时间：2022-09-15 00:28:55
一、我局干部人事档案工作由人事科负责，管理人员必须是政治可靠、作风正派、责任心强的中国共产党正式党员。
二、干部人事档案管理部门的主要职责：
（一）保管干部人事档案，积累档案材料：
（二）收集、鉴别和整理干部人事档案材料：
（三）办理干部人事档案的查阅、借阅和转递：
（四）登记干部职务、工资变动情况：
（五）为有关部门提供干部情况：
（六）做好干部人事档案的安全、保密、保护工作：
（七）调查研究干部人事档案工作情况，制定规章制度，搞好干部人事档案的业务建设和业务指导：
（八）推广、应用干部人事档案现代化建设管理技术：
（九）办理其他有关事项。
三、干部人事档案的内容和分类
干部人事档案是出入境检验检疫系统人事部门按照相馆党的干部政策，在培养、选拨和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拨使用干部的重要依据，是国家档案的重要组成部分。
其内容和分类如下：
第一类 履历材料
第二类 自传材料
第三类 鉴定、考核、考察材料
第四类 学历和评聘专业技术职务材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、审批材料等）
第五类 政治历史情况的审查材料：
第六类 参加中国共产党、共青团及民主党派的材料：
第七类 奖励材料（包括表彰奖励活动中形成的有关材料）
第八类 处分材料（包括纪律检查、监察、法院和行政管理等部门工作中形成的有关材料）
第九类 录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及参加各种代表会的代表登记表等材料：
第十类 其他可供组织上参考的材料。
四、干部档案管理范围应与干部管理范围相一致。其保管范围如下：
（一）干部（科级以下）档案正本，由本局保管，副处级以上干部建立档案副本。
（二）干部辞职、退职、自动离职、被辞退（解聘）后，未就业的，其档案仍由本局保管；另就业的，其档案转至有关的组织、人事部门保管，不具备保管条件的，装人事部门所属的人才流动服务中心保管。
（三）干部被开除公职后，未就业的，其档案由本局保管；另就业的，其档案转至有关的人事部门保管。凡通过劳动部门就业的，其档案由有关的劳动部门保管。
（四）干部出国不归、失踪、逃亡以后，其档案由本局保管。
（五）干部死亡以后，按照《干部档案工作条例》规定保管：
（六）干部退（离）休以后，档案仍由本局保管。
五、干部档案的收集、临别及归档按规定执行。收集的材料必须经过认真鉴别。归档材料应真实、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备。需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后方能归入干部档案。归档材料均按《干部档案整理工作细则》进行整理立卷，做到认真鉴别，分类准确，编排有序、编号、目录清楚，装订整齐。
六、干部档案应统一按国家档案案卷标准规格制作。档案材料按时间、内容、层次不同排序。编号归档材料统一保管，设专用库房，按《库房管理制度》做好管理工作。
七、干部档案的保管原则应是安全保密、便于查找，建立登记和统计制度，严禁任何个人私自保存他人的档案。对利用档案材料营私舞弊的，应视情节轻重，予以严肃处理。对违反《档案法》、《保密法》的，要依法处理。
八、因工作需要查阅和借用干部档案，须遵守下列规定：
（一）查阅单位应填写《查阅干部人事档案审批表》，按照查阅干部人事档案的规定办理审批手续。不得凭借调查证明材料介绍信查阅干部人事档案：
（二）人事科应根据规定，确定是否提供和提供什么材料：
（三）凡查阅干部人事档案，利用单位应派中国共产党党员到人事科查阅：
（四）档案一般不外借。对必须借出使用时，要说明理由，经过主管领导批准，要严格履行登记手续，限期借还，不得转借他人：
（五）任何个人不得查阅或借用本人及直系亲属的档案：
（六）查阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，违反者按有关规定给予处分以致追究刑事责任。
（七）借用、查阅档案的单位和个人，不得擅自拍摄复制档案内容。因工作需要从档案中取证的，必须经主管领导审批，获准后才能复制（拍摄）。复制的材料必须加盖公章，否则无效。
九、干部调动或职务变动后应及时将档案转给新的单位。转递档案应遵守下列规定：
（一）干部人事档案应通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交干部本人自带；
（二）转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出：
一、路桥企业的特性与人力资源现状
（一）路桥施工企业的特性
由于路桥企业是一个多样化的工程企业，因此工程的产品类型也具有多样化。并且，路桥企业的使用功能以及工程类型相同，但由于建造的区域环境不同也会出现一系列的差异。同时，路桥企业的工程产品还具有不可转移性，其产品都是在有需要的地方建造，并且不能移动。
（二）人力资源现状
由于路桥企业的工程施工周期较长，少则一两年，多则几年。所以企业员工常年远离家乡，并且随着项目地点的变迁而变迁，几乎没有一个固定的工作地点。同时，路桥企业的项目一般在待开发区，基础设备设施不完善、交通不便，而且项目部是临时的，员工的生活条件以及工作条件都非常艰苦，使得一些员工坚持不下去，人员流动性较强。 另一方面，路桥企业的项目部分散在全国各地，所以企业的现场技术人员也分散在各个项目部。而每个项目部离总公司的距离比较远，导致各个现场技术人员的沟通较少，在一定程度上减少了信息与资源的共享。目前我国路桥企业人力资源的职称评审是企业的硬指标，使得路桥企业忙于应付职称评审而缺乏对员工的管理，缺少了企业文化，降低员工对企业的认同感，导致路桥企业人员流动性强。
二、路桥企业人事管理中存在的问题和面临形势
（一）人事档案更新速度较慢
目前，路桥企业人事档案与社会管理职能的分离趋势越来越明显，越来越多的路桥企业单位人变成社会人，人事档案的功能正在消失。传统的路桥企业通过人事档案进行工资和保险的审批现象也逐渐消失。因此，人事档案更新的内容越来越少，并且更新速度越来越慢。大部分路桥企业人事档案的更新除了关系到员工职位变化、工资的调整外，很少有关于员工个人资料的档案更新。
（二）人事档案造假和弃档现象严重
目前，我国路桥企业人事档案的管理中出现了一些比较混乱的状况。“弃档”现象越来越多，甚至是常见现象。很多路桥企业对档案的认识还不够深刻，对员工档案不重视，导致多年后档案丢失的情况。并且，随着我国各行各业的飞速发展，路桥企业的员工不再坚持自己的岗位，纷纷跳槽。路桥企业对档案的管理不到位，也没有注重档案的存放，使得员工需要档案时，出现档案丢失或找不到的情况。并且，现在我国出现了很多造假的行业，造假手段非常多。一些人看重路桥企业的丰厚待遇，但苦于没有合格的证件，从而利用高科技进行证件伪造。这种行为为路桥企业人事管理工作带来了很大的麻烦，将不合格的员工带入项目场地，工程一旦出了问题将会给路桥企业带来巨大的损失。
（三）档案的规范指导还需加强
路桥企业想要更规范的进行档案管理工作，首先需要从管理层入手，对路桥企业的相关管理人员进行一定的专业培训，提高管理人员的业务水平。但是，新形势下我国路桥企业管理层普遍缺乏对员工人文关怀，而且对员工档案管理工作没有给予指导。由于高层管理人员对人事档案管理的认识不够深刻，从而会忽视该项工作。在路桥企业中，员工若没有进行专业的工作培训，在进行工作时不能很好的面对工作，这样会导致项目的工作效率降低，更多时候是导致整个路桥项目的停滞不前。
（四）人事档案的操作性不强
我国路桥企业人事档案工作还面临着内容空洞、材料不全以及信息不准等问题。其主要表现在档案内容缺少对企业员工的品德、自身特点以及综合素质等方面。导致了人事档案管理工作不能规范进行。目前我国路桥企业的人事档案内容普遍侧重于思想政治表现，还有很多空话，并不能反应出企业员工的综合素质。在档案材料的搜集中，一些管理人员对员工工资审批表、考核材料以及任免审批表等资料没有及时的补充签字，最终导致档案工作不能及时开展，降低了档案的实际操作性。
三、路桥企业人事档案管理的新方法
（一）提高企业对档案管理的认识
路桥企业需要对档案工作进行深刻认识，以确保在很大程度上促进企业的发展。这就需要加强路桥企业对人事档案管理工作的责任感，明确档案对员工以及企业的重要性是每个路桥企业管理者的责任和义务。管理者对人事档案工作的重视程度是做好档案工作的重要保证。路桥企业应进一步加强和改进企业人事档案工作，采用现代高科技技术，制定完整的法规制度和管理体制，健全基础设施和服务功能，加强管理人员对人事档案的认识，从而更好的推进企业发展。
（二）规范企业档案管理机制
路桥企业人事档案管理工作最关键的环节是建立科学的企业档案管理体系和健全档案管理制度。建立健全合理、规范性强且符合现代路桥企业档案管理工作的制度是保证档案管理工作有序进行的基础。路桥企业想要建立科学合理的制度，首先不能盲目跟风，而是要在吸取其他路桥企业经验成果时结合本企业的实际情况，从而形成一套完整的档案管理制度。在该制度的执行过程中，还要对出现的问题及时检查并处理，再整改制度。规范企业档案管理的机制有效的保证了档案的真实性，并在最大程度上减少弃档现象的出现。
（三）提高管理人员的素质
路桥企业档案管理人员的素质在很大程度上影响了档案管理工作的质量。路桥企业档案管理人员首先应该严格律己，不断提高自身的综合素质，加强其自身的责任心，才能在复杂枯燥的档案管理工作中减少工作失误。同时，路桥企业的档案管理人员还要注重提高自身业务能力，其可以通过参与培训、相互交流等方法进行提高。这就需要在平时的档案管理工作中多累积经验，熟悉每个环节和要求。特别是对路桥企业档案的员工个人信息、工资、归类等，必须保证清晰明了。
最为重要的是，档案管理人员还要不断学习其他科学管理方法，从而提高工作效率，并保证档案质量；路桥企业不断加强对档案工作的管理，尽量选择作风廉正、责任心强的人才进行人事档案管理；不断对管理人员进行培训，着重进行现代化电子档案管理知识的培训，使管理人员掌握现代化档案管理知识。争取做到与时俱进，以此提高管理人员的综合素质，实现现代化档案管理。
（四）加强员工对档案的认识
路桥企业要想让所有员工重视人事档案，则要做好人事档案的宣传工作，在收集档案内容资料时务必要进行认真核对，将真实可靠的员工资料放入档案。在对档案进行鉴别工作时，要保证档案的完整性和真实性。而针对一些虚假资料要严格查处，保证人事档案内容为员工的真实资料，深刻认识到企业员工人事档案对企业的重要性。并且还要对档案管理工作的工作模式进行创新，以此提高档案管理工作的效率。
提高路桥企业员工对档案资料的认识，具体有两个方面。一是加强宣传力度，让员工深刻认识到人事档案的重要性，利用多种渠道向员工宣传人事档案知识，并做好相应的咨询服务工作。让员工意识到人事档案并不是没用的，而是对员工以后重新就业有很重要的影响。其次，加强对员工档案的规范化管理，保证档案的材料收集、整理、鉴别以及保管等环节都做到规范性，以此提高档案的安全性。
关键词：婚姻登记档案管理和谐社会
前言：2006年，《婚姻档案管理办法》颁布，标志着我国对婚姻登记档案的管理进入一个新的阶段，这是我国婚姻登记档案的里程碑式的阶段，《婚姻档案管理办法》是由国家民政部、国家档案局联合颁布的,这意味着我国婚姻登记档案工作开始步入规范化、法制化轨道，公民的婚姻登记信息将受到有效保护，婚姻当事人的合法权益将受到切实维护。
1.加强婚姻登记档案管理，服务社会
自从“十一五”规划的建议中关于建设和谐社会的目标一提出，整个社会的工作都围绕着这个目标而进行，加强社会建设和完善社会管理体系成为全社会共同努力地目标。倡导人与人和睦相处，增强社会和谐成为每一个工作的基础，婚姻登记档案管理工作涉及到全社会人的利益，是婚姻登记机关在办理结婚登记、撤销婚姻、离婚登记、补发婚姻登记过程中形成的历史记录，是证明当事人婚姻状况的真实凭证。婚姻当事人的信息，与个人生活诸环节密切相关，而且由于婚姻关系与财产关系的密切联系使其在公民办理财产分割、继承、申报登记等诸多事务中发挥着不可或缺的凭证作用。因此，婚姻登记档案的管理对社会和谐产生直接的影响，与社会的和谐建设有密切的关系。
2.我国婚姻登记档案管理的现状我国的婚姻登记档案多年来存在着严重的不足，自从《婚姻登记档案管理办法》颁布后，情况有了很大的改善，但是在管理上仍普遍存在三个方面的问题：保管分散、损毁遗失严重、利用不规范。
2.1 保管机关各自为政
我国的婚姻登记档案管理是各级婚姻登记机关各自管理，分散管理，缺少统一性，在2003年10月起施行的《婚姻登记条例》规定：“内地居民办理婚姻登记的机关是县级人民政府民政部门或者乡（镇）人民政府；省、自治区、直辖市人民政府可以按照便民原则确定农村居民办理婚姻登记的具体机关”。这条规定存在着一定的漏洞，市级婚姻登记机关与县级以及各乡镇的婚姻管理部门形成各自为政的局面，婚姻登记档案的保存也是各自保管各自的，随着城建脚步的不断加快，行政区出现了很大的变革，一些乡镇与县级政府的合并都为婚姻登记保管带很大的困难，造成部分婚姻登记的丢失以及管理的混乱。
2.2 档案遗失损毁严重
我国的婚姻登记档案管理相对来说很不规范，遗失损毁现象很严重，很多夫妻在结婚几十年后因结婚证丢失去补办的时候却发现没有记录的现象时有发生，这对百姓的生活造成了很大的困扰，主要是婚姻登记档案管理不规范，归档不及时,甚至不归档，整理不规范甚至不整理，无专人、固定地点保管造成的，当然，这是档案资料自身的原因限制，但也存在人为损毁遗失现象，也为婚姻登记档案的保管造成了一定的困扰。
2.3 档案的利用不合规范
婚姻登记档案保管部门在提供利用过程中，有很多的缺失，这主要是由于规范的缺失以及管理人员的思想不够重视造成的，多数档案管理部门未建立档案利用制度，不严格按程序办理，对利用者身份审查不严，保密措施不健全，利用情况未作登记，利用效果未作统计分析，造成在利用过程中对登记内容丢失泄密，甚至档案原件遗失，既损害了婚姻登记当事人的权益，又造成了严重的社会影响，严重影响档案发展的管理。
3.如何加强婚姻登记档案管理
3.1 加强管理人员依法办事的思想
《婚姻登记档案管理办法》应该是我国婚姻登记档案管理的指导性法规文件，各级档案行政管理部门应当给予高度的重视，并广泛宣传、切实贯彻执行，推动婚姻登记档案的规范管理。做到让广大市民了解《婚姻登记档案管理办法》，让婚姻登记档案管理人员掌握《婚姻登记档案管理办法》，强化他们的科学管理意识和依法利用意识；并定期组织婚姻登记档案管理人员认真学习《婚姻登记档案管理办法》，做到学以致用，逐条领会要求，掌握其中的内涵，以及技术规范，重点是婚姻登记材料收集、整理、归档、移交和查档服务的具体规定，确保婚姻登记档案收集完整、整理规范、安全保管、合理利用，切实维护婚姻当事人的合法权益。3.2 婚姻登记档案集中管理
针对目前婚姻管理部门各自为政的情况，婚姻登记档案多处分散保管的现状。根据《婚姻登记档案管理办法》关于档案移交的规定，要保证婚姻登记档案的保存工作。首先婚姻登记主管部门在制定实施细则时，内容中要包含对婚姻登记档案的移交范围、时间做出明确具体的要求，尤其是档案移交过程中可能出现状况的提前预支，保证档案的完整移交，内容齐全。其次是各级档案馆要抓紧做好散存在下面的档案资料，防止婚姻登记档案继续损毁遗失。最好做统一的保管整理。
3.3 依法办事，保证效率
［关键词］人事挡案；管理；无纸化；办公自动化
doi:10.3969/j.issn.1673-0194.2016.07.103
信息技术的高速发展，对人事档案管理工作提出了更高要求。无纸化办公是指利用现代化的网络技术进行办公，可以实现不用纸张和笔进行各种业务以及事务处理，它对办公方式的改变和效率的提高起到了积极的促进作用，提高对信息的利用率和办事效率，降低办公成本，提高执行力。在人事档案管理工作中探索无纸化办公模式，是促进档案管理工作信息化、加强人事档案管理工作的重要发展方向。
1人事档案管理无纸化办公现状分析
目前，我国对电子档案的利用水平还比较低，这给档案管理部门带来了许多新的挑战。在人事档案管理工作中，虽然劳动就业手续已经基本实现了电子信息化管理。通过联网，可以查阅就业人员的就业信息。极大地提高了工作效率，避免了工作疏漏，方便了办事人员，不用往返各地办理相关手续。办事更加公正、透明，工作更加高速、便捷。但是，目前人事档案还没有实现无纸化管理，劳动从业人员与用人单位还需签订书面的劳动合同并办理备案手续，这就造成了人事档案的管理不可能完全实现无纸化办公。目前的管理模式是电子化和纸制化双重管理，合同鉴订手续是通过电子化管理并留存纸制花名册，鉴订备案完后书面合同单位自己保存，失业人员档案存放在人社局档案室管理。退休和失业金的发放还必须要求提供原始纸质档案审查，所以目前人事档案管理与无纸化办公的要求还有很大差距，管理的信息化水平和信息化手段还很单一，不能为人事档案管理提供信息支撑，在某种程度上影响到了信息化社会对档案管理的要求。
2人事档案无纸化办公存在的问题分析
人事档案管理由于事关人们的切身利益而具备很大的严肃性，在管理过程中不容出错，而无纸化办公由于信息的易变性而存在不确定性。因此，人事档案管理无纸化办公在推进过程中存在着以下问题。
2．1对电子档案归档的重要性认识不足
随着计算机技术的发展，办公已由传统的纸质办公向自动化办公发展，因此电子档案越来越多，电子档案的作用不再停留在草稿性电子文档、辅电子文档的阶段中，而是转向为正式性电子档案。然而在工作过程中，档案管理部门没有深刻意识到电子档案归档的重要性，信息化管理意识落后，对电子档案管理工作不够重视，或者是对于信息技术手段掌握不充分，对于大量产生的电子档案没有及时采取处理措施，而是抱着回避的态度，电子档案的作用只是停留在备份、草稿阶段，没有对其进行合适的管理加以利用。
2．2对电子档案的法律效力需要进一步完善
档案作为文件的法律作用就是基于档案凭证本身的原始性，传统纸质档案文件是受到法律保护的，强调只有原件才有法律效力。而电子档案没有固定的载体，导致电子档案归档的过程中缺乏原始性及凭证性，从而导致电子档案难以真正地取代传统纸质文档，真正发挥其档案的作用，因此难以制定具有法律效力的档案依据。工作过程中电子档案易被修改，并且经改动后难以发现，无法从字迹分辩出文件的原始性。这些特点造成了电子档案的效力尚没有在法律层面得到进一步规范，这也造成了电子档案管理过程中的困惑。
2．3对档案管理人员的信息素质需要进一步提高
人事档案的信息化管理需要有专业的人才参与，管理人员需要有先进的管理水平及较高的信息文化素质。目前相关的档案管理部门缺乏现代化管理水平的人才，尤其是信息处理及档案信息化利用的人才。大部分档案管理人员对现代化管理工作缺乏了解及认识，因此不能充分地发挥其作用，从而影响到人事档案无纸化管理工作的推动。
2．4对人事档案无纸化办公的安全性需要进一步强化
电子文件具有传递快捷、操作简便、存储空间小等优点，但其欠缺安全性，从而影响其长远的保管及存储。如电子文件过度依赖软件设备，不能进行直读，容易被更改，数据容易丢失，文件容易受到病毒的破坏，这些都给电子文档长期保管带来了很多的问题。
3对加强人事档案无纸化办公的思考
3．1加强人事档案管理的安全性管理
人事档案的无纸化管理涉及的范围很广，应当制定切实可行、安全可靠的安全策略。一是采取物理隔离的措施，即人事档案保管子系统必须是完全独立的网络系统，采取存储与利用分离的技术策略，人事档案通过离线归档的方法归入保管子系统，在保管子系统鉴定、整理的不同开放范围的电子文件信息，以离线方式提交到电子文件信息管理系统的利用子系统，提供不同利用权限范围的利用。二是采取数据管理安全措施。要设置严格的管理权限，特别是“系统管理员”必须合理授权，人事档案信息管理系统功能设计上应当设置功能授权、数据审核权、数据操作权三权分离的方式，可以有效提高电子文件数据的安全性。电子文档在上传、下载过程中需要设定安全等级及访问权限。三是规范电子文件归档范围。需要对电子文件建立积累制度，保证电子文件不损毁、不失散。同时应对电子人事档案质量进行把关，对于存在的安全漏洞应及时对其进行修补，对病毒软件及防火墙实行全天候的监管及自动升级。
3．2加强档案法律建设
目前电子档案的法律问题还有待解决，为了做好电子档案管理相关工作，必须从电子档案的职能、管理机制、法律效力等方面进行强化。一是要明确电子档案在文件管理中的位置，确定电子档案的职能。二是要明确电子档案制作过程、保全要求，提供利用制度，在利用时可加强电子签名制度的管理。三是要明确电子档案的法律效力。电子档案在转化为程序之后需要通过法律的形式加强电子文档在法律上的效力，其证据效力应获得法律的认可。
3．3探索并完善纸质和电子档案并行管理机制
纸质文件适合水久保存，不适合将来的反复检索和利用，而电了文件则相反。根据二者特点，应使两种载体文件在一定阶段内并存。当前普遍采用的方法是制定并实行双套管理机制，即将电了文件存入硬盘或光盘后，又打印输出纸质文件并保存。两种不同载体的档案应保证内容完全相同的，即在著录、署名、编码、史改、更新时，特别注意电子档案要与纸质档案一一对应。由于电了文件的虚拟性，缺少原有管理中的验证环节，囚此，应深入研究电子文件中信息的长期保存问题。当前，针对需长期保存的电子文件，要进行定时定期备份，防止信息丢失。
3．4提高档案管理工作者的职业素质与修养
在实现档案无纸化办公的要求下，档案管理工作者要提高自身的职业素质，热爱档案管理工作，努力学习专业知识，提高专业技能，发挥个人的主观能动性。在档案的无纸化办公条件下，档案管理工作者需要做许多档案的预处理工作，应使这些工作标准化、系统化，提高计算机对档案检索的效率和准确性。因此，档案管理工作者除了要学习掌握档案管理中的检索学、目录学以及主题著录标引等知识外，还要掌握一些计算机与网络的相关知识。在使用计算机前应了解其对档案管理工作的影响，对档案管理工作中引入无纸化办公系统而引起的变化有一定的思想准备和知识储备。对此，机关要强化对档案管理人员进行计算机方面的知识培训，合理编设计算机管理方面的岗位，充实一些具有一定计算机应用水平的年轻人员进入档案管理队伍。
主要参考文献
［1］蒋永香．无纸化办公与档案管理［J］.湘潭师范学院学报，2006（4）.
［2］燕开良．在无纸化办公中加强档案管理［J］.办公自动化，2006（4）.
行政法是调整国家行政管理中各种社会关系的法律规范的总和，行政法的“重心是控制和规范行政权，保护行政相对人的合法权益”。[1]《档案法》（包括《档案法实施办法》）是行政法，但是，档案界对《档案法》约束控制档案行政管理权力的认识不足，这不仅不利于依法治档，也不利于档案行政管理依法行政，应该引起档案界同仁的重视。
1 对《档案法》的认识与实施
《档案法》的颁布实施之初，对《档案法》的认识还是比较到位的。在《档案工作》杂志1987年第10期的社论中指出：“我国《档案法》具有显明的社会性，它不只是为档案部门行使权力的一种立法，而且是立足于国家和着眼于让会，……正确地调节国家与集体和个人之间正当利益的行为规范。各级档案部门和档案工作者，必须明确，在法律面前不仅应当和其他普通公民一样享有完全平等的权利，而且，从自身工作职责而言，应当具有更加严格的遵法义务和高度的遵法意识。这就要求，我们必须认真学习《档案法》，全面理解其精神实质，而且，要以身作则，……自觉地树立严格依法办事的法制观念。要虚心接受人民群众的监督，……使自己成为执行《档案法》的模范。”[2]1987年9月7日印发的《国家档案局关于认真贯彻执行<中华人民共和国档案法>的通知》中也强调：“各级档案部门在开展档案工作中，要依法办事，制定各种规章制度必须以《档案法》为准绳；处理一切档案事务必须遵循《档案法》的原则，绝不能超越《档案法》允许的范围。Www.133229.cOm”[3]从中看出，当时，已认识到《档案法》既赋予了档案行政管理部门一定的权力，又将其控制约束在一定的范围内，并强调档案行政管理部门要依法办事，不能超越《档案法》允许的范围，做执行《档案法》的模范。然而，随后的认识却发生了变化，形成几乎“一边倒”的现象，就是基本上把《档案法》作为管理档案事业的权力工具来看待，最典型的是把《档案法》当“武器”的观点。据对知网检索，在“档案及博物馆”学科中以“《档案法》”并且包含“武器”为检索词，以“全文”为检索项进行检索，共检索到相关文献815篇，时间从1987年一直持续到2012年。这里，随手摘录几段：
把《档案法》当“武器”的认识，最早是1987年王庆成提出的，他认为：“《档案法》作为法律是档案工作者手中的一种武器。”[4]
1988年，石怀川认为：“《中华人民共和国档案法》的颁布施行，……为我们档案工作者依法行使职权，发展档案事业给予了思想武器和法律武器。”[5]
2002年，张姣荣认为：“《档案法》是搞好档案工作的有效武器。”[6]
到2012年，依然有人认为：“《档案法》是我国档案事业的准绳，……又是各级档案部门和广大档案工作者做好档案工作的有力武器。”[7]
从上述来看，把《档案法》当做“武器”的认识在档案界很普遍，这种认识值得商榷。所谓“武器”，是用来对付敌人，把《档案法》当做“武器”，实际上，有把档案行政管理相对人当“敌人”来对付之嫌。“‘武器’从来是对别人不对自己，而《档案法》对各级档案行政管理部门和各级各类档案馆也都有规定和约束，它们都是《档案法》管理的对象，把《档案法》当做武器，实际上，是将档案行政管理者自己置于《档案法》的约束之外了。”[8]明显地有违于行政法“控制和规范行政权”的重心。
把《档案法》当做“武器”来使用的典型做法，就是把《档案法》当手电筒只照别人，不照自己。应该说在《档案法》实施之初，1988年由国家档案局、国务院法制局组成联合检查组进行的执法检查与国家档案局对《档案法》的认识是相一致的。那次档案执法检查的对象包括“各级机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作，各级档案行政管理部门的工作，各级各类档案馆的工作”。[9]“那次档案执法是‘手电筒’，也是‘镜子’，照别人，也照自己。”然而，“那次全国性的检查后，各地在档案执法实践中，出现了检查范围的‘缩水’。渐渐缩小为只对所辖区域内各级机关、团体、企业事业单位和其他组织的检查。档案行政管理部门和国家综合档案馆从被检查的范围内退出，不再是档案执法的对象。档案执法成了‘手电筒’，只照别人，不照自己”。[10]以至于“某些档案人员至今仍有一种误解，‘依法治档’就是我用法来治人”，[11]从而导致档案行政管理部门一直游离于《档案法》的约束控制之外。
档案界对《档案法》约束控制档案行政管理权力的认识不足，也可从文献中反映出来。据对知网检索，在“档案及博物馆”学科中分别以“对档案局执法检查”、“对档案行政管理部门执法检查”或以“《档案法》”并且包含“行政权制约”、“控制行政权力”、“控制行政权”、“行政权力约束”、“行政权约束”为检索词，以“全文”为检索项进行检索，检索到期刊相关文献均为0篇。从中看出对这个问题，无论是实践还是理论研究都基本处于空白。
2 《档案法》对档案行政管理权力的约束
《档案法》对档案行政管理权力的约束主要有两个方面，一是《档案法》本身的约束，二是要遵从行政法基本原则的约束。就《档案法》对档案行政管理权力的具体约束，可分为两个方面：
2.1 管理范围的约束。管理的范围又分为“事”和“物”两个方面
2.1.1 管理“事”的范围。《档案法》第六条规定：“县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。”《实施办法》第八条第三款规定：“监督、指导本行政区域内的档案工作，依法查处档案违法行为。”第四款规定：“组织、指导本行政区域内档案理论与科学技术研究、档案宣传与档案教育、档案工作人员培训。”也就是说，《档案法》将档案行政管理“事”的范围限制在档案工作、档案理论与科学技术研究、档案宣传与档案教育、档案工作人员培训这些方面。
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2.1. 2 管理“物”的范围。管理的“物”就是“档案”，需要说明一下，档案行政管理不直接管理“档案”，而是，通过管理拥有档案的档案行政管理相对人的档案事务来管理的。《档案法》调整的档案范围，即《档案法》第二条的规定：“本法所称的档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治……活动直接形成的对国家和社会有保存价值的……历史记录。”就是说，档案行政管理部门管理“物”的范围是那些产生和保管“对国家和社会有保存价值的”档案的国家机构、社会组织以及个人的档案事务。
2.2 具体管理权的约束。《档案法》对档案行政管理权力约束控制的具体条款并不多，也不太明显，但这并不等于没有约束控制。按照行政法对行政管理机关“法无规定不可为”的基本原则，《档案法》对档案行政管理部门赋予了一定的权力就等于约束限制了权力，档案行政管理部门只能行使《档案法》规定的权力，超出规定的权力范围，就有违法之嫌。下面，就主要的具体管理权作以阐述。
2.2.1 对监督和指导权的约束。《档案法》第六条规定了监督和指导的权力，对此，《中华人民共和国档案法实施办法释解》中的解释为：监督是指“通过对法律、法规、规章实施情况的检查，督促有关方面依法做好档案工作”。指导是指“通过业务上的辅导、咨询、政策的阐释，使有关方面做好档案工作”。[12]这实质上是对监督和指导的权力进行了约束限制。尤其对“指导”权力的约束是非常明显的，这里的“指导”与常说的“业务指导”大相径庭，是指行政指导。
2.2.2 对查处档案违法行为的约束。《档案法实施办法》第八条第三款规定，“依法查处档案违法行为”，这就要求档案行政管理部门在查处档案违法行为时，要程序合法、规范，要以法律为准绳依法查处。这里的法不仅指《档案法》，还包括其他相关法律，主要是相关行政法律。
2.2.3对非国有档案的档案行政管理相对人档案事务的管理约束。对非国有档案的档案行政管理相对人档案事务的管理不能像国有档案的档案事务那样细，管到“集中管理”、“定期向档案馆移交档案”等。只能按照《档案法》第十六条规定来管理，即“对于保管条件恶劣或者其他原因被认为可能导致档案严重损毁和不安全的，国家档案行政管理部门有权采取代为保管等确保档案完整和安全的措施；必要时，可以收购或者征购”。实际是在限制档案行政管理部门管理非国有档案所有者的档案事务的程度。
2.2.4 对行政强制权的约束。《档案法》第十六条对集体和个人所有的对国家和社会具有保存价值的档案，采取代为保管、收购或者征购的规定，是《档案法》中唯一的行政强制项目，并对其行使限制了条件。虽然条件比较笼统需要细化，但表http://明不能随便行使这一权力。
3 超越《档案法》对档案行政管理权力约束的现象
3.1 扩大管理范围现象。以《湖南省民营企业档案管理暂行办法》为例，该《办法》第二条规定：“本办法所称民营企业档案，是指民营企业在生产、经营、管理等各项活动中直接形成的具有保存价值的……历史记录。”按照《档案法》的规定，档案行政管理部门对非国有档案只管其中那些“对国家和社会有保存价值的”档案事务，具体管理程度范围应该限制在第十六条的范围内。该《办法》明显的是越权扩大了管理范围。其他一些地方档案行政管理部门制定的《民营企业档案管理办法》、《家庭档案管理办法》、《社区档案管理办法》、《村级档案管理办法》基本大致相同，而且有些连立法依据的条款都没有。
3.2 扩大管理权限现象
3.2.1 扩大对非国有档案的档案行政管理相对人档案事务管理权限现象。还以《湖南省民营企业档案管理暂行办法》为例，该《办法》对民营企业的档案的管理如建立档案机构、明确档案管理部门与人员、实行集中统一管理、档案工作部门的职责、分类、归档时间等都作了规定。明显超出了《档案法》第十六条的范围，是越权扩大了管理权力。再以《哈尔滨市家庭档案管理办法（试行）》为例，该《办法》第五条规定：“家庭应确定一名家庭成员负责家庭档案的收集、整理、保管和利用，学习掌握必要的档案法律知识和档案管理技能，定期整理家庭档案，并向家庭成员通报家庭档案整理情况。”这明显地超出了《档案法》的管理权限范围，显然，有侵犯公民权利、干涉公民对家庭事务处置权之嫌。
3.2.2 “指导”权力的扩大。对于“指导”，档案行政管理部门至今很少是按照“通过业务上的辅导、咨询、政策的阐释，使有关方面做好档案工作”的要求去进行的，多数情况下，还是按照计划经济时代的“业务指导”方式去行使“指导”权的，“业务指导”的权力明显地超过“行政指导”的权限，而且，在现在还有扩张的趋势，最明显的表现，就是将业务指导与档案执法相结合。有的是“执法与业务‘合力’增强”，使“业务指导更有权威了”；[13]有的是“档案业务指导工作必须借助档案行政执法来促进，两者应紧密结合”。[14]这些做法，实际是在超越《档案法》的约束扩大“指导”权力。
3.2.3 超越《档案法》权限的现象。在现实中，超越《档案法》权限的现象时常发生，甚至引起了行政诉讼，最典型的是湖南省芷江县村民状告县档案局案。案由是：芷江县档案局发布“芷档法字[1999]o1号”《关于宣布芷江档案馆保存的126号全宗125号案卷第138页和140页档案后添写部分不具有法律效力的通告》（简称“1号通告”），致使村民以失去15亩山地所有权为由，向县人民法院提起档案行政诉讼。经法院审理，县档案局败诉。法院作出判决的理由是县档案局的“1号通告”“运用法律错误”。“档案行政管理部门应当依法行政，而县档案局作出添写的档案内容无效的宣布，法律依据不足。”[15]其原因就是该县档案局超越了法定职责权限。
4 控制约束行政管理权力的趋势
依法行政的首要标志就是要加强对行政权的控制，随着依法行政的深入，对行政管理权力控制约束也越来越严。一是从立法上，行政立法正由部门立法向专家学者立法转变；二是限制行政许可。依据《行政许可法》和行政审批制度改革的有关规定，国家档案局按照要求分三批取消33项国家档案局行政审批项目，到2004年只保留行政许可项目3项和非行政许可审批项目3项。许可项目在逐渐减少。从这种趋势看，无论《档案法》如何修改，扩大档案行政管理部门行政权力的可能性是不大的，而控制约束的可能性会增大。
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关键词： 《高等学校档案管理办法》 高校档案管理工作 新局面
《高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》）由教育部和国家档案局联合签署，以教育部第27号令的形式公布，自2008年9月1日起正式施行。通过学习贯彻落实《办法》，充分认识到《办法》的实施，是新时期、新阶段国家为促进高等教育又好又快发展作出的一项重要举措，是指导新时期高校档案工作科学发展的法规性文献，为高校档案工作进一步发展提供了良好的机遇，高校档案管理人员应以学习贯彻《办法》为契机，开创高校档案管理工作新局面。
一、认真学习《办法》内容，充分认识高校档案工作的重要性
《办法》第一章第二条指出：高等学校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。高校档案记载着学校的办学历史，全面反映了学校最基本的职能活动，学校的教学、科研、管理，以及校园文化建设和精神文明建设都与档案工作密切相关。档案的凭证、依据和参考作用，无时无刻不在学校的各项重要工作中得到体现。特别是在教育部开展的高校教学工作水平评估中，高校档案是最令评估专家信服的历史证据，如果没有档案做依据，就难以准确地阐明历史事件，难以科学地总结学校发展的历史和规律。只有依靠档案资料，专家才能对被评估单位进行客观、公正、全面的评估。因此，学校档案是评价学校综合办学水平的“窗口”，是从事教育教学活动、学校管理、教科研工作和教育督导评估必不可少的资料，是高校师生员工辛勤劳动的智慧和经验的结晶，是高校知识和信息资源的储备，它在学校各项工作中发挥着其他文献无法取代的重要凭证的作用，同时也发挥着不可估量的参考、宣传和教育作用。另外，学校的各种庆典活动、校史的编写、规划的制定等都离不开档案材料。因此，档案管理是学校管理工作的一个重要组成部分,它记载着学校的管理水平、发展轨迹、文化积淀、办学特色等内容。
二、深刻领会《办法》精神，加强对档案工作的领导
《办法》第一章第五条规定：“高校档案工作由高等学校校长领导，其主要职责是:（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；（二）将档案工作纳入学校整体发展规划,促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；（三）建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；（四）研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。”把高校档案工作领导的职责法制化、具体化，这将有助于为促进高校档案工作发展创造良好环境。做好档案工作，关键是领导重视和支持，只有领导有了很强的档案工作意识，才能从历史责任感的高度来加强档案工作建设，才能增加对档案工作的投入，才能提高档案工作的地位，才能把档案工作提到领导的重要议事日程和纳入学校发展规划，也只有这样才会引起学校各部门对档案工作的重视，形成有学校领导分管、校办主任主管、专职档案员负责、兼职档案员配合的档案工作网络体系，为高校档案工作的正常开展提供良好的组织保障。
三、规范管理制度，完善学校档案管理机构
学校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构，《办法》第二章明确规定了设立档案馆和综合档案室的具体条件，建立健全与办学规模相适应的学校档案管理机构，才能促进学校档案事业科学发展，更好地服务学校。随着经济社会和高等教育的快速发展，特别是随着信息技术的迅猛发展，高校档案工作的内涵和外延都发生了深刻变化。目前，我国正由教育大国向教育强国转变，高等教育的发展由注重数量增长转向提高质量、注重内涵建设，高校档案的传统管理模式面临着新的挑战，同时也迎接着新的发展机遇。为使高校档案工作与高等教育同步发展，高校在档案机构建设、档案工作制度建设、人才队伍建设、档案信息化建设等方面必须与时俱进，在继承的基础上不断改革创新。规章制度是档案工作实现管理现代化的行为准则，建立和完善档案管理工作规章制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保障。高校应修订适应本校办学水平的档案管理制度，只有依靠强有力的制度保障，努力提高广大教职工的档案责任意识，才能从根本上保证高校档案工作不断向前迈进。档案的权威性在于其真实可靠性，真实是档案的生命，也是档案管理部门的神圣职责。档案管理职能部门在工作中要坚持照章办事，努力做到坚持原则不动摇、执行标准不走样、履行程序不变通、遵守纪律不放松，只有这样才能确保档案的质量。
四、广开思路，拓展学校档案资源渠道
《办法》第三章第十五条规定了高等学校档案门类有党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类和财会类十一大类。为适应知识经济和电子信息技术迅速发展的需要，保证高校档案工作为高校改革与发展和社会建设提供高质量的服务，《办法》指出，高等学校“归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式”，这一规定对于高校档案信息资源的全面和完整收集，对于加大高校档案信息化建设的力度，方便学校和社会利用档案信息资源，具有重要的现实意义。由此可见，《办法》对档案资源建设更加重视。档案资源建设是档案事业赖以生存和发展的基础，也是档案工作“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的根本保证。档案作用的发挥是通过对档案和档案信息的利用来实现的。“巧妇难为无米之炊”，没有丰富的档案馆藏和档案信息，是很难满足各种档案利用需求的。因此，高校档案部门首先要按照《办法》的要求，努力健全上述各种档案门类，并进行科学、有序、安全的管理。由于形成各类档案的数量各异，还要根据高校实际情况确定学校各类档案的归档范围，把学校不同时期形成的、能反映学校办学特色的各类档案收集齐全，把记录学校历史的档案和反映学校办学水平的教学科研成果、奖状、奖品档案，以及专家教授、知名校友的业绩档案等收集归档。
五、适应新形势需要，推进学校档案信息化管理
《办法》在对高校档案信息化建设提出了新要求：一是应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档；二是高等学校应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆（室）建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。在档案管理活动中档案信息化建设应全面应用现代化信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用，并实现“三化”：一是档案信息数字化；二是档案信息接收、传递、存储和提供利用一体化；三是档案信息网络化。利用计算机管理系统，实现档案的著录与标引、编目、检索、统计自动化替代所有手工抄写工作，实现档案的自动化处理和网上查询。通过构建网上档案服务平台，把已有的档案目录数字化，建成目录查询系统，为更多的用户提供服务。把部分纸质档案转化为数字档案信息，建成各类全文数据库和多媒体数据库。通过网络为广大师生服务，可以在很大程度上方便师生检索和查询资料，有利于查到、查全有关资料，从而更好地提高学校档案的服务水平。
六、加强人才队伍建设，提高学校档案管理质量
随着档案管理自动化、网络化的发展，档案管理工作迫切需要一大批既懂技术又精通档案业务的高层次信息技术人员，为此，《办法》明确规定，档案工作人员不仅要具备档案业务知识，而且要具备相应的科学文化知识及现代化管理技能，档案馆领导应热心档案事业，具有高级专业技术职务任职经历，有组织管理能力，具有开拓创新意识和精神，同时要年富力强，身体健康。这一规定突出了人才兴档、人才强馆的理念。加强档案人才队伍建设，要采取切实措施，建立一支有较好政治、业务素质的档案干部队伍，并保持相对稳定。要严把人员入口关，真正将政治素质高和适应档案管理现代化、信息化要求的专业人才选配到档案岗位上来；要为档案工作人员尽可能多地创造学习培训交流的机会，支持他们进修学习档案业务知识，提高业务水平，使其尽快掌握档案信息化、现代化管理技能；要不断提高档案工作人员的待遇，关心他们的生活，努力为他们解决后顾之忧。对专职从事档案工作的人员，要实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员的同等待遇。档案工作连续性强，许多工作特别是基础业务和规章制度建设，需要档案人员较长时间的学习和积累经验，只有稳定档案干部队伍，才能逐步完善高校档案管理工作。档案干部的频繁调动，无疑将影响到档案工作的连续性，因此，必须抓紧做好档案干部的稳定工作，从维护档案工作的长远利益考虑，加强档案干部的思想政治工作，解决他们的实际困难，使他们安心本职工作。对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，《办法》规定：“应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施，防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并可以按照有关规定予以补助。”这充分体现了党和政府对档案工作者的关怀，也进一步激励档案工作者尽职尽责地做好本职工作。
参考文献：
［1］韩秋黎.谈修订后的高等学校档案管理办法［J］.中国档案，2008，（12）：31-32.
【关键词】婚姻档案 管理工作
一、《婚姻登记档案管理办法》是档案行政管理部门依法开展婚姻登记档案管理工作的依据
在我国的法律体系中，部门规章从属于法律、法规。因此，《婚姻登记档案管理办法》必须根据有关的法律、法规即上位法来制定，其具体规定应当符合上位法的规定或者规定的原则，不得出现不一致或抵触的情况。同时也要从工作实际出发，吸收工作中成功的经验，转化为具体的规定，使之更具有可操作性。
档案行政管理部门应当加强对婚姻登记档案的管理，规范婚姻登记材料收集、整理、归档、移交和查档服务，确保婚姻登记档案收集完整、整理规范、安全保管、合理利用。民政部门应加强业务指导，严格履行监管职能，监督婚姻登记机关认真履行婚姻登记档案的管理职责。要不定期开展执法检查，重点检查婚姻登记档案的安全保管和利用情况，加大对违法案件的查处力度，维护法律的严肃性确保婚姻登记档案的安全，有效保护登记信息，切实维护婚姻当事人的合法权益。
档案行政管理部门在提供利用过程中，要建立档案利用制度，严格按程序办理，严格审查利用者身份，健全保密措施，登记利用情况。不能出现在利用过程中对登记内容丢失泄密，甚至档案原件遗失的情况，损害婚姻登记当事人的权益，造成社会影响。
传统婚姻档案提供的主体是纸质载体档案，利用服务活动的主要内容是通过对婚姻档案的借阅、复印等形式，向利用者揭示和提供静态的档案信息。随着电子信息资源最终成为未来婚姻档案存放地，提供利用服务的内容，也将从以传统馆藏纸质载体档案为主，向电子信息资源存取的方向拓展。因此必须结合其自身特点，并遵循档案工作的有关规定，在归档范围、整理方法、保管期限和提供利用等方面作出具体的规定，才能使档案行政管理部门按图索骥，形成统一规范的管理模式。这样，既便于今后的检查指导，也有利于建立统一的婚姻登记档案管理制度。
二、要有正确的目标
《婚姻登记档案管理办法》作为《婚姻登记条例》的配套规定，对于完善婚姻登记制度具有重要作用。《婚姻登记档案管理办法》确定了婚姻登记档案的定义、婚姻登记档案工作的管理原则和体制，明确了档案行政管理部门的档案工作职责；规定了婚姻登记材料的归档范围和归档要求、婚姻登记档案的分类和整理方法以及保管期限，规范了婚姻登记档案的移交、利用和鉴定销毁工作。婚姻登记档案数量比较大，而且形成于不同级别、众多的婚姻登记机关，如果没有统一的管理办法，档案管理人员在工作中就无章可循，婚姻登记档案工作就无法正常开展。《婚姻登记档案管理办法》的贯彻实施，必将使我国的婚姻登记档案工作步入科学化、规范化的轨道。
做好婚姻登记档案的查寻利用工作。近年来，查询个人婚姻登记档案信息的人次与日俱增，利用的目的也由原来的补证、离婚、结婚、生育等扩展到独生子女奖励、申请购房贷款、申报户口、确定财产性质、公检法办案等等，公民、公务对婚姻档案的利用需求愈加广泛。婚姻登记档案是婚姻登记机关在办理婚姻登记过程中形成的原始记录，是婚姻当事人婚姻关系的真凭实证，又保存在婚姻登记部门或档案部门，具有绝对的真实性和合法性。所以，从工作实践来看，婚姻登记档案对于维护婚姻当事人合法权益的作用更为突出。
三、要以法律法规为依据
婚姻登记是结婚和离婚这种民事行为在法律上的体现，婚姻登记是依法为当事人确立或解除婚姻关系的一项执法工作，而婚姻登记档案则记录了当事人婚姻关系变更的法定过程，因此通过婚姻登记档案，折射出婚姻当事人的切身利益。只有充分认识婚姻登记档案对当事人的重大意义，才能有效地依法利用婚姻登记档案来维护当事人的合法权益。
《档案法》是国家关于档案工作的根本大法，婚姻登记档案工作的原则、要求、方法等规定都不能与之相违背。《婚姻登记档案管理办法》，是在此基础上出台，是经档案行政管理部门同意，制定的民政系统专业档案的具体管理制度和办法。
《婚姻登记条例》是规范我国婚姻登记工作的行政法规，其有关规定是形成婚姻登记档案的重要保证，必然要体现在本《婚姻登记档案管理办法》中。《婚姻登记条例》第十五条明确规定，婚姻登记档案应当长期保管。婚姻登记档案管理的法规化，也正体现了婚姻登记档案的重要性。
2019年，国家档案局印发《关于在深化国有企业改革中加强档案工作的意见》的通知，要求各地国有企业档案管理部门与时俱进，进一步完善体制机制，促进国有企业档案管理工作更好地为企业的发展服务。其中，国企退休人员人事档案作为国企职工参与企业各项经营管理活动的记录，是国企职工为社会主义建设作出的贡献的历史证据，不仅是珍贵的档案信息材料，而且在国有企业改革的时代背景下还迎来了社会化管理转型升级的机遇与挑战。
一、国企退休人员人事档案管理社会化转型的意义
退休人员管理是我国经济发展初期国企办社会职能的表现形式之一，随着市场经济改革的不断深入已经逐渐成为国企转型升级的制约。2019年，中央办公厅、国务院办公厅印发《关于国有企业退休人员社会化管理的指导意见》，在全国范围内推行国企退休人员社会化管理，退休人员人事档案同步移交。
(一)助力国企职能定位转变
我国的国有企业在其发展过程中曾经承担了大量的公共性职能，除了需要完成生产任务、实现盈利目标外，还具有退休人员管理，国企办教育、国企办医疗，职工宿舍物业与水、电、气、消防安全管理等五方面的职能，导致企业负担过重，严重拖累了生产效率。剥离企业办社会职能是国有企业改革的核心。目前，国企职工住宅家属区“三供一业”与教育、医疗职能移交改革已经基本完成，推进国企退休人员社会化管理是深化国有企业改革的重要课题，有助于理顺政府与国企的职责界限，使国企从公共性职能中解放出来，集中精力专注主营业务，提高市场竞争力。
(二)提高档案管理服务水平
国有企业档案管理部门并不是专业化的档案管理机构，由于各企业管辖的自身退休人员人事档案数量较少，聘任专职档案管理员人力成本较高，导致许多企业并不能从“按岗选人”的原则出发，而是选择让不具有档案专业背景的其他岗位人员兼职做档案管理工作，或者将档案管理岗位作为安置年龄较大、因病退居二线人员的“照顾性”岗位，由此造成从业人员业务素质不高，缺乏必要的上岗培训与继续教育，无法适应新时代国企退休人员人事档案管理的要求。此外，由于档案管理工作并非企业的盈利增长点，许多企业高管对档案管理工作的重要性认识不足，缺乏更新档案管理设施设备的动力，一些企业的档案室都未能按要求配备除湿机和防火器材等，造成纸质档案霉变破损，档案的保管存在安全隐患。国企退休人员人事档案实行社会化管理可以有效地改善这种现实情况。政府部门对辖区内的所有国企退休人员人事档案进行集中管理，管理规模与档案总量远超以前单个企业管辖的体量，有助于形成规模效应，还可以利用采购谈判低价采购设备与耗材，有效降低成本。档案管理人员分工协作、各司其职，一方面摊低了每份退休人员人事档案管理的人工成本；另一方面也有助于组织规范化的档案业务培训，优化绩效考核方案，通过交流协作营造工作人员之间比、学、赶、超的良性竞争氛围。
(三)保障企业退休人员利益
由于退休审批需要人事档案材料佐证，职工到达法定退休年龄、办理退休手续的时间节点是企业人事档案的高峰利用期。很多人误以为国企人事档案在人员退休审批结束后就毫无用处了，但实际上退休人员人事档案的利用范围涵盖了政审佐证、继承权确认、社会保障权利证明等方面，对人事档案整理与审核水平有较高的要求。根据有关学者的统计，国企退休人员人事档案的利用机构(人)中，社会保障部门占比最大。换言之，在国企退休人员人事档案社会化转型之后，社会保障部门(退管经办机构)既是档案的管理机构，也是利用档案频率最高的机构，有助于社会保障部门(退管经办机构)从档案用途的角度出发，深入剖析入档材料的必要性与重要性，适时调整档案类目，重塑管理流程，使国企退休人员人事档案管理工作更好地为档案利用服务，从而有效保障国企退休人员的合法权益。
二、国企退休人员人事档案移交可行性
国企退休人员人事档案移交社会化管理工作时间紧、任务重，管理模式变动大，涉及国企退休人员人数众多。在退休人员人事档案移交过程中，国企和人事档案接收机构要以“送出去”“迎进来”的姿态，主动衔接，热情服务，打消国企退休人员的顾虑。
(一)做好政策宣传与咨询服务工作
国企退休人员人事档案移交实施社会化管理离不开国企退休人员的理解和支持。由于国企退休人员人事档案管理的模式运行已久，许多退休人员不理解改革的动因，容易产生档案移交实行社会化管理可能会影响退休人员待遇的担忧。政策宣传与咨询服务可以帮助国企退休人员充分了解实施退休人员人事档案社会化管理的优点，使他们明白退休人员人事档案移交的步骤流程与方式方法，有助于提高退休人员对人事档案移交工作的配合度与接受度。同时，国企退休人员人事档案移交实施社会化管理也是一次促进档案业务“供给侧”与“需求侧”交流融合的改革契机，政策宣传过程中能够收集到大量国企退休人员的意见建议，也可以为档案管理部门改进服务质量提供思路和依据，进而有助于促进由“政府、群众、档案”新型三元互动模式取代传统的“政府、档案”二元互动模式，有效提高行政效率。
(二)制定科学合理的移交方案
在实施国企退休人员人事档案社会化转型之前，由于国企退休人员人事档案是由企业自行管理的，导致人事档案管理的质量参差不齐，档案接收机构对各个国企的档案管理情况的掌握也不够全面。因此，在开展国企退休人员人事档案移交工作之前，档案接收机构需要开展调研和沟通衔接，摸排底数，列出责任清单，明确目标任务。要积极了解掌握各移交企业退休人员人事档案管理的现状，依据移交人事档案的总量、行业类别、社保归属地等进行归纳分类，制定下发具有可操作性的移交方案，按照先易后难、分类分批原则，明确移交所需材料、经办流程、时间安排。还要认真开展政策培训，组织重点国企人事档案管理人员召开政策宣讲会，提高国企档案移交工作人员的业务经办能力。同时按照时间表倒排工作，掌握进度，限时完成，保证国企退休人员人事档案社会化管理改革有条不紊、忙而不乱。
(三)简化档案移交流程
档案接收机构接收到国企退休人员人事档案以后，要将信息同步共享到街道(社区)，同时开展人事档案信息化加工。要畅通移交业务流程，在移交过程中，档案直接在国企与档案接收机构之间进行流转，企业退休人员本人不用办理任何手续，只需在接到社区通知后到社区报到并确认相关信息。
(四)加强档案移交中的过程控制
为保质保量完成国企退休人员人事档案移交任务，档案管理部门应及时落实国企退休人员人事档案移交考核的口径、指标、工作要求，实施风险防范预案，对档案移交接收工作认真进行查漏补缺。一是建立通报机制，对考核范围中的重点企业形成移交情况进度报表，定期通报情况；二是建立督查机制，对各档案接收机构按行政区划归属进行工作督查，加强沟通，及时指导。
(五)设置过渡期，确保平稳移交
国有企业涉及的行业范围广泛，由于主管单位不一，往往遵循不同的档案管理规范，实行统一管理难度较大。国企退休人员人事档案管理的社会化转型打通了档案管理的前后端，促使各企业按照统一的标准及时归档、合理组卷、规范装订，并要求涉及档案移交的相关国有企业在过渡期内保持一定力量协助档案接收机构做好企业退休人员人事档案社会化管理服务的协调工作，如有档案材料缺失需按规定进行补充或提供情况说明，以免因“三不管”与相互推诿损害退休人员的利益。
三、国企退休人员人事档案日常业务改革
档案移交只是国企退休人员人事档案社会化转型的第一步。社会保障部门(退管经办机构)成为国企退休人员人事档案的管理部门之后，日常为企业退休人员提供档案整理、查询、调动、出具证明等服务，需以“就近办、简化办、网上办”为要求，推进窗口服务工作标准化、规范化、制度化建设，不断提升企业退休人员的满意度。
(一)流程再造
传统的档案政务服务模式以档案服务机关的职能为中心，档案管理人员具有资源优势与政务权利，容易滋生官本位思想。随着行政体制改革向纵深推进，传统的档案政务服务模式已经无法适应新时代社会经济发展的要求。近年来，“一窗受理”成为政务服务领域的热点名词。由于办事窗口是政府向群众提供面对面服务的场所，可以在很大程度上影响群众的满意度。因此许多政府机构对外办事部门都以方便群众办事为目标，将原本的各分项业务办理窗口统一归并为综合窗口。比如，由具有档案管理职能的业务部门对综合窗口工作人员进行业务培训，使每一个综合窗口都可以经办国企退休人员人事档案业务。另外，安排领导干部轮流到办事大厅值周，负责向前来办事的外来人员提供引导、政策解释、陪跑服务；实行窗口工作人员错时上下班制度，实行中午时段窗口对外办公，最大限度减少办事人员等候的时间等，这些都是提高档案服务质量的有益尝试。当然，“一窗受理”不应仅仅拘泥于字面意义上的归并办事窗口，更应该借“一窗受理”完成档案政务服务的流程再造，使其成为“政府再造”的契机。“政府再造”理论是当下政府改革中广泛使用的政策工具，是指通过对政府行政部门与公共管理组织绩效的根本性变革转型，大幅提升效能、服务能力、创新能力与适应能力。“政府再造”要遵循公共导向，档案管理部门应以便民利民为出发点，最大限度地简化办事环节，最小化行政成本，从而提高档案管理服务效能。
(二)精简相关材料
应从企业、群众的办事需要出发，精简国企退休人员纳入社会化管理服务审核所需材料。比如，社会保障部门(退管经办机构)可以利用信息化手段获取国企退休人员的基础信息，从而取代传统的由退休人员手工填写各类表格的信息采集方式。将功能相近的表格整合为一张表格也能够有效缩短窗口业务的平均办结时间，为“一窗受理”提速增效。
(三)档案数字化
在传统的档案管理模式下，纸质档案要实现在各部门间的流转共享就必须通过“调档”的方式进行，档案材料流动缓慢且利用效率低下。如果业务申办发起地与档案保管地距离较远，经常需要耗费更多时间，无法“即办即走”。因此，要实施改革，就需要信息技术的协助。档案数字化是大数据时代档案管理的发展方向，是指通过使用扫描仪等设备，将纸质档案进行加工使其转变为数字图像存储在电子载体上，并且按照档案材料之间的内在联系，把数字图像和目录数据用关联关系连接起来的处理过程。国企退休人员人事档案移交实行社会化管理以后，可以分批次进行档案数字化。一方面，档案数字化以纸质档案为基础，有助于形成倒逼机制，促使档案管理机构及时做好纸质材料的归档、整理、审核、检查等工作，保证入档材料的准确真实、类目完整；另一方面，档案数字化不仅能够防止档案的腐化霉变、破损遗失，还能够提高档案利用效率，有利于政务信息的公开，实现档案资源的互联互通。
(四)打通档案信息共享壁垒
国企退休人员人事档案是企业退休人员人生经历的记录与证明，是最好的身份信息佐证材料。在国企退休人员人事档案移交实行社会化管理以后，凡是涉及行政业务的事项，如有关高龄、劳模、政治面貌、高级职称等信息的数据采集，都可以在档案移交环节完成，不再需要办事企业与群众自行填写，实现让数据“替群众办事”。在条件允许的情况下，将档案系统网络延伸到社区，在行政审批权限范围内实现信息共享，通过多部门合作使档案异地查询、档案业务异地“一窗受理”成为可能。
四、社会化转型的成效与展望
国企退休人员人事档案管理社会化转型有效提高了企业与退休人员办理档案业务的便捷性，推动了档案数字体系的构建与公共服务理念的转变；同时，也对经办机构的档案管理能力提出了新的要求。开放且充满活力的政府、从群众需求出发的服务理念，以及不断提升的信息化水平是社会化转型改革成功的关键所在。一方面，档案管理部门应巩固现有改革成果，保持与国有企业的良好沟通，集思广益，将好事办得更好；另一方面，还应注意分析国企退休人员人事档案管理中出现的新形势、新问题，不忘初心，与时俱进，努力完善健全档案管理机制，更好地为企业退休人员服务。
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第一条重大活动档案是国家档案资源建设的重点。为了加强我县重大活动档案管理，确保重大活动档案的完整与安全，发挥重大活动档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》及《浙江省重大活动档案管理办法》的规定，结合本县实际，制定本办法。
第二条本办法所称重大活动档案，是指在重大活动过程中直接形成的有保存价值的文字、声像、电子文件、标志性实物等不同形式的历史记录。
第三条本办法所称重大活动，是指符合下列条件之一的社会活动：
（一）党和国家领导，省、部级领导，金华市主要领导在本县的公务活动；
（二）国际组织负责人，国内外知名人士在本县的参观访问、公务活动；
（三）县委书记、县长的重要公务活动；
（四）在全县具有重大影响的政治、经济、社会、文化活动或者公益性活动；
（五）在全县产生重大影响的自然灾害、事故灾难、突发公共卫生和社会安全事件的处置活动；
（六）在本县具有重大影响的集会、会展、节庆等活动；
（七）其他在本县具有重大影响的活动（事件）。
对各类刑事案件的查处活动，不适用本办法。
第四条重大活动档案管理工作遵循加强督导、统一协调、各负其责、完整收集、集中管理、有效利用的原则。
第二章组织协调
第五条各乡镇、街道、机关部门应切实加强对重大活动档案工作的领导，协调解决管理工作中的有关问题，建立健全档案行政管理部门参与重大活动的工作机制。
第六条县档案行政管理部门按职责分工，监督、指导县内重大活动档案管理工作。
第七条重大活动档案的收集范围，按照有关归档工作要求，由县档案行政管理部门确定。
第八条组织、承办重大活动的单位（以下简称组织承办单位），负责重大活动档案的收集、整理、移交工作。
组织承办单位在制定重大活动实施计划时应当同时制定重大活动档案收集方案，明确重大活动档案管理的责任部门和人员，落实相应的保障措施。
组织承办单位制定的重大活动档案收集方案须报送县档案行政管理部门备案。
组织承办单位两个以上的，本条第一、第二款规定的工作由承担主要工作的单位为主负责；其他组织承办单位及负责新闻报道等工作的单位，应当及时整理本单位在重大活动中形成的档案，并在重大活动结束之日起30日内向承担主要工作的单位汇交，特种载体档案可以交复制件。
第九条组织承办单位的档案工作机构、人员具体负责重大活动中形成档案的收集、整理工作，并对归档材料进行集中管理。
档案工作人员应当具备档案工作知识，忠于职守，遵守档案工作纪律。
第十条县档案行政管理部门应当加强与组织承办单位的联系，及时掌握重大活动的有关情况，督促、指导、协调组织承办单位收集、整理重大活动档案。
县档案行政管理部门可以派专业人员参加重大活动，采取录音、拍照、录像、摄影等方式直接形成重大活动声像档案。
第三章档案的保管利用
第十一条由承办单位委托、聘请、社会上有关专业人员参与重大活动的，其经手的档案材料不得据为己有，在活动结束后的15日内应全部上交承办单位。
第十二条组织承办单位或者承担组织、承办主要工作的单位，应当自重大活动结束之日起4个月内，向县档案馆移交重大活动档案；因特殊情况需要延期移交档案的，须经县档案行政管理部门同意。
组织承办单位或者承担组织、承办主要工作的单位可以保留重大活动档案的副本或者复制件。
第十三条重大活动中形成的全部档案独立构成全宗，档案的编目、鉴定等工作，由县档案馆按照档案整理规则进行。
第十四条集体所有和个人所有的对国家和社会具有保存价值或者应当保密的重大活动档案，是国家档案的重要组成部分，档案所有者应当妥善保管；未经县档案行政管理部门批准，不得向国家档案馆以外的任何单位或者个人出卖、转让、赠送，不得私自携运出境；禁止出卖，赠送给外国人。
县档案行政管理部门应当加强对前款规定档案的管理，根据管理需要，可以依法采取代为保管、收购、征购等确保档案完整和安全的措施。
鼓励重大活动档案保存者向县档案馆捐赠、寄存、出卖本条所列档案。
第十五条重大活动档案应当依法向社会开放。
属于本办法第三条第（一）、（二）、（三）、（四）项规定的重大活动档案，自进县档案馆之日起满6个月向社会开放；属于本办法第三条第（五）、（六）、（七）项规定的重大活动档案，自进县档案馆之日起满3个月向社会开放。依法应当保密的重大活动档案，按照有关法律、法规的规定执行。
向县档案馆移交、捐赠、寄存重大活动档案的单位、个人，可以对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，县档案馆应当维护其合法权益。
向县档案馆移交、捐赠、寄存重大活动档案的单位、个人，可以无偿利用其移交、捐赠、寄存的档案资料。
第十六条县档案馆应当通过报刊、图书等出版物和广播、电视、计算机网络等媒介以及陈列、展览等形式，向社会公布已开放的重大活动档案。县档案馆应当建立重大活动档案资料目录，编纂有关史料，加强档案信息化工作，提高重大活动档案的利用水平。
第十七条县档案馆向重大活动档案利用者提供档案资料时，应当逐步用缩微品或者其他形式的复制件代替档案原件；对具有重大保存价值的珍贵档案资料，不得提供档案原件。
重大活动档案缩微品或者其他形式的复制件由县档案馆法定代表人签字并加盖县档案馆印章的，与原件具有同等效力。
第四章奖惩
第十八条对重大活动档案管理工作作出突出贡献的单位和个人，县档案行政管理部门应当给予表彰和奖励。
第十九条有关单位违反本办法规定，未按规定开展重大活动档案管理工作的，县档案行政管理部门应当责令其限期改正；逾期未改正的，县档案行政管理部门应当给予通报批评，对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员由有关主管部门依法给予行政处分。
第二十条有关单位和个人违反本办法规定，有下列行为之一的，由有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；造成损失的，依法承担赔偿责任；构成犯罪的，依法追究刑事责任：
（一）不按规定归档、汇交档案的；
（二）未按规定向县档案馆移交重大活动档案的；
（三）涂改、伪造、损毁、丢失属于国家所有的重大活动档案的；
（四）擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的重大活动档案的；
（五）档案工作人员有其他渎职行为的。
承德市军队离退休干部休养所 河北承德 067000
[摘要]现阶段，我国事业单位或办公室工作人员的一项重要任务就是对单位的档案进行合理有效的管理。通过对事业单位档案进行有效的管理，加快事业单位的发展。进入二十一世纪以来，我国的计算机技术得到了迅速的发展，利用计算机技术进行档案管理成为了新时期我国档案管理的新趋势。以下文章就现阶段我国档案管理工作中存在的问题进行探讨，并进一步提出加强办公室档案管理工作的几点措施。
[
关键词 ]新形势；办公室档案；档案管理；意义；措施
引言
对于办公室里的工作人员来说，进行单位里的档案管理是日常工作的一部分。做好档案管理工作对事业单位的发展有着极其重要的作用。所谓的档案管理，就是对事业单位内每一项事务进行合理有效的记录，以便日后查询与应用。但是，就我国新时期下的档案管理工作来说，依旧存在着许许多多的问题，本文就这些问题出现的原因进行探讨，并结合自身经验，提出几点改善档案管理工作的措施。
一、新时期办公室档案管理工作的重要意义
在我国经济高速发展的形势下，对事业单位办公室档案进行合理管理具有重要意义。一方面，办公室档案管理可以帮助事业单位做出正确决策。办公室档案记录了单位的工作人员信息、资金运转状况、产品质量数据等内容，这些信息的汇总可以有效的帮助各事业单位做出决策。另一方面，办公室档案管理在处理知识产权的纠纷问题上，会为事业单位提供一个有力的证据。办公室档案详尽的记录了各单位科技创新的初期探索和后期的成果，一旦发生产权方面的纠纷时，各单位可以从档案中查找证据，维护事业单位的合法权益。
二、新时期办公室档案管理存在的问题
第一，事业单位的管理层缺乏对档案管理的重视。新时期下，办公室档案的管理有着极强的专业性。然而，许多的单位管理层对档案管理不够重视，这就导致了档案管理问题的存在，比如没有将档案管理信息化，档案严重的老旧破损，管理工作缺乏合理性等。
第二，许多事业单位没有形成完善的办公室档案管理机制。目前我国许多的事业单位档案管理方法老旧，没有形成完善的管理机制。各单位的档案主要用于应付上级检查，没有实质性的意义。另外，档案的填写十分随意，没有严格按照要求如实的进行填写，这就为档案的管理工作带来了很大的麻烦。究其原因，就是各单位没有形成一套完善的办公室档案的管理机制。
第三，办公室档案管理的硬件设备跟不上是造成档案管理工作混乱的一个重要原因。新时期的办公室档案管理工作对计算机等高科技产品具有很大的依赖性，也正是电子产品的应用，极大的提高了档案管理的质量。然而，由于事业单位不愿意在档案管理工作中给予充足的资金支持，这就导致了管理设备极度老化，严重影响了档案管理工作的进行。
第四，办公室档案管理工作缺乏专业性的工作人员。办公室档案的管理是一个技术性很强的工作岗位。然而，由于事业单位没有对该岗位引起足够的重视，这就导致了档案管理人员缺乏管理方面的专业性知识，这对档案的管理来说十分不利。另外，由于档案管理人员对管理工作十分随意，加上其受教育程度有限，严重影响了档案管理的效率。
三、新时期加强办公室档案高效管理的措施
通过上述文章的总结，不难发现现阶段我国办公室档案的管理工作存在着许许多多的问题，这些问题的存在严重影响了我国办公室档案管理的效率，制约着事业单位的发展，所以加强办公室档案的管理工作势在必行。
第一，事业单位的管理层应该对档案管理工作予以高度的重视。只有管理层的档案意识加强了，才会使档案管理从填写、保存、更新、应用方面得到改善。
第二，完善办公室档案管理机制，实现对事业单位档案进行合理有效的管理。一方面，对档案管理的整个过程进行完善。首先，要求员工在进行档案采集时，一定要根据实际情况如实填写，以保证档案的准确性。其次，在档案的存放过程中，改善存放条件并对档案进行分类合理存放。对档案存放的房间进行定时检查，以确保档案的安全性。对档案进行分类存放，不同种类的档案不要混淆，方便以后档案的查找。最后，对档案进行实时更新，以确保档案具有强烈的时效性和准确性。另一方面，做好办公室档案的销毁工作。按照规定，部分档案的保存具有一定的时间限制，一旦档案到期，就要对档案进行销毁。在这一过程中，一定要向有关部门讲明，得到允许后才可以进行相关的工作。
第三，提高办公室档案管理人员的专业知识水平。办公室档案的管理具有很强的技术性，工作人员的专业素质关系到办公室档案管理的合理有效性。一方面，在办公室档案管理人员的选拔上一定要严格，注重工作人员的专业素质，提高工作积极性。另一方面，注重工作人员专业知识的培训工作，对档案管理人员的专业知识进行及时更新，特别是计算机方面的专业知识。随着计算机技术飞速发展，其更新速度逐渐变快，加强档案管理人员对计算机的使用水平有助于实现档案的高效管理。另外，培养档案管理人员严谨求实的工作态度也十分重要，只有员工的工作态度得到转变，才会完善办公室档案的管理。
第四，办公室档案管理工作中，充分利用信息技术。随着信息技术的发展，一些具有大数据容量、层次结构优化的办公软件相继问世，它们的出现极大的提高了办公室档案管理工作的效率。因此，充分考虑信息化，数据化等管理方式的应用，将办公室的档案进行分类别、分层次的管理，可以极大的提高工作人员办公的效率。当然，这也对办公人员的信息技术水平提出了很高的要求。
结语
二十一世纪以来，科学技术进入了全面发展的新时期。随着相关技术的应用，我国的办公室档案管理工作得到了有效的加强。但是，就现阶段我国的档案管理工作来说，依旧存在着许许多多的问题，比如管理层对档案管理不够重视、没有完善的管理体制加上办公室档案管理人员没有足够的专业知识，严重影响了办公室档案的管理工作。因此，只有不断地提高档案管理的技术水平，加强体制的完善和工作人员的工作态度，才能促使档案的高效管理，加快事业单位的发展。
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关键词：档案管理；规范化；律师；发展
一、档案管理跟不上律师事务所规范化管理的步伐，与现代律师事务所管理不相适应是大多数县域律师事务所的通病，甚而，大、中城市部分律师事务所的档案管理也与律师事务所规范化管理不相适应。档案管理的缺失或不完善，应当引起律师界的高度重视。
档案管理，特别是业务档案管理，是提高律师办案质量、办案技能和综合素质的最基本方法之一，如果不从已办结案件中得到经验、教训和受到启发，很难想象这样的律师能成就一番得到世人公认的业绩。一个律师事务所没有规范、完善的档案管理制度，该律师事务所就不会有深厚的文化积淀，更不会有长盛不衰的发展基础和社会公认的业务成果，更无法在社会上树立知名的律师品牌和令人尊敬的整体律师形象，也无法使年青律师得到全面、系统地学习。因此，加强档案管理，特别是加强业务档案管理，应当作为律师事务所规范化管理的基础工程，应当放在每一个律师事务所的最基础工作的重要位置上。
二、很多律师事务所没有规范的或者无档案管理制度，均因建立规范的档案管理制度需要一定的基础条件。一些律师事务所租房办公，办公室仅能放下桌椅，律师事务所根本不愿出钱或出不起钱租房存放档案和雇聘专职的档案管理人员。大、中城市的部分律师事务所，特别是县域律师事务所，律师的收入不高，大多数律师的收入，都不高于同区域一般公务员的收入，这就造成律师事务所的财力积累很有限，很多律师事务所都无能力设置档案室和配置专职档案管理人员，这就造成这些律师事务所无能力或不能建立完善的档案管理制度。
大多律师事务所的留成部分，仅够律师事务所的必需支出，例如：房租、水电、审计、会员费和培训费支出等，若再增加档案管理费用，减少执业律师的个人提成部分，很多执业律师都不同意，这也是造成档案管理制度缺失的一个重要原因。在县域或中、小城市执业的律师，大多将办案多寡、收入多少放在第一位而不考虑或不愿意考虑业务档案的整理和存放积累。再者，整理档案需要一定的时间和必需的材料，部分法院的部分法官从来不将有关诉讼文书和裁判文书送达给（辩护）律师，这也造成律师整理业务档案存在一定的困难，律师拿不到裁判文书，就无法证明案件已经办结，更无法装订该案的（辩护）卷宗，这一问题的存在，也确实给律师装订业务卷宗、给律师事务所建立档案管理制度带来一定的困难，部分委托人收到裁判文书，知道裁判结果达到其目的后，就不再和被委托的律师联系；对案件的裁判结果不满意，有些委托人收到裁判文书后就不再和被委托的律师进行联系，还有的委托人甚至拒绝再和被委托的律师进行接触，这就使律师得到自己所承办案件的裁判文书很困难，大、中城市的一些律师事务所的执业律师也经常遇到这样的问题。这一现象的存在，也是导致律师无法装订办结案件卷宗，律师事务所无法建立完善的档案管理制度的重要原因。律师事务所主任不重视档案管理制度而对办结案件卷宗不管不问，该所就无法建立完善的档案管理制度，部分合伙人律师或资深律师不赞成建立档案管理制度，该律师事务所就不可能建立完善的档案管理制度。因此，律师事务所建立完善的档案管理制度与该律师事务所内部管理、运行机制密切相关。
律师事务所主任不下大力气狠抓档案管理工作，其他律师，特别是目光短浅的律师也就会乐于这种不管不问的管理模式，因为，律师的工资、福利收入不会因档案管理制度不完善而减少而又能省掉整理业务档案的时间，这确实使一些律师得到了“实惠”，所里又能少支出管理档案方面的费用，很多律师也会以此为借口而向律师事务所主任或管理层“献言献策”，这些问题的存在，都是律师事务所无法建立完善的档案管理制度的重要原因。
一些律师事务所为了应付有关机关的检查而装订一小部分业务卷宗，甚至有的省优律师事务所也只是确定每名执业律师每年应交几本卷宗；这些做法与律师事务所的规范化管理，与建立现代律师事务所档案管理制度均是格格不入的。
完善的档案管理制度，特别是完善的业务档案管理制度是律师事务所规范化管理的重要组成部分，是律师事务所发展、壮大的重要基础，没有完善的档案管理制度，律师事务所的规范化管理和规模化发展是不可想象的。从律师执业的现实情况出发，很多律师事务所的统一收案、统一收费都表现为当事人和律师协商一致后，到律师事务所办理收案登记和交纳有关费用，还有部分律师事务所基本上采用一年交几千元钱，律师事务所的公函等随便用，执业律师在办案过程中，除遇到被投诉外，很少有受到律师事务所监督的情况。如果建立完善的档案管理制度，除了接受委托后，律师应到律师事务所办理收案登记，当事人应到所交纳有关费用外，律师办结的案件卷宗还应交到律师事务所档案室，律师在办理案件过程中，就会努力收集与案件有关的各种书面材料，就会考虑到要建立档案，要交回办结案件卷宗而将应当记录的内容认真记录，还会考虑到害怕所交卷宗不合格被追究责任而会认真填写立卷要求的每项内容。这个过程的本身就是律师事务所对执业律师执业过程的管理和监督，这也是提升年青律师执业水平、业务能力的基本方法，更为年青律师学习办案技能、提高办案水平提供了平台。这样的长期积累，对于提高其办案水平和办案质量都是大有好处的，对于提高全所律师的整体素质也有极大的促进作用；长时间积累与积淀，全所律师的整体风貌会有大的改观，律所文化的积淀也会越来越深厚。
三、建立完善的档案管理制度，律师事务所应有相配套的管理机制与一定的基础条件，律师事务所应当将档案管理与执业律师的工作业绩、工资分配及福利待遇相联系并建立相适应的管理机制和设置相适应的硬件配置，这样做既会提高执业律师档案管理的观念和自我约束力，又能使档案管理工作有一定的起色和建立起全面完善的律师事务所档案管理制度。
建立完善的档案管理制度，应当得到全体律师的重视，特别是应得到律师事务所主任的重视，同时，也应得到全社会的支持，每一名执业律师、每一位律师事务所主任，若要成就一番律师执业业绩或建立一个规范化程度较高的律师事务所，就应当支持和下决心建立完善的律师事务所档案管理制度，只有建立完善的档案管理制度，律师事务所才会有扎实的发展基础，才会逐步提高律师事务所全体执业律师的业务技能和办案水平，才会提高整个律师事务所执业律师的办案质量、整体素质和树立良好的整体形象，年青律师才会有更多的学习机会和提高业务能力的途经。
一、基本情况：
“四五”普法以来，各级档案行政管理部门按照“依法治国”这一方略，在认真学习《刑法》《刑事诉讼法》、《赔偿法》、《行政许可法》等公共法律的基础上，重点安排了对《档案法》、《档案法实施办法》、《__省档案管理条例》的学习。 “四五”普法期间，__市档案行政管理部门认真履行《档案法》赋予的权利，加大宣传力度，开展档案执法检查，据不完全统计，档案局组织全体人员进行对《档案法》、《档案法实施办法》、《__省档案管理条例》专题学习九次，举办小型讲座一次，并对学习情况进行了测试，通过学习，提高了档案行政管理部门的档案法制意识；执法检查3次，其中，大规模执法检查2次，小规模1次。
这些活动，从一定程度上营造了档案法制建设的良好氛围，使档案人员及社会档案法制意识得到了提高，但是，要养成自觉依法办事的习惯，建立全新的档案法制意识，那种希望通过几次检查、几次宣传便一蹴而就，毕其功于一役的想法是不切实际的。必须建立常效的法制工作机制，采取强有力的手段和措施，把档案工作的各个环节提升到档案法制建设的高度去认识，对那些有法不依，违法不究，执法不严的问题进行严肃处理，真正把档案法制建设渗透到档案工作的各个环节中去。通过调查，我认为我市档案法制建设还存在以下几个问题：
（一）档案执法主体不明确。全市各级档案行政管理部门隶属于党委办公室领导下的事业单位，执法主体地位不明确，不具备执法主体资格，不能真正履行《档案法》赋予的执法职能。
（二）社会档案意识还比较淡薄，违反《档案法》的事情时有发生。调查发现，有个别单位的个别人，不但对档案知识了解很少，更缺乏对《档案法》等法律法规最基本的了解，说什麽，“啥是档案法，档案法算个啥”。因此，造成一些单位应归档文件收集不齐全；有一些单位党委（党组）会议记录保存在个人手中，不作定期归档处理，甚至有极个别人在离职、退休、调离时将这部分重要文件材料不进行移交；归档文件分类不科学，整理不规范，极个别单位在整理中把文件处理签撕掉做废纸处理，破坏了文件的本来面目。
（三）部分领导档案意识淡薄，成为制约档案事业发展的瓶颈。档案工作的成败，取决于领导的重视程度，有极个别领导对档案工作“说起来重要，做起来次要，忙起来不要。 "对档案工作缺乏足够的重视和支持，这种现象已成为制约些单位档案工作发展的瓶颈和绳套；
(四)经济紧张，发展不平衡。一是由于受各种条件的制约,不能把档案工作列入当地国民经济和社会发展计划，县与县、县与区、区与区档案工作发展极不平衡，大部分市、县、区都没有专门档案馆，经费紧张，有的县连电话都安装不起。库房露雨无法维修；二是业务建设发展不平衡，通过调查发现，个别县区的先区直单位没有专兼职档案人员，对档案缺乏系统管理，每年就整理一本文件汇集便万事大吉了。
（五）档案队伍不稳定，部分人员业务素质较差。档案工作由于存在着“三苦”，即工作辛苦，生活艰苦，待遇清苦，工作得不到领导重视．政治待遇得不到应有的考虑，个别单位档案人员兼职过多，调整太快，更换频繁,不能保持档案队伍的相对稳定，造成档案人员思想不稳定，工作不安心，对干好工作缺乏足够的信心。
二、主要措施：
通过调查，针对全市档案法制建设中存在的问题，我们进行了认真地分析这些问题存在的原因和根源，并采取了如下措施：
（一）营造良好氛围，提高法制意识。为了进一步提高档案人员和社会的档案法制意识，针对档案法制意识淡薄的问题，我们主要采取了以下做法:
1、搞好宣传，让社会了解《档案法》、《档案法实施办法》、《__省档案管理条例》。“四五”普法以来，我市共 利用《档案法》等法律法规颁布之日和我市重大活动的机会进行档案法律法规的宣传，据不完全统计，“四五”普法期间，开展大型宣传活动2次，散发宣传品5000余份，悬挂横幅30余条，制作宣传版面70余块，设置谘询台8个，发表宣传文章20余篇，部分市、县（区）直单位还举办了一法一条例知识竞赛和档案法律知识考试，通过宣传，使全市社会档案法制 意识得到进一步提高。
2、举办法制讲座，进行以案说法。为了让档案人员和社会了解《档案法》，懂得档案工作的重要性，进一步提高全市档案人员的法制意识，在20__年，我们邀请省档案局法规处的专家来鹤开展档案法制讲座，300余人聆听了专家 授课，授课时，法案并举，取得了满意的效果；在开展保持共产党员先进性教育活动中，市委组织部、山城区委办公室分别邀请市档案局法制科的同志给他们上法制课，结合我市档案法制建设现状和发生在大家身边的违反《档案法》的现象，讲得生动具体，引人入胜，参加听课的有120余人，反映极好。市委组织部副部长邢涛还对组织部各科室如何依法做好档案工作作了重要讲话，要求组织部门要通过这次对《档案法》系统学习，要严格按照档案法律法规做好档案工作，把档案法律法规贯穿到档案工作的各个环节，使组织系统的档案工作在依法管理的基础上能更好地为我市的干部管理、调整服务，能更好地为我市经济建设和精神文明建设服务；市档案局还结合全市档案法制建设情况，举办了二次讲座，通过讲座，使大家充分认识到：只有认真学法才能真正懂法，只有真正懂法，才能更自觉地依法行政，做到处处依法办事。
（二）对症下药，找准切入点。档案工作是一项操作性非常强的工作。搞指导、搞执法必须充分考虑基层档案人员兼职多、工作杂、任务重的特点，要想让他们按照《档案法》的要求做好档案工作，就必须给他们一个容易掌握，便于操作标准和能够展示工作能力的平台。于是，20__年初，我们起草了《__市档案执法检查（复查）标准》，该标准紧扣《档案法》、《__省档案管理条例》内容，做到能量化的尽量量化，该标准共分五项三十条，几易其稿后，才呈市人大常委会讨论通过，并由市人大法工委、政府法制办、市档案局联合，以鹤人常法[20__]5号《关于印发__市档案执法检查（复查）标准的通知》，发至全市市直各单位和两县三区档案行政管理部门贯彻执行，通知还对检查时间、检查步骤、检查方法、和检查要求作出了明确的要求。
同时，为了配合标准的贯彻落实，我们又制定了《__市档案人员培训办法》，对保证全市档案人员业务水平的进一步提高奠定良好的基础。
（三）抓系统系统抓，搞好档案执法检查。在标准下发以后，我们按照标准要求，确立了“抓系统、系统抓”的指导思想，从20__年下半年至今共对10个系统77个单位进行了全面检查，我们采取的主要方法是：
1、依法行政，亮证执法，扩张瓶颈，为档案工作解套。我们每次检查，都由市人大牵头，政府法制办、市档案局、系统主抓档案工作的领导参加，组成联合检查组。检查过程中按照行政许可的要求，做到依法行政，亮证执法。检查中，我们从大 从难开始，首先查系统或单位领导对档案工作的重视程度，从学习档案法律法规、档案工作列入单位议事日程、解决档案工作的困难和问题等入手进行认真检查，如：20__年11月份在检查党委系统和组织系统时发现，浚县县委办公室和浚县县委组织部档案工作多年来由于办公室主管档案工作的领导对档案工作的重要性认识不足，档案法律意识淡薄，致使单位档案工作 长期处于无档案员、无档案室、无档案柜、无管理制度、无档案的“五无”混乱状态，通过检查，使他们真正认识到了问题的严重性，之后，他们以县委办的名义召开了有关委办的办公室主任会议 ，通报了档案执法检查情况，在思想上引起了高度重视，达到了为档案工作扩张瓶颈，解套的目的。
2、整体推进，不留“死角”。采取抓系统的方法就是要一杆子插到底，不留空档，不留“死角”，特别是一些单位的二级机构，往往是档案工作最薄弱的地方。对有问题的单位，首先指出存在问题的严重性，让其引起高度重视；其次是检查与指导并举，让其通过检查能够发现自己的问题，改进工作，纠正不足，如：浚县人劳局通过检查认识到本单位档案工作存在严重问题，一方面虚心接受检查和指导，另一方面组织有关人员由书记带队到市人事局、市劳动局、淇县和淇滨区人劳局进行学习。达到以执法促指导，以指导促档案工作上水平的目的。
3、循序渐进，有始有终。为了使档案执法检查真正起到作用，必须做到有始有终，决不能半途而废，无功而返。一方面我们将检查情况向全市通报，对档案法制建设、档案业务建设、档案管理水平、利用档案为我市各项工作服务好的系统或单位进行大张旗鼓的表彰，对档案工作做得特别差的单位进行通报批评。对11个有问题的单位下发了整改通知书，责令限期整改。到期按照标准进行认真复查，使检查能够起到事半功倍的效果。
（四）依法加强培训，提升档案管理水平。针对基层档案人员兼职多、更换频繁的情况，结合我市档案工作现状，适时地进行档案业务知识培训。主要形式有大型培训与专题讲座相结合；小型培训与以会代训相结合；集中辅导与个别指导相结合，两年来共举办培训班4期，均取得了较好的效果。
三、几点建议：
（一）要按照《档案法》、《档案法实施办法》、《__省档案管理条例》的要求，确立档案执法主体地位，使各级档案行政管理部门能够具备执法主体资格，全面履行《档案法》赋予的监督、检查和管理的职能。
