时间：2023-06-05 09:57:48
相关条款如下：
第二条 本办法所称档案登记，是指县级以上人民政府档案行政管理部门依法对本行政区域内的机关、团体、企业事业单位和其他组织档案工作的基本情况进行的登记活动。
第四条 省人民政府档案行政管理部门是全省档案登记的主管部门，依法管理全省档案登记工作。
设区市、县级人民政府档案行政管理部门依法组织实施本行政区域内的档案登记工作。
第五条 各单位档案登记的具体内容包括：
（一）从事档案工作的机构、人员、库房设备的情况；
（二）保存档案数量以及寄存或者代管档案的情况；
（三）重要、珍贵档案的目录；
（四）依法应当予以登记的其他事项。
第八条 省人民政府档案行政管理部门负责办理下列单位的档案登记：
（一）按照国家档案行政管理部门有关档案移交的规定，向省级国家档案馆移交档案的单位；
（二）省级国家档案馆；
（三）经省人民政府批准设置的专门档案馆。
中央驻赣单位向省人民政府档案行政管理部门办理档案登记；国家另有规定的，依照其规定。
第九条 设区市人民政府档案行政管理部门负责办理下列单位的档案登记：
（一）按照国家档案行政管理部门有关档案移交的规定，向设区市级国家档案馆移交档案的单位；
（二）设区市级国家档案馆；
（三）经设区市人民政府批准设置的专门档案馆。
第十条县级人民政府档案行政管理部门负责办理前两条规定以外的其他单位的档案登记。
第十二条本办法施行后设立的单位，应当自成立或者注册之日起6个月内，按照本办法第八条至第十条的规定到有关档案行政管理部门办理档案登记。
本办法施行前已经成立或者注册但未办理档案登记的单位，应当自本办法施行之日起3个月内，按照本办法第八条至第十条的规定到有关档案行政管理部门补办档案登记。
第十四条 档案行政管理部门应当对登记单位提交的证明文件和《档案登记表》所涉及登记项目的真实性、完整性、合法性进行核实。对符合登记要求的，档案行政管理部门应当及时发给《档案登记证》；对不符合登记要求的，档案行政管理部门应当指导、帮助其补正。
第十五条 档案登记实行两年一次的更新情况报送制度。已经办理档案登记的单位，应当根据本办法规定的登记内容，报送本单位两年来档案工作的更新情况。
第十六条 已经办理档案登记的单位分立、合并、迁移的，应当在分立、合并、迁移后的30日内，到原发证的档案行政管理部门办理变更档案登记手续。
第十七条 已经办理档案登记的单位撤销、破产或者因其他原因终止活动的，应当由原单位的主管人员在终止活动后的30日内，到原发证的档案行政管理部门办理注销档案登记手续。
对已经办理注销档案登记手续的单位，档案行政管理部门应当跟踪、了解其档案的流向和归属，防止档案流失。
第十八条 属于个人所有，但对国家和社会具有保存价值的重要档案，鼓励档案所有者办理档案登记。县级以上人民政府档案行政管理部门应当做好登记服务工作，必要时，可以上门登记，或者依法进行收购、征购。
第二十条 有下列行为之一的，由档案行政管理部门责令限期改正；逾期不改正的，处以500元以上1000元以下的罚款，并可以建议有关部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予处分：
（一）不按照规定办理档案登记的；
（二）不进行更新情况报送的；
（三）擅自印制《档案登记证》的；
（四）违反本办法的其他行为。
第二十一条 档案登记工作人员有下列行为之一的，由所在单位依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：
（一）拒绝为符合登记条件的单位办理档案登记的；
（二）不按要求核实有关证明材料和登记内容，为不符合登记条件的单位办理档案登记的；
为了认真贯彻省政府办公厅关于转发省档案局《四川省档案工作规范化管理办法》（试行）的通知（川办函[2005]103号）及省档案局关于实施《四川省档案工作规范化管理办法》的有关问题的意见（川档发[2005]22号）文件精神，推动全市档案工作的健康发展，现结合我市实际，提出如下贯彻意见：
一、提高认识，加强领导。档案工作规范化管理是继档案工作升级、目标管理后的又一重大举措，是档案工作坚持与时俱进的体现，是档案工作由部门管理向政府明确要求的重大转变，是政府机关贯彻档案法的基本要求，是推动全市档案工作迈上新台阶，更好地为经济和社会发展服务的重要举措。各级档案行政管理部门要充分认识开展档案工作规范化管理的重大意义，深刻理解和把握规范化管理的标准和操作办法，加强统筹规划和业务监督指导，确保工作的有序开展和质量。
二、明确任务，统一要求。省档案局关于档案工作规范化管理的总体要求是：从2005年起，三年内，档案馆全部实现规范化管理，三分之二达到省二级以上；机关、科技事业单位全部实现档案工作规范化管理；五年内，有条件的非国有企业实现档案工作规范化管理。
为了积极稳妥地推进全市档案工作规范化管理，保证工作质量，我市由市档案局统一组织对县（区）机关、企业、科技事业单位档案工作规范化管理省二级以上的考评，县（区）档案局组织省三级的考评。
复查是确保档案工作等级水平的有效手段。我市将从2005年至2007年期间，对按照《四川省机关档案工作等级标准》进行考评的单位进行全面复查，按照《四川省档案工作规范化管理标准》重新确定档案管理等级，并进行重新颁证和换牌，复查工作采取分级负责的办法进行，市档案局对市级单位进行复查，各县（区）档案局对县（区）所属单位进行复查。对已实现档案工作规范化管理的单位要通过定期或不定期复查，确保档案工作不滑坡，市档案局将对各县（区）复查情况进行抽查。
《四川省档案工作规范化管理标准》中档案馆标准适用于本行政区域内的国家综合档案馆、专门档案馆，机关标准适用于各级机关、团体、商业金融流通企业、中小学校、文化事业单位，企业、科技事业单位标准适用于工业企业、大专院校、职教、卫生、科研、设计等单位。
各级档案行政管理部门要按照省政府的要求，紧紧依靠当地政府，充分运用政府行政职能，明确开展档案工作规范化管理的措施，积极加以落实。要加大指导监督力度，三年内按照40%、30%、30%的机关、事业单位的进度，确保各地档案工作规范化管理步伐与省档案局的总体要求相适应。
三、坚持标准，把握内涵。《四川省档案工作规范化管理标准》是开展档案工作规范化管理的有效载体，各级各单位必须不折不扣地贯彻执行。各级档案行政管理部门要对本行政区域内已达标升级单位进行新标准培训，使各单位充分把握标准的内涵，严格按照要求开展工作。
为了保证工作的质量，我市统一规定：1、省三级必须配备计算机及档案管理软件，省二级以上必须有档案专用库房，配备去湿机、扫描仪、照相机、防磁柜等设备。2、所有单位都必须开展档案计算机管理，市级单位统一使用思源档案管理软件，各县（区）可自行决定本行政区域内统一使用的档案管理软件。3、在开展档案工作规范化管理之前三年内，不得有违反档案法事件发生。
第二条本市行政区域内档案的收集、整理、保管、利用、中介服务及相关的管理活动，适用本细则。
第三条本细则所称档案，是指国家机构、社会组织及个人从事政治、军事、经济、科学、文化、宗教等活动，直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。其物质形态包括纸质文件、照片、录音带、录像带、磁盘、光盘、奖牌、证书、印章等纸张材料、感光材料、磁性材料及各种实物。
第四条档案事业建设应当列入同级国民经济和社会发展计划。档案事业经费列入同级财政预算，并随着档案事业发展和财政预算支出水平逐步增加。
第五条本市及各县市区档案行政管理部门主管本行政区域的档案事业，负责监督、指导档案工作，促进档案管理的现代化和社会化，依法查处档案违法行为。乡镇人民政府和街道办事处档案工作机构或档案工作人员，负责管理本机关的档案，并对所属单位的档案工作实施监督和指导。
第六条本市各级各类国家档案馆，应当按照有关规定收集、接收、整理和保管档案，采取各种形式开发档案资源，为社会利用档案资源提供服务。
第七条各机关、团体、企业事业单位和其他组织（以下简称立档单位），应当按照国家规定加强档案工作，设立与档案工作相适应的档案工作机构，配备档案工作人员，依法履行保护档案的义务，自觉接受档案行政管理部门的监督检查。
第八条立档单位应当自成立或注册之日起30日内，到同级或所在地的档案行政管理部门办理档案登记手续。已设立但未办理档案登记的立档单位，应当在档案行政管理部门规定的期限内补办登记手续。
第九条立档单位应当严格按照有关规定，收集、整理本单位形成的各类档案，并予以妥善保管。中小型企业、事业单位可以将其档案的收集、整理、保管等事务，委托给国家档案馆或档案中介服务机构承担，但委托收集、整理、保管涉及国家秘密的档案应当符合国家有关保密法律、法规的规定。
第十条下列档案属国家所有，立档单位应当自档案形成之日起满10年，即按规定的范围向同级国家综合档案馆移交：
（一）国家机关、社会团体的档案；
（二）国有独资企业、事业单位的档案；
（三）国有控股企业及其他非国有企业的党群机构的档案。
公开发行的报纸、期刊、年鉴等出版物，编辑单位应当在出版发行的3个月内向市、县国家档案馆移交正式出版物。
第十一条立档单位分立、合并时，继承其权利义务的单位应当负责收集、整理、保管原立档单位的档案；立档单位被宣告破产、解散、撤销时，负责处理其善后事宜的单位，应当收集、整理、保管原立档单位的档案，并向同级国家档案馆移交。
第十二条市、县级国家机关批准举办的纪念、庆祝、招商、比赛、表演、展览等重大活动和重大接待活动，承办单位应当确定专门机构或人员负责收集、整理活动中形成的档案，并在活动结束之日起60日内向同级国家综合档案馆移交。
承办单位无法独立履行前款规定义务的，应当提前5日向同级档案行政管理部门申请，并提供必要的便利条件，由同级档案行政管理部门指派人员协同收集、整理档案。
第十三条立档单位向各级国家综合档案馆移交档案，应当按规定的技术要求进行整理、编目和消毒除尘。
第十四条各级各类档案馆和立档单位的档案机构，应当配置适宜保管档案的库房和设施，建立健全档案管理制度，防止档案损毁、散失或泄密。积极采用电子计算机、网络等先进技术和设备，逐步实现档案管理现代化。
各级国家档案馆库及关键设备的建设、改造、维修的经费列入同级财政预算；其他各类档案馆建设应当纳入本部门本单位基建计划。
第十五条各级各类档案馆应当定期检查馆藏档案，及时抢救发生褪变的档案，所需经费由档案行政管理部门报同级财政部门予以安排。
第十六条各级各类档案馆应当按照国家有关规定，定期向社会公布开放档案目录。立档单位或个人可以优先和无偿利用其移交、捐赠的档案。已经向社会开放的档案，单位或个人凭合法证明均可利用；各级国家档案馆应当为利用档案者提供便利，并严格按价格主管部门核定的标准收费。
第十七条申请从事档案中介服务的，必须经市档案行政管理部门初审后，报省档案行政管理部门进行资格认定。各级国家档案馆、档案中介服务机构，可以依法开展档案事务咨询、档案人员培训、档案价值评估、管理方案设计、技术指导及档案收集、整理、保管等服务。
第十八条本市各级档案行政管理部门，应当加强对各类档案馆、立档单位、档案事务中介服务机构的监督检查，对档案违法行为依法给予行政处罚。
第十九条当事人对档案行政管理部门的具体行政行为不服的，可依法申请行政复议或向人民法院。
关键词： 学院； 档案； 管理
中图分类号： G647 文献标识码： A 文章编号： 1009-8631（2011）03-0070-02
高校二级学院是指没有独立法人身份、在行政上直接隶属学校的教学科研机构（或称二级单位）。二级学院档案是指二级学院在履行其教学科研职责工作中形成的、具有保存价值的档案。二级学院档案是学校档案的一部分，同时，它的专业性、特指性更为突出。二级学院档案工作是全校档案工作的基础。本文对二级学院办公室档案工作的有关问题进行探讨。
一、充分认识办公室档案的地位和作用是做好档案工作的前提
办公室档案是直接记录和反映办公活动并归档保存的办公文件材料。办公室档案工作的意义在于：
1．办公室档案是办公室工作的历史记录，是行政工作者智慧和脑力劳动的结晶
任何一项行政工作都会形成一系列的文字、数据材料等纸质载体，有时甚至还有相片、计算机软件等非纸质载体。凡按照归档制度保存下来的这些材料即所谓档案。一项行政工作结束后，是否留下了档案，这是衡量是否圆满完成行政工作，取得工作成绩的重要标志之一。
2．办公室档案是行政工作的历史记录，具有凭证作用
随着时间的流逝、人员的更替，如果没有档案，前任的工作就没有了凭证，事业的发展就缺少了继承，也不利于后人的工作创新。办公室的工作也是在继承前人工作成果的基础上不断发展的，需要借鉴他人的成果。一项完整的办公档案蕴涵着丰富的信息，记载了人们当时的工作思路、方法和经验，对后人有重要的启发和参考作用。而且时间越久，凭证作用越大。
3．办公室档案内涵大量的信息
（1）是进行工作交流的工具与手段。办公档案的价值在交流中得到体现，在应用中得到升值；
（2）从办公档案的数量上能反映行政工作的内容和繁重程度；
（3）档案的质量能透视出行政人员的素质、水平和工作作风。
如果行政人员都能充分认识到开展这项工作的意义与重要性，就会以十分负责的态度，积极地去完成这项工作。
二、掌握档案知识，不断提高业务素质，是做好办公室档案工作的基础
档案工作业务性强，同时也是一项带有“铺路架桥”性质的服务工作。目前，高校的档案馆在校内各行政部门都设有兼职档案员，专门协助档案馆做好本部门档案的收集、整理和归档工作。这无疑是做好高校档案工作的重要举措。而兼职档案员必须认真学习档案基本知识，掌握行政档案工作规范，熟悉行政档案工作的流程。另外，还要有默默无闻、无私奉献的精神和积极主动、严谨踏实的工作作风。只有这样，才能成为一名称职的和高素质的兼职档案工作者。通过学习有关办公档案管理的知识和多年的工作体会，笔者对办公室档案有了较深入的认识与了解：
1. 办公室档案的特点
（1）具有一般档案的特点。
（2）成套性。指一个行政工作从发生到结束是一个完整的过程，必然要形成一个成套、完整的档案。它主要体现在档案的形成与内容两个方面。
（3）现实性。这是指办公室档案同当前的行政工作密切相关，具有现实性。大多数办公室档案对现阶段乃至今后的行政工作都有借鉴和参考作用。
（4）多样性。这是由办公室的工作性质和特点决定的。随着我国高等教育事业的不断发展，高校行政部门的事物越来越多，必将产生大量的种类繁多的档案。
（5）立卷单位多而且分散。高校的行政部门很多，工作划分越来越细。立卷单位多而且分散是客观和必然的。
2．办公室档案工作的主要内容和工作原则
办公室档案工作是指以行政管理工作而产生的档案为管理对象的业务工作。对于行政部门办公室的兼职档案员而言，档案管理包括：
（1）档案形成的管理。主要指将办公文件材料转化为符合归档要求的材料，包括有保存价值的办公文件的积累、收集、整理、立卷和归档。
（2）档案实体的管理。即分类、鉴定、移交校档案馆保存等。
（3）档案信息资源的开发与利用。如挖掘档案浅在价值、提供档案信息服务等。
档案工作原则性很强。坚持档案工作的基本原则是做好办公室档案工作的保证。作为兼职档案员要认真学习国家、教育部以及高校关于档案工作的法律、法规和规定，严格遵守规章制度，以高度负责的态度做好档案管理工作。同时，在具体的工作中还应特别注意以下几点：
a.凡在办公室行政工作中形成的具有保存价值的文字、图表等纸质载体材料和计算机软件、相片以及声像等非纸质载体材料，均属档案，应认真收集和保管。保存价值不明确的要及时请示上级领导和业务部门，不能擅自决定。
b.办公室档案工作必须纳入办公室工作体系，形成制度化，以确保档案的完整、准确、系统和安全。
三、办公室工作人员的积极配合是做好办公室档案工作的关键
办公室工作人员是产生、形成办公室档案的主体，只有他们充分认识到档案的重要性，才会积极、主动、有意识地积累档案，并配合兼职档案员的工作。所以，要采取各种办法和措施，进一步提高办公室工作人员对档案工作的认识，牢固树立档案意识，自觉地做好档案的积累工作，并积极协助和配合兼职档案员做好档案的管理工作。其主要措施包括：
1. 加大宣传力度，让大家充分认识到档案和档案工作的重要性和必要性，强化档案意识；
2. 加强档案工作制度建设。建立规范的档案管理制度，从材料的收集、立卷、归档各个环节程序化，规范管理行为；
3. 扩大兼职档案员队伍，形成统一的档案管理网络组织；
4. 将办公室档案的管理工作与个人的工作业绩挂钩，形成激励机制。
四、把握特点，建立机制，是做好办公室档案工作的保障
目前，各大学的档案工作机制已经普遍健全，相关工作有章可依。二级学院在进行档案工作时，当然可以直接执行学校的规定。同时，二级学院也应结合自身特点，制定二级学院档案工作的实施细则。
1．二级学院档案的特点
日常的行政工作具有辅、服务性、综合性、协调性和随机性等特点。从二级学院行政办公室的工作情况分析表明，大部分工作人员的工作均相应地具有任务重、头绪多的特性，其中，兼职工作在办公室的工作中也占有相当的比例，随着工作内容的增加或管理机制的变化等因素，基本形成了一定的一人多种角色的管理形态，显而易见，档案材料的收集、分类同样是多重身份的，以数学学科档案管理为例，按专业分类；按学术信息分类、按成果与奖励分类；按教学分类；按学生资料分类；按行政工作分类等，由此，可初步建立一套有效地档案管理系统，它体现了在类别上突出特色、形成亮点。为学院教学、科研与学科建设等方面提供有参考价值的原始信息，使之更为有效地利用或派上用场，对提高工作效率，促进学院可持续建设与发展都起着不可估量的重要的推动作用。
2．建立二级学院档案工作机制
全体员工提高自觉性，尤其在学院办公室工作中要有群体意识，并且，每个工作人员都要以热心工作、积极参与、协调配合的工作态度，从档案生成之初就按档案的基本要求保存材料，如有关学院建设的照片、实物、纸质和电子版有存档价值的材料等，设立存档关键字，揭示档案材料的内在联系，工作结束1个月内即进行整理、归纳与分类完成归档，对于不完整或缺项的内容材料进行追索归档，与主动归档并举，做到档案材料完整无缺。
五、经验与体会、问题与建议
1．学校各行政部门的领导首先要高度重视档案工作，对兼职档案员的档案管理工作要给予大力的支持。兼职档案员要积极主动地做好这项工作，不能敷衍了事。同时，要把完成这项工作看成是领导对自己工作能力的信任，是学习新知识的一次良好的机会，是一专多能的一次尝试。
2．兼职档案员要充分利用一切工作机会，宣传办公室档案的重要性，提出存档具体要求。这包括：
（1）提醒部门行政领导，对档案工作做出制度安排。各科室要实行“部门立卷”制度，逐步做到“三纳入”、“四同步”，以加强工作档案材料的形成与管理，定期向校档案馆移交重要的档案材料。
（2）在具体的工作中，兼职档案员要向办公室工作人员宣传档案的意义和及时归档的重要性，使他们认识到档案不只是档案工作者的事，也是办公室工作人员的职责，应自觉地协助兼职档案员做好归档工作，使归档工作在办公室工作中相互配合，形成一个有机的统一体。
（3）坚持办公室立卷，部门统一汇总归档。每个部门的科室要分别立卷，最后，由部门的兼职档案员负责鉴定、验收、归档、上交。各科室要实行办公室负责制，部门要实行行政领导负责制，使档案工作有领导、有安排、有落实、有保障。
3. 兼职档案员要积极主动工作，在管理服务上下功夫，热心为办公室工作人员的工作提供查询服务，使他们切身感受到档案的重要性。兼职档案员要认真做好归档材料记录和文件资料数据库，为大家的日常工作提供便利。
六、目前办公室档案工作中存在的问题及建议
1．有的办公室工作人员没有知识产权概念，把属于学校的工作成果看成是个人的财产。如，在校内进行工作流动时，有的工作人员未办理办公资料移交手续，造成接任者工作不顺利；有的工作人员虽然办理了移交手续，但由于没有存档意识，移交的资料有限，给今后的工作带来损失。
2．有的办公室工作人员没有档案意识，不注意办公材料的收集、整理和归档。有的擅自决定材料是否归档。
上述现象的发生说明了以下问题：仍有不少办公室工作人员没有意识到依法存档是他们的义务；知识产权观念、档案管理观念淡薄，对档案管理不重视。同时，也说明在档案管理上也存在欠缺。这些问题不及时的解决，一方面会损害学校的知识产权，导致学校权益的流失；另一方面，对学校行政管理工作以及档案工作的健康发展将产生负面的影响。对此，学校上下都应有清醒的认识并尽快采取有效的措施，严格制度，加强管理，努力改进档案工作。
档案工作是一项永恒的事业。随着高校各项工作的深入，高校档案工作的内涵和外延也在不断拓展，这必将对高校档案工作提出新的要求。我们广大档案工作者要主动适应形势的发展，坚持服务第一，并积极地由管理型向信息服务型转变，努力挖掘档案的价值，积极利用档案的价值，为学校的档案事业蓬勃发展做出应有的贡献。
参考文献：
[1] 李光伟，黄西川.高校现代科技管理概略[M].福州：东南大学出版社，1996（4）.
一、加强档案信息化建设。
按照市局的总体规划和区政府建设“****”的总体要求，全区档案工作的信息化建设又有了新的发展。
1、完成档案管理系统软件升级。在已应用"电子政务的档案综合管理系统"的基础上，针对文档一体化的要求和实际应用过程中存在的问题，按照《文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式》的**省地方标准，对该软件进行了改版升级，进一步提高了技术含量，完善了管理系统，并于9月1日通过了省市档案局的项目验收。同时，组织全区档案人员就升级版的管理软件应用进行了全面培训。
2、开通改版后的局馆网页。在原局馆网页的基础上，按照设立网站的高标准要求，进行了网页的全面改版，调整并增加了内容，新增了"现行文件中心"、"**年鉴"、"**名胜"、"馆藏档案查询"和"报刊摘编"等全区性栏目，并于5月1日正式开通。
3、继续开展馆藏档案数字化工作。至年底共录入馆藏招工档案专题目录26000条，对已进馆的民政婚姻档案人头目录进行了数字化转换。
此外，配合市档案局开展了全市电子档案数据中心查询系统的试点工作。
二、创新档案工作服务机制。
一年来，我们围绕中心工作开展档案服务，在往年已开拓的领域中，档案工作有了较好进展。
1、完善现行文件中心建设。在已有实体现行文件中心的基础上，以局馆网页为载体，建成并开通了虚拟的现行文件中心，为利用者提供免费的网上查询，丰富了服务型政府建设的内容。
2、深化社区档案工作。一方面认真贯彻省档案局和省民政厅制定的《江苏省社区档案管理暂行办法》，进一步规范社区档案工作，并在新街口街道各社区推行了北门桥社委会的档案管理工作经验;另一方面，配合民政部门，就计算机管理档案工作纳入社区信息化建设进行了调研。
3、开展信用档案工作。区商贸系统的各集贸市场建立了经营户的专门档案和专题数据库，并对经营户经营过程中的诚信情况进行记载，为加强集贸市场的管理提供了有效手段。
三、深入开展业务指导工作。
我们以新出台的《江苏省档案工作等级评定试行办法》为契机，在全区开展了新一轮档案达标活动，并取得了较好成效。
1、积极贯彻档案等级认定新办法。为贯彻省档案局新制定的《**省、市、县(区)国家综合档案馆等级评定办法》和《**省档案工作等级评定试行办法》，分别在本局内和区机关各部门、街道中进行了培训，并为今后的等级认定工作的实施进行了调研。
2、继续开展档案达标工作。区委办、物价局、商贸局、司法局、**街道、**街道、**中学和**小学等**个单位通过省一级标准等级认定验收;市容局所属行政执法大队、环卫所，民政局所属6个军休所和商贸局所属4个集贸市场通过了市一级和市三级标准考评验收;**街道、***综管办通过了省三级等级认定验收。至此，全区一级指导单位(机关部门、街道、直属事业单位)和二级指导单位(系统所属单位)全部实现了达标。**个单位分别通过了省二级和省三级的达标复查。区检察院顺利通过省特二级评定。
3、开展年度检查工作。全区档案工作检查于10月份开始，为期一个多月，对全区机关、街道、直属事业单位共**个单位进行了检查，12月份对各系统所属单位进行了检查。从检查的情况看，各单位的组织管理、业务规范和信息化工作均比往年有所增强，大多数单位检查合格，部分单位等级升级，有*个单位因与其他工作冲突或准备不充分，未按时通过检查。存在的主要问题是少数单位库房条件较差，有的单位在保管期限划分和档案门类的收集整理上存在不足，编研工作偏重汇集缺乏深层加工的情况较为普遍。
此外，机关和街道档案工作协作组经调整后开展了相应活动，我们还以协作组为依托，建立了全区档案工作通讯报道网络。
四、继续开展档案接收和编研利用工作。
档案馆各项工作有序开展，基础性工作得到加强，工作效率逐步提高。
1、接收整理档案。今年8-10月，对机关各部门、各街道1997年以前的永久和长期档案进行了接收进馆工作。目前，已接收进馆43家3762卷(册)档案资料。今年以来，对已接收进馆的民政局婚姻档案及检察院文书档案共计600余卷，进行了整理和编目、上架。另接收整理临时进馆的"***"治理档案24卷。
2、进行档案编研。完成XX年《**年鉴》的编印出版和发行，并进行了XX年《**年鉴》文字稿的组稿和编写，并已送交排印。XX年11月，在由市地方志办公室和**年鉴研究会举办的第三届**地区年鉴评奖活动中，《**年鉴》获综合年鉴综合一等奖。完成了XX年全区的报刊剪贴、编目。按时完成了每月《**区大事记》和每周《报刊摘编》的编写和网上。《报刊摘编》于5月由纸质改版为电子版。
3、做好查档利用工作。截止12月底，共接待查档利用1079人次，查阅档案资料2169卷次/262件次，出具证明522份。
4、做好统计工作。目前已完成了XX年本馆各项工作台帐的统计和登记簿登记工作，以及XX年本局馆的综合统计分析报告。
此外，完成了市局部署的关于城区档案馆基本情况的调研，配合****纪念馆，并参与了全市在下半年举办的档案老照片展览活动的筹备。年底进行了档案馆明年达省一级标准复查验收的筹备工作。
五、加强部门自身建设和全区档案队伍建设。
一年来，我们从局馆自身建设和全区档案人员业务建设两方面入手，加强队伍建设，为全区档案工作的顺利开展和各项任务的完成提供了组织保证。
1、健全部门管理制度。针对局馆人员调整情况，重新修订、完善了科室及人员的岗位职责。在原有内部管理制度的基础上重新制定和修订了局馆网页管理、财务管理、文档用品销售管理、公章管理、车辆管理以及部门的协税护税暂行管理办法。为加强档案馆的安全管理，今年8月，我局会同政府办共同制定了区档案馆安全工作预案，就发生火情、水情和被盗三种情况，拟定了紧急应对措施，使档案馆与机关办公大楼的安全管理有机结为一体。此外，对档案馆今后的"涨库"问题进行了两次调查。
2、提高档案认定办法为主要内容的4期培训班，全区共有两百余名档案员和相关人员参加了培训。在区机关组织的机关干部办公自动化公文流转操作比赛中，我局代表队获得第*名。我局还被评为200*年区政务信息化建设先进单位。
在“十二五”期间，县级部门、乡镇、县属国有控股企业和科企事业单位、县国家综合档案馆应全面完成档案工作规范化管理的认定和复查工作。
(一)档案室规范化管理
2012年至2015年，用四年时间，对尚未进行规范化考评验收的机关完成初始评定；对年《省档案工作规范化管理办法》(试行)(办函〔〕103号)前己达标升级的机关、单位，结合实际情况，按新的评定标准进行相应等级的重新认定；对年后等级认定连续时间己满3至5年的机关、单位进行复查评定，二级部门复查评定时间与主管部门大体一致。2015年后，按“已评定时间满3至5年应复查”的要求对相应机关进行复查评定，己评定等级的单位要创造条件上档升级,以确保档案工作规范化管理常态化。国有企事业单位根据实际情况按照规范化管理要求进行评定和复查(县档案工作规范化管理评定时间安排见附件)。
(二)档案馆规范化管理
2013年，完成县国家综合档案馆省二级复查。
二、工作要求
档案工作规范化管理己纳入县政府年度目标绩效管理，各单位要严格按照《省档案工作规范化管理办法》的考评细则和评分标准，扎实做好各项工作，重点加强以下几个方面：
(一)加强档案规范化管理的组织领导，确保人员、经费、场所、制度“四落实”
各单位各门类载体的档案应集中统一管理，配备专(兼)职档案员，制订并完善各种门类和载体档案的归档范围和保管期限表，以及切实可行的档案工作制度，强化主管部门的档案监督指导职能，添制必要的设施设备，档案实行专室(专柜)、专人管理，确保档案资料的安全和有效利用。
(二)加强收集整理，确保国有档案资料的齐全完整
在做好纸质归档文件收集整理的同时，还应加强以下门类档案的收集整理。
1.加强电子档案管理。各部门要按照《省电子文件归档与管理暂行规定》(网办发〔〕7号)要求，加强电子文件及电子档案的管理，单位自己保存的电子档案数据应脱机备份。
2.加强声像档案管理。各部门应加强声像档案(照片、录音、录像带)和自动化办公过程中形成的各种光盘、磁盘及相关背景信息的收集。在归档整理时，照片影像应标注事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示所反映的有关信息；光盘、磁盘(带)要编号，盘面要标明存储文件的内容、时间、运行的软件环境、版本号、说明等相关信息。
3.加强重大活动档案管理。各部门要按照《省重大活动档案管理办法》，对年以前重大活动档案进行认真清理，确保收集齐全、资料规范、建立专档、及时移交。凡党和国家领导人、省委省政府主要领导来我县视察工作，国家和省政府在我县召开的大型会议、开展大型活动，省级及以上的全县性创建活动，特大突发事件、自然灾害等形成的各种文件材料和声像材料，主办单位在其活动结束后二个月内将规范整理的重大活动档案移交县档案馆。其它重大活动档案随文书档案移交档案馆。
4.加强专业档案管理。专业档案(见《国家基本专业档案目录》)是部门档案的重要门类之一，是国家档案资源的重要组成部分，各相关单位应建立专档，加强专业档案的收集、整理工作，确保专业档案的齐全完整。
(三)推进新领域档案工作，不断完善档案资源体系
1.严格规范国家重大建设项目档案验收。各乡镇、部门要高度重视和支持项目档案及验收工作；县档案局要加强项目档案的监督、指导和检查，提供咨询与服务，依法做好项目档案专项验收；县发展改革局要发挥在项目投资立项审批方面的职能，加强对项目档案的宏观管理，及时向档案部门通报重大建设项目及项目竣工名单；县级项目主管部门要加强监督管理，按规定做好项目档案登记工作，同时在审查项目竣工验收申请时，严格审查项目档案是否通过档案专项验收，未经档案验收或者档案验收不合格的项目，不得进行项目竣工验收；建设单位要认真履行法定职责，做好档案的形成、积累、整理、归档工作，在竣工验收前及时申请项目档案验收。县政府目标绩效督查室年终将根据年初县委下达的重点建设项目投资计划竣工项目数，对各乡镇、管委会、县级相关责任部门重点项目档案验收情况进行逐一清点，严格考核。
2.全面推进基层政权组织档案规范化管理。县档案局要加强对乡镇、村(社区)档案收集、整理的指导和业务培训，各乡镇要积极开展新农村示范乡镇的创建申报工作。进一步贯彻落实县委组织部、县民政局、县档案局《关于加强村级组织档案工作规范化建设的意见》(组通〔〕20号)，结合第二轮村级组织活动场所建设和创先争优活动，加强农村基层组织档案资源、利用、安全体系建设，力争用三年时间，使全县农村组织建档率达到100%，80%的建制村基本达到档案工作“三有二好一无”(即：有领导小组和专(兼)职档案员，有工作职责和制度，有档案室、档案柜和计算机；资料收集好，档案整理好；无档案安全隐患)标准。
3.积极引导民营企业加强档案管理工作。县档案局要加强与县工商局、县工商联、县发展改革局、县经济和信息化局等相关部门的联系协调，采取提供技能培训、登门指导、提供业务咨询、典型示范等服务形式，进一步完善服务体系，加大对民营企业档案工作的扶持力度，为民营企业的生产、经营和健康发展提供优质高效的服务。
(四)加强档案保管，确保国有档案安全
1.加强机关档案保管。加强档案保管，确保档案安全，是各级政府和各级档案部门的重要职责。由于县档案馆现有库房严重不足、新馆尚未建成等原因，各单位保管已满10年应向县档案馆移交的档案还将继续保存在各机关单位档案室。为此，各单位要进一步完善档案保管有关制度职责，添置必备的档案设备设施，做到防盗、防鼠、防潮等“八防”；加强档案安全监督检查，发现隐患及时整改，确保馆藏和各机关档案安全。
2.县档案局要加强指导，加大全县档案安全执法检查和档案安全隐患督促整改的力度，确保全县国有档案安全。
三、工作保障
(一)加强执法检查
县档案部门要采取多种形式的执法检查，依法严肃查处违反档案法律法规的人和事，确保各项业务工作的顺利开展。
【关键词】办公室主任；档案管理；重要作用
办公室主任通常意义上来说是一个单位综合办事机构的负责人，本文就高校档案管理中办公室主任角色的重要性谈几点拙见。
一、办公室主任在高校不是一个人，而是一个团队
办公室主任不单单指校级办公室主任一个人，还包括各二级单位（科室）的办公室主任。从学校的办公室到二级单位（科室）的办公室，主任扮演的角色都是一样的，承担的责任也是一样的，只是所在的单位不同，所服务的对象不一样而已。所以说，高校的办公室主任不是校级办公室那一个人，而是包括了个二级单位（科室）的所有办公室主任，工作在高校的各个不同职能部门，组合起来的是一支强有力的战斗队伍，是一支起着关键性作用的团队。
二、领导是否重视档案管理工作，办公室主任起到很大的影响作用
参谋和助手一般是指既能出谋划策也能协助办事的角色。在高校，办公室主任就扮演了这样的角色，一方面出谋划策，另一方面协助领导处理事务。也就是说，办公室主任既是领导者也是服务者，既承担着领导决策的参谋责任，也承担着决策落实承办者的责任，还承担着督察督办的责任。可以说办公室主任是领导的身边人，大大小小的决策执行都与办公室主任有紧密的联系，都是在办公室主任的承办、监督下落实的。因此，领导是否能重视档案从业人员的业务培训和学习、管理队伍的建设、管理机制的完善、硬件、软件条件的投入等，办公室主任的思路时刻在影响着领导的决策。
三、档案材料的完整性，办公室主任起到很大的保障性作用
不管是校级机构还是二级机构，领导的政务繁忙，一般情况下是把握方向，拿大主意，定大方案，不会去事事经办，通常都是“交办”，而“交办”的对象往往就是办公室主任，理所当然办公室主任就成了事情的经办者，当然，更多时候还需要办公室主任去协调内外，做好组织工作，把工作“转交”到其他相关部门或人员手中，但同时也要做好督查工作。办公室是大管家，是领导的主心骨，工作面广，点多，涉及到方方面面，俗话说“没人管的最后都是办公室管”。所以想按时、保质地完成各项工作，就需要办公室主任精心组织、统筹安排办公室全员共同努力，统一思想，分工不分家。这些工作中就包含了各类文件、计划、总结、规划、大事记、年鉴、宣传稿、校史等文字的起草，各职能部门或教学单位的业务资料和上级来文的处理等等，正是这些恰恰是档案的基础材料，都是要靠平时点滴的积累。各单位能否做到注意素材的收集、及时整理归档将直接关系着学校馆藏档案的完整性、准确性、系统性、丰富性。而各级办公室主任都是这些材料的经办人或是组织者，所以，各级办公室主任在档案工作中扮演的角色也是非常重要的，与其说是办公室主任，也可以说是兼职档案员，有了他们的重视，档案工作才能取得成绩。
四、办公室主任重视档案工作，才能方便快捷地为领导的决策提供准确的信息服务
文书、业务档案是由学校的各项工作、活动形成的，包括上级来文及处理意见、本单位重大决定、决策、行文、活动等。领导的决策首要就是科学化，必须要了解史料、掌握情况，在调查、研究、论证和分析后才能做出，这就需要大量的档案信息和文件材料作为支撑。那么，就需要办公室主任借助档案的作用，积极主动、方便快捷地为领导提供完整系统和优质的档案信息，也是办公室主任辅助决策能力和参谋水平的体现。办公室主任只有时刻把档案意识装进脑袋、记在心里，从“法”的高度认识档案工作的意义，按照《档案法》的要求，带领、指导、监督档案管理人员担负起档案管理的重任，坚决做到及时归档、不遗漏，以免为领导提供了错误或不精准的信息，造成严重后果。
五、档案管理的制度建设与办公室主任息息相关
制度建设是每个学校都非常重视的工作，这项工作是提高管理水平的基础工作。只有逐步建立比较完整的规章制度体系，全面推进依法治校，形成有章可循，按章办事，规范高效的管理，才能推动学校各项事业的发展。而规章制度的完善、汇编，通常都是由学校办公室来做，办公室主任在此又承担了关键性角色，各二级单位能否拿出可行性的规章制度，办公室要起到督查作用。因此就档案管理工作来说，建章立制是必不可少的，参照有关档案管理的法律法规再结合学校现状出台具有推动学校档案事业高效、规范发展的规章制度，实现档案实体分类、编号、排架、检索等工作标准化，从而提高档案业务建设的整体水平。所以办公室主任首先要学习、了解《中华人民共和国档案法》《高等学校档案实体分类法》《高等学校档案工作规范》等文件精神，才能在规章制度出台时有发言权，才能结合学校实际情况给出可行的建议和意见供领导参考。
六、结语
努力将档案工作落到实处，做好档案信息的开发利用是为科学决策提供重要依据的基础性工作，也是最为重要的工作。所以，必须要求办公室主任认识到其关键性，认真将档案工作落到实处，也只有这样，才能成为一名优秀的办公室主任。
【参考文献】
[1]伍玉生.浅析办公室主任如何加强档案的管理.四川档案，1993.
第二条婚姻登记档案是婚姻登记机关在办理结婚登记、撤销婚姻、离婚登记、补发婚姻登记证的过程中形成的具有凭证作用的各种记录。
第三条婚姻登记主管部门对婚姻登记档案工作实行统一领导，分级管理，并接受同级地方档案行政管理部门的监督和指导。
第四条婚姻登记机关应当履行下列档案工作职责：
（一）及时将办理完毕的婚姻登记材料收集、整理、归档；
（二）建立健全各项规章制度，确保婚姻登记档案的齐全完整；
（三）采用科学的管理方法，提高婚姻登记档案的保管水平；
（四）办理查档服务，出具婚姻登记记录证明，告知婚姻登记档案的存放地；
（五）办理婚姻登记档案的移交工作。
第五条办理结婚登记（含复婚、补办结婚登记，下同）形成的下列材料应当归档：
（一）《结婚登记审查处理表》；
（二）《申请结婚登记声明书》或者《申请补办结婚登记声明书》；
（三）香港特别行政区居民、澳门特别行政区居民、台湾地区居民、出国人员、华侨以及外国人提交的《婚姻登记条例》第五条规定的各种证明材料（含翻译材料）；
（四）当事人身份证件（从《婚姻登记条例》第五条规定，下同）复印件；
（五）其他有关材料。
第六条办理撤销婚姻形成的下列材料应当归档：
（一）婚姻登记机关关于撤销婚姻的决定；
（二）《撤销婚姻申请书》；
（三）当事人的结婚证原件；
（四）公安机关出具的当事人被拐卖、解救证明，或人民法院作出的能够证明当事人被胁迫结婚的判决书；
（五）当事人身份证件复印件；
（六）其他有关材料。
第七条办理离婚登记形成的下列材料应当归档：
（一）《离婚登记审查处理表》；
（二）《申请离婚登记声明书》；
（三）当事人结婚证复印件；
（四）当事人离婚协议书；
（五）当事人身份证件复印件；
（六）其他有关材料。
第八条办理补发婚姻登记证形成的下列材料应当归档：
（一）《补发婚姻登记证审查处理表》；
（二）《申请补领婚姻登记证声明书》；
（三）婚姻登记档案保管部门出具的婚姻登记档案记录证明或其他有关婚姻状况的证明；
（四）当事人身份证件复印件；
（五）当事人委托办理时提交的经公证机关公证的当事人身份证件复印件和委托书，受委托人本人的身份证件复印件；
（六）其他有关材料。
第九条婚姻登记档案按照年度—婚姻登记性质分类。婚姻登记性质分为结婚登记类、撤销婚姻类、离婚登记类和补发婚姻登记证类四类。
人民法院宣告婚姻无效或者撤销婚姻的判决书副本归入撤销婚姻类档案。
婚姻无效或者撤销婚姻的，应当在当事人原婚姻登记档案的《结婚登记审查处理表》的“备注”栏中注明有关情况及相应的撤销婚姻类档案的档号。
第十条婚姻登记材料的立卷归档应当遵循下列原则与方法：
（一）婚姻登记材料按照年度归档。
（二）一对当事人婚姻登记材料组成一卷。
（三）卷内材料分别按照本办法第五、六、七、八条规定的顺序排列。
（四）以有利于档案保管和利用的方法固定案卷。
（五）按本办法第九条的规定对案卷进行分类，并按照办理婚姻登记的时间顺序排列。
（六）在卷内文件首页上端的空白处加盖归档章，并填写有关内容。归档章设置全宗号、年度、室编卷号、馆编卷号和页数等项目。
全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。
年度：案卷的所属年度。
室编卷号：案卷排列的顺序号，每年每个类别分别从“1”开始标注。
馆编卷号：档案移交时按进馆要求编制。
页数：卷内材料有文字的页面数。
（七）按室编卷号的顺序将婚姻登记档案装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊和备考表的项目。
档案盒封面应标明全宗名称和婚姻登记处名称。
档案盒盒脊设置全宗号、年度、婚姻登记性质、起止卷号和盒号等项目。其中，起止卷号填写盒内第一份案卷和最后一份案卷的卷号，中间用“—”号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交时按进馆要求编制。
备考表置于盒内，说明本盒档案的情况，并填写整理人、检查人和日期。
（八）按类别分别编制婚姻登记档案目录。
（九）每年的婚姻登记档案目录加封面后装订成册，一式三份，并编制目录号。
第十一条婚姻登记材料的归档要求：
（一）当年的婚姻登记材料应当在次年的3月31日前完成立卷归档；
（二）归档的婚姻登记材料必须齐全完整，案卷规范、整齐，复印件一律使用A4规格的复印纸，复印件和照片应当图像清晰；
（三）归档章、档案盒封面、盒脊、备考表等项目，使用蓝黑墨水或碳素墨水钢笔填写；婚姻登记档案目录应当打印；备考表和档案目录一律使用A4规格纸张。
第十二条使用计算机办理婚姻登记所形成的电子文件，应当与纸质文件一并归档，归档要求参照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）。
第十三条婚姻登记档案的保管期限为100年。对有继续保存价值的可以延长保管期限直至永久。
第十四条婚姻登记档案应当按照下列规定进行移交：
（一）县级（含）以上地方人民政府民政部门形成的婚姻登记档案，应当在本单位档案部门保管一定时期后向同级国家档案馆移交，具体移交时间由双方商定。
（二）具有办理婚姻登记职能的乡（镇）人民政府形成的婚姻登记档案应当向乡（镇）档案部门移交，具体移交时间从乡（镇）的规定。
乡（镇）人民政府应当将每年的婚姻登记档案目录副本向上一级人民政府民政部门报送。
（三）被撤销或者合并的婚姻登记机关的婚姻登记档案应当按照前两款的规定及时移交。
第十五条婚姻登记档案的利用应当遵守下列规定：
（一）婚姻登记档案保管部门应当建立档案利用制度，明确办理程序，维护当事人的合法权益；
（二）婚姻登记机关可以利用本机关移交的婚姻登记档案；
（三）婚姻当事人持有合法身份证件，可以查阅本人的婚姻登记档案；婚姻当事人因故不能亲自前往查阅的，可以办理授权委托书，委托他人代为办理，委托书应当经公证机关公证；
（四）人民法院、人民检察院、公安和安全部门为确认当事人的婚姻关系，持单位介绍信可以查阅婚姻登记档案；律师及其他诉讼人在诉讼过程中，持受理案件的法院出具的证明材料及本人有效证件可以查阅与诉讼有关的婚姻登记档案；
（五）其他单位、组织和个人要求查阅婚姻登记档案的，婚姻登记档案保管部门在确认其利用目的合理的情况下，经主管领导审核，可以利用；
（六）利用婚姻登记档案的单位、组织和个人，不得公开婚姻登记档案的内容，不得损害婚姻登记当事人的合法权益；
（七）婚姻登记档案不得外借，仅限于当场查阅；复印的婚姻登记档案需加盖婚姻登记档案保管部门的印章方为有效。
第十六条婚姻登记档案的鉴定销毁应当符合下列要求：
（一）婚姻登记档案保管部门对保管期限到期的档案要进行价值鉴定，对无保存价值的予以销毁，但婚姻登记档案目录应当永久保存。
（二）对销毁的婚姻登记档案应当建立销毁清册，载明销毁档案的时间、种类和数量，并永久保存。
（三）婚姻登记档案保管部门应当派人监督婚姻登记档案的销毁过程，确保销毁档案没有漏销或者流失，并在销毁清册上签字。
一、提高对“三重大”档案管理工作重要性的认识
重大改革、重大活动、重大项目建设过程中形成的各种纸质、声像、电子、实物档案，集中反映了一个地方经济社会发展的历程，展示了各行各业和广大人民群众与时俱进、开拓创新的精神风貌，是政治、经济、文化、社会建设的真实记录，是国家档案资源的重要组成部分，是极其珍贵的历史鉴证和文化财富，对于传承文明、资政育人具有重要现实意义和深远历史意义。各地各有关部门要切实提高对“三重大”档案工作重要性的认识，增强贯彻执行档案法律法规的自觉性，站在对历史负责、为现实服务、替未来着想的高度，认真做好“三重大”档案管理工作。
二、明确“三重大”档案管理的范围和责任
（一）“三重大”档案管理的范围。
重大改革：各级党委政府部署的关系经济社会发展全局，或涉及面广、关系广大人民群众切身利益的重大改革。
重大活动：党和国家领导人在秭归的视察活动，上级党委政府主要领导在本地的视察、调研活动；外国元首、政府首脑、政党领袖、著名国际友人在秭归的参观访问活动；具有重大影响的政治、经济、文化、体育、科技、宗教等活动；具有重大影响的庆典、纪念、会展活动；具有重大影响的自然灾害、事故灾难、突发公共卫生和社会安全事件及处置活动；其他具有重大影响的活动和事件。
重大建设项目：县政府和项目主管部门每年审定公布并纳入目标考核的重点建设项目。
（二）“三重大”档案管理工作责任。
“三重大”档案管理工作实行统一领导、分级管理。重大改革档案的收集、整理、申报工作由改革涉及的乡镇和县直主管部门负责。重大活动档案的收集、整理申报工作由活动组织承办单位和事件处置牵头单位负责。重大建设项目档案的收集整理申报工作由建设项目法人单位负责。档案行政管理部门负责“三重大”档案的归档、保护和利用工作，同时依法对各乡镇和县直各单位“三重大”档案管理工作进行监督、指导和协调。
各责任单位要确保档案工作有领导分管、有工作机构、有专门人员具体负责，制定切实可行的工作方案并严格实施。
三、明确“三重大”档案管理工作的基本要求
（一）认真做好重大改革中的档案处置工作。重大改革涉及的各乡镇和县直主管部门，要坚持将改革中的档案管理工作与改革方案一并研究部署和实施。要认真做好改革方案决策、实施全过程的档案收集整理工作，突出改革中的重要事件、重点环节，尽可能地采用原始资料，确保档案资料全面、准确和完整。要重点做好重大机构改革和企业改革中原有档案的转移和交接工作，任何部门和个人不得私自留存、转移和销毁相关档案。
（二）确保重大活动档案及时进馆。重大活动的组织承办单位在活动结束后1个月内，要向同级国家综合档案馆移交档案原件。一个单位组织承办的活动，其形成的整套档案由该单位收集、整理，并按规定移交同级国家综合档案馆；两个以上单位联办的活动，其形成的档案，由主办单位负责组织各联办单位进行档案的收集、整理工作，并由主办单位将全套档案按规定移交同级国家综合档案馆。国家综合档案馆要会同重大活动主办或参与单位采取有效措施确保档案完整和安全。任何单位或个人不得违反档案法律、法规规定，把公务活动中形成的重大活动档案占为已有。
（三）严格执行重大建设项目档案验收制度。重大建设项目法人单位要按照国家档案局、国家发改委的要求，在项目竣工验收前主动联系档案行政管理部门进行项目档案专项验收。验收工作按《重大建设项目档案验收办法》（档发〔〕2号）、《省重点建设项目档案验收办法》（鄂档〔〕63号）的规定进行。未经档案专项验收或验收不合格的，不得进行或通过项目竣工验收。
（四）严格执行档案质量标准。各相关责任单位要按照档案管理有关法律法规明确的标准，在档案行政管理部门的指导下开展工作。档案文件制作材料要符合国家标准；档案装具要使用规范合格产品；档案收集要齐全，分类要科学，整理要规范，保管要安全，利用要方便有效；向国家综合档案馆移交的档案，质量要符合接收标准，并履行完备的交接手续。
四、发挥档案行政管理部门的监督指导作用
涉及机构变动的单位在改革的同时，必须向档案行政管理部门提交档案处置申请；有关重大活动组织机构或承办单位在制定重大活动实施计划时应同时制定配套的档案收集方案，并在活动举办7日前报同级档案行政管理部门备案；重大建设项目法人在办理项目开工的同时，必须到档案行政管理部门办理档案登记。
档案行政管理部门在受理改革中档案处置申请、重大项目档案登记、重大活动档案收集方案备案后，要依法及时予以审查指导，提出意见，加强监管，确保档案管理与重大改革、重大活动、重大项目建设的主体工作同步规划、同步实施，有效维护历史记录的完整、准确与安全。对未按规定及时提交重大改革中档案处置申请、办理重大项目档案登记、进行重大活动档案收集方案备案的单位，档案行政管理部门要予以通报并责成限期整改。档案行政管理部门要强化执法，严肃查处“三重大”档案管理中的违法违规行为。
重大活动档案管理的现状
县级重大活动档案的管理，虽然引起社会的广泛关注，经过近几年从上到下的强化，是有所收获，但现实中还存在许多问题，现状不容乐观。
一、重视重大活动的开展，轻视活动完成后资料的收集保管。重大活动的开展，从初步制定方案到活动的圆满开展，有组织机构，分工明确，活动轰轰烈烈，重视活动的开展与运行。但活动结束后，万事大吉，资料无人问津，乱堆乱放，分散保管，忽视了资料的收集、归档。
二、活动主办单位怕麻烦，缺乏主动收集、整理、移交积极性。活动主办单位在开展活动前，积极主动热情。但活动结束后，需要收集、整理。因为此项工作繁琐，且特别是涉及到其他部门资料较多，头绪多，内容杂。有的主办单位将自己手头产生的保存起来，对其他相关部门因重大活动产生的资料不主动收集整理。
三、部门之间缺乏配合力度。每个重大活动，涉及到地方党委、政府、新闻部门、联合单位，甚至涉及到乡镇农村，部门多、资料杂，活动开展期间能积极配合。活动结束后各自为政、资料分散保管，造成重大活动档案的肢体分离，形不成一次重大活动的全貌，反映不了重大活动的整体。
四、经费的紧缺也是造成重大活动档案的收集、整理、移交进馆困难的主要因素。由于每个重大活动涉及部门多，如广播电视部门、新闻报刊部门及其他各相关部门，各单位产生的资料，因主办单位不能全部付费用，因而其他部门拒绝向主办部门移交，档案因而难以集中统一。
加强重大活动档案管理应采取的对策
重大活动档案的收集整理、进馆在山西芮城县已基本纳入正轨，根据这几年工作实践和我们遇到的实际困难，我认为加强县级重大活动档案管理应从以下几方面采取对策：
一、加强领导，制订重大活动档案管理办法。县级人民政府应当加强对重大活动档案管理的领导，重大活动档案涉及部门多，范围广，收集、归档、移交必须采取行政手段，仅靠档案部门督促是不行的。政府应加强对重大活动档案管理工作的监管。制定出本地“重大活动档案管理办法”，建立健全档案行政部门参与重大活动的工作机制，并将重大活动档案管理工作所需经费列入同级财政预算，保证重大活动档案有效开展。近几年来，国家档案局和地方都出台了重大活动档案的管理办法。但对县级来说结合地方特色也应制定自己的管理办法。我们2007年由县委宣传部和县档案局联合下发了《芮城县重大活动档案管理办法》，从制度上规范重大活动档案的收集、整理、归档。把重大活动档案的收集、整理、移交列入部门考评机制，从法律角度引起主办单位的重视。从重大活动的重要性、建档的必要性，重大活动的内容范围，建立重大活动档案程序等都做了明确的规定。使重大活动档案有规可循、有制可约，有处可存、有据可查。
二、明确责任者。主办单位牵头，主办单位是第一责任者，相关部门都是责任者。每次重大活动都有一个主办单位，特别是涉及全县的政治、经济、文化建设，一般是由县委办和政府办主办，有些可能是部门主办，如：教育、计生、文化活动等由政府职能部门主办。所以，主办单位应是重大活动档案的收集、整理、归档、移交的第一责任者，应承担重大活动档案管理重任。但每次活动又涉及广播电台、报社、通讯组、公安、司法等相关单位。所以每次重大活动开展时，主办单位应牵头成立重大活动档案管理领导组，相关单位都是领导组成员单位。由牵头单位负责分工，重大活动资料产生单位档案要按分工及时收集、归档、移交。资料收集、整理好后，由牵头单位统一编号、移交县档案馆。
三、活动经费统一管理、统一支付。前几年芮城县宣传部门组织的重大活动档案由于分散保管，在后来一次搞展览利用原重大活动档案时，通讯组原拍摄的大量照片拒绝提供利用，最后以5000元的费用才取得原始资料、图片。县委宣传部长对此体会最深，对我们提出开展重大活动档案的收集、归档工作非常支持。2006年联合下发了《芮城县重大活动档案管理办法》，为顺利完成重大活动档案的收集、整理、归档、移交奠定了基础。笔者认为，重大活动开展费用应统一由主办单位统一预算、统一管理、统一支付，把重大活动档案的收集、整理、归档工作列入预算，活动结束后，在档案资料及时移交后才可支付经费。否则，重大活动档案特别是电台、新闻、通讯部门的档案资料县财政统一已支付或者主办部门已支付，然而，资料不移交，甚至归产生单位的承办人所有，拒绝移交，严重影响重大活动档案资料的完整性，更对以后工作中二次利用无依据可查。
四、档案部门应加强监管。重大活动档案是档案工作的一个重要组成部分，地方档案部门是主管单位。所以，县级档案行政部门应采取提前介入、及时指导、登记造册、追踪拍摄、督办交接、搞好展览、定期开放等手段，使重大活动档案得到有效的收集、保管、利用。培养一批精通档案业务的人员，及时对重大活动档案进行指导、监督。保证重大活动档案的齐全、完整、管理规范、及时进馆、开发利用，更好地服务地方的政治、经济、文化建设。
1.档案局应成立专门机构。成立重大活动档案管理领导组，纳入工作规划，责成专人负责，及时与主办单位联系，召开专题会议，协助主办单位制定分类方案。
2.县档案局应配备摄像机、数码照相机、录音机、计算机等。在重大活动开展期间，追踪主动拍摄，为重大活动收集录音、录像、照片、保证重大活动档案的齐全完整。
3.及时指导。重大活动开展前，档案局业务人员应指导主办单位注意收集重大活动档案；活动开展期间，对重大活动档案进行登记，随产生随登记，以便收集齐全；活动结束后，业务人员要指导主办单位档案人员进行整理、编目、造册登记、移交进馆。
4.档案馆要设立重大活动档案专柜。档案馆应对主办单位移交来的重大活动档案单列存放。建立统一目录、建立台帐。
一、指导思想
以《中华人民共和国档案法》等法律、法规为依据，通过档案晋级工作提高全局工作人员的档案意识，建立和健全档案管理制度，理顺档案工作机制，夯实档案工作基础，提高档案管理水平，使档案管理更加科学化、现代化，让档案更好地服务于质监事业的发展。
二、工作目标
按分步实施、逐步完善的原则，扎实开展档案目标管理晋升工作，争取今年11月底前完成机关综合档案工作目标管理省一级的晋升申报及认定工作。
三、实施步骤
（一）准备阶段（时间：3月15日前）
1、成立档案目标管理晋级工作领导小组。档案认定工作涉及面宽，工作量大，质量要求高。为保证档案认定工作顺利进行，我局决定成立由韩萍任组长、王蓉任副组长、局属各部门主要负责人为组员的档案晋升工作领导小组，全面负责档案晋升工作。领导小组下设档案晋升办公室（以下简称达标升级办），任达标升级办主任，局属各部门兼职档案员田小娟、徐静华、谭俊逸、王秀华、向华菊为办公室成员。晋级办主任负责审核各门类档案的整理方案，检查档案整理质量，协调档案局到本局进行现场晋级指导和检查验收。局属各部门及档案员在晋级办主任的指导下负责各部门各门类档案整理、并对档案整理质量负责。
2、召开动员会。统一思想，提高认识，分别组织达标升级工作领导小组成员及达标升级办公室各成员认真学习省、市、县档案局有关档案工作文件，明确工作任务和要求，为档案管理上“省一级”在思想上打好基础。
3、建立档案晋级工作联络机制。局属各部门兼职档案员认真做好本部门文书、会计、科技、实物、声像、电子、专业档案整理移交工作。
4、组织和开展各专、兼职档案人员的业务培训。由本单位达标升级办协调县档案局给各部门兼职档案员授课，讲解档案管理学基础知识及各部门在本次达标升级工作中应达到的各项档案移交要求，努力提高局机关档案人员的档案工作水平。
5、按规定向县档案局分阶段申报晋级计划，并落实档案晋级所需硬件、软件设施的购置。
（二）实施阶段（时间：3月16日至8月30日）
1、做好局内各相关部门档案整理与移交工作。局属各部门对照本局《关于印发机关档案分类方案、归档范围、保管期限表的通知》（兴质技监[2013]28号）的文件要求，严格按文书、科技、会计、声像、实物、电子和专业档案七大门类进行收集、归类、整理、入库。此项工作由各部门兼职档案员负责。文书档案的整理工作，按照《省归档文件整理实施细则》（鄂档规[2011]7号）的规定进行整理。照片档案按照《省照片档案规范管理指导意见》（鄂档规[2011]2号）的要求执行。会计档案按照国家财政部、国家档案局联合下发的《会计档案管理办法》和县财政局、档案局联合印发的《加快实施<会计档案案卷格式>的通知》（兴财会发〔2013〕54号）的要求执行。科技档案按照《科技档案案卷构成的一般要求》的规定执行。专业档案严格按上级业务主管部门的规定要求整理。
2、档案移交时限
（1）文书档案：6月30日前完成上一年文书档案的整理并归档。
（2）会计档案：6月30日前完成上一年财务年度会计档案的整理并归档。
（3）声像档案（主要是照片）：8月30日前完成声像档案的整理并归档。
（4）实物档案：6月30日前完成实物档案的整理并归档。
（5）电子档案：6月30日前完成电子档案的整理并归档。
（6）科技档案：6月30日前完成科技档案的整理并归档。）
（7）专门档案：6月30日前完成专门档案的整理并归档。
各相关部门请于8月30日前完成上以上各门类档案的整理工作并同机关档案室办理移交手续。
具体整理规范：
①卷内文件材料有序排列；
②加盖档号章并填写；
③在科怡档案软件内，录入目录；
④打印归档文件目录或卷内目录；
⑤编制及打印案卷目录、卷内目录或归档文件目录；
⑥编制各门类档案检索工具：如打印、粘贴封面及脊背；
⑦装订各种门类档案目录放置档案检索工具柜。
3、做好编研开发工作和各种簿册的建立
由负责做好编撰本单位的全宗介绍、组织机构沿革、大事记、档案利用效果实例、主要业务基础汇编等。
由负责全宗卷、《安全检查记录簿》、《档案工作会议记录簿》等8种簿册的规范建立。
（三）自查、申报、总结阶段（时间：9月1日至9月30日）
（1）按照《省机关档案工作目标管理考评办法》的标准进行自查。对照自查、考评记录逐项打分（责任人：）。
（2）9月30日前请县档案局的专家领导现场检查指导。
（3）对不符合标准的进行查漏补缺（责任人：局属各部门；哪个地方有问题由原负责此项工作的继续整改）。
（4）由负责申报材料、验证材料和审批材料的编制工作，各门类档案的整理人员负责编制检索工具并提供相关统计数据。
（四）现场评审验收（时间：10月8日至11月31日）
邀请市、县档案局的专家及上级主管部门领导进行现场评审验收。
四、工作要求
（一）高度重视、全力支持。此次档案晋级工作验收标准高，时间紧、任务重。因此各部门在思想上要给予高度重视，在行动上给予人力、物力、财力的全力支持，合理安排工作，兼职档案员要全力协助档案升级达标工作，在档案整理质量上要切实把好基础关，确保按时完成每阶段的任务。
关键词：基层单位;档案交接;问题;措施
近年来，随着基层单位档案事业的蓬勃发展，档案门类和案卷数量都迅速增加，许多单位的档案室积累了数十年、几千卷的档案，向上级档案馆移交档案的工作日显必要。《中华人民共和国档案法实施办法》第三章 档案的管理第十三条规定：“属于县级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满10年即向有关的县级国家档案馆移交。”
为确保接收进馆档案的质量，完整齐全地保存党和国家的档案财富，适应档案管理规范化、标准化和现代化要求，促进档案信息的有效开发和利用，本文结合基层单位档案工作的实际情况，分析了现存问题，提出了解决应对措施。
一、基层单位档案交接工作现存问题
（一）基层单位档材料不规范。属于县（市）级国家档案馆接收档案的单位分一级直属单位和基层二级单位。基层二级单位应按照县（市）档案馆的档案材料要求准备好档案资料。在实际工作中，基层单位档案材料因为领导不重视、档案管理人员业务水平和工作态度等问题，在整理立卷、档案纸张、字迹材料、检索目录等方面档案工作不到位。
（二）基层单位档案管理交接工作乱。基层单位档案交接工作是一项重要的任务，但是一部分基层单位的领导不重视、监管不力，制度不健全、执行不到位，在加上档案工作人员的工作责任心不强，当基层档案管理工作发生人员更换时，往往档案交接工作不细致，移交不按程序办事，手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签的字也不签，从而出现一些基层单位档案交接只有一串钥匙的现象，忽视了档案交接工作中的重要内容，忽视了档案交接工作的基本要求。最后出现问题责任不明、界限不清。
二、基层单位档案交接工作改进建议
（1）基层单位应严格根据统计台帐检查需移交进馆的各门类案卷。首先清点核对档案立卷数量，做到帐物相符，发现问题要找出原因，借出的档案资料要迅速追回，不明原因造成丢失档案的，要及时报告主管领导和业务部门，以便查清原因，按有关规定处理。其次要检查案卷内容，做到门类内不缺一个目录，目录内不缺一个案卷，案卷内不缺一份文件，不允许任何人截留、带走、销毁或出卖档案资料。（2）县（市）档案馆应进一步加强对基层单位应移交进馆的档案质量进行全面评审验收，认为符合要求后，会同立档单位的档案人员对照案卷移交目录，逐卷清点，进行移交，双方填写国家档案局制定的档案交接文据，与进馆档案有关的其他检索工具和参考资料列出清单，交接经手人签字、领导签字、盖上单位公章，一式二份，移交单位和档案馆各执一份作为凭证。如发现不符合要求的，接收人员有权暂不接收，待整理合格后再行接收。（3）县（市）档案馆要进一步改进工作作风，增强工作主动性，给予基层单位档案工作指导与培训，明确接收标准，帮助指导立档单位做好整理、鉴定、编目等各种工作。（4）档案交接要纳入基层单位的议事日程、工作程序和规章制度之中。档案交接是基层单位档案管理中的重要环节，应引起基层单位的重视，尤其是基层单位负责人应把档案交接工作摆上重要议事日程，在档案人员离岗或调动工作单位时要把好关，做到档案人员离职离岗先办理工作交接手续，然后再办理调动手续。并要把档案交接工作纳入单位工作制度，列入有关人员的岗位职责之中。当地档案行政管理部门要加强基层单位档案交接工作的监督检查，对那些明知档案交接手续未办理妥，仍然随意签发调令的人员，要查明原因，分清责任，依法进行处理。 （5）要认真做好档案移交准备工作。对于移交方来说，在正式移交之前主要做好五项工作：一是对所保管的档案进行一次全面清理，做到帐物相符、心中有数;二是对借出的档案要及时催还，一时归还不了的要问明原因，整理好借据，并在借据上注明原因及催还情况;三是对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序，做到系统有序;四是按档案移交要求编制档案移交文据及表格;五是撰写档案移交说明。（6）加强基层单位档案管理工作人员素质教育。首先，基层单位的要重视对档案工作人员的业务能力培养，要定期组织档案工作人员参加外出学习。基层单位档案交接工作出现的问题，不单单是档案工作人员业务能力水平的问题，更多的是责任心不强的问题。因此，基层单位要进一步加强基层单位档案工作人员的思想教育工作，提高员工的工作责任心和事业心。
参考文献：
