时间：2023-06-04 10:46:56
关键词：库存；采购；计划；关系
一、库存、采购、计划的内在关系分析
1.库存。库存又称作是库存管理，指的是由于企业或单位生产、科研工作需要而对采购获取的物资进行保存、保管的行为，在需要时可以及时提供。库存管理工作的有效开展能够满足单位正常的生产经营活动，其一般包含以下内容：及时掌握库房库存情况，将库存始终控制在合理的范围之内，避免超量存储或者缺货问题的产生；降低库存空间占用以及库存费用；控制好库存资金占用，避免由于库存量增加而导致生产成本的增加。
2.采购。采购工作即是在某种条件和环境下从供应市场中获取产品来当作单位科研生产经营资源，从而确保科研生产活动能够正常进行。现阶段，大部分的企业和科研单位都实施差别化采购策略，供应中心能够按照不同物资市场情况以及需求情况来制定出有针对性的采购策略，对于部分关键物资做到按品种编制，同时把采购策略作为指导采购工作的总则，从而在很大程度上增强采购工作的预见性与科学性。
3.计划。这里的计划一般来说指的是采购计划，即是在充分掌握单位自身的需求状况后，对某一时间段中的采购管理工作所给出的预见性安排与部署。采购计划制定通常有下面三个方面的作用：第一是避免采购工作耗费过多的时间而导致供应的中断；第二是避免采购物资超过实际需求，从而导致物资积压，不利于资源的优化配置；第三是避免占据过多的资金资源，降低库存成本。科学的采购计划可以确保物资的及时供应，为单位科研生产计划的制定起到重要的保障作用。
4.库存、采购与计划的关系。在采购管理中需要遵循的一个原则即是实行库存控制，货物的采购管理即是直接负责货物的进销存管理，所以做好采购管理工作必须要将做好库存控制作为基础和前提。采购管理的工作准则即是制定与实施采购工作的依据以及工作效率的判别标准，采购管理工作效率的高低能够直接看出我们是否能够用最小的库存水平来确保单位科研生产材料的供应；而采购管理的基本工作即是将采购工作中的各个流程和步骤都当作是库存控制的具体工作，都必须要为库存控制做贡献。
而在供应管理工作中，采购计划制定的依据主要是实际的库存量，采购工作是严格按照采购计划来实施的，库存是按照采购数量的多少进行入库保存的。采购、计划和库存三者之间的相互依存关系构成了供应管理的整个环节。如果我们不能做好科研生产材料的采购工作，常常出现无单领料的情况或者没有办理入库就直接进行领用，这些现象都会造成库存账务卡不符，物料确认不准确的问题，从而导致仓库库存积压，对单位正常的生产管理造成很大的影响。
二、如何做好采购、库存与计划管理
首先，在采购管理工作中对物资的定价非常重要，我们要彻底改变过去那种简单的压价议价的采购策略，逐渐向理性成本定价采购转变。对于那些价格透明的物资，我们必须在深入了解其成本构成的前提下，对其价格水平进行有效控制，避免恶性竞争产生质量风险；对于独家采购的物资，经过科学的成本分析让采购价格更加合理；对产品档次存在差异、使用效果不同的物资，我们要对其进行综合评价，根据其性价比来确定采购方案。为了掌控采购工作的主动权，业务人员必须经常和兄弟单位的同类型物资采购价格进行比较，及时了解市场具体情况。
其次，采购计划的制定必须要掌握其中的三个要素：订货周期、到货周期以及安全周期。通俗的讲即是一件物资需要多少订货时间、到货时间是多久、安全库存为多少，我们只要控制好这三个要素，再加上期间需求量，即能够获得需要的计划数量。采购计划制定人员必须结合往年原料物资的价格，考虑到预期价格波动以及安全库存，编制科学合理的采购计划。
最后是库存管理工作，通常来说包含下面几方面内容：第一是进货管理，对货品做好质量检查工作，确定合格之后才能入库；第二是发放管理，严格按照领料单进行货品的发放，根据先进先出的原则进行发放，以免货物长时间存放于库房而产生质量过期的风险；第三是库存管理，主要包含了库存货品的调拨，货品报损溢，不同类型货品的捆绑与区分等。
我单位库存管理、计划、采购的主要流程为：基层单位提出计划上报物资中心，物资中心制定计划后通知采购员，在采购员与基层单位核实后实施采购，最后通知送货。总之，只有处理好采购、库存和计划之间的关系，才能真正做好单位仓储管理，如我单位去年每两个月即进一批坩埚，每批送500只，导致库存积压很多。今年我们找到使用单位，了解到他们有一个小库房，计划员看到库存不够就提计划，导致牛鞭效应的发生，实际上是供货方先把坩埚拉到物资中心，其中一小部分去了使用单位。了解情况后，我们及时采取措施，改善操作作业，缩短订货提前期和减少订购批量，真正做好了库存管理工作。
三、结语
随着市场竞争的加剧以及现代管理理念的不断更新，供应管理在单位实际生产经营管理工作中占据着越来越重要的位置，采购、计划和库存管理工作是确保单位科研生产系统高效灵活运转的关键环节，只有正确认识采购、计划和库存之间的关系，才能够帮助我们提升经营管理水平，促进我院的健康发展。
参考文献：
关键词：材料采购计划；物资供应；重要性；炸药厂
采购计划是开展产品生产的开始，在炸药厂日常运营中发挥着巨大的作用，科学合理的材料采购计划有助于保障炸药厂物资供应的充足，从而推进炸药厂健康可持续发展。材料采购计划对于企业竞争力的提升具有积极的促进作用，企业可以通过制定科学合理的材料采购计划，降低采购过程中的风险，避免出现重大经济损失，从而增强企业的竞争实力。本文重点分析材料采购计划在炸药厂物资供应中的作用，以及探讨如何发挥采购计划对炸药厂物资供应作用的措施分析。
一、材料采购计划的编制分析
采购计划的编制工作所包含的内容较多，并且这也是整个采购工作开展的基础，因此炸药厂在制定采购计划时必须高度重视其可行性经济性，这样才能够保证后期采购活动的正常高效的开展。同时设计人员在编制采购计划时还需要对企业的各项经济活动有一个大体的了解，其中具体包括资金的周转、成本的降低、提升原料利用率等指标，这样可以为其编制采购计划提供依据。此外采购计划的编制工作还与企业的规划密切相关，这就需要工作人员详细解读企业本年的预算计划以及战略规划，以保证采购计划内容详细的记录采购物资的名称、数量、质量要求、金额等标准，这样可以为后期采购活动提供强有力的指导。
1.编制采购资金计划
采购资金计划的编制工作在材料采购计划中占据重要地位，因为资金是保证企业正常运行的基础，如果出现资金链断裂的情况很容易导致企业的破产倒闭，因此在制定采购计划时工作人员必须将采购资金计划纳入到整体的考量标准之中，并且通过制定科学合理的采购资金计划来提高炸药厂资金的利用效率，提高资金的周转率，保证企业的日常运行，从而为企业带来巨大的经济效益。
2.编制采购物资计划
炸药厂应该根据物资供应的实际情况编制采购物资计划，其具体内容应该报告材料采购的数量、质量、技术规格等内容，必要时还应该考虑材料供应商。为了确保物资采购计划编制的科学性和合理性，炸药厂必须针对物资的使用和储存情况开展详细的调查，具体内容应该包括以下几个方面：首先调查往年炸药厂物资的使用情况和物资采购的数量，为编制采购计划提供一定的依据；其次工作人员还应该对物资的现有库存开展调查，并且保证安全库存标准的科学合理，如果物资出现库存不足的情况，这应该及时补充；最后在实际采购过程中必须要各个部门之间相互协作沟通，加强部门间信息沟通的效率水平，从而避免出现重复采购的情况，这也是提高物资采购计划科学性的重要依据。
二、编制采购计划的具体内容
在编制采购计划之前，必须做好充分的准备工作。采购准备的重要内容之一是进行广泛的市场调查和市场分析，从而熟悉市场，掌握有关项目所需要的产品和服务的市场信息。炸药厂物资供应中采购计划的编制工作涉及到的内容较多，并且各个内容还具有密切的联系，因此编制人员应该对材料采购计划编制内容有一个全面的掌握，这样才能保证工作人员编制出符合实际情况的物资采购计划。材料采购计划主要包括了以下几个方面的内容：第一，市场调查，材料的采购价格会随着市场供需情况出现波动，在制定采购计划时工作人员必须开展相应的市场调查，并且还应该对调查结果进行详细的记录，这样可以为后期的采购计划的编制工作提供依据，能够准确的把握各种材料的价格走势，从而降低企业的经济损失。第二，采购预算计划，在开展采购计划编制时必须对采购预算进行深入分析，采购预算主要内容为材料采购所需要花费的资金，为了确保整个物资采购工作的效率，保证采购资金的利用效率，炸药厂就必须编制科学合理的采购预算计划，同时在后期还应该对各项采购资金进行跟踪调查，以确保各项配置资金真正落实到实际的物资采购，进而保证炸药厂物资采购的效率和质量水平。第三，供应商选择，炸药厂在制定物资的采购计划时必须充分考虑到供应商的选择问题，一般情况下可以通过招标的方式进行，但是必须考虑到供应商的社会信誉，以及供应商材料的质量和技术规格是否满足炸药厂日常运行的需要，防治出现材料质量不合格的问题。同时还应该加强对材料运输和储存的管理，进而为企业日常运行提供质量可靠的物资供应。
三、建立供应商档案管理，确定准入标准
为了提高炸药厂物资供应的质量和提高材料采购计划编制的科学性，炸药厂应该加强对供应商的管理，具体可以建立供应商诚信档案管理，并且严格落实准入管理制度，对于诚信缺失的供应商应该剔除，这样可以保证供应商提供材料的质量水平。炸药厂在对供应商开展诚信档案管理工作时应该重点从以下几个方面开展：首先对供应商的资质进行评价，这样可以确保其产品质量满足相应的技术要求；其次还应该对材料进行定期抽样检测，一旦发现质量不合格的问题应该及时向上级反映，并且记录到档案之中；再次炸药厂应该安排专人对供应商进行实时的追踪评价，这样可以保证评价结果的实时性和科学性；最后炸药厂需要保证三家以上的稳定供应商，这样可以保证物资供应渠道，避免出现物资供应紧张的情况，同时还可以防治供应商过度提高价格现象的发生，从而确保企业的经济效益。
四、探究炸药厂发展现状，推动炸药厂材料采购成本控制的对策
1.我国炸药厂的发展现状分析
近年来，炸药厂在得到快速发展的同时，越来越多的问题也逐渐暴露出来。炸药厂生产工艺滞后就是比较突出的问题。主要体现在炸药厂生产工艺智能化、机械化、自动化等方面水平很低。炸药厂在以往的发展过程中过于重视经济效益，忽视了技术层面上的创新，导致炸药厂技术创新能力不足，无法做到与时俱进，炸药厂缺乏高新科技产品的支持，所以很难打造出全国都知名的品牌，这不仅使得炸药厂服务质量被降低，还使得炸药厂逐渐向劳动密集型企业发展。科技是第一生产力，炸药厂的技术创新能力在很大程度上体现着炸药厂的发展潜力，随着时代的不断进步，炸药厂的不断发展，技术创新能力的重要性愈发突显，这就使得国家也相继出台了关于技术创新方面的进步指导意见，所以，炸药厂要想得到更好的发展，就必须做到与时俱进，不断更新发展观念，重视技术的创新，积极引进先进技术，加大新技术、新工业的推广和应用力度。与此同时，为了促使产品更新换代速度的加快，提高产品的使用性和安全性，还应不断提高民爆产品质量，这样还能在一定程度上起到环保作用，进一步提高炸药厂效益。此外，炸药厂还应具有前瞻性，成立企业内部研发机构并加大资金投入，加强同行之间的技术交流与合作，重视技术层面的创新，以此促使企业科研水平与技术创新能力得到有效提高，积极借鉴国际先进经验，引进先进技术，进一步完善企业自身。
2.炸药厂物资供应中企业材料采购成本的控制措施
（1）加强原材料储存与分类管理加强原材料存储与分类管理能够避免不必要的原材料损耗。特别是炸药厂的原材料，属于特殊性质的化学材料，价格昂贵且危险性很高。在原材料入库存储之前，应按照相关规定对原材料进行合理分类，对于接触后容易发生化学反应的原材料应分开进行存储，对于易燃易爆的原材料必须严格按照相关安全规范进行合理安置。不同原材料，所具有的特性也不同，所以在选择存储方式和区域时应根据原材料特性来选择。具体应该是，在入库储存前要根据相关规定对其进行基本的分类，易发生化学反应的原材料应分别存储，避免原材料在存储过程中在一些特殊条件下如光照、高温等条件下相互接触发生化学反应造成损耗。易燃易爆的原材料还应按相关安全要求的规定进行安置。其次，根据不同原材料的特性选择合理存储地点和方式。（2）加强材料采购控制加强材料采购控制是降低材料成本的重要途径。采购人员在选择材料供应商时做到货比三家，优中选优，选择资质实力雄厚、市场信誉高、能够长期供货的材料供应商。确定材料供应商后，应与其多加沟通，争取建立长期合作关系，而后就材料价格方面进行商议，尽量降低采购材料价格，即便不能低于市场材料均价，也必须与市场材料均价保持一致。原材料的采购资金量较大，在结算时宜采用承兑汇票的结算方式，这有利于节约材料成本。在编制原材料采购计划时，编制工作人员必须对企业的实际情况有充分了解，例如企业实际生产能力、原材料使用量等情况。编制好材料采购计划后应进行验证，确保材料采购计划内容符合企业需求。在材料采购时，要求采购人员必须严格按照采购计划进行采购工作。材料采购计划与企业生产计划有着密切关联，若是企业生产计划发生变化，则应根据变化后的生产计划和材料库存情况，重新制定材料采购计划。材料库存量与生产进度有密切关联，为了保证生产进度，应定期对材料库存进行盘点，并将盘点结果予以通报。材料管理人员应做好管理工作，充分发挥工作职能，避免出现材料浪费或丢失现象。一旦发现有上述情况必须及时进行制止，并上报上级领导。依据情节的严重程度采取相应的处罚措施与力度。另外，还应实时监控市场原材料价格，若是市场原材料价格呈上涨趋势，则应减少采购量，以此控制好采购成本，若市场原材料价格呈下降趋势，则应根据企业生产计划和材料库存量情况，尽量加大采购量。（3）制定科学的材料成本管理制度制定科学的材料成本管理制度，能够有效提高企业材料成本管理水平，对材料预算、采购到入库、使用等环节进行规范，促使企业各部门做到有规章制度可依循。在制定材料成本管理制度时应对企业各部门实际情况进行充分全面的考虑，以此确保制定的管理制度具有针对性、可操作性。同时，还应建立监督考核机制，从而正确评价工作成果。建立专职部门，采取定期或不定期抽查的方式对材料管理工作进行检查，建立指标考核体系，通过考核实行奖优罚劣，以此提高工作人员的工作积极性。（4）重视预算管理，实行统一招标管理一是通过预算能够为企业的经营发展提供方向指导，其重要性不言而喻，所以企业必须重视预算管理。企业应结合去年企业的实际经营发展情况在年初就合理制定出可行性高的年度计划，对企业生产计划与规模以及工作人数等方面的因素进行全面考虑，从而科学制定出企业业务收入和成本预算计划，同时充分考虑企业成本变化因素，结合预算可操作性，从而有效分解企业的全年预算。企业各部门以企业制定的总年度计划为基础依据，合理制定部门自身年度计划，然后将企业全年预算分解融入到企业各部门制定的年度计划中，与此同时，企业各部门再将年度计划分解到月计划中。二是在预算监督控制中融入过程检验。企业通过年度考核、季度分析、月计划等方式来控制成本，促使企业做到及时发现问题，迅速采取有效方法进行解决。三是在年初除了制定年度计划外，还应确定统一招标项目，实行统一招标管理。通常情况下最少宜选择两到三家中标单位，然后对供应商情况进行评估，从而选择最佳的供应商。（5）重视内部管理，落实年度经营目标责任制一是实施分级控制。企业必须重视内部管理，促使管理部门对自身的职能有充分明确，这有利于提高管理人员的工作积极性，充分发挥管理工作的真正效用，从而促使企业各项经济指标均根据其性质有效分解，并落实到各部门及各个工作人员中，做到分级控制。二是加强费用审批控制。企业所有成本费用在支出前都必须进行严格的审批，只有通过审批后才能支付费用，以此保证成本费用的合理性。三是加强库存成本控制，加强库存管理，实现库存管理的科学化和信息化，确保库存量始终处于合理范围内，避免库存量过大而占用资金，从而保证库存工作的及时性与准确性。
五、结束语
综上所述，炸药厂物资供应中对材料采购计划的依赖性较强，因此必须确保材料采购计划的科学性和可行性，其中在制定采购计划时工作人员必须确保提高采购资金的利用效率，不仅仅要采购炸药厂日常运行过程中所需要的物资，而且还应该确保资金的周转率，提高采购工作的效率和质量水平，这都需要制定科学合理的采购计划。因此炸药厂物资供应中应该根据实际情况组织专业人员制定材料采购计划，以保证炸药厂健康持续发展。
参考文献
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一、加强物资采购计划管理，提高计划的准确性和及时性
物资计划的准确性直接影响到采购任务的能否正确执行和供应时间的长短。在实际工作中，因型号不清或没有图纸资料的计划给采购工作带来很多被动，在商务谈判方面没有主动性，在供货时间上也没有办法保证。要做好采购管理，须做好计划的编制、审核工作，准确、及时和全面、系统的计划是依靠相关部门和人员共同努力的结果。
1、做好基础资料的收集、整理工作，齐备完整，及时归档。项目竣工后技术资料和变更某些部件的图纸的完整归档，以及引进新技术、新设备和新材料后，在改善劳动条件、提高产量质量、节约生产成本的同时，还得注重第一手资料的收集、整理工作，落实具体负责人，相关人员现场验收，实行目标考核，资料不全不予结算，促进资料的完整、及时归档工作，为今后制定采购计划奠定坚实的基础。
2、使用单位和相关管理部门确定专人负责采购计划的拟定、审核工作，并在相关工作会议上通报计划内容，征求相关人员对所需物资名称、规格型号和实际消耗量等的意见。另外，保持基层单位计划员的相对稳定性、专业性，以及选择责任心强的同志做计划。计划经验缺乏或者责任心不强的同志在拟定计划时很难提高计划的准确性，还会出现延误计划的现象，有时甚至抄计划都会出现笔误。在计划申报中就发生过一个单位，在几天内竟然申报同一种物资计划，主要是由于拟定计划和审核计划的同志多人负责的结果。同时，要求计划员经常深入生产现场，掌握物资的具体规格型号和消耗、库存情况，掌握采购物资使用的质量和寿命，做好主要物资的跟踪记录。
3、注重计划申报的及时性和数量性，控制非计划物资的采购。之所以要求有计划，主要是有计划的采购可以降低采购成本，减少中间不必要的浪费，在正常周期内采购的物资，有充足的时间进行比价，了解市场多方信息，在商务谈判方面占优势。如果计划申报只允许有一、二天的采购时间，不仅无法进行市场信息的了解，而且一旦供货商知道是急需物资后，价格没有办法降低，特别是本地没有库存的还得临时从外地调运，如果计划采购数量小，一次采购一、二块钢板或者几百公斤钢材，车辆运输费在采购金额中占的比例都很大，造成单价很高。还有的在准备申报采购时，时间较宽裕，但因某个人担搁，或者审批过程过长，最终造成供应的紧迫性，作为急件处理。
4、建立健全计划申报(使用部门)、计划管理和物资采购等部门的管理网络，明确职责，齐抓共管，根据物资的需求量、库存量和实际消耗情况全面、系统地安排计划采购量。充分发挥计划部门和采购部门的职能管理作用，防止出现“越俎代疱”的现象，禁止使用单位借紧急需要为由直接安排供应商送货，或者直接要求采购某厂家的产品。
二、加强物资采购过程控制。增强采购工作透明度。接受职工群众监督
1、统一采购渠道，规范操作程序
1)建立健全采购网络体系，加强合格供应商管理
以建立健全物资集团化采购、专业化采购和职能化采购体系为目标，坚持集中采购和分散采购并存，主供应商和次供应商并存，引入竞争机制，降低管理成本，提高管理效果，还可以保持供应的稳定性。同时，建立规范、科学和可操作性强的合格供应商评价标准。
加强合格供应商管理，采取日常业绩跟踪和阶段性评比相结合的方法，从供应物资的质量和供应商的可靠性、能力、服务水平等方面进行考核，实行供方的动态管理，建立供方档案。根据物资类别和供方物资对生产的影响等，实行分类控制。
2)规范招议标、比价制度，公开操作过程
职工群众关注的焦点主要是采购质量的可靠性、采购价格的合理性、采购过程的透明度等，将有关采购信息公开体现了企业民主管理的程度，也体现出企业的工作作风，一方面既能不断促进职能部门的工作效率，防止相关人员的职务犯罪；另一方面还可以接受群众监督，让广大职工参与企业管理。
公开采购操作过程，将招议标、比价工作纳入日常化管理范畴，实行“阳光”采购。在进行招议标、比价采购时评价标准要规范、可操作性强，要考虑到投标单位的规模层次，以及是否属于生产型企业等因素。规模层次不同，质量标准不同，生产成本就不一样，在进行招议标、比价时就不能以统一标准衡量，所以说在进行招议标时价格最低的并不一定是首选的产品。同时，确定专家库和监督人员，抽签选择相关专业人员和职工代表参与招议标全过程。将招标公告、评标结果及比价采购等信息通过一定形式一定渠道及时进行公布，真正做到坚持公开、公平、公正的原则。
2、完善审核、审批程序，健全采购审计和监督考核机制
在一些企业，采购部门往往被当作“贼”来防，采购监控远大于利用，谈不上发挥采购的作用，采购部门成了单纯的“出订单的、作合同的、去提货的”，不重视采购人员的素质和业务水平，认为有钱都能买到东西。也有的采购部门，只有几个人，工作照样能维持，但工作效率和采购效果如何就不敢肯定，计划直接转给供应商，供应商就成了间接的采购单位。或者干脆以价格选择厂家，一味追求低价。随着经济建设的持续发展。采购管理的不断深化，采购作用愈显重要，就得以总成本观和战略的思维来对待采购工作。对相关采购人员加强引导，注重素质、业务知识和警示教育，建立一套完善的审核、审批制度和监督、考核方法，既要能充分发挥采购人员的作用，又要有约束措施。审核、审批手续要灵活、适用，同时又能有效地控制整个采购过程。汇报程序多，审核、审批时间长，层层要求把关，到最后层层都难把关，容易流于形式，既影响采购时间又影响采购质量。
(1)建立采购责任制、使用责任制和相互监督机制。建立采购责任制。采购管理主管为总责任人，根据相关评价资料和具体采购的执行情况，对不合理的采购和不尽职的人员进行业务调整，监督、控制整个采购过程。计划员、采购员、审核人员、进货管理员和评价人员等相关人员为具体责任人，对自己承担的工作内容负责，同时责任人间须相互把关，及时反馈不合理的信息。如采购计划员，其职责包括需求分析、市场分析、库存分析和计划的制订、下达等，而采购员通过实际市场了解和掌握的库存情况，将相关信息反馈给计划员，验证计划员分析的准确性，促使计划员及时制定更准确、更全面的采购计划。建立使用责任制。是指使用单位确定专人负责跟踪物资的使用情况，按照管理程序及时反馈采购的物资质量，追究故意隐瞒问题的同志的责任。另外也是为了更好地防止使用单位与供应商间串通，以次充好，或者假借专利产品、新产品和资料不全为由导致采购价格较高，从而损害企业利益。同时采购部门和使用部门、责任人之间又要有约束机制，相互监督，对不合理的采购有防范措施。
(2)建立财务审计部门的监督机制和采购人员的考核机制。在许多企业，一般都是以生产为中心，采购部门大多处在“被告”地位，“做得好是应该的，做得不好就是能力问题”，看不出有什么明显的成绩，而且领导也很少会考虑怎样激励他们，导致相关采购人员的积极性和进取性差。要做好采购管理工作，必须发挥相关人员的积极主动性，根据采购绩效管理，从成本、质量和交货期等方面对相关责任人员有奖有罚，财务审计部门通过审核计划执行情况，以及采购资金和采购渠道的合理性，结合部门和个人工作效率、采购效果等对相关人员进行考核。
3、建立健全职工群众参与的采购管理反馈网络
将采购信息公开，接受群众的监督，吸取好的管理方法，对反映在执行采购的过程中和采购的质量、价格，以及使用单位和供应商之间等存在问题的部门和个人，财务审计部门和专业主管部门介入调查。对反映属实的，将调查处理情况进行通报，并奖励相关反映人员，从而不断促进采购工作的公开、公平、公正。
2009上半年年的脚步已在伴着收获与经验中迈过，面对着2009，我思绪万千。我们这个部门是采购部，而我是一名公司信任的采购员，我深知在这样经济紧缩的时间里，能够为公司节约每一分钱尤为重要，以下是我展开的2009下半年采购员工作计划模板：
从工作性质上讲，采购的工作计划过程开始于从每年的销售预测、生产预测、总体经济预测中获得的信息。销售预测将提供关于材料需求、产品及采购后获得的服务的总的测量；生产预测将提供关于所需材料、产品、服务的信息；经济预测将提供用于预测价格、工资和其他成本总趋势的信息。
多年的采购工作让我更深刻的了解到，在许多公司中，不到20%的采购需要占用了超过80%的采购资金。将总的预测分解才特定的计划，然后为每一个重要的需求制定有效的价格和供应预测。
材料消耗量的估计分为月度和季度，将估计数据与库存控制数据进行核对，而库存控制数据的确定考虑了采购提前期及安全库存量。然后，将这些估计值与材料的价格趋势和有效的预测相联系，制定出采购员工作计划。然后预计材料供应充足，价格可能下降，那么采购政策就可能是将库存减少到经济合理的最低水平。相反，如果预测到材料供应少，价格有上升的趋势，明智的采购政策将是确保有足够的库存和合同，并且将会考虑购买期货的可能性。
这一步骤早期是用于原材料及零部件采购的，在预测影响零部件的价格和供应有效性的趋势时，要考虑到预测的零部件供应行业的生产周期。
主要需要可以分为相关产品组。对主要现吗预测的分析模式可应用于相关产品组。
在每个月/季末将每一个项目或相关产品组的数量及估计资金费用制成图表，并据此对采购计划进行修改，每个采购员对其负责的项目进行分析，他们建立了在计划期内指导其活动的目标，价格可能会因此被进一步修订。例如新设施的建设或以前没有生产过的新的主要产品的制造计划，当需要新的设备或产品时，就会产生时间上的不确定性，制定采购计划工作就会很困难。
以上是我的个人工作计划，计划是我工作中的必须，我将带着几年的采购经验，继续向领导请教，与同事共同探讨，做好这份工作，不辜负领导和同事们的信任。
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关键词：热电厂；采购预算；预算管理；企业经营决策；预算编制
如果热电厂采购预算超过企业计划期，就会导致热电厂的采购预算没有实际意义，出现浪费物力、财力、人力的情况。如果热电厂采购预算在企业计划期以内，就会导致热电厂计划不能顺利完成。另外，热电厂所具备和获得的资金是有限额的，因此热电厂管理人员应该对有限资金进行合理的分配，使其提高效率的同时能获取更多的经济利益。热电厂采购预算可以保证企业作业计划和战略计划顺利开展、合理分配资源、对资源分配的有效性进行保证、对企业流动成本进行监督和控制，保证企业可以正常运行，因此在热电厂发展中采购预算管理工作起着推动的作用。
1热电厂采购预算归纳
1.1热电厂预算编制流程
一般情况下，热电厂年度经营计划以业务部门中行销计划为起点，并对热电厂的年度生产计划进行确认，这一过程就是热电厂预算的编制流程。热电厂有了生产计划，才能进行生产预算工作，同时热电厂采购预算也在生产范畴内。因此热电厂采购预算主要就是为了配合企业年度生产数量和企业年度销售进行预测，对热电厂所需零件、物料、原料等成本和数量进行详细的预算，热电厂生产成本受到采购预算制约。如果热电厂采购预算过小，会影响热电厂的经济效益，如果热电厂采购预算过大，就会使热电厂占用较多的库房、资金，最终使采购预算在热电厂中失去应有的价值，因此热电厂采购预算一定要根据企业整体计划进行。
1.2热电厂采购预算的种类
采购预算在热电厂中有很多种类，种类不同的预算对热电厂发挥着不同的作用。热电厂采购预算一般分为长期和短期，而长期和短期采购预算是由热电厂计划而定。热电厂短期预算主要是对企业单位时间内某一阶段的计划进行预算，短期预算是热电厂企业经营财务对企业总体规划进行说明，同时短期预算也是热电厂的执行预算，短期预算在热电厂实现生产业务计划中起着重要的作用。热电厂采购的长期预算都是一年以上，同时热电厂长期预算是对固定市场的投资问题进行预算工作。热电厂战略性计划能否有效执行也是由长期预算准确性决定的。热电厂采购预算的范畴大致分为热电厂生产中具体的分类预算和发展的全面预算。热电厂分类预算有很多种类，对热电厂不同部门进行的预算，还有对热电厂具体运行活动的预算。热电厂的总预算也可以称为全面预算，全面预算主要是热电厂在实际生产过程中消费、交换、分配、生产等环节的经济关系，还包括热电厂服务过程中先进支出和收入、产品支出和收入的关系，热电厂的全面预算是由分类预算构成的。热电厂全面预算可以分为业务、决策、财务三种预算。首先，热电厂业务预算是对企业计划期全部经营活动进行的预算，同时热电厂业务预算包括采购预算；其次，热电厂决策预算是为投资决策项目进行编制的，决策预算的主要作用就是帮助企业管理者在决策时提供准确数据；最后，热电厂财务预算是在企业计划期中将现金支出和收入进行预算，总预算的基础就是财务预算，同时财务预算包括预计资产负债表、现金预算。
2热电厂采购预算的编制
2.1热电厂预期价格
热电厂在编制企业采购预算过程中，应该对所需物料市场的涨跌范围进行掌握，并对物料变化程度进行了解，因为个人的判断和实际物料变化情况可能存在一定差异，导致热电厂采购预算出现偏差，同时订购量和季节性的供应也会使实际采购物料的数量超过实际需求，另外，热电厂实际财务情况也会影响采购预算。由此可见，热带厂采购预算会受到很多因素的影响，因此热电厂采购预算初稿时，应该和生产管理部门和销售管理部门进行及时沟通，对采购预算初稿存在的问题进行及时修改和优化，使采购预算方案可以符合正常生产和销售活动，对采购预算方案的资金来源，采购预算管理人员应该协助热电厂财务部门一同进行。
2.2热电厂生产效率
热电厂采购预算计划会受到生产效率的影响，同时热电厂预计原材料所需数量误差值也会受到生产效率的影响，可能会出现生产所需物料数量超过热电厂采购预算物料的预期数量。如果热电厂生产效率过低，采购预算应该将多余的物料损耗率计算在原有采购预算中，只有这样才不会造成热物料预算资金过少或者过多的情况。
2.3热电厂编制采购预算的要求
在热电厂实际进行编制采购预算过程中，因为所需物料的价格不能准确预测，所以热电厂预测成本一般以标准成本代替。标准成本是根据热电厂采购资料显示的数据为依据，因此需要对制造费用、人工费用、原材料费用等成本进行精确的计算。另外，热电厂采购预算的准确性会受到实际购入价格和标准成本存在的差值所影响。
3提高采购预算质量的措施
热电厂为了使战略目标和采购预算相统一，热电厂应该积极找到科学合理的采购预算手段，热电厂管理人员应该和物资采购部门领导人员进行充分的沟通，从而使采购部门明确企业生产目标，同时采购部门应该对热电厂生产要求进行了解，对参数和假设条件的变动进行考虑，从而制订科学的资金需求和劳动力计划，同时热电厂为了处理突发事件，应该对采购预算编制适应性和灵活用，降低预算失误为热电厂带来的损失。
3.1热电厂使用合理的采购预算方式
热电厂企业运行最重要的就是现金流，同时热电厂企业发展的重要保证也是现金流，因此热电厂在编制采购预算时，应该将编制重点放在企业现金流上，而不是企业利润和收益上，同时最佳的采购预算方式是根据热电厂发展目标设定的。
3.2对采购预算绩效评价方式进行创新
为了使热电厂企业物资采购部门做出更好的采购预算报告，应该从采购部门绩效评估上入手，通过创新绩效评估制度，积极鼓励采购人员创造出更合理的采购预算。热电厂采购预算是在企业战略目标中内制订的，在制订热电厂战略目标到递交预算采购预算这一过程中，应该对采购预算不可控因素进行仔细审阅，还要对采购预算不可控因素进行研究。因此热电厂企业管理人员应该积极创建更合理的物资采购预算部门的绩效评估标准，从而促进采购预算人员的积极性、探索性、创新性。
4热电厂采购管理全过程控制措施
热电厂的高效运行受到物资采购所影响，因此要实现热电厂稳定、高效的发展，热电厂管理部门应该对物资采购采取一定管理措施，以提升热电厂的经济效率。
4.1物资采购前期控制
首先，热电厂对物资采购进行前期控制，良性的物资采购管理可以使热电厂正常稳定的运营，热电厂想要做好物资采购管理工应该做好以下措施：对热电厂内部物资实际需求进行调研。内部实际物资需求是热电厂物资采购管理的主要依据，同时热电厂运营决策也是按照企业库存物资进行制定的。因此热电厂运行决策和物资采购管理工作进行之前，应该对热电厂设备使用情况和物资库存数量进行掌握。另外，应该对热电厂库存数量进行检查，使采购物资部门对热电厂内物资全部掌握；其次，对热电厂物资市场进行调研，主要包括价格涨幅、汇率变化等。
4.2完善物资采购管理制度
热电厂想要保证正常运行，就要设置一套高效的物资采购管理制度，并对物资采购管理工作进行严格控制。物资管理工作是热电厂管理制度中最为重要的工作，因此热电厂在建立物资采购管理制度时，应该结合监管制度、人事制度、查验制度、责任制度等内容，使物资管理制度可以在各个运营环境中应用，提高热电厂物资管理水平，增加企业运行效益。
4.3加强物资采购后勤管理
想要控制物资采购人事管理和生产的各个环节，就应该加强热电厂物资采购的后勤管理工作，从而增加热电厂的运营效益。热电厂管理人员应该做好厂内物资库存盘点和物资查验工作，并对物资采购人员和管理人员进行综合培训。
5采购管理在热电厂运行中的重要性
热电厂各个部门的生产和物资采购联系十分密切，热电厂物资采购的合理性可以有效减少企业的生产成本，减少不必要的支出，增加企业经济效益。因此热电厂物资采购应该按照企业物资库存和企业财务预算进行，使物资采购可以满足热电厂生产需求。物资采购部门根据电热厂实际需求，找到低成本、高效益的物资采购目标，合理分配资源，减少热电厂物资采购成本，增加热电厂的经济效益。对热电厂正常运行和顺利生产活动起着重要作用的就是实际物资采购的数量和质量。热电厂物资采购工作不单单是确认收货、下订单等环节，还包括对热电厂所需物资进行考察，还要根据热电厂财务预算和管理目标进行物资采购工作。在实际采购过程中，物资采购管理应该对所购买物资质量和数量进行严格的审查，使其采购的物资可以满足各个部门生产运行的标准。热电厂所需物资的供应能力受到物资采购的影响，同时物资采购主要是热电厂运营做出决策的基础。热电厂内部年度和季度所需物资、突发性物资调度等情况通过物资采购计划进行总体调度。在实际热电厂物资管理过程中，物资的存储、检查、运输、购置等环节和物资采购计划息息相关。热电厂物资采购能否顺利开展，是根据热电厂物资供求需求、厂内物资采购能力、物资采购数量、厂内库存等内容进行。
6结语
关键词：物资管理；信息化；物资采购
在每一个制造型加工企业中“物资管理”部门都承担着举足轻重的作用。对物资的有效管理，不仅可以为企业的生产管理活动保驾护航，还对企业的盈利能力产生积极的推进作用。信息化实现了物资管理的新模式，其不仅提高了企业的生产技术能力，减少了物资的浪费，也改善了因物资长期呆滞导致资金浪费的弊端，对企业降低生产成本，提高管理效益具有重要意义。
一、信息化物资管理的概念
1.物资管理的概念和特点
企业的“物资管理”是指物资在生产过程中的一系列流转工作活动，其贯穿于整个生产过程，包含采购计划、物资采购、物资运送及物资管理等一系列管理工作。物资的管理工作是为了及时地调整和解决生产活动对物资的需求问题，保障生产活动的顺利进行。物资的管理从开始的计划、实施到最终的管理配置具有长期性的特点，贯穿于各个生产环节，涉及较多的工作流程和部门。企业提高生产效率降低生产成本，其最有效的办法便是对物资加以科学规范化的管理，制定合理的采购计划、对物资进行合理的调剂，避免浪费，减少过量的物资储备占用资金，最终实现物资管理的最优管理模式。由此可见，有效的物资管理对生产的全过程起着积极推动作用。
2.信息化管理的概念和特点
信息化管理是指在企业在生产管理经营活动中加以信息化技术的管理手段。经济的快速发展离不开先进的管理理念和较高的技术水平做后盾，信息化管理模式应运而生，其可以从根本上转变传统的管理模式和组织框架，在转变生产方式和经营管理模式的同时，进一步整合了企业的各个领域的资源和信息，不仅节省了企业的人力资本，对提高企业的工作效率和经济效益都产生了积极作用。信息化管理模式已广泛应用于各个领域，信息化管理的特点是将信息化技术与经营管理相结合，以信息化带动工业化，利用信息技术的优势对生产的经营活动和物资资源的配置进行合理的调配和科学的管理，使企业的经济效益得以显著提升，提高企业的竞争力。
二、信息化物资管理模式分析
信息化的物资管理模式包含物资的采购管理、仓储、存货核算管理等。
1.信息化的采购管理模式
企业的物资采购计划，通常包含“需求计划、采购计划”。企业的需求计划是相对独立的，是各部门根据自身需求情况制定的计划，而采购计划驾于需求计划之上，是采购部门根据需求计划结合物资库存数制定的采购计划。物资采购计划的合理制定直接影响企业经营的顺利进行。信息化的物资采购计划管理是在物资计划的制定时通过信息化系统的查询功能，在物资的信息化的管理系统中操作者拥有不同的操作权限，对物资的库存信息加以比较分析，对物资的定额和消耗加以分析，以便制定出合理的采购计划，有效地避免了物资的重复采购，减少物资的超量储存，节省了呆滞物资对资金的占用。信息化采购管理有助于采购人员及时、准确的了解市场行情，采购人员通过信息技术查询，了解市场价格的波动，以便对采购计划进行合理的调整，有效地控制了物资的采购成本。采购计划实行另一重要元素便是采购单据。采购单据的流传是实现订单实施、产品出入库及物资退换货的重要凭证。信息化的采购计划管理，是将采购单据通过信息化平台进行分析和比较，操作者依据数据分析结果下达采购计划并执行，物资采购入库时，操作者对采购数据与采购计划数进行比对，可确保物资采购的准确性，避免了采购的随意性。信息化采购管理模式对整个采购工作进行了监督和管理，规范了采购流程和标准，降低了物资采购成本。
2.信息化的库房管理模式
库房的管理工作是指相应的物资经过检验后，根据入库单据、领料单据办理的物资入库和物资出库的过程。信息化库房管理对物资的采购管理到物资的入库管理进行了全过程的监督和管理，通过信息化的查询功能，可以满足操作者准确掌握物资数量及物资的使用状况，加强了物资的流通，并辅助管理者合理的调配物资，为企业的生产计划的制定提供有效的信息和依据。信息化库房管理从根本上改变了传统的财务部门和库房部门相对独立存在的状况，信息化的库房管理将物资管理和财务管理相结合，实现了物资数据的共享。财务部对库房录入的出入库单据审核制定财务单据，对物资的数据进行财务分析和监督，实现了财务部门对物资数据海量整理和查询工作，从而完成对库房管理的有效控制，加强了出入库物资数量和品种的准确性，提高了财务核算物资成本准确率。财务部门通过信息化的管理，可以据实了解物资占用资金的状况，有利用财务部门对资金的流转和占用状况明确分析。信息化库房管理模式实现了财务部门和库房管理部门对物资的快捷、准确的查询及管理核算的目的，有利于企业盘活资金规避资金风险，提高了企业的抗风险能力。
结束语
综上所述，信息化实现了企业物资管理的新模式，对企业优化资源，整合资源，降低生产成本，提高经济效益提供了有力保障。随着企业竞争的愈加激烈，企业对物资管理也应更加严格。打造规范化、信息化的物资管理模式已成为企业管理工作的重点之一，企业应积极打造信息化管理模式，从各方面入手提高信息化的物资管理能力，从而进一步推动企业信息化物资管理工作的快速发展。
参考文献：
[1]姜涛,郭艳秋.论如何搞好企业物资管理[J].煤炭技术,2004(07)
一、煤炭企业传统的物资管理状况
在相当长时间，我国多数煤炭企业物资供应管理工作通常是采用“局、矿、区”逐级计划的供应体制。
（1）物资计划工作。一般由需用单位按生产计划安排及相应的消耗定额要求编制物资消耗计划，报矿供应科，供应科汇总后再结合本矿库存物资情况，编制矿用物资计划，上报局供应处。局供应处根据各矿上报情况及总库库存情况，综合考虑其它影响因素，编制全局物资需求计划。
（2）物资采购工作。局供应处根据已编好的物资需求计划，并按预先划分的采购权限，分解采购任务，再由有采购权的局供应处、矿供应科，分头编制采购计划，实施采购及相应的结算等业务。
（3）物资仓储工作。各采购单位所采购的物资到货后经过简单的验收，分别存放在各自的库房。局供应处采购的物资通常存放在局总库，各矿通常按需求计划提前将所需物资由局总库办理提货手续后运回并存放在矿仓库。各直接生产单位从矿供应科办理提货手续将物资领出后存放在小仓库。
（4）物资发放工作。局供应处及矿供应科等物资管理部门，通常是按生产单位提出的需用计划在办理相关手续后直接发放物资。使用消耗由各生产单位自行控制，生产过程中多余的物资则分别存放在各级库房中。
二、煤炭企业传统的物资管理工作存在问题分析
煤炭企业的三级供应体制，导致在长期的生产和实践过程中出现了很多对煤炭企业竞争能力产生很大影响的问题。主要有：多头管理 ，多头采购，层层设库，责任不清；库存物资资金占用量大；采购不规范，采购成本及流通成本高；储备不合理，易形成库存积压；各单位各自为政，互相之间难以横向调拨物资，在出现生产急需时难以保证；内部相对封闭，与社会资源难以实现共享；供应信息沟通不畅，“牛鞭效应”现象严重。在多数煤炭企业，物资管理的基础工作还依赖于工作人员的手工操作，有些单位即使有了计算机，由于各种原因也只是打印报表的工具而已，并未实现真正意义上的信息化管理，管理效率低下。
三、加强煤炭企业物资供应与管理
在目前大集团战略的前提下，各煤炭生产企业的物资供应管理部门应从只供少管的理念中解放出来，走上精细化管理，合理优化物资的配置。
1.建立并充分利用物资供应信息化管理与控制系统
煤矿企业已经步入信息化时代，成为经营管理体制，这就要求建立信息化物资管理控制平台, 各煤炭生产单位形成内部局域网络， 把计划管理、采购管理、库存管理、质量管理、成本和价格管理等纳入物资信息化管理中，进而与大集团形成全面覆盖物资供应业务链的管理系统,达到全面跟踪物流业务过程的目的。而且管理层可以通过信息查询来监督业务活动过程, 使物资供应管理规范化、合理化、透明化，加大职能部门业务活动的责任, 减少采购成本和管理成本。鑫珠春公司借助信息化平台，矿井生产物资计划计划准确率达到90%以上，购成本下降近10%。
2.加强物资计划管理
为了准确掌握煤矿生产物资总需求, 合理组织货源, 有效使用流动资金, 发挥规模经营优势, 努力降低材料采购成本, 提高经济效益, 必须加强物资计划管理工作。它除仓储量、用量、渠道、价格为依据外，还要注重对使用单位的现场计划的管理, (就是供应部门的计划管理人员深入作业现场进行实地考察物资的使用状况)，这样不但保证安全合理供应，而且是以季度计划为准执行的, 是考核计划执行情况的主要依据, 通过计划管理, 发挥物资供应部门的主要渠道优势, 规范市场主体物资计划采购行为, 提高供应环节的经济效益, 及时均衡地保证煤炭企业生产的物资供应, 实现最少的资金占用和劳动消耗。
3.加强物资采购的管理
采购管理是加强物资管理的重要一环, 做好采购管理可以最大限度地降低成本。?一是建立规章制度。要以“计划严谨, 采购及时, 质量保证, 价格合理, 降低成本, 保障供给, 堵塞漏洞”为主要目的, 制定比较完整、科学、规范、合理的工作程序和规章制度。通过建章立制, 规范运作, 强化内部监督和管理。二是要规范采购, 控制采购成本。物资采购环节应当以管理价格为中心, 对价格实行分级分权管理，大宗物资采用招标采购，由供应部门、财务部门、管理使用部门、纪检部门等共同考察，坚持“先厂家，后批发；能批发，不零购”的原则。三是加强对供应厂商的管理。煤炭生产企业通过对供应厂商的质量、价格、售后服务等比较, 选择生产质优、价廉、售后服务好的供应厂商, 建立供应商档案, 资质评定等, 结成长期的供需合作关系，避免“人情货”。
4.加强物资仓储的管理
根据生产计划和统计资料的预测，企业仓库中应经常保持一定合理的物资储备，加强仓库物资管理，坚持实行“隔离式”验收法，凡入库物资供货单位一律回避，由仓库、专业职能科室和用料单位联合组织验收，层层把关，杜绝假冒伪劣物资进入生产环节，堵塞物料进厂中弄虚作假的漏洞。强化仓库物资现场管理，做到“三清、两齐、四相符”。“三清”是指数量清，材质清，规格清；“两齐”是指库容整齐，码放整齐；“四相符”指帐、卡、物、金额必须相符一致。做到“五五摆放”，帐物、帐实相符，日清月结，每月盘点，年终清查，对发现有盈亏、变质、损坏、规格混串等情况，应及时查明原因，落实责任，并提出整改意见。
5.加强生产部门的物资使用管理
步骤
1
部门/ 部门/岗位
设备使用部门/ 设备使用部门 / 机 动部/生产技术部 公司分管副总/ 公司分管副总/
流程内容
申报采购计划 审核采购 及采购方式 招投标
依据/ 依据/附件
设备（物资） 设备（物资）采购计划表 设备（物资） 设备（物资）采购计划表
工作内容及标准 工作内容及标准
1、生产技术/机动部或设备使用部门根据施工方案提报设备采购计划，报分管副总经理审核。 生产技术/机动部或设备使用部门根据施工方案提报设备采购计划，报分管副总经理审核。 部或设备使用部门根据施工方案提报设备采购计划 2、物资使用部门（非生产设备）提报物资采购计划，报分管副总经理审核。 物资使用部门（非生产设备）提报物资采购计划，报分管副总经理审核。 1、公司分管副总经理负责审核分管部门提报的设备（物资）采购计划表。集团分管领导负责对单项设备（物资）在 公司分管副总经理负责审核分管部门提报的设备（物资）采购计划表。集团分管领导负责对单项设备（物资） 30 万元以上的采购计划进行审批。 万元以上的采购计划进行审批。 2、总经理或常务副总经理审批分管副总审核的设备（物资）采购计划表，并确定是否采取招标方式进行采购。 总经理或常务副总经理审批分管副总审核的设备（物资）采购计划表，并确定是否采取招标方式进行采购。
2
总经理/常务副总 总经理/ 公司招标领导小
见“招标阶段”的相关步 招标阶段” 骤和资料 《采购合同》 采购合同》
1、公司招标领导小组负责招投标相关工作，具体附件的取得见“招标阶段”的指引要求。 公司招标领导小组负责招投标相关工作，具体附件的取得见“招标阶段”的指引要求。
3
组 采购专员/ 采购专员/
1、采购专员根据招投标小组确定的中标情况，与供货单位草拟签定采购合同，报公司分管领导签字盖章。 采购专员根据招投标小组确定的中标情况，与供货单位草拟签定采购合同，报公司分管领导签字盖章。 1、采购专员根据招投标小组确定的中标情况，与供货单位草拟设备售后质量服务协议书，报公司分管领导签字盖章。 采购专员根据招投标小组确定的中标情况，与供货单位草拟设备售后质量服务协议书，报公司分管领导签字盖章。 招投标小组确定的中标情况 1、若设备物资经审核不需要招标采购，则必须有三个公司以上的报价单，采购专员选择最低（最优）报价单位报分 若设备物资经审核不需要招标采购，则必须有三个公司以上的报价单，采
购专员选择最低（最优） 管领导签订采购合同。 管领导签订采购合同。 20%） 则填写预付款申请单， ，则填写预付款申请单 1、采购专员根据采购合同规定，若需要支付定金或预付款（不超过合同金额的 20%） 则填写预付款申请单，报财务 采购专员根据采购合同规定，若需要支付定金或预付款（ ， 经理审核。 经理审核。 1、预付款申请单经分管领导审批后，交出纳办理银行汇款单。 现金付款必须经总经理审批） 预付款申请单经分管领导审批后，交出纳办理银行汇款单。 现金付款必须经总经理审批） 款单 （现金付款必须经总经理审批 。 （ （货到 天内出具， 1、采购设备物资到公司后，采购专员通知检验工程师，按照合同质量要求检验，出具验收单。 货到 2 天内出具，若 采购设备物资到公司后，采购专员通知检验工程师，按照合同质量要求检验，出具验收单。 （ 无法出具，说明理由） 无法出具，说明理由）
4
供货单位/ 供货单位/ 公司分管领导
签采购合同
《 售后 服务 与技术 协议 书》 三个公司以上报价单
5
采购专员/ 采购专员 / 财务经 理/ 公司分管领导 检验工程师/ 检验工程师/
预付款申请
（ 预付款申请单 附采购合 同） 银行汇款单 验收单
6
采购专员/ 采购专员/ 机动部 机动部/综合部
货到验收 入库单 台帐
1、采购专员持检验合格报告到仓库保管员处开入库单。 采购专员持检验合格报告到仓库保管员处开入库单。 1、生产性设备归口机动部管理，机动部根据入库单登记设备台帐。非生产设备归口综合部管理，综合部根据入库单 生产性设备归口机动部管理，机动部根据入库单登记设备台帐。非生产设备归口综合部管理， 部根据入库单登记设备台帐 登记设备台帐。 登记设备台帐。 。 1、采购专员填写付款申请单（后附检验报告、入库单财务联、发票） 采购专员填写付款申请单（后附检验报告、入库单财务联、发票） （现金付款 1、财务经理审核付款申请单，公司分管领导负责审批付款申请单，审批手续完成后出纳办理银行汇款单。 现金付款 财务经理审核付款申请单，公司分管领导负责审批付款申请单，审批手续完成后出纳办理银行汇款单。 （ 必须经总经理审批） 。 必须经总经理审批）
采购专员/ 采购专员/ 7 财务经理/ 财务经理/ 公司分管领导 付款
付款申请单 银行汇款单
1
步骤
部门/ 部门/岗位
流程内容
发票
依据/ 依据/附件
之一。 之一。
工作内容及标准 工作内容及标准
，发票必须作为付款的依据 1、采购专员在设备物资检验合格并入库后，通知供货商开具发票（物资需要增值税发票） 发票必须作
为付款的依据 采购专员在设备物资检验合格并入库后，通知供货商开具发票（物资需要增值税发票） ， （综 1、设备使用部门向机动部申领设备，由机动部填写调拨单，交设备使用部门签字后，将设备拨付设备使用部门。 综 设备使用部门向机动部申领设备，由机动部填写调拨单，交设备使用部门签字后，将设备拨付设备使用部门。 部填写调拨单 备使用部门签字后 （ 合部对非生产设备的管理为：设备使用部门向综合部申领设备，由综合部填写调拨单，交设备使用部门签字后， 合部对非生产设备的管理为：设备使用部门向综合部申领设备，由综合部填写调拨单，交设备使用部门签字后，将设 备拨付设备使用部门。 备拨付设备使用部门。
8
机动部 综合部/ 机动部/综合部/ 设备使用部门
交付使用
调拨单
台帐
1、生产性设备归口机动部管理，机动部根据调拨单登记设备调拨台帐。非生产设备归口综合部管理，综合部根据调 生产性设备归口机动部管理， 机动部根据调拨单登记设备调拨台帐。非生产设备归口综合部管理， 部根据调拨单登记设备调拨台帐 拨单登记设备调拨台帐。 拨单登记设备调拨台帐。
9
机动部 机动部/ 综合部 资料归档 相关附件
关键词：电力企业；物资采购；管理
中图分类号： F406 文献标识码： A 文章编号：
前言
进几年来，随着我国经济形势快速发展，电力工程建设保持强劲的发展势头，电力工程建设企业的采购管理任务繁重。通常说：“电力建设，物资先行”。物资采购管理是电力工程建设管理的一项重要内容，是对企业生产建设过程中所需各种物资招投标采购、运输、储备、配送及检测等进行的计划、组织、管理和控制。优化物资采购管理，对降低工程建设成本、提高经济效益具有重要意义。
1. 物资采购是电力企业管理的重要环节
物资采购是在遵循国家法令、政策规定，遵循企业生产组织，遵循物资供应体制与渠道等各方面合理化的前提下，运用现代科学技术和科学管理方法，积极组织与优化物资供应，降低物资采购成本，为企业生产运营提供合格的物资需要。
物资采购部门不是企业的后勤部门，而是企业的先行部门，物资采购是经济与技术相结合的一门科学，涉及企业物资管理工作的计划、定额、组织、协调和控制的各个方面，是物资管理的重要环节。同时，物资采购工作又涉及到企业的生产、工程、安全、财务等部门，要保证企业的生产和工程建设不间断地进行，保证安全生产而需合理的物资储备，就必须加强物资采购工作。而要保证物资采购做到供应快、质量好、费用省，必须有良好的企业内部运作机制和财务资金支持，实现物资采购供应与生产运营需要相衔接，达到相对平衡与统一。
物资采购作为企业管理的重要组成部分，对保证生产建设的正常进行，促进企业经济效益的提高具有十分重要的作用。
2. 加强物资需求计划管理，是做好物资采购管理的重要前提
需求计划工作作为物资供应链的前端，起着龙头作用，其好坏直接影响到招标采购的决策和企业的整体经济效益。如何加强物资需求计划管理水平，是物资采购管理的重要环节，加强需求计划管理的办法可以从下面几个方面进行。
（1）加强需求计划申报准确率。物资采购人员应坚持需求计划管理的首要原则，即“第一次把事情做对”，同时要求各级需求单位填报人员根据企业内最新的需求计划申报要求，认真履行需求填报职责，源头上把需求填报正确，避免发生错误后反复修改，造成物资申报延期。加强需求计划申报准确率，实现需求申报“零缺陷”，有效提升工作效率，加快采购步伐。
（2）加强需求计划审核。采购部门要成立固定的需求计划审核小组人员，对每一批次的专项物资需求组织专门需求计划审查会议，对每一项需求、每一本技术规范书进行认真审核，严格把关，并形成会议纪要。对于需求计划重点审核要素，主要包括：
①检查项目信息是否有缺漏，是否符合项目的实际情况，“项目计划投产时间”是否按照公司基建进度计划填报；项目名称与项目电压等级、项目类型等要素之间的对应关系是否正确。
②检查每条需求物资编码、名称是否正确，包括设置的采购级别、采购方式、采购批次等（例：框架类物资需求是否符合有效招标结果范围内）。
③检查每条需求单的“物资名称”与“规格型号”、“主要技术参数”三者是否对应。
④检查需求物资的“数量”、“概算金额”是否准确合理，同时要注意需求申购数量、单位和技术规范书中填报的数量、单位必须完全一致。
⑤检查每一条一级专项物资是否按要求提供了图纸，是否都关联了正确的技术规范书，重点审核需求单和技术规范书中的参数要求是否一致。
（3）加强对需求部门的检查和考核。采购部门应该加强对需求部门需求申报及时率和准确率的检查和考核，内部建立考核制度并将具体责任落实到人。
（4）加强需求计划管理培训。针对公司最新的需求计划管理工作要求，需求单位内部应定期开展需求计划管理知识的学习及培训，促使相关业务人员能正确掌握物资计划工作的要领和关键，发现问题及时进行沟通或向有关人员反映。
3. 物资采购管理的模式
物资采购管理是物资管理工作的中心内容，采购工作做得如何，其好与坏直接影响着物资管理工作的效率，直接反映出企业的生产成本。因此在采购工作中应本着科学、合理、合法、合规的原则认真地抓好此环节。
（1）物资采购管理的原则
①按计划采购的原则，电力物资部门应坚持按计划采购的原则，实行采购责任制，责任到人，做到谁采购谁负责。
②坚持先利库后采购，直达、短距、批量采购的管理原则，以达到减少资金占用，降低库存积压，降低流通费用，控制采购成本，提高行业整体经济效益。
③电力物资采购还应遵守适用、及时、齐备、经济的原则。
（2）采购管理的程序
物资采购管理应制订一个完善的采购管理制度，对单项物资采购金额的不同来规范物资采购人员的采购行为，做到凡事有章可循，提高采购工作质量和办事效率，控制采购风险。
①50万元以上的主要大宗材料、主要机电设备应由采购部门组织招标采购。招标采购实行“公平、公正、公开”、“招评定三分离”原则，择优采购，增加了采购透明度，有利于减少和克服行业不正之风，防止在物资采购中的不正当交易和腐败行为的发生，保证采购设备、材料和工程项目的质量和投资效益，降低采购成本及风险，控制工程造价。
②货物单项合同估算价在5-50万元且技术要求不高、较为通用的物资采用询价采购的方式。
③单批且同类的常规物资估算价在 5 万元以下，且不易形成批量的物资按照零星采购方式组织实施，即按照货比三家的原则进行比价选择，确定成交供应商的采购方式。
4. 建立完善规章制度，提高物资采购管理水平
通过建立完善的采购规章制度，开展企业采购效能监察，可预防和克服物资采购业务中的舞弊行为，有效提高物资采购管理水平。
（1）建立健全并严格执行物资管理制度和设备、材料招标管理办法。电力企业要进一步强化物资管理基础，搞好物资需求计划及物资分类、采购分工工作,不断完善物资采购管理岗位规范与工作标准，实行物资采购管理全过程各环节的制度化。
（2）加强物资采购管理监督。物资采购要贯彻国家物资管理工作的法规、政策，遵守市场管理规定，遵循比质、比价、比信誉，降低物资采购成本，保证企业生产和建设的物资需要，使电力企业物资采购工作步入良性循环轨道。
（3）实施物资采购管理现代化。电力企业要广泛推广先进技术与先进管理手段在企业物资采购管理的运用，建立高效的物资采购管理机构，建立物资采购管理信息系统，覆盖物资管理各环节，对物资需求计划、合同管理、履约管理、库存管理以及设备材料的采购、配送、价格体系等物资管理的各个方面进行资料存储与检索，不断提高物资采购管理水平和效率。
5. 结语
电力企业的健康运营离不开企业物资采购、管理的支撑，可以说是电力企业的运营中最关键的部分。在日常管理中，加强物资采购的管理，提高物质的利用率，大力减少物资和电力能源的消耗，同时也应当加强企业制度的完善，在真正意义实现电力企业物资管理的制度化、规范化，不断的提升电力企业物资管理力度，使得电力企业物资管理工作向更好的未来发展。
参考文献:
[1] 于淦昌：浅谈现代电力企业物资管理. 管理与财富[J]，2008（10）
[2] 林育清：电力企业物资管理模式改革探讨. 现代商贸工业[J]，2007（12）
[3] 孙天甲：电力物资采购管理问题探析. 现代商业[J]，2009（36）
作者：王文亮 张佳庆 李艳
“联合能力集成和开发系统”所确定的程序可支持参谋长联席会议主席（CJCS）和联合需求审查委员会对联合军事需求进行确定、评估和优先排序。这些需求反映在支持采购过程的一系列文件中，包括“初始能力文件”（ICD）、“能力开发文件”（CDD）、“能力生成文件”（CPD）等。2003年颁布的采购文件又提出了“基于性能的后勤”（PBL）策略，要求项目经理应制定和实施PBL策略，使整个系统的可用性最高，同时降低费用和后勤负担。2004年11月颁布的“基于性能的后勤产品保障指南”规定，PBL是国防部首选的产品保障政策。PBL的本质是购买性能，而不是传统的购买后勤物资、零件、维修。实施PBL可以经济有效地满足作战部队的作战要求，实施PBL的基础条件是紧密合作。2005年现有和计划的主要PBL项目累计达到143个，海军项目的反应时间减少70％～80％。及时改进军事后勤采购业务流程为了提高确定采购计划的效率，美军改进了国防采购委员会的审查进程。美国国防部采购计划共分3类：A类采购计划是花费最多的计划，即重要国防采购计划；B类采购计划是第二层次的重要计划；C类采购计划是不太重要的计划。顶层一体化项目小组处于最高机构层，管理A类采购计划，其成员通常包括计划主任、计划执行官、部门参谋、联合参谋部参谋、负责采购和技术与后勤的国防部副部长的参谋及国防部长办公厅的部门主管或其代表，他们参与监督和审查具体的计划。顶层一体化项目小组通常在预定的国防采购委员会审查前两周召开会议，讨论采购策略、计划状况、突出问题及标准等。如果问题能在顶层一体化项目小组内得到解决，该小组组长即会同军种采购执行官向国防采购委员会主席建议，不必召开正式的国防采购委员会会议，以节省时间，提高计划审批速度。另外，美军在采购运行程序中，加强了方案论证，优化了采购流程。一方面采用了减少决策点数量、增加决策灵活性的措施。20世纪90年代，美军将采购程序分为方案探索、工程计划与降低风险、工程与制造发展、生产部署与使用保障4个阶段。每个阶段前设相应的里程碑决策点，采购项目只能从第1个里程碑决策点进入采购程序。
后期又做了重新规定，将采购程序分为系统采购前期、系统采购和持续保障3项活动，设置方案与技术开发、系统开发与演示验证、生产与部署、使用与保障4个阶段，分别在前3个阶段前设相应的里程碑决策点。允许采购项目根据技术成熟程度，从里程碑决策点或各阶段中间进入采购程序，但是在进入各阶段时必须满足预定的“进入标准”。另一方面加大对方案的前期准备与论证工作。虽然国防采购程序仍被分为系统采购前期、系统采购和持续保障3项活动，但重新划分为方案精选、技术开发、系统开发与演示验证、生产与部署、使用与保障5个阶段。方案精选阶段主要是进行多种方案研究，评审备选方案的可行性和优缺点，选择最佳方案。技术开发阶段主要是研制并演示验证分系统或部件，开展系统方案及技术演示验证。系统开发与演示验证阶段主要是对经演示验证的分系统和部件进行系统集成，开展系统研制工作，并进行工程研制模型的演示验证和联合研制与作战试验。生产与部署阶段由初始低速生产和全速生产与部署组成，初始低速生产主要是进行生产准备，生产供初始作战或实弹试验鉴定用的有代表性的装备。使用与保障阶段由系统维持和最终处置组成，系统维持主要是作战保障与改进，最终处置是指后勤物资处理等。日益强调军事后勤采购审查评估一是强化监督审查，确保采购成效。美军专门设立了国防采购绩效评估委员会（DAPA），负责对国防采购工作进行审查和监督，并向国防部长提供有关改革意见、建议及实施计划，以提高国防采购工作的效果。国防采购绩效评估委员会由军方与工业部门的专家组成，接受国防部常务副部长的直接领导。二是开展成本评估，提高费效比。美军对重大采购项目采用“收益值”管理方式，把项目的成本、进度和技术性能管理及风险管理结合在一起，进行经费管理和成本控制。这种方式的具体做法是：采购部门把“收益值”作为考核基础，把完成工作的实际成本和计划值进行比较，计算出成本和进度差异，从而对项目的成本、进度等指标完成情况进行全过程评价，以随时掌握项目成本、进度、技术等情况，最大限度地降低风险。
继续深化我军预算制度改革一是狠抓经费预算制度基础改革。应该看到，当前军队经费预算制度改革不断向前推进，从基数增量预算到零基预算，再到综合预算和绩效预算。下一步，应借鉴吸收外军先进经验，着重从预算体制、预算流程、预算执行、预算评估与监督等方面继续深化改革，加快经费预算制度基础性改革。二是深化资产与预算相结合制度改革。在前期资产与预算相结合改革试点的基础上，2011年总部出台了《军队资产管理规定》，明确提出了经费与资产预算一体化管理的要求。我们要充分发挥预算的平衡、调节、规范、约束作用，结合承担任务、资金来源、标准体系等依据，按照合理、细化、准确、规范、及时的要求，开展预算编制、上报、汇总、审批、下达等工作。同时，要编制更为细致的物资采购计划，确保经费与物资采购预算有计划、计划有执行、执行有力度。不断创新军事后勤采购理念一是要积极引入市场调节机制。除了借鉴美军后勤采购统一集中的规划与计划经验外，还需要辨证引入美军物资保障“承包商负责制”，把军事后勤采购机制置于市场运行之中，充分发挥价格、供求、竞争、风险等市场因素的杠杆调节作用，实现军事后勤资源投入与产出的最佳状态。二是时刻瞄准战场特别需求。要积极适应打赢信息化条件下局部战争要求，合理制定基于体系作战的后勤物资采购计划，切实推进战斗力、保障力生成模式转变。三是借鉴运用“绿色”采购理念。在综合考虑环境影响和资源效率的基础上，推行“绿色”采购模式，使物资在整个生命周期中，对环境和人类健康的影响最小，资源使用效率最高。军队“绿色”采购的有效运行，不仅取决于国家宏观政策及发展战略、社会“绿色”产业发展情况等，还取决于采购系统内部各行为主体要素之间的结构和关系的协调程度。持续改进军事后勤采购流程一是加强集中采购的审议审批。规范军事后勤采购计划的编制、审议、审批及采购资金落实。集中采购部门接到物资采购需求任务后，及时安排采购计划，通过合法、透明的途径向具有资质的投标商进行招标，避免由于信息不对称而出现暗箱操作现象。二是严格按程序组织采购。采购部门根据项目立项与审批情况，拟定采购日程和方式，成立采购小组。采购小组及时编制采购方案，主要包括项目名称、项目预算、采购小组成员、简单情况介绍、采购方式、候选供应商名单、项目产品的市场情况、技术要求、采购时间与地点、采购步骤等事项。报相关领导审批后，采购小组具体负责前期准备工作，包括招投标各项工作，组织编制资格预审文件、招标文件、评标办法、评标标准、资格预审、开标评标等工作。为了进一步规范采购操作流程，需要运用军队后勤采购信息系统，有效控制采购流程与环节，减少寻租和程序漏洞。三是强化履约行为。规范采购合同签订、履约验收和采购费用支出等工作，做好项目跟踪评价和档案保管，并接受监督。（四）加快健全采购监督制约机制加强我军后勤采购运行监督制约，应遵循独立性、法制性、公开性、实效性等原则，建立多层次、立体式监督制约机制。在外部约束方面，注重发挥法律法规、市场经济、审计部门、群众舆论等因素的外部监督制约作用，如《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国审计法》、《中华人民共和国招标投标法》、《中国人民物资工作条例》、《军队物资采购管理规定》、《军队工程采购管理规定》等法律法规。在内部制约方面，通过合理的责任分工和权限界定，建立一整套完善的组织制度。通过健全采购管理技术与标准化体系，推进军事后勤采购机制规范化、制度化运行。
关键词：物资采购；计划考核；计划闭合
在许多行业产能过剩和结构调整的大背景下，煤炭业的产能控制得到了进一步强化，很多煤矿被大型煤炭企业以收购、兼并、控股等方式整合改造，其部分物资的采购一般也由集团集中采购，采购级数和采购主体增多，如何协调物资供应、提高供应管理成为摆在他们面前的一个问题。本文通过对安阳鑫龙煤业物资供应存在的问题和采取措施的阐述，希望对整
一、安阳鑫龙煤业供应情况
安阳鑫龙煤业(集团)有限责任公司(以下简称鑫龙煤业)为原安阳矿务局改制而来，2007年成为永煤集团控股子公司，2008年底成为河南煤业化工集团旗下豫北重要的煤炭生产企业。鑫龙煤业下设红岭矿、主焦矿、龙山矿、大众矿和果园矿5对生产矿井。
在河南煤化集团物资供应管理体系框架下，根据永煤公司规定，物资采购严格推行“三分离”(即监督权、管控全、操作权)和“三集中、五统一”
(即市场信息集中管理、采购资金集中管理、专业队伍集中管理；统一内控运作机制、统一采购计划管理、统一储备物资调度、统一对外规模采购、统一内部市场协调与对外营销运作)的现代物管模式。
鑫龙煤业物资实行月度计划申报，物资采购分为集团统管与授权分购，即大批量／金额物资由河南煤化集团、永煤公司统一集中采购，其他构不成一定规模的授权鑫龙煤业采购，鑫龙煤业再根据实际情况将部分零碎物资授权矿上自购。
二、存在的问题
“统管”有利于发挥集中采购的价格优势，“分购”有利于发挥采购的灵活性，二者的结合在一定程度上可以实现整体采购效益的最大化。但在鑫龙煤业被控股初期该物资统管模式优势在实际工作中受到一定限制，主要表现在以下几点：
1.区队计划计划参数不准确。计划是物资采购的依据，在整个采购过程中起到基础性作用。但是限于时间紧迫和基层区队专业技术人员水平，往往上报的技术参数过于简单，不能把需要的功能准确描述出来，给采购工作带来一定影响。
2.采购主体多，计划审批周期长。目前鑫龙煤业采取月度计划，计划每月从区队上报需要经过矿供应科、鑫龙煤业供应处、永煤供应部后上报到河南煤化供应部，然后逐级批复计划，采购主体达到了四级，计划从上报到审批一般都在半个月左右，审批周期长，物资供应的及时性不能得到有效保障。
3.物资采购主体不明确，催货麻烦。鑫龙煤业实行月度计划，月度招标，由于采购主体多，审批和采购周期长，而且初期沟通不充分，使用矿无法及时掌握所报计划哪些物资由哪一级采购主体采购，哪个厂家中标，什么时间到货，而送货到矿的物资又是哪一级采购的，致使初期的物资供应管理工作十分困难。
三、采取的措施
鑫龙煤业经过一年多时间与永煤公司、河南煤化的磨合和对物资供应模式的摸索，针对物资供应中存在的问题，鑫龙煤业采取了一系列措施有效提高了计划的准确性，缩短了计划的周转时间，加强了各级采购主体与使用单位之间的沟通，物资使用单位能在第一时间了解物资情况，提高了物资供应管理水平。主要是采取了以下措施：
1.加强上下级间沟通。集团集中采购具有很明显的价格优势，但是由于集团下设单位多，批次招标物资多，涉及单位多，在初期招标结束后中标信息不能反馈至项目单位，致使项目单位无从催货。有时货直接送到矿但是不知是谁招的标又是什么货物，矿上不接收，容易产生矛盾。
沟通是物资供应管理的重要精要之一，鑫龙煤业通过与永煤公司、河南煤化上级物资招标部门沟通，要求在他们招标后及时将中标信息传真至鑫龙煤业供应处，由鑫龙煤业供应处负责向矿上通知。同时要求在送货前要传真通知收货单位，这样理顺了上级物资采购部门招标后中标信息传递手续和送货程序。
2.二次核对技术参数。月度计划上报由于时间紧，基层区队专业素质不强，上报计划比较随意，技术参数简单，特殊使用要求表达不出来，给招标及供货带来诸多不便，同时给安全生产带来潜在影响。
鑫龙煤业供应处作为鑫龙煤业的物资采购部门，针对此种情况开展了计划技术参数的二次审核工作，即当月计划上报后，将技术参数不全的计划打包送至相关矿，由矿上技术负责人对参数进行二次补充，并由矿机电矿长核实签字，然后将各矿返回的参数确认表统一传递至鑫龙公司机电部进行二次技术审核把关，确保计划技术参数完整，满足矿上使用要求。由于二次技术参数确认是在计划审批期间完成的，相比之前，合理利用了时间，缩短了招议标期间技术交流时间，提高了计划的准确性。
3.区队计划考核。区队未实行计划考核之前，计划上报随意，技术参数简单，要求不明确，临时计划天天有。为了鼓励区队上报计划的准确性和主动性，紧跟集团公司快速发展对物资供应的要求，鑫龙煤业各矿对区队计划的及时性、准确率等方面进行考核奖罚，并纳入了内部市场化管理。实行考核后，调动了相关工作人员的积极性，计划申报变被动为主动，准确率明显提高，临时计划明显减少。
4.计划合同双闭合。计划合同闭合是指针对多采购主体或业务量比较大的情况，对各点进行全程跟踪，直至该事件结束，形成一个闭合环，目的在于促使各项工作都得到落实。在鑫龙煤业这种多采购主体下，计划闭合更加实用，计划自申报开始、招标、进货，直至验收使用结束，全程各个环节有专人追踪，确保每样物资每个环节得到落实，提高了执行力。合同闭合的意义在于追踪每样货物到货时间、未到货原因，及时掌握货物情况，确保安全生产物资需求。
中图分类号:F274 文献标识码:A文章编号:1673-0992(2009)12-059-02
摘要:我公司物资部早在1997年就试用《远方通用物资管理系统》软件,从DOS版本到现在的WINDOWS XP版本一直在不断更新升级,本人独自完成了系统的所有初始设置(包括物资代码的编制、计算方法的选用、计算公式、库存限量的设置),对系统软件不适合我公司实情部分提出了修改意见并得以修改。现已利用本公司局域网络实现了多人同时共用、资源共享,为物资采购的先进管理提供了必要的基础。
关键词:采购审计;材料价格;微机管理;规范管理
21世纪的今天,计算机的应用已经普及到各行各业。对于我们刚转型为民营的发电企业物资采购的采购过程、账目审计应用计算机管理也势在必行,这样才能更好地满足于采购工作时效性的要求,使物资采购工作有序、高效地进行,从而真正实现了“阳光采购”。
一、本公司物资采购审计应用计算机参与管理前,物资采购审计事项及管理模式
1.审计所购材料是否有采购计划,是否与订货合同一致,是否与验收入库单相符,各项签字手续是否完备;
2.审查发票上的数据计算是否准确无误,增值税、运输发票使用的税率是否符合国家税收政策;
3.审查采购价格是否异常,是否符合当前的市场行情;
4.对经审查价格过高的材料品种手工编制“高价采购与低价采购损失情况对比分析表”,以便进一步分析处理;
5.根据“分析表”提供的涨价幅度和损失金额,进行市场调查分析,作出处理。属于市场行情变化引起的合理涨价,可以办理审计签证手续;属于不合理涨价的,通知采购主管及采购人员与供货单位交涉,进行调价处理或退货处理,属于采购人员的违纪行为,移交纪检部门进行处理;
6.办理审计签证手续;
7.汇总计算一定时期内物资采购实际价总成本、计划价总成本、价差额等;
8.手工编制材料采购审计报表,做出审计报告。
二、本公司实现计算机参与物资采购审计的必要性
1.随着市场经济的逐步健全,我公司的物资供应渠道发生了重大变化,生产所需的材料由原来的短缺经济时代转变为多渠道的市场采购,其采购价格随着供求关系的变化、进货渠道的不同以及市场行情的波动而出现较大的差异。在对材料采购价格合理性进行审核时,要求审计人员必须全面掌握各种材料的市场价格信息,而就我公司生产所需的各种材料而言,配件大到成台套设备,小到螺丝帽,有近万种,单靠人的记忆力是无法准确掌握的,是手工无法解决的问题,这就要求运用现代化的共进帮助审计人员快速、全面地掌握各种材料的价格信息。
2.在材料采购审计工作中,需要审查所购材料是否有采购计划,数量、品种、规格型号是否与进货合同一致,审查来货发票、运费结算单等结算凭证中的数据计算是否正确,需要对每个数据进行复核求证,需要做好审查记录并定期对记录中的采购信息及数据进行分析,这些工作在手工操作方式下,存在着工作量大、工作效率低、准确性差甚至出现人为的估算等问题,不能满足现代审计工作时效性的要求,必须运用计算机加以解决。
3.我们企业目前已基本构建了计算机管理办公自动化雏形,先后应用了《财务管理系统》《办公自动化管理系统》《劳资管理子系统》等一系列应用软件,已形成局域网,《远方通用物资管理系统》将为实现物资采购审计提供了必要的基础。
三、物资采购审核计算机辅助系统应具备的功能
1.账务处理功能。包括计算机采购计划、合同、出入库、库存、统计分析、核算、报表管理。
物资管理系统包括物资采购计划管理、合同管理、出入库管理、库存管理、核算、统计分析、报表管理。计划的编制通过计算机录入方式将经生产技术部确认后各生产部门年度、季度、当月生产需求采购计划输入《远方通用物资管理系统购》,通过系统自动核对现有库存量和库存高限量,通过程序设定的“计划采购数量-(库存量-库存最高限量)”自动生成物资采购计划表,然后审核人员可通过一批审核或逐一审核后产生采购计划表。这样避免了在手工操作方式下,存在着工作量大、工作效率低、准确性差等问题。
来货发票和仓库收料单上的物资名称、规格型号、数量、价格、供货单位、采购人等有关信息按照一定的数据格式录入到物资管理系统中(物资名称、规格型号只需输入物资编码就可自动显示),这项工作是取得市场价格信息的重要途径之一,也是汇总采购量、计算价差率、计算加权平均实际进价的基础,也是进行信息查询、进行价格合理性判断的基础。将月度采购计划录入计划管理的数据库中,是为了日常办理物资采购审计,自动核对计划,同时也可得到采购计划平衡表,采购计划完成情况一目了然,可及时发现工作中存在的缺陷。
汇总计算是对《物资管理系统》中贮存的数据按不同的标志进行分类汇总,如某种物资一定时期内的采购数量、实际价格、加权平均进货单价、计划价、材料价差额等。通过计算分析综合价差率可以考核材料采购成本的升降情况,评价采购过程的经济效益。通过计算分类价差率和各类物资采购量在全部采购量中所占的比重,进一步分析影响综合价差率变化的重要因素,找出物资采购审计工作的重点。按采购员、供货单位为标志进行分类汇总计算,通过价格水平的比较,可以评价采购人员的工作业绩,可以为选择可靠的供货单位提供依据。从而可避免人情采购或幕后交易,真正做到我公司一直要求的“公平、公正、公开”的采购原则。
根据《物资管理系统》中的采购审计明细账,月度分类汇总分析报表,高价采购与低价采购损失情况对比分析表,物资价格目录表等资料,从中得出结论,写出准确的审计报告,给公司主管领导传递准确的信息,以便领导层做出有效的决策。
2.信息管理功能。主要包括价格信息查询、采购计划情况执行查询、月采购情况查询、月分类采购情况查询、按供货单位查询、按采购员查询、高价采购与低价采购对比情况查询等内容。其中价格信息查询是核心内容,通过查询将近期内某种材料每次进货的价格信息进行对比,为价格审计提供可靠的依据。
3.辅助决策功能。主要包括自动核对计划;自动审查购货发票上的数计算是否正确,对采购价格的合理性进行审查分析,并自动生成“高低价格损失情况对比分析表”等功能。
四、如何利用计算机实现上述功能
1.我公司应用的《物资管理系统》基本流程设计
利用计算机进行物资采购统计、审计,内容涵盖物资需求计划制订,采购计划制作,物资出入库管理,购销合同管理,物资核算,物资分析全过程。各模块之间有机结合,通过填写日常出入库单,自动完成物资的库存管理,并提供多口径进行物资统计和审计,可自动生成企业所需的物资统计报表和审计分析报表。
系统的初始设置全部采用自定义式,出入库记账方式可自由选择,提供了计划价、先进先出、后进先出、加权平均、个别分批五种计价方式,可根据实际情况选用。对照我公司的实际情况,我们选用了加权平均的计价方式。
计划、合同管理用于对物资采购和耗用进行规划和控制,以达到满足生产,保证日常库存需要,减少盲目采购,尽量减少库存资金占用和进行合理的采购物资分配的目的。
2.如何实现计算机自动审计
计算机审计的过程就是在物资出入库工作时将采购合同号或采购计划号填入“入库类单据”中的“采购合同”、“采购计划”显示框中,按照发票明细和仓库收料表将物资代码(每个物品均有唯一的物资代码)填入相应的位置,将数量和来票金额录入,最后按“结单”按钮,不符合采购计划部分将会出现提示,可选择结单或放弃,如结单在后续的审计过程中将出现不良记录。如发票来货是成批计划,则按“计划填单”或“合同填单”按钮即可,如有差错,则不良记录也同样被记录下来。实际采购量小于计划采购量,或实际采购量大于计划采购量,屏幕上也出现提示,由出入库工作人汇报审计人员,审计人员根据具体情况做出相应的措施。
购货发票数据计算正确性的审查。某种材料在通过有无采购计划和订货合的审查后,系统要自动进行数据正确性的校验。对于发票中出现任何一种差错,系统都要给出误差金额的提示,并留下不良记录。在每录入一张“出入库单”记录后,系统还应自动计算出每种材料的计划价格总额,材料价差额和材料价差率,以便对材料的验收入库情况进行审查。如果屏幕显示的计划价格总额与验收入库单上的计划价总额不符,则说明在材料的验收方面存在错误,可能是数据计算错误,也可能是任意改变了计划单价,还可能是仓库保管员确实未收到足够数量的材料,这要由审计人员进一步调查分析处理,对于验收单上填写错误的要退回更正。对于供货方未发够货物的要追索欠发的货物。对于材料价差率太高的,审计人员要注意审查其购货价格是否合乎市场行情。
价格合理性的审查。某种材料通过了以上各种审查后,系统还要对其价格的合理性自动进行审查。以上几种审查都有严格的标准和固定的计算公式,具有确定性,从而可找出价格差异的原因。
物资管理系统在对已录入计算机的购货凭证进行自动审查的过程中,如果在采购计划、订货合同、发票数据、价格方面任何一项发现了错误,都发出相应提示信息,管理人员在查明原因并的到审计人员核准后做出相应的处理。同时,物资管理系统对相应的记录做出特殊的标记。在后续的统计报表中出现相应不良数据,以便审计人员写出正确的审计报告。每一个系统操作人员的权限均是固定的,互不干涉,不能修改其他系统管理人员所录入的数据,从而保证了数据的真实、有效性。
五、应用计算机进行物资采购审计的好处
物资采购工作工作要求审计人员善于发现问题、分析问题、解决问题,而运用计算机进行材料采购审计就是要让计算机帮助审计人员快速发现问题,然后由审计人员进行分析,加以解决,从而真正更好地服务于“阳光采购”。
1.为企业物资采购审计人员及时提供物资价格信息,使对物资采购价格的审计更加全面、有据、有力,并有效地堵塞漏洞。
2.有利于严格把握采购价格关,从而降低采购成本。
