时间：2023-04-10 11:05:02
====年，在公司的正确领导下，档案室始终坚持以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，贯彻执行党和国家、管道局有关档案工作的法律、法规，坚持依法治档，以档案工作信息化建设为重点，加强基础建设，提高管理水平，优化服务质量，各项工作得到了顺利开展，并取得了一定成绩。现将具体情况总结如下：一、领导重视档案工作有了新的突破
=、领导重视是做好档案工作的关键。公司档案管理工作由公司常务经理__*主管，公司党委书记__*主抓档案的安全管理工作。在这一年里，领导们经常深入到档案室进行业务、安全检查和调研，听取工作汇报，了解档案管理和工作进展情况，解决档案工作中存在的问题，给予了我们莫大的支持。今年档案信息管理软件进行升级，在公司领导的大力支持下，按照局《____》的文件精神要求，在第一时间为档案室重新配备了符合档案信息化管理所需的硬件设施，并安装了《__*档案信息管理系统》软件，为档案的现代化、规范化、无纸化、自动化管理提供了基础保障。在今年汛期期间，领导们更是给予了高度的重视，为了防止库房受到雨水潮气的影响，把档案室的外墙进行了加固粉刷，使档案的安全性得到了提高。领导的重视，为我们积极开展档案工作创造了良好的氛围，同时也为档案工作指明了发展的方向。
=、实现实质合并，统一办公、统一管理。====年，公司与____公司进行了合并重组，为了整合资源、形成合力、提高工作效率，公司实行了档案集中统一管理。为了保证档案的完整性和安全性，确保档案不遗漏、遗失，在去年工作的基础上，我们又对原____公司的两个独立法人的单位进行走访了解，对他们独立保存的文书档案、科研档案、会计档案共__*卷进行了接收，按照档案管理规定办理了移交。在公司领导、有关部门的大力支持和档案管理工作人员的共同努力下，实现了公司档案的真正集中统一管理。
二、加强制度依法管理档案
=、依法治档是档案管理的基本手段。公司重组后，公司的档案管理不仅要从组织形式上实现统一，而且更要从规章制度上实现统一。因此，在今年的工作中，我们积极配合公司经营管理部、人力资源部、质量安全部，修订了档案管理流程、档案室职责、《档案管理规定》、《档案管理制度》、基本建设类和声像类档案管理程序；重新制定了文书类、科研类、会计类三类档案管理程序；编写了档案管理岗位工作标准，使岗位考核工作有据可依，平稳进行。同时，为了建立有效机制，我们还制定了档案管理工作分工、业务流程及工作人员岗位职责，使档案室管理组织架构基本建立起来，对充分发挥和调动档案工作人员积极性起到了促进作用。
=、实行工作量月统计报送制度。为使档案工作有条不紊的开展，我们坚持工作量月统计上报制度，要求每位工作人员对每月的工作情况，包括接收、整理归档、软件录入等进行记录统计，各类档案的借阅情况进行统计，在月底前上报档案室领导，并编制《档案室月份工作统计及量化》表进行公开公布，使档案工作规范化、明晰化，也有利于年度工作的统计和报送。
=、根据工作实际需要，定期下发移交归档通知。为了保证各类资料的及时归档，并且保证归档质量，我们针对不同的部门、不同的归档范围定期下发移交归档通知单，督促和指导各单位有价值的资料能够及时、完整归档。今年由于公司施工队伍重组，施工队伍负责人、技术人员变动都很大，原单位已完工程竣工资料不能保证及时归档，为了防止公司档案资料的流失，我们积极联系公司有关部门，将原单位已完工程进行了逐一统计，下发了《关于工程竣工资料移交归档的通知》，并明确了责任人和承担的责任。在档案室全员和有关单位领导的大力配合下，各单位提高了归档意识，归档率、完整率也有了很大的提高。
三、强化基础工作实行规范管理
档案要为公司的改革与发展服务，为公司的中心工作服务，为职工服务。要做到 服务到位，就一定要强化基础工作，实行规范化管理。
=、严格按照公司档案管理规定、制度及各类档案的归档要求，及时做好资料的整理、归档、分类、编目、软件录入、排架、入库、鉴定、办理移交等工作，做到管理规范、利用方便。
=、参加公司的设备开箱工作，搜集整理设备文字资料及光盘，做到资料保存完全。
=、参加公司院内基建工程验收工作，对工程竣工资料进行严格审核，对不符合归档要求的资料退回整改，审核合格由档案室主任进行二次审核，合格后才与施工单位办理移交和工程结算。二次审核制度的实施，使入库档案的质量得到了保证，为今后的提供利用提供了保障。
=、为了保证声像资料的归档数量和质量，我们实行声像制品领用审批制度和音像制作费用签字核销制度，制品领用和费用报销单必须由本单位领导和档案室主任签字审核方可领用和报销。
=、做好保密、安全工作。档案的保密、安全工作是档案工作的重中之重，平时基础工作做得再好，如果发生失、泄密和丢失、火灾等情况，那是要犯历史性错误的。我们作为档案工作者，必须有很强的档案保密、安全意识，做到档案工作到哪保密安全工作到哪。
四、加快档案信息化建设为公司生产建设服务
加快档案信息化建设，是时展的要求，档案信息化是档案事业发展的必然选择，也是档案工作自身创新发展的关键环节。今年，在公司领导的重视和支持下，档案室在第一时间配置了符合档案软件要求的硬件设施并安装了《____*档案信息管理系统》软件。
=、完成数据的转换。在原 本的档案管理软件中，已经建立了大量的档案数据。为了减轻工作量，快速、完整、准确地完成数据转换，档案室的工作人员与软件开发人员积极配合，逐一核对转换后的数据，及时查找存在的问题，对转换中不完全的数据，及时做好补录工作。在全体人员的共同努力下，转化、补录工作顺利完成。
=、熟悉软件功能、掌握软件操作。新 档案软件的操作界面有了新的改变，新增了很多功能。为了尽快熟悉软件操作以适应公司档案工作需要，使档案信息化工作顺利开展，我们组织档案室工作人员共同学习，共同交流，共同查找软件中存在的问题加以解决，满足公司生产建设的需要，提供优质、快捷、准确的服务。
关键词：档案 管理 信息化
随着社会的发展，经济、文化事业都在高速发展，档案管理规范化也随之受到人们的广泛关注。人事档案是企业员工信息的重要载体，全面记载员工基本情况，反映着员工个人经历、能力和德才综合表现；是企业全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据。就企业员工个人而言，档案反映的是人生的历程，是个人能力和成绩最权威证明材料，对养老统筹保险等事务有重要作用，所以企业人事档案管理对单位和个人都有举足轻重的作用。随着社会的发展，经济文化社会和高等教育也随之快速的发展，特别是信息技术的高速发展，档案工作也随之赋予更多的意义，不再是传统的文件收集的作用，开始有了更广阔的作用，档案的传统管理模式也要进行改革来适应现代社会发展的步伐，既面临着机遇有面临着挑战。档案工作与公司同步发展，有利于档案工作的建设，人才的培养，档案工作的信息化，从而有利于公司管理建设的发展，使得档案工作与时俱进，科学的发展，从而不断改革创新，更好的为公司管理建设做贡献，更好地服务社会，提高公司的效益。
一.档案管理信息化的必要性
档案安全管理在公司的管理建设中起着举足轻重的作用，立档单位、档案馆对馆藏档案资料和信息内容采取有效保护措施，避免受到自然灾害或人为侵害，并使其处于安全状态的管理工作，与公司各单位、各部门甚至是个人都息息相关，档案安全管理问题是随着公司的建立而产生的，也在公司的发展中不断的发展进步，有着历史的痕迹，是公司存在的历史见证，在此特殊的情况下，档案室高校历史记录的第一材料，在公司管理中有着无以比拟的重要性作用，同时也是公司发展中必不可少的重要环节，有利于促进公司管理的建设，促进公司的发展。档案安全管理规范化有利于指导公司的工作进程，使公司管理建设连续有序的进行，也是公司管理工作的前提条件。
档案管理信息化的必要性
档案安全管理在公司管理中提供做原始的资料保证，而高校管理建设使为高校培养人才，建设有利的师资，进行合理的人员调配，资源优化配置，为培养更多高素质的人才做准备，使管理得到更好的控制，完成文件、材料、报告等以纸质文档和电子文档的形式保存下来，真实的记录了高校管理建设的过程，是丰富经验宝贵信息的综合，价值不可估量。而这些文件材料的保存就是依赖于档案工作的进行，是档案工作发挥最大的作用。
二.实现档案管理信息化的具体措施
1.收集和归档。公司档案安全管理规范化，
在公司中，
公司所有资料的收集，归档，然后将公司有价值的资料、有保存价值的资料经过安全整理，确保在以后的工作活动资料不会丢失，确保资料的完整、准确，有利于公司工作的完好进行。
2.备份管理。公司各单位、各部门应该有计划的将自己有价值的资料、档案进行备份管理或者放到公司的档案库保存。建立健全档案归档制度，使档案管理进行得安全、规范，同时在管理中要对公司要对档案提供借阅登记，保证资料的安全，是档案进行有效登记、及时归档，做到档案的安全管理，最终确保档案的安全，为公司的发展做长远的打算。
3.对档案进行定期核查。档案是否安全，就需要档案室管理的工作人员定期对档案进行清点核对，做到档案的安全，是否符合档案的原始记录，做到万无一失，机密资料不被盗取，保障公司的权益不受侵害。
4.对档案进行定期修复。完善档案，特别是纸质档案，容易出现老化、破损、霉变等问题，这个时候就需要定期检查，做到及时发现，及时修复完善，电子档文件记得定期备份，电子档案的储存媒介要及时修检，尽量减少不必要的损失。
5.安全存放。不同的档案不同载体的、不容材质的档案应按照其特殊的情况进行分门别类、安全存放、规范保存。电子档案要注重储存媒介的有效保存时间，纸质档案又要注意防霉防潮，因而档案的安全存放就是需要对特殊载体档案的进行特殊存放，根据其特性和要求，安全、规范、合理存放。
6.珍贵档案、有价值的档案的保管。公司建立相应的档案室，对珍贵档案、有价值的档案进行特殊保存，可以放到档案室或者递交别的地方进行保管，同时进行备份，对原件进行保存，复印件拿来使用，保障原始文件的安全，真正保障公司的安全。
三，档案管理信息化建设途径
1.更新观念，增强档案管理现代化意识。管理观念现代化是档案管理现代化的灵魂。档案管理现代化首要内容是管理思想的现代化。如果档案人员没有现代化意识，就会影响档案管理现代化的进程。没有档案管理现代化，即使有一流的档案保护和管理设施，不能称其档案管理现代化。在实现档案管理现代化的过程中，档案工作人员要牢固树立依靠科技进步和科学管理的观念，建立和时代合拍的档案意识，切实转变计划经济时代的对档案重管理轻利用、等客上门、封闭保守等思想观念，实现档案管理的被动式服务为主动式服务，将封闭式服务转变为开放式服务，使档案工作更好适应经济社会发展的需要。
关键词：合同档案管理 部门立卷 信息化 编研
【分类号】U231.3；G271
0 引言
地铁工程建设周期长、参建单位众多、专业复杂，地铁工程圆满顺利地建成，合同的作用功不可灭。建设单位是通过合同制约、管理和监督各参建单位，参建单位依据合同完成各自工程项目。合同在中间是一个桥梁作用。而一旦发生纠纷，双方可以及时运用合同档案记载的内容依法维护各自的合法权益，合同又起到了一个凭据作用。另外，通过对合同档案信息地提炼，把死档案变成活信息。管理好合同档案的意义就可见一斑。本文结合地铁工程合同的特点及类别，针对合同管理过程中出现的问题，对地铁工程合同档案管理进行了探讨，从而规范合同档案管理，提高合同档案管理水平。
1 地铁工程合同特点及类别
地铁工程合同档案具有档案和合同的共性，又因地铁工程的特殊性和复杂性决定了合同档案还具有以下特点为：专业性强，合同数量大，种类多。合同按内容可分为工程建设类合同、运营管理类合同、资源开发类合同、公司人事及行政事务管理类合同及综合类合同。工程建设类合同分为勘察、设计、监理、咨询、建筑承包、安装承包、装修承包、物资设备采购、工程、技术咨询和专题研究合同、工程征地、拆迁、借地等与建设有关的其他合同、地铁建设工程其他资金来源的合同等。合同按档案类别又可分为管理类合同、基建合同、科研合同、设备合同、劳动人事合同等；
2合同档案管理现状
2.1.合同文件材料不符合归档要求：合同支撑性材料有些原件缺失，有些为复印件，附件不齐全等。公司合同管理实行的是承办部门与相关部门审查会签相结合的制度，每份合同都应产生合同审批签发单、律师意见书、财务意见、各相关业务部门意见及其修改稿件和会议纪要等等合同支撑性文件材料，但是这些附件材料总是不齐，时有时无。
2.2部分合同未能及时向档案室移交归档。目前除合约部主管的建设工程类合同定期向档案室移交归档外，其它部门及下属公司的合同很多还留存在各自手上。如运营公司在运营期间产生的国产化、科研技改合同；实业公司的物业租赁、广告发包承包、合同、房地产开发、物资采购等合同；办公室汽车采购、维修合同、办公用品采购、其他行政管理合同；
2.3移交归档的合同文件材料散乱未经整理，合同整理组卷困难。因档案人员对合同评审过程不了解，在对合同进行整理组卷时，常常对一些看似与合同无关的材料拿不准、伤脑筋，对于过程中反复修改的合同稿顺序更是迷惑，而且因合同附件材料很杂乱，合同附件材料是否齐全、签章手续是否完善也很难把握
2.4合同整理组卷工作积压严重。地铁工程合同量大，平时合同都是批量移交，批量签收。每逢合同利用时或是突击组卷或只能提供散份合同文件。未装订合同借出可能有合同附件遗失风险。
2.5合同电子文件目前尚未归档。
2.6合同档案管理还停留在初级的合同整理、归档阶段，尚未着手合同的编研，合同档案资源价值尚待开发利用。
3合同档案管理思路
3.1建立合同档案网络管理体系，推行部门立卷制。
由公司档案室负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同档案，并负责指导、监督、检查和培训合约部门及各下属公司的合同档案管理工作。合约部门及各下属公司应分别确定一名合同档案管理人员，负责合同及其相关文件材料的组卷归档工作。企业档案管理规范明确指出谁产生谁收集，谁负责谁组卷。因为每份合同具体有哪些附件材料，材料之间相互关系只有承办人员是最清楚的。让具体承办人预立卷，各部门下属公司合同档案管理人员组卷，实施部门立卷制才能保证合同档案齐全、完整、系统，又能避免合同组卷工作大量积压。
3.2制定合同档案管理制度。用制度固化合同管理各部门的职责。
合同档案管理制度是合同管理制度的一部分，通过建设合同档案管理制度，规范合同档案管理，提高合同管理水平，完整保存合同及其相关凭据材料。通过合同档案管理制度明确合同档案管理部门职责，合同归档具体要求及合同的利用。通过制度界定各部门各责任人的整理组卷的义务责任。通过归档制度明确合同及其相关文件材料的归档范围及保管期限、归档时间、归档程序、归档质量要求以及归档控制措施。用归档范围指导哪些文件材料应归档范围。例如有关修改合同的文书、图表、传真件及合同成果性资料等均应为合同的组成部分，而一些跟签发合同并无直接关系的审计材料、其它行政收发文及联系单就不应归入合同。通过归档要求固化合同移交清单，明确合同移交附件的准确页数。通过合同利用制度明确合同正本原件无特殊情况不外借，避免合同借出遗失风险。各分公司、各部门员工确因工作需要须借出，须经分公司、分管领导签字同意。合同还应每年清理一次。发现损毁、遗失，要查明原因及时处理，并追究相关人员责任。单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章，这些均需在合同归档要求中明确。
3.3 开展公司合同管理人员内部培训，提升合同管理水平。
在公司内部开展法制宣传，增强公司各部门合同管理人员法律观念，增强合同归档意识。讲解合同管理办法及归档要求，明确合同整理细则，如何鉴定归档文件，如何排序，提高预立卷的案卷质量。同时可通过培训对合同管理人员日常的合同副本文件的接收、借阅、发放管理等进行规范。进一步提升合同管理质理和水平。通过内部沟通交流，为下步实现合同电子文件的移交归档做好准备。
4.4加快合同档案信息化建设
公司目前已开发运用合同管理系统用以对合同执行情况进行跟踪。但是合同管理系统与档案管理系统还不能对接。档案管理系统的合同信息完全还完全依套手工录制目录和挂接电子文件目录。如果把两者对接起来，就能避免大批量的合同文件电子目录挂接工作量，减少人为失误。实现以后同步合同电子目录与电子文件同步传输，即便于合同档案管理，又方便合同查询利用利用。
3.5开展合同档案编研工作，加强合同档案资源开发。
通过对合同信息进行著录，根据各部门需求，编制各类合同信息小册子和合同档案检索表，发放到相应部门，或是通过如OA平台或是信息管理系统平台合同目录信息等活动，即可以从合同中提炼出重要信息方便各部门利用需求，又可通过对合同信息的汇总给领导层提供决策参考。合同不仅是一种凭证，更是一种资源。把死档案变成活资源，把死合同变成活信息。
合同重新定性
2006年，岳阳市档案局针对具体运作中遇到的一些理论困惑和实践困难进行专门研究，认识到档案行政管理部门手中缺乏经济资源，运用经济手段管理档案工作操作难度较大; 而且经济合同适用《合同法》，不利于维护档案行政管理的权威。一旦遇到纠纷，档案行政管理部门只能严格按照合同法办事，无法行使行政优益权，不利于加强对国家档案资源的监管;况且这种档案管理合同，无论合同条款的设定，还是合同的执行，都与经济合同有很大差别。针对这一情况，他们最后决定将这一类合同定性为“档案行政合同”，即档案行政管理部门与重点建设项目建设单位，以对重点建设项目档案工作实施监管、保证其档案齐全完整安全为目的，经平等、自愿协商而就项目档案管理有关事宜达成一致的协议；并对档案行政合同的特性、优点进行深入分析，对合同的内容、合同的签订和执行，以及纠纷解决机制进行了明确。这一认识的深化，为开展合同制管理带来了新的活力，也开始了新的起点。今年决定全面推行重点建设档案合同制管理。从实际情况看，引进行政合同概念后，由于宣传到位，澄清了一些人的模糊认识，消除了建设单位怕被收费或罚款而增加负担的顾虑，使建设单位明明白白地签合同，痛痛快快地履行合同。
政府权威推动
7月19日，在经过精心筹备后，岳阳市政府召开了“全市重点建设项目档案工作座谈会”。会前，市委常委、常务副市长李湘岳和市政府秘书长周哲分别听取了市档案局的专题汇报，并作出重要指示。会议由市政府副秘书长许伟奇主持，16家重点建设项目的建设单位全部派人参加。会上，市档案局刘大江局长作专题报告，对全市重点建设项目档案工作情况进行了总结，对2006年重点建设项目档案工作进行部署，要求各建设单位签订档案管理行政合同。许秘书长强调指出，各建设单位要按照市档案局的安排将合同尽快签订好。在政府的权威推动下，《岳阳市重点建设项目档案管理行政合同》签订工作十分顺利。会上湖南民族职业学院党委副书记黄湖滨当场在合同上签字，并表态严格按照合同办事;武广铁路客运专线工程岳阳段建设领导小组副组长廖星辉会后专程到市档案局就合同事宜进行协商，表示一定督促施工单位做好档案收集、整理、保管和移交工作;岳阳市城市天然气工程责任单位大明天然气公司在市档案局2005年多次上门做工作未签合同的情况下，今年也主动将合同签好送到了市档案局。这样，不到两周时间，16家建设单位全部签好《合同》。
总经理亲自签合同
华能岳阳发电有限责任公司是我市的一家大型中央直属企业，目前正在进行二期工程建设。工程已经开工，但是档案行政合同还没有签订。市政府召开重点建设项目档案管理座谈会后，公司上下对签订档案合同十分重视，办公室主任安排档案室负责人将所有的档案法律法规和与重点建设项目有关的档案管理政策性文件、标准等都收集齐全，认真进行学习，与合同条款进行对照，特别是将合同内容中不明白的地方一一咨询清楚，然后呈交公司总经理兼党委书记郭良审批。7月25日，郭良总经理亲自在合同上签字。后来，公司又将合同有关内容分解，与档案室签订了责任状。27日，公司邀请市档案局业务指导人员上门进行业务指导。档案室也加强了对工程施工单位档案管理的监督指导，强调严格按照规定收集整理保管档案，不符合要求的全部返工，对各施工单位在非正规渠道购买的不合要求的几千个档案盒进行了退货处理。同时，他们还改善档案保管条件，添置了档案密集架、防磁声像档案柜等保管保护设备。
档案馆长尽责抓签约
泰格林纸集团是一家大型集团企业，2006年在岳阳境内有三个湖南省级重点建设项目，其中岳阳纸业股份有限公司负责年产40万吨系列包装纸项目、工业废物处理及资源综合利用项目，城陵矶港务有限责任公司负责城陵矶港（松阳湖）一期工程项目。由于市档案局不知道具体情况，将合同书只发给了岳阳纸业股份有限公司。岳阳纸业股份有限公司档案馆长钟兴云一方面马上与市档案局联系，说明情况，要求该局将合同内容分开，由两家企业分别签订合同，一方面又找城陵矶港务公司进行联系沟通，宣传档案合同制的有关知识，同时及时向公司领导汇报，请本公司负责人尽快签订合同。经过她的努力，两份合同都在规定时间内顺利签订。合同签订以后，她认真对照合同内容条款管理工程档案工作，工程档案工作正有条不紊地开展。
合同兑现又一家
随着现代科学技术的不断进步，信息化成为继工业化之后生产力发展的一个新阶段,它对社会经济的发展乃至整个人类文明产生巨大影响。目前,信息化已涉及到社会生活的各个领域,并对产业结构、就业结构、社会组织以及个人行为方式产生重大影响，作为经济发展领头人的集团公司更是信息化潮流的必然波及者，全面加强信息化建设才能跟上时代的潮流，才能始终走在科技的前沿，才能在激烈的市场竞争中立于不败之地。作为一个有着复杂机构、众多员工的集团公司，档案管理的信息化无疑对企业运作效率有着重大的影响，因此加强对集团公司档案管理信息化的研究，完善集团公司档案管理的信息化建设有着重大的现实意义。
一、档案管理信息化的相关概念
档案管理信息化，就是档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心的转变过程。它主要包括五个方面：基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设。
其中，档案信息资源建设是档案管理信息化建设的基础和核心。它的主要任务：一是馆藏档案的数字化，二是现有电子文件的归档工作。后者指的就是您在各项公务活动中形成的有查考和利用价值的电子文件，要按照有关要求及时归档，而且要做到齐全完整，真实有效。
档案信息化建设最终将要实现四个方面：一是档案信息的数字化、网络化；二是档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；三是档案信息高度共享；四是将引发档案管理模式的变革。
进行档案信息化建设时，必须遵循的原则是：文档一体化，归档双轨制和确保网络安全。
文档一体化，要求把档案信息化纳入到办公自动化的总格局之中，与办公自动化融为一体，同步进行。这是档案信息化建设的前提。
归档双轨制，是纸质文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则，就是按照我国国家档案局的要求，将电子文件与相同版本的纸质文件一同归档。因为尽管电子文件已经大量产生并在日常工作中应用，但是它的法律作用和凭证作用仍然还没有取代纸质文件的地位。在较长的时期内，纸质文件和电子文件还会继续并存着。
确保网络安全，这是在档案信息化建设过程中我们所不能忽略的重要问题。首先机密档案信息的安全保密问题，应设置访问权限、身份识别等；其次计算机系统运行的安全问题，应采取相应的措施，如安装防火墙和实时更新的杀毒软件，对归档信息定期进行下载备份等；同时还包括公共设施的安全管理等多项措施。
对档案管理信息化建设的认知有助于明确档案管理建设的目标，明确档案管理建设发展的方向。档案管理信息化建设目前还有很长的路要走，包括政府、企业都要不断地适应社会发展的潮流，实现高效率的档案管理运作。
二、我国集团公司档案管理信息化发展现状以及存在的问题
集团公司是企业集团中居绝对控制地位的控股公司，在企业集团中起主导作用，通过多种连接纽带决策、影响、引导众多企业的经营方向、发展战略、产品类型、市场定位乃至对一个国家、地区、产业的经济发展起到重大影响的作用。集团公司本身的特点就决定了它的档案管理信息化建设的必要性，庞大的机构必须依赖高科技水平的信息化来提升效率。
但是目前我国的集团公司档案管理信息化建设还存在着一些问题：
一是集团公司档案管理信息化的理论落后。这主要是档案信息管理理论的发展跟不上档案信息管理实践工作的现实需要,档案信息管理理论虽然来源于档案信息管理实践,但它同时又指导档案信息管理的实践活动。所以，档案信息管理理论必须面向应用研究和工作实践,能给档案信息管理事业的发展指明方向,同时，工作人员也应注重档案信息管理理论的研究,以便增强档案信息管理理论指导实践的适应性。而一些集团公司常有这样的观念：档案信息管理工作的工作经验还是管理技术甚至管理理论,都是在具体实践形成的，即使没有理论基础,只要较好的模范前人的做法,工作也能够继续进行,而理论研究则是理论工作者的任务,但是在从事此理论研究的很多人中,很少或者无法联系档案信息管理活动的实际状况来充实自己的理论发展,从而使档案管理信息化的理论研究在很大程度上成为纯理论的演绎和归纳。
二是集团公司对档案管理信息化不够重视。一些集团公司的档案管理工作一直沿用传统的手工操作模式和服务手段，有些档案工作者对这种原始工作程序的相对熟练，再加上一些领导者对于档案信息现代化管理的紧迫性、必要性认识不足，因此，在政策上和管理上也不够重视。
三是部门之间缺乏合作，低水平重复运作。集团公司本身的机构庞大，甚至很多部门之间还有空间上的距离，因此作为管理档案信息资源的各下属机构之间，容易缺乏有效的沟通机制和合作意识，对于共同的问题各自为战，导致低水平的重复开发和运作，造成人力、物力、财力的巨大浪费。另外，在很多企业中，档案管理部门与其他信息管理部门合作也很匮乏。
四是档案管理信息化建设质量不高，缺乏规模性。很多集团公司为了宣传效应也建立了一些象征性的网站，网站上也上载开放一些档案目录，并部分开放档案原文、照片、录音、录像等，但是往往是缺乏一定规模，能产生一定影响的更是微乎其微，而且各类档案信息的不平衡，某些信息贫乏而某类信息过剩，通常一些档案信息在加工处理和流通过程中失真；档案信息加工迟滞，使信息价值受损，甚至失去价值；信息服务缺乏针对性和预测性。
五是档案管理信息化建设现代化基础条件不足。档案信息管理体系是一个由先进设备和技术、管理、数据和人所组成的结构性综合体。尽管大部分集团公司掌握或者开发着先进的科学技术，但是在档案管理上的应用却不够，这主要与企业高层的重视有关。同时也缺乏相应的人才，目前许多单位档案管理操作人员没有受过专业训练，专业素质低，缺乏对现代化管理科学和计算机功能的高层次认识，大多数单位还存在档案人员兼职或身兼数职的情况，使档案管理人员的结构产生了严重的不合理的现象。
除了以上问题之外，集团公司在档案管理信息化建设方面也具有一定的优势，比如集团公司的人力、资本、技术水平等决定它们都有进行信息化建设的条件和实力，所以相对与小企业来说建设成本较低。
总之，集团公司的档案管理建设还存在着很多的问题，但是由于它引领着其他企业的发展方向，因此必须也应该引起相关部门的重视。
三、对集团公司档案管理信息化建设的建议
从以上的分析中我们可以看出集团公司档案管理信息化建设的一些现状以及存在的一些问题，针对这些问题我们提出以下建议：
1.首先从思想上认识档案管理信息化建设的作用，明确档案管理信息化建设的目标。集团公司的档案是其重要信息资源，档案管理的信息化建设是企业信息化建设的组成部分，也是企业档案管理创新的重要方面。因此集团公司应将档案管理信息化建设纳入企业整体信息化建设的规划和方案，档案管理信息化建设要适应企业信息化的要求，建立科学、适用的文件归档、保管和利用管理系统，正确处理循序渐进与整体提升的关系，保证企业档案信息化建设健康有序发展。
2.在战略上，集团公司的行政管理部门应加强对企业内部档案管理信息化建设的引导，同时应加强对所属及控股子公司档案信息化建设的规划和指导，保证企业档案信息化建设顺利进行。其次，集团公司的档案管理信息化建设要与企业改革与流程再造相结合，与企业档案管理模式创新相结合，要积极开展对企业档案信息化的研究，及时交流和推广先进经验。
3.在管理上，建立健全集团公司档案管理信息化建设的相关规章制度，并建立适应企业信息化要求的档案管理系统。根据国家有关档案信息化建设的规范和标准，建立健全电子文件的形成、流转、处置和监控制度，收集、归档、鉴定和销毁制度，利用和保密制度，安全管理与责任追究制度。切实落实各项制度实施的保障措施，根据电子文件的特点，执行相关技术标准，规范电子文件的数据格式，实现电子文件、电子档案的全程管理。
重视档案信息管理系统的设计和管理软件的选择与开发。企业档案管理系统应与企业有关管理系统(如设计、生产、经营、财务、材料、管理、服务等)相衔接，确保档案部门对本企业各类电子文件、电子档案的收集、整合、控制和传递。依据国家有关档案信息化建设的规定、规范，档案管理软件应具备适应多种文件存储格式、支持实时浏览、具有互联网及内联网检索功能，能够实现收集整理、数据存储、检索浏览、借阅管理、权限控制、统计报表、鉴定销毁、数据输入(输出)及格式转换的控制与管理，满足集团公司文档一体化管理、业务流程管理和信息资源开发利用的需要。
4.在技术投入上，要做好对计算机系统及数字设备中形成的电子文件（数据）的采集、归档、存储和管理工作，做好对已有纸质、照片及声像档案进行数字化处理工作，为企业提供档案信息网络化服务。企业应采取有效措施，加大投入，确保企业档案信息资源的完整、安全和有效开发利用，全面推动企业档案管理现代化。要坚持技术与管理并重，以管理统领信息技术，以信息技术促进管理创新。企业档案管理理念、方法、技术和手段要充分考虑信息技术的发展和最新成果的应用，信息技术应用要服从和服务于企业管理的需要和企业信息化建设进程的整体要求。
[关键词]档案管理;服务;民生
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）27-0357-01
农村电网是重要的农村基础设施，也是改善民生、促进农村经济发展的重要条件。加强农村电网建设和改造升级，对于改善农村用电条件，推进社会主义新农村和新型城镇化建设、促进经济循环增长都具有重要作用。
灵璧县政府一直把农村电网升级改造纳入年度重要的民生工程。国网灵璧县供电公司多年以来也一直重视农网改造升级工作，2015年农网工程全县投资2.1亿元，35KV线路及变电站工程12个，新建、改造台区工程255个。目前工程已全部完工，不仅带动了灵璧区域经济的发展，还保证了日益增长的生产和生活用电需求。
伴随着农网改造升级工程建设的普遍开展，随之产生了大量的档案材料。农网改造升级工程是以改善民生为重点的社会建设，农网改造升级工程建设到哪里，民生档案工作就延伸到哪里。灵璧县供电公司从源头抓起，高度重视农网工程档案工作，抓好民生工程档案的收集工作，确保农网工程民生档案及时建档、有效管理、齐全完整，不流失、不散落，为服务民生提供真实可靠的信息来源。
一、主要工作做法
1.健全工作网络，完善工作机制。灵璧县供电公司高度重视农网工程档案工作，公司建立办公室、农网专项办和施工单位组成三级管理工作体系，通过农网工程工作例会、专项培训，贯彻落实省公司关于农网改造升级工程档案规章制度标准及相关要求，组织开展农网改造升级工程文件材料的形成、积累、收集、整理工作，积极做好农网改造升级工程的档案汇总、归档移交、科学管理、安全保管和有效利用工作。公司工程档案管理人员参加公司农网改造升级工程相关会议、前期准备、过程检查总体验收等工作，通过档案人员深度参与农网过程全过程管理，有力促进农网过程档案完整性。
2.实现工程档案与工程实体同步管理。在工程实施过程中，灵璧公司注重对施工队伍档案人员的培训和管理，通过施工队伍档案兼职人员参与工程交底、过程检查、设备开箱、单项工程验收等工作，通过项目经理和兼职档案管理人员共同努力，确保项目档案齐全、完整、准确。
3.建立工程档案定期抽查制度。公司办公室、农网工程专项办公室组联合建农网工程档案检查小组，每月定期检查公司竣工项目归档情况，不定期抽查在建工程同步建档情况，及时通报，定期评价考核，将工程档案管理纳入农网工程月度评价考核。
4.农网工程档案与施工现场同步检查、同步验收。公司在进行工程项目检查时同步验收工程档案资料，重点检查工程档案资料与工程现场情况，确保工程档案的真实性。公司农网工程档案管理人员不定期参与工程项目验收工作。
二、自查农网升级工程档案存在的问题
根据省、市公司的工作布署，开展农网升级工程档案自查自纠活动，发现的主要问题及原因分析如下：
1. 档案资料收集不完整，有部分档案资料缺项。
2. 部分台区照片拍摄不规范，改前改后照片没有站在同一角度拍摄，不能形成改前改后的鲜明对比。
3. 隐蔽工程的照片，不完全能够反映隐蔽工程项目和实际情况。
4. 综合类档案中废旧物资上报清单、购销合同等资料是复印件，应把原件归档。
三、解决办法
针对农网工程项目档案存在的问题，公司剖析根源，加快问题整改，刚性执行档案管理制度，出台多项举措加强农网工程档案管理的过程管理，稳步提升农网工程档案管理水平。
1.开展农网升级工程安全质量督查工作，认真做好工程档案与现场工程量的核实工作，重点检查工程量、物资使用、地形系数等，确保工程档案的真实性。
2.档案工作要标准化、规范化。农网建设与改造工程浩大，档案工作要与工程进度同步进行，档案只有完整、准确才能实现其利用价值，对管理性前期文件是复印件的，在归档前要由工程主管部门统一协调，原始凭证，施工记录杜绝用圆珠笔复写，竣工图要保持与现场相符，竣工章必须要有有关人员的签名认可，对调试报告、试验数据、施工记录，特别是隐蔽工程的记录要力求数据的准确、完整。
3.加强档案管理人员的素质教育和能力培养。档案人员的业务能力，是决定档案管理质量的一个重要因素，农网建设与改造工程中采用新设备、新工艺、新技术对档案人员提出了新的要求，档案人员要不断更新，掌握新知识，以便适应农网建设与改造档案管理的要求。
4.坚持农网工程档案与工程进度同步管理，继续保持工程档案管理与工程管理同计划、同要求、同考核。加强农网工程项目档案的同步收集整理，在工程实施前为每一个工程项目配备一个档案盒，根据工程施工的进度及时向档案盒存放同步收集的相关资料，在项目竣工后就可以直接整理出完整的工程项目档案，真正做到“分项目立档、分时段存档、验收后归档”。
5.细化农网工程档案质量考核办法，通过科学评价建立农网工程档案管理激励机制，提升农网档案管理人员的工作积极性。
6.对档案管理引进合同机制。与施工方签订合同，要求施工队伍缴纳档案质量押金。如果有一个工程项目的档案有一页不合格则对施工队做出相的扣罚。
7.严格加强现场安全管理，要保安全、保质量，安全质量第一，加强规范，杜绝施工现场操作随意性;做到文明施工，施工单位要提前做好施工计划，优化施工方案，确保居民正常用电;按照省市公司要求序时做好农网项目的推进工作，按时间节点做好项目现场施工、竣工、验收、考核等各环节的实施工作，同步收集各环节档案材料，农网项目完成时间要求在规定时间内完成，单项工程的档案应在竣工验收后1个月内移交，整体工程项目档案应在竣工验收后 3 个月内向档案部门移交。归档时交接双方应执行严格规范的交接手续。
1杭钢档案信息化的现状和面临问题
当今社会现代信息技术的快速发展和不断完善，使文件的形成电子化，存储形式数字化，传递网络化，管理动态化已经成为普遍的趋势。纸质文件的比重呈逐渐下降态势，而电子文件的数量持续上升，电子文件和数字档案将日益成为馆藏的主要档案信息资源。档案工作的内容和重心发生了转变，档案管理方式也必然随着发生变化。国家档案局经科司副司长王岚博士在2006年中国档案信息化年会上曾经说过“档案信息化是档案部门无法绕过的障碍，也是必须要跨过的颠峰”。档案信息化其实就是档案管理的一次变革，采用信息化技术来提高档案管理效率。杭州钢铁集团公司作为中国企业500强之一，办公自动化系统、ERP系统已成功建成运行，在企业信息化建设上已经处于行业前列。经过50年的发展，杭钢集团公司已经形成和积累了比较丰富的档案，截止2013年12月，杭钢档案馆馆藏档案52067卷，以件为单位的档案51202件，照片2692张，磁性载体档案153盘；底图14.92万张，资料2233册。列入年报统计范围的杭钢集团公司（含杭钢档案馆）馆室藏档案142595卷，以件为单位的档案60779件，照片7794张，磁性载体档案176盘；底图22.68万张，资料23646册。但是，杭钢的档案工作就其整体水平和发展进度来看，对照国家档案行政管理部门的规范要求，还有许多薄弱环节、甚至是致命弱点。一是档案信息资源的集中管理，特别是集团公司、股份公司机关的会计档案、基建技改项目前期文件材料和决算档案、股份公司董事会及证券部有关档案等重要档案资料至今没有向档案馆完整移交。二是档案信息化建设，与企业信息化建设（OA、ERP等）比较，没有同步考虑和推进。尤其是在业务档案规范、高效管理和利用方面，各种问题逐渐凸显出来：主要表现为1．1杭钢集团各二级单位各类档案数量多，日常档案管理工作强度日益加大。1．2尽管杭钢集团在用档案管理系统，但主要是针对条目进行管理。实体档案与电子档案大都仍然采用传统的管理方式，导致档案的利用效率低、利用及时性、全面性、完整性均存在问题。1．3杭钢集团各二级单位较多、区域分布较散，跨区域、跨单位间的业务档案信息利用成为一大难题，无法实现整个杭钢集团统一的业务档案数据共享中心。1．4杭钢集团形成的档案中，深层次、更高级、更有价值的数据未能从信息中挖掘出来，对集团相关单位提供准确、安全、快捷的信息，提高集团整体经济生产力起到的支持力不够。1．5杭钢集团总部档案部门无法实时监控各二级单位各类档案收集、管理情况，并很难对各二级单位档案业务进行实时督导和监控；
2杭钢档案信息化建设的目标和主要内容
对此，公司办公室在档案馆的改造中启动了信息化建设项目，到目前为止，杭钢已投入合同金额103.7万元用于档案信息化建设。项目在2010年3月开始准备，2011年1月正式启动，2011年10月钢铁主业生产单位及辅助部门的18家二级单位档案管理人员上线操作。并明确提出杭钢集团档案管理信息系统建设的最终目标是：按照总体规划、分步实施的要求，逐步建成一个由现代计算机技术和网络技术构成的跨区域、分布式、多功能、规范化、集约型管理的高效、开放、共享、虚拟、资源丰富的数字化“杭钢档案馆”。2．1阶段目标，2．1．1第一期实现杭钢档案馆和钢铁业二级单位档案信息资源的数字化，包括现有馆（室）藏档案有重点地逐步进行数字化处理，杭钢档案馆和钢铁业二级单位的档案信息管理软件系统接入办公自动化系统，电子文件通过办公自动化网络和光盘等手段和方式接收进杭钢档案馆。档案形成单位和部门可以利用档案信息管理系统或电子载体形式进行电子档案的移交；档案专业技术人员可以利用计算机和网络技术实现档案信息资源采集、分类、整理、编研、提供利用服务和进行档案工作的日常管理；合规用户根据授权可以在网络上实现档案信息资源的查询利用和档案业务咨询。2．1．2第二期实施集团公司在杭单位的档案信息资源数字化管理，并通过网络手段与杭钢数字档案馆信息系统相连接，实现档案信息资源的共享。2．1．3第三期实施集团公司杭外单位的档案信息资源数字化管理，并通过网络手段与杭钢数字档案馆信息系统相连接，实现档案信息资源的共享。2．2档案信息化建设的内容2．2．1基础设施设备建设杭钢集团公司由于公司内网布局已经完备，基础设施的主要内容就是配备与档案信息化建设相适应的支撑软件系统运行和相关档案业务工作的硬件设备。如：工程扫描仪、工程一体机、大型绘图仪、非线性编辑、音视频数据采集转换等设备。目前档案馆已配备了计算机6台、笔记本2台、高速扫描仪（3台）、打印机（2台，其中网络打印机1台）、光盘刻录机（2台）、数码照相机（1台）。为档案信息的采集、交流、交换和档案业务的监督、检查、指导服务。同时在数字档案信息存储管理平台上配备服务器（2台）、存储器（1台）承担档案信息主数据存储管理。在数字档案信息应用平台上配备计算机4台、终端4台：其中档案馆工作人员计算机2台，用于借阅利用和其他管理工作；档案馆用户查询计算机2台（独立连接国际互联网）、终端4台，装载应用软件系统，通过网络连接服务器群，提供在线利用。配备打印机2台、光盘刻录机2台，为用户提供档案信息载体。2．2．2钢铁主业二级单位档案室管理：一是加快现有馆室藏档案整理。按照国家和省档案行政管理部门和冶金系统档案工作标准、规范加快对现有馆室藏档案的整理、整改工作：杭钢档案馆、钢铁业各二级单位、非钢产业各单位需分步完成文书档案、职工档案、会计档案、实物档案的整改，以及完成照片档案、印章档案、科技档案的整理、整改。二是加强档案目录及其数据库建设。现已拥有各类档案管理软件、具备建立档案目录数据库的单位要充分运用计算机技术，加快档案目录数据库建设，并为下一步移植到数字档案馆管理系统做好准备。三是规范电子档案归档管理。集团公司机关各部门要根据公司档案管理规定和要求，抓紧整理移交应归档的纸质或其他载体档案材料；加强对本部门电子文件的积累、鉴定、著录、归档移交工作；职能部门在与外单位签订设计、勘察、监理、施工、设备采购等合同时，要提出在移交纸质档案的同时移交电子档案的要求，其中设计、勘察、设备供应方必须提供电子文件归档。2．2．3电子档案信息的管理和利用目前，杭钢档案馆的电子档案信息管理主要负责对采集到的档案信息进行规范整理、分类、管理，使之有序化。对采集的符合或通过转换使其符合档案管理规范的数字信息及其元数据，根据采集时所带的目录信息，采用《杭州钢铁集团公司档案分类编号实施办法》和《归档文件整理规则》等标准的分类方案将这些数据有序地存储到系统中。截止2013年12月，杭钢档案馆机读目录案卷级3.05万条，文件级19.31万条，集团公司（含杭钢档案馆）机读目录案卷级5.58万条，文件级25.64万条。数字化加工转化集团公司科技档案37547件，集团公司文书档案13046件；钢铁业二级单位科技档案12233件，文书档案馆619件。同时，根据逻辑关系将符合《中国档案主题词表》、《冶金档案主题词表》、《杭州钢铁集团公司公文主题词表》有关要求的主题词和符合《中国档案分类法》、《冶金档案分类法》、《杭州钢铁集团公司档案分类编号实施办法》有关要求的信息分类号组合在一起所形成的一套分类号主题词对照表，系统可以从对照表中自动提取相应的分类号—主题词，完成标引任务。此外，根据档案工作标准对整理立卷的档案或以件为单位整理的档案，进行分类后按不同要求自动编目，提供在线查询和输出为纸质载体。对重要文件和档案信息进行全文采集、转换、识别、压缩、加密、和检索等管理与利用。
3杭钢档案信息化建设的改进建议
目前，杭钢集团公司档案管理信息化正稳步推进，但仍需要认真进行改正，以求完善，使管理水平再上一个新台阶。主要表现在以下几个方面：3．1创新档案管理制度。档案管理部门应制定适应信息化建设的档案管理制度。首先是健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤；明确内部分工和职责，建立上传下达、团结协作、规范有序的工作秩序，推动各项工作顺利开展。其次，档案科全体专业技术人员要熟悉掌握该系统的业务流程、软件操作，进一步完善杭钢集团公司档案管理信息系统的流程，至上而下进行推广。最后，召集各二级单位的档案人员定期召开座谈会，对杭钢集团公司档案管理信息系统试运行过程中功能需求、软件操作、流程完善进行讨论，以便查漏补缺，及时补充、完善。3．2统一档案管理标准。标准规范化是档案信息化建设的重要基础之一。档案管理标准化包括：档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立；如果各单位档案部门不按统一的标准去做，各搞一套，自成体系，那么档案信息网络就无法畅通，资源共享也就难以实现。公司办档案科需尽早制订或修订杭钢集团公司档案管理信息化、电子文件管理等方面的规章制度，用制度来规范、约束杭钢集团公司电子文件等的收集、保管、利用，也使各二级单位能参照相关制度，做好各自单位的相关工作。同时，档案科内部应尽早制订项目设备的使用和管理规定，应明确大型、贵重设备的责任人、适用范围、使用程序等，并要建立工作台账。最后，要制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性与完整性。档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化的实现不是档案馆（室）某一部门的工作，也不是单靠几个计算机技术人员就能实现的，它需要所有档案人员的积极参与与配合。杭钢集团公司档案管理信息系统的建立推动了杭钢的档案工作，我们要充分发挥信息化系统的功能和优势，通过持续不断地改进和完善，实现信息化带给杭钢集团公司的最大效益。
作者:王建玉龚维权单位:杭州钢铁集团公司
[关键词]自来水公司；档案管理系统；数字供水；信息化管理
[中图分类号]C93 [文献标识码]A [文章编号]1005-6432（2013）26-0072-02
1 自来水公司档案管理的意义
自来水公司档案资料是公司各项管理活动的重要记录，特别是施工图纸资料、地下管网资料是反映工程质量和基础设施存在形式的依据，在管路改造施工、新管路布局中发挥重要作用，也是工程延期、索赔、质量、安全事故原因分析及责任追究的重要凭证，是工程技术人员和各有关部门实施工程管理、制定技术标准和规范的重要参考资料。
自来水公司档案管理的目的是根据公司确定的工作思路和目标，坚持“为人民供水，服务人民”的宗旨，规范行业行为，提高群众满意度。长期以来，自来水公司的档案管理几乎停留在传统的地方区域管理和人工管理框架下，在信息化时代自来水公司的档案管理必须实现方式方法创新。实现数据集中集成管理，已经成为自来水公司档案管理不可或缺的重要内容。由于自来水公司的业务管理有其特殊性，管理对象不仅包括千千万万的用水居民，也包括城市和大部分乡镇数以万计、纵横交错的地下管网和大量设施，因此，自来水公司档案管理系统应基于自来水公司的业务统一规划，科学设置分类，集中管理数据。特别是要响应国家以信息化带动工业化发展的要求，形成档案综合管理信息平台，不断提高服务水平和服务效率。
2 档案管理原则
2.1 真实可靠性原则
自来水公司的档案是自来水公司各项业务进展情况，公司整体精神面貌的集中反映，具有参考价值和指导价值。这就要求档案管理人员在收集整理档案资料的时候，必须要以事实为依据，对档案文件的真实性、准确性和完整性负责。有的档案资料不仅包括文字材料，可能还包括图纸、声像影像资料甚至是实物样品，这就要求档案管理人员要对资料科学的进行归档，将真实反映工作和业务性质、流程、方法步骤、说明材料等文档集中管理，形成系统的档案管理文件，避免张冠李戴、残缺不全的现象发生。
2.2 及时有效性原则
自来水公司的业务复杂，工作零散琐碎，其档案管理是一项长期的、零散的且十分重要的工作。公司档案管理要形成档案管理制度，对归档的内容，时间，相关责任人，档案提交和查阅方式，档案借阅和安全保密制度进行规范管理。各级管理人员要重视档案的管理工作，随着工作的进展同步形成业务档案资料，按照“形成规范、真实齐全、整理及时、分类有序”的原则形成文件、档案资料。
2.3 分工负责的原则
自来水公司档案资料来源于公司的不同业务部门，各级部门要根据工作内容分别对档案进行资料收集和管理工作，掌握第一手的资料。例如，公司工程项目管理档案的管理是一项综合性、业务性、技术性都较强的工作，需要监理单位在机构建设、人员配备和制度建设上加大管理力度，因此，各级管理人员要提高档案管理的责任意识，在做好各项工作的同时也要做好资料归档工作。对于档案管理人员而言，要对各单位提交的档案分门别类的管理，提高档案管理水平和档案使用价值和使用效率。
3 自来水公司档案管理系统建设措施
3.1 自来水公司档案管理系统分类
科学梳理自来水公司的业务，建立档案分类管理系统，增强自来水公司档案管理系统的适用性。
（1）客户服务中心系统。客户服务中心系统是自来水公司工作的枢纽，包括业务咨询、信息查询、业务申报受理、业务投诉受理、用户服务热线等。客户服务中心以用户基本信息数据库为基础对每一个自来水用户建立一组档案，记录着用户开户之日起到目前的所有情况。这个系统包括用户报装管理系统、自来水表管理系统和热线服务管理系统。
（2）营业收费管理系统。营业收费管理系统是自来水用户基本数据库的主要数据来源。营业收费管理信息系统包括抄表、收费、与银行间代收水费数据处理。这些数据可以为城市自来水规划、城市自来水管网数学模型、城市GIS系统以及自来水企业各有关管理部门和各有关上级领导决策部门工作提供资料支撑和参考依据，从而更好地为城市居民提供用水资源服务。
（3）GIS系统。GIS系统包括自来水管网运行管理、维护等，注重对户外工作现场的GIS应用支持。基于ESRI的ArcGIS基础上建立M/S体系的GIS应用，可以有效解决在户外现场的工作需求以及现场指挥对GIS的需求，提高自来水公司现场数据采集速度、提高应急反应的处理效率。例如，在传统的现场爆管抢修处理过程中，通常依靠那些具有丰富经验的人员对现场情况进行分析判断，准确定位施工地点，如果遇到更复杂的问题的时候，更是束手无策。使用GIS/GPS系统后，后方管理和遥控人员可以随时了解现场工作人员的方位、行动轨迹和目前的工作任务以及工作进展情况。同时，现场抢修人员利用GPS进行准确定位并借助GPRS无线数据传输进行现场数据的上传和周边设备资料的调阅。服务中心对现有的资料库数据进行分析整理，快速、准确地制定最优方案，并将工作方案通过无线传输到抢修现场的终端设备，此举极大地提高了业务人员的反应速度，减少了修复时间，对用户的影响也降低到最小化，经济效益和社会效益凸显。
3.2 加强档案管理信息化系统建设
信息化系统建设是档案管理的重点，信息化在档案管理中发挥重要作用。一方面规范档案管理，使档案更有利于查阅和使用，缩短了档案查阅时间，提高了资料查找的准确性，减少了档案管理中的重复劳动，大大提高了档案管理的工作效率和现代化水平。在系统中，文档通过协同办公自动化模块实现电子文件的及时归档、保管、利用；工程档案通过在线系统、离线客户端进行多个项目的收集、编目等工作，满足工程档案利用现代化工具进行收集、整理、编目、打印、移交、借阅和利用等一整套功能。再如档案人事管理系统，可以采用企业HR软件，这些软件解决如何通过绩效评估激励员工，提高干劲，如何快速了解和处理相关的人力资源信息，如何及时、准确地发放工资，如何制定适应不同工种、不同岗位员工的考勤管理制度，如何快速、准确地制订招聘需求计划，如何全面掌握组织机构状况，合理编制和控制人员规模等问题，系统不仅可以实现不同应用角色之间的协同工作（如高层管理者、业务部门经理、人力资源部门、普通员工参与薪资管理业务），也可以实现各个HR职能之间的业务协同（如薪资数据与福利数据、考勤数据、考核数据之间），还可以实现与企业其他业务系统（如客户关系管理系统，供应链管理系统）之间的数据业务协同。实现企业人力资源管理业务的全方位过程执行和管理控制。
3.3 加强档案安全管理系统建设
（1）建立数据库入侵保护系统、病毒预警系统、数据备份系统。计算机网络安全管理是档案管理的重要内容。网络管理中要安装必要的防护软件，服务器也要设有合理的访问控制和身份认证措施保护。此外，建立病毒防御系统是安全管理的必要保障，应建立网站检测系统，全天24小时监控所有进出网络的文件，发现病毒或可疑性文件时可立即产生报警信息并通知管理员，通过IP地址定位、端口定位追踪病毒来源，并产生功能强大的扫描日志与报告，记录规定时间内追踪网络所有病毒的活动。再者，对于不同类型的数据要采用分布式管理，重要数据在数据库中还有加密和验证措施。还通过人工定期备份到存储媒质进行保存。
（2）提高档案现场管理的安全性。自来水公司的档案中有很多纸质文档，具有重要价值，一般保存时间比较长久，这些文档的现场管理要做好防水、防火、防潮等安全防范工作，要做到事无巨细、百无疏漏。例如，现在市场上应用的温湿度监控系统可以对档案的管理起到重要的监测作用，可以有效地防止纸质档案潮湿、发霉、变质。温湿度监控系统针对档案库房实际情况设计，综合运用了先进的环境测量技术、单片机技术、工控软件技术、传感器技术等技术，具有稳定可靠，使用方便，功能先进、扩展性强、易于维护等突出优点。该系统的功能是：①实时现场监测测量、显示当地的温湿度数据；②计算机实时在线监测：选定相应区间，会显示当地、当时的各指标测试结果；③驱动空气调节设备（空调、加湿机、除湿机等）根据设定的目标值改善当前温湿度状况；④自动采集、记录、处理（平均、最值、报警）各测点温湿度数据，数据表现形式为表格、曲线、报警超标记录等；⑤数据存储间隔可任意设定，数据直接存储到计算机硬盘，对存储时间无限制；⑥计量分析：每个场所的历史记录，空气质量的合格率、合格时间，可以按日、月、年、自定义时间间隔查询。现场档案管理安全防范措施为企业充分使用档案，塑造良好企业文化、提升竞争能力提供了有力的保障。
4 结 论
综上所述，自来水公司档案管理是公司各项业务执行情况、公司整体精神面貌的集中反映，是公司重要业务可持续发展的重要支撑，具有重要的文献价值和应用价值。建立档案管理制度，对档案资料进行科学分类管理是档案管理的重要内容。档案信息化是档案管理的重要内容，全面管理电子档案资料，从电子档案的收集、入库、整理、、归档、查询、借阅、销毁等方面进行全过程控制和管理，可以极大地提高档案应用和管理水平，实现档案信息管理传输的自动化、档案资料一体化、标准化、规范化和共享化。档案安全管理是档案管理的重要组成部分，是档案可持续性发展的重要保障。
参考文献：
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（一）省公司对公文、印章管理工作考核情况
公文管理方面。报送上级公司公文共计35件，退回2件。
印章管理方面。印章管理工作未存在违规考核，预计考核得分为100分。
（二）市公司对各县支公司印章管理考核情况
根据市公司下发的《xx公司2018年度县支公司职能指标考核办法》文件要求，只对各县支公司印章管理工作进行了考核，因公文管理系统只延伸到市级公司，县支公司无法使用公文管理系统，没有准确数据可供考核，故此次未对县支公司公文管理进行考核。具体考核情况如下：
全市持有印章的县支公司11家，目前从考核情况来看，只有xx、xx两家公司因变更印章保管人信息未及时报送市公司备案扣掉5分外，其他9家县支公司未存在违规考核。
（三）2018年相关工作情况
1.公文方面
（1）做好日常公文接收、下发及流转工作；
收文情况：截止到2018年12月31日共接收上级文件683件；县支公司文件53件。
发文情况：截止到2018年12月31日共发文413件。其中党委文24件；纪委文8件；团委文1件；工会文2件；x发文194件；x办发文184件。
（2）每天更新“公文查询”系统中的公文；
（3）每天监控督促未及时办理的公文。
2.印章方面
（1）印章数量、回缴、刻制及材料用印等工作；
全市印章数量及保管、回缴、刻制情况。全市共有印章115枚，全市保管的印章98枚，其中省公司保管17枚，县支公司保管32枚，市公司保管66枚。截止目前共回缴印章30枚；刻制印章1枚。
全市材料用印情况。截止到2018年12月31日共用印材料1517件108766份；其中合同用印材料366件84218份；综合用印材料955件24273份；个人用印196件275份，
（2）每月10日前报送上月用印情况统计表。
3.档案方面
（1）文书档案。整理2017年度档案件数653件；其中永久卷129件，30年期509件，10年期15件。整理了公司大事记、全宗介绍、机构沿革、基础数字汇编。
（2）基建档案
截止目前公司购置房屋及装修项目已整理移交省公司办公室归档；xx县支公司购置房屋项目已整理完毕，待装修档案移交市公司整理后，再移交省公司办公室存档。
（3）特殊载体档案
荣誉档案：牌匾7块，证书2本，授带1条。
图书档案：图书3本。
照片档案：收集照片42张，荣誉照片11张。
合同档案：因市公司对外签订的合同档案属年度整理，目前没有具体数据，通过综合办公管理信息平台查询，预计2018年对外签订合同150件。
二、明年重点工作目标
（一）公文方面
根据上级公司下发的《公司公文处理工作指引》的通知及市公司公文管理相关要求，做好以下几点：
（1）做好公文日常工作；
（2）做好省公司对市公司公文考核方面的工作，对上报的公文做好排版与校对，尽量做到零退件，争取在年底考核结束后，取得一个更好的成绩。
（二）印章方面
1.做好印章日常工作的同时，对上级公司关于修订印发《印章管理办法》的通知文件的认真学习，学透文件内容要求。
2.根据《2018版印章管理办法》要求，做好省公司对市公司的考核，做到零违规考核，争取在年底考核结束后，取得一个好的成绩。
档案信息化建设是未来一个时期各档案馆（室）的一项重要任务，而档案信息化的前提是档案的数字化。由于档案数字化加工流程复杂，库藏档案数量多，许多档案馆（室）人手有限，单凭内部力量很难在规定时间内完成数字化工作，于是，大家都期望通过外包加工来解决这个难题。档案数字化外包是指档案部门根据自身工作需要，支付一定报酬，将档案数字化任务委托给外包公司，由外包公司组织人员对档案进行流程化数字转换，档案部门直接享受数据扫描、处理、存储、挂接等数字化成果的一种加工方式。
档案数字化工作提上日程后，承接数字化外包加工的公司也应运而生。由于缺乏市场准入机制约束，任何一家科技服务公司都可以轻松介入这个领域，这样带来的负面影响是档案数字化外包公司良莠不齐，加工过程“险象环生”。据说，在加工过程中，有些地方甚至出现密级档案泄密的安全事故。为此，国家档案局与国家保密局联合下达文件，要求规范数字化外包加工的管理工作，并对外包公司的资质作出要求。笔者根据本单位实践，总结了选择外包公司需要考察的几个方面。
一是公司规模。即考察公司的注册资金、员工规模、经营范围等情况。一般情况下，要选择注册资金100万元以上、员工人数50人以上、业务范围里有数字加工服务项目的科技公司进行外包。相对来说，这类公司有一定基础与规模，公司从长远利益和可持续发展角度考虑，加工时一般不会粗制滥造，加工质量和售后服务也相对有保障。但也有例外情况存在，比如，一些基础薄弱的合伙组织或个人挂靠大公司，以大公司的名义对外承接档案数字化加工业务，他们主观上追求利润最大化，客观上工作敷衍了事，产品质量很难符合要求。为防止这种情况出现，档案部门可要求公司提供项目管理机构组成情况和参与加工人员的基本情况，以确定该组织资质，并最终决定是否给予委托外包。
二是业务能力。即考察公司是否具备数字化加工相应的档案业务能力。档案数字化加工有别于机械五金、电子元配件的加工，特殊的加工对象决定了档案加工有自己独特的工作纪律与要求。因此，从档案保护、信息保密、加工质量等方面考虑，最好选择一家有档案意识、懂档案业务的公司来外包。目前，市场上有能力承揽档案数字化加工业务的大都是一些科技服务公司，他们的主营业务是计算机技术服务，比如，软件开发、系统集成、网络工程等。档案数字化加工是近年来新开拓的业务领域，因此，好多外包公司对档案的了解并不深入。档案部门在选择外包公司时，可通过交流、沟通，考察公司对档案工作的熟悉程度，再决定是否外包。
三是技术状况。即考察公司是否具备从事档案数字化加工的技术条件。档案数字化加工对计算机技术的要求并不高，一般的科技服务公司都有相应的计算机技术能力承揽这项加工业务。与此同时，他们也都具备加工必需的硬件设备、网络配置、软件平台。但是，光有技术和设施仍不能胜任档案数字化工作。档案数字化有一套工作流程、多个加工环节，从加工前处理、档案拆卷、图像扫描、图像处理、图像合并、文字识别、数据存储、光盘刻录、数据挂接到实体还原，每个环节都有特定的技术指标与规范要求。外包公司如果不懂数字化工作流程，或不知流程中各环节技术要求，数字化产品很难保证。因此，选择外包公司时，档案部门可要求外包公司提供相应的技术文件，重点考察公司对数字化各加工环节的理解及具体实施方法。如有必要，可要求公司做模拟操作演示。
四是成功案例。考察成功案例的目的在于了解外包公司档案数字化加工经验。总的来说，档案数字化加工外包历史并不长，外包公司进入这个领域的时间则更短。2010年，我校启动档案数字化工作时，浙江省承揽数字化外包业务的公司只有寥寥数家，如今两年过去了，外包公司如“雨后春笋”般冒出来。因为看到档案数字化加工市场前景良好，许多科技服务公司两年内仓促“披挂”上阵。他们可以在短时间内做到对档案数字化加工技术规范“了如指掌”，但如果没有经过实践检验，终究是“纸上谈兵”。因此，在选择外包公司时，建议档案部门要了解一下外包公司在档案数字化加工方面有多少成功案例，以此来判断外包公司是否真正有能力承揽这项业务。考虑到不同行业档案特点不同，因此，条件允许的话，最好选择有本行业相关加工经验的公司来外包。
五是管理水平。了解外包公司的数字化加工管理水平，除了看公司是否有完善的管理制度和有无对管理人员进行规范培训外，还要看管理人员项目经理的实际管理能力如何。一般情况下，档案数字化加工采用的是本地化加工方式，即在档案所在单位指定的场所进行加工。加工过程中的管理工作由项目经理全权负责，因此，项目经理的管理水平高低对加工质量的好坏起着决定性的作用。而外包公司的整体管理水平也充分体现在项目经理的管理水平上。考察项目经理的管理水平最好的办法就是到加工现场实地走访。档案部门可以从现场员工纪律是否严肃、物品放置是否有序、环境是否整洁、操作是否规范、安全是否有保障等多方面来判断项目经理的管理能力，从而获取对外包公司整体管理水平的印象。如果现场管理状况良好，管理制度得到了有效落实，这样的外包公司相对更让人放心。
六是反馈信息。即通过用户反馈的信息来判断外包公司的数字化加工工作成效。众所周知，外包公司为了获取订单，通常都会绞尽脑汁在宣传方面塑造自身良好形象、在文字方面夸大自己的工作成效。如果要透过现象看本质，深入了解外包公司的真实加工状况，还得倾听来自用户方的真实感受。因此，选择外包前，最好能联系一两家接受过该公司加工服务的档案单位，听听他们反馈的信息，比如，外包加工过程中双方沟通是否顺畅、用户方的合理化建议是否采纳、加工人员变动是否频繁、工期有无延误、产品验收合格率是多少、实体档案还原质量是否理想、经费结算是否合理、售后服务是否到位，等等。档案部门根据用户反馈的意见，结合其他考察内容，综合评价外包公司的数字化服务质量，最终决定是否委托外包。
（摘自《档案界》网站 作者单位：浙江省台州学院档案室）
1新时期*（集团）公司生产经营格局的显著变化
近年来，随着企业改制进程的不断深化，企业发展步伐的加快，特别是为落实省委、省政府关于煤炭资源整合和实施煤炭企业大集团战略指示精神，*煤业（集团）公司依靠煤炭资源优势，引进国内外资本和战略合作伙伴。*四矿以改扩建为主要项目与泰国万浦集团合资成立*中泰矿业有限公司；与美国新能源投资公司签定战略合作意向书和2×135MW综合利用热电项目意向书；出资参股了豫鹤同力水泥有限公司日产5000吨水泥熟料工程项目、*兴鹤发电有限责任公司2×600MW火电厂项目。围绕做强做大煤炭主业，加强外部煤炭资源整合。与香港富拉尔等四家公司合资成立“河南华安煤业有限责任公司，共同建设*煤电十一矿；整合了*市*乡振兴煤矿、*煤矿、*井等。这些工作，对公司矿井接替及煤炭主业长远发展具有重要意义，企业的资产结构也逐渐形成了多元化格局。
2企业多元化发展格局对档案工作产生的影响
2.1煤炭资源整合，需要对资源整合矿井进行探矿权、采矿权的变更，需要进行矿区勘查和矿井的扩能技改。这就必然形成大量的地质勘测资料和煤炭基本建设资料，如何管理好这些档案资料，是我们当前档案管理工作的新课题。
2.2引进外资及对外投资合作建设新项目，企业的资产结构逐渐形成了多元化格局。企业资产结构的多元化格局，带来了企业档案管理工作的多元化。企业档案工作内容、档案管理体系均发生了新的变化。档案工作如何适应新形势、新任务的要求，成为目前档案工作者的当务之急。
面对新形势，我认为应从以下几方面予以关注和重点解决。
2.2.1煤炭资源整合后矿井的档案管理问题
由于煤炭资源整合的需要，*集团要向新整合矿井委派大批矿井管理人员和技术人员，对整合矿井办理探矿权、采矿权变更手续，对矿井进行改扩建。由于煤炭地下作业的特殊性以及五大自然灾害隐患（瓦斯、煤尘、顶板、水、火），决定了煤炭档案对煤炭生产安全有着特别的重要性。所以，整合矿井档案管理工作应当做在其他工作的前面，即从双方开始签定合作协议之日起，就应指定专门领导负责此项工作，设立档案室，配备档案管理人员负责对档案资料的收集整理。这样，才能保证资料的齐全完整，科学规范，为今后矿井顺利通过竣工验收打好基础，为矿井投产后的安全生产和可持续发展提供有效的参考依据。
2.2.2外国投资企业、出资参股企业的档案管理问题
××同志1975年入路，1982年入党，先后做过话务员、打字员，1983年从事档案管理工作。24年，她用自己的双手积累了档案资料8887卷，将电气化公司档案管理由最初单一的文书管理发展到现在的文书、科技、声像、会计为一体的综合信息档案管理，这些资料记录了电气化公司的成长和发展历程。
电气化公司档案管理先后经历了企业整顿、档案管理达省标、晋升国家二级标准三个阶段，每一阶段的收获都倾注着××的心血与汗水。
1984年以前，公司的文书档案由网文秘人员兼管，由于工点分散，工作人员调动频繁，档案资料散失、破损严重，要什么没什么，档案管理几乎是空白。××深切地体会到“开头难”的滋味。为了规范档案管理，她修订了档案管理制度，制定了档案归档计划。
文书档案管理，她按照档案管理规定除做好( ）各类来文的收集、归档工作外还着重收集党政工团会议记录、历年大型会议文件、年度统计报表、人事命令、干部名册等文本原件，文书档案工作达标后，她不满足现状，“八五”期间，他按照档案规划，对建处以来的文书档案进行全面清理，按部颁标准逐项立卷，用网计算机打印蜡纸刷案卷盒，做到统一美观。
为了规范科技档案管理，她和施工部门协商制定了《电气化处竣工文件编制细则》，将大中型基建工程、小型项目、机械设备、仪器仪表、房屋建筑等分别列入归档计划，每年年初下发各单位。
每年，公司有几十项工程竣工资料需要归档，公司改制后，“四电”大中型项目和自揽40多项工程的竣工资料全部移交到档案室，遇到不规范的地方，她就耐心指导整改，站场工程中，有的竣工图纸长达2米，她就和技术人员一起裁图纸、量尺寸，按手风琴式折叠成标准a4纸样。她长期和各部门资料管理人员保持密切联系，及时解决工作中遇到的困文秘站:难，比她小的同事都亲切地喊她“卜姐”。
××对自己要求严格，对归档的案卷质量要求更严格，为保证案卷质量，她征得领导同意，曾数次深入工地，指导基层如何收集工程竣工资料。1998年底，在荷泽施工的原通信段领导因档案移交遇到困难，请××协助。腊月，大雪纷飞，××不顾天气寒冷，代表施工方前往济南档案馆，她借助自己丰富的档案管理经验，多次和档案管理人员协商，顺利移交了50多册竣工资料。如今，我公司的科技档案收集、整理、立卷、归档已经形成制度，科技案卷质量均达到部颁标准。
声像档案管理起步较晚，由于条件限制，这项工作迟迟未能开展，××平时注意收集大型会议、文体活动、先进技术工艺、公司荣誉证书、奖章、奖牌各类照片（底片）和录像资料，档案室内保存着“庆祝香港回归”、“抗击非典”、“技术比武术”等许多珍贵声像资料。
会计档案的收集，她依据上级文件精神，与财务部门配合，做好会计凭证、年度预决算等归档工作。，我公司改制，撤消原段级单位后，按照上级档案部门要求，段级保管的会计档案必须统一归档，任务非常大，××在档案室没有增加人员的情况下主动与移交单位配合，对超过保管期限的3545卷会计档案进行鉴定、登记造册，完成了庞大的归档和销毁工作任务。
完整的档案资料为企业生产、经营提供了可靠依据，改制后，公司利用大量的文书档案撰写了企业年鉴；利用科技档案进行线路改造、变更设计，为企业创造了经济效益；利用声像档案为经营提供参考，提高企业信誉度；利用房产档案解决了几起土地纠纷，为企业避免了不必要的经济损失。
