时间：2023-06-06 09:00:11
关键词：商务英语写作，电子邮件，写作方法
1．国际商务电子邮件与传统的函电结构对比分析
传统的国际商务信函一般由信头、日期、封内地址、称呼、信文、结尾敬语、签名七个基本成分构成。论文参考网。与传统的商务函电相比，商务电子邮件的结构趋向于更加简单明了且重点突出。原商务信函中的信头和封内地址演变为发件人和收件人的电子邮箱地址，而发信日期则由系统自动生成，不需另外添加。主题栏的作用得到强化，其位置不再位于称呼的下面，而是被提到了收件人的电子邮箱下面，显得更加突出和重要。论文参考网。国际商务电子邮件一般仍然采用较正式的称呼， 如：“Dear
Ms. Johnson”， “Dear Mr. Smith”。但如果对方是多年的业务合作伙伴或老客户，则可以省去“Dear”， 直呼对方的名字， 如：“Hello，Victor”， “Hi， Jenny”。若不能确定具体的收件人，仍可以用“Dear Sirs”或“Ladies and Gentlemen”来称呼对方。在邮件的结尾部分，传统的结尾敬语如“Yours faithfully”，“Sincerely yours”等已很少用，现在人们多用bye， best regards，cheers等来作结束语，反映出网络时代人际沟通轻松随意的特点。署名可以使用邮件程序中的自动签名功能，把发信人的签名、公司名、电话和传真号码或其他联络方式自动添加到邮件的结尾处。
2.国际商务电子邮件的写作原则
为了使贸易双方达到预期的沟通目的，增强邮件的有效性，电子邮件的写作和信函的写作一样，要遵循七个C原则，即简洁（Conciseness）、清晰（Clearness）、礼貌（Courtesy）、完整（Completeness）、具体（Concreteness）、正确（Correctness）和体谅（Consideration）。
2.1简洁（Conciseness）
简洁被认为是邮件写作最重要的原则。一封邮件应精辟清楚地表达发件人想要表达的观点和内容。因此，在书写电子邮件时，应长话短说，尽量使用常用的词汇、短语、结构简单的短句，避免使用难词和陈词滥调，不用长句或从句。
2.2清晰（Clearness）
清晰是邮件的主要语言特点之一。清晰是指作者思路清晰，行文明了，邮件内容不会被对方误解。要清楚地表达邮件的要义，必须避免使用意义上模棱两可的词语和句子，注意修饰语的位置、语义的连贯性和邮件全文的逻辑性。例如：“The steamer is sailing directly from Shanghai to Los Angelesbimonthly.”在此句中，“bimonthly”这个词就要避免使用，因为它既有“两个月一次”的含义，又表示“一个月两次”。
2.3礼貌（Courtesy）
礼貌是指发件人在措辞和表达方式上通过使用虚拟语气，委婉语气等方法及运用一些语用策略，婉转、迂回、和缓地表达观点，提出要求，从而给收件人留下有知识、有修养、素质高的印象，使对方容易接受一些请求并愿意进行合作。例如：句子“We did request that you send us by registered mail.”就比“You forgot to send us the report by registered mail.”要更加礼貌。
2.4完整（Completeness）
完整是指发件人要对收件人提供其需要的所有信息，答复其提出的所有问题并争取满足其提出的一切要求。同时，还要注意在格式上邮件的基本组成部分缺一不可。例如买方在表示接受卖方的报盘时，要详细说明接受条件并引述受盘的依据，如报价单，产品目录、宣传册或某日的邮件内容等。
2.5具体（Concreteness）
每一封邮件都应有一个具体、明确的主题，尽量避免含糊、笼统、抽象的表述。必须强调具体的事实、数据和时间，以使收件人阅件后采取具体的行动，解决具体的问题。例如对某一商品报盘时，必须详细地说明品名、价格、数量、包装方式、支付条件、装运时间、装运港等具体的交易条件和发盘的有效时限。
例如：
Hi，Johnson:
Wehave received your mail of April 6 and now we are in a position to offer youwoolen blankets as follows:
Quantity:“Peacock” Brand Woolen Blanket
Size:66 x 78inches
Weight:6 lbs
Color:Red and Brown
Quantity:5000 pcs
Price:US $ 30 each piece CIF Montreal
Shipment:During August to September
Termsof Payment: Draft at 30 days under irrevocable L/C
Thisoffer is firm subject to your immediate reply reaching us not late than the endof this month.
Bestregards，
Linda
Director
2.6正确（Correctness）
由于商务电子邮件涉及到商务活动双方的权利和义务关系，因此，其准确性对双方的沟通至关重要。具体而言，不仅电邮的内容要叙述准确，其格式、语法、标点符号和拼写也要做到准确无误，以免引起误会，造成纠纷。校对很关键，尤其是日期、数字和收件人的信箱不能弄错。
2.7体谅（Consideration）
起草邮件时，一定要设身处地为收件人着想，考虑他们的感情、希望、要求和利益等，给收件人留下好感和深刻的印象，从而极大地提高邮件的有效性。应尽量以积极的态度，从“对方角度”来进行表达。例如：“We feel sure that you will be entirely satisfied.” 就比 “We do not believe that you will have cause for dissatisfaction.” 态度上要显得更积极；“You earn a 3% discount when you pay cash.” 要比 “ We allow you a 3% discount for cash payment.” 显得更易被接受且更富有人情味。
3.商务电子邮件的写作注意事项
3.1设置电子邮箱时，最好包含发件人的具体姓名，方便收件人辨认信件的来源，把重要的或正期待的邮件与垃圾邮件区分开来。
3.2邮件的标题应当简洁明了。邮件的标题是邮件主要内容的浓缩， 简明的标题可起到内容索引的作用， 决定了收件人浏览邮箱时是否阅读邮件，便于收件人在大量的邮件中去寻找需要的信息，可以极大地提高收件人处理邮件的效率。因此， 为了确保收件人能及时阅读邮件， 邮件的标题一定要引人注目并争取用最精练的语言概括出邮件的要旨，以满足收件人对邮件的合理预期。标题通常用名词短语或动名词短语来表示，这是为了使邮件信息清晰具体、一目了然，例如：“Your Meeting in New York”， “Your Order No. 933”， “Complaints about PoorPacking” 等。
3.3邮件内容的主流书写格式是平头式（或叫齐头式）。平头式是指邮件内容的各部分都从每行的最左边开始， 不需空格。由于商务人士每天要处理大量的邮件，采用这种格式写作，便于提高打字速度和办公效率。
3.4正文的写作。正文是电子邮件的核心部分， 通常由两三个或三四个简短的段落构成。每个段落只表达一个主题。表述内容时一定要完整清楚，得体自然，尽量多用英语主动语态，少用被动语态。另外，可以适时、适量地使用商贸行业常用的缩略语。例如，S/C（销售合同)、 B/L (提单)、 ASAP(尽快)、C/O（原产地证）、LCL (拼箱)等。在内容较为严肃或是文体较为正式的电子邮件中，应避免使用表情符号。
3.5附件的应用。由于篇幅的原因，难以在正文中包含的内容最好放在附件中来发送。用于附件的文档应该选用WORD、EXCEL等广泛使用且功能强大的文字或图表处理软件，避免收件人在软件兼容方面出现问题。
3.6邮件的回复。论文参考网。由于人们交流频繁，每天可能会处理数十封乃至上百封邮件，不可能清楚记得所有邮件的内容。回复邮件时，发件人应利用“回复”功能将对方发来的邮件附上，方便对方回忆相关邮件的内容，从而节省时间，提高效率。
4.结语
商务英语写作课程的教学目标就是要提高学生的应用写作水平，让学生写出高质量的商务电子邮件，在将来的涉外商务交流中给对方留下美好的第一印象。商务邮件的写作要遵循七个C的原则。得体、规范的电子邮件，有助于交易双方建立和巩固良好的国际商务合作关系，对最终取得交易的成功将起到重要的推动作用。
参考文献
[1]廖瑛，莫再树. 国际商务英语语言与翻译研究[M].北京：机械工业出版社，2005：21-53.
电子邮件在日常工作中时刻伴随着我们，在职场活动中起着重要的作用。电子邮件的表达方式代表了我们的职业素养、专业程度、可靠性和形象，甚至代表了公司的形象。一封完整的邮件包含主题、称呼、正文、附件、结尾、署名、日期、收件人等。
【关于主题】
主题要提纲挈领，添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。
1．一定不要空白标题，这是最失礼的；
2．标题要简短，明确；不宜冗长，不要让邮箱用?才能显示完你的标题；
3．标题要能真实反映文章的内容和重要性；
4．一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理；
5．可适当用使用大写字母或特殊字符来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼；
6．回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE RE一大串；
7．主题千万不可出现错别字和不通顺之处；
8．对于外部邮件，最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存；
9．不发无意义的邮件。
【关于称呼与问候】
1、恰当地称呼收件者，拿捏尺度，忌不称呼，忌乱称呼
称呼是第一行顶格写。
邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。
如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。1
不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络。 不少人写邮件一上来就直接说事情，给人的感觉是“你应该知道我是谁”；有的至多用个“你好”，这些都是不礼貌的做法。
2、Email开头结尾最好要有问候语
开头问候语是称呼换行空两格写，最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”或者“您好”。
结尾在日常工作中常被忽略，常见的写个Best Regards，中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。
“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，但还是应注意尺度，不然会适得其反。
【邮件正文】
1、正文要简明扼要，行文通顺、重点突出、段落清晰
若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述； 多采用主动语气，让收件人知道是谁应该来做这件事情。
2、选择恰当规范的语言进行表述，应符合书面语言表达，不要使用口语化，避免情绪化用语，慎用含有敌意的词句或者批评的语气
根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适，邮件发出前多站在对方的角度感受一下。尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观， “邮件门”就是深刻的教训！
3、正文多用1234之类的列表，以清晰明确
4、一次邮件交待完整信息
最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。
5、尽可能避免拼写错误和错别字
这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。
6、合理提示重要信息，可使用大写、粗斜体、颜色字体等手段，但不可过多使用
过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度
7、合理利用图片，表格等形式来辅助阐述，引用资料时要注明出处；
8、慎用表情符号；
9、正文不能太过拥挤，应保持一定的字距和行距；
10、转发或回复邮件时，应保持原邮件格式和内容，不要刻意压缩或隐淡字体；
11、邮件的总体结构应符合“第一段与最后一段是重点”，要主动说出你期待对方做的事情。
电子邮件的撰写，应该掌握由上而下的重点，也就是说，重点在最前面
的第一段。如果信件很长，最好在结尾的部分，再度强调第一段的重点。当你想要收件者采取行动时，如果电邮的内容长，在信件的一开始，就说明
你的要求。如果内容很短，不超过一个屏幕可以读完的范围，就直接在信件内容的结尾提出要求即可
【附件】
1、如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件；
2、附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理；
3、正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时；
4、附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件；
5、如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用；
6、如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送
【结尾、签名、日期】
每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。
1、签名信息不宜过多；
2、不要只用一个签名档，对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化；
3、签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些；
4、邮件的日期与时间要明确，最好明确到年月日时，以免双方认知不同产生误会。
【收件人、抄送人】
收件人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应； 抄送人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回Email。
请示性的邮件一般只有一个收件人，不相关的人一定不可随意抄送。收件人（包括抄送人）若为一个以上，不论在邮件地址位置，正文位置，还是附件内，均需要排序。最讲礼仪的方式是按照职务高低排序，同样职位按姓氏字母顺序排，不了解职位时可以按照字母顺序排，但重要邮件不建议这样做，尤其是重要客户。有内外之别时，以客为先。
抄送的作用：
1、让自己和对方的领导知道你们在做什么；
2、让与该项工作相关的人知道事情的进展，保持信息对称；
3、当遇到困难的时候可以请求抄送领导的援助。
【语言的选择和汉字编码】
1、只在必要的时候才使用英文邮件；
如收件人中有老外建议用英文，因为中英文编码不同，中文有可能会变成乱码。
2、尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件；
3、对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决；
4、选择便于阅度的字号和字体
中文老实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。
不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。不要为突出内容而将字号设置过大，拉滚动条是很麻烦的事情；也不要过小，费神又伤眼睛。
【邮件回复、转发等】
1、及时回复Email
及时回复邮件是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。无法及时确切回复，应告知原因并约定回复时间。记住：及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。
如果你正在出差或休假，应该提前告知或设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。
2、回复原则：有针对性、清楚、简洁、礼貌
A、回复应让对方一次性理解，避免反复交流，浪费资源；
B、回复不得少于10个字，显示出你的尊重；
C、不要就同一问题多次回复讨论，回复超过3次应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断；
D、邮件回复时尽可能保留原邮件主题；
3、区分单独回复和回复全体
A、只需要一个人知道的事，就回复给他一个人；
B、你对发件人提出的要求作出结论响应应回复全体；
C、你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论；
D、好的事情可以抄送给他人，不好的事情尽量一对一处理；
E、点击“回复全部”前，要三思而行！
4、主动控制邮件的来往
为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。
5、保存好发E-MAIL的证据；
6、转发邮件要突出信息；
论文摘要：函电是专门用途英语的一个分支，其内容随着国际贸易结构、方式及沟通方式的变化而不断的发展变化。鉴于函电课程的实践性。课题组成员开展了函电社会莆求调查及函电实证调查。通过对两个调查的结果进行分析，提出了函电课程教学改革的建议。
函电是专门用途英语(ESPi English for Specific Purpose )的一个分支，对它的研究也必然遵循专门用途英语的理论框架。任何一种课程都是根据某种需要而设立。Hutchinson和Waters(1989:53)认为ESP课程的教学内容应将学习者的需求放在首位。需求分析应是大纲、课程、材料设计及教和学的起点。Aobinson(1991:3)也提出ESP课程的设置应源于需求分析之上，并且这种分析应“aims to specify as closely aspossible what exactly it is that students have to do througlmhemedium of English" (以尽可能明确学生通过英语这一媒介要做什么为目的)。
一、函电社会需求调查及结果
基于Hutchin}。和Waters ( 1989 )的理论，我们针对外贸业务人员做了函电课程的社会需求问卷调查(共有42份有效问卷)，总结如下:
(一)对函电课程的态度
调查者在在校期间都能意识到这门课的重要性，其中有3$.1%的人认为这门课非常重要，33. 3%的人认为这门课很重要，28. 6%的人认为这门课一般重要。并且有近一半的人( 47.6%)的人在校期间都能非常认真的学习。
(二)函电在实际工作中的应用程度
在回答“在学校学习的函电知识在工作中能应用得到吗?”这一问题，28. 6%的调查者回答经常应用到，66. 7%为偶尔能应用得到，4. 5%为很少能应用得到;在回答“在学校学习的函电知识与实际应用的知识是否一致?”这一问题，14. 3%的调查者回答相差很多，71.4%为相差很少，14.3%为几乎一样;在回答“您在学校学习的函电知识能否满足您现在工作的需要?”这一问题，28. 6%的调查者回答完全能满足需要，38.i%为基本能满足需要，14. 3%为勉强能满足需要，19%为不能满足需要。
(三)对函电课程教学方法的看法
在回答“您学习这一课程时，教师教授时采用以下哪种教学方法?”这一问题，76. 2%的调查者回答教师教授为主，学生写作练习为辅，14.3%为教师教授为辅，学生写作练习为主，9. 5%为学生自主学习及练习为主，教师只是给予一些指导，0%为在教师设定的不同案例下，学生小组讨论学习并完成为主，教师只是给予一些指导;在回答“您希望教师在教学中采取什么样的教学方法?”这一问题，0%的调查者回答教师教授为主，学生写作练习为辅，19%为教师教授为辅，学生写作练习为主，28. 6%为学生自主学习及练习为主，教师只是给予一些指导，52. 4%为在教师设定的不同案例下，学生小组讨论学习并完成为主，教师只是给予一些指导;在回答“您觉得函电课用以下哪种语言形式授课比较好?”这一问题，4. 8%的调查者回答双语教学(一般用中文，偶尔用英文)，95. 2%为双语教学(一般用英文，除部分用英语不易理解的地方用中文解释)，无人选择全中文或全英文授课。
(四)对函电课程教学内容的看法
在回答“您觉得学习这门课程中英语语言和业务知识两者的比例应该是多少?”时，23. 8%的调查者认为比例应为50% ;50% ，52. 4%的调查者认为比例应为60%;40%，14.3%的调查者认为比例应为70% ; 30% ，4. 8%的调查者认为比例应为80% ，20%;在回答“函电作为英文写作课，您认为在提高写作能力的同时，是否还应辅以听、说、读等方面技能的训练?”这一问题，42. 9%的调查者认为没有必要，57.1 %的调查者认为有必要;在回答“您认为函电课上老师讲课的重点内容应该是什么?(多选)”这一问题，选择贸易信函常用词汇及其用法的调查者占85.7%，选择有关国际贸易的文化以及经济背景知识的调查者占42.9%，选择信函中出现的语法的调查者占71.4%，选择信函中句子的结构的调查者占52.4%，选择业务操作及专业知识的调查者占57.1 %，选择具体案例操作的调查者占57.1 % o
二、函电实证调查及结果
我们广泛收集外贸业务员业务邮件，并将收集到的电子邮件分为两大类，一类为辽宁省内外贸从业人员书写的电子邮件(247封)，另一类为以英语为母语国家的外贸业务员书写的电子邮件(154封)。并对以英语为母语国家的外贸业务员及辽宁外贸业务员书写的电子邮件分别进行了分析，初步总结出了外贸业务员用电子邮件进行沟通的特点。
(一)电子邮件的格式
电子邮件，无论使用何种软件，主要由收件人地址(To)，发件人地址(From )，日期( Date )和事由(Subject)组成。计算机会自动产生前三条信息，而事由则与所发邮件内容有关。从收集到的电子邮件中可看出，国外公司的邮件10(1%都有称呼和结尾敬语。而辽宁外贸从业人员的邮件中100%都含有称呼，结尾敬语的使用率也占到了91.5%0
(二)电子邮件的结构
传统的信件结构比较复杂，一般包括13个部分，其中有7个基础部分(信头、日期、封内地址、称呼、正文、结尾敬语、签名)、两个常用部分(事由及附件)及3个偶尔使用的部分(参考号、经办人及附言)。而电子邮件的结构相对则比较简单，它一般包括4个部分，即称呼、正文、结尾敬语及签名。
1、称呼。称呼的表达方式有很多，一般根据买卖双方的关系来使用不同的称呼。刚认识的业务伙伴通常都很客气，使用的称呼也比较正式，常用“Dear Mr. /Miss. /Mrs.+姓，”或“Dear Sir or Madam，"，如“Dear Mr. Li，"。对于有很长时间业务往来的客户，他们通常使用有些非正式的称呼，常用“Dear+名，”或“Hi/Hello+名，”，如“Dear iVick "，"Hello Mandy，"，“Hi Justin，’。如果双方的私人关系也不错也可直呼对方的名字，如“Sophie，"， "Susan，"o
从收集到的数据来看，国外外贸业务人员最常用的称呼方式为“名，”( 40%).“Dear+名，”( 30%)或“Hi/HeIIo+名，"(20%);辽宁外贸业务人员最常用的称呼方式为“HilHello+名，”( 31.5%)，“Dear+名，”(30. 5%)，“DearSir，”(11.4%)或“名，”(10.5%).“Dear bir. /Miss/Mis.+姓，”(10.5%)。
2、正文。这一部分起沟通作用，用以提供信息或回复。传统的信件正文分为三部分:开头句、信件主体内容及结尾句。通过对收集的电子邮件进行分析，我们认为电子邮件正文的内容与传统信件大概一致，可以分为开头句、信件主体内容及结尾句三部分，但常省略开头句和结尾句。
从收集到的数据来看，国外外贸业务人员使用开头句的为20%，不使用开头句的人约为80% ;辽宁外贸业务人员使用开头句的为25.7%，不使用开头句的人约为74.3 %。国外外贸业务人员使用结尾句的为40%，不使用结尾句的人约为60%;辽宁外贸业务人员使用结尾句的为45.9%，不使用结尾句的人约为44. I %。
3、结尾敬语。电子邮件中结尾敬语也趋向于非正式。书信体正式的结尾敬语为Yours faithfully; truly/ sincerely，但在电子邮件中，由于业务繁忙及文体的非正式性，结尾敬语都比较简单并不是很正式，如“Thanks" "Best regards"o
从收集到的数据来看，国外外贸业务人员使用结尾敬语的比例约为100%，其中使用“regards”及其变形的结尾敬语的人约为80%，使用“Thanks”的人约为10%，使用较为正式的“sincerely”的人约为10%;辽宁外贸业务人员使用结尾敬语的比例约为91.5%，其中使用“ regards”及其变形的结尾敬语的人约为52.8%，使用“Thanks”的人约为32.1 %，使用较为正式的“faithfully" "truly”的人约为4.7% ，
4、签名。传统的信件签名包括代表公司的名称、手写签名、打印签名、职位四部分(职位经常省略)。而电子邮件的签名包含英文名、职位、部门、公司名、公司电话号、传真号、个人移动电话号‘电子邮件地址这8部分(职位、部门经常会省略)。
(三)电子邮件的语体
电子邮件以非正式语体而著称。在对外贸业务人员电子邮件的研究中我们发现，外贸电子邮件的文字和语气都趋于口语化，犹如双方在进行谈话。但由于电子邮件交际是书面的，因此比电话交谈更详细。
例1.A:Did you do testing on all the colors or just Sage.
B:I。晰test mist color
例2. A; Please inform me your DHL account No. I willsend you the sample.
B:I do not have a permanent account with DHL or any ath- er courser seance.
例3. A:What is the price for XXX? Thank you.
B: About$23.
(四)电子邮件的句法特征
1，句子用法趋向非正式。从收集到的电子邮件中，我们可以看到，传统的各种固定的套语大多都已淘汰。一些是直接淘汰，而另一些则是用更简单的、非正式的句子加以替代。
例1. We acknowledge receipt of your letter dated---
I got your sample this morning.
例2. Enclosed please find. .
Attached is/are…
例3. We shall be highly appreciated if.二
Please·…
2、语言的非计划性。前面已经提到外贸电子邮件的文字和语气都趋于口语化，犹如双方在进行口语谈话。由于书写者在写这些邮件时比较急且电子邮件本身的非正式性，使得书写者在书写时较放松，文字和语气都趋于口语化。由于口语本身就具有非计划性，进而形成贸易电子邮件语言的非计划性。电子邮件语言的非计划性主要体现在句子的断句上。
例1. When I saw you surprised for acrylic acid‘price， Ifound I made a mistake.
例2. I gived USD $ 17XX is not acrylic acid’s pricx，， it isethy acrylate’s price. I am sorry for that very.
例3. Adding all those cost to your price， we end up thatyour price is approx. 15X LJSD/mt Loo high.
国内外贸业务员想到哪写到哪，经常是不断句子，将众多的句子连在一起，一句话就是一段。如:
For the products under the P/0:
DKOOOOOOXXXX&DKOOOOOOXXXX， I would tike to order theUPCcYr carton sticker， but you know this is the initial orderforus ， I do not know if the order form is right ， so could you pleaseconfirm it for me， the attachment is the XXXXX XXX
整个一句话几乎就成了一封电子邮件，如果将句子合理的断句，将会显得更加简单明了。
例1 .I would like to order the UPCt}r carton sticker for theproducts under the P/O: DK OOOOOOXXXX&DK00()DOOXXXX.
例2: You know this is the initial order for us， so I do notknow if the order form is riglrt.
例3. Could you please confirm it for me?
例4. Tl-}e attachment is the XXXXX XXXXX HOME UPC&CARTON STICKER ORDER FOR14I.
3、大量使用短句。传统英文函电惯用结构复杂的长句，如复合句、并列句及被动句，且名词化的句子居多。这样可 以使得英文句子表达精炼、结构紧凑，可以增加信件的正式程度。而现在广泛使用的电子邮件，由于其非正式性及口语化的特点，则更为广泛的采用短句，而不是复杂且逻辑性极强的复杂句。
例如:
Hi XX，
Yes， they will only send you XXX. The喊file is。吻forour reference.for the whole program. Sorry for confusion.
Thanks，
XXX
(五)电子邮件词汇特征
外贸电子邮件与信函在词汇上使用有很多共同之处，如用词简洁、使用普通词汇的商务内涵、大量使用缩略语等。但它们也有不同之处，最主要体现在英文大小写的使用上。电子邮件的大小写使用特点主要有两个:
I、句子开头经常使用小写字母或全部使用小写。这样做，比较便捷，可以节省时间。
例I . sorry ， i made mistake ! I . 90 usd!
例2. as i heard from XXX.二
2、为了表示强调，整个句子都用大写字母或整封邮件都用大写。如:
TM:PLEASE DU NOT LOOK AT ANY STANDARDS UN-DER DAYLIGHT一CWF IS WHAT WE HAVE REQUIRED ASOUR LIGHTING STANDARD. I ALSO LOOKED AT THESEDAY AND I AM SUPPORT OF ALAINAS COMMENTS. HOW-EVER WE ARE GOING TO APPROVE OP’ITON B UNDERCWF一PLEASE SEND THREAD COLORS ASAP.
三、启示
(一)明确学习目的
大多数的在校学生都能意识到函电课程在他们今后工作中的重要性，但仍有很大一部分学生是由于考试的压力勉强学习。因此，教师通过引人实际的案例或邀请毕业学生现身说法等方法，让学生充分意识到课程的重要性，激发学生学习的积极性，以提高学生学习的效率。
(二)不断更新教学内容
函电课程是实践性比较强的课程。国际贸易的方式及操作在不断的变化，贸易沟通方式及语言也不断地产生变化。以电子邮件作为沟通方式的函电无论从内容上还是结构上，都与传统的以信件作为沟通方式的函电有着很大的区别。从结构上看，以电子邮件作为沟通方式的函电通常省略函电正文三大部分的两部分(开头句及结尾句)，只有其中的第二部分主体段。从内容上看，实际业务中的函电多以信息沟通、解决问题为主，与传统的询盘、报盘、还盘、订购、付款、运输、保险及索赔的流程不是很一致，传统的流程多用于首次进行业务沟通，而在与老客户的沟通中却很少使用。最后，从语体上看，电子邮件的文字和语气都趋于口语化，更像是买卖双方在面对面谈话，而传统的以信件作为沟通方式的函电，都是正规的书面语。这些都导致学生所学内容与实际业务操作相脱节。现有的教学内容不能满足学生的需求。Dudleg一Evans和St·John(1998:I85)指出"ESP is a roateri-a>$一led movement" ， ESP从业者的一部分角色即是“to writeteaching materials to meet the speck needs of learners·”因此，广大教师应不断将新的知识融人到教学及教材中，使教学与实际操作得到完美的融合。
(三)灵活多样的教学方法
函电课程不能再采用传统的以教师为中心的教学模式。在函电教学中应采用建构主义理论的教学模式，教师为学生设置一些真实的情境，让学生学习如何运用自身的知识解决实际问题。如建立业务一章，教材上只涉及与新客户建立业务关系这一种信件。在现实交易中，往往在收到第一封建立业务关系的邮件之后，客户通常都不会理睬。教师则应设定情境让学生在2个月和4个月后分别再发两个后续邮件，在不骚扰客户的情况下引起对方的注意。此外，还应教授学生如何维持业务关系。为学生设定情境，假设老客户长时间没订购或圣诞节、新年即将来临等等。同时，教师还应合理地将学生分组，通过分组活动激发学生的积极性。如在讲授建立业务关系一章时，可将学生分为若干组。每组8人，6个卖方和2个买方。教师为这8个公司准备好中文的公司简介，让6个卖方分别给2个买方写邮件建立业务关系，由2个买方从中各自选出一个想做贸易的公司并回复。各小组写完后组织讨论，2个买方给出选择的原因，最后由各小组总结如何写建立业务关系这类邮件。这样具有竞争的小组活动.能充分地调动学生的积极性、激发学生的潜能，从而有效地提高教学效果。
(四)合理的语言与业务知识的比例
学生怎样给老师发邮件？
如果说，现如今很多大学生不知道怎样给老师发邮件、写信。你一定会说：“不会是愚人节的玩笑吧！要是说‘90’后大学生生活自理能力差一些，这个可以信。但是不会发邮件，这个太夸张了吧！”谓予不信，这里有数据资料为证。
去年秋季学期，我担任校内新生通识课“无处不在的力学”的任课老师。开学伊始就规定，每位同学写两篇小论文作为作业和考核依据，并公布了我的电子邮箱，让听课者把作业用电子邮件发给我。于是，我与学生来往了500多封信，总共收到学生的电子邮件246个。我对这些邮件的合格性做了粗略的统计，结果如下：
1.书写形式完全合格的邮件32个，约占邮件总数的13%；
2.书写形式基本上合格的邮件79个，约占邮件总数的32%；
3.书写形式不合格的邮件135个，约占邮件总数的55%。
这里采用的合格标准不高：有台头，自报家门（写上姓名、学号），写明作业名称，有落款。可是，偏偏大多数听课学生没全部做到。这些同学的主要问题有：没有任何信件说明，仅以附件形式发了作业；没有台头，连一声“老师”都没有；没有落款，收到后不知此件为何人所发。
我收到邮件后，遇到很多麻烦。最大的困惑是不知哪位学生给我交来了作业。之后查看发件人，学生们用的却是花里胡哨的网名：善良死神、猪猪、一只特立独行的猪、小馒头、南昌炒粉、痛并快乐着、像三毛，流浪、龙行天下、你在我不离开、此生不换、冰力十足、非℃勿扰……千奇百怪、无所不有，也许他们的密友知道发邮件者是谁，可我是一头雾水。看完整个邮件，还是不明白谁发来的。不得不打开附件，才弄清小论文的作者是谁。改毕作业，要录入成绩，有附件打不开的还得与论文作者联系，又找不到主儿了。最后，想出一个“一劳永逸”的办法：在教务处发给我的学生名单上一一记下每个学生的相应网名（有时还不止一个！）。就是这样，在录入成绩时还出了一些差错。
其实，如何给老师发邮件，我在课堂上交代过；收到一些问题邮件后，又讲了一遍，情况好了一点，但不少学生还是依然故我。
我认为，给老师或长辈发邮件应该遵守一定的礼仪规范，与给平辈知交或闺蜜发邮件大不一样。应该先有完整的称呼，加一个简单的问候语；接着，自报家门，并讲清相关事宜（如交上XX作业），最后加一个致意的敬语并落款（学生最好写明学号）。
现时的学生可爱而有活力。一般来说，并非晓得了礼仪而不遵守，而是过去师长没有手把手地教过他们，或是学生本身漫不经心，对礼仪的必要性认识不足。希望在校大学生和准备读研的同学引以为戒。
学生如何主动寻求导师的指点
所有学生在学习期间都渴望得到导师的多方指点，特别是在做学问方面的教导。这里说的导师包括一般意义上的指导教师，学生包括研究生和本科生。本文仅限于研究生在攻读学位期间如何主动寻求导师的点拨，这对于学生的成长至关重要。
先说说研究生导师。我把他们分为三种：一是“一线奋斗”型；二是“公务繁忙”型（大多有管理职责）；三是“滥竽充数”型。前两种有真才实学；第三种并无真才实学，主要靠钻营“谋生”，按沪语说来，是“混腔势”的，不在本文所说的“导师”之列。所幸的是，我熟悉的导师大多属于前两个类型，总体情况也是如此。
那么导师喜欢怎样的研究生？就个人而言，我喜欢这样的学生：积极向上、勤谨用功、有一定悟性，这三者缺一不可。所谓“积极向上”，指的是热爱学习、主动求知、有进取精神，这是最重要的。三者兼备的完美学生较为难觅，但比较好的还是占大多数。
那么，作为研究生，怎样利用珍贵的攻读研究生阶段，最大限度地得到导师的指点？我认为，至少要做到如下几个方面：
1.从观念上去掉“被动学习”的想法，主动出击，积极征询导师的意见。其中最要紧的是：有自己的追求目标，主动设计自己的学习，每个环节上争取导师的点拨。千万不要傻傻地“等、靠、要”，一个劲儿地问导师：“你想让我修哪些课程？”“让我做哪个论文题目？”“应该采取什么手段攻关？”，等等。而是先主动地思考，按导师的基本要求，提出自己的初步方案（包括选课、选题、开题、做论文等）；方案最好不止一个，倾听导师的意见后做出抉择；听到导师的意见后，也不要老是“Yes， sir”，处处照办，要勇于独立提出自己的不同意见。
2.仔细观察分析导师及其团队的特点，以各种方式赢得导师的指点。倘若课题组有定期的小seminar（这在本所很普及），一定积极参加，而且主动发表见解，提出疑问；现时通讯手段很多，可以利用电话、电邮、QQ群聊、短信等，随时与导师讨论，或寻求答疑解难。
3.在寻求答疑解难的过程中抓大放小，力求探讨关键性问题。对于鸡毛蒜皮的问题（例如公式推导、程序设计、实验细部设计等）应通过阅读文献资料，或与同学讨论，自行解决，只把自己啃不动的“硬骨头”拿出来，请导师指出如何“下口啃”。
4.定期向导师汇报工作进展和所遇到的难点，即写一些小型汇报，提交给导师，使其随时了解详情，给予指导。
5.学会与导师argue，善于提出自己的不同看法。要知道，“弟子未必不如师”，特别是，现在不少研究生很能干，视野较宽，对新的研究动态细节的了解往往超过导师，因此，若与导师在学术上有分歧，一定要讲出来，别闷在肚子里。讨论中，大家只相信真理，谁对就听谁的。我相信，多数导师有容忍年轻人反驳自己、共同探索的雅量。就我来说，则特别喜欢这种argue和discussion，因为真理越辩越明。
6.随时记录与导师或课题组讨论的内容。最好把历次重要的讨论记录在案，放入专门的文件夹，有需要时就拿出来看看、想想，有必要时进一步提出问题。
毕业论文写作是本专科正常学习进程中的最后一个学习环节，所占10个学分，希望同学们予以重视。
完成毕业论文时请首先仔细阅读查看“撰写规范”和“样张”，严格按照 “样张”中的各个模板要求进行填写并排序。 同时按照撰写规范中对各章节字体、字型的要求（包括，字体，论文格式，英文摘要，段落符号，参考文献，致谢等；文章中不能带有明显的抄袭和从网络下载的痕迹，如下载符号等）进行排版。论文字数要求为：摘要400字，高起本和专升本正文字数1万字以上（高起专5千字以上）。
论文写作环节请严格根据以下各节点进行：
1、同学们以自己申报的题目进行初稿写作，并于2011年8月29日至9月2日将打印的初稿交至李齐英老师处（在初稿封面处准确留好自己的联系方式和姓名）。
2、2011年9月20日前将电子版“任务书”，完毕后以附件形式准确发送至86277795@qq.com邮箱，进行中期写作评估（邮件必须注明自己的姓名）。
3、务必于2011年10月20日前将完全排版好的整套电子版论文终稿以压缩包附件形式发送交至86277795@qq.com邮箱（邮件必须注明自己的姓名），同期学校将公布初审合格
人员名单。（上交的终稿无需进行打印）。
4、学校于2011年10月24日将初审合格人员论文及初审成绩上报北航进行终审。
5、未按时完成毕业论文写作的同学，将自动推迟1学期重新进行毕业论文写作。
备注：
封面的学校代码为：110236
分类号：法学为D，经济管理为F, 公共管理为C，工商管理为C，
分别发送
分别发送是基于这样的考虑，当你要把一封电子邮件群发给多人（比如众多客户）时，为了体现你对他的尊重和重视，你希望每个收件人只看到他自己的目标邮箱地址。在Foxmail 7.1中，要分别发送邮件给多人，请按如下所述操作：
1.在“写邮件”窗口，“收件人”后的方框中输入多个收件的邮箱地址，各地址间以英文的半角分号间隔。如果要从地址簿中添加收件人，请单击“收件人”方框后面的按钮（如图0），然后从地址簿中选择收件人。
2.填写主题、正文、添加附件后，在窗口右上角“×”按钮下面，单击“”（三个躺倒的感叹号，表示单击后会看到一个选项列表）按钮，打开其菜单列表，单击其中的“设置分别发送”（如图1）。
3.单击“发送”按钮，即可将该邮件分别发送了。
继续发送
当将一封邮件同时发送给多人时，由于邮件服务器对一次发送邮件的数量有限制，对于收件人数超过这个限制的邮件，只能多次发送。在Foxmail 7.0中，用户可以单击“继续发送”按钮，将邮件发给尚未发送的收件人。然而，升级到Foxmail 7.1后，你将发现这个“继续发送”按钮不见了。该怎么办呢？好办，请到“发件箱”，双击该封邮件，然后在“写邮件”窗口，再次单击工具栏中的“发送”按钮即可继续发送该邮件了。像在Foxmail 7.0中，你可以多将单击“继续发送”按钮一样，在Foxmail 7.1中，你同样可以多次重复上面的操作，多次单击“发送”按钮，直到把邮件发送给所有的收件人。
定时发送
Foxmail 7.1新增了一个“定时发送”邮件的功能，使用方法是：在“写邮件”窗口，单击窗口右上角的“”按钮，打开其菜单列表，单击其中的“定时发送”，然后在“定时”后的框中设置好要发送的日期和时间即可（如图2）。
收取所有帐号
在Foxmail 7.0中，要收取所有帐号的邮件，可以按下F4键，然而在Foxmail 7.1中，你将发现F4键已经不起作用了。那么，在Foxmail 7.1中，该如何同时收取所有帐号的邮件呢？方法是：在Foxmail 7.1主窗口，单击窗口右上角的“”按钮，打开其菜单列表，指向“收取”，然后单击“收取所有帐号”（如图3）。
地址簿
升级到Foxmail 7.1后，许多用户找不到原本心爱的“地址簿”了，其实Foxmail 7.1并没有舍弃地址簿，相反还有所加强，只是由于取消了菜单栏，地址簿的位置被挪动了，其新的位置是：在Foxmail 7.1主窗口，帐号列表下面从左向右数的第二个按钮，即“”按钮，单击该按钮即可从默认的帐号列表切换成显示地址簿了（如图4）。
超大附件
由于Foxmail也是腾讯的产品，所以能够与QQ号完美整合，所以使用Foxmail时，你可用你的QQ邮箱创建一个帐号，然后利用它实现超大附件的发送：
1.在Foxmail 7.1主窗口，单击帐号列表下面从左向右数的第五个按钮，即“”按钮，然后单击“上传文件”按钮（如图5），在“打开”对话框，找到并单击所需文件，最后单击“打开”按钮，即将文件上传到QQ邮箱中转站。
2.在“写邮件”窗口，单击“超大附件”，然后单击“选择服务器文件”（如图6），在“插入超大附件”对话框中选择所需文件，再单击“确定”按钮。
3.写好邮件后，单击“发送”，收件人即可从QQ邮箱中转站下载你分享的超大文件了。
研究已经证实，当在商务活动中不得不传达坏消息时，管理者更愿意选择写电子邮件（email）而不是打电话。但一项最新的检验人们对坏消息的反应的研究发现，虽然电邮可以使人们对信息的理解更加充分，但人们更愿意公司通过语音邮件（voicemail）来传达令人失望的消息。
电邮和语音邮件最基本的不同是，电邮依赖于文字，是“写”出来的，而语音邮件是“说”出来的。这会影响对信息的理解：读者可以反复地阅读文本或者跳跃式地选择他们喜欢的内容阅读，所以他们会更好地理解信息；但是一些声音线索（vocal cues）却只可能在语音邮件中出现，并给听者提供一些暗示，例如说话者的年龄、性别、情绪状态，甚至是诚意或同理心。
超过1100名人士参与了研究，年龄分布在15岁至77岁之间。研究者以语音邮件或电邮的方式向他们发送了“坏消息”。这些消息包括公司告诉客户或员工假日旅行被迫取消、需要重新体检，以及没有获得想要的升迁、或提交的外派工作申请被拒绝了等等。
参与者填写了详细的问卷以表达他们对这些信息的看法，结果很清晰。参与者认为电邮比语音邮件更好理解（大概是因为他们可以分析面前的整个文本），但对语音邮件的说服力和人际吸引力的评价却远远高于电邮。具体来说，使用语音邮件可以让受众对消息背后的理由产生更多的认同，让坏消息的公司展现出更好的形象，以及给公司与客户的未来关系带来积极评价。
研究者指出，如果听众能感受到消息者的“情绪泄露”，比如语气上的轻微起伏，以及表达出可靠性和同理心的尝试，他们就会对公司更加同情。一般来说，人们在口语交流中会对错误和磕绊更加宽容，因为每个人都知道留下一个得体的语音邮件有多不容易，尤其是那种包含了微妙信息的语音邮件。
研究者还研究了两种不同的信息结构，直接结构和间接结构，以探究不同的信息结构是否会对受众产生不同影响。间接结构是指，先给出一连串的理由和解释，最后才宣布坏消息；直接结构则一上来就宣布坏消息，然后把理由罗列于后。总体来说，人们明显更加喜好间接结构——这样带来的失望冲击不会那样剧烈。
启示似乎是很清楚的：如果你要发送一封包含坏消息的电邮，请确保你谨慎委婉地宣布最终结论——把理由一一列举在结论之前；以及如果你有选择，请选择语音邮件。
“在消息发送者和接收者之间的关系十分脆弱的情形下，比如说传递坏消息时，消息发送者应认真考虑使用语音邮件作为媒介，”研究者总结到，“虽然发送者往往选择电邮来传达坏消息以避免直接冲突，但是这项研究表明，使用口语来传达相同的信息，更有利于坏消息的接受和维护发送者与接收者的关系。” （来源：http：// 编译：李明阳）
人力资源管理专业）
时间：2014-06-30
一、写作安排：
1、下载附件中相应专业的论文分配名单的EXCEL表格，用准考证号查找到考生所分配的指导老师的联系方式并记录好论文编号（见附件论文分配名单表格中左侧A列红色数字）。
* 提醒：论文编号便于与老师联系时以示甄别和答辩前查询分组所用。 2、2014年7月8日前将考生须将论文提纲的电子版发给所分配的指导老师。邮件主题需注明“社会自考XX专业＋论文编号＋姓名”。 3、2014年7月20日前，指导教师将论文提纲的修改意见通过电邮反馈给考生。
*提醒：如果论文指导老师未能及时将论文提纲意见反馈给考生，请同学主动并迅速地与指导老师联系。
4、2014年8月25日前考生须提交初稿（通过电邮并短信告知老师）。 5、2014年9月15日前老师反馈初稿修改意见。
6、2014年10月1日前，考生将修改后的论文二稿电邮给指导教师。
7、2014年10月20日前考生根据指导教师的意见反复修改论文（包括封面、目录、正文、参考文献等）并需将修改完成的终稿论文（格式完整）给指导老师审核，确认通过定稿后方可打印。
* 提醒：审核定稿后的论文打印一式三份，一份考生自留，另两份在2014年11月15日来我校答辩报到时提交，勿需再寄来。未经指导老师审核通过的将不予答辩。
二、答辩安排（暂定）
请考生携带准考证和身份证于 2014年11月15日（9：00－16：00）南京大学仙林校区政府管理学院（圣达楼）115室报到并提交定稿的两份论文，11月16日8：30开始答辩。
特别提醒：
1、具体报到和答辩分组安排请11月11日（答辩前）务必登陆政府管理学院主页查看具体事宜。
2、查询分配名单需先下载附件再双击打开文件，点击excel表格右上角的查找，输入准考证号查找即可。写作要求及模板下载后按要求撰写论文。
3、如准考证号和姓名有误的请及时与我们联系。
4、毕业论文的写作是一件十分严肃的事情，请大家通过自己的学习努力去完成，不要成篇幅的从互联网下载与引用相关文章。如因个人原因
未按时完成论文或未按时参加答辩者，答辩费和报名材料将不退。所有答辩事宜均以南京大学政府管理学院继续教育中心的通知为准。
5、论文封面和写作要求均可从public.nju.edu.cn网的“招生就业”栏里本通知附件中下载。
南京大学政府管理学院继续教育中心
2014年6月30日
附件1：考生写作要求及时间安排（网络版）.doc（必须下载妥善保存至答辩结束）
附件2：201411自考行政管理学论文分配（网络版）.xlsx
附件3：201411自考人力资源管理论文分配 （网络版）.xlsx
附件4：本科生论文封面.doc
附件5：本科毕业论文写作规范及模板.doc（仅供参考）
很多sales朋友常常抱怨，开发信效果很差，100封里面好几十封退信，剩下的就是石沉大海，难得有一个老外回一句“No, thanks.”就可以让你激动半天。
其实大家有没有想过，这样的做法会严重挫伤自己的积极性。可以试想一下，当你一天坐在电脑面前12个小时，从google和各种黄页搜索到客人信息，一封一封开发信发出去，晚上满脸疲惫的回家，等第二天满怀希望上班的时候，邮箱里爆满各种各样的退信，你是什么感受？
很多刚毕业的朋友们都是学国贸专业出来的，一般都学过外贸函电这门课，老师们反复教你们怎么写商务信函，怎么回询盘等等，其实这些教材几乎都是学院派人士编的，不是老掉牙过时的东西，就是和现实基本脱节的。很多老师一辈子都呆在学校里，连外贸都没做过，你怎么能指望从他们这里学到写商务信函的精髓？真正的好的email，必须要模仿老外的行文方式，尤其是英语为母语的客人！即使你的邮件写得四平八稳，语法精到，整篇下来没有任何错误，在大学里可以拿满分作文了，可客人收到以后，还是怎么看怎么别扭。我觉得，你给客人写邮件的时候，必须要忘记中国人的行文和思维方式，要按欧美人的习惯去思考问题和写邮件，这样才能让客人把你当成同类。
到那一天，你随便写一封邮件，当大部分人都看不出这封邮件出自一个中国人之手，你就出师了！
我先列举一些大部分朋友写email时常范的错误，大家可以看看，对比一下自己，其中的几条是自己也会有的？接下来再讨论开发信怎么写。呵呵。
1）邮件写得过长。
客人的时间很宝贵，每天要收到数百封邮件，你想想，一个不认识的人发了一封又长又臭的邮件给你，英语表述又不好，还加了好几M的附件，你会不会认真去看？而且很多老外的时间观念很强，每天都有几块固定的时间用来处理email，很多长篇大论的邮件，只要不是他的熟人发的，一般会被直接删除，或者是把你的地址设为垃圾邮件。
我问过很多西欧客人，他们一般处理每一封邮件的时间是2-3秒，也就是大致扫一眼，重要的邮件，一般马上仔细阅读并回复，不是太重要的，会在outlook里标注上要处理的具体时间，然后从inbox拉到相应的子目录里。换句话说，只要客人的邮箱地址是对的，也是你要找的right person，你的开发信只能停留在他眼前2-3秒，就是决定命运的时刻了。这种情况下，试问你敢不敢把邮件写得很长？
2）没有明确的主题。
一个不明确的主题，会让客人根本没兴趣去打开陌生人的邮件。这个就需要经验了，内容要言简意赅，直接吸引客人通过主题去点开邮件，目的就达到了。至于他看了以后有没有反应，就要看实际情况和你内容的功力了。有些人写邮件会这样设置主题：“we are the manufacturer of lights”，又或者“need cooperation”，或者“Guangdong *** trading company ltd”，或者“price list for lights-Guangdong *** trading company ltd”等等，一看就知道是推销信。当你一个礼拜就收到一封推销信，你可能会有兴趣看看，但是如果你一天收到N封推销信，估计就会很厌烦，直接删掉算是客气的了。所以如何把主题写好，让客人知道这是封推销信，还是要忍不住打开看看？就要根据之际情况来判断了。
举个例子吧，假设我是做太阳能灯的公司DEF Co. Ltd，目前公司最大的客人是美国的Home Depot，尽管可能是通过贸易商做的，不是直接合作，但是完全可以当作一个开发新客人的筹码！如果我要写一封开发信给美国的ABC inc（这个名字是我编的），我从google上了解了一些这个公司的信息，知道他们是美国的进口商，有做太阳能灯系列，希望能试着开发这个客人，我一般会这样写主题，“Re: ABC inc/Home Depot vendor-solar light/DEF Co.,
Ltd.”
其中，ABC inc代表了客人的公司名，你在写给他的主题上首先加上他公司名，表示对他们公司的尊重；Home Depot vendor-solar light明确表示你是北美第二大零售商Home Depot的太阳能灯供应商，既表明了实力，也勾起他的兴趣；最后的DEF Co., Ltd.代表自己公司。这样一来，假设你找对了人，这个正是ABC公司太阳能灯的buyer，又或者是他的某一个主管，突然某一天收到这么一个主题的邮件，哇，home depot的供应商找上来了，太棒了，应该看看是不是有合作机会，是不是比原有供应商更好？他打开邮件的概率会非常非常大！再说了，这个主题设置的还有一个好处，就是客人即使暂时不回你邮件，只是放在收件箱里，但是将来某一天他突然想让你报报价，很容易就能找到这封邮件！只要关键词输入home depot，保证一下子就找到。
3）长篇大论的公司或工厂介绍。
我现在做buyer，也会收到工厂和贸易公司的推销信。贸易公司还稍微好一点，很多工厂的业务员，开发信实在写得不咋地，简直可以说是惨不忍睹，既浪费客人时间，也浪费自己时间。我经常会收到类似的邮件：“我们是某某照明灯具厂，地处美丽的长江三角洲东南，交通便利，风景优美，离上海和杭州仅仅2小时车程，我们公司成立于2002年，具有丰富的太阳能灯生产和开发经验，享誉全球，我们工厂获得ISO9001：2000质量体系，严格按照5S管理，真诚欢迎您来我厂参观拜访，希望和您建立起长久的业务关系，我们以真诚和服务赢得客户??”诸如此类的话，客人会看得很不耐烦，即使你是一个很好的公司或很好的工厂，第一次就收到这样一封邮件，任谁都会感到厌烦的。
有朋友会反问，那是不是完全不写呢？我的回答是，也不一定，要看具体情况。如果你的公司有突出的优势，可以写，但是最好一笔带过就可以了。可以这样写：We supply solar lights for Home Depot with high quality and competitive price. Hope to cooperate with you!
简单一点，一两句话点到重点，调起老外的胃口，让他反过来问你各种问题，你的目的就达到了。做业务久了你就发现，很少有客人每封邮件长篇大论的，即使有，也是极少数的特例，或者是要确认一些细节之类的。
4）爱炫耀英文水平。
以前有个助理，英语八级，刚毕业的学生，要她给老外写email，总是喜欢把文字写得很出彩，各种语法从句层出不穷，还喜欢用冷僻词，让人理解都需要老半天。如果是英语为母语的客人或者德国、北欧这些英语很棒的客人还好一点，如果你写给韩国人日本人中东人法国人，那就要他们老命了，看一封邮件还得用上字典或翻译工具，还是半懂不懂，你说客人会对你印象好么？
丘吉尔讲过一句话，具体的内容我忘了，大致的意思是，真正的高手，你要把最复杂的东西用最简单的文字表达出来，全部用最简单的句子，最简单的词汇，让小学生都能看懂。
其实把简单的东西复杂化很容易，把复杂的东西简单化就不容易了，需要多学多模仿客人的邮件，用最简单的词汇来表达你要表达的东西。外贸函电的精髓就是，“简单简单再简单”，能用一个词表达的绝对不用两个词或短语，能用一句话写清楚的，绝对不写两句。谁能用最少的句子表达同样的意思，那就是最厉害的！
举个例子吧，我以前招助理的时候，会考他们的email水平，我把中文意思告诉他们，然后让他们用英文来模拟一封邮件。内容很简单，写一封邮件告诉客人Mike，上次收到的样品已经寄给工厂了，但工厂说材料不是ABS，而是PP，价格他们需要重新核算，但近期内原材料涨价，希望您能尽快确认，我们好采购原材料并安排生产。
第一个应聘者是这样写的：
Dear Mike,
This is Jenny from EDF Co. Ltd. We're so pleased to receive your samples. I already sent
them to our factory last week, and was informed the real material is PP, not ABS as you mentioned last time. What's the matter?
I'll give you reply as soon as we get the offer from the factory. It will take several days. Please be more patient. But they also told me, the raw material increased these days. Could you please confirm the price quickly after you get it? We'll purchase the raw material and do the production immediately!
Looking forward to your reply. Thank you!
Best regards,
Jenny
这封邮件写得好么？老实说还可以，虽然主动语态和人称多了点，但是内容都点到了，表达也算通顺，用的词汇也都是挺简单的，不难懂。但是不是有点啰嗦？如果能简单一点，是不是更好？我们看看第二位应聘者写的email：
Dear Mike,
How are you?
We received your all samples. The factory checked the details, and found the material was PP, not ABS as you told.
Please give them some more time to re-check the price, because the material is different from the past orders. However, the material was increased very quickly! Therefore, please kindly place the order soon if the price is ok for you! We'll do production asap.
Thank you in advance!
Kind regards,
Tommy
这封呢？我个人觉得比上一封号一点，毕竟主动和被动语态结合，“We”只出现了一次，不算太枯燥。内容也稍微简单了一点，点到位了。最重要的是，他把purchase the raw material去掉了，直接用“We'll do the production asap.”这样更简洁，毕竟你要生产，能不采购原材料么？所以这是废话。缺点是，我个人感觉还是啰嗦了一点。
我会这样写：
Hi Mike,
Samples received and already passed to vendor. The material was PP, not ABS. Offer sheet is preparing and will be sent to you soon.
By the way, raw material increased these days, pls make a decision quickly to go ahead after price confirmed. We'll arrange the mass production asap.
Thanks and best regards,
C
几句话点到主题，表达清楚就可以了。能用一句话表达的，千万不写两句，省掉一切能省的废话。写完以后其实可以读一遍，看哪句话可以删掉，哪句话可以换一种表达方式，少用第一人称，多用被动语态！等到你重新检查的时候，发现已经简单的不能再简单，没词可以删了，那就点“发送”吧
只要做到“简洁”、“清楚”、“准确”，这就是一封好的email了。
5）喜欢用奇奇怪怪的字体。
很多人为了追求醒目，总喜欢用很夸张的字体，颜色，甚至放大，加粗，再用斜体等等，其实一眼看上去会让人很不舒服。经常跟老外写email的人会发现，客人很少会用奇怪的字体或者粗体，甚至全部大写来写邮件，除了少数的尼日利亚、非洲客人，我还真没遇到过别的。欧美人一般比较常用的字体就是以下几种：Arial，Verdana，Calibri，Times new roman，
也有一些用Tahoma字体的，但相对少一点。一部分台湾和香港客人会用PMingLiU这种字体。至于颜色，一般都是黑色或者蓝色，别在一封邮件里出现多种奇奇挂怪的颜色，像彩虹一样，看着不舒服。
一般客人在邮件里特别加粗，或者大写，或者用红色标注的，肯定是特别强调的东西。比如有个客人的邮件如下：
Dear C,
Please help to send the samples to my HK office BEFORE THIS WEEKEND.
Thanks.
Rio
这就很明显了，客人用大写的目的是为了提醒并强调，必须要周末前寄出！可能这封邮件很简单，你不太容易忽视，但是如果一封很长的邮件，里面详细确认各种规格的时候，突然加了一句要你周末前寄样品，是很容易被忽略的。
6）主动语态用得太多。
英文信函中，如果你仔细琢磨老外的行文方式，很少会充满We，I之类的人称的。相反要多用被动语态。
比如说，我们明天会寄你样品。中国人喜欢说We'll send you the samples tomorrow. 这句话没错，语法正确，意思清楚，但是老外就不喜欢这样说。他们通常会这样写：Samples will be sent to you tomorrow. 用得是被动语态，人称就没有了。
7）经常会问一些毫无意义的话。
比如Do you want our products？这句话被我列为最傻疑问句排行榜第一名。如果客人说No，你怎么回复？那就没下文了哦。而且本身你是去推销的，你希望客人感兴趣，你要引起客人的兴趣。但是这句话就大煞风景，等于一下子就把客人逼到了绝路上，一定要说是或者否。
还有诸如Do you interested in our products? Are you sourcing for *****? How is your business recently? Would you like to cooperate with us? 这些都是毫无意义的话。
开发信还是要直接一点，告诉客人你是谁，你做什么，你的优势在那里。只要清楚表述出这3点，就完全足够了。其他的东西可以以后慢慢谈。
8）喜欢用附件和图片。
附件和图片并不是不好，但是第一次发开发信的时候如果有附件或者插入了图片，很容易被国外的服务器拦截的。很多人喜欢第一次联系客人的时候就使用报价单，或者打包很多产品图片，或者发电子样本给客人，这样的成功率并不高，不是被默认为垃圾邮件，就是直接被客人删了。只有一种情况除外，当你收到一个新客人的询价的时候，那你回复的时候，就可以插入报价单或者图片了。
第一次联系客人的时候最好全文本，不要出现任何的图片和附件。
即使收到客人询价后第一次报价，如果不是客人指定，尽量避免用excel或word附件，最好是直接在邮件里写明。我一般会这样写：
Item: Solar lantern with soft handle
Model No.: HBC-294847/KT
Description:..........(把详细的规格写清楚)
Package: color box
MOQ: 1,000pcs
Pcs/ctn: 20pcs/ctn
Ctn size: 50*40*60cm
GW/NW: 20kg/18kg
Q'ty/20': ....pcs; Q'ty/40': ...pcs
Loading port: Shenzhen
Payment terms: T/T, L/C, D/P, etc.
Valid time: 60 days
FOB Shenzhen: USD2.39/pc
CIF Valencia: USD2.45/pc
以上是我随便写的，只是想说明一点，报价单少用，尽量用文字描述清楚，然后在附件里添加一张500K以下的清楚图片就可以了。这样做的好处是，避免很多懒的客人不去点开附件的word或excel报价单。其次防止客人把你的报价单随便转给别人套价格。如果客人要你报很多款产品，没法全部在邮件里写清楚的时候，那就只能用word或excel做报价单了，但是最好在完成的时候用acrobat生成pdf格式，这样就不容易改。因为很多老外比较懒，你辛辛苦苦花了大半天时间做个完整的报价单给他，他只要删掉其中price这栏，就会把它转给别的供应商报价。
9）喜欢插入URL链接。
很多朋友在写开发信的时候，总是会在内容里加上自己公司的网址，或者在签名的下面加上链接，这样做，同样有很大的概率被服务器拦截掉的！最好在客人回复后，第二次给他写邮件的时候插入这些就没问题了。
10）语气过于生硬。
其实邮件本身是比较死板的，在电脑面前阅读那些冰冷的字眼，和面对面的交谈或者电话沟通是完全不一样的。看一句话“Pls give me reply today.” 这句话如果面对面讲，客人不会觉得有什么问题，会很高兴说ok，或者no problem；如果电话里说，也不会有大问题；但如果放在邮件里，是不是略微生硬了一点点呢？如果改成"Could you please help to give me reply today?" 用的是疑问句，加上could, help这样的字眼显得十分委婉，但是又明确表达了你希望今天得到答复的准确意愿。这样不是更好么？
所以"please, help, kindly, could, thank you, appreciate"这样的话在邮件来往中是很普遍的。除非你和客人已经非常熟了，偶尔客套一下即可，平常就可以不需要了。
所以在我看来，新手最容易犯的就是以上的10个错误，当然也不排除一些老业务员也有有1-2个问题。朋友们可以自己对照一下，看这10个错误中，有哪些是自己会经常犯的，或者是没有意识到的。如果某个朋友看了后发现自己一个问题都不会有，那恭喜您了，这篇帖子不适合您，但是也请您有空的话在这里多指点一下大家，让各位朋友也包括我多学习学习。这些只是我个人的一点点经验，自然希望大家的指正。
呵呵，坦白说，我以前的email写得并不好，后来有个比较热心的老外指点过我一些，然后我开始有意识地去模仿他们的行文方式和遣词用句，尽管还是有这样那样的缺点，但比一开始已经好很多了。不怕大家笑话，我把我刚工作的时候写的开发信给大家看看：
Dear Katherine:
This is C from DEF Co. Ltd. in Shenzhen. Very glad to write to you here! It's my pleasure to be on service of you if possible!
Firstly, let me introduce my company in short. We're ........... (长篇大论的公司介绍，写了整整两大段，这边就不贴了)
Our products are very popular in both global market and domestic market. Welcome to visit our company if you have time! We'll arrange the car to pick you up from the airport. It's convenient to our company, just 50 kilometers! Our goal is......(这边是写公司的宗旨，什么质量第一，服务优良之类的，总之都是些废话)
Enclosed our price quotation sheet for your reference. Please check and find if some items
meet your interest. If so, I'll be happy to send you samples for evaluation! We sincerely hope to establish business relationship with your esteemed company! And I also hope to be your friend in private!
If any questions, please contact me freely! Thank you!
Looking forward to your early reply!
Yours sincerely,
C
DEF Co. Ltd.
****Road, ***city, ***province, China
Tel: ***
Fax: ***
Email: ***
Website: ***
够震撼吧？我现在自己看看都想笑。这就是学校里外贸函电学出来的东西呢，实际应用中实在惨不忍睹，甚至还要教你在email的左上角写上公司名和公司地址、日期，我的妈呀，现在哪有老外这样写的，只有以前用手写的时候貌似才有。
接下来给大家分享一封老外写的email开发信，大家看看：
Hey guy,
XYZ trading here, exporting LANTERNS with good quality and low price in US.
Call me, let's talk details.
Rgds,
Rick
【关键词】外贸函电；模板化教学；客户开发
一、外贸函电课程教学现状
作为一名高职院校国际贸易实务专业的教师，本人深刻的意识到“重理论，轻实践”是目前高职院校国贸专业在外贸函电课程教学中存在的普遍问题。由于教学大多还是只停留在理论层面，学生很难从课本的案例中体会外贸工作的真实环境。造成这一结果的主要原因是教师本身缺乏足够的行业经验，甚至有些是从英语教师转型而来或兼任；所以长期以来外贸函电教学一直是以学习书本上的模板信函为主，花大量的时间和精力在研究信函的句型和词汇运用上。但对于这样的信函到底能收到什么样的功效，没有人真正研究过；而且在真实的工作环境中这样模板化教学中学到的知识是应付不了和外商的业务往来的。
另一方面，这样的教学模式对于学生来说这就意味着课堂上要花大部分时间作大量笔记，理解信函意思，翻译句子；课后花大量精力去消化课堂笔记，熟悉词组句型。这种“填鸭式”拘泥于写作训练或翻译阅读训练的单一教学模式大大降低了学生课堂学习的效果，也影响到他们的学习兴趣。
二、外贸函电课程的改革目标
学生在教学过程中切实感受到具体的商务工作场景，身临其境的接受任务，分析问题，解决问题。改变邮件写得过长，没有明确的主题，长篇大论的公司或工厂介绍这些外贸函电中的通病。要让学生了解到即使你的邮件写得四平八稳，语法精到，整篇下来没有任何错误，在大学里可以拿满分的作文，客人收到以后，还是怎么看怎么别扭。要解决这些问题必须要忘记中国人的行文和思维方式，要按欧美人的习惯去思考问题和写邮件，这样才能让客人把你当成同类。
三、以外贸开发信写作为例
无论是传统贸易还是电子商务逐渐盛行的当下，开发信都外贸业务是流程中的第一步，对于完全陌生的客户，开发信是你留给客户的第一印象。能够写一封内容完整、语言流畅并且不失礼节的开发信对于很多业务员来说并不困难；但是如果从开发信的回复率上来看，结果并不理想。很多业务员每天发送的开发信数量并不少，但是能够收到回复的寥寥无几；而在这些回复邮件中，最终能成交的更少之又少。那么是什么原因导致这些开发信没有引起客户的关注呢？
本节教学内容主要包括两个方面寻找目标客户和开发信写作。因为开发信不能盲目的发送，必须要有明确的潜在客户作为对象，所以寻找目标客户是必要环节，也是在开发信写作讲解之前必须要让学生了解的内容。
传统寻找客户的途径中最为有效的一定是参展，但是参展由于时间的局限性和费用较高，不可能在日常工作中每天使用。互联网弥补了这些不足，比如利用搜索引擎e.g. Google和B2B网站e.g. 。所以在教学过程中，着重介绍这两种方式下如何定位目标客户。
（一）利用搜索引擎
以目前众多搜索引擎中使用量和访问量最大的Google为例，很多人并不知道如何真正有效的利用Google，所以总是找不到目标客户。在教学过程中，向学生介绍一些使用Google的技巧，帮助他们日后在工作中能够快速有效的找到目标客户，归纳一下，主要有以下几个方面：
（1）学会使用各国的Google网址
（2）设置有效灵活的搜索关键词
（二）B2B网站
最好能够使用付费的B2B网站，毕竟这些公司会在广告和开发上投入较高的预算。针对这个内容在教学过程中，需要利用一定时间向学生演示如何使用Alibaba国际站资源。
但是无论是搜索引擎还是B2B网站，关键词的设置对于能否准确的定位目标起到了决定性的作用；设置关键词不能过于狭窄，特别是同一中文意思，对应的英语可能有几种，所以不能只限定于一个英语关键词；各国对于同一种产品，叫法也不统一，所以要先对各国行情做好调研。
通过上述途径确定你的目标客户后，才能开始写开发信。但是传统的外贸函电教学中，开发信的内容过于模板化，这样的教学方式对学生将来走上工作岗位帮助甚微，所以必须要改变。那么在实际业务中，能够获得较高回复率的开发信具备了哪些要素呢？以下几个方面不能忽略：
（1）开发信标题的设置：避免模板化标题，能够吸引别人的眼球（通过比较两组标题，分析两组标题的利弊）。
（2）精简的篇幅：冗长的开发信往往会令客户失去阅读的兴趣（通过引入两封邮件，比较未缩减和缩减之后的开发信的区别）。
（3）直奔主题。
（4）避免在邮件主体内容中设置过多的图片和链接。
除了这些意外，一些细节也不能忽视，比如邮件称呼要避免使用笼统称呼，会给客户造成是群发邮件的印象；邮件结尾签名要完整，尽可能多的让客户了解你方的信息；重要的信息尽量不要用附件形式发送给客户，有可能因为惧怕附件携带病毒而不打开阅读；开发信中尽量要让客户能够回想或者联系起之前的交往经历，不然容易被当成垃圾邮件；以及商务信函写作的4C原则在开发信中的应用。
以上所谈的只是写一封合格开发信的要求，如果想让你的开发信更上一个台阶，更准确的抓住客户的心理，开发信还可以用群组的形式发送，过程大致如下：
第一封笼统的介绍企业概况和产品的邮件，询问客户的合作意图，以此作为敲门砖；
第二封邮件针对客户所在的特定市场推荐几款典型产品或者畅销产品，最好能附加图片，使客户有更直观的感受；
第三封邮件可以针对签名推荐的一两款产品向客户直接报价，试探客户的反应；
如果客户有回复，第四封邮件可以附上关于产品的一些测试报告，认证等；
如果还有回复，在下一封邮件中可以介绍工厂的生产能力和设备，也可以欢迎客户来验厂。
这种方式既避免了每一封邮件过长的问题，又可以有连续追踪的效果；后一封邮件是对前一封邮件的递进，可以逐渐调动客户的兴趣，将潜在客户逐步转化为真实客户。
本节内容的理论教学完成后，还可以给学生布置一些课后任务，比如熟悉利用搜索引擎和B2B网站找客户的方法，还有一些邮件发送技巧，可以安排1课时在实训室让学生直接上机操作。
四、外贸函电课程教学方法汇总
（一）情境教学
在模拟的工作环境中，由学生扮演角色来体验工作过程、学习相关知识，提高外贸英语的语言运用能力。这种情况的教学程序是：教师围绕教学目标设计教学活动，进而创设模拟情境，介绍职业角色和工作过程，然后组织学生扮演职业角色，反思、总结工作过程、整理知识，最后加以巩固。例如写推销信时，可以模拟广交会的情形，让学生搜集语言材料，进入职业角色进行情境对话来介绍公司和产品，最后由老师汇集点评学生的材料，介绍推销信的写作技巧，写作要点及常用的表达方法，使知识系统化，进而布置巩固性作业并加以矫正。同样，在学习询问交易条件、磋商交易条件的信函时，也可以采用模拟谈判、角色扮演的教学方式。
（二）软件模拟
利用外贸业务模拟软件，使学生置身于仿真的国际市场环境中从事进出口操作，学生对业务环节有个更清晰、切实的感受，在具体的环境中教授外贸函电写作，更能使学生思维活跃、缜密，促使其选择适当的语言清楚、简洁、礼貌地表达所想，更好地理解专业术语所代表和蕴涵的意义，实现语言学习、商务知识学习和实践的良好结合，培养了学生的商务交际能力。利用外贸业务软件开展教学同时也满足了学生个性化学习的需要，学生根据自己的需要和兴趣进行学习，教师提供针对学生个体的帮助辅导，这种个性化的服务更能促进学生知识的建构。
（三）外贸资源平台
利用外贸资源平台让学生尝试真实的沟通。让学生在诸如阿里巴巴国际站，环球资源等主流的外贸资源平台上搜寻真实的产品资料和客户信息。
五、结语
外贸函电课程作为国际贸易实务专业的核心课程，教学效果的好坏直接影响到学生今后进入工作岗位的表现。以上这些改革和创新是已经经过了一段时间的教学实践验证的，证明能有效地激发学生参与课堂教学的积极性，突出学生在教学活动中的主体地位，加深了学生对所学知识的理解和记忆，并对自身不足之处给予充分的认识。当然今后在该课程的教学中还有很大的提升空间，教师本身还应该利用业余时间到企业中了解行业最新动向以及搜集行业案例，以便充实今后的教学内容。
参考文献
[1] 毅冰.外贸高手客户成交技巧[M].北京：中国海关出版社，2012.
[2] 李金凤.高职院校外贸函电教学探讨[J].天津职业院校联合学报，2009（05）.
摘要：“客邮”是指19世纪以来西方国家侵犯中国，在中国传递信息及物资的早期西方邮政系统。《在广州的十四个月》一书，是鸦片战争之后，1877―1878年“客邮”在广州发展的具体记录，也是“客邮”运作从秘密到公开、业务从部分到完整、影响由局部到全局的变化再现。可以从中认识书信在当时客居中国的外国人生活中的作用，理解“客邮”对推动中西文化交流及社会发展做出的贡献。
关键词：客邮；书信；邮局；广州
中图分类号：F618 文献标识码：A 文章编号：1673-8268（2013）04-0055-05
《在广州的十四个月》一书的作者为格雷夫人（Mrs. Gray），她1838年出生于英格兰南部滨海的布莱顿市，成长在一个乡村绅士家庭，婚前名字为茱莉亚・科克斯（Julia Cox）。1876年，37岁的茱莉亚・科克斯与在广州任职的53岁英国牧师约翰・亨利・格雷（John Henry Gray）结婚。婚后格雷夫妇在1877―1878年回到广州生活了14个月，1878年格雷夫人回到英格兰，直到1921年去世。在广州期间，格雷夫人经常写信给远在英国的母亲，描述她在广州的见闻和感想，这种带有游记性质的信件共写了44封，于1880年结集在英国出版，后由梅贝坚博士翻译为中文。本书信集是鸦片战争之后“客邮”在广州发展的具体而翔实的记录，是“客邮”运作从秘密到公开、业务从部分到完整、影响由局部到全面变化的再现。一、“客邮”运作从秘密到公开
广州在鸦片战争前是中国最重要的通商口岸，乾隆二十二年（1757年）被清政府指定为唯一与西方国家进行海路贸易的口岸，成为中西商贸及文化交流的中心，大量外国人士停留广州，贸易、政治外交、文化交流及个人的需求产生了巨大的信息流动量，对承载信息传递的邮政业提出了更多要求。而中国传统邮驿体系只传递官方公文信函，不受理民间和海外邮件，清政府拒绝与通商各国建立正常的邮政联系，主要依靠十三行商作为与外商联系的中介，居中转达官府对外商的谕令、告示和外商的公函书信，十三行部分承担了中外邮政的功能，但满足不了外国与中国贸易、文化和个人信息交流的需求，这些成为了“客邮”产生的客观条件。
英国是18世纪以后与中国进行贸易的主要西方国家，随着来广州英国各界人员的日益增多，书信主要依靠英国东印度公司的商船传递[1]，正如马士所说：“早年是没有邮政便利的，每个发信人或收信人都须依靠其本公司的船只或其他公司的便船。”外国来华人员书信在中国境内的传递受到严格限制，外商在华贸易期间的相关需求需请求清朝地方政府解决。但地方官府不同外商发生直接接触，而是由行商作为中介，代清政府向外商传达命令规定，代外商向清政府转递他们的书信、请求，“凡夷人具禀事件，应一概由洋商代为据情转禀，不必自具禀词”[2]。《粤海关志》详细记载了具禀程序：“必须赴总督衙门禀控，应将禀词交总商或保商代递，不准夷人擅至城门口自投”，“若事属寻常，行商并未拦阻不为，及不应具禀之事，该夷人辄行逞刁违抗，带领多人至城门递禀者，即将该夷商贸易暂停一月，不准买卖货物，以示惩警”[3]。因一般贸易事务引起的纠纷，外商应到粤海关衙门投诉；一般交涉事务，应到澳门同知、香山县丞等衙门投诉，按照一般程序审理。例如乾隆四十九年（1784年），四名意大利传教士由澳门进入广州前往内地秘密传教，携带书信被清廷缴获，乾隆朝教案因此爆发，传教士、涉案官员和十三行商皆受到严厉处罚[4]。
19世纪中期，为满足英国与中国之间信息传递及在中国境内中转的需要，英国商人在往返中国的英国商船上设置了信箱，负责邮件的运输，驻广州英国商馆负责信函的收集、中转和分发。1834年，英国商务监督Napier（一般翻译为律劳卑，下同）在广州英国商馆开办了一间最早的英国邮局[5]。这间邮局侵犯了中国的和邮权，是非法的，因此只能在英国商馆中秘密存在。也因为律劳卑对中国的侵犯，两广总督卢坤“传谕天朝定例，除在粤贸易大班等夷商之外，非奏奉谕旨，不准进省。该夷目查理贸易事务，应即在澳门居住。如欲进省，应告知该商等，先行具察，本部堂驰驿入奏，恭候奉到大皇帝谕旨，再行饬遵”[6]，下令停止与英国的贸易，撤退通事、买办、仆役，驱逐律劳卑离开广州，律劳卑被迫退回澳门后病故。这个事件称为“律劳卑事件”，被英国政府视为极大的耻辱，成为英国朝野鼓吹发动鸦片战争的催化剂之一[7]。
鸦片战争后，1842年中英《南京条约》签订，英国政府立刻在香港设立邮局[8]3738，随即派驻各通商口岸的英国领事为英国邮局的人，领事馆成为邮局处所所在，每个领事馆为发往香港的信件保持一个邮箱。其后，1858年中英《天津条约》第四款第一条规定：“大英钦差大臣并各随员等，皆可任便往来，收发文件，行装囊箱，不得有人擅行启拆，由沿海无论何处皆可送文。专差同大清驿站差使一律保安照料。”这就使英国侵犯中国邮权的“客邮”得到了条约的掩护。至1868 年，英国已经在广州、福州、汕头、宁波、厦门和上海等地设立了六个“客邮”机构。
英国在中国设立的邮局中，广州英国邮局占有重要地位。1856年10月，英国以“亚罗”号事件挑起第二次鸦片战争，1857年底英法联军攻陷广州城，要求在广州沙面建立新的商馆区[9]。1861年9月，英国与两广总督劳崇光签订了《交换沙面英租界协定》[10]，英国邮局设在沙面英国领事馆内，在沙面域多利酒店设有邮政代办所，设信箱收寄邮件，随后英国政府将邮票提供给了领事馆及邮局，使客邮功能进一步完善[11]。其他帝国主义国家也在沙面竞相设立邮局，从此沙面成为西方国家“客邮”在广州的大本营。
正是在这样的背景变化中，《在广州的十四个月》书中反映了1877―1878年间广州与英国的书信往来已经非常通畅，信件可以根据邮寄人的要求在指定地点领取，因此格雷夫人途径香港领取信件后回信称：“能够接到您（妈妈）和其他朋友的信，真有说不出的高兴，为此，请给朋友们转达我们最温馨的谢意。这些信和我们一样，都在同一天到达香港。信都保存在邮局，而没有直接寄到广州。”[12]7格雷夫人居住在广州沙面后，会定期收到从英国寄来信件的通知[12]169172。在广州居住的14个月中，格雷夫人给家人写了44封游记性质的信件，她还给母亲写了另一套私人事务的信件，此外还有大量写给朋友的信件和收到同样数量的来信，反映了“客邮”在广州乃至中国已从以往的秘密状态而变为公开。
英国在广州非法开设邮政机构，执行英国的邮政章程，自行发行邮票，收寄本国在华侨民的信件，甚至还收寄中国人交寄的国内互寄信件，邮件都以其本国的邮袋装运，不接受中国海关检查，甚至走私贩毒，严重侵犯了中国[13]。因为邮政系统不仅是经济、文化交往的重要工具，而且也是张扬国家的重要象征，所以裁撤“客邮”[14]成为日后全中国人民的共同呼声。
二、“客邮”业务从部分到完整
鸦片战争前，英国在广州的“客邮”业务与近代邮局相比还很落后，信件邮递不仅耗时，而且次序也很紊乱。信件由不同的船只承载，到达欧洲时，其顺序已不同于离开亚洲之时。从孟加拉发到欧洲的信息，航期在110～147天之间；从广州发出，其时间跨度则更长[15]。马士也记述道：“飞速的轮船带着抢先的消息，从加尔各答开到新加坡和香港，再从香港开到上海。它们还有为某一集团专设的邮政便利来运送邮件的准备，而且惯于把除了自己的原主的信件以外的信件，扣压24、36、48小时，或更多的时间。”[8]387388
由于缺乏有组织的邮政机构，东印度公司驻广州的特选委员会就成为管理不列颠来船带来的除船上受托人以外的其他函件的适当机构[15]369，但因为委员会与其他邮件转送机构的对接失误，对信件的疏忽和纰漏层出不穷。如1833年6月22日，委员会致函澳门总督，申诉1829年12月14日加尔各答邮政总局交葡萄牙船“大胆号”（Temerario）运来交主席和特选委员会的邮箱一个，内有信函118件，直至当日才发现摆在葡萄牙的海关已达三年半之久[16]379。
另一个难以解决的问题是，在华的英国散商为了维护自己的商业利益，拒绝遵守东印度公司定立的规则，他们私自拆包领取邮件，以便提前获取重要的商业信息。1833年发生的一件事可说明这类事情已经到了相当严重的地步，当时“红色流浪者号”携带邮包抵港，“赫尔特里士号”船长格兰特已事先收到通知：“交给他照料的信件，应照旧送到主席家中或公司商馆，同时，尽管‘红色流浪者号’的职员事先已拒绝邮包或包裹交给其他任何人，只能交给我们的管事，只有其中一个装有葡萄牙信件的邮包例外。”[16]369但格兰特船长执意从公司的苦力手里取去了一大包信和包裹，特选委员会认为此举异常严重并向格兰特提出抗议。格兰特回复称他认为“将寄交给我本人的信件与包裹拿走”[16]370是符合情理的。双方经反复较量后，格兰特船长宣布拒绝交出“赫尔克里士号”的执照以更换新执照，被激怒的委员会甚至取消“赫尔克里士号”驶来中国的执照及最高政府或印度人和总办事处附带颁给的任何其他执照[16]371。此事件最终是在该船所属公司怡和洋行的干涉下了结的，怡和洋行威胁委员会“负担由于这种不公平的撤销执照行为，所引起的我们已经遭受或今后会遭受的全部损失的责任”[16]373，并鼓动其他委托他们商行的船只指挥们与格兰特船长一样“尽他们的所能或胆量来拖延将执照交出” [16]373。不久“赫尔克里士号”通过其他途径拿到了新的执照，格兰特船长得意地将新执照交给委员会检查，在委员会发出最后一份无力的抗议后，此事不了了之。
伴随英国的工业革命，18世纪蒸汽动力的出现和普遍应用，不仅使生产方式发生了翻天覆地的变化，而且也使邮政方式随之改变。道路状况的极大改善，新式交通工具特别是海外蒸汽邮船的广泛使用，贵族和富裕市民对信息传递的关注，均为英国的邮政特别是海外邮政的发展奠定了基础。邮政关键标志之一的邮递时间越来越短，“在1839年义律大佐的重要公函需要5个月到7个月的时间才能到达伦敦，在1844年从伦敦邮寄至香港的时间平均计算为84天”[8]388。国外的信件甚至比国内的信件还能提前到达收信人手中[17]36。
《在广州的十四个月》一书具体反映了这种变化，在广州的英国“客邮”业务已经比较完善，信件传递的时间大为缩短，收寄手续固定及时，写信和阅读信件已经成为格雷夫人在广州生活中的重要内容和精神寄托。在广州生活的14个月里，格雷夫人写给家人、母亲和朋友的大量信件和收到同样数量的英国来信，说明英国在广州的“客邮”实现了英国与中国的信息传递功能，成为英国在广州的通讯中心，“毋庸置疑，生存或死亡，希冀和绝望，成功及失败，欢乐与悲哀，无论它们来自朋友的信函，律师的短笺，还是孩子的恳求，父母的抱怨，不管它们有关年轻绅士忧心忡忡的请求，妙龄少女初次的准许或婉拒，还是承诺的兑现以及债务的偿还，一切的一切，所有的消息，均在此聚集”[17]266。
值得注意的是，不包括格雷夫人在广州寄出的其他信件，仅仅是《在广州的十四个月》中的44封信就长达16万余字，每封信平均字数四千余字，在一定意义上这已经不是信而是中短篇小说了，这也说明了英国的“客邮”在传递上的进步和费用的降低，使得信件的流通量也大幅增加。“客邮”收寄中国境内邮件的资费要普遍低于海关邮政和后来成立的中国邮局所订的国内邮资，从中国寄往外国邮件的资费状况也是如此[8]387388。这得益于19世纪中期英国实行的邮政改革，统一了邮政业务的收费标准，即无论距离长短，只要重量不超过一盎司，邮资均为一便士，而且通过可粘贴的邮票提前支付[18]。对国家和公众来说，低廉的邮费使得信件大量增加，通过信件传递消息再也不是中上层阶级的特权了，普通民众也能享受邮递业务带来的好处。
除了信件邮寄，英国广州“客邮”的业务还包括包裹邮递，在广州生活的格雷夫人经常收到从澳门寄来的牡蛎，从上海寄来的野鸡、水鸭和野兔，还包括豌豆、土豆、番薯、萝卜、胡萝卜和洋白菜等丰富的蔬菜水果，即使经过九百海里的航程，也保存得很好[12]169172。
无可否认，在18世纪，伴随着迅猛的工业革命和蒸汽动力在邮政业务上的普遍应用、政局的稳定、贸易的迅猛发展以及海外扩张、英国国际地位的大幅提升，英国在中国的“客邮”也经历了性质由非法到变相合法、运行状态由秘密到公开、邮递方式由单一到多样、速度从缓慢到迅捷、范围由狭小到宽广的深刻变化。作为在中国广州的通讯中心，“客邮”在清代中英关系中扮演了重要角色。
三、“客邮”影响从局部到复杂
人类文明的进程与信息的传递交换关系密切。自古以来，无论是一国之内还是国与国之间，不管是思想和知识的传播还是财富及人员的流动，它们的顺畅抑或迟滞、丰富还是贫乏，都与邮政的先进或落后有着必然的联系。
“烽火连三月，家书抵万金。”在电话、电报等近代通讯技术产生之前，人际信息交流是书信的世界，人们通过书信互相问候、交流思想，书信发挥着信息传递的关键作用。对于远隔万里的格雷夫人和家人的联系，这种作用尤为明显。写信和阅读信件，已经成为格雷夫人生活中的重要内容和精神寄托。正如格雷夫人在香港收到家信时所言：“……当我们拿到信的时候，就好像信在欢迎我们到中国来。您说，我们有多高兴呢。真希望您能看见我们是怎样在香港酒店坐下来吃午饭，并迫不及待地阅读每一封信，那该多好啊！”[12]7
格雷夫人出生于英国乡村绅士的家庭，婚后也只是一位家庭主妇，但在《在广州的十四个月》一书中，她以栩栩如生的文笔，生动细致地描绘了广州的广阔、街道的繁华、传统文化的浓烈与多姿多彩、平民意识的温馨、自然风光的绮丽，为后人留下了弥足珍贵的历史资料。她的家信栩栩如生地重现了当时广州社会风貌的全景。某种程度上，写信使格雷夫人成为了一个文学家。由于内容的丰富和文笔的优美，她的信件往往在没有寄出前就已在广州的英国侨民中流传[12]206。对比鸦片战争之前，来广州贸易的外国人只有在贸易季节才能住在十三行商馆，贸易季一过，便要到澳门过冬；不能携带番妇到广州；定期开放给外国人郊游的只有花地和河南的海幢寺。而在格雷夫人的时代，对来广州的外国人的这些严格限制已不复存在。
虽然《在广州的十四个月》反映的只是格雷夫人的个人生活，但窥一斑而见全豹，也可以说明英国邮政包括“客邮”的社会效益，展示了通信便利所带来的巨大好处：信件的大量流通使得普通人之间的交流和联系更为紧密，团体交流的日益频繁促进了贸易的繁荣，信息的广泛传播对教育、科学和文化的普及起到了重要的作用，个人生活更加丰富，痛苦减轻、欢乐增多，智力活动得到鼓励，邮政的社会效益由此得到体现[19]。
《在广州的十四个月》也对中国文化在英国的传播起了积极作用。正如格雷夫人所说：“在广州逗留的十四个月让我写成了这本小书，本书的所有内容将包括在信件中。在广州，我得到了极为难得的机会，了解到中国的社会和人民的生活。这些信将在我的家庭以及朋友中传阅，他们已经表达了对我在遥远中国的见闻以及所做的一切怀有深深的兴趣。”[12]4而格雷夫人信件在广州外国侨民中的传阅[12]206及《在广州的十四个月》在英国的出版，无疑有助于英国人民对广州有更深刻细致的了解。
鸦片战争之后，格雷夫妇在广州享受了诸多特权，他们不但能随心走街串巷观察广州各个角落，了解这座城市的商业、手工业经营模式和各种宗教的信仰状况，更成为官府商界名流的座上宾，出席各种重要的官方活动，见证官府的各种隆重礼仪，享受着高规格的待遇。
在18世纪和19世纪约两百年的历史中，广州是闻名遐迩的世界大都会，仅次于中国的北京和英国的伦敦。格雷夫人由衷地一再给母亲说到，广州真有看不完的地方！她常常感叹，每次外出观光时，总有新的发现，总能找到无穷无尽令人感兴趣的东西。她和格雷先生一样，对中国人民非常友好，常常深入到社会各阶层，对下层百姓的境遇深表同情。他们特别欣赏中国的传统文化和风俗，对中国陶瓷和刺绣情有独钟。每逢重大节日，他们一定亲临现场，写下极其细致入微的记录，为后人留下了弥足珍贵的历史资料。她的家信生动再现了当时广州社会风貌的全景。
《在广州的十四个月》一书也对中国近代邮政的发展有重要的启迪意义。
客邮的性质是非法的，但是它所从属的英国近代邮政制度的改革却对中国近代邮政的发展有着积极意义。英国邮政制度从最初由国王雇佣私人信使传递消息，历经邮政站点的建立，及至邮递方式渐趋多样，一直到邮政机构的正式出现；随后是机构的扩充、业务的增加、管理的完善，以及由王室到政府的过渡，最后是立法的保护，终于形成了一个独立运行的体系。在实用主义思想的指导下，邮政业务发展迅速，在世界处于领先地位，成为英国向现代化国家快速迈进的基石，它的成长和进不仅是英国历史的一部分，而且是人类文明史中的重要一环[18]。“客邮”侵犯了中国的邮权，但其近代邮政技术和管理方法，客观上也促进了世界范围的邮政业务，在与“客邮”的长期竞争中，中国近代邮政得以逐步成熟。
参考文献：
[1] 谢彬.中国邮电航空史[M].上海：中华书局，1933：175.
[2] 姚贤镐.中国近代对外贸易史资料：第1册[M].北京：中华书局，1962：230.
[3] 梁廷.粤海关志[M].台北：文海出版社，1974：20782079.
[4] 中国第一历史档案馆.清中前期西洋天主教在华活动档案史料：第1册[M].北京：中华书局，2003：385386.
[5] 马士.东印度公司对华贸易编年史（1635―1834年）：第3卷[M].区宗华，译.广州：中山大学出版社，1991：64.
[6] 佐佐木正哉.鸦片战争前中英交涉文书[M].台北：文海出版社，1984：4.
[7] 吴义雄.鸦片战争前在华西人与对华战争舆论的形成[J].近代史研究，2009（2）：29.
[8] 马士.对外关系史：第1卷[M].张汇文，译.上海：上海书店出版社，2006.
[9] 斯坦利・莱恩・普尔，弗雷德里克・维克多・狄更斯.巴夏礼在中国[M]. 金莹，译.桂林：广西师范大学出版社，2008：213.
[10]袁继成.近代中国租界史稿[M].北京：中国财政经济出版社，1988：66.
[11]KENNETH B D， CAMERON W. British Documents on Foreign Affairs：Reports and Papers from the Foreign Office Confidential Print Part 2， Series 5， Vol. 28[G]. Frederick： University Publications of America， 1994：68.
[12]格雷夫人.在广州的十四个月[M].梅贝坚，译.香港：茉莉花出版社，2011.
[13]广州交通邮电志编纂委员会.广州交通邮电志[M].广州：广东人民出版社，1993：750.
[14]苏全有，黄莎.交通部与民初的邮报统一政策述评[J].重庆邮电大学学报：社会科学版，2010（3）：6163.
[15]SEIJA R L. In search of information flowspostal historical methods in historical research[EB/OL].（20060825）[20130120].http：//helsinki.fi/iehc2006/papers1/Laakso.pdf.
[16]马士.东印度公司对华贸易编年史（1635―1834年）：第4/5卷[M].区宗华，译.广州：中山大学出版社，1991.
[17]WILLIAM L. Her Majesty’s Mails [M]. London： Milton House， 1865.
简历制作是求职过程中的第一步，也是相当关键的一步。用人单位通过简历上的信息，对应聘者进行初步的资格筛选。求职者最终能否获得面试机会，简历就起着至关重要的作用。那么在撰写个人简历时应注意哪些技巧，怎样才能吸引用人单位的眼球，增加面试的机会呢？成功的简历应具备以下几点：
简历版面必须有条理
简历的版面必须有条理、一目了然。因为HR喜欢的简历结构清晰、一眼就能找到相应的信息在哪里。而在描述个人信息时，必须像议论文一样用数字与事实来说话。尤其是自我介绍这个环节，通过实例来说明自己的优点，而不是一味只说有责任感、组织能力强这种空泛的表术。
为了吸引HR的眼球，求职者还必须在简历中秀出自己与众不同的亮点，即使它与应聘的职位没有直接联系，但这往往能体现出求职者的可转移能力。
简历制作必须有针对性
在制作简历时，求职者还必须对简历进行客户化，也就是说简历必须有针对性，针对每一个公司和职位制作不同的简历。在简历中重点列举与所申请公司及职位相关的信息，弱化甚至删除对方可能并不重视的内容。尤其是把符合招聘启事中明确列出的职位具体要求的信息点放在一个黄金位置(一般在A4纸的上1/3处)。在编排信息点时，要进行逻辑分类，从而体现出求职者的逻辑性思维能力。最后，简历的语言表达必须做到简练，一页为好。在完成简历之后，一定要找至少五个人让他们圈出不明白的信息和感兴趣的信息，对简历再次润色，逐步完善自己的简历。
不要以附件形式发电邮简历
当简历完成后，下一步就是投简历。那么，如何才能把简历顺利提交到HR的面前呢？这个小小的细节在求职过程中也充满了学问。写电子邮件简历时，一般情况建议使用中文，即使很多外企使用英文作为招聘语言，但是阅读求职电子邮件的都是中国人，使用汉语更加方便。但是，如果你申请的是一些相对高级的职位，对方的招聘启事完全是英文的，则尽量使用英文写电子邮件。发送简历时，最好直接将简历粘贴在正文中(粘贴后要重新排版)，不要以附件的形式发送(除非公司要求)。
电子邮件中的subject千万不能空白，必须写上自己的姓名以及应聘职位。同时还要写下有针对性的附言，说明你符合HR最基本的几点要求。在结尾时，可以适当写上祝工作愉快、心想事成等祝福话语。另外，还要注意的是，招聘启事上通常都要求学历证、学位证、身份证复印件、小一寸相片，原则上只需发电子邮件简历和照片即可，并在简历上注明为防止您下载过慢，本人将在面试时携带三证以供查验，谢谢！HR会更喜欢这种做法。此外，除了电子邮件简历外，假如求职者对某职位非常感兴趣，就可以选择邮寄甚至亲递简历，成功率可能会更高。因为设计精美的打印简历更容易给HR留下好印象，而且减少信件遗失的可能性。
