时间：2023-06-04 10:49:53
[关键词]公司 文书 档案 管理
中图分类号：G275.2 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）01-0278-01
文书档案管理是一项机密性、原则性很强的工作，既要严格执行有关档案方面的法律、法规，又要遵循文书档案自身的工作特点和规律性。公司文书档案管理工作的任务就是把各种工作资料按照档案管理的要求组成一个体系，通过分类使之固定下来，为使用者提供方便。公司文书档案是否完整和系统是衡量一个公司管理工作水平的重要标志，它的内容对于单位的决策者和管理者来说都至关重要。
一、目前公司文书档案管理存在的问题与对策
（一）档案分类方面
档案分类的目的在于把同类的档案集中在一起，便于保管和利用。档案分类既要防止“有档不归”而丧失必要的历史记录和历史凭证，又要防止“有文必档”而造成所藏档案不必要的重复和鱼龙混杂。
1.档案分类脱离实际凭空分类，人为地使档案分类与档案实际相分离。为不脱离实际，二级类目最简单的方法就是按机构职能（结合问题）进行分类，如一个集团企业（包括党群组织）有行政管理职能又有业务管理职能，在管理过程中形成的文件材料实际上都属于文书档案，那么它的分类应该为：1.文书档案；1.1党群行政，1.2业务。这里1.1党群行政是按机构分类。1.2业务是结合问题分类，从分类的标准上虽然缺乏统一性（一个是机构、一个是问题），但按照档案分类的习惯（机构结合问题分类）是可行的，把相关问题的档案集中在一起，便于保管和利用。
2.档案分类与档案实体整理、编目、排列不一致。在日常档案的整理和编目中，往往存在着档案分类与档案实际的整理、编目、排列不相一致的现象，究其原因主要是档案分类不是实质性的分类，而是形式上的分类。要解决这个问题，档案分类必须是“实类”而不应是“虚类”，同时在编目中还应强调和体现类的存在，否则就会失去分类的意义。如上所述的1 文书档案；1.1 党群行政，1.2 业务，在整理、编目和排列时就必须分开，党群行政归党群行政，业务归业务，不要分类是分开了，而实际编目和排列又不分开。既然有了类目，就必须按具体的类目去整理、编目和排列，因为分类的目的就是为了把他们区分开来，便于保管和利用，否则就没有必要把他们区分开来。
3.“有文必档”而造成所藏档案不必要的重复和混杂。档案分类宜粗不宜细，过度细分档案，反而容易造成类目条款对本企业业务涵盖不全、不准，为档案的整理带来人为的麻烦，不利档案的收、管、用。在具体操作时要注意：
（1）按机构设类与按问题设类时层次要少，标准要统一。
（2）在体例结构方面根据立档单位的职能设置问题类目。取消机构类目，在同一问题类目中，按机构顺序列举归档范围，如业务类下不分科室，按科室职能顺序排列归档范围条款即可。
（3）一级类目的设置同样宜粗不宜细。如一般档案的分类大纲（一级类目）可确定为：文书档案、科技档案、会计档案、特种载体档案、人事档案（可按照本企业的特定职能进行增减）。如有必要细分，可在各自的一级类目下再设若干个二级类目。便于相对集中存放和查找。尤其是今后实施电子化的文书档案管理时，要查找所需的档案信息，只要有确切的检索标识（而且还可以用模糊检索），在瞬间就可以显现出来，因此档案分类方法将是一种粗线条的大纲式的模式。
（二）文书档案人员自身理论水平和业务能力
目前文书档案人员大多是非专业的，培训机会很少，因此在档案材料收集、档案分类、材料整理上常会出现使用、查询时的障碍问题。因此，提高文书档案人员自身素质是非常重要的，而且随着档案利用群体及服务需求的与日俱增，必定要实施信息化、电子化的管理模式，这就需要不断更新档案管理方法与技术，因此对文书档案人员的理论水平和业务能力等方面提出了更高要求。
对于秘密文件归档时，虽然内容不能流转，但我们可将其文件目录输入微机，这样既避免了电子文件归档的不齐全，又保证了上网文件的安全。文书档案可以为公司改制方案的实施提供可靠的依据。实施公司现代化制度的改革，必须充分发挥好文书档案信息的重要作用，特别是公司改制后，其产权性质发生了根本性的变化，人事制度也会发生相应的改变，这就需要依照法律和行政法规等等，进行有步骤地清产核资，清理债权债务、评估有形资产和无形资产，而这些内容必须有大量的档案信息作为依据， 才能有效地进行企业的改造兼并资产重组。实现文书档案的电子化、网络化管理，有利于减轻工作人员劳动强度，缩短劳动时间，提高文书档案管理的工作效率。将现代办公技术与文书档案管理相结合，是实现文书档案规范化管理的重要途径和发展方向。
二、加强公司文书档案管理工作的建议
（一）公司对文书档案的管理应该予以高度重视，促进企业文书档案管理标准化、规范化在提高档案管理水平的进程中，一方面，企业领导要对此项工作给予高度重视，加大资金投入，同时，企业档案部门要加大对专业档案业务知识的培训，全方位提高文书档案管理人员的综合素质；另一方面，要加强企业内部各部门间的管理与沟通，充分利用计算机和网络技术，改进服务方式和手段，真正实现档案管理的飞跃。公司领导要将档案管理作为日常性工作来抓，对各分公司的文书档案从不同层面开展检查、评比，检查中出现问题的及时纠正，有突出成绩的予以表彰，充分发挥文书档案管理人员的工作积极性和创造性，使其档案管理的亮点及特色得到充分发挥。
（二）切实有效地提高文书档案管理人员的素质公司有计划地安排文书档案管理人员到兄弟公司交流学习，对通过自学或考学等方式提高学历的人员应给予支持和奖励，使高素质文书档案管理人才培养形成良性循环。
（三）加强电子文件管理和保护
文书档案部门应分门别类整理组盘。对于内部文件，应以年度、组织机构、保管期限进行组盘：第一，按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘；第二，将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案部门在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和规范命题，并建立文书档案盘内文件目录，便于计算机对盘内文件查找；对于外来纸质文件，应通过文秘部门处理，扫描成影像文件进入本单位局域网络，其传递、批办、督办均在网上操作。文件则应严格按保密原则办理。
（四）改善存放档案的档案室的条件
在总公司档案室保存的档案大多都是非常重要的文书和卷宗，如果档案储存室条件过于简陋，那么就会造成档案不必要的毁坏。从档案技术保护上来说，影响档案寿命的因素主要包括两方面，一是档案制成材料不佳，另一方面是档案保管的环境不佳。档案的制成材料是档案员事先无法控制的，只能从改善档案保护条件方面尽量延长档案保管期限。比如，有些公司档案室过于阴冷和潮湿，而有些公司档案室未做好防虫保护工作。这些都是我们应该引起注意的问题。因此，我们要本着从科学管理出发，从领导重视入手，依靠资金保证来解决这些问题。
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摘 要：“一天之计在于晨，一年之计在于春”，一年一度的档案整理工作均在每年春季进行，整理去年的综合档案，这时也是每个立档单位的档案工作人员最繁忙，最有收获的季节。整理档案是每个档案工作人员的重要职责，也是令其感到压力最大的繁重任务。因为只有把该单位应该归档的文件材料收集到档案部门，然后再按照分类方案来整理归档，才能使得整个综合档案管理与服务得以有序进行，档案的查准查全率才能提高，充分体现档案的积极作用。
关键词 ：档案整理、中介公司、弊端、优势。
0 引言
文件材料的分类与整理任务的紧迫性，客观上要求各立档单位配有足够的工作人手，但这是不实际的，也是不必要的。而让具备有资质技能的档案中介服务机构，以任务承包形式来完成，就十分客观和有效。不少学者及业内人士将这种“团体”“群体”称为“档案整理中介服务机构”（以下简称为“档案整理中介公司”）。这样定义，内涵上名副其实，外延上边际清晰。并呼吁国家档案行政部门应从政策上鼓励扶持，推进档案整理中介公司的快速健康发展。利用和发展档案整理中介公司利多弊少，理由如下。
1 发展和利用“档案整理中介公司”，是社会分工不断发展和完善的本质要求
社会化大生产客观上要求社会分工的不断深化和细化，也是市场经济条件下资源合理配置的有效体现。任何单位和组织，无论在人力还是技术资源的储备方面，没必要为短暂性、突击性作业任务而占有和闲置平时又派不上用场的这种资源，不求效率，不计效益是计划经济模式的顽疾。
2 发展和利用“档案整理中介公司”，为党政机构事业等单位的精兵简政，机构及人事制度改革提供了先决条件
中央和地方其所辖各部门在进行人员编制时，对档案从业人员数的设定，可以满足日常档案管理和提供利用的时间需要而定，而每年的档案整理可由“档案整理中介公司”来帮助完成。因人设事、因人设职、人浮于事、低能低效、遇事推诿的官僚作风，已严重危害了党政机关的形象。同时，精减冗员也为政府改善财政支出提供了条件，而单就利用“档案整理中介公司”一项的费用估算，每年约需一名在编人员的年工资费用就差不多。如果我们的财政支出能够算到人，既抓西瓜也拣芝麻，像私营企业家经营自己的公司那样那么精确到位，机关的廉洁之风方能盛行。
3 档案整理中介公司的作业特点为保证建档质量提供了可能
首先，档案整理中介公司人手较多，便于合理分工和步骤细化。例如，可有专人负责原件的完整性检查，如有缺附件、缺页、缺件、缺审批单、缺印章等，可在成卷之前得以发现和解决。其次，人员的作业目标具体熟练程度较高，便于形成流水作业的流程，从而大大提高工作效率，包括成卷之后的校对与整改，都会做得讯捷有序。再次，档案整理中介公司的主要责任人或经理，他们大都具有丰富的档案管理和专业经验，并随着现代科学技术发展的步伐，不断吸收和利用尖端的技术手段，在档案领域实践中加以运用和尝试。如扫描仪，档案软件的开发研制，都推动了档案管理科学化的进程。
4 发展和利用档案整理中介公司，有利于扩大社会就业，减轻行政压力
目前多数档案整理中介公司的规模较小，职员也少而不稳定，技术骨干员工的稳定性也差，他们既无固定的住居、生活、培训基地，也没基本的办公场所，所雇用的员工多数是家族关系、同乡或从劳务市场上招聘而来的散兵游勇。所以，笔者认为，培育和发展“档案制作公司”使其步入规范化运营轨道已是迫在眉睫了。
对此，笔者认为都是由于档案整理中介公司自身发展缓慢而导致的弊端，而非档案整理中介公司的经营宗旨有缺陷。同其他企业一样，公司盈利靠产品，档案的具体卷宗质量就是他的产品，保证产品质量是公司生存的唯一底线。所以在相同的市场需求条件下，营造公平的企业竞争环境，是提高档案整理质量的有效途径，同时也是防止权钱交易等腐败现象的基本条件。
5 档案整理中介公司的发展与利用建议
笔者就档案整理中介公司的发展与利用问题谈几点粗浅建议，以与档案同仁探讨。
5.1 档案整理中介公司本身需要一个合理的定位
一是在实体结构上，它必须是经工商管理部门注册或者地市级档案行政机关许可的法人实体，须在人员、财务等方面与任何行政管理部门、事业组织彻底脱钩，以独立的法人身份参与市场竞争，做到独立经营、自负盈亏。二是在业务经营范围上，应当以档案的整理与软件开发利用服务为主。那些诸如日常档案托管或派员长期为其他单位日常档案管理的做法，笔者认为都不妥当，有悖于我们发展城市档案馆、行业档案中心的初衷。任何实体单位的档案若需寄存，正是档案馆、行政档案中心的业务所在。如果在档案整理中介公司的业务范围上没有一个合理的界定，档案整理中介公司的主营业务技能不仅难以提高，还势必重蹈我国企业那种“大而全、小而全”的经营老路，是不科学的发展观。
5.2 档案整理中介公司的规范与发展需要政策上的优惠扶持
将文件材料整理为档案，是较简单而细致的手工劳作过程，公司的盈利能力依靠员工的熟练程度和劳动技能的提高。但从目前的档案整理中介公司经营状况来看，其盈利源自较少的资本投入和廉价的雇用劳动力。这是导致这类公司员工稳定性差的根本原因，也是这类公司迟迟不能壮大成长的根源所在。若在企业贷款与融资企业经营场所提供利用以及税收等方面给予必要扶持，使其走上健康发展的轨道，那么这类档案整理中介公司的预期会逐步实现。
5.3 提高公司员工素质和工作技能是当务之急
一是我们的教育培训部门，要从较多培养技能型人才的时间需要出发，在高职院校、技工学校开设诸如档案制作、档案编研、编纂等专业，使档案制作公司有新的员工力量可继。二是坚持已从业人员的技能培训。地方行政档案部门举办的档案人员培训班，必须要求档案整理中介公司每年要选派业务骨干参加培训学习，否则就跟不上时代档案发展的要求和应对能力，固守自闭是没有发展的。为此、档案整理中介公司必须舍得投资和注重人员的技能培育才能有所发展、有所壮大，有所作为。
关键词:档案信息化 扫描 缩微
中图分类号: G27 文献标识码:A 文章编号:1007-3973 (2010) 03-044-02
档案信息化主要任务:一是馆藏档案的数字化,二是现有电子文件的归档工作。后者指的就是在设计过程中形成的有查考和利用价值的电子文件,要按照有关要求及时归档,而且要做到齐全完整,真实有效。档案信息化建设最终将实现,一是档案信息的数字化、网络化;二是档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化;三是档案信息高度共享;四是将引发档案管理模式的变革。这就意味着,设计人员将来利用档案,不用再亲自到档案馆来查阅卷宗,而是可以通过网络查阅利用开放档案,不受时间、地域和文件数量的限制,可以在任何时间、任何地点浏览档案全文,设计人员面对的将是"永不关门"的档案馆。
1介绍扫描情况
档案原件经过扫描以后生成数字化的影像文件,存储在大容量的硬盘或者光盘上,采取数字方式进行处理并通过网络传输,方便对档案原件的保护和档案信息资源的开发利用。扫描技术的优点有:(1)实现档案信息资源的共享,档案数字化以后不再受“孤本”的限制,在网上一份文件可以同时提供给所有需要它的人共享。(2)利用上突破“空间”和“时间”的限制。数字影像文件可以通过计算机局域网或者广域网进行异地传输,使异地调阅利用成为可能。单纯从技术上讲,利用者可以不用到档案馆来,通过任何一台上网的计算机就能利用到档案馆内已经开放的档案。这不仅免去了利用者的奔波之苦,更大的好处在于扩大了档案的利用空间,让更多的人们来了解档案,利用档案。“时间”不再是限制,利用者可以随时使用自己需要的文件。数字化以后,将已开放的档案上网,所有的利用者都可以在任何时间上网利用档案信息资源。除此之外,利用大容量的硬盘或者光盘可以达到海量存储;利用计算机管理可以实现检索的自动化。主要不足之处是采取光盘或硬盘存储,信息保管期限短;数字化档案信息的安全性低;没有法律凭证作用。
2缩微技术简介
缩微技术最早诞生于1839年,商业应用已有近百年的历史,1941年开始较多地应用于设计图纸保存,在国外档案行业已较为普遍使用,国内解放初国家图书馆开始应用,现在政府档案馆、高校图书馆、城建档案系统、航空档案系统、大企业档案部门等均有较多使用。缩微影像本身属于模拟影像,具有与纸张相同的长期保存与信息可靠的优势。相对于纸质档案,缩微胶卷因其占用空间小,其长期保存所需的环境条件(特别是温湿度)更容易实现和控制。相对于电子档案(包括CAD电子文件和扫描文件),缩微胶卷依靠光学放大设备即可识别阅读(在最困难的情况下,用放大镜就可以读出,甚至对着阳光也可读出),所需设备和技术均十分成熟,而电子档案受硬、软件环境及技术发展淘汰的影响和制约。通常都认为缩微胶卷最宜于大量档案的长期、安全、经济地保存大规模数量档案。缩微胶片档案具有法律凭证作用。缩微影像的模拟特性、缩微品保存永久性、记录真实性等优点决定了它的法律凭证作用。缩微技术还有诸如拍摄速度快、存储量大等优点。缩微技术的不足主要有检索自动化程度低,利用与传播不方便。
3档案缩微之利弊
3.1档案缩微之利
⑴信息存贮量大,节省空间。普通缩微摄影的缩小比率为1/7-1/48,超缩小比率可达1/90―1/250,按面积算可将原文件缩小1/49-1/62500,足以和当代存贮密度最高的光盘存贮器相媲美。
⑵精度高,速度快,适应于各种原件的全文存贮。不论被拍摄原件是图形、照片、数据或是文字,也不管其复杂程序如何,均可在曝光的瞬间将其记录下来,被拍摄原件数量越多越能显示出其优越性。
⑶记录准确,质量好。因缩微摄影方法可将原件的形状、格式、颜色等真实记录下来,并且有较高的解像力和清晰度,可读性强,具备法律凭证作用,可长期保存使用。
⑷规格统一,便于信息的交流、传递和收集。缩微品促进了世界信息与知识的传播,其作用远远超过除纸质以外的任何媒介。
⑸可以更好地保护档案原件。由于档案原件经常被利用,原件的机械磨损比较大,如果档案保护条件达不到要求,易出现档案原件字迹褪变、纸张霉变,鼠咬虫蚀等情况,会严重是损害档案原件。及时缩微复制档案,能有效地保证档案的安全。因此,以缩微品代替原件提供利用,可使档案原件得到保护,延长档案原件的寿命。
3.2档案缩微之弊
⑴缩微设备成本较高。缩微设备泛指一切用于缩微拍照、冲洗、检查等机械设备,其中常用的有缩微拍照机、缩微冲洗机、拷贝机、阅读机、接片机、密度仪等。购买成套设备需要一定的财力支持。
⑵缩微拍摄工作要求高。缩微拍摄工作的各个环节,虽然都有相对的独立性,总的来说是一项系统工程。无论是编排、拍摄、冲洗、检验,还是调卷、还卷、整理、装订,都是互相关联、互相制约的,哪个环节出了问题,都会影响缩微工作的质量。
⑶ 缩微胶片利用过程较麻烦。缩微胶片本身是无法提供利用的,必须经过一定的技术处理,对其进行拷贝和还原(放大显示及复印)。利用印片(或镜头成像)的方法,把缩微品上的影像转印到另一感光胶片上,制出缩微品副本的过程,通常将被拷贝的缩微胶片称做“母片”,拷贝后产生的缩微品副本则称作“拷贝片”。拷贝片的质量主要取决于母片的质量,同时也与所使用的拷贝片与拷贝机的类型、性能及工作人员的操作技能、环境条件等有关,但不管如何改变上述条件,拷贝片影像的清晰度和解像力总会随着拷贝片的"代"数的增加而下降,直至某一代拷贝片的影像处于可分辨的临界状态成为最后一代缩微品。通过借助阅读器把缩微影像放大投射到屏幕上进行阅读查看。如果查到所需信息,要借助特殊装置将缩微影像放大复印到纸张上提供人们利用。
⑷缩微品的检索速度较慢。要从高密度存贮的大量缩微影像中查找出特定的信息需要一定的时间和过程。缩微品的检索不同于其他类型载体信息的检索,由于它是极度缩小的信息,用肉眼无法直接辩认,因此必须借助于特殊的检索设备和方法。
⑸档案缩微品的保管条件要求高。档案缩微品与纸质档案要分开存贮,需要建造符合缩微品保管要求的专用库房。库房的温度保持在15~25℃,相对湿度保持在25~40%。库房内要防尘、防光,保持空气的洁净度。档案缩微品的装具不宜采用含酸、硫及硫化物过高的材料。
总之,将档案缩微利弊俱存,因此档案馆在进行档案缩微时要解决的关键一点就是扫描对象的选择,可依据文件、档案的利用频率和保存价值来确定哪些内容需保存于缩微介质中。此外,将缩微设备、计算机设备有机结合,缩微技术与数字技术相结合,是档案部门解决档案长期保管问题,解决档案快速检索利用问题的最佳途径。
4实物档案逐步实现扫描缩微复合系统的必要性
实物档案扫描达到一定量时可以考虑缩微技术。
4.1缩微品适于长期保存的特性,满足工程档案长期保管的需要
(1)国家法规规定工程档案必须长期或永久保管。
(2)公司自身参考利用需要档案长期保管。
根据统计和经验,入库保存期限在30年以内的公司档案占到设计参考利用档案的95%以上,30年以上的约占5%。
(3)公司服务长期客户(如泰钢、马钢等)竞争改造项目,需要档案长期保存一些原为我公司设计/承担的项目在10年20年甚至更长期以后需要改造时,我公司因拥有长期保存完好的档案,参与竞争时倍添方便,承担/设计改造工程时也不需要甲方提供很多外部资料(特别是工艺、设备等外部资料),设计周期因而可以缩短。
4.2安全保管的需要
对于以设计为龙头的工程公司来说,档案是最重要的资源和财富,所以档案的安全保管是公司最重要的安全工作,一旦出事,全部档案毁于一旦,这个责任谁也承担不起的。档案缩微品本身作为档案的复制件,即是大大提高了档案的安全性,而且缩微品的低成本复制并异地保管,则基本上可以认为档案就有了绝对的安全性。“9•11”恐怖事件中,世贸大厦里的大公司因档案缩微品的异地保存而受损较小。1995年日本阪神大地震,经强磁场和剧烈震动,缩微品上影像没有损失,却造成大量计算机、光盘上储存的信息的完全丢失。
4.3节省库房和保管成本的需要
一般认为,缩微胶卷代替纸质档案后,库房节省90%以上。我公司现有档案库房面积近1000平方米,全部档案若以缩微胶卷保存,算上缩微工作空间和缩微胶卷保存空间合计所需最大也不超过100平方米。若以10年时间完成全部档案的缩微化保存,且为利用方便文字档案、蓝图档案、非土建结构底图的保存期限为10～30年,土建结构底图保存50年,那么10年后开始档案库房空间最少可缩至现在的2/3到一半。当然,公司档案保管的成本必然相应地降低。
4.4有利于公司更好地保护知识产权和参与市场竞争
与国外技术工程公司相比,国内公司实际上是以技术劳务挣钱,且短期内难以改变这一点。而现在越来越多的甲方要求提供CAD电子文件(多数不另收费),由于技术原因公司尚无可靠手段来保护知识产权,更无法避免甲方或其它单位利用我们提供的电子文件无偿侵占公司CAD电子文件绘制的劳动时间,对公司不利影响较大,特别是可能使公司今后对同一项目的改造的竞争优势降低了。甲方要求我们提供电子文件的借口,其档案管理的需要占有很大因素。若我们按国外惯例向其提供缩微胶卷或扫描电子文件光盘,我们就可不提供CAD电子文件而满足一些甲方的要求。在其它行业,也已有建设单位要求承包单位在工程结束时同时提供纸质文件和缩微胶卷的,如广东大亚湾核电站项目。对以设计为龙头的工程公司来说,减少了CAD电子文件的对外提供,就有利于对于公司保护知识产权,保持改造项目的竞争优势。
5关于公司扫描缩微复合系统组成的考虑
公司档案缩微工作拟选择扫描缩微复合系统的考虑因素是:
(1)公司老档案多,已有底图达145万张以上,且卷放多年,若采用平板式光学拍摄缩微,则缩微前整理工作量太大、难以承受,采用扫描缩微复合系统则整理工作量小;
(2)平板式光学拍摄缩微方式需用人力多、人员技术要求高、效率较低,扫描缩微复合系统自动化程度、劳动生产率均较高;
(3)扫描缩微复合系统最适宜于拥有大量的纸张文件档案或电子文件档案处理,而且数量日益增多;文件档案需要长期保存;文件档案需要进行有效管理,能够较快地查询的优势,切合我公司档案的特点和对档案缩微工作的要求。
参考文献:
[1] 《基本建设项目文件材料归档范围和保管期限表》.
[关键词]建设单位；工程档案管理；相关分析
中图分类号：TV743 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）11-0208-02
档案管理指的是收集与统计原始档案中的实体以及档案信息，对其提供有效管理以及各项服务的总称，而随着社会经济体制以及政治体质的不断改革，我国的高新科技建设发展也越来越快，建设单位当中的传统档案管理也就由此出现了重大的挑战。本文将对建设单位工程档案管理进行研究，分别从：档案管理必要性研究、建设单位工程档案管理现状分析、促进建设单位工程档案管理的有效措施，三个部分进行阐述。
一. 档案管理必要性研究
档案管理工作对建设单位发展具有重要意义，档案记载着建设单位各类信息，这些信息有的相当重要，关系着公司机密。一般工资做重大决策之时都会参考相关档案，档案能够为建设单位发展提供关键性的信息。如果一不小心泄露或者丢失了档案，便会给公司带来不可估量的损失，有的公司还可能因此负上法律责任。因此，做好档案管理工作对建设单位本身的发展非常重要。做好档案管理工作可以为员工提供一个相对稳定的工作环境，还可以锻炼管理团队的能力，激发员工的工作热情，对公司的人才管理也起着不可替代的作用[1]。其次，积极进行档案管理创新对公司发展具有重要意义。时代在不断发展，这也对档案的管理工作提出了越来越高的要求，对档案管理工作进行创新可以促进建设单位整体竞争力的上升，把企业的发展推向一个更高的平台。另外，档案管理的创新可以克服管理工作以往的弊病，彻底地解决档案管理滞后问题，促进建设单位的有效发展。
二. 建设单位工程档案管理现状分析
（一） 档案管理体制缺乏完善
建设单位档案管理的体制并不完善。档案管理工作是一个复杂的过程，包括很多环节，主要包括档案的分类存档、档案的收藏、档案的使用等工作。档案的分类非常重要，这关系到档案使用时的便捷性问题[2]。档案的收藏也很重要，信息化时代已经到来，档案除了收藏在档案室外，还需要电脑存档，以防丢失。现有档案管理出现了一个非常奇怪的问题，很多企业非常重视档案的收藏，却很少将档案拿出来利用，这是档案管理非常忌讳的一个问题。
（二） 档案管理方法明显落后
部分建设单位档案管理方法有明显滞后性，跟不上时代的发展。部分企业档案管理还采用以前传统的档案室管理，没有将信息化引入到档案管理工作中去。信息化时代的到来决定了档案管理向信息化发展的必然性，一些企业不顺应时代的发展趋势，一定会逐渐失去市场竞争力，被时代淘汰。
（三） 档案管理缺乏重视
企业不重视档案管理，没有针对档案的管理工作的好坏制定管理制度。有的企业没有把档案的管理摆在一个重要的位置，人为档案的管理只是一项微不足道的工作，这种思维是非常不科学的[3]。还有的企业安排了工作人员进行档案管理，但并没有制定科学合理的工作奖惩制度，一旦档案工作出现了漏洞，公司不知道应该向谁追究责任。此外，档案管理工作做得好，公司也没有相应的奖励制度，严重打击了管理人员工作积极性。
（四） 档案管理人员素质水平低下
档案管理人员素质低下。很多企业管理人员的素质没有达到档案管理的基本要求，例如有些管理人员分类不明确，有些管理人员不懂在电脑上进行管理，还有些管理人员没有保密意识，随便将公司的网站分享给外人，造成信息丢失。因此档案的管理人员是档案管理工作的关键部分，如果管理人员的素质迟迟得不到提升，对整个公司的发展都会造成不良影响。
三. 促进建设单位工程档案管理的有效措施
（一） 充分应用激励机制
公司应该对档案管理工作引起重视，意识到档案对公司发展的重要作用。另外，针对档案的管理工作，公司应该建立科学责任制，这一点非常重要。科学合理的奖惩制度可以带动员工的工作积极性，而不科学的奖惩制度直接打击了员工的工作积极性[5]。一个公司如果没有科学合理的奖惩制度，那么整个公司的管理工作都会乱套。另外，科学合理的奖惩制度可一维护公司的基本利益，一旦公司的档案管理出现问题，公司可以依据制度将责任追究到部门或者个人，不会出现不知道找谁追究责任的现象。而且，这种做法也可以对员工起到威慑作用，让员工对自己的工作更加的重视，促进公司更快更好地发展。此外，企业在选择档案的管理人员之时一定要严格要求，提高管理人员的整体素质。公司在正式聘用管理人员之前，要对管理人员进行专业化的培训。培训的内容主要包括管理工作的内容、管理工作的方法、管理工作出现漏洞应该才去的应急措施，只有提高管理人员的专业素质，管理工作才有可能做得更好。在管理过程当中还要能时刻贯彻保密性的原则；要想使责任感很好的加强，就需要对本职工作做到安心与专注，以此使工作的严谨度显著提升；不仅如此，还要为档案管理人员建立一个有效的培训体系，依照岗位的不同采用不同的方式进行培训，培训内容中包括关于档案管理工作中所特有的专业知识。还有包括一些其它学科种类，比如像管理学以及信息技术等学科专业的知识培训。能让档案管理工作人员全面提高自身综合素质[8]。
（二） 摆脱档案人员的不稳定性、流动性
为确保档案人员稳定性，企业应对现有档案管理体制进行完善，促进档案管理的优化升级。首先在档案管理的分类方面，相关工作人员一定要对档案进行精确的分类，不能粗糙将档案只分为几大基本类型，相关工作人员在分类时应该在对档案进行基本分类之后，在在大类下面分出小类[4]。不管档案使用电脑存档分类还是收藏在企业专用的档案室，这个问题都非常重要。其次，在档案管理的收藏方面，企业一定要注意档案室的环境，谨防潮湿，并且，企业一定要将档案输入电脑进行加密存档，一旦发生意外，档案还有备份的可以调出来。最后，企业一定要注重档案使用，档案只收藏不使用的话，对公司来说就是一堆废纸。实际上，档案的使用价值是非常大的，当公司遇到难以解决的问题时，档案上的信息可以给公司提供很多参考意见，促进公司的顺利发展。
（三） 以绩效管理促档案管理
绩效考核是现代企业管理模式的主要方式，我司采用限期定指标考核。没有规矩，不成方圆，公司领导要制定出科学合理的绩效管理制度，对员工工作绩效评价系统进行完善，将定量考核与员工工作能力及表现充分结合起来，用数据说话，使绩效评估工作更具透明化、公正化，绩效管理者应对绩效考核体系进行审视，加强与员工的深入沟通交流，保证反馈时效性，管理者还应该广泛听取员工意见，并及时做出调整，同时针对不同部门选择不同的考核工具，制定出科学的考核方案，对员工工作进行有效反馈。绩效管理的一项重要原则是量化，档案记录了人员状况、设备仪器、监测数据、原始记录等各种数据资料，比如各种文件、报表、设备仪器的说明书、监测数据等，做了真实有序的保存，是绩效管理过程中需要的重要依据，是绩效管理有效运行的证据，为绩效管理提供了重要的资料信息和有关文件。因此，档案是绩效管理工作的基础，对绩效管理体系运行产生重要影响。
档案信息化管理必须注重以下问题：第一，构建安全的计算机网络外在系统。档案的计算机网络设备一定要保证安全性。另外，网络信息系统的中心机房选址非常重要，要对多方面的环境进行仔细的推敲，不能选择潮湿的地方，也不能够选择电磁干扰性很强的地方[6]。第二，防范网络病毒。网络病毒给档案管理带来了严重地威胁，因此，企业的计算机须安装杀毒软件，使用防火墙技术。防火墙可以检查网络传输的数据的安全性，监控计算机网络系统的运行状态。杀毒软件可以进行病毒查杀，及时阻止危险病毒的入侵，从而确保整个网络系统的安全稳定运行。第三，对计算机网络系统及时进行维护，以防出现安全隐患。对计算机网络进行定期维护可以及时地发现计算机网络中存在的一些不易发现的问题，并立即采取有效的保护措施，延长计算机的使用寿命。
四. 结束语
档案管理对于我国建设单位的发展至关重要，随着时代的发展，传统的档案管理方法已经无法跟上时代的发展，档案管理人员必须及时转变档案管理理念，采取行之有效的措施予以解决，促进我国建设单位档案管理工作效率的不断提高。
参考文献
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[6] 李妹琴.建设工程档案管理[J].上海建设科技，2013，02（28）：72-74.
关键词：财政档案管理；互联网；信息化
1 做好财政档案管理工作的重要性
档案管理是维护历史原貌的重要过程， 财政档案管理作为一种资源，在各科室，挝坏墓ぷ髦薪真实的活动情况进行记录。这是一项基础性的工作，同时也是公司发展的一项无形的资产。做好了档案管理工作，各部门之间的联系更加紧密，各单位的工作效率更加高效[1]。规范化，科学化的财政档案管理是一个部门良好发展的基础，建立一套完善的财政档案管理制度，使部门的财政项目更加清晰，便于部门制定发展策略，合理安排资金分配，对其在未来发展中可能遇到的风险起到了一定的抵御作用。可以说，只有做好了财政档案管理工作的部门才是稳定的，持久的，可发展的。
2 关于加强财政档案管理措施的几点建议
2.1 信息化管理
随着信息技术的发展，计算机网络在现代生活中的应用越来越广泛。财政档案的管理更要与时俱进，跟上时代的脚步，利用计算机网络，实现更高效更安全的管理。一方面，要切实确保档案的安全性，不断提高计算机的安全性能，加强安全体系的建设，避免重要的财政档案信息被盗走[2]。另一方面，要建立起规范的完善的管理体系，所有的档案存入按照一定的模式进行，以防止在档案录入的过程中发生数据的遗失。从而确保了数据的原始性，实现现代化的管理。
2.2 建立完善的监督体系
为了做好财政档案的管理工作，还必须完善财政档案管理的监督体系。首先从原始数据开始，组织专业人员对原始数据进行筛选，去除掉无用数据，避免将来整理档案时数据混乱，使得工作人员做大量的无用功。其次严格监管档案的录入过程，避免录入人员在录入过程中出现错录，漏录的现象。当录入人员完成档案的录入后及时进行检查，避免错误的积压。由于信息化的应用，为了保证财政资料的安全，必须定期进行软件的更新与维护。
2.3 积极培养电子档案管理的专业人才
在这个竞争极为激烈的社会，人才是企业、机构高效运转，获得最大收益不可或缺的因素。随着信息化的普及，培养专业的电子档案管理人才就显得极为重要。如果没有专业人才的管理，实现财政档案的信息化管理就成了纸上谈兵。培养电子财政档案管理的专业人才，可以将财政档案管理的信息化付诸实践，真正实现财政档案工作的高效管理[3]。
2.4 及时做好设备的维护的更新
网络是一把双刃剑，利用网络加强财政管理效率的同时，网络安全的重要性不可忽视。一旦网络系统防护性不强，数据库遭到黑客的攻击，那么所有的档案资料就会外泄，为公司造成不可估量的损失。因此，做好设备的维护和更新极为重要，既可以保障档案信息的安全性，又可以使档案的存贮更加清晰，更加便捷，减少档案管理人员的负担。
2.5 加强财政管理队伍的建设
想要更好地利用计算机高效做好财政档案的管理工作，就需要一支强大的管理人才队伍。加强财政管理队伍的建设不但要确保每一个人的专业知识和管理能力，同时也要注重对他们计算机技术的培训[4]。使得他们可以将自己管理的专业知识和计算机应用联系起来，更好地实现高效的财政档案管理。
2.6 创新管理体制
想要利用计算机高效的做好财政档案管理工作，没有一个新型的管理体制不能达到高效管理的目的。可以采用资源平台化的方式，建立整个公司的财政档案存贮平台，再将平台按照公司的各部门分成若干部分，每个部门都可以共享这个平台，彼此之间又是独立的，互不干涉的[5]。真正做到了资源整合，同时保证了各部门资料的独立性。上级领导调用资料时可以直接在平台上进行调用，方便了档案的使用。为了保证资料信息不被泄露，每个部门都要有一套独立的登录密码，该密码最好分为多个部分，由不同的人来掌管，需要启用资料库时，必须掌握密码的人全部同意，资料库才可以开启。避免了资料库擅自被人启动，致使资料泄漏的风险。
3 结语
总之，财政档案管理在部门的发展中有着不可或缺的地位。随着科技的日新月异，财政档案管理也要紧跟时代的浪潮，积极进行改革与创新。搭上互联网的顺风车，加强人员建设，完善管理体系，做好设备的维护和更新，实现财政档案管理的信息化，现代化。使得财政档案管理更加高效，更加清晰准确。随着财政档案管理体系的完善和提高，其对部门发展的导向性更为明显，可以有效的帮助公司做出财政决策，避免造成公司的财政损失，同时精简了人员队伍，提高了人员素质，使管理人员技能更加完善，管理更加高效。财政档案管理的现代化已形成不可阻挡的趋势，顺应时展的潮流，紧跟时代步伐，在给公司发展带来挑战的同时也迎来了新的契机。
参考文献
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[3]王秋.如何加强财政档案管理工作[J].黑龙江史志，2015，（11）：178-178.
1新时期*（集团）公司生产经营格局的显著变化
近年来，随着企业改制进程的不断深化，企业发展步伐的加快，特别是为落实省委、省政府关于煤炭资源整合和实施煤炭企业大集团战略指示精神，*煤业（集团）公司依靠煤炭资源优势，引进国内外资本和战略合作伙伴。*四矿以改扩建为主要项目与泰国万浦集团合资成立*中泰矿业有限公司；与美国新能源投资公司签定战略合作意向书和2×135MW综合利用热电项目意向书；出资参股了豫鹤同力水泥有限公司日产5000吨水泥熟料工程项目、*发电有限责任公司2×600MW火电厂项目。围绕做强做大煤炭主业，加强外部煤炭资源整合。与*等四家公司合资成立“河南华安煤业有限责任公司，共同建设*煤电十一矿；整合了禹州市浅井乡振兴煤矿、荥阳王河煤矿、巩义谷山井等。这些工作，对公司矿井接替及煤炭主业长远发展具有重要意义，企业的资产结构也逐渐形成了多元化格局。
2企业多元化发展格局对档案工作产生的影响
2.1煤炭资源整合，需要对资源整合矿井进行探矿权、采矿权的变更，需要进行矿区勘查和矿井的扩能技改。这就必然形成大量的地质勘测资料和煤炭基本建设资料，如何管理好这些档案资料，是我们当前档案管理工作的新课题。
2.2引进外资及对外投资合作建设新项目，企业的资产结构逐渐形成了多元化格局。企业资产结构的多元化格局，带来了企业档案管理工作的多元化。企业档案工作内容、档案管理体系均发生了新的变化。档案工作如何适应新形势、新任务的要求，成为目前档案工作者的当务之急。
面对新形势，我认为应从以下几方面予以关注和重点解决。
2.2.1煤炭资源整合后矿井的档案管理问题
由于煤炭资源整合的需要，*集团要向新整合矿井委派大批矿井管理人员和技术人员，对整合矿井办理探矿权、采矿权变更手续，对矿井进行改扩建。由于煤炭地下作业的特殊性以及五大自然灾害隐患（瓦斯、煤尘、顶板、水、火），决定了煤炭档案对煤炭生产安全有着特别的重要性。所以，整合矿井档案管理工作应当做在其他工作的前面，即从双方开始签定合作协议之日起，就应指定专门领导负责此项工作，设立档案室，配备档案管理人员负责对档案资料的收集整理。这样，才能保证资料的齐全完整，科学规范，为今后矿井顺利通过竣工验收打好基础，为矿井投产后的安全生产和可持续发展提供有效的参考依据。
2.2.2外国投资企业、出资参股企业的档案管理问题
中小型企业行政事务管理制度
(一)总 则
第一条 为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。
第二条 本规定所指行政事务包括档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公及劳保用品管理、库房管理、报刊及邮发管理等。
(二)档案管理
第三条 归档范围：
公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。
第四条 档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。
第五条 档案的借阅与索取：
1.总经理、副总经理、总经理办公室主任借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档；
2.公司其他人员需借阅档案时，要经主管副总经理批准，并办理借阅手续；
3.借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档原因总经理办公室主任批准方可摘录和复制。
第六条 档案的销毁：
1.任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料；
2.若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司办公室主任批准后方可销毁。
3.经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。 (三)印鉴管理
第七条 公司印鉴由总经理办公室主任负责保管。
第八条 公司印鉴的使用一律由主管副总经理签字许可后管理印鉴人方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。
第九条 公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询，存档。
第十条 公司一般不允许开具空白介绍信，证明如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经主管副总经理签字批条方可开出，持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。
第十一条 盖章后出现的意外情况由批准人负责。
(四)公文打印管理
第十二条 公司公文的打印工作由总经理办公室负责。
第十三条 各部室打印的公文或其他资料须经本部门负责人签字，交电脑部打印，按价计费。
第十四条 公司各部、室所有打印公文、文件，必须一式三份，交总经理办公室留底存档。
(五)办公及劳保用品的管理
第十五条 办公用品的购发：
1.每月月底前，各部、室负责人将该部门所需要的办公用品制定计划提交总经理办公室；
2.总经理办公室指定专人制定每月办公用品计划及预算；经主管副总经理审批后负责将办公用品购回，根据实际工作需要有计划的分发给各个部、室。由部室主任签字领回；
3.除正常配给的办公用品外，若还需用其它用品的须经总经理办公室主任批准方可领用；
4.公司新聘工作人员的办公用品，办公室根据部室负责人提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作；
5.负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好； 1
6.负责购发办公用品的人员要建立帐本，办好入库、出库手续。出库一定要由领取人员签字；
7.办公室用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗、严格按照规章制度办事，不允许非工作人员进入库房。
第十六条 劳保用品的购发：
劳保用品的配给，由总经理办公室根据各部、室的实际工作需要统一购买、统一发放。
(六)库房管理
第十七条 库房物资的存放必须按分类、品种、规格、型号分别建立帐卡。
第十八条 采购人员购入的物品必须附有合格证及入库单，收票时要当面点清数目，检查包装是否完好，如发现短缺或损坏，应立即拆包清点数目，如发现实物与入库单数量、规格不符时，库房保管员应向交货人提出并通知有关负责人。
第十九条 物资入库后，应当日填写帐卡。
第二十条 严格执行出入库手续，物资出库必须填写出库单，经公司办公室主任批准后方可出库。
第二十一条 库房物资一般不可外借，特殊情况须由总经理或副总经理批准，办理外借手续。
第二十二条 严格管理帐单资料，所有帐册、帐单要填写整洁、清楚、计算准确，不得随意涂改。
第二十三条 库房内严禁吸烟，禁止无关工作人员入内，库内必须配备消防设施，做到防火、防盗、防潮。
(七)报刊及邮发管理
第二十四条 报刊管理人员每半年按照公司的要求作出订阅报刊计划及预算，负责办理有关订阅手续。
第二十五条 报刊管理人员每日负责将报刊取回并进行处理、分类、登记，并分别送到有关部门。有关部门处理后，一周内交回办公室由报刊管理人员统一保管、存档备查。 第二十六条 任何人不得随意将报刊挪作他用，若需处理，需经总经理办公室主任批准。
(八)附则
第二十七条 公司办公室负责为各部室邮发信件、邮件。
(一)私人信件，一律实行自费，贴足邮票，交办公室或自己送往邮局。
(二)所有公发信件、邮件一律不封口，由收发员登记，统一封口，负责寄发；
(三)控制各类挂号信凡因公需挂号者，须经各部室主任批准，总经理办公室登记后方可邮发。
第二十八条 本规定如有未尽事宜或随着公司的发展有些条款不适应工作需要的，各部门可提出修改意见交总经理办公室研究并提请总经理批复。
第二十九条 本规定解释权归总经理办公室。
【关键词】综合档案室；档案管理；工作现状；创新思路
档案管理是对档案的实体和档案信息进行收集、整理、保管、鉴定、统计并提供利用服务的活动总称，也是国家档案在企事业单位的最直接的体现。具体的档案管理工作非常复杂，包括对档案的收集、整理、价值鉴定、保管、编目、检索、统计、编辑和研究，并为相关的对象提供档案的利用服务。
随着当前经济的飞速发展，企事业单位的改革也在不断地深入进行。企事业单位期待通过转型、重组、重构及转制等获取了新的发展。为此，对于企事业单位的运作来说建立系统、科学、民主的管理制度是非常必要的，其在企事业单位的建设发展中具有极为重要的意义，它能够有效的保证企事业单位高效、协调、有序的运行。档案工作应该以满足企业各项活动为证据、责任和信息等方面的需求为导向，运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。事业单位的档案管理是包含着非常多方面的，其中包括人才的选拔、考核及单位的其他工作记录，这些信息的存档可以让工作人员通过查看档案就可以得到相应的信息，更便于下一步工作进展实施。
1.公司档案管理工作现状
广州白云山光华制药股份有限公司是一家有着百年历史的老国有控股企业，沿革于1912年唐拾义药厂。在百年历史发展进程中，光华人始终秉承“以科技创造领先，以质量铸就品牌”理念，坚持追求“和谐进取，传承历史，以人为本，强调诚信和责任，实现员工、股东与社会价值共同提高”的企业核心价值观。光华在飞速发展中，领导也十分重视档案工作的延续性。由1992年实行档案综合管理后实现了文书、会计、科技、实物、音像等各种门类、载体档案的集中统一管理。档案管理工作于1999年升为省级企业单位档案管理，档案部门能够提供综合性、整体性的档案信息，维护档案的完整、准确、系统与安全。
1.1档案基础设施完备
公司档案室设置于公司办公区，面积为107平方米，库房与阅读室、办公室分开。库房设档案存放密集架18列，配备灭火器、吸尘器、空调等基础设施，铁窗防盗门、视频监控系统等安全设施；为档案管理人员配备了计算机、复印机、扫描仪、刻录机等现代化管理设备通过办公室随时可以调用，以适应现代化管理的需要；档案所有文件归档目录、盒内文件目录、文件资料汇编等全部使用计算机打印，文件、材料的归档全部使用无酸档案盒，文件不易被腐蚀、变质，档案未出现过霉变、褪色、污损虫蛀、鼠咬等现象，也从没出现过档案失密、泄密、侵权等案件，做到档案安全保存。目前，载至2013年底，综合档案室存放文书类档案、科研档案、产品档案、知识产权档案、基建档案、设备档案、人员档案、会计档案、声像档案、实物档案共18002卷。
1.2档案管理体系完善
领导高度重视。公司高度重视档案管理工作，建立档案管理工作网络，形成了以公司党委书记主管、公司办公室负责、各职能科室协助配合的三级档案管理网络。公司档案坚持集中统一管理，实行了综合管理。公司将档案管理列入到年度工作计划，认真组织实施。平时领导定期检查，及时解决工作过程中的实际困难和问题，保证了档案管理工作规范、有序地进行。
组织结构完善。公司综合档案室隶属于公司办公室，对全公司文书、科技档案等实行统一领导、统一制度、统一管理，行使对档案的收集、整理、保管、利用和对全公司各部门档案进行业务指导及监督检查两种职能。档案工作管理部门配备了专、兼职档案管理人员各一名。上年度，科技兼职档案管理人员变动较大，设备档案管理人员和产品档案管理人员是新入门的，从没有接触过档案工作，为了使她们能尽快掌握立卷工作，把积下来的档案资料立成档案案卷，以方便查找。综合档案室人员以老带新，亲自教她们如何收集档案资料进行整理、立卷、归档及如何操作档案管理系统软件。现在她们基本能按照档案要求进行立卷。
管理制度健全。为实现档案管理的规范化、制度化，公司按照国家《企业档案工作规范》标准，贯彻执行《广药集团公司档案文件材料归档办法》等档案工作的有关规定、办法和标准，结合我司档案管理工作的实际情况，建立健全了一整套《广州白云山光华制药股份有限公司档案管理制度汇编》，内容如《档案管理细则》、《档案管理办法》、《档案工作程序与标准》、《企业档案保密制度》、《档案借阅制度》、《档案统计制度》、《档案保管制度》、《档案室及档案人员职责范围》等，明确了档案工作职责和任务，以及归档范围及整理要求，使各相关部门对文件材料的形成、积累、收集、整理有据可依，有章可循。并严格将档案管理的各项制度落到实处，使档案工作机构的设置更加明确，职责更加清晰，使档案安全存放、科学利用、严守机密有了制度保障，为规范有序科学高效地开展机关档案工作奠定了良好的基础。
2.档案管理工作的发展思路
光华有着较好的档案管理工作基础，但是随着社会的发展，企业发展模式为了适应社会的需要也正在慢慢地转变，这种转变也相应地给企业档案管理工作提出了新的要求。企业档案不仅是企业的管理工具，更是企业的战略资源。如何使企业的档案管理工作适应新的形势，助推企业经济发展，提升企业生产经营的质量和效益，为企业做大做强提供有力的信息支撑，正是企业档案管理工作面临的一个重要课题。在新的发展形势下，档案管理工作需要克服和改变陈旧落后的观念和行为，加强档案管理人员的素质，树立正确的工作效益观，不断创新和提高管理效率，提高档案的利用价值。
2.1搞好企业档案管理工作的关键是提高人员的素质
一个好的企业要想在激烈的市场竞争中立于不败之地，靠的是信誉与质量，质量的优劣靠的是企业管理，企业管理的好坏与领导决策、市场信息、职工素养有着直接的关系，这个关系处理的好，将推动企业的发展。企业的发展促进了管理水平的提高，必将形成大量的档案资料，如技术资料、工程图纸、标准规范等等，这些档案资料在企业经营中起着巨大的信息支撑作用，特别是当前面临着市场激烈竞争，档案信息资源更是企业发展的有力依据。因此，档案人员业务素质的高低、能力水平的大小，决定了企业档案管理工作的优劣。提高档案管理人员的业务素质，是新形势下提升企业管理工作水平的需要，也是档案工作科学发展的需要。
2.1.1积极引导员工快乐幸福工作，促进档案管理人员身心健康
档案工作相对其他职业来说，各工作环节、操作程序化明显受条例、规则限制，长期跟文件、资料、档案、电脑打交道，工作琐碎、单调、枯燥，重复性较强，缺乏新鲜感和挑战性，个人能力得不到发挥，时间长了，难免有失落感。所以企业单位要把实现档案管理人员快乐工作、幸福生活作为管理目标之一。让档案管理人员在工作中获得幸福感和满足感，使其热爱企业，心甘情愿为档案管理事业发展奉献自己的忠诚与才能。
2.1.2提高档案管理人员的专业水平
档案管理人员的业务素质水平直接影响到档案管理工作的质量，为了使档案管理工作人员能够适应档案管理工作的需要，要充分发挥档案工作人员的积极主动性、创造性，努力提高档案人员的知识水平和管理能力。由于设备的现代化，档案种类和载体的多样化，管理方法要不断改革。应该尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉档案专业知识的人才，要经常安排档案管理人员外出学习交流和调研，取长补短，将他人好的经验和做法运用到本单位的工作中，不断提高自己的专业水平，做好企业档案管理工作。
一、正确处理档案利用与保密的关系
档案的利用与档案的保密工作二者之间存在一定的矛盾，却又相互统一，企业管理人员需要明确的认识一下两点：第一点就是档案的利用，将档案转化为企业的生产力，使之能为企业带来一定的经济利益，不然档案只能被视作企业历史进程的遗留，没有任何意义。第二点就是档案具有一定的机密性，档案会记录企业的客户资料、产品内涵等多方面内容，一旦档案中的内容丢失被不良商家窃取，那么会对本企业造成不可估计的损失，档案可以说是企业生存的命脉，一旦丢失造成严重后果，很可能导致企业会退出市场竞争的舞台。所以相关的工作人员，要明确档案存在的价值，又要通过合理的方法实现档案的价值，同时要做好相应的防护工作，保证档案具有高度的保密性。
以某企业为例，工作人员对于档案的管理工作太过于单一，只是对档案进行整理和存放，受到传统的档案管理方式的影响，没有将档案的价值丝毫的发挥出来。在经济体制不断完善，市场竞争越来越为激烈的今天公司档案工作者逐渐转变观念，在“感恩做人，敬业做事”的宗旨指导下，转变工作思路，积极谋划档案利用效能为企业创造价值，在严格遵守保密制度的同时，转变工作职能，一边为领导决策服务好，一边在企业专利注册、货款回收、法律援助等方面提供有价值的档案资料，档案利用率每年都在80%以上，间接创造经济效益近千万元。
二、明确范围，完善机制，使档案利用在规范安全的轨道上追求经济效益最大化
1.界定保密范围。严格界定涉密档案与非涉密档案，确定哪些档案能开放利用，哪些限制在一定范围内提供利用，哪些还不能提供利用，使涉密档案提供利用工作按照解密的标准规范化进行，不能一味追求档案的可利用价值而放开范围。设立严格保密等级，并根据《保密法》规定，划分为“绝密”“机密”“秘密”三级，只有确定了档案的密级，才能让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施，为行政管理、生产经营、销售、后勤等不同单位提供不同层次的档案资源，变“死档”为“活档”，为企业创造更大的经济和社会效益。
2.完善工作机构。为了更好地统一领导，管理、协调、监督公司各单位、各部门的保密工作，成立保密领导小组，并由公司党委领导主管，担任保密领导小组组长，相关部门负责人为保密领导小组成员。保密工作日常事务由公司办公室承担。同时明确公司职能部门为保密要害部门，档案中心就是保密的主阵地，进一步规范了保密管理工作，也规范了保密的体制机制，收到了较好的成效。为公司健康持续发展提供了有力保障。
3.规范内部管理。为了更好地维护企业档案的完整性与安全性，按照系统性、完整性、严密性和精练、可操作性的原则，补充完善了一系列档案管理制度，，将公司的行政、财务、科技、基建、职工档案等档案统一管理，并建立了一系列档案管理制度，如：档案登记统计管理制度、档案管理保密制度、档案鉴定与销毁制度、文书档案管理制度、科技档案管理制度、会计档案管理制度、平时归卷制度、档案查借阅利用制度、职工档案管理制度等。
三、加强队伍建设和对涉密载体、涉密人员的管理
1.档案管理人员的素质。多年档案工作经历使我体会到，担负利用服务工作的档案管理人员，是利用制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质，否则就谈不上利用创造价值。提高档案管理人员素质应从以下几方面入手：一是政治素质，要有高度的政治责任心和为企业创造效益的意识，爱岗敬业；二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保密的档案内容，熟悉档案法规；三是文化素养，要不断有计划、有重点地充实自己新的知识内容，利用工作的规律，寻求利用档案创造效益的“金点子”和新思路。
第三条 归档范围：
公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。
第四条 档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。
第五条 档案的借阅与索取：
1.总经理、副总经理、总经理办公室主任借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档；
2.公司其他人员需借阅档案时，要经主管副总经理批准，并办理借阅手续；
3.借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档原因总经理办公室主任批准方可摘录和复制。
第六条 档案的销毁：
1.任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料；
2.若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司办公室主任批准后方可销毁。
3.经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。 (三)印鉴管理
第七条 公司印鉴由总经理办公室主任负责保管。
第八条 公司印鉴的使用一律由主管副总经理签字许可后管理印鉴人方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。
第九条 公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询，存档。
第十条 公司一般不允许开具空白介绍信，证明如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经主管副总经理签字批条方可开出，持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。
第十一条 盖章后出现的意外情况由批准人负责。
(四)公文打印管理
第十二条 公司公文的打印工作由总经理办公室负责。
第十三条 各部室打印的公文或其他资料须经本部门负责人签字，交电脑部打印，按价计费。
第十四条 公司各部、室所有打印公文、文件，必须一式三份，交总经理办公室留底存档。
(五)办公及劳保用品的管理
第十五条 办公用品的购发：
1.每月月底前，各部、室负责人将该部门所需要的办公用品制定计划提交总经理办公室；
2.总经理办公室指定专人制定每月办公用品计划及预算；经主管副总经理审批后负责将办公用品购回，根据实际工作需要有计划的分发给各个部、室。由部室主任签字领回；
3.除正常配给的办公用品外，若还需用其它用品的须经总经理办公室主任批准方可领用；
4.公司新聘工作人员的办公用品，办公室根据部室负责人提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作；
5.负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好；
6.负责购发办公用品的人员要建立帐本，办好入库、出库手续。出库一定要由领取人员签字；
7.办公室用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗、严格按照规章制度办事，不允许非工作人员进入库房。
第十六条 劳保用品的购发：
劳保用品的配给，由总经理办公室根据各部、室的实际工作需要统一购买、统一发放。
(六)库房管理
第十七条 库房物资的存放必须按分类、品种、规格、型号分别建立帐卡。
第十八条 采购人员购入的物品必须附有合格证及入库单，收票时要当面点清数目，检查包装是否完好，如发现短缺或损坏，应立即拆包清点数目，如发现实物与入库单数量、规格不符时，库房保管员应向交货人提出并通知有关负责人。
第十九条 物资入库后，应当日填写帐卡。
第二十条 严格执行出入库手续，物资出库必须填写出库单，经公司办公室主任批准后方可出库。
第二十一条 库房物资一般不可外借，特殊情况须由总经理或副总经理批准，办理外借手续。
第二十二条 严格管理帐单资料，所有帐册、帐单要填写整洁、清楚、计算准确，不得随意涂改。
第二十三条 库房内严禁吸烟，禁止无关工作人员入内，库内必须配备消防设施，做到防火、防盗、防潮。
(七)报刊及邮发管理
第二十四条 报刊管理人员每半年按照公司的要求作出订阅报刊计划及预算，负责办理有关订阅手续。
第二十五条 报刊管理人员每日负责将报刊取回并进行处理、分类、登记，并分别送到有关部门。有关部门处理后，一周内交回办公室由报刊管理人员统一保管、存档备查。 第二十六条 任何人不得随意将报刊挪作他用，若需处理，需经总经理办公室主任批准。
(八)附则
第二十七条 公司办公室负责为各部室邮发信件、邮件。
(一)私人信件，一律实行自费，贴足邮票，交办公室或自己送往邮局。
(二)所有公发信件、邮件一律不封口，由收发员登记，统一封口，负责寄发；
(三)控制各类挂号信凡因公需挂号者，须经各部室主任批准，总经理办公室登记后方可邮发。
第二十八条 本规定如有未尽事宜或随着公司的发展有些条款不适应工作需要的，各部门可提出修改意见交总经理办公室研究并提请总经理批复。
一、问题：企业档案工作面临的挑战
当前，我国企业档案工作面临的挑战主要表现在以下几个方面：
?穴一）档案观念依然落后，档案价值未被充分认识
现在，仍有大部分企业员工，甚至不少企业中高级管理人员，档案意识薄弱，档案观念落后。他们对档案的认识仍停留在“档案就是历史记录”，“档案就是保密材料”，“档案只要被保管好、不丢失就行了”，“档案就是写在纸上的书面材料”的层面上，而没有充分意识到作为企业重要的信息资源、知识资源，除了记录历史、收藏秘密外，档案还具有服务于企业现实的重要价值。除了纸质档案之外，电子档案是企业档案的新成员，数字化平台是企业档案信息管理和服务的新舞台。
（二）企业实施组织结构扁平化，档案机构何去何从
当前，许多企业实行组织结构扁平化，精简机构，削减管理层次，从而提高企业运转效率。企业推行组织结构扁平化后，企业档案机构如果发挥不了应有的作用，没有独特的价值，就会成为被精简的对象。甚至一些企业干脆撤销了专门的档案机构。档案机构在企业组织体系中的地位下降，制约了企业档案工作的发展，也影响了档案工作人员的工作热情。在新形势下，如何明确档案机构在企业中的定位和角色，成为我们必须思考的问题。
（三）企业信息化建设进程加快，“实体档案保管”模式难以为继
现在，绝大多数企业都认识到了信息化的意义和价值，并且不断通过建立办公自动化（OA）、管理信息系统（MIS）、客户关系管理（CRM）、供应链管理（SCM）、企业资源计划（ERP）等应用系统加快企业信息化进程。企业在各项活动过程越来越多地形成数字化的信息，传统的企业档案“实体保管模式”难以为继。而在很多企业中，由于没有实施管理或管理不当，导致电子文件、档案处于“游离”状况，企业“记忆”面临丢失的危险。
（四）企业档案信息资源分散，无法提供系统服务
随着企业规模不断扩大或企业合并，涌现了许多大型公司或集团公司。这些公司或集团公司的下属机构或分公司，出于方便自己利用的目的不愿向公司或集团公司档案机构移交档案。特别是一些企业的分公司，由于产权关系不明，或者由于驻地分工不愿向总部档案机构移交档案。
自20世纪80年代以来，人们一直在倡导图书情报档案一体化管理，但至今仍没有取得实质性进展。即便一些企业将图书情报机构和档案机构合并，成立信息中心，但也只是停留在机构合并的层次上，并没有真正地将图书、情报、档案这些信息资源进行有效整合，提供系统的、综合的、集成的信息服务。
二、思路：以知识管理思想指导企业档案工作改革
对于传统的企业档案工作进行细枝末节的改进，已经于事无补，只有对其进行根本性的变革，才能适应形势发展的要求。任何改革实践都需要一种先进的理论作为指导。在知识经济时代，指导企业档案工作改革的理论应该是知识管理思想。
知识管理是指为了提高企业竞争力而对企业内外各种信息、知识进行有效的识别、全面的收集、科学的加工和充分的运用；并且通过促进知识共享，鼓励知识创新，实现知识增值。它是利用企业的集体智慧来提高企业的应变能力和创新能力。
知识管理的内容和范围十分广泛，主要包括知识资源管理、知识技术管理、知识员工管理等方面。知识资源管理侧重于企业知识的识别、收集、加工、存储、传递、检索和提供利用，为整个知识管理提供资源平台。知识技术管理侧重于现代信息技术，如数据仓库技术、知识挖掘技术等的应用，为整个知识管理提供技术支撑。知识员工管理，侧重于激发知识型员工的工作积极性、主动性和创造性，鼓励他们向企业贡献个人的隐性知识，提高他们的知识创新能力，为整个知识管理提供人员保障。其中知识资源管理是知识管理的基础工作。知识管理一般从知识资源管理起步。
⒈ 企业档案是企业重要的知识资源，档案管理是知识资源管理重要的内容
根据1996年联合国经济合作与发展组织?穴OECD?雪的《以知识为基础的经济》报告，知识包括四大类：“知道是什么”的事实知识（know－what）；“知道为什么”的原理知识（know－why）；“知道怎样做”的技能知识（know－how）；“知道是谁”的人际知识（know－who）。在此基础上，我们可以进一步将知识分为“显性知识”（Explicit Knowledge）和“隐性知识”（Tacit Knowledge）。显性知识是指“知道是什么”和“知道为什么”的知识，也即是记录于在一定物质载体上的知识。隐性知识是指“知道怎样做”和“知道是谁”的知识，是存储于人们大脑的经历、经验、技巧、诀窍、灵感等尚未公开的秘密知识，或者是只可意会难于表达的知识。例如，我国一些企业进口零部件，并利用外国企业同样的仪器设备和操作方法来组装产品，产品质量却明显不如外国企业的原装产品，这就说明我国企业工人没有掌握外国企业工人的隐性知识（操作技巧、诀窍等）。
企业的文件、档案作为企业活动的记录，凝结了企业员工在从事各项活动过程中获得的认识、体会、经验和教训，是企业最主要的显性知识。正如IBM Lotus公司在其企业知识管理软件产品白皮书中所说的：“文档是知识的容器，是已经物化的显性知识，其中蕴涵了大量本企业的知识财产。适时地、不受地域和组织形式的限制获得基于文档内容的知识，正是知识管理的一个主要目标。” 美国Delphi咨询集团的一项调查表明，在组织所获取的知识中，大约46％是以文本和电子文档的形式存在的。
企业的显性知识实际上主要包括两个方面：一是在企业内部产生的文件、档案，二是从企业外部收集而来的图书、情报。图书、情报是公开的，可以为所有企业利用，而文件、档案是本企业自身产生的，是企业所特有的，其他企业无法获取。因而文件、档案构成企业具有竞争价值的核心显性知识。企业的隐性知识存在于员工个人的大脑之中，只有固化为文件、档案形式的显性知识，才能被有效地管理。可见，某种意义上，企业档案是企业最重要的知识资源。
既然企业文件、档案是企业最重要的知识资源，那么，企业档案管理实质上是一种重要的企业知识资源管理活动，企业档案管理应该成为整个企业知识资源管理重要的有机组成部分。
⒉ 档案管理应以知识资源管理为发展方向，知识资源管理应以档案管理为核心内容
一方面，档案管理是知识资源管理的重要内容，使得档案管理以知识资源管理为发展方向成为可能；另一方面，知识管理是21世纪的企业管理模式，作为企业重要管理工作之一的档案管理，以知识资源管理为发展方向是其必然的选择。
知识资源管理是一项长期的、艰巨的系统工程，必须从易到难、有步骤地开展。当前，许多企业的档案管理已经具有良好基础，特别是一些企业已经开始档案数字化建设。因此，知识资源管理可以从档案管理入手来逐步开展。企业档案是企业最重要的知识资源，档案管理是企业知识资源管理的重要内容，因此，知识资源管理也应以档案管理为核心内容。
综上所述，企业档案工作改革的方向就是实行知识资源管理。
三、对策：构建知识资源管理平台
实行知识资源管理的基础和前提是构建一个“知识资源管理平台”。
（一）知识资源管理平台的功能
“知识资源管理平台”是企业知识资源管理的基础平台。它是企业整个信息流、知识流的载体和媒介，是企业知识资源的收集装置、加工仪器、存储场所、传递通道、服务系统。借助于这个平台，使企业任何部门和员工，可以在任何时间和地点，通过最简便的方式，最迅速地利用到所需要的信息、知识，充分实现企业知识的价值，从而提高企业的生产效率、经营管理水平和创新能力。
（二）知识资源管理平台的结构
“知识资源管理平台”由“知识资源库”、“知识资源整合系统”、“知识资源服务系统”三个部分组成：
⒈知识资源库。“知识资源库”是集中存储企业各种信息、知识的数据库。数据来源于三个方面：
―――企业内部的显性知识，主要是企业各部门形成的各种文件、档案；
―――企业外部的显性知识，主要是企业各部门购买、收集而来的各种图书、情报、资料；
―――企业内部的隐性知识，主要是企业员工个人的工作经验、技巧、诀窍等，以及企业的精神文化，这些隐性知识需要借助于一定的制度和技术，固化为文件、档案形式的显性知识，才能进入“知识资源库”，被有效管理。
⒉知识资源整合系统。“知识资源整合系统”的功能是：
―――及时、全面收集企业内外的各种信息、知识；
―――对其进行科学加工处理，转化为统一格式的数据，使之有序化、系统化；
―――将加工整理后的企业知识资源存入知识资源库。
⒊知识资源服务系统。“知识资源服务系统”的功能是：为企业各部门利用“知识资源库”中各种的信息、知识，提供一个便捷的数据出口、检索途径和服务窗口，同时也接受知识资源服务的反馈信息。
（三）管理机构
⒈机构设置。“知识资源管理平台”的建设、运行与维护，需要有专门的机构来负责。根据企业类型、规模、内部管理体制的不同，可以选择不同的机构设置：一是企业档案馆（室）；二是企业图书、情报、档案一体化机构，如档案信息中心、情报信息中心或信息中心等；三是设置新的管理机构，这个机构可取名为“知识资源管理中心”。该机构可以在企业原有的档案机构基础上改建而成。在建设之初，根据企业原档案机构在企业组织体系的位置，“知识资源管理中心”既可成为企业下设的单独的二级机构，以充分发挥其积极性，也可以挂靠总经理办公室下，以充分利用办公室作为一个综合性、协调性部门的优势。在知识资源管理实施一段时间之后，“知识资源管理中心”以独立为二级机构为宜。
⒉ 基本职能。该管理机构的基本职能是：
―――知识资源整体规划，即根据企业对信息、知识的利用需求，对企业知识资源管理进行整体规划；
―――知识资源建设，即全面收集企业内外的各种信息、知识，对其进行加工、组织、整合，以规范的形式存入企业知识资源库。
―――知识服务，即基于知识资源库，通过知识资源服务系统，提供增值信息、知识服务。
（四）构建知识资源管理平台的条件
更新观念。构建知识资源管理平台，是企业知识管理的重要内容。知识管理是适应知识经济时代的一种管理思想、理念和方法，对于我国大多数企业特别是国有企业来说是全新的。因此，要成功地构建企业知识资源管理平台，就必须更新现有的企业管理理念，应使企业管理层到一般员工都要树立知识管理、知识资源管理理念。
关键词：企业; 商业秘密; 档案管理
企业作为市场经济的主体形式，是知识产权得以充分利用的大本营。而知识产权的主要体现形式是商业秘密。商业秘密是一种无形财产，是人们智力劳动成果的结晶，客观上具有商业经济价值，在企业的发展和市场竞争中有着重大意义。因此，在当今企业竞争极为激烈的市场经济环境下，如何对商业秘密档案加强管理力度，垄断和控制代表企业先进生产力的专业技术，提高企业的综合竞争力，已成为每个企业倍加关注的问题。
一、档案与商业秘密的关系
我国最高人民法院《关于适用〈中华人民共和国民事诉讼法〉若干问题的意见》中第一百五十四条明确指出：商业秘密主要是指技术秘密、商业情报及信息等，如生产工艺、配方、贸易联系、购销渠道等当事人不愿公开的商业秘密。国家工商行政管理局制定的《关于禁止侵犯商业秘密行为的若干规定》中，又将其范畴做了进一步规定，包括程序、设计、管理决策、产品配方、制作方法、制作工艺、产销策略、货源情报、客户名单、招投标中的标书内容及标底等等。因此，我们将商业秘密的门类总体分为下述几种：①产品技术信息;②配方;③工艺程序;④设备及工艺的技术改进;⑤研究开发项目;⑥客户情报;⑦公司内部文件。商业秘密作为一种范围非常广泛的“信息”，一般都是记录于档案中，这些载有商业秘密的档案都是企业档案的精华。我们需要准确识别和把握商业秘密的定义、机密性、实用价值性、保密要求等基本特征和具体体现，从馆（室）藏的各种门类各种载体的档案中，及时准确地界定出属于商业秘密的档案，在保管和利用上都重点加以控制，为商业秘密的保护增加一道防火墙，以确保商业秘密万无一失。
二、对商业秘密档案进行鉴定和分类
虽然近些年企业对于商业机密的认识有所提高，但是大部分企业针对商业秘密档案的管理尚未制定出具体可行的办法。导致企业的商业秘密保护工作一直处于被动状态，保密工作开展难度较大。因此，为了避免出现商业机密泄漏事件发生，企业首先要做好对公司档案资料的鉴定工作，合理运用商业秘密的新颖性、价值性、秘密性做出正确评价。笔者借鉴了西方发达国家中一些企业对于商业秘密分类的方法，总结出以下五大类：
（1）技术研发、生产工艺流程、重要项目的科研及生产作业档案。对公司的商业秘密采取必要的保护方案必须担负公司商业秘密责任。一般而言，公司主要把未申请专利的技术创新、发明、生产工艺改进、独家创作产品以及具有较高商业价值的商业资料作为企业的商业秘密，给予一定保护。除此之外，还有企业正处于运作阶段或研发阶段的生产、经营计划等也通常也被列为重点保护资料。
（2）技术研报档案。主要包括公司情报人员为了满足公司技术发展需要通过多渠道搜集或购买的对于提高生产技术、改善工艺等具有重要价值的技术资料，应将此类情报资料作为商业秘密档案，并进行重点保护。
（3）采购、销售、客户、政府征购以及公司经营发展计划等档案。对于公司各类经营档案中，有涉及到公司产品销售、经营发展计划、采购业务以及政府征购、客户资料等文件的，均应重点标注，对负责此类档案使用与保存的员工要加强保密性教育。
（4）涉及到公司财务、法律以及其他相关的档案资料。
（5）其它资料。公司商业秘密档案鉴定小组应负责定期检查公司资料保管登记簿以及各种活动项目记录。并对现有的在职人员个人履历情况进行查阅，便于了解员工文化、技术掌握情况，防止人才流失，也便于人才引进与调动。因此，此类档案资料也包含在商业秘密范畴之内。
三、商业秘密档案管理及其存在的主要问题
随着市场经济的快速发展及市场良性竞争环境的进一步完善，商业秘密作为企业综合竞争力的核心内容也越来越受到重视。企业要想在市场竞争中处于领先地位，就必须在有限的时间内取得与企业生产和发展有关的专业知识。就企业而言，在运营过程中都会存在知识的再利用现象，知识的再利用既包括过去积累知识的再利用，同时还包括以往某些实践经验的再利用。这就需要企业将这些知识总结分类后进行归档管理。商业秘密档案是企业的知识储备库，是记录企业发展过程的重要依据和凭证。对商业秘密档案的科学化管理能够实现知识的共享和传承，提高企业创造知识的积极性，降低知识的创造及再利用成本，缩短运作周期。所以，企业应有目的、有意识、科学系统地对商业秘密档案进行收集、归类、归档和管理，充分利用商业秘密档案的记忆功能，建立起开发利用及共享商业秘密档案信息的激励及保护机制。
四、进一步强化企业档案管理的具体措施
1.加强企业商业秘密档案管理必须首先做好依法治档与强化监督
一方面要依法治档，逐步完善各项手续，将商业企业档案管理工作早日提至法治日程。目前企业发展处于市场经济大环境中，同时也是一个法制环境，所有的商业企业都必须依法完成各项经营活动，这其中也包括档案法。另一方面，必须强化档案监督，各区域内的档案行政管理部门应负责对企业档案管理工作进行监督指导。一是地方各级档案行政管理部门作为国家机关部门也是档案执法的主体，具有对行政区域内各大小商业企业具体的档案管理工作依法行使监督与指导的法定义务，二是，针对区域内档案行政管理部门依法行使的档案监督与指导权利，各商业企业也具有接受并积极配合的法律义务。
2.加强企业商业秘密档案管理要重点抓档案管理的完整性与安全性
第一，在市场经济体制下，商业企业档案工作的建设，要适应商业企业的特点，在以经营管理档案为主的前提下，在内容与成分上加以丰富。第二，确保国有商业企业资产与产权变动处置档案的完整与安全。国有商业企业的改组、联合、兼并、租赁、承包经营、股份合作、出售是当前国有商业企业改革的几种主要形式，它们都涉及到商业企业档案处置问题。如果处置不当，就会造成国家所有的档案的流失，更难以言档案的齐全和完整。这就需要有关部门从维护国家安全和国家利益、保守商业机密、防止档案流失、保护企业经营管理连续性的角度出发，落实《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》，确保商业企业档案的齐全、完整和安全。
参考文献：
