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论徽州历史档案的特点和作用王国键(78)
欢迎订购——汇集25年学术精品 展现30所名校风采(F0003)
档案事业发展规律研究（续）刘国能(4)
档案学研究十年（1995—2004）：动态与问题——基于《档案学研究》、《档案学通讯》、《中国档案》论文分析解俞 傅荣校(8)
档案职业状况与发展趋势研究——研究意义与基本思路王协舟(12)
中国档案职业的形成与确立胡鸿杰(15)
努力建设具有中国特色的档案管理体制——转型期的档案管理体制改革研究之二窦晓光(19)
“概念来源”就是“广义来源”朱惠珏(22)
档案犯罪若干问题的分析连志英 倪东风(26)
档案馆开展现行文件利用服务需注意的若干问题黄霄羽 赵传玉(30)
档案馆档案利用服务系统及其策略研究张煜明(33)
试论清代奏议总集的编排体例粱继红(35)
当前我国公文学研究的基本任务岳海翔(39)
当前我国现行文件利用服务中心存在的问题吕元智(41)
论档案违法行为及其法律责任李伯富(45)
我国地方档案法规建设综述刘迎红(48)
档案信息安全保障体系建设研究宗文萍 郭莉珠(51)
国家综合档案馆、高校、企业档案网站现状分析(55)
电子档案信息保存生命周期研究张文浩(59)
电子印章与传统印章的比较研究唐跃进 胡雨(62)
纸张低温老化撕裂度值统计误差分析尹慧道 张媛媛 柯锐(65)
电子文件迁移措施的研究张美芳(68)
档案教育起源探究邵金耀(71)
关于档案学专业本科毕业论文写作的几点思考李财富(75)
浅谈档案馆档案资源的建设徐欣(82)
档案馆的生存危机及其预防策略向立文(85)
从医疗纠纷案例看病案管理中的患者权利保护张锡田 李扬新(88)
漫话假照片姜舜慈 贾辉(92)
中国人民大学将举办“中国第二届档案学博士论坛”范世清(91)
世界记忆的数字化生存——2005年度韩国首届“直指”世界记忆遗产奖颁奖活动侧记张宁(96)
谋大平台 求大发展郑文(1)
政府责任与信息公平——公共档案馆服务的一种制度性规范分析周林兴(4)
“文件运动理论模型”质疑——兼与何嘉荪、叶鹰、金更达老师商榷章燕华(7)
我国人事档案管理改革若干问题的思考王英玮 周艳(12)
试论人事档案管理流程王小云 王运彬(15)
还档案馆“文化事业机构”本来面目——对“局馆合一”档案管理体制的反思罗军(18)
基于企业知识管理的档案人员角色研究章小波(21)
档案人员专业化趋势与绩效考核系统研究刘淑云(24)
政务公开背景下的档案利用探微饶圆 李财富(27)
国外家谱档案利用热潮之成因探析及启示黄霄羽(30)
云南藏文历史档案及其开发利用郑荃 陈子丹(34)
对规范性文件合法性的认识官盱玲(37)
论请求批准与答复审批事项适用文种的多样性杨素华(40)
“意见”文种使用中相关问题之我见安忻(44)
电子政务环境中电子公文的流程与控制赵屹(47)
档案合理利用研究——从档案部门的角度陈永生(52)
关于档案数字化优化模式的探讨——档案数字化对象之优化鉴选王健(55)
不同格式电子文件的管理方法王志宇(59)
论我国档案保护技术标准的体系建设崔淑霞(62)
试论濒危历史档案的界定及其划分标准马翀(67)
纸质历史档案文献毁损原因的研究张美芳(71)
微波对霉菌作用效果的研究王冬(74)
论图书馆学、档案学和信息学专业本科课程一体化建设与复合型人才的培养问题华林 杨勇(78)
公民信息权与档案馆拓展社会服务功能——上海市市、区部分公共档案馆信息利用情况及分析张林华(81)
论档案数字化之前的鉴定刘璐(85)
从《顺德梁崧生尚书生平事迹草稿》（手抄本）看清外务部尚书梁敦彦早年事迹裴燕生(87)
明代铁券文书的使用与管理李福君(90)
中国古代的户籍档案张东华 秦元红(93)
历史主义：档案学理论与档案管理实践的力量源泉桑毓域(1)
档案信息资源法制建设评价徐绍敏 沈骆萍(4)
论档案学共同体的责任陈祖芬(8)
论电子文件的研究视角胡鸿杰(11)
电子文件理论研究的几种方法麻新纯(15)
论档案学与历史学的关系演变马仁杰 李珍(19)
档案管理学发展的基本动因与趋势——中国档案学术评价系列之一王协舟(22)
档案信息网络传播权的权利限制——对《信息网络传播权条例（草案）》的关注颜祥林 傅长青(25)
我国档案学核心期刊上网的调查分析王晋 周铭 谷凯波(29)
档案文献编纂学名称辨析于元元(33)
古文献学对于档案文献编纂学的借鉴意义梁继红(36)
论现阶段我国档案信息资源复合动态服务模式构建吕元智(39)
文件运动状态与文件运动阶段的对应关系需要修正与发展吗？吴品才(43)
档案部门开展现行文件服务与政府信息公开服务的关系赵淑梅 杨晓莉(47)
档案专业高等教育改革之我见 黄为 陈艳 唐振华 刘霞 张后万 吴乐情 蒋晗(49)
电子文件关键风险因素的调查分析张宁 刘越男(53)
新型载体档案的分类方法的探讨刘金芳(56)
电子文件完整性与一致性保护的Huffman编码方法王素立(59)
档案数字化扫描与存储格式比较研究傅荣校 翁敏曦(61)
论档案管理范式与档案高等教育——基于范式理念下档案高等教育的思考倪代川 季颖斐(65)
基于电子公务环境的档案学专业高等教育改革研究卞昭玲(68)
《档案保护技术学》实验教学内容改革的探索张建华 蒋晨曦(71)
三种常用字迹黑度值分析研究报告王成兴 李兰(73)
原子油字迹耐久性探讨李佳 韩秀琴(76)
基于知识管理的数字档案馆建设框架李泽锋(79)
档案用户需求驱动的个性化服务模式研究张卫东 王萍(82)
对温州民营企业档案进行文化渗透的探讨蓝皑珠(86)
国学大师钱穆先生和档案文献考据刘耿生(89)
秦朝律法档案的组成及保管利用刍议王云庆 杜玥(92)
增强学术自觉 推动学术发展丁华东(1)
《当代档案学理论丛书》出版发行(F0002)
剑南春酒坊遗址再获“全国重点文物保护单位”殊荣(F0004)
关于匹兹堡模式与哥伦比亚模式重新思考黄玉明(4)
把好期刊关口 规范学术研究——谈谈档案期刊与档案学学术规范建设蒋冠(7)
公权与私权的平衡：公民档案利用权充分实现的必要条件高畅 蒋卫荣(10)
公民知情权保障与政务信息公开法治化连志英(14)
档案所有权的保护与限制杨立人(17)
ISO15489文件管理国际标准中外研究比较安小米(21)
文件运动理论研究范围刍议——“文件运动模型”再思考兼答章燕华同志之一何嘉荪(24)
档案利用信息反馈工作的问题与对策探讨史江 李金峰(27)
论转型期的档案信息资源管理模式叶晗(31)
从政府文件“看不懂” 看政府信息公开的有效性杨霞(34)
公文简洁的必要性及其表现方法王晓莉 罗培(37)
网络环境下政府信息资源共享机制研究何振 赵国俊(40)
基于公民视角的政府电子化服务绩效评估张敏 杨健(43)
论科技电子文件管理元数据的国际标准化张正强(46)
基于XML标准的数字信息资源定制管理毛奕 刘永 邱均平 刘卫华(50)
网格技术与档案信息资源管理金波 覃哲(53)
浅谈美国联邦政府电子文件管理中的问题及策略迪莉娅(57)
我国档案学硕士研究生教育的问题及对策辛全民 张锡田(59)
短学期制背景下的档案实践教学——以上海大学文学院档案学系为例潘玉民 玄月(63)
论高等学校本科教学档案管理与教学工作水平评估问题高力(64)
人事档案管理的问题与对策——从事业单位工作人员收入分配制度改革谈起刘琴(67)
构建数字档案馆核心竞争力的战略思考彭坚(70)
论档案管理工作内容与模式的转变王淑梅(72)
我国档案保护理论研究的探讨周耀林(75)
从档案制成材料看档案的分类与命名张晓丹(78)
数字档案文件长久保存策略刍议钱毅(81)
电子文件信息保护张文浩(85)
先秦时期的科技档案与科技档案工作丁海斌 滕春娥(87)
随着档案专业课程的发展和变化，延伸出了很多新的课程，比如档案学管理、科技档案管理学等。如此一来，档案管理学的学科性质、研究对象以及研究领域均发生了明显变化。
一、档案管理学的研究对象
档案管理学是一门研究档案管理工作基本原理、原则和方法的学科，在档案学中最先建立。档案管理学属于应用档案学范畴，是一门“研究档案信息系统运行的规律，阐述档案管理的一般原理、技术和方法的学科”。档案管理学是档案学中的应用学科，研究档案信息系统运行的规律，阐述n案管理的一般原理、技术和方案。从研究对象看，它的研究范围与内容似乎应涉及所有门类档案的管理问题。但由于档案的门类繁多且各有特点，所以现在的档案管理学并不能将所有门类档案管理的内容全部纳入其研究范围之中，而只能在传统的以公务活动档案管理为主要研究对象的基础上，适当加大研究范围，拓宽其领域。比如，档案管理学不仅与图书馆学、情报学、文书学相关密切，而且由于它是档案学的分支，因此同历史学、行政管理学更是密不可分。随着学科分化趋势的进一步加大， 档案管理学已经不再是纯粹的一门学科， 而是由许多分支学科构成的学科群。档案管理学由一门基干学科发展为一个庞大的学科群已是不争的事实。
档案管理学的教学范围可以分为三个部分：导论、档案管理的一般方法与技术，具有普遍性的专门档案、新型载体档案以及资料与实物材料的管理方法。在修正与补充具体内容方面需要注意：档案价值的鉴定应放在档案的收集与整理前进行；在档案收集工作中，应讲清楚档案馆藏的数量与质量关系问题；档案的等级与统计是档案工作中的综合管理手段。对于档案的整理方面，应该加大实验课的深度与力度。关于如何开发与利用档案信息资源，这是今后档案管理学教学中的一个重点环节。从课程建设来看，档案管理学呈现强化与弱化并存的趋势，档案管理学是关于档案管理基本理论与实践的学问，可以说， 档案管理学课程的教学质量与水 平直接决定着学生的专业素养和业务技能，因此，一般来讲，高校不仅有系统深入的课堂讲授，而且有丰富多彩的课外实践。
二、档案管理的学科建设应以实践为基础
理论来源于实践，是实践经验的提高和升华，脱离了实践的理论，只是空洞的教条，从而失去了指导实践的意义。档案管理学的课程教学应由理论和实践两部分组成。但长期以来，课程实践教学形式单一，应用层次低，技术手段落后，实践教学的目标定位为对学生实际动手能力培养。档案管理学专业应该注重对学生素质、能力、创新精神的培养，通过实践教学培养学生对档案工作的感性认识，使学生实现由理论到实践的初步转变。在实践教学过程中应该体现出形式上的灵活多样、内容上的创新、技术上的先进等特点。其方法有实验室教学和档案管理业务环节实习，教师可以根据学生的需要进行教学实践方式的调整和转变。档案管理学的编写与阐述，必须和档案工作的发展实践紧密地结合起来。
档案管理学是应用性与实践性都很强的学科，这就要求要有一定的理论作为基础，同时也需要从事档案管理工作者有明确的原则、技术和方法为依托，所以，增强档案管理学的实用性和针对性尤为重要。档案管理学的学科建设不仅要密切联系当前工作的实际，而且还应预测档案馆馆藏建设的宏观控制、档案鉴定标准、档案馆库建设规划、档案利用服务的发展前景，对档案工作现代化等问题都应着手研究并做深入调查。学科建设与课程建设既有联系又有区别：学科建设是具有先导性的， 课程建设必须以学科建设为基础；课程建设是否成熟，在专业课程体系中所产生影响的大小，是由学科建设发展水平决定的；课程建设是学科建设的反映，同时对学科建设具有推动作用。
参考文献：
[1]胡鸿杰.中国档案学的理念与模式[M].北京：中国人民大学出版社， 2005.
[2]王道俊，郭文安.关于主体教育思想的思考[J].教育与研究，1992（11）.
[3]邓绍兴，陈智为.档案管理学[M].北京：首都师范大学出版社，2000.
关键词：微观档案；微观档案学；数字化记忆保存；
微观和宏观是研究社会科学的两种基本的方法。一般而言，我们把从小的方面或局部去把握事物发展深层次规律的研究方法叫“微观方法”。应用微观视角、微观方法去研究档案学则产生了档案学的一个分支――“微观档案学”。
1 “微观档案学”辨析
“微观档案”的说法由来已久，与之相关的定义主要有两类：第一类是从档案工作的“微观性”出发所作的界定，认为微观档案学是指从微观视角研究档案工作的规律性[1] [2]；第二类主要是从档案形成主体的“微观性”出发所作的界定，认为微观档案是由个体或较小的社会组织形成的社会价值微小的档案[3] [4]。档案工作包含宏观和微观两种视角，可以按照这两种视角进行框架体系的梳理，但需要注意的是，“档案学研究的微观视角”和“微观档案学”并不能完全等同，“微观档案学”作为学科的分支是否可以成立还要看其是否具有独立的理论内核和独特的社会价值。
正如微观经济学通过研究个体经济单位的经济行为以达到解释宏观经济现象的目的一样，从档案形成主体的“微观性”出发研究个体的档案管理行为，会面临许多与传统档案管理相互联系又相互区别的问题，具备形成独特理论内核的基础，有可能形成特有的发挥价值的领域。“微观档案学”的概念界定应该从档案形成主体的角度进行：如果把国家档案事业的整体管理理解为“宏观档案管理”，而将各类社会组织的档案管理理解为“中观档案管理”，则个体档案的管理就是“微观档案管理”。这里的“个体档案”是指个体在生命历程中直接形成的具有保存价值的原始记录，与机构档案管理当中的“人事档案”的主要区别在于：个体档案是从个体需要的角度出发判断记录的保存价值，类型更为多样、数量更为庞大。
因此，本文所述的“微观档案学”是指研究个体档案形成、收集、整理、保存和利用规律的科学领域。“微观档案学”与普通档案学的基础理论是一致的，档案学当中的文件生命周期理论、前端控制理论、档案价值理论等基本原理对“微观档案学”同样适用，只是在具体实现形式上有所变通而已。“微观档案学”与普通档案学的主要区别在于：第一，“微观档案学”以个体为参照体系，相当于普通档案学参照体系的“缩微版”，其目标是构建个体知识和记忆的系统化采集保存和利用体系，研究如何应用档案学基础理论建立个人工作和生活的秩序体系，促进个人效率的提高、职业的可持续发展和生活质量的提升等。第二，“微观档案学”强调对个人日常工作和生活当中各类纷繁复杂知识和信息的组织和整理，对作为普通档案学核心问题的证据效力问题则关注较少。第三，“微观档案学”的核心理念是以人为本，强调档案学理论和方法为人的发展服务，也关注人类大脑记忆原理对档案整理保存体系的借鉴意义。
2 “微观档案学”述要
“微观档案学”以档案学基础理论为指导，涉及知识管理学、心理学、神经科学、信息科学等多学科的理论和方法，是档案学与相关学科的交叉学科，其典型性的研究内容主要有：
第一，研究“微观档案学”基础理论，弥补一般档案学理论对个体档案的形成和保存问题关注不足的问题。普通档案学理论是对机构档案工作实践的总结和提升。在机构档案工作视野之外，内容丰富、类型多样、数量巨大的个体档案尽管不像机构档案那样具有非常明显的凭证效力，但是，对个体而言也是具有非常重要的意义，其形成、保存和利用规律的特殊性是“微观档案学”研究的重要内容。
第二，探索数字化时代，个体通过各类信息技术交流、工作和生活时“轨迹”的留存问题。如何收集和保存电子邮件、网站购物、手机短信、微博、博客、网络社群等日常生活中的各类证据信息，实现不同来源信息的整合并进行合理、合法利用等问题是“微观档案学”研究的内容。
第三，人生经历的数字化采集、归档和利用方面的研究（CARPE： Capture， Archival and Retrieval of Personal Experiences）。美国微软公司研究员戈登・贝尔（Gordon Bell）从1998年开始着手实施一个名为“生命比特计划”（“My Life Bits”）的项目，该项目旨在发明一种设备，可以记录下日常所遇到的一切事物，利用这些数据建立起个体记忆的数据库。基于My Life Bits项目的实践经历，戈登・贝尔和其同事吉姆・戈梅尔（Jim Gemell ）合著的《全面回忆：数字记忆将如何影响一切（Total Recall： How the E-Memory Revolution Will Change Everything）》一书于2009年9月由Dutton Adult出版社出版发行[5]。
第四，辅助个体记忆能力的提高，探索生物记忆数字化存储的可能性。1945年，美国政府战时研究部门负责人范内瓦・布什（Vannevar Bush）在《Atlantic Monthly》7月号上发表了《As We May Think》一文[6]，提出用一种名为Memex （memory extender ）的装置增强人类记忆能力的构想。范内瓦・布什提出的Memex以微缩胶片为基础，能存储个体拥有的所有书籍、资料及信件。他主张Memex应该模仿人脑的联想功能就像人的脑细胞一样，一旦捕捉到某些信息，马上就能沿着复杂的路径网络，找到相关的事物，这种思想后来被应用到超文（Hyper Text）的设计之中。尽管生物记忆的数字化存储在目前来看还是一个遥远的梦想，但是，其体系设计要用到档案学理论和方法是毋庸置疑的。
第五，通过档案学理论和方法建立个体知识管理体系。个体知识管理是将个体拥有的各种资料、随手可得的信息变成更具价值的知识，最终服务于自己的工作、生活的过程。通过对个体知识的管理，人们可以养成良好的学习习惯，增强信息素养，完善自己的专业知识体系，提高自己的能力和竞争力，为实现个体价值和可持续发展打下坚实基础。在个体知识管理体系建立过程中，如何将不同时间所接触到的各类不同类型的知识进行分类存储和管理，通过个体日常档案管理体系的建立来推动个体生活秩序的建立和学习工作效率的提高，是微观档案学研究的课题。
第六，研究个体档案数字化采集和保存的“云服务”提供体系。随着云计算技术和移动通信技术的不断成熟，未来人类可以借助移动通信终端非常便捷地在“云”中记录和保存日常生活中的很多细节，为具有这类需求的人群提供服务意味着巨大的市场空间，需要政府机关和各类社会组织共同协作，通过公益和企业服务相结合的方式来满足。
第七，研究个体知识和记忆保存过程中的伦理和法律问题。例如，个体生命历程的数字化采集必然涉及其他人群，如何协调与这些相关人员的关系问题，如何在保存个体经历的同时保护个体隐私，等等。此外，对采集和保存的个体档案信息知识产权如何归属，如何进行合法利用，对于属于个体数字化遗产范围的档案信息如何进行保存和管理等都需要进行深入探索。
3 “微观档案学”展望
传统档案学以国家和机构档案工作为主要研究对象，从国家和社会需要出发看待档案价值是档案行业从业人员的“思维定势”。随着“机构档案馆”向“公共档案馆”的转型，以人为本，关注社会大众档案意识的提高，应用档案学理论方法辅助人的全面发展是档案工作的必然趋势。可以预见，未来对个人档案管理的关注将会持续增长，通过“微观档案学”研究和普及，提高公民的档案意识，提高全民工作和生活的秩序化程度，提高社会的信息记忆能力，将是档案学理论走近大众、融入社会的一次重大机遇。在上述过程中，信息技术的进一步发展将会为个人保存数字化档案提供更多的方便，应用技术手段帮助人们建立个人档案管理体系，辅助大脑记忆的数字化保存将逐步取得进展，微观档案学的社会价值也将逐步显现。
参考文献：
[1]冯子直. 关于宏观档案与微观档案的几个问题[J].档案学通讯.1982（2）：35～38.
[2]王续琨、尉宏光.档案科学学科体系探析[J].兰台世界.2003（7）：6～8.
[3]潘淑淳、秦保立. 浅谈微观档案[J].档案天地.2001（2）：15.
[4]刘维贵. 数字时代微档案的云管理研究[J].兰台世界.2012（23）：26～27.
[5][美]戈登・贝尔.数字记忆-备份你的大脑[J].环球科学.2007（4）：17～19.
一、建档对象
全校每年新入校的大学生。
二、建档内容
心理档案的内容包括：
1、学生填写的自然情况，如年龄、性别、父母职业与受教育情况、家庭结构及家庭经济状况、既往病史、目前情况，等等；
2、学生进行的心理测验，如人格测验、心理健康测验等。使用的测量工具是epq（艾森克人格问卷）和scl—90（临床症状自评量表）。
epq通过测量学生在内向-外向，情绪稳定-神经过敏向度上的位置，获得人格类型，进而间接的测查学生的心理健康状况，是研究大学生人格特征与健康的常用工具之一。
scl—90包含比较广泛的内容，从感觉、情绪、思维、意识、行为直至生活习惯、人际关系、饮食睡眠等均有涉及。该量表能够较好地反映出被测试者自觉症状的严重程度及其变化，区分出他们的心理健康水平，是目前国内外心理咨询门诊和基层保健应用最多的一种自评量表，也是研究大学生心理健康状况的最常用量表之一。
三、实施方法
1、每年新生入校后的第五、六周，以院系为单位进行集体测试。要求测试
老师统一发放问卷，严格按照心理测验的实施程序进行。
2、回收的问卷全部输入计算机，经统计处理后（应用心理测验统计软件），把每个学生的测试结果打印出来，并做为档案资料保存。
3、筛选出有心理问题的学生，主动邀请学生面谈，为他们提供必要的心理辅导和心理治疗。
4、写出新生心理健康调查报告，根据学生心理问题的主要表现及表现领域，制定有效的教育措施，加强新生的心理卫生教育，帮助新生尽快适应环境。
四、管理办法
对大学生的心理档案要进行科学的规划和管理。心理档案的调查项目、测验内容、测验结果等应统一归入档案柜，并由医学心理学教研组的两位老师专门负责管理，其他人员不能私自查阅。对测验中获得的个人信息及筛选出的有心理问题的学生要加以保密，尊重学生的隐私。
五、设备、材料及经费要求
1、多媒体电脑和打印机一套，用于问卷处理和打印；
2、电脑专用软盘，用于数据备份；
3、连续打印纸，用于打印测试结果，做档案资料保存；
4、档案盒或档案夹子；
学生；学籍档案；档案管理
学籍档案记载了每个学生在校学习的基本情况，客观地反映了每个学生在学校期间德、智、体、美等方面发展状况，也是一个人接受某种教育程度的经历和他所达到学识水平的信用凭证。中学学籍档案主要包括：学生登记表（包括个人简历、家庭情况、学校班级鉴定）；学生体育成绩；学生体检情况表；学生汇考成绩表；社会实践表。
学籍档案从发生、发展、形成到保管利用主要包括档案的收集整理、立卷归档、档案转递及保管利用等几个阶段。但由于学籍档案种类繁多，形式多样，在实际管理工作中往往容易出现问题，甚至造成严重的后果。因此，重视中学学籍档案质量，切实抓好和不断提高中学学籍档案质量显得十分必要。
1.学籍档案管理中存在的问题
收集整理是建立档案起始，真实性是这一阶段管理的核心内容。在具体工作中，存在一些细节问题，如，姓名使用同音字代替，出生日期农历、公历混淆，与户口产生冲突等。
首先应做到内容详实可信，不能夸大；其次应保证字体工整、清晰，便于永久保存。
立卷归档是将上一步骤收集整理的档案材料分类汇总，工作重点是确保档案材料的完整性。存在的问题主要有档案管理人员档案意识淡薄，未按要求及时归档，或者材料未及时补充完善，甚至归错档；此外，档案管理方法陈旧，设备和设施老化也是造成立卷归档完整性差的客观因素之一。
档案转递的特点环节多、人员杂，容易丢失造成错投、误投及“死档”等情况。学籍档案在转递的过程中，经过的中间环节较多，无论中间某环节出现差错，都会影响学籍档案的顺利转递，从而影响毕业生的正常工作和学习。
档案的保管利用。档案的最终目的是保管利用，因此，档案的日常维护尤为重要，而该环节常常与档案的利用结合在一起。完整的学籍档案不能散存于个人手中，应由专门的档案管理部门来保管，并要求档案管理部门要有一套完整的保管利用借阅制度。常常出现有借无还、涂抹、篡改等现象，造成档案材料遗失或者信息二次失真，内容失实等。
2.完善学籍档案工作的管理建议
增强档案意识。加强《档案法》宣传，增强各职能部门及学生本人对学籍档案工作的档案意识，克服人们对档案管理工作的偏见和错误的认识，激发人们自觉收集档案、保管档案、利用档案，真正使大家认识到档案工作是普通高校教育工作的一个重要组成部分。领导应重视档案管理，把档案建设纳入教学计划，纳入管理制度，要给档案管理人员培训的机会，并在经费、设备、库房等方面给予支持，改善工作条件，充分发挥管理人员的积极性、主动性和创造性。
建立健全收集与补充制度。明确工作职责范围，岗位职责要制度化、规范化。要制定每项任务的工作程序，必要时做出工作流程图，要有完善的管理制度。努力做到档案材料归案率、准确率符合标准，档案按存放分类清晰，案卷摆放系统有序。学籍管理制度统一标准，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、检查核对、保管保密、转交与管理职责等各项规章制度。在日常工作中，用制度去规范管理工作，使学籍管理工作逐步走向规范化。
加强队伍建设，提高专、兼职档案员的素质。档案管理工作是一门管理科学，随着科技的发展，大大加收了档案管理工作的现代化，这就要求专职档案员不仅要学习档案专业知识、学习档案法规标准，还要懂得计算机管理档案的技术和外语知识。档案工作的职业决定了档案员不仅要有一定的档案专业知识和热情服务的工作态度，还要具有严谨细致的工作作风，否则，会给学校造成不可挽回的损失。所以要不断强化高校专职档案员的职业道德。
大力开发利用学籍档案信息资源，主动提供服务。学籍档案信息资源的开发和利用是学籍档案管理工作的最终目的，也是学籍档案管理部门的职责。有条件的中学校可建立学籍档案数据库，如新生录取登记卡、学生注册表、学生成绩、毕业证书编号、学位证书编号及档案转递情况等，以方便师生们通过计算机网络检索，获得自己需要的学籍档案材料。如学历、学位认证、出国留学等提供有效信息。
逐步完善学籍管理机制。为了使学籍档案管理工作落到实处，每学年教育局与档案局应协同组织人员检查贯彻落实情况，及时总结经验，逐步完善学籍管理机制。
3.学籍档案的利用中应该注意的几个问题
采用现代化检索手段。学生学籍档案内容繁多，要能提供准确的服务，仅凭个人的记忆查找检索会很困难且效率低下。因此，学籍档案要采用计算机管理，根据学籍档案的要求，应录入姓名、班号、证书号码等检索条件。只有这样，才能提高查全率和查准率。
严格利用审查。学籍档案具有私密性，在提供利用时一定要注意相关的法律问题，必须按照有关规定要求利用者履行相关的手续，不徇私情，坚持规章制度办事。
利用中要注意把关，利用要严，要细。利用者出于自身利益考虑，常常会提出各种各样的不正当要求，希望按照自己的要求出具相关证明，比如，有的要求改成绩，出具假学历等，这就要求档案工作者坚持原则，严格把关，维护档案的真实性和权威性。
1、凡本单位在党、政、工团、基建、教学形成的具有查考利用价值的文件材料（包括文字、统计数学、图纸、相片、录音（像）、报表等）均属归档范围。
2、每年文书档案由文书人员负责在第二年三月份结束归档工作，学籍档案、德育档案、实验教学档案、信息技术档案、电教档案、图书室档案由负责人在第二常年度9月份结束归档工作。立卷归档，并向综合档案室移交。
3、归文件材料必须收集齐全，组卷合理，分类清楚，卷内文件排列系统，保管期限划分准确，案卷标题简明确切，装订结实、美观，字迹工整、清晰。
二、档案借阅制度
1、凡本单位人员因工作需要查档案，一般在档案室查阅，如需借出，须办妥手续后方可借出，并在2—3天内归还。
2、借阅档案，必须履行登记手续，填写借阅登记及档案利用效果。
3、查阅或需摘录机密档案，须经领导批准，并在指定地点查阅，不得翻阅其他无关材料。
4、凡外单位来查阅档案，须持单位介绍信，并说明查阅内容，年代和目的才能查阅，除特殊情况外，一律不外借。
5、借阅档案必须妥善保管，爱惜使用，禁止私看折卷，抽页，随意涂改做记号，不得擅自复制、转借他人或单位，一经发现依法处理。
6、凡未经整理，登记完毕的档案，一律不外借。
三、档案保密制度
1、严守有关保密守则。
2、不随便携带机密材料和档案库房、箱、厨钥匙。
3、不准将机密材料、内部资料、作为废纸出售。
4、提供利用秘密文件资料，严格按照密级规定执行审批手续。
四、档案室管理制度
为了加强档案室管理工作，切实做到“八防”，确保档案的安全和质量，特制定本制度：
1、档案室应有专人专管，非档案工作人员未经同意不得随意入内、开启。
2、档案室内严禁吸烟，工作人员离开档案室时，要关闭门窗，切断电源。
3、档案室内要经常进行通风，打扫，保持清洁干燥，按时更换防虫药品。
4、档案箱排列整齐，分类存放，每年清库查对档案一次，确保档案安全。
5、调查档案要严格履行登记手续，做到调卷登记，还卷注销。新晨
五、档案统计、鉴定、移交制度
档案统计：
1、建立档案统计台帐，对收进、移出的档案资料做到帐物相符。
2、编制档案工作情况统计表，提供利用档案资料定期汇综上报。
档案鉴定和移交：
1、成立档案鉴定工作小组。
论文关键词:人事档案现状 对策分析
随着各项制度的改革，人事制度改革也日益深入。医院转型后，人事档案管理工作如何主动顺应时展的要求，更新人事档案管理的内容、范围，档案收集的方式、方法以及人事档案服务的对象等，是我们人事档案管理者需要面对和认真思考的问题。现就新疆医科大学第五附属医院人事档案管理现状、存在的问题和解决办法进行分析，与同行们探讨。
一、医院转型后，人事档案现状及存在的问题
1．人事档案交接手续不严密，重视不够。档案人员大多不是专职，故离岗或调动工作时，移交档案、手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签字的不签字，导致档案数量、材料等问题责任不明、界限不清。甚至有的人认为，档案交接只是一串钥匙的问题，使得人事档案交接工作前后脱节。由于医院中心工作是医疗、教学、科研。医院管理的重点是如何提高医疗、教学水平，改善环境条件，为病人提供优质的服务，而对人事档案管理不够重视，存在医院人事档案管理硬件设施不完善、档案管理人员培训不到位等现象。
2．档案管理人员对人事档案补充、收集、更新缓慢。归档材料未能及时、准确地得到补充。另外，某些科研、教学、职称考评、继续教育、业绩考核等方面的材料不归档，使存档的材料不能真实地反映本人现实情况，导致人事档案的不完整。
3．档案管理人员对档案重要性宣传不到位。一是档案管理人员对人事档案的重要性未进行广泛宣传，职工本人和档案管理人员对档案中缺少的材料不能及时补充、完善、更新；其次是人事档案管理基本上是兼管，属于非专业人员管理。由于受专业和时间限制，档案管理人员也不能及时地掌握档案管理工作的新知识、新技术。
4．员工本人对人事档案重要性认识不足。认为只要有一份好工作就行了，档案可有可无。对个人档案采取忽视的态度，有些人连自己的人事档案在哪里都不清楚；还有的认为自己的档案不应在本人所属的单位，而由本人保管；有些应该归档的材料不能及时交档案管理人员存档。这些思想、观念必然导致人事档案材料不全或缺失。
5．人事档案管理手段落后。新疆医科大学第五附属医院人事档案管理基本上是由人事科工作人员轮流管理。因此，工作存在问题较多，在档案管理手段上，没有单独的计算机和档案管理软件，查阅人事档案信息仍采用手工查找。档案的存储依旧使用古老的铁皮柜，占地面积大，使用空间也不能较理想应用。
二、对策及思考
医院人事档案是对个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作实际等内容的真实记载和反映，所以，加强医院人事档案的管理，充分发挥其利用价值，才能更好地为党组织、人事部门工作，为职工本人服务。针对以上存在的问题，就干部人事档案管理工作提出以下几点对策及思考：
1．严格按程序交接。人事档案交接是一项认真细致、手续严密责任重大的工作，应按程序办理。档案交接手续：一是对所保管的档案进行一次全面清理，做到账务相符；二是对借出的档案要及时催还，并整理好借据，并在借据上注明原因及催还情况；三是对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序后及时存档；四是按档案移交要求进行移交，并在交接手续上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册、页数等，还应在移交文件上签字盖章，要做到对交接工作负责。
2，强化档案管理意识，严格档案管理程序。强化医院领导干部档案管理意识，提高档案管理硬件设备，增加档案库房，购买空调、除湿机、档案密集架和电脑。弓i进计算机管理软件，建立人事档案的信息存储和检索系统。医院不仅是人事管理工作的重要环节，在与工资福利、职称评聘等个人利益息息相关的同时，更应提高档案管理人员综合素质，提高工作主动性，从根本上确保人事档案材料准确完备、及时归档。此外，建立健全档案管理制度，努力做到档案收集齐全完整、内容真实可靠。
3．建章立制，有章可循，规范操作，积极主动做好档案收集工作。制度上墙，操作人员有章可循。建立职工借阅档案登记簿、职工档案转入、转出登记簿，职工档案材料转入、转出登记簿，档案材料移交表等。对由于历史原因造成，确实收集不到的档案材料，要查明原因，登记说明，为以后查找提供方便。因此，我们在收集档案资料时要做到口勤、手勤、脚勤，及时追补和不断补充新的资料，真正起到人事档案的依据作用。
4．积极做好宣传工作，加强档案人员的事业心、责任感。积极做好宣传工作，对收集的材料要认真核实，把真实可靠的材料收入人事档案，把好质量关。在档案鉴别过程中，档案管理人员要认真负责、确保档案真实完整，充分认识到职工人事档案管理工作在人才资源开发中的重要性，不断改进工作方式、工作方法，创新工作模式，提高工作效率，提高业务素质。在鉴别过程中，能明辨是非，坚决把那些虚假的资料拒之门外，维护人事档案的真实性、可靠性、完整性。
5．提高对职工档案材料重要性的认识。一是加强宣传力度，提高职工对其人事档案重要性的认识，做好咨询服务工作，利用多种渠道向职工宣传有关人事档案的管理知识，使其认识到，人事档案并不是可有可无的，它对职工今后重新就业有着重要的影响。二是加强对职工人事档案的规范化管理，做到档案的收集、整理、鉴定和保管等各个环节科学规范。三是加强收集工作，完善档案内容，及时补充档案缺失材料，提高档案的利用价值。
6．加快档案信息化进程，提高工作效率。如何利用计算机技术对人事档案进行信息存储、检索，进而实现网络化管理，已经成为人事档案管理工作的重要议题。这就要求尽快建立人事档案数据库，使人事档案的管理实现信息化、网络化。同时，在规定相应使用权限的情况下，部分信息对部门和个人开放，建立公开、透明的人事档案管理机制。如此一来，不仅能增强全体职工的档案意识，增加人事档案管理工作的透明度，还为单位发现人才、培养人才和使用人才奠定信息基础。
截至目前，单位共有人事档案1514卷，在职干部624人，工人档案70卷，离退职工档案470卷，聘用人员档案350卷。为了实现人事档案管理的现代化，我们计划利用先进的计算机技术和科学的检索系统，实施人事档案动态管理，利用计算机将干部档案资料整理、分类、排序输人电脑，使档案数据化、信息化。在档案的借阅、查阅、归档、统计等日常工作方面，实行微机化操作。
关键词：档案管理；科学化；现状；对策
随着各项制度的改革，人事制度改革也日益深入。人事档案管理工作如何主动顺应时代发展的要求，更新人事档案管理的内容、范围，档案收集的方式、方法以及人事档案服务的对象等，是我们人事档案管理者需要面对和认真思考的问题。现就人事档案管理现状、存在的问题和解决办法进行分析。
一、人事档案现状及存在的问题
1.对档案的重视程度不够。长期以来，相当一部分人包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。这表明一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作，这种轻视档案工作的思想已无法适应现在的管理需求。
2.人事档案交接手续不严密，重视不够。档案管理人员大多不是专职的，所以在离岗或调动工作时，移交档案、手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签字的不签字，导致档案数量、材料等问题责任不明、界限不清。
3.管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分工作人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求，档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案管理人员身兼数职，对档案工作精力投入不足。
4.档案管理人员对档案的重要性宣传不到位。一是档案管理人员对人事档案的重要性未进行广泛宣传，使得本人和档案管理人员对档案中缺少的材料不能及时补充、完善、更新；二是人事档案管理基本上是兼管，属于非专业人员管理。由于受专业和时间限制，档案管理人员也不能及时地掌握档案管理工作的新知识、新技术。
5.档案管理人员对人事档案重要性认识不足。认为只要有一份好工作就行了，档案可有可无。
6.人事档案管理手段落后。在档案管理手段上，没有单独的计算机和档案管理软件，查阅人事档案信息仍采用手工查找。档案的存储依旧使用古老的铁皮柜，占地面积大，使用空间也不能完全合理应用。
二、人事档案管理对策及思考
1.严格按程序交接。人事档案交接是一项认真细致、手续严密、责任重大的工作，应按程序办理。
2.强化档案管理意识，严格档案管理程序。强化领导干部的档案管理意识，完善档案管理硬件设备，增加档案库房，购买空调、除湿机、档案密集架和电脑。
3.健全档案管理制度。建立档案工作制度必须遵循以下要求：第一，规章制度要体现合理性、科学性。第二，简明实用。第三，坚持制度约束的双向性。第四，坚持制度执行的严肃性。
4.建章立制，有章可循，规范操作。积极主动做好档案收集工作，做到制度上墙，操作人员有章可循。
5.积极做好宣传工作，加强档案管理人员的事业心、责任感。
6.提高人民群众对档案材料重要性的认识。
[关键词]学校档案损毁；因素；保管方法
一、档案损毁的诸因素
档案损毁的原因，主要有两个方面，一是人为的，一是自然的。人为的损毁，在社会主义国家中，主要是由于敌人的破坏和工作人员的疏忽所造成的。通过不断加强思想政治工作，工作人员的思想政治素质和业务水平在不断提高，人为的损毁现象，也在不断被克服和减少。但是，在现阶段，阶级斗争虽然已经不是我国的主要矛盾，但仍在一定范围内长期存在，而且在一定条件下仍相当激烈，因而人为的损毁现象还难以避免。自然损毁有两大因素：一是内在因素，一是外在因素。
（一）影响档案寿命的内在因素
影响档案寿命的内在因素主要是指档案本身的质量，即档案制成材抖与字迹材料（如纸张、墨水、复写纸、油墨等）的质量。它对档案的寿命有直接影响。
影响档案纸张材料耐久性的因素很多，纸张造纸植物纤维的主要化学成分一纤维素、半纤维案和木质素的含量，纤维的形态，纸张生产过程带来的有害化学杂质等。造纸植物纤维素中纤维素的比例越大造出的纸张则越耐久，反之则越不耐久。手工纸由于非纤维素成份一木质素含量低，有害杂质久可保存几百年。但由于产量低、价格高，满足不了当前社会发展的需要。新闻纸、印刷纸由于非纤维素成份合量高，有害化学杂质多，易发黄变脆，故不可作档案裁体材料。
一般说纸张中纤维素成份越多，纸张就越耐久。半纤维素可适量有之，木质索含量越少越好。因此，破布纸浆制造的纸张比化学纸浆制造的耐久化学纸浆制造的纸比机械木浆制造的耐久。
（二）影响档案寿命的外在因素
损毁档案的外在因素，是指保管档案的条件和周围环境中各种有害因素对于档案的破坏，外在因素可归纳为下列几方面：
1.不适宜的温度和湿度。纸质对温湿度的反应是较快的。温湿度太高或太低或忽高忽低，会使纸质发生膨胀和收缩，纸质的机械强度也就会随之降低。在不适当的高温、高湿影响下，纸张中残留的酸、碱、漂白粉等有害杂质将起作用，破坏纸质。同时，也会给有害微生物的繁殖造成有利条件，使档案发生虫害或霉变；某些字迹也易发生化学变化，造成模糊或褪色现象。
2.光线。光线特别是太阳光线，对档案纸张和某些字迹有很大破坏作用。光可促使纤维素与氧气发生氧化作用，使纤维素更快的变质，变为氧化纤维素，当温度提高到一定程度，光的破坏作用就更突出，纸张会很快变黄变脆。
3.灰尘。灰尘会玷污档案，又是昆虫或微生物借以藏身与传播之物。尤其在靠近污染源近的地方，灰尘带有很大的腐蚀性和毒性，不仅对档案有严重的破坏作用，而且对档案工作人员的健康也非常有害。
4.有害气体。大城市和工矿企业附近常有各种有害气体，如：二氧化硫、二氧化碳、硫化氢以及氯气等，这些气体会腐蚀纸张，使字迹褪色。
5.机械作业。主要是指摩擦、揉折、撕裂等对于档案的破坏。这种现象常常发生在档案的搬迁、包装、整理、取放、查阅等过程中，原因多在工作人员和借阅利用者的粗心大意，缺乏经验和监督不严的情况下发生。
除上述情况外，还要特别注意水、火及污染所造成的损毁，这些情况一旦发生，损失是不堪设想的。
二、档案的保管方法
学校档案的种类很多，有党政管理类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、外事类和财务类。内容十分丰富，形式各异，大小不一，载体材料也很复杂。因此，应当正确地选择和确定学校档案的保管方法。
（一）底图档案的保管
底图具有工程或产品的基本凭证作用，又是一种复制工具。有了底图随时都可以晒出大量的复印图来满足各方面的需要。底图档案的制成材料比较特殊，纸张是经过油、蜡浸透的，机械强度和耐久性不高，容易破碎。为延长底图的使用年限，保管方法一般可分为平放和卷放两种。平放保管，即将底图按照本单位的分类方案，成套依此平放在高层底图柜内。每层抽屉外面用标签表明底图的名称和代号。保证底图平整，取放方便，利于底图保护和查找利用。这是一种公认的好方法，只是占用面积较大。卷放保管，即将底图按套和保管单位卷起来放进柜子。大张在里，小张在外，由里到外，由大到小卷成塔形，用软绳捆上，外面贴上标签。这种方法的缺点是不能按顺序排列，不变查找，取用不方便，而且经常捆卷会增加图纸的磨损。所以只适用于特大特长底图的保管。
（二）蓝图档案及其他档案的保管
蓝图用纸一般比较好，机械强度较高，可折叠装订成册或直接装入袋、盒。折叠要按规定进行，注意将图标露在外面，以便查找。对有特殊要求活经常使用的，应有正本和副本，以便长期保存，又满足利用需要。对其他档案由于载体材料不同，应选择不同的保管方法。纸质当那多在分类立卷之后，装订成册，置于档案柜内或密集架上保管。亦可以单份文件材料装订，装盒保管。
（三）胶片、磁带档案的保管
胶片、磁带是新型的档案载体，保管条件要求更高，比较适宜的温度的13-15℃，相对温度是35-45%。这类档案需要存放在带空调的专用库房，最好做到恒温恒湿。胶卷用专用金属盒装，平片装入卡片箱内，分类排放。磁带保管要注意防磁和抗磁，以防止外界磁场影响。
档案保护技术工作是档案工作中的一项极其重要的工作。它直接关系到档案的命运，保护工作没做好，档案遭到损坏，就会造成无法挽回的损失。档案作为历史记录，有着参考和凭证作用，具有重要价值。因此，大量档案要长期保存，一部分档案要永久保存。但反映和记录档案内容的物质材料的寿命是有限的，这二者之间的矛盾只有通过做好档案保护工作都能加以解决。
参考文献：
论文摘要：学校档案管理工作是学校各项评估工作的重要内容，加快中职学校档案管理工作发展的步伐以适应新形势的发展相当重要。
学校档案管理工作是衡量学校教育质量和管理水平的重要标准，是学校各项评估工作的重要内容。目前，中职学校正面临着重大的变革，作为中职学校工作重要组成部分的档案工作也面临着严峻的挑战，那么，如何适应新形势，加快中职学校档案工作发展的步伐呢？笔者根据《档案法》的要求，结合自身的学习和工作体会，就如何做好中职学校的档案管理工作探讨如下。
1.中等专业学校档案管理工作现状分析
1.1领导不够重视
就目前的学校档案管理现状来看，大部分学校的领导对档案管理的认识较为肤浅，对加强档案管理的重要性认识不足，没有意识到档案对教育事业的促进作用，认为学校不是什么政府职能部门，档案管理没必要也不可能要求得那么严格。
1.2档案管理人员缺乏，素质较低
专业的档案管理人员缺乏，现有的档案管理人员业务水平低下是中等专业学校普遍存在的问题。有的中专学校的档案管理人员只有一个人，而且是临时配备的。另外，一些档案管理人员不是档案专业出身的或者不经过培训就上岗，不具备最基本的档案管理业务知识。档案管理人员业务水平不高，专（兼）职档案员缺乏系统培训，对档案工作的分类、归档、整理、保管、利用等未能很好掌握，很难使档案工作走上规范化。
1.3档案信息载体结构单一
目前中等专业学校档案馆（室）的管理方式陈旧落后，有些还是手工作业，文件立卷归档后，档案工作人员还需对其进行加工，如调整与编目。这种机械的手工抄写，不仅重复性劳动工作量大、时间长、速度慢，同时也极大地限制了档案的处理速度。这样的管理模式，致使档案管理人员无暇顾及对某些有价值的档案资料进行有效地开发利用，查阅档案也因管理方式落后，案卷调动频繁，而造成磨损严重，且检索速度慢，查找准确率低、查全率低。
1.4收集资料不够完整
外出参加会议的人员不会主动把会议文件交给档案人员归档，而档案人员对学校外派人员参加会议的情况不了解造成了会议文件未能及时归档。某些教师对教学档案的归档持抵触态度，认为教案、自编讲义等材料是自己在教学过程中取得的成果，属于私有财产，若经档案部门归档后就会成为公有财产，容易抹杀个人的成绩，并且再利用时借用手续繁琐，还是自己保管放心、方便。
1.5硬件设施不达标
有的不具备最基本的保管档案的通风、防潮、防霉、防盗、防火条件要求，档案材料随处散放，造成极大隐患。档案保管设备不齐全，大部分学校档案保管箱是20世纪七八十年代购置的，个别学校仍用木头箱，很不规范，影响保管使用效果。
2．加强中等专业学校档案管理工作的对策
2.1提高认识，加强领导，强化档案管理意识，建立和完善科学的档案管理机制提高和增强学校全体员工对档案工作重要性的认识，是搞好学校档案工作的先决条件。这就要求我们要认真学习《档案法》，深入进行档案法律知识的学习和宣传，使领导干部和全体师生员工都认识到学校档案工作的重要意义，树立和增强全民的档案意识，坚决杜绝档案工作“说起来重要、做起来次要、忙起来不要”的实用主义短期行为。扎扎实实地搞好学校档案工作，建立起严密并切实可行的档案管理制度，按《档案法》要求，规范各类档案的分类、归档要求和管理办法，使档案工作做到有章可循，有法可依。其次要加强对档案工作的领导，主要领导应亲自过问档案工作，解决档案工作中存在的各种实际问题，促使学校档案工作跟上当今新形势教育教学改革的步伐。要按上级档案管理部门的要求，建立综合档案管理机构，集中统一管理全校的文书、教育教学、设备、基建、会计、学籍、团队等各种门类和载体的档案。各职能部门均应确定一名兼职档案工作人员，负责收集和职能管理本处室的档案资料，形成档案工作齐抓共管的局面，以保证学校的各种资料齐全完整。
2.2加强人员配备，搞好档案实施建设
为了不使那些奠基性材料缺失，学校教学档案要实行统一保存和科学管理，首先要配备一名思想好、责任心强、熟悉学校工作、懂得职教办学规律、有较好的政治素质和较强业务能力的同志来负责，健全工作人员岗位责任制、档案室管理制度、查阅制度、资料报关保密制度，严格按规章办事。其次，硬件建设是提高档案水平的基础，同时也是保证档案管理质量的最佳手段。要专门设立档案室，教学档案按文书类、教学类、学籍类、声类分别设橱，配备六防（防火、防盗、防潮、防光、防虫、防鼠咬）实施，确保档案材料保管安全、利用方便、管理规范。2.3加强档案信息化建设，提高现代化管理水平
档案信息化建设是社会信息化发展不可缺少的组成部分，也是现代档案工作的基础，是档案工作现代化的必由之路。首先观念现代化，即要正确确立中等专业学校档案是重要的信息资源这一重要观念。其次在具体管理上要与时俱进，要正确确立中等专业学校档案管理的理念，制订一整套科学严密的与现代化管理相适应的管理体系和运行机制。第三，档案管理中实现技术现代化，即采用计算机、传真机和信息检索终端等现代化办公设施，收集、处理、传递档案信息资料，提高档案的服务质量。
2.4加强档案的收集和整理
学校档案工作应坚持“以我为主”的立卷归档原则，着重收集本单位形成的文件材料，上级针对本单位制发的文件材料，本单位公务活动形成的重要会议材料、协议书、劳动工资等方面的材料。文件材料收集齐全后，要根据不同门类、不同载体按年度、类别分别整理归档。
建立健全学校档案，实行档案管理，有利于对学校的正确评估，有利于对教师和学生的全面考核，有利于查找和使用历史资料，有利于学校进行科学管理，有利于提高教育教学质量，只要努力把学校档案建好、管好、用好，就一定能把学校办出成绩，办出特色，办出水平。
参考文献：
[1]王莉.谈高校档案管理现代化建设[J]镇江高专学报2003,16(4).
[2]刘索珍.中职学校教学档案管理工作初探[J]卫生职业教育2005（17）.
[3]代利利.加强学校档案管理[J]阜阳师范学院学报2005（5）.
一、人事档案现状及存在的问题
1.对档案的重视程度不够。长期以来，相当一部分人包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。这表明一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作，这种轻视档案工作的思想已无法适应现在的管理需求。
2.人事档案交接手续不严密，重视不够。档案管理人员大多不是专职的，所以在离岗或调动工作时，移交档案、手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签字的不签字，导致档案数量、材料等问题责任不明、界限不清。甚至有人认为，档案交接只是一串钥匙的问题，使得人事档案交接工作前后脱节，出现人事档案管理硬件设施不完善、档案管理人员培训不到位等现象。
3.管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分工作人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求，档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案管理人员身兼数职，对档案工作精力投入不足。一些归档的材料还不够真实准确，归档材料未能及时、准确地得到补充，使存档的材料不能真实地反映本人现实情况，导致人事档案的不完整。
4.档案管理人员对档案的重要性宣传不到位。一是档案管理人员对人事档案的重要性未进行广泛宣传，使得本人和档案管理人员对档案中缺少的材料不能及时补充、完善、更新；二是人事档案管理基本上是兼管，属于非专业人员管理。由于受专业和时间限制，档案管理人员也不能及时地掌握档案管理工作的新知识、新技术。
5.档案管理人员对人事档案重要性认识不足。认为只要有一份好工作就行了，档案可有可无。对个人档案采取忽视的态度，有些人连自己的人事档案在哪里都不清楚，甚至有人认为自己的档案不应在本人所属的单位，而由本人保管；有些应该归档的材料不能及时交档案管理人员存档。这些思想和观念必然导致人事档案材料不全或缺失。
6.人事档案管理手段落后。在档案管理手段上，没有单独的计算机和档案管理软件，查阅人事档案信息仍采用手工查找。档案的存储依旧使用古老的铁皮柜，占地面积大，使用空间也不能完全合理应用。
二、人事档案管理对策及思考
人事档案是对个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作实际等内容的真实记载和反映，所以，只有加强人事档案的管理，充分发挥其利用价值，才能更好地为党组织、人事部门提供工作参考，为人民服务。针对以上存在的问题，就干部人事档案管理工作提出以下几点思考及对策。
1.严格按程序交接。人事档案交接是一项认真细致、手续严密、责任重大的工作，应按程序办理。档案交接手续：一是对所保管的档案进行一次全面清理，做到账务相符；二是对借出的档案要及时催还，整理好借据，并在借据上注明原因及催还情况；三是对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序后及时归档；四是按档案移交要求进行移交，并在交接手续上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册、页数等，还应在移交文件上签字盖章，要做到对交接工作负责。
2.强化档案管理意识，严格档案管理程序。强化领导干部的档案管理意识，完善档案管理硬件设备，增加档案库房，购买空调、除湿机、档案密集架和电脑。引进计算机管理软件，建立人事档案的信息存储和检索系统。档案管理是人事管理工作的重要环节，与工资福利、职称评聘等个人利益息息相关，因此应提高档案管理人员综合素质，提高工作主动性，从根本上确保人事档案材料准确完备、及时归档。此外，还应建立健全档案管理制度，努力做到档案收集齐全完整、内容真实可靠。
3.健全档案管理制度。建立档案工作制度必须遵循以下要求：第一，规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。第二，简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。第三，坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。第四，坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。
4.建章立制，有章可循，规范操作。积极主动做好档案收集工作，做到制度上墙，操作人员有章可循。建立职工借阅档案登记簿，职工档案转入、转出登记簿，职工档案材料转入、转出登记簿，档案材料移交表等。对由于历史原因，确实收集不到的档案材料，要查明原因，登记说明，为以后的查找工作提供方便。因此，我们在收集档案资料时要做到口勤、手勤、脚勤，及时追补和补充新的资料，真正起到人事档案的依据作用。
5.积极做好宣传工作，加强档案管理人员的事业心、责任感。积极做好宣传工作，对收集的材料要认真核实，把真实可靠的材料收入人事档案，把好质量关。在档案鉴别过程中，档案管理人员要认真负责、确保档案真实完整，充分认识到职工人事档案管理工作在人才资源开发中的重要性，不断改进工作方式、工作方法，创新工作模式，提高工作效率，提高业务素质。在鉴别过程中，能明辨是非，坚决把那些虚假的资料拒之门外，维护人事档案的真实性、可靠性、完整性。
6.提高人民群众对档案材料重要性的认识。一是加大宣传力度，提高对人事档案重要性的认识，做好咨询服务工作，利用多种渠道向群众宣传有关人事档案的管理知识，使其认识到，人事档案并不是可有可无的，它对本人今后工作有着重要的影响。二是加强对人事档案的规范化管理，做到档案的收集、整理、鉴定和保管等各个环节科学规范。三是加强收集工作，完善档案内容，及时补充档案缺失材料，提高档案的利用价值。
关键词： 学校档案工作 档案资料 工作效能
档案资料是一个单位事业发展过程和主要工作情况的重要记录，具有非常重要的历史价值、文献价值和实践指导意义。从这一角度看，档案工作不是简单的记录历史和保存资料，而是总结以往规律、指导当前工作、规划未来发展的可靠信息来源和事实依据。所以，档案工作水映出一个单位的管理水平，研究档案就是研究规律，掌握规律就能改进工作，推动学校科学发展。
在实际工作中，我们经常可以看到，由于管理者档案意识不强、档案管理不到位、档案人员更换频繁等原因，档案工作存在着一些不尽如人意的地方，并不能全部反映一个单位各方面的工作。有些学校的档案只能简单地反映人事变动、重要活动和审批事项等，而直接反映师生活动、学生情况，特别是教学过程中产生的资料缺失比较严重，甚至没有记录，无处查找。比如，学校档案室保管着比较完备的文书档案、会计档案、科技档案（主要是基建档案）和人事档案。文书档案依靠文书处理程序办理，会计档案有严格的会计制度作保证，科技档案中的基建档案，有严格规范建筑审批程序，人事档案有清晰的归档范围，办理规范，材料完整。但是，比较而言，教学档案、学生档案、音像档案存在很多不足，难以全面直接反映学校的教育教学等情况。这样，虽然工作做了，而且做得很好，但很多重要材料和信息就这样随着时间的推移再也没有音讯。这种现象是档案管理体制不健全、整理收集不到位造成的，对一个单位来说是很大的损失。下面对学校档案资料缺失的具体表现、主要原因进行探讨，并提出提高档案工作水平、发挥档案管理效能、促进学校科学发展的可行性建议。
一、档案资料缺失的具体表现
档案资料缺失既有制度机制上的缺陷，又有档案原创者和档案管理员工作质量的问题，主要表现在以下几点。
1.档案资料形成、留存制度不完善，文献资料未能形成。
在实际工作中，工作人员习惯于将工作事务记录在个人的本子上，经办人使用记录本类型不一，原始记录不规范，记录内容繁杂，无法直接存档；操作过程口头传达，没有形成文字记载，很多变故未及时记录入档；一些事务报经学校领导同意后执行，没有审批材料，定稿文件，很多是草稿上一经修改便执行，遇见口头请示便调整，没有文字记录，整个过程材料缺失，事后查找困难。
2.文字处理不规范。
从形式、内容、程序上讲，材料的原作者对档案的认识程度及工作态度是导致档案质量低下的主要原因。主要表现在，一是原始材料书写不规范。教研组长、教师在制订年度各类教学计划、进行年度总结、各类活动记录、填写学生成绩册、学生学籍档案时使用圆珠笔、纯蓝墨水等，不利于档案的长久保存。二是形成材料用纸规格不统一，不易整理。三是原材料书写格式不统一，不规范。如题目、姓名等文字写在装订线以外，或干脆不写，材料无形成日期，等等。四是有些材料不齐全，造成档案材料不完整，降低了档案的保存和利用价值。五是有些材料语法欠妥、随意简称，使材料概念模糊、内容表述不清，容易造成费解和误解。
3.教学档案缺乏管理规范造成教学档案的缺失。
教学档案缺失是档案资料缺失的最重要的方面。学校作为教学业务部门，教育教学质量始终都是第一位的。教育教学管理的过程也应该是学校档案的核心内容。教学档案是学校在组织教学及教学管理活动中直接形成的有保存价值的原始材料，这些原始材料经过收集、整理、立卷、编目、保存即形成档案。教学档案包括国家和上级业务主管部门有关教育的条例、法规和文件，学校的各种教学计划、学期授课计划、教学工作总结、学生学籍、各班成绩统计与试卷分析报告、教师业务档案等材料。由此可见，教学档案作为教学工作的信息库，给学校领导决策、制定教学、教研规划和管理制度提供了依据，为教育教学规律普遍性和特殊性的探讨提供了翔实的材料，在教学管理中起到重要作用。然而在实际工作中，由于缺乏相应的规范和要求，许多教学材料往往散落在相关部门或个人手中，这些材料未经整理，难以做到类别齐全、内容翔实，符合档案要求。
4.书面文件信息安排工作的作用没有充分发挥。
使用正式文件形式是学校管理的重要形式，印发文件有规范的程序和文字表述要求，是比较规范的文本，便于执行和查询。但是目前许多学校正式行文存档资料以上级请示文件、上级活动汇报文件及奖惩文件为主，很少涉及校内各级 各类管理制度设立及校内活动内容。成文文件除办公室、会计室工作内容外几乎很少涉及其他行政科室工作内容。这使得学校文书档案记录内容不够完整，收录方式杂乱，无法实现程序化系统管理。给未来查阅资料及借鉴以往工作经验造成了不便。
二、档案资料缺失的主要原因
档案意识的高低、档案管理员工作质量的优劣、材料处理的规范与否与档案质量的高低有着直接和密切的关系。档案资料缺失主要有以下几个原因。
1.学校管理者对档案不重视。
在学校管理中，档案工作与教学质量没有直接的对应，档案工作对于学校教学质量及其他工作的重要影响和作用在短期内不容易看得出来，所以档案工作的重要性往往被忽视。有些管理者没有把档案管理作为一门科学去看待，对档案资料的收集、整理、归档、管理、调阅等程序没有具体要求，档案室只是作为档案资料保存的仓库，档案管理就成了仓库管理。在人员安排上，经常使用人员兼职，缺乏专人管理，工作比较被动。
2.学校行政和教学部门缺乏行政意识。
一是对常规工作的规律把握不够。及时总结、归纳常规工作，会极大地提高工作效率。但很多管理者似乎不屑于做这些事。二是管理者和工作人员的文字能力不高，对文字工作认识不到位。只是把文件作为向上请示或对外交流的工具，而没有发挥其制定政策、信息、指导工作、落实责任的作用。
3.档案管理程序不规范。
缺乏针对学校特点的档案管理办法，操作程序缺乏规范和统一。同时，也存在有制度没有严格执行的情况。
三、发挥档案工作效能的建议
推进档案工作健康发展，将会有效地促进学校管理水平的提高。为此，需要从以下几方面加以改进。
1.以重新定位档案工作为契机，提高档案管理水平。
增强领导者和档案管理员的档案意识，使他们明确档案管理规范化对保证教学档案质量的重要意义，充分重视和支持档案建设工作。把提高档案管理质量纳入学校工作目标管理之中。在工作开展之初，就将档案的要求贯穿其中，对档案中过去相关事项的查询、拟定活动办法、活动后及时总结，并将材料完整地保存到档案室。持之以恒，这些材料将是学校无比珍贵的财富，必将发挥出档案对现实工作的指导意义。
2.以规范教学档案为关键，丰富教学实践经验，提高学校教学管理效率。
教学档案体现了学校管理的核心内容，内容多，涉及面广，需要多个部门紧密合作才能完成。其一，要确定归入教学档案的材料内容，比如教研组、年级组、教师教学学期计划、期末总结，教学活动安排，学校组织的各类考试试卷、学生评教结果，教学研讨会材料，班主任工作研讨会材料，等等；其二，要确定收集教学档案资料的方式，每个部门确定一名兼职档案员负责平时材料的收集，定期整理；其三，制定管理教学档案材料的办法，规范收集整理程序，提炼归纳总结教学的相关数据和基本经验教训；其四，建立教师业务档案，完善教师业务考评制度。教师工作具有相对独立性，评价难，只有建立详细的教师业务档案，才能够客观评价教师工作，指导教师的业务开展。业务档案的内容包括教师的基本情况、各学期的工作岗位、职责范围、学期评教结果、任教班级考试成绩、奖惩材料、个人计划总结、学校评价、考核结果等。
3.以提高办文质量为抓手，发挥文字处理在管理中的作用。
引导教学和行政管理部门充分使用公文形式处理各种管理工作。学校制发公文的目的在于通过行文有效的落实学校要求，实现学校意图。公文也是最有效的档案留存方式，它所记录的内容将会成为一个单位制度化管理的依据、常规工作延续的参照和开拓性工作开展的经验基石。为充分发挥公文在学校管理中的作用，一是扩大行文内容，将涉及全校性的工作内容都纳入行文范围。例如：年度高考工作安排、奥林匹克竞赛办法、教师年度考核、优质课比赛、师带徒等活动、“体育文化艺术周”活动、“影响校园学生”评选、文艺汇演等活动的通知、程序及结果等。二是形成行文习惯，以制度形式规范各处室部门行文习惯，形成全校性重要事件必须行文的良好习惯。对相关行政人员进行规范化行文培训，并将日常工作行文日常化。三是规范行文程序。
4.加强档案管理，规范档案工作程序。
档案人员要注意提高自己的综合业务工作水平，熟悉、掌握档案建设的规范和基本要求，把好材料处理的质量关。同时，要积极研究档案，挖掘学校各方面的信息，为学校管理层提供相关数据，为领导决策服务。
5.开展档案专题培训，提高档案管理者和行政教学管理人员的档案意识。
通过专业培训，一方面了解档案形成过程、整理办法等业务知识，另一方面增强档案意识，提高整理档案的水平和利用档案的能力。
6.充分发挥计算机辅助管理的作用，提高档案管理效益。
