时间：2023-06-07 09:35:09
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇档案系统管理，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
加快计生档案信息自动化系统建设，实现计生档案工作各个环节的计算机化，是实现计生档案工作现代化，提高计生档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。加强对计生档案信息自动化系统管理的目的在于开发应用， 如何提高应用水平，需要深入考察与自动化系统相关的诸多方面的情况及变化趋势，分析存在的问题，寻求解决的途径。
1 推进自动化，必须提高计生档案标准化、规范化水平
目前，计生档案信息自动化系统的现状是计生档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。计生档案信息自动化的内涵包括计生档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是计生档案业务要规范，计生档案标准要建立健全和真正实施。计生档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进计生档案自动化建设，必须抓好计生档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。
2 自动化建设要着眼于提高系统的整体水平
根据系统论思想和集成化要求，计生档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值得推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点应是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。
3 有重点地抓好数据库建设
目前计生档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家计生档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过试点，数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同计生档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位计生档案目录库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。
4 实事求是地改进管理体制
集中统一是管理任何社会化大生产所必需的方式，信息自动化这一高新技术系统也不例外。人机结合是自动化系统的建设方针，其含义为计生档案业务人员直接使用微机开展工作，这亦是研究自动化系统管理时必须考虑的原则之一。计生档案信息自动化系统的管理体制，要能使高度集中管理和方便使用相结合。目前我国计生档案信息自动化系统的管理体制，同时存在集中统一管理不力和使用不方便的问题，主要方面是集中统一管理不力，这同我国计生档案工作是在各专业基础上发展起来的和系统建设从“微机起步”有关。应下决心解决分散现象，从管理制度上保证业务技术规范、标准，硬软件的选用，上下各个层次和各专业办公自动化等都应纳入统一的计生档案信息自动化系统管理之中，实行集中统一管理，不能各行其是自建系统，造成信息分割和资源浪费。也要下决心解决方便使用的问题，如长期将计生档案部门的“硬任务”集中于一个部门，在计生档案部门这一信息系统之内再组建一个“计生档案信息系统”，就很难提高计生档案工作整体水平。建立集中统一管理下的分散式系统，是较理想的模式，但这种高技术结构，必须有较强的管理能力和技术能力，不具备这些条件，从集中向分散过渡，反倒有可能退回到分散式。
5 重视人才管理
推进计生档案信息自动化的关键是人才。加强培养教育，造就一大批复合型人才的重要性，已被广泛关注。计生档案信息自动化系统的骨干力量是计算机技术队伍，其素质水平直接影响自动化水平的提高。当前有些单位的队伍不稳，有人才流失现象。计算机技术人员的培养教育和管理是一个重要课题，要有针对性地对他们进行政治思想教育，培育其事业心和奉献精神；有计划组织进修，掌握信息技术的新知识；在工作条件和生活待遇上给予关心和照顾，解除其后顾之忧；研究专门人才成长和流动的规律，以形成最佳人才结构等方面都需要给予重视。在管理上，还需要研究如何增强计算机机构和人员的活力，例如引入竞争机制，对某些项目实行项目管理，在保证完成计生档案建设的前提下，开展对社会有偿服务等等。
关键词：档案信息自动化；管理；问题；思考
档案信息自动化系统是一项需要运用多种学科知识，多专业配合，多部门协作，多环节配套的复杂系统工程，系统建设发展到目前阶段，研究探讨对系统的协调组织、加强管理和科学决策，是十分必要的。加强对档案信息自动化系统管理的目的在于开发应用，离开推进应用水平的提高，就脱离了实际。
一、推进自动化，必须提高档案标准化、规范化水平
目前，档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。目前系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能并没有充分发挥。笔者认为对这一问题取得共识是系统建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。这一认识上的转变给我们的启示是：档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案自动化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。
二、自动化建设要着眼于提高系统的整体水平
根据系统论思想和集成化要求，档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值得推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点应是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。
三、有重点地抓好数据库建设
目前档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过试点，数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目录库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。
四、慎重选定技术路线
信息技术的飞速发展成为当代技术革命的主要特征。目前，对我国档案信息自动化工程影响最大的技术是微机工作站、服务器性能的提高，网络技术的成熟及数据库技术和应用软件开发工具的发展。网络技术的发展促使局域网、广域网以及信息高速公路的建设和开通。在信息技术发展日新月异的条件下，选择档案信息自动化系统的技术路线是十分重要的，应当推行适应的先进技术，使经济效益的合理性和技术的先进性相统一，技术路线的选择要符合我们的实际。档案部门对先进技术的潜在需求很大，但现实的需求又往往跟不上，宏观监测需要的信息量和使用频率同微观经济需求有很大差别，因此不断发生买了设备不能充分利用，建了网络而传输量很少的情况。要实事求是地分析现状，充分考虑先进技术的发展，再进行每一项具体的决策。
五、实事求是地改进管理体制
集中统一是管理任何社会化大生产所必需的方式，信息自动化这一高新技术系统也不例外。人机结合是自动化系统的建设方针，其含义为档案业务人员直接使用微机开展工作，这亦是研究自动化系统管理时必须考虑的原则之一。档案信息自动化系统的管理体制，要能使高度集中管理和方便使用相结合。目前我国档案信息自动化系统的管理体制，同时存在集中统一管理不力和使用不方便的问题，主要方面是集中统一管理不力，这同我国档案工作是在各专业基础上发展起来的和系统建设从“微机起步”有关。应下决心解决分散现象，从管理制度上保证业务技术规范、标准，硬软件的选用，上下各个层次和各专业办公自动化等都应纳入统一的档案信息自动化系统管理之中，实行集中统一管理，不能各行其是自建系统，造成信息分割和资源浪费。也要下决心解决方便使用的问题，如长期将档案部门的“硬任务”集中于一个部门，在档案部门这一信息系统之内再组建一个“档案信息系统”，就很难提高档案工作整体水平。建立集中统一管理下的分散式系统，是较理想的模式，但这种高技术结构，必须有较强的管理能力和技术能力，不具备这些条件，从集中向分散过渡，反倒有可能退回到分散式。
六、充分发挥系统建设资金的使用效益
档案自动化系统建设是档案部门投资最大的项目，在资金筹集和管理使用方面，较好的做法是多渠道筹措资金，实行中央拨款、地方拨款、单位自筹和争取外援相结合，资金使用上做到按项目管理，进行项目论证并跟踪考核。目前存在的主要问题之一是没有在国家和地方财政长期建设发展计划中立项，档案信息自动化项目资金大多通过领导特批解决，为此耗费了各级档案部门领导很大精力。“九五”建设规划被国家经济信息化联席会议作为国家经济信息化优先发展的重要工作之一，定名为“金信工程”，为档案信息自动化系统列入国民经济和社会发展计划打下了良好基础，但要落到实处，还有许多工作要做，各地也应及早积极争取。存在的问题之二是在资金管理上不够科学合理，有分散和浪费现象。如有的项目因各种原因不能充分发挥应有作用，这都有待于今后注意改进。
七、重视人才管理
推进档案信息自动化的关键是人才。加强培养教育，造就一大批复合型人才的重要性，已被广泛关注。档案信息自动化系统的骨干力量是计算机技术队伍，其素质水平直接影响自动化水平的提高。当前有些单位的队伍不稳，有人才流失现象。计算机技术人员的培养教育和管理是一个重要课题，要有针对性地对他们进行政治思想教育，培育其事业心和奉献精神；有计划组织进修，掌握信息技术的新知识；在工作条件和生活待遇上给予关心和照顾，解除其后顾之忧；研究专门人才成长和流动的规律，以形成最佳人才结构等方面都需要给予重视。在管理上，还需要研究如何增强计算机机构和人员的活力，例如
引入竞争机制，对某些项目实行项目管理，在保证完成档案建设的前提下，开展对社会有偿服务等等。
人力资源档案管理已经成为现代企业管理方式之一,储存了有关企业人员全面的个人情况和个人掌握的知识技能等综合信息。目前,现代企业基本实现了办公自动化,提出对人力资源档案管理与计算机技术结合的要求,将其转化为直接利用的数字信息。但现代企业人力资源管理平台的构建目的将不仅仅是对个人信息和知识情况的存储,更是需要以人所掌握的知识作为管理单位,把这类信息及时、准确地出来,满足企业不同层级的人员对知识共享、快捷及利用的需求。
1.系统平台需求分析
基于现代企业人力资源系统平台的构建,必须从企业全局角度来着眼,以目前企业已拥有的管理系统的硬件设备与软件系统的兼容性作为开发基础。实现人力资源档案信息的科学管控与组织知识的充分共享,使人力资源档案管理思想与现代企业管理文化进行接壤,提高企业人才的整体协作性和团队人才意识。因此,系统必须考虑以下几个方面:首先,系统建设需要以档案法律法规为准绳,保障企业人员对档案信息的隐私权和知情权;人力资源档案系统信息的收集符合法律法规的要求,满足企业员工自愿参与的原则。其次,系统建设必须以目前企业管理系统的特性作为参照,主要体现在系统平台必须与企业管理系统具有良好的交互性、兼容性以及技术的融合性上,为系统平台与企业对接减少阻碍。再次,系统平台的功能设计必须从双方面的利用角度进行考虑,不仅对企业管理者提供帮助,更要肩负起对企业员工利用需求的责任;建立专人专用账户的用户权限,方便管理、利用和消除信息不安全等因素的考虑。此外,对于企业核心价值的技术信息必须进行严格保密。数据保存必须考虑到突发状况和外在环境改变等因素,保持信息数据的安全性和完整性。最后,以企业利益最大化为根本目标,缩减到企业投入最低成本。
2.系统功能设计
现代人力资源管理平台主要包含三部分功能:用户个人信息认证、企业员工知识共享、系统管理三个模块。以上三种功能通过B/S网络模式可以实现:普通用户登陆后经过系统的授予权限,可以对个人的身份相关信息进行校对,个人有关信息如果有误,可以向系统管理人员提供机构证明,管理人员对系统个人信息进行修改、删除、增加新录入,并且该用户可以利用账号分享本人或所在机构所掌握的技能知识,平台提供多用户进行在线交流等功能;系统管理员按照企业内的层级和不同部门分类设置不同用户权限,用户可以通过账号查询企业知识信息库;系统管理人员不仅具有普通用户的权限,还可以对系统的管理模块进行管理,对用户权限进行系统设置,同时还必须肩负起对知识库的更新和信息审核的责任。现代企业人力资源档案管理平台页面是与员工直接对话的窗口,必须为企业员工提供多分类频道,帮助其获得最新资讯,建立如分类导航、知识库查询、业务查询、信息反馈、即时信息、用户在线交流等等功能。知识信息库录入与最新知识只向管理人员账户权限开放,普通账户对知识信息的更改或增加,可以通过信息反馈系统对系统管理人员提出申请,得到及时回复。
3.现代企业人力资源档案管理平台的技术架构
结合现代企业人力资源档案平台的功能分析,笔者提出了对系统平台的主站点及其各有关站点设计方式,包括充分考量了现代企业在实践应用所需栏目,借此确定添加哪些栏目的功能最为有效、栏目如何设置更为合理、栏目可以对哪些用户可以公开,以及人力资源档案平台信息库需要创建档案资源信息和知识库信息内容等。因为知识库与人力资源档案信息库处于系统平台的后台位置,并且与平台的表层页面相对分开。基于以上特点,现代企业人力资源系统平台主要采用普遍应用的三层式B/S系统结构。第一,企业人力资源档案管理系统表示层。表示层是应用于系统存储的数据与企业用户的直接接口,担负起将系统存储的数据转化为用户最易于接受的表现形式。此外,现代人力资源档案系统表示层不仅对系统内信息进行转化,而且该系统将员工所掌握的知识、技术方法以及管理方法进行形式转化存储到系统数据库中。第二,企业人力资源档案系统逻辑层。系统逻辑层作为存储资源库的实践应用,管理存储系统平台对信息的收集与逻辑存储数据库并接受用户各类访问。逻辑层依照用户对信息的需求进行分析、对平台进行设计。设置以下模块如个人人力资源档案信息、部门信息、信息反馈、个人知识、知识库查询、系统管理等,相应的登录用户分为一般用户和管理人员账户对系统进行相关操作。个人人力资源档案信息管理主要针对企业员工个人信息的全面概括,可以通过信息反馈模块对信息中存在的偏差与系统管理员进行沟通,对身份信息进行修改和添加;系统管理包括用户权限管理、在线反馈、知识审核、知识在线、登录日志等;权限管理主要对系统登录账户根据所处部门和级别进行合理授权;知识信息管理是根据用户通过账号主动分享的知识通过管理员进行审核,一方面按照信息收集准则进行分类入库;另一方面通过员工登录日志,对高频的搜索话题进行汇总,来对信息进行即时;系统维护通过管理人员账户对系统进行定期日常维护。
4.系统管理平台安全保障制度的建立
企业人力资源档案管理平台获得企业员工信赖的基础,是以保障该系统提供安全、高效、准确的信息作为前提。因此,根据信息库的信息内容特征,本系统可以采用以下的技术安全手段与安全制度,保持信息系统的安全化管理以及知识信息的安全。第一,唯一的身份账号。系统管理人员在企业员工应聘进入企业工作时,就针对其职能身份进行了认定,分配了一个专用账号,此种方式可以防止员工进行多次注册,避免服务器的过重负担和多用户身份混乱带来不安全因素,使系统平台的用户操作限定在特定对象,帮助系统平台在日后利用信息统计与访问追踪统计提供了真实数据。第二,对所有员工赋予特定的身份权限与核心技术知识进行加密处理。企业员工获得的权限,必须进行分级设定,保障系统平台多种功能得到准确与高效的发挥。处于企业内不同职位的员工,对系统可以进行不同操作。没有得到管理人员对相关权限的审批,普通用户是无法对系统进行越权操作。因此,权限设置不仅使系统平台管理更为便捷,也为系统平台操作安全提供保障。其次,人力资源管理平台的数据库还为企业存储相关核心技术数据,不同密级的知识需要核心人员掌握,而并非可以对所有人员开放利用。基于以上因素,员工的身份与核心知识加密设置不同进入权限,可以根据其不同部门的职能属性与层级职务大小进行科学的权限分配,时刻保持信息库内的知识信息处于稳定与可控中。第三,为保证整个系统的信息安全,必须对原有系统数据库进行定期的备份,严格编制系统操作守则,并要求所有员工严格遵守,保证信息系统得到安全操作。
根据档案管理流程，可以按照管理过程将档案管理系统划分为文件整理过程，归档验收过程，档案管理过程，档案利用过程，系统管理工程等几个部分。
（一）文件整理过程。项目文档管理人员在获得的分配的项目后，即可进行项目文件的收集整理理工作，在本人负责的文件完成后即可交付档案部门归档验收。项目文件整理过程包括a、项目立项（包括项目申请、项目登记、项目计划、项目组成员等）；b、项目文件的编辑、输入、整理、归档；c、对项目文件的生成、收集、积累、归档过程，系统监控。d、非项目文件的存档准备。
（二）归档文件验收过程。档案人员和文档人员归档文件验收过程是靠“归档申请单”和“验收通知单”进行联系的。文档人员在进行文件归档时应向系统发出“归档申请单”，档案管理员接到“归档申请单”后，便可根据其中所列目录调阅对应的文件进行检查验收，验收完成后，将符合归档要求的文件登记入库，同时向文档人员发出“验收通过通知”，否则，向系统发出“返回修改通知”。
（三）档案管理过程。档案管理过程包括以下几项工作：a、对库存档案进行整理编排组卷；b、档案目录及检索工具的维护管理；c、定制报表，生成报表数据；d、档案日常管理数据统计（包括库房温湿度记录，库房状况记录等）；e、档案鉴定，档案移交；f、档案信息的。
（四）档案利用过程。系统应向用户提供电子档案的查询、阅览、在线档案的分级下载、实物档案的借阅、催还、归还管理，利用档案的分类统计，档案的修改与复制，对外发图管理。
（五）系统管理过程。系统管理过程主要包括以下工作：a、用户管理；b、数据的导入导出管理；c、制作档案数据光盘；d、定义档案数据类型及数据结构；e、审批过程的管理。
系统共包括8个模块：项目管理、归档管理、验收管理、档案管理、利用管理、审批管理、统计管理、系统管理。
（一）项目管理功能模块对应现在文档组采用的项目管理软件，包括项目的立项、项目配置、项目进度、项目查询这四个功能
（二）归档管理功能模块包括：文件的输入，文件修改，文件导入，可连接扫描的PDF电子文件，可发送“归档申请单”，可查询“存档状态”。
（三）验收管理功能模块包括：项目验收与归档验收。项目验收主要是验收项目立项是否正确，数据是否正确齐全。归档验收主要功能是归档数据的验收、入库是否完备齐全，对验收结果评论，并发出“出错信息修改单”。
（四）档案管理功能模块包括：工程档案领号、档案整编管理、档案密级管理、档案鉴定管理、档案库房管理（包括排位图、库房温湿度记录）、档案维护管理（对已有的档案数据增减修改）。
（五）档案利用管理：利用管理分为两部分，1、电子档案的利用：包含电子档案的查询，电子档案的浏览复制打印管理。2、实体档案的利用：包括利用实体档案审批手续，实物档案条码管理，实物档案借阅归还记录。
（六）审批管理：包含档案利用审批申请，利用审批查询，审批权限管理等。
（七）档案统计管理：统计管理的主要功能是完成各种统计工作，包括项目统计，归档统计，利用统计，电子档案汇总统计，实物档案汇总统计等。
（八）档案系统管理：主要功能是完成系统的全部定制工作及监控系统的运行情况。包含用户管理功能（建立部门、组、用户，定义角色、授权）；在线监控功能：可查询所有登录过系统用户的详细信息，并禁止特定用户登录）日志管理功能，可按日志事件组合条件查询系统的使用日志，可将日志导入导出。
基础数据维护功能：可对档案系统的基础数据进行编辑，基础数据包括，档案分类码，档案密级、图纸设计阶段，归档整编数据修正。数据备份与修复功能，如遇异常情况数据系统遭到破坏，可及时恢复系统数据。
关键词：电子公文档案；管理系统；安全机制探究
一、引言
伴随着信息化技术的快速发展，人们对于电子公文档案管理提出了更高的要求，不仅需努力提升电子公文档案的网络化与智能化，更需注重其安全性。为此电子公文档案管理部门必须加强对其的安全管理，制定科学合理的管理机制，为管理系统的安全运行提供保障。
二、强化安全管理理念的运行
众所周知，理念具有先导性作用。随着网络的不断发展，网络安全隐患问题层出不穷，因此使得电子公文档案管理也出现较多的安全隐患，进而使得电子公文档案无法发挥其应有的作用。因此对于电子公文档案管理部门的领导而言必须从战略的高度重视对电子公文档案的管理，制定科学合理的安全管理机制，安排专业的人员进行管理。同时加强对部门人员的培训工作，增强其管理专业知识，始终在脑海中形成安全管理的理念，只有如此才能确保电子公文档案得到安全的管理。
三、制定安全管理制度的制定
安全的管理制度可有效的为电子公文档案的管理提供制度保障，只有确保电子公文档案在规范的环境下运行，才能有效的加强对电子公文档案的管理。为进行上述的工作，电子公文档案管理部门人员必须按照相关的安全要求制定科学合理的安全管理制度，同时确保管理人员严格按照管理制度开展工作，使工作流程完全处于安全管理制度的监督之下。例如，对于管理人员而言，必须对管理人员的使用权限加以确定，切勿随意登记电子公文档案管理系统，避免出现人为因素。除此之外，还需加强对物理隔离模式的应用，严格执行身份认证制度，禁止管理人员以外的人员进入电子公文档案管理系统，同时还必须加强对制度执行力的监督，避免是安全管理制度有名无实。
四、加强安全管理系统的建设
对于电子公文档案的管理而言，只有加强各部门之间的协调配合，才能真正实现对其的安全管理。关于某个单位，其电子公文档案管理系统需要由管理部门与管理人员组成，而安全管理体系则必须将单位中的所有部门进行整合，全部纳入到安全管理体系中，以避免出现安全管理漏洞。除此之外，还必须加强各部门之间的工作与技术的协调性，避免使安全管理出现“空白点”，以此来真正发挥安全管理体系的作用。
五、加强数据库的安全建设
所谓的数据库安全建设即是指避免使数据库中的数据遭到非法的入侵与非法下载及使用。目前较为成熟的数据库管理系统为非关系全文检索数据库Trip。其安全机制分为不同的层面，对于数据库的访问在数据库级、记录级、字段级三个层面予以授权，对用户的访问权限与访问内容进行控制。当数据库被破坏时，可根据相应的日志文件对原因进行查找，并进行恢复，同时还可对数据库进行备份，便于相关管理人员的使用。此数据库拥有四级用户权限，即系统管理员、文件管理员、用户管理员与一般用户（如图1所示的用户权限图）。系统管理员拥有最高的系统管理权限，只有通过系统管理员才可以有效的生成文件管理员与用户管理员，以实现对电子公文档案的有效管理，若未经过系统管理员的授权，则任何人不可以进入电子公文档案的管理系统，使电子公文档案始终处于安全的运行管理之下。
六、加强应用程序安全的管理
应用程序安全通常被视为电子公文档案管理系统的安全核心，只有从源头上杜绝安全隐患的出现，才能有效的确保电子公文档案系统的安全运行。电子公文档案管理单位可使用共同的电子公文档案管理系统，然而必须注意的是不同的部门需要建立不同的数据库，并建立严格的使用权限。为确保系统的安全，管理部门必须不定期的对数据库资料进行备份并进行归档处理。一旦归档，数据库资料将完全被写入不可擦除的光盘中，使其真正成为不可被删除的档案，为日后管理人员的查看提供便利，最为重要的是避免了数据库资料的丢失。除此之外，为确保系统的安全运行，电子公文档案管理部门还必须采用安全设计技术。系统可自动的记录用户对于系统的任何操作并形成日志文件，使系统管理员可以及时的发现系统存在的安全隐患。
七、拓展安全管理的内容
若想加强电子公文档案的管理，除做好日常的管理工作外，还必须对安全管理内容进行拓展，以此为加强电子公文档案管理系统的安全运行提供额外的保障。为实现上述目标，安全管理部门必须加大进行物理安全管理、技术安全管理与软件安全管理的工作，只有如此才能确保安全管理更为全面的开展工作。为此必须发挥协调机制的作用，各部门各司其职并加强沟通，对于安全隐患及时的发现并排除，尤其是在数据安全方面，管理者需要在U盘、光盘与云存储中同时进行备份，实现“三管齐下”。
八、结束语
综上所述，电子公文档案管理是档案管理的重要内容，与纸质档案共同构成了档案管理体系，虽然我国已进行范围较广的电子公文档案管理应用，然而对于其中存在问题也不容忽视，只有加强全方位的安全管理，才能有效确保电子公文档案管理系统的正常运行。
参考文献：
[1]张慎武,王玉霞,李国伟.电子公文档案管理系统安全机制研究[J].档案管理,2013(4):48-49.
[2]石玉梅.电子公文档案管理系统安全机制研究[J].赤子:上中旬,2015(13):218-218.
1系统架构与技术分析
1.1系统架构
系统是基于Web的应用系统,涉及到业务逻辑、数据处理等内容,采用流行的三层B/S(Browser/Server)结构进行设计和开发,使不同的系统用户可以通过浏览器访问网站进行档案管理相关工作,能很好地实现数据共享。
1.2技术分析
本课题开发的在线高校毕业生档案管理系统采用B/S体系结构。
在客户端运行浏览器,提供用户接口,负责产生用户的请求,并接受WEB服务器传递的WEB页面数据;WEB服务器接收请求,将其转换为数据库服务器能识别的SQL语句,传递给数据库服务器,数据库服务器执行后将结果返回给WEB服务器,WEB服务器将结果生成浏览器识别的格式返回到客户端的浏览器上。由于采用互联网的相关技术,B/S结构的系统开放性好,易维护、易扩展。客户端浏览器只跟WEB服务器交换数据,数据安全性比较高。
2系统需求分析
针对于日常的毕业生档案管理流程,该系统需满足以下需求:(1)毕业生可以通过网络很方便地查询自己的毕业档案去向等情况,不受地域和软件的限制。(2)学校毕业生档案管理人员能对毕业生档案的有关信息进行有效管理,包括档案存放、传递、接收等,能够对遗留学生的档案进行有效管理。(3)学校毕业生档案管理人员能够凭自己的权限在网上对该系统内毕业生档案进行添加、删除、修改,检索,打印以及管理者权限等操作。(4)系统稳定,实用,可靠,能够按要求备份数据库。
3系统功能设计
由于本系统是面向特定的对象,所以用户进入系统先应该进行身份验证。根据不同的用户,进入到不同的管理界面,完成相应的功能。
系统的功能模块划分如下:系统主要由用户登录、系统管理、档案管理三大模块构成。其中系统管理和档案管理是本系统的中心模块。系统管理包括:用户管理、权限管理、数据维护管理、日志管理、系统辅助管理等主要功能。档案管理包括:基本信息管理、毕业信息管理、档案转递管理、遗留学生信息管理、打印功能、检索功能等。
普通用户实现的功能包括两部分:毕业信息提交及档案去向查询功能。而系统用户实现的功能则包括以下几点。
(1)系统管理功能:①添加删除用户以及密码的设置与修改;②用户管理:系统支持多级权限管理。系统管理人员可对系统信息进行维护、编辑、检索、打印并对系统进行数据库管理;普通用户仅限于档案去向查询;③信息维护:毕业生生源数据库的维护——按年度,每年一个毕业生生源数据库,进行毕业生生源数据库的汇总与修改;打印方式的维护——根据机要档案交接的需要,按毕业生档案机要转递去向的不同,能够分别打印发往外省、市的,本市、区的,本地人才服务中心的等档案机要交接单;④日志管理:系统日常使用记录,包括:用户名、IP地址、使用时间及使用的相关记录;⑤系统备份功能:系统数据按要求进行备份。
(2)毕业生档案管理功能:信息管理功能:提供毕业生档案管理基本信息的录入、修改,进行相应的数据编辑,以及毕业信息的审核,编辑;检索功能:对于系统用户,能以多种方式对毕业生档案的各种信息情况进行数据检索;对于普通,能在客户端计算机浏览器上通过网络数据检索,对毕业生档案信息进行查询,检索出满足条件的记录。客户查询前提条件是知道姓名及学号;打印功能:将档案转递情况WORD文档表格的形式打印并予以留存。
4数据库设计及系统实现
4.1数据库设计
根据高校毕业生档案管理的工作流程,依托网络,毕业生档案管理系统要处理的信息主要包括:(1)毕业生个人情况信息:学号、姓名、性别、专业名称、民族、身份证号、生源所在地、入学时间、学制、培养方式等;毕业生就业信息;(2)就业单位、单位所在地址、派遣时间、毕业去向、派遣报到证号、就业状况;(3)档案转递信息:档案处理情况——含档案邮寄地址、档案接收单位及部门、档案投递时间——毕业生档案转出所在高校的时间、档案邮寄号码——高校学生档案管理部门转递毕业生档案时的编号、档案机要编号——档案转递机要部门的邮寄编号、档案回执——由高校学生档案管理部门随档案转出,用人单位或人事部门收到毕业生档案后寄还的档案接收单据,这是毕业生档案归属的凭据;(4)遗留学生档案信息:学号、姓名、遗留材料内容、遗留原因、其他相关说明。
由于涉及到的数据量不大,所以采用了access数据库,设计完成了用户表、档案转递信息表、学生信息表、遗留学生档案信息表、就业信息表。
4.2系统实现
本系统基于平台开发,用2005作为开发环境,界面设计采用了Dreamweave,IIS作为Web服务器,数据存储采用Access,通过编程实现了系统的功能,系统中涉及的关键技术有:数据库连接、条件查询、备份数据库等,由于代码较为冗长,在此不一一赘述。
关键词：档案管理MVCJ2EE用例角色
1、系统分析
基于MVC（model-view-controller）的档案管理系统是借助于J2EE架构以及面向对象方法等技术，将档案管理从原始的手工管理方式转交为计算机自动化的管理方式；其功能涵盖对档案的数字化加工，电子档案信息的采集、处理、存储、归档、组织、、利用和数字管理全过程，具有可扩展、实用的特性。因此，该系统要求标准化高，能快速、准确并全面利用档案，方便网上归档货物在线审批，良好的信息安全。
2、系统的设计
采用MVC的模式进行设计，即模型．视图，控制器的层次结构。结构包括：(1)Model，表示业务数据和业务逻辑，通常由JavaBean或EJB实现。(2)View，也称视图，是用户看到并与用户交互的界面，一般由JSP页面和表示组件(包括ActionForm)组成。(3)Controller，由ActionServlet类和Action类来实现。ActionServlet类是其核心组件，继承了javax.servlet.http.HttpServlet类，扮演中央控制器的角色。Action类负责调用模型方法，更新模型状态，并帮助控制程序流程，Action一般不实现具体应用程序逻辑。
系统运用UML技术通过MSVisio2003工具对用户的关键业务逻辑进行用例分析（见图1档案管理系统的用例图），系统实现了档案管理、借阅管理、消息管理、系统管理、综合查询等功能，实现了用户管理、部门管理、档案建立、档案借阅、档案归还、档案催还、权限管理、日志管理等。这里主要描述系统的用例和角色的设计。
网上归档：实现网上编辑和网上提交。整理编目：档案接收、立卷归档和审核入库。档案利用：全文检索、借阅管理、专项打印和利用统计。专题编研：专题管理和档案编研。包括专题管理和档案编研。数据管理：数据库管理、档案数据维护。系统管理：用户角色管理、在线审批、日志管理、词典管理、系统设置。
系统中涉及的主要角色有：系统管理员：是指档案维护人员，可以建立档案数据库，对数据库进行备份；可以对角色和用户进行管理，包括增、删、改以及授权等操作。档案管理员：是指档案工作人员，负责档案管理的日常工作。审核人：是指业务主管，负责审批手续。
查阅用户：是指普通用户，可以查询、借阅已授权的档案资料。
3、系统实现
3.1数据库的实现
SQLServer数据库利用Command对象地调用SQLServer的存储过程，在多个页面中调用同一个存储过程，使站点易于维护。这样意味着可以建立非常复杂的检索或者操作数据库的方法。简而言之，能用存储过程时就要用存储过程。如下代码实现了调用SQLServer的存储过程：
<％@PageLanguage="javascript"％>
<％@ImportNamespace=”System.Data”％>
<％@ImportNamespace=”System.Data.SqlCIient”％>
3.2系统功能实现
表示层负责处理用户的输入和向用户的输出，但并不负责解释其含义。以用户角色注册模块为例，表示层的文件为regedit.java。系统业务逻辑层的作用是作为纽带将表示层和数据库紧密联系在一起，放在Web服务器端和应用服务器端。数据库服务层负责实际的数据存储和检索。
关键词：放射卫生档案；医院管理；系统设计；系统开发
中图分类号：G270.71 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2017）03-0183-03
一、背景
按照国家法律、法规及卫生行政部门规章、管理办法、标准的要求，根据医院自身规模及近几年快速发展的需要，对各种管理全部进入统一信息管理，尤其是放射卫生档案分类管理更是信息化管理中的主要环节，放射卫生档案的管理也在综合管理的中枢枢纽作用下，并逐渐实现分类管理、分级管理。尤其是放射档案管理制度与完整的档案资料，对于日后的管理起到至关重要的作用。作为一所集医疗、教学、科研为一体的现代化综合医院，放射人员档案管理系统设计与开发就显得尤为重要。
二、放射卫生档案管理系统开发的意义
现代化医院管理信息量大、随机性强，工作繁杂、分工精细、协作紧密，如果没有一套严格、完整的规章制度或执行的不够严谨、认真、都将会导致医院工作的混乱、给患者造成不良后果。我院根据《中华人民共和国职业病防治法》《放射性同位素与射线装置安全和防护条例》和《医疗机构管理条例》等法律、行政法规的规定，我们制定了《青岛大学附属医院管理模式 》，明确指出，安排专人负责个人剂量监测和职业健康检查管理，建立辐射工作人员个人剂量档案和职业健康监护档案。档案应当保存至辐射工作人员年满75 周岁，或者停止辐射工作三十年。职业健康监护档案应当包括劳动者的职业史、职业病危害接触史、职业健康检查结果和职业病诊疗等相关的个人健康资料。建立健全职业卫生档案和劳动者健康监护档案，并按照规定的期限妥善保存。因此管理好放射卫生档案是目前工作的重中之重。管理档案系统的开发也是十分必要和紧迫，对医院信息化管理也有着十分重要意义。
三、放射卫生档案管理系统理论依据及目的
第一，依据：在编制该系统过程中，我们按照国家颁布的放射卫生法律、法规为依据，并参考院内其他管理系统制定的放射防护工作规范和档案模式，使该系统具备良好的规范性、实用性和通用性。
第二，目的：通过放射卫生档案管理系统管理档案，对放射诊疗工作人员健康查体、防护知识培训、配戴个人剂量等放射防护措施一一进行登记，以掌握全院放射防护人员的动态管理，有利于进一步规范放射工作人员的技术操作、保证质量、防止差错事故的发生。
三、系统设计
平日工作中用到的数据及资料档案只有进行互联网管理，才能发挥其管理作用。如何将放射档案管理的工作流程进行信息化处理，我们医院信息部根据我们部门要求，编制一套档案文件夹的名称、年月、设备购买日期、型号、实际使用日期、编号、设备主要参数、工作人员培训日期、健康检查日期、设备具体场所、个人剂量计检测结果等等管理软件。
（一）总系统的设计
基于Excel服务器的信息系统，分为三个层次（如下页图所示）。最底层是基础软件，包括操作系统、数据库、电子表格软件等。在基础软件层之上，就是Excel服务器，它提供了构建一个信息系统所必需的各种功能。基于Excel服务器之上，就是我们自己构建的各种应用系统。我们把实际业务和管理需求，做成一个个模板，固化到系统中，并且随着业务的发展，不断优化和发展。
此版本构建的信息系统，最终用户就在Excel的环境中操作，所以使用简单、配置也简单。
1.各种档案交换系统：以数据交换、内网及科室数据交换以及各系统之间的数据提取及交叉使用，涵盖了一个信息系统需要具备的各种特征。
2.统计数据系统：用来实现各种数据统计及数字统计并以分析为功能，使各种数据能为领导决策提供重要依据。
3.设备档案管理系统又分为两大部分：一部分为全院设备查询HIS系统，全院所有设备自购买之日管理的同时，实现信息化管理与信息共享，促进现代化发展和规范化管理；另一部分为放射卫生档案管理系统。放射卫生设备及工作人T所有信息及管理同时纳入数据库统一管理，建立放射卫生设备及从事该工作人员所有信息档案资料的备份和存档，确保所有资料信息不丢失。
4.放射卫生档案资料的收集入库：以市南院区为中心点，支持市北院区、崂山院区、黄岛院区三个分院区科室多种途径的上传档案，内网、外网均可。
5.文件和数据之间建立关联：文档的集中存储与共享、权限控制、并发修改控制、版本管理、文档日志、基线管理等。
6.放射卫生档案资源共享：具有网络硬盘功能，可以建立网络硬盘并设置权限，需要精细化的管理，每一次修改都要留痕、定期要备份、文件和数据要挂钩在组织内共享文件。与传统的开辟共享目录的方式相比，更安全也更方便。
在信息系统的使用过程中，由于硬件故障（如硬盘发生坏道）、用户的误操作（不小心删除了数据）、或软件系统故障（如感染病毒）等原因而导致业务数据损毁或丢失是一种常见的安全风险，定期进行数据备份是信息系统管理的一项重要内容。
（二）数据的备份与恢复
1.自动备份：Excel服务器提供了定期自动备份数据的功能，我们设定好备份的周期、备份时间和备份目录，系统就会自动完成备份工作。（1）用SysAdmin帐户登录到系统管理台，初次登录的口令为空。（2）在左侧树型中展开“自动任务”，选中其下的“自动备份”，点击鼠标右键，选择弹出菜单“新建”。（3）弹出“数据库自动备份计划”窗口。（4）选择要备份的应用系统。（5）选择备份路径，点击【设置】按钮，弹出“任务发生频率”窗口。设置备份频率。（6）点击【确定】，返回“数据库自动备份计划”窗口。（7）点击【确定】，用上述方法设置了自动备份计划后，系统会自动按设定好的周期和时间在备份路径下产生备份。
2.手工备份：除了设定自动备份计划外，还可以随时做手工备份，操作方法如下：（1）在服务端计算机上，以SysAdmin帐户登录到系统管理台。（2）在左侧树形选中节点“Excel服务器―应用系统”，在右侧列表中选中要备份的应用系统，点击鼠标右键，选择弹出菜单【备份应用】，弹出“备份应用系统”窗口。（3）点击【浏览 … 】选择备份路径。（4）按【确定】开始备份。最后点击【确定】。（5）备份完成后，通过查看“我的电脑”，您会发现在您指定的目录下产生一个新的文件，文件名为 ESDBBAK_< 当前的年月日时分秒 >_< 应用系统数据库名 >.bak，例如，假设当前的日期时间为：“2010 年 5 月 11 日 16：24：50 ”，应用系统名称为：ABC，那么产生的备份文件的名称为：“ESDBBAK_20100511162450_ABC.bak ”。
3. 数据恢复：把备份数据恢复到Excel服务器数据库中的方法是：（1）在服务端计算机上用SysAdmin登录到系统管理台。在左侧树形中选中节点“ Excel服务器―应用系统”，右侧选中要恢复的应用系统，选择选择右键菜单【还原应用】，弹出“恢复向导”窗口。（2）输入系统管理台登录账户sysAdmin的口令，点击【下一步】。（3）勾选【备份数据库到以下目录】并点击【浏览】选择备份当前数据库的目录，点击【下一步】。（4）点击【浏览】按钮选择要恢复的数据库备份文件，点击【下一步】。而后开始恢复应用系统，最后点击【确定】完成数据库的恢复。
一、系统管理
系统管理是用友U8管理系统中一个非常特殊的组成部分。它的主要功能是对用用友U8管理系统的各个产品进行统一的操作管理和数据维护，具体包括账套管理、年度账管理、操作员及权限的集中管理、数据及运行安全的管理等几个方面。
具体操作：
(1)、建立用户
(2)、建立新账套 :这里注意账套主管设这、分类设置、系统启用设置
(3)、用户权限分配：账套主管、会计(总账+工资管理+公用目录设置)、出纳(出纳签字+总账中的出纳)
(4)、设置基础档案：分别把部门档案、职员档案、客户分类、供应商分类、地区分类、付款条件、客户档案、供应商档案、开户银行资料输入新建的账套内
(5)、备份账套数据
二、总账管理
总账管理系统是财务及企业管理软件的核心系统，适用于各行各业进行财务核算及管理工作。总账管理系统的主要功能包括初始设置、凭证管理、出纳管理、账簿管理、辅助核算管理和期末处理等。
具体操作：
(1)、设置控制参数
(2)、设置基础数据：会计科目、凭证类别、外币及汇率、结算方式、辅助核算档案等
(3)、期初余额录入：录入完后要试算，若试算不平衡则会影响下面的操作。
三、UFO报表管理
UFO报表管理系统是报表事务处理的工具。它与用友账务等各系统有完善的接口，具有方便的自定义报表功能、数据处理功能，内置多个行业的常用会计报表。
在实习过程中，我们是利用报表模板直接生成报表，生成的报表为资产负债表和利润表。在执行模板选择时，我们要注意会计科目的选择，一些同学因为选错了会计科目，导致报表数字的错误。
四、工资管理
工资管理系统与系统管理共享基础数据，并将工资分摊的结果生成转帐凭证，传递到总账管理系统，向成本核算系统传送相关费用的合计数据。
具体操作：
(1)、建立工资账套
(2)、基础信息设置：人员类别、工资项目、人员档案、银行名称
(3)、工资类别设置：人员档案、工资项目和计算公式
(4)、工资变动输入
(5)、代扣个人所得税
(6)、工资分摊并制单
五、固定资产管理
固定资产管理系统主要完成企业固定资产日常业务的核算个管理， 大学生感恩母校，生成固定资产卡片，按月反应固定资产的增加，减少，原值变化及其他变动。
具体操作：
(1)、固定资产系统参数设置、原是卡片录入。
(2)、日常业务录入：资产增减、资产变动、生成凭证。
六、应收应付款管理
应收款管理系统主要用于核算和管理客户往来款项。应付款管理系统主要用于核算和管理供应商往来款项。
具体操作：
(1)、初始化：设置账套参数、初始设置
(2)、日常处理：形成应收应付结算、转帐处理
zlx：从当前实践看，电子文件管理系统还基本难以找到对应的管理主体，它更多的是理论界的一种自娱自乐式的纯理论阐释。因为，电子文件在业务部门产生以后，一直就在各业务系统中运行，如会计档案是在会计电算化系统中运行、教学档案是在教务系统中运行、电子公文是在公文管理系统中运行等。总不能说会计电算化系统、教务系统、公文管理系统等属于电子文件管理系统吧？它们都是为了办理上述业务而存在的管理系统或平台，而不是为了管理电子文件而存在的系统或平台。当前学界一般把电子文件管理系统定义为管理电子文件的平台，而上述系统存在的意义不是为了管理电子文件，而是为了完成相应的业务活动，因此，上述系统显然不是“电子文件管理系统”。而电子文件在办理完成之后，经过归档又直接进入到“档案管理系统”里去了，所以这个“电子文件管理系统”在哪里呢？谁在对其进行管理呢？
任越：支持zlx的观点。电子文件管理系统就是业务系统，这个系统本身就是单位业务系统的拓展，只不过档案学界将这个电子文件管理系统单独拿出来，其实必要性不强。各位可以上网搜索，哪个学界专家真正开发过电子文件管理系统并搞过实证研究？电子文件管理系统都是人家科技公司研发出来的，专家们只不过提供了一些素材和需求罢了。
陈建同学：支持任越的观点。电子文件管理系统还是要围绕实践部门走。电子文件管理国家战略顶层设计正在全面实施，电子文件管理系统国家标准也已经颁布。实践层面，电子文件管理系统的研发和应用正在逐步推进。
红旗下的档棍：电子文件管理系统很尴尬，为什么不是OA呢？或者说是某种业务系统。我觉得zlx说得有道理，现实生活中其实就是一种特殊的业务系统而已。管理主体就是文件背后业务活动的管理者。
simon：我是企业档案馆的，单位有个部门叫文档处，负责管理公司文件和档案。电子文件管理系统主要是管理电子文件的，电子文件系统中有个模块叫档案管理模块。电子文件办毕后，在线整理归入档案管理模块，变为电子档案。所以我们的电子文件概念和现在学界说的电子文件概念不太一样。我们基本沿用了纸质档案的管理模式，管理主体没有变化。
一芙：我觉得主体是文件形成单位，电子文件系统的存在是为了单位的业务而设置的，电子文件是业务活动中形成的文件。
追梦的少年：立档单位和业务部门应该是电子文件管理系统的主体。立档单位和具体业务部门是电子文件的具体形成者，他们对电子文件的形成过程、目的、背景等情况了如指掌，可以最大限度地确保电子文件的真实性、完整性和有效性。
陈建同学：电子文件管理系统有主体吗？是管理主体还是开发主体？这个问题要搞清楚。
任越：支持陈建同学的观点。电子文件管理系统就是个系统程序，怎么会有主体？主体是程序员。
simon：我们单位管理和开发都是文档处统一管理。
wgy0828：系统管理的主体必须是系统管理员。至于谁是系统管理员，是什么级别的管理员，就回到电子文件管理主体的问题了。
simon：系统管理员听文档部门的，所以系统管理员只是辅助管理，还是需要按公司统一的文档管理制度来操作，所以管理主体就是文档部门。
wgy0828：你说的系统管理员是刚开发好的初始身份吧，系统移交单位之后的管理员不就是与文件流转相关的人员。
红旗下的档棍：其实，电子文件管理系统只是一种业务系统而已，有时表现为狭义的办公部门开发使用的系统，但更多的是其他业务部门管理的系统，其管理主体多数情况下为文件背后业务活动的管理者，管理行为包括需求提出、可研论证、组织设计管理、开发管理等。
住在春天：电子文件生命周期中一般存在三种类型系统：业务系统、电子文件管理系统、电子文件长期保存系统。业务系统和电子文件管理系统与文件形成单位相对应，电子文件长期保存系统与档案馆相对应。
档案研究僧：这个讨论的主题是不是有歧义啊？是在讨论管理电子文件的主体，还是管理电子文件管理系统的主体？电子文件管理系统的主体听上去感觉有点别扭。一个系统的主体是设计系统的人，还是在运营维护系统的人？
zlx：歧x？谁对它实施管理，谁就是其管理主体，如档案管理系统的管理主体是档案管理部门，这个理解有错？
红旗下的档棍：电子文件管理系统的客体从形式上看，包括视频、音频、电子公文、零散数据等。从归属上看，按照档案界发生型定义的方式，一般为文件形成者。技术层面分清客体很重要，为什么呢？因为这涉及系统的数据量和信息量，进而涉及系统整体的网络结构、数据结构和存储形式。系统数据量和信息量是进行系统可研论证的重中之重。
zlx：电子文件在办理过程中在各“业务系统”中运行，办理完毕后，在档案管理系统中运行，请问这个“电子文件管理系统”去管哪里的“电子文件”？
simon：管的是档案管理系统中的电子文件。
zlx：从我国实际状况看，电子文件管理系统是夹在业务系统与档案管理系统之间的一个系统，可能就是“画蛇添足”。电子文件管理系统不是一个筐，什么都能往里装。电子文件管理系统也不是自由体，各人有各人的边界，这样的东西就是个虚的。
一芙：电子文件管理系统是业务文件流转的平台，怎么会和业务系统是分离的呢。
zlx：高见！第一次听说，电子文件管理系统是业务文件流转的平台这种说法，那么，会计电算化系统是算业务系统还是算电子文件管理系统呢？
田宁宁：电子文件管理系统是不是以电子文件为主体的，电子文件是业务的载体和内容吧。否则，电子文件管理系统里面都是啥内容呢？
一芙：电子文件管理系统是对电子文件生成、流转、处置、利用等过程进行管控的平台，有的包含档案管理系统，有的与档案管理系统分离。我这种理解不知对不对。
simon：没问题的，很符合实际工作部门的管理情况。
wgy0828：那么电子文件管理系统和OA系统的功能区别在哪儿？
一芙：没区别啊，都是电子文件管理平台。电子文件管理系统是一个大的名称，OA办公只是其中的一个业务而已，电子文件系统中还有其他业务流程。
simon：等于或大于OA。主要是名字所涵盖的内容不同，涵盖少则与OA同名，涵盖多则等于OA+档案管理系统，和实际工作比对就是文档处只管收发文及文件办理管控，或者只管归档文件，或者既管OA，又管归档文件。
红旗下的档棍：老实说，我眼里只有档案管理系统和非档案管理系统，有些术语比较讨厌，理论上也不是不能把电子文件管理系统概括得非常大、非常全，甚至包括标准规章之类的，但这样只是方便论述而已，有一定的理论意义，但实践意义也仅是提醒实践工作者注意考]问题的全面性，真要是去开发系统，胡子眉毛一把抓肯定不行，要把工作尽可能地分解。我的经验是业务系统中的数据要有一个归属，各个业务系统之间要有一个数据中心去调节。
追梦的少年：电子文件管理系统是对单位业务管理系统的集成，同时也是连接档案管理系统的桥梁和纽带，三个系统的整合将是优化文档管理系统的一个方向，当然这种整合并非易事，涉及不同的管理主体。
simon：电子文件管理系统是存在的，不论是从OA角度理解电子文件概念，还是从档案角度理解电子文件，或者从文档一体化层面上理解电子文件。
红旗下的档棍：电子文件管理系统其实是从档案管理的视角对业务系统的一种观察，是一种方便从档案管理认识实践现象的工具，有了这个命名方便档案管理的思想、注意力、管理手段等的介入，方便档案管理人员对档案这一客体的关注。所以，作为一种理论研究的对象，有一定的合理性。但要搞清楚，一旦开始深入地分析，应把它忘掉，让它消失掉，心里想着怎么用档案的手段把业务搞好就行。
zlx：系统存在与否应该是看是否有利于管理流程的优化为标准，如果 “画蛇添足”，还不如不要为好。
wgy0828：如果按学界的说法，一定要将电子文件管理系统与“业务系统”“数字（电子）档案系统”区分开来，那么它就没有独立存在的内在驱动和外在基础：1.形成主体电子文件意识不强。最近半年调研的8家事业单位和9家企业中，系统开发时基本上只关注单位业务系统的便捷性和安全性，强调数据的采集、统计和关联，对其凭证性往往患有技术依赖症，认为在系统里的文件就是默认权威的。2.缺乏明确且强有力的主导者。公文主管部门更多关注文件内容、格式和流转，而不是其存在形式，档案行政管理部门对电子文件的长期保存感兴趣，却从权力和能力上都没法真正实现“前端控制”。另外从效益上来说，在业务系统和电子档案系统中间夹个电子文件管理系统，其产出比和响应时间都不划算。
simon：其实反过来再想想，除去一切电子文件管理系统，回到纸质文件时代，事情一样可以顺利处理，只是效率低些，所以电子文件管理系统首先是提升效率的工具。再进一层，电子文件管理系统不光是管理了电子文件，更是一种工作模式的改变，产生了新型的信息沟通管理模式。所以，形式可以千变万化，不变的是对文件管理的需要。
住在春天：从理论上来说，如果电子文件管理系统没有必要存在，除非是它的功能没有了价值，无需从业务系统中捕获电子文件，也无需具有行政有效性和法律证据性，或者它的功能可以被其他系统取代或覆盖。
Key words： university archives；file management；software practice；countermeasure
中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2014）32-0248-02
0 引言
PDE软件是专业的档案综合管理信息系统，开发对象主要是大规模集团化企业和政府综合性档案馆。软件的功能符合国家档案局2010年颁布的《数字档案馆建设指南》对数字档案管理系统的基本要求[1]。此软件具有非常灵活的管理策略，提供多种档案收集渠道，适用各种归档方式的档案整理功能和强大的信息维护能力，其流程管理设计思想的提出将档案管理行业的软件设计提升到了新的
层次。
1 高校档案管理应用PDE软件的问题
1.1 软件应用中易出现的问题
1.1.1 实际操作者对软件性能不熟悉导致的错误
PDE软件的管理流程设置规定案卷级档案的编目应在文件级档案的编目之后，只有将文件整理录入目录库后才能组卷建立案卷级档案。一些档案管理人员按照自己惯有的工作方式，先把案卷级目录信息录入完毕，然后进入相应的卷内文件库录入文件信息，结果导致由公式设计自动生成的“总页数”、“总件数”等著录项会自动发生篡改。
PDE软件的检索功能是其技术优势，可以在目录信息内无主题词的情况下输入任意关键词进行目录检索和全文检索。关键词的录入格式必须与著录的原始信息严格一致才能检索到结果，这样可以提高档案的查准率，但不了解情况的档案查询者操作时则可能增加档案的漏检率。
1.1.2 软件设计的问题 PDE软件的数据备份与恢复功能没有设置专门的快捷按钮。档案管理人员要进行档案数据备份只能通过实施工程师在服务器上对整个数据库专门进行备份策略设计，或者将所有的档案库逐个选择数据然后分别数据打包到自己的硬盘上，这两种方式备份操作都不是很方便的工作。
软件的报错提示比较机械化，一般是很长的一串既有数字又有字母的符号。这些代码基本上只有具备软件开发知识的人才能看得懂，普通档案管理人员无法据此找出
对策。
1.1.3 网络和计算机对软件的影响 PDE软件采用的是C/S和B/S双重开发技术架构。C/S一般建立在专用的网络上，小范围里的网络环境，局域网之间再通过专门服务器提供连接和数据交换服务。对网络环境的要求比较高，如果高校档案管理者没有构建档案馆及兼职档案员小范围的专用局域网，而采用整校园网作为最底层网络，则很容易受校园网不稳定的情况影响。
1.2 软件的整体构架和实际使用的矛盾 PDE软件客户端包括两套系统，一套是业务管理系统，另一套是后台管理系统。业务管理系统既有文件管理、整理编目、档案保管、档案统计、档案检索、档案利用、档案鉴定等基本的常用功能模块，又有档案编研、档案移交、工作管理等专用模块。后台管理系统既包括元数据管理、模板管理、系统表字段管理、用户管理、日志管理等常用功能模块，又包括系统参数管理、工作流设置等与服务器系统关联的专用功能模块。此外PDE软件还具有信息门户集成模块、数据安全控制、数据一体化接口、库房图形化系统等若干产品扩展模块。对于常用的功能模块，使用者经过多次操作后基本能够熟练运用，而系统管理、元数据管理、权限管理、工作流程设置等方面的专用功能模块需要具备一定的计算机、数据库和网络技术知识的人员才能较好掌握。还有一些功能，如全宗管理，全宗定位，对于中南民族大学这种全宗唯一的高校档案馆可能会永远都不会用到，而其还往往放在软件的醒目位置，比较容易影响视觉。
1.3 软件的维护需求与相关人才不匹配 PDE软件属于比较高端的档案管理软件，必须由具备一定计算机技术、SQL语言之类的数据库技术和网络技术，同时又掌握档案学专业知识的人来担任系统管理员。在高校档案馆中，一般档案工作者熟悉业务不懂技术，而引进的计算机人才又对业务不熟悉，目前普遍缺乏业务与技术兼通的复合型人才。有些高校的档案工作者属于兼职性质，专业知识不熟悉、业务不精通，综合素质特别是计算机水平不高，这些都会阻碍软件功能的发挥，使得软件的利用率不高，使用效果不理想[2]。
2 相关问题的对策
2.1 改进软件设计，体现高校档案管理需求 针对各高校的档案管理通用的功能需求，如“学生成绩翻译”，“毕业生去向查询”，“学生档案管理”，“数据备份”等模块，可以向软件公司提出开发要求。高校档案工作者应在软件试运行期间积极与软件公司进行沟通，并提出改进的意见。在具体实施过程中，尤其要注意，档案管理系统基础硬件设施一定要按照PDE软件硬件配套要求。包括服务器性能，局域网连接，客户端计算机的配置和使用维护必需遵照软件公司提出的要求，这是软件正常运行的基本保障。
2.2 了解软件性能，规范档案业务，适应软件功能 一些关键的问题可以通过软件升级来改进，更重要的一方面则要求使用者了解软件的性能，按照软件的设计来规范档案业务，适应软件的功能。比如前面提到的检索功能对检索词的要求比较精确，则可以要求档案目录录入者在录入时，尽量做到标准化，当遇到档案自身表述不规范时，可以在主题词中增加几种表述方式，以提高查全率。又比如在挂接原文时文字文件提交的格式尽量为PDF、WORD、EXCEL和TXT格式，图像文件提交的格式尽量为JPEG、TIFF格式，视频文件为WAV格式，音频文件为MP3、WMA格式。归档文件的日期应以8位阿拉伯字表示。档案工作者则要在使用软件的过程中，总结经验，互相沟通学习，要善于发现问题、提出问题，更重要的是运用专业档案知识解决问题[3]。
2.3 开展多层次、多途径培训 对档案工作人员加强软件运用的培训，使其认识到软件的强大功能，并在使用过程中感受到PDE软件对档案管理具有不可替代的作用。高校档案管理部门要定期开展对兼职档案员的培训。高校档案管理部门可以采用PPT课件和视频课程授课等方式将PDE软件的B/S管理系统查询档案方法公布到信息网站上，让校园网内外用户学习如何查询档案目录，浏览或下载全文，让用户感受到档案管理系统对档案利用带来的便捷。
关键词：人力资源管理系统；UML；设计；建模
中图分类号：TP393 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2012）31-7404-02
随着信息技术的进步，高效率地完成人力资源管理的日常工作事务，已成为适应企业现代管理制度，推动企业管理走向规范化、科学化、系统化的必要条件。随着人力资源管理工作范围的不断扩大，实行人工操作，势必会耗费工作人员大量的时间和精力，而利用计算机进行人力资源管理工作，不仅能够保证信息存储的准确无误、各类型报表的快速输出，而且还可以依靠计算机对各类人力资源信息进行查询与统计，极大地提高了人力资源管理的工作效率[1]。鉴于以上优势，本文基于统一建模语言UML来对人力资源管理系统进行设计。
1 统一建模语言UML
统一建模语言UML（Unified Modeling Language）是一个支持软件开发所有阶段的模型化的图形化语言，是20世纪80年代末至90年代中面向对象的分析与设计方法的发展的产物，通过UML能绘制出软件的整体蓝图[2]。UML适用于软件系统开发的各个过程阶段。在需求分析阶段，可以利用用例来捕获用户需求，利用类图描述系统问题域的主要概念和机制；在设计阶段，为实现用例，类之间的协作使用动态模型来描述。另外，UML模型是软件测试的依据，单元测试对应类图和类规格说明，集成测试对应部件图和合作图，系统测试对应用例图。软件包含的信息很多，难以用一个视图来表达。为了形象地表达出软件所包含信息，并详尽描述系统的整体特性和功能，UML中使用不同的视图从各个角度来描述软件系统，以准确地对其进行定义。UML的视图包括以下五种：1）用例视图，是从外部角度（主要指用户）来以最直观的方式描述软件功能，是UML视图的核心，其他视图是依据用例视图来确定的。用例视图变化，UML的其他视图则相应需要变动。该视图主要由需求分析人员构建。2）并发视图，表示系统的并发工作情况，描述的是的系统功能如何实现的问题，主要考虑代码的并发执行、资源的有效利用以及异步事件的处理流程。该视图主要由系统开发和集成人员构建。3）逻辑视图，重点关注系统内部，不仅描述了系统的静态结构（类、对象和它们之间的关系），还描述了动态行为（对象之间发送消息产生的协作行为）。该视图主要由系统设计与开发人员构建。4）部署试图，描述了系统的物理部署，比如某台计算机执行哪些程序，各结点的硬件设备是通过何种方式连接的。该视图的主要由系统开发人员、集成人员和测试人员共同构建。5）组件视图，组件是指实现不同功能的代码模块，组件视图则描述了系统各组件的结构和依赖关系。该视图是由系统设计与开发人员构建[3]。
2 基于UML的人力资源管理系统的设计
2.1 系统顶层用例图
人力资源管理系统主要包括部门机构管理、职工档案管理、招聘管理、考勤管理、薪酬管理、培训管理和系统管理等7个子系统，外部实体角色可分为分五类。1）系统管理员，具有最高权限，负责管理其他用户的权限、用户名和密码，并对系统进行维护和升级；2）人力资源管理部门，负责职工的个人信息、考勤、招聘，在系统中对各项管理项目进行具体的设置；3）财务部门，在薪酬管理模块中，可以对薪酬进行具体的计算和录入；4）应聘人员，在招聘管理模块中，可以查看企业具体的招聘岗位、要求和笔试面试时间，并完成个人应聘信息的输入，上传个人简历，查看录取结果；5）普通职工，可以在系统中通过模糊或者精确查询各种与自己有关的信息。软件系统顶层用例图[4]如图1所示。
2.2 系统分析建模[5]
2.2.1 部门机构管理
部门机构管理即对企业各个部门进行创建、合并、取消，编辑和维护部门的基本信息，这些信息包括部门职能、岗位、招聘计划等，并进行统计和分析，按要求输出各类报表。具体包括：部门机构设置及编码、部门机构信息管理和岗位设置管理等3个子模块。
2.2.2 职工档案管理
职工档案管理是对企业的职工信息进行管理，包括职工的基本信息、人力资源关系变动、离退休、奖励与惩罚等，并提供查询、分析和统计功能，还可按要求生成和输出各类报表。具体包括：职工基本信息管理、人力资源关系变动、离退休管理、合同管理、奖励与惩罚管理、人力资源信息查询和统计与分析等7个子模块。
2.2.3 招聘管理
该模块主要实现企业的招聘管理，制定招聘计划，招聘公告，记录每次招聘的情况和笔试、面试的情况，提供查询和维护人力资源招聘信息功能。具体包括：招聘计划制定、招聘信息管理和统计与分析等3个子模块。
2.2.4 考勤管理
该模块主要记录企业职工的出缺勤、请假、上下班等情况，考勤分为缺勤和全勤，缺勤又分为事假、旷工、出差和病假，改模块还将数据连接至财务部门的薪酬管理系统，方便财务管理人员及时进行薪酬统计和结算。提供考勤记录的查询，报表的生成、打印、分析、统计和汇总。具体包括：考勤制度管理、请假管理、加班管理、考勤管理和统计与分析等5个子模块。
2.2.5 薪酬管理
该模块供人力资源管理部门和财务部门共同使用，可以由企业自定义各项薪酬项目和薪酬核算办法，确定薪酬支付原则、薪酬策略、薪酬水平和薪酬结构，并可以按照要求进行汇总、分析和统计，输出和打印各类报表。具体包括：薪酬项目管理、薪酬计算和统计与分析等3个子模块。
2.2.6 培训管理
培训管理主要制定对职工的培训计划、实施等流程。具体包括培训课程管理和培训记录管理2个子模块。
2.2.7 系统管理
系统管理的操作权限是系统管理员，主要负责整个系统的用户权限管理，对系统数据进行备份与恢复，以及对各种参数，比如学历学位类别、职称类别进行设置。
3 结论
UML是一种功能强大、面向对象的建模语言，它可以帮助系统开发人员清晰地了解业务流程，准确地建立系统模型，为进一步地系统开发打下坚实的基础。本文基于UML，对部门机构管理、职工档案管理、招聘管理、考勤管理、薪酬管理、培训管理和系统管理[6]等7个模块进行设计，构建出了整个系统的顶层用例图。总而言之，利用UML，可以设计出方案合理、功能齐全、操作简便的人力资源管理系统，积极地推动了企业的信息化发展。
参考文献：
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[2] 牛丽萍，郭新志.UML面向对象设计与分析基础教程[M].北京：清华大学出版社，2007：20-22.
[3] 邱郁惠.系统分析师UML实务手册[M].北京：机械工业出版社，2008：25-27.
[4] 史毓达，陈宇.基于UML进行面向对象建模的研究与实践[J].湖北教育学院学报，2005（5）：12-14.
