时间：2023-06-07 09:37:57
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇档案的数字化管理，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
随着社会日新月异的发展，各级政府机关、企事业单位以及群众个体在撰写史志、社会宣传、招商引资、多媒体制作、电子邮件等方面的工作需求日益增加。为了适应与满足倍增的需要，势必要运用现代高新技术，如信息技术、扫描技术、计算机技术、存储技术等，与传统的档案收集、归类、整理、保管、查阅、利用等一系列方法相结合，建立起电子照片档案系统，这就形成了照片档案的数字化管理。数字化是一个系统工程，主要包括了档案资源数字化、信息传输网络化、信息资源共享化、信息利用社会化等内容。照片档案的数字化管理具有其必然性和重要性。
首先，数字化管理使得照片档案的收集方式更具灵活性。由于这些传统照片具有稀缺性与宝贵的历史记忆价值，通常有些照片档案的所有者并不具有将照片交给档案部门管理的意愿，并且无法提供可以进行复制的底片，因此，档案馆只能够通过翻拍的方式来收集所需的照片档案。倘若照片档案的所有者对照片保管不妥善，极有可能导致一些珍贵、重要照片档案永久性丢失，给以后的档案收集工作带来麻烦。照片档案实现电子化管理之后，不仅可以实现照片档案在相纸、磁盘、光盘等不同载体上的转移，而且各归档单位通过网络系统就可以直接将照片传送到档案部门。
其次，电子化管理的完善让照片档案的保存更加安全方便。传统的照片档案是以感光材料作为载体，对保存环境有较高的要求，耐久性不佳。无论是黑白照片，还是彩色照片，均会随着时间的推移出现影像褪色、渗化和消失等现象，使得照片效果大打折扣，甚至到了失真的地步。因此，即使照片能够保存下来，其所发挥的作用也会受到影响。照片档案的电子化管理，使得照片档案的载体变成磁盘、光盘、移动硬盘等，这些载体不仅具有容量大、占用空间小、存放方便等特点，而且保存与复制过程中不会存在变质、褪色等问题。同时，在照片修复上，可以先将老化、破损的照片扫描到电脑，再利用Photoshop等软件进行修复处理，使得图片达到较好的效果。
第三，电子化管理实行后，照片档案的利用会变得更加灵活便捷。人们在查阅和使用照片档案时，并不一定按内容一对一地调用照片，而是根据所需有所选择，这给手工操作带来许多麻烦。同时，照片档案的使用具有排他性，同一张照片不可能让多人同时使用。照片档案电子化管理，使得用户对照片档案的利用可通过计算机随时随地检索，使得档案工作人员的劳动强度大大降低，节省了大量的查阅时间，工作效率得到提升。而且查询速度快、支持多人同时使用、调看同一张照片而不必动用原件，还可通过通讯网络以电子邮件等方式进行远距离传输，充分实现档案资源共享，照片的利用率得到大幅度提高。
2 照片档案数字化管理现状分析
近几年，随着国家社会的发展和各地经济的增长，照片档案管理工作也进入到一个新的历史发展阶段。由于传统的照片档案有相应的《照片档案管理规范》，所以在管理实施的过程中会有章可循，相对规范，但对于数码照片档案的管理相对而言就不是那么规范了。
2.1 管理制度不完善
国内虽然早已出台了《照片档案管理规范》，但这个规范只适用于传统照片档案的管理，具有一定的限制性，对于新兴的数码照片档案在较长一段时间内一直没有制定出一套相对完整的的管理规范，这给照片档案的数字化管理带来了严重的影响。直至2014年，国家出台了《数码照片归档与管理规范》（DA/T50-2014），使得数码照片档案的管理终于有章可循。虽然各级单位在照片档案电子化管理工作中，开始执行国家的相关规范，但由于长时间缺乏一套完整的规范，很多的档案馆（室）现行的管理制度仍不够完善健全，并且存在档案管理人员对照片档案的电子化管理意识还较为薄弱的现象，在管理过程中出现执行不严格，缺乏力度的情况。另外，一些档案馆（室）的上级管理部门仍未结合实际的具体情况，制定出相适应的电子化管理实施细则，如对数码照片档案归档时间、归档范围、归档要求、保管条件以及数码照片档案的利用等未做出具体的规定。因此，实际上，很多单位对于数码照片档案管理工作仍然处在一种无章可循、无序的工作状态，这对照片档案电子化管理工作产生了直接影响。
2.2 收集、整理难度大
与传统照片的管理对比而言，数码照片档案的收集难度更大。数码照片具有无底片、不用冲洗的特点，无需产生购买胶卷和冲洗的费用，使得照片数量比以往大幅增加。在这些大批量的数码照片中，质量参差不齐，也不全都具有收集价值，而且缺乏相应的收集细则，这为档案管理人员的收集工作增加了许多隐性困难。其次，现今数码相机的普及率很高，甚至智能手机也具有优质的摄像功能，不仅照片数量增多，收集对象更是难以把握，这使得档案人员很难将所有照片进行收集归档。
与收集工作密切相关的整理工作难度也加大。上述数码照片的收集已难以做到及时，更遑论做到及时的整理了。数码照片档案的数量相比传统照片?n案的数量更加巨大，在整理数码照片时既要鉴定筛选，又要进行重命名、刻录光盘、编写文字说明等一系列繁琐的工作，数码相片的质量参差不齐，档案管理人员需要对这些照片进行整理、选择，所以数码照片的整理很难做到及时、准确。
2.3 安全隐患严重
数码照片的存储依赖于电子设备和计算机，这给数码照片档案的安全带来了严重的隐患。当存储设备发生故障时，数码照片有可能就会丢失。数码相片是数码文件，其具有数码文件的易损性、易改性，计算机和操作系统有被病毒感染的危险性，这会造成大量数码照片被破坏，甚至丢失。
3 加强照片档案数字化管理的对策
3.1 进一步完善数码照片收集归档制度
数码照片与纸质照片具有一定的区别，就形成模式和保存载体而言，数码照片与纸质照片完全不同，数码照片是电子静态图像文件，需要依靠计算机系统进行阅读、处理。因此，制定适合本地区本单位的切实可行的归档制度是首要之举。各档案馆（室）应当根据当前工作的实际内容以及自身部门的需要来制定一套与当前部门现状相符合的关于数码照片档案管理的规章制度。上级管理部门应当明确提出数码照片归档的各项指标要求，即对数码照片的格式、分辨率等作出细致具体的规定。档案管理人员应当专门制作归档照片著录卡片，对每张照片进行逐张编号并按照编号逐张进行录入说明，包括时间、地点、内容、主要人物和摄影者。严禁对拍摄影像进行加工修改，以保证归档数码照片的真实性、完整性和有效性。只有责任到人，工作要求明确，形成常规才可能有效解决照片由于存放散乱而未存或丢失的问题，形成数码照片档案收集的工作网。
3.2 建立有效的照片归档审核机制
归档的数码照片要求是真实且完整的原始文件，因此，档案管理人员在收集照片档案时，首先要打开数码照片文件仔细检查，通过读取照片EXIF 信息，判别图像是否经过编辑，如添加、合成、修改、挖补等后期编辑制作处理，不允许照片有调整、删改、压缩的处理，以确保归档数码照片的有效性和真实性。此外，对于数量巨大的数码照片必须严格审核，筛选条件主要包括照片的主题是否鲜明、有没有代表性、画面质量清晰度高不高等，以此确定其保存的价值，才能决定能否转化为照片档案。对反映同一内容的若干张照片应去粗取精，将反映事件全貌的或典型细节的图像文件归档，选择清晰度高的、对活动又具有表现力的、有重要价值的照片归档。使得每张归档照片都是有效的、可利用的，提高归档效率和质量。
3.3 加强安全保护
各档案馆（室）对归档的数码照片要严格按照《数码照片归档与管理规范》进行管理，要加强对照片档案电子化管理工作的执行力度。在电子计算机中建立分类整理完毕的数码照片电子版，保存方式分别建立三种备份形式，一是只读式光盘一式两份，进行脱机保存，远离强磁场，数字光盘的储存和利用方便，通用性较强，容量较大；二是移动硬盘，选用存储容量为500-1000 GB容量的，要注意移动硬盘的存放环境，避免磁化、强光照射和磕碰；三是传统的纸质照片，应选取一定数量比较常用的且具有代表性和有价值性的数码照片资料在入档案时就特殊记录，输出一套高质量的纸质照片进行整理存档，方便临时使用时阅览参考。实行一套纸质，两套电子，三备份制度。
电子版照片备份存档后可放置在专用的防磁柜中保存，要定期检查。使用数字光盘和移动硬盘储存的数码照片资料，都有丢失的风险，光盘和硬盘都可能因为灰尘、光照、使用过频、磕碰等环境因素而使寿命缩短，从而造成存储内容丢失。在数码图像都丢失的情况下，也可利用纸质照片进行翻拍、扫描，把丢失的数码影像恢复过来。
关键词 档案管理 思路 数字化
目前，对档案进行管理逐渐的实现数字化，运用现代技术能够将信息资源进行有效的管理。通过计算机的网络技术，能够实现资源的共享，将传统的管理模式进行转变。
一、数字化的档案
对数字化的档案进行管理指的是对具备相应价值的语音、软件、图像、影像、文本以及科学的数据进行整理、加工以及保管，实现电子的存取。在档案的信息化发展过程中，必然会出现数字化的档案，它能够体现信息化建设的综合实力，也是档案馆实现信息化的要求。
二、重要性
随着多媒体的技术、数据库的技术以及计算机的网络技术不断发展，逐渐的出现新型的档案信息状态，也就是档案的数字化。目前，各个领域中都在广泛的使用计算机，使数字化的档案逐渐形成，同时也就形成了数字化的管理。它能够将地理位置不同以及载体不同的信息通过数字化形式进行存储，运用网络进行连接，实现资源的共享。
数字化的档案使信息的对象进行转变，由纸质载体的档案转变成为机读的档案，将保管的费用有效节约，将占据的空间有效节省，同时使档案的查阅得到有效简化，避免对资料进行反复的印制而导致资源浪费。数字化的档案能够对资料进行及时的归档，同时可以对资料进行充分利用，将办公的效率有效提高。
对数字化的档案进行管理，能够促进档案的领域中不断运用多媒体技术、网络技术、计算机技术以及通讯技术，使档案管理的方法、技术以及理论进行转变，使档案的信息资源实现共享以及有效的利用，将档案信息在增值方面具备的作用充分发挥，促进档案事业发展，将档案的作用以及地位进行有效的提升。
在将档案进行数字化的处理之后，社会公众以及职能部门可通过管理系统对需要的档案以及信息进行及时查阅和有效利用，不再受到各个方面的限制，同时也避免重复的劳动以及时间的浪费，这将会使工作的效率有效提升，使成本有效降低。除此之外，档案会因为经常性的翻阅出现破损或者是丢失，使永久性的保管受到严重影响，在进过数字化的处理之后，在对档案进行利用时可以通过电子的方式，将使用原件的频率有效降低，保障了原件的安全。
三、思路的构成
（一）管理人员素质
在进行数据库的建设过程中，管理人员素质是非常重要的一个方面。随着档案的数字化发展，档案的信息在不断的增长，对档案的利用也在不断的增长，导致对数字化的档案进行管理成为非常重要的一项工作。在对数字化的档案进行管理时，一个必不可少的要素就是管理人员，同时管理的工作对管理人员素质提出了较高的要求。管理人员不仅仅要具备相应的管理知识，还要对一些网络的基本技能进行掌握，如数据库与网络的管理、数据的录入以及计算机的操作等等。对管理人员要进行相应培训，运用新的方式、机制、思路以及体制，依据以人为本的原则，使管理人员素质得到有效提升。同时对管理人员进行针对性的教育以及培训，使管理人员能够将相关知识进行更新，对相关技能进行有效的掌握，对管理工作的知识点以及环节进行详细全面的掌握，在进行管理工作时能够使用现代化的手段以及技术，对数字化的档案进行有效管理，将管理的工作有效加强。
（二）个性化的服务
对数字化的档案进行管理并不是对某一个具体的档案馆进行管理，它管理的对象是由社会资源构成的档案体系，为档案的使用人员提供动态化以及形式多样的管理服务。在对数字化的档案进行管理时，依据档案使用人员的需求将相关信息进行收集，强调的是运用自身在档案方面具备的能力以及信息为档案使用人员创造相应价值，将档案使用人员没有办法解决的问题进行解决，从而实现价值。对数字化的档案进行管理时，档案的管理人员要将管理的能力充分发挥，同时将创新的精神以及研究的能力充分提升，将服务进行有效的创新，为档案使用人员提供个性化的服务。
（三）与社会的信息进行联结
在对数字化的档案进行管理时，与社会的信息进行联结，能够使数字化的档案在使用方面的效率有效提升，同时能够满足发展的需求。将相应的网页或者是站点在档案的信息网进行设置，将情报、档案以及图书进行有效的结合，打破了单一局面，使社会的信息系统得到有效完善，实现一体化的管理，将整体的优势充分发挥。在进行社会的信息系统建设时，主要的内容以及前提就是实现资源的共享，将整合的目录进行建立。
相同的档案在进行数字化的处理之后，会呈现出不同格式。实际的使用过程中，最为常见的就是标签图像的文件格式以及便携的文档格式这两种。其中，对文件输出的分辨率没有较高要求或者是内容相对较多时使用便携的文档格式；对图像文件输出的精度具备较高要求的时候使用标签图像的文件格式。
除此之外，在对数字化档案进行存储的时候，可以使用光盘、磁盘的阵列以及服务器等形式，将数字化档案的安全性有效提升。在进行目录机构的建设时要依据档案类别进行，依据文件档号对经过扫描的文件或者是图像进行命名，然后存储与相应目录之下。对存储的结构以及文件的名称进行规范，使管理的工作有效加强，对文件进行有效的利用。
四、总结
目前，对档案进行管理逐渐的实现数字化，运用现代技术能够将信息资源进行有效的管理。对于数字化档案的管理工作，我们要充分意识并且高度重视其重要性。在对数字化的档案进行管理时，要对管理人员素质、个性化的服务以及与社会的信息进行联结充分重视，使数字化的档案管理工作能够有效顺利的进行，对数字化的档案进行有效的管理，实现资源的共享。希望本篇文章可以为管理人员提供一定的参考，促进数字化的档案管理工作。
参考文献：
[1]陈敏.浅谈加强数字化档案管理的重要性[J].企业导报，2011（8）.
关键字：档案管理；数字化；技术变革
中图分类号：F299.23；G270.7
随著互联网信息技术的发展，数字化技术运用到人们工作和生活的许多个方面，在档案管理中，数字化也得到了极大的运用。档案管理的数字化就是在档案管理过程中利用计算机技术和信息技术，使档案变成数字化和网络化的利于管理和处置的电子档案。采用数字化的存储方式，能够节约大量的存储空间，方便检索，便于保存，对于更好的高效利用档案资源有着积极的意义。在档案数字化的运用中，要坚持真实性、安全性、便捷性等原则，提升档案数字化管理的效率。
一、档案管理数字化的意义
实现档案管理的数字化管理是十分必要的，档案管理数字化技术的运用主要是指利用计算机、数字摄影和扫描等先进技术，将档案资料以数字化信息的形式进行保存并加以利用，形成系统的档案管理信息库，进一步提高档案管理的质量和效率。方便快捷的档案数字化管理将改变以往传统的管理模式，有效地提高管理效率。
档案管理数字化主要具有两个方面的意义。一是数字化能够节约档案管理的空间。纸质档案比较厚重，占据较大的空间，保存纸质档案需要较大的场地，在保管的过程中，对于库存的条件要求比较高，在搬运的过程中需要的人力财力也比较高。而采用数字化的存储，更够有效的节约存储的空间，存储较为便捷。二是数字化资源方便档案的处置和共享。采用数字化档案管理的模式，档案检索利用都较为方便，且电子化的档案馆也方便读者进行查阅下载，这有利于对档案资源行进行有效的管理和处置，以达到档案资源的高度共享。
二、档案管理数字化的现状和问题
虽然我国进行档案的数字化管理的时间还不是很长，但也取得了可喜的进步，自上个世纪九十年代行业实行档案数字化管理以来，档案管理逐渐从手工管理向信息化转变，既保护了档案信息，又加快了档案的开发和利用，全面提高了档案管理的合理性。但档案管理数字化技术的运用还是一个不稳定的、易出现问题的新事物，这也体现了事物发展的普遍规律，发展都需要过程，不会一蹴而就。所以，对于不成熟的档案管理数字化管理工作而言，并不是十全十美。当今档案管理数字化技术的运用所出现的问题可以归纳为以下几点。
（一）档案管理的数字化系统不健全
档案数字化管理的目的就是为了方便档案的存储查阅和利用，这就需要建立起完整的档案管理的数字化系统。从档案的存储管理和利用都有着一套较为便捷的平台。但是就目前来说，档案管理的数字化系统并不健全。长时间以来，档案管理资料的作用只是为提供咨询或者证明等简单的服务，在实际利用效果和服务上都缺乏深入和创新，使得档案管理工作只是停留在表面，开发程度还不够，所以很多服务还无法开展。
（二）缺乏标准的档案数字化管理标准
在如今经济和科技都快速发展的时代背景下，信息技术与计算机技术越来越发达，为人们的生活、工作提供了很多便利，但事物的属性都是相对的，大量信息的每日更新使得档案管理资料在搜集与整理的过程中都存在着一定难度，这可能会造成资料的缺失和错误。对于档案管理的数字化建设，需要统一的标准和流程。但是目前，我国在档案管理标准化建设还没有统一的标准，对于档案管理的数字化的相关规范和要求还不够健全。
（三）缺乏专业的档案管理人才
对于档案创新形式的运用，最重要的是要培养熟悉档案数字化管理的人才。但是目前来说，我国对于档案管理学方面的培养力度还不够。很少有专门的大学开设档案管理学，所培养的专门性人才还不多，难以满足档案数字化管理的现实需要。
三、档案管理数字化的改进措施
（一）培养专业性人才
人才是第一生产力，这一点在各行各业中都有很明显的体现，当然，行业中的档案数字化管理工作同样注重人才的培养和利用。只有拥有大量既懂得先进计算机技术，又懂得档案管理的人才，这一领域才能在时代洪流中获得更好的发展。而我国档案管理数字化管理人才的培养主要可以从两方面入手。首先，对已有的数字化档案管理人才进行专业知识的培训，使他们逐渐改变陈旧观念，更新知识结构，提高创新能力和管理能力，进一步改善该行业的人才结构。其次，要积极吸纳高水平、高技能的数字档案管理人才，要从招聘、管理、激励等方面，留住人才。
（二）加强标准体系的建设
缺乏标准化的档案数字化管理会造成档案管理资料保存的不完整且不规范，那么档案管理的数字化管理就失去了满足社会需要、加快档案管理建设的意义，更不用谈档案管理数字化应有的价值。然而，目前档案管理数字化管理中，这种现象还普遍存在，一些档案馆的数字化管理手段和管理制度还不标准、不规范，这极大的阻碍了档案管理数字化管理的正常发展和创新。于是，加强档案管理数字化建设就具有重要意义，只有健全了相关体系，保证档案管理信息的规范和完整，那么数字化技术在档案管理中才能得到更好的利用。此外，规范档案管理的标准和体系，会对档案管理数字化建设、发展产生极大的促进作用。
（三）健全电子档案数据系统
原始的档案管理资料大多是纸质的，通过人工录入或者用扫描仪进行扫描等两种方式，将纸质版的档案资料转化为数字版的档案资料。这是数字档案制作的两种最主要的形式，但前者是一种效率较低、容易出错且占用大量人力资源的方式，而通过扫描仪将纸质版档案转变为电子版档案就是一种比较实用的方法了。但要保证档案管理资料不遗漏、不缺失，就要健全电子档案数据系统的建设。这主要体现在两方面，首先，数字档案的管理人员通过扫描仪在将纸质档案转变为数字档案时，也要将纸质版资料重新录入，并及时修改、补充、更新数据资料；此外还要讲原始的纸质资料保存完好，因为数字档案在存储或传输的过程中可能会出现很多不可控的因素导致资料的丢失或损坏。
四、结论
档案管理数字化极大地节省了人力资源，将人力逐渐转向服务行业，简化档案管理流程的同时，还提升了档案管理的质量和效率。在运用数字化进行档案管理的过程中，要注意坚持可用可查可共享的基本原则，简化档案的查询流程，方便档案的使用。为了推进档案数字化的进程，必须进一步培养专业的档案管理人才，加强档案标准化体系建设，进一步健全电子档案的数据系统。
[关键词]档案信息 管理办法 数字化
中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）21-0327-01
随着数字化技术的不断发展进步，现代网络和计算机技术普及到各行各业，我国的档案信息管理模式也由传统的方法逐渐过渡到数字化的新型档案管理形态，利用计算机网络技术、数据库技术、多媒体技术等将不同载体、不同形态的信息资源用数字化形式存储，利用网络相互连接，方便随时提取信息，实现资源共享。
1 实现数字化档案信息管理的优点
档案信息管理采用数字化存储，可以提升通用性、提高安全性、增强可视性，便于计算机联网查询和实时浏览。资源管理实现网络虚拟，满足用户档案信息即时搜索、即时提取，实现全方位资源共享。信息资源的管理智能化，可以方便利用者智能搜索，检索速度快、效率高、范围广。使用者可以在任何时间、任何地点、通过网络查阅档案信息，大大节省人力、物力和财力资源。数字化的档案信息管理具有保存时间长，保真性高，内容全面、完整、真实等特点，方便用户随时访问。
档案信息数字化较传统方法先进，将纸质为载体的档案信息转为机读档案，不仅节约了保管费用，还节省占地空间，方便迅速查阅，避免反复印刷造成资源浪费。数字化档案管理使资料及时归档，尽快为用户提供，通过网络计算机随时查阅，提供便利的信息控制服务。
2 实现数字化的档案信息管理方法
2.1 推进规章制度规范化
为了实现数字化科技档案管理工作，使其发挥重要作用，首先建立健全岗位责任制，制定工作目标、工作职责。把工作目标、工作职责分解到位，落实到人，实现专人保管，专人负责。制定了档案立卷归档制度、档案保管制度、档案利用制度、档案保密制度、档案统计鉴定制度、档案移交制度、档案管理奖惩制度等等，科技档案管理人员按章办事，使数字化档案管理步入正轨。严格遵守保密纪律，对于保密档案妥善保管，绝密档案单独保管。
2.2 努力实现信息化管理
实现信息化管理，建设系统工程，实现信息共享。档案电子化建设是一项系统工程，包括总体设计、设备选型、软件开发、档案整理、扫描录入、系统管理、光盘备份、查询管理、安全措施等，一套硬件加软件的系统。由于各企业日常工作每天都要产生大量的文字档案，需要进行录人、保管，因此该系统应采用双服务器、磁盘陈列存储、高速扫描仪集中扫描、光盘和磁带双备份的解决方案。同时，为了提高利用率，还应设置适当的档案查询系统，通过触摸屏查询及文档网络上传输达到资源共享的目的。此外，还应将电子档案管理类别细分为操作目管理、系统环境管理、档案密级管理、卷内目录管理、企业分类管理等，从而从机制上提高企业信息共享能力。
（1）建立数据查询制度
采用科技档案管理软件，运用光学扫描复制、文字图像压缩、计算机高智能检索、通信网络、远程信息传输等先进技术，建立科技档案数据库和查询系统。计算机对科技档案信息资源进行辅助管理，可以使科技档案信息更准确及时地为科研事业服务。
（2）建立备份管理制度
一次输入多次输出、科技档案检索快速、信息存储量大都是信息时代带来的好处，信息时代科技档案管理工作带来便利快捷的同时，也存在不稳定性和可变性，因此在日常工作中建立备份管理制度是非常必要的，科技档案管理人员按照制度定期对电子文档复制，防止科技档案信息丢失而造成损失。
（3））完善网络管理手段
档案信息对于探索和掌握生产规律，确定发展方向，实现合理布局有重要作用。计算机技术、网络技术的应用，使得科技档案建立了文献信息采集体系、数据库生产体系和现代化文献信息服务体系，建设以互联网为基础的宽带信息网络，因此要采用数据加密技术、身份识别技术、信息确认技术对网络加强管理，确保网络安全。
2.3 提升档案管理人员素质和技术水平
随着当今世界信息且爆炸式地增长，档案管理也由过去的劳动密集型转为现在的以现代化的办公设备为依托的知识密集型工作。这一方面要求管理者具有很强的分析能力，对一些专业性强的档案要做到精确把握；另一方面，要根据利用者要求提供大且的数据档案信息。这些都要求具有高素质、高技能的现代化信息管理人员才能胜任，因此有关部门应加大档案人员的培训力度，学习电子文件管理知识，提高电子文件管理意识，尽快做好传统档案管理向数字化管理转型的工作，努力提高电子文件管理水平。
信息时代，数字化的档案管理对科技档案管理人员无论是在政治素质、能力素质、业务素质都提出了更高要求，为了适应新形式的发展科技档案管理人员就要不断加强这些方面的学习，才能更好地完成科技档案管理工作。要选拔复合人才，提高档案管理人员的敬业精神和业务素质。全面系统地学习有关档案管理的新知识，使得科技档案管理工作得心应手。
2.4 强化服务意识
强化科技档案服务意识是现代数字化档案工作不容忽视的课题，特别是对于科技档案工作如何适应社会主义市场经济发展而言，科技档案服务意识的强化显得尤其重要。所以需要不断强化服务观念，加大服务力度，不断提高服务水平。
3 结论
档案信息数字化管理是科技发展的必然趋势，也是档案管理的现代化进步的必经之路，档案信息管理部门必须以积极的态度做好数字档案馆的建设，在创新的大环境中不断提高。
参考文献
[1] 赵德美，和英.浅议数字化档案管理[J].科技情报开发与经济.2006.21.
（一）全面考虑各种实施要素
明确目标后，应确定各种实施要素，即数字化档案信息的重点发展项目，如全文信息化项目、局域网数字化服务项目、广域网信息服务项目等等。各种实施要素需采用不同的评估方法，可借用某些指标性体系。
（二）保障系统的建立
构建保障系统也是为了保障数字化档案信息管理的顺利实施，保障系统指的是数字化档案信息管理体制、运行及保障机制。即档案信息的数字化建设及实施需要各项规章制度、组织、机构、人力、财力及物力的支持，更无法脱离保障系统。
二、加快立法，确保数字化档案信息的法律效力
（一）加快立法
我国已经颁布了《合同法》，其中涉及到电子信件、合同、电报、传真、电子信息交换、邮件等等有形的内容形式，对于实现我国数字化电子档案的法律效力具有积极的作用。此外，有关《政府信息公开条例》也对破坏政府信息的违法分子进行了刑事及行政责任的规定。就某种意义而言，伪造电子档案数字签名的后果，和破坏印章、文件所应承担的法律责任相同。如今，逐步实现数字化电子档案法律效力已然成为一种趋势，除采用技术、方法来保障其完整性与可靠性以外，还应加快立法，明确其法律地位。
（二）加强监控，确保数字化档案信息的法律效力
为了确保数字化档案信息具有足够的法律效力，不少国家纷纷制定标准化监控及管理程序，以进一步明确数字化档案信息的重要性。在完善的监控程序及高效的管理体系下，想要确保数字化档案信息的真实性与完整性并非一件难事，但是，应当注意把握前端控制及全面管理的思想。除此以外，应当着重强调的一点是电子档案数字化进程中的著作权及数字化权等问题。目前，不少法律案件均涉及到数字化权问题，为保障著作权者的合法权益，在档案信息的数字化过程中，应对档案来源进行鉴别，看其是否受到《著作权法》的保护，若在《著作权法》的保护范围内，应全面考虑档案信息数字化权问题。若不受《著作权法》保护，则无需考虑这些问题。同时，还应确认档案信息的所有权，数字化档案信息仍属复制行为，必须同著作权人积极协商，给予其足够的报酬，并获得其许可之后，方可将其档案信息收录数据库中。
三、引入新型安全技术，保障数字化档案信息的安全性
一、 关键词：档案数据库；档案数字化管理；电子文件
信息经济已成为当今社会经济发展的新动力和新增长点，信息化成为各企业竞争的制高点。作为企业各个领域、各种生产和社会活动历史记录的档案，其信息载体也正在快速地向数字化发展，数字档案将成为未来5-10年内新产生档案的主体。面对这样的形势，如果缺乏完善的档案馆数字化解决方案，企业各领域的信息化发展必然也会受到制约。目前，要实现档案馆的数字化管理，我认为要加强以下三个方面的工作。
二、 首先是档案数据库的建立和维护。
档案数据库是档案数字化管理系统的核心部分。档案数据库设计是档案计算机处理系统设计的核心和基础，其效能往往影响到整个系统的功能和效益。档案数据库的设计要经历由现实世界经过概念世界向机器世界转换的过程。它要解决的问题是：针对一个档案工作应用领域，设计优化的数据库逻
辑结构和物理结构，使之满足用户的信息管理要求和数据操作要求，有效地支持各种应用系统的开发和运行。数据库设计的目标是为用户和各种应用系统提供一个高效率的运行环境。数据库的设计过程应考虑的约束条件有：计算机软硬件环境、数据库管理系统的能力、用户的需求及系统对完整性、安全性的要求。计算机管理档案的实质是用数据处理的方式管理档案信息。档案计算机管理要适应资源共享的需要建立综合性网络数据库，应遵循多个原则，侧重于档案管理与生产、经营、管理、科技活动的衔接，实现数据管理、整理编目、利用查询、安全保密等多重功能。其次是现有馆藏档案的数字化，实现从档案机读目录的管理到档案原文信息的数字化管理。
三、 档案数字化管理
在对馆藏档案资源进行分级鉴定、有序整理的基础上，有计划地分期分批把纸质档案、照片档案以及录音、录像档案等进行数字化加工，使这些信息与现有档案资源数据库并网。在此笔者着重提及的是纸质档案和照片档案的数字化。二者数字化的原理和技术相同。纸质档案检索查找不便，保管和利用都受到一定程度地限制。利用数字图像技术，将纸质档案文件以及照片、图片、底片等通过输入设备(数码像机、扫描仪、数字摄像机等)所获得的并以数字格式存储的图像，在电脑上利用各种图象处理软件，对图像进行各种技术处理，如对污损、残缺图像进行修复、OCR 图像文件的管理、检索、打印输出等，以提高保管质量和现代化管理水平。对这些档案进行数字化，可以极大地提高档案和利用效率。一般而言，一个完整的计算机数字图像应用系统包括输入、存储、处理、输出等主要环节。基于输入设备的核心技术主要有光点转换技术、色彩管理技术、色彩校正技术、动态色彩样正技术、三色同步扫描技术；处理技术主要有色彩增强技术、增强图形技术、位增强技术、图像处理软件；存储与检索技术主要涉及图像压缩格式(TIFF 与JPEG 格式)和检索查询技术；输出技术可采用不同方法和设备进行：屏幕显示输出、热转换打印输出、彩色喷墨打印输出、数码扩印技术、胶片记录仪等。一个理想的数字图像系统，不应孤立地考虑某一个环节的处理方法和技术，而是要寻求整体综合效果，系统的每一个环节都必须符合要求，才能保证获得满意的最终效果。数字化的设备的性能，决定了数字图像的质量。
三、是电子文件的收集与归档。
1.电子档案的特点：
（1）、虚拟性：电子档案是在计算机中产生和处理，其信息形态是数字化的，在没有与数据处理系统及硬件、软件相结合时，它是无法显示出来的，是非实际的事物，因而具有虚拟性。
（2）、依赖性和不可识别性。电子档案要依赖于计算机软、硬件和数据库与网络系统，离开计算机等设备电子档案不可用。其对设备的依赖性体现在：一是数字编码，二是硬件，三是软件，四是技术设备更新，五是加密。
（3）、信息存储的高密度性。无论是磁盘、磁带还是光盘，其存储量大大高于以往各种人工可识读的信息介质，特别是光盘，有“海量存储”之称，这种信息存储的高密度性可减少档案的存储空间，便于存放。
（4）、载体的多样性。传统的档案，记录信息的载体是纸，变化也是纸张规格的大小，但电子档案载体有磁盘、有磁带、光盘等，呈现多样性。
（5）、信息共享性，传统档案由于受原件的约束，在同一时间只能有一个用户利用一卷档案，且要身到现场；但电子档案可以人在异地，在同一时间，多人不受空间的限制，同时共享同一信息。
（6）、信息与载体之间的可分离性。电子档案的信息不具有固定的物理位置，可以以非实体进行加工和管理，这种可分离性造成了电子档案信息易于更改，不留痕迹，易于复制、传___________输、便于异地调阅或形成文件。电子档案的利用虽然快捷方便，并且可以登上“信息高速公路”实现异地远程调阅，给人类、经济、商务、科技、文化教育等方面带来巨大的好处，然而它也带来了一些新问题如：（一）数据的易消失性；（二）信息的不安全性；（三）信息的易改动性；（四）信息的易出错性。由于电子档案这些特性，决定了电子档案在收集、整理、鉴定、编目、检索、保护、利用等方面有其自身的特殊要求。
2.电子档案的收集。
电子文件从文书转化为档案过程中，无需分类，组卷，因为在计算机上可以多角度进行分类、组合、检索，可以尽情地表现文件之间在来源、内容、时间、形式等方面的历史联系，因此无需专门分类、组卷。所以就不存在“案卷”这一基本单位了。电子档案在接收方式上可以采用向档案部门移交软盘、磁带或光盘，或进入档案部门网络规定的地址，从网络归档、移交、在接收的过程中，需要必要的设备条件、技术条件和业务准备。档案部门需要配置专门的电子文件格式转换设备，对接收档案进行统一转换以解决不同格式电子文件的识读问题。
3.电子档案的整理。
由于电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，可以根据不同的需要，利用自动化系统对电子文件进行自由组合分类，所以电子文件的整理在归档前就由各机关单位将磁性载体的、杂乱的电子文件通过分类、标引、组合，使电子文件处于一种有序状态，并对电子文件进行了分类和编号，组织建立了数据库。对于脱机保存的归档电子文件，即电子档案其整理工作主要就是组盘，按一定规律，将相关文件通过拷贝组合到同一磁盘、光盘或磁带等载体上，也就是整理接收来的软盘、磁带和光盘。
4.电子档案的鉴定。
电子档案的鉴定分为内容鉴定和技术鉴定两个方面，电子档案内容鉴定主要是对文件的内容及某些形式特征进行充分的技术分析，电子档案的完整性、可读性、可行性在鉴定工作中必须得到全面的体现。技术鉴定包括可读性鉴定，无病毒鉴定和介质鉴定等。电子档案的鉴定程序为归档以前确定归档文件，并划分保管期限；档案室在接收电子文件时，进行内容鉴定和技术鉴定，对未进入档案室的电子文件在保管一定时期后再鉴定，以确定其是否需要继续保存。
5.电子档案的保护。
电子档案的保护是电子档案管理工作中的重点。电子档案多为磁性材料，其存放环境和防护设备与纸质档案相比有明显差别，电子档案存储载体信息容量大，档案的软盘、磁带、光盘的排架长度与占用空间都很小，便于档案库房的管理，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度，防磁性等条件的要求高，需对库房温湿度进行严格的控制，并配备除尘、防火、防紫外线、防磁场和电场的设施，电子档案还要严格防范计算机病毒，因而保管条件更复杂，保管难度更大。具体要求为：（1）控制适宜的温湿度。对磁性载体，推荐温度为18℃，相对湿度为40%，光盘保存推荐温度为14℃-24℃，相对温度为45%-60%。（2）防止灰尘。灰尘可以造成电子文件载体表面的污染和划伤、载体的腐蚀、降解、滋生霉菌等。灰尘是电子档案载体的最大天敌，在电子档案的保管过程中，要采取严密的防灰尘措施。（3）防止外来磁场和机械震动的影响。外来磁场作用于磁性载体上，能使磁性涂层发生消磁或磁化，破坏记录信息，影响读出效果。要防止外磁场的影响，将磁性载体存放在有抗磁性的框架内或金属盒内等，并避免强烈的机械震动。（4）防止光线和有害气体的影响。有害气体具有酸性和氧化反应，使盘基老化、脆性增大、强度下降，导致信号衰减，影响磁性记录信息的读写效果。
6.电子档案的利用。
电子档案的全文数字化使得利用计算机可以进行多种形式的信息处理和分析，不仅可以提供原件阅览，而且能够根据需要对其信息进行分类、统计、汇总、打印、复制等，满足利用者的各种需求。档案人员还可以按照一定的专题对电子档案进行编辑，形成档案汇编或其他形式的编研成果提供利用。
【关键词】人事档案管理 信息化 数字化
传统的档案信息存储通常是以纸质文档进行分类、存储，再经过人工进行检索和进行维护。且进行档案备份需要大量的人力和物力，人工处理的过程中还需进行必要的纠错。档案信息化通过对传统纸质文档进行扫描再录入到计算机存储系统中，使得人事档案管理更容易进行实时的同步备份，使得人事档案管理的存储空间更小，维护更加快捷、方便和安全[1]。
一、当前我国人事档案管理的主要问题分析
管理制度的发展滞后致使弃档、死档等现象已成为档案管理中普遍的一个难题。从长远的角度来看，我国人事制度的改革以及社会的发展随着人才流动壁垒的减少。我国人事档案实施社会化管理成为最终的必然方向。当前我国人事档案管理中的“人档分离”[2]、“死档弃档、现象较为严重。甚至出现一些“自持档案”的现象。随着社会的发展，人事档案本身的严肃性、准确性以及唯一性，逐渐已经被很多人视同为“鸡肋”。
（一）“人档分离”。由于传统的人事档案管理模式弊端丛生。随着人才流动的特征，“人档分离”现象屡见不鲜。很多人事档案，已经无法真实的反映出当事人的状态，久而久之，人事档案就会随着其分离的状态从根本上达不到其应承担的固有使命，从一定程度而言。这样的人事档案已经丧失了其应有的“档案”的价值。人事档案应能够首先反映出当事人客观真实的历史记录，而当前我国的“人档分离”状态本身也成为了我国当前人事档案中的一种真实状况的描述和反映。
（二）“弃档死档”。在我国各类人力资源以及社会保障单位网络上，已经长期开始定期公示 “长期失去联系超过5年的流动人员的人事档案名单”。每年我国在各类社会保障网及人力资源网站将很多这样失去联系超过5年且被公示又无人认领的档案最后都被入库封存，成为“死档”。当前我国面临的该类弃档现象已经成为全国各地人才档案管理部门的普遍遭遇。2002年我国人事部全国人才流动中心就做过一项不完全统计，当年在全国范围内就至少有超过60万的“弃档族”[3]。我国至上世纪九十年代开始，随着新的用工制度建立，加剧了我国人员流动性，企业职工档案管理也逐渐开始与企业分离，很多曾经的“单位公职人员”随着档案管理逐渐与原单位的分离。逐渐显现出其向“社会人”角色的一种转变。加之，我国自九七年开始在全国逐步建立统一的城镇企业职工基本养老保险等制度，办理退休以及养老保险也逐渐开始与人事档案脱钩。
随着我国各地人才服务机构的托管档案的增多，每年和档案主人长期失去联系的“死档”数量不断增加。交费率低且持续不缴费致使成为的“死档”令人才中介机构头痛不已，因为谁都不敢随便销毁或者故意丢弃这些人事档案，就算这些当事人不来办理相关手续，其档案也不能随意丢弃。各地的档案部门将人事档案视为“弃档” 封存起来。而在封存期内，由于无任何当造成很大的影响。在当前我国现行的人事管理制度下，这些原本已经丧失“价值”的人事档案，其余威仍在，由于我国特殊的人事制度背景下，特别是在国企、事业单位以及想进入国企或事业单位的人员而言，人事档案将成为其入职前的必不可少的基础资料之一。
二、我国人事档案发展的方向和趋势展望
（一）我国人事档案管理的信息化方向。由于现有人事档案中的很多当事人的个人经历的记录方式仍是纸张的保存，其档案案卷具有唯一性，一旦遗失和损毁都将难以弥补，另外进行查询和流转效率低下已成为共识的普遍问题。随着我国档案事业的发展，我国政府职能的相关机构几乎在每年的统筹和总结大会中都会提及人事档案的信息化管理和数字化进程，然而我国在人事档案利用和服务方面的数字化和网络化方面尽管已经取得一些较为明显的进展。但要在全国范围内尽快形成统一的信息化、数字化人事档案管理体系绝非易事，尽管由于我国人事档案管理的硬件设备、档案人员管理的问题以及人事档案信息化软件发展的制约不足，但我国人事档案管理实施的信息化、数字化进程已初现成效，并在全国各地逐步开展各类“社会人才人事档案电子化服务”项目，这些项目将分类整理的纸质档案进行电子扫描等信息化处理，形成与实物档案内容相对应和一致的“人事电子档案”。档案管理人员可以轻易通过进入到“数字档案库”中查询当事人的档案，并显著提升了日常的办公效率，如可以及时为当事人或查询单位开设证明。
（二）我国人事档案进行电子化、信息化以及数字化成为必然方向。随着我国全国开展得一轮信息化档案工作使得我国很多地区人事档案已经实现了电子化，但与档案研究领域的学者们的设想仍有一段显著地差距，随着我国人才流动的特征，当前很多单位和企业的人才其实际上过去的历史行为以及个人信用记录很难真正被现单位了解，而构建起一个“数字化”的人事档案将有助与每一个用人单位都能够及时客观的了解到当事人的公共行为以及诚信记录。“数字化”管理也已经成为了我国人事档案管理现代化发展的必然要求。
三、总结
人事档案管理数字化的好处使得用户进行档案检索更加快捷和方便，在当今信息化网络时代，如何利用互联网实现高效的人事档案目录公布、开放，同时让用户可以借助互联网进行交互应用已成为档案管理人员所关心的最核心的问题。而传统人事档案运用网络技术进行日常管理以及提升数字化应用水平和质量已成为了大势所趋。
参考文献：
[1]王露露.浅议干部人事档案数字化工作[J].才智，2012，（21）：350.
关键词：数字化管理；档案管理；策略
在数字化时代下，档案管理工作若想要实现现代化发展，应当对计算机技术和网络技术进行有效应用，促进档案信息的自动化、创新化发展。尽管数字化管理系统的有效应用，在提高了档案信息管理工作效率方面发挥着重要的作用。因此加大力度探讨数字化管理模式下的档案管理策略，能够为档案事业的未来发展奠定坚实的基础。
1 档案数字化管理概述
1.1 档案数字化管理的内涵
档案数字化管理主要是通过对现代化的扫描技术、电脑技术以及数字化录像技术等进行有效运用，将不同载体的档案资源转变为数字化信息，其有效连接形式为互联网，其存储形式为大数据，在实际管理过程中，通过计算机系统对档案信息资源进行统一化管理，强化档案服务效率，真正实现档案信息资源共享，推进档案管理数字化建设工作的顺利开展。
1.2 档案数字化管理的意义
档案管理的最终目的是满足用户需求，传统档案服务习惯于通过纸质材料、图片材料和声像材料等向客户提供档案信息，而随着互联网技术的发展，人们逐渐习惯于通过互联网获取资源信息，据此英国曼彻斯特大学对未来档案用户类型和用户需求走向做了论述：未来，中国将有越来越多的档案网站在线用户，档案服务将由实体档案馆逐渐向数字化档案馆转变，人们也将通过数字化、智能化、信息化的形式更加便捷地获取档案信息。管理数字化有利于实现档案信息资源共享。未来用户的档案信息需求将由实体化向内容化转变，由纸质型材料向电子型材料转变，从到馆查阅方式向互联网检索方式转变。只有顺应趋势，重新定位档案用户及用户需求，才能不断提升服务水平，发挥档案信息的价值，档案管理数字化建设己经是当下信息资源共享发展的必然要求。
管理数字化有利于完善档案管理、增强档案的保存性。档案在中国己经有数千年的历史，其记录载体经历了从甲骨、竹筏、贝叶、丝帛到纸张的过渡，如今又迅速被光盘、磁带所取代，形成了电子档案。电子档案的出现，不但提高了管理质量和效率，还有效缓解了阅览室、馆藏库房紧张的状况，增强了档案的保存性。传统档案管理职能以保管和利用为主，而信息化时代档案管理职能正在向信息搜集、管理和服务转变。传统的管理模式显然无法适应信息化时代下档案的管理要求，只有创新档案的搜集、整理、保管手段，进行合理化的资源配置，才能有效管理，为用户提供更优质的综合。
管理数字化有利于提高档案可利用性。传统档案内容枯燥单一，只有专业研究学者才会去阅读利用，而对于信息化时代下的网络用户来说，馆藏资料作用不大。由于互联网用户对信息内容层次和个性化服务的需求不断提高，能否提供经过筛选、整合、优化后的个性化信息是衡量档案管理优劣的一项指标，故档案信息化建设成为个性化档案信息服务的基础。
2 数字化管理模式下档案管理的有效策略
2.1 强化档案管理人员的数字化意识
在数字化时代下，档案管理是一项系统性工程，为推进档案建设事业的现代化发展，应当积极加强对信息化介质的有效利用，通过档案管理主体、介质与客体三方面之间的协调配合，规范档案信息资源的搜集、整理和有效利用，切实提高档案管理人员的数字化管理意识，推进档案数字化建设的顺利开展。
2.2 加强档案管理人员储备和数据库建设
就现代社会发展形势来看，档案数字化管理具有较强的综合性，对档案管理人员的综合素质和岗位技能都有着严格的要求，因此在数字化管理模式下，档案管理工作若想要实现创新性发展，应当积极加强档案管理人员储备，定期开展档案管理人员的素质培训和教育，强化其档案管理事业心和责任心，并强化其档案管理服务质量和水平。有计划的组织档案管理人员进修学习，及时掌握计算机新技术，最大程度上满足客户日益增长的服务需求，全面提高档案管理的规范性和有效性。档案管理的数据库建设，就是指在数字化时代下，档案管理人员应当对数据库、数据通信、文字处理以及管理软件的运用等进行充分的掌握，有效运用数字设备从事档案的整理、编辑以及统计利用等工作，全面提高档案数字化管理的效率。
2.3 建立电子档案数据管理中心
在数字化档案管理过程中，为强化档案管理效率，档案馆应当积极与企事业相关单位的信息管理部门加强联系与配合，建立电子档案数据管理中心，将管理范围内的各单位电子档案开展高效化管理，为社会公众提供有限制性的电子档案的查询和利用，真正实现电子档案的资源共享，一定程度上提高了档案服务的效率和质量。
2.4 电子档案的自动上传收集
档案管理的数字化管理，应当坚持与时俱进，通过对现代科学技术的有效利用，转变传统的档案管理工作模式，在网页上建立电子档案自动上传的工作窗口，在第一时间对档案信息资源进行收集，并以服务器为平台，实现电子档案的稳定有序上传。档案管理人员应当以网站为基础，加强档案数据库建设，在网站上实现电子档案的实时管理，促进档案信息服务利用的网络化，提高档案信息管理的法制化。可以通过目录管理数据库，在网络上对一部分档案目录进行公开，便于相关人员对档案信息进行检索和查询，提高档案服务的便捷性。与此同时，应当加强档案管理部门与宣传部门之间的密切配合，将重大活动中形成的重要录像档案进行数字化处理，并及时归档，促进数字化视频档案数据库得以完善，为后期宣传和利用提供可靠的数据信息支撑。
2.5 建立健全数字化档案管理体制
档案管理是一个信息化系统，为强化档案数字化管理的整体效率，应当积极建立健全现代化档案管理体制，基于集中管理和使用方便的因素出发，规范档案管理的技术标准，通过对系统内各软件和硬件的有效运用，加强档案信息资源的集中化管理，坚决避免自建系统而导致档案信息分割或档案信息资源浪费的情况出现，最大程度上提高档案数字化管理的工作效率，为社会群体提供更加优质的服务。
结束语
随着现代社会科学技术的不断发展，档案数字化管理建设应当坚持与时俱进，不断运用新技术，改善新方式，结合档案管理的工作任务和工作要求适度调整管理模式，推进档案数字化管理工作的顺利开展，建立一套科学且高效的档案数字化管理体系，为社会群体提供更加优质的档案服务。
参考文献
[1]刘静华.分析档案数字化建设实践与发展策略[J].办公室业务，2014（21）.
关键词：档案；素质；管理；对策
中图分类号：G127 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2017）003-00-02
我国非常注重档案的管理工作，但是从档案管理的实际工作情况来看，档案管理是一项非常复杂、繁琐的工作，工作量非常大，传统手工的档案管理工作效率低，很容易出现错误，很多珍贵的档案文献都在传统档案管理的方法中遗失，造成了很大的损失。将信息化、数字化融入到档案管理中去，可以提高档案管理的工作效率，而且从档案使用的角度上来说，通过信息的检索查找档案也是非常的快捷、高效，大大提高了人工查找的效率。但是从我国在推广档案管理数字化的过程中来看，还存在很多问题，也正是考虑到这一点本文对将数字化融入到我国的档案管理工作中去进行了深入的探讨。
一、数字化档案管理的涵义介绍
对于任何组织、团体、国家来说，档案都是非常重要的，因为档案是记录这些团体、组织、国家在不同时间里所进行的各种活动，包括文化活动、宗教活动、政治活动等，在这些活动进行的同时也会以图片、文字等形式保留下来，而这些历史的信息记录对其未来的发展作用也是非常大的。档案对于文化的传承、历史的记录意义重大，所以必须对档案进行合理的分类以及科学的管理，只有这样才能让档案发挥最大的作用，发挥其应有的功能。
随着科技的进步，计算机已经在我们的生活中扮演必不可少的角色，越来越多的工作领域也出现了计算机的身影，计算机的出现让我们的工作效率大大的提高，而另一方面因为时间的不断推进，所存留下来的历史档案越来越多，要以手工的方式对这些档案进行整理所花费的时间是巨大，而且工作效率非常慢，计算机正好解决了这一难题，通过计算机使用数字化的技术对档案进行管理，非常简单、高效，大大提高了档案的使用频率，让档案发挥更大的作用。
二、当前数字化档案管理问题分析
1.数字化档案管理人才不足
档案的数字化管理虽然在理论上与传统的档案管理并无太大差别，但是在操作的过程中却存在很大的差异。在我国实现档案数字化管理的过程也出现很多因为转变管理方式而产生的问题，主要问题就是原来的档案管理人员难以运用档案数字化管理的方式进行管理工作，单从从事档案管理这项工作本身来看，工作人员大多是年龄较大的人群，这类人群对于电脑是非常陌生的，很难操作，而年轻的一代人又认为档案管理这些工作过于枯燥，没有新鲜感，很多年轻人都非常抵触这项工作。在这样的环境下，我国的档案数字化管理就出现专业人才不足的情况，这给我国的档案数字化管理带来了很大的困难。而要改变这一现状就必须一方面对老员工进行专业培训，让他们适应档案数字化管理；一方面就是要积极挖掘档案数字化管理方面的人才，只有这样才能真正的实现档案数字化管理；另一方面就是积极开发档案数字化管理的计算机软件，以最小的人工投入换来最大的工作效率，通过这样技术与人才的结合就能够更好的解决这一难题了。
2.专业档案数字化管理设备不足
我国的数字化档案管理尚处于刚刚起步阶段，在这一阶段还需要大量的资金投入去完善基础设施，这些基础设施包括网络设施、硬件设施、软件设施等。但是在实际的档案数字化管理的推进过程中，因为档案管理并不是一种马上就有回报的工作，所有大多数的单位、团体都不会拿出大量的资金投入到档案管理工作中去，这就导致了在推进档案数字化管理的过程中因为资金的缺乏而难以推进。很多单位即使配备了一些计算机设备，也都是非常老化的计算机，这些计算机根本无法完成档案数字化管理的工作。在推进档案数字化管理的过程中，我国也推出了相关的标准要求，虽然在短时间内大多数单位都没有达到国家所要求的具体水准，但是我们不能放弃，应该抱着积极的心态投身于档案数字化管理工作中去，同时积极研发符合档案数字化管理的科学软件，为我国尽早实现档案数字化管理贡献自己的力量。
三、推进数字化档案管理的举措
1.挖掘专业的档案数字化管理人才
档案数字化管理与传统档案管理在内容的差别就是由原来的纸质材料转换为电子信息材料，而这些电子信息材料就需要储存在专门的电子设备中，比如硬盘、U盘、光盘等，这些储存材料的不同决定了其保存的方式也是不同的，这些电子储存材料一旦受损或者受潮都会损坏，而一旦损坏那么里面所储存的大量电子信息都会损失掉，因此电子储存设备必须进行备份，并且放在不同的地方进行保存，其中一个受到破坏，另外一个还可以使用。诸如此类的问题还有很多，要想解决这些专业的问题就需要专业的人才来进行档案管理，从事档案数字化管理的工作人员应该经常参加一些专业知识培训，不断加强自身在档案数字化管理方面的专业储备，在选择参加档案数字化管理专业知识培训的工作人员时也应该注意既要选择新员工，同时也要选择老员工，这样就会避免档案管理工作人才的断层。在具体的工作人员培训中应该将职业道德培训与专业知识培训结合在一起，在提高专业水平的同时也让工作人员更加的认可与爱护档案数字化管理的工作。对于专业的人才的挖掘还应该注意的是这里的人才挖掘并不是盲目的挖掘，而是分专业的人才挖掘，所组建的档案数字化管理人才队伍必须是合理的，只有这样的人才队伍才能更好的完成档案数字化管理的工作。
2.数字化档案管理技术的应用
档案中所涉及到的信息是各种各样的，包括了社会、生活、经济、文化、军事、民族、性别、健康等，而在传统的档案管理工作中光是对这些档案进行简单的分类就已经是非常繁琐的工作了，更不要说在这些大类的下面又会划分出各种小的分类。在实际的分类工作中会遇到一个非常大的困难，那就是因为个人见解的不同所进行的种类划分是不一致的，有人认为是社会类的档案，而又有人认为是生活类的档案，这样就在档案的立卷中存在很大的差异，而由立卷引起的差异在档案查找的过程中同样也会遇到，有人认为此类的档案应该从社会类的档案中查找，而有人认为应该从生活类档案中查找，这样就会产生很大的分歧，也不利于档案的管理工作。而使用档案的数字化管理，将计算机相关的专业软件应用到工作去就会轻松的解决此类难题，不但解决了立卷中所遇到的难题，在档案查找的时候也会非常简单顺利。传统的纸质档案需要进行专门的收集处理，在处理的时候会涉及到对相关材料的筛选、裁剪等，这些工作程序经常会因为工作的疏忽造成不可挽回的损失，而采用档案数字化管理的方式就会轻松解决这一困难，这对保护档案的完整性意义重大。很多从事档案管理的工作人员因为难以适应新的管理方式，故而产生排斥的心理，这对档案数字化管理的推广产生很大的阻力，应该积极疏导老职工的心理问题，将档案数字化管理的优点向他们讲清楚，让从事档案管理的老员工带头进行档案数字化管理的推进。
3.加大资金投入、更新专业设备
档案数字化管理工作的进展情况直接受到资金的投入与专业设备的影响，但是从我国当前的情况来看并不乐观，主要表现在资金投入不到位，很多专业的设备都没有得到更新，严重阻碍了档案数字化管理工作的推进进度。因此，相关部门必须引起高度重视，将档案数字化管理工作需要的资金投入到位。在档案数字化管理的专业设备方面又分为软件设备与硬件设备两个方面，在软件方面应该加大对专业软件的研发，尽快将最新研发的、专业的软件技术应用到档案数字化管理的工作中去；对于硬件设备，除了加大资金购买更新以外，对于现有的设备也要做好防护保养工作，这样不但可以延长其使用的寿命，对于其提高工作效率也有很重大的影响。因为档案数字化管理是一项尚处于摸索阶段的工作，因此在实际的工作中应该认真积累经验，总结工作中的不足，这样更有助于案数字化管理的发展。
四、结语
档案数字化管理是当前国际档案管理的大趋势，可以有效的提高工作效率，解决传统档案管理中遇到的很多困难。但是我国的档案数字化管理刚刚起步，很多问题还需要我们慢慢解决，只有加大资金投入，积极研发专业软件、更新硬件设备，总结工作经验，才能让我国的档案数字化管理取得更好的发展，让档案更好的为社会发展来服务。
参考文献：
[1]黄莉雯.高校人事档案信息化管理研究[J].价值工程，2017（03）：33-35.
[2]肖蓉.浅谈高校档案管理信息化建设[J].中国管理信息化，2017（03）：167-168.
[3]马旭红.档案信息化建设的绩效评价研究[J].中国管理信息化，2017（03）：168-169.
关键词：新常态；档案管理；数字化；措施
1 引言
随着我国社会经济的不断进步，对经济的发展也提出了越来越多的要求，特别是最近要求“经济发展实现新常态”的提出，使得我国对经济发展有了新的定义。“新常态”一词是于2014年5月在河南考察时首次提出的，要求我国经济适应新常态，谋求新突破。“新常态”的提出不仅适用于我国当前的经济发展，对于事业单位档案管理工作同样适用，新常态中的“新”指的是在旧的形态的基础上不断寻求创新、谋求突破，这就使得事业单位的档案管理工作也应向新常态看齐，与时俱进，不断寻求创新管理模式，以达到高效的管理水平。新常态下，作为事业单位档案管理工作，必须做到准确高效、井然有序、完整无缺，而要做到这些，依靠传统档案管理模式显然是远远不能满足的。近年来，随着我国信息技术的迅猛发展，使档案管理数字化成为可能，并经过不断的发展，成为提高档案管理工作效率最有效的管理工具。档案管理数字化建设指的是使用计算机技术通过扫描、修正、分类、整合等信息处理手段，在不改变原始档案信息的前提下对档案信息以及档案存储形式进行一系列的信息化转换，形成系统的数字化档案，由于其具有办公高效化、信息处理自动化、归档整理经济化等诸多优点，逐渐被广泛应用。然而，就目前数字化档案管理的应用来说，由于传统模式向新型模式转换，其中必然会出现诸如信息安全、数字化操作等新的问题，认清这些问题所在并制定正确的处理处理，有助于单位的档案管理工作变得更为数字化、现代化和效率化。
2 事业单位档案数字化管理中存在的一些问题
2.1 硬件支持与软件开发相对滞后
要实现档案数字化管理，就必须要求其计算机硬件、软件的开发与支持及时跟上，否则数字化管理将难以实现。由于事业单位档案繁多量大，经常性的存在档案繁冗及积聚量大等问题，如果硬软件跟不上，则很容易造成系统迟钝、缓慢，甚至出现崩溃，不利于数字化管理的高效率，硬件上，实现档案数字化管理必须具备信息采集设备、信息存储设备和信息利用设备等，但是从当前的发展情况来看还是比较欠缺的；软件上，我国当前档案管理室使用的软件很多缺少信息管理功能，而且一些还不具备信息通用功能，到目前为止，相关软件的开发与应用还比较落后。
2.2 信息管理缺乏统一标准，容易管理漏洞
档案数字化管理必须要实现规范化与标准化，然而，由于目前我国事业单位档案数字化管理刚刚兴起，起步较晚，数字化管理水平不高，档案室存档业务的数字化特性非常差，对信息的收集、存储、管理等没有统一的标准，尤其是目前档案目录、细则等的相容性都非常差，此外，大多数归档都是以磁盘和优盘的形式，档案技术标准、工作程序标准等都没有完全实现，档案数字化缺少统一标准，得不到全面推广和使用，极易造成管理漏洞，这将对档案数字化的发展产生了严重阻碍。
2.3 数字化档案信息的安全问题面临考验
数字化档案管理相比于纸质化管理虽具有诸多优点，但也有一定的弊端，档案信息的安全问题便是一大考验。由于数字信息有着较强的流动性，这便使得数字档案在使用当中不断的遇到更多网络安全的风险，如病毒侵袭、黑客攻击致使信息被盗取等，进而对数字档案的完整性与真实性带来严重的影响；另外，电子档案信息的完整性也会受到考验，在当今电子档案的使用过程当中，很有可能存在人为因素，无意或有意的行为摧毁、更改或者增删电子档案的真实信息，而一旦数字信息被改变，将难以辨别，不留痕迹，因此，数字化档案信息的安全问题必须受到重视。
2.4 数字化管理的平稳过度问题
由于我国档案管理传统的管理模式都是以纸质化管理进行，要实现档案管理数字化，必须将纸质档案转换成数字化形式，这期间的平稳过度也是一大考验。一方面，大量的档案管理人员习惯于纸质档案管理，对突然到来的数字化新型管理技术缺乏适应性及相关操作的技术性，既要满足档案管理技能以及一般计算机的操作，同时又要满足特殊计算机的操作，这样的管理人才严重匮乏；另一方面，由纸质档案转换成数字化档案，信息的迁移过程也会出现问题，例如信息的丢失、信息录入错误或人为篡改信息等，都会在不同程度上造成电子档案完整性与真实性的破坏。
3 提高事业单位档案数字化管理的有效措施
3.1 重视档案数字化管理中相关软、硬件的研发工作
事业单位要想加快数字化档案管理进程，实现数字化管理的完美应用，就必须具备与单位自身管理相适应的软件设施和硬件设施，因此，事业单位应重视档案数字化管理工作，加强档案数字化管理中相关软、硬件的研发工作，如内部局域网的构建、各种通信子网、宽带网的建立、数据库管理系统以及相关操作系统的建设和应用、高性能服务器、大容量储存设备等等，以实现数字化管理软、硬件的及时更新与支持。
3.2 建立统一的数字化管理标准，实现管理高效率
建立统一的数字化管理标准，有助于更好地实现管理高效率，因此，事业单位应加强信息收集、存储以及管理标准的制定工作，尤其是对于档案目录、内容细则等的相容性方面的规范标准上，此外，对于档案技术标准、工作程序标准等制定上也应统一考虑，确保其规范化、标准化，全面保证网络档案使用安全机制、档案使用制度、工作制度、档案保密机制等可以相互联系，以此来实现一体化的档案建设文档。
3.3 加强信息安全管理，提高档案信息的安全程度
事业单位应重视信息安全的管理工作，尤其是对重要文件数据和档案信息的网络使用安全上，必须确保其信息的安全性。为此，事业单位应不断加强后续防火墙的维护和访问设置、及时安装并更新杀毒软件并做好重要数据及档案的备份工作等，以便于最大限度的防止档案信息受到网络安全的威胁；另外，还必须做好档案文件的保密工作，严格要求数字化档案的管理机制，建立相应的安全等级以及访问权限，尽可能的促进档案信息安全保密程度的提高，减少人为破坏文件等不良情况造成的信息缺失与篡改等，全面的确保重要文献、档案以及系统的使用安全。
3.4 培养数字化管理人才，实现档案数字化平稳过度
为实现档案信息数字化的平稳过度，事业单位应及早做足准备，对相关管理人员进行专业化的技能培训，加强管理人员对数字化管理软件的操作技能的培训，帮助他们及时适应并胜任新型数字化管理工作，确保档案数字化管理的平稳过度。此外，事业单位也应做好相应的监督机制，确保在信息由纸质向数字化转换过程中，实现个人档案信息真实完整地转换，避免因因为因素造成的档案信息录入错误、丢失等情况出现。
4 结束语
在新时期、新常态的发展背景下，事业单位应当从自身的管理实际出发，适应新常态下计算机信息管理的发展需求，与时俱进，不断强化档案数字化建设及档案信息化的管理工作，彻底的摆脱传统纸质档案管理带来的负荷，提高档案管理效率，实现档案管理的经济利益，同时也应 加强电子档案的信息安全管理工作，确保电子档案的安全程度，促进事业单位档案数字化管理水平的全面提高。
参考文献
[1] 徐丽娜.档案数字化的原则与标准化问题探析[J].档案，2014，（5）：38-39
关键词：数字化信息；医院；人事档案管理
数字化技术的不断发展推动了医院人事档案管理工作的进展，并为医院人事档案管理工作提供了良好的催化剂，促进医院人事档案管理工作与社会发展的同步对接。下面，笔者就针对医院人事档案管理对数字化信息的应用情况发谈一谈自己的体会。
一、现阶段医院人事档案管理的情况
1.人工操作效率低下
医院的人事档案主要用于对医院工作者的基本情况进行记录，能够真实全面地反应医院工作人员在学习、工作以及生活等方面的真实情况。在人事档案管理的人工操作模式当中，必不可少进行转抄操作，而人为失误是不可控制的一种风险，一旦在转抄过程中出现错误，后续就需要通过多个复杂的程序来进行修复或补偿，这样又降低了管理效率。此外纸质档案具有易损坏性，对人事档案管理的规范化、系统化具有极大的不利影响。
2.对人事档案管理资料的利用率较低
大部分医院并没有真正意识到人事档案管理的重要性，虽然对其进行妥善保管，但是却没有真正利用起来，而纸质人事档案的管理需要巨大的场地空间，这就在很大程度上提高了医院的管理成本。再加上医院需要定期对档案进行整理或清理，这也会对纸质化人事档案产生损害。
3.档案管理信息化水平不高
纵观我国医院人事档案管理情况来看，大部分医院并不具备完善的基础设施以及软件资源，相对于临床科室来说，档案科在硬件以及软件方面的设施情况都更为落后。信息基础也不够牢固，无法与现代化技术的发展步伐相适应，因此手工操作也逐渐成为了阻碍医院人事档案管理工作发展的一大要因。
二、如何基于数字化信息技术完善医院人事档案管理工作
1.提高医院数字化人事档案管理意识
医院必须保持全院上下员工思想上的统一性，提高人事档案数字化管理的意识，构建并完善医院人事档案管理机制，在医院内部推行三层管理模式，从根本上调动起医院人事档案管理的积极性以及灵活性。
2.充分运用数字化信息技术促进认识档案管理工作的完善
数字化信息技术中所涉及的一切技术都是基于信息科学理论以及方法而实现的，是一种对人类信息处理功能进行拓展而形成的功能。医院在进行信息化建设的过程中充分运用人力资源，可以刺激服务能力的提升，从而提升医院人事资源技术应用方面的可操作性。
3.创新医院服务模式
对于档案管理工作来说，对所管理的档案资料进行利用是其最终的目的。医院在开展人事档案管理的过程中不仅需要覆盖档案查询、档案调取等服务，还应在坚持保密原则的基础上登录相关网站完善档案数据信息，并进一步提升人事档案信息的共享性。
4.加大队伍建设力度
医院的人事档案管理工作始终都无法脱离高质量人才队伍的支撑作用。医院应定期组织人力资源科进行业务相关学习、培训以及实践等活动，以此来提高他们的理论水平以及实践能力；此外，还应优先分配一些熟练掌握计算机操作技能、具备高度工作责任感的员工从事人事档案管理工作。在此过程中还应关注的是，医院应控制人事档案管理人员的流动率，确保该岗位工作人员的稳定性，不要轻易变更岗位。
三、数字化信息对医院人事档案管理的重要意义
1.提升医院工作效率
电子档案能够实现实时更新、修改以及作废，改变传统纸质档案管理过程中无人问津的尴尬局面，赋予医院人事档案资料更高的时效性，提升医院整体的工作效率。
2.保存难度降低
传统的纸质人事档案在保存上存在极大的难度，随着时间推移很容易出现损坏、遗失等现象，而数字化电子档案能够通过电子文档的模式储存在计算机系统当中，保存时间极长，且不容易被损坏。
3.信息储存内容覆盖面更广
电子储存媒介具有空间大的特点，因此医院在储存人事档案信息时不必再因为储存场所不足而出现选择性保存的现象，所保存的人事档案信息可以包含员工在工作、学习以及生活的方方面面，极大地提升了信息储存的全面性。
4.促进医院考核的公平公正性
纸质档案在阅读的过程中需要耗费极大的经历，因此在阅读考核内容时往往不会进行全面阅读。数字化电子档案具有公开、透明的特征，任何与员工考核有关的评价结果都是通过数据形式来呈现的，可以让查询者一目了然，从而促进了员工考核工作的公平公正性，使人事档案信息变得更加真实、可靠。
5.信息获取速度加快
在纸质人事档案管理模式下，人事档案的调取需要花费较多的时间，而数字化技术的应用则有效地解决了这一问题，使这些辣手的问题得到了充分解决。在电子人事档案系统中，系统会根据所储存的人事档案自动生成查询目录，查询者只需要点击相应的按钮便可以很快地获取自己需要的档案信息。
四、在医院人事档案管理中应用数字化信息技术需要注意的安全防范对策
1.提高档案管理工作人员的安全防范意识
数字化人事档案管理模式虽然具有很大的优势，但是在安全上面也存在一些漏洞，尤其是在现代化计算机信息技术的不断发展下，各种病毒木马日益猖獗，档案管理工作人员在日常管理过程中应加大防范力度，提高此方面的嗅觉能力。医院也应加大相关网络安全的培训力度，要求员工具有高度的保密意识，对于一些机密性档案文件必须加大保护力度，定期进行系统杀毒，确保数字化人事档案管理系统的正常运行。
2.完善人事档案管理制度
要想全面确保数字化人事档案管理系统实现安全、稳定的运行，就必须制定完善的规章制度用于约束，具体可完善人事档案管理制度中的责任制，明确每一名工作人员的职责与义务，将具体责任落实到个人。此外，还应定期对系统进行维护及升级处理，对于其中一些关键数据做好备份工作。
参考文献
[1]吕慧萍.医院网上招聘系统数据在人事档案数字化管理中的应用[J].档案天地，2013，（5）：49-50.
[2]宋兵，朱卫华，邵悦，等.大型综合性医院人事档案信息系统的构建与应用[J].人力资源管理，2014，（10）：227-229.
[3]郭英.论信息技术在人事档案管理中的应用[J].齐齐哈尔大学学报（哲学社会科学版），2012，（5）：125.
房地产档案管理的传统方式就是手工处理，极易使档案实体在人为或者自然的条件下出现差错和管理缺陷。而在房地产档案管理中运用数字化技术，可具备存储量大、出错率小、资源共享等优势，有效弥补传统管理方式中的不足，由此可知，在房地产档案管理中运用数字化技术已经成为时展的趋势。
1 房地产档案管理中数字化技术运用要点分析
尽管数字化技术具备无可比拟的优势，但数字化技术运用于房地产档案管理工作中，还需注意以下几个问题：
1.1 注意服务理念的创新
传统的房地产档案管理方式要求管理人员，只需向客户提供相应的咨询和证明等被动型服务即可，缺乏主动服务和优化服务的意识。因此，在运用数字化技术的过程中，房地产企业的档案管理人员需改变自身的服务理念。
1.2 注意档案资料整理、收集的漏洞
随着信息技术与计算机技术的不断发展，房地产档案资料随时处于更新状况，而在搜集房地产档案资料的过程中，极易出现信息和资料收集遗漏的现象，因此，需在档案资料的整理和收集中，采取动态化的信息管理形式，以完善房地产的档案管理工作[1]。
1.3 注重档案管理人才的培养
由于房地产档案管理趋于数字化，因此，需注重对管理人员的技能培训，并让其熟练掌握房地产专业知识、档案管理技术和档案管理系统维修技术等知识，并加强对档案管理人员的计算机知识、数据库管理技能、网络知识等管理知识的培训力度，为房地产企业培养一批实用型人才。
2 房地产档案管理中有效运用数字化技术的策略
2.1 建立健全的管理制度
在房地产档案管理的过程中，需建立健全的管理制度，从管理人员的培训到硬软件的要求等，均需给出明确的规定。档案管理制度的主要内容有：一是规划和控制已存储的数字档案资料，并对其进行密级分类：将敏感和机密的资料信息进行加密处理，也可将其脱机存储于一个安全性较高的地方，以此预防房地产档案资料信息被变更、窃取或者毁坏；二是系统运行环境安全管理制度：包括房地产档案机房的出入控制、环境条件的保障管理、自然灾害的防护、防护设施的管理等内容；三是应用系统运行安全管理制度：主要指的是操作安全的管理、操作权限的管理、操作监督管理、操作恢复管理、操作规范管理、操作责任管理和应用系统的备份管理及应用软件的维护安全管理等内容，通过相关的技术，预防数字档案信息出现窃取、修改的问题，从而增强数字档案信息的安全性。同时组建信息保管制度，并严格将其落到实处；建立房地产的数字化档案的记录制度，记载资料信息的搜集、管理及使用等情况，并在记录中确保信息的真实性[2]。
2.2 规范房地产档案资料
在房地产档案资料信息管理中，传统的手工搜集、整理纸质材料，容易出现材料丢失、储存不当、资料信息不规范等档案管理不到位的现象。因此，采取数字化技术对房地产档案资料进行管理，不但能达到档案资料纸质管理和信息化管理齐头并进的目的，而且能使档案资料管理更加完善，避免或者减少档案资料遗失、损坏等。同时还可通过视频、音频等技术手段，使房地产档案资料管理更加丰富化、动态化。如图1。
2.3 建立数据系统和传输平台
在房地产档案数字化管理的过程中，还需注意以下两点：一是组建数据库。可通过扫描仪对纸质档案进行扫描，将扫描资料组建成数据库的形式，降低人工录入出错率，提高管理人员的工作效率；二是建立传输平台。在房地产档案信息的数字化管理过程中，需以实现其价值为中心，以此有效利用房地产档案的数据库。但是在建立传输平台的过程中，需确保传输平台的安全性、高效性和保密性，从而防止档案信息在传输的过程中丢失，或者人为窃取[3]。
