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图书馆档案工作思考

发布时间:2022-06-25 08:50:42

图书馆档案工作思考

图书馆档案工作思考:论高校图书馆档案管理工作的特点

【摘 要】目前,我国的高校发展中注重对学校图书馆的建设和管理。高校图书馆档案管理工作也是高校图书馆管理工作和档案工作的重要组成,在一定程度上反映了高校图书馆管理水平。然而,在实际的高校图书馆管理工作中存在一些问题,需要进行具体的分析。本文通过论述高校图书馆档案管理的必要性以及特点,从而为加强高校图书馆档案管理提出有效的应对策略。

【关键词】高校图书馆;档案管理;必要性;特点

档案是历史的一部分,通过史料记载一些重要内容,记录人类活动的实践信息资源。而高校的图书馆可以提现一个学校的办学资质和能力,是高校重要的教辅机构,具有特殊的作用。高校图书馆档案是一种重要的文献资源,记录着重要的信息,也是图书馆工作的重要部分。图书馆档案主要是图书馆的工作人员在不同的活动中留存的有价值的资料,对图书馆工作不同阶段的发展轨迹的全面、系统的记录,为图书馆工作的实践成果提供考证依据,见证着图书馆的发展历史。

1.高校图书馆档案管理的必要性

图书馆档案是一种文献资源,具有多种记录形式,包括文字、图表以及声像等多种形式的记录,是图书馆长久发展的重要财富。高校图书馆对学校的众多部门的有价值的文件材料进行统一管理,包括移交学校档案馆保存的档案和图书馆自存的档案两个部分。图书馆档案管理,具有重要的意义。

1.1高校图书馆档案记录着图书馆的发展和演变。目前,我国的高等教育逐步普及,高校进行大幅度的重组和整合,尽可能地实现教育资源的合理高效利用。而且,由于我国的学生数量在逐年减少,需要高校进行合并,进行教师资源的优化整合,加强对教师队伍的培养,不断提高教师队伍的质量。在高校的重组和合并中,对于不同时期的的图书馆档案材料进行整理,可以留存图书馆的发展历史,体现这些材料的宝贵历史价值。而且,图书馆档案材料也是对图书馆工作的准确记录,使图书馆工作具有延续性的价值。

1.2高校图书馆档案管理反映图书馆管理水平。高校图书馆档案记录图书馆的各项活动的有价值的文件材料,实现图书馆的基本职能。档案管理是高校图书馆管理的一个组成部分,将档案进行科学、规范的管理,可以使有效的信息进行长久的保存,发挥长远的作用。而且,高校图书馆档案管理的好坏,可以充分反映出图书馆管理工作的水平和管理工作轨迹。有利于图书馆的决策者根据档案顺序信息及时发现和解决问题,从而改进决策工作,提高图书馆的管理效率和管理质量。高校图书馆档案管理工作的实施,使图书馆的工作有据可查,有助于树立良好的图书馆形象。

1.3高校图书馆档案为图书馆学研究提供可靠依据,新生入馆教学的教材。高校图书馆档案有助于记录各个阶段和时期的组织机构和科研成果,为工作人员研究工作提供一定的可靠依据,方便图书馆工作人员进行业务探讨和学术研究,提供重要的原始材料。而且,高校图书馆档案全面地记录着图书馆的发展历程、对于藏书的规模改善、现代技术的引入以及管理制度的改善等。对于图书馆借阅环境和借阅手续都要尽可能地改进,在进行新生入馆教学中发挥重要的作用,从而吸引新生积极利用图书馆的优秀资源。

2.高校图书馆档案管理的特点

2.1非全宗性。全宗就是某一个单位工作全过程的档案材料,而图书馆档案是一个完整的文献材料集合,不能在行政和人事等机构独立开展活动,所以高校图书馆档案不能构成一个全宗。高校各项工作都有相关部门来管理,行政由学校进行统一管理,财务有财务处进行管理,人事档案可以由人事处进行统一管理,因而图书馆档案具有非全宗性。

2.2针对性。由于学校的管理是个巨大的系统工程,比较复杂。学校的各个行政部门都会下发不同的材料和通知,图书馆不能进行全部的保存,会造成档案管理内容较为极其复杂,不具备合理的针对性。而且,学校机构设置较为复杂,不同的部门都有各自的管辖范围,对于组织和宣传的内容都不同,有些材料内容与图书馆无关,可以直接交由校档案室进行整理和保存。对于涉及图书馆工作的文件和材料需要图书馆进行及时的存档,充分反映了图书馆档案的特性。

2.3从属性。图书馆档案是高校档案室的下属管理单位,接受高校档案室的直接统一管理和工作指导。对于图书馆档案的内容设置,多半来自于学校档案的复制品,就是学校图书馆的相关文件资料。而且,图书馆档案的文件也有部分需要移交到学校的档案馆存档,关于图书馆的发展规划、会议记录以及工作总结等。这些材料是互通的,需要相互留档。

3.针对高校图书馆档案管理的特点,提出加强高校图书馆档案管理的措施

对于图书馆档案管理工作,从其诸多的特点考虑,高校档案管理的作用巨大,需要加强高校领导的关注,充分发挥高校档案管理的优势,将档案工作不断完善。

3.1高校领导需要重视图书馆档案管理工作,提高档案管理人员的素质。图书馆为学校辅助教学提供重要的保障,因而需要高校领导的重视。只有领导者重视了档案管理工作,才能为档案管理工作进行指导,促进业务工作和档案管理工作的结合发展。图书馆档案管理人员的素质也较为重要,需要指派专业的人员进行档案管理工作,加强相关档案管理知识的培训,而且要与高校档案室之间进行紧密的联系,对档案室的业务之间进行紧密联系,促进高校档案管理工作的高校开展。

3.2高校图书馆档案管理要建立合理的管理体制。高校图书馆是二级工作单位,也是高校档案管理的重要部门。由于高校图书馆档案具有一定的非全宗性,所以在管理工作中要制定合理的管理体制,要符合本馆的工作实际。在图书馆档案管理中,也要进行合理的资源整合,对于一些与图书馆工作联系不大的文件资料不需要保存,交由特定的部门进行管理,从而体现出非全宗性的特点,突显出图书馆档案的特色之处。合理的管理体制具有高效的制约力,可以促进档案管理工作的有效进行。

3.3高效图书馆档案资料体制针对性特点。高效图书馆档案资料管理本身就是一个复杂的工作,重要的文献资料繁多,资料管理不能讲求细和全的观念,需要有针对性地整合与图书馆工作相关的档案资料。最重要的是要进行资料的准确分类,根据图书馆的实际情况进行多项分类。在科学分类的指导下,才能将档案的内容展现出来,从而准确真实地记录图书馆的发展历程。不能追求一概而论的模式,将图书馆档案的范围过分扩大,会造成工作的冗杂而没有效率。

3.4引入电子信息技术,将纸质档案和电子档案进行同步管理。目前,图书馆工作已经进入了一个现代化的范畴。档案从单纯的纸质向大规模的电子档案发展,促进了高校图书馆档案的长远发展。由于传统的纸质档案在管理上受到很多的制约因素,例如温度、湿度以及防蛀虫等,纸质档案的质量存在一些不确定因素。所以,在现代化的信息技术的支持下,有效地改变了纸质档案的局限之处。然而,电子档案也存在自身的不足之处,在档案信息输入电脑程序过程中存在很大的不确定性和可变性,所以档案的原始性很难考证。而且,一旦电脑设备受到攻击,会影响很多的档案资料的作用。所以,将纸质档案和电子档案进行结合,才能促进新的管理模式的创新。

结束语

高校图书馆档案管理是图书馆工作的一个重要部分,也可以有效地支持图书馆多项工作的开展。所以,树立正确的档案管理理念,建立完善的档案管理制度,加强管理人员的专业培训,提高高校图书馆档案管理人员的素质,从而促建档案管理工作的现代化发展和完善图书馆事业的发展。

图书馆档案工作思考:信息化时代下图书馆档案管理工作创新

[摘 要] 作为图书馆管理工作的关键部分,图书馆资料档案管理是确保图书馆各项社会活动与内部管理工作顺利开展的基本保障,它是从图书馆开馆之日起的原始记录,随着图书馆的发展壮大而发展,客观全面地记载了图书馆在不同发展阶段的发展历程,对于图书馆开展各项管理工作有很大的参考价值,随着当前信息化时代的到来,网络信息技术和计算机技术的普及与应用,对图书馆档案管理工作提出了更高的要求,本文正是基于这一角度出发,分析了图书馆档案管理工作的重要性以及其主要内容,结合当前图书馆档案信息化管理实际情况,论述了其中存在的问题并提出了几点解决对策。

[关键词] 信息化; 图书馆; 档案管理

图书馆档案的信息化管理主要指的是在国家档案行政管理的相关部门的统一组织领导下,在图书馆的档案管理活动中推广应用信息化技术,对图书馆各项档案资料进行管理与提供服务,从而增强档案管理的现代化水平的工作流程。

作为一种记录文献,图书馆所自有的档案资料是图书馆工作的重要信息,也是图书馆自身的宝贵财产。图书馆档案资料是对图书馆各项工作的全面记录,也是对图书馆工作人员进行考核评估的主要参考依据之一。图书馆档案对于图书馆工作总结、工作计划的制订以及管理工作的开展等,都有着非常重要的作用,所以,提升图书馆档案管理信息化水平具有重要的现实意义。

1 图书馆档案管理工作的重要性

1.1 历史价值

档案资料之所以要长期地进行保存,为后人所利用,这是由于它具有自身特定的作用。对于图书馆来说,建立和完善科学的档案管理信息化系统,不仅是现代管理对其的要求,同时也是进行科学评价的依据,档案资料可以准确全面地反映出图书馆的发展历程。

1.2 科学依据

图书馆档案资料是其在进行管理和其他活动中可以参考与借鉴的依据,在长期的积累过程中,图书馆档案具有较高的可操作性和可靠性,图书馆管理人员可以将它作为第一手参考资料来使用,这有利于提升图书馆管理水平。

1.3 参考依据

拿图书馆的业务档案来说,每一年的业务档案都对图书馆内部各个部门工作人员这一年来所进行的各项业务活动进行了详细的记录,如业务情况、业务成果、经验教训等,这些内容都全面仔细地记载到档案材料中,能够为将来图书馆的建设管理提供更多的参考资料。

1.4 更新数据

图书馆的发展历程属于推进式的,也是有规律可寻的,图书馆档案对图书馆过去的历史记录能够在很大程度上帮助后人,例如在编写图书馆的新简介时,就可以参考过去图书馆的简介档案,再适当地增加一些新的内容,让新馆员能够较快地了解图书馆,适应新工作,也可以让图书馆的用户更方便地了解图书馆,享受图书馆的服务。

2 图书馆档案管理的主要内容

2.1 政文档案

政文档案通常包括了上下级所的党政文件,图书馆工作会议的记录材料,图书馆内部研讨材料、年度工作总结和工作计划、图书馆内部的各项规章制度、内查外调的资料和图书馆日常工作日志等内容,由于图书馆内部各个部门之间的发展状况存在差异,所以政文档案常常很难收集齐全。

2.2 业务档案

图书馆的业务档案主要来自图书馆各个部门,它是各部门在开展日常业务过程中所形成的文件材料。通常包含了工作执行情况的材料、工作汇报材料、工作研究的论文等,各种反映图书馆工作状况的数据信息如馆藏量、图书馆经费等也包含在其中。

2.3 人事档案

人事档案一方面包括图书馆内部员工的档案材料,主要有个人的基本情况、图书馆内部各部门的人员岗位配置情况、人员岗位变动情况、工作人员考评情况等内容;另一方面是图书馆用户的档案资料,一般有用户的基本信息、借阅卡的发放信息等。在信息化时代中,这些资料档案通常都保存在网络上,如果不对其进行严格的管理,那么很容易导致用户隐私外泄,造成严重的后果。

2.4 设备档案

图书馆设备档案一般指的是图书馆中各种设施设备的资料、各种设备在引进、使用、维修等工作中的记录,特别是实行招标采购的政策之后,对于招标采购的设备要成立单独的招标设备档案管理项目。

3 图书馆档案信息化管理存在的问题

3.1 基础建设薄弱,信息化建设不足

图书馆档案管理信息化建设的基础工作通常来说包含有档案材料的收集、资料整理、文件归档等阶段,基础档案材料的加工是档案信息化管理的基本前提。在当前图书馆档案信息化管理系统的建设中,某些图书馆因为没有建立与本馆实际情况相符合的、科学合理的档案信息化管理制度,导致相关档案资料的收集、整理等工作无章可循。档案信息化管理建设过程中基本上都存在着一些问题,主要有档案资料收集不全面、存档期限划定不准确、档案分类不清楚等,这些问题在很大程度上影响着档案信息化管理系统的建设。图书馆档案信息化建设的发展非常缓慢,很多图书馆的档案资源还是过去那种单一的纸质文献,在当前这样一个信息交流广泛的时代,已经不能满足用户以及图书馆自身发展的需求。

3.2 图书馆信息化资源利用率不高

信息化的档案资源主要有简洁、方便、高效等优势,因此其在社会资源中所占的比重日益提升,信息化资源的开发利用率直接关系到图书馆各项工作的正常开展。基于网络平台的图书馆档案信息化建设和科学地对其进行开发利用是未来图书馆档案管理工作的一大发展趋势,如果不将这项工作做好,那么将会在很大程度上降低图书馆各项工作的开展效率,同时也会极大地阻碍图书馆的现代化发展进程。就当前的实际情况而言,很多图书馆的信息化档案资源并没有真正地得到开发利用,虽然少数图书馆已经开始建立起了信息化的档案资源管理机制,但是其管理模式依旧没有摆脱传统管理观念的束缚,信息资源的利用率依旧较低。

3.3 图书馆信息化服务层次较低

当前,图书馆的档案资源信息化服务依旧还停留在对档案材料的收集存档环节上,仅仅为少数用户提供简单的咨询服务和阅览服务等层次上。随着社会基础建设进程加快,各项现代化设备逐渐得到普及和完善,云计算平台在图书馆档案管理中的应用,这些条件都为图书馆档案管理工作带来了更多的发展空间。但是图书馆信息化服务的效果依旧不是很理想,在图书馆档案信息化管理的过程中,计算机网络技术的优势没有充分地发挥出来,很多图书馆并不能提供全方位的信息化服务,也没有将用户网上交流平台建立起来,信息化服务层次过低,很多例如档案材料报道、资源共享、专题提供等服务还没有得到挖掘和开发。

4 图书馆档案管理工作的创新研究

4.1 加强高校图书馆档案信息化建设

图书馆档案信息化建设是当前图书馆档案管理工作中的优秀内容,现代化信息技术在图书馆档案管理中的应用是实现图书馆现代化管理的重要标志之一。信息化技术在图书馆档案管理中的运用通常有档案的检索、统计、编目以及管理等,同时也可以用于档案的登记与收集。结合国外图书馆档案信息化建设的先进经验,信息化技术在档案的检索、登记方面的优势比较明显。过去的档案归档流程比较复杂繁琐,档案管理人员任务量大,很多时间都花在了档案整理中,实现档案收集、登记的信息化之后可以让该作业流程更加方便快捷。

4.2 保证档案信息化管理的人员配备

图书馆档案信息化管理属于一种人机系统,图书馆的档案管理工作人员是该系统中的一部分,其作用与地位是非常重要的。信息化管理系统的工作人员主要分为3个部分:① 数据录入,由于汉字自身的独特性,数据录入人员必须经过专门的教育培训,具有专职水平; ② 信息处理与使用人员,他们是直接和信息化设备结合的人员,其作用最为重要; ③ 各个设备的维护管理人员,主要负责信息化系统中电子设备的维护保养,确保其正常工作。

4.3 提升图书馆档案信息化服务层次

要有效地解决图书馆档案信息化管理中的各种问题,就必须要努力提升图书馆档案信息化服务的层次,让图书馆档案管理更加科学化和规范化。过去的图书馆档案服务通常是通过人工操作来实现的档案材料查阅,而通过信息化技术可以极大地提升图书馆档案管理工作的效率,并能规范档案管理流程,增强图书馆档案信息化服务的水平,提升服务层次。在图书馆档案信息化管理中,运用现代信息化技术建立健全面向用户的档案服务系统,同时和档案信息的使用者之间建立起高效的沟通平台,提供更稳定、更可靠的信息化服务。

5 结 语

总之,目前我国图书馆的档案管理工作已经开始逐渐朝着信息化、现代化的方向发展,而图书馆档案管理信息化工作是一个不断完善的长期性工程,它让图书馆档案部门从封闭逐渐走向开放,极大地提升了档案资料的利用率和价值、降低了图书馆人力物力财力成本。随着各种现代化信息技术的普及与应用,图书馆档案信息化管理的普及必将成为未来图书馆档案管理的一个重要发展趋势。

图书馆档案工作思考:信息化时代下图书馆档案管理工作创新

[摘 要] 作为图书馆管理工作的关键部分,图书馆资料档案管理是确保图书馆各项社会活动与内部管理工作顺利开展的基本保障,它是从图书馆开馆之日起的原始记录,随着图书馆的发展壮大而发展,客观全面地记载了图书馆在不同发展阶段的发展历程,对于图书馆开展各项管理工作有很大的参考价值,随着当前信息化时代的到来,网络信息技术和计算机技术的普及与应用,对图书馆档案管理工作提出了更高的要求,本文正是基于这一角度出发,分析了图书馆档案管理工作的重要性以及其主要内容,结合当前图书馆档案信息化管理实际情况,论述了其中存在的问题并提出了几点解决对策。

[关键词] 信息化; 图书馆; 档案管理

图书馆档案的信息化管理主要指的是在国家档案行政管理的相关部门的统一组织领导下,在图书馆的档案管理活动中推广应用信息化技术,对图书馆各项档案资料进行管理与提供服务,从而增强档案管理的现代化水平的工作流程。

作为一种记录文献,图书馆所自有的档案资料是图书馆工作的重要信息,也是图书馆自身的宝贵财产。图书馆档案资料是对图书馆各项工作的全面记录,也是对图书馆工作人员进行考核评估的主要参考依据之一。图书馆档案对于图书馆工作总结、工作计划的制订以及管理工作的开展等,都有着非常重要的作用,所以,提升图书馆档案管理信息化水平具有重要的现实意义。

1 图书馆档案管理工作的重要性

1.1 历史价值

档案资料之所以要长期地进行保存,为后人所利用,这是由于它具有自身特定的作用。对于图书馆来说,建立和完善科学的档案管理信息化系统,不仅是现代管理对其的要求,同时也是进行科学评价的依据,档案资料可以准确全面地反映出图书馆的发展历程。

1.2 科学依据

图书馆档案资料是其在进行管理和其他活动中可以参考与借鉴的依据,在长期的积累过程中,图书馆档案具有较高的可操作性和可靠性,图书馆管理人员可以将它作为第一手参考资料来使用,这有利于提升图书馆管理水平。

1.3 参考依据

拿图书馆的业务档案来说,每一年的业务档案都对图书馆内部各个部门工作人员这一年来所进行的各项业务活动进行了详细的记录,如业务情况、业务成果、经验教训等,这些内容都全面仔细地记载到档案材料中,能够为将来图书馆的建设管理提供更多的参考资料。

1.4 更新数据

图书馆的发展历程属于推进式的,也是有规律可寻的,图书馆档案对图书馆过去的历史记录能够在很大程度上帮助后人,例如在编写图书馆的新简介时,就可以参考过去图书馆的简介档案,再适当地增加一些新的内容,让新馆员能够较快地了解图书馆,适应新工作,也可以让图书馆的用户更方便地了解图书馆,享受图书馆的服务。

2 图书馆档案管理的主要内容

2.1 政文档案

政文档案通常包括了上下级所的党政文件,图书馆工作会议的记录材料,图书馆内部研讨材料、年度工作总结和工作计划、图书馆内部的各项规章制度、内查外调的资料和图书馆日常工作日志等内容,由于图书馆内部各个部门之间的发展状况存在差异,所以政文档案常常很难收集齐全。

2.2 业务档案

图书馆的业务档案主要来自图书馆各个部门,它是各部门在开展日常业务过程中所形成的文件材料。通常包含了工作执行情况的材料、工作汇报材料、工作研究的论文等,各种反映图书馆工作状况的数据信息如馆藏量、图书馆经费等也包含在其中。

2.3 人事档案

人事档案一方面包括图书馆内部员工的档案材料,主要有个人的基本情况、图书馆内部各部门的人员岗位配置情况、人员岗位变动情况、工作人员考评情况等内容;另一方面是图书馆用户的档案资料,一般有用户的基本信息、借阅卡的发放信息等。在信息化时代中,这些资料档案通常都保存在网络上,如果不对其进行严格的管理,那么很容易导致用户隐私外泄,造成严重的后果。

2.4 设备档案

图书馆设备档案一般指的是图书馆中各种设施设备的资料、各种设备在引进、使用、维修等工作中的记录,特别是实行招标采购的政策之后,对于招标采购的设备要成立单独的招标设备档案管理项目。

3 图书馆档案信息化管理存在的问题

3.1 基础建设薄弱,信息化建设不足

图书馆档案管理信息化建设的基础工作通常来说包含有档案材料的收集、资料整理、文件归档等阶段,基础档案材料的加工是档案信息化管理的基本前提。在当前图书馆档案信息化管理系统的建设中,某些图书馆因为没有建立与本馆实际情况相符合的、科学合理的档案信息化管理制度,导致相关档案资料的收集、整理等工作无章可循。档案信息化管理建设过程中基本上都存在着一些问题,主要有档案资料收集不全面、存档期限划定不准确、档案分类不清楚等,这些问题在很大程度上影响着档案信息化管理系统的建设。图书馆档案信息化建设的发展非常缓慢,很多图书馆的档案资源还是过去那种单一的纸质文献,在当前这样一个信息交流广泛的时代,已经不能满足用户以及图书馆自身发展的需求。

3.2 图书馆信息化资源利用率不高

信息化的档案资源主要有简洁、方便、高效等优势,因此其在社会资源中所占的比重日益提升,信息化资源的开发利用率直接关系到图书馆各项工作的正常开展。基于网络平台的图书馆档案信息化建设和科学地对其进行开发利用是未来图书馆档案管理工作的一大发展趋势,如果不将这项工作做好,那么将会在很大程度上降低图书馆各项工作的开展效率,同时也会极大地阻碍图书馆的现代化发展进程。就当前的实际情况而言,很多图书馆的信息化档案资源并没有真正地得到开发利用,虽然少数图书馆已经开始建立起了信息化的档案资源管理机制,但是其管理模式依旧没有摆脱传统管理观念的束缚,信息资源的利用率依旧较低。

3.3 图书馆信息化服务层次较低

当前,图书馆的档案资源信息化服务依旧还停留在对档案材料的收集存档环节上,仅仅为少数用户提供简单的咨询服务和阅览服务等层次上。随着社会基础建设进程加快,各项现代化设备逐渐得到普及和完善,云计算平台在图书馆档案管理中的应用,这些条件都为图书馆档案管理工作带来了更多的发展空间。但是图书馆信息化服务的效果依旧不是很理想,在图书馆档案信息化管理的过程中,计算机网络技术的优势没有充分地发挥出来,很多图书馆并不能提供全方位的信息化服务,也没有将用户网上交流平台建立起来,信息化服务层次过低,很多例如档案材料报道、资源共享、专题提供等服务还没有得到挖掘和开发。

4 图书馆档案管理工作的创新研究

4.1 加强高校图书馆档案信息化建设

图书馆档案信息化建设是当前图书馆档案管理工作中的优秀内容,现代化信息技术在图书馆档案管理中的应用是实现图书馆现代化管理的重要标志之一。信息化技术在图书馆档案管理中的运用通常有档案的检索、统计、编目以及管理等,同时也可以用于档案的登记与收集。结合国外图书馆档案信息化建设的先进经验,信息化技术在档案的检索、登记方面的优势比较明显。过去的档案归档流程比较复杂繁琐,档案管理人员任务量大,很多时间都花在了档案整理中,实现档案收集、登记的信息化之后可以让该作业流程更加方便快捷。

4.2 保证档案信息化管理的人员配备

图书馆档案信息化管理属于一种人机系统,图书馆的档案管理工作人员是该系统中的一部分,其作用与地位是非常重要的。信息化管理系统的工作人员主要分为3个部分:① 数据录入,由于汉字自身的独特性,数据录入人员必须经过专门的教育培训,具有专职水平; ② 信息处理与使用人员,他们是直接和信息化设备结合的人员,其作用最为重要; ③ 各个设备的维护管理人员,主要负责信息化系统中电子设备的维护保养,确保其正常工作。

4.3 提升图书馆档案信息化服务层次

要有效地解决图书馆档案信息化管理中的各种问题,就必须要努力提升图书馆档案信息化服务的层次,让图书馆档案管理更加科学化和规范化。过去的图书馆档案服务通常是通过人工操作来实现的档案材料查阅,而通过信息化技术可以极大地提升图书馆档案管理工作的效率,并能规范档案管理流程,增强图书馆档案信息化服务的水平,提升服务层次。在图书馆档案信息化管理中,运用现代信息化技术建立健全面向用户的档案服务系统,同时和档案信息的使用者之间建立起高效的沟通平台,提供更稳定、更可靠的信息化服务。

5 结 语

总之,目前我国图书馆的档案管理工作已经开始逐渐朝着信息化、现代化的方向发展,而图书馆档案管理信息化工作是一个不断完善的长期性工程,它让图书馆档案部门从封闭逐渐走向开放,极大地提升了档案资料的利用率和价值、降低了图书馆人力物力财力成本。随着各种现代化信息技术的普及与应用,图书馆档案信息化管理的普及必将成为未来图书馆档案管理的一个重要发展趋势。

图书馆档案工作思考:创新图书馆档案管理工作措施研究

摘要:知识经济时代的到来,使得整个社会对知识价值的认同高度重视。图书馆可谓是知识的汇集地,在我国如今的社会发展中图书馆的工作效能日益被社会各界重视起来。图书馆档案管理工作是图书馆工作中的重要一环,在信息时代的背景下,图书馆档案工作也正在向信息化,现代化,社会化方向发展。如何将图书馆档案真正发挥效能,使其价值得到最大限度地提升,是目前图书馆档案工作面临的一个现实问题。加强我国图书馆档案管理工作对有效发展好图书馆的未来前景有着重要而深远的意义。

关键词:图书馆档案管理;创新;信息化;措施

图书馆档案在图书馆资源中占有重要的地位,它像一面镜子记录了图书馆的发展轨迹。

许多具有保存价值的文献资料,音像资料,数字图示资料等等都是图书馆档案不同形式的载体,图书馆档案是图书馆工作人员的有效工作成果,它对图书馆的管理工作有着非常重要的意义。图书馆档案是图书馆工作运行情况的集中体现,它会直接或间接地体现图书馆工作的方向,效果、计划、工作模式以及工作环境等许多方面。

知识经济时代的到来,使得整个社会对知识价值的认同高度重视。图书馆可谓是知识的汇集地,在我国如今的社会发展中图书馆的工作效能日益被社会各界重视起来。图书馆档案管理工作是图书馆工作中的重要一环,在信息时代的背景下,图书馆档案工作也正在向信息化,现代化,社会化方向发展。如何将图书馆档案真正发挥效能,使其价值得到最大限度地提升,是目前图书馆档案工作面临的一个现实问题。针对这个问题笔者在措施方法上有以下几点思考。

一、目前图书馆档案工作发展状况

图书馆档案管理工作其实是一项很复杂的工作,它在具体内容方面涵盖非常广泛,主要涉及图书馆的财务档案、文件文献档案、资料订购档案、专业学科档案、课题研究档案、人力资源档案等许多方面。图书馆的档案管理工作是整个图书馆工作的有机组成部分,它对图书馆工作的全局运作有着非常重要的作用。信息时代的大发展为整个社会的大环境带来了翻天覆地的变化,信息技术的革新在方方面面直接影响着人们的思想,工作、生活和社会行为。传统的图书馆档案工作在运作模式上比较单一化,面对日新月异的新形势已经明显不能适应时展的脚步。信息技术时代要适时采取措施创新图书馆档案管理工作,已经成为图书馆必须直观面对,认真思考的重要课题。要把现代化、科学化、高效化、信息化、社会化作为图书馆档案管理工作日后努力的方向与目标。要灵活运用网络化与数字化所带来的机遇,将科学化与技术化相结合应用到图书馆档案管理工作中,如此才会在实际运作中提高图书馆档案管理工作的实效度,安全度、灵活度。只要有意识地去创新图书馆档案管理工作,紧跟社会现代化进程的脚步,图书馆档案管理工作的完全现代化也是指日可待的。

1.图书馆档案管理工作在制度上不够完善

目前存在很多图书馆对档案管理工作在思想上不够重视,致使其在图书档案管理工作制度上不够完善。档案管理缺乏统一的规划准则,许多档案文件缺乏系统化的分门别类,更有许多文献资料根本就没有进行档案汇编,而是毫无章序地随便放在一处。许多文档需要在外观上做引导标注也落实得很不到位,这就为读者的借阅查询带来了很多不便。图书馆档案中有相当一部分档案来自于各专业部门,这些档案在形式上也缺乏统一的标准,比如在纸张的选择上参差不行,纸张尺寸大小不一,纸张样式也五花八门,这样的档案不仅给装订带来了困难,而且在外观上也不够雅观。打印或是手写也没有硬性的要求,对于电子档案就更没有统一的标准了。

2.档案管理工作不够专业化

首先从图书馆对档案管理工作的人员配备上来看。图书馆档案管理工作也是一门比较专业的学问,它要求档案管理工作人员必须具备一定的档案专业管理知识。档案管理绝不是简单地在形式上把档案归类摆放整齐就可以的事情,怎样才能把档案管理科学化,系统化、信息化,便捷化是需要一定的专业素质基础的,因此各图书馆要为图书馆的档案管理工作配备专业型的档案管理人员非常必要。现实的存在状况是大多数的图书馆对档案管理工作的重视并没有达到一个很高的层次,在其人员配备上多是由其内部职员兼职而成。档案管理工作缺乏专业的专职人员来从事,各大图书馆缺少专门化的档案管理员。档案管理是一项长期又繁复的工程,兼职档案管理员在很大程度上具有一种不稳定性和不确定性,这就为档案管理的交接制造了许多安全隐患。由不同人经手的档案很容易丢失或散落,这对档案整理的完整性、系统性是非常不利的。其次各大图书馆对档案工作管理在资源设备上的支持也不够力度,单是从档案存放的环境来看,就可以看出很多问题。许多图书馆没有设立专门的档案室,也没有设置相应地足够的存放档案的空间,致使很多图书馆档案缺乏集中性地管理。这样的状态要想使图书馆的档案管理工作良性地开展起来是非常困难的。这在很大程度上制约了档案文件的有效利用。

3.档案结构配置需要优化

目前我国的图书馆档案从类别上看,主要以文书档案为主,而业务档案所占比例则相对较少。从档案文件的形式上来看,主要是纸质档案居多,电子档案和其他形式的档案不够丰富。随着信息化程度的不断加深,图书馆档案文件在结构配置上需要优化是时展的要求。

二、创新图书馆档案管理工作的措施与策略

信息技术的快速发展,为计算机与网络技术的应用普及开阔了空间。图书馆档案管理工作要与信息技术紧密结合已经成为图书馆工作中的必然要求。资源共享是计算机与网络信息所带来的实效性与便捷性。把这种特性应用到图书馆档案管理工作中,是图书馆档案管理工作向着信息化、科学化、网络化方向迈进的具体体现。

1、将计算机网络技术应用到图书馆档案管理工作中

计算机网络技术具有很大的实用性优势,这种优势为各行各业带来了许多方便。同样如何在图书馆的档案管理中,将计算机网络技术落实到实处,是图书馆档案管理信息化的一个重要步骤。面对知识信息化的时代,首先图书馆档案管理人员要在主观上树立信息化的理念,要在思想上意识到档案信息化的重要与价值。不断完善图书馆的档案内容和分类,是图书馆档案工作的一项基本任务,与此同时要制定目标把图体馆档案资源向数字信息资源转化。将计算机网络技术应用到图书馆档案管理工作中,利用先进的信息技术将图书馆档案本身所具有的功效与价值高效发挥。

2、更新管理理念,在管理方式上切实创新

解放思想,与时俱进,是知识经济发展的要求,也是新时期新形势下图书馆发展的要求。在经营管理理念上很多图书馆还停留在比较陈腐的阶段,在思想上没有意识到创新理念的巨大影响与效益。有些图书馆在管理上相对保守,服务意识不强,对现代信息技术的应用不够广泛,这在很大程度上制约了图书馆文献资料的高效利用。知识经济时代,知识与技术的价值到了空前的发展,在图书馆的经营管理上也要把知识与技术作为重点。要意识地将图书馆工作与网络技术应用相结合,要把知识化,信息化,社会化,现代化确定为图书馆的发展方向。更新图书馆管理理念,在管理方式上切实创新更是立足于图书馆的长远发展。

3、优化服务与结构,丰富图书馆馆藏内容

高质量高水准的图书馆,无论其在经营理念上还是服务质量上都是比较先进的。优秀的图书馆还会致力于结合本地区特点,因地制因,建设起富有地区特色的专业文献资源。会有针对性与类别化地对读者进行有效服务。图书馆的馆藏结构要有比较明确的方向与侧重点,各类文献在数量比例上要合理分配,适度优化。书不在多而在精华,注重图书馆馆藏质量也是使得图书馆良性发展的重要保障。不断丰富图书馆的馆藏内容无疑有利于图书馆在知识体系上的完善,图书馆越是在馆藏内容上完善越是有利于其为不同层次不同背景的读者服务。如此就会有效促进知识的广泛应用,使得知识在各个领域高效发挥其价值与功效。图书馆要把致力于开发知识的潜能作为己任。图书馆工作人员的职责不要仅仅停留在读者的图书借阅上,而是要为图书馆的知识开发积极做贡献。合格的图书管理员应该能够为读者提供较为精准完备的信息资源导航,能够及时向读者推荐新的知识的产品。优化图书馆的服务体系,完善图书馆馆藏结构,丰富图书馆馆藏内容,会大大提高图书馆的可持续发展效率。

4、提高图书馆档案资源的利用效能

所有的资源信息只有被很好地应用起来,才会真正发挥价值。图书馆档案管理工作人员也要把高效提高图书馆档案资源的利用效能作为自身工作职责。图书馆档案资源的开发利用程度直接关系到图书馆的发展潜力与发展前景。针对图书馆档案的开发利用,档案管理工作人员需要在以下几个方面做认真思考。其一,要提高图书馆档案信息化建设的速度。知识经济时代的飞速发展,使得图书馆的档案管理工作的信息化建设刻不容缓。知识经济时代的读者对图书馆信息的要求也日益提高,精准,及时,高效,灵便是新时期下读者的普遍需求。因此图书馆档案管理的信息化建设必须以读者的要求为方向,必须加速利用现代信息技术的效能,实现图书馆档案的科学化管理和高层次高水平的开发。其二,图书馆档案管理人员要明确自己的工作职能,在图书馆的日常管理中要尽好自己的工作义务。能在被需要的任何时侯,为领导和各部门提供及时精准的图书馆档案文献,配合好领导的计划措施,配合好图书馆各部门的各项工作。图书馆档案管理人员要切实为图书馆的各项工作进展做好服务。其三,要创新图书馆的服务模式。要利用现代社会信息化,开放化的特点建设创新式图书馆服务模式。要有效利用多种宣传渠道,结合本地区发展的特点,展现自己的优势与特点,建立开放性的档案管理,以促进自身向更高更远更好的方向可持续发展。

三、结语

综上所述,可见图书馆档案管理工作向着信息化、科学化、网络化方向发展是时展的要求。有效利用计算机网络技术,更新管理理念,在管理方式上切实创新是有效促进图书馆档案管理工作发展的科学化举措。优化图书馆的服务体系,完善图书馆馆藏结构,丰富图书馆馆藏内容,才会大大提高图书馆档案管理的现代化进程,才会有效促进图书馆工作的整体性可持续发展。

图书馆档案工作思考:中职学校图书馆档案管理工作探讨

摘要:本文首先介绍建立健全中职学校图书馆档案的重要性,分析中职学校档案管理存在的问题,提出了加强中职学校图书馆档案管理的措施。

关键词:中职学校;图书馆;档案管理;藏书

一、前言

在新的知识经济时代,随着信息技术的发展,大量的信息处理已经脱离了手工操作,在图书档案管理方面,传统的手工档案存档、归类、整理及查询远远不能满足现在学校发展的需要。现对中职院校图书馆档案管理工作存在的一些问题提出一些解决的方案。

二、建立健全中职学校图书馆档案的重要性

中职学校图书馆档案是对图书馆工作在各个历史时期全面、系统、真实的记录,是图书馆在各项工作中充分借鉴以往经验的可靠依据,是长期积累的静态信息,具有很强的信息利用价值和信息传播功能。

(一)图书馆档案是领导工作决策的重要依据

信息是决策的基础,档案是图书馆活动的原始记录,是图书馆各项工作最真实最可靠的信息。图书馆业务档案具有延续性,是学校和图书馆领导了解馆内历史、安排布置图书馆工作的重要依据。图书馆档案资料在工作和活动中不断得到丰富和充实,对其进行规范化、科学化整理之后,就具有了凭证和参考价值,可为领导提供相关数据、信息,使领导决策和制定计划及总结工作有了可靠的参考和依据。

(二)图书馆档案是深化图书馆服务工作的重要途径

图书馆的藏书建设、读者服务等基础工作,只有在不断总结的基础上才能不断提高。图书馆档案是在为读者服务中直接形成的文件资料转化而来,如实地记载了图书馆开展各项服务过程中的思路、措施和方法,是各项活动的历史写照。在图书馆服务的探索过程中,认真做好图书馆的档案工作,完整和真实地收集、整理、记录服务工作发展整个历程的所有文件资料,如:服务项目发展阶段的思路、活动过程、组织情况、成果、经验和教训等,这些档案资料将为图书馆今后工作的开展打下良好的基础,并提供可靠的信息价值。既为制定图书馆的工作计划、检查和总结服务工作提供了依据,又为推广图书馆特色服务的先进技术和管理经验等都有着重要的查考作用。

(三)图书馆档案是图书馆学研究与教学科研的重要基础

系统、完整的档案资料是开展图书馆学研究的必要条件。图书馆档案系统地记录了图书馆的发展和演变,详细登记了不同时期、不同阶段的图书馆组织机构、人员编制和各时期取得的成绩和科研成果等,这些材料具有珍贵的历史价值,它可以为图书馆的业务探讨、学术论文的撰写提供可靠的材料,为图书情报事业和学校教职员工的教学科研提供可靠的信息资源保障。同时,编史修志是图书馆一向长期而不可缺少的工作,图书馆档案记载着图书馆各种情况信息,能为编撰图书馆史志系统提供档案资料,在图书馆史志的编写过程中具有不可替代的作用。

三、中职学校档案管理存在的问题

(一)图书馆基础业务工作了够重视

长期以来,我国对图书馆档案管理工作没有那么的完善,致使人们对图书馆的工作不是很了解,总认为档案管理就是抄抄写写、保管的事务性工作,不是学校的主要工作,不能给学校创造经济效益,只要“守好摊”就行了。

(二)设备太落后

学校图书馆大多没有实现设施、设备的现代化,图书档案的分类、编目、存档、归类、整理以及读者对文献的检索等等工作还是原始的传统的手工操作,不论是图书档案管理员、还是读者,要完成一项任务都需要花费很长的时间,耗费很大的精力。

(三)制度不健全

中职学校在管理中虽然制定了适用于本单位的、较为健全的教育、教学等方面的管理制度和各级各类人员工作职责,但涉及档案管理的制度、职责较少,没有建立一套科学的档案管理制度,没有统一标准,缺乏统一管理,很多文件材料没有进行系统整理归档,管理混乱。中职学校的档案形成于学校日常管理、教研活动和教研成果的开发推广中,档案材料涉及面广、内容繁杂,如果没有健全的档案管理制度,是很难保证档案材料收集完整。

(四)管理不到位

在中职学校,图书馆档案管理工作并没有受到应有的重视,主要表现在几个方面:一是缺乏专职档案员负责图书馆档案的收集、整理工作。中职学校图书馆档案管理大都是办公室人员兼职,并没有安排专人负责此项工作,而且大多数档案人员身兼数职,对档案管理精力投人不足,日常事务往往只是将材料放人档案盒,没有及时整理归档,严重影响了档案管理水平。档案管理是一项复杂的工作,是长期日积月累形成的,没有专人管理会使多数应归档的文件散落于各个部门或个人手中,导致档案材料不完整和不系统;二是档案管理人员没有经过专业的档案知识培训,对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解,档案收集意识淡薄;三是少数中职学校没有专用档案室,档案无法集中管理,缺乏保护措施,不利于档案的管理。有的学校档案多、档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套,引起档案材料霉变、虫蛀,影响档案的美观整洁及完整。

(五)结构不合理

中职学校图书馆的文书档案材料较多,纸质档案最多,其它档案如电子档案的种类和数量很少,甚至没有。

(六)利用不充分

图书馆是每所学校必不可少的教辅机构,也是学校对外的“门面”,有其特殊性和相对独立性.图书馆档案是图书馆发展变化的历史见证,是图书馆管理的重要依据,具有重要的参考保存价值。因此,开展独立的档案工作,建立完整的现代化档案体系,有利于图书馆制定各项方针政策,有利于提高图书馆为读者服务的质量和各项管理水平,更有利于图书馆整体事业的发展。图书馆的档案工作并非可有可无,它是图书馆现代化建设进程中不可或缺的重要组成部分。

四、加强中职学校图书馆档案管理的措施

(一)加强组织领导,提高档案意识

图书馆全体人员特别是领导同志应从思想上深刻认识到图书馆档案对图书馆工作的重要参考意义,高度重视图书馆档案建设工作,逐步把图书馆档案管理列入领导议事日程,在图书馆配备专职的档案管理员负责全馆档案管理。在此基础上,图书馆档案管理员应及时主动地向图书馆领导提供他们所需的档案材料,让领导在实际工作中进一步了解档案的作用,从实际工作中体会到档案的重要,从而能争取图书馆领导在人、财、物等方面给予图书馆档案足够的重视和支持,进一步加强图书馆档案的建设、开发与利用。

(二)建立健全图书馆档案管理制度

要搞好图书馆的档案工作,将工作实践活动中产生的大量原始档案材料收集整理齐全,促进档案的开发利用,需制定出科学合理的图书馆档案规章制度,并在实际工作中进行不断完善,这是搞好档案工作的基础。

要结合图书馆工作的特点和实际,制定出既符合《档案法》的要求,又适应于图书馆工作开展的一系列完整规范的档案管理制度,如立卷归档制度、档案保管制度、档案保密制度、档案利用制度、档案人员岗位责任制度等。

(三)提高档案管理人员的基本素质

档案工作人员的素质是影响档案开发利用工作的重要因素之一。加强档案队伍建设,提高图书馆档案管理人员的基本素质,是提高图书馆档案管理工作水平的关键。作为档案工作者,不但要有较强的政治素质,还要有较高的业务水平。因此,要加强对档案人员的政治思想和职业道德教育,提高其服务意识与责任感;同时,还要加强高校图书馆档案人员的业务培训和业务指导,利用多种形式的培训来普及和提高图书馆档案人员应用计算机管理的水平和高科技知识的能力,引导档案人员在全面系统地了解档案的基础常识和工作方法,尽快掌握有关档案工作的新知识和新技能,以适应新时期档案工作的需要,促进档案管理由封闭型向开放型与现代型转变。

(四)提高档案信息资源的开发利用水平

档案的开发利用是档案工作的最终目的,只有积极开发利用信息资源,图书馆档案才有生机与活力。在开发利用方面,档案人员应做到以下几点:一是加强图书馆档案的信息化建设;采用计算机为主的现代信息化技术,建立起完备的档案检索工具,编制档案分类目录专题目标、提高信息资源的开发利用率,使利用者更方便地查找有关档案信息。二是搞好宣传工作,提升图书馆的影响力及档案信息资源的利用率。

五、结语

总之,随着图书馆事业的不断发展,档案管理工作也应相应完善,使其管理现代化、规范化,不断加大经费投入,提高人才队伍建设,只有这样才能最大限度地提高图书馆的档案管理工作。