时间：2023-06-05 09:56:40
第一条 设立目的
为规范管理公司在工作中形成的各种具有保存价值的文件资料，有效地促进公司经营与发展，根据《中华人民共和国档案法》相关规定，并结合公司的实际情况，制定本办法。
第二条 工作原则
公司的档案工作实行统一领导，分级管理的原则。各_____部门均应配备与工作需要相适应的专职或兼职档案人员，集中统一管理本部门内部的所有档案。
第三条 档案范围
1．含义：档案是指在各种管理活动中，具有保存价值的各种文字、图表、数据、声像等不同载体形成的材料；
2．具体范围：本办法所指档案包括各单位章程、股东大会及董事会议事记录；决策层各种会议记录、纪要；重要规章制度；重要的契约书、协议书、登记注册档案；重要的诉讼档案；政府颁布的各种许可证书；各种工程及技术资料、招投标文件；财务会计资料；重要劳动人事资料；其它有关各单位历史的档案等。
第四条 档案管理人员
本公司档案管理采用集中与分散相结合的方式。全面性、综合性的文件资料由_____部整理，人事方面的档案由_____部整理，各业务部门的合同、资料由各部门整理，会计档案由_____部整理并自行归档管理。
第五条 具体管理措施
一、归档工作
1．归档原则_____原始、真实、合符规定。
（1）归档资料必须是公司在生产、经营、管理等活动中形成的原始记录；
（2）资料应按归档范围进行积累，确保完整、准确、系统，反映企业各项活动的真实内容和历史过程；
（3）归档资料应按照国家和公司有关规定、标准和要求，进行整理、编目。
2．归档时间
（1）科学技术档案（科研类、产品类、工程类、基本建设类、设备仪器类）归档时间可视项目周期长短而定，周期短的项目可在科技文件材料全部形成后一次归档。周期较长的项目可以按阶段分批归档。
（2）文书档案（行政管理类、经营管理类、生产技术管理类）应按年度归档，一般应在第二年上半年内归档。
（3）会计档案应按年度归档，一般应在第二年二季度内归档。
3．具体内容
（1）立卷按永久、长期、短期分别组卷。卷内文件要把正文和底稿、文件和附件、请求和批复放在一起卷内页号一律在右角，案卷目录找印_____份，卷内目录打印_____份。
（2）案卷厚度一般在_____厘米至____厘米为宜。装订前要拆除金属物，做好文件材料的检查，如有破损或褪色的材料，应当进行修补和复制，装订部位过窄及有字迹的材料，要用纸加以衬边。纸面过大的书写材料，要按宗卷大小折叠整齐，对字迹难以辨认的材料，应当附上抄件，案卷标题要标明作者、问题或名称，文字要简练、确切，用毛笔或钢笔书写，字迹端正。
（3）根据卷内文件之间的联系，还要进行系统排列、编组号、拟写案卷标题、填写案卷封面、确定保管期限、装订案卷排列、编制案卷目录等，档案目录主要由封面、卷宗说明、案卷目录、卷内目录组合而成。
（4）案卷按年代、机构排列，永久与长、短期案卷分开保管，要编上顺序号及注明存放案卷年号与卷号。
二、管理工作
1．管理原则_____档案的管理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
2．档案分类
本公司档案实行按保管期限分类法，具体如下：
（1）永久保存档案，包括章程、股东大会及董事会议事记录、重要的制度性规定；重要的契约书、协议书、登记注册档案；重要的诉讼关系档案；重要的政府许可证书；有关公司历史的档案；决算书和其他重要的档案；
（2）保存十年档案，包括请示审批提案档案，人事任命档案，奖金工资与津贴有关档案，财务会计账簿、传票与会计分析报表，以及永久保存以外的重要档案；
（3）保存五年档案，指不需要保存十年的次重要档案；
（4）保存一年档案，指无关紧要或者临时档案。如果是调查报告原件，则由所在部门主管负责确定保存年限。
3．管理人员日常工作
（1）公司应配置保存档案的必要设备，注意做好保密工作，档案室的房门窗要坚固，并采取防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防衣帽间、防强光等措施。确保档案安全。
（2）档案每年清理一次。档案管理员要准确地做好文件索引，以便于查找。
（3）每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，对破损或载体变质的档案要及时进行修补和复制，确保档案的安全。
4．档案的销毁
对于已失去作用的档案要进行销毁或用碎纸机进行处理。销毁档案材料要经过认真鉴定，确定销毁的档案材料必须列册登记，送______审批后销毁。
销毁档案材料时，必须指派专人监销，防止失密。
第六条 档案的利用
（1）借阅文件采用审批制，并详细登记，未经许可，任何人不准借阅，注明归还日期，签署借阅部门和借阅人。档案资料借出时应详细检查有无损坏、缺页等情况，经确认后方可借出。阅后完整按时归还，归还时同样严格检查，以明确责任；
（2）一般档案须经______在《_______》上签字批准后，方可借阅本部门有关的档案资料；重要资料须经_____审批；密级档案资料，须经______和______共同审批。
（3）原则上不许外单位人员借阅公司档案资料，特殊情况必须由____审批。员工借阅非本部门有关的档案资料。须经_____审批。
（4）借阅人员需要复印、摘抄，须经_____批准，未经许可，不得擅自复印、摘抄。
档案管理制度【1】一、 为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。
二、 归档范围
公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。
三、 公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。
四、 档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
五、 资料的收集与整理
1. 公司的归档资料实行季度归档及年度归档制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。
2. 在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。
3. 凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。
4. 各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。
5. 档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。
六、 资料的分类与归档
1. 公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。
2. 公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。
七、 档案的借阅
1. 总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。
2. 因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。
3. 公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借;秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。
4. 档案借阅者必须做到：
① 爱护档案，保持整洁，严禁涂改。
② 注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
八、 档案的销毁
1. 公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。
2. 当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。
3. 凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁;一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。
4. 经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。
5. 在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。
公司档案管理制度【2】第一条 为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。
第二条 档案管理机构及其职责
1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合管理部的统筹管理;二级管理是指各部门的档案资料管理工作。
2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。
3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。
第三条 归档制度
1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。
2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。
3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。
4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。
5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件;属于人事方面的资料，由人力资源部保存原件;属于工程建设方面的，由规划建设部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。
6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部保存一份，财务部及合同执行(或签订)部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由综合部保存原件。
7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。
第四条 档案保管制度
1、公司综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
2、归档资料要进行登记，编制归档目录。
3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录;根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。
4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。
5、库存档案必须图物相符，帐物相符。
6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。
7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。
8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。
10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。
第五条 档案借阅制度
1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。
2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。
3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。
4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。
5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。
6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。
7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。
8、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副总经理同意，必须外借的，由总经理审批。
（一）省公司对公文、印章管理工作考核情况
公文管理方面。报送上级公司公文共计35件，退回2件。
印章管理方面。印章管理工作未存在违规考核，预计考核得分为100分。
（二）市公司对各县支公司印章管理考核情况
根据市公司下发的《xx公司2018年度县支公司职能指标考核办法》文件要求，只对各县支公司印章管理工作进行了考核，因公文管理系统只延伸到市级公司，县支公司无法使用公文管理系统，没有准确数据可供考核，故此次未对县支公司公文管理进行考核。具体考核情况如下：
全市持有印章的县支公司11家，目前从考核情况来看，只有xx、xx两家公司因变更印章保管人信息未及时报送市公司备案扣掉5分外，其他9家县支公司未存在违规考核。
（三）2018年相关工作情况
1.公文方面
（1）做好日常公文接收、下发及流转工作；
收文情况：截止到2018年12月31日共接收上级文件683件；县支公司文件53件。
发文情况：截止到2018年12月31日共发文413件。其中党委文24件；纪委文8件；团委文1件；工会文2件；x发文194件；x办发文184件。
（2）每天更新“公文查询”系统中的公文；
（3）每天监控督促未及时办理的公文。
2.印章方面
（1）印章数量、回缴、刻制及材料用印等工作；
全市印章数量及保管、回缴、刻制情况。全市共有印章115枚，全市保管的印章98枚，其中省公司保管17枚，县支公司保管32枚，市公司保管66枚。截止目前共回缴印章30枚；刻制印章1枚。
全市材料用印情况。截止到2018年12月31日共用印材料1517件108766份；其中合同用印材料366件84218份；综合用印材料955件24273份；个人用印196件275份，
（2）每月10日前报送上月用印情况统计表。
3.档案方面
（1）文书档案。整理2017年度档案件数653件；其中永久卷129件，30年期509件，10年期15件。整理了公司大事记、全宗介绍、机构沿革、基础数字汇编。
（2）基建档案
截止目前公司购置房屋及装修项目已整理移交省公司办公室归档；xx县支公司购置房屋项目已整理完毕，待装修档案移交市公司整理后，再移交省公司办公室存档。
（3）特殊载体档案
荣誉档案：牌匾7块，证书2本，授带1条。
图书档案：图书3本。
照片档案：收集照片42张，荣誉照片11张。
合同档案：因市公司对外签订的合同档案属年度整理，目前没有具体数据，通过综合办公管理信息平台查询，预计2018年对外签订合同150件。
二、明年重点工作目标
（一）公文方面
根据上级公司下发的《公司公文处理工作指引》的通知及市公司公文管理相关要求，做好以下几点：
（1）做好公文日常工作；
（2）做好省公司对市公司公文考核方面的工作，对上报的公文做好排版与校对，尽量做到零退件，争取在年底考核结束后，取得一个更好的成绩。
（二）印章方面
1.做好印章日常工作的同时，对上级公司关于修订印发《印章管理办法》的通知文件的认真学习，学透文件内容要求。
2.根据《2018版印章管理办法》要求，做好省公司对市公司的考核，做到零违规考核，争取在年底考核结束后，取得一个好的成绩。
摘 要 文书档案作为企业档案管理的重要组成部分，对于企业和各部门有着重要的指导性作用。天津地铁作为城市建设的主打项目，运营公司是市政府大力扶持的重点企业。为适应轨道交通事业建设，运营公司推动企业重组升级，完成架构调整，根据实际业务合并与设置了新的职能、生产部门，这对原有的企业文书档案管理方式提出了新的要求。针对架构调整，本文对公司文书档案的管理方式及从业人员工作规范进一步完善，达到文书档案本身的实效性、科学性。
关键词 文书档案 分类 鉴定 企业改组 管理
天津市地下铁道运营有限公司作为天津轨道交通集团的下属公司，承担市政府规划地铁车站建设、既有线路运营和服务的职责。在公司发展过程中，形成各类重要文件，包括命令、指示、决定、公告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等，这些文件对公司高层决策、日常事务处理等各项职能运转起到重要查考功能，是地铁事业发展的可靠凭证和记录。为优化企业管理模式，实现网络化运营，运营公司响应轨道交通集团统一部署，完成架构重组调整。为确保架构调整后各部门文书档案管理工作有效对接，需要重新完善文件保管方法，做好从业人员培训，达到提高文件使用效率的目的。
一、架构调整前文书档案管理方法
尊重《中华人民共和国档案法》（中华人民共和国主席令第七十一号）第三章“档案的管理”、第四章“利用和公布”等规范，对公司在经营管理、生产管理、行政管理、党群工作中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，采取按件整理的方式，进行集中保管、利用。
（一）文件收集
依据《档案法》要求，公司对本单位工作中形成的文件材料、上级主管部门或集团下发的文件材料、企业与企业之间相互抄送的文件材料、下属部室及部门上报的文件材料，按照规定，每年年初组织相关部门及从业人员向公司档案管理部门――办公室进行移交，集中管理。
（二）文件鉴定
档案管理员对收集的文件材料进行统一鉴定，确认其是否属于归档范围，剔除没有保存和查考价值的文件材料。架构调整前，公司档案管理制度中规范的文书档案归档范围包括：
1.记录地铁建设、生产、服务、经营、管理等各项活动和原有基本历史面貌的，对运营公司各项业务和企业发展具有利用价值的文件；
2.公司在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件；
3.公司需要贯彻执行的有关上级单位和机关的文件材料，轨道交通行业发来的需要执行或查考的文件材料；社会其他机构出具的与公司有关的文件材料；所属部门部室报送的重要文件材料；
4.国家及市档案局法律法规规定的应归档保存的文件材料。
（三）文件分类
分类是档案整理工作的重要环节，是文书档案管理标准化、规范化工作的具体表现。运营公司采用“问题―年度―保管期限”分类法，将归档文件按问题分类，每个问题下按年度分类，再在年度下按保管期限分类。文书档案的保管期限定为永久、定期（30年、10年）。
二、架构调整后存在的普遍问题和原因分析
（一）架构调整后存在的普遍问题
1.文件材料归档范围和档案保管期限表遗漏重要文件材料。许多应纳入归档范围的重要文件材料没写入保管期限表中，尤其是一些新业务产生的文件材料和非红头文件容易遗漏。
2.机构问题混乱。文件材料“机构问题”存在原部门名称与现部门名称重叠情况，一套完整文件中出现两个机构问题，或是存在原部门机构问题仍未办理完结的现象。
3.表述不准确。文件材料内容使用的词语易引起歧义，同一含义内容前后使用不一致词语，或是不使用标准化用语。
（二）原因分析
公司文书档案管理在架构调整过程中造成上述问题的原因主要有：文件收集、鉴定没有严格按照新架构各部门职责的设置和说明来进行，照抄照搬原有档案管理制度要求，甚至将公司原有文件进行复制重新盖章后直接报审；部分文档管理员没有认清文件来源和事由，单纯按照时间顺序进行排列，忽视文书档案基本作用。正是上述原因导致文件材料归档质量不高。
三、改进方法
（一）完善公司档案管理制度
从公司架构调整后梳理各部门职能，重新修编档案管理制度，完善制度中关于归档范围、档案鉴定等流程。
1.公司各部门进行业务流程梳理，依据流程、法律法规和公司级部门级制度文本提出记录保存要求，形成各类文件材料归档范围和档案鉴定规范。
2.公司档案管理部门重新规范归档周期，在依据《企业档案工作规范》DA/T 42―2009“7.3.3文件归档时间”条款基础上，对于公司决策、上级重要指示、业务承办类事项相关文件材料执行随时归档原则。确保重要文件材料保管的及时性、完整性。
以上两点从归档范围、档案鉴定、归档时间方面对运营公司档案管理制度进一步完善，由办公室将修编后的初稿下发公司各部门评审和意见征集，办公室可依据实际业务的可行性，对于补充意见进行添加或删减。经讨论通过后，公司档案制度定稿、下发。
（二）做好档案从业人员培训
文书档案管理不仅是档案管理部门的职责，也是其他业务部门的职责，需要充分l挥各部门档案鉴定，确定保管期限的作用。因此做好档案从业人员培训至关重要。办公室应该周期性开展各类档案专业知识培训，及时宣贯国家、市政府颁布的各项档案法律法规。培训对象不仅局限于各部门文档管理员，更应该将知识普及到公司领导决策层，要让档案意识提升从上到下的贯彻落实。
参考文献：
一、目的意义
执法（执业）档案就是将执法（执业）主体的执法（执业）行为以档案的形式记录下来，对执法（执业）的每个环节、整个流程以及执法（执业）行为的优劣进行考核评估、跟踪管理全面纳入监督视野，形成系统科学的监督体系。建立“执法（执业）档案”是加强司法行政系统执法监督工作的有效载体，是规范执法（执业）行为、促进执法公正、提高执业水平的重要措施，是加强司法行政队伍建设的长效机制，有利于进一步促进执法（执业）的法律效果和社会效果有机统一。
二、范围和内容
根据我市司法行政系统工作实际，分别建立履行法定职能档案(市局及各区市司法局)，执法档案(监狱、市劳教所)，执业档案（律师、公证、基层法律服务、司法鉴定）。具体范围和内容如下：
范围：
㈠单位执法（执业）档案的范围包括：市局机关、监狱、北墅监狱、市劳教所、各区市司法局的具有执法职能的单位（科、队、监区、处）、市及各区市法律援助中心、律师事务所、公证机构、司法鉴定机构，一个单位一本档案。
㈡个人“执法档案”、“执业档案”的范围包括：市局机关、监狱、北墅监狱、市劳教所、各区市司法局、市及各区市法律援助中心具有执法职能的执法单位负责人和执法人员，律师，公证员，法律服务工作者，司法鉴定人。个人档案实行一人一档。
律师执业档案按照已建立的诚信档案继续使用并根据需要不断加以完善。
主要内容：
单位执法（执业）档案：
（一）基本情况：
1、执法（执业）职责范围
2、执法（执业）具体岗位
3、领导成员及其分工
4、执法（执业）人员数量及构成
（二）执法（执业）情况
5、履行职责情况
6、履行职责效果，包括检查情况，明察暗访情况，投诉控告、涉案及查处情况，执法守纪情况
7、执法（执业）工作总结
8、执法（执业）工作创新及其他执法活动
（三）专项工作情况
9、围绕市局、及上级业务机关中心任务开展的专项工作情况
10、阶段性重要工作情况
11、督导、督办案件、影响社会稳定重大问题处理情况
12、专项治理工作情况
（四）考核情况
13、日常、专项、年度考核及其他考核情况
14、年度考核结论
（五）奖惩情况
15、奖励情况
16、执法过错认定，执法过错责任追究，违法违纪查处，国家赔偿追偿等
个人执法（执业）档案：
（一）基本情况
1、个人简历及家庭情况
2、学历
3、执法（执业）资格及岗位
4、参加业务培训情况
（二）执法（执业）情况
5、执法（执业）数量
6、履行职责效果，包括案卷评查、执法（执业）检查、明察暗访、投诉控告及涉案、执法遵纪情况
7、执法（执业）工作总结
8、执法（执业）工作创新及其他执法活动
（三）专项工作情况
9、围绕市局、及上级业务机关中心任务开展的专项工作情况
10、阶段性重要工作情况
11、督办案件、影响社会稳定重大问题处理情况
12、专项治理工作情况
（四）考核情况
13、日常、专项、年度考核及其他考核情况
14、年度考核结论
（五）奖惩情况
15、奖励情况
16、执法过错认定，执法过错责任追究，违法违纪查处，国家赔偿追偿等
17、依据执法（执业）档案考核结果及单位认定结论做出的评优、记功、奖励、晋职晋级、提拔重用及惩处等
以上各项，在内容不减少的前提下，可根据实际情况增加、变通或合并。
三、方式方法
建立执法（执业）档案，按照“统一组织、分级实施、分类建档、跟踪考核、动态管理”的方法进行。
㈠本局有执法职能的部门，负责本部门单位及个人档案的建立和管理工作，部门负责人为第一责任人。
㈡监狱、市劳教所负责本狱所有执法职能单位（科、队、监区、处）的执法档案和从事执法工作的个人的执法档案的建立和管理工作。市局监狱劳教工作管理处负责指导、监督。
㈢各区市司法局比照市局的方式方法，负责本区市司法行政系统执法（执业）档案的组织建立和管理工作，市局各部门对口对各区市司法局建立执法（执业）档案工作进行指导和监督。
㈣各律师事务所负责本所执业档案和所属律师个人执业档案的建立和管理工作。市局律师管理处负责指导、监督。
各区市司法局负责所属律师事务所和律师建立单位、个人执业档案的指导、监督。
㈤各公证处负责本单位执业档案和所属公证员个人执业档案的建立和管理工作。公证管理处负责指导、监督。
各区市司法局负责所属公证机构和公证员建立单位、个人执业档案的指导、监督。
㈥市及各区市法律援助中心负责本中心及工作人员执法档案的建立和管理工作。市法律援助中心负责指导、监督。
㈦各司法鉴定机构负责本机构单位执业档案及司法鉴定人个人执业档案的建立和管理工作。办公室负责指导、监督。
㈧在执法(执业)档案建设领导小组的领导下，办公室(执法执业档案建设领导小组办公室)具体负责司法行政系统执法（执业）档案的组织协调工作。
市局各业务部门于6月份分别制定出执法(执业)档案考核细则并负责考核。
四、时间要求
5月份在系统内全部建立起执法（执业）档案。从6月1日起按建立执法(执业)档案所要求的内容及时将相关材料载入档案。
档案应及时记录。记录的周期不得超过一个月。
五、组织领导
（一）加强对建档工作的领导。建好执法（执业）档案，是规范全市司法行政系执法（执业）行为，促进公正执法和诚信执业的一项重要工作。经局长办公会研究决定，成立由马国华任组长，曹仁收、赵高岭、郭永军、阎群华、初鲁青、赵纯利任副组长，李建政、陈彦耀、卢慎林、王忠进、刘澜、高瑛、孟慧民、王镭为成员的执法（执业）档案建设领导小组，办公室设在局办公室。
（二）注重工作实际，逐步完善档案内容。建立执法（执业）档案是一项全新的工作，各部门、各单位要在日常工作中不断探索、不断完善，研究更合理、更科学的工作机制，不断提高执法（执业）档案的科学性、规范性、实效性、可操作性和权威性，并把重点放在执法档案的日常管理上来。
（三）建章立制、完善体系。各部门要按照各自业务职能，对口制定考核细则，并在工作中不断完善。健全执法问题登记台账，详实记录具体执法问题，定期梳理研究舆论监督、群众投诉、来信来访、专项检查中反映、发现的执法问题，查找根源、分析原因、及时纠正。建立执法问题查摆整改长效机制，将执法问题排查纠错工作日常化。
*供电公司成立于*年，是*省电力公司直属的中一型供电企业，担负着*三区两县、*集团及京广电气化铁路淇县牵引站的供电任务。截至20*年底，全公司在册职工500人。公司属35千伏及以上变电站15座，总变电容量1125.2兆伏安。其中220千伏变电站2座，变电容量510兆伏安（*站容量2×180兆伏安，*站容量1×150兆伏安）；110千伏变电站11座，变电容量584兆伏安；35千伏变电站2座，变电量31.2兆伏安。35千伏及以上线路共计492.60公里,其中220千伏线路228.57公里、110千伏线路228.11公里、35千伏线路35.92公里。供电区最高供电负荷28.4万千瓦。20*年，全年供电量实现15.67亿千瓦时，全员劳动生产率100.5万元/人·年。
近年来，*供电公司在市委、市政府和省电力公司的正确领导下，全体干部职工团结拼搏，开拓进取，企业整体工作取得长足发展，先后荣获“全国五一劳动奖状”、“全国精神文明建设先进单位”、“国家一流供电企业”、“国家物业管理示范住宅小区”等光荣称号，并连续9年保持了“*省文明单位”称号，为*省电力事业和*市经济的发展作出了积极的贡献。
二、企业档案的基本情况
我公司的档案管理是随着企业的发展而逐步发展完善起来的。*电业公司的前身是“*供电局*分局”，于*年8月22日成立“*市供电局。*年更名为“*市电业局”，20*年12月更名为*供电公司。*年成立综合档案室，隶属办公室，负责文书、科技、会计、底图、科技档案和科技图书的收集、整理工作。20*年6月被省档案局认定为国家二级。20*年12月国家档案局认定为国家一级。实现了各类、各种载体档案的集中管理。目前综合档案室管理着各种门类、各种载体的档案。设置了干部、职工档案两个分室，负责0-9大类及声像档案和图书资料的整理、保管和利用。室藏档案17780卷。其中：文书7618卷、科技1487卷、会计4524卷、声像42卷、照片28卷、底图1112张、资料2969册。档案室总建筑面积396.6平方米。档案装具齐全，并留有余地，库房建设符合保管要求。综合档案室配备了专职档案人员3人、接受档案培训率达100％，兼职档案人员22人，各部门均有分管档案工作的网络人员，负责本部门文件、技术资料的收集整理工作。公司档案室人员热爱本职工作，在档案管理工作中兢兢业业，尽职尽责，最大限度地满足生产和管理人员的需要。先后被评为省档案公司、*市档案公司评为“档案管理先进单位”，档案人员被评“档案管理先进个人”。
三、档案目标管理情况
（一）组织管理
1、领导班子重视档案管理工作
我公司领导历来重视档案管理工作，历任领导班子均由公司主要领导主抓，特别是新领导班子把档案管理工作与我公司其它重要基础管理工作一样，列入了企业发展规划，对档案工作实行目标化管理，并进行考核。主管领导经常与档案人员研究、分析档案中存在的问题制定改进措施。在业务技术上，千方百计为档案人员业务水平的提高创造条件，先后参加了国家、省市等各级档案人员业务培训，组织人员到先进单位学习、取经。
在档案室的建设搬迁上，公司领导从调度大楼的设计开始就按照档案库房标准进行严格要求、严格施工。在办公场所紧张的情况下，专门划出一层楼供综合档案室专用。在荣誉室和档案设施的配备上，公司今年在以前巨大投入的基础上，又计划对一些设备进行更新，预计年底前能够投入使用。
2、实行了档案的统一管理
在档案管理网络建设上、我公司根据机构变动情况，适时调整网络，各业务部门都有一名兼职档案员，负责现行文件、资料的管理归档工作，专职档案员在做好本职工作的同时，充分发挥监督作用、督促规范各业务科室的归档工作，及时收集、整理、归档、保存和利用，有效保证了各类档案的完整。从而形成了以档案室为主体的档案信息管理中心。
（二）档案基础业务建设
1、加强档案法制化建设
我公司始终坚持贯彻执行《档案法》等有关法律法规，以多种形式进行学习、宣传《档案法》、《保密法》及国家、系统和地方有档案工作的制度、规定、标准和法规。增强全员法制观念。同时提高档案及网络人员的政治素质、政策法规水平和业务能力，加强职业道德教育，增强敬业精神和主人翁责任感。坚持依法治档，依法管档。
2、建立健全了档案规章制度
在原有制度的基础上，根据上级档案工作管理的法律、法规和标准，结合我公司实际情况，完善了文书档案、科技档案、财务档案管理工作标准，修订了保密、借阅、销毁、图纸修改等制度。编制了科技、文书、会计等文件材料的归档范围及保管期限。档案人员坚持“三纳入“、四参加”制度，较好地控制了各种文件资料及时有效地归档。
3、加强档案库房的建设和管理
20*年，档案室迁至调度大楼，库房面积由原来的90平方增加到396.6平方米，增设了荣誉室，做到了办公室、阅览室、库房三分开。先后配制了文书、科技档案密集架，财务档案柜、声像柜、底图柜、照相机、去湿机、温湿度测试仪、微机、中央空调、更换了缝纫机、安装了防火防盗报警器、防紫外线窗帘。库房设施全部具备防潮、防火、防盗、防高温、防尘、防盗、防虫、防光、防有害气体等要求。为档案升级创造了良好的环境。
4、严格立卷归档质量
从*年起，0-9大类档案按照能源部颁发的《供电企业档案分类表》要求进行分类、组卷、编目，严格执行《文书档案案卷格式》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《会计档案管理办法》、《照片档案管理规范》等有关标准，编制了保管期限表，和分类说明，编目规范，排架合理，符合国家及电力行业标准要求。近三年，档案归档率达100％，完整率达99.7％。我公司还建立了各类台帐，作到了档案的收进、移出、利用及时统计，并按规定及时上报。
（三）实现档案现代化管理
现代化的管理手段，是提高档案工作的重要途径。我公司从*年开始使用微机，实现了微机输入、整理、组卷、编目、保管、统计、检索、打印各种目录等，实现了案卷的现代化、标准化，充分显示了快速、安全、准确、高效等特征。大大地减轻了劳动强度，提高了工作效率。同时，根据企业整体规划，我公司在“OA”系统中，把档案工作纳入了企业现代化管理的整体规划中，开发了档案的录入、整理、归档、查阅、利用等整套电子档案管理系统，为我公司全面实现无纸化办公打下了良好的基础，使档案管理工作更趋于科学化、规范化、程序化。
（四）档案的开发利用
我们坚持档案的收集、整理、归档、管理是为了更好、更有效地为全公司的安全生产和经营管理服务这一原则，为了使档案更好地发挥其效益，为先后编制了《全宗介绍》、《组织机构沿革》、《大事记》、《事故汇编》等编研成果等。为开发信息资源作了大量的工作，编制了《案卷目录》、《卷内文件目录》、《干部任免卡》、《机构变更卡》等检索工具，采用上网分发目录、电话调卷、利用微机查询、检索、发电子邮件等多种形式，积极、主动热情地为利用者提供服务，最大限度地满足利用者的要求。近年来，共提供利用386人次，查准率100％，查全率99.86％，为城农网、技术改造、评聘职称、经济纠纷等提供了大量的原始凭证和技术依据，得到了公司领导和有关部门的认可。为充分、有效利用网络资源，我公司将各变电站主要设备技术档案资料录入计算机，实现主要科技档案资料电子文档化，实现网上浏览和借阅，极大地提高了工作效率，节约了资金，在现代化办公手段上又大大前进了一步。
四、几点体会
通过几年的摸索，特别是20*年公司实现办公自动化、生产管理MIS和营销MIS系统的投入运行，加强档案信息化建设成为公司下一步档案管理的重中之重，推进企业档案管理信息化面临的问题很多，如何规划、分清层次和轻重缓急，针对企业信息化建设发展阶段和任务，找准问题已成为当务之急，我们认为应注意以下几个方面。
（一）应坚持技术与管理并行，并将企业档案信息化纳入企业信息化建设之中。在信息技术环境下，推进档案信息化建设不仅是技术及资金问题，也是管理问题。电子文件的安全与长久保存也依赖严格科学的管理与先进技术的应用。目前企业在实施企业资源计划（ERP）时为保证其成功，需要同时进行业务流程再造。档案管理信息化也同样有一个业务流程再造的问题。很多企业实施信息化建设过程中都体会到，信息化建设是“三分技术、七分管理”。对档案管理来说还要加上“十二分数据”。因此信息化不仅仅是技术上的改变，更重要的是管理观念、方式、方法乃至整个管理模式的变革和创新。档案信息化离不开企业信息化，必须纳入企业整体信息化建设之中。要建立适应信息化要求的档案信息化管理，就必须建立健全适应信息化要求的电子文件形成、流转、处置和监控制度，收集、归档、鉴定制度，以及安全管理与责任追究等规章制度，并将其纳入到企业信息化的相应环节之中。没有档案管理的信息化，企业信息化就不完整，而离开企业信息化，档案信息化也无从谈起。
（二）应加强对电子文件和电子档案管理方法的研究。适应企业信息化发展要求、创新企业档案管理模式，必须加强对电子文件和电子档案管理方法的研究。电子文件和电子档案管理相对于纸质文件管理来说是全新的模式，档案行政管理部门和企业档案部门应加强将对电子文件、电子档案管理的政策、技术、方法、标准以及系统开发等方面的研究，以适应企业信息化的需求。20*年国家档案局的《全国档案信息化建设实施纲要》中提出了一些档案信息化建设标准，这些标准的制定为建立电子文件和电子档案管理系统提供了基础。但是企业必须结合企业的实际情况，结合企业信息技术的应用和管理流程再造，思考企业档案管理模式、管理制度和管理方法。航空工业档案馆提出《档案信息化建设与发展规划》及《档案信息化规章标准体系表》，初步确定需要编制的规章、标准。同时成立了全行业档案信息化建设的专家组、业务组、技术组，对航空工业档案信息化展开全面研究。
一、档案管理体系健全
1、领导重视，制度健全。分公司的档案管理工作由分公司总经理亲自主抓，办公室主任兼任档案室主任。我分公司档案室隶属综合办公室，综合档案室配备了一名兼职档案管理员负责档案室的日常工作。并建立由分公司总经理任组长、副总经理任副组长，各部室主任和相关人员为成员的档案鉴定小组。把档案管理工作纳入企业发展规划和年度计划，完善了档案管理的各项规章制度，使档案管理工作更加完整、实时、有效。整理了2009年各类文书、会计、科技、图片等档案，进行了上年度的档案整理、归档工作。
2、创建体系健全是我分公司档案工作的一个特色。实行档案集中统一管理后，聘任各部室及相关部门兼职档案员3名，建立起以分公司综合档案室为中心的二级档案管理网络，以加强平时对各项档案资料收集、整理。每年形成的文书、科技、会计、特殊载体档案均由分公司综合档案室实行集中统一管理，保证了档案的归档率和完整率。
3、强化员工档案管理的教育，深化员工档案建设意识。我分公司在作好员工教育的同时，也积极开展全员档案教育，强化员工的档案意识。经常性的档案知识教育，深化了员工的档案建设意识，强化了档案工作的全面性。
二、加强档案设施建设，全方位提高档案建设标准
根据达国二级的工作计划，我分公司在分公司电信大楼建成了一个现代化的档案室库房，有高标准档案库房40平方米，配置了密集架，并配备了空调、除湿机、计算机、灭火器等日常设备，并设立阅览处。
三、档案业务建设方面
根据省、市公司各个时期对档案工作的要求，我分公司制订了各个时期的档案分类方案和保管期限，按时接收在各项工作活动中形成的档案和电信业务档案，各项手续严格按档案管理办法进行。
1、加强档案台账管理。在档案台帐上也进一步得到了健全，现设有档案收进移出登记、档案数量统计、借阅登记、档案资料交接凭证、库房检查记录等。
2、日益丰富的业务建设，为分公司企业管理中的制订规章、领导决策以及通信生产、技术革新、编史修志提供了可靠的依据。
四、加强档案编研，重视开发利用
1、档案工作的最终目的是提供有效利用。为此，我分公司综合档案室从实际出发，充分发挥档案工作的服务职能，建立起了一整套的检索体系，编制了各项档案的案卷目录、文书档案的全引目录、科技档案分类目录、总目录、特殊载体目录等多种实用的工具，还撰写了组织沿革、全宗介绍、档案室简介等资料，并编制了大事记、基础数据汇编、重要文件汇编、方针目标实施方案汇集、电信分公司纵缆、县邮电志、先进名录、组织机构一览表等基础资料。
一、 文书处理程序：
目 的：为进一步加强和健全企业综合档案管理工作，规范文件的收集、整理、立卷、归档程序，以保持企业的档案材料完整齐全，能更好的维护企业利益，反映企业的历史面貌，记录企业的业绩，为企业开拓经营提供服务。
参考文件：总公司《档案管理办法》、《经济档案管理办法》（××字[2002]第111号）
附 件：《档案库房管理制度》
《档案补充修改制度》
《档案借阅及档案材料复印制度》
《档案鉴定与销毁制度》
《档案的统计制度》
《综合档案归档范围及保管期限》
《工程经济档案内容及责任分工》
（一） 收文：
1、上级机关下发的文件资料，应由综合办及时分类、签收、登记、编号。各部室直接收到和带回的文件，应及时送到综合办统一登记处理，各部室和个人不得自拆、自收、自办，综合办及时督促催收。
2、综合办收到文件后，应按照ISO14001及OHSAS18001的有关程序及时办理收文手续和文件承办单，确保做到平件不隔日，急件立即办，不得积压。
3、文件由公司领导批办后，按有关批示及时转交承办部门签收办理，并将承办结果及时反馈到综合办，通过综合办反馈到有关领导。综合办做好督办事项的登记。
4、文件传阅要严格登记手续，加速公文运转，每份文件在传阅者手中一般不超过一天。阅文者应在《文件承办单》上签字，并及时送还综合办。
5、涉及几个部门合办（合阅）的文件，要按公司领导的批示意见交由主办部门组织办理，并负责在办完后立卷归档。
6、严格保密制度，按照文件的密级加强管理，按照文件规定的范围传阅，任何部门和个人不得丢失文件和外传泄密，若丢失文件发生，应立即逐级上报，严肃处理。
（二） 发文：
1、钢结构工程分公司公文文号主要有“××字”、“××党字” 、“××工字” 、“××团字”。
2、行文办理程序包括拟稿、会签、核稿、签发、编印、校核、用印、登记、分发等，均要有相应人员签字。
3、凡以公司名义上报的各项请示报告文件以及对外发出的正式文件，均按业务性质归口，由主管部室的主办人员起草拟稿，经本部室负责人核稿报呈公司领导签发。如需其他部室会签的文件，由主管部室会同相关部室会签，会签后再报公司领导签发。
4、拟稿需按照公司统一要求的格式，使用统一规定的发文稿纸，书写清楚，并连同手稿、附件，经公司领导签发后，由主管部室送综合办编发公文文号并打印分发。
5、文件、资料、报表的打印，要严格按有关规定办理，主管部室负责校对，公文应在最后打印打字员、校对员的姓名。
6、发文后，原稿连同附件交还主管部室，由专人负责保存、催办、立卷和归档。
（三） 归档：
1、 公司设立档案室，配备专职档案管理员，其它各部室设立兼职档案人员（各部室资料员、内业），档案室归口综合办。
2、 归档程序包括收集、整理、鉴定、排列、装订、编号、编目等程序，专、兼职档案员均应按以下步骤归档。
（1） 收集：对经核对已齐全的收发文件由档案室协助立卷部门确定立卷范围，删除不需归档文件。
（2） 整理：遵循文件材料自然形成规律，保持文件之间的有机联系。档案室协助各部室对应归档文件进行分类，公司全部档案共分为十一类，即：综合类、党群工作类、行政管理类、财务管理类、审计类、生产经营类、建筑工程类、设备仪器类、科学技术类、建筑设计类、人事档案类。
（3） 档案价值鉴定：对各部室分类后的文件，根据档案保管期限规定及其各类文件内容的重要程度进行鉴定，确定其保存价值，分为永（Y）、长（C）、短（D）三种归档文件。
（4） 排列：部室同一保管期限、同一类文件按发文时间顺序排列。归档文件以“件”为单位，请示与批复可为一件。排列顺序为：批复在前，请示在后；转发文在前原件在后；正文在前附件在后；文字材料在前，图纸、照片在后。专题会议、案件处理等材料分别集中排列。
（5） 装订：文件按“件”装订，永久、长期保存的文件要去掉金属物，用档案局指定的装订材料装订，不得压字。
（6） 编号：归档文件按文件编号，在文件首页上端空白处加盖归档章，填写年度、室编件号、机构、保管期限等，以固定文件位置。
（7） 编目：归档文件以同一部室同一保管期限同一类文件按室编件号顺序装盒，并逐件编制归档文件目录和盒内备考表，经部门经理审核签字后，档案室检查验收，办理档案移交手续。
3、 归档范围内的公文材料（详见附件《综合档案归档范围及保管期限》）应保证其全面性、有序性和保密性，且文件材料必须准确地反映出公文的形成过程和公司在经营管理等各项活动中的真实内容和历史过程。
4、 由综合办负责对公司日常经济管理工作中形成、办理完毕并具有查考保存价值的公文、材料、领导批示（包括各种图、文、影像资料）等整理（立卷）、归档并负责妥善保管证件及文件。
5、 重要会议形成的公文，包括录音带、录像带、照片等有关材料，由综合办负责收集并整理、归档。
6、 公司在各经营管理工作中形成的重要文件资料由各职能部门按其业务范围（责任分工详见附件《工程经济档案内容及责任分工》），由各部室兼职档案人员按有关规定负责收集、整理、核对,并于每年度3月底前将上年度内形成的应归档的文件材料分类立卷，由部门经理审核签字后向档案室移交，归档备查。
7、 当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部保管一年。保管期满后，由财务部编织会计档案移交清册，经部门经理审核签字后，归档备查。
8、 工程项目档案应与竣工验收同步完成立卷，由技质部负责组织鉴定归档工作。
9、 设备仪器档案在开箱验收后,由主管部室审定,随即归档。
10、 人事档案中工资审定、职称评审、入党入团等材料须经上级批复后，10～20天内由有关部室编制人事档案零散材料移交单后，随时归档。
11、 凡可利用现代化办公手段进行计算机存档的文件（如：工程设计图纸、财务软件数据备份、会议资料影音文件等），各部室应按季度上报综合办，由综合办统一刻录光盘备份存档。
12、 涉及多部室联合办理的公文，原件由主办部室整理归档，其他部室保存复印件或其他形式的公文副本。
（四） 利用：归档后的文件应编制档案总目录和档案分类目录等其他检索工具，以备借阅（有关规定详见附件《档案借阅及档案材料复印制度》）。
（五） 统计：详见附件《档案的统计制度》。
（六） 保管：做好“七防”工作和档案材料的保密工作。
（七） 销毁：详见附件《档案鉴定与销毁制度》。
二、 印信管理程序：
1、 分公司印鉴、介绍信及营业执照由综合办保管和使用，一切用印、开具介绍信、使用营业执照原件及复印件都要通过综合办。
2、 综合办要确保印信工作的正常开展，防止滥用和出现漏洞，加强对印鉴、介绍信及营业执照的管理。
3、 印信工作要根据情况、内容、范围并且经过相应的批准手续及用印登记，方能办理。
4、 分公司法人章由财务部保管，除与财务工作有关的用印外，其他用印需到综合办办理有关用印手续。
5、 需使用营业执照原件或复印件的部室，应向综合办办理有关审批及登记手续。营业执照原件借出原则上不得复印，并应及时归还。复印件应加盖公司公章并注明“仅限于……使用”字样。
6、 介绍信开出，内容要明确具体，要填写有效期限、介绍信编号及持有人姓名，介绍信正文与存根应一致，如介绍信开出后未用，应交回综合办，附于存根备查。
7、 介绍信持有人将介绍信遗失应及时报告，涉及重要事项，还应通知前往办事的单位，以防事故。
8、 须严格遵守纪律不得开假证明和空白介绍信，如确因特殊情况需持空白介绍信外出办事，须经公司主管领导批准。
9、 各部室印鉴（包括合同专用章、财务专用章、采购专用章等），应由各部室专人保管，部门经理监督，加盖印章亦应履行相应审批及登记手续。
10、 如工作业务需要加盖总承包公司印鉴时，需由部门经理填写《用印审批表》，报公司主管领导签字后，方可到总承包公司办公室办理有关用印手续。
11、 印鉴不准出室，不得借给他人使用，各印鉴保管部室要及时清洗保养，以确保盖印清晰。
12、 公司印鉴、介绍信及各部室印鉴均要牢固加锁，不能随意放置。如因管理不善，造成事故，要视情况追究责任。
三、 公函邮寄程序：
1、公司公函（包括财务汇票、工程档案、合同文本等）需使用EMS（邮政特快专递）邮寄的，由综合办统一办理。
2、一般公函（对时间及安全系数要求不高的），本着降低成本减少办公费用的原则，由各部室按平信自行邮寄。
3、公函办理EMS邮寄时，经手人要严格登记手续，综合办应及时处理，保证当日递送，不得拖延。
4、公函邮寄只限各部室因工作需要而对外发出的各种信函，因私邮寄不予办理。
四、 办公设备及用品使用程序：
范 围：公司的办公设备是指办公使用的计算机及其外设、复印机、传真机、扫描仪等为固定资产管理的设备。办公用品是指办公用复印纸、水笔、笔记本、信笺等低值易耗品。
目 的：为了节约开支杜绝浪费，确保公司办公设备及办公用品的合理使用。
参考文件：总公司《行政办公设备管理规定》（××字[2002]第125号）
1、 办公设备由综合办根据需要，经主管领导批准后统一购置。
2、 办公设备由综合办会同采购部统一编号、建帐管理，各使用部门负责日常维护和保养。
3、 办公设备损坏由综合办查明原因，联系维修，并建立相应的维修台帐。
4、 办公设备报废需由综合办会同财务部共同确认，残体由综合办处置。
5、 办公设备使用要严格按照操作规程严禁自行拆卸部件。
6、 办公用品由综合办统一购置管理。
7、 办公用品要根据实际工作需要，于每周的周二上午按照部门所需，由专人一次性集中办理领用手续。
8、 特殊需要的办公用品要提前在综合办登记，经领导批准后统一购置。
9、 综合办根据领导审批后的采购清单进行办公用品的购置，并将采购物品分类进帐。
五、 图书购置、借阅程序：
1、 图书资料由各部室经理编制购书计划，报公司主管领导批准，由各部室自行购置。
2、 购置图书后，购置人应持图书及发票到综合办办理图书入库及借阅手续，由综合办在发票联签字后方可到财务部办理有关报销手续。
3、 图书资料应由综合办加盖公司公章、编写图书书号及进行图书资料的登记。
4、 综合办应按照ISO14001及OHSAS18001的有关程序，在相关图书资料上加盖“有效版本”章。
5、 借阅人员应爱护图书，因个人原因损坏、丢失图书资料的要照价赔偿。
六、 信息传递程序：
1、 公司上下级、各部室之间的情况交流，信息沟通，在企业经济运行中起着重要意义。
2、 对于总公司下行的信息（包括Fax、E-mail、电话通知、信函等）由综合办统一查收，并做好记录，报呈公司领导后下发相关部室承办。
3、 各部室要认真对待与上级、同级、下级以及有关单位之间的联系，接到有关信息后，应立即作好记录，将记录内容及时传达到有关部门和人员，并及时处理有关事项。
二、全体员工要认真学习贯彻执行中纪委关于领导干部廉洁自律的规定、《廉政准则》和市建设党工委《关于党风廉政建设和反腐败工作的实施意见》，严格按国家和盛市有关法律、法规、规定以及公司有关规章制度办事，严禁不按规定程序操作或越权审批;
三、坚持公开办事制度，公开办事程序、办事结果，自觉接受监督;
四、工程建设项目和大宗设备、物资采购一律实行公开招标或议标，择优选择施工单位和供货方;
五、发扬艰苦奋斗、勤俭节约精神，反对讲排尝摆阔气，搞铺张浪费;对外接待要严格按标准执行;
六、勤政廉政，严禁利用职权“索、拿、卡、要”，不得擅自接受当事人的宴请或高档娱乐消费等活动。外单位请柬，一律交公司办公室由公司领导酌情处理;
七、严禁利用工作之便为自己或亲友谋利，未经批准不得公车私用;
八、公务活动中，不得以任何名义接受礼金、信用卡、有价证券以及各种贵重物品。如因特殊原因难以谢绝而接受的，礼金礼物必须如数交财务部登记，并按有关规定酌情处理。
档案管理制度
一、严格执行党和国家的保密、安全制度，确保档案和案卷机密安全。
二、各部室应在每年元月底向公司办公室移交上年度文书档案并履行清交手续。
三、各部室应明确规定档案责任人，档案责任人(档案员)对本部门档案的收集、建档、保管、借阅和利用负全责。
四、各类规章制度、办法、人事、工资资料、会议记录、会议纪要、简报、重要电话记录、接待来访记录、上级来文、公司发文、工作计划和工作总结以及添置设备、财产的产权资料由办公室负责归档。
五、各工程项目立项、国土、规划、设计、监理、质监及技术等图纸文字技术资料、质量资料由投资发展部负责归档。
六、各类承包合同、商务合同、协议的正本原件由财务部归档，副本原件由办公室归档，其他部门备份存档并由信息中心实行电脑化管理
七、各招商引资贷款项目申报资料、征地、拆迁批复、国土规划等技术、图纸分别由投资发展部、城建资产部、项目技术部、市场营销部等业务部门按业务分工负责归档。
八、归档资料必须符合下列要求：
①文件材料齐全完整;
②根据档案内容合并整理、立卷
③根据档案内容的历史关系，区别保存价值、分类、整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。
九、档案资料借阅需履行登记、签字手续，重要资料借阅需先请示分管领导。
十、由分管领导定期组织档案责任人、业务部门组成档案鉴定小组对超期档案进行鉴定，提交档案报告，并根据有关规定的酌情处置。
面对企业重组后的新体制、新形势、新目标、新任务，如何顺利实现从三个法人（全宗）到一个法人（全宗）的转换，使档案管理跟上改革步伐，适应新的工作需求，是摆在我们面前的一个重要课题。为此，我们必须从自身的客观实际出发，探索出一条既能适应企业各项管理运作需要，又能满足专业要求的档案管理之路。我们分析了面临的现状。
从管理上来看。公司“三位一体”后，随着研发、营销、物资、财务等各项主体业务的先后上划，各类人员的迅速扩充，公司总部档案种类增加，数量急剧增长，从原先的“机关型”转换到了“企业型”。与之相对应的是，两个制造部作为二级单位，档案的管理职能已弱化，由“企业级”降低为“部门级”。另外，两个制造部和总部各用不同的档案管理软件，自成系统，分别运行。
从地理位置来看。重组后，公司总部与杭州、宁波两制造部分处“两地（杭州、宁波）三点（总部、杭州制造部、宁波制造部）”办公，公司产品研发部门也在杭州制造部办公，财务管理部门分别在两个制造部设有财务科，负责相关制造部的财务管理。因此，公司主要的科技档案和部分会计档案，从物理位置上来说，分别存在于两个制造部。
我们又分析了档案管理的资源状况。
原杭州、宁波卷烟厂都是具有几十年历史的老厂，均属全国烟草行业中的重点工业企业，档案管理有着扎实的基础和较高的水平，同为目标管理“国家二级”企业。档案的信息化建设也开始较早，各自的档案条目均已全部录入，杭州卷烟厂还实现了所有文书档案的全文检索。两厂档案管理硬件环境也相当不错，有着一流的管理设施和充裕的库藏空间。最可宝贵的是，4位专职档案管理人员都是长期从事企业档案管理的“老档案”，有着丰富的实践经验，且对档案工作都有着一种认真负责，恪尽职守的敬业奉献精神，一种20来年时间形成的、深深的职业情结。而这几方面资源，正是公司总部目前所缺乏并急需要的。因此我们认为，公司的档案管理整合非常必要。
第一，两个制造部已取消了法人资格，从公文和档案管理角度来说，两个制造部均已没有独立的行文资格和立档单位资格，目前的档案管理只能是一个全宗，即“浙江中烟工业公司”，而一个全宗内的档案，必须实行统一领导、统一管理。因此，实施管理整合，有利于贯彻落实《档案法》，实现公司综合档案的统一、科学、系统、规范管理，确保公司档案的完整、准确和安全。
第二，从实际现状来看。当前受客观条件制约，公司的全部实体档案不可能集中管理，三地的档案管理软件也无法兼容，只有通过实施管理整合，建立专门的管理机构，来对公司的文件、档案实行统一的、一体化、专业化管理，才能整合资源，统筹安排，有的放矢，协调发展，才能构建统一的档案管理信息平台，达到优势互补，资源共享。
我们提出公司档案管理整合的指导思想是：坚持公司一个法人主体原则，围绕提升基础保障功能，努力推进可持续发展，按照“精简、节约、高效、服务”的理念，构建适应企业联合重组环境、提升档案管理水平、确保资源开发利用、面向全公司提供优质档案服务的浙江中烟工业公司文档管理体系，为实现企业两个“十多个”目标提供强有力的文档支撑。
机构整合、人员变动历来是每个重组企业的敏感问题，公司领导对此也比较慎重。因此，在档案管理整合方案等待确定的时间段，我们坚持业务先行，抓紧时间进行相关基础工作。
我们首先抓公司档案管理制度的补充、完善，管理网络队伍的调整、充实。档案工作是一项最基础的管理工作，注重每一细节。只有实实在在从基础抓起，档案管理才有可靠保障。抓制度和组织建设，抓法制和意识教育，这是档案管理的基础和前提，是重中之重，然而又非一朝一夕之功，必须从公司重组开始，“老生常谈”，持之以恒，才能显其实效。我们先后制定了档案工作管理办法和各门类档案管理制度、工作制度，制定了各级档案责任人的岗位职责和考核细则，构建了两级档案管理网络队伍，并结合年度归档材料的收集工作布置，于去年12月份邀请省档案局专家来公司，组织进行了业务培训，力求重组后的公司档案管理能高起点、规范化健康发展。
其次，我们抓紧公司数字化档案室的建设，力求尽快提供面向全公司的、统一的档案信息平台。我们认识到，公司目前异地办公，迫切需要依托网络平台来解决档案资源的管理、利用问题，而这正是大力推进档案管理信息化建设的绝好机会。
基于公司的实际情况，我们决定在原用三种档案管理软件产品开发商范围内，进行进一步的调研考察，通过招投标确定其中之一，为公司建设统一的档案管理信息系统。最终确定北京一家专门从事档案管理软件开发的公司作为我们的合作伙伴。对于新系统建设，我们提出的总体原则是：安全、稳定、开放、灵活、简便、快捷、友好。具体的业务目标是，建设档案管理主页，利用网络信息平台，实现档案管理流程的全部电子化，实现多全宗模式（多级组织结构）、分布式管理；实现档案系统与相关业务系统的连接；实现权限体制的分级管理、档案原文的全文检索；实现远程实时利用档案。
在技术方案确定、实施的同时，我们抓紧三地档案的数字化加工这一基础建设。我们将三地所有的文书、科技和特种载体档案全部进行数字化加工，以解决异地办公、远程利用问题。三地的档案人员与合作伙伴员工一起，加班加点，密切配合，用半年左右时间完成了近80万页库藏档案的数字化加工任务，从而为公司档案信息系统的网络运行打下了基础。
实施公司内部档案管理整合，从职能上理顺关系。这是公司领导经过周密考虑，对档案管理作出的重要决策。考虑到文书、档案工作的性质和相互关系，公司决定新建独立的文档科，隶属公司办公室，负责公司文件、机要、综合档案的一体化管理，面向全公司，提供文件、档案信息资源的利用开发和业务指导、检查监督。文档科主力为原两制造部档案人员，其中4位受公司派遣，将常驻两制造部工作。他们除分别负责原来两厂档案的保管、利用外，还将按照统一部署，分别负责公司总部有关科技、会计和实物档案的管理。
通过管理整合，最大限度地优化公司档案管理资源配置，更大范围地统筹谋划档案管理工作，有效实施扁平化、专业化管理，更快地推进档案信息化建设，进一步提升档案管理水平，从而更好地服务于公司各项生产、经营、科研、管理活动，为企业的做大做强提供保障。这是公司领导对档案管理整合提出的要求和希望，也是我们档案管理部门和人员的工作目标和追求。
适应企业联合重组新形势，有效实施档案管理整合，大力推进档案信息化建设，这是历史赋予我们的责任，也是实现企业档案管理提升的一大契机。从中我们体会深刻。
第一，要树立强烈的发展意识，从大局出发，一切向前看。企业改革势在必行，联合重组模式多多。作为档案这一最基础的管理工作，必定会随企业组织结构、管理体制的变化而发生变化，必定会对档案工作者长期以来形成的管理理念、方法和具体工作思路、经验造成冲击，产生摩擦。这就需要我们档案工作者认清形势，及时转变观念，以发展的眼光来正确对待。要认识到，档案管理只有与时俱进，不断适应新形势、新要求，勇于面对新挑战、新任务，才能求得适者生存，才能取得更大的发展空间。在目前企业联合重组的新形势下，要发展就要充分合理地利用各种资源，优化资源配置，最大限度地调动一切积极因素，强调怎么有利于工作开展就怎么做，而不能因循守旧，死抱教条，也不要悲观失望，患得患失，要看到，企业联合重组，档案管理整合，这是大势所趋，眼前虽然会碰到这样那样的困难，但只要我们坚定信念，扎实工作，就一定能够拨开迷雾，又见一个艳阳天。
一、电子档案概述
随着科学技术的发展和计算机的普及应用，档案室由过去单一的纸质档案逐渐演变成纸质档案和电子档案并存，由于电子档案对比纸质档案无损耗、检索方便、查阅快捷可靠并能实现资源共享，所以许多企业将档案管理系统纳入办公系统，电子档案数据保存在企业信息中心数据库中。（一）纸质档案与电子档案。纸质档案形成后真实可靠，不易造假，稳定性强，只要按照档案存放标准执行不会损坏；但纸质档案查阅时具有局限性：一份纸质档案只能在某时、某地让能够接触到它的一人或几人查阅，经常查阅不可避免造成磨损甚至损坏或丢失。而电子档案具有检索方便、查阅迅速、复制打印快捷，利用人能多人在不同地点同时、异地查阅，电子档案经多次查阅不会损坏丢失。但电子档案也有不稳定性，很容易被修改和被破坏；保存电子档案的介质或设备损坏会造成部分甚至整个电子档案系统瘫痪、电子档案数据损坏或丢失；系统损坏、网络故障、停电等因素都将无法使用电子档案。随着信息社会的到来和电子文件的剧增，传统的档案管理模式发生了很大变化，目前，几乎所有的电力企业均采用增大电子档案存档的比例和普及使用范围。电力企业的电子档案一般保存在企业信息中心服务器的硬盘上，其安全性、真实性、完整性日益突出。为确保电子档案安全性、真实性、完整性和有效性，档案备份必不可少。（二）公司档案系统。我公司2008年以前，档案管理系统在OA办公系统，文档一体，数据存储在信息中心服务器中。2008年至今，公司档案管理系统采用的是飞扬公司档案管理软件，公司办公软件采用的是A6协同办公软件，公司所有数据包括档案管理数据均保存在信息中心服务器中，信息中心共有8个服务器（包括备用服务器）。公文自起草、初审、会签、审核、审批、用印、知会至归档，全部在A6协同办公系统流转；文书档案管理员在A6协同办公系统将收、发文件按年度、类别归档在指定文件夹后，将数据通过OA接口导入飞扬档案管理系统，然后，在飞扬档案管理系统里的文件登记里进行分类整理，按年度、问题、保管期限录入文件分类号、盒号、保管期限、责任者、成文日期、页数等，再提交归档，整个电子档案保存在飞扬数据库中，部分没有电子档案的文件，通过扫描上传或挂接在飞扬系统中。
二、电子档案数据丢失经过、原因分析
2012年10月，公司电子档案发生了因服务器损坏数据全部丢失的事故。下面就以此次事故为例，简要介绍公司电子档案数据丢失经过、原因及处理办法。（一）数据丢失经过。本人从事档案管理多年，2010年11月发现一些奇怪的现象：虽然科技发展很快，电脑速度日新月异，但是归档速度和查询速度还没有以前的速度快，而且经常发生错误，在整理归档电子档案时，归档上百条后，就无法再归档。档案管理员A6协同界面出现“白脸”现象。联系信息人员告知现在协同身份人员增加多、文件容量增大，加之访问人员时多时少，公文在A6协同中通过OA接口导入飞扬档案管理系统时，经过两个系统转换导入，影响A6协同，建议每天减少归档数量，或利用休息时间其他人员不用协同时，再归档案数据。在每天减少归档数量后，情况不仅没有改善，上述现象越来越频繁，后来发展到档案人员归几十条档案后，全厂协同办公系统瘫痪，影响公司正常工作。并且归到飞扬档案系统的文件有的可以打开，有的打不开，还有部分文件打开时出现错误：文不对题；有时归档顺利，有时归档几次均不成功。终于在2012年10月中旬的一天，协同系统中的电子档案无法归档，登录档案管理系统查不到档案信息了，立即询问信息中心原因，信息人员检查、操作后回复：包括备份服务器在内的公司8台服务器全部损坏，存储在服务器硬盘中的档案管理系统的电子档案数据全部丢失。（二）原因分析。1.各级管理人员对档案重视不够，对电子档案的安全性尤为突出。没有电子档案信息安全意识，不重视电子数据的保存和备份工作。2.公司信息管理人员素质参差不齐，对反馈到信息中心的问题没有引起重视，没有正确处理，往往以客观理由应付了事，本来是很小的问题，长期未能解决，日积月累，发生8个服务器全部损坏的大问题。3.没有按公司管理制度要求备份，对档案人员多次提出的档案数据应及时备份、特别是发生问题时，仍然没有备份造成数据丢失后很难及时恢复。4.信息管理人员硬件水平较低，对档案人员多次反映的问题，只是从软件操作方面寻找原因，采取正常工作日限制档案管理人员归档数量，让档案管理人员在晚上和周六周日进行归档。没有找到硬盘损坏等真正原因。5.公司没有定期进行载体更新：定期淘汰更换服务器、硬盘等保证数据安全的规定和措施。
三、丢失电子档案恢复方法
（一）与软件公司联系恢复系统及电子档案。得知公司服务器全部损坏、电子档案数据全部丢失的答复后，立即联系北京飞扬公司来人重新安装飞扬档案管理系统，恢复备份的电子档案。飞扬公司技术人员在信息中心没有找到备份电子档案。（二）在现有电脑中查找电子档案资料。由于有部分资料保存在正在使用的电脑的硬盘里，立即交代有关人员停止对电脑硬盘文件进行操作，包括停止回收站的清空工作。把这部分电子档案整理保存。在档案管理员使用的电脑中，找到部分备份，恢复到飞扬档案系统。（三）重新收集整理电子档案。1.把协同文件夹中的收、发文重新归档，导入飞扬档案管理系统，部分缺失文件，用扫描仪重新扫描挂接到飞扬档案管理系统。2.查找安装单位移交的设备资料，将光盘中的电子资料和文件恢复到飞扬档案管理系统。3.根据纸质档案资料，逐一联系有关人员将电子档案汇总到档案室，4.在信息人员协助下，从报废的MIS设备中抢救出来许多老电子档案资料。5.档案人员在档案室报废的旧电脑硬盘中找到部分电子档案，将硬盘逐一取出恢复数据，又恢复了部分电子档案。（四）无法找回档案恢复问题。尽管采取上述措施抢救和找回了大量的电子档案，但是还有部分无法找回。为了保证电子档案的完整性，根据纸质档案归档目录对照找到的所有资料，重新归档整理，将缺失电子档案重新扫描、拍照、手工录入等方式，加班加点，一件一件恢复。
四、经验教训
（一）教训。这种公司级的电子档案因服务器损坏全部丢失的情况非常少见，也是电子档案丢失最坏的结果，造成的影响和损失最大。原因是多方面的，有客观的原因，也有人员主观过失的原因。如果及时考虑解决客观的原因（如定期淘汰更换服务器等），解决人员主观过失问题，这次事故是可以避免的。（二）经验。由于档案管理人员及时发现并且采用正确的处理方法，及时恢复全部数据，使影响和损失降低到最小。下面简要回顾正确处理方法和要点：1.档案系统瘫痪时，立即找出备份恢复系统，为数据导入创造条件。2.停止有关电脑操作，最大限度保存现有数据。3.采用正确的回复步骤：先把协同文件夹中收、发文重新归档，导入飞扬档案管理系统、恢复档案人员电脑数据到飞扬档案管理系统、将光盘中的电子资料和文件恢复到飞扬档案管理系统，再将部分缺失文件，用扫描仪重新扫描挂接到飞扬档案管理系统。4.恢复旧设备中档案数据。5.无法找到的电子档案根据纸质档案归档目录对照找到的所有资料，重新归档整理，将缺失电子档案重新扫描、拍照、手工录入等方式一件一件恢复。6.完善档案管理系统数据备份和系统恢复，确保关键信息能在计算机和档案管理系统发生灾难性故障后得以及时恢复，最大限度降低灾难造成的后果。
五、结束语
电子档案是企业的财富，为此，所有管理人员都要重视电子档案的收集、整理，特别要重视电子档案的维护工作。有效保护措施就是做好备份，做好电子档案数据备份工作可以最大限度保护数据安全。但是，再好的方案和措施都有可能发生意外，如何在发生电子档案意外丢失后及时恢复，最大限度地减少损失问题，已经迫在眉睫。这就需要广大档案人员和信息人员共同努力，携手共进，找到解决办法，保证电子档案数据安全。
作者：路凤敏 单位：中电投河南电力有限公司开封发电分公司
**公司档案室建立2015年11月，实现了档案的集中统一管理，配备了兼职档案管理人员，负责各类档案的管理，并在档案管理体制上明确了主管领导，增加了库房，添置了设施，改善了档案保管状况。健全了档案管理组织体系，加强了档案的开发利用，使全公司档案管理水平有了一定提高。
公司档案是伴随着公司的发展与管理而形成、开展起来的。室存的案卷最早从2014年开始，共有文书档案1578件。
公司现拥有档案用房35平方米，库房与办公室分设，现有档案密级柜2列72组，配备有微机、复印机、切纸刀、彩色打印机等设施。按“八防”要求，在库房配置了灭火器，做到防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防水、防尘、防高温。最大限度地延长档案寿命，确保档案的绝对安全和长久利用。
二、《档案法》贯彻落实情况
近年来，公司不断强化《档案法》的宣传工作，今年，在“国际档案日”时，组织开展了第10个“国际档案日”宣传活动。活动以“档案—我们共同的记忆”为主题，在办公区域设立展板、张贴宣传图。此次宣传活动为员工搭建了解档案、走近档案的平台，从而增强公司员工的档案法制观念和社会档案意识，带动全员关注档案、认识档案、参与档案，与档案携手，为历史存真。
三、上级文件执行情况
为进一步加强档案管理工作水平，不断推进公司档案工作规范化、标准化、制度化，促进档案管理工作更好地为企业经营管理、生产建设服务。公司成立了档案工作领导小组和档案鉴定销毁工作领导小组。由公司综合部履行档案管理与执行职能，档案室负责本单位档案的收集、立卷归档、业务建设专业管理、检查验收等具体档案业务工作，完成上级单位下达的工作任务。深化档案的开展利用，使档案更好地为公司的安全经济生产服务。
四、“存量数字化、增量电子化”执行情况
2016年11月，公司聘请有资质的专业扫描公司对公司档案进行电子扫描，并挂接档案系统。近年来，新增加的文书档案、实物档案、照片档案均按要求挂接电子文件。
五、存在的主要问题
近年来，随着档案要求不断提高，档案分类更加细化，对档案管理人员业务素质提出了更高的要求。由于档案人员是兼职管理，业务技能有待加强，在档案管理质量上还存在一些问题。
六、下一步工作打算
