时间：2023-09-25 18:02:05
公司制企业档案工作的法律环境
1987年9月5日通过的《中华人民共和国档案法》就涵盖了公司制企业，现行的《档案法》第三条规定：“一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。”《宪法》、《公司法》、《会计法》、《统计法》、《著作权法》等法律都有档案工作的相应条款规定，《档案法实施办法》、《民法通则》、《企业档案管理规定》、《科学技术研究档案管理暂行规定》、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、《建设项目(工程)档案验收办法》、《会计档案管理办法》、《企业职工档案管理规定》等法规规章也有具体的规定。原则上说，这些规定同样适用于股份制企业。特别是由国有企业改组为股份制企业的，国家档案局、体改委、经贸委、国资局等四部门1998年3月5日制定的《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》作出过明确具体的规定。如此，档案工作的一系列标准规范也适用于股份制企业。《档案法》颁布以后，我国档案工作逐步走上了“依法治档”的轨道，日益形成了一个以《档案法》为核心，由若干档案行政法规、规章组成的相互联系、相互协调的有机体系。同时，对于档案法规的研究也日益深化。
股份制企业档案是企业各方股东共同拥有的资产和产权真实可靠的原始凭证，也是国家档案的重要组成部分。依法管理股份制企业档案是维护股东资产与权益的重要保障，对于保护企业商业秘密、知识产权和国家秘密都是至关重要的。在政治、经济体制改革不断深化的进程中，全社会的档案法制观念还比较薄弱，特别是企业高级管理层、监督管理企业工作的政府部门、应聘的中介机构等人员的档案法制观念与企业改革发展的要求还存在着一定的差距。一些股份制企业建设项目立项上违规、经营上违法、重组或改制中违纪，为掩盖其犯罪事实或其他目的，涂改、伪造、损毁档案，这些现象亟待依法规范和解决。
股份制企业当前档案工作的基本情况
根据笔者对浙江省内外一些股份制工业企业档案工作管理机构、档案人员配备、档案全宗设立、档案移交接收、档案库房、装具配置等方面的考察、调查和交流情况的统计、分析，与现行的档案法律法规和档案行政管理部门对企业档案工作的基本要求相距甚远，存在的主要问题表现为如下几个方面：
一是绝大多数股份制企业没有独立或明确的档案管理机构和体系，没有明确的档案工作分管领导。股份公司设立后，其档案往往保留在大股东的档案机构继续管理，既不在公司层面设立机构、配备人员、分立全宗，也没有办理委托大股东管理的协议、手续。由于是两家法人单位，大股东的档案机构在对股份公司档案的收集、整理、提供利用上缺少法律依据，对档案工作的进度、质量要求、经费保障和管理手段的进步往往难以控制。股份制企业二级单位的专兼职档案人员配备力量不足，素质和能力的提高也缺少途径。如果以大股东的身份将股份公司纳入到监督、检查、指导的范围既于法无据，也会不受欢迎，指挥失灵，在工作程序和相互关系上分不清义务和责任。
二是由国有企业改组为股份制企业的公司，没有按照规定处置档案。国有企业资产与产权变动档案的处置，原则上应分类进行：基建技改档案、设备仪器档案随其实体归属；产品、科技(其中含专利、商标、专有技术等档案)按有关政策法规办理，没有规定的由双方商定处理；会计档案按财政部、国家档案局《会计档案管理办法》执行，生产技术管理、经营管理档案由双方商定，可移交接收方，亦可随党群工作、行政管理档案移交企业主管部门或寄存所在地国家档案馆。《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》规定：“国有企业以其全部资产改组为股份制企业的，改组后的档案另立全宗，由股份制企业管理。国有企业以部分资产改组为股份制企业的，进^股份制企业的部分，其改组前后的档案分立全宗，由股份制企业管理，未进^股份制企业的部分，其档案由原企业自行管理。”实际上，股份制企业档案管理秩序混乱的状况与大股东直接相关，很多问题还正是大股东造成的。
三是大股东控股的股份制企业都没有设立规范的档案全宗。根据档案行业标准(DA／T1－2000)《档案工作基本术语》关于全宗的定义：“一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体”来评估，大多数企业的行政管理档案由大股东档案机构代为收集，单独进行整理、保管、统计和提供利用的工作，但是与企业生产、经营、建设、技术改造等直接相关的科技档案并没有从大股东的原档案中分离独立出来，相关档案不仅在改制重组上市时未能确定档案的归属和流向，而且在上市之后也不另立全宗，建立全宗卷。若要统计一个股份公司到底有多少档案，是一笔谁也说不清道不明的糊涂账。
四是一些股份制企业的档案在没有约束机制状态下移交接收困难重重，档案门类不完整、收集不齐全、程序不规范。股份公司档案的形成积累移交放任自流，归档范围、期限无明确规定，即使有规定也是一纸对付检查的空文。某上市公司上市11年来，股东大会、董事会、监事会形成的档案至今尚在董事会秘书手中，会计账簿、会计报告等重要会计档案一直由财务处自行保存，一些部门想不交就不交，想什么时候交就什么时候交，企业的档案信息资源既失去控制又不便整理、利用。
五是很多股份制企业没有独立的符合档案馆室建设标准的档案库房。大股东和股份公司的档案往往集中放置于同一个库房，特别是没有独立全宗的档案。这些企业一般由大股东代为管理股份制企业的档案，如果没有协议，一旦企业经营困难或出现危机，这些涉及企业商业秘密、专利、专有技术、知识产权的档案信息资源与企业资产实体就有可能涉及纠纷或诉讼，对大股东和股份制企业都会带来不利影响。
对策建议
1 进一步加强和完善企业档案法制建设。股份制是我国经济的重要生力军之一，股份制企业特别是国有控股企业的档案是国家档案的重要组成部分，建议国家档案局和中国证券监督管理委员会专门制定针对股份制企业档案管理规定和归档办法，堵塞一些企业寻找种种借口，拒绝执行档案工作的法规、规章，维护档案法规、规章的严肃性。
2 档案行政管理部门要加大对股份制企业档案工作监督、检查和指导的力度。积极争取人大法制部门的支持，进行股份制企业档案法执行情况的专项检查；主动与证券监管部门加强沟通协作，联合开展年度档案工作认证和执法检查。档案行政管理部门要主动履行法定职责，自觉参与对股份制企业的监管工作，从保障企业历史记录的真实性、完整性人手，维护企业的合法权益，避免企业经营风险的滋生，保护投资者的合法利益。
3 监管部门和中介机构要确认企业档案信息来源的合法渠道。股份制企业特别是上市公司、拟上市公司聘请的会计师事务所、律师事务所等中介机构的审计、审查和监管部门的检查，要通过企业档案管理部门实地查证股东大会、董事会、监事会的会议记录、决议，董事长签名的中报、年报，公司会计档案等重要归档文件材料，防范一些公司董事会秘书和相关人员长期拒不移交，甚至私自藏匿应当归档保存的企业档案，防止一些公司为申报项目，应对检查或贷款、发债、发股等目的而任意伪造，篡改公司文件材料。
4 国有改制企业的大股东要严格按照档案法规和行政规章的规定，主动为股份制企业创造良好的档案工作环境和条件。在企业改制、重组时要切实按照《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》的规定确定档案的归属和流向，该移交的移交，该分立全宗的分立全宗，该办理委托管理的办理委托管理。同时要以大股东的身份提议、督促股份制企业自觉按照国家档案工作法律、法规建立健全档案工作体制，保障企业档案信息资源的安全和有效利用。股份公司要按照国家档案工作法律法规，建立健全档案工作机制，董事会要明确董事会秘书履行档案工作的管理职责。
规范工作 紧贴服务 部门联动
广东省以产权改革为核心，推进国有经济股份制改造，发展混合所有制经济，使国有企业产权多元化发展。
一、全面部署，规范工作
广东省档案局把国有企业改制档案处置纳入了“十五”、“十一五”期间全省档案事业计划，并在每年的全省档案工作计划中把国有企业改制档案处置工作作为一项重要内容列入其中，全面部署处置工作的开展。2004年11月，省档案局专门召开了省属和中央驻穗企业资产与产权变动后档案处置工作座谈会，总结交流上一阶段的经验，布置下一步的工作。
为了使国有企业改制档案处置工作有法可依，有章可循，广东省把改制企业档案处置工作纳入了地方档案法规和相关政府规章。在1998年省人大常委会通过的《广东省档案管理规定》、2002年批准的《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》和2003年批准的《珠海市档案条例》中，都对国有企业资产或者产权变动档案处置问题作了规定。2002年的《广东省驻境外及港澳地区国有企业档案管理办法》还规定了国有境外企业产权变动档案处置的原则，要求依法关闭、破产、拍卖的企业将有关档案运回国内保管。
及时制定《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》实施细则。1998年国家档案局等四部门联合《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》后，省档案局与有关部门联合制发了《广东省执行〈国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法〉实施细则》，全省各市、县（区）普遍转发了省的《实施细则》，并结合本地区实际，制定了工作细则与实施方案，全面开展这项工作。
为了进一步规范全省国有企业资产与产权变动档案处置工作，广东省档案局会同国资委、财政厅联合印发《广东省国有企业资产与产权变动档案处置工作规程》，规定了国有企业资产与产权变动档案处置基本流程、档案流向的原则和相应范围、应进馆与不进馆档案的整理工作流程与标准、档案交接工作的流程与标准、档案销毁工作的流程与标准，并附有一整套用表，为国有企业资产与产权变动档案处置工作的开展提供了一个可操作性较强的依据和规范。
同时，广东省各级各地档案行政管理部门加大执法检查力度，把国有企业改制档案处置工作纳入执法内容，通过执法检查使国家与省相关的要求落到实处，推进国有企业改制档案处置工作。
二、及时跟进，紧贴服务
广东国际信托投资公司成立于1980年12月，是广东省人民政府的全资直属企业。1999年1月16日广东省高级人民法院正式宣布广东国投及其三家全资子公司因不能清偿巨额到期债务而进入破产程序。这是我国首宗非银行金融机构破产案，也是迄今为止全国法院受理涉及财产金额最大的破产案件。广东省档案局积极介入，及时跟进，于同月25日向省政府提交了《关于接收广东国际信托投资公司档案的请示》，提出了将广东国投档案接收进省档案馆的具体实施方案，得到了省政府的认可。其后，在长达8年的时间里，省档案馆每天派员到国司工作，以高度负责的态度和高效优质的服务，为广东国投及其三家全资子公司的破产清算工作做出了突出贡献，赢得了省政府清算组的好评，最终也将该公司2.57万卷档案全部顺利接收进馆。
2006年12月18日广东发展银行重组成功。根据协定由四大股东之一的花旗银行牵头重组后的银行业务，行长由花旗银行派任，外资银行取得了对广发行的领导权、控制权和具体的经营管理权。为了既严格遵守国家保密法规和产权变动企业档案处置的有关要求，又方便银行因业务衔接对档案的大量查阅，广东省档案局于2007年1月派员到广发行，会同省保密局和广发行的有关负责人，商定了广发行重组后档案的处置方案，不仅履行了省档案局作为档案行政管理部门的职能，也树立了中国档案部门依法办事、合理办事、服务大局的良好形象。
【原刊地名】南京
【原刊期号】200310
【原刊页号】49～51
【分 类 号】g7
【分 类 名】档案学
【复印期号】200401
【 标 题】中小企业资产与产权变动档案处置工作的实践与思考
【 作 者】赵国洪
【作者简介】赵国洪 张家港市档案局，江苏张家港 215600
【摘 要 题】专门专业档案
【 正 文】
国有集体中小型企业面广量大，在国民经济体系中扮演着十分重要的角色，做好这些企业特别是在一些企业破产过程中的档案处置工作，对于防止国有、集体资产的流失，保护广大人民群众的利益，维护社会的稳定，具有十分重要的意义。
一、中小企业资产与产权变动档案处置情况分析
中小企业情况复杂，企业经营管理水平参差不齐，档案管理水平也高低不一，加之企业资产与产权变动形式多样，因而在产权变动过程中档案处置情况较为复杂。近两年来，张家港市档案局陆续对市经贸委、贸易局、交通局、粮食局、供销社等系统的原国有、市属中小型企业在改组、联营、兼并、承包、租赁、出售、破产和股份合作等资产与产权制度改革中档案处置情况进行了调研和执法检查。在调研和检查中发现，在资产与产权变动过程中，档案能否合理处置，与企业原有的档案管理状况、企业的档案法制意识、企业转制过程中主管部门对档案处置的重视程度、采取措施是否得力有着密切的关系。大致有以下几种情况：
1.大部分企业原有档案基础较好，重视档案工作的延续性、稳定性，档案处置比较合理。这些企业的特点是有一定的规模，管理有一定的水准，员工的档案法制意识较强，企业将档案工作作为企业管理的基础来抓，档案管理走上了制度化、规范化、标准化的轨道，相当一部分企业档案管理达到了省级以上的管理水平。在企业转制过程中，企业领导高度重视档案的处置工作，把档案看成是企业资产的重要依据、凭证及企业生产、科研、经营管理活动得以延续和发展的重要基础，按照《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》的规定合理地处置了档案的流向。企业在转制前、转制中及转制后的档案基本得到了稳定和延续，保证了档案的完整齐全与安全。
2.部分企业原有档案基础较差，但由于补救措施及时，档案得到了较好的处置。这些企业大多为一些主管部门下属小型企业，由于规模较小，档案部门对这些企业的关注较少，业务指导不够，因此这些企业的档案人员大多是凭传统经验管理档案，归档质量较差。但在产权变动过程中，由于主管部门比较重视，采取了一些得力措施，进行亡羊补牢，在资产与产权变动过程中维护了档案的安全。如市粮食局下属的基层粮管所和粮贸公司，转制前档案意识较薄弱，档案材料收集不全，台帐不清，档案设施陈旧。在转制过程中，市粮食局高度重视档案的处置工作，主动与市档案局联系举办培训班，对下属28个粮食企业档案人员进行培训，对档案材料的收集、整理、移交提出具体要求，并组织力量认真补收散存的档案材料，对各企业的文书档案和会计档案进行规范在硬件设施上该局调整扩大了库房，投入10万元经费安装了密集架，将28个企业的文书档案与会计档案全部移交到局综合档案室集中保管。由于措施得力，目前移交任务已经全部完成。
3.少数企业原有档案基础较差，在资产与产权变动中企业和主管部门对档案处置未引起足够重视，存在问题较多。这些企业多为一些已破产、破产未审结企业、切块转制企业和空壳企业。平时管理较为混乱，人心涣散，对档案也疏于管理，档案意识较差，在资产与产权变动过程中，主管部门没有把档案处置的组织管理工作纳入企业转制工作的议程同步进行，因此存在问题较多。如华亿机械集团公司在破产过程中档案柜已被变卖，档案却散摊于地上，在破产清算过程中会计档案频繁借出，都未办理借出、收回手续；破产未审结的市毛纺织厂的档案虽大部分保存在原企业，但台账不齐、数目不清，已移交给切块转制企业的设备档案、基建档案和职工调出带走的人事档案，没有办理移交手续；空壳企业杨舍供销社的文书档案、会计档案和部分退休辞职人员档案，用编织袋堆放在职工宿舍里，很不安全。
4.个别企业原有档案基础虽然较好，但在资产与产权变动中未把档案处置列入议事日程，同样会给档案的安全带来隐患。如原市发电厂曾是张家港市的一家重要企业，档案管理曾达到国家二级水平，该厂于2001年政策性关闭，由于主管部门没有对档案处置问题引起重视，在清理资产时，既没有通知档案部门参与组织指导档案的处置，也没有将档案的处置列入资产清理程序，结果导致该厂除了设备档案随资产转移，干部职工档案被主管部门接收外，其余5800多卷（册）文书、会计档案仍留在原厂，无人管理，处于失控状态，并有部分档案材料外流。
二、档案部门加强档案处置监管的几点做法
针对检查中发现的问题，张家港市档案局本着对历史高度负责的精神，采取一系列举措，加强对档案处置的监管。
1.及时下发通报，引起各方重视。执法检查结束后，张家港市档案局向全市各镇、各部门下发了《关于对企业资产与产权变动档案处置情况进行执法检查的通报》，并抄报市委市政府。《通报》下发后引起了各方面的关注，并引起了市政府主要领导的关注，时任市长的曹福龙批示“资产与产权变动的档案保管十分重要，请档案局将各镇各部门检查中发现的问题及要求整改的内容、时间等以书面形式，盖好公章，写清内容及要求，发至各镇各部门主要领导。”
2.切实采取措施，责成有关部门及时整改。根据市领导批示精神，市档案局依据《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》及《档案执法监督检查工作暂行规定》的要求，向执法检查中问题较多的部门和企业下发了《档案执法检查通知书》，要求他们采取措施限期加强整改。在此基础上，又向全市各镇各部门主要领导下发了《关于进一步加强企业资产与产权变动档案处置工作的意见》，要求各镇各部门全面组织检查，对照《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》的要求，督促有关企业做好整改工作，并将整改情况用书面形式报市档案局，由市档案局组织抽查。
3.分类指导，组织整改。针对中小企业档案处置的复杂情况，市档案局认真组织人员进行分类指导，督促各镇各部门和机关企业组织实施整改。根据企业转制的形式和档案的内容，按以下几种情况进行处置：一是改制后仍为国有控股性质的，其档案原则上整体移交改制后的企业，要求企业配备必要的人员、设备进行妥善保管；二是改制后为国有股权参股的，原企业档案可向原企业或企业主管部门移交；三是改制后为民营企业或已破产和关停并转企业，原企业的设备、基建档案随实物移交，产品科研档案按有关政策移交或转让，企业原有的文书、会计、干部职工档案一律由各镇和有关主管部门接收；四是对于保管条件恶劣或企业因各种原因不能妥善保管的，督促各镇和有关主管部门接收；五是企业转制过程中形成的档案，应由原企业主管部门或现企业分别保存一份。
4.积极参与重点企业档案的处置工作。我们经调查了解到原市发电厂在政策性关闭过程中档案处置工作存在的问题后，市档案局立即与该厂主管部门进行了交涉，发出了《加强对原市发电厂档案管理的意见》，责成主管部门明确分管领导和相关人员负责清理工作，并派出业务骨干，督促指导该厂及时清理回收外流档案，收集整理零散文件，按标准要求进行立卷归档，对全部档案登记造册，建立完善检索工具。鉴于该厂企业档案内容较为重要，数量较多，对于今后工作查考和研究我市经济发展具有重要的参考价值，市档案局决定把该厂档案全部接收进档案馆作寄存处理，并积极争取了4万元经费，作为寄存该厂档案的费用，目前该厂5883卷（册）档案已移交进馆。
三、对加强中小企业资产、产权变动档案处置工作的思考
随着企业改革的不断加快，企业兼并、改组、整体出售、破产、股份制改革等资产与产权变动日益频繁，依法加强对这些企业的档案管理，规范档案处置行为，防止国有资产的流失，是档案部门的一项重要职责，也是一项长期而又艰巨的任务。对此，我们要不断地创新工作思路，坚持长效管理。
1.加大宣传力度，强化企业依法治档意识。企业档案能否合理处置，企业档案工作能否保持连续和稳定，很大程度上取决于各级领导及企业档案人员的法制意识。因此档案管理部门要多渠道、多形式地进行《档案法》及其实施办法、《江苏省档案管理条例》等法律法规的宣传，提高企业领导和员工的档案法制意识；要认真宣传贯彻《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》，进一步提高各有关单位和领导做好档案工作特别是产权变动档案处置工作的重要性的认识，在资产与产权变动中依法落实各项职责，规范档案处置行为。
2.建立转制、破产企业档案申报制度，强化对档案工作的监管。为了使转制破产企业的档案处置工作走上法制化轨道，档案部门要根据《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》的要求，制定规范性文件，建立转制、破产企业档案申报制度，依法要求企业及时向主管部门和档案部门申报转制、破产程序，将档案处置的经费纳入转制、破产经费，在转制、破产过程中保持档案人员的稳定。
3.在档案处置过程中，档案管理部门要与企业主管部门密切合作，齐抓共管。中小企业资产与产、权变动的档案处置工作涉及面广、工作量大，光靠档案部门很难完成如此艰巨的任务，要积极争取企业主管部门、国有资产管理部门的支持，共同抓好这一项工作。要督促各企业主管部门本着“谁主管、谁负责”的原则，负责所属企业档案的处置和接收工作；要会同综合经济部门、国有资产管理部门加强对档案处置工作的组织协调、监督和业务指导工作。
[关键词] 人事 档案管理 问题
人事是为适应社会主义市场经济发展要求而于近年来在我国逐步推行的一种新型的人事管理社会化方式。是指政府人事行政部门授权的人才交流服务机构,接受各类用人单位或个人委托,人事管理和人事关系,提供人才人事社会化服务。人事档案管理作为人事的主要服务内容之一,关系到企业和人才的切身利益,管理过程中存的问题正日益受到社会各界的广泛关注。
一、重要性和必要性
1.人事档案的重要性
(1)人事档案管理是人事服务的重要内容。从各地情况看,尽管为委托单位、个人所提供的人事服务内容有诸多不一致的地方,但在人事档案管理这一项上都是相同的,无论是对单位委托人事还是个人委托,在签订委托合同前,都要求确保档案在人才交流服务机构,且档案中相关材料齐全。对于已办理的单位或个人在相关考试、转正定级、年底考核过程中作到及时通知,免费办理。
(2)人事档案材料是人事服务的重要前提。在人事过程中虽然有诸多的服务项目,但不难发现,任何一个项目的开展都是以档案材料为重要依据的。例如,转正定级手续是在确保档案中有全日制学历证明,且工作满一年后方通知办理;职称评审过程中是在确保档案材料真实后签字、盖章;人事档案证明材料的出具更是在严格查阅其人事档案材料后才予以出具的。可以这样讲,没有人事档案材料,人事服务就无法开展。
2.人事的必要性
(1)人事的存在满足了三方的需求。人事作为一种先进的符合社会发展规律的新型人事管理社会化模式,正在逐渐得到社会的认可。档案管理作为人事的重要组成部分,充分满足了政府、企业、人才的共同需求。
(2)人事是现代企业科学发展的需要。人事正是应企业发展的需要应时而生,恰到好处满足企业所需。对于单位所属的人员,其人事关系挂靠、人事档案管理等一切人事管理事项都由人才交流服务机构管理,用人单位只考虑如何使用人才而不考虑如何管理人才,这与以往的一般用人单位在使用人才的同时管理人才有着本质的不同。
二、存在的问题及原因
以青岛开发区为例,青岛开发区人才交流服务中心现管理除毕业生档案外的人事档案25000多份,而办理人事的人员档案却只有15000份左右,办理的人员只有60%左右。对于办理了的单位和个人,对其提供免费服务,为什么在此情况下比例却并不高,这与档案意识的淡化有密切关系。从全国大部分地区看,大都存在类似的情况。通过深入调研,我们发现人事中的档案管理存在的问题和主要原因如下:
1.档案意识日趋淡化
(1)档案制度“无用论”普遍。近年来,我国外商独资企业、中外合资企业、民营企业、私营企业等非公有制企业比例不断加大,这些企业在录用工作人员时对人员的档案要求并不高,更看重的是学历和能力。只凭“一张身份证”、“一本毕业证”和“一张简历”即可录用,对员工以往的工作状况、人事关系、诚信和犯罪记录等“既往不咎”,认为办理人事部门宣传的所谓“人事”无任何帮助。
(2)档案作用“退化论”严重。随着人事制度改革的深化,工作岗位与人事档案之间的依附关系逐渐减弱,档案当事人认为档案对求职谋生所起的作用已不具决定性,更多的作用转变为提供相关的人事服务,如出国政审、婚育证明、职称评定、办理社会保险等,因而大多数人认为档案的作用在弱化,是可以随便丢弃的“身外之物”。加之大多数人现在都就职于外企、民企、私企等非国有企业,所在单位对档案不够重视使许多就业者对人事档案作用产生误解,档案“无用论”在这些人员中流传,认为它装载的只是过去,而外企、私营企业提职和加薪看重的是现在,有没有职称、年底考核等无所谓,对员工的约定主要靠劳动合同,不是档案,在这些企业谋职只需带上毕业证及相关证书足矣。
2.档案管理权责不够明确规范
从现有的档案管理相关规定看,档案管理存在严重的权责不清问题。《干部档案工作条例》第六条规定“干部档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制。县以上(含县)机关、单位的干部档案要按照干部管理权限集中统一管理;县以下机关、单位的干部档案实行由县委组织部集中管理,或由县委组织部、县人事局等单位相对集中管理。不具备保管条件或档案很少的单位,其干部档案由上一级单位管理”。《企业职工档案管理工作规定》第五条规定“职工档案由所在企业的劳动(组织人事)职能机构管理。实行档案综合管理的企业单位,档案综合管理部门应设专人管理职工档案”。根据中组部和人事部1996年发118号文件《关于印发〈流动人员人事档案管理暂行规定〉的通知》,按照“集中管理,归口统一”的原则,流动人员人事档案的管理机构为县以上(含县)党委组织部门和政府人事部门所属的人才流动服务机构,其他任何单位和个人不得擅自管理”。以上三个文件虽然规定明确,但对所谓“干部”、“企业职工”、“流动人员”并无明确的界定,造成人事档案的多头管理,档案存放混乱,最终导致部分档案的流失,也造成了严重的“弃档”现象。
3.档案管理费用存在争议
人事服务过程中,不少单位提出档案管理费用过高,由其是对于一些经济效益并不是很好,但人员数量又较大的单位,对现行的档案收费标准在承受能力上存在一定的问题。
(1)公共服务应否收费的问题。大部分人认为档案管理是行政职能,作为一项公共服务本来就应该无偿提供,如果收费的话,也不能以盈利为目的,可适当收取成本费。
(2)档案收费标准及依据问题。目前,各地适用的档案管理费收费依据出台时间都比较久了,无法应对一些新现象和新情况。”现行的大部分20元的收费标准都是按照中组部、人事部《关于印发《〈流动人员人事档案管理的暂行规定〉的通知》(人发[1996]118号)之相关规定执行的。
(3)主体不确定的问题。不管是国家的政策还是各地的规定,对具体交费主体都未做出明确规定,这也成为缴费过程中长期争议的问题。“档案管理费不是应单位交吗?”这样的问题在存放档案的人事部门每天不知会重复多少次。档案管理费不管由谁交对员工个人及企业而言都是一笔不小的负担。
三、对策与思考
1.广泛宣传,拓展人事
加强对人事档案管理工作的重要性和利用效果的宣传。通过宣传,使广大流动人才知道人事档案对人才效益发挥的重要作用。人才市场化程度的快速提高,要求我们不断扩大人事档案利用的广度和深度。一方面,扩大人事档案的利用量;另一方面,扩大档案的利用率。从而更好地为各类人才自身发展和社会经济发展服务。为达到此目的,就要求我们不断规范人事手续,加强与人事档案的所有人及所在单位的沟通,督促办理好人事手续,签定合同,明确双方的权利与义务,通过规范逐步把人事档案管理推向规范化轨道。
2.更新观念,强化档案意识
尽管随着市场经济的发展和人员的流动,档案有被弱化的趋势,但弱化的只是档案的形式,即“袋装档案”,而强化的应该是档案的资源意识和信息意识,档案并非身外之物,“人档分离”并不意味着档案无用。如应届毕业生将要面对的转正定级、职称申报、办理养老保险以及开具出国、考研等有关证明,都会用到档案。据调查,档案对于普通打工者来说可能用处不大,因为一般非公有制公司或企业注重的是一个人的能力,而不是他的历史。但是对于大部分有较高学历的人来说,档案就很重要,因为这些人所要求的工作往往会涉及到一个单位的业务深层和管理高层,他们的举措和业绩会对该单位造成一定的影响。因此在招聘时,大部分企业或公司对于这类高职人员都要求出示档案,以期更清楚、更全面地了解一个人的整体情况,以免造成日后的损失。人事档案在人的一生中随时都可能一显它的“威力”,即使它成为“死档”,有朝一日也会因为对它的需要而让它“复活”。
3.深化认识,规范档案管理
档案作为记录个人经历、政治面貌、品德作风等内容的文件材料,发挥着凭证、依据和参考的作用。按照有关规定,在各级组织、人事部门保存人事关系及档案的人员,将保障其合法权益和应有的社会、政治待遇,如保留原有身份、工龄连续计算、转正定级、职称评定、出国(境)政审、党团关系管理、代办社会保险、出具以档案为依据的各种证明等等。如果流动干部违反规定把人事档案放到其他部门或机构,甚至于揣在自己身上,各级组织人事部门将不承认其原有身份,必然损害其自身利益,使其应享受的上述待遇得不到应有保障。目前一些单位和个人违反规定,滞留、接收、保管具有干部身份人员的人事档案,造成原所有制身份不能保留、档案工资不能调整、工龄无法计算、不能参加社会保险以及其他应受到保障的个人权益受到损害,甚至双方发生人事争议时也无法进行仲裁。可见,人事档案的作用仍不可取代,如果没有档案,一些权益就无从得到保障。
4.与时俱进,科学合理收费
关于人事档案代管费用的收取问题,遵循有偿服务、合理收费的基本原则,重点做到以下三方面:一是收费因地而异。在执行国家及和省统一标准的情况下,可根据本地区经济发展水平合理变通,制定必要的收费标准。二是收费因情而异。在执行标准的同时,对于情况特殊的单位,可适当变通,减免部分费用;对于经济结据、生活困难的人才,可视其实际情况,在相关部门出具证明后对其考虑缓交、部分减免或全部减免相关费用。三是收费因项而异。应将人事档案代管的费用分为基本保管费和相关利用服务费两类,依据服务项目的多少执行不同的收费标准,对未日常利用的只收取档案保管费用。
5.改革创新,探索新途径
人事档案管理从控制性管理向服务性管理转变。“弃档”在表象上反映了人才对人事档案的无所谓,但也反映了在人力资源配置上市场规则与行政力量之间的冲撞,对改进和完善档案管理制度提出了新的课题。传统人事档案除了管理性质上需要转变之外,在管理模式和信息采集上也要大胆创新。人事档案管理部门对档案的管理前提是提高人事档案的“服务性”,只有人事档案对当事人和用人单位的“服务性”越强,我们才能迎来“弃档族”和档案“自揣族”的回归,使我们的人事档案真正发挥作用。
参考文献:
[1]山东省人事暂行办法.(鲁人[1997]3号)文件.
[2]邓丹宇.浅谈流动人员人事档案管理的现状与发展.北京人才服务行业协会2003、2004、2005年获奖优秀学术研究成果汇编――人才市场的发展与创新(第二集).
一、一是强化了依法行政组织建设
明确了局党组书记、局长黄仲良为依法行政第一责任人，副局长分管，进一步明确了依法行政工作职责；二是明确了依法行政工作机构，局政策法规科全面履行全市档案系统依法行政工作职责，局办公室负责机构内部依法行政工作，形成了依法行政工作全覆盖；三是根据市政府法制办和省档案局有关依法行政、法制建设工作部署，结合我局依法行政工作实际，印发了《市档案局依法行政工作意见》，提出了市档案局依法行政工作指导思想、工作任务、措施手段和责任目标；四是完善制度，为确保我局依法行政工作顺利推进，进一步建立完善、深化落实了近年来我局有关依法行政、民主决策、过错追究、政务公开等一系列制度；五是严格考核，局将依法行政工作，纳入档案工作目标任务，纳入全局机关职能科室和相关人员责任目标。并且对全市各区县档案局加强了依法行政工作的指导，市档案局与各区县档案局、高新区管委会签订了度工作责任目标，把依法行政工作贯穿落实到了全市档案工作中。
二、加强宣传，营造环境
依法行政工作是建设法治政府，推进法制建设的重要手段，也是档案工作健康发展的重要途径，市档案局在工作中，进一步加大了依法行政工作、法制宣传学习和教育培训工作力度。一是印发了《市档案局法制宣传教育培训工作意见》，全面安排了依法行政、档案法制建设和“六五”普法工作，明确了依法行政和法制宣传的工作目标；二是编印了法制宣传材料10000份、培训教育资料500本；三是开展了依法行政和档案法制建设工作教育培训，举办培训班3期，培训人员达370人，重点培训了全市党政机关、企事业单位、重点建设项目业主单位和民营企业档案工作人员；四是利用各种媒体、党政网、市档案局网站、党员远程教育网络，加强了依法行政和档案法制宣传教育；五是利用市档案局爱国主义教育基地、卫生城市复审、法制宣传月和“12.4”法制宣传日等，开展社会宣传教育，提升了社会对依法行政工作的了解和关注；六是加强了局机关工作人员法制教育考试，，市档案局先后组织开展了档案法、《省<中华人民共和国档案法>实施办法》、省重大建设项目档案管理办法等法规的学习辅导、教育考试；特别是针对局领导班子、部门负责人、行政执法人员和法制部门工作人员，组织参加了省档案局法制教育培训。通过进一步加强档案依法行政和档案法制宣传，我局党政领导和全体工作人员依法行政意识明显增强，法制素质进一步提升，全市档案事业发展的法制环境得到了进一步优化。，市档案局、富顺县档案局被省档案局评为“五五”普法、宣传工作先进集体。
三、加大力度，依法监管
（一）加强制度建设。，为了进一步加强新兴领域档案法制监管，在广泛调研、认真研究和征求意见的基础上，市档案局与市经信委、市工商联制定了《市民营企业档案管理暂行办法》和《加强民营企业档案工作的意见》，并且，于5月27日在川润集团召开了市民营企业档案工作现场会，推动了全市民营经济档案工作健康发展。
（二）加强法制监管。制法了《市度档案行政执法的通知》，对我市22个党政机关、企事业单位开展了年度档案行政执法检查工作；全面履行了档案法律监督管理和依法行政工作职责。一年中，检查22个机关企事业单位，优秀12个、合格10个，（提出书面整改单位一个），全市无违反档案工作法律法规案件发生。
（三）加强普法宣传。在认真总结我市档案“五五”普法成绩的基础上，科学制定了“六五”档案法制宣传教育规划；结合全市法制宣传教育工作安排，认真组织开展了法制宣传月、“12.4”法制宣传日活动；为纪念《省<中华人民共和国档案法>实施办法》颁布十五周年，我局于今年7月在富顺县召开了区县档案局负责人参加的座谈会；组织法制人员积极参加市法制办、省局组织的法制工作调研、研讨活动，撰写了理论文章。
（四）加强专项执法。为了全面落实省重大建设项目档案工作会议精神和市委、市政府项目建设的重大部署，我局在市发改委的配合下，印发了《关于开展重点建设项目档案管理检查的通知》联合开展了对我市50个国家、省、市重点建设项目档案管理情况的行政执法专项检查；在市政府法制办的支持下，开展了对市国税局、质监局行政执法档案的专项检查；为服务市委、市政府卫生城市复审工作，市档案局配合卫生城市指挥部对29个相关责任单位，进行了档案工作检查。档案行政执法有力推动并且服务于工作大局，收到了明显成效。
（五）加强政务公开。在全面开展依法行政过程中，我局重视政务信息、民主决策和依法行政的公开透明。一是依法民主决策，局在有关年度工作计划、工作规划制定、目标考核、干部考核、竞争上岗、资金安排、重大建设和管理方面，局党组、行政坚持党组会议、局长办公会议集体研究；二是信息公开，，我局通过召开中层干部会议、职工会议，信息公布栏传达贯彻了上级重大会议精神，通报了局党组、行政的重大决策，增加了信息的公开透明程度；三是信息开放，利用市现行文件利用中心，收集、整理、开放了市党政机关各类政务信息；四是利用市委组织部农村党员远程教育网，开放了市民生政策、法律法规和涉农方面的信息，为服务我市城乡统筹、新农村建设发挥了积极作用。五是利用市档案局网站，公开了有关档案法律法规、工作部署、工作信息等。全面推进了我局依法行政工作的公平、公正和公开工作。
（六）加强队伍建设。，我局进一步加强了全市档案系统法制队伍建设。一是制定了《市度档案工作人员教育培训的意见》，提出了档案法制队伍建设的总体思路、计划安排和工作目标；二加强了法制教育培训管理，强化了教材、教案、课件、培训的管理和建档工作；三是对全市档案系统29名行政执法人员和3名监督人员进行了登记管理，健全了执法人员信息收集和建档；组织了17人参加省局开展的法律法规和业务培训，全市档案行政执法人员整体水平有明显提高。
（七）加强法制调研。，为了全面落实依法行政、法制建设，进一步加强信用档案、民营企业、重点建设项目、医疗卫生、文化教育和电子文档管理，我局加强了工作调研。一是领导带头，局党组书记、局长黄仲良和其他副局长分别带队，深入党政机关、国有企业、民营企业、乡镇村组，调研有关机构改革档案移交、改制企业档案处置、新农村建设档案管理和民营企业档案发展等；二是加强依法决策，为认真实施“十二五”档案事业发展规划，我局在行政执法档案、新农村建设、民生档案管理、重大建设项目档案、“五位一体”建设、档案馆库建设等方面，形成了专题调研报告，报送市委、市政府、省档案局供决策参考。三是深度思考了我市档案“十二五”发展规划的法制保障措施。
（八）加强基础建设。按照省档案局、市政府法制办要求，，我局全面加强了依法行政和法制建设各项基础工作。一是做好依法行政档案工作，我局完成了有关依法行政、法制建设、行政执法、法制宣传、教育培训等方面材料的收集、整理、建档和管理工作，进一步规范了我局依法行政和档案工作行为；二是开展了市档案法制建设、教育培训工作统计数据的收集、整理、汇总工作；三是加强目标考核，我局在年初安排了全市档案系统依法行政等工作任务，12月下旬开展对区县档案局的检查考核，确保依法行政等工作落到实处。
，我局依法行政工作严格遵守法律法规、正确履行法律职责、规范开展行政执法、全面促进档案发展、服务经济成效明显。但依法行政工作任重道远，我局将进一步加强依法行政责任制建设，进一步强化档案法制监管，进一步完善依法行政机制，扎实推进我局依法行政各项工作，为市档案事业发展保驾护航。
四、自查情况
（一）行政决策规范化。一是我局建立了依法行政决策工作制度，严格按照市政府法制建设、依法行政工作部署和省有关依法行政、行政执法等法律法规、规章制度和规范性文件要求，全面、准确、规范的开展依法行政工作；二是在制定《市民营企业档案管理暂行办法》和《关于加强民营企业档案工作的意见》两个规范性文件过程中，在川润集团、川力股份公司、华夏阀门公司等进行调研，与市经信委、市工商联进行了多次研究，进行了科学论证；三是坚持了局党组、行政办公会议决定我局机构人事、重大工作部署等决策机制，并执行了决策评估检查、责任落实和过错追究等制度；6月，按照程序制定了《市民营企业档案管理暂行办法》和《关于加强民营企业档案工作的意见》，并依据规范性文件报送备案要求，及时向市政府法制办公室、省档案局报送备案。
（二）行政执法规范化。一是我局在市政务服务中心、市档案局网上挂公开了档案行政执法主体、依据、流程、职责权限等；二是严格执行了《市档案行政执法管理办法》等档案行政执法工作制度，报送了行政执法人员情况，在市档案局网站上挂行政执法人员信息；三是严格按照行政执法程序、要求，正确履行行政执法职责；四是我局无行政处罚和行政强制、行政征收工作，无违规行为发生；五是贯彻落实了《市行政执法档案管理办法》，建立了我局行政执法档案；加强了对区县档案局行政执法档案的监督检查。
（三）化解争议规范化。，我局贯彻落实了市政府有关行政调解工作要求，建立完善了我局行政调解工作制度，接受了社会组织和群众有关档案法律法规、人事档案管理、档案遗失、移交、改制企业档案处置和档案事务咨询服务，无行政调解发生。
民办高职院校毕业生在离校之前没有落实就业单位的学生，需要将档案返回生源地由院校就业指导中心派人送至即人才交流中心进行登记编号，毕业生择业期一年内可以进行免费存放。
二、民办院校就业档案服务程序
1.开具证明。择业期内未落实就业单位并且档案还存放在市人才交流服务中心的毕业生可以享受一下服务：凭就业报到证开具存放档案证明、开具未就业证明其他与档案相关的证明。
2.档案提取。择业期（2年）内就业手续办理完的毕业生，可以凭就业报到证、加盖公章的就业协议书，到各级人社局进行档案提取。择业期内没有就业毕业生不能进行档案的提取。
3.对于自谋职业、出国留学、择业期未满的毕业生档案和派遣期内自谋职业或自费出国留学以及择业期满后仍未就业的毕业生，可在各地市人才交流服务中心办理人事档案保管。
三、民办高职院校学生“学籍档案”与“人事档案”的主要区别
民办高校毕业生学籍档案是指学生通过参加全国统一高考并被录取的学生档案，它以文字资料形式记录学生在校期间的学习成绩、家庭状况、高考成绩、在校期间表现、在校期间的奖惩情况等。民办高职院校毕业生的人事档案是由学籍档案转换的，毕业生毕业后将其学籍档案中放入该毕业生的报到证当中，然后由学校将档案转交毕业生就业单位或人才交流机构。学籍档案也就正式成为毕业生的人事档案，它需要通过毕业生与用人单位或人才交流机构签订就业协议，取得报到证后才能得以实现。
四、民办高职院校毕业生档案存在问题及解决办法
一是毕业生进入国家机关、事业单位、国有企业，这些用人单位本身具有人事管理权，他们可以直接接收毕业生档案。二是各类非公企事业单位与民营机构他们没有档案管理权。毕业生毕业后一定将档案交由各级人才交流服务机构进行统一管理。档案存放在人才交流中心，方便又安全。三是毕业生在档案的转递过程中需要注意一下几点：
1.在不能完全搞清楚用人单位是否具备人事管理权之前，不能把档案转入该用人单位，应将档案转交给该用人单位所在地的人才交流中心进行管理。
2.个别没有档案管理权的单位违规接收档案，导致档案丢失。为了避免上述情况发生，毕业生应首先询问用人单位的性质，在确定对方是否具有人事档案管理权限后再决定将档案投向哪里。
3.档案的归属是有相关规程的，学生在离开学校之前要制定好档案调离时间，不要将档案来回调离，最好做到一步到位。
4.毕业生毕业后在异地找到工作单位，户口不落回本地的毕业生、考研的毕业生以及无法确定是否在用人单位长期就职的毕业生，这部分学生可以将自己档案交由人才交流服务中心进行托管。
五、民办高职院校毕业生工作后档案提取及补办办法
第一条
为加强企业职工档案管理，有效地保护和利用档案，提高科学管理水平，为社会主义现代化建设服务，根据《中华人民共和国档案法》有关规定，制定本规定。
第二条
企业职工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。是历史地、全面地考察职工的依据，是国家档案的组成部分。
第三条
企业职工档案工作，在国家档案行政管理部门宏观管理、组织协调下，由劳动主管部门领导与指导，实行分级管理，同时接受同级档案行政管理部门的监督、指导。
第四条企业职工档案管理工作必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度。
第二章机构和职责
第五条职工档案由所在企业的劳动（组织人事）职能机构管理。实行档案综合管理的
企业单位，档案综合管理部门应设专人管理职工档案。
第六条职工失踪、逃亡、合理流动或出国不归者，其档案由原所在单位保管，也可由
当地劳动行政部门代为保管。
第七条
职工死亡后，其档案由原管理部门保存五年后，移交企业综合档案部门保存。对国家和企业有特殊贡献的英雄、模范人物死亡以后，其档案由企业综合档案部门按规定向有关档案馆移交。
第八条企业职工档案管理部门的职责：
（一）保管职工档案；
（二）收集、鉴别和整理职工档案材料；
（三）办理职工档案的查阅、借阅和转递手续；
（四）登记职工工作变动情况；
（五）为有关部门提供职工情况；
（六）做好职工档案的安全、保密、保护工作；
（七）定期向企业档案室（馆）移交档案。
（八）办理其他有关事项。
第三章档案的内容
第九条企业职工档案的内容和分类：
（一）履历材料；
（二）自传材料；
（三）鉴定、考核、考察材料；
（四）评定岗位技能和学历材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料）；
（五）政审材料；
（六）参加中国共产党、共青团及派的材料；
（七）奖励材料；
（八）处分材料；
（九）招用、劳动合同，调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料；
（十）其他可供组织参考的材料。
第四章档案的收集、保管和销毁
第十条
职工所在企业的劳动（组织人事）职能机构对职工进行考察、考核、培训、奖惩等所形成的材料要及时收集，整理立卷，保持档案的完整。
第十一条
立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章、签字后归档。
第十二条企业职工档案材料统一使用16开规格办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红
色墨水及复写纸书写。
第十三条按规定需要销毁档案材料时，必须经单位主管档案工作的领导批准。
第十四条档案卷皮、目录和档案袋的样式、规格实行统一的制作标准（见附件一）。
第十五条
严禁任何人私自保存他人档案或利用档案材料营私舞弊。对违反规定者，应视情节轻重，严肃处理。对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的，要依法处理。
第十六条职工档案管理单位应建立健全工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防
盗等工作。
第五章档案的提供利用
第十七条因工作需要查阅和借用档案，须遵守下列规定：
（一）查阅档案应凭盖有党政机关、人民团体、企事业单位公章的介绍信。
（二）查阅、使用企业职工档案的单位，应派可靠人员到保管单位查阅室查阅。
（三）档案除特殊情况外一般不借出查阅。如必须借出查阅时，应事先提交报告，说明理由，经企业或企业授权的主管档案工作的领导批准，严格履行登记手续，并按期归还。
（四）任何个人不得查阅或借用本人及亲属（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的档案。
（五）各单位应制定查阅档案的制度。查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。对违反者，应视情节轻重予以批评教育，直至纪律处分，或追究法律责任。
（六）因工作需要从档案中取证的，须请示单位主管档案工作的领导批准后才能复制办理。
第六章档案的转递
第十八条
企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，应由职工所在单位在一个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的街道劳动（组织人事）部门。职工被劳教、劳改，原所在单位今后还准备录用的，其档案由原所在单位保管。
第十九条转递档案应遵守下列规定：
（－）通过机要交通或派专人送取，不准邮寄或交本人自带。
（二）对转出的档案，必须按统一规定的“企业职工档案转递通知单”（见附件二）的项目登记，并密封包装。
关键词 基建施工 档案工作 档案信息化
建设项目指建筑、安装等形成固定资产活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。基建施工企业档案工作会随着项目的不断竣工而变得繁琐，但随着计算机科学的飞速发展，加之信息化建设在施工企业中的推广，促使企业档案管理工作在新形势下向信息化方向迈进。在国家刺激内需的四万亿基建投资接近尾声之时，年初国家4万亿水利投资、万亿城轨规划、保障房建设等投资建设项目规划又相继出炉，为基建施工行业新一轮发展加足马力，也为基建施工行业档案工作的发展带来了新的活力。
现在国内档案学者紧紧围绕档案馆和事业单位档案室周围对传统档案工作、档案数字化和电子文件管理等方面进行研究，却忽视了国内大中型建筑施工企业的档案管理和档案信息化工作。随着国家在建重大基建项目陆续完工和新项目不断开标，基建档案正在成倍的增长，建设单位、施工单位和监理单位在工程施工过程中产生了数量巨大、内容丰富、形式多样工程档案在项目竣工验收后应该做成一套套记录着项目生命力鲜活档案。大多数建设、施工单位在施工技术和管理方面是强手，然而在施工后期工程资料竣工鉴定、归档、保存、利用和销毁方面却暴露出了薄弱的一面。
国内大中型施工企业的集团管理性、业务繁忙性、部门与下属单位的多样性决定了企业对档案工作的关注力度不够，往往在需要利用档案去解决实际问题时才想到要综合治理好档案工作。由企业专职档案管理人员根据国家各项档案法规和标准制定本企业档案制度，在企业‘一把手’支持与企业全体员工共同努力与协助下，加强档案工作各项制度的执行与监督，同时将加强档案人员的考核与提高兼职档案人员工作技能相结合，做好档案的利用与保密工作，才能从真正意义上做好本施工企业的档案管理与利用工作。
一、针对集团型企业下属分公司及项目比较多，实际生产活动工作量大，产生文件资料与实物档案多的特点，集团档案工作者易采取集中领导、分级保存与监督管理相结合的原则来做好档案工作。
集团内部设置专职档案主管人员，直接上级为主管档案工作的副总经理；各分公司设一名专职档案主管负责所在公司档案工作，由分公司副总经理主抓；各项目设兼职档案员，负责监督办理项目档案归档。集团总部设档案室，负责集团本部档案资料保存；各分公司设档案室和档案库房，档案室和档案库房的规模设计时要根据公司发展状况考虑能存放10-15年数量档案；各施工项目设临时档案室，由兼职档案管理员负责项目文书档案与工程档案归档的监督和指导工作，项目竣工后档案交由分公司档案库房集中保存。建立一套集团档案主管监督指导、分公司档案管理人员密切配合、项目兼职档案人员严格执行的集团内部档案工作者网络，加速企业兼职档案工作者业务能力培养，同时，企业在发展壮大中也要不断增加档案人员数量。
二、制定一套详细的集团档案整理、分类、归档、保存、鉴定、销毁、保密制度，明确档案工作者与各部门负责资料归档相关责任人员的具体职责，做到岗有其人、人有其责，确保集团各部门及各基层单位所属部门资料、文件以及有记录价值特殊载体档案的整理归档工作能够得到顺利开展。
集团应严格参考国家《档案法》、《企业档案工作规范》、《国家保密法》以及地方档案局制定的档案管理办法，制定出本企业的《档案管理办法》，并将《档案管理办法》纳入企业管理手册中去。各分公司参照集团《档案管理办法》和国家相关行业档案工作规定制定出分公司以及所属项目的档案管理办法。各《档案管理办法》中应明确归档文件类型、归档范围、归档时间、文件保管期限、归档文件整理方法、销毁制度、保密制度以及归档文件所属部门责任，制定各种载体类型档案材料的归档方法、保管与定期检查措施，做好档案室及档案库房管理工作，严格按照档案保护技术要求搞好档案室以及档案库房的防虫、防腐、防高温、防光、防蛀、防盗、防尘工作。
集团应当制定《企业档案人员保密责任制》，确保档案人员认清自己的职责和工作中保密的重要性。划分明确的归档范围，提高其在日常档案工作活动中责任心，确保日常生产活动形成的具备查考价值的档案文件都能够得到有效归档；定期开展保密工作教育，提高专兼职档案人员的保密意识，确保公司商业秘密不被竞争对手窃取，机密不泄露。建立明确的保密责任制有利于提高企业内部员工的保密意识，使专兼职档案工作者有一种做不好自己的工作就有可能被做得好的员工淘汰，使得其不得不提高工作能力，为实现集团最高利益而努力。
三、购置专业信息化系统，制定企业信息化工作发展方向，搞好集团的档案信息化工作。大中型企业应当配置现代化的机房，高端的服务器和高容量移动存储设备，建立档案数字化管理制度，加强档案信息化录入人员素质培训，提高各岗位员工档案信息化水平。
从国内或者国际上的大型档案系统服务商处采购一套基于网络平台的集团版档案管理软件（也可购置具备对接功能的单机版档案管理软件），并与其签订软件维护与版权开发服务协议，确保档案系统能在原有基础上进行少许调整便能够更为合理的服务于本集团的档案信息化工作。每个单位配备一台专用于档案信息化的扫描机器，经过扫描的文件可以直接形成pdf加密格式文档。
在集团服务器机房配置一台专用于档案管理的服务器，服务器硬盘至少要达到10TB，将档案管理系统装入服务器，设好管理员帐号，做好数据库自动备份程序。给集团所有人员分配档案信息系统帐号和对应的权限，组织并做好信息系统使用前调试，用户操作培训，确保档案信息系统可以在最短时间内被所有员工掌握。
在信息系统使用初级阶段，努力发现各模块存在的问题以及系统可以完善的地方，及时联系软件服务商，对系统进行二次开发，使系统能够更为合理运用于本集团档案管理。信息系统要定期维护与检查，制定信息系统安全制度，防止黑客入侵。档案信息系统运行时也要制定明确的系统管理制度，明确信息录入人员职责以及录入信息的格式和数据文件类型、大小以及格式。
四、制定纸质档案与电子文件的利用制度，并监督执行，搞好档案利用工作。
档案最原始的形态就是构成记录性的介质，故在一个企业内部，形成的档案多为纸质档案，或者基于磁介质的录像带、磁带、磁盘等。纸质档案在做好电子数字化之后，按照档案整理办法进行整理、组卷、装订成册；数字化的档案上传到档案信息化系统中去。纸质档案利用时根据利用对象，档案室专职人员按照档案利用制度填写利用者信息，填报利用内容；电子档案借阅只能通过档案信息化系统利用，利用者需使用专用软件狗，只能打印不能下载（如果要下载需要办理特殊的下载利用手续），不能修改档案的原始信息，电子档案利用时，数据库自动通过软件狗识别利用者信息，系统自动记录和统计利用者操作记录。
电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等采取与系统安全和保密等级要求的防范对策。
五、制定档案专职人员与兼职人员的继续教育培训与考核工作。
根据国家档案局相关法规规定，专职档案人员每年至少要进行两次集中的在职继续教育用以提高档案人员的档案工作素质和技能。继续教育包括国家档案协会会议，档案知识交流班等用以提高档案人员技能。企业内部应每年集中开展一次档案培训会议，由行政部经理组织，档案主管主办，邀请1-2名档案学者给施工企业专兼职档案人员讲习档案技能培训课程，制定培训考核措施，考核培训效果。
六、制定定期检查与不定期抽查相结合的归档工作监督制度。
制定每季度档案工作自查制度，每季度末由档案主管、专兼职档案工作人员开展档案工作自查。有档案室和档案库房的单位，每月开展一次库房自查，并上报自查情况总结。制定不定期抽查制度并严格执行，在总结抽查过程中遇到问题时要及时辅导兼职档案人员改正，力争做到促使档案工作向完美方向发展。建立完善的企业档案监督制度，档案主管要坚持在公司领导支持下，认真落实档案工作监督职责。
总之，搞好施工企业档案管理工作是一项持续性、技术性，并带有管理者管理艺术性的工作。档案事业在中国有着悠久的历史，但中国近代档案工作起源比较晚，档案人才与西方国家相比比较薄弱。中国企业档案工作起步比较晚，现在大型国企企业、外资企业、大型民企中从事档案工作的专业人手比较少，特别是基于信息时代的档案信息化工作者数量远远跟不上国家发展的脚步。每年公务员招考，事业单位招考，国有企业招聘中，档案专职管理人才需求数量比较大。可以说，档案工作正逐步从手工工作转化为基于信息化网络的管理技能工作。
参考文献
[1]李和平.国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范[M].企业档案工作规范.中国档案出版社.2010。
[2]丁海滨.档案工作空间论[J].档案学研究,2011(2):15。.
档案的鉴定销毁工作是企业档案管理工作的一个重要环节。但档案鉴定销毁成了企业档案工作中的“老大难”，对企业推进档案信息化进程造成障碍。
1 企业档案鉴定销毁难的原因
1.1 企业对鉴定销毁工作的不重视，怕担责任。对于归档保存的档案来说，大部分档案最终要被销毁。档案具有不可再生性，企业面临的档案库存矛盾再大，困难再多，与鉴定失误相比，责任要小得多，这种求稳保守的思想直接影响档案鉴定工作的开展。
1.2 国有企业缺乏效益观念，不计成本。保管档案需要多方面的费用支出，如保存空间、装具、人力等保管费用。随着档案数量的不断增长，档案库容日趋饱和，档案数量的无限增长与有限的保存能力之间产生矛盾，档案鉴定销毁工作应从长远考虑，从效益出发。
1.3 新旧标准不统一，产生遗留问题。如会计档案，财政部、国家档案局1984年颁发的《会计档案管理办法》规定，会计凭证的保管期限为15年，其中，“涉及外事和对私改造的”会计凭证和账簿要永久保存。1998年，修订后的《会计档案管理办法》出台，将会计凭证的保管期限统一规定为“15年”。在管理办法修订前的十多年中，大部分与国外有业务往来的企业对会计档案保管期限的划分标准尤其是对“涉及外事”普遍感到难以把握。有的单位从建厂设备、生产技术到所用原料都是从国外购买，产品也大部分销往国外，认为本企业的会计档案基本上都“涉外”，索性将会计档案的保存期限统统定为“永久”；有的企业认为十几年之后，会计档案的利用率大大降低，无永远保存必要，即使部分档案归档时定的保管期限较短，还有销毁前的鉴定这一程序来补救，就不加区别地将会计凭证的保管期限全部定为“15年”。前者将会计档案全部永久保存，省略了“销毁”这一工作环节，档案数量只增不减；后者因为会计档案归档时的鉴定简单粗糙，对保存到期的档案进行细致的鉴别，工作量太大，也造成了销毁工作年复一年延迟。
1.4 缺乏科学的档案价值评价体系，可操作性不强。在国家档案行政管理部门制定的各类档案管理办法中，涉及档案鉴定销毁工作这一内容时，只笼统地规定“根据档案的保管期限”、“按规定程序报批”，等等，在工作实践中，往往感到现行标准缺乏可操作性。如，《会计档案管理办法》中明确规定了会计档案的保管期限，但在执行中，如只按照保管期限进行档案的鉴定与销毁，而不考虑会计档案可能涉及的债权债务、税务等问题，势必造成误鉴。档案鉴定工作需根据各单位的实际情况、保管档案的成本等外在因素综合考虑，要有一系列的综合评价体系进行评估和测定。
1.5 档案鉴定销毁工作缺乏监管，无制度约束。在我国现行档案管理法律规章中，没有关于过期档案不开展鉴定销毁应追究责任的条文，致使档案鉴定工作一直无法纳入档案管理的计划之中。
2 企业档案鉴定销毁难的对策
2.1 成立专业机构，监督指导鉴定销毁工作。由档案行政管理机关、企业档案部门以及业务部门组成档案鉴定销毁机构，专业从事鉴定销毁工作，定期对企业过期档案鉴定销毁工作进行监督指导。把档案的
转贴于
鉴定销毁工作纳入企业内控制度，每年按内控流程定期开展对过期档案的鉴定销毁工作。在流程中，明确规定各环节人员的工作职责和应承担的权利和义务，通过程序的合理性、科学性，尽可能地减少人为因素对档案鉴定销毁工作产生的风险。
[关键词]人力资源管理 退休 档案管理体系
中图分类号：F272 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）02-0150-01
职工退休一直是企业职工关心的热点话题，而人事档案是职工退休办理的重要支撑和依据。因此如何做好人事档案的管理与退休申报、办理工作，是关系到职工切身利益，保障职工退休队伍稳定，已成为当前企业极为重视的一项工作任务。
一、职工退休申报与人事档案管理的关系
按照国家有关退休政策以及退休办理流程对职工达到法定退休年龄，符合退休政策的职工进行退休申报和审批，并计算养老待遇等一系列的工作。但在为职工办理退休申报手续过程中，出生日期、参加工作时间、职称、工作履历等重要信息的认定需要从职工人事档案中进行核查，这是为职工退休办理提供资料的重要依据，职工人事档案是记述和反映职工的历史和现状，人事档案由原始资料构成，包括职工历年工作经历、学历、职称、人事调动、新职工登记表、入伍表、工资待遇调整等信息。所以职工退休与人事档案之间有着紧密的关系，退休审批需要职工人事档案，人事档案内容记载的是否清晰、准确也关系到职工的退休申报和审批。因此人事档案管理和职工退休办理是一个有机的整体，二者不可分离，同步发展。
二、办理职工退休申报过程中出现的问题
（1）职工档案资料记载模糊致使出生日期难以认定。尤其是职工入职或计算工龄的第一张表上的出生日期模糊或有涂改等现象，这就给企业的退休申报和社保机构经办部门的退休审批工作带来困难，也会直接影响到职工的退休时间。
（2）档案资料不全，参加工作时间等退休信息不好认定。由于档案管理不善，部分职工的人事档案中缺少相应的资料。 从目前企业的人事档案管理中，如职工履历、工资、职称、岗位变动等情况的材料未能及时归档，有的档案里有聘任手续资料，但变为工人岗位时，无解聘等手续，或者到新的岗位上工作，没有新岗位任何纸质材料及相关手续，还有的档案记载是当兵入伍，但没有退伍证明材料，以及职工履历上记载是下乡的，但没有下乡工龄认定材料和下乡证明材料，由于档案内容不完整，不能反映其本人的真实情况，不能客观地反映一个人的全貌。也不能确定职工的参加工作时间，以及职工的身份和岗位等问题，致使会影响到职工的退休和待遇计算等问题，给职工造成不可弥补的损失。
（3）人事档案中的纸质材料与企业管理系统上的电子信息不同步。随着管理手段的提高，以及科技信息技术的进步，供电企业现在各项管理均利用计算机管理复杂的工作，人力资源管理方面推广使用的是人力资源管控系统和ERP系统，系统中存储了大量的人员基本信息。但是不同程度的存在有些员工的电子信息同纸质档案并不完全相符的问题，如纸质档案有材料而ERP系统没有维护到位，或是ERP系统有信息而缺少相应的纸质档案。动态管理工作水平有待于进一步提高。
档案管理工作是关系到职工切身利益的大事，记载不清或者档案却是都会给职工、单位造成不必要的麻烦。完善档案管理工作是一份长期而艰巨的任务，现在做得好不好有可能要到几年甚至几十年之后才能体现出它的效果。
三、申报退休遇到问题的原因分析
（1）表象原因。首先，由于历史因素，职工档案缺失或者是丢失。其次，职工人事档案的记载比较模糊，有些企业并没有对人事档案设定专人管理，档案一直都是无人管理的状态，因此档案的涂改、前后记载差异等等都是比较常见的问题，也导致了档案的审查工作变得非常的困难。
（2）本质原因。职工在办理退休手续的时候，除了有历史原因影响之外，其档案管理过程的不规范仍然是主要问题。我国在建国甚至改革开放初期的时候都是以经济建设作为主要的工作内容来进行管理，因此对于人事档案的关注度不高，档案意识相对就比较落后，档案管理思想更加如此，因此管理过程的规范性非常差。档案管理人员自身的文化素质和业务能力的差异也让档案管理工作质量好坏不一，人事档案并没有作为企业的重要工作来开展，档案丢弃也是因为管理疏漏导致的，因此这一现状是比较严重和主要的问题，目前这一状态还是没有获得很好的改善，因此需要建立起全局人事档案管理的思想。
四、建立人事档案管理体系，提升档案管理工作。
（1）强化档案管理认知能力。职工档案作为企业职工退休的一个重要依据，是每一个职工都需要的重要资料，当这个资料没有获得妥善的管理和保护的时候，其企业职工的权益就会收到损害。所以加强企业各部门对于档案管理的认知能力是提升档案管理工作质量的首要任务，让档案管理的软硬件设施能够符合规范要求，制定出相应的管理制度来确保档案的质量和安全性。
（2）组建档案管理队伍。档案管理工作需要由专人来执行，那么组建一支高效、高水平的管理队伍就是非常有必要的事情，当前的档案管理队伍正是因为能力不足、水平不高，才会容易出现档案管理问题，因此企业的档案管理部门应该对其员工进行培训或者引入新的高新技术人才，让档案管理工作能够规范、严格，这样企业职工的档案才能够获得妥善的管理和保存。
（3）增加企业档案管理培训项目。单位档案部门的人员素质高低不齐，因此为他们开展专项培训，提升他们的技能水平，能够显著的改善目前的问题。档案部门管理人员的素质通过培训项目有有针对性的培养和强化，能够让他们在不影响自身经验的同时，增加业务能力，这样等同于提升了档案管理工作的质量，为企业职工的档案管理提供了保障。
（4）建立职工知悉人事档案的相关机制，建立人事档案监督检查机制。人事档案管理工作非常的纷繁复杂，涉及的内容多，牵涉的部门广，因此其工作需要建立一个多层面、立体的监督考核制度，通过检查制度来督促档案管理人员的工作质量，通过定期或不定期对档案资源进行抽查和检查，能够让档案管理工作更加的规范，满足时效性和规范性的要求。
（5）严格执行档案管理规章制度。人事档案管理工作要顺利的进行，需要有一套严格的档案管理规章制度来保障档案收集、鉴别、转移、查询等一系列工作的有效运行，因此应当建立、健全《人事档案收集制度》、《人事档案利用权限转移制度》、《人事档案查询制度》等制度，并且严格要求各单位按制度办事，确保档案管理工作的有效开展。
企业退休职工的申报和档案管理之间的联系非常紧密，档案作为他们退休资料的一个基础，如果不能够保证其完整和完善，那么就会影响对职工退休各项福利的管理，损害了员工的利益，因此档案管理工作必须要正确的认识，放在一个高度上来对待，加强档案管理工作人员的素质，提升档案管理工作质量，能够让企业退休职工的申报工作更加顺利。
参考文献
关键词：基本建设财务档案;保管期限;问题;探讨
基本建设会计档案（以下简称档案）是基本建设项目投资使用和项目产值的真实的原始记录。就企业而言，基本建设档案是固定资产（不动产）的原始凭据。在市场经济体制下，社会经济的发展，促进了企业的发展。同时，随着岁月推移，企业固定资产原值产生了增长速度较快的特点。在改革开放三十多年来，这种市场特点越来越明显。本人认为企业的此类档案应当适应经济发展实际情况和企业长远发展的根本利益。档案定期保管，造成基本建设项目投资的会计档案过早销毁，弊多利少。因此，应当由定期保管改为永久保管。其理由如下：
一、基本建设财务档案管理的特征及作用
档案管理工作按基本性质来说，是综合了管理性、服务性、政治性三种性质的工作。财务档案是一种在财务核算活动中形成的、具有一定保存价值的会计记录，各种财务记录都是经济活动的生动记录和客观写照。对财务档案的重视程度如何，也反映了有关单位经济秩序是否正常和合法。财务档案在保证一个单位的正常工作秩序、生产秩序和科研秩序等方面，具有十分重要的利用价值。如：信息保障作用、维系管理作用、监督检查作用、经济历史研究作用、凭证、查考作用等。财务档案管理工作是行政事业单位管理工作的重要组成部分，是其有效开展各项工作和活动的基础，对事业单位的发展起着不容忽视的作用。
二、不利于发挥档案无可替代的作用
企业单位的财务档案是其进行经济活动的最原始的记录和最真实的反映，是其有效开展各项工作和活动的基础，是各单位的最重要的档案之一，也是为以后出现纠纷和解决纠纷所储备的主要凭证。按照《中华人民共和国会计法》、《企业会计准则》等有关规定和档案管理惯例，凭证、账簿档案均为定期（涉外的永久）。其中，凭证保管期限15年，账簿保管期限25年。这种规定、惯例，对于经营成本管理的一般科目，十分必要，也十分合理、无可非议。但是，对于涉及企业产业产权的档案（关系到企业合法权益），定期保管期限实在是太短太短。事实证明，在维护企业的合法权益如：解决土地纠纷中，凭一张土地使用费、青苗补偿费等交款凭证，就可以决定土地使用权属;配套设施费等缴费凭证，就可以解决房屋产权的归属;凭一份付款凭证，就可以化解一项经济纠纷。与建设项目档案配合使用，将会为解决企业产业产权、经济、技术、土地等各种纠纷提供有力证据，产生更佳效果。2002年在公司改制期间，为明晰资产，需要办理公司的公用住房的房屋产权证。由于公司始建于1987年，如果补办产权证需要交纳600余万元的城市建筑配套费，经查阅当年的办理施工执照时的缴费凭证，此笔费用在当年已交清，避免了重复缴费，顺利完成了房屋产权证的办理。因此，企业的基本建设会计档案具有无可替代的重要作用。
三、原保管期限不能体现档案的长远价值
保管期限是体现档案价值的唯一标准。按照国档发[1988]4 号《基本建设项目档案材料管理暂行规定》等国家有关规定，基本建设项目档案保管期限表中，投资业主方保存的档案绝大多数是永久保管，特别是基本建设档案部分基本为永久保管，少数档案长期保管，极少数档案短期保管，短期保管的档案最少也要保存15年。而涉及企业产业产权、固定资产原始凭证的会计档案（含凭证、账簿、财务报表），保管期限却如此之短，与社会发展不对等，与企业管理不适应，不能真正体现档案的长远价值。
四、失去了固定资产增值的原始依据
众所周知，市场经济促使经济发展，也促使固定资产增值。近几年，固定资产增值速度更快。按照经济规律，原值和经济增长系数因素，就等于现值。而基本建设会计档案就是原值的原始依据。基本建设项目决算却是二次“产品”，只能作为参考，不能作为原始依据。
五、不利于资产收购、转让
档案定期保管、过早销毁，失去有效的原始依据，将会造成固定资产价值评估失真、失准，给体制改革（收购、转让、兼并、分立等）带来诸多不利因素。
六、不利于保护“孤本”档案
基本建设会计档案是企业独有的宝贵财富，没有副本。常言道：“判处死刑，手下留情”。由于对企业档案的特点、价值、作用缺乏足够的认识，特别是对市场经济下的企业档案，往往以计划经济的模式，办理市场经济的事情，以行政会计档案管理办法，对待企业会计档案管理业务。现行的《企业会计档案归档范围和保管期限表》仍然保留着计划经济的烙印。参考某些外资企业、集体企业、个体企业，属于固定资产投资的会计档案，无论是哪种保管期限，都无限延长保管。甚至于不敢销毁，也不能销毁。
七、保管期限原则不统一
［关键词］股份制企业档案管理
一、讨论股份制企业档案的含义与价值
伴着企业管理制度的革新，一般的档案资源已经不可以全部揭露企业档案在建设当今企业制度中的地位和作用，要重新看待它，建立新理念于股份制企业档案信息。公司制企业档案工作的法律环境原理上适合股份制企业。尤其是国有企业改组为股份制企业的，国家档案局、体改委、经贸委、国资局等四个部门1998年3月5日制定的《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》作过显著详细规定。所以档案工作的一套标准规范也适合股份制企业。自身就是一种无形资产的企业档案，拥有无形资产的特点和效果，为企业资产的构成局部，在一般档案概论里从来没有明确过。股份制企业档案是企业各自股东一齐享有的资产和产权真实可靠的原始凭证。为保护股东资产和权利利益的主要保障，针对维护企业商业机密、知识产权和国家机密都是非常主要的。
二、完善法律法规体系，为实现于制度管理创新
颁布《档案法》之后，我国档案工作逐渐步入了“依法治档”的正轨，日渐成为一个以《档案法》为根本，由部分档案行政法规、规章构成的互相联系、互相调和的有机体系。即时，针对档案法规的研究也逐步深入。仔细施行《档案法》、《国有企业文件材料归档办法》、《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》等，经过政策和立法逐步踏入“依法治档“的正轨，逐步构成档案管理有机体系。依照法律管理股份制企业档案为保护股东资产和权益的主要保护伞，针对保护企业商业机密、知识产权及国家秘密全是非常主要的。档案管理部门应根据档案工作的法律、法规，主动探究和探索对企业档案事业本身进步有利及为各项事业有效服务的新机制、新方法，致力搞好每一方面的工作，逐渐树立起依法治档的新秩序，更好地为市场经济效力。于政治、经济体制革新逐步深入的过程里，真个社会的档案法制理念还较薄弱，尤其是企业高级管理层、监督管理企业工作的政府部门、应聘的中介机构等人员的档案法制理念和企业改革进展的需求还有着一定的距离。依据股份制企业工作实际，按照企业档案“三纳入”、“四参加”、“四同步”工作根本，于档案工作加入企业发展策划和工作规划，定制档案工作规章体制。档案的交接都要进行严格的交接手续，做到传递准确、办理速度快、存档按时、保管安全，追求全面制度化管理，来保证企业档案工作的正常发展。
三、加强股份制企业的档案建设与管理
1. 完善股份制企业的档案全宗
全宗的含义：“一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体”。绝大部分股份制企业并无独立或者明确的档案管理机构和体系，无明确的档案工作分管领导。但是股份制企业建立规则的档案全宗，更有利于股份制企业档案的治理、保管、统计和提供利用等其他工作。
2. 加大股份制企业的管理建设力度
（1）股份制企业尤其是国有控股企业的档案是国家档案的主要构成部分，档案部门应提供档案材料针对资产评估档案的建设企业。企业档案法制建设需要加大及完善。针对部分合同、协议等经营管理方面的文件同样需要特别注意，主动和证券监管部门加大交流合作，一齐开展年度档案工作认可及执法检查。特别为一类触及债权、债务，没有完成经营活动的文件，于转换机制的时候，于有关领导和部门必需提供和利用，让其能接着完成它们并将其可能引起的经营结果顾及到建设现代企业体制中股权计算中去。
（2）完善管理体制，由大股东档案机构代之收集大部分企业的行政管理档案，独自实行整理、保管、统计和提供利用的工作，因此在构建现代企业体制中要注意抓好档案资料的收集整理和归档工作。档案事务所、档案保管中心等档案中介服务机构需要加大发展和规范。监管部门和中介机构要确定企业档案信息来源的合法渠道。于产权体制革新中，要为改革服务提供多数档案。又要留意收集、管理好改革途中构成的档案。
（3）提高整体的素质，档案工作人员的素质直接联系至档案工作的质量及水平。为针对形势的进展，更好加大和完善企业档案法制建设，必需要转换机制、转变职能，打破原有管理模式，推进档案工作的现代化管理于股份制企业的档案工作。因此需积极发挥档案管理交流各类信息主渠道的优势，将科技资料、信息情报及库存档案全部统一管理，设立多功能、信息量大、信息类型多的拥有综合管理职能的档案信息中心，一部分股份制企业的档案在无约束机制时候移交接收非常困难，档案种类不完整、收集不齐全、程序不标准。所以要加快档案工作的现代化建设，加大档案工作标准化和规范化的推行力度。不仅需不断更新管理方法，让其逐渐实现现代化，过去的单一手工检索已经不适合市场经济的快速节奏，要逐步完成计算机联网；而且需跨企业建设档案信息开发运用网络，为了适应市场经济的需求，可跨企业、跨地区建设信息开发网络，可依据情形，建设目录中心，形成信息开发体系，发挥体系的整体功能。
股份制企业管理基础工作的构成结构为股份制企业档案工作，为保护股份制企业经济利益，合法权益及历史真正面目的一项主要工作，认真实行《档案法》，完善股份制企业档案工作，对于增进国民经济，科学技术和档案事业的进展，保护企业的合法权利与利益，减少企业经营风险的发生，维护投资者的合法利益。都有非常重要的意义。
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