时间：2023-04-19 08:31:49
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇档案室安全管理，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
关键词：高职院校；档案保管；安全
档案保护工作是高职院校档案管理工作中最为重要的日常工作之一，其对保护档案、延长档案的自然寿命有着重要意义。档案安全是档案工作的重中之重，它直接关系到档案的保存。保证档案的安全，严防各种事故的发生，在保证档案服务的基础上，最大限度地延长档案寿命，是高职院校档案安全管理的重要意义。本文通过对高职院校档案室档案安全保护工作中普遍存在的问题及形成原因进行分析，提出了档案室档案安全保护工作的对策及建议。
一、档案安全保护工作所存在的问题
1.档案安全保护意识淡薄
随着高职院校综合性档案馆馆藏档案数量的增加，档案管理任务加重，其对存放环境条件及存放方法也有较高的要求，保护工作的技术含量较高。但是由于人员配备不足，工作繁忙，档案管理人员往往只顾及档案的收集、整理，对做好档案安全保管工作的重要性认识不足。部分高职院校热衷于档案的数字化、信息化，建设数字档案室，认为只要库房内不潮湿、没有明火，档案文件没有发霉、生虫，库房问题没有引发火灾，档案的安全就不成问题。
2.档案安全管理制度不健全，执行不到位
高职院校档案保护意识较弱，虽然制订了档案安全管理制度，但制度不健全。如对档案室的温湿度的控制调节，档案用纸要求、虫害防治技术、装裱修复工艺、晾晒防潮方法、分库保护体系、库房构建技术等安全管理工作没有提到议事日程上。有些制度没有严格执行，缺乏必要的监督机制，导致档案安全保护工作不到位。
3.档案管理人员重视度不够
高职院校档案室普遍被认为就是一个仓库，档案工作人员的工作类似于仓库管理员，档案工作不受重视，档案管理人员往往身兼数职，承担的任务较重，没有精力将工作全部放在档案管理与档案保护上。安全保管工作中必需的资金、设备、库房没有得到解决，档案管理人员心有余而力不足，这给档案安全保管工作造成了很大困难。
二、高职院校档案室档案安全保护的对策及建议
1.增强档案安全保护工作的意识
在高职院校的档案管理工作中，工作人员要努力学习档案保护知识和技能，保持一线工作的清醒头脑，克服麻痹思想，消除各种隐患，提高档案安全保护意识，落实安全第一、预防为主的方针。在提高安全保护意识的同时，要加强借阅和利用档案方面的保护，要及时了解所需，多做调查研究，对于特殊档案，可先进行复印然后再提供复印件，这样就避免了档案重复翻阅和复印情况的发生，有助于对档案的保护。档案管理人员要留心档案的破损情况，力争对档案进行及时检查、修复。在提供档案利用工作时必须注意保密，既要积极利用，提高利用效率，又要做好利用过程中的保密工作。
2.建立完善的档案安全保护制度
随着高职院校档案载体的多样化，要建立健全档案安全管理的工作制度，并在日常管理工作中严格按制度执行，落实档案的保管、保密和利用制度。档案库房温湿度的控制与调节，是保证档案安全、延长档案寿命的有效保证。在制度中应规范对档案室温湿度的控制调节，坚持天天观察、记录、调节温湿度，在调节档案库房温湿度时，不能使库房内的温湿度急剧变化；在进行自然通风时，判断能否进行通风，按时投放杀虫去霉药物；同时，档案库房内不能存放其他物品，应保持清洁卫生。
3.加大资金投入，改善档案库房的设置与配备
做好高院校档案室档案保护工作，最重要的是档案室库房的建设，库房质量的好坏将直接影响到档案的保护条件和库房管理措施的效果，其对防热、防潮、防光、防尘等均有比较具体的要求。因此，档案管理人员必须加强重视，充分意识到档案安全保管的重要性和紧迫性。
计算机技术在档案管理方面的应用，促进了我国档案信息化建设的发展。目前，我国各级别的档案馆（档案室）除了收到一些传统的纸质档案外，还会接收大量的数字档案。近年来，这些档案馆（档案室）每年接收到的数字档案的数量呈快速的上升趋势，数字档案系统的规模也在不断扩大，整个数字档案信息管理系统也变得比以往的复杂。由于数字档案信息的管理涉及到信息采集、传递等多个操作，而影响这些操作的因素又较多，所以对数字档案信息的安全性管理十分重要。
一、数字档案信息化相关信息简述
1、目前我国数字档案信息化的发展。近年来，计算机技术在档案管理中逐渐使用，并呈现快速发展趋势。由于电子文件的大量产生以及档案馆（档案室）中纸质档案的数字化速度的加快，导致了档案实体与所包含的信息内容加速度地增长，档案工作本身也随之发生变化，实体档案信息管理与数字档案信息管理彻底分离。目前，数字档案信息管理已经逐步建立起全国、全省性的档案目录中心和真正意义上的数字档案信息中心，从档案实体中分离出来的档案信息更是惊人地增加，人们更多地将从网络中获取档案信息，而档案实体将会从直接利用中脱身，只充当原始凭证和信息法官的角色。
2、数字档案信息安全管理的重要意义。目前，数字档案的发展为人们的生活提供了便利，因此对数字档案信息进行安全管理十分重要。通过对数字档案信息的安全管理，除了防止信息丢失以外，还能够激发其有效性，对实现信息化的发展有很大的推动作用。在进行安全管理时，需要建立相应的信息安全管理系统，并联系实际制定规范的操作和管理体系。同时，对数字档案信息进行安全管理对技术也有很高的要求，良好的技术是保证数字化管理过程正常运行的前提。此外，管理人员的素质也是数字档案信息安全管理重要的一部分，因此对人员进行合理的分配和管理也十分重要。
二、我国数字档案信息安全管理存在的问题
1、管理人员安全意识薄弱
目前，我国从事档案管理工作的人员整体上安全意识薄弱，对数字档案信息的安全管理并没有重视起来。很多工作人员在使用数字档案进行信息查询时，没有想过这些数字档案信息可能会由于一些问题消失，更不会去想如何能够保护这些信息的安全。作为数字档案信息的管理者，他们安全意识的缺乏，导致了数字档案信息的安全管理缺乏坚实的基础，不利于信息的安全管理。
2、管理环境较落后
我国数字档案信息管理的基础设施和运行的环境条件比较差，由于我国在该方面投入的资金较少，导致放置数字档案信息管理系统的机房安全等级低，条件差。在这种形势下，很多档案馆（档案室）的设施都设置在普通的办公室里，这便给系统留下了安全隐患，不利于数字档案信息的安全管理。
3、管理制度不完善
我国当下的数字档案信息安全管理缺乏完善的制度，导致管理过程中出现了一系列的问题。虽然我国大多数档案馆（档案室）都制度了相关的安全管理制度，但是这些制度存在很大的不足，并缺乏执行力度。在现有的安全管理制度中，很多制度都是为了应付上级的检查而制定的，互相抄袭的现象很严重，这便导致制定出来的很多制度都与本档案馆（档案室）的实际情况不符，出现了制度与管理工作脱节的现象，执行力度低。
4、管理水平落后
数字档案信息安全管理的水平落后，主要表现在工作岗位、操作人员和操作系统方面。工作岗位方面，由于缺乏明确的职责规划，导致业务操作的权限出现混乱的现象，工作人员越岗、代岗的现象十分严重。从操作人员的角度看，很多操作人员擅自使用计算机进行一些私人操作，他们在计算机上安装与工作不相关的软件等，造成计算机系统程序被更改，不利于数字档案信息的安全管理。在操作系统方面，一些计算机系统没有进行密保设置或者设置的密码过于简单，使得很多非工作人员使用计算机，他们操作的随意性很容易造成信息的丢失，此外，一些工作人员的不规范操作，也对数据的安全性带来威胁，严重时会导致操作系统的崩溃。
5、专业管理人员缺乏
数字档案信息安全管理的前提是有一批专业的管理人员，他们不仅熟悉计算机知识，还能熟练地掌握档案管理工作，但是目前我国相关部门缺乏这样的复合型人才。我国目前的档案管理人员的整体素质比较低，他们所掌握的的知识都比较陈旧，远远不能满足现代数字档案信息管理的需要。
三、完善数字档案信息的安全性管理的措施
1、提高档案人员的安全防护意识和能力
首先，作为档案人员，提高他们的安全意识十分重要。档案馆（档案室）应该定期组织宣传教育，数字档案信息系统的安全维护需要所有档案人员的参与，因为每一个档案人员都有可能在不经意之间泄露档案信息，因此要对所有的档案人员进行安全意识的培训。其次，要增强档案管理人员的安全防护能力，数字档案管理人员要有相应的安全防护技能，要会对秘密信息进行加密、定期清理计算机、灵活运用杀毒软件和防火墙并养成良好的上网习惯。此外，档案人员还应该了解保证数字档案信息载体物理安全方面的知识。
2、健全相关制度
要保证数字档案信息安全管理的顺利进行，必须要有相关的制度来进行规范指导。首先，要健全确保安全的法律法规体系，目前我国已颁布了《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》等法律法规来保证数字档案信息的安全，维护国家的公共利益。其次，要完善管理制度，用规范的管理制度来约束数字档案的形成、归档、保管、利用等环节，在每一个环节上用技术和制度相结合的方式堵住信息失真的隐患。
3、完善基础设施建设
硬件设施的建设是保证数字档案信息安全管理的物质基础，没有优质的硬件设施做后盾，就不会有数字档案信息的安全。完善基础硬件设施，可以从以下几方面着手：一是挑选优质数字档案信息的存储设备，根据实际情况选择符合实际需要的存储介质，目前我国许多档案馆（档案室）基本上都采用光盘刻录技术；二是数字档案信息备份系统的完善，为了防止因操作失误、硬盘损坏、计算机病毒及自然灾害等造成的数据丢失，必须有计划地开展备份工作；三是数字档案信息传输设备的建设，网络的硬件基础设施主要包括网络布线、交换机、集线器、网关设备等等，所有的这些网络设备都存在着因自然老化、人为破坏和电磁辐射所带来的安全威胁，因此要加强对数字档案信息传输设备的管理，定时检修、及时更新并由专人负责管理。
【关键词】事业单位；档案管理；信息安全
现代信息技术在社会各个领域的广泛应用带来了显著的效果，事业单位档案管理中也逐渐应用了信息技术，促进了档案管理的科学化水平以及工作效率的提升。但信息技术带来的问题也是十分引人关注的，即档案信息安全问题，以下笔者围绕该问题进行探讨。
一、事业单位档案信息安全管理面临的难题
（一）事业单位档案信息面临的物理安全问题。档案信息的物理安全主要是指档案存放的外部环境的安全，包括存放的建筑、自然环境。当前事业单位大多数档案是电子档案，在物理安全方面主要包括存储的计算机硬件设备和计算机自身软件设备的安全，以及所存放环境的地理位置安全性、温度、湿度以及防火、防盗性等各个方面。有的计算机自带的软件存在漏洞，电子档案可能发生病毒损坏，有的计算机硬件存在问题会导致电子档案出现无法存储和读取，而外部的温度、湿度则有可能损害存储的电子设备。
（二）事业单位档案信息面临的人为安全问题。档案管理是要靠人去落实的，档案利用也是由人进行查阅调档的，在这一过程中人为因素对档案信息安全存在着很大的影响。当前事业单位档案信息面临的人为安全问题主要包括档案信息安全责任意识不强，管理人员严重不足，同时管理人员的专业素质较低，尤其是在电子档案信息的管理方面由于缺乏计算机应用技能，在管理中缺乏对档案信息的安全设置，甚至有时由于误操作可能造成档案信息的删除，还有的档案管理人员缺乏保密意识，造成电子档案信息的外泄也是典型的安全问题。
（三）事业单位档案信息面临的技术安全问题。在档案管理中，计算机技术的应用给档案管理带来了全新的模式，实现了档案管理的科学化，提高了管理的效率，但是也带来了安全方面的风险。存储电子档案信息的计算机在日常使用过程中，使用外部设备连接以及网络运行环境下可能遭受到病毒侵害、黑客攻击，计算机中的应用软件在运行以及更新中也可能产生安全隐患，尤其是一些事业单位档案管理的计算机设备安全等级较低，在使用网络时也缺乏安全防护设置。此外，技术安全还存在的另一问题就是档案信息缺乏备份，计算机存储量巨大，一旦计算机出现问题其所存储的档案信息损失也将是巨大的。
二、事业单位档案信息安全管理的建议
事业单位档案管理中要将信息安全管理作为首要目标，结合上文所述存在的安全风险问题，应当有针对性地进行安全管理，具体应当从三个方面着手进行。
（一）加强档案信息安全管理的物理防护。作为事业单位的档案信息安全管理，物理防护主要是在选择档案室和档案存放设备时进行安全考虑。档案室的安全要进行特殊设计，进行安全评估，包括档案室的温度、湿度、防火、防盗等，并根据需要配备相应的设备，发挥档案管理的功能，确保安全。对一些事业单位现有档案室存在的问题依照上述原则及时进行整改，消除安全隐患。物理防护还包括对存放电子档案的电子设备硬件和自带软件的安全管理，要选择性能较好的硬件设备存储电子档案，一般来说，计算机自带的软件不存在安全问题，但是如果经过重装系统或者使用中改变就有可能发生系统漏洞，进而引起电子档案的丢失损坏，这就要求档案管理中对电子设备的软件运行进行有效的安全防护。
（二）加强档案信息安全管理的人为防护。在计算机技术应用的促进下，事业单位档案管理对管理人员的要求也提高了，为了确保档案信息的安全，事业单位要从以下几个方面进行防护。首先，将安全责任从上至下落实到每一个档案管理人员，作为档案管理人员要加强安全责任意识。其次，制定档案安全管理的规章制度，对档案管理工作进行规范要求，对可能出现安全风险的环节进行安全防护指导。再次，建立专业的档案信息管理人才队伍，安排具有专业知识的人员进行档案管理，例如在事业单位人员招录中设置档案学专业的限制来招录档案管理人员，当前经过专业学习的档案管理专业人员大都具有良好的安全管理意识，同时也都有良好的计算机操作和应用技能，在电子档案信息管理方面能够进行安全设置，在操作上也能够有效地减少错误操作。
（三）加强档案信息安全管理的技术防护。事业单位在进行档案信息安全管理中要利用现有的技术建立起安全可靠的档案信息管理系统，对接收入档的档案信息从源头审查就强调安全，存储过程中要进行安全防护，对一些档案信息的共享要进行安全审查，形成整个过程的安全管理。在日常的档案信息管理中一些电子档案信息的存储需要借助外部设备，也要进行安全防护，防止病毒写入系统，接入网络时更要注重安全防护。此外，有必要利用当前大数据发展建立档案信息的备份系统，这样既能够节约存储空间，又能够防止档案信息出现问题后丧失唯一性。
三、结语
事业单位的档案信息安全是档案管理的重中之重，关系到事业单位以及社会公众的利益。现代信息技术不但对事业单位档案管理起到了科学的、高效的促进作用，同时也使得事业单位的档案信息受到了来自网络环境的安全威胁，我们当前要做的就是全面客观地看待档案信息安全威胁，积极地建立档案信息安全管理体系。
【参考文献】
一、正视困难，大胆改革，强化管理，转换了长期难以改变的机关管理机制
多年来，由于局（馆）经费紧张等历史原因，档案局绝大部分职工长期在外整理档案兼业务指导，自行创收，形成了自由散漫、管理松散的机关管理机制，致使档案局（馆）的自身建设长年荒废，职能丧失，严重损害了部门形象。新一届领导班子上任后，通过加强教育、统一思想，认真贯彻档案法律法规等措施，集体研究决定将全员收回，严格按照党和政府赋予的工作职能按股室职能定岗定责，按照县委县政府和上级主管部门的要求依法治档、履职兴档，一举彻底扭转了多年来长期难以改变的机关管理机制。
二、积极争取领导重视，为档案事业发展创造条件并提供各项保障
（一）、争取资金，着力改善基础设施条件。通过积极向县委、政府和上级业务主管部门的领导汇报工作，得到了各级领导的高度重视。三年来共争取资金40余万元，大大改善了档案保管和办公条件。
（二）、争取政策，着力提高档案工作的社会地位。近三年来出台了一系列文件、规定和办法。如《__县档案达标升级奖励标准规定》、《关于印发__县政府公开信息送交暂行办法的通知》、《关于认真做好“三农”档案工作的通知》、《__县档案馆接收档(来源：文秘站 ）案暂行办法》等。
（三）、争取职数，着力加强班子和队伍建设。档案局历年只设一正一副两个职数，通过积极争取，开始设一正三副四个职数，同时增加两个非领导职数。在档案局批准为新一轮参照公务员管理单位后，开始面向全省招录了一名公务员。
三、在全恩施州基础条件最差的条件下，__县档案馆率先在全州荣升为国家三级综合档案馆
前，__县档案馆无论从硬件基础，还是从业务历史欠账等各个方面在与全州八县市比较都是最差和最落后的，通过盘清家底，找准差距，严格对照国家档案局《市、县级>，！
四、强化安全管理，受到省委、省政府办公厅通报表彰
高度重视档案安全管理，不断完善安全管理制度，着手安全管理的硬件和软件建设，强化干部职工安全重于泰山的责任意识。在今年6月的全省综合档案馆安全大检查中荣获90分的高分并受到省委、省政府办公厅的通报表彰。
五、狠抓全县档案法制化、规范化建设，使全县档案工作呈现出了良好的发展态势
（一）、狠抓档案业务暨岗位培训工作。在平常的业务指导中就注重将业务规范和档案达标升级与业务培训相结合。今年10月又在全县举办了一期档案业务暨岗位培训班。有116人参加，全员均获得了省级档案岗位资格证书。
（二）、充分发挥部门的职能作用，努力推进各单位和重点工程项目及“三农”档案的指导、监督、管理工作进程。截止现在全县有42个单位的档案室达到省二级规范化管理标准；有4个单位档案室达省一级；有6个单位机关档案室晋升为省特级。目前全县有三个乡镇机关档案室达到省二级，全县205个行政村档案达到“五有”标准的已超过50%。对全县省、州、县三级重点建设项目进行了档案登记和上报工作。对全县20多个重点项目工程档案进行了验收，充分发挥了档案事业在全县经济建设中的积极作用。
（三）、组织执法专班，每年依法对全县各个科级机关、企事业单位和重点工程项目进行全面检查或抽查，对各单位存在的问题填写档案行政执法通知书，督促进行整改，有效促进了全县依法治档工作的开展。
六、注重档案信息的编研、开发和利用，积极为全县经济发展和社会稳定服务。
（一）、完成了《__县档案馆指南》等400多万字的材料汇编、档案编研和修志任务。并为领导决策提出了《我县丧葬习俗改革的必要性和重要性》、《创建文明卫生城市的建议》等建议，得到了县委政府的重视。
[摘 要]档案的安全保管和有效利用是档案工作最基本的两项任务。档案的安全保管，关系到国家档案文献遗产和历史文化的长久传承，关系到国家核心信息资源的有效控制。只有在充分保障档案本体和档案信息绝对安全的前提下，档案安全利用等其他各项工作才能顺利开展。
[关键词]档案管理；档案安全
[中图分类号]G269 [文献标识码] A [文章编号] 1009 ― 2234（2014）06 ― 封二 ― 01
档案是直接形成的历史纪录。“直接形成”说明档案继承了文件的原始性，“历史纪录”说明档案在继承文件原始性的同时，也继承了文件的记录性，是再现历史真实面貌的原始文献，档案的重要性显而易见，但随着社会的飞速发展和进步，档案资源的开发力度越来越大，档案利用的频度越来越高，档案需求的开放性越来越强，因而，档案如何被及时、有效的安全保护以及如何最大限度地延长档案的寿命等问题，也相应地突现出来！解决档案保管及利用的安全问题越来越迫切，如档案涂改、丢失、被盗等案件，近几年时有发生；对档案管理认识到不到位，没有认识到档案的重大历史和现实意义，不对有价值材料、照片、影音资料及时保存、保管，以致于这一段历史缺失档案记录；由于档案库房温湿度调控不及时，造成档案发霉、变质现象也时常出现。
一、档案安全管理的目的。加强档案安全管理工作，杜绝各类危害档案安全事故发生，确保档案资料安全和最大限度的延长档案寿命。保存原始资料，保持资料的原始、准确、完整，以便核对资料的准确性和查证，便于建立人事或项目履历，便于在今后的工作中进行借签；而职能部门的档案，更是当前行依法政行为的过程，更是打造服务型政府的要求，更是保障人民利益的客观要求。
二、健全档案安全管理制度。档案管理必须依据相关档案管理的法律、法规、规章，必须严格执行《中华人民共和国档案法》，坚持严格管理、预防为主、防治结合、确保安全的原则。具体部门、单位在执行好相关安全管理制度的同时，必须建立健全本部门的安全管理制度，用制度规范档案管理行为，保证档案安全管理工作的需要，确保档案安全有效进行管理。从档案的收集、整理到档案的分类、归档、保存，每个一个过程，都要形成制度，在档案管理过程中，有严格的依据，有严格的规范，确保档案安全万无一失。
三、要采用计算机等现代化的管理手段。随着社会的发展，特别是随着计算机的发展，档案管理日益现代化，计算机在档案管理上大量应用，更使复杂化的档案管理工作变得清松起来，日常管理也方便起来。当前档案管理示范级建设，不但对档案管理人员有更高的要求，而且对管理手段也有更新要求，这也是档案管理现代化的过程，档案管理规范化的过程，所以用好、管好计算机档案应用系统，已成为当前档案管理的当务之急。
四、分类对档案进行管理。档案的载体不同，保存的方式也不同，保存的方法也不同，所有要不档案，要采取不同的安全管理、保管措施。档案管理人员应熟知档案安全保护知识，定期进行档案安全检查，做好检查记录，及时汇报并采取相应措施，每年定期进行安全性抽样检查，按规定进行一次全面清点登记，发现问题应及时采取措施予以处理。新收集的档案资料须 必经消毒、除尘后方能入库，并对消毒杀虫情况进行登记；对老化、破损、褪色、霉变等受损档案载体，必须采取抢救措施，按档案保护技术要求进行修复或复制；存储档案信息的载体，应按所存储信息的最高密级标明密级，并按相应密级文件的管理要求进行管理；与互联网相连的计算机或其它电子 信息设备不得存储、处理和传递档案信息，向社会开放的档案信息网站，应按规定报相关公安部门备案，并在接受安全评估合格后，方可接入互联网；到期档案经鉴定后，销毁档案载体应确保档案信息无法还原。
五、要做好重要文件的备份。对于重要文件，进行多种形式的记录、备份，对不需要保密且非常重要的文件，可以进行拍照、录像、复印，同时将这些文件分开保存；对计算机数据文件，可以进行数据硬盘备份，同时将硬盘放到安全的地方进行保存。
六、强化档案库房安全管理。档案室应符合建设标准要求，要达到“十防”（防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温、防光、防霉、防有害气体）的设计要求，并结合档案库房安全保护的实际要求，充分体现经济实用、节约财政资金的设计原则。档案库房门窗要采取相应的防光设施，加强库房 的防光能力。库房内应配备火灾自动报警系统和适合档案库 房使用的灭火设备。消防器材应定期检查，及时更换过期的 消防器材。库区内消防通道畅通，应急照明完好、疏散标志 清晰。库房内不得堆放与档案无关的物品，严禁将易燃、易爆及其它物品与档案一同存放。库区内应安装安全防护监控 系统或防盗报警装，库房门窗应有防盗设施。档案馆库房通道与阅档室须配备视频监控录像设备。库区内应配备有效的温湿度调节设备与检测系统、配有防虫、霉、鼠等有害生物的药品。档案室应建立特藏室或专柜，对馆藏重要、珍贵档案采取特殊的安全防护措施，确保重要、珍贵档案的绝对安全。〔责任编辑：谭 蕊〕
一、目前档案管理现状
信息档案室2008年开展纸质资料电子化，经过7年的努力，2015年以前的勘探成果资料已基本实现电子化，电子化工作为勘探开发一体化数据库提供最基础也最重要的数据支持，对全面实现石油地质资料电子化和信息化、实现石油地质档案的企业内部共享和在线查阅具有重要意义。目前信息档案室档案管理现状及存在问题如下：
（一）档案的重要性未被领导层重视。领导层对档案的重视程度不够，相应的投入相对较小，在信息化时代，档案室应顺应时展需求，引进先进的档案管理技术和信息技术，深入挖掘档案潜在价值。归根结底，所有技术的引进及实现均应得到领导层的批准，只有从最高领导层的高度重视与直接决策，才能使档案管理从传统管理方式向无纸化办公迈进。如果没有企业领导层的坚定支持，档案管理模式变革是很难推动的。只有企业各级领导的大力支持，才能避免实施档案管理模式变革的纸上谈兵。同时企业领导层要直接参与档案管理模式变革的关键环节与重大事项讨论、计划制订工作，要身体力行，亲自决策，给予实施人员与技术人员以强大的支持。
（二）电子化成果未得到有效利用。油田科技档案管理的最终目的是提供档案信息为科研生产人员服务，创造价值，但由于没有合适的平台和安全策略支撑，电子化成果的阅读权限一直没有释放，档案利用人员仍然只能亲自到信息档案室借阅纸质资料，工作效率低下，严重影响工作进度。
（三）纸质档案借阅弊端。纸质档案借出后，超出借阅期限时，逾期未归还档案，需耗费人力催还，加大了工作量，同时一旦借阅人员的办公室调整以及互相传阅情况的发生，档案极易遗失。
二、实现电子档案在线借阅
（一）纸质档案接收。严格按照信息档案室档案接收制度，移交方提交档案时应将档案与相对应的清单各一式两份，由交接双方当场清点，确认无误后签字。
（二）纸质档案整编。按照档案业务，将档案分门别类整理入不同类别中：地质档案类、工程项目档案类、文书类、专门档案、技术标准类、图书资料、全宗档案类等。本文主要阐述地质档案类，地质档案类又分为综合及其他类、测绘类、地质勘探类、地球物理与地球化学勘探类、油气田开发类、单井类、科学技术研究类、实物地质资料类类。
（三）纸质档案电子化处理。电子化处理工作主要包括以下几个环节：资料准备―页码标注―拆卷―扫描―图像处理―生成PDF―OCR识别―填写著录表―恢复装订―资料入库。
流程图如下：
（四）档案信息著录。一是著录项录入。根据档案不同类别在档案管理平台中输入相应的著录项，如单井类钻完井成果需要输入：档案编号、井名、档案名称、档案类型、井别、井型、井深、比例尺、编制单位、编制日期、编制人、归档单位、归档日期、归档人、语种、数量、存址、著录日期、著录者、密级、保管期限等。二是电子档案批量挂接。档案编号是批量挂接的唯一标识，通过电子档案的档案编号与档案管理平台中著录项的档案编号匹配，完成批量挂接，挂接完成之后，抽查10%的数据，对著录项与电子档案的信息匹配度进行检查，合格率要求达到100%。
三、档案信息安全管理方法
电子档案挂接入档案管理平台后，为了保障电子档案的安全性，可采取以下信息技术手段防止电子档案的泄密，全程跟踪监控电子档案的利用。
（一）用户认证。一是登录认证。由于单点登录在简化管理和提高用户效率等方面的优点，所以在企业业务整合时多采用其作为解决方案。用户只需要在一个信息系统中登录一次，用户登录凭证就会被保存到本地，根据保存到本地的凭证就可以访问所有信任的信息系统，无需再次输入用户名和密码。用户计算机加入域管理。根据“公司计算机管理细则”中对计算机名命名的规定（地区首字母+部门首字母+D（台式机）/L（笔记本）+AD域中的用户账号），为要加入域管理的计算机重新命名，在域服务器所对应的组织中找到计算机目录，并在此新建计算机，此时的计算机名要与要加入的计算机名一致，使用域管理员账户把计算机加入域服务器，把用户账号添加到Power Users组中，重启计算机，此时电脑已经加入域服务器中。CAS实现单点登录。CAS是实现Web应用系统是一种可靠的单点登录解决方，用户根据保存在本地的认证登录到应用系统，应用系统服务器根据用户的凭证确定有效性。CAS的实施主要包括如下步骤：第一步，创建证书，在域服务器端，使用脚本语言生成包含所有用户的证书；第二步，解析证书，在应用服务器端，解析证书中的用户名和用户凭证；第三步，用户配置，在应用服务器端，配置用户权限。二是借阅认证。为了保障档案信息的安全性，当用户提交借阅申请时，档案管理员需再次对用户进行审核。根据其登录时所使用的计算机名和IP地址来判断是否真实，若真实则应授权其所提交的借阅申请，如不能判断是否真实，则驳回其借阅申请。加入域管理的计算机其命名是有规则的，通过计算机名和IP地址确定计算机的存在性。
（二）WEB PDF在线阅读技术。为更好地提升档案利用率，适用流行的B/S开发模式，需要开发嵌入到浏览器中的PDF插件，实现在WEB界面查阅PDF文档的功能。主要功能包括：PDF查阅、页码选择、目录选择、页面缩放和打印等功能。
（三）PDF加密和解密技术。利用文档加密技术和加密算法，实现对PDF文档的加密，控制PDF文档有效时间，保护PDF文档的安全。一是借阅时间段控制。控制PDF文档有效时间，在有效时间段内，用户可以在线正常查阅PDF文档，超出有效时间段的PDF文档会自动被加密，以此来实现对PDF文档有效时间的控制。有效时间段分为两种：1.用户申请的时间段；2.档案室规定的时间段。用户在借阅PDF文档时可以申请时间段，如不申请时间段时，默认是档案室规定的时间段。回收PDF文档有效时间，在特殊情况下，如有安全风险或员工离职，避免信息泄露，对未超过有效时间段内的PDF文档进行强制加密，回收PDF文档阅读权限。二是权限控制。对PDF文档的查阅和打印等权限进行控制。控制PDF文档查阅权限，只能在获得认证的计算机上正常查阅，在其他计算机上不能查阅，显示加密状态。控制PDF文档的打印权限，PDF文档打印权限需要申请，正常情况下，用户无PDF文档打印权限。
（四）数字水印。根据用户在申请借阅PDF文档时所携带的信息，这些信息包括用户信息、计算机IP和计算机名，利用数字水印技术，在不影响PDF文档价值的情况下，对PDF文件进行添加数字水印，以此来保护PDF文档，防止用户抵赖。
（五）全文搜索技术。依据PDF文档的关键信息，主要包含档案号、井名、档案名称、构造名称、油田名称、编制人、编制日期等档案关键字信息，建立索引表，设计分词算法，实现对PDF文档的全文搜索，查找和定位到所需信息。
（六）云桌面电子档案阅览室。由于云桌面具有高安全、低成本和易管理等优点，在搭建电子阅览室时可采用此技术作为解决方案。搭建过程分三步：第一步：服务器端，部署服务器和磁盘阵列；第二步：软件安装，安装云桌面软件和办公软件；第三步：客户端，部署云桌面终端设备主要包括云终端、显示器、键盘和鼠标。制定电子档案阅览室管理规定，制定授权审核流程，严格控制非授权用户进入。授权用户在进入电子阅览室后，在档案管理平台中可以查看所有电子档案，无需再次认证，提高电子档案的利用率，提升档案价值。
一、公安数字档案室的基本概念
公安数字档案室是公安档案管理部门依托公安信息网络、业务应用系统及档案管理平台，实现本单位现行电子文件归档和管理，实现不同载体库藏历史档案数字化转换、存储、保护和利用的新的管理方式。建立公安档案数据库，建立数字档案管理平台，建立档案信息系统运行保障环境，健全数字档案管理制度，形成信息化条件下公安档案科学管理和服务利用工作体系是公安数字档案室建设的主要目标。
二、公安数字档案室建设的重要意义
公安档案是公安机关在长期的工作实践中积累的宝贵财富，是公安工作不可或缺的重要信息资源。现代警务需要更多更快更好的信息支持和保障。如何充分发挥公安档案信息资源在主导决策、制导打击、指导防范、服务民生中的重要作用，依托以计算机和通信技术为核心的信息技术和网络技术，建立公安数字档案室，对档案进行数字化管理，使档案信息资源从档案库房中“走”出来，由“静”到“动”，由“点”到“面”，打破时空界限，提供便捷、快速的网上实时全息查档服务，是公安档案部门主动适应现代警务需求，实现档案工作价值的的必然选择。
信息技术、网络技术在公安工作中的广泛应用，既改变了传统的服务方式，为档案工作提供了新的发展机遇和空间，也使传统的实体档案管理面临着严峻挑战。网上办公、网上办案、网上办证的推行，大量业务系统的建成应用，由此产生的网络信息、电子文件，成为新的形态的档案信息资源。同时随着办理低保、社保、土地征用赔偿、换发二代证等工作的开展，户籍档案利用也到了一个高峰期。据不完全统计，2008年以来，全市公安派出所就查阅户籍档案24000余份，提供户籍档案依据14600余份，使党和政府的惠民政策得到了落实。建立数字档案室，在实现档案的数字化管理的同时，通过网络实现电子文件的收集、管理、利用，是档案室功能在信息时代的延伸，适应了信息社会的发展需要。
三、公安数字档案室建设中的存在问题
1997年起，我局开始应用计算机辅助档案管理。经过十多年的精心打造，已建立了全息安全型档案管理系统，建成了拥有近百万条目录数据和十多万份全文信息的数据库，从单一的、封闭的目录检索到综合的开放的全息利用，网络查档已成为便捷、快速地获得档案信息的重要途径。但从全局的整体情况看，档案数字化发展不平衡，还存在着许多不足。从层面上看，机关档案数字化建设较快。近年市局陆续对库藏的文书和专业（业务）档案进行数字化加工，共著录信息100余万条，扫描2500余卷、20余万页。后期的数据核对及数据挂接工作量仍很浩大。而基层派出所该项工作刚刚起步，且基层所档案库房小、保管条件差、库藏纸质档案损坏严重，缺少专（兼）职档案员。从内容上看，服务公安管理和实战的文书、专业档案建设较快，服务民生的档案则较慢，目前仅开展了户籍档案目录的著录，没能实现网上全文检索查阅;从数据来源看，信息著录、扫描加载多，对接共享数据少，档案信息数据基本上是通过实体档案的加工形成的;从数据质量看，数量增长快，质量不够高，存在着缺漏、差错、不匹配等许多问题。
造成以上问题的原因较多，主要有以下几条：一是认识上的原因，受传统的思维习惯和工作方式影响，对档案的数字化建设缺少足够的重视。二是系统建设的原因，档案系统的开发和业务系统的开发不同步，对接受到规范标准、数据格式不同等多种因素制约，不能顺畅地实现信息共享。三是保障的原因。由于警力、财力的紧张，缺人手缺设备，开展数字化加工的难度较大，档案部门在组织此项工作中底气不足。就拿派出所户籍档案数字化加工为例，目前从我们对几个所的试点看，要全部数字化加工，平均每所则需要投入2万元左右，全市共需600万元左右。四是工作不到位的原因，对信息的形成缺乏流程管理，信息用得多维护少，数据库的检查核对工作未能很好地开展。五是人才缺乏的原因，公安档案队伍的素质有待提高，缺乏既懂档案业务又懂信息技术的复合型档案管理人才。
四、加快公安数字档案室建设的对策
1. 提高认识，形成建设合力。建立公安数字档案室，对于提升公安档案科学管理水平和服务利用水平，建立与公安工作相适应的现代公安档案管理服务体系，更好地服务领导决策、服务实战、服务民生具有重要意义。公安数字档案室建设是一项系统工程，既有不同载体库藏历史档案的数字化转换，又有各类现行电子文件的归档和管理，涉及到公安工作的各个方面、各个部门，需要集全局之力才能完成。各单位、各部门要各负其责，密切配合，共同建设。
2. 突出重点，加快数据库建设。按照由近及远、利用优先的原则，从服务实战、服务民生出发，重点加快基层专业、户籍等历史档案的数字化加工。通过著录、扫描等形式，建立档案目录数据库和全文数据库，形成以数字档案为主体的资源结构，及时满足对档案信息资源的不同需求。对已建立的各类档案目录数据、全文信息及其挂接情况，全面组织质量检查，切实提高公安档案数据库的完整率和准确率，保证档案利用效率。
3. 完善平台，实现信息共享。网上办公、网上办案和各业务系统中产生的信息和电子文件是今后数字档案的主要来源之一。要改变各自为政的做法，将档案信息系统建设置于大平台建设之中，通过系统间的融合对接，逐步实现现行电子文件网上自动流转直接归档，提高采集归档效率和数据质量，达到信息的高度共享。
4. 制定规范，落实长效管理。建立健全“谁主管、谁负责”的公安数字档案市局、分局、派出所三级管理责任制，明确各部门在公安数字档案室建设中的职责任务，分工合作，共同推进。 建立健全电子文件归档管理、档案数据著录规范和质量标准、数字档案管理工作责任制、数字档案安全管理制度等工作制度，保证现行电子文件归档和数字档案室工作的常态化、规范化运行。分局应设立专职的档案员，派出所也应有专人兼管档案。建立包括日常维护巡检、故障处理、应急处置等在内的日常数字档案系统运行管理工作机制。
关键词：供电企业 档案管理 信息化 资料
前言
电力建设工程过程中，会产生与工程相关的文件、图片或者录像等电力档案，这些档案是立项、招标投标、采购、施工以及监理等等建设工程的真实，是工程建设和竣工验收等的必备条件。随着国内外电力档案的信息化发展，电力档案管理也出现了很多新变化、新特点，档案信息在生产建设中发挥的作用也越来越突出，如何最完善地做好档案信息化管理也是我们档案管理员应该探讨的问题。
一、做好档案数字化资源建设的必要性
在电网建设和改造过程及生产经营活动中产生的档案信息资料，有纸介质、磁介质、声像、电子文件、实物等各种载体。电力企业的科学技术档案几乎占到电力企业档案馆藏的70%左右，具有极高的科学利用价值。
实现档案信息存储和处理数字化，收集与传递的网络化，有利于进一步拓宽管理思路，改进工作方法，加强管理力度，提高工作效率，更好地为系统各项工作服务。
二、建设完善的档案管理网络
以项目主管部门为核心，档案室作为业务指导部门，建立各部门、直属单位、县分局的档案专、兼职负责人。在电力工程建设项目中，档案管理部门应在工程项目主管部门的总协调下，和工程进度同步进行有效管理；并负责监督和指导各职能管理部门文件资料的移交；各职能管理部门应设一名兼职档案员，并根据档案“集中保管”的原则，对本部门资料统一集中起来，及时移交档案部门进行归档。
三、建立健全档案信息数据管理运行体制和机制
在档案信息管理中要认真贯彻执行国家的有关方针政策、法律法规以及国家、行业标准；要严格执行国家和企业的保密制度，严守企业的秘密；企业单位须指定一名领导分管档案资料和数据管理工作，对数据资料进行严格质量审核和协调管理；同时要结合本单位实际情况，
设置数据管理岗位，明确落实责任主体与责任人，配备具体负责数据采集工作、档案信息数字化、数据上传与加载、提供利用、安全与保护等工作人员。
四、结合电力企业实际，加强数据采集的管理
（一）在项目建设中完成档案工作流程的数字化，建立完整的数据资源库。
业主（建设）单位从项目筹划、开工时先期导入档案管理，项目一启动就将归档任务通过模版下发到各单位；各参建单位在接到归档任务后对号入座，通过在线或离线档案管理平台收集档案，工程管理单位实时对档案管理各环节进网上检查、监督与指导，分阶段校验，及时开展网上催交；网络检查合格后，再进行实体档案的移交接收。通过这一模式，各单位任务明确，同步建档，归档质量和工作效率明显提高，实现了工程档案的超前管理，全过程控制，建立起对公司项目档案管理实行有效全程监控的管理体系。
（二）完善在项目改造、扩建后及时完成数据资源更新的工作。
科学技术档案具有专业技术性强、成套性强、标准性强、更改性、通用性等特点。针对科技档案更改性特点，决定了电力企业档案必须实行动态管理。如变电所的设备因为技术和安全的需要经常要扩建及改造，这必然会涉及图纸的新增及替换，这些增加及替换的图纸不管是纸质还是电子图纸都要及时替换、及时增加、及时归档，从而实现图纸电子化管理和实时动态管理。
（三）加强电力科技档案数据资源建设的完整性。
要保证电力科技档案数据资源建设的完整性，就要加强管理，完善规章制度，建立内部人员的制约机制。在实际工作中我们体会到如果不重视档案资料的收集，会造成日后部分技术改造工程维护困难。目前，档案的收集已经列入企业的规章，制定了相应的“三纳入”、“四参加”制度。本企业档案部门人员须参加本企业的项目工程竣工验收会、设备开箱验收会、基建工程竣工验收会等。设备到了仓库开箱时必须有档案员在场，收集第一手资料。每项工程结束时施工单位必须同时向档案室移交纸质档案、通用的电子档案各一份，经档案室检验合格后方可算工程最后结束。特别是基建工程的验收，档案资料不齐全完整，不可认定工程完工，不得进行工程结算。已经形成的纸质档案，特别是利用频率高的图纸，都要做成CAD的竣工图移交档案室。通过图纸管理系统，档案员、工程技术人员、领导可以根据各自的权限完成档案的录入、浏览、下载、修改、审批等工作。且对具有永久与长期保存价值的档案进行数字化资源建设，不但方便了生产科研管理人员的利用，提高了工作效率，也达到了规范和保护这些重要资料的目的。
五、完善标准规范，加强质量控制
（一）规范档案信息化数字化工作。在工作中根据国家的与本行业颁发的标准规范，结合自身实际，加强基础业务的标准规范建设，建立健全档案分类规则、档号编制规则、制定数字化标准规范、电子文件管理规定，保证档案信息检索的查全率与查准率。
（二）加强档案资料采集流程的管理。企业科技档案进馆后，指派固定人员作为数据采集过程的具体负责人，对经过严格审核与接收的档案资料，进行编目录入、数字化采集、实物扫描与编辑、数字化合成与转换、电子文档上传与入库，统一整个过程的标准，保证数据采集的原始性和完整性。
（二）加强数据质量控制。
扫描的图像质量直接关系到字符检索识别的准确率，整个扫描工作的过程对后续全文检索的查准率、查全率都有影响。因此，加强扫描整理质量、图片编辑质量、目录整理质量、审核校对等几个关键环节都非常重要，它们是数据资源建设质量的基础保证。
五、加强数据安全管理
要加强数据安全管理，具体包括：档案网络建设的安全性，把安全管理贯穿于档案数据管理的全过程，数据库的维护与备份以保证数据的安全，确立数据的安全级别与使用权限，档案电子数据的安全利用管理等。
企业重要档案数字化建设是国家档案局与南方电网公司档案信息化工作的要求。档案信息化是国家电网建设“一强三优”现代单位的基本要求，是档案管理适应现代信息技术发展的必然选择，是档案事业实现健康持续发展的必由之路。实现档案信息存储和处理数字化，收集与传递的网络化，有利于进一步拓宽管理思路，改进工作方法，加强管理力度，提高工作效率，更好地为系统各项工作服务。
七、结束语
7、学校还要教育学生遵守学校规章制度，按时到校、按时回家，防止意外事故发生。8、学校要定期对校舍进行安全检查，发现隐患及时消除，情况严重的，一时难以消除要立即封闭，并上报人民政府和教育局。9、学校要经常检查校内围墙、栏杆、扶手、门窗、以及各种体育、课外活动、消防、基建等设施的安全情况，对有不安全因素的设施要立即予以维修和拆除，确保师生工作、学习、生活场所和相应设施既安全又可靠。（二）学校消防安全制度为加强消防安全工作、保护公共财产、师生的生命及财产安全，把消防安全工作纳入学校的日常管理工作之中，现特制定以下消防安全制度。1、加强全校师生的防火安全教育。按《消防法》的要求，做到人人都有维护消防安全、保护消防设施，预防火灾，报告火警的义务。要做到人人都知道火警报警电话119，人人熟知消防自防自救常识和安全逃生技能。2、保障校内的各种灭火设施的良好。做到定期检查、维护、保证设备完好率达到100%，并做好检查记录。3、教室、办公室、学生宿舍安全出口、疏散通道保持畅通，安全疏散指示标志明显、应急照明完好。4、学生聚集场所不得用耐火等级低的材料装修。5、易燃、易爆的危险实验用品、做到专门存放、由化学实验员两人同时加锁开、关负责保管，在室内必须有沙池、灭火器等。在利用易燃、易爆化学药品做实验时，教师必须在做实验前向学生讲清楚注意事项，并指导学生正确使用，防止火灾事故发生。
6、图书馆、化学实验室、物理实验室、机房等场所严禁吸烟及使用明火，下班后工作人员要及时关好门窗，确保安全。7、消防栓、防火器材等消防设施，要人人爱护。任何人不得随意移动和损坏，违者要严肃处理。8、加强用电安全检查，电工必须经常对校内的用电线路、器材等进行检查，如发现安全隐患，要及时进行整改、维护、确保安全。9、学生宿舍内严禁使用明火，禁止烧电炉、热得快，点燃蜡烛、蚊香，严禁吸烟，严禁私拉乱接电线。不准私自接用任何家用电器。10、食堂必须使用合格的压力容器、锅炉，每年要检测，要定时检查，锅炉工要持证上岗，严格按操作规程操作，液化气罐与灶头应有1.5米的安全距离，严防事故发生。11、对因无视防火安全规定而造成不良后果者，要从重处罚，直至追究法律责任。（三）学校周边环境安全治理制度1、学校周边环境治理涵盖师生人身、食品卫生、文化活动等方面，系综合性治理，应取得社会各界的广泛支持与通力配合。学校对周边环境应密切关注与监控。2、学
校在做好内保工作的同时，重视学校周边环境的安全治理工作，主动联系辖区的派出所、街道、工商管理、文化监管等部门共同抓好治理工作。
4、每天放学前，教师要提醒学生，注意交通等各项安全。5、要教育学生自觉遵守社会公德以及各类法规，维护社会公共秩序，敢于与坏人作斗争，并掌握正确的维护方式和方法，提高学生的自护能力。6、建立学校突发事件教师救护队，高度警觉，随时出动。（四）集会、会操安全管理制度1、学校集会、做操应由学校专人负责统一指挥，保证集会、做操的纪律。2、学校集会、做操应以班为单位，不要拥挤，不催促学生快跑，要有教师负责疏散管理，进出会场要有序，严防挤压事故的发生。3、学校集会、做操应以班为单位，指定安排座位或站队，由班主任负责，防止学生乱窜，避免意外事故的发生。4、学校领导及安全领导小组必须对集会、会操活动实行全过程监控，以防意外事故发生。（五）组织师生外出活动安全管理制度1、组织师生外出活动（社会实践、社会调查、春游、秋游、参加公益活动、义务劳动、参观访问等）要制定有周密的计划和安全措施，活动方案必须经校领导审阅签字同意后方可实施。组织到外地或较远活动的需经教育局分管安全副局长审批。
2、每次活动应有具体的责任人，注意人员年龄、身体状况搭配。3、活动的路线、地点，事前应进行实地勘查。4、活动来往的交通工具应向专业运输部门租用，遵守乘车安全要求，行前要求营运部门对车进行检修。5、每次活动都要有安全、保卫、意外事故的应急预案。6、野炊、爬山、野餐要注意防火、防食物中毒、防摔伤事故发生7、活动地附近有河流、水库的，没有组织措施或不具备安全条件的，不能让学生下水。8、凡外出参加各种活动，学校领导及安全小组成员必须对活动全过程进行监控。9、在活动中实行责任追究制，如遇安全事故，追究相关责任人的责任。（六）门卫安全防范工作规范1、学校大门设专职门卫，门卫工作有专人管理，门卫工作制度健全，责任明确。门卫值班室，位置适当，视线开阔，墙体、门窗牢固。2、大门坚固安全，开启灵活，锁定方便。门区有照明设备，便于夜间观察。门卫值班室配备必要的值班用品、防卫器械和消防、应急照明器材。3、门卫值班室应安 装报警电话，门卫人员要坚持24小时值班。4、门卫人员要求具有初中以上文化程度，身体健康，工作责任心强。
5、门卫人员值班时佩戴相关证件，文明执勤，行为规范。6、门卫人员按学校规章制度认真检查出入本单位的人员、车辆、物资等。对非本单位人员进入本单位的，要逐个查验身份证件，严格登记手续。7、年度内门卫人员无违纪、失职行为。（七）门卫安全管理制度1、门卫人员必须时刻提高警惕，严防不法分子混入学校进行犯罪活动2、来人、来客均须办理登记、会客手续，门卫人员应认真查验来人的合法身份证件，无身份证件、未经校保卫部门同意不得进入学校。3、任何人从学校内携带物资出门，应主动出示出门证件，否则门卫人员有权查问、查看。对可疑物资可以暂时扣留，及时报告有关部门处理。4、自行车进出校门，应主动下车推行，机动车减速慢行，外来车辆进校门，门卫人员应先问明来意再开门，随车人员必须办理来客登记手续。5、外来人员会 见学生必须在课余时间进行，如果正在上课，必须先在门房等候。6、严禁小摊小贩进入校园卖东西。7、门卫人员昼夜做好校内巡逻工作，及时检查办公室、实验室、电教室防盗门的关锁、用电设备是否关闭、火炉是否熄火等。
（八）校卫队安全管理制度
1、校卫队在学校安全领导小组领导下负责校内的治安、防范、巡查、守护等工作和案件、事故发生时的现场保护工作。2、平时负责对校内的日、夜巡逻，节假日搞好护校工作。3、不定期的对校内开展安全检查，发现隐患及时报告。4、注意发现隐患部位，提出整改建议，协助校长室督促落实整改措施。5、控制外来人员进出校门，严格来客登记制度，校内学生进出校门注意查验有关证件。对超过学校有关规定时间进出校门的学生应逐个登记，并将情况报告有关部门。6、注意掌握学校内及周边治安动态，对发现打架、斗殴、破坏安全、扰乱教学秩序的人和事，主动前往阻止，并报告有关部门或“110”，确保校园稳定。（九）会计室安全管理制度1、会计室是学校的安全要害部位，财会人员应认真执行《会计法》和财会管理制度，各类帐目都必须做到帐册齐全、手续完备，安全保卫责任落实。2、现金管理必须专人负责，财会室存放现金必须执行银行方面的统一规定，超规定存放现金要报经校领导批准，同时落实防护措施。否则发生事故，由当事人承担责任。3、会计室门窗、墙壁要坚固、防盗，报警设施经常检查，确保有效，使用经公安、技监部门检测合格的保险柜（箱），保险柜过夜现金不得超出公安机关或银行核定库存现金限额，保险柜（箱）应及时关锁，钥匙会计随身携带，不准放在办公桌内或转交他人。4、财会人员应按现金管理制度使用现金，一般超出现金支付数额的，要使用银行支票支付方式进行结算，特除情况去银行取现金数额较 大时，必须通知总务处派员护送。不得单身去银行取款。5、会计室内注意来往人员，陌生人不准进入财会室，非财会人员不准接触保险柜。6、会计室内不准吸烟或带入其它火种，注意做好防火安全。
（十）档案室安全管理制度1、档案室是学校党政文书资料、人事档案保存使用的场所，列为学校安全管理要害部位，工作人员应特别做好安全工作。2、档案室是机密部位，非工作人员未经批准，不得随便进入室内。3、各类资料进入档案室，必须严格登记制度、借还制度，机密资料、人事档案严防丢失、严防泄密事件的发生。4、档案室应通风、透气、干燥，做好防湿、防虫蛀的工作。5、室内消防器材、报警设备常年完好，性能良好有效。6、严禁将任何火种带入室内，任何人不准在档案室内吸烟。7、门窗坚固防盗，工作人员随手关窗锁门，假期、节日要特别加强看护，确保安全。（十一）卫生室安全管理制度1、学校有关卫生工作人员必须加强学习，努力提高业务水平和工作能力。2、卫生室购买药品必须在卫生局指定的医药公司购买，不得直接跟厂方和药商购买，买药时要逐个进行药品检查，发现有伪劣药品及不合格药品一律退货，并调查追究经办人。3、每学期初进行药品清理，对过期药品、变质药品进行登记，并注明药品名称、规格、数量、价格，然后经有关部门验证后再销毁。
4、医生不开过期药品，如领药者发现过期药品，立即退回处理。5、发药时要告诉学生怎样安全使用药品，并在药袋上写明每日服几次，服药时间、药量、分几次服完等。告诫病人不许超常服药，警惕用药过量引起的药物中毒。6、经常检查卫生室电器设备，用电开关及线路若有漏电、断电，应立即报告总务处进行检修，防止火灾的发生。7、卫生室使用高压锅消毒时，谁消毒、谁负责，避免超压发生爆炸事故。 9、条件不具备时，不要给病人注射青霉素或其他易引起过敏性休克的药品，对危重病人要立即送医院处理。10、医务室人员每周一次到体育课场地进行体育卫生监督，检查体育场地及体育器械有无不安全因素。11、医务人员每周一次下食堂和小卖部进行卫生检查和食堂卫生知识宣传，督促采购员不买无卫生许可
证、无检疫证的肉类及食品。不使用、销售腐化变质食品。小卖部不许出售“三无”食品及过期食品，监督非食堂工作人员不得进入食堂操作间，买回的蔬菜必须进行四步处理（选、洗、泡、切）再煮，杜绝各种传染病，投毒案、食物中毒事件发生。（十二）办公室安全管理制度1、办公室门窗牢固，重要的办公室要安装防盗门及技防设施。2、办公室安全管理制度健全，相关人员安全保卫责任落实。
3、工作人员都必须提高警惕，防止不法分子闯入室内。重要的文件、资料要及时送学校档案室保存，个人存放文件、资料要妥善保管，不要乱放乱丢，严防泄密。4、办公室的钥匙不得转交本室以外的人员使用，严禁将外人或学生单独留在办公室内看书、学习或玩耍。5、个人办公桌上的钥匙要随身携带，人离时注意关锁门窗。有报警器装置的要接通电源，并落实专人负责此项工作。6、个人的现金、贵重物品不得放在办公室桌抽屉、橱柜，以防被盗。7、进办公室随带的小包、脱卸的衣服内应取掉个人手机、bp机、现金等，防止被外来人员顺手牵羊造成损失。8、不准在办公室内焚烧杂物、纸张，不准乱接电源、烧电炉，人离时注意关闭电源，认真做好防火工作。（十三）印章和保密资料安全管理制度1、学校党政公章、各部门的公章、财务专用章、合同专用章都应有专人保管、启用，严格执行领导批准使用制度。2、任何部门的公章，未经单位、部门领导批准不得带离办公室或借给他人使用。3、保管人员要妥善保管好印章，掌握使用原则，不得随便为他人加盖公章。4、所有保密文件、资料都必须经学校办公室保密员登记后方可使用，并按指定对象阅办，不得私下横传。
5、使用保密文件、资料应及时退还保密档案室，不得长期存放，机密以上文件不准随便摘抄、复印，防止泄密。6、保密文件、资料严格借阅登记制度，保密员应定期清查收回。7、保密文件、资料遗失，应及时查明原因，并报告上级保密部门。8、保密文件、资料，应按密级规定的机关负责登记销毁，严格审批手续。（十四）突发灾害安全防护工作制度1、学校应在各类灾害 发生前做好信息收集和预测工作，化被动为主动，实行全员监控。2、在遭遇不可预见的火灾、地震、等灾害时，应有序组织学生紧急疏散和撤离现场，保证学生的生命安全2、加强对学生进行防灾、抗灾的教育，传授遇灾后的自救、互救办法，培养学生的生存能力。3、要及时向有关部门报告，请求有关部门和社会的援助，全力保护学生的安全。4、未经上级有关部门批准，不得组织学生参加救火、救灾等。5、组建稳定的教师护校、护生救护队，学校拨付专项资金，加强救护队的建设。（十五）校内公共活动场所安全管理制度
1、学校体育活动场地、大教室、等均为公共活动场所，实行谁组织活动，谁负责安全工作的原则。2、开展活动时应认真检查电路安全，没有电工在场不要私拉乱接电源。新增大功率电器，应征得总务部门同意。总务处应组织电工定期检查电源开关、插座是否完好，有损坏的应及时修复。3、开展活动要保持所有通道畅通无阻，开关灵活，便于随时打开。4、开展活动要适当控制人员，不要过分拥挤，要保证在任何情况下都能出得去。5、大型活动要指定专人负责安全工作，突发事件有专人负责指挥疏散撤离。（十六）临时用工安全管理制度1、实行“谁用工，谁管理”的原则，部门使用临时工必须执行学校的临时用工管理制度，严格审批手续。2、用人部门要严格审查被用人员的身份，并将有关证件报学校保卫部门或总务处审核存档备查，建立临时用工人员安全管理台账，做到人来 登记、人走注销，数据变动及时准确。3、临时人员应有合法有效的身份证，用人单位应与其签订使用合同、协议，使用期内应遵守校纪校规，服从学校统一管理。4、临时人员凭学校印发的临时出入证进出校门，不准
将非本校人员带入校园，不准将校内物资带出校外。5、临时人员必须根据公安部门的要求主动办理暂住手续，并按学校规定交纳一定数额的治安保证金。（十七）校园临时施工人员安全管理制度
1、在校园内临时施工的单位、人员必须执行学校的有关规章制度，服从学校的安全管理。2、施工单位使用人员，必须严格审查身份证件，并由施工单位负责逐个造册（附身份证复印件）报学校保卫部门或总务处备案。3、施工场地要有护栏物隔离，并有明显的非施工人员不得入内的标志，预防发生意外事故。4、施工单位内部必须建立严格的安全生产管理制度，加强对建设物资的看管，有专门的值班巡逻人员，防止发生失窃事件。5、施工单位人员要统一到学校保卫部门或总务处办理《临时出入证》，服从门卫管理，携带物资出门，施工单位应签发出门证，否则，门卫有权暂扣查询。6、施工车辆进入校区不准鸣号，应减速慢行，注意行人，沙、石、土不得散落校园，影响校园环境卫生。（十八）食品卫生安全管理制度1、建立完善的食品卫生工作领导小组，加强本校食品卫生管理，责任到人，杜绝校内发生食物中毒或其他食源性疾患。2、学校食品生产经营场所要依照《食品卫生法》要求到市卫生防疫站申领《食品卫生许可证》，并每年年审一次。要保持内外环境整洁，有相应的防蝇、防鼠、防尘、清毒、更衣、盥洗、污水排放、存放垃圾和废弃物的设施。
一、中学教职工人事档案管理中存在的问题
（一）教职工人事档案中的信息比较少。中学的教职工的人事档案中包括履历材料、鉴定材料、考核材料、职务职称工资材料、入党材料等内容，内容的信息含量比较小，缺乏实用性，无法满足当前中学发展的实际需要。在人事档案中，教职工的工资变动、职称评审等材料比较齐全，而涉及教职工个人才能、政绩、个人的技术专业、获奖情况记录等方面的内容却少之又少，学校在利用档案时，也只能了解一些比较肤浅的内容，无法对教职工的培养、选拔等提供参考和依据。
（二）人事档案管理不集中、不专业。中学的教职工人事档案没有由上级主管部门进行统一管理，有些中学还根据不同的管理职能，将教职工的人事材料分散到各个部门。教务部门管理的人事材料主要涉及教师的业务水平、教学能力、教学的任务以及奖惩情况等，而科研部门主要负责管理教职工的科研立项、等，人事部门主要管理教职工的社会经历、政治面貌等。这种管理模式导致教职工的人事档案资料管理不集中，容易造成人事档案的缺失。
（三）人事档案的管理方法滞后。当前中学教职工的人事档案管理仍主要以纸质的形式存在，缺乏现代化的管理技术和方法，还有一些中学里的人事档案管理部门只是将教职工的人事档案资料录入到计算机中，却无法进行档案的检索、查询，人事档案信息的统计工作只能依靠手工完成，信息化水平比较滞后，造成了资源的大量浪费。而且学校的档案室硬件环境比较差，有些中学的档案室位于教学楼中的偏僻位置，门窗等封闭不严，长期处于阴暗潮湿的空间中，档案容易出现破损。
二、中学教职工人事档案管理模式优化措施
（一）健全学校人事档案内容。由于中学教职工的人事档案内容信息缺少，缺乏实用性，无法满足当前中学发展的实际需要，因此学校应在教职工的人事档案中补充教职工的个性材料。在人事档案中设立教职工的教育教学登记表，综合反映教职工的教学以及工作情况，增加教职工的学术研究情况，准确的反映出教职工的学术能力和地位。同时，增加教职工的进修以及奖励情况，了解教师的再教育以及社会地位。在教职工原有档案的基础上补充这些内容，能够更加全面的反映出教职工的工作、教育水平，为中学教职工评价工作的开展、教职工队伍的建设提供了科学的依据，也有助于提高教职工的竞争意识，实现良好的发展。
（二）建立完善的信息化数据库。为了提高人事档案管理的效果和质量，中学应积极采用现代化的信息技术和手段，建立人事档案的信息化数据库，中学的人事部门应按照学校的人事管理制度以及相关规定，利用信息化软件对教职工的人事信息进行采集、登记，建立人事档案的信息数据库。个人的信息要真实、完整，并由教职工本人以及学校的人事管理人员在规定期限内容，在学校网站上对人事信息进行补充和更新，学校进行定期的审核，然后限制访问权限，避免数据、信息的随意改变。学校应对教职工的人事档案资料进行动态化的管理，保证学校教职工的人事档案信息及时更新，建立标准化人事档案的信息数据库，为今后教职工人事档案的管理和利用作保障。
（三）做好人事档案管理的安全工作。中学还应做好人事档案的安全管理工作，避免出现威胁人事档案安全的隐患。要严格控制人事档案的知晓人员，特别是科研教职工的人事档案，禁止无关的人员接触人事档案。建立专门的人事档案室，做好防火、防盗、防霉等工作，储存人事档案信息的计算机以及硬盘等要定期杀毒、升级以及更新，保证计算机的安全运行，人事档案信息的网络要严格管理，禁止移动硬盘的外带，避免人事信息的泄露。
三、结束语
中学教职工的人事档案信息应有专门的部门和人员进行管理，实现人事档案信息的动态化管理，做好人事档案的安全管理工作，保证中学教职工人事档案的科学化、规范化管理。
作者：何菁霞 单位：中山市第一中学
青岛卷烟厂自1987年开始实行档案资料的集中统一管理，包括科技档案、文书档案、会计档案、干部职工档案等十大类别。多年来，青岛卷烟厂认真贯彻《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》，狠抓长效机制建设，积极推行档案规范化管理。青烟的档案工作伴随着企业的发展而做优，于2001年通过全国企业档案管理 “国家一级”认定，2005年被评为山东省特级档案室，并先后多次荣获省级、市级档案管理先进单位和开发利用档案信息资源先进集体。
青烟的档案工作之所以做得有声有色、成绩斐然，与企业档案的规范化管理是分不开的。下面谈一下青烟是如何利用规范化的档案管理促进企业协调发展的。
1 提高认识，加强领导，为档案工作规范管理提供支持
多年来，青岛卷烟厂始终把档案工作作为企业发展的基础性工作列入重要议事日程，加强领导。档案工作一直由厂长分管，并建立了三级档案管理网络：一是以档案室主任为主体，对企业档案管理工作进行决策，研究并制定方案，对全厂档案管理工作进行指导;二是以专职档案管理人员为具体经办人，负责全厂各部门形成档案的收集和管理，并指导各处室兼职档案员的工作;三是做好档案的日常管理工作，坚持以兼职档案员为骨干，负责收集、整理、移交本部门在日常工作中形成的档案材料，从而确保档案的齐全、完整。
2 加大投入，夯实基础，为档案工作规范管理和数字化档案室的建立提供保障
为确保企业档案管理质量，企业加大对档案工作的投入。目前，档案室设有办公室2间、阅览室1间、整理室1间、复印室1间、档案库房2间，库房内配有目前国内最先进的全自动密集架。另外，还配有空调、除湿机、照相机、录放机、刻录机、扫描仪、大型复印机、电脑、杀菌机、电脑等一整套现代化办公设备，档案管理工作具备了很好的硬件设施。建立档案管理网络体系，并有方便实用的档案管理软件，为档案工作的规范化管理提供了足够的保障。
3 建章立制，确保档案工作规范化、科学化
档案管理是一项严肃认真而细致的工作，做好这项工作必须有严格的制度作保证。为使档案管理工作规范化、科学化，我们陆续编写了《企业档案管理规定》、《企业档案考核管理规定》、《档案库房安全管理规定》、《保密工作管理规定》等文件，对档案资料的安全管理及从产生到永久保存（销毁）的过程进行全方位控制。档案工作做到了有法可依，有章可循。使档案管理工作切实落到实处，如档案工作的“三参加”、“四纳入”。企业新购设备的开箱及移交生产竣工验收、基建技改项目的竣工验收、科研成果鉴定等必须有档案人员参加，使档案在形成过程中质量得到了保障，为档案管理的科学化、规范化奠定了坚实的基础，确保档案管理工作可持续发展。
4 着力创新，注重利用，发挥档案在企业日常管理中的重要价值
档案利用是整个档案管理过程中的重要一环，是推动企业档案工作不断向前发展的最有力因素。因此，档案管理人员要树立服务意识，使档案为企业的生产经营服务，实现应有的价值，为企业创造效益。一是集中整理基建项目档案，为企业收回档案资料保证金。青岛市政府规定自1990年开始，凡新开工的基建项目，根据工程总造价，必须向城建档案馆交纳一定数额的档案保证金，以确保该项目的城建档案及时、完整的归入档案馆。档案室利用室存的档案资料及时完成了移交，收回了企业所有基建项目的档案保证金。二是利用会计档案，为企业追回欠款，解决三角债拖欠问题。三是利用档案维护企业的合法权益。1994年青烟新研制开发的“老刀”牌香烟投入市场后，受到消费者的欢迎，给企业带来了客观的经济效益。但在全国市场上，我们发现了##烟厂盗用我厂的“老刀”牌香烟商标，其外包装的图案与色彩与我厂“老刀”极其相似，构成侵权行为。我们依据原始档案，证明我厂早在二十年代就开始生产“老刀”香烟，1994年7月7日重新注册，取得商标专用权。从而维护了企业合法权益和经济效益。
5 注重培训学习，不断提高档案人员的整体素质，为档案工作规范化管理奠定基础
1二维码技术在公路安全管理中的应用
1.1现场作业人员的安全管理
目前，在现场作业人员安全管理中，现场人员与证件、三级教育等信息处于分离状态。如果要核查比对，其过程比较烦琐，即使作业人员随身佩戴了个人信息牌，其包含的信息量也较小。将二维码应用到工程安全管理中，可在很大程度上解决上述问题。将现场作业人员的姓名、性别、年龄、籍贯、照片、工种、所属班组、进场时间、三级教育和考核情况、交底情况、风险告知情况和责任书签订情况等内容均包含在静态二维码或活码（活码是二维码的一种高级形态，通过短网址指向保存在云端的信息。图案比普通二维码更简单、更易扫描，且可随时更改云端内容，做到同一个图案、不同的内容，极大地方便了二维码的印刷管理，甚至可先印刷图案、后设置内容）中，进而可使用手机随扫随查，现场即可验证结果，省去了到档案室查阅安全管理文件的过程。同时，采用二维码作为信息载体的显示方式比随身佩戴证件更易于被现场作业人员所接受。
1.2其他人员的安全管理
对于公路工程中其他人员的安全管理，比如项目部管理人员、现场技术人员和试验检测人员等，将人员照片、姓名、职称、毕业院校、学历、岗位、证书编号、进场时间、联系方式、持证情况、岗位职责、工作经历和业绩等详细信息生成二维码，并将二维码粘贴在工作牌或安全帽上，需要时，可随时利用手机扫描查看信息，便于人员的安全管理。人员安全管理二维码应用实例如图1所示（图1来自沈海复线南塘至黄华段第二监理办）。
2二维码技术在机械设备管理中的应用
公路工程需要众多机械设备参与施工，核查设备时的传统方法为：先到现场对设备进行逐一登记，然后到档案室进行资料的调取核查，既费时又费力。如果将机械设备的照片、进场日期、机械型号、使用性能、使用地点、设备来源、验收情况和操作规程等信息存储到二维码中，并将生成的二维码图案贴在设备上，则仅需要在现场用手机扫一下，即可调出本设备的相关资料，设备本身与相关资料一一对应，可实现当场核查，具有便利、快捷的特点。公路工程机械设备二维码应用实例如图2所示（图2来自沈海复线南塘至黄华段第三标项目部）。
3二维码技术在台账管理中的应用
安全管理应为公开化的管理，在工程实践中，常会有组织到优秀的安全管理单位参观、学习，获得的相关信息一般均为现场现状和表面情况，参观现场后进行安全内业的交流学习有很大的必要性，而在内业交流时，由于人员较多，翻看台账记录时易将台账弄乱甚至遗失，且台账一般仅有1套，需要参观人员轮流翻看，效率低下。如果将各类台账文件分别经扫描仪存储为PDF文件后生成二维码，并将二维码图案粘贴到相应档案盒背脊上，则可通过手机扫描查看，可明显提高浏览效率。由于安全管理台账的填写需要及时更新，属于动态的过程，所以，台账的二维码应采用活码形式，且定期对活码后台信息进行更新。安全台账二维码应用实例如图3所示（图3来自沈海复线南塘至黄华段第二监理办）。
4二维码技术在现场宣传中的应用
在公路工程安全管理中，施工现场需要设置工程概况牌、质量安全目标牌等标牌，由于标牌的内容较多，要伫足较长的时间观看，加之受标牌面积的限制，往往标牌内容不丰富。如果将二维码与安全标牌结合起来使用，则可解决以上问题，将细节信息生成二维码后张贴于标牌或出入口等明显位置，标牌展示主要信息，利用二维码存储补充信息或全部详细信息，可使信息量大大提高。此外，二维码具有较强的容错能力，即使部分被污染或损毁，仍可正确识读，适合用于施工现场。现场宣传二维码应用实例如图4所示（图4来自沈海复线南塘至黄华段第四标项目部）。
5结束语
