时间：2023-05-28 09:24:42
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇企业员工档案管理，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
【关键词】规范；员工；档案管理；提升员工素质
随着人力资源的学历教育与社会培训的进一步推广与加强，社会经济的日益多样化与不断的发展，企业对人力资源的需求也在不断的增加，企业员工进一步的增加，为了规范管理本企业的员工，促进企业员工合理分配，建立和规范企业员工档案管理，以提高人力资源的使用效益与合理流动。
一、新员工的档案管理
（一）学历教育毕业后初次参加工作的员工的档案管理
1、填写新员工的入职申请表
新聘用员工报到应到人事部门办理以下手续：（1）如实填写《员工登记表》等相关表格；（2）核对并递交学历证书和专业资格证书的原件及复印件；（3）核对并递交身份证原件及复印件，当地政府规定的各类就业证件原件及复印件，各项社会保障的转移手续；（4）交一寸的半身免冠照片一张；（5）需要办理的其他手续。
2、签署劳动合同及确定试用时间
新聘用员工报到手续办理完毕后，公司与其签署劳动合同，以正式确认并保证双方在聘用过程中的权利和义务。
（1）劳动合同期限为有固定期限劳动合同（期限至少为1年）；（2）劳动合同期满，合同即刻终止。员工与公司双方同意续约的，应续签劳动合同书。
3、接收从学历教育学校转来的员工档案并进行登记管理
（二）从本企业以外的单位调入的员工的档案管理
1、填写新员工的入职申请表
（1）如实填写《员工登记表》等相关表格；（2）核对并递交学历证书和专业资格证书的原件及复印件；（3）核对并递交身份证原件及复印件，当地政府规定的各类就业证件原件及复印件，各项社会保障的转移手续；（4）交一寸的半身免冠照片一张；（5）需要办理的其他手续；（6）与原单位解除劳动关系的证明文件。
2、签署劳动合同及确定试用时间
新聘用员工报到手续办理完毕后，公司与其签署劳动合同，以正式确认并保证双方在聘用过程中的权利和义务。
（1）劳动合同期限为有固定期限劳动合同（期限至少为1年）；（2）劳动合同期满，合同即刻终止。员工与公司双方同意续约的，应续签劳动合同书。
3、接收从其他单位转来的员工档案并进行整理归类
凡新入公司员工，在办理进入公司手续后，由人力资源部对应归档的材料做好累积工作，并及时整理装订进入员工档案袋。
二、转正后的员工档案管理
为规范公司员工的转正程序，做到既有章可循又保证转正考核流程的良好实施，特规定：转正员工的人事档案初级建立必须具备：员工登记表、身份证复印件、学历证复印件、员工转正申请表、员工转正考核鉴定表、员工转正通知书、劳动合同书。员工必须具备以上档案内容、人事部方可为其建立企业员工人事档案，缺以上任何一项者将影响转正。
人事处负责公司人员的转正手续的办理、审核并通知财务对转正人员做出薪资待遇标准的调整。相关部门负责新入职人员试用期间对其进行在岗培训及转正人员的初步审核。符合转正条件的员工需提前一周到人事处领取《员工转正申请表》并认真填写，报于部门负责人审核，部门负责人全面了解试用期内员工工作情况及需求，如实评价员工的个人鉴定，指出员工的缺点与不足，并提出改善建议并签署是否同意转正的意见。转正材料签批后转人事处，由人事处审核并提交符合规定的转正人员信息给财务部以调整员工薪资用。
各种任免、出国、离退休等材料办理完毕后，各种奖励、处分材料报批后，入党、入团材料在批准转正后，由各主管部门及时向档案管理员移交归档。
（一）分类别、分部门进行对档案进行管理
档案管理员应对管理档案及时进行更新、存档、维护，以确保人事档案的可追溯性。员工人事档案由人事部专人负责保管、整理。任何人不得以任何名义私自查阅人事档案资料。因特殊原因需查阅档案时，必须经人事处及分管领导批准，并登记查阅原因说明，方可查阅。档案保管员只给其提供与查阅原因相关部分的档案内容。查阅档案人对被查阅档案资料负保密责任。
（二）转递人事档案注意做好保密工作
转递人事档案时，必须按照规定格式严密包装，贴牢封条并加盖密封章，按人事档案转递通知单项目认真进行发文登记，通过机要交通转递，并要求经办人签字。转递出本公司的档案，若一个月没有收到回执，经办人要及时查询，以防丢失。转递人事档案材料通知单分为通知单及通知单存根，寄出时用复写纸填写，收到回执后，将回执贴于存根回执处，并做相应登记。人事档案正式转出时，必须在档案目录上及时注明寄出时间、地点、单位及经办人。
（三）临时人员寄存的档案管理（代管档案管理）
员工离职时均不允许带走个人人事档案，离职员工档案在离职满三年后，在与企业无任何纠纷条件下经本人同意后销毁或寄还本人。
三、加强档案管理对企业人才合理管理与流动的好处与作用
（一）有利于企业内部人力资源发挥效益
企业人事档案管理能够直接反映出企业人力资源的现状，企业的人力资源管理者可以通过对人事档案的汇总和分析，直接的了解到企业员工的数量、年龄、学历、工龄、专长等基本情况；企业的人事档案管理还能够为企业的人力资源配备提供重要依据，通过对企业人事档案的分析，能够大体的了解和判断出企业的发展水平。企业管理者还可以通过将人事档案的动态变化与企业的发展状况结合一起进行分析，从而很直观的判断出哪些方面的人力资源对企业的发展起到了积极性的作用，哪些方面的人力资源还需要加强和改进；企业的人事档案管理还可为企业的人力资源开发提供依据，企业在发展过程中，必然需要充足的人力资源来作为保障，单独依靠大规模的引进人才不但耗时，还会消耗大量的财力。企业可以通过现有的人力资源进行深入的开发，以满足企业的发展需要，而充分利用企业的人事档案来选人、用人则是最为合理且有利的方法。
（二）企业人事档案管理对企业的重要性
企业的人事档案管理是企业对人才的基本情况进行了解和掌握的基本依据。对于企业而言，把好人才的进出关、做到人才的选用工作、全面了解员工特长，通常采取的办法就是通过查阅人事档案，对人事档案材料中所记录的个人素质、思想品行、业务水平等基本情况进行了解，然后进行用人分析和确定。而在企业的内部考核上，企业可以通过对员工的定级、调资、任免、晋升、奖惩等情况的档案材料汇总，来作为考核的重要依据。人事档案管理可以为企业制定用人计划和发展战略提供支持。所以说，企业认真做好人事档案材料的收集、鉴别、整理和保管工作，能够为现代企业的人力资源管理和利用提供良好的条件，也能够为企业的人事数据和信息管理提供依据，进而为企业的人力资源规范化管理提供基础保障。
（三）企业人事档案管理对个人的重要性
对于个人来说，不管是调动工作、评定职称、调整工资，还是入党或者离职等，所有手续和证明都会以档案的形式进行保存，并成为其审核的重要依据。企业的人事档案就是每位员工的历史实践证明，并通过职业生涯进行不断的补充。近年来，国家的各项改革政策使得人事档案的重要性更加突出，加强人事档案管理也成为当今企业管理的重要工作任务。比如国家退休待遇调整以后，一些具有高级职称的科技人员或者退休较早的人员，就需要进行职称和工龄材料的确认。这就需要人事档案来作为依据。所以说，加强人事档案管理在现代的企业人事管理中仍然非常重要，人事档案是伴随每位企业员工一生的重要材料，且能够在其人生中发挥重要的作用。
（四）改进档案管理的传统模式，为企业生产建设服务。人力资源档案管理，必须适应现代企业管理的要求，积极扩展管理职能，利用现代计算机技术与现代信息技术，使人力资源档案管理工作真正适应企业地发展需要，为企业的生产建设提供有力的坚强保障。现阶段在经济改革浪潮的不断冲击下，企业往往将创造经济效益放在了企业工作的重点上，而对人事档案的管理却重视不足。目前我国大部分企业的人事档案管理仍然存在管理方式落后、档案材料内容不齐全、不真实、人事档案的透明度不高、人事档案管理队伍建设不到位等问题。企业要想实现人力资源的良性发展，提高人力资源管理效率，就必须正视这些问题，采取有效措施来加强对人事档案的管理工作。
1.利用现代化的管理技术和管理方法
充分利用现代化的管理手段为了提高企业人事档案管理的工作效率，应该充分利用现代化的管理技术和管理方法，进而实现人事档案管理系统化、程序化和规范化。利用现代的管理设备，实现信息化管理，使人事档案管理数据能够通过计算机进行记录、存储、查询、分析。采用先进的存储设备的管理软件，以保证人事档案数据的准确性、完整性和规范性。积极借鉴先进的管理方法，使人事档案管理更加科学、合理，保证人事档案管理与企业发展相适应。使现代科技能够在人事档案管理中得到高效应用。
2.健全管理体制，保证人事档案的真实性
企业应该做好人事档案管理的收集、整理和鉴别工作，进而完善其管理体制。企业要认识到人事档案管理的重要性，提高人事档案工作的地位和作用，定期听取人事档案工作的汇报。制定严格的材料鉴别和调查制度，确保每份资料的真实性；对档案进行分类管理，保证材料齐全、目录的清晰和层次的分明；另外，人事管理部门还应该做好人事档案的利用和转递工作，严格执行工作任务，使企业的人事档案管理实现制度化、标准化。
3.加强人事档案管理队伍建设
管理队伍是企业发展的核心力量，档案管理队伍的建设也同样具有重要的作用。高素质的档案管理队伍，不但是人事档案管理自身的需要，也是企业人事制度改革的重要任务。企业的人事管理队伍应该具有过硬的业务技能和合理的知识结构体系。从大的方面来讲，企业人事档案管理人员应该不断学习和了解国家人事制度改革的文件，及时掌握党的方针政策；从小的方面来讲，人事档案管理人员应该熟悉相关的人事管理工作业务，熟练掌握工作流程和现代化的管理技术，进而保证人事档案队伍的整体素质。
新时期加强企业的人事档案管理，不但是企业内部人事管理的需要，也是企业谋求长期发展，提高核心竞争力的需要。加强企业的人事档案管理不但要意识到管理中的缺陷，还要正视这种缺陷，并采取积极的措施来克制这种缺陷，进而使人事档案管理完善化和科学化。
参考文献：
[1]四川路桥通锦房地产开发有限公司人力资源管理制度汇编.
一、档案管理的内涵
档案管理亦称档案工作，是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。档案管理工作主要包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究（档案文献编纂）、档案提供利用等八个工作项目和过程。当前，越来越多的企业都开始认识到了档案管理的重要性，档案管理在企业管理中的地位也越来越重要。
二、发挥档案管理经济效益作用的措施与对策
随着现代企业制度的不断完善，档案管理本文由收集整理对企业发展中的作用越来越突出。高效、有序以及规范的档案管理可以提升企业经济效益和管理水平，但不可否认的是，目前，在我国一些企业中，档案管理中仍然存在着一些问题和不足，这些问题恶化不足不仅制约了企业档案管理工作质量的提升，更影响了企业经济效益的提升。下面就发挥档案管理经济效益作用的措施和对策来进行一些浅显的分析和探讨，希望这些措施和对策可以提高我国企业档案管理水平和质量，最大限度的发挥出档案管理在提升企业经济效益方面的重要作用。
第一，提高对档案管理的认识。
在一个企业中，企业管理主要包括有：财务管理、生产管理、质量管理以及人力资源管理等多个管理方面，这些管理对企业经济效益的提升是非常明显的，而档案管理就不同了，档案管理对企业经济效益的影响是长远和隐性的，因此，在一些企业中企业管理者和领导者都不太重视企业的档案管理，而是更加重视可以为企业带来明显经济效益的企业管理，因此，要想充分发挥出档案管理在提升企业经济效益方面的作用，就必须提高企业管理者和领导者对档案管理的认识。一是提升自身的认识。企业领导者和管理者的认识对档案管理工作有着至关重要的影响。企业的领导者和管理者应当不断学习，提高对档案管理工作的认识，从思想上认识到档案管理工作对企业的发展是有利的；二是提高员工对档案管理的认识。企业领导者和管理者只提高自身的认识还是远远不够的，还需要提升企业员工特别是企业档案管理员工的认识，毕竟企业的档案管理工作都需要企业员工来执行，因此，这时候，企业领导者和管理者就必须充分发挥出自身在企业管理中的核心和主导作用，通过自身的影响来提升企业员工对档案管理工作的认识。
第二，加强对档案管理人员队伍的建设，提高档案管理人员的各方面素质。
企业档案管理人员的素质直接影响了企业档案管理质量，而档案管理质量又影响了档案管理对企业经济效益作用的发挥，因此，企业要想最大限度的发挥档案管理对企业经济效益的作用，就必须加强企业档案管理人员队伍的建设，提高档案管理人员的各方面素质。为此：
坚持每月学习制度。企业要提高档案管理人员的素质，就必须要求企业档案管理员工不断地学习，在不断的学习中不断提高自身的素质和对工作的熟练度。学习内容包括《档案法》和公司制定的《档案管理办法》、《技术档案管理实施细则》、《合同管理办法》等管理制度。长期坚持下去，企业档案管理员工的素质必然会有一个质的提升。
加强对档案管理员工的培训。培训是老板送给员工最好的礼物。培训不仅可以提升员工的素质，更可以留着员工。随着社会经济的不断发展，新技术、新事物以及新理念层出不穷，这就要求企业加强对员工的培训，使其可以不断适应企业发展的需要，如当前企业档案管理的信息化趋势不可逆转，基于计算机技术和网络技术的信息化档案管理系统，对企业档案管理员工的素质提出了更好的要求，不仅需要企业档案管理员工熟练的掌握各种档案管理方法和方法，还需要精通计算机技术和各种网络技术，这都需
要企业加强对员工的培训。当然，培训必须根据集团公司档案管理系统建设和运行维护的有关要求来进行，只有这样，培训才是有意义和作用的。
一、企业人事档案管理存在问题
1.员工个人和企业对人事档案意识薄弱
目前，在人事档案管理工作中，不少企业对员工的人事档案认识不足，认为人事档案管理工作仅仅只是一项保管的事务性工作,只要求做到不丢失,不泄密,能应付外调、查档就可以了。员工个人秉着对人事档案无所谓的态度，意识不到自己也有积累和维护档案内容安全的义务，对相关档案材料的填写比较简单、随意。更有甚者对自己人事档案的去向漠不关心，或者是委托当地人才中心管理后就长期失去联系，使自己的档案变成“休眠档案”。
2.人事档案管理员的素质和管理水平不高
由于最初的企业不够重视或其它原因，导致企业人事档案管理员在素质水平和管理能力上都有所欠缺[1]。部分人事档案管理员在工作过程中不够细致认真，缺乏责任心，只是简单地做好档案接收、档案编号、库房防火、防蛀等仓管工作，没有及时将人事档案材料收集归档，更没有对档案材料内容进行标准化分类及严格审核，导致员工个人档案信息不完善，档案材料缺乏真实性。此外，由于企业员工流动性大，档案管理员的转档不及时，造成原单位有档无人，新单位有人却无档，就使档案陷入了“人档分离”状态，从而影响了新单位的用人决策，同时又增加了原单位档案保管的压力。
3.人事档案的管理手法相对落后
人事档案管理是一项专业性、政治性、机密性的工作。人事档案管理工作必须配备具有专业知识的人员全职管理，而在现实情况中存在部分企业把人事档案管理工作交给了其他部门工作人员负责，这些人一是没有经过专业培训，不具备专业的档案管理能力，二是由于分心其他岗位的工作，在进行档案管理工作过程中没有引起足够重视，往往无法满足人事档案管理工作职责需要。另外大多企业人事档案管理手法相对落后，还在采用比较传统的老办法进行人事档案管理，跟不上社会发展的步伐，满足不了企业发展的形势需要。例如企业没有运用专业的人事档案管理软件，还在采用手工编辑、检索的手段进行管理，这种管理方式既浪费时间又不能够保证质量，大大降低了企业管理工作的效率。人事档案由于不能引起个人和企业的重视，衍生出人事档案内容陈旧、利用价值不高；档案管理人员配备不足，专业性不强；落后的管理模式难以满足用人单位和社会的需要等等一系列的问题，这些问题制约了人事档案对人力资源开发、配备与管理潜在作用的发挥。只有转变观念、加强管理，才能充分发掘人事档案对人力资源管理工作的潜在作用。
二、企业人事档案管理工作的应对措施
1.要正确认知档案管理工作的意义及重要性
企业要做好人事档案管理工作首先必须从思想上认识到档案管理并不是简单的资料整理、保管工作，它对员工个人和企业都有着重要的作用。主要体现在：它是人力资源部和组织部门对员工进行考察、选拔任用的基础；它能帮助企业做好招聘、录干、调动、出国材料、福利待遇、离退休、死亡抚恤等方面的事情；它能为员工个人或其子女提供实际生活中所需的类似亲属关系证明、入党政审、工作证明等档案材料。有了这样的思想认识，才能让人事档案管理工作得到重视。其次，企业可通过内部报刊、知识讲座等方式加强人事档案管理的宣传力度，让员工认识到档案与自身的发展有着休戚相关的作用。此外，企业在布置员工填写相关档案材料的时候，要告诉档案人档案存档后会发挥怎样的作用。这样，可以树立员工个人和企业共同参与档案维护与管理工作的理念。
2.提高档案管理人员的素质和管理水平
作为档案管理员，首先必须具备基本的政治素质。即坚持四项基本原则，了解党和国家的各项方针政策，并遵纪守法。同时，档案工作又是一项具有一定机密性的工作，要求工作人员必须严守国家秘密，坚决杜绝失密、泄密现象的发生。其次，档案管理员要有一定的专业理论知识和熟悉的业务技能。因此，企业可以通过教育培训提高档案管理员的专业知识或者是通过学校招聘吸引高层次档案专业人才到档案部门工作。再次，档案管理工作还特别要求档案管理员要有很强的服务意识和高度责任感。要自觉树立为人民服务、不热衷名利、不计个人得失的奉献精神。工作中要细心处理每个业务环节，耐心保管每卷档案，防止档案损坏或丢失，特别是做好员工档案的转递和接收工作，做到“档随人走，人档不分离”。
3.优化档案管理模式，实现信息化管理
实现档案信息化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然要求。企业可根据本单位人事档案管理的现实情况自行开发档案管理信息软件或者是对外购买专业档案管理软件，建立和完善人事档案信息化管理。让人事档案管理从实体管理向网络管理转变，实现人事档案的动态管理，实现查阅统计、档案变更、报表处理、系统维护等多种功能的信息化管理。这种替代传统人事档案管理的新模式可以为企业选才、用才、育才、激才、留才发挥更大的作用。
结束语：
一、人力资源管理与人事档案管理
（一）人力资源管理概述。人力资源管理是一种实现员工价值和企业目标的过程。其中在企业战略的指导下运用科学的方法，以人力资源的规划、战略以及职业分析等为基础，对其进行获取、配置、培训、开发、考核与激励、安全与保障、规范与约束、整合与凝聚等的工作。人力资源管理包括很多方面，如人力资源规划、培训与开发、绩效管理、招聘与配置、劳动关系管理和福利与薪酬管理等。
（二）人事档案管理概述。人事档案是在人事活动中形成的并且以个人为单位集中保存备查阅的文件资料，人事档案不但记录着员工的个人基本信息、家庭情况和工作情况等内容和信息，而且还可以反映出个人的能力、品德、才能和其工作表现。人事档案管理则是企业对人事档案进行实体管理并且对档案中的信息、内容进行利用开发。档案的收集鉴定、保管整理和登记统计等部分都是人事档案实体管理的重要内容，而人事档案信息和内容的开发利用则包含了检索编研、登记统计和提供利用等工作。
（三）人力资源管理和人事档案管理的关系。人力资源管理和人事档案管理主要存在两大关系：
1、人事档案管理是人力资源管理的重要工作形式和组成部分，促进人力资源管理的顺利进行。人事档案是企业选用人才、考核业绩的重要依据，也是了解员工基本信息、技能特长的重要途径。
2、人事档案是员工信息和发展情况的重要载体，记录着员工的各种资料。另外，员工的内部招聘、调动晋升、薪酬水平变化等的人力资源管理活动又是人事档案的重要内容来源。人力资源管理和人事档案管理两者相互促进、相互依赖。
二、企业人事档案管理的缺陷
（一）企业对人事档案管理不够重视。现阶段，我国很多企业仍认为人事档案管理是一件简单静止的工作，在思想意识上对人事档案管理工作存在片面的理解，错误的认为在人事档案管理工作上面投入更多的财力和物力是没有必要的事情。正是在这种错误的思想意识作用下，导致了人事档案管理工作人员工作不认真，业务素质较低，人员更换频繁等问题。这种工作状态不利于人事档案管理工作的科学化和标准化的发展。
（二）灵活的用人机制与企业人事档案管理工作不适应。在社会主义市场经济背景下，一些企业在招聘人才时只注重人才的能力和技能，合同和协议是招聘的主要形式，而没有做到用人事档案管理来对聘用人才进行有效的管理，这是企业人员流动频繁的主要原因之一。甚至有些企业员工为了自身发展出现“跳槽”的现象，而原企业也为了维护自身利益不放员工人事档案的情况导致了社会上的“死档”、“档案克隆”、“虚假档案”等情况的发生。总之，灵活的用人机制和人事档案管理体制的不相适应是现在企业人事档案管理工作的一个重要缺陷。
（三）企业人事档案利用价值不高。现阶段，很多企业在进行人事档案管理还是沿用的过去的管理模式，只是注重对员工姓名、性别、年龄和文化程度等基础信息的管理，而对员工技能水平、专业特长等复杂重要的问题收集不够全面，致使人事档案不够完整，不利于人事档案管理工作的开展。人事档案的不完整另一方面导致了企业人员与档案的分离，使得人事档案的利用价值变低。
三、人事档案管理的重要性
（一）人事档案管理提升人力资源利用率。人事档案是企业选用、提拔人才的重要基础，企业可以通过人事档案加强对人才的了解，不仅包括了姓名性别、兴趣爱好等基本信息，还包括了对专业技能等更深入的了解。对员工人事档案进行科学的管理才能为人才找到更合适的岗位，使各类员工扬长避短，最大限度的发挥组织内人力资源的效力。
（二）人事档案管理有利于促进人力资源的合理整合和配置。术业有专攻，人都有各自的擅长领域，通过对人事档案管理对人才专业特长进行了解，才能根据不同人才的能力和特点在企业内部对人才进行合理的配合整合，才能够把人才放在可以发挥其主动性和工作积极性的岗位，更好地促进组织之间、部门之间人才的合理流动，防止人才利用不当或者人才积压的问题发生。人事档案管理在促进人力资源的合理整合配置方面有着积极的作用。
（三）人事档案管理帮助企业更有针对性的设定员工培训项目。企业可以根据教育背景、年龄经历等员工信息资料在进行培训之前设置相应的培训项目，对员工进行有针对性的培训。比如企业中有年龄较大的员工，这些员工可能不太喜欢纯知识理论的培训，可以针对他们进行一些健康保健培训，让他们的身体健康得到保障。这样不但调动了员工的积极性，而且促进了员工更好的工作。
（四）人事档案管理促进企业跨地域文化管理。企业员工可能来自祖国各地，不同地域的人有不同的文化、观念、习俗等，不同文化背景的员工在工作中可能会产生冲突、沟通困难等情况。企业员工人事档案中有籍贯、经历等资料，这样档案管理人员就可以根据档案分析员工的文化特质，对其在未来工作中可能会发生的不愉快进行预测并设定相应的机制和解决办法。另外，企业在安排文化背景不同的员工进行合作之前可以先了解其地域文化信息，提前做好沟通和心理交流。
（五）人事档案管理有利于员工进行职业生涯规划。员工的人事档案中记录了员工的调动情况，员工受教育、离职情况，职务职称，工作表现，工资薪酬和专业特长等。企业管理者可以根据员工的信息，为员工制定合适的职业生涯发展道路。
（六）人事档案管理推动企业奖罚机制。马斯洛需求层次理论指出了人的生理需求、安全需求、社交需求、尊重需求和自我实现需求，不同人在不同的阶段有着不同的需求，不同需求的满足程度对员工的激励效果也是不同的。企业可以根据员工的人事档案了解员工的切实需求，并采取针对性的手段。针对性需求的满足可以大大提高员工的积极性，为企业创造更多价值。
四、加强人事档案管理工作
目前，企业的管理中，人事档案管理工作也要进行相应的现代化，使人事档案管理工作能够适应新形势下的新要求。要做好人力资源管理，首先要对企业的人事档案制度进行改革，在人事档案的收集、整理、归档、装订、传阅的过程中都要有专人进行监督和管理。目前，我国企业的人员结构组成越来越多样化，传统的人事档案归档和管理工作肯定会对企业管理人员查阅档案带来较大的不便，人事档案的科学化、信息化进程迫在眉睫。应尽快建立人事档案的信息化系统，方便人力资源管理部门和人员对信息随时进行及时有效的检索。
此外，人事档案管理工作也是社会保险体制建立的重要基础工作，社会保险制度作为市场经济体制的重要支柱，作用相当巨大，每一个参加工作的人员都要有相应的保险来对其进行保障。社会保险主要有养老保险、失业保险、工伤保险、医疗保险、生育保险等组成，每种保险都有不同的作用。目前，统一的职工基本养老保险制度已经建立，它涉及各行各业，如养老保险金的筹集是建立在国家、单位、个人三方面基础之上，在缴纳养老保险金和退休后保险金的发放问题上，个人档案所记录的工龄、工资、待遇、职务、受保时间等都会成为最主要的依据。因此做好人事档案管理工作与维护职工的基本权利关系重大。只有解决了企业职工的后顾之忧才能更好地促进企业发展，也就达到了人力资源管理的最终目的。
五、结束语
一、我国企业人事档案管理存在的突出问题
（一）企业人事档案管理方法落后
尽管从总体上看，我国各类企业都十分重视人事档案管理工作，但仍然存在着管理方法落后的问题。有的企业对人事档案管理过于简单，只是对企业员工的姓名、性别、年龄等信息进行简单的记录，而对企业员工德、能、勤、绩等方面的记录较少，无法真实反映企业员工的个人成长经历和历史业绩。还有一些企业对人事档案管理尽管虽然记录比较详细，但具有较强的格式化，还缺乏分类管理的意识，这种传统的管理方法不利于形成健全和完善的员工档案管理体系，无法为企业档案开发利用奠定良好的信息基础。
（二）企业人事档案管理质量较低
尽管我国企业人事档案管理日益步入规范化，但很多企业档案管理质量较低，企业员工的档案缺乏真实性。有的企业人事档案管理存在着员工信息前后不符的问题，导致企业人事档案无法更加真实、有效的反映员工的个人信息，不利于企业人事档案的应用。还有一些企业对于“流动性”较大的员工，根本不建立人事档案，存在着严重的“弃档”现象。而企业人事档案的保存更是企业人事档案管理中的薄弱环节，归档立卷工作不及时，查找企业员工档案十分费时费力，增加了企业人事档案的管理成本。
（三）企业人事档案管理模式单一
从我国企业特别是中小企业人事档案管理情况来看，很多都采取手工管理的方式，信息化管理体系不健全，很多企业还没有使用档案管理软件，计算机、照相机、扫描仪、移动硬盘等现代化档案管理设备十分匮乏，导致企业人事档案管理只能靠人工的方式。还有一些企业人事档案缺乏“开放性”，对人事档案实行“封闭化”管理，除了企业管理层和档案管理人员，其他部门以及广大员工根本无法接触到人事档案，导致企业人事档案的开发利用严重不足。
二、我国企业人事档案管理问题的原因分析
（一）观念制约
我国企业人事档案存在上述问题的原因尽管多种多样，但最为根本的原因是企业对人事档案管理缺乏重视，还没有将企业人事档案管理上升到“人才强企”的战略高度，因而企业领导层和管理层对人事档案管理工作不够重视，在人力、物力、财力的投入方面较少，档案管理工作更多的是采取“兼职”的办法被列为捎带手去做的事情，不利于企业人事管理工作科学发展。这也直接导致很多企业没有健全和完善人事管理制度，人事管理具有较大的随意性，监督考核工作也不健全，因而导致企业人事管理工作不够规范、方法陈旧、模式单一，制约了企业人事档案管理工作更好的开展。
（三）人员制约
人是生产力中最活跃的因素，企业人事档案管理的好坏，很大程度是由企业人事档案管理人员的综合素质所决定。一方面，由于企业对人事档案管理工作不够重视，这就直接导致企业人事档案管理人员配备不到位，即使配备了专（兼）职人事档案管理人员，也由于缺乏激励和约束机制，导致企业人事档案管理人员工作态度不够积极，无法将更多的精力用于企业人事档案管理，更多的是在应付差事。另一方面，由于企业具有特殊性，因而对人事档案管理人员也提出了特殊要求，人事档案管理人员既要具备档案管理知识和管理能力，同时还必须对企业生产、经营等活动更加了解，但我国很多企业人事档案管理人员不注重加强学习和管理创新，导致很多重要的人事资料无法归档，影响了企业人事档案管理的科学化。
三、完善我国企业人事档案管理机制的思路
（一）创新企业人事档案管理理念
理念具有先导性作用。完善我国企业人事档案管理机制，首先必须在理念创新上狠下功夫。企业领导层和管理层要从推动“人才强国”和“人才强企”战略的角度，高度重视企业人事档案管理工作，既要加大企业人事档案管理工作的人力、物力、财力的投入，为企业人事档案管理奠定坚持基础；又要加强对企业人事档案的组织领导，经常关注和过问企业人事档案管理工作，帮助解决企业人事档案管理过程中遇到的问题和矛盾，为企业人事档案管理工作营造良好环境。
（二）完善企业人事档案管理制度
制度具有长期性、稳定性、规范性的重要作用，制度是带有根本性、长期性、稳定性和规范性功能的行为规范。完善企业人事档案管理机制，必须进一步健全和完善企业人事档案管理制度。一方面，企业要着眼于新形势、新任务对企业人事档案提出的新要求，积极推动企业人事档案管理制度创新，对于已经过时和落后的制度要进行修改和完善，比如对于企业人事档案的搜集必须将“取之有据、弃之有理”作为重要原则，确保人事档案管理更加规范。另一方面，应进一步强化企业人事档案管理制度的执行力，确保人事档案的搜集、归档、利用等更加规范。
（三）优化企业人事档案管理模式
健全和安全的企业人事档案管理模式，对于完善企业人事档案管理机制至关重要。要建立企业人事档案协调机制，将企业人事档案纳入到企业各部门的工作内容之中，只要是涉及到人事方面的资料，都应交由人事档案管理人员进行统筹；要建立企业人事档案管理内容，对于企业员工的个人资料、基础材料、业绩材料、科技成果材料以及不良表现等材料进行归档，通过细化管理完善人事档案内容；要加强企业人事档案“信息化”建设，购置信息化建设的硬件设备和软件程序，优化信息资源，强化开发利用。
（四）打造企业人事档案管理队伍
企业人事档案管理工作具有较强的政策性、保密性和专业性，因而必须由专业人员从事。企业要着力于加强企业人事档案管理工作，引进和培养一批既具有档案管理能力、又具有企业管理能力、更具有较强职业素质的复合型人才，特别是要加强对人事档案管理人员的教育和培训，着力提升他们的大局意识、责任意识和职业道德，真正通过人事档案管理人员素质的提升推动企业人事档案管理工作取得新成效。
关键词：文书档案管理现状 措施 发展方向
随着市场经济的不断发展，企业的不断进步，企业的文书档案管理对企业的发展起着至关重要的作用，是建立健全企业管理机制的重要环节，也是企业发展的最基础性工作。但是，就目前中国国情而言，很多单位对企业的文书档案管理工作都不够重视，忽略了它在企业发展中最基础性的作用，在文书档案管理工作中依然存在着很多问题，而这些问题得不到有效解决，就会对企业自身的发展造成阻碍。所以必须要对企业文书管理工作有一个清醒的认识，了解它在企业发展过程中的重要性，在明确企业发展方向的基础上，通过一些有效的途径使其得到改善。
一、我国文书档案管理现状
（一）企业文书档案管理基础普遍较差。 多年来企业文书档案管理一直处于封闭式 管理状态，档案管理的主要目的在于保管并以 不丢失为原则，每个时期对档案的质量要求不 同、对档案的整理规则不统一，对档案工作的 重视和投入不足，档案管理人员队伍素质参差 不齐，造成档案管理基础较差的局面。
（二）企业文书工作与文书档案工作衔接方面存在问题。 企业在实际工作中，文书与档案实行的是分块管理制，不可避免的造成了文书工作与档 案工作衔接方面出现了许多脱节的地方。由于文书人员档案意识淡薄，忽视档案管理人员对他们的监督指导作用，经常会出现收集范围不明确、收集工作不及时、用纸不规范、装订不规范、附件不规范、文种使用不当、办理程序不规范、原稿不齐全、编号不规范等情况，文书处理文件工作质量的高低直接影响了文书档案收集工作的质量、进度和档案利用，而且对文件鉴定价值和文件之间的有机联系等都有一定的影响。
（三）企业领导对档案管理重视不够，各部门对档案工作的配合不够，制约了档案管理水平的提高。 由于许多企业领导认为档案管理工作不能 给企业带来直接的经济效益，对档案工作认识存在一定的偏差，对其技术含量的重要性认识不够，在配备档案管理人员时往往降低用人标准，对档案管理人员的培训未引起高度的重 视，无形中造成档案管理人员的素质偏低，缺少必备的档案管理专业知识和技能，对档案必要设施的投入不够，直接制约了档案管理水平的提高。另外，各部门在收集档案的过程中，为了本部门利用方便，不愿意将一些属于归档 范围的档案及时交档案部门统一归档，而档案 人员又很难掌握其所有应归档的文件，造成一些重要资料人为的流失。档案在借阅过程中，还存在过期不还，催还未果的情况，档案部门很难对其他部门采取相应的处罚措施，真正发挥其应有的职能。
（四）各部门不协调，阻碍文书档案管理工作。文书档案工作需要企业的各个部门的配合，比如归档工作需要从各个部门收集重要的文件资料进行统一整理保管。而一些部门为了自己工作的便利或以要事在身为推脱，不愿意或不积极将需要归档的文件资料交给档案员统一保管。如此下去，文书档案管理工作的效率低下是一方面，重要文件的丢失那就是更重要的后果了。各部门对档案工作的配合不够，必定会制约档案管理水平的提高。
二、企业文书档案管理工作的改进措施以及发展方向
找到了在文书档案的管理工作中所存在的主要问题，我们就要针对这些问题进行分析和改进，促进文书档案管理工作的完善。下面我就针对这个问题提出的一些适当的改进方法，对我国企业文书档案管理工作未来的发展方向进行一个合理的展望。
（一）提高对文书档案管理工作的重视程度
企业档案管理工作的改进要先从正确观念的树立方面着手，只有把观念摆正，提高对文书档案管理工作的重视，才能在接下来的实践中有良好的心态去处理遇到的问题和有效的进行管理。对于管理者，必须要深刻的意识到文书档案管理在企业发展过程中的基础性作用，不能只注重眼前的效益，要从长远的利益考虑，对文书档案管理工作加以重视，并完善其管理制度，对员工在这方面的管理提出更高要求。而对于企业员工来讲，则要在企业领导者的带领下，提高对文书档案管理工作的重视程度，提高工作热情及其积极性，不管事务大小，都应当保持专业的职业精神努力去做好，认真对待，减少在管理工作中所出现的差错，提高管理质量和管理效率。同时也应当适应时代的发展，在这个向信息化趋势不断加强的年代，应该注重对先进的计算机技术的学习，将其运用在企业文书档案的管理上，为企业信息化的发展贡献自己的一份力量。
（二）解决好企业文书和档案之间的链接问题
在文书档案管理工作中，一定要注意对文件质量的管理，文书工作的优良程度对档案管理工作的开展具有重要影响，文书是否规范、文书质量的高低决定着文书管理工作能否有效进行。因此，就必须处理好文书工作和档案管理工作的衔接问题，使其相互协调，推进文书和方案管理工作的一体化进程。同时，还要注重材料的质量问题，要根据标准对纸张大小、文字格式、批文等进行规范化的处理，对于收发的资料数据，要继续详细的记载，防止错误、疏漏的出现。发现文件错误要及时纠正，发现文件缺少要及时补充，这样才能够保证文书档案管理工作的有序进行，才能保证材料的质量和完整程度，才能够提升管理效率。
（三）提高员工的个人素质
在挑选员工方面，企业应该首先考虑到员工的专业性问题，尽量挑选在文档管理上有经验的人员，对于新入职的员工，在入职之前，企业必须要对其进行专业的培训，使从业人员对文件档案的管理工作有比较全面的了解和深刻的认识，要在员工的心中树立正确的价值导向，培养员工的专业素养。积极乐观的心态、正确的管理态度、较高的从业热情是这项工作能够长久有序的进行下去的必要条件。另外，企业还要借鉴国外的成功案例，将国外的先进管理经验和当前企业的发展状况结合起来，充分的培养员工，发掘员工潜力。
三、结束语
企业要强化文档管理水平，加强各部门的交流合作，做好文档管理工作。要紧跟信息时代的潮流，利用计算机进行新的管理模式，实现文书档案管理工作的规范化和标准化。■
参考文献
一、供电公司增强档案管理的重要性
企业文化的养成在一定程度上有赖于档案管理体制的完善模式，企业文化作为一种人文环境，对每一位员工，对每一个公司都有着不可忽视的重要作用，通过对员工档案进行管理分析，我们可以对员工的文化背景、生活习惯有一个较为全面的了解，并在此基础上，将相同文化背景，相似生活习惯的人组织在一起，能够促进团队成员之间的和谐相处，从而形成了一种和谐向上的企业文化环境，这种企业文化一旦形成，又促进了员工自身的发展。可以说档案管理在供电公司的日程管理与发展方式上扮演着举足轻重的角色，发挥着越来越重要的作用。
二、档案管理对于基层电力公司的作用
基层电力公司在档案管理工作的实际操作中，要将档案管理制度化，将档案管理的责任落实到个人，采用科学的管理手段，利用财务审核、管理经营、资料整理等方式，建立起一个高效的档案管理体系，并将档案管理作为日程工作考核的一项重要内容，并不断提出新的要求，在新的目标的促进下，刺激自身的发展，保持企业健康发展的势头。贯彻落实国家关于档案管理的各项规定，结合基层工作的实际，制定出贴合企业自身的档案管理方法，保证了档案管理的高效性与科学性，实现档案管理的制度化。科学技术的迅猛发展，计算机技术的持续更新，互联网不断普及，我们可以借助网络对档案进行更加高效的管理，根据实际情况，对档案进行持续的更新，大大增强了基层电力公司档案管理工作的时效性，并在此基础上，对档案进行分类管理，企业能够根据自己的需要，从档案中对员工进行分类管理，有利于人才的选拔与培养，发掘出每一位员工的潜能，在促进员工自身发展的同时，提升了整个公司的实力，实现了员工的个人价值与企业的社会价值。依法治国作为我国法律建设的基本方针，在此基础上，我国不断加大立法力度，建立起较为完善的社会主义法律体系，近些年来，国家逐渐重视档案工作，加强了对档案管理工作的立法。在这一背景下，要求基层电力公司在档案管理的工作中，遵守国家法律法规，以法律来规范档案管理工作，在法理上，为基层电力公司管理的重要性与规范性提供了法理依据，同时也为普通公民维护自身的合法权益提供了法律依据，保证了我国档案管理工作的持续稳定的发展。档案管理工作绝不像我们认为的只是将个人信息与成长经历、生活环境简简单单的记录下来，而是在对档案进行合理保护的同时，对档案进行科学的使用，使档案成为公司选拔人才，发掘员工才能，实现其人生价值的重要手段。
三、增强档案管理的策略分析
基层供电公司档案的管理要立足于企业实际，着眼于企业发展的前沿，采用合理、科学的档案管理方式，对基层电力公司的档案进行有效地管理。档案的管理首先应将档案的安全储存放在首位，充分做好档案管理工作的防火、防水等保护工作，在安全的环境中，对档案进行保存，由于档案管理的周期较长，在档案管理的过程中，面临着诸多突况与偶发因素。为了排除外在因素对基层供电公司档案管理工作中的影响，必须为档案管理提供一个安全稳定的外在物质环境，使得档案存储环境能够抵御各种自然灾害与人为的破坏，基层供电公司在进行档案管理是要充分考虑到地震、洪水、台风等自然灾害的发生，保存档案的外在物质环境，要有效的抵御地震、洪水、台风的能力。同时加强防火、防电的措施准备，尤其是加大防火力度，尽快的降低火灾发生时对档案的危害，尽量降低人为因素对档案管理带来的危害，保证员工档案的安全。档案管理的最终目的是科学的使用档案资料，因此基层供电公司在管理档案的过程中要建立起科学有效地档案检索与查阅机制，通过科学合理的检索与高效的目录设计，帮助档案管理人员能够对档案做出简单、明了的分类，使得公司的领导者在需要档案时，能在较短的时间内找到需要的档案，并且能够通过档案信息及时了解各个员工工作的基本状态与职业素质，缩短了了解的时间，保证了了解的可信度，从而能够从多个层次上全方面的了解员工的状态，加深对员工的理解，从而发掘与培养出企业发展需要的人才，促进企业的发展，从人才的选拨与培养上帮助企业找到一条适合自身发展的道路，实现基层供电企业管理体制的进步。
四、结语
档案管理作为基层电力公司日常管理工作的重要组成部分，对其科学发展、持续进步有着重大的影响。因此，基层电力公司必须重视档案管理工作，发掘档案管理的重要意义，在对档案进行安全保管的基础之上，充分发挥档案的作用，培养企业文化，发掘员工的天赋，不断培养员工能力，提升员工的整体素质，从而保证了企业的发展势头，促进企业的健康发展。
作者:吴华羽 单位:青神县供电有限公司
[关键词]石油企业；档案管理；职业生涯管理
中图分类号：G271.6 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）30-0345-01
当前，人力资源的价值备受石油企业的重视，员工的职业生涯发展也成为石油企业关注的普遍问题。职业生涯管理是人力资源管理的一个重要环节，其核心是协调统一企业和员工的发展目标，通过双方的共同努力，最终实现双赢。石油企业近些年油气开发事业蓬勃发展，但同时，企业人力资源管理中出现的问题，尤其是档案管理等后勤服务部门员工的职业生涯管理问题也成为石油企业提升内部管理亟待解决的难题。
一、石油企业档案管理人员职业生涯管理的必要性
1.1 有利于石油企业档案管理人员自身职业生涯发展
石油企业档案管理人员的主要工作是对各种资料、材料、档案进行收集、整理、鉴定、归类、保管和提供查阅、利用等服务，因此，档案管理人员与其他人员打交道的时间和机会比较少，工作具有重复性高、复杂性高、单调乏味、枯燥繁琐等特点[1]。石油企业档案管理人员大多是中年女性，他们年龄相对较大，长期从事档案管理工作，职业稳定性较高，因此，极易产生孤独、焦虑、厌倦、压力大等消极心理和思想，进而产生职业倦怠感。石油企业对档案管理人员职业生涯开发和管理不够重视，员工潜力开发不够等多重原因造成档案管理部门人才闲置、人才浪费等现象比较严重。石油企业为档案管理人员进行职业生涯规划与管理，根据不同档案管理人员自身的特点和特长，结合档案管理工作的要求和石油企业整体的职业生涯管理为档案管理人员设计不同的职业生涯发展通道和方法，提高档案管理人员的业务技能和综合能力，将档案管理工作做得更精、更细、更好，获得更多的职业发展机会，从而更有利于自身职业生涯的可持续发展[2]。
1.2 有利于完善石油企业组织职业生涯管理
人力资源的管理是石油企业管理的核心，做好人的管理的同时也能不断促进企业管理系统的不断完善，推动企业战略目标的实现。档案管理系统是石油企业管理系统下的子系统，同样档案管理人员的职业生涯管理系统也是石油企业职业生涯管理系统下的子系统，因此，将档案管理人员的职业生涯管理纳入到组织职业生涯管理中来，有利于石油企业人力资源的开发，有利于组织职业生涯管理理论和实践的完善，有利于石油企业的可持续发展。
二、石油企业档案管理人员职业生涯管理存在的问题
2.1 档案管理人员缺乏职业生涯管理意识
石油企业档案管理部门员工年龄相对较大，学历相对较低，职业素养相对不高，大多满足于现状，缺乏职业生涯管理意识；他们职业生涯参与积极性不高，大多不愿意学习新知识和新技能，不愿意努力提高自己的能力，认为职业生涯管理是别的部门，别人的事，与自己没有太大的关系，自己只用传统的管理思想和方法做好现在的本职工作就可以了；甚至有的员工认为自己能力有限，学不会新的知识和技能，不会得到发展和提升，也不会被企业裁掉，就干脆放弃了职业生涯管理的想法。
2.2 管理层对档案管理人员职业生涯管理不重视
石油企业管理层主要看重油气勘探、开发、生产、储运、处理、销售等部门的工作，认为档案管理部门是后勤服务部门，档案管理工作相对不重要，因此，对档案管理人员的职业生涯管理就更加重视不够，支持不够，档案管理人员职业生涯管理的战略高度没能得以提升，组织机构不健全，制度不完善，资金不充裕，基层管理人员和员工对档案管理工作不支持、不配合，使得档案管理工作开展处处受阻，进而影响企业其他部门工作的顺利开展。
三、石油企业档案管理人员职业生涯管理的对策
3.1 建立科学的职业生涯管理体系
石油企业档案管理人员职业生涯管理不只是员工本人的事，也不只是人力资源部门的事，而是整个企业的事。因此，石油企业领导要高度重视和支持档案管理人员职业生涯管理，要建立科学的档案管理人员职业生涯管理体系，体系包括档案管理人员职业生涯规划、职业生涯发展路径、职业生涯管理配套措施等。科学的职业生涯管理体系是保证档案管理人员职业生涯发展和企业人力资源管理战略实施成功的关键。
3.2 工作内容的再设计
档案管理工作单调、乏味，工作内容支离破碎，缺乏系统性。通过科学的工作分析，采用工作横向扩大化、纵向扩大化、工作丰富化、工作连贯化等方法对工作进行再设计，改善以前过细的劳动分工，使工作形式更完整，工作范围更广泛，员工参与度更高，可以独立参与计划、建议和决策，突破自身及工作上的局限性，从个人层面、组织层面、企业层面重新认识和评价档案管理工作的重要性。员工通过在工作中接触更多的不合理和问题，促使自己在工作中和下班后抓紧学习提升自己，想更多的办法解决工作中遇到的问题，不断循环，在解决问题的同时提升自我，最终为企业的发展贡献更多的力量[3]。
3.3 实行轮岗制度
石油企业档案管理人员长期在同一岗位从事同一工作容易磨灭职业斗志，容易带来职业厌倦感，造成职业发展停滞，而档案管理部门职业生涯道路纵向晋升阶梯有限，无法保证每个员工都得到晋升机会。因此，针对这种情况，在档案管理部门推行定期轮岗制，让他们对整个档案管理部门的各个岗位和环节都有所接触和了解；通过轮岗，各个员工都可以了解自己的优点和缺点，找到自己擅长和不擅长的岗位，进而朝着自己感兴趣且擅长的方向发展；在轮岗过程中，各岗位人员相互配合、沟通、交流加深了对彼此工作的了解和认识，工作中也会配合得更加默契。
3.4 为档案管理人员开展各种培训
随着时代的进步，科学技术的发展，石油企业也引进了大量先进的设施、设备和技术，如计算机、扫描仪、打印机、管理信息系统等硬件和软件设施，档案管理工作也逐步实现了自动化和信息化，这就迫切需要档案管理人员迅速学习和掌握现代技术和技能，会高效利用相关设施和设备，提高档案信息的收集、处理、归档、查阅、共享、保密等工作的速度和质量。档案管理人员传统的管理思想和方法已经不能满足现代档案管理工作的需要，档案管理人员的职业生涯发展也将受阻。为此，石油企业要通过各种途径有针对性的开展各种培训，如自学、集中培训、脱岗培训、外派培训等方式方法，让档案管理人员学习新知识，掌握新技能，如计算机网络基础知识、数据库使用、信息检索、相关设施的操作等方面的基本技能。通过培训让员工可以完成更重要的工作，承担更重大的责任，从而胜任更高的职务，获得更多的个人成就，实现职业生涯管理的发展，增加工作满意度和企业归宿感。
4、结论
通过建立科学的职业生涯管理体系、工作内容的再设计、实行轮岗制度、为档案管理人员开展各种培训等措施加强对石油企业档案管理人员的职业生涯管理，从而激发档案管理人员的积极性和创造性，保证石油企业档案管理部门的人力资源得以有效开发和最大化的使用。
参考文献
[1] 刘慧芳，曲晓辉.基层档案管理人员职业生涯规划与组织管理关系研究[J].北京档案，2012（11）：35-36.
【关键词】档案管理；人力资源管理；重要性
前言
企业现代化升级的过程中，企业管理者已经认识到了人力资源管理的重要性，而人事档案管理又是人力资源管理工作中不可或缺的一部分，它将员工真实的信息以文字的形式记录并呈现，涵盖员工的个人情况、工作经历、过往职业表现等，因此做好档案管理工作，能帮助企业在市场上选择到合适的人才，拓宽人才引进渠道，并帮助企业建立有效的人才画像；做好人事档案管理，还能确保企业在人才招纳、培养及人才管理工作中有据可依。可以说，人事档案管理的水平是衡量企业人力资源管理水平的一个重要指标。为此，本文主要研究如何提升企业的人事档案管理水平，并提出几点优化措施。
1人力资源与人事档案管理概述
企业现代化建设的过程中，人力资源的管理统筹协调了人才的配置和人才的培养，人力资源管理的所有内容都建立在企业发展的需求之上。基于人力资源管理的要求，企业人力资源部门制订人才培养计划、调度人力资源，最大限度地发挥人才的作用，帮助企业实现合理的人员配置，为企业的发展提供人才支撑。同时，企业中的人力资源管理还承担着为企业培养人才的责任，在企业的发展中不断地向企业输送新鲜的血液，为其提供源源不断的活力。要想在激烈的市场竞争中保持一定的优势，首先，企业要定期对员工进行相关知识和技能的培训，通过培训为企业培养优秀的人才；其次，企业在培养员工时，要注重培养员工的主观能动性，通过思想上的引导增强员工和企业之间的凝聚力。人力资源管理工作就是围绕着“人力”和“资源”两个方面展开工作，通过有效的手段和方式，最大限度地开发员工的潜力，促进企业的发展；而人事档案管理就是在人力资源管理的基础上，对所有的员工工作内容、工作的具体情况展开有效的记录，通过这样的方式详细记录每一位员工在工作中的表现。管理部门通过人事档案中记录的信息能够科学地判断员工的整体素质，同时方便人力资源部门对员工进行综合评定。企业中的管理层也可以通过人事档案管理报告，对每一位员工进行考察，从中发现和提拔能力较强的员工。
2人事档案管理中存在的问题
2.1人事档案存在虚假性
虽然我国企业对人事档案管理工作越来越重视，但是在一些企业中也出现了员工学历造假、工作经验造假等现象，很多企业的人事管理档案所记录的信息真实性有待考证。如果企业的人事档案信息真实性不高，那么当企业对这一类员工进行考察时，其人事档案就不能为企业管理层提供可靠的依据，甚至会使企业做出错误的安排，影响企业人力资源的合理配置。要解决以上问题，就需要企业在建立员工人事档案时，采取多种办法保证员工信息的真实性，只有这样，才能保证企业在筛选人才时，能够做出正确的选择。
2.2人事档案记录不全面
企业当下的人事档案管理工作中，存在信息记录不全面的问题。一般来说，档案管理工作并不简单地表现在个人工作阅历的记录上，还包括员工在遇到实际问题和困难时是如何处理和解决的，以及在工作中取得了什么样的成果，这些内容都需要体现在企业的人事档案中。要想做好人事档案管理工作，需要企业的人力资源管理部门对人员信息的各个层面加强分类、记录、存储及分析，使企业管理层可以通过档案内容快速地了解员工的个人素质和工作能力，助力企业人力资源管理做出合理决策。
2.3人事档案信息更新不及时
随着社会发展节奏的加快，人力资源相关信息也快速更新，但是企业的人事档案管理却没有跟上信息变化的速度，存在人事档案信息更新不及时、新旧档案衔接不畅等问题，此类问题的出现会导致企业人事档案管理信息出现断层，尤其是老员工的人力资源信息缺失、错误等，进而造成企业内任命不公平现象的发生。同时，企业的人事档案管理手段比较落后，未配备先进的信息技术系统，而且对于旧档案缺乏优化管理，这就会造成人事档案信息查阅不便和丢失的问题。所以，在人事档案管理的过程中，电子化的记录方式必不可少。
3企业人事档案管理优化措施
3.1扩展人事档案信息搜集范围
在企业内部升职和岗位调整的过程中，参考人事档案的信息有助于企业管理者做出正确的人事决策。管理者通过查阅人事档案中记录的员工个人信息、素质能力评价及工作经历等，可以更全面地了解员工，挖掘员工的潜力，从而做出正确的人力资源调整决策，使得企业内部的人力结构变得更加合理和科学。此外，人事档案管理还可以扩展信息搜集的范围，对员工的个人爱好、获奖情况、特长、工龄等信息进行搜集和分类，建立完善的人事档案档案数据库，通过信息技术分析企业人力资源特征，帮助企业挑选合适的人才，最大限度地发挥企业人力资源的效率。
3.2加强对人事档案信息的分析
企业的人力资源管理部门要善于对人事档案中记录的信息进行分析和总结，利用分析结果为企业各类岗位选择合适的人才，实现企业人力资源管理的长远发展目标。在人事档案管理的过程中，还要注意对员工的各类信息进行分类管理，把握同一类别信息的共性和差异，从而准确地判断企业目前的人才使用效率和人才配置的合理性，帮助企业管理者及时地对人力资源进行调整，充分发挥人才把控作用，优化企业资源配置，最大限度地发挥人力资源的效率。
3.3充分利用人事档案，制定合理的激励政策
企业的人才管理离不开对员工的职业发展规划，对于企业的人才，开辟广阔的职业发展舞台是企业留住人才的核心战略，在职业规划的过程中，要帮助员工明确发展方向，并制定科学合理的人才激励政策，激发人才潜力和工作热情。企业在制定人才激励政策时，可以参考人事档案中的内容，根据不同岗位员工的实际情况，针对性地设置激励措施，最大限度地调动员工工作的积极性。此外，企业人力资源管理部门要更好地分析和深度挖掘人事信息，帮助企业管理者制定出具有多样性且目的性更强的激励策略。
电力企业建设工程中的档案管理首先要做到职责明确，做到责任落实到个人。电力项目涉及工程量庞大，更牵涉到各种各样的施工单位，所以在工程总承包项目签订开始，就应该明确各方各自牵涉到的相关文档文件和电子文件。先把责任落实到相关单位，再从相关单位落实到具体科室，最后把责任落实到每个人的身上，并持续追踪检验。进行档案管理，一个标准化的流程是十分必要的。一套科学、可操作性强、合理、适用的档案管理办法会减轻企业档案管理的难度，增强档案查阅、修改等工作的方便性。要对组织领导、职责分工、奖惩机制、岗位培训等等方面做出系统化、标准化的体制建立。对文件的形成、收集、整理、分类、归档以及竣工后文件的编制、交接验收等提出具体要求。
2对于档案管理工作的具体工作及要求
多媒体工具的运用和标准化工作流程的的制定，提高了电力企业档案管理的效率，简化了档案查阅的复杂程度，但对于如何运用这些工具提出了一些具体要求，对此我们需要在日常工作中对员工进行培训。
2.1建立学习考核制度
有效提高档案管理的准确性、全面性、真实性和完整性，要求档案管理人员具备基础的电力工程建设知识，对多媒体工具的熟练运用以及标准化流程、步骤的熟练掌握，这离不开系统的培训与考核机制。首先，应制定档案室职员的学习规划，请专业的教师团体对档案员工进行培训，或科室内部培训。给科室员工制定详细的课程表、授课时间、及所学内容的规划，做到每一位职员都有学习新知识的机会与时间。其次，加强员工的考核机制。制定了职员的学习规划不代表职员能真正熟练掌握，因此需要我们建立考核机制，进一步激励职员学习的积极性。日常工作中做一些档案整理的实际操作练习，定期对员工进行考核，并记录到员工绩效。对于学不会和不肯学，以及积极性不高学不好的员工进行有效处理。对档案室的管理人员也提出新的要求，如何提高员工积极性，建立什么样的机制，怎么处理学不会、学不好、不肯学的员工都需要管理人员进一步探索。
2.2提高电力企业建设工程档案管理的意识
档案管理对于电力设施的运行，改建，设备升级，企业自身经济效益有着至关重要的作用，这一思想必须深入到每个员工的头脑。对于企业经济效益来说，如何控制成本、减少开支、如何保障自身权益、做到账目透明、如何记录企业真实的精神面貌、工作作风等，电力建设工程档案提供了有效凭据。从电力设施的运行、改建、扩建等方面来说，电力建设工程档案提供了有效依据。只有从根本上认识了这一点，电力工程企业才会真正把电力工程的档案管理做好。电力工程的档案管理不是一个档案管理室就能做好的，需要各个部门的配合与支持，需要电力企业的负责人有效重视。必须在全企业树立这一思想，把这一思想深入到每个员工的心中。提高认识，还需要我们建立遍及全公司的档案管理网络。加强各施工单位、各合同方的深入、有效沟通，统一各单位档案管理的标准，步骤，要深入到每一个施工单位，每一个设备厂商，每一个材料供应商。在电力建设工程开始，就要统筹各方，建立统一的档案管理网络，细化责任到个人，定期核定审查各部分的档案管理进度，做到有效管理。对于不配合电力工程档案管理的部门，不配合电力工程档案管理程序的个人，做出有效处理，整顿。以推动电力工程档案的透明化和标准化。
2.3如何应对电力施工过程中的不同步
在电力工程进行中，各施工单位的工作进度，难易程度都各不相同，加之建设工期较长，施工单位众多，工期不能统一，无形之中给档案的收集管理工作增加了很多负担。面对这一情况，需要我们时时做好档案的收集、审定、整理、验收的相关工作，细化到每一工程，做到一工程一验收。时刻追踪各项工程的进展情况，档案的收集整理验收要与工程进度保持一致。从工程开始的建档，到工程进行中的档案整编验收，再到每项工程竣工时的审定整理，再到全部完工时的档案汇总整理与验收归类，这四个过程缺一不可，必须做到实时追踪、实时管理、把档案管理从以前的最后一个环节，贯彻到整个电力工程施工项目的始终。
3结语
在人力资源管理中，人事档案所提供的信息是其识、选、用人才的依据，所以，人力资源管理和人事档案管理关系非常密切。
（一）为开发人力资源提供可靠、真实的数据与信息
通过相关人事档案能够对员工人生轨迹进行动态分析，掌握员工过去与现在，并对员工发展潜力进行预测。人事档案能够将具有价值的相关信息提供给企业，帮助企业及时挖掘人才，防止对人才的埋没与压制，虽然作用各异、类型不同，然而，如果有利于发挥系统功能，则为有用人才。利用人事档案中的相关信息，可以做到人才使用时的扬长避短，充分发挥人才效力。
（二）有利于合理配置人力资源
通过人事档案能够对员工信息进行深入性了解，进而科学管理企业员工。人事管理有效性能够实现人力资源信息共享，企业中配置资源时，依照人才不同的特点与能力，做到因事择人，以人治事，使人才优势得到充分发挥，在各系统、部门以及组织中促进人才有序、合理流动，最终促进企业发展。
（三）更规范、科学地预测人力资源需求
企业组织内部是影响人力资源需求的主要因素，有效分析人力资源档案有助于企业对人才需求进行及时了解，最终对人才资源计划予以合理制定。
二、不善的人事档案管理对人力资源管理的负面影响
（一）档案材料虚假性不利于合理配置人力资源
真实性是档案的基本特质，若档案缺乏真实性，那么人事档案就会不具备利用价值。由于信息缺乏对称性，导致档案频频出现失真的个人信息现象。像假年龄、假学历以及假工龄等等。这些虚假信息会导致人事部门无法对企业职工做正确评估，无法正确制定企业人员补充计划、配置计划、退休及解聘计划等相关工作。
（二）人事档案内容雷同、分散，导致人力资源效力的降低
企业人事档案一定要对员工真实面貌进行历史、全面以及客观反映，但是，目前很多人事档案内容抽象、资料单一，不能体现个性化，此现象导致企业在对人才的选用上缺乏一定参考价值，对企业员工正常晋升与选拔产生直接性影响，不仅会挫伤员工工作积极性，而且还会造成企业经济损失。
（三）落后的档案材料管理，缺乏时效性，阻碍人力资源管理效率
陈旧的人事档案材料都属于记录当事人历史的重要依据，因为不会对已置于人事档案的相关员工材料进行二次审核，而且最新的档案也属于程式化，对近期反映员工工作的档案又很少，所以人力资源管理部门无法从中获取有价值的企业信息。而且随着不断流动的企业人员，对企业进行个人档案的查阅带来不便，造成时间与人力的浪费，从而降低企业工作效率。
三、对人事档案管理予以完善，服务于现代人力资源管理
优化人事档案管理，加强企业人事档案的真实性与动态性。在管理企业人事档案活动中，企业需要及时改革与新情况、新形势不相适应的规章制度，构建与新形势相适应的、新德、更科学与合理的人事档案管理机制，确保人事档案管理的制度化与法律化。对档案材料登记与传递机制予以构建与完善。人事档案内容一定要重视动静结合、横纵结合，便于人力资源管理部门可以准确、及时了解员工实际情况。提高档案管理工作者素质。提高人事档案管理工作者素质是将人事档案管理工作做好的重要举措。人事档案管理需要工作人员一定要具备较高工作素质、良好职业道德及严格企业组织纪律，所以，一定要加强档案管理人员的业务素质与思想建设，不断拓宽其知识领域，保证档案管理人员可以不断适应更高要求、更新的管理档案工作。
四、结语
【关键词】人事档案；管理；政工工作；护航
一、人事档案档案管理在企业政工工作中的重要性
人事档案是个人从事政治、经济、科学、文化等社会实践活动直接形成的文字、图表等形态的历史记录，是政工组织所属的人事部门，按照党的干部政策要求，在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的文字材料，并按照有关人事档案管理规定进行有序整理和分类后组成的文本资料，是考察、了解个人情况的重要履历内容，是正确选人、用人，严格选拔德才兼备的领导干部的重要依据。
二、以人为本，加强企业人事档案管理
（1）牢固树立“以人为本”的观念是做好企业人事档案管理的前提。从人事档案主体的角度来看，所有材料的主体是“人”，离开“人”，人事档案就会失去存在的基础，人事档案管理就无从谈起。换言之，是“人”充实了人事档案管理工作的内容。如果不把依靠人作为提升人事档案管理的前提，收集的材料就难以做到齐全、完善，人事档案就不可能完成全部，真实地反应员工德才的使命。从档案服务的角度来看，人事档案是企业选拔人才、判定人才价值的依据。良好的档案管理有助于企业认识员工，制定切实可行的员工职业生涯规划，提高员工素质，增强企业市场竞争力，同时，良好的档案管理可为员工个人发展提供优质服务，是员工获取组织信任，实现自我价值的基础。（2）深入贯彻“以人为本” 的指导思想，提高企业人事档案管理质量。首先，把依靠人作为提高企业人事档案管理的根本前提，多渠道、全方位地收集员工个人信息，通过良好的档案管理使员工档案能够详实、全面地展示其履历、特长、思想品德、业务能力以及工作实绩。其次，把尊重人作为提高档案管理的根本准则，认真落实材料的核查工作加强企业人事档案管理。材料核查主要是对材料的真实性和完整性进行判定。真实是员工档案可靠性的前提和基础，对材料真伪的鉴定是对组织和档案利用者的尊重和负责。完整性包括：一是各类材料内容上的完整。比如：九类一中工资材料中的《岗位工资变动审批表》是否连续，九类二中的《干部任免审批表》是否齐全；二是每份材料手续完善。比如要求上报机关备案或审批的材料是否按要求完成，手续尚未完善的应提交相关部门，按规定完善所有手续后再归入员工档案。再次，把为了人作为提高企业人事档案管理的根本目标。档案工作具有很强的服务性，企业人事档案服务质量的优劣取决于材料的真实性、正确性和完整性。因此要把材料的鉴别工作作为严格档案管理的必要程序。材料鉴别除了上述的真伪鉴别和完整性鉴别外，尤其要注意核对材料与档案主题的一致性，同名同姓人员要利用ERP系统的人员编号从年龄、性别、籍贯等基础信息入手，避免张冠李戴，给企业提供错误的员工信息。
三、加强人事档案ERP管理工作，以高科技手段引领人事档案管理迈上新台阶
人事档案管理，作为企业政工管理的重要组成部分，随着信息技术的广泛普及和ERP管理系统的不断应用完善，正在体现出，利用高科技手段，更好地为政工工作服务，进而满足企业不断发展、壮大的目标和需求。进入21世纪，高科技、智能化、信息化，正在逐步影响人们的日常工作和学习生活。而对于人事档案管理工作，也正逐步由传统模式向现代化模式转变，由繁锁的、大量的原始工作方法逐步转向简单的、方便的智能化信息整理和检索，从而，快速提升人事档案管理水平，为人事任免和管理提供有效、全面、可信的依据。工作中，通过大量的原始数据资料的采集与整理等基础工作，形成了有效的电子档案系统文件，通过ERP系统档案管理模块的逐步推广，从2007年的单一采集导入档案目录信息到满足日常档案管理的查询、创建、目录导出、转递档案信息等用途，以高科技手段促使人事档案管理工作不断提高效率。加强人事档案管理，必须具备与时俱进的意识和心态，要以发展的眼光，准确把握人事档案管理的时代性和创新性，要紧紧围绕党政工作管理制度，以人为本，加强政工工作的全局意识和服务意识，以高标准、严要求的工作态度，认真履行人事档案管理工作要求，以扎实的工作基础，为政工工作保驾护航。
参 考 文 献
[1]王玉萍.《企业政工档案管理创新刍议》
[2]王云庆，苗壮.《现代档案管理学》
