时间：2023-05-29 18:21:05
摘要：本文就秘书人员应具备的一些基本修养进行了论述，指出提高文秘人员的综合素质是做好档案管理工作重要基础和保障，对提高档案管理的工作效率和文书工作的顺利发展，有着重大的理论意义和实践意义。
关键词：秘书人员修养文档管理
秘书人员既是一个单位领导层的助手与参谋，又是基层群众的密切联系者，也是文书档案的管理者。档案的归类组卷是否科学合理是体现其业务水平的重要标志，文书档案的价值关键在于档案的质量，而档案资料的质量，又取决于文秘人员的自身修养。我个人认为，要做好文书档案的管理工作，文秘应具备如下一些基本修养。
一、政治素质和职业道德
秘书的政治素质是关于秘书的政治方向、政治立场、政治观点、政治鉴别力和政治敏锐性的总和。政治素质是秘书素质的核心，是衡量秘书是否合格的首要标准。在我国社会主义制度下，秘书人员具备良好的政治素质尤为重要。无论是在党政机关和国有大中型企业和事业单位工作的秘书，还是在民间企业和私营企业任职的秘书，都应当首先加强政治素质的修养。秘书的职业道德，则是在秘书职业活动中所必须遵循的，它是社会道德在秘书职业活动中的具体表现，是秘书职业活动长期实践的产物。秘书工作的特殊性质和任务，要求秘书人员必须注重职业道德，注重忠信、求是的工作精神，否则，是难以胜任此职的。秘书人员在从事职业活动的过程中，应时刻遵守职业道德规范，努力成为一个具有高尚道德品质的合格秘书。
二、创新意识
合格的秘书人才，应当有创新意识，敢于突破旧的传统意识，在工作中具有变通性和独创性。创新必须破旧，我国历史上遗留下来的封建陈腐意识根深蒂固。封建意识的要害在于，用封建权力、伦理与观念压制人生的主观能动性和创造性。反映在秘书工作上，就是把秘书看成领导的附庸而不是参谋助手，秘书人员的积极性、创造性无从发挥，秘书成了反映长官意识的机器人。习惯于按规矩办事，按部就班，循规蹈矩，不敢越雷池半步。这种现象的产生，正是极左思潮和封建意识长期侵蚀的结果。在新形势下,要发挥秘书人员的创造性,就要发挥他们的主观能动性,大胆地让他们出点子、想办法，分担领导的一些具体工作，做领导名副其实的参谋和助手。创新观念，要求在任何时候，工作上都力图有所成就，但又不光是自我成就。这种创新，不是狭义的自我表现，而是秘书职责的要求。
三、文字水平与能力
秘书应具有广博、精专的知识涵养，其中秘书的语文水平与能力，是秘书知识素质的重要组成部分。做文秘工作必定要与文字打交道，比如会议记录、抄写；文件和报告的起草等。会议记录是一个单位的重要历史文献资料，如果文秘工作人员由于语文水平的欠缺，在记录的过程中就会产生错记、漏记。即便是记录下来了内容，如果字迹潦草，错别字又多，都会给将来的查阅带来困难。起草文稿，是文字秘书工作的主要部分，文稿的起草过程，常常是由领导和文字秘书合作进行的。有时是领导口授主要内容，秘书记下后负责文字的加工整理；有时则是领导口授一个要点，或者同秘书一起在讨论中形成一个要点，然后由秘书据此去收集材料、推敲观点，形成文字；还有一种，领导只是出题目，从而拟订提纲、收集材料、起草文稿到讨论修改，则都由文字秘书单独负责。特别需要提出的是，在起草文稿的时候，文字秘书不但可以在酝酿和讨论文稿的时候提出自己的意见供领导参考，而且可以在起草时直接把自己的想法写上去，形成初稿，让领导去决断，而不是照葫芦画瓢，这样形成的文稿才能真实、全面、生动地反映传达领导的决策、方针、意图等，并使之成为群众性的行动。在文稿的写作过程中，对字、词、句的运用和把握直接反映文秘人员的语文水平和能力。
四、领导的参谋助手
由于秘书人员是近身从属领导者为之提供事务处理、政务参谋等综合辅助的人员。在决策形成过程中，向领导提供经过综合处理后的充分有用信息，以及多种选择方案和建议。在决策施行中，辅助领导者跟踪督查、反馈决策的落实情况，必要时还得为领导者进行跟踪决策的参谋辅助。首先，秘书必须要注意使自己的言行符合角色规范，做到既尊重领导、坚决执行领导指示，又不迷信盲从，始终把为领导提供有价值的决策依据及参谋意见作为自己的重要职责。其次，要深刻领会领导意图，要善于通过间接或者直接方式，把领导的所思所想、所筹所划弄清楚，做到既能按领导意图正确发挥，又不自作聪明。再次，注重进言技巧。要根据领导的心理、行为特征，选择适当场合和时机，从要害问题切入，用适当的语言，表达自己的见解。
五、提高秘书人员的修养，促进文档管理
随着时代的节奏变快，科学的日益发展，一才通用更是体现了时代感，许多部门和单位的秘书同时又是兼做文书档案员。秘书兼做文书档案员，主要负责做好本部门文书材料的收集、分类、组卷。收集即是要采取有效措施和手段，将归档范围内的文件收集齐全；分类即将同一大类的文件材料可以合并组卷；组卷即对材料区分类别后划分期限，按照档案馆的要求组成案卷。一个完善的档案管理，能够起到积极的参谋作用，宣传教育的基地作用，同时，也能为科学研究提供必要的基础条件。随着党和国家把中心工作集中在以经济建设、改革开放和市场经济的发展完善中，各类部门在机关建设中对秘书的要越来越高，对文书档案的管理及其作用的发展也越来越重视，文书档案的管理也有了较大的发展。为了保证文书档案在中心工作中的作用，文书档案工作者工作的过程好坏，将作为历史的凭证日益显现。就这而言，文书档案员在平时的工作中要谦虚谨慎、热情服务，要充分认识自己所从事的档案工作对日后工作的伟大意义。因此，在做一个好秘书的同时努力做一位优秀的文书档案管理者，以此促进档案的管理工作。
总之，秘书档案管理必须努力提高文书档案管理方面的综合修养，对提高工作效率和和推进文书工作和档案事业的顺利发展，有着重大的理论意义和实践意义。
参考文献：
[1] 常崇宜秘书学概论 ［M］ 线装书局 2000年
[2] 巩献田法律基础与思想道德修养[M] 北京高等教育出版社 2000年
[3] 张清明秘书参谋职能概论 [M]武汉大学出版社2000年
【关键词】机关文秘；档案管理；研究
中图分类号：G27文献标识码A文章编号1006-0278（2015）09-0034-01
文字秘书除了掌管文书之外，还需要给予机关领导一些协助，处理日常工作；文字秘书是非常重要的一个岗位，主要工作是起草修订、收发传阅、批示承办文件等。这些工作密切联系着档案管理；要知道，档案资料的质量决定了文书档案的价值，而文字秘书的水平和素质又会决定到档案资料的质量。
一、文秘人员的具体工作
记录和抄写是文书工作人员的主要职责，还需要起草文稿。记录的内容包括领导口述以及来访者的接待，会议记录、电话记录等也是重要的内容；抄写，主要是誊写那些字迹比较潦草的稿件，或者是誊写在起草过程中不断修改的文稿，以便能够顺利打印出来。稿件誊写工作由文秘人员来完成，领导时间就得到了大大的节约。通常情况下，领导和文秘共同起草文稿。部分领导会亲自写出来，秘书仅仅承担誊写工作；还有一些领导将内容口述出来，秘书将意思誊写下去。还有的是领导将主要内容口述出来，秘书还需要加工整理文字；或者是领导说出要点，相关资料的收集整理需要由秘书来完成；或者领导仅仅提供题目，提纲的拟定、材料的收集以及修改等工作都需要文秘人员来完成。在文稿起草过程中，文秘人员可以向领导提供自己的意见，甚至还可以直接写下自己的想法，领导来决断初稿，只有这样，方可以形成真实全面的文稿，方可以将领导的决策、方针等全面生动的反映和传达下去。要想完成这些工作，文秘人员就需要具备相应的素质，其业务素质可以有效体现个人综合素质和整体能力。
二、机关文秘人员素质要求
（一）较强的政治责任感
在国家机关以及事业单位中，文秘岗位都是不能缺少的，并且因为其存在于中枢部门和决策人员周围，对于整体事业的进步和发展，有着十分重要的影响。因此，对于文秘人员来讲，需要从战略高度认识到自己身上所肩负的责任，从大局出发。虽然没有较大的职权，却有着比较大的责任，其工作质量，会对一系列方针政策、机关团体行政法规的贯彻实施，产生直接的作用和影响；如果在这个环节中出现了问题，就无法落实领导决策和意图，相关部门的协作也会受到影响，无法有效解决出现的问题。因此，文秘人员需要结合自身职责，从大局出发，强化个人职业责任感和大局观，牢记自己的使命与职责，为党和国家的事业奉献出自己的精力。在具体实践中，需要将工作第一的准则给贯彻落实下去，个人利益放在次要位置，对于一些腐朽思想，能够自觉抵制，包括拜金主义、享乐主义等，将服务理念落实下去，做好自己的工作，获得领导的肯定。
（二）较高的业务素质水平
对于文秘人员来讲，需要对党和国家的路线方针政策等积极学习，严格依据国家制定的规则和要求来工作，对中央上级精神准确领会和把握，促使政策水平得到提高，法制观念得到强化。要不断学习，对本行业的业务内容熟练把握，要知道，文秘工作紧密联系着本单位的业务，因此文秘人员就需要不断努力，促使个人专业知识面得到拓展，对本行业的业务性质和内容等深入了解，这样方可以更好的工作，对出现的问题科学分析和处理。要想起草公文和收发公文，非常重要的一个基础就是具备文字阅读和表达能力；文秘人员需要对语法修辞知识努力学习，提高自己的表达水平，这样方可以撰写出高水平的公文。
三、如何做好档案管理工作
档案工作的专业性和技术性较强，因此，在日常工作实践中，秘书人员需要积极学习档案知识，培养档案意识。公文成功转化为档案之后，就需要规范化管理公文，以便有效交融文案工作和档案工作，通过超前控制文件管理，档案质量方可以得到保证。在最初归档时，需要认真检查，如果没有及时归档相关附件，需要及时催要，跟踪收回那些同一事项的外来文件。要从平时就开始做起，收文登记工作完成之后，需要对文件价值进行鉴别，如果完成现行效用之后，就不再有保存价值，需要淘汰掉；而部分文件以后依然可以借鉴，那么就需要科学装订和传阅，之后方可以归档。在工作中，需要注意细节，领导签发了本单位自生文件之后，需要仔细收集形成本文件的所有资料，将其按照相应的程序归整，然后从册到件，从件到卷的整理。
调查发现，很多很多中小机关都是由文秘人员来兼任文书档案管理，那么文稿质量和文档管理水平会直接受到文秘人员自身修养的影响。从专业角度上来讲，有一定的区别存在于文秘人员工作和文书档案管理工作之间，但是这两项工作又有业务上的联系，并且在同一个载体存在两者的工作成果，因此，文书档案资料价值会直接受到文秘人员的影响。
四、结语
综上所述，文秘人员在机关单位中发挥着十分重要的作用，现阶段大多由文秘人员来兼任文书档案管理工作；在社会发展的今天，需要大力培养人才，在文书档案工作中积极运用先进的计算机技术；通过培训教育等一系列措施的运用，促使现有文书档案专业人才的素质得到全面提升，以便保证与时展的要求所适应。
参考文献：
[1]霍世清.机关文秘人员素质与文书档案管理[J].攀登， 2007，2（10）：123-125.
【关键词】文书档案；整理；保管；分类；装订
在当前社会快速发展的新形势下，网络技术和计算机技术在文书档案管理工作中应用越来越广泛，这也对文书档案整理和保管工作提出了新的要求。
一、做好企业文书档案整理、保管的重要性
文书档案具有较强的真实性，能够对企业的工作现状进行反映，同时还能够有效地促进企业的发展，是企业决策的重要信息依据，可以说文书档案在企业发展过程中发挥着至关重要的作用。当前社会已进入高速发展时期，文书档案整理和保管工作中也开始融入网络技术和计算机技术，各种先进技术与文书档案整理和保管工作有效的结合，这对文书档案管理工作的高效性具有非常重要的意义。企业档案管理人员在文书档案管理工作中，需要按照档案的内容和实际需求来进行分类，并充分的应用档案管理技术，有效的提高文书档案管理工作的效率。现阶段计算机技术在文书档案管理工作中普遍应用，这使文书档案管理工作形式发生了较大的变化，在对电子档案信息管理过程中，不需要繁杂的纸质档案，只需要借助于计算机设备即能够有效的完成管理工作，不仅档案管理人员工作量减少，而且工作效率有了大幅度的提升。利用计算机技术可以实现档案序列的自动编号、自动检索，有利于提高档案内容查找和应用的效率，而且在文书档案管理和保管中计算机技术的优势也更好的显现出来，达到了简单易行的效果。
二、做好企业文书档案整理和保管工作的方法
（一）文书档案的整理方法
1、做好文书档案的立卷工作。 在企业文书档案整理工作中，文书档案立卷责任部门需要安排收发人员来对档案信息进行收集和归档，并遵循文书档案的立卷制度。目前部分企业档案管理制度还不完善，档案管理工作缺乏规范性，这就导致在文书档案整理工作中相关工作缺乏规范性和全面性，从而影响文书档案的质量，导致文书档案无法满足当前企业快速发展的需求。因此企业需要有效的保证档案立卷工作的科学性和合理性，重视立卷工作，充分的发挥档案对企业的监督和控制作用，为企业的快速发展提供重要的信息服务。
2、文书立卷的基本要求和方法。在对文书档案进行立卷时，需要遵循文件材料的规律和联系性，有效的保证文件本身的整体性，对于不同价值的文件要做到分类整理，并根据具体保管要求采取适宜的保管方式。在对文书档案进行整理过程中，可以按照年度来进行整理。对于上下级文件可以根据文件的密切关系来分级别整理，具体的批复可以放在一起。在分类过程中也可以针对问题的专门性和问题之间的联系将文书档案进行分类别整理，在每一大类下面再按文件的多少来分成若干卷。另外还可以根据保管期限的差异进行整理，通常情况下文件保存可分为永久、长期和短期，针对保管期限的来进行分别组卷。
3、文书立卷的操作程序
（1）初步立卷。根据每年形成的材料数量，剔除不归档文件，按“四分四注意”的方法组成案卷。
（2）拟写案卷题名。案卷题名应当准确概括本卷文件的制发机关、内容、文种，文字应力求简练、明确，一般案卷题名应具备作者、内容、文种三要素。
（3）卷内文件排列与编号。①卷内文件排列，密不可分的文件应当依序排列：正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后；转发件在前，被转发件在后；多种文字的同一文件，中文在前，其他文字在后；处理同一问题的文件与电报应根据内容和文件一起依次序排列；案件材料结论、决定、判决材料在前，依据材料在后。一般文件可按问题或时间顺序排列；②装订的案卷要编页号，卷内文件凡有文字、图像等页面都应每页编写一个号，空白页不编号。不装订的文件编件号，要盖档案号章，在档案号章内写档号、件号。
（二）文书档案的保管措施
编制归档文件责任者、内容、文种的报表，并按上述分支对每个词条给分，这些词条我们可以预先找出一部分，其他的一部分可以通过计算机进行找出。根据现行文件的格式，确定不同的模板，这样可以为计算机的自动抽词提供方便。编制计算机的归档程序，对电子文件的标题名中各个字段进行比较，对责任者、内容进行一次性的抽取，并给予相应的分数。每一份文档形成电子文件后，需要在设计好的程序中运行，通过对运行后的总分数确认可以实现初步的保管期限，并对其进行人工审阅。
（三）提高档案人员的素质
文书档案整理和保管水平的提升与档案管理人员的素质具有直接的关系，在文书档案工作中，档案管理人员作为主体，人员素质的高低会直接关系到文书档案的高效性。因此企业需要做好档案管理人员培训教育工作，以引来有效的提高档案管理人员的专业素质和职业道德，使其保持积极、认真的工作态度，树立良好的服务意识，这样才能在文书档案工作中不断进行创新，使文书档案管理工作能够更好与社会发展的需要相适应，使文书档案能够有效的服务于企业的发展。
三、结束语
企业文书档案是对企业经营活动过程的真实记录，是企业发展过程中不可或缺的重要信息资源，是企业提升竞争力的关键所在，因此需要重视企业文书档案工作，做好企业文书档案的整理和保管，对传统的整理方式和保管方法进行创新和改进，充分的利用先进的技术手段来提高文书档案整理和保管的高效性和便捷性，充分的利用网络营资源加快推动企业文书档案整理和保管工作的快速发展，为企业的健康、持续发展提供重要的信息支持。
参考文献
关键词：高职文秘；档案管理；实践教学
基金项目：郧阳师范高等专科学校2009年度教学研究资助项目，编号为：2009127。
随着档案管理内容的丰富和档案管理手段的日趋现代化，档案工作对从业人员的素质提出了越来越高的要求。作为培养文秘专业学生职业能力不可或缺的《文书与档案管理》课程，如何应对这种要求，调整教学方式，培养社会所需要的档案人才，是值得每一位高校档案学教师探讨和思考的问题。目前，该门课程在教学中只注重理论灌输而轻视职业工作能力的培养，往往是老师讲，学生听，课程结束，学生什么都不会。要培养符合社会需要和适应岗位的应用型人才，必须加强该课程教学的实践环节，突出“应用”、“实践”教学，强调对学生档案应该知识的传授和档案职业技能的培养，使之获得利用档案知识和技能谋取职业的能力，提高步入社会的适应性。
1 《文书与档案管理》实践教学的主要方法
目前，《文书与档案管理》课程中的实践性教学方法主要有观摩、实验、实习三种形式。
1.1 现场集中观摩
除了常规的课堂实例教学，档案专业课程老师往往会把学生带到校内档案室、办公室，校外档案馆等实习实训基地现场观摩，了解文书处理流程、档案整理方法，以增强学生对档案管理相关知识的直观认识。
1.2 档案模拟实验
无论是文书工作还是档案管理，都具有很强的操作性，光靠讲解是不够的，尤其是对于毫无档案工作直观认识的学生来说，掌握档案整理、鉴定、分类等业务工作内容都有较大的难度。档案模拟实验可以直观地运用大量、系统、真实的材料，让学生模仿具体的实际工作，进行操作练习。现在很多高职院校文秘专业都建立了综合实训室，引进了多功能的办公室软件系统，以对学生进行模拟实验，学生模拟操作档案管理的全过程，不知不觉提高了实际操作能力。
1.3 档案专业实习
专业实习是实践性教学中的主体，也是高等职业院校中独具特色的一个教学环节，当前高职院校普遍采用的是“2+1”的教学模式，实习环节占很大比重。实习和课堂教学互为补充，课堂教学侧重于理论知识的学习和逻辑思维能力的培养，而实习则是侧重于现实问题的处理和专业技能的培养，实习实际是一次综合能力、综合的全面检验。每个学生理论知识的储备和其他素养的储备在处理实际工作的过程中，全部得到体现。通过这一环节中的技能训练和提高，可以使理论和实践达到具体的统一。
2 《文书与档案管理》实践教学存在的问题
《文书与档案管理》实践教学环节虽然采用观摩、实验、实习多种形式进行实践，但由于缺乏真实的情境与实在的操作，往往不能使学生很好地掌握档案管理技能。其主要问题表现在以下几个方面：
2.1 实践流于形式
目前，虽然各高校都建立了文档整理模拟室，课堂教学中也反复强调实践的重要性，文秘专业学生也通过模拟情境材料和企业信息进行了实践训练，但由于档案实训室或实践基地建设没有跟上，缺乏实践场所和实践环境，也有实践指导教师在指导学生实践时指导不到位等问题，导致《文书与档案管理》的实践教学往往流于形式化、简单化，并没有让学生得到真正的实践。
2.2 实训过于简单
各高校都会把校内档案室、办公室以及当地的档案馆作为档案实训场所，但在档案实际教学过程中，很多实训项目并不能如期进行。一方面由于文书档案工作本身的专业性、保密性，让这些地方不可能容纳太多的学生进行实训；另一方面学生掌握的知识与档案实际工作要求有较大差距，频繁更替实训学生会给文书工作人员和档案工作人员带来诸多不便。基于此，所谓的实训往往局限于集中观摩，走马观花地看一下，即便是少量学生参与进去，也只是让其从事琐碎的具体事务，而并非真正的文书档案处理工作。
2.3 实习陷于被动
档案专业实习是《文书与档案管理》课程的重要实践性环节，但学生在实习时，大多数并没有到对应的档案管理部门或文书处理岗位上去实习，而是接受学校安排的实习单位，或者自己随便找个地方实习。不论是就学校而言还是就学生自身而言，实习都只是必须完成的教学任务，这种被动的实习很难调动学生的积极主动性，自然就谈不上实习的内容和效果了。
3 《文书与档案管理》实践教学的改革思路
《文书与档案管理》是一门实践性很强的课程。在保证理论知识实用够用的前提下，我们应该通过多种途径，加强档案实践环节的教学。
3.1 在课堂教学方式上，尽量做到理论讲解与实践练习相结合
《文书与档案管理》课程传统的教学方法以单一的教师课堂讲授为主，这门课程涉及到的许多概念、原理，对于毫无档案工作感性认识的学生来说，既抽象又难懂。但如果将这些概念、原理与档案实物或具体操作联系起来，对于概念、原理的理解就容易多了。实践教学虽然是教学中相对独立的环节，但更是贯穿于教学活动全过程的一种方法手段。因此，我们在课堂教学中应该注意理论讲解与实践练习相结合，采取灵活生动的形式，为学生创造与档案零距离接触的机会。比如，根据教学需要，挑选一些典型的案卷带到课堂上，边讲解边演示，让学生通过具体的档案实物认识什么是案卷、档案盒、备考表等，让学生现场把材料整理成单独“件”，进行分类。学生通过动手实践操作，一方面可以验证所学的档案知识、原理，另一方面可以获得从事档案工作必要的职业技能，更快地适应将来岗位工作的需要。
3.2 加强师资队伍建设，提高教师档案管理实践教学能力
在影响实践教学过程的基本要素中，教师占有重要的地位，学生的操作都需要在教师的指导下进行。在实践教学中，教师要进行教学分析，在实训中还要进行示范操作及巡回指导，对学生操作中不当之处和遇到的问题要给予及时的纠正和解答，这就要求指导学生实践的教师要具有“双师”素质，不仅要有扎实的专业理论，还要有实际的操作能力。目前，很多高校并没有《文书与档案管理》课程方面的专业教师，往往是由其他教师兼任，他们虽然从事档案管理教学，但自身缺乏档案工作的经历和背景，缺乏档案管理实际工作经验，实践教学能力欠缺。
教师实践能力的高低直接影响着实践教学的效果，要解决这一问题，可以从两个方面入手。其一是让《文书与档案管理》课程授课教师深入学校档案馆（室）实习。可以脱产在学校档案馆（室）工作一段时间，最好半年以上，没有条件脱产的教师可以利用假期去校档案馆（室）实习或是在课余时间去校档案馆（室）兼职实习。只有在档案管理实践中才能提高教师自身的档案管理工作能力和实践教学能力。其二是聘请有经验的档案管理工作人员做兼职教师。主要聘请那些档案管理工作经验丰富的档案管理员或档案管理行家进行实践示范，一方面可以弥补专任教师实际工作经验的不足，另一方面也便于和这些档案馆（室）建立良好的合作关系。可以请具有一定理论水平的档案工作人员结合他们工作实际为学生开设讲座，条件允许的话还可以安排一定的课时。专兼职教师通过加强沟通交流，互相学习，可以有效地提高教师队伍的整体水平，提高人才培养质量。
3.3 充分利用学校资源，为学生提供档案管理的实战演练
要使学生掌握档案工作技能，加快由书本知识到实际能力的转化，必须让学生直接参与到档案管理的实战演练中来。《档案管理学》课程所具有的实践性、综合性和社会性的学科特点，决定了建立广泛而稳定的档案实习基地是一项重要的前提性工作。[1]虽然各个学校都在校外建立了相应的实习基地，便基于教学任务需要建立的这种实习基地并不能让学生得到真正的实践锻炼。反观校园内容，可利用的实践资源比比皆是，高校的机构设置就是学生进行档案管理实战演练的最好场所。
学校各个部门、教学系部都会有相应的文书档案需要进行整理归档，可以与文书档案资料相对多的部门建立长期培养“协议”，把文秘专业的学生分组，经勤工助学的形式分配到这些部门，如办公室、档案室、组织人事部、宣传部、教务处、科研处等，协助这些部门处理文书，整理档案，并且让部门有经验的兼职档案员手把手地进行操作指导。可以利用高校档案每年上半年整理移交上一年度档案的工作机会，让学生参与到这个档案整理时间紧、任务重的工作中来，在这个实战演练的过程中，学生虽然辛苦，可能经常需要加班加点，但经过一次这样的实战演练，学生档案工作的职业能力会得到明显提高。
3.4 加强档案实习管理，提高学生档案管理的职业能力
加强档案专业实习，从培养学生的角度，不仅有利于提高学生运用专业理论对实际问题的解决能力和实际操作能力，也有利于学生们综合素质的全面提升以便适应社会的发展需要。[2]档案专业实习的成功开展与实施，不仅是理论与实际相结合的重要桥梁和纽带，而且也能使学生、学校、教师、实习单位多方加强合作，获得收益。因此，学校要重视对整个实习过程的监管，应该统筹安排、统一部署。[3]
其一是做好实习前的准备。要认真编制实习计划和实纲。明确规定实习时间和地点、实习目的、任务和要求、实习内容与方法、考核方式和考核标准。实习带队老师要与实习单位进行细致交流，在充分满足实习单位要求的情况下，保证学生的实习教学要求能够得到落实。
其二是加强实习过程中的管理。在具体的实习过程中，虽然每个实习单位业务部门都会指派指导老师负责指导学生的实习工作，但作为实习带队老师，不是把学生送到实习单位就完事，而是要加强过程追踪和管理。要多下实习点，多了解掌握第一手情况，制定相关的实习工作制度，全面提高实习管理水平，对实习过程中必须遵守的工作纪律、操作规程提出明确要求，建立完善的实习信息反馈、实习检查、实习考核和档案管理制度。
其三是完善实习评价考核机制。建立和完善实习学生评价考核机制，将实习考核成绩作为学生毕业的必备条件，纳入学业综合评价指标体系。
档案管理实践教学还处在探索阶段，还需要进一步完善，相信只要我们在教学中坚持以就业为导向，把握培养学生实践能力和综合能力素质这个主线，坚持不懈，勇于创新，善于实践，就能不断把档案管理实践教学改革推向深入，培养出更多“社会需要、行业认可、企业能用”的高素质、高技能文书档案管理人才。
参考文献
[1]王丽红.对档案教学实习基地的几点思考[J].黑河学刊，2003，（5）
[2]孙爱萍.加强档案专业学习 注重应用型人才培养[J].档案学通讯，2006，（2）
[3]王琦.谈《档案管理学》课程中的实践性教学环节[J].扬州职业大学学报，2007，（1）
关键词：文书档案 收集 归档 管理
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2016）11-0056-01
一、加强办公室文件材料收集与归档工作的重要性
文书档案的收集与归档工作从属各机关单位开展管理工作的关键部分，是提高单位管理工作效率与质量的前提条件。因此办公室文书档案收集与归档工作具有一定的重要性，主要体现在以下三个方面：第一，由于文书档案收集与归档在机关单位管理工作中占据主要地位，在此基础上，加强稳固档案收集与归档管理环节的展开有助于机关单位管理工作效率的提升。第二，文书档案收集与归档工作的实施可实现对各单位发展历程的记载。例如，某单位在实践经营活动开展的过程中产生了大量的文件材料，其以文书档案收集与归档的方式实现了对材料的规范化整合，最终便于单位在考核评定工作开展的过程中可及时查阅相关的资料信息，达到合理化考核评定状态；第三，办公室文书档案收集与归档工作实施的重要性亦体现在可便于决策者掌控到单位实际经营状况，为此，应强化对其的有效落实。
二、办公室文书档案的收集与归档工作的不足之处
1.归档文件材料的收集不全面
在办公室文书档案的管理过程中，通常会见到归档文件收集不齐全的情况，具体包括未经档案人员收集记录的各种文件资料。该类资料的内容广泛，来源渠道较多，具备重要的参考价值等。文件材料一旦遗留在其他的人员或者部门，无法完整的收集回来，必将影响档案人员的归档工作。加上部分文书档案的管理人员多为兼职人员，缺乏充足的时间与精力来整理与保管档案资料，或因种种因素而无法及时进行档案文件的归档工作等，这些均能导致文书档案文件材料无法及时的收集完整。
2.档案文件材料的收集力度不够
2.1各部门的档案管理流程不规范，各种文件资料随意摆放，未及时归档；
2.2各单位的归档模式不科学，存档文字档案较多，电子文书档案的收集与归档意识淡薄；
2.3文书档案的连续性完整性不够好，文件资料不完整，存在文件资料断章、断页、缺时间、缺单位落款公章等不齐全的问题，或者有正文缺发文稿，或有发文稿有正文但是缺定稿的情况。
3.档案人员缺乏较强的档案管理意识与工作责任心
在文书档案的管理过程中，由于部分档案人员的管理意识较为薄弱，仅侧重于红头文件的管理，忽略无编号或一般性的文件资料，这间接影响了的归档工作，致使归档文件材料质量不高，加上少数档案人员的工作责任心不强，没有认真记录与整理相关的档案文件，造成档案文件的真伪性不明，文件材料分散不好管理和利用查阅。具体表现于：个别档案人员在处理文件资料时，没有仔细鉴别档案文件的真实性，不能区分档案文件的原件与复印件，没有及时归档文件资料的原件，无法确保它们的完整性与正确性，这些均会导致档案文件材料的利用价值丧失或降低，法律依据性不强。因此，针对上述存在的管理问题，我们必须及时采取相应的改进措施，加强办公室文书档案的收集与归档工作，保证档案管理工作的顺利进行。
三、如何加强办公室文书档案的收集与归档工作
1.强化档案管理人员的培训
作为一名优秀的档案管理人员，不仅要有强烈的档案管理意识，还应具备专业管理知识及管理能力。通过培训，培养档案管理人员对档案资料的敏感性并增强其管理意识，这样才能保证文书档案收集及归档工作高效进行。对于部分管理能力不强的人员，应进行有针对性的知识及技能强化培训，并对文书档案管理工作的重要性进行宣传教育，从而有效提升档案管理人员的整体素质，进而达到提高文书档案收集及归档工作效率及质量的目的。
2.完善文书档案的收集和归档工作管理制度
进一步细化及明确文书档案的收集时间、保管期限、归档范围以及注意事项等具体问题，对于保证文书档案的收集、整理、归档工作的高效开展具有重要意义。首先应据单位实际情况，并依照相关的法规及职责分工制度，科学合理地明确文书档案的归档范围。其次，进一步明确归档期限，以便集中统一保管，防止私留以做它用，对于提高材料收集效率及档案管理人员工作积极性具有重要作用。各单位及部门应根据其自身发展及时更新改进文书档案的管理制度，以适应不断发展变化的文书档案收集及归档需求。
3.加强临时性档案文件材料的收集
在各单位中因部分人员的调动或者离职，往往会有少量的重要文件遗留在他们手中，导致档案文件资料无法及时归档，甚至丢失。对此，负责管理文书档案的人员应定期在每年的年初开始收集与整理上一年度的文书档案，重点加强临时性档案资料的收集工作。比如召开重大会议之后，应及时通知各部门收集完整的会议资料。当发生人员调动或离职时，可以及时通知这类人要交出他们柜中的经手的文件，作为档案文件提供给大家今后好查阅，使其的意义和利用价值最大化；时档案管理部门的工作人员，必须严格把好相临时性文件材料的移交接收工作，及时将他们交来的文件材料给予对应交接，将收集完整的档案文件编好打印成移交清单或移交目录两份或三份，签上移交人和接收人的名字，移交人和接收人双方各持一份备查，保证离职或调动人员手上的文件材料能交给档案管理部门。
结束语
我们应高度重视档案文件材料的收集与归档工作，全面分析文书档案管理过程中主要存在的问题及原因，并采取有效的改善措施，只有这样，才能确保文书档案的收集完整与正确，促进文书档案的归档工作顺利开展，从而更好实现文书档案管理工作迈上新台阶。
参考文献
关键词：文秘；档案管理；一体化
中图分类号：G27
文献标识码：A
文章编号：1672-3198(2009)08-0037-01
1 档案管理与文秘工作的关系
文书工作与档案工作有着各自不同的内容和特点，文书处理工作是接着机关工作活动规律，保持文件之间的历史联系，再根据它们的连锁反映来区分价值，反映历史真实面貌，为档案的保管和查考提供便利。档案工作同文书处理工作是鱼水关系，档案同档案工作不仅伴随着文书与文书处理工作出现而出现，而且是伴随着文书与文件处理工作的发展而发展。文件是档案的前身，档案是文件的归宿；从档案形成的客观规律中可以看到档案工作与文书档案工作之间的关系，它们是一个社会分工不同的两个专业，它们在工作中既相互制约又相互联系。
2 文秘工作与档案管理工作衔接的重要性
文秘工作的性质决定了文秘部门加强档案管理势在必行。极为关键。首先，文档工作离不开档案管理。文秘工作的性质在实践中凸显档案信息的重要，文秘工作必然涉及许多上呈下传的文件材料，这些文件要及时递呈领导批阅，然后催办、归档，会直接影响整个单位的工作效率；能够使单位更好地贯彻落实好上级领导部门的精神；为设计人员提供学习进修的信息。使设计人员的技术水平不断提高，有效地促进经济效益。可以说，文秘工作的优质服务起着不可估量的作用。因此，以基础档案管理为起点，规范运作方法才能够有效地推动文秘工作规范有序地健康发展。其次，搞好档案管理能够保证文秘工作的科学性和全面性。重大活动重要的信息来源和物质基础直接关系到文秘工作的科学性、全面性。档案资料科学性、准确性增强，全面性、可选性扩增。是文秘工作科学、准确、全面开展的重要前提和保障。因此，建立健全档案管理体制是新形势下对文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任务。
3 做好档案工作对文书处理工作的影响
(1)档案的利用推动了文书处理的再生工作。
档案管理是一门专业性很强的学科，它是解决处理问题的依据，具有指导考查、总结经验、发展生产、积累知识、提供信息等固有特点。而在实践工作中文书处理部门利用档案起草公文、总结经验、制定规章制度、为领导当参谋、准备讲稿、处理纠纷、落实政策等都是相互制约、相互依赖的。因此，搞好档案管理不但有推进文书处理作用，而且还能直接为其提供信息，提高企业经济效益，促进改革发展发挥特有的作用。
(2)在文件立卷归档过程中能发现文书工作质量的高低。
立卷归档是衔接文书处理和档案管理的桥梁，也是文件转化为档案的必经之路，所以说搞好档案管理的重要意义即是为给档案工作本身打基础，而且通过它可以进一步检查发现文书工作的水平，文件格式是否合格、名称是否贴切、文件在阅办中有无丢失泄密，这对改进文书处理和档案管理工作有极大促进作用。
(3)通过档案业务指导能促进文书处理工作的完善。
健全的归档制度是保证文件收集齐全完整，堵塞丢失文件和防止失泄密漏洞的关键。实践证明，在文书处理文件立卷归档过程中，如若忽视档案工作对他们的监督指导作用，不仅会降低对文件立卷归档质量标准，而且对文件鉴定价值和文件之间内部的有机联系等都是非常不利的。因为我们文档人员对每份文件都要经过严格的筛选去审定，不能有文必档。要找出文件的六个特征，即问题、作者、名称、时间、发文机关地区和文件形成规律等找到文件的归宿。这个关口把握不好势必要影响案卷的质量，最好能将文、档两者之间的两项不同专业的工作能有机结合起来，健全两者之间统一的立卷归档制度。共同负责。使之规范化，这对档案的管理有着深远的现实意义和历史意义。
4 如何实现文秘工作与文书档案管理工作的一体化
(1)强化“文档一体化”意识。
虽然文书处理与档案管理工作各有不同的工作任务，具有相对独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立“文书处理工作与档案管理工作一体化”的指导思想，在实际工作中，把住文书处理规范化的人口关，切实做好实现档案管理工作规范化的基础工作。头脑中要有“今天的文件就是明天的档案”的观念，要深刻理解文秘工作不仅仅为当前工作服务，更要对历史负责，要了解文秘工作是“文档一体化”的基础性工作，按“文档一体化”的要求，规范办理好每一份公文。
(2)做好文件整理工作。
按照机关事业单位公文处理程序，文件在阅办前首先要进行登记，登记内容一般包括文件责任者、文号、标题、形成时间等内容，这与以“卷”为单位整理时抄写卷内目录的工作非常相似。我们可以把一个年度内的档案视为“一卷”。把文件登录作为这“一卷”的内目抄写工作。在保管期限属于永久或长期(保管期限属短期的单独处理)的文件左上角编号。从当年的第一份文件编起。考虑到随后要移交给综合档案室，件号应包括全宗号、文件所属年度和文件顺序号，顺序号应一年编一个流水号，编号后，按所编顺序号将文件正文扫描入计算机。这样，文件原件与计算机内保存的文件在内容上是相同的，并且是一一对应关系，然后将文件发出供部门阅办。每隔一段时间，将阅办完毕的文件全部收集起来，按件号先后顺序装人卷盒。在不改变原有件号的前提下，利用计算机对机内文件进行分类，模拟人工立卷，然后按类别将属于目录条的内容打印出来，作为以前的那种以“卷”为单位的案卷目录这一检索工具的替代物，也可按文件形成时间先后顺序排列后进行打印。这样，整理工作就在平时的文件登录和次年年初的装订、装盒工作中完成了。
1.单位忽视了文书档案管理工作的重要意义
文书档案管理受自身工作特点的影响，其作用需要很长时间才能展现出来，要想在短时间内就为单位整体效益的大幅度提升做出贡献着实很难。正是由于这样，不仅仅是单位领导甚至是一些文书档案管理工作人员都产生了“文书档案管理工作可有可无”的极端思想。而这种想法带来的直接后果就是单位不肯花钱为文书档案配备先进的设备、不肯为文书档案管理工作改进办公场所、不肯为文书档案工作人员进行讲座培训等等。除此之外，文书档案管理工作人员的不重视还会直接影响其工作积极性，甚至有些文书档案管理人员只是做一些简单抄写、录入、作，对文书档案资料的收集、开发、编研、归档等工作一概不管，因此要想发挥出档案资料的价值，难上加难。
2.文书档案管理方式较为落后
影响文书档案管理工作的一个重要点就是档案管理的方式。当前很多事业单位的档案管理工作依然采用传统的那种方式，即人工收集、人工归档、人工查找。不仅占用了宝贵的人力资源，而且使得档案管理与利用的效率极为低下。
3.文书档案管理制度不健全，文书档案管理不规范
一方面由于档案管理工作极为复杂和繁琐，稍有不慎就会因为程序混乱而前功尽弃；另一方面由于当前单位尚缺乏一套细致、完善、科学的管理制度作为支撑。加之目前领导、工作人员缺乏对这项工作的重?，因此单位文书档案管理工作的规范性实在是有待提高，严重降低了文档管理与利用效率。
4.文书档案管理工作人员的业务素质较为薄弱
首先，由于单位对文书档案管理工作的不重视，导致了文书档案管理工作人员缺乏对工作的责任感，降低了对工作的热情和积极性。其次，由于单位在文书档案管理人员的选用上存在一些问题，直接导致文书档案管理工作人员的专业素质不足，档案管理经验不足。再次，单位缺乏对文书档案管理工作人员的后期培训，使其无法及时满足工作发展的需要。最后，由于部分文书档案管理工作人员道德素质较差，对需要保密的工作内容做不到保密，而严重影响了文书档案管理工作的质量和效率。
5.单位内部各个科室不协调，阻碍文书档案管理工作的进一步发展
文书档案管理工作内容涉及广泛，包含对各个部门工作行为、过程的记录。因此，与其他部门之间的良好配合有利于文书档案管理工作的进一步开展，但是反观当下，由于很多其他部门人员对档案管理意识不足，直接或者间接表示拒绝配合工作，从而造成了档案资料收集不到位现象的出现。除此之外，单位内一些部门由于过程繁琐所以不愿意将需要归档的材料交给我们统一保管，而是采取各自存放的方式，这样不仅无益于档案利用效率的提升，而且还会就造成档案的丢失或者是损坏。
6.配套不全，条件较差
这方面问题主要体现在以下几点：
（1）档案管理设备陈旧落后，无法及时跟上信息化潮流。
（2）档案管理系统落后，软件条件差。
（3）存放档案的基础设施参差不齐，柜架破旧不堪。
（4）缺乏专项资金对一些已经破损的纸质档案进行修复。
7.缺乏必要措施来维护档案信息内容的安全
事业单位的有些资料会涉及到一些机密问题，因此在进行对传统档案进行理时要特别注重对文件内容进行保密。但是反观当下，我们在对文书资料进行信息化处理时却忽略了这一点。不仅缺乏严密的防护系统进行信息维护，而且对一些文书档案审查不严，黑客很容易就能侵入我们单位内部计算机系统，解锁密码，从而造成一些需要保密的文书档案外泄。
2 提升事业单位文书档案管理工作质量、效率的措施探讨
1.提升事业单位工作人员对文书档案管理的意识
文书档案管理工作对于促进单位整体工作水平的提升具有深远的影响。因此，单位领导要起到带头作用，对文书档案管理工作的重要性有一个深刻的认知。给文书档案管理工作配备专业化的设施、专业化的人员、专业化的办公场所等。
2.以多种手段提升文书档案管理者的素质
首先，要提升事业单位文书档案管理人员的准入门槛，在人员选拔上注重对他们专业知识以及工作经验的考察，以从源头上提升档案管理队伍的整体素质；其次，单位要加强对文书档案管理工作人员的任职教育培训，经常性的组织一些讲座、或者是新老工作人员之间的经验交流座谈会，使一些新入职人员能够在前辈那里获取一些工作技巧，增强个人操作技能。再次，单位要采用优胜劣汰的方式来提升文书档案管理人员的工作积极性。最后，要对一些道德素质低下的工作人员进行及时的教育，或者是要求他们参加一些必要的道德素质培训活动，防患于未然。
3.更新档案管理设备，创新文书档案管理思路，革新文书档案管理方式
创新是进步的源泉。事业单位的文书档案管理工作也一样，要想实现自身的发展与进步，就必须紧跟时展潮流，创新档案管理思路，积极的运用一些新技术、新方法来革新工作方式。如我们在进行档案管理工作时，要积极引进一些操作便捷的先进设备，建立起良好的档案处理系统；为了保证档案信息的安全，要引进计算机辅助系统；为了提高工作有效性，可以采取分工合作的方式进行文书档案管理等等
4.完善文书档案管理制度
由于当前单位内部的文书档案管理部门仍处于由传统档案管理方式向信息化档案管理方式的过渡阶段，加之我们缺乏一定的信息化档案管理经验。因此，文书档案管理工作出现了很大的随意性和不规范性，对档案管理信息化建设进程造成了一定的阻碍。为了有效解决这一问题，单位应当结合发展实际情况，建立起一套符合目前发展规律的文书档案管理制度，以使档案管理工作人员有法可依，从而保证档案管理制度化、规范化建设的顺利进行。单位在进行完善档案管理制度时，要注意以下两点：一是要注意根据自身发展实际制定一些科学合理的档案管理规则，有针对性的开展文书档案管理工作。二是单位在制定档案管理规则时要充分注意到与其他工作的协调配合，以使所制定的规则能够具有较强的灵活性
关键词：司法鉴定文书与档案管理；教学设计；教学方法；教学评价
中图分类号：G710 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2013）16-0031-02
《全国人大常委会关于司法鉴定管理问题的决定》（以下简称《决定》）和《司法鉴定文书规范》施行以后，司法鉴定文书与档案管理工作显得日益重要。推行司法鉴定业务规范化管理，有利于司法鉴定活动的和谐发展。一份规范的司法鉴定文书，可以为司法诉讼提供可靠证据；一份规范的司法鉴定档案，可以为司法公正提供坚实保障。由此可见，司法鉴定技术专业开设《司法鉴定文书与档案管理》课程是必要的，其重要性也不言而喻。因此，为了让学生充分认识这门课程在专业课程体系中的地位及作用，本文探讨了课程设置背景、课程设计思路、课程实施方案、课程教学评价及课程改革思路等方面的教学探索。
一、课程设置背景
2005年《决定》明确提出，司法鉴定是指在诉讼活动中，司法鉴定人运用科学技术或者专门知识对诉讼涉及的专门性问题进行鉴别和判断并提供鉴定意见的活动。《决定》施行以后，社会司法鉴定机构逐渐成为司法鉴定工作的主力军，担负着为诉讼活动提供科学、客观、可靠证据的艰巨任务。《司法鉴定程序通则》（司发通[2007]107号）之第三十四条指出：“司法鉴定机构和司法鉴定人在完成委托的鉴定事项后，应当向委托人出具司法鉴定文书。”第三十八条指出：“司法鉴定机构完成委托的鉴定事项后，应当按照规定将司法鉴定文书以及在鉴定过程中形成的有关材料整理立卷，归档保管。”随后，《司法鉴定文书规范》颁布，旨在规范司法鉴定文书的制作，提高司法鉴定文书的质量，进一步推动司法鉴定工作规范化、制度化和科学化建设。相应地，有关省份司法行政部门相继制定了司法鉴定档案管理办法，旨在加强司法鉴定档案的管理工作。司法鉴定档案是指在司法鉴定业务活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录[1]。司法鉴定机构应当规范管理档案，接受司法行政机关和档案行政管理部门的指导、监督和检查。由此可见，司法鉴定文书制作和档案管理工作是不容忽视的。《司法鉴定人助理管理暂行规定》指出，司法鉴定人助理具体职责之一即为能够草拟并制作鉴定文书和鉴定材料归档工作[2]。这也是司法鉴定助理人才培养的基本职业能力之一[3]。
因此，开设《司法鉴定文书与档案管理》课程适应了司法鉴定体制改革的需要，是规范司法鉴定工作的必然要求。前期学习《计算机应用》、《司法鉴定文件》、《司法摄影技术》、《Photoshop操作应用》、《数据库原理与应用》等课程，然后学习《司法鉴定文书与档案管理》课程，最终才能够更好地为法医类鉴定、物证类鉴定、声像资料鉴定等鉴定文书制作与档案管理工作服务。由此，不难发现，本课程是司法鉴定技术专业的桥梁课程之一。
二、课程设计思路
在课程设计上，我们注重课程教学目标的确定、教学内容的选择、教学模块的设置、重点难点的确立及解决办法、理论教学与实践教学的合理安排等。
教学目标体现为知识教育目标、能力教育目标与素质教育目标的有机融合，通过掌握、熟悉、了解三个层次对其做出描述。知识目标要求学生掌握《司法鉴定文书规范》的基本规定，各类司法鉴定文书的基本要求，司法鉴定档案的概念及其立卷、归档工作；熟悉司法鉴定文书的格式，司法鉴定档案的保管、利用和编研工作等；了解司法鉴定文书的分类、司法鉴定档案管理的重要性等。能力目标旨在激发学生对司法鉴定文书与档案管理工作的兴趣；培养学生综合分析的能力；培养学生制作司法鉴定文书、管理司法鉴定档案的能力。素质目标要求学生树立全心全意为鉴定工作服务的思想，表现出认真、严谨、热情、勤快、灵活、高效的工作作风。教学目标决定了教学内容的选择与教学模块的设置，本课程包含司法鉴定文书制作与司法鉴定档案管理两部分，难在鉴定机构的规模差别，认识差异常致鉴定文书工作与鉴定档案管理不尽完善和鉴定文书制作不够规范，以及如何高效地、科学地对电子档案数据库的建立与管理实行司法鉴定。这要求我们多组织学生去司法鉴定机构观摩与学习，勤写、多写鉴定文书，同时聘请行业专家讲授数据库知识，鼓励学生设计和创新数据软件。这也提示在教学过程中，应合理分配理论与实践教学，且以实践教学为主。正如赵志龙[4]等所说，司法鉴定档案管理是一项客观、公正、科学、严谨、宏大的系统工程，必须加强对司法鉴定档案进行规范化管理，且要建立多维性、信息网络化、统一的现代司法鉴定档案管理模式。
三、课程实施方案
在课程实施过程中，我们合理组织和设计学生学习情境。主要采用“案例导入—现场练习—小组讨论—课后练习”四位一体的教学方法。例如，在学习过程中，文书制作与档案管理是枯燥无味的，此时导入事先设计好的案例，并分组讨论，然后提出注意事项，以便课后高效完成工作任务。此外，采用丰富多样的教学手段，如多媒体教学、网络教学、现场观摩教学等；充分利用先进、全面的教学设施，涉及计算机校园网、多媒体互动教学实验室等。只有充分发挥学生的主观能动性，充分发挥信息技术的优势，学生才会真正地认识与理解司法鉴定文书工作与档案管理工作的重要性。
四、课程教学评价
教学评价是教师对学生整个学习过程的监控，是教师对学生知识理解程度的把握，也是教师与学生交流的过程。因此，不可否认，评价实施的效果如何直接影响到后续教学内容的顺利开展以及学生操作技能的展示。在通常的教学过程中，教师习惯于自己评价学生，而忽视了学生的自我评价和相互评价。这是不可取的。在高等职业教育体制下，教学评价还必须引入行业同行的评价，且评价内容要具体、全面，要充分体现知识教育、能力教育与素质教育三位一体化，只有获得行业认可，学生的培养才会有更高的价值。行业评价的引入也可促进课程教学内容的改革，做到行业需要什么规格的人才，学校就培养什么规格的人才。因此，设计本课程的教学评价体系如图1所示。此外，学生学习成绩考核方式可由平时成绩、实验成绩、实践考核和理论考试组成，分别占20%、20%、30%和30%；其中平时成绩包括平时考勤、课堂提问、课堂表现、课后作业等方面。
五、课程改革思路
随着司法鉴定体制改革的不断深入，该课程在建设方面也存在一些问题。理想的教材是是司法鉴定文书与档案管理理念的载体，是《司法鉴定文书与档案管理》的教学效果的保证。因此，首先应加强教材建设，根据人才培养方案的要求，积极组织行业专家联合编写配套教材。教材应坚持紧扣司法鉴定岗位需要的基本原则，保证教材内容的科学性、可读性、创新性、实用性，依照现代司法鉴定文书与档案管理工作的理念构建教材结构和内容，以能力为本位，以学生为主体，降低理论难度，突出教材的应用性，坚持理论与实践相结合，进而激活学生的思维，提高学生的兴趣，拓展学生的能力。其次，在教学设计上，根据岗位要求将教学内容逐级分解，实行任务式教学。同时重视实践教学，建立“教—写—评—再写—再评”的一体化司法鉴定文书制作的教学模式；充分利用社会鉴定机构资源，进行“现场观摩与演练”，不断学习司法鉴定档案管理理念，既可节省教学成本，又能提高教学效率。再次，司法鉴定源于实践，用于实践，还要超越实践，更应加强网络资源库的建设，实现资源共享网络化，以便拓宽学生的学习思路，提高学生的自学能力，增强学生的自学效果。此外，在条件允许的情况下，有计划地聘请司法鉴定行业部门领导专家来院讲学，让学生更加清晰地认识本门课程在司法鉴定活动中的地位及重要性。
六、展望
高职司法鉴定技术专业是因适应司法鉴定体制改革和市场需求而设置的。其专业技术人才可高效地配合司法鉴定人从事司法鉴定业务工作，其职责之一是制作司法鉴定文书和管理司法鉴定档案。因此，《司法鉴定文书与档案管理》课程的开设是司法鉴定业务工作科学化、规范化发展的必然趋势。但高效地从事司法鉴定文书制作与档案管理工作不可能一日而成，应在充分发挥教师作用的基础上，引导学生勤学、勤练、勤思、勤用、勤创造，最终才能真正提高学生从事司法鉴定工作的综合能力。
参考文献：
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[2]刘沛奎，刘罡，伍金林.论鉴定人助理制度[J].中国司法鉴定，2008，（1）：59-60，63.
[3]宋祥和，蔡红星，丁凤云，等.浅谈司法鉴定助理人才的培养[J].中国司法鉴定，2012，62（3）：128-130.
[4]赵志龙，李殿奎，王佳宁.司法鉴定档案规范管理有效途径的应用[J].中国司法鉴定，2011，56（3）：80-82，96.
[关键词]文秘工作：文书档案：管理：一体化
中图分类号：C931.46 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）11-0357-01
前言
文秘工作具有较强的综合性、专业性和实践性。档案管理是文秘工作的重要内容。文秘工作与档案管理是相辅相成的密切关系，二者同时也是行政管理工作当中的主要组成部分。与此同时，档案管理工作也是文秘工作的一部分。做好文秘工作是搞好文书档案管理工作的基础，对将来和现在都十分重要。
1.文秘工作和文书档案管理工作的关系
这两种工作是有一定联系的，并且又在一定程度上相互独立。在日常的工作任务中，文秘工作和文书档案管理工作有所不同。但这两种工作的主体都是公文，公文出自文秘工作中，而档案的形成也是从公文中提取的。文书档案就是公文的续集，从这些方面来看这两种工作又是紧密联系的。如果想把档案的工作做全面，就必须从对公文的严格要求做起，公文处理是档案工作的基石，它的好坏很大程度上会影响到文书档案的好坏，所以说文秘工作是促成这两种工作走向一体化的关键所在。随着信息技术的不断进步和发展，档案的管理工作正向着文档一体化的管理模式发展。这种管理模式是从这两种工作的大局出发，在公文的生成、制发、归档、管理等工作中全部使用电脑的管理系统。这就要求各个相关部门对档案的录入和输出都按照统一的格式进行。这样就方便了管理，减少了许多重复工作，节约了时间、财力、人力，使这两种工作更加规范，从而满足现代化的要求。
2.文秘工作和文书档案管理工作存在的问题
2.1 文种使用不清，公文格式、附件不规范
公文是非常规范的一种文体，我国也出台了相应的法律规范对其制发、使用等环节进行了规范，起到了一定作用，在一定程度上提升了公文质量。但也存在一些问题，如有的工作人员分不清公文的“请示”和“报告”这两种不同文种。在许多时候混用这两种公文，影响公文的受理和本身作用的发挥。再者就是许多公文附件在制发的过程中，没有在正文中对附件进行标识，出现多个附件时没有对附件进行编号。还有就是在公文的格式上也存在许多不规范现象。这些都影响了公文的受理、传递、规范化和管理等工作。
2.2 版记不全面，办理程序不规范
版记是文书部门和文书档案部门相互衔接，，顺利实现“文档一体化”的一个重要标识。而在文秘工作中常常不重视，有主题词无抄送抄发单位，不标明印发部门和时间等，文件主题词选用不准确，把公文标题隔断就作为主题词。公文的办理程序常常是有越级行文，越级签发，有校对无复核，不登记就印发等现象，直接影响到文书档案管理工作。
2.3 归档资料不完整、编号不规范
在传统的归档工作中，一般都是将公文原稿或者修改稿同最终稿进行装订存档。但随着信息技术的发展，开始使用电脑进行存档工作，这使得存档工作一般只有定稿，缺少原稿、修改稿，造成归档资料不完整。还有就是一些公文因为没有及时登记出现漏编、错编甚至重编的现象，造成公文编号不规范。
2.4 用纸不达标，装订不规范
公文用纸很少注意克度要求， 因纸张质量差和耐折度低，保存时间不长便开始发黄。纸型大小不规范，即使是同一型号的纸，有时大小也不一致。印刷装订中，有掉页、漏页、压字、钉脚不齐等问题，影响到公文的严肃性、美观性和文书档案的完整性。
2.5 材料字迹不清晰、存档资料不全面
许多记录资料字迹不清楚，不方便长时间保存。还有一种情况就是一些工作人员为了一时方便，将自己唯一的资料交给上级，导致部门内部资料减少。
2.6 移交资料不及时
因为日常的公文及其他工作任务比较繁忙，导致移交资料不及时，给档案管理工作造成了不利影响。
3.实现文秘工作和文书档案管理工作一体化的措施
3.1 强化文档相关人员的管理意识
为避免文秘工作和文书档案管理工作出现问题，确保档案管理质量，必须提高这两个部门相关工作人员的管理意识。在完成本部门工作任务后多了解另一个部门的工作，提高自身工作意识，为实现这两种工作向着一体化发展打下基础，使文档一体化管理工作更加规范。
3.2 强化全过程管理工作
1）树立质量管理意识。
2）要严格遵循公文处理的基本原则、公文格式、行文规则、收发程序、公文管理要求及公文归档的规定。
3）要理顺管理体制，完善组织机构 ，建立一支优秀的工作队伍。
4）要建立细化有效的管理制度和工作程序，按照规范程序办理公文。
5）要依靠先进的装备和技术。要与单位的现代化发展同步，配置性能优良的设备和工具适应档案法律法规的要求，并强化其操作的熟练性和规范化。
3.3 加强标准化建设
“文档一体化”必须依靠文书、档案工作的标准化才能形成。没有统一的标准，“文档一体化”的综合管理网络就很难建立起来，“文档一体化”软件也不可能具有通用性。为此，统一标准、强化标准，并且以一定的手段促使各级文书档案部门实行标准，这是我们今后一段时期工作中应特别加强的一项工作。不仅如此，“文档一体化”建设不应只限制在传统的文书档案部门，还应扩展到各种职能部门产生的各种不同门类、不同载体的档案领域，从而使各类文件管理系统都能与档案管理系统通过接口紧密衔接，充分发挥“一体化”数据共享优势。
3.4 强化文秘部门文书立卷工作
文书立卷是文书处理工作的一个重要组成部分，是条理化、系统化和安全保管文件的必要措施，也是文件运转处理的终点与归宿。文书立卷是《档案法》早已明确的一个基本制度，《办法》也规定公文办理完毕后， 由文秘部门或专职人员及时整理、立卷、归档。文书立卷是文秘工作的最后环节，也是档案工作的开始环节，是二者真正意义上的衔接点。各职能部门办理完毕的文件材料，应由文秘人员或专职人员集中统一保管，并根据立卷的原则和方法，在档案工作人员的指导和帮助下，由文书立卷，使文件的立卷工作日常化。文书立卷的关键是要有计划地做好平时积累，并进行分门别类的管理，这样既方便平时查阅，又有利于年终立卷，并能保证文件材料的完整性。
3.5 加强公文的标准化建设
要想实现这两种工作的一体化，就必须注重日常工作的标准化。这会使公文使用、归档、管理等环节更加便捷，不存在标准不一样的麻烦。
4.结束语
综上所述，综上所述，文秘工作和文书档案管理两者间的关系是相辅相成的关系，并且二者还是行政管理工作中较为主要的组成部分又密不可分。文书档案管理工作是文秘工作的一部分，也是提高文秘工作者综合素质的一个有效手段；在实践工作中文书档案管理工作是离不开文秘工作的，如果没有文秘在前期阶段地准备工作那幺文书档案的管理工作也是无法顺利进行的；有效地将文书、档案实施一体化管理是推动办公自动化进程的有效途径。
参考文献
[1] 余红梅.如何做好文秘工作与档案管理工作的规范衔接[J].陕西档案，2007（5）.
关键词：文书与档案管理；课程教学
《文书与档案管理》是职业教育文秘专业一门有很强的应用性和操作性的课程，在传统的教学方式上，主要方式还是通过教材，进行纯粹的理论授课。最后，当课程结束，很多学生连归档文件、案卷、档案柜等基本物品都没有见过，所以在以后的综合实习和工作中就很难动手操作。因此职业教育的根本目的没有达到，特色也无法体现。笔者认为，在《文书与档案管理》的授课中，思路模式、内容方法等方面都要体现职业教育的特色，教师一方面要不断地提高自身的素质，另一方面还要在教学中运用一些新颖而且实用的教学方式和途径，以激发学生对这门课程的兴趣，甚至促成学生对本课程更深层次的探索、研究和创新。下面就是笔者结合自身教学经验，做出的一些小结：
一、案例教学法的运用
依据教学环节的要求，通过案例教学的方式，调动学生的学习积极性。这种方式的优势就是可以在已进入课堂状态就能吸引学生的注意力，引发学生的课程认同感以及体验满足感，进而引导对课堂全身心的投入。只有这样，学生的学习积极性、主动性、求知欲以及探索未知的兴趣都能够被有效地激发起来。这种从已知引向未知、从浅入深的教学方式是教师能够轻松掌控课堂气氛、提高教学质量的有效途径之一。
与此同时，案例教学法一样能够在教学过程得到充分而有效的运用，课程教师可以将学生引导到一个模拟情景，讨论一些典型案例，让学生自发地进入到文档工作的操作现场，成为其中的“角色”。并以此为契机，举一反三，逐渐提高学生的学习迁移能力。其次，通过对模拟案例的讨论，还能促成学生积极思考、经常分析、准确决策良好习惯的养成。所以，从根本上讲，这个过程也就是引导学生进行思考、探索与实践的一个过程。教师的重要职责就是要给学生的讨论、实践创造良好的氛围与环境，保证讨论的内容与方向的掌握，也要保证学生成为讨论过程中的主角，并适时地给予学生针对性和鼓励性的指导。总而言之，这种授课方式对教师来说，是一种严峻的挑战，也是一种技能与素质的提高，是真正实现教学相长的有效途径。
二、演示法的充分运用
核心内容就是充分搜集、挖掘各种资源，为学生做好比如设施、文件、图片、案卷等实物资源的准备工作，然后在课堂上进行展示或演示。另外，学院的档案室、办公室也可以为教学提供各项教育资源，比如说场地、设施、辅导教师、档案材料、信息等相关资源；同时也要利用好网络、报纸杂志等多媒体资源，以便提供行业中最新的信息，行业法规文件，典型的案例，形象的图片等，充分利用好这些资源，也能够将枯燥的理论介绍转换成真实而直观的形象展示，便于学生的理解和接受，提高教学效果，为实践教学法奠定坚实的基础。
必须了解的是：课堂教学作为素质教育实施的最重要途径，其改革也是教科研工作中非常重要的工作，是促进教学质量的提高，促进教育的可持续发展目标实现的可靠保障。有一位经验丰富的授课教师说过：“课堂教学中包含着非常大的生命活力，只有让师生们的活力有效地发挥在课堂教学中，才能真正促进学生的教育以及教师的成长，课堂才叫真正的课堂。”所以，我们要将课堂教学进行改革的核心集中在不断激活学生思维、促进学生发展上面，因为只有这样，才能让课堂充满激情与活力，这样的课堂，才是高效的。
然而，教学的改革不能局限在课堂上，我们要不断拓展思路，扩大教学视野，通过文档课程实践教学法的实施，将课堂从狭隘的转移到社会这个大课堂中。
三、实践教学法的实施
实践教学法一般有两种：观察型学习与实践型学习。
第一种是观察型学习，主要就是让学生们直接地观察或者通过观看展览的方式对文书与档案工作各环节的全部过程进行记录和体会，加上指导教师的指导和讲解，让学生从感性的角度，对文书与档案工作的整体特点进行探索式认识，或者在一定程度上了解文书与档案工作发展的情况和时事热点。当然，如果具备良好的条件，可以通过与演示法的结合，让学生对某个具体的工作步骤进行细致深透的了解。观察型学习是该课程实习过程中的一个非常重要的环节，接触到文档理论之后，学生首先可以在学校的档案室初步观察和了解文书与档案工作的基本情况，然后再到档案馆进行参观学习。在档案馆的观察实习中，学生可以清楚地了解档案的分类、存放和检索编制等基本实务知识以及当前档案利用的信息；通过观察实习，既可以加强对档案安全的认识，又可以加强对档案工作概况的了解，促进对档案查找、利用技能的掌握；值得重视的是，通过观察对破损档案补救过程的演示，可以加深对档案工作重要性的认识，激发兴趣度和关注度，树立起对将来工作的信心。
观察型学习有着其他途径与手段不可比拟的优势，不仅可以加强对学生观察问题和发现问题能力的提高，促进学生学习兴趣的培养，找寻心底的求知欲。而且这种形式最大的好处就是能够将学生放置到文档课程学习的过程中，促进理论和实践的最佳结合，促使学生的理论能够更好地在实践中发挥出来，激发学习积极性、主动性与专注度，保障长期的自主学习。
第二种是实践型学习。学生的实践地点设在企事业单位办公室或者档案室，让学生参与到文档处理的各个流程当中去。学校应该加强为学生的实践型学习寻找合适的场所、创造合适的机会和资源，保障实践型学习的顺利进行。这种学习方式可以让学生全面地融入到文书与档案工作中去，让学生深入到文书与档案工作的具体实践当中去；能够很好地锻炼学生的工作技能，加深对文书与档案工作的亲身体验，培养学生实践操作动手能力，最终达到运用理论知识和技能解决实际问题的效果。实践型学习的时间一般安排在3-6周为佳。
四、灵活互动的考核评价
（一）课程考核阶段。主要包括基础理论考核与基础技能考核。基础理论考核以笔试为主要方式，实践性教学考核通过工作目标来定制。通过团队合作的形式进行专题考核和综合考核。旨在检验学生基础知识的掌握程度、技能的熟练程度等。不但要注重学生的基础理论知识和基本技能的检验，也要加强对学生创新能力与团队合作能力的考核。
（二）实践性教学总结。项目教学总结是在学生项目教学完成之后的一次交流活动，是在实践性教学环节中必须的一个环节。只有通过总结和交流，才能更好激发学生学习的成就感和学习的积极性、主动性。
五、结语
职业教育《文书与档案管理》课程教学的技能培养是一个不断探索而艰辛的过程。教学方法的探讨仅仅是这个系统工程中的一个步骤。作为一名本课程的授课教师，必须充分考虑职业教育文秘专业人才的培养标准和目标，从国内文书与档案工作的实际情况出发，为各级各类政府机关、企事业部门和社会团体培养出大量的具备较高综合素养的适用型文秘人才，与此同时，要把自身的发展贡献与学校教育的全面改革联系在一起，促进职业教育的不断发展。
参考文献：
[1]石伟平.职业教育课程开发技术[m].上海教育出版社.2006
[2]周铭《档案管理学》教学模式探究[j]科教文汇.2008.9.
[关键词]文书档案管理；办公自动化；问题；应用策略
中图分类号：S182文献标识码：A文章编号：1009-914X（2018）04-0273-01
引言
当前，信息技术的大范围应用使人们的生活习惯和工作方式有了很大的改变，使得文书档案管理的自动化具有了现实基础。传统纸质文书档案管理的弊端日益凸显，为了提高档案管理工作效率，就要将办公自动化应用到文书档案管理工作中。然而，在实际的应用过程中还存在着诸多的问题，如电子文件的保密性缺乏保障、档案管理人员的技术水平较低等，这就需要我们采取有效的措施，不断提高文书档案管理的办公自动化应用水平。
1办公自动化在文书档案管理中应用的意义
1.1提高档案管理的效率
在传统的文书档案管理的过程中，档案资料的收集、整理与储存都是由人工进行操作的，这样不仅效率低，同时还会造成大量的人力、物力与财力的浪费，使档案管理服务与人们的实际需要存在着一定的差距。将办公自动化应用到文书档案管理中，就是利用计算机信息技术处理档案内容，计算机的运算速度较快，并且能够很好地对信息进行处理，保证档案资料能够在短时间内处理完毕，有助于提高档案管理的效率。
1.2推动文书档案的标准化与规范化进程
将办公自动化应用到文书档案管理中，可以推动文书档案的标准化与规范化进程。文本归档工程主要包括两个方面的内容：第一是归档工作以纸质文档为对象；第二是归档工作以电子文书为归档对象。利用网络对文书进行归档，在一定的标准与要求下进行文书管理与档案管理，对每一个环节都进行规范，并对管理权限与具体内容加以解释说明，这些内容规范和权限，不但是文书档案办公自动化操作的现实基础，还给文书档案管理工作提供了管理依据。
1.3节省了存储空间
在传统的文书档案管理中，一般都会占用大量的空间进行存储，而将办公自动化应用到文书档案管理中，可以大大节省存储空间。在自动化的发展环境下，相关设备得到了进一步的普及，许多的文书档案都是以电子文件的形式呈现在大家面前，这就会大大节省档案的存储空间。在今后的发展过程中，电子档案的数量会变得越来越多，因此在查询的过程中也需要采用电子化的方式进行，相信在不久的将来，办公自动化将会得到进一步的普及，更好的为社会发展做出贡献。
2文书档案管理中办公自动化应用所面临的问题
2.1电子文件的保密性缺乏保障
对于电子档案管理来说，由于其是一种动态的管理方式，它具有开放性与共享性的特点，所以电子档案资料的保密性缺乏保障，具体表现为如下几点：第一，虽然电子档案在处理过程中会使用伪造技术，但在原文件上处理会导致文件内容发生一定的变化，其痕迹不会得到保障；第二，文书档案在传输的过程中会根据需要进行修改排版，而资料中的盖印与签名无法进行修改，这就使得文书档案资料无法保持最初的形態；第三，随着近年来网络黑客、窃密技术的不断发展与提高，从而使电子文书档案的保密性受到威胁。
2.2档案管理人员的技术水平较低
由于电子文书档案管理工作具有较高的技术性与专业性，所以其对档案管理人员的要求也比较高。对于档案管理人员来说，其不仅要掌握一定的档案管理方法，还要具备相应的计算机操作技术，能够灵活运用档案的信息管理软件。然而，从当前情况来看，虽然文书档案管理人员大多数都掌握了先进的档案管理技术，但信息处理技术操作水平较低，在文书档案管理办公自动化的处理过程中缺乏专业复合型人才，对文书档案管理工作的开展势必会造成一定的影响，难以提高文书档案管理水平。
3文书档案管理的办公自动化应用策略
3.1提高文书档案的安全性
为了将办公自动化更好的应用到文书档案管理中，就要采取相应的措施，提高文书档案的安全性。首先，可以利用缩微技术将盖有印章、带有手迹或字迹模糊的文书档案转变为图像性质的电子文件，这样不仅可以避免电子文件文化档案被篡改，还能够减小文书档案的存储空间，有利于文书档案的长期保存；第二，采用专用软件对电子文件文书档案进行加密处理；第三，将电子文件进行备份与验证，以避免电子文件的丢失与失真。对于需要进行永久保存的电子文件，还要将其制成纸质文件或缩微品；第四，利用路由器和防火墙等措施实现办公自动化内部网络和外网的隔离，保证办公自动化网络的安全。
3.2提高档案管理人员的综合素质
档案管理人员作为文书档案管理的核心人物，对文化档案管理的有效性起着十分重要的作用，因此，要想提高文书档案管理的办公自动化应用水平，就要提高档案管理人员的综合素质。首先，改善硬件环境，加大硬件建设与投入的力度。只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上，档案人员才能对这些设备了解、学习直至熟练运用，达到增强业务技能、提高管理水平的效果；其次，以“自学为主，培训为辅”的模式，逐步形成可持续终身教育机制。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径，要对本单位的档案人员建立学习激励机制，把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分；最后，促进档案部门间与区域间的相互交流与合作，不断扩大自身的交际面。通过进行经常性的交流与沟通，可以借鉴兄弟单位的经验与方法，通过利用网络与现代通讯技术，来对档案管理人员的信息源进行扩充，培养其创新思维。
3.3将文书档案管理技术操作标准统一化
在文书档案管理工作中，为确保办公自动化的实际应用价值得到最大程度的发挥，应当准确把握文书档案管理的综合需求及具体特征，在科学化分析的基础上，对办公自动化软件加以优化利用，统一文书档案管理技术操作标准，保证文书档案管理中办公自动化软件具备良好的应用性能，使其能够更好的满足文书档案管理工作的需求，促进文书档案管理工程的顺利开展。另外，将办公自动化应用到文书档案中，应当确保其具有强大的系统功能，并要对相关技术参数进行规范，使文书档案管理的数据转化与数据接口具有一定的标准性与可靠性，从而促进电子文书档案安全性和可靠性的有效提升。
结束语
综上所述，在文书档案管理中应用办公自动化具有诸多的优势，为了将办公自动化更好的应用到文书档案管理中，就要提高文书档案的安全性，提高档案管理人员的综合素质，将文书档案管理技术操作标准统一化，不断提高文化档案管理的办公自动化应用水平。
作者：张晓霞
参考文献
[1] 宋玲玲.谈文书档案管理的办公自动化应用[J].黑龙江科技信息，2017，03：196.
[2] 张泰.试论文书档案管理的办公自动化应用[J].现代国企研究，2017，10：82.
在我国事业单位的发展过程中文书档案管理工作一直是其中重要的组成部分，而事业单位文书档案管理工作的进行需要对于存在的问题进行有效的解决，因此在这一前提下对于新形势下事业单位文书档案管理工作进行研究和分析就具有极为重要的现实意义。
一、单位文书档案管理的特点
（一）文书档案管理的重点是收集和保存
在一个单位的日常组织和运营过程中，要产生很多的档案文件，这些档案文件大多涉及到单位的人事关系、单位组织运营过程中的记载、单位日常文件、单位的书报以及相关物品的存档档案等。其在管理的过程中就是将这些东西用档案记载的方式记录下来，并且通过分类的方式存放在档案管理室内。所以，单位的文书档案管理重点就是将各种资料收集起来，并且做出有效的归类和记载，在此基础上进行档案的保存。文书档案管理的重点也就放在了资料的收集和保存层面。所收集的资料要求要全面，并且针对档案所作出的归类要科学，方便人们的查阅。
（二）单位的文书档案管理主要是文书工作
单位的文书工作主要包含了文件资料的收集、记载、归类、整理以及存档等工作。单位的文书工作的全过程也就是档案从收集到整理保存的过程。但是，单位档案的工作是在文书工作的基础上对单位的档案进行收集和整理保存的。所以文书工作就成为了单位档案工作的基础。档案主要是来自于文书的工作，文书部门将单位组织和运营过程中的相关资料通过整理和保存，进行整理，定期的向单位的档案部门提供归档。所以，单位的文书工作在很大程度上直接决定了单位档案的质量。
二、单位文书档案管理中存在的问题
（一）文书工作与档案工作的衔接问题。
文书工作与档案的管理工作有一定的联系，但是两者之间又有很大的区别。所以，在现实工作中，只有将单位的文书工作与单位的档案管理工作相互结合，形成统一的管理整体，才能够在实际工作中取得更好的效果。在实际工作中，大部分的单位都是将单位的文书工作与档案管理工作分开进行。这样的工作方式是一个比较科学有效的方式，但是在这样的工作方式下，单位的文书工作与单位的档案管理工作就产生了一定的距离。文书工作人员在工作的过程中不重视档案管理的后期工作，而档案的管理人员也很少会考虑文书工作的相关问题。这样的话就使得单位的文书工作与档案管理工作出现了更大的距离，使得相互之间的衔接存在比较大的漏洞，从而影响到了单位档案工作的质量。
（二）文书档案工作人员的缺乏。
当前，在实际工作中，单位的文书档案工作人员一般情况下都是由别的部门工作人员兼任。这样虽然在一定程度上节省了人力资源，并且也节省了开支。但是，文书档案工作本身是一项比较专业性的工作，其要求文书档案的工作人员能够有比较好的专业基础知识，要有一定的档案管理知识和经验。所以，这样的用人模式使得在单位的档案工作中存在诸如档案管理范围不明确，档案收集不及时、档案的材料真伪不明、档案的分类出现错误等。这些问题主要是由于文书档案的工作人员自身疏忽造成的，这也在一定程度上反映出了档案文书档案管理工作人员的自身素质问题。
（三）领导的重视程度不足。
文书档案的管理工作，在当前大多数的单位中都是一项比较琐碎的工作，同时也只是众多办公室职能中的一个小部分。大部分的领导对单位的档案管理工作不够重视。大部分领导的心中都认为档案的管理工作只是一个比较简单的工作，并且在单位的众多职能部门中也只是一个次要的部门。所以，单位的档案管理投入缺乏，使得单位的档案不能发挥出应该有的作用来。
三、提高单位文书档案管理水平的建议
（一）提高单位文书档案管理工作的地位。
要想提高单位文书档案管理工作的地位，首先就要求单位的领导必须要转变传统的思考模式，重视单位的文书档案管理工作。同时，要从多个方面入手，有效的规范单位的文书档案管理工作。同时，要加大对单位文书档案管理工作的投入，引进相关的专业设备，着手对单位的文书档案管理工作进行信息化改造。单位领导要对文书档案管理工作进行重视，就必须要认识到文书档案管理工作的重要作用。在决策的过程中要有效的参考文书档案所保存的资料。只有这样才能够有效的提高单位文书档案管理工作在单位中的作用。
（二）做好文书工作与档案管理工作的衔接。
单位的文书工作是档案管理工作的前提，如果两者衔接不好的，将直接影响单位文书档案管理工作的实际效果。所以，要做好文书工作与档案管理工作的衔接，有效的将单位的文书工作与档案管理工作统一起来。同时，要制定相关的规范，从细节处把握好文书工作与档案管理工作。制定统一的工作标准和规范，尤其是对于档案来讲，文件的格式、文件的归类、文件的整理标准等，都要制定一定的规范，只有在一定的规范下才能够有效的将单位的文书工作与单位的档案管理工作衔接起来。
（三）引进专业技术人才，做好培训工作。
对于当前很多的单位来讲，文书档案管理工作没有专门的工作人员，这无疑对单位的文书档案管理工作十分的不利。所以，要加强对单位的文书档案管理工作人才的引进。在引进人才的过程中，要注意选择那些有一定的文书档案管理基础知识，并且具备了与单位相关的知识和技术的高素质人才。对于那些有专门文书档案管理人员的单位来讲，要通过定期的培训和考核制度，有效的提高单位文书档案管理工作人员的素质。同时，还要要求员工严格的遵守工作规范，对于文件资料的处理要严格的按照标准化流程进行处理。
（四）促进档案信息化建设
纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求，因而要促使档案信息化建设加快发展，在实现了办公自动化的同时，促使文书档案信息化建设迈入一个新的台阶。将文书档案通过网络融合为一体，实现真正意义上的信息资源共享。以往利用者必须到档案室才能利用，而网络化建成后，利用者可以在自己的办公室对档案数据库进行浏览、访问。将扫描的文件及电子文件直接与系统挂接，利用者不仅可以查阅所需的信息，还可以下载原件，不必再到档案室阅览，从而提高了档案检索利用服务质量。而新的文书档案剧增，档案信息化管理迫在眉睫。各档案部门应抓住机遇，加大投入，配齐硬件设备和档案管理软件。在管理手段上，要积极参与单位办公自动化系统的设计与建设，密切结合本单位办公系统与信息管理工作的实际，提出档案管理方面的要求和建设，科学推动电子文件归档工作。
