时间：2023-06-07 09:35:09
关键词 ：广电系统 档案管理 研究
Abstract ：With the social demands for broadcasting system files increase， the file management work attracts people’s attention. As a basic worker， I elaborate practical work to improve the function of the social value of file management.
key words ：The radio system; file management; research
要做好电视广播的档案管理工作，主要从档案管理人员、档案管理技术以及档案发展方向入手，打破管理常规，总结管理经验，在档案管理方面投入更多的资源，例如人力、财力以及物力，尤其是对信息化管理资源的投入。
一、 广电系统档案管理工作存在问题
（一）形成的档案材料缺乏协调、统一、集中。
广电系统档案从开始至结尾没有按照归档要求进行归档，实际操作中缺少相应的控制措施及后续的档案管理、服务工作，造成了档案材料流失。档案存放没有专用声像档案室或声像档案专柜，档案混存，存放环境不具备恒湿、恒温、防磁等特殊性要求，档案防护管理不到位。
（二）广电系统档案信息化建设进展缓慢
档案管理普遍存在管理软件或硬件落后、软件不适应社会的发展以及网络化、数据化功能退化的现象，使广播电视的事业进展受到严重局限。部分领导对档案信息化建设的认识不到位;档案的数字化监督力度不大，在广电系统网上可提供查询利用的档案数量不多;档案管理模式不新;从事档案工作的专业技术人员不足。
（三）广电系统档案的长效管理机制还没有形成。
广电系统行政管理体制发生了巨大的变化 ，但档案管理机制却没有与时俱进地进行改革和调整 ，各级领导对档案管理工作的重视程度不够 ，造成档案管理工作不规范 ，有的地方在档案管理方面甚至根本没有建立起规章制度。
（四）广电系统档案存储无序、混乱。
个别从业者认为只有上级发文 ，或者红头文件才是档案 ，档案意识淡薄，比如他们认为工作中形成的音像资料、新闻素材、播出作品等不是档案。他们对拍完、录完、播完后怎么处理这些声像档案并不在意 ，这就导致许多声像档案长期保存在个人或部门手中。使得单位档案归类不齐全、不完整 ，严重影响了广播电视档案的长久保护和开发利用。有些个人或部门为了应急 ，将一些具有重要保存价值的节目或作品带洗掉 ，作为空白带反复使用 ，等到以后认识那些作品的重要价值时 ，已经无可挽回了。广电系统档案与其他系统档案最大的区别就在于它的声像档案内容。这种特殊载体形式的声像档案已成为国家档案的重要组成部分。
二、 广电系统档案管理工作的措施
（一）加快广电系统档案的规范化、信息化建设
领导和档案工作者要解放思想，与时俱进，更新观念，变管理型为服务型，加强各类档案的规范化管理，进一步强化依法治档、制度治档的意识，认真总结档案管理经验，结合实际调整建立档案工作业务建设标准和规范;要落实资金，增配硬件，完善软件，构建档案资源共享网络平台。不仅要配备计算机等信息化建设的硬件，还要对当前使用的软件进行完善、维护和更新，以提高管理系统的稳定性和工作效率;要加快档案的数字化进程，为广播电视信息的资源共享提供必要条件;要按照专业化现代化的要求，既要加强广播电视档案队伍建设，又要培养既懂档案业务又懂信息技术的复合型人才。
（二）财力物力保障档案管理工作加大业务培训力度
加强在资金上的投入力度，完善广电系统档案管理系统的整体框架做到信息采集与报送管理规范化，让整个信息化管理系统不断在档案管理工作中发挥作用，最终为广电新闻事业的发展服务。建立档案管理数据库在广电新闻档案的多媒体信息系统的应用中，从多媒体数据库入手，加强广电系统档案管理。细化相应的落实措施，对已产生的档案从收集、归档到移交做到规范化管理防止档案流失。对档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。培养专业档案管理人员，注重其政治品德素质和职业道德素质。广电系统档案管理有必要不断对档案信息管理人员的专业技能和专业水平进行培训及考核评价以利于广电新闻档案管理信息化工作的有效进行。声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等，要因地制宜，因陋就简，积极创造条件，力求将声像档案妥善保管，要使用声像柜或密闭铁柜单独存放，要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等，录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的使用寿命。
（三）建立广电系统档案长效管理机制
按照档案管理的要求，结合实际，因地制宜制定适合本单位的各项管理制度、操作规范和工作要求，并严格按照规定抓好落实。要立足长远，常抓不懈，档案管理工作只有坚持常抓不懈，才能不断提高管理水平。
（四）档案管理人员应树立档案管理意识
广电系统应根据档案管理情况设置相关的管理部门以及管理人员，引入与之相关的专业人士，重视组建开发与编研音像档案的队伍，优化管理人才构造，提高综合素质。管理层应帮助管理人员树立档案管理意识，使管理人员明确信息化管理档案的重要性，给予档案管理人员主动关注信息化管理工作的动力，通过对管理人员的培训，培养档案管理人员的责任感、使命感。
（五）明确档案信息的发展方向，推广信息化管理
随着数字化与网络化在广电机构的产品制造中不断推广，广电机构的档案管理、利用也面临着更大的挑战，使广电机构的档案管理方式建设不断进步。档案是清晰、确定的原始记录性信息，而广电机构要信息化的不只是档案本身，还要将经过处理的档案信息以及相关的社会信息进行信息化，经过融合后将档案信息放大。
（六）推进档案管理工作规范化、标准化
在推进档案工作规范化标准化的工作进程中，一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。随着信息化技术的进一步发展 ，我国广电系统档案网络数字平台 逐渐发展为互动性或功能性数字平台。现阶段已开设在线咨询、查档答疑、业务答疑、个性化页面和邮件杂志等与网站浏览者互动的栏目。加强广电系统档案与社会公众的沟通与交流 ，多层次、多方位地满足公众的档案信息需求。
广电系统档案管理人员必须抛弃过去的陈旧观念和封闭做法 ，适应时展 ，塑造档案服务新形象 ，让档案信息服务切实走入社会公众生活。提升档案管理社会价值。
参考文献
[1] 探析广电事业单位档案管理的改进措施 陈丽英 城建档案 2014-02-15 期刊
[2] 如何提高电业局档案管理工作的规范化水平 刘敏敏 科技创新导报 2012-11-11 期刊
摘要
abstract
前言
第一章 为什么要开发一个学生档案管理系统？
第二章 计算机已经成为我们学习和工作的得力助手
1．1 在中小学中用计算机管理学生档案的意义
1．2 为将来学校上网做好准备
1．4 学生档案的设计分析
第三章 怎样开发一个学生档案管理系统？
2．1 编程环境的选择
2．2 关系型数据库的实现
2．3 二者的结合（dba）
第四章 windows下的visual basic 编程环境简介
3．1 告别“hello world”的年代
3．2 面对对象的编程
3．3 实现菜单选项
3．4 实现工具栏
3．5 帮助
3．6关于系统
第五章 使用access2000 实现关系型数据库
4．1 数据库的概念
4．2 新建一个数据库
4．3 修改已建的数据库
4．4 实现数据库之间的联系
第五章 系统总体规划
5．1 系统功能
5．2 流程图
第六章 系统具体实现
6．1 用户界面的实现
6．1．1 封面
6．1．2 主界面
6．1．3 帮助系统
6．2 数据库的实现
6．2．1 学籍数据库
6．2．2 学生成绩库
6．2．3 课程库
6．3 与vb的连接
第七章 结束语
第八章 主要参考文献
附录
--------------摘要--------------
学生档案管理系统是典型的信息管理系统(mis),其开发主要包括后台数据库的建立和维护以及前端应用程序的开发两个方面。WwW.133229.CoM对于前者要求建立起数据一致性和完整性强、数据安全性好的库。而对于后者则要求应用程序功能完备,易使用等特点。
经过分析,我们使用 microsoft公司的 visual basic开发工具,利用其提供的各种面向对象的开发工具,尤其是数据窗口这一能方便而简洁操纵数据库的智能化对象,首先在短时间内建立系统应用原型,然后,对初始原型系统进行需求迭代,不断修正和改进,直到形成用户满意的可行系统。
关键字：控件、窗体、域。
--------------abstract--------------
the system of managing student file is a typical application of managing information system （know as mis）,which mainly includes building up data-base of back-end and developing the application interface of front-end. the former required consistency and integrality and security of data. the later should make the application powerful and easily used.
by looking up lots of datum, we selected visual basic presented by microsoft because of its objective tools in win32. vb offered a series of activex operating a data-base. it can give you a short-cut to build up a prototype of system application. the prototype could be modified and developed till users are satisfied with it.
keywords: activex , form , field .
--------------前言--------------
学生档案管理系统是一个教育单位不可缺少的部分,它的内容对于学校的决策者和管理者来说都至关重要,所以学生档案管理系统应该能够为用户提供充足的信息和快捷的查询手段。但一直以来人们使用传统人工的方式管理文件档案，这种管理方式存在着许多缺点,如:效率低、保密性差,另外时间一长,将产生大量的文件和数据,这对于查找、更新和维护都带来了不少的困难。
随着科学技术的不断提高,计算机科学日渐成熟,其强大的功能已为人们深刻认识,它已进入人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。
作为计算机应用的一部分,使用计算机对学生档案信息进行管理,具有着手工管理所无法比拟的优点.例如:检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。这些优点能够极大地提高学生档案管理的效率,也是企业的科学化、正规化管理,与世界接轨的重要条件。
因此，开发这样一套管理软件成为很有必要的事情,在下面的各章中我们将以开发一套学生档案管理系统为例,谈谈其开发过程和所涉及到的问题及解决方法。
--------------------下面就让我们开始正文的介绍
第一章
为什么要开发一个学生档案管理系统？
计算机已经成为我们学习和工作的得力助手：
今天，计算机的价格已经十分低廉，性能却有了长足的进步。它已经被应用于许多领域，计算机之所以如此流行的原因主要有以下几个方面：
首先，计算机可以代替人工进行许多繁杂的劳动；
其次，计算机可以节省许多资源；
第三，计算机可以大大的提高人们的工作效率；
第四，计算机可以使敏感文档更加安全，等等。
在中小学中用计算机管理学生档案的意义
现在我国的中小学校中档案的管理水平还停留在纸介质的基础上，这样的机制已经不能适应时代的发展，因为它浪费了许多人力和物力，在信息时代这种传统的管理方法必然被计算机为基础的信息管理所取代。
我作为一个计算机应用的本科生，希望可以在这方面有所贡献。改革的总设计师邓小平同志说过“科学技术是第一生产力”，我希望能用我四年的所学编制出一个实用的程序来帮助中小学进行更有效的学籍管理。
归纳起来，好处大约有以下几点：
1． 可以存储历届的学生档案，安全、高效；
2． 只需一到二名档案录入员即可操作系统，节省大量人力；
3． 可以迅速查到所需信息。
关键词：档案管理 OA系统 联系
0 引言
现阶段，办公自动化系统呈现双轨制模式：在OA系统中传输的是数字化文件，但是在归档的时候仍然沿用的是纸质版的文件。纸质版文件在价值上和法律效力上确实存在很大优势，但是数字化的文件也具有自身的特点和价值。企业在实现现代化管理的过程中，都面临着如何将OA系统和档案管理系统相衔接的问题。文中对于二者之间的关系做了简要的阐述。
1 档案管理系统和OA系统联系
企业在进行文件和档案管理的时候有两种设计方式，一种是将档案管理功能嵌入到OA系统中，在OA系统中实现文件和信息资源的归档、保存；第二种是分设两个系统，并实现两个系统的衔接，从而实现档案信息和办公自动化的统一管理。
现阶段，OA系统中直接整合了档案管理的情况比较少，无法实现OA系统的嵌入式管理是因为：将档案管理功能嵌入到OA系统中缺乏实用性，不能灵活动态的跟企业档案信息资源的发展情况进行对接；同时办公自动化中的档案管理部分只能满足通常的文书档案要求，不能实现对图纸、声像等一些特殊档案的管理；在OA软件开发的过程中开发公司就重点关注了企业流程管理部分，忽略了档案管理的内容，所以OA系统在功能上存在欠缺，在OA系统中的档案管理模块明显存在着数据的安全性和真实性方面的缺陷[1]。
因此，多数企业还是实行档案管理系统和办公自动化系统分开处理的模式。
2 实现OA系统和档案管理系统有效衔接的方法
2.1 保持二者登陆账号一致
现阶段，在大多数企业中OA系统和档案管理系统都有自身登陆界面，因为权限的不同又分别设置了不同的账户以及密码。笔者认为要想实现OA系统和档案管理系统的有效衔接就必须保持两个系统之间的账户和密码的一致。虽然每个系统的用户权限不同，但是毕竟办公自动化系统是档案管理系统的母系统，两者之间应该保持权限一致，可以将办公自动化里的权限表复制到档案管理系统里以实现账号的一致性[2]。根据档案管理系统的独立性，赋予档案系统相应具体权限，以实现账号同步、一次性进入的目的。
2.2 通过一个接口实现数字信息的收集和存档
就文件的使用周期看来，文件资料到档案资源是个动态的、相互衔接的过程，档案资源的质量直接取决于电子版文件的质量，这种情况客观上需要两个互相联系的独立系统来完成，在组织制度和操作程序上互相配合，实现两个系统的完美衔接。因此，要实现OA系统和档案管理系统的有效衔接亟需开发一个可以便捷准确的将OA系统中数据传输到档案系统中的接口。利用这个接口实现OA系统中文件数据向档案系统的传输[3]。
2.3 把握好物理归档的时间
通常情况下，为了提高办公自动化的效率，将电子文件长时间存储在OA系统中是合适的，同时为了确保电子文件的真实性、完整性和有效性，减少系统在线带来的电子文档的风险，应制定合理的文件归档的时间节点。在OA系统中设置的都是逻辑上的归档环节，只是将电子文件进行归档标记，实质上还存在于原服务器上。如果不能制定合理的归档时间，会给档案管理工作造成很多麻烦。如果OA系统和档案系统的服务器不属于同一个网段，在进行归档操作时经常会引起死机，有的会严重影响OA系统所在服务器的速度，在这种情况下，只能请OA系统开发公司的技术人员定期为企业进行集中归档。
所以要制定好电子文件归档的时间，完整及时的将电子文档转换成档案资源，只有这样才能确保档案信息的真实性和安全性[4]。
2.4 档案管理人员做好文件存档的跟踪管理
企业档案管理人员必须做好对电子文件的研究、出台、存储和销毁全过程的跟踪监管，对于电子文件流动全程做好系统监控和跟踪记录。只有档案工作人员做好文件资料的全程监管，才能保证电子公文存档时的安全和规范，确保电子文件从办公系统到档案管理系统的顺畅流转，实现企业办公自动化和档案管理工作的一体化[5]。
3 结束语
现在办公自动化系统正由传统的双轨制模式过渡到单轨制模式，也就是用系统中通行的电子形式的文件彻底取代纸板文件的流通方式。现阶段，在企业主流的管理模式中，通常采用的是OA系统和档案系统相结合的模式，实现二者的有效衔接，最终实现企业管理的一体化。
参考文献：
[1]张东.档案管理系统与OA系统的关联问题研究[J].广东档案，2011，04（12）：16-17.
[2]冯雯.浅析OA系统与档案管理系统的数据交换形式[J].陕西档案，2011，03（21）：25.
[3]周冬梅.关于高校OA系统与档案管理系统链接的几点思考[J].科技信息，2010，03（19）：250.
关键词：档案管理系统；构建研究；知识管理
一、知识管理概述
在当今这个知识经济时代，市场竞争越来越激烈，产业结构升级速度较快，知识管理在中国企业当中逐渐得到重视，越来越多的国有企业开始增强公司的知识管理体系，面对着如此紧迫性的改革，要想提高企业的竞争力，需要从知识管理的理念、方法、工具等方面来着手，这样才能在当下如此激烈的市场竞争中取得主导地位。知识管理顾名思义就是为企业实现显性知识和隐性知识共享提供新的途径，它主要是将群体的智慧高度集中，同时增强员工的应变和创新能力，知识管理包括几个方面工作：建立知识库；员工间的知识交流有待增强；企业内部环境要以尊重知识为主；知识和资产同等地位管理。众所周知，在当今这个社会上，在原有的知识基础上进行再创造，已经成为这个时代创新的新标志，这种新的创新型管理模式在国有企业中深受欢迎，它的主要形式表现在原有信息管理上，领导人以及员工进行不断的优化和创新，这样不但可以继承原管理模式的优势，还可以重新确立一套满足于当下社会全新的知识管理体系，确立全新的知识管理思想，它引领员工不断培养自己的创新能力，全面提高员工的综合素养能力，同时，它在保障组织方面关于知识流动性具有很好的促进效应，这在一定程度上实现了知识共享，同时增强了组织间的竞争力，有效的知识管理能够帮助企业提高市场性和博弈性，还能在短时间内为企业树立新的诚信形象，企业诚信决定了一个企业是否能够长远发展，知识管理系统的积极构建，在一定程度上提高了企业甚至是社会的整体知识文化水平。
二、基于知识管理的档案管理系统的重要内容
企业的管理模式要具有一定的科学性和合理性，它可以有效地促进企业员工工作效率的提升，帮助企业不断完善档案管理系统，由此可见，实施档案知识管理对于企业来讲重中之重。关于企业知识管理有以下几个内容：1.整合档案信息资源——集成管理。档案信息资源的整合与共享是企业档案知识管理工作的基础工作，为了满足管理工作的需求，还需要对信息资源进行深度挖掘，这就需要企业内部管理人员对各类档案信息资源进行合理的整合，整合档案信息资源来实现集成管理。集成管理顾名思义，它能够有效地促进科技生产力，伴随着经济的发展和科技的进步，随之而来的各种管理理论也不断在发展，在管理原理的基础上，管理理论也是层出不穷。管理对象的重点由传统的人、财、物等资源转变为以科学技术、信息、人才等为主的智力资源，在一定程度上扩大了企业的知识范围，同时员工受到激发释放出潜在效力，它能指导企业的管理行为实践。2.实现档案信息增值——知识服务。知识管理，作为当下管理领域一种创新型的管理方式，是社会发展的必然产物，我们在实现知识服务这个过程当中，管理机制的有效构建是我们的首要目的，这对于职工潜在潜能的深度挖掘具有重要意义，档案知识管理的主要宗旨是通过档案的知识服务，来增值我们的信息服务，使其具有实践性。企业如果要提高员工整体的综合素养，就必须通过培训以及专家讲座等教育手段帮助员工提高自己的创新意识，使员工掌握更多的管理手段，这样可以在无形当中提高企业的管理效率，在企业的知识管理体系中，知识服务作为它的核心内容，它的主要宗旨就是带领企业进行不断的知识创新和改革，这样才能提高企业在市场当中的竞争力，同时，知识服务也可以有效的实现档案信息增值。在档案管理工作顺利开展过程中，有这样的信念：管理是保障，服务是前提，在这个信息化时代，人们信息观念的增强非常普遍，但是对于获取知识的深度和全面性已经成为人们的迫切要求，不能再局限于表面的、分散的知识体系，档案管理必须符合当下客户的需求，那就需要打破传统，开展深层次、多形式的知识与信息服务。经过数据调查分析可知，在过去，档案客户通常要求快速查阅档案资料，而反观现在，客户提的最多的要求是增添咨询服务和或者提供检索，由此可见，在将来，知识管理体系会根据不同客户的不同需求进行改善和优化，提供“个性化”的知识服务，不断满足客户的知识需求，让用户感受到前所未有的最大限度服务过程。3.优化知识资源管理——IT平台化。企业的档案知识资源管理众所周知涉及到的技术多元化，为了满足这个需求，就需要为知识的开放式交流提供一个无缝的技术支撑平台，IT平台需要建立相应的技术支撑平台，而企业档案知识库和企业档案知识门户网站是其重要组成部分，例如：引用B/S结构设计，领导和工作人员可以实现实时查看平台系统，在这个科技飞速发展的信息时代，存在着各种形式的应用平台系统，4.确保知识管理持续发展——制度安全。安全是企业建设的“底线”，它关系到一个企业良好信誉度的建立和持续发展。为适应市场的变化，与发达地区的企业及专家加强沟通交流，不定期地请国内知名专家到公司进行指导、培训，力求完善已有的安全管理体系，使其更行之有效，更适应市场现状，更利于企业发展。要想保障企业的可持续发展，就需要制度化、安全化满足需求，相关的档案管理制度要不断地进行优化，通过安全的管理措施来保障知识资源的可持续利用，可以从以下三个方面入手：第一：用制度的形式确定知识资源管理的组织机构。完善管理机构，整章建制，把安全职责落实到实处：围绕企业整体工作目标，将各部门制定的相关安全知识资源管理制度和措施纳入安全体系文件和岗位规定中，深化了知识资源管理内容，同时，在企业中形成良好的竞争氛围，促进了内部交流。第二：建立员工参与在学习和工作中应用知识资源的奖励措施，提高员工的积极性。第三：还需要建立访问权限的审核制度。
三、知识管理背景下企业档案管理模式的建立措施
1.更新传统观念。在知识管理背景下，企业档案管理模式的重新建立可以有效满足社会需求，它作为企业的基础性工作，可以有效地促进公司各项任务的顺利开展。但是随着市场经济的不断推动，传统的档案管理模式以前无法满足客户的要求，在这个新环境下，需要更新企业员工的传统观念，由于企业档案观念的落后，直接会影响企业中大部分员工始终停留在对档案管理认知的初级阶段，高层管理人员更需要及时更新档案管理知识观念，这样才能保证企业在激烈的市场竞争中可以立于不败之地。不少企业档案机构进行档案信息化建设是盲目的，缺乏先进的思想理念作为指导，使企业的档案管理模式一直停留在原地，面对这样严峻的挑战，企业必须做出改变。在这个知识经济多元化的时代，伴随着信息技术的飞速发展，越来越多的创新型技术开始在企业中不断的涌现，它们的出现在一定程度上实现了企业整体水平的进步，促进企业获取最大化的经济效益。如果企业档案管理工作一直停步不前，继续实行边缘化的工作模式，则无法确立在当下这个知识经济时代的档案管理工作的中心地位。在具有创新意识的知识管理模式下，企业的档案管理对档案信息进行了严格加工，满足了当下客户的个性化需求。企业领导更应该起到带头作用，打破传统的管理理念，带领员工不断更新管理理念，重视企业档案管理，这样不仅可以改变员工过去传统的档案管理工作观念的认知，还能进一步确保传统管理模式和信息化管理模式有效融合及创新应用。2.信息化手段完善。伴随着科技时代的不断发展，信息化的产物大量涌出，知识管理就是其中之一。知识管理能够较好地体现出知识内涵与其存在的价值，因此，该模式下的档案管理工作也应引进国外先进的应用技术设备，吸取先进的知识管理观点，在企业档案管理工作中，要不断完善信息化手段，对于现代的信息技术充分利用，同时要明确工作的重心是整合信息资源，这样在激烈的市场竞争中，使其更具备优势。档案信息管理工作就目前来看，知识管理包括对企业的所有的各个单位、重要的文件以及资料的整合处理，使其具备一定的科学性和合理性，构建高校的档案管理模式。在这个信息技术突飞猛进的时代，档案管理工作必须具备一定的信息化和网络化，以适应当代社会的发展需求，科技是把双刃剑，有利处就必然有弊处，由于信息技术网络的发达，网络黑客也由此诞生，这就需要企业对档案管理工作更加重视，全面提高工作人员的专业技能，对档案信息管理资源设置一定的访问权限，需要设置一套专业的知识档案信息管理模式，这样才能增强档案信息资源的安全性，同时也体现出了档案管理的最大价值。综上所述，不管在哪一个行业，都应该顺应时代的步伐，不断的进行改革和创新，开展知识管理其主要目的是可以提高企业工作人员的整体文化水平，集合大家的创新意识，来实现知识的互通共享，企业只有以知识管理的视角开展档案管理，才能实现企业战略转型，希望本文能对大家有所帮助和启发。
参考文献：
[1]何小菁.病历档案管理模式演进与发展研究[D].南京大学,2018.
[2]胥伟岚.学术社交网络知识交流绩效研究[D].华中师范大学,2018.
[3]魏玲.云计算产业联盟云平台知识共享模式研究[D].哈尔滨理工大学,2018.
[4]王晓瑜.以强化开发利用为导向构建医院档案管理体系[J].兰台内外,2018,06:41-42.
关键词：档案利用；中国石油档案管理系统；档案搜索；档案借阅；档案报表；档案编研
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-3044(2011)21-5049-02
Research on Records Using in Electronic Records Management System
HOU Li-li
(Automation Institute of Lanzhou Petrochemical Company, Lanzhou 730060, China)
Abstract: Whether the module of records using is good or bad, relates to value and efficiency of Electronic Records Management System in use. The functions of the whole and every modules in Electronic Records Management System of Petro China are introduced.
Key words: records using; Electronic Records Management System of Petro China; records search; records lending; records report; records editing
档案利用，是档案利用者通过档案利用工作系统查找、利用档案信息，满足其利用需求的行为过程，也是档案信息资源潜在的利用价值得以实现的过程。因此档案利用模块，是电子档案管理系统中最重要的模块之一，直接衡量着档案管理系统的使用价值。开发一个好的档案利用模块，使档案管理系统不仅满足了用户查询搜索、借阅等功能，从长远角度看，将成为一个内容非常丰富的知识平台和社会资源。项目组在信息部的支持下，与微软合作开发了中国石油档案管理系统。本文主要介绍系统中的档案利用模块。
1 总体功能结构图
档案利用是用户利用档案资源进行工作，也就是各部门、各单位使用档案的过程。包括档案的搜索、借阅、报表、编研四个子模块。如图1。
2 各个子模块功能
2.1 搜索
系统不仅可以利用档案名、档号、类别、归档单位、归档日期等项结合进行高级搜索，还支持全文搜索。
2.2 借阅
系统除了可以借阅实体档案以外，还支持电子档案的在线借阅。电子档案的借出和归还都是由系统自动完成，无需用户手动操作。包括我的借阅、借阅审批、借阅办理等标签页。图2是档案的借阅/归还流程图。
2.2.1 我的借阅
用于实现用户的档案借阅以及个人借阅管理的功能，是用户自己的工作区。
包括我的借阅单、未归还档案和已归还档案三个标签页。
1）我的借阅单：保存在借阅列表中，但没有上交审批的借阅档案；
2）未归还档案：已通过审批借出，但未归还的借阅档案；
3）已归还档案：用户曾今借阅过，并已归还给档案馆的档案。
2.2.2 借阅审批
是对用户提交需借阅档案的审核过程。
审批部门包括用户本单位、归档单位、档案部门和指定的业务主管部门。系统规定了三种审批流程：
1）借阅无密级档案或借阅本部门有密级档案，如图3；
2）跨部门借阅有密级档案（归档部门是一般情况），如图4；
3）跨部门借阅有密级档案（归档部门为空或归档部门和档案保管部门是同一部门），如图5；
2.2.3 借阅办理
是由档案馆用户进行管理，主要管理档案的登记、借出、归还、催还、借阅查询等操作。
2.3 报表模块
固定报表模板有档基表、人员基本情况统计表、档案利用统计表、历年各类档案库存统计表、档案库藏情况统计表等。系统还支持自定义报表模板，档案工作人员可以根据自己的需求定义报表的行和列。
2.4 编研模块
编研模块是为编研人员提供的一个讨论平台，其中包括编研编写、汇编、参与等工作。
档案编研的流程是：档案管理部门人员填报“新建编研课题” 档案管理部门领导审核 档案编研。标签页包括待审批编研、进行中编研和已完成编研三部分。编研模块的流程图如图6。
3 结束语
中国石油档案管理系统目前已在中石油多家下属单位上线。其中的档案利用模块以其强大的搜索功能、严密的借阅审批流程、方便快捷的电子档案在线借阅、灵活的报表模板自定义功能以及高效的在线编研平台，赢得了广大单位用户的好评。
参考文献：
[1] 邵彬,李莉.黄河档案利用软件系统分析设计[C].OA'2000办公自动化国际学术研讨会论文集,2000(11).
[2] 马娟红.浅谈档案利用中存在的几个问题[J].档案天地,2000(7).
[3] 赵屹,陈晓晖.中美档案利用若干问题比较[J].山西档案,2002(12).
[4] 王秀霞.中国石油档案管理系统应用架构的分析与设计[D].兰州:兰州大学,2010.
1中小型档案管理信息系统中存在的问题
1.1档案管理信息系统兼容性较差通过我们的调查发现，很多中小型档案管理信息系统的兼容性较差，不能够实现档案管理信息系统与其他系统的兼容。这就意味着档案管理信息系统在信息利用上的优势丧失，只能够进行信息的存储和处理。并且，在对档案内容进行利用时由于兼容性较差，无法导出，有时还需重新对信息内容进行处理，这使得档案管理信息系统的实际应用性较差，难以满足人们的利用需要。
1.2档案管理信息系统的针对性较差很多中小型档案管理信息系统在开发前没有做需求分析，所以系统在实际的应用过程中应用性较差，不能够满足人们存储档案，处理档案，加密档案以及利用档案的需要。同时，中小型档案管理系统没有根据本单位的实际使用情况对档案管理信息系统进行优化，造成了档案管理信息系统针对性不强的现状。
1.3档案管理信息系统不符合档案管理人员的操作习惯一个符合人们操作习惯的档案管理信息系统能够提升档案处理的效率，而一旦操作系统不符合人们的使用习惯，就会造成使用难度高、操作复杂、操作较慢、易误操作、难恢复信息等状况。很多中小型档案馆信息系统在实际的操作过程中就不符合档案管理人员的操作习惯，造成了实际操作中的这些困难。
2中小型档案管理信息系统需求分析
2.1中小型档案管理信息系统的开发目标通过我们对中小型档案馆进行调查，我们总结出中小型档案管理信息系统的构建目标应该包含以下几个方面。首先，实现档案管理的信息化。我们构建档案管理信息系统的首要目标就是要实现档案管理的信息化以代替过去纸质化、人工化的档案处理方法。其次，实现档案管理和处理的便捷化。通过档案管理信息系统的利用能够方便快速地实现档案分类，档案管理和档案信息提取。最后，实现档案利用的效率化。我们进行档案管理和档案信息处理，就是为了实现档案的高效利用，所以建立中小型档案管理信息系统开发一定要考虑档案的利用，增强档案内容的可提取性，使得档案信息的可利用程度变高。
2.2中小型档案管理信息开发系统的具体需求第一，扩大档案管理信息系统捕获文件的范围。随着现代科技的不断发展，需要捕获的档案格式以及需要到处的档案格式变得多元，这就需要我们在开放档案信息管理系统时扩大档案管理信息系统捕获文件的范围，以提高对信息的捕获和对信息的利用程度，捕获的信息类型应该包括PDF格式的档案、Word类型的档案、电子表格类型的档案、图片类型的档案以及各种新类型的档案等。同时，还应该对来自不同系统的档案进行捕获等。第二，设置档案信息自动捕获程序来获取档案信息。档案信息自动捕获程序需要对档案的内容进行自动识别，从而按照识别的内容来对捕获的程序进行归类和处理。在档案信息自动捕获的过程中，应该通过进行档案监控、对捕获的内容进行检查等方式来控制自动捕获的档案信息的准确性。同时，应该在档案信息捕获的各个环节中设置档案内容修改项，以保障自动捕获的档案内容的准确性。第三，设置人工输入信息的方式来与自动捕获信息系统进行搭配，以在档案信息自动捕获效率低或者档案格式难以被档案管理系统识别时手动输入档案信息，避免档案信息提取效率低下的问题。一些档案信息较为久远，或者存在着这样那样的问题，使得信息自动捕获效率不高，所以在开发管理信息系统时需要设置手动输入项，以弥补档案管理信息系统的不足。第四，设置档案信息批处理功能。批处理能够对同一类信息进行同样的操作，大幅提高信息处理的效率，所以，我们在开发中小型档案管理信息系统时需要设置批处理功能，促进档案处理效率的提高。批处理过程中，要能够对同一类型的档案信息进行提取，然后对提取到的信息进行批处理，最后实现对处理后的信息在原文档的存储。第五，设置档案分类管理功能。在信息系统的开发过程中要能够对不同类型的档案进行自动分类，同时，分类应该坚持多元化，能够按照不同的要求实现分类，类与单个档案之间、类与类之间要保持有机的联系。第六，设置访问控制项，对档案信息的存储、修改、检索和应用进行控制。通过分配给不同类型的用户不同的操作权限来实现对档案信息访问的控制，以保障档案信息的安全。
3结语
综上所述，中小型档案管理工作对其管理信息系统的需求包括以上方面，所以，我们应该根据以上对信息系统的不同需求来开发或者购买信息系统，以保障档案管理信息系统能够在实际的应用过程中满足档案管理工作的实际需要。
作者：王芬香单位：黄冈职业技术学院
【关键词】 国土资源 档案系统 功能设计
对档案资料进行数字化处理并使用信息系统管理和利用，是现代档案管理的不二选择。国土资源档案是土地、矿产资源管理与开发利用的凭证和真实记录，具有分类多、数量大、专业性强、利用率高等特点。传统的档案系统普遍存在功能结构单一，针对性差，查询效率低，权限控制模糊，数据封闭等问题，导致档案工作效率逐步降低，难以满足当前工作对档案信息的管理和利用需求。
一、功能设计
功能设计如图1所示。
二、功能描述与实现
2.1 档案管理
2.1.1 档案著录
档案著录是档案系统建立档案信息数据库和挂接要件的基本途径之一，未通过电子政务系统审批的案卷建立档案信息条目时使用此功能。主要包括档案分类、著录表单填写、数据挂接等内容。
2.1.2 档案归档
通过电子政务系统审批的案卷，使用此功能将审批数据导入档案系统中进行预归档。该功能模块中，按照政务系统的业务分类，显示已办结案卷信息。当档案管理人员对某一案卷进行归档时，在此根据受理编号等信息查询到对应审批条目后，将该案卷审批信息及要件数据导入档案系统中的“待归档材料”模块。
2.1.3 待归档材料
该功能用于对从政务审批系统中导入的案卷信息进行著录和归档。档案管理人员为某一案卷选择对应的分类后，系统建立著录表单，并根据设置的对应关系读取审批信息和要件数据。审核并补全著录信息与要件数据后，完成案卷归档。
2.1.4 档案修改
对已归档的案卷信息和要件进行修改和删除。
2.1.5 档案销毁鉴定
由档案人员在系统中对到期档案进行鉴定，填写鉴定记录，选择延期保管或销毁，并打印鉴定清单和销毁清单。
2.2 档案利用
2.2.1 档案查询
具有系统账号的用户在特定权限下使用系统对档案信息进行查询、下载、打印等。
2.2.2 档案查阅登记
对外提供档案查询服务时，使用此功能对查阅申请人基本情况进行登记，审核是否符合查询条件，并反馈查询结果。
2.2.3 档案借出登记
对外借出档案时，使用此功能。记录借档人姓名、单位、联系方式、证件名称等基本信息，并登记借档目的、借出时间、应归还时间等情况。
2.2.4 借出档案管理
对已借出档案进行管理。实时了解借出档案数量、分类、是否超期未还、超期时间等。并对超期档案进行延期续借、催还等操作。
2.3 档案统计
对系统内档案管理及利用情况进行统计分析。主要包括全宗统计、分类统计、利用统计等。
功能要点：（1）采用固定图表与自定义统计字段相结合的方式设计。对于全宗统计、专业档案统计、文书档案统计、查询统计等常用档案信息使用固定图表实时统计。同时，针对档案管理需求，建立自定义统计模式，通过时间、利用情况、档案分类、数量（卷数、页数）、载体、材质等信息字段的不同组合，让档案管理人员获得不同的分析数据，便于档案管理和利用。（2）统计结果的输出及图表化，包括导出、打印等。
2.4 系统设置
对档案管理规则、表单、字段及系统有关数据进行配置，确保档案管理信息系统运行规范、准确、高效。
2.4.1 档案分类设置
档案分类结构，是档案系统管理、设置、运行的核心内容，关系到档案著录表单设计、权限配置、数据类型、接口配置等。档案分类以树形层级显示。
2.4.2 著录表单及字段设置
对各分类档案的著录表单模板进行自定义编辑和管理，包括字段名称、属性、类型、长度、顺序等。
2.4.3 辅助信息字典功能设置
对著录表单中拥有固定选项的字段内容进行配置，档案工作人员通过下拉框选取所需信息完成填写，有利于规范著录、提高效率。主要内容包括全宗号、立卷人、密级、保管期限、行政区号、用途等。
2.4.4 水印配置
从档案系统打印输出的资料自动添加水印，以标示该档案资料的权属，避免用户越权输出和提供档案资料。
2.4.5 接口配置
对档案系统与电子政务系统有关字段的接口和对应关系进行配置，确保数据归档时，档案系统能够正确读取电子政务系统中的所需信息。
2.4.6 档号设置
配置不同类型档案的档案号生成规则。如文书档案为“全宗号-年度.保管期限代码-室编件号”；专业档案为“全宗号-目录号-案卷号”。
2.5 系统管理
为确保系统的安全正常运行，系统管理员对系统进行的维护和管理。包括对组织机构（部门）、用户、角色权限的管理与配置，系统参数设置、数据备份、系统日志管理等。
2.5.1 用户管理
对使用系统的用户信息进行管理，包括新增、修改、删除、查询等。
2.5.2 机构、部门管理
对本单位组织机构和部门信息进行管理，可新增、修改、删除机构和部门信息，并以树形层级显示。
2.5.3 角色管理
根据对系统使用需求的不同，建立不同的角色以满足特定用户的操作需求，如超级管理员、档案管理员、档案查询利用岗等，并对角色信息进行管理，包括新增、修改、删除、停用等。
2.5.4 权限管理
对系统各字段信息和操作进行细化和权限控制，实现对系统数据和用户的精确管理。主要的权限控制包括系统菜单、档案分类、全宗、密级、要件操作、表单字段等。
2.5.5 日志管理
为加强系统安全管理，系统自动记录运行的整体情况，包括登陆日志和操作日志。可分别按需查询各类日志信息，并导出至Excel。
2.5.6 数据备份
为保证系统数据安全，提供对数据库及要件数据的备份存储功能，增强系统数据安全性和容灾能力。
实行异地保存制度，架设FTP文件系统服务器，由系统自动将数据文件上传至异地服务器上进行再次备份。
关键词：档案管理系统；高校；共研共建
我国高校档案信息化建设，多由一些小型的信息技术企业进行研发，这些企业中缺少档案专业知识，更乏高校档案实际管理经验，为今后高校档案馆际信息共享埋下隐患。制定档案信息化建设的标准，设计功能合理，扩展性强的档案管理系统，统一系统的内外接口，实现档案信息的跨区域，跨系统共享，是当前高校档案与各级档案馆以及档案管理系统研发公司需要密切合作解决的问题。
一、我国高校档案信息化现状
目前，我国大部分高校都建立了不同层次和规模的校园网络、服务器机房、校园数据中心等，高校档案馆也普及了不同水平的文书科技档案管理系统，并逐步开展数字化及全文检索。教育部直属高校档案馆基本实现了网站与管理系统的并行维护，与其他管理部门进行信息共享，部分档案馆开发了开放档案在线查询及移动终端档案与查询功能，提高了档案管理的服务效率和水平。但要满足高校教学、科研、管理等需求，还存在以下问题：一是行业内档案管理信息化建设没有统一的标准，跨机构信息共享存在接口差异；二是档案管理系统开发公司水平不一，系统功能不完善，扩展性和预见性不足；三是存在文书科技管理系统、人事档案管理系统、声像档案管理系统分散管理的现象，系统集成程度不够。
二、高校档案信息管理系统共建的必要性
高校有较为资深的档案管理理论基础，对国际档案管理前沿研究了解的更为广泛全面，在档案管理系统的设计上，尤其是档案信息的编研，，推送上，有最新的设计理念。采取自主研发或者校企结合的途径，合作共建一款扩展性良好、功能完善友好的档案管理系统，可以实现档案学产学研共进发展。一方面，解决高校信息化建设标准不一，信息系统开发企业资质不同导致的后期合作不畅的问题。另一方面，可以集百家之所长，让高校档案信息管理系统的功能与服务走在国家乃至世界前列。根据教育部在其官方网站《2015年具有普通高等学历教育招生资格的高等学校名单》显示，全国普通高等学校共2553。其中，含独立设置民办普通高校447所，独立学院275所，中外合作办学7所，成人高等学校292所。这些学校都建设有或大或小的档案馆（室），并将配备档案管理系统。在这样的市场规模下，适用于全国高校档案馆的档案系统一旦问世，将有极大的市场需求与利润空间。
三、高校档案信息系统共建的可行性分析
1.技术的可行性
高校档案馆都配套了较为基础的网络版档案信息管理系统，各校档案馆也充分借助学校局域网、网络中心服务器以及互联网网络平台实现与校内各部门、校外各机构的信息互通和数据交换。同时高校档案信息的数字化工作在近几年发展迅速，教育部直属高校档案馆纸质档案的数字化扫描比例已超过50%。这些软硬件基础设施为高校信息化合作奠定了坚实的基础，基本满足信息系统开发所需要的支撑服务。
2.财务的可行性
一是可以申请科研项目基金，高校档案馆可以自主或者联合申请国家档案信息化项目资金，通过申报社科项目和档案局相关项目获得资金支持；二是可以申请校内信息化专项经费，将档案信息化纳入到近高校办公信息化建设任务中，申请校内信息化专项经费；三是可以申请高校教育事业费、基本建设费等，将档案数字化加工费用和信息系统维护费用列入高校档案馆每年的业务经费；四是自筹经费，如高校档案馆的业务服务创收经费，校友捐赠、校企合作收入等。
3.组织的可行性
教育部直属高校档案工作协会是我国高层次高校进行档案工作交流与学习的重要平台，高校档案馆可以借助这个平台寻求区域间合作。具有档案学优势学科的高校可以借助科研项目进行院系间的合作，进一步促进我国档案信息系统标准化的建设。
4.风险因素控制的可行性
信息化建设最重要的是安全问题，档案管理系统合作期间，签订严格的保密合同，系统的设计和部署在局域网内进行，对数据进行的封装与加密。实时格监控数据迁移，并对档案内容进行合理备份，如虚拟镜像、脱机备份、异地/异质备份。建立信息化评估小组，对合作企业的系统研发能力进行评估，并对项目进度和系统功能进行测评，一旦出现系统故障或者涉及违约事宜，各方应根据信息化评估小组的意见及时明确各方责任，进行合理理赔。
四、高校档案信息管理系统共建机制
1.合作途径
适合我国国情的高校档案馆信息资源共建共享模式应以国办为主、集中与分散管理相结合的、多元化的过渡型模式。1高校档案馆信息资源共建共享可分两个层级：第一，中央层级。由教育部、国家档案局牵头，具有档案学优势学科的科研高校间及其所属档案馆进行档案管理系统的共同研发。2002年6月，由上海交通大学、西安交通大学、浙江大学联合承担的“天地网”项目示范工程建立起功能强大的联合办学教学网站，实现三校间课程互选，学分互认，资源共享，联合办学，将优秀教学资源输送西部，实现东西联动，互补互进。目前高校档案馆主要使用的是南京大学研发的“南大之星”档案管理系统。“南大之星”采用的”MSSQLServer2000数据库后台的存储容量和系统扩展性已经无法满足高校信息集成的需要，类似于“南大之星”的档案管理系统可以通过申请教育部、国家档案局等其他项目基金进行校际合作，对系统进行改良升级，以保证其在信息化建设新浪潮中继续保持现有的市场占有量。第二，省市（区域）型。北京、华东、华南、华中等高校聚集的地区，区域内档案馆业务之间交流频繁，互信度高。区域间档案馆可以借鉴各方的管理经验，联合一家档案信息化软件公司研发一款功能全面完善，管理理念先进的系统软件，并负责区域间高校档案管理系统的升级与维护。2015年1月，广东省档案局与中山大学共建档案科学技术研究院，实现华南地区档案保护理论和应用技术研究馆校合作平台零的突破，成为档案学产学研共同发展的新范式。类似的研发模式，一方面可以减少软件公司倒闭，系统维护不畅的风险，一方面可以加强区域间合作，为高校间档案信息互借共享奠定软硬件基础。各高校应打好自动化、网络化基础，建立适用于省、自治区、直辖市之间的档案馆信息资源管理系，再由国家及各个省市档案局、教育部等单位协调区域间各系统资源建设情况，进行系统的完善与对接。
2.权责分配
高校档案管理系统的共建需要有明确的合作目标、严密的项目计划、清晰的财务划分、良好的沟通渠道等。因此，高校信息系统的共研共建的关键是项目合同的签订和责任的归属问题。合作各方在协商以及广泛征求教师和学生意见的基础上形成合作发展战略报告，确定合作的方向和目标，参与各方签订合作协议书。若项目涉及到档案管理软件设计公司，项目的申请与招标严格执行项目主要牵头高校的相关程序，甲乙双方在协议书中需要明确系统编制的各项标准，系统功能模块的设定，馆务（协同）工作平台的搭建，系统安全的保障，系统实施与培训计划、档案数字化规范以及系统与数字化验收标准等事项。高校档案信息管理系统的共研共建是一个长期的过程，项目合同必须涉及到系统运行后期的调试与维护责任以及利润分配问题。项目的运行和维护可以与合作的软件企业签订长期合同，利润分配也需要妥善的考虑到合作高校以及合作企业的成本与投入。高校档案管理系统研发成员单位应成立项目指导委员会协调和监管各高校项目负责人。各个高校指派的项目负责人共同拟定系统需求书、修改意见、任务负责人、进度控制表等，使系统的研发任务责任到人，计划到天。项目负责人管理配置合理的档案管理人员和系统研发人员，小组内密切合作，服从项目负责人的安排与领导，实现从上到下的任务分配与管理问责。
3.安全管控
高校档案信息管理系统的建设需要接受严格的监控与验收。首先，信息系统的设计应该遵循我国档案信息化工作的相关国家标准，具体如：《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.1-1999）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）、《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T47-2009）、《数字档案馆系统测试办法》等。其次，系统研发过程坚持分级控制，控制范围包括功能控制、数据控制及接口控制。功能控制是指系统每个部分具有单一的功能，数据控制包括规定各种数据使用的标准和规范，限定各种数据的使用范围，确定各种数据的保密级别，严格控制数据的更改等。接口控制则是指管理者从硬件、软件和数据的角度，对系统间的接口设置和数据传送进行控制。2再次，档案管理系统的共建要满足合作高校档案信息的安全性要求。高校档案管理系统安全管控包括安全技术的运用和安全管理策略制定两个部分，具体工作包括数据的磁盘镜像备份、脱机备份和异地备份；校园一卡通身份认证；电子文件封装加密、电子印章和网关证书等。在具体的安全管控策略制定与执行过程中，可以邀请专业技术人员进行审核，信息安全方面的专家进行评估，保证管控工作安全有效。3
4.内外评估
高校内部项目评估的重点是设计理念与系统功能，评估过程应实事求是，重点解决共性矛盾，避免责任的推诿和目标的冒进。合作高校派出代表，项目委员会成员制定评估办法，参照评估办法，分析高校档案管理系统与各高校档案管理业务需求之间的差距，找出系统改进的方向。各高校自身建立自我评估体系，按照自我评估体系对合作质量进行自我评估，并对其中出现的问题提出可能解决的方案。政府可以作为外部评估方参与到系统的审核中，外部评估的重点是项目的实施运营情况和合作质量，分析项目的技术、经济、社会效益和影响力，为项目管理提供经验教训。国家高校重点建设项目由国家计委制订评价规定，编制评价计划，委托独立的咨询机构来完成评估。目前国家计委主要委托中国国际工程咨询公司去实施项目评价，项目组课题组运用其权力，自上而下地对高校合作体系进行监控与评价和监督。政府可以授权建立高校合作的评估协会，协会具备组织的独立性和学术上的权威性，其成员，运用审计和评估的方法，负责协调，鉴定和认证等工作，成为高校合作保障体系的重要组成部分。专家组成员，既要有一定数量的同行专家，也要有一定数量的相近学科专家和横向专家，甚至可以聘请国际上专家来合作评估。4考虑到我国高校间管理体制差异、地区间网络化程度的不平衡以及档案馆信息资源分布的不均等因素，在选择确定我国高校档案信息管理系统共研共建模式时，必须坚持因地制宜，多元共存，循序渐进的原则，使合作过程充满活力与朝气。
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在当前网络环境下，随着我国高校的扩招，高校办学规模不断扩大，高校档案管理也随之变得复杂起来。原有的传统意义上的档案管理在如今环境下影响了档案管理的工作效率的进一步提高。在这样的背景下，经过大量的调查研究、实际考察，初步实现网络环境下高校档案管理系统设计与实现。本文首先对高校档案管理系统进行分析，查出现有系统存在的不足，提出网络环境下高校档案管理系统的目标系统；其次是网络环境下高校档案管理系统的设计，功能设计和模块设计；最后通过测试，检验系统设计的合理性和实际运行的效果。
【关键词】
网络环境；高校档案管理系统；网络管理
在当前网络环境下，随着我国高校的扩招，高校办学规模不断扩大，高校档案管理也随之变得复杂起来。原有的传统意义上的档案管理在如今环境下影响了档案管理工作效率的进一步提高。在这样的背景下，经过大量的调查研究、实际考察，初步实现网络环境下高校档案管理系统的设计与实现。
一、当前我国高校档案管理系统的现状
我国很多高校档案管理已经实现了大量数据档案信息数字化，在保护档案、提高档案利用效率上有了很大进步，但这些基本上都是使用独立数字化系统实现的，并没有与现有档案管理系统相结合，这在一定程度上给档案检索利用有效管理带来了一定限制。近些年来，很多高校还在使用上一代甚至是上几代档案管理系统，相比网络环境下其他信息系统建设，档案管理系统还存在很大不足，其主要表现在以下几个方面：1.管理范围窄：多数高校档案管理系统对于档案信息管理只是实现到了目录级别，对于电子信息档案文件无法很好地进行有效管理，归档功能实际上只是单纯数据录入。2.维护成本高：高校档案管理系统大多使用C／S模式应用系统，需要安装专用客户端应用软件，对于软件硬件环境要求比较多，在很大程度上依赖操作系统版本，一旦用户计算机出现软件硬件故障，就极有可能需要重新安装操作系统，这样维护工作量和时间成本都比较高。除了以上不足之处外，有些高校档案管理系统还存在权限冲突问题、检索功能不足等一系列问题，这些都需要我们在设计高校档案管理系统时重点注意。
二、网络环境下高校档案管理系统的设计
在具体设计中，主要采用面向对象和面向过程相结合的设计方法。首先，将系统分解为若干个具有某种联系组成功能模块。其次，对每一个功能模块采用面向对象设计的方法，以数据为中心进行程序设计。
（一）功能模块划分。高校档案管理系统设计过程中，一般采用“上下结合、分级编制、逐级汇总”程序进行。最大限度使程序和数据相对独立，应用软件与计算机硬件相对独立，以便于系统扩充和档案信息资源共享，也便于系统移植。通过分析，我们预计将网络环境下高校档案管理系统划分为以下几个功能模块：系统初始化、数据录入、数据查询、数据统计、数据打印、借阅管理、成绩交流、系统维护及帮助等功能。
（二）数据库设计。高校档案管理系统模块划分以后，需要将各种存放数据类型进行分析分类，各类数据的结构形式需要转换为适合于管理系统所依赖计算机存储数据结构，这就是我们所说的数据库设计。数据库设计是整个系统数据处理成功的重要保障。在整个数据库设计中，既要遵循数据库设计原则，又要考虑数据库需要的数据处理平台，还要重点研究数据库的安全性。由于数据库中存放着档案管理中的大量数据，在网络环境下数据库为许多用户直接共享信息资源，所以安全性问题尤为重要。
三、网络环境下高校档案管理系统的实现
在系统进入实践测试阶段，高校应该根据自身实际情况、独特系统要求来制定系统数据结构，这样各个高校可以制定具有自身特色的档案管理系统，其中包括编辑目录格式和报表打印。档案分类要在国家对档案分类要求原则之下有序完成。档案管理系统要支持多媒体对数据的管理以及对数据存储，例如图像数据的压缩处理与存储，各类电子文档存储等。就网络环境下高校档案管理系统的功能来说，特点：第一，要符合高校档案管理的流程，信息输入输出要求的多样性，用户界面清晰。第二，用户要采用分级管理的模式，设置访问权限，来保证数据库的安全。第三，档案信息数据查询要有多样性，因为数据分类的多样性，要求系统的输入输出具有灵活性，这样有利于保证系统管理的正常有序的运行。
四、结语
在当前网络形势下，采用高效档案管理系统对档案信息进行管理，一方面可以进一步提高工作效率，另一方面也可以实现档案的长久保存、统计和查询，有利于发现档案信息中有价值的信息，有利于为重大决策提供数据支持。在网络环境下高校档案管理系统的实现会为我国高校档案管理水平的提高做出贡献。
作者：姚树静 单位：山东广播电视大学
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1电子档案管理系统的介绍
中国传统的档案管理是采用纸质档案进行管理，在信息时代不断发展的今天，电子档案管理从西方走进了中国。因此，中国的电子档案管理系统的市场前景要参照西方发达国家的现状。同时，西方的电子档案管理能够成为电子档案管理在中国推广的借鉴。电子档案管理系统为企事业单位的档案现代化管理，提供了完整的解决方案，电子档案管理系统不但可以自成系统，为用户提供完整的电子档案管理和网络查询功能，也可以与本单位的OA办公自动化和DPM设计过程管理，或者与MIS信息管理系统相结合，形成更加完善的现代化信息管理网络。电子档案管理系统能够为办公带来方便。电子档案资料的用户能够通过系统对档案进行创建资料、保存档案、控制文件、存储和流转，除了能够运用电子设备对纸质档案内容进行电子转化之外，还能将生成电子档案进行修改、分类归档、审核等，并且对电子档案资料进行实时监控。电子档案的生成、存取、使用都是通过电子计算机这个媒介完成的，电子档案管理系统对电子档案的管理轻而易举地就可以完成。
2电子档案管理系统的优点
2.1电子档案管理系统提高了工作效率
电子档案管理系统走进人们的工作中不是偶然的，有它的原因所在。一方面，电子档案管理提高了工作效率。高效率的工作形式是现在的社会走向。信息技术给人们对档案的整理节约了时间。另一方面，电子档案管理系统的出现减轻了档案管理工作人员的劳动强度。
2.2电子档案的便利性
在传统的档案里，常常出现资料缺失的情况，一旦发生这种情况就要把装订好的文档资料拆开，然后把缺失的资料补充进去，再重新装订成册，这样严重增加了管理人员的工作量，使工作效率大幅度降低。然而电子文档出现这种情况只需要利用查找功能找到遗漏的信息位置，然后在遗漏的位置建立文件夹，把遗漏的资料增加进去保存就可以了，这样可以有效地减少人力，给管理工作人员减轻了工作量。
3电子档案管理系统的构建中应当注意的问题
3.1保密性是电子档案系统建设的前提
电子档案是利用网络系统对电子文档进行管理保存，网络的特点之一是具有很强的开放性，即使相距很远，依然可以通过网络直接获取数据，实现数据通信，而电子档案作为国家单位重要的数据，需要很强的保密性。由于网络的普及，很多不是国家单位的工作人员常常采取不正当的手段窃取或更改档案信息，这样会导致重要信息流失，档案失去了保密性，这将为档案管理工作带来安全隐患。网络的开放性是无法改变的，保密性也是电子档案管理的要求，怎样才能在保持网络开放性的前提下不失电子档案的保密性是目前亟待解决的问题。
3.2保证电子档案信息的权威性
电子档案的内容都是极其重要的，其中很多内容都涉及国家机密或个人隐私，因此，电子档案的保存必须要建立在保障内容准确性和有效性的基础上。科学地将电子档案进行管理，权威性是必不可少的条件。
4怎样才能做好电子档案管理系统
不断完善管理体制，建立统一的管理标准，建立健全电子档案管理系统，对电子档案做好统一规划和管理。除此之外，要加强对电子档案管理的监管，设立相关部门执行监管的职能，每一个工作环节需要在监管下执行。同时，还要对需要存档的电子信息的真实性进行确定其真实性，从而提高信息的有效性。
4.1电子档案应该严格控制的方面
电子文件可以通过不同的格式在不同的载体上运行，也可以通过某些软件把格式进行相互转换，然后电子计算机的复制粘贴功能能够把它的内容完全一样地呈现，这在一定程度上方便了人们对电子档案的使用，这样的操作能够保证电子文档的真实性，但是却无法确认原来的文档格式。虽然如此，计算机的强大功能能够对电子档案等资料进行保护。电子文档的格式可以轻易地通过计算机转换，并且电子档案被转换成另外一种格式后完全看不出被改动过，因此一旦被转换或修改，最原始的资料就化为乌有。为了防止这种情况的发生，在转换或改动文档之前，要在系统保存一份未被改动的原始文件资料，对其进行备份，这样能确保文档资料的准确性。
4.2跟上时代脚步，建立新的档案管理队伍
在信息化时代，档案管理人员应该不断提高自身素质，加强对电子计算机的学习，培养专业化的电子档案资料管理的人员。从一个角度上来说，要引进先进的电子计算机的专业技术，通过不断的学习电子计算机的知识，培养高素质、拥有高度的责任感的档案管理人员。从另外一个角度上说，专业的培训对现有的电子档案管理人员来说是十分有必要的，尤其是电子计算机技术。随着电子档案系统的不断完善，高要求是电子档案工作人员应该追求的目标，现代化档案管理的关键性因素主要包括电子档案管理工作人员的专业知识水平以及他们对电子计算机知识的补充和更新速度，后者是最主要的因素。所以，电子档案管理工作人员要跟上时代的脚步，优化专业结构，转变传统单一的档案管理方法。建立一支高素质，专业结构合理，顺应信息时代的电子档案管理的队伍是十分必要的。
5结语
目前各高校学生各类数据存放较为分散，数据共享不充足，使用起来不方便，利用率也不不高，所以采用一套系统采集学生信息、提供查询、统计、修改等功能很重要。结合高校学生档案管理工作的实际，在现代信息化的大环境基础上，对学生档案管理系统进行分析，阐述学生管理系统学高校大学生档案管理工作的促进作用。
关键词:
现代化；学生；档案管理系统；现状；高校；档案管理
在高等教育不断发展中，学生档案作为高校日常管理中的一部分。也是人事档案对高校提出的新要求，学生档案是学生在学校期间的一个重要资料之一。它完全能反应学生在校期间各方面情况，同时也是大学生今后就业的关键材料。高校档案管理工作是日常管理工作的核心部分也是关系到学校声誉和学生前途的大事。作为本科院校，我校领导高度重视，要求要认真贯彻《档案法》，落实各项规章制度，保证每一份学生档案都能真实反映学生在校期间的情况，为社会及用人单位提供一份可靠的保障。目前高等学校的学生管理工作的情况不乐观，存在很多需要解决的问题，我们还在采用人工统计和管理档案。在当前信息时代的环境下，用计算机学生档案管理系统对学生档案信息进行管理，比手工管理档案具有不可取代的优势。例如：查询检索、信息录入、信息可靠性高、能存储的信息量大、保密性好、保存时间长、需要成本低、节省空间等。这些优点对高校管理学生档案工作都非常重要。
一、当前高校档案管理工作情况
1、有完善的法律制度
关于档案管理虽然有很多法律制度和法规，但是对于高校学生档案管理工作没有比较针对的法律法规。因此在高校学生档案管理工作中没有统一标准，各个学校的管理体制又不一样。目前管理形式多种多样，有些学校为了方便使用分别把档案存放在学生所在的各个学院；有的为了集中统一管理把档案集中放到学校档案室进行保存管理；有些把档案放到招生就业处进行进行管理；有的把档案放到学工处管理；还有部分学校将学生档案与干部的人事档案放在一起归人事处管理等。这些都能看出来学生档案管理没有一个专门独立的机构进行管理都是归属在某个部门中，这样的管理不规范导致学生档案错乱。
2、档案内容不完整，缺乏严谨性
高校学生档案记录了学生在学校期间的各种情况，是学生在校表现的有力依据。但是对于学生档案中的相关表格的填写不严谨，例如学生成绩表格填写存在学生成绩丢失被修改等问题，在填表时重要的日期及格式不能严格按照填写，漏填以及填写错误。在归档时没有及时发现错误，导致错误信息存入档案，造成档案权威性降低，这个也是人工制作管理档案的弊端。
3、工作人员档案管理意识浅薄
因为长期高校档案管理工作不受重视，管理档案方面工作人员没有地位。档案管理工作没有一个健全的队伍，没有配备专职学生档案管理工作人员，都是兼职管理学生档案。没有统一培训和学习，提高档案管理工作人员的专业素质，也缺乏采用现代信息化管理档案的知识，导致很多人凭着自己的想法在整理档案，使得档案的归档十分不明确。还有部分工作人员对档案工作的认识不够，缺乏责任心，。这些种种问题导致档案管理工作不能健康发展。
4、档案管理方法方式跟不上现代技术
这些年随着教育事业的不断发展，高校也不断扩招，导致学生档案管理工作的难度大大增加了。目前高校的档案管理工作还是采用传统人工手工操作，没有一套规范完整的管理软件，这样很难应对目前学生档案的管理工作。在一定程度上影响了学生档案管理工作的规范化和现代化。
二、加强高校学生档案现代化管理工作
1、学生档案管理系统功能主要有学生档案管理系统的主要用处是对学校学生信息进行管理。该系统的设计要考虑到合理性、可实用性、规范性、方便性等功能，该系统对学生的日常信息有录入、修改、查询、添加、删除等功能。学生管理系统可以对学生在校期间发成的所有情况进行登记管理更新，能保证每个学生在校期间档案的完整性和一致性。学生管理系统主要包括了学生各类信息查询、教务信息查询维护等其主要功能包括1、有关在校学生学籍异动信息输入，包括学生基本信息、异动情况等；2、学生信息的查询和修改，包括姓名、专业、家庭联系方式等；3、学院管理信息的输入、查询、修改等；4、学生课程设置和修改；5、学生获奖和违纪情况的输入、查询及修改等。
2、加快建设档案管理人员的队伍，强化档案管理人员意识配齐专职档案管理人员，要求具备一定的计算机知识，并加强对他们的培训指导工作，让他们指导档案管理的重要性，创造条件给他们去学习，以提高业务水平。这样能更加好的运用学生管理系统对高校学生档案进行管理，有了这支队伍以后面临更加多的学生也能把档案管理的井然有序，是学生在校期间档案信息完整统一严谨。
总而言之，随着高科技信息发展，高校不断扩招，学生人数增加。对高校学生档案管理工作要求更加高，那么学生档案管理系统对高校学生档案管理是起到促进作用的，档案存档电子化对于学生档案管理工作来说是必然的发展趋势。用学生管理系统管理档案不但能都很大程度上节约人力资源也能提高学生档案资源的利用率，方便了各单位查询存取阅览。通过互联网还能破除档案的区域化限制，方便社会各个部门和用人单位提取和查看档案，也为学生就业提供快捷方便的依据材料。所以加快用现代化高科技方式管理高校学生档案工作，这对于学校学生档案管理工作有着重要的推动作用。
作者：秦方凌 单位：广西科技师范学院
参考文献
[1]何树娟.加强高校档案管理工作的探析[J].改革与开放.2010（10）.
[2]孙立霞.如何加强高校档案管理工作[J].商业经济.2010（13）.
1.系统目标
本系统是根据某单位的实际工作现状而开发的档案管理系统，主要针对单位档案管理高新技术应用和信息化处理方面存在的不足和缺陷而设计，旨在提高系部层次的二级机构档案管理工作的信息化程度，在不影响档案安全性的前提下，提高档案工作的效率和档案利用效率，降低兼职档案员的工作强度，在专职档案员人力不足的状况下，分担一级档案管理部门的档案管理工作量，减轻一级档案管理部门的档案流通利用压力，补充一级档案管理部门所欠缺的电子档案数据，使档案管理工作能更完善地适应档案资料载体多样性的变化趋势，逐步走进科技化、网络化、高效化的管理模式。
本系统运用UML进行面向对象的软件设计、分析与开发的知识和建模手段，进行了系统的参与者界定、用例的描述、活动图分析及数据库建模等设计，并计划运用JAVA Script、C#、JSP、SQL Server、Visual Studio等开发语言和工具完成对系统的技术实现。
2.管理层面的可行性分析
档案管理工作从单位组建开始就已开展，但这项工作并非主要工作，而是多年处于单位职能边缘化状态，在管理改革上被关注的程度不够。几十年来，随着单位发展的不断壮大，业务的逐步拓展，档案的数量和种类也越来越多，但在专职档案管理人员的编制上并没有变化，档案管理手段和方式也没有及时得到改进，档案管理模式并没有发生实质上的改进。虽然也配备了计算机等各种终端设备和网络环境，但相应的软件系统版本老旧，操作繁琐、系统庞大、虚设功能较多，与单位管理政策和管理现状匹配不足，不能很好地提升档案管理的科技化程度。这就造成了因人手不足、管理现代化程度不高而使档案归档不及时、错误发生率增加、档案利用效率低下、检索不便等不利于档案管理和利用的现状。
因此，为了从根本上提高档案管理工作的质量，优化档案管理工作的效果，增强档案利用处理的高效性，在当今信息化程度日渐高涨的网络时代，将档案管理工作进行信息化运作是管理上的迫切需要，也是切合档案载体电子化趋势的迫切需要。
3.技术层面的可行性分析
在硬件方面，单位的网络体系经过多年的运行己建设得非常完善，安全性高，管理严格，维护及时，计算机终端的普及率和联网率非常高，单位二级机构的兼职档案员的计算机配备率为100%，给档案管理系统的运行提供了可靠充足的设施保障。在人员素质方面，虽然档案员这个岗位始终被认为技术含金量不高，一直处于人员综合素质偏低、年龄偏大的尴尬状态，但随着兼职档案员的出现，这一状态已得到很大的改善，经过单位多年来信息化工作的开展，OA系统的全面推进和实施，各种办公所需的计算机操作技能得到了大面积的普及，兼职档案员们所具备的计算机应用能力已足以使档案管理系统在较短的时间内得到良好的推广应用，而不需要花太多的人力和时间专门进行系统应用的培训，这使得档案管理系统的运用在技术层面上具有良好的可行性。
4.系统功能需求
