时间：2022-02-18 13:38:31
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇合同管理系统，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
关键词：公立医院；合同管理；应用
经济合同是指法人、其他经济组织，个体工商户、承包经营户之间，为实现一定的经济目的、明确相互权利义务关系而订立的合同。目前已成为市场经济环境下各单位之间来往最重要、最常见的契约形式。合同不仅是商业关系的表达，更具有法律效力。加强合同管理，不仅实现医院内部控制需求，更有利于进一步提高医院管理水平，维护医院合法权益。
1审计合同管理存在问题
集团中心审计部于2016年9～10月对中心（集团）各院区2015年签订的经济合同，包括设备采购、物资采购、建筑工程、设备维保、总务类等进行审计，主要采取合同登记审阅，财务查账，付款逐笔核实，仓库调查到货入库情况等方式，对经济合同的合理性、合法性、完整性及合同条款的执行情况，款项的支付情况等方面进行审核。审计出集团各院区合同管理存在的问题。（1）合同签订不够规范。审计部门对合同审阅时发现，存在个别10万元以上的零星工程合同没有写明施工期间，且无保修期约定；合同文本没有签订日期、没有签约人签字；个别总务物资采购合同文本重要条款空白或与会签单上内容不一致等欠规范的情况。（2）合同文档编码不统一，文档查阅不便。各职能部门合同各自管理，各院区各部门合同编码没有统一制定，较为混乱。例如各院区的合同编码仍然延续集团合并前的编码方式，集团化后没有进行统一，院区内的总务合同也没有统一编码，整体比较散乱。合同归档采用手工归档，所有履行完成的经济合同均以纸质形式存档，使得查阅合同费时费力，效率低下。（3）合同会签进程、付款进度等难以控制。由于合同会签参与的部门及人数较多，一份合同签订往往需要消耗很长时间，而且难以追踪具体已签至哪个部门，需要逐个部门进行联系，付款签字流程同样需要长时间签字流转，效率较低且流程监管困难。（4）存在合同到期没有续约情况，无预警机制。存在部分房租收款合同没有续签仍然出租，部门维保合同没有续签导致医疗设备存在运行风险。由于合同数量大，单纯靠传统办公软件很难保证所有合同签约时间都能衔接的很好。
2针对合同管理审计问题解决思路
针对审计部门提出的合同签订不规范、编码不统一等一系列合同管理中存在的问题，我们组织相关人员与2016年11月参观学习三门核电站的合同管理系统，了解了该系统运行流程以及相应的查询统计功能，一致认为合同管理系统上线基本能解决目前医院合同管理中存在的问题，于是2016年年底集团领导层决定与用友公司继续合作，在原有的ERP系统中增加合同管理模块，由系统帮助构建一些常用合同文本，并实现合同流程审查、变更记录、文档保存、文档查阅、预警提示、联查采购入库付款等功能。
3用友ERP合同管理模块应用
（1）提供合同标准模板，统一合同编码。针对审计提出的合同签订不够规范以及合同文档编码不统一的问题，合同管理系统提供了合同的标准模版，合同起草部门只需要输入合同基本要素，使合同得到全集团统一、集中化管理。如果没有符合的文本，系统可以自定义模板，模板按需求设计好后可以保存为标准模板，方便以后直接调取使用；如果该合同模板已经不存在使用的意义，可以选择永久删除。系统实现编码自动生成，解决了各部门合同编号方式方法不统一，编码混乱的问题。（2）实现信息跟踪功能。针对审计提出的合同会签进程、付款进度等难以控制的问题，合同管理系统从以下几个方面予以解决：①系统可记录合同的每一次变更及变更原因，使合同变更实现全程可追溯。②系统可对合同审批流程进行跟踪，申请人可是随时查看合同审批进度。③系统可对合同收支款项进行跟踪，收付款系统发生收付业务时系统会将款项发生时间及金额反写至合同管理模块，实现全程款项信息跟踪。（3）实现合同快速查询审阅功能。针对审计提出的文档查询不便的问题，合同管理系统提供使用者可按合同编码、合同名称、供应商代码或名称、经办人工号、合同状态等进行查询合同，可查看该合同的所有详细信息及审批状态变更信息等，也可下载打印该合同功能，相比传统手工查阅纸质版合同省时省力。（4）实现预警提示功能并控制付款总额。针对审计提出的合同续约没有预警机制的问题，合同管理系统对即将到期的收款或者付款合同，系统会给予提醒，确保合同顺利续约。另外合同管理系统与采购管理、应付系统进行关联，对设备采购以及合同的付款进度进行监督，对付款总额进行控制，一旦超额系统就不允许付款。（5）实现审核权限界定功能。系统按部门及经济合同类型设置审批流，并将关键签署人单独作为一个字段填写，院办在审核流程完成后最后盖章时再次确认关键签署人是否已签字，严把审核关。（6）实现与其他模块关联整合功能。目前合同管理系统已与物资管理、总账系统整合，可以通过联查，对采购合同标的物的采购、入库、付款情况进行跟踪追溯，实现资源整合。（7）实现数据统计分析功能。通过系统对合同内容、付款情况进行统计分析，大大减轻职工的工作量，使其从繁琐的统计事务中解脱出来，更加高效高质量地为管理决策提供数据支撑。
4用友ERP合同管理系统后期规划
2017年4月起，用友公司对集团及各院区经济类合同相关部门进行了操作培训，大家对该模块逐渐适应并熟练使用相应功能，截止7月，共计有140份合同录入系统。为了使系统更加人性化，更加完善，集团与用友公司协商对系统进行后期规划。（1）合同管理与移动报销系统关联，进行合同的移动端审批并开通短信通知接口。目前集团正在与红橘公司联合开发移动APP报销，为了实现合同管理能随时随地审核查阅，后期合同管理系统将会与移动APP报销系统关联，实现手机端审批查阅合同，并且在合同进入审批流后，下游审核人员会收到短信通知。（2）合同管理与采购管理模块进行关联，实现对设备采购的监控。ERP采购管理物资模块已正式上线使用，将合同管理模块与物资模块关联可实现物资从合同订立到采购入库数量、单价、型号等是否与合同一致等由系统进行监控。（3）合同管理系统与预算相关联。合同管理系统按照合同签订年限，将各项经济合同按照系统设置的预算项目自动归类，预算管理员可以直接从合同管理系统中读取下一年度医疗设备维保费等项目的预算，也可以获取大额资金付款项目。
参考文献
[关键词] 容器模型；反追溯；合同管理；软件复用；通用界面
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 02. 030
[中图分类号] TP311.1 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）02- 0050- 04
1 前 言
企业经常需要签订各种大大小小的合同，随着签订的合同数量的增多，合同的管理必然成为一种负担。目前，我国的合同管理大多采用传统的结合电子表格的手工管理方式，由于这种管理方式效率低、电子表格容量小、关联性差，不便于查询、更新和维护，而存在着严重的局限性。尤其是随着项目复杂程度和合同数量的增加，合同管理的难度也在不断增加，单凭手工管理合同变得尤为困难，合同的管理已然成为一种负担。在信息化程度越来越高的当今社会，这种手工管理方式已远远不能满足现代化管理的需要。现针对中小型企业合同管理的现状，通过采用基于容器模型的架构，开发一个功能实用、操作方便、简单明了、而且具有反追溯的合同管理系统。同时在合同管理系统的开发过程中，我们发现各类合同台账所需汇总的信息字段一致，在对合同的录入、管理、查询、汇总等功能上都大同小异，而“异”的部分则仅仅表现在它们各自的合同内容不同，所需对应的合同模板不同，因而为了避免无谓重复的工作，考虑以一个通用界面和相应的代码供这些不同类型的合同模块通用，我们只需控制调用其相应的合同模板即可。我们从实用的角度出发，本系统所使用的开发工具是Microsoft公司的Visual Basic6.0，数据库管理软件采用的是Microsoft SQL Server 2005。本系统是针对以前合同管理系统所存在的问题，根据中小型企业实际使用情况进行开发，着重对合同数据进行管理，方便用户对合同进行查询、修改、添加和删除以及对合同的实时了解，主要考虑实用性设计的一个适合中小型企业使用的合同管理系统。
2 软件的模块结构
本文研究的合同管理工作主要涉及到两个方面：一是合同录入，二是合同台账。对于合同录入，要求准确地录入合同的信息；对于合同台账，要求得出同一类型的合同台账和所有类型的合同台账。对于同类型的合同台账，我们采用了一个通用界面来供这些合同模块调用，如何正确定位出这些合同的类型生成相应的合同台账是合同管理软件需要重点考虑的问题。对于所有类型的合同台账，一个公司可能有几十种合同模板，关键在于如何快速、准确、透明地统计出这些合同信息形成一个总的合同台账。
采用一种容器模型是解决这些难题的一个很好的方法。容器模型图如图1所示。
为了实现通用界面的调用，首先要建立一个菜单节点表，记录菜单的节点名称，在打开系统时生成树形节点以供点选调用，在点选时读出相应的节点名称和主界面名称即上述的通用界面名称。相应的树形目录如图2所示。
然后根据读出的节点名称，我们可判断出相应的合同类型进而从数据库中读出该类型的所有的合同信息，调用通用界面显示该类型的合同台账信息。
以涂装承揽合同为例，如图3所示。
在图3中，我们点击增加按钮，即可调用出该类型合同相应的合同模板，进行合同的录入。如果想查看其中某个合同的详细信息来源，我们可以选中这个合同然后点击查看按钮，或者将鼠标放在其所在行处双击，具有反追溯性。
以合同号是NTZZ-HS-HT1307004FD为例，如图4所示。
在总的合同台账模块中，具有权限的人员可以查看所有合同的简要信息，而且具有反追溯性。总的合同台账中包括所有类型的合同信息，如图5所示。
在图5中将鼠标放在某个合同所在行处双击，就可以查看到该合同的详细信息，同样具有反追溯性。
使用基于容器模型的架构，形成了所有类型的合同台账和同一类型的合同台账，同时还具有反追溯性。
当合同台账完成以后，单击“打印”按钮就可以将表格中数据导入到Excel中，形成合理的格式进行打印，既快捷又准确，效果非常好。
3 基于容器模型架构的建模
合同管理系统必须完成两个任务：①数据信息的准确性；②数据信息的透明性，即合同台账的每一条合同信息来源必须清楚。即系统不仅要提供准确的数据信息给用户，还需要说明为什么数据是这样的，也就是具有反追溯性。采用基于容器模型的架构方法，能够很好解决这些问题。
3.1 “容器模型”实现合同台账的思想
（1）合同台账分为同类型的合同台账和所有类型的合同台账。
（2）对应在数据库中建有总表1和总表2，用于存放上述两类合同台账中各自所需的信息。点击“保存”按钮时，各类合同在增加界面录入的数据会同时存入到上述两个总表中。存入两个总表的信息不需相同，只存储各自需要的那些信息即可，总表相当于一个容器。
（3）在点击“保存”按钮时，各类型的合同在增加界面录入的数据要分别保存到总表1和总表2中。
（4）对于同类型的合同台账数据，在合同增加界面保存数据时，总表1中除了存放同类型合同台账需要用到的合同信息以外，还设有一个字段IsKind，用于存放与这个合同类型相对应的合同类型值。在点选菜单节点下的某个合同节点时，根据点选的菜单节点名称所对应的IsKind字段值，查找总表1中IsKind字段值与之相同的所有记录，即所有此类型的合同信息，形成一个该类型的合同台账显示给用户。将同类型的合同台账信息来源固定于一张总表，统计时只需从这个容器总表中提取满足条件的数据信息进行统计。数据存入总表的容器模型架构，避免了为各类型的合同都建立一个相应的数据库表，与此同时，能够快速、准确、透明地统计出这些数据。
（5）总的合同台账数据，当点击菜单节点中“合同台账”时，从总表2中读出所有类型的合同信息，形成一个总的合同台账。
3.2 “容器模型”实现反追溯性
在同一类型合同台账和总的合同台账中都有这个功能：双击某个合同查看该合同的详细信息，实现数据的反追溯性。
（1）在同类型合同台账中，由于各类型合同共用了一个通用界面，反追溯性的实现首先是记录下点选的菜单节点名称即某类合同名称，加载相应类型的合同模板界面，然后根据双击所在行对应的合同号进行匹配，满足匹配的合同信息即为反追溯需要的明细信息，读取该合同信息填充到相应的合同模板界面显示给用户。
（2）在总的合同台账中，反追溯性的实现与同类型合同台账有一点不同，而是根据双击所在行对应的合同类型值即总表2中的IsKind字段值，加载相应类型的合同模板界面，然后再根据所在行的合同号进行匹配，满足匹配的合同信息即为反追溯需要的明细信息，读取该合同信息填充到相应的合同模板界面显示给用户。
3.3 基于“容器模型”实现的通用界面
（1）设计一个通用界面供不同模块调用，该界面主要有增加、修改、查看、删除等功能，囊括了合同模块中涉及到的通用操作。
（2）建立一个菜单节点表，记录菜单的节点名称，在打开系统时生成树形节点以供点选调用，在点选时读出相应的节点名称和主界面名称即这个通用界面名称。
（3）在通用界面的代码中，我们根据上述得到的节点名称，可判断得出这个合同的类别，即能得到总表1中的IsKind字段值，这样在点选一种类型的合同菜单节点时，从总表1中查找所有满足该合同类型值的合同信息，形成一个合同台账。
（4）在点击这个通用界面上的增加/修改/查看/按钮时，会根据上述的节点名称即合同类型名称调用相应类型的合同模板界面以录入/修改/查看该类型的合同。
3.4 容器模型的优点
采用不存入容器总表的方法，①不能共用通用界面，有多少个合同模板就得有多少个相应类型的合同台账界面，同时每种类型的台账都得对应一张相应的数据库表，给软件开发过程中增加了大量无谓的重复工作，同时由于多个相似的表的存在，数据库中表的设计也没得到最大的优化；②反追溯性差，查看明细信息要连接多张数据库表，SQL语句嵌套复杂，不易实现；③对于刚参与到项目中的人员而言，会不知如何通过多张表进行汇总，这将使得软件开发比较缓慢。
采用基于容器模型架构，就不存在这些问题，开发更方便快捷，思路更清晰。①统计效率高：台账的数据都来源于一张总表，仅使用一条SQL语句就能完成。能共用通用界面，软件复用的粒度增加，仅建立两张总表就可以完成所有工作，数据库表设计得到了优化。②反追溯性好：两个总表中都专门设有一个字段用于存放该合同的类型，通过这个字段的值，很轻松地读出录入的详细信息，显示给用户。③而且对于刚参与到项目中的人员来说，很快就可以理解容器模型的思想，使软件开发更快速。
3.5 容器模型存在的问题
基于容器模型的软件体系架构，开发软件有很多优点，但也发现了不足之处：①数据存入两个表，冗余性比较大。②与使用存储过程的方法相比，速度可能要慢一点，尤其对于较为复杂的逻辑，网络流量之间的消耗会大一些。
3.6 解决方法
针对容器模型存在的问题，我们也有相应的解决办法：①两个总表中不存入特别详细的数据信息，只存储汇总时需要用到的一些数据，再存入具有索引功能的存放合同类型的IsKind字段，便于统计和反追溯。②不使用复杂的逻辑，使用简单便捷的SQL语句进行汇总以及反追溯。而且我们也在考虑更多、更好的方法，使基于容器模型的软件体系架构更加完善。
4 软件实施后的效果
（1）合同台账来源定位明确、具有反追溯性。在合同台账模块中，用户可以双击数据查看合同的明细，既快捷又准确；当发现录入的合同的信息不对时，点击修改按钮找到录入人员出错位置进行修改，效果非常好。
（2）仿真现实合同文档，为了延续工作人员以往填写的习惯，界面的设置与实际合同文档是百分之百的仿真，让用户在使用软件的时候，感觉就如同以往在纸质上面填写。
（3）合同台账能够送入到Excel中，形成合理的台账形式，以备份的方式存储起来。
5 结束语
合同管理系统的目标就是改变人们以往的工作习惯，将传统的纸张办公转变为办公自动化处理合同文本，本系统操作方便、简单，对信息的汇总及时、准确，且具有反追溯性，使得计算机技术在合同管理系统中得到了充分的发挥，有效地提高了企业的内部管理质量和水平。
主要参考文献
[1]杜仕忠，方木云，李泽，等.上海振华重工南通分公司ERP[J].中国管理信息化，2010（5）.
[2]陈志祥.我国企业ERP系统实施问题探讨[J].中国软科学，2001 （12）：58-61.
[3]林锐.软件工程思想[M].西安：西安电子科技大学出版社，2001.
关键词：施工合同；合同管理系统；复杂系统；WSR系统方法论
1.引言
随着我国经济水平的提高，工程建设以前所未有的速度发展，而且工程项目涉及的金额也越来越大。然而，在工程项目实施过程中，如何对工程项目成本、进度、质量、安全等目标综合管理，保证工程项目建设目标顺利实现，一直都倍受关注。
《建筑法》、《合同法》、《招标投标法》的颁布，标志着我国工程项目管理进入了以合同管理为核心的阶段。目前，人们都已对工程施工合同管理工作的重要性有了充分的认识，但总体来说，合同管理水平不高仍是建筑市场上的普遍现象。因此，对工程施工合同管理系统进行物理-事理-人理分析，有助于更全面地认识工程施工合同管理工作，更透彻地理解和把握工程施工合同管理系统的本质，对于提高工程施工合同管理水平具有重要意义。
2.WSR系统方法论分析的适用性
物理-事理-人理（WSR）系统方法论是由顾基发和朱志昌博士提出的一种分析系统问题的方法论，是一个包含了许多方法的总体方法，是众多方法的统合统一，它主要从事实、事物之间的联系及人在事物运动发展的过程中所起的作用三个方面来分析问题，强调了系统实践活动是物质世界、系统组织和人的动态的统一[1]。
2.1工程施工合同管理系统的复杂性
工程施工合同管理有管理期长、对经济效益影响大、管理难度大、风险高、综合性强等特点，因此，工程施工合同管理系统应是一个较为复杂的系统。工程施工合同管理系统的复杂性主要体现在整体性、开放性、动态性、层次性、自学习性等方面[2]。
2.1.1整体性
工程施工合同管理系统的整体性主要体现在全过程、全要素、全方位等三个方面[3]。第一，工程施工合同管理的内容包含合同策划、工程施工招投标管理、合同履行、合同索赔等方面，贯穿于整个工程项目的施工阶段，并涉及工程建设项目竣工验收之后的相关管理，如工程质量保修、工程款结算等；第二，工程施工合同管理是工程建设项目目标顺利实现的重要保证，因此，工程施工合同管理实施的过程要体现工程建设项目的成本管理、进度管理、质量管理以及安全管理等方面的内容；第三，工程项目建设过程中会涉及到各方面的利益诉求，包括社会的共同利益、业主的利益、承包商的利益等，工程施工合同管理是工程项目建设过程中各方面利益得到保证的重要手段。
2.1.2开放性
工程施工合同管理工作不仅为工程施工合同管理系统局部行为之间的相互竞争所推动，同时也受到其外部环境强有力的影响和制约，从而呈现出更为完整的工程施工合同管理的工作行为。工程施工合同管理系统处在一个开放的自然环境、社会环境、经济环境、技术环境中，并与这些周边的环境不断地进行物质交换、信息交换、能量交换。
2.1.3动态性
工程施工合同管理系统与其外部环境保持着密切的联系，外部环境的不断变化必然导致工程施工合同管理工作也是不断变化的，即为工程施工合同管理系统的动态性。第一，工程施工合同管理工作进行的过程中，如自然灾害、水文条件、施工环境、政策法规、技术能力与水平、人工费用、材料和机械价格、利率、汇率等自然环境、社会环境、经济环境因素的变化会引起业主对工程建设项目的要求发生转变，从而导致工程建设项目目标发生变化，不可避免地要进行工程变更工作和合同索赔工作。第二，工程施工合同管理工作各参与方通过信息技术组建一个动态的战略联盟，及时应对施工合同管理工作的不同阶段呈现出的动态实时变化，根据实际的具体情况采取动态的控制措施，实现各参与方之间的共同整体利益[4]。
2.1.4层次性
工程施工合同管理系统具有一个多层次的系统结构，系统结构中每一层次工作的顺利完成有助于工程施工合同管理工作的顺利进行。从工程施工合同管理工作实施的过程来看，合同策划、施工招投标管理、合同履行分析、合同交底、合同控制、索赔管理等工作的顺利完成才能保证工程施工合同管理工作的完整实施；从工程施工合同管理工作的保证体系来看，人员组织机构、工作程序、管理制度、信息管理等方面为工程施工合同管理工作能够顺利进行提供了重要保障。
2.1.5自学习性
工程施工合同管理系统有着预定的目标，在系统中所展开的控制、反馈、调节都是为实现这一预定目标而做出的努力[5]。工程施工合同管理系统处在一个动态的外部环境里面，系统目标会发生改变。因此，为了更好地实现系统目标，工程施工合同管理系统结构中各层次的工作会不断地调整，并且不断进行相互作用，使得工程施工合同管理系统具有自主学习的能力。具体表现为：根据工程施工合同管理系统所处的自然环境、社会环境、经济环境发生的变化，系统结构中如实施过程、保证体系、参与方等各个层次会主动做出反应，积极试图将所发生的变化转化为对实现系统目标有利的因素，不断完善自身工作，使工程施工合同管理工作更加顺利地进行。工程施工合同管理系统的自学习性正是该系统发展的动力，这种动力使得工程施工合同管理系统更有自发性、无序性，更加活跃。
2.2应用WSR系统方法论分析的可行性
作为解决系统问题的方法论，WSR应面向复杂性的问题[6]。因此，要使工程施工合同管理这个复杂系统的实践活动能够顺利进行，合理配置工程建设过程中涉及的财力、物力以及协调有关人员之间的关系，需要运用WSR方法论作为指导。根据WSR方法论的内容，首先，弄清楚工程施工合同管理系统工作的规律，理解工程施工合同管理的工作机理，即考虑其“物”的一面；其次，弄清楚如何做好工程施工合同管理工作，解决如何运行工程施工合同管理工作机理的问题，即考虑其“事”的一面；最后，工程施工合同管理工作的开展是离不开人的参与，所以在工程施工合同管理系统实践活动中要做好各有关方面之间关系的协调工作，即考虑其“人”的一面。运用WSR方法论的工作过程指导展开工程施工合同管理工作，按照其具体的实施步骤，在工程施工合同管理工作中，做到“知物理、晓事理、通人理”。
3.工程施工合同管理系统的WSR分析
3.1工程施工合同管理系统的WSR因素分析
“物理”、“事理”、“人理”是分析工程施工合同管理系统问题的整体构成，三者缺一不可，且三者之间密切联系，相互影响，体现了工程施工合同管理工作的本质。
3.1.1物理因素分析
在整个工程施工合同管理过程中，首先，要进行合同策划工作，主要是明确承发包方式、合同类型、招投标方式、重要的合同条款和合同条件等方面的内容[7]。第二，进行工程招投标管理工作，也是施工合同形成的过程，旨在从建筑市场上良莠不齐的建筑企业中择优，将工程建设项目发包出去。第三，要落实合同的履行，主要包括合同履行分析、合同交底、合同风险跟踪管理、监督承包商履行合同、做好合同变更工作、解决合同争议以及处理索赔与反索赔事务等。
3.1.2事理因素分析
合同管理是工程项目管理的重要组成部分，并与成本管理、进度管理、质量管理、安全管理等构成了工程项目管理系统。为了保证工程建设项目的顺利实施，合同确定了工程项目的价格、工期、质量、安全等目标，同时也规定了合同双方的权利和义务。换句话说，合同管理是工程项目成本管理、进度管理、质量管理、安全管理等能够顺利进行的重要保证，它贯穿于工程项目实施的全过程和各个方面，对整个项目的实施起到控制和保证的作用，是工程项目管理的核心。对于工程施工合同管理系统的事理分析，是解决如何通过工程施工合同管理保证在工程项目实施过程中达到成本目标、进度目标、质量目标和安全目标。工程施工合同管理工作应该围绕着达成工程项目成本目标、进度目标、质量目标、安全目标等进行展开，体现为成本控制、进度控制、质量控制和安全控制等工作。
3.1.3人理因素分析
要想达到工程项目建设实践活动的目标，则在能够保证工程项目成本、进度、质量、安全等目标得以实现的工程施工合同管理活动中，就必须要有人的参与。在理解了工程施工合同管理系统物理因素和事理因素的基础上，应着重考虑如何发挥人的主观能动性的问题，以更有成效地实现工程项目的目标。对于工程施工合同管理系统的人理分析，是通过研究和理顺工程施工合同管理系统中各参与方之间的相互关系，发挥各自的主观能动性，以促使工程建设项目按照预定的计划进行。
3.2工程施工合同管理系统的WSR运作模式
按照WSR系统方法论的工作过程，结合工程施工合同管理系统的特点，工程施工合同管理系统的运作模式可分为6个阶段进行。
3.2.1明确合同管理功能
工程项目管理的目的是实现成本、进度、质量、安全等预期目标，在工程项目建设过程中尽量做到成本最低、进度最快、质量最高、风险最小。然而，合同管理是实现工程项目管理预期目标的重要保证，因此，其工作内容要体现成本控制、进度控制、质量控制、安全控制等工作。
3.2.2调查分析
调查了解业主自身的情况、项目特征、项目范围以及外部环境条件等，对存在的风险进行详细分析。了解开展合同管理工作所需的条件和相关知识，根据具体的工程项目，分析合同管理所需的组织结构以及各参与方需具备的条件和素质。
3.2.3形成目标
经过调查分析之后，确立合同管理各阶段的工作目标，应与工程项目管理整体目标保持一致，并分析实现这些目标的约束条件。在进行合同管理工作过程中，需确定各阶段工作目标的优先顺序和权重以及开展合同管理工作的组织结构，也需明确各阶段工作目标和系统各参与方之间的关系。
3.2.4构造策略
确立了合同管理各阶段的工作目标之后，根据调查分析过程中了解的实际情况，将合同管理工作所需的客观条件转化为现实条件。让合同管理各组织部门和系统各参与方参与制定、修改各阶段工作模型或方案，旨在选择合同管理各阶段合适的工作模型或方案。
3.2.5协调关系
协调关系主要从两方面进行：第一是技术上的协调，即将工程项目的生产要素、合同管理知识跟合同管理各阶段的工作模型或方案进行协调；第二是协调合同管理各组织部门之间、系统各参与方之间以及组织部门与参与方之间的工作和利益。
3.2.6实施与完善
审批和实施合同管理各阶段的工作模型或方案，对实施取得的成果进行检验、总结，及时纠正工作模型或方案出现的偏差。对相关人员进行培训，加强与系统各参与方的沟通和协调，做好信息反馈工作。综合以上步骤，工程施工合同管理系统的WSR运作模式见表1。
4.结语
在工程施工合同管理的实践活动中，应充分认识到工程施工合同管理系统是一个复杂系统。WSR系统方法论作为面向复杂性问题的系统方法论，应用其分析工程施工合同管理系统具有很好的适用性。通过对工程施工合同管理系统进行WSR因素分析与WSR运作模式分析，对工程施工合同管理工作有了更加全面地认识和深刻地理解，强调了工程施工合同管理工作要围绕着实现工程项目成本、进度、质量、安全等目标进行展开，同时也充分考虑了人的因素，注重全面协调工程施工合同管理系统中各参与方之间的利益。这有利于促进工程施工合同管理工作的系统化、科学化，有利于提高工程施工合同管理的工作水平，也提供了另一种工程施工合同管理系统的分析方法和手段，丰富了WSR系统方法论的应用和内涵。（作者单位：广州大学工商管理学院）
参考文献：
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关键词：合同管理；财务监督；内部控制；体系
中图分类号：F715.4 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2012）04-00-01
现代企业以经济管理为中心，资金的流动性使财务管理贯穿着企业生产经营的全过程，财务监督职能的重要性也越来越受到企业管理层的高度重视，企业与外界签订的经济合同，最后都要涉及到财务部门，落实到资金的收付，合同管理与财务监督是相辅相成的，联系紧密。二者的共同目标都是规范管理、防范风险、降低成本，堵塞不合理的开支，保证企业有限资金的正确使用，提高资金利用效率，企业在日常的经营管理中应该充分发挥财务监督的作用，加强经济合同管理，规范交易行为，减少经济纠纷，提高企业经济效益。
一、合同管理的重要性
合同一旦确立，就对当事人双方产生了法律的约束，签约双方的权利、义务就受国家强制力的保护和监督。任何一方如不履行合同，都要承担由此引起的法律后果。合同的应用是社会进步的表现，随着市场经济的深化发展，企业对外业务联系日益增多，而经济合同是在客户管理中最有约束力的法律文件，是维护当事双方权利的法律依据，同时合同也是企业加强内部管理最重要的一种方法。
由于合同起草、审批和执行涉及多个部门，如何对各类合同进行有效管理，降低成本，保护企业利益，将成为企业提高经济效益、增强竞争力的关键因素。为确保各类合同的规范、高效运作，带动和促进企业的发展，企业应设置合同管理部门，按照“统一管理，分级负责，分专业审查，依合同结算”的原则，制定符合本企业的合同管理制度，建立合同管理体系。通过合同管理系统对合同实行全过程规范化、信息化、系统化管理。合同选商、立项申报、签订申报、审查审批、签订、变更、解除、付款申请、履行结果填报等均在合同管理系统上进行。
合同管理涉及企业管理的许多方面，是企业经营管理的重要内容，是企业在市场经济的竞争中利用经济法则保护自身利益的有效手段。但仅靠合同管理部门，难以完成管理职能，建立完善的合同管理体系和运行机制，需要企业内部各部门之间协调配合，共同管理，而依合同结算，就是加强财务管理完善合同管理体系的一个重要组成部分。
二、加强财务管控，促进合同有效管理
在企业中，一切涉及资金的收支活动，都与财务管理工作有关。企业内部各部门与资金不发生联系的现象很少见，每个部门都会通过资金的使用与财务部门发生联系。每一个部门也都要在合理使用资金、降低费用支出方面接受财务部门的管理、监督，通过资金收支对单位经济活动进行有效监控，促进企业合同管理。
除一些特殊事项外，企业的对外经济业务都要订立书面经济合同，订立合同不仅可以有效的保护企业的合法权利，同时反映了一个企业现代化管理的程度。利用信息网络技术将财务部门的资金管理平台、合同管理部门的合同管理系统和业务部门的标准办公平结起来。实现了相互的数据转换和信息共享，资金管理平台可以及时获取合同信息，使资金结算有据可依，合同管理系统可以及时获取财务结算信息，掌握合同履行情况，构成了一个完整的“全过程管理”事务过程。
通过财务部门的财务监督作用，可以有力的保证企业合同管理制度的贯彻落实。依据合同付款时，财务部门要查验相关的合同和结算资料，与合同核对合同标的、收款单位名称、账号等重要内容，要求与合同系统完全一致，并实现对合同付款按合同标的、预付款比例、质保金等进行控制，不符合要求的不予结算，通过资金付款环节的控制，使合同管理系统的控制作用得到了进一步加强，为企业的各项制度的有效落实奠定了基础。
将财务监督加入合同管理体系，对不符合企业规定的付款事项财务部门不予付款，不仅保证合同管理顺利实施，协助各专业部门对企业内部分管事项的管理控制，可以有效地遏制超规模的投资和杜绝计划外的支出等问题的发生，同时也加强了企业对内部各单位的有效管理和控制。对外承揽工程(或销售产品)等经济业务签订合同时明确收款事项，也会加快收款速度减少应收账款额度降低财务风险。
三、完善合同管理体系，提升企业经营管理水平
通过合同管理系统可以把互相依赖的生产单位之间及生产与科研、销售单位之间联系起来，减少经济纠纷，巩固协作关系，推动专业化生产的发展。同时，合同也是有效组织生产活动的方法措施，能够使企业合理使用人力、物力、财力，避免盲目生产损失浪费现象的发生，加速资金周转，提高经济管理水平。因此，合同管理是企业经营管理工作中的一项重要工作，它不仅是简单的要约、承诺、签约等内容，而是一种全过程、全方位、科学的组织管理。
同时应加强对合同审核责任的追究，保证审核质量。建立同类事项合同的模板，法规部门要对合同中的法律条款进行指导，特别是新的法律法规及事项的前瞻性。在日常经营中个别单位还存在合同管理意识淡薄，没有明白合同的重要性和作用，违反合同管理规定的现象，在没有签订经济合同的情况下，就与业务单位发生经济往来，一旦发生经济纠纷，无据可依，或者合同文本不规范，引起经济纠纷，给单位造成损失。通过财务监督和合同管理的协调控制，可有效避免此类情况的发生，合同管理系统严格按照企业内控制度的要求设计，相对固化业务流程，规范化运作程序，法律审查和结算管理成为合同签订、履行中不可逾越的环节。这就要求有关部门必须提升合同管理意识，逐字逐句对合同条款进行推敲，做到定义清楚，用语准确、严密，全面认识和理解合同条款，规范经济合同文本，避免经济纠纷等情况的发生。
通过财务监督和合同管理的结合，会促进企业各单位加大合同管理力度，所有合同的签订、审批、履行都能够按制度规范进行，同时为了及时结算，企业各单位会加快合同审查审批速度，规范合同管理，提高工作效率，另一方面，通过合同部门和财务部门等其他部门之间协调配合、监控，合同的流转的各个节点都会留下痕迹，责任清晰易于追究，合同签订、履行过程更加公开、透明，有效减少腐败现象的发生，实现了法律风险的可控、在控，保障了企业的资金安全和有效使用。
通过财务系统和合同管理系统的结合，保证了合同系统数据的全面性和准确性，基于合同系统数据可以对合同系统中的合同签订、履行及相对人等信息进行定期分析，正确评价合作方的信誉度，保护企业经济利益不受损害。通过制作各类统计分析图表，结合企业生产经营信息进行综合分析，及时查找管理上的问题，防范和化解经营风险，提出解决方案，改善企业生产经营，有效提高企业的经济效益。
实践证明，将财务监督和合同管理两个环节有机结合，协调控制企业经营风险是行之有效的，二者构筑了一层严密的内部控制体系，很好地解决了合同管理和成本控制中存在的效率低、准确性差等诸多实际问题，实现了合同的高效运作管理，满足了有效控制成本、提高经济效益的目的，对于企业提升企业经营管理水平具有重要作用。
参考文献：
[1]中华人民共和国合同法.
[2]丁溪.经济法[M].中国商务出版社.
合同管理指合同当事人为实现订立合同的目的，根据本单位的实际情况，依据《合同法》等有关法律法规，开展的与合同的签订、履行、救济、完成等一系列民事法律行为相关的管理。为更好的进行合同全面的管理，笔者认为应注重以下合同管理关键环节的内部管理与控制：
1.上级机关下达的科研任务类合同。因此，对于科研类合同的评审，应有科研主管部门、财务审计部门的参与。而此类合同的条款多数比较固定少有改动，通常根据政府、上级机关、军队的模板签订，法律条款的审核工作略微简单。
2.科研任务分包、技术外协类合同。因此，需要有科研主管部门、财务审计部门、质量管理部门的参与。该类合同还要重视合同的起草工作，注意合同条款的约定应严于承接的科研任务合同或横向技术服务合同。
3.采购合同。科研事业单位采购类合同可分为仪器设备等固定资产采购和原材料采购，根据国家相关规定，科研事业单位固定资产购置需要在中央政府采购网完成，超过一定金额的，需要采取招投标方式完成，相关的采购流程完善，合同条款统一制定，对于此类合同可以相对简化内部评审流程，并由单位资产采购部门参加评审。原材料采购类合同，因采购次数多，形式比较固定，建议制定适合本单位采购要求的合同模板，简化评审。
4.合作协议等框架类合同。签订此类合同一般为进行长期战略合作，合同权利义务条款比较宽泛概括，多数未规定金额条款。此类合同如为科研协作类，重点关注合作的总体战略规划，各部门的协调配合工作，应由科研管理部门参与评审。如为对外技术服务类，则应注意合同条款的起草，技术服务的内容、知识产权归属、付款方式等条款的规定。因该类合同履行时间长，项目一般较大、甚至关系单位的未来发展，建议由单位相关负责人参与评审工作。
5.其他维持单位日常运作类合同。此类合同涉及范围广，但对单位的总体运作经营的影响偏小，主要注意合同的起草审批工作，对于需要经常签订的合同可以制作合同模板，简化审批流程。
6.重视合同授权签字审批及用印程序。合同自双方当事人签字、盖章之日起生效。日常工作中，经常发生由未经法定代表人授权的经办人签字，并加盖无法人资格的业务部门章的现象，此类合同虽不致无效，但属于效力待定合同，需要其法人追认后方生效。
7.重视合同执行的监督管理。很多单位在签订完合同后便觉得万事大吉，不再重视合同的后期履行情况。而签订合同的最终目的在于实现合同履行、获得履行成果。因此，应重视合同的执行情况，定期对合同执行情况进行检查，遇到合同履行异常，组织有关部门联合调查攻关，避免风险、减小损失。
8.合同档案管理。合同执行过程中，应及时对合同从签订到履行完成过程中产生的相关资料进行备案、归档。以便出现纠纷时，尽快收集取证及时维护自身权利，避免、减小不必要的损失。
二、完善科研事业单位合同管理的几点建议
笔者结合实际工作中发现的问题，提出以下几点关于科研事业单位合同管理内部控制的建议，以供合同管理工作的参考。
（一）加强、完善全周期合同管理制度
合同订立的过程涉及供应商的选择、合同的起草、审批签订、履行等较多环节，风险防范工作有一定的难度，只有规范合同管理制度流程，有章可循，才能达到风险控制的目的，减少不必要纠纷或损失的发生。建立健全全周期合同管理制度应包括以下几个方面。
1.建立合格供应商管理制度。合同管理部门应根据本单位对外签订合同的性质，涉及的产品或服务的质量要求，制定相应层级的供应商管理评审程序，对有意合作的供应商的主体资格、资信财政状况、研发生产供货能力等进行全方位评价。并建立合格供方名录，完善入库评审、复审、出库、比选等制度程序。
2.建立合同审批评审制度。合同管理部门应对本单位的合同进行分类管理，制定不同审批层级的合同评审流程，抓大放小，优化管理流程，重大合同应多部门联合会签或会议评审，并明确各参与评审部门的职责，只有建立层次清晰、分工具体、职责明确、程序规范的合同审批评审制度，才能使合同的签订、履行、监督、纠纷处理等各个环节处于有效控制的状态。
3.合同授权签字及用印管理制度。合同授权签字制度意在规避越权签署合同的情形，应根据本单位的实际情况，分类制定合同的授权签字程序，对于重大合同由法定代表人签署，科研合同可授权分管科研的所领导或科技管理部门负责人签署，一般事务性合同或数额较小、数量多的技术服务合同可授权业务部门负责人签署。合同印章管理人员应严格审核合同签署人权限，禁止在空白合同上加盖公章或合同章，加盖骑缝章防止合同内容、页码被替换的现象发生，并妥善保管印章，做好用印登记工作。
4.建立合同履行监督、纠纷处理制度。建立合同履行台账，及时跟踪合同履行的进展，监督合同的执行情况，并建立合同履行异常的报告机制，及时应变履行异常，第一时间搜集取证，避免合同纠纷的发生。
（二）加强合同管理信息化系统建设
运用信息化系统的便捷、高效、智能的特点，可以节省纸质审批的人力物力资源，提高合同管理的效率。合同管理信息系统可涵盖合同管理的全过程，建立从供应商管理、合同台账管理、合同审批评审程序、合同履行监督程序的全生命周期管理。并应包含统计分析功能，便于相关部门统计数据，监督检查。另外，还应建立预警机制，监督合同执行的进度、合同分期付款时间节点的预警。
（三）重视合同管理信息系统与其他管理系统的对接科研事业单位的合同管理信息系统应与科研管理系统、资产采购管理系统、财务管理系统、质量管理系统等相对接，实现资源、数据共享，信息有效融合，以合同贯穿整个项目审批全过程。避免各个管理信息化系统互为孤岛，造成业务流程被分割，重复审批现象的发生。
三、结语
一、油田企业合同管理风险及其特点
合同作为企业展开经济往来与市场经营活动的重要方式，针对合同开展的管理工作旨在通过合同的约束去保证项目的有序开展，双方自觉、严格遵从合同条款规定，合理行使自身权利职责，确保双方利益都得到保障。在当前我国依法治国形势下，企业在社会主义市场经济活动中，为明确双方权利及义务，需要保证所签订合同的法律效力，避免各种潜在风险对双方合法权益造成侵害。一般来讲，油田企业的合同管理工作具备如下特点：（1）法律风险大。合同作为企业经营管理发展的重要手段，所以随着油田建设规模的逐渐扩大及项目逐渐增多，加之外部法律环境的不断变化，合同所带来的法律风险同样增大，对合同管理工作提出了更高要求；（2）种类多。油田企业在购置设备及物料时会因此产生合同，引入先进技术会产生技术许可合同，项目施工产生工程合同等等；（3）周期长。油田企业的合同签订需要经过洽谈、签署到履行等一系列过程，前后涉及的时间较长，倘若出现合同变更、延期履行等情况，时间会进一步拉长，再加上长期交易、分期分批履行的合同因素中存在诸多不确定因素，也会对油田企业造成较大影响。
二、依法治国形势下油田企业合同管理风险内容
（一）合同主体风险
油田企业在经营管理过程中需要与外界合作，在合同签订中则需要全面掌握对方资质。而针对不同行业，我国相关法律法规也对其主体资格有着不同要求，大部分企业只需获得营业证书便可，但鉴于油田企业项目的复杂性与技术性，对对方企业除了有营业证书的基本要求之外，还会要求其他资质或批准证书。所以，油田企业在合同签订过程中一定要保证对方主体资质适格，保证其经营范围与资质同业务要求相符，倘若对对方资质的验证工作存在疏忽，便会导致合同无效或被撤销的风险加大，耽误业务开展的同时可能造成油田企业不可挽回的经济损失。
（二）合同内容风险
在当前依法治国的形势下，油田企业在合同签订的过程中为了提高工作效率，按照法律规定进行了主要业务合同的标准文本编制，将同类型合同主要条款进行统一，在这一情况下一定程度上能促进油田企业合同管理工作的标准化、规范化发展，但使合同工作存在局限并暗藏风险。一般来讲，合同的主要条款有名称、数量、违约责任划定等等，其中绝大多数内容可在国家法律规定范围内进行洽谈，如果没有作明确规定，可按照相关法律规定或交易习惯执行。油田企业经营管理中所签合同通常金额巨大，而在合同往往未对具体责任及权利进行明确划分，造成争议性条款存在，而这些内容则是纠纷产生的根源，导致油田企业利益存在受损风险。
（三）合同履行风险
合同签订过后的履行过程同样会存在诸多问题，导致合同难以正常履行，还会出现对合同条款的变更，由于对方企业问题的存在而导致合同无法按照条款履行的情况在油田企业合同管理中同样存在。具体来讲，在合同履行过程中出现对方违约主要分为合同履行不当和合同不履行两种，其中不履行又分为拒不履行及不能履行。此外，对方企业在履行合同的过程中存在履行提前或履行延后的不当履行情况，都有可能对油田企业造成隐蔽性风险。
三、依法治国形势下油田企业合同管理风险控制对策分析
（一）加强法律法规学习
在当前的依法治国形势背景下，大众的法律意识得到进一步强化，企业在经营管理中要想有效规避法律风险，则需要加强对相关法律法规的学习。因此，油田企业在面对当前合同管理法律风险时，应当加强对《合同法》、《公司法》等法律法规的学习及贯彻落实，唯有对《合同法》中的形式、效力、有名合同法定要求等重要内容全面掌握，才能在合同签约中有效规避风险，降低损失可能。同时，油田企业还需加强对国家其他专项法律法规的学习，其中包含政府部门新颁布的行业相关规定文件，唯有对国家乃至国际法律环境变化全面掌握，才能够在合作签订中保持清醒头脑，避免对方钻法律“漏洞”而导致自身利益受损的情况发生。因此，在依法治国形势下的合同管理风险控制工作，需要油田企业基于管理的角度去提高对合同法律风险的识别率，这是维持企业长效管理的关键环节。油田企业应当紧随当前法律大环境的变化潮流，调整自身在市场经济体制中的地位，以法律法规运用能力的提升去做好对合同法律风险的控制。
（二）做好资质信息验证
油田企业在签订合同之前，要对合同的策略及相关主体的资质进行全面验证，做好所选企业的核实工作，对合同签约相关主体的生产许可证、营业执照等必要证件的原件及复印件进行核实，如需要特定资质等级证书，应当提前告知对方提供。针对上述资质证件，油田企业应当一一复印且做好相关的保存工作，倘若合同中的项目规模较大，涉及数额巨大且技术要求高，油田企业则应当组建工作小组前往对方企业展开实地考察，要充分掌握对方的经营状况、技术实力、企业人员构成、业内口碑等等，确保考察的细致性，避免因为调研工作存在疏忽而导致合同后续履行受阻。此外，油田企业还需结合具体项目的特点及相关要求，将合同中的有关条款及注意事项一一列明，倘若条件允许或是项目合同极为重要，还应当有第三方专业机构介入，对合同业务进行全面审阅，提出其中的暗藏风险，保证油田企业的合法利益不受侵犯。所以说，资质信息验证工作要求工作人员具备良好的风险意识，能够对其中可能存在的问题及时发现并规避，所以做好对方资质信息的验证工作是基础关键，在相关内容及形式确定好之后，再进行合同的签订。
（三）改善合同履行弊端
合同签订之后的履行行为，是整个项目的关键环节，同时也是合同管理法律风险高发环节，为了确保油田企业相关项目的有序开展，必须做好合同履行相关工作。在当前依法治国的形势下，油田企业应当充分利用国家赋予的权利及合同约定的权利去保护自身合法利益。具体来讲，在合同履行的过程中，需要做好如下几点：（1）具备证据意识，油田企业的合同管理工作部门要对一些相关的纸质文件进行收集、归纳、整理，并且要定期做好检查与归档工作，对合同的履行进度做好动态化监视；（2）禁止口头协议，倘若合同条款需要变更或是对其中相关协议进行必要补充，应当按照企业规章制度以及国家相关条款规定，采取书面的形式进行补充和变更，禁止出现一切口头形式的协议；（3）充分掌握合同内容，作为油田企业的合同管理工作人员，要对所签订的合同内容充分掌握，并且对合同履行中潜藏的风险及时汇报给上级部门，将风险控制在最小范围。
（四）完善合同管理系统
在当前科学技术与信息化水平不断提升的年代，油田企业应当积极构建完善的合同管理系统，通过信息化技术的加持去强化合同管理部门对项目合同的有效监督。一般来讲，过去的合同管理大多由工作人员人工完成，不仅工作效率较低，误差较多，同时也难以发挥出大数据的分析决策功能，通过完善的合同管理系统构建，能够对项目合同的履行进度及风险预警等方面发挥良好效果，同时其中大量数据的保存也会更加安全高效，通过该合同管理系统能够对项目资金的流向、履行日程等方面全程监控。通过合同管理系统的不断完善，能够提升油田企业各部门的管理协同性，在联合管理控制下，合同出现法律风险时便能够有相关数据提供支持，为风险解决方案的制定提供参考。同时，合同管理系统的完善能够为风险预警机制的设立奠定基础，基于合同管理系统对大数据展开分析与动态化监控，在到达预警值时发出提醒，石油企业便可基于线上和线下资料展开及时补救，确保合同管理法律风险得到良好控制。综上所述，为确保在当前依法治国形势下油田企业的可持续发展，则需要做好合同管理中法律风险的控制工作。而油田企业的合同管理是一项系统且复杂的工作，为了将合同签订中的主体风险、内容风险及履行风险控制到最小化，则需要采取相应的控制对策，同时组建拥有较高法律意识的管理队伍，逐步改善目前油田企业所签订合同中的弊端。如此一来，才能够确保油田企业在依法治国形势下保持较高的合同管理水平，维持企业经营的稳健发展。
参考文献：
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1.1合同执行管控能力不强
合同生效后，履约行为通常由经办部门来执行。银货两讫型的合同，履约行为较简单；而分段执行的合同甚或是跨年执行的合同，履约行为就相对复杂一些。合同的实际履约状况一般由经办部门掌握，如果部门规模大、专业分类细、经办合同多、涉及人员多，经办部门的领导也未必能掌握合同的实际履约状况，必须找到具体经办人才能真正了解相关信息。如此，企业内部监督部门对于合同实际履约状况的监督也是比较繁琐的，往往要到经办部门实地了解，还要到财务部门去核实资金记录，费时费力。
1.2合同信息查询分析不便
合同管理工作中还经常需要追溯相关信息或进行统计和分析，例如：在接受外审的过程中，外审人员经常会根据财务付款记录调阅关联的合同，核查付款是否符合合同约定。若合同管理的基础工作较扎实，合同编号有明确规定、具有唯一性，财务付款凭证上标有合同编号，合同管理部门也设有标注合同编号的管理台账。当外审人员报出某个合同编号时，合同管理人员能够利用合同编号的唯一性，追溯查询到相关信息。再如：企业需统计年度合同的总体发生情，若要快速统计，必须在平时建立数据较翔实的基础台账。企业若是合同管理基础薄弱的，上述两例几乎无实现的可能，即使合同管理基础较好，实现上述两例也属不易。
2合同管理信息化的实践
目前，很多企业的基础管理都在大量地运用信息化手段，大力推行并运用企业资源管理信息系统（ERP）。通过ERP的推行和运用，企业很多生产经营管理流程已实现信息化，一些与合同相关的信息和数据在ERP内也留有记录并积累。笔者长期从事企业的合同管理工作，近年来，在企业ERP构建较为成熟的基础之上，运用信息化手段，将合同管理作为ERP中的一个子模块，纳入了整个ERP的运行，利用ERP中企业生产经营信息数据的联通和共享，对进一步提升合同管理水平做了一些尝试。
2.1做好合同管理ERP模块开发的前期调研
在前期调研中，首先对企业发生的合同进行梳理，如以资金流向来分类，可分为资金流入型和资金流出型；以业务方式来分类，可分为物资采购类、工程采购类、服务采购类和销售类等；其次，确定以资金流向和数量作为重点关注对象来开发合同管理ERP模块。由合同管理部门牵头，会同信息化开发人员分别到采购、销售和设备等合同发生频次较高的部门进行调研，针对现行流程实现信息化所可能会遇到的问题进行了多次研讨，合同管理部门主要关注合法合规性，业务部门主要关注实际可操作性，信息化开发人员主要关注术上的可实现性。调研发现，合同管理信息化实现的前提是较为完善和有效的合同管理基础工作，大致包括：合同管理工作中有串联所有相关信息的有效索引，即合同编号，合同编号有明确规则，具有唯一性和可追溯性。合同编号由合同管理部门统一确定；合同生效前，需经流转审核，由财务和法务等部门参与；合同履约由经办部门负责，实际收付款时在财务凭证上标注合同编号；内部监督部门着重从资金角度监督合同的实际履约状况；合同管理部门建立合同管理基础台账，以满足企业对于查询、统计和分析方面的需求。
2.2做好合同管理ERP模块首期上线后的调试
ERP模块的开发是一个循序渐进的过程，经过充分的前期调研，将合同管理ERP模块首期上线的目标定为：将现有合同管理流程全部推上信息化，实现无纸化办公。首期上线后，以企业合同信息化审核流程举例，大致流程为：由合同具体经办人在合同管理ERP模块中发起审核——流转至部门领导审核——流转至财务部门审核——流转至法务部门审核——经办部门在完成审核后办理签字盖章手续。在各审核环节均可以打回至原始经办人。
2.3满足相关部门的个性化差异管理
合同管理ERP模块首期上线之后，在实际运行中，还根据销售部门的工作特性，实行差异化管理。通过差异化管理，既加强了对销售合同的管控力度，又满足销售部门对合同管理的个性化需求。
2.4做好系统首期上线之后的持续优化
系统首期上线运行一段时间后，业务部门对于操作界面和一些细节提出不少优化建议，将这些建议汇总，进行甄别和梳理，既考虑业务部门需求，又兼顾合法合规性，持续开展优化工作。
2.4.1 实现海量数据和信息的共享
信息化管理系统的一大令人瞩目的特点，就是实现海量数据和信息的共享。如果不能实现这一点，将是对信息化管理系统资源的极大浪费。因此，合同管理ERP模块作为企业ERP的组成部分之一，如何与企业ERP中已有的功能模块实现数据和信息的有效共享，是持续优化的关键。
2.4.2 合理减少重复劳动的工作量
为实现合同管理的某些要求，合同管理ERP模块在开发初期可能会要求操作人就某一内容在企业ERP的多个模块中进行录入，有重复操作之嫌。信息化本应是提高效率的一种手段，如果是为信息化而信息化，实质上增加了重复劳动的工作量，这就有违信息化管理系统的设计初衷。因此，如何利用好企业ERP中现有模块的数据和信息，提高效率，也是持续优化的目标之一。
2.4.3 加强对合同的实际管控力度
在合同管理ERP模块首期上线之后，逐步将过程监督的要求融入其中，加强对合同的实际管控力度。前文已述及，该模块首期目标主要是原合同管理流程的无纸化，在这个阶段性目标完成之后，需要逐步过渡到合同管理的理想目标。因此，以加强合同管控力度为目标，结合该模块的实际运行状况，适时地增加一些补丁。举两个这方面持续优化工作的实例。第一，通过优化，将销售合同与生产定单建立关联，要求业务员在开具生产定单时必须输入合同编号，以合同编号为索引，可以调取企业ERP其他模块中的数据和信息，如生产管理模块中关于生产定单运行的相关数据。这样做既没有太多地增加业务员的工作量，也为加强过程监管提供了便利。第二，通过优化，增加了合同履约信息的录入功能。主要是针对资采购合同，在合同正式生效后，由合同经办人根据合同履约的实际情况，在该模块中录入资金支付的信息，以反映合同的实际履约状况，且与财务部门的实际资金结算节奏保持一致，在通过财务部门的审核之后生效。如果该合同的资金支付记录在企业ERP其他模块中已存在，则直接调取。这样做能够使合同的实际履约状况通过资金支付这一关键信息在该模块中予以体现，便于过程监管。通过上述四方面工作，合同管理ERP模块基本实现了三个目标：合同审核无纸化、合同履约信息化、数据使用快捷化。
3合同管理信息化的意义
在合同管理信息化的实践中取得了一些成果，在这个过程中，我们认为合同管理信息化的意义主要有三点。
3.1提高流转审核效率
合同管理信息化可以打破时间和地域的限制，减轻经办人的工作强度，缩短相关材料流转以及相关人员的审核和签字的等待时间，经办人还能够随时查询合同审核进度，缩减审核周期、提高审核效率。
3.2加强过程管控能力
合同管理信息化可以将资金流向、数量和时间为具体内容反映合同的实际履约状况，为企业内部监督部门开展过程监管、同步监管提供了有利条件。
3.3提升合同管理水平
一、财务一体化管理的重要性
在两院区一体化管理之初，财务管理存在着一系列的难题与困境。首先，由于两院区分别为省级与市级医院，采用着不同的收费系统、物资管理系统与ERP系统，因此两院区财务信息无法兼容共通，对数据采集、数据统计与监督管理造成了极大的不便。其次，两院区的合同管理与工程管理采用了省级与市级两套不同的标准与流程，造成了财务监督的困难与资源的浪费。另外，滨江院区没有配备财务负责人，在职财务人员均为新入职的市级编制人员，缺乏工作经验，无法单独胜任滨江院区的财务工作。为了解决一体化管理进程下的财务管理难题，A院采取了一系列对策来加强财务管理与财务监督。
二、财务一体化管理的具体做法
在财务一体化的管理模式下，A院采取了资金集中管理，流程统一规范，核算有分有合，人员轮岗互通等一系列措施，并在以下几个重要方面做了规范管理。
（一）合同管理
加强合同管理，推进两院区合同管理的一体化能更有效地规避风险，维护医院合法权益并实现资源合理配置。针对像医疗器械维保合同、医用气体采购合同、医疗废物处置费合同与医院办公用品合同等两院区均有需求的支出，A院采用两个院区，一份合同的管理办法，以集团化优势压低招标价格，节约成本开支。同时，在合同内分别框定解放路院区与滨江院区各自所占的数量与金额，并将折让部分金额按比例分摊至两个院区。此外，在合同中列明，滨江院区的发票需单独开具，以便财务根据发票入库、统计分析与监督管理。
为了避免两院区间重复付款与超合同金额付款，A院在OA系统内完善了信息化合同管理系统，将每份合同的编号、名称、内容以及总金额导入平台，由临工部或后勤中心经办人将每次的付款金额录入到相关合同下，若超出合同金额，系统将禁止录入。财务人员在平台上审核确认本次付款金额的同时，还能根据往期付款记录统计出解放路与滨江院区分别的累计付款额，有效地避免了重复付款，防止了两院区的超额付款。在合同管理系统的基础上，财务人员还对一事一议的后勤零星付款合同设计了付款审核表，以医用混合气体采购合同为例，滨江院区的付款审批表如表1所示，其中明确了两院区的合同总金额与合同时间，登记了滨江院区每次付款的时间、金额与累计付款金额，在备注栏中，财务人员根据合同管理系统统计出解放路院区累计付款额。这样一来，既能一目了然地统计两院区分别已使用的合同额度，又能很好地控制合同总额，规避超额超合同期付款的风险。
（二）材料物资管理（以药库管理为例）
实现两院区材料与物资管理一体化是提升两院区医疗服务质量的重要组成部分。以药库为例，A院为了解决一体化管理初期两院区不同库房管理软件无法兼容与对接的难题，停用了滨江院区的老系统，统一使用解放路院区药品管理系统。对两院区的药品统一采购、统一入库、药品字典统一维护，并由解放路药品保管员将滨江院区的药品出?熘帘踅?药房。在此基础上，财务人员在医院IT中心的支持下，对药库管理系统软件进行了优化，新增财务总账模块，将原解放路院区药库设为母药库，滨江院区设为子药库，对母子药库进行合并管理，实现对各类财务数据合并统计，统一财务管理。
通过对两院区药库的一体化管理，A院实现了两院区数据库的互连互通，对药品流通中的信息进行全程控制，使药库管理系统可提供个性化的数据查询与统计功能，财务总账实现药品各项数据的综合统计功能。由此，财务人员既确保了药库会计核算的及时性、准确性与完整性，又避免了一体化前繁琐的数据统计，提高了工作效率，为医院的管理决策提供了准确的财务依据。
（三）会计核算管理
为了加强两院区会计核算一体化管理，A院首先对信息化系统与平台进行了合并，两院区共用一套HIS系统、库房系统与ERP系统，并在每个系统下单独设立滨江院区模块，从原始数据的采集开始就做到数据共通，可分可合。
除了对原始凭证的要求进行规范外，A院还在用友ERP系统资产类科目相关二级科目下，增设“滨江院区”子科目，用于单独核算滨江院区的资产，例如，“固定资产”科目下，增设“滨江院区”，并在“滨江院区”下再设一般设备、专用设备等明细科目。对于收入与费用，则在摘要与类别中将两院区区分开来。
在此基础上，财务人员可以及时、有效地编制两院区各自的财务报表与合并报表。
（四）成本核算管理
通过有效的会计核算管理，卫生材料费、药品费、固定资产折旧费、无形资产摊销费、提取医疗风险基金与其他费用这六类成本已经实现了两院区数据可分可合。但是，一体化管理模式下，A院相当一部分临床科室对两院区人员打通管理，定期对两院区人员排班进行调整，绩效实行大科合并管理，并对本科室人员绩效统筹分配。这样一来，财务人员统计到的某科室绩效便为该科两院区的总额，虽然在合并财务报表中，并不会对医疗成本造成影响，但在两院区单独的财务报表中，会造成收入与成本不匹配的现象。为了提高会计信息质量，财务人员通过人事科、客服中心统计了每月的科室排班，并按照每月科室人员在两院区的排班对绩效工资进行重新分摊，确保了两院区人员经费的准确性。
（五）财务人员管理
财务科在一体化、同质化管理下对两院区人员实行统一管理、统一调配。将原有市级编制财务人员安排至解放路院区轮岗，加强对两院区财务人员的沟通与培训。同时，在滨江院区设立会计与出纳岗位，受解放路院区统一管理，负责滨江院区日常财务工作。另外在滨江院区委派一名副科长，负责对滨江院区财务管理工作的监管。
三、取得的成效
（一）提高会计信息质量
财务一体化管理可以促进财务人员的经验交流，加强财务人员的能力培训，在提高财务人员综合素质的同时，规范了财务管理要求，统一了财务管控标准，加强了内部控制的力度，从而提高会计信息质量。
A院一体化财务管理模式下，既做到了财务人员集中管理，又做到了财务信息可分可合，为医院的战略决策提供了真实、可靠的的数据支持。
（广东省粤电集团有限公司，广东 广州 510630）
摘要：传统企业合同管理中存在诸多问题，已经不能适应信息化时代的需求。建立信息化管理系统，成为企业合同管理的重要突破口。在企业管理信息系统的建设中，要重点关注功能模块建设，并坚持正确的实施步骤。
关键词 ：合同管理；信息系统；功能模块
中图分类号：F270文献标志码：A文章编号：1000-8772（2014）19-0073-02
按照科斯的理论，企业的本质就是一个“契约束”。企业由大量内部与外部的“契约”凝结而成。当然，科斯眼中的“契约”并不等同于“合同”，但不可否认，“契约”的主体构成部分属于企业中林林总总的“有形合同”，对外有各种交易合同，对内有劳动合同、保密合同等。因此，企业合同的管理水平，往往直接或间接地体现或代表了企业本身的管理水平。随着信息化技术的飞速发展，信息技术已经广泛应用于企业管理的方方面面，建立一套管理规范化、工作自动化、流程标准化的合同管理信息系统，对企业实现合同的全生命周期管理，有效管控合同风险进而全面提高企业管理水平有着重大意义。
一、传统企业合同管理中存在的主要问题
1、企业合同管理往往停留在日常事务性工作，尚未形成体系化、模块化管理机制。长期以来，合同管理人员大多埋头于日常事务性、走流程的工作，使其难以摆脱现有事务性工作而向体系化、模块化管理层面升华，缺乏完整工作管理闭环，造成“只见树木不见森林”的局面。
2、合同定期评估失位，未形成合同管理全方位、全过程评估，尤其是对审批、履行等关键环节的评估相对薄弱，不利于合同管理工作的持续提升和闭环管理。
3、合同管理的价值未充分挖掘，对公司的运营支撑作用有待提升。在公司运营中，合同作为企业经营活动的重要载体，蕴含着大量反映公司内部运营管理的数据信息，但其中的价值未能得到充分挖掘，导致法律部门参与业务部门经营管理的程度较低，更无法对公司运营管理起到有力支撑。
二、合同管理信息系统建设的必要性
1、满足日益加强的外部监管的需要
近年来，包括国务院国资委、财政部等在内的监管机构对国有企业的合同管理提出了严格的要求，明确要求企业通过信息化手段支持合同签订、合同履行、合同评价等关键环节的管理，建立全生命周期的合同管理体系。最近广东省国资委最新出台的《关于推动省属企业内部控制规范体系的建设》以及《广东省属企业加强风险管理工作实施意见》也提出了加强内部控制，将信息技术应用于风险管理，建立涵盖风险管理基本流程和内部控制体系各环节的风险管理信息体系的明确要求。因此，建设合同管理平台，不仅是提升合同管理的信息化水平，也是更好地遵从外部监管要求的需要。
2、优化企业管理手段、提升管控水平的需要
合同是企业业务开展的一个关键载体，合同管理是支持企业集团进行管理和管控的重要手段和渠道。通过建设合同管理平台，可为企业的集团化管控提供一个有力的支撑平台，并带来以下几方面的应用价值：①建立一套符合企业合同管理工作要求、与内控制度相结合的信息系统平台，实现合同管理的专业化、网络化、信息化，有效降低管理成本，提高工作效率；②统一合同起草、修改、审批、签订、履行的业务流程，强化合同全过程管理，有效控制合同风险；③提供及时、准确、全面的合同信息及执行情况，为各级管理者提供决策支持服务。
3、提升企业合同管理水平的必然选择
计算机水平的提高和企业信息化的广泛应用使企业的业务管理更加透明、便捷和及时，企业领导对借助信息化提升管理理念落实、战略执行和监督能力的需求也日趋强烈，借助信息化手段提升企业的合同管理水平也成了多数大型企业的必然选择。信息化水平提高同时也为合同管理水平的提升提供了硬件支持，使企业对合同管理的诸多需求通过信息化的手段加以落实，这本身就是一个相辅相成、互相提升的过程。
三、合同管理信息系统的主要功能模块设计
合同管理信息系统的功能需求应根据不同企业的不同管理需求来设置，但对大多数合同管理系统来说，应包含以下几个主要功能模块：
合同准备：该模块重点解决合同起草效率不高、质量待提高等问题，重点就合同范本、批量合同、合同管理人员、起草过程指导等方面进行重点提升优化。模块功能主要包含合同相对方管理、合同模版管理、合同审批流程管理等；
合同审批：根据公司经营发展所涉及不同类型业务的特点和合同风险管理的需要，确定不同金额、不同类型的合同的审批流程，制定相应审批规则。完善合同签章及倒签管理规范等，提升合同审批效率，防范因合同审订疏漏引发的法律风险。模块功能主要包含合同审批流程、合同倒签、合同签章管理等。
“合同履行”：合同履行主要对合同签订后的履行过程进行跟踪和监控，对履行过程中可能会出现的风险进行管理。通过建立合同履行全过程动态管控机制，对合同履行情况进行有效管控；通过梳理合同变更、解除、作废及争议、违约等处理，提升合同履行异常处理的规范性，并可以实现合同履行计划管理、履行过程的跟踪监控、履行结果的反馈、付款审批关联等。模块功能主要包含：合同履行计划管理、合同更新管理、合同付款关联、合同相对方评价等。
“合同评估”：通过构建一套合同管理水平的指标体系，实现对合同管理水平的有效评价；并通过定期评估通报机制，推进合同管理评估显性化。模块功能主要包含合同评估及报送体系。
“合同统计与查询”：合同信息是重要的经营管理信息，通过合同管理信息系统实现对合同的汇总及分类查询统计，可以根据固定的或定制化的要求，汇总生成各类涉及合同的信息图表，为企业的有效管理提供帮助。模块功能主要包含合同查询、合同统计。
四、建设合同管理信息系统主要工作步骤
企业的合同管理不是孤立的管理体系，而应当作为企业的业务管理体系的有机组成部分，应当在企业原有合同事务的日常管理的基础上，构建信息化的、高效的合同管理体系。
1、合同管理信息系统开发前的梳理和准备
为更好的完成合同管理系统的建设，作为合同管理信息系统的建设基础和依托，需要先行或同步进行企业合同管理体系优化与构建，即：从管理的角度对合同管理过程中的要点进行梳理、对合同管理风险进行排查，按照流程的逻辑节点对合同管理的内容进行归类，形成新的处理流程规范、法务活动各岗位规范、标准法律文件范本等，构建一个系统的、动态的、全过程的合同管理体系。在此基础上制定合同管理的信息化方案，将合同管理体系成果有效的融入法务管理平台系统，促进合同管理有效落地，进一步提高工作效率，提升合同管理能力。
2、合同管理信息系统开发过程
开发过程主要是把前期梳理准备的成果用管理信息系统的形式表现出来。系统开发的工作主要包括需求调研、产品开发、内部测试及调整、初步验收、产品上线试运行、产品最终验收等环节。系统开发阶段最重要的工作就是怎样把需求也就是企业用户的想法尽可能的还原成系统的功能模块。如果出差较大偏差，导致系统最终成果不能提供设想的功能，不能给用户较好的体验，则意味系统开发的失败，这是我们需要在系统开发中尽量避免的。
3、系统落地实施
系统开发完毕，并不意味着系统建设的结束，将已完成的系统经过宣贯、培训，落实到日常的合同管理工作中，才是系统开发的最终目的。系统的落地实施，一般需要经过用户试用、培训、发文要求等环节，通过一定的行政手段将系统强制推广应用，是系统落地实施最重要，也是必须的一个环节。系统落地实施后，还要根据运用情况，及时修补、适时升级。
五、结束语
(一)合同管理中部门间流转的效率低下
一份经济合同从签定到付款完结，会涉及到业务、纪检、法务、行政、财务等多部门，需要逐级审批。显而易见，在传统合同管理模式下，部门间审批流转的效率很低。
(二)部门间流转的规范性控制不够
在纸质合同流转过程中，原先需要多部门审批的，由于管理不到位，存在该审批未审批的情况，加大了合同支付风险。
(三)合同的分类、检索以及信息汇总功能较弱
由于医院合同数量多、类型杂以及执行周期长等诸多原因，导致传统合同管理模式下，普遍存在文档管理较散乱、不统一，合同信息汇总困难等问题，特点是分期付款或后期质保金支付类的长周期合同，合同检索都会遇到困难。
二、电子化合同管理流程模型
(一)合同文本模版的规范性
根据合同的类型，由法务人员拟定不同的合同文本模版，[1]从条款应用的完备性、内容周严性、规定具体性进行把握，可以加快合同签订的效率，保证合同的严谨。
(二)各部门审核通过的强制性
作为一项突出优势，电子化合同从程序上对审核流程进行限定，即只有所有部门审核通过后才能够进入付款程序，这样有效避免了未规范化审核的合同直接进行了付款，大大降低了支付风险。下图是财务部门的合同管理操作界面，只有完成所有审核的合同才能进入财务人员的操作界面。
(三)建立电子化合同台帐，合同流转清晰明了
合同电子化台帐是对合同基础信息的逐项录入，生成合同基本信息数据表。根据合同名称、编号，可以查询到所需的信息，这样合同的当前流转环节、合同进度以及付款期限一目了然，大大提高了财务付款环节的准确性。
(四)建立起规范的电子化档案管理模式
通过全过程封闭式电子化管理，对合同执行科室，合同主体资格相关内容，合同期限，合同金额，付款计划等内容进行电子登记，存入合同电子稿，确保合同档案内容齐全，增强合同行为可追溯性，合同档案内容可以实时追踪，随着合同种类、数量大幅度增加，电子化档案管理具有传统合同档案管理无可比拟的优势。
三、通过合同查询、统计功能，建立起预算资金使用的监管功能
关键词：建筑施工企业、合同管理、信息化、必要性、要点分析、优势
中图分类号：F715.4 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2012）04-00-01
进入21世纪以来，中国逐步迈进了全面信息化管理的时代，信息化技术应用广泛，信息化管理已经成为一个现代化企业管理的重要工具。为了适应现代化管理的需要，增强建筑施工企业的竞争实力，国有大中型企业逐步由粗放型管理向精细化管理方向转变，在这个过程中，对企业的信息化建设提出了更高的要求。
一、合同管理信息化的必要性
1.合同管理是建筑施工企业管理的核心，承发包双方通过施工建造过程来完成合同中约定的工作内容、质量目标、工期目标、安全文明施工目标和合同金额，并通过合同条件来约束和保障双方的权利、义务，所以实现有效、可控的合同管理是每个建筑施工企业都要思考和解决的重点和难点，采用何种方法来解决也就至关重要。
2.合同管理具备周期长、标准高、逻辑严密、内容广泛的特点。而将合同管理过程划分阶段、划分时段，应用网络信息化技术对其不同阶段、时段的信息进行跟踪、记录、研究，保证了建筑施工企业对合同管理全过程的掌控。
3.合同的网上管理，极大地缩短了信息的传递时间，提高了信息传递的效率。节约了合同的管理成本，也节约了企业上下级单位业务人员异地往来签字、盖章的时间和精力，节省了人工成本，也减少了办公设备的消耗和纸张的浪费。
4.以往合同管理人员要花费很多时间制作、收集和整理合同，而合同在网上传递、评审后，管理人员腾出了大块时间，将精力投放到合同条件的研究、变更索赔地分析等专业工作中，进一步提高了管理人员的工作质量和工作效率。
5.实现了数据的网上采集，便于数据收集、整理和不同数据间的对比、分析，更容易发现风险，总结经验。同时，也方便了其他业务部门查询和使用数据，减小因数据传递时间长、传递环节多而易产生错误的概率。
6.合同在网上评审，加强了各业务部门之间的联系，改变了以往只是造价人员关注合同条件的局面，加强了资金、技术、质量、工程、材料、安全等部门对合同条件的关注，有利于合同管理的全面性、完整性。评审过程在网上公开，增强了合同评审的透明度，加强了过程监管，有利于反腐倡廉、树立良好的管理氛围。
二、合同管理信息化的要点分析
合同管理的信息化的建立，需要确定管理目标、管理制度、标准和流程，功能需求分析，制订解决方案，建立合同信息化管理系统，组织管理人员培训，系统试运行，跟踪、完善系统，正式运行系统、系统信息维护九个步骤。为了合同管理信息化的成功实现，要特别关注以下四个方面。
1.制定与信息化要求匹配的合同管理制度。要健全和完善合同管理业务流程和技术规范，细化合同管理阶段；其次是制定合同管理环节标准和要求，包括合同信息的录入、上传，合同的网上评审，合同执行过程中记录的留存，不同合同文件的分类、归档等；为了防范信息外泄，要制定可行、有效的安全措施，提高合同信息的保密性。
2.建立统一的合同管理标准。标准规范化是合同信息化建设的重要基础之一。要求合同执行的各级单位应充分利用统一的合同管理办法，实现合同的集中管理。特别要注意标准录入合同基本信息、规范上传合同文件、避免合同评审的形式化、及时留存合同执行过程中的记录等。如果没有规范的标准，合同信息资源平台就无法建立；如果各级单位合同管理部门不按统一的标准去做，各自为政，像一盘散沙，那么企业的合同信息化系统就无法畅通，资源共享也就难以实现了。
3.通过良好的技术保障，建立稳定、易操作的管理系统来实现软件功能。技术人员会根据管理目标、管理办法和标准进行功能需求分析，分析不同功能间的逻辑关系，确定前置事务、后置事务，明确需要输入的信息和应该输出的信息；对比较复杂的环节再分解，优化处理。因为流程图具备逻辑性强、条理清晰的特点，所以采用流程图实现系统功能是非常好的方法。合同管理的流程图可分为总流程、事务流程和环节流程。总流程是将合同全寿命周期划分为几个阶段，明确不同阶段间的相互联系和制约关系；事务流程反映不同合同管理阶段中各项事务间的逻辑关系;环节流程则明确了某一项事务中环节活动间的流转过程和先后时间顺序。好的流程图可以直观地描述整个活动中的全部信息流，使阅读者很容易掌握。
4.建立优秀的合同管理队伍。优秀人才的作用在企业中越来越重要了，同样合同管理信息化的实施的关键也离不开优秀管理人员队伍的建设。首先要提高合同管理人员的信息化意识。由于信息化文件的录入、上传、评审、归档、检索、传递等都是在计算机上实现的。这就要求合同管理人员不仅要熟悉管理办法和标准，还要掌握计算机的操作和合同信息化管理系统的使用，以确保合同管理各阶段记录、数据的准确性。合同管理人员要端正工作态度，立足本职岗位，强化自我学习意识，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平。要重视提高合同管理人员的工作技能，企业要积极创造学习氛围，定期举行合同管理信息化的培训，分阶段、有侧重地提高合同管理人员的工作技能。
三、合同管理信息化的优势所在
合同管理信息化的优势主要体现在四个方面：
1.实现了合同信息的网上录入。信息一次录入后，就可以在整个信息网路内循环、多次使用，实现了信息的共享。同时保证企业中的市场营销、人事、行政、财务、造价、技术质量、工程安全部门的数据统一，各级管理人员在相同数据的基础上分析、决策，避免因信息不对称而造成的损失。
2.实现了合同网上评审。参与合同评审的上下级单位的业务部门结合自己对合同条款的理解提出修改意见和建议，并根据自身的审批权限独立评审，评审过程并没有受到外界的干扰。评审过程透明，评审结果受到监督，保证了评审工作的公平、公正。评审采用分级授权，下级单位评审后再由上级单位评审，评审时间长短有严格的限制，从制度和流程上提高了评审工作的积极性，有效节约了评审时间，提高了工作效率。
3.由于合同管理的周期长，合同履行的过程中，在合同外部自然和社会条件的影响下，合同实施的条件不断变化，合同内控条件也要随之调整，以保证合同目标的实现。通过合同信息的网上跟踪，针对付款、变更索赔、现场签证真实过程的记录、描述和分析，实现合同的全寿命周期管理，即保证了信息的完整性，也提高了各部门对合同管理过程的了解，便于集中各个部门的意见，确保合同管理在项目部及上级单位的控制下良性发展。
4.项目合同管理过程中，任何一个技术、质量、安全或进度的风险都可能会导致施工成本费用的增加。合同管理要求合同的风险始终在可控的范围之内，成本的支出也在受控状态。为了减少施工过程中风险的发生，首先应制定风险管理预案，识别不同施工过程可能产生的风险源，对风险产生的原因和状态定义，提出处理风险的提示，并落实到人；通过合同风险的信息化管理，便于各级单位、不同部门预先掌握本业务的风险控制点，制定出风险管理预案。若出现了突发事件，也便于各级单位掌握真实情况、分析产生原因、结合预案，快速、及时地处理，避免事态的扩大。
四、结束语
为了实现企业合同管理的信息化不仅要拥有先进的信息化技术，也要具备与之配套的内控管理制度。合同管理的信息化实现了企业合同管理水平的提升，使得企业向精细化管理大步迈进，企业良性发展的同时也减少了资源消耗，为节约型社会贡献了一份力量。
参考文献：
[1]姜洪艳.基于管理流程的工程项目合同管理信息化设计[J].城市建设理论研究,2011(12).
关键词：房建；合同管理；内容；风险
Abstract: This article from the main content of contract management, expounds the contents of the contract, summarizes the basis of the contract management, and to undertake beneficial exploration and research on how to carry out effective contract management, hope that the majority of the housing construction engineering enterprises to strengthen management help.
Key words: real estate; contract management; risk;
中图分类号：TU71文献标识码： A 文章编号：2095-2104（2012）05-0020-02
一般来说，在企业的施工方与建设方签订了施工合同时，不仅会在合同主体中规定双方的权利和义务，而且还要就合同双方需要达到的目标在合同中一一列明。合同双方根据合同中的要求对对方进行监督，同时按照合同履行自己的义务，合同是保证房屋建筑施工方进行交底、纠正、检查、监督实施、总结等工作最有力的约束文件。我们把对合同的内容进行谈判、交底、合同签订、履行、纠编、监督检查、结束总结等合同实施过程中的全部的环节的系统管理称为对合同的管理。合同管理的过程就是对整个工程项目进行全程监督、量化的过程，要通过在合同内容解读的基础上，对工程进行事前、事中和事后的全面监督，对合同进行管理的过程，就是对在合同中负有责任的任何一方进行施工质量管理、施工风险控制、施工成本缩减的管理过程。
1 合同管理的主要内容
1.1 合同的主要内容
一个完备的有效的合同必须包含三个要素:合同的主体、合同的客体、合同的内容。合同的主体应该要表明企业的全称以及地址、企业的法人代表、联系方式等等能够说明企业的真实的情况。合同的客体就是指合同的双方都要达到的一个目标,包括很多方面,例如:对于时间的要求、质量的要求以及费用的要求等等。对于房屋建设工程施工的合同来说,合同的客体主要就是指合同中约定的双方为了同一栋房屋的完成。合同的内容要说明双方的义务和权力,主要是人员的安排以及签订合同的双方如果违约应该承担的责任、合同开始生效的时间、条件以及地点等。
房屋建设工程所涉及的合同的种类特别多,包括土地转让合同、地址勘察合同、项目咨询合同、设计合同、建设工程合同、委托监理合同、材料供应合同、委托检验合同、设备购买合同等等。一个房地产建设项目的开始,就是由这些不同种类的合同的签订和管理的开始;当这些合同完结的时候,也就是这个工程结束的时候。所以房屋建设工程的合同管理是一个非常复杂的过程,在整个过程中,要把全部的过程都记录下来,这样可以方便以后的查询和总结的工作。
1 . 2 了解相关的情况以及重要性
中国有句俗话叫做“知己知彼,百战百胜。”也就是说只有清楚的了解对方的情况才能做到心中有数,这样才能有效的制定自己公司的计划和策略。对于相关材料的了解,我们通常是以收集资料为主要的方式,一房屋建设工程项目为例,我们应该特别注意从以下几个方面进行考虑。
(1)对合作对方的了解。
这个主要是对即将合作的对方的规模、近年来的营业额、管理的模式和水平、施工的技术、施工的设备以及机具等各个方面的了解。从以上方面可以客观的评价一个施工单位的信誉、经济实力、企业发展的前景以及履行约定的能力。对于一些信誉好,履行能力强,合作系数比较高的合作企业,对日后实现合同的目标可以奠定坚实的基础。
(2)了解合作方的财务状况。
合作方的财务是非常重要的一个因素。因为合作方的财务情况能够直接的反映出这个企业的真实的经营情况以及综合的实力,这是对于签订合同并履行约定的一个有力的后盾的支持。
(3)了解后期的服务。
了解合作方的后期服务的质量对于合同的履行也是不能缺少的一个重要的内容。所谓后期的服务主要是指保修、维修以及是否及时等会直接的影响其在社会中的信誉的一些因素,还包括后期的服务态度、产品质量的好坏等等。这些都是对于一个企业的信誉的客观体现。
(4)合同风险的分析。
在了解以上的相关信息之后,我们就要根据一些以往的经验以及对未来的一个预测来对签订的合同所能产生的风险进行一个量化的分析,尤其是对质量、安全、人和国家的法律、地方的法规等各个可能会对合同的执行所产生的风险的评估。然后根据具体的分类来确定哪些是可以回避的风险,哪些是可以自留的,哪些是可以转移的,用这样的方式将损失减小到最少。
2 房建合同管理的主要特点
2.1房建合同管理周期长
房建工程持续时间长,建设项目实施必须循序渐进地进行,决定了合同履约方式的连续性和履约周期长,导致工程承包合同生命周期长。合同管理中会出现订立合同时未能预料的情况,所以需跟踪实际情况,随时依据合同和实际情况进行有效地管理,以确保工程的顺利实施。
2.2房建合同管理效益显著
要及时，有效地实现工程项目的目标,必须对整个工程项目、项目实施的全过程和各个环节、项目的所有工程活动实施进行有效的合同管理。并且也只有抓住在项目管理中的核心—合同管理,才能全面统筹调控整个房建项目的运行状态,实现建设目标。在工程建设中,如果管理人员没有合同意识,则工程项目整体目标不明；没有严格合同管理,则项目管理难以系统地，高效地形成一个完整的项目管理系统。有效的工程合同管理是争取企业经济效益的最佳途径，不仅可以避免纠纷的产生,节约不必要的诉讼费用,而且可以通过有效的索赔,合法获取应得利益。
2.3房建合同管理系统性强
现代工程项目是一个复杂的系统工程,技术复杂、建设周期长、投资额大、不确定因素多、项目参与方多、合同种类和数量多,合同管理人员需要对于每一份具体的，不同类型的工程合同了解与掌握,并且都需要存在整个从合同成立、生效、履行到终止的合同寿命周期中进行合同管理。工程合同管理系统性强,需要从系统角度管理好众多独立而又相互联系的房建合同,才能保证工程项目的取得成功。
2.4房建合同管理法律要求高
合同是契约的一种。为避免当事双方人发生纠纷和事后变更合同签订事项，依照《合同法》规定，合同契约签订后，关键是双方均受到合同条款的约束。因此，合同管理的本质就是对合同法的运用。不管事国内承包工程还是国家工程承包，都需要管理人员非常了解国内外的合同法，建筑法，具体施工条件。因此，做好工程合同管理既要求熟悉一般的法律知识,又要求精通建设领域法律知识。由于建设领域法律、法规、标准、规范和合同文众多,并在不断更新,这就对合同管理人员的要求有上升了一个高度。
2.5房建合同管理信息化要求高
随着我国建筑业和基本建设管理体制改革的不断深化，房建项目的生产方式和组织结构发生了深刻的变化，以工程项目管理为核心的企业生产经营管理体制已基本形成，并且随着我国加入WTO,国际竞争将日益激烈，工程项目管理将向着国际化、信息化的趋势发展。由于房建合同管理的合同类型繁多，制约性大，信息力量大，合同管理工作复杂、繁琐,但要求准确，因此仅仅依靠人工管理既耗时费力,而且信息传递缓慢,无法达到及时搜集、整理、处理和利用信息的目的,必须建立合同管理信息系统,才能促进开展有效合同管理。
3合同管理的主要依据
对合同有效的管理,就应进行有依据的管理。对合同进行有效管理的主要依据为以下三点。
3 . 1 以合同条款为根本的依据
这里面主要是说把合同的谈判、订立、执行以及检查等各个环节都做到位,只有这样才能在项目的全过程中做到真正的有效的控制。从房屋建设的项目实施开始,就要开始合作方的情况作全面的了解,只有这样才能正确的选择合作的伙伴,也就能保证后期合同的履行。
3 . 2 关注法律法规以及市场的变化
这是合同管理中另一个比较重要的依据。法律和法规的调整、市场的变化以及对方的经营情况都会直接的影响本企业的利益,也会影响合同的履行的情况。所以在合同签订以后,要及时的发现一些变化,这样就可以对一些风险进行预控。以房建工程为例,如果一个房地产公司和一个施工单位签订了一份固定总价的建设工程的施工合同,在开始执行之后,就要时刻关注税率的调整、建筑所用材料的价格波动等。一旦发现了一些变化,就是及时的采取相应的措施,这样才能最大程度的减少损失,进而保证企业的经济效益。
3.3 公司的制度、企业的定额、合同的相关部门人员的工作能力以及思想变化
一个企业内部的制度的调整、企业的定额是不是合理、相关部门的人员的工作能力以及变化都会直接影响到合同的执行结果,尤其是对于制度的变化、一些重要岗位的人员的流动等可能会影响到合同中的执行人员的思想发生变化,这些都会对合同的履行产生一些负面的影响,所以要随时观察工作人员的变化,保证制度的合理,重要人员的稳定等。
4 结语
为了适应经济快速的经济发展,近年来我国的房建工程建设也有了很大的进步。现在人们对项目的管理越来越重视,但往往忽略项目管理中最基础的合同管理。合同是一个项目进行的依据,只有严格的按照合同来执行,才能保证企业的根本利益。所以我们必须对合同的管理给予足够的重视。本文就合同管理的内容以及依据做了简要的论述。希望项目管理人员可以在原有的管理体系的基础之上加强对合同的管理,以确保企业的经济效益,进而推动我国房建工程的发展。
参考文献
[1] 郭世伟.建设监理工作的合同管理思想[J].建设监理,1996(3).
[2] 丁红峰.论新形势下的施工合同管理[J].科技情报开发与经济,2004(12).
