时间：2023-03-24 15:00:49
关键词：公文管理；保密工作；措施办法
Abstract: For a modern enterprise to document management and confidential work plays a key role to ensure efficient operation of enterprises information transmission and improve the efficiency of. In this paper, from the perspective of paperwork, and document documents exist separately from the document management problems, several security, document processing and so on to explore how to do archives management and confidential work.
Key words: document management; security; measures
中图分类号： F279.23 文献标识码：A 文章编号：2095-2104（2013）
公文管理与保密工作是一项重要工作, 企业公文管理是收集、整理、保存企业的原始资料的工作。它的密级性、原则性很强,既要认真执行有关文书档案自身的工作特点和规章制度,又要严格按照保密规章制度进行发展管理。文书工作是各级党政机关．人民团体，企事业单位在进行管理时必不可少的工作。它承载着公文备案、公文传阅、公文归档、公文立卷、公文检索、收发防窃密等诸项工作。文书工作的这种特殊性质和特点，决定了文书工作在机关工作中处于枢纽的地位，它比其它工作更多、更经常地涉及、接触和处理包括政治的、经济的、文化的、军事的方方面面的秘密信息。文书经办最多的是公文，公文具有法定的权威性和行政约束力，公文处理工作是文书工作的重要组成部分。因此，加强公文管理，搞好文件保密是文书工作的一个极为重要的职责和任务。企业公文管理工作者要认识到公文管理的重要性,了解企业公文管理工作中存在的问题,这样才能扬长避短做好企业公文管理工作。 在当今信息时代新形势下做好公文管理与保密,对于促进企业工作、确保公文的有效运转、提高工作效率具有十分重要的意义。
一、公文的特点及公文管理工作中存在的问题
（一）公文的特点及密级的确定
公文，也称公务文件，是在社会活动中直接形成和使用的具有规范体式和法定效用的信息记录，其区别于图书、情报、资料，特点主要有：
1.法定性
公文的制作者是依法成立的组织；公文具有特定效力，用于处理公务；公文具有行政机关赋予的特定的效能和影响力；公文具有规范的结构和格式，各种类型的公文都有明确规定的格式，而不是像私人文件那样主要靠各种“约定俗成”的格式。
2.工具性
凡是应用文都具有工具性，因为它们都是应用实践活动的需要而产生，对实践活动的进行发挥实际效用的文本，其用途仅限于公务活动。
3.规范性
公文的内容必须符合党和国家的法律、法规、方针、政策及有关规定。它的格式、行文程序也必须遵循一定的要求。
4.时效性
公文活动是处于一定时段或时期内的事件过程。公文的时效性主要体现在时代性、及时性、时限性。
公文密级的确定：按秘密等级划分，公文可分为绝密公文（绝密件）、机密公文（机密件）、秘密公文（秘密件）、内部公文（内部件）、国内公文（国内件）、公开公文（公开件）。
（二）公文管理过程中存在的问题
公文管理就是对公文的创制、处置和管理，即在公文从形成、运转、办理、传递、存贮到转换为档案或销毁的一个完整周期中，以特定的方法和原则对公文进行创制加工、保管料理，使其完善并获得功效的行为或过程。
公文在实际工作中具有十分重要的作用，公文的作用是，明发传令，指挥工作； 联系公务，沟通感情；宣传教育，引起舆论； 记录记载，以为凭证。所以必须加强对公文的管理。但是在实际工作中公文管理还存在各式各样的问题，主要表现在以下几方面：
1.公文办理职责不清
公文在运行办理的过程中，既要承办外来公文，又要起草下发公文，职责不清。在运转期间，环节过多，不便于明确责任，从而影响工作质量和效率。公文管理人员往往重视定稿，忽视底稿的保存，从而造成公文内容缺少可追溯性，无安全保障。
2.公文的归档管理缺少保障制度
公文管理人员对公文管理认识不足，尤其在归档环节，仅将其认定为整理材料和文件收集保管的日常琐事，没有完整的概念。在公文归档过程中完全凭经验做事，不按照相关制度办事。在公文销毁的环节过程中，往往不遵守监销原则，从而造成公文内容没有安全保障。
3.定密工作不完善
定密工作是一个系统工程，涉及多个方面的问题，因此，导致定密存在问题的原因也十分复杂。从目前定密工作实际来看，其中定密主体方面表现得较为突出。定密主体不具体无法建立定密责任制度，无法实现对定密行为的有效监督；定密权责不清无法有效行使定密权，容易出现定密不当；定密能力不强，定密原则和程序把握不准。
二、如何做好公文的有效管理及保密工作
1.严格管理措施、完善管理制度
严格管理措施、完善管理制度是一个企业的主要管理手段，做好公文的管理与保密工作主要在于建立严格的公文管理制度，做到有章可循，有法可依，使公文管理和保密工作依靠制度执行，通过建章立制规范工作。
2.提高公文管理人员的素质，加强公文管理队伍建设
公文管理人员具有特殊的地位和身份，他们对保守党和国家的秘密负有比一般工作人员更为重大的责任，因此，公文档案保密工作好与坏，公文管理人员的素质是关键。公文管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，要有严谨的工作作风。由于公文管理人员经常接触党和国家以及单位大量的工作秘密，这就要求公文管理人员无论在什么场合，都应把保守国家和工作秘密作为自己的神圣职责和应尽的义务。
强化文件管理人员素质、提高业务综合素质，建立一支高素质的公文管理人员队伍是做好管理工作的重要保障 。
3.加强公文的归档力度
做好公文定期归档工作，凡归档范围内的公文，都必须集中统一到档案部门依法保管，任何部门及个人都不得以任何借口拒不归档，以保证公文档案收集的齐全和完整。
4.做好公文档案密级的调整工作
公文档案在保管过程中，其密级不是一成不变的，是随着时间的推移和文件贯彻的情况而变化的。基本变化是升密、降密、解密。要贯彻落实《保密法》，在广泛宣传、提高认识、大力协调的基础上，重点解决好两个问题：一要严格执行解密划控的时间标准、有关内容标准及保密规范标准，做到有法必依，执法必严，违法必纠。二要主动接受保密部门对调密工作的监督指导，齐心协力搞好档案文件的清查鉴定。严格划清密与非密的界限，确定哪些档案能开放利用，哪些限制在一定范围内利用，哪些还不能提供利用，为今后进一步搞好规范化、标准化和档案建设奠定基础。
建立法制新秩序。对公文档案的变化调整，不仅要立足于当前的实际工作，还要着眼于长远。历史的经验教训告诉我们，以往关于公文档案保密的制度还不健全，适应不了《保密法》的要求，需要完善增加新的内容。为了适应公文档案调密工作制度化、正规化的需要，应建立以下三个制度：建立划定密期制度，以便届满自行解密；建调密通知单制度，对保密期间提前解密或发生升降变化的密级文件，要下发通知单告知档案部门，以便衔接工作，及时掌握，适时变动；建立公文档案接收标准制度，加强公文档案的规范化建设。
5.正确处理好公文档案开放利用与安全保密工作的关系
5.1公文的利用与保密的关系
日常工作中，档案管理人员十分重视公文档案保密，工作尽心尽职，但由于在传统的保密观念影响下，公文档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。由此产生一些弊端：大批公文档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的公文档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸，造成档案浪费；领导不能及时全面地了解情况，有效地利用档案；档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。上述情况表明，档案部门改变传统的观念，在严格提供保密工作的同时，切实转变工作职能，为领导决策服务势在必行。密级档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给党和国家以及单位的安全和利益造成危害。所以，对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。要坚持“保、放”结合的指导思想，正确处理保密与开放，信息公开的关系，既要积极防范又提供工作便利，即把好保密关，又疏通公开、交流的渠道。
公文档案利用监督就是要做好公文档案利用过程中保密工作的一项重要措施，做好公文档案利用中的监督工作，它能有效地发现并制止纠正公文档案利用过程中不利于公文档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用公文档案，又能保证公文档案的完整与安全。
5.2公文档案利用的有效监督措施
具体说来，公文档案利用监督可以从以下几个方面实施：
加强制度建设。公文档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展公文档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项公文档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。 提高队伍建设。担负利用服务工作的公文档案管理人员，是利用制度的直接贯彻者，对公文档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质。一是政治素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱公文档案事业；二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管的公文档案内容，熟悉档案法规；三是文化素质，要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。
严格监督措施。在利用中加强重点监护。有条件的档案馆室还可以安装摄像监视器。对于查阅档案的利用者，要宣传利用档案的制度与规定，及时检查被利用的案卷，严格落实利用登记制度。还要在利用者离去之前，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告，以便问题得以及时处理。
三、结语
综上所述，公文管理和保密工作的任务是艰巨的，也是光荣的，我们要在工作中不断地积累经验，根据公司实际特点制定各种公文管理中的保密制度和监督措施，完善公文管理工作。
参考文献：
今天上午，论文作者鞠川阳子接受本报记者采访时表示，复旦大学曾通过邮件的方式承认将她的论文出售给网站，目前已经撤下，但拒绝向作者道歉并作出解释。
复旦大学相关负责人上午接受本报记者采访时表示，论文作者所签保密协议程序存在问题。
当事人称
签10年保密协议不到一年就泄密
今天上午，本报记者联系上事件当事人鞠川阳子女士，据她介绍，她之前是复旦大学管理学院在读研究生，并在2009年10月1日完成复旦大学硕士学位论文《中国民营养老院的商业模式研究——以上海为例》，同复旦大学签订了10年保密期限的《保密协议》——属于“绝密”级论文。
按照学校要求，鞠川阳子将论文提交给了复旦大学管理学院(以下简称“复旦管院”)。
然而，今年7月27日下午，她在网上搜索信息时发现，Google、Yahoo、Baidu 等各大搜索引擎上都有中国知网、论文天下、经理人文库、管理资源网等网站销售(付费下载)该论文的链接。她才知道自己的保密论文被泄露并且被公开销售。
鞠川阳子介绍，商学院的论文要求是将所学的理论结合自己的实际工作来写作，所以大都会涉及自己的专业、企业、客户的商业信息，一般学生都会要求保密。
特别是MBA、EMBA在读的学生都是企业的高管、领导，直接涉及公司的商业机密，写作中大都会使用一些数据、核心技术、知识等等。所以一般学生都是不愿公开的。这就是商业论文同纯学术论文或者文学作品的最大区别。
复旦大学回应
承认论文提供给网站
曾经给阳子发过邮件的复旦大学管理学院相关负责人回应本报称，他确实给阳子发过邮件，承认阳子的论文确实是由复旦大学研究生院提供给中国知网的。
但他表示，该学生签的保密协议只是和图书馆签订的，如果按照程序走，必须要通过学校保密办公室签订才能完全保证论文的“保密性”。
今天上午，记者在复旦大学的网站上，查到了“涉密研究生学位论文的管理与使用”的规定，规定“涉密学位论文的印刷本图书馆将另辟存放地点，妥善保管，在保密期限内不提供读者服务。涉密学位论文的电子版在其保密期限内不提供网上服务。”
律师说法
若论文涉商业机密学校担侵权责任
“GRE重题门”风波尚未平息，又出现了一个 “大学泄密门”。近日，复旦大学EMBA校友鞠川阳子公开指责复旦大学将其“绝密论文”泄密，并在网站上销售。
昨天，复旦大学在学校网站主页发表声明称“泄密门”事件不实，同时澄清，该校向社会公开论文无任何营利行为，与鞠川阳子也没有签署过保密协议。与此同时，鞠川阳子在接受其他媒体采访时表示，她并没有授权给复旦可以。而据记者向复旦了解，鞠川及其导师在2009年10月提交论文时，在所有论文上均亲笔签署了《论文使用授权说明》，同意学校可以公布论文的全部或部分内容。
目前，“泄密门”事件越发扑朔迷离。据悉，鞠川阳子已聘请了律师，并向复旦和“中国知网”提出了巨额赔偿要求；复旦方面则表示，将积极应对。
事件
校友称绝密论文被公开出售
鞠川阳子之前是复旦大学管理学院EMBA学生。她在接受媒体采访时称，她于2009年10月1日完成硕士学位论文 《中国民营养老院的商业模式研究——以上海为例》，与复旦大学签订了10年保密期限的《保密协议》——属“绝密”级论文。
鞠川阳子说，按照学校要求，她将论文提交给了复旦大学管理学院。然而，今年7月27日下午，她在网上搜索信息时发现，Google、Ya－hoo、Baidu等各大搜索引擎上都有中国知网、论文天下、经理人文库、管理资源网等网站销售（付费下载）该论文的链接。她才知道自己的保密论文被泄露并且被公开销售。
据报道，事情发生后，鞠川阳子与复旦大学联系，复旦大学通过邮件的方式承认将她的论文出售给网站，目前已经撤下，但拒绝向作者道歉并作出解释。同时，校方人士在接受采访时称，鞠川阳子是与学校图书馆签署的保密协议，而不是与学校保密办签协议。
该事件发生后，复旦大学一时被推向风口浪尖。网络舆论纷纷为鞠川阳子声援，不少网友对复旦大学出售学生论文进行了指责。
有网友认为，无论是校方图书馆还是保密办，与研究生签署保密协议具有唯一性，不存在某一种协议的效力要服从于另一种，或者因为只签署了所谓效力较弱的图书馆保密协议，学校其他院部就可以将论文出售或另行利用。如果校方说法在某种程度上成立，那么学校图书馆在明知自己没有充分授权代表学校签署保密协议的前提下出面签订，是恶意欺诈。
进展
复旦发表声明称未出售论文
昨天，复旦大学发表了“关于部分媒体指责复旦大学出售绝密论文的声明”，称近日有多家报纸和网站刊发、转载“复旦大学被指售绝密论文”的不实报道，并澄清复旦向社会公开论文无任何营利行为，同时该校也并未与鞠川阳子签署绝密协议。
复旦在声明中表示，2007年，该校与中国学术期刊（光盘版）电子杂志社签订协议，加入《中国博士学位论文全文数据库》、《中国优秀硕士学位论文全文数据库》建设。该电子杂志社是国家新闻出版总署批准成立、教育部主管的电子与网络出版单位。《中国优秀硕士学位论文全文数据库》是国家新闻出版总署正式批准的电子期刊，由该社“中国知网”实施网络出版。复旦完全出于学术公益服务的目的，按稿件录用发表要求选择投稿。录用出版论文的稿酬由作者直接向杂志社领取。
当事人鞠川阳子是复旦大学管理学院EMBA2005秋季班学生，毕业论文题目为《中国民营养老院的商业模式研究——以上海为例》。她在向学校提交论文时申请“绝密”密级，未获涉密认定；在向复旦提出论文泄密申诉后，学校经调查研究，仍不能认定该论文涉密。
与此同时，鞠川阳子在接受其他媒体采访时表示，她并没有授权给复旦可以。而据记者向复旦了解，鞠川及其导师在2009年10月提交论文时，在所有论文上均亲笔签署了《论文使用授权说明》，同意学校可以公布论文的全部或部分内容。
分歧
问题聚焦在“有无签保密协议”
记者注意到，此事件中，鞠川阳子的所述内容和复旦声明中，双方最大的分歧实际上在于鞠川阳子到底有没有与复旦签署过保密协议。
复旦大学新闻发言人告诉记者，在接到鞠川阳子给学校的申诉后，复旦非常重视，进行了专门调查。调查结论认为，没有发现涉密管理违规。在此次事件中，实际上是论文作者所签保密协议程序存在问题。根据相关流程，论文要获得密级，需要学校或上级保密机构的正式批复，进入相应的保密程序。
如果学生要申请论文保密，必须是在论文开题时即同导师一起向学校提出保密申请。而鞠川阳子是在论文完成后，向图书馆递交论文时提出保密申请。“对于涉嫌要保密的内容，是有严格规定的。从这张申请单上看，鞠川阳子只是简单地填写了保密缘由为‘公司机密’，并勾选了‘绝密十年’，图书馆在看到该申请后，没有看到学校的涉密认证，认为不符合规范，便没有批准她的‘保密’申请。”他表示，所谓协议，一定是双方共同签字的，鞠川阳子实际上并没有与复旦签署过保密协议。
同时，复旦还对鞠川阳子的论文有无必要保密进行了质疑。据悉，鞠川阳子的于2009年10月1日，但从网上搜索得知，2009年9月起，她先后十多次接受媒体采访时的内容涉及她的论文主题。
反思
将制定专业学位论文保密细则
对鞠川阳子论文未获涉密认定一事，复旦表示鞠川阳子是交了涉密申请，但未获得涉密认证。不过复旦也承认，校图书馆并没有给未获得涉密认定的学生发出通知。
根据日办发电（200f）104号关于对全市保密工作进行检查的通知精神，我办组织有关人员按照规定的检查内容进行了认真的检查，现将自查情况汇报如下：
一、领导重视，切实把保密工作当作一项重要工作抓紧抓好
领导重视是做好保密工作的前提。一是建立保密领导小组，成立了由分管主任任组长，相关人员为成员的保密领导小组。二是列入党组议事日程。办领导多次部署研究保密工作；党组理论学习中心组组织了两次保密工作精神的学习，学习了中央、省委及市委关于保密工作的重要指示精神，明确了公文和计算机网络保密工作面临的新形势和新任务，并结合实际工作进行了探讨研究，制定了改进意见；办领导根据《中共山东省机关公文处理规定（试行）的通知》（鲁办发【2002】14号）和《国家行政机关公文处理办法》有关规定，提出了公文管理意见；分管主任还经常召开保密工作例会，组织有关人员认真学习有关精神。同时，为更好地做好保密工作，建立了领导干部保密工作责任制，并将保密工作列入机关岗位责任考核目标，夏召峰主任代表人防办公室与市保密委负责人签定了200f年保守国家秘密责任书。三是模范遵守保密制度。领导干部参加会议带回的材料，当天交文管人员登记管理，不携带秘密文件出入公共场所，不横传涉密文件，不在亲属、子女等无关人员面前谈论国家秘密，不在普通电话和移动电话中谈及涉密事项。
二、多措并举，保密宣传成效显著
“四五”普法以来，认真研究确定宣传教育计划，做好重点兼职保密干部的业务培训，做好涉密网络管理操作人员的保密教育，深入开展保密理论调查研究工作，加强定密工作，实行保密工作目标管理，加大对电子公文、电子商务保密管理的培训教育工作，层层签订“计算机网络保密管理责任书”，围绕《保密法》制订实施规范化建设方案,加强对重点涉密单位在重大节日、重大活动期间的保密检查工作，开展保密专项检查等，保密工作稳步发展。
三、落实制度，保证保密工作规范化
办领导始终注重制度建设，以制度规范保密工作，制定了保密守则，并张贴在会议室墙上，落实保密职责；配备保密兼职干部做好保密工作，并制定了岗位责任制，建立健全电子公文传输管理制度，指定专人使用和管理，做到专机专用，确保电子公文传输准确、及时、安全、高效；制定了传真机使用管理规定，严禁任何人使用传真机收发秘密载体，秘密载体传递必须使用机要件；并规定凡是市机要局下发的密码电报，专管人员要在领导阅完签字后立即收回，防止无关人员阅读，密码电报都准时清退。
四、突出重点，杜绝失泄密事件发生
根据我办实际，做好涉密公文和涉密计算机管理是保密工作的重点。为做好这两项工作，我们严格按照各种规章制度办事。在涉密公文方面，严格把好收文办理、公文归档、公文管理三个环节，安排专人管理，做到对收到的涉密公文严格签收、登记、审核、拟办、承办、催办程序，不横传直传公文；对公文管理，严格遵守机关公文处理制度，密级和注明不准翻印的公文，严禁翻印，其它需要翻印的公文，也严格按照程序组织翻印。在涉密计算机管理方面，严格按照省委、省政府办公厅《关于加强计算机信息系统保密管理的意见》和市委办公室、市政府办公室关于《日照市计算机信息系统保密管理规定》的要求，规定凡涉及人防机密的公文，不得使用公用网络进行传输，所有计算机系统不与国际互联网相联；安排两名人员负责计算机系统管理工作，每周都对计算机保密安全、病毒防范情况进行检查，无计算机信息系统泄密事件发生。
【论文摘要]】：随着社会的发展进步，档案资源的巨大社会价值日益为公众所认知，这就涉及档案保密管理与利用工作的重要性，这项工作做得好与坏，将直接影响党和国家及单位的安全和利益。档案又是一种重要的社会信息资源，对于档案信息资源，既要重视其载体的保管保护，更要重视其所含信息的开发利用，以实现信息资源共享。本文针对档案密级调整、档案利用监督、档案保密、档案保管人员职责等方面，提出了具体措施和办法。
1做好档案密级的调整工作
1.1档案在保管过程中，其密级不是一成不变的，是随着时间的推移和文件贯彻的情况而变化的。基本变化是升密、降密、解密。论文要贯彻落实《保密法》，在广泛宣传、提高认识、大力协调的基础上，重点解决好两个问题：一要严格执行解密划控的时间标准、有关内容标准及保密规范标准，做到有法必依，执法必严，违法必纠。二要主动接受保密部门对调密工作的监督指导，齐心协力搞好档案文件的清查鉴定。严格划清密与非密的界限，确定哪些档案能开放利用，哪些限制在一定范围内利用，哪些还不能提供利用，为今后进一步搞好规范化、标准化和档案建设奠定基础。
1.2要建立起法制的新秩序。对档案的变化调整，不仅要立足于当前的实际工作，还要着眼于长远。历史的经验教训告诉我们，以往关于档案保密的制度还不健全，适应不了《保密法》的要求，需要完善增加新的内容。为了适应档案调密工作制度化、正规化的需要，应建立以下三个制度：建立划定密期制度，以便届满自行解密；建调密通知单制度，对保密期间提前解密或发生升降变化的密级文件，要下发通知单告知档案室，以便衔接工作，及时掌握，适时变动；建档案接收标准制度，加强档案的规范化建设。
1.3要加强档案的科学管理。在调密工作中我们发现，过去经常把密和非密文件混合组卷、混合保管、混合提供，造成了扩散机密的漏洞。对此，可以采取分段治理的办法。对以前大量混订在卷内的密级文件可以原封不动，但在今后一般查档中只提供所查内容，不提供含文件的原卷；外供卷时，可采取对与所查档案无关的文件进行密封等措施。今后对密级文件特别是绝密文件应当单份盒装保存，彻底解决密与非密的文件材料混卷问题，堵塞过去那种因混卷在提供利用中造成机密扩散的漏洞，以及档案文件分散不集中，日后调密不便的问题。同时，要按立档单位档案中的文件密级编制目录或卡片，建立文件统计台帐和存放地点索引，为科学的管理，准确的掌握，有效的保密，及时的提供创造条件。及时做好档案利用过程中的保密工作
2档案利用监督
档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。具体说来，档案利用监督可以从以下几个方面实施：
2.1制度建设。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。
2.2监督措施。在利用中，要根据不同的利用对象和不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。做好利用监督,仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，以便及时查处，挽回损失。
2.3正确处理好档案保密与管理利用的关系。保守国家机密是每个公民应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中，档案管理人员十分重视档案保密，工作尽心尽职，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，为领导决策服务势在必行。机密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。所以，对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。论文
3进一步做好档案开放中的保密工作
一成不变地看待档案的秘密性，无视其秘密性的时效和范围，是不对的；但如果缺乏保密观念，对档案无视其秘密性，无限地扩大开放利用范围，也是错误的。因此，在开放档案为社会各界所利用的同时，应当做好相应的保密工作。
3.1做好档案的审查工作。审查工作是档案开放前的一项重要工作，也是开放档案工作的一个重要环节，其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。
3.2做好档案的解密工作。保密档案是有等级的，其划分等级是根据《保密法》规定，划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。确定档案的密级，就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施，最大限度地提供利用档案。但是秘密不是一成不变的，一旦秘密保管期限届满，便失去了它的保密价值，为此我们就不能按原有的保密文件管理，而应该按照公开文件进行管理。这就是档案保密的时效性。向社会各界开放的档案，必须是到了一定时限的档案，要开放，必须先进行划密解密，把未解密的列入控制使用的范围。
4档案管理人员的职责
4.1档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。档案保管工作的任务是艰巨的，也是光荣的，这是一项重要的基础工作，档案保管人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案的损坏，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。
一．科研资料管理存在的问题和特点
企事业及科研单位都有大量的科研相关文件资料，重要的科研文件和资料都是指科研单位在工作活动中形成的各种门类和载体的档案。一方面需要妥善保密保管，另外需要方便根据权限查阅和借还操作。其工作量和管理难度不亚于中型图书馆管理工作，也不亚于档案管理工作。因为普通档案管理不需要考虑资料的级别和查阅的权限。随着信息技术在管理上越来越深入而广泛的应用，机密科研文件资料管理数据库技术已逐步成熟。加强对科研机密科研文件资料的管理研究是一个不断发展的新型学科，实现动态科研机密文档资料保存处理和数据库的更新,为提高工作效率，总结电大科研资料文档管理的特点，以便度对科研文档管理制度化和加强对科研资料的的严格管理。
1．保密意识有待提高。国家档案局2006年12月18日了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，从制度上对文件档案实现行政规章的实际规范效用。为各机关单位制定更加系统、完整、科学的文件档案的归档范围和保管方面的期限提供了新的指导和监督，也进一步明确了规范机关文件档案管理制度是各级文件档案领导和管理部门法律上的职责。这有助于文件档案管理部门站在遵守法律的高度，来加强并夯实机关文件档案管理工作，对提高保密意识，对文件和档案资料的管理逐渐重视起来。但整体上来说，保密意识和重要文档的管理仍然处于比较低的水平，这方面需要大力宣传和全社会的保密意识教育，是一个漫长的过程。
2．缺少一套专门的科研档案管理系统。在具体操作上没有统一的管理系统，各科研单位自己把控，计算机参与的程度不高。重要科研文档包括科研成果文档、项目立项、论文集电子版和纸质保存、科研学术报刊和学术会议视频资料等,科研文件资料管理是一项非常重要的工作，这不仅保护科研成果秘密问题，还应该方便根据权限调阅和借还等管理。将所有资料集中存储在一个数据库文件中，数据采用压缩储存，并设有密码保护功能，没有密码无法打开数据库，资料的管理采用类似于资源管理器的树型结构，可以很方便地预览、编辑数据。通过树型结构可以将个人资料进行合理分类，便于资料的查询。具有文件的导入、导出功能，所有资料均可导出到文件，也可以由文件导入恢复成数据库存储。因此，开发一套完善的科研文件资料管理研究管理系统就必不可少了。科研单位文件档案管理工作是科研单位保密工作、实施严格管理的重要工作，也是科研单位系统管理不可分割的一部分，工作的的质量与成效，直接影响保密工作的把关和科研单位管理的效率和水平。特别是在实行机构改革、提高工作效率、引入竞争机制的形势下，更新观念，提高科研单位文件管理工作的效率和质量尤为重要。作为计算机应用的一部分,使用计算机对重要科研部门文件和档案进行管理,具有手工管理所无法比拟的优点。例如:检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、成本低等。这些优点能够极大地提高管理单位机密文件和档案管理的效率,也是管理朝科学化、正规化,与世界接轨的方向。信息管理系统(简称MIS)是介于信息论，经济管理理论，统计学与运筹学及计算机科学之间的一门边缘性，综合性，系统性的交叉科学，它是随着管理科学，信息技术，计算机技术等的发展而产生和发展起来的。研究和开发一套适合科研单位单位使用的机密文件及资料管理系统是已经非常迫切的工作，也是具有非常现实需要的工作。
3.目前的状态。目前科研单位对纸质科研成果的管理工作大多较为随意。但诸如科研成果分类不细致，缺乏科研成果说明标签，未进行分等级管理等情况屡见不鲜，从而导致经常出现科研成果受损、丢失、重复存放、查找不方便等状况，不但影响工作效率，还会影响科研单位严谨的形象。规范和把控科研成果管理大致可围绕以下几个方面，首先是科研成果和档案的分类。分类工作分为两步，第一步是根据科研项目的内容性质，先将科研成果划分为普通或者机密科研成果，机密级别。不是所有的科研成果都可以公开，书面科研成果应根据内容设定受控级别，例如其究竟是普通公开科研成果，还是按照一定级别才可以查阅的科研成果。档案资料类科研成果、内部管理类科研成果等；第二步是在每个大分类下面，再细分不同的科研成果类型，分类越细，以后查找起来就越方便。最后是科研成果存放。在确定科研成果分类表和科研成果等级之后，再根据科研成果的数量和使用频率，设定不同的科研成果简介文档存放用品。例如板夹、普通科研成果夹、科研成果袋、快捞架等等。当然，受控科研成果夹还需要存放在机密科研成果柜。
二．建议和对策探讨
1.引进计算机管理。原始科研成果和档案的信息具有原始性和完整性，利用计算机建立数据库，实现诸如查询和借阅方面的信息管理，实现计算机对机密科研成果档案完整、准确和动态管理体系，可以及时准确、全面的提供科研成果信息资料和相关数据，提高机密科研文档管理的工作效率。科研信息及档案信息的收集就是为了充分达到原始资料资源共享，这是信息管理的出发点和归宿点，这也要求有科研成果资料管理系统提供强有力的技术保障。文件保管制度中的另一个关键是存储。纸质文件文件如同电子信息一样需要妥善的安置与保管。无论您是出于安全因素或者是想减少文件管理成本、文件存放的位置和相关信息都是至关重要的。
2.密级管理。从管理层面上来说，加强科研成果信息和纸质文档管理，除了计算机管理外，还应该加强人员素质和意识方面方面，首先，提高认识，严格把关。无论是科研科室内部还是外部，几乎每份科研成果的形成到归档都要由部门负责人审核、签发。科研成果信息的借阅也必须经过一定的手续，根据级别和权重借阅不同级别的科研成果档案。因此，加强对重要科研成果的审核、签发和借阅情况。统一认识，层层把关，确保每份科研成果的安全管理要求。其次，抓好科研成果建档，确保科研成果材料的信息准确。科研成果档案管理工作的根本目的就是为科研档案管理提供优质高效的科研成果借阅和管理服务，它的主导功能是保密和帮助科研单位运作的顺畅。科研单位切不可忽视科研成果材料的收集归档，尤其是要注意对一些机密科研成果更要加强收集保管。对有较高价值的科研成果材料更应重点保存，为今后利用提供方便。做到科研成果资料借阅管理的科学化以及规范化。具体说来，实现了对机密科研成果资料进行建立数据库，能够科学严密的对借阅人信息管理。在借阅和归还管理中做到安全可靠，能够根据权重完成借阅和归还。既可以按科研成果名、内容关键字、科研成果形成时间等信息对科研成果资料进行查询，并能及时准确的反映出科研成果资料的借阅情况。通过计算机实现了简单的统计和分析借阅频率功能，统计和图表展示出库存科研成果资料的分类情况与借出科研成果资料所占的比例。单位科研成果资料种类和时间分布情况。完善对使用该管理系统的工作人员的管理，也就是密码管理，按照不同的级别系统提供不同的功能授权。采用计算机对数据库的管理可方便快捷地查询科研成果共享信息；安全保管和安全借阅，归还；权重管理。
最后，信息时代和网络环境下的科研文件和资料载体多样化和多学科化要求管理人才队伍和个人的知识结构也应多样化。然而当前科研单位管理人员的知识结构比较单一，其中一部分人员是学其他专业而后转到科研单位工作的，他们因为没有系统地学习过图书情报的基础理论和专业技术科研档案管理的工作缺乏深入了解，因而难以胜任保密性很强的一些深层次的业务工作。另外图书情报专业毕业的人员因缺少其他有关学科的专业知识进而难以开展深层次的服务工作，其业务水平停留在传统服务工作的水平上。继续教育不够致使计算机和网络知识和技能以及外语水平普遍不高，直接造成科研单位管理人员整体素质不高难以适应科研管理工作。
参考文献
盐城供电公司建企30多年来，未发生一例泄密事件，公司获“全国一流供电企业”称号，连续3年跻身全市“三个文明建设综合奖”行列。
一、加强组织领导，建立试点网络
建立一个分工合理、责任明晰、权责并重的管理体系和责任体系，是全面落实保密工作的根本保障。年初以来，我们完善了保密工作网络，健全了保密工作机制。
1、组织到位。公司成立了由党委书记任主任，总经理任副主任，办公室为日常保密工作机构的保密试点工作领导小组。所属8个县级供电公司均设有保密工作机构，公司本部直属单位分别成立保密工作小组，全系统实行“统一领导、逐级负责、分口管理、密切协作”的保密管理机制，形成了“纵向到底、横向到边、组织健全、网络完善”的保密工作体系，实现了业务管理到哪里，保密工作延伸到哪里。目前，公司系统共配备各类专、兼职保密工作人员68名，均为中共党员、大专以上学历。
2、操作到位。一是确定了公司生产经营、内部管理工作秘密标准，区别了公司45项阳光管理、企务公开事项，并组织各级领导、各个要害部门负责人学习讨论后下发正式文本。二是按时填写好“三表”，提出初步审核意见，经再次汇总审核后，报上级部门审批。三是落实工作秘密保护事项责任人，签订责任书，建立完善工作秘密保护规章制度。
3、考核到位。紧紧抓住保密工作的关键，加强保密管理的督查考核，建立了“两检查”制度：每月由专职保密员对各部室的保密工作巡视检查一次，发现问题及时发出整改通知书，督促落实整改措施；每半年由公司保密工作领导小组或主管领导对公司系统的保密工作进行一次监督检查。
二、开展宣传教育，增强保密意识
保密宣传教育是开展保密工作的重要环节。加强保密工作的宣传，做到教育在前，防范在先，增强全体员工特别是部门、人员的保密责任意识和纪律观念，可以起到事半功倍的效果。
1、保密宣传“有形化”。充分利用板报、橱窗、企业内部刊物等多种宣传载体，在全体员工中开展《保密法》的宣传教育，组织保密知识竞赛，掀起学习保密知识的热潮，增强工作秘密保护意识。今年我们出刊《保密法》宣传橱窗2期，在《电力信息》内刊和公司网站登载保密法律法规制度规定13篇，并组织2300人次观看保密题材录像片2部，先后2次组织人员参观新四军纪念馆、纪念馆等红色教育基地，参观了盐城监狱，请泄密、窃密的犯人现身说法，提高对“战争年代保密工作保生命、保胜利，和平年代保密工作保稳定、保发展”的认识。各级领导也通过中心组学习、政治学习、交流研讨等渠道主动接受保密教育。
2、保密学习“经常化”。将保密学习列为干部教育、普法宣传重要内容之一，安排充足的时间组织各级干部特别是人员学习《保秘法》，以及上级有关保密工作指示、公司系统范围和内容、保密规章制度及保密纪律等。在4月28日公司中层干部会议、5月19日公司党政联席会上，由党委书记分别主持学习市保密委关于开展工作秘密保护试点实施意见、加强互联网信息保密管理的通知、加强科技样品保密管理的通知和载体管理制度；选读《保密工作》杂志上的法案，进行保密警示教育，引导大家坚定政治立场，提高政治敏锐性和政治鉴别力，每位同志对自己所从事业务中的事项心知肚明，耳熟能详，对应采取的保密措施和方法做到了应知应会，灵活应用。
3、保密培训“专业化”。做好保密工作关键要靠一支高素质的过硬队伍。我们注重保密队伍建设，按照政治强、作风正、纪律严、业务精的标准，选配好保密员，保证公司秘密掌握在可靠人手里。采取“走出去、请进来”的办法，积极组织人员参加上级组织的专业培训，并定期邀请专业技术人员对公司人员开展技术指导，提高保密人员的理论水平和业务素质。公司3次聘请专家为人员讲授保密知识、传授保密方法；与省公司科技信息中心、南京工程学院联合举办信息网络安全管理专题研讨，完成论文18篇。
三、强化工作举措，加强管理
保密管理工作不是个静态过程，而是个动态过程，要求在各个环节上严格把关。我们在实践中形成了一套行之有效的保密工作举措。
1、建立完善的保密规章制度，突出源头防范。按照“立、改、废”的原则，结合工作内容的变化、业务的调整、新技术的运用等情况，建立完善各项制度，先后发出了《关于加强办公自动化系统文件保密工作的通知》、《关于加强会议记录管理的通知》、《保密部门、单位管理细则》、《对外关系若干规定》，并在公司重要文件和规章制度学习班上解读；加强计算机及其信息系统保密技术管理，制订了《网站管理办法》、《信息安全保密规定》等10多项保密工作规章制度，并结合电网发展等实际情况及时修订完善，规范保密工作程序，使保密工作有章可循，靠保密制度约束行为。
2、建立健全的文件流转机制，加强过程防范。一是加强人员防范，坚持做好人员上岗、在岗、离岗三个时段的全过程监管，将保密管理渗透到人员的日常工作中，对公司密级文件的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存、销毁、对外提供等各个环节的动作提出了明确要求。二是加强使用防范，根据文件、材料、技术图纸的保密级别，设定相应的阅知人群，严格控制保密材料的流转范围，避免信息、资讯的超范围流转。三是严格执行外事保密纪律。500千伏盐都变电压等级、自动化设备是国内最高水平。
3、建立严密的文件销存机制，落实事后防范。一方面，严格做好材料的保存工作，根据程度与相关要求，及时归档处理，严格执行调阅制度。另一方面，严格执行材料的处理工作，以保密要求为准则，该上交的就上交，不要求上交的，按照规定要求经上级保密部门检查验收后进行集中销毁。
四、增强防控能力，适应保密形势
1、加强机房安全保密工作。在机房的选址上，我们将网络中心机房建在了调度大楼的高层，并配备了功能完备的监控和保安系统，整个机房的硬件条件安全可靠。建立了严格的机房管理制度，规范了出入手续，禁止无关人员随便进出网络中心控制室。
市局保密委：
根据**市公安局《关于在全市公安机关组织开展保密安全检查活动的通知》（**字 [20xx]11号）精神，我们**市公安局交警支队在机关对保密工作开展情况进行了深入的自查。现将自查情况报告如下：
一、加强组织领导，增强保密意识
我们把保密工作作为一项重要议程纳入道路交通管理责任目标进行管理，明确一把手对保密工作负总责，分管领导具体责任，各科室各司其责，形成了一级管一级，一级对一级负责，层层抓落实保密责任管理格局，做到机构、责任、措施、人员四到位，今年5月份，支队确定了重点岗位保密人员，并明确了保密人员的职责，同时要求每个保密人员都签订了保密责任书，支队长、政委带头签订了保密责任书，确保了保密工作的正常开展。支队领导在日常工作中率先垂范，自觉遵守保密法，严守党和国家秘密。率先做到：一是不复制、摘抄国家秘密文电内容，必须使用时，主动按有关规章制度规定办理相关手续。二是不携带国家秘密载体到公共场所。三是在主办涉及党和国家秘密的重要活动、会议或项目时，能够严格要求自己和相关人员遵守保密规定，并亲自参与制定保密工作方案。四是严格要求自己以及身边的工作人员严格遵守党和国家保守秘密的有关规定。五是不在公共场所阅办密级文电、资料或谈论涉及国家秘密事项，不携带密级文件回家。六是不和无关人员谈论涉及国家秘密事项。由于领导以身作则，率先垂范，给委机关全体干部职工带了个好头，多年来从未发生泄密事件。
二、加强对涉密人员的保密教育和管理
根据保密工作规定，我们对机关要害部位、办公自动化设备、会议、纸制涉密文件、资料制作、发放、传递、使用、销毁、档案、绝密文件、资料保密管理等涉密领域实行制度管理，同时对离职、离岗、调动、退休人员清退了个人使用、保存的涉密文件、资料、移动存储介质，并要求他们签订了保密责任书，严格按制度规范办事程序，进一步加强了保密工作制度建设，使保密工作有据可依、有章可循。另外，我们还对涉密人员通过培训、以会代训、个人自学等形式提高涉密人员保密工作素质。
三、完善制度，确保落实。制度建设是治本之策，是做好各项工作的前提和保证。多年以来，我们始终把制度建设摆在重要位置，先后制定完善了《保密工作制度》、《印章使用管理规定》、《公文保密制度》、《计算机网络保密制度》等，对领导干部和一般工作人员在学习、工作和生活中的具体保密行为进行了规定，对保密的职责和保密会议的保密措施也进行了严格规定，使保密工作的开展有章可循，实现用制度管人、用责任约束，有效保障了机关公文的安全性。
四、加强对保密重点部位的安全管理
（一）为真正做到“保守机密慎之又慎”，我们结合道路交通管理的特点与实际情况，确定档案室、内收发岗位、计算机系统、财务资料等为重点部位，并列入要害部位管理之中切实加强防范。
（二）根据业务工作特点对涉密与非涉密计算机予以明确区分，确定涉及人事、财务、交通工程、交通战备密级资料处理的计算机为保密专用机，采取专人管理、不联网、设置密码、文件加密等安全保密防范措施。加强计算机资料的保管，对外提供或拷贝信息资料由分管领导把关。涉密计算机和涉密软、硬盘、移动磁盘发生故障由办公室负责联系专业电脑公司派技术人员直接到单位进行现场维修，以确保秘密信息不被泄密和被窃。
（三）加强了对机要文件的管理和各类文件的印制、保管、清理、归档、销毁工作的保密安全措施。特别是对形成文件过程中产生的废弃稿纸，集中进行烧毁。加强送阅、传阅文件保密工作，传阅文件采取直传方式，严把传阅范围的确定、传阅登记、清点份数，跟踪办理去向、阅件限时、监督签字等传阅环节，确保了文件传阅中的保密。严格按照规定组织传阅和保管党内机要文件。
(四)加强做好会议保密工作。召开重要会议，会前采取安全保密措施，并对与会人员进行保密教育，规定保密纪律。涉及国家秘密内容的会议，选择具备安全保密条件的会议场所，凡传达秘密文件，按文件规定和上级指示办理，不擅自扩大传达范围。严禁无关人员进人会场。会议期间的文件，统一编号登记分发。会议结束后，对会议场所进行保密检查，查看有无遗失的文件、资料、笔记本等。
一、高度重视，加强领导，认真指导开展保密工作
（一）强化组织建设，健全保密组织机构。中心党委从强化组织领导入手，建立健全了工作机构和工作机制，成立了由党委副书记任主任，办公室主任、科技处处长任副主任的保密委员会。同时成立了保密委办公室。保密委成员由各部门负责同志和重点人员组成，并由各部门安排1名同志为兼职保密员，从上到下形成了一个严密的保密工作网络，使上级的保密工作精神能及时得到贯彻落实，各部门的保密工作信息也能及时反馈上来。为加强计算机及其信息保密工作，我中心还成立了信息领导小组及领导小组办公室，由党委书记、中心主任任组长，分管业务的副主任任副组长，科技处处长任办公室主任，由领导小组直接负责指导计算信息系统的更新、开发、维护及保密工作，制订人员的培训计划，从总体上加强了对计算机及其网络的保密工作。
（二）领导高度重视，落实领导责任制。中心党委在年初研究工作要点时，明确要求各部门在抓业务工作的同时抓好保密工作。要求中心保密委员会，根据市委保密委的规定，与各部门签订了《保密工作目标责任书》，严格规定了保密工作的内容、措施、责任及奖惩内容，对保密工作责任制进行了层层落实。在保密工作中，主要领导和分管领导经常听取工作汇报，分别在主任办公会议、保密委员会议等不同场合采取讨论、文件批示等形式研究保密工作的重点和难点，积极帮助解决保密工作中出现的新问题、新动向，解决了保密工作中的经费、设施等问题，为保密工作的顺利开展提供了有利的政策保障。
（三）落实上级指示，指导开展保密工作。一是及时传达上级保密工作要点，研究部署保密工作。根据市委保密委的部署，认真召开保密委员会，研究制定保密工作要点，强调了计算机和论文、刊物、科技成果保密的重要性，并将会议精神传达到各部门主要人员。二是积极参与上级保密部门组织的各项活动。按要求参加了市级以上保密部门组织的会议和各项活动，主要参加了全市保密工作会议、区域性保密工作联席会议及协助组组织的各项活动，积极报送保密成果展的图片资料，开展了计算机信息系统和网站检查工作。
二、加强制度建设，建立健全了保密工作长效机制
根据保密工作要求，我中心加强了对保密工作的管理。中心保密委分别从工作规范、人员管理、使用载体和重点部位等方面作了严格规定，制定了相应的管理制度，形成了较系统的制度体系。
（一）加强人员管理，制定人员管理制度。制定了《领导干部保密守则》、《人员保密守则》、《保密工作规定》等制度，从制度上加强了对重点人员和全所工作人员的约束。印发了《领导干部保密守则》、《手机使用保密规定》等宣传材料，对领导干部履行保密职责进行了有效提示。各部门领导干部在具体工作中认真履行保密职责，严格落实保密工作要求，没有出现任何失密、泄密情况。
（二）加强载体管理，制定秘密载体管理制度。一是制定了《关于加强保密工作的若干规定》，对与文件材料有关的纸介质、与计算机有关的磁介质、与通信有关的通讯设施等保密载体加强了管理。二是制定《秘密文件管理办法》，对秘密文件的范围、制作、管理、传阅、清退、归档及销毁做出了明确规定。三是加强对计算机及网络的管理，制定了《关于加强计算机信息系统保密工作的意见》、《计算机网络与信息安全管理办法》、《计算机室工作管理规定》、《网站管理制度》、《信息管理规程》等制度，从场地、人员、业务规范等方面对计算机管理做出了严格规定。
（三）强化重点部位，制定业务交流保密规定。根据我中心业务活动比较频繁的情况，加强了对业务交流活动的管理，对业务交流活动中的保密内容、业务人员的保密义务等做出了规定。禽流感、猪病等的动物流行病学调查材料，均按照保密工作要求，通过密码传真和机要邮件向上级部门传递，
杜绝了文件材料泄密事件的发生。三、加强保密宣传教育，进一步提高了职工的保密意识
我中心保密委员会主要从学习、宣传、培训等方面着手，开展了保密宣传教育活动。一是深入学习保密知识。结合单位实际，组织领导干部、科技人员、人员，学习了《保密专报》、《保密工作》等刊物和市委保密委有关文件。二是根据市委保密委的部署，开展了学法宣传活动，宣传了《保密法》、《党政领导干部保密工作责任制的规定》等法律法规，营造了保密工作的良好氛围。三是根据部门比较分散的特点，分部门开展了保密知识培训工作，对有关保密常识做了介绍，进一步提高了保密干部队伍的业务水平。
四、明确工作要求，全面落实了保密工作的各项措施
（一）加强了对保密工作的管理。一是严格定密工作，按照保密局的要求，保密委制定了密级材料的定密范围。二是加强对保密场所、设施和设备的管理。重点部位完全符合保密要求。所有密级材料均在办公室集中印制，保存材料的地方均配备保密柜、保密箱，加固了保密材料储存设备。重点保密部位，如文件存储室、财务室、档案室均有保险门、保险锁，有的地方还有报警设施。三是对秘密载体的复制、销毁做出严格规定，不许任何部门和个人复制、抄录或私自销毁秘密载体，不许用外置设备随意拷贝秘密材料，所有密级材料均交由机要交通处处理。对于磁介质的管理，我中心规定，凡是磁介质均应由中心保密委审核后，集中保存，联系市保密局帮助指定销毁地点进行销毁。
秘书学理论知识具备超学科、软学科、横断学科、综合学科、比较学科，综合应用提高办事效率，秘书学的发展过程中不断创新，对施工企业的日常工作进行换位思考，理论与工作实际完全不同，就需要我们进行探索研究，秘书学的主要内容进行改革;1.从偏重办文办事，转变为既办文办事，又出谋献策。必须在我们自己的职责范围内为领导提供准确的决策信息，不是自作主张;2.从收发传递信息，转变为综合处理信息;处理事务项目员工认可，领导认可，不是走过程;3.从单凭我们的经验主义转变为实行科学化管理，理论联系实际，及良好的企业管理制度，科学管理都必须满足实际要求;4.从被动的服务转变为主动服务。主动服务讲究效率，服务与企业，服务与职工、服务是秘书的天职，建筑企业项目办公室是公司直接控制传达信息的窗口，必须快速准确的随时保持联系。秘书要有良好责任心，不卑不亢不断创新进取，积极乐观的思想作风。
办公自动化等网络熟练的掌握应用。使无纸办公，节约成本是从小事做起，多媒体传递信息，电子邮件，电子会议等，随着社会信息化发展，建筑企业现场使用网络化监控、以及采用先进的RFID射频识别技术，对隧道作业人员定位提高安全管理，结合从事的秘书类型不同，必须提高综合办公效率，多媒体的性能，及电子档案必须具有先进安全的技术和设备。倡导绿色办公，对办公设备制定合理的管理制度，科学管理设备的操作、维修、保养。正确的操作方法是必须掌握的基本常识。
公文管理不仅遵循严格的公文格式，而且对发文程序严格控制。控制文件的程序性，实事求是与时俱进对突发事件能冷静快速正确的做出上报负责部门，根据情况形成书面材料。按领导或组织的意图进行拟稿，对拟好的初稿进行核查，进一步有负责领导签写发文的具体意见。领导签发的文稿形成政力责任。公文正式印制前有办公室发文，发文部门进行复核。严格控制文件的发文字号。各部门发文必须有领导亲自批准，是领导决策的基本资料。建筑企业项目部办公室要做好文件处理。提高企业合同管理的服务职责，签发后的公件是直接面向社会的窗口，是代表公司的企业管理基础和企业文化。最终秘书用印登记并应用具体方式发送传递文件，快速传递信息，必须严格的遵守《新办法》，秘书不仅要端正思想态度，而且要确保商业机密，守口如瓶。提高思想教育意识，发挥项目党支部及团支部的优势，做好企业机密以及人力资源管理。随着科技快速发展带来的人才竞争，不仅拥有人才，而且是具有高素质的人才，守住我们建筑企业的商业秘密。必须常抓不懈，企业机密没有大小，项目员工在日常工作中无意中就可以泄露企业机密。秘书有职责保守企业机密，重要是监督教育项目员工提高保守企业秘密。对合同、财务、办公室、物资等重要岗位人员加强管理。国际商业间谍不断的上升，竞争的日趋激烈，商业间谍越来越多，而这些人的行为也给各大公司造成了惊人的损失。各项目部各办公室都有可能随时泄露企业机密，小到一句话，大到一张纸;在与外界人士交往中必须具备敏锐的思维维护商业秘密，办公室计划对全体职工进行商业秘密培训，思想上固定商业秘密概念。对职工流动多的项目部，秘书是发挥自己作用，进行监督商业秘密制度的执行过程。快速传递信息调动全体职工遵守商业秘密，充分提高自身的综合素质。所以面对建筑行业严重形势，应该从严抓起，把涉及到的企业机密严格管理。
受法律保护有技术发明、新工艺、技术决定、新技术前预设计;经营秘密有开拓新市场的计划措施，物资采购计划，物资部的材料购买合同、财务状况。项目部生产成本、利润、调价方案、项目部招标计划、人员调动、对外洽谈的计划。项目部必须根据实际情况准确地具体地规定项目部的商业秘密范围，商业秘密泄露后会带来危害，甚至是一场灾难。同时把企业机密与反腐倡廉相结合，泄露企业机密也是一种腐败行为，技术秘密的保护与经营秘密的保护同等重要，要完善并严格执行各项保密措施。例如秘密技术图纸不得超越范围借用，在对外业的资料必须严格把关。客户交淡的资料必须有领导各部门各处室鉴定后方可形成书面材料进行洽谈，至少与项目部领导进行讨论，严禁非管理资料员未经批准接触任何单位资料。在办公室以及接待室有可能将机密随时外泄，秘密文件资料、复印件、打字蜡纸，电脑等内存是否清除，传真机的碳带、打印机的纸带不得随意丢弃，网络内的技术资料进行保护。对防火墙，杀毒软件的应用不断更新换代，不得在网络上传递绝密的秘密资料，机密文件传阅范围明确。有专人负责传阅。一旦泄露秘密及时向项目部领导汇报情况。做好机密泄露后的防备预案。加强文件保密期限和及时销毁文件。
在项目部明确各项商业秘密保护的期限。执行档案管理过程中将商业秘密文件单独建立档案，建立档案机构。并对阅读权限明确。应将涉密文件的阅知范围控制到最小;绝密文件只允许在保密室等安全的地方进行内部查阅，不得擅自阅读不应该阅读的机密文件。项目部的机密性文件复印时必须在项目部进行登记，必须有具体管理责任人批权力范围内阅，绝对机密级文件不得复制;必须复制的，应经企业法人代表亲自当面批准，有项目领导签字。涉密文件不再需要时必须立即清退或销毁的审批权即和完善销毁的记录。这些工作我们能否完全作到最好;工作不理想该怎么处理，完全有一个自由的空间。舞台上表演不是说台词就固定了，在表演过程中我们完全可以发挥自己的潜在能力。进行插词，能否达到最高的艺术效果就看自己的悟性。
控制文件传阅范围，两手抓，必要才知道和分割原测，将与有关具体的范围进行阅知。从不同环节，不同部位，相关时行阅知，建立三秘两不知，将秘密分为三部分进行保存。在执行管理制度过程中要严格执行。在法律上没有什么领导、职工之分。
商业间谍，网络黑客利用现代技术获取商业秘密的手段非常多，对于现代企业的防范是一个不容忽视的重要问题，培训人员，提高技术防范能力。采用办公自动化设备;网络监控，有关涉密部位或区域安装报警器，电子监控系统，实施物理屏蔽，配置高智能防火墙，计算机视频保护机，磁盘销磁器，加密安全防范和信息保密措施等，严禁将密码设生日、姓名等，提高安全意识。对项目部的内部邮箱密码不定期修改，商业秘密管理对内部人员必须进行培训，涉及到商业秘密的人员进行考核，是否具备遵守商业秘密的素质，从个人的心理进行考核，一个心理素质不健康的人杜绝接近商业秘密的内容。对涉及到职工个人商业秘密的拒绝接触。创造商业无形的保险柜，守住秘书的商业秘密，树立正确的人生观，加强自身的职业道德。秘书不仅自己遵守，对项目部所有职工进行监督。各部门有负责人监督各部门的职工，形成良好的管理制度。
建筑企业项目部办公设备，购买要合格，发放要进行登记编号，责任到人。办公设备定期保养检修，对设备损坏的配件即使更换;保证办公设备不影响工作需求。物资用品必须严格管理，保证合格，满足办公设备正常应用，杜绝浪费，物品发放必须登记。对招待物品进行制定方案，接待的等级，对招待费用进行控制。秘书的勤快热情严肃从不含糊。在人际交往中是否克服个人情绪，感情用事。我们的空间到底有多大，从主观上是自己，客观上是项目部的环境。但是可以发挥主观能动性克服客观原因。我们与路有浓厚的感情，有人说过：人走的多了便是路，自己应该先走那条坎坷小路。
提高文学写作能力，加强自身的政治文明，物质文明，精神文明，学法懂法，对于《合同法》、《公司法》深刻的理解。树立正确的人生观，面对社会的发展，客观实际评价自己，严格要求自己生活习惯，掌握心理卫生知识，克服不良心理因素，对压抑、自卑、自大、疾妒心、产生的心理挫折，能够释放心理压力的心态。展现自身的业余艺术爱好，克服不良的嗜好，用知识战胜自己。渊博的人文知识浓厚的人文情怀对待工作;保持一个积极乐观向上的心态;作为秘书要关心到职工的心理活动。在这个浮躁的时代我们不同时代的人肯定有代沟，但是需要我们有一颗善良真诚的心感动别人，在关爱中工作，工作中关爱他人。我们的空间难道不是一个美丽的世界吗?
秘书以服务领导和广大职工为主体。为领导服务、为部门服务为施工队服务、为公司服务，体现良好的服务能力。提高公关礼仪知识，服务当中保障后勤职能。提高服务质量，充分利用项目党支部、团支部、工会、及项目自行组织集体活动，开展好职工娱乐文化建设。俗话说兵马未动，粮草先行，首先保证职工基本的生活水平，关心职工领导的吃住行以及困难家庭。对有困难的职工向公司快速传递信息，项目部办公室秘书随时进行调查职工的意见和建议，保持领导与职工紧密联系，周密布局每一环节，项目部的物品发放详细记录，发现物品发放时少、漏、劣、坏的现象及时地处理。端正态度服务于领导与职工。人性化管理过中让职工安心工作。否则不能最大限度创造价值，而且随着矛盾的发展可能破坏劳动工具，激化矛盾。致使项目部的工作不能正常运作，项目部的经济损失无法预测，使企业不断亏损，乃至我们中铁七局三公司。督促检查的职能与领导科学预测督促实施信息反馈，第二次决策，形成信息决策循环应用。秘书从三服务四转变和有限无穷的服务原则，无穷是具体工作的事务、有大、有小、多、杂。希望别人对你怎么样，就的你先对别人怎么样，不管是谁说的，不要忘却了应该怎样对待自己的岗位，自己的人生。复杂的人际交往缺少的是诚心。
一、做好档案保管过程中的保密
想要确保档案资源的安全性，档案管理人员就必要充分做好档案库房管理工作，这也是档案保密管理工作的必要前提。而档案库房的建立应该根据国家规定的标准要求进行单独构建。目前，大多数的企业或机关部门都是将档案库房设立在机关办公楼里，并配备专门的档案库房管理人员。由此，我们可以看出，并不是任何一个办公室都可以作为档案管理库房的，要充分从档案保密方面进行考虑，尽可能不要将档案库房附设在偏角处，并且，库房内应该安装防盗摄像头，周围的门窗也要采取加密防盗网。其次，档案库房坚决不允许与办公室相连在一起，指定专人进行档案的管理，制定完善的档案管理保密体系，只有拥有权限的人才可以进入档案库房中，从而确保档案的安全保密性。
二、绝密档案的管理和保密
一直以来，绝密档案都是党和国家的重要机密文件，这些绝密文件从很大程度上关系到党和国家的利益，更是与社会群众的生命安全以及社会发展活动有着十分密切的联系。那么，为了促进国家安全、稳定的发展，就必须加强做好绝密档案的保密工作。下面，本文具体归纳了提高绝密档案保密管理工作的几点建议：
1、由于绝密档案的特殊性质，档案管理人员在对其进行管理时，必须与其他档案进行分别的保存管理，还需要对其采取有效的安全措施，定期对其进行巡查，从根本工作上对绝密档案进行保密。
2、档案管理人员素质修养的高低也是影响档案管理保密工作质量的重要因素之一，尤其是对绝密档案进行管理时，对档案管理人员的要求更为严格。一般来说，在选择绝密档案的管理人员时，尽可能选择身份及地位比较特殊的人员，其具备较强的知密性，有着较高的职业道德素质，始终保持强烈的保密意识，并且，能够对党和国家的机密档案承担相应责任。在实际工作中，以严谨的工作态度去对待每一项工作事宜，时刻保证头脑思维的清晰，树立正确的人生价值观，只有这样，才能极大的保障档案管理保密工作的质量。此外，我们知道，档案管理工作人员经常会与党和国家的机密档案打交道，那么，如果档案管理人员将这些绝密档案信息内容随意讲出，就会使这些绝密档案泄漏出去，甚至会被一些不法人员进行利用，产生不堪设想的购过，严重威胁了党和国家的安全。那么，作为一门称职的档案管理人员，无论处于任何场合，都要时时注意自己的语言行为，增强自身的自信心，将党和国家的利益作为主要的职责。
三、进一步做好档案开放中的保密工作
1、做好档案的解密工作。保密档案是有等级的，其划分等级是根据《保密法》规定，划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。确定档案的密级，就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施，最大限度地提供利用档案。但是秘密不是一成不变的，一旦秘密保管期限届满，便失去了它的保密价值，为此我们就不能按原有的保密文件管理，而应该按照公开文件进行管理。这就是档案保密的时效性。向社会各界开放的档案，必须是到了一定时限的档案，要开放，必须先进行划密解密，把未解密的列入控制使用的范围。过去，许多档案馆，对其所保管的注有密级的档案，没有定期解密，影响了档案的开放利用。对划密档案进行解密工作，应当遵循保密法的有关规定，即：“国家秘密事项在保密期限内不需要继续保密的，原确定密级和保密期限的机关、单位或者其上级机关应当及时解密。”《中华人民共和国保守国家秘密法》第16条。这也就是说，解密是由原确定密级的机关、单位或其上级机关进行。
2、做好档案开放前的基础工作。开放档案首先要做好档案开放的基础工作，即：1）提高开放档案案卷的内在质量。利用原有基础，进行系统整理，达到分类科学、组卷合理、编目清楚、排列系统的要求。2）建立健全档号。要适应开放后检索与管理的要求。3）编制检索工具。一是基础性检索工具；二是骨干性检索工具；三是文字叙述性检索工具等，使开放档案的检索工具逐步形成以骨干性检索工具为主，以基础性检索工具为辅，实现检索途径的多元化。
3、做好档案的审查工作。审查工作是档案开放前的一项重要工作，也是开放档案工作 的一个重要环节，其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。对这项工作可以分三步进行：一是初审，档案馆工作人员根据标准，对开放期限内的档案逐件进行审查，初步判定开放与控制使用范围。二是中审，由具有较高政策水平和业务能力的同志，重点审查初审中没能判定开放与控制使用的部分档案，以确定其取舍。三是终审，由有关领导，根据初审和中审的情况，进行综合分析、审查，最终决定与批准档案的开放与否。
武昌区县统计局
区统计局“四五”普法开展保密法制宣传教育工作，在局领导的高度重视和县保密局的指导下，以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指针，认真学习贯彻保密法律法规，切实加强领导，采取有效措施，建立健全相关制度，确保了保密法律法规的贯彻执行，较好地完成了各项工作任务，并得到有关部门的充分肯定。现将2002年以来区统计局开展保密法制宣传教育工作情况总结如下。
一、领导高度重视，把保密工作提上议事日程
区统计局管理着全县经济和社会发展的重要统计信息资料，是重点保密部位。为了认真学习贯彻好保密法律法规，区统计局高度重视，积极开展保密法制宣传教育工作。一是单位主要领导经常过问保密工作，对保密工作需要的投入给予大力支持，确保了局保密工作顺利开展。二是成立了以分管机关的副局长任组长，各股室负责人和涉密人员为成员的县统计局保密工作领导小组，切实加强对此项工作的组织领导。三是把保密法制宣传教育工作纳入议事日程，定期或不定期对此项工作进行研究，解决有关问题。四是对保密工作经常进行检查督办，确保保密法制宣传教育工作落到实处。
二、建立保密制度，使保密工作有章可循
为确保保密工作有序进行，按照保密法律法规的有关规定，结合本局实际，制定了《国家工作人员保密守则》、《领导干部保密守则》、《保密组织职责》、《保密会议的保密措施》等保密工作制度。制度对领导干部和一般工作人员在学习、工作和生活中的具体保密行为进行了规定，对保密组织的职责和保密会议的保密措施也进行了严格规定，使保密工作的开展有章可循。并在工作中严格按制度办事，确保了保密工作有序进行。
三、注重学习宣传，增强全局人员的保密意识
为增强全局人员的保密意识，自觉遵守保密法律法规，区统计局认真开展保密法律法规的学习和宣传。一是结合“四五”普法，组织全局人员全面深入地学习了保密法律法规。二是认真组织全局人员收看了电教片，学习了保密方面的反面典型，加强警示教育。三是积极派人参加市保密局举办的保密知识培训，增强涉密人员的工作水平。四是在资金十分困难的情况下，坚持订阅保密工作有关宣传期刊资料，以供大家学习。通过学习，使同志们的保密意识得到进一步增强，遵守保密法律法规的自觉性得到进一步提高。
四、强化资料管理，确保各种文件资料的安全
加强对各种资料的管理，是确保其安全性的关键。为此区统计局采取有效措施切实加强对各种文件资料的管理。一是严把文件资料的进出口关，即，凡是各种文件、资料的进出均由局办公室统一负责，特别是上级发的“三密”文件，实行专人保管，年底交区保密局，多年来，区统计局没有发生一件“三密”文件丢失的现象。二是文件的传阅实行直传，不横传。本局在传阅文件资料时，先由文书管理人员登记，用专用资料夹呈相关领导阅批后，再由文书管理人员送达其他领导或相关股室阅办，这样杜绝了文件资料在横传中容易丢失，且责任难以划分的问题发生。三是严把统计数据资料出口关。对外提供数据服务统一由综合股负责，外单位或个人需要数据资料，必须出具单位介绍信方能提供，提供时，一式两分，并注明用途，并加盖公章方能有效。四是严格档案管理。其一是局档案有专人管理，有专用的档案库房，档案库房安全设施齐全。其二是需查阅档案只能在阅览室进行，一般人员不得进入档案室。其三是外单位查阅档案，必须持有单位介绍信和分管领导签批意见才能进行查阅。同时规定档案资料不准外借。其四是不准向废旧收购点或废品收购人员出售有关的文件资料。其五是销毁有关材料时，需有局保密、档案领导小组人员的参与，并监督纸厂将有关材料打成纸浆后方能离开。
五、加强网络管理，确保网络运行安全
近年来，区统计局加大了统计自动化建设力度，开通了系统内部网，制作了网页。为切实加强对网络安全的管理，县统计局一是规定局网络由网络管理人员统一管理。二是建立网络和计算机使用管理制度，并严格按制度办事。三是加强网络系统防护,安装好防火墙。四是坚持做好文件资料的保密工作，对保密的文件资料用不上网的计算机处理。五是积极与县保密局和网络安全管理搞得好的部门联系，探索网络安全管理行之有效的新方法。
五年来，区统计局的保密法制宣传教育工作，在局领导的高度重视和县保密局的指导下，开展了卓有成效的工作，取得了一定成效，全局人员的保密意识得到进一步提高。多年来，区统计局没有丢失过一份“三密”文件，没有一件泄秘的事件发生，得到了区保密部门的充分肯定。在今后的工作中，区统计局将继续以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指针，认真学习贯彻保密法律法规，切实加强领导，采取有效措施，发扬成绩，改进不足，扎实做好新形势下的保密工作，使保密工作再一个新台阶。
