时间：2023-05-30 10:16:27
电子邮件管理的信息每天呈爆炸式的增长，包含的内容涉及企业诸多商业机密，海量的邮件附件占据了用户和邮件服务器的大量空间，导致邮件系统性能不断下降。怎样按照归档存储的要求安全归档重要的邮件信息？ 怎样从大量归档邮件中快速搜索出有价值的历史邮件和附件呢？
电子邮件已诞生三十几年。随着互联网飞速发展和普及，电子邮件已经成为信息交流和沟通的重要工具，大多数的企业都已经拥有或准备部署邮件系统了。
电子邮件犹如一头怪兽，这头怪兽发怒可是让某些企业吃尽了苦头。波音公司首席执行官哈里•斯通塞弗（Harry Stonecipher）的电子邮件泄露出其与公司一名女主管的绯闻，随后他遭到公司解雇。此外，美国知名的金融服务公司摩根士丹利（Morgan Stanley），无法向美国证券交易委员会提供所需的电子邮件记录，其代价是1500万美元的巨额罚金。
法规强制要求
随着利用电子邮件作为法庭证据的趋势日益明确，美国和欧洲一些国家相继制订了一系列法规。在美国和欧洲的众多政府法规（例如萨班斯法案）已经明确提出公司内电子邮件的电子发现和法规遵从方面的规定，以下为部分摘录内容：
萨班斯•奥克利法案（Sarbanes－Oxley Act）
要求上市公司保留所有业务记录，包括电子记录和邮件在内，不少于5年。另外上市公司和注册会计师事务所必须保留构成审计或评估基础的审计工作报告、文档和证明其结论的信息至少7年时间，即与审计工作报告和财务管理有关的电子邮件通讯业至少要保留7年。
这意味着企业必须很好地管理和保留企业所有的电子邮件，以应付未来的电子邮件查询需求，不然很可能使企业处于风险中。
用户意识亟待加强
据调查显示，目前全球范围内正式实行邮件归档系统的企业并不多，在我国企业中真正实施邮件归档的企业更是少之又少。与国外企业对邮件归档的认识不同的是，对于国内的企业负责人来说，也许他们更关心的是企业中的机密文件是否会被不轨员工利用电子邮件外泄，所以有一些企业甚至错误的认为简单地对邮件备份就是邮件归档。
而随着萨班斯法案正式生效，国际化的企业或者外资公司都必须遵从欧美一些相关法规。同时，我国也开始制定一系列法规，其中包括《公务电子邮件归档与管理规则》（中华人民共和国档案行业标准DA/T 32-2005），对一些国内企业和机构的电子邮件归档做出了明确的规定。所以无论在实现法规遵从、优化存储、信息保存、快速搜索以及完善公司策略管理等诸多领域，电子邮件归档都势在必行。
挑选合适产品
既然电子邮件归档系统将成为企业最为重要的IT应用之一，目前国内外众多厂家也提供了种类繁多、功能各异的邮件归档系统，如何才能选择一套适用于自己企业的电子邮件归档系统呢？
邮件归档系统在电子发现和法规遵从方面有明确的规定。一般来说邮件归档系统可以分为数据转移、策略管理、检索与召回等几项功能模块。比如数据转移是在保证遵从法规的同时，将现在邮件系统中占用大量空间的邮件安全转移到经济的数据库中，从而减轻邮件系统的存储压力，并降低邮件系统的复杂性。这也是实施邮件归档系统的基本目的之一。
另外，通过策略管理对企业邮件实时监控，能够及时捕获违规行为，进而采取必要的措施。甚至对于重复邮件及垃圾邮件的处理功能，也必须在选择邮件归档系统时考虑进来。
如何实现邮件归档系统的部署和产品的选择有很高的关联度。一个成功的部署需要在测试阶段做好充分的准备，针对企业邮件系统的特点及邮件归档系统的特点进行测试，且需要考虑企业的实际情况，根据企业业务增长带来的新压力进行调整，充分考虑稳定性、可用性、安全性和扩展性等需求。
本文以Quest Software的 Archive Manager 3．7 For Exchange 进行部署及应用方面的讲解。Archive Manager是一款面向企业应用的邮件归档管理工具，它可以自动合并邮箱数据，将其存储到经济安全的归档系统，为安全审计等工作提供可靠的数据来源。Archive Manager For Exchange 独立于Exchange 服务器，通过微软的Journal Mailbox 功能，对启用Journal功能的邮箱存储的邮件进行归档，并通过其特有邮件分离功能，将邮件的正文与附件分离，分别存储在SQL数据库和文件系统中。
物理拓扑结构
不同的企业规模对Archive Manager存在一些不同的部署选项，因此造就不同的解决方案。
单站点结构适合企业存在单一站点内或者企业站点之间带宽条件较好的情况（图1）。在这种条件下，用户数目决定服务器的硬件选择。另外要注意，大型企业往往有比较全面的灾难恢复计划（DRP），因此邮件归档服务器也可以通过集群模式或者均衡负载（NLB）模式提高可用性。
多点结构适合企业存在多个物理站点（图2），并且企业站点之间带宽较高、利用率较低的情况，并且远程连接站点的用户数目较少（＜100 人）。
为降低带宽的消耗，Archive Manager 可以配置成按照预定时间进行邮件归档的功能模式。如果远程站点已经安装了Exchange 邮件服务器，可以通过配置本地的日记启用模式（Journal Local）来降低邮件归档时对带宽的消耗。
如果企业有多个站点，并且每个站点的用户数目超过100人，而且网络带宽的条件有限，那么分布式站点结构是最适合的一种场景（图3） 。由于分布式站点之间并不存在资源共享，因此法规遵从及邮件存储的策略都需要在每个站点上独立设置。当然企业也可以根据自己的实际情况，综合以上几种场景，进行混合式的部署拓扑结构。
软硬件规划
一般来说，我们将运行邮件归档服务的服务器称作邮件归档服务器，其主要功能如下：
1．通过Dataload服务对ArchiveManager_Journal邮箱实现邮件加载；
2． 与目录服务同步；
3． 邮件内容及附件索引；
4．与Exchange ESM进行交互，建立邮箱视图或者通过存储策略对邮件存储进行删除操作。
Archive Manager在收到归档的邮件后，处理引擎会将信件进行记录，并把邮件正文和附件分别保存，信件正文保存在SQL Server的数据库上，附件以特定的形式保存在文件服务器上，两者之间的关联保存在SQL Server上，因此数据库服务器扮演非常重要的角色，其配置参考表1。
邮件归档服务器的数据库及附件存储空间的考虑主要根据用户数目及归档存储保留周期的要求。其中，数据库DB必须存放在本地Raid 5 SCSI 硬盘或者SAN等高速存储设备上，附件可以存放在一些慢速存储设备上。
在正式部署邮件归档系统前，需要结合软件的需求，做好相应的检查列表，一般包括但不局限于这几点：1．检查系统环境；2．配置防病毒软件；3．配置防火墙；4．配置DNS记录；5．配置数据库；6．配置归档服务账号及组；7．配置账号权限；8．启用 Envelope Journaling。
归档策略
邮件归档系统最终的目的是满足企业在邮件归档方面的应用。根据目前市场的反馈，主要的邮件归档应用需求主要包括邮件内容安全审计、邮件附件安全审计、邮箱存储优化、邮箱备份冗余以及用户自助归档。
归档策略主要用于管理邮件服务器，通过不同的策略决定邮件信息可在服务器上驻留的时间长短。这些策略也可以用于减少邮件存储的大小，Archive Manager的策略非常灵活，可以是基于组织的，也可以是基于用户对象的。
归档策略的行为包括：
导出（Export）：备份数据从Exchange的邮箱存储到Archive Manager 的数据库里，这是常用的策略；
删除（Delete）：删除符合策略条件的数据，这个策略需要慎用；
剥离（Strip）：只从Exchange的邮箱存储上删除数据，但不从Archive Manager 的数据库里删除，需要的时候，用户可以在Exchange的邮箱存储上重构数据。
邮件检索
关键词字：电子邮件；归档审计；法律遵从；信息管理
中图分类号：TP393.098
1引言
随着网络及邮件技术的发展，电子邮件已经成为企业及个人之间通信联络的一种重要方式。然而，作为一个企业，除了提供基本的通讯手段外，企业电子邮件还包含着大量有价值的文档和信息。实现电子邮件归档审计管理不仅是电子邮件价值实现的根本要求，也是企业邮件管理的现实需要，更是企业实现法律诉讼和应对法律的必然选择。
21 邮件归档审计技术应用现状
邮件归档审计是企业完成法规遵从必须面对的问题，也是企业推进信息化发展中必不可少的一部分。企业对于电子邮件归档审计的需求主要有四个方面，分别为：内部策略管理、知识库管理、存储节省考虑、遵从法律法规。内部策略管理是企业进行通讯的重要手段，企业必须对员工内部邮件往来进行了解，尤其是对信息数据非常敏感的企业，对员工的来往邮件进行有效管理显得尤为重要；知识库管理是对邮件进行分类管理，方便企业对邮件进行检索及准确的查找；存储节省是对企业中陈旧的、使用较少的邮件进行服务器离线存储，节省存储空间；遵从法律法规是要求企业进行邮件归档审计过程中应该遵从国家的法律法规，进而降低法律诉讼风险和企业成本。
32 邮件归档审计技术的发展
邮件归档就是对邮件数据进行在线归档、分类管理，长期保留并允许实时搜索和访问，主要是针对海量邮件数据的应用，是对数据进行有效的迁移和管理的技术。邮件归档技术最早采用磁带备份，主要是为了能够进行灾难恢复，但这种方法会使邮件检索的成本不断升高，让很多企业无法承受。后续发展成将一些数据存储到其它设备，但是这种形式是基于文件而不是应用层，而且因为此方法的实现机制存在一些问题，使文件在拷贝归档过程中会出现重复拷贝的现象，甚至可能使数据出现破损，同时实现的成本较高。简单的归档方式虽然实现了数据层到应用的跨越，但并不能给企业提供更加全面而又专业的并能遵守法规要求的归档审计方法。近年来的邮件归档审计技术已发展成能集邮件收集、分类、记录、存储、检索、还原、恢复、审计于一体的软、硬一体化综合性邮件数据管理平台，在硬件的设计中内嵌了安全可靠的大容量存储空间、引入网络ByPass、RAID磁盘冗余、冗余电源、系统健康检查等关键核心技术，能以最大的需求来满足企业大容量邮件数据归档审计的要求。
43 邮件归档审计在企业应用的必要性
电子邮件系统是企业进行办公自动化的重要应用之一，是公司信息传输的重要工具，邮件系统中存储了大量的公司信息，无论从企业的哪个角度来说这些信息都是需要进行长期保存，定期备份，并可追溯。一般的企业邮件系统中缺少一种行为有效的归档审计技术，服务器对数据的备份不能充当归档，检索功能不齐全，这些都与相关法规规定相违背。因此，通过不断更新、创新，建立一套符合自身需要的邮件归档审计系统，已经成为企业首要解决的问题。
近几年我国制定了一系列法规，如《公务电子邮件归档与管理规则》和《企业内部控制基本规范》，对国内企业和机构的电子邮件归档做出了明确的规定。企业必须将这些法规的基本要求作为基础，部署适合本企业的电子邮件归档审计系统，以确保企业信息数据安全，为企业创造更多的利益提供保障。如果因为企业电子邮件的收发而造成企业机密的泄漏，会给企业带来巨大的损害，企业要想通过法律手段进行自我保护时，完善的电子邮件归档审计系统将会给企业提供强有力的电子举证。
54 邮件归档审计应具备的技术特点
企业在选用电子邮件归档审计技术的时候，应该从企业的需求出发，确保企业选用的电子邮件归档审计技术能够完成邮件数据的归档、保存及备份，防止数据丢失后造成的信息缺损，在特殊情况下能够对邮件进行查看及电子举证，让企业的信息风险降到最低。因此，电子邮件归档审计系统在日常运行过程中除了要保障其持续性、安全性、稳定性外，还应具有以下技术特点：
54.1 邮件数据完整性
邮件归档审计技术的主要特点就是将企业邮件中的信息数据进行归档，为企业日后的数据恢复和电子举证提供方便，所以电子邮件归档审计系统必须能将企业所有的邮件进行归档。其中包含：本域到本域邮件、外域到本域邮件以及本域到外域邮件。因为各个企业电子邮件系统的结构不同，使用习惯也不一样，无论企业是通过SMTP协议还是WebMail的HTTP协议所投递、接收的邮件数据均能进行完整保留和归档。
54.2 归档数据实时性
因为电子邮件数据属于一种实时性的数据，所以电子邮件归档审计系统也应该拥有实时性的特点，即当收到一封邮件，其归档审计系统必须对邮件进行相应的归档，两者之间不能存在归档数据的时间差，一旦拥有时间差，邮件系统就会出现一些真空片段，给数据篡改提供了时间基础，那么，一封存在篡改可能性的电子邮件，它的电子举证有效性将会受到严重影响和质疑，因此，系统必须保证归档的数据全程不可篡改。
54.3 系统安全性
企业邮件通过归档审计技术进行数据归档非常重要，通过什么样的手段对数据进行安全保存，避免由于误操作或者硬件故障使邮件信息对视，也是邮件归档审计技术在企业中快速发展的重要指标。同时，系统本身及保留邮件数据存储介质的安全性也相当重要，必须要有必要的保护手段和措施来保障系统的正常运行和数据的安全性。
54.4 数据的可恢复性
对归档邮件数据的恢复是邮件归档审计系统所使用的最终目的，被保留下来的海量邮件数据，在特定情况下需要恢复时，要求电子邮件归档系统具备在短时间内方便的通过多种条件检索并展现，必要时可以将未被篡改的原始邮件恢复、导出、并下载。
54.5 系统的存储与后续开发能力
电子邮件归档审计系统是对电子邮件进行实时归档、整理、储存，将信息资产有序的进行保存，这就要求电子邮件归档审计系统必须有强大的存储空间，和具有可长时间保留海量邮件数据的能力，以满足不同企业对邮件数据的后期发掘需要，并能为日后的邮件数据增长提供其扩展能力和应用需求开发能力。
65 结束语
在企业的电子邮件系统中，研发一套完整的电子邮件归档审计技术对企业的应用发展至关重要，研发应用过程中不但要符合法规规定，还要能有效处理企业日益增长的邮件数据，方便日后的查询，最后还要确保邮件信息的安全性。对于企业的一名员工，高效而又安全的使用电子邮件系统，会给日常工作带来极大地帮助，而对于一个企业的领导者来说，确保企业邮件数据的安全性、完整性及法律遵从，尽量避免由于邮件的丢失给企业造成的巨大损失才是企业关注的重点。因此，电子邮件归档审计技术的应用与发展对于企业来说非常重要，只有科学、合理的利用这项技术，最终形成一套集电子邮件数据归档、电子邮件审计管理、电子邮件备份恢复、电子邮件数据挖掘为一体的综合解决方案，才能为企业带来更大的利益。
参考文献
[1]卞咸杰.论电子邮件归档中的“法规遵从”原则.《浙江档案》.2012年8期
[2]陈美娟.企业电子邮件归档问题探讨.《计算机光盘软件与应用》.2013年18期
[3]张敏，王顺，徐华.我国电子邮件归档问题研究 《北京档案 》.2013年12期
参考文献：
[1]卞咸杰.论电子邮件归档中的“法规遵从”原则[J].浙江档案，2012（08）.
[2]陈美娟.企业电子邮件归档问题探讨[J].计算机光盘软件与应用，2013（18）.
1.1待处理事件(todos)
这类邮件中的信息一般是要求用户执行某种行为(活动)，有时候这些活动可能比较复杂、需要数天才能完成。通常情况下，用户会将“待处理事件”保存在收件箱中，作为对未完成任务的提醒。
1.2待阅读信息(toreads)
这类邮件中的信息往往是些比较长的文档，通常不要求回复，但用户要花费大量的时间和精力来阅读，他们常常会推迟阅读这些邮件，因此收件箱中会积累一些未阅读或部分阅读的文档。
1.3不确定状态
所谓不确定状态，是指当用户收到一封邮件，特别是含有大量信息的邮件时，不能马上确定该邮件包含的信息的重要程度。因此，他很可能不是在收到邮件时就立即阅读，而是推迟阅读，直至后来突然发现该邮件中的信息非常重要时才开始处理。但如用户若一直未能发现这类邮件的重要性就会将其遗忘，这样收件箱的信息就会越积越多。
1.4进行中通信
通常情况下，许多任务很难一次完成，因此可能有很多邮件及其中的信息都与某一未完成任务相关，处于未完成状态。对于那些需要回复的邮件，用户可能会立即也有可能延迟回复。之所以延迟，是因为用户目前还没有明确答案，需要等待或搜集更多的信息。本文认为，除了上述4类电子邮件外，还存在第5类———垃圾邮件，包括广告邮件、欺诈邮件、宗教邮件等。一般说来，用户对一封收到的邮件做出判断大概需要10秒钟的时间。乍一看这个数字微不足道，但如果用户每天收到几十封甚至上百封的垃圾邮件，就得花费10几分钟甚至更多的时间来处理，这严重浪费了用户的时间和精力。
2电子邮件活动及其与PIM活动的关系
很难给出普遍适用的个人电子邮件活动的权威框架。根据国外学者的调查和研究，一般说来，电子邮件的处理过程大致包括以下4个部分:
2.1分配注意力
用户每天都会收到大量重要性和紧迫性各不相同的电子邮件，因此他要对不同性质的邮件分配不同的注意力，这包括两个方面:一是确定处理电子邮件的时间和缘由;二是确定哪些电子邮件需要处理及处理的先后顺序。该过程相当于PIM中的寻找活动，都是判断信息的重要性及其与其他信息之间的关系，惟一不同的是电子邮件中的信息既非用户自己生产，也无须用户通过搜索或浏览来寻找。
2.2做出适当决定
与PIM中涉及的其他类信息不同的是，电子邮件中的信息往往需要回复，因此用户一般要对收到的邮件做出是否立即处理的决定。对那些不需要回复的邮件，用户要决定是否立即阅读，阅读后是将其删除还是归档;而对那些需要回复的邮件，用户首先要决定是否立即回复;其次是将其保存还是归档。在PIM中，用户也要对接触或接收的信息做出保存与否的决定，但电子邮件中的这一决定要更为复杂。
2.3执行任务管理
PIM的目的之一就是要通过对信息的管理来满足未来的任务需求。电子邮件中的任务管理包括两部分:一是提醒用户当前进行中的任务和追踪当前任务的状态;二是校对和保存这些与任务相关的信息。电子邮件有一种类似于“信息导管”的功能，因此用户往往将电子邮件当作任务管理器来使用。其实，任务管理与PIM中的再现活动类似，人们需要对信息进行加工以保证将来需要时能立即再现该信息。
2.4组织归档信息
与PIM一样，在电子邮件中，用户也要花费时间和精力来组织信息，以方便今后检索。如果用户决定要将邮件信息归档，那就要确定将其保存在哪个文件夹中?目前有无合适的文件夹?如果没有，就要创建一个新文件夹并赋予它一个易记的名称。如该信息与当前任务相关，对其进行组织通常比较简单，但若与当前任务无关而今后可能有用，那标引该信息的决定就会复杂起来。当然，在实际的电子邮件处理过程中，并非所有的邮件都要遵循分配注意力、做出适当决定、执行任务管理和组织归档信息这样的顺序。一般说来，不重要的信息查看后即可立即删除，重要信息应暂时保留在收件箱中，以便用户下次打开收件箱时就能看到这些邮件，再查看并根据重要性来判断是归档、回复还是删除。至于那些仍未处理完的信息，还可继续留在收件箱中，作为对未完成任务的提醒。
3电子邮件活动中存在的主要问题
尽管电子邮件活动已很普及，成为人们日常生活、工作和学习、娱乐等活动的重要组成部分，但这丝毫不意味着我们每个人都能有效地使用和管理电子邮件，实际上人们越来越发现因为对电子邮件管理不善而浪费了很多的时间，降低了工作效率。目前，电子邮件活动中存在的主要问题归纳如下:
3.1难以做出准确的处理决定
首先，用户要对收到的电子邮件分配注意力，这要受用户的工作环境、可利用的时间、邮件的性质(工作任务、会议邀请、垃圾邮件等)、邮件发送者的识别等多种因素的影响。其次，用户要决定何时处理、处理哪一封，影响这一决定的因素有邮件的发送者、接收该邮件的人数、邮件的性质、是否需要回复等。在对收到的电子邮件进行短暂的注意力分配之后，用户需要决定处理方式———回复、删除、归档或推迟处理，做出这类决定可能需要几分钟、几小时、甚至数天、数月。因为一般情况下，若用户难以立即对收到的邮件的重要性做出判断，那他们可能会暂时忽略该邮件———不是将其删除而是将其留在收件箱中，等到将来该邮件重要性显露时再来处理。对那些需要回复的电子邮件，无论人们是否及时回复都会将其留在收件箱中，这样既可以作为对未回复邮件的提醒，又可以留待日后查看。当然，也有可能是用户当时不知道如何处理只好将其留在收件箱中。
3.2不能满足任务管理的需要
用户常将收件箱用于任务管理，既作为对未完成任务的提醒，又能方便地获得与当前任务相关的信息。事实上，用户的收件箱中每天都会收到许多新邮件，这会增加用户获取和管理任务信息的难度，进而降低电子信箱的任务管理功能。Whittaker的研究结果表明，通常情况下，用户的个人计算机屏幕上每页只显示10～20个邮件标题，这就是说大多数邮件的标题不会主动出现在用户的视野内，因此他要通过来回翻页查看邮件才能获得对未完成任务的提醒。为了完善电子邮件的任务提醒功能，更好地进行任务管理，用户有时要将相关的任务信息分类归档存放到同一个文件夹中，还可将这些文件夹(及未完成的任务)单独列表显示，以使收件箱更加整洁。但是，有时这种分类很棘手，因为有的信息可能不只与一个文件夹相关，或者是随着时间的推移任务的主题发生了变化。
3.3不能恰当地组织归档
有些邮件包含了重要的文档或是网页链接等信息，为了方便日后检索和利用，用户要对这些邮件信息进行组织归档。电子邮件中的信息组织归档目前主要有两种方式:一是用户自己手动归档;二是通过半自动化的程序辅助用户归档，但是这两种方式的效果都不理想。手动归档的常见做法是创建文件夹，但由于很难判断邮件中信息的未来价值，所以用户不知道要将特定邮件归到哪个文件夹，或是新建了一个文件夹却不知道如何赋予其合适的名称。更难的是，随着任务的变化，有时用户还要对创建的文件夹重新命名或增建新文件夹。辅助归档虽能帮助电子邮件进行过滤、分类，或帮助用户归档，但前提是只能将信息归到已有的文件夹中，对没有创建文件夹的用户或需要创建新文件夹的信息几乎没有什么作用。Reder等人通过研究发现，用户似乎不信任分类器，他们希望在分类器移动信息之前先查看这些信息。
3.4受到分散存储的制约
电子邮件信息与其他数字信息一样也存在分散存储问题。许多人拥有多个电子邮件账户，原因有很多:将工作信息与个人信息分开管理，满足自己的多种需求(如加入社区、网上购物时注册之需)，满足不同的环境要求(如Gmail信箱更适合与外国人通信，而QQ邮箱便于及时管理邮件)，信息获取行为发生变化或是忘记了申请过的邮箱账号和密码;电子邮件的存档方式不同，有的用的是服务器，有的则是客户端或终端设备;有时用户还会为备份或使用方便而将同一封邮件复制并存档在多个账户中。随着网络的普及和终端的多样化，电子邮件的分散存储现象越来越普遍，这又产生了一个严重问题———信息冗余。虽然有时适当增加信息冗余能确保信息安全和使用方便，但是随着时间的流逝用户的邮件信息会越积越多，使得其管理个人信息的负担日趋加重。
3.5难以完整地保留数字环境
电子邮件中的信息除邮件信息本身外，还包括它的发送人、发送时间、附件等，附件包括文本、音频、视频、网络链接等信息，这些就构成了电子邮件信息的数字环境。但要将邮件信息及其数字环境完整保存并非易事:首先，电子信箱的容量有限，电子邮件中附加的电子文档，用户一般在收到下载后就会将其删除，尤其对信息量大的文件;其次，网络链接的数字环境常常会丢失，因为网页有有效期，通常为44天，有时邮件虽在但其附件中的网页链接可能已经失效;第三，有时用户将网页本身作为电子邮件的附件，但粘贴转换时就已经导致网页信息不完整(如丢失图像)，故无论用户何时存档也难以完整地保存邮件的数字环境。其实，在所有数字信息中，网页信息往往最具时效性———用户收到该附件时可能网页中的信息已经发生变化;最后，如果我们将电子邮件复制或转移到其他应用程序中，也可能会丢失它的发送人、发送时间等信息。
3.6不能有效地管理邮件账户
目前虽然许多人拥有多个电子邮件账户，但是常常是疏于管理和维护。很多人想当然地认为免费的电子邮件账户不需要维护，William等人的研究表明，用户只将收件箱中的约27%的信息进行了归档，其余的信息则仅靠电子邮件账户本身的存档功能留在收件箱中。但是，无论哪个电子邮件账户的供应商都不可能保证该账户能永久存在，因此一旦供应商突然停止提供该业务，那么用户也就无法再利用该账户中的信息了。这就迫使用户要及时备份重要信息，但这并不是一种可行的方法。另外，个人信息与工作信息经常是分离的。通常当人们不再做某项工作时，就要将个人电子邮件从工作邮件中删除，因为工作邮件是必须保留的。Outlook中的.pst文件不能通过直接复制来移动，而且它在文件系统存储的位置用户也未必熟悉，因此对那些将电子邮件视为个人信息重要组成部分的用户来说，就显得相当不便。
4完善电子邮件管理的若干对策
作为人们日常个人信息管理的基本活动，电子邮件活动直接关系到人们的工作效率、生活质量的提高，随着各种智能化PIM软件和终端的广泛运用，电子邮件的应用范围仍将不断扩大，必须要进一步加强个人电子邮件的管理，本文认为目前可以采取下述措施:4.1过滤垃圾邮件对大多数用户来说，垃圾邮件是目前电子邮件管理中的主要问题之一。本文认为处理垃圾邮件的方式主要有3种:(1)在电子信箱中创建列表，将朋友、家人和客户的地址加入到该列表中，拒绝该列表之外的陌生地址发来的邮件，如同人们拒接手机上的陌生来电一样;(2)对那些发送大量邮件的因特网服务提供商(ISP)收取一定的费用，这对普通的用户不会造成任何影响，但对那些通过网络向他人发送大量垃圾邮件的ISP会起一定的遏制作用，当发送垃圾邮件的成本大于收益时，他们就会停止发送垃圾邮件;(3)对陌生地址发来的邮件，可以将其设置为用户阅读后要求发送方付费，这在一定程度上能遏制垃圾邮件发送方的行为。
4.2定期清理电子邮件
Whittaker和Sidner按照用户处理电子邮件的方法将他们分为三大类:(1)不归档者。他们从不对电子邮件进行归档，也不运用文件夹来寻找信息，只是在需要时才通过全文搜索来寻找所需信息。他们的收件箱往往很杂乱，包含了大量无用信息;(2)频繁归档者。他们每天都会查看自己的收件箱，再将重要的信息归档，不重要的信息删除，他们的收件箱信息较少、比较整洁，他们使用很多文件夹来帮助归档电子邮件;(3)大扫除者。他们会不定期(通常为1～3个月)清理自己的收件箱。本文认为，定期处理电子邮件，即大扫除，是一种行之有效的方法。多数用户可能每天都会打开邮箱阅读新邮件，但不会每天都清理邮箱。这不仅是因为时间有限，更是由于不能确定邮件的重要性而难以立即做出处理决定。但是若长期不清理邮箱，则会导致今后的信息管理问题更为严重。因此，用户可以根据邮箱信息量的大小选择隔几周或几个月时间定期清理一次邮箱，这样既能为了解邮件的重要性留出时间，又能保持邮箱的干净整洁，是一种两全其美的方法。
4.3将任务管理与电子邮件管理结合起来
邮件管理的另一种方法是通过语义聚类和任务流程将所有相关的邮件和文件组织到一起，并能有效追踪，这能有效降低收件箱里信息的杂乱情况，进而改善用户的工作状态。运用该方法用户能在收件箱中选择任一信息，并可查看与该信息相关的所有信息。同时，由于对收件箱进行了组织管理，用户能够更加清晰地看见未完成的任务。许多学者提出可在电子邮件程序中嵌入任务管理来优化邮件的管理，Whittaker、Swanson、Kucan和Sidner就在Tele-Notes系统中加入了任务管理，TeleNotes模拟的是实体桌面文件和空间位置，它可以将任务管理的邮件存放到用户电脑桌面上的文件夹中，提醒用户有未完成的任务，还能帮助校对信息。ContanctMap系统采用了另一种任务管理方法，即根据邮件任务中的参与人来组织邮件，其用户界面代表在用户的工作和社会生活有中重要的人的社会网络，用户可以通过点击任务中的某个人或群体来获取相关的任务邮件。
4.4使用合适的PIM工具或软件
使用合适的PIM工具或软件，能够帮助人们更好地管理个人信息。目前比较成型的PIM工具或软件有微软的Outlook和Google的Gmail。
4.4.1Outlook和Taskmaster
微软的Outlook是一个基于Windows操作系统的管理电子邮件的PIM工具，它虽不提供电子信箱，但有强大的信息管理功能。用户可以使用Outlook管理邮件、预约、联系人、任务和日历等多种信息，追踪进行中的活动，查看文档和共享信息。尽管电子邮件在任务管理中很重要但近年来发展情况并不理想，于是研究者在此基础上又开发了一个新工具———Taskmaster，作为Outlook客户端的一个附件，用作电子邮件服务器的交换。不过，Taskmaster关注的重点是任务而非邮件本身，它将要做事件保存在顶部栏中，中间栏显示各项任务的内容，底部栏显示当前选中任务的内容预览。在其顶部栏的右边设置了警告条，一个警告条表示2周时间，红色部分所占比例越大，代表截止日期越近。顶部栏左边标示的红色和蓝色的小球分别代表本人任务和他人任务，如某项任务中要增加一个新要求，则在该活动聚集领域就会出现新的相应颜色的小球。Taskmaster还能保存用户的草稿，其优势在于可以将该草稿保存在与之相关的任务环境中，而普通的电子邮件工具往往只将草稿保存在环境外的一个独立文件夹中，因此很容易被遗忘掉。
4.4.2Gmail
Gmail是Google推出的一种免费的在线邮件处理系统，它提供了目前仍在不断增加中的大容量存储空间，可以长期保留用户的邮件。与其他电子邮件应用程序不同，它具有4个特点:(1)用存档代替删除。用户在整理自己的收件箱时无须删除任何邮件，因为它有良好的搜索功能，用户需要时可以通过内置的搜索引擎使用关键字、标签、日期等搜索所需的信息，或在“所有邮件”中进行查找;(2)具有视频聊天功能。可以通过内置摄像头与他人进行面对面地聊天;(3)用标签替代文件夹。该功能的优势在于用户可以给一封电子邮件添加多个标签，但在归档时通常只能将其归档到一个文件夹中。用户可以通过点击标签来寻找邮件，也可以在Gmail中搜索邮件;(4)提供会话模式。Gmail将用户的电子邮件及其回复在收件箱中进行了分类，与特定主题相关的邮件都归在一起，所以用户在会话模式中也可以查看邮件。
5结语
搜索更简单
ADA 2.0可帮助大中型企业简化数据长期保存的流程，能够识别非活动及固定内容的数据，并对其归档，同时提供了重复数据删除功能。Atempo的重复数据删除技术是自己研发的，采用In-line模式。
此外，ADA 2.0还能提供全文索引和搜索功能。利用此功能，管理员可以轻松地在所有文件类型和所有归档介质中搜索特定的文件。此搜索功能对法规遵从和电子发现至关重要。通过全文索引和搜索，用户可以尽快定位并找出所需的归档信息。
“客户的需求是，既要符合法规遵从的要求，又可以快速、方便地获取数据。”ESG分析师Lauren Whitehouse表示，“ESG在最近的数字化归档研究中发现，全文索引和搜索被现有和潜在归档用户列为头号必备功能。ADA 2.0具有出色的全文索引和搜索功能。”
ADAM 2.0是Atempo公司首次的电子邮件归档解决方案。ADAM 2.0能与主流的邮件服务器无缝集成，例如Microsoft Exchange、Lotus Notes及SMTP。企业用户能够轻松地将关键电子邮件数据从主存储迁移到相对廉价的存储介质上。
ADAM 2.0具有的重复数据删除功能，简化了电子邮件的管理，为企业提供了一个容量无限的邮箱，大大提高了投资回报率。
此外，ADAM 2.0的嵌入式全文索引和搜索功能，方便用户快速搜索指定的电子邮件和附件。此搜索功能加上其他丰富的功能选项，使搜索更简单、更快捷。
数据归档空间广阔
据ESG的统计，2006年全球需要归档的数据容量为4000 PB，2010年这一数字会达到27000 PB。
Atempo全球运营和企业发展高级副总裁Jon Foster表示：“数据保护是IT领域一项十分关键的技术。企业在数据保护方面的需求与经济情况并没有直接关系。在经济低迷时，企业更希望降低IT成本。数据归档可以减少昂贵的主存储设备的使用，从而降低整体拥有成本。这对企业来说是十分有益的。”
Atempo市场及产品管理副总裁Karim Toubba分析说：“数据存储正在经历一场变革。存储正在从单纯的数据保护转向数据管理。数据不仅仅存在于企业的数据中心，还大量存在于个人电脑和移动设备中。数据已经无处不在。数据的生命周期也不再是3年或5年，而是10年或者更长时间。正是在这种背景下，企业的数据管理意识不断增强。”
[关键词]邮政企业；档案工作；价值作用
[作者简介]何燕宁，广西区邮政公司办公室档案馆员，广西南宁530012
[中图分类号]F616 [文献标识码]A [文章编号]1672-2728(2010)09-0062-04
一、邮政档案在企业管理中的价值意义
(一)邮政档案是邮政企业历史的真实凭证，具有凭证价值。邮政档案所具有的潜在的企业价值，是由邮政企业的基本特点决定的。邮政档案主要是由邮政企业各部门在通信生产、经营管理、基本建设、科学研究等活动中形成，作为历史记录保存起来的，包含有文书、科技、会计、音像、实物等不同载体的全部文件资料。所以，邮政档案是邮政企业历史的真实凭证，它具有凭证价值，这就是邮政企业档案呈现出的最基本的特点。由于邮政档案中最重要的档案来源就是文件材料，档案人员将文件资料收集、整理，分类、装订、立卷、归档后形成的档案，它所保留着的历史标记，使得邮政档案将成为邮政历史的真凭实据。
(二)邮政档案是企业的实践活动的记录，具备了情报资料的价值。由于邮政档案又是邮政企业人员在企业的实践活动、业务知识和经验的记录，所以它又具有可资参考的特征，也使它具备了情报资料的价值。企业历年的邮政史志编写、业务培训教材编纂都要通过查阅大量档案资料获得。企业档案能准确地记录着企业历史活动的事实和经过，也记录企业人员在各种生产管理活动中的思维过程，所以这些信息比其他资料信息更具有原始性和可靠性。
(三)邮政企业档案是满足现实利用的现实价值，发挥潜在价值。企业档案还将长期发挥着潜在的价值。例如，某县邮政局位于农村生产队附近的一块企业用地被当地农民聚众要求归还。经查，该土地是20世纪60年代初由于国防通信需要由政府紧急划拨给当时的电信通信专用的，邮电分营后被拨划给邮政企业。由于当时的档案资料保存较完好，土地批复手续完整，利用该档案资料还原历史真相，使得这起土地纠纷得到平息，该土地在邮政企业得以保存。由此可见，邮政企业档案既有能够满足现实需要的价值，又有能够产生潜在经济蚊益的长远价值。
二、邮政企业档案在企业管理活动中的作用
(一)邮政企业档案在决策中起凭证和参考作用。企业档案对企业的生产、经营、管理等实践活动有着重要的影响作用。邮政档案是邮政企业单位行使职能，从事生产、管理活动的真实记录。邮政档案特别是在解决争端、处理案件活动中可发挥证据作用。法律证据作用也是档案凭证价值的集中体现。例如，邮政业务档案中的汇兑档案凭证，可为法院、检察院处理各类案件提供可靠的证据。同时它对企业管理人员察往知来，保持政策的连续性、工作程序和工作方法以及有效的、科学的决策将起凭证和参考作用。
(二)邮政企业档案产生着社会效益和经济效益。由于记录了企业生产、经营、管理等诸多业务活动的过程，也为继续开展这些业务活动积累和提供了必要的信息和证据。它具有业务咨询作用，特别是在世界邮政日之际、北京邮政奥运会举办期间，邮政企业利用邮票、邮政通信实物、邮政声像档案等，通过电视、广播等传播媒体进行企业业务宣传，以此来扩大邮政企业的影响力，增加了业务来源，提高了经济效益。这些作用使档案在利用过程中产生着社会效益和经济效益。
(三)邮政企业档案是宝贵的精神文化财富。邮政档案也是全体邮政员工所创造的宝贵的精神文化财富，它对企业文化的积累、传播发展与进步发挥传承作用。例如，人们通过留传下来的中国最早的邮票一大清的龙票了解到清朝社会的方方面面，通过一枚小小的邮票，人们可以感受到中国古代文化的悠久历史。同时邮政档案也具有教育作用，它以第一手材料见长，真实可信、形象生动，具有很强的说服力和感染力。
三、邮政企业档案工作发展现状
在邮政分营之初，邮政企业档案工作得到了领导重视，大部分企业档案配备了专、兼职的企业档案人员，多数基层单位配备了相应的档案库房和装具，并及时对企业档案人员进行了培训，分营之初的企业分业经营资料大部分得以收集，企业档案起点较高。但由于邮政企业独立运营之初，企业亏损严重，职工队伍庞大、整体素质较低，管理及经营模式滞后等因素还是直接或间接地影响到企业档案工作。
(一)邮政企业人员档案意识淡薄。企业个别领导对企业档案工作缺乏了解，认为整理档案就是将全部的文件收集起来，捆成一堆，或随便装入盒内就行了；也有的是由于企业经营生产任务较重，主要精力忙于创收，文件资料则束之高阁；还有的是由于经营管理人员较少，未设立有专门的档案人员，故档案工作无法开展；有的对档案在企业经济建设中所起的价值作用认识不足，不了解档案具有的潜在的经济效益，在档案管理上没有资金投入，没有将档案工作列入企业的议事日程中，档案工作所需的人、财、物得不到应有的保证。
(二)邮政企业档案管理人员业务素质相对较低。在邮政分营后，有关部门对广西区邮政专、兼职档案人员作过一次调查，调查结果如下：全广西共有96个单位，分营前从事档案工作的档案人员3年以下的占70％，3年以上的只占有10％；大专以上文化程度的占25％，能进行一般计算机操作占40％。在调查中发现，有的档案人员计算机水平很专业，但档案及企业业务不熟；有的邮政企业业务很熟悉，但不会计算机操作。邮政企业经营管理中涉及的专业性业务较多，所以档案中专业性文件也较多，档案人员不熟悉档案业务和邮政业务，导致文件分类不准确，保管期限确定不合理。
(三)邮政企业档案企业管理人员较少。随着企业办公自动化的发展，企业管理已实行无纸化办公。随着企业改革步伐的加快，企业专业化管理初步形成，体现在OA办公自动化管理过程中，文件数量逐年加大，与之相矛盾的是企业的管理人员不断的缩减，有的县级综合办公室只配备有一名管理人员，还有的是既当办公室主任，又当司机，有的还兼职当企业营销人员等等。
(四)邮政企业档案管理不到位，资料收集不全。邮政企业档案人员在工程建设过程中与工程技术人员沟通较少。由于工程技术人员在工程建设过程中不知道档案管理的要求，档案管理不严，以致在竣工验收中出现不少问题，如有的依据性文件为复印件，没有原件；有的工程竣工图无竣工图章；有的在施工中修改的地方竣工图没有标注；还有的监理文件或招投标文件收集不全等等。
(五)邮政企业档案信息资源的开发利用水平不高。县局部分单位档案管理系统使用率不高，一些单位只限于将文书档案资料收集，未能进行档案管理条目的录入。一些档案利用也只限于提供档案的纸质检索工具，未能利用档案信息管理系统对档案数据、档案信息资源进行深度的开发、利用，一些单位未编制大事记、企业史志资料汇编等。
四、完善邮政企业档案工作的对策
现代邮政企业档案工作要求我们要用现代科学理论、方法与技术来管理各种类型档案，积极开发档案信息资料，广泛输出档案信息，为邮政企业发展服务，这就要求我们必须扎扎实实地做好档案的各项基础工作。基础工作是档案工作的重中之重，是一项较为系统的工作。
(一)建立健全邮政企业档案的规章制度是做好档案工作的基础
各级邮政企业应高度重视档案工作，把档案工作纳入企业的议事日程。大力宣传《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》及《广西壮族自治区档案管理条例》，采用张贴宣传标语、黑板报、组织人员学习、参观等方式进行宣传，让广大的企业员工知道、了解邮政企业档案的价值及凭证作用。建立健全规章制度是档案资料齐全完整的重要保证。档案资料的产生、收集、整理、立卷、归档等过程一环紧扣一环，其中任何一环脱节都会对档案的工作产生影响。各级邮政企业要建立健全各项档案规章管理制度，例如本单位立卷归档制度、档案的移交接收制度、档案管理制度、档案保密制度、档案借阅制度以及档案专、兼职工作人员岗位责任制等等。
(二)加大培训力度，培养适应现代化管理的企业档案人员
要搞好档案人员队伍建设，一要建立培训机制。有计划、有组织、有目的、多渠道、多形式地针对本单位档案人员的现状，缺什么补什么，以求达到适应。现代化技术的发展使各种新知识、新技术在档案工作中得到应用，档案工作从内容到方法也都在发生着变化。档案人员在实际工作中又经常遇到一些按传统的方法解决不了的现代问题，所以档案工作者必须加强学习。学习方式可以灵活多变，可以通过参加各级档案部门举办的档案培训班学习；也可以自学，利用业余时间学习有关档案专业理论知识及邮政各类业务知识。二是在选用档案人员方面，可以将具有较高文化水平又有一定企业专业知识的人员安排到档案岗位，以改变现有的档案人员知识单一、文化素质偏低、年龄偏大的状况。三要调动档案骨干人员的积极性，比学赶帮，在邮政企业内部引进竞争机制。可以与邻近的单位组成档案协作组，互相学习，互相检查评比，互相促进，充分调动档案人员的积极性，使档案管理和档案整理工作水平能够进一步提高。
(三)为档案管理工作配置必要的设备和设施
根据《广西壮族自治区档案管理条例》的规定：“各级各类档案馆，各单位的档案机构，应当建立、健全规章制度，配置必要的设备、设施，防止档案的破损、褪变、霉变、虫蛀和散失，确保档案的安全。”各单位要根据自身档案工作的需要，设立本单位档案室，将本单位的文书、科技、会计、声像和实物档案统一保管。要配备必要的档案专用库房和档案装具。有条件的单位应当将档案办公室、档案阅览室和档案库房分开。档案库房要坚固，应禁止设在一楼或楼项，要安装有铁门、铁窗栏、厚窗帘，并配置有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠虫等设施。档案装具要按照国家规范的档案标准进行制作或向当地档案管理部门购置，要配备抽湿机、温湿度剂和防虫剂等设施和档案装订机等足够的档案工作用品，以保障档案工作的开展，确保档案的安全。
(四)深入探索企业档案信息资源的开发和利用
邮政企业近年来不断进行深化改革，从档案归档内容来分析，档案工作从分营初期的重点收集分业经营期间的档案资料，至邮政扭亏时期的邮政固定资产的加大投入，邮政工程建设档案的收集整理成为转型时期的重点。随着邮政金融及邮政速递的专业化发展，邮政企业档案内容也在发生着变化。企业现需加大对信息化建设的投入，在邮政企业的信息网建设中，企业档案也要做好相应的配合管理工作。
档案是信息，信息是资源，数字档案能使企业信息有序化，档案也是生产力，各级档案人员要积极动脑筋、想办法，可通过编制《全宗介绍》《档案专题目录》《档案文号对照表》《单位工程简介》等一系列档案材料向企业提供方便、快捷的信息查询渠道，通过计算机软件管理档案，将档案资源信息化，为企业提供最大的信息源。企业档案信息化管理是社会发展的必然趋势。
企业的信息化管理将促进企业档案信息化管理，企业档案的信息化管理也将更大地促进企业经济的发展。如现代邮政企业就是在探索企业的信息技术发展中前进的。过去人们交流、获取信息的渠道太少，大多数是通过在邮局寄信、看报纸、杂志等而获得信息。邮局信件因为是手工处理，程序烦琐，信息传递极慢。20世纪90年代后，计算机通信技术、数据通信、图像通信等科技手段的飞速发展，社会信息传递渠道增加，人们不再依赖寄信等传递方式，传统的邮政通信业务受到挑战。邮政企业的决策者们意识到开展企业信息技术建设的重要，“十五”期间，邮政将推进企业信息化进程作为新世纪的战略选择。经过数年的努力建设，邮政计算机综合网已陆续建成，邮政业务网络一体化已成为现实，邮政储蓄网上异地存取、网上寄信、网上查询邮件、网上礼仪等业务蓬勃开展。网络业务的发展给邮政企业带来了生机。企业信息技术的发展促使企业的管理手段进一步强化。企业如今正不断推进着办公自动化建设，并将带动企业档案信息化、现代化管理，利用现有的企业综合网、局域网将企业档案、信息资源充分开发、利用，最大限度地发挥企业信息资源的作用，更好地推进企业的发展。
(五)信息化管理档案是要变革传统档案管理模式
要实现企业档案信息化管理，档案信息化管理系统的建立是基础。档案信息化管理改变了档案收集工作的方式。传统的档案收集是将原始的纸质文件由分散收集到集中处理的过程；而信息化档案管理，档案工作人员除了要收集原始纸质文件外，还要将原始纸质，的文件、原始声像文件、电子邮件等信息通过网络档案录入系统收集网络档案所需文件。网络档案信息化管理系统的建立，可以使档案收集更加完满。
档案信息化管理系统的建立改变了档案的整理与鉴定工作方式，使档案的整理工作更加规范。由于种种原因，传统的档案工作基本是内向管理的模式，管理手段主要是手工操作，档案人员把自己的活动范围限制在封闭和半封闭的环境中，这样使一部分档案成为无人问津却保管良好的一堆废纸，现在将档案的总目、分目整理按照系统合理运用，用计算机筛选录入、整理档案效率高且严格，为整个档案的整理与鉴定工作提供了便利条件。
档案信息化管理系统的建立给档案的保管与利用带来了全新的变化。档案信息管理系统使档案的保管和利用从质到量都优于纸质档案，已经完全超出了传统档案利用手段的范畴。由于新技术的应用，文书、档案一体化，档案、图书、情报一体化，数据档案馆、虚拟档案馆、无界档案馆给利用带来了量的变化。电子档案保管与纸质档案保管有本质的区别，电子档案的保存可实现无纸化、网络化。
档案的统计工作历来是最重要的工作。传统的档案统计涉及的项目内容多、统计数据要求很详细，有的内容年年重复统计，令人感到烦琐；而档案信息化管理系统却是最擅长统计工作的，通过计算机统计，可以剔除每年重复统计的数据，只需将新的数据增加或删改，统计工作快而准确。
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关键词：notes系统 策略
application of the policies in system administration of lotus notes/domino
abstract: this article starts with a review of the concept of policies in lotus notes/domino including the types of the policies and the definition methods of them, and expounds how to configure and manage the lotus notes system and user behavior by deploying the policies in some ways, such as registration, setup, mail and desktop settings, etc., then discusses the promotion of the security and usability in the lotus notes system administration with policies. finally, the article presents 1-? sample applications of notes policies.
key words：lotus notes/domino, policies
一．概述
策略是lotus notes /domino 6以上新增加的功能，在ibm新推出的lotus notes /domino 8中又增加了几种新的策略使得策略种类更多，应用更加灵活。在notes系统管理中，策略是服务器管理控制的一种补充，可以灵活多样的对特定用户和组进行有效的控制、分配权限和管理。
二．策略的定义
在notes系统中，策略是标识各种策略设置文档的文档。每种策略设置文档都定义一组缺省值，这些缺省值将应用于分配到策略的用户和组。策略更改后，策略中的设置更改可以自动应用于分配到该策略的那些用户【1】。在系统设置中可以定制多种类型和种类的策略，并且将策略分配给不同的用户和不同的用户组，在同一服务器上不同的用户或者用户组可以拥有多个不同的策略。
策略类型分两种：组织策略和显示策略【2】。组织策略是自动应用于特定组织单元中的所有用户的策略。例如，要为国家气象信息中心/cma 中的所有用户应用同一设置，应创建一个名为 */国家气象信息中心/cma 的组织策略。这样，当使用/国家气象信息中心/cma这个组织单元认证标识符注册用户时，该用户将自动接收相应的组织策略中的设置。 显示策略是为各个用户或组分配的缺省设置。建立相应类项的显示策略后，可以通过修改编辑个人文档为个人或用户组添加适合的显示策略。不同服务器和不同组织单元下的用户都可以分配同一显示策略。
策略的种类分为：注册、设置、归档、桌面、安全性、邮件、活动、生产力工具等几大类。注册策略中包含注册时的固定设置文档，注册用户时的许多注册设置将自动填写；归档策略可集中控制用户邮件文件归档，可以按照制定位置、时间进行用户邮箱的本地归档以释放服务器空间并改善邮件数据库的性能；桌面策略设置可以对用户桌面工作空间进行统一的设置；安全性策略可以有效的允许用户管理客户端密码和因特网密码并为用户应用组织定制的密码策略；邮件策略设置提供一个设置和加强用户客户端对邮件、日历和调度的设置和首选项的机制，是设置邮件收件箱维护的首选；生产力工具策略是lotus notes/domino 8新增加的，使用这种策略可以定义哪些用户能使用 ibm 生产力工具，可以指定用户可以使用的文件和模板。对于用户管理方面，主要应用邮件策略、桌面策略和归档策略；对于系统管理方面，主要应用注册、设置、安全性等策略。
用户可以同时拥有组织策略和分配给他们的显示策略。在这种情况下，确定决议的顺序就是首先决定所有组织策略设置，然后再决定所有显示策略设置。用户使用的有效策略是一个在执行时动态计算的派生策略设置集。有效策略中的字段值可能源于许多不同的策略设置文档。每个层次级别都可拥有一个相关的策略，每个用户的有效策略是沿组织层次结构向上而逐层累积的设置决议。
继承关系是用户所使用的策略设置的重要特点，在此方面继承关系起着非常重要的作用。策略中可以包含子策略。在组织策略中，将根据组织的层次结构自动确定策略层次。策略 */网络室/国家气象信息中心/cma 是*/国家气象信息中心/cma 的子策略。在显示策略中，由于显示策略不遵循组织结构，所以要根据命名结构在层次结构中创建子策略。
三． 在notes系统管理中策略应用的几个方面
在notes系统中，适合的策略可以有效的提高系统性能、简化用户操作并且在一定程度上规范用户行为。下面介绍notes系统管理中策略典型应用的几个方面。
1.用户客户端管理方面
在用户客户端管理方面，可以为不同种类的用户设置缺省主页、定制本单位欢迎页面、定制“我的工作”欢迎页面、升级邮件模板等多种桌面策略。在用户客户机故障时可以为用户分配启用自动诊断数据收集策略来收集客户端信息用于处理客户机故障。在lotus domino8中，用户客户端升级可以采用notes客户机自动升级策略进行用户客户端的自动升级。此外，还可以为用户使用绑定目录服务器、更新桌面书签、升级修改文件夹设置等桌面策略。例如：在国家气象信息中心notes系统中所有用户在安装客户端的时候没有选择即时消息项，不能在notes客户端使用sametime功能，sametime服务器建立好后大部分用户有在notes客户端形式下使用sametime功能的需求。在这种情况下，设置一个独立的桌面策略用来绑定sametime的信息，只要修改用户个人文档为其加上这个策略后用户就可以在notes客户端使用sametime功能。
2.用户邮箱管理方面
在用户邮箱管理方面，可以利用邮件策略设置用户邮件首选项、外发邮件、检查邮件视图和文件夹管理、日历项和代办事宜、邮件访问项策略等。在邮件策略中使用收件箱定时维护功能可减小服务器邮件文件大小，提高用户访问速度。在日常使用中，notes系统大部分用户没有养成定时清理邮箱工作，在服务器硬件资源紧张的情况下为部分用户启动收件箱定时维护功能的策略可以较好的规范用户行为，是节省服务器空间的一种办法。
3．服务器管理方面
在注册管理方面，可以利用注册策略规范用户注册。在注册策略中可以为用户添加相同的因特网邮件名称格式、管理员、密码属性等信息。例如：中国气象局notes系统各级服务器由本地管理员所管理，所有用户都是由所在服务器管理员进行注册的，经常有管理员因为有些注册项目没有填写正确而造成用户信息错误或者无法管理。在整个notes系统中，同服务器的用户均为同一组织单元下用户，为新用户注册时使用同一组织策略中的注册策略可以有效的避免这种情况的发生并且节省管理员时间，提高管理效率。
在安全管理方面，可以利用管理 notes 和因特网密码、配置因特网密码锁定等安全策略提高用户客户机的安全性。
在服务器硬件空间管理方面，可以利用归档策略来管理用户邮箱，强制用户邮箱进行本地归档来提高系统性能。
四．策略的设置和分配方法
创建策略包含两个步骤。第一步，创建一个或多个策略设置文档；第二步，创建可以识别特定的策略设置的策略文档；第三步，将策略文档分配给相应用户。策略设置文档包括：桌面设置、归档设置、注册设置等多类。在设置包含相应类别策略设置的策略文档后就可以为用户分配策略。在分配策略中，组织策略将在此组织下注册用户时自动应用；显示策略的分配应在notes系统地址本（names.nsf）中相应用户个人文档中“管理”——“策略管理”项中手动分配该策略或使用“策略分配”工具分配。
五．结束语
在note系统管理中，策略作为系统管理的一种补充，可以有效的对不同用户和组进行分级管理；可以对不同的用户和组进行不同的授权。在同一服务器下不同的用户可以根据其需求使用不同的策略进行管理。根据服务器性能、用户使用情况分析制定适合的策略，可以有效的提高notes系统服务性能、规范用户客户端管理、便捷用户客户端使用，使得整个notes系统管理更加高效。
一、
文书处理程序：
目 的：为进一步加强和健全企业综合档案管理工作，规范文件的收集、整理、立卷、归档程序，以保持企业的档案材料完整齐全，能更好的维护企业利益，反映企业的历史面貌，记录企业的业绩文秘资源网，为企业开拓经营提供服务。
参考文件：总公司《档案管理办法》、《经济档案管理办法》（××字[2002]第111号）
附 件：《档案库房管理制度》
《档案补充修改制度》
《档案借阅及档案材料复印制度》
《档案鉴定与销毁制度》
《档案的统计制度》
《综合档案归档范围及保管期限》
《工程经济档案内容及责任分工》
（一）
收文：
1、上级机关下发的文件资料，应由综合办及时分类、签收、登记、编号。各部室直接收到和带回的文件，应及时送到综合办统一登记处理，各部室和个人不得自拆、自收、自办，综合办及时督促催收。
2、综合办收到文件后，应按照ISO14001及OHSAS18001的有关程序及时办理收文手续和文件承办单，确保做到平件不隔日，急件立即办，不得积压。
3、文件由公司领导批办后，按有关批示及时转交承办部门签收办理，并将承办结果及时反馈到综合办，通过综合办反馈到有关领导。综合办做好督办事项的登记。
4、文件传阅要严格登记手续，加速公文运转，每份文件在传阅者手中一般不超过一天。阅文者应在《文件承办单》上签字，并及时送还综合办。
5、涉及几个部门合办（合阅）的文件，要按公司领导的批示意见交由主办部门组织办理，并负责在办完后立卷归档。
6、严格保密制度，按照文件的密级加强管理，按照文件规定的范围传阅，任何部门和个人不得丢失文件和外传泄密，若丢失文件发生，应立即逐级上报，严肃处理。
（二）
发文：
1、钢结构工程分公司公文文号主要有“××字”、“××党字” 、“××工字” 、“××团字”。
2、行文办理程序包括拟稿、会签、核稿、签发、编印、校核、用印、登记、分发等，均要有相应人员签字。
3、凡以公司名义上报的各项请示报告文件以及对外发出的正式文件，均按业务性质归口，由主管部室的主办人员起草拟稿，经本部室负责人核稿报呈公司领导签发。如需其他部室会签的文件，由主管部室会同相关部室会签，会签后再报公司领导签发。
4、拟稿需按照公司统一要求的格式，使用统一规定的发文稿纸，书写清楚，并连同手稿、附件，经公司领导签发后，由主管部室送综合办编发公文文号并打印分发。
5、文件、资料、报表的打印，要严格按有关规定办理，主管部室负责校对，公文应在最后打印打字员、校对员的姓名。
6、发文后，原稿连同附件交还主管部室，由专人负责保存、催办、立卷和归档。
（三）
归档：
1、 公司设立档案室，配备专职档案管理员，其它各部室设立兼职档案人员（各部室资料员、内业），档案室归口综合办。
2、 归档程序包括收集、整理、鉴定、排列、装订、编号、编目等程序，专、兼职档案员均应按以下步骤归档。
（1） 收集：对经核对已齐全的收发文件由档案室协助立卷部门确定立卷范围，删除不需归档文件。
（2） 整理：遵循文件材料自然形成规律，保持文件之间的有机联系。档案室协助各部室对应归档文件进行分类，公司全部档案共分为十一类，即：综合类、党群工作类、行政管理类、财务管理类、审计类、生产经营类、建筑工程类、设备仪器类、科学技术类、建筑设计类、人事档案类。
（3） 档案价值鉴定：对各部室分类后的文件，根据档案保管期限规定及其各类文件内容的重要程度进行鉴定，确定其保存价值，分为永（Y）、长（C）、短（D）三种归档文件。
（4） 排列：部室同一保管期限、同一类文件按发文时间顺序排列。归档文件以“件”为单位，请示与批复可为一件。排列顺序为：批复在前，请示在后；转发文在前原件在后；正文在前附件在后；文字材料在前，图纸、照片在后。专题会议、案件处理等材料分别集中排列。
（5） 装订：文件按“件”装订，永久、长期保存的文件要去掉金属物，用档案局指定的装订材料装订，不得压字。
（6） 编号：归档文件按文件编号，在文件首页上端空白处加盖归档章，填写年度、室编件号、机构、保管期限等，以固定文件位置。
（7） 编目：归档文件以同一部室同一保管期限同一类文件按室编件号顺序装盒，并逐件编制归档文件目录和盒内备考表，经部门经理审核签字后，档案室检查验收，办理档案移交手续。
3、 归档范围内的公文材料（详见附件《综合档案归档范围及保管期限》）应保证其全面性、有序性和保密性，且文件材料必须准确地反映出公文的形成过程和公司在经营管理等各项活动中的真实内容和历史过程。
4、 由综合办负责对公司日常经济管理工作中形成、办理完毕并具有查考保存价值的公文、材料、领导批示（包括各种图、文、影像资料）等整理（立卷）、归档并负责妥善保管证件及文件。
5、 重要会议形成的公文，包括录音带、录像带、照片等有关材料，由综合办负责收集并整理、归档。
6、 公司在各经营管理工作中形成的重要文件资料由各职能部门按其业务范围（责任分工详见附件《工程经济档案内容及责任分工》），由各部室兼职档案人员按有关规定负责收集、整理、核对,并于每年度3月底前将上年度内形成的应归档的文件材料分类立卷，由部门经理审核签字后向档案室移交，归档备查。
7、 当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部保管一年。保管期满后，由财务部编织会计档案移交清册，经部门经理审核签字后，归档备查。
8、 工程项目档案应与竣工验收同步完成立卷，由技质部负责组织鉴定归档工作。
9、 设备仪器档案在开箱验收后,由主管部室审定,随即归档。
10、
人事档案中工资审定、职称评审、入党入团等材料须经上级批复后，10～20天内由有关部室编制人事档案零散材料移交单后，随时归档。
11、
凡可利用现代化办公手段进行计算机存档的文件（如：工程设计图纸、财务软件数据备份、会议资料影音文件等），各部室应按季度上报综合办，由综合办统一刻录光盘备份存档。
12、
涉及多部室联合办理的公文，原件由主办部室整理归档，其他部室保存复印件或其他形式的公文副本。
（四）
利用：归档后的文件应编制档案总目录和档案分类目录等其他检索工具，以备借阅（有关规定详见附件《档案借阅及档案材料复印制度》）。
（五）
统计：详见附件《档案的统计制度》。
（六）
保管：做好“七防”工作和档案材料的保密工作。
（七）
销毁：详见附件《档案鉴定与销毁制度》。
二、
印信管理程序：
1、 分公司印鉴、介绍信及营业执照由综合办保管和使用，一切用印、开具介绍信、使用营业执照原件及复印件都要通过综合办。
2、 综合办要确保印信工作的正常开展，防止滥用和出现漏洞，加强对印鉴、介绍信及营业执照的管理。
3、 印信工作要根据情况、内容、范围并且经过相应的批准手续及用印登记，方能办理。
4、 分公司法人章由财务部保管，除与财务工作有关的用印外，其他用印需到综合办办理有关用印手续。
5、 需使用营业执照原件或复印件的部室，应向综合办办理有关审批及登记手续。营业执照原件借出原则上不得复印，并应及时归还。复印件应加盖公司公章并注明“仅限于……使用”字样。
6、 介绍信开出，内容要明确具体，要填写有效期限、介绍信编号及持有人姓名，介绍信正文与存根应一致，如介绍信开出后未用，应交回综合办，附于存根备查。
7、 介绍信持有人将介绍信遗失应及时报告，涉及重要事项，还应通知前往办事的单位，以防事故。
8、 须严格遵守纪律不得开假证明和空白介绍信，如确因特殊情况需持空白介绍信外出办事，须经公司主管领导批准。
9、 各部室印鉴（包括合同专用章、财务专用章、采购专用章等），应由各部室专人保管，部门经理监督，加盖印章亦应履行相应审批及登记手续。
10、 如工作业务需要加盖总承包公司印鉴时，需由部门经理填写《用印审批表》，报公司主管领导签字后，方可到总承包公司办公室办理有关用印手续。
11、 印鉴不准出室，不得借给他人使用，各印鉴保管部室要及时清洗保养，以确保盖印清晰。
12、 公司印鉴、介绍信及各部室印鉴均要牢固加锁，不能随意放置。如因管理不善，造成事故，要视情况追究责任。
三、
公函邮寄程序：
1、公司公函（包括财务汇票、工程档案、合同文本等）需使用EMS（邮政特快专递）邮寄的，由综合办统一办理。
2、一般公函（对时间及安全系数要求不高的），本着降低成本减少办公费用的原则，由各部室按平信自行邮寄。
3、公函办理EMS邮寄时，经手人要严格登记手续，综合办应及时处理，保证当日递送，不得拖延。
4、公函邮寄只限各部室因工作需要而对外发出的各种信函，因私邮寄不予办理。
四、
办公设备及用品使用程序：
范 围：公司的办公设备是指办公使用的计算机及其外设、复印机、传真机、扫描仪等为固定资产管理的设备。办公用品是指办公用复印纸、水笔、笔记本、信笺等低值易耗品。
目 的：为了节约开支杜绝浪费，确保公司办公设备及办公用品的合理使用。
参考文件：总公司《行政办公设备管理规定》（××字[2002]第125号）
1、 办公设备由综合办根据需要，经主管领导批准后统一购置。
2、 办公设备由综合办会同采购部统一编号、建帐管理，各使用部门负责日常维护和保养。
3、 办公设备损坏由综合办查明原因，联系维修，并建立相应的维修台帐。
4、 办公设备报废需由综合办会同财务部共同确认，残体由综合办处置。
5、 办公设备使用要严格按照操作规程严禁自行拆卸部件。
6、 办公用品由综合办统一购置管理。
7、 办公用品要根据实际工作需要，于每周的周二上午按照部门所需，由专人一次性集中办理领用手续。
8、 特殊需要的办公用品要提前在综合办登记，经领导批准后统一购置。
9、 综合办根据领导审批后的采购清单进行办公用品的购置，并将采购物品分类进帐。
五、
图书购置、借阅程序：
1、 图书资料由各部室经理编制购书计划，报公司主管领导批准，由各部室自行购置。
2、 购置图书后，购置人应持图书及发票到综合办办理图书入库及借阅手续，由综合办在发票联签字后方可到财务部办理有关报销手续。
3、 图书资料应由综合办加盖公司公章、编写图书书号及进行图书资料的登记。
4、 综合办应按照ISO14001及OHSAS18001的有关程序，在相关图书资料上加盖“有效版本”章。
5、 借阅人员应爱护图书，因个人原因损坏、丢失图书资料的要照价赔偿。
六、
信息传递程序：
1、 公司上下级、各部室之间的情况交流，信息沟通，在企业经济运行中起着重要意义。
2、 对于总公司下行的信息（包括Fax、E-mail、电话通知、信函等）由综合办统一查收，并做好记录，报呈公司领导后下发相关部室承办。
3、 各部室要认真对待与上级、同级、下级以及有关单位之间的联系，接到有关信息后，应立即作好记录，将记录内容及时传达到有关部门和人员，并及时处理有关事项。
为何需要智能数字归档
随着电子数据与业务的结合越来越紧密，电子数据资产化的趋势也越来越明显。无论是企业生产报表、设计文档、内部审批流程文档、销售报表、财务报表及电子邮件等非结构化数据，各行各业都将其视为贯穿业务流程的价值体现。在IT界越来越多的优秀方案商也将数据保护恢复，集中存储视为企业级数字归档的基本组成部分及实现信息生命周期的基本工具。但随着数据爆炸式的增长新的问题又愈来愈为大家所关注。 第一，主存储容量的不可预测性增长带来成本、系统复杂程度和风险的增加同时也导致其性能快速下降，而另一方面许多老旧的存储空间又成为孤岛。
第二，缺乏智能电子发现手段，需要花费大量资源来进行人工检索及牵引。且无法实现各业务单位数据的集中采集管理。
第三，越来越多的数据需要永久保留，财务报表、设计图纸、医疗诊断图片及各类媒体影像、电子邮件等。
第四，如何遵从业界规范，满足法律上对电子数据的访问、保存及诉讼证据搜索的要求(诸如SOX，NASD，SEC，HIPAA等)；在国内财政部、证监会、银监会、保监会及审计署等五部委会联合了侧重于企业数据资产保留的规范一《企业内部控制基本规范》，首先将在上市公司范围内施行，同时也鼓励非上市其他大中型企业执行。 第五，各自独立的数据保护、恢复、复制、归档系统如同一个个孤岛，缺乏有效统一管理平台及TC0优化手段。
如何让智能数字归档系统在您的企业里发挥作用呢?
五步觌智能数字归档
第一步，允许终端用户管理所辖的归档内容。用户是引起企业存储困境的主要原因，他们的参与对保证有效的存储至关重要。他们比任何管理员都更清楚哪些内容是固定的并适合进行归档。因此给用户更有效的机制和工具让他们能自行归档和获取数据将会大大提高存储效率。
要做到这一点，一个归档系统必须能够做到：
提供一个用户友好的界面来完成归档和获取数据的操作。除此之外，归档应能集成于客户的应用系统之中。
提供文件浏览界面使用户能方便的通过拖／拉文件进出个人或共享归档区，同时也能快速地定位和获取文件，建立和重命名子文件夹。
让用户可以同时浏览文件系统和归档分级结构。
提供快速搜索功能，从归档系统中快速和方便地找到所需文件。
集成企业现有的LDAP或Active Directory，使企业针对用户访问的策略和流程行之有效。
第二步，制定智能化自动归档策略。尽管用户的介入能大大减少存储内容的容量，但还远远不够。对于许多企业来说，自动地进行归档是至关重要的。只有通过建立归档策略和计划来自动进行归档，策略才能连续有效地被执行以实现归档效益的最大化。考虑到如最后一次访问时间和文件类型等特征，管理员应该能够建立特定的标准来管理自动归档策略。
为了确保用户和管理员能在文件归档后快速地找到该文件的位置，归档方案应该提供存根文件，这些文件保存在主存储上并提供原始归档文件的链接。只需在文件浏览器中双击，该文件就能从档案中重新获取。无论针对什么组织，自动归档方案都应该提供全面和灵活的性能以适应企业特殊的商业和技术要求，并能不断地改进。
第三步：重复数据的有效删除。尽量减少重复数据是控制存储容量增长的一大挑战。今天，一个容量为10M的演示稿可能被转发给很多部门和团队，而这些人很可能在将来某个时候用到这篇文稿。在传送的过程中，十个、上百个甚至是上千个拷贝将会被保存下来。
归档方案能够减少由此带来的存储数据冗余。一个有效的归档方案应该能够。
通过使用精确的哈希算法检测到冗余的归档数据。
去除归档文件的重复实例并指向一个单一的、原始的文本。
对于重复文件，保存元数据，例如内容拥有者、原文件位置和创建日期。这样任何实例都能被搜索到并被重新获取。
第四步，基于归档的文件智能精准搜索。为了保{正J陕速、简便地访问到归档文件，管理员需要有如下特征的归档系统。
无须知道归档文件的位置就可以轻松获取。
只需根据最基本的文件特性就能找到文件，例如文件名、创建日期、所有者和文件类型等。
提供元数据标签，用户可以利用这些标签创建归档属性以便搜索一组文件，例如将一组文件标记为“2008财务记录”、“建议书”、“发票”等。
支持全文检索。文件在归档时应该被扫描和索引，这样在查找该文件的内容时就不必事先恢复此文件。
第五步：支持全面的存储介质
归档存储介质的选择对整个归档方案的性能、成本和最终的成功与否非常关键。归档方案必须能够提供给管理员足够的灵活性，使其根据企业短期或是长期的归档目标选择最优介质，甚至是在需求和目标都发生变化时，也能适应企业特定的环境。一个好的归档系统应该能支持广泛的介质，包括磁带、磁盘阵列、CAS、云存储等。
最后，由于几乎所有的企业都提供对异构系统的支持，归档方案也应该支持广泛的硬件平台和操作系统，包括Windows、Mac、Linux和UNIX。有效地将归档带来的利益最大化。企业能大幅降低对主存储空间的使用，并减少资本投入、缩短备份窗口、加快了灾难恢复的速度。
智能数字归档的特性
Atempo认为智能数字归档必须具有这样的特征。面向通用存储空间的智能分级存储与现有存储硬件无缝结合，通过各种策略实现归档数据自动迁移．从而释放主存储空间，整合二／三级存储空间实现存储优化。
面向专业用户的桌面触发归档策略实现专业级用户自助(医疗影像分析／媒体编辑／设计人员等)快速检索及牵引，数据流无须通过归档服务器，实现秒级响应。
智能化电子发现通过强大的智能搜索引擎引入全面索引及关键字检索，同时保留传统的基于文件特性及元数据标签搜索机制．实现秒级化文件与邮件检索及牵引。
重复数据删除基于目标源的重复数据删除策略，在无需改变IT基础架构的情况下消除了原始数据处的冗余段，只把不重复数据保存到存储空间上，减小了存储需求实现存储精减。
企业级数据生命周期统一管理平台通过HSS统一管理平台，完成数据归档／实时保护／恢复／复制／容灾的一体化及统一界面管理，优化TCO综合成本。
关键词：WEB信息提取；HTMLParser正则表达式
中图分类号：TP311文献标识码：A文章编号：1009-3044(2011)04-0970-03
随着计算机的普及以及互联网(WWW)的迅猛发展，大量信息以电子文档的形式出现在人们的面前，但由于人类审美观以及商业上的需求，现在的Web页面除了包含与主题相关内容外，还充斥着大量与主题无关的信息，影响了对有用信息的辨别。为了应对信息过载的挑战，信息提取技术应运而生，它的主要功能是从WEB文本中提取出特定的事实信息，比如，从新闻报道中提取出恐怖事件的详细情况:地点、作案者、受害者、袭击目标、使用的武器等;从经济新闻中提取出公司新产品的情况:公司名、产品名、时间、产品性能等。如何让计算机从WEB数据源中获取用户感兴趣的信息，避免“数据爆炸，知识匾乏”的尴尬，正是WEB提取技术的关键所在。
1 系统结构
HTML Parser是一个纯Java编写的HTML解析工具库，它不依赖于其它的Java库文件，主要用于改造或提取HTML。它能高效率解析HTML文档，而错误率几乎为零，是目前最好的HTML解析和分析的工具。本系统首先利用HTML Parser递归提取各层URL信息，然后利用正则表达式对各URL对应页面进行电子邮件信息提取。
1.1 提取网站内部的电子邮件数据算法
输入:某一网站首页地址(URL)。
输出:本网站内部Deep层页面上的电子邮件信息。
算法:
l) 提取首页URL信息(n个);
2) 递归处理首页的URL信息Deep层，分别提取各层页面上的URL信息;
3) 将提取到的URL信息存入数据库;
4) 分析所有URL对应的页面并提取电子邮件信息，将提取到的电子邮件信息存入数据库。
1.2 系统构成
l) 提取URL模块
系统的核心之一，它实现的主要功能是利用HTML Parser API，提取初始URL页面Deep层上的所有URL。
2) 提取Email信息模块
首先利用HTML Parser API将所有URL页面的文本内容存入文本文件中，然后利用正则表达式提取该文本文档中的Email信息，接着对其余页面做同样处理。
3) 存储模块
利用MySql存储提取的Email数据，并不断更新数据库避免保存重复信息。
2 系统实现
2.1 提取Deep层页面内链接
提取Deep层页面内链接的算法为extractLinks(String loc)，该算法实现了递归搜索网站内部Deep层所有的URL信息并保存于svecLink。
算法所需全局变量定义如下:
Public static Vector svecLink=new Vector();//存放内部的URL
Public static Vector svecOutLink=new Vector();//存放外部的URL
Public static String hostName;//主机名称
GetHostName(String URL);//判断URL是否为网站内部URL
递归搜索部分代码如下:
Public void extractLinks(String loc) throwsParserException
{
Vector vecTemp=new Vector();//保存一层页面的URL用于递归搜索
this.parser=new Parser(loc);//HTML parser的入口
parser.setEncoding(“gh2312”);
Node [] links=parser.extractAllNodesThatAre(LinkTag.class);//解析出loc对应页面内所有链接标签
for(int i=0;i
LinkTag linkTag=(LinkTag)links[i];
strl=linkTag.getLink();//获得某一URL[I]
if(!svecLink.contains(strl)){//避免保存重复的URL
if(GetHostName(strl).equals(hostName))
{
svecLink.add(strl);
vecTemp.add(strl);//vecTemp保存某一层所有URL
}
else{
svecOutlink.add(strl);
}}};
String strNew;
if(a>0&&b
{
for(int i=0;i
strNew=(String)vecTemp.get(i);//获得vecTemp层第i个URL
extractLinks(strNew);//递归搜索strNew页面内部所有的URL
}}}}//解析到的所有URL保存在svecLink中。
2.2 提取各层页面的电子邮件信息
利用HTML Parser中的nodeIterator接口，可以得到页面中所有标签位置以及相应的信息，然后可以提取Title、Image和Link等信息，但是还有一些信息HTMLParser解析不到，因此需要利用正则表达式解析并提取这些信息。
l) 获得URL页面文档显示的所有文本信息。使用HTMLParserAPI编写FilterBean和StringBean两个类，将URL页面的所有文本内容存入文本文件中。
Public String getDocumentAt(String urlString)
{
String a;
FilterBean fb=new FilterBean();
NodeClassFilter span=new NodeClassFilter(BodyTag.class);
fb.setFilters(new NodeFilter[]{span});
fb.setURL(“urlstring”);
Bufferedwriter be=new Bufferedwriter(newFileWriter(“al.txt”));
a=fb.getText();
be.write(a);
}
2) 查找文本文档文件内部Email信息并存入数据库
Public void lookEmail(String doeument)//找出一个页面上的Email
{
Pattern pattern=pile(“([a-z0-9A-z]+[-|\\.]?)+[ a-z0-9A-z]@([ a-z0-9A-z]+(-[ a-z 0-9A-z]+)?\\.){l,2}[a-zA-Z]{2,}”;Pattern.CASE-INSENSITIVE);//引号中为提取电子邮件的正则表达式，利用该正则表达式，提取页面中电子邮件信息
Matcher matcher=Pattern.matcher(doccument);
建立到数据库的连接;
while(matcher.find())//如果匹配到，文档还没结束则继续匹配
{String match=matcher.group();
将匹配到的电子邮件即match插入数据库;
db.execute Update(strsql);//更新数据库
}
db.close;//关闭数据库
}
2.3 存储提取的电子邮件信息
系统采用MySQL Driver操作数据库，类DBConnect建立到Mysql数据库的连接，方法executeQuery()执行产生单个结果集操作，方法executeUpdate()根据参数不同执行插入、更新、删除等操作。
//加载Mysql驱动程序类
Connection conn=DriverManager.getConnection(“jdbc:mysql://localhost:3306; databaseName= DB; user=id;password=pass”);
//建立到数据库DB的连接
}catch(..….)//捕捉没有成功加载驱动程序类的异常
}
//executeQuery()示例代码
Public Resultset executeQuery(String sql){
try{
Statement stmt=conn.createStatement();//创建statement对象，执行简单的SQL语句
ResultSet rs=stmt.executeQuery(sql);}catch(……){}//捕捉显示数据库连接错误或查询错误
return rs;
}
//executeupdate()示例代码
Public int executeUpdate(String sql){
int number=0;
try{
Statement stmt=conn.createStatement();
stmt.executeUpdate(sql);
if(conn==null){return-1;}
if(stmt==null){retum-1;}
}catch(……){}
return number;//number区别更新操作是否成功
}
分节A 总则
§ 1236.1 第1236节的授权（生效日期：2012年10月12日）
授权本节的法律法规是44 U.S.C.（《美国法典》第44编） 2904、3101、3102及3105节；OMB（管理预算办公室）A-130公告《联邦信息资源管理》，适用于存有档案的档案及信息系统。
§ 1236.2 适用于本节的定义
（a）见本分章§ 1220.18的定义与术语。
（b）在本节（§ 1236）中使用的还有：
电子信息系统，是指包含并能提供利用计算机化联邦档案及其他信息的信息系统。
电子邮件系统，是指用于形成、接收及传输讯息及其他文件的计算机应用程序。该定义不包括文档移交功用（即，在使用者之间传输文档但并不保存所传输数据的软件）、用于收集和处理数据的数据系统（即，这些数据基于个人计算机或主机计算机分别被组织成数据文档或数据库），以及并不在电子邮件系统上传输的文字处理的文件。
元数据，指包含描述历史、痕迹，以及（或）电子文件管理而保存的背景信息。
非结构化电子档案，是指使用自动化处理软件，如电子邮件和其他讯息应用程序、字处理或显示软件等所形成的档案。
§ 1236.4 本节指南所采用的标准
本规章与ISO 15489–1：2001《档案管理：通则》相一致。其中的9.6存储与处置与本节（§ 1236）相关。
§ 1236.6 机关电子档案管理职责（生效日期：2011年11月1日）
机关必须：
（a）将电子档案管理纳入到本分章1220节～1235节对档案管理活动的要求中。
（b）将档案管理、保存的要求与电子信息系统的设计、开发、改进和实施整合。
（c）电子档案管理要符合“分节C”的要求（电子档案附加要求）。
分节B 电子信息系统设计实施中档案管理与保存的要点
§ 1236.10 对电子信息系统中的档案，机关必须确定档案管理控制点
以下几种档案管理控制点需要具备，以确保无论多长时间，只要这些信息是机关业务所需要，电子信息系统中联邦档案都能具备充分和恰当的资料说明。机关必须将控制要求纳入电子信息系统，或将其集成到信息系统外部的档案管理系统中。（见本节§1236.20）
（a）可信性：控制并确保事务、活动或实事数据的完整和准确的展现，使其能证明并作为后续事务或活动依据。
（b）真实性：控制并保护档案免于非授权添加、删除、篡改、使用及隐藏。
（c）完整性：控制，如审计追踪，并确保档案是完整的并且未被改变。
（d）可用性：以机制确保档案能被定位、检索、展现及理解。
（e）内容：以机制确保所保存档案中的信息确实是由档案形成者所产生。
（f）背景：以机制保证反映机构、职能及运行环境的相关档案建立互相参照，这些记录可能会因业务活动的行业、法律及法规要求不同而变化。
（g）结构：控制并确保对档案的物理及逻辑格式，以及数据元素之间的关系的维护。
§ 1236.12 其他应纳入电子信息系统设计、开发与实施中的档案管理与保存要点
作为资金计划和实施周期过程组成部分，机关必须确保：
（a）档案管理控制（见§1236.10）能纳入系统规划和实施。
（b）无论多久，只要机关业务活动需要，系统中所有档案应能检索和利用（如NARA所批准的保存期限）。当档案保存期限超过系统预期寿命，机关必须对档案及其相关元数据迁移到新的存储载体或格式提出计划和预算，以避免由于载体失效和技术过时带来的损失。（见§1236.14）
（c）向NARA移交永久档案，按照本分章第1235节。
（d）当需要允许在机关之间采用不同的软件或操作系统交换电子文件时，应规定标准交换格式（如，ASCII或XML）。
§ 1236.14 机关应对技术过时必须采取的档案保护措施
尽管系统产生和采集了档案，但只要档案要超越信息系统生命期维护和利用，机关就必须设计和实施迁移战略以应对档案对硬件和软件的依赖。为成功保护档案应对技术过时，机关必须：
（a）确定是否NARA所批准的档案保管期限，比现在保存着档案的系统寿命长。如果是，要在线性系统退役之前对档案向新系统的迁移作出规划。
（b）以保存电子档案在形成时系统的功能和完整性方式，施行硬件和软件升级。要保留档案系统的功能和完整性需要：
（1）直到授权的处置期限前，都要以可用的格式保留档案。当迁移包括档案的转换，要确保在转换后档案的授权处置得以实施。
（2）任何所需的存储载体转换，要具备与现行硬件和软件的兼容功能。
（3）在转化或迁移过程中，要维护档案与其元数据的连接，包括在迁移时刻所采集的所有相关的元数据（即档案元数据和迁移元数据）。
（c）确保迁移战略能兼顾到离线存储的非现行电子档案。
分节C 电子档案特殊要求
§ 1236.20对电子档案的档案管理系统特定要求
（a）总则。机关必须根据其业务需要，采用基于电子、纸质或两者结合的档案管理系统，对其所产生的档案进行管理。电子邮件可按照§1236.22（c）执行。
（b）电子档案管理。档案管理功能应嵌入电子信息系统，或者档案能转存到电子的存储库（如DOD5015.2STD认证的产品）中。以下为电子档案管理必备功能：
（1）确认归档：对档案进行唯一标识。
（2）捕获档案：从其他来源输入到档案管理系统中，或将档案与其他系统关联。
（3）整编档案：按照批准的档案保管期限与处置表进行组织。
（4）档案安全：防止未授权利用、修改、删除已归档的档案，确保有关审计记录的保存以追踪档案的利用。
（5）利用检索：为利用者利用档案设定相应授权，促进档案的查询和检索。
（6）保存档案：确保系统中所有档案，不管多长时间只要需要，在机关开展业务活动中都可检索和使用，并按照NARA批准进行处置。机关必须开发相应程序，确保档案及其相关元数据向新的存储载体和格式迁移，以避免由于载体失效和技术过时带来的损失。
（7）实施处置：按照NARA批准的档案保管期限表，确定并实行向NARA移交永久档案；确定并删除可以处置的临时档案；申请保留档案或当需要时冻结档案处置。
§ 1236.22 电子邮件档案管理特殊要求
（a）机关必须针对所有人员制发电子邮件档案保存与管理要求：
（1）为使理解所发送信息的环境，信息发送者姓名及所有收信人名单和发送日期，必须作为电子邮件档案记录保存。机关要确定其他所需元数据，以满足机关业务的需要，例如，接收信息。
（2）电子邮件的附件属于电子邮件档案的组成部分，必须作为电子邮件档案保存，或与其他档案相关联。
（3）如果电子邮件系统是以编码或别名来识别使用者，或仅以邮件发送清单来识别接收者，须保留智能识别系统，或名录上的全名，或发送清单等，以确保能识别档案中的信息发送者和接收者。
（4）有些电子邮件系统为使用者提供日历和任务列表，这些也许符合联邦档案定义。符合联邦档案定义的日历要按照《联邦第23号通用保管期限表》第五项的规定来管理。
（5）在电子邮件系统中传阅修改的文件草稿，如果满足36 CFR 1222.10（b）特定标准，可能就属于档案。
（b）允许其雇员利用非机关所管理的系统发送和接收公务电子邮件讯息的机关，必须确保在这些系统中发送和接收的属于联邦档案的信息，要保存到机关档案管理系统中。
（c）机关可自行选择在机关电子邮件系统管理NARA所批准的短期电子邮件档案的保存期限（第23号《通用保管期限表》第7款中规定的定期档案中小于等于180天，或NARA所批准的机关档案保管期限表），并且不需要拷贝成纸质档案，或转存到电子档案管理系统中，但前提是：
（1）利用者在NARA批准的保管期限到期前没删除。
（2）系统的自动删除规则确保档案在NARA批准的保管期限到期前的保存。
（d）除了本节（c）段范围内的电子邮件档案：
（1）机关不得使用电子邮件系统存储被确认为属于联邦档案的电子邮件讯息档案拷贝，除非该系统具有本节§1236.20（b）所规定的功能特性。
（2）如果电子邮件系统不包含档案系统，机关必须指示其雇员，将联邦档案从电子邮件系统拷贝到档案管理系统中。
（e）保存永久电子邮件档案并准备向国家档案馆移交的机关必须以某种格式存储在符合36 CFR part 1235移交要求的CD上，或当要移交时保存能够将档案转换到所要求的格式和媒体上。
（f）维护纸质档案管理系统的机关，必须按照机关电子邮件指令要求，对电子邮件档案及其相关传输和接收数据进行打印并立卷。
§ 1236.24 非结构化电子档案管理特殊要求
（a）以电子方式管理非结构化电子档案的机关，除了按照§1236.22（c）要求管理的定期电子邮件外，必须确保档案按照§1236.10要求，在档案管理系统中立卷。
（b）维持纸质案卷作为档案管理系统的机关，必须制定方针，并对雇员制定指令，确保非结构化档案打印立卷，并要以采集所有相关隐形但所需的文本内容（如评注）或结构关系（如表单或其他复杂的文件中的操作工作单）方式，满足机关业务需求。
§ 1236.26 机关维护电子信息系统必须采取的措施
（a）机关必须维护电子信息系统的目录清单，并按照44 U.S.C. 3506的要求，将已制定的机关工作程序、标准及方针，作为系统一致性定期评估的内容。评估应当确定档案是否被恰当识别和著录、保管期限填注和期限是否反映出现行信息内容及使用情况。如果不是，机关必须向NARA提交SF115表格，以获得档案处置的授权。
（b） 机关必须维护有关电子信息系统充分的最新资料：
（1）对所有阅读和处理系统中档案所必需的技术特性具有详细说明。
（2）识别所有输入和输出。
（3）明确案卷和档案中的内容。
（4）确定档案获得和使用的限制。
（5）能理解该系统的作用和功能。
（6）描述在系统中添加、改变或删除信息的最新周期或条件及规则。
（7）确保档案的及时、授权处置。
§ 1236.28 适用于保存永久档案的电子档案存储载体的选择和维护特殊要求
（a）机关必须对包含永久及尚未划定期限档案的电子档案存储载体加以维护，其存储和测试场所的温度和相对湿度范围是：
（1）温度：62°F～68°F。
（2）相对湿度：35%～45%。
（b）包含永久或未定期档案的电子载体存储库及测试或评价场所必须禁烟。
（c）对维护和存储CD和DVD的特殊指南，机关可参考国家标准技术研究院（NIST）特刊500-252，《CD和DVD的呵护和处置》。
（d） 对使用磁带存储的电子档案，机关应在使用前六个月内进行测试。测试应当验证，用计算机磁带做永久保存载体，应是零差错并符合NIST或工业标准。
（e）对所有包含永久及非定期档案的计算机磁带载体，机关必须每年进行统计抽样读取，以识别数据损失、发现并纠正数据损失的原因。具有1800盘及以下的磁带载体库，应抽样读取20%或者50盘；超过1800盘的磁带载体库，应读取384盘载体。超过10盘出错的，必须进行载体替换；如有可能，损失的数据要重新存储。所有受到同样原因影响的磁带载体（如质量差的、利用率高的、环境差的、处理不当的）必须读取并做相应纠正。
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