时间：2022-08-03 01:33:34
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇财务档案管理制度，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
［中图分类号］F276［文献标识码］A［文章编号］1009－5349（2011）07－0063－01
随着教育市场的经济化发展和竞争结构的调整，学校靠多种渠道筹措来的有限资金显得尤为珍贵。如何使用好来之不易的资金优化学校财务管理，发挥校园资金的最大作用，成为学校财务管理工作面临的重要课题。
一、学校财务档案管理内容探讨
学校财务档案应该包括：1.报送的年度财务报告包括资产负债表、收支情况表、专用基金变动情况表、有关附表及财务情况说明书。2.对历年形成的债务的档案登记管理，内容要全面真实反映债务的形成原因、本金、利率、偿还过程。3.财务情况说明档案，主要包括学校收入及其支出、结余及其分配、资产负债变动、专用基金变动的情况，对有着重大财务影响的问题应该在档案中进行具体说明。4.年度内的各项报销凭证 (有日期、内容、单价、数量、金额、大小写、印章、收款人等)。凭证应有事由、经手人（制表人）、验收人（复核人）、证明人、审批人签字。5.学校的年度财务预算报表、支出总额统计报表、收入总额统计报表、专用基金变动等整理性文件。对学习财务档案的内容管理应该明确分为微机存档和书面材料存档两方面。微机存档要保证内容的完整性，书面存档要保证分类明确，保存安全。对各项存档内容必须作出明确规定，年度内不容许有任何的内容缺失，如果出现空缺必须作出明确的书面说明，形成材料以便查证。
二、优化管理与增强服务能力的对策
（一）强化学校财务档案管理的服务意识
学校的财务档案管理其本质就是为了财务信息资源的处理服务。信息资源是新形势下学校建设发展的重要影响因素，要使财务档案管理在组织管理上进一步得到主管领导或部门的认可和重视，档案管理部门首先要摆脱传统思维的束缚，确立服务意识，将校财务档案的管理目标定位于“服务”的高度，才能保证档案管理能够为学校的财务建设作出贡献。首先学校必须转变管理方式，将传统的资料档案与财务档案合二为一的情况转变为专门的财务档案室管理，为财务档案提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。建立有一定规模的计算机存储及查询系统，保证档案内容形成网络化管理，而且要随时考虑到学校的财务档案管理情况安排档案馆库房建设。
（二）强化财务档案管理的及时性
对财务档案的及时性控制首先要完善“归档制度”，要求各部门应在规定的时间内，根据档案的内容将形成的有价值的材料及时送到档案室。还有“档案利用制度”“档案鉴定销毁制度”等等。为科学有效地管理档案，及时、准确地为档案利用者提供服务，财务档案室应编制各门类的检索工具。如：年度财务总结目录索引、案卷文件名称索引等。这样能够保证财务档案管理能够较快地提供案宗调出服务，保证档案使用的及时快捷。当然，为了实现这种快速调动必须首先要在存档前严格区分财务档案收集范围，根据财务收支项目、科目及财务档案利用目标等对归档资料内容价值进行技术鉴定，并加以有针对性地收集和整理。另外，除了要保证档案内容的输出快捷之外，还必须要保证存入的快捷，要明确规定存档的时间，最好要与财务账目形成的同时进行存档（保证书面存档与电子存档），而且要按照时间顺序进行合理排序，保证存档的有序性。同时，档案管理不能单纯地进行材料整理，还要进行现代化的公开联络，保证财务档案的绩效化，有方向性地开发财务档案专题，并增加检索、编制功能，以更好地方便学校单位参考和决策使用。
（三）优化制度建设
优化档案管理制度有一定的程序性，管理制度包括三方面内容：存档管理制度、保存管理制度、资料输出管理制度。1.对于存档管理制度要明确存档内容和存档时间，对应该重点说明的内容必须进行制度化规定，保证档案情况的有序。2.对于保存管理制度要明确在每年度结尾对档案内容进行整理，每3～5年完成一次全部档案内容整理。定期审议公用经费收支情况记录、年报资料及各种报表装订成册保管完整，各种辅助账册完备，从档案信息出发提出财务管理意见，避免出现经费使用效率高及浪费现象。3.对于资料输出管理制度必须严格实施财务公开制度，成立具有广泛代表性的档案管理小组，对财务公开体系进行网络建设。
摘要：本文分析了目前高等学校会计档案管理的现状；最后，从观念，技术，人才、制度等几方面提出了加强高等学校会计档案管理的对策。
关键词 ：高等学校；会计档案；管理；现状；对策
随着高校参与社会活动日益频繁，财务部门业务量逐年加大，各种财务档案快速增加，会计档案工作的新情况、新问题不断出现。如何通过现代化高科技管理手段科学、规范的管理财务档案，将是当前高校档案工作人员面临的新课题。
一、高等学校会计档案管理现状
（一）对会计档案管理的认识不足
长期以来，“重核算、轻管理”意识普遍存在。一方面，忽视手工操作的纸质会计档案的管理，认为财务部门只要资金管好，报账准确，及时报送资料就行，而会计档案只是会计核算的后续工作、内务管理，没有必要设置专人专岗进行管理。另一方面，档案归档移交一般重点关注的往往是传统手工档案，忽视对电子档案的清理和同步归档。电子文档，在保存与维护方面较为复杂，操作人员在思想上容易产生畏难情绪，一些单位对电子档案更是缺乏足够认识，在归档过程中不作任何筛选和分类处理，会计档案常常出现遗漏和重复归档的现象。若归档基础工作不严谨、管理随意，档案利用人常常无法正常进行历史数据的查询、检索其所需信息，这样势必影响高校档案工作的整体质量和服务水平。
（二）会计档案管理制度不健全
高校的财务部门对资金预算、收入、支出等日常业务都制定相应的管理办法，严格的管理制度，但大多缺乏会计档案管理制度。特别是已实施会计电算化后产生的大量电子文件、磁盘、光盘、硬盘、微缩制品等新的会计档案信息载体，没有形成一整套业务标准和技术规范，在管理方法和制度上仍处于混乱和无序状态，致使许多应该归档的电子文件整理不规范，资料收集不完整。尤其是一些重要物件没有集中统一归档保存，正确维护，使之安全、可靠的处于一种可随时被利用状态。没有相应的档案管理制度和标准化的归档程序，势必导致档案归档验收、查阅、借阅、登记、审批等管理都有很大随意性，这样不仅影响档案归档的完整性，也影响整个高校财务档案的信息资源整合与数据共享。
（三）会计档案管理信息化程度不高
目前，高校财务档案管理还未全部实现利用计算机进行处理和存储，传统的储存及归档方式很难适应现代化档案管理要求。因此，加强电子文档的归档和管理显得尤为重要。为了便于用户查询、下载、传输档案信息。档案归档前，需工作人员将原有的纸质的档案通过信息化、数字化的转换，录入到数字档案的数据库，依托数字化校园平台，经过各个系统间的相互链接，用户就可以直接检索到所需资料并得以利用。实际工作中，由于受各种条件因素的影响，在数字档案的归档、管理和服务及领用过程中都存在各种问题。具体表现：管理人员思想观念保守、设备陈旧落后、实际操作和管理存在疏漏，不注重基础数据的挖掘、整理、加工，缺乏对档案界最新动态的关注等。
（四）缺乏专职的会计档案管理人员
目前高等学校的会计档案管理工作大多由会计人员兼职。学校对档案管理工作存在不同程度的忽视，致使学校对档案管理人才的吸纳力度不够，从而导致档案管理人员的素质整体不高。
二、加强高等学校会计档案管理的对策
（一）提高对会计档案管理的认识
高校财务档案是高校档案管理的重要组成部分，更是国家财金、税务检查的重要证据。只有观念转变了，重视了，档案管理工作才能迈上一个新台阶。财务会计档案工作是一项细致严谨的工作，工作中不能有丁点闪失，半点马虎。要实现高校会计档案科学管理，真正做到妥善保管、存放有序、查阅方便，必须按照《关于财务档案管理工作的规定》的办法实行财务档案专人负责档案的收集、整理、归档、查阅等的日常财务档案工作。对会计电算化核算形成的电子档案，要配置适当规模的库房和档案专柜等专用设施，实行专人负责，做好纸质档案与电子档案按时同步归档，并不断充实和完善档案内容，保证归档材料的齐全、完整，逐步实现高校档案保管的标准化和现代化。
（二）建立健全会计档案管理制度
在大数据时代，电子文档蕴藏着更丰富的信息资源，做好各类财务档案的收集、整理、保护和利用显得越加重要。高校财务电子档案的产生、移交、归档、管理、利用，各应用系统的互联互通和数据信息共享，都是基于网络传输信息而实现。要想系统得以安全运行，技术是保障，管理有方法。首先，要加强网络信息安全管理教育，树立高度的档案信息安全防范意识，强化高校会计电算化档案工作人员的风险识别、防范能力，完善保密措施，对涉密性较高的信息进行分级管理和保护。在财务软件方面，应注重系统自身功能建设，保证数据库数据的真实性和完整性。面对客观的数据相关人员不能随意操作,篡改数据。建立制定痕迹管理制度，定期安全查询制度，档案权限调用制度，做到其行为可管理、控制、可追溯，减少一切不安全因素带来的各种财务隐患。
（三）提高对会计档案管理的信息化程度
传统档案大多以纸质为载体，财务档案管理、财务查账和财务审计烦琐且费时费力，与会计信息化的迅速发展相比，高校档案信息化发展则相对滞后。信息化条件下，要实现高校档案现代化管理，必须依托现有档案，逐步建立完善财务档案数据库，将财务档案资料无缝对接，通过转换进入高校档案管理数据库，实现公共目录查询、远程检索服务和对数据汇总分析、财务档案信息网络交流、查找满足指定条件的会计记录等。海量的财务信息，通过运用计算机技术处理，在很大程度上减轻了档案使用人对档案翻阅的工作量，实现档案信息资源在传输、分析上的便捷和资源的共享。
（四）设置会计档案管理专职岗位
高校档案管理工作除了硬件设备和软件设施齐头并进外，还要坚持以人为本，以科学发展观为指导思想，建立一支与时俱进、素质高、相对稳定的档案管理专业化队伍，有效解决档案管理中存在的矛盾和问题。在信息技术和知识不断更新的时代，定期对档案工作人员进行档案知识、财务知识和相关技能的学习培训或外出交流，帮助他们了解、掌握财务档案工作的新变化、最新动向，开拓眼界，挖掘财务档案的潜在用途和利用价值，使得高校财务档案管理科学化、规范化。
总之，高校财务档案是学校档案的重要组成部分，也是提高高校财务管理工作水平的一项重要方面。加快高校档案建设工作自身的创新发展，合理规避管理风险，采取科学有序的管理的策略，行之有效的管理办法，使高校档案管理工作得到进一步完善和发展。
参考文献：
[1]张苏彤.法务会计高级教程[M].北京，中国政法大学出版社，2007.
一、初探在我国基层事业单位中进行会计档案管理的重要意义
在探讨基层事业单位中进行档案管理工作的重要意义首先要了解什么是会计档案管理，其实所谓的会计档案管理就是对事业单位中的相关的经济业务以及一些重要的经济属性的资料进行保管，可以说进行事业单位的会计档案的管理也是我国档案管理工作中的一部分，为我国档案管理工作起着重要的支撑作用，在实际的事业单位的会计档案管理中包含的内容有很多，不仅仅是一些经济型账簿的管理与保存，同时还包含了关于财务报告以及相应的财务凭证等内容。因而可以说起管理工作是非常繁杂的。随着时代的发展，档案管理中加入了电算化相关技术，因而在保管相应信息的时候也就更加的方便。但是就我国目前的基层事业单位来讲，由于机构众多其中涉及到的人员也有很多，因而在进行良好的财务会计档案的管理工作，就可以对这些众多的基层事业单位中实际的财政收支进行准确的记录，通过这些可靠的档案信息数据，为国家在后续的基层事业单位编制中提供了科学的参考依据。因而从这些方面来讲即使是档案管理工作较为繁杂，但是也要保证在基层事业单位中有序的开展起来。除此之外，会计档案管理工作也是国家法律规定必须操作的内容，因而从上述多方面中可以说会计档案管理对于基层事业单位有着重要的意义。
二、分析事业单位中会计档案管理工作存在的问题
（一）相关从业人员素质差对档案管理不够重视
在事业单位中进行档案管理工作首先就要对这项工作有着足够的重视，同时在从事这样工作的时候还要具备专业的从业技能，可以说对于工作的认识以及重视和具备专业从业技能是开展会计档案管理工作的总要前提。因为在实际的工作中，如果对档案管理工作没有足够的认识，就不能较好的开展工作，同时在遇到相应的问题的时候也不知道该怎么解决，再者如果没有专业的从业技能也不能有效的开展工作，因为每一项工作实施的有效性其实和工作质量紧密相关，这就要求先关的从业人员应该具备一定的专业技能，进而能够提高工作效率。较好的完成工作。但是就我国目前来看，在基层的行政事业单位中很多的从业人员并没有具备上述两种工作要素，主要体现在会计档案管理的责任者以及管理者上，从管理者来讲在实际的工作中往往是“各人自扫门前雪”，认为在管理工作中涉及到很多环节以及很多的负责人，自己只需要做好自己的那部分就可以了，而不管和其他工作者的有效沟通。从管理者来讲，虽然知道财务工作的重要性，但是只是对会计工作比较重视，对后续档案的管理却不在意。这种不重视的管理态度也给相关管理者在工作上的马虎大意留有了机会。而相关的管理者在实际的工作中往往对工作不够认真，马虎大意以及专业素质不强等因素进而造成在档案管理中的失误。
（二）不健全的会计档案管理制度
在事业单位的会计档案管理工作中除了在从业人员上出现的问题之外，还存在不健全的会计档案管理制度上的问题。具体来讲在我国目前的众多事业单位中没有在实际的会计档案管理制度上按照国家的实际要求进行制定，而是将会计档案管理制度作为是会计工作制度中的一部分，在实行管理制度的时候基本是按照会计制度进行实施，即使有一些事业单位专门针对会计档案管理工作制定了相应的制度，但是在具体的实施中却没有严格按照其制度进行。因而无论是依据会计制度实施的会计档案管理还是专门制定的会计档案管理制度，在其内容上往往对职责的划分不够明确同时对相应的程序上也不够严谨，同时在手续以及具体的要求上都不条理，而在这种不健全的档案管理制度下为后续管理工作埋下了安全隐患。
（三）不充分的会计档案管理投入
在事业单位的会计档案管理工作中除了在从业人员以及制度上出现的问题之外，还存在不充分的会计档案管理投入上的问题。具体来讲，所谓的投入不充分主要是指在对会计档案管理硬件上。从硬件管理上来讲，在事业单位中往往会计档案存放的地方在防潮以及防虫火等方面没有给与足够的重视，因而往往会出现在档案管理中相关的信息档案保存不当进而出现损坏。而这种情况主要是因为对涉及档案保管的陈列架以及存放盒没有定期进行检查，同时对已经损坏的硬件没有给与及时的修补或者是更换，同时对于电子档案保管设施也没有继进行及时的损坏检查，综合方面的管理投入不充分就造成了后续档案管理中的问题。
三、探析事业单位中会计档案管理工作问题的解决对策
（一）提高人员素质与对档案管理的重视度
针对上述基层单位财务会计档案管理工作中，存在的人员素质较低以及对工作不重视的问题，其解决的对策应该是全面的提高从业人员的素质以及提高其对档案管理工作的重视。首先从提高从业人员的素质上来讲，在实际的会计档案管理工作中由于个人工作不够认真，马虎大意以及专业素质不强等因素进而造成在档案管理中的失误，因而在基层事业的单位中定期对相关的从业人员进行培训，或者是从业操守方面的培训，又或者是专业技能上的培训等等，对实际工作中不同属性档案的保管以及具体的销毁工作的细节进行内容培训，同时还要聘请专业的指导教师进行重点工作的讲解，除此之外，还要对会计档案管理的从业人员进行定期的工作内容考核，对于工作中表现良好，责任心较强的从业人员在事业单位内进行全体性的表扬，同时还可以给与一定的奖励，对于那些工作马虎，频频出现档案管理失误的人员进行惩罚或者是批评，当然惩罚不是最终目的，而是为了使其总结教训更好的工作。同时还要在事业单位中开展会计档案管理工作重要性的宣传性大会，向全体从业人员进行重要性讲话，将会计档案管理重要性真正的深入人心。
（二）健全的会计档案管理制度
针对上述行政事业单位中会计档案管理制度存在的不健全的问题，其解决的对策应该是健全会计档案管理制度，具体来讲我国其实已经对会计档案的管理工作进行了一定的制度上的要求，并且还颁布了相应的档案管理法，因而各个事业单位应该对会计档案管理制度给与足够的重视，同时还要严格按照个我国规定的相应的会计档案管理制度，并且结合自身事业单位的实际情况进行档案管理制度的健全，从而真正相应国家档案管理的要求。在实际的制度健全的过程中还要具体从会计档案管理的岗位制定以及具体的职责制定、目标制定、以及出现问题解决问题措施制定，这四方面进行。真正的将会计档案管理制度健全到位。
（三）加大会计档案管理投入
前言
医疗卫生事业，是我国社会主义建设的重要工作。在我国，人民是国家的主人，政府的工作就是为人民服务，做到情为民所系，权为民所用，利为民所谋，因此解决民生问题是我国的主要工作，而医疗事业的完善是保障民生的关键环节，有利于使人们获得安全感。近几年来，伴随着患者的增加，医院的档案管理工作也越来越沉重，因此提高工作效率，改进工作模式成为了我国档案管理的重要工作。
1.培养专业的档案管理人才
社会主义中国的建设需要依赖人才，所以我国才会重视教育事业，鼓励创新型人才的培养。医院也是，医院要想完善自己的档案管理体系，是需要专业的档案管理人才的。档案管理工是医院的工作重点。档案管理主要包括三方面内容，第一方面是财务，医院的财务是否清晰，决定着这个医院能否建设和发展。第二方面是会议，有很多的会议记录会保存在医院的档案中，这些会议内容往往涉及着医院的发展方向和工作重点，影响着医院中其他工作的进行。第三方面就是有关于患者的就诊记录，患者们的病情记录也会存在于医院的档案中，影响着患者的诊治，所以档案的管理工作非常重要。档案管理的重要性就决定了医院一定要聘用专业的人才，专业的人才可以保证档案管理工作的有效性。有些医院意识不到档案管理人才的重要性，就选择聘用一些不专业人，从而在档案管理的工作上出现一些问题，比如档案丢失，档案混乱等。还有一点，这些非专业的人员会存在着素质低下等一些问题，使档案管理更加困难，所以对于医院而言，培养专业的档案管理人才非常重要。
2.档案管理应用新技术
随着科学技术的发展，新技术广泛应用于各个领域。新技术的使用，不但节省了大量的人力也节省了很多的物力和财力。医院要想不断的与时俱进保持自身的活力，就应该富有创新意识，因为创新才是社会主义市场经济下富有竞争力的关键手段。因此，医院的档案管理工作应用新的技术势在必行。医院传统的档案存储方式主要是以纸为主，但是纸由于其自身的特点不易被保存，此外分类整理起来也比较麻烦，所以档案管理工作非常困难。但是在档案管理中运用新技术，就可以大大减少这些问题的发生。如今，网络成为了主流，网络的存储方式简单且分类明确使得网络的平台越来越广阔。新技术应用与医院的档案管理中可以便于人们查取相应的信息，这样有效的节省了人们的工作时间。新技术应用于档案管理中，可以避免之前档案管理工作出现的的问题，从而使医院的档案管理工作更顺利，推动我国的医疗事业健康发展。
3.完善档案管理制度
制度，是完善医院档案管理工作的重要手段。一套完善的档案管理制度可以促进档案管理工作的有效的进行，因而越来越多的医院开始重视档案管理制度的建设。有些医院的档案管理制度存在着一些问题，比如奖励机制不清楚，制度僵化等，这些问题都严重的限制的档案管理工作的进行，影响着医院档案管理的发展。档案管理工作制度的健全，可以提高人们的工作效率，反之则会起到负面的效果，所以设立一套完备的档案管理制度非常重要。档案管理工作的制度，不是照抄照搬，而是要每个医院的根据各自的实际情况制定出来的，它在优化资源配置，推动优效管理上发挥着重要作用。医院将档案管理的制度规范化，清晰化，可以使工作人员清楚的意识到什么可以做，什么不可以做。在我国“经济基础决定书上层建筑，上层建筑也会促进经济基础”所以形成完善的制度非常重要，我们的医院也只有制定一个明确的档案管理制度，才能保证档案管理工作的顺利进行。
四、总结
医院的档案管理工作是一项非常复杂的工作，所以在进行这项工作时会耗时耗力。传统的医院管理者，会延续曾经的档案管理方法，进行档案管理，但是，有着创新意识的医院管理者就会转变原有的管理观念，进行制度革新，使用新技术，培养专业的人才，同样的工作由于管理方式的不同，工作效率也各有差异。我国的发展追求的是创新，医院也应该不断的与时俱进，这样才会更具活力。
关键词：会计档案 责任 素质 规范
会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业资料，是记录和反映经济业务的重要史料和证据。会计档案有形成范围广泛、档案类别稳定、外在形式多样等特点，在企业管理中发挥着无可替代的作用，是解决纠纷、打击犯罪的重要依据，是企业前景预测的重要史料，是总结经验、改进工作方法的指南针。近年来国家各级企事业单位、社会团体日益重视会计档案管理工作，随着会计电算化的逐步推行，会计档案管理外延逐步延伸，会计档案管理模式，已由单一的纸质管理模式转变为纸质档案和磁性介质档案共存模式。
尽管越来越多的企业重视档案管理，但是仍然存在许多问题，与企业的发展不协调，无法充分发挥应有的作用，成为企业发展过程中亟待解决的课题。
一、目前企业会计档案管理存在的问题
随着社会的发展，企业会计档案管理问题日益显现，成为制约企业基础管理工作发展的瓶颈。一是认识不足、重视不够。许多企业认为作为企业财务会计部门的工作就是要按规定设置账簿，进行核算，出具财务报告，整理档案是可有可无的，以致不设置专兼职档案管理人员，忽视会计材料的收集、整理和归档，财务业务与档案管理严重脱节。二是定义不清、管理缺失。有些企业认识到了会计档案管理的重要性，也设置了专兼职档案管理人员，但是对会计档案的定义不是十分清楚，造成归档不全面。由于对档案管理知识和信息化管理知识的缺乏和重视，以及专业人才的严重不足，造成在事件回溯和证据采集过程中丢失有力的依据和资料，严重影响了档案的完整性。三是人员素质不高、管理不到位。一方面，会计从业人员的档案管理素质不高。会计档案的收集和整理直接与会计从业人员打交道，会计从业人员的资料收集和整理直接关系到会计档案整理的质量。另一方面，会计档案管理人员的素质不高。会计档案管理岗位属于专业技术岗位，作为专业会计档案管理人员熟悉档案管理流程和管理要求，熟练掌握管理技能是最基本的技术要求。多数企业对所属人员的专业、相关培训和教育均未给予应有的重视，以致企业会计档案收集不完整，档案管理混乱，查询不方便，甚至遗失等。四是制度不完善、管理不规范。据相关部门调查显示目前多数企业在会计档案管理方面没有建立一整套立卷、归档、保管、借阅和销毁等管理制度，会计档案管理、档案信息化管理工作无章可循。企业会计档案管理的信息化管理制度缺乏，造成纸质档案和电子档案严重脱节，数据不一致，管理不同步，给档案管理工作带来了很大麻烦。
二、加强企业会计档案管理的对策
针对企业会计档案管理中存在的问题，笔者认为应该在以下方面加强管理。首先要加强领导，明确责任、提高认识。会计档案管理不仅是档案管理的组成部分，更是财务工作的重要环节，各企业应依法加强会计档案管理工作，明确责任，确定职责。其次要明确定义、细化管理。为全面系统的做好企业档案管理工作，企业培训部门需适时组织培训或者引进专业人才积极配合档案管理部门对本企业档案管理工作准确定位。档案管理部门要明确会计档案管理的内容，通过“6s”管理、“精细化管理”、“贯标体系建设”等方式加强对企业会计档案的基础管理，可以通过课题的形式进行攻关，实现档案管理的深层次探索，从而形成适应现代企业制度发展要求的管理模式。再次要加强培训，提高素质。财务会计部门各岗位是企业财务会计档案整理的第一岗位，财务人员是会计档案资料整理的第一人，直接关系到档案整理的质量。各企业单位应重视和加强对本企业会计档案管理人员的专业知识的培训，不断提高会计档案管理知识和操作技能，招聘、吸收具有计算机知识和信息资源管理专业方面知识的员工从事企业档案管理工作，熟悉会计工作的基本流程、基本规律和要求，熟练掌握
计档案信息资源管理技能，监督指导本企业财务部门做好会计档案的收集、整理、移交和利用等工作。最后要完善制度，规范管理。会计档案管理作为企业管理的重要组成部分，制度体系建设是档案管理最基础的工作，必须按照《会计法》和《档案管理办法》等法律法规的要求并结合自身实际建立健全本单位的档案管理制度，明确档案立卷、归档、移交、借阅、保管、安全、销毁等一系列手续，保证有章可循。如对档案的立卷、归档和移交要严格按照规定的时间、规定的格式和规定的要求进行。保管期满销毁的时候，必须由档案管理机构和财务部门共同提出销毁意见，报请单位负责人审批，编制销毁清册并详细列明档案项目等等。实行会计电算化和实现档案信息化管理的企业要同步建立健全档案信息化管理制度，进一步推进企业会计电算化、办公自动化和档案信息化的融合，明确流程，规范管理。
三、总论
会计档案是国家档案的重要组成部分，是企业的重要档案，是对一个企业经济活动的记录和反映。通过会计档案可以了解企业业务信息，可以检查企业的遵纪守法行为，还可以为上级乃至国家制定决策提供参考等。会计档案管理是一项系统性工作，需要企业在发展中不断更新、不断完善，只有充分认识会计档案管理工作在企业发展中的重要地位和作用，加强监管，规范管理，提高从业人员的素质，才能保证为信息使用者提供高质量的资料。
参考文献：
关键词：
会计档案是会计核算的专业资料。它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。会计档案包括会计凭证、会计账薄、会计报表及实现会计电算化后的储存软件等。会计档案是重要的经济档案，是国家档案的重要组成部分，也是机关、企事业单位的重要档案之一，它在会计工作和经济管理工作中具有多方面的重要利用价值。因此，“加强会计档案管理，充分发挥会计档案作用”这项工作非常重要。
一、 会计档案的特点
会计档案具有原始记录性、信息性、知识性和价值性，但是由于它反映的对象内容及业务性质不同，又决定了它具有自己独有的特点：
1、 来源的广泛性。会计档案来源于具有独立会计核算的单位。因此，凡是实行独立经济核算、财务收支的单位都会形成会计档案。
2、 内容的专业性。会计档案是通过会计核算的方法形成的，而这种方法是会计特有的专业手段。通过这种专业手段形成的会计档案是与经济活动和财务收支紧密相关的，其内容是直接反映机关、企事业单位所有各项经济业务收支情况，表现出会计档案的专业性。
3、 形成过程的严密性。会计核算是利用设置账户、复式记账、填制和审核凭证、登记账簿、成本核算、财产清查和会计报表等一系列专门方法，对会计对象进行连续系统、完整地记录、反映和监督。因此，会计核算的严密性也就决定了会计档案形成过程的严密性。
二、 会计档案的作用
1、 依据作用。会计档案是会计分析和会计核查的主要依据。无论在制定经济计划，进行经济活动可行性研究，作为经济活动决策等都需要会计档案提供大量信息。以便得到可靠的数据和可行性资料，为国家经济建设发展和单位生存与发展提供准确的数据。
2、 凭证作用。会计档案可以作为事后考查某个会计事项的书面证明。会计档案，尤其是会计凭证，既是记录经济业务，明确经济责任的依据，又是登记账簿的依据。同时明确经济责任的依据，又是登记账簿的依据。同时，通过会计凭证可以查明各项经济业务是否符合有关政策、制度，防止违法乱纪的事情发生。
3、 史料的作用。会计档案是研究经济、财政、财务历史的可靠系统资料。它可以反映出一个地区经济发展的历史过程，反映出一个单位财务收支和生产经营活动的历史面貌，还可以反映出不同时期、不同年度活动的特点。所以会计档案可以为一个地区、一个单位的经济、财务、历史奠定了史料基础。
三、 会计档案管理工作中的问题
1、 会计档案管理制度不健全。有些单位的财务部门，领导对资金的管理比较重视而对会计档案管理不够重视，没有建立一整套会计档案立卷、归档、保管、借阅和销毁等管理制度，会计档案管理工作无章可循。
2、 会计档案装订不规范。在财务部门，一般都是由管理会计档案的人员装订会计凭证，而有的会计档案管理人员装订会计档案不够认真，不仔细，装订不整齐，粘贴不牢固；有的装订将摘要压进去，还有的装订松散不结实，随时都有掉页的可能；有的装订每册凭证的薄厚不均匀。凡此种种，会计档案存放时间一长，就会有散失、缺损。
3、 会计档案的存放场所不妥当。有的单位的会计档案没有做到妥善保管，存放无序。有的存放麻袋里、木箱里、黑暗潮湿的地下室或仓库里，以至于使会计档案受潮受损、发霉或被鼠药、虫蛀，降低了会计档案的寿命，达不到规定的会计档案保管期限。
四、 会计档案管理的要求
1、 制定会计档案管理制度
为了管理好会计档案，各单位的财务部门的领导和会计档案管理人员，应该在思想上提高对会计档案管理工作的认识，充分重视这项工作；应当按照国家财政部和档案管理局颁布的《会计档案管理办法》的精神，结合本单位的实际工作情况，制定本单位会计档案管理制度，对会计档案实行科学化管理；在制度中应当明确规定会计档案的立卷、归档、借阅办法、保管期限、鉴定销毁、档案移交等等，以便会计档案管理工作有章可循，使会计档案管理工作走上科学化管理轨道。
2、 做好会计档案的装订立卷工作
会计档案的装订立卷是会计档案管理工作的起点，是会计档案管理工作基础和前提条件。因此，会计档案管理人员必须高度重视会计档案的装订立卷工作，增强管理好会计档案的责任感。按照《会计档案管理办法》中“各单位每年形成的会计档案，都应由财务部门按照归档要求，负责整理立卷或装订成册”的规定，认真装订好每一册会计凭证。首先应认真检查原始凭证是否粘贴牢固，是否压住了摘要的文字，每册的装订厚度是否大体一致等等。在此基础上要将会计凭证装订的既要整齐结实又要美观。
3、 健全会计档案借阅手续
《会计档案管理办法》规定：“当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由单位的财务部门保管一年。”因此，为了妥善管理好会计档案，防止会计档案丢失，各单位的财务部门应建立严格的会计档案借阅手续。财务部门内部的会计人员借阅会计档案，可直接向会计档案管理人员借阅；本单位其他人员和外单位人员必须及时登记，并注明借阅人姓名、时间和会计档案名称，然后由借阅人签字。借阅人归还会计档案时，会计档案管理人员要认真检查其完好性，看其有无涂改、损坏，防止会计档案在流动过程中散失、缺损、抽换或任意销毁，确保会计档案的安全和完整，确保秘密文件不丢失、不泄密。
4、 认真做好会计档案移交工作
按照《会计档案管理办法》中“财务部门和经办人必须按期将应当归档的会计档案全部移交档案管理部门，不得自行封闭保存。档案管理部门必须按期点收，不得推诿拒绝”的规定，各单位的财务部门应将保存一年期满后的会计档案及时移交给单位档案管理部门，并认真办好交接手续。
（1） 财务部门应编《会计档案移交注册》一式两份。
（2） 但按管理部门对移交的会计档案要认真清点，凭证要逐册逐号清点查对；账簿应按照记账要领逐项核实；还应该对报表中是否缺少报表分析等备案材料进行认真检查，做到账表相符、账账相符，保证会计档案的完整真实。
（3） 对归档的会计档案，原则上应保持原卷册封袋。需要重新拆卷，应与经办的会计人员共同整理，以分清责任。
（4） 单位的档案管理部门对财务部门移交来的会计档案清点无误
后，交接双方应在《会计档案移交注册》上签字，双方各保存一份。
5、 做好会计档案的鉴定与销毁工作
会计档案的鉴定和销毁就是按照一定的原则标准，对 超过保管期限的会计档案，重新评估其价值，剔除失去保存价值的会计档案，予以销毁。鉴定和销毁会计档案工作是整个档案管理的重要环节，是科学管理和开发会计信息资源的坚实基础，也是一项科学性、组织性很强的工作。具体要做好以下几项工作：
（1） 由本单位档案管理部门提出鉴定意见，会同会计部门共同组成
鉴定工作小组，逐册、逐页进行鉴定，对确无保管价值的会计档案编制销毁注册。
（2） 书写销毁报告，填报销毁会计档案审批表，销毁报告要写明对
已到保管期限的会计档案进行鉴定的时间、鉴定的总数量、留存数量、销毁数量、销毁内容等，并由经办人、鉴销人盖章。
（3） 销毁报告必须经过本单位或上级主管部门审批。
（4） 各单位在按规定销毁会计档案时，必须有档案部门和财务部门
关键词：档案；管理；研究
中图分类号：U673.2 文献标识码：A
An Integrated Management Mode of Archives
CHEN Weiguang ， JIN Qinmei
（Guangzhou Marine Engineering Corporation ， Guangzhou 510250）
Abstract： In today’s global economic integration development environment， effective archive management is the key to law-abiding of enterprises. By analyzing the situation and main problems of archives work of our company， this paper puts forward an integrated archives management mode including main measures to improve the archive management work.
Keyword： Archive；Management；Research
1 国内档案工作发展现状
在当今全球经济一体化的发展形势下，档案不仅具有记录信息资源和知识资产的价值，也是单位资产与产权的法律凭证依据。有效的档案管理是单位法规遵从的关键，也是管理控制的根本。因此，有效的档案管理是为单位的发展服务、能够创造经济效益的重要工作。在推行现代企业制度“产权清晰、权责明确、管理科学”的环境下，无论是企业还是科研院所，对档案工作的作用和意义的认识都在不断提高，投入也显著增加。
国家对档案管理工作的法规建设非常重视。2009年，国家档案局颁布了新的《企业档案工作规范》，规定企业档案工作应以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理、统一标准。近年来，中船集团公司内的企事业单位档案工作发展很快，如708所、上海船厂、文冲船厂、黄埔船厂、广船国际及龙穴造船等单位，都先后引进了档案管理系统，实现了档案管理信息化，档案综合管理水平不断提高。
2 广船院档案工作基本情况和存在的主要问题
2.1 基本情况
我院自1974年建院至今已经历了四十多年的发展，其中组织机构也发生多次的变化和调整，但档案工作基本维持着初创时期的以产品技术档案管理为中心的分门类、分部门归口管理的模式。截止2014年，科技档案室作为院二级管理机构设于科技部门下，主要承担产品技术档案管理工作；公文、财务、党群和劳资档案，则由相应的职能部门分管。
2.2 存在的主要问题
分门类、分部门归口的分散式管理模式存在比较多的问题，主要表现为：分散式的档案管理造成较多的管理漏洞和真空地带；各部门档案管理人员变动大，工作无法有效传承；没有建立起全院统一的档案管理制度和考核机制；档案法规执行力不足。
（1）分散式管理模式形成很多档案工作真空区，分类、分部门、各自为政的管理模式带来两方面的突出问题：第一，工作界面过于清晰，使档案收集工作仅在公文、人事、财务和科技档案方面开展，而在经营、质量体系、基本建设及规划、信誉证照、投资和子公司管理等方面，档案不完整，甚至缺失；第二，分类管理模式，导致部分档案从产生、收集到管理均在同一部门内部运行，缺乏监管机制，存在一定的管理风险，特别是在文书档案、财务档案和党群、劳资档案方面的管理。
（2）缺乏全院统一的档案管理制度，科技档案室作为院档案工作的业务归口部门，由于没有在制度上对其管理权限和职责予以明确，因此缺乏监管依据和管理的权威性。档案工作没有明确的管理定位和与各项工作同计划、同落实。
（3）长期以来，档案工作没有系统地纳入院总体发展规划中给予重视和安排，在推动档案信息化发展方面缺乏具体措施和资金投入，档案基础设施的建设、更新和改造缺乏条件，档案保管的八防技术要求很难达到，不利于档案的长期保管。
3 档案综合管理模式的建设
为改变广船院原有档案管理模式，通过对国家有关档案管理法律、法规的深入研究，结合广船院实际对档案综合管理模式开展研究，提出以下建设方案：
3.1 档案工作组织体系建设
建设综合档案管理体系，首先要建立档案工作组织体系，包括档案工作领导机构、专业管理机构的设置和兼职管理员队伍的建立。同时需要调动全体员工在档案工作中的积极性，发挥主观能动性作用。
（1）建立档案工作委员会 ，由主管院领导任主任，相关部门中层领导和专家组成的专门工作委员会，是院档案工作组织体系的顶层，对院的档案工作行使领导权和决策权。
档案工作委员会的主要职责包括但不限于：审定本院档案工作发展规划；审核本院档案工作制度；审批档案工作年度工作计划；审批档案鉴定工作小组工作方案；讨论决定有关档案工作的重要事项等。
（2）建立综合档案室，对全院科研设计和管理等各项工作中形成的档案实行统一管理。根据我院机构设置和运行的实际情况，综合档案室的建立可以在目前档案管理业务相对成熟的科技档案室的基础上，通过对其职能的扩充和硬件条件的适当补充，组建成立我院综合档案室，实现全院档案的综合管理。
2015年5月，按广船院〔2015〕33号文的通知，信息管理处下设综合档案室，把公文、科研、产品、质量、财务、资产、党群以及实物等档案纳入综合档案室统一管理。综合档案室档案业务管理范围涉及全院的各个业务部门，其中职工人事档案由于其特殊性，按照国家有关的法规仍由人事处独立管理，其他部门（包括子公司）均需把工作中形成的档案提交综合档案室管理。
（3）建立兼职档案员系统，目的是为了使我院产品设计和管理各项工作的档案能够有效的收集和归档，落实《企业档案工作规范》中管理档案工作三纳入、四参加、四同时要求。兼职档案员的主要职责包括：直接参与所在部门或项目的档案收集和归档工作；监督档案制度的落实；承担所在部门和项目的归档档案预组卷工作等。
2015年8月完成了部门兼职档案员的报备工作，并组织了一次部门兼职档案员的内部培训工作。
（4）调动全员参与档案工作，依据国家档案法赋予每个员工的档案工作义务和责任，制定相应的措施，在企业内部通过宣贯使员工了解档案工作是一项全员参与的工作，不仅局限于档案部门和专职人员，从而落实全体员工的档案工作职责。
本院档案工作组织体系示意图如图1所示：
3.2 综合档案管理制度体系建设
制度建设是开展综合档案管理的基石，我院现有的档案管理制度是由各个分管部门分别编制，例如：科技方面的有《科技档案管理制度》；公文管理方面的有《办公室公文档案管理的有关规定》、《文书、档案管理规则》；人事管理方面的有《干部人事档案管理办法》等。这些制度管辖范围以外的其他档案，则缺乏收集和管理制度依据，尚未形成统一标准下的、完整的管理制度体系。而现有的部分管理制度编制年代距今已久，存在一些与现行标准规范不相适应的问题，应按照国家相关法律法规的要求，结合本院的实际情况进行全面的修改和完善。
2015年5月，我院颁布了《广船院档案工作管理制度》及《广船院档案工作规范》两份文件，规定了档案形成者、档案管理者及档案利用者的工作要求和责任，使我院的综合档案管理工作能够依据制度体系顺利开展。其中：《广船院档案工作管理制度》规定了我院各层级档案工作的责任、工作界面、借阅管理及档案工作考核奖惩措施；《广船院档案工作规范》则依据DA/T42-2009《企业档案工作规范》，并结合我院各项业务开展的实际情况制定，《规范》首先规定了党群工作、行政、经营管理、生产技术管理、产品、科研、基建、设备、会计、职工管理等类别文件的归档范围、归档责任部门和保管期限，然后对各门类文件的形成与积累、整理与归档、归档时间、归档交接、档案整理、档案保管、档案鉴定、档案统计、开发利用等业务流程作出了详细规定，对文件收集责任部门与档案管理部门在档案工作各个环节中所承担的责任进行了细致划分，有效避免了互相推诿、推卸责任等情况的发生，更好地保障了档案工作的顺利开展，《规范》同时对档案信息化建设、档案工作设施设备等工作提出了具体要求。
3.3 综合档案管理基础设施建设
在基础设施建设方面，我院根据综合档案管理需要，增加档案库房面积，配备相适应的档案密集架。近两年新增库房面积共88.425 m2，新增档案排架长度453 m。同时对温湿度控制、安全警报监控等设施进行了改造，更好地满足防盗、防火、防潮、防虫等“八防”管理要求。
4 结论
当今，档案的知识资产和信息资源属性已逐步被大家认识，质量体系审核时有一句话“没有记录的事件等于没有发生”，这句话近乎苛刻却又是基本原则。没有档案记录，就没有了以史为鉴的发展记录，没有了企业的知识资产和信息资源。一个单位的档案工作开展情况，很大程度上反应了单位的管理水平，因此对档案工作加以重视，把档案工作搞好，是本院发展的需要，目前我院已经按照研究方案开展综合档案管理工作，成效显著。
参考文献
一、电算化会计档案对高校的重要性
电算化会计档案是一个单位综合档案的重要部分，它既具有原始凭证性与连续性，又具有严密性、专业性和广泛性等特点。电算化会计档案由单位控制、管理，并在高校管理决策中发挥重大作用。
1.电算化会计档案是真实记录高校经济业务事项的证明材料。记录经济业务的财务体系是由最初的会计凭证发展到会计账簿，再发展到会计报表的，最终形成的会计报表是各项经营事项的反映，由它汇集成的资料是高校过去运行管理的经验。
2.电算化会计档案是高校进行财务分析的直接依据。在经济活动过程中，高校获得的各项业务指标的具体情况都会被详细地记录在高校的会计档案里，以便为以后的财务预决算与高校内部经济管理等活动提供重要参考。
3.电算化会计档案是高校解决经济纠纷、惩治腐败的重要依据。会计档案记录了高校详细的经济活动与账目往来，司法部门可以通过对高校会计档案的调查来监督它们的经营活动，稽查违法乱纪的行为，防止贪污受贿活动，保护国家和高校财产不被侵犯。可以说高校完整的会计档案是经济领域内堵塞漏洞、惩治腐败的重要依据。
二、电算化会计档案管理现状分析
1.档案载体的特性带来的问题。以电子数据状态保存于硬盘、软盘等磁性介质中的会计档案和会计电算化软件安装光盘等计算机系统档案很容易被损坏、修改、复制和失效，而导致会计档案信息失真、泄露，甚至被破坏，从而使会计档案失去价值。计算机软件系统本身也存在漏洞，如会计电算化操作人员的权限设置不严格、没有对数据库保存的数据加密以及计算机病毒侵害与黑客攻击等等。
2.计算机财务软件版本使用不一致。由于财务软件开发商之间没有统一的开发标准，使得市面上的财务软件种类繁多，而财务人员熟悉的财务软件又是有限的，不能对每一款软件都很了解，这就在使用时可能会出现错误。另一方面由于会计制度、会计准则的变化也会使财务软件不断发生变化。
3.电算化会计档案管理制度不健全。现行单位对电算化会计档案收集、立卷、归档、保管、查阅和销毁等缺乏明确的规章制度，加之以电子形式存储的会计档案的易损性和易修改性，从而导致会计档案信息资源不能被准确无误地运用。
4.缺乏现代化的会计档案管理人才。电算化会计档案管理涉及计算机应用、会计、档案管理等多方面的专业知识，不仅要求档案管理人员既懂得计算机操作，又要懂得会计和档案管理专业知识，并能对财务部门的立卷管理进行指导。因此，很多档案管理工作人员由于自身整体素质不足，对档案管理需要用到的专业知识有所欠缺。而目前复合型电算化会计档案管理人才相当匮乏，不能满足电算化会计档案管理要求。
三、完善高校电算化会计档案管理的对策
为了更好的实行信息化环境下会计档案的管理，解决上述问题，我们认为可以从以下方面加以综合考虑，找出应对策略。
1.加强会计资料控制，确保财务数据安全。会计资料是单位的经济机密，一旦泄漏将给单位带来不可估量的损失，而磁性介质的可复制性又使会计资料极易泄漏而不易发现，会计电算化系统的输出不论是磁性文件还是打印资料，输出后均应立即受到严格管理，以防被人窃取或篡改。磁性资料应由会计档案保管员负责保管；打印资料在系统的操作日志上有所记录后（包括记录输出时间、文件页数及操作人员姓名）及时送达指定人手中；收件人要签收并注明收件日期、文件内容，以便日后备查；确保会计数据和会计软件的安全保密，防止对数据和软件的非法修改和删除，对磁性介质存放的数据要保存双备份。同时，应健全必要的防治计算机病毒的措施。
2.统一财务管理软件，理顺数据对应关系。选择财务软件不仅要选择软件功能好的，还要看软件的开发者是否具有好的信誉、充足的开发资金和足够的能力。也要注意会计电子档案与选择的财务软件版本要保持一致，将会计电子档案的格式随着文档技术的发展不断升（下转第31页）（上接第18页）级，使在任何时候形成的电子档案都具有兼容性。同时，会计信息化档案不同于普通的会计电算化档案，它还包括通过会计数据运算和分析而得出的高校决策所需的参考信息，因此在对会计信息化档案进行保存时，还应注意这些信息与会计数据的对应关系，便于更好达到内控的目的。
3.健全会计档案管理制度，完善归档借阅销毁程序。从会计档案的收集、立卷、归档、保管、查阅和销毁等建立切实可行的管理制度。第一，建立电算化会计档案的归档制度。首先保证资料齐全、立卷规范并及时归档。会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序，都应视同会计档案保管，按类别和时间顺序对纸质会计档案、机读会计数据以及会计电算化软件系统名称、版本以及与之配套的安装光盘等计算机系统档案进行立卷归档。第二，建立严格的电算化会计档案借阅手续制度。查阅会计档案需经财务部门负责人批准，按照档案管理的有关规定办理借阅手续，外单位查阅本部门会计档案要有单位介绍信，并经主管领导、财务部门负责人同时批准，并且做详细的查阅记录。第三，保管期满需要销毁的电算化会计档案，应经批准后编制销毁清册，有关部门派人监督，方可进行销毁。
4.加强档案人员培训，提高档案管理水平。会计档案工作需要不断完善、优化，建设一支高素质的会计档案干部队伍，是会计档案科学管理的重要基础。作为会计档案管理人员，首先必须做到严格自律、廉洁奉公，保持独立公正的立场正确运用自己的职能和权力；其次，会计档案内容广泛，具有专业性、广泛性、严密性的特点。因此，除了要加强搞好关于会计和档案的岗位培训外，还要通过每年的轮训学习更新知识，提高会计档案法制意识和依法归档观念，使高校会计档案的管理职能更加有效、更加科学、更加适应建设现代大学管理制度的要求。
[关键词] 档案管理 问题 对策
《会计电算化工作规范》对电算化会计档案的定义，是指存储在计算机硬盘中的会计数据以其它磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据；会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表等数据。电算化会计档案管理是重要的会计基
础工作。随着企事业单位财务部门电算化会计工作方式的普及，加强电算化会计档案的管理已成为一个现实性的重要问题。
目前，关于电算化会计档案管理的讨论，大多围绕《会计电算化管理办法》等几个文件对电算化会计档案的基本要求而谈，没有考虑电算化档案与手工记账会计档案管理的区别及可能出现的问题，因此，电算化档案管理将根据电算化记账的数据存储性质以及保存问题展开讨论。
一、存在的问题
1.电算化会计档案管理制度尚不完善。很多单位认为会计电算化仅仅是数据处理工具的变化，对电算化会计档案的收集、管理、查阅、销毁仍沿用手工系统的制度；没有对会计电算化信息系统档案保管人员的职责作出相应的规定；也没有采取相应的保障措施来改善保管会计档案的环境等。
2.档案管理人员的业务素质不全面。目前很多企业中的档案管理人员的素质缺少档案管理应有的专业知识和计算机应用知识，造成电算化档案管理工作整体水平不高，制约着电算化会计档案管理工作的顺利发展。
3.部分会计人员重视纸质档案，轻视电子档案。很多单位只是将打印出的纸质档案存档，而没有将存储在计算机中的会计信息备份，一旦因意外或人为错误造成系统数据的丢失、破坏，就不能在最短时间、最小损失下恢复原。
4.计算机系统及网络安全隐患。计算机系统尽管功能强大、技术先进,但仍有很多缺陷。首先,计算机系统内存储的数据输入易被篡改,软件被修改或破坏,安全存取功能也薄弱等。其次,在网络联通五湖四海的今天,网络系统中信息易被窃取或泄露、非法增删改等。计算机系统不安全的另一主要方面就是计算机病毒的危害,其破坏性极大。
5.电算化会计档案载体存在的问题。电算化条件下,会计档案载体本身发生了巨大变化,它除了包括打印输出的记账凭证、会计账簿、会计报表之外,还包括电算化会计系统中的所有系统软件、会计软件程序及全套文档资料。由于会计数据被记录在磁盘、光盘等磁性介质上,在技术上对电子数据非法修改可做到不留痕迹,这种通过计算机技术手段实施的信息篡改、修改复制、伪造、销毁等违法行为具有很强的隐蔽性和社会危害性,并且发现难度非常的大。另外,电算化会计档案又受载体的质量、存放环境、存储信息的有效期等条件的影响。
二、采取的对策和建议
1.建立健全法规和制度是管理好电算化会计档案的保障。建立切实可行的管理制度，如制定细化的《电算化会计档案管理办法》、《电算化会计档案岗位责任制》、《电算化会计档案操作管理制度》、《安全保密制度》、《计算机硬软件和数据管理制度》等内部管理制度，是管理好电算化会计档案的保障。
2.提高会计部门人员素质。由于会计档案资料内容广泛，具有专业性、广泛性与严密性的特点，作为一种专门档案，不能按一般档案的管理办法进行管理，而应该按照专门档案进行专业化管理。会计档案的专业化管理，要求档案管理人员不仅要有档案管理学知识，还应其备会计专业知识，能够熟练使用现代化的管理手段，运用各种管理软件。培养和引进一批既掌握各种现代技术知识和技能、了解档案管理知识，又精通会计工作业务，专门从事会计档案管理的工作人员，才能适应新时期会计档案管理的要求。
3.定期拷贝整理系统中的会计数据。在一定的时间间隔内（如一个会计年度），把计算机系统中的所有会计数据拷贝存储到磁性介质或光盘上，从而形成脱离于原计算机系统的会计档案。财务部门应把财务数据的备份文件保存好并记录以下内容:档案形成的时间，会计数据的内容及备份，以使计算机硬件系统在损坏后，能够在最短的时间内，在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。
4.加强网络安全管理。建立预防病毒和黑客的安全措施，加强对计算机病毒的预防、检测以及杀毒工作，切实有效地保障计算机硬件与软件系统的安全。
5.保证存储介质的存放环境良好。根据会计电算化档案信息载体的物理特性，在形成这些档案时应注意双份数据的备份，注明形成档案的时间与操作员姓名，存放在两个不同的地点。注意防潮、防热、防尘、防磁，对采用磁性介质保存的档案还应定期进行检查复制，防止由于磁性介质的损坏导致会计档案丢失，造成无法挽回的损失。
6.做好电算化会计系统的保密工作。针对电算化会计档案具有易于修改、易受破坏且不留痕迹的特点，从计算机程序方面考虑，应设置包括输入、输出控制，将源程序与数据加密，设置密码口令，设置恢复功能、各种操作纪录等控制功能，在源头上防范问题的产生。
加强电算化会计档案的管理，已成为会计档案管理工作的一项紧迫、复杂、长期的任务，我们应该健全电算化会计档案管理的法律法规，制定严格的内部管理制度，加强对电算化会计档案的管理和控制，使电算化会计档案发挥出更大的作用。
参考文献:
[1]吕榜珍 杜兰珍:电算化会计档案信息失真的原因及其防范.兰台世界,2007.9
[2]姚玉芬:完善电算化会计档案管理的思路.山西财税
【关键词】会计 档案管理 对策与方案
档案管理工作是一门学问，要求从业人员认真学习、积极探索并不断完善自我。会计档案管理是单位经济状况的一个重要证据和史料证明，是单位财会工作的重要组成成分。但是，会计档案管理工作是会计工作中的最后一项工作却很容易被人们忽视，成为事业单位财会工作的薄弱环节，严重影响着事业单位的财会管理工作的水平与质量。这就要求会计档案管理人员不断学习，并提高其业务水平和素质，加强管理水平，建立完善的经济体系。
一、会计档案管理工作的作用与特点
会计档案管理是极其重要的经济档案，也是单位的经济往来信息最原始的记录，对于单位来说有着不可替代的地位和价值，根据会计档案的特点可以总结为：第一，广泛的信息来源；第二，专业的会计档案内容；第三，精准严密的形成过程。而作用主要是：首先，财政与事业单位之间财务状况的指示，并将其记录在案，归档管理；其次，财政预算数据信息，在国家或者审计部门需要提供数据或者事业单位进行对外投资的时候，可将对方需要的数据及时供给，其作用就更为明显了；最后，在司法部门、财政部门、审计部门检查事业单位廉政工作的时候，这些数据的提供就成为有力证据，为单位的清查工作提供有力依据。
二、会计档案管理工作的现状
全球经济不断发展，会计档案管理也越来越受到重视，然而这项工作仍然存在着这样或那样的问题。通过对目前国内会计档案管理工作现状的了解和剖析，很容易发现目前我国会计档案管理工作过程中存在着以下问题：
（一）会计档案管理制度不完善，工作人员基础工作不规范
目前，各单位在会计档案制度建设方面发展并不平衡，不少单位缺失或者缺乏完善的制度体系，这对于企业而言，严重影响着企业档案的规范化、制度化、科学化管理。一旦出现核查或者数据整合的时候，这一问题就暴露得更加明显，严重影响管理部门的工作效率，也给单位带来不必要的麻烦。
（二）会计档案管理人员的综合素质和业务水平良莠不齐
事业单位能否持续健康发展，不但要考虑资金问题，更为关键的是看人才质量是否能够得到保证。所以，人才战略成为核心因素，必须引起足够重视。目前，会计档案管理人员普遍专业技能缺乏，安全管理意识薄弱，综合素质偏差，导致企业信息缺失、泄露时有发生，同时也给单位的资金安全问题造成严重影响。
（三）事业单位对于会计档案管理工作的疏忽和不重视
众所周知，会计档案管理是一项基础业务内容，也是极易被忽视的环节，长期以来，由于意识淡薄，管理者对于这项工作产生认识偏差，导致这项工作仍停留于日常收支核算和监管等方面，出现会计工作与档案管理脱节的现象。
三、会计档案管理工作中的对策和措施
（1）建立健全的会计档案管理制度，进一步规范工作细节，建立信息化管理模式。常言道，无规矩不成方圆，因此，要想管理好会计档案就必须制定完善的制度，从而规范工作过程中的细节问题，严格落实，切实执行，同时除了要建立和完善纸质档案，还要建立与计算机相关的会计电算化系统来保存资料信息，建立信息化会计档案管理平台，利用互联网与局域网加强部门间与外界的沟通，利用科技信息化手段真正实现会计档案高效管理，从而真正实现科学化、持续化发展的信息化会计档案管理工作。
（2）加强会计档案管理人员的业务水平，提高其综合素质，培养合格的工作人员。事业单位在改革时期健康、科学、持续地发展，人才是关键所在，因此应该引起高度重视。会计档案管理人员职业的培训制度化、常规化建设，有利于形成定期业务培训，并组织业内人士进行定期的业务交流和业务竞赛等活动，不断加强会计档案工作人员的综合素质，提高他们的业务水平，培养出责任心强的合格会计档案管理人才。
（3）充分认识企业会计档案管理工作的必要性和重要性。事业单位领导应该以身作则，主动学习会计档案管理的政策、制度，重申这项工作的意义和价值，强化其作用，会计档案管理工作和企业的财务收支以及核算工作是有机整体，管理部门要冲破传统的思想限制，积极创新新思维，依法加强会计档案管理制度，并把这项工作列入到议事议程中去，并将会计档案管理纳入法治轨道。
四、总结
随着国家经济的不断发展，事业单位的会计档案管理也日趋规范化、制度化，并不断取得进步。在新的时代背景和历史条件下会计档案管理制度，同样面临着新的威胁和挑战，这要求会计档案管理相关部门、人员通力合作，采取积极有效的措施建立健全完善的制度体系，提高档案管理人员的综合素质和业务水平，并从观念上增强会计档案管理制度的必要性和重要性，积极探索和创新适合国情的管理模式，促进企业经济发展，改革和优化体制建设，实实在在地提高企业的经济效益。
参考文献：
[1]李霞，刘天，刘欣.会计档案管理工作探析[J].现代商业，2016，（08） .
【关键词】 高校 会计档案 管理
引言
会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算资料，是记录和反映经济业务的重要史料和证据。高校会计档案就是高校建设、教学、科研过程中经济事务的主要载体。本文就高校会计档案的管理工作谈几点粗浅认识。
1. 高校会计档案管理工作中存在的问题
1.1档案保管不规范
按《会计档案管理办法》规定，各单位每年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。但是，在实际工作中，许多高校的财务部门，不能按要求将会计档案及时移交档案管理部门，原因主要有两方面：一是财务部门人员不足，没有专人负责会计档案的整理、立卷、归档工作；二是财务部门为了自己使用方便，不愿意将会计凭证、工资册等会计档案资料移交档案室保管，以致超过了归档期仍迟迟不将这些资料归档。
1.2管理程序不合理
会计档案管理程序不合理，主要表现在整理立卷程序不合理、移交保管程序和销毁程序不符合规范等。整理立卷程序中没有按照统一分类标准、统一管理要求、统一档案形成的“三统一”的办法执行。移交程序不规范主要是档案交接前没有充分的准备工作；移交点收不规范；没有专人监督，或监督人员身份不称职，无法履行监督人的职责；交接后的事项办理不完整等，这些都是档案交接程序不符合规范的表现。销毁程序不规范主要存在未按照程序审批；档案管理部门和财务部门未共同派人员监销。销毁不符合保密要求，直接以废品变卖形式代替。
1.3档案资料不齐全
会计档案包括会计凭证类、会计帐薄类、财务报告类和其他类。许多高校在收集会计资料时，往往将财务报表类中的上级有关文件、财务制度财务活动分析等仍然没有归档，特别是电算化会计下的财务核算系统软件、数据结构等磁介质重要资料，没有按会计档案的要求归档保存。高校普及会计电算化已有十年的历史，对实施会计电算化后产生的大量以电子文档、程序文件、备份文件等新的会计档案信息载体，目前还没有制定相应的管理办法，未将其纳入会计档案的管理范畴。不少学校只存放纸介质会计档案，对会计电算化后的电子文件、程序文件、数据等没有及时备份、拷贝和归档。由此导致了电算会计档案归档资料不完整，并在很大程度上影响了企业对会计档案的正常使用，例如，进行软件的变更或升级时，如不能及时将备份数据归档和保留形成会计文件数据的背景信息，将导致旧系统中形成文件在新系统中不能读取。
1.4管理制度不完善
除《会计法》、《会计档案管理办法》、《会计基础工作规范》外，高校自身缺少具体的会计档案管理细则。这使得高校会计档案工作在本行业上缺少针对性。同样，不同高校内部也存在着千差万别。尤其，在涉及校园一卡通、国库集中支付、预算外资金收支管理、预算决算分析、纳税申报、文书合同等会计档案管理时缺少统一规范的措施，无据可依，无章可循。
2. 提升高校会计档案管理工作的有效策略
2.1明确会计档案归档范围
对会计文件资料内容进行分析，属于归档范围的会计资料，要收集、整理、立卷归档。要明确不仅一级核算单位的会计资料属于会计档案归档范围，二级核算单位的会计资料、设备管理部门和房产管理部门建立的固定资产卡片，也属于会计档案归档范围，应收集、整理、立卷，并按规定移交档案管理部门归档保管。实行会计电算化的高校，从会计档案管理安全、完整、方便利用的原则出发，不仅要将打印纸质的会计凭证会计账簿、财务报告等立卷归案，也应将电算会计产生的会计信息电子数据、程序文件等列入归档的范围，定期进行备份，用光盘存储保管，与纸质的会计档案资料一并归档。
2.2严格执行管理程序
按照财务会计档案管理的时间、内容、程序要求来推进工作的顺利进展。在整理立卷程序中按照统一分类标准、统一管理要求、统一档案形成的“三统一”的办法执行。移交程序中按照移交前、移交时、移交后的要求规范执行；档案交接前做好充分的准备工作；移交时认真点收；专人监督，监督人员身份符合要求；完整办理交接后的事项等。销毁程序按照程序审批执行；造册登记；未了事项另行立卷；档案管理部门和财务部门共同派人员监销；销毁彻底，防止泄密等。
2.3完善档案管理制度
建立健全高校会计档案管理的规章制度。同时，将校园一卡通、国库集中支付、预算外资金收支管理、预算决算分析、纳税申报、文书合同等方面的会计档案管理纳入学校档案工作的总体。要使高校会计档案规范化，必须制定高校会计档案工作管理目标，明确责任，并建立健全一套档案管理制度，如《立卷归档制度》、《高校会计档案保管制度》、《高校会计档案保密制度》、《高校会计档案移交与销毁制度》、《高校会计档案查阅制度》等，规范档案资料的收集、整理、归档、保存、利用等各项工作程序、使会计档案管理工作有章可循。
参考文献：
[1] 金桂英.浅谈当前财务档案管理凸现的问题及对策.经济技术协作信息[J].2008.20.
[关键词] 电算化 会计档案 问题 对策
会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。《会计电算化工作规范》对电算化会计档案的定义，是指存储在计算机硬盘中的会计数据以其它磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据；会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表等数据。电算化会计档案管理是重要的会计基础工作。到2010年全国80％企事业单位要实现会计电算化。因此，加强电算化会计档案的管理已成为一个现实性的重要问题。
一、存在的问题
随着我国信息化建设和会计档案实行电算化管理的不断发展，会计档案实行电算化管理也提上了工作日程。目前，关于电算化会计档案管理的讨论，大多围绕《会计电算化管理办法》等几个文件对电算化会计档案的基本要求而谈，未提及电算化档案管理中存在的问题及其防范。而随着会计电算化的普及，电算化会计档案管理中存在的问题也越来越突出，原有的管理方式陈旧，脱离基层企事业单位的实际情况，不适应电算化会计档案管理的要求。
1.电算化会计档案管理制度有待完善。实现会计电算化后，会计档案的内容增多了，对环境的要求也高了，而很多单位却没有认识到这些变化，认为会计电算化仅仅是数据处理工具的变化。如电算化会计档案的收集、管理、查阅、销毁仍沿用手工系统的制度；没有对会计电算化信息系统档案保管人员的职责作出相应的规定；也没有采取相应的保障措施来改善保管会计档案的环境等。这些电算化会计档案管理中存在的问题，都需要建立健全相关制度予以解决、加以保障。
2.档案管理人员的业务素质有待提高。档案管理人员的素质和能力是决定电算化会计档案管理自动化程度高低的关键因素。在电算化会计档案管理中，缺少档案管理应有的专业知识，计算机应用知识，造成电算化档案管理工作整体水平不高，制约着电算化会计档案管理工作的顺利发展，这对电算化会计档案的管理和利用都是不利的。
3.相关人员的电子档案管理意识较弱。自开展会计电算化以来，我国实现会计电算化的单位虽然数量很多，但其投入运行的时间多数不长。会计电子档案从收集到归档的过程离不开计算机操作。由于会计人员的电算化操作能力较低，对电算化档案的重视不足，操作人员的时间观念不强等原因，导致不能及时按规定将财务系统中的会计资料备份到外存储器中保存，有时又不能正确进行电子文档的备份和检查，造成会计资料的假备份，出现磁盘上的标签与电子文档不符的现象。一旦因意外或人为错误造成系统数据的丢失、破坏，就不能在最短时间、最小损失下恢复原有的会计资料，这都将影响电算化系统的正常工作。
4.对收集、整理、利用工作重视不够。根据笔者的调查，绝大多数单位都实行了会计电算化，“重核算，轻管理”、重视纸质会计档案，轻视电算化会计档案的现象普遍存在，归档的只是传统的纸质档案，而电算化会计档案则保存在财务部门，这就给电算化会计档案的规范管理带来了难度。有的单位为了适应电算化信息系统技术、制度环境的变化，会计软件进行了升级，而原有的会计软件及资料未能及时进行整理归档，着时间的推移，会计档案的完整性、安全性就得不到保证。电算化会计档案管理的最终目的是为了提供利用。传统的服务方式处于一种被动地位，这种服务方式也制约了电算化会计档案的利用，无法适应电算化会计档案的改革发展。
5.电算化会计档案自身的特点所形成的问题。
(1)电算化会计档案的安全性要求较高。电算化会计档案必须借助于一定的环境（特定的计算机硬件与软件系统）才可以使用，所以极易受病毒的攻击。
（2）实行电算化以后，形成的纸质档案多为打印机打印而成，打印字迹经过一段时间后往往会褪色，达不到规定的保存期限要求。
(3)电算化会计档案对保存环境要求更高。电算化会计档案的载体不仅是通过打印等输出的传统意义上的纸张，更主要的是磁性介质或光盘。
(4)电算化会计档案较传统会计档案具有易于修改、易受破坏且不留痕迹的特点，同时它们又受载体的质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响。
(5)电算化会计档案的保存、管理和使用与会计软件的版本存贮磁性介质或光盘质量密切相关，会计档案实行电算化时间越长，会计档案与财务软件的版本越多，同时也就对管理的要求越高。
二、采取的对策和建议
1.建立健全法规和制度是管理好电算化会计档案的保障。建立切实可行的管理制度，如制定细化的《电算化会计档案管理办法》、《电算化会计档案岗位责任制》、《电算化会计档案操作管理制度》、《安全保密制度》、《计算机硬软件和数据管理制度》等内部管理制度，是管理好电算化会计档案的保障。
2.培养复合型的电算化会计档案管理人才。对档案管理人员进行有关档案法规、档案专业知识、会计电算化知识等方面的培训学习，并组织相关的交流研讨活动，使档案管理人员既有丰富的会计业务知识和档案管理专业知识，又精通信息技术，能够熟练应用会计电算化，成就“会计――计算机――管理”的复合型人才，是电算化会计档案规范化、科学化管理的基础。
3.档案部门和财务部门应加强对信息时代电算化会计档案管理重要性的宣传，认真学习《档案法》、《会计电算化管理办法》《会计电算化工作规范》等，使人们认识到管理好电算化会计档案，不仅仅是档案部门的职责。
4.收集工作是管理好电算化会计档案的起点。所谓电算化会计档案的收集是指在一定的时间间隔内（如一个会计年度），把计算机系统中的所有会计数据拷贝（备份）存储到磁性介质或光盘上，从而形成脱离于原计算机系统的会计档案。财务部门应把财务数据的备份文件保存好并记录以下内容:档案形成的时间，会计数据的内容及备份，以使计算机硬件系统在损坏后，能够在最短的时间内，在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。
电算化会计档案的整理和利用工作也应得到重视。通过整理可以利用理念的数据对本单位、本部门进行历史会计数据的比较与分析，从而为决策者提供可靠的决策数据，另外还可以预测本单位、本部门甚至某一地区过去、现在与将来的发展情况与趋势，使决策者在遵循市场经济规律的前提下制定出适合自身发展的经营决策，改善经营管理、提高经济效益。我们还可以利用电算化会计档案的数据设计出一些有利于管理与决策的数据模型，建立一整套比较完善的决策支持系统，以实现电算化会计档案的再利用。
5.针对电算化会计档案自身特点所形成的问题，一是建立预防病毒和黑客的安全措施，加强对计算机病毒的预防、检测以及杀毒工作，切实有效地保障计算机硬件与软件系统的安全；二是根据会计电算化档案信息载体的物理特性，在形成这些档案时应注意双份数据的备份，注明形成档案的时间与操作员姓名，存放在两个不同的地点。注意防潮、防热、防尘、防磁，对采用磁性介质保存的档案还应定期进行检查复制，防止由于磁性介质的损坏导致会计档案丢失，造成无法挽回的损失；三是针对电算化会计档案具有易于修改、易受破坏且不留痕迹的特点，从计算机程序方面考虑，应设置包括输入、输出控制，将源程序与数据加密，设置密码口令，设置恢复功能、各种操作纪录等控制功能，在源头上防范问题的产生;四是针对会计电算化档案和软件版本密切相关的特点，除保存各版本的备份数据外，还应保存对应版本的会计电算化软件系统。此外，电算化会计档案必须与对应的财务软件版本一致，因为不同的版本会产生电算化会计档案不能被调阅或产生某些预料之外的风险。
电算化会计档案是信息时展到一定阶段的产物，它的存在是必然的。因此，加强电算化会计档案的管理，已成为会计档案管理工作的一项紧迫、复杂、长期的任务，我们应该健全电算化会计档案管理的法律法规，制定严格的内部管理制度，加强对电算化会计档案的管理和控制，使电算化会计档案在各项工作中发挥更大的作用。
参考文献:
[1]王景新郭新平:《计算机在会计中的应用》，经济管理出版社，1998.1
[2]李新惠:《电算化会计档案应注意的问题》,《档案管理》，2002.5
[3]刘长河:《会计电算化的现状与发展》，《黑龙江水专学报》，2003.3
[4]付得一:《会计信息系统》，清华大学出版社，2002
