡是非政府机构和非国家提供经费的机构、组织产生的档案以及重要家族、重要人物在非政府公务活动中产生的档案都是私人档案。意大利、澳大利亚等国法律把不属于公共档案的档案划归为私人档案范畴。
笔者认为，我国私人档案概念的法律界定应立足于所有权，私人档案是个人或私人机构和组织在私务或社会活动中形成的、或依法获得的且所有权归私人所有的各种形式和载体的历史记录。它包含以下几方面的基本含义：第一，私人档案形成主体是私人或私人性质的机构组织，包括自然人、非自然人、私人性质的企业、组织机构等。第二，私人档案的所有权归私人所有。这是界定私人档案的根本属性，不论档案的来源、内容且保管在何处，如果档案所有权归私人所有，则为私人档案。第三，私人档案的种类是多种多样的。从载体上，有纸质、胶片、磁带、光盘、实物等形式。从记录方式上，有文字、图像、音频、视频等。
（二）明确私人档案所有权归属
私人档案立法应鲜明地表达私人档案所有权归属，这是私人档案立法的前提。私人档案所有权主要包括私人档案所有权及相关权益、私人档案所有权主体的权利与义务及法律责任等。西方国家对私人档案所有权和相关权益的认定都有明确条文的规定，然而我国档案法对私人档案所有权的规定较为含糊笼统，缺乏独立的条款和明确的意思表示，对私人档案所有权相关权益的保护明显缺乏力度。《中华人民共和国档案法》将档案按照所有权的不同分为国家所有的档案、集体所有的档案、个人所有的档案三种。规定个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，档案所有者应当妥善保管。这些法律条款虽没有对私人档案所有权的直接正面的表述，实际暗含了个人所有的档案归其个人所有并自行保管。
（三）明确国家档案行政管理部门对私人档案的宏观管理职能
我国档案行政管理部门尚未真正将私人档案管理工作纳入日常工作之中，国家档案资源建设规划也未将私人档案真正纳入其中，档案行政管理机构未配置专门的私人档案管理部门，这些问题均需要在立法中加以解决。基于私人档案所有权的私有属性，国家档案行政管理部门对私人档案的行政管理应当主要体现在宏观控制与业务指导上。宏观控制以监督为主，建立私人档案的登记备案制度，业务指导以专业为依托，指导私人或私人机构对所拥有的私人档案进行专业化的保管。
（四）私人档案的登记申报和保管报告制度
国外私人档案申报登记制度归纳起来有三种形式：其一，先由档案所有者或有关机关提供或申报私人档案登记的范围，经审议或鉴定，对其中确有历史价值的私人档案进行登记。采用这种登记形式的有法国、罗马尼亚、阿尔及利亚等。其二，由档案行政部门确定并公布具有重要历史意义的私人档案的范围，私人档案所有者根据标准进行申报登记。采用这种登记形式的有意大利、荷兰、西班牙、黎巴嫩等。其三，档案部门主动对私人档案进行调查和登记。如英国由皇家历史手稿委员会负责调查有价值的私人档案的存放地点和性质，由国家档案登记局负责对这些档案进行登记。
私人档案的登记申报和保管报告制度在我国档案法律中是一个空白。鉴于私人档案所有权和管理上的特殊性，立法要明确国家档案行政管理部门对具有历史价值和社会意义的私人档案建立私人档案登记申报制度，明确国家档案部门对私人档案进行登记的权利和义务以及私人档案所有者每年向国家申报其所有档案的义务。登记的内容有：档案的内容、性质、数量、保存状况、流动情况以及档案所有者的姓名、地址、联系方式等。国家档案部门登记后，可以进行统一编目，登记后的私人档案可以遵照所有者的意愿，或自行保管，或由国家档案部门代管。私人档案所有者转让其所有权时要重新进行登记，如若有丢失、偷盗等情况时，也必须及时向档案部门报告。对私人档案进行处分时，如出境、补充、修改、销毁等行为必须经档案部门批准。对于已申报备案的私人档案，无论主动或被动登记，国家均要从经济援助、税收减免、专业指导、提供利用等方面给予优先待遇。
在建立私人档案登记制度的同时，建议国家档案部门制定完善的私人档案价值评价机制和评估办法，以便客观地把握私人档案的价值，对其进行有效地监管。首先，要成立私人档案价值评估的领导机构，明确私人档案价值评价的职能归属；其次，要建设一整套私人档案价值评估机制和标准体系，由国家档案行政管理部门牵头制订私人档案价值评估原则和细则，保管期限的合理标准，为建立健全私人档案价值评价机制提供参考依据，并为国家档案馆收购或征购私人档案的操作实施创造条件。
只有将私人档案登记申报制度、保管与利用制度、建议帮助制度、出境审批制度、价值评估机制等纳入国家的档案法律法规之中，在法律层面上形成对国家档案部门和档案所有者的权益保障机制，在行政管理上形成对私人档案管理的协调合作机制，在操作层面上形成对私人档案的监控保护机制，我国私人档案的管理才能步入法制化的轨道。
（五）私人档案的接收与保管
私人档案保管一般采取私人自行保管和寄存的方式。统揽各国档案法规，几乎无一例外地授权国家档案馆在严格遵守私人档案的所有权原则基础之上，以购买、捐赠、遗赠、寄存、购买或收购、征用与征收、接收等形式对私人档案进行接收。
捐赠。《中华人民共和国档案法》第3章第16条规定：“向国家捐赠档案的，档案馆应当予以奖励。”《中华人民共和国档案法实施办法》第1章第6条规定：针对将重要或珍贵的档案捐给国家的情况，由人民政府、档案行政管理部门或者本单位给予奖励。与国外法律中明确的减免税收等规定相比较，这些条款比较笼统，不具吸引力，需要细化。国家应立法鼓励私人档案所有者向国家档案馆完全捐赠或不完全捐赠，对于捐赠者，政府和档案馆除按照法律规定予以奖励表彰外，国家财政也要设置专款予以支持。对于向国家档案馆捐赠私人档案者可实行降低捐赠者个人所得税、遗赠者可被免除遗产税税收等优惠鼓励政策。
购买或收购。属于征集档案的一种方式，适用于私人档案的收集。购买或收购是指基于所有人人自愿的基础上，或在某些特殊情况下，国家通过合法的途径和手段，获得具有重要价值的私人档案的所有权的行为。目前，我国国家档案馆只是对非国有档案遭到破坏、处于散失和其他不安全状态时采取强制性的国有化行为，收购行为是被动的、非常态的，并没有主动的、常规性的收购私人档案的具体规定。关于购买私人档案时是否进行评估没有明确的法律规定。法国档案法规定：购买私人档案的价格由一个专门评判包括档案在内的文化物品的委员会进行鉴定。建议国家财政每年单独拨给国家档案部门专项经费，列入常规档案资源建设经费，用于私人档案的收集与私人档案馆的发展。
征用与征收。所谓征收就是为公共利益的需要，国家将私人所有的财产征归国家；所谓征用，就是国家为了公共利益的需要而强制性使用公民的私有财产。区分这两个概念，对于明确不同的法律关系，处理好公共利益和私人财产权的限制关系具有重要的意义。从法律效果上来看，征收是所有权的改变，征用则是使用权的改变。征收是国家从被征收人手中直接取得所有权或其他权利的行为，其结果是权利发生转移；征用则是紧急状态下的强制使用，一旦紧急状态结束，被征用的物体如数返还给原权利人。征收征用属于国家行为，必须要依据法定的程序。不论是征收还是征用，即便是为了公共利益，也不能剥夺私有财产，国家必须对被征收人予以补偿。扎伊尔档案法规定，因公需要可以征用具有历史价值的、属于私立机构和个人的文件。我国档案法没有明确制定“征用与征收”私人档案的内容，建议在法律上可明确表明，国家档案部门为了公共利益的需要，可征收或征用私人档案，如用来举办境内外档案展览等。河南省上蔡县程文氏兄弟状告该县文物保护管理所就是一起关于征用私人档案不予归还严重侵害私人档案所有权人合法权益的典型案例。该案应是《档案法》调整与管理的范围，但由于档案法律规范制度的不健全，依据档案法律无法得到合理合法的处理，遂依据民法得以解决，可以看出《档案法》对私人档案保护条款的缺位而导致对档案所有权人权益的损害。
接收。接收档案是指私人档案的拥有者去世后而档案无人继承、认领，国家档案馆可以直接将该档案的所有权收归国有。我国的档案法律、法规中没有对发生此类情形的私人档案进行接收的有关规定，在今后的立法中有必要加以明确。如《英国公共档案法》规定：英格兰或威尔士法庭保管的任何私人文件，如果其保存时间超过了五十年仍无人认领，经保管案卷法官同意后，公共档案馆馆长可要求将这些文件移交给公共档案馆，这些文件即成为本法所指的公共档案。
寄存。寄存档案是在明确并充分尊重私人档案所有权的基础上，将私人档案由保管条件良好的国家档案馆代为管理，是对私人档案实施保护的一种有效措施。我国《档案法》第16条规定：“对于保管条件恶劣或其他原因被认为可能导致档案严重损毁和不安全的，国家档案行政管理部门有权采取代为保管等确保档案完整和安全的措施。”目前，我国一些地方的档案馆有档案寄存代管业务，积累了一定经验，我们可以在此基础上，完善私人档案寄存代管制度的法律程序。
出售。针对私人档案出售或拍卖，意大利、法国、塞内加尔等国家的档案法规定，国家档案馆有优先购买权，同时还要求在出售或拍卖前，要预先通知有关档案馆，并且附上所出售档案的目录。我国“档案所有者可以向国家档案馆寄存或者出卖；向国家档案馆以外的任何单位或者个人出卖的，应当按照有关规定经县级以上人民政府档案行政管理部门批准。”对于私人档案出售的价格，法律没有具体的操作规范，约束力不强，现实中几乎鲜有私人档案所有者在出售其所有档案时，主动到档案行政管理部门审批备案。
（六）私人档案的利用
对于私人档案的利用与开放，私人档案所有者拥有绝对的权利。我国《档案法》第4章第21条规定“向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案享有优先利用权，并可对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，档案馆应当维护其的合法权益。”档案所有者公布档案必须遵守国家有关规定，不得损害国家安全和利益，不得侵犯他人的合法权益。如果国家档案管理部门因对私人档案开发利用而产生任何经济效益和社会效益，有责任和义务向私人档案所有者告知并作出收益的合理分配。在国家档案部门已备案的私人档案，档案所有者在销毁、买卖、出境时，有告知国家档案部门的义务。
（七）私人档案的出境
关于私人档案的出境，法国档案法规定，档案所有者要向档案管理部门提出申请，附上出口档案的清单。档案管理部门可以在全部或部分复制私人档案后，允许出口，或者通知档案所有者，档案管理部门准备部分或全部行使留置权。葡萄牙有一个专门的法律保护重要的私人企业档案，这些档案被宣布为不可剥夺的，并且不能出口。意大利档案法规定，私人档案在未得到有关部门批准之前，不得擅自出口，否则将负法律责任。
《中华人民共和国档案法》第18条规定：“属于国家所有的档案和本法第十六条规定的档案以及这些档案的复制件，禁止私自携运出境。”第25条规定：“携运禁止出境的档案或者其复印件出境的，由海关予以没收”、“严禁倒卖牟利，严禁卖给或者赠送给外国人。”目前我国档案法对于档案的出境只设置了禁止性的条款，缺乏程序性和操作性的规范条款，建议今后修改时添加。
私人档案同公共档案一样是人类文化遗产不可或缺的重要组成部分，西方关于私人档案的立法活动远远走在我们的前面。我国在档案的管理与保护方面不能厚此薄彼，重官方轻民间，不能顾此失彼，重整体轻个体。加强私人档案的立法，构建我国私人档案资源的法律屏障，既是对私人档案财产的尊重与保护，也是对祖国文化遗产的全面传承与弘扬。
本文为国家社会科学基金项目《档案所有权理论与实践研究》（项目编号为08BTQ0037）研究成果之一。
参考文献：
[1]中国档案学会对外联络部档案学通讯编辑部.外国档案法规选编[M].北京：档案出版社，1983
第一条为了加强和规范国家档案馆管理,促进档案馆事业发展，充分发挥档案在经济和社会发展中的作用，根据《中华人民共和国档案法》以及有关法律、法规，结合本省实际，制定本办法。
第二条本省行政区域内国家档案馆的规划、建设、管理，适用本办法。
第三条本办法所称国家档案馆，包括综合档案馆和专门档案馆。
综合档案馆负责收集和管理本行政区域国家机构、社会组织和个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的多种门类的档案，并向社会提供档案利用服务。
专门档案馆负责收集和管理某一专业领域或者某种特殊载体形态的档案，并向社会提供档案利用服务。
第四条国家档案馆是公共服务机构，依法履行保存历史记录、提供档案利用、开展社会教育、推进政务信息公开的职能。
第五条国家档案馆应当全面收集档案，反映历史真实，确保档案的完整、准确和安全，方便社会利用，依法履行保密义务。
第六条县级以上人民政府应当加强对国家档案馆工作的领导，将档案事业纳入国民经济和社会发展计划，保障档案事业发展所需经费，并列入年度预算。
第七条省档案行政管理部门主管本省档案事业，对本省国家档案馆工作实行统筹规划、组织协调、监督指导。
市、县（市、区）档案行政管理部门主管本行政区域档案事业，对本行政区域内国家档案馆工作实行监督指导。
第二章档案资源建设
第八条县级以上人民政府应当按照统筹规划、合理布局、分级管理的原则和国家、省有关档案馆网布局的要求设置国家档案馆。
省、设区的市、县（市、区）设置综合档案馆。省、设区的市根据需要可以设置专门档案馆，也可以与综合档案馆合设。城市建设档案馆的设置按有关法规、规章的规定执行。
设置国家档案馆必须符合国家和省规定的条件，经同级档案行政管理部门审核同意后，报本级人民政府批准。设置国家档案馆的具体条件和申请审核程序，由省档案行政管理部门商省级有关部门制订，报省人民政府批准后实施。
第九条国家档案馆应当按照职责，拟订档案资料收集的具体范围，报同级档案行政管理部门核准后实施。
第十条综合档案馆应当根据国家有关规定确定向本馆移交档案的单位范围。有关单位应当按规定向综合档案馆移交具有长久保存价值的各种门类和形态的档案。法律、法规另有规定的，从其规定。
第十一条国家档案馆应当按照规定的期限接收档案。因特殊情况，需要提前或者延期接收档案的，按照国家和本省有关规定执行。
第十二条各综合档案馆应当按照政府信息公开的有关规定,向社会提供现行文件查询等服务。各级行政机关和有关单位应当按照规定，及时向本级人民政府设立的综合档案馆移交有关文件和资料。
第十三条县级以上人民政府应当将档案的信息化、网络化建设纳入电子政务和信息化规划。
国家档案馆应当加强电子文件的接收工作，加快传统载体档案的数字化，实现档案的信息化、网络化。
第十四条综合档案馆应当建立本行政区域的电子档案目录中心。向综合档案馆移交档案的单位以及专门档案馆应当定期向综合档案馆报送电子档案目录。
电子档案目录格式标准由省档案行政管理部门按电子政务要求和规范制定。
第十五条非国家所有的档案资料，对国家和社会具有重要保存价值的，鼓励档案资料所有人向国家档案馆捐赠或者寄存；国家档案馆接受捐赠的，应当向捐赠者颁发捐赠证书，并可以给予一定奖励。
第十六条国家档案馆之间，国家档案馆与博物馆、纪念馆、图书馆之间，应当加强合作和交流，实现信息资源共享。
博物馆、纪念馆、图书馆及其他机构保管的文物、图书资料同时是档案的，应当向综合档案馆提供相关目录。
第三章档案开放与利用
第十七条国家档案馆的下列馆藏档案,应当向社会开放，涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私以及按国家规定不宜开放的除外：
（一）建国以前形成的档案；
（二）建国以后形成的档案，时间已满30年的；
（三）属于政府信息公开范围的档案；
（四）经济、科学、技术、文化等活动形成的档案；
（五）重大活动档案，进馆满6个月的。
国家档案馆开放个人捐赠的档案，应当征得捐赠人同意。
第十八条国家档案馆开放档案，应当组织鉴定小组对拟开放的档案进行鉴定；经鉴定符合开放条件，并经同级档案行政管理部门审核同意的，一律予以开放。
第十九条国家档案馆应当采取设立阅览室、档案网站等多种方式，向社会提供已开放档案、文件查询服务。
第二十条公民和社会组织可以持身份证、工作证等合法证件，在国家档案馆查阅、复制或者摘录已开放的档案、文件及其他相关信息资料。
第二十一条公民和社会组织确需利用国家档案馆未开放档案的，应当向国家档案馆提出书面申请，国家档案馆应当在2个工作日内作出是否提供利用的书面答复；在规定期
限内不能作出答复的，经馆长批准，可以适当延长期限，但最长不得超过7个工作日，延长期限的理由应当书面告知申请人。
第二十二条国家档案馆提供档案利用服务不得收费；但为公民和社会组织提供复制档案、邮寄档案复制件及其他发生工本费用服务的，可以按规定收取费用。
第二十三条任何单位、个人利用或者公布国家档案馆馆藏档案，应当遵守有关知识产权保护的法律、法规、规章，不得损害国家利益和他人的合法权益。
公民和社会组织利用国家档案馆未开放档案，未经国家档案馆同意，不得以任何形式公开传播。
第二十四条国家档案馆应当根据社会需要，加强档案信息资源开发利用，举办档案陈列展览，开展社会宣传教育，提供各种形式的档案信息服务。
第四章保障和管理
第二十五条县级以上人民政府应当将国家档案馆建设列入城市建设和文化基础设施建设总体规划，优先安排国家档案馆建设用地。
国家档案馆的建筑设计和规模按照国家和省有关规定确定。
国家档案馆的建筑设计方案应当在报规划审批前征求省档案行政管理部门的意见。
第二十六条国家档案馆应当根据其功能要求，配备与其规模和业务管理工作相适应的专业技术和管理人员。国家档案馆主管业务的负责人应当具有中级以上专业技术资格或大学本科以上文化程度。
国家档案馆应当建立科学的管理制度，按规定配置相应的设备设施，加强档案的保护和管理。
第二十七条任何单位或者个人不得侵占和损坏国家档案馆建筑及其设施，不得擅自改变国家档案馆的功能和用途。
第二十八条国家档案馆馆藏档案按照国家有关规定实行分等级保护和管理。
国家档案馆应当对馆藏档案进行经常性检查，加强对珍贵和重点档案的保护和管理，对已经破损和字迹褪色的档案及时修复和复制。
第二十九条国家档案馆信息化建设应当遵守国家有关规定，确保档案信息安全。
第三十条利用国家档案馆馆藏档案，应当尽量使用复制件；档案原件不得外借，确需外借的，必须经馆长批准，并严格办理出库和归还入库的相关手续。
第三十一条国家档案馆应当建立年度工作报告制度，在每年第一季度向同级档案行政管理部门提交上一年度工作报告。年度工作报告应当包括下列内容：
（一）有关法律、法规和规章的执行情况；
（二）机构、人员、设施情况；
（三）馆藏档案的数量、管理、信息化情况；
（四）馆藏档案的开放、利用、服务情况。
第五章法律责任
第三十二条违反本办法的行为，法律、法规已有法律责任规定的，从其规定。
第三十三条违反本办法，有下列行为之一的，由档案行政管理部门责令限期改正；情节严重的，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予行政处分或者纪律处分：
（一）设置专门档案馆不符合本办法规定的；
（二）不按本办法规定向综合档案馆报送电子档案目录的；
（三）不按本办法规定向综合档案馆报送政府已公开文件及其他相关信息资料的；
（四）国家档案馆违反本办法规定收取服务费用的；
（五）国家档案馆的档案利用服务设施不符合规定要求的；
（六）国家档案馆不按本办法规定开放档案的；
（七）国家档案馆不按本办法规定向档案行政管理部门提交年度工作报告的。
第三十四条公民、法人或者其他组织认为国家档案馆不依法履行职责的，可以向国家档案馆提出质询，也可以向上一级档案行政管理部门或者本级监察、法制等部门投诉。
1、抓好档案业务指导工作。今年国家档案局将召开全国档案馆长会议，各级各类档案馆要认真总结这些年来的建设与管理的经验，积极向国家局推荐；国家档案局将公布《企业档案工作规范》行业标准，全省国有企业、民营企业都要认真贯彻实施；重大建设项目要按照《重大建设项目档案验收办法》抓好登记和档案验收工作，国家、省档案局都将组织重大建设项目档案工作巡回检查；要继续抓好城市社区档案、新农村建设档案、集体林权制度改革档案、污染源普查档案、知识产权档案指导工作；家庭建档有利于家庭，有利于社会，也有利于档案工作，是一件利国利民的太好事。各级档案部门要积极为家庭建档提供服务，以各种形式主动指导和推动家庭建档工作。
2、开展档案专项检查、工作普查和年检年审工作。各级档案行政管理部门要按照档案法律法规赋予的职责，对属于监督指导的单位每二年至少开展一次工作普查或专项检查，普查的重点是：档案机构、人员情况、档案基础设施情况、档案门类及数量等。档案普查要全面，不能留有死角。专项检查的重点是：档案的收集整理、安全保管、提供利用、现代化管理等业务工作是否符合国家标准、规范要求。年检年审及登记要形成工作制度，不能流于形式。各单位、各部门要搞好配合，真实填写有关内容，同时，按要求向同级档案行政管理部门报送有关年报。
3、加强行业档案工作监督和指导。档案部门要主动加强与行业主管部门的联系，充分发挥他们的职能优势，共同加强对系统档案工作的监督和指导。行业主管部门要履行职责，建立和完善档案监督指导工作的长效机制，经常开展培训、检查评比、工作考察、工作交流等活动，提升系统档案工作的整体水平。
4、开展档案工作规范化管理评估活动。今年，继续在全省开展档案工作规范化管理评估活动。各级档案部门要加强对评估活动的组织领导，成熟一家，评估一家。各单位要按照湖南省地方标准《档案工作规范化管理》(db43／t263-2005)的相关要求，积极创造条件，争取在档案规范化管理方面迈上新的台阶。
五、档案信息化建设
1、加快馆藏档案数字化建设的步伐。要按国家档案局有关档案数字化要求，加快馆藏档案数据库建设。“十一五”期间，全省各级国家综合档案馆要完成馆藏所有档案的文件目录录入工作，建立文件目录数据库；要加快重要全宗档案和查询频率高的档案全文扫描工作，建立全文数据库；要加快多媒体数据库建设步伐，重点建立本地区重大活动、重要会议多媒体数据库。机关档案数字化要从电子文件的形成、归档抓起，档案移交时，连同电子版本一并移交。
2、加强电子文件归档与管理。各级档案部门要按照国家档案局《电子文件归档与管理规范》的要求，指导辖区内各单位做好电子文件归档与管理工作。各单位要把电子文件归档与管理纳入本单位电子政务建设和办公自动化建设整体框架，重点加强对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、登记、归档等工作环节的管理。年内国家档案局将出台操作性更强的《电子文件管理指南》，省档案局也将结合我省实际，出台相关指导性文件。各级国家综合档案馆要积极争取建立本级电子文件中心，要把电子文件中心建设项目列入当地信息化发展规划。
3、充分利用网络、网站搞好服务。档案网站是对外宣传档案部门和档案工作的窗口，各级各类档案馆要加快档案网站建设步伐。要加强网站功能建设，重点解决网站的检索功能和档案信息的安全问题。要经常充实和调整新的内容，提高网站的点击率；要加强网络服务手段建设，逐步实现由手工服务向网络服务转变，由实体档案服务向电子档案服务转变。
六、档案安全保管工作
1、做好库房档案的安全保管工作。库房是存放档案的场所，全省要彻底消灭有馆无库和危房现象。各级档案库房要按照档案保管“九防”要求，加大保管保护设施设备的投入，使库内档案安全存放。要建立和完善档案安全保管制度和措施，做到有章可循。要落实安全责任制，工作到人，责任到人，使档案始终处于有序的管理之中。
2、做好档案信息公开、传输的保密工作。各单位要按照《中华人民共和国政府信息公开条例》的要求，认真做好档案信息公开、传输过程中的安全保密工作。要建立信息公开保密相关制度，用制度管人、管事。要加强信息安全防范技术的研究，建立各种防护墙，解决档案信息公开、传输过程中的安全保密问题。未向社会公开的档案信息查询，要履行相关审批手续，确保档案信息安全。
3、抓好应付突发事件档案安全应急预案编制工作。各级档案部门要结合本地区实际，研究总结各种突发事件和自然灾害期间档案安全保管经验，制定确实可行的档案安全应急预案，一旦发生问题，随时用得上，处理得当，确保档案万无一失。省档案局今年将对各级档案馆应急预案编制工作进行专项检查和指导。
七、档案科教工作
2、加强重点档案抢救和保护工作。各级档案部门要严格按照《国家重点档案抢救和保护补助费管理办法》规定，严格重点档案抢救和保护补助费的使用和管理，做到专款专用，同时要落实地方财政的经费投入。6月份以前，要会同省财政厅完成2008年度国家重点档案抢救与保护补助费的申报工作。今年，国家档案局将对重点档案抢救与保护工作开展专项检查。全省各级档案部门要高度重视，积极开展重点档案抢救与保护工作的自查自纠活动。
3、做好教育培训工作。各地要有针对性地开展档案教育培训工作，要制定培训计划，要有明确的培训内容，要收到明显的培训效果。省档案局今年将重点围绕《机关档案工作条例》、《企业档案管理规范》的学习贯彻及档案裱糊实用技术、档案专业技术人员继续教育等组织专门培训。
八、档案利用服务工作
1，做好馆藏档案开放和利用工作。档案到了开放期一定要对外开放，要确保人民群众的知情权。要按国家标准对开放档案进行认真鉴定，凡是对外开放的档案，都必须是经过鉴定了的档案。要创新开放的途径，采取节假日开放、八小时以外开放等方式，为人民群众提供人性化服务。省档案馆从今年五月一日起，节假日为公众提供档案利用服务。各地还要创新开放的手段，利用网络等载体为人民群众提供便捷的利用服务。
部门档案管理办法及实施细则一第一章 总则
第一条 为进一步提高中医药科学技术事业单位(以下简称中医药科技事业单位)档案管理水平，根据国家档案局、国家科委、建设部颁布的《科学技术事业单位档案管理升级办法》的规定，结合中医药工作的实际情况，制定本实施细则。
第二条 本细则适用于县团级以上(含县团级)独立的中医药科技事业单位。
第二章 申报、考核与审批
第三条 中医药科技事业单位档案管理分为：国家一级、国家二级和国家中医药管理局局级(以下简称局级)。国家一级、二级按国家档案局制定的(科技事业单位档案管理国家标准及考核内容》进行考评，局级按《中医药科技事业单位档案管理局级标准及考核内容》进行考评。
第四条 中医药科技事业单位档案目标管理申报工作，采取自愿申报、分级考评、审批的办法。
第五条 各申报单位在按照不同级别的科技事业档案管理标准及考核内容进行自检后，按其隶属关系向主管部门提出申请报告。
第六条 考评工作程序：
(1)听取申报单位自检情况的汇报;
(2)对照申报等级标准，结合实际情况逐项考核评分;
(3)根据考核结果进行综合评议，提出考评意见作出考评结论;
(4)向申报单位公布考评情况，并宣布考评结果。
第七条 中医药科技事业单位局级档案管理的审批工作按隶属关系进行，局直属单位报国家中医药管理局审批;地方所属中医药科技事业单位报省、自治区、直辖市档案行政管理部门或国家中医药管理局审批。
第三章 考评组的组织
第八条 根据中医药科技事业单位档案目标管理工作的需要设立考评组。国家中医药管理局负责直属单位的考核评审工作;地方所属中医药科技事业单位的档案目标管理工作以地方档案行政管理部门为主，会同地方中医药管理部门组织考核评审。
考评组一般由5-7人组成，考核局级档案目标管理单位时，至少应有3名局级以上评审员参加。
第九条 局级评审员的条件：
(1)能正确理解并执行国家关于档案工作和科技事业单位档案管理工作的方针、政策、法规和标准：
(2)能够熟练掌握中医药科技事业单位档案目标管理标准，工作认真负责，秉公办事;
(3)具有初级以上专业技术职务或大专以上学历并有三年以上档案业务指导或中医药科技管理工作经验。
第十条 评审员的职责：
(1)接受对中医药科技事业单位档案目标管理工作的业务咨询;
(2)参加目标评审工作;
(3)及时向档案行政管理部门反映档案目标管理工作的情况和问题。
第十一条 部级评审员由国家中医药管理局推荐，国家档案局审核后聘任。局级评审员由中医药科技事业单位推荐，国家中医药管理局审核后聘任。
第十二条 局级档案管理评审员任期三年，到期可以续聘，不再从事档案目标管理工作的应解聘。
第四章 奖励、监督与检查
第十三条 档案管理等级证书是验证中医药科技事业单位档案管理水平的标志。获得档案管理等级证书的单位按国家档案局升级办法的规定执行。
国家中医药管理局负责印制局级档案管理证书，不定期公布局级档案管理达标单位名单。
第十四条 对档案目标管理工作做出重要成绩，表现突出的档案管理人员，其事迹可作为评选先进工作者或晋升的考核依据。
第十五条 国家中医药管理局会同有关档案部门，定期或不定期地对已达到档案目标管理的中医药科技事业单位进行复查。发现单位的档案管理水平低于证书等级时要求单位限期整改，到期不合格者，要上报发证机关予以降级并收回其证书。对档案目标管理工作中不坚持原则的考评组提出批评，并取消不合格单位的局级档案管理等级资格。
第五章 附则
第十六条 本实施细则由国家中医药管理局负责解释。
第十七条 本实施细则自公布之日起实行。
部门档案管理办法及实施细则二一、文书档案归档制度
1、各部门在各项活动中形成的具有价值的文件、材料均属归档范围，交行政部统一管理。
2、各部门形成的文件、材料由兼职档案员(各部门内勤)收集、审定、整理、立卷。
3、归档的文件材料应齐全、完整、准确可靠(文件的正文与附件、印件与底稿、请示与批复)无缺页、破损现象。
4、下发文件不仅要在硬盘、软盘中保存留档，还应留有书面材料存档。
5、凡归档的文件必须留原件存档，书写整齐，用毛笔、蓝黑色钢笔、碳素笔抄写，如有不符合要求的档案员有权退回原部门重新书写。
6、重要文件如部门需用可进行复印，但原件必须归档。
7、机关工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交办公室统一登记、立卷、归档管理。
二、专职档案工作人员岗位责任制
1、认真学习专业知识，贯彻执行档案法档案法实施办法，热爱本职工作，忠于职守，维护党和国家利益，工作尽职尽责，自觉遵守档案工作各项规章制度。
2、负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作。档案质量和工作质量符合规范要求。
3、负责公司有关部门档案工作监督指导、业务培训工作。
4、负责档案库房各项制度的落实。
5、积极提供档案的利用，充分发挥档案利用效果，认真总结经验，为领导决策和机关各项工作提供优质服务。
三、兼职档案工作人员岗位责任制
1、各部门配备一名兼职档案员，负责本部门文件、材料的收集、整理、归档立卷工作。
2、兼职档案人员要热爱档案工作，熟悉业务，工作认真负责，把好案卷质量关，按时完成兼管档案的任务。
3、兼职档案员应于次年2月底前，将整理好的档案向档案室移交。
4、严格执行各项档案管理制度。
5、接受本公司专职档案员的监督指导。努力学习档案业务知识，不断提高业务水平。
四、部门立卷制度
1、凡本部门在各项活动中形成的文件、具有保存价值的资料均属本部门立卷归档范围。
2、各部门兼职档案员，负责对本部门的文件资料进行收集、审定、整理、立卷。
3、兼职档案员要严格遵守相关的规章制度及各项档案管理制度，按综合档案室提出的各项要求立卷，保证立卷质量。
五、档案保管制度
1、各门类档案由综合档案室集中统一管理，配备档案员负责档案的保管工作。
2、按照档案管理有关规定，对各类档案应做到存放合理，排列有序，查找方便。
3、档案员对室藏档案材料要经常进行检查，对已到借阅期限尚未归还的档案材料，要及时跟踪追还，防止丢失。
4、库房要保持清洁卫生，温度要经常保持在1424℃，相对湿度要保持在4560%，防止危害档案的现象发生。
5、档案库房内做到八防即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫，定期检查。
6、库房内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆危险品，停电时，一律用手电照明，不得使用易燃器具。
7、与档案库房无关人员一律不得进入，随时关好库房门窗，确保安全。
六、档案保密规则
1、档案工作人员要提高警惕性，遵守保密纪律，坚持原则，认真执行各项制度。
2、凡到综合档案室查阅档案者，都要认真遵守安全保密制度，严格履行档案查阅手续，档案原则上不准带出档案室，确需带出时须经主管领导批准并在指定时间内归还档案室。
3、查阅档案时，不得翻阅与查阅内容无关的文件材料、无关人员不准进入档案室。
4、本公司工作人员不准将文件、材料带进公共场所和其他场所，不准带回家中，要及时交给档案管理部门。
5、对于违反保密规定，泄露国家公司机密或造成一定后果者要依据保密法的规定，严肃处理并追究其责任。
七、档案借阅制度
1、借阅档案要严格遵守档案管理制度，凡借阅者，应自觉履行借阅手续。
2、凡借阅档案，需经主管领导批准。外单位人员借阅档案，应持单位介绍信，经主管领导同意后，方可办理借阅手续，并在借阅期限内按时归还。
3、借阅人员对档案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由转借他人。
4、借阅人员未经领导批准，不得复印、抄写档案资料。
5、档案管理人员对归还的借阅材料要认真进行检查，确认档案材料完好无损时，方可办理归档手续。对摘抄、复制的档案材料，经认真核对，正确无误时，方能签字盖章。
6、一旦发现档案材料在借阅过程中被拆、涂抹或缺失等毁损现象，要及时向主管领导汇报，并追究有关人员的责任。
八、其他
解释权归公司行政人事部。
部门档案管理办法及实施细则三第一条 为了加强标准档案管理，充分发挥档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法和有关标准管理的规定，制定本办法。
第二条 标准档案系指在制定、修订标准过程中，直接形成的具有保存价值的各种文件、材料(包括图表、文字材料、计算材料、音像制品和标样等)。
标准档案是国家档案的重要组成部分。
第三条 标准的制定部门和单位应当建立健全标准档案管理工作制度，达到标准档案完整、准确、安全和有效利用的要求。有计划地采用先进技术，实现标准档案管理的现代化。
第四条 标准档案按保管期限，分为永久的和长期的两种。
下列文件材料需要永久保管：
(一)上级下达任务的文件;
(二)标准报批稿;
(三)标准编制说明及其附件;
(四)意见汇总处理表;
(五)标准审查会议纪要或函审结论;
(六)标准报批公文;
(七)标准申报单;
(八)标准本;
(九)标准正式出版本;
(十)标准修改通知单及其附件;
(十一)标准作废通知单。
下列文件材料需要长期保管：
(一)论证报告;
(二)调研报告;
(三)试验验证报告;
(四)标准征求意见稿(最后一稿);
(五)标准送审稿;
(六)等同、等效采用的国际标准或国外先进标准原文或译文，主要参考资料(只归难得的，一般的只列目录和出处);
(七)标样。
第五条 永久保管的，按国家档案管理部门的规定办理;长期保管的，应当是现行的和最近两次修订的标准的档案。属长期保管的废止标准档案，继续保管十年。标样在保管期限内已经失效的，按保管到期的规定处理。
第六条 国务院标准化行政主管部门负责管理国家标准档案。工程建设、药品、食品卫生、兽药和环境保护国家标准档案，分别由国务院工程建设主管部门、卫生主管部门、农业主管部门、环境保护主管部门负责管理。
国务院行业标准归口部门负责管理其主管范围内的行业标准档案。
省、自治区、直辖市标准化行政主管部门负责管理本行政区域内的地方标准档案。
企业单位负责管理本单位的企业标准档案。
第七条 本办法所列部门和单位的档案管理机构或人员，具体负责标准档案管理工作。其职责：
(一)收集、整理、立卷、归档、统计、保管和提供利用标准档案;
(二)编制目录、索引、卡片等查询工具和参考材料;
(三)负责组织和承担标准档案的鉴定和销毁;
(四)监督检查标准档案的修改、补充和复制;
(五)按档案行政管理部门的要求，办理永久的标准档案的移交手续;
(六)认真执行档案管理制度。
第八条 标准档案由标准起草单位负责收集有关材料并加以整理，向相应的标准档案管理部门或单位负责提供。
第九条 标准起草单位、标准化技术委员会秘书单位或标准化技术归口单位以及参与制定、修订标准的其他单位，在制定、修订标准工作中所积累的标准文件材料，交本单位档案管理机构按长期保管的要求管理。
第十条 标准档案的文件材料，除标准正式文本外，在标准审批、后三个月内，由审批部门或单位的主办人员按规定向档案管理机构一次归档。标准正式文本出版后，及时补充归档。
第十一条 标准档案的文件材料，由审批部门或单位的主办人员负责整理，标准档案管理人员负责立卷、登记、上架。
标准文件材料归档时，标准档案管理人员应当检查、核对;对不符合要求的，由审批部门或单位的主办人员补充、更正。
第十二条 标准更改或废止后，由审批部门或单位的主办人员负责将更改单或废止单的原稿、出版稿和审批文件及时归档。
第十三条 标准文件材料的立卷、归档，按GB/T11182-89科学技术档案构成的一般要求执行，并应当符合下列要求：
(一)各类标准文件材料一般归档一份，使用频繁的各种报告、标准草案各稿、正式版本以及意见汇总处理表可以归档两份。
(二)归档的标准文件材料是原稿或打印稿、复印稿。
(三)永久保管和长期保管的标准档案分别装订立卷。
(四)标准文件材料的幅面大于A4(210297mm)的，按A4幅面折叠;小于A4的，粘贴在A4幅面的纸上，并留出装订线。
第十四条 保管标准档案，应当有档案柜和库房，并有防火、防潮、防晒、防虫鼠、防尘、防盗等安全措施。
第十五条 保管标准档案，要建立定期检查制度一般每两年检查一次，如有破损或变质的档案应当及时修补或复制。
第十六条 管理标准档案的机构，应当建立健全标准档案借阅制度。
标准档案一般不外借。特殊情况需要外借时，应当经主管领导批准，并限期归还。
第十七条 任何个人不得将标准档案占为私有，凡损坏、隐匿、丢失或泄密的，应当追究有关人员的责任。
第十八条 对标准档案的保存价值，应当定期进行鉴定。鉴定工作在有单位主管领导、标准化人员和标准档案管理人员参加下进行。
对已经超过保管期、失去保存价值的标准档案，应当编造清册，经主管领导签字后销毁，并注明销毁时间和处所，由监销人员签字后，将清册归档。
第十九条 对标准档案工作做出显著成绩的人员，应当给予奖励，按《中华人民共和国档案法实施办法》第二十七条规定执行。
违反有关档案管理规定，给标准档案工作造成损失的，按《中华人民共和国档案法实施办法》第二十八条、第二十九条、第三十条、第三十一条的规定处理。
关键词：档案；行政管理；目标；特征
档案行政管理作为国家行政管理的一个重要的组成部分，与其他行政管理一样，有其特定的管理目标。这一目标，确定了档案行政管理活动的基本方向，指导着档案行政管理的各项具体业务活动，并贯穿于档案行政管理的全部过程，是档案行政管理的核心。档案行政管理除具有行政管理的共性特征外，还具有一些与其他行政管理不同的个性化特征，这些特征，决定了档案行政管理职能与其他行政管理职能的差异性与特殊性。准确地界定档案行政管理的目标，明确档案行政管理的特征，对于准确把握档案行政管理的工作重心，更好地发挥档案行政管理的职能和作用，实现依法行政，具有极其重要的意义。
1档案行政管理的目标
档案行政管理是国家行政管理体系中的一项基本职能。因此，档案行政管理的目标与国家行政管理的目标是一致的。在社会主义市场经济条件下，“档案行政管理是以国家各项建设事业的需要为目标，对全国以及地方的档案工作进行统筹规划、组织协调、统一制度、监督和指导的活动”。[1]
行政管理目标是行政组织在一定时期内必须达到或期望达到的行政管理的目的与指标，是行政管理活动的起点与终点。由于行政职能的广泛性及行政组织的层级化，行政管理的目标不是孤立的单个目标，而是一个具有多维结构的层次体系。这个体系中的目标既相互关联，又互相制约。档案行政管理的目标同样是一个具有多维结构的层次体系。这个体系，大致可划分为最终目标、职能目标和直接目标三个层次。
1.1档案行政管理的最终目标。行政管理的最终目标，也可以称为“行政管理的总目标”。它是反映行政组织基本功能的总体目标，明确规定行政组织成员的基本活动方向，并为进一步分解行政组织目标提供基本点。档案行政管理的最终目标，在《档案法》第一条中作了明确规定：“加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为社会主义现代化建设服务”。
档案行政管理是以国家各项建设事业的需要为目标，对全国以及地方的档案工作进行统筹规划、组织协调、统一制度、监督和指导的活动。具体讲，就是以档案行政管理部门为组织协调中心，通过培训与提高档案行政人员的行政管理能力和水平，依法行政，调查研究、工作规划、行政监督，业务指导与协调，提高档案行政管理效率，加强档案工作部门人、财、物的管理，为开发国家档案信息资源、服务于国家各项事业提供保障。
简要地说：档案行政管理的总体目标就是从宏观上、整体上管理国家档案事务，不断调节档案事业系统的内部关系和外部关系，促进档案事业的健康发展，为国民经济和社会发展服务。
1.2档案行政管理的职能目标。行政管理的职能目标，具体描述了行政组织内部具体的活动项目，指明组织成员应当开展的工作，实质上，反映的是行政组织内部机构的工作职能。职能目标从属于最终目标，档案行政管理的职能目标是指某一档案行政管理机关内部各个机构所承担的具体工作职能。这种职能，在各级地方政府组织机构“三定方案”中有明确的规定。具体地说，就是国家档案局各司的职责，各省级档案行政管理机关处（室）的职责，各省辖市档案行政管理机关科（室）的职责，各县（区）级档案行政管理机关股（室）的职能。由于行政管理职能的法定性，档案行政管理的职能目标实际上也是一种法定目标。这一目标，是政府行政管理总目标中的一部分，是政府对相关职能部门内设机构的授权，也是对该内设机构的行政要求。
1.3档案行政管理的直接目标。档案行政管理的直接目标，也可称为“档案行政管理的工作目标”。是指档案行政管理机构在某一阶段时间内所应当完成的各项具体任务，及完成工作所应达到的程度要求。
建立与维护对国家和社会有保存价值档案的管理秩序，是档案行政管理的工作目标，是档案行政管理目标的外化表现形式。档案行政管理机关通过界定对国家和社会有保存价值的档案的范围，对形成与产生对国家和社会有保存价值的档案主体的监督与指导，引导档案形成主体建立健全档案管理机构、配置相应的管理人员与物质条件、确定档案的归档范围与保管期限，有效开展档案管理与提供利用工作，查处档案违法活动。使合法的档案事务与行为得到保护，违法的档案事务与行为受到处罚，从而实现国家档案管理秩序的有序运行。因此，良好的档案管理秩序是档案行政管理机构开展档案行政管理工作的起点，也是衡量与评价档案行政管理成效的直接依据。
档案行政管理的直接目标具有阶段性的特点。往往体现在具体工作项目及完成任务的时限、数量、质量等方面的要求。例如，新农村档案工作、民营企业档案工作、民生档案建设等阶段性中心工作，就属于档案行政管理的直接目标。
1.4档案行政管理各目标间的关系与影响。由于行政管理的方向是自上而下，档案行政管理的三种目标之间，存在着由高到低逐层递进的关系。在这种递进关系中，最重要的特点是后一种目标是以前一种目标为基础，同时，又是对前一种目标的具体展开与分解。在档案行政管理的三种目标之间，存在相互依存的关系，也存在着矛盾与冲突。最常见的情况，是将最终目标束之高阁，职能目标被忽视，以工作目标替代职能目标。
2档案行政管理的特征
档案行政管理作为国家行政管理体系中的组成部分，具有行政管理的一般特征，同时，还具有一些与其他行政管理不同的个性特征。这些特征，主要表现在档案行政管理职能的层级差异性、档案行政管理直接对象的内部行政事务性和档案行政管理最终对象的物化性三个方面。
2.1档案行政管理职能的层级差异性。档案行政管理职能的层级差异性特征，是指不同层级的档案行政管理机构所承担的档案行政管理职能有所不同。一般情况下，在政府行政管理中，某一行政管理部门的职能不论其层级高低是相同的，不同的只是其管辖范围因其行政辖区的大小而有所不同。但档案行政管理机构的职能却因层级不同，有着明显的区别。而且，这种不同，在《档案法》第六条给予了明确规定：“国家档案行政管理部门主管全国档案事业，对全国的档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导。县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。乡、民族乡、镇人民政府应当指定人员负责保管本机关的档案，并对所属单位的档案工作实行监督和指导。”
2.2档案行政管理直接对象的内部行政事务性。什么是行政管理？郭小聪先生认为：“行政管理是一种以国家权力为基础，以国家组织主要是政府机关为管理主体，以国家事务、社会公共事务以及政府机关内部事务为管理对象的管理活动。”[2]百度百科的解释是：“行政管理（administration management）是运用国家权力对社会事务的一种管理活动。也可以泛指一切企业事业单位的行政事务管理工作。”[3]对此，笔者认为，行政管理的狭义理解是指国家行政机关对社会公共事务的管理。广义的理解是指一切社会组织、团体对其自身有关行政事务的管理。
档案行政管理的直接对象是产生与保管着对国家和社会有保存价值的档案的国家行政机关及一切社会组织、团体的档案工作，而档案工作在国家行政机关及一切社会组织、团体中都属于内部行政管理事务，这就使档案行政管理的直接对象具有内部行政事务性的特征。正是由于这一特征，往往使档案行政管理者，在进行档案行政管理活动中，不知不觉地就落入行政管理相对人的具体行政事务之中。由宏观管理变成微观管理，从“指导”变为“亲力亲为”。“指导的是档案的具体整理，甚至在市、县基层，做的是具体档案的整理，‘包办’了被管理单位的档案整理工作。”[4]
2.3档案行政管理最终对象的物化性。档案行政管理重在管“事”，而非管“物”。但档案行政管理的最终对象，对国家和社会有保存价值的档案本身却是实实在在的“物”。正是因为档案行政管理最终对象的这种物化特性，往往使档案行政管理者极易将“档案”这个档案行政管理的最终对象当做档案行政管理的对象。对国家和社会有保存价值的档案是各级各类国家档案馆，各级机关、企业事业单位档案馆（室）和其他档案保管机构的直接管理对象，而档案行政管理对“对国家和社会有保存价值的”档案管理，是通过对各级各类国家档案馆，各级机关、企业事业单位档案馆（室）和其他档案保管机构的管理来实现的，具有间接性。
3档案行政管理的特征对档案行政管理目标的影响
一事物之所以是该事物，而区别于他事物，不在于与他事物的共性，而在于与他事物的不同的特殊性。同样的道理，档案行政管理的特殊性，就决定了档案行政管理有着区别于其他行政管理的特征。而这些特征也自然会影响到档案行政管理目标的实现。
3.1管理的层级差异性模糊了最终目标与职能目标的界限。档案行政管理的层级差异性，容易使各级档案行政管理者将关注重点放在本级职能上，将档案行政管理最终目标视为上级档案行政管理部门的职责。从理论上讲，最终目标与职能目标是相一致的，相互之间不存在矛盾。但在实际工作中，往往会出现只重视与强调职能目标，而忽视最终目标的情况。如某省档案馆工作人员，在某单位移交进馆档案时，发现其中有一卷档案不符合进馆标准，便要求该单位将全部移交进馆档案拉回原单位重新整理。结果，该单位同志对此大为不满，甩下一句：“你们爱要不要，爱收不收，我还不交了。”这件事，就是十分典型地将职能目标置于最终目标之上的具体表现。在基层有一种常态，就是围绕着国家综合档案馆的馆藏进行档案行政管理工作，档案行政管理的范围以是否进馆为界，进馆的就管，不进馆的就不管。档案整理的标准也以档案馆馆藏档案整理标准为准，要求进馆单位档案室的室藏档案要按照档案馆馆藏档案整理标准来整理。这种情况，就模糊了档案行政管理的最终目标与职能目标的界限，以职能目标替代最终目标，严重影响了档案行政管理最终目标的实现。
3.2管理直接对象的内部行政事务性弱化了职能目标。档案管理事务在任何一个法人单位都属于其日常行政管理事务的一部分，这种特性，往往会让从事档案行政管理的同志，在具体档案行政管理活动中，直接介入到档案行政管理对象的内部行政管理事务之中，错将介入档案行政管理对象的内部行政事务当做自己的职能目标。最典型的例子，就是地方档案行政管理部门不遗余力地在各行各业推行各种各样认证达标升级活动。就地方档案行政管理机关来讲，其全部职能目标都是围绕其行政辖区内的产生对国家和社会有保存价值档案的法人单位是否建立了档案管理组织，有无专人管理档案，档案是否得到及时有效安全的保管来实行的。组织是否更完善，人员是否更齐全，文化与专业素质是否更高，设备装具是否更先进，档案整理是否统一规范，并不是档案行政管理部门的职能目标，而是法人单位的内部行政事务。如果法人单位有条件、有时间、有人员、有财力做，是好事，应当鼓励支持，但没有必要在这上面下那么大的力气。因为这些单位只是档案行政管理对象的一部分，甚至说是很小的一部分。这些单位认证达标升级是好事，为实现档案行政管理的总目标树立了标杆与榜样。问题是这些单位不能代替全部档案行政管理对象，这些单位做得好，不等于全部单位就做得好。如果用认证达标升级单位的多少，来评价衡量一地档案行政管理职能目标实现的优劣，就会导致只要“点”，不顾“面”，只抓条件好的，不问条件差的情况出现。这种情况的普遍存在会弱化档案行政管理职能目标，进而影响到档案行政管理最终目标的实现。
3.3管理最终对象的物化性强化了直接目标。档案行政管理管不管档案？这个问题是一个不能简单直接回答的问题。因为档案行政管理重在管“事”，不在管“物”。所谓“事”，就是一切与对国家和社会有保存价值的档案有关的事务；所谓“物”，就是指档案实体。从这个意义上讲，档案行政管理不管理档案。但档案行政管理的最终对象“档案”却是实实在在的“物”，从这个意义上讲，档案行政管理又管档案。正是由于档案行政管理最终对象的物化性，往往使档案行政管理工作的直接目标与阶段性中心工作的目标趋同，如，新农村档案工作、民营企业档案工作、民生档案建设等。个人理解，这些工作作为国家档案行政管理总体目标的一部分，成为一时期内的中心工作是没有问题的。但必须清楚：一是这些工作并不是档案行政管理总目标的全部；二是这些工作的目的是通过建立相应的管理体制机制，使这些领域的对国家和社会有保存价值的档案得以保存与利用。现实是，基层档案行政管理部门在面对建立管理体制机制的诸多困难时，选择了直奔“档案”的捷径。说到底，不就是保存与管理档案吗？是不是有道理呢？有道理。只是，这样做得多了，就造成目前普遍存在的档案行政管理只管档案实物，不管档案事务，档案行政管理工作“越俎代庖”的现象。慢慢地只关注以阶段性中心工作为代表的直接目标，忘记了档案行政管理的最终目标，忽略了档案行政管理的职能目标。简单地理解，档案行政管理不管理档案是错误的，直接管档案也是错误的。只有通过管理“事”来管理档案才是正确的。
4结语
由于档案行政管理的特点，使得如何处理好档案行政管理的最终目标、职能目标与直接目标之间的关系，成为各级档案行政管理部门最为迫切、最为棘手的问题。对于档案行政管理的最终目标，各级档案行政管理部门是一致的。这就要求不论是哪一级档案行政管理部门，在制定阶段性直接目标时，一方面，必须从国家档案行政管理总目标出发，不能背离或偏离总目标的方向与要求。另一方面，要在切实履行各自职能目标的前提下，完成直接目标任务――阶段性的中心工作。作为下一级档案行政管理部门，一定要注意，不能将上一级档案行政管理部门的职能目标与直接目标，当做本级档案行政管理的最终目标与职能目标。只有处理好档案行政管理的最终目标、职能目标与直接目标间的关系，才能使档案行政管理有条不紊，真正做到依法行政。
注：本文为2011年度河南省档案局科技项目《档案立法技术研究》的阶段性成果，项目批准号为：2011-R-05。
参考文献
[1]主编陈智为、副主编王德俊、胡绍华.档案行政管理概论[M].中国人民大学出版社，1991：1.
[2]主编郭小聪.行政管理学[M].中国人民大学出版社，2008：5.
[3]行政管理.百度百科:baike.省略/view/82682.htm.
