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医院文书档案管理措施分析

时间:2022-07-16 10:11:19

医院文书档案管理措施分析

医院文书档案管理措施分析:医院文书档案管理的有效措施分析

摘 要:有人将文书档案作为与科学技术档案相比较而言的各种档案的统称,这一概念主要在中国使用,有的国家则用与之相近的普通档案或一般档案的概念。医院文书档案是医院在行政管理事务活动中产生的,对由医院通用文书转化而来的那一部分文书档案的习惯称谓。包括医院的命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。由于这类档案在其产生、内容和形式上有一定共性,使用这一称谓对研究管理这类档案的工作规律有重要意义。本文就医院文书档案管理的有效措施展开分析。

关键词:t院;文书档案;管理;有效措施

医院文书档案是医院管理工作的重要凭证。可能有些医院的领导不够重视该项工作,认为这种工作只是在收集和整理文书档案,毫无技术含量,但是当医院出现了大家都在推卸的责任问题时,为了公平起见,查文书档案的记录就是解决问题的关键所在。医院文书档案的有效管理可以避免医生少犯错误,推进医院的可持续发展。

1 医院文书档案管理中存在的问题

(一)医院文书档案的工作人员思想意识淡薄

对医院文书档案管理的思想意识普遍淡薄[1]。医院的领导坚定性不够强,有的员工缺乏对医院的高度忠诚,有的医院文书档案管理工作评头论足,有的工作人员在发现文书档案管理出现问题后不批驳、不亮剑、不报告,如此种种都是医院对文书档案整理不重视导致的。有些医院的领导认为文书档案只是一个整理工作,没有技术含量,于是不去理睬。由于文书档案意识浅薄,文书档案没有一个合理的储存室。文书档案管理虽然不是医院的优秀工作,但是链接各科室的一个纽带,这个纽带没有做好传递工作,医院的凝聚力就会大打折扣。甚至有些医生对档案管理工作呈现一种歧视的态度,世界上的任何工作都是光荣而伟大的,只要是工作就没有高低贵贱之分,医院文档管理工作人员的工作相当于一篇文章当中的中心句,具有承上启下的作用。这些都是医院对文书档案管理不重视的表现[2],需要从医院领导出发,改善这种态度。

(二)医院文书档案管理环境有待提高

在一些医院,文书档案管理受人冷落,于是就给这些文档找了一个藏在角落的房间,这些纸质文书档案,在潮湿的房间会变色,久而久之这些纸质的文书档

案会化为尘土,在医院急用时,出现的都是残缺不全的文档,严重影响了医院的工作。有些房间在夏天会有蚊虫,这些蚊虫会破坏文书档案的纸质,对于纸质文档,破坏了纸质,就相当于破坏了文书档案。医院的文书档案书放置的时间长后会发生霉变,医院的文书档案在潮湿的房间里放久了,书的纸张吸收了空气中的水份,然后长期氧化,这样的文书档案如果在以后的工作中使用,将会产生严重影响,因此,这是一问题需要高度重视。

2 医院文书档案管理的有效措施

(一)增强医院领导对文书档案管理的重视程度

一个医院的发展是在领导的带领下前进的,既然在上文中提到,文书档案管理在医院工作中发挥着不容小觑的作用,那么医院领导就要对文书档案管理工作加大重视力度。因为医院领导的重视会影响到医院的每一位工作人员对文书档案意识观念的转变,在医院进行宣传工作时,增加一分力量,减少在执行过程中的障碍。医院领导重视文书管理工作,就可以为存放文书档案选择适合的库房、以及配套设施。医院每个时期都会有高校毕业的实习生,医院也要做好这一部分的文书档案管理工作[3]。医院可以利用开会、广播的形式对《文书档案》、《国家档案法》等法规性、纲领性的文件的进行大力宣扬,文化对人具有潜移默化的影响,这样的话,医院的所有工作人员在无声无息当中增强了对文书档案管理的思想意识,同时也为工作人员科普了文书档案的专业性知识。提高医院工作人员文书档案意识,就可以避免文书档案的丢失,就可以为医院文书管理工作人员减轻负担,就可以营造一个温馨的工作环境。

(二)医院要建设良好的文书档案储存环境

文书储存要注意湿度和温度的调节,太湿容易氧化,太热容易滋生微生物,太冷容易结冰,这样都会损坏文书档案。为了更好的整理文书档案,就必须注意文书档案环境的清理工作,不管是存放文书档案的柜子,还是文书档案的房间,应该保持干净的位置必须干净,应该密封的文件必须密封,要做到万无一失。在文书档案管理时,工作人员要仔细查看,文书档案中是否有小洞、蚊虫、缝隙之类的问题。文书档案的纸质偏薄,容易受到水分等外界因素的侵蚀,为了避免这样的问题,医院文书档案的工作人员可以定期的将文书档案晒在太阳下,也可以给文书档案存储室通风,还可以利用对文书档案没有影响的杀虫剂进行杀虫,这样不仅可以蒸发水分,而且可以延长文书档案的寿命。在医院文书档案管理工作中,工作人员要严格遵守我们国家的档案保护法,治理好文书档案储存的房间的环境卫生。

3 结语

医院是一个救死扶伤的地方,不管是哪方面的工作,都不容马虎,医院的工作人员不能用患者的生命开玩笑。为了将医院的任何通知、命令传达到位、记录标准,这要引起医院领导对文书档案管理的高度重视,医院要积极建设文书档案管理的标准化,积极响应国家的号召,顺应时代的发展,使文书档案管理更上一层楼。在科学飞速发展的今天,医院文书档案管理可以采用先进的科学技术,进行文书档案管理,同时还要有创新意识,积累经验,从而达到医院管理文书档案的管理目标。

医院文书档案管理措施分析:医院文书档案现代化管理对策探究

摘要:文书档案管理是医院档案管理系统中不可缺少的一部分。本文通过分析目前医院对于档案管理存在的问题,对推进其现代化建设提出了相应的解决对策。

关键词:医院;文书档案;现代化;管理对策

一、医院文书管理的重要性

医院的文书档案客观记录了一个医院各个时期的重要活动,重大事件及工程进展,不仅记载了医院自身的发展历程,还记载了医院各项活动的广度与深度,直接反应医院的管理水平,为医院更好的展开各项活动和工作提供了宝贵的资源和经验,是医院档案管理系统中不可缺少的一部分[1]。随着经济和科学技术的不断发展,现代化管理技术和手段不断应用于工作和生活的各方各面,医院文书档案文件繁多,如何利用现代化技术将其进行分类及管理成为目前的重大课题。

二、医院文书档案管理中存在的问题

(一)医院对文书档案管理重视程度不够

由于文书档案管理不能产生直接的经济效益,医院对其管理意识薄弱,而多集中如何提高医院的治疗水平及外界口碑,从而直接提高其经济效益。同时,有人认为对医院文书管理的工作简单,不需要技术含量,对医院的发展并没有什么意义,没有存在意义。长期存在的观念抑制了在现代化背景下文书档案管理的与时俱进,造成了医院文书档案资料缺失或分类不当,降低其的利用率。

(二)医院文书档案管理人员素质不高

医院的人才培养中多关注引进高端医疗技术人员,忽略了管理方面的人才引进;在人才培养方面,注重疗效知识的教育培训,却忽略了对医院文书档案管理人员的管理能力的提升。在医院从事文书档案管理的人员大部分不是文书档案管理专业的学生,来自计算机、护理等专业的人员通过自学相关知识,便开始文书档案管理工作,由于缺少管理的专业背景,难以投入到文书档案管理复杂的工作当中。此外,医院的文书档案管理人员不固定,存在较大的人员变动,为医院的文书档案管理也加大了难度。

(三)文书档案管理制度存在缺陷

由于缺少与现代经济体制相适应的管理制度,多数医院并没有对文书档案建立完善的管理制度,使得相关的资料收集、整理、储存不当;各部门对医院文书档案适应分散管理,对其文书档案的界定范围不明确,也没有建立完善的制度,管理质量层次不齐,随着现代化进程的加快,除了纸质版的文书档案,还存在电子版,不完善的制度造成文书档案的重复保存或缺失;此外还存在部分文书工作和档案工作脱节的现象。

(四)文书档案管理硬件设备投入不够

医院对于先进的治疗设备投入加大,但在文书档案管理的相关硬件设备上投入较少,一些医院对于单独文书档案室的设立,管理管理设备及消防设备达不到相关标准;此外一些医院并没有将计算机设备及相关的网络引进文书档案管理中,多数管理还集中于手工管理,自动化管理程度小;且在自动化档案管理中,工作人员无法很好的应对电子档案的存储管理、信息安全以及防御计算机病毒、修复技术等,知识计算机技术在医院文书档案管理中的开发和利用与其他管理领域存在很大差距[2]。

三、提高医院文书管理档案的对策

(一)加强医院管理人员对文书档案管理工作的重视程度

通过对医院各层人员培训,提高其对档案管理工作的认识程度,尤其要增强管理人员的重视意R。只有领导对档案管理重视意识提高,才能提高管理在医院地位的提高,才能增加对档案管理的投入。此外还有不断提高医院医疗人员的业务能力,增加医院的经济效益,为档案管理提供必要的经济基础。文书档案管理工作不是分散的,而应作为统一管理的,因此要加强各部门的交流与沟通,推进档案管理工作的顺利开展。

(二)提高医院文书档案管理人员的综合素质

档案管理人员的素质直接关系到档案管理的水平,因此要从各方面提高档案管理人员的素质。加大文书管理档案高端管理人才的引进投资,招收具有档案管理背景或有经验的工作人员;定期对档案管理人员进行培训,让其接受更专业、更系统、更先进的知识体系,从而不断提高自身的素质;加强工作人员对计算技术、网络技术等的应用能力;此外减少档案管理岗位的流动性也有助于推进医院档案管理的进程。

(三)完善档案管理的各项相关制度

建立健全文书档案管理制度,对文书档案的范围准确定义,并明确档案管理人员职责,对整个医院不同部门的档案实行统一管理;建立关于文书档案管理的考核制度,定期对档案管理人员进行考核,确保其业务水平,从而保证档案管理工作的顺利进行。对于业务能力较差的档案管理人员,对其进行二次培训,实行考核上岗等。此外还应对文书档案的保密制度、保管制度、查阅制度以及档案的鉴定、借阅、销毁等制度予以完善,使每份文书档案管理工作都有章可循,并有明确的要求和制度约束[3]。

(四)推进文书档案信息管理的现代化建设

随着我国人口的不断增加,文书档案资料也呈明显的上升趋势,单纯通过手工完成对其记录、分类及储存以不能满足人们的需求,因此必须引进先进的现代化技术,应将计算机技术、云技术等运用在档案管理过程中。首先增加信息管理硬件设备的投入,完善资料室的相关基础设施;其次重视纸质化档案数字化,并对档案中重复的内容进行整理,缺失的内容予以标记,并对已有文书档案进行分类,便于之后的档案统计,有利于提高工作的自动化程度;此外要加快医院信息网络平台的建设,将各类档案信息纳入其中,构建医院信息中心,进行档案信息的网上数据传输,提高档案管理的信息化水平,为各医院各部门提供更加便捷优质的服务[4]。

四、结语

综上所述,医院文书档案管理工作复杂,需要长期的投入,是衡量医院现代化的重要指标之一。因此医院各层必须对该工作予以重视,加大投资人才和设备,解决好目前存在的问题,发挥其在医疗工作、教学科研及医院管理中的作用,从而为医院创造更大的经济效益。

医院文书档案管理措施分析:浅析医院文书档案管理工作

【摘 要】档案是单位各项工作的真实记录,是各项事业持续发展的重要依据,既能指导现实工作又能为查考历史提供重要的凭据。而文书档案是一个单位在运营过程中所产生的,它记录着一个单位所从事的各类管理活动情况,如反映党群管理、人事管理、医院业务管理等活动的档案。本文结合自己医院的情况阐述了文书档案工作的重要性,从文书规范管理、健全管理制度、提高人员素质、重视平时积累和抓好细节管理等方面对做好文书档案管理工作进行了探讨。

【关键词】文书档案 档案管理

一、做好文书档案管理工作的重要性

文书档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作。所以,要充分认识到文书档案管理工作的重要性。特别是在新时期医疗改革发展中,管好用好文书档案,对医院建设和医疗卫生事业发展起着重要的作用。

1.文书档案具有凭证作用。文书档案是历史的真赁实据,具有一定的法律效用,这一点它不同于其他文献。文书档案之所以具有凭证作用,是由其形成的特点和本身的特点所决定的。因为,文书档案是自然形成的,这种形成的自然性,决定了其记录历史情况的客观性。所以,文书档案是令人信服的历史证据。医院文书档案是医院历史原貌的真实反映,其涉及医院在医疗、教学、科研、管理、公共卫生等各项工作及活动情况,包含医院各项工作活动的原始记录,各种规章制度的管理文件,以及上级部门对医院各项工作的规范要求和批复文件,为医院各项日常管理及临床科研提供必要的依据。同时,从文书档案自身的物质体态上看,它保留了当事人的历史真迹,如亲笔手稿、印信等。有些文件还保留了当事人的声音、形象等等,这些都反映了文书档案是确凿的真凭实据。

2.文书档案具有参考作用。文书档案是国家档案的重要组成部分,作为一种历史记录,不仅具备凭证作用,同样也具有广泛的参考作用。在医院建设中医院文书档案的重要作用也突显出来,如编写医院志史、制度汇编、制作活动展板都离不开医院文书档案的查阅,甚至是某些重要决策也提供了重要参考依据。这是因为文书档案不仅真实地记录和反映了社会实践活动的浓度,而且,也反映了实践活动的广度,为人们认识自然、改造自然提供了正反两方面的经验。

二、当前文书档案管理工作中存在的问题

1.对文书管理工作不够重视,收集不完整。文书档案工作不易体现其成绩,因此使单位领导不大愿意投入更多和关注,“重医疗、轻档案”的比较突出,仅要求保管好文件,需要时可以提供参考即可。这些想法造成各科室也不重视文书档案工作,在收集文件资料时往往不太配合和协作,一些科室觉得自己留档方便工作,致使文书档案的收集难以完整,进而影响到文书档案管理工作的开展。

2.文书档案管理不够规范。主要表现为档号不规范、案卷标题不规范、大部分案卷缺少卷内目录、组卷混乱现象比较严重等情况。

3.文书档案管理人员专业能力偏低。目前,单位虽然有了稳定而发展的档案人员,但文书档案管理队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要,特别是进入信息化时代以来,熟悉档案内容,能进行档案信息深层次研究和开发的专业人才十分匮乏。在医院人才培养中,一般都只重视医疗技术人员的教育培训,却忽视了对档案管理人员的业务培训。而有些还是兼职档案员,缺少专业的档案管理知识,严重影响到医院文书档案管理水平的提高。

三、新时期做好文书档案管理工作的对策和措施

1. 加强文书档案管理人员专业素质的提高

文书档案人员的专业素质是提高档案管理水平的一个重要因素。因此加强现有人员的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务,让他们参加各种培训学习,特别是电子档案管理方面,不断增加和丰富自己的知识,学习新技术,学习档案管理的新方法,更新观念,使专业知识得到提高和更新,改变知识老化和知识面较窄的状况尤为必要,这样才能与时俱进地搞好文书档案管理工作。

2.文书规范管理是做好档案管理工作的基础

公文的种类、格式、处理程序是否规范直接影响到档案的管理,尤其在办公自动化迅速发展的今天,这种关系显得更为密切。许多文件归档工作,需提前在文件形成时来做。因此文书工作的处理程序上要注意与档案管理紧密衔接,做到把文书工作与档案管理有机地联系起来。比如平时对文件的鉴定、分类以及归档编号等,在文件形成之初就已经确定并做登记,且档案管理的相关工作都已经完成。这样不仅减少了工作环节,避免了重复劳动,降低了差错,同时也保证了文书和档案的统一及协调,提高了办公效率。

3. 进一步完善文书档案管理制度

档案制度的健全与否关系着文书档案管理工作的发展,健全的档案管理制度是医院开展文书档案管理工作的准则和保证。既要根据形势发展的需要,对已经过时的制度规范进行修订,又要尽快制定补充原来欠缺的档案管理制度。

4.如何做好文书档案管理积累工作和细节工作

平时积累是做好文书档案管理工作的有效途径。档案材料的收集工作是文书档案管理中的重点,是整个文档整理中最重要的第一环节。所以注重平时的收集整理,这对归档工作起到事半功倍的效果。另一方面做好细节工作,主要从订制度、选好人、详记录、分好类、备好案、存好档、易查阅这几方面入手,只要从这几方面把好细节关,才能将文书档案管理工作做好,从而保证文书档案工作的顺利进行。

5. 加快推进文书档案管理信息化和现代化建设

应用计算机技术,加快文书档案管理的现代化、信息化进程。将计算机技术、网络技术充分运用档案信息资源的处置、保存和管理活动中,提高档案管理的信息化、网络化水平。要从以下三个方面进行工作:①要重视各类纸质档案数字化和信息数据的建库工作,确保数字档案格式统一、数据规范、安全可靠、长期管用,为开发利用档案信息资源打下坚实基础;②要在档案资料收集、整理、录入过程中逐步实现计算机管理,提高自动化水平;③要加快医院信息网络平台建设,将各类档案信息纳人其中,构建医院信息中心,进行档案信息的网上数据传输,提高档案管理的信息化水平,为医院各部门提供更加便捷优质的服务。

四、结论

文书档案管理工作是衡量单位管理水平的一个重要标准和重要组成部分,其管理水平直接关系到档案资料的完整性,在单位管理工作中发挥着举足轻重的作用。因此需要提高医院文书管理工作的地位,切实做好文书工作和档案管理工作的规范化衔接,从根本上切实提高文书档案的利用率,以符合医院文书档案管理工作实际情况的运行模式,采用科学管理的工作方法,才能顺应新时期文书档案管理发展的需要,促进医院和医疗卫生事业建设又快又好地发展。

医院文书档案管理措施分析:医院文书档案管理信息化

摘要:经济的发展,科学技术水平的提升,使计算机技术和互联网技术也得到了广泛地应用,信息技术在我国各个领域获得广泛的应用和重视。信息化管理工作水平的不断发展和提升,为我国医院档案工作赢得了更多的机遇和挑战,更是帮助医院档案管理从传统的档案管理转变为档案信息化管理 。本文针对医院文书档案管理工作开展研究,通过分析医院文书档案管理信息化的优势以及目前存在的不足,进一步探索医院文书档案信息化管理的有效措施,实现医院文书档案信息化管理效率和质量的提升。

关键词:医院文书 档案管理 信息化 问题措施

当前经济发展的条件下,计算机网络技术得到了广泛应用,已经成了人们日常生活中不可缺乏的部分,这种形势下传统的医院文书方案管理方法已经不能满足新形势下医院的发展需求,进行医院文书档案管理方式的革新已经成为医院的重要任务。在医院文书档案管理过程中要做到结合科学技术发展的需求进行网络信息技术的引入,实现文书档案的信息化管理,摒弃原先纸质装盒为主的档案管理,采用计算机进行档案资料的存储和管理。

一、医院文书档案信息化管理的优点

(一) 有助于对文书档案进行查漏补缺

在进行医院文书档案管理的过程中,传统的管理办法就是对资料实行立卷整理,在整理的过程中发现资料的缺失或者出现资料收集不全的情况,就只能采用拆卷重新整理。拆卷重新整理的过程中文件的顺序会被打乱,文书档案的管理人员还需要再次进行资料的编排以及最终资料编排目录的抄写以及整个文书档案封面的修改。这种传统的整理方法还是太过复杂和麻烦。而将计算机技术运用到文书档案管理过程中来,能够采用在整个资料系统中输入正确的修改指令,然后系统自动完成修改工作的方式,这种方式极大地提升了文书档案修改的效率和质量。

(二)有助于医院珍贵文件资料的保存

在整个医院传统的文书档案管理工作中,很多时候在立卷时为了保持装订的美观,需要进行资料的切边和修边工作,这种切边和修边工作稍微不注意就是很容易造成资料面貌的破坏,而采用文书档案信息化管理后,只需要将医院文书档案在整个计算机设备上进行扫描就好,在平时档案的管理过程中直接使用电子文件就行了,这样既达到对珍贵原始资料的保存,也确保了整个医院信息完整性。

(三)实现了对文档资料的快捷准确的利用

在整个医院传统的信息管理过程中,还需要时采用手工管理资料的方式,这种手工管理的方式在实际工作中就会花费大量的人力和物力,也会造成医院文书档案的信息含量较低,不能提升对文档信息资料的充分利用。而采用计算机网络对文书档案资料的信息化管理后,我们可以采用电子目录的方式进行相关资料的整理和归档,这样能够全面的实现文书档案资料的快速有效的查询。此外,就是计算机技术的应该还有助于各部门和科室对所需文书档案的快速查找工作,最大限度实现文书档案资料的信息共享,提升整个资料的利用效率。信息化工作的开展更是能够实现整个资料的形象和直观,除了为人们检索、查找提供了便利外,更大程度上确保了文书档案资料的安全。

二、医院文书档案信息化管理实施中存在的不足

(一)管理者对文书档案信息化管理不够重视、执行力相对较弱

目前我国各大医院在很大程度上都实现了文书档案的信息化管理,但是信息化管理水平还不够高,造成这一现象的主要原因就是由于医院管理者对整个文书档案信息化管理工作没有正确的认识,其重视程度相比较低。加上管理者受传统观念的影响,很多医院管理者都盲目地认为医院文书档案管理工作对于整个医院的并没有那么重要,已经文书档案信息化管理本身就是一件非常麻烦的事情这种错误的观念。并没有真正认识到医院文书档案管理信息化这项工作的重要意义。也就导致目前我国医院文书档案信息化管理以及文书档案资源信息化共享还相对较弱,执行力不够,造成我国许多珍贵的医疗文书档案资料都没有得到有效的保存。

(二)缺乏进行文书档案信息化管理的专业人才

由于我国医院文书档案信息化管理工作发展的较晚,整体进度较慢。在开展医院文书档案管理工作信息化过程中还存在两个方面的短板,一是文书档案信息化管理基础设施不足,二是不具备文书档案信息化管理的专业人才。这两块短板的存在,势必影响我国整个医院文书档案信息化管理工作进度的提升和落实,想要全面的实现和充分发挥医院文书档案信息化管理工作的作用就需要进行文书档案信息化管理专业人才的引进。

(三)文书档案管理质量有待提高

当前我国医院文书档案管理工作水平还处于一个较低的水平,很多医院档案管理部门还都是采用传统的文书档案管理方式进行档案的保存和传递,我国传统的档案管理方式与国外那些高、精、尖的医疗文书档案信息化管理水平相比较还存在很大的差距,文书档案管理质量也相对较低,缺乏对文书档案的精细化和信息化管理。我国医院在进行文书档案的精确分类、保存以及整个医院文书档案资源的共享、交流和互换上都还需要进一步的提升。

三、新时期医院文书档案信息化管理建设对策

(一)进行医院文书档案的信息化管理模式的创新

传统的医院文书档案信息化管理方式还存在很多不足和弊端,需要我们大家做到与时俱进,进行信息化管理模式的创新,强化档案信息化管理方面的交流与合作,做好适合医院自身的文书档案信息化管理模式,实现电子信息技术和医院文书档案两者之间的有效结合,同时采用更加先进的信息化管理技术和手段,强化信息管理的交流和合作,进行具有特色和创新的信息化管理方案,全面提升医院档案管理工作的水平,提升服务患者的水平和质量。

(二)完善医院文书档案基础办公设施。

医院想要进行文书档案信息化管理模式的革新和创造,医疗基础设施是其关键影响因素,只有拥有全面的医疗基础而设备,才能确保医院文书档案信息化管理工作的完成。同时医院管理者和领导更是需要提升对医院文书档案信息化管理的基础设施建设的重视,进行先进医疗设备、仪器的引进,强化医疗人员先进科技知识的培训,帮助医疗人员更好地掌握科学的医疗知识,并在工作人员的带领下,实现医院各部门和各科室之间的相互配合和合作,确保医院文书档案管理工作能够按照工作计划进行完成。

(三)提高文书档案管理人员的综合素质

先进的医院文书管理模式除了需要先进的设备和仪器外,更需要专业的、高端的新型人才,帮助医院文书管理工作能够按照预期计划实现。所以医院需要强化医疗人员的培训和进修,为医疗工作者提供信息化管理技术和相关知识的学习机会,提升医疗工作者丰富的理论知识和业务素质和能力。同时医院还可以采用邀请专家到医院做报告和讲座的方式,进行相关医疗知识的传播和普及,提升医疗工作者自我学习,自我提高的意识。做好文书档案管理人员的定期考核工作,从而达到文书档案管理人员的综合素质提升的目的。

(四)强化信息传输网络化布局建设的力度

医院文书档案信息化管理工作的开展需要医院能够在自己院内建立一个完善的信息网站平台,进行自身网络系统的不断完善和拓展,建立健全进行文书档案管理的专门网络板块,提升对文书档案信息查询、审核、分析、归类等工作效率,同时还可以开展专业网站的专门化服务工作,做好医院职能的履行工作,提升医院文书档案信息化管理的水平和层次。

(五)注重档案资源的挖掘与持续性发展

将档案资源的开发和挖掘作为整个医院的重点工作、重点项目和重点方案,做好医患人员之间信息和先进管理技术的引进,进行医院文书档案信息的更新和调整,确保医院文书档案资源信息的有效性,进一步实现医院档案资源的健康有序的发展。

总而言之, 由上可以看出医院文书档案信息化工作主要是对医院发展历史的真实的记录,而做好医院文书档案信息化管理工作与整个医院的基础管理有着重要的联系。特别是伴随着我国信息技术的不断发展、医院中各类档案信息的利用,给我国医院科研、教学、医疗以及医院整体工作的质量都奠定了基础,医院文书档案信息化还可配合进行相关科研课题和重点专科等工作。所有,在整个医院文书档案信息化管理工作中,也就需要医院文书档案管理人员不断提高自身的业务素质,增强自身知识储备,把握整个档案管理的基础知识上进行档案处理方式的掌握。从而实现在当前信息技术发展的状况下全面的推动医院更好更快的发展,全面提升医院服务质量和水平。

医院文书档案管理措施分析:浅谈医院文书档案管理工作的要点及方法

摘 要:随着我国不断深入变革整个医疗卫生体系,在一定角度下加速了医院的成长壮大。在整个医院体系内,不断改进管理的要求始终在发展的过程中。档案工作是要服务性很强并注重业务性和技术能力的。文书档案是一个重要方面在医院档案管理工作的进程中,同时也是对医院进步过程的详细记载,能够让医院的线下工作改善面貌,指引方向。而且还可以作为重要的依据为医院的历史基础考察,因此有必要提升文书档案的管理能力,保证医院文书档案的价值能够完全的施展开来,让医院的进一步健康进步有详尽的参考依据方向。这篇文章浅析了关于医院的文件和档案的典型特征,然后简要列举了医院档案管??理工作的要点和改进方法。

关键词:医院;文书档案;现代;信息;方法

一般医院在处理行政管理事务的活动的时候,会将普通式的文书转为文书档案,这样文书档案的保存使用就变成了医院管理内容上关键的组成方面,起到极其有效的作用针对医院后续的发展前景。医院文书的档案管理方面一般包括档案的归纳分类、设卷立名、使用管理以及最后销毁等全套的管理措施,因此我们在文书档案的管理过程中要具备很强的规范效力,针对一些不对外公开的档案要有保密意识,以及针对不同档案使用者的服务意识。所以我们要想通过档案文书为医院后续发展决策保证关键的信息来源,就必须要不断改善在文书档案管理上面的能力,始终致力于为医院的健康有序进步。

1 医院文书档案工作的现状

通过资料的查阅我们知道,医院文书档案的典型特征在四个方面。首先是文书的规范性,医院公书档案的规范性标准即对公文的归纳整理使用,即整个公文档案的关键点,同时是提高公文档案管理的最低保证。因此,要确认这样的规范性是提高档案管理安全性的要点。这个过程一般是利用文件、检查、笔迹、语言等经过严格筛查。以此确保规范。其次,是标准性。我们对文件的记录和管理也必须有一定的标准,并遵循一定的标准的严格实施。整个环节都要相互连接,有严格的标准。第三,文件的保密工作。文书的形式主要划成两种,依次为纸质文件和电子文件。这种纸质类型的文件是需要保密的。第四,文书的服务性能。文档文件的服务性能关键是体现在能够显示出医院在一些文献中所要的数据,显示在使用、编译和统计工作这样的层面中,而且使用的效率非常高。

目前中国的文书档案管理上有着的一些现状问题主要有:一,从上到下都不关注档案的文书管理,首先即上层部门领导的不过问,因此下层的档案归档员工对于这个档案管理工作的绩效较低,不愿投入时间精力,对档案管理工作的懈怠,从而使得文书档案管理的现状十分混乱。二,国家在法律层面匮缺完善的科学管理规章条例。而且针对医院档案牵扯范围广泛的特性,一旦缺失健全的科学的档案条例规定和准则,将会使我们的文书档案归档制度变得盲目和混乱。三,缺乏专业档案管理人员。上级领导没有在档案管理工作上引起关注,医院的人事部门一般不会招聘专业的档案管理人才,所以这些现在的医院文书档案管理人员都是其他工作部门调过来,很难胜任医院档案工作的实际需求,导致了档案管理工作的品质骤降。四,硬件设施面临淘汰。大部分的医院在档案馆使用到的硬件设施不够规范,多数的档案工作依然是困在传统的手工操作中,没有使用先进的信息管理设备,造成档案材料归档跟不上工作需要,极易流失。五,信息化程度低。我国医院档案管理工作没有一套完整的系统信息化,一个系统的规划,造成数据收集不全、资料不详尽、升级落后等,最后造成了档案信息的无序化。

2 医院文书档案管理工作的要点及方法

2.1 材料的归纳整合工作

我们在进行文书档案管理的任务时,首先是要进行材料的收集和整理,因为处理人事档案的员工参与了整个档案产生和过程,熟悉了档案的形成标准,在此再融合办公室综合智能化,更为便捷的收集档案资料,这样便确证档案材料的全面性。在进行处理上级文件时,档案人员必须先做好登记的系列任务,包含:收到登记、检查和核查,审批、承办、督办和备注。接着关于文件的内容和需求有一定程度的关注和了解。在进行传阅文件情况时,提醒上级领导抓紧阅办,而且对于上层领导批示下来的文件及时分发,在上情下达的实现上做一个好典范,并且要督促文件的执行部办公室及时达成文件内容要求。

2.2 对于档案立卷归档分清主次

分清主次先需要将整个档案的有效性和针对性搞清楚。当前阶段完成的文件任务才能够放入档案,那些没有结束的不能放入,一旦混入会造成档案管理混乱。我们要尤其关注那种在文件形式上、文件的内容方面以及文件的使用对象上都非常相似的文件档案,注重划分他们的储存位置和方式,在一定程度上注意更新他们重复率和冗余度,提高工作的效率。接下来,档案工作人员要确保相关档案的相关性和全面度。于档案整理中要把握关键,分清主次,严防入口档案的规范准则,不够要求的文件不能够并入。同一类问题的文件档案要善于归纳,这样能够提升文件的使用价值,并形成文件后的归档是完整和清晰的。

2.3 提升文书档案管理人员专业水准,促进档案的开发使用

促进整个档案系统的开发使用十分重要,医院文书档案是服务于上级部门的决策和服务部门,主要针对医院的服务事业的发展而使用。文书档案的服务能力显示于整个医院的各种不同工作层面上的开发和利用。信息资源的主动开发始终是文献管理的最终目标。比如医院在快速进步和规范化治理方面累计了很多的文献资料,包含:等级医院评审、资质认定、资质认定等级、专业建设和基础建设的评价,这些文件不但有着鲜明的行业特色,具有很大的使用潜力,更是作为一个医疗单位综合素质标准的表达出来。

目前,随着医院医疗服务水平的持续发展,医院中的基础设施也在持续进步,使得档案的使用率持续的被拉升,在目前的医院档案建设方面,针对一些证书的文献和档案信息的开发利用是非常关键的一个内容。因此医院档案类文件的开发和利用进程里,相关档案人员需要主动依据医院工作的开展而不断进步,为医院保证相关的文件档案可以达到医院开展医疗工作时对档案中内容的需求。同时档案部门还必须完善项目的程序过程,保证对档案的跟踪整理,保证重要档案的全面安全程度。

2.4 健全文书档案管理制度,使文书档案信息化管理

文书档案的信息化主要是说使用计算机、internet和通信技术等各种方式方法,使不同的载体,不同地区的正在被使用的珍贵的档案信息通过数字的形式来进行保存,这样能够在互联网上达到信息共享的程度,提升整个档案的现代化、使用和服务准则度。总的来说这样的档案信息管理的特征有下:1档案信息能够完整的在网络上共享2医疗服务管理的办公效率大大拉升3档案资料的保存文件的时效性更强4档案资料文件在传输的过程中更加高速,并且安全性有效的得到保证。

3 结论

医院档案工作是提供服务、技术和业务于一身的工种,所以在档案管理工作里,必须对文档管理规则进行深入的改进,并对文件管理的标准规范严格要求,以确保档案文件具有更好的完整性,进一步地保证档案资料的开发和使用,让它的潜力更加明显的表达。中国的科学技术在持续进步,落后的管理方法已经不能达到新的社会标准和相关领域的需要,需要不断完善我国档案文书管理的现代化程度。传统管理是以手工工作作为主要的方式,标准规范化和错误率上不能得到保证,信息化电子技术的发展能够提高文书管理方案的标准化水平,让错误率减小。要做到这一点档案文书的信息化势在必行,所以文书档案的工作人员更需要专业的素养,掌握主次更好的做好医院文书工作。

作者简介

雷蕾,汉,河北省冀县,天津市南开区三潭医院。