时间：2023-05-19 17:50:55
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇档案管理的特点，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
1、高校档案管理的社会性。高校是出人才、出科研成果的地方，历史使命决定了高校与社会的广泛联系。高校所招收的学生来自于社会，又在毕业后走向社会。近百年或十几年的教学过程中，学校积累了造就培养人才全过程的档案材料，反映了学生的学业、学历、文体生活以及思想修养、政治素质等方面情况。高校的科研课题、技术产品设计对象都是选自社会，产生的成果服务于社会。高校保存了国家和相关单位科研项目试验、试制全过程的档案材料，还包括已经应用于社会的科研成果鉴定、技术专利、技术转让，以及新产品招投标等若干方面的档案材料。由此而决定了高校与社会客观广泛的联系，所以社会利用高校档案是必然结果和大势所趋。
2、高校档案管理的综合性。高校在培养人才过程中，有开展教学活动的第一课堂，还有实习工厂、研究院所的试验室，此外，学生还要有针对性地参加社会实践活动。高校档案除了具有反映学校管理的文书档案之外，还包括教学活动中形成的教育专业档案、教职工管理的人事档案、财务活动中形成的会计档案和科研活动中形成的科技档案，以及产业档案、房地产档案等等。而记述上述各种校务活动的档案材料，构成了高校档案的综合性。
3、高校档案管理的系统性。高校档案材料形成部门庞杂，形成的档案载体种类多、数量大，成为一个独特的档案管理系统。该系统包括纸质载体档案、实物档案，还包括电子档案、声像档案；除了传统管理方式之外，还包括虚拟形态的网络档案管理系统。多元档案管理及其形成的一系列文件整理、借阅利用、复制传真等管理活动，构成了复杂的高校档案管理的系统性。
4、高校档案管理的通用性。院校档案管理活动的基本规律决定了各个院校各专业在教育体制、理念，教育方式、方法，教学内容和标准，以及教学周期、管理制度等若干方面的共性。因此，记录和反映这些教学活动的高校档案和高校档案管理，也必然存在着共同的特点。某一院校的某一专业的教学大纲、教学计划和教材，不但在同一院校的同一专业的几届同年级的教学活动中可以连续使用多年，而且还可以在不同院校相同专业的同年级教学中相互借鉴，或直接加以利用。随着我国高教事业不断发展进步，教学改革不断深化，教学与世界接轨的步伐不断加快，那么，某些教学理念，管理体制等宏观管理活动，不仅在某一个国家之内，甚至在全世界范围之内，也可以相互借鉴，相互使用。所以，高校档案管理的通用性，就是高校档案管理活动的一大典型特征。
5、高校档案管理步入市场而产生的竞争性。市场经济体制的完善，从客观上决定了高校各项管理活动必须与市场接轨，必须逐步适应市场竞争格局这一局面。档案管理属于高校管理活动的一部分，在高校以市场需求为导向而培养各类人才，高校教育与社会人才市场良性互动的发展过程中，学生档案信息资源必然为社会所需，必须与人才信息数据库相衔接。在学校科研活动紧密围绕国家科研项目与应用技术试产开发过程中，在高校与企业“产学研”强强联手运作中，高校科研产品、技术发明专利又将成为科技市场的“热手货”。高校科研档案信息将按照市场准入法则，逐步步入市场竞争领域。这是高校档案管理工作发展的大势所趋。
我们探讨高校档案管理特点，就是为了发现和掌握高校档案管理工作的发展规律，更好多更快地发挥高校档案的社会作用，更好地为本校及全社会服务。
二、高校档案管理产生的作用
1、在教育评估方面的作用。开展高等教育评估是提高高校教育质量的一项重要举措。然而，评估教育质量与档案利用密不可分。丰富系统的档案材料，全面准确的档案信息，是高校开展教育评估工作的基础和依据。无论评估工作日程安排、评估内容、操作程序、指标确定，最终都凭借大量的档案材料，才能对一个高校作出全面、公正、准确地评估。
2、在教学改革中的作用。高等教育体制改革、教学改革、高校教职工队伍管理改革是普遍的、越来越深化的、涉及我国长远发展的重大活动。不管改革从哪一方面下手，进行到何种程度，取得何种成果，都与高校档案和高校档案管理水平密切相关。比如，全国教育资源的整合配备，高等教育发展规划的制订，某些高校撤并、重新组合，乃至某一高校的专业增加或更新；课程设置、教学计划安排、师资队伍建设、教学管理等方面改革，都是形成档案与利用档案之过程。而上述改革都需要在依靠档案信息和档案数据，在总结经验基础上的方案论证、修改，以确保改革稳步推进和最终成功。
3、在科学研究工作中的作用。高校为培养出社会急需、专业对口、就业率高的人才，离不开科研工作。一所高校能否具备高精尖科学研究水平，也是衡量该校教育水平、教育质量的重要标准。高校科学研究工作首先得力于本校科技档案的利用。科学技术是第一生产力。科技档案是具有潜在利用价值的生产力要素。充分发掘利用高校科技档案资源，将高校科技档案中的先进科技成果，直接为发展高校科学研究工作，为积累高校科技实力，为国家科技发展、经济建设和社会进步服好务，与企业合作，走出一条产学研良性互动的广阔大道，都依赖于高校科技档案价值的全面、系统与深入发挥。
关键词：英国高校档案；档案管理；谢菲尔德大学；特点
Abstract：Taking the university of Sheffield，this paper introduced significant
characteristics of British university archive management. The main characteristics are unconsolidated archives management system， multiple archives source of fund， rich archives original manuscript， advanced archives management technology， high quality archives service and strict archives borrowing regulations， etc. In our country， college archives departments should on the basic of their own advantages， learn the advanced experiences from British university， and promote the development of our university archives cause in the future.
Keyword： British University Archive； Archives Management； The University of Sheffield； Characteristic
2012年7月8日至24日，作为盐城师范学院赴英考察培训团成员，我在考察牛津大学、剑桥大学、曼彻斯特大学、爱丁堡大学、谢菲尔德大学和谢菲尔德哈勒姆大学等高校教育管理的同时，重点考察了英国高校的档案管理，其中，深度考察了谢菲尔德大学的档案管理情况。
1 松散的档案管理体制
英国档案管理体制是典型“分散式”类型，没有全国统一的档案工作领导、指导机构。英国高校中，除剑桥大学设立档案中心，牛津大学、利物浦大学、格拉斯哥大学等少数高校设立档案馆外，其他高校没有统一的档案管理机构，档案分散在其他机构中。
谢菲尔德大学（University of Sheffield）是1897年由谢菲尔德医学院（成立于1828年）、港湾学院（1879年）与谢菲尔德技术学院（1884年）等3所谢菲尔德地方学院合并而成“谢菲尔德大学学院”，后于1905年获得皇家特许状，晋升为“谢菲尔德大学”。该校以其一流的教育及研究成果在英国享有盛誉，共出过4名诺贝尔奖金获得者。其杰出的科研成果吸引了来自海内外众多的学生，学校目前拥有在校生25000多名，其中，包括来自120多个国家的3400多名海外学生。谢菲尔德大学的档案有多家机构管理，主要有两个机构，即信息与计算服务中心（Corporate Information and Computing Services ）和图书馆。行政档案由隶属于信息与技术服务中心的档案室管理，学生成绩、试卷等教学档案以及财务档案等由隶属于信息与技术服务中心的记录室管理，手稿、论文等和英国全国游乐档案分别由图书馆的特藏档案室和游乐档案室管理。游乐档案室中，馆藏范围不局限于谢菲尔德大学或谢菲尔德市，而是面向全英。游乐档案室收藏有大量历史上英国跑马场的海报、图片、画册、图书、报纸、期刊和文件等，其中，有不少是19世纪的游乐档案。谢菲尔德大学的行政档案室、记录室、手稿室和游乐档案室等各档案机构之间没有上下隶属关系，也无法定业务往来。但这些分散的档案机构并不影响谢菲尔德大学各类档案的收集和保存，各档案机构分工协调，管理有序，确保了各类档案的收集齐全和完整。
2 多元的档案资金来源
英国高校的档案经费与高等教育经费一样，主要来自政府拨款和社会捐赠。由Ross-CASE委托英国国家社会研究中心（NationalCentreforSocialResearch）进行的调查显示，在2008～200年度，英国大学所收到的慈善基金总数为5.32亿英镑。在所有英国大学中，牛津大学和剑桥大学获得捐赠最多，超过所有捐赠的一半。另外，在罗素集团（RussellGroup）下的一流研究类大学得到的捐赠占捐赠总额的24%。[1]
与一流名牌大学收到的捐赠相比，一些二流大学和一般院校所获得的捐赠数量有限、杯水车薪。80%的捐赠人都是已经离开学校的毕业生。作为罗素集团（RussellGroup）下的谢菲尔德大学的档案经费同样来自学校行政经费和社会捐赠。2010年，英国联合政府上台后，大幅度削减高校经费，高校的办学经费显得越来越紧张，档案管理经费也遭到相同厄运。谢菲尔德大学平均每年的研究经费超过7000万英镑，但档案经费没有具体的规定，根据实际情况而定，除捐赠指定用于档案经费外，学校行政投入的档案经费每年都在缩减。谢菲尔德大学在考虑本国学生学费上涨的同时，不得不呼吁社会人员和校友积极捐赠，提供办学经费。
【关键词】科研档案；管理；科研工作；创新
科研档案是指一些科研部门、科研人员在从事科研活动中通过各种形式和各种载体记载下的原始记录材料，是一项重要的信息资源。随着科技的不断发展以及档案法的颁布和实施，为档案信息资源的共享和传播流通提供了便利的条件，同时，科研档案管理的体制得到了健全和发展，科研档案的收集、管理、整理以及归档等工作逐渐被完善，改变了传统科研档案管理的被动。但是，在社会主义市场经济环境下，科研档案的材料不够完整、系统，特别是缺少关于技术开发使用的档案，在此情况下，有关人员要从科研活动的各个环节入手，对科研成果、课题研究、人才器械、科研统计等方面加强档案管理，实现科研档案管理的系统化、科学化、信息化和专业化，提升科研工作效率。新时期科研档案管理的关键在于创新，因此，有关人员要加强科研档案的管理创新。
1．科研档案的特点
1.1系统成套性
科研活动具有一定的规律性，它的进行是一个环节接着一个环节，因此，其形成的科研材料不是一些没有联系的文件材料，而是具有系统联系的文件组合。科研档案其中包括科研计划、依照科研计划制定出的具有依据性材料、论证材料以及课题成果的总结鉴定材料。
1.2专业性
科研项目涉及的范围和内容广泛，既包含自然科学，也包含人文科学。科研材料中包含了不同科学的内容，对各种物质和现象的规律、特点进行了总结，具有很强的科学性。科研档案材料要对这些科学规律进行准确的反映，因此就要求其具有一定的专业性。
1.3阶段性
不同学科之间形成的科研档案材料不同，但是都会随着发展显示出不同的阶段特征，都会经历从准备、实验、总结到应用的阶段，因此，科研档案的归档工作具有阶段性的特点。
2.科研档案管理存在的问题
2.1对科研档案材料的重视程度不同，科研档案管理不完整
科研档案材料主要分为成果性材料、过程性材料和原始性材料。现阶段的科研档案管理对这三种材料的重视程度不同，大多比较重视成果性材料，轻视原始性和过程性材料。科研档案系统中对总结性、鉴定性、成果性材料的涉及内容比较多，而对一些原始材料记录、具体的计算数据、设计文稿等方面的材料涉及较少，使得科研档案管理不具有完整性和系统性。
2.2科研档案中涉及的一般性材料多，技术性材料少
科研成果获得的关键材料应该是技术性材料，技术性材料是科研人员解决科研问题、进行科技创新的重要材料，集中了科研人员的创新思想和创新方法，它的归档有着重要的现实意义，但现阶段的科研档案归档材料多是一些一般性材料，缺乏一定的技术性材料。
2.3科研档案中涉及的纸质材料多，其他形式的材料少
科研工作中对于一些物理现象的记录不能采用纸张完成，会使用到一些磁带、硬盘、照片等，但是，现阶段的科研档案归档材料中大多是纸质材料，缺乏对其他形式材料的归档。
2.4科研档案中归档材料记录不规范
现阶段科研档案中的一些工作人员不具备专业的档案归档意识，常用三色笔进行档案的书写，对档案书写的纸张没有统一的规格，对于档案的音频文件处理不够清晰明确。另外，由于一些档案原件的份数有限，在档案的调动方面只能进行复印处理，在复印的过程中对原档案材料带来了损坏，减少了档案的使用寿命。
3.科研档案的管理创新
3.1意识创新
随着社会主义市场经济的发展，科研档案的管理发生了改变，这就需要相关人员加快转变自身的管理观念，不断更新管理思维，增强管理的现代化意识，实现意识创新。意识创新的实现需要加强三个方面的意识。
3.1.1加强创新意识
加强创新意识需要科研档案管理人员更新管理观念，形成科研档案管理的现代化管理理念，解放思想，实事求是，科学思想指导下实现对不合时展观念、做法的摒弃。同时，要加强对科技的认识，实现现代科技在科研档案管理中的应用，通过实践不断总结新的经验和方法，实现科研档案管理工作在制度、理论、技术等方面的创新。另外，要加强管理意识，建立科研档案管理的长期实行机制，增强管理人员的责任心和热情。
3.1.2加强服务意识
服务意识是科研档案管理的一个重要方面，因为，科研档案的管理是为科研人员服务的，服务质量的好坏对科研人员的工作有着直接的影响，因此，科研档案的管理人员要树立档案管理的服务意识。首先，科研档案管理的工作人员要通过对新形势下科研档案管理规律、特点、要求的分析，充分发挥科研档案管理工作的信息和资源优势，从而实现科研档案管理对经济和社会发展的服务。其次，科研档案管理的工作人员要不断更新服务理念，加强服务的积极主动性，改变原有单一、被动的服务形式，形成主动、多样的服务形式。最后，科研档案管理的工作人员要不断开拓档案管理的服务领域、深度以及广度，顺应社会的发展，实现多元化的服务趋势。
3.1.3加强利用趋势
科研档案的建立和管理就是为了被人们利用，因此，实现科研档案的利用率是科研档案管理工作的目标之一，要不断加强档案的利用，从而实现科研档案的经济、社会等效益。首先，要实现档案的创新化利用，将静态的档案利用转化为动态的档案利用。其次，要加强科研档案的信息开发，将科研档案信息开发和市场经济发展需求结合，实现科研信息资源的大众化，充分发挥科研档案信息在社会、企业、人才之中的利用。最后，通过一定的编研形式，并在计算机网络技术的支持下实现科研档案信息资源的共享。
3.2科技创新
随着社会的发展和科技的进步，科研档案的数量逐渐增多，社会各界对其需求也逐渐增加。而传统的科研档案管理手段和方法已经不能对现阶段出现的问题进行解决，因此，要加强科研档案管理的科技创新。科技创新主要体现在以下几个方面:
3.2.1实现科研档案管理的现代化
主要是利用现代科技理论、技术、方法来处理科研档案管理中的问题，实现档案管理的现代化、规范化和技术化。同时，计算机的应用还能提升管理工作的效率、增强系统性的管理技术、实现科研档案信息的共享。
3.2.2实现科学化的科研档案工作管理
实现科学化的科研档案工作管理首先要实现科研档案管理的数字化和规范化建设，为科研档案额科学管理制定不同时期的规划，加强现阶段科研档案管理的薄弱环节。其次，更新科研档案管理的手段，实现科研档案管理由传统哈向现代化的转变，提升科研档案管理的效率和水平，减少科研档案管理人员不必要的烦劳工作。最后。形成科研档案管理的局域互联网，从而为科研档案管理的数字化和规模化提供保障。
3.3机制创新
随着改革开放的进行以及社会主义市场经济体制的建立，我国的法律制度逐渐完善，因此科研档案的管理要加强其法律机制的创新，逐渐将档案管理中的法规和体系渗透在我国法律建设中，实现科研档案的法制化管理。同时，要求有关科研档案管理者要知法、懂法、用法，真正将法律应用到科研档案管理中，不断加强科研管理工作的法律约束力。科研档案管理工作具有系统性、规范性、完整性和实效性等特点，伴随信息化、网络化时代的到来，为了更好的发挥出科研档案管理工作的特点，有关人员和部门要加强机制的创新。因为，科研档案管理的规范化和标准化等特点是科研管理工作实现现代化的保障，也是管理工作顺利进行的基础和前提。因此，有关人员和部门要在充分进行调查和分析的基础上，通过符合科研档案管理工作规律和标准制度的建立来实现科研档案标准化管理，保障一切人员按照一定的管理标准来进行工作，对科研档案管理工作的技术、方法、原则第二个进行科学规范，及时在工作中实现分类、记录、复制，从而为科研档案的现代化科学管理进行有效保证。
3.4人才创新
人是一切管理活动的主体，对科研档案管理发挥着重要的作用，因此，要加强科研档案管理人才的积极性和主动性，提升科研档案管理人才的能力。同时，随着科技进步以及其在科研档案管理中的应用，科研档案管理实现了管理设备的现代化、管理手段的多样化以及管理载体的改革。因此，对科研档案管理人员的素质提出了更多的要求，要求科研档案管理人员的能力和素质都要进一步提高，并要建立一支具有现代科技知识技术以及业务知识、富有创新精神、与时俱进的科研档案管理队伍。基于很多科研档案管理人员素质较低、缺乏对现代化科研档案管理认识、管理专业技术差不重视科研档案管理工作、科研档案管理人员身兼数职等问题，需要加强科研档案管理人员的素质来实现科研档案管理的科学化、现代化发展，从而提升管理效率和水平，促进我国科研档案管理工作的发展。新时代科研档案管理事业的发展，要求科研档案管理工作者不仅要掌握专业的档案管理知识和简单的计算机操作，还要通过建立网络系统来实现科研档案管理的资源共享。这就需要科研档案管理员工要熟悉掌握现代通讯技术、办公室自动化、计算机网络知识等，并要会使用复印、光盘储存、计算机检索、多媒体课件制作等有关技术，实现现代化手段的科研档案管理。另外，在人才培养上，基于科研档案管理工作的专业化、现代化发展特点，要求培养具有多学科技术综合能力的人才，要求他们了解现代化的科研档案管理技术和手段，不断加深自我的知识和技能学习能力。除了培养人才现代化的科研管理理念，还要不断更新科研管理人员的知识体系，建立一种以需求为导向的培训机制，从而不断打造具有现代化管理能力的科研档案管理队伍。
4.总结
科研档案管理工作的创新是一个不断探索的过程，需要有关管理人员在思想上充分重视，在行动上积极主动，在实践中开拓创新，从而实现科研档案管理工作的与时俱进，适应新经济形势发展需求，实现其在传承的基础上的创新发展，不断开创科研档案管理工作的新局面。
【参考文献】
［1］庞尊丽.关于新时期基层档案管理模式的思考[J].档案天地,2011(05)．
关键词： 公路档案管理创新
中图分类号： X734文献标识码： A
一、公路档案管理的特点
(一)转换性。转换性是公路档案管理过程中的一个重要特点。由于公路档案管理中的信息要处于不断传递的动态之中，因此档案管理的过程中，必须按总的管理目标和要求，不断对信息进行加工、处理，从而使其转换为既方便管理又便于使用的档案信息。
(二)效益性。在公路档案管理中，效益性也是其重要特点之一。由于在档案管理中要耗费一定的人力、物力和财力，这势必要求在管理中不但要考虑管理的实际效用，还要时刻以取得最大效用为出发点，即要本着少花钱、多办事的原则，做到能从多方面提供大量的、有价值的档案信息。
(三)总分合性。公路档案在管理过程中，还存在一个明显的特点即总分合性。所谓总分合性，就是从档案管理的总体出发，对档案管理系统进行整体规划和优化；所谓分，是指在把握整体的前提下，将档案管理科学的分解为若干个组成部分或基本要素并据此进行明确分工，实现档案管理工作的专业化、程序化和规范化；所谓合，主要指在科学分解的基础上，按各个部分特点或各个要素的特点及要素间联系，组织为一个严密有效的协作体系。
(四)发展性。另外，公路档案管理还有一个基本属性是其发展性。公路档案管理随着机关、组织、国家及社会等的发展，在不同时期和不同情况下会对档案管理提出不同的要求。如随着社会水平的不断发展，档案管理要求在收集、加工及传递上加大技术含量，这势必要求档案管理系统不断从手段、方法等方面去改进和完善档案管理体系。
二、公路档案创新的内容
(一)观念创新是公路档案管理创新的思想保证
观念是行动的先导，要实现公路档案管理的创新，全面履行档案事业行政管理和档案保护利用两种职能，必须转变观念，增强知识观念，迎接知识经济的挑战。因此公路档案工作者首先要强化知识观念，把档案管理和知识管理有机结合起来，把档案馆、室变成知识信息的管理机构。其次，档案工作者还必须采用现代化管理手段，改变传统工作方式，提高工作效率。例如：公路事业在发展，而公路档案管理工作却沿袭着几十年的管理方法和落后的技术设备，根本不能满足现代管理的需要，所以档案工作者应采用计算机及网络通讯设备强化服务手段，开拓服务渠道，以适应知识经济的需要，逐步将档案管理由实体管理转向信息管理，参与信息市场。
(二)技术创新是公路档案管理创新的内在驱动力
公路档案管理的技术创新包括两方面内容：一是档案工作者将社会科技成果创造性地应用于档案管理与保护，防止档案损毁，延缓档案老化；另一方面就是要求档案工作者针对档案工作操作技术方面存在的弊端和缺陷，研制出新的档案工作技术和方法，以提高工作效率和质量。因此广大档案工作者应积极开动脑筋，大胆设想，勤于动手，在平凡琐碎的档案管理工作中创造出不平凡的业绩。
(三)管理创新是公路档案管理创新的重点
公路档案的管理创新，不仅体现在宏观指导思想、战略目标、政策制度上，还体现在档案馆、室的微观管理业务上，需要多种因素的有效组合才能实现。
三、公路档案创新的措施
(一)加速公路档案管理的信息化和网络化
在信息化时代，档案管理在信息收集、传播及使用等方面都离不开先进的信息技术和科学的管理手段，公路事业的不断发展，其档案管理更离不开计算机技术和通讯网络技术的使用。
1．建立档案管理信息库。要加速档案管理的技术化和网络化，
必须要建立和完善档案管理信息数据库，这样可在很大程度上拓宽信息渠道，快速提供信息服务，从而实现国家对档案管理的宏观调控。首先，要及时补充、维护数据信息库，对扫描的材料及补充的数据能相互转换，迅速生成各种数据表、登记表、审批表等，减少重复劳动，确保档案信息的管理及时有效；其次，系统软件的设计要有实用性、快捷性和前瞻性，主要信息项也要统一，在录入数据时要仔细核实，确保档案信息的完整性和有效性；最后，要强化对档案信息管理安全保护，不仅要在同种载体上复制，还要建立在异种载体上备份制度，档案信息管理系统不得将涉及个人隐私的信息录入数据库，以保护个人隐私权。
2．建立网络互联，实现资源共享。要加速档案管理的技术化和网络化，还需强化互联网建设，实现资源共享。在建立档案管理信息库的基础上，应进一步提高计算机管理水平，充分运用网络技术连接用人单位、公路上级主管部门、行业内部的局域，使不同范围内的利用者都能共享到档案管理信息库。
3．充分运用激光扫描等先进技术。在公路档案管理过程中，还应充分运用激光扫描等先进技术。对于纸质档案中较大的信息项可运用激光扫描技术，有效将纸质档案转化为电子档案，以有效保证重要档案的安全，减少因档案原件频繁使用而造成的磨损，真正实现档案管理的现代化。
(二)提高公路档案人员的素质
1．培养新型的公路档案管理人才，要切实提高公路档案管理人员素质，必须适应档案专业人才培养规律的多层次性，进一步完善公路档案教育体系，加强学科建设，建设与公路档案事业相适应的档案专业人才培养体系。同时，要综合考虑素质教育和社会需求，设计合理的培养层次结构，确立培养目标，优化专业结构，以有效拉近档案管理学习个体与实践操作间的距离。另外，还应认识到在现代社会的信息化技术条件下，公路档案学的研究对象和档案管理的实际工作日益呈现出其综合性、交叉性和应用性的特点，因此要不断丰富和发展档案管理科学，培养能从事公路档案信息服务与管理的专业人才。
2．建立人才开发的激励机制。提高公路档案管理人员素质，还要建立有效的人才开发的激励和约束机制，这体现在三个方面：一是建立按业绩考核的制度。在市场经济条件下，科学有效的激励机制，必然以一定的物质利益为基础。公路档案管理系统可本着奖励先进、惩罚落后的原则，真正使奖惩制度发挥其评判档案人员社会地位和价值的尺度；二是建立积极向上的精神激励机制。通过精神文化机制的建设，营造开放、向上、积极的工作氛围，增强整个公路档案管理系统的凝聚力，从而使公路档案管理人员对其职业产生自豪感和满足感；三是建立责任到人的工作目标激励机制。通过将一定时期内的工作任务设立为目标，并以此作为考核确定每一个人的奖惩标准，充分发挥公路档案管理人员的工作积极性，使其将目标转化为动力，进而激发其工作热情，调动其工作积极性。
3．建立健全用人制度。公路股档案管理工作的性质决定了其管理人员必须具备过硬的理论知识和专业技能，因此，要打造高素质的公路股档案管理人员队伍，首先要改变以往的用人制度，实行竞争上岗的用人机制。对于新调入的公路档案管理人员，要坚决破除根深蒂固的“铁饭碗”意识，坚持学历与能力相结合并且以能力为主的用人原则，在职务晋升时则应建立公开、公正、公平的用人制度；其次，应逐步实行持证上岗制度，使职业资格证书成为人事档案专业的标准和依据，进而提高公路档案管理人员的整体素质；最后，应重视公路档案管理人员的继续教育，通过定期开展岗位培训和在职学习等方式，针对档案工作的不同环节及岗位侧重安排培训内容。
(三)加强档案管理的保密工作
在公路档案管理过程中，还必须加强档案管理的保密工作。第一，要对档案管理人员进行保密教育，强化其保密意识。作为档案管理保密各项工作规章制度的执行者和实施者，档案管理人员理所当然要成为保密教育的重点对象，不断提高档案保密的警惕性，如不得在公共场所谈论涉及档案中的秘密内容，严格执行档案借、查、阅制度，不得擅自透露所存重要档案的内容、数量、存入位置等；第二，必须做好档案的编制、检索工作，档案管理人员应对档案进行综合分析、分类、排序、选择等。最后，严格按要求制订保密期限表。档案管理人员应严格按程序指定档案保管保密期限表，并认真做好档案鉴定工作，及时完成对保密档案的降密、解密工作。
[关键词]预防医学档案；档案管理；科学化
[中图分类号]G275.9[文献标识码]A[文章编号]1005-6432（2014）5-0056-02
1预防医学档案特点的概述
1.1点多面广
就预防医学档案的内容来看，点多面广是其最主要的特点，例如既有疾病的防治和卫生监测检测以及科教培训、突发公共卫生事件的处理以及重点业务活动的记载等。而做好这些工作，有的是长期的，有的是阶段性的，有的是周期性的或者中断后反复开展的工作，尤其是其开展的范围在涉及本系统的同时还涉及其他相关部门或专业，在地区上来看，不仅有本地的，还有相邻省份、全国和全球性的，由此可见，预防医学档案的内容具有点多面广的特点。
1.2种类繁多
就预防医学档案的内容来看，种类繁多是其另外一个特点。这是因为其对社会上出现的各种群体性预防活动进行了真实的记录，且所制成材料以及存在的形式来看也具有多样性。例如甲骨文、纸质材料、声像材料、硬盘、光盘、磁带以及采集的样品和珍贵的标本。因此预防医学档案的另一个特点就是种类繁多。
1.3形成周期长
人类在同病魔开展斗争的历史长河中，使得我们对一些疾病有了一个新的认识，而这个过程十分漫长，尤其是一些对人类健康危害性较大的传染病，从出现到消灭需要全球人类的共同努力达一个多世纪之久。例如以前最常见的“天花”疾病，虽然目前在我国已经消除，但从出现到消除经历了170年之久。由此可见，要形成一套完整的档案必须经过漫长的周期，并非一朝一夕就能完成。
2预防医学档案的作用分析
一是有助于对预防医学发展规律的研究，从而对疾病进行监测和预控，从而为确保人类健康奠定基础，因而在对预防医学研究过程中具有不可或缺和不可替代的作用；二是为预防医学试验的开展提供科学的依据，在研究预防医学过程中，其具有继承性和可传递性以及连续性较强的学科，因而必须在预防医学档案内容里对预防医学进行进一步深入的研究；三是为有关卫生法规和标准决策的制定以及预防为主方针贯彻提供有力的依据，这是由于在这些法规制定和方针政策实行过程中必须查阅大量的档案，才能进一步作出技术性和科学性的决策。
3如何促进预防医学档案管理的科学化
3.1常规性措施
3.1.1致力于档案管理体系的健全和完善
在意识到完善档案管理体系在档案管理中的重要性的基础上，疾控档案作为疾病预控、突发公共卫生事件的处理以及疫情的处理的重要依据。因而必须致力于档案管理体系的健全，做到任务分解的同时确保职责得到有效的明确，在疾病预控制度和工作手册制定过程中，应加强对各档案室在档案收集和整理以及归档过程中自身职责的所在，并由每个业务科室选派一位档案员负责对本科室的业务工作档案的收集，并将其移交综合档案室，再由综合档案室的档案管理员对其进行收集和整理以及归档，且加强与各科室的档案管理人员的沟通和交流，并加强业务指导，从而促进管理体系的健全和完善。
3.1.2致力于档案管理信息化的建设
随着时代的发展，传统的档案管理往往只是采取纸质化的方式进行记录，而这一记录方式已经难以适应时展的需要，因而在经济适用的前提下，加强对现代信息技术与设备的应用，例如设置专业的计算机用于档案的管理，并选用相应的档案管理系统加强档案的管理，以最佳的查询方式，确保各种档案能在第一时间查询和利用，并在互联网平台下建立局域网，每个业务科室就能与档案室实现信息资源的共享，从而更好地满足疾病预控工作的要求。
3.1.3致力于档案信息反馈及时性的提升
一旦发展重大传染病，不仅会给广大人民群众的健康带来重大的威胁，还会给社会与经济的稳定造成难以估量的损失，因而在对其进行处理时形成的文字和光盘以及照片等相关档案信息，实际就是对这一过程进行真实的记录，在积累疫情预控经验的同时为科学决策提供合理和科学的依据，从而为科学研究提供相应的数据资料。因此在发生重大疫情时，作为档案管理人员必须在整个过程中加强对档案资料的收集，将收集的数据资料进行及时有效的更新，确保反馈的及时性，为疫情的控制提供科学的决策和依据。
3.1.4致力于自身专业技术和综合素质水平的提升
随着时代的发展，对预防医学档案管理人员的专业技术和综合素质水平的要求也在不断的提升，因而作为档案管理人员必须紧密结合时展的需要，致力于自身专业技术知识的学习，切实做好在职学习和业务培训工作，致力于自身业务水平和理论素养等综合水平的提升，成为懂得档案管理和预防医学知识的新型复合人才，并积极参与单位的培训工作，在强化自身技能的同时做好表率工作，形成良好的档案管理氛围。
3.2创新性措施
3.2.1致力于档案管理意识的创新
良好的档案管理意识是做好档案管理的根源。因此，作为领导，首先必须转变传统的意识，充分意识到加强档案管理的重要性，并引导全员加强有关档案方面的法律法规的学习，促进全员档案意识的提升，从而形成从上到下共同努力和支持的档案工作氛围，与此同时，作为档案管理人员必须数量良好的信息观、时效观、协作观和竞争观，致力于自身观念的提升，充分意识到档案管理在整个疾病预控工作中的重要性，从传统的管理型职能转向服务型职能。从而形成良好的档案管理意识，以档案管理意识的创新为档案管理的科学化的实现注入活力。
3.2.2致力于档案管理内容的创新
虽然档案管理内容较多，但随着时代的发展，其涉及的内容将会更广，因而为了更好地适应发展的需要和管理的科学化，就必须对档案管理内容进行创新。一是对管理制度进行创新，做好制度的创新为档案管理成效提升奠定基础，有助于卫生疾病的预防和协调，并严格按照档案管理要求致力于制度体系的完善，确保整个档案管理工作井井有条、有法可依，尤其是疾病预控重心应制定相应的档案接收到销毁等一系列程序的执行制度，促进档案管理科学化和制度化的实现。二是加强对馆藏信息资源的分析和研究，结合预防医学的需要，精心编制检索目录，从而为档案查找的准确性和及时性的提升奠定基础，尤其是在学术论文撰写的过程中提供重要的依据，因而必须对档案馆内的资料进行分析，找出价值较高的信息内容，编制开放利用的档案资料信息，从而更好地为档案查询提供便利，最终为档案管理的科学化的实现注入活力。
3.2.3致力于档案管理方式的创新
档案管理的科学化离不开有效的管理方式，因而为了科学化地管理预防医学档案，就必须致力于管理方式的创新，尤其是在当前网络信息时代下，因而对档案管理方式的创新的重要渠道就在于档案管理的网络化，因此在档案管理过程中作为管理人员应利用现代档案管理方式，加强网络信息技术的应用，建立档案的开发和检索以及应用的服务系统，在网络信息技术的支持下创新管理方式和服务理念，从而更好地满足档案查阅的需要，最终确保各种疾病得到及时地预防和治理，确保管理的科学化。
3.2.4致力于服务方式的创新
实现档案管理的科学化的目的就在于利用，因而在做好上述工作的同时，还应加强服务方式及创新。一是要拓宽收集面，防止档案材料的流失，使档案更完整、准确地反映出实际情况，为档案利用打好基础。二是改变长期以来单一的借阅模式，扩充服务内容，更新服务方式，开展多种形式的档案信息开发利用工作。改变以往坐等上门的封闭式服务方式，积极主动、热情为疾病预防控制工作服务，配合研究任务，分工收集、整理有关课题的档案资料。
3.2.5致力于宣教方式的创新
档案管理工作是一项专业性很强的工作，应大力开展档案法律法规知识宣传，增强全员档案意识和档案法制观念。预防医学档案还是普及卫生防疫知识、开展宣传、培训专业人才的有力工具。利用档案可以编写卫生科普读物和教材，绘制卫生宣传图画、举办各种展览和讲座、编写卫生年鉴等。在宣传中，不仅要说明档案的重要性，而且说明其在实际工作中的作用的典型事例加以宣传，提高领导及预防医学专业技术人员对档案重要性的认识。
4结论
综上所述，对如何促进预防医学档案管理的科学化进行探讨具有十分重要的意义。作为新时期背景下的预防医学档案管理人员，必须认识到预防医学档案科学化实现的重要性，认真分析预防医学档案特点和作用，致力于档案管理体系的健全和完善、档案管理信息化的建设、档案信息反馈及时性的提升以及自身专业技术和综合素质水平的提升，并致力于预防医学档案管理意识、管理方式、服务方式、宣教方式的创新，最终实现预防医学档案管理的科学化，以促进我国预防医学事业的可持续发展，为我国的疾病预控工作成效奠定坚实的基础。
参考文献：
[1]孟春玲，刘鸣，田勇.预防医学档案管理的现代化[J].预防医学情报杂志，2006（5）：573-574.
[2]甘荔.新形势下预防医学档案管理的思考[J].实用预防医学，2006（6）：1659-1660.
[3]王林.现代预防医学档案管理创新探究[J].云南档案，2008（7）：17-19.
关键词：研究生 档案管理 现代化
近年来，我国研究生大规模扩招，社会就业压力突增，报考研究生人数越来越多，越来越多的人选择深造，各个研究生培养单位的研究生规模不断增加，无形当中对研究生的档案管理提出了严峻的挑战，研究生档案管理手段现代化越来越被各研究生培养单位需求，同时，各个研究生培养单位也在不断摸索档案管理现代化之路。
一、研究生档案管理的特点
1.研究生档案管理的社会性。研究生教育的目的是培养人才，研究生来自社会，毕业后又要走向社会。研究生的档案资料，反映着研究生的学业、学历、思想政治素质等方面情况。
2.研究生档案管理的综合性。除了学术教育，还有针对性的社会实践活动。研究生档案除了反映研究生个人信息，还包括实践活动等各种综合档案。
3.研究生档案管理的系统性。研究生档案材料种类过多、数量大，能够成为一个独特的档案管理系统。既有纸质载体，又有音像材料和电子档案材料。
4.研究生档案管理的通用性。研究生教学档案管理存在着共同的特点，某一专业的教学大纲、教学计划和课程设置可在不同培养单位同时使用，还可以对其他专业起到一定的借鉴和指导作用。
5.研究生档案管理的复杂性。由于研究生招生规模不断扩大，研究生档案越来越呈现出数量急剧增长、内容逐渐丰富、类型日趋复杂、需求日益提高等现象，给研究生档案管理提出了新的挑战。
二、研究生档案管理的现代化之路存在的问题分析
（一）学生档案内容不统一，规范性较差
1.研究生分为学术型和专业型两类，研究生的档案管理内容侧重点也应有所不同。
2.研究生生源不同于本科生，既有应届的本科毕业生，也有着往届毕业的在职人员。研究生来自不同学校，在其档案最初记录时期有着很大的差异性，档案管理花费的成本更多。
3.研究生档案中包括研究生的学籍、培养、学位、思想品德和实践创新能力等信息，而这些信息同时涉及研究生培养单位的多个部门，很难做到及时归档、存储。
（二）研究生档案管理人员的素质有待提高
研究生档案管理人员是档案管理的主体，直接决定着研究生档案管理的水平和绩效。研究生档案管理既具有服务性和科学性，同时也有着复杂性和烦琐性。
（三）研究生档案管理方式相对落后
目前大部分的档案仍然是纸质材料，一方面不利于保管，另一方面给档案的查询设置了障碍。
（四）研究生档案管理的单向性
研究生档案填写由研究生管理部门完成，研究生档案的交接也是直接通过调档函进行公对公的发送与接收，这就导致了研究生并不能完全了解其档案里面的内容和信息，与研究生紧密相关的个人档案似乎与本人一点关系也没有，透明度不够，这一点是目前档案管理过程中存在的通病。
三、研究生档案管理现代化发展建议
第一，统一建档标准，明确研究生档案的内容和范围
研究生档案是研究生未来走向工作岗位的人事档案的基础，国家相关部门应该制定适合研究生使用的统一建档标准、统一的档案内容，并进行规范化管理。
第二，提高研究生档案管理人员的综合素质
研究生档案管理人员首先要有高度的责任感和职业道德修养。其次要提高档案管理的业务水平，学会利用现代化科技知识应用于档案管理。
第三，完善研究生档案管理体制
研究生档案管理人员应定期考核业务工作。档案管理工作人员的调动不应该过于频繁，确需调动的工作人员，应做好工作交接。还应该定期让研究生查看了解其档案内容，这样可以防止一些不必要的失误。
第四，充分利用办公自动化和网络，实现档案管理的信息化档案管理
信息化也是档案管理之路上的一个里程碑，是档案管理现代化的必然趋势。
由于我国特有的情况，导致我国研究生档案管理还存在着巨大的地区差异。但是，档案管理现代化是档案发展的必然趋势，随着我国对档案管理工作越来越重视，研究生档案管理工作必将迎来一个新的时期，但是，不可否认，研究生档案管理现代化之路仍然任重道远，这就要求档案管理人员在新时期要不断利用新科技提升业务水平，提高自身业务素养。
参考文献：
[1]李润红.研究生新生档案管理中主要问题及对策思考.云南农业大学学报，2011（5）
关键词：学校档案管理 规章制度 员工培训
中图分类号：G47 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2013）04（c）-0241-01
1 学校档案管理的重要意义
首先，学校档案是学校成立发展的一个记录，是最原始的文件。学校档案开始与学校的成立，经历了学校发展的各个过程，全面记录了学校的教学组织管理活动，对学校各部门的工作都有最原始的记录。学校的档案能够反映学校的成长经历，便于了解学校的管理水平，为学校的改进工作提供数据支持。通过对学校档案的分析，可以清楚地发现学校的特点和规律，对于总结学校管理的成败有重要意义。其次，学校档案记录了学校的管理记录，可以成为评价学校管理水平的重要依据。学校档案记录了学校组织工作和优秀员工的工作经历，对档案的管理和总结，可以更好地发掘学校精神，也是学校自身形象的一种建设，形成一种集体观念。学校档案中包含了很多的教学经验和成果，是教师们辛勤劳动的成果，也是教学水平整体体现。总之，学校档案涉及到学校各个阶段的成长历程，是学校组织管理水平，教学水平、教学经验、教学成果的客观记录，一方面便于对学校的总结，形成学校自己的精神和价值观。另一方面也为学校的改革提供信息支持，为学校更好的发展提供帮助。
随着课改的深入进行，学校档案在管理上呈现了很多新的特点。首先，学校档案的信息量越来越大，越来越复杂。主要的原因有两点：一是学校教学活动涉及的内容逐步增多，除了正常的教学活动外，现在学校增加了对学生实习、学生实训、实验室管理、学生社会实践等内容，这些反应教学过程和学生经历的文件需要集中管理；二是档案在深度上有所增加。以往的档案更多的是教学记录，而现在的档案除了反映学校管理的档案以外，更多的关注了教学活动，包括各专业的建设、各专业导员的工作，以及一些学科的教学科研成果等等。学校档案信息内容越来越宽泛，越来越全面。其次，学校档案信息的应用更加多元化。以前学校的档案是独立出来的，主要是对档案的保存，档案信息的利用很少。现在由于学校各项教学活动的需要，档案信息占有非常重要的地位，需要对档案信息进行综合利用，尤其是涉及学校科研、学科建设、学生档案信息资源等问题时，往往需要多个部门紧密配合。现在学校开始走产学研结合的道路，需要更多与社会信息接触，学校资源的开发利用涉及大量的档案信息，也需要档案信息的支持。对于学校档案呈现的新特点，在档案管理上必然要采取对应的措施，保证档案信息的扩大，也要保障信息资源利用渠道的通畅。
2 规范学校档案管理的措施
2.1 加强领导的重视
档案管理部门一直是学校的一个独立部门，但是档案管理也长期不受重视，被认为是可有可无的部门。一方面档案管理长期处于管理而不利用的境地，自然不受重视；另一方面档案管理被认为是没有什么技术含量的工作，一般安排的都是老弱人员，也不受重视，很难得到提拔。这种局面主要是由于一些领导不重视档案管理造成的，因此，需要积极向学校阐述档案管理的重要性，争取领导的支持，积极商讨档案资源的利用和信息化、网络化管理，发挥档案资源的优势，服务学校管理，并将档案管理设定为日常的工作项目。
2.2 完善管理的规章制度
任何工作都需要完善的规章制度作保障，档案管理更是如此，要通过完善规章制度，严格工作流程，保证档案管理的规范化、正规化和标准化。学校档案管理工作由于不受重视，很多工作没有严格的流程，也没有规章制度，导致一些资料存档出现问题。因此，今后要加强档案管理部门规章制度的完善，严格要求工作流程。可以与学校的其他部门进行沟通，集思广益，起草一些制度性的文件，在逐步的实施中进行完善，广泛听取各部门的意见，保证档案管理顺利进行的同时能够服务其他部门。规章制度的建立和完善不是一日之功，需要循序渐进逐步完善，切勿一步到位，可以借鉴其他单位的，然后在广泛的意见之上进行完善。
2.3 提高档案管理人员的业务素质
由于不被重视，档案管理人员在选拔上一直都是领导安排，而且很少对工作人员的专业技能和业务素质提出要求。由于部门没有激励机制，员工的不到升迁机会，很少有员工主动提高业务素质。因此，一方面尽快完善部门的激励机制，另一方面采取措施提高工作人员的业务素质。目前提高业务素质主要有两个措施，一是对员工进行培训，立竿见影；二是提高选拔要求，引进具有专业技能的人员，提高部门的管理水平。尤其是现在档案管理越来越信息化和网络化，引进具有专业技术的人才成为必然选择。通过这些措施，努力打造一支业务精良，具有专业技能的高素质档案管理队伍。
2.4 更新档案管理的设备
学校要搞好档案管理工作，设备设施建设尤为关键，因为齐全的设施是做好档案管理工作的物质基础。学校一定要把档案设备设施建设作为校园基本建设的一项重要内容，根据学校规模和经济状况设置档案管理办公室。管理过程中所需的防盗、防潮、防霉、防蛀、防火（消防）、调温和通风等设施，尽可能做到“三室分开”，即档案库房、工作人员的办公室与档案借阅室分开，至少要做到档案库房独立。对于音像、实物等特殊而有长期保存价值的档案，确保它们的保存质量。
2.5 加强档案资源的开发利用
学校档案管理的初衷和归宿是它的服务价值，利用它来正确指导学校教育教学各方面工作的发展和进步。因此，在档案管理过程中，切不可流于形式，整理一些毫无价值的劣质档案，也不能将大批优质档案资料尘封在档案库中。为了充分发挥档案的服务作用，学校领导应该高度重视教职工用档意识的培养，让大家认识到，正确用档就是在提升自我素质和提高工作效益，就是在为学校的进步发展做贡献。
参考文献
[1] 黄雪微.县直属学校档案管理现状及对策[J].浙江档案，2004（5）.
关键词：企业；人事档案；规范化；管理
中图分类号：C29 文献标识码：A 文章编号：
一 引言
当前，企业的人事档案管理对于现代企业的科学化管理具有重要的作用。人事档案能够详细记录个人的学历、技能以及工作经历等信息，这样可以让企业对于人才培养与选拔有了资料基础。人力资源部门可以更全面掌握员工的能力特长，为企业的发展发挥充分的价值。企业的人事档案管理能够提高人力资源管理的规范性，更好地发挥企业员工的才能。因此，企业要加强对人事档案管理的规范化，形成成熟的管理模式。然而，一些企业对人事档案管理缺乏规范化管理，没有建立完善的人事档案的管理制度，对该项工作也没有较强的管理意识，认为该项工作不能直接创造经济效益，对其投入的资源和精力也比较少，企业的人事档案管理信息化建设比较落后，人事档案的保存、转递的安全性、员工信息的健全性，都存在管理的不规范问题。这些都阻碍了企业人事档案的规范化管理进程，也抑制了人事档案管理的职能发挥。
二 新时期企业人事档案管理的特点与新问题
（一）企业人事档案管理的特点
企业人事档案管理重点就是要将员工的相关岗位信息资料进行全面收集，为开展人力资源管理奠定基础，因此，企业人事档案管理就具有长期性和累积性特点。它是根据企业员工的个人职业经历、工作能力以及岗位培训进行的资料整理，能够客观反映员工的职业经历。企业员工的人事档案的收集整理要依靠相关部门共同协作完成。企业人事档案管理的工作负担比较重，要对企业全体员工进行职业信息的长期动态化记录，这样不断进行信息的收集整理、归档等工作。同时，还要对人事档案的转接和归档等工作进行记录。信息化社会要求企业人事档案管理必须进行变革，仅仅依靠手工记录已经不能满足人事档案管理的需要，企业人事档案管理的信息化成为时展的客观要求。
（二）新时期企业人事档案管理的新问题
随着市场经济的不断完善，企业作为经济主体，参与的市场经济竞争更为充分。这样带给企业员工的工作岗位变动和企业人才流动十分频繁，也给企业人事档案管理带来了难度。企业人事档案管理在员工的流动管理、人力资源优化配置、人才培养规划以及岗位绩效考核等方面，都面临着挑战。企业人事档案管理必须解决好信息化管理和提高工作效率等问题。
首先，企业人事档案管理意识比较淡化，管理制度不健全。在市场经济环境背景下，企业的人事档案更多地服务于企业自身的发展和调配人力资源，也帮助企业员工能够更好地进行流动，使员工能够在合适的岗位上面发挥自己的价值。但是，一些企业还没有意识到人事档案管理的重要性，没有给予管理上应有的重要地位。对于企业人事档案管理还存在沿用陈旧的管理制度，没有根据社会和企业的发展进行制度完善，这样就滞后于企业和员工的发展实际，造成了企业人事档案管理的粗放化。缺乏现代管理与信息化管理的工作内容与工作方法。
其次，企业人事档案管理缺乏专职人员，管理不规范。一些企业为了能够节约人力成本，因此将人事档案管理工作分派给相关部门进行兼职管理，没有专职人员进行管理，造成了人事档案管理的非专业化和非规范化。这样也使得企业的发展远远快于相应的配套人事档案管理，人事档案管理处于混乱状态、没有专业人员对档案进行科学管理，相关管理人员缺乏责任意识，不能严格按照档案人事管理制度进行管理，造成了档案查找困难等问题。
最后，企业人事档案管理内容不充分，管理模式比较滞后。根据一些企业的管理现状，这些企业的人事档案管理成为内向型的，封闭的管理模式。由于一些企业的人事档案管理内容方面，沿用的是传统人事档案管理内容，缺乏与市场经济相适应的内容，例如：缺乏具有人文关怀的档案信息，个人健康类档案、诚信类档案、动态业绩档案等。这样就不能准确地对员工进行任用选拔与绩效考核，也不利于建立规范化的人事档案信息管理系统。企业的人事档案管理模式在实际运用中，还缺乏创新使用人事档案管理现代化、智能化、数据化的管理。
三 加强企业人事档案管理的规范化措施
（一）提高企业人事档案管理制度的规范化
企业人事档案管理必须健全相关的管理制度，促使其得到规范化管理，才能为企业的发展提供真实可靠的档案信息资源。要能够保护好档案资料的安全性，同时带动人事档案管理信息的发展。企业人事档案管理制度的规范化还应体现在人事档案材料文体要统一、装订整齐、书写规范、管理规范等方面。企业要不断对人事档案管理的规章制度进行完善，学习和创新应用人事档案管理的规范化理论与方法，为企业的人事档案管理创新奠定基础。
（二）提高企业人事档案管理的信息化
由于社会发展的不断细化，对于企业的人事档案管理就应加强现代化、规范化和标准化管理工作。企业要建立人事档案的数据库、管理系统等，通过规范化的管理工作贯穿人事档案管理的全流程，奠定了人事档案载体标准、格式标准、管理标准体系的建立与完善。在网络时代，档案管理的信息化十分重要，解决了档案管理遇到地域制约，提高了时效性，为企业的相关部门实现了档案信息高度共享。这也有利于人事档案管理人员减轻了重复性和简单性的操作，使他们能够有更多的精力进行人事档案资源的开发与利用。
（三）完善企业人事档案的管理内容，增强管理人员的专业化管理水平
根据市场经济宏观发展状况和企业微观发展的实际需要，要完善企业人事档案的管理内容，增强管理人员的专业化管理水平，这样才能满足企业人才流动和人力资源合理优化配置的要求。对于企业急需的人才录用选拔方面，人事档案信息要提供员工的科研成果、专利技术材料；业绩考核、健康状况检查等，这样才能准确反映员工的工作能力与综合素质。另外，企业应加强对人事档案管理人员的培养与培训，提高相关管理人员的档案管理专业化水平与能力。增强他们的工作职责意识，合理运用先进的管理方法，规范化操作人事档案业务与流程，确保人事档案管理的完整、机密和安全。
四 结论
通过对加强企业人事档案的规范化管理，得出新形势下企业的人事档案要实现科学化和信息化管理，这样才能发挥企业人事档案管理的功能，开发和利用好档案资源，为进一步完善企业的人事管理发挥作用，使企业在人才任用上提供服务价值，也使得企业的人事档案管理能够动态化地适应企业的发展。企业要加强信息化档案管理建设，投入更多的资金、设备和资源用于人事档案管理信息的数字化、网络化。企业还应重点关注人事档案管理的安全问题，要提高相关管理人员的网络安全意识，加强人事档案管理的审查与管理制度；升级人事档案信息化管理技术，确保企业人事档案管理的规范化与安全性。
参考文献
[1] 邱小玲.企业人事档案管理体会及设想[J].经营管理者 2013,(16)
[2] 杨宇.加强企业人事档案管理对策的分析[J].企业技术开发.2013,(16)
[3] 武辉芳.企业人事档案管理存在的问题及对策——以F公司为例[J].科技创新与应用.2012,(28)
【关键词】电子档案；管理；利用
1 电子档案使用的主要途径
电子档案具有快捷、方便的特点，关于电子档案的利用，其途径主要有三种：提供拷贝、通信传输和直接利用。
1.1 提供拷贝
拷贝是电子档案使用的第一途径，目的是向使用者提供档案的原始状态，确保其使用过程中的权威性。当向利用者提供载体拷贝时，应将文件转换成通用标准文档存储格式，由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时，也可向这些用户提供打印件或缩微品。
1.2 通信传输
通信传输可以解决使用者无法到达档案所在地的难题，而且可以节省时间和财力，是电子档案在使用中的一个重要方式。所谓通信传输，即用网络传输电子档案，在不同的馆际之间，可以实现档案资源互相交流，以及向相对固定的查档单位提供档案资料，可以通过点对点转换数字通信或互联网络来实现。
1.3 直接利用
直接利用指的是利用档案部门或另一检索机构的电脑，在档案部门的网络上直接查询。直接利用的特点是可为利用者提供技术支持，也可使更多的读者同时利用同一份电子档案。这一方法的可能性，取决于档案馆网络系统中可供直接利用的信息资源的多少。
2 加强电子档案管理的意义
2.1 加强电子档案管理，可以节省人力物力
为夯实档案基础管理，坚持严把“四关”：第一，严把资料形成关。认真规范公文处理、业务办理、行政执法等各项工作程序，严格按照档案管理的要求把关，严格程序控制，加强质量管理，从源头上保证归档材料质量的严肃性。第二，严把资料收集关。第三，严把档案整理关。对当年的档案资料，严格按照机关档案“三合一”制度，统一检查、指导、归档，确保档案整理的规范性。第四，严把档案管理关。档案室实行专人负责，专人管理，定期检查，形成记录。档案借阅实行台帐管理，严格实行保密规定，确保档案安全性。
2.2 加强电子档案管理，有利于提高服务质量
档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服务，加强电子档案管理，资源信息实现电子化，有利于提高档案管理的服务质量。电子档案的特点是实物资料的信息化，大量的原始档案可以集中在计算机存储介质中，通过互联网进行传播，这可以使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选。加强电子档案的管理，为读者提高高质量的服务，要求我们必须拓宽知识面，努力学习新技术，增长技能，提高驾驭现代化技术的能力，使档案管理工作发挥出应有的社会效益和经济效益。
3 加强电子档案管理的重要意义
3.1 加强电子档案管理，有利于节省人力物力
为夯实档案基础管理，坚持严把“四关”：第一，严把资料形成关。认真规范公文处理、业务办理、行政执法等各项工作程序，严格按照档案管理的要求把关，严格程序控制，加强质量管理，从源头上保证归档材料质量的严肃性。第二，严把资料收集关。第三，严把档案整理关。对当年的档案资料，严格按照机关档案“三合一”制度，统一检查、指导、归档，确保档案整理的规范性。第四，严把档案管理关。档案室实行专人负责，专人管理，定期检查，形成记录。档案借阅实行台帐管理，严格实行保密规定，确保档案安全性。
3.2 加强电子档案管理，有利于提高服务质量
档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服务，加强电子档案管理，资源信息实现电子化，有利于提高档案管理的服务质量。电子档案的特点是实物资料的信息化，大量的原始档案可以集中在计算机存储介质中，通过互联网进行传播，这可以使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选。加强电子档案的管理，为读者提高高质量的服务，要求我们必须拓宽知识面，努力学习新技术，增长技能，提高驾驭现代化技术的能力，使档案管理工作发挥出应有的社会效益和经济效益。
[关键词]科技档案；管理和利用；规范化
科技档案是在各项生产、基建、科研设计、工程勘察和测量等科研过程中直接形成的应当归档保存的图纸、文字、录像等科技文件资料，记载了相关内容的基本构思方案和设计方法。其种类较多，如工程技术档案、基建档案、设备档案、科研档案、测绘档案等。它具有知识储备功能、依据凭证功能，情报功能、促进生产力发展和提高效益功能。科技档案的有效管理和设计方案、实验开发及项目研究之间存在一定的联系，其管理内容具有多样性，在实践中必须以科学技术为依托，重视科学信息技术的利用，达到提升档案管理与有效利用之目的。
一、科技档案的特点与重要性
科技档案具有专业性强、种类多样、成套性、现实性的特点。首先，不同专业形成的科技档案管理体制、整理分类各不相同；其次，专业门类繁多、类型复杂，多样化特点鲜明；第三，科技档案围绕一个科研项目进行，有规律地形成一系列成套的相关科技文件资料；最后，科技档案具有较强的现实使用性，它记录和反映着科技、生产、建设等活动，即使在归档后，也依然有很高的利用价值。
在生产领域、科学研究、工程设计、基础建设、或企业管理中，科技档案在整个档案中所占的比例显著增加，在科学管理中所处的地位也越显重要。它是科技发展的催化剂，是知识形态的生产力，同时它也是一个单位实力的重要组成部分，是项目成功的金桥。
二、科技档案规范化管理的内容分析
根据科技档案管理的特点，在实践中必须明确任务要求，从科技档案规范化管理的内容着手进行分析。
1.建档管理规范化
科技文件材料归档管理对提升管理的有效性至关重要。由于材料自身的形成规律各不相同，为了达到有效管理，必须按照科技材料的形成过程、积累量和信息资源的开发条件对其进行规范化管理[1]。
2.科技档案信息资源的应用
不同的归属部门间涉及到不同的管理内容，必须保证信息资源的内容面向社会和大众，所有的服务方式都必须重视科技档案的开发和利用建设。根据实际情况，积极为利用者提供信息资源，并做到及时发现问题，总结问题，进而达到档案管理的规范化[2]。
3.管理岗位与制度规范化
科技档案管理除了包括常规性信息资源管理外，档案管理岗位必须明确，只有责任落实到人，才能做好管理。不同单位受自身发展因素和外部因素的双重影响，频繁的对人事进行调整，有些科研项目资料收集了一半，换了人员，前后若衔接不畅，则容易造成资料缺损。又比如在进行电子化档案管理过程中，人员操作不规范，信息录入不全面，没有统一标准，也没有校对，则又会使科技文件资料出错。为了提升管理的有效性，必须遵循在规范化的发展理念，提供内容真实、详尽的科技成果材料，从而推动科技成果转化。
二、科技档案的管理方式及利用服务
规范的管理目的在于更好地提供利用服务。重视科技档案管理，加强利用服务，从而促进科技生产活动。
1.加强业务建设
科技档案业务建设是根本，档案开发利用的效果直接反映了档案资源规范化管理的水平。要从管理根源入手，提升管理的有效性，涉及到收集、整理和归档等方面，针对基础性业务的重要性，要求相关工作人员做好日常管理工作，禁止出现内容单一、管理不规范的情况，要不断丰富馆藏，扩大进馆档案范围，并保证档案材料的齐全、准确和完整[3]。
2.提升管理人员的素质
科技档案管理现代化是规范化管理的前提，管理人员应接受专业的培训后再上岗。在当前管理实践中，有些管理人员对档案管理的规范制度欠缺了解，有些科研人员对档案意识淡薄，资料保存不全。或者只重视科研活动的过程和科技成果的鉴定与报奖，而忽视科技文件材料的保存和积累，为了减少此方面的不良影响，要求档案管理人员必须灵活应用现代管理学方面的知识，在最短的时间内，优化自身知识结构和能力水平。同时要积极学习计算机和网络技术，将电子化、网络化现代办公技术和档案管理结合起来，进而达到优化管理形式的目的。
3.创新服务方式
科技档案管理也需要不断创新，与时俱进，提供服务利用更要充分体现以人为本、以最大化利用为目的，利用现代信息技术建立档案管理中心，充分利用网络技术、实现无纸化科技档案管理，可设置专业的控制中心，并将全部的电子档案集中纳入电子档案数据管理中心，通过电子档案数据中心对其进行分类处理，进一步提高科技档案管理效率和实现档案信息资源的共享。可根据实际情况，设计信息访问权限，设置免费电子文件的查找形式。该方式不仅能为相关科技人员提供丰富的在线资源，同时提升了单位时间内利用效率。通过可实行的在线服务方式来提高档案资源的利用服务，从而实现档案资源管理上的创新，并不断扩展应用领域，把科技档案管理工作提高到一个新的层次。
4.扩大服务领域
随着信息技术的不断发展，信息技术在各个领域中有关键性的作用，包括工作、学习和生活中，档案管理最大的作用是为人所用，因此在实践中必须不断扩大服务领域。科技的方案管理已经逐渐渗透到各个领域，在社会中的作用也越来越明显。如果仍然采用原有的单一性的管理模式，会在很多程度上限制各个服务领域的发展需要。在知识经济的发展背景下，为了实现信息化管理，必须建立实体管理中心，将档案管理落到实处，使档案管理更好的面向社会服务。
结束语
科技档案管理正逐渐渗透到各个领域，为了突出其本质作用，在实践中根据其发展情况，对资源进行有效的利用和分析。在信息化技术的影响下，实现档案管理创新是摆在档案管理人员面前的重要难题，必须发挥档案管理的功能，实现资源共享，进而推动科技档案管理事业的可持续发展。建立规范的科技档案管理流程，为后续管理保留较大的空间，档案工作人员要立足于实践，从现有的发展趋势入手，不断突破，不断扩展科技档案的应用范围，充分利用档案信息的指导性作用，让大家及时了解动态进展。科技档案的有效管理与利用，将对社会发展起到推动化作用。
参考文献
[1]汪志远.浅谈科技查新档案的管理与利用[J].青春岁月，2012（2）：255-256.
关键词：高速公路；建设项目；工程档案；档案控制与管理
高速公路建设项目档案是一种准确反映项目建设总体过程的重要资料，对于项目竣工验收、管控以及维护等均有着十分重要的作用，所以，保证档案资料的可靠性与准确性，是高速公路档案管理工作的基本内容，也是必然要求。然而，由于高速公路建设项目对应的档案存在数量大、涉及领域多、跨度长等特点，使得编制一套准确、可靠的档案资料有着很大的难度。
1 高速公路建设项目档案控制与管理的主要特点
1.1 系统性与完整性
在常规的档案管理工作中，占据较大分量的是科技档案和专业档案，在档案分类、组卷需求等方面存在着不同的具体要求，这和工程的业务性质、管理等有着十分密切的联系，因此高速公路建设项目档案具有系统性与完整性特点[1]。
1.2 流转复杂性
档案的类型较为繁多，工作人员在进行划分时程序十分复杂，实际情况中必须由专业的机构或部门负责，并根据档案的特点等实际情况制定一套有效且具有足够专业性的管理办法，以此提升档案管理工作的效率。
1.3 档案数量庞大
建设项目档案的主要作用是收录与记载建设管理过程和结果，由于高速公路本身会涉及到众多学科和内容，所以与其相关的档案数量较为庞大。此外，从项目立项开始，一直延续到项目使用，档案形成的时间很长，需要经过许多单位，工作量与难度都很大，想要做好档案的编制与管理需要付出很多的努力和实践。
1.4 档案的载体具有多样性
除了基本的纸质形式，高速公路建设项目档案还包括各种媒体档案和实体档案，这在很大程度上也增加了档案整理与管理的难度，相关管理部门应给予足够的重视。
2 高速公路建设项目档案控制管理措施分析
2.1 建立可靠的管理机构
项目档案编制需要按照接收流程，如图1所示，收集建设过程中的所有材料，但由于高速公路工程跨度较长，使得工程建设单位很容易在前期忽视档案管理工作，主要体现在对应机构未及时落实、人员配置不完整等方面，使得重要材料的收集不能及时开展，不仅增加了工作量和难度，还无法保证项目档案的真实性与完整性[2]。因此，作为高速公路工程的建设方，首先应对档案管理给予足够重视，在此基础上，建立一个可靠的档案管理专业机构，配备足够的专业人员和技术设备，从而在第一时间收集项目资料。另外，项目建设方还需同时配置专职管理人员，如今委托咨询单位对档案编制与管理进行负责较为常见，虽然这种管理办法可以为建设方提供有效帮助，但这并不代表可以完全取代建设方所具有的管理职能。作为建设项目专职管理人员，除了要具备完整的专业知识，还要对高速公路工程有一定的认识和了解，首先要能在实际工作中及时发现问题，工程档案是一个复杂且庞大的整体，如果管理人员的专业知识掌握不到位，可能无法准确定位档案中潜在的问题，进而对档案管理的效果和作用造成不利影响。
2.2 借助合同关系明确各方权责
在正式开展施工作业时，工期通常十分紧张，此时，施工单位与监理单位无暇顾及档案管理，将其视作“软任务”，使得档案材料收集和编制与施工出现严重的脱节，进而对档案的实效性与真实性造成不必要的影响。因此，项目建设方应借助合同关系与制约，设立与档案管理直接相关的专项条款，明确项目各方的具体责任和权力，与此同时将档案编制的时间要求融入到施工管理主体中，必要时和工程款支付形成挂钩，以此来提升各参建方的积极性和主动性，确保档案编制可以和施工同时进行，保证其实效性与真实性。
2.3 完善档案控制管理计划与目标
完善档案控制管理计划与目标是切实做好档案管理工作，使其发挥应有作用和效果的重要前提。为确保工程档案达到优质标准，从项目建设初期就应该制定一个科学的计划和目标，然后所有的工作都需要围绕这个计划和目标展开，环环相扣，有序推行工程档案的目标管理。尤其是省级重要建设项目档案评比的“金册奖”，其注重档案形成与管理过程中的质量控制，这是因为将档案管理融入到工程建设全过程可以起到提升档案管理质量的作用。
2.4 不同阶段选定对应的档案管理重点
总的来说，无论实际的管理水平如何，用于档案管理的主体力量始终都是有限的，考虑到高速公路工程点多、线长、面广的实际特点和要求，档案管理需要在不同的阶段选定对应的管理重点，具体内容如下：
（1）高速公路建设项目筹建时期，档案管理的重点为及时对项目立项方面的资料进行收集和整理，以便为后续管理工作奠定良好的基础。
（2）正式开始施工前，档案管理的重点为对及时对地质勘察等方面的资料进行收集和整理，对于一式多份的相关资料，可以先保留一份进行归档[3]。
（3）项目建设施工阶段，档案管理的重点为档案与施工同步进行，简单来说就是对施工的各项行为和成果进行记录，同时确保档案的真实性和完整性。除此之外，全部已经形成的施工与监理资料，应满足档案预立卷提出的实际要求，这一要求主要指除了要进行页码打印和装订外，还要达到指定的专项验收标准。
3 结束语
总而言之，档案形成及其管理是工程建设的主要内容之一，想要切实做好管理工作，需要从立项开始，认识到档案管理的重要作用，并建立完善的规章制度，构建健全的管理网络。施工过程中，根据不同阶段，划分不同的管理时期，明确该阶段下的档案管理重点与计划。工程完工后，要及时进行档案整理，尽量在最短的时间内完成专项验收，以保证工程档案可以实现完整性、系统性等根本目的，从而为高速公路运营以供可靠、优质的服务。
参考文献
[1]彭鹿. 浅谈高速公路建设项目档案控制与管理[J]. 公路交通科技（应用技术版），2010，S1：138-140.
【关键词】煤矿企业，档案管理，问题及对策
煤炭企业作为国家的重工业企业，推动着国民经济的发展以及国家的基础建设，同时想要做好煤炭企业的发展工作，就需要档案部门做好基础信息输送工作，保证档案信息得到良好的开发利用。如今国家和人们都对煤矿安全生产问题更为重视，也为煤矿的安全投入了越来越多的资金来完善其设备等，这样使煤矿档案工作内容更加多样化，也为煤矿档案管理提出了更高的要求和标准。
1煤矿档案的特点
煤矿档案是对煤矿的生产和管理工作做的一个详细记载，是围绕煤矿开采的一系列生产过程形成的，与一般的文档档案相比具有以下特点：
1.1多样性。由于煤矿生产的过程十分复杂，拥有众多井上、井下的部门，所以煤矿档案更具有综合性。从煤矿开采、地质测量、采煤、维修、地面运输、销售等一系列过程，还要包括井上的各行政管理部门，煤矿的发展越来越壮大，档案的数量也随之增加。
1.2广泛性。煤矿档案是对生产活动的各个环节以及地面管理工作的详细记载，包括位于井下的生产一线的各种工作活动，以及地面上的各种生产活动和管理部门的管理工作等都会被记载下来；同时还包含着上级部门下达的指令，制定的规定、条例以及进行的检查和验收等，还包括从外单位进购的设备等的产品信息。
1.3技术资料利用较为频繁。煤矿企业的生产安全是煤矿生产的重点，所以要经常进行相应的安全管理工作，比如经常对巷道进行支护，监护地下煤层的开采过程，定期维护和检修机械设备，对上级下达的安全生产章程、标准等经常学习和查阅，这些都要频繁地用到档案中的技术资料和图纸。
2档案管理中存在问题
2.1档案管理制度不够完善。近年来我国出台了《档案法》等一系列档案法规，这也推动了煤矿的档案法规制度建设，但是目前煤矿档案管理中还有许多问题，管理制度不够健全，尤其是没有有效的机制来制约基层档案管理。井下的各生产部门忙于生产工作忽视了档案管理工作的重要性，没有及时对档案进行归档，没有一个规范的部门立卷制度遵循，更没有安排专人去做文件的收集和归档工作，以至于到了每年立卷的时候要临时安排人员突击制作，造成了资料的混乱和遗失等。
2.2档案收集不够系统和齐全。一方面煤矿的档案收集和管理是没有安排专人来进行的，另一方面档案都是煤矿部门的技术工作人员在生产工作现场，一边工作一边形成了相关的数据和图纸等，企业没有给这些人员培训专业的档案管理知识，所以这些技术人员并不明白档案管理的相关知识以及要求，影响了档案管理标准的执行，更严重的影响了煤矿档案的规范程度和标准程度，并且由于没有专人管理，频繁换人的情况导致档案会有遗失，收集不够系统和完整。
2.3基层人员对于档案的认知不足。由于每个部门都会比较频繁的使用煤矿技术资料，所以对于这种每年度形成的技术资料，很多部门都不愿意进行归档，觉得将资料放在自己部门使用更为方便。同时资料管理人员往往是兼职并且经常调换，所以对档案管理工作不够重视，给每年的归档立卷工作带来了很大困难，也给煤矿档案管理带来了诸多不便。
2.4对档案管理工作的安全化和法治化意识不够。安全性方面主要有某些档案管理人员没有什么保密意识，对纸质档案的保管不够严密，而档案信息网络的安全性也存在很大隐患；法制方面主要是一些领导干部或者专业技术人员的自觉性和档案意识不足，不能按照档案法规来执行，例如使用铅笔等进行文件的起草和签发等；或是一些领导在文档移交等方面不能符合规定操作等。
3加强煤矿档案管理的对策
3.1进一步规范和健全煤矿档案管理制度。煤矿企业的档案管理具有自己的特殊性，所以在制定、完善煤矿档案管理的各种规章制度时要充分的考虑到各部门的实际情况，同时确定个部门进行档案管理工作的人员，让他们明确自己的职责范围，通过专业的档案管理培训，一方面让档案管理人员树立起强烈的责任感，更好地调动他们的工作积极性，另一方面增加他们档案管理的专业性。通过彻底贯彻执行档案管理制度，来对煤矿档案工作进行规范，让其真正走入制度化的前进道路，形成良好的运行机制。
3.2提高全员的档案意识，建立档案管理新理念。目前对于煤矿企业的档案管理工作来说，首先要制定出一套合理的归档范围，要符合煤矿档案管理工作的特点，至少保证在全矿范围内可以统一执行并且具有较强操作性，管理人员要提高对档案管理工作的重视程度，定期展开研讨会进行档案工作的讨论，档案部门应该多向基层职工宣传相关的档案工作的政策法规，普及档案管理以及保护煤矿档案的重要性，尤其是针对那些生成档案的技术管理人员更要加强对其的宣传力度，让他们从思想上进行改变，明白档案的重要性。
3.3改进煤矿档案的管理水平和管理技术。档案管理工作是一项专业性较强并且需要需要细致和耐心的工作，而煤矿档案相比起普通的文档档案来说，包含的信息更为复杂多样，所以对档案人员的业务能力和管理技术上有更高的要求和标准。所以煤矿企业应该重视业务培训工作，创造更多的机会来增加档案人员尤其是其他部门监制的档案人员的业务素质，同时采取激励措施等多种方法让档案管理人员树立起强烈的责任感和使命感。
结束语：总之从事档案管理的人员应该多抓住各种培训和教育机会，积极地对自身的档案专业知识进行完善，掌握档案法规标准，通过对自身工作水平和工作能力的提升来更好地满足煤矿档案管理的要求。同时结合煤矿档案管理的特征采取相应的措施，真正将煤矿档案信息资源进行开发和利用，解决煤矿档案管理中存在的问题，做好煤矿档案管理工作。
参考文献：
[1]刘宏. 谈煤矿档案管理存在的问题及对策[J]. 兰台世界，2012，S4：95.
