时间：2023-06-06 09:33:14
【关键词】资料；归档管理；档案管理制度
引言
东莞市防雷设施检测所是东莞市气象局重要的对外服务单位，日常主体业务产生的文书资料、影像资料繁多，为有效管理这些资料，需建立健全的档案管理制度来规范业务工作，以体现公开、公平、公正的服务原则。
1 现行东莞市防雷设施检测所档案管理状况
1.1 东莞市防雷设施检测所主体业务资料
防雷所日常工作所产生的资料繁多，主体业务资料包括建筑物年度检测资料，建筑物竣工验收资料，建筑物新建、扩建报建资料，风险评估资料，雷灾调查资料，内部评审，外部评审，现行规范，内部文件，实验室资质资料，各项工作细则等。
1.2 东莞市防雷设施检测所档案管理机构
现行防雷所内的档案管理机构主要是审核组，有一名资料收集归档人员和一名资料归档审核人员。资料收集归档员并非专职，仅对建筑物年度检测资料，建筑物竣工验收资料，建筑物新建、扩建报建资料，报建审核资料，风险评估资料进行收集归档。
1.3 东莞市防雷设施检测所档案管理存在的问题
由于缺乏健全的档案管理制度和专职人员，所内仅对日常主体业务资料进行收集归档，但一些非主流的资料并没有进行有效的管理。例如：归档资料的借阅和查阅，资料销毁，仪器报废维修，会议记录，技术讨论结果等等。
2 东莞市防雷设施检测所档案管理建立档案管理制度
2.1 档案管理原则
（1）加强防雷设施检测所档案管理工作，更好地为企业提供信息服务。
（2）防雷设施检测所档案是防雷所在各项活动中形成的全部档案是总和，其中以防雷检测档案为主体，包括：新建防雷设施资料，定期年检资料，化学危险品场所防雷资料，报建资料等等。
（3）档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护防雷所经济利益、合法权利和历史真实面貌的一项工作。
（4）档案工作要坚持统一领导，分级管理的原则。
（5）归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。
（6）结案后及时交专职人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
2.2 东莞市防雷设施检测所档案管理组织架构
建立四级的管理体制。所长统领整个所内的档案管理工作；归档审核员对各项资料结案确认、编号入室；专职资料收集归档员对各项资料进行收集归档提交归档审核员；报建窗口收集新建、扩建报建资料和发票，审核组收集报建审核资料，检测组收集年度检测资料、竣工验收资料和分段验收资料，风评组收集雷击风险评估资料和雷灾资料，办公室收集上级单位的文件、人事资料、各项工作细则等。
2.3 归档资料范围
2.3.1 东莞市防雷检测所各项工作细则
（1）防雷装置报建审核工作细则；（2）防雷装置年度检测工作细则；（3）防雷装置竣工验收工作细则；（4）雷电风险评估业务操作细则；（5）计费、收费和发票管理工作细则；（6）防雷合格证、副证、报告书发放、更改和销毁工作细则；（7）档案管理工作细则；（8）印章使用操作细则；（9）技术规范使用操作细则；（10）图纸使用操作细则；（11）仪器、设备、办公用品购买使用操作细则；（12）内部管理评审工作细则；（13）实验室资质认定操作细则；（14）文件收发操作细则；（15）保密工作细则；（16）公众网信息操作细则；（17）以上细则修改、作废操作细则。
2.3.2 防雷装置报建材料
（1）防雷装置报建登记表；（2）防雷工程专业资质；（3）焊工证书；（4）相关图纸；（5）建设工程规划许可证；（6）防雷装置报建受理回执 。
2.3.3 防雷装置设计审核材料
（1）防雷装置设计审核申报表；（2）防雷装置设计审核资料补正通知；（3）防雷装置初步设计核准意见书；（4）防雷装置设计核准意见书；（5）防雷装置设计审核受理回执；（6）新建建筑物防雷装置检测手册；（7）防雷装置检测协议书；（8）缴费发票。
2.3.4 防雷装置竣工检测材料
（1）防雷装置竣工验收申请书；（2）防雷装置检测报告；（3）防雷装置合格证；（4）防雷装置检测原始记录表；（5）新建建筑物防雷装置检测手册；（6）图纸（共 张）；（7）客户满意度调查表。
2.3.5 防雷装置年度检测材料
（1）防雷装置检测协议书；（2）交费发票；（3）防雷装置检测报告；（4）防雷装置合格证；（5）防雷装置检测原始记录表。
2.3.6 雷电灾害风险评估材料
（1）建设工程立项批文；（2）雷电灾害风险评估协议书；（3）雷电灾害风险评估报告；（4）雷电灾害风险评估原始记录单；（5）交费发票。
2.3.7 雷电灾害调查材料
（1）雷电灾害调查原始记录；（2）雷电灾害调查报告。
2.3.8 学习、会议记录资料
（1）学习、会议纪要；（2）技术讨论结论记录。
2.3.9 防雷设施检测所人事档案资料
（1）劳动合同；（2）学历资料；（3）职称资料；（4）培训资料；（5）上岗证资料；（6）奖励证书；（7）社保缴交资料；（8）任命文件。
2.3.10 仪器、设备、办公用品资料
（1）仪器、设备、办公用品购买申请、发票；（2）仪器、设备使用说明书；（3）仪器、设备检定证明；（4）仪器、设备使用登记表；（5）仪器、设备维修登记表。
2.3.11 其他资料
内部评审资料，外部评审资料，实验室资质认定资料，现行使用规范，上级部门发放文件，培训学习资料等。
3总结
通过分析东莞市防雷设施检测所档案管理现在的缺陷，针对防雷所的主体业务和对外服务的特性，依据中国气象局第20号令《防雷减灾管理办法》、中国气象局第21号令《防雷装置设计审核和竣工验收规定》和《关于核定防雷设施检测等服务项目和收费标准的复函》粤价函[2004]409号等文件精神建立防雷设施检测所档案管理制度，架设管理机构和规范归档资料，不仅有效规范所内的日常工作，并将日常工作留下的痕迹进行有效归档管理，为实验室资质认定和风险效能防控提供全面真实的资料。
参考文献：
[1]中国气象局第20号令《防雷减灾管理办法》，中国气象局文件，2011年9月1日起施行
[2]中国气象局第21号令《防雷装置设计审核和竣工验收规定》，中国气象局文件，2011年9月1日起施行
[3]《关于核定防雷设施检测等服务项目和收费标准的复函》粤价函[2004]409号，广东省物价局文件，2004年8月1日
作者简介：
朱锦坤（1982—），男，助理工程师，本科，主要从事防雷减灾工作。
精细化管理是建立在常规管理的基础上，将社会分工和服务质量精细化，并将常规管理引向深入的思想和管理模式，是一种以最大限度地减少管理所占用的资源和降低管理成本为主要目标的管理方式，是现代管理的必然要求。
教学档案管理作为院校教学活动的重要组成部分，其管理的实质就是将各类在教学活动中形成的原始的、分散的教学档案，通过管理过程使其实现有序化、标准化要求，从而提供科学、准确、高效的利用服务。因此将精细化的管理理念和手段引入高校教学档案管理工作中，有着十分重要的现实意义，是现代管理发展的必然趋势。
一、精细化管理概述
（一）精细化管理的内涵。精细化管理是一种管理理念，一种管理文化，以“精、准、细、严”为基本原则。“精”是指做精，求精，追求最佳、最优。“准”是指准确、准时。“细”是指做细，具体是把工作做细，管理做细，流程管细。“严”是指执行，主要体现对管理制度和流程的执行与控制。精心是态度，精细是过程，精品是成绩。
（二）精细化管理的基本特征就是重细节、重过程、重落实、重质量、重效果，讲究专注地做好每一件事，在每一个细节上精益求精、力争最佳。
（三）精细化管理的方法。精细化管理是一种管理技术，是通过规则的系统化和细化，运用程序化、标准化、数据化和信息化的手段，使组织管理各单元精确、高效、协调和持续运行。即把复杂的事情简单化；把简单的事情流程化；把流程化的事情定量化；把定量的事情信息化。
二、高校教学档案精细化管理应该注意的问题
（一）强化细节意识，明确管理标准，细化工作流程。教学档案管理工作的目标是通过对教学活动中产生的各类文件资料进行分类、编码、录入、装盒、上柜等一系列环节的整理、加工，为人们提供高效、便捷的档案利用服务，实现档案资源共享。因此必须建立一套科学的管理标准作为教学档案精细化管理的标杆。要避免受“模糊文化”的影响，按照“细化、量化、标准化、系统化、信息化、适时化”的要求，制定各个环节管理所要达到的要求。其中，量化管理是精细化管理的核心，能够量化的环节要尽量科学制定数据标准以供考量，便于检查监督过程中进行“对标”。同时还要细化各个工作流程，加大监督力度，以最大限度的保证各个环节都能达到预定标准。
（二）强化规则意识，完善规章制度，保证教学档案工作的高效运行。健全各规章制度，是实施精细化管理的起点，合理的、严格的规章制度是各项工作顺利进行的保证。依据上级关于教学档案管理的相关规定，结合本单位的教学状况，制定《教学档案管理细则》和《专业系教学档案资料建设规范》、《教学档案分类表》、《教学档案管理工作流程图》、《教学档案借阅规定》和《教学档案管理员职责》等一系列规定，、从制度上保证教学档案工作的有效运行，提高其规范化的程度。
（三）强化服务意识，加强业务培训和激励机制，促进专业人才队伍建设，使精细化管理逐步内化。精细化管理是一种新兴的现代管理理论，必须让大家都懂得什么是精细化管理、如何实施和自觉配合。对于教学档案管理人员，首先要进行岗前业务培训，除了教学档案管理的基本理论和技术操作两个方面外，还应当加强精细化管理理论和管理方法的教育与指导，使其牢固树立精细化管理理念。其次，要定期组织业务培训，根据教学档案管理实践，不断提高业务管理水平，增强理论研究能力，强化创新意识，探索新的管理方法，不断将精细化管理落实到实处。再次，要建立激励约束机制，将精细化管理内化为个人的自觉行动。每一个管理者在精细化管理中，都必须始终把人的发展作为院校发展的出发点和归宿，才能使其更加自觉地接受制度的约束和规范。因此，建立有效的奖惩、公平的考核评价机制可以促使管理人员将精细化管理的理念与方法转化为自觉的工作习惯，从而促进教学档案管理工作的发展。
提出如下意见，农业部、国家档案局下发了关于加强农村土地承包档案管理工作的意见》农经发〔〕12号）以下简称《意见》现转发给你并结合我市农村土地承包经营权确权颁证（以下简称农村土地确权颁证）档案管理工作实际。请一并贯彻执行。
一、规范农村土地确权颁证档案整理工作，统一标准。
农村土地确权颁证工作中形成的大量文件材料。对农村土地确权颁证业务中形成的档案材料,主要集中在各区县（自治县）农业行政主管部门、各镇乡人民政府（街道办事处）各行政村（社区）各地要按照不同档案门类进行准确区分。应该纳入专门档案管理;对各种会议材料、统计汇总等档案工作材料,应当纳入文书档案管理；对电子声像类档案材料，应当纳入电子档案、声像档案管理。
一）文书档案类文件材料
包括机构成立、意见、方案、指导性通知、计划、总结、简报、会议记录、规划、报告、检查记录、统计汇总等文件材料。1.归档范围。各区县（自治县）人民政府、各镇乡人民政府（街道办事处）农村土地确权颁证工作中形成的文件材料。
分为永久和定期，2.保管期限。按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》国家档案局令第8号）要求。定期一般分为30年和10年。
以“件”为单位，3.整理要求。各区县（自治县）农业行政主管部门、各镇乡人民政府（街道办事处）整理这部分文件材料时应纳入机关文书档案统一整理归档。按照《市机关归档文件整理实施细则》渝档发〔〕34号）进行整理。
按《市村级档案管理办法》规定，各行政村（社区）整理这部分文件材料时。统一纳入村级文书档案的经济发展类”按照《市文书立卷与案卷构成的一般要求》或《市机关归档文件整理实施细则》要求，以“卷”或“件”为单位进行整理。
二）农村土地确权颁证专门档案类文件材料
1.归档范围。农村土地确权颁证材料包括农村土地确权颁证入户核实（汇总）表、国土“二调”面积核实表、田（土）面积丈量记录表、现场勘界确认材料、承包土地空间位置图、农户委托书、承包土地确认面积公示表、农户签字确认的承包地块及面积分摊表、农户土地承包经营权证登记簿、土地承包经营权证书登记表、新证领取表、原证注销登记表、公告材料；土地承包情况汇总清册、土地承包经营权登记台账；农村土地确权颁证人员花名册、集体经济组织成员讨论形成的承包面积确认落实方案、村民代表会议决议、会议记录；补充完善的土地承包（流转）合同、依法调整承包土地方案、注销（变更）土地承包经营权申请、登记材料；其他方式承包申请颁发农村土地承包经营权证书申请、登记等材料；其他农村土地确权颁证专门档案材料。
2.保管期限。农村土地确权颁证档案永久保管。
此次农村土地确权颁证工作结束后，3.整理要求。各区县（自治县）农业行政主管部门在农村土地确权颁证工作中形成的农村土地确权颁证档案作为自身全宗内一种专门档案保管。农村土地承包经营权证登记簿一式二份。必须移交区县国家综合档案馆保存一份，农业行政主管部门用作日常登记管理留存一份。
应以各镇乡人民政府（街道办事处）为独立全宗单位，乡镇（街道）级的农村土地确权颁证档案。集中统一整理，参照《市机关归档文件整理实施细则》渝档发〔〕34号）要求，以“件”为单位进行整理。一般以每户形成的且能按户分开的所有文件材料作一件，用线或不锈钢钉装订，同一全宗内以行政村（社区）顺序依次排列，同一行政村（社区）中按村民小组顺序依次排列并从1开始编制顺序号，加盖归档章、编制归档文件目录，装入文书档案盒保管。各镇乡人民政府（街道办事处）形成及整理农村土地确权颁证档案时，可根据需要一式数套。
村（社区）级农村土地确权颁证专门档案参照上述方法整理。
三）电子档案、声像档案类文件材料
农村土地确权颁证工作中形成的电子、声像档案的归档整理按照国家和市相关要求执行。其中电子档案按照《市电子文件归档与管理细则》执行；照片档案按照《市照片档案收集整理实施细则》渝档发〔〕36号）执行；声像档案按照《市档案局关于进一步加强声像档案管理的通知》渝档发〔〕43号）执行。
请按《意见》要求，原缺失二轮承包方案、合同、申请书、台账等补充完善材料。分类归档。
二、做好农村土地确权颁证档案移交和利用工作，强化服务。
要按照农业部、国家档案局《意见》要求，各区县（自治县）农业、档案行政主管部门。切实加强对本辖区农村土地承包档案管理工作的指导和服务，充分抓住本次开展农村土地确权颁证工作的有利时机，认真做好相关管理工作，全面规范完善农村土地承包档案。
市委组织部:
按照市委组织部武组文〔2003〕131号文件的要求,我们迅速行动,组织专班,突出重点,认真细致地逐条逐项按照《干部人事档案工作目标管理考评标准》的要求，实事求是地进行自查。
一、成立专班，加强领导。今年全市干部人事档案工作目标管理工作会议召开后，我们一是立即成立领导小组。区委组织部部长周少甫同志为组长，组织部相关部长和人事局局长为副组长，各科室主要负责人为成员。领导小组成立后，多次召开各单位人事科长会议，加强了对我区干部人事档案目标管理工作的领导和协调，保证了干部人事档案目标管理工作的顺利和深入开展。二是组建专班，扎实工作。从教育系统抽借8名工作人员，成立工作专班，同时，制定了详细的实施方案。
二、理顺体制，打牢基础。针对我区管理干部档案的单位较多，总体情况较好，但部分单位不平衡。为规范全区干部人事档案管理工作，提高全区档案管理水平，我们下发了《关于对全区干部档案实行集中管理的通知》，对全区干部人事档案实行相对集中管理，从而理顺了管档体制，进一步完善干部人事档案集中统一和分级负责的管理体制，为达标升级工作打下了坚实的基础。
三、严格要求，狠抓落实。在全市干部人事档案工作目标管理工作会议召开后，我们立即下发了《关于在全区深入开展干部人事档案工作目标管理的通知》，对这项工作进行了动员部署，将上级文件精神、要求进行了传达，并明确了达标时间、要求和标准。同时，区委组织部严格按照文件，以《干部档案整理工作细则》和《干部人事档案材料收集归档规定》要求为准则，采取多种形式，加大工作力度，逐份清理干部档案，对所缺材料逐项进行登记、索要，对不能收集的材料要求各单位进行说明。对收集归档的材料，认真细致地进行鉴别，剔除不应归档的材料。整理干部档案，严格按照一级标准，做到“四边齐”，对材料中“三色笔”现象，严格按照要求进行复制加工。
我们建立了干部人事档案收集制度、鉴别制度、整理制度、查（借）阅制度、转递制度、保密制度、保管制度、管理人员职责等8项制度，做到制度上墙，完善各种登记薄和台帐。
积极争取领导和相关部门支持，制定了经费预算并得到落实，购置了新式档案盒，配备计算机，更换了密集架，做到防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施齐全。达到库房、阅档室、微机室和办公室“四室分开”。
与此同时，我区集中管档单位达标工作也进展顺利，目前三个达二级目标的单位已经完成初整，实现了“三室分开”，基本配备了“六防”设施，材料做到分类准确、装订整齐，完善了档案管理工作制度。
通过自查评分，我们得分为106分，达到了一级标准。但同时也存在着一些问题，主要是由于新洲是由县改区，再则机构改革频繁，撤销合并单位比较多。一是档案材料收集困难，主要是有的干部调动单位太多，遗失部分材料。二是有的材料手续不完全，难以补全。
通过自查，找到原因，也增加了信心，目前，我们干部人事档案已经全部加工整理完毕，正在进行材料收集和目录打印阶段，年底前可以完成任务。
一、人事档案的收集
人事档案的收集是人事档案管理工作的起点，只有及时而全面地收集有关个人的全部细节材料，才能完整准确地反映一个人的历史全貌。
1.收集途径。（1）通过学校获取的学习成绩、学历、鉴定、奖励等方面的材料。（2）通过原工作单位收集过去形成的档案材料。（3）有关业务部门收集业务考绩或者其他科研成果等方面的评价材料。（4）通过人事、劳资部门收集各种履历、考核、任免、调动、晋升行政职务、晋升专业技术职务、工资、离退休、办理出国（境）审批以及个人奖惩材料。（5）有关党组织材料，如入党入团登记表、入党入团申请书、党团鉴定、退党退团等手续材料。（6）通过卫生部门收集新近的体检材料。高质量的人事档案管理，是细节的积累，通过时间的延伸和空间的拓展循序渐进地进行。人事档案的完整，要求人事档案管理者经常性地作好细节的收集整理工作，靠每一个形成人事档案的部门及档案管理人员及时依据当事人情况变化而不断补充新材料，提供新信息，增加新内容。
2.收集方法。人事档案收集主要方法有定时收集、定向收集和追踪收集。定时收集就是按照人事档案制度管理有关要求周期性向有关部门进行集中收集。在一年时间里，单位必然会产生大量的人事档案材料，如：年末总结、奖惩情况和工资进级等都会有人事档案产生。人事档案的产生具有连续性，不是一次能够形成的，因此，必须以年度、半年度甚至季度为时间单位进行固定收集。定向收集是向形成人事档案材料的部门及主管人员进行的收集工作。追踪收集是在发现档案不全时，及时根据现有的档案材料线索，进行追根问底式收集，平时做到口勤、腿勤、手勤，务必做到拾遗补缺、齐全完整。人事档案收集工作的每一个步骤缺一不可且环环相扣，档案工作人员应该注重各阶段个人材料的收集积累，缺少某个阶段细节的积累，人事档案就无法完整。3.收集内容。主要包括：其一，政治面貌材料。包括党团组织形成的入团、入党材料以及党内外奖励和党团员的登记表、思想工作汇报或者总结等。其二，个人基本情况材料。人事劳资及其他人员管理部门形成的有关个人的履历表、登记表、自传以及鉴定考核、参加的工作时间、学历、培训、工资调整、专业（技术）及职务晋升调整、调动、退休等方面的材料。其三，业务材料。由其他业务部门和本单位提供的反映个人业务能力、技术成果鉴定方面的材料、考绩等方面的材料。最后，处分材料。关于违纪国法而形成的处分材料、检查材料以及甄别结论等方面的材料。
二、人事档案的鉴别
1.鉴别的原则。人事档案的鉴别工作既是业务性工作，更是一项政策性、政治性很强的工作。依据有关政策规定，作为依据判定材料的价值，确定材料的取舍是鉴别工作的基本标准和原则。我们既要取之有据，又要舍之有理。有时一份材料会影响一个人的使用，人事档案是培养、选拔干部的重要依据，因此，应有强烈的责任心，慎之又慎地决定材料的取舍。同时，鉴别工作应坚持历史唯物主义和辩证唯物主义的观点，具体问题具体分析，根据形成材料的历史条件、材料的主要内容、用途及其保存价值，确定材料 是否归入档案。
2.鉴别的方法。人事档案是以人员姓名为特征整理保存的，确定档案材料是否归档，应仔细核对档案材料上的籍贯、性别、年龄、本人成份、工作单位、家庭出身、参加工作时间、职务、工资级别、加入党团组织等基本情况是否一致。鉴别时要核查曾用名及更改姓名的材料，否则，容易把同一个人的材料分散在几处，给档案利用带来困难。对经过处理的手续完备的材料，才能归入人事档案。人事档案材料的内容必须真实与准确，不能有虚假和模棱两可甚至相互矛盾。对于鉴别中出现的词义含混、内容不实、观点不明确甚至矛盾的材料，必须及时退回原形成单位重新核实撰写。鉴别中应仔细检查材料系列的完整程度。每份材料不得有时间不详、缺页重页、无作者或签章等要素，一经发现应及时补充、完善手续。人事档案要力求精炼，挑出内容重复材料。不管什么类型材料，正、副本只需各保存一份。鉴别工作中，及时处理档案材料的破损、字迹模糊、霉烂变质、伪造或涂改等问题。
3.鉴别的内容。主要包括六个方面。（1）判断其是否属于人事档案。（2）确定对象材料是否属于该人的档案材料。中国有很多同名同姓现象，还有一人多名现象。要求管理人员必须通过对出生年月、籍贯、性别、工作单位、参加工作时间、职务、工资级别等诸多因素进行综合判断，从而确定一份材料是否为该人的档案材料，避免出现张冠李戴现象。（3）审查材料是否重复。每份材料保存数量一般是一份，最多不超过三份，多者应该剔除。（4）查明材料是否完整齐全。每份材料必须完整成套，有头有尾，不能缺张少页，正在处理或正在发挥现行效应的资料不能算人事档案材料。（5）检查手续是否完备。归入人事档案的材料要严格实行登记、审查和批准手续，需要加盖组织印章的要有组织盖章。档案管理人员遇到手续不完备材料时，要坚持原则，要求材料补齐手续后才能够归档。（6）档案保存价值的判定和真伪的甄别。对似是而非、模棱两可、尚未定论的材料，暂时不要归入人事档案，待确认后才能存入档案。实践证明，由于工作缺乏细致，导致一些假学历、假学位等伪造材料混入人事档案中，造成的负面影响，值得吸取教训与反思。
参考文献：
［1］翟国栋.高校人事档案材料收集工作探讨.兰台世界2007（3）.
第一条档案是档案馆开展工作的物质基础，*市档案局（馆）负责本区域内的档案资料的接收和征集工作。
第二条档案馆接收征集工作的指导思想是：在维护党和国家历史真实面貌的前提下，除国家专业档案馆接收，征集范围内的档案外，本馆接收征集本区域内的一切具有历史凭证作用和科学研究价值的各种门类、各种载体形态的档案，建立内容丰富、结构合理的馆藏体系，为党和国家积累档案资料。
第三条*市档案馆接收征集档案的范围。
（一）中共*市委员会、纪律检查委员会、市人民代表大会及其常设机构、市人民政府、市人民政协、市总工会、共青团*市委员会、妇联等机构及其工作部门和直属的临时性单位形成的档案；
市人民法院、人民检察院（案件、诉讼档案除外）形成的档案；
经协商同意接收市各派形成的档案；
（二）*市人民政府直属工作部门的派出性单位形成的档案；
（三）*市人民政府直属工作部门所属的独立分管某一方面工作或从事某项事业的行政管理机关和企事业单位的档案；职能、性质、任务相同、相近的一般工厂、中小学、商店等单位、选取其中有代表性的单位接收；
(四）各镇形成的档案；
（五）属地方和中央或省主管部门双重领导的单位形成的反映*市某项（某方面）事业或建设活动的档案；
（六）经协商同意接收或代存有代表性的集体所有制单位以及个人、专业户形成的有进馆保存价值的档案；
（七）本区域内的撤销机关、团体、企事业单位（含破产、倒闭企业）的档案；
（八）中华人民共和国成立前本地区革命历史档案、旧政权档案；中华人民共和国成立前本地区各种社会团体、组织、企事业单位的档案；
（九）*市地方性史志，有特色的家谱、族谱；
（十）《*市名人档案收集范围》内所列的人物档案；
（十一）反映本地区历史面貌的各种资料。
第四条根据《档案馆通则》、《中华人民共和国档案法实施办法》规定，档案馆接收现行立档单位永久、长期保管的各种门类、各种载体档案。接收撤销（破产）机关、团体、企事业单位（除按国家的有关规定可不向档案馆移交的档案外）的全部档案。
第五条档案馆在接收、征集有关单位档案的同时，接收征集有助于了解档案内容及其立档单位历史的各种资料。
第六条档案馆在接收有关单位档案时，为保证进馆档案的质量，必须做好档案进馆前的审核，调整保管期限工作，并注意以下几点：
（一）凡列入档案馆接收征集范围的单位，其反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的各种形态的档案，原则上一律进馆。
（二）凡列入档案馆接收征集范围的单位之间相互发送的重要文件，除请示、批复者外，一般只由发文单位归档进馆，收文单位上述档案不予进馆。
（三）上级领导机关、专业主管部门发给本级的文件，分别由本级党政机关和专业主管部门归档进馆，其它机关保存的上述档案，原则上不进馆。
第七条档案馆接收立档单位档案的同时，接收与档案相关对应的档案目录（纸质目录和电子目录）。
第八条档案馆接收档案时间（一）现行立档单位形成的、具有永久、长期保存价值的档案，一般情况下，自档案形成之日起在本单位保存10年左右向档案馆移交。（二）撤销（破产）机关、团体、企事业单位的档案，在该单位撤销后六个月内，破产单位在清算结束并按规定整理后移交市档案馆。
（三）现行立档单位形成的重要特殊档案和电子档案的接收时间由档案馆根据实际另定。
第九条档案馆根据已确定的接收征集范围，编制被接收征集单位名册，确立进馆序列。
摘要：档案馆危机预防评估是检测档案馆安全隐患的方法，是找出档案馆安全漏洞的一种途径。为提高档案馆防灾应变能力，保障档案的安全，预防档案馆的各种危机，本文介绍了国内外档案馆安全、危机预防研究现状。以美国、英国、澳大利亚等为例介绍了其档案馆或图书馆在危机预防指南、危机研究的进展，确定了危机要素、危机预防范围、危机预防措施等内容。国内近些年对档案馆安全保障体系的研究较多。国内外目前对档案馆危机预防研究与应用出现的主要问题是对危机界定于自然灾害，危机评价不具体或流于形式。
关键词：档案馆危机 危机评估 危机评价方法
在档案馆的日常管理和保护活动中，各种自然灾害、硬件漏洞、人为因素等造成的安全事故一旦发生，往往就会使档案资源遭受巨大的损失。如何查找档案馆自身的安全漏洞，提升相应的组织管理水平，做好预防性保障工作，是档案馆危机预防工作的重中之重，危机预防需要通过探索危机预防评估方法，来综合衡量档案馆的安全保障能力，最终消除或者最大限度地减少各种安全隐患。
一、档案馆危机预防研究的国外进展
国外诸多档案图书机构，如国际档案理事会、美国国家档案文件总署、英国国家图书馆、澳大利亚国家档案馆等国际和部级图书档案组织针对档案日常管理、保护、修复、灾害的抢救与预防等工作制定了较为全面、细致的方案，并且都在一定程度上提出了预测与防范危机的方法。
美国、英国和澳大利亚的档案安全理论研究取得了较为明显的成果，在实践应用方面较为突出。在其国家档案馆官方网站的政策、标准和会议总结中，包含档案馆危机预防的相关研究成果，可以划分为防灾预案、档案保护政策法规和专项评估三种，三者的侧重点有所不同，但都反映了档案馆危机预防保障工作和评估工作的重要性和可行性。
档案馆危机预防的评估和应对问题一般都归入防灾预案（disaster preparedness）中，国际档案理事会早在1997年11月就了“档案馆灾害预防与控制原则”（Guidelines on Disaster Prevention and Control in Archives①）。这份原则对多种灾害进行了定义与分类，如水灾与极端天气、火灾、地震、武装冲突、核事故等。然后对这些灾害可能带来的风险按照来源进行分类，包括档案馆外环境、档案馆的建筑结构和档案馆的服务措施、馆藏档案中的一些不稳定材料，以及特定人群共四个部分。然后再将这些来源进行进一步的细化，如来源于档案馆建筑结构和服务设施的水灾可以是暖气水管、自来水管、空调系统、实验室、厨房、洗漱间设施、防火系统等。为解决这些由风险带来的问题，该原则提出了若干注意事项，如新建建筑应具备的一些基本防护措施，现有建筑可进行改进的一些措施。
IFLA（国际图联）的《防灾预案》（Disaster Preparedness and Planning）手册，第一章内容即从馆外环境、馆舍结构和人为因素三个方面对潜在的安全风险和隐患进行评估。与国际图联关系密切的ICA（国际档案理事会）也有相关论文，如《资源匮乏条件下热带地区档案馆的建设》（Archive Buildings In A Tropical Climate And With Low Resources），对档案馆的墙体、门窗和结构、架柜排布、特殊载体档案保管条件、自然灾害应变措施等方面作了详尽的要求和说明。
美国国家档案与文件总署了“纸质材料灾害预防、管理与响应概述”（A Primer on Disaster Preparedness Management and Response Paper-Based Materials②）。在这份文件中，制定者根据美国的地域特征，详细列出了灾害的种类，如火灾、风雨、飓风、龙卷风、暴风雪、洪水、炸弹威胁等等。然后文章针对这些灾害对纸张可能产生的共同威胁——水，进行了探讨，包括水是如何影响纸质档案的耐久性，档案装具应具备的防水性能等。该文章提出修复水浸档案的具体工作环节，如将档案的装具与档案进行分离，档案中未被水浸渍部分与已浸渍部分的分离，对水淹档案的清理等。美国的约翰·肯尼迪图书博物馆（John F. Kennedy Presidential Library and Museum）启动翻新和加固工程时的一份馆舍环境评估报告，侧重馆舍实体的细节评估，从馆舍面积、墙体防水性、耐火性、电路和供水系统、空气质量等多个方面对其进行评估，突出实体硬件安全这个专项，也为评估方法和实施策略的研究提供了实践案例。
英国国家图书馆了“图书馆和档案馆管理与保护标准的实施与使用”（The application and use of standards in the care and management of libraries and archives③）。这份文献整理出图书馆和档案馆界主要使用的一些英国标准，如“BS 5454 档案文件存贮与展出过程中注意事项”（BS 5454 Recommendations for the storage and exhibition of archival documents），BS 4971“档案保护过程中修复及其辅助过程的注意事项”（BS 4971 Recommendations for repair and allied processes for the conservation of documents）。通过汇总这些标准，这份文献为档案馆的工作人员与研究者提供丰富的借鉴来源与参考。伦敦城市档案馆（London Metropolitan Archives）的《档案保护政策》（Archive Preservation and Conservation Policy），从档案馆的温湿度环境保障，到档案工作人员的保护和处理意识，以及装具和安保监控措施，再到防灾预警，做出了十分详细和严格的要求，全面涵盖了档案馆危机预防评估的内容及其他相关影响因素。另外，英国的国家档案馆层面还专门出台了多种安全评估指导手册，如针对电子文件保管的《风险评估手册》（Risk Assessment Handbook），还有对外的其他指导构建档案保护政策的文件。
[关键词]会计；档案管理；事业单位
doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.08.159
[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）08-0209-01
1 会计档案的分类
会计档案主要记录与单位业务经济相关的重要资料、各种收据和历史记录等，方便单位查证和核算，包括会计账簿、会计凭证以及财务相关报告。主要有以下几类。
（1）会计凭证类：汇总凭证、账目凭证、原始凭证以及其他会计凭证。
（2）会计账簿类：日记账、辅助账簿、明细账目、总账目、固定资产卡以及其他会计账簿。
（3）财务报告类：年度、季度和月度的财务报告，包括会计报表、附注、附表和相关文字说明等。
（4）其他类：银行对账单、银行款项调节表、会计档案流向清册、会计档案注销清册、会计档案托管清册以及其他需要留档的会计核算相关资料。
2 当前会计档案管理中存在的问题
2.1 电子数据档案应用不广
随着会计电算化的推进，大部分事业单位都放弃了旧式手工纸质记账方式，而采用电算化进行会计工作，给会计核算工作带了诸多便利。财政部门专门颁布的《会计电算化工作规范》，进一步明确了会计电算化的重要性，并详细定义了电算化会计档案内容，规范了电算化会计档案的管理防护工作，要求做好防潮、防火、防尘和防磁细节，养成备注双份重要会计档案的自主意识，以备查证。但是，目前仍有很多单位因为电子设备和工作人员自身问题等各种原因，忽视电子数据备份的重要性，只是把计算机打印的账本和凭单等归纳到会计档案进行保管，没有做好双份备注工作。也有些单位单纯依赖计算机电子数据备份，一旦电脑出现故障就可能造成备份数据丢失，或者财务软件更新后未保存原有数据，致使电子数据无法查阅。
2.2 部门预算方法新形势的要求
《会计档案管理办法》于1999年1月1日实施，随着科学技术的迅猛发展，其中的部分规定已无法适应新形势需求。2002年，我国已经开始全面实行部门预算，所有事业单位都实行了编制部门预算方法，这种部门预算方法在事业单位中得到广泛接受和实施，并取得良好反响。部门预算方法统一和规范了编制预算办法，使财政保障的程度显著升高，有效促进社会经济事业的和谐发展。在事业单位实行部门预算方法时，进行的“二上二下”编程会产生一系列对应的输出表，是部门预算的相关细则业务材料，在会计工作中的意义重大，有着较强的可比性和连贯性，如果只是保存其文书档案的话，无法对财务情况进行准确、有效地分析利用。
2.3 会计档案管理工作主管部门不明确
很多企业的会计档案管理的主管部门是由出纳兼任的，明显违反了行业规则。在实际会计工作中，主管部门很少关注《会计档案管理办法》，档案部门的年度档案业务培训也没有将会计档案人员包括在内，会计档案管理处于无人管束的境地。企业的会计工作很受重视，每年都会投入资金对会计人员进行业务培训，这些培训虽然偶尔会涉及会计档案管理内容，但大都偏重于理论方面，缺乏实践指导意义。这导致企业会计档案管理质量不高，档案封面信息填写不齐全，装订不够规范，档案分类归纳不够到位，很多档案没有目录或者目录不够详细，使得会计档案管理的处于混乱状态。
2.4 单位财务部门和档案部门职责不明确
《会计档案管理办法》规定：“各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂且由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。”很多单位虽然设立了档案机构单位，但是会计档案仍然由会计机构进行保存，由于档案机构处理的档案比较繁多，很难及时对会计档案进行及时归档和整理，会计档案是国家档案的重要组成部分，这样的处理方法明显不妥，影响到档案的处理有效性。
3 如何解决会计档案管理问题
3.1 加强对会计电子档案的管理
会计的信息化程度越来越高，电子档案比纸质档案有更多的优势，很多档案都以电子档案的形式保存，但把纸质档案转换为电子档案，并不意味着档案管理工作的结束，还应严格按照《会计电算化工作规范》的要求，对电子档案数据进行备份，根据档案重要性的不同，选择电子档案的存储介质。载有会计档案数据的光盘和磁盘应该放在防潮防磁的容器里。
3.2 修订会计管理办法的规范操作制度
应该扩大对账单的定义，不仅仅局限于银行出具的对账单，部门预算表也应该纳入会计档案中，使会计档案起到还原企业经济活动和组织活动历史画面的作用。
3.3 加强会计档案管理人员的技能培训
人才是企业发展的源动力，对于会计部门也是如此。财政部门和档案部门应定期对档案人员进行培训，规范会计档案管理人员档案分类、立卷、装订、移动、编写目录等具体操作，把会计档案管理纳入企业日常工作检查中。
主要参考文献
关键词：档案管理；档案归纳整理；管理分类
档案具有原始信息记录的作用，同时这也是档案的特征，档案是普遍存在而且具有深刻的意义的社会现象，对人类文化的、历史的传承有重要作用，是跟随人类社会的产生而存在的，人类社会特有的现象，档案的保存对后世也有很大借鉴意义，因此通过分类、归纳、整理等过程，让档案能够在保管过程中不会丢失信息，而且方便查询。
1 档案管理归档整理分类现状
1.1 档案整理理念有待于进一步提高。针对当前机关档案整理仍然基于传统模式，缺乏一定现代化管理思想作为指导，缺乏一定分类归档的思想，尤其处于现代化归档的思想是其重要理论，只有更好地运用分类思想，才能发挥出觉得的档案功能，目前机关档案整理工作人员缺乏现代化整理思想，因此传统机关档案整理模式缺乏一定归档的规范性，要求档案整理的准确性而非规范性，因此，传统档案整理具有一定弊端，需要转变观念，树立新思想。
1.2 档案整理缺乏专业化。据调查表现，当前机关档案整理工作人员出身基本是非档案相关专业，基本上是由机关内部调整或者其他工作人员岗位调整而组成的，这样直接影响其机关档案整理工作的整体专业性，专业化档案整理是发挥其档案强大功能的前提和基础，因此笔者认为当前机关档案整理缺乏专业化具体表现为：一是机关档案管理缺乏专业化整理人员；二是缺乏专业化整理方法；三是机关内部缺乏专业化整理程序与规范，四是档案整理人员不稳定，档案整理人员比较灵活，直接导致整体档案整理的专业化下降，以上是笔者认为当前机关档案管理存在的普遍问题。
1.3 档案整理缺乏信息化。信息化是当前机关档案管理不可或缺的重要组成部分，目前我国机关档案整理缺乏一定信息化技术，信息化档案整理能够节省传统档案整理的人力以及物力等，因此，具体表现为以下几个方面：一是机关档案管理缺乏信息化技术设备，如档案整理数据库等；二是缺乏信息化储存与保管的思想；三是机关内部档案整理缺乏信息化技术人员。
1.4 归档装订上的错误
一是使用不符合要求的装订材料及工具。归档文件装订材料与工具应具备保护档案、操作方便、价格便宜等三个要求，目前使用的缝纫机线装方式在文件的缝线处易断损、可逆性不好、操作耗时；塑料夹装方式成本高、易老化；无酸纸套方式易散失归档文件。最好的方式恐怕是研制出不锈的金属或其他材料的订书针，同时注意不用微波消毒方式。二是在每份归档文件上使用封面，有的档案行政管理部门甚至于在这种封面上印上多项栏目，要求档案室的同志填。这种方法增加了整理工作量和装订成木，严重违背《规则》的简化原则。三是没对不符合要求的文件材料进行处理。装订前应对残缺、薄弱、破损、装订线侧有文字等情况的重要文件采取相应的补缺、托裱、接边等措施；对字迹模糊（如热敏纸传真件）、字迹易扩散或褪变的重要文件进行复制；对大于A4幅面的纸张进行折叠；对所有的归档文件拆除金属物。这些前处理工作不做，会严重影响档案的保管。四是对“件”的处理扩大或缩小。《规则》对“自然件”及“可为一件”的归档文件都作了明确的规定，不能随意扩大与缩小。实际工作中，有的单位将件的范围扩大，认为同一问题的归档文件都应成为一件，殊不知“可为一件”的归档文件是同一事由中具有“来文与复文”，性质的归档文件。扩大件的范围，实际上又回到传统立卷的老路上去。
2 档案管理归纳整理分类技巧
2.1 档案管理技巧
在档案管理过程中我们有几个非常需要注意的地方，首先要注意档案是否有损害，档案有历史以及经济文化等方面的作用，有重要的意义，许多原始档案是非常珍贵的孤本或是脆弱的磁盘，在管理中注意档案是否有损害，有哪些损害这些都要进行细致的记录，否则一旦档案发生损害，甚至不可恢复的话，会导致巨大的物质财富和精神财富的损失，特别是文化断层的出现，不利于文化的传承和发展，削弱了国家的软实力；其次还要注意到维护档案安全，一方面的安全是指作为实物存在的珍贵文物、孤本等的安全，这些珍贵的实物能够真实的映射出当时的统治阶级、政治思想、社会经济、文化等方面，必须让它们能够安全存在。一方面的安全指的是档案作为记录国家政治、军事等方面决策的文件，如果不能保证它的安全，导致泄密情况的发生的话，那么国家在政治上就会处于不安全的情况，不利于国家的安全、团结和发展；最后还要注意到要延长档案的寿命，有些纸质或老化的机器，由于脆弱性和不可恢复性的特点，在档案管理工作中要注意采取恰当的措施延长档案的寿命，防止不必要的损失。
2.2 档案归纳整理技巧
在档案的整理归纳过程中，首先，注意对档案文件有一个初步的了解，确定档案中哪些是有用的，哪些是需要删除的，科学取舍进行归纳整理，还要根据档案的重要性进行细致的划分，同时档案之间是存在历史联系的，因此在档案归纳整理过程中要注意档案间的联系，不要把它们分割开；其次还要注意加大档案资料的收集力度和收集质量，这样在档案归纳整理过程中可以保证档案完整性，不会有信息的缺失，确保整理工作的顺利进行；其次，由于从前国家针对档案归纳整理没有制定统一的规则标准，因此省市县之间的档案归纳整理方法不尽相同，不利于档案馆之间的交流，针对这种情况国家下发文件《归档文件整理规则》制定了统一的规则标准，我们在进行档案归纳管理时要注意改变从前的归纳整理方式，遵循统一的规则，这样馆和馆之间的交流就变得容易许多；最后还要注意在档案归纳整理过程中如果发现类目不符的情况要逐一进行修订，还有已归档文件如果出现错误的话要注意及时进行更正，同时一些细致的工作如装订、封皮、卷皮填写要保持仔细认真的态度，否则在出现错误后再进行更正的话，就会浪费许多时间和精力，不利于档案事业的发展。
2.3 档案分类技巧
在档案分类过程中要注意，对档案文件内容有大概的了解，根据档案的具体内容进行科学分类，分类是档案工作的核心工作，档案分类正确的话可以保证档案信息的提供和档案利用率的提高，同时针对分类文件要有明确的标识，确保寻找方便，有利于档案工作的顺利进行。
结束语
档案在我们社会和生产、生活中扮演了重要的作用，针对档案现状中存在的问题，导致的档案工作困难，促使我们对档案管理、归档、整理、分类等环节的技巧进行总结，使档案工作能够顺利进行。
参考文献
[1]田真.文书整理归档的现实意义[J].中国管理信息化，2015（02）.
漫漫兰台路，在付出中收获成功
艰难起步。1987年，我调到临澧县审计局工作，开始了我的档案工作生涯。那时，审计局成立仅3年，一切都在探索、发展和规范之中，审计档案工作也不例外。一个普通的木柜，几本薄薄的卷宗就是档案工作的全部。在市审计局和县档案局重视下，我先后几次参加了市县组织的档案业务培训班，初步掌握了档案工作专业知识。1989年9月局机关从县政府院内迁出，单独建院办公，并建立机关档案室。在局领导的重视下，我抓住机遇，连续工作近三个多月，全面认真仔细地收集整理几年来的文书、审计业务档案资料，添置配备相关硬件设施，建立健全档案管理制度。年底经县档案局评审为机关三级档案室，我的兰台人生才开始真正意义上的起步。
梦想提升。作为档案人，我梦想在同行中出类拔萃、带头领跑。为实现这一梦想，我从源头上抓起。每年在局机关组织的学习培训中，建议局领导安排一堂档案业务知识课，邀请专业人士授课，全面提升全局干部职工的档案意识和水平，自己也从中获益匪浅。为实现这一梦想，我从细微处用功。对文件文书的起草、签发、核对、印发、存档等多个环节，做到认真仔细、精益求精，每份文件、每个审计项目的文件资料从未放松。每到年初，我都按照档案工作要求集中2个多月时间专门进行上一年度档案资料的收集、分类、整理、归档。为实现这一梦想，我从管理上着力。先后建立并完善了档案管理查（借）阅、利用、收集等一套相应的制度，使档案工作步入了制度化、规范化的轨道。功夫不负苦心人，1991年底，局机关档案室晋升为省二级档案室，单位和我个人都被评为全县先进。
奋力冲刺。随着时代的进步、审计事业的发展，审计档案工作的要求和标准也随之提高。局档案室由过去只有文书档案的单一型逐步向有文书、审计、会计、声像、科技等多门类、多载体的综合型转变。对此，我牢牢把握三大重点：一是坚持工作原则。即坚持谁审计、谁立卷的原则，坚持完整、精炼立卷的原则，坚持领导层层把关、严格程序的原则。二是坚持分类管理。科学分类建档案，依据审计工作特点，将档案分为7大类：即文书、审计、会计、声像、科技、荣誉、照片等。三是坚持建管并重。1998年，局档案室投资10多万元，进行了更新改造，面积由原20多平方米，增加到85平方米，配置了一整套硬件设施。档案工作达到了全县档案系统和全市审计系统领先水平。同年11月被档案业务主管部门考核晋升为省一级档案室，迎来了全市档案工作现场会及许多市、县兄弟单位的参观学习。
走向成熟。进入21世纪，我局档案工作步入标准化、规范化、制度化的轨道，成为同行中的佼佼者。目前，我局档案室总面积为85平方米，其中库房面积40平方米，荣誉室30平方米，查阅室15平方米，配有现代档案密集架柜12组，及空调、去湿机、吸尘器、灭火器、电脑等设施。室藏各类档案4529卷（册），包括文书、审计业务、会计、基建、声像、荣誉、照片等7大类。2003年，档案管理全面升级为电子自动化管理。档案工作得到上级领导的高度肯定，先后20次被评为全县档案工作先进单位。我个人也5次被评为市以上档案工作先进个人，20多次被评为县级先进个人。1999年被市政府评为“九五”期间全市档案系统先进个人并记三等功。
浓浓兰台情，在回味中领略真谛
平凡有趣。档案工作是默默无闻的工作，档案工作者更是默默无闻的人。作为一名普通劳动者，虽然没有惊天动地的事迹、没有催人泪下的故事、更没有语惊四座的豪言壮语，然而我甘于清贫、乐于奉献，在兰台追求自己的人生价值，成就了我的无悔人生。
平淡有味。档案工作就像一杯白开水洁净、透明，却是这个社会不可或缺的一部分，而且还那么重要，离开了它世界将不会完美。每当我从事的这份职业得到了组织和同行的肯定，每当我看到档案查阅者来时期待的眼神和离开时满意的笑容，内心便充满了欣喜。
平常有情。档案工作需要激情，需要脚踏实地、认真仔细，容不得半点虚伪和浮躁，那一柜柜、一本本、一件件、一页页真实宝贵的档案资料，都凝聚着我辛勤的付出和汗水，也养成了我默默耕耘、务实奋进、不计回报的品质。
摘要：本文分别分析了规范化与科学化在人事档案管理中的重要作用，从而就人事档案的“两化”管理提出些许建议，希望能为干部人事档案管理提供参考。
关键词 ：干部人事档案管理 规范化 科学化
干部人事档案主要记载的是一个干部的文化与思想素质水平、工作业绩等重要信息，是用人单位衡量其整体素质、进行人事升迁或调动的一个重要的参考依据，因而要各单位需要加大对干部人事档案的管理以为工作提供方便。但由于过去对干部人事档案的重视不足，导致档案的管理中存在着档案信息资料不全、内容不准确、填写形式不规范等问题，严重影响档案的统一管理。
一、干部人事档案管理的规范化
规范化是干部人事档案管理的重点工作，其主要是依据《干部人事档案材料收集归纳规定》以及《干部档案整理工作细则》等相关的档案管理规范的明细要求，强化档案的收集、整理、审核、保管、利用等一系列工作的系统化展开，通过将具体的管理细节化提高干部人事档案的综合管理水平以为人事工作提供更为便捷的服务。
规范化其实质便是为整个档案管理工作制定一套严格的管理程序，要求管理人员按照规定的标准进行档案的管理。除需要对干部的人事资料进行收集外，管理还需要对这些具体资料进行严谨的审核以避免各种虚假资料或残缺信息的存在，越明确具体的信息越是人事管理的重要参考依据。干部人事档案管理的不严格容易造成部分投机者为得到更好的发展前程而利用档案管理中的漏洞进行学历文凭、材料等的造假，严重影响各级干部队伍的纯洁度、不利于正气的党风党政的廉政工作建设与发展。因而必须强化对干部人事档案的规范化监管，从档案的统一规格的填写、各位干部档案信息的核查、档案信息的严格看管等环节出发，明确干部人事档案的规范化管理。
二、干部人事档案管理的科学化
科学化是干部人事档案管理的基础内容，其主要是根据人事档案管理工作的特点及性质明确规定具体工作的原则、规范、方式以及制度等，使档案管理的各项工作有条不紊地进行。现代的干部人事档案管理工作中的科学化也充分融入了科学技术，其在管理中发挥着重要作用，在明确的管理规范与制度下利用现代化的管理手段进行干部人事档案管理。
干部人事档案管理的科学化要求管理人员认清管理工作的本质与规律，根据管理过程中所积累的经验确切地体会具体的档案管理工作是否科学，如果有不科学的地方要及时提出以促使更加科学合理的管理规范与制度的出台。
三、实施干部人事档案规范化、科学化的管理
规范化与科学化是干部人事档案管理中必须严格明确的管理标准，只有将“两化”切实落实到位，系统、精确的干部人事档案才能呈现在用人单位面前，才能为各位干部的具体的人事调动提供精确的参考依据。
1.构建一体化的干部人事档案管理的监管体系。一体化的监管体系主要是通过严谨的规章制度以及严格的监控体系两个部分构成。首先，干部人事档案管理部门要结合国家相关的管理规范详细制定内部管理的规章制度，将各种常见问题的对策切实地写进制度内，为管理工作的顺利开展提供规范指导。例如，统一资料的纸张、格式等基础标准，为管理提供方便；其次，构建严格的监控体系，对档案管理的各个环节进行实时监控，避免各种不规范或不科学的管理问题出现。例如，对每位干部在档案中填写的内容进行核对，以确保其资料的精确度，避免各种虚假信息的泛滥与发生作用。
2.强化档案管理人员的素质培养。档案管理人员的素质较低是影响干部人事档案管理的重要因素，很多管理人员的管理意识不足或职业素养较低，容易为投机者提供可乘之机，利用管理人员的核查力度弱这一现实依据对某些干部的个人资料进行造假。因此，为确保档案管理工作的科学化、规范化展开，管理部门有必要加大对管理人员的培训，使管理人员充分意识到干部人事档案完善化管理的重要性，使其可以将更多的精力投入到档案的核查与监管中，以为档案的精确性提供保证。
3.实现并完善档案管理的电子化。纸质档案容易发生霉变、破损等问题，因而新时期档案管理部门可以利用计算机与互联网技术构建电子档案库，管理人员通过编制相关的管理程序，将干部的详细资料输入到计算机中从而推动干部人事档案的动态化管理。管理人员可以通过电子档案库翻阅并核查相关资料以节约大量翻阅纸质资料的时间，另外通过计算机网络用人单位可以更快捷地调出相关干部的资料，大大便利了干部人事档案的统一管理。
总之，干部人事档案管理是对一位干部进行综合评价的重要衡量因素，因而强化其规范化与科学化的管理更具现实意义，档案管理部门应加大对管理人员的综合素养的培养，通过构建完善的监管体系、构建电子档案库来推进干部人事档案的综合管理。
参考文献
[关键词]档案管理 现代化 信息化
[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2016）20-0145-02
为了进一步加强高校的档案管理，一般高校都能够专门设立档案室、配备专业人员管理档案。与此同时还加强了档案管理制度建设，制定出台相应的档案管理办法，使高校档案管理逐步实现规范化。为贯彻落实围绕中心、聚焦主业、深化“三转”的精神，解决纪检档案资料管理不规范、信息化程度不高的问题，为纪检监察工作提供强有力的后勤保障，柳州地税着力推进纪检监察档案管理信息化、规范化、专业化。
一、高校档案管理工作存在的问题
（一）管理不够专业
现在很多高校不能强化档案管理，使得管理松散。目前，很多高校没有专门的工作人员专项负责档案管理工作以及材料收集、整理和电子录入等相应工作。对照有关档案工作的法规要求，将档案分门别类进行认真细致地归档，才能够实现档案分类明确，排列科学合理，编排规范。档案管理部门制定了相应的法律法规明确了立卷归档、装订整理、保管利用、鉴定销毁、责任追究等每一个流程，建立了《档案管理员岗位职责》《档案保密制度》《库房管理制度》《档案室设备管理制度》等一系列配套制度，在档案借阅、使用等工作中均按规章制度进行，借阅必须经过审批，属资料，还要求借阅者签订保密责任书，使高校档案管理工作走上制度化、规范化轨道。
实现高校档案管理的专业化要求按照一级档案室的标准建设高校档案室，档案室实行库房、微机、办公、阅览四分开，档案库房按标准配备专用档案密集架，配置防火系统、自动灭火装置、除湿机、臭氧消毒机、吸尘器等设备，使档案的管理工作硬件设施齐备，安全保护实现了专业化。
（二）查阅程序不够规范
部分档案管理人员没能对各种档案猿旨笆薄⒑侠怼⒂行У姆掷嗪驼理。只有档案分管管理条件大为改善，才能够提高档案管理工作的效率。
（三）信息化不够完善
实现高校的档案管理信息化需要配套自主研发高校档案管理系统。目前高校的档案编制了全引目录、案卷目录、违纪人员处分索引等索引目录数据库，但是还没有完全实现档案信息查询的电子化、自动化，档案调阅效率低。
二、高校档案管理现代化的具体策略
推进会计档案管理是一项长期而艰巨的任务，加强制度建设、健全监督机制，明确操作规范，各大高校在推进档案管理的道路上，留下了一连串清晰而深刻的印记。为了确保普遍实现各大高校档案的长效管理，按照《档案法》的有关规定，要对需要归档的文件全部整理归档，做到时时收集、年年归档，并严格管理，规范使用，确保档案工作规范化运转。具体措施如下：
（一）加强制度建设实现档案管理精细化
“天下难事始于易，天下大事始于细”，精细化财务管理并不复杂，只是细中求精。各高校应该以细、全、高、严、新、实“六字”精细化管理原则，围绕档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等制定制度，使高校的档案管理水平进一步完善提高。根据《中华人民共和国档案法》等有关法律和行政法规，各高校应该分别制定适应自己的档案管理办法，进一步明确学校的档案管理工作。
目前，各大高校采取纸介质和计算机、网络通信等信息技术手段管理档案。纸质文档数字化，在收集整理的同时在档案管理系统进行归档，使高校档案管理逐渐走向制度化、规范化。高校数字化档案室的建立，有利于实现部级数字化档案室。
“数字化档案室”是指将实体档案信息数字化，基于网络来实现档案收集、整理、保管和共享利用，并能够确保档案安全和高效便捷。高校的数字化档案室建设应该获得上级档案局在政策、技术等方面的支持。例如资金方面，用于购买专用档案柜、电脑、扫描仪等档案工作必备用品和配套设备，建成后将实现公文交换系统（OA）与档案管理系统的无缝对接。
数字化档案室是高校档案建设中的一项基础性工作，能够稳步提高档案信息化管理水平。建设高校数字化档案室还应增强档案的服务功能，提高档案管理的日常办公效率和质量；通过完善机制，实现档案管理的精细化；并且通过加强档案管理作为促进高校档案管理规范化、制度化、信息化建设的有效手段。
高校数字化档案室建设要做到档案资源数字化、档案管理系统化、传递网络化、档案信息数据化、档案利用知识化。目前，很多高校已经实现了“前三化”，接下来还要继续实现“信息数据化”“利用知识化”等两个目标。除了与OA系统实现无缝对接，高校档案管理还应该将档案管理系统与网络、微信公众平台相结合，部分文档信息通过移动端实时，实现信息公开，也为有需求的人提供便捷。如此一来，通过数字化档案室与移动端的结合，从根本上提高居委会日常办公效率和质量。
（二）明确操作规范实现过程精细化管理
高校的档案的规整和管理是很烦琐和复杂的。因此，各大高校因该明确提出档案管理操作规范。从档案的收集、整理、归档等环节入手，理清思路，摸清家底，健全制度，规范流程，强化责任，推进档案管理工作规范运行，为科学、有序、高效地开展各项外汇管理工作打下了良好的基础。档案管理办法规定，高校应该严格按照《档案管理条例》及相关制度规定进行操作，使档案更好地为高校的管理服务。严格按照要求，逐级分类管理，多措并举、扎实推进高校档案管理工作。完善制度，规范管理。严格按照查借阅手续，在保证档案安全、保密的前提下，提高相关工作人员查阅资料的速度，从而在整体上提高档案的利用效率。与此同时，加强专业人员的培训。包括文件材料的收集归档范围、立卷归档原则、立卷归档分工、文件材料整理原则及要求、归档文件材料质量要求、归档时间和手续等六个方面。培训能够增强工作效率，让管理人员进一步加深对档案工作方法及重要性的认识与理解，看清档案整理工作中存在的差距和不足。及时培训能够进一步提高档案整理的业务水平和实际操作能力，为进一步规范档案工作打下坚实基础，也为今后更好的服务和工作的发展提供强有力的保障。
（三）健全监督机制实现内部控制精细化
用制度约束和规范档案管理，是高校档案管理工作中的一个亮点。档案管理办法明确了高校档案鉴定、销毁、移交的要求，高校将定期对已到保管期限的档案进行鉴定，并形成档案鉴定意见书。档案鉴定工作由高校档案馆牵头，组织其他机构或人员共同进行。加强督促归档、严格审查机制。严格按照条例做到保质保量地完成档案材料的整理归档工作的同时，对档案要及时审查，对符合要求的要及时整理，对不符合要求的要完成未尽事项、补正相关资料。
结语：强化档案管理意识，明确人员责任。今年以来各部门高度重视档案归档工作，严格执行档案管理规定，按照相应的原则，抓好档案的归档整理工作。完善档案制度建设，强化归档工作。先后建立完善档案归档范围和保管期限的规定，档案归档的操作规程等档案管理制度，将资料进行整理、分卷、复核、编目。召开培训班，全员参与，自查自改，进一步完善档案工作。其中的每份档案都应该进行电子档案登记，并针对以前档案目录中只见案卷名不知案卷内容的弊端，专门在案卷目录中增加简单的索引项，借阅档案可以先从电子目录上看有没有自己要找的文件，避免盲目翻阅，大大提高了查阅档案的效率。为了推进实体档案和电子文档同步归档，高校的档案中心应该为档案管理人员进行业务上的培训指导，工作人员利用业务管理QQ群作为信息交流平台，同时采取一对一、面对面的指导方式，帮助资料员掌握电子档案的文件登记、著录、扫描上传、立卷归档等相关业务。高校的档案管理部T为保证电子档案的顺利报送提供可靠保证。当前，实体档案和电子文档同步归档接收工作已经实现，实体档案和电子档案的同步归档，体现了高校档案工作跨入了档案管理的先进行列，同时也表明高校档案事业进入了信息化时代。
此外，为规范完善档案管理，实现档案规范化、标准化，高校应该强化四项措施，进一步加强档案管理工作：一是强化资料收集，指定专人负责档案的日常收集管理工作，办公室注重对平时文件资料进行收集和积累，以及校内开展的重要活动，及时收集照片、录音、录像等各种载体的信息资料，按照月报、季报、年报顺序负责归档整理，按时移交到档案室，由专人立卷归档；二是强化信息化管理，加强档案的电子化管理，对各文书档案、科技档案、会计文件材料、声像材料、电子文件材料等重点数据资料及时进行备份保存，进行电子化管理，方便统计资料的查阅和利用，实现档案管理信息化；三是强化安全保密，遵守保密制度，切实履行公文的收发、登记、传递、借阅、归档和销毁等各工作环节，对各专业报表严格执行签字、登记、归档手续，严禁随处丢放，确保档案资料的安全；四是规范档案装订工作，做好目录索引，统一装订格式，资料归类规范，一目了然。
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