时间：2023-05-23 15:45:27
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇财会档案管理，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
（一）医院电算化会计档案的内涵
会计电算化档案主要指的由存储在计算机内和通过计算机打印出来的书面文档形式的财会数据，包括会计文档、报表和账簿等，另外还包括财会软件运行编制的各种资料、文档和表格等。实行会计电算化档案管理工作主要内容有：保存会计档案并保证其安全，按要求生成各种标准文档和数据，保障财会数据的合理利用等。医院的会计电算化档案管理是一项十分重要的管理工作，随着计算机和信息技术的普遍应用，医院的会计核算工作从传统的手工记账向利用电算软件进行会计记账转变，因此实现会计档案的信息化管理是实现医院信息化管理的必然趋势。
（二）医院电算化会计档案管理的特点
1.现代化信息技术为载体。医院会计电算化档案不仅包括储存在计算机内的电子数据，也包括打印出来的纸质财会档案，如，药品盘点表、医院收费管理系统病人预交金额、库存物资出库单等。因此电算化会计档案同时囊括现代化信息技术下的电子财会档案和传统意义上的财会纸质档案。2.软硬件设施为基础。和传统会计档案不同的是，电算化会计档案不具有直接可视性，而需要借助计算机的硬件和软件设施才能查阅、保存和整理。因此电子档案的管理受到软件质量、机房物理条件和存储盘有效期等多种因素的影响。3.工作人员的信息技术操作水平为前提。电算化会计背景下对相关财会人员的现代信息技术操作水平提出了更高要求，档案管理的相关人员不仅要熟悉财会核算的专业知识，更要掌握必要的计算机和财会软件操作技能。
二、医院会计电算化档案管理的有效建议
（一）提高思想重视程度，创新医院电算化会计档案管理理念
新医院的电算化会计档案管理工作和医院领导的重视程度息息相关，医院领导层应当加强全医院上下对会计档案管理的重视程度，依据国家相关法律法规严格执行电子会计信息的生成和保存工作，同时财会工作人员应当创新会计档案管理理念，学习相关的会计和档案管理法律法规以及专业知识，如《会计法》《会计档案管理办法》等。医院管理层要加强对档案和会计相关法规政策的宣传力度，让财会人员懂法、知法、守法。最后，要提高对财会档案的安全和保密意识，消除过去重保管轻利用的管理理念，重视会计电子数据的保存，更要重视对电子数据和书面文档的分析、整理和利用工作。财务部门和档案部门要结合起来对相关工作人员进行专业知识培训，一方面强化管理档案意识，另一方培养信息化意识，提高计算机和电算会计软件操作水平。
（二）完善财会电子化的软硬件设施
加大财会档案管理的硬件投入，加强软件设施建设。首先，医院可以提供专用于会计档案管理的仓库，保证温度、湿度和光照等物理条件满足档案管理需求，并定期检查仓库条件，做好防尘、防潮管理。另外要为财会部门配备高质量的喷墨或激光打印机，选用符合医院实际需求并带有档案管理功能的会计电算化软件，通过医院专业的内部局域网络管理员强化医院的软件系统维护，加强电算会计软件的补丁修补、联网和网络安全问题，减少计算机病毒入侵和网络泄密。
（三）健全档案管理制度
首先，完善档案借阅制度，电算化财会档案的借阅要按照内外有别和严格审批的制度进行，任何人不论任何岗位借阅会计档案都要办理借阅手续，医院内部员工如需用到档案则需要财务部门管理人员的审批，医院外部人员借阅档案则需要出具介绍信，并有财会部门，主管领导审批。其次，建立保密制度，对电算化的会计档案进行分权限调用和多用户管理制度，不同的电算会计档案采用不同的保密等级，普通会计数据可以在医院范围内共享；涉及到医院机密的数据，则供小范围内专业人员使用。另外不管是财务部门的专业人员还是其他部门员工借阅会计档案，都不得对档案进行篡改、伪造、涂抹、拷贝和故意毁坏软盘等行为，一旦发现要根据档案管理制度采取相应的惩罚措施。最后，对电算化会计档案的销毁工作要及时到位，建立销毁管理条例，对超出管理年限的档案由档案管理部门和财务部门联合鉴定并进行定期销毁，销毁后要制定销毁清单由两个部门负责人签字或盖章。总之，电算化背景下医院的会计档案管理工作是医院财务管理中的重要环节，对提高医院的财会信息化水平、档案管理水平都有着积极意义。因此医院财会档案管理工作人员应当具备与时俱进的意识，通过技能培训和制度完善加强电算化会计档案管理工作的质量。
参考文献
关键词：会计档案；科学管理；财会部门
会计档案是指机关、企业、事业单位或其他经济组织的财会部门或会计人员在经济活动中直接形成的并按照统一规律保存起来备查考的会计凭证、会计账簿、会计报表等会计核算材料，还包括实行会计电算化后的存储软件、会计数据磁盘、磁带、光盘和计算机打印出来的记账凭证、会计账簿、会计报表等。会计档案是重要的经济档案，是国家档案的重要组成部分，也是各单位的重要档案之一，它在会计工作和经济管理工作中具有多方面的重要的利用价值，《会计法》和《会计基础工作规范》以及《会计档案管理办法》等都对会计档案管理做出了规定。会计档案管理是会计工作的重要组成部分，是会计的基础工作。规范会计档案管理有利于堵塞漏洞，防止舞弊行为的发生。因此，会计档案管理是会计工作的一项重要内容，必须充分重视和加强会计档案的管理，进一步提高会计档案的管理水平，充分发挥会计档案在各项事业中的重要作用。
1会计档案的特点及作用
1.1会计档案的特点
会计档案是国家全部档案的重要组成部分，具有原始记录性、信息性、知识性和价值性，但由于它反映的对象内容及业务性质不同，又决定了它具有自己独有的特点，会计档案的特点主要表现如下：
（1）来源的广泛性。会计档案来源于具有独立会计核算的单位。因此，凡是实行独立经济核算、财务收支的单位都会形成会计档案。
（2）内容的专业性。会计档案是通过会计核算的方法形成的，而这种方法是会计特有的专门手段。通过这种专门手段形成的会计档案是与经济活动和财务收支紧密相关的，其内容是直接反映机关、企业、事业单位所有各项经济业务收支情况，表现出会计档案的专业性。
（3）形成过程的严密性。会计核算是利用设置账户、复式记账、填制和审核凭证、登记账簿、成本核算、财产清查和会计报表等一系列专门方法，对会计对象进行连续、系统、完整地记录、反映和监督。因此，会计核算的严密性也就决定了会计档案形成过程的严密性。
1.2会计档案的作用
会计档案作为一种经济档案，有着不可替代的作用。首先，上市公司需要对外披露真实准确的财务信息，其合法经营的全部经济活动和经营成果都储存在会计档案中。其次，企事业单位对外融、投资，都需要向协作单位提供几年的有关会计数据，而会计数据也都来源于会计档案。第三，司法部门查处违法乱纪、贪污受贿问题更需要财务方面的确凿证据。第四，国家统计部门的统计数据中也有相当一部分来源于财务数据。不仅这些离不开会计档案，而且随着经济、社会的发展，经济活动更加多样化和复杂化，会计档案则保留了全部经济活动的痕迹，为日后分析经济情况、总结经验教训提供依据。只有加强会计档案的科学管理，才能充分发挥会计档案的重要作用，保证为国家、社会、各种机构和企事业单位及时、准确、全面地提供高质量的会计信息。
2会计档案科学管理工作中存在的问题
2.1对会计档案管理工作的重要性认识不够
有的单位领导和财务人员对财务档案工作缺乏充分的认识，只注重内部财务项目的实施，认为只要出具了财务报告，提出了财务意见，作出了财务决定，该财务项目就结束了。相对忽视文件材料的汇集、整理和归档工作，甚至认为财务工作过程中大量原始凭证的整理是一件浪费时间和精力的事情，根本不把财务资料的整理归档工作列入议事日程。形成会计人员对会计业务非常熟练，经常参加会计业务的培训和学习，但对档案知识，特别是对会计档案规范化赘理标准知之甚少。也没有参加过会计档案管理知识的培训与学习。不少单位重会计业务，轻会计档案管理，存在会计业务与会计档案管理相脱节的现象。会计档案管理制度也不完善，没有配备专人管理会计档案。有的单位甚至由出纳会计兼管会计档案，这是不符合规定的。
2.2会计档案管理制度不够健全
有些单位的财务部门，领导对资金的管理比较重视，而对会计档案的管理不够重视，没有建立一整套会计档案立卷、归档、保管、借阅和销毁等管理制度，会计档案管理工作无章可循。当今社会，企业经营机制不断转换，经营方式不断更新，新情况、新问题不断出现，而与之配套的包括会计档案管理在内的机制并未有效建立和健全，缺乏相应的监管机制和监管办法。目前，我国在企业会计档案管理方面的相关法律、法规主要有《会计法》、《档案法》中的少数内容以及不具备法律竞争力的《会计档案管理办法》，而且一些规定与建立现代企业制度的实际不相吻合，没有专门的适应现代企业制度需要的会计档案法律规范。在以法制经济为基本特征的市场经济体制改革日益深化的大环境下，这显然不能满足推进体制改革和实现建立现代企业制度的要求。
2.3会计档案装订、立卷、归档不规范
会计档案不规范主要有以下四个方面：第一，有些单位不能及时装订会计凭证，而是将会计凭证随意放置在办公桌上，或长时间放在一个纸盒里；第二，装订会计凭证不是按照规范的要求进行装订而是用订书钉装订，或用一根绳子穿起来；第三，活页账簿装订时无封面，也不按规定编好页码装订成册，会计报表各月份分散存放，未按要求按月装订；第四，会计档案立卷时不按保管期限分别立卷归档，而是统统装在一个档案盒里；第五，会计档案销毁难，会计档案越堆越多。
2.4会计档案管理人员综合素质有待进一步提高
就目前一些部门和单位的实际情况看，存在一些财会档案人员不坚持原则，甚至违法乱纪、伪造、篡改、变换记录凭证；开假发票、建假账、建账外账、虚列成本，想方设法偷税。这不仅给国家税收征管设置人为障碍，而且造成会计信息失真，进而影响了国家宏观决策、危害极大。
3完善会计档案管理工作的对策
3.1统一思想，加强领导，提高认识
各单位要加强对会计档案管理工作的领导，要提高对加强会计档案管理的重要性的认识，设立档案管理部门的一定要把会计档案同其他档案同等重视，规范管理，不能厚此薄彼。不具备设立档案管理部门的，应在会计机构中指定专人负责会计档案的装订立卷归档和保管工作，但出纳人员不得兼管会计档案的保管工作。《会计档案管理办法》第3条规定，国家机关，社会团体，企业、事业单位，按规定应建账的个体工商户和其他组织。应当依照本办法管理会计档案。第4条规定：“各单位必须加强会计档案管理工作的领导……”有关法律法规明确规定，各单位都必须加强会计档案的管理，如果不加强这方面的管理就是一种违法行为。因此，各单位的领导一定要提高依法加强会计档案管理的意识，从法律的高度来依法加强管理，使会计档案管理走上法制化的轨道。
3.2制定规范，健全会计档案管理各项规章制度
要做好财务档案管理工作，必须根据《会计档案管理办法》、《会计电算化工作规范》并结合实际，建立和健全一整套相关的制度。首先，建立财务档案归档制度，明确归档范围、保管期限、归档程序、整理方法、归档要求等；其次，建立和健全档案保管、安全保密制度，采用先进手段和科学方法保管档案，明确职责，确保档案不丢失、不损坏、不泄密。各单位要定期组织对财务档案管理工作的检查，对做得好的要给予表扬奖励，充分发挥其工作的积极性、主动性和创造性。反之，对于工作做得差的要提出批评，责令他们及时纠正，并予以必要的处罚。凡涉及到本部门房屋买卖、土地使用、财产划分、固定资产、债权债务、经济积案、退休退职材料要另编检索工具，以便长久保管，方便查找利用。3.3规范会计档案装订、立卷、归档和销毁工作
规范会计档案管理工作，需要做好以下三个方面：第一，订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮，粘封装订线，并在粘封处加盖会计人员印章。封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全。装订完毕必须按月份的先后顺序放入会计档案(凭证)盒中，必须认真逐项填写档案盒面上的内容。第二，综合档案室的单位，财会部门应按综合档案室的要求办理相关手续，将会计档案移交综合档案室保管。未建立综合档案室的单位，会计档案暂由财会部门妥善保管，要明确专人负责保管工作。要配置专用箱柜及防盗、防火、防霉、防蛀设施。第三，各单位的会计档案的保管期限要严格按照《会计档案管理办法》的规定执行。会计档案保管期满，需要销毁时，由本单位会计档案管理部门提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定，严格审查后，编造会计档案销毁清册。机关和事业单位报本单位领导批准后销毁；企业单位经企业领导审查，报经上级主管部门批准后销毁。对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由会计档案保管部门保管到结清债权债务时为止。
3.4加强会计档案人员知识培训，提高管理人员的综合素质
会计档案管理人员的综合素质既包括思想素质、业务素质。又包括职业道德。作为会计档案管理人员，首先必须做到严格自律、廉洁奉公，保持独立公正的立场正确运用自己的职能和权力；其次，会计档案资料内容广泛，具有专业性、广泛性、严密性的特点。作为一种专门档案，不能视同一般档案，应按照专门档案进行专业化管理。会计档案的专业化管理，要求档案管理人员不仅要具备档案管理学知识，还应具备财会方面的基本知识，能够熟练使用现代化的管理手段，运用现代化管理软件。因此，除要搞好关于会计和档案的岗位培训外，还要搞好后续教育。主要是通过每年的轮训学习更新知识，一方面，提高会计档案法制意识和依法归档观念；另一方面，提高业务水平，使企业会计档案的管理和监督职能更加有效、更加科学、更加适应建立现代企业制度的要求。
4结语
在财务档案管理的过程中，如果能够统一思想，坚持科学管理和责任心，则可以有效地防范档案管理工作中诸多问题，从而使得财务档案相关信息在质量上得到较大提高，进而对企事业增强活力、竞争力，适应社会主义市场经济的发展起到至关重要的作用。
参考文献：
[1]财政部、国家档案局.会计档案管理办法[M].北京：工商出版社，1984.
[2]马秀英.谈会计档案管理的规范[J].天津财会，2007，（4）：40-41.
[3]张雪珍.会计管理体制改革中的会计档案管理[J].财会通讯，2007，（7）：73-74.
[4]时立真.试析改善职业院校财务档案管理的措施[J].内蒙古水利，2006，（3）：112-113.
【关键词】会计档案；问题；对策
会计档案是记录和反应经济业务的专业材料，是重要的历史材料和证据。具体的会计档案是指机关、企业、事业单位或其他经济组织的财会部门或会计人员在经济活动中直接形成会计凭证、会计账簿、会计报表等会计核算材料，还包括实行会计电算化后的存储软件、会计数据磁盘、磁带、光盘和计算机打印出来的记账凭证、会计账簿、会计报表等。《会计法》和《会计基础工作规范》以及《会计档案管理办法》等相关政策、法规都对会计档案的界定、装订整理、保管使用、移交销毁等内容进行了明确的规定。但是由于各种原因，会计档案在管理中还存在着问题，这些问题一直影响会计档案管理水平的进一步提高。
一、会计档案管理中存在的问题
1.对会计档案管理工作的重要性认识不够，缺乏充分的认识，意识淡薄，导致档案管理职能缺失。许多单位只重会计业务，轻会计档案管理，没有专职的财务档案管理人员，普遍存在一人多岗现象，对于财务档案管理职能，则由专职会计人员担任。这样，在人员精力、主要工作职能与档案管理发生冲突时，往往会以弱化档案管理职能、降低档案管理质量为代价。这种现象，必然使得档案质量下降，不能严格按照会计档案管理规定收集，保管、使用。
2.会计档案管理人员综合素质有待提高，特别是对原始凭证的审核与监督不够。原始凭证是记录经济业务发生情况的重要资料和证据，它的真伪决定着会计信息资料的正确性和准确性，由于社会上存在大量的制假票据现象，真假很难区分；其次对于发票收据的使用范围没有严格的界定，只要有税务监制章或财政监制章，不论记载的内容是否属于票据的适用范围，一律按合法的处理；再次会计从业人员素质参差不齐，责任心等地差异，最终都导致不合法原始凭证在会计信息资料中普遍存在。有些单位存在一些财会档案人员缺乏应有的职业道德，不坚持原则，不按规定去做，甚至违法乱纪、伪造、篡改、变换记录凭证；开假发票、建假账、建账外账、虚列成本。造成会计核算工作的不规范，导致会计信息失真。
3.会计凭证填制、档案装订、整理不规范。有的财务部门领导认为规范要求没有太大的实际意义，导致会计凭证填制不规范，档案资料装订松散，档案标准不统一普遍存在，严重影响了会计档案的齐全性和完整性。
4.电子档案管理不到位。随着会计电算化的广泛实施，电子档案已经成为会计档案的重要组成部分。软件的安装的光盘、升级程序、定期备份的数据、电子报表等。由于财务工作人员不是专业的计算机管理人员，对于软件及计算机的维护、数据的保护等工作的重要性认识不够，认为都在电脑上存放着，不会出问题，不会丢失，但是一旦机器由于人为及自然灾害受损，丢失的数据将无法弥补，造成会计电算化档案无法调阅。
二、解决的对策
1.统一思想，加强领导，提高档案管理的重要性的认识，规范管理。《档案法实施办法》第五条指出：“机关、团体、企业事业单位和其他组织应当加强对本单位档案工作的领导，保障档案工作依法开展。”《会计档案管理办法》第四条则更加明确地规定：“各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。”由此可见，是否重视对会计档案的管理，是一种严肃的法制行为。各单位的领导一定要提高依法加强会计档案管理的意识，从法律的高度来依法加强管理，切实把会计档案管理列入领导工作的议事日程，使会计档案管理走上法制化的轨道。制定详细的会计档案管理岗位职责，在职责中明确岗位责任，制定岗位标准，提出岗位要求，以便真正把档案用活用细用充分。
2.加强会计档案工作人员的全面培训，提高管理人员的综合素质。会计档案管理人员的综合素质包括思想素质、业务素质和职业道德。提高会计档案的案卷质量，会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低。因此，各单位应该依法加强对会计档案工作人员的全面培训，把增强会计档案管理知识和操作技能，作为会计人员岗前培训的重要内容，除要搞好关于会计和档案的岗位培训外，还要搞好后续教育和培训，才能针对经济活动中出现的新食物新问题找出不同情况情况下地业务处理规范。只有不断组织学习和培训，才能让会计人员及时掌握业务的新形式和特点，针对性的提高业务水平和处理问题的能力。在会计档案管理的过程中，如果能够统一思想，坚持科学管理和责任心，则可以有效地防范档案管理工作中诸多问题，使得档案相关信息在质量上得到提高，对企事业增强活力、竞争力，适应社会主义市场经济的发展起到重要的作用。
3.规范会计档案装订、立卷、归档和销毁工作。规范会计档案管理工作，需要做好以下三个方面：第一，订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮，粘封装订线，并在粘封处加盖会计人员印章。封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全。装订完毕必须按月份的先后顺序放入会计档案（凭证）盒中，必须认真逐项填写档案盒面上的内容。第二，综合档案室的单位，财会部门应按综合档案室的要求办理相关手续，将会计档案移交综合档案室保管。未建立综合档案室的单位，会计档案暂由财会部门妥善保管，要明确专人负责保管工作。要配置专用箱柜及防盗、防火、防霉、防蛀设施。第三，各单位的会计档案的保管期限要严格按照《会计档案管理办法》的规定执行。会计档案保管期满，需要销毁时，由本单位会计档案管理部门提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定，严格审查后，编造会计档案销毁清册。机关和事业单位报本单位领导批准后销毁；企业单位经企业领导审查，报经上级主管部门批准后销毁。对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，并在销毁清册的备注栏内及保管清册的相关栏内注明，直到由会计档案保管部门保管到结清债权债务时为止。
4.结合会计电算化工作特点，制定电子档案管理办法。将软件交档案室保存；会计数据定期备份至少两份，分别存放，存放时应注意磁性储存介质应该放置在远离磁场的地方，并注意防高温、防霉、防尘保护；在保存好电子数据的同时，将与之配套的文档数据及时打印归档；安排软件维护人员，定期对软件进行维护、升级；安排专业计算机人员定期对计算机运行状况进行检测、查杀病毒；做好计算机硬件的配备工作，建立局域网络，不要将安装了财务软件的计算机与互联网直接相连。在近几年财务会计档案查询中，常常出现打不开档案管理系统的事件。这种情况的出现，通常由于计算机现在的会计电算化系统和保存资料的系统版本不一致。只需将系统恢复到旧的版本即可解决，但该问题的出现严重影响工作效率，所以，在进行管理系统升级时，需要同步升级旧的资料文件。
总之，在新的历史条件下会计档案工作必须要紧紧联系时展要求，要从观念上更新采取有效措施，积极探索档案现代管理模式，提高会计人员责任心和使命感，会计档案管理工作就会取得不断进步。
参考文献：
[1]马秀英.谈会计档案管理的规范[J].天津财会,2007(4).
1.1企业财务会计档案管理的重要性
对供电企业而言，财务会计档案管理工作至关重要，档案数据是企业管理者和决策者评估供电企业运行状况的重要参考凭证，同时也是企业制定下一步工作计划的参考。当前，传统的经济体制逐渐被市场经济体制所取代，供电企业面临着工作模式转型的关键时期，因此供电企业要在优化内部管理的同时，尤其要重视对财务会计档案的管理，保证财务会计档案功能的发挥，提高企业决策的科学性。
供电企业财务会计档案管理工作升级有助于强化对重要档案元件的保护，当前企业财务会计档案管理逐渐实现了信息化，通过电子扫描的方式把档案元件库存到电脑硬盘中，这种管理方式有助于供电企业随时随刻的査询档案数据，从而减少了原档案文件查询的繁琐环节，提高了档案查询的效率。再者优化财务会计档案管理模式有助于优化管理资源配置，提高档案管理的工作效率，符合电力企业追求“更快、更高效”的工作理念，增强了对财务会计档案的有效利用效率。
1.2企业财务会计档案管理的特点
企业财务会计档案管理呈现了明显的特点：首先是其稳定性。会计档案资料通常分为三个部门，即会计账簿、会计凭证和会计报表，因此档案数据呈现了稳定性的特点。其次是整体性原则，企业在管理过程中会产生大量的会计凭证、账册以及报表等材料，同时这些材料通常以一个年度为周期，档案资料的相互联系密切，会计凭证、账册、报表是三个密切相连的整体，从而体现了财务会计档案的整体性。再者是特殊性，财务会计档案是以数字为表达载体，其记录内容都归结为数字的规律性，这是企业衡量其阶段性经营状况的重要凭证参数。最后则是其规律性，在一个会计年中形成的会计资料反映了企业的经济活动，当企业设计一项业务时就会随之产生相应的财务会计数据，持续的档案记录着业务的进展状况、最终结果等，从而为企业评估业务决策提供了重要的参考。
2 企业财务会计档案管理工作中存在的问题
2.1财务会计档案管理缺乏完善的制度
供电企业的最终目的是追求最大的经济效益，企业的经营和发展和财务会计工作有着密切的联系，因此财务会计档案管理工作要引起企业的足够重视。但是通过调研发现，很多供电企业的财务会计档案管理工作没有完善的管理制度，首先实在档案的资料收集方面，相应的资料缺乏全面性，企业往往侧重于对会计凭证等专业资料的录人和保存，但是电算化方面的工作却缺乏整体性。再者在管理方面，财务会计档案数据统计工作缺乏全面性，财务会计档案不能准确反映企业的经营状况，无法为后续的企业决策提供良好的数据支撑。此外是缺乏专业化的工作团队，档案管理人员不具备专业化的知识储备，档案录人、档案保存、档案销毁工作都没有规范的流程化操作，严重影响了财务会计档案管理工作的效率。
2.2管理工作混乱，缺乏明确的职责分工
企业财务会计管理工作具有一定的稳定性，同时也具有很强的整体性和联系性，因此档案管理工作人员在工作中要把会计凭证、会计账目、会计报表等数据资料联系起来，提高管理工作的次序性，减少工作失误。但是部分企业财务会计档案管理工作的细化分工不当，把档案管理工作按照项目或者类型的不同进行了细化分类，虽然在一定程度上提高了工作效率，但是往往会造成工作主体不明确，出现工作推诿现象，在实际的工作中，财务部门、会计部门、档案管理部门往往会发生职责纠纷，使原本系统化、整体化的管理工作变得支离破碎，甚至出现档案资料无人负责的现象，从而严重影响了企业的经济效益。
2.3财务会计档案管理方式落后
随着我国市场经济体制不断完善，供电企业的管理模式不断完善，在一定程度上也提升了档案管理的工作水平和管理模式，但是财务会计档案依然存在着和企业决策相脱节的现象，财务会计档案无法直接体现企业经营状况，再加上供电企业的业务量不断扩张，财务会计档案数量增多，更容易造成管理工作的混乱。当前财务会计档案管理的信息化程度不高，档案资料 不能及时转变为数字资料，并录入到存储系统中，甚至出现了重要档案数据的积压现象，严重影响了财务会计档案的决策辅助功能的发挥。此外供电企业依然存在着设备落后的现象，档案管理设备不能及时升级换代，系统软件的错误频发，甚至会造成财务会计档案信息的遗失。
2.4档案管理队伍专业化能力不足
企业财务会计档案的数据量较大，其管理工作是一项较为繁杂的工作，因此管理人员要具备良好的档案处理能力，才能提高档案分类、存储、调档工作的工作效率。但是部门供电企业额财务会计档案管理工作人员缺乏专业化的管理技能，尤其是缺乏即懂财务会计又懂档案管理的相关人才，因此档案管理工作的效率低下，从而影响了档案管理工作的有效性。再者财务会计档案管理的规律性和特殊性很强，管理人员要精通企业业务，同时熟悉档案的分类和装订技术，但是当前我国的财务会计档案管理工作的起步较晚，缺乏专业性的工作人员，影响了财务会计档案管理的质量。此外部分供电企业没有意识到财务会计档案管理工作的重要性，对于档案管理部门不重视，甚至出现了由其他部门人员兼职档案管理部门工作，从而造成了管理工作混乱滞后。
3 企业财务会计档案管理策略创新
3.1提升财务会计档案管理的多元化
模式企业财务会计档案管理工作的目的是保存档案资料，服务企业的决策和评估，因此要不断推动多元化模式的构建，首先要提高工作人员的工作重视程度，企业工作强化工作岗位职责，提升财务会计档案管理岗位在企业内部的权威性等措施来提高工作人员的认知，从而把档案管理工作和企业的经营放在同等重要的职位上。再者要促进信息的开发，对于档案信息进行分析加工，进行深层次的数据挖掘工作，实现信息的系统性、准确性的同时，寻找权属档案信息背后隐藏的市场信息，充分了解市场行情的走向；最后要建立完善的信息网络，实现档案的网络同步和共享，充分利用网络的灵活性，建立多元化、全方位的网络服务模式。
3.2逐步升级档案管理工作的方式
当前，传统的财务会计管理工作模式已经不能适应供电企业的发展需求，信息化和数字化的管理模式是时展的趋势，因此企业要逐步升级档案管理工作模式，采用先进、快捷、高效的管理模式，把信息化管理模式纳入到企业管理工作中。首先要完善相关的管理软件，根据财务会计工作的特点选择工作软件，提高对档案数据的管理能力。再者要侧重于财务会计档案的分类工作管理，根据项目类型不同或者是业务类型不同建立不同的数据库，实现统一档案库的信息材料统一性，同时满足财务会计信息的随时调取，提高档案管理工作的可操作性。
3.3财会档案管理工作流程的规范化
针对性档案管理工作中存在的工作混乱现象，企业要积极建立规范化的管理工作流程，并创建一套完整的、系统的、综合性的工作制度，尤其是对会计凭证、会计账目和会计报表等关键档案要规范化管理。企业的行政部门要出台相应的管理规范流程，针对档案文件的规格、大小、期限等内容进行细化规范，使工作人员在工作中做好有据可依，保证管理工作的科学有序。再者在国家《档案法》的相关要求下明确各个部门的工作职责，并把工作职责明确大工作人员身上，保证每个岗位、每个人员都有序工作，同时建立赏罚分明、科学考评的激励体系，对于表现良好、工作认真的员工进行奖励，从而提高管理部门工作人员的工作效率。
3.4强化财会档案管理人员的专业性培训
财会档案管理人员的工作能力直接决定了档案工作效率，因此管理工作的创新要从工作人员人手，企业要积极开展档案管理课程的培训，让管理人员升级工作观念，学习最新的档案管理工作模式，并积极应用到实际工作中。再者企业要重点强化档案管理、数据统计、财务会计等方面的培训，提高档案管理人员工作能力。此外财务会计档案管理人员要加强和财务部门、会计部门的交流和沟通，及时了解档案管理需求的变化情况，确保工作内容的科学性和针对性。财务会计档案是企业决策的重要依据，因此企业要强化管理人员的档案数据分析能力，档案管理不仅仅是完成档案的录人和存储，更重要的是进行数据的分析，从繁杂的数据中得出规律性的数据，从而为企业决策提供支撑。3.5完善发票存档管理发票是财务会计工作中重要的报销凭证，同时也是税务稽查管理的重要依据，因此发票的存档管理是财务会计档案管理的重中之重。因此企业要加强对发票存档的监督和管理力度，保障合法的发票报销程序，避免虚假发票报账现象的出现。企业财务会计档案管理工作人员要严格审查发票的编号，在发票存档时保证发票编号和账目的对应，同时要保证金额数目的统一，提高发票存档工作的准确性，减少工作错误。
4 结语
我国医学事业的发展具有几千年的悠久历史，蕴藏着丰富的思想、哲学、文化、道德等内容。古代医学发展史与现代医学发展史的积累，为医院档案的形成创造了基础条件。当患者踏进医院接触医生，并在其后续的接诊、检查、诊断、确诊以及治疗、心理、康复的全过程中，已经孕育着医疗档案的基本内容。随着医疗工作的深入和医院管理的不断完善，围绕医疗服务质量这一轴线，突出“全新全意为病人服务、以病人为中心”的医学资料、管理资料、教学科研资料、人员结构资料、设备设施资料、财会统计资料等对医院建设和发展具有宝贵价值的原始资料，便形成了医院档案。
2.基层医院办公室档案管理工作中存在的问题
2.1全员档案意识薄弱，档案完整性流失严重
大多数医院的很多工作人员甚至领导，都严重缺乏档案意识，在实际工作过程中仍然存在强烈的“重经营，轻档案”的思想，对档案管理在医院中的重要性和必要性缺乏正确深刻的认识，从而忽略了档案的科学有序管理，导致了医院发展的连续性和历史性资料的完整性流失，同时也造成了医院档案利用率不高。
2.2档案管理设备落后，无法与时代要求接轨
随着现代科技与经济的发展，很多医院的档案管理设施设备都已经相当落后，甚至老化，而医院在档案管理工作中硬件投入不足，使得档案现代化管理水平不高。许多医院的档案管理工作仍然存在许多困难：如房屋不足，设备陈旧，资金短缺等，甚至于在这个计算机网络普及的年代，有些单位仍然停留于手工收集，工作效率低下，也给档案的检索和利用带来诸多不便。
2.3管理人员水平不高，跟不上现代管理步伐
在现行医院管理中，目前多数从事医院档案管理的工作人员未经专业化培训，在专业素质、理论水平、文化程度等方面仍需学习改进，存在知识面窄、计算机操作困难、学历低等问题。而且医院只重视医疗技术人员业务素质的提高和继续教育，没有培养档案管理人员素质和水平的意识，更未将其纳入培训计划和要求，导致许多档案管理人员的综合素质和管理水平跟不上时代的发展趋势。
2.4档案管理制度散乱，没有统一的管理标准
多数基层医院中，档案管理制度不健全，导致档案收集效率偏低，管理分散，缺乏信息资源整体统一性。大部分医院的档案管理工作中没有统一的管理标准和模式，对纳入档案的内容没有明确的要求和规定，更没有制定统一的立卷归档制度。由于档案管理制度不完善，很多有价值的资料、数据都丢失了，阻碍了医学研究的发展。信息管理和档案管理严重脱节，失去了档案工作的完整性，从而使现代医院的发展跟不上新时期发展的需要。
3.针对存在问题采取的应对措施
3.1领导班子提高档案意识，加大硬件设施投入
医院领导班子应充分意识到医院档案为医院现代化管理提供了可靠依据，使医院管理在现代医学模式转变中，由单纯经营型、粗放型向科学性、集约型转变，促进了医疗技术水平和服务质量的不断提高，增加了社会效益与经济效益，提高了医院的竞争实力。同时应加强单位档案室建设，对档案管理所需房间、文件柜、电脑等硬件设施齐全配备。
3.2档案管理人员加强学习，提高自身业务水平
保管档案的目的在于利用，档案的门类多，各门类之间千差万别，档案人员必须具有专业技能，才能使档案从收集、整理、鉴定、保管、统计到最后提供利用顺利进行，才能使档案工作适应未来社会的需要。电子计算机技术的普及应用，实现了档案管理的电子化、自动化，所以更需要档案管理人员更新和提高各方面业务素质及水平，才能适应新世纪档案工作发展的需要。
1完善信息化下会计档案管理各项制度
1.1建立信息化会计档案的归档制度
首先应确定归档范围。电算会计档案内容主要包括本单位各种会计凭证、会计账簿、会计报表、财务计划、单位预算和重要的经济合同、开发设计说明书，以及源程序文件、用户操作规程及使用手册、电算化会计科目及科目代码表、会计报表格式、报表取数公式、自动转账公式及其他计算公式、检验公式等，存贮于磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计资料。会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序，都应视同会计档案保管；会计数据在未打印成书面形式输出之前，应妥善保管并保留副本，记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账应打印输出，并按照有关税务、审计等管理部门的要求，及时打印输出有关账簿、报表。
1.2建立信息化会计档案的保管制度
根据国家档案局的标准，建立电算化会计档案保管制度：选择优质的磁盘介质进行会计档案数据备份，备用盘与储存盘分离存放；做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作；按分类和一定顺序对数据磁盘、光盘的著录等电子会计档案进行编号，标明时间和文件内容，制作档案管理文件卡片。
1.3建立严格的借用手续制度
要建立严格的电算化会计档案借阅手续制度和使用权限制度，电子会计档案信息未经单位负责人同意严禁拷贝给其他单位或个人，会计数据磁盘不得带出财务（档案）室，财务人员因工作需要查阅会计档案时，必须按规定顺序及时归还原处，若要查阅入库档案，必须办理有关借用手续。公司内各单位若因公需要查阅会计档案时，必须经本单位领导批准证明，经财务经理同意，方能由档案管理人员接待查阅。外单位人员因公需要查阅会计档案时，应持有单位介绍信，经财务经理同意后，方能由档案管理人员接待查阅，并由档案管理人员详细登记查阅会计档人的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅理由。存放在磁介质上的会计资料借阅归还时，还应该认真检查，防止感染病毒。做好会计凭证等档案的整理。
2加强财务档案管理的基础设施建设
由于某些单位受条件限制，没有配备激光打印机或喷墨打印机，致使打印输出的纸介质会计档案达不到规定的保存期限：没有按照国家档案局规定的库房管理制度标准，建立专门的会计电算化档案保护措施：没有选择质量优良的磁盘介质进行会计档案数据备份，没有实行备用盘与存储盘分离存放，导致电子数据因此损坏或丢失。所以加强基础设施的建设就显得尤为重要了，建议有条件的单位选择能够自带档案备份程序的账务管理系统，如果没有条件的情况下建议选择质量优良的磁盘或存储盘。
3做好信息化会计档案的管理与保存
会计信息化后，包括纸质和其他形式的档案的管理应有专门的保管方式，建立专门的档案存放科室。要实行分级管理，管理人员各司其职，对不同岗位赋予不同的权限，严格岗位责任制，加强相互监督和约束。
单位还需要建立内置系统级的安全策略。给计算机设置入网访问控制，访问是需要验证用户账号和口令，另外设置防护关口，譬如防火墙。对信息查看者做查看记录，定期检查存储介质的情况和防护软件的效果。对传输、存档的会计信息化档案要提供保密功能，最好使用相关的档案管理软件能对产生的会计数据提供相应的加密措施，即使数据丢失，没有特定软件解密仍不能读取数据，保证其不会泄密。对一些内部重要财务信息要与互联网断开，只接入财务系统内部局域网，这样可以有效防止信息泄露。
4提高会计部门人员素质，完善人员配置结构
会计系?y是由人来操作的，一个系统是否安全，不但取决于系统本身，更应该注意操作使用人员的素质，未经有效的业务训练和不具备良好职业道德的员工本身，对系统的安全是一种威胁。要提高会计人员计算机业务素质，必须大力加强人才培训的力度。单位应立足于国际水准，培养或聘用一批高级技术人才，推动单位电算化事业由“核算型”向“管理型”、“智能型”转变。各基层单位应积极支持及组织会计人员学习和提高会计电算化知识，培养复合型人才，为本单位尽快建立高效的会计信息系统创造条件。
［关键词］ 会计档案；管理
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 10. 004
［中图分类号］ F232 ［文献标识码］ A ［文章编号］ 1673 - 0194（2012）10- 0008- 02
1 电算化会计档案的特点
众所周知，传统的会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专用材料，它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。这些史料和证据具有严格的数据平衡性、时序性和严肃性，不得随意篡改。各级企、事业单位实行会计电算化以后，由于产生了许多依附于计算机磁性介质上的数据与文件，财务人员的所有日常工作以及历年会计资料的调阅均在计算机上完成，随之而使会计档案赋予了许多新的特点。笔者根据工作的实践，总结出会计电算化会计档案具有以下一些显著特点：
（1）会计电算化档案不仅保留了传统意义上的会计档案，而且还包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据。即会计电算化档案存储的范围和领域扩大了。
（2）传统的会计档案具有直观可视性，而存储在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可以使用，也才具有生命力。即会计电算化档案的调用需要一定的软硬件环境。
（3）会计电算化档案的载体不仅是通过打印等输出的传统意义上的纸张，更主要的是磁性介质或光盘，即会计电算化档案的保管不仅是作为会计资料信息载体的纸张而且更重要的是磁性介质或光盘。
（4）会计电算化档案具有易遭破坏，难留痕迹的特点，同时它们又受载体的质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响，即对会计电算化档案的安全性、完整性要求更高。
（5）实行电算化的时间越长，会计档案与财务软件的版本数越多，即会计电算化档案更需要科学的管理。
2 当前企事业单位会计档案管理存在的问题
2.1 会计档案管理法规不完善
有些单位的财务部门，领导对资金的管理比较重视，而对会计档案的管理不够重视，没有建立一整套会计档案立卷、归档、保管、借阅和销毁等管理制度，会计档案管理工作无章可循。当今社会，企业经营机制不断转换，经营方式不断更新，新情况、新问题不断出现，而与之配套的包括会计档案管理在内的机制并未有效建立和健全，缺乏相应的监管机制和监管办法。目前，我国在企业会计档案管理方面的相关法律、法规主要有《会计法》、《档案法》中的少数内容以及不具备法律竞争力的《会计档案管理办法》，而且一些规定与建立现代企业制度的实际不相吻合，没有专门的适应现代企业制度需要的会计档案法律规范。在以法制经济为基本特征的市场经济体制改革日益深化的大环境下，这显然不能满足推进体制改革和实现建立现代企业制度的要求。
2.2 网络的安全隐患
首先，计算机系统由许多部分组成，每个部分都有薄弱环节，极易遭到攻击或破坏，如数据易被篡改、软件被修改或破坏、安全存取功能薄弱等。其次，计算机系统的自身安全和保护功能也非常薄弱，网络系统的安全技术尚在建立和完善之中，信息易被窃取或泄露、非法增删改，计算机病毒的破坏性极大。此外电算化会计系统只有在会计软件的支持下才能运行并发挥作用，会计软件对经济业务的处理是否真实、合法起决定性作用。而现在会计软件在开发中重功能、轻安全的现象普遍存在，可能存在会计软件处理功能陷阱，或会计软件运行与维护陷阱对系统的破坏性极大。 2.3 从业人员的业务素质偏低
档案管理人员的素质和能力是决定电算化会计档案管理自动化程度高低的关键因素。由于会计档案管理人员的电算化操作能力较低，缺乏档案管理专业知识，电子档案管理意识薄弱，导致不能及时按规定将财务系统中的会计资料备份到外存储器中保存，或不能正确进行电子文档的备份和检查，造成会计资料的假备份，出现磁盘上的标签与电子文档不符的现象。一旦因意外或人为错误造成系统数据的丢失、破坏，就不能在最短时间、最小损失下恢复原有的会计资料，影响电算化系统的正常工作。
3 会计档案管理解决措施
（1）规范会计档案装订、立卷、归档和销毁工作规范会计档案管理工作，需要做好以下3个方面：①订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮，粘封装订线，并在粘封处加盖会计人员印章。封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全。装订完毕必须按月份的先后顺序放入会计档案（凭证）盒中，必须认真逐项填写档案盒面上的内容。②综合档案室的单位，财会部门应按综合档案室的要求办理相关手续，将会计档案移交综合档案室保管。未建立综合档案室的单位，会计档案暂由财会部门妥善保管，要明确专人负责保管工作。要配置专用箱柜及防盗、防火、防霉、防蛀设施。③各单位的会计档案的保管期限要严格按照《会计档案管理办法》的规定执行。会计档案保管期满，需要销毁时，由本单位会计档案管理部门提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定，严格审查后，编造会计档案销毁清册。对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由会计档案保管部门保管到结清债权债务时为止。
（2）确保会计档案安全。①要完善管理制度，根据相关法律法规和信息化档案的特点，制定和完善符合新环境下的会计档案管理制度，特别是要建立权限分级制度，实行岗位专人专职制度，对不同岗位赋予不同权限，在会计电子档案管理中负有不同职责，采取不相容职责相分离措施，严格岗位责任制，加强相互监督和约束。健全档案归档、档案查阅、档案目录登记和鉴定销毁管理制度，严防会计电子档案毁损、丢失和泄密。②采取必要的物理保护措施，根据其档案载体的物理特性，在形成这些档案时应采用“AB备份法”进行数据的备份，对于每一备份要注明形成档案的时间与操作员姓名，最好做异地存放，存放地点还应远离磁场，注意防尘防潮防静电防高温。对这些采用磁性介质保存的文档，还要定期进行检查，定期进行复制，以便在再利用或发生意外时能及时恢复数据，保证数据的完整性。③对传输、存档的会计档案要提供保密功能，最好使用相关的档案管理软件能对产生的会计数据提供相应的加密措施，即使数据丢失，没有特定软件解密仍不能读取数据，保证其不会泄密。④对保存有会计档案数据的计算机应采取物理上的隔绝，只接入财务系统内部局域网，与Internet互联网物理断开，同时还要严格禁止在相关的计算机上直接使用移动存储介质，必须用最新杀毒软件查杀完毕后才可使用，防止计算机病毒感染，造成数据被破坏。
（3）加强会计档案人员知识培训，提高会计档案管理人员的综合素质。综合素质既包括思想素质、业务素质，又包括职业道德。会计人员是会计档案整理的第一责任人：①必须做到严格自律、廉洁奉公，保持独立公正的立场正确运用自己的职能和权力；②会计档案资料内容广泛，具有专业性、广泛性、严密性的特点。作为一种专门档案，不能视同一般档案，应按照专门档案进行专业化管理。会计档案的专业化管理，要求档案管理人员不仅要具备档案管理学知识，还应具备财会方面的基本知识，能够熟练使用现代化的管理手段，运用现代化管理软件。因此，除要搞好关于会计和档案的岗位培训外，还要搞好后续教育。
（4）完善会计档案管理的各项规章制度，严格办理会计档案移交手续。除了建立会计档案立卷、归档、安全、保密等管理制度外，还应根据《会计档案管理办法》、《会计电算化工作规范》，结合实际，制定会计档案的归档范围、归档时间、分类大纲、保管期限表、移交时间等，确保会计档案收集的齐全完整。在移交档案时，交接双方的监交人、会计人员、报账员、档案员应同时办理交接手续，并加盖公章，清点会计档案是否齐全完整、账目是否相符，案卷整理质量是否规范。
（5）加大会计档案的监管力度。结合实际，进一步细化会计档案的分类、组卷、排列、编页、案卷目录、装订、移交等操作规程。在各项会计业务检查中，将会计档案的规范化管理纳入其中，以加大对会计工作的整体性和连续性的检查与监督。
总之，企事业单位财务部门要依据会计档案管理形成的规律和特点，进一步加强和改进会计档案工作，制定切实可行的会计档案管理制度，充分发挥网络时代的电子会计档案信息优势，提高会计档案利用效率，更好地为企业事业单位经济运行提供服务。
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［关键词］会计电算化；会计软件；信息技术
doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2016.08.027
［中图分类号］F232［文献标识码］A［文章编号］1673-0194（2016）08-0041-02
引言
会计电算化是电子计算机的衍生品，它跟随着经济飞速发展，引起了各个企业的重视，促使财会人员的管理和财务信息的审核向着信息化管理转型。所以，会计电算化是指以电子计算机为主体的信息技术在会计工作中的应用。从宏观上来讲，会计电算化包括了一切与会计工作相关的内容，比如：财务软件的开发与应用、财会人员的培训、会计电算化的发展规划、会计电算化的管理制度制定与执行等内容。因此，说会计电算化是由多个技术行业结合而成的综合性系统是有依据的，它的诞生将人们从大量重复计算的数据海洋中解放出来，提高了人们的工作效率和工作质量。
1我国会计电算化发展现状及问题
1.1会计电算化人员技术水平比较低
会计电算化行业算是一个比较年轻的行业，但是其雏形——会计工作，在各个企业的历史却可谓“源远流长”。因此，在向会计电算化行业转变的过程中，很多企业就是将从前的财会人员直接与此进行对接。这本身就是对会计电算化其含义与功能的错误理解，认为它只是单纯利用计算机取代人工核算，财务人员只要是会简单操作计算机就被认为对接成功。在发展历史较长的企业中，财会人员的信息化水平普遍较低，在他们看来，会计电算化只是将之前的手工记账变换一种方式，其对管理流程和信息处理的职能被束之高阁，久而久之，扭曲了会计电算化在行业中应该扮演的角色，把其变成了门面工程。
1.2会计软件存在不足
会计软件的开发人员本身对会计制度和会计规范就存在一知半解的情况。比如：一些会计核算软件对拥有记账凭证审核的人员不能再授权制单，就与软件开发人员不能全面正确理解制单和审核的关系问题大有关系。财务软件的开发商并不会针对行业特征和核算特点去“私人定制”软件，更为常见的情况是，开发出一套软件后，在不同类型、不同规模的用户中通用。这就导致应用会计电算化的会计人员，在财务软件的基础上，还需要做大量的辅助工作。另外，我国会计电算化软件系统的初始化工作量较大，本身系统的庞大也不能使企业增加自身所需的功能，这些都变成了难以克服的缺陷，阻碍着总账、固定资产、工资、材料各核算子系统之间相通相帮的工作进程。
1.3会计档案管理存在缺陷
一些单位把财务工作的焦点，更多集中在财务项目的实施上，认为财务报告和财务决定就是财务工作的全部，对财务档案的管理工作缺乏相应的认识，自然也就对文件材料的收集、整理与归纳工作比较忽视，甚至认为这是一种无必要的消耗，连日程都不列入。这也就直接导致档案管理机制并不能行之有效地建立，更不要说配套的监管机制与监管办法了。此外，会计人员在对档案装订、立卷和归档的过程中也存在着许多不规范的行为，这也在无形中体现着会计档案管理工作的无序化。
1.4数据保密性差、安全性低
随着计算机网络技术的大规模应用和发展，会计核算业务量在增大、业务种类在增多。随着网络技术的迅速发展以及应用领域的不断拓宽，会计电算化系统也会出现许多新的特征。这对现有会计信息系统的发展既是推动也是制约。会计电算化的主要职能是核算财务数据，比如：一个企业的资产率、负债率、损益率、现金流量表、财务状况的变动等都是要以数据的形式呈现出来的，说一个企业的财务数据就是企业的核心机密是一点也不夸张的。那么，这些数据一旦泄露出去，后果是非常严重的。就目前的情况来看，我国会计电算化软件的开发与应用还是处在一个模仿外国软件的阶段，虽然可以做到最大程度的优化，但是开发完全适用于企业的软件还力所不及。国内企业正在使用的软件，将重点都放在了开发大量的功能和功能管理上，忽视了最根本的财务数据审核。财务数据得不到安全保障，木马、病毒大肆攻击网络系统，没有采取完善的安全防护措施，无异于将企业的核心暴露在外。
2解决我国会计电算化问题的对策
2.1加强对会计电算化人员的技能培训
不论单位的性质如何，在当前这样一个信息时代中，必须注重全能型财会人员的培养。首先，企业要明确意识到，会计电算化下的财务人员不是简单的会计与出纳。其次，对财务人员要进行相应的培训，强化他们的计算机硬件、软件知识以及网络知识和财务知识。对于新入职的财务人员，在招聘环节就要进行会计电算化方面的考核，观察其将计算机与自身掌握的财务知识相结合的程度。在企业中，财务人员的财务信息管理能力一定要与企业的效益相挂钩，还需要财务人员在实施会计电算化的过程中体现出来。
2.2会计电算化软件的开发要满足市场发展需求
会计电算化理论对会计软件的发展起着至关重要的作用，没有完善、成熟的会计电算化理论，功能强大的会计软件只能是天方夜谭。要对会计电算化软件有一个整体性的把握，就不能只考虑我国现行的会计体系，还应当考虑我国会计体系的未来发展趋势，真正把会计电算化作为一项事业稳步发展。财务软件的开发和运用要逐步向会计管理的方向过渡，使软件的运用成为企业管理的核心部分之一。人们可以预见的是，会计电算化系统的发展方向，必然是由核算型向管理型与决策型发展。因此，以事后核算为主的“核算型”会计软件终将会被时代所淘汰，而那些事前有预测、决策，事中有规划、控制，事后有核算、分析的“信息化企业管理系统”软件，才能最终满足市场经济条件下企业管理的要求。落实到具体措施就是，会计电算化软件的开发者必须对行业市场的内部需求有清醒的了解与认识，对会计从业人员的职业素养现状有一个平均水平的把握，从而研发出在适用面、操作度、功能性上都比较合适的软件。另外，会计软件开发商要建立一个完善的软件售后服务系统，对软件使用过程中出现的所有难题都能加以解答，开发人员也能够针对这些难题做出一个比较有针对性的后期研发和完善方案。另外，会计电算化软件的使用不是强制性的，要因人而异、因地制宜。不是去跟风买一个软件回来充门面，而是根据企业的财务规模、复杂程度等去决定最终的购买行为。
2.3加强对会计档案的管理
首先，对于会计档案的管理，要让单位领导提高对会计档案管理重要性的认识，将会计档案同其他档案同等重视，规范管理。我国的《会计档案管理办法》明确规定各单位都必须加强会计档案的管理，对档案管理的忽视与无视本身就是一种失职行为。因此，应从法律的高度来依法加强管理。其次，就财务档案管理工作来说，我国的法律法规还是比较健全与规范的，因此，企业要根据《会计档案管理办法》《会计电算化工作规范》等相关法律法规，结合本单位的实际情况，建立一整套相关的制度。比如：建立财务档案归档制度，明确归档范围、保管期限、归档程序、整理方法及归档要求等，采用先进手段和科学方法保管档案，明确职责，确保档案不丢失、不损坏、不泄密。这些工作，都要做到定期组织检查，对做得好的要给予表扬奖励，充分发挥其工作的积极性、主动性和创造性。反之，对于工作做得差的要提出批评，责令他们及时纠正，并予以必要的处罚。再次，要规范会计档案的装订、立卷、归档和销毁工作。比如：订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮，粘封装订线，并在粘封处加盖会计人员印章；封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全，装订完毕必须按月份的先后顺序放入会计档案(凭证)盒中，再认真逐项填写档案盒面上的内容；综合档案室的单位，财会部门应按综合档案室的要求办理相关手续，将会计档案移交综合档案室保管，未建立综合档案室部门要保管到结清债权债务时为止。财务工作的执行与管理，最终还是要落实到人，因此，对会计档案管理人员的综合素质就要有很高的要求，这一素质既包括思想素质、业务素质，还包括职业道德。作为会计档案管理人员，严格自律、廉洁奉公是首要的条件。针对会计档案的专业性、广泛性和严密性，应进行专业化管理。会计档案的专业化管理，要求档案管理人员具备档案管理学知识、财会基本知识，并能够熟练使用现代化的管理手段及软件。因此，岗位培训和后续教育要及时，一方面，提高会计档案法制意识；另一方面，提高业务工作水平。
2.4提高会计数据的保密性与安全性
企业的财务信息就像人体的心脏，承载着企业的核心机密。因此，各个单位在使用会计电算化软件时，必须严格贯彻国家制定的与计算机相关的法律法规，对计算机系统和系统运行中处理的数据要严防死守。这包括了硬件的维护控制、软件的开发应用、组织机构人员的管理与控制、系统操作的管理与控制、文件资料的管理与控制等。此外，网络作为一个开放的环境，理论上是可以访问到一切信息的，因此，网络下的会计信息系统遭受非法访问甚至黑客或病毒的侵扰可能性是很大的。这种攻击有可能来自于系统外部，也有可能来自系统内部，而且一旦发生将造成巨大的损失。因此，使用人员要对计算机的系统使用防火墙，避免财务数据的泄漏，会计人员需要登录财务软件时，必须设置密码，在进入系统时加一些诸如用户口令、声音监测、指纹辨认等检测手段和用户权限设置等限制，且确保只有自己和相关领导知道。针对系统出现的漏洞，要及时打补丁，必要时，可以丢卒保车，使系统保证相对的完整性和严密性。必要时，要考虑硬件加密或把系统作在芯片上加密等机器保密措施，并制定专门的管理制度，比如：专机专用、专室专用等。
3结语
会计电算化是综合了财务知识与计算机知识的时代产物，它是一种客观存在，随着环境和需求的变化而变化。正因为如此，它的正常运行需要方方面面的配合，比如：计算机硬件系统的管理与维护、软件的开发与应用、工作人员的专业素养和业务能力，等等。本文对于会计电算化的现状分析，也是集中在以上的几个方面。可以说，培养全能型的会计人才、强化计算机硬件知识、铸造安全的网络结构，加强财务人员的专业的财务知识和综合运用能力，是保证会计电算化事业有效运转与持续发展的不竭动力。
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【摘要】本文根据会计电算化档案的特点，分析了高校会计电算化档案管理存在的问题，提出了加强高校会计电算化档案管理的对策。
【关键词】高校;会计电算化;档案管理
会计档案是重要的经济档案和历史资料，具有不可再生的特点，它是检查以前年度发生的经济工作责任和进行绩效评价的重要依据。高校领导在了解学校状况、预测经费开支、制定事业发展规划和科学决策时都必须借助会计档案记载的各种信息，会计档案是高校必不可少的经济信息资源，具有极为重要的经济意义的法律意义。会计电算化在为我们提供快捷、高效服务的同时，不同程度地存在着某些问题。怎样做好会计电算化档案管理，是摆在我们面前的一个新课题，需要不断深入地研究和总结。
一、高校会计电算化档案管理存在的问题
(一)会计电算化档案管理内容不够完整
目前大部分高校虽已经实现了会计电算化，但由于对会计电算化档案的组成内容不甚了解，缺乏管理会计档案的经验，因此大多数高校定期向档案部门移交的只是打印出来的纸质会计档案，而没有移交存储会计数据的磁性介质会计档案和开发使用的全套电算化会计的应用软件程序、系统软件及文档资料等。有的高校为了管理需要进行了会计软件的升级，而原有的会计软件及资料却未能及时进行整理归档，随着时间的推移，不同版本下的会计数据不能被调用，会计档案的完整性、安全性就得不到保证。会计电算化档案管理的最终目的是为了提供利用，但这种服务方式已经制约了会计电算化档案的利用，更无法适应会计电算化档案的改革发展。
(二)会计电算化档案自身存在的问题
1.机制记账凭证内容不完整。尽管机制记账凭证上面已经打印了制单、出纳、记账、审核和会计主管等，但是却缺少上述相关人员的印章或者签字。作为会计凭证，内容不完整，责任不明确。
2.备份打印输出不及时。有些高校不及时对会计电算化形成的账、表定期打印输出，过于依赖计算机存储，没有做到将电算化数据定期备份。一旦因意外或人为错误造成系统数据的丢失、破坏，就不能在最短时间、最小损失下恢复原有的会计资料，从而影响电算化系统的正常工作。
3.硬件设施未跟上。由于某些高校受条件限制，没有配备激光打印机或喷墨打印机，致使打印输出的纸介质会计档案达不到规定的保存期限;没有按照国家档案局规定的库房管理制度标准，建立专门的会计电算化档案保护措施;没有选择质量优良的磁盘介质进行会计档案数据备份，没有实行备用盘与存储盘分离存放，导致电子数据因此损坏或丢失。
(三)会计电算化档案管理缺乏专门人员
会计电算化档案管理要求管理人员既要懂会计专业知识，又要懂档案业务知识和计算机知识。目前许多高校比较重视教学和科研的人才引进，对档案的管理不够重视，有的高校甚至让非专业人员管理档案，遇有上级主管部门检查时忙于应付，档案意识滞后。个别高校的档案室多采用打开柜门，让财务部门的同志自己查阅会计档案，有的甚至没办任何手续就随意借出档案查阅，既不符合会计档案管理的要求，也无法满足高校对会计档案的信息需求。
(四)会计电算化档案管理制度有待完善
目前，国家关于会计电算化档案管理的讨论，大多是围绕《会计电算化工作规范》、《会计电算化管理办法》、《会计档案管理办法》、《会计基础工作规范》等几个文件，仅对会计电算化档案的基本要求而谈，未提及会计电算化档案管理存在的问题及其防范。随着会计电算化的普及，会计档案的内容增多了，对环境的要求提高了，而很多高校没有认识到这些变化，认为会计电算化仅仅是数据处理工具的变化，没有及时修订学校的会计档案管理制度，没有及时制定相应的会计电算化档案保管人员的岗位职责，也没有及时采取相应的保障措施来改善会计电算化档案的保管环境等，会计档案的人为破坏和自然损坏现象在所难免。会计电算化档案管理中存在的问题越来越突出，原有的管理方式陈旧，不能适应会计电算化档案管理的要求。
二、加强高校会计电算化档案管理的对策
(一)强化领导会计档案的管理意识
各类档案设备的购建，专职档案管理员岗位的设置以及档案
管理制度的出台，都离不开单位领导的积极支持。因此，会计人员一方面要大力宣传国家的财经法规和管理规章，增强大家的会计电算化档案管理意识;另一方面，积极主动地争取领导的重视、关心和支持，强化领导的会计档案管理意识，将会计电算化档案管理工作纳入学校整体工作的范围加以考虑和安排，加大经费投入，完善硬件环境，不断升级软件，确保会计档案管理工作顺利进行。
(二)提高会计档案管理人员的业务素质
会计档案管理是一项专业性、技术性、政策性很强的工作，计算机技术的普及又对会计档案管理工作者提出新的更高的要求，会计档案管理人员业务素质和能力是管好用好会计档案的关键，针对目前高等学校档案管理机构中，缺乏既懂档案管理知识又精通财会知识和计算机应用的复合型人才，不能适应新形势下会计档案管理工作需要的情况，高校领导应重视会计档案管理人才培养，进一步加强会计档案管理人员队伍建设，不断提高他们的政治素质和业务素质，使他们尽快掌握现代化的管理方法和技术，不断提高会计档案管理水平。
(三)建立和健全会计电算化档案管理的制度体系
国家制定系统的、细化的会计电算化档案管理办法，以法规制度的形式加以强制，在方法上指导各单位的会计电算化档案管理工作，是做好会计电算化档案管理的保障。财政部、国家档案局的《会计档案管理办法》第四条规定“各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便检查，防止毁损、散失和泄密”;第七条规定“各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度”。笔者认为，目前高校可根据财政部的《会计基础工作规范》、《会计电算化工作规范》、《会计电算化管理办法》、《会计档案管理办法》等管理规章，建立和健全一系列具体的、可操作性的会计电算化档案的管理制度体系，保证会计电算化档案的安全和完整，更好地为决策服务。具体可以制订以下制度:
1.建立会计电算化档案管理的定期备份制度。会计电算化档案应定期备份到磁性介质。一般准备三套软盘循环使用，并设立备份登记簿，登记备份时间、数量、保管方式等备份细节信息。由于磁性介质的特殊性，管理人员必须对这些会计电算化档案进行定期检查、复制，以防止会计信息损坏。需要备份的内容包括系统设置文件、科目代码文件、期初余额文件、本月账务文件、报表文件及其他核算子系统的数据文件。机内凭证及总分类账、明细分类账、报表，应视同会计资料按月做两套软盘备份，交会计档案保管员保管。注意应采用磁带、光盘、微缩胶片等介质存储会计数据，尽量少采用软盘存储会计档案。
2.建立会计电算化档案管理的归档制度。会计电算化档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据以及其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据。会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序，都应视同会计档案保管。要保存各版本的档案备份，并在存储介质的标签上注明软件的种类和版本号，同时标注与哪个版本的会计软件相对应。会计数据输出之前，应妥善保管并保留副本，记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账等账本。报表应定期打印输出，并由记账人员、会计机构负责人、会计主管人员等相关人员签字或盖章。打印输出的档案交会计档案管理员妥为保管，要制定输出档案的内容、件数、保管人和使用人的登记制度。
3.建立会计电算化档案的保管制度。档案保管员要将备用盘与储存盘分离存放在两个建筑物内，即对所有的会计数据进行双备份，每份要注明形成档案的时间与操作员姓名，并贴上写保护，贴上封签，存放在两个不同的地点，并做好防磁、防火、防潮、防压、防尘、防光、防腐蚀工作;按分类和一定顺序对数据磁盘、刻录的光盘等电子会计档案进行编号，标明时间和文件内容，制作档案管理文件卡片。打印输出的凭证、账册、报表等纸介质档案，按《会计档案管理办法》规定的保管期限和管理办法管理，但必须有制单人员、记账人员、审核人员、出纳人员以及会计机构负责人等的签章才能存档保管，以明确经济责任，保证档案的法律效力。在电子档案和纸质档案并存管理的体制下，可以在纸质档案的卷内目录“备注”栏中注明相应的电子档案的档号及保存地址，以相互对照利用。
4.建立严格的会计档案查阅、复制登记制度。每次调阅，必须有档案管理人员在场监督，根据调阅权限，在调阅登记簿中详细登记调阅日期、调阅人员的姓名和部门单位、调阅理由、调阅内容、归还日期、审批人员等，不得将保存的会计档案借出。本院教职工来调阅或复制会计档案，应经会计主管人员同意，由本单位财会人员调阅、复制后再处理。外单位人员来调阅或复制会计档案，必须持有单位正式介绍信，经学院领导、会计主管人员批准后，由本单位财会人员调阅、复制后再处理。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。必须在确保高校会计档案的安全性和完整性前提下，使会计电算化档案得以充分利用。
5.建立电算化软件内的会计档案管理多用户、分权限调用制
度。针对会计电算化档案易被修改且不留痕迹的特点，在进行管理时应注意:对硬盘上的会计档案，应具有相应的安全保密措施加以保护;要有用户设别控制管理;要有加密的机内操作日志管理，监督操作系统;要有数据存取权限限制，防止越权使用。对于普通数据，可较大范围共享;涉及单位机密的数据，仅供一定需要的人员使用;而设计原程序文件、数据结构文件等，则只有主管人员或程序开发人员才能使用。通过这样设置，保证电子档案的安全性，减少人为修改的可能。
6.建立会计电算化档案的销毁制度。对保管期满的会计电算化档案，由档案保管人员会同会计机构向单位负责人提出销毁意见，编制销毁清册，列明应当销毁的档案名称、卷号、数量、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容，单位负责人在销毁清册上签署意见。销毁时，由单位档案机构、会计机构和上级主管部门派员监销，并将实际销毁内容与销毁清册进行准确核对。销毁后，监销人员要在销毁清册上签字。对于保管期满但涉及债权债务未了的、在建工程的、涉外业务的会计档案，均不得销毁。
7.建立会计电算化档案的立卷制度。《会计档案管理办法》第六条规定，各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。高校一般可以根据档案保管年限和管理类别进行立卷。每年保持档案顺序排列的稳定性，没有国家政策的调整，一般不予变更。
8.建立会计电算化各管理岗位责任制度。主要内容包括:根据内部控制制度的要求设置各工作岗位的职责和标准;各工作岗位的人员和具体分工;各工作岗位的轮岗办法;对各会计电算化岗位的考核办法。保证管理的各项工作责任落实到个人。
9.建立会计电算化系统的管理工作规范。系统的管理工作要采取专人负责制;提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库;配备具有高清晰度打印能力的激光或喷墨打印机，以它们作为输出纸质会计档案的工具;强化系统的安全防护功能，注意进行定期的补丁维护，避免因电脑安全或网络安全，导致会计档案泄密或被人为恶意修改。
会计委派制是由政府部门和产权 管理 部门以所有者身份，委派会计代表政府和产权管理部门监督国有单位或集体企业资产经营和财务管理的一种制度。实行会计委派制度是我国会计管理工作中的新生事物，是对传统会计管理体制的重大改革。行政事业单位会计委派制有两种形式，一种叫“会计委派直接管理”，另一种叫“财务集中制”。
1）“会计委派直接管理”形式。即以地方政府的名义向所属的行政事业单位直接委派会计人员。在这种形式下，委派对象大多是单位的财会负责人、主管会计，管理方式大多采用直接管理，即对会计人员的人事档案、职务晋升、工作调动等实行集中统一管理，会计人员独立，并实行在单位之间定期轮岗制度。
2）“财务集中制”形式。即在基层成立行政事业单位财务会计核算中心，在保持各单位资金所有权、使用权，财务自、审批权不变的前提下，各单位不再设置会计机构，不配备会计人员，只设报账员，将招考来的会计的行政关系等转到核算中心，割断了会计人员与其服务单位的人事隶属关系和经济利益关系，将会计核算权从单位行政 管理 权分离出来，取消各单位银行账户，统一进行会计核算、报送财务报告，保管会计档案等财务活动，实行“集中管理，分户核算”，融会计服务与监督管理为一体。
目前，会计委派制下会计档案管理的现状大致是：
1）委派会计受财政部门委派，直接到行政事业单位进行会计工作，所形成的会计档案由委派会计整理立卷，会计档案实体仍在原单位保存，即保持了原单位全宗的完整性。但这种模式到了基层，特别是乡村一级，会计档案管理 方式却发生了变化。各村的财务全部由乡镇的委派会计统一核算、报账，各村形成的会计档案也集中在乡镇统一管理，不再向各村返回会计档案。
2）会计集中核算地区或部门，在会计核算中心形成的会计档案由核算中心进行整理、归档、保管、提供利用。这其中，有的核算中心将委派单位的会计档案暂保管一年后向委托单位返回；有的则不按《会计档案 管理 办法规定》及时向委托单位返回，而是自行保管。
综上所述，不难看出会计委派制下的会计档案 管理 仍存在一些问题，其主要表现为：
1）有的会计核算中心没有或不及时向委托单位移交会计档案。这不符合《档案法》特别是《会计档案管理办法》的规定。《会计档案管理办法》第六条明确指出：“当年形成的会计档案，在会计年度终结后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管”。
2）纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案没有同步归档。会计工作由传统的手工记账形式到运用电子计算机形式记账，会计核算形式发生了变化，财政部颁发的《会计电算化工作规范》第四章第七条明确指出：“电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来书面形式的会计数据。”《会计基础工作规范》第四十五条规定：“实行会计电算化的单位，有关电子数据、会计软件资料等应当作为会计档案进行管理。”然而实际工作中，会计委派制核算的地区或部门，基本都实行了电算化会计，形成大量的磁介质会计档案都保存在会计核算中心，即便是定期向委托单位移交会计档案的核算中心，也只移交纸质会计档案。
3）会计工作与会计档案管理相脱节。会计档案是会计核算的产物，它产生于会计业务工作中，是会计工作的延伸，也是会计工作的终结。但在实际工作中，会计委派制管理下的会计人员对会计业务非常熟练，经常参加会计业务的培训和学习，但对档案知识，特别是对会计档案规范化整理标准知之甚少，也没有参加过会计档案管理的培训与学习。
4）财政部门与档案行政 管理 部门缺乏必要的沟通与合作。由于会计委派制是近些年来新型的管理模式，其业务主要接受同级财政部门的监管。然而从其成立至今，无论财政部门还是档案部门都没有对新管理模式下会计档案的管理作出具体的要求和规定，档案部门也没有主动地介入其中进行业务指导与监督。财政部门只管会计业务规范与否，而对会计档案规范与否少有问津，使会计委派制下的会计档案基本属于“失控”状态。
5）会计档案 管理 制度亟待完善。制度不健全势必造成管理无章可循。不少会计核算中心并没有制定较为完善的会计档案立卷、归档、保管等制度，对会计档案的归档范围、归档时间，整理标准，移交等问题没有作出具体的可操作性强的规定。
针对会计 管理 体制的改革给会计档案管理带来的上述问题，笔者认为，应做好以下几个方面的工作：
1）加强会计档案 管理 ，理顺会计档案管理体制。实行委派制管理的会计档案，应严格按照《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定，明确会计档案的所有权是委托单位，将委托单位的会计档案整理规范，在核算中心暂保管一年，期满后编制会计档案的案卷目录，连同打印出的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案，向委托单位的档案机构移交。
2）加强会计人员岗位培训，提高会计档案的案卷质量。会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低。因此，必须将会计档案 管理 及操作技能的培训，纳入会计人员上岗前的培训，从会计档案整理的基础业务学起，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能，进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。
一、学校档案管理工作的重要作用
学校档案是学校的历史载体，其中包括文书档案、财会档案、人事档案、学生档案、声像档案、基建档案、教职员个人业绩档案等几大门类。学校档案既记载了学校的发展历程，同时也记载了教职工的相关资料和学生在学校的学习状况以及个人资料，这里面的内容是学校评价各教师教学结果的一个重要标准。学校档案是多项数据的综合，关系着各教职工和学生的前途，并且，其中的资料可以鉴定这个学校的教育状况，看出此学校的教育水平。
二、档案管理的现状与不足
档案管理受到的重视不足。档案在学校的管理上具有重大意义，可是它并没有得到相应的重视，所以在很多时候，档案管理工作经常被忽视。档案管理人员存在着一种只要简单将档案保管好，能够应对时常的检查和查阅便足够了，导致档案管理人员逐渐放松档案管理的工作，使档案管理缺少科学的规划。
有的学校对档案管理的投入力度不足。档案得不到重视，而且设备匮乏，现有设备老化，档案管理部门很难引进先进的设备、更换设备，致使档案库房的设备老化、工作陈腐。
管理人员业务能力较差。学校的档案管理人员虽然由专门的人来负责管理档案，但是对于档案管理知识的深入学习还不够，有些专业不对口的相关人员甚至未参加过相应的培训考核便被安排上岗，这使得档案材料收集、整理和归档等业务的操作不规范，使档案管理的整体水平下降。
档案管理制度不够完善，是众多高校都存在的情况，档案管理制度完善，才能真正地反映教职工的教学水平和学校整体的教育状况。档案需要规范管理，才能够使档案中的内容更加有条理、更加清晰、更加完整和更方便查阅。在以往的档案管理过程中，由于缺乏完善的管理制度，导致管理人员对档案管理工作不重视，对档案材料收集不完整。在收集入档的过程中，对资料整理的态度散漫，不能够全面地概括，且会出现内容重复的现象，不能及时有效地反映教职工和学校历史的真实信息和情况。
三、加强高校档案管理人员业务培训的方法
（一）注重档案收集，加强管理。完善档案的前提是收集文件资料，归档之前，对所掌握的资料进行细化分析，保证档案的质量。在此要求下，档案管理人员需要进行资料分析、分类、整理的过程，而为了避免部分档案管理人员对处理资料方面存在不懂之处，学校应该开展档案收集培训，增强管理人员的资料分析和整理能力，提高学校档案的质量。
（二）更新观念，将档案信息化。档案信息化是不断采用现代信息技术装备档案部门，从而极大地提高档案管理和利用现代化的水平。旧时代的档案管理工序复杂，以手工操作为主，很容易造成档案材料填写格式不规范，内容不完整等失误，给学校带来不便之处。传统的手工档案管理在资料查找和资料整理这一过程中比较麻烦，需要花费大量的时间完成。而计算机时代则克服了这些问题，利用网络的便利之处，将档案信息化。计算机记载档案不仅能够高效地处理档案?Y料的收集、整理，对档案资料的保密程度也高出了许多，运用网络将档案进行分类管理，成为当下高校管理档案方式的主流。
档案信息化要求档案管理人员具备一定的计算机知识，能够流畅操作，将计算机时代的优点发挥到最大，体现档案信息化的好处。学校档案馆应该展开档案管理人员档案信息化培训的课程，加强档案管理人员对档案信息化操作的流程，使档案的管理工作更加科学、规范。
（三）建立科学的档案管理制度。没有完善的档案管理制度，档案管理的工作就很难真正地做好，健全档案管理模式，使其规范化、科学化、现代化，确保档案管理工作的顺利进行。学校借鉴其它高校的档案管理模式，再根据自身学校的实际情况制定一套适用的档案管理方法。
【关键词】学校档案建设
一、为什么做
学校档案是学校广大教职员工在教育教学工作、学校管理及其他各项工作和学习中形成的，具有保存、查考、利用价值的文字、图表和声像等多种形式、各类载体的原始记录，是全体师生员工智慧的结晶，是历史的凭证，是学校的财富。但是，由于长期的历史和现实原因，学校档案室的建设并没用得到应有的重视，档案管理人员在学校工作中处于弱势地位，做好学校档案管理工作，以作为求地位，应该成为每一位档案管理人员的追求目标。
二、怎么做
首先，领导认识到位。档案工作首先要得到学校领导的高度重视，把档案工作列入学校工作的议事日程。结合实际，领导带头，深入持久地组织好档案学相关方针政策的学习与宣传。通过学习宣传和教育引导，使教职工增强档案意识，形成人人重视档案、支持档案并自觉地维护档案工作的良好氛围。
其次，管理人员认识到位。档案人员应充分认识本职工作的重要性，不断培养创新意识、创新精神、创新能力，是改变档案工作局面的关键所在。因此，档案人
员要有服务大局，埋头苦干、默默奉献的精神，同时也应当多一些敏捷和睿智，多一些果断和责任，从根本上转变观念，提高档案资料的利用效益，最大限度地体现自身的工作价值。
再次，机构管理到位。健全管理机构和管理网络，成立以校长为组长、各科室负责同志参与的档案工作领导小组，配备一名专职档案员，学校各科（处）室要设有兼职档案员，建立综合档案室，实现“两室分开”，从组织上和设备上保证档案工作的顺利开展。
三、做什么
首先，学校档案的分类要精细、制度要完善。学校档案一般分为文书档案和人事档案两大类，其中文书档案又可细分为教学档案、基础设备档案、声像档案、财会档案、考核档案、学生档案等。
文书档案是学校党、政、工、团等日常工作中形成的档案，具有重要保存价值，这些立卷归档的文件材料，是学校领导进行决策、制定计划、总结工作的可靠信息资料。教学档案是学校在“教”与“学”的实践活动中形成的具有保存价值的文字材料。它是从教学计划的实施到教学质量的分析，从课堂教学的实践到课后教学的反思，从学生的思想政治、心理疏导到学籍的日常管理，从教师专业成长的培训到教学设备的使用和更新等全方位的资料汇集，是一个学校办学特色的固态标志，又是进行教学活动和教学科研可靠的依据和重要参考。
基本管理制度主要指档案管理的八项制度，包括档案查（借）阅制度、档案收集制度、档案鉴别归卷制度、档案转递制度、档案检查核对制度、档案的保管保密制度、档案管理人员的岗位职责等。完善这些制度，是为了使这项工作有章可循，有规可循，从而增强档案管理工作的缜密性、规范性。因此，准确的档案分类、健全的管理制度是学校档案工作走向科学化、规范化的基础。
其次，学校档案工作的内容要全面、方法要科学。
1）收集
搞好归档材料的收集是确保档案材料齐全完整的前提和基础，它是本单位工作实绩的有力证据。学校归档材料收集能否齐全完整，主要取决于管理人员的态度和认识，只要管档人员勤督促，做到嘴勤、腿勤、手勤，资料的收集一定会完备。
2）整理
要强化档案的整理工作，因为它是整个档案管理基础工作中最重要的环节之一。可以按照归档材料来源的时间、内容和性质等条件归类，利用原有的整理基础，以保持其历史联系性和系统性，便于学校整体保管和方便利用；也可按照人事、教学、学籍、财会、基建、声像等类材料的自身规律来整理，也能保持其结构的完整性。
3）鉴定
鉴定是精练档案的重要的手段。学校档案鉴定的主要任务是：通过对归档材料的审查，区分主次，使学校有价值的资料得到重点保护。
学校档案鉴定要坚持按内容、作者、时间和需要确定价值的原则，逐
卷逐件进行审查，从数量大、种类多、内容复杂的学校档案中确定其不同的保管期限，把不需要保存和保管期限已满的档案予以鉴定销毁。
4）保管
保管是档案工作的一项基础工作，“藏”是手段，重在利用。学校要采取有效措施，防止与克服各种不利因素对档案的损毁，切实保护学校档案的完整和安全，不断提高学校档案保管的科学性和耐久性。
5）统计
就是以表册、数字的形式，记录学校档案与档案工作的相关情况。从收集、整理、鉴定、保管到利用等每一环节都需要造册登记，以备今后查阅。
6）利用
学校档案资源的开发与利用，主要是强化学校档案室的服务功能，努力开发其教育功能，使档案由过去的以“藏”为主转化为以开发利用为主。健全档案的检索工具，汇编各种能反映学校特色的有较高利用价值的编研材料，利用多媒体辅助档案管理，使管理方法科学化、管理机构高效化、档案工作标准化，不断增强档案室的综合服务功能，让档案资源更好地为教育教学服务。
7）现代化设施的配备和使用
实现管理手段现代化就是利用计算机等现代设备对档案进行存储、检索、统计、分析等，由传统的手工操作过渡到以电子计算机为。
