时间：2022-02-18 23:32:35
【关键词】计划生育档案管理创新;内容;重要性;存在问题;有效方法
创新是社会进步和国家发展的源泉，对于我国国民经济的提高和社会各行各业的繁荣，有着重要的积极推动作用，社会各领域都应该积极创新，进而取得更优异的发展成绩。计划生档案管理工作也不例外，相关的计生档案管理部门必须在计生档案管理实践工作中开展创新，依据时展和社会进步需求对计生档案管理进行数字化建设，从而更好地满足我国的计划生育工作发展需要。
1计划生育档案管理创新的重要性及创新内容
计划生育档案管理能够为我国开展计划生育工作提供大量具有实用价值的文件资料，对做好我国的人口控制工作，稳定我国的低生育率有着十分重要的作用。所以，计划生育档案管理人员必须充分认识到计划生育档案管理工作创新的重要性，同时进一步加强计生档案的管理力度，力求实现计生档案信息资源的有效共享。计划生育档案管理工作是我国实施计划生育基本国策的重要信息基础，通过不断的对计划生育档案信息管理人员进行创新工作宣传和数字化培训，可以提升工作人员的工作效率，提升计生档案管理的数字化建设程度，提高计生档案的利用率。同时也可以使我国的计生档案管理人员对自己的工作有更全面深入的认识，更积极主动地开展档案管理服务。通常计划生育档案管理创新包括两方面的内容：①对计生档案实施规范化、系统化管理；②进一步提升计生档案管理人员的综合素质和档案管理数字设备的性能。相关计生档案管理部门在实际工作过程中，必须建立一个规范化、科学化的计生档案数字化管理系统，进而提升计生档案管理人员的工作效率和工作质量，增强计生档案管理工作的权威性。同时计生档案管理工作人员还应该熟练掌握各种档案管理新技术和现代化信息设备，能定期维护档案管理信息化系统，只有这样才能加强档案管理的规范性，合理有效地利用各种计生档案信息资源。并且这种规范化的管理，还可以逐步加强计生档案信息的真实性，提升我国计划生育档案信息的管理水平。开展计生档案管理创新工作离不开优秀的档案管理人才和先进的计算机软硬件设备。因此计生档案管理部门应该定期的对计生档案管理人员进行档案知识培训和现代信息技术培训，以增强计生档案管理人员的档案业务素质和信息技术专业技能，提高他们的档案信息管理能力。然后，各级政府还必须拨出一定的专项资金供计生档案管理部门购买先进的计算机设备、正规的档案管理技术软件以及各种信息安全防护软件，进一步提升计生档案管理数字化设备的各种软硬件水平，创建起一个科学先进的计生档案数字化管理系统，最终促进我国计生档案管理工作的高效、安全、顺利、有序进行，为我国计划生育工作的持续开展保驾护航[1]。
2计划生育档案管理数字化建设过程中存在的问题
计划生育档案数字化建设是当前我国计生档案管理工作中的一项重要任务，它的开展既是顺应当今信息时代社会发展趋势的结果，也是现代计算机技术和互联网技术在计划生育工作中大规模应用的必然结果。但是计生部门工作人员仍然应该清醒认识到，我国现阶段在计划生育档案管理数字化建设过程中还存在一些问题，亟待相关人员深入研究并有效解决，这些问题大致可分为四个方面：
2.1没有设定统一的计划生育档案管理机构
现阶段，我国许多的计划生育档案管理工作人员其岗位属于临时调动，没有统一的计生档案管理机构对其考核管理。大部分计生档案管理人员都没有经过严格的计生档案管理业务培训，就直接上岗了。他们不能充分理解计划生育档案管理工作的重要性，档案管理意识差，对各项计生档案管理操作规定和业务知识也不太清楚，难以胜任日常的诸如计生档案收集、整合、归类、存档等基本的档案管理工作[2]。
2.2缺乏统一的档案管理工作标准和完善的档案管理制度
当前我国并没有制定统一的计划生育档案管理标准，多数计生档案管理机构都是自行发展，缺少规范化的档案管理要求和准则。因为我国的计生档案管理人员很多都是临时抽调来的，档案管理专业才能不高，所以他们在计划生育档案管理工作中工作表现不佳，常常在工作过程中丢三落四，存在大量的管理漏洞。同时计生档案管理机构的管理制度也不完善，权责划分不清楚。档案管理人员对档案数量、档案内容等保密意识不强，一旦出现管理失误和档案泄密事件，很难查找具体的档案管理责任人[3]。
2.3档案管理数字化建设资金不足
由于我国是一个发展中国家，经济条件还相对落后，所以我国各级政府在计生档案管理工作上的资金投入是非常有限的。资金问题是现阶段我国进行计划生育档案管理数字化建设的最大制约因素，资金不足严重限制我国计划生育档案信息化管理事业的进一步发展。因为档案管理经费少，很多计生档案管理部门就难以购置先进的数字化软硬件设施，从而难以建设比较规范和科学的高性能计划生育档案管理数字化网络系统。
2.4数据库建设较为落后
各级计生档案管理部门的数据库建设严重落后，这也是现阶段导致我国计划生育档案数字化建设发展缓慢的重要原因之一。虽然我国许多的计生部门依据时展创建起了不同规模的计划生育信息档案数据库，然而因为这些数据库没有与先进的档案管理软件相结合，“信息孤岛”现象严重，所以，它们的利用率不高，在进行一般的计生档案管理时，很多时候仍需人工操作查找，增加了档案管理人员的工作负担，降低了计划生育档案管理的水平。
3加强计划生育档案管理数字化建设的有效方法
3.1提高计划生育档案管理人员的综合素质
因为我国的计划生育档案管理人员很多都不是专业的档案管理人才，所以计生档案管理机构必须加强对这些人员的定期培训，从而提高他们的综合素质，帮助他们更好地胜任计划生育档案管理工作。一般在对这类档案管理人员进行培训时，其培训内容可从三方面着手。①对他们进行职业道德培训，使他们养成良好的职业道德习惯和信息安全保密意识，并让他们充分认识到计生档案管理工作的重要性，增强他们的工作责任心。②对他们进行档案业务知识培训，提高他们的业务处理能力。③加强他们的计算机技术和网络技术培训，从而提高他们的档案管理设备操作水平[4]。
3.2加大资金投入，购买先进的档案管理软硬件数字设备
在进行计划生育档案信息化建设的过程中，各类软硬件设备是建设基础和建设工具。因此各级政府都必须加大对计划生育档案管理数字化建设的经费投入，帮助他们购置先进的档案管理数字软硬设备，为更好地开展档案管理数字化建设工作提供强大的物质保障。
3.3做好计生档案信息的虚拟化工作
计生档案信息虚拟化，有利于档案管理人员对计算机服务器资源进行集中化管理。①通过创建虚拟的计生档案信息资源，可以增强服务器的管理性能，进而降低档案信息数字化管理运行成本。②档案管理工作人员还可以与其它的计划生育档案信息资系统相联合，实现本部门计划生育档案信息的共享，提升计生档案信息的利用率。③在计划生育档案管理数字化建设的过程中，不断创建规范化的档案信息管理系统，创新档案信息管理方式等，也非常有利于档案数据虚拟化的实现。简而言之，现代计算机设备和互联网技术的应用，极大地推动计划生育档案管理事业的发展[5]。
3.4加强情报监控加强计划生育档案的情报监控
对于完善各类计划生育档案信息，进行科学的档案信息管理意义巨大。在计划生育档案数字化管理过程中，不断应用新的信息模式，建立新型数据库，能够逐步增强计生档案信息管理的标准性、适用性和安全性。在进行计划生育档案管理时，特别是在信息情报管理过程中，不断进行网络咨询和实时浏览，能够有效控制和迅速更新计划生育档案信息。在具体的计划生育档案数字化管理工作中，档案管理工作人员必须具有较强的职业道德意识，充分借助现代互联网技术、计算机信息技术等方法，对计生档案分类、归整，并最终实现计划生育档案信息的共享，提升计划育档案的利用率，确保计划生育档案管理的实用性、严谨性和真实性。也就是说计算机技术的应用和互联网的普及极大地方便了计划生育档案管理的信息搜集、信息整合以及信息存储，提高了档案管理人员的资料管理效率，促进了我国计生档案管理事业的进一步发展[6]。
4结语
综上所述，对计划生育档案管理进行创新发展和数字化建设不但有利于进一步促进我国计生档案管理工作的革新，还能促进计生工作的规范有序开展。所以以各级政府必须大力支持和全力配合计生部门档案管理机构进行档案管理创新和数字化建设。虽然当前我国计划生育档案管理数字化建设过程中还存在一些不足之处，但只要计生档案管理工作人员积极学习档案管理业务知识和现代信息技术，并配合其它一些针对性的措施，这些问题都是可以有效解决的，并且能有效实现计划生育档案信息资源共享。
参考文献
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[2]李忠平.计划生育档案管理创新及档案管理数字化问题探析[J].科技视界，2013（24）：192.
[3]刘海峰.计划生育档案管理创新及档案管理数字化问题探析[J].黑龙江史志，2015（9）：151.
[4]崔慧.计划生育档案管理创新及档案管理数字化问题探讨[J].现代企业文化，2017（6）：105.
[关键词]教学 档案 教学管理
教学档案是指在教学管理和教学实践过程中所形成的，对学院具有参考价值和凭证作用的文件材料，包括教学管理、学科建设、招生毕业、学籍管理、课堂教学与教学实践、教学保障、教学研究等方面的文字材料和声像载体。它是学院教学方面整体工作的记录、经验的总结、参考的依据，它能够完整、准确、真实地反映教学管理的全过程，直接为教学工作服务，是教学工作的重要组成部分，是学院档案工作的主体。科学、系统、规范的教学档案对强化教学管理，促进教学改革，提高育人质量有着极其重要的作用。本文将从教学档案的分类、作用及管理诸方面做些粗浅的探讨。
一、教学档案的分类
我院教学档案分为以下十类：
（一）教学组织。重要教学工作的规划、计划、总结、决定、通知；人才培养方案、教学计划；教学工作制度、规定、办法、细则；教学建设总体改革计划、方案、总结、报告等，这些都是贯穿学院整个教学过程的指导性文件，是不同时期教学工作的宗旨，是学院教学的永久档案。
（二）教学实施。教学实施计划、安排、课程表，课程标准，课程教学实施计划，课程考试样卷、试卷分析、成绩总表，教学质量检查、评估、分析材料。
（三）招生毕业。招生工作计划及总结，招生简章、专业介绍，新生名册、统计表，毕业生质量调查材料、统计表。
（四）学籍管理。学员注册名册，学籍、学历、学位电子注册数据，学员奖惩情况，学员毕业决定。
（五）学科建设。学科建设的规划、计划、方案、总结、综合情况统计表，课程建设的规定、总结、评优等重要文件材料。
（六）教员工作。教员培养规划、计划、总结，教员名册、考核、工作量统计，教员获奖等情况。
（七）研究生工作。研究生工作的规划、计划、规定、总结，学位授权点申报文件，研究生考试试卷、成绩表，名册，培养方案，教学计划，课程表，成绩总册，学位申请、论文答辩、授予学位决议。
（八）函授自考。函授自考的计划、报告、通知、总结，学员名册，教学计划，成绩总册，学籍、学历、学位电子注册数据。
（九）教学保障。教保工作规划、计划、总结，信息化建设方案、报告，教学设施、器材、设备统计表，教材建设规划、计划、通知、总结、统计表。
（十）其他。学院协作工作、评价工作重要文件材料。
教学档案包括教学工作的诸多方面，从具体内容来说，更是十分庞杂和多样性。为此，在实际工作中，如何将教学档案分门别类、内容细化、立卷清晰，规范管理显得尤为重要。
二、教学档案的作用
（一）为改革教学方法提供素材。
教学方法的优劣，直接影响到教学质量的高低，也影响到教员的教与学员学的积极性。好的教学方法，不仅可以使教员教的轻松，还能使学员学得愉快，其效果可想而知。通过教学档案，可以革除以往教学方法的弊病，发扬继往教学方法的优点，收到事半功倍的效果。
（二）为提高教学质量提供依据。
学院的主要任务是教书育人。学院的教学质量如何，怎样提高教学质量，这些都与教学档案息息相关。只有吸取已有的经验和成果，并在原有的基础上加以完善和提高，才能有效地提高教学质量。
（三）为加强教学管理提供参考。
学院教学管理水平的高低，在很大程度上影响学院的教学质量，如何提高教学管理水平是学院管理的主要工作，这在很大程度上得依靠教学档案。通过对教学档案中有关内容的分析、总结、预测，从宏观上可以明确学院的发展方向，制定人才培养方案，更好地安排师资，并可根据实际需要制定短期规划和长远规划，特别是根据师生的奖惩材料、思想汇报材料等，可以适时调整对师生的思想工作，解除他们的思想包袱，使他们全部身心地投入到教学工作中。
三、目前的教学档案管理工作存在的问题
（一）收集困难。
大多数教员对教学管理工作认识不足，甚至对教学档案的归档持抵触态度。有的教员认为教学成果是自己在教学过程中取得的，理应由自己来保管，不愿将成果交给档案部门。有的教员担心材料移交后，经档案部门立卷、归档，便被充公或以后使用不方便。这就需要档案人员深入一线，耐心说服，将有价值的档案收集到档案室。
（二）经费缺乏。
每年投入到教学档案建设的经费相当少，勉强维持。随着信息技术的发展，档案信息化迫在眉睫，只有投入足够的经费，才能提高教学档案管理的现代化水平。
四、加强教学档案管理的建议
（一）转变观念，提高教学档案管理工作的重要性。
教学档案是教学管理工作中不可缺少的重要环节，对于正确评估办学水平，研究教学及其管理规律，改进教学方法、提高教学质量，都有着十分重要的作用。因此，必须切实重视教学档案的重要性，除加强宣传教学档案在社会上取得的效益外，很大程度上取决于档案在实际工作中发挥的效用，也就是说，只有当档案发挥了作用，人们确实需要它的时候，它的重要性就会凸显出来，它的价值就得以实现。所以，我们要及时向教学部门提供教学档案的归档范围，定期到各部门了解、检查教学档案的收集情况，宣传档案业务知识，成为教学工作的信息咨询部门。
（二）加强学习，提高教学档案管理人员的综合素质。
随着科学技术的飞速发展，档案手段日益现代化，只有熟练掌握先进技术，才能科学、高效地管理好教学档案，使之在教学管理中发挥更大的作用。
（三）注重教学档案的收集与积累。
要制定明确的教学档案目标管理标准，建立一套适用于学院的教学档案管理制度。要注重教学档案的收集和积累，及时收集有价值的教学文件资料。针对教学特点，将教学档案工作纳入教学计划、规划，纳入各级管理人员的岗位职责，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步；评审、鉴定教学质量、教材、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步；毕业分配、上报评审考核晋升与档案部门出具归档证明同步等。
（四）注重教学档案信息资源的开发和利用。
档案的生命在于它的实用性。收集档案的目的在于利用，如果不积极开展档案的利用工作，只是把它锁在铁柜里，成为“死档案“，就失去了它的使用价值。因此，档案管理人员要主动参与管理活动，进行调查研究，及时了解和掌握各部门教学活动情况，避免教学文件材料乱扔乱放。主动为教学工作服务，为深化学院的各项改革提供信息。
在计划生育工作中逐渐形成了有考查利用价值的真实得记录那就是人口和计划生育档案，是政府拟定适合当地人民的人口与计划生育政策的科学的有效的依据，人口和计划生育档案就是我国多年在计划生育工作中经验的积累的产物。想要使计划生育档案管理工作能够顺利的开展，首先就要提高进行此管理工作人员对于人口和计划生育档案对于管理工作开展的意义的认识水平。
1.可以为政府在制定相应计划生育政策过程中提供必要的资料
人口和计划生育档案准确的反应了我国人口统计的人数。因此国家对人口和计划生育当然进行科学的分析，得到的分析结果就可以用于政府制定、修改、完善适合当地的计划生育政策，这样就可以提高当地经济发展能力。
2.可以为国家内流动人口提供良好的服务
我国人口基数大，每天都有大量的人口流动，因此国家想得知并管理人口流动的方向就可以通过分析人口和计划生育档案来获得信息，这样就能实时的得知我国流动人口婚育状况。利用人口和计划生育档案进行流动人口的管理和制定相应的政策进行管理，这样在引导流动人口进行计划生育的同时也可以提高两地社会抚养费的征收，也可以避免两地出现的发错证件、反复发证等工作失误。
3.为我国农民进行正确的引领
我国在对人口和计划生育档案进行分析的过程中，我们可以得到很多有用的信息，可以使得政府能够制定出正确的、科学的、有效的、适合农民的计划生育政策，提高他们的生活水平。利用人口和计划生育档案里所提供的信息，向他们传递政府对于独生子女户的优惠政策、奖励制度，以此来帮助农民认识带“少生快富”的道理。让他们能够在这些信息的引导下，在相应的优惠政策扶持下奔向小康社会。
二、我国进行人口和计划生育档案工作的科学管理中出现的不足
1.我国相关部门对于人口和计划生育档案管理工作不够重视
相关部门在对于人口和计划生育档案的管理工作过程中，并没有重点进行对我国基层人口计划生育档案的整理工作。这里面一些管理者不够重视人口计划生育档案的整理工作，所以，这就导致了基层的人口和计划生育档案工作进行的状况很差。而且基层的人口和计划生育档案的工作中的管理制度并不完善，从而，从事此工作的人员对于我国人口的计划生育档案记录敷衍了事。
2.我国人口和计划生育档案管理工作实施条件差
当前，相关部门在对于人口和计划生育档案的管理工作过程中，并没有重点进行对我国基层人口计划生育档案的整理工作。这就造成了我国从事计划生育工作人员对于保护计划生育档案的意识淡薄，都与我国《档案法》中的规定相违背。在大部分基层部分中对于档案保存的库房、保管设施都建设的不够完备，这些都为档案管理工作有效开展设立形成了阻碍。
三、针对我国进行人口和计划生育档案工作的科学管理建设的建议
1.提高管理人员素质
对于人口和计划生育档案科学管理工作是否能够顺利的开展，档案管理工作水平是否能够提高都和管理人员的知识文化水平、技能掌握程度息息相关。因此，相关部门应该提高工作人员的素质水平，应该设立技术和业务能力提升培训班，以此来提升工作人员管理能力与加深技术掌握程度。与此同时，也要加大工作人员对计算机知识的学习、理解，在当今信息化普及的时代，学会利用计算机辅助工作，会使得工作量大大减少并且使得档案录入管理工作变得更加准确。
2.将档案中的主题词在录入时换为关键词
查找方式繁琐、冗长、不具备高效性这些都是主题词存在的不足之处，而关键词具备查找方便、有代表性的特点，因此在档案管理录入时可以采用关键词来代替主题词的办法，即用适当的词汇来总结出档案所体现出来的主题，将这样的词汇当作关键词对档案进行标识，然后利用计算机的批量处理功能进行整理。
四、结语
关键词 基层计划生育 档案管理 问题 对策 模式
基层计划生育档案质量管理是评价计划生育工作管理水平的一个重要指标。随着计划生育工作深入发展和依法行政深入人心，计划生育档案质量管理的重要性也越来越引起人们的重视。同时，基层计划生育档案管理暴露出的深层次问题也不断地凸显出来，面临着许多亟待解决的问题，诸如随着计划生育档案数量越来越多，数量庞大的档案给保管和利用带来困难，管理方法手段的落后、专业人员新知识的匮乏都直接影响计划生育档案管理的质量。在新形势下，如何积极适应现代计划生育档案管理的需要，探索新型和规范化的档案管理模式，已经摆在基层计划生育管理者的面前。通过探索我们认识到，只有提高认识，加强档案管理专业队伍建设，健全制度，全面引入现代化的管理方式，才能实现计划生育档案管理现代化和规范化，从而有效地解决基层计划生育档案管理中出现的一系列新问题。
一、基层计划生育档案管理存在的问题
（一）档案意识不强，档案利用率不高
在基层计划生育档案工作实际开展中，部门工作人员对国家计生工作缺乏正确的思想认识，意识不到档案管理工作对我国的人口控制战略计划部署的重要作用性。对档案管理工作缺乏积极和热忱的工作态度，对档案资源的开发利用不足，没有挖掘档案的实际价值性，不利于上级部门决策的修正和制定。
（二）管理制度不健全，档案收集效率较低，管理分散
目前我国绝大部分乡镇和社区都制定了符合当地实际发展情况的计划生育管理制度，并具体分配了档案管理人员。但是，对档案管理工作的具体工作章程、具体负责内容、考核评价方式等管理细节上的内容缺乏统一、科学、规范化的管理准则。管理制度的不完善势必导致档案资料录用、搜集、开发利用等工作的效率偏低，档案资料的完整性与信息资料的整合度不足，档案管理工作的开展方式与时代科学技术的发展脱节，没有发挥档案管理工作在国家计生工作中的实际价值。此外，基层计划生育档案管理缺乏科学、严谨的绩效评价体系，部门基层单位甚至没有将档案管理纳入考核范围之内，这就造成档案管理部门纪律涣散，服务意识性不强，降低了档案管理工作的整体质量。
（三）重管轻用，档案开发利用率低，档案工作硬件投入不足
首先，由于档案系统长期形成的封闭或半封闭环境的影响，许多档案工作者仍停留在“重管轻用”的观念上，档案收集了、管理了，却忽视了最重要的信息资源的利用。档案信息的开发和利用方式单一，形式陈旧，档案室设备、技术条件落后，也造成了很多不必要的损失。其次，档案现代化管理水平不高。有些计生档案管理不符合档案保管的标准，档案管理设备陈旧，管理技术落后，虽然近年来随着科学技术的进步，计算机及网络技术在计生管理中被广泛运用，而运用计算机及网络技术管理档案的较少，基本还停留在手工收集、检索，信息量小，不利于档案的收集利用和开发。
（四）档案管理人员素质参差不齐
目前从事计生档案管理的人员在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，表现为人员配备随意，流动性大，档案管理人员多是从行政、工会等部门转岗过来，而档案专业出身的人员较少，且存在着专业知识老化，知识面较窄，知识结构不合理，学历偏低，思想观念和管理水平相对滞后等问题，与时展的要求相差较大，难以适应新形势下的档案事业发展。另外，在行政人才培训中，对档案管理人员的素质提高没有纳入计划和要求，档案管理人员平时进修学习的机会不够，缺乏系统的档案知识培训，许多档案管理人员的管理水平停留在经验上，思想观念和管理水平跟不上时代的发展要求，缺乏创新和活力。
二、基层计划生育档案管理实现现代化的具体对策
（一）提高档案管理意识
基层计划生育档案管理工作关系到国家发展战略，更密切的关系到人民的实际利益。因此，基层档案管理工作的科学性、准确性和完整性是管理工作的重点内容，档案所呈现的内容应客观、全面的放映地方实际计生情况。因此，这就要求管理人员必须具有科学、严谨、服务国家、服务于民的管理意识。此外，还必须要求基层档案管理人员的法律意识，不能以位牟利，应以认真负责的工作态度来开展档案管理工作。要提高档案管理人员的思想意识水平，就要做好计划生育工作的宣传和教育培训工作，地方应建立人口计生宣传与教育专栏，包括基层宣传栏、广播、手册以及网上教育宣传平台的建立。采取现场教学、经验交流、法律知识宣传教育、网络在线教育、技能竞赛、业务能力评价等板块实际的提高档案管理人员和基层工作人员的思想意识和业务操作能力，使基层计划生育部门更好地服务于国家、服务于人民。
（二）理顺关系，健全制度，拓展档案的归档范围
建立并健全科学、现代化的基层计划生育档案管理体系，以规范化、法制化的管理理念来做好档案管理工作。随着现代科学技术水平的不断提高，基层档案管理工作应与时俱进，创新档案管理措施，更新管理手段，将先进的科学技术和管理手段融入现代管理体系之中。同时，要结合我国计划生育管理战略规划的实际部署，适应的拓展档案的归档范围，加强相关内容的收集与考证是基层档案管理工作的新内容。
（三）实现管理技能的现代化
基层计划生育档案管理实现数字化、现代化、网络化将是发展的新趋势。基层计划生育档案管理采用现代的计算机软件管理系统、信息共享技术、网络平台交互系统势必成为其发展的新方向，从而档案管理的无纸化、数字化、高效化运行。这就要求基层档案管理工作人员必须掌握计算机操作技术、信息处理技术和网络平台信息和业务操作技术，努力使自己成为具备掌握计生档案管理专业技能和计算机信息网络技术的复合型人才。基层计生部分应做好对工作人员的计算机技能培训工作，全面提高档案管理人员的现代管理技能和水平。
（四）加强档案信息化管理
现代计算机网络信息技术的发展，为基层计划生育档案管理实现信息化提供了可能。建立基层计划生育档案数据库系统，规范计生人口的电子数据档案，其中所包含的信息数据应有育龄妇女姓名、年龄、照片、家庭情况等，以此为基础实现档案录入、归档、分类等工作的规范化、信息化。构建基层计划生育网络平台，搭建与地方人员进行信息沟通与交流的窗口，在加强计划生育工作宣传的同时，为人们提供更便利的信息服务，实现部分档案信息的共享。
（作者单位为湖北省枣阳市熊集镇计划生育服务中心）
参考文献
[1] 王明芳.浅谈计划生育技术服务站档案管理的信息化[J].中国外资，2012（18）.
关键词：干部档案 项目管理 应用
中图分类号：C93文献标志码：A文章编号：1673-291X（2011）30-0228-01
一、干部档案管理工作现状
1.干部档案管理人员结构不整。干部档案管理工作是一项专业性非常强的工作，其劳动强度、对专业化的要求不亚于任何其他专业性工作，干部档案的管理其实是一项技术含量比较高的工作，通常情况下需要专职的档案工作人员需要进行干部档案的管理工作。而我们现在通常情况下，对干部档案管理的工作人员一般时候都是兼职的，思想上的不重视造就了感觉在少发一个人工资的情况下完全可以兼顾，这使得干部档案管理水平不高。
2.干部档案管理工作计划性不够。在干部档案管理过程中，领导一般只认为干部档案能有多大用处，而档案的管理就是几张纸塞进去就行了，这又没什么多大技术含量。领导从思想上就根本不重视导致下面管理人员的不重视。现在的事业单位中，干部档案一般只表现在工资的调整等方面，更有不少单位目前的干部档案管理只是为方便流转,对干部档案进行一下流转手续，对于干部档案中的材料收集和归档，不当回事。更有甚者，对进出单位的干部档案，连封口都不开。从领导到下属的管理人员从思想上都不重视，何来干部档案的科学管理。
3.干部档案管理工作手段落后。现在有的单位还在进行着手工档案的记载，原始粗放，重复无效劳动，造成人力浪费，缺乏现代化管理手段。更不要谈什么对干部档案管理手段的开发服务，使得干部管理过程中信息不能及时畅通，不能满足需要，利用价值低。
二、项目管理思想的引入
干部档案管理过程中可以分为很多阶段（子过程），每个阶段可以看做是一个项目，使其项目化，结合项目管理方法进行控制。
项目管理思想是一种先进的管理方法，将项目管理融入到干部档案管理过程中，解决干部档案管理工作过程中的存在问题，有利于推动干部档案管理工作的动态管理，优化发展。
三、干部管理工作的项目化
项目化过程可以分为项目启动、项目计划、项目执行、项目控制和项目结束五个阶段。
1.项目启动。确定一个项目（阶段）的开始，确定项目的界限、计划和开始阶段的总评等。制造业物流根据战略发展的需要，在目标需求、技术水平和文化内涵的基础上，制定项目建议书。在干部档案管理工作过程中，首先要配备完整的干部档案管理人员组织结构，才能有效开展后续的干部档案管理工作。
2.项目计划。在整个项目的完成过程中，最重要、最关键的就是项目计划。项目计划可以为进度控制提供依据、可以为项目在实施过程中对各种资源的协调配置提供根据、可以为保质高效的完成目标提供保障。要明确制定项目计划的指导思想：计划不变是相对的，变时绝对的，要有预见性，要有动态管理思想。项目计划的主要内容有：范围计划、界定，活动定义、顺序安排，进度安排，资源协调，成本估算，计划研究。
3.项目执行。项目执行阶段是完成项目目标进行的实施活动。主要内容包括项目计划的执行，辅助内容有质量保证、培训人员的上岗、信息管理、资源协调和辅助管理等。
4.项目控制。项目本身决定其存在艰巨性和风险性，对项目实施有效的控制是完成项目目标的关键性工作。在项目实施过程中，要有规律的测评，一旦发现其偏离项目计划，要进行报告，重新确定实施程序。项目控制内容包括变化控制、进度控制、成本控制、质量控制、风险报告及控制等。
5.项目结束。项目结束是项目完成的标志。干部管理工作的有序平稳运行，及时更新，信息化、科技化水平的提高，这表明干部管理工作这个项目取得了阶段性的结束。
参考文献：
关键词：计划生育档案 信息化 问题 对策建议
中图分类号：G271 文献标识码：A
文章编号：1004-4914（2011）08-287-01
信息化是人类社会通过广泛应用信息技术，更加充分有效地开发和利用信息资源，推动经济社会发展的过程。近几年来，信息技术与网络技术的迅猛发展，对世界政治、经济、军事、教育、科技和社会等各个领域产生了深刻的影响。信息时代引发了档案工作的变革，也激活了人口计生部门的档案管理工作，同时也对人口计生部门的档案信息化提出了新的更高的要求。面对新形势、新任务、新要求，笔者结合人口计生部门的工作实际，谈几点个人的看法。
一、计划生育档案信息化任重而道远
计划生育档案主要包括文书档案、计生档案（统计报表、计生证件申请办理以及技术服务的相关资料）、会计档案、科技档案（基建、设备等）、特殊载体档案（照片、音像等）等，基本上由文件、证明材料、原始记录、凭证、实物等构成。它具有量大、面广、进出频繁的特点。人口计生档案是各级领导科学决策的重要依据，是开展优质服务、提升群众满意率的主要依据。同时，为维护计划生育执法的严肃性，实现人口计划生育工作的政务公开，推进民主监督和民主管理具有重要的参考价值。因此，人口计生部门的档案管理工作是一项重要的基础性工作，实行档案管理的信息化是提升档案管理水平，服务人口计生工作的有效途径。
二、计划生育档案信息化存在的问题
自《机关档案工作条例》颁布实施以来，各级人口计生部门的档案管理工作在制度建设、内容规范和完整以及鉴别等方面都取得了突破性的进展，然而部分基层人口计生部门仍然存在一些带有普遍性且不容忽视的问题，主要体现在:
1.认识不到位，重视力度不够。信息时代给我们提出了一个新的课题，如何利用计算机技术，建立高效、便捷的档案信息系统，更好地服从服务于人口计生事业的发展。但是，一些基层计生部门负责人没有站在科学发展观的高度，认识新形势下的档案管理工作，仍片面地认为抓计生档案信息化是可做可不做的，思想上没有重视，档案意识淡薄，对上级要求的档案信息化建设存在应付心理；大部分单位由于编制、人员等原因没有专职的档案员，或者即使安排了档案员往往也是身兼数职，不能沉下心来做好档案工作；档案管理工作基本处于“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”，造成基层计生档案管理工作陷于困境。
2.管理方式陈旧，工作效率低下。由于一些基层计生部门计算机管理应用水平较低，使得人口计生信息不能共享，查阅不方便。现阶段人口计生部门档案的提供、利用还是以实体档案为主，主要依靠人工归档；实体档案虽然利用范围广，适应性强，具有原始凭证的作用，但它利用效率低，工作量大，根本不能适应计划生育档案信息化建设的需求。
3.人员配备不足，整体素质不高。从目前人口计生部门档案管理人员的整体状况看，普遍存在学历层次、理论水平、专业素质较低等问题，与新时期计划生育信息化条件下档案工作的发展要求存在较大悬殊。一些基层档案管理人员信息化管理经验不足，管理观念不强；在人口计生部门人才培养中，重视技术服务专业人员素质及动手能力的提高和继续教育，对档案管理人员的素质提高和继续教育没有作要求，许多档案管理人员的管理水平仍停留在传统经验上，思想观念和管理水平跟不上时展，缺乏创新和活力。
4.资金严重不足，技术指导缺乏。计划生育档案要实现信息化管理，硬件设备投入需要一笔较大支出，而人口计生部门经费主要依靠财政拨款，经费来源中没有用于档案建设方面的专项资金。如调剂使用有限的办公经费，只能是杯水车薪，不能满足信息化工作需要。同时，档案信息化建设涉及很多新情况、新问题，有的内容专业性较强，究竟如何入手、怎样操作，缺少相关的业务指导，这已成为制约人口计生部门档案信息化工作上水平的主要瓶颈。
三、计划生育档案信息化的对策建议
针对人口计生部门档案信息化管理工作中存在的问题，结合计划生育档案信息化工作实际，要实现计划生育档案规范化管理，让“死档案”变成“活信息”，应从以下几个方面采取对策。
1.档案工作者首先要实现新的角色定位。在档案手工管理时代，档案工作者主要充当着档案保管员的角色，负责对档案的整理、保护与提供利用。但在目前档案信息化条件下，档案工作者必须尽快进行新的角色定位，努力提高素质，以适应全新的工作环境。只有这样，才能向社会提供高素质的档案信息与知识服务。
2.积极争取领导重视和支持，为档案信息化建设营造良好的发展环境。信息化工作能否开展，离不开领导的重视和支持。就人口计生部门而言，要将信息化建设纳入人口计生工作的整体规划，在制定办公自动化、信息化、区域网总体方案时，应把档案信息化列入其中；要将档案信息化建设的要求、分类、信息安全、公用信息资源管理、存档阅档等标准，明确细化，并抓好贯彻落实；要投入专项资金，落实档案信息化所需要的设备、场地和人员等。
3.统筹规划，突出重点，整体推进。计划生育档案信息化建设是一项系统工程，必须统筹规划，科学布局，这样才能防止重复建设。首先要根据《全国档案信息化建设实施纲要》提出的数字化建设的意见，搞好档案室和档案部门之间的有效合作，使之达到档案信息资源的最优配置；其次要加强档案管理业务基础建设，做到档案收集齐全，整理有序，鉴别准确，安全保密，推进档案数据库建设；第三要运用全员人口信息网络优势，做好文书档案、计生档案的入档工作，便于群众共享计划生育档案信息，扩大档案的开放利用，最大限度地满足利用者的需要。
4.建立档案网络化管理体系，实施计生档案的分级管理。在统一使用全省全员人口信息数据库的基础上，加强计算机网络建设，建成技术先进、功能完善、安全可靠的计划生育档案信息服务网络。根据档案信息的安全性和保密性，对各种信息资料的密级进行严格界定，按不同的用户、不同的数据和信息授予利用单位、利用部门和利用者不同的使用权限；利用者在被授予权限后拥有查看权，获得相关信息，从而实现基层人口计生系统内部和上级主管部门之间的档案信息资源共享，既方便了利用者，提高了计划生育档案利用工作的效率和质量，又实现了计划生育档案的信息化管理。
总之，在网络技术和社会经济不断发展的今天，人口计生部门应以社会信息化为依托，运用现代先进信息技术，不断解放思想、实事求是，与时俱进、开拓创新、更新理念、整合资源，争取早日实现较完整意义上的全面的计划生育档案工作信息化、现代化和资源共享，使计划生育档案工作更好地服务工作，服务群众、服务社会，从而推进人口计生部门档案工作的健康、顺利发展。
关键词：计生档案；现代化理念；现代化管理
中图分类号：F27文献标识码：A 文章编号：1672-3198（2012）12-0084-02
人口计生档案工作能够有效地促进计划生育工作的进行，是提高计划生育工作效率和质量的必要条件。近年来，人口与计划生育档案的管理，是有关部门的重点工作，对构建和谐社会具有十分重要的意义。但是，在检查的过程中也出现了许多问题，存在着认识有偏差、内容有弄虚作假、人员素质偏低、管理制度不健全、管理手段落后、档案立卷不规范等问题。上述问题，直接影响到人口与计划生育档案的齐全完整、安全保管和开发利用。为进一步规范人口与计划生育档案的管理，应采用现代化的管理方法。
1 现代化管理理念的更新是实现档案现代化管理的关键
（1）完整的现代化管理观念，能够直接影响现代化管理进程，这就要求档案工作者要实现新的角色定位，只有不断增强现代管理理念，才能更好的为人民服务，档案工作者必须在目前档案信息化条件下，努力提高自身素质，全面适应新的工作环境。只有立足当前，着眼未来，充分认识到计生档案对社会发展、人类进步、现代化建设的重要作用，才能让计生档案更好的服务于社会发展与经济建设。
（2）在档案管理过程中增加投资。计划生育档案要实现现代化管理，硬件设备投入需要一笔较大支出，这是实现档案现代化管理的前提。首先，要配置现代化设备，就人口计生部门而言，要将现代化建设纳入人口计生工作的整体规划，投入专项资金，落实档案信息化所需要的设备、场地和人员等，并且要随着社会技术的进步不断更新发展，从而科学、有效地保管和利用电子档案。其次，档案现代化管理是一个不断发展的过程，这就要求我们不仅要具有现代化管理意识，还必须学习涉及电子计算机软硬件等基础知识，究竟如何入手、怎样操作，加强相关的业务指导，全面提升档案管理人员综合知识和专业技能。
（3）为档案信息化建设营造良好的发展环境。
2 计划生育档案的现代化管理
2.1 加强领导，强化组织管理
各单位领导要认真贯彻执行《档案法》等档案法律法规，把档案工作摆到重要位置，并且纳入单位年度工作计划，按计划部署落实，纳入专、兼职档案人员岗位职责。人口计划生育部门领导要更新观念，充分认识人口计生档案在人口计划生育工作中的重要作用，单位领导要定期检查检查档案工作，及时发现并解决档案工作中的实际问题，明确从事档案工作人员的职责，制订并落实文件材料整理归档、档案保管、鉴定销毁、保密、利用等档案工作制度。把人口计生档案管理工作摆到与宣传教育、政策法规、科技服务、计划生育协会等人口计划生育相关业务工作同等重要的位置，要投入专项资金，落实档案现代化所需要的设备、场地和人员等，纳入主要议事日程，为档案工作改善环境创造良好的条件，各级人口计划生育部门档案管理人员要更新观念，从人口计划生育工作法制化、规范化、制度化的高度出发，做好人口计生档案管理工作。
2.2 强化档案的规范化管理
各单位应按照《档案法》规定的规范化、标准化、现代化的管理要求，强化档案管理。要提高档案管理的水平就必须实行严格规范的工作程序与方法，在档案管理的收集、整理、鉴定、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行。首先要制定文件材料归档范围和保管期限表，做到应归档的文件材料齐全完整，保管期限划分准确；其次是档案整理规范化，制定会计档案、文书档案、计生档案、科技档案（基建、设备等）、特殊载体档案（照片、音像等）等分类方案，并按各门类档案的要求进行统一规范的整理，使用符合国家标准化规定要求的档案卷皮、卷盒、装订材料等档案装具；最后是加强档案保管，安排专门的档案库房，库房应配备吸湿机、温湿度仪等设备，要采取防火、防虫等防护措施，要有存放全部档案的金属柜架，并符合国家和省有关要求。
2.3 工作制度化，职责明确化
档案管理职责，是保证文件的完整性和安全性。这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。档案工作人员要强化法制意识，严格贯彻落实档案保管、利用等有关规章制度，确保档案的完整安全，做到不损坏、不丢失、不散乱。档案保管人员要以高度的责任感确保档案的安全性，为档案管理工作提供坚实的物质基础。 人口计生工作是非常复杂的，各地区人口计生局以及各乡镇、村级计生办和计生服务站要经常接触为数众多的相关生育人群。搞好计生技术服务工作，最终确保档案完整安全，对计划生育工作具有不可忽视的重要作用
2.4 系统网络化
计划生育档案现代化建设是一项系统工程，必须统筹规划，科学布局，为有效地保证档案工作的正常运转，应明确责任，成立领导小组，责任到人，形成一条主线，加强各部门之间的联系和影响，在工作中相互监督、相互制约。同时，加强计算机网络建设，建成技术先进、功能完善、安全可靠的计划生育档案信息服务网络，这个网络既是计划生育工作的基本体系，同时，也是计划生育档案收集、管理的系统体系。另外，要定期对这些专兼职档案员进行业务培训，着重提高档案人员的管理能力、创新能力和对新技术的吸纳、整合能力，在提高全面素质上下功夫。实践证明，完整的领导机构，过硬的工作队伍和健全的基层网络，是做好新形势下计生档案工作的重要基础。
2.5 提高档案管理人员素质，提高档案管理水平
档案管理者掌握的知识水平以及专业技能的高低，直接影响到档案管理的工作水平，因此，必须做好档案人员的素质培养工作，努力提高档案管理的水平。档案人员的素质培养工作重点是提高档案管理人员的管理能力、创新能力和对新技术的吸纳、整合能力，要全面提升档案管理人员的素质，根本途径是抓好培训和继续教育，因此要积极组织档案人员参加业务培训和新技术学习班，全面提升档案管理人员的知识结构水平，在实施教育培训时，可以采取多种教学模式，突出针对性和实用性，在培训内容上做好需求调研，将培训内容与实际工作相结合，针对不同岗位人员的工作职责和素质要求，制定相应的培训方案，充分发挥各类人才的整体优势，形成合理的人才结构，各层次档案管理人员互相配合，才能进一步提升档案管理水平。
计生档案的管理工作，如果实行散乱的管理方式，势必造成不良的后果，给工作带来被动。实行现代化管理方式，能够有效地促进工作的正常开展，工作中可以循序渐进，发现问题可以迅速排查，依次实现档案管理的规范化、制度化，更好地为计划生育工作做出积极的贡献。
参考文献
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一、目前流动人口计划生育档案管理的问题
进入新世纪我国人口呈现流动性大的特点，一方面城市务工人员增多，大量民工涌进城，这是流动性人口的一大部分。另一方面，我国高等教育发展迅速，大量学子奔赴城市求学，其中相当一部分存在户口转移问题，这些人毕业后很快就面临生育问题。还有就是现在有许多大型工程，许多施工人员随施工地的改变而迁移，在一定程度上增加了流动人口。流动人口给流出地和流入地都带来了档案管理问题。现在各个计生部门都在积极寻求解决流动人口的档案管理问题。但现在确实还存在不少的问题。
（一）思想认识不到位。档案管理在整个计划生育政策执行中处于基础地位，但却是非常重要的地位，各种计生信息将在这里汇总，为统计数据，发现问题提供原始数据。但在实际工作中发现，一些工作人员没有认识到这一点，一些同志认为计生档案管理就是整理一下文件夹，与计生工作没有多大关系。一些领导也有同样的错误认识，认为档案管理是一个可有可无的部门，很多工作人员都是兼职。这导致计生档案管理人员思想松懈，工作也只是敷衍了事，导致档案资料收集不及时，归档不能及时处理。
（二）工作人员不到位。工作人员不到位这里有几个方面。首先，人员不到位。很多单位计划生育干部都是身兼数职，本职工作都不是计生工作，在计生工作中也没有相应的职务和职称。在各项工作中，人员变动大，简单说就是没有固定的工作人员，这使得档案管理需要频繁交接，为档案处理不彻底埋下隐患。另一方面就是工作人员的职业素质不到位。档案管理是一个专业性很强的工作，从业人员需要很多专业知识。而目前在计生档案管理部门中很难找到一个本专业的从业人员，很多员工都是老、弱、病的女同志，别提专业知识，可能文化素质都是问题，这极大地影响了档案管理的工作质量，实际中并不能充分发挥档案基础信息的作用。
（三）管理漏洞。管理漏洞主要是档案管理没有统一的标准，这使得档案入档没有质量上的要求，没有规范的操作，材料的收集也是没有统一要求。由于历史原因，长期以来档案管理工作的重点都放在了保管上，工作的原则就是不丢失档案，而且各个时期的要求不同，更是让各个时期档案统一处理时一团雾水，诸如规格不统一、档号不规范、没有目录号、组卷混乱、保管不统一等等问题。所以，比较急迫的工作是弥补档案管理漏洞，统一档案管理流程，规范工作人员的操作，摒弃保管不丢失原则，严把档案质量。
二、加强流动人口档案管理的改进措施
流动人员档案管理是新时期计生工作的重点，尽管计生工作现在存在诸多问题，但是还是需要向前看，随着国家体制改革的深入，新的管理模式必将解决这些问题，下面将针对现有的问题提出以下几条改进措施：
（一）加强部门协作，实现资源共享。流动性是我国人口的新特征，每逢春节就有上亿人迁移。流动人口的管理问题不只是计生部门，教育、公安、民政部门同时也在面临这样的问题，所以流动人口管理需要多部门联合管理。计生部门可以从民政、公安等部门获取信息，方便管理，同时也为流动人口的管理提供信息，要从全局出发，避免只从计生工作看问题。多部门相互协调，实现信息共享，这是管理流动人口档案的有效途径。举例来说，可以和工商部门协作，工商部门在为育龄人员办理《营业执照》时会“一核二同三登记四巡查”，也就是核查《婚育证明》、登记流动人口计划生育台账以及询问申请办照人员计划生育基本情况和巡查经营地实际情况。《婚育证明》这是计生部门需要了解的信息，可以从工商部门获取，不需要再次审查，提高了工作效率，避免了资源的浪费。
（二）加强区域信息的互通。流动人口档案管理之所以难以入手，关键问题还是在于它不是某一地区的问题，至少它会涉及到流出地和流入地两个地区。目前，我国行政制度还不具备两地信息完全互通，这导致双方都只有某一项信息，不能全面进行档案管理。加强地区间信息的互通，实现流入地和流出地协调执法，双管齐下是解决流动人口档案管理难题的根本途径。2009年在全国范围内启动的PADIS流动人口计生服务管理平台就是一个很好的方式。这种方式可以及时对流动人口中育龄妇女提供服务管理信息，包括信息的提交、查询、协查、反馈，提高了流动人口计划生育信息动态监测水平，促进了流出地、流入地之间的信息交流和沟通。建立区域信息平台式解决问题的根本途经。
（三）规范化管理。一是要完善制度，真正做到流出（入）地点清、流出（入）时间清、从事职业清、婚育变化清、节育措施清、奖罚情况清，大力提高流动人口的办证率和寄证率。二是要分门别类，狠抓重点。可以把流动人口划分为男性、未婚女性和已婚育龄妇女进行管理，重点做好已婚育龄妇女的跟踪管理和服务，建立已婚育龄妇女的信息登记档案。规范化管理还包括计生部门自己的操作规范，在工作中必须严格按照规定操作，不能以档案不丢失为原则，想当然办事，加强内部的监督。
（四）提高人员素质，提升管理水平。档案管理中另一个棘手的问题就是从业者的职业素养，前文已经说过一般从业者都是老、弱、病的女同志，或者是那些身兼数职的工作人员，固定且具有一定专业知识的从业者寥寥无几。档案管理人员的素质直接影响到档案管理水平的高低，作为人口计生档案管理人员必须是具有高素质的复合型人才，既要有熟练的业务能力，善于档案管理，还要具有较高的计算机水平和良好的信息处理能力。提高素质的根本途径就是不断学习，更新知识。同时要进行人才引进，招入具有专业知识的人才，革新管理模式。人才是最宝贵的资源，没有人才的加盟改变现行管理方式只能是天方夜谭。
由国家科技计划中安排实施，由单位或个人承担，并在一定时间周期内进行的科学技术活动就叫国家科技计划项目。1982年，国家出台《“六五”国家科技攻关计划》，标志我国科技计划正式从科技规划中独立出来，到2014年，进入“十二五”时期。已有五大类，三十多种计划支撑着国家各个领域的科技需求。这些科研活动中（管理及实施）形成了大量的、具有保存价值的各种原始记录，承载信息的各种载体通过收集整理、归档、组卷的等活动形成的能够反映科研活动过程全貌的有机文件组合体，即为国家科技计划项目档案（以下简称项目档案）。作为组织机构在科技活动直接形成的、具有保存价值的信息记录，科技档案与一般的“技术资料”有本质的区别，是“一次”特定的科研活动中形成的原始的、完整的记录，是人类改造自然的产物，是具有创造性的成果和财富，是珍贵的科学技术资源，对于促进科学技术的进步、生产的发展和生产力的提高，具有重要的现实作用，并且具有长远的历史查考价值。
二、课题制管理与项目档案管理内容的变化
为集中科研优势，保障国家科技计划项目的创新与成功，2002年，国家科技计划项目全面实行课题负责制，根据任务内容，鼓励跨部门、跨学科选择课题组成员，组成临时的研发团队，研发任务完成后，团队即解散。研发团队成为了项目档案管理的主体单位，项目负责人同时作为项目档案管理的责任人，承担项目档案管理的相关职责。
实现项目――课题管理模式后，档案管理变为以项目为牵引，收集的档案需体现项目管理的全过程，项目档案不再是简单的科技档案，而是围绕一个科研项目形成的全套科技文件的总称，体现从申请立项到成果验收全过程文件。包括了科技管理部门在管理过程形成的管理档案，以及主持、承担单位在研发过程中现成的管理档案和科研档案，这些档案包括了传统意义上的文书档案、财务档案和科技档案（基建档案、设备档案、研发档案等）。项目档案所涉及的过程和类别改变了传统的文书档案、财务档案、研发档案、基建档案、设备档案的分类设置模式，打破了学科间的界限。对于国家科技计划项目档案管理，国家目前无相关的档案管理规定，对于从事档案工作的管理人员而言，项目档案管理包括了行政和业务两个的层面的融合管理，是对传统档案管理模式的变革和挑战。
三、国家科技计划项目档案管理面临的问题
（一）主体多元化使项目档案管理过程复杂化。采用跨行业、跨单位组成大型的科研团队后，项目的承担单位由一家变为多家，项目管理及实施主体进一步多元化、复杂化。项目形成档案的主体多元化，包括了各级管理部门、主持单位、合作单位、协作单位等多种职能、多种性质的单位。由于国家现行科技档案管理模式对各主体之间的归档责任没有明确规定，加上单位之间的竞争、知识产权保护等多种复杂的关系，项目档案管理过程更进一步复杂化。
（二）科技项目档案管理规范建设滞后。随着国家大量科研计划项目的开展，科技部先后出台了一些列的管理规范，这些管理规范主要从科技行政部门的角度对项目管理过程提出要求，重点是科技项目的立项和验收管理，对项目档案的管理仅提出了要求但无相关的规范，国家科技计划项目管理依然按原来的科技档案管理模式进行。相比众多的科研项目管理规范而言，我国现行国家级科技档案管理标准仅5个：《科学技术档案工作条例》、《科学技术研究档案管理暂行规定》、《科学技术研究课题档案管理规范》、《国家高技术研究发展计划（863）文档材料管理办法》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》。这些规范多是二、三十年前的标准，已不能满足各种类别的国家科技计划项目档案管理的需求。在国家行业标准未及时制定的情况下，基层管理部门急需制定单位科研计划项目档案管理相关的规章制度。
（三）传统科技档案管理的模式的融合与变革。由于我国目前尚无统一的项目档案管理模式，1998年前，国家科技计划项目档案是科技档案的一部分。各管理主体在各自科技行业主管部门的业务主导下进行，形成了专业性、种类和类别多样性、成套型和现实性等特点，这些特点的形成是科技档案作为科技、生产活动的记录和产物密不可分的。
传统的科技档案管理工作分为档案事业（行政）管理和档案业务管理两个部分，档案事业（行政）管理又称为档案宏观管理，承担这部分工作的是档案行政管理部门和各级专业主管部门。档案业务管理又称为档案微观管理，是以科技档案为对象的科技档案管理工作，承担这部分工作的是基层科技管理机构和科技专业档案馆，基本工作内容是科技档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和开发利用等项业务工作。
对于科研单位而言，科技档案业务管理活动通常是单位科技管理部门和档案管理部门共同参与管理下完成，文件的形成阶段主要受控于科技管理部门，档案管理部门负责制定相关的归档管理制度，形成的“科技文件”通过一定的归档制度收集、整理，鉴定后移交到档案管理部门即形成“科技档案”。事实上，受传统管理模式的影响，在科研课题按项目管理模式实施后，课题组成员成为项目管理的主体，管理人员（科技、档案）通常难以进入课题组，在项目实施（即形成档案）的过程中，科技管理部门主要负责项目的管理、实施、考评等一些列重要过程，重点是课题计划、进度、经费的管理，而档案管理部门无任何实质上的管理“权力”，难以发挥管科研课题管理（即科技文件形成）过程中的宏观管理功能，无法掌控“科技文件”的形成及流向，成为被动接收、埋头整理、提供利用的“服务部门”。被动收集的科技档案势必存在不系统、不齐全完整、质量不尽人如意等诸多问题。在科研课题项目管理模式下，宏观管理职能和微观管理职能没能在课题组、科技管理部门、档案管理部门之间有效融合，难以发挥科技档案管理职能，保障科研项目档案的齐套性与完整性。
四、新形势下国家科技计划项目档案管理应对措施
流体物理研究所是中国工程物理研究院下属研究所，成立于1958年，现有研究人员830余人，主要从事核武器和高新技术武器的研制。成立之初，研制任务主要由国家下达，随着我国科技体制改革的不断深入和我所科研实力的逐渐增强，我所科研任务逐渐多元化，除主体任务外，每年承担了各种类型国家科技计划项目数十个。随着国家科技计划项目课题负责制的实施，主持跨单位合作的项目越来越多，如何做好这些项目档案的管理，是基层科技档案管理部门面临的重要挑战。根据近几年国家科技计划项目管理的经验，笔者认为适应课题管理模式的变化，可以从调整科技文件归档范围、完善归档制度、明确归档职责、适时分段收集控制归档几个方面采取相应的管理措施保障项目档案收集齐全和完整。
（一）打破传统档案分类，调整文件归档范围。对于合作研制的国家科研计划课题，除要求编制上报国家的资料及传统科研技术档案外，其他合作单位、协助单位在项目实施过程中产生的不同归属范围的档案也应纳入主持单位档案管理工作范畴，主要包括以下内容：
（1）科技管理部门在立项、验收过程中产生的各种任务书、委托合同、项目验收确认书、经费预算书、项目审计文件等，主持单位在项目管理过程中形成的招投标采购文件、管理合同、各种审批文件等传统归属于文书档案和财务档案的文件。（2）建设单位在建设实验室过程中形成的设计文件、施工文件、竣工图、监理文件（下转第206页上接第239页）、验收文件等归属基建档案的文件。（3）承担单位在研发过接程中研制或采购试验装备形成的各种采购论证方案、安装、调试总结、使用说明书、产品质量证明文件等归属设备档案的文件。（4）试验任务单位在项目完成过程中形成的各种研究试验原始记录数据、各种技术采集的电子数据等科研档案、课题鉴定验收过程中形成的成果鉴定档案等。
（二）完善项目档案管理制度建设。基于科技计划项目的复杂性及其快速发展，而国家或行业层面档案管理相关标准和制度相对滞后，基础档案管理部门及时制定相应的规章制度，将项目各阶段产生的文件纳入归档范围，在课题实施之前明确提出档案管理要求是管理好项目档案的重要手段。通过近年的实施，这些归档管理制度在档案收集管理过程中充分发挥了事前控制的效果，对项目档案的收集管理起到了良好的促进作用。
（三）明确的档案收集职责并分段控制归档。明确采用课题组或者科研团队模式管理下的档案收集归档责任，包括明确科研团队与单位职能管理部门之间，各级行政管理部门与主持单位、合作单位、协作单位之间责任的划分与落实问题。
对于单位内部管理部门、课题组之间责任的明确，通常采用单位规章制度、任命文件等方式。如我所由所办统一管理全所档案工作，除了明确制定各类科研课题归档管理实施细则外，还对每个科研项目均任命项目行政负责人、技术负责人、子课题负责人、项目管理员、项目档案管理员等具体人员，各阶段责任人依照规章制度负责承担各阶段文件的产生、审查、批准和归档工作。课题完成后，文件归档情况除通常的结题情况考核外，还纳入部门年度目标考核，采用两种方式将课题组与单位的职责结合起来，落实到具体的工作中。
关键词：人口计划生育档案管理之我见
随着人口和计划生育工作加快向法制化、规范化、制度化发展，对人口计生档案管理工作也提出了更高、更严、更新的要求。探索新形势下人口和计生档案管理工作的新思路、新方法、新途径，进一步提高人口和计生档案管理水平，对更好地开展新时期人口和计生工作，促进经济社会又好又快发展有着多方面的积极作用。
一、档案管理对人口计生工作有着重要作用
计划生育档案担负着记载我国人口和计划生育事业发展历程的重任。随着社会的发展，人们的生育意识和自我保护意识以及法律维权意识的不断增强，档案管理正在成为各块工作的重要凭证和法律依据，因此，提高档案管理水平人口计生工作起着重要作用。
首先起着重要的凭证作用。近年来，随着我国经济社会的高速发展和法制化进程的不断加快，我国的人口计划生育事业也逐步走向法制轨道，从当初单纯的就计划生育抓计划生育，转变发展到现在的与经济社会发展紧密结合，采取综合措施统筹解决人口问题，向大人口观念逐步形成。从社会制约行政干预逐步转变为建立计划生育利益导向和社会制约相结合，与宣传教育、综合服务、科学管理相统一的机制。这些档案再一次记录了新时期计划生育工作思路和工作方式方法的两个转变，更加成为人口和计划生育事业发展历程的重要凭证。
其次是电子档案管理的重要的体现。随着国家《奖励扶助信息平台》、《人口信息核查系统》、用于流动人口管理的《人口宏观管理与决策信息系统》平台的建立，各地自主创新建立的《MIS人口信息系统》、《出生人口信息综合服务平台》和《计划生育技术服务病案管理数据库》等等各种数据系统，逐步实现了人口和计划生育工作的科学现代化管理，电子检索工具和信息系统各类计生电子档案极大地加快了计生日常工作效率和查档效率，更加成为计划生育工作科学管理水平的重要体现。
再次是可为领导决策提供重要依据。人口计生档案资料是许多人口计划生育统计数字的来源。在工作中，分析、处理这些数据，其结果可用于统筹计划，明确工作重点，量化人口计划生育工作目标，可为人口计划生育决策提供重要依据。
第四是能为流动人口管理提供优质服务。有效利用人口计生档案，掌握流动人口动向，及时了解流动人口的婚育信息，可以满足流动人口计划生育与生殖健康工作的需求。利用流动人口档案建立流动人口计划生育信息交换平台，互通信息，既可引导流动人口及时落实避孕节育措施，促进社会抚养费两地配合征收，又可防止两地因为“时空差”出现工作疏漏，如发错证、重复发证等。
二、人口计生档案管理中存在的缺失
人口计生档案管理在一些地方，特别在基层存在着一些缺失。主要表现在：
一是认识上的缺失。实际工作中，有许多同志包括个别领导干部仍然没有认识到档案管理的重要性：认为计生档案无实际意义，档案与计划生育工作无直接关系，只要职工不发生计划外生育就行了，档案管不管无所谓；加上计生档案管理人员思想松懈，工作敷衍了事，致使档案资料收集不全、归档不及时的现象时有发生。
二是数据真实性上的缺失。由于实行计划生育“一票否决”权，少数单位在计生档案中做假报表，不能体现历史的真面貌，出现报喜不报忧的现象。还有极个别单位造假文件、假证明等现象，损坏了档案资料的真实性，使真实性出现缺失。
三是人员素质上的缺失。部分单位计生档案管理人员多是由老、弱、病的女同志承担，文化素质不高、档案专业知识缺乏、实际操作能力差等现象，工作上被动的多、主动的少，影响档案管理水平的提高。
四是人员固定上的缺失。计划生育干部多为兼职，在单位内部没有相应职务、职称，频繁的人事调动使得档案交接不完全、清理不彻底。造成档案资料的散失，影响档案的完整统一。
五是管理上的缺失。对建立人口计生档案没有统一要求，处于放任自流状态，不能按照档案的立卷原则规范计划生育材料的收集，归档全部用手工操作，管理水平亟待提高。
三、提高人口计生档案管理之我见
鄙人认为，要提高了人口计生档案管理水平，必须做好以下几方面的工作：
（一）抓好人口计划生育档案的全方面建
1、以规范化、标准化的工作方法和程序，提高计划生育档案管理的工作水平。
（1）实行规范化、标准化的的工作方法和程序，提高档案管理水平。档案管理工作在进行收集、整理、鉴定、保管等各种环节时，要按照统一的步骤以及科学的方法来进行。
（2）全面普查案卷，去糟取精。对有些人口计生档案多年都没有进行全面、系统清查的和保管期限不准确的，要进行认真清理，对那些重复和没有价值的文件及时清除，避免进行计算机管理时出现低效率的情况发生。
（3）重新组合案卷，实现其规范化。把那些文件太多、内容杂乱无章的案卷进行重新组卷，把有互相有联系的文件组合在一起，实现规范化管理，便于今后查询和计算机录入 。
（4）统一分类号，确保检索完整性。为了保证检索的完整性，在进行分类的过程中，要以《中国档案分类法》为蓝本，实行统一分类管理。
（5）规范文件名，确保检查准确率。在著录文件时，要统一规范好文件名，确保快捷查找和准确率的提高。
（二）加快数据准备以推进人口计生档案现代化的管理进程
要想著录工作获得好、快、多全面发展的效果，注意把握以下几个重点：
1、分清主次，循序渐进。在推行用计算机管理时，首先应该根据各个案卷的价值大小，是否对外开放、使用率程度以及重要程度的情况对档案进行一个排列，把那些能够开放的重要档案和使用率比较高的档案进行加工整理。就能够使档案管理计算机化的程度以及社会利用率得到极大提高。
2、分级著录，省时省力。首先在进行著录的时候，可以把案卷分成三个层次来进行，也就是把那些考察价值不高或者反映问题比较单调的档案进行案卷级著录；把那些在同一个案卷里几个文件涉及相同内容同时又排放在一起的档案进行一个文件组合的著录；其次对那些反映问题比较庞大复杂的文件或是一些核心文件则进行一个文件级著录。这样不但可以区别太难的内容和特征，而且还可以减少录入和著录条目，节省人力、财力和时间，效率可以得到明显提高。
3、分门别类，利用好原基础档案。在著录那些基础好又有全引目录的案卷时，可以直接在全引目录上进行分类标引，但是对待像“病例”、“案件”等特殊的档案时，则可以使用计算机程序把时间、地址和人名用案卷的目录直接进行录入，接着用计算机统一的给分类号。像这样，分门别类的有效利用原基础档案目录就可以减少著录环节，加著录速度的提高。
4、关键词代替主题词，简化时间。用主题词进行查找会出现步骤多、效率低的弊端，解决这一问题的根本方法就是利用关键词去代替主题词，也就是说在题目名或者文件主题里用思维归纳出能够揭示文件主题内容的词汇――“关键词”来进行标识，等到输入计算机以后，再利用计算机来进行批量处理。（三）提高档案管理水平及人员素质
――要加强教育培训，提高思想认识。要采取多种形式，通过开展广泛持久的档案管理法规宣传，增强各级对计生档案管理工作重要性的认识。依法把计生档案管理工作列入社会发展规划，在人、财、物等方面给予充分的支持和保障，切实提高基层计生档案管理人员的业务素质，促进计生档案管理工作的顺利开展。
――注重培养高素质复合型人才，适应工作需要。在信息时代下，档案工作的自身特点要求档案人员不但要善于档案管理，还要有一定的计算机水平、完整的知识结构和较强的信息处理能力。所以，在培养档案管理人员素质工作的时候应该注意提高他们的管理能力、对新知识的吸收能力、创新能力以及整合能力，重心放在全面素质的提高上。
――合理调配人才，优化人才结构。把不同年龄、学历、专业、职务的档案管理人员进行合理的整合，充分发挥各种人才的自身优势，形成一个合理的人才结构。这样一来，能够让不同层次的档案管理人员相互配合和影响，以促进整体效果的发挥。
――加大经费投入，确保人员稳定。各级人口计生部门要为计生档案管理工作提供财力保障，配足配强专兼职计生档案管理人员，要注重选拔德才兼备、事业心强的计生干部从事计生档案管理工作。同时，要以档案管理工作促进计生业务工作的开展，在保持队伍相对稳定的基础上，努力提高计生档案管理人员的业务素质和操作技能，推动其他业务工作的开展。
参考文献：
⑴潭里明.加强人口计划生育档案管理的思考[M].四川：经济与社会发展.2007.10
⑵chengdu.省略/chongzhoushi/detail.
关键词：项目档案 归档 前期策划
随着企业的发展对档案信息资源的需求日益增大，项目工程档案归档完整性、系统性、准确性已迫在眉捷。因此，项目工程档案归档前期策划已形成趋势。
一、工程项目档案归档前期策划的必要性
随着公司的成立，输变电工程不断增加，工程竣工投运后，大部分工程竣工资料不能保质保量按时移交，主要体现在以下几方面：一是档案管理与项目建设同步进行落实不到位[1]。参建单位只抓工程建设进度，资料编写、收集不及时闭环与工程进度未同步转序，且80%以上工程投运后三个月都未按时移交到档案室，有的拖到投运后一两年才移交，甚至更久；二是移交到档案室的工程资料无法保质保量[2]。因大部分建设单位只抓工程进度，等工程竣工验收时才开始安排人员编写、收集资料，以致资料无法及时、真实准确、齐全移交；三是电子文件的收集难度大。大部分参建单位在资料形成过程中无收集电子版存档的意识，以致移交档案室时为满足移交要求就扫描移交，无形中增加了档案服务器的存储量；四是由于设计、监理、施工单位具有流动性的特点，资料员不固定，档案管理员无法定向指导，以致资料员业务水平提升太慢，主要体现在对资料移交范围不清晰和对档案管理平台系统的使用意识不到位和不熟悉两方面。
为此，通过对公司档案管理现状分析，使公司档案管理工作科学、有序、稳健发展，又能达到事半功倍的效果，为规划电网建设项目档案管理，结合国家电网档案信息管理平台离线录入软件，项目工程档案提前介入，前期归档尤为重要。
二、工程项目档案归档前期策划思路
首先，确定工程项目档案归档前期策划思路：档案管理部门根据建设项目文件归档范围，结合项目具体情况，提前制订项目归档前期策划，明确工程建设各阶段、各类文件收集整理的责任人员、归档时间及整理标准，作为项目各参建单位项目档案工作的依据和指导。
其次，确定归档范围[3]。项目档案是指电网建设项目在立项、审批、采购（含招投标）、勘测、设计、施工、调试、监理、竣工验收及试运行全过程中形成的应当归档保存的文字、图表、声像等不同形式和纸质、光盘等不同载体的全部文件材料。
再次，明确档案形成进度及要求。项目档案管理工作要与项目建设同步进行。项目申请立项时，即开始项目文件的形成、积累和整理工作，并建立健全项目档案管理组织体系，明确责任，统一要求，按照项目文件形成的先后顺序和项目建设阶段性完成情况，进行项目文件材料收集、整理、归档，做到有序收集、有效管理、同步验收。项目档案管理应纳入电网建设管理程序、工作计划、日常管理及合同管理[4]。在签订项目设计、施工、监理、采购（招投标）、调试等合同、协议时，应设立专门条款，明确合同相关方提交项目档案的套数、案卷质量、移交范围、移交时间及电子文件等具体责任要求。
此外，明确参建单位各方职责。基建管理部门（单位）落实工程档案管理相关人员的责任。一是对资料从形成、保管、归档整个过程涉及的人员职责进行明确划分，根据国网公司档案管理的规定落实人员的职责，形成奖惩激励制度。项目档案管理要按照“统一领导、分级管理；统一标准、分工负责；统一验收、分责任主体移交；明确期限，及时移交”的原则进行。公司基建部为项目的建设管理单位，公司作为项目法人建设的项目，由公司基建部全权负责项目档案的具体管理工作。项目档案工作按照合同要求实行分工管理，建设管理单位、设计、施工、监理、调试、采购（招标机构）及运行单位均应建立项目档案管理组织体系，将项目档案工作纳入相关领导、相关部门、相关人员的职责范围，按照“谁形成，谁负责”的原则，配备专人完成各自职责范围和合同规定的文件材料的收集、整理、立卷、审核、移交、归档工作。
最后，根据公司项目工程档案的实际情况，重点强调以下薄弱问题。一是工程施工过程中，涉及的资料繁杂，同时数量比较多，要求资料人员在现场收集开箱资料，如合格证、说明书、出厂试验报告等资料时，往往产生遗漏，特别要注意即时开箱即时收集，设备安装借阅厂家资料严格执行借用制度；二是对国网公司新要求收集的资料意识薄弱，如对工程数码照片的收集、整理往往是各个工程参建单位的弱项，加强此项宣传；三是重大建设项目工程意识淡薄，往往不能按相关办法进行资料的监督编写、收集、检查，只按一般工程管理，要求资料员在确定工程资料归档范围时守先要定位工程的规模；四是由于公司是近两年才自行建设220kV电压等级工程，对创优工程档案要求意识很淡薄，基础薄弱，要求资料员加强创优管理工程资料的学习。创优工程必须提前策划，提前要求各参建单位（基建部）组织档案员定期且加强检查次数，以保证各环节资料有序进行。此培训方式实用性强，有效提高了工作效率。
三、系统的实现方式
国家电网公司档案管理信息平台是档案管理的综合系统，具备管理各类档案的功能，能将公司的各类档案按照档案的标准和规则进行分类存储、集中控制、统一查询，做到对各类档案数据的收集、整理和充分利用。本系统的离线客户端软件，专门提供给工程项目参建单位档案录入人员进行离线的档案数据录入整理工作需要的。系统对于普通用户的机器环境要求建议为浏览器Microsoft Internet Explorer6.0以上，操作系统WINDOWS 2000＼ WINDOWS XP以上。
（一）首先由档案管理员在档案系统平台中创建参与此项目的各参建单位，并给每个参建单位创建至少一名档案数据的录入员，即定义此录入员的登陆用户名和密码。完成此步骤后如果在施工现场具备网络环境则参建单位的录入员可以用上述定义好的用户名密码直接登录档案系统平台进行数据的录入整理，如果不具备则需要用上述的用户名和密码登陆离线客户端软件进行如下所述的操作。档案管理员从档案系统平台中导出自己所需要的XML配置文件，此配置文件中包含相应项目的所有配置信息（项目名称、项目代号、此项目的全部参建单位、此项目所用的整个分类表或归档模版等）[5]。
（二）由档案管理员从系统中导出各参建单位的XML配置文件（文件中包括项目名称、项目代号、该参建单位对应的分类表或归档模版节点、该参建单位登陆的用户名和密码等），并通过网络或存储介质分别发送给各参建的档案录入员。
（三）各参建单位的档案录入员在项目施工现场用得到的用户名和密码登陆离线客户端软件进行该项目本单位职责范围内的档案数据收集整理工作，保证数据收集的完整性和准确性。
（四）各参建单位的档案录入员在项目结束后陆续将本单位收集整理的项目归档数据导出成文件形式，通过网络或存储介质移交给档案管理员，由档案员进行项目归档数据的汇总整合。
（五）由档案管理员将汇总整理好的项目归档数据通过离线客户端软件内提供的功能导入档案系统平台中继而归档进入正式的档案库进行保存。
四、增强资料审核环节
该环节主要增加了竣工档案移交签证书。共分四次审核，由基建部组织、督促各参建单位（部门）向公司办公室（运行单位）移交项目档案和办理移交手续。各参建单位编制移交清册一式二份，交接双方按照移交清册认真核对、逐项交接。交接完毕后，双方在移交清册上签字盖章，公司办公室（运行单位）、移交单位各存一份，以备查考。公司办公室（运行单位）汇总各参建单位的移交清册形成一套本项目完整的档案移交清册存档备查。
其次，要求基建部继续加强落实工程项目档案同步管理问题。一是提前策划，及时执行，采取定期与随时抽查档案相结合的检查方式。基建部定期组织人员对各项目部的资料进行检查，检查内容包括资料的齐全性、准确性。同时，根据工程实施推进的具体情况，在工程转序的各阶段、竣工验收阶段，组织档案人员对工程资料进行检查验收。二是电子文件及时收集、归档。基建部和办公室共同监督各参建单位利用“国家电网档案信息管理平台”及“离线录入系统”的使用情况。
关键词：档案工作；规章制度； 服务；改革
近年来，随着人口计生事业得到前所未有的全面发展，全省各级人口计生部门主动适应新形势新任务的要求，大力发扬与时俱进、开拓创新精神，落实科学发展观，围绕确保人口计生档案保管安全和提高档案管理水平，深入研究和把握工作规律，推进计生档案管理工作制度化、规范化，使人口计生档案管理工作在经济建设、构建和谐社会中发挥了越来越大的作用。笔者作为基层人口计生部门的档案管理人员，结合多年的工作实践，对如何进一步做好新形势下的人口计生档案管理工作，有几点思考。
一、要充分认识做好人口计生档案工作的重要性
档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案，我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。档案管理是一项记录历史、传承文明、服务社会、造福人民的重要工作。同样，计生档案管理也是党和国家事业发展一个不可缺少的方面，是一项崇高的事业。恰恰是乡镇计生干部特别是乡镇领导干部缺乏这样的认识。因此，要采取多种形式，通过开展广泛持久的档案管理法规的宣传教育，让《档案法》等法律法规不断深入人心，全面提高乡镇计生干部特别是领导干部的思想认识和档案法治意识，增强对计生档案管理工作重要性的认识。市、县（区）人口计生部门要经常举办乡镇计生档案管理人员培训班，特别是对乡镇领导干部，至少每年要开展一次系统培训，使乡镇领导干部和计生档案管理人员准确把握档案法的条款规定，掌握计生档案管理的基本知识，提高对计生档案管理的认知程度和接受程度，避免在工作中不作为和乱作为。
二、要切实加强人口计生档案管理人员素质
只有努力提高自身素质，才能管理好档案，才能真正让档案发挥其应有的作用。一是政治素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案事业。二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所管的档案内容，熟悉档案法规。三是文化素质，要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验。
三、要强化人口计生档案管理规章制
人口计生工作任务十分繁杂，为把档案管理工作融入人口计生部门的各项工作中，就需要有一套完整的制度来规范约束。一是人口计生档案收集、上报、整理、存档应做到规范，严格按照制度办事，严把“三关”，即：评查、归档和上架关。做到“细”，仔细查找档案管理上存在的薄弱环节，不放过“蛛丝马迹”，逐一整改和修正；“严”，在专业人员指导下进行验收整理，凡不符合质量要求的，必须重新按要求整理，直至验收合格；“精”，对已归档的资料，全部进行检查，按要求归类、装订。二是实行定期谈话制度，专兼职档案员要定期与服务对象谈话，经常到基层去，到育龄妇女家中去，获取第一手资料，取得工作主动权。三是实行计划生育项目检查治疗登记制度，为各级计生服务站以及医院的B超室、手术室、妇产科等相关科室专门配备专用检查登记簿，把第一手资料全部统计起来。只有严格有关规章制度，才能确保档案完整齐全，从而保证相关资料得以及时、准确、完整归档，这样既确保了人口计生工作的质量，也提高了档案的可利用性。
四、要强化服务理念，?拓宽服务领域
首先应建立健全计生档案,主要是建立计生“七簿、一卡”。“七簿”是:干部职工初婚、离婚、复婚、再婚情况登记簿；未婚青年登记簿；干部职工历年办理生育计划、独生子女证登记簿；已婚育妇查环、查孕人员登记簿；非在职人员、职工家属已婚育妇年度查环、查孕情况登记簿；历年违反计划生育人员处理情况登记簿；干部职工变动情况登记簿。“一卡”是:计划生育登记卡。“七簿、一卡”档案反映了整个单位计划生育的各种基本情况。此外,还有一些计生的文件、照片等材料，也要收集归档。计生情况也是不断发展变化，有的结婚，有的离婚，有的复婚,有的计生节育，有的超生违法，有的获奖，有的受罚，有的调进，有的调出。因此，要对计生档案实行动态管理，计生材料及时收集归档。建立完整准确的计生档案，这就为计生档案的信息化管理打下坚实基础。
五、要加强档案管理的网络化建设
实现档案管理的网络化，不但减少工作人员的劳动量，提高工作效率，而且能搞好地起到资料的交流和共享作用。要不断强化档案的服务功能，编制和安装科学、实用的档案检索工具，力求实现档案资料查询“以计算机为主、案卷目录为辅”的查询系统，把“死档案”变成“活资料”。目前，全省人口计生网采用四级网络的树形结构，覆盖了省、市、县、乡四级行政区域，将常住人口信息和流动人口信息分别管理，同时又相互关联，建立两地联系，实现了数据一处输入，各处共享，既提高了档案管理水平和办公效率，又为杜绝违法生育行为奠定了基础，还可便于各级及时查询汇总信息，及时掌握育龄妇女管理工作情况，为稳定低生育水平提供数据支持。
