时间：2023-04-23 11:53:51
一、收集范围
（一）在干部人事工作中形成的履历表，简立表、各类人员登记表等材料。
（二）自传和属于自传性质的材料。
（三）考察、考核干部工作中形成的有关材料：民主评议干部的综合材料，组织审定的考察材料，定期考核材料，年度考核登记表，鉴定材料，后备干部登记表（提拔使用后归档）等材料。
（四）国民教育、成人教育（大中专）、党校、军队院校学生（学员）登记表，考生登记表，学习成绩表、鉴定表、授予学位的材料，学历证明书；培训结业成绩登记表，学习鉴定、学员思想小结（结业），博士后研究人员工作期满登记表材料。评审（考试）专业技术职称（资格）和聘任专业技术职务工作中形成的有关材料；专业技术职务任职资格评审表，专业技术资格考试成绩合格登记表，评审高级专业技术职务人员情况简表，业务自传、评审专业技术职务任职资格申报表。聘任专业技术职务审批表，套改和晋升专业技术职务审批表等材料。
（五）政审工作中形成的材料：调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料；作为结论依据的调查证明、证据材料；甄别、复查结论（意见 决定）、调查报告、批复及有关的主要依据材料。更改姓名、民主、出生日期、国籍、入党入团时间、参加革命工作时间等工作中形成的有关材料：个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料、上级批复等材料。
（六）党、团组织建设工作中形成的有关材料：中国共产党入党志愿书、入党申请书、预备党员转正申请书、自传、综合性政审材料及有关的证明、考察材料；党员登记表，民主评议党员组织意见、登记表、整党工作中不予登记的决定、组织意见；民主评议党员中认定为不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要事实的依据材料；取消预备党员资格的组织意见；退党材料；中国共产主义青年团入团志愿书、申请书，团员登记表、优秀团员事迹材料，退团材料；加入派的有关材料。
（七）表彰奖励活动中形成的有关材料：劳动模范、先进工作者、有突出贡献优秀专家、国家科技奖中国青年科技奖、优秀党务工作者、优秀党、团员等审批表，先进事迹材料、先进事迹登记表，立功、受勋、嘉奖、通报表扬等以及在其他工作中形成的表彰材料。
（八）纪律检查、监察、法院和行政管理等部门工作中形成的有关材料：处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实（调查）报告，本人检查、交待、对处分决定的意见，撤销处分的有关材料，通报批评材料；法院判决书；复查甄别报告、决定（结论），上级批复，离婚材料等。
（九）干部任免、调动、军队干部转业安置等工作中形成的有关材料：干部任免审批表（包括所附的考察、表现情况材料），干部调动鉴定、组织审定的表现情况材料、考察材料；公务员过渡登记表，军队转业干部审批表、授予（晋升）军（警）衔审批表、 转业鉴定、定级定工资材料，退（离）休审批表等材料。办理工资、待遇等工作中形成的材料：转正定级审批表、各种工资变动审批表、登记表、提职晋级和奖励工资审批表；享受专家特殊津贴的呈报表；解决各种待遇问题的审批表、批复材料等。考试录用和聘用干部工作中形成的有关材料：报考登记表和录用审批表，考察材料，聘用审批表和合同书，政审结论和有关证明材料，考核考察材料，续聘、解聘和辞退材料，辞职审批材料等。
（十）办理出国（出境）审批工作中形成的有关材料：因公出国（出境）审批表、备案表，在国外表现情况材料或鉴定材料，因私出国（出境）审批表等材料。党代会、人代会等会议工作中形成的有关材料。健康检查和处理工伤事故工作中形成的有关材料。办理丧事形成的有关材料。形成干部人事档案材料的部门，在形成材料后的一个月内，按要求将材料送交
主管干部人事档案的部门归档。使干部人事档案管理部门，应掌握形成干部人事档案材料的信息，建立联系制度，不失时机的向有关部门收集新形成的干部人事档案材料。发现有关部门送交归档的材料不符合归档要求时，应及时通知形成材料的部门补送或补办手续。形成干部人事档案材料的部门，有责任按规定认真办理。二、归档要求
（一）归档的材料必须是办理完毕的正式材料。材料应完整、齐全、真实，文字清楚对象明确，有承办单位或个人署名，有形成材料的日期。
（二）归档的材料，凡规定有组织审查盖章的，须有组织盖章，规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等），一般应有本人的签字。特殊情况下，本人见面后未签字的，可有组织注明。
（三）干部人事档案材料的载体一般应使用16开规格的办公用纸，对档案材料载体不符合的进行了表糊，使材料左边应留出2－2﹒5厘米装订边。文字须是铅印、胶印、油印或用兰黑墨水、黑色墨水、墨汁书写。不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。除电传材料需复印存档外，一般不得用复印件代替原件存档。
三、监督检查
（一）加强对干部人事档案材料收集归档工作的监督和检查，及时研究解决收集归档工作中的问题，支持档案管理人员的工作，保证收集归档工作的顺利进行。
【关键词】高校；干部人事档案；归属
近年来，随着高等教育事业的飞速发展、高校的扩招、高等院校的合并以及新建本科院校的纷纷成立，各个高校都有了不同程度的发展。高校的扩招必然使得高校教师人员也要相应的增加，高校教师人数的增加也使得高校干部人事档案工作也有了相对的发展。可是高校干部人事档案应该放在什么地方呢？人事处、组织部还是综合档案室。笔者就自己在工作中所接触和了解的情况谈谈自己的见解。
一、目前高校干部人事档案的归属现状
2008年，教育部和国家档案局制定了《高等学校档案管理办法》并于当年的9月1号开始实行。办法规定：高校档案机构包括档案馆和综合档案室，归档范围包括党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类共十一类。办法中对人事档案的收集并没有涉及，这就使得高校对干部人事档案的归属问题有不同的见解，学校领导对干部人事档案的管理问题也有不同的看法，就笔者所在省份高校来说有以下几种情况：干部人事档案保管在人事处、干部人事档案由档案馆集中统一管理、干部人事档案保管在高校综合档案室隶属于办公室、干部人事档案保管在组织部等等。总之，目前高校干部人事档案的归属是五花八门，并没有统一的标准。
二、干部人事档案归属现状的原因
1、历史原因。
高校干部人事档案顾名思义就是干部和人事，这个字面上的意思使得干部人事档案一般都保管在组织人事部门。从我省高校发展的情况来说，有些重点的综合性的学校一般都成立了档案馆，学校的干部人事档案一般都收集在档案馆，实行集中统一管理。但是有些地方性的应用型本科高校，属于新建本科院校，并没有档案馆，只有综合档案室。而这些综合档案室一般都隶属于办公室，并没有保存干部人事档案的职权。所以干部人事档案的去处就成了学校领导需要考虑的问题。就笔者所了解，省内的很多应用型本科院校，在升本之前组织和人事是不分家的，属于一个部门。但是随着升本的发展，组织人事部门承担的业务也相应的增加，一些职责也在明确化、细化。所以，组织和人事部门也就分开了，这样一来，保管干部人事档案的部门组织人事部门也就为了干部人事档案的管理问题需要进行协调。组织部认为：组织部负责干部的任免、升迁等工作，应该属于组织部。而人事处认为：人事处负责学校教职工的工资、职称等工作，应该属于人事处。所以，目前省内新建的应用型高校干部人事档案一般属于组织部和人事处联合管理。
2、高校发展规模原因
由于各个高校建校的历史、发展速度、发展现状不同，导致高校干部人事档案的归属有不同的部门。《高等学校档案管理办法》规定高校档案机构包括档案馆和综合档案室。就笔者所在的省份高校来说，省内成立档案馆的高校有安徽大学、合肥工业大学、中国科学技术大学等。这些高校的发展历史比较悠久，师资力量发展规模都很大，这些学校的档案都集中收集在档案馆来实行集中统一管理，干部人事档案也由档案馆收集管理。省内有些新建的地方应用型本科高校，由于建校历史短、发展规模小、保存的档案也少，这些高校只成立了综合档案室。综合档案室隶属于办公室一般只收集保存学校的文书档案。而干部人事档案由组织部或者人事处管理。如笔者所在的高校在升本之前由组织人事部门管理。升本以后，组织人事部门分开，组织部和人事处独立分开，干部人事档案由人事处管理，组织部协管。还有的高校，干部人事档案由综合档案室集中统一保管，综合档案室隶属于人事处。
3、高校管理部门重视程度不同
组通字（1991）13号文件中的干部档案工作条例中明确规定：“管理一千人的档案需要配备一名专职干部；档案在二千以上的要配备二名专职干部，兼职人员要以主要精力从事干部人事档案工作”。但是在高校干部人事档案管理的过程中，这样的“配备”几乎难于实现。而档案馆或者档案室长期以来一直是清水衙门，无权无势，很少有人问津，甚至于有人还不知道有这个部门，在学校的工作中也是用着时重要，不用时想不起，处于无足轻重的地位。因此，高校领导和教职工对于档案工作缺乏足够的了解和认识，档案管理意识不强。这种情况必然导致学校管理部门对干部人事档案的去处有了不同的意见和看法。把干部人事档案放在置于次要的地位。
三、探讨高校干部人事档案归属的问题
1、根据学校实际情况，有条件的高校要成立档案馆，干部人事档案由档案馆集中统一管理
我们都知道，档案的最终归属是回归档案馆或者档案室，由档案馆（室）集中统一管理。集中统一管理是档案工作的基本原则，集中统一管理档案能够有效地对档案进行开发利用。21世纪是信息化技术飞速发展的时代，高等教育要发展，就必须把发展信息，发展电子政务作为今后发展的方向和目标。随着高校信息化的发展，新型的档案管理模式也会应运而生，把干部人事档案归入档案馆，实行集中统一管理是高校档案发展的必然趋势。高校档案馆信息资源丰富，把干部人事档案归入档案馆，将会最大限度地提高高校干部人事档案的现代化管理水平和对人才资源的开发利用，最大限度地发挥人才效益。高校档案馆把人事档案、学生档案等各类档案集中起来，实行统一管理，方便高校在人力、财力、物力等各个方面的综合考虑，统筹安排，合理使用。这样能够避免资源浪费、信息不畅通的局面，有利于节约经费、人员及库房和设备，学校可以集中人力、财力、物力来面对信息技术的挑战，加速档案管理工作的现代化、标准化、科学化，真正实现高校档案管理现代化。
2、根据中组部和国家档案馆印发的《干部档案工作条例》精神，干部人事档案应该由学校组织、人事部门管理
《干部档案工作条例》规定“干部档案是组织人事等有关部门，按照党的干部政策，在培养、选拔和任用干部等工作中，形成的记载干部经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料”、“干部档案工作由干部主管部门领导与指导，主要是更好的为干部工作服务”。干部人事档案收集整理的内容与其他档案比有很大的区别，特别是干部人事档案的查（借）阅有其自己的特殊性。由此可见干部人事档案从体制、机构、职责到收集、整理、装订入盒上与组织、人事部门的联系更为紧密，归组织、人事部门管理更具合理性。从利用上看这种组织、人事管理模式方便学校组织、人事部门对人事档案的运用，但由于人事档案工作只是组织、人事部门工作的一部分，致使组织、人事部门对人事档案管理投入的力度不大，材料比较分散，不能够实行统一管理。这种管理方式适用于一些地方院校和规模不大的高校。
总而言之，高校干部人事档案的归属问题是目前各个高校争论不休的话题，不管是归属于档案馆还是人事处、组织部，各个高校要根据自身的特点，从实际出发，选择适合自己管理的模式。只有这样才能更好的做好干部人事档案的收集、整理工作，有效的运用好人事档案，实现人事档案信息化、网络化，为高校建设发挥巨大的作用。
参考文献：
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[3]方丽华.高校人事档案管理模式创新探究[J].科技纵横，2013（3）：291-292
[关键词]事业单位；文书档案；以件归档；措施
中图分类号：G258 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）21-0324-01
文书档案作为事业单位档案工作中重要组成部分。它记载着事业单位发展的过程，客观反映出事业单位在处理问题、基本建设、领导决策及研究开发等各方面的过程、成果。随着社会的发展，如何提高文书档案管理水平是事业单位档案工作必须面对的新课题，而以件归档开启了事业单位文化档案管理的新篇章。
一、事业单位文书档案以件归档的优势
（一）跟基本原则更契合，有利于检索
事业单位整理文书档案的基本原则是：必须遵循文书的自然形成规律，确保文件之间的有机联系不被破坏[1]。以件归档是客观标准，严格遵循了文书的自然形成规律，减少整理过程中的随意性。同时，以件归档按照年度、机构等进行分类，并按照时间及成套性进行排列，促使文件之间的有机联系完好无损。另外，以件归档的方法不仅加强了对事业单位文书档案的整理、归档，还加强了对档案信息的组织，通过提示相关文件、编制专题目录等方法加强文件之间的有机联系，对文书档案信息的检索更有利。
（二）以件归档更简便易行，确定性更高
传统以卷归档的文书档案整理方法要求档案人员以个人的经验为依据进行主观判断，通常会使人产生难以掌握标准的无力感，导致整理工作繁杂、难度较大。而以件归档的方法按照年度、机构及保管期限等进行分类整理，不仅简化了文书档案的整理程序，还降低了工作难度，促使文书档案工作更加简便易行。同时，传统的整理方法是以档案人员的主观判断为依据的，于是不同的档案人员整理就会出现多种不同的结果，导致文书档案归类交叉，组卷很不合理，在拟写案卷标题时通常会出现偏差等。而以件归档的整理方法使用的是客观的标准，消除档案人员的主观臆断，即便整理文书档案的人员不同，整理的结果也是一致的，且不需要进行案卷标题的归纳、拟写，促使事业单位整理文书档案的确定性更高。
（三）便于事业单位鉴定、开放及利用档案
不管是使用以卷归档的传统整理方法，还是使用以件归档的新方法，事业单位对于文书档案的鉴定单位都是“件”。首先，在文件鉴定方面，如果事业单位使用传统的整理方法，当不同价值的文件出现在同一装订案卷中时，就需要拆卷，重新分类整理后再装订，否则案卷里的一些已经超过保管期限的无价值文书档案就会继续存在，这样不仅会增加事业单位文件鉴定工作人员的劳动量，还无法取得较好的鉴定效果。以件归档的文书档案整理方法能很好地克服这一弊端，因为以件归档的方法不需要立卷装订，各个文件之间存在相对的独立性，当鉴定单一的文件时，不会对其他文件鉴定造成影响，也不会出现价值不同的文件排放在一起的问题。其次，在开放利用文书档案方面，以卷归档的方法把数份文件装订成一卷，严重影响了事业单位对单件文件的开放及利用。以件归档的方法促使事业单位在利用文书档案时针对性更强，单件文件可以独立开放，将有效避免文件阅读范围的扩大。同时，在事业单位办公自动化软件的支持下，单份文件可以充分开放，利用率被大大提高。
二、事业单位加强文书档案以件归档管理的策略
（一）提高文书档案以件归档的标准化程度
当事业单位的文书档案被收集、入室之后，文书档案人员必须第一时间按照事业单位既定的保管期限、归档范围等标准完成文书档案以件归档的整理工作。首先，事业单位文化档案保管期限的标准规定应进一步明晰，档案人员在整理时不仅要重视各个文件之间的有机联系，还要将存在必然逻辑联系的文书档案放在一起，防止档案的价值被孤立划分；不仅要鉴定文书档案的实际内容，还要研究其作用，避免片面地看待档案价值。其次，档案人员在整理文书档案时，并不是每一份文件材料都需要以件归档，而应仔细分析、区别对待，掌握好文化档案以件归档的范围要求，不仅要防止有文必归及重份文件现象的出现，还要避免发生有档不归的现象，确保在事业单位归档范围内的、有价值的每一份文书档案都以件归档。例如，事业单位重要的文书档案底稿应包括其历次修改稿，并将这些修改稿视作重要文件一起归档。不在事业单位归档范围内的文书档案可由相应部门自行保管一定的期限，之后按照规定进行销毁。例如，事业单位各部门办公室经办的介绍信、出门条及去仓库领用物品时产生的领料单等文书档案就不在事业单位的归档范围里，不需要以件归档。因此，档案人员在以件归档整理事业单位的文书档案时应充分掌握标准化程度，以提高事业单位文书档案管理水平。
（二）提高事业单位档案人员的业务素质
虽然以件归档的方法大大简化了事业单位档案人员的文书档案整理工作，但以件归档并不是随意整理或取消整理，而应严格按照标准化的程序进行整理，减少出错，甚至可以避免出错，以使归档文件有序。造成事业单位文书档案以件归档出错的主要原因是档案人员自身：其一，客观原因。事业单位每一年都会招聘一些新的档案人员，他们不熟悉档案业务，对以件归档整理方法的掌握不够。其二，主观原因。事业单位一部分档案人员受到传统观念的影响，很难接受以件归档的新理念、新方法等。因此，事业单位文书档案人员应努力提高自身业务素质，确保以件归档工作标准化、规范化。
首先，事业单位新进的档案人员要尽快进入岗位角色。其一，新进人员在思想上应正确认识文书档案管理工作，认真对待以件归档，认识到以件归档是一项专业性很强的文化档案管理工作。事业单位的文书档案工作是重点，怎么收集文书档案、怎么以件归档等都不是一蹴而就就能掌握的。其二，新进人员应主动参与各种业务培训活动，不仅要掌握整理事业单位文书档案必要的理论知识，还要重点掌握事业单位文书档案的操作性、应用性等知识，如以件归档应如何进行、整理步骤是怎样的等，确保将事业单位以件归档整理文书档案的标准吃透，以便在实践工作中熟练运用。其次，在事业单位从事较长时间档案工作的人员也应及时更新知识，自觉执行新的以件归档标准。这部分档案人员是事业单位文书档案战线上的中坚力量，他们更应紧跟档案工作的发展步伐，主动接受继续教育，不断更新自身业务知识体系，熟悉并严格执行国家新出台的档案业务规定，不能一味固守传统的以卷归档理念、做法。在以件归档过程中，档案人员应积极主动收集文书档案、材料，并严格执行标准，在提高自身业务水平的同时避免出现错误，强化对文书档案工作的责任心。
以件归档的方法确实为事业单位档案人员带来方便，但它同时也对档案人员提出了新的要求和挑战，档案人员不仅要充分认识到以件归档的优势，还要重视提高自身业务素质，不断改进文书档案工作，确保事业单位文书档案管理工作标准化，从而为事业单位的发展提供优质服务。
参考文献
关键词：人事档案管理 利用
中图分类号：G271文献标识码： A 文章编号：
人事档案是一种专门档案，是专门活动形成的档案，它是一个由若干具体档案种类构成集合的概念，具有很强的自我独立性和规律性，它虽与官方正式文件转化而成的文书档案有所不同，但它仍具有明显的行政管理性，因此它在档案利用方面具有较强的行政作用、业务作用、法律作用及教育作用等等。人事档案是历史全面地记载职工的个人信息，在人事管理中是正确评价选拔人才，合理流动配置人才的重要依据。档案管理工作能否适应社会发展需要、如何优化人事档案的管理、如何提高档案的利用价值等方面都要求档案管理人员在思想意识、专业知识、业务水平上具备较高的认识和能力。本文就档案管理人员如何进行档案管理工作的问题简要阐述。
一、人事档案的收集与鉴定
人事档案是记述和反映个人的自然情况、重要经历、政治情况、专业技能、工作业绩、思想、生活及工作作风等方面的综合记录。各单位应按标准配备专职的档案管理人员，对档案管理的专业知识进行定期培训强化，建立健全档案材料的收集鉴定制度，给档案管理工作给予高度重视。
1、人事档案的收集。人事档案资料应具有全面、原始、真实的特性。随着我国市场经济的建立和发展，我国人事制度进一步改革，与此相关的人事档案工作，也发生着重大的变化。 “遗弃档案”、“人档分离”等已成为社会普遍存在的现象，档案在一些人眼中作用弱化了，但这并不代表着档案能够随意丢弃置之不管。人事档案的收集渠道广泛复杂，收集时间区域较长，档案管理人员在收集、移交等环节严格把关，对个人经历、工作业绩、奖惩情况、政治表现等资料尽最大可能的收集齐全。对能突出反映个人突出的专业技能、社会贡献、道德品质的材料着重收集，主动查找信息收集，为人才的选拔任用提供事实依据。
2、人事档案的鉴定。人事档案中材料内容为记录个人信息，各类档案材料的来源部门多、历时长，在人归档前必然要经历材料的形成、传送等多种渠道，所以在归档时对形成档案材料的鉴定应作为现今档案管理工作一个非常重要的环节。人事档案的鉴定是一项政策性很强的工作，它决定档案材料的取舍，维护归档材料的真实性、统一性、准确性。档案材料要随时收集随时鉴定。包括鉴别材料内容真实与否，手续是否齐全，填写格式是否正确等。坚决剔除那些假材料、没有实际根据的材料，对内容不统一的材料以最爱说服力的材料为依据统一，保留有利于社会需要的材料，净化和优化档案材料的内容。对于死亡人员档案、无头档案的鉴定工作也不容忽视，一定要保有其存在的真实和完整性，以备查阅利用。
二、人事档案的分类归档与保管
人事档案正确的分类归档与科学的保管方式能为档案的有开发利用提供全面便捷的服务。长期实际工作的积累使人事档案保管范围明朗化，让档案材料的归档类别清晰，但由于社会高速发展以及人事制度改革的不断深化，给档案管理赋予了新的工作内容，提出了更高的工作要求。
1、人事档案的归档。。 档案具有原始性，在分类过程中确保归档范围明确、类别清晰有序、信息详实统一、记录连续不间断都是人事档案归档的必须遵循的原则。现有的人事档案分类已经不能满足人才流动引起的人事档案归属范围的变化，因此而产生的信息材料另分类别，给档案归档分类提出了一个新的课题。
2、人事档案的保管。根据相关规定严格准确的把握档案的保管期限，采用科学现代化的设施建设档案室（馆）。人事档案的保管首先要对收集到的归档材料的编号编目工作。归档文件应依据分类编序编号，归档文件编号是将归档文件在卷宗中的位置标识，编号是编目工作的起点和基础，其目的是反映分类、排列这些系统工作的成果。通过编号，使归档文件在卷宗中的位置得以确定，并为后续的编目工作以及将来查找利用时的实体存取提供了条件。归档文件应依据分类方案和文件编号顺序逐件编制归档文件目录。编写目录要按分类顺序编制，包手题目、行为单位、形成时间、文号、页数、备注等项目，让查找一目了然。整理完结的信息材料，装订、装盒形成独立完整的档案存入档案室内保管。
三、人事档案的开发和利用。
人事档案记载着一个人成长的轨迹，记载着身份、党团组织关系、学历、经历、职称、政审情况以及人才能力、性格、工作作风、思想政治表现等许多情况，具有重要的“凭证价值”和“参考价值”。个人转正定级、职称申报、办理养老保险等，都需要档案“说话”，它的作用仍不可被取代，如果没有档案，单位和个人的权益都无从得以保障！从某种意义上说，它甚至可以决定一个人的命运。人事档案的利用工作，影响人事档案工作的全局。做好档案的开发利用，不但可以实现档案管理工作的自身价值，也可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。
档案具有其真实性、原始性，具有其它任何材料不可替代的依据和凭证作用，所以它有极强的法律效益。人事档案不仅为单位用人、选人及人力资源科研、教学和管理等工作服务，同时也为个人切身利益服务，帮助解决没有档案就无法解决的问题。对于个人来说，无论是就业、考研、公招、公考、出国政审还是职称评审、社会保险、入党入团、退休手续办理以及各项证明的出具等等手续都将以档案材料的审核为重要依据。用人单位通过利用档案，可以清楚地了解职工过去的工作轨迹，总结经验教训，为领导科学决策和科学管理提供重要的参考和依据。做到知人善任、选贤举能，将尽可能全面、准确地了解职工，通常会将考察现状与查阅档案材料中的思想言行、业务水平、个人素质、历史情况等原始材料有机结合，尤其会将档案中的学业成绩及思想表现情况作为接收毕业生的重要依据。
一是档案归档不及时，材料收集不全，造成档案材料的流失。由于历史的原因，过去的干部档案收集不完整，特别是一些老干部档案，尘封了几十年，只有寥寥几页，根本无法查清具体的工作单位和本人的具体情况。很多档案只有入党自愿书或者是部队形成的档案材料，之后就再也找不到任何材料，造成许多无法辨别的干部档案，增加了干部档案甄别的难度。
二是鉴别不准确，损害了干部人事档案的真实性。有些干部人事档案，把不该归档的材料也收集进来，影响了对干部的真实评价。有的档案手续不完备，全部由干部自己填写，没有经过组织审核；有的把检举揭发材料归入档案，没有经过组织鉴定真伪，也没有审核结果；有的同名档案没有认真鉴别，造成同名干部档案混装现象。值得注意的是，个别干部在填写各类表格、材料时，出于各种目的，故意歪曲事实，人为造成了个人档案的失真。
三是制度不到位，档案材料的归档缺乏必要的约束。对每年干部的年度考核、工资、职务、职称变动等归档范围的材料没有明确的规定，加之各单位政工人事干部变动频繁，很多并不知道干部人事档案的收集、鉴定、归档、转递的程序，没有及时交到组织、人事部门存入干部个人档案，造成人事干部档案的断代，影响了人事干部档案的连续性。
鉴于以上这些情况，结合工作实际，提出以下几点做好人事干部档案工作的建议，以供领导和同志们参考：
一、高度重视，进一步提高对干部人事档案工作的认识。
干部人事档案关系每个干部的切身利益和政治前途，必须引起高度重视，各级领导和干部人事档案工作人员充分认识到这项工作的重要性，把干部人事档案工作上升到政治的高度，认真负责地抓好、落实好。各级各部门要加强领导，注重档案资料的收集并及时归档，尽量避免档案材料的流失。同时，要教育广大干部职工，本着实事求是的工作作风，认真负责地填写自己的各种材料，让他们明白自己的档案是由自己书写，自己的历史也由自己书写，要对自己负责、对历史负责，不能把个人的历史人为地复杂化，以保证干部人事档案的真实性。
二、建立健全各项制度，确保干部人事档案的归档率。
干部人事档案的流失，在很大程度上是因为归档不及时。要制定专门的干部人事档案归档制度，要求各级各部门的人事政工干部在规定的时间内按时保质地将人事干部档案材料按照干部管理权限上交组织、人事部门，同时做好登记，组织、人事部门要在适当的时间进行清理、催收，切实保证人事干部档案材料的归档率达到100%。
三、做好业务培训，逐步提高政工人事干部的整体水平。
干部人事档案工作涉及面广，工作人员不稳定，容易造成工作的不连贯，组织人事部门要定期对政工人事干部进行业务培训，让其明确干部人事档案的归档范围、具体操作程序，养成按时归档的好习惯。同时，要求政工人事干部在各项工作中要履行职责，严把质量关，以确保归档材料的真实性。
一、档案的归档
（一）档案归档流程
1、整理档案：归档文件以件为单位，通常每份文件为一件，装入一个软卷皮。正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后。文件与文件之间要按照一定的顺序排列，如可以按时间、事由等顺序排列文件，一旦文件的排列顺序固定下来，文件的件号也就相应地出来了。
2、拆钉：为了文件能够长久保管，需要把文件的金属钉拆掉。
3、编写页码：文件材料以件为单位编写页码，凡有字的均算一页，页码用阿拉伯数字编写，正面页码写在文件右下角，反面页码写在文件左下角。另外，凡归档保存的材料，均使用黑笔书写，不可使用铅笔或圆珠笔等。
4、加盖归档章：在文件首页右上角空白处加盖归档章。
5、填写归档章：归档章的内容包括：年度、保管期限、类目、件号、页数五部分。
6、编制归档文件目录：归档文件目录设件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。
（二）档案归档制度
坚持档案统一管理的原则，认真执行档案管理制度，任何部门或个人不得据为己有。归档文件材料必须齐全完整、准确，保持文件材料之间的有机联系。区分保存价值，分类整理、立卷。案卷标题简明确切，便于保管和利用。各类文件材料的归档，应有文书部门或业务部门整理立卷。归档时间均按文件材料归档要求与归档范围的要求执行。归档份数，一般归档一份，主要的或利用频繁的文件材料归档两份（如发文、打眼文件等）。凡归档的文件材料，必须符合档案材料的归档规定，严禁用复写纸、铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水写归档材料，必须用碳素或兰黑墨水书写。文件和电报按其内容的联系合并整理立卷。
（三）归档范围
1、文书档案归档范围确定。学院档案室经过认真分析各归档单位（部门）的基本职能、主要业务流程和历年归档情况，拟定出各类档案的基本归档范围或基本归档内容（参照庆职院办发[2007]1号），反馈到各归档单位进行核实，并由归档单位（部门）负责人签字确认后形成单位（部门）归档范围。
2、科学技术研究档案归档范围确定。依据科研项目计划确定归档项目。
3、建设项目档案归档范围确定。依据建设项目计划确定归档项目。
4、设备仪器档案归档范围确定。依据设备仪器引进和购置计划确定归档项目，与建设项目关系密切的设备仪器文件，归入建设项目档案。
5、声像档案归档范围确定。依据《大事记》确定重要事件，以及重要事件中的主要人物、重要会议、重大活动、重点项目的声像材料和专题片。
6、荣誉档案归档范围确定。依据《大事记》确定单位及个人受到上级部门表彰和奖励，以及上级领导和社会知名人士的题词等具有保存价值的实物范围。
二、档案的安全管理
档案归档很重要，但是如何确保使归档档案的安全，保证其绝密性，不被投机分子盗取利用，加强对档案工作的安全管理意义重大。
（一）档案的保密
1、保守档案机密是每个档案工作人员的神圣职责。
2、档案室设专用档案库房，配置专用档案橱柜存放档案。
3、档案室内应设置阅览档案室，建立监阅制度，防止失密、泄密。
4、档案库房和档案橱柜必须明确专人管理，钥匙由专管人员使用。档案人员工作调动时，必须办理交接手续。
5、档案人员不得将机密文件、档案资料带回家，或探亲访友，或出入公共场所。
6、不得擅自翻印、复印上级机密文件或资料，不得在私人通信或普通电话中涉及档案机密；不准向无关人员谈论、泄露有关档案内容。在立卷中形成的各种草稿、废纸等不得乱扔，一律按保密纸处理或销毁。
7、非档案人员不得进入库房，不得在库房中接待亲友。
（二）档案保存时的保护
温度和湿度是影响纸质档案材料老化变质的重要原因，调控、调节好库房的温湿度，是延长纸质档案寿命的重要措施。库房一般管理温度以14～18度为好。但我国夏季气温较高，可采取低温处理，确保纸质档案处于合适的温度环境中。
光是所有危害纸质档案中危害因素最为强的一种。纸质对抗光能力的强弱取决于其成分。现代制纸方法和纤维纯度对纸张耐光性影响极大，加上红外线、紫外线照射，以及光氧化作用，纸张变色、褪色，发粘、老化、变质。因此，应采取避光措施，避免阳光直射，应当将纸质档案在暗处保护。
根据纸质档案的性能特点，有针对性地进行保管。如对酸性较强的纸质，其抗虫害能力强，但又具有纤维成为容易分解、聚合度下降、韧性差等特性，应密封保管，对图纸、字画档案，根据其纸张材料特殊且幅面大易磨损破碎的特点，应折叠管饱或卷起保管，或推开平方保管。
（三）变成电子文献
纸质档案无论如何处理终究需要很大的代价，且无论如何都难以避免其脆弱性。电子技术应运而生为纸质档案管理寻找到了解决的一个途径。将可处理的纸质档案变成电子档案有其必要性。电子档案所占内存十分小，且易于复制、保存。虽说有一定的缺点，但是终究是档案保护的重要措施。
三、结语
关键词：人事档案;收集;鉴别;工作
收集人事档案材料，充实人事档案内容，是贯穿于人事档案工作始终的一项经常性的工作。鉴别工作的好坏直接决定着人事档案质量的优劣。对能否正确贯彻人事政策也有一定的影响。它是一项非常重要的工作，在人事档案中占有特殊的地位。
1.人事档案的收集
收集人事档案材料，政策性强，涉及面广，难度较大，它不仅是人事档案部门的任务，也是形成人事档案材料部门的任务，必须各方面密切合作才能做好。
1.1人事档案的归档
人事档案材料的归档范围做好收集工作，首先应明确收集什么。人事档案材料的归档范围包括：调配、任免、考察考核材料，录用材料，办理出国、出境材料，各种代表会材料，工资待遇材料，学历和评定岗位技能材料，职称材料，加入党团组织材料，政审、考核材料，奖励与处分材料，履历、自传、鉴定材料，科研材料， 残疾材料，其他材料。
1.2人事档案材料的收集渠道
人事档案材料的形成不仅仅局限于组织、人事、劳动部门，凡是与人事管理活动有关的部门都有可能产生人事档案材料。应摸清人事档案材料的来源，做到"有的放矢"。当前，人事档案材料主要通过以下渠道收集。
通过组织、人事、劳动及其他人员管理部门，收集各种履历表、简历表、登记表、自传、鉴定、考核、考绩、任免、招聘、录用、招工、"以工代干"转干的材料；评聘、晋升、套改专业技术职务职称和评定工人岗位技能的材料；授予学位、学衔、军衔的材料；审计工作中形成的有关材料；出国、出境、办理工资、调整级别待遇、离休、退休的材料。通过员工所在党、团组织、政府机关、企业、事业单位的有关部门，收集员工人党、入团，民主评议党员、退党、退团、除名及参加派的有关材料；授予各种荣誉称号的先进事迹和奖励材料；有关政治历史问题的审查、甄别、结论、调查报告和本人的申诉、检查交待材料；更改姓名、年龄、参加革命工作时间、入党入团时间、申请书和组织审批材料。
1.3建立和健全收集制度
人事档案部门应建立和健全移交制度，明确规定各单位、各部门日常工作中形成的，凡是属于归档范围的材料，均应移交人事档案部门。人事档案部门不能完全坐等有关单位主动送材料上门，应经常与有关部门保持密切联系，定期或不定期索要应归档的人事档案材料，对于迟迟未交者，应及时貧函、打电话或登门索要。检查核对制度人事档案部门对所管人事档案数量的状况，应定期进行检查核对，将不符合归档要求的材料，退回形成单位重新制作或补办手续；不属人事档案范围的材料，予以剔除或退回原单位处理。
组织、人事、劳动等部门，根据工作需要和档案材料的缺少情况，统一布置填写履历表、登记表、鉴定表、自传等，使人事档案及时得到补充。
2.人事档案的鉴别
人事档案鉴别工作，就是按照一定的原则和规定，对收集起来的档案材料进行审査，甄别其真伪，判定有无保存价值，确定其是否归入人事档案。它是人事档案材料归档以前的最后一次检查。鉴别是系统整理的基础和前提，也是保证人事档案材料完整、精炼、真实的重要手段。鉴别工作的好坏直接决定着人事档案质量的优劣。对能否正确贯彻人事政策也有一定的影响。它是一项非常重要的工作，在人事档案中占有特殊的地位。
2.1鉴别工作的原则
鉴别工作的政策性很强，必须遵循"取之有据，舍之有理"的原则。取之有据，是指归人人事档案的材料要有依据，符合上级的有关规定。舍之有理，是指决定剔除的材料，要有足够的理由，尤其是准备销毁的材料，更须十分谨慎，不能武断或草率。人事档案是培养、选拔干部的依据，有时一份材料会影响一个人的使用。因此，应以高度负责的精神，慎之又慎地决定材料的取舍。为正确贯彻鉴别工作原则，必须做到以下几点。
2.2鉴别的内容和方法
判断材料是否属于人事档案通过各种渠道收集来的材料，由于种种原因，有些属于人事档案，有些属于文书档案、案件档案、业务考绩档案、诉讼档案等，有的材料应该归档，有的应由本人收存，有的需转递有关部门。鉴别工作的任务之一，就是把不属于人事档案归档范围的材料剔除出去。
从纪检、监察和行政管理部门收集来的处分决定、结论、批复、本人对处分决定的意见和检査交待材料，属于人事档案范围。本人申诉材料、旁证、检举揭发材料，属于案件档案范围，由纪检、监察部门保存。
从专业技术单位和学校收集来的评聘专业技术职称的申报表、审批表、考绩材料、发明、创造、革新成果登记和论著目录、受奖材料、学位学衔材料、毕业登记表、学历证明、考试成绩单等，属于人事档案范围。从组织、人事、劳动部门收集来的干部职务任免、员工录用、聘用、招用、职级待遇调整、更改姓名、参加工作时间等的登记表和审批材料等，属于人事档案范围。
判断是否本人的档案材料人事档案是以员工姓名为特征整理保存的，确定档案材料是否归档，首先应弄清楚是谁的档案，不能因同名同姓、同姓异名、异姓同名而张冠李戴，因一人多名而将材料分散。为防止张冠李戴，应仔细核对档案材料上的籍贯、年龄、性别、家庭出身、本人成分、工作单位、加人党团组织、参加工作时间、职务、工资级别等基本情况是否相同。
判断材料是否处理完毕和手续是否完备只有处理完毕和手续完备的材料，才能归入人事档案。凡是悬而未决需要继续办理的"敞口"材料，不得归入人事档案。查对材料是否重复人事档案要保持精炼，拣出重份和内容重复的材料。鉴别工作中，还应同时检査档案材料有无破损、霉烂变质、字迹模糊、伪造或涂改等现象，有问题时及时处理。
2.3剔除材料的处理
转出经过鉴别，认定不属员工本人的材料，或者是不应归入人事档案的材料，均应转给有关单位保存或处理。转出时，要写好转递材料通知单。退回近期形成的档案材料，手续不够完全，或内容尚需査对核实，应提出具体意见，退回有关单位，待修改补充后再交回来。凡应退还本人的材料，经领导批准后退还本人，退还时应进行登记，接收人清点无误，签名盖章。留存不属于人事档案范围，又有保存价值的参考材料，整理后由组织、人事部门作为业务资料保存。销毁无保存价值、重份的材料，应按有关规定销毁。销毁时要认真审查，逐份登记，并说明销毁的理由，经主管领导批准后，进行销毁。
参考文献
1.完善规章制度和管理手册
人事档案管理工作复杂繁琐，必须按照相关的规章制度来办事，否则就会无章可循，无所适从。根据国家档案局、国资委关于档案工作的新规范和新要求，结合企业实际工作和社会现实需要，要进一步健全人事档案管理体系和工作责任制，规范业务环节，推进档案工作标准化、规范化管理，使人事档案案卷的整理更加全面、科学、完整，为任用考察干部提供准确、实用的信息。
2.加强建档业务指导
结合企业全面深化改革的实际，及时指导合并重组单位、职能调整单位和新成立单位开展人事档案业务，做好合并重组后被撤销业务或单位的人事档案处置工作。及时收集管理改革中新形成的人事档案，对档案材料认真整理，进行有效细致的鉴别，去伪存真、查缺补漏，确保材料齐全完整，手续完备。3.扎实做好人事档案归档工作完善人事档案归档范围，做到确认依据齐全、充分，使人事档案内容充实，更全面地反映一个人的情况。做好人事档案归档与档案收集工作，建立人事档案材料收集网络，保证人事档案“应归尽归”，减少重复归档和重复保存，推动档案资源科学配置和共享利用，保证人事档案的权威性、准确性和真实性。
二、加快档案数字化建设进程
1.进一步完善人事档案管理系统应用
做好人事档案管理系统升级工作，熟练应用档案管理系统，提高应用范围，实现计算机辅助管理。以实现全文数据库建设为目标，落实“增量电子化”要求，保证电子档案同步归档，做到收集齐全、命名科学、整理有序、元数据合理有效、格式规范、归档及时。
2.加快推进人事档案数字化、信息化
按照国家相关要求，加快“存量数字化”步伐，尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，使文字、图片、声像等资料转变成数据资料，加强数据质量管理，严把数据质量关，加强审核力度，确保进入系统的数据符合要求。
3.开展档案资源数字化、网络化服务
做好人事档案数字化成果的权限设定和挂接工作，搭建声像档案展现平台，实现人事档案资源的在线阅览与网络利用，实现人事档案纸质与数据格式并存，以此推动档案服务方式的变革。
4.加大档案安全保管力度
严格执行人事档案保密管理相关规定，制定切实可行的安全预案，做好人事档案保管与利用过程中的保密工作，确保档案实体和信息安全。严格遵守人事档案借阅审批程序和档案管理系统档案查阅权限，明确人事档案利用的方式和方法。
三、推进档案开发利用工作
1.创新档案服务方式
要创新思维、善于谋划，找准结合点，主动利用档案资源服务领导决策和企业发展。积极提供人事档案利用服务，为企业全面深化改革提供档案信息资源保障；结合人事档案利用需求，加强档案信息分类管理，提供多样化、个性化、常态化的档案服务。
2.加强人事档案文化产品开发
对人事档案中的内容进行筛选、提炼、加工、编撰，把人事档案转化为文化产品，推出一些有特色、有影响力的佳作。以档案资料为主举办各种展览、制作电视节目或音像制品等，使档案从库房中“走出来”，更精彩。
3.做好人事档案的宣传和研究工作
围绕“国际档案日”宣传主题深入宣传档案工作服务企业改革发展的作用和成果，提高全员档案意识。深入宣传人事档案部门在服务改革发展中的新举措、新成果和典型案例，把档案变成现实的延伸、背景和参照。另外，要加强对档案工作重点难点和关键问题的研究，及时总结好的做法和利用案例，引领档案工作的创新发展。
四、落实相关保障措施
1.加强档案队伍建设
充分利用国家组织的专业培训、远程教育等方式，制定培训规划，优化和丰富培训内容，做好各类档案人员的岗位培训，提高全员业务素质。务必使档案管理人员熟悉人事档案工作的各个环节，明确鉴别、分类的内容和归档的要求，更好地掌握科学管理人事档案的方法和原则，以便提高工作效率和档案质量。
2.深入推进档案评价工作
企业人事部门要坚持和完善档案工作评价机制，定期抽检人事档案，评分排名，对于出现的问题，要积极认真及时地整改。以评价为抓手推动各项管理要求的落实，提升档案工作整体水平，使人事档案工作更加科学实用，为人事资源管理工作提供帮助。
五、总结
一、档案收集工作中存在的问题
1.档案门类收集不全
公路运输管理部门在实际工作中形成的档案门类至少有文书档案、会计档案、基建档案、人事档案、业务档案等。而相当一部分公路运输管理部门档案室保存的只有文书档案和会计档案，而业务档案和基建档案没有统一收集管理，严重缺失。
2.归档文件材料不全
一些公路运输管理部门的文书档案几乎是清一色的红头文件,很多重要的档案材料,比如重要会议材料、统计报表、审批材料等很少归档。非正常收发渠道的文件材料归档参差不齐，诸如合同、协议、备忘录等很少归档。
3.保存的档案内容不完整
在已经归档的材料中，有的文件有印件无定稿,或有批复无请示,或有附件无正文。基建项目有图纸无前期审批文件，案件处理有结果没有笔录等等，档案材料的成套性、系统性较差。
二、档案材料收集不全的原因
1.单位领导档案意识不强
一些单位领导对档案的作用认识不够，意识不到保存的必要性。档案工作人员变动频繁，在办事流程及日常工作中自主性较大，文件收发登记不全、归档手续不完整，造成档案资料缺失。
2.档案人员工作方法陈旧
档案人员向各部门采用“催缴”的办法收集归档材料，而各部门业务人员大多是兼职的“多面手”，没有经过正规的专业技能培训,结果是反复催缴几次后,得过且过,能收集多少是多少,多收多存,少收少存，客观上也造成了其他载体档案归档困难。
3.有关科室协调配合不好
有关科室人员档案意识不强,对档案工作认识不够,片面认为收集档案材料是档案工作人员的事,对档案人员在收集工作中碰到的困难不以为然,有些应该归档的材料自己私自留存。一些工程建设项目没有专门人员负责跟踪收集，很容易出现归档材料收集不全、丢失的情况，很难完整归档。
4.归档范围不够科学
一些单位的归档制度不健全，没有形成规范的档案移交制度。或者制定的归档范围不够具体、科学，归档内容过于原则、笼统。档案材料的形成对象和移交对象不明确。致使一些部门对应该归档材料理解不够，不能自觉地把本部门应归档的材料向档案部门或档案工作人员移交。
三、做好档案收集工作的对策
1.争取领导的重视和支持
档案是社会实践过程的真实记录,它的价值就在于真实性、原始性。做好档案收集工作,领导的重视和支持是关键。首先，要提高领导的档案意识，领导认识上去了，才能采取积极有效的措施。只要领导带头,做出表率,许多困难都会迎刃而解,收集工作就会顺利，才会带动业务部门对归档工作责任感的提升。
2.建立健全归档制度
公路运输管理部门应根据自身的实际情况,制定出一个按内部组织机构或人员职能分工的、内容比较具体、全面而又有明确针对性的归档范围,在实际工作中切实执行归档范围,以避免某一门类的档案材料的短缺。在制度上保证档案归档工作的顺利进行，使归档工作有据可考，有法可依，并争取将文件材料归档工作纳入单位年度考核体系，明确考核内容要求和奖惩措施等。
3.配备档案专兼职人员
由于各门类档案材料专业性较强,因此需要由具备相应的专业知识、掌握该类档案形成规律的专业人员，担负起档案材料的收集与整理工作。运输管理部门要配齐档案专兼职人员，这样可以充分发挥档案专兼职人员的主观能动性，严格执行归档制度，做好档案的收集工作。
4.提高档案人员的业务素质
要不断培养提高专兼职档案员的档案意识,利用一切机会,采用多种形式和方法,宣传《档案法》和档案工作的意义和作用。定期举办档案讲座或培训,讲解档案工作的基本知识,提高档案人员的业务素质，档案工作理论水平和操作技能。
5.不断创新归档材料的收集方法
人事档案是组织人事部门按照党的组织原则和政策在培养、选拔和任用人才等工作中形成的记载职工个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的文字材料，并按有关规定进行整理后组成的，也是考察了解和正确选拔使用人才的重要依据。
二、人事档案管理存在的问题
但随着国家改革开放的进程加快和社会主义市场经济的纵深推进，传统人事档案制度的身份性和体制性弊端也显露无遗。“死档弃档”、“虚假档案”、“人质档案”、“人档脱节”、“档案克隆”等现象也日益增多，其“二元化人事体制结构”所形成的“人才壁垒”、“单位封闭”、“制度交易”、”身份阻隔“等负功能愈加显现，在一些人的心目中人事档案已经沦为“鸡肋”――食之无味却弃之可惜，其制度性生存愈发尴尬。因此，传统人事档案制度必将走向终结，新的、科学的人事档案制度必将走向前台。目前。人才流动性较大，人才流动中的区域、部门、行业、身份、所有制等限制逐步在释放，发展人事代理业务，改革户籍、人事档案管理制度，放宽户籍准入政策，推广以引进人才为主导的工作居住证制度，探索建立社会化的人才档案公共管理服务系统。因此，人事档案及其制度的公共政策创新必须沿着契约化、社会化、 电子化和法制化的方向发展，也就是说契约化、社会化、电子化、法制化是人事档案制度创新的必然路径。
（一）内容上，立卷不够规范，案卷质量不高
一是档案材料内容填写前后不一。“三龄一历”（年龄、工龄、党龄、学历）记载多样，个别干部的“年龄越填越小，参加工作时间越填越早，文化程度越填越高”。二是档案用纸规格不一。虽然规定档案材料要统一使用16开办公用纸，但现行的公文材料大部分是A4纸，高等院校印制的学历材料绝大部分也是A4纸，纸张大小不同，致使有的表格印制超过装订线，给立卷归档工作带来了麻烦。三是材料归类不准确。有的不该归档的材料归了档，而该归档的零散材料却没有及时归档。四是档案材料短缺。如表彰和处分材料散失较多，有少量的履历表、自传等未盖人事部门公章。另外，随着时代的发展，职工人事档案中有些陈旧的信息内容已不能满足企业发展的需要。如记载个人履历、社会关系、政治面貌等基本情况的内容多，而反映个人工作能力、技术特长等方面的内容少，这些都会直接影响到案卷质量。
（二）使用上，技术手段滞后，运行效率较低
在整理档案过程中，企业没有启用人力资源信息化系统建设工作，大部分是靠手工操作，费时、费力，效率低，与企业管理水平整体的现代化、信息化、科学化管理水平不相适应。
三、有关人事档案管理的建议
保持职工人事档案工作的高质量，就必须要有科学的管理方法。传统的管理方法在一定时期有它的科学性，但随着企业生产建设的发展和人力资源管理工作对人事档案管理工作要求的变化，就会显现出它的局限性。因此，目前的人事档案的管理必须紧跟人力资源管理工作的需求，实现管理的规范化和信息化：
1、实现档案材料收集、归档和鉴别的规范化。职工人事档案管理质量的提高，重要一条就是要及时收集和补充档案材料，而材料收集、归档、鉴别是否规范化将直接影响进档材料的质量，对收集到的档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精炼，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，对于不符合要求的及时退回，限期纠正再归档，对于不属归档范围的材料，及时退给有关单位，做到不散失、不积压。
2、改进档案的检索与查阅方法，实行信息化管理，提高档案管理的信息化。对于职工人事档案的检索，利用姓氏检索的方式进行，这种方法有一定的科学性，但用记起来费时，用起来繁锁，工作效率低。为提高效率，可考虑采取以英文字母的顺序号进行编排，便于记忆，利于查找，提高速度。同时，为提高档案管理水平，可以采用计算机管理人事档案信息化，运行人事档案原件管理系统，使查档人员利用计算机在不接触干部档案的前提下查阅干部档案原件，不仅可以提高查阅档案的速度，同时也有利于人事档案的保密和安全。
3、分类管理。干部人事档案一般由组织部门按管理权限建立并管理，而工人档案则由人事部门进行建立和管理。目前形势下，则需要打破身份、学历、职称、行业、地域等各种限制，由组织人事部门一并建立并统一管理。
[关键词]当前高校 科研档案 归档现状 探索对策
[中图分类号] G271;G647 [文献标识码] A [文章编号] 2095-3437（2015）01-0170-03
高校科研档案是高校承担的教学研究、科研项目在执行过程中直接形成具有保存价值的文字、图表、数据及声像载体等材料。它客观记载了高校科研实践活动的过程，而且记录了科研人员在科研活动中的科研创意、科研经验、科研成果，是科研人员智慧的结晶，是高校科研水平的重要标志。新时期随着高校科研工作的不断推进，科研档案已成为高校档案的重要组成部分。加强科研档案的收集归档，规范和完善科研文件材料的积累，充分开发和利用科研信息资源，对于高校的教学发展、人才培养和科研成果推广、科研再活动、科研能力提升都将发挥着越来越重要的作用。但从当前高校科研信息资源开发利用最基础的环节――科研档案归档工作的实际情况看，明显存在诸多缺陷和问题。
一是对科研档案归档的观念淡薄。有些科研部门更多关注的是如何争取项目和资金、如何保证如期取得科研成果，普遍缺乏对事后科研文件材料归档的责任意识，甚至对档案部门的工作不予积极支持配合，表现为态度冷漠、马虎应付、拖延推脱。有些科研部门在向上级机关办理科研成果登记、申报评优评奖时，拿走存档的文件材料，却不能及时归还，导致科研档案材料处于零乱不规整状态。
二是科研档案收集工作难度大。有的科研人员只考虑个人工作便利，将关键性资料长期留在手中;有的对科研成果能否得到有效保护存在疑虑，担心资料归档后科研信息会失控，以各种理由回避相关资料特别是核心资料的归档。有一些科研项目，出资人并未对完成课题研究后必须形成完整的科研档案有硬性的要求，课题（项目）组不需出具归档完整的证明即可通过项目验收。由于科研档案归档缺乏有效的制约措施，常常发生课题（项目）组不交档案，档案部门三番五次向课题（项目）组和科研人员催收科研档案却毫无结果的状况，严重影响了科研档案的顺利归档。
三是科研档案归档质量不高。参与科研档案归档工作的科研人员和部门兼职档案员，大多不太熟悉档案管理这门专业，缺乏实际工作经验，业务上凭感觉，做多少算多少，很大程度上影响了科研档案归档的水平和质量。当前，科研档案归档工作状况不容乐观，对已收集归档的科研档案的质量问题同样不容乐观，其中最突出的问题是文件材料不完整、不规范，如文字材料多，其他载体材料如光盘、磁盘、图表、照片少;复印件多，原件少;红头文件多，专业文件材料少等等。
笔者针对当前高校科研档案归档中存在的缺陷和问题，对如何采取相应的对策，谈几点粗浅的想法和建议。
一、充分认识完善高校科研档案的重要意义和作用，是做好新时期科研档案归档工作的前提
党的十提出实施创新驱动发展战略。“科技创新是提高社会生产力和综合国力的战略支撑，必须摆在国家发展全局的核心位置”。西方人更是把振兴经济的主要希望寄托在科技创新上。高校不仅是培育科研人才的重要基地，而且是“产学研”协力实现创新战略的实际参与者。科研档案印记着科技创新的足迹，体现着办学的特色和实际科研水平，因而完善高校科研档案有着以下四方面的意义和作用：一是情报“晴雨表”的作用。高校领导通过科研档案反映的真实情况，更好地通观全局，及时针对某一方面或某一层面存在的薄弱环节，有重点地加强人力、财力的投入，使之在较短的时间内加快科研步伐，力求有所建树。二是实例和凭证的作用。许多高校都以丰硕的科研成果来体现本校与众不同的特色，并以此吸引地方政府和社会各界的关注和支持。如果档案工作跟不上，拿不出完整的实实在在的案例材料和凭据，在尊重客观事实的科学面前，就难以取信于人。三是“梯子”的作用。牛顿曾说过：“如果我看得比别人更远些，那是因为我站在巨人的肩膀上。”完整配套的科研档案材料就像一排排助人登高的梯子。有了“梯子”，就可以避免那些低层次的重复劳动;有了“梯子”，就可以让大家顺梯而上站在高处共享科研成果。四是“鞭子”的作用。科研档案的收集整理，是建立在一般性档案材料收集整理基础之上，具有周期长、专业性强、分散难集中等特点的一项具有挑战性的工作。提出做好科研档案归档的要求，实际上是档案管理档次的提升，对档案管理人员是一种鞭策和激励，推动他们努力跟上时代的步伐，自觉提高个人素养，更全面更高层次地去完成好档案管理工作。
要使各级领导干部、科研人员和档案管理人员都清楚地认识到科研档案收集归档工作的意义和作用，仅靠颁发几份文件、做几次动员报告是难以奏效的。这需要高校领导层予以关注，坚持把科研档案工作与高校人才培养、科技创新能力的提升联系起来看待，并摆在适当位置上进行宣传和引导，还要在工作部署上有安排有要求，使大家都能感受到新时期加强科研档案管理工作的重要意义和作用，从而能很好地理解、支持、参与科研档案的归档工作。
二、探讨界定科研档案归档的标准和范围，是理顺科研档案归档工作的重要环节
标准是衡量人或事物的依据或准则。《文选・袁宏》有：“器范自然，标准无假。”秦始皇统一度量衡，对于推动当时经济社会的发展起到里程碑的作用。由此可见，标准化所起的作用是至关重要的。当前一些高校对科研档案的归档标准和范围的界定较为笼统，在具体操作中存在较大自由发挥的空间。这对规范归档工作，保证档案质量，有效地实现科研档案的自身价值，是十分不利的。我们必须看到，新时期，随着高校科研工作的快速推进，科研水平的不断提升，科研档案的形成也发生了巨大变化，其结构层次多维，内涵更加丰富。如科研课题（项目）级别有国家级、省级、校级不等，科研课题（项目）经费有几千、几万、几十万元不等。同时，高校科研档案形成数量也在膨胀，科研文件材料来源渠道越来越多，种类呈多样化。如有的来源于政府，有的来源于社会。有的科研实验阶段形成的各种测试、观测、调查、考察等原始记录、数据处理材料就多达几十卷甚至上百卷。还有科研活动的周期长短不一，有的科研课题（项目）几个月内即可完成，有的需要一、二年，甚至更长时间。有的科研课题（项目）因各种原因中途“搁浅”，甚至“夭折”等等。
面对这种头绪繁多、错综复杂的状况，认真探讨、科学界定科研档案归档的标准和范围，是理顺科研档案归档工作的不可逾越的重要环节。笔者认为，各高校遵循科研档案归档以科研文件材料是否具有保存价值为标准，凡是直接记录和反映本单位科研活动的，具有现实和长远保存价值的科研文件材料，都应列入归档范围，这无疑是正确的。这是科研档案归档标准化的大前提，是基本原则和要求。但当前遇到急需解决的问题是，如何在此基础上，坚持从各高校实际出发，修订出符合本校科研工作实际情况的可操作性强的具体标准和范围，并且要细化到对某阶段某些类型的文件材料应归档，对某些类型的文件材料则不必归档。比如科研准备阶段的开题报告与课题调研论证材料、课题研究计划、执行情况、计划调整或撤销报告等文件材料必须归档。一些取得负结果或因故中断的重要课题的科研文件材料也应归档。而未生效的科研项目合同、未按科研管理程序列入计划、未经鉴定和不计工作量的个人项目等文件材料可以不归档。归档和不归档的文件材料界定得越具体越明确，科研档案归档工作就越落实。
三、建立健全科学合理、规范有序的归档管理体制，是提升科研档案归档质量和水平的关键
改革开放的总设计师邓小平同志高度重视管理体制建设，他极力反对那种“名曰集体负责，实际上等于无人负责”的浮躁、松散的管理模式，并称之为“危险的祸害”，必须予以根除。科研档案将长期服务于高校教育发展事业，随着高校科研活动的广度和深度的不断扩大，科研档案归档的难度和要求也随之提高。要在人类社会又迎来新一轮改革创新的浪潮中有所作为，保质保量地完成科研档案的归档任务，就必须建立和不断完善科学规范的管理体制和组织模式，明确相关部门和人员工作职责，合理分工，做到分级管理，层层负责，狠抓落实。
（一）突出科研课题（项目）组的归档主体地位
作为科研档案主要来源的课题（项目）组，掌握着科研课题的第一手资料，对本课题（项目）产生的全部材料十分清楚，而且了解科研文件材料的形成以及相互间的有机联系，便于遵循规律，把握重点，高质高效的完成归档任务。因此，科研课题（项目）组理所当然应成为完成归档任务的主体。科研相关部门、档案部门应管好科研档案的源头，紧紧抓住课题（项目）组这一基础环节，特别在科研文件的形成与积累阶段，更要充分利用课题（项目）组的各种优势，把归档的各项工作抓紧抓实。
归档的主体地位是要通过明确管理人员责任和权限来实现的。笔者倾向课题（项目）组应作为档案归档的立卷单位，做到科研课题（项目）一经立项，就在课题（项目）组内选定一名责任心强的兼职档案员，全权负责科研档案材料的收集归档工作，课题（项目）组应提供必备的各种条件，支持其尽心尽责地完成好工作任务。
（二）充分发挥科研部门的监管作用
科研部门作为科研活动的管理部门，科研课题（项目）从课题申请、经费审批、计划书下达、科研进度检查以及成果验收等各阶段都是在科研部门直接管理监督之下进行的。因此，对于科研档案的收集归档，科研部门相比档案部门而言，更易于介入，更能有效地把握重要环节，做好监管工作。科研部门要把对科研档案收集归档的监管作为自己的重要职责，并有序地细化到科研活动各关键阶段中去。
首先，立项阶段。高校科研部门在订立课题（项目）合同时就应加入关于档案归档的条款。科研课题（项目）一经批准，课题（项目）负责人就要向科研部门办理科研档案预立卷手续。此后，还可以在经费下拨、项目进度检查等环节，对科研档案归档工作落实情况进行跟踪检查，发现问题，及时解决。
其次，鉴定验收阶段。课题（项目）结束时，科研部门对课题（项目）进行检查验收，同时也要对科研档案归档情况进行检查验收。应明确规定，课题（项目）负责人向科研部门办理档案材料归档手续后，才能申请技术鉴定或专家评审。凡是没有提供完整的科研档案材料的课题（项目）不予鉴定验收。
再次，成果登记和申报奖励阶段。对申报科研成果登记或评奖的课题（项目），应进行一次科研档案归档状况的复查，凡是归档工作未做好，或尚未办妥档案材料归档移交手续的，不予进行科研成果登记与申报评奖。
（三）加强档案部门对科研档案归档工作的跟踪指导
在实际工作中，由于大部分参与科研的人员还肩负着繁重的教学任务，投入档案管理的时间有限，难免在科研档案的材料积累和收集上有疏漏，或对归档标准和范围把握不准，导致归档文件材料的不规整。因此，档案部门不能只偏重于科研档案移交和移交后的管理，而应根据科研档案形成的特点，将科研档案收集工作的跟踪指导贯穿于科研活动的全过程，对科研文件材料积累进行过细的把关，发现问题，及时采取措施予以补救，确保科研档案归档的完整规范。
四、积极完善各项配套措施，是加强科研档案归档工作的保障
唯物辩证法告诉我们，世间万事万物都不是孤立存在的，而是相互关联、相互依存的。科研档案的收集归档工作看似简单，但它在高校建设事业中生存和发展，同样需要与其他各项工作相辅相成。因而，要保证科研档案收集归档工作卓有成效地开展，就必须十分关注与之密切相关的制度建设，借助各方力量促成和完善各项配套措施，使之成为科研档案归档工作的有力保障。
认真落实档案管理工作的检查、考评制度。高校建立和实施档案管理工作检查、考评制度，不仅对档案工作本身进行考评，而且对管理人员落实责任制状况进行认真的检查考核。不少高校还建立起一套个人工作绩效考核的管理系统，并把考核的结果与相关人员的职级晋升等物质利益相挂钩，做到有赏有罚，赏罚分明。这些措施，营造了奋发向上的良好氛围，同样激励着科研人员和档案管理人员对科研档案收集归档的积极性和负责精神。档案部门应借助绩效考评等管理制度，落实好有赏有罚的具体措施，持续有效地推进科研档案归档工作的良性循环。
尽快建立保密和知识产权保护体系。高校的科研人员是科研档案形成的主体，也是科研档案收集归档和利用的最大群体。科研人员档案意识的强弱，直接影响科研档案的归档质量。因此，要特别注重引导科研人员增强档案意识，让他们自觉配合档案部门做好科研档案材料的收集归档工作。鉴于科研档案涉及知识产权、科研开发等方面重要信息的特殊性，很有必要建立一套可操作性的知识产权保护制度，认真处理好科研档案的利用与保密的关系，创新科研档案服务于教学、服务于高校的建设事业的服务方式，严格把好保密的关口，确保科研成果专题档案不泄密。要让科研人员感受到自身权益有了可靠的制度保障，同时依靠制度又能共享科研成果，自然就能很快地消除一些不必要的思想疑虑，积极配合相关部门做好科研文件材料的归档工作。
[ 参 考 文 献 ]
[1] 梁艳玲.浅谈高校科研档案收集与管理[J].经营管理者，2011（8）：299.
部门档案管理办法及实施细则一第一章 总则
第一条 为进一步提高中医药科学技术事业单位(以下简称中医药科技事业单位)档案管理水平，根据国家档案局、国家科委、建设部颁布的《科学技术事业单位档案管理升级办法》的规定，结合中医药工作的实际情况，制定本实施细则。
第二条 本细则适用于县团级以上(含县团级)独立的中医药科技事业单位。
第二章 申报、考核与审批
第三条 中医药科技事业单位档案管理分为：国家一级、国家二级和国家中医药管理局局级(以下简称局级)。国家一级、二级按国家档案局制定的(科技事业单位档案管理国家标准及考核内容》进行考评，局级按《中医药科技事业单位档案管理局级标准及考核内容》进行考评。
第四条 中医药科技事业单位档案目标管理申报工作，采取自愿申报、分级考评、审批的办法。
第五条 各申报单位在按照不同级别的科技事业档案管理标准及考核内容进行自检后，按其隶属关系向主管部门提出申请报告。
第六条 考评工作程序：
(1)听取申报单位自检情况的汇报;
(2)对照申报等级标准，结合实际情况逐项考核评分;
(3)根据考核结果进行综合评议，提出考评意见作出考评结论;
(4)向申报单位公布考评情况，并宣布考评结果。
第七条 中医药科技事业单位局级档案管理的审批工作按隶属关系进行，局直属单位报国家中医药管理局审批;地方所属中医药科技事业单位报省、自治区、直辖市档案行政管理部门或国家中医药管理局审批。
第三章 考评组的组织
第八条 根据中医药科技事业单位档案目标管理工作的需要设立考评组。国家中医药管理局负责直属单位的考核评审工作;地方所属中医药科技事业单位的档案目标管理工作以地方档案行政管理部门为主，会同地方中医药管理部门组织考核评审。
考评组一般由5-7人组成，考核局级档案目标管理单位时，至少应有3名局级以上评审员参加。
第九条 局级评审员的条件：
(1)能正确理解并执行国家关于档案工作和科技事业单位档案管理工作的方针、政策、法规和标准：
(2)能够熟练掌握中医药科技事业单位档案目标管理标准，工作认真负责，秉公办事;
(3)具有初级以上专业技术职务或大专以上学历并有三年以上档案业务指导或中医药科技管理工作经验。
第十条 评审员的职责：
(1)接受对中医药科技事业单位档案目标管理工作的业务咨询;
(2)参加目标评审工作;
(3)及时向档案行政管理部门反映档案目标管理工作的情况和问题。
第十一条 国家级评审员由国家中医药管理局推荐，国家档案局审核后聘任。局级评审员由中医药科技事业单位推荐，国家中医药管理局审核后聘任。
第十二条 局级档案管理评审员任期三年，到期可以续聘，不再从事档案目标管理工作的应解聘。
第四章 奖励、监督与检查
第十三条 档案管理等级证书是验证中医药科技事业单位档案管理水平的标志。获得档案管理等级证书的单位按国家档案局升级办法的规定执行。
国家中医药管理局负责印制局级档案管理证书，不定期公布局级档案管理达标单位名单。
第十四条 对档案目标管理工作做出重要成绩，表现突出的档案管理人员，其事迹可作为评选先进工作者或晋升的考核依据。
第十五条 国家中医药管理局会同有关档案部门，定期或不定期地对已达到档案目标管理的中医药科技事业单位进行复查。发现单位的档案管理水平低于证书等级时要求单位限期整改，到期不合格者，要上报发证机关予以降级并收回其证书。对档案目标管理工作中不坚持原则的考评组提出批评，并取消不合格单位的局级档案管理等级资格。
第五章 附则
第十六条 本实施细则由国家中医药管理局负责解释。
第十七条 本实施细则自公布之日起实行。
部门档案管理办法及实施细则二一、文书档案归档制度
1、各部门在各项活动中形成的具有价值的文件、材料均属归档范围，交行政部统一管理。
2、各部门形成的文件、材料由兼职档案员(各部门内勤)收集、审定、整理、立卷。
3、归档的文件材料应齐全、完整、准确可靠(文件的正文与附件、印件与底稿、请示与批复)无缺页、破损现象。
4、下发文件不仅要在硬盘、软盘中保存留档，还应留有书面材料存档。
5、凡归档的文件必须留原件存档，书写整齐，用毛笔、蓝黑色钢笔、碳素笔抄写，如有不符合要求的档案员有权退回原部门重新书写。
6、重要文件如部门需用可进行复印，但原件必须归档。
7、机关工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交办公室统一登记、立卷、归档管理。
二、专职档案工作人员岗位责任制
1、认真学习专业知识，贯彻执行档案法档案法实施办法，热爱本职工作，忠于职守，维护党和国家利益，工作尽职尽责，自觉遵守档案工作各项规章制度。
2、负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作。档案质量和工作质量符合规范要求。
3、负责公司有关部门档案工作监督指导、业务培训工作。
4、负责档案库房各项制度的落实。
5、积极提供档案的利用，充分发挥档案利用效果，认真总结经验，为领导决策和机关各项工作提供优质服务。
三、兼职档案工作人员岗位责任制
1、各部门配备一名兼职档案员，负责本部门文件、材料的收集、整理、归档立卷工作。
2、兼职档案人员要热爱档案工作，熟悉业务，工作认真负责，把好案卷质量关，按时完成兼管档案的任务。
3、兼职档案员应于次年2月底前，将整理好的档案向档案室移交。
4、严格执行各项档案管理制度。
5、接受本公司专职档案员的监督指导。努力学习档案业务知识，不断提高业务水平。
四、部门立卷制度
1、凡本部门在各项活动中形成的文件、具有保存价值的资料均属本部门立卷归档范围。
2、各部门兼职档案员，负责对本部门的文件资料进行收集、审定、整理、立卷。
3、兼职档案员要严格遵守相关的规章制度及各项档案管理制度，按综合档案室提出的各项要求立卷，保证立卷质量。
五、档案保管制度
1、各门类档案由综合档案室集中统一管理，配备档案员负责档案的保管工作。
2、按照档案管理有关规定，对各类档案应做到存放合理，排列有序，查找方便。
3、档案员对室藏档案材料要经常进行检查，对已到借阅期限尚未归还的档案材料，要及时跟踪追还，防止丢失。
4、库房要保持清洁卫生，温度要经常保持在1424℃，相对湿度要保持在4560%，防止危害档案的现象发生。
5、档案库房内做到八防即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫，定期检查。
6、库房内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆危险品，停电时，一律用手电照明，不得使用易燃器具。
7、与档案库房无关人员一律不得进入，随时关好库房门窗，确保安全。
六、档案保密规则
1、档案工作人员要提高警惕性，遵守保密纪律，坚持原则，认真执行各项制度。
2、凡到综合档案室查阅档案者，都要认真遵守安全保密制度，严格履行档案查阅手续，档案原则上不准带出档案室，确需带出时须经主管领导批准并在指定时间内归还档案室。
3、查阅档案时，不得翻阅与查阅内容无关的文件材料、无关人员不准进入档案室。
4、本公司工作人员不准将文件、材料带进公共场所和其他场所，不准带回家中，要及时交给档案管理部门。
5、对于违反保密规定，泄露国家公司机密或造成一定后果者要依据保密法的规定，严肃处理并追究其责任。
七、档案借阅制度
1、借阅档案要严格遵守档案管理制度，凡借阅者，应自觉履行借阅手续。
2、凡借阅档案，需经主管领导批准。外单位人员借阅档案，应持单位介绍信，经主管领导同意后，方可办理借阅手续，并在借阅期限内按时归还。
3、借阅人员对档案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由转借他人。
4、借阅人员未经领导批准，不得复印、抄写档案资料。
5、档案管理人员对归还的借阅材料要认真进行检查，确认档案材料完好无损时，方可办理归档手续。对摘抄、复制的档案材料，经认真核对，正确无误时，方能签字盖章。
6、一旦发现档案材料在借阅过程中被拆、涂抹或缺失等毁损现象，要及时向主管领导汇报，并追究有关人员的责任。
八、其他
解释权归公司行政人事部。
部门档案管理办法及实施细则三第一条 为了加强标准档案管理，充分发挥档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法和有关标准管理的规定，制定本办法。
第二条 标准档案系指在制定、修订标准过程中，直接形成的具有保存价值的各种文件、材料(包括图表、文字材料、计算材料、音像制品和标样等)。
标准档案是国家档案的重要组成部分。
第三条 标准的制定部门和单位应当建立健全标准档案管理工作制度，达到标准档案完整、准确、安全和有效利用的要求。有计划地采用先进技术，实现标准档案管理的现代化。
第四条 标准档案按保管期限，分为永久的和长期的两种。
下列文件材料需要永久保管：
(一)上级下达任务的文件;
(二)标准报批稿;
(三)标准编制说明及其附件;
(四)意见汇总处理表;
(五)标准审查会议纪要或函审结论;
(六)标准报批公文;
(七)标准申报单;
(八)标准发布本;
(九)标准正式出版本;
(十)标准修改通知单及其附件;
(十一)标准作废通知单。
下列文件材料需要长期保管：
(一)论证报告;
(二)调研报告;
(三)试验验证报告;
(四)标准征求意见稿(最后一稿);
(五)标准送审稿;
(六)等同、等效采用的国际标准或国外先进标准原文或译文，主要参考资料(只归难得的，一般的只列目录和出处);
(七)标样。
第五条 永久保管的，按国家档案管理部门的规定办理;长期保管的，应当是现行的和最近两次修订的标准的档案。属长期保管的废止标准档案，继续保管十年。标样在保管期限内已经失效的，按保管到期的规定处理。
第六条 国务院标准化行政主管部门负责管理国家标准档案。工程建设、药品、食品卫生、兽药和环境保护国家标准档案，分别由国务院工程建设主管部门、卫生主管部门、农业主管部门、环境保护主管部门负责管理。
国务院行业标准归口部门负责管理其主管范围内的行业标准档案。
省、自治区、直辖市标准化行政主管部门负责管理本行政区域内的地方标准档案。
企业单位负责管理本单位的企业标准档案。
第七条 本办法所列部门和单位的档案管理机构或人员，具体负责标准档案管理工作。其职责：
(一)收集、整理、立卷、归档、统计、保管和提供利用标准档案;
(二)编制目录、索引、卡片等查询工具和参考材料;
(三)负责组织和承担标准档案的鉴定和销毁;
(四)监督检查标准档案的修改、补充和复制;
(五)按档案行政管理部门的要求，办理永久的标准档案的移交手续;
(六)认真执行档案管理制度。
第八条 标准档案由标准起草单位负责收集有关材料并加以整理，向相应的标准档案管理部门或单位负责提供。
第九条 标准起草单位、标准化技术委员会秘书单位或标准化技术归口单位以及参与制定、修订标准的其他单位，在制定、修订标准工作中所积累的标准文件材料，交本单位档案管理机构按长期保管的要求管理。
第十条 标准档案的文件材料，除标准正式文本外，在标准审批、发布后三个月内，由审批部门或单位的主办人员按规定向档案管理机构一次归档。标准正式文本出版后，及时补充归档。
第十一条 标准档案的文件材料，由审批部门或单位的主办人员负责整理，标准档案管理人员负责立卷、登记、上架。
标准文件材料归档时，标准档案管理人员应当检查、核对;对不符合要求的，由审批部门或单位的主办人员补充、更正。
第十二条 标准更改或废止后，由审批部门或单位的主办人员负责将更改单或废止单的原稿、出版稿和审批文件及时归档。
第十三条 标准文件材料的立卷、归档，按GB/T11182-89科学技术档案构成的一般要求执行，并应当符合下列要求：
(一)各类标准文件材料一般归档一份，使用频繁的各种报告、标准草案各稿、正式版本以及意见汇总处理表可以归档两份。
(二)归档的标准文件材料是原稿或打印稿、复印稿。
(三)永久保管和长期保管的标准档案分别装订立卷。
(四)标准文件材料的幅面大于A4(210297mm)的，按A4幅面折叠;小于A4的，粘贴在A4幅面的纸上，并留出装订线。
第十四条 保管标准档案，应当有档案柜和库房，并有防火、防潮、防晒、防虫鼠、防尘、防盗等安全措施。
第十五条 保管标准档案，要建立定期检查制度一般每两年检查一次，如有破损或变质的档案应当及时修补或复制。
第十六条 管理标准档案的机构，应当建立健全标准档案借阅制度。
标准档案一般不外借。特殊情况需要外借时，应当经主管领导批准，并限期归还。
第十七条 任何个人不得将标准档案占为私有，凡损坏、隐匿、丢失或泄密的，应当追究有关人员的责任。
第十八条 对标准档案的保存价值，应当定期进行鉴定。鉴定工作在有单位主管领导、标准化人员和标准档案管理人员参加下进行。
对已经超过保管期、失去保存价值的标准档案，应当编造清册，经主管领导签字后销毁，并注明销毁时间和处所，由监销人员签字后，将清册归档。
第十九条 对标准档案工作做出显著成绩的人员，应当给予奖励，按《中华人民共和国档案法实施办法》第二十七条规定执行。
违反有关档案管理规定，给标准档案工作造成损失的，按《中华人民共和国档案法实施办法》第二十八条、第二十九条、第三十条、第三十一条的规定处理。
