时间：2023-09-18 17:34:33
摘要：文章结合河南省图书馆中文图书编目数据质量控制管理方面的工作实践，探讨编目质量管理中的相关问题，以达到提高书目数据库质量，实现书目数据共建共享，为读者提供高质量检索服务的目标。
中图分类号：G250文献标识码：A文章编号：1003-1588（2013）02-0047-03
1书目数据质量控制的重要性
图书馆网络化、自动化的发展，要求编目数据具有高度的规范化和标准化。只有高质量的编目数据，才能充分发挥网络化信息的高效率，才能决定系统检索的准确性。图书馆书目数据的著录是一项技术性较强的业务工作，而文献著录质量，直接影响着书目数据库质量。编目工作标准化、规范化是书目数据质量的衡量标准，是实现联机编目，资源共享的关键，对保证文献加工质量起到重要作用。
目前河南省图书馆的图书著录分两部分，一是直接下载国家图书馆联编中心数据的新书，即套录。每年上传联编中心编目数据的单位众多，原始编目数据来自多个图书馆和信息单位，文献分编技术参差不齐，对文献著录标准理解有差异，而且下载数据以国家图书馆为代表的公共图书馆与高校图书馆所使用的文献编目规则不一致，因此在使用套录数据中也需要对一些字段进行规范化控制。二是需要直录数据的图书，需要直录数据的书分两部分，有一部分新书没有下载数据，需要直录数据，另外一部分是我馆大量征订的地方文献旧书，这些文献时间跨度长，内容涉及面广，其中有相当一部分是非正式出版物，非正式出版文献不仅提供的文献外部特征少，且出版不规范，增加了图书著录难度的同时也对书目数据标准化和规范化控制提出了挑战。另外由于我馆编目人员的人事变动，新的编目人员的不断增加，在各种数据著录中容易出现硬伤，如错别字，字段使用不规范，入错类，打错类号，标点符号等问题，在学习和掌握书目数据著录上需要时间，也增加了数据质量控制的难度，影响了书目数据的质量。
因此，如何提高书目数据库质量已成为急需解决的问题。笔者结合多年工作实践，就我馆数据著录中存在的常见错误和问题与各位图书馆界同仁进行探讨。
2图书著录的质量分析与控制
2.1记录头标区
记录头标描述文献特征不准确，记录头标固定为24个字符长，其大部分内容由计算机自动控制，需要编目人员修改的内容就是记录状态，记录类型，书目级别和层次等级代码，如果不根据著录对象选择修改，往往使记录头标表述的内容不准确。
例1：HEA01058nam0 2200301450
关于010字段图书自拟价格的使用，联编中心对010字段有关价格的标准是当图书无价格，且信息源上写有“赠送”时，著录在010字段，如果赠送是针对个体（如某个图书馆）不予著录。目前，我馆每年的征订的地方文献量非常可观，这些征订的图书主要是旧书，其中三分之二图书出版不规范，没有正式出版，属于各个系统和单位自行印制的图书，通常没有图书价格。如果010字段赠书价格不显示，而没有价格的图书又影响图书的流通，因此，目前我馆在编目没有价格的文献时，采用的是自拟价格，加[]，方便了图书的流通。
例2：010##$a不详$b精装$dCNY[50.00]
2.2 编码信息块
100字段 图书阅读代码的规范使用，本字段规定用于记录任何图书的固定基本代码数据。需要根据不同的出版时间类型代码来选择出版年1与出版年2，不能确定出版年时填空格。联编中心对阅读代码也有严格的规定，必须按照图书的阅读对象填写代码，而我馆编目人员在图书的实际著录中经常忽略对图书阅读代码正确的填写方式。
例3：100 ## $a20100428d2005am y0chiy0110ea
2.3著录信息块
200字段的规范著录，200字段是题名与责任者项，是图书信息最重要的检索字段之一。根据《中国文献编目规则》规定：普通图书题名的主要信息源、规定信息源应该是题名页。在实际著录中，200字段是错误最多的字段之一。
2.3.1题名出现错字
例4：2001#$被封印的王女$9bei feng yin de wang nu$h1$i龙域之秘$b专著$f程景春著
2001#$被封印的女王$9bei feng yin de nu wang$h1$i龙域之秘$b专著$f程景春著
正确的书名是《被封印的王女》，编目员编目时著录成《被封印的女王》，像这种题名著录错误出现硬伤的现象仍然非常普遍。
2.3.2客观著录造成的理解不一致
例5：2001#$a塔罗女神探之名伶劫$9ta luo nv shen tan zhi ming ling jie$b专著$f暗地妖娆[著]
2001#$a塔罗女神探之茧镇奇案$9ta luo nv shen tan zhi jian zhen qi an$b专著$f暗地妖娆[著]
《中国文献编目规则（第二版）》规定，题名著录的原则是客观著录，图书出版的不确定性造成了著录标引的不确定性，像这类图书，有的编目人员按照套书给一个种次号，有的则按照两种图书分开著录，像这种成套出版的图书，如果客观著录，种次号就无法给一个，反应不出来是整套书了。
田侠：从CNMARC格式的规范著录看河南省图书馆书目数据共建共享中的质量控制田侠：从CNMARC格式的规范著录看河南省图书馆书目数据共建共享中的质量控制2.3.3多卷书的分卷名与副题名概念不清，$i和$e概念混淆
例6：2001#$a聚焦主席台$9Ju Jiao Zhu Xi Tai$h1921-1949$e问鼎天下$f吴珏， 刘华清著
2001#$a聚焦主席台$9ju jiao zhu xi tai$h1976-2005$e中兴伟业$f张通韬主编
2001#$a聚焦主席台$9Ju Jiao Zhu Xi Tai$h1949-1976$e指点江山$f杨正辉， 李万青， 叶健群著
这三本书问鼎天下，中兴伟业，指点江山应该是分集题名，给一个种次号，著录成副题名是错误的。
2.3.4关于$b的著录 经常漏录或$b的位置不清楚
关于“一般资料标识”问题，联编中心自去年底上线ALEPH系统，有中文文献库，外文文献库，馆藏信息库等，为了便于读者辨别文献和计算机存储与检索，需要在其书目数据的记录上著录“一般资料标识”。$b正确著录是直接著录在正题名之后，紧跟正题名在$e和$d的前面，$i的后面。
2.3.5205字段
《中国文献编目规则（第二版）》规定，205字段的信息源是题名页-版权页，有的图书在版权页上显示的是第一版，同时又在书名页或题名页上显示第X版，按照规定信息源选取顺序，应优先选取题名页，其余版本变化在辅助项说明。
2.3.6215字段 著录标准不规范
215字段显示本套图书为2册或3册时，应删除010字段（全2册）或（全3册），由215字段反映
例7：010##$a978-7-5463-4442-34$dCNY95.00
215##$a3册（397，427，321页）$c图$d21cm
2.3.7225字段 关于丛书的判断问题
凡属于丛编性质的图书，应著录在丛编项，编目人员在著录图书时，对是否是丛书的判断不一致，经常是一套书有的放在丛书项，有的放在300字段做辅助说明。下载的图书数据对225字段的判断也经常不一致，225字段通过指示符1取值的变化，分别表示46X字段中记录的检索点形式是否相同或者是否作检索点，当编目人员判断丛编的意义不大，在46X字段中没有检索点形式时，225字段指示符取值为1，对于成套的教材，教参，教辅类图书，不予汇集，记入300字段，需要编目人员有一个准确的判断。
例8：2001#$a家谱$9jia pu$b专著$f李明性著
2252#$a国风长篇小说文库
2001#$a二的悲剧$9er de bei ju$b专著$f法月纶太郎[著]$g郭清华，王蕴洁译
300##$a七曜文库
2.4540字段 需要灵活掌握的附加题名字段
540字段是编目人员补充的附加题名字段，该字段包含文献上未出现的、又非统一题名的关键词题名和通俗题名，它也可为由正题名衍生出来的题名提供检索点。由此可见，为了充分发挥检索功能，应尽可能多的为题名设立检索点。
例9：2001#$a一九八七年河南省科学研究与技术开发机构统计资料9yi jiu ba qi nian he nan sheng ke xue yan jiu yu ji shu kai fa ji gou tong ji zi liaof[河南省科学技术委员会]编
2001#$a一九八八年河南省科学研究与技术开发机构统计资料$9yi jiu ba qi nian he nan sheng ke xue yan jiu yu ji shu kai fa ji gou tong ji zi liao$f[河南省科学技术委员会]编
2001#$a河南省科学研究与技术开发机构统计资料$9yi jiu ba qi nian he nan sheng ke xue yan jiu yu ji shu kai fa ji gou tong ji zi liao$h一九$f[河南省科学技术委员会]编
540##$a河南省科学研究与技术开发机构统计资料
征订的地方文献非正式出版物，有的连续出版物不规范，经常是正题名前面有时候加上出版年，有时候又没有，增加了著录的难度，用540字段，可以使题名更加清晰，也可以给一个种次号，因此540字段是一个很有用的字段，能够深入地揭示图书的主题，从而为读者提供更方便的检索途径。
2.5690字段 图书分类问题
2.5.1图书分类过粗的问题
中图法对图书的分类有严格的规定，编目人员负有准确揭示文献特征的责任，对图书的分类应尽量细分，我馆对有些类目的要求多年来一直采取粗分的原则，例I226，I24，I253，I266，I267等，与下载数据的分类不一致，随着图书馆藏量的增加，这一部分不仿分的图书也应该与下载数据的分类保持一致，更好地实现图书资源的共建共享。
图书分类复分、仿分不准确。编目人员有关复分仿分的理解不一致造成了同一类图书有的复分有的没有复分，地方文献图书的分类涉及大量的地级市县及乡镇的史志类图书，编目人员对中国地区表复分中有关河南地区的复分分类不准确，经常造成应该给市级类号的给了县级类号，应该给乡镇类号的给了县级城市类号。
正确的复分为：
61 河南
611河南郑州
613河南地市城市
614河南县级城市
615河南乡镇
2.5.2图书分类不准确的问题
分类号与图书内容的学科属性不相符，把某一学科的图书归于另一类学科。
例10：2001#$a中华文明圣地洛阳$9zhong hua wen ming sheng di luo yang$f李新社总编$zeng
690 ##$aK296.13$v4
2001#$a三门峡市$9Zhong Guo· He Nan San Men Xia Shi$f中共三门峡市委宣传部编
690##$aK926.13$v4
K291/297是史志类的图书，K921/927属于区域地理，地理志类的图书，这两类图书各有侧重点。
3结语
编目人员的素质直接决定着书目数据的质量，文献编目工作需要编目人员具有较宽广的知识面，还需要熟练地掌握分类主题标引工具的使用、规范著录的各种规则和格式。在利用套录数据编目时，要根据具体文献，对套录数据进行修改，使书目数据能充分揭示所编文献的特征，对于直录的书目数据，尤其是地方文献，编目人员更要严格要求，准确著录，对馆藏书目数据著录的详简级次、分类与主题标引的深度、种次号的分配，文献馆藏地点的分配等掌握统一的标准，使之既能充分体现所编图书主题内容和外部特征，更能体现本馆的文献收藏特点，从而保证整个馆藏书目数据库的数据质量。
编目工作质量直接影响着编目资源的共建共享，影响着读者服务工作，因此，提高编目工作的质量是加强图书馆编目工作对读者人文关怀的根本途径。现代图书馆要建立有效的编目管理制度，加强编目工作中的规范化和标准化的控制，只有这样，才能真正地实现图书资源的共建共享。
参考文献：
[1]俞文伟.中文图书编目套录数据的合理利用[C].图书情报工作研究论文集，2010：74.
[2]杜建华.图书著录中的几处疑惑与建议[C].图书情报工作研究论文集，2008：123.
1系统需求分析
高校科研管理所设计的事务非常繁杂，涉及到校科研处、各个系的科研管理以及个人对科研信息的查询统计等。所设计的系统既要有利于科研处的监督管理又要有利于各个系及教师的分工协作。系统功能主要包括校科研处科研管理、院系（或部门）科研管理、个人科研信息查询、校级科研项目整体信息管理。可以划分为科研信息维护、科研信息查询与统计、科研信息报表、科研信息分析、校级课题申报、审批、合同签定、结题、其它处理等操作；其中科研信息应细分为学术论文、著作、科研项目、科研成果、科研奖励等信息。
2用户需求分析
由于本系统是直接面向网上办公的，必须适应所服务环境的各类操作人员，主要包括学校科研处、各院系（或部门）、普通教师个人（或其他浏览者）。
2.1普通教师个人（或其他浏览者）
普通教师个人（或其他浏览者）只能按姓名来浏览个人的科研信息、进行统计打印，个人的科研信息（论文、著作、项目成果等）必须提交本部门审核入录。
2.2各院系（或部门）
各院系（或部门）主要职责是对本部门员工的论文、著作、项目、成果、奖励等信息进行审核后输入到本系统数据库中，查询本部门在某时间内的科研信息、统计科研情况、打印相关资料等，同时对本部门的错误录入信息进行修改和维护。
2.3科研处
主要管理本校的员工信息、论文、著作、各级各类科研项目和成果、科研奖励等常规工作，同时，管理校级课题的申报、审批、合同、检查、结题等管理，同时，监控系统运行和各部门的情况。
3数据库设计及关键技术实现
3.1数据库表创建
根据系统需求分析，将系统的实现直接定位在更好的适合各层次人员的需求和操作，系统的所有初始化数据均采用界面录入的方法，由各类人员分工完成。根据我校的实际情况，笔者将科研人员基本信息、论文信息、科研项目信息、成果信息、获奖情况信息等作为系统的初始化数据，为个人和院系查询、统计、打印，科研处操作、加工、管理、集成等工作提供基本的数据平台。主要数据表格设计如下:
科研人员信息表(职工号，姓名，性别，职称，出生日期，所学专业，现从事专业，学历，学位，工作时间，所在部门，备注)。
论文信息表(序号，论文名称，刊物名称，刊物类别，刊物级别，主办单位，作者，职工号，发表时间，刊号，备注)。
论著信息表(序号，著作名称，图书编号，著作类别，出版社，学科类别，作者，职工号，出版时间，版次，备注)。
科研项目表(序号，项目编号，项目名称，项目来源，项目类别，完成单位，负责人，课题组成员，立项时间，拟定期限，经费金额，是否鉴定，鉴定时间，鉴定单位，备注)。
科研成果表(序号，成果名称，成果类别，成果经费，完成时间，负责人，完成单位，是否投入生产，经济效益，备注)。
科研奖励表(序号，获奖人员，项目名称，奖励名称，授予单位，时间，备注)。
校级项目管理表（项目编号，项目名称，课题名称，负责人，所在部门，职务或职称，联系电话，申报表，申报时间，申报经费，是否批准，批准日期，批准经费，合同时间，合同内容，是否结题，结题时间，鉴定技术负责人，项目成果效益，备注）。
校级鉴定专家表（序号，姓名，性别，出生日期，工作单位，学历，学位，所学专业，现从事专业，职称职务，备注）。
在上述表格中，加下划线字段代表主键，加双划线字段代表外键。其中科研人员信息表之所以选择(职工号，姓名)作为主键，考虑到姓名经常作为查询、操作条件，并在相关表中作为科技人员的重要描述和限制；为了避免数据录入的无序状况，数据库表之间建立了严格的参照完整性，并且对所有表都分配了操作权限，并将错误信息及时反馈给操作人员，科研人员信息表、论文信息表、论著信息表通过“职工号”建立参照完整性关系，在录入论文、论著时，作者必须是本单位职工，如果科研人员信息表不存在该员工，便给出错误提示，提示检查是否是合法职工，如果是，便可以在科研人员信息表中添加该员工信息后录入论文、论著信息，否则，拒绝录入，“职工号”又为组合查询提供了连接条件支持；同时将科研项目表、科研成果表、校级项目管理表中“负责人”和科研人员信息表中的“姓名”建立主键、外键参照完整性关系，校级课题的申报负责人也必须是本单位某部门的职工；获奖人员，必须是科研人员信息表中某一职工；将校级鉴定专家表和校级项目管理表通过“鉴定技术负责人”、“姓名”建立参照完整性管理，限定了鉴定技术负责人必须是本校专家表中的专业人员；所有表的主键设置都加上“姓名”字段，目的是为了符合人们的常规习惯，常以某个专业人员姓名作为操作、查询条件，科研人员信息表与其他相关表格建立参照完整性为了限制科研、论文、论著、成果、奖励等信息的科学合法性，同时有利于统计和查询；只有完善的参照完整性，才能使得数据库中数据具有一致性和互操作性。
3.2存储过程的设计
存储过程是Transact-SQL语句的集合，它是实现事务或业务规则的极好途径，是在数据库服务器上存储与执行的。使用它，可以大大减少网络传输流量，提高应用程序性能和安全性，而且由于它只在第一次执行时被优化、编译。因此，使用存储过程不仅可以极大地降低应用程序的实现难度，而且还可以极大地提高系统的运行速度、效率。存储过程的设计一定要符合逻辑业务规则和要求，根据实际，对一些常规、频繁使用的查询、插入数据操作使用存储过程来完成。以下操作可以考虑使用存储过程来完成：
①对系统的初始化数据时录入各种基本信息操作。
②查询个人、部门科研信息时的查询操作。
③科研处的其他常规操作。
下面以查询部门科研信息为例介绍存储过程使用方法，在此查询某一部门的论文、论著信息。描述代码：
CREATEPROCEDURE论文论著
@achar(20)
as
select姓名，论文名称，刊物名称，刊物类别，刊物级别，发表时间，备注
from科研人员信息表，论文信息表
where科研人员信息表。职工号=论文信息表。职工号and所在部门=@a
select姓名，著作名称，出版社，出版时间，版次，备注
from科研人员信息表，论著信息表
where科研人员信息表。职工号=论著信息表。职工号and所在部门=@a
其它操作不再做列述。从提高执行效率、提高安全性、共享性方面考虑，尽可能多的使用存储过程来提高数据库的整体性能。
3.3触发器的使用
使用触发器来实现表间的数据自动操作，提高系统效率，校级鉴定专家表中的信息主要来源于科研人员信息表中具有副高职称以上的人员，在输入或修改科研人员信息时，只要是具有副高级职称以上的人员，就可以自动添加到校级鉴定专家表中，该操作可以使用触发器来实现，代码描述如下：
CreateTriggerptz
On科研人员信息表
Forinsert，update
As
Insertinto校级鉴定专家表(姓名，性别，出生日期，工作单位，学历，学位，所学专业，现从事专业，职称职务，备注)Select（姓名，性别，出生日期，所在部门，学历，学位，所学专业，现从事专业，职称职务，备注）。
From科研人员信息表，其中，校级鉴定专家表中的序号是自动生成的标识列。
同时，可以用触发器来检验校级项目负责人是否在科研人员信息表中，其中，用事务以验证合法性以控制该项操作是否完成。
代码描述如下：
CreateTriggercheck1
On校级项目管理表
Forinsert
As
begintran
declare@achar(12)
select@a=负责人fromInserted
If(selectcount(*)from科研人员信息表where姓名=@a)=0
begin
Print''''负责人不合法''''
rollbacktran
end
committran
其它类似操作不做描述。
在设计中，坚持使用触发器实现尽可能多的实现前台操作，不仅提高了操作效率、更提高了代码的安全性和共享性。
3.4数据库安全设计
网络的安全非常重要，从数据库级、服务器级和应用程序级综合考虑，在科研管理系统中要根据不同用户，设置不同的权限、不同的初始化菜单。在本系统中，数据库的安全主要通过数据库的存取控制机制实现的。首先定义各类管理人员的操作权限即角色，其次定义数据库登录，最后依据用户权限表将登录分配为相应的角色。由于人员的复杂性，角色分为三个层次：科研处级别、二级部门级别、普通教师级别。用户属于某一角色，即使用户职务调动时，对用户增删，不影响其他用户的操作，只是角色中用户数量的变化。建立专门的系统使用权限表来记录用户和权限，同时也兼容部门设置信息，对不同部门分配相应的权限和账号，科研处是最高管理级别部门。
为了进一步保护数据库，建立备份数据库服务器，定期进行数据库备份和复制，本系统数据库主要采用SQLServer数据库管理工具进行设计，它具有强大的管理、安全、登陆、网络支持功能，且可以和其它数据库进行转换，是一种网络数据库管理软件，符合设计要求。
摘要：文章就题名和责任者检索点的规范问题进行了探讨，以期引起编目机构和编目人员对编目规范控制工作的重视。
中图分类号：G254.3文献标识码：A文章编号：1003-1588（2016）07-0098-03
根据文献编目规则，凡文献特征具有检索意义的，都应尽可能地提供检索点，以满足书目使用者从不同角度进行检索的需求。检索点必须规范、一致，以利于提高检索效率，其规范形式的确定一般应以常用、惯用、通用为原则，符合一般检索规律[1]。题名和责任者是读者最常用的检索途径，其检索点的规范问题会对检索效率产生重要影响。
1题名检索点的规范问题
1.1题名检索点的规范处理与著录问题
《中国文献编目规则》（第二版）24.2指出：题名检索点一般应按文献所载题名形式描述，不需要进行规范，但在一些特殊情况下，为便于汇集文献或统一著录形式，可对题名检索点进行规范化处理，这种处理不涉及统一题名的选取问题。规则中明确规定需进行规范处理的三种情况：①具有连续出版特点的各类文献，在分散著录时，若其题名中含有逐期而变的年份或会议届次，在选取题名检索点时应进行规范处理，年份若是公元纪年可采用阿拉伯数字，非公元纪年则依原题，以达到集中检索的效果。②丛编文献题名或附属丛编题名发生变化，应取多数单册趋同的丛编题名为规范检索点。③多卷文献总题名及分卷（册）题名发生改变，一般应以首卷（册）总题名或多数单册趋同的总题名为规范检索点。《中国文献编目规则》24.1.2.5指出：并列题名作检索点时，其中无检索意义的冠词应予省略。在编目实践中，由于题名形式复杂多样，题名的规范化处理比较混乱，不同编目机构之间或同一编目机构对题名的规范化处理存在不同，规范处理后的题名著录也存在差异。
例1：
200 1# $a魔鬼与天使之谜$e原子、核能事件探秘$f王志坚编著
517 1# $a原子、核能事件探秘
例2：
200 1# $a魔鬼与天使之谜$e原子、核能事件探秘$f王志坚编著
517 1# $a原子核能事件探秘
例3：
200 1# $a白蛇传$d= The legend of white snake$f顾希佳编著$g黄茹樱，叶艳萍译
510 1# $aThe legend of white snake$zeng
例4：
200 1# $a牛郎织女$d= The oxherd and the weaving maiden$f顾希佳编著$g周远梅译
510 1# $aOxherd and the weaving maiden$zeng
例5：
200 1# $a刑事诉讼平衡论$f杨立新著
312 ## $a封面英文题名：The theory of balance in criminal procedure
510 1# $aTheory of balance in criminal procedure$zeng
例6：
200 1# $a21世纪的营销$f（荷）保尔・保斯特曼（Paul Postma）著$g张春萌等译
510 1# $aThe new marketing Era$zeng
注：例1、例2分别是国家图书馆联机公共目录（以下简称“国图”）和CALIS（中国高等教育文献保障系统）联合目录的书目数据，副题名在517字段生成检索点时国图未做规范处理，CALIS做了规范处理；例3、例4是CALIS的书目数据，例5、例6是国图的书目数据，两大编目机构内部对于并列题名作检索点时的规范处理存在差异，有的规范处理，有的不规范处理。
例7：
200 1# $a新编大学英语
517 1# $a大学英语
注：一些编目人员将经过规范处理后的正题名著录在517字段[2-3]，是不正确的著录。正题名前冠有的“钦定”“校订”“白话”“新编”“简明”等非排检成分的，为集中文献和方便读者检索，应进行规范处理，排除非排检成分，并将规范处理后的题名作为编目员补充的附加题名著录在540字段，而非517字段。因为540字段包含文献上未出现的、又非统一题名的关键词题名和通俗题名，也可为由正题名衍生出来的题名提供检索点。
例8：
200 1# $a生物技术与疾病$e兼论人类基因治疗
540 1# $a人类基因治疗
注：有观点认为，经过规范处理的有检索意义的副题名应该选择540字段做检索点，不应使用517字段[4]。笔者认为，这种做法欠妥，因为517字段本身就是用于生成包括副题名在内的其他题名的检索点，记录的应该是规范的检索点形式，因此，经过规范处理后的副题名做检索点时仍应使用517字段。同样，经过规范处理后的并列题名做检索点时也应使用510字段，而不是540字段。
1.2统一题名的确定与著录问题
统一题名是由编目机构选取的特定题名，为编目需要，以该特定题名标识那些拥有多个题名的同一作品。统一题名的主要作用在于汇集或区分相关文献。当同一种文献的不同版本或译本具有不同题名形式，应根据文献的不同情况及实际需要选取其中著称或常用的题名形式为统一题名。专著文献是否使用统一题名，应根据文献的知名度、不同版本或译本的多寡、不同版本或译本有无必要集中检索、学科性质是否需要集中等情况做出选择。专著按照著称的、常用的、较早出现的题名为序确定统一题名。不同的编目机构或编目员在统一题名的使用上出入较大，比如一些古典名著未使用统一题名，译著的统一题名选取存在差异等。
例1：
200 1# $a三国志通俗演义$f罗贯中著$g沈伯俊校注
注：本例是国图的书目数据，未使用统一题名。《三国志通俗演义》是《三国演义》的原名，《三国演义》另有题名《三国志演义》《绣像全图三国演义》等，应取《三国演义》为统一题名。
例2：
200 1# $a增像全图三国演义$f（明）罗贯中著$g（清）毛宗岗重编
517 1# $a三国演义
注：本例是国图的书目数据，《三国演义》应作为统一题名著录，不应该作为其他题名著录，517字段改为500字段。
例3：
200 1# $a孤女飘零记$f夏罗德・布纶忒（Charlotte Bronte）著$g伍光建译
500 10 $aJane Eyre
注：本例是CALIS的著录方式。对于译著的统一题名目前有两种不同的观点：一种观点认为应该以译著的原题名作为统一题名，便于集中文献；另一种观点认为，译著的统一题名应选用著称的汉语意译名。《中国文献编目规则（第二版）》24.3.2.3（b）规定：中外近现代名著具有不同题名，应以其著称者为统一题名，并以《简・爱》为例加以说明。《国际编目原则声明》指出：“当一个名称以几种语言或文字表达时，规范检索点的语言和文字应当首先依据以原语言或文字表达的作品的载体表现中出现的信息，但是，若原语言或文字并非在目录中正式使用的语言或文字，则规范检索点可依据载体表现或参考来源中出现的，以最适合目录用户的一种语言或文字表达的形式。”[5]即在中文编目中，译著的统一题名应该选取用户熟悉的中文形式表达的著称的汉语意译名，而不宜采用译著的原题名。《Jane Eyre》有《孤女飘零记》《简・爱》《简・爱自传》等多种译名，应该选择著称的《简・爱》为统一题名。
2责任者检索点的规范问题
2.1责任者检索点的规范处理问题
根据著录规则，701、702、711、712字段记录的责任者名称形式应遵循著录规则中标目法的规定，必须是规范的检索点形式。根据标目法的相关规定，确定个人名称规范检索点的原则是：个人名称一般只能有一个规范形式；如一个人具有多个名称，应选择其中最为人所熟知的名称形式；如一个人具有多个名称，无法确定何者最为人熟知，可依据以下顺序选择：在本人著作中最常见的名称，参考工具书中最常见的名称，本人最近使用的名称；个别著者在不同历史时期或不同领域以不同名称题署文献，都很知名，按照严格控制原则，可分别建立规范标目，并作相关参照。外国个人责任者的规范名称不能直接采用原文形式，应选取著作上出现的中译姓氏、中译姓名或中译惯用名称为标目主要成分；若著作只题有姓名原文，而无中译名称，应根据《世界人名翻译大辞典》等权威工具书译出其姓或名称，作为标目主要成分；若存在多种中译名称，应选择其中最常见或最新的中译名称为标目。团体名称规范检索点确定的原则是：同时具有两个及两个以上名称，应选择其中最著称者为标目，若无法确定，依以下先后顺序选择：在出版物中最常用的名称，各种参考信息源中最常用的名称，对同一团体履行不同职能所使用的不同名称，应分别建立规范标目，并作相关参照。外国团体本身有中文名称的，以中文名称为标目，无中文名称，以中文译名为标目，无中文译名，应参考相关信息源或权威文献确定其中译名，中译名以意译名优先，无法意译的可采用音译名。不同编目机构或编目员对责任者检索点的规范处理存在差异，如有的不做规范处理，直接按题名页所题著录，有的虽进行规范化处理，但选择的规范名称却不符合标目法，且同一编目机构选取的规范名称存在差异。
例1：
200 1# $a百合云梯$f沈静著
314 ## $a沈静，台湾屏东人，本名周芬伶，笔名沈静，台湾东海大学中文系任教。
701 #0 $a沈静$4著
注：沈静的本名周芬伶，本名更为人熟知，因此需对责任者名称做规范处理，应以本名周芬伶为规范名称。
例2：
200 1# $a回忆陈仪$f全国政协文史和学习委员会编
711 02 $a中国人民政治协商会议全国委员会$b文史和学习委员会$4编
注：政协全国委员会的办事机构或直属机构，前冠“全国政协”为标目，而不用“中国人民政治协商会议全国委员会”的全称。规范名称应该是“全国政协文史和学习委员会”。
例3：
（记录1）
200 1# $a澳门风物志$f唐思编著
701 #0 $a唐思$4著
（记录2）
200 1# $a 澳门风物志$f唐思著
314 ## $a唐思，广东新会人，原名伍松俭，常用笔名徐敏、唐思，现为《澳门日报》编辑主任。
701 #0 $a徐敏$4著
注：此例是CALIS的两条书目记录，分别取不同的笔名为规范名称，CALIS对同一责任者建有两条规范名称记录。由于唐思较徐敏更为人熟知，因此，应以唐思为规范名称。
2.2责任者检索点的著录问题
由于编目规范控制工作并未引起编目机构的足够重视，加之规范控制工作需要投入大量的人力物力，目前只有少数大型编目机构建立名称规范数据库。对于大多数未建立规范名称数据库的编目机构而言，一方面，由于对常用、惯用、通用名称的判断常常会因人而异，不同编目人员对责任者规范检索点的处理存在差异，不利于读者检索和文献集中；另一方面，读者不了解编目规则，或者不清楚规范名称，他们常常以自己了解的名称进行检索，难以迎合编目员确定的规范检索点形式，容易导致检索失败，影响检索效率。为提高检全率和检准率，有必要灵活运用著录规则，改进责任者检索点的著录方式，可使用730字段，为非规范名称进行著录，提供更多的责任者检索点。
例：
200 1# $a白色的梦$f洪雪著
314 ## $a洪雪，原名任尊洪，笔名洪水、洪雪，山东社会科学院研究人员。
701 #0 $a任尊洪$4著
730 1# $a洪雪$4著
3结语
题名和责任者检索点规范控制中存在的问题，很大程度上缘于编目机构对规范控制工作的不重视。规范控制是为了实现书目的检索功能与汇集功能，保证目录体系中检索点的一致性和唯一性，保证书目记录的查全率和查准率而进行的工作，其重要性不言而喻，而编目机构不重视规范控制既有对规范控制工作重要性认识不足的原因，也有人力物力局限的因素。编目机构应首先从思想上认识到规范控制工作的重要性，同时加强协作，共同参与，共建共享规范数据库，以避免重复劳动和资源浪费。规范数据库建设工作任重道远，非一朝一夕能完成，对未建立规范数据库的编目机构而言，检索点的制作应当充分考虑用户的检索习惯，分析用户查找文献的各种可能性，只有这样才能有效提高检全率和检准率。同时，在题名和责任者检索点的著录中，应严格遵循编目规则，正确理解著录格式，重视题名的规范化处理与著录工作，确定正确的责任者检索点，避免题名和责任者检索点著录的差异，以实现书目数据的共建共享。尤其是译著的统一题名的选取问题，国图和CALIS两大编目机构存在分歧，应尽快统一。对于著录中存在的分歧问题，不仅影响用户利用，也不利于书目数据共享。笔者认为编目工作应始终以“用户便利”为宗旨，重视规范控制，统一著录格式，只有这样才能最大限度方便用户查找、获取和利用文献。
参考文献：
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图书在版编目(Cataloging in Publication 简称CIP)是图书出版过程中，由集中编目机构按《普通图书著录规则》著录、《中国图书馆分类法》(以下简称《中图法》)分类、《文献主题标引规则》进行主题标引，然后将基本款目(目录卡片样例)印在即将出版的图书的特定的位置（书名页、版权页），使图书本身以及书目资料能够同时为出版社、图书馆和读者所利用。在版编目的实施不仅减少图书馆图书分编工作的重复劳动，而且提高了图书分编的工作质量和速度，促进了编目工作的标准化和规范化，为文献资料的网络化管理和书目资源共享奠定了基础。但由于我国实施在版编目时间不长，还处在不断完善阶段，为此，CIP数据在标准化、规范化方面还存在着不少问题，现分析如下，有不妥之处，请同仁们不吝赐教。
1 常见CIP数据的错漏
1.1 著录数据方面的错误
1.1.1 题名与责任者项著录不准确 例：军事医学科学出版社2000年出版，陆莉娜主编的《协和博士论坛》，此书属系列图书，共分为：专家论当代、医家谈医道、名士话人生三个分册。其CIP数据分别为：“协和博士论坛／专家论当代／何祚庥等著”、“协和博士论坛／医家谈医道／秦伯益等著”、“协和博士论坛／名士话人生／秦伯益等著”，这三种书的书名与责任者项都出现了明显的错误。因为这三种书并不属无总书名的多题名图书，也不属多责任者无总题名的图书，所以，“专家论当代”、“医家谈医道”、“名士话人生”应作为副书名著录；又根据《中国文献编目规则》规定，书名与责任者项的信息源应取自书名页或版权页、封面，但这三种书CIP数据的责任者均不出自规定的信息源中，而是从目录中析出的，这是不正确的。所以这三种书的正确著录应为：“协和博士论坛：专家论当代／陆莉娜主编”、“协和博士论坛：医家谈医道／陆莉娜主编”、“协和博士论坛：名士话人生／陆莉娜主编”。
1.1.2 版本项著录错误 例1：商务印书馆1999年出版的《牛津初级英汉双解词典》（第二版），其CIP数据为“牛津初级英汉双解词典：第二版／（英）克劳利（A.Grawley）；李北达编译”，将“第二版”作为副书名处理了，这是不正确的，正确的著录应为“牛津初级英汉双解词典／（英）克劳利（A.Grawley）；李北达编译.-2版”。例2：商务印书馆2002年出版的《人性论》（节选本），其CIP数据为“人性论／（英）休谟著；关文运译；陈启伟选编.-北京：商务印书馆”。根据《中国文献编目规则》规定，凡是说明图书内容特征的版本文字，如“通俗本”、“节选本”等等，一律著录于版本项，显然此书的CIP数据漏掉了版本项，所以正确的著录应为“人性论／（英）休谟著；关文运译；陈启伟选编.-节选本.-北京：商务印书馆”。版本项对于读者来说是极为重要的，因为不同的版本，就意味着图书的内容有所不同，或增加或删减了部分内容，读者可以根据自己的需要选择不同的版本。
1.1.3 出版、发行项著录错误 例1：《毛泽东邓小平江泽民讲学习讲政治讲正气论述导读》第二版的出版时间为“1999年8月”，其CIP数据为“1997.5”，但此出版时间在版权页或书名页、封面、出版说明等均找不到，而且根据《中国文献编目规则》规定，出版时间的著录只需著录到年，所以此书出版时间的正确著录为“1999”。例2：《我的一个世纪》的出版时间为“1997年9月”，最后一次的重印时间为“2001年11月”，其CIP数据为“我的一个世纪／董竹君自撰.-北京：生活·读书·新知三联书店，1997.9 (1997.10重印) (1997.12重印) (1998.1重印) (1998.2重印) (2000.12重印) (2001.1重印) (2001.3重印) (2001.11重印)”。这一著录明显是不正确的。根据《中国文献编目规则》规定，出版年、重印年均著录该书最后的出版、重印时间，所以正确的著录应为“我的一个世纪／董竹君自撰.-北京:生活·读书·新知三联书店，1997年（2001重印）”。
1.2 主题词标引方面的错误 例：广东人民出版社出版，范英，刘小敏主编的《以德治国纵横谈》一书，其CIP数据中的主题标引词为“资本主义—发展史—通俗读物”，分类号为“D091.5-49”。该书主要内容是介绍国内外著名的国家领导人如何以德治国的典型事例和经验等，其主题标引词应为“社会主义—精神文明建设—通俗读物”。
1.3 分类标引方面的错误
1.3.1 分类错误 例1：中国协和医科大学出版社2000年出版的《耳鼻咽喉－头颈外科主治医生500问》，其CIP数据的分类号为“R85－44”，而“R85”在《中图法》中是“航空航天医学”，与此书的内容相距甚远，若按多主题图书分类的标引规则归类，笔者认为，此书应归入“耳鼻咽喉科学”，所以正确的分类号应为“R76－44”。例2：科学出版社2002年出版的《神经保护的基础与临床》，其CIP数据的分类号为“R792”，而“R79”代表的是“外国民族医学”，“2”是依世界民族表复分所得的号，但这一分类号与书的内容是风马牛不相及的，所以，其正确的分类号应为“R741”。
1.3.2 专类复分不统一 例：人民军医出版社1998年出版的《妇产科急症学》，其CIP数据的分类号为“R710.597”，其“0.597”为临床医学专类复分表“急症、急救处理”的复分号，而1995年人民军医出版社出版的《妇产科症状鉴别诊断学》，其CIP数据的分类号为“R71”，显然没有进行专类复分，为了使图书分类祥略统一，应加上专类复分表的复分号“04 诊断学”，故此书的正确分类号应为“R710.4”。
1.4 其它方面的问题
1.4.1 排检项不规范或遗漏
1.4.1.1 主题词标引符号不统一 例：人民军医出版社1995年出版，段如麟，陈解民主编的《妇产科症状鉴别诊断学》，其CIP数据的排检项中文献主题词的标引为“Ⅲ.妇产科病－诊断学”，而科学出版社2001年出版，周宏灏主编的《遗传药理学》，其CIP数据的排检项中的文献主题标引为“Ⅲ.遗传学：药理学”，两书主题词中的词与词之间的标识符号不统一。但根据多年的分编实际工作及图书的在版编目中经常见到的，笔者认为应以“－”为标识。
1.4.1.2 遗漏分类号 例：北京大学出版社2002年出版，黎军著的《行业组织的行政法问题研究》，其CIP数据的排检项漏掉了分类号。
1.4.2 分类号印刷错误 例：上海外语教育出版社2001年出版的《牛津物理学词典》，其CIP数据中的分类号为“04－61”；经济管理出版社2001年出版的《分配革命》，其CIP数据的分类号为“FO14.4”，显然这两种图书的分类号错误都是因印刷错误造成的，为此两种图书的正确分类号应分别为“O4－61”和“F014.4”。
1.4.3 印刷位置不规范 目前大多数出版社是按照自己的意愿进行在版编目，所以有的CIP数据印刷的位置也很不规范，有的印在书名页的背面，有的印在封底，有的印在版权页，但版权页印刷的位置也很不规范，有的在书名页的背面，有的在封底，有的在封三或封四，或在附图之后，或在附图之前，所以参照很不方便。笔者认为，CIP数据应统一印在版权页，且紧跟着书名页为佳。
1.4.4 CIP数据的有无不统一 因为目前有许多出版社是按照自己的意愿进行在版编目，所以有的出版社执行实施，有的出版社没有，即便是同一出版社在同一年出版的图书也是如此。如人民卫生出版社2000年出版的《病理学技术》有CIP数据，而在同年出版的《妇产科手术学》则没有CIP数据。
2 讨论
2.1 CIP数据的特性 CIP数据应具有：①权威性，以推动编目工作的标准化、规范化。建立国家书目数据库，使我国的书目数据与国际水平靠拢，实现图书馆工作自动化、网络化管理及书目资源共享；②标准性和规范性，CIP数据质量的高低将直接影响到它的可信度，也影响CIP数据的实施和推广，书目数据的标准化、规范化是CIP数据工作中的核心工作，也是实现书目资源共享必不可少的条件；③准确性，在版编目的图书全部依据《中图法》进行归类，按照《中国文献编目规则》统一格式著录，按照《汉语主题词表》标引主题词，使其提供的数据尽可能地做到准确无误，这是确保CIP数据质量的重要手段。④统一性，标准的本质特征就在于其统一，编目工作采用在版编目数据的过程也就是贯彻和执行统一标准的过程，对不符合国家标准GB12451－90《图书在版编目数据CIP》的数据应拒绝出版，使CIP数据规范出版社的在版编目工作，保证在版编目数据的标准化、统一化。⑤完整性，编制CIP数据的目的之一就是使图书馆图书分编工作减少和避免重复劳动，CIP数据的完整程度如何，体现了CIP数据质量的高低。所以，CIP数据必须对书名、责任者、著作方式、版次及出版时间等的标识做到正确一致、完整，才能显示其优越性，只有做到覆盖面广、报导及时准确，才能加快推动书目资源现代化、网络化管理和资源共享的进程［1］。
2.2 造成CIP数据错漏的原因 准确的CIP数据可给我们的编目工作带来启示和帮助，但错误的CIP数据往往会给我们的分编工作带来误导。通过对以上CIP数据的分析，我们可以看出造成CIP数据错漏的主要原因有：①编目人员的素质与在版编目所要求的和应具备的存在着一定的距离。主要表现在对图书的分类、编目规则不够熟悉或是责任心不够强，而没能对图书主题进行认真的分析，以致造成分类错误或标引不到位，例如有的图书归类错误或分类深度不够。《中图法》的分类深度一般控制在6级左右，虽然有些类目下不一定有文献保证，但大多些数图书是可以依据《中图法》类目穷尽归类的，也就是说能在下位类找到其确切类目的，就不应粗略地归入其上位类。然而，如果对分类规则不熟悉，就会造成分类数据上的错误［2］。②对国标GB12451－90《图书在版编目数据CIP》的执行力度不够。此标准已颁发了十多年，但目前有些出版社只是按照自己的意愿想当然地进行在版编目，所以就难免出现这样或那样的CIP数据错漏问题。③出版部门对在版编目重视不够，表现在对付印前的清样校对不够认真、仔细，以致于出现一些不该出现的错漏。④出版社与CIP数据中心的沟通不够。因为出版社只负责按照CIP数据工作单的项目填写有关数据，连同正书名页的清样复印寄给CIP数据中心，由CIP数据中心根据图书著录规则、《中图法》和汉语主题词表对此进行审核、修改、加工成可排印的CIP数据格式，然后再寄回出版社排印。由于CIP数据中心只是依靠出版社所提供的工作单进行审核、整理、加工、编排，很难达到对图书进行准确、完整的著录要求［3］。
2.3 解决办法和建议
2.3.1 加强业务培训 加强CIP数据中心编目人员素质的培养与提高，使在版编目人员能系统学习图书馆学相关的业务知识，随时掌握图书馆学发展的新动态，特别是要了解和掌握分类法及主题词表的发展与变化，严格按照规则进行编目标引，使CIP数据不断趋于完善。在版编目是一项技术性较强的工作，它要求编目人员具备一定的专业知识与文献工作经验，还要有一丝不苟、认真负责的工作精神，因此，为了保证数据的规范化、标准化，必须加强业务培训和思想建设，培养编目员过硬的业务素养和良好的职业道德，建立高素质的编目队伍。如各出版社应聘请专家开办各种形式的业务培训班、进修班，以提高编目员的业务水平和业务技能。同时编目员也要加强自身的素质修养，不仅要能熟练掌握编目规则，具有过硬的业务水平，而且在工作中要有认真负责、一丝不苟的工作态度和敬业精神。
2.3.2 健全审核机构，完善审核制度，提高审核力度 由于中国版本图书馆在版编目中心不可能对每一种CIP都进行审核，因此，势必造成很大一部分CIP数据未经审核就进入社会；即使是经中国版本图书馆在版编目中心审核过的数据，也会因其审核量大审核不严格而出现质量问题。因此，有必要健全审核机构。比如可借鉴国家图书馆编目中心的经验，中国版本图书馆在版编目中心也可以以该中心为总的审核机构，再根据各省区的条件设立各省或区域性的分支机构，总部对各分支机构进行有效的组织、规划、调控、监督、培训等工作。加强书目数据质量管理，提高审核力度。比如可制定行之有效的审核制度、差错率与奖惩制度等。CIP数据中心也可以借鉴国外的经验，由权威的图书馆编目中心编制，以此来强化图书在版编目中心，负责图书在版编目的组织、协调、审核等工作，以提高在版编目准确性，减少失误。严格贯彻和执行《图书在版编目数据》标准，制定出一套完整的在版编目数据工作准则，加强图书出版的管理，规范CIP数据工作，并设立专门机构和人员对实施工作进行质量审核校对，形成制度，并将这种制度作为出版权的获得方式，以维护国家标准数据的严肃性。以降低差错率，保证数据质量。
2.3.3 加强在版编目中心、出版发行部门与图书馆的联系与合作，严格出书规范 虽然《普通图书著录规则》是针对图书馆编目员来制定的，但作为在版编目中心、出版部门仍应与图书馆加强沟通与联系。CIP数据应属图书馆编目的业务范畴，如出版人员不经过系统的图书馆业务学习，又没有一定的文献编目经验，存在的问题就很难杜绝。这就要求编目员必须严格按照国家标准《图书在版编目数据》(GB／T12451—2001)及其引用标准《普通图书著录规则》(GB3792．2-85)规定的内容，根据“图书在版编目(CIP)数据工作单填写说明”，正确地填写“工作单”，出版新书时应保证著录信息源的记录完整、准确。保证编目工作的标准化和规范化，共同促进我国在版编目的发展［4］。总之，笔者认为从图书馆编目工作的实际出发，对图书的分类应力求详尽，主题标引力求深细。因为在《中图法》的分类规则中允许各图书馆在实际归类时定好各馆的使用本，依据各馆的实际情况确定类分的详略。而如果在版编目在分类时力求做到详尽准确，并做必要的附加分类，那么各馆在参照时只需根据本馆的使用本而决定取舍即可，这样可避免许多不必要的重复劳动，提高编目工作的速度和质量。
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关键词：北京地方民国档案文件级目录目录著录
北京地方民国档案，是指从1912年1月1日中华民国诞生开始，到1949年9月27日中国人民政治协商会议第一届全体会议决定成立中华人民共和国止，在这一历史时期内，北京地方历届政府（含日伪汉奸政权）及其所属机构、驻北平机构、著名人物等在社会活动中直接形成的，有价值的各种历史记录。这些文件材料经北京市档案馆几十年精心组织、规范整理，各类档案数量近98万卷册，内容极为丰富，涉及领域非常广泛，其中不乏珍贵史料，成为人们研究北京近代政治、军事、经济、科技、文化、宗教、城市变迁等的知识宝库。
民国档案文件级目录著录，是民国档案保护与开发项目的重要内容，其著录的质量和效率直接关系到民国档案目录基础体系建设的成败，直接关系到民国档案开发利用水平的高低。北京市档案馆对北京地方民国档案检索工具的编制工作直至20世纪末才最终完成，期间经历了比较艰苦的过程，从没有目录到编制手抄案卷目录，再到依据手抄案卷目录，录入机读案卷目录，建设案卷目录数据库。为了响应国家档案局建设“国家开放档案信息资源共享利用系统”的号召，根据国家档案局档办发〔2013〕4号通知精神，从2013年起，北京市档案馆开始每年向国家档案局提交2万余件的民国时期开放档案文件级目录数据，至2015年底，已向“中国记忆”网络平台提交了文件级目录数据逾6万件。也就是说，从2013年开始，北京市档案馆正式开展了北京地方民国档案文件级目录著录的实践探索，不断补充完善北京地方民国档案文件级目录著录细则，合理组织著录工作，有针对性地安排著录培训内容等。现就以上三个方面的问题进行交流，敬请业内同仁批评指正。
一、文件级目录著录细则编制问题
按照全国民国档案资料目录中心规定，民国档案文件级目录著录项共计28个。其中，必要项为：档案馆代码、档案馆名称、全宗名称、档号（含全宗号、目录号、案卷号、文件号）、文件题名、责任者、形成时间、页数、控制使用标识、语种、载体形态、政权标识、文件附注等13项（实为16项）；选择项为：受文者、文种、起止页码、文本、分类号、缩微号、电子档号、关键词或主题词（含人物、机构、会议、事件等）、电子画幅数等9项（实为12项）。根据《民国档案著录细则》（DA/T20.1-1999），每个著录项都有其特定的内涵和著录要求，但该标准过于宏观，实际工作中，我们会遇到各种各样的具体情况，每种情况都需要作出相应科学合理的处理。因此，为了更好地指导北京地方民国档案文件级目录著录工作，确保著录质量，北京市档案馆在总结实践经验的基础上，研究制定了《北京地方民国档案文件级目录著录细则》，提出了符合北京地方民国档案特点的、更加细致的、可操作性更强的著录要求。因篇幅所限，本文仅以“文件题名”的著录为例。
（一）文件题名的基本结构
文件题名，是指直接表达档案文件中心内容和形式特征的名称，一般为文件标题。文件题名的著录是文件级目录著录的重点难点所在，也是最费时费力的著录项。因此，我们设置了文件题名的基本结构为：责任者+介词+事由+行为动词+受文者+文种。例如，行政院关于据呈“三一八”惨案诸烈士公葬日期暨办理情形已转呈国府给北平特别市政府的指令。“行政院”为责任者，“关于”为介词，“据呈‘三一八’惨案诸烈士公葬日期暨办理情形已转呈国府”为事由，“给”是行为动词，“北平特别市政府”为受文者，“指令”为文种。在能够判定公文属于普发文性质时，即受文者超过5个机构，则受文者可以略去不予著录。
如果档案原有文件题名规范完整，包含责任者、事由、文种等必要项，可以表现文件内容和形式特征的，也可不拘泥于此种形式。如北平市社会局救济院1941年职员姓名清册等。对于清册、花名册、章册、总册、调查表等类材料，一般要在文件题名中注明年份。
（二）文件题名拟要求
1.简洁表述。文件题名的表述要简洁明快，避免烦琐。民国档案有其特有的行文词汇，诸如“仰知照”“呈为呈报”“迳启者”等等，起到起承转合等作用，实际表达意义有限，在著录文件题名时可以删去此类词汇。例如，“北平市政府关于准国立暨南大学函校长何炳松于1935年7月16日到校视事仰知照的训令”，显然比较烦琐，利用者不易在第一时间提取有效信息，可以表达为：“北平市政府关于暨南大学校长何炳松于1935年7月16日就职的训令”。
2.有机组合。民国时期文牍主义曾一度兴盛，政府机关收文、办文的数量巨大。为了某一事由，多个单位可能数次行文，而单个文件的独立检索意义并不大，因此，在文件内容前后联系十分紧密时，可遵循“一事一条”的原则组合著录，即呈与批、指令与呈、函与复函、正文与附件等进行有机组合。著录为一个条目，文件题名适当体现来文内容即可。例如，北平市社会局训令要求各区公所呈报某一表格，而内7、外5等12个区公所上报的表格基本一致，这种情况可组合为一个文件标题，著录为：“北平市社会局关于某一事件的训令及12个区公所的呈”。
3.审慎考证。在著录文件题名时，经常会遇到个别词语无法辨认、无责任者、表格类统计表没有时间等情况，这时要采取审慎的态度，尽可能地从案卷中考证，做到有理有据。例如，北京在民国时期的名称曾经发生多次变化，1928年6月称北平特别市，1931年4月改称北平市，1938年1月再次改为北京特别市，1945年日本战败投降后，又恢复原名北平市。在责任者不能确定时，不能简单地将文件题名中的责任者都著录为北平市或北京市某机关，要根据案卷起止时间、档案内容、前后联系慎重推断机关名称。
4.恰当概括。文件题名要准确揭示档案内容，有时需要提炼、修改、补充，甚至重新归纳，一是要尽量选用能准确表达事件时代特征的结论性原词，二是要理清行文层次，对档案主题内容进行恰当的概括，以有效地满足检索需要。例如，事由为“奉行政委员会令转奉临时政府令缜密调查设法平抑物价食粮燃料价防止奸商垄断操纵并应严定惩罚规程仰遵照切实施行等因自应遵照办理除由本署拟定取缔物价暴利惩罚规程即日公布施行并令警察社会两局遵照切实执行外呈复鉴核备案、呈报行政委员会备案及分令社会局警察局外仰遵照切实执行”，太过嗦，可著录为：“北京特别市公署关于为平抑物价拟定《取缔物价暴利惩罚规程》即日公布施行并令警察社会两局遵照切实执行给行政委员会的呈及给警察局、社会局的训令”。
5.适当取舍。文件题名要突出重点、有所取舍，不能拖泥带水地把全部文件题名一一罗列。例如，档案中经常出现文秘人员向长官说明办文的意见和陈请长官核示的签注、签呈等。如果档案中有文件正本或定稿，因其意见已经包含在文中，在文件题名中就不需要体现此签注、签呈内容；如果没有正式文本，对于提出重要处理意见的签注应当单独著录为一个条目；如果文秘人员和长官的姓名、职位确定，还要将姓名、职位注明。
二、文件级目录著录工作组织
至“十二五”规划末期，北京市档案馆民国档案全部实现数字化，且各全宗的档案案卷级机读目录比较完善，基于此，我们组织开展民国档案文件级目录著录工作，可以避免调取档案实体的烦琐，并有效保护民国档案实体。通过每一卷的数字化副本，即可逐件开展著录工作。为此，我们设置了著录工作的组织程序，具体如下：
（一）按全宗调取数据
北京市档案馆设置了专门处室负责档案数据库和网络的管理与维护。作为档案编目部门，在组织开展文件级目录著录工作前，首先要按照既定的工作方案，从档案数据库中，按全宗调取原文数据。调取数据采用离线方式，两个处室之间严格履行调取手续。
（二）导入《民国档案文件级目录著录系统》
为了高效率、高质量地开展文件级目录著录工作，我们专门设置了专网，配置若干台较大屏幕的计算机，研制开发并应用《民国档案文件级目录著录系统》，将调取的原文数据导入该系统，形成一个封闭的、安全保密的专网著录工作平台和环境。
（三）通过专网平台多人分段对照著录
组建民国档案文件级目录著录团队。团队人数根据阶段著录工作量配备。著录团队通过专网平台，对一个全宗的案卷数据进行分配，每名著录人员负责一个区段。依托上述系统，著录人员在各自的操作平台上开展文件级目录著录工作；著录界面采用对照式，计算机屏幕左半侧为数字化副本的画面，右半侧为文件级目录著录项，完成一条随即提交。
（四）第一次全面质检和校正
在著录团队中设置一名质检员，负责对著录人员的著录成果进行第一次质量检查，同时填写《著录质检记录表》，以便对著录人员的工作进行绩效考核。质检员需要及时校正检查中发现的错误，如果错误率过高，应返还著录人员重新著录，确保错误率处于最低水平。
（五）第二次按比例抽检和校正
在著录团队中还要设置一名终极质检员，对通过第一次质检和校正后文件级目录数据进行第二次、也是最后的抽检和校正。抽检按照一定的比例进行，通常为该全宗总数的30%。在抽检的目录数据中，正确率必须达到100%，否则视为该全宗的著录质量不合格，著录人员要全面检查和校正。
（六）打包归入数据库，提供网上检索利用
在通过上述两次质检、目录数据合格后，我们将该全宗文件级目录数据打包、拷贝，同样通过离线方式，移交档案数据库管理部门，归入民国档案文件级目录数据库，双方严格履行交接手续。目录数据通过档案馆利用平台，供利用者网上检索利用，发挥民国档案应有的价值作用。
三、文件级目录著录人员培训内容
著录质量是民国档案文件级目录的生命。没有高质量的目录，档案提供利用的效果就会大打折扣。而决定文件级目录质量的关键因素是著录人员，是从事民国档案著录人员的历史知识感知度、历史人物知晓度、民国行文把握度、古文汉字辨识度，以及著录细则掌握度等。如何使著录人员的能力、水平满足工作需要，一直以来是困扰档案编目部门的难题。为此，我们做了如下实践探索：
（一）民国时期北京地方历史沿革及变迁脉络情况
了解民国时期北京地方历史沿革及变迁脉络，对于从事民国档案文件级目录的著录人员来说十分必要。民国时期，北京（北平）经历了许许多多举世瞩目的大事要事，如、三一八惨案、二次北伐、“一二・九”运动、卢沟桥事变、反饥饿反内战运动、和平解放等；从北洋军阀统治到迁都后的城市管理，到沦陷于日寇铁蹄之下，到光复，以及最后回到人民怀抱，这些重大历史事件和革命运动无不在档案中反映。了解这些情况，便于准确判断民国时期文件材料的主题内容，准确判断文件题名是否正确反映文件材料的主要内容等。
（二）民国时期北京地方各类机构的背景情况
北京地方民国档案共232个全宗。这些全宗基本上以相对独立的各类机构为管理单元。例如，北平广播电台全宗，其成立时间，职能任务，隶属关系变化，内部机构设置，历任台长姓名等。从事民国档案文件级目录的著录人员了解这些机构的背景情况，τ谒们高质量、高效率地做好文件级目录著录工作具有较大帮助。
（三）民国时期重要历史人物情况
民国时期，在北京（北平）这个特定舞台上留下身影和足迹的历史人物不胜枚举，那些大大小小的新旧军阀，那些趾高气扬的官员，那些奴颜婢膝的汪伪汉奸，那些誉满全国的文坛巨擘，那些蜚声中外的清流艺人，还有那些为了国家独立、人民解放的共产党人与革命志士。这些历史人物都或多或少地出现在民国时期文件材料之中，从事民国档案文件级目录的著录人员掌握他们的基本情况，并将其准确无误地著录到著录项之中，无疑为档案利用者的检索利用提供了便利。
（四）民国档案特征及公文种类、常用行文词汇
与现行纸质档案形态相比，民国档案有几个显著特征：一是大部分采用毛笔书写，有的书写潦草、涂改严重，难以辨认；二是文字为竖排版，没有断句的居多；三是行文风格、用语与现行文书差别极大，且均为繁体字；四是文件材料常常无明显的责任者、时间、文种、事由等，需要著录人员解读判断。这些特征，对著录人员的文言文识读及语言概括、分析能力是一个极大的考验，不仅需要日积月累坚持不懈地学习和研究，更需要经常性地组织培训。除此之外，还有一些基本知识需要掌握。例如，民国时期的公文文种，诸如“令、训令、密令、指令、任命状、布告、通告、批、呈、签呈、签注、咨、函、通知、代电、电报、手谕”等，需要知道这些文种的含义和用法，且不能转换成现行文种名称；民国时期的行文词汇也比较特别，诸如“案准、前奉、奉谕、交下、奉此、准此、此致、勋鉴、函达、钧属、钧鉴、咨请查照、恭祈鉴核、仰知照、呈为呈报、为咨行事、迳启者”等。只有掌握这些词汇的表达意义，才能正确研判每件档案的内容。
（五）民国档案文件级目录著录细则
《中学语文教学大纲》（试用修订版）首次对学生的名著阅读提出了具体的量的要求：“养成读书看报的习惯……初中学生课外自读每学年不少于80万字，其中文学名著2-3部。”《语文课程标准》（实验稿）在此基础上对不同学龄段学生的实际情况，作了进一步的阐述，如，对7-9年级学生的名著阅读的要求是：“学会制定自己的学习计划，广泛阅读各种类型的读物，课外阅读总量不少于260万字，每学年阅读两三部名著。”
初中是由小学向高中过渡的时期，学生的身心发展也由少年期向青春期过渡，他们可塑性大，既是掌握基础知识、基本技能的最佳时期，又是为今后发展创造条件的重要时期。
据有关资料显示以及我们调研组调查，农村初中生对中学语文大纲确定的10部必读名著阅读情况，存在着阅读不多；喜欢不深；收藏量小；阅读效果欠佳；对国外著作比中国著作更生疏等问题。
名著阅读没有真正走进农村中学，究其原因，有多方面。
其一：学生接触少。1.学校的图书建设方面，图书室里，应试为主的书多，文学、科普类的读物少，名著更少；2.家庭缺乏读书氛围，家长对孩子课外阅读认识不足，对书籍尤其是名著的收藏少甚至没有。3.不良网吧、闲杂电视节目、言情暴力小说等充斥占领学生的时间和头脑。4.学校管理与学生阅读的冲突，受社会、家庭的压力，我们的一些学校在追求“升学率”上仍然不惜一切挤占学生的阅读时间：课程安排得满满的，自习课不常有，回家后的作业量大大的，学生睡觉已不算早，哪里有时间去读这类被外人看作是“闲书”的名著？
其二，学生阅读名著的意识不强。多数学生反映，名著在考试分数当中所占比重少；名著距离现实生活太远，尤其是外国名著名著读不懂，大多数名著太长，没兴趣读。
其三，学生阅读名著缺乏良好的习惯。一些学生阅读名著，仅限于看过、消遣，没有读书笔记和心得，或者坚持不够，没有深层次理会名著所产生的背景、写作技巧、现实意义，缺乏与名著共鸣的效果。
其四，教师导读的能力尚待提高。我们学校的一些领导和语文教师，自身对名著的阅读少，文学修养跟不上，再者是指导有误区，有急功近利的情绪。
综上所述，名著的阅读对于初中语文教育有着极为重要的作用。而让名著阅读走进农村中学，并将名著阅读的训练系统化、科学化，是我们广大农村教育工作者现如今须要迫切解决的问题，更是今后工作的重要目标和努力方向。
鉴于名著的阅读对中学教育的重要性和农村初中生名著阅读的尴尬局面，我们课题组在课题立项之后，我校确立了“今天你阅读了吗？”的口号，以此拉开了“让名著阅读走进农村中学”教育工作的序幕，从事了有目的和有计划的有益尝试。
一、创造、改善环境，让学生有书可读
1.图书室建设。在得到学校和中心学校领导的大力支持下后，我们学校采取购买和谋求捐助等途径，中学语文大纲确定的10部必读名著购置齐全，同时还增添了《红楼梦》、《三国演义》、《聊斋志异》、《三国志》、《平凡的世界》、《简爱》、《羊脂球》等诸多名篇佳著。图书室实行专人管理，建立了完善的借阅制度，而且增加了开放时间（星期天、节假日也向学生和教师开放）。
2.开设阅读课。联合教导处，我们在周二和周五的下午第三节确定为阅读课，有各年级的语文教师带领学生“领看、领读”名著，把阅读正式提上“入住课堂”的日程；同时鼓励各班成立名著阅读兴趣小组，努力形成“以点带面”、“以优带差”等“传帮带”良好局面。
二、师生共读，相得益彰
打开名著，走进名著殿堂，领略名著风采，教师既然有着“传道、授业、解惑”的责任，就应该是名著阅读的先行者、学生的领路人。我们老师的文学功底到底如何？说句公道话：尚待提高！造成目前农村中学语文名著阅读的窘况，我们语文教师难辞其咎。因此来说，“打铁尚需自身硬”是目前乃至今后我们自身素质建设的必然选择。在认真地反思之后，我校语文教师、学校领导以及有文学爱好的其他学科教师，开始了名著阅读的“恶补”！尤其7到9年级的语文教师在饭后、在休息日，在可阅读课上、在家里，与师生有讨论、与家人有共享；10篇必读的名著读完了，又增加了其他篇目；有读书心得、有读书反思、有阅读教案。
三、建章立制 巩固成果
在名著进校园实践活动中，我们注重长效机制的建立。我校把名著阅读活动列为教学改革试验的重点课题审批立项，而且制定了详细的实施方案。首先，确立并完善学校图书室图书管理、借阅制度，想尽办法保证学生在校读书渠道畅通。其次，建立学校周边环境综合治理协调机制，逐步形成社会各界关心、支持教育的良好局面，为名著阅读阅读争取更多的“阵地”。三是建立“阅读教学”评价、激励制度，把名著阅读列为语文教师目标考核范畴之中，鼓励语文教师和其他教师从事名著阅读教育教学的研究和探讨，把教师的阅读教案、博客论文、学生竞赛、教学成果作为晋级、奖励的依据之一。四是建立家庭学校携手共建制度，把名著进校园逐步推向家庭，以孩子发展为轴心，为繁荣农村文化建设提供有效的支持。五是建立“读书手拉手”制度，通过学校各年之间、各班级之间、师生之间名著的流通、转借、读书心得交流、汇报，互帮互助，传帮接带，依次推进名著阅读活动的整体开展。
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