时间：2022-04-11 20:25:53
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇人事档案管理系统，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
人事档案数据库管理系统是一个为适应当前各个行业对人事信息管理的需求而设计开发的软件系统。整个系统有数据库文件和数据库管理系统两大部他构成。是管理分类人事档案信息的大本营，而数据库管理系统是用来为数据库中的各种资料进行各种基本操作和管理。
1 总体结构和主要功能
人事档案管理系统主要包含职工个人自然情况，工作情况，简历，政治情况等各方面信息，内容比较庞大复杂。同时还综合考虑档案管理工作的性质，总结归纳出所需实现的功能。主要是为人事档案进行服务，对人事的变动、人事资料、以及人事资料的查询，统计等功能。（1）灵活的数据记录编辑功能，可以随时对记录进行增加，修改，更新，删除，浏览等编辑操作。并将查询方式有机溶入编辑界面，可以实现对某项记录定位，再进行编辑，修改，更新。（2）多个数据库表的任意组合条件的查询。便于在实际档案管理操作中的种种情况，多种条件下的人员情况进行统计查看。（3）具备分级用户权限管理设置，以确保档案的保密性和安全性。（4）具有分类统计，使用表格显示的功能，该统计表格可根据数据库中记录情况的变化而变化。（5）具有比较友好的人机界面，各种操作可以在直观的界面上通过人机交互式进行。（6）具有辅助表格管理功能，主要是对“学历”表中的字段“学历”，“部门表”中的字段“部门”，“政治面貌”表中的字段“政治面貌”，“职称”表中的字段“职称”，进行添加，修改，删除操作。
2 各模块功能
2.1 用户管理
整个人事管理系统由多个功能模块组成，不同的模块完成不同的功能，所以可以为不同的职工分配不同的功能，使其具有不同的权限，完成其权限所对应的功能，从而很好地管理好整个系统。可进行如下的操作。（1）增加：增加一用户。可输入新用户的内容，如：用户名称，密码和权限。所输入得登录名一定不能重复。（2）修改：修改用户设置。可修改选中用户的用户名，密码和权限，每一权限对应系统菜单上的一项功能，可为该用户选择任意的权限。用户在使用本系统时，要求输入用户的。口令，为了安全，用户需建立一个只有自己才知道的特殊口令。
2.2 辅助表管理
辅助表管理功能是高级管理员及中级管理员拥有的权限，它的功能是对数据库进行新表的添加。主要是对“学历”表中的字段“学历”，“部门表”中的字段“部门”，“政治面貌”表中的字段“政治面貌”，“职称”表中的字段“职称”，进行添加，修改，删除操作。通过它的这个功能可以有效的对本单位人事部门的扩充进行及时的计算机管理。只要管理员进行简单的数据字段添加即可。
档案编辑中有4个子模块。他们是档案卡片、个人简历、家庭成员、历史档案等功能。这些功能因管理员的权限不同所表示出的功能使用也不同，普通管理员没有数据修改及删除的权利。在这些功能里详细的记录了所有单位员工的资料。（1）档案卡片管理。对全部员工的信息进行浏览；添加记录；对员工的详细资料进行修改；删除员工记录；按编号进行查找，快速查找该员工的详细资料；按某一字段的内容进行筛选，筛选最后的结果是将和所选内容相同的全部找到。（2）个人简历管理。该模块与档案卡片管理类似，但是在界面设计上有―些不同，可以对员工个人简历进行全局浏览。除了浏览信息的功能外，还有―些基本操作的功能，快速查找该员工个人简历的资料。（3）家庭成员管理。对全部员工的家庭成员信息进行编辑，浏览；实现方法同个人简历功能实现的方法一样。（4）历史档案管理。对于一些从档案卡片中删除的员工信息记录，需要存下来以供将来进行统计。此模块的主要功能就是完成对从档案卡片中删除的员工信息记录的保存工作。
2.4 档案查询
对档案卡片的查询功能，包括唯一条件查询和模糊条件查询。该模块的主要分为两部分：一是完成选择要查询的字段、条件操作符等功能；二是用来显示用户进行查询的完整条件及查询、退出按钮。当查询的条件选择完毕，点击确定按钮，在显示部分显示出来后，点击查询按钮才正式完成该模块的查询功能。会调出另外―个窗口来显示用户所要查询符合条件的所有员工的资料。
2.5 档案统计
2.5.1 综合统计：综合统计中将单位内所有的人事信息进行全面的统计。该模块主要是综合各方面的人数统计；对各部门的人数、符合档案卡片中各字段条件的员工人数、各年龄段人数以及工龄段人数等的统计。并且本查块提供重新统计功能，方便在一定时间段内对各项人数的进行更新，保持数据库中数据的即时性。
（一）有利于医院档案管理的规范化、制度化、科学化
目前，医院人事档案的管理仍然以纸质存档为主，由于档案室空间有限，加之档案数量庞大，导致医院档案的整理、更新工作开展十分不便。而且由于档案表格填写内容缺乏制度规范，导致不同医院填写的档案资料不同，增加了医院档案实施规范化管理的难度。现代信息技术的应用给医院人事档案管理升级带来新思路，对于减少档案占用空间，实现档案管理的规范化、制度化、科学化极为有利。
（二）有利于医院人力资源的合理配置
人事档案是记载个人经历、德才水平、品德作风、工作表现、奖惩情况、历史背景及其经历等的重要文件。大多数医院仅将人事档案作为人力入职的凭证，忽视了人事档案在人力资源配置方面的作用。实现医院人事档案的管理信息化，有利于医院人力个人档案信息的动态更新，有利于医院人力资源的合理配置及考评机制的不断完善。
（三）有助于改善档案的管理方式
传统的纸质档案管理不仅占用大量的空间，而且在档案的归档、整理、更新、查阅等方面都存在很大难度，加之纸质档案容易破损，日常维护工作较为繁琐。实现人事档案的信息化管理，不仅可以节省空间，而且可以大大提高医院人事档案的记录和检索效率。只要借助于电脑软件就可以实现档案信息的更新和查找，省去了以往重新填写、誊抄表格的一系列繁琐程序，改善了医院人事档案的管理方式。
二、医院人事档案管理信息化建设的风险
目前，医院人事档案信息化管理仍处于初级阶段，在技术处理、专业人员配备等方面还存在一些难题，尤其医院人事档案涉及个人隐私，如何确保医院人事档案在信息化的过程中不受到非法侵害，是医院人事档案管理信息化建设中的重点和难点。为此，要全面了解医院人事档案信息化管理的各种风险，具体如下：
（一）档案管理系统的安全风险
医院人事档案信息化管理固然方便快捷，但是档案管理系统的安全风险不容忽视。由于医院人事档案信息化管理建设处于初级阶段，尚未开发专门的档案管理系统软件，多是借用现成的系统软件经过改良后进行档案信息处理，档案尚未实现全部信息化，先进的加密技术、访问控制技术、防火墙技术尚未应用，导致档案管理系统容易受到计算机病毒、恶意软件、黑客等的袭击，档案管理系统一旦瘫痪所造成的损失将是不可估量的，所以，充分认识档案管理信息化建设中存在的安全风险，并加以防范乃当务之急。
（二）档案信息化管理中的人为风险
有些单位对于档案管理重视不够，在人员配置方面不足，经常调用护士充当临时档案管理人员。但在档案信息化管理建设过程中，任务繁重，临时调用的档案管理人员由于业务水平不高，导致档案在信息化处理过程中内容不完善、遗漏、错误的现象频频发生，影响了档案信息化管理升级的步伐。另外，一些档案管理人员，利用职务之便，在档案信息化的过程中，进行信息造假，谋取私利，增加了档案信息化管理中的人为风险。
（三）档案信息化管理的技术风险
医院人事档案的信息化管理不是简单的将纸质的人事档案资料电子化，而是在人事档案规范化、标准化、电子化的基础上，运用先进的数据仓库技术、数据挖掘技术，建立分层档案资源中心，进而对数据进行相关分析，为各部门提供有价值的数据报告。而现在医院人事档案的信息化管理仅仅处于档案资料的电子化和简单统计阶段，档案管理人员在技术处理方面缺乏经验，甚至不知道如何进行档案数据的信息化处理，在数据处理技术的选择和应用上还存在一定难度，同时也增加了操作风险。
三、应对医院人事档案信息化管理风险的有效策略
针对医院人事档案信息化管理建设中存在的风险，可采取如下措施：
（一）树立医院人事档案的现代化管理理念，健全档案管理系统
医院管理人员首先要明确医院人事档案信息化管理的重要性，树立现代化的管理理念，同时明确医院人事档案管理信息化是医改的必经之路。其次，投入必要的人力、物力，健全档案管理系统，引入加密技术、防火墙技术、访问控制技术等，将档案管理系统遭受计算机病毒、恶意软件、黑客等袭击的可能性降到最低。最后，提高档案管理人员的安全防范意识，定期进行软件系统升级及病毒的查杀，提高医院人事档案信息化管理的安全性。
（二）加强医院人事档案管理人员培训，减少档案管理人为风险
医院人事档案管理信息化的过程中任务繁重，需要大量的人力支持，但原有的档案管理人员由于年龄、学历等原因，在档案信息化建设工作中有些力不从心。因此，可通过开展培训、参加讲座、业余学习等方式，积极组织职工学习《档案法》及人事档案升级工作一系列文件精神等，提高档案管理人员的信息化管理能力。同时，增强档案管理人员的职业责任感，在档案信息化过程中，务必保证人事档案信息的真实性和完整性，有效抵制各种非法利益贿赂，减少档案管理的人为风险。
关键词：人事档案 信息化管理系统 应用
人事档案信息管理系统管理技术主要包括安全保密技术、网络技术、计算机数据库技术。人事档案的信息化管理可以使档案管理工作具有成本低、寿命长、保密性好、存储量大、可靠性高、查找方便、检索迅速等优点。这样不仅对档案管理效率有了很大的提高，而且还实现了档案管理的规范化、科学化。本文主要阐述了人事档案信息化管理系统的应用，并针对应用过程存在的问题提出了改进措施。
一、人事档案信息化管理系统的应用
（一）人事档案数据库管理系统建设
人事档案数据库管理系统建设是档案管理系统的基础。只有认真建设好人事档案数据库才能进行人事档案信息化建设。档案数据库包括档案材料的发文、收文、统计、删除、复制、查阅、借用、转出、接收等活动的登记和执行。人事档案管理系统的系统管理员可以对档案数据进行日常的备份、维护、管理工作。人事档案数据库管理系统是将业务管理、数据管理融合到一个工作平台，从而从根本上改变了人才信息资源的服务方式、管理方式、储存方式。
（二）认真做好人事档案材料的收集工作
档案材料的收集工作对于档案工作是非常重要的，要认真全面地收集需要归档的材料。人事档案室应当建立登记、催要、递交、联系制度，并且要认真做好进一步完善工作。将收集到的材料的接收人、送交人、姓名、时间、名称等项录入数据库，做到档案材料的接收工作更加科学有序、管理规范。为了避免数据的录入错误，在大量录入数据信息时，应当由专人进行负责。
（三）人事档案信息分类数据库的建立
1、建立人事档案分类数据库的意义
人事档案分类信息数据库的建立是一项非常重要的基础工作，也是信息化系统的核心部分，数据库集中了人事、组织部门需要的全部数据。数据库建立好以后，数据可以重复利用，这样数据的利用率得到了提高，减少了数据的冗余，避免了重复数据的存储，是一个功能比较完善，结构更加合理，人才信息可以共享的资源库。
2、数字化档案
对于一些个人档案中比较重要的纸质材料，可以进行数字化处理形成档案，这样就有利于材料的完整保存，便于利用计算机进行查阅。实行数字化档案，很少接触档案原件的，只是在信息的录入时会用到原始档案，这样对档案的寿命有延长作用。档案的利用者和工作人员可以很方便地通过计算机网络对档案信息进行查阅，但是人事档案也应当注意保密性问题，因此需要对不同分类信息进行相应的密级设置，不同的用户权限级别可以查看相应的人事档案信息。
3、电子档案
近年来，我国已基本全面实施电子政务，这样在人事档案中也就形成了各种各样的多媒体文件、电子文档、电子表格等电子档案。
4、档案室工作人员编制的一些数据
档案室工作人员编制的一些数据，例如终身码、养老保险、公积金、医疗保险、年度考核、工资、入党团、职务、学历、参加工作时间、出生年月、性别、职工姓名等信息。根据职工的编号录入人事档案数据库系统，利用该数据库对人事信息的检索非常方便，为单位的领导层的科学决策和管理提供了确切、快速的信息。
（四）人事档案信息网络化安全保密技术
人事档案信息由于涉及个人一些机密，因此对于安全保密设计工作要做好。数据库管理系统应当采用数字签名机制，保证接受信息的确定性和真实性。为了更好地管理用户访问数据库的用户，可以采用用户审计和防火墙技术功能。为了保证信息在传输的过程中不被修改和窃听，就需要对信息进行加密处理，从而保证了信息的安全性。
二、人事档案信息化管理系统的改进
（一） 应当实现人事档案信息的动态管理
人事档案信息化管理系统不但要对当前的人事档案信息进行管理，要对能够对人员的培训情况、学历、工作履历、职务变动等数据进行动态管理，使人力资源管理更加科学有效，使管理的信息由平面向立体转变。
（二）应当实现内部与外部的数据共享，做到数据联动管理
应当通过硬件的支持实现内部和外部的数据的共享，通过职务变动管理、职称变动管理、学历变动管理能够同时将人员档案卡片的一些个人信息进行自动的更新，做到实时提示，并联动到相应的卡片中，这样就有效地避免了重复维护人员数据信息。
（三）实现方便的报表和智能化办公管理
可以将各种可能用到的统计表格式和各种报表固化到软件中去，达到一键可以生成统计结果，既增加了数据的准确性，同时也对繁琐的统计过程进行了优化，确保了统计灵活快捷，统计结果可以共享。
人事档案信息化管理系统不仅是一个很好的工作平台，而且还是一个方便交流的平台，从而使人事档案管理实现了智能化办公管理。
（四）加强批量数据的处理能力
要加强批量数据的处理能力，例如对于大量数据的备份，大数据量的修改工作目前的人事档案管理系统还不易实现，还存在网络速度慢的现象。目前的系统对多断网、防火墙等问题的解决还不是很方便，对网络底层协议有较大的依赖性。
参考文献：
[1]袁新华.人事档案信息化管理系统的应用[J].洛阳师范学院学报，2008，27（5）
[关键词]医院；人事档案；计算机
[DOI]1013939/jcnkizgsc201707180
1 引 言
随着时代的发展进步，现代科学技术事业的迅猛发展，有力推动了我国医疗事业的创新与发展。然而，我国现行的医院档案管理机制过于老旧，与现代化机制相悖，在一定程度上阻碍了我国医疗事业的发展，因此对于医院人事档案管理的改革刻不容缓。医院人事档案管理应摒弃传统模式，积极应用计算机管理系统，形成一个完善的人事档案管理系统，这有利于医院的人事档案管理系统更为便利地进行高效服务。并使得管理系统储存的信息内容更为广泛，利用管理系统查找信息更为迅速，信息保密工作更为严谨，以此来推动医院的人事档案管理工作的现代化变革。
2 医院人事档案管理在我国发展的现有状况
根据我国现有的医院人事档案管理发展状况可知，我国绝大多数的医院依旧采用传统的人事档案管理机制，计算机网络下的医院人事档案管理系统没有得到大规模的普及应用。
我国现有的医院人事档案工作存在着管理工作人员管理意识不强，准确度不高，工作效率较低及管理人员自身素质有待提高等问题。之所以档案工作人员对于医院人事档案管理工作的管理意识较低，是因为人事档案管理与医院的最为关键的职能――治病救人有直接的区别，医院在治病救人时，患者需要给医院付取一定的金钱费用，然而医院的人事档案管理属于医院的内部管理机制，不能为医院带来显而易见的经济效益，有极大一部分管理工作人员对人事档案管理工作重要性的认识程度较低，严重忽视了人事档案管理工作对提高医院医疗水平的作用，从而导致医院档案管理工作人员对自身工作不重视的观念；之所以对医院人事档案管理工作的记录内容准确度不高，是因为传统的医院档案管理的程序一般是由工作人员手工录入相关信息到纸质档案中，并用档案袋的形式，按照一定的顺序存入或调出档案室，如此浪费了大量的人力和物力，还有可能发生不必要的工作失误，酿成大错，后果不堪设想，并且医院档案管理记载的内容主要是医院工作人员的学历、职称和工资，但是随着医院工作人员职位的变化，工作的调换，绩效考核等有许多信息需要更新换代，这就需要医院人事档案管理工作人员再次整理档案，在这个过程很容易产生数据错误，而且还容易丢失或毁坏档案，从而导致医院人事档案管理的准确度不高；另外，医院人事档案管理人员的工作效率不高，是因为传统的医院人事档案管理都是人工手写，录入相关纸质档案中，需要工作人员依次填写，耗时耗力，并且在查找档案时也会浪费很多时间去搜寻所需的档案信息，从而导致了医院人事档案管理人员的工作效率不高；除此之外，从事医院人事档案管理工作的人员自身的综合素质不高，是因为医院对于医院的人事档案管理重视程度不够，在人员的配备上没有专门聘用拥有专业档案管理能力的人员，并且没有为工作人员安排在职培训，为在职人员进行专业知识更新，从而导致医院的人事档案管理人员拥有较低的自身综合素质。
3 计算机管理系统在医院人事档案管理中的内容及应用 医院利用计算机管理系统进行人事档案管理的主要内容分为三类：第一类是医院工作人员的基本信息，例如，医院人员的姓名、性别、出生年月、学历和现有职称等信息；第二类是人事档案的材料目录，这类内容主要是由文字和表格的形式显现，主要包括医院工作人员的个人履历信息、家庭状况，例如，有无婚姻、绩效考核、政治信息，例如，是否入党，入党时间等和先进事迹等材料；第三类是医院在职人员的工资账单和退休人员的养老金账单，并对历年医院工作人员的工资进行整理。这三类大内容由工作人员逐一分别建立相应的数据库并进行统一科学的管理。
计算机系管理系统广泛应用在医院人事档案管理中，便利了人事档案管理工作人员的工作，主要包括档案的转出和转入的管理、档案的检查阅览管理以及档案的目录和其他相关材料的管理、档案内部信息的统一管理及档案信息的查询管理。其中档案信息的转出和转入管理主要是指对于医院内部工作人员调职信息进行记录，并进行分类汇总，只要在查询页面中输入某个时间段，就可以看出在这一阶段有调职的医院工作人员，极大地提高了医院档案工作人员的工作效率；档案信息的检查阅览管理主要是指医院在进行日常工作时，会需要某个医院工作人员的某些档案信息，因此就需要利用计算机管理系统查阅相关档案；档案的目录和其他相关材料的管理主要是指按照某一条件，例如收到材料的时间、材料的名字等建立目录表，使档案管理更加便利，对于其他材料的管理，统一纳入到一个目录中进行管理；档案内部信息的统一管理主要是指利用计算机管理系统对医院工作人员的档案信息、工资信息和职务变动信息等相关信息进行统一整理，使其与现实相一致；档案信息的查询管理主要是指对医院工作人员的信息进行统一的录入管理，方便以后的查询汇总工作。
4 计算机管理系统对于医院人事档案管理的意义
在我国医院人事档案管理中计算机管理系统发挥着重要的作用，有力推动了医院内部管理机制的创新与发展，在我国医院的人事档案管理中大力推行计算机管理系统有以下三点意义：一是提高了医院档案管理工作人员处理档案信息的工作效率，工作人员利用计算机管理系统记录医院工作人员的各类档案信息，摒弃了传统的手工录入方式，更便于汇总信息，使以后的信息更新和信息的查询更加快捷，并且极大减少了档案管理工作人员的工作量，避免了不必要的劳动力消耗；二是延长了档案信息的存储年份，以往传统的医院人事档案管理使用纸张进行录入，纸张的保存年限有限，超过一定年份极易损坏，并且字迹也会随着时间的流逝而模糊，然而计算机管理系统则没用这个缺陷，它可以将数据信息完整准确地保存下来，使医院工作人员档案信息可以长久地保存和利用；三是有利于提高医院工作人员档案信息的利用率，计算机管理系统使医院的档案信息的录入、查阅、查询变得简单，为其他工作提供具有即时性的信息，使相关工作更倾向于先查询医院工作人员的相关档案信息再做处理。
5 结 论
当今世界，任何一个行业每时每刻都在不断地发展变化，只有顺应时代的发展潮流，走在时代的前沿，才有发展的机遇。因此，医院等医疗领域应顺应时代的发展潮流，摒弃传统的医院人事管理档案模式，将医院的人事管理档案与计算机管理系统相结合，实现医院人事档案管理的现代化进程，促进其发展创新，提高医院档案管理工作的工作效率，从而促进医院整体医疗水平的发展。
参考文献：
[1]曹文波试论医院人事档案的计算机管理与应用[J].经济师，2014（6）：210-211
而随着劳动制类别的变化，有的单位人事档案就分为：干部档案、大集体工档案、全民合同制工人档案、内部合同制工人档案、聘用人员档案等等。这样在手工状态下查档非常烦琐，要想查一个人的档案往往会反反复复查好几次台账，还可能因为重名现象将档案搞错。随着我公司全员劳动制的全面推行，干部和工人身份已经不明显了，分劳动制类别建档就失去了意义，只是为查档工作增添了一道障碍而已。
根据这种情况，我公司在档案管理类别上进行了创新，将人事档案管理方式与人事管理模式同步，打破原有的按劳动制类别建档、存放的限制，按照档案内在检索方便的要求，不分劳动制类别，统一建档，只是对一定级别的人员档案在管理上有特殊的规定。
这样，只用一套台账，一种分类方式，就能查出所有劳动制类别的人员档案。老的人事档案管理软件独立于公司人事管理系统，属单机版静态管理，人员一旦变动，工资部门通过迁调单形式将人员名单提供给档案部门，档案部门再将人事档案转递到相关单位或下属生产矿井。手续繁杂且信息不及时，经常会形成“有人无档，有档无人”等现象发生。
根据实际情况，我们认为应用一套能与人事管理接轨的人事档案管理软件，使人员变动同时，档案状态随之发生改变，从而提醒档案员及时处理和转递，档案管理员都会根据人动情况适时转递人事档案实物，更新人事档案管理内容，做到与人事管理同步。上面所述的是单机版静态管理软件。
但我认为，传统的人事档案软件有以下不足：
1.它与人事管理分而治之，不能合二为一。它只能静态地管理所存的档案，不能随着人员变动而及时更新。
2.档案内容过时，不能客观反映档案者本人的准确信息。
3.传统的静态档案管理对于部分大企业就更难适应。人员调动多且频繁，每次档案转递都费时费力。
根据公司具体情况，我公司在原有朗新人事管理系统基础上，与朗霁公司合作开发了一套人事档案管理模块，它与人员数据共同调用同一个数据库，使人事档案管理软件与人事管理系统接轨并同步，由于软件属于集团版，能做到基础工作一次录入，系统共享，最大限度地避免重复劳动。如：
（1）它能根据人事管理信息变动、人员异动等及时提醒档案人员对集团内部档案进行转递，对调离公司人员的档案及时抽出，另行保管。
（2）集团内部档案目录全部输入微机后，当人员在内部所属单位之间流动时，档案实物转递的同时，档案目录信息也随之在网上转递到相应单位。
（3）集团总公司还可直接从网上监控人事档案工作具体情况，对员工情况都一目了然，并能及时督导基层档案员及时建档、转递和更新。
（4）有关领导或人员在授权的情况下可以不用到档案部门查阅实物档案，直接通过人事管理软件和档案管理软件查到所查对象的最新动态和信息等等。
（5）对于档案中人员信息登记表有的已过时，如果在核实一个人的最新信息时，可以调阅人事管理系统中的人员信息子集、家庭成员及主要社会关系子集、学历子集、培训子集、工作经历子集、系统中本人照片等信息全面比对、核实。
传统的人事档案编号，存在如下问题：
1.用起来繁锁，工作效率低。
2.重名易混淆。
通过实践，为更好地管理档案，提高效率，我公司在人事档案建档时不再使用姓氏编号法，而是将人事管理的“人员编号（或工号）”作为档号。一个集团每一位职工都有一个人员编号（或工号），它在本集团内部如同人身份证号一样将伴随终生，很多登记表打印时都直接标注人员编号，这样，我们用人员编号作为档号则好处多多：
（1）很多材料可以不需查档号（如工资表、劳动合同书编制时必须填写人员编号的）就可直接归入本人档案，大大节省了查档时间；
（2）因公司内部档案装具统一，编号统一，档案在集团内部转递时，可直接将人事档案核对后归库，这又大大节省了建档、查号、换袋等时间；
（3）对于本集团内甲档案部门的资料已查出档号并标注，而档案却在乙档案部门保管，资料转递后，乙档案部门无需查号可直接装袋，大大省去了重新查档号的时间；
随着现代信息技术的高速发展和国际互联网络的建立，我们迈进了一个全新的网络时代。为充分利用现代信息技术的成果，使医院档案工作从传统工作模式向电子化模式发展，强化和提高档案收集、整理、保管和利用等各环节的手段和效率，跟上社会信息电子化发展的步伐，为经济社会各项工作提供优质、高效、便捷的服务。
1 目前医院人事档案管理现状及存在的问题
1.1人事档案管理现状及存在的问题
目前医院人事档案管理仍基本上沿用几十年人事档案的基本模式，其偏重静态性资料描述、注重历史性和过去时的记录、不具公共性和共享性、不能动态反映个人信用状况等缺陷。传统档案管理方式的弊端在电子科技日趋发达的今天，变的难以适应现代化的办公快速、便捷的要求：第一，查询效率低，当前的人事档案中有相当材料如各级表彰、外出进修等档案多保管在各职能部门，遇到归档或查询问题时，工作量大，劳动强度大。档案员要经常往返于各职能部门和库房之间，有的人事档案材料上百页，为了防止丢失，查阅前后都要核对页码、内容。第二，档案安全性难以保证。由于直接对原始资料查阅，为防止查询人员对原件的毁坏、涂改，要派专人负责陪同。即使发生档案损毁这种情况，由于没有备份也无从查对，将承担不必要的损失。第三，归档困难。由于资料的变动（增加或更新），如年度考核、医德医风考核、学历变更等以及多卷相关档案同时查询的情况时有发生，不可避免地发生归档错误。一旦出现此类问题，就有可能将上千卷档案从新整理，牵涉大量的人力、物力。归档的频繁，导致工作人员从事大量的体力工作。第四，管理困难。由于档案都是整卷归档的，有时只能查部分内容，但难免将一些不应查阅的内容被阅，很难控制。大量的纸制文档，只能手工建立索引数据和登记，无法体现出档案状况，缺乏一套对档案出、入库记录和档案变动的管理系统。
1.2档案信息电子化管理存在的问题
档案信息电子化虽然能使档案部门能够更好地提供优质服务和提高工作效率，档案信息资源得到更充分的利用，但是在认识档案信息电子化好处的同时，我们也应清醒地认识到，档案部门面临着严峻的挑战：
1.2.1原始性及真实性的问题。
电子文件的原始性及真实性的问题集中在以下几方面：（1）电子文件可以被原样复制，也可以被改动后而不留痕迹。（2）电子文件的真实性保证是伴随其生命始终的不间断过程。（3）电子文件与载体相分离，使其信息的原始性和内容的真实性的衡量标准带有相对性。随着侧重点不同、技术基础不同，使不同部门对电子文件的真实性认定标准出现了不同的定位情况，从而使对真实性的确认带有相对性。
1.2.2通用性问题。人事档案工作和人事信息工作相辅相成，密不可分。人事档案往往是人事信息的主要来源和主要记录方式，人事信息的主要内容与人事档案的原始记录也应是一致的。随着人事档案管理信息化程度的不断提高，这两项工作虽然不能等同替代，但很多具体项目是重复的。在现代人事管理模式中，无论是各级组织部门还是基层单位，人事档案工作和人事信息工作都是相对分离的，分工也很明确，有的还隶属于不同的职能科室。由各级各部门开发的人事信息软件和人事档案管理软件很多，两类软件一般都包括了人事信息和档案管理信息，但侧重点各不相同，信息转换或共享又有困难。 会造成人事信息失实，影响人事工作的正常开展。另一方面，档案管理系统中的主要数据来源于人事档案，而且一般采用随时维护的形式，在材料归档的同时就要更新信息，具有真实性、权威性。但由于多数单位已有了人事信息系统，档案管理系统中的人事信息往往不被重视，利用率低。档案工作公共服务平台建设需有一个统一的标准，如果各个档案部门各自为政依照自己的标准建设平台，如财务部门工资软件与人力资源信息管理软件不同，不仅浪费大量的资金重复建设不兼容的平台，也为医院将来整合各科室档案信息资源带来的困难，得不偿失，所以尽快由上而下制定一个统一的平台标准显得至关重要。从长远角度看，如果标准不统一，以后各部门之间进行信息共享或联合开发，就很可能由于数据库结构的差异带来不兼容的问题。
1.2.3凭证价值问题。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异，甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。电子文件本身固有的原始信息的可变性和不稳定性及人们对其可靠程度的不信任和矛盾心理，目前难以成为合法的证据。
2 开展人事档案的电子化管理工作的必要性
2.1新时期人事工作的迫切需要。进入新世纪以来，运用现代化、科学化的手段做好新时期人事工作，更好地为现代化建设服务，这是新时期人事工作的迫切需要，也是信息化工作发展的趋势和必然要求。只有进一步加强计算机应用工作，才能档案工作更好地为人事工作服务。
2.2已具备了物质条件设施
现在各大医院的网络已基本上实现了宽带化，绝大部分都实现了电脑化办公。这为实现人事档案信息电子化管理提供了物质基础。而电子档案的软件技术及相关管理办法的研究不断深入，也为人事档案信息电子化管理提供了技术上的保障。在现有的设备基础上增设相应的档案存储、管理软件、数据库软件及相应的设备，即可实现电子化档案管理。
2.3人事信息规范的需要。在日常管理中，形成了大量的信息，这部分信息绝大部分是用手工管理的，不仅耗费时间长，重复劳动多，工作量大，效率低，而且由于手工管理，就不可避免地造成了不同部门之间的信息闭塞，使信息内容不规范，信息系统流程不科学。要改变这种状况，就需要用现代化工具管理干部信息，不断提高信息的规范程度与利用率。
2.4提高人事档案管理水平的需要。随着经济体制和人事制度改革的不断深化，人事档案管理也应不断提高科学管理水平。这就要求我们去积极探索人事档案管理工作的新路子，建立起与经济体制和人事制度改革相适应的人事档案管理模式，采用现代化管理手段与方式来管理人事档案，更好地发挥计算机在档案管理方面的作用，实现规范化、网络化的管理方式。
3 进一步规范人事档案的电子化管理
3.1人事档案管理与人事信息管理同步化，是实现人事档案计算机管理的合理模式，要推动人事档案的计算机管理，有必要建立人事档案与人事信息同步化管理的合理模式。在档案工作与人事信息工作的有机结合的基础上，可将档案管理与人信息这两类系统合二为一，开发推广全国统一或较大领域统一的人事信息管理系统，实现人事档案基础管理工作一信息开发利用工作的同步化管理。这样既能减少工作环节和重复劳动，提高工作效率，又可保证信息的准确、完整和新鲜，提高信息资源的利用率。
3.2强化制度化建设规范人事信息管理
因硬件故障、病毒感染、操作失误等原因造成数据丢失、损坏的现象不可避免。加上档案工作人员计算机水平有限，如不及时进行数据备份，一旦发生问题数据难以恢复，损失很大。同时，计算机管理带来了信息维护、磁盘等载体的保管保密等一系列的新的问题。如通过网络实现远程查档，更要面临系统安全的巨大挑战。档案工作是一项保管保密要求高的特殊性工作，在这一领域应用计算机技术，建立全面、规范的管理制度是不容忽视的问题。规范操作程序，对保密等相关问题提出明确的要求。制订更为全面规范的人事档案计算机管理制度，使档案工作人员有据可依，最大限度地减少管理上的漏洞。
3.3提高档案管理人员技术水平
由于缺乏有力的约束机制，各单位档案管理人员配备普遍不足。实行计算机管理要求在较短时间内建立数据库，并在日常工作中及时信息维护，档案管理人员的工作量明显加大，计算机管理带来的工作效率的相对提高还不明显。使用档案管理系统使人员配备不足的矛盾更为突出。多数单位只能在集中整理档案期间借用人员使用档案管理系统。要不断加强档案管理人员的业务培训，提高管理人员的计算机应用水平。
3.4加强电子文件归档管理。单位档案部门要根据档案管理的要求，加强对电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作的监督、指导，确保电子文件真实、完整、有效，上级主管单位进行电子文件归档管理的试点工作，及时总结、推广经验，引导、规范机关电子文件的归档工作。同时加强电子档案接收、保管、利用的技术方法及网络环境下电子档案接收的研究，并根据工作实践制定电子档案管理办法。一些管理软件运行环境要求高，要进行适当的投入。同时，档案工作的高度保密性要求配备专用的电子设备，并由专人管理。各单位可根据自己的实际视情而选用合适的信息化管理模式。
一、企业人事档案管理工作存在问题
1.企业人事档案管理电子信息化程度低。企业人事档案管理是企业管理工作的重要内容，但仍然有较多企业采用传统的档案管理模式，很多档案工作人员对于企业人事档案管理电子信息化建设重视程度不够，虽然引进了很多先进的技术设备，但由于人员对技术设备运用不够灵活，导致先进的数字化档案管理优势没有发挥出来，反而增加了企业人事档案管理工作人员的工作压力，同时也影响了企业档案管理现代化发展。
2.保护意识薄弱。一些企业档案管理人员并没有认识到企业人事档案安全的重要性，在开展企业各种档案信息以及企业归档资料工作的过程中，归还后并没有将档案进行归档，导致经常出现档案资料找不到和丢失的现象，使企业发展中的档案资料不完整。一些档案管理人员认为档案管理工作是一项简单的工作，主要是对档案进行归纳收集和整理，并没有认识到自身工作的重要性。
3.企业人事档案管理制度不够完善。当前很多企业管理者对于人事档案管理重视程度不够，在推进企业人事档案管理制度建设过程中由于缺少系统的顶层设计，导致企业人事档案管理制度不够完善。很多企业人事档案管理工作由于缺少相应的制度依据，导致企业人事档案管理工作步履维艰，很多部门对于人事档案管理工作都缺少横向的沟通和互动，严重影响了企业人事档案管理效果，同时也很难发挥出企业人事档案管理的价值和作用。
4.归档不及时。一方面，在企业的档案管理借阅中，很多档案以及各种资料、证书等被借阅后没有按照制度约定时间进行归还。另一方面，由于借阅的人员不负责任、粗心大意，把相关资料丢失或损坏，造成没有及时归还资料的现象。同时，由于部分档案管理人员认为不及时归还档案对企业发展不会造成重大损失，不能保护档案的完整性，造成企业档案管理难度，这也是企业档案管理中的难点问题。
5.管理人员综合素质能力不达标。当前部分企业对于人事档案管理重视程度不够，也没有选派优秀的人员从事人事档案管理工作，特别是很多人事档案管理人员素质和能力与岗位需求不匹配，不仅对企业人事档案管理各个环节不熟悉，而且还缺少必要的信息素养。因此，在企业人事档案管理过程中，由于管理人员综合素质能力不达标，也影响了企业人事档案管理工作的顺利开展。
二、新时期做好企业人事档案管理工作的创新思路
1.加强对全员的宣传教育。要结合当前企业人事档案管理具体需求，有针对性地对企业人事档案管理工作人员开展讲座和学习培训，特别是要加强横向的交流和互动，选拔一批优秀的人事档案管理人才到其他企业进行参观学习，进一步开拓企业人事档案管理人员的视野，学习其他企业人事档案管理的先进经验，让企业人事档案管理工作人员对企业人事档案管理的重要性有新的认知。同时，企业应当制定并落实统一标准的档案管理责任制度，使各个职能部门有据可依，企业也应积极建设档案管理的工作环境，打造一个属于企业自身的档案馆。
2.管理系统和模式创新。先进的信息以及搜索引擎技术可以有效弥补工作人员的不足，可以更为快捷地搜索档案信息。实现标准化、规范化、信息化操作的人事档案管理系统，首先要建立起标准、准确、可量的档案管理制度，在各个细分部门建立信息化、网络化的数据中心，以及提供采集、整理、存贮数据支撑的网络档案管理平台，借此实现各职能部门的沟通。其次，根据管理工作的实际需要与外网合作共享信息资源，在改善和创新企业人事档案管理工作的同时，一方面要注重档案管理系统的质量和效率，另一方面也要提高网络化档案管理的安全性与可操作性。
3.提高工作人员的综合素质和业务能力。为了更好地满足企业人事档案管理需求，必须加强企业人事档案管理工作人员的技能培训，既要让企业人事档案管理人员掌握必要的电子化信息技术，也要让企业人事档案管理人员掌握必要的网络化知识，进一步提升企业人事档案管理人员的专业能力和信息化素养。一线工作的档案管理人员，可以通过专业的培训以及行业内交流学习，进一步优化企业人事档案管理人员的知识结构，让企业人事档案管理人员对当前人事档案管理的最新知识有全面的了解，确保企业人事档案管理人员能够跟上时展步伐，不断熟悉和学习最新的档案管理现代化制度，了解较为规范的现代化管理手段，提高企业人事档案管理工作的实用性。
4.建立健全档案管理制度。要想进一步提升企业人事档案管理工作水平，就必须构建完善的企业人事档案管理制度，加强企业人事档案管理制度的落实，确保企业人事档案管理工作有制度可以依据。档案相关的管理制度应从企业的实际情况和实际需要出发，与企业运作、运营相适应，符合企业的发展路线以及企业文化。明确档案归档和相关流程，确定档案管理人员的义务和职责，可以使档案管理工作更好地开展。
5.加大投入，确保档案管理工作有效开展。加大企业人事档案软件设施和硬件设施方面的投入，依靠较为先进的信息技术和控制系统来开展档案管理工作，从而可以有效解决档案管理工作中的难点问题。企业档案管理工作需要大量人力、物力和财力共同支撑，改善档案管理的环境，促使企业档案管理工作最大限度地发挥其内在价值。
据调查，现阶段越来越多的企业逐渐意识到人事档案管理工作对企业发展的重要作用，并且也试图通过完善相关的制度规范，提高企业工作人员的综合素质等方式来提高企业人事档案管理工作的绩效，但就实际落实情况来看，与预期还存在一定的差距，存在一些问题和不足，主要表现在以下几个方面：
（一）企业人事档案管理环境差
优越的企业人事档案管理环境是确保企业人事档案管理工作得以高效开展的前提和基础。但是就目前情况来看，一些企业的的档案管理室条件比较简陋，缺乏恒温设备，档案被虫蛀、霉烂的现象时有发生；其次，一些企业没有一个固定的档案管理室，档案在来回搬迁的过程中不慎丢失的现象时有发生；另外，一些企业的人事档案管理环境不够安全，档案丢失、人为篡改的现象依旧存在。
（二）企业人事档案管理人员的综合素质不够高
企业人事档案管理人员的综合素质不够高是现阶段企业人事档案管理工作中存在的又一比较普遍的问题。即一些企业的人事档案管理人员的专业性不够高，对于什么样的档案需要长期保存，档案如何分类，档案管理工作的重难点等掌握的不够清晰，实际管理工作中比较混乱，随着企业规模的不断扩大，人事档案管理工作的任务量逐渐增加，人事档案管理工作的绩效不得而知。另外，一些企业人事档案管理人员的职业素养不够高，受各种利益的诱惑或者其他因素，所以修改档案的现象依旧存在。
（三）企业人事档案管理工作的信息化程度不够高
处在科学技术日新月异的今天，提高企业人事档案管理工作的信息化程度显得尤为重要和必要，但是就目前情况来看，一些企业，尤其是实力比较小的企业，人事档案管理的信息化程度并不高，人事档案管理工作全靠人工，工作绩效不得而知；另外，一些企业虽然引进了现代化的人事档案管理系统，但是并没有将其落实的实际管理工作中去，信息化系统检索、监督等功能没有得到切实的发挥，形式化严重。
二、完善企业人事档案管理工作的建议
企业人事档案管理环境差/人事档案管理人员的综合素质不够高/人事档案管理工作的信息化程度不够高等问题的存在确实在很大程度上影响了企业人事档案管理工作应有价值的发挥，给企业其他各项经营管理工作埋下了潜在的风险。基于此，笔者结合自身多年的实践经验和所掌握的理论知识就如何解决上述问题提出了几点切实可行的完善建议，具体内容如如下所述：
（一）优化企业人事档案管理环境
企业人事档案管理环境的优化需要企业从以下两方面着手，一方面，企业的管理层要加强对企业人事档案管理工作的重视程度，以身作则，并加强宣传力度，在企业内部形成人人重视人事档案管理工作的工作氛围；另一方面，企业要设立独立的人事档案管理组织，适当加大对人事档案管理工作室的投资力度，优化人事档案管理的外部环境，通过现代化信息设备的引进等方式增加其安全性，以防止档案虫蛀、霉烂、丢失等问题的发生。
（二）提高企业人事档案管理工作人员的综合素质
企业人事档案管理工作人员综合素质的提高是提高企业人事档案管理工作绩效的又一重要举措。所以就需要企业从以下几方面着手，一是要鼓励涉事人员树立终身学习的意识，不断提高自身的专业知识和专业技能，达到专业的人干专业的事的效果；二是要加强对人事档案管理人员的培养力度，定期组织讲座、考试来丰富其专业知识，并通过请进来，走出去的方式引进更多的专业能力强，职业素养高的复合型人才；三是要完善配套的监督机制、奖惩机制，并将其与工作人员的切身利益直接关联，以提高其工作热情和工作积极性，减少人为因素造成的不必要的失误和损失。
（三）提高企业人事档案管理工作的信息化程度
信息化程度的提高是提高企业人事档案管理工作绩效的有效工具。这就要求企业从以下几方面着手，一是要综合考虑企业的实际经营能力和资本能力，在遵循实用、科学、有效原则的基础上，引进适合企业特色的人事档案管理信息系统；二是要落实逐渐推进原则，即信息化人事档案管理系统价值的发挥不是一朝一夕就能实现的，需要企业循序渐进，投入一定的时间和精力，加大对涉事人员计算机知识的培养力度，来确保其应有价值的切实发挥；三是要全面协调发展，即信息化档案人事管理系统的推进和应用必须与企业的信息需求相协调 ，与信息技术发展相协调 ，与全国信息化工程相协调。
电子档案管理系统已成为目前最流行的一种档案管理系统，它结构简单、操作方便，适合各层管理人士使用，受到各级管理层人士的青睐。档案管理由电子管理模式替代了传统的纸质管理模式.ASP是一个Web服务器端的开发环境,它可以产生和运行动态的、交互的、高性能的应用程序。本系统对档案管理系统的体系结构、模块功能进行了分析与设计，系统在ASP的开发环境下,使用Access数据库,实现了企业职员档案信息的录入、查询、修改、删除、还原等功能。本系统从需求分析、系统的设计、具体功能的实现都严格遵循了软件设计工程的思想。
关键词：档案管理；ASP；Web技术；管理系统
1引言
作为计算机应用的一部分，使用计算机对人事档案进行管理，具有手工管理所无法比拟的优点，如：检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。而这些优点能够极大地提高人事档案信息的管理效率。档案是人类从事各种社会活动而形成的具有一定价值的材料或实物，是人类的共同财富。档案管理是一项必不可少的重要工作，如何科学地保管和有效利用档案，是我们必须认真思考的问题。随着社会发展，科技进步，档案的载体发生了变化，出现了电子档案。电子档案不同于传统的档案，其保管方法也需要随之改变。为了提高档案管理的水平，很多企业、部门都采用了电子档案管理系统，通过软件来提高档案管理的效率和水平。目前，针对各类档案馆对档案管理现代化的迫切需求，众多软件厂商均推出自己的电子档案管理系统软件，并赢得了市场的认同。但目前这类软件普遍存在的一些问题也制约着其在档案管理领域的进一步拓展。这主要体现在以下几个方面:
(1)价格昂贵。动辄几万元的一套管理系统对于大多数中小型档案馆来说还是难以接受的，也因此而制约其向更广范围的中小型档案馆和基层部门推广。
(2)技术复杂、安装维护困难。目前常见的档案管理系统的安装配置与系统管理都需要有较高的专业知识，用户遇到问题很难自行解决，对开发商的依赖性很大。
(3)片面追求大而全。一些软件厂商为了提高软件的价格，采用了“以大充好”办法。不顾及客户的实际需求而本着多模块也就高价格的“策略”。而在实际工作当中，一般档案部门在应用中只需要几个常用的模块。在目前的实际运用中还鲜见一种价格便宜、性能稳定、安装维护简单、切实适合中小型档案部门需求的、小巧灵活的档案管理软件。
2档案管理系统系统分析
2.1系统需求分析
目前为了提高档案管理的水平，档案管理员需要对档案信息的录入、修改、查询、删除、还原的功能一体的管理系统；档案管理系统的主要目的就是利用软件实现档案的录入、查询、修改、删除的流程，使工作人员对档案的管理更加容易，提高工作效率、降低管理成本。管理员对录入员工信息要求准确、完全；管理员和员工能够对录入的基本信息随时作更新修改，使管理员能够得到员工的最新信息；为了确保信息安全和准确，为系统管理员和一般用户建立完善管理权限和身份级别，而一般用户不能对信息进行添加、删除。本系统的目的是为了让档案信息管理员通过电子档案系统快捷、方便的了解企业的人事信息，和收集最新的人事信息以便公司档案的存取。
2.1.1用户身份级别要求
根据用户身份的不同从而对系统的使用权限有所不同，从权限大小大致可以分为：高级管理员和一般用户。系统提供灵活的角色设定和权限的分配功能。
系统管理员：使用本系统的档案管理员，是权限最大的用户，拥有管理系统的所有权限。主要负责对档案信息的录入、查询、修改、删除、还原、打印和用户的管理。
一般用户：本系统的一般用户，能够对档案信息进行查看、修改、打印和本身密码的修改，但无录入和删除档案信息的权限。2.1.2系统功能模块设置
具体操作：对档案信息进行录入、修改、查询、删除、打印和管理和用户的设置。
档案信息的录入：管理员对人事信息的添加
操作对象：管理员
浏览对象：管理员
具体功能：档案管理员可以在档案库里新加档案信息，需按员工实际信息录入；
档案信息的修改：管理员和一般用户修改录入的人事信息
操作对象：管理员和一般用户
浏览对象：管理员和一般用户
具体功能：用户和管理员在档案信息发生变化的时候可以对其变化信息进行更改，使员工信息随时更新，便于管理员的管理，能及时得到最新的员工信息；
档案信息的查询：管理员和一般用户查看录入的人事信息
操作对象：管理员和一般用户
浏览对象：管理员和一般用户
具体功能：用户和管理员可以查询已录入的档案信息，系统提供了多种查询方式，模糊查询和常规查询，如按姓名、性别、专业、工作单位等信息可以直接查询；
档案信息的删除：管理员删除录入的人事信息
操作对象：管理员
浏览对象：管理员
具体功能：管理员可以将库中多余的、辞退员工档案信息移出，可以对其信息永久性的删除，也可以将其暂时性的删除到回收站中，在回收站中可以将需要的信息还原，也可以将其永久性的删除；
档案信息的打印：管理员和一般用户打印录入的人事信息
操作对象：管理员
浏览对象：管理员
具体功能：用户和管理员都能通过Word文档导出查询出来的员工信息，便可以直接通过Word文档对员工信息进行打印。为方便管理统计员工信息，也可以通过Word文档导出查询出来的某一类型所有员工列表，对其员工列表进行打印。
管理用户的设置：管理员对其用户名、密码和用户权限的设置
操作对象：管理员
关键词：人事档案管理问题对策
人事档案是个人工作、学习经历、成绩成就的重要记录，是评价公民的重要标准之一，但是我国在人事档案管理中却存在着问题，会对公民造成不良影响。
一、我国人事档案发展存在的问题
（一）档案管理权问题
我国社会不断发展，人才流动频率增加，频繁的人才流动中人事档案的管理和转移存在问题，混乱的管理制度难以适应当今经济发展和人才管理需要，由于管理混乱，甚至是出现了“弃档族”这一群体。目前我国人事档案的管理存在多头管理的情况，流动人员的人事档案存放地点各不相同，失业管理部门、劳动部门、社保机构或是民办中介机构都能够存放人事档案，存放分散呈多头分散管理的状态，这使流动人员难以弄清自己的档案去处无法妥善保管档案。档案管理部门虽然很多，但是各个部门存在“踢皮球”的现象，流动人员寻找自己的人事档案十分困难，各个部门相互推诿，使流动人员在各个部门之间奔波不停。这种管理方式导致人事档案管理部门设置存在职能重叠覆盖的情况，浪费人力物力和财力。多方管理难以设定专业化和现代化的统一管理标准，不能对人事管理部门做到有效的监督，一些档案管理部门并不具备档案管理的条件和能力，在这些部门内档案管理人员专业能力素养较差，不能对人事档案进行合理分类和放置使得人事档案出现丢失损毁的情况。由于实行多方管理制度，会出现职责范围划分不清的情况，一些部门中存在多一事不如少一事的消极工作态度，推脱责任不能为流动人员提供良好的服务。
（二）档案管理模式问题
目前我国一些部门仍使用传统的档案管理模式，传统的管理模式使用封闭式的管理。这种档案管理模式的应用范围较小，单位的人事档案管理适合应用这种人事档案管理模式，虽然应用范围小但是却有利于企业领导对员工的人事档案进行直接管理，能提高人事档案的保密性和安全性。我国企事业单位和党政机关多使用这种管理模式，并取得良好的效果。但是随着社会经济发展以及户籍管理制度的改革，这种封闭式的管理模式并不适用当今市场的需要。传统人事档案管理模式在当今时代无法实现广泛应用，在传统人事档案管理模式下使用人事档案较困难，需要使用人事档案时，办理手续繁复，领导审批下发许可后才能执行。传统的人事档案管理模式不利于人员职位的调动，在传统的人事档案管理模式下人力资源的配置和使用将受到阻碍。一些单位拥有人事档案保管的权利，当员工离职或使用人事档案时，有的单位会要求档案相对人交纳一定费用来换取档案，这对社会人员寻求职业发展和个人发展造成阻碍。
（三）档案管理手段问题
我国一些人事档案管理部门缺乏现代化的管理设备，档案管理人员专业水平较低，素养能力不足，对人事档案管理工作缺乏责任感。一些人员没有经过专业技能培训，在计算机上不能灵活运用软件难以对人事档案进行管理。人事档案信息化多年前就已经提出，人事档案信息化是指，在国家档案行政管理部门的统一部署和规划下，所有档案管理活动都要应用信息技术，并对档案信息进行科学合理配置。人事档案信息化建设在很多部门内已经实施，但是由于缺少科学的理论对信息化管理工作进行指导，信息化管理实施和建设的过程中仍然存在很多问题。
二、解决对策
（一）确定人事档案所有权
人事档案的所有权应该明确，我国人事档案的所有权不属于个人或单位，而是属于国家，这是确定人事档案所有权的基础。根据我国法律规定，公民死亡后，其档案最终的归属是国家。在我国，政府应为人民服务，但是人事档案管理制度却落后于干部人事制度的改革。对于我国来说，无论是企业员工档案还是流动人员的档案，其所有权都属于国家。因此，无论是从国家利益角度出发还是从国家人才战略角度考虑，人事档案管理都应实行无偿服务。档案管理的费用应该由政府承担，相关档案管理部门要提供无偿性的档案管理服务，这样能够更好的保护人事档案。
（二）人事档案管理体制统一
人事档案管理体制是分散化的多方管理，这种管理体制存在的问题在前文已经叙述，因此改革人事档案管理体制刻不容缓。人事档案管理应建立相对统一的管理制度，各个层级的单位应由相对应的档案管理部门进行保管，如县级机构的人事档案就应由县档案馆保管。职级越大的单位，其管理制度越要做到统一。一些居住地较近，性质相似，且人员不多的单位人事档案也应该由档案馆进行统一管理，这样一来能够使一些中小企业员工人事档案得到妥善保管。统一管理人事档案的方式能够有效的防止人员找不到个人档案情况的发生。对人员档案进行统一管理后，无论公民进行怎样的调动，其人事档案所在位置不会发生变化，当公民需要使用档案时，可以随时使用保证了人才的合理流动和配置。
（三）人事档案信息化建设的对策
实现人事档案信息化就要实现基础设施的完善，人事档案管理部门应加大对信息设备投入的力度，信息化设备是实现人事档案信息化管理的基础和前提，在网络的支持下应用信息设备实现人事档案管理信息化的目标。购置硬件设备后，我国应建立规范科学的人事档案信息数据库。我国现今的人事档案信息数据库分类不明确，完善人事档案信息数据库的数据能够增强人事部门的服务能力。人事档案部门应有专人对人事档案信息数据库中的数据进行及时筛选和更新，这样能够使数据库中的数据保持准确可靠。
三、结语
人事档案的管理关系到公民的工作经历甚至是未来的社会保障，人事档案关系到我国公民的切身利益。因此我国人事档案管理部门应该增强自身的责任感，完善部门内部的管理机制和管理模式，贯彻人事档案信息化并将其应用于实际工作。通过我国人事档案相关政策的出台以及相关工作者的努力，我国人事档案管理工作必定能顺利解决当今存在的问题，发挥人事档案的作用，为我国人民提供更好的服务。
参考文献：
[1]顾先林.政府机关人事档案管理系统的设计与实现[D].厦门大学,2013.
关键词:新时期;机关事业单位;人事档案管理;信息化
1机关事业单位人事档案管理存在的不足
人事管理是指为达到管理人员的特定目标进行的一系列管理活动，如在相关部门范围内对员工进行选拔、培训、晋升、考核、奖惩、评估等。人事管理对政府机关事业单位尤为重要，新时代竞争的本质是人才的竞争，故其中人事档案管理在人事管理中有着非常重要的地位。主要问题包括以下三点。
1．1人事档案管理方式老旧
当前，政府机关事业单位的人事档案管理工作过时，缺乏创新，新时期机关事业单位的档案管理已经落后于社会发展。首先，政府机关事业单位人事档案管理中相关设备的升级缓慢，人事档案信息化进度缓慢。尽管新时期信息技术已经有效地应用于政府机关事业人事档案管理中，但是，应用的深度和广度仍需提高，特别是提高在人事数据方面的管理技术仍有必要。在某些单位中，甚至在此时仍采用传统的人工管理方法，导致信息技术在人事档案管理中的应用不完全，政府机关人事管理中各种人为因素造成的差错，对人事数据管理的效率有着重要的影响。其次，政府机关事业单位人事档案管理中的管理方法相对落后。目前，一些政府机构的人事档案管理部门仍沿用传统的管理思想，在一定程度上浪费了大量的人力物力。传统的人事档案管理方式通常书写在纸上。一旦发生洪水或火灾之类的事故，纸张很容易受到破坏。在规模大的人事管理部门中，其拥有大量的员工，注定其档案要占用一定的空间来进行保存。人事档案文件的信息化可以节省大量文件存储空间，不易受到外部环境的影响。尽管一些国内机构已经意识到了创新在人事档案管理中的重要性，但大多数机关事业单位仍处于起步阶段，各个方面都不完善，仍然受到许多因素的影响。最后，政府机关事业单位的管理思想还不够先进，档案没有得到充分合理的利用，大大降低了人事档案的利用效率。人事档案管理的工作内容不够全面。传统的人事档案管理通常只会收集组织中员工的信息，并进行保存和管理。但是，随着时代的不断发展，以前的人事管理的内容已不能满足政府机关事业单位和社会对员工信息的获取和理解的需求，对政府机关事业单位人事档案管理提出了更高的要求。
1．2人事档案管理机制不够先进
完整、合理的档案管理系统是政府机关事业单位人事档案管理的基础和保证。从实际发展情况看，政府机关事业单位人事档案具体管理制度还存在很多问题。特别是，在当前信息时代的发展背景下，有些单位仍沿用以前的人事档案管理方法，这种方法既简单又过时。采取合理的管理机制才能使人事档案管理长期存在，这使得其发展到如今必须更换的地步，使得人事档案的管理无法快速、有效地完成。随着市场经济的发展和市场竞争的加剧，当前的政府机关事业单位人事档案管理制度显然不适合当前的经济体制，各种事业单位之间的人员频繁流动已成为突出问题。这些问题的出现催生了其他新问题和新情况，例如如何完善和优化人事档案管理系统中的相关条款，如何及时解决人事档案管理工作中遗弃和失效档案的问题，这也已成为人事档案管理工作的现阶段需要紧急解决的重要问题。
1．3相关工作人员信息化水平不足
在人事档案管理对政府机关事业单位人事管理的重要性的基础上，随着事业单位的发展和进步，必须不断提高政府机关事业单位管理人员的个人能力和综合素质。当前，大多数机构都在人事档案管理中应用了信息技术，并对人事档案管理的方法，标准和内容进行了多方面的改革。如果管理者本身的素质和能力不达标或不能适应当前业务部门的发展状况和时代技术，那么其个人能力势必对政府机关事业单位产生不利影响。另一方面，我国大多数政府机关事业单位人事管理部门的工作人员通常要遵循档案管理工作的形式，并要经过上级的检查，这会使部门的工作人员精神疲倦。当然，这也与该部门缺乏相关培训有关。其次，人事档案管理部门的工作单调、结构化程度高，促使工作人员思想固化，对于新方法、新思维一时间心有余而力不足，这使得人事档案管理部门人员的专业水平难以处理复杂的任务。
2新时期加强机关事业单位人事档案信息化管理策略
在新时期，为了有效提高政府机关事业单位人事档案管理的有效性，政府机关事业单位必须对人事档案管理机制进行全方位的改革和创新，通过健全科学的工作形成专业有效的人事档案管理系统。新时期，政府机关事业单位的实际发展状况在与时代技术的发展与应用以及经济市场的变化结合下，必将不断创新和进步。
2．1提高对人事档案管理的重视度
人事档案是人们存在于社会环境中的重要证明，且最初的人事档案制度改革也强调了人事档案的重要性。尽管我国政府机关人员已经初步认识到人事档案管理的重要性，并且部分员工已充分认识到充分做好档案管理工作对后续工作具有积极作用;但是，不管是管理人员还是新进员工，对政府机关人事管理重要性的认识仍存在一定分歧，特别是对人事档案的重视程度不够。工作人员普遍认为，人事档案管理工作与其他职工无关，只需要由档案管理部门独立完成，从而导致在档案管理工作中缺少与职工的沟通，很可能造成档案信息缺失等问题。首先，政府机构领导必须加强对人事档案管理重要性的认识，明确人事档案管理部门在政府机关单位重要性。因此必须使人事档案管理，人事工作和人事招聘之间形成密切的关系，以突出政府机关事业单位人事档案管理的重要性，充分发挥人事档案管理的功能。其次，机关基层工作人员必须明确个人资料管理的重要性，形成对人事档案管理的科学合理认识，让不同部门积极合作，共同发展个人资料管理。确保政府机关事业单位人事档案管理的运用效果得到改善。
2．2加大资金投入与技术支持
在新时代，政府机关事业单位在发展人事档案管理方面投入的资金也明显不足。人事档案管理部门的相关管理设备尚未更新，使用的依然是比较旧的设备，大大降低了工作效率。又如政府机关事业单位对电子档案及其防护软件的投资、对培训管理人员的投资以及对人事档案信息设备的投资不足。增加资金支持是人员档案信息化的重要组成部分。当然也要对投入的资金进行监管，实现资金使用效率最大。另外，现在已经进入了资源联网和信息化的数据时代。信息技术和计算机技术的发展，提高对人事管理效率和品质提高有积极影响的机关的人事管理的便利性。如果想要完善政府机关人员档案管理工作，就必须充分利用计算机技术，通过人事档案信息管理系统进行人员档案信息的保管和检索。实现人事档案的电子化、科学化管理。因此，在我国政府机关事业单位进行人事档案管理时，要提升政府机关事业单位人事档案管理技术，引进各种先进的信息和计算机技术，促进人事档案管理向信息化和数字化方向发展，并建立电子化文件以确保人事文件的安全性和易用性，提高政府机关事业单位人事管理的质量。借助第三方的专业能力，建立健全信息化过程外包机制，促进档案信息化软件标准化、规范化、提高档案共享率、利用率。
2．3加强培养档案管理人员素养
新时期，政府机关事业单位必须积极重视和加强人事档案管理队伍的信息化建设，通过定期的职业教育培训，不断提高人事档案管理人员在档案信息管理、互联网知识和计算机应用水平等方面的能力，还要不时进行经验交流。在专业知识和素质上，增强管理人员在网络技术，计算机技术和信息安全技术方面的技能水平，以更好地应用和发挥人事档案管理信息软件的优势和功能。人员档案管理人员的水平和整体素质可以通过以下三方面提高:第一，定期在单位内开展相关的培训活动，邀请具有先进管理理念的讲师进行讲解，并对管理人员进行单位情况的培训和教育，使工作人员能够充分了解单位的情况。并与工作实际进行结合，了解档案管理中的问题和特点，使员工可以更好地整合单位资源，并根据机构的实际情况进行档案管理技术的检查与考核。第二，政府机关事业单位人事档案管理的有效开展离不开专业人才的支持。在选拔档案管理人员时，应优先考虑具有较高管理水平和较强管理思想的职员，并积极招聘和聘用高素质的专业管理人员。优化人事档案管理团队的结构，提高管理团队的整体专业水平，创建具有丰富信息管理知识，高水平操作技能，较强专业素质的综合型复合专业管理团队。同时，这也减轻了人才培训的压力，并促进了直接操作和执行能力的提高。第三，政府机关要结合实际情况对人事档案管理人员的实际工作能力进行培训和指导，在充实人事管理队伍的同时，要让管理者在文件管理的各个方面发挥充分的对应能力。包括人事管理、信息收集、整理档案等，并对其保密能力、交流能力、综合能力、服务能力等进行积极培训，以最大程度地减少人事档案管理中的漏洞和风险。在保证人事档案管理工作顺利有效开展的基础上，使管理人员具备更全面的素质和能力，以适应人事档案管理工作的发展变化，适应现代人事档案管理技术的应用需求。
参考文献
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［4］王晓卫．新形势下事业单位人事档案管理的有益思考［J］．办公室业务，2014，(23):174．
一、当前干部人事档案工作中存在的问题
近年来，人力资源和社会保障局党委及行政部门高度重视干部人事档案管理工作，把人事档案管理工作列入重要议事日程，按照《档案法》和《干部档案工作条例》等文件规定及上级部门要求，在集中管理干部人事档案的部门开展了人事档案目标管理工作，取得了较好的成效，规范了干部人事档案管理工作。但结合干部、人事工作新形势及干部人事档案工作实际，还存在一些问题需要加强建设力度，进一步健全和完善。
(一)材料缺失
在干部人事档案的清理核查及使用中发现，一些本该有的干部履历表、职务任免表、年度考核表、学历、专业技术职务和工人技术等级、入团、入党材料、表彰处分材料、工资变动审批表、招聘录用审批表、劳动合同等材料不全，散失较多，导致个人档案材料内容不全。
(二)材料手续不全
在干部人事档案材料中，有的手续不全就放入了个人档案，如应该贴照片的地方没有贴照片，应该签字的地方没有签字，应该盖章的地方没有盖章。各种材料，如干部履历表、干部任免表、年度考核表、工资变动审批表、入党志愿书、毕业生登记表等都存在这些问题。
(三)材料内容失真
内容的真实性是干部人事档案的生命，而很多干部职工在填写个人信息及材料时，内容前后不，在年龄、工龄、党龄、学历等信息的填写上随意性较大，有个别人员“年龄越填越小，参加工作时间越填越早，文化程度也越填越高”，入党、入团时间也是填写不详，甚至有误。档案中的考核鉴定材料多数只有优点，没有不足。
二、更新观念，加强干部人事档案管理
(一)开拓思路，规范管理
干部人事档案管理工作虽说是一项基础性的管理工作，同时又是一项服务性工作，看似简单，其实不然。人事档案管理者在日常工作中面对的是大量、繁琐的档案收集整理、鉴定、立卷、保管、统计、利用等工作。这就要求人事档案管理工作者心要细，全身心地投入，树立“俯首甘为孺子牛”的思想，淡泊名利，乐为人梯，甘为无名英雄。只有有了这种奉献的理念，才能有良好的心态，宽大的胸怀，使自己脚踏实地、兢兢业业地做好档案工作。
在做好档案工作的同时要协调好各种关系。首先要协调好领导之间的关系，争取良好的工作环境；再次是协调好与公文处理部门的关系，从管理制度化、规范化和标准化来加强公文处理的统一性；同时要协调好学校各职能部门的关系，确保归档文件的齐全完整。
(二)着力提升档案管理系统的技术设备
干部人事档案管理工作至今还大量地停留在以手工作业管理档案的水平上，现代化管理设备的配置远远落后于其它行政部门，极大地影响了档案信息的开发利用。因此，干部人事档案管理系统应适应时展的要求，应实现信息化管理，将档案资源和档案各项管理过程数字化，通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案资源的合理配置与有序、有效开发利用，实现档案信息资源的社会共享。现在虽然配备了计算机等现代设备，但还只是停留在单档案目录管理，至多著录些档案的摘要、主题词，或者仅仅用来打印卡片目录、案卷目录和日常文件等；有些管理系统和档案数据库只能供档案管理人员使用，对于用户来说仍须档案管理人员来检索，这与手工检索并无区别，极大地限制了计算机的使用。鉴于此，我们在充分利用现代信息技术的同时，进步加快由实体档案管理到电子档案管理的过渡。档案部门充分利用现代化办公设备，科学利用互联网出现的文档体化，拓宽利用渠道，将电子文件加工、整理，转化为电子档案，使利用者可以在不同的区间享受到优质、便捷的信息服务。
在利用信息网络管理档案的过程中，应注意以下几点：
