时间：2023-07-25 17:18:02
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇采购部管理流程，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
关键词：采购业务；流程再造
20世纪90年代美国麻省理工学院教授迈克尔·哈默（Michael Hammer）等管理学家们首次提出“企业流程再造”（Business Processing Reengineering）这一概念，哈默认为业务流程再造就是对企业的业务流程进行根本性的再思考和彻底性的再设计，从而使企业在成本、质量、服务和速度等具有时代特征的关键指标上获得巨大改善。
自此之后，流程再造逐步在企业实务中得到应用，尤其是在制造过程中。随着管理者们对流程再造认识的不断加深，人们发现仅在制造过程中应用流程再造是不完全的。研究表明，流程中增值活动时间占全流程周期的比例通常不足5%，约95%的时间和资源浪费在非增值活动上。换而言之，对制造过程以外的采购、销售等流程的再造急需进行。对多数生产企业而言，采购业务是供应链的源头，是保证企业生产经营活动正常开展的基础工作，因而采购业务高效、快速运作对企业而言是至关重要的。
一、传统采购业务的现状
虽然各个企业采购业务的具体流程并不相同，但是基本都可以归纳为“职能部门式”，即各个职能部门分别做好份内的工作然后将剩余工作移交给流程链条中的其他部门处理。
传统采购业务的流程通常大致如下：生产车间根据生产需求填写请购单，经生产车间负责人审批、签字后移交采购部门；采购部门根据批准后的请购单在市场中进行询价、招标等，确定最佳供应商并发出订购单；仓储部门比较收到的商品和订购单上的要求是否相符、检查商品有无损坏并开具验收单；财务部门根据订购单、供应商提供的发票和验收单编制付款凭证，支付货款并记账。
传统采购业务流程在经济环境较为稳定时运行流畅，但是随着社会经济环境的不断变化，企业面临越来越严峻的“3C”挑战：顾客（Custom）不断提出个性化的需求推动企业研发出不同的产品以满足不同层次顾客；企业间竞争（Competition）的加剧导致企业需要不断平衡成本领先与差异化的关系；PEST环境的变化（Change）要求企业及时调整发展策略。这一切都迫使企业对其业务流程进行根本性的再思考和彻底性的再设计。
二、传统采购业务存在的问题
正如前文所述传统采购业务流程是“职能部门式”的，一项完整的任务在各个部门间被强制分解，因而可能导致如下问题：
1.活动间的等待：在传统采购业务中，只有当生产车间填写订购单后采购部门才能开始询价等工作；只有在采购部门发出询价后各供应商才有机会了解企业需要、提品价单。这些均会造成活动间等待时间的不必要延长。
2.重复活动：在传统采购业务中，涉及票据账单众多，比如请购单、订购单、发票、验收单、凭证等，而各个票据账单中大量信息被重复填写，造成企业效率低下。
3.反复检查：生产车间填写请购单后生产车间负责人审批；采购部门接到请购单后核对请购单并填写订购单；仓储部门收到货物时核对实物、订购单、请购单，核对无误后开具验收单；财务部门根据订购单、供应商提供的发票和验收单编制付款凭证。在这个过程中请购单、订购单、发票、验收单等被反复检查，导致企业效率低下。
4.跨部门的协调：传统采购业务里链条包含多个部门，如生产车间、采购部门、仓储部门、财务部门等，部门间存在职能交叉和重叠且其利益出发点不同，在职权责方面的沟通增加企业成本。
三、传统采购业务存在问题的原因分析
传统采购业务流程存在以上问题的根本原因在于严重的信息不对称。
1.生产车间与采购部门：如果信息充分对称，则采购部门可以在收到订购单前着手了解市场、询价、搜集资料等基本工作，减少活动间的等待，但现状是只有当生产车间填写订购单后采购部门才能了解到生产车间的需求并着手开始工作。
2.生产车间与仓储部门：如果信息充分对称，则仓储部门可以在生产车间填写订购单之前告知采购部门生产车间的大致需求，方便采购部门提前准备，但是仓储部门并未起到“剂”的作用。
3.采购部门与决策者：在传统采购业务中，采购业务信息在基层采购业务人员处集中处理，但采购业务人员并不具有供应商选择及采购的决策权。随着采购业务信息向上级主管的传递，信息量在逐渐减少，但上级主管的采购决策权却在逐渐增大，容易导致钱权交易以及不正当竞争行为。
4.企业与供应商：如果信息充分对称，供应商可以在企业采购部门进行市场询价前毛遂自荐并提供其产品信息与报价，增加合作可能性；企业可以通过提前对比多家供应商所提供的信息可以充分了解市场行情，使自己处于博弈的有利地位。
四、传统采购业务流程再造
所有企业的最终目的都应是为了提升顾客在价值链上的价值分配。在传统采购业务中，非增值活动比例较高，因而我们采用ESIA流程再造法，清除无附加价值的步骤、简化过于繁杂的环节、整合不同职能和流程、利用先进的信息技术实现流程自动化，并提出全新的采购业务流程。流程再造后的采购业务如下图：
具体来说，再造后的采购业务是“网络式”的，包括：①采购部门将订单信息输入数据库②供应商将其产品信息输入数据库③主管领导通过数据库作出采购决策④供应商交付商品后，仓储部门验收商品并将相关情况输入数据库⑤财务部门通过数据库信息进行处理。不仅如此，在某些企业中仓储部门与采购部门甚至可以合二为一。
通过利用信息技术建立共享数据库，采购业务涉及的各个部门都可以同时取得想要的信息，减少活动间的等待，并可提前做好工作准备；由于所有相关信息仅需一次性输入共享数据库，因而减少重复活动和反复检查；各部门通过共享数据库获得所需信息也避免了部门间的协调工作，大大提高采购业务的效率。（作者单位：河南大学工商管理学院）
参考文献：
[1]Michael Hammer. Reengineering Work： Don’t Automate. [J]. Harvard Business Review. 1990（4）： page63
[2]陈晓骞，王江. ERP实施中的采购业务BPR实践.[J].价值工程.2008（1）：96～98页
[3]毛付根.流程再造的紧迫.[J].财会通讯综合.2004（7）：11页
［关键词］制造企业；mro；abc管理法；采购流程
生产制造型企业的运作模式简单概括来说就是购入各种物料，并且使用人工、设备等对购入的原料进行加工，然后将产品进行销售以获得赢利。制造型企业所需采购的物料大体分为两种，一种是构成产品所必需的物料，即生产性物料；另一种是支持生产运作、保养、维修、运营需要的非生产性物料，即mro物料。这两种物料在供应链方面的主要区别在于mro物料种类比生产性物料更繁杂，而且物料的需求数量和需要时间具有不确定性。因此在进行物料采购和管理时，不可能像对待生产性物料一样为每一种mro物料设立足够的安全库存。这就给物料采购和企业正常的生产运作带来了一定的困难。本文将针对mro物料的不确定性，同时结合生产制造型企业的特点建立有效合理的mro物料采购流程以降低企业的采购风险，同时提高采购效率。
通常来说，mro物料大致可分为a、b、c、d四类，a类零件通常是指价值高且非常重要的设备备件，而且安全库存量较少。这类零件库存数的多少往往决定是否可以保障设备正常运行，是mro物料中的瓶颈物料。a类零件占库存资金总额的70%，但库存数量只占总数的10%左右，用增加订货次数来保证备件的使用。b类零件占库存资金总额的20%左右，库存数量占总数的30%左右，这类零件可以设立最大和最小库存值，定期检查按照最大库存量补库存的方式进行采购。c类备件通常是指价值较低的易耗品，这类零件虽然占库存总数的60%左右，但金额只占库存资金总额的10%左右。由于这类备件交货周期短且占用资金小，但零件品种和规格繁多、需求量大，对于这类零件可采取按需批量订货的方式，这样既可以节省采购时间成本，批量采购的方式还可以取得优惠价格。d类物料通常是指价格高昂的固定资产，如生产设备、模具等。这类物料不需要设立安全库存，有需求后再安排采购。
对于不同种类的mro物料，需要建立合理的并且有针对性的采购流程来保证物料的正常供应。我们从以下几方面来考虑。
(1)对于那些已经设立安全库存并且已经具有采购信息的mro物料应由专门的计划人员在mrp系统里做好需求计划，采购人员按照需求计划向指定供应商下订单，其中物料的价格是与供应商协商后在某一个时段的协议价格，在每次采购时无须临时询价和谈价。
(2)对于无采购信息的新物料，使用部门在系统中向采购部提出mro物料采购需求，需求必须包括品名、型号、技术要求和需求时间等信息，采购部根据上述采购信息向供应商进行询价、比价、议价。新物料的询价应首先考虑现有合格供应商，如现有的供应商无法提供所需要的mro物料，则需要开发新的供应商，新供应商的来源可以通过网络、专业杂志期刊，或源自公司内部技术部门的推荐，也可以是参加各种专业的展览会获得的供应商信息。
相应的mro物料供应商开发流程如下：
第一，首先由采购部、mro物料使用部门和技术质量等相关部门成立评估小组并制作新供应商开发计划，计划包括开发零件的名称，每个部门的职责，开发新供应商每一个环节的完成时间节点等信息。
第二，制订了供应商开发计划以后，采购部向供应商索取营业执照，税务登记证，组织机构代码证，质量管理体系证书，证书等相关文件，并了解主要供应商员工和技术参数，厂房面积，生产特点，主要生产和检测设备，生产能力，主要客户，主要产品和产品执行标准等相关信息，并对上述供应商提供资料的真实性进行核查。然后，将真实信息汇总入“供应商基本调查表”归档。c类mro物料因价值较低，其供应商可直接列入潜在合格供应商名单；a、b类产品则需组织技术开发部、质量部等有资质的人员成立评估小组，确定日期来进行现场审核。现场审核内容包括质量体系管理能力，实物质量，财务状况，新产品开发能力，工艺状况，交付及售后服务能力等审核项目，审核由评估小组共同完成。
第三，审核完成后，评估小组形成审核报告交采购部。对于审核中的不合格项发放整改通知书，要求供应商限期整改，整改合格的供应商可以列入潜在供应商名单，整改后仍不合格的供应商则取消其资格。
第四，评审小组根据审核的结果选定试样供应商，并向供应商索取样品。对于那些价值较高的物料与供应商签订产品试制协议或者保密协议，并安排打样，进行产品试样和工艺符合性的确定，其后是小批量的生产试用。通过产品认可的供应商列入合格供应商名单。
第五，采购部建立合格供应商档案，主要包括基本情况调查表、供应商产品明细和价格、质量协议、保密协议、供货协议、价格协议、营业执照、税务登记证、组织机构代码证、质量管理体系证书、证书等信息。
在新供应商开发完成以后，采购部门就可以根据一般的采购流程进行物料的订购了。通常来说，在现有合格供应商不能满足需求时应选择开发新供应商。但是如果现有的合格供应商发生质量问题并且限期整改未通过，或者是现有合格供应商无法满足降价或者服务要求时同样也需要开发新供应商。
(3)除了以上介绍的两种物料采购流程，在企业中还需要建立一个固定资产采购流程，即招标采购流程。在招标采购中固定资产管理部门需向高级管理层或者股东提交购买申请和预算，待高级管理层或者股东方批准采购之后，采购部与资产管理部门准备竞标文件并向目标供应商发放，竞标文件分为两大部分——技术部分和商业部分。技术部分由固定资产管理部门提供，包括所购资产的技术要求、参数、验收标准等信息，商业部分由采购部提供，包括投标规则、供货条件、服务条款等。采购部门主要负责竞标文件的跟踪，协调供应商和固定资产管理部门之间沟通，安排供应商提问和解答。在收到供应商的报价后，采购部门分析商业条款，固定资产管理部门则分析技术条款，在综合考虑各种因素后选定供应商。由于固定资产往往涉及较大的资金和风险，因此应首选现有合格供应商，若需要开发新供应商则要严格按照新供应商开发流程，并且在必要时对供应商进行现场审核，而且必须由专业的技术人员负责所有的技术资料编写和技术条款分析。采购部门在签订合同后对交货进度进行监控，保证所采购的高价值固定资产按照时间和质量要求交货。在付款方式上，对于固定资产的付款条件应尽量争取验收后付款或者用信用证付款方式以减少付款风险。
建立合理和有针对性的mro物料采购流程对于生产制造型企业来说是至关重要的，不仅降低了采购成本，在规范流程和提高物料质量、按时交付等方面也有着积极的作用。同时mro物料采购作为企业正常运作的重要供应链环节，需要相关人员对供应商质量、价格和采购流程进行定期维护以保证低成本和高质量物料供应。
参考文献：
［1］伍颖，伍洪明，胡纳新.abc管理法在科研院所设备采购管理中的应用［j］.中小企业管理与科技，2010(4):59
关键词：设备制造 ； 再供货 ； 内容要点
中图分类号：TQ170文献标识码： A
Abstracts: Nuclear power construction and supply problems mainly is divided into internal and external supply applications such as supply again two aspects, including internal supply application again including design omission or relating to increased demand, operation or maintenance, external application to supply including the equipment manufacturer supply omissions or add item, field devices for items, project construction process the defect cause the defective equipment to fill for the item.In this paper, combined with practical work experience, from the aspects of key points for nuclear power equipment and supply problems to deal with the main content of the paper briefly discussed in this paper.
Key Word: equipment manufacturing, To supply, brief points
1.引言
中国电能成套设备有限公司海阳项目部负责海阳核电项目1、2#常规岛及BOP设备的招标采购及合同执行工作。根据设备采购合同的要求，项目部代替行使海阳核电项目业主的权利，对供应商合同内各种活动工作进行管理，同时，并和海阳核电项目业主各部门及现场工程管理部门建立接口关系。自2007年12月与供应商签订首份设备采购合同至今，共进行了100多个的合同管理工作，而且多个合同设备已顺利交付，进行安装调试阶段，其中，也不乏出现设备再供货问题。
下面参照项目部工作程序，结合本人实际经验，对设备再供货问题处理的要点作简要探讨。
2.核电设备采购管理的特点
核电设备有其特殊性和特殊要求，其采购不同于常规电厂，更不同于普通设备。在核电设备采购中，首先必须遵照核全法规、导则的要求，其次要基于核电设备的特点和特殊要求，为此需要研究确定核电设备采购管理的政策，明确设备采购管理的目标、任务、采购原则。
现有核电设备采购模式主要分为两类，即：项目业主公司自主采购模式和外委总包（可以根据情况的不同划分不同的采购范围）采购模式，这在秦山二期、岭澳核电站、秦山三期、田湾核电站、红沿河核电站、海阳核电站一期的项目建设过程中都有体现，虽然采购的模式稍有变化，但都可以归结到这两种模式。
3.设备再供货问题在两种采购模式中的体现
由于设备采购模式的不同，再供货问题的处理过程中也会牵系到不同的管理单位。项目业主公司自主采购模式中设备再供货问题主要是项目业主公司内部各部门间的流程管理，如有相关的工程管理或采购管理单位，同时，也会参与流程操作管理，外部再供货申请最终也会归结到项目业主公司内部流程管理，外委总包模式中设备再供货问题主要是项目业主公司与总包管理单位或采购单位、现场施工承包商与总包管理单位或采购单位、现场调试承包商与总包管理单位或采购单位之间的流程管理，不管以何种采购模式，再供货管理都会经过严格的技术参数审查、流程管理、供货阶段设备质量管理等。
4.再供货问题流程的执行
再供货问题的发生主要存在于设计和建造阶段、调试阶段和试运行阶段，而造成再供货问题的发生的原因主要是以下几个方面：采购物项的补充采购和再供应采购、调试运行或维护需求项、设备厂家供货遗漏或增加项、现场设备缺陷原因补供项、工程施工过程造成设备缺陷补供项等。
4.1项目业主公司自主采购模式下的流程执行
流程的起动
设备供应商（由于损坏/短缺）再供货或修理的流程由下述文件起动
--设备采购管理单位和/或工程管理单位在交货、现场预制及安装过程中提出的NCR
--工程管理单位根据大宗材料短缺情况而发出的处理申请；
--项目业主公司要求设备供应商额外供应的材料、再供货或返修
4.1.1安装期间
第一步：当安装承包商发出NCR要求设备供应商追加供应材料，再供应或返修时，无论何方责任，由项目业主公司工程管理部门负责再供货的具体操作流程，填写有关的再供货申请单，再供货申请单后面须附上所有必要的附件，尤其是原始文件或其编号以及一份技术规范书，后提交至项目业主公司采购部门。采购部门直接向供应商发起再供货需求，或通过采购管理部门发起再供货需求；
第二步：设备供应商在收到设备采购管理单位分发的再供货申请单后，须在现场规定期限内对再供货申请进行回复，回复的内容包括：设备材料描述，再供货流程涉及的技术、责任问题确认，再供货的处理意见和建议，修理计划或预订再供货交付日期、订单、变更建议、拟定价格以及附加其它意见等信息；
第三步：项目业主公司采购管理部门或采购管理单位在收到设备供应商回复的信息后，组织业主单位、工程管理单位等相关人员对设备供应商的处理意见及建议进行分析、评估，并最终达成一致；如果各方就再供货流程中涉及的责任及商务问题上无法暂时达成一致时，双方可以先行协商解决设备材料的修理计划、再供货设备材料订单和供货进度等问题，其它问题可以继续协商解决。
第四步：再供货协议达成后，设备供应商通知设备采购管理单位有关发货信息，预报现场交货日期、货物的详细描述，进行再供货设备的供货。
同时，如果针对某一引发再供货设备/材料申请流程文件的最终处理方案是在现场进行修理，则执行再供货现场处理流程（见下 第五步）
第五步：再供货现场处理流程：
设备供应商根据现场设备实际状态，安排人员赴现场进行操作处理或进行指导处理，指导过程中要对重要监督点进行见证。处理过程中要提供相应的处理方案或程序文件。施工承包商要对处理工作提供配合。
第六步：再供货返厂修理/替换流程：
如确认再供货设备需返厂修理/替换，经设备供应商确认后，由设备供应商组织进行相关工作。设备供应商可以提前将需返厂修理/替换的设备进行拆卸/发出，施工承包商参与配合完成相关工作，在处理过程中，设备供应商需进行必要的指导和监督见证，并提供相关的文件。
第七步：材料设备在现场交付并经验收合格之后，由NCR发起方向设备采购管理单位或工程管理单位申请关闭，NCR报批关闭后，由项目业主公司采购部门关闭再供货申请单。
4.1.2调试和试运行期间
第一步：当项目业主公司要求设备供应商额外供应材料、再供货或返修时，无论何方责任，由项目业主公司需求部门发起流程，填写有关的再供货申请单，再供货申请单后面须附上所有必要的附件，尤其是原始文件或其编号以及一份技术规范书，后提交至项目业主公司采购部门。采购部门直接向供应商发起再供货需求，或通过采购管理部门发起再供货需求；。安排供应商进行相关的设备、材料再供货工作。
以下步骤类同于“4.1.1”中的“第二步”“第三步”“第四步”，
第五步：在现场实际交货并验收合格后，项目业主公司采购部门或设备采购管理单位关闭材料申请单。
4.2 外委总包模式下的流程执行
流程的启动
--施工承包商由于总包单位其负责的材料短缺而出现的再供货申请
--施工承包商在接货、现场预制及安装期间发出的不符合项或变更申请单
--总包单位有关部门自行发出的设备再供货需求
--调试期间由于出现意外工作发出的设备再供货需求
--用于安装或调试的备品备件、专用工具申请单
--生产部门在试运行期间出现的意外工作发出的设备在供货需求
流程的执行
第一步：再供货流程申请方（包括施工承包商、总包单位需求部门、调试部门、生产部门）根据以上流程启动的原因和总包单位采购部门进行沟通，由采购部门负责组织会审、判断，是否需要设备再供货。确认再供货需求后，由申请方正式发起再供货流程，填写再供货申请单，申请单内容包括相关的机组的信息、系统、申请人、日期、专业、申请性质、原因、原因相对应的文件资料证明、初步的原因分析、再供货设备的物资编码、设备或材料描述、要求数量、到货日期等，提交至总包单位相关工程部门进行审查；
第二步：总包单位工程部门接到再供货申请后，根据现场库存情况进行审查，若确认需要再供货，则提交至采购部门进行审批，如若不需要，则将再供货申请退回，取消再供货申请；
第三步：采购部门对工程部门提交的再供货申请内容进行审查，确认责任、供货范围以及是否在保修期内等信息，如若不同意，则说明原因，将再供货申请退回，若同意再供货申请意见，则发起内部再供货申请流程，内容与上一再供货申请类似，后提至商务合同部门；
第四步：商务合同部门审查再供货申请后，直接发至设备供应商；
第五步：设备供应商在收到商务合同部门分发的再供货申请单后，须在现场规定期限内对再供货申请进行回复，回复的内容包括：设备材料描述，再供货流程涉及的技术、责任问题确认，再供货的处理意见和建议，修理计划或预订再供货交付日期、订单、变更建议、拟定价格以及附加其它意见等信息；
第六步：商务合同部门在收到设备供应商回复的信息后，组织再供货申请关联部门的相关人员对设备供应商的处理意见及建议进行分析、评估，并最终达成一致；如果各方就再供货流程中涉及的责任及商务问题上无法暂时达成一致时，双方可以先行协商解决设备材料的修理计划、再供货设备材料订单和供货进度等问题，其它问题可以继续协商解决；
同时，如果针对某一引发再供货设备/材料申请流程文件的最终处理方案是在现场进行修理，则执行再供货现场处理流程（见下 第七步）
第七步：再供货现场处理流程：
设备供应商根据现场设备实际状态，安排人员赴现场进行操作处理或进行指导处理，指导过程中要对重要监督点进行见证。处理过程中要提供相应的处理方案或程序文件。施工承包商要对处理工作提供配合。
第八步：再供货返厂修理/替换流程：
如确认再供货设备需返厂修理/替换，经设备供应商确认后，由设备供应商组织进行相关工作。设备供应商可以提前将需返厂修理/替换的设备进行拆卸/发出，施工承包商参与配合完成相关工作，在处理过程中，设备供应商需进行必要的指导和监督见证，并提供相关的文件。
第九步：材料设备在现场交付并经验收合格之后，或现场修理、返厂更换工作完成，由采购管理部门进行确认，并对再供货申请编号记录后，进行关闭、存档，同时，抄送再供货申请审查流程牵系到的其它部门，关闭相关流程。
在外委总包模式下，有可能分别存在工程管理总包方、设计总包方、采购管理总包方、调试管理总包方，但在再供货流程中只是存在单位接口不同，大致流程是一致的。
5.结论和展望
设备供货工作贯穿于整个工程建设的始终。制定严格、规范的供货管理流程对后续设备制造、交付工作的开展具有重要作用。随着我国核电的进一步发展，将会有越来越多没有核电设备制造背景的企业进入核电领域，这些企业大多对核电的特殊要求并不了解，因此中国电能成套设备有限公司海阳项目部将加强对核电设备供货管理流程审查、规范工作，使设备招标采购、合同执行更为顺畅。
参考文献：
[1]程东平，孙汉虹，《核电工程项目管理》，北京，中国电力出版社，2006
[2]龚建备 《工程项目总承包管理的问题及对策》，中国工程咨询，2004 年第 4期，总第 44 期
[3]孙云根，《从秦山核电二期工程看核电设备国产化》，秦山核电二期工程建设经验汇编，北京，原子能出版社，2004 年 6 月
[4]吴丽娟，陈文，《浅谈核电设备采购管理模式》，《现代经济信息》2011年09期
一、集中采购和分散采购方式比较
采购管理，一般实行“集中管理、分级负责、有效制衡、保障服务”的管理体制。对纳入采购目录且预算金额达到集中采购标准的项目，实施集中采购；对纳入采购目录且预算金额低于集中采购标准但高于采购标准的项目，实施分散采购。
（一）集中采购方式的特点
商业银行的集中采购，主要是把集中采购职能集中到总行和被授权分行的采购部门。优点是采购工作由总分行采购部门统一组织实施，集中决策、管理和监督，有利于规范采购行为；集中采购资源，有利于发挥规模效应，还可以统一调配资源，有利于减少资源浪费。缺点是采购工作手续增加，涉及需求部门、采购部门、技术部门等，采购需时较长；集中采购金额较高，采购物资使用区域更广，如采购质量出现问题，可能导致较大经济损失，甚至可能产生重大风险事件。
（二）分散采购方式的特点
商业银行的分散采购，主要是由各分支机构自行实施采购。优点是采购工作由需求部门所在分支机构自行组织实施，采购方式灵活、简便，可以迅速满足需求部门的使用需要，问题反馈更直接、迅速。缺点是采购工作决策层次低，采购实施主体分散，不利于管理和监督，容易产生暗箱操作；没有批量采购的规模效应，不能有效压降采购成本；容易出现资源过度或重复采购，导致资源浪费。
二、商业银行采购管理现状及存在问题
经过十多年的发展，我国商业银行采购管理的范围越来越广，集中度越来越高，专业化程度不断加深，精细化水平不断提高，在规范采购行为、降低采购成本、提高采购质量等方面，取得了很大进步，但由于我国商业银行对采购系统化管理的探索时间较短、经验积累较少，在规章制度、组织实施、监督评价等方面仍存在亟需完善的问题。
（一）规章制度不全面，信息共享程度较低
目前国家对国有商业银行采购行为的管理规范，还沿用2003年财政部下发的《关于加强国有金融企业集中采购管理的若干规定》。我国商业银行主要以此为依据，借鉴政府采购相关规章制度，制定本行采购管理的规章制度，但规范的内容参差不齐，信息的可共享性较差。
一是制度不够统一全面。有的商业银行总行仅制定采购管理办法，没有统一制定采购操作规程，由各分支机构自行制定采购工作的管理细则和操作规程。由于各分支机构理解不一、管理规范程度不同，制定的操作规程往往不够全面，未能覆盖采购工作的全流程，对采购的立项、签约、验收等环节往往没有明确的操作指引，甚至可能出现因理解有误，制定的内容与总行管理办法中的要求相冲突。
二是信息共享程度较低。由于商业银行采购管理的统一性、规范性还有所不足，采购工作的标准化程度不高，部分共性化的采购需求没有定制标准化模板，造成采购流程中的重复工作多，影响了采购效率。商业银行内部上下级之间、不同地区之间的联动还不够密切，资源和信息没有充分共享，制约了采购管理规模效益和管理效率的进一步提升。
（二）采购管理过度集中，岗位未有效分离
部分商业银行在集中采购职能的过程中，由于流程重整、系统建设、人员配置未能及时跟上，导致采购管理过度集中，影响了采购效率，甚至出现管理和实施岗位未有效分离，不能起到控风险的效果。
一是采购权限过度集中。有的商业银行为防范道德风险和操作风险，将辖内分支机构的采购权限，不区分项目性质、金额大小，全部集中至总行或分行采购部门，但组织流程、信息系统、人员配置等机制未相应跟上，导致采购时效性低，不能及时满足业务开展的需求；集中采购管理范围太大，精力分散，反而不能发挥集中和专业的优势。
二是不相容岗位未分离。部分商业银行将采购管理与实施职能集中设在采购部门，采购管理部门和采购实施部门没有分离，导致采购部门扮演着“既是裁判又是运动员”的双重角色，容易出现对自作缺乏有效监督的问题。
（三）采购行为欠规范，缺乏统一评价标准
采购是一项涉及多机构、多部门的系统工程，需要各单位通力合作，在每个环节把好关，才能实现采购的目标。但在实际采购过程中，往往存在采购行为不规范，缺乏科学的评价标准，导致采购活动达不到预期目标，未能有效节约采购成本，采购质量欠佳。
一是采购行为不够规范。如在采购立项环节，市场调研不充分，项目预算金额与市场水平偏差较大；在采购评审环节，聘任或选派的评委专业知识不足，不能起到评审把关的作用；在采购验收环节，缺乏规范的验收标准，由验收人员按照自己理解去检测，出现不同人员验收结论不一样的情形。
二是考核标准不够严谨。商业银行对采购行为往往缺乏系统的评价指标体系，对采购项目没有全流程跟踪和后评价，对采购相关部门和人员的考核缺乏针对性，存在采购人员干多干少一个样、干好干坏一个样的情形，不能监督促进采购部门和采购人员改进采购工作质效。
三、商业银行完善采购管理模式的措施建议
集中采购和分散采购并不是完全对立的，仅靠一种采购方式不能满足采购活动的需要。实践证明，集中采购方式有利于充分发挥规模效益，提高议价能力，降低采购成本，保障采购质量；而分散采购方式简便、快捷，可以快速满足采购主体的采购需要，是集中采购的有益补充。综合两种采购方式的互补效应，可从以下四个方面构建集中与分散相辅而成的采购管理体系。
（一）优化采购管理组织架构
商业银行可按照“集中有度、授权有限”的设计思路，构建集中采购与分散采购相结合的采购管理组织架构和授权体系。
一是设立独立的采购管理部门。商业银行可在总行和一级分行设立采购管理部，在全国按照区域设置直接隶属于总行的集中采购中心，实现采购管理与采购实施相互分离。各二级分支行以下机构不再设立采购管理部门和集中采购中心。同时按照“大、重、通”实行集中采购、“小、少、特”实行分散采购的原则，确定集中采购和分散采购的范围，即大宗物资、全行重要项目、通用性的货物、工程或服务，通过集中采购方式进行采购；小额低值易耗品、短期少量服务、当地市场独有的项目（如押运服务）或者须与当地商场合作的信用卡积分兑换等特殊需求等，可由二级分支行实施分散采购。
二是按采购范围和金额有限授权。对集中和分散采购实行分层管理，对属于集中采购范围及限额以上的项目，由总行安排各区域集中采购中心实施集中采购；而非集中采购范围或限额以下的项目由各分支行实施分散采购，同时由一级分行采购管理部负责辖内各分支机构的分散采购监督管理工作，既防范风险又提高采购效率。
（二）健全采购管理制度体系
商业银行应从管理办法和操作规程两个层面，制定集中采购和分散采购相关制度体系，为规范采购行为夯实制度基础，同时建立不相容岗位相分离和独立监督审查的内控机制。
一是制定采购管理制度。管理办法层面，明确集中采购和分散采购的基础规范，包括采购及评审的项目范围、职责分工、采购方式、基本程序等。操作规程方面，明确采购工作各环节的具体操作流程，包括采购立项、采购评标、采购评审、合同管理、项目验收、采购档案、供应商管理、采购人员管理等的具体程序和要求。
二是建立采购内控机制。建立以“三分离、四审查”为核心的管理机制。“三分离”是指采购与使用分离、采购与审查分离、采购与付款验收分离，其作用在于相互制约以降低道德风险。“四审查”是指法律部门的合法性审查、监察部门的合规性审查、尽职调查的合理性审查、采购评审委员会的评议审核，即法律部门负责审查采购文件（含合同）有无法律风险，监察部门负责监督采购过程有无人员或流程违规，尽职调查人员负责分析采购结果的合规合理性，采购评审委员会负责审议决策。
（三）加强采购信息化管理
商业银行应加强采购管理系统的开发建设，为优化采购流程提供技术支持，实现采购信息全流程记录，促进采购信息共享，提高采购管理效率和采购实施效果。
一是采购管理信息化。依托信息化的采购管理系统，对采购立项、采购评审、采购实施、采购合同、供应商等进行管理，实现采购资金流和实物流的全过程跟踪，以及对预算控制、合同执行、库存控制、采购批量的实时管理，促进严格按照公平、公开、公正、竞争和效益的原则，加强采购行为过程管控。
二是采购信息共享。通过采购管理系统，实时采集各类采购信息，统一管理和加工运用，促进采购资源、市场价格、供应商、合同条款等信息的及时共享，互通有无、互采所长，从而进一步提高采购工作效率和采购资源品质。
（四）建立采购考核评价指标
采购的立项、实施、结果审批和通知、合同签署、验收及付款、项目文件归档，涉及不同部门的职责，需要建立系统、科学的评价指标进行考核，促进按照职责分工严格把关。
［关键词］高校餐饮；采购流程；流程设计
［中图分类号］F252 ［文献标识码］A ［文章编号］1005-6432（2011）49-0116-02
1 高校餐饮采购现状
(1)高校餐饮采购归属学校后勤服务中心管理,后勤中心领导虽然知道采购的重要性,但对采购监控缺乏具体、有效的方法。在管理上“眉毛胡子一把抓”――领导亲自谈判,无论采购金额大小,一律领导签字审批,忽视了采购人员的功能性。
(2)缺乏对采购原材料的合理分类,在采购过程中往往以价格最低作为筛选供应商的目标,对供应商缺乏深入了解,忽视了原材料的质量问题,而且没有考虑师生的实际需要和市场因素等问题,出现以次充好、供货不稳定的现象。
(3)部分采购人员专业技能欠缺,对部门食品原材料年需求量和使用状况、各种原材料在整个餐饮生产原材料需求量中的比例缺乏了解及对供应商缺乏有效的管理,盲目采购,库存积压和浪费严重,以至造成食品原材料采购成本偏高、资源浪费、餐饮利润下降。
(4)涉及采购的相关部门没有统一协调运作机制。有的监督部门竟参与实际采购,采购过程缺乏监督,操作不能顺利进行,遇到比较棘手的事情,部门之间又相互推诿,给采购工作造成不必要的经济损失。
因此,高校餐饮的特性与目前管理现状要求餐饮部门转变采购管理的导向和目标,优化采购流程,创新成本控制方法,以实现学校正常的教学生活秩序稳定,克服物价持续上涨等高成本压力下微利经营的目的。
2 高校餐饮采购流程设计原则
(1)系统识别采购活动,把握关键流程。在高校餐饮采购系统中,应将采购部门独立出来对餐饮物资实施集中采购,并且明确高校餐饮采购系统关键流程,根据实际工作需要将这些流程进一步细化。
(2)明确职责和权限。高校餐饮采购系统涉及采购部门、饮食服务中心、各食堂、后勤管理部门乃至财务部门。为此在餐饮物资采购中,必须明确各个流程采购部门、饮食服务中心、各食堂、后勤管理部门的职责和权限,明确它们之间的关系,只有这样才能有效实施每个过程,最终有效完成采购任务。
(3)协调各流程环节工作的相容性。把握各流程工作彼此的关联性,采购部门、饮食服务中心及各食堂各单位之间要加强沟通,相互信任、相互配合、相互补充、相互监督；将每一个小过程分解到每一个人,制定职责,使每个人有明确的目标和具体的工作,并履行职责,确保各流程协调相容。
(4)进行效果评价,实现持续改进的循环。高校餐饮物资采购工作应主要从以下三个方面进行评价,一是对关键流程的工作评价,确定各流程运作过程中存在问题,发掘改进机会,并采取措施,实现动态的持续的改进,以提高过程有效性和效率。二是对采购安全的评价,以确定物资的卫生、库存安全及采购资金安全。三是对采购效果、效益的评价,通过这些评价发现采购过程中存在的问题,以利于对下一次采购工作提出整改意见,同时也要总结好的做法和经验,为下一次采购工作提供参考,并逐步固化这些好的做法,形成和完善相关制度。
3 高校餐饮采购流程设计
(1)市场调研。为解决采购物资品种、质量、价格、服务、信誉等基本问题,应由采购部门专职调研员在相关部门的指导和支持下开展物资分类调研、价格调研和供应商调研。
第一,物资分类。通过对采购处现有的餐饮物资资料进行整理分析,依餐饮物资的种类、质量要求等基本特性进行解析；在食堂相关人员的协助下了解各种物资现有库存状况、需求状况,按采购需要对物资进行归类；到市场实地调查物资需求量、价格、供应商相关信息,针对采购、库存要求进行ABC分类分析,确定物资分类。
第二,价格调研。通过在食堂、财务处协助下对过去各类物资价格信息进行收集整理,到市场实地调查各类物资当前市场价格及走势,对供应商开展物资价格调查,汇总各供应商报价信息,针对学生伙食管理委员会对食品价格方面的要求,对各项资料进行整理分析,为采购定价提供参考。
第三,供应商调研。在食堂、财务处协助下整理合作供应商相关资料,到市场广泛收集供应商基本信息、产品信息、产品价格、服务质量、价格水平等资料,对收集的供应商资料就企业规模、企业信誉、产品质量、产品价格、交货情况、售后服务等方面信息进行汇总。
(2)供应商管理。为确定合适的供应商人选,做到采购物资的食品安全、质量保障、采购价格最优,应全面审核供应商资质并规范管理。具体根据采购物资分类,进行现购或招标供应商的分类,充分考虑资质、供货的食品安全等多方面因素,经历对供应商的初选、依据设定评价标准进行筛选并最终确定合适供应商。
(3)采购计划。为解决采购过程中盲目性问题,确保采购效果和效率,采购部门必须做好物料需求计划和采购计划。
第一,制订物料需求计划。在调研员、各食堂协助下了解各食堂库存状况用料计划,综合各食堂的具体用料需求；保证在节约基础上能确实满足各食堂的用料需求,调整用料计划,确定需采购物资的种类、数量,形成总的物料需求计划。
第二,制订采购计划。采购计划员根据物料需求计划分析过去的采购记录,根据采购物资的种类、数量和供应商名单进一步确定供应商和采购方式,形成采购计划,报财务处进行预算审核、饮食服务中心主任审批。
(4)实施采购。实施采购是采购工作的中心任务,依据采购物资的不同分类采用不同的采购方式。
第一,现金采购。为保证鲜蔬食品的及时采购,采购员根据采购计划对采购食品进行整理确定,对所需费用进行预算,经相关部门审核通过后预支借款,根据实际要求对所要购买的食品进行比较、选择,同时与供应商议价,交易达成后,供货商交货,采购员支付货款并索取发票。
第二,批量订购。针对粮油、副食品、调味品等可以进行大批量采购的物资,采购员将根据采购计划向供应商发出订单,定期关注、跟踪订单的进程,根据需要催促供应商在交货期内交货；在收到供应商发货通知后,做好接收货物准备；待货物到达时,依据采购合同、订单及各食堂用料清单,联合食堂库管员对供应商的送货单进行核对,并查点实物数量。
(5)验收入库。在接收货物后,采购员在食堂库管员的协助下对应供货商的送货单对交付货物进行清点核对,确保采购数量符合采购计划和用料需要；如货物在清点检验过程中出现数量、质量问题,采购员及时与供应商取得联系,做好退换货处理或其他处理方式,确保货物能按时到位；货物通过质量检验,即由食堂库管员进行验收入库,在物资入库之后及时从食堂库管员、供应商处收集入库单、送货单等单据；将各项单据与采购订单进行核对,确认无误后做好采购结算准备。
一、本年度完成的主要工作和成功经验
1.部门建设不断展开部门建设不断展开年初，公司成功与棕榈园林合作，成为棕榈园林的控股子公司，公司面临前所未有的发展机遇，同时也提供给部门和每个人一个广阔而充满前景的发展空间。采购部在及时学习公司下发的各类文件，积极参加公司安排的学习活动的同时对部门制度、管理方法等进行完善。今年，公司根据经营发展需要制定了一系列的管理措施、规章制度，如《公司组织架构设置》《绩效考核管理制度(试行)、》等。各规章制度的出台，对部门工作的顺利开展起到了引导、督促作用。例如，为保证苗木质量，保障供需双方的合法权益，特制定了《问题苗木处理控制程序》，程序详细列出了采购部、项目部、工程总监、成控部以及财务的职责，界定了问题苗木的分类，出具了问题苗木的处理流程图。采购部及时组织学习各类文件内容，不断规范部门工作。我们还在诸如采购流程的合规合理性上不断改进，逐渐形成现行方案，即由项目部上报采购申请(或计划)―成控部询价(采购部配合)―采购部负责材料采购进场。这期间，我们还有幸得到了棕榈总公司对采购流程的建议，这对我们来说也是一次非常难得的修正机会。通过实践证明，现行的采购流程还是比较合理而且符合目前公司发展实情的。我们也有在采购过程中犯错误的时候，比如因武断地同客户签订了货到付款的苗木采购合同而导致公司十分被动的情况。之后我们吸取经验教训，结合公司下发的文件，谨慎小心，杜绝了此类问题的再次发生。此外，公司的几次培训也使得我们在工作之余增长了见识，提高了专业技能，增强了个人素质。
2.20xx年采购任务完成情况与分析采购任务完成情况与分析20xx年，由采购部负责全部或部分采购任务的项目主要有白浪河北辰八标、滨海科教新区求是灯塔工程、南一横、港门口三标、军埠口等。采购部根据项目部的采购申请(或计划)完成的采购任务主要包括绿化苗木(含花卉草种)、园林设施(石料石材、给排水设施等)、肥料药剂以及其他资材几大项。综合全年采购结果看，采购部对采购任务的完成相对及时，延误施工进度的情况出现较少。分析20xx年度的采购内容还能得出，采购部的主要采购项目为苗木采购，且虽然苗木可全年进场，但春季仍是一年中进场数量最大的时间段，由此可以预见采购部明年春季采购任务的艰巨，如何保质保量的做好明春苗木采购进场工作对采购部来说将是一个非常大的挑战。
3.供应商管理供应商管理经过采购部全体员工的努力，20xx年公司开发供应商80余家，其中，合作密切的有王振兴、昌邑军田苗圃、于瑞金等。在过去的一年里公司与这些供应商经过初次合作或多次合作，互相沟通，不断磨合，建立了良好的合作关系。客户档案管理、供应商信息较完善，且能够比较准确地反映供应商的基本状况。
二、存在的主要问题和整改措施
尽管这一年来采购部的采购任务完成较圆满，也有不少经验可循，但仍在诸多方面存在不足，很多问题亟待解决。
1.部门内部管理不够到位部门内部管理不够到位采购部成立不久，需要改进的方面很多，首先还是部门的内部管理。自与成控部分离之后，采购部的工作任务变得相对单一，即依据成控部的询价定价进度进行各种材料的采购，这也导致了部分问题的出现。经过一段时间的执行发现，存在的主要问题包括没有最大限度地激发部门员工的主观能动性等。为改善这种情况，我们要做好部门员工自我管理意识的养成工作，以保证部门员工工作的主动性、积极性以及工作效率。除此以外，加强相互间有效沟通的能力、出现问题及时反映和解决飞能力也有待提高。
2.部门间缺乏更为有效的沟通部门间缺乏更为有效的部门间缺乏更为有效采购的成功与否是受多方面因素影响的，我们不能简单地拿材料是否进场来评价部门工作，从这个角度讲，评价采购绩效的考核制度有待完善。同时，为促成采购任务的保质保量完成，各部门间需要更有效、更和谐的工作方式。“我本着们都是胜伟人”“胜伟是一家、分工不分家”的信念，学会有效沟通，学会资源、共享，能在很大程度上减少浪费时间和精力的情况发生。只有这样，不同部门间相似资料才能避免重复整理，解决苗木问题时才不会互相推诿，再次出现之前那种项目直接把问题扔给采购，采购责成客户的现象。
3.客户渠道有待拓宽，稳定的客户源有待开发客户渠道有待拓宽，稳定的客户渠道有待拓宽我们应该意识到，我们在材料供应商的开发和维持过程中受到了一定的限制，这种现状的形成是有因可循的。关键问题还是我们在面对采购中的问题时没有把握好。例如验收现场出现问题苗木后的处理方式过于强硬、对待供应商的态度不够真诚等，导致很多客户不能成为公司的永久客户，既损害了公司声誉也不利于公司持续发展。我们在今后的工作中应该转变思想，做公司如做人，解决供应商问题时不要过于不留情面，应在保证我方利益的前提下与供货商进行洽谈，态度要谦和，因为客户是相互的，我们有选择客户的权利，客户也在选择我们。
三、下一年度的主要工作计划
计划胜于行，周全的计划是工作顺利开展的重要前提。采购部明年的主要工作计划有：
1.继续进行部门建设。继续进行部门建设。继续进行部门建设继续将部门工作正规化，不断完善部门内部员工的工作职责划分，落实公司文件的各项指示，执行相关会议精神，使采购部成为公司内一个真正能发挥重要作用的职能部门。
2.对白浪河北辰八标大师园、唐槐广场等后续工作所需材料进行采购。对白浪河北辰八标大师园、唐槐广场等后续工作所需材料进行采购。对白浪河北辰八标大师园目前已知的年后需进场的材料主要有：(1)大师园：大规格海棠、大规格五角枫等苗木;(2)唐槐广场：河流石、鹅卵石、红色砖石砌块等石材;
3.对求是公园、灯塔广场年前定价未进场的苗木、剩余其他需要进场的苗木、土建材料等进对求是公园、灯塔广场年前定价未进场的苗木、剩余其他需要进场的苗木、对求是公园行采购。行采购。
4.对年后其他新承接的工程所需材料进行采购。对年后其他新承接的工程所需材料进行采购。对年后其他新承接的工程所需材料进行采购
盘江的供应管理主要是在管理体制、业务流程和供应信息方面存在以下问题：1、体制不清晰，管理粗放，没有监督机构，这是国有企业的通病。2、仓储设施建设落后，没有形成完备统一的规划与高效的综合运输网络；技术装备老化，服务网络和信息系统不完备，3、整个工作流程和各类资料的归档依靠手工操作，纸介质传递，已不适应当今的供应管理工作。工作流程中，计划采购部门、仓储部、管理部门和使用单位之间难以配合，致使各部门之间的信息不对称，不透明，各项政策、措施在执行时不同步，各干各的，没有统一的工作方法，从而使计划失真，货物供应不及时，采购过程中容易产生暗箱操作，采购环节得不到有效的监控等问题。4、物资供应信息在手工操作传递过程中重复输入，重复汇总处理，经常存在不一致现象，并难以有效地调节和控制采购成本，从来也没有分析过采购成本。5、信息的质量和时间性直接影响物资供应管理运行效率，作为企业管理者、决策层难以及时跟踪业务处理过程。6、由于管理不规范，体制不健全，缺失监督，供应部门既是运动员又是裁判员而造成关系货，人情货所占比重之大，中间供货商有机可钻，削弱了职能部门监督执行力，从而使比质比价，选择供货商，供货商资质审查成了形式审查。
为此，盘江应利用总库搬迁之机会，在矿区中心位置或者交通相对好的使用单位建设现代化仓库，配备先进的装卸运输设备，合理地使用专业技术人才，运用网络系统及成熟的供应系统软件，盘江才能搞现代物流。盘江要搞好现代物流，必须从以几个方面入手：
一、全公司供应系统应必须有一套成熟的适应盘江需求的物资供应系统软件
没有良好的完善的科学的供应软件和网络系统，现代化的管理工作无法开展，如果有了良好的，系统性的网络供应系统，计划的编制会更加严肃，计划的报送会更加及时，计划的质量能得到保证不失真，比质比价、电子采购、合同的执行会更加规范，网上竟价会更加透明，各供应商都可以参加投标竟价，参与供货，从而使整个物资采购过程得以有效的监督，可以有效地防止暗箱操作和联手中间商供货。真正达到采购、使用、验收、监督四权分离。
二、建设现代化仓库，配备先进的装卸运输设备，集中管理，提高供应管理水平
盘江供应管理水平比较低，缺乏专业人才，缺乏实干的人才，现有人员的素质有待提高，观念需要转变。现有设备陈旧、损失率大、效率低，运输能力严重不足，另外配送不合理，资源浪费大，只能满足于各使用单位部分需求，之所以形成了“瓶颈”，传统的管理模式制约了盘江向现代化企业管理的发展，物流配送明显滞后。原沾益总库的装卸基本上是手工辅以叉车和吊车作业。到货分拣、物资组配、物资的盘点等无专业电子扫描装置，计算机及网络技术没有很好地运用于总库配送的事务性管理（例如物资入库、出库、存、配送信息的记录及相关资料的存档等）。
盘江未来的现代物流应该是由业务部门、管理部门、仓储中心和使用单位所组成，其作业过分为以下几个部分：
1、使用单位作业流程
各使用单位通过网络向业务采购部门发出编制好的物资需用申请计划，保证计划的质量，也就是各使用单位必须通过网络报送物资领用申请计划，计划一经审核报出后不得再进行编辑，要改变过去计划没有主管部门和主管领导审批，计划由计划员一人编写，一人报送一人说了算的现象，计划没有统一的格式，甚至出现有用香烟盒纸作计划和口头计划的，物资的名称的命名也多样化，计划不严肃，随意性强，随时增减项目和更改，计划的质量得不到保证。各使用单位物资计划必须提前一天或当日期上午9点钟以前上传报送到业务采购部门，业务采购部门收到计划后要及时作出反应，对计划进行复核加以确认并回复各使用单位，然后进行物资出库信息处理，向仓储中心发出物资出库指令。
2、业务采购部门作业流程
采购作业流程是物流业务部门根据各使用单位的要求及库存情况汇总编写采购计划书，然后通过电商务中心向供货商发出采购订单等过程。业务采购部门接到各使用单位计划后作出快速反应，对仓储情况和是否有在途物资进行核实，如果有库存，业务科室要进行处理相关的出库手续，仓储配送中心依据业务采购部门出库指令进行相关的组织配装和配送。如果没有库存或没有订过货，业务采购部门需汇总编制各使用单位需求计划，通过电子商务中心向优秀的供应商发出采购订单，供应商收到采购订单后，通过网络或传真函件加以确认。经供需双方确认后，业务采购部门和供应商分别通过因特网向仓储中心发出发货信息，仓储中心根据货物的情况安排合适的库房和卸车设备。同时供应商将发货清单也通过网络发送至业务采购部门，以便做好验收入库的准备工作，最后供应商将货物通过各种方式运送到仓储中心。
3、仓储配送中心作业流程
仓储中心受业务和管理部门的统一管理，职责是收货、保管和配送。仓储中心收到供应商的送货清单和货物后，在验收区通过条形码扫描仪进行货物验收，货物与货单、业务采购部门的计划书一致后，对到货物资进行相关的堆码和上架配送等相关工作，如果该物资已有出库信息，属于直通型货物，可以直接存放于发货区，而对于存放型货物，要进行入库处理，即进入拣货区，拣货通过自动分拣输送系统，自动导向系统自动完成，货物进入自动化仓库存放，当货物需要出库时，根据发货单上的信息，通过自动分拣输送设备将货物传输到相应的装车线，然后对货物进行相关包装处理装车发送。物资送达各使用单位后，配送人员要与各使用单位进行交割，交割后的信息要及时录入供应办公系统，以便相关的管理部门及时跟踪货物的去向及相关的业务过程。
由于矿用物资的特殊性，进行物资配送时，可以将配送进行分类，分为大、中、小三种类型。比如大型的设备、钢材、运输带等可以从长期合作的供货商（生产厂家）由社会物流直接配送到各使用单位，不需要在本单位的仓储中心进行中转，减少二次运输和装卸，节约仓储成本。中型物资，可以采取沿线集中配送，配送中心需配备2-3台集装箱式货车，沿着矿区配送，或者说可以委托社会物流公司，将常用通用的物资交由社会物流公司直接去供应商（生产制造商）或市场上的批发商处进行配装配送直达各使用单位，供货商要及时将发货信息反馈给业务采购部门，业务采购部门也要及时地录入办公系统，以便各端口对物资的计划、采购、到货情况进行跟踪。同时，也要对一些品种多、一次采购批量较小、各使用单位需求不一样的商品进行储备。此外对于一些常年使用、采购数量大的商品也应保持一定的库存量，以备随时满足各使用单位的需求。这种集中储存，一方面可以降低总库存量，减少流动资金的占用和利息的支出，另一方面能够有效地保持经济的库存，增加供需调控作用的能力，保证各使用单位的需求，避免缺货现象的发生，预防对于供货商利益冲突及信息不通畅等原因，造成余缺物资不能及时调配，大量物资滞留在流通领域而造成资金沉淀，发生大量的库存费用。
总之，要搞好盘江的现代化物流配送，使其工作流程程序化，标准化，规范化，连续化，提高作业效率，必须从以下几方面入手：
要有现代化仓储配送中心。
要引进电脑网络化办公，充分运用物流信息网络系统，主要包括内部系统和外部系统。
内部系统有：物资计划编制系统，采购业务流程系统，库存计划系统，增补库存计划系统，出库系统，发票开立系统，运输管理信息系统（装载和载运），快速响应系统（质量跟踪、服务和信息反馈）。
外部系统：供应商信息系统，网上比质比价系统，电子商务合同系统，电子付款结算系统。
与供应商共同组建现代化物流配送中心。
培养物流专业技术人才提高员工的操作技能和业务水平，增强员工廉洁自律意识。
1.物资采购是电力企业物资管理的重要环节，是企业管理的重要组成部分。
物资采购是在遵循国家法令、政策规定，遵循企业生产组织，遵循物资供应体制与渠道等各方面合理化的前提下，运用现代科学技术和科学管理方法，积极组织与优化物资供应，降低物资采购成本，为企业生产运营提供合格、足量的物资需要。物资采购部门不是企业的后勤部门，而是企业的先行部门，物资采购是经济与技术相结合的一门科学，涉及企业物资管理工作的计划、定额、组织、协调和控制的各个方面，是物资管理的重要环节，同时，物资采购工作又涉及到企业折生产、工程、安全、财务等部门，要保证企业的生产和工程建设不间断地进行，促进安全生产而需经常性的物资储备，就必须加强物资来购工作。而要保证物资采购做到供应快、质好量足、费用省，必须有良好的企业内部运作机制和财务资金支持，实现物资采购供应与生产运营需要相衔接，达到相对平衡与统一。
电力是国民经济的基础产业，是实现国家经济发展的战略重点。经济要发展，电力要先行。电力生产的特点是发、供、用(即产、供、销)一次完成，电力产品不能储存，发、供、用必须随时保持平衡。电力生产自动化水平高，若发电机组发生事故，就会影响电网稳定，形成大面积停电，给用户造成损失，影响社会效益与形象。因此。要保持电力的连续与稳定，保证发、供、用的安全可靠，防止事故的发生就成为电力企业的头等大事。而电力工业是与装备水平有密切关系的行业，电力生产、建设过程中的主要环节都是通过设备、材料这些物资来实现的，电力物资采购工作的好坏，直接影响到电力生产成本和电力建设工程造价，关系到电力生产的安全稳定与经济运行，关系到电力企业整体经济效益和社会资产的提高。
2.现代电力企业物资管理现状及存在的问题
当前电力企业的物资管理方面基本实现了业务上计划和采购的分开、采购和保管的分开、采购和付款的分开，岗位上请购与审批、询价与确定供应商、采购合同的订立与审计、采购与验收、采购验收与相关会计记录、付款审批与付款执行等相关岗位的分离，在物资的管理中起到了有效的牵制作用。
2.1物资采购运作机制不完善
(1)物资招标制度的执行度较低
根据国家《物资招标管理规定》，企业10万元(指合同估价)以上设备和装置性材料应采用公开性招标或邀请招标，凡在国内采购设备，以及允许进口的单项设备的采购均按本规定执行。只有金额较大的大型机组设备或批量采购的设备及备件采取招标形式采购，大宗的材料都没有采取招标形式，而是采取询价方式进行。
(2)价格供应商管理尚不规范等
目前，电力企业的物资采购部门对供应商的管理上相对薄弱，尚没有实行供应商的分类分级管理，同时也没有与价格供应商建立正式的长期合作关系。而经营策划部作为采购实施的主要监督部门，却不承担价格供方的管理职能，难以实现对采购有效的监督。
(3)采购寻价机制运作不完善
供应商的选择是采购过程中的关键环节之一。一般按规定，主要物资的采购应当至少选择三个以上的供应商进行比质比价择优采购(惟一生产厂除外)。事实上，在调查众多电力企业了解到，由于种种原因，采购部在询价过程中有时并不能按规定做到向三家供应商进行询价，而是自接向某家供应商询价后就发出订单。
2.2物资采购管理控制体制不健全
(1)询价及供应商选择缺乏有效监督
目前电力企业物资采购从询价到初步确定物资采购供应商和价格都在采购部内部进行。一方面，在询价单发出过程中，向哪些供应商发出询价由采购部自行决定，缺乏有效外部监督另一方面，询价信息反馈后，山采购部人员进行分析并初步选择供应商和确定价格，没有其他部门的参与，难以形成外部制约。
(2)物资采购合同范围不明确
目前，大多企业的物资采购的合同的谈判中，多是由技术部会同相关部门进行技术性谈判，采购部和商务部、财务部进行商务性谈判。在具体操作上，由于询价过程由采购部独立完成，且供应商和价格也已初步确定，再加上采购信息的小对称，所以在谈判中和仍是采购部主导着谈判，尤其是商务谈判。
(3)合同监督作用没有有效发挥，采购价格的确定缺乏有效的制约
目前许多电力企业没有对物资采购制定一套价格标准体系，采购计划中提供历史采购价格的加权平均价格，不具有足够的约束力。而且，目前物资采购价格的确定主要采购部询价，并在内部独立完成，无别的部门参与。
3健全管理制度，改进物资业务流程，完善管理体系的措施
3.1优化采购运作机制，完善采购业务流程
(1)规范价格供应商管理，对价格供方实施分级动态管理并引入定点采购，与供应商建立长期合作关系。
(2)界定严格的物资采购招标范围、规范评标活动，建立评标小组专家库。
(3)整合物资流程，将物资业务统一纳入系统管理。
采购作为企业生产经营活动的重要环节，对于企业的产品成本控制具有关键性的作用，能否在采购这一环节做好成本控制，决定着后续的生产与销售。可以说，企业能否有效地进行出物流的采购成本控制，防止无效成本的支出，关系到企业的经营目标能否实现。
一、企业采购成本控制中存在的问题
现阶段，一些企业普遍存在着物流采购成本控制不力的现象，如企业内部采购人员的成本控制观念落后，缺乏系统的规范的采购制度和有效的监控体系建设，缺乏全局观和系统观，以致企业在物流采购方面成本超支，大大超出企业的预算，影响了企业的效益。
(一)采购成本控制观念落后
当前，很多企业普遍存在物流采购成本控制观念落后的现象，主要表现为对采购成本控制的忽视，如在企业的采购中，只选贵的、好的，不选对的、合适的，采购人员认为采购花的是企业的钱，选贵的、好的保证质量就行，殊不知，贵的好的不一定是最适合企业的产品生产，导致企业的成本浪费。
(二)缺乏健全的采购制度与有效的监控体系
一些企业内部虽制定了相应的采购制度，但往往出现采购制度执行不严格，采购的监督管理弱化的现象，致使采购人员有章不循。由于缺乏有效的监督，甚至有些采购人员进行暗箱操作，为了牟取个人利益，私自抬高采购单价，增加了企业的采购成本。
(三)采购方法不合理
目前，一些企业的采购工作通常是由采购部单独负责完成，通过用料部门的下单申请，采购部门单独采购来完成的。这种分工也使得企业对于采购成本的控制存在局限性，往往都是采购部门独自参与，缺乏其他部门的参与与监督，容易致使内部人员相互勾结，选择对其有利益关联的供应商，从而危害了企业的利益。
二、降低企业采购成本的建议
(一)树立正确的采购成本控制观
采购作为的企业生产经营活动的基础环节，也是企业生产经营活动的起点，若不能树立正确的采购成本控制观念，做好成本控制，则直接影响到企业的生产经营效益。因此，企业应树立正确的采购成本控制观，企业的管理层应加强对采购部门人员的培训与管理，把对采购人员的绩效考核与其的采购成本控制行为挂钩，以强化采购人员的成本意识。另外，还需对公司的全体员工进行采购成本控制的宣传，倡导全员树立采购成本的正确观念，尤其是一些用料部门，应加强其与采购部门的协调和沟通，建立内部畅通的信息沟通渠道，并让用料部门的人员参与采购部门的采购过程，以进行相互的监督，达到采购成本控制的目的。
(二)建立健全的采购制度，加强采购的监控管理
针对企业物资采购中存在的采购制度建设不规范，采购过程缺乏有效的监督管理的现象，企业首先应从制度上规范与优化采购流程。如首先建立严格的采购预算制度，针对所需的采购物料，进行严格的预算审批，以提高企业采购资金的使用效率。其次，建立健全的采购制度与流程，这是进行有效控制采购成本的保证。在采购制度中，应明确规定采购的流程，建立如申请、审批、采购、签约、检验以及入库等一系列采购流程，明确采购人员的职责，建立问责机制，一旦发生意外情况，进行问责追究，以提高采购人员的责任心和成本控制意识。最后，要建立全方位全过程的有效成本控制监控体系。除了明确规定采购人员的工作职责和采购标准之外，企业还应规定相关用料部门申请物料采购相关人员的职责，让其参与物料的采购过程，对采购过程进行如实的报告，一旦发生意外，对其也进行相应的职责追究，以强化其对采购人员的监督意识。除此之外，把对采购人员的绩效考核与采购成本控制行为相结合，通过严格考核，促进采购人员的优胜劣汰，以实现企业采购成本控制的目的。
(三)合理地选择供应商
合理地选择供应商是解决企业采购方法不当的一个重要选择，这能有效地防范采购人员的暗箱操作，达到成本控制的目的。选择合理的供应商可以通过招标采购，在选择供应商之前，对供应商的综合素质进行考量，所谓综合素质包括供应商的资信、原料价格、科研能力以及售后服务等情况。采购人员需选出至少三家的供应商，通过对比、选择，最后与供应商建立良好的战略合作关系，以降低寻找供应商的无形采购成本。
随着我国社会主义市场经济的建立和逐步完善，企业经营日趋专业化和规范化，企业对采购的认识也发生了根本性的变化。采购管理不仅仅是企业的成本中心，更是企业核心竞争力的要素之一。企业通过建立规范、有序、良好的采购制度，选择合适的人员执行采购任务，实现从供应商、经销商、零售商之间的物流、信息流和资金流的一体化管理，建立新型的供需关系，确保整个供应链低成本、高效率地运作。在未来全球化经济体系中，卓越的企业采购供应管理将在激烈市场竞争中起到决定性的作用。企业采购部门也将从一个职能部门上升到一个战略部门，从单一的被动型采购转向主动采购，与供应商建立战略合作关系。
常州盟阳塑胶制品有限公司成立于2005年，位于中国江苏常州市武进区鸣凰工业集中园区小庙。该公司长年和一些独资外企合作，属于生产型企业，主要生产塑料轮子，加工和一些塑料机械部件，如：割草机、割灌机、绿篱机、空压机等塑料机械轮子。目前常州盟阳塑胶制品有限公司在采购方面存在着诸多问题，严重妨碍了企业的发展，因此分析问题产生的原因并实施一系列可行的对策至关重要。
2 常州盟阳塑胶制品有限公司采购管理的现状
2.1 ERP Enterprise Resource Planning（企业资源计划）的简称就是ERP，它是上个世纪90年代美国一家IT公司根据当时计算机信息、IT技术发展及企业对供应链管理的需求，预测在今后信息时代企业管理信息系统的发展趋势和即将发生变革，而提出了这个概念。
ERP是针对物资资源管理（物流）、人力资源管理（人流）、财务资源管理（财流）、信息资源管理（信息流）集成一体化的企业管理软件。它将包含客户/服务架构，使用图形用户接口，应用开放系统制作。除了已有的标准功能，它还包括品质、过程运作管理等一些其它特性。尤其是，ERP采用的基础技术将同时给用户软件和硬件两方面的独立性从而更加容易升级。ERP的关键在于所有用户能够裁剪其应用，因而具有天然的易用性。
2.2 采购管理现状 常州盟阳塑胶制品有限公司采购管理主要采用的是ERP管理，ERP系统下的采购管理要素是在基本规范和COSO报告的基础上，结合了企业资源全部使用ERP系统进行统筹规划，这一特殊环境下的特殊做法在实际操作时更加地具体，有针对性。
①业务部门请购。采购请购是指企业内部各部门向采购部门提出采购申请，是采购与付款流程的初始环节。盟阳塑胶企业如大多数企业一样对正常经营所需的物资的购买作一般授权。一般情况下仓库负责对已列入存货清单的项目进行购买，其他部门负责对未列入企业存货清单的项目进行购买。在ERP环境下，各业务部门请购物品时需在ERP系统中填制请购单后，经填制人员签字、相关部门领导按权限进行审批后传递到采购部门。随后采购部门对企业内部采购需求列出采购清单进行汇总归集、合理制定采购计划并进行任务分配。
②采购部门订购。采购部门在收到传递来的请购单后，开始比较各个供应商之间的价格，与各个供应商议价，以确定最佳的供应来源。并与供应商签订采购合同或采购协议，确认要货的基本要求，制定出相应的订购单。订购单中必须列明所需要的商品品名、数量、有效价格、厂商名称和地址等，并预先定好编号并经过被授权的采购人员签名。由财务人员将合同资料、订购单一起录入ERP系统，并将订购单由ERP系统中的电子采购平台传送给供应商，如果供应商发现信息有误，须及时通知修正；另外，一并传送至企业内部的保管部门和企业内部的会计部门。
③库存部门入库。库存部门的仓库保管员应首先比较所收商品与订购单上的要求是否相符，如商品的名称、数量、规格及到货时间等，然后再盘点商品并检查商品有无损坏，质检人员验货后会出具相应的产品质检报告。
验收后，库存部门应对已收货的每张订购单编制一式多联的入库单，作为验收和商品入库的依据，验收人员和保管人员在确保检验无误的情况下在入库单上签字后，传递给会计部门和存货核算系统，自动生成采购入库的转账凭证。同时向采购部门反馈到货信息。于是由采购部门统计汇总需要开票的入库单，向供应商索要发票，然后将入库单和供应商提供的发票或是系统内部的自动生成的电子发票提交给会计部门。
④会计部门审核单据。会计部门收到传递过来的订购单、入库单及供应商开具的发票后，确定供应商发票的内容是否与相关的订购单、入库单一致，和供应商发票的计算是否正确。在确认了所有信息的正确性之后，在财务系统中相对应的订购单中输入电子发票，并由被授权人员审核发票后签章，核对无误后，可按发票要求付款。
⑤存货核算。负责存货核算的会计，在存货核算系统中，根据已接收到的入库单信息，编制记账凭证并传递到总账。
⑥付款处理。会计部门查看了部门预算并审核单据无误后，根据惯例或业务发生时的具体情况，财务会计决定进行转账付款或是现金付款，并编制相应的现付或应付凭证传递到总账。
⑦系统生成的会计凭证会自动传递到总账。
3 常州盟阳塑胶制品有限公司采购管理存在风险分析及应对措施
在前文中已经阐述了盟阳塑胶制品有限公司采购管理现状，盟阳塑胶企业现在所有有效信息都完全电子化，企业的管理人员也能够通过该ERP系统全局地了解各个业务活动的进行动态。即使如此，尽管该采购与付款流程在很大程度上给企业提高了付款流程的运行效率，但要保证流程运行的结果符合企业管理的最终要求，我们还必须了解各个内部控制环节中可能存在的风险。
①请购风险。它是采购的第一个环节。ERP能够实现销售计划到生产计划再到物资计划的分解，但是它的准确性非常依赖于源头数据的真实准确性。然而由于多变的市场环境、科研情况、资金供应等都会影响采购计划，所以企业的采购计划并不能完全的依赖于ERP系统的计划，一些特殊情况还是需要高层领导和财务人员的参与，因为基础数据不准确或领导信息不对称造成的请购不合理是这一环节的风险。因此盟阳塑胶企业在请购单到达采购部之前需要经过请购部门领导的授权批准，在一定程度上缓解了这一风险。
②订购风险。订购环节是采购与付款系统中非常重要的环节。该环节是采购部门对请购部门提交的请购单进行归集、并合理安排采购计划的过程。因此采购部门是否合理订购，关系到企业资金的有效使用及生产过程的正常进行。
③验收入库风险。验货入库后相关的采购单在SAP内部也会进行自动检查，一旦发现跟预设的交货日期和数量不一致时，会被拒收。尽管ERP系统能够保证入库单与订单的一致性，但它的真实性不能保证，使风险大大提高，如果实现了收货员、验货员与记账员的不相容职责分离，它的风险会大大减少。因此企业应该注意职责的相互分析和信息的及时反馈。所以盟阳塑胶公司规定，采购人员与验收人员不得为同一人，以减少入库信息反馈舞弊的风险。
④审核单据风险。一般由财务人员保管供应商开具的发票，这是企业付款最主要的依据。ERP系统会自动进行相关的订购单、入库单及电子发票一致性的校对。但仅仅是系统的校对并不能完全保证信息的正确性，还需要财务人员在系统外将相关单据与供应商开具的发票相匹配，从而输入系统。只有当发票与订单等相关单据一致时才能过账。这一环节需要财务人员耐心、细致，否则可能会审核不正确而导致付款错误。对于此情况，盟阳塑胶公司要求会计人员必须重点注意订购单的审批情况、到货情况以及订购单的余额。并设立了专门检查输入供应商发票与原始凭证是否匹配的人员进行审批。并且在付款前，付款组还会对其进行二次检查，重重把关将风险降至最低。
⑤付款风险。只有付款前确保银行票据系统与ERP系统的账号数据同步更新并保持一致，经过了请款部门经办人填制请款单，财务人员审批后，银行出纳才能通过银行票据系统开转账支票付款。因此，审批手续的不齐全、账户信息的错误将会直接导致付款的不合理。所以供应商银行账号信息的维护必须成为企业需要关注的重点。所以盟阳塑胶企业设置了一个专门的小组专门管理供应商信息，对于那些实质性的更改，如供应商名称、税务代码、银行帐号等同时变更，采购部应立刻要求供应商提供相关变更的证明文件，并填写《供方情况变更申请表》，经采购部领导审批后，一起提供给供应商信息维护小组的成员，以确保供应商账户信息的正确性，从而减少付款风险。
4 常州盟阳塑胶制品有限公司采购管理方法改进的建议
4.1 建立完善的授权审批体系 对各类不同的物资请购，企业应建立完善的责任授权体系。部门资产负责人负责该部门的物资需求；特殊请购计划的制定必须由各相关部门综合商议决定，与战略相关的大型支出还必须得到高层领导的同意，责任到人。
4.2 建立供应商定期考核制度 采购部门建立供应商定期考核制度，可以保证供应商信息的真实准确。考核以各项指标分析表和质检分析报告为主要依据，配合和供应商之间交易的可信、可靠程度为辅，设定评分标准对供应商进行相应的评分，并将该评分表格作为采购时选择供应商的一个重要标准。
4.3 建立职责分离制度 公司通过采购部门、物资管理部门的组织设置基本可以实现各岗位的职责分离。注意同一部门内部不相容职责的分离问题，最好不要让供应商的选择人员同时负责供应商的考核工作，所以在采购部门内部这两项工作应分派不同的人完成。收货员、验货员与记账员也同样应该分别设岗、各施其责。通过这样的职务的分离制度，可以有效地防止收货环节的舞弊发生。
4.4 建立财务部的合同审核制度 建立财务部的合同审核制度，并严格遵守该制度。在与供应商签订合同时，需要审查文件里的各项因素，确认无疑后才能支付预付款；如果是采购结束后才支付款项，那么采购会计必须参与采购计划的审核和付款计划的签订。此外，采购会计还应将合同信息与采购部门采购信息核对一致后录入ERP系统，并负责分类与保管原始的合同资料。
关键词：企业流程再造；组织变革；组织结构
中图分类号：F252.3 文献标识码：B
一、企业流程再造的概念
企业流程再造(Business Process Reengineering，简称BPR)这一概念最初于1990年由美国麻省理工学院的哈默(Michael Hammer)在“Reengineering Work：Don't Automate，But Obliterate”一文中提出 。接着哈默(Michael Hammer)和钱辟(James Champy)于1993年合著的“Reengineering the Corporation――A Manifesto for Business Revolution”一书，全面提出BPR概念。在书中，他们将“企业流程再造”定义为“从根本上重新思考、彻底改造业务流程，以便在衡量企业绩效的关键指标上取得显著性的改善”，其中衡量绩效的指标包括产品和服务客户满意度、成本、工作效率等。
这个定义包括了四个关键词：根本的(Fundamental)，彻底的(Radical)，显著性(Dramatic)和流程(Process)。这就是企业再造的四个核心内容：
第一，所谓根本的，是指企业再造需要从根本上重新思考，对长期以来企业在经营中所遵循的分工思想，等级制度和官僚体制等进行重新审视，这需要打破原有的思维定势，进行创造性思维。
第二，所谓彻底的，是指企业再造工程不是对企业进行肤浅的改变或调整修补，而是要追根溯源，进行脱胎换骨式的彻底改造，抛弃现有的业务流程和组织结构以及陈规陋习，另起炉灶，对企业进行重新构造，不是对企业进行改良，增强或调整。
第三，所谓显著性，是指企业再造的目标不是要取得小的改善，而是要取得业绩上的突飞猛进，如大幅度降低成本，缩短研发生产周期，提高质量等。不是缓和的，渐进式的改善，而是大幅度的跳跃，渐进式的变革只需要精细微调旧系统，而业绩上的巨大飞跃则需要以新的系统取代旧的系统。
第四，所谓企业流程(Business Process)，就是企业将多种资源输入转换成对客户有价值的输出的一连串活动集合。许多企业着眼于流程的片断，如接单、盘点库存等等，而忽略了流程本身。
二、流程再造的经典案例分析
流程再造理论一提出，立刻在企业管理界产生了广泛的影响，也带动了企业再造的风潮，引起了二十世纪末的产业重组浪潮。十几年来，BPR正被企业界普遍接受，并象一股风潮席卷了美国和其它工业业化国家。研究表明，75%至80%的美国大公司已经开始流程再造，其中一些世界著名的公司 ，如福特、克莱斯勒、美国电报电话公司、强生等都加入了企业再造的行列，而且取得了显著的业绩。其中以福特公司应付账款部门的采购业务流程再造最为典型 。
福特 (Ford )汽车公司是美国三人汽车巨头之一，但是到了本世纪八十年代初，福特像许多美国大企业一样面临着日本竟争对手的挑战，因而想方设法削减管理费用和各种行政开支。当时仅在福特汽车公司的北美分公司，财务人员就超过500 人。为了减少开支，福特的管理层认为，可以借助办公自动化来减少两成的间接成本，并把财务人员缩减为400人。而福特公司拥有 22%股份的日本马自达公司，做同样工作的人只有 5个人。尽管两个公司在规模上存在一定的差距，但 5: 500的差距让福特公司震惊了。为此，福特公司决定对其公司与应付账款部门相关的整个业务流程进行彻底再造。
福特汽车公司采购业务流程是采购部向供应商下定单，同时把副本送付账部和物料部，厂商将货品送到物料部，同时将发票送给付账部，物料部对货物进行清点、记录， 然后将验收单送到付账部，付账部将所持的验收单、订单和发票三种文件相互查验， 如都相符， 就如数付款给厂商。其业务处理流程如图一所示。
第一次再造只做了一点变动，即采购部不直接向供货商发送订单，而改向付账部送预购单，付账部在收到预购单后，直接向供货商发送定货单。初步的流程改革虽然简单，却给多个部门带来好处：采购部只需向付账部送预购单，免去了向供货商发送定货单的任务；对供货商来说则免去了向付账部发送发票的手续；而付账部的得益更多，现在它只接受来自两个信息源（采购部及物料部)的信息，核对的工作量大大减少，工作准确度也大为提高，即使发现单据不符情况，调查只涉及采购部和物料部，不需要找供货商。因此，这一步改革使付账部的人员就减少了 75 %。
第二次流程再造的核心是将核对工作由付账部转到物料部，采购部同时向付账部及物料部发送预购单。物料部在收到货物后，立即与采购部的预购单核对，符合时就向付账部发送收货单；若不符合，就将货物退给供应商。第二次后付账部的工作任务只有两个：根据采购部的预购单向供应商发送购货单；根据物料部送来的收货单向供货商付款。在这种情况下，付账部的人员可大大减少，后来只需要20人左右就足够了。
第三次流程再造的核心是把现代信息技术应用于流程再造，利用共用数据库代替文件的传输，以提高信息传递的速度和准确性以及付款流程的效率和性能。福特公司开始进行采购流程再造，他们采用先进的信息技术， 高效率地与供应商协作， 以提高企业内部运作效率， 最大限度地满足客户的需求。采购部将订单输入数据库，数据库向厂商下达订单，厂商交货给物料部,物料部从数据库取出订单资料,再验收所交的物品。如果验收相符,就将验收合格资料输入电脑，如果验收不相符,同时也将验收结果输入电脑，付账部从电脑资料中查询和了解采购状况，安排付款，其过程如图二所示。
经过再造，福特汽车公司的财务人员减少75%，财务人员需要核对的数据从14项减少到3项，借助信息技术来缩短处理时间，大幅度提高了效率。
三、对企业流程再造的再认识
结合自身的研究，谈一些对企业流程再造浅显的认识。
1．流程再造并不一定追求流程的彻底性变革
对长期以来，对企业经营中所遵循的基本信念进行重新思考，打破原有的思维定势，抛弃现有的业务流程和组织结构，进行彻底的改造，一直是企业流程再造理论的基石。其实流程再造作为一种管理技术， 其目的无非是通过流程的变化导致企业各项经营指标的彻底改善。其中的流程也只不过是实现顾客价值的一种手段。所以无论流程是改良还是革命， 只要能在成本、质量、服务和速度等方面获得彻底的改善就应该属于流程再造。
企业运作系统的设计是从顾客的需求出发，为满足顾客需求生产产品，确定运作系统的运作重点，即质量、价格、速度、柔性等，再根据运作重点设计运作系统的业务流程――主流程和辅助流程，各流程的关系层层推进，并在逻辑上保持一致。由于企业的运作重点质量、价格、速度、柔性等是由多层业务流程组共同完成的，所以即使没有对企业原有流程进行革命性的改变，只是对影响流程逻辑关系和技术参数的流程进行改良，企业同样能在成本、质量、服务和速度等方面获得根本性的改善。
在实际的应用中，企业并不需要严格根据流程再造定义中“根本”、“彻底”的要求来执行，关键在于要将这种思想应用到企业的实际当中。在理论不成熟的情况下，最合理的方式就是保留对企业的发展仍然有促进作用的业务流程，对那些不符合要求的流程， 则要通过改进、调整或重建等手段进行再造，使业务流程满足企业信息化的基本要求。
从福特公司的采购流程再造的案例我们可以清楚看出，业务流程小小的变化，或者工序位置的变化，都可能导致企业经营效果根本性的变化。流程再造并不一定追求过程――流程的根本性改变， 而是追求结果――运作重点彻底的改善。
2．企业流程再造应与职能型组织相互融合
流程再造思想为企业管理的改变提供了一种思路，但如果流程再造作为管理改革的唯一方法，那么它必将面临失败。虽然在职能型组织中，完整的业务流程常常被割裂得支离破碎，出现所谓的“局部最优，未必整体最优”现象。但是，事实上，以职能理论为指导的职能型组织结构同流程再造理论与实践是完全可以相互包容、互为所用的。问题不在职能管理和流程管理，而在于以哪一个为“标的”，或者说以哪一个为出发点和归宿。
企业再造理论对分工理论的批判以及对变革方式的主张，都有偏激的一面。彻底否定劳动分工、彻底抛弃管理职能，这样的观点同传统的劳动分工理论认为分工越细越好的观点一样，存在片面性和相对极端。事实上，如果没有劳动分工的话，那就根本不存在什么流程，因为任何流程都是由若干工序、环节、岗位或部门构成的，他本身就是分工的产物。劳动分工在流程再造中并没有也不可能被取消。因此，我们必须注意，不能因为批判传统理论的局限性而将其科学性的一面也一同抹煞，结果从一个极端走到另一个极端。正确的态度只能是，在坚持劳动分工的前提下，针对受传统理论影响而存在的分工过细、组织被割裂所产生的一系列问题，通过流程再造加以解决。
四、结束语
企业流程再造的性质是一次深刻变革及革命，但怎样具体组织实现这一革命的任务、最终达到革命的目标，则必须讲究策略、方式和方法，不能一概而论。本文认为，无论有关学者如何攻击传统组织理论已经过时，传统组织理论中的劳动分工等观念在现代企业里仍有非常强大的效力，而这些是业务流程再造理论无法做到的。因此试图全面抛弃传统理论，寻找或创造出一种全新的、可替代旧模式的新型管理理论或实践体系是不现实的。我国企业在实践中应该抛弃早期所宣扬的激进式再造主张，并与其他管理理论的新技术、新方法、新趋势相融合，从而寻找到一种适合我国国情的企业流程再造的模式。
作者单位：江南大学 商学院
参考文献：
[1] Michael Hammer,Reengineering Work：Don't Automate，But Obliterate, [J],Harvard Business Review, July-August, 1990.
关键词：业务流程梳理 关键控制点提炼 业务流程再造 内控设计
自2004年塞班斯法案实施以来，我国大型国有企业纷纷开始重新审视和改进自己的经营模式和组织形式，制定内部控制制度，逐步加强了内部控制体系的建设。
近几年来，国内电信企业的采购集中化趋势愈加明显。以采购合同金额来看，集中采购和分散采购的规模比例已大致接近90%：10%。因此，随着采购形式结构的转变，对原有采购管理流程提出了新的内控设计要求。与此同时，业务流程再造（Business Process Reengineering，简称BPR）的概念也出现在现代企业管理者的视野中，本文以电信企业采购管理流程为例，分析业务流程再造下的内部控制设计。
一、基于业务流程再造的内控设计思路
业务流程再造与内部控制两者之间既有联系又有区别，既有矛盾冲突又有一致相关，业务流程再造是以业务流程为改造对象，对现有企业的业务流程进行彻底性再设计。因此，业务流程再造会从根本上改变企业的风险分布，从而使针对重大风险采取的内部控制活动也会发生重大改变。以业务流程再造为基础的内控设计思路可以概括为“六步法”：明确业务流程涉及的活动范围；确定该业务流程所要实现的内控目标；明确不能实现内控目标的风险；梳理原有业务流程，并发现不合理之处或风险点；提炼关键控制点；基于业务流程再造的内控设计。
下面以电信企业采购管理流程为例，进行详细说明。
（一）明确业务流程范围
本流程涉及的业务范围包括集中采购和分散采购。其中，集中采购是指属于多个单位、一定时期范围共同需求的物资、工程、服务，由某一指定单位集中操作实施、集中管理的采购形式。分散采购是指针对零星需求而自行实施采购的采购形式。
（二）确定采购管理内控目标
（1）合理保证采购活动经过适当授权和审批；
（2）合理保证采购计划和方案的适当性，保证工程顺利开展；
（3）合理保证采购及项目招标行为规范，遵循有关法律法规及合同条款。
（三）明确采购管理的内控风险
（1）采购活动未经适当授权和审批；
（2）未恰当制定采购计划和方案，导致采购不及时进而影响工程进度；
（3）未遵循有关法律法规及合同条款，导致合同索赔、项目停滞或政府处罚等。
二、原采购管理流程梳理
（一）基于原有采购管理流程的内控设计如图1所示
（1）由需求部门提出采购申请，并提交给主管领导审批，审批后将结果传递给采购部门；
（2）采购部门了解采购内容后拟定采购方式，形成采购建议书，并提交给主管领导审批；
（3）审批通过返回采购部门，判断是否从现有供应商目录中选择，如可选，确定供应商，并制定详细采购方案，提交主管领导审批后，回转到采购部门实施采购；
（4）若判断不可选择现有供应商，则发起招标流程，确定中标单位后，和风险管理部门共同起草合同，提交给主管领导签字审批后，实施采购。
（二）原流程效果
不管是集中采购还是分散采购，均需要经过采购申请审批、采购方案审批、供应商审批和合同审批，因此即使不算招标时间在内，全过程最少需要16天，最长达到22天，响应时间过长，不能匹配生产需要。
（三）原流程问题
（1）审批节点较多，且流转过长。原流程共有四个审批节点，且通过纸质递送签字回转，如遇主管领导因事无法审批，导致流程无法进行下一环节时，严重影响采购效率。
（2）未适应采购形式的转变。采购集中化，就是为了简化采购工作量，提升采购管理工作效率，而原业务流程未考虑采购形式结构的转变，要求所有采购需求都必须经过四次审批，因此流程上存在不必要的环节或者没有针对采购形式设计内控流程。
（3）易发生未经授权审批的采购行为。原业务流程中审批节点受限于内控设置，且缺乏信息化授权支撑，因此为不影响进度，往往会出现未经授权审批即实施采购的行为。
三、关键控制点提炼
（一）定义“关键控制点”
从风险控制的角度，关键控制点所对应的固有风险程度较高，且执行该控制点可以有效地降低所对应的风险。
（二）识别控制点
从原有流程中，找到所有与重要管理层认定和采购风险相关的控制点，以备进一步筛选。“六步法”第三步明确了采购管理流程中的内控风险（缺乏授权、进度延误、不合规），因此业务流程中与这些风险对应的控制点主要是：
（1）审批控制点（授权及批准）：请购单审批、采购方案审批、供应商审批和合同审批；
（2）时效性控制点（时间）：提出采购申请、编制采购方案、招投标、签订合同；
（3）合规性控制点（文件）：招投标方案、采购合同。
（三）风险评估
主要是从各控制点的风险影响程度和对其实施管控的可行性这两个维度进行评价。控制点风险影响程度越高，且降低风险的可行性越高，则为关键控制点。如图2所示，“6-招投标方案”和“7-采购合同”，公司一般都有明确的规范，其对合规性风险影响相对较小，因此不是关键控制点；“4-招投标”虽然对采购时效性的风险影响程度很高，但由于招投标流程存在刚性特点，因此对其管控的可行性较低，也是一般控制点。
（四）提炼“关键控制点”
关键控制点是指在风险评估的基础上，经过具体分析比较各内部控制活动实现其控制目标有效性的能力，而确定的内部控制活动。它们在内部控制活动中的重中之重地位，能够更有效地确保内控目标的实现。
由于“1-四大审批节点”对授权审批的风险影响程度很大，且通过流程优化可以实现对风险点的归并和采购时效的提升，因此它们是关键控制点；另外，“2-提出采购申请”、“3-编制采购方案”和“5-签订合同”均与四大审批节点密切相关，因此也是关键控制点。
四、基于业务流程再造的内部控制设计
随着采购集中化趋势，原业务流程在内控设计上不符合成本效益原则。因此，应该适应采购形式的转变，针对大规模大批量的集采需求，尽量将采购部门职能前移，通过事先制定详细的采购方案，尽可能减少原业务流程中的审批环节。具体改造如下：
（1）首先区别集中和分散采购在业务流程上的差异。集中采购通常会与入围供应商签订年度框架协议，因此集采可以将采购申请、采购方式和供应商审批流程进行合并；
（2）简化原有流程审批环节。将采购部门职能向前伸展，参与采购需求的提出，事先拟定采购建议书，初步判定选择供应商范围，再向主管领导提出审批。在审批内容不变的情况下，将原流程中的采购申请、采购方案和供应商审批合并成一个关键控制点，审批次数由原来的4次降低到2次，大大减少公文流转环节。
（3）以信息化促效率。实现办公平台电子化采购审批，通过任务催办或短信提醒等方式，做到及时批复，不仅节省时间，同时保证流程执行连续不间断。
（4）灵活授权。通过制定符合内控要求的授权审批制度，可以有效提升审批效率，并通过在信息化系统中留存授权审批的文档以便对合规性进行复查。
流程再造后，基于流程设计的原有内控已不再适用，新的内控设计如图3所示：
流程再造后内控实施效果评价：
（5）成本效益分析：再造后业务流程，采购需求发起到实施采购，缩短到10天内完成，由于信息化支撑、灵活授权等，大大提高了工作效率，有效降低了控制成本。
（6）风险管理分析：再造后业务流程，审批节点和路径减少，降低了可能产生的差错，同时也改变了原流程的风险分布，找到最容易发生风险的节点成为关键。在本例中，对采购建议书和合同的审批成为关键控制点，虽然再造后减少了审批次数，减少了原有风险点，但同时由于审批内容和范围基本不变，可以保证风险的合理管控。
五、结束语
业务流程再造对企业的改造是全面、彻底的，对内部控制环境的影响是全面而深刻的。变革原有的控制环境为基础的内部控制系统，实施新业务流程，需要在实践中不断探索和发现更先进的管理理念和方法，才能更好地适应现代企业竞争和发展需要。
参考文献：
[1]翟茜.《企业内部控制成本与收益研究》[J].中国证券期货，2011，04
[2]丁宁，杨光浩.《关于企业内部控制建设的国际比较分析》[J]. 现代管理科学，2010，08
