时间：2022-08-31 04:26:42
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇档案工作交流材料，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
一、电子文件定义
及其特点综述
所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较，电子文件有以下几个特点：
1、电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；
2、电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；
3、电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响；
4、电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。
二、电子文件与传统税务档案的区别
（一）电子文件的归档方式与传统档案不同
电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，使电子文件的原始凭证性的关键信息也可以更改，使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。
（二）电子文件在保管方式上和传统档案有差异
电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。税务档案管理部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合，税务档案管理部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换，以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。
（三）电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同
因为电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管理，所以，档案管理部门在接收到文件同时，可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标收、著录。技术条件允许时，可以编制多角度、全方位的检索工具，方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。
（四）电子文件查询利用方式和传统档案不同
只有符合一定条件，利用者才能注册、登记成为电子文件中心或电子档案室的工作人员，工作人员就可以通过远程登录等方式，经电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后，才可以查询有关的电子档案信息，并要进行借阅登记和缴纳查询费用。
三、电子文件对税务档案业务管理工作的影响
（一）传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据库中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的阅卷归档制度。文件的归档阅卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形成移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。
（二）由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。
（三）由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限，况且目前电子文件的凭证价值凭证价值尚无法律保证。因此，其鉴定、管理方法亦无定论。此外，由于电子文件信息载体的特殊
性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。
四、电子文件在税务档案管理中的运用
（一）做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略
新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置及至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为只读性文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。
（二）解决好电子文件的保存问
题
以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作进行深入研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件需要定期进行复制，以防止信息损失。
关键词 班级档案 博客 模块设计 建设
班级是学校进行教育教学活动的基础单位，是学校管理的前沿阵地和工作重心。班级档案是自班级组建至毕业生离校过程中，班集体各项活动开展及班级成员学习、工作、生活的真实记录和全面反映，是学校档案的重要信息来源。班级档案着眼于学校基层组织建设及学生个人成长发展，丰富了学校档案内涵，使档案的表现形式更加鲜活具体，是建设特色学校档案的切入点。
目前，班级档案建设工作并未得到重视，多数学校缺乏将班级信息进行系统整理归档的理念，班级相关材料仅体现在新生名册、课程表、成绩单、贫困生数据库等有限表现形式，信息量单薄且分散存管于不同职能部门。此外，无适宜的构建平台、学生档案意识欠缺也是阻碍班级档案建设的重要因素，直接导致一些珍贵的班级史料因存管不善而遗失或随着学生毕业而离散。所以，如何规范档案管理机制或引入迎合学生需求的班级建档模式，值得教育工作者深入研究。本文尝试从班级博客角度展开探讨，在博客平台上进行班级档案构建。
一、以博客作为班级档案创建平台的优势
信息技术的飞速发展，对我们所处的生活环境及学习交流模式产生了巨大影响。腾讯QQ群、BBS论坛是班级群体最重要的网络沟通工具。毋庸置疑，这些交流平台具有强大的即时交流和一定的文件、共享功能，但是在文档处理、数据归类和信息群际共享方面尚存在明显不足，不适于作为班级档案的建设平台。比如，QQ群和BBS论坛不支持WORD、EXCELL排版格式，影响文章的及可读性;难以通过搜索引擎直接登陆空间，对信息共享利用造成障碍;空间栏目基本固定，影响个性化平台的构建;聊天页面按日期排序，无法实现信息的过滤和分类;留言及回复随意性强，有用信息常常很快被无关内容刷屏。
1.博客技术特点
博客（Blog）是近年来兴起的一种用于自由表达的网络载体，起始被定义为个人写作或流水记录的工具，但随着认识的深入，其作为交流讨论工具的功能日益凸显。博客分为个人博客和群组型博客。群组型博客面向的是具有相同目的或意愿的群组，博客使用者通过发表博文表达个人认知观点，上传、转载或链接精心筛选组织的材料到博客空间，其他成员及游客可以与其进行即时评论互动。班级博客的本质也是一类群组型博客，是以班级为单位，班主任、科任教师和学生共同参与，学生之间、师生之间通过进行思想交流、资源共享而互助共进的公共交流平台。班级博客通过对平台数据自动归类，按照文章时间、栏目类别及文章主题分类等方式进行整理，保证资源方便快捷地提供共享和利用，有效提高学生的认可度，为班级活动、党团建设、学习交流等档案素材分类存档提供可能。班级博客还可提供私有空间，使用者通过在某个栏目下申请设置个人文件夹，将个人材料、图片等上传到博客空间并对文档进行阅览权限设置，为个人数字化成长档案提供了存储空间。
2.基于档案建设目的的班级博客模块设计
以班级档案建设为目标的班级博客模块设计，首先应满足一般群体博客的基本记录、交流及共享功能，同时应参照档案立卷编目常规方法，对博客栏目进行特殊设置。基本栏目可有：“规章制度”（与学生相关各级管理制度整合汇编）、“班组建构”（班委、宿舍长、课代表岗位人员配置及职责要求）、“学生概况”（学生姓名、性别、学号、生源地、宿舍、联系方式等基础个人信息）、“学生个人成长记录”（每位学生自建子档案，内容包括课程修读情况、奖惩信息、社会实践证明及任何有价值的个人档案素材）、“主题班会”（涉及班会时间、地点、主持人、班会内容及开展效果）、“班级活动”（按活动项目分别立卷，内容涵盖活动立项、策划、实施、总结全过程文档及图片材料）、“党团建设”（内容包括历次评优评先、推优育苗、党员发展时间、对象名单及基本概况）、“学习交流”（学科教学或学习信息交流）、“通知公告”（登载临时信息）、“心情日志”（群组成员分享心路历程）、“交流空间”（自由论坛）、“休闲娱乐”（美文、歌曲、视频上传或浏览专区），可根据需要对栏目设置进行调整。通过迎合学生心理的特色设计，吸引学生关注并习惯使用班级博客，从与同学、老师的即时交流和评价互动中获得进步，促进班级发展及班级档案材料的积淀。
3.班级档案博客的管理模式
班级博客是班级成员共同维护管理的社区。作为以班级建档为目的的博客，应在某些栏目中设置明确的管理权限。比如“规章制度”、“学生概况”栏目应由班主任负责，对不宜全面公开的内容设置浏览权限;“班组建构”、“主题班会”、“党团建设”可委托班委进行管理维护;科任教师可通过学习交流专区学科知识，布置学习任务，学生也可共享有价值的资料和大家进行深度交流探讨。通过给予平台成员不同的管理权限，使各个栏目都能充分发挥功能，同时在对信息进行连续完整记录的基础上，确保档案材料的采编质量和来源可靠性。
二、班级博客对班级档案建设的意义
1.班级博客是班级发展历程的记录载体
合理的栏目设置可充分发挥班级博客对班级事务的多维度、多层面流水记录功能，班级从组建到解散期间发生的事件、班级成员的生活感悟、学习体验、情感交流都有了承载的平台。其中的每一则博文，每一帧图片，甚至每一条留言回复都是班级真实存在的反映，从无到有，日积月累，随着时间的推移，逐渐打造出班集体和班级成员的成长档案。这样的建档模式，可真正体现档案连续性、历史性和真实性内涵，使档案的表现形式和内容更加丰富、更具个性化特征。
2.学生成长历程的电子档案袋
学生档案袋实体存管目前存在诸多问题，比如无专门存管场所或馆舍不足，未配备专业档案管理人员或人员缺编，无专项资金投入或资金投入无法满足需求等诸多现实困境，建档工作缺乏严格的制度监管，导致学生在校期间的奖惩情况、参加课外活动记录等信息材料未放入学生档案或材料不能全面反映学生的综合在校表现。此外，档案的封闭管理模式为档案工作蒙上了神秘色彩，学生接触不到自己的档案，认为档案材料的累积和归档与己无关，因而缺乏主动搜集个人档案材料的意识。基于博客平台的“学生个人成长记录”构建，其实质就是以学生为实施主体的模拟建档过程。通过对课程修读情况、奖惩信息、社会实践证明、技能证书及任何有价值的个人档案素材的持续的积累、增补和更新，一则可以充实学生实体档案，有效避免毕业生档案材料信息不足或档案材料缺乏个性，二则可引导学生重视档案，了解档案对个人职业生涯的重要性，从而注意规范自身言行，杜绝违纪失信行为，在学习生活中有意识地为积累一份优秀档案而努力。另外，基于博客平台的建档过程，是一种相对开放的档案材料构建模式，学生可以通过浏览其他同学的非保密个人档案信息，在对比中发现差距，查找不足，从而激发朋辈间良性竞争意识，促进优良学风的酝酿形成。
3.动态的数字化建档模式，有效规避了传统档案管理中存在的不足
班级博客为班级建设提供了记录承载平台，这是一个动态的过程，记录行为贯穿班级存在始终。从学生的身心健康、学业进步、个性发展、成长体验等多个维度记录学生个人及所在班集体的成长轨迹。在班级建设中建档，以建档方式完善班级建设，全方位、多角度、多形式地生动再现班级建设过程，从而真正体现档案工作的价值。在过程中持续积累档案素材、由事件亲历者主动建档、以互动评价体系做支撑的基于博客的数字化构建理念颠覆了由第三方执行的传统阶段式的实体档案袋建档模式，可有效避免实体档案管理造成的馆舍压力、有价值档案材料的遗失、档案不易存管及专职人员增配的问题，方便档案的备份、存储、转递及查询利用，使档案的社会价值得到最大体现。
4.丰富了班级档案内涵，促进班级文化建设
班级博客提供了更便捷的师生交流渠道，班主任可以发表日志表达个人思想、观点见解及管理理念，这种以平等真诚的方式更易博得学生认同，从而获得足量的信息回馈，达到较好的沟通效果。班主任还可通过浏览学生博文、上传材料及其对他人的评价回复中及时了解把握学生的思想动态，可通过对班级活动进行点评，在学生日志中留言或参与学生的自由讨论，逐渐拉近师生心灵距离并对学生进行隐性教育。
班级博客的班级常规事物管理媒介及无障碍交流评价平台的功能，还可吸引学生、教师共同关心关注班级事务，有效促进班务公开化;可向学生家长公布班级博客网址，邀请学生家长为班级建设建言献策，促进形成家校教育合力。
在学习交流专区引入教学模块，借助现代化教育技术丰富授课模式，可弥补课堂教学时间及教学设施配置受限而引起的个别化辅导不够、课堂讨论参与度不高、知识呈现方式单调等系列问题，使教学容量在空间和时间维度上得到延伸，从而有效提升教学质量，促进教学效果。这种新型的教育理念对激发学生学习兴趣及班级成员间形成主动学习、共同学习的氛围也大有裨益。
此外，博客特有的倒序排布特点可使最新的消息在所属栏目置顶显示，从而方便了信息的传播散布，扩大受众范围。诸如活动方案征集、班级事务通报公示、企事业单位的招聘信息都可通过班级博客平台进行，群组成员仍可随时发表个人评价或对评价做出回复，但所有的评价或回复只能附属于正文之后，无碍于主体信息的置顶地位。在这点上，班级博客也优于以即时交流为特色的QQ群、BBS论坛等交流媒介。并且，这些临时性的通知公告也属于建档范畴，同其他栏目的材料共同展现了班级建设发展历程。
将博客理念引入班级档案建设是一项崭新的尝试。通过班级博客，不仅可以实现班级档案材料的收集组建，将承载班级师生成长记忆的珍贵史料永久保存，而且突破了传统的班级管理方式，充分发挥出网络平台的思想教育及交流学习功能，值得应用和推广。
参考文献
[1] 王晓.班级博客平台的创建与应用研究[M].武汉：华中师范大学，2005.
[2] 刘陶，胡卫星，任爽.面向小班化班级管理服务的班级博客构建[J].中国教育信息化，2013（23）.
[3] 张强.互助型部落―班级管理的新途径[J].教育与管理，2013（12）.
近年来，中原油田领导高度重视人事档案管理工作，以打造“全国一流”企业人事档案管理工作为目标，围绕“优化体制、精细管理、加强服务、提升素质、打造品牌”，全面推进人事档案工作向资源建设型、服务网络型、开发利用型转变，创立了人事档案一体化管理模式。油田成立了人事档案管理中心，统一管理全油田在岗职工、退养职工、协议解除劳动合同人员、失业人员、退休职工（集体工、家属工）人事档案工作。油田机关处（部）室、所属各单位人力资源、组织人事部门均配备了兼职人事档案管理人员，专门负责本单位人事档案材料的收集、审核、移交和利用工作。油田建立了兼职档案人员备案制度，兼职档案人员必须先配备后调整，先培训后上岗，先交接后离岗。全油田形成了以组织、人事部门为指导，以人事档案管理中心为纽带，以兼职人事档案管理人员为基础的覆盖全面、运行高效的人事档案管理网络，进一步强化了全油田人事档案工作一体化管理。
人事档案管理中心成立以后，对改制企业员工档案实行了有偿代管。人事档案管理中心每年与七家改制企业签订委托保管协议，明确双方责任和义务，确保了改制企业员工档案的安全和有效利用。
2 创新收集方式
人事档案管理中心成立以后，紧密结合油田管理模式创新和改革发展的实际，采取定期、不定期、重点收集相结合的方式，实行分片包干、靠前服务、上门指导，定期开展工作讲评及业务交流，强化人事档案材料收集归档工作，全面加强东濮老区、普光新区、内蒙控区三大基地及油气生产、石油工程、社会化服务三大板块的人事档案资源建设。为方便外闯市场企业人事档案归档，开展了档案材料归档网上预审。凡预审通过的可随时归档，坚持对归档材料逐份审核，凡不符合归档要求的材料，坚决退回，限期整改。这些措施，提高了档案材料的归档效率，保证了归档材料的规范准确、齐全、及时完整。
3 创新安全管理
人事档案管理中心始终将确保档案安全作为第一要务，全面落实“HSE”责任制和安全生产禁令，修订完善“HSE”管理体系，严格推行“211”安全工作法，抓好周一安全活动。坚持“双人入库”制度，在库房设置了门禁指纹识别系统，严格出入库管理。抓好特殊时期的档案安全管理，完善安全防范预案，强化安全考核，确保了库藏档案安全。多年来，未发生一起安全责任事故。
4 创新服务方式
人事档案管理中心坚持以“服务企业、服务职工、服务社会”为出发点，找准档案工作的最佳切入点，大胆地突破档案服务工作的框框，变被动为主动服务，由单一服务向多种服务转变，创新方法大力开发档案信息的资源，拓宽档案服务渠道。组织开展库藏档案信息核查工作，建立了由档案编号、劳动合同号、职工姓名、性别、民族、出生时间、工作时间、工作单位等关键字段组成的人事档案目录数据库；组织开发了人事档案信息查询系统，在油田局域网开通人事档案管理中心门户网站和中原油田人事档案信息查询平台，全油田授权用户均可通过该平台查询人事档案基础信息，方便了人事档案的利用。在服务职工退休审档过程中，油田人事档案管理中心改变原有的服务方式，坚持档案人员全过程参与，做到管理人员与档案不分离。当发现材料不全时，及时补充完善，提高了工作效率，确保了档案安全，受到河南省劳动和社会保障厅有关领导的表扬。
5 创新队伍建设
5.1 强化敬业意识。在油田人事档案管理中心内部深入开展了“为民服务创先争优”、“比学赶帮超”，创建“党员先锋岗”、“兰台巾帼示范岗”和“我为中心发展献计策”、“感动兰台”演讲比赛等主题活动，深入开展责任意识、团队意识、奉献意识教育，创建交流平台，记录身边最感动的人和事，努力营造爱岗敬业、执著奉献的浓厚氛围。
5.2 提高业务技能。通过定期举办培训班、业务讲座，开展技术比武和业务竞赛，组织业务交流、实施网上培训，开设“员工大讲堂”等形式，强化人事档案管理人员的在职教育，提升专兼职人事档案工作人员的理论和业务水平，培养了一批专业精、善管理的业务骨干。
(一)项目研究、管理工作与项目建档工作同时展开，确保材料归档的全面与及时
目前，高职的科研管理工作仅停留在要求项目开展与管理同时进行的状态，对科研材料的归档工作要求相对滞后。一个科研项目的完成历时较长(2至3年)，涉及范围广、参与人员多，涉及资料庞杂，造成科研档案材料形成周期长的现实，再加上项目的进展过程中形成的资料内容会发生一定的变化，档案材料的形成也就难以产生连续性，最终归档材料往往不够全面、不够完善。国务院的《科学技术档案工作条例》明确规定要“达到科技档案完整、准确、系统、安全和有效利用的要求”。所以一是在科研管理工作与科研工作每个环节紧密结合起来的基础上，把科研档案的建档工作也与之紧密结合起来，走边研究、边管理工作、边建档三者协调发展的道路。具体为:确定项目负责人主持、立卷、归档责任为项目工作任务之一，发挥项目组在材料的形成、收集、立卷等档案工作中的主动性、积极性。及时完善科研档案收集整理工作，将科研活动每个阶段的文件资料都收集齐全。为促进工作开展，可在校内每年进行考核评比，对科研档案搞得好的项目组进行适当奖励，对档案质量未达标的项目限期整改甚至不予以结题、申报奖项。二是理顺好科研工作管理部门、高职学校档案管理部门、科研档案形成单位之间的工作关系，形成一个相互配合、相互渗透的联合体，明确各自工作职责任务，建立合理的归档秩序，提高归档质量和效率，保障科研档案的准确、完整、系统，最终使高职科研档案管理工作走上科学化、规范化道路。以威海职业学院为例，科研档案的管理工作就放在科研处这个科研管理部门进行，这样较好保证了科研档案归档的完整及时。
(二)实现科研档案的数字化管理，升级档案的交流传播方式与途径
科研档案的数字化发展是档案管理的必由之路，传统的档案交流方式与途径不再适应科研档案新的发展需求，高职院校由于起步较晚，对这一块的关注与投入力度不大，不过船小好掉头，为了尽可能地开发利用科研档案资源的潜在价值，必须进行数字网络平台建设，在不涉及知识产权的前提下，把传统纸质科研档案电子化，提供便捷途径，扩大受众范围，实现科研档案信息的网络化利用，这亦是大势所趋。数字网络平台不仅是传递信息的便利途径，而且也是良好服务渠道。将传统的查阅、外借、报道、展览、检索等利用数字网络平台来解决，最大限度地解决了科研档案信息资源的及时流通，传递最新科研动态，避免某一技术范畴的科研工作的重复进行，更好地服务于高职院校的科研工作。
(三)编研开发科研档案信息资源，在内部形成有效分享，避免科研资源的浪费与重复
一方面，对科研档案信息资源的开发利用是档案管理工作的拓展与深化。科研档案中一部分反映学院科研技术研究发展的现状与历史，具有纪录性质、凭证性，这是档案得以保存的一个理由，但是科研档案保存的更重要的原因却是因为它的利用价值，即成果性，成果性是科研档案开发利用的根本原因。另一方面，高职院校科研档案工作者在不违背知识产权法律法规情况下，可根据客观实际需要，利用科研档案实体，就某一专题进行系统的较深层次的加工，用新的语言、新的体例汇编成相对集中、系统的信息资料，把静态的档案动态化，供全校科研工作者参考，以充分发挥高职科研档案在一定范围内的有效交流传递功能，从而避免科研成果分散化、零星化、不能有效整合分享的局面。
(四)深化服务形式，为科研成果及早转化成生产力构建桥梁
随着科技成果转让机制和技术市场的形成，高职科研档案所有权转让成为科研成果开发利用的重要方式。而目前，科技成果转化率不高，科技成果不能及时转化成生产力，原因之一就是科技供求信息不畅。高职院校档案工作者要结合学校科研特点，积极参与技术市场和信息市场活动，促进与社会的横向经济联系及经济技术交流。在建立有效的检索系统、做好科研档案的著录基础上对档案中科研成果涉及的先进技术、工艺方法、新发现等以目录、简介、文摘等形式，定期或不定期向社会相关部门、企业进行交流报道。并配合学院为技术咨询、转让、成果开发等提供必要的档案材料，及时为供给者与需求者架起桥梁，更好地推动科技成果转化。
(五)结语
科研档案规范化管理开发的这些举措，能为高职科研工作的深入开展提供有效服务;为高职院校科研水平的提升发挥重要作用;为高职教育的深化发展保驾护航，同时这也是档案管理工作的发展需求。
作者：李强华
关键词：人事制度 医院 人事档案管理
人事是指各级政府人事行政部门所属的人才流动服务机构依据国家有关人事政策法规，接受用人单位或个人委托，对其人事业务实行集中。规范、统一的社会化管理和系列服务的一种人事管理方式。人事的当事人为方和委托方，一般是县级以上政府人事行政部门所属的人才流动服务机构；委托方为需要人事服务的各类企业、事业单位和个人。 人事业务可由单位委托，也可由个人委托。委托的方式由委托方与方商定，并以合同的形式予以明确。
1.人事制度下的医院人事档案管理工作，首先要转变传统观念
人事制度是时展过程中，国家进行宏观调控一种体现。因为人事制度主要以实现人才优化利用为根本出发点，所以在人事制度下的医院档案管理工作，就不能用传统的手段进行目前的人事档案管理工作。要落实制度下的人事档案管理，转变档案管理观念，需要医院档案管理和人才交流机构共同转变工作理念。要使人才制度下的医院档案管理，发挥人力资源优化配置的根本目的，就必须以人才交流机构，与医院人事档案管理的有关部门进行相互的协作和配合。
2.人事制度下的医院人事档案管理工作要明确职责意识
人事制度下的医院人事档案管理工作，虽然是采用的是一种托管式的是人才档案管理形式，进行档案管理。但这并不意味着医院人事档案管理工作就可以仅仅是一个形式，一劳永逸了。同样人才交流机构，也不能因为与医院建立这样的一种人才合作平台，就将工作范畴局限为仅仅承担简单保管档案的责任而已。要保证人事制度下的医院人事档案管理工作，能够发挥对医院发展的促进作用，就必须要求医院人事档案管理的有关部门，和人才交流机构彼此明确职能划分。医院档案管理要在于人才交流机构的合作过程中，做到与人才交流机构的勤沟通，对人才交流机构提供的人才的信息进行勤收集。人才制度下的人才交流机构，要保证与医院人事档案管理部门合作的过程中，为医院人事档案管理提供最客观、最准确、最有效的人才信息。
3.人事制度下的医院人事档案管理工作要强化收集人才信息
医院档案管理工作与人才交流机构进行合作，主要想是通过采用这种人才的形式，提高人事档案管理的工作效率。要保证人事制度下的，医院档案管理可以发挥对医院发展中的促进作用，我们还应该在医院和人才交流机构中间建立一个彼此信息互动制度。
4.人事制度下的医院人事档案管理工作，要注重管理和监督
因为认识制度下的医院人事档案管理工作，是由医院档案管理部门和人才交流机构共同完成的。所以要保证两家单位在合作过程中，每一项工作都能够落实到实处，就必须针对人事制度下的医院人事档案管理，进行有效的监督和管理。为了保证监督和管理的质量，人才交流机构可与与医院一起派出代表，建立一个监督管理人事制度下医院档案管理工作的小组。
5.人事制度下的医院人事档案管理工作，要严格规范操作
人事制度下的医院人事档案管理工作，是医院为满足发展需要进行的意愿人事档案管理工作创新的产物。所以要通过认识制度的这种形式，发挥人事档案管理促进医院发展的作用，就需要医院档案管理部门要与人才交流机构进行密切的配合。在医院与人才交流机构进行配合的过程中必须严格执行相关制度，严格保证工作质量。
6.人事制度下的医院人事档案管理工作，要建立人事档案数据库
人事制度下的意愿人事档案管理，要强化多媒体网络的技术建设。在人才交流机构与医院档案管理部门之间，开设一个信息通道。并在两家单位分别建立有关人事档案的资源材料库，一保证人事制度下医院档案管理工作可以高效开展。
7.人事制度下的医院人事档案管理工作，要提高档案管理队伍的职业素质
强化医院人事档案管理队伍，和人才交流机构工作人员素质，就是要强化从事人事制度医院人事档案管理工作有关人员的，人事档案管理意识、人事管理业务能力、人事档案管理创新思维。强化人事档案管理工作队伍的整体工作能力，医院要定期组织档案管理人员进行档案管理技能培训，和档案管理责任意识培训等。
8.结语
随着社会的不断发展，医疗卫生事业要面临时代所带了的挑战会越来越多。正确认识医院档案管理的有关工作，不仅仅是要强化对医院档案管理的重要性的认识，我们还必须将档案管理与医院未来发展联系在一起。落实医院人事档案管理，强化医院人事档案管理效率，创新医院人事档案管理方式。作为创新医院人事档案管理的一种方式，基于人事制度的医院人事档案管理这种模式，在不久的将来会被越来越多的医院所采纳。
参考文献：
[1]郭祖汉.保障利用在人事档案管理中的地位及实现路径[A].广西档案2010年第3期（总第99期）[C],2010,(总第).
作为国务院组成部门，外交部在管理其下属230个驻外机构的档案工作时，无疑具有自己的优势。他们本着“有利于工作、有利于保密、有利于应付突发事件的原则”，有条不紊地建立起了自己的档案工作体系。
外交部驻外机构的档案工作，由外交部档案馆实行统一的指导和监督。早在1987年，他们就向16个驻外机关下发了《关于调查驻外使领馆档案工作情况和征求对建立健全使领馆档案工作的意见的通知》，并附了调查提纲。根据所掌握的情况，他们于1988年4月制定了《外交部关于外交代表机构档案工作的暂行规定》。随着工作的深入，1993年7月和1999年6月，他们又先后下发了《外交部关于驻外外交代表机关和领事机关档案工作的规定》和《外交部关于驻外外交代表机关和领事机关档案管理办法》（以下简称《办法》）。
《办法》作为目前外交部所属驻外机构档案工作的指导性文件，明确规定各驻外外交代表机关须有一位馆领导分管档案工作，对本机关内外交部派出单位的档案工作统筹安排，并进行协调、督促和检查；同时要求驻外外交代表机关设专职或兼职档案工作人员，担负档案的具体管理和对各处室档案工作的指导。另外，他们将档案工作巡视组和业务指导小组制度化，从组织上和技术上进一步促进了档案工作的开展。此外，该馆设计开发的《驻外机构档案目录系统》已在27个驻外机构试用，并向各馆统一配置了标准的档案卷夹。
商务部的做法与外交部大体相当。无论是原外经贸部还是现在的商务部，在管理其199个驻外经商机构时，都明确了驻外经商机构的档案工作实行经商处（室）统一领导、集中管理的原则，并规定“谁主办、谁归档”，不能把“尾巴”甩给继任者。此外，他们还在每年组织的出国干部培训班上安排档案业务的课程，提高有关人员的档案意识和档案业务素质。
而作为境外企业，档案工作的开展则缺乏这种条件。比如中国水利电力对外公司，尽管早在1984年就在其境外的国际承包工程中建立起了档案工作，并且在初建档案工作制度时，就提出了“由项目负责人负责，将所形成的技术档案文件资料收集齐全，核对准确并加以系统整理，向档案室移交”的要求，但直到2002年该公司档案人员应邀到国外对项目工程进行实地考察时，才对境外工程项目如何运作、产生的资料如何管理等有了进一步认识，才知道其境外工程管理是比较规范的，各种资料也都是比较齐全的。而这，恰恰反映了我国其他大多数驻外机构和境外企业档案工作的一种现象：天各一方，信息交流不畅。
大多数驻外机构和境外企业开展档案工作的困难还有很多。首先，是缺乏有效的管理机制。目前我国大部分驻外机构和境外企业，都是由主管单位的外事主管部门管理，档案部门不能很好地履行自己的职责。
其次，是与境外的法律相适应的问题。在这方面，我国的驻外外交代表机关和领事机关，由于是我国的延伸，一般问题不大。但其他驻外机构和境外企业，则必须首先遵守驻在国的法律，依法经营或从事有关活动，《档案法》对境外机构的约束力有限，有些驻外机构或境外企业甚至据此拒绝接受主管单位档案部门的管理。
第三，由于各驻外机构的工作环境不同，规模不同，业务流程也不一样，所以档案特别是业务档案的规范化管理较为困难。
第四，由于所在国的工作语言不同，客观上给所形成档案的管理带来极大的不便。
第五，驻外机构和境外企业总体上工作繁忙，人员紧张，经常身兼数职，无暇顾及档案工作。
由于上述原因，造成我国驻外机构和企业的档案工作总的来说是发展不平衡的，有成功的经验和做法，但存在的问题也比较多。主要表现在一些驻外机构档案意识不强，档案工作缺乏统一的制度和要求，规章制度还不够健全，档案收集不齐全、整理不规范，少数单位甚至还存在档案无人管，一任任积存下来的零散文件还堆积在一起，时间、内容、数量都还不清楚的现象。
随着我国改革开放的不断深入和经济全球化趋势的不断加强，我国驻外机构和境外企业的数量将越来越多，所形成的档案也将越来越丰富。尽管我国驻外机构和境外企业工作中形成的重要文件材料一般都报回国内，由国内主管部门进行整理归档，驻地除重份文件外，一般都是事务性的文件材料和收文，不需永久保存，但这部分材料在日常工作中仍需经常查找，有重要的参考价值。且驻外机构和境外企业的档案工作是我国档案工作的一个重要领域，其在工作中形成的档案是国家档案资源的重要组成部分，因此，认真做好驻外机构和境外企业的档案工作是改革开放和现代化建设的必然要求，也是档案工作服务外事工作的客观需要。
为此，在调查研究的基础上，国家档案局于2003年12月24日召开的“驻外机构档案工作座谈会”就显得非常及时。会议的召开，标志着我国驻外机构和境外企业的档案工作将在积极、稳妥的基础上，全面启动。国家档案局档案馆（室）业务指导司和经济科技档案业务指导司的有关领导及部分中央国家机关和中央企业的代表40余人参加了会议。会议的倡导者、国家档案局副局长冯鹤旺到会并讲话。与会代表在介绍各自情况的基础上，就《国家档案局关于加强驻外机构档案工作的意见（讨论稿）》及实际工作中涉及到的问题展开了讨论。
从会议的交流及讨论情况来看，要做好驻外机构和境外企业的档案工作，首先应做到以下几点：
一、应确立适当的管理体制
首先是应确立驻外机构和境外企业档案工作应由主管单位的档案部门指导和监督的原则。根据《机关档案工作条例》及在企业档案管理中实行的“集中统一管理，分级负责”的原则，各单位必须明确本单位档案部门在档案工作中的指导和监督作用。尽管各驻外机构和境外企业的情况千差万别，但其重要的档案最终都是要运回国内交由档案部门保管的，档案部门被排斥在外的做法，显然不利于档案工作规范化、标准化的开展。当然，针对驻外机构和境外企业的特殊情况，是由档案部门直接行使指导、监督等的管理职能，还是通过外事部门间接管理，则可由各单位灵活处置。外交部、商务部等的做法，证明了这一原则的可行性和可靠性。
其次各驻外机构和境外企业的档案工作应明确到人。中国水利电力对外公司当年制定的“项目负责人负责”的办法就收到了良好的效果。由于责任明确，所以各项目负责人一般都会根据工作的具体情况指定专人或兼职人员管理，档案部门只要与境外的项目经理联系即可，非常便于指导和监督。2003年，他们新出台的《中水电公司档案管理规定》又进一步将档案工作与干部考评结合起来，进一步促进了其境外工程的档案工作。
二、应更加重视档案工作规章制度的建设
驻外机构和境外企业与国内的主管单位相隔万里，信息交流不便，因此在国内一些常用的指导、监督方法是不适合使用的。为此，就必须更加突出规章制度的作用。在兼顾所在国具体情况的前提下，所订规章制度应尽可能的详细、规范、可操作性强。只有这样，才能更好地指导驻外机构和境外企业的档案工作。当然，由于各驻外机构和境外企业的规模和工作重点不同，因此，在制定档案工作具体要求和业务流程时，则应坚持实事求是的原则，不能过分强调统一。另外，也不要过分强调对档案装具的要求。因为所在国的经济发展水平和工业制造水平不同，过分强调统一，只能增加国内的负担。
三、不能以所在国的法律为借口拒绝主管单位档案部门的合理要求
驻外外交代表机关和领事机关，是我国的延伸，不存在此问题。而其他驻外机关和境外企业，优先遵守所在国的法律不假，但只要与所在国法律不相冲突，仍有义务遵守本国的法规。更何况这些驻外机构和境外企业都有义务遵守本公司或上级主管部门的规定，而在国内的公司总部或上级主管部门是受本国法律约束的，所以他们也有间接遵守的义务。当然，对这些单位和部门，我们就不能简单地以《档案法》来说事，而是要通过其在国内总公司或上级主管理部门的规章、制度来对其进行管理。中国银行就是通过国内档案管理的示范作用，很好地加强了对海外机构档案工作的引导。
四、要善于运用国际市场的通用规则
上面提到的中国水利电力对外公司的档案工作就是一个很好的例子。尽管他们与境外工程的联系不多，但作为以国际承包工程为主的企业，因为必须严格按照国际市场的规则办事，而作为国际承包工程之圣经的TIDIC（菲蒂克）条款，则明确要求一切以书面记录说话，往来资料都是凭证和依据，不能打半点折扣，因此客观上保证了该公司在几十个国家，上百个工程的档案资料都比较齐全完整。而这一点与正在普遍实施的ISO9000质量管理体系的要求也是一致的。
五、要善于运用现代化的信息交流手段
由于大多数驻外机构和境外企业都相隔较远，有的甚至遍布世界各地，因此运用现代化的信息交流手段显得尤为重要。中国中化集团公司的档案工作者在这方面就走在了前面。他们在集团公司IT部的支持下，通过全集团的局域网，在NOTES平台上建立了“档案专栏”，内容包括：档案工作制度、档案工作行业标准、交流园地、档案局文件、档案基础知识、信息、档案员管理等模块，通过大量的扫描工作将相关内容编辑后导入模块，使境内外机构的档案人员不但很方便地通过NOTES网就可以了解到档案工作的政策法规、行业标准、档案知识等方面的内容，还可通过NOTES中“档案专栏”的交流园地模块与集团公司档案部门进行业务交流，档案部门也可通过信息将有关信息迅速、快捷地传递给有关人员，有效地提高了工作效率。
一、档案收集工作的含义
本文中涉及的档案收集工作包含两方面：一是文件生成部门收集自我产生的材料，其中包含因离职、转岗、请假等原因职工之间交接的材料；二是各基层档案室按照规章制度收集分散在各部门、个人手中的档案，也就是我们所说的各部门职工将机关工作活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体文件移交到档案室的过程。
二、档案收集中存在的问题
本人从事档案工作近五年，通过研究生进修期间与全国各界档案同仁的沟通交流，以及走访同行业档案室室藏情况，结合本人近年的工作实践，总结出基层档案室档案收集过程中存在的几个常见问题：
1.档案的齐全性完整性低
档案的齐全性指的是一件事、一个会议、议题、课题、项目、工程等形成的文件材料，从通知立项、实施到形成结论，每个环节形成的材料都齐全。档案的完整性指的是一个单位各年度、各部门、各种载体形成的文件材料都完整不缺。虽然档案会在资产清查、资产评估、上级审计、网络制作、优秀评报、职称评定、职工考核、工资审批、养老参保、车辆年检、招标投标等方面发挥作用，但由于无法直接产生经济效益，基层单位领导及职工普遍存在档案重视度低的现象，在跟档案界同仁的交流中，了解到基层档案室存在或将会议材料理解为领导讲话，或将基建材料理解为竣工材料，或将文书材料理解为红头文件的现象，档案收集范围不齐全不完整，档案长时间未进行科学保管，会导致遗失，进而会影响到将来利用。若基建档案材料缺失，则直接影响将来的维修改造；若人事档案材料缺失，则直接影响职工的晋升、参保或离退；若会计档案材料缺失，则严重影响后续的查证、审计。
以本人所在单位初次移交的2010-2014年度工作会议材料统计为例（图1），国家档案局令第8号规定，会议文件材料为按照会议流程形成的文件，包含请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、纪要。我院在2010年初次移交的工作会议材料齐全率为80%，2011年为90%；在利用档案过程中有一定影响，院党政领导意识到档案齐全完整的重要性后，经过商讨研究于2012年建立了档案网络管理体系，2012年-2014年会议材料移交齐全率达到了100%，还原了历史原貌。
2.档案的准确性规范性差
档案的准确性指的是文件材料是事实的真实反映，图物相符，文事一致，有关签署手续完备。档案的规范性指的是文件的形成及处理等过程都依据一定的条例准则形成。在相关单位的走访调查中发现，文件修改涂抹的痕迹，严重影响了档案的真实可靠性；文件纸张的材质不一，大小不齐，直接影响到档案保管的持久性和整齐性。文件的规范性，直接影响了档案应有的凭证、依据和参考作用。
以本人所在单位初次移交档案室的院发文件统计槔（图2），从2010-2014年的文件规范率可以看出在逐年提升，在2012年达到了稳定的100%，这与2012年以后，我院建立了档案网络管理体系，加强了每年对专兼职档案人员培训，实施各种激励机制分不开。
3.档案收集时间滞后
在这里的收集时间指的是基层档案室专职人员收集分散在各部门、个人手中档案的时间，也就是各部门、个人向档案室移交档案的时间。按照相关规定，机关文书及业务部门一般应在次年上半年向档案部门移交档案，交接双方根据移交目录清点核对，并履行移交手续；会计档案一般是在隔年上半年移交，若遇特殊情况，会计档案在原部门不超过三年；基建档案要求在项目验收后三个月内移交。
在与众多档案界同仁的沟通中发现，基层档案室收集到文件的时间，滞后情况严重，经档案人员多次催促仍然无果的现象也有发生，诸如多年未收集到某一类应保存的文件，诸如多年后收集到早应存档的文件。档案收集时间滞后严重影响了各部门的档案利用，档案收集时间滞后的另一个连锁反应就是档案残缺或者丢失，无法达到齐全完整，也无法保证准确性，最后陷入了收集时间滞后，文件残缺准确性低的恶性循环。
三、提升档案收集水平的对策
1.建立档案网络管理体系
在基层单位建立一套自上而下行之有效的档案网络管理体系有利于提升档案收集水平。2012年，我院建立了以党委书记为核心，以档案室主任为领导，以专兼职档案员为抓手，围绕档案工作管理条例运行的网络管理体系。一方面实现了档案的集中统一管理，统筹规划、组织协调、统一制度，统一监督，为档案收集工作提供了组织保证；另一方面明确了各部门的档案兼职管理人员，将档案的管理工作落实到具体个人，便于统一指导培训，为档案收集工作提供了人员保证。自2012年起，我院档案收集的完整性、准确性、规范性都有了大幅提高。
2.增强档案人员荣誉感
档案人员分为专兼职两种，增强专兼职档案人员的荣誉感，培养其强烈的责任心和事业心，激发其自身发展动力，有利于提高档案收集水平。多措并举提升专兼职档案人员的存在感，使之意识到“档案很重要，我很重要”，意识到自己所在岗位是单位各职能部门运转的重要组成部分，意识到提高所在岗位档案收集的“质”与“量”，不仅直接影响到档案形成部门的工作状态，更加影响到整个单位的对外形象。
为了增强档案人员的荣誉感，尤其是增强兼职档案人员的荣誉感，我院每年组织专兼职档案人员学习交流会，并设立了表彰激励机制和薪酬激励机制。这些措施不仅有利于兼职档案人员做好本部门档案收集工作，规范文件材料的形成与积累，而且有利于按时高质地向档案室移交党群、行政、财会、科研、基建、声像、死亡等档案。
3.做好文件形成前端控制
前端控制即事前干预。将档案收集工作纳入部门目标管理，在文件形成前，举办档案管理培训班，深入浅出的讲解各文件在用纸、用印、行文格式、文件处理等方面的形成标准，讲解各项目立项、审批、设计、招投标、施工、监理、验收、审计等环节的流程规范；在文件形成的关键节点，及时的进行专业指导；在文件形成后，认真检查文件的内容、书写格式、纸张等，若发现不符合国家标准，则要求及时修正。
我院于2016年引进了办公自动化系统，在系统开发之初，按照各项业务管理规定，分设了各类工作模板，规范了文件处理流程，此外该系统提供了职工交流平台，利于职工间在各个关键节点的沟通与督导，保证了文件的准确性、规范性，从源头提升了档案的收集水平。
4.把握文件收集最佳时机
把握好文件收集的最佳时机，是提升档案收集水平的重要手段。根据本人近几年的档案管理经验，认为主要把握以下五个关键点：一是在每一项活动（如年度工作会议、盛大庆典）结束后，因为活动刚刚结束，活动的前期准备、中期实施、后期的总结材料都是在手边；二是在遇到职工离职、转岗、休产假、病假等类似情况时，各部门兼职档案员要及时的收集纸质档案和电子档案；三是本单位的发文，档案室争取随时收集；四是对于一些零散文件可以在次年年初收集；五是对于历时较长的跨年度项目如有关基建工程的文件，可以分阶段收集。
5.创新文件积累方法
文件积累一般采用文件登记法，即对收发的各类文件材料进行规范化记录，将序号、文号、题名、页数、份数、日期等填写完善，然后准备若干整理袋，按照年度、类别进行规范化保存。在总结以往档案收集中出现的各种问题基础上，本人建议建立临时卷夹和实行两套制。具体方法如下：
建立临时卷夹，年初制定归档类目条款，将平时形成的文件材料，按类目条款分别“对号入座”存放在临时卷夹中，待年初或某件工作完成之后，稍加整理便可移交档案室，同时遇到临时性、变动性、突发性等工作的文件材料不易散失。
实行两套制，对于本单位重要文件，例如在党政部门制发的文件，可以保存两套移交档案室，档案人员可以将一套按照立档规则进行文件级整理，一套按发文流水字号收集，装订成年度发文汇编。我院于2016年实行了两套制，一方面避免了文件缺失，另一方面在档案编研上也有了一定积累。
张英豪
尊敬的各位领导、各位同事们大家上午好，我是振兴社区的网格员孙晓颖。很高兴也很荣幸能有这样的机会和大家一起交流一些工作方法。在社区我负责的是第六网格，网格内有377户，现居住326户，892人。在社区除负责网格内的居民信息录入、计生情况上报等网格工作外，我还负责社区党建工作。现就社区党建工作谈一下我个人的心得体会。
一、用学习转变角色，以能力适应新的岗位
我是2014年开始负责社区党建工作的，是一名党务战线上的新兵，社区党建这个岗位对我来说也是全新而陌生的。面对新的岗位和新的挑战，我不断学习提升素质，以能力适应新的岗位。我深深地知道要做好党建工作，除细心、认真外还必须具备扎实的理论功底，为此，我积极学习党和社区工作的理论、知识，努力提高业务素质和工作能力，以适应新时期社区工作的需要。
二、认真完成党务工作
1、完成各项党建工作 围绕社区的发展规划和重点工作，协助书记、主任做好各项工作任务的组织、安排，上报材料及汇总工作，同时做好党员的排查、登记、分类等工作。搞好社区党委的各项宣传工作，社区活动后及时上报信息，并将信息简报发送至社区公众平台、居民QQ群、党员微信交流群等。协助书记组织好党员学习，做到学习前有通知、有目的、有安排，学习形式多样，吸引党员参加。
2、完成上级单位交办的各项工作，及时上报各种报表及汇总材料。并将党委完成的工作及时整理上报。都说："好记性不如烂笔头",我也是习惯于将各项工作的要求、上报的日期等都记录在一个本子上，这样确保工作在规定的时间内准确的完成。
3、做好党费收缴、管理，并做到每一笔党费的收缴都有记录、有凭证。
4、协助支部书记做好支部管理工作，及党员学习的组织工作。支部活动前会协助支部书记通知党员活动时间、活动内容。协助支部书记为年纪大行动不方便的老党员上门送学；慰问生病、困难党员；给流动党员推送学习资料等。
5、各类档案的整理归档。社区档案的整理归档工作是社区建设的一项基础性工作，而在社区工作活动中形成的文字、图表、实物、电子文件等档案即具有综合性和广泛性，同时又具有复杂性、动态性。我做的就是及时梳理归档，避免出现资料断档漏项、突击整理等现象。
为确保档案整理质量，保障整理工作顺利开展，振兴社区现已将档案材料整理到统一的档案盒并放于档案柜妥善保管，确保各类资料都有专门的地方存放，保证档案资料规范统一。
【关键词】高校毕业生；档案管理
人事档案是客观记录和反映个人经历、德能勤绩、工作表现，以个人为单位集中保存起来，以备查考的文字、表格及其他各种形式的记录。它是反映个人成长历史的凭证和依据，是人力资源管理与开发、使用的重要依据。
近年来，随着我国人事体制改革的不断深入，人事档案作为传统人事体制的产物早已风光不再，尤其在高校毕业生中，涌现了大量的“弃档族”和“自揣族”，还有一些高校毕业生档案中存在着内容不完整、信息不准确等情况，这不仅给用人单位在人员的变动、工资调整等人事管理带来诸多的困难，更直接影响到高校毕业生在就业、考研、公招、公考、出国政审及职称评定、社会保险、退休手续的办理和各项证明的出具等方面。
高校毕业生为何对如此重要的档案轻易处置呢？纠其原因，不外乎以下几点：
1、档案功能弱化。在我国人事体制建立初期，人事档案作为提拔和使用干部的依据，人事档案的功能在那个时期也最为强大。时代变迁，多年的人事制度改革，上至国家下至各单位都建立了新的考核评价体系，对于干部的现实的工作能力的考核标准取代了档案中个人成长的历史记录。只有在办理社保、退休、职称评定时发挥着人事服务功能。功能的弱化致使档案变得可有可无。
2、档案管理落后。高校毕业生的档案无论是在校期间还是毕业后进入社会，都存在管理上的人员不足、手段落后、库房条件差等问题，使得档案从接收、储存、查找到转递的过程中都存在着遗漏、损毁、丢失和信息缺失及可信度差等风险。
3、转移手续繁琐。随着我国经济的发展，各地行政管理条块分割严重。各地区在档案转移和管理上要求不统一。严格的地区在办理手续上需要十个以上的程序，不严格的地区甚至存在现用现管的现象。对档案转移的要求不同，导致转移要求的口径不一致，具体到当事人，一次交接很大可能是办不了。很大一部分人不愿意花太多时间在一个不重要的环节。档案转移手续的繁琐限制了一部分档案的跨地区交接转移。
4、多年积累后的档案管理费用高。各地人才交流中心收费标准不一定，以我区人才交流中心为例，学生转正定级后，每份档案每人每年240元，其它档案托管理期间的证明和情况介绍的开具需要另外付费，如果积累多年，也数目可观。有相当一部分人因档案存于人才交流中心，心存侥幸，有需要时再提档交管理费，不需要的话就不用交，省下一笔钱，反正有人管理不用理会。致使未按规定时间缴纳寄存费而变成“死档”。
5、档案管理意识不强。毕业生对于档案的认识不深，认识不到档案的功能、重要性和流转要求。有些毕业生认为，一证（毕业证）在手，走遍神州，档案根本没有用处，还有的毕业生认为把档案交到单位或人才交流中心不如留在自己手里安全和方便，有了新的学历、职称等相关材料还可以直接放进去，对档案的严肃性缺乏基本的了解。
那么，档案真的已经可有可无了吗？
目前，档案虽然在干部提拔或使用过程中不再发挥决定性作用，但档案在当今中国人事体制中仍发挥着不可替代的作用，主要表现在以下几方面：1、在办理社会保险过程中，档案不可或缺。档案中对个人从业经历的相关资料以及解除劳动关系的材料将是领取失业保险金的必要手续。档案中的招工材料和从业资料是计算和领取养老保险金的最为重要的依据。2、在正规单位的招聘和任用中，档案的流转手续和材料的完备程度或将成为成功与否的关键一环。3、档案材料的完备与否，决定着转正定级、职称评定、工龄计算等一系列与个人利益相关的因素。4、档案材料是干部身份认定的唯一依据。在现有退休制度下，档案的遗失可能会导致缩短工作时间。
针对高校毕业生档案管理中存在的诸多问题，有以下几个方向可以努力：
一、高校在就业指导环节需加强对档案重要性的讲解，提高毕业生对档案管理的重视。
在教育部要求下，各高校都开设了就业指导课，但更多的是灌输一些就业形势、面试技巧、就业协定等相关内容，对档案管理方面的重视和讲解不够。在校期间，应该让学生了解档案对个人发展和保障的重要性，以及档案材料的组成、作用、档案转递的流程和查询办法等内容，使学生对档案提起足够的重视，并在社会生活中对档案给予关注。
二、档案管理部门应加大规范档案管理的力度。
由于对档案的重视度普遍降低，许多档案出现填写不规范，任意修改或添加等情况，致使档案的真实性和实用性大打折扣。各级档案管理部门应该加大档案管理的投入，在接收、管理和转递过程中制定严格的管理条例，建立人事档案的管理档案，责任明晰，规范档案管理。
三、提高档案管理人员素质和业务水平。
档案管理是一项专业性强的工作，要求档案管理人员具有良好的职业道德及高度的责任感。加强档案管理，就需对档案管理人员进行继续教育与培训，提高其道德品质和政治素养，提高业务水平，根据不同时期、不同岗位、不同层次的档案管理人员制定个性化的素质提升计划，以提高档案管理的整体工作质量。
四、加快建设档案的信息化、网络化。
随着科技的进步和我国人事制度改革的深入，纸质档案和人工查阅已经远远的落后于社会的发展，档案管理的信息化、网络化成为必然的趋势。档案管理的信息化、网络化，可以提高档案信息的重复利用率，降低档案管理成本，便于信息的更新和档案转递手续的繁琐，同时便于纸质档案的保存。
高校毕业生的档案管理问题已经逐步的引起高校、毕业生及用人单位的广泛关注，为避免档案问题成为制约高校毕业生发展和未来保障的绊脚石，增强档案管理意识、加强档案管理水平和档案管理信息化已经刻不容缓。
【参考文献】
[1]迟耀林.浅谈人事档案管理的作用[J].世纪桥，2011（11）：151-152.
[2]庞国明.人事档案呼唤改革[J].中国人才，2002（6）：4-6.
一、管理档案的库房要恰当设置
对于档案库房选定与设立，应按照国家有关规定去设立。在工作交流中我看到一些单位档案管理室就附设办公楼内，一看就是随意而设的。这种做法十分不可取，因为它会从侧面反映一个单位的形象，一个单位的领导力度和领导才能，这是千万不可小视。尽管有的单位采取了信息化，但是档案材料以纸质的形式还是不可少的。所以要知道不是任何一间办公室都可作为档案室的。对于档案房间选择要注意这几点:一，要通风。二，房间要细查，不能有雨天漏水或从窗户向里渗水的现象。如果不注意这些，就会给档案管理工作给带来不必要的麻烦;三，有些时候也不能不妨一些偷盗现象，特别遇到一些重大考试期间，有些单位以为档案室最安全，而把试卷放到档案室里，如果档案室门窗不结实，将会出现意想不到的后果，这样的情况已经出现过了，其结果也受到了严重的处罚。所以，门窗要有防盗措施。四:档案管理室的牌子要整洁而美观。这样能体现一个单位对档案管理的重视，并提升一个单位人员及领导对档案管理这项工作的基本素质。
二、把好档案材料的收集和来源
对于档案材料的收集和来源要确切，合理，正规。再结合单位自身的体质，将档案材料进行有条理的整理。在整理过程中，要调动单位内每一位员工的积极性，给他们做好宣传工作。由于单位与单位的性质差异，有的单位人员重视自己档案，而有的单位人员对档案用途不清楚也不过问，在这方面我也做过详细调查:调查结果真让人吃惊。他们大多数的观点是:一，档案没什么用，只要人在单位就行，更有甚者，工作来回调也不知道档案留在哪个单位了。二，还有的档案一直在自己手里，单位根本就没要，而自己也没有主动交等等。当然这些现象也说明了另外一个问题那就是有的单位在档案管理这方面是一塌糊涂。还有，有些单位的档案不仅仅是单位有关单位工作人员的档案，还有其他的档案。例如，疾控中心，医院等等，这些单位还有许多病号的档案材料，并且有的非常重要。就拿我们疾控中心来说，对于每一位患者我们都要给其备档，并且材料要求整个病理检查都要详细。那么我们要怎么办?才能做好管理呢?这就要求我们档案管理工作者对工作要严格要求自己，要负起责任，要与领导交流，寻找好方法调动起单位人员重视自己的档案。调动起工作人员在收集病号病理材料时，做到细致完整，准确。档案管理工作者要一丝不苟，不能马马虎虎，草草了事，一定把好质量关。干部人事档案材料收集时要求:及时主动不拖沓、全面准确合事实、保质保量不虚假、安全保密责任强。
三、提高管理人员的素质
首先:随着档案数量的增大，以及数字化的发展，加之档案材料的种类越来越多，还按照过去的管理方法，已经赶不上时代要求，所以要求管理档案人员加紧充电和学习，尽快实现档案管理现代化，才能高效率地解决新形式下出现的新问题;才能与社会同类行业的工作部门接轨。其实档案管理也是一门专业性较强的职业，它要求档案管理工作者不仅要懂得档案管理知识，更要适应当今时代的电子化，数据信息化的要求，档案管理人员平时要不间断的加强学习，提高自身的业务素质，更好的为档案管理服务。如果提高了管理档案人员的素质，通过计算机网络这个平台，工作效率大大提高，并能更好的加工整合各种数据，进而方便快捷的存储档案信息，并更有调理的整理，查找起来应用起来更方便，便快捷。所以要求管理档案人员掌握计算机技术是必须的，也是适应工作需要，适应社会需要。
四、提高档案管理质量
档案管理工作在单位里是一项非常重要的工作，这个工作不能大意更不能马虎，也就是管理质量要提高，管理体质要严格，管理方法要灵活，管理程序要有调理。特别是档案的质量是重中之重。提高档案管理质量，可以为单位提供有效的及时的，正确的人才信息。那么又如何提高档案管理质量呢?第一，首先从硬件来讲，档案柜要经常打扫，清楚里外的污垢。第二，对于一些破损的档案要及时整理，不要不管不问。第三，对于档案管理人员接到新档案材料时，要做到心中有数，细致检查做到准确无误。
五、注意档案的交接
关键词：人事人员 人事档案整理 问题探讨
人事制度对人才的潜能开发以及合理流动有十分重要的影响，同时对人才资源进行优化配置起到了促进作用。在对人事制度进行实践和推广中，出现了一些新情况和新问题，尤其是人事档案管理中的问题十分严重。
一、人事人员进行档案管理时存在的问题
1.对档案整理时操作不规范
（1）没有正确对档案材料进行分类。常见的档案材料有自传材料、履历材料、学历培训职称材料以及鉴定考核考察材料。人员在对人员的材料进行整理时，并没有认真、仔细的分类，经常将这四类材料混淆，将入学登记表归入到了履历材料中，而入学登记表应该属于学历培训职称材料，导致这样现象发生的原因是因为人员并没有在分类时对材料进行全面分析。
（2）没有对档案材料进行排序。每一种材料都应该进行排序编目，而在实际操作工程中，人事人员并没有对每一份材料的页号、类号以及序号进行编号，让档案材料十分的杂乱。
（3）对档案材料的加工不合理。学籍材料的纸张大小也不同，学生的续集材料出现了不规范以及不标准的现象。材料的厚薄、大小都不一样，还有的学籍材料没有留装订线。人事人员面对这些情况，并没有进行加工处理。本来应该将横的材料倒过来顺装，将没有装订线的材料进行加衬，但是人事人员却直接将没有装订线的材料进行装订，破坏了材料和里面的文字。对于有些已经破损的材料，人事人员也没有进行修补。
（4）没有对档案目录进行打印装订。档案目录是档案的索引，在目录中登记的材料一定要对应档案中的材料。若是没有档案目录，在进行查档时就会花费更多的时间和精力，而且对档案材料的完整情况也不能判定。很容易让档案在传递以及流动过程中发生残损、错装以及丢失的情况。
（5）人事人员没有整齐的装订档案。人事人员在对档案进行整理时，只是对档案进行了打孔装订，材料的左右边并不整齐，而且有乱孔的现象发生。文字也有损坏，还有脱页的现象。装订不规范，对档案材料的完整性有很大的影响。
2.单位和机构没有及时沟通
用人单位在聘用员工后，并没有及时在人事机构中办理人事关系，也没有关心员工的档案有没有在人事机构中，在用人过程中，形成的材料也没有及时的归档。
二、对档案管理存在的问题进行解决的方法
我国人事档案存在的问题迫切的需要解决，有关领导以及部门要引起重视。
1.重视档案事业
档案事业在国家的发展中，起着十分重要的作用。有关部门和人员一定要重视人事制度，让整理档案工作朝规范化方向发展。人事档案管理部门的人员要制定管理政策，让档案发挥出它最大的作用，从而满足人们对档案信息的需要。人事档案可以反映一个人的才能、品格等，因此，人事档案利用的好坏对人才的引进十分重要。
2.提高人事档案的质量
档案工作有服务性、政治性等特点，因此从事人事档案工作的员工要有良好的政治素质、较强的业务能力以及较高的文化水平。人事档案管理机构服务的对象在慢慢增多，所以，人事档案管理服务机制与人事档案的工作人员要跟上时代的脚步，不断创新。新老员工要定期培训，以提高他们的专业知识和技术水平。让员工对有关档案的知识、法规进行了解，同时还要知道档案管理的国际化标准。新员工要跟着老员工学习，了解如何对档案进行归档和整理，了解如何运用计算机技术对档案进行管理。要不断学习知识，提高自身的素质和技术，让自己从档案信息的保管员转向信息的供应者。
3.加强人事管理力度
若想让人事档案管理朝规范化方向发展，就要加强对人事人员整理档案的管理。首先对档案管理的工作条件进行改善，必要的管档人员以及基础设施都要配备齐全，领导要亲自管理经费来源、人员配备以及设备设施，让人事人员在管理档案时有一个良好的环境。有关管理者要严格的监督，发现问题要及时解决。
总之，人事人员在对档案进行整理时，要认真仔细，提高责任心，多与用人单位进行沟通，调节好人才交流中心、用人单位以及人事人员三者的关系，为用人单位提供高效的服务。
参考文献
[1]人事工作若干问题问答[J].继续教育与人事，2001（5）
【关键词】院史馆；档案；作用；收集
福建医科大学附属泉州第一医院始创于1936年，历经80年已发展成为一所集医疗、教学、科研、康复和预防保健为一体的三级甲等综合性医院。为生动客观反映我院创建、发展的全过程，着力提升医院文化建设内涵，搭建对外宣传交流平台，特设立泉州市第一医院院史馆。院史资料、实物的挖掘和收集对医院院史馆具有非常重要的意义。
一、院史馆展馆档案的定位
我院院史馆定位为一座具有悠久发展历史、发挥区域核心作用的三级甲等医院院史馆，故不能忽视档案收集和挖掘的工作的重要性。福建省泉州市第一医院创建于1936年，至今已走过了80年的风雨历程。历经了蹒跚起步、艰苦创业、整顿提高、达标奋进、世纪腾飞等阶段，涌现出一代又一代、一批又一批医德高尚、医术高明、兢兢业业的医护工作者，他们为泉州当地的医疗事业作出了巨大的贡献。在这坎坷奋斗史中，医院规模不断扩增、医疗水平逐步提升，社会影响力愈发彰显。而这一切都记载渗透在医院的医疗实践中。从院史馆中的大量文件、图片、声像、实物等档案材料中能够反映出我院全体工作者艰苦奋斗、无私奉献的人文精神。
二、院史馆档案的作用
（一）院史馆档案的内在作用。1.传承历史文化的平台。院史馆的档案可以让人重温医院发展的坎坷历程，倾听医疗工作者的坚定足音；感受前辈先贤的医德崇高和医术精湛，激励后辈的奋发与创新。2.展示发展成果的平台。展示辉煌发展成就，激发全体职工探索进取的荣誉感与自豪感，也使之清醒地认识到自己肩负的历史责任和时代赋予的使命。同时，凝聚社会的各方力量，共同促进了医院事业的长久发展。3.宣传介绍整体形象的平台。一所医院的发展，不仅是规模业绩的突出，更为重要的是其为当地人民群众所作出的贡献和努力。一所医院的形象，不仅在于高楼广厦和先进高端的设备，更在于医务工作者身上所彰显的医者仁心。院史馆的核心内涵，就在于表达这种努力，传承这种精神。4.对外合作交流的平台。院史馆档案可为医院在对外交流合作中起到借鉴作用。合作交流的形式可以多种多样。院史馆档案在对外交流中，有助于医院承担文化交流与借鉴作用。5.院史文化研究的平台。以史为鉴，可知兴替。院史馆档案管理人员认真严谨地对医院历史文化档案的挖掘和研究，展示其研究成果。可以作为医院发展、决策、育人、服务民众的重要参考材料。
（二）院史馆档案的外在作用。1.凝聚员工干事创业精神。作为医院文化的载体，院史馆档案展示了医院的文化理念、发展历程和建设成就，以及医院前辈先贤、历代同仁的美好往昔，以此激发全体职工以医院为荣、热爱医院和振兴医院的热情，达到彼以医院为荣，医院以其为傲的精神共鸣，增强对医院的认同感和职业的自豪感。2.对外合作交流的“窗口”。作为对外交流的平台，院史馆可为各级领导、国内外访问学者更加直观和全面地了解医院的发展历史和发展现状，获得医院更多地政策技术支持，为医院的后续发展提供有力保障。兄弟医院可以通过院史馆中的文件档案、图片档案、声像档案等档案和实物，多方面了解医院，为医院赢得更多的合作机遇和更广阔的发展空间。3.展现海外侨胞奉献精神。在医院这80年的发展过程中，离不开广大海外侨胞捐钱捐物，他们为医院的发展作出了巨大的贡献。通对对院史馆中海外侨胞捐赠的声像档案、文件档案等收集，可以展现海外侨胞热爱祖国、热爱家乡的美好愿望和无私奉献精神。收集和整理这些档案纪念，是院史馆管理人员义不容辞的责任。4.接受新闻媒体访问。院史馆作为对外展示的平台，将接受各级、各类媒体的访问。并通过新闻媒体，展示医院的文化、传播医院的形象，为医院发展奠定更加广泛的社会基础。访问前，新闻媒体工作人员可以通过院史馆中的各类相关档案材料和实物，了解医院的相关情况，以便有准备地梳理访问的方向，更好地提出访问的题目，从而达到最佳采访效果，进一步提升医院的社会影响力。
三、院史馆档案的收集工作
（一）各级领导的高度重视。泉州市第一医院的院史馆建设离不开领导的大力支持和关怀。院史馆所迈开的每一步，都凝聚着全院众多新老职工的关爱和期待；医院所取得的每一次成功，都反映了各级领导的心血和汗水。目前院史馆有3名工作人员主要在负责收集院史馆的档案，领导的一次次亲临指导，一句句殷殷叮咛，都让院史馆的档案管理人员深受鼓舞，极大地增强了他们的信心。
（二）各方力量的鼎力支持。我院院史馆人员主要是在院领导和工会领导的大力支持下开展工作。在人力方面，为了更好地做好院史馆档案的收集，我院专门招聘了两名本科应届毕业生和从临床借用一名护师来专门负责档案和实物的收集。在物力方面，我院邀请了文化艺术有限公司来策划院史馆布展方案，计划在城东院区建立泉州市第一医院的院史馆用来保存相关的档案材料和实物。泉州市第一医院院史馆将位于餐厅三楼，计划建设面积1643平方米，框架结构。由序厅、领导关怀、流金岁月、辉煌成就、大展宏图5个部分组成。在空间布局上采用“大空间、小格局”的处理手法。强调布展空间的次序、节奏和体量，突出独立展区的完整性和相邻展区的连贯性。
（三）档案收集工作的概况。泉州市第一医院从2014年开始进行院史馆档案的收集和整理工作，目前已经基本完成了从民国到上世纪80年代的档案材料收集整理工作，上世纪80年代至今的档案材料工作还在陆续进行中。自泉州一院建院至今，始终是政府主导的公立性质，这在中国医疗发展史上实属罕见。因医院隶属关系发生了多次变化，并且多次更易院址。为了确保我院院史馆的相关档案材料的真实性和完整性，我们先后到龙岩市档案局、泉州市档案局、泉州市卫计委、泉州市建设局等相关部门查阅资料。
我院从龙岩市档案局了解到，从1938年开始，我院还承担了临床教学的工作；从泉州市档案局和泉州市建设局查找了庄静宗院长在泉州府文庙为穷苦患者诊病，在庄静宗院长的不懈努力下，我院由龙岩市搬迁到泉州市，从而开辟了泉州市的医疗卫生事业。
