时间：2023-07-25 17:16:29
1.采购计划管理组织运作模式。
经过近年的实践与摸索，公司已基本建立省公司董事会审议批准省公司本级及所属企业宏观战略及计划、省公司管委会审定省公司本级及所属企业具体制度和实施方案、各级企业管办和其他业务部门负责落实细化的三级管理体制；建立以《管理委员会工作规则》及其《实施细则》为流程核心，以《采购管理程序》为流程依据，以信息系统为流程载体的三大管控体系，确保了全省采购工作的有效运行。
2.采购计划管理与过程管控。
在计划管理方面，采购办要求各单位要严格按照年度采购计划及其实施方案确定的采购项目、采购方式、采购金额实施采购计划。在计划执行过程中，对确实因为生产经营需要调整的项目，采购办及时组织调研，召开专题会议进行分析评审，严格按照规定程序进行申报、审批。在过程管控方面，采购办以全国烟草行业贯彻落实《烟草企业采购管理规定》电视电话会议精神为指导，严格执行行业、企业采购管理制度，加强对项目实施环节关键节点的控制，重点做好招标文件评审、拦标价格设置、评标办法、评标标准、定标原则、评标过程管理以及档案管理等工作。充分利用采购综合管理信息系统，按照采购管理制度，加强对项目实施环节关键节点的控制，严格把关，严格落实“上一个环节没有通过不得进入下一个环节”的工作要求，不断强化程序的硬约束作用，确保董事会和管委会会议各项决议在实际执行过程中无偏差、不走样。
二、采购计划管理中的差距
1.采购计划与投资计划的衔接有待进一步加强。
对于卷烟工业企业的发展而言，技术改造起着相当关键的推动作用。以福建卷烟工业系统为例，十年来，公司投资项目量多面广，投资量大，先后完成固定资产投资和信息化投资近百亿元，技术装备、基础设施、科技研发和信息化水平得到了全面提升，因此，投资计划中的采购项目是公司年度采购计划中十分重要的部分。
1.1采购计划与投资计划编制范围不同。
根据《烟草行业采购管理规定》要求，采购计划编制的范围为以合同方式取得的物资、工程（含信息化项目）和服务的所有采购项目，由各级公司的采购办进行编制汇总；投资计划编制的范围为固定资产投资项目（整体改造、局部技改、生产设施、工艺设备、辅助生产设施、公用动力设施、科学教育设施、后勤保障设施、烟叶仓储设施等）、信息化投资项目、多元化投资项目，不含建筑物的维护加固、设备的大修理等维护性工程及工器具、车辆、办公家具、计算机软硬件购置项目，由各级公司的投资管理部门进行编制汇总。
1.2采购计划与投资计划管理流程不同。
投资项目管理流程为：投资项目按照行业投资项目管理要求实行计划管理，各级公司在每年9月份启动投资计划编制工作，省公司的生产制造中心、信息中心于10月份对新增项目中与生产相关的项目、信息化项目进行职能评审，投资管理处11月初汇总、初审各单位提交的年度投资计划，经总经理办公会、管委会、董事会审议后于12月上报国家局。国家局于次年2-3月份下达投资计划，投资管理处根据国家局下达的投资计划及时进行投资计划分解，经总经理办公会、管委会审议、董事会审批后下发投资计划。采购计划管理流程为：省公司于每年12月下发采购计划编制通知，各单位根据下一年度生产经营目标于次年1月份报送采购计划，采购办汇总、初审全省采购计划，并由财务、审计、法规、监察等职能部门进行集中评审后，经管委会审议、董事会审批后下发采购计划通知，全省采购计划方可生效实施。
1.3采购计划与投资计划信息传递相对滞后。
由于全省的投资与采购计划，在计划的编制起点、审批的权限、编制的范围等方面均存在较大差异，同时基层企业投资管理部门与采购管理部门间对投资计划调整的沟通相对滞后，信息化平台尚未实现两个系统的关联，使得投资计划与采购计划目前无法实现实时的对接，无法在第一时间将审批后投资计划的调整情况及时传递到采购计划编制部门进行更新分解。
2.尚未建立采购计划进度跟踪与采购计划执行情况考评体系。
采购绩效评估是指通过建立科学、合理的评估指标体系，全面反映和评估采购政策功能目标和经济有效性目标实现程序的过程。我司采购计划实行按年度编制，分月实施的原则；在年度中期可对采购计划进行半年调整，对下半年度拟新增、采购金额拟变更、采购方式拟变更及拟取消的项目在总计划盘子中进行相应调整。虽然在采购实施方案的审定中对采购进度安排一并进行了评审，但对是否完成及是否按进度完成并未考核，尚未建立一套符合公司特性的采购计划进度跟踪与执行情况的考评体系，缺乏对项目实施过程中时间上的约束及奖惩激励措施。某些项目，尤其是货物及服务类项目，部分子公司或承办部门在项目实施中存在时间上的松散性和随意性，导致某一月份采购项目扎堆实施，某一月份采购项目零实施，或者到了年末才决定不予实施或结转至下年度实施，进度计划形同虚设，给采购办工作人员组织采购带来了不便，也为全省精益采购目标的实现和绩效的提升带来的阻碍。
3.采购计划管理信息化仍存在可提升空间。
3.1尚未建立采购绩效评估模块。
对于采购计划执行环节的评估，最直接的标准便是采购计划执行的进度。目前省公司的采购管理信息化平台尚未建立绩效评估模块，未能直观、客观的来衡量各采购部门的采购目标是否达成，缺乏对子公司采购计划执行情况的实时比较与观测。
3.2尚未建立采购计划趋势预测模块。
采购预测是指企业在商品采购市场上调查取得的资料的基础上，经过分析研究，并运用科学的方法来测算未来一定时期内商品或服务市场的供求及其变化趋势，从而为采购决策和制定采购计划提供科学的依据。通过信息化手段预测采购需求在公司的采购管理中尚属空白，若能借助信息化平台，对以往的采购信息进行整合，结合企业发展战略，发现市场供求变化和规律，对各子公司、各类采购的项目的需求趋势预测做到心中有数，将有助于提高采购计划编制的准确性，确保全省采购策略制定的合理性，从而提高采购计划编制精度，降低采购风险。
三、烟草工业企业采购计划管理的优化策略与方案
1.通过专案调整，实现采购计划与投资计划的有效对接。
目前我司采购计划实行按年度编制，分月实施的原则，除个别零星应急调整的项目外，均在年度中期对全省的采购计划进行一次全盘的批量计划调整。在采购计划半年调整的现有模式上，针对投资计划下达后所带来的采购计划的增减情况，可在每年的11月份将由各级公司的投资、采购部门将投资与采购计划先行对接，于次年2-3月份投资计划下达后及时进行一次采购计划的专案调整。由各级公司的投资管理部门与采购部门共同牵头，加强沟通，密切配合，对采购年度计划中涉及的固定资产投资项目及信息化投资项目的项目数，项目金额，调整理由等进行对接与核实，由下至上汇总，由省公司采购办向公司董事会统一申报专案调整计划；由各级公司采购部门及时在系统中进行分解、录入与维护，加快企业内部信息流的高效流动，以此实现投资计划与采购计划的无缝对接。
2.通过绩效评估，建立采购计划考评体系。
2.1对采购计划考核标准进行界定。
将采购计划执行率纳入各部门绩效考核指标，合理设置审批环节。明确各节点业务办理和审批所需耗用的时间，测算出五种采购方式的采购项目从启动实施采购计划直至完成采购所有流程所需耗用的时间，以此作为采购计划进度考评的依据，促进各承办、职能部门提高工作效率。经公司董事会审定的采购项目执行计划，应于当年全部完成。对于招标采购项目执行情况以招标公告送为项目完成节点；对于招标以外的其他采购项目以商务文件发送至谈判对象为项目完成节点；对于已经完成招标所有程序但招标失败或流标的项目，视同完成。
2.2对采购计划进行进度分解。
省公司各部门及各子公司要严格按照制定的采购进度计划完成采购的各环节工作，如无法按进度计划完成的需向采购办提交书面说明进行进度调整。在编制采购计划时应注意：根据采购物资、工程或服务的规模和数量，具体的技术规范与规格，使用性能要求，对每批货物、服务或工程从准备到交货或结算需要多长时间做出安排。
2.3将采购计划执行率纳入年度绩效考核。
对于没有按照年度采购计划完成计划实施也未进行进度调整的子公司或省公司相关部门（政策性因素或不可抗力因素除外），可由省公司采购办通知企业管理处，企业管理部根据实际情况对责任部门绩效进行考评。
3.通过优化信息化平台，提高工作效率和改善作业流程。
3.1实现与投资系统的及时对接。
每年在国家局下达投资计划后,由省公司严格按照国家局下达的年度投资计划和拟建项目自主审批权限额度进行明细分解后,各级公司投资部门便可同时在投资管理信息系统中进行录入维护,形成本年度准确的投资计划。通过采购管理信息系统与投资管理信息系统的对接与关联，由项目实施部门在采购信息系统的计划管理模块上直接对数据进行更新，实现针对投资计划变更带来的采购计划变更的线上专案调整。
3.2实现绩效考评。
采购绩效指标体系包括采购计划完成及时率、采购周期、采购从启动实施采购计划直至完成采购所有流程所需耗用的时间等。通过上述数据在系统中的体现，建立子公司或部门的绩效评估体系，与采购实施过程关联，在系统中动态、持续的进行评价，正确及时反馈考评结果。
3.3实现采购需求趋势预测。
采购计划是对未来计划期内采购管理活动所做的预见性的安排和部署，以确定从组织外部采购哪些产品和服务，以最好的满足企业内部的需求，而采购量与采购计划金额提供的是代表采购支出情况的数字预报。为了使这些预测的数据体现出最大价值，采购管理系统中应当建立一个趋势预测模块，建立采购需求趋势模型。以系统中存储的现有历史数据资料为基础，通过指数平滑法等定量的分析方法进行横向与纵向的对比，结合卷烟工业企业的生产经营情况及宣传促销计划，反映采购需求，市场行情的变化，形成采购计划编制的初步依据，为企业的采购决策提供支持。
四、结语
打造一流的公共资源交易平台，为进一步加强机关作风效能建设。市招管办通过“四个主动”切实强化机关作风效能建设，积极营造良好的社会舆论氛围，全面提升对外形象，赢得了广泛好评。
主动沟通各方主体。先后深入到区、市经济开发区、湖滨新城，做到主动上门纳谏。以及建设、教育等有关规模较大的招标采购系统走访座谈，主动展开工作对接，面对面、零距离沟通交流，做到相互理解、相互支持。全年先后4次向市直机关单位发放征求意见函，就进一步优化招标采购工作流程、增强团队战斗力、提升服务水平等方面征求各方主体意见和建议。全年12次召开招标人、供应商、机构、人大代表、政协代表、相关新闻媒体等参加的专题座谈会，就社会各界关注的招标采购热点、焦点问题交流，并就如何进一步做好招标采购工作达成思想共识。2次走进政行风热线节目，与广大市民坦诚交流，积极宣传招标采购法律法规，介绍我市招标采购创新管理与做法，并认真为社会各界解疑释惑。
主动规范内部管理。按照年度《目标考核责任状》内容，注重内部管理提质增效。制定年度重点工作推进计划，把工作分解到具体处室，明确专人负责落实；按照ISO9001质量体系标准，推行绩效考核管理，编印《年度绩效考核工作日志》人手一本，做到全年重点工作推进日记志、周点评、月考核、年总结。开展丰富多彩的团队建设活动，如开展责任文化建设年、招标采购监管“百日攻坚”综合执法推进年、招标采购工作再上新台阶”头脑风暴、全员拓展运动等活动，通过活动凝练团队，提高战斗力。努力创先争优，开展全员学法、廉政警示教育等活动，成功创建省、市级廉政文化示范点，荣获省级青年文明号、省级档案管理三星级、市级创新创优成果奖等21个集体奖项，25人次个人先进。
主动提升机关效能。出台《年市区重点工程招标源头管理办法》政府集中采购目录》等若干制度文件，进一步优化招标采购流程。为各方主体知悉进场范围、操作流程和快速进入预定角色提供最大方便；出台《关于进一步加强招标投标效能建设的通知》瘦身招标采购文件，简化市场准入办理、自行招标程序审批、招标备案流程等手续，成功实现流程再造。全面推进电子化招标采购，从项目计划、申请、审批、报名、开评标等全程网上流转，实现全程无纸化操作与信息共享，达到管理科学化、精细化、流程化，进一步提升工作效率。实施项目化管理，对进场项目明确专人负责，全程跟踪服务；特别是为全市重点工程建设项目、为民办实事项目开通招标采购绿色通道，要求工作人员做到不分节假日、提供全天候服务，确保了全市80余个重点招标项目的快速推进。
主动公开招标采购制度、程序。办公场所设立政务公开公示栏，主动加强政务公开。市招标投标网上专门设立办事指南、政策法规、交易信息、政务公开等专栏，方便招标投标各方主体及时全面了解我市招标采购工作动态。通过开展活动促进政务公开，如全年开展7次招标采购公开开放日活动，就招标采购项目操作全流程向各方主体、社会各界开放，全方位立体展现招标采购操作流程；积极参加全市“六五普法”宣传，现场热情、耐心向广大市民介绍有关招标采购法规制度，以及如何按照法定程序进场招标投标。定期召开政务公开工作座谈会，邀请人大代表、政协委员和新闻媒体等参加，及时介绍我市招标采购阶段工作情况，主动接受监督，主动做到让权力在阳光下运行。积极主动开展宣传，中国纪检监察报》中国建设报》中国财经报》等主流媒体上宣传我市公共资源交易领域的创新做法，得到国家有关部门的高度重视，迎来全国各地50余座城市前来考察学习。
我国的政府采购工作开展于20世纪90年代中后期，杭州市的政府采购工作于1998年起步，在有关部门的密切配合和支持下，工作按照“先易后难，稳妥起步，逐步推进”的方法，循序渐进，从基础抓起，不断完善制度，规范管理，基本实现了由试点初创向全面推行的转变，政府采购工作取得了较大的进展。
1.构筑体系，初步形成政府采购制度框架
①加强制度建设。《政府采购法》颁布实施以来，我市根据《政府采购法》和财政部三个部长令 的有关规定，紧密结合我市实际，积极研究制定了各项政府采购操作规程和管理办法，基本形成了一套制度体系。这些制度主要包括编制政府采购预算、委托采购、专用仪器设备采购、公务用车采购、公车定点加油、维修和保险、办公用纸张定点采购、办公设备定点供货、信息化项目采购、分散采购管理、招投标管理、投诉处理以及政府采购信息、政府采购内部工作流程、政府采购咨询专家库建设与管理、政府采购供应商库建设与管理、政府采购协管员队伍建设与管理、政府采购社会监督管理等一系列规章文本。
②构建监管体系。市财政局、采购办与纪检、监察、审计等部门密切配合，共同研究推动政府采购工作的措施，逐步形成了政府采购的运行机制、内控机制和监督机制基本形成了财政部门、纪检监察部门和审计部门分工协作、各司其职、共同监督的行政监督管理机制。特别是采购办与采购中心进驻公共资源交易中心办公后，市监察部门通过网络和招投标活动的实时监控，使这种监督机制更趋成熟。如为了防止招投标过程中的舞弊行为，体现评标公正公平，对评标咨询专家名单实行计算机自动抽取短信通知的方式，同时产生密封名单，采购实施机构工作人员只有在评标当日专家报到时才能拆封专家名单。
③实行管办分离。政府采购工作开展初期，采购办与采购中心虽然是两个机构，但为了减少环节，调配力量，因此是合署办公的。采购办行使政府采购的计划编制与管理监督职能，采购中心承担政府集中采购计划的实施。区、县（市）的采购机构也相继建立。一批有影响，并经过资格认定的社会中介机构提供有关中介服务，政府采购业务。从全国看，管采分离，职责清晰、运转协调的政府采购管理体制初步形成。我市也不例外，2003年《政府采购法》实施后，把采购监管工作与具体办理采购业务划分开来，特别是采购办、采购中心进驻市公共资源交易中心办公后，采购办与采购中心的工作职责作了彻底划分，采购办主要负责政府采购预算的管理、采购计划的编制及采购实施的监管，采购中心作为事业法人独立开展采购业务，完成了政府采购的管办分离。
④提高队伍素质。大多数地区的政府采购工作是从控制社会集团购买力办公室职能转变过来的，一般都存在人员少力量弱的情况。经过7~8年的探索，这支队伍普遍实行了管办分离，人数和人员素质都有了很大的提高。我市还建立了政府采购协管员队伍，通过他们在各预算单位的具体监管，将政府采购工作推向规范化、制度化。采购监管部门还定期组织培训班，学习有关的政策法规和政府采购具体业务知识，公布操作流程，既提高人员素质，又接受社会监督。
2.努力实践，积极探索政府采购新方法
①政府采购预算编制工作得到了加强。政府采购作为公共财政制度框架的一个重要组成部分，与部门预算、国库集中收付制度相互依存、互为作用，密不可分。然而，在《政府采购法》颁布之前，政府采购预算并不能引起各预算单位甚至财政部门的重视，办理政府采购手续需要预算单位逐项填写申报表，相应也延长了采购周期。2002年6月29日九届人大第28次常务会议通过《政府采购法》后，市财政部门及采购办抓住机遇，在部门预算全面实施的第一年就将政府采购预算作为部门预算的组成部分，紧密结合部门支出预算的编制工作，颁布集中采购目录，单独设立指标体系。通过几年的努力，政府采购预算已能较全面反映预算单位的年度集中采购规模，并且与部门预算可合可分，不仅简化了过去繁杂的申报手续，而且提高了预算的准确性和采购效率。
②严格预算执行，减少临时性采购。过去一些预算单位采购无预算无计划，或随意调整采购预算的现象比较普遍。这种现象成为政府采购不规范的重要因素。《政府采购法》的实施，使政府采购监管部门有法可依，先后制定了一系列的管理办法。在实践中，采取没有预算不予采购、调整单位政府采购预算须事先经过财政部门审核批准后方可实施等工作措施，使政府采购预算的编制工作和执行工作都得到了加强。
③政府采购资金实行国库直接支付。国库直接支付制度在政府采购工作中的运用，对推进政府采购制度的实施和扩大采购范围起到了很好的作用。从2003年起，我市对集中采购项目的资金支付由会计结算中心直接支付给商品或劳务供应商，减少了资金流通环节，增强了政府采购的透明度。2005年市财政又作出规定，将政府采购项目完成后的结余资金全部上交财政，不再由单位自行调剂。这些措施对节约财政资金起到了促进作用，同时对防止擅自改变采购项目、挪用财政资金等现象的发生也起到了一定的遏制作用。 ④规范采购行为，防范商业贿赂。通过几年的实践，我市采购监管部门制订了一套采购规程。一是按照上级的采购监管部门的指示，结合我市的实际情况，每年修订政府集中采购目录，逐步扩大政府采购范围；二是根据《政府采购法》的规定，对五种采购形式的选择进行严格区分，非公开招标采购的一律实行报批制度；三是完善政府采购工作流程，明确采购单位、财政部门、采购办、采购中心和供应商在政府采购活动各阶段所承担的工作职责；四是公开政府采购招投标操作程序，对资格审查、编制招标文件、信息、接受投标文件以及开标、评标、决标和公布采购结果等各环节都作出详细规定。通过一系列的规程控制，防范商业贿赂在政府采购监管机构和采购机构发生，自觉接受社会监督。
⑤利用信息技术，减少人为因素对政府采购活动的干扰。建立采购信息系统的意义不仅仅在于提高办事效率，更在于通过信息系统规范采购工作程序，减少非正常的人为干扰。例如，建立评标专家库自动抽取通知系统，使采购项目评标活动实现一定的公信度，大大减少了投标单位“公关”因素的干扰；设置计算机操作流程，记录了政府采购管理、执行和监督流程中各个环节的工作状态，让所有的工作人员都树立自律意识，规范采购行为。
3.不断进取，经济效益与社会效益得到了体现
②推动了财政改革。我市的政府采购预算是与部门预算的编制工作同步进行，并寓于部门预算之中的，政府采购预算又必须细化到具体的采购项目，因此政府采购预算的不断完善也促进了部门预算的细化和完整；而政府采购资金实行国库直接支付又为国库管理制度的改革打了前站。
③有效促进了反腐倡廉工作。实行政府采购，引进竞争机制，通过以公开招投标为主要方式的政府采购交易，政府采购的透明度不断提高，采购制度日益健全，既方便了社会各界的监督，也使过去单位采购" 中一些不规范的行为得到了有效遏制，从源头上防范商业贿赂等腐败行为的发生。今年全国开展治理商业贿赂专项工作，杭州市政府采购监管机构和采购中心均没有发现违纪的问题，应该是这些年来严格管理规范采购的可喜成效。
二
在取得成绩的同时，还应该清醒地看到我市政府采购工作还处于初级阶段，与国内先进地区和国外发达地区相比仍存在很大差距，与《政府采购法》的规定和上级的目标要求还存在不少问题。这些差距和问题主要表现在以下几个方面：
1.对政府采购理论的认识上还存在一定的偏差。目前，社会上把节约资金当作政府采购的唯一职能，甚至认为只要政府采购就一定能够节省财政资金。这是对政府采购表象化的误解。从总体上说，政府采购比没有实行政府采购更节约资金，这种节约是建立在公平交易基础上实现的。而具体到某一个项目，政府采购所花费的资金高于非政府采购价格的现象也是客观存在的。如果就事论事谈政府采购达不到节约资金的情况，必然导致对政府采购制度认识上的偏颇。
3．政府采购预算约束力不强。一是政府采购预算还比较粗放，特别是一些工程项目，既有土建、安装工程，又有设备和材料采购内容，采购预算编制时还不能达到细化的目标。二是预算批复还比较滞后，有时人代会三、四月份召开，财政预算批准后再下达到各预算单位，真正实施采购计划只有七、八个月的时间。三是预算调整随意性大，一些单位计划考虑不周，采购项目调整或增加时常发生。
4．政府采购的时效性不够强。由于政府集中采购要走程序，有法定的时间规定，而预算单位总是习惯于要用的时候才考虑采购，这个时间差成为预算单位反映比较大的一个问题。
5．政府采购行为还有待进一步规范。目前，在政府采购活动中仍然存在一些不规范的行为，既有政府采购当事人和评标专家的问题，也有政府采购监管人员的业务素质和管理水平问题。行政事业单位的分散采购没有列入政府采购统一管理的范围。今年治理商业贿赂专项工作自查自纠中所反映出来的问题，主要是分散采购行为的不规范。
三
“十一五”期间，对政府采购工作的要求是《政府采购法》规定的所有货物、工程和服务，都实行政府采购 。这一目标要求对杭州市目前的政府采购规模现状来说是很重的任务。要达到这一目标，必须深化改革，加大《政府采购法》的宣传力度，进一步完善政府采购制度，健全监管体系，规范采购行为。
1.正确认识政府采购的重要作用，提高预算单位实施政府采购制度的自觉性
政府采购的重要作用，姚振炎同志曾经作过一个详细阐述：一是有利于提高财政资金的使用效益，节省开支；二是保证采购项目质量，采购单位可以得到质量有保证、价格合理的货物、工程和服务，保障国家机关有效行使职能；三是有利于发挥政府在国民经济发展中的宏观调控作用，推进保护国内产业、保护环境、扶持不发达地区和中小企业等政策措施的实施；四是促进财政预算制度改革，强化财政支出管理；五是有利于促进公平竞争，增强企业的竞争能力和自我发展能力。六是有效抑制腐败，遏制采购中的权钱交易和其他腐败行为 。也有学者提出，节约财政资金不是政府采购的首要职能，政府采购的首要职能是要建立一种长期的财经制度，将所有政府购买行为都纳入到公平交易的市场经济范畴中去，使得政府的消费行为也要受市场经济规律的制约 。
无论专家学者对政府采购职能及作用怎样阐述，政府采购作为国家财经管理的一项重要制度已经建立起来，并且在实践中发挥着上述各个作用。要将政府采购制度全面贯彻执行，加大宣传力度和对政府采购法规政策的普及教育是非常需要的。政府采购监管机构要做好政府采购法规政策的宣传工作。要通过普法教育，使社会各界认识、理解和支持政府采购，为政府采购工作的改革发展创造良好的环境。各预算单位领导更要从加强党风廉政建设的高度出发，重视政府采购工作，提高本单位执行政府采购法规的自觉性。
2.进一步完善政府采购制度
政府采购涉及的环节和利益主体非常广泛而复杂，要使政府采购行为依法进行，就必须对涉及采购制度的每一个配套环节予以制度化。例如，从政府采购工作流程看，涉及到预算编制、下达计划、采购方式确认、信息公布、供应商投标、专家评标、履约、验收、资金结算和采购评估等；从政府采购行为主体看，涉及到采购人、政府采购监管部门、采购中心或中介机构、供应商、监察和审计部门等；从采购中心内部流程看，也涉及到多个环节和岗位。
可以借鉴发达国家政府采购的成功经验，依据《政府采购法》及其3个部长令的要求，建立相应的采购质疑机制、信用追索机制、申诉仲裁机制等。对所涉及的采购人、采购监管机构、采购中心或中介机构、供应商和社会公众等行为主体制订相应的制度，明确各自的职责；对采购所经历的预算编制、下达计划、采购方式确认、信息公布、供应商投标、专家评标、履约、验收、资金结算和采购评估等环节的流程应进一步细化，充分体现政府采购活动的公开、公平、公正，确保物有所值。同时也应制订一些相应的配套法规，形成比较完善的制约机制，防范政府采购领域的商业贿赂。
3.完善办法，把政府采购预算推向标准化
杭州市的政府采购预算编制工作起步比较早，也没有出现有些地区与部门预算“两张皮”的脱节现象，但是在政府采购预算的指标体系与实际操作的衔接上仍然存在不够细化、不够规范的情况。因此，要完善现有的部门预算编制办法，着力解决政府采购预算简单粗糙和滞后的问题。
①要认真研究采购预算的指标体系。采购监管部门要根据政府收支分类的新要求，按照部门预算功能科目和经济科目的规范分类，制订出标准化采购预算指标体系。对不同商品、工程和劳务等采购项目提出各自的专业化、标准化技术指标，以便于按各自特点归类，为扩大采购规模，提高采购效率打好基础。
②要解决政府分散采购的预算编制问题。从杭州市的情况看，政府分散采购的数量还相当大，与政府集中采购的现有规模相接近，同时部门预算中分散采购预算反映不全、不细、不实的情况普遍存在。政府集中采购走上规范化路子后，加强分散采购应该作为政府采购监管机构下一阶段的工作重点。首先要从规范预算编制抓起，把预算编实了，管理和监督也就有了根据。要充分发挥各部门政府采购协管员队伍的作用，建立经常性的沟通联络制度，落实监管责任。
③要协同审核政府采购预算。政府采购预算在部门预算实际编制中处于配角地位，采购单位在部门预算中往往注重预算经费的数量，对政府采购预算难免不够重视。用个不十分恰当的比喻：部门预算与采购预算是“钞票”与“粮票”的关系，部门预算解决的是资金的问题，采购预算解决的是指标问题。没有采购预算，即使有了资金也是不能实施政府采购的。因此，在年度预算编制阶段，采购监管机构与预算分配部门要协同审核，共同把关，才能把政府采购预算做细做实做规范。
4.调整监管范围，扩大政府采购规模
①调整政府采购监管范" 围，加快政府采购扩面工作。调整政府采购监管范围，就是要按照《政府采购法》的要求，将工程建设项目列入政府采购程序管理。杭州市财政支出规模在全省各城市间排列第一，但政府采购规模偏小，占财政支出的比重也很小，其主要原因是工程建设项目未列入政府采购监管范围。根据《政府采购法》第二条规定，各级国家机关、事业单位和团体组织，使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为，均应列入政府采购范围。并进一步解释：工程是指建设工程，包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩大建、装修、拆除、修缮等。就市本级情况看，2006年地方财力安排的行政事业单位基本建设规模就有4.9亿元。这类项目毫无疑问应纳入政府采购法的监管范围。每年还有数十亿元财政资金用于城市基础设施建设，这部分投资情况比较复杂。它涉及城建资产经营公司、运河集团、地铁公司、交通集团等多家国有公司，资金组成也较复杂，既有财政支出安排，又有社会融资和银行贷款。这些公司都是代表政府为社会提供公共产品，这些建设项目无论筹资渠道、还款方式如何，最后形成的资产都是国有资产，都是城市的不动产。《政府采购法》对此类项目是否列入政府采购范围没有作出明确的规定，这是值得进一步研究的问题。用财政资金或以政府名义向社会筹集资金举办的各种文化产品也应列入政府采购范围。我市在这方面已经出台了规定，但要进一步深化，进行实质性的操作。例如重大节庆、重大活动所举办的文艺演出，就可以通过招投标的方式向全国征集，甚至可以反向拍卖。同时对会议、印刷、公务考察等也可研究作为服务类项目列入政府采购范围，进行各种形式的政府采购。
②加强分散采购的规范化管理。政府分散采购是相对于政府集中采购而言的。有的地区把政府集中采购分两个层面做，一个层面是由政府综合集中采购机构直接实施，另一个层面是政府授权由主管部门设立集中采购机构实施。有的地区则把由主管部门实施的政府采购，包括预算单位自行采购都列为分散采购。无论集中采购还是分散采购都属于政府采购，不存在哪个重要哪个次要的问题。因此，都要执行政府采购法的规定。政府采购监管机构对分散采购应加大具体指导，研究制订一些分散采购的具体操作办法与工作流程，建立报告制度、公开信息制度、定期检查制度，让分散采购也实施“阳光采购”工程，推进分散采购的规范化建设，接受政府监管机构和社会的监督。
③完善政府采购统计制度。政府采购统计工作要在两个方面进行完善。一是对政府采购工程项目的统计。《政府采购法》第四条规定，政府采购工程进行招标投标的，适用招标投标法。这一规定主要是为了避免与招标投标法的冲突。但是，在实际工作中，正是这一原因，政府采购工程没有实质性列入政府采购监管范围，政府采购规模占财政支出比重过小，这是一个重要原因。政府采购工程是否应该列入政府采购的统计范围，我们把“政府采购”的前提条件搞清楚，就有了明确答案。二是对政府分散采购项目的统计。《政府采购法》第七条规定，政府采购实行集中采购和分散采购相结合。这里明确了我国政府采购的基本模式。不言而喻，分散采购也应列入政府采购的监管与统计范围。这方面的统计工作杭州市还很弱，需与各有关部门做好协调工作，将杭州市的政府采购规模实事求是地反映出来。
5.加快信息化建设步伐，提高政府采购效率
信息化建设推进了财政管理制度的改革，同时也深化了政府采购工作。从政府采购预算编制到完成采购任务进行资金结算，我市已初步实现了信息化。但是与兄弟城市相比，我市的信息化程度依然较落后，还有很多方面需要加快开发和建设。
①整合信息资源。要通过对现有的部门预算编制系统、政府采购信息系统、国库管理信息系统、会计结算信息系统实行联网，形成财政预算编审部门（采购办）、采购机构（采购中心）、国库监管部门（会计结算中心）、采购单位的信息传输网络，实施信息实时传递，提高政府采购信息的准确性和及时性。
②实行网上申报。要改革采购人纸质传递申报采购项目的方式，利用财政会计结算、资产管理信息系统与主管部门及预算单位联网的条件，实行网上申报。采购单位只要按照年度部门预算中确定的采购预算通过网上点击填报，需要采购的项目即可进入采购信息系统，由采购办列入采购计划，采购机构实施程序采购，供应商送货上门。减少采购单位与采购机构的往来奔波，提高工作效率。
一、2014年目标任务完成情况
共设立五项重点目标任务，以下是目前进展及预计完成情况。
（一）区级重点-推动节约型后勤服务建设。
目前进展：按照中央厉行节约、反对浪费的总体要求，转变服务作风，降低后勤服务成本。一是规范机关后勤物资的管理、供应，完善各类设施维修标准。降低机关办公成本，提高物资使用效率，完善各项物资的造册登记，以财政预算批复和新一年预算执行结束为一个周期，对各项购入物资进行造册登记。二是统一管理，对机关设施的维修、办公搬迁等统一标准。诸如设施维修、办公搬迁此类后勤服务，进行了明细分类，通过询价制定标准。三是加强车辆维修、用油管控，强化单车核算功能，油料与公里数相匹配，做好车队三交一封工作，进一步节约油耗。做好公车外包市场化管理，规范用车流程，完善外包车辆服务的监管，进一步提高车辆使用效率。四是协同人社局规范“劳务人员进出流程”，规范“劳务人员进出流程”加强对劳务人员使用的监管，杜绝吃空饷现象。五是开展办公用房清查腾退及违规用车专项治理工作。根据群众路线活动要求，开展机关办公用房清查清退活动，先后开展3次清查腾退活动，目前各超标办公用房均已整改完毕。加强公务用车监管，开展车辆内饰清查，杜绝高标准配备，全部实现接入GPS监控，通过计时回放行车轨迹，实时定位，来对行车情况进行核查，并通报4起违规用车事件，并对相关驾驶员进行了处罚和批评教育。
（二）部门重点-完善制度建设，加强环节管理，增加协议定点采购项目。
目前进展：1、规范采购流程，完善规章制度。强化采购中心制度建设工作，以《中华人民共和国政府采购法》为指导依据，结合财政部2014年新出台的《政府采购非招标采购方式管理办法》，不断规范采购流程，健全和完善相关规章制度，完成了《区政府采购中心工作指南》的印制发放，使采购工作的每一个环节均“有法可依、有章可循”。一是新增了《区政府采购中心投标人考核管理办法》。二是修订了《区人民政府采购工作规程》、《区政府采购中心采购工作流程》、《区政府采购中心投标资质审核流程》及《区政府采购中心采购合同履约和验收管理办法》。三是规范了基建类招标文件模板，改进评标方式。2、加强管控，理顺基建招标协作关系。
基建类项目于2014年8月划归至采购中心实施招标，规范基建类招标文件模板，提高投标文件对技术方案的要求；改进评标方式，加强评标提问环节，改变投标人“重价格，轻方案”的错误观念。平滑地完成了工作过渡和衔接，理顺了基建招标协作关系。3、将宣传融入采购环节，强化依法采购意识。采购中心通过制作并免费发放《区政府采购工作指南》，不断加强政府采购工作的宣传和推广工作，省级报刊《北疆晨报》于2014年10月14日对本次验收进行了报道，对采购中心“重服务、重监管、重效果”的工作态度予以了高度肯定和好评。4、完成了《区政府2014年条幅、展板及印刷定点项目》招标工作，由分散采购转为集中定点采购。充分发挥了规模采购效应，有效地节约了财政资金，提高采购效率，规范采购市场，遏制采购领域的不正之风。
（三）部门重点-车队服务外包的监督管理
目前进展：认真履行对车辆服务外包的监管职能，每季度对捷安公司开展内部管理情况和服务质量的监督检查，确保安全行车和服务质量。目前已开展3次集中检查，对检查出的问题向其整改通知，次月收集整改报告，对整改情况进行复查。目前，捷安公司已经适应了车辆外包管理模式，外包驾驶员逐渐认可捷安公司，车辆外包工作趋于稳定运行。目前各部门实际发生行车费用（包括超小时、节假日加班）符合工作实际，截至10月25日支出车辆服务费6684517.20元。7月开始对车辆使用情况实行GPS监控，通过核对行车轨迹，重点查看车辆节假日加班，超小时使用情况，并要求用车部门每月填写车辆超小时使用登记表，详细注明超小时原因、用车时间，使用人，进一步防范车辆监管漏洞。集中通报4起违规用车现象，并对相关驾驶员进行处罚和教育，杜绝公车私用，起到警示作用。
（四）部门重点-物业服务的专项管理（水电专项管理、零星维修、合同签订、绿化水费的收取）
目前进展：1、用水、用电管理：严格按照水电管理年度工作计划、水电专项监督管理办法，严格采用事前检查、事后核实的管理方式，确保区政府管辖内水、电设备正常运行，认真执行每月进行一次用水、用电安全检查工作、对于检查中出现的问题及时做好资料收集、取证工作，认真完成水电管理综合服务工作。目前，区物业管理中心已完成57个政府管辖内的用电区域和68个政府管辖范围内用水情况每月一次集中大检查工作。
2、零星维修：做好突发性零星报修、维修应急工作，严格按照报修、维修程序，始终保证有专线联系、有专人解决、24小时通讯设备畅通，及时有效处理区管辖范围内的零星维修工作。
3、后勤、收费管理。严格按照《水电专项监督管理办法》规定，认真做好管辖范围摊位费、房屋租赁费的收取，用水、用电协议的签定、房屋租赁合同的签定，水、电费的收支核收、核算工作，零星水、电费的收取收费工作。妥善处理各单位的往来工程款项的收支。确保水、电、维修、充分发挥团队的合作精神，发挥团队的力量，拧成一股绳劲往一处使；在坚持原则的同时，加大各项收费力度，充分发挥财务的核算与监督职能；按时到上级财政部门领取收费票据并做好票据的核销工作。票据签收做到按程序审批；收回的现金及支票及时上报区财政部门并纳入银行帐户，不留现金。按时完成区政府和物业管理中心的水、电费的收、支台帐，按月做出总收入、总支出报表；做到购置材料物品必须经物业管理中心领导审批后方可购买。在材料支出方面坚持做到合理的运用每一分钱。截止今年9月，非税收入合计501358.9元，收款收据合计1499339.69元。
（五）改进提升-鑫塔物业服务质量的监管。
目前进展：根据年初目标任务安排，为保障区物业管理中心管辖区域内办公楼的财产安全、保安和保洁卫生的质量，严格按照《保安保洁考核管理办法》，改进服务费用的核算方式，执行物业管理考核办法的相关规定，认真完成每月的卫生监督工作。每月1至2次不定期卫生抽查、次月一次卫生复查工作。按时做好每月检查、抽查、复查工作的各项资料收集工作。对于检查中存在的问题及时处理解决，因检查中发现的问题始终不改的，及时与鑫塔物业公司及保安公司等外包服务单位的有关负责人沟通，并限期整改。始终将考核分数与管理费用挂钩，从而进一步加强对政府外包服务的监督考核力度，确保外包服务工作不断进步。截至目前已顺利完成外包服务工作质量的监督考核工作。
（六）消防设备安全检查。
严格按照消防器材使用规定、消防设备安全检查、认真填写消防器材更换资料，通过历次的检查，不仅摸清了辖区各建筑消防设施情况，同时也有效整改辖区建筑消防设施火灾隐患，全面提升消防安全管理水平，使建筑消防设施的日常监管行为逐步规范化、制度化，为辖区内消防安全形势持续稳定奠定了坚实的基础。
二、全年相关数据统计及预测
1、政府采购。截止10月底，区政府采购中心根据采购办下达的采购计划稳步实施招标工作，完成总预算金额3467.68万元（含协议供货），实际采购金额3046.92万元，节约金额420.76万元，节约率12.13%。其中货物及服务类组织招标采购82次，完成总预算2689.25万元，实际采购金额2331.14万元；协议供货预算金额778.43万元，实际采购金额715.78万元，其中办公家具类采购完成预算金额352.10万元，实际采购金额308.42万元；办公自动化类采购完成预算313.16万元，实际采购金额298.63万元；电器设备类采购完成预算金额113.17万元，实际采购金额108.73万元，采购完成率100%，及时率100%，满意率96%以上，每季度采购报表编报及时准确率100%。基建类组织招标采购24次，完成基建项目预算造价938.85万元，实际中标金额898.25万元。
2、物业后勤服务。2014年签订机关各类物业服务合同共计9份，全年物业服务外包费用支出3071.96万元，涉及机关各办公楼保洁、保安服务及用人服务。收取房屋租赁费79.39万元（收取物业房屋租赁金31.59万元，收取新车队房屋租赁金16万元，收取市场房屋租赁金31.80万元）。各类后勤保障维修共计实施1345次，维修费用约28万元。每月水、电抄录完成率100%。在廉租房管理方面，签订租赁协议书12户，续签东城花园21套，完成物业管理中心统计东城、东滨居住到期用户数据工作。对于符合入住条件人员及时办理入住手续，每季度对入住人员进行登记检查，覆盖率100%。每月开展物业服务质量监管，办公楼的检查覆盖率100%。管辖内的办公楼楼内消防设施情况，共计摆放灭火器539瓶，完成更换过期、气压不足等不合格灭火器269瓶，累计发现安全隐患13处。
3、车辆服务。截至10月，车队安全行车里程数约68万公里，油耗费用约105.25万元，维修费约53.49万元，车队保险费用约13.58万元。
三、2014年部门管理工作情况
1、认真执行iso9001质量管理体系标准要求，着重抓内部管理的规范性，完善管理制度，落实岗位责任，改进业务流程。
在政府采购方面，根据业务需求完善了《区政府采购中心监督管理制度》、《区政府采购中心考勤制度》、《区政府采购中心采购合同履约和验收管理办法》。物业管理方面制定了《物业外包考核管理办法》，用以加强物业服务的质量监管。车队方面，建立车辆服务外包管理办法，加强对外包车辆服务质量的监管，同时更新了相应的车队管理制度来加强运行成本的控制及行车安全的保障。
2、认真开展内部绩效考核，加大日常考核比重。提高了对部门绩效考核的重视程度，年初修改完善《部门绩效考核办法》，使对部门职工的考核标准清晰，证据充实。通过日常考核、个人评价、民主测评、组织测评相结合，确保了考核的客观公正，体现奖惩分明。
3、进一步加强党风廉政建设，改进工作作风。开展岗位风险摸排及预防职务犯罪工作。为切实让部门抵御风险的能力得到提高，各部门各岗位均严格按照《政府采购风险防控流程》、《车辆油耗风险防控流程》、《维护保养风险防控流程》进行防控。
4、服务质量的提高。政府采购中心通过提高对供应商的管理能力来提高服务质量。一方面针对采购单位反映的货物品质、服务水平、售后服务等问题，利用供应商满意度调查，对相应供应商进行通报、处罚。在年底将进行供应商综合考评，掌握供应商信誉、能力。另一方面对有关供应商违规操作的情况，严格按照相应程序处理。物业在服务监管上采取日常检查和季度抽查相结合的方式对鑫塔物业服务质量进行监督考核，特别是在日常检查中，各办公楼主要负责部门对服务情况的考评意见成为重要依据，使考核结果更为客观。车队在服务质量的提高上则侧重于以走访的方式进行，掌握驾驶员服务情况，部门用车的难处，根据走访情况在实际工作中在车辆的供应和驾驶员管理上进行调整。
四、群众路线教育实践活动
按照全区群教工作总体安排部署开展群众路线教育活动，领导班子及个人不逃避、不隐瞒，认真查摆问题，均在15条左右，认真撰写对照检查材料，材料修改次数均在8次以上。通过活动的开展，党员领导干部在政治理论水平、党性素养、为民服务意识等多方面都发生了不小的改变，并悉心接受群众提出的批评意见，结合个人查摆制定整改清单，在部门内网进行公示。通过开展群众路线活动，全局工作作风得到明显改善，服务群众的意识得到提升，起到了效果。
五、存在的问题及改进措施
1、专家库存储量不足。具备相关行业资质的评委专家较少，评委选择范围局限性强、评标专业性较低。
改进思路：采取“走出去”战略，邀请市政府及企业的专家评标，提高评标专业性。同时对专家资质备案，建立《区政府采购工作专家库》。
2、廉租房管理职责不明确。廉租房的入住审批由区属相关部门把关，固定资产由机关事务局进行管理，目前24套廉租房小区的物业服务尚没有具体服务单位，物业费收取有一定难度。
改进思路：建议将廉租房的物业服务进行外包。
3、生态园林绿化水费收缴困难。生态园林绿化水费的承包合同由区园林局和区农牧局签订，我局今年一直代收绿化水费，水费收缴有一定困难。
一、狠抓制度建设与制度落实。
进一步完善以《政府采购法》为核心的制度体系建设，强化各项制度的贯彻执行和监督检查力度。一是进一步完善制度建设，对照《政府采购法》和《国务院办公厅关于进一步加强政府采购管理工作的意见》要求，认真梳理制度建制缺失，完善健全政府采购各项制度，规范以公开招标为主体的各项政府采购操作流程。二是进一步强化相关制度的贯彻落实和执行，坚持依法行政，严肃操守秘密，全面贯彻落实市委、市政府《关于违反招投标廉政监管制度的问责办法》、《政府采购工作权力节点监控管理办法》等，重点加强对政府采购的操作流程、供应商的诚信监管、采购合同履约验收等方面制度和规定落实情况的监督考核。
二、巩固和扩大政府采购范围与规模。
进一步加强财政资金采购项目监督、检查，采取切实有效的措施，扩大政府采购的规模和范围。一是加强采购政策宣传和培训，充分利用网站、报纸、座谈会等平台和载体，开展多形式的宣传活动，提高各方当事人对政府采购政策重要性的认识，营造有利于政府采购政策落实的良好氛围。二是强化政府采购执行力度。与会计局、预算科、国库集中支付中心加强协调和合作。积极推进将财政性资金采购项目全部纳入政府采购管理范围中来，配合采购办开展财政性资金政府采购专项检查，全面掌握财政性资金政府采购工作状况。查找和分析制度建设和采购执行中存在的薄弱环节和突出问题，促进财政性资金政府采购活动规范有序进行。三是继续做好空调、汽车协议供货工作。进一步完善定点采购和协议供货的相关配套措施，继续做好镇区财政性资金政府采购项目的拓展和落实工作，在不断扩大政府采购范围的基础上，优化品目结构，发挥规模效益。
三、突出发挥政府采购的政策功能作用。
将发挥政府采购宏观调控和政策导向作用摆上突出的位置，力促经济社会又好又快发展。积极做好宣传引导工作，对被列入自主创新和节能环保清单的产品，在满足采购需求的前提下，积极推进首购、订购制度，促进自主创新产品、节能环保产品的市场推广应用。
四、强化政府采购标准化建设。
进一步完善政府采购文本标准化、格式统一化、程序规范化的政府采购操作流程。一是采购文档标准化。针对采购活动涉及的招标文件、开标程序、采购公告、评标规则、采购合同、验收报告等内容建立和完善格式化的函件、通知及合同文本，进一步规范采购流程。二是评分方法标准化。进一步优化技术评分的要素。一方面要缩小评分跨度，另一方面对技术指标进行细化，规范评分细则，努力减少政府采购评审专家自由裁量权，确保采购活动公平、公正。
五、强化服务理念，不断提高服务质量和水平。
一是进一步改进工作作风。坚持勤政务实的优良传统教育，加强和政府采购当事人的联系和沟通，认真听取采购人合理的意见和建议及时沟通与探讨，克服和避免采购人倾向性需求。积极开展调查研究，提高解决实际工作中问题的办法和措施。二是进一步改进工作方法。强化爱岗敬业教育，树立良好的职业操守。坚持每周一例会制度，交流工作和解决突出问题，完善政府采购办和中心联席会议制度，认真接受监察、财政、审计等部门的监管，拓宽采购人信息反馈的渠道。三是进一步提高工作效率。简化办事程序，提高采购效率，从采购需求确定、方式审批、招标文件制定、组织开标评标活动、供应商履约和服务等方面，建立政府采购事项限时制，规范办事环节，明确办事时限，落实相关责任，努力确保政府采购效率的提升。
【关键词】政府采购;档案;管理
政府采购是一项巨大的、精细化的工程，全方位、多层面的真实记录和反映其活动过程，形成完整、科学的档案资料，对于政府采购来说具有深远的历史现实意义。政府采购档案是反映采购程序、记载采购过程、维护采购权益的重要资料，是政府采购管理工作中形成的文字、图表、声像、纸质、磁盘等不同介质载体的真实记录，包括采购项目实施过程中形成的各种文件资料，是采购活动的全程见证。
政府采购项目档案整理目录一般有中标通知书、政府采购合同、中标（成交）公告、资金审批表、采购文件备案表、采购文件、投标保证金收付明细表、开标会议签到册、投标文件接收记录表、投标文件密封、标记确认单、资格证明、技术部分评分汇总表、开标记录表、最终报价表、评分表、评标报告、投标文件等，要结合采购项目的具体采购方式制作相应的档案整理目录。
一、政府采购档案管理的重要作用
政府采购档案有着重要作用，它是政府采购当事人在采购活动时所保留下来的，并且有必要较长时间保存，同时有着极其重要参考价值的，较有说服力的原始资料的总的称呼。首先，它的存在可以解决政府采购中一些有争议的问题，并且可以为统计归档提供有力的依据。其次，政府采购档案可以有效确保政府采购程序的平稳运行，做到采购过程有据可查。最后，政府采购档案可以为反腐倡廉以及加强政府的管理工作提供依据。
二、政府采购档案管理现状
档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，档案管理工作是政府采购工作的重要组成部分，《政府采购法》有效规范了政府部门的采购行为，但其配套的档案管理制度却相对滞后，制约着政府采购工作的进行。
第一，主体不明。《政府采购法》中规定采购人、采购机构应当保存政府采购文件，但尚未对保存的责任主体进行明确。从目前政府采购档案管理模式来看，采购人、采购机构大都建立了自己的政府采购档案管理制度，各自保存采购文件，既造成管理资源的浪费，还使政府采购档案管理质量存在较大差异。
第二，管理落后。政府采购档案保存在经办人手中，经办人对自己办理的采购项目了然于胸，查阅调用也较为方便。随着政府采购范围的扩大，政府采购档案的数量越来越多，采购档案存放在经办人手中，这种比较落后的管理办法，较难适应发展的需要。
第三，价值缺失。档案具有实证性、原始性的作用与功能和使用效应，但档案的使用效率较低。供应商的投标技术方案描述、技术参数、财务状况、售后服务承诺等方面的内容，对制作标书与评分办法有较强的借鉴参考作用，但因涉及商业机密等因素，不能借阅档案资料，失去档案再次利用的价值。
三、政府采购档案管理工作的有效途径
笔者认为，要提高政府采购档案管理工作的质量，实现其档案价值，提高归档效率，应从以下几方面着手：
（一）加强宣传。要广泛深入地宣传档案管理工作的重要性，加强学习《档案法》《政府采购法》及《政府采购法实施条例》等相关法律法规，提高政府采购部门的档案管理意识和法制观念，按照学用结合、重在实效的原则，树立依法管理意识，形成人人重视采购档案，并成为招投标各方当事人的自觉行动。
（二）健全制度。“依法建档”是规范档案管理工作的重要原则，“制度管档”是规范管理的核心问题，完善的规章制度是保障政府采购档案管理工作正常进行的保障。建立一套完整的规章制度加强管理，对资料的收集、分类、立卷、归档、保存、利用以及销毁等方面都有明确的规定和要求，结合采购工作实际，制作采购档案模板，统一归档内容和口径，做到规档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，查阅有程序，从细节上保证档案工作的顺序开展。
（三）积极创新。要进一步加强政府采购档案信息管理。利用现有信息管理系统和办公自动化系统，通过努力开发信息资源，把档案从产生、存储、整理至流动、交流、利用、评估一系列过程，整合成完整的资源管理体系，建立起与经济社会发展相适应的档案管理体系，充分将档案的潜力充分发挥出来。
四、结束语
提高对政府采购工作的重视，完善政府采购制度，应用电子信息技术对档案进行电子化管理，及时总结档案管理工作中出现的问题，并提出切实有效的改善措施，以促进政府采购档案管理工作的开展。
参考文献：
[1]刘琪.浅谈政府采购档案管理[J].管理探索，2013（3）：15～16.
关键词：项目管理 采购 环节 职责 流程
项目管理是在有限的资源条件下，为实现项目目标所采取的一系列管理活动。项目采购管理是项目管理的重要组成部分。项目采购管理几乎贯穿于整个项目生命周期，项目采购管理模式直接影响项目管理的模式和项目合同类型，对项目整体管理起着举足轻重的作用。
随着经济的发展和对项目管理、采购管理认识的不断深入，采购在工程项目中的角色已经从单纯的支持服务发展成为新的利润增长点，采购管理也发展成为成本控制和促进项目效应最大化的关键环节之一。
1.明确项目采购管理中的关键环节
企业规模越大，采购金额越高，管理者对程序的设计越为重视。这里将一般采购作业流程设计应注意的关键环节阐述如下：
1.1根据不同工程项目或各工程项目工作包的特点，充分考虑成本控制、设计、施工等因素确定工程项目管理模式从而确定工程项目采办模式，便于采办成本控制。
1.2实施工程项目采购预算制，有了采购预算的约束，能提高工程项目资金的使用效率，优化工程项目采购管理中资源的调配。从而达到控制工程项目采购成本目的。
1.3采购包的划分。要根据设备材料的性质、市场供货商的供应能力和经济批量划分采购包。合理划分采购包，可降低采购价格。
1.4充分利用好工程项目内外部环境。在工程项目采购管理中充分利用采购环境，同样是有效降低采购成本的途径之一。
1.5供应商的优化选择和管理。工程项目前期供应商一旦选错，将给工程项目建设造成严重影响，因此，招投标尤其是国外设备招投标要特别慎重。
1.6确立采购全流程成本的概念，应该关注的是整个工程项目流程中的成本降低，是对总成本的控制，而不是单一的针对采购货物或服务的价格。
2.细化项目采购管理中的的部门职责
科学合理的流程，明确细致责任化的分工，对于规范采购管理有着积极的作用。
2.1各部门:负责采购需求计划提出、采购的参与、货物的验收。
2.2专业管理部门:负责审核专项物资申请（必要性、替代性、可否调拨、数量、型号、品牌），出具专业意见；协助采购对新的专业设备或物料的采购。
2.3行政组:负责监控各处采购计划执行情况；下达各处物品申购计划额度；物品需求申请单审核，负责不定期市场调查和价格监督。
2.4人事行政部采购组：负责采购通用类固定资产、低值易耗品、生产辅料等，进行采购实施的全过程――询价、供应商选择、下单/合同的制作、追踪到货、退/换货、报销。
2.5生管部采购组：负责采购设备治具类与计量仪器类固定资产、生产材料等，进行采购实施的全过程――询价、供应商选择、下单/合同的制作、追踪到货、退/换货、报销。
2.6行政库房：负责办理出、入库手续；负责辅料、劳保品的存储和管理；负责提供辅料库存月报表和劳保库存月报表。
2.7品保部：负责对到货生产辅料的检验以及协助索赔、出具检验报告；参与计量仪器类资产采购支持。
2.8技术部：负责参与设备治具类资产采购，给予相关专业技术参数支持。
3.强化项目采购管理中的制度执行
没有规矩不成方圆。建立并完善配套的采购管理制度是开展项目管理工作的必要条件，强化制度执行力是推行项目采购管理的有力保障。
3.1建立健全各项采购管理制度。项目一进驻，就要按单位企业下达的责任成本预算指标，制定一套采购成本管理办法和制度。在操作过程中，应结合实际情况，不断修正、改进，通过实践使之趋于完善，以确保制度科学可行性，真正起到规范项目成本管理的作用，最终达到提高施工项目成本管理水平的目的。
3.2全过程控制。控制总成本在探讨项目采购管理中降低成本的问题时，应该确立采购全流程成本的概念，我们所应该关注的是整个项目采购流程中的成本降低，是对总成本的控制，而不是单一的针对采购货物或服务的价格。
4.采购业务流程管理的注意事项
4.1注意流程的先后顺序及时效控制。应当注意作业流程的流畅性与一致性，并考虑作业流程所需时限。避免同一主管对同一采购案件作多次签核；同一采购案件在不同部门有不同的作业方式；同一采购案件会签部门过多，影响实效。
4.2价值与程序繁简相适应。程序繁简或被重视的程度应与所处理业务或采购项目的重要性或价值大小相适应。凡涉及数量比较大，价值比较高或者易发生舞弊的作业，应有比较严密的处理监督；反之，则可略微予以放宽，以求提高工作效率。
4.3避免作业过程发生混乱。要注意变化性或弹性范围，以及偶发事件的因应法则。譬如在遇到“紧急采购”及“外部授权”时，应有权宜的办法或流程来特别处理。
4.4流程设计应适应现实环境。应当注意流程的及时改进，早期设计的处理流程，经过若干时间段后，应加以审视，不断加以改进，以适应组织变更或作业上的实际需要。
4.5配合作业方式的改善。譬如当手工的作业方式改变为信息化的作业方式时，流程就需要做相当程度的调整或重新设计。
5.结语
梅瑞狄斯在《项目管理――管理新视角》中提到：“在采购设备、原材料和分包服务的过程中，必须清楚的界定出特定的需要，并且还要找到最低的价格和最具竞争力的供应商。”项目采购管理作为项目管理的一个重要组成部分，企业要获得最大的经济利益，有效地降低材料采购成本是关键，就必须要加强对项目采购的管理与控制，具体方法和可操作模式要根据单位实际情况区别对待，实践摸索。
参考文献：
企业的生产经营活动离不开采购管理，企业对工程建设、物资采购和技术服务领域中的招标管理已有明确法律和企业内部规章制度进行规范，但未达到招标条件和招标限额的非招标采购管理成为企业管理中的肓区，使企业非招标管理存在如顶层设计不完善、理解不一致、操作不一致、管理不规范等诸多问题，不仅增加了企业的采购成本，降低效率，对非招标采购领域容易生产腐败，成为影响企业有质量、有效益发展的瓶颈。笔者通过对油田企业非招标采购存在的问题和产生的原因进行探析，并提出对策。
关键词：
非招标采购方式;问题;对策
《中华人民共和国招标投标法实施条例》对工程以及与工程建设有关的货物、服务从法律层面进行了规定，已经成为降低采购成本，有效遏制腐败的有效手段之一，招标采购方式应用比较广泛和成熟，但其程序冗繁，效率低下，交易成本较高也是招标采购的缺点。与招标采购方式相对应的非招标采购方式，是对招标采购方式的有效补充，具有相对灵活性、交易成本较低的优势。加强对非招标采购管理和监督，降低成本，提高效益，是防止国有资产流失和从源头上预防和治理腐败的一项重要举报，本文从非招标采购的定义、类型及适用范围入手，试对当前非招标采购管理中存在的问题及采取的对策进行探讨、分析。
一、非招标采购定义、类型及适用范围
1.非招标采购定义。
非招标采购是指以公开招标和邀请招标之外的方式取得货物、工程、服务所采用的采购方式和招标限额以下的大量的采购活动。
2.非招标采购方式。
非招标采购方式主要包括竞争性谈判、询价和单一来源采购。
2.1竞争性谈判：是指采购人或者采购机构直接邀请三家以上供应商就采购事宜进行谈判的方式。
2.2询价：采购人向3家以上供应商发出询价函，让其报价，在报价的基础上进行了比较，最后确定最优供应商的采购方式。
2.3单一来源采购：采购来源渠道单一或发生不可预见的紧急情况以保证原有采购项目货物的一致性等原因，采购人按规定程序向单一供应商直接购买的采购方式。
3.非招标采购适用范围。
3.1竞争性谈判适用范围：招标后没有供应商投标或没有合格的，或者重新招标未能成立；招标复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；非采购人所能预见的原因或者非采购人拖延造成采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的。
3.2询价适用范围：按有关规定,采购规格、标准统一,市场资源充足且价格变化幅度小、采购活动需要在短时间内完成的,可以采用询价方式采购。
3.3单一来源采购的适用条件:只能从唯一供应商处采购；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求,需要继续从原供应商处添购,且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十。
二、加强非招标采购管理的必要性
1.加强非招标采购管理是执行国家法律规定的外部要求。
中石油作为中央企业，所有权属于政府，因此，只要是使用国有资金或国有资金占主体的资金来源的应该适用于政府采购法。目前，国家已经出台了《中华人民共和国政府采购法》和与之配套的《政府采购非招标采购方式管理办法》，后者从2014年2月1日起执行，实施非招标采购管理有法可依。
2.加强非招标采购管理是企业自身发展的内在要求。
当前，集团公司提出突出质量效益发展的总体目标，从过去注重规模发展向更加注重质量效益发展转型，现阶段规模速度的发展与质量效益不同步的矛盾较为突出，投资回报率较低，成本上升较快，因此，相对于招标管理的规范，加强非招标采购管理降低采购成本符合集团公司质量效益原则，是企业自身发展的内在需求，规范非招标采购管理行为，降低采购成本，提高采购效益，应该是有非常大的潜力可挖。
3.全面引入竞争机制，促进非招标采购活动健康发展。
在非招标领域中引入充分的竞争机制，确保采购活动的“公开、公平、公正”，杜绝不正之风，防范采购人员的不廉洁行为，加强对非招标领域采购活动的监督管理，维护企业的合法权益，预防腐败，促进企业采购活动健康发展。
三、非招标采购方式应用中存在的问题
1.化整为零，应招标项目未招标。
在实际采购中，存在以地域限制化整为零，肢解项目，规避招标，以非招标采购方式取代招标方式。如将钻前工程排障施工项目以区域划分为两个项目，标的总金额达到800万元，采用竞争性谈判确定承包商；油田大量使用的通用化学试剂未进行集中招标采购等问题。
2.单一来源采购方式理由不充分。
目前，未达到招标限额的工程、物资采购和技术报务项目基本上选用单一来源采购方式，有的单位单一来源方式高达92.42%，如钻前工程现场监理、管线防腐施工、无损检测、安全验收评价等施工和技术服务项目，单一来源采购理由不充分，对相关供应商因专利、专有技术等原因具有唯一性的具体论证不足，采购方式的单一性造成采购成本较高，也易存在腐败现象。
3.将比选作为非招标采购方式之一。
《政府非招标采购管理办法》中规定的非招标采购只有竞争性谈判、询价和单一来源采购三种方式。部分单位将比选作为非招标采购方式之一，比选应该是采购中遵循的一种基本原则，比选这种方式没有法律上的定义，是市场为了避开公开、邀请、竞争性谈判、询价、单一来源等法定方式而创立的一种采购方式，因此，不能构成法定非招标采购方式的一种。
4.对非招标采购方式的选择不恰当。
在选用非招标采购方式，对于竞争性谈判、询价的选择不恰当，《非招标采购管理办法》中明确询价采购方式不适用于工程和服务采购项目。对于项目较复杂的维修工程，项目维修型号较多，对应的价格也不相同，采用询价的方式不利用价格的谈判和服务项目的确定；询价适用于价格比较单一的物资采购。如天然气装置维修项目采用询价方式，设备维护型号较多，辅助材料也较多，采用一次性报价，不能达到竞争性谈判的效果。
5.未建立非招标采购管理制度和工作流程。
就目前而言，集团公司制定了招标采购等管理办法和业务流程进行规范，对非招标采购方式仅在《合同管理办法》、《工程建设承包商管理办法》、《物资采购管理办法》中简单提及，但未按照业务分类统一制定非招标采购相关规定，明确非招标采购方式的范围、标准、适用条件、谈判实质性内容、具体工作流程等内容，造成各单位根据自己的理解进行非招标采购，如成立谈判小组的时间、竞争性谈判文件的编制要求、确定供应商名单的方式、谈判中是否公布供应商报价执行不一致等不规范的问题。
6.采购信息不够公开。
集团公司对招标信息公开有相应的管理办法，但对非招标采购方式的采购信息未明确信息渠道、采购公告内容、采购公告公示期的时间、成交公告公示期的时间等内容。
7.供应商评定的标准操作性不强。
非招标采购的成交原则应该是采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定。但在项目实践中，“质量与服务相同的情况下”这一原则较难判断，不同品牌的产品质量有差异，不同供应商、承包商和服务商的水平也有差异，因此，如何衡量质量和服务标准难以确定，以“最低报价法”原则成交，可能会导致低价低质的采购；以服务和质量采购又可能造成价格不是最低的现象。
8.以不恰当方式排斥潜在服务商。
在油气田企业，技术服务领域选商方式大量采用单一来源采购方式。如土地复垦技术方案按照行政区域划分标段规避招标，也以行政区域选择服务商，而不是按照服务商所持有的水土保持方案编制资格证书所规定的资质等级来确定服务商。
9.以行政干预确定承包商、供应商和服务商。
部分单位、部门以会议纪要等行政方式干预工程建设项目、物资采购和技术服务的承包商、供应商和服务商的选择，未进行公开、公正和公正的选商。10.承包商库准入不够，可供选择的承包商竞争不充分。如定期检验FD1、FD2（含在线校验）在油田企业仅准入一家，且此家没有取得HSE准入资格；如化工、净化装置、炉窑工程施工，车辆GPS导航定位服务等仅2家准入施工单位，套管防磨技术服务仅1家准入单位，承包商库准入不够，不能形成充分的市场竞争。
四、原因分析
以上问题的存在，究其原因是多方面的，既有主观上的原因，也有客观上的原因，既有管理制度不健全，也有监督措施不得力的原因，有的则和领导干部不能廉洁自律、相关人员与供应商内外勾结腐败有关。
1.油田企业快投快建是影响非招标采购管理行为遵循规范性的客观因素。
当前，市场对天然气的刚性需求，使油田企业采取超常措施加快产能建设，一方面狠抓老气田稳产，另一方面勘探开发快速高效推进产能配套和重点工程建设快速推进，为达到快投快建保障天然气供应，在工程建设项目、物资采购和技术服务等采购中存在应招标项目未招标，选商方式不符合规定、提前做完成未进行竞争性选商等逾越、简化程序的问题，使企业在非招标采购管理的规范性受到一定影响。
2.企业管理理念不到位，主观上不愿意采用竞争性选商。
部分单位领导对竞争性选商的理念认识不到位，业务管理人员责任心不强，未有“货比三家”的竞争性意识，习惯于“随用随购”，认为单一选商方便实用，主观上存在不愿意采用竞争性谈判和询价等有利于企业加强采购管理，降低采购成本的采购方式。
3.企业管理存在管理缺位，未从顶层设计建立非招标管理制度。
国家财政部第74号令颁布了《政府非招标采购管理办法》明确了非招标采购方式的管理，但集团公司未建立非招标管理制度，仅在集团公司《合同管理办法》、《工程建设承包商管理办法》、《物资采购管理办法》、《招投标管理办法》中简单提及，没有建立制度和业务流程，存在管理缺位，油田公司也未建立非招标管理制度，采购业务部门对非招标采购的认识不足，操作规程不熟悉，造成非招标采购方式的不规范。
4.个人私利益驱动，单方选商易于操作。
个别领导和业务人员受个人利益驱动，以此方式灵活、周期短、程序少、工作量小、易操作可以有效保障工程建设项目、物资采购和技术服务采购为理由，大量采用单方谈判选商，搞意向内定、达到个人获取利益的目的。
五、对策
1.从制度层面完善管理缺位，建立健全顶层设计。
集团公司执行《政府采购法》、《政府非招标采购管理办法》等法律的同时，对非招标采购活动中制定实施细则和一系统规章制度，将法律法规一些原则性规定具体化，增强其可操作性。对非招标采购方式的适用范围、适用标准、采购信息公开渠道管理、采购程序、供应商确定、明确相关部门的职责和权限、违规违纪处罚规定以及业务流程等进行具体规定，从顶层设计建立健全管理机制，使非招标采购管理在公开、公平、公正的原则下，更加规范化、制度化和程序化，用制度保障采购活动的阳光操作。
2.加大对非招标采购方式应用的考核检查，促进管理的规范。
采购主管部门应加大对非招标采购方式的考核检查，充分运用竞争性谈判方式，追求最大限度的经济效益，采购到性价比最优的货物和服务；规范使用询价采购方式，采用最低报价与综合评审相结合，合理确定成交供应商；谨慎选择用单一来源采购方式，对于此方式应严格审批程序，规定公示内容，杜绝腐败现象，对于各种方式应加大考核力度，将竞争性谈判比率纳入物资采购管理的考核指标，提高竞争选商的比率，降低采购成本，让采购在阳光下规范运作。
3.加强对非招标采购管理的持续监管，有效提升监督效果。
对非招标采购要由现在的事后审计向事前、事中全过程监督转变，由披露问题向预防问题、控制风险转变，由阶段性审计向持续性监督转变。借助集团公司现有的合同管理系统应用平台，对非招标采购活动过程进行在线适时、连贯的监测和修改，将审计关口前移，实现事后向事中、事前转变；利用审计查证和审计咨询相结合的方式，由披露问题向预防问题、控制风险转变。通过持续监督更好地发挥审计监督的预防和警示作用，改善非招标采购的内部控制管理，使企业问题越来越少，问题出现的概率越来越低，实现审计监督的“免疫”功能作用。
4.以完善和构建资管理惩治和预防腐败体系为目标，探索建立物资采购廉政风险评估和预警机制。
实行廉政风险评估和预警，有利于增强反腐倡廉建设的预见性、针对性和主动性，建立健全物资廉政信息采集、分析、反馈处理制度，及时发现苗头性、倾向怀问题，及早提出对策、完善和构建物资采购管理惩治和防治措施。
5.实行供应商分类管理，形成供应商竞争机制。
通过建立供应商资源库，在保证充分竞争的前提下，每年按业务类型补充一定比例的优秀供应商，淘汰不合格供应商，对供应商考核实行“黑名单”制度。同时，采取ABC分类管理法对供应商进行分类管理，按照油田公司物资供应的重要性进行分类，对不同的供应商采取不同的供应商管理策略，一方面通过竞争机制激励供应商不断改善产品和服务，另一方面采购方也可以根据自身实力和需要在供应商名单内自主选择供应商，合理有效利用企业资源，保证物资供应稳定，提高运作效率，降低采购过程中的风险和成本。
6.强化培训力度，提高采购人员专业化水平。
加强对采购人员专业化水平的培训，现有采购人员对非招标采购的法律法规不熟悉，理解不到位，习惯型、经验型采购人员居多，对非招标采购的操作应用仍处于起步阶段，应用中存在诸多问题，应加强采购人员专业化水平培训力度，促进采购工作效率和效果的提高。
作者：刘锦屏 单位：中国石油西南油气田分公司审计中心
参考文献：
[1]张建边.建设项目项目采购管理[M].北京:中国计划出版社,2007.
[2]张栋天.非招标采购项目的信息如何公开[J].中国招标,2007(2):22-24.
[3]陈世龙.竞争性谈判需把握15个”节点”[J].中国政府采购,2007(8):63-67.PMT.
关键词 国际工程承包 采购 管理 降本 增效
一、国际工程采购的特点及重要性
（一）国际工程采购的特点
1.采购的跨国性。目前国际工程项目遍布全球，但主要分布在非洲、拉美、亚洲欠发达国家与地区，当地建筑材料资源匮乏，市场供给能力有限，单纯依托当地市场与资源，无法顺利实施工程项目。国际工程项目所需机械设备、材料物资与生活物资，除当地采购外，很多设备与材料是从国内或者第三国采购并通过海运或多式联运运输到项目所在国。
2.采购流程长。国际工程设备物资采购除了国内通常的采购流程外，还需办理进出口手续与海上运输，一般情况下，从国内物资供应部门接到项目设备物资申请计划到设备物资到达项目工地，需要2～3个月的时间。
3.管理环节多。由于采购的跨国性，采购管理除了计划管理，供应商管理，合同管理等还包括进出口报关、清关与物流管理与出口退税管理等环节。
4.采购品种多样化。国际工程项目采购的特点是种类多样，品种复杂，除了施工设备与材料，还有活动房屋、生活物资的采购。
（二）采购管理的重要性
1.加强采购管理是保证工程质量、进度的重要手段，采购物资设备的质量直接影响工程质量、工程进度与节点。
2.加强采购管理是海外承包工程盈利的关键点，工程项目的成本构成中，材料占比60%～70%，采购成本的下降等于利润的增长，采购专业化应当被视为“利润中心”进行经营。
3.加强采购管理是增强企业核心竞争力的重要途径，建立材料与施工设备价格数据库，为项目投标报价阶段提供材料报价依据，对提高企业市场竞争力有着重要意义。
二、国际工程承包企业现状及问题分析
国际工程项目尚未实现国际化管理，采购模式以传统的粗放式经营模式为主，采购管理职能被忽视，企业尚未设置专门的采购部门，或者采购部门只是一个普通的职能部门，采购管理处于管理水平低，采购费用高，供货渠道不稳定，交货周期长效率低下状态。
国际工程承包企业存在的问题可以归纳为如下几点：
第一，采购管理制度不完善，没有形成完整的采购管理制度及采购内控体系，采购部门与其他部门相互独立、分离，影响采购流程的协调性，缺少相应的监督机制。
第二，采购电子化水平低。国际工程行业在采购电子化方面起步晚，目前处在起步阶段。供应商数据库与采购成本数据库没有形成，无法对供应商、施工设备及材料进行分类管理。
第三，没有实施集中采购管理。目前国际工程采购依然是以传统采购为主，没有形成全球供应网络，对大宗物资未实施集中采购管理。
第四，没有形成全球化的采购供应链。国际工程物资供应的特点是全球化，所采购设备物资跨国调遣，涉及关税、海运费、外汇支付，目前国际工程承包企业没有形成全球化的采购供应链，管理环节割裂。
第五，对供应商、物流服务商没有进行科学管理。国际工程承包企业的采购范围主要包括工程项目当地采购、第三国采购及国内供应。目前对供应商及物流服务商，尤其是国外供应商及物流服务商没有实施统一管理，没有建立供应商、物流服务商准入制度，没有建立标准、客观的供应商、物流服务商评估体系。
第六，不具有专业的采购管理队伍。国际工程承包企业高层对采购管理的重视程度低，通常是项目开工前期，由派驻项目施工人员在国内组织货源后派驻项目，没有专业的人员实施采购管理。
三、如何加强国际工程承包企业采购管理，现企业集约型管理
国际工程企业需针对上述问题，学习国际先进经验，加强采购管理。
（一）建立健全采购管理制度、采购内部控制制度及监督体系
1.建立健全采购管理制度。企业应根据自身特点，建立适合本企业的采购管理制度，包括《招标管理办法》、《供应商管理办法》、《设备物资集中采购管理办法》、《物流及出口管理办法》等，用制度来规范采购流程。
2.建立采购内部控制制度。企业建立采购内部控制制度，实施自我约束和规范，使采购管理流程制度化、规范化。
3.建立监督体系。建立监督体系包括建立系统的监督流程并实施效能监察等。
（二）加快加强采购信息化建设，建立健全电子商务采购平台
电子采购系统可以为采购提供良好的信息管理平台，确保采购透明化、程序化，提高采购效率。
通过电子采购平台建立完整的供应商数据库、材料成本数据库，便于当前采购成本与历史采购成本的比对，同时为在市场上投标新的项目在材料价格上提供数据支持。
（三）实施集中采购
国际工程项目施工用材及设备20%的品类占80%的采购成本，施工单位要对钢材、水泥、电缆、橡胶护舷等大宗材料列入集采目录，实施集中采购管理，降低价格，提高采购质量与服务水平，从而实现降本增效。
（四）建立并优化供应链
国际工程采购链条长，任何一个环节出了问题，都会影响材料的及时供给，进而影响工程进度。企业需建立一条完整的采购供应链条，对供应项目的施工设备与材料从出厂、运输到使用情况进行全面掌握，进行实时跟踪，尤其是对临时性施工设备实施项目之间就近调遣管理；砂石料的供应，实施就近供应，甚至衍生到就近建立采石场及水泥厂。
（五）加强对供应商与物流服务商的管理
国际工程材料供应的距离长、地域广，如果出现技术或者质量问题，或者运输途中出现状况，都会对项目工程节点的完成及工期产生影响，所以加强供应商与物流服务商的管理是采购管理的重点。
1.建立相应的供应商、物流服务商准入制度。全面审查供应商、物流服务商资格，包括法人资格、经营场所、资产负债情况、现金流情况、商业信誉、技术水平等。
2.建立科学的供应商、物流服务商评价标准与方法。为保证采购活动安全、顺利进行，降低风险，追求效率和成本的均衡，采购企业需要编制一套客观的评价标准与方法来筛选供应商与物流服务商。
3.对供应商进行分类管理。对供应商的考察、选择与淘汰同样会给企业带来管理上的成本，所以必须对供应商进行分类管理，便于对不同品类供应商作区别对待。对国际工程中的关键、重要设备、主体材料供应商实施重点考察与管理；对市场差异化小，供应商多，可替代性强的材料，可以通过日常供货评价，培养一批符合要求的供应商，列入供应商名录，供日常供货。
（六）树立科学采购管理理念，建设一支专业的采购队伍
企业领导层首先要提高对采购管理的重视，注重采购管理人才的培养，从下面两个方面入手：
第一，国际工程物资采购管理人员要深入到项目管理中，从工程项目整体的物资供应角度去做好设备物资采购管理。
第二，企业制定专门的采购管理人才培养计划，对采购管理人员展开定期培训，培养一批具有工程专业背景知识并融合采购管理、财经税务、法律法规、国际贸易、外语等多元知识的复合型国际工程采购人才，建立一支专业的国际工程采购队伍，从根本上提高采购管理水平与效率。
四、结语
（一）现代化资产管理平台不健全，资产管理部门责任缺失，资产购置缺乏合理有效论证，以至重复购置，造成资源浪费。
高校购置固定资产的资金来源有财政一般限额拨款、财政专项拨款，学校行使政府职能收取的学费等构成。各部门在编制资产采购计划前期论证时，因没有统一的资产管理信息平台，对购置资产现有存量占有及使用情况无法统计、衡量对比分析购置的可行性和必要性。有的高校资产归属各使用部门，不对外使用，无法实现资源共享，以至于不得不重复购买，造成资源浪费，使用效率低下。
（二）固定资产管理制度不健全，资产处置流程不完善，难以反映高校真实资产状况、结构及分布，经费分配缺乏科学合理的基础信息支撑。
高校资产存量基础数据是编制全面预算时资产购置和维修费分配的合理依据，在固定资产管理过程中，因管理制度不健全，资产购入、使用、保管、处置致固定资产反映的情况和实际上的情况不符。对实物资产管理缺乏严格的验收以及使用和保管制度，责任不落实，造成财产损坏、丢失无人追究，造成资产账实不符、家底不清，账账、账实、账务不一致。固定资产的账面数量与实存数量的不符，使得资产购置和维修费分配缺乏科学合理的分配基础，也难以科学配置资产增量购置经费和修缮费、设备维修费等公用经费分配与资产实物量相脱节。同时，因账实不符、家底不清也使新《高等学校会计制度》对固定资产虚提折旧核算的实施缺乏合理的计提基础，难以有效反映高校的财务状况和资产存量。
（三）管理部门各司其责，资产管理流于形式。
一般来说，高校固定资产的管理涉及：资产采购部门、资产使用部门和财务部门。资产采购部门负责资产的招投标、办理固定资产入账登记手续和资产报废处理。资产使用部门负责资产采购计划的编制、资产询价和资产的保管使用及废旧物资的上缴。财务部门负责款项的支付和废旧物资处置款的缴纳。在资产管理过程中，资产采购部门依据资产使用部门提供的资产采购申请，仅依据所采购的资产是否有资金来源，决定是否组织采购，对同类购置资产占有使用率和采购必要性并不进行审核。资产使用单位在编制采购计划时，仅考虑自身的需求，且在询价的过程中缺乏纪检委的监督，有的与厂家协商好价格并依此价格作为招投标的限价。同时在资产保管使用中，资产保管使用人发生变化时没有及时到资产采购部门办理变更手续，造成资产保管信息失真。一旦资产流失毁损，损失无法追回。财务部门依据资产采购资金使用计划和预算、合同对照办理付款，往往因资产使用部门报销手续办理不及时，使得资产采购部门和财务部门的账面数据存在误差，不能反映学校真实的资产状况。
（四）未按规定办理招投标手续或招投标手续流于形式，使不合规的资产购置因为履行招投标程序而合法化。
受政府集中采购弊端的影响及高校设备采购技术要求的独特性，一般高校都是自己组织招投标，在学校对外公开网络上公布招投标信息，参照政府招投标流程办理招投标。虽然信息渠道公开，但是鉴于知晓范围有限和资产使用人的有选择的询价和信息泄露，参与竞标的厂家一般不超过三家，有的投标厂家仅有一家，招标结果可想而知。而招标评委构成一般是资产采购部门、资产使用部门、财务部门和纪检委监督部门，没有邀请相关专家参与，有时采购的设备因为不能满足实际需要而长期闲置。
二、解决思路
（一）搭建先进的固定资产管理平台，实现资源共享，提高资产使用效率和资金使用效益。
高校应搭建先进科学的资产信息管理系统，及时提供现有资产存量及使用状况。建立校内资源共享平台，开放实验室，打破现阶段资产使用部门对资产的独断占有局面，加强学校对资产的调控，合理的布置，统管统用、合理调剂通用资产使用，提高现有资产使用效率，降低资产重复购置，节约资金。同时，依托资产管理信息平台提供的现存资产信息，启动固定资产使用效益评价机制，作为对资产使用部门购置设备论证的重要依据，增强论证的科学性和合理性。解决高校资金分配不公平、资源配置不合理和资产利用率低下的资产管理现状。
（二）建立完善高校固定资产管理制度以及责任制度，使资产购置、使用、清查盘点制度化、规范化，资产处置流程化。
各高校要根据自己的实际情况，制定出一些内部的规章制度。建立起一套完整的从资产购入到处置的内部管理制度，日常监管细化，并管理到人（或部门）。按“谁使用、谁受益、谁负责”的原则，对资产的使用情况进行登记，记录日常使用过程中的转移、维修、调拨、报废等内容。同时，将固定资产信息变更及时上报资产采购部门，更新资产管理系统，以真实反映资产存量、存放地点、使用状况。发挥经济杠杆作用，对于闲置资产进行积极的盘活，提高固定资产的利用效率。
（三）完善资产管理内部控制，建立各部门协同管理机制，合理分工，共同管好固定资产。
以财政要求事业单位2014年按照《事业单位内部控制规范》实施内部控制为契机，科学设置固定资产管理机构，合理配置管理人员，明确职责分工，建立相关部门协同管理机制。完善固定资产管理规章制度，制定固定资产登记、采购、使用、盘查、修理、出租、出借、评估、损坏赔偿、报废等管理制度，使固定资产的管理工作有法可依；对大额固定资产购置、报废实行集体决策制度，提高固定投资的科学性。梳理固定资产管理过程中的各个风险点，查找资产配置、使用、处置等多个环节的管理“真空”和“漏洞”。识别风险采取措施，建立一套完整的资产采购计划编制、科学论证、预算资金分配、定价机制、供应商评估和准入制度、招投标、合同的签订、验收、付款、使用、报废、处置等一系列规章制度。将制度镶嵌到每一环节流程图中，减少人为的操纵，为管好用好固定资产建立一个良好的运行环境。
（四）执行政府集中采购制度，规范招投标手续，建立招投标反腐屏障，真正发挥招投标作用。
【关键字】采购；付款；内部控制制度；内部控制制度评价
1 采购与付款的内控制度的理论阐述
现代企业制度的重要特征之一是管理科学，而要实现管理科学企业就要有一套内部控制体系。
1.1 采购与付款的内部控制制度的内容
采购与付款是企业的重要经济业务，对其实施规范化的内部控制是企业经营管理的重要内容之一。由于采购与付款过程涉及到企业内部的众多部门和人员，容易导致舞弊、低效和浪费，所以，建立一整套严格的内部控制制度，并通过规范的措施加以防范对企业尤显重要。采购业务是企业生产经营、管理活动得以顺利进行的重要保证。采购活动往往形成债务，伴随着经济利益的流出，即付款业务，采购与付款是不可分割的业务过程。
采购与付款的主要控制内容有：职责分工与授权批准、请购与审批控制、采购与验收控制、付款控制。按照业务流程的进行顺序，可以将采购与付款控制的主要内容划分为事前控制、始中控制和事后控制三个部分。
1.1.1 事前控制内容
事前控制主要包括采购预算控制、采购活动人员管理计划的制定、申请程序执行和审批控制。事前控制是对整个采购与付款业务流程的全面把握，通过有计划地展开预算、审批等工作能够促进采购与付款业务的效率和降低业务流程中潜在风险。
1.1.2 事中控制的内容
事中控制是指对实际采购过程中的部门、人员、资金、物料或劳务、业务程序等方面，按照内部控制的方法和原则开展全面的控制活动。采购活动的事中控制是本业务循环的主要内容，也是实现内部控制目标的关键。
1.1.3 事后控制
采购业务的重要内容就是款项的支付，在采购业务活动过程中会不断发生款项的支付，可以说包括在事前、事中、事后的整个阶段，但是主要的大额支付都是在事后控制阶段完成。具体的控制内容有：付款资料的审核和监督、核实付款业务的程序、对往来账户的管理、会计部门对付款业务的记录控制以及建立严格的退货、退款管理制度。通过执行严格的岗位分离制度，建立科学的业务程序。做好采购与付款业务的事后控制可以降低企业的业务风险，为企业开展大量的业务活动奠定基础。
1.2 采购与付款内部控制的流程
1.2.1 采购业务的控制流程
企业由于生产、销售的需要必然要进行物料、商品的采购。具体控制流程环节如下：对相关部门申报的预算进行分析确认需求；编制详细购买材料需求；对供应渠道进行综合评价；对采购成本和价格严格控制。
1.2.2 付款业务的控制流程
采购付款业务的控制流程是与采购业务相联系的，两者的业务流程既相互联系又有差别，主要流程如下：采购付款业务的申请流程--采购付款业务的授权审批控制流程--货款支付流程控制--付款业务的监督和监控流程--付款的会计业务控制流程。
2 采购与付款业务内部控制制度的实例
中国电影集团公司是一家大型的国有企业。2005年12月26日集团公司在怀柔杨宋镇开始建设中国电影影视基地。该基地建设投资约16亿人民币。这是一个亚洲第一，世界领先的国家重点工程，是我国电影事业标志性的建筑。基地建成后主要从事影视的拍摄、制作工作、洗印加工业务。我所在的中影房地产公司负责管理开发建设该工程。面对这样一个重点工程，采购与付款的任务非常艰巨。为了保证国有资产不受侵害，顺利完成基地的建设任务，相关人员付出了巨大的努力。集团公司的审计部、财务部、采购部认真研讨采购计划，严把采购关口，组织选派了优秀的财会、审计人员，聘请了相关技术方面专家，工程于2008年5月底竣工，8月正式投入生产。在采购与付款方面，我们采取比价管理，效益显著。
2.1 请购与审批控制
公司依据所购材料类型，建立采购申请制度，确定归口管理部门，授予相应的请购权。工程项目部根据工程需要，提出采购的类别、质量等级、规格、数量、相关标准及到货时间等，明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。
另外，公司还结合自身特点，将《国有企业物资采购管理暂行规定》和《机电设备招投标管理办法》运用于物资采购过程，实行物资采购比价管理，公司主要采取以下办法：
2.1.1 所有采购实行招标管理。为了保证招标工作的公正、严谨、实事求是，公司成立了由各种专家学者组成的评标委员会。首先公布采购条件，由投标人竞标，然后按照公开、公正、公平、诚信的原则，选择中标者，签订购买合同。为了确保招投标工作的公正、严肃、实事求是，公司专门成立招投标小组，组织各方面专家对所需采购商品进行评比，公开进行招投标工作，体现了公开、公平、信誉、效率的原则。中影影视基地建设占地面积大工程造价高，从建筑设计到工程施工及各项物资设备的采购都按照国家招投标办法进行操作。公司委托招标公司编制招标单位的招标书 ，并向投标单位招标单位的招标信息，对意向投标单位进行资格审查，包括企业业绩等情况。经过上述工作后共有三家一级设计资质的设计院前来公司投标。开标那天，集团公司在招投标单位参加下公开进行，当众启封投标书。经过一系列工作后最后确定广电部设计院承担中影基地建设的设计项目，同时并对其他两家参与竞标的单位给与了适当的经济补偿。
2.1.2 采购实施报价比价管理。公司制定了严密的物资采购比价管理制度，通 过各种渠道广泛了解收集市场各种行情资料，择优采购。
采购实行报价比价管理通俗地讲就是通过“价格比较”，选择最有利的价位买进，最大限度地堵塞企业在物资和资金流动过程中的各种漏洞。报价比价的管理必须体现民主集中制的原则，体现严格比、反复比的特点，它同过去所说的“货比三家”有着本质上的区别。“货比三家”仅仅是一种小范围内发生的孤立的商业行为，可以一个人去完成。而比价采购却是一套完整的管理体系，它有着科学的价格机制，有规范的操作方法制度，有严格的检验监督保证。由于我们在采购时严格按照上述方法去做，使得我们较顺利的完成采购任务。在采购锅炉设备时我们通过网络，咨询及各种调查了解当前市场行情，对产品的性能、生产厂的规模等进行全面、细致、深入的了解，全方位的进行比较选择出适合基地特点的、质量优异的产品，保证了基地建设工作的顺利进行。
2.1.3 建立完善的价格管理制度。公司在采购物资时，首先在竞标工作完成后，报请集团公司办公室、财务、法律中心审核，最后由总经理、法人代表批准。当以上工作全部完成后，财务部门以物资采购的请示报批文件及物资采购合同作为之付款货款的依据。
2.2 付款控制
公司按照《现金管理暂行条例》、《支付结算办法》和《企业内部控制规范第1号---货币资金》的规定办理采购付款业务，编制统一的会计报告。
财务部对采购合同约定的付款条件以及采购发票、结算凭证、检验报告等相关凭证的真实性、完整性、合法性和规性进行严格审核。加强对大额预付账款的监控，定期对其进行追踪核查。对有疑意的预付款及时采取措施，尽量降低预付款资金的风险及可能造成的损失。
2.3 物资验收控制
公司根据实际情况，在采购与验收环节建立相应的验收与控制制度。对采购的方式、供应商选择、验收程序等作出明确规定，确保采购过程的透明化。同时建立供应商的评价制度，由工程部门、财会部门、办公室等部门对供应商进行评价、包括对所购物资的质量、价格、交货及时性、付款条件及供应商的资质、经营状况等情况进行综合评价，充分了解和掌握有关供应商信誉、供货能力等方面的信息，对采购价格等有关内容进行审核，并根据结果对供应商进行调整。
2.4 建立退货管理制度，及时清查往来账目
集团公司建立退货管理制度，派专人办理退货手续，及时收回退货款项。财务部门会同采购部门，及时清理各项往来款项，查明原因，立即处理。
正是因为该集团公司采取了以上措施，加强了采购和付款过程中的内部控制，才使基地建设采购成本得以降低，减少了物资采购过程中的风险，打击了损公肥私现象，并为集团公司降低采购成本近亿元。
3 实施采购与付款业务的内部控制应注意的问题
在市场经济条件下，管理决定企业的生存与发展。我们通过对采购与付款业务内部控制理论的探讨及相关实例的分析看到了实施采购与付款内部控制制度在企业经营管理中的重要地位。为了更好地做好此项工作，企业要结合自身特特点和管理要求，建立健全采购与付款内部控制制度，在这过程中我们应该注意如下问题：
3.1 根据企业自身特点制定其内控制度
企业在设计采购与付款的内部会计控制制度时，不应将采购与付款的内部会计控制的理论框架及制度设计的相关理论直接移植于企业，应结合企业自身特点，在对我国采购与付款内部会计环境的恰当分析判断以及采购与付款内部会计控制的理论框架基础之上建立起来的，并以相关法规和制度为基本依据和准绳构建适合企业自身的采购与付款的内部会计控制制度。
3.2 严格请购活动的授权审批制度
在购入商品和劳务订单的编制方面应制定一整套完备的按不同业务性质分级授权的采购制度，严格检查采购申请是否被授权人批准；是否按批准的采购单进行采购；对大宗主要原材料的采购是否均订立合同；采购职责是否与请购、批准和验收职责相分离。
3.3 严格控制采购货款的支付程序、进一步完善货款支付手续
货款的支付是采购活动的最后阶段，也是最重要的环节之一。采购部门、财务部门、库房管理部门应当认真检查每张付款凭证的手续是否齐全；特别是财务部门，应派专人对应付账款账龄进行分析以确保及时付款和进可能的取得现金折扣；在登记银行存款日记账和总分类账及登记应付账款明细账和总分类账时，职责、权利一定要分离并由独立于记账职责的人员定期核对应付账款明细账和卖方对账单。
3.4 实施采购物资验收制度
对所有采购的商品在入库前必须经过有关部门严格验收；验收职责一定要独立于仓库保管职责与记账职责；对购货退回的商品要立即通知财务部门和采购部门，采购部门签发退货通知单交供货单位；对于受到的货物价格、数量或质量与合同或发票不符的应立即采取措施直到追查清楚为止。
4 结论：
内部控制存在缺陷是导致企业经营失败并最终铤而走险、欺骗投资者和社会公众的重要原因。为此，许多国家通过立法强化企业内部控制。随着市场经济的发展和企业环境的变化，单纯依赖会计控制已难以应对企业面对的市场风险，会计控制逐步向风险控制发展。我们通过采购与付款内部控制理论问题的探讨和实际工作过程的分析，清楚的看到采购与付款业务内控制度在企业经营管理过程中的重要地位，它对保护经济主体资产的完整、保证会计资料的真实性和正确性，提高经营效率，促进经营方针的贯彻实施的确起着十分重要的作用。
参考文献
[1]陈元芳 《内部会计控制》华中科技大学出版社 2005年1月
[2]陈少华 《内部会计控制与会计职业道德教育》陈少华 厦门大学出版社，2005年1月
[3]朱荣恩《内部控制案例》复旦大学出版社 2005年8月
关键词：工程项目；采购；文档管理
【分类号】：G275.2
随着工程建设项目管理的分工和专业化程度加深，针对项目管理中的文档管理也提出了专业化的要求，项目文档管理理念和方式随着社会信息管理科学的延伸不断地被拓宽和深化，并贯穿到项目管理中的方方面面。项目文档管理既是项目建设过程中的重要管理工具，也是工程建设项目过程的一个纸质载体的成果，项目过程中大量的数据和信息都需要以文档的方式进行传递、分发、沟通，并以项目结果的方式进行存储。实际上，在前期编制的海洋石油各工程建设项目执行计划中，都要求专门的篇章来描述有关文档管理的内容，并在实际项目过程中指导文档管理的实施。
项目采购管理作为工程建设项目管理的重要环节，其中采购文档的管理的重要性不言而喻。尤其是法定招投标的采购项目，在《招标投标法》笫28条规定：“投标人应当在招标文件要求提交投标文件的截止时间前，将投标文件送达投标地点。招标人收到投标文件后，应当签收保存，不得开启。”更是把采办文档的保存提高到法律法规的高度。有关招投标的文件不仅是项目管理的要求，更是后期项目文件检查和审计的依据。
海洋石油工程建设项目采购文档的管理既要符合国家法律法规以及相关规定的要求，又具有一定的行业特殊性，如更深入细致的电子化存档要求，以及使用国有资金工程建设项目更严格的审计管理要求。
一、工程建设项目采购文档的管理方法
工程建设项目采购文档的管理主要包括采购文档的编号管理、发文管理、收文管理、文档跟踪管理、存档管理、查阅管理、电子文档管理以及保密管理等几个方面。
1、采购文档的编号管理
文档的编号管理一般应遵循方便识别和方便查询的原则，如工程建设项目一般包括项目名称（项目代码）、文档的形式（如传真、备忘录、会议纪要等）、年份以及流水号等。除了上述的通用要求外，采购文档的编号还需要根据采购过程中的不同环节进行编号区别，以方便文档的查询，如包含一套整体采购程序的采购文档应包括采购立项文件、资格预审文件、招投标文件、澄清文件、合同文件以及变更文件等。
以某海洋石油工程建设项目为例，其采购文件编号如下：
LW- SER- 20120003/ CT
（1） 项目名称简写，如荔湾3-1项目为“LW”；
（2） 采办类型简写，如工程服务类型采购为SER、设备材料采购为ME；
（3） 时间及流水号，如年份为2012，流水号为003；
（4）：采办阶段分类，如合同为CT，分为资格预审、招标文件、框架协议和合同四类，资格预审为PQ&I，招标文件为ITB，框架协议为FA。
2、采办文档的过程管理
一般情况下，项目单位均设置有专门的文档管理人员，采购文档也涵盖在此范围之内，但是，该类管理人员缺乏专业的采购管理知识，在采购文档的管理上有着天然的不足。另外，考虑到采购管理属于高风险管理环节，各单位和项目普遍要求独立存放采购文档以备核查和审计，这也要求项目单位有一套独特的采购文件管理模式。
参照目前一些海洋油气田开发项目的经验，以某海上油气田开发工程建设项目为例，其采购文件管理是采购合同负责制，即合同责任分配到人，各采购管理人员分别负责不同合同的管理任务，管理任务从一而终，自采购需求提出到合同结束的整个合同期均由同一采购管理人员负责，这类管理模式可以使得合同管理人员充分了解合同，有效避免信息交流缺失，规避合同管理风险，具体到采办文档的过程管理，也是按照合同分配的原则，即谁的合同谁负责其文档的过程管理。各采购工程师各自承担各自负责采购文档的过程管理的职责，责任划分明确，落实到人，可以有效地控制管理交叉重叠，避免出现管理空白区域。
3、采购文档的电子化管理
随着电子信息化的深入发展，传统的以纸质为主载体的文档管理也发生了重大变化，电子信息使得文档管理更加方便、广泛和灵活，也更加环保，而且大大的延长了文档管理的周期。国家在法律法规层面上对于电子文档认可也消除了其在审计方面的尴尬。在电子文档的管理上，在目前纸质文档仍然是主载体的情况下，其作为纸质采购文档的对应，无论是存档的层次，还是存档的内容，应与纸质载体的文档报纸严格一致。
4、采购文档的保密管理
按照相关法律法规的要求，不少项目采购过程文件，尤其是招投标过程文件涉及保密要求，有关保密的要求不仅仅局限于在招投标的过程中，即使在招投标工作完成后，相关投标人的投标文件内容涉及公司机密，如财务报告、设计资料和产品详细参数等，项目单位在采购文档的管理上应充分考虑保密要求。
二、项目采购文档管理存在的不足
尽管工程建设项目的采购文档管理已经基本成熟，但是，鉴于项目的临时性特征，以及海洋石油工程建设项目人员流动性较大，且公司层面上的整体管理缺乏统一针对采办文档管理的具体要求，这种成熟带有一定的随机性和偶然性。
目前，项目采购文档管理的不足主要集中在以下三个方面：
1、在公司管理的层面对于采办文档管理不是足够的重视。因为海洋石油工程建设项目的特点，一般项目管理人员不足，人员编制远低于实际需求，主要的人员编制用来解决技术、控制和商务等专业人员需求，项目组没有专业的采购文档管理人员从事文档管理和归档工作，采购文件的存档工作主要由各采购人员自行负责，对于采购文件的存档方式仍然存在个人理解的差异，导致存档质量参差不齐。且采购人员工作任务繁重，主要工作重心集中在采购管理和合同执行管理上，没有足够的精力来管理文档。
2.采购文档管理缺乏专业和统一的标准。从公司管理的层面出发，专业和统一的采购文档管理必然会带来更快捷、更标准化和更方便使用的效果。但是，目前各项目采购文档管理模式的差异化使得项目层面以上的沟通效率失衡或效果不足。在采购文件作为公司组织过程资产适用于公司管理经验和教训总结上不能充分发挥其作用，也给项目审计带来风险。
3、采购文档电子化程度尚待提高。电子信息化作为社会发展的一个重要方向，其对采办文档的电子化也提出了更高的要求，但是，在目前的项目管理上，仍缺乏行之有效的电子工具或者系统软件进行支持，还是停留在硬盘管理的层面上。
三、项目采购文档管理未来发展方向
尽管项目是一种为创造独特产品、服务或者成果而进行的临时性努力，但是，项目管理的方式方法可以是一种普遍被认可的“良好做法”，其价值和有效性应获得“一致性”的认可。项目采购文档管理作为项目管理众多环节当中一个微小但重要部分，其获得“一致性的认可”仍然任重而道远，归根结底，因其微小而受重视的程度有待提高。
依据美国项目管理协会在项目管理知识体系中的精神，标准化涉及到文档管理的专业化和采办管理的专业化两个方面，它既是采购过程的标准化延伸，也是整个项目文档管理标准化的一个环节，是二者相结合的产物。作为项目采购文档管理的日趋专业化发展方向，标准化必将成为其重要助力。
