时间：2023-01-13 15:32:43
论文关键词：秘书专业；市场前景；发展对策
自上个世纪八十年代我国的秘书专业教育开展以来，秘书专业得到了不断地发展，取得了显著的成绩。根据全国高等院校秘书学学会统计资料显示，1984年，我国有67家高等院校开设秘书专业，到1999年则有近300所高校开设秘书专业，如成都大学、上海大学、安徽大学等均设置了秘书专业，而西安政治学院、四川省社科院甚至设立了秘书专业的研究生，我国高等院校的秘书专业为我国经济社会的发展输送了不同行业不同层次的秘书专业人才，有力地保障了我国经济社会的发展。
目前，我国高校的文秘专业主要还是集中于高职专科院校中开设，而我国的职业教育也处于探索之中，经济社会的快速发展使得我国的秘书专业存在着前所未有的发展机遇和巨大的市场前景，而经济社会的快速发展导致秘书更加具有专业性和层次性，同时，目前我国高等院校大规模扩招以后，职业教育越来越被市场忽视，这都制约了高校文秘专业的市场发展。
一、秘书专业的市场前景
秘书专业是一项涵盖面很广、综合性很强的管理型专业，秘书专业的开设主要是面向市场，将秘书专业人才推向市场，该专业具有极强的应用性。秘书专业由于其应用性，因此专业的开设与发展则需要重点考虑其市场前景，只有分析好市场前景，才能够明确秘书专业设立和发展的方向，使得专业学生经过三年或者四年的高等教育以后，能够顺应市场需求，适应市场竞争，具有较好的就业途径和发展渠道。
（一）市场大有可为
根据我国已经把企业经济在国民经济中的作用提高到一个新的高度，在如此背景下，已有企业不断发展壮大，新的企业不断产生并发展，各类型企业也都得到了长足的发展。国营企业在保持现有国内市场的前提下，也不断地将眼光瞄向海外市场；民营企业在国家政策和法律肯定的基础上，不断地受到国家政策的扶持，其数量、规模和影响力不断地提升；外资企业在中国市场这块巨大蛋糕的诱惑下，也不断地进军中国市场，众多知名外企在中国设立研发中心、分公司、办事处等。这些企业的存在和发展为秘书专业人才的输送铺垫了良好的基础和前景。不同的行业，不同的领域对秘书换页都有所要求，随着改革开放的继续推进，经济改革地继续深化，我国不同形式、不同类型地企业进行改组、发展、调整、整合等，企业结构多样化、产权形式多元化、决策管理科学化、企业管理现代化，企业的每一次调整、每一次发展都会对秘书专业人才提出新的需求，这为秘书专业人才提供了施展才华的机会。
（二）就业类别不断拓宽
秘书从事的是企业办公性工作的组织、协调和管理，并协助上司处理日常事务和办公行政事务，它的就业类别包含了从基础性的组织文员、专职秘书到高级行政助理、总裁助理等一系列完整的工作类别。在公司中，职业类别囊括了前台接待、办公室秘书、高级助理、行政总监等职位。随着经济社会的发展，秘书专业就业类别可以拓宽到行政类、助理类、人事类、公关类和业务类。行政类秘书的工作设计到公司计划的制定和执行，日常的工作管理，办公室管理制度的建立和执行管理、企业和单位工作的督办、落实、检查和反馈、企业和单位的对外对内联络、协调工作等；助理类秘书主要协助上司进行日常工作的安排，上司管理部门之间的沟通、协调，上司日常事务的办公支持、以及相关资料的管理等；人事类秘书主要是参与人力资源战略的制定和落实，公司发展的规划和结构，公司的招聘战略和实施，薪资体系的设计和实施，绩效管理的整合和设计以及企业文化和员工关系的管理；公关类秘书主要是进行公关方案的制定、实施和监督，客户服务的日常运作管理，与客户的沟通和关系的维护等；业务类秘书则主要对业务进行运作管理、产品供销计划的安排、市场信息的手机、市场方案的管理等。
（三）就业困境不断加大
首先，随着高等院校的秘书专业设置与扩招，市场上对于本科生的认可度普遍高于专业生认可度的背景下，高职院校毕业生就业受到比较大的冲击，而在目前全球金融危机的影响下，企业由于市场份额的下降，其市场战略不断收缩，对人才的需求放缓，导致高职院校秘书专业毕业生就业的数量和质量也受到影响。其次，高职教育目前还是注重于校内课程的教学，教师和学生对于校外实践重视的不够，没有体现出高职院校毕业生的特色，一方面，教师由于不注重在校外岗位的历练，对于市场上对于秘书专业人才需求的把握不够准确，依旧用陈旧的方式和教学目的进行教学，另一方面，学生简单地在校内学习，很多学生只在三年级时才会到校外进行实践，而这时候已经面临择业，在知识的充电方面显得有些晚了。再次，高校对于秘书专业的就业指导内容单一，流于形式，对于市场上的专业需求和就业层次的分析和预测较少，就业指导性不够。
二、秘书专业的发展对策
高职院校秘书专业的发展是一项系统工程，其发展对策需要考虑秘书专业学生学习的整个过程，首先，学校要注重招生，尽量能够优化安排招生计划，在源头上吸收比较优秀的生源。其次，学生进入学校以后，秘书专业要加强师资队伍的建设，提高教育水平，保证学生专业知识和技能的学习。再次，要为学生在学习主业的同时，注重辅修专业和第二专业的建设，注重第二课堂的建设，使得学生既掌握专业知识，也掌握使自己在职场中更有优势的知识和能力。最后，学校要注重就业创业指导，为学生最后迈向社会、走向职场提供指导和帮助。
（一）加大招生力度，合理安排招生计划
秘书专业尽管是具有不错的市场前景的专业，但是由于社会对秘书专业，尤其是高职秘书专业的认识还有待提高，高职院校的秘书专业要加强对本专业的宣传，利用宣传的招生策略有效地介绍自己，通过各种渠道、各种方式，宣传高职院校秘书专业良好的就业质量和就业数量，改变家长、学生、社会的观念，提升高职院校秘书专业的社会认可度。要做好招生数量和区域的投放分析，通过历年秘书专业的招生质量，合理安排不同生源地地招生计划，对发达地区和欠发达地区、认可度高的地区和认可度地的地区进行别分析和投放招生计划，并根据每年的实际情况进行调整。 （二）注重专业师资队伍的建设
根据调查，在大多数的高等院校中的秘书专业教师主要是由中文、历史、政治等人文类老师转过来进行教学的，而缺少管理类、经济类和理工科技术类的专业老师，尽管目前的老师对于培养学生的语言能力、写作能力具有很大的帮助，但是要培养能够充分适应社会需求的秘书人才，则需要加强教学实践，这就要求老师具有丰富的理论知识和实践经验，同时要具备经济类、管理类以及相关理工类专业知识，这就需要秘书教学队伍注重对专业教师的引进和培养。此外，目前高等院校中的秘书专业教师大部分是直接从院校毕业以后直接走向讲台的，缺乏从事秘书工作的实际经验，这也导致了教师向学生传授的仅仅是理论知识，而缺乏更广更深的教授。因此，院校中得秘书专业需要加大对具有实践经验的教师队伍的建设，一方面，要积极引进企业中的专业人才到院校中进行全职或者兼职性地教学，另一方面要鼓励教师深入到企业中进行实践学习。在此基础上，高等院校的秘书专业形成一支既有专业理论知识，又具有丰富实践经验的优秀师资队伍。
（三）推进辅修专业或第二专业的建设
秘书专业是一个实际应用性极强的专业，该专业培养的学生要具备多方面的技能，企业也复合型和多功能型秘书的需求越来越迫切，同时由于秘书企业对于秘书的要求是能够身兼多职，掌握多方面的知识，为上司很好地处理事务和提供建议。面对这样的情况，高校要积极推行辅修专业或第二专业的建设，根据社会不同的需求，将会计、行政管理、英语、国际贸易、计算机技术与应用等专业纳入秘书专业的辅修专业或第二专业，并高度重视辅修专业或第二专业的教学质量，做到和秘书专业一样的教学要求，并积极探索制定辅修专业或第二专业的教学评估策略和专业授予政策，为秘书专业人才培养提供最有益的政策和教育通道。
（四）加强第二课堂的建设
由于秘书专业人员以后的工作对象不仅仅是企业中的事务，还需要面对具有决策和指挥职能的管理者和领导者，这就要求秘书专业人才不仅仅能够学会做事，还要能够学会做人，通过教学和实践，秘书专业人才学会做事，通过第二课堂的建设，秘书专业人才则要学会做人。丰富的第二课堂能够很好地培养学生的人际沟通能力、组织能力和过强的心理素质。如加强学生的社团建设，让学生在自由、宽松的环境中，发展个性，巩固、深化和扩展理论知识，让学生在社团活动中丰富课余文化生活，并能够锻炼组织、协调和管理能力，将第二课堂建设成为培养学生素质的重要途径。同时通过第二课堂的建设，让学生在实训中找到自己的定位，并能够促进学生放弃秘书就是打杂的思想，让学生在实训中树立信心和对专业的肯定，为毕业工作取得成绩打下坚实基础。
（五）加强对秘书专业的就业创业指导
秘书专业由于其较强的社会应用性，学校要使得学生能够及时认清社会需求，就业形式等信息，因此，在秘书专业学生一入学以后，学校就要注重对学生的就业创业指导，从学生入学到毕业，学校要分阶段、分重点地位学生提供就业形势分析、职业生涯规划、求职技巧培训、就业信息指导、创业体系指导等方面的指导。一方面，高等院校要将就业创业指导作为选修课向秘书专业学生开放，使其系统地学习如何做好就业创业准备，使其为以后的工作早做准备，另一方面，在专业课程教学中，教师也要将就业创业信息穿插到其中，强调学生的自我规划、人生设定，并能够找好自己的职业定位，为以后的工作打好坚实的基础。
高校教学单位行政秘书工作是高等学校教育教学中一个不可或缺的工作，在学校日常工作的各个方面起着承上启下的作用，通常高校行政秘书工作的主要职责是协助学院办公室主任做好学院的各项行政工作。其工作涉及学院行政工作的方方面面，如文件管理、信息管理、资产管理；协助分管院领导做好本院教职工的招聘、考勤、考核、聘任和职称申报等人事工作；负责起草或下达学院通知，起草、校对学院的有关文件和上报材料及学院各类会议的准备工作；学生家长、教职工家属或其他外单位人员来学院咨询、访问或调研时，做好接待工作；突发事件的处理等繁杂事务性工作。可以说高校行政秘书在教学管理当中处于最基层,经常需要与教师以及学生来接触,在连接教师、学生和教务三者之间的桥梁,具有沟通和协调的重要作用。随着我国高校教学改革的深化,教学制度在逐渐实现从学年制到学分制的转化,但是新、旧的制度还没有完成更替,就会在管理过程当中产生各种矛盾,所以行政秘书要加强沟通和协调的作用,保障教学工作平稳展开。
一、沟通作用
由于自身的工作性质，决定了行政秘书具有沟通上下级、反馈教学情况和各专业教学情况的桥梁，必须做好全面的沟通协调作用。
作为行政秘书，能第一时间通晓学校的各项规章制度，因此行政秘书能将学校的规章制度，教学管理文件精神有效传达给师生。行政秘书可以利用工作之便主动和学校领导部门联系，扩展教学工作，特别是行政秘书能积极和其他系部沟通，取其精华去其糟粕，并能耐心听取师生对学校的教学管理工作的意见，及时回馈给学校主管部门。
行政秘书还要协同教学秘书做好教学管理工作，具体包括：（1）做好各专业的开课计划，核实沟通任课教师教学情况，保证教学工作的正常开展。（2）制定课程安排中，同教材征订部门沟通定制教材，发放教材。（3）建立同实习实训单位的沟通，落实工科专业的实训实习安排，达到共同协作。（4）同学生建立畅通的沟通渠道，做好教学辅助作用，收集学生对教学情况的反馈意见。（5）同学院领导沟通完成各学年年初、年终的教学工作计划、总结，做好相关教学文件的撰写工作。（6）做好任课教师考勤工作，沟通考务工作、各种纸质档案的管理工作，保存有价值的材料，做好整理工作。
高校行政秘书在院系教务工作中处于基层位置,能贯穿上下,沟通左右,联系内外,这就决定了高校行政秘书在教学管理工作必然起到沟通作用。
二、协调作用
高校行政秘书在教学管理工作中主要体现同上级主管部门之间的协调。主要是高校二级院系与校办、工会、人事处、学生处等职能部门之间的协调。当上级主管部门的决定、决议、计划等有关活动与院系在教学、行政工作中会发生重叠及冲突，高校行政秘书能第一时间了解各项工作任务的安排落实，这时行政秘书发挥其协调作用按照实际情况和面临的困难或制订的计划与设想主动地向上级部门汇报,本着体谅学校和各职能部门的困难,又能从本院系的实际情况出发的原则,保持上下各部门工作的协调、统一和实施，确保了各项教学工作的顺利开展。另一方面，高校行政秘书在教学工作中在领导之间也有协调作用。学院的院长、书记、副书记、各专业教研室主任间, 由于主管工作方向不同,工作中有交叉，又分工不同,因而造成各自的决策有所不同,作为高校秘书,要在领导之间互相调节,相互协调教学的方方面面信息认真做好计划,掌握有价值的信息及时的汇报给领导,在沟通思想、协调工作时,必须做有利于工作、有利于团结的事情,促进教学管理工作，营造和谐氛围,这样才能使学院工作整体水平得到提升。
三、信息传递作用
随着时代信息化发展步伐的加快和信息化工作模式逐渐完善,高校行政秘书工作需要提供的信息越来越多,使得在教学管理工作中高校行政秘书成为传递信息的主体。一是传递院系领导之间、相关处室之间的教学管理文件、教学共享资源，及时传递信息避免教学安排上的冲突；及时向领导提供教学管理信息，使得领导合理安排日常教学工作；及时传递教务处、科研处和学生处等职能处室的信息,便于院系落实教学管理各项规章制度。在教学管理工作当中,行政秘书信息传递使得各个职能处室保持紧密的联系,密切配合教务处安排教学计划,配合各类统考工作的安排，并将学院的教学工作计划与活动安排同院系的工作合理布置安排积极协调,保持教学工作的执行。二是传递师之间、学生之间的教学管理信息。高校教师通常不坐班，教师在授课过程当中的独立性很强,所以他们不可能与院系领导有及时的交流,行政秘书要做好教师与领导之间的传递员,平时要多了解教师的思想动态,并且把有用的信息反映给领导,营造信任和理解的氛围。同时行政秘书掌握着院系的信息权限，学院的课程安排、考试安排等通知要通过行政秘书传递到网络上，这样才能保证信息的畅通，服务于教师，服务于学生，营造良好的教学氛围。
四、管理作用
随着我国高等教育事业的发展，办学规模的扩大，学科、专业方向分布不断增多，统一的教务管理工作难以全面覆盖，因此，国内高职院校开始实施二级管理模式，这是保证高职院校持续、健康、稳定发展的一项重要改革举措。二级管理体制下，学院管理重心下移，权力逐渐下放到各（分院）系部，使得二级教学管理工作面临着一系列新的问题与挑战，尤其是作为二级学院（系部）的一线教学管理人员的教学秘书，更遇到了前所未有的压力。在二级管理体制中，教学秘书的管理范围扩大，教学管理工作增多，为此，现阶段如何重新定位教学秘书的新角色，以及如何加强教学秘书队伍建设是值得认真思考与探讨的问题。
一、二级管理体制下高职院校教学秘书的新的角色定位及职能
（一）管理服务员
在二级管理的体制下，高职院校教学秘书的角色应从一个简单的政策任务执行者转变为一个制定各种教学文件和制度的管理者。教学秘书应能以教务处的文件规范为基础，从系部实际情况出发，制定出切实有效的、科学规范的系部教学管理流程。在系部常规管理中，作为教学管理活动各个环节中最基层的管理者、实践者、服务者和信息反馈者，教学秘书应协助领导管理好教学方面的常规事务。例如：对专业人才培养方案、专业发展规划等文件的整理、分类、存档;教师调课、补课等手续的办理、教学资源的调配以及相关的考务安排;教师工作量、年终工作量的计算及上报以及毕业生相关事宜的安排等等。另外，在二级管理的体制下，作为系部教学管理工作窗口岗位的教学秘书，应逐渐转变观念，从单纯管理向服务角色转变，为院（系、部）领导、全系教职员工、学生、教学科研服好务，具体来讲，就是要对教学管理的执行情况和教学质量评估的结果进行分析总结;对教师教学成果、科研成果、教材征订、教师进修计划进行整理、上报;对授课记录、授课计划、期末资料等的发送、收集等等。
（二）联络协调员
实施二级管理体制后，教学秘书的协调工作不再是单一地接受教务处的指令，而是成为与教务处和各教学单位之间的桥梁（比如下达教学任务会涉及各专业之间的协调，排课又涉及与教务处、其他行政部门和兄弟系部之间的协调），要在本系教研室之间、教师之间、学生之间进行沟通协调（比如教学活动、考试安排的协调等），且要在及时准确地为师生传达学院的方针政策之余将师生对学院教学管理意见和建议反馈给院系领导，形成有效反馈机制。必要时教学秘书还需要主动联络企业、兄弟院校参与到专业建设、教学管理等工作中来，搜集有用的建议和意见，促进系部教学管理工作的健康良性发展。
（三）助手参谋员
在二级管理体制下，教学秘书除了要处理日常教学事务、执行教学计划、院系领导的指示外，还应兼职做好有关科研、人事、信息、档案、会务、兼职外聘教师管理等行政事务，推进教学改革的进一步深化，起草有关方案或文件，提供合理的建议与意见，以供领导作决策时参考。因为实行二级管理体制以后，各分院系部的领导和各教研室主任的责任加大了、担子更重了。这就需要教学秘书除了要担任助手参谋员的角色之外，还要发挥好督办职能，及时督促相关教研室、专业教师，积极完成各项教学事务，把好审核关，必要时请示分管领导，以便及时完成上级部门布置的各项任务，提高工作效率。
在二级管理体制下，教学秘书的工作繁杂而琐碎，但是不可或缺的。要发挥好其基层管理、服务、协调、参谋等职能，需要教学秘书具备极大的耐心、细心和责任心。通过教学秘书新的角色定位和基本职能，可看出教学秘书工作责任之重大，因此关注教学秘书的工作现状，加强教学秘书队伍建设，全面提升教学秘书队伍工作水平具有重要的现实意义。
二、高职院校教学秘书的工作现状
高职院校教学管理工作要科学高效、规范有序，就必然需要有一支高素质的、专业化的教学秘书队伍。而传统体制下的教学秘书在工作中却存在一些问题。
（一）重视程度不够，专业化程度不高，人员流动性大
在一些高职院校，由于思想观念陈旧，对教育管理的重要性和科学性认识不足，有的人仍认为教务管理仅是一些简单的事务性工作。因此在教学秘书的配备上，大多都是专业教师临时顶替的，或者是某些高级人才的家属等。其所学专业往往与从事的工作不相符合，也没有经过专门的培训进修，所以要熟练、高效地完成好教学秘书的工作，往往要经过一个较长的适应时期，而教学秘书在职称职务晋升、学习培训、考核评优、津贴待遇等问题上，比同等学力的教师机会少，这在某种程度上也挫伤了其工作积极性，从而造成人心浮动、队伍不稳，一些高学历、能力强的教学秘书便转岗或跳岗，人员流动性较大。
（二）工作强度大，职责范围不明确
教学管理应该是独立于行政事务的一项工作。然而，多数高职院校对教学秘书工作职责范围在其内容上都没有明确规定，除了日常教学管理和督办工作外，系部办公用品管理、后勤服务、会务服务、接待、对外联络以及财务报销等工作都是由教学秘书承担。而院系领导及教师无论大事小情、职责范围内外的事务（哪怕是教学场地或教学设备出现问题）都会第一时间找到教学秘书，所以处于学院各部门和各类人员的交叉点位置的教学秘书时常充当着“救火员”“话务员”或“跑腿”的角色，岗位职责很不明晰。
（三）职业倦怠表现明显，创新意识欠缺
近年来，由于就业的压力，越来越多高学历的人才“被迫”加入了教学秘书的队伍。而教学秘书工作的特殊性――辅助领导完成好教学相关工作，又使高学历的人才心里感到一种很大的落差，在处理完成果不明显又繁重复杂的常规性工作后，对其他工作几乎是心有余而力不足，这往往会阻碍教学秘书的发展。比如职称的评定要求必须要有科研成果，但很多教学秘书在处理完本职工作之余几乎没有足够时间和精力认真做科研，所以渐渐开始感到前途渺茫。因此久而久之会使越来越多的教学秘书缺少对岗位的自豪感和成就感，身体和情绪上都产生疲惫感，有时甚至会导致自我忽视和怀疑，从而工作态度开始消极，对待工作没有热情，缺乏责任心，人际关系日益紧张，职业倦怠表现得十分明显，更不可能有动力思考如何提高工作效率和创新工作方式了。
三、加强二级管理体制下高职院校教学秘书队伍建设的措施
（一）增强服务意识，充分发挥主观能动性
首先，对于教学秘书本身而言，应该树立积极乐观的工作态度，提高自我调适能力。学会在工作中找“乐趣”，享受在“服务”过程中得到的认同感和成就感。并制定一份适合自己的个人职业规划，明确自己的职业目标。不能因为长期从事重复乏味的教学工作就失去奋斗方向。工作中要变“被动”为“主动”，主动与专业教师、学生沟通，了解他们的想法，搜集和反馈他们的建议和意见;尤其对不熟悉日常教学规范的外聘教师主动提供帮助，提前为他们讲解学院的相关教学规范，或制定一份“致**院（系）外聘教师的一封信”，说明本系教师工作注意事项，再附上系上所有教学档案模板，以确保外聘教师在日常教学中有据可依，降低教学环节出错的可能性。“主动服务”意识树立了，工作做起来就会更得心应手了。
（二）加强学习，提高专业化水平
二级管理体制对教学秘书的工作提出了新的挑战，教学秘书只有努力加强自身的心理素质、道德品质以及文化素质等方面的修养，自觉学习管理学、秘书学等方面的知识，不断提高写作和口语表达能力、组织安排和协调沟通能力、人际交往能力、办公软件处理能力以及信息化管理能力，努力提升专业化知识和管理水平;创新工作观念、工作方法，科学管理教学工作，才能对新形势下的教学秘书工作游刃有余。此外，教学秘书在工作中还要善于总结和思考，比如有很多常规工作都具有周期性和重复性，是可以找到规律并提前准备好的。有计划、按部就班地管理教学工作，不仅能增强教学秘书的主动性和工作热情，还可以提高教学秘书的工作效率，促进院系工作顺利开展。
（三）提高对教学秘书队伍重要性的认识，建立健全机制
学院应多提供培训机会，搭建交流平台。各级领导应给予教学秘书足够重视，充分认识到教学秘书岗位在二级管理体制中的重要性，在条件允许的情况下，可根据系部的专业数量、学生规模等情况按比例增加教学秘书的编制。一方面，可以将繁杂的教学管理工作进行合理的分工，缓解部分压力，另一方面也有利于人员流动时的顺利交接。老师和学生应该全力配合、支持教学秘书的工作。同时，院系应将教学秘书队伍建设纳入“教师队伍”或“管理队伍”建设规划，提高他们在管理体系中的地位;提供教学秘书论坛、专题讨论以及工作经验交流会等平台，让教学秘书对工作过程中发现的小问题进行交流讨论，找到问题的解决步骤和办法，总结出一套科学有效的教学管理工作办法。
（四）明确教学秘书的工作范围，建立有效激励机制，稳定教学秘书队伍
关键词 二级管理 教学秘书 工作认识
中图分类号：G647 文献标识码：A
Explore the Faculty Teaching Secretarial Work
under Second Management System
――Take Xi'an Jiaotong University City College as an example
HOU Li
（Xi'an Jiaotong University City College， Xi'an， Shaanxi 710018）
Abstract Education secretary working relates with the college teaching managers and implementers， and constantly improve the educational information management system to effectively promote the level of teaching management. However， with the change in universities， teaching secretarial work also appeared second institutional management， how to correctly understand their work， and continuously improve their professional level has very important significance.
Key words second management； teaching secretary； working knowledge
随着高校教育教学改革的不断推进，三本院校一枝独秀，越来越受到社会的认可。与此同时，独立学院的教学管理不断适应发展要求，向着科学化、制度化、规范化方向迈进。系教学秘书参与学院、各系的教学管理工作，需要协调各个部门，为更好地服务于学院的教学工作，需要从正确认识二级管理体制下的系教学秘书工作入手，针对存在的问题不断改进，确保教学工作顺利运行。
1 对二级管理体制下教学秘书工作的认识
（1）教务管理工作。协助系主任制定与实施各专业教学计划，严格按照各专业人才培养计划科学合理的制定各学期各年级各专业的教学环节以保证教学秩序的正常运转直至作为最终检查学生是否合格毕业。在编排课表时要协调任课教师的时间安排，避免冲突，要协助院系领导协调并及时解决教学过程中出现的问题，保证教学秩序正常进行避免教学事故的发生。制定落实教师调停课制度，保证上课质量。配合好教学中心统一组织的期中、期末、英语四、六级及其他全国性考试，同时，组织安排本系所开课程的考务工作。对毕业班的学生要协助系主任做好论文工作，严格控制时间流程，督促检查毕业论文各环节的完成情况，组织协调毕业生的毕业论文答辩的时间地点及成绩评定等相关环节的工作。
（2）教学研究与质量管理。总结吸取经验，配合系主任做好专业人才培养方案的制定，改进教学环节和课程规划。编制课程教学大纲，规划新专业的建设及教材与精品课程建设。提高应用型人才的培养质量，加强实验室的建设与管理。同时，按照院期中检查的要求，制定实施系教学检查计划，检查教学进度执行情况，教师授课、作业情况等，深入各专业教研室各班级收集各方面有关教学工作的第一手资料，并及时反馈给院系领导供他们决策以保证教学质量和提高教学效果。
（3）实践教学。配合系主任做好实验室规划及实践、实习基地建设。结合人才培养方案，安排好学生的教学实习、生产实习、科技竞赛和社会实践活动等等。提高学生的技能，及时收集与本系相关的各项技能认证、科技竞赛等信息。与学生做好沟通，为领导布置实践教学提供信息。
（4）学籍与外联。负责全系在校生、往届生、出国留学生学籍管理。及时统计学生学籍异动情况，对学生进行编班，按类统计学生的信息，上报学院及系主任学生的情况。审核毕业生资格、授予学士学位资格，学位证书及毕业证书，做好毕业生、新生的信息统计。
（5）科研管理。及时学术交流及科研信息，协助配合做好科研项目立项，科研项目管理，科研档案管理等，加强教师科研工作的建设，提高全系教师的科研水平。
2 教学秘书工作存在的一些问题及对策
（1）二级管理体制下系教学秘书工作职责的规范化、制度化缺失。在实际的工作中，虽然学院对教学管理工作有明确的制度要求，但是各系教学秘书只能根据学院的宏观杠杆进行工作。没有明确的系教学秘书工作制度，这会造成系教学秘书被动的去开展工作，去提供服务，如果监管环节缺失很容易造成工作的失误。针对这一问题，建议院教学中心与各系进行相关工作会议，明确和规范各系教学秘书的工作职责，以提高工作效率。
（2）院教学管理、系教学管理之间沟通不足。院教学管理和系教学管理之间、系与系教学管理之间缺乏沟通与交流，主要体现在学生转专业、课程免修、补修、重修、选修等问题中，课程是否能替换，学分是否等同等问题。同时，各系工作之间有交叉时如开课系与上课学生分属不同系时工作如何处理，以上问题均缺乏明确的规定。针对上述问题建议由院教学管理中心统一协调，组织各系进行协商，将日常工作中经常出现的问题统一要求，统一规范，以避免工作中的盲区。
（3）缺乏对教学秘书的培训与学习机会。教学秘书岗位虽然重要，但无权力，职业发展前景不明朗，不能引起大多数人的重视，因此，人员流动性也较大。为保证教学秘书队伍的稳定发展，建议给教学秘书建立一个公正、具有激励机制的制度环境，让其能够享有与其他岗位相同的发展空间、竞争平台。同时，给予教学秘书相关业务培训和经验交流的机会，多走出校园交流学习，不断提高自身业务能力和业务水平。
（4）教务管理信息系统需不断进行智能升级。教务管理信息系统是教学秘书的主要工作战场，要实现全方位、高效率的管理，必须有完善的硬件设备。一方面要不断更新教学管理信息系统，另一方面不断加强教学秘书的工作技能。及时掌握教师、学生、教学设备等的信息，加强各部门之间的信息交流与沟通，实现方便快捷的资源共享，传递，无纸化办公等。
3 二级管理体制下教学秘书工作能力的要求
（1）职业道德。教学秘书作为高校教学管理一线人员，要热爱本职工作，甘于奉献，服务好广大的教师和学生。同时，教学秘书与学生、教师、学校管理者都有接触，其工作态度的影响范围广泛，必须要严于律己，树立正确的人生观、价值观，在完成本职工作的同时，还要潜移默化地影响广大学生，起到榜样育人的效果。
（2）工作技能。教学秘书工作涉及面广，事务繁杂，在坚持原则性的同时要灵活应用，抓住教学管理工作的特点，妥善安排工作顺序，统筹兼顾各项事务。不断提高分析问题、解决问题的能力，要从常规性工作中走出来，跟踪调查，深入教学一线，了解教师的教学状态、学生的学习情况、教学环境的情况，进行教学信息的采集、统计、分析，发现问题，及时给领导反馈和调整，以保证教学质量和教学效果的提高。
（3）自我发展。各系教学秘书应当积极学习与本系相关的专业知识，了解课程的设置，不断调整、更新自己的知识结构，提升自身的素质，以便更好地完成系内部的工作。在日常工作中不断提高自己的沟通协调能力，在做到基本信息传递无误的情况下，提高调研分析、文件撰写能力，为领导决策提供高质量的信息和建议；积极思考、创新思维，结合自身的工作不断改进工作方式方法。
参考文献
[1] 潘立，赵颖娣，鲁建厦.二级管理体制下研究生教学秘书的角色定位[J].高教与经济，20l0（1）：24-29.
[2] 刘利花.浅谈二级学院研究生教学秘书素质的提升[J].教育研究，2010（27）：14-15.
【关键词】 高校；教学秘书；岗位职能；角色定位；专业能力
教学管理是一个复杂的系统，包括教学计划的制定与实施、教学过程的动态管理、教学质量监控管理、教学基础设施建设管理等方面。教学管理是学校实现最终管理目标的关键。随着高等教育体制改革的深入，高校教学管理体制和教学管理模式也随之发生变化，作为教学管理队伍中最基层的人员——教学秘书，其角色定位与服务能力要求也在发生着变化，已由应对单项事务性工作的行政人员转变为具备行政和业务综合能力的管理人员，其“高效细致的工作，是保证教学工作正常运行的基础，对维护高校教学秩序起到至关重要的作用。”[1]因此，从教学秘书岗位职能的客观要求来看，高校教学秘书须适应多种角色，具备多种能力。
一、教学秘书的岗位职能
教学秘书是一个特殊的职能岗位，作为教学秘书，并不是独立完成各项工作的，而是需要与多个职能部门之间进行相互沟通、支持、协作，才能完成其工作职责。教学秘书的岗位职能，我们可以通过下图反映出来：
从图中，我们可以看出，各二级学院的教学办公室实际上是一个学校各方面教学信息的中转站，而工作于其中的教学秘书，则在这个中转站中承担着教学信息的发送、接收和反馈等功能，是教学管理工作的枢纽。教学信息的流动、教学秩序的保持、教学政策的执行都离不开教学秘书。可以说，教学秘书在教学管理中承担着不可替代的作用，是教学管理环节的直接而重要的参与者。
二、教学秘书的角色定位
教学秘书的岗位职能，要求其必须适应多种角色：
1、教学秘书是服务者
党的十六届六中全会提出了“以人为本”的社会主义和谐社会建设原则，“服务型教学管理模式”这一理念也逐渐运用到教学管理改革中，“大学服务型教学管理范式倡导人本主义价值观，秉持‘顾客至上’原则，要求管理者不断增强服务意识，将实现广大师生的共同利益作为管理活动的出发点和归宿，将为教学工作及师生员工提供优质服务作为根本职能。”[2]服务型的教学管理模式是教学改革管理的趋势与归宿，教学秘书应该从自身做起，做好服务管理工作。
随着高等教育的发展，“一切为了学生，为了学生的一切”的服务理念已深入人心，教学秘书更要树立“服务也是一种管理”的意识，以端正的态度为学校、师生做好服务。当教学秘书要以坚定的服务信念、良好的服务态度、优质的服务水平、高超的服务质量，为教学管理部门和广大师生提供保障，保证科学化管理得以顺利实施，为学校教学管理的可持续发展、学生在校的高效学习创设有利条件。
2、教学秘书是沟通者
教学秘书是学校教学管理的最基层人员，同时处于教学管理的最前沿，要认清自己的角色地位。学校各级教学管理部门的决策需要教学秘书的传达和执行，教学计划的具体实施及其过程中出现的一切事务需要教学秘书的安排和协调。教学秘书从中起到上联下达的作用，人本主义心理学家马斯洛曾指出：“管理更多的是一种对生活的人文看法，而不仅仅是对技术的掌握。”[3]因而，对上，要积极主动完成上级管理部门布置的任务；对本院系的师生，需充分考虑其特点和需要，加强沟通，善于协调，艺术地处理与师生的关系，营造同事之间、师生之间良好的相处氛围。
此外，当前高校管理中，因对教学管理和学生管理尚未建立统一的制度体系，教学管理工作与学生管理工作还有待于进一步紧密结合，教学管理部门和学生管理部门之间的沟通显得尤为重要。在教学管理方面，需要教学秘书与学生管理部门加强沟通与交流，以便在相对统一的工作平台和管理模式下，实现工作规程的完善和管理效能的提高。
3、教学秘书是管理者
著名物理学家奥本海默说：“使科学技术充分发挥威力的是科学的组织管理。”[4]教学管理工作繁琐而复杂，教学秘书不但要谨小慎微，努力处理好教学过程中突发的各项事务，还要有统筹安排工作的方法，善于挖掘教学管理规律性的意识。只有这样，才能更好的驾驭教学管理工作。
教学管理首先是规律性工作。如：学期初的教学任务的安排、教材发放、学生补考、重修、选修课的落实、学生注册、教师教学质量考核、外聘教师的申报、酬金发放表的制作等，学期中的毕业生资格审核、期中检查、学生考试类别划分等，期末安排考试、成绩录入、教材征订、毕业班相关事务等。此外，贯穿于整个学期的常规性工作还有各项教学文件的传达与实施、教学档案的整理与归档、教学进程的变动与调整等日常性工作。这些工作看起来无章可循，实质上只要教学秘书掌握其中规律，便可有秩有序完成，提高工作效率。
值得强调的是，教学质量是衡量一个学校教学管理水平高低的重要指标。“教学质量管理是按照教学计划要求对安排的整个教学规定的质量要求和实现培养目标的一种管理。”[5]提高教学质量是教学管理的核心任务。提高教学管理效能，其出发点和最终目的都是为了提高学校的教学质量。作为教学秘书在日常教学管理工作中，要对整个教学环节，如教学任务的实施过程、实践环节的确定与调整、考试阶段的安排与巡查等方面，树立正确的质量管理观念，不断提高质量管理意识，不断提升自己的管理质量标准，搞好质量管理的全过程。只有这样，才能使教学质量评价体系成为改进教学过程、提高教学效果促进学生发展的助推器。
4、教学秘书是协助者
教学秘书首先是院系分管教学领导助手。明确工作要求是教学秘书处理好与领导的关系、做好助手的基础，也是提高教学管理效能的重要因素。教学秘书的工作要求主要表现在：能够保证本院系日常教学管理工作稳定，在此基础上，协助院系领教务部门采取一定的原则、方法、制度，提高教师的教学水平，保持学生的学习热情。
认清自己的角色是教学秘书做好协助工作的重要前提。教学秘书是学校各项教学工作的具体执行者和传达者，同时又是本教学单位与其他部门、本部门领导与教师、教师与教师、教师与学生之间的桥梁。教学秘书在处理这些诸多关系中，要以恰当的方式、全心全意为教学工作服务的态度协助领导进行教学管理。
提高执行力是教学秘书做好协助工作的关键。教学秘书在执行上级部门及领导决策时，应做到：传达工作要求清晰、明确，执行工作任务细致、耐心，在有多个工作头绪时，要分清主次、抓住重点、有的放矢。教学工作千头万绪，作为二级学院的教学秘书，必须将每一项工作都落实到实处，才能确保教学秩序的正常展开。
三、教学秘书专业素养的提升
随着高等教育事业的改革与发展，教学秘书处理要具备适应其多种角色的能力要求，还应具备更高层次的专业精神与专业素养。教学工作事无巨细，教学秘书除了每天要面对重复的日常工作和突发事件的处理，还需不断提高自己的业务水平。“教学管理是一门学问，教学管理这门学问也需要人们去研究。”[6]教学秘书只有了解所在院系的学科知识，关注专业动态，才能更好地完成工作。因此，教学秘书在教学管理过程中，应该从如何提升自己工作效能出发，以专业精神与要求完成自己的工作。根据教学秘书的工作职责和岗位角色，教学秘书应从以下几点提升自己的专业素质：
1、研究教学管理规律，制定计划
教学管理工作有其自身的周期性和规律性，教学秘书掌握了这种特性，就能为自己的日常工作提供便利。在期初，教学秘书可针对本学期的教学管理任务制定完善合理的计划，如：学期初准备好课表的安排、期初检查、教师考核等，并能根据计划做到什么时段做什么工作，认真严格按照教学管理进度工作，使教学工作有条不紊的进行，提高教学管理效能。
2、把握教学管理方向，树立目标
学校教学管理的目标是提高教学质量，培养出社会需要的人才。教学秘书要学会将学校的教学管理工作计划、任务转化为自己的工作目标，提高自己的工作积极性、创造性。
3、精通教学管理内容，执行程序
制定工作计划和目标，还要有严格的执行程序。教学秘书应按照学院的教学管理工作，精通教学管理内容，从而科学地制订自己的执行程序，程序内容应具体，可操作性强。
总之，随着高等教育改革的深入、高校教学体制的变化，教学秘书在教学管理过程中，肩负着多种岗位职能，这些岗位职能要求教学秘书必须适应多种岗位角色，不断提高自己的专业素养，使自己具备合理的能力结构，才能适应不断发展的教学管理事业。
【注 释】
[1] 田萍.从高校教学秘书的工作现状看教学秘书队伍建设[J].知识经济，2009（8）.
[2] 丁福兴，李源岫.大学服务型教学管理范式构建的内动力障碍分析—人性假设、身份区分及心理契约[J].黑龙江高教研究，2012（11）.
[3] （美）马斯洛.人本管理模式[M].呼和浩特：内蒙古人民出版社，2003.3.
[4] 邓元时等.管理学概论[M].贵州：贵州人民出版社，2004.6.
[5] 吴琴等.高校教学秘书工作的特点、作用和职能[J].产业与科技论坛，2012（5）.
[6] 陆靖等.以能力培养为核心、技术为主线建立化学实验课程新体系[J].高等理科教育，2000（6）.
关键词: 高校本科教学评估 教学秘书工作 可持续发展
高校本科教学评估是国家对教育宏观管理的一种手段,是对学校以教学工作为核心的学校办学情况的整体性评估,是加强学校基本建设、强化教学管理、深化教学改革、全面提高教学质量的主要手段。教学秘书作为教学基层管理人员,是提高高校教学管理水平,严格按照评估标准执行教学管理的重要人物。教学秘书工作的质量、自身的素质和工作能力将直接影响学校的教学管理水平和管理效率。教学秘书工作质量高在客观上对学校的教学起到了积极的推动与促进作用,使参加评估的学校的教学工作规范有序,教学水平提高。因此,在各高校扩大招生规模,迎接教学评估的形势下,系部的教学秘书工作面临着新的挑战。
1.从评估中看教学秘书在教学管理工作中的地位和作用
1.1教学管理的参与者。
教学秘书岗位是高校迎评促建的关键所在。教学秘书在上级领导下,根据专业要求特点,按照教学规律组织制定教学计划,根据专业自身发展的需要,适时调整、修订教学计划。教学计划是一种具有法规性的重要教学文件,在教学工作中要保持教学计划的权威性、稳定性和连续性,防止他人随意改变教学计划。根据教学计划特点,教学秘书通过执行教学计划行政管理,协调各个教学环节,使教学工作有条不紊地运作,为完成教学任务、确保人才培养质量发挥教学组织的重要作用。教学秘书协助系主任处理系里的具体事务,起到参谋作用。因此,教学秘书岗位是教学信息管理上传下达的桥梁,是学校教务部门联系院、系和学生的纽带,是学校各项教学计划和指令最基层的执行者。
1.2档案管理者。
教学秘书应全面掌握教学及教学管理的文件和资料,并且分类存储,立卷归档,以供院系教学管理的需要。这些教学档案都是多年积累下来的智慧结晶,对稳定教学秩序和深化教学改革具有重要的继承和借鉴的价值。教学计划、授课计划、教学大纲等档案的保存为院系领导搞好教学管理提供依据;教学日志,进度表反映日常教学情况;考试试卷、毕业设计、科研论文等教学原始资料真实地反映教学运行状况,也是评估中一项重要的检查内容。教学秘书应该增强收集与整理档案的责任心,积极地做好各项材料的立卷和归档工作,使档案最大限度地发挥作用。而这些方面又是迎评促建的重要检查点所在。要达到教育部规定的优秀水平,切实提高高校教学与管理水平,教学秘书必须达到专业化水平。
1.3学籍成绩的记录者。
学籍成绩是一项平凡而又重要的工作:从老师处收成绩册;登记补考学生名单及学生人数;将成绩册、补考名单报送教务处,根据教务处安排,通知学生补考时间和地点;在教务网输入学生成绩。在试卷的规范管理方面,从命题审核到试卷分析,从教师对试卷的精批细改,到规范整齐的归档,都需要教学秘书严格把关,认真细查,及时纠正教师的错漏之处。而这些琐碎的工作,都需要教学秘书耐心细致地做,反反复复地核查,确保不出任何差错,这些也都是评估专家组必须检查的,是一个系部教学秩序正常运转的重要保证。
2.从评估中看教学秘书在教学管理工作中的若干缺失
2.1随着高校教学改革的进一步深化,专业方向拓宽,办学层次改变,学生人数扩张,教学秘书的工作量急剧增大。
在信息瞬息万变的新时期,传统的工作模式已不再适应新时代的岗位要求,很多教学秘书都是刚参加工作的本科生,专业不对口、高层次人才的随掉人员,他们对教学的发展缺乏教学管理经验和专业知识、技能的训练,在进行教学研究和教学管理研究存在一定的困难。
2.2在评估工作中,院系两级负责保管的教学档案资料存在的问题比较多。
原因是各高校在建设规划中,往往将重点放在院系及专业的建设中,忽略了档案资料的建设与保存。另外,各院系负责保存教学档案的教学秘书更换频繁,使教学档案材料收集、保管等经常出现断档现象。
3.从评估中看高校教学秘书的可持续发展
3.1明确工作职责。
根据本科教学的需要,为进一步规范教学管理,教学秘书分为教务秘书和考务秘书,进行职责分工,协作管理。系部教学秘书只有充分明白自己的职责,系统地掌握教学管理知识,熟悉学校关于教学管理的各项规章制度,熟悉掌握本系部的教学特点,组织行政人员做好教学、科研、行政、后勤等日常服务工作,协调各方面的关系,搞好分工与协作,才能更准确、更快捷地做好本职工作,为教学工作打好基础。
3.2科学文化素质。
随着改革开放的社会主义市场经济的不断深入,社会发展和科技进步推动了教学事业的发展,教学秘书的整体素质有待提高。由于现代技术已经广泛渗透到教学领域,教学管理的业务信息也愈来愈多,如学籍管理、教学计划修订等工作都需要用计算机来完成,计算机已经成为其中重要的沟通工具,与日常的工作联系密切。传统的管理方式不再适应时代的发展,这就对教学秘书提出了更高的科学文化要求。这就要求教务秘书具有较宽的知识面和一定的组织协调能力,赋予富于创新精神,熟悉教学规律,掌握现代计算机科学技能,把社会过程中出现的新理论、新技能运用到教学管理工作的具体实践中去,使教学工作科学化、现代化、技术化,为师生提供快捷优质的服务。通过自己的工作实践,有机会要积极进修研究生班教学管理知识,进修计算机知识,不断提高业务水平和计算机技能,能得心应手地使用现代化管理手段,充分利用校园网,使之成为教学管理的重要途径,提高工作效率,完成教学管理各项任务,增强“管理育人、服务到位”的效果。
3.3良好的业务知识素质。
高校的根本任务是培养人才,教学是学校工作的重心,教学秘书是教学工作的参与者,处在教学管理工作的第一线,教学工作是高等学校发展的基础,对学校的教学质量起着巨大的影响工作。因此教学秘书必须具备良好的专业素质。专业教学计划是保证教学质量和实现人才培养目标的主要载体,是安排教学任务、组织教学过程的基本依据。写作和语言表达能力是教学秘书完成工作的基础,无论是教学计划的实施还是各科成绩分析、考试总结、实施工作的反馈信息,都离不开文稿的撰写。准确简洁的文字表达,分别分类,完整地表达思想,能够更好地为系领导做出高效高率的决策提供依据。教学秘书应该在工作中严格要求自己,通过业务学习,提高知识结构、管理能力、应变能力,以适应新形势下高校教学工作日益多样化的新要求。
3.4和谐的沟通合作能力。
在很多本科院校,四个年级才配备一个教学秘书。教学秘书的工作是一项繁琐的工作,工作量大,事情琐碎,业务繁忙,教学秘书不仅要协助系主任搞好教学日常工作,而且要协调好与教师、学生之间的关系。教学秘书要明确自己的职责,提高自身的协调力和亲和力,最大限度地发辉潜能,将教学管理工作制度和人文关怀相结合,创造和谐的环境,营造平等、团结互助的氛围,极具耐心,通过一定的组织形式、管理手段,使教学活动达到预期的效果。随着学院的大发展和院系两级管理的制度不断完善,教学秘书需要与学院外部的相关单位进行联系洽谈,这都需要教学秘书具备足够的组织能力和沟通能力。教学秘书要虚心了解岗位职责和有关教学管理的规章制度,了解各年级的教学计划,课程设置情况,征求学生对开设专业课程的意见和建议,为老师和学生做好服务工作,及时把教师及学生对教学工作方面的建议反馈到上级部门。
教学秘书是高校教学管理队伍的重要组成部分,在教学管理系统中发挥着重要作用。在迎接教育部高校本科评估工作中,教学秘书承担的工作将成倍增加,专业性也将进一步加强。通过高校教学评估,对促进学校教学质量、提高教学管理水平有着重要意义,从而推动高等教育健康发展。
参考文献:
[1]周慧明.对高校迎评促建工作若干问题的思考[J].高校发展与评估,2005,(4).
关键词：工作现状 角色定位 职业素养
随着《国家中长期教育改革和发展规划纲要》（2010-2020年）的正式颁布与实施，我国高校教育改革跨入新的里程碑。高校行政管理工作的优劣直接关系着新时期高校人才培养的质量。高校院系行政秘书既是办公室行政工作的管理者，又是高校教育工作的基层人员。行政秘书对院系与学院、院系与教师、教师与学生、院系与社会之间的沟通，起着独特而重要的作用，是维持高校正常工作的基本保障。
一、高校院系行政秘书的工作现状
高校院系行政秘书是一个平凡的工作岗位，涉及教育学、管理学、语言学、社会学等多种学科。由此，院系行政秘书的工作现状为事务繁杂，专业知识综合性强，职业规划不清晰，执行力不强。
1.工作繁杂，专业知识综合性强
知识经济时代，高校人才济济，只有具备全面、良好、合理的知识结构，才能胜任门类众多、事务繁琐的行政秘书工作。院系行政秘书队伍中，包括秘书、计算机、数学、化学等各类专业毕业的人员。非科班出身的行政秘书缺乏普通语言学、档案管理学、行政管理、心理学、教育管理学、公共关系学等综合性理论知识。行政秘书必须熟悉学院规章制度、工作流程；掌握院系管理工作的基本理论和实务知识；拓展与工作紧密联系的学科知识。理论联系实际，从实践中不断积累经验，逐步做好院系管理、协调等工作。
2.职业规划不清晰，执行力不强
细致繁忙的行政工作，缩短了行政秘书参加教学和科研活动的时间。高校行政秘书对自己的职业前景充满困惑，职业倦怠等消极情绪悠然而生。高校必须制定严格的信息素质培训制度，针对全校行政秘书，策划高水平的、系统的学习培训项目，开放更广阔的学术交流平台，坚定院系行政秘书的信心，为高校教育和谐发展提供精神动力。
院系行政秘书在高校工作中起着举足轻重的作用。怎样成为一名合格的行政秘书工作？首先，要明确行政秘书的角色定位，熟悉行政秘书的工作职责。其次，强化职业素养是提高行政秘书工作效率的重要途径。
二、院系行政秘书的角色定位及工作职责
院系行政秘书只有明确角色定位，增强角色意识，才能高效准确地履行工作职责。
1.行政事务的小管家
行政秘书辅助系领导做好院系各项工作，管人、管物、管钱，是名副其实的小管家。
（1）人事管理。协助院院系领导做好有关招聘教师的面试、试讲等工作，并提供决策依据。负责本院系教职员工的考勤、考核、职称申报工作。
（2）资产管理。根据教学、科研及其他工作的需要，填报维修、添置办公用品的计划，领取和发放办公用品及备品，以保证正常教学的需要。负责保管院系公章，按学院制度监督公章的使用范围。
（3）经费管理。拟定院系每学年的经费预算，负责记账及报销各项活动的费用。
（4）档案管理。负责院系会议记录、行政文件、各种教学文件、教学档案及教学资料的收集、汇总、立卷和归档工作。
（5）其它事务管理。负责做好日常的行政事务工作，负责考务、学生成绩、学生学籍管理、教材征订等教学工作。做好各种信函、报纸、杂志、学术期刊的收转传阅工作。负责各届毕业生的毕业资格审核，保正毕业证书的准确印发。
2.院系内、外交流的协调员
院系行政秘书工作服务对象广泛，包括院系领导、教师、学生、校外来访者。因此，行政秘书是高校院系内、外交流的形象窗口。
(1)协助院系领导做好院系内部与学院各职能部门的协调工作。
(2)负责接待本部门的外来办事人员，对不宜领导接待的来访，需委婉拒绝。负责接听电话，礼貌回答校内外人员对院系日常事务工作的咨询。
(3)负责学院各职能部门通知的传递工作，及时转发到院系教职员工。正确理解上级部门的文件精神，贯彻执行上级领导和各职能部门布置的各项任务。
(4)行政秘书必须建立良好的人际关系，加强与教职员工的沟通，灵活处理学院、院系、教师之间的多种关系，确保院系工作的顺利完成。
三、强化职业素养
1.良好的心态
院系行政秘书工作看似简单，接踵而来的突发事件，使人压力倍增。保持良好的心态，充分发挥自己的思维能力，从而巧妙地处理紧急问题。行政秘书应保持良好的心态，沉着、宽容、冷静、客观地分析问题。
2.加强业务技能
加强业务技能是提高院系行政秘书职业素养的关键。院系行政秘书需具备的业务技能包括：公文写作能力、应变能力、组织管理能力、表达能力、操作能力。
(1)公文写作能力
公文写作要在“学”、“练”、“改”三个环节上狠下功夫。规范公文写作的基本格式，掌握语法、逻辑、修辞三方面的知识。正所谓“读万卷书，行万里路”。阅读大量优秀范文、勤奋学习、修炼语言。公文写作的语言要求庄重朴实，准确精练。熟悉各类公文结构、措辞，套用固定性用语。
(2)应变能力
即指在没有思想准备的情况下灵活处理问题的能力。高校教师请假、离职等异动工作状态，影响了教学工作的正常运行。如开学初期，某位教师偶然患重病，尚未确诊，教师申请病假二周。行政秘书得知同时生病的消息，致电关心教师的身体健康情况，主动提出援助。教师病假期间，重新落实教学任务迫在眉睫，采取就近原则，优先考虑院系内部适合的教师代课，联系学院内外适宜的教师安排兼课等事项。院系行政秘书与患病教师保持电话联系，密切关注教师身体状况。当获知教师病情不稳定，要进行几个月以上的长期治疗后，立即致电慰问，可否前往探望。教学工作方面：行政秘书向学院人事处提交专任教师招聘需求报告，引进新教师。校内外兼课教师的合理安排，为聘任新教师赢取了充裕的时间。患病教师，身心疲惫，无微不至的关怀，为教师战胜病魔增添一份力量。良好的应变能力，勤于思考、善于发现、勤于总结，具备较高的警惕性，做到忙中有序，不断提升处理突发事件和紧急事件的能力，确保正常教学秩序和良好的教学质量。
(3)组织管理能力
组织管理能力指行政秘书统筹策划并完成所分管方面的工作能力，包括能力和善断能力。“条条道路通罗马”，什么是最佳的办法？在管理工作中，行政秘书要讲究处事策略，判断出最佳方法，合理分配工作任务，并坚持果断地实行，成为智慧型的组织管理者。高等学校行政管理工作，任务繁重，各部门、各岗位的行政管理干部只有充分发挥自己的主观能动作用，人人能起到独挡一面的作用，才能做好全校的行政管理工作，以达到提高整个学校行政管理质量的目的。
(4)表达能力
表达能力主要包括文字表达能力和语言表达能力。无论是信息、宣传、调研等工作，还是处理公文，都离不开文字表达。行政秘书要多思考、多练习、多交流，日积月累，潜移默化，做到思维敏捷、下笔如神，写出的文章观点鲜明，层次清晰，向上能如实反映事情的真相，向下能准确表达领导的意图。语言表达能力也是行政秘书一项非常重要的基本能力，无论是传达上级文件精神，还是协调工作，都离不开较强的语言表达能力，院系内、外交流的逐渐增加，直接以语言表达作为处理公务活动的手段变得极其重要，提高语言表达能力，还包括普通话水平、英语口语水平以及言语措词等。
(5)操作能力
操作能力指计算机的操作能力和办公室设备的使用能力。网络技术的飞速发展，计算机应用的普及，各大高校正立志于实现办公的自动化、现代化、信息化。熟练计算机办公自动化软件的操作能力，掌握扫描仪、打印机、数码照相机、传真机等办公设备的使用，推动文件、宣传简讯的速度，节省纸质资源。
四、改善工作方法，完善自身素质，提高工作效率
高校院系行政秘书工作繁杂，专业知识综合性强，因而行政秘书必须改善工作方法，多谋善断。纵横结合建档工作法、自我培养和完善高校培训制度等手段，对行政秘书提高工作效率具有重要的作用。
1.纵横结合建档工作法
从纵向和横向分别建立档案，纵横交错贯穿于整个高校教育工作。为宏观的教学决策、微观的教学管理及教学科研服务，为创新教学方法，深化教学研究，提高教学质量作出贡献。如高校师资业绩档案。横向档案：按教师类型建立档案。高校教师分四类：专任教师、校内兼课教师、校外兼课教师、校外兼职教师。纵向档案：以教师个体为单位，建立业绩档案。每位教师业绩档案主要有基本资料（身份证、学历学位证、高校教师资格证、职称证、职业资格证等），教学信息（教学任务书、每学期教学情况登记表和工作总结等），教科研成果（论文、教材、教科研项目、荣誉证书、继续教育等）。纵横结合建立档案为院系领导优化师资队伍结构提供可靠的信息基础，加强师资队伍管理工作的科学化、系统化。
2.自我培养
作为一名优秀的高校系部行政秘书，不仅仅依赖于外界的培育，关键在于自身建设。行政秘书从我做起，有意识地控制自己，主动利用校园环境优势，坚持不懈地完成目标。与企业单位相比，高校拥有资源丰富、时间宽裕、学习气氛浓郁等优势，有助于行政秘书的自我培养。工作期间，行政秘书踊跃参加学院举办的各类专题培训活动，如公文写作、行政管理、心理健康、高校教育改革等讲座；浏览图书馆的纸质图书和电子书籍，补充薄弱环节的理论知识。寒暑假期，行政秘书积极参加各式各样的学历进修，加强自身的文化知识修养。
3.完善培训制度
高校必须制定严格的职业素质培训制度，有计划地开展行政秘书岗前培训工作，强化行政秘书职业素质培训的力度。行政秘书岗前培训包括行政管理学、普通语言学、高等教育学和心理学等相关业务知识的培训。高校鼓励行政秘书通过在职或派遣脱产进修硕士、博士等方式提高文化素质；激励行政秘书发表学术论文，参与学院内外教研科研项目，参加专题学术交流会议，组织行政秘书外出调研、考察，吸取各大高校先进的优秀的管理经验。随着信息技术的发展，高校应不断更新教育培训内容，与时俱进，促进行政秘书队伍蓬勃发展。高校还可以建立全校行政秘书的信息交流平台，共同探讨工作中的难题和对策。
五、结束语
综上所述，高校院系行政秘书是一项极具挑战性的工作，既要求综合性的专业知识，又要求全方位的职业技能。高校院系行政秘书必须明确角色定位和工作职责，强化职业素养，改善工作方法，提高自身素质和能力，促进行政秘书队伍走向现代化、职业化，为高校教育事业贡献力量。
参考文献：
[1]刘爱敏.论高校院系行政秘书的素质要求[J].湖南科技学院学报，2008，（10）.
[2]单国雷.做好新时期高校院系行政秘书工作的几点思考[J].安徽农学通报，2010，（16）.
教学秘书工作职责一、学籍与教学管理
1、负责建立、保管本学院学生的学籍档案。
2、办理学生升、休、复、退、转学和留级等各种手续，并及时记载学生学籍变动情况。
3、协助教学主管领导组织安排日常教学方面的事务性工作，负责与教务处联系有关事宜。
4、协助教学主管领导做好现有专业的建设、调整、改造、拓宽工作，参与增设新专业的调研以及申报工作。
5、协助教学主管领导做好教学计划的制定(修订)、报送、执行工作。
6、协助教学主管领导组织教师制定或修订课程教学大纲、实验大纲、实习大纲。
7、建立健全教师教学业务档案及有关教学、教学研究方面资料的收集、整理、归档和保管。
8、在教学主管领导指导下，结合教学计划科学合理编排学期课程表。
9、负责教学日志及教案的汇总，基本格式审核、公布和归档工作。
10、负责办理经教学主管领导批准的补课、调停课手续。
11、负责做好学生重修、免修等工作。
二、考务、成绩及毕业管理
1、按照教务处的统一安排制定本单位各班级期末考试安排表，并将期末考试安排表通知有关师生。
2、审查学生考试资格，办理缓考手续。
3、及时安排不及格学生补考或重修，发放补考或重修通知，办理有关手续。
4、及时收集考试、补考、重修成绩，做好登录工作并管理本院学生成绩库。
5、协助教学主管领导组织安排学生毕业环节相关工作，定期进行毕业论文中期检查，组织毕业论文答辩及毕业论文的收集保存。
三、其它工作
1、协助教务处做好教学质量监控，做好期中教学检查的组织工作和总结，采取随堂听课、召开座谈会等不同形式听取师生意见，并向领导反映以期解决。
2、负责本单位教师的工作量统计、外聘教师资格的审核与课时费发放申请工作，并按要求报送教务处。
3、按教学计划和学生实际人数协助教务处作好教材的预定和分发工作，发现问题及时处理以保证教学活动的正常运转。
高校教学秘书职责一、公共教学部教学秘书是在公共教学部领导下的该部门教学管理的执行者。
二、协助部主任制订或修订本部教学计划，并检查教学计划的执行情况。
三、协助部主任制定好每学期该部门的开课计划，并根据计划对各位教师教学进度和质量进行督促和检查。
四、协助部主任完成学院教务处下达的各种教学、教务管理事宜。
五、协助部主任根据各系的教学计划，于每学期期末安排好下学期公共课教学计划及老师的配备。
六、负责教学档案收集管理工作。
七、负责每学期期末考试和开学补考试卷收集、印制、保管和发放事宜，并做好试卷的保密工作。
八、做好课程调整、变动后的记载工作，根据教务科的调停课通知及时通知有关教师和各系教学秘书。
关键词：高校；教学秘书；角色定位；能力培养
当今社会已经进入了知识经济的时代，高等教育的人才培养模式也从“精英教育”转变成了“大众教育”。为了适应社会发展的需要，许多高校都将“地方性、应用性、综合性”作为办学定位，并且把培养“高层次的应用性人才”放在了办学目标的首位。显然，这一目标的实现需要大批德才兼备的专任教师队伍，然而拥有一支高素质、高效率的教学管理队伍也是必不可少的。而高校教学秘书作为教学管理机制中最基层的一环，在高校日常事务处理中，起着不可或缺的作用。他们即是高校教学管理的具体执行者和实施者，又是各项教学活动的组织者和安排者，同时也是高校教务部门与教学单位之间、教师与教师之间、教师与学生之间开展教学活动的桥梁，是具体教学运行工作的执行者。因此，教学秘书工作质量直接影响着高校教学管理水平及教学质量。当高校逐步重视内涵方面的建设，使教学秘书工作显得越来越突出和重要。为了适应高等教育形势的变化和高校发展的客观需要，教学秘书应该明晰在高校教学管理中的角色定位，并据此培养和提高适应此工作的能力，进一步提高工作效率，使教学管理工作规范化，促使教学秘书队伍整体建设。
一、教学秘书在高校教学管理工作中的角色定位
教学秘书在高校教学管理中是一个非常平凡的工作岗位，但也是高校教学管理工作的一个重要链接，是教务处和各系部之间教学工作的桥梁，是链接系部和教师工作的纽带。教务处对学院的教学组织和实施，基本都是通过教学秘书下达，执行和反馈，而教师教学的信息与需求也是通过教学秘书收集和上达的，教学秘书如果没有衔接好，必然影响学校的正常教学次序，因此教学秘书工作的重要性就体现出来。在高校管理工作中，教学秘书就要承担以下几个角色：
（一）组织协调服务中以艺术家的角色去定位
教学秘书是高校管理职能机构的工作人员，履行着管理服务层的职能，不但需要同教务处的领导及学院其他领导的接触，还需要同下面各任课教师的接触，是介于个教学主题之间、学院教务处和院系主管领导、教师和学生自己开展教学活动的桥梁和纽带。因此教学秘书应该尤其强调接人待物的艺术，同时也是提高工作效率的艺术。教学秘书在与任课教师沟通的时候需要有服务意识，管理为教学而服务。科学与艺术相结合，在工作中使用富有创造性的方法，帮助教务处与学院之间的上传下达做好协调工作，扫除各种沟通障碍。对待领导下达的工作，需要找准自己的位置，心细胆大，一丝不苟地做好自己的本质工作。对待任课教师，必须加强他们之间的团结，增强凝聚力。当然教学秘书实际工作也会接触到学生干部，与他们沟通顺畅，也能协助将教务处分派给各专业的工作做好。因此在实际工作中，高校教学秘书也扮演着艺术家的角色。
（二）基层日常教学中以科学管理者的角色去定位
教学秘书从事的是对教学计划实施过程中的常规管理，包括教学运行管理、教学例行管理和教学档案管理，这些都是作为教学秘书的工作职责，是教学管理者最基本的角色。教学秘书需要对学校下发的各类文件资料、学生成绩、试卷档案、学科建设等资料进行内容上的分类管理，做好在电脑上的备份留档工作，以及纸质文档的保存共工作。这些材料需要分门别类，有条不紊，不可杂乱无章，以便下次需要时候能及时地找到。同时教学秘书还需要安排期中期末等各类考试的时间，合理安排考务等；以及教师调停课，督促教师按时上课、不出现迟到或者拖延课堂的情况；到期末结束的时候，还需要结算各任课教师的超额课时补贴等。因此教学秘书需要对教学资源进行优化配置、对教学工作整体策划、对工作行为严格管理，才能使学校教学工作得以正常进行，所以教学秘书在基层日常教学中以科学管理者的角色来定位的。
（三）参谋助手的角色去定位
教学秘书作为一个服务者，在日常工作中需要为领导决策提供真实可靠的数据资料和参考信息，做好办文、办会、办事等日常工作，有些领导由于有双重兼职，既有教学任务，又有领导职务的兼任，因此需要教学秘书能确保领导工作日常事务能正常运转，为领导决策及实施服好务，充分发挥参谋助手工作。当然高校秘书也要养成勤于思考的习惯，将对教学管理有用的、可行的、急需的信息情况或者有深思熟虑的想法、建议及时提供给领导，帮领导当好参谋、做好助手。
二、高校教学秘书的能力培养
高校秘书的工作决定了其能力要求的独特性，既需要有普通秘书的能力又要兼备与高校相适应的其他能力，由于本人从事教学秘书的工作，因此本人理论连接世界工作，认为教学秘书应着重培养和提高以下能力：
(一）需要有与高校同步理念的现代教育观念。高校教学秘书的工作岗位非常平凡，也是最基层的，但是接触到的很多东西却是非常专业的，这是与他们的工作环境有关。比如他们在学校某二级学院工作，所管辖的专业不同，以至于需要教学秘书对所负责的专业情况有着很清晰的了解。而现代社会又是一个知识更新非常迅速的社会，因此教学秘书一定要适应教学管理第一线的需要，是科学发展观为指导思想，明确学校的办学方向，明确教育是以人为本，，以可持续性的发展理念，不断学习，与所在高校教育理念保持同步发展，努力探索新的教育理念，获取最新的教育思想。
（二）需要具有科学统筹管理的能力。教学秘书事务性工作比较多，每天都有大量常规性的工作和规律性的工作要做，而且时不时地也有突击性的工作要处理。教学秘书工作非常繁忙，面对工作的复杂性，一定要保持良好的心情和清晰的头脑，还需要有坚强的心理素质，能够科学地进行统筹管理规划的能力，使工作有计划、有条理地开展进行，提高办事效率；同事也需要具备有一定的管理能力，高效地完成各项基层管理工作。
（三）需要具备有学科和教学管理的专业知识。教学秘书不单单像公司里的普通秘书一样对资料进行管理归纳，需要具备一定的学科专业知识，对专业教学计划、人才培养规格等的了解应有专业化的视角去看待。对于教学计划、管理体制、教学运行管理、教学质量管理与评价以及学科、专业、课程、教材、教学实践基地、学风等基本建设的管理，教学秘书必须明确其各方面的现代管理、信息及方法，逐步探索教学管理的规律，提高教学管理的绩效，努力构建自己学院教学管理的特色。
（四）需要掌握信息处理技能以及现代办公自动化的技能。由于教学秘书承担着大量的日常工作，每天要处理的各种文件、资料以及信息，只有客观、全面、及时处理好这些信息材料，才能保证教学工作的顺利进行，对于专业的信息要迅速、准确无地进行处理、对材料分门别类、收藏存档，并向领导及时汇报，向有关教师、学生及时通知。而现代社会又是计算机网络信息时代，对于熟练掌握和使用计算机应该是每个教学秘书必备的技能，在处理很多日常事务，如学籍管理、档案管理、课表编排、教学计划修订、教材订单编制等等都需要有教学管理系统协助来完成。因此教学秘书掌握好现代办公自动化技能，来实现管理工作的高效率。
（五）具有良好的人际沟通能力。教学秘书是教学管理的枢纽位置，一方面要完成上级布置的工作任务，另一方面要处理好各种人际关系，包括与上级、与同事、与学生之间的关系。这就要求教学秘书具有较强的人际沟通能力，只有这样，才能顺利完成工作任务，形成融洽的工作氛围。
（六）要具备团结协作的能力，教学秘书的岗位性质、职责和教学秘书艺术者的角色，决定教学秘书工作者具有团结协作的组织能力。由于教学管理工作内容多，涉及面较广、头绪复杂，需要教学秘书与其他管理人员分工协作才能按成，这就要求教学秘书不仅要协调好与他人的关系，还要协调好各部门的工作关系。同事，教学秘书还应该有合作的观念和能力，因为教学工作是在合作的基础上分工的。
（七）需要具备良好的语言文字表达能力。教学秘书的工作中时而也会出现需要写撰写公文、信函和文稿以及起草计划、总结等相关文字材料，而且还承担着教学部门的文件接收和传达工作，这就需要有较强的语言表达能力和文字表达能力，将领导的意思能准确无误地传达出去，让对方能听懂，明白领导传达的意思，提高办事效率。因此，教学秘书在私下可以向专业教师请教，发挥不耻下问的精神，提高自己的语言功底和写作能力。
【关键词】高校系部 教学管理 教学秘书
1 高校系部教学管理中教学秘书的特点
教学秘书的主要责任包括：第一，帮助教研室安排各科考试，对考试成绩进行综合管理；第二，教学业务会议的安排与组织；第三，为系部主任提供帮助，严格执行学校学籍和教学管理的有关规定；第四，高校系部工作计划的制定和实施，收集整理学生实习和教学的文件资料；第五，组织协调教学竞赛、考核与质量检查工作，以及相关资料的收集整理；第六，处理协调教学过程中出现的问题，合理规划教学实践活动；第七，帮助教学研究室和系部主任组织实施教学计划。
教学秘书的基本工作特征表现为：首先是综合性。教学秘书需要对该系部的所有教学工作进行管理，不仅要协调各方面关系，具体处理系部的教学事务，还要为系部领导的教学管理提供辅助。其次为服务性。教学秘书的主要工作职责在于提高本系部的教学质量和效率，为系部领导的管理决策提供依据，同时，更好地为广大师生以及系部领导服务。最后是辅。教学秘书作为系部管理人员的助手和参谋，其基本工作特征就在于为系部教学活动提供辅助，因而其工作的最主要特征就在于辅。由于系部领导的工作较为庞杂，牵扯到多个部门和人员，但领导很难做到各个方面都考虑周全，此时，教学秘书的提醒和辅助工作就显得十分重要。
2 教学秘书的主要作用
2.1 教学秘书工作提高教学质量的作用
首先，教学秘书应在高校教务处的领导下，为学生学习效果评估和系部领导工作质量评价提供帮助。其次，教学秘书自身作为教学过程的管理者，也应形成良好的教学质量观，及时检查学生的学习效果，并将评价结果向信息部门反馈，从而协助系部领导及时改进教学计划，提高教学质量。
2.2 教学秘书的教学信息管理作用
教学秘书在系部教学管理过程中，承担者教学管理资料和文件的收集整理责任，对部分资料进行立卷归档，从而为以后的检查和评估工作提供依据，且这些资料对以后的教学改革与教学秩序维护具有十分重要的意义。因为高校系部教学人员具有较强的流动性，且教学质量会受到多种因素的影响，所以，在高校系部内设置教学秘书，具有非常重要的意义。教学秘书应充分了解相关的操作流程和规定，为教师教学活动的开展提供政策咨询。
2.3 教学秘书的助手参谋作用
第一，组织教材的征订，避免误订和漏订；第二，组织协调每个学期教学观摩与教学讲座的地点和时间，任命主讲教师；第三，帮助系部领导制定和实施教学计划，对教室教学计划方案进行审查和调整，并及时向教务处汇报；第四，全面、及时地完成系部领导和教务处布置的工作任务；第五，定时检查系部内各个教室的教学大纲制定和实施情况；第六，按照系部的实际教学需求以及学校的教学规划，编制课程表，并对教室补课、调课、停课情况进行定期检查，保证教学工作的顺利开展。
2.4 教学秘书的沟通协调作用
教学秘书的沟通协调作用主要体现在下述两个方面：一方面，协调组织系部各项教学工作，包括：学生实习活动、毕业论文工作、学生的选课老师的调、停课等等。在上述各项活动的组织开展过程中，教学秘书需要全面协调学生、教师和各个职能部门之间的职能。另一方面，协调组织系部和教务处的教学活动，包括：对教务部门教学任务的落实情况进行协调、监督、通知，例如，统计各项教学报表、报送成绩、安排学生考试、预订教材、普通话和计算机等资证、学生报考英语、制订专业教学计划等等。
3 总结
综上所述，在高校系部教学过程中，教学秘书发挥着十分重要且不可替代的作用，各个高校整体教学质量的改进以及水平的提高都离不开一支高素质的教学秘书队伍，所以，各个高校应以高素质教学秘书的培养为基础，实现各个部门工作任务、职能、地位、性质的协调管理，最大限度发挥出教学秘书的作用，从而推进高校的综合型发展，为师生提供良好服务，改进教学质量和教学模式，促进教学秩序的改进。
【参考文献】
[1]廖善康.高校系部教学秘书的角色地位和作用[J].广西经济管理学报，2007，9（4）：54-55.
[2]李静.如何发挥高校教学管理中教学秘书作用的几点认识[J] .科技信息，2011，1（23）：179-180.
总经理秘书任职要求
1、协助总经理制定战略计划、年度经营计划及各阶段工作目标分解
2、起草公司各阶段工作总结和其他正式文件?起草各种设计方 案书、合同书
3、配合总经理处理外部公共关系?政府、重要客户等
4、解决总经理的来信、来访事宜?做到及时处理和汇报。
5、接听电话、妥当应答?并做好电话记录
6、掌握总经理的日程安排做好预约工作?安排各类外务活动及商务旅行活动
7、负责各类文件的分类呈送?请集团领导阅批并转有关部门处理。
8、协助总经理调查研究、作好经营服务各项管理并督促、检查落实贯彻执行情况
了解公司经营管理情况并提出处理意见或建议?供总经理决策。
9、做好企业内外文件的发放、登记、传递、催办、立卷、归档工作。
10、协助总经理对公司运作与各职能部门进行管理、协调内部各部门关系?尤其是业务部门间的日常工作关系以及事务处理。
11、完成总经理交办的其它工作
总经理秘书任职资格:
教育背景:
公关、行政管理、企业管理等相关专业本科以上学历。
年龄在25至30岁之间，男女不限。女性优先
培训经历:
最好受过战略管理、组织变革管理、项目管理、管理能力开发等方面的培训。
二年以上相关行业企业管理或相关职位工作经验。
技能技巧:
知识面宽?知识结构较全面?具有丰富的行业经验及管理经验
具有较高的综合素质?能够迅速掌握与公司业务有关的各种知识
良好的中英文口语、阅读和写作能力
熟练使用办公软件
工作态度:
有较强的组织、协调、沟通、领导能力及出色的人际交往和社会活动能力以及敏锐的洞察力
具有很强的判断与决策能力，计划和执行能力
良好的团队协作精神，为人诚实可靠、品行端正、具有亲和力，较强的独立工作能力，公关能力
如何成功面试总经理秘书
第一：简历，必须不折不扣重视
简历一定要突出你符合总秘的一切特质和经验。一份好的简历无疑是求职成功的敲门砖，一点没错，简历就相当于一张好的名片，是成功的第一步，简历一定不要太复杂，选取一个优质的求职网站，清晰的中英文简历模板，大家都清楚简历最重要的部分就是你的工作经历和工作技能，所有HR，几乎除了一些公司硬性要求外，秒杀的永远是你的工作经历和工作技能。
书本是最好的老师，面试前先来个恶补，去书店看总秘的专业书籍，百度了面试总秘成功的经验，查漏补缺，从领导的角度考虑，他们更愿意得到什么样的秘书和助理。
抓住秘书特质的五个要点，在根据你的实际工作经验，加点肉进去，丰满你的形象。
秘书最重要的就是：
1)耐高压，好脾气
2)大方得体，形象气质佳
3)综合素质高，尤其是必须具备文字功底
4)察言观色，很好的眼力劲
5)保密意识，服务意识，统筹安排的能力。
能抓住这五点，再用你实际工作经验去丰满你符合这五点的特质，相信一个明智的HR都会把你简历筛选出来，提上面试议程的。
第二：面试前的准备非常重要，特别是形象、交谈
很多人都说秘书是花瓶，有一定道理，但并不完全是，绝大多数公司对总秘的要求，首先第一点必须形象气质佳，不一定要倾国倾城，但一定要气质好，因为你出去不仅代表你的BOSS，而且代表整个公司的形象，最专业的总秘一定是从内到位都是给人以职业端庄的形象。
先给自己定好位，参考下职业人士打扮，妆容一定要和气质相符，服装则以素色为主，黑色、白色、灰色为宜，最好穿黑色小西装，还有黑色或杏色高跟鞋。黑色真的是经典色，会给人成熟沉稳神秘的感觉。
面试前，先把所面试公司所有资料调出来，公司简介，所获荣誉牢记于心，然后列一个可能会问到的清单，如果涉外比较多的，多准备一个英文版的回答版本，英语不好没关系，试着先翻译，然后请翻译专业的同学帮忙检查修饰一下，自己再背一下就OK了。这样等到真正面试，你会很自然的回答，而不是因为缺乏准备，冷场。
【关键词】教学秘书；管理；素质
教学秘书作为现在高校工作中的重要枢纽，在工作中上传下达的作用，使得学生和教师以及学校领导之间的关系得到有效的改善和提升，可以大大的在教学生活中以及师生关系的处理上得到提升，所以在高校中明确教学秘书岗位职能，加强岗位素质是现在教学秘书的重要任务。
一、高校教学秘书
高校教学秘书的工作主要是协助系主任处理日常系里的具体事务，执行系领导指派的工作，是系领导的助手。从这个意义上讲，教学秘书的工作既有制定教学计划，任课申报、申请专业、对教师教学效果的考评等活动，又有参加校内各机关的会议，与上下级沟通的交往活动。工作性质决定了教学秘书应具有不同于教师、资料员的能力。教学秘书是系（部）主任、业务副主任教学管理工作的助手，行政上由系（部）主任、分管副主任领导，并接受教务处的业务指导。教学秘书应选择工作责任心强、熟悉教学管理的工作人员担任。
二、教学秘书管理的方面
（一）上令下达，要及时准确
教学秘书要将学校、教务处等上级教学管理部门的各项规章制度以及相关规定，原原本本地传达给学院各教研室、各位教师以及全院学生，使教学工作井然有序。比如，学校教学任务落实，学校调、听课的通知，学校教学检查的通知，学生选课通知，英语四、六级考试通知，补考、重新学习考试通知，期中、期末考试安排等，都必须及时地通知到教师和学生。
（二）下情上报，要客观公正
专业主任一般都是兼职性的，其工作繁忙，教师教学科研工作任务繁重，两者平时接触不多。学校教务处与教师、学生更有一定的“距离”，领导者与被领导者，决策者与执行人之间的信息传递与交流的任务，就要由教学秘书来完成。比如，教师对学校和学院各类通知的疑问，学生对任课老师讲课的意见等，教学秘书都要负责将这些信息加以收集、整理，按程序上报给学校、教务处或学院的相关领导，以备各级领导采取有效的措施和相应的对策，解决实际问题。
（三）配合主管领导处理日常工作，使教学、管理合理运作
每学期开学初，教学秘书要协助学院领导检查教师上课的到位情况、教师的备课情况，每学期期中要协助学院领导及专业主任进行期中教学检查、调研，如每门课程是否按授课计划进行讲授、学生对教学方方面面的意见，再写出详细的期中检查报告送教务处。这些工作大都是在主管领导的指导下进行，但教学秘书是具体的执行者，实践着领导的决策，责任可谓重大。
（四）日常教学管理
一切日常教学管理工作都必须围绕着教学活动这个中心进行，既实实在在又繁重复杂，而且应根据教学进度表做到有计划的安排，不能出现遗漏和差错。
教师方面：专业教学计划；教学、实验大纲；专业教学计划调整；教学任务安排；教师课表；教学日历；调、停课；考试、考查安排；教师各学期考试试卷收集；教师工作量统计；教师课堂教学质量评估；教师教学奖申报与审批；教师获取奖励与处分的材料等。
1.学生方面。专业分流；新生名单；注册；选课组织；教材征订；学生课程表；学生各学期考试试卷整理、归档；补考、重修考试；学生四、六级考试；计算机等其他考试；学生期末成绩；学籍异动材料；学籍处理统计；学籍档案；学生获奖材料；学生处分材料；毕业生资格审查；毕业生电子学籍；毕业论文整理、归档；毕业重修统计；毕业重修试卷；毕业生质量调查；毕业生证书发放；实习教育；学生座谈会记录等。
2.其他方面。品牌、特色专业建设；精品课程建设；教学、实验改革项目；教学成果奖申报与审批；重点教材申报与审批；申报新专业；教学评估；教改、教学会议记录；期中教学检查；教学文件下达及归档；教学通知下达及归档；教学情况通报；教务系统；各类表格等。
以上看似只针对某一人，某一方面，但要想做好每一件事，都要从方方面面进行沟通、协调。
（五）各种档案材料管理
档案资料主要有四类。第一，教学计划、授课计划、教学大纲、教学工作量等信息，可为学院领导搞好教学管理提供基本依据，保证教学管理顺利进行。第二，教学日历、教学进度表、教学课表等，为学院领导提供日常教学信息，便于安排听课等教学检查督导活动。第三，学生名册、学生档案、学生成绩表等，为学院领导和教师提供学生的全部资料，以使教师在教学中全面地掌握学生的情况，更有效地因材施教、教书育人。第四，过往的试卷、课程论文、毕业实习材料、毕业论文，等等，作为资料参考和本科教学评估的原始资料。
三、秘书工作的岗位素质
（一）工作性格素质
1.奉献与服务性。教学秘书的宗旨是为教学服务、为教师服务、为学生服务，这是教学秘书一切工作的出发点和归宿。教学秘书服务的对象是有思想、有知识的人，他们的年龄、职称、性格、学历、地域等均有所不同，面对性格迥异、受教育程度、生活环境不同的教师和学生，使教学秘书的服务对象有了特殊性，服务的难度加大。由于教师和学生是学校的主体，因此，教学秘书的工作必须建立在真心诚意服务的基础上，急教师所急，解学生所难，任劳任怨，全心全意为教师和学生服务。
2.综合性。教学秘书的工作涉及本院的全部教学工作，既要协助领导管理教学，又要处理教学方面的具体事务，协调方方面面的关系，还要完成教务处和领导临时交办的工作，因此教学秘书工作实质上是综合性的复杂工作。
3.时效性和繁杂性。教学秘书工作的时效性主要表现在所有的教学准备工作必须在教学活动实施前准备就绪，讲究效率，不做无效劳动，不做重复工作，争取教学资源的有效配置和教学效应的最佳发挥。教学活动是教和学双方的互动过程，也是全院各部门相互作用、相互协调的过程。教学秘书工作的繁杂性主要表现在工作的难度大，既有常规性的日常管理工作要做，又有一些突发性的教学情况要处理，工作重、责任大。工作的内容范围几乎涉及到学院教学管理工作的各个方面，既繁又杂，许多工作都牵涉到具体的人或物，涉及教师和学生的切身利益。
（二）个性性格素质
1.热爱工作，甘于奉献。作为教学秘书，在日常工作中除了完成自己的大量日常管理工作之外，还要协助院领导、专业主任、教研室主任进行教学管理工作，为教学工作服务，为本院教师和学生服务，要有很强的奉献精神，在工作中要忠于党的教育事业，淡泊名利，在工作之余，还要认真学习国家及学校重要的教学文件，提高高等教育理论水平，树立全心全意为人民服务的崇高理想。
2.强调协调，合理地安排教学。在安排教学任务时，要统筹兼顾，反复核对，仔细检查。如某个环节稍有疏忽，就会造成教学混乱，严重影响教学秩序。我们在实际工作中还体会到，在教学计划完成的过程中，要随时提醒各位老师的教学时间安排，有时有必要为每位老师各自单独列出一个授课计划。同时，对于个别教师特殊情况下的调课、停课，也应通知相关的教师、学生以及管理部门，及时落实补课，保证教学计划的正常完成。此外，学院也是一个小的社会，每位教师的性格、爱好、教学风格、学术造诣、特长等亦不尽相同。而教学秘书的工作繁琐，其工作性质和特点决定我们在处理人际关系上，要善于听取不同意见，求同存异，善于协调，养成尊重他人的良好习惯，同学院领导一起，把学院每位教师紧密团结在一起，为搞好学院的教学工作而共同努力。
四、结语
教学秘书是高校里一项平凡而不可少的工作，只有我们树立扎实的工作作风，并不断探索，做好本职工作，才能成为一名合格的教学秘书。
参考文献
[1] 胡建强.论高校教学管理的特点[J].株洲工程学院学报， 2002.
[2] 王育.秘书实务[M].高等教育出版社，2003年.
