时间：2023-06-05 10:15:37
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇工程建设档案管理规范，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
1 基建工程档案管理的特点
1.1 档案数量多、形成时间长。油田地面建设大部分都是由一个个单位、单项工程组成，投资多，项目庞大。从项目的调研、评估决策、勘测设计、施工、竣工到试运行，少的一年，多的达3年～5年，而工程档案收集必须是全过程参与。
1.2 涉及工作面广、来源广泛。一项工程的档案绝不仅仅是建设单位或施工单位的事。它从形成、整理、审核到移交，需要建设、设计、施工、监理、监督等参建单位共同完成，任何一方疏忽，未能及时归档资料，就会影响基建档案材料的完整性。
1.3 档案门类繁多、归档载体多样。在建设周期内所产生的文件包括勘测设计、招标投标、工程施工等资料；涉及土建、安装、电力等专业；归档载体有文字、图纸、照片、证书、实物等载体；形成数量巨大、种类繁多的工程建设档案，其专业性、综合性是其他档案管理所不具备的。
2 工程建设档案管理面临的问题
2.1 重工程建设，轻档案管理，档案管理意识淡薄。油田建设工程公司成立以来一直保持着高速发展，为使工程项目尽快发挥效益，往往更注重工程的有形建设，忽视了工程档案资料的收集、整编等工作。
2.2 档案归档不及时，质量存在缺陷。工程建设参建单位多，且工期长、人员变动大，各单位对建设过程中形成的资料也未及时收集和妥善保管，档案管理与工程建设不能同步进行，因此，档案资料成套性差，准确性、完整性不够。
2.3 重纸质文件归档，轻电子归档。在基建工程建设过程中，参建单位收集工程建设过程的纸质资料进行归档时，大部分资料员认为没有必要归档电子文件，在收集的过程中也没有保存电子文件。
2.4 利用档案意识差，档案利用率低。往往归档的档案存放在档案室，遇到问题有些部门没有想到利用档案来解决。而档案部门也没有对项目档案实现信息化、网络化管理，达到资源共享。
3 工程建设档案管理措施
3.1 加强制度建设，规范档案管理。完善制度，建立工程建设档案管理制度，对组织体系、职责、考核，以及文件材料的收集、归档、整理、移交等流程都有明确规定，实现档案管理规范统一、有章可循。
3.2 实施同步跟踪管理，做好过程控制。实现工程档案及时归档和案卷的真实性、完整性、准确性，需做好工程档案提前介入、过程控制、同步跟踪、事后把关，使其渗透于工程建设各阶段、各环节中。
3.3 纸质与电子档案同步管理，改变存储和利用方式。要加强电子档案的管理，实现纸质档案与电子档案的同步管理，真正实现档案资源共享，为工程建设管理服务。
关键词：信息化建设；水利；档案管理
中图分类号：G270.7 文献标识码：A
引言
建筑业经济化是国民经济信息化的基础，运用信息技术对建筑企业进行合理的改造和完善具有重要的作用，从而提高建筑企业的管理水平和发展。随着我国建筑行业的发展，我国的建筑行业在不断的完善化，但是我国水利档案的管理工作还存在着一定的局限性，为了更好的促使水利工程的稳步发展，采用信息化档案管理，从而促使我国的水利工程建筑更加的规范化，保障了水库工程今后正常运行和管理，具有十分重要的意义。
1 信息化建设中的水利档案管理现状
我国水利化信息管理是在1975年开始起步，2003年《全国水利信息化规划》出台，这就意味着水利信息管理的工作在进行全面展开[1]。要完善水利档案管理体系，依照科学的管理手段进行规范化的管理，确保信息准确无误；要进行健全的体制管理，结合我国水利实际情况，制定一定的制度，将信息进行归档管理，并形成一定的档案管理规范，形成档案工作具备法律，促使有法可依，有章可循的局面；对档案加强业务方面的拓展和开发利用。对档案管理工作加大硬件与软件设施上的投入，促使水利档案信息规范化、科学化，将档案合理的进行整理，并编好目录，采用信息化技术进行储存、查阅，从而提高档案的利用率。
2 信息化建设中的水利档案管理工作存在的不足
2.1 水利档案管理者素质低下
水利档案管理者由于知识水平有限，思想观念淡薄，对水利工程信息意识认识不足，按照传统的档案管理模式进行管理，这样就会导致收集的水利信息不够完整，对水利信息认识不足，导致管理上的困难，资料查找比较繁琐。对于信息化时代，管理者由于知识有限，面对信息化和科学化的管理接受上能力有限，缺乏拓展精神[2]。
2.2 档案管理人员技术上的漏洞
虽然现在很多人都会使用计算机，但是对于其功能还不是十分的了解，对于怎样建立目录、建立电子档案在技术上还是比较缺乏的，不够完善，对待档案进行数字化统计还缺少专业的技能和水平。
2.3 档案信息建设上还不够完善
对一些专业性的软件，如水质监测系统、水资源管理系统、电子信息管理系统等项目还不能同步进行，缺乏建立统一的管理模式，系统上对各级档案的管理还不够完善，处在失衡的状态，对于电子档案的建立比较陌生化，更偏重于纸质档案的建立，对于信息化的管理技术上还比较欠缺。
3 加强信息化建设中的水利档案管理工作
3.1 加强领导的重视度，带动水利档案管理信息化建设
对于水利档案管理的影响有很多面，如资金的不足，领导重视度不够，信息化管理人才的缺乏等，但是起到关键性作用的还是领导的支持度。领导是决定水利管理规范化的主要核心，确立水利电子政务，落实水利信息化建设与管理同步进行，领导要在经费和人力上加以投入，领导要定期听取档案管理汇报情况，了解档案工作的现状，提出要求，下达命令，解决工作中实际存在的问题。领导要对档案管理交流活动进行重视，互相学习，弥补不足，共同提高，共同发展。指导档案管理者工作，落实每项工作程序，实现信息化管理，技术上创新并得到改进。
3.2 重视档案管理工作和加快档案信息化管理
档案信息资源建设是档案管理的主要组成部分，是水利工程发展和改进的保障。水利档案管理的专业性、规范性、科学性是有效保障水利工程水利进行的主要手段。制定一定的信息化档案管理规范，实现发展战略上的创新，加强综合管理，进行业务监督，进行工作漏洞上的指导，建立完善的档案管理体制，建立水文数据并进行归档流程。实现各类信息的收集、管理化标准、有效的进行电子储藏。提高人员利用信息化软件管理的规范化，建立水利工程管理目录，实现更好的查阅，进行电子文件归纳，熟悉硬件与软件的使用流程，建立信息管理制度，并进行有效、安全的储存，实现纸质档案和电子档案共存[3]。
3.3 以人为本，注重人才的培养
计算机的应用技术固然重要，但是当前人才的培养才是决定档案管理的主要依据。由于信息化时代的进入，这就要求档案管理人员必须具备一定的档案学知识和现代信息技术的掌握。培养一支信息化档案管理人才队伍对水利建筑发展具有关键性的作用，所以要建立复合型人才队伍，要制定培养专业知识的计划，鼓励工作者去主动学习信息化技术，提高档案管理工作技能，加强素质提高和责任提高。注意引进先进的科学技术人才和专业的计算机人才，建立强大的计算机IT人才队伍，优化内部人才结构，从而带动水利档案管理，适应时展变化与改革。加强档案管理者对信息意识的培养，改变传统的档案模式，灵活的运用信息技术进行整档管理，根据实际情况制定培养人才计划。
4 结语
重视水利档案管理建设，密切关注水利档案管理，及时的掌握水利信息的变化做出相对应的政策，提高信息化建设中的水利档案管理工作，从而更好的促进水利工程建设，促使水利管理更加规范化和科学化，从而达到更好的为水利工程建设服务。
参考文献
[1] 彭红.档案管理与信息化建设[J].河南科技，2011（13）.
[2] 张玉红.水利档案管理信息化问题初探[J].今日科苑，2009（02）.
关键词：农业基本建设项目；档案管理；对策
中图分类号：G271 文献标识码：A DOI编码：10.3969/j.issn.1006-6500.2014.02.011
Several Issues of the Archives Management for Agricultural Capital Construction Project
YI Ya-lan， LI Li-yin， ZHANG Chun
（Yangtze River Fisheries Research Institute， Chinese Academy of Fishery Sciences， Wuhan， Hubei 430223， China）
Abstract： Archives management of agricultural capital construction project is a very important part of the agricultural capital construction project management.This paper first analyzes the feature of archives management for agricultural capital construction project， then provides a series of problems that exist in archives management of agricultural capital construction project， and propose appropriate advices.
Key words： agricultural capital construction project；archives management； countermeasure
“十一五”以来，我国对“三农”的投资力度不断加大，农业基本建设也不断加强。以农业部归口管理的农业基本建设资金为例，“十一五”期间，国家安排农业基本建设投资830.97亿元，较“十五”增长了1.77倍，2010年投资总量是2005年的2.9倍。与此同时，国家对农业基本建设项目的管理力度也在不断加强，分别于2003年、2004年、2007年颁布了《农业部基本建设项目财务管理办法》、《农业基本建设项目管理办法》、《农业基本建设项目竣工验收管理规定》及《基本建设项目档案管理办法》、《建设电子文件与电子档案管理规范》等一系列管理办法。但是，农业基本建设项目的承担单位很大部分是科研事业单位，专业管理意识较差，重建设、轻管理的思想非常严重，尤其是对档案的管理缺乏重视，没有将档案管理提高到应有的层次上。
笔者拟就农业基本建设项目建设档案管理存在的问题进行分析，并结合自身单位在农业基本建设项目档案管理过程中的经验教训，提出相应的解决对策，力争对农业基本建设档案管理作出一定的贡献。
1 农业基本建设项目档案的概念
农业基本建设项目，是指全部或部分使用农业部管理的基本建设投资，以扩大生产（业务）能力或新增工程效益、增强农业发展后劲和事业发展能力为主要目的而实施的新建、改扩建、续建工程项目。 农业基本建设项目档案即指在整个农业基本建设项目建设过程中形成的具有保存价值的文字、图纸、图表及声像等各种载体的文件材料。农业基本建设项目档案在工程建设阶段是农业基本建设项目的全过程真实记录和历史凭证，在利用中是国家发展和支持农业的凭证和依据，在农业决策中是国家农业建设项目投资的重要参考。
2 农业基本项目建设项目档案的特点
2.1 涉及主体多方位性
农业基本建设项目从提出项目方案到项目竣工验收，涉及主管单位审批、农业部及财政部审批、地方政府部门及设计、施工、监理、材料及仪器设备供应商等多方位的主体，这决定了农业基本建设项目档案材料来源具有广泛性。
2.2 涉及内容的整体性
农业基本建设项目的档案应是以该项目或者该项目的一个单项工程为单位形成的一整套资料，从内容上看是一个有机的整体，从项目方案的提出到项目的批复到施工到竣工验收，每个阶段是紧密相连、不可或缺的，这些构成一个整体。
2.3 涉及专业的复杂性
农业基本建设项目涉及勘察设计、环保、建安、结构、给排水、配变电、消防、仪器设备等众多专业领域，这些专业领域在整个项目建设过程中的有机结合，决定了项目档案管理所涉及专业内容的复杂性。
2.4 保存时间具有长久性
根据国家建设部《建设工程文件归档整理规范》（GB/T 50328—2001）规定，建设项目档案资料的保管期分为永久、长期和短期三种，长期保管的基本建设项目档案资料实际保管期限不得短于建设项目的实际寿命。农业基本建设项目档案资料在项目竣工验收后相当长一段时间内仍发挥作用，仍具有较高的保存价值，在保存时间上具有长久性。
2.5 服务三农效益评价的重要性
农业基本建设项目的宗旨是服务三农，增强农业发展后劲和事业发展能力，因而项目建成之后的效益评价就显得十分重要。应从经济效益、社会效益及生态效益等方面来综合评价该农业基本建设项目的效益，能让建设单位对该项目公益能力做一个自我评估，从长远来看对建设单位的总体布局以及发展方向具有一定的指导意义，也能为上级主管单位投资决策作为一定的参考。
3 农业基本建设项目档案管理存在的主要问题
3.1 建设主体对档案管理意识不强
农业基本建设项目档案资料不齐全、整理不规范的现状，究其根源是建设主体对档案规范管理的意识不强，对档案管理的认识不到位，一味重视工程质量、进度和资金使用情况，没有意识到档案管理的重要性。由于建设单位对档案管理意识不强，从而施工单位、设计单位及监理单位等各相关单位都不会对规范化的档案管理有足够的重视，未按照建设项目档案管理的要求归档资料，或者未设置专业人员专门负责档案资料的收集、整理工作，从而造成部门资料缺失，影响档案的成套性和完整性。
3.2 档案资料收集整理缺乏规范性和实效性
部分农业基本建设项目的承担者是科研事业单位，这些单位的档案管理人员对农业基本建设项目的建设过程并不了解，对档案资料的来源认识不清，无法准确、及时地将搜集到的档案资料归类。部分具有法律效力的关键性资料原件丢失，仅留存复印件，或者重要文件签字、盖章不齐全，文件资料存在涂改痕迹等现象普遍存在，文件资料的整理缺乏规范性，使得归档资料的价值大打折扣，也给日后项目验收带来一定的隐患。
由于农业基本建设项目档案存在上述涉及主体多方位性及涉及专业复杂性的特点，从项目立项到竣工验收需要经历很长的一个周期，档案资料不能及时归档的现象非常普遍。往往某一建设工序完成，相应的档案资料归集并未到位，而项目建设却进入下个环节，档案资料后补的现象普遍存在，而这样留下的痕迹会对日后档案资料的查阅造成很大的误差，档案管理工作不能与建设工程同步发展的现象在项目竣工验收时常会遭到质疑，对建设单位造成不良影响。
3.3 系统化档案管理意识薄弱
鉴于农业基本建设项目档案管理存在涉及内容整体性的特点，项目建设的每个阶段是紧密相连、不可或缺的，是一个有机整体。因而项目各个阶段产生的档案资料也应是一个连续的、有迹可循的整体，应将各个阶段产生的档案资料进行系统化管理，不能只重视施工阶段的工程资料，而轻视项目立项、初步设计等阶段的资料，任何一个阶段的档案资料缺失或者不规范都会造成整体档案质量下降，建设单位应树立牢固的系统化档案管理意识。
3.4 档案管理的硬件投入不足
国家住房和城乡建设部于2007年颁布的《建设电子文件与电子档案管理规范》要求建设项目在形成纸质档案的同时，还应收集、积累、整理、鉴定、验收、移交电子文件，并加强电子档案管理。因而，在此基础上，农业基本建设项目实现信息化管理是十分必要的。在项目建设过程中产生的大量电子文件，须跟纸质文件一样，严格按照国家相应电子文件的归档要求，并与纸质版的同步录入。这较之前的管理理念、技术处理及设备方面都有了较大变革，而农业基本建设项目的承担单位绝大部分在这方面的投入是明显不足的。
3.5 档案管理人员的专业水平有待提高
建设项目档案管理人员的专业水平也是影响档案质量的关键因素，由于农业基本建设项目档案涉及内容的广泛性，大部分建设单位档案管理人员并不具备这方面的专业知识，甚至存在兼职人员管理档案的现象，加上基本建设项目档案管理方面的培训比较少，他们对档案的收集、鉴定、分类、归档等工作不熟悉，导致项目档案资料质量不高、流失严重。
4 加强农业基本建设项目档案管理的对策
4.1 增强档案管理意识，完善档案管理制度
首先应加强对建设项目档案管理规范及农业基本建设项目管理办法中相关档案管理规范的宣传力度，从上到下各级领导都要牢固树立重视档案管理意识，使建设单位及施工单位、监理单位、设计单位等相关单位都认识到档案管理工作的重要性，将档案管理工作放在与工程质量同等重要的位置，这是做好基本建设项目档案管理工作的有力保证。
4.2 竣工验收档案资料管理与工程建设同步进行
从项目的提出、方案的设计开始，随着项目建设的环环相扣，农业基本建设项目的档案资料的收集、整理，与建设项目的立项、勘察设计、建设施工、竣工验收同步进行，形成全过程化的管理体系，将档案管理的理念贯穿整个项目建成过程，保证档案资料的齐全、准确。
由于农业基本建设项目涉及主体的多方位性，参与建设的设计、施工、监理、仪器设备供应商等都是该项目档案管理的范围，因而对这个范围内主体的档案资料也必须管理到位。例如设计单位应向建设单位提交设计文件资料，监理单位应提供监理日志等一系列资料，施工单位应提供竣工图等，建设单位应及时做好这些文件资料的收集工作，也可由上述单位分阶段向建设单位档案管理人员移交上述资料，并认真检查档案内容是否齐全、质量是否符合归档要求，如不符合归档要求，应停止进入下一步建设程序，待该阶段的档案资料规整到位后方可进入下一步建设，这样从源头上对项目建设档案质量进行把关，确保档案资料管理与工程建设同步进行。
4.3 建立系统化、规范化的档案管理制度体系
建立系统化、规范化的档案管理制度体系是牢固树立档案管理意识的具体表现，只有健全档案管理制度，才能使农业基本建设项目档案管理有章可循、有法可依。首先，要力争将建设项目的一整套档案资料收集、积累、整理及归档落到实处，明确建设过程中建设主体与其他参与主体的职责，使档案管理意识贯穿于项目建设的每一阶段，形成从项目的筹划、立项、开工直至竣工验收首尾相接、全过程管理的系统化体系。其次，将档案资料的管理落实到人，通过制定档案资料归档标准，并将档案资料管理纳入合同管理范围，通过合同对档案资料的质量、完整程度、数量等作出规范，明确建设单位对档案资料的要求，以便对各参与主体形成一定的约束，确保档案资料规范化。对于不符合归档要求的资料，应及时与参与单位沟通、协调，并给予指导解决。
4.4 提高档案管理人员的专业素质
除了制度上对档案管理加以统筹规范外，档案管理人员的专业素质也是影响档案工作的重要因素。电子信息化的应用和普及，推动了档案管理的信息化，也给档案管理人员带来很大的挑战。面对档案管理新技术的挑战，档案人员应不断加强业务学习，积极主动参加档案管理相关理论培训和讲座，及时学习和掌握运用现代信息，与时俱进，以适应档案管理现代化的需要。
总之，农业基本建设项目档案管理是一门系统化工程，应不断探究其内在规律，加强对档案的系统化、规范化管理，有效利用档案管理成果，推进农业基本建设的发展。
参考文献：
[1] 方松，赵红萍，王征硕.基于HACCP管理体系研究农业基本建设项目过程管理[J].科技管理研究，2012（3）：197-201.
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[5]薛媛华.加强渔业科技档案管理 促进我区水产技术推广[J].内蒙古农业科技，2006（S1）：175-176.
关键词：水利水电；科技档案；现代化管理
能否最好科技档案的现代化管理直接关系到企业的发展和工程建设的质量。实现现代化管理科技档案已经成为了当前水利水电部门应该思考的一个重要问题。在具体的工作中应该以科学发展观作为工作的指导，进一步提高科技档案现代化管理的能力，这对于我国水利水电事业具有十分重要的意义。
1 把握科技档案管理的特点
科技档案的形成并不是在某个阶段，而是工程从开始到结束的整个过程，科技档案的建立能起到维护企业发展的重要作用，同时也是我国水利水电建设事业的珍贵财富。专业性是科技档案管理建设的重要方面，建立程序、内容的链接、专业的交叉都必须建立在专业性的基础上。除此之外类型和种类的多样性也是档案管理的特征，在建立档案的各个阶段、各个专业都是不可或缺的。在工程建设的勘察设计阶段就应该开始档案建立工作了，按照社会上存在的档案建立规则来开展一系列的文件整理，这也说明了当前的科技档案管理存在着一致性，和其他档案管理相比，科技档案在归档之后更具有现实性和实践性，能够对实际的工程建设进行指导。要想实现科技档案的现代化管理，就必须结合实际工程的特点，在建立档案的时候，使用任何对建档有帮助的方法和技术，树立档案管理人员现代化管理的意识，进一步提高档案管理的水平，发挥出档案管理对工程建设的重要作用，促进企业的经济发展。
2 加快水利水电科技档案管理的现代化建设
档案是企业发展的见证，能够人们了解企业的历史文化。在水利水电工程建设中经常会用到档案，它能够帮助施工人员查看到原来类似工程建筑的资料，为当前的工程提供依据，进一步保证工程建设的质量。下面我们就对如何加快科技档案现代化管理进行阐述。
2.1 提高科技档案管理水平
档案管理工作十分复杂，其中涉及到的步骤很多，例如收集信息、编号、归档、保存等等，档案管理人员必须做好每一步工作，否则就会影响到档案管理的质量。为了能够进一步加快当前水利水电科技档案的现代化管理能力，第一，对档案管理的各个流程实行科学化管理方法，采取先进的档案管理软件，提高档案管理效率。第二，按照当前的档案管理规范，对不同性质的文档采取不同的归档方法，对一些保密性强的文件，应该做好特殊管理。第三，纸质的档案由于随着时间的增长会逐渐损坏，工作人员应该对这些文件进行妥善处理，在接手一批文件时就应该做好验收工作。第四，档案资料中会有竣工工程图，在归档之前要查看各个部门是否都已经加盖公章。第五，引进先进的档案管理设备，加大档案管理投入，提高档案管理的环境，尽量减少对档案的破坏程度，延长档案归档年限，只有做好上述工作，才能够实现科技档案的现代化管理。
2.2 加快科技档案管理进程
作为水利工程单位，科技文档将逐步替代传统的纸质档案载体，加快科技档案现代化管理的进程，一要建立统一的档案管理平台和网络系统，实现档案管理工作标准化管理，形成高效管理和开发利用档案信息资源的网络管理系统，达到档案管理自动化、信息传递网络化的目的，进而提高档案的利用率。二要积极推进科技档案数据库建设和多媒体数据库建设，以计算机技术的应用作为档案管理工作技术现代化的中心，提高档案检索、内容查询功能的实效便捷，实现档案信息数字化、存储海量化。三要严格按照《电子文件归档与管理规范》的要求，全面收集、安全管理、使档案管理向着信息化方向发展。
2.3 完善科技档案管理制度
（1）作为水利工程单位，应该根据国家水利部的《科学技术档案管理暂行规定》有关法规为准绳，制定出本单位相关的规章制度，以确保其完整、准确、系统、安全和有效利用。（2）建立科技档案统计台帐，做到帐实相符；建立查、阅、借档案利用效果登记表，做到查阅、借阅有登记，利用效果有记载。（3）规范档案业务管理，制定切实可行的科技档案分类大纲、保管期限，使档案业务工作井然有序。
3 科技档案在水利水电建设中的作用
3.1 激发水利水电科技档案活力
（1）优化整合。针对水利水电科技档案是水利活动真实、完整、准确记载的规律性，根据每个主题要求，收集整理工程资料，通过整理、分类、鉴定、保管、积极挖掘档案内在价值，总结规律，对档案进行提炼，使档案信息不断增值，使分散的档案信息资源得以整合。（2）将整合的资源信息与电子网络相结合，充分利用现代计算机技术对科技档案进行现代管理。将整合的资源信息与电子网络相结合，以确保整合后的档案信息资源能够以有效手段为本单位提供便捷、高效的档案信息服务。（3）加强规划。档案的建立需要各个部门的配合，通过完善和协同各个部门之间的工作，规划好档案的管理方法，制定出合乎当前档案管理的制度，并组织好其他部门和人员参与科技档案的管理中。
3.2 强化水利水电科技档案的服务效能
（1）为了保证档案的及时归档，建立起最全的档案资料，档案管理人员在服务方式和内容加以改进，提高催促的力度，积极建立档案管理系统，开发档案资源，建立期一个科学的检索方式，方便用户使用。（2）科技档案的建立目的不仅仅是为了记录工程建设的过程，更大的目标就是能够被其他工程建设服务，作为档案管理人员也应该积极地为建设人员提供档案信息。同时还应该借鉴其他国家和地区的先进的档案管理方式。（3）计算机技术在科技档案管理当中的应用，改变了传统的管理方式，这也是体现现代化管理的重要方面，根据档案的特点建立起科学的管理方式，严格控制档案的使用权限，特别是对一些保密的文件，对整个档案使用的过程严格把关。
4 结束语
综上所述，科技管理主要是对水利水电企业中的工程建设的详细记录，其中包括建设的思想、施工技术、施工经验等方面，同时也是水利水电建设中重要的组成部分，是最原始的工程建设档案。企业应该加强对科技档案管理的重视，并作为企业发展中的一部分，这不仅能够为企业获得更好的经济收益同时还能够降低劳动成本，促进自身的发展。
参考文献
[1]赵艳.浅谈加快档案管理工作的现代化进程[J].黑龙江科技信息，2009（24）.
由于工程项目的管理工作涉及到的部门比较多，档案管理目前还没有一个较为规范的管理操作流程，许多需要收集的档案存在于多个部门多个人员手中，而且工程建设的施工队伍流动性较大，往往是这一小工程完工验收后就进入下一施工环节，档案还未收集，施工队伍已经撤离。而且工程项目施工专业性较强，懂档案管理的人员不一定懂工程施工，而会工程施工的人员一般都不懂档案管理，相互间还缺乏沟通渠道和时间，使得档案管理工作与其他部门相脱节，即使收集到了工程档案，质量也参差不齐，诸如表格制作不规范、图表设计尺度不一、设计更改未加以标注，因而档案不具有真实性，对工程项目的全貌不能准确从档案中反映出来。另外不少工程材料标准未能统一，既有随意更改涂抹的，又有使用圆珠笔或复印件的情况，使得图纸资料识别度不高，影响档案可靠性。
1.档案管理规范化意义
档案是相关人类文化成果的积淀，是连接古往今来的纽带。而工程项目的档案不仅是工程项目的智慧结晶，也是项目施工企业的历史记录。在未来出现问题时，档案管理能通过提供相关证据和凭证，准确判断出症状所在。工程项目档案真实准确地反映了施工过程中的详细流程，并在一定程度上保证了工程的质量安全和人员安全，对于工程事故分析、责任认定以及管理办法等都有十分重要的意义。工程项目的档案管理还能为日后研究提供借鉴和经验，增强工程项目人员的自身素质，实现对档案规范化管理。通过对档案进行规范化管理，可将档案中所涉及的工程、科技成果转化成推动工程设计行业的实际生产力。
2.档案管理规范化办法
（1）加强管理人员专业水平。工程项目往往工期较长，工程人员较多，涉及专业范围较广，形成的档案材料内容不可避免地纷繁复杂，稍有疏漏，就对档案管理工作造成较大损失。为保证档案资料覆盖全面、资料内容准确规范，首先需要加强档案管理人员的相关能力。因而，在日常档案管理工作中，档案工作人员必须具备相关专业技术水平，经常补充学习档案管理工作的新知识新方法，并能应用现代化信息手段，对档案实行高效率的整理工作。其次是档案工作人员需要经常与各部门保持沟通联系，对各个部门需要收集的材料了然于胸，并熟悉各个部门的主要工作流程，了解不同部门档案管理要求，确保档案在归档时分类正确，并对各部门人员进行档案管理的培训工作，增强其对档案法律法规的了解和档案管理的责任意识。对施工过程中的各种图纸、文字等材料进行规范化操作培训，明确各部门档案收集、整理责任，优化档案管理模式，形成自上而下，从整体到局部的档案管理工作流程，确保档案管理的规范性，加快档案管理效率，提高档案准确性与真实性。
（2）建立健全档案管理规范化制度。工程项目档案的特点决定了档案管理的难度，首先是工程项目档案反映的是工程施工过程中形成的工程详细数据的汇总，是在日后进行维护管理、改建拆除等所必须具有的参照标准，收集数据的详实程度与丰富程度都是海量的，并且在数据图纸等的规范性和准确性要求都较高。其次是工程项目档案的形成过程与工程施工密切相关，在不同阶段档案管理方式又有不同，工程项目的施工由众多不同专业构成，如水电、机电、建筑、勘探、设计、施工等，这使得档案类别具有复杂多样性，档案管理需要各个阶段不同部门分工完成，这就要求各部门间的沟通协作能力有较高要求。因而必须形成一套符合工程项目自身特色的档案管理办法和制度，依照相关法律规范对档案实行规范化管理，并遵照国家档案收集要求，建立合理归档制度，明确各部门档案归档要求，实行全面交叉覆盖制，各部门档案归各部门分别收集，然后进行汇总，从而降低档案管理难度。
3.档案管理规范化措施
首先应明确档案管理人员的职责，由单位主管领导直接负责档案管理工作，逐级向下实现档案管理责任制，把档案管理制度的建设和办法的实行落实到个人。通过成立档案工作委员会的方式，指导、检查档案管理部门的工作情况，制定档案工作规划，确保档案管理工作与其他工作同步进行，为工程设计单位的档案管理日常运行提供质量保证。并设立专门档案室，由专业人员负责对整个单位的档案管理工作，从档案归档、整理、鉴定工作到统计和保管利用方面全程进行管控，从实际出发，对档案的保管期限和使用类别等详细档案数据，编制索引工具。并充分利用计算机网络系统和先进软件技术对档案信息实现信息化、规范化管理，有目的、有计划地加强对档案工作人员的规范化管理培训工作，使其能系统性地掌握专业技术和先进理念。构建一个利于档案管理工作发展的平台，注重对档案人员工作积极性的调动，通过组织交流沟通活动，建立起激励表彰机制，促进档案人员的积极性。按绩效对其进行考核，实行有竞争力和吸引力的晋升竞争机制，保证档案管理队伍的稳定和专业，使档案人员的工作更具成就感，以跟上单位档案管理规范化建设。
结语
对工程设计单位而言，工程设计文件是其主要产品，是广大工程设计人员辛勤劳动的智慧结晶，是工程设计单位实力和技术水平的有力体现，更是所有工程设计从业人员宝贵的无形资源。档案管理工作对工程设计单位的重要性是不言而喻的，做好项目档案管理工作，不仅是保证工程项目质量的基础，也是追究相关责任人员的重要依据。而当前仍有部分人员未重视档案管理，在管理过程中存在着诸多问题，急需相关人员采取有效措施进行改善解决，为档案管理工作走向规范化、现代化提供基础。
作者：罗凤梅单位：中国轻工业南宁设计工程有限公司
难点一：项目建设体制变革，投资及管理主体多元，造成档案管理的不确定性。
随着经济体制改革的深入，重大建设项目在建设管理、投资、运行诸方面处于动态变化状态。管理体制变化，主体多元化，造成了档案管理的不确定性。
首先是档案管理的主体不确定。重大建设项目在立项及可行性研究阶段，一般由政府主管部门负责，文件也由其形成并保管，如计划、水利、交通、城建等行政主管部门。这个时期短则几年，长的需十几年甚至几十年，形成积累了大量可行性研究、立项申报材料。立项批准后，往往又成立一个临时性指挥部，负责项目建设前期准备及工程实施工作。正式开工以后，建设单位、投资主体基本确定，十几个甚至几十个施工和监理单位进场。在建设过程中或交竣工后，还会发生投资、运行主体的变化。文件形成主体和档案管理主体因建设主体、投资主体、参建单位的不同，呈现多元化态势和不确定性，造成档案来源复杂，管理难度大。
其次是档案归属不确定。档案的本质属性是原始性、真实性、成套性、惟一性，文件形成的自然法则要求“谁形成，谁整理，谁保管”。但为利用之目的，要求档案集中统一管理，同时还要从国家管理需要和大档案概念出发，档案需要多套形成，向城市建设档案馆、国家综合档案馆及有关主管部门移交。这就带来了档案的惟一性和多头性、集中统一保管和分散形成的矛盾。这一矛盾的存在，在文件材料形成阶段必然导致目标不明确、步调不一致，容易陷入混乱。
第三是管理规范不确定。由于文件形成主体的多元性，不同的管理主体对档案的侧重点不同、要求不同、标准依据不同，存在着管理规范不确定性。另一方面看，档案行政管理部门在出台相应的规定、实施行政监管方面相对滞后，也导致了项目文件管理上的无规可依有规难依局面。调查发现，大部分项目在文件的形成和管理上普遍存在四重四轻：重项目批准文件轻附件材料保管，如成册的可行性研究报告、勘察设计报告作为附件难以与批复文件一起妥善保管；重征地拆迁批文和红线图，轻征迁协议书管理，如重大建设项目大多数实行委托征地，形成的协议书不完整或多是复印件，有的甚至是复印件也没有；重招标中标文件，轻开标会议材料和未中标文件的管理；重建设过程文件轻交工后试运行文件的管理。上述四重四轻现象，已经给项目审计、工程后评价、项目改扩建带来了不良后果。一些工程在解决政策处理遗留问题时，文件材料不齐全与档案管理不完善已成为引发矛盾纠纷和社会不安定的因素。
难点二：参建施工单位多，人员不稳定，形成施工文件质量较差。
施工文件是反映工程建设历史面貌、体现工程质量的重要历史记录，也是工程运行、维护的重要依据，是工程档案的主体。施工文件的重要性已得到社会各界的认同，各项目采用合同管理制、保证金制度等积极措施，以加强文件管理。但由于参建施工单位多，人员不稳定，对文件质量认识有差异，对档案工作的认识也还有一定距离，施工文件不同程度地存在一些问题。一是施工技术表式文件格式混乱，存在不统一不规范问题，随意性大。目前仍有不少项目的管理部门、质量监督部门尚未意识到施工技术文件对档案的重要性，放任自流，没有对施工技术文件做统一规定。大多数施工单位依据习惯做法自行制作表格，造成一个项目的表式文件内容、格式不一致，给档案的统一保管、统一利用带来不便；二是质保材料不符合要求，多为复印件且模糊不清，有的材料报验单没有做统一的归档要求，质保材料不完整；三是竣工图绘制不符合规范要求，竣工说明未说明执行原设计的情况，未说明施工主要材料的来源及其质量，未说明施工中遇到的各种问题和采取的措施以及工程质量检测情况，工程变更的依据图文分离，变更文件与竣工图不一致等问题；四是技术文件形成积累有序性不够，未能体现工程文件的成套性特点，给档案整理和利用带来困难。此外，不少文件存在签字不规范、字迹材料不耐久、文件的有效性不符合规范要求。
难点三：设计单位游离于档案工作之外，档案管理存在着盲区。
目前还有不少国家重大项目的设计依然是指定设计。设计阶段处于项目建设的前期，在正式开工前设计单位即已开始项目运作，项目管理单位还无暇对之提出档案管理要求，加上没能像施工单位一样受招标文件的约束，设计单位在工程档案的管理中如入无人之境：施工图大量使用复印的白图，图纸清晰度低，影响竣工图编制质量；设计技术联系单和变更文件没有使用统一的文件编号，造成管理上无序；变更文件大量使用传真件、复印件。不签字不盖章，为档案永久保管埋下了隐患；竣工图编制规范执行不力，存在编制说明不详、编制方法不符合要求等问题。
难点四：监理单位未能切实履行档案监理职责，档案的真实准确性难以得到有效保障。
根据国家档案局制定的《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》的规定，监理单位除了做好自身档案管理以外，还需要对施工单位形成的文件质量和归档情况进行监理，包括施工单位各单位工程、分部分项工程齐全完整情况，归档的施工文件是否符合真实准确要求，等等。经检查的文件，监理单位需在文件上签字确认。当前，监理单位在职责的履行方面，因缺乏相应的约束，与设计单位一样存在很多不足。有的对监理文件归档范围不明确，很多该归档的没有按规定归档；有的对施工单位文件的监理不到位，马虎了事；有的不重视竣工图监理，竣工图存在没有按实际变更或变更方法错误等现象；有的监理文件未能体现工程监理程序，有编造、伪造监理文件之嫌。
解决难点问题的对策
重大建设项目文件管理是否到位，直接关系项目档案的质量，关系项目能否顺利投产及其运行。有效解决重大建设项目文件材料管理的难点问题，需要一个良好的档案法制环境，需要全社会档案意识的共同提高，需要有关方面的高度重视和不懈努力。笔者认为，应着力抓好以下几方面工作：
1． 完善标准，明确文件质量要求。文件是档案的前身，是档案的来源，文件管理在档案管理中起着重要的基础作用。近年来，国家出台了一系列档案管理规范，但是涉及文件材料管理阶段的规定并不多，即使有也是原则性的，或操作性并不强，或规定不够具体明确。如招投标文件的管理，相关标准规定了中标文件的管理要求，未中标文件是否保存及保存时间、保存方式，并没有作明确规定，有的项目建设单位在招投标一结束，就将之作为不归档文件予以销毁，实际上这些未中标文件在项目审计、稽核及违法行为的查处过程中，利用率还是挺高的。
2． 关口前移，建立文件质量控制机制。关口前移，就是指项目档案工作，要从文件材料形成开始，把好档案材料来源即文件的质量关。把好文件材料的质量关，关键是建立健全质量控制机制。一是要建立岗前培训制度，将档案业务培训作为施工单位和监理单位人员上岗的必修课，同时建立项目档案人员网络。二是将文件材料质量管理纳入相关人员的岗位职责，建立考核奖惩制度。三是健全建设项目招投标管理，完善施工合同和监理合同，在合同中进一步明确文件管理和档案管理的具体要求，同时将档案的质量作为归还施工单位保证金的条件。
3． 同步检查，实施文件质量的全过程跟踪管理。文件与工程建设的每一个阶段每一个环节同步形成积累，并实行同步检查，才能及时发现问题并解决问题，确保文件在转化为档案时符合质量要求。同步检查，要求档案检查与工程建设同步，尤其要抓住工程建设的几个重要环节和阶段，如隐蔽工程验收阶段、中间验收阶段、交工竣工验收阶段，等等。文件材料的质量检查可以单独进行，也可以与工程质量、进度检查一并进行。每一次检查都要注重实效，避免走过场，发现问题要及时提出整改。
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：
建设工程项目的管理，在经济建设发展中已得到了相当的重视，各建设单位的基建管理部门也积累了不少项目管理的先进经验，但对于建设工程项目管理中很重要的一个方面---建设工程项目档案资料的管理还没有得到应有的重视。随着建设工程档案资料管理的相关规定出台，各建设单位也开始逐步重视工程项目的档案管理工作，只是许多建设单位这方面专业管理人员缺乏，经验不足，不知道如何做好建设工程的档案管理工作。本文对建设工程项目档案管理体制中存在的问题进行分析，并提出相应措施。
关键词：建设工程 档案 管理制度
一、现阶段建设工程项目的档案管理存在着以下一些问题：
1、在日常的建设工程档案管理工作中，由于建设单位对工程档案管理认识不足，没有很好地履行监督、检查、指导等职能。建设工程项目存在着建设周期长、流程长、阶段多、涉及单位（部门）多等原因，使工程档案管理具有复杂的多样性特点。在工程建设过程中，由于各种经济利益或赶工期等诸多原因，人们往往只重视工程项目建设的施工管理，忽视工程档案资料的管理，给工程档案资料的归档、保管带来一定的影响。
2、许多工程建设单位，由于建设工程档案管理体制不完善，档案管理制度不够健全，以及人员、经费等诸多原因，没有设立工程档案管理部门，配备专职的档案管理人员，工程档案管理工作由其他工程管理人员兼任，由于建设工程管理和工程档案管理的职责、专业性不同，工程管理人员不了解工程档案管理的专业技术知识和档案管理工作程序，缺乏档案管理的实践能力，工程档案资料往往没有按要求妥善保存，使工程档案资料的收集、整理和归档工作不能及时、规范地做好，极易造成工程档案资料的分散、遗失；且没有专门的办公场所，工程档案资料的保管质量、安全得不到保障。
3、工程项目建设中，由于参建单位多，各参建单位之间缺乏相互沟通和交流，参与建设的人员多且不稳定，相关规章制度不健全，以及工程档案管理意识不强，各自管理的标准相互不统一，没有采取规范的管理方法和操作流程，使得工程档案资料的收集、整理和归档工作与工程建设不协调，工程的技术文件、资料存在分散、损坏、丢失等情况，收集的资料质量不符合归档、保存的要求，影响了工程档案管理工作。
二、充分认识工程档案管理的重要性是做好工程档案管理工作的前提和保障
建设部为加强建设工程文件的归档整理工作，统一建设工程档案的验收标准，建立完整、准确的工程档案，会同国家有关部门共同制订了《建设工程文件归档整理规范》(GB／T50328-2001)，自2002年5月1日起施行。
根据规范规定，项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经工程项目档案验收或工程项目档案验收不合格的建设工程，不得进行或通过整个建设工程项目的竣工验收。由此可以看出，工程项目档案验收对整个工程项目的竣工验收具有一票否决权，充分体现了工程档案资料在建设工程竣工验收中的重要性。
建设工程档案文件是指在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括：1、工程准备阶段文件即建设工程前期档案。2、监理文件即监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。3、施工文件即施工单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。4、竣工图资料即工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。5、竣工验收文件即建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。
建设工程档案文件，对工程建设前期及日后的管理、使用、维护、改建、扩建、技改有着十分重要的作用，工程项目档案资料收集不齐全、整理不规范、保管不安全，都会影响工程建设项目的工程档案验收和工程项目的竣工验收。
三、如何做好建设工程档案管理工作
（一）要高度重视建设工程档案管理工作
工程项目建设是百年大计，工程档案管理同样也相当重要，没有工程档案资料将后患无穷。建设工程由于涉及的单位和环节众多，形成的各种工程档案资料较多，所以要想把工程档案管理工作做好，建设单位必须从工程项目立项开始，就要建立健全档案管理工作的规章制度，明确工程档案管理岗位责任，指定专人负责工程项目的文件、图纸、计算数据、声像记录等资料的收集、归档工作。统一负责对本单位及设计、施工、监理等参建单位的工程档案资料进行管理、指导和监督。确保工程项目档案管理工作与项目建设同步进行。
（二）加强工程档案管理，建立健全工程档案管理制度
工程档案管理是工程项目管理的重要环节，加强工程档案的管理，能更好地为日常管理、使用、维护、改建、扩建、技改等工作提供参考。
1、强化工程档案管理意识。我们要从思想上认识到工程档案管理工作的重要性，增强工程档案管理意识、市场服务意识。加强工程档案管理人员的管理，增强工作责任性，遵循档案职业道德，对待工作认真负责。
2、建立健全工程档案管理制度并遵循以下三点要求：①建立起来的规章制度要体现合理性、科学性，必须符合工程档案管理规范和建设单位档案管理的需要。②简明实用，制度必须具有可操作性，以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，发挥制度的规范和指导作用。③坚持制度执行的严肃性、权威性。在规章制度的执行过程中，要做到有章可循，有赏有罚，规范操作。
（三）做好建设工程档案资料收集、归档和保管工作
建设工程档案是指：在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。加强对工程档案的规范化管理，严格工程档案管理程序，提高鉴别水平和处理能力。工程档案的收集、整理、鉴定和保管等各个环节，必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。
在实际工作中，工程档案管理人员必须维护档案资料的历史真实面貌，了解档案产生的背景和作用，实事求是，据实立档，据实用档。在收集档案材料过程中，要认真鉴别、核实，明辨是非，把真实可靠的档案资料收入档案，把好质量关。在收集档案资料时要做到口勤、手勤、脚勤，及时追补工程档案缺失材料并不断完善工程档案资料内容，努力使工程档案资料收集完整齐全、内容真实可靠。要做好收集、整理、编目、着录、标引、立卷、分盒存档等工作。对由于历史原因，确实收集不到的工程档案材料，要查明原因，登记说明，为今后的查找工作提供方便。充分发挥好工程档案信息资料的作用。
在工程档案文件的整理、立卷、验收、移交工作中，建设单位应在工程招标及勘察、设计、施工、监理等单位签订合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求；建设单位要求勘察、设计、施工、监理等单位，将本单位在工程建设过程中形成的文件收集、汇总后，向建设单位档案管理部门移交。
根据工程建设过程，按下列五部分做好工程档案资料的管理工作：
1、工程准备阶段文件指工程开工以前的立项、审批、招投标、勘察、设计及工程准备过程中形成的文件材料。是工程项目档案的重要组成部分，是工程建设的凭证性和基础性文件材料，是一个工程主体单位永久保存的法律原始性凭证。这部分资料包括：①立项文件；②建设用地文件(建设用地规划许可证、土地使用证等)；③勘察、测绘文件（地质勘察报告、施工图审查意见）；④合同（勘察、设计、施工、监理等）；⑤开工审批文件（工程规划许可证、施工许可证）；⑥建设、设计、勘测、施工、监理等单位的信息资料。
只有规范工程前期档案资料管理，明确归档范围，才能保证工程档案资料的齐全、完整，确保工程按时开工，为主体工程的建设和工程档案资料管理打下良好的基础。建设单位的档案管理人员要负责收集、保存好工程立项文件、建设用地文件、各种报批文件、招投标文件、各类合同及建设单位召开的有关工程会议纪要等档案资料。勘察、设计等单位应在本单位任务完成时，将各自形成的有关工程档案资料向建设单位移交归档。
2、监理文件包括：监理规划、月报、会议纪要、进度、质量和造价控制、其他管理事项。
监理是监理单位依据工程建设项目施工合同，对工程建设承包商的生产(进度、质量和投资)，采取组织、协调、控制、措施，进行监督和管理工作。项目监理文件是指监理单位对工程项目的质量、进度和建设资金使用等，进行相关风险控制的一整套组织管理文件。这部分资料在工程项目推进过程中，要求建设单位及时与监理单位沟通、联系，由监理单位负责，按《建设工程监理规范》（GB503129－2000）编制有关工程档案，在工程竣工验收前，向建设单位移交、归档。
3、施工文件:是施工单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。（如：开、竣工报告，施工现场质量管理检查记录等）。包括：①建筑与结构工程，含：地基基础，主体结构，建筑装饰装修，建筑屋面等；②安装工程，含：给排水，电气，空调，电梯，建筑智能等；③室外工程；④施工验收。
施工文件包括工程施工技术管理资料，质量控制资料，施工质量验收资料。是建设工程施工全过程中的真实记录，在工程项目实施期间，根据施工文件归档要求，由施工单位按各省有关规定，根据各实施阶段，按分项工程的进程，编制有关工程档案，并在工程竣工验收前，向建设单位移交、归档。
工程项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案资料，并在竣工验收前向建设单位移交。建设工程项目如有几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并在竣工验收前向建设单位移交。
4、竣工图资料:是工程竣工验收后，真实、准确、完整反映和记录工程项目各种地下和地上建筑物、构筑物等施工详细情况的技术文件。包括：①综合图（含：总平面布置图、给排水、电气管网等）；②室外专业图；③专业竣工图(含：结构、建筑、装修装饰、电气、电梯、给排水、消防工程、空调等)。它是验收或交付使用后进行维修、扩建、改建的依据，也是建设单位必须长期妥善保存和进行备案的重要工程档案资料。这部分资料在工程竣工阶段，由施工单位按国家建委1982年[建发施字50号]《关于编制基本建设竣工图的几项暂行规定》执行，并负责与设计单位合作，根据工程档案资料归档要求，做好各种竣工图的绘制并按时提供给建设单位归档。
5、竣工验收文件：竣工验收是指工程项目全部建成，具备投产运行条件，正式办理固定资产交付使用手续时，建设单位会同设计、施工、设备供应单位及工程质量监督等有关职能部门，对该项目是否符合规划设计要求以及建筑施工和设备安装质量进行专项验收和全面的工程检验和验收，取得竣工合格资料、数据和凭证。包括：①竣工总结；②竣工验收记录（含各职能部门专项验收文件）；③决算文件；④各种电子档案。
工程建设项目完成后，建设单位要与各工程参建单位要相互协作，做好工程建设项目的竣工总结和工程项目的决算工作；运用计算机管理，建立工程档案的信息存储和检索系统，熟悉和掌握复印、缩微、音像、计算机等现代化工作设备，完成工程项目的电子档案资料的归档工作。利用现代化技术和科学管理手段，适应工程档案管理工作发展的需要。
在上述工程档案文件收集、整理、立卷并装订成册后，建设单位、监理单位应对工程档案文件完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查。审查合格后，按相关程序办理工程档案交接手续，向城建档案馆和建设单位移交、存档并做好备案手续。
近年来，我国电力需求伴随着国家的发展在不断的增加，为了满足不断的增加的电力需求，我国加大了对电力工程的建设和投资。在电力工程建设的而过程中，电力企业基建工程项目档案的收录和管理是必不可少的。完善的档案管理能够确保电力工程的顺利进行，减少工程建设的过程中的疏漏。本文就如何才能做好电力企业基建工程项目档案管理进行了相关的分析。
关键词：
电力企业；基建工程
电力工程项目的建设周期通常较长，内容繁多、复杂，因此档案管理的工作量也较大，为了避免档案管理工作出现错漏，规范档案管理工作方式、统一档案管理工作的内容，加强对档案管理的监督和重视，以此来确保档案管理工作的效率和质量。在电力工程建设的过程之中，电力企业基建工程项目档案的管理要从电力工程建设的最初期开始，将建设过程中所使用的文字、图纸等内容都需要进行明确的分类和管理，避免在工程建设的过程中产生错漏，还要确保前后期的档案内容一致。因此，做好电力企业基建工程项目档案的管理是必不可少的。
1.电力企业基建工程项目档案管理的重要性
电力企业基建工程项目档案管理具有三方面的重要意义：首先，档案管理能够有效确保电力工程的建设质量。其是工程建设的基础组成部分，对电力企业的工作有着十分重要的作用和影响；其次，完善的档案管理工作能够有效提升电力工程的建设质量。基建工程档案囊括了整个电力企业工程建设的过程和内容，能够准确而真实的展现出电力工程项目的实际建设情况，是企业工程投资的重要凭据，也是有效的法律依据。基建档案贯穿了整个工程项目，是对电力工程最真实具体的记录和体现；最后，档案记录能够使企业实现可持续发展。以美国某核电站为例，由于该核电站没有做好前期的档案搜集，导致后期档案出现了缺失和一楼，进而导致整个核电站的建设都出现了困难，最终政府不得不将该电站由原有的核电站改为常规电站，从而给电力企业带来了巨大的损失。因此，为了确保电站的完善建立，保障电站的可持续性发展，加强基建工程项目档案管理是必不可少的，其为电站的设计、维修等多个方面提供了重要的依据和支持，在一定程度上节约了建设成本，提升了建设效率。
2.电力企业基建工程项目档案管理存在的问题
(1)对基建工程项目档案管理工作缺乏重视
目前，我国大部分电力企业都过于注重工程的经济效益，并且受到工程建设期限的影响，在电力工程建设的过程中，电力企业往往将侧重点放在工程项目之上，忽略了档案管理和收录的重要性，从而导致档案管理出现漏洞和缺失，严重的影响了后期工作。此外，由于对档案管理的不重视，管理部门也缺乏相应的管理手段和严格的监察制度，从而导致档案在搬运的过程中出现丢失、破损等现象，这些问题的出现都严重影响了档案的准确性和可靠性。
(2)基建档案管理人员缺乏专业的素质
由于对基建档案管理缺乏重视，电力企业对管理人员的选拔也较为宽松，从而导致从事档案管理的工作人员并没有相应的专业能力和工作经验，从而导致档案管理的工作团队整体工作水平较低，在进行档案管理的过程中存在缺乏专业的知识经验、操作生疏、责任感心不强等问题。这些问题导致基建档案从录入到保存都存在问题，严重影响了基建档案的真实性和可靠性。
(3)基建档案管理设备陈旧、模式单一
电力企业对基建档案管理工作的投入不够，导致基建档案的管理设备得不到及时的更新和替换，从而严重影响了管理工作的效率和质量。在管理模式方面，长期受不到重视的基建档案管理工作存在管理模式单一的问题，没有根据工程的实际情况制定相应的管理机制，管理方式不够科学和有效，从而浪费了许多时间成本和各项资源。除此之外，由于工程建设的内容复杂，参加的人员较多，基建档案管理工作的内容和审核标准得不到同意，影响了监督和监察工作的展开。从而进一步降低了基建档案管理工作的效率。
(4)基建档案管理体制有待完善
传统的基建档案管体制仍旧存在诸多漏洞，大部分电力企业没有安排专门的部门进行档案的搜集和管理，岗位设置不健全，从而导致部门之间的衔接不当，进而影响档案的质量和资料的完整性。甚至，有很多基建档案管理部门所使用的管理设备并不能很好的满足管理需求，从而导致档案资料的安全存在隐患。
3.做好电力企业基建工程项目档案管理的有效方法
(1)加强对基建工程项目档案管理的重视
由于基建档案管理工作在整个电力工程建设过程中的重要性，电力企业需要进一步加强对这项工作的认识和重视，对这项工作进行全方位的支持和完善，使其不断向市场化、社会化的方向发展。为此，要设立专门的管理机构，增添各个管理人员，合理安排管理人员的工作内容，鼓励管理人员和工程建设人员进行积极的沟通和交流。不仅如此，还要确立完善的管理制度，加强对管理人员的监督，根据实际的工程建设情况整理出适用于该项工程的管理制度，确保档案管理的科学化和高效化。高效合理的对档案进行归档和分类，确保档案的完整性和条理性。通过完善的档案管理制度进一步提升工程建设的效率和质量。
(2)提升基建工程项目档案管理人员的专业素质加强
管理人员的专业素质也是必不可少的，为此电力企业可以从三个方面入手：首先，要对管理人员进行严格的把关，确保聘用的管理人员都具备相应的管理经验、专业的管理水平和认真负责的工作态度；其次，企业单位可以组织工作人员进行定期的培训和学习，在学习的过程中加深交流、沟通经验，从而获取更多的管理知识，加强管理工作的质量；最后，定期对工作人员进行考核和审查，确保管理人员能够有效满足工作需求，能够严格按照公司规定和法律法规展开工作，并且在工作的过程中不断推陈出新。
(3)及时进行管理设备的更新，创新管理模式
先进完善的管理设备是完善档案管理工作的基础，因此电力企业需要加大对档案管理工作的投入，及时更换陈旧的管理设备，使其能够满足管理工作的需求，从而保障档案管理的安全性。此外，创新管理模式也是必不可少的。在电力事业不断发展的当今社会，传统的管理模式已经无法跟上时代的步伐。因此，企业需要对管理模式进行创新和改进。不仅要建立完善的档案管理体制，还要根据工程的建设需求和建设情况设立专门的资料收集部门和档案管理部门，增添相应的工作人员，避免任何一人兼二职的情况出现，从而确保档案管理工作的效率和质量。此外，还要建立完善科学的管理制度，不管是奖惩方案、管理体系还是职权范围都要进行详细的划分，避免工作的重复和错漏。及时进行档案的核对，降低档案的重复率、减少档案中存在的漏洞，使档案管理规范化、制度化。
4.结语
综上所述，基建工程项目档案管理是电力工程建设过程中十分重要的一项内容，电力企业需要进一步加强对这项工作的重视，完善工作内容，使其朝着制度化、规范化的方向发展。
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关键词：公路工程；档案；管理
中图分类号：TU 文献标识码：A文章编号：16723198（2012）10016801
公路工程档案是国家档案资源的重要组成部分，是公路建设事业发展的宝贵财富。近年来，随着公路建设事业的持续高速发展，不断地产生大量的公路工程档案。公路工程档案是公路规划、建设、管理活动中形成的具有保存价值的文字材料、图纸、声像制品、电子等档案资料，它是公路建设等各项管理活动中直接产生和形成的原始记录，同时又是真实记录公路建设发展过程的第一手资料，它既维护着公路历史发展历程的真实性，又对公路的规划建设，对工程质量起着重要的指导、监督、保证作用，而且还是今后道路规划、维修及改扩建等不可缺少的科学依据。但是，由于公路部门承担着较为繁重的公路建设养护生产任务，对公路工程档案的重要性认识不足，使得公路工程档案管理水平不高，无法保证公路工程档案价值的实现。因此，正确认识公路工程档案管理工作的重要性，分析公路工程档案管理工作的现状，摸索出最适合公路工程档案管理工作的方法、途径，对于提高公路工程档案管理水平，更好地为公路建设事业服务有着积极的意义。
1 公路工程档案管理工作的重要作用
1.1 公路工程档案管理工作是保证公路工程建设质量的
关键环节公路工程档案是公路工程的有机组成部分，是工程质量的直接反映。一般来说，早在公路施工之前，公路工程档案就开始产生并积累了。公路工程立项文件是公路工程项目决策、审批、确立过程的真实记录，是项目经费落实和项目具体实施的根本依据。项目预算编制、项目概要设计、招投标都必须以立项文件为依据。在公路施工过程中，所有建筑材料的检测报告、出厂合格证、使用说明等是公路工程质量保证材料的主体，机械设备的使用和现场调度是施工组织设计的重要内容，对施工方法和工艺流程的记录就是施工日志。上述这些工程档案资料就是整个工程项目建设的原始记录，反映了公路工程建设的质量和水平。
1.2 公路工程档案资料为公路工程交竣工验收提供依据
公路工程交竣工验收就是交通主管部门根据各种档案资料，包括工程可行性研究报告、施工图设计及批复、变更设计、招标文件、各种合同以及各种工程技术标准、规范等，对建设单位、监理单位、施工单位所完成的工作情况进行验收。验收时除通过对公路实体工程进行检测外，更主要是通过对各种内业资料进行审查，如各种材料质量检验结果、施工试验数据、隐蔽工程记录、质量控制指标的试验记录、遗留问题处理资料等，才能完成对公路工程质量鉴定，最后看能否通过验收。
1.3 公路工程档案的开发利用可以提高经济效益
公路工程档案是公路部门信息资源重要组成部分，是公路部门宝贵的知识财富，它含有大量的科技成果，是人们获取知识、了解信息的重要途径。档案工作者可根据档案室存放的公路工程档案编研开发地方交通史、公路志、技术成果汇编等，为公路工程建设提供技术资源。因此，开发利用公路工程档案可以直接服务于公路工程建设，为公路部门创造更多的经济效益和社会效益。
2 公路工程档案管理工作存在的问题
由于公路工程档案具有成套性、阶段性、专业性、内容多、范围广等特点，所以做好公路工程档案管理工作难度很大。目前，公路工程档案管理与公路建设事业发展很不适应，公路工程档案管理工作现状令人担忧。
2.1 公路工程档案管理模式滞后，缺乏监管
长期以来，许多参加公路建设的建设单位和施工单位都没有明确领导的档案管理职责，没有建立统一的档案管理网络，而是把主要精力放在公路施工建设上，忙着抓进度、赶工期，因而忽视了工程档案管理工作，等到工程完工要办理竣工验收时，才不得不投入大量的人力、物力突击补充档案资料，以应付工程竣工验收之用，致使工程竣工档案资料质量较差。而有些公路建设管理单位又没有很好地实行集中统一管理，造成了不少档案散失严重，即使保存下来的也不完整，或因保管不当，致使现有的图纸不清，纸张变质。这些都将严重地影响到公路工程将来的改、扩建和正常的养护维修工作。从而影响到公路档案资源，使之无法为公路建设和管理提供有效服务，为国家带来损失。
2.2 公路工程档案案卷质量不高，不合标准
一套完整齐全的公路工程档案必须按照《公路工程竣（交）工验收办法实施细则》（交公路发［2010］65号）确定的公路工程项目文件归档范围收集归档材料，又必须按照科技档案的标准立卷归档。然而，在公路工程档案的实际管理工作中，却普遍存在着归档材料质量不高，档案的原始性、完整性、系统性差，主要表现在资料收集不齐全、缺乏真实性、书写材料不规范等方面，使得这些档案的价值大打折扣，最终将影响到档案的有效开发
2.3 公路工程档案开发利用不够，效果不明显
公路工程档案管理工作的最终目的在于开发利用，为公路建设事业服务。但是档案管理部门往往只注重移交后工程档案的日常管理，却忽视对工程档案的开发利用。
3 做好公路工程档案管理工作的几点措施
为确保公路工程档案的完整、准确、系统，提高工程档案质量，针对目前公路工程档案管理中存在的问题，必须采取一系列的措施加强公路工程档案的管理，充分发挥公路工程档案为公路建设服务的重要作用。
3.1 高度重视，切实提高依法管理工程档案意识
公路工程档案是伴随公路建设事业的发展而建设起来
的基础性事业，它记录公路工程项目建设以来所积累的宝贵经验，是一笔不可替代的财富，它不仅能使我们在工作中少走弯路，同时还能提高工程项目建设的能力和水平。重视公路工程档案工作，就是重视公路工程建设事业的发展。因此，我们要求各参建单位领导和档案管理人员必须统一思想，提高认识，更新观念，高度重视，将公路工程档案管理工作作为保证公路工程建设各项工作健康有序进行的一项基础工作来抓，认真履行《档案法》和各种工程档案管理规章制度赋予的职责，提高依法管理公路工程档案的意识。档案的行政管理部门也应该主动介入，加强与公路建设单位的沟通，统一公路工程档案管理规范，争取与项目主管部门达成共识，建立一个切实可行的公路工程项目档案工作监督体系，明确项目参与各方的职责，齐抓共管，搞好公路工程建设项目的档案管理工作。
3.2 严格标准，逐步形成公路工程档案超前管理模式
由于公路建设周期长，参建单位多，各方的认识不一，致使一些公路工程档案得不到妥善保管，档案的质量得不到保障，时间一长，也容易散失，达不到标准化、制度化、规范化管理，所以我们要严格执行《档案法》和交通部工程项目档案管理有关规定，建立健全工程项目档案工作机构及规章制度。按照统一领导、分级负责的原则，由项目部对工程档案工作实施集中统一管理，对本工程项目设计、施工、监理等单位的档案工作实施监督、指导，将工程档案工作纳入工程建设管理程序，纳入招投标制，与工程建设同步收集、同步整理、同步归档，保证档案收集、立卷、归档及时、准确、完整、系统和安全；明确各参建单位有一名领导班子成员分管档案工作，并配备专职档案员，落实各自的职责；同时将工程档案管理纳入工程设计、施工、监理合同管理，按照“谁形成、谁负责”的原则，由工程档案的形成单位负责，不得委托他人。这样就构建了一套完整的工程档案管理网络，使工程档案管理工作在体制建设上得到保证。
3.3 注重过程，扎实细致做好工程档案收集整理工作
公路建设的过程就是档案形成的过程，凡是与工程项目有关的重要活动，具有查考利用价值的各种文件资料都应收集齐全，纳入公路工程档案管理。须在工程进展过程中随时收集整理，防止遗漏、丢失。收集归档文件除国家和有关部门另有规定外，一般以原始文件为主。在公路工程施工招标后，由项目部组织对公路工程设计、施工、监理单位的档案管理人员进行专门培训，遵照《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》等有关规定，明确工程档案工作的基本要求和具体事项、操作规程，将收集整理工作落到实处。
3.4 加强信息化建设，提高公路工程档案管理水平
随着社会信息化和档案工作现代化步伐的加快，档案基础业务建设的重心必须向档案信息化建设转移，将信息化建设纳入到档案管理之中，才能不断提高公路工程档案的信息化程度。因此，要大力改善公路工程档案管理工作的软硬件设施，通过购置照相机、录像机、电脑、扫描仪和档案管理软件，实现档案存储介质多样化，信息交流网络化。还充分调动档案管理人员的主观能动性，使他们不断创新，锐意进取，最大程度地开发和利用档案，加快公路工程档案管理的信息化建设。
参考文献
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档案规范执行问题较多
重点工程项目档案资料的整理不够规范，施工控制过程记录(如测量文件、原始记录)不齐全，原材料合格证、复合报告、材料(构件、配件）质量保证书资料不齐全。
监理单位对重点工程项目档案的过程监理与工程报检职责不明
各种随工检查记录中缺少签字，签章手续不全，在工程报验时，工程的相关资料不够齐全、完整、准确。
总包单位责任落实不到位
总包单位管理措施不具体，责任不明晰，没有认真履行对分包单位档案的汇总、组织交付验收等合同规定；没有及时组织有资质的单位进行工程总平面图、工程管线竣工图的编制、归档。工程项目档案存在的问题如得不到有效解决与整治，重点工程项目档案记录的内容就难以反映工程的真实情况，势必会影响到工程的建设，乃至今后的投入使用、维护管理和改扩建。因此必须加强工程项目档案的管理与规范操作，重点做好工程项目档案归档工作，保证工程项目档案的质量。
加强工程项目监控，保证工程项目档案质量
(一)健全规范标准来监控
近年来，国家档案与建设行政管理部门相继制定了《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《重点建设项目档案验收办法》、《电子文件归档与管理规范》等有关工程项目档案管理的规范性文件和一般性质量标准，使工程项目档案工作有章可循。具体到每个工程项目，应当结合实际，根据工程项目文件形成、积累与归档各个环节的具体情况，针对不同部门分别提出具体标准与要求。不仅要明确归档范围和要求，还要规范工程项目档案材料形成的种类和质量。如果仅仅满足于归档范围，而未对形成过程作出约束，归档就会成为无源之水，无本之木，工程项目档案的齐全完整就成为一句空话。
由于时间紧急或场景特殊，工程建设者往往会忽略以下材料的收集和归档：
1.地基开挖后的情况记录。验基要对该工程地质情况作出简要描述，按规定该签章的个人和单位要完善手续。
2.工程隐蔽记录。凡是在工程施工中上道工序被下道工序所掩盖的重要部位应做好隐蔽记录。
3.质量问题处理记录。工程监理单位对工程活动中发生的质量问题及其处理措施、实施过程、处理后的检测结果和鉴证情况要做好详细记录。
4.主要建材、构配件试验报告。主要建筑材料与构件、配件，必须经过质量检验及技术参数测定，有的是供应厂商提供的试验报告，有的是承建单位委托科研机构进行检测。送检的建材、构配件一定要形成书面检测报告，供应厂商的试验报告也要收集齐全。
5.工程建设情况报告。单项工程和整个工程竣工后，应当撰写一个专题总结或情况报告，将该项工程建设情况及其基本情况，尤其是一些档案材料中没有记载而十分重要的材料，在总结中应加以说明，以备查考。
为确保这些重要档案材料的形成，必须通过工作标准、操作规程等做出强制性规定，并且在收集、整理档案材料的过程中认真加以甄别，鉴定文件材料的真伪，使所有档案材料能够真实准确地反映建设活动。
(二)运用管理制度来监控
严密、科学的管理制度，是确保工程项目档案质量的保证。建设单位在招标、投标以及与勘察、设计、施工、监理等单位签订合同时，要特别明确工程项目档案管理的责任与义务。勘察、设计、施工、监理等单位要认真收集和整理本单位所形成的工程档案，及时向建设单位移交。工程监理单位在对工程质量监理的同时，还应将工程档案质量纳入监理的范围，要完成一项审理一项，使工程项目档案质量得到全程控制。
(三)采取跟踪管理来监控
跟踪管理是国家对工程项目档案管理的基本要求，其主要内涵是档案工作要与工程建设开始同步，与工程建设同步，与工程竣工验收同步。实行同步跟踪管理，便于将工程项目档案质量监控机制贯穿于工程建设的全过程。
工程档案的同步跟踪管理要抓住以下关键环节，并明确相应的质量要求：
1.文字材料登记。对进入现场指挥部的所有文字材料，要有专人登记管理，注明文字材料的名称、编制单位、时间、来文单位、签收人签名等，发现来文不符合质量要求的要及时处置。
2.蓝图清点鉴定。蓝图需要逐套清点、鉴定，发现问题，如有缺图、漏项或不清晰、份数不够的，及时向设计部门索取，确保每套图纸的完整、准确。
3.变更设计归类。对设计修改、补充的变更通知单一定要按不同的专业逐份进行分类登记。可将设计变更依据性文件按其产生的来源分为三大类，即设计方编制的设计变更通知单，施工方申报经设计部门确认生效的业务联系单、技术核定单以及建设方产生经各方确认的有效图纸的会审、工程会议纪要等。这三大类文件一般经过设计方签章后即视为生效文件，一定要保证手续完备有效。
4.设备开箱技术文件收集。档案人员必须参加重要设备的开箱，详细填写好“设备开箱资料验收记录表”，作为竣工交付验收档案的凭证。若发现开箱资料不齐全、不配套，要及时反映，向厂家、商家索取，索赔技术文件。
5.声像、光(磁)盘归档。由于形成这些载体的渠道较多，经手人员复杂，稍微疏忽就容易造成档案散失。因此，档案一经形成就要立即收集、鉴定，妥善保管。
6.竣工图编制质量。目前，竣工图的编制主要是以施工图为基础，通过将施工过程中的有效变更依据性文件在施工图上予以充分、准确地反映和标记后形成的，保证了设计变更依据性文件在数量上的全面性与内容上的准确性，同时保证了竣工图的编制质量。这些设计变更依据性文件既是施工变更的依据，也是编制竣工图的依据。
实施工程项目档案管理“三同步”，保证工程项目档案质量
在工程项目档案管理工作中，必须做到“三同步”，即制定工程项目档案收集计划与工程立项同步，工程档案收集与工程设计、施工同步，工程档案验收与工程竣工验收同步。
(一)制定工程项目档案收集计划与工程立项同步这是做好档案收集工作，保证工程项目档案完整、齐全的重要环节。工程档案包括从工程立项到竣工验收期间产生的档案材料，贯穿于工程建设的始终，从另一个角度来看，它又分别产生于建设单位、设计单位和施工单位，而对大的项目来说，设计单位和施工单位往往还不止一个。因此，工程项目产生的档案情况相当复杂，如果没有一个详细的计划，要想最终保证档案的完整齐全是不可能的。因此，作为一个工程项目的所有者，同时也是工程项目档案收集工作的总责任人——建设单位，必须在工程立项时就制定一个详细的收集计划，包括该项工程可能产生哪些档案，分别产生于哪些部门，如何收集，以及质量要求等；同时还应明确专职或兼职档案人员的职责。
(二)工程项目档案收集与工程设计、施工同步这一阶段是工程建设的主要阶段，工程项目档案也主要产生于这一阶段。档案管理人员对于设计、施工过程中产生的工程项目档案，应做到随时收集，对较大的工程，还要对分阶段收集来的档案及时进行整理以防止散失遗漏；同时还要对有关部门进行监督，防止弄虚作假，从而保证档案的完整准确，确保其质量。
(三)工程项目档案验收与工程竣工验收同步以往，有关部门对这一环节最为重视，认为这是一个关键环节，把好这个关口，就能保证档案的完整、齐全并确保其质量。但事实上这样做其实是本末倒置，因为正如同工程质量在工程设计、施工阶段就已经确定了，竣工验收只是“验收”而已一样，工程项目档案的质量，也是在产生的时候就已确定了，这时再抓，显然是马后炮。
当然，也不能否认对工程项目档案进行验收的重要性。对工程项目档案进行验收是将各阶段、各部门产生的工程项目档案进行汇总，并按照有关规定，尽快归档或报送有关部门，以防止散失在无关单位和个人手中，造成“人去档空，不知所终”的结局。总之，工程项目档案管理实行“三同步”有利于杜绝虚假档案，有利于档案行政管理部门职能的发挥，有利于工程项目档案质量的提高，是确保工程项目档案质量行之有效的方法。
加强固定资产投资项目档案管理的措施
(一)强化责任意识，加强对工程项目档案管理工作的组织领导建设单位要根据档案法律、法规的要求，进一步强化责任意识，加强对档案工作的领导，建立健全项目档案工作领导责任制，将项目档案管理纳入部门职责和岗位责任制，与考核挂钩。建立以档案部门为核心，项目各参建部门共同配合的工程项目档案工作管理体系，对工程项目档案管理工作齐抓共管，确保工程项目档案管理的质量。
(二)强化全程受控，加强对工程项目档案工作的计划管理将工程项目档案管理列入工程项目实施网络计划中，实现立项阶段就制定归档计划，确定工程项目档案直接负责人，实行节点和全程控制，保证工程项目档案管理工作与各项工作紧密结合，从而促使工程项目档案的收集、积累与工程项目实施进度同步进行，使工程项目档案文件材料全程受控。
(三)强化合同管理，提高工程项目档案管理的法律约束力将工程项目档案管理的相关要求纳入合同管理，在工程项目委托招标与设计、施工、监理等参建各方签订合同、协议时，设立专门条款，明确对工程项目文件的编制责任、份(套)数、质量、交付时间、违约罚则等内容的规定；也可将有关标准与规范的内容作为合同附件，实行档案交付情况与结算挂钩。
(四)完善工程项目档案管理制度与业务操作规范完善工程项目文件管理程序和工程项目档案管理制度，做到程序化、成体系、覆盖全，职责要明确，要求要具体，控制和考核测试要有力度。根据工程项目具体特点，制定针对性、操作性强的归档范围、归档要求和整理编目规范。在工程项目实施的全过程中，加强电子、声像档案管理，并按有关标准及时整理归档。
关键词：水利工程；档案；档案管理
Abstract: water conservancy project archives is the building construction activities in the formation of the primitive, of figure, has kept the value of the true record and the actual reflection, it records the engineering construction activities, that is the water conservancy construction project management such as investment plan, design, construction, use, maintenance and renovation expansion and other activities in the formation of the archive file. At the same time, the water conservancy archives is the water conservancy project construction and management of an important part, it reflects the real engineering construction quality and the project of the final results, its role is becoming more and more attention by people. This paper introduces the characteristics of water conservancy project files, analyses its important role in water resources development, and puts forward how to improve the water resources in water conservancy construction engineering archives management measures.
Keywords: water conservancy project; Files; File management
中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：2095-2104(2013)
一、水利工程档案及其特点
水利工程档案是指从事水利工程建设过程中形成的文字、图纸、图表、数据等材料，按照一定的原则和办法，经过分类、整理集中保管起来的文字、图纸、图表、数据等。水利工程档案明确地反映了一项工程兴建的全过程。
水利工程档案具有如下特点：
1、内容上涉及面广。在修筑堤防、兴建水库、开沟修渠、建设闸坝时、必然牵涉到农业、工业、交通、电力通讯等各个方面，水利专业本身又与建筑、水文、气象等专业联系紧密，由此而形成的水利工程档案也是综合性很强的信息反映。
2、历时周期长。根据不同的工程，水文地质条件不同，所确定的水利建设工程、周期长度亦不同，一般的农田水利工程，通长仅需几个月完成，而水库、防洪堤工程建设则需几年来完成。
3、文书、科技档案一体化。水利工程是科研、规划、设计、施工、管理一体化的运行机制，因而形成业务性文书与科技档案联系密切，明显具有文书、科技档案一体的趋向。
二、水利工程档案在水利事业发展中的作用
水利工程档案与其他档案一样具有服务性和参考性。它是控制检验水利工程质量的重要依据和环节；是提高水利工程质量的重要手段；是水利工程建设质量的体现；是未来水利建设重要的信息资源；是水利管理工作决策的重要依据。
1、水利工程档案在对水利单位日常工作查考中能起到参考作用。如ISO内部审核或ISO外审中，通过对水利工程档案的查阅可以了解到水利单位工作的程序及建设产品是否合格，而水利单位也可借助档案，在拟订计划、总结工作、水利工程设计等方面作查考凭据。
2、汛期遇到紧急突发状况时，通过水利工程档案可以便捷的查询到历年来的水情、雨情、灾情及水利工程的状况，为领导决策提供参考。在险情为发生时，通过历年档案整理整合也可以做好预测及防备措施。
3、完整的水利工程档案是一笔宝贵的财富。在学术研究方面，通过查阅档案，参考丰富、准确、可靠的历史资料，及时汲取到工程建设经验的同时，减少了外借查阅资料的开支，可以更好、更快、更经济地取得研究成果。
4、水利工程档案在建设时期可以用来全面鉴定工程质量；在投入运行过程中，若出现故障或事故，也方便为查明原因、追究事故责任提供依据；在后期规划改革中，为后人在工程使用、管理、运行、养护、维修、改建、重建、扩建等工作中提供必不可少的依据。
三、完善水利工程档案管理工作措施
（一）建立档案管理机制
理顺关系,建立机制是开展水利工程建设档案管理的重要保证水利工程建设档案管理工作主要牵涉到建设单位、勘察设计单位、施工单位、监理单位和主管部门或专门档案馆等,各参与单位要依法按要求相互配合,理顺关系,共同为水利工程建设档案管理规范化承担义务,负起责任。
建设单位是工程建设的组织者,是依据性文件材料和声像材料的收集者,是工程建设过程中文件材料的汇总口,在一项工程建设过程中,建设单位与勘察设计、施工监理单位以及相关单位之间有明显的“制约”关系。因此,工程建设文件材料必须由建设单位汇总、审核整理和保管、报送。
施工单位是项目建筑(或维修)实体的建造(或维修)者,是工程施工中技术变更的实施者,了解施工过程,熟悉隐蔽和变动部位,掌握施工原始记录等第一手文件资料。因此,应负责收集水利工程建设施工、竣工验收文件材料(含编制竣工图),并及时移交给建设单位。勘察设计和监理单位在完成所承担的建设工程的勘察设计和监理工作中形成了一定数量的基础性勘察设计、工程管理条文、监理等文件资料,应负责收集该部分的文件材料,并及时移交给建设单位。各主要参与单位应收集的文件材料各有侧重,建设单位应承担起集中统一管理的职责,协调好关系,确保水利工程建设档案收集的准确性、完整性,以及整理、归档的规范化。
（二）及时进行档案管理，确保水利工程档案资料完整
在工程建设过程中的不同时期或阶段，都会产生大量的原始材料（如合同、协议、施工设计与记录、事故处理与质检材料等）。这些原始材料的内在联系，只有当事人对当时的情况最清楚的，及时将这些应归档材料，收集整理起来也显得比较容易。随着工程建设进程的不断深入，文件材料就会越积越多，如果在工程建设的不同阶段，不能及时完成应归档材料的收集整理工作，形成积重难返的局面，对工程档案的完整、准确、系统必将产生十分不利的影响。若到竣工验收阶段再进行文件材料的收集整理工作，一定会遇到意想不到困难，而且对日后工程档案资料的利用也会留下严重的隐患。作为我们建设管理人员要紧紧围绕水利工程档案工作的中心，及时收集整理资料，更重视资料的鉴定和整编工作。从项目申报开始到工程竣工验收，我们每一位参与管理和建设的人员要了解水利工程建设的具体程序和各阶段的工作安排，掌握各个阶段形成的档案资料，做到心中有数。另外参与管理和建设的人员要主动到施工现场询问和了解工程建设进展情况，全程跟踪，及时掌握工程建设信息，并做好指导档案收集整理工作。平时要把档案收集、整理纳入监理单位考核中，形成各标段项目经理和总监对本工程的档案工作负总责齐抓共管的局面，特别要重视监理单位对监理工程项目档案资料整编监督和指导的作用。确保工程档案的完整性、真实性、准确性。
（三）加强档案人员知识培训
档案管理人员的业务素质包括服务意识、服务质量、服务水平。档案管理人员要增强服务意识,认清档案工作的意义和重要性。努力提高服务质量和服务水平,要运用现代化的科学技术和设备,采用科学的管理方法,更好地服务于建筑工程档案管理工作。档案管理人员要更新观念,提高认识,变被动为主动,认真领会和掌握有关法律、法规的内容及主管部门的有关规定,在工作中灵活运用;要有较强的责任心,严把工程档案质量关。
（四）加大投入力度、走管理现代化之路
档案管理手段的现代化是实现档案管理现代化的基本标志。要实现档案资料的数据化管理和网络化的报送、传递,满足水利工程建设者多方位、多区域利用档案资料的需求,为水利工程建设和管理者提供方便、快捷、高效的档案服务,一是实施科学的“流程控制”管理模式;即根据活动内容进行分类,编制档案号(工程总号、分类号、袋卷号),使档案管理在过程之初就反映在设计文件和每一张设计图纸上(包括纸质和电子文档)。二是实现档案资料分类科学化,工作标准化。实现标准化是对档案工作科学管理的一种手段、重要内容,也是实现档案管理现代化的前提,也是提高档案工作管理水平的必由之路、发展之路。
参考文献
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【关键词】水利档案；信息化建设；问题；强化措施
一、水利档案信息化建设中存在的问题
（一）对档案管理不够重视。在水利行业中，更重视防汛防旱、工程建设及资源管理等业务的信息化建设工作，而对于档案信息化建设普遍不重视，这就导致水利档案信息化建设进程推进速度缓慢，使其无法在全局工作中充分发挥出重要作用。
（二）思想观念与信息意识淡薄。由于受制于传统档案服务观念的影响，当前部分档案管理人员思想观念落后，缺乏信息意识，对于档案信息化建设工作缺乏科学的理念，也没有利用发展的眼光看到档案信息化的重要性，这就导致在档案信息化和数字化工作中缺乏开拓和探索精神，有效的制约了水利档案信息化建设的进程。
（三）档案管理人员素质不高。在当前办公自动化全面普及的新形势下，档案工作中还仅仅利用计算机进行目录检索等简单工作。部分水利档案管理人员由于对电子档案归档、室藏档案数字化及网络咨询服务等方面专业知识和技能没有完全掌握，这就导致无法胜任当前档案信息化建设过程中的各项工作。当前水利档案信息化建设过程中精通计算机知识和档案专业知识的人员较少，复合型人才严重缺乏，在具体工作中一旦软件出现问题，多依赖于开发商及售后维护人员，这就一定程度上影响了档案信息化建设的质量和速度。
（四）缺乏统一规划和技术支持。水利行业在开发一些专业性的应用软件过程中，没有同步建设综合档案管理系统，信息化建设过程中各自为政现象十分普遍，这也导致水利行业档案信息化建设过程中缺乏统筹安排和全面协调，没有明确水利档案信息化建设的长远规划和近期目标，档案数据格式和标准没有统一。
二、加强水利档案信息化建设的措施
（一）加强档案信息标准化和规范建设。档案信息化标准规范主要包括管理性标准规范、业务性标准规范和技术性标准规范。其中，管理性标准规范是对电子文件档案信息进行管理的一套规划，包括计算机安全法规与标准及数字档案信息资源合法化确认标准等；业务性标准规范是对档案文件信息化处理的规范，其范围包含电子文档的标准及管理规范；技术性标准规范是指电子文档数据存储、压缩、数据交换、数据加密、水印技术和系统软硬件设施技术标准规范等。
（二）加强档案信息资源建设。水利档案专业性、技术性强，涉及管理门类广，因此水利档案信息资源建设必需从源头上加以关注。首先，要制定与水利信息化相协调的档案信息化建设工作计划，宏观上要有总体的指导思路，实现发展战略上的创新。 其二，要增强综合档案室的业务监督、指导职责，建立和完善档案信息管理制度，明晰档案信息管理流程，建立水文数据网上归档流程等各专业的档案归并录入规定，实现各门类档案收集、管理的标准化、规范化，丰富室藏。其三，推广档案管理软件的运用，推进水利档案综合目录数据库的建设，实现案卷级、文件级的电子检索。其四，加大电子文件归档管理。必须以成熟的软、硬件环境和良好的管理制度为前提。综合档案室作为归档文件的信息接收和管理的职能机构，要积极创造条件，建立信息管理制度，保证本系统的电子文件的真实、 完整、可靠、安全地保存。
（三）加强组织协调，整合档案信息资源。作为一项庞大的综合性工程，档案信息化建设必须通过设置高效率的工作机构来协调其工作的开展。其工作机构应包括：信息化建设的组织管理机构、网络系统的设计建造机构、网络信息管理服务机构等。其中组织管理机构是建设的决策指挥者和组织实施者，是整个信息化工程的策动力，决定着网络建设的组织效率：网络系统设计建造机构是具体负责档案信息网络的规划、技术设计和工程建造的机构；网络信息管理服务机构是档案信息网络的实际运作者，负责网络的运行维护和档案信息的组织、与更新。
（四）加强高素质创新人才的培养。首先，要树立正确的人才观。在档案信息化人才建设工作中要加快观念的改变，以正确的人才观察来加快档案信息化人才的培养。制定科学合理的人才评价机制，以整体观念和动态观念来加强人才队伍的建设，从而充分的发挥出人力资源的重要作用，实现人尽其才及才尽用的效果。其次，采取多种渠道来强化档案信息人才培养工作。可以依托于高校及科研院所来培养高水平的档案管理人才和开发型人才。做好在职档案管理人员的培训和继续教育工作，组织档案管理人员定期参加相关的专题讲座、培训及现场研诗等方式方法的培养，使其能够从中学到更多的新知识、新技术、新技能和新方法，确保档案管理人员信息素养和素养技能的全面提升，从而为水利档案信息化建设培养出更多优秀的专业型和复合型人才。
三、结束语
水利档案工作作为水利行业的最基础工作，水利档案信息化建设是水利信息化建设的重要内容，在信息化建设工作中，可以通过有序整理档案信息、建设档案信息数据库及网络，加快推动档案信息资源的开发利用、培养档案信息化人才等项工作有效的提高水利档案信息化水平，使水利档案能够更好的为水利工程建设、水利工程管护及水资源管理等工作提供优质的服务，为水利事业的健康、持续发展奠定良好的基础。
参考文献
[1]胡姗姗.水利水利档案管理信息化建设初探[J].科学与财富，2012年06期.
