时间：2023-05-16 11:08:58
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇档案管理体系建设，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
随着我国农业已进入新的历史发展阶段．优质种子的更新更换已由原来的10年缩短到6～7年要确保种子科学领先的地位，就必须加强种子档案管理体系建设．才能更好地促进我国农业可持续发展。本文从实际出发．对如何加强种子档案管理体系建设提出了自己的认识和思考。供同仁商榷。
1构建种子档案管理体系
种子档案是种子工作历史轨迹的真实记录和缩影．因此要运用种子从生产到发展至消亡各阶段的规律．总结各阶段种子工作的经验．按照各类生物种子的整个生命历程的科学发展规律和人们围绕这种生命历程所进行的各项工作．有计划地收集、整理、鉴定、登记、保存、交流推广和利用种子资源。各级政府要以《中华人民共和国种子法》为依据，根据种子档案自身的规律和特点，构建起完善的、科学的、运作灵活的种子档案管理体系和服务体系2建立健全种子生产档案体系根据种子生长特点．建立健全种子生产单位档案载明生产地点、地块环境、前茬作物、亲本种子来源和质量、播种期、播种量、密度、施肥用药、技术负责人、田间检验记录、产地气象记录、种子流向等在生产过程中所形成的全部档案定期审核生产者有无繁殖种子的隔离和栽培条件．查看种子生产相适应的资金、检验设施、检验专业技术人员等情况，建立专业、统一、成套的种子生产档案新体系，切实保证种子质量。
3加强流通监督．建立健全种子经营档案体系对种子企业生产经营资质、生产经营许可证编号、生产经营品种真实名称、品种审定证书、品种授权证明或转让文件、生产经营档案、分支机构分布情况等重要信息全面详细地编录入库，载明种子来源、数量、名称、加工、贮藏、运输和质量检测各环节的简要说明及责任人、销售去向等内容，并对品种进行抽样封存。有效地规范种子企业的生产经营行为．使种子管理逐步实现统一化、规范化、信息化、科学化的新体系。同时要加强流通监督．依法规范种子市场．有效地维护农民合法权益．促进农业增产．农民增收。
4运用现代化手段．建立种子档案资源共享网络体系运用计算机、扫描仪、摄像机、数码机等现代化设备把种子档案制作成光盘和电脑软件等缩微型．将所有的种子档案信息资源制作成电子版数据库建立统一的网络“种子档案信息网”服务体系．提供种子档案资源目录。充分利用网络的交互性、覆盖性、高速、便捷等功能．变被动服务为主动服务．在现有系统协作的基础上．应尽快建立一个实质性的共同体．即一个跨行业、跨系统、全国性的统一综合的种子档案信息服务平台．形成国家和地方两级链式网络模式的协作网。在专门机构的统一领导管理下．做好共享网络和资源建设的规划设计，遵循一定的标准法规，本着统一规划、统一开发、分工建设、共建共享的原则，有计划、有步骤地推动我国种子档案资源共享体系建设．极大地提高了种子档案信息资源的利用率和服务效率。
5建立农业种质资源共享平台．促进农业可持续健康发展农业种质资源是人类赖以生存的最根本的资源之一．是开展作物育种和生物技术研究工作的物质基础．也是未来农业发展的物质基础和稀缺资源。虽然我国是一个农业大国．种质资源丰富．但是随着城市和工业迅速扩展．耕地减少，农业生态恶化．现在越来越多的植物种类将要或已经绝种。因此．应该适当参考国外有关国家的先进做法，逐步建立适合我国实际的高科技种质资源档案储备库例如，挪威在北极建成一座被称为“植物界诺亚方舟”的“种子储藏库”．不惧地震及核袭击．将储存来自世界各地的种子．以便人类在地球遭遇极端灾害后还保存着生存的希望种子。
6加强素质教育．不断提高档案人员的服务水平随着农业科学技术的不断进步，种子档案工作所面临的任务、工作环境、管理模式都在发生变化，高科技也应用到种子档案管理工作中这就要求种子档案管理人员不仅要认识和研究种子档案的形成规律及其特点．也要结合新时期档案工作的发展趋势．不断提高政治素质和现代化业务管理水平。运用“走出去、请进来”等培训方式，加强对档案人员的教育培训，使之具备既要有档案的专业知识．能熟练掌握档案管理的程序和方法，又具有综合分析、高度概括的信息组织能力。同时能熟练操作计算机及相关软件，对相关档案进行微机管理．使种子档案的收集、整理、保管、利用达到系统化、高效化以适应种子档案管理长期发展的需要．更好地为农业的可持续发展服务。
自来水公司的基建档案是工程项目建设中重要的档案资料，大部分以设计图纸、文字记录、表格等形式存在，它反映了自来水公司整个基建项目的真实全过程，为公司定位提供依据和条件。随着我国城镇化进程的不断深入，城市地下管网错综复杂，如果没有基建档案提供重要原始依据，那么给今后项目的改造、扩建、重建埋下了隐患。本文对自来水公司基建档案管理模式的创新进行了探讨。
关键词：
基建档案；档案管理；模式创新；自来水企业；体系建设
随着我国经济建设的快速发展，基建工程建设项目自来水公司的基建档案工作日益复杂，档案管理人员在工作过程中需要注意档案管理的规范性和条理性。基建档案是项目建设中产生的重要档案，大部分以表格、图纸、文字等形式存在，包括施工图纸、文字记录、施工管理文件、工程预算及竣工验收等技术性文件，并直接在基建项目开发过程中产生的，具有保存价值及利用价值，它反映了基建项目的招投标、施工建设、监理、竣工验收等全过程。在新形势下，如何对传统基建档案进行管理，以提高对基建档案重要性的认识，实现基建档案自身价值，提升公司管理水平，是基建档案管理人员应当认真思考的问题。
一、开展基建档案管理体系创新模式建设的必要性
（一）必须与时俱进，减少对项目的滞碍
随着信息技术的快速发展，现代档案工作也随之不断完善，以纸质为媒介的传统档案慢慢淡出人们的视线，档案信息化越来越普及。电子档案为档案的内容提供了更丰富的载体与环境，文字、图片、音频等成为档案信息的组成部分。因此，对这些资料进行有效管理，可以进一步增加对基建档案的利用价值，让决策者能够根据之前的基建档案对即将要进行的基建项目进行准确的判断，在最大程度上避免错误决策的出现，保证公司经济效益的稳定性。在新形势下，传统的基建档案管理模式已不适应社会的发展，创新将是基建档案管理工作未来发展的方向，所以，我们不能故步自封，这样容易造成基建档案管理滞碍，不利于基建档案本身价值的实现。
（二）强化管理制度，促进管理质量
在传统的基建档案管理中，由于其制度和模式出现了严重问题，影响了项目管理工作的顺利进行，造成基建档案整理时间周期长、利用效率低等情况。在实际工作中，如果坚持延续传统管理模式进行基建档案管理工作，其质量无法得到提升。由此可见，对基建档案管理体系进行模式创新已经刻不容缓，必须依靠严格的管理制度和新观念对传统的档案管理体系进行调整，从而推进基建档案管理工作不断完善，实现工作质量的稳定上升。
（三）创新管理观念，促进队伍建设
目前，很多档案工作人员缺乏对现代化管理技术方法掌握的能力，导致很多现代化的信息管理系统难以得到应用。主要原因是档案工作人员在思想上、能力上停滞不前，在实际工作中，也不具备现代化的管理理念。为了让档案工作人员素质和能力得到提升，必须加大力度从思想上进行引导，从技能上加以培训，促进其在新的体系下形成新思想、新观念，使得自身能力得以提升。
二、自来水公司基建档案管理创新模式建设的途径
（一）创新模式引入，重塑管理模式
任何创新的观念和思想都离不开宣传，要通过宣传教育，来传递新思想的总体思路和中心价值，让档案工作人员在工作过程中具备这些思维。在宣传教育过程中，首先要转变基建档案工作人员的认识与状态，由于他们长时间被传统档案管理模式熏陶导致对工作认识不够深刻，从而使档案处于封闭状态，更别说档案利用，他们大多仅仅关注档案的基本著录，对基建档案的整理和分类缺乏专业性的认知。因此，在创新体系下，要求档案工作人员必须改变之前的工作状态，要做到对图纸、文字记录、表格等不同类型方面的收集、整理、分类，这样才能实现创新体系下对基建档案管理的条理化。其次，必须重塑基建档案管理模式，从而增强基建档案管理过程中的透明化，为基建档案信息化共享打下基础。在进行基建档案信息化时，需要制定严格的轮班制度和多重加密分级权限账号设定，从而保障基建档案的安全性。
（二）加强制度落实，关注信息收集
由于地下管道铺设复杂，如果没有详细的基建档案作为开工依据，则无法保证基建项目顺利进行。同时，自来水公司的业务关乎广大百姓日常生活，因此基建项目的开建要严格控制在预控范围之内。制度的落实必须加强对基建档案管理工作的监督。因此，要建立基建档案管理工作的监督机制，动员员工积极向监督部门及时反馈相关信息，便于扩大监督管理的范围，避免出现监督管理的死角。同时，还要重视信息的收集。这里说的信息主要围绕着创新管理体系而制定的制度展开的，主要指工作上存在的不足、缺失等相关信息，管理人员作为信息收集的对象，采用内部交流论坛、设立意见箱、调查问卷等方式，全面了解基建档案工作的实际情况，最终达到为自来水公司基建档案管理工作提供有力依据的目的。
（三）人性化管理，注重服务体系建设
目前，大部分基建档案工作人员在服务方面意识缺乏严重，没有真正认识到开展档案服务的重要性。档案服务体系的建设是基建档案管理体系创新的重要组成部分。因为基建档案工作人员若要掌握基建档案管理工作的特征，就需要针对不同自来水公司基建项目的结构构建不同的服务体系。比如，在日常工作中，可能因为该基建项目档案信息保密程度不同，需要设置差异性的服务范围以限制某些基建档案信息被随意查询。所以，基建档案工作人员必须掌握档案信息共享的尺度，同时需要关注普通查阅者心理变化，注重对普通查阅者的态度。工作中，我们要将良好的服务体系建设落实到位，对相关人员的服务理念树立动态化的管理思想，并且对服务模式、范围等进行及时调整，这样才可能在最大限度上避免服务工作的停滞，让自来水公司基建档案管理工作呈可持续发展模式。
综上所述，由于自来水公司的特殊性，在对其基建档案管理体系创新模式建设时，应该与时俱进，将档案信息化管理、人性化管理、服务体系建设等引入到具体工作中去，以达到创新思想能够在基建档案管理工作中不断地深入，促进创新体系建设的顺利开展。
作者：林燕 单位：台州自来水有限公司
参考文献：
[1]曹中友.浅谈基建工程档案管理模式探讨[J].兰台世界，2013（10）.
[2]丁林辉.基本建设项目档案管理创新体系建设初探[J].兰台世界，2016（14）.
关键词:新医改;医院档案管理;改进方法
医院的档案管理是针对医院中的各种医疗活动而进行的资料记录行为，做好医院的档案管理，并不断建立健全档案管理的信息系统，能够助力医院档案的更加完善化和高效化，从而为医疗活动提供更加科学、精准的参考依据。在当前新医改的环境下，医院单位必须不断改进档案管理模式，学习现代化的信息技术，推进档案的信息化管理，从而实现更加高效的医院档案管理。
1当前医院档案管理工作中存在的几点问题
1．1档案管理体系有待健全
要改进医院的档案管理工作，首先必须建立健全档案管理体系。当前，有一些医院由于档案管理方面的制度体系有所缺失，导致医院的档案管理工作难以有效得执行，监督无力，管理不严，对档案管理的开展造成了不容小觑的严重影响。由于一些医院负责档案管理的领导层未对档案管理体系建设予以足够的重视，故而，伴随着现代化技术的不断进步，医院档案管理工作也许与时俱进，尽快完善档案管理的体系建设。
1．2档案管理存在不规范性
当前，医院的档案管理缺乏统一的规范性，许多医院都是以科室为单位建立档案管理室，不同的科室就有各自不同的档案管理室。或者是根据档案的项目类型来设置，例如将医院的病例档案归到病历档案管理室，人事资料并入人事档案管理室，科研项目资料放入到科教处的档案管理室等等。如此不规范的做法，必然致使每家医院都会存在若干个档案管理室，不仅需要为此付出更多的人力物力，而且还不利于档案管理工作的有效开展和长久发展。
1．3档案的利用率有待提高
在新医改的形势下，医院进行档案管理的最终目标即为更好得开发和利用档案资料。通过对档案资料的开发，能够大大提升档案的利用效率，提高档案的运用价值，从而为医院日后的医疗行动提供更为有价值的参考。当前，许多医院由于种种现实条件的制约，不得不对医疗建设水平和经济效益有所追求，对档案管理工作不加以重视，从而影响了档案管理工作的发展，造成了档案的利用率难以提高，收效甚微。
1．4档案管理信息化建设有待加强
当前，我国有一部分医院至今仍不能很好得开展医疗的现代化改革，其主要原因就在于尚未完全认识到档案管理开展的重要意义，对现代化信息建设的投入不够，导致医院的档案都难以真正有效得实现其效用。医院档案的信息化建设主要存在以下问题:一是，当前不少医院由于资金投入有限，导致建设档案信息化的基础设施缺乏，从而进行档案管理工作时有心无力，难以准确得做好数据、信息、资料等的收集处理工作，严重影响档案管理信息化的开展;二是，缺乏档案管理信息化方面的相关制度体系，使得在进行档案信息化工作当中规范性不足，岗位人员的权责不清，难以提升档案信息化管理的实际效率。
2新医改下医院档案管理的改进方法
2．1建立健全档案管理体系
要改进医院档案管理工作，首先必须要建立健全档案管理体系，主要要做好以下几个方面:第一，建立健全档案管理体系，改善医院档案系统。必须按照一套科学的档案管理制度来开展管理工作，并且要求负责档案管理的人员对制度体系中的条例了如指掌。此外，档案管理的体系制度必然根据实际情况不断加以完善，从而保障档案发挥其应有的作用和价值。第二，必须充分运用信息档案科的作用。要重视信息档案科的价值所在，发挥其应有的作用。信息档案科主要是负责档案的审核和管理，并给予一定的指挥和培训，是医院中从事档案管理工作的基础部门，必须引以为重。第三，要加强医院中各个科室之间的协同合作。医院的档案管理工作，离不开医院中各科室各部门的帮助和支持，只有加强其协同合作，才能保障档案工作的顺利有效开展。
2．2医院档案信息的开发利用方法
做好医院档案管理工作，不但需要做好各方面数据、资料、档案的收集、整理，还需不断强化对医院档案信息化的开发和利用，并不断提升医院档案信息化建设水平。可以借助现代化的信息分析软件，不断提升医院档案的信息化水平，及时总结经验，从而助力医院的发展和进步。故而，从事档案管理工作的人员必须对档案管理工作予以重视，不断提升自我的专业素质水平，在进行资料收集和整理时，更要结合本医院的历史文化、时事动态，从而更深层次得开发和利用档案信息，从而更好得为医疗事业服务。
2．3不断更新管理观念，提升管理意识
要不断改进档案管理水平，必须从思想观念上不断与时俱进，及时更新管理理念，并不断加强制度建设和完善，促使档案工作者更加积极主动得进行档案的管理工作，在日常工作中能够更加认真负责得开展相关工作。除此之外，还要将档案管理的重要性做好宣传，提升整个医院对档案管理的认识，从而有助于各科室对档案管理工作的配合和支持。只要充分意识到档案管理的重要意义，才能从根本上重视起来，不断提升档案管理的水平。
2．4管理方式上要加强信息化管理
在当前新医改的大环境下，医院档案管理的目的是要促进医疗卫生制度的建立和健全，从而能够为广大民众提供更加便捷、安全、实惠的医疗卫生服务项目。为达到这一目标，医院需要从管理方式上不断推陈出新，建立信息化的管理平台，强化信息化管理水平。通过信息化管理平台，大夫在诊断病人时，能够快速得通过平台调出以往的治疗方案和病情发展，还可以获知病人的医疗花费情况，从而更好得为病人提供治疗服务。档案的信息化管理，能够有效避免重复治疗问题，更加快捷更加为病人着想。此外，实现了医院人事档案的信息化共享，还有助于更好得促进医生多点执业的发展。
3结语
随着新医改的不断深入和推进，人们愈发意识到医院档案管理工作对医疗体制改革带来的巨大影响。医院档案管理内容十分广泛，这些档案的建立和健全能够为医院的各方面工作开展提供科学准确的参考依据，其重要性不言而喻。然而医院档案因其庞大的数量，繁复的内容，无不为医院档案管理工作的开展带来了阻碍，故而需要我们不断研究改进档案管理的措施，从而共同助力于我国医院档案管理水平的不断提升。
作者:商友坤 单位:青龙满族自治县医院
参考文献:
［1］何姝婧．新医改下医院档案管理中存在的问题及改进策略［J］．中国医药科学，2012(15):163～164．
在我国信息技术快速发展的今天要想充分提升文书档案体系的工作效率，不仅要对现代文书档案体系的档案管理模式进行有效的分析，还要从档案信息获取的渠道来做出仔细的定量分析，对获取的档案信息进行集中的分类，满足档案信息精准查?的需要。另外，在文书档案信息体系的建设过程当中，除了要有针对性的方法来满足现实信息使用和查询的需求之外，还要从信息档案的获取渠道对档案信息进行详细的分类，一方面是便于查询，一方面是保障档案信息的有效性，确保档案信息能在较大的时间和空间范围内进行有效的传递，保障档案信息的真实可靠。当然从另外的角度来说，现代文书档案体系的建设还要在计算机技术的支撑下建立相应的数据平台，其功能一方面是满足文书档案信息存储的需要，另外一方面是要保障信息的合理获取和使用，档案信息不同于普通信息，不仅在使用上有着较大的局限，同时还要保障信息的安全，因此文书档案的信息化体系建设要充分的衡量信息平台的安全性，对建设的档案信息系统平台的安全性进行有效的评估，保障文书档案信息的及时获取和有效传递，满足使用者的档案使用需求。
2 文书档案信息传递机制的建设
在现代文书档案的信息化体系建设的过程当中，一方面是档案信息平台的开发，一方面是档案信息体系信息传输机制的建立，因为信息传输机制与档案信息平台是相互联系的，没有档案信息平台的支撑，档案信息是不可能稳定传递的，二者是相互保障和相互依存的关系，必须相辅相成的进行建设才可。在文书档案信息平台开发完成之后就需要对平台的信息传递机制进行开发建设，首先要保障信息传递机制与档案信息平台要有着高度的契合性，在保障信息有效传递的同时，要保障信息的安全，其机制的重点就是信息安全和信息的稳定传输，信息安全需要平台在开发过程中实现准确的信息接口对接，并对信息接口进行加密，防止信息的泄露。信息的稳定传输在于信息逻辑机制的建设，如何选择准确的信息通道来满足信息的交互和实时对接是在信息传输机制建设中要全面考虑的。只有在保障了信息的稳定传输和信息安全的前提下，信息传递机制才能最大化的发挥出其价值，满足现代文书档案信息的管理和使用。
3 文书档案信息系统的交互性保障
计算机技术对在现代文书档案信息管理的最直接影响就是电子信息档案管理系统的开发，除了要保障纸质文书档案信息与电子档案信息高度匹配以外，还要对文书档案信息资源进行充分的整合，根据文书档案信息的具体情况做出系统建设的解决方案，满足集成性信息系统建设的需要。纵观文书档案信息管理体系的发展，要想真正的突出电子档案信息的价值，就需要电子信息平台作为信息传播媒介，打造资源共享机制，最大程度上来满足信息交互的需要。俗话说，共享为主，要想在建设有价值的文书档案信息管理体系，不仅要有着广泛的信息分发机制还要打造最便捷的信息使用平台。信息时代，技术发展的引领作用毋庸置疑。信息平台的快速崛起，是因为有先进技术体系的支撑。电子档案信息使用平台要实现智能匹配、融合发展，就要充分利用各种先进技术手段，创新信息共享形式。另外，随着现代各种各样信息的广泛使用，文书档案信息平台的信息交互功能也是越来越强大，不仅可以实现空间和时间范围内的人机信息交互，也可以依据档案信息使用者的具体需求来融合各种各种的信息资源，满足信息使用者查询的需要。现代的文书档案平台对使用档案信息的用户进行精准的测算之外，还要对档案信息针对使用需求的不同进行大数据化的测算来预判档案信息使用的趋势，因为对于文书档案信息系统来说无论是现实资源亦或是信息资源都是在定位用户需求的基础上来整合的，因为资源的对称主体是信息使用者，只有在充分满足使用者的信息需求之上才能有效的衡量档案信息的价值。缺少使用者支撑的信息资源不能称之为资源，所以在平台信息的融合性发展下，文书档案信平台的建设要进行信息资源整合，然后对信息作出使用趋向预判，在满足信息交互的前提下为信息使用提供保障，指明信息使用的方向，确保使用性的档案信息安全可靠，以此来保障系统的就共享性。
4 文书档案信息管理体系的建设
对于信息化的档案系统来说，确保档案信息的交互性使用还需要建立相匹配的信息管理体系，依据档案信息系统的不同建设针对性的信息管理体系可以有效保障信息的安全和档案信息的合理使用，能够对偷窃信息的人员进行仔细监察，有效保障文书档案管理系统的稳定运转。随着现代计算机智能技术的兴起，很多的档案管理体系都实现了信息资源的可视化，文书档案信息不仅可以通过相应的终端设备让使用者进行获取，通过相应的移动设备还可以进行信息的直接获取，既加强了信息的移动性，也从传统固化的信息传播形式跳脱出来，增强信息的趣味性和科学性，让受众者可以更加自由的畅享信息海洋，获取有价值的信息资源。在现代档案信息资源架构方面，文书档案的管理体系的人工智能化在便捷性也有了很大程度上的提升，不仅可以通过信息引擎来进行直接的信息搜集，而且信息搜索引擎还可以基于用户的信息搜索习惯来对用户信息获取数据进行计算，通过大数据信息处理器来模拟用户的信息获取环境，最大程度上方便用户的信息获取，帮助用户更加便捷的查询数据，获得信息数据资源。同时，计算性的数据形成了集中性分析和分布式传播，在满足信息价值可靠计量的前提下有效的进行数据的基本分析和运算处理，既要在相应的时间节点将媒体信息快速的传播出去，同时也要对数据进行有效的保存，防止文书档案信息数据的泄露，确保档案信息的安全。
5 信息多元化使用体系的建设
在现代的文书档案信息体系的建设过程中，除了满足档案信息使用的需求之外还要建立相应的信息使用体系，既要保障信息的安全性，也要从根本上满足全方位的信息使用，因为文书档案信息的使用范围是广泛的，因此其信息系统的建设要满足多元化使用的要求，确保各个领域都能享受到高质量的文书档案信息。
信息时代的医院档案保护体系建设工作是指在医院范围内依据医院档案安全工作目标，在充分利用互联网或局域网等电子信息平台的基础上，对医院各类纸质或电子文件、图表、病例等信息进行电子方法处理后，形成档案电子借阅、电子查询和有效保护的组织管理系统，从而实现医院对档案的全面管理，具体来说有以下几点。
1.1 避免档案损毁丢失。利用计算机网络平台进行开展档案借阅查询工作是目前信息时代档案使用的最佳方式，依据这种方式开发档案保护系统，可以最大限度避免工作人员和档案使用人员直接地、经常性地接触原始档案，从而避免了原始档案长期翻看借阅而造成的损毁和丢失问题。而且，原始档案一经纳入档案保护系统，经编号入库后，没有特殊情况将不再查阅使用原件，进一步延长了原始档案的使用寿命。原始档案经过电子扫描制成信息化档案后，相当于对原始档案进行了备份，一旦原始档案丢失，也不至于使档案信息完全灭失，无据可查。
1.2 保证档案信息安全。医疗设备档案和专利医疗技术都有一定的保密性，这是档案保护系统的重点保护内容。而医疗病例档案中涉及的患者私人信息更是受我国《个人信息保护法》保护而不得侵害的，基于电子档案查询平台建立的医院档案保护系统可以有效避免秘密信息泄露问题。信息化的档案保护系统不仅可以规定不同级别人员对档案的使用权限，而且，还可以屏蔽掉档案使用人无需知晓的诸如患者姓名、家庭住址等个人隐私情况；当档案使用者登录查阅某一份医疗档案时就会留下相应的查阅浏览记录，医院档案管理部门据此也可以追查出相应的使用人，从而更好地保护档案信息安全。
2 档案保护体系建设的具体步骤。档案保护体系建设与档案电子信息平台的建立是同步进行的，在完善电子查阅平台使用功能的同时，就应当设计开发出相应的档案保护系统，从而确保医院档案电子查阅平台的安全使用。因此，信息时代档案保护系统也需要同步建立并且不断完善，信息时代档案保护系统建设工作包括以下几个方面。
2.1 开发档案保护平台。信息时代的档案使用和保护工作是以一定的操作平台为基础进行的档案数据交换查询工作，这就要求，医院根据档案信息使用目的、方法和特点，量身定做开发出既满足使用需求又确保档案安全的档案信息操作保护系统，从而把医院对档案科学使用和有效保护的各种要求完整地在操作平台中体现出来，开发档案保护体系平台需要有强的软硬件支持，并且，根据使用和维护需要对软硬件系统进行更新换代，为保护档案信息提供强大的技术支持。
2.2 培训档案管理人才。档案借阅查询平台的维护及档案的保护管理工作是一项十分专业的工作，这要求当前从事档案管理工作的人员必须具备操作档案信息管理平台的一般知识，有处理行政、医疗、设备等专业档案的基本经验，还要懂得相当的计算机专业知识和操作技能，这样，才能胜任医院档案保护系统的管理及维护工作。然而，目前医院的档案管理工作还很少配备相关的专业人才，或有档案管理专业知识的工作人员又不具备必要的医疗档案知识，因此，迫切需要对当前从事医院档案管理工作的人员进行培训工作。
2.3 建立健全档案数据库。要切实发挥档案电子借阅查询平台的信息检索交换作用，使信息时代的档案保护系统能起到档案保管安全、使用安全的作用，就要建立并不断完善医院档案数据库。只有信息完备的档案数据库才能使档案借阅平台满足相关人员查阅、检索档案的需求，才能避免档案使用人员对原始档案的过度使用，完善数据库的管理工作，才能避免不必要的档案信息泄露，切实保证电子档案的安全使用，发挥出档案保护系统的功能。
2.4 加快档案标准化建设。开展信息时代的医院档案保护系统建设工作，提高医院档案信息的利用率，保证医疗档案安全使用，就要适时统一开展规范的档案利用、检索标准化体系建设，特别是要引入国家关于医疗档案保护管理体系的有关标准，制定可行的档案管理工作规范。进一步加强医院档案信息化管理的执行意识，是保证档案保护体系建立工作顺利开展的首要途径，是确保档案顺利实现收集、管理、利用、完善流程的重要环节，因此，当前及今后一个时期，快速建立档案保护体系标准化建设是解决档案管理保护工作的有效途径。
3 医院档案保护体系建设的原则
医院档案保护体系建设工作需要与相关政府主管部门、软件开发部门积极配合，按照档案保护体系建设的一般规律来开展具体工作，在建设过程中要充分考虑到可能遇到的各种问题，并且，在建设过程中做好相应的准备工作，具体要遵循以下几个原则：
3.1 统筹规划分步实施的原则。医院档案保护体系建设是一个科学化、系统化、长期化的复杂工程，它不但要求医院在医疗专业和档案管理方面有丰富经验的综合性档案管理人才，还要求医院工作人员具备使用计算机开展网络办公和查阅信息的实践经验。医院在档案电子查阅平台建设和档案保护系统设计建设过程中，还要对硬件设施、软件更新、互联接口、信息交换等方面的工作进行科学合理的统筹安排，并按照医院各部门对档案查阅平台使用的需求分步实施信息保护系统的建设工作，逐步完善档案保护管理体系，因此，医院档案信息保护系统必须按照分步进行，逐步完善的原则进行。
3.2 安全保密、务求实效的原则。医院档案保护体系建设一方面要为使用者提供高效的信息检索方式，不耽误使用者的正常使用，另一方面，要确保医疗档案信息平台软硬件安全和数据信息的正常流动。切实做好电子文件归档与管理工作，解决电子文件保真、保密和保存等问题，就要求医疗电子文件和纸质原始文件一样得到安全保管和有效利用，就要求电子档案保护体系在收集、管理、利用档案的各个环节上遵守相关法律法规，切实发挥档案保护专业管理人员的能力，按照相关的档案保护及管理制度做好各项档案归档、管理及审查工作，从而高效利用电子文档信息，确保医疗档案安全。
4 医院档案保护体系建设中存在的问题
医院档案保护体系建设工作是医院档案管理的重点工作内容，但是，电子档案开发利用工作在全国来说都属于初创阶段，档案使用保护工作本身并不成熟，对于开发档案保护系统则有更多现实的问题需要面对。就医院档案管理来说，目前，主要存在以下两方面问题。
4.1 管理制度不完善。保证电子档案的安全，制定并形成医院电子档案管理制度，做到所有电子文档进行统一归档、统一保管，是信息化时代医院确保档案安全的有效手段。然而，现阶段，医院各部门和工作人员并未充分认识到电子医疗档案和行政档案管理工作的重要性。由于电子档案是无纸形式，对重要档案和信息往往随意丢弃，个别工作人员对待电子档案的重视程度甚至不如对待纸质档案，而且，对电子档案信息通过复制粘贴进行篡改的现象越来越严重，严重损害了电子档案的原始性和真实性，对档案保护工作造成了重大损害。
4.2 软硬件设施缺乏。目前，我国自主研发的档案信息管理软件非常多，有很多优秀的档案管理软件广泛应用于不同的行业。但是，考虑到医院档案的特殊性，能符合医疗专业领域档案管理和保护的软件还不成熟，软件所依赖的网络系统还不稳定，一旦软件升级，有些电子档案将无法读取，电子档案的数据存储及数据交换兼容性等还存在一定的问题。其次，用以存储电子文件的电脑磁盘、光盘等材料寿命较短，不易长久保存，致使医疗档案保护体系不能及时解决出现的各种问题，进而影响信息时代医院档案保护体系建设的进程。
5 结论
一、寻找档案事业发展的内生动力
2012年，湘潭市档案局将坚持理论驱动、科技驱动、经营驱动和创新驱动的发展战略，联合高等院校、科研院所、研发机构、经营机构互动协作，积极引导全市档案系统以档案资源体系、档案资讯时代为核心，深入开展理论研究和探讨；深度探索现代档案价值实现手段和平台、实体、数字、网上档案馆三位一体建设技术体系，探索可持续发展的基本技术、关键技术、核心技术、软件工程、网络技术等，构建一个档案技术快速发展的专业联盟，以新理论、新知识、高科技为档案事业发展提供永久动力。
二、坚定档案资讯时代的发展方向
1.自主开发档案管理软件，加快推动数字档案室建设。在全市推广规范档案管理软件的安装使用，2012年建成10家市直机关数字档案室，要求硬软件设施齐全、制度完备，建立目录、全文及声像档案数据库，实现数字档案信息的安全存储、永久保存及档案信息资源网上利用和社会共享服务。
2.加强档案资讯网站建设，逐步构建档案资讯平台。强化档案网站的资讯服务功能，将档案数据库的原有信息进行严格地鉴定和筛选，有选择性地挂接到档案资讯平台上进行网上档案查询服务。
三、探索档案资源体系建设构架及政府主导和市场经营的双重推动
1.正式启动市档案新馆建设，突破影响湘潭档案事业发展的第一瓶颈。2012年市馆做好规划选址，建筑设计，招投标等所有前期工作，列入2012年市重点建设项目，拨付启动资金并开工建设。
2.加强档案资源的收集和管理，逐步构建档案资源管理体系。一是继续开展档案资源集约化管理。岳塘区全面完成档案资源集约化管理试点工作，对区域内机关、企事业单位所有门类、载体的档案资源实行集中统一管理，积极探索纸质档案移交、寄存、电子文件即时归档的集约化管理服务模式，总结并推广试点经验；二是加大特色档案的收集力度。实行主动收集、创造收集，创新载体，建立网络，多渠道、全方位地收集、征集具有地方文化特色的档案资料，诸如姓氏宗谱、红色档案、人物档案、荣誉档案等特有文化资源，构建系统完善的文化资源中心。
3.深化推进一批试点运行单位建设，逐步构建档案质量标准体系。一是试行档案质量评级。出台《湘潭市档案质量评级办法》，强化各项档案管理措施，细化质量标准，增强质量意识，年内选择2-3家单位试行质量评级工作。二是启动民企标准化档案室建设。年内选择1-2家民营企业试点，开展企业档案标准化建设，并将该项工作纳入企业标准化建设的内容之中，促进企业自主创新和改革发展。
4.启动档案资讯产品生产与服务，逐步构建档案技术服务体系。市局成立档案数字化加工中心和声像档案技术中心，进一步深化档案技术服务，改善运行机制，以标准化、数字化、网络化、信息化的现代科技手段，为全社会提供档案资讯产品的生产与服务。2012年着重开展声像档 案资讯的专业服务。
四、坚持以经济建设为中心，实现档案系统转型发展
关键词：信息安全；保障体系；框架
档案信息安全保障体系是指通过信息安全技术与信息安全管理手段等来对信息系统进行安全防御，保证档案信息系统的可靠性、稳定性以及安全性，从而确保档案信息的完整性、真实性与实用性等。档案信息安全保障体系的额框架分为两个部分：一是宏观部分，是指以国家的角度进行的信息安全保障体系；二是微观部分，是单位信息系统中的组成部分，其作用在于保障本单位中人员的档案信息安全。
1 档案信息安全保障体系宏观框架
1.1 档案信息安全管理体系
建立完善的档案信息安全管理体系能够有效提高档案信息的安全性与质量，是档案部门相关工作的重要组成部分。首先，为了保证档案信息安全管理工作的有效实施，政府档案职能部门必须建立独立的档案信息管理处，专门负责档案信息安全管理的监督工作，并在全国范围内积极进行档案信息安全管理的宣传工作，逐步建立符合我国实际国情的管理体系。同时，还应该加快出台档案信息管理工作的相关规范标准，为相关工作的实施提供实施依据，并督促地方职能部门在这一规范标准的基础上制定符合自身发展的具体制度与方案[1]。
1.2 档案信息安全技术体系
在加强档案信息安全管理工作的同时，还必须提高档案信息安全的技术水平，由此才能真正提高档案部门工作的整体质量。现阶段得到广泛应用的安全技术类型主要有系统安全技术、网络安全技术以及用户安全技术等，在选择技术类型时必须从信息的安全属性出发，选择符合档案信息安全要求的安全技术，不同的档案信息其对安全应有着特殊需求，在这种情况下，就可以根据安全等级、特性的不同进行综合选择，从而有效提高档案系统的安全技术水平，例如部分要求得到永久保存或是性较高的档案信息，就可以采用数字签名、物理隔离等技术进行管理。不同的档案系统并不一定必须应用所有的安全技术，只需根据国内的等级保护标准规范进行科学的选择，就能达到系统的安全要求。
1.3 档案信息安全法规标准体系
为了提高档案系统的安全性与稳定性，档案部门必须加快建立完善的安全法规标准体系，从而避免出现责任不明的现象。与西方发达国家相比，我国的档案建设工作起步较晚，发展也较不成熟，在实际应用中存在较多问题，因此必须建立完善的相关标准制度，使相关部门与工作人员能够按照标准进行档案体系的建设，防止由于建设标准的模糊而出现安全体系的重复与不合理建设[2]。我国在制定相关法规标准时，必须从我国的长远发展目标出发，建立科学、合理的的法规体系，从而为档案建设工作的推进提供有力的制度保障。
2 档案信息安全保障体系微观框架
2.1 档案信息安全管理体系
从微观框架中看，安全管理体系需要结合具体实际，制定档案信息安全管理的具体方案、措施等，形成一个完善的体系框架。随着档案管理不断向信息化发展，档案部门必须按照相关的管理标准逐步建立起档案管理的相关体系，实现信息管理工作的动态化、系统化与制度化。国际最早颁布的系列标准中，对信息安全管理的相关措施进行了详细的分类与总结，我国可以以此为基础，结果国内的相关法律法规、实际发展情况制定出具有实用性的安全管理体系。
2.2 档案信息安全技术体系
从微观角度分析，安全技术体系的建设就是要将现有的信息安全技术具体应用到档案信息系统中。选择合适的信息安全技术将直接影响到档案信息系统的安全性，通过对系统的构成以及安全等级等进行科学划分，并作出合理的L险评估，就可以对安全技术的应用进行明确。对于档案系统而言，其内部信息的价值越高，则面临的风险也会相应增大，这就要求档案的安全保障工作必须是以个不断发展的过程，随着风险的变化，系统的微观安全技术也必须进行相应的调整，从而更好的控制系统风险[3]。
2.3 档案信息安全法规标准应用体系
从微观框架来看，这一体系是指在安全法规与标准的保障下，档案管理人员对相关工作的开展提供相应知道。这一应用体系的建立，需要在实践中进行不断的探索，而我国目前缺少完善的法规标准体系，因此可以适当参考国外先进的法规标准体系，并结果国内应用实践结果进行不断的改进与完善，从而尽快建立符合国内发展情况的安全保障体系。
3 结论
档案信息安全保障体系是以提高信息质量为核心，以培养专业化档案管理人员为目标的运行体系，通过对档案职能部门的职责分配，使档案信息管理的各个环节都能得到有效管理，同时促进各职能部门之间的团结协作，最终实现档案信息的高质量管理。只有建立完善的档案信息安全保障体系才能真正促进档案部门的建设与发展，因此相关职能部门必须加快从宏观与微观这两个方面的体系框架建设，希望本文的研究能够对我国档案信息体系框架的建立与发展提供一定的参考意见，从而有效提升国内档案信息系统的安全性与稳定性。
参考文献
[1]徐绪琴. 档案安全体系建设研究[D].安徽大学，2014.
一、加强“三个体系”建设，全面提升国有企业档案管理水平
1.加强国有企业档案信息资源管理体系建设。建立健全国有企业文件材料形成、积累、归档责任体系，依据《国有企业文件材料归档办法》、《企业档案工作规范》，结合企业自身实际，确定国有企业文件材料归档范围和保管期限，改变“你交什么我就收什么”的被动局面，形成双向制约机制。例如对于建设项目档案收集工作，在企业下达项目计划任务时应同时提出项目文件材料的归档要求，检查项目计划进度时应同时检查项目文件材料积累情况，验收、鉴定项目成果时应同时验收、鉴定项目文件材料归档情况，项目总结时应同时作好项目文件材料归档交接。
2.强化国有企业档案利用服务体系建设。国有企业要把开发利用档案信息资源、支持企业又好又快发展作为企业档案工作的出发点和落脚点，要创新企业档案工作服务机制，拓展企业档案服务内容，促进档案资源转变为企业的竞争优势，转化为企业的先进技术、先进管理手段及先进生产力。企业档案部门要从“为人找档案”转变成“为档案找人”，变“我等你来用”为“我有你所需”。
3.加强国有企业档案安全保障体系建设。国有企业要建立健全档案安全管理制度，配备符合要求的档案设施设备，采取“八防”措施，确保档案实体和信息安全。要加强对涉及国家秘密、企业商业秘密档案的管理，完善档案利用借阅制度，杜绝失密泄密现象发生。要实现纸质载体文件、电子文件、缩微胶片之间的无障碍转化，并做好归档电子文件的备份及安全防护，归档光盘一式三份，一份封存保管，一份查阅使用，一份异地保存，防止突发事件和自然灾害对档案造成毁灭性的破坏，提高企业档案抗风险能力。
二、加快档案信息化建设，提高国有企业档案服务水平
档案信息化是档案工作未来的发展方向，是档案工作适应社会发展、全面提升服务水平的必然选择。档案信息化使档案管理模式发生了转变，从以档案实体保管和利用为重点，转向以档案信息的数字化存储和提供服务为重心。国有企业应充分认识“数字化档案”和“网络化管理”建设的重要性，加大投入，全面推动企业档案信息化建设。
要加强企业电子文件归档管理，建立健全电子文件管理制度，保证企业在研发、生产、经营和管理活动中生成的应归档的电子文件能够完整、准确地收集起来，已归档的电子文件能够安全有效地保存，并对企业各种不同类型的电子文件进行有效整合。
要加强电子文件存储系统和档案数据库建设，根据档案保管和利用的实际需要，有步骤、分阶段、有选择地对重要纸质档案实施数字化。同时，还要利用信息技术提供的便利条件，借助档案信息网络共享平台，努力开发档案信息资源，及时提供集成的档案信息服务，促进企业档案工作逐步向档案存储数字化、档案管理自动化、档案利用网络化发展。
作者：程立巍单位：东方电气集团东方锅炉档案管理部
[关键词]会计；档案；社会；合理；配置
随着社会经济的不断发展，会计档案在信息社会中的开发与利用逐渐得到重视，并发挥了重要作用。当前，我国企业会计档案信息在社会中的配置与利用还处于不成熟的早期阶段，在会计档案的配置与利用过程中仍存在不少问题，制约着社会经济健康、快速发展。鉴于此，在现代信息社会条件下，我们必须高度重视会计档案信息在社会中的配置和利用工作，采取切实有效措施，规范会计档案制度，强化会计档案安全监管，使其在信息社会中得到合理配置，为社会经济发展作出会计档案应有贡献。
一、在现代信息社会中合理配置会计档案的重要作用
1.会计档案蕴含大量有价值的经济信息，能够为社会管理者经济决策提供可靠的信息支撑。企业是社会发展的重要力量，会计档案反映着企业内部重要经济信息，记录着企业经济发展、演变过程中的诸多信息，同时对社会经济决策具有重要参考价值。
2.合理配置会计档案信息，将沉睡的会计档案变成灵活的有用资源，使会计档案在社会中得到合理利用，发挥最大作用。在社会中合理配置会计档案资源是现代社会发展的需要，也是会计档案工作的重要目的，通过将会计档案资源进行合理、有效配置和整合，能够将平时不多用的会计档案充分利用起来，挖掘会计档案潜力，使其在信息社会中发挥重要作用。
二、当前，会计档案在利用和配置上存在的突出问题
1.会计档案信息资源收集、整理工作不到位，致使会计档案利用价值降低。提升会计档案资源收集和整体能力是挖掘和利用会计档案资源的先决条件，只有尽量丰富会计档案资源才能够满足档案使用者不断增加的需求，使会计档案资源在现代信息社会中永不落伍。当前，在信息社会中，会计档案资源使用者对会计档案资源数量和质量的要求日益提升，而我国许多企业在会计档案资源收集和整理上存在一定问题，相关工作人员对会计档案资源收集和整理工作不太重视，致使会计档案资源匮乏，未能为会计档案资源的利用打下良好的基础条件。
2.会计档案资源现代化管理体系尚未建立，不利于会计档案资源在信息社会中的合理配置和利用，制约着社会经济效益提升。二十一世纪是信息化时代，现代社会的飞速发展对会计档案信息化建设提出了新的要求。从当前会计档案信息化体系建设进度来看，虽然实现会计档案资源管理信息化明确写入“十五规划”任务中，但现阶段，我国会计档案资源的信息化管理进程推进得十分缓慢，档案信息网络与电子档案建立较为落后，达不到会计档案在信息社会中合理配置和利用的要求。
3.会计档案配置中不善于挖掘会计档案信息服务特性，会计档案信息安全保护形势不容乐观。首先，会计档案信息资源为经济社会服务，服务是其重要特性，在会计档案资源的配置中，会计档案资源在配置和利用中不善于挖掘服务特性，背离了会计档案资源为社会建设发展服务的初衷；其次，会计档案资源是具有价值的信息资源，做好会计档案信息保护工作是会计档案配置工作的又一重要要求。当前，我国对关系企业商业机密的会计档案信息的保护不够，开发、利用不太慎重，致使会计档案机密信息资源不慎泄露，给企业造成经济损失。
三、在信息社会中，合理配置会计档案，发挥会计档案资源作用的可行性措施
1.做好会计档案信息的收集和整理工作，为会计档案在社会中得到合理配置和利用提供前提条件。会计档案的丰富性在很大程度上决定着档案信息的深度与广度，是衡量档案信息作用的重要指标。会计档案在信息社会整合与利用过程中，必须大力做好档案资源的收集与整体工作，丰富会计档案资源，尽可能满足信息社会对档案利用的需求。具体来讲，我们应该把握好会计档案资源在信息社会中的配置、利用规律，大力开展具有侧重性和针对性的会计档案信息收集、整理工作，为会计档案在信息社会中的利用打好坚实基础。
2.建立、健全会计档案现代化管理体系，全方位做好会计档案的开放和利用工作，落实会计档案在信息社会中合理配置的目标。鉴于当前我国会计档案信息管理较为混乱的局面，为使会计档案资源在社会中得到合理配置和利用，建立和完善现代化会计档案管理体系刻不容缓，这是合理配置会计档案信息资源，发挥其巨大效能的有效途径，同时也是现代信息社会对会计档案工作提出的根本要求。在会计档案现代化管理体系建设中，档案管理者必须改变传统档案管理理念和手段，以信息化和现代化思想为指导，利用现代技术设备和系统，建立电子化会计档案资源库，为档案资源合理、高效配置和利用提供良好条件。
3.注重挖掘会计档案资源的服务特性和安全保护，促进会计档案资源配置合理化。会计档案资源归根结底在于为社会经济发展提供高效服务，突显其重要经济价值。在会计档案资源配置中，档案管理者应注重档案信息服务性开发，探寻会计档案资源与社会实用的结合点，使会计档案资源配置更加合理；同时，建立严格、完备的安全机制保护会计档案资源，对的会计档案资源应秉承合理、慎重开发理念，各专业部门和领导要严格把关，坚决防止会计机密信息资源泄露的情况发生，使会计档案在安全环境中实现高效、合理的配置与整合，发挥会计档案在现代信息社会中的巨大作用。
总而言之，会计档案是具有经济价值的宝贵信息资源，在现代信息社会中，会计档案管理者一定要建立现代化的档案管理系统，落实档案安全保护机制，适度、慎重地做好会计档案资源开发利用工作，使会计档案在信息社会中的配置更加合理，不断提升会计档案资源的利用效率。
参考资料：
[关键词]高校档案 安全 管理
[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2014）11-0040-01
近几年以来，由于多数高校档案馆的管理意识淡薄，管理人员的责任心不强以及相关的管理经费投入不到位，导致防范措施不到位等，造成高校档案实体安全和信息安全方面存在不同的隐患。
一、当前高校档案管理中存在的问题
（一）设施设备不到位
当前，在我国部分高校中对于档案馆的管理和投入还得不到高度的重视。很多高校的档案馆的设施不到位，如没有安装灭火器、空调以及相关的除尘设备，存放书记的档案柜也是破旧不堪，已经不能承受书籍的重量了。档案馆的防盗设施、防火设施也不完备，存在安全隐患。
（二）档案安全制度不健全
在高校档案管理中所有的资料都是纸质品，纸质的产品有其自身的弊端，这些档案都怕遭受水以及虫子、粉尘、光线等因素的破坏，为了保证档案的安全性，应该采取相应的措施进行保护。这样就需要档案馆建立健全管理制度，要做到每件事情都是有章可循，每个管理都是有制度可依，将责任落实到个人。但是有些高校的档案管理制度还是存在一些缺陷，没有建立完整的管理体系，缺乏检查的力度和有效的制度执行保障。
（三）查阅利用监管不力
由于档案馆的管理人员责任心不强，导致档案馆的档案出现丢失、破损等现象。有些档案管理人员的素质不是很高，安全防范意识相对比较淡薄，监管执行力度也不够，对于破环档案书籍的行为视而不见，缺乏管理意识，导致档案的破损。因此档案室的监管不到位，会带来一系列的麻烦。
（四）档案安全意识淡薄
在高校档案管理工作中也存在着安全意识淡薄、防范意识缺失的问题，有些高校不注重对从事档案管理人员进行保密教育，导致他们保密观念淡薄，保密意识欠缺，造成泄密事件时有发生，给国家、学校造成无法挽回的损失。
（五）安全管理措施亟待加强
部分高校档案馆的防护措施不到位，在一些高校的档案管理缺乏安全监控设施，在学生进行信息输入的时候，有可能导致数据信息的丢失和泄漏。档案室的数据管理系统流于形式，起不到任何的防护作用。由于档案室的疏于管理，多数高校档案室的数据库没有备份以及相关的数据保护措施，档案馆的管理制度也是比较松散。没有对比较重要的档案和文件进行备份，如果档案馆出现事故，导致文件被损坏或者档案馆的系统被病毒攻击，则会导致重要的数据全部丢失，造成的损失是不可估量的。
二、高校档案管理措施思考
（一）完善档案管理制度
要根据实际情况制定高校档案安全工作的长期规划，积极争取领导的重视和支持，建立完善的档案工作制度，联系实际情况，制定《档案库房管理制度》《档案统计制度》《档案保管保密制度》《档案鉴定销毁制度》等相关制度。我们不仅要建立管理制度，更主要的是执行和落实相关的管理制度，保证相关的管理制度落到实处，每个责任都要落实到人，在落实责任的同时高校也应该加大档案馆的资金投入，保证档案馆的管理需要的人力、财力，并且安排责任心比较强的管理人员进行档案工作的管理，不断改善档案保管条件和环境，切实保障档案安全工作的顺利开展。
（二）夯实库房基础设施建设
档案库房是高校档案安全管理的基础，档案库房建筑设计要按照《档案馆建筑设计规范》的要求，避开洗手间、锅炉房、配电间、燃气管道和有放射性物质的地方，避免楼顶和西晒，严禁用地下室做档案库房。档案库房要达到“九防”要求，要配备相应的防盗报警器、温湿度记录仪、灭火器、空调机、去湿机、消毒灭菌机、吸尘器、消磁柜等档案保护设备。还要建立恒温恒湿、防盗和防火报警、电视监控等档案库房安全保护智能化综合管理系统，做到未雨绸缪，防患于未然。
（三）加强电子档案及网络安全保密管理
首先，计算机应当对借出的档案进行登记并做好标识工作，对于档案馆的计算机系统应该进行的是实时防护，并在计算机的系统中设置防火墙，避免病毒的进入和攻击，造成数据库的信息丢失或者损坏。其次，对于比较机密的档案应该设置专门的存储系统，严禁非法复制、记录、存储地名信息。最后，单位应当按照分级保护的要求，建立档案信息系统设施，设备安全配置和审计制度，严格账户、口令管理，安装病毒防护软件并定期升级。
【参考文献】
[1]林生.论高校档案安全保障体系建设[J].合肥工业大学学报（社会科学版），2012（4）.
关键词：省级电网企业；档案工作；优秀档案馆
作者简介：王艳玫（1970-），女，山东济南人，山东电力科学研究院供电服务中心综合部经理，馆员。（山东 济南 250001）
中图分类号：F272.92 文献标识码：A 文章编号：1007-0079（2013）08-0142-02
随着我国电力事业的发展，特别是电网企业的快速发展，档案管理工作已成为企业管理中的重要组成部分，档案涉及的企业管理领域越来越广泛，企业领导和职工对档案的关注度越来越高，其重要性越来越明显。如何适应新形势，进一步加强电网企业的档案管理，成为摆在档案管理工作者面前的一个十分重要的课题。
一、企业的发展对档案工作提出了更高要求
当前，国家电网公司正处于重要的战略机遇期、管理转型期和改革攻坚期，改革发展任务十分繁重。多年来，电网、重点基地投资持续加大；省市层面内部电力体制改革不断推进；依法治企工作进一步深入开展，对档案管理工作都提出了新的更高的要求。主要表现在以下两个方面：
1.宏观环境方面
一是“三集五大”建设给档案管理工作提出了新要求。“三集五大”建设是公司管理体制和机制的一次重大变革，涉及公司所有业务。“五大”体系建成后，各专业档案整理、保管和利用等各环节工作机制都将发生重大变化，亟需深入研究适应“三集五大”管理方式的档案管理新机制，确保“三集五大”体系下档案管理业务规范、流程顺畅、运作高效。二是坚强智能电网建设给档案工作提出了新挑战。随着一系列新技术、新设备在电网建设中的广泛应用，以及风光储输、抽水蓄能等新能源、新产业的发展，需进一步对项目档案的分类标准、业务规范进行调整，以满足电网创新发展的需要。三是信息技术的快速发展给档案工作提出了新任务。科学技术特别是信息技术的突飞猛进，对档案基本形态、管理方式、利用途径、保护条件等方面产生了深刻影响，如何适应电子文件管理要求，加快数字化档案建设，形成符合国家标准的电子档案管理系统，实现档案管理的存储数字化、管理现代化、利用网络化，成为摆在档案管理工作者面前的一个重要课题。
2.内部管理方面
一是档案管理基础工作需要加强，档案收集不及时，存在归档不规范、不完善现象，重要档案存在遗漏隐患。二是档案队伍建设需要加强，特别是在“三集五大”体系建设中档案管理人员变动后，人员素质需要进一步提高。三是档案信息化建设相对滞后，信息系统多套多轨同时运行，系统应用水平有待提升，多年前历史数据的导入工作尚未开展；纸质档案数字化处理任务艰巨，数量巨大，给工作带来了被动。四是工程类科技档案管理需要加强，该类型档案归口管理部门尚不明确，属于省公司层面管理的工程档案均存放在生产运营、电网建设等单位。同一项目在设计、施工、运行、检修等过程中产生的工程档案分散保存在各单位，未进行汇总整合和统一管理。
面对档案工作的新形势和新任务，档案工作者务必要充分认识到档案管理工作的艰巨性，进一步理清思路，找准短板，深入研究和解决当前档案工作中面临的困难和存在的问题，按照专业化、集约化、标准化管理要求，健全覆盖各管理层面、贯穿各业务流程的管理标准体系和工作体系，全面加强档案制度化、信息化、规范化建设，不断提升公司档案工作水平。
笔者认为省公司当前档案工作的着力点应是：认真贯彻落实国家电网公司办公厅和省档案局工作要求，准确把握档案工作规律，坚持“强基固本、做实做优”的工作原则，以开展“创建优秀档案馆（室）”创建活动为主线，以国家电网公司档案工作考评中达到“示范级”为目标，加强标准化建设、加强信息化建设、加强队伍建设，夯实工作基础，提升工作价值。
二、着力做好五个方面的工作
1.加强标准化建设，建立档案管理工作新体系
认真落实公司“三集五大”体系建设和标准化建设要求，积极做好档案管理工作适应性调整，明确各类档案管理的业务界面、职责分工、工作权限和工作要求，加快建设“统一归口、分级管理、横向协同、纵向贯通”的档案管理机制。省、市、县供电企业档案管理部门要按照国家电网公司统一部署，对照国家电网公司考核评价标准和要求，结合本单位实际，认真组织开展档案工作标准化建设，全面完善制度体系、管理体系和工作体系。要严格落实《企业档案工作规范》、《中央企业档案工作评价办法》，尽快建立和完善档案基础管理、动态管控和应急管理等方面的规章制度，形成规范严谨、协调统一、特色鲜明、闭环高效的档案工作体系。
近年来，山东公司对档案管理制度和标准化建设进行了深入系统地研究、梳理和修订，取得了初步成果。在标准化建设方面，对原来的《档案管理标准》作了较大修改，重新规范了管理职责、管理界面、工作流程。在制度建设方面，广泛筛选，充分论证，形成了较为完备的《档案管理规章制度汇编》，内容涵盖法律法规、行业标准、专业规范等各个方面。其中，《管理标准》是制度体系建设的核心内容，《规章制度汇编》是制度体系建设的解释和补充。《管理标准》中的内容基本涵盖了《规章制度汇编》的主要内容，两者相辅相成，互相关联。这两个成果各部门、各单位要认真组织学习，切实抓好贯彻落实。
2.加强队伍建设，增强档案工作新动力
建立一支政治素质强、专业素质优的档案管理队伍，是实现档案管理提升的关键。广大档案工作者要主动学习、提升能力，高标准开展档案工作。要切实加强培训组织，紧密结合实际，本着缺什么补什么的原则，充分利用各种培训资源，通过“请进来走出去”等多种形式，着力提高培训质量。
要学习借鉴国家电网公司档案协作组的做法，紧紧围绕工程建设档案管理、信息化管理、档案馆（室）建设、档案基础管理、档案资源开发利用等重点方面，结合工作实际成立协作组织，科学制定活动方案，深入开展业务研讨，锻炼和培养一批专家型档案工作队伍。要加强组织领导，积极开展课题研究或管理创新活动，集思广益，汇集众智，力争推出一批具有较高水平的研究或管理创新成果，为公司档案工作上水平、上台阶提供理论支持。各单位档案管理部门要本着提升能力、提升管理的要求，积极参与协作组活动，引导和帮助档案工作者学好法律法规、业务知识和专业技能，紧跟档案工作最前沿、最需要、最管用的知识，为公司档案事业的发展贡献智慧和力量。
3.加强信息化建设，打造档案管理新优势
信息化建设是档案工作的首要任务，数字化管理是信息化建设的首要内容，在国家电网公司考核评价办法中有明确要求。要启动数字化建设项目，加快纸质档案数字化加工进度，完成纸质档案向电子化档案的转换，建立库藏档案资料的目录数据库和档案全文索引数据库。力争利用两年时间完成数字化建设任务，建立统一、通畅、高效的信息化管理系统，更好地为公司决策和专业工作提供档案信息服务。要认真做好信息统计、分析、整理等各项前期基础工作，学习借鉴兄弟单位的经验和做法，为数字化项目高效推进奠定良好基础。在数字化、信息化建设项目启动之前，不要委托第三方开展数字化、信息化开发业务，确保企业秘密安全。
4.加强基础管理，拓展档案管理新空间
要树立“大档案”工作理念，各单位的办公室作为本单位档案管理职能部门，要充分发挥好管理职能，切实加强监督检查。在主多分开改革过程中，要对企业负责、对历史负责，确保各类档案无遗漏、无遗失，积极稳妥地做好各类文件材料的收集整理和归档保管工作。要从源头抓起，切实加强工程档案管理，确保工程档案顺利通过验收。要将档案安全管理纳入企业安全管理全过程，建立和完善档案应急管理制度，制订和完善应急预案，签订安全责任书，做到有章可循、有据可查；要高度重视档案馆室、库房等安全设施建设，严格执行“十防”安全标准和各项安全管理制度，增强安全管控的“硬能力”。档案管理人员要严格执行公司档案借阅制度，恪守安全保密相关规定，加强对档案资源特别是档案借用流程、信息流向、知悉范围的控制，提升安全管理的“软能力”，确保档案实体和档案信息资源的绝对安全。
[关键词] 高校； 档案管理； 精细化
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 15. 060
[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2013）15- 0092- 01
精细化管理，是指在开展管理工作时，将工作任务以及工作质量目标细化分解后进行管理，从而在减少人力或物力资源投入的基础上，实现管理的深化以及管理效率的提高。高校档案管理工作是高校教学管理的重要内容，对高校档案管理工作开展精细化管理，可以确保将高校教学活动过程中产生的各种档案资料规范完善地整理保存，同时对于实现教学档案资料管理的秩序化与标准化，提高档案资料的利用价值与档案管理工作的服务水平也具有重要的意义。
1 高校档案精细化管理概述
（1） 精细化管理是一种现代化的档案管理理念。高校档案管理作为一项复杂系统的管理工作，同样也需要结合新形势的发展革新管理理念。而精细化管理则是一种以精细、准确作为目标的管理理念，其内涵与实质便是将工作分解、细化、贯彻、执行的过程。
（2） 高校档案精细化管理对于细节管理要求严格。高校档案精细化管理主要是注重细节的管理，重点在于各项管理细节以及管理措施的落实与执行，同时追求档案管理工作的质量与管理效果，通过完善细节的管理实现档案管理工作整体水平的提高。
（3） 精细化管理革新了档案管理工作方式。 在管理方法上，精细化管理主要借助于流程化、标准化、信息化和规范化的管理手段，并通过全新的管理方式实现高校档案管理工作的高效、协调与可持续开展。
2 高校档案精细化管理问题分析
（1） 档案管理规章制度不完善。现阶段，部分高校由于对档案管理工作重视程度不足，因而忽略了高校档案管理制度建设，导致高校档案管理工作在开展过程中缺乏基础的依据，导致实现精细化管理困难。
（2） 高校档案管理工作信息化程度较低。部分高校档案管理部门因为资金经费投入不足，导致档案管理缺乏各种信息化设备，信息化的档案管理体系建设难以开展，造成高校档案管理工作效率较低，制约了高校档案精细化管理工作的顺利进行。
（3） 高校档案管理资料的利用水平较低。当前由于部分高校管理观念落后，未能将服务理念渗透到档案管理工作中，高校管理部门和师生无法方便快捷地利用档案资料，导致高校档案资料得不到充分的利用。
3 高校档案精细化管理完善措施研究
（1） 完善高校档案管理规章，形成制度化的档案管理体系。形成制度化的管理体系，也是实现高校档案管理精细化的有效手段。首先高校档案管理部门应该按照相关法律、政策以及高校管理规定，结合高校的档案管理机构实际情况，制定完善的管理规章制度，对于档案管理工作中的具体细节任务及控制目标给予明确的规定。高校档案管理规章制度应该涵盖档案室管理职责规定、档案管理制度、信息资料归档保存制度、档案室安全管理制度和高校档案资料借阅使用制度，通过完善的管理制度实现高校档案资料管理的规范化与标准化。
（2） 实现高校档案管理工作流程的精细化。高校档案管理工作的主要内容便是对各种教学活动记录或者是师生的信息资料集中地进行汇总、分类、编码、整理以及归档保存工作。通过将档案资料进行整理汇编并归档保存，为高校的管理部门或者是师生提供便捷的档案利用服务。因此，在管理流程的精细化管理上，应该遵循细化分解、量化控制、标准化、系统化、信息化管理的原则，将精细化管理理念渗透到高校档案管理工作的每个环节，并严格按照《高等学校档案管理办法》中的相关规定，采取切实可行的落实措施，确保高校档案管理工作的顺利开展。
（3） 强化档案信息化管理，提高高校档案管理基础条件。对高校档案室开展信息化管理也是高校档案精细化管理工作的基本要求，因此为了推进档案精细化管理工作的顺利开展，必须构建完善的信息化档案管理体系。首先应该确保高校档案管理工作的资金投入，确保计算机、服务器、复印扫描设备以及存储设备等基本的信息化设备齐全。同时借助于功能齐全、安全性高的软件开展档案管理工作，提高档案管理工作效率。其次应该为档案室配备齐全的安全设备，确保文本档案资料以及电子档案资料的安全可靠。总之，通过这些措施来提高高校档案管理工作的基础条件，为高校档案精细化管理打下良好的基础。
（4） 强化服务功能，提高高校档案资料的利用效率。在高校内开展档案管理工作的目的之一便是为管理部门和师生提供利用服务，因此应该进一步强化档案资料的服务性。首先高校档案管理部门应该转变管理理念，将服务理念置于档案管理工作的首位，以为师生提供便利的服务作为工作的目标和出发点，通过这些措施为高校师生利用档案提供便利的渠道，充分发挥档案资料的价值。
