时间：2023-06-05 09:54:16
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇学校人事档案，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
关键词：人事档案管理；重要性；存在问题；应对措施
中图分类号：G632文献标识码：B文章编号：1672-1578（2017）05-0013-01
桂林市第一中学是一所历史悠久的学校，成立于1939年。其前身是国立"汉民中学"（胡汉民是中国元老）。为抗日救国培植青年学生，著名文史学家、词曲学家、教育家任中敏先生于1937年在南京创办了汉民中学，并担任校长。抗战爆发后，学校被迫于1938年2月迁至广西桂林穿山，1944年日本入侵桂林，任中敏校长亲率弟子迁徙数千里，辗转永福寿城，最后到贵州榕江继续办学，1945年抗战胜利后再度迁回桂林重建学校。现属于桂林市教育局直属单位。现拥有在职教职工人事档案173份，离退休职工人事档案120份，死亡人事档案98份。
1.人事档案管理的重要性
人事档案是党政军群机关、企事业单位在管理所属人员时形成的以各个个人为单位集中保存的一种特殊的专门档案，是全面地历史地考察和了解一个人的依据，是党的组织工作、人事工作不可缺少的重要参考依据。人事档案管理又是人事管理的重要组成部分。因此，加强人事档案管理，充分发挥人事档案的资源优势，更好地为市局选拔和使用人才提供更加真实可靠的材料，就显得更为重要。
2.人事档案管理与利用存在的问题
2.1干部人事档案改版，改版工作时间紧任务繁重。2014年11月7日刚参加完市局举办的关于干部人事档案培训的通知，紧接着2014年11月25日就接桂林市教育局人事科下发《关于做好干部人事档案改版工作的通知》，文件上时间要求在2014年12月31日前完成学校在职教职工干部人事档案的改版工作，时间紧、任务重。全校在职教职员工档案173份，这173份人事档案的重新整理，仅技术加工，规范整理就有相当大的工作量。
2.2人事档案管理硬件不足。本校由于k公条件限制，虽然管理390多份人事档案，但没有实现档案库房、阅档室分开，人事档案库房没有配置去湿机、加湿器、温湿度表等硬件设备。
2.3专职档案管理人员缺乏。本校主要是有学校办公室人事工作人员兼职监管人事档案管理工作，这样势必影响了教育局统一完成干部人事档案改版工作的时间，虽然兼职人员也经常参加市局关于档案管理的培训，但是学习不够系统完善。而这种管理模式，缺乏人事档案管理人员业务能力、管理水平培训与提高，使得本校人事档案管理工作的理论探讨与深化，自身改革与发展都受到限制。
2.4单位人事部门档案意识不强。为规范各学校的人事档案管理工作，桂林市教育局印发了由桂林市档案监督指导科唐志红科长编写的《小学校各类档案的整理方法及要求》。但是有时候办公室事情繁杂，未能认真对照制度，及时将需要归档的人事材料及时更新，从而影响了人事档案材料的利用效果。
2.5信息开发利用率差，发挥服务作用程度低。人事档案管理绝不仅仅是单纯保管，而是有一系列服务内容，包括档案信息的开发利用等。目前，我们学校的人事档案管理还处于封闭或半封闭状态和被动服务局面，人事档案信息资源的开发利用程度不高，往往大多只限于办理退休手续、工资变动审核、干部考察、发展党员等方面，未能真正起到应有的作用。
2.6档案管理手段落后。现代化的管理技术和手段尚未得到有效的应用。计算机在人事档案管理中，只发挥了简单的档案材料目录的录入作用、打印新档案编码、个人散材料的分类整理等，人事档案管理信息化功能尚未开发。
3.解决人事档案的管理与利用问题的措施
3.1领导重视，组织得力。单位领导，尤其是分管组织人事工作的领导，应进一步增强档案意识，充分认识到人事档案工作在本校人事管理工作中的重要地位和作用，重视人事档案管理工作，要将人事档案工作列入议事日程，定期听取工作汇报，切实解决人事档案工作中的实际问题；要对人事档案工作定期研究、部署，制定人事档案工作近期或远期规划和实施方案，做到有计划，有部署，有检查，有落实；要主动关心档案工作者的工作、学习、生活，当他们在工作中取得了成绩或圆满完成了工作任务时，主管领导应及时给以表扬和认可，同时还要让他们享受同等的升迁机会，这些措施最终可以促进人事档案工作绩效的提高。
3.2为人事档案管理工作提供必要的物质条件。要将人事档案工作所需经费列入单位财务计划，保证经费落实；改善人事档案管理工作的基础设施，实现档案库房、阅档室分开；要为人事档案库房配置去湿机、加湿器、温湿度表等硬件设备。
3.3要配备专职档案管理人员，提高档案管理人员素质。为切实做好"干部人事档案改版"任务，应当按照政策规定选好配足档案管理人员，这样可以保证人事档案工作的长效性，促进人事档案管理上水平；要不断提高人事档案管理人员的自身素质，对档案管理人员进行业务培训，系统地学习党和政府制定组织人事工作的政策、法规和档案专业理论知识，用档案方面的新理论知识武装头脑，开阔眼界，指导工作，以适应新时期国家教育发展事业对人事档案管理的新要求；同时，也要加强人事档案管理人员的思想素质教育，教育他们要坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密、严谨认真、要能吃苦、耐劳，甘于奉献。
3.4完善、落实人事档案管理制度。在本校现有收集归档制度、借（查）阅制度的基础上，根据单位人事档案工作实际情况，继续制定完善人事档案管理鉴别归档制度、转递制度、保管保密制度、检查核对制度等制度，努力形成一个完整的规章制度体系。
在制定制度的基础上，更要关注制度的贯彻落实情况。要按照规章制度要求，定期检查档案管理人员对档案制度的落实执行情况，督促其按照制度要求，及时将归档文件，对收集档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精练，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，使人事档案的收集和归档工作真正做到不丢失、不积压、客观真正地反映事实，保证人事档案工作逐步制度化、规范化，真正发挥人事档案"见证历史"的作用。
3.5提高人事档案管理的现代化水平。要顺应时代的发展要求，把现代先进的科学技术手段如：存贮技术：微机、缩微照相；防护技术：原子能处理、空调器、吸尘器；复制技术：复印机、扫描机；装订技术；自动打眼机等应用到人事档案管理工作中，以提高档案管理的工作效率，延长人事档案寿命。
关键词：学校；人事档案；管理
学校人事档案管理工作记录了学校教职工的工作履历、思想道德情况、奖励处分、教学成果等内容，不仅是教职工平时工作、生活的记录，更是学校合理调配人力资源、选拔优秀人才的重要依据。但是我国当前的学校中，对于人事档案管理工作不重视、管理手段落后、缺乏完善的管理规范和管理人员综合素质差等问题都制约着学校的发展。所以如何加强学校的人事档案管理是我们当前必须要思考的问题。
1 人事档案管理的定义及其重要性
1.1 人事档案管理的定义
人事档案管理是国家档案事业与组织人事工作的重要工作，它能够真实、客观的记录单位职工及其干部的个人社会经历、思想品格、业务能力、工作业绩等。就学校的人事档案管理工作来说，除了包括上述内容之外还包括对教师的个人履历、年度考核、教育经历、职称、学历等专业技术职务的记录，也包括对其聘用、奖励、处分、退休、工资变动表等其他组织参考材料的记录和整理。
1.2 学校人事档案工作的重要性
首先，人事档案管理工作可以说是教职工工作情况的重要体现，因为它清楚的记录了教职工们的详细信息。人事档案是通过组织认可的个人材料、更是一种对个人经验、思想素质、教学能力的详细记录，最能反映出一个人的真实水平。其次，学校人事档案管理有助于学校进行准确、科学的人动和选择，反映着组织对教职工的教育培训过程，所以也是学校用来考核干部、培养干部的重要依据，在学校的人力资源配置和人才培训过程中发挥着重要的作用。
2 学校人事档案管理中存在的问题
2.1 对人事档案管理工作不够重视
目前，大多数学校由于对人事档案管理工作缺乏重视，所以人事档案的管理人员多半为兼职，一般还兼带有其他学科的教学任务，所以将精力主要集中在了教学工作上，所谓的人事档案管理工作也就是简单的当一个档案室的保管员，偶尔到档案室查询一下需要的资料。对于人事档案管理的本职工作――人事档案的收集、分类、归档、整理无法做到及时完整，导致学校的人事档案资料短缺，无法为学校的人事考核和变动提供帮助。
2.2 人事档案的管理手段落后
目前，大多数学校的人事档案管理工作还在使用纸张对资料进行登记和管理，没有采用电子数据库管理。随着社会的发展，学校对人事档案管理工作的质量要求越来越高，如果不借助现代化的电子数据库管理，那么很难快速、准确的将全体职工的信息资料进行全面、完整的记录，所以目前以纸笔为主的人事档案管理手段相对比较落后，已经不能适应当今时代的需求，也不利于学校人事制度的改革和发展。
2.3 人事档案管理人员能力欠缺
人事档案管理工作具有较高的专业性，需要管理人员对档案材料具有一定的识别、分类、归纳、鉴别能力。很多学校由于人数不足，所以都选择的一些年龄比较大或者即将退休的老职工来对人事档案进行管理，后续也没有相应的培训，所以导致人事档案管理人员工作水平差、材料分类混乱等，无法为学校提供准确的数据支持。
2.4 缺乏详细的管理规范
当前众多学校人事档案管理的现状是缺乏一个详细的管理规范，导致收集档案材料不齐全、纸张规格不一致的情况时有发生。人事档案管理工作虽然难度不大，但是比较琐碎，像一些个人自传、思想报告、申请书、个人材料等这样琐碎的资料比较多，这些资料大多都是职工用手写的，大小、规格不一，在入档的时候，很容易造成遗失、缺页或者褶皱，不利于保管和查询。
3 如何做好学校的人事档案管理工作
3.1 加强人事组织部门对档案管理工作的重视
人事档案管理工作能够反映出学校的成长经历和发展情况，更是学校选贤举能、调动人事的重要依据，做好学校的人事档案管理工作对学校的人力资源开发和学校的全面发展具有非常重要的意义。因此，我们必须走出传统思想的误区，将人事档案管理工作提升到一定的高度，重视人事档案管理、提高人事档案管理的工作质量，才能最大限度的开发和利用学校的有效资源，促进学校的发展。
3.2 改进人事档案管理方法
电脑和互联网使我们进入了一个全新的网络时代，信息技术已经成为当今世界经济和社会发展的大趋势。学校作为一个教书育人、传授知识的地方，应该在各方面做到与时俱进，人事档案管理工作也不能例外。网络信息技术是当前最热门的技术，所以我们应该利用网络将人事档案管理工作和数字化技术相结合，比如说可以将零散的资料碎片经过扫描、打印上传至某一个网络数据库中，也可以将职工的个人履历、教学成绩、绩效考核通过网络的形式上传到网上，借助计算机技术和网络的帮助，实现人事档案的有效管理和充分利用，提高学校人事档案管理工作的效率和质量。
3.3 规范学校人事档案管理制度
要想使得学校的人事档案管理工作正常有序的进行，必须要有一个规范的人事档案管理制度。学校可以从《人事档案工作条例》入手，结合学校的实践制定出一套规范、完善的人事档案管理规范，对人事档案的接收、获取、转让、存储等步骤做出明确而严格的规定，进一步完善人事档案管理制度。
3.4 提高人事档案管理人员的综合素质
人事档案管理除了要学校的监督、网络的帮助之外，还必须要提高档案管理人员的综合素质，才能确保其正常有序的展开。首先要提高人事档案管理人员的业务素质，学校可以通过集训、培训、自主学习等多种方式，加强人事档案管理人员对专业知识和技能的学习，提高自身的档案管理能力；第二要提高档案管理人员的职业道德，确保管理人员在工作的过程中能够对自己的工作尽职尽责，富含责任心和耐心，才能够将学校的人事档案管理工作做好。
4 结论
学校的人事档案管理工作准确的记录了教职工的个人简历、工作经历、思想道德、业务能力、绩效考核等多项内容，在学校的人动和考核中发挥着重要的作用。学校只有加强人事组织部门对档案管理工作的重视；改进人事档案管理方法；规范学校人事档案管理制度；提高人事档案管理人员的综合素质，才能够切实有效的提高学校人事档案管理的质量。
参考文献
[1]乌吉木.学校人事档案管理工作探讨[J].语文学刊，2011（13）
[2]孙丽兰.学校人事档案管理工作的对策及思考[J].学周刊，2011（30）
[3]王晓云.浅谈中专学校人事档案管理中存在的问题及对策[J].黑河学刊，2013（05）
一、学校人事档案管理模式存在的主要问题
现阶段，国家人事档案管理体制存在诸多有待改革和改进的地方，一是多头管理，存在着严重的分散性，隶属混乱，参加主管人事档案的部门有组织、人事、劳动、民政等，兼管人事档案的部门还有教育、医疗卫生等部门。二是管理体系上仍为传统干部档案、工人档案和学生档案三大类构成。三是管理模式上实行封闭式管理，从维护人事档案真实性、准确性、保密性等方面因素的综合考虑，人事档案不对本人开放，多数公民难以接触到人事档案，人事档案的利用效益非常低。学校人事档案作为一种信息源，在学校人才管理中有着它的特殊作用。学校的人事档案管理由于受国家人事档案管理的传统观念及其他诸多因素影响，其管理模式也相应存在以下几个主要问题：
一是学校人事档案内容信息量少。
学校人事档案包括履历材料、自传及属于自传性质的材料、鉴定材料、考核材料、政审材料、入党入团材料、奖励材料、处分材料、职务职称工资材料等十大类材料，内容信息量小、实用性较差，不能适应现阶段人才开发的要求。反映个人经历、家庭情况及社会关系等方面的内容较多，反映个人工资变动、职称评聘、党团组织的材料比较齐全，而反映个人的德才表现、政绩才能、管理能力的材料较少，能反映个人人才类型、技术专长、心理素质等个性特点的内容更微乎其微，因此人事档案在利用时，只能提供一些肤浅的人才情况，满足不了培养、选拔、使用人才的实际要求。
二是学校人事档案管理分散化和非专业化。
体现在各个学校没有统一由上级主管部门进行人事档案集中管理，各个学校还通常根据各管理部门职能的不同，将教师的有关材料分散在几个部门管理。例如，教务部门管理反映教师业务水平、教学能力、教学任务完成情况、教学奖惩情况的教学业务档案材料，科研部门管理反映教师教材开发、、教科研立项的科研档案材料，人事处管理反映教职工社会经历、政治面貌、奖惩、薪酬等情况的人事档案。人事档案的这种分散、非专业管理不仅易造成档案材料的损坏，而且造成人事管理体制的混乱，并且破坏了人事档案的完整性。
三是学校人事档案管理方法落后、手段陈旧。
目前很多学校人事档案管理工作还局限于纸质档案的建立和保管层面上，管理的重心还是实体管理，没有随着科学技术手段的不断更新而实现人事档案的电子化。一些人事档案室的电脑仅局限于打印档案目录，无法进行人事信息的查询和检索，更无法实现对人事信息的筛选、排序、分类、汇总，信息化水平比较低，由此导致很多人事统计工作只能靠手工完成，造成人力资源的极大浪费。四是学校人事档案管理投入不足。体现在人事档案保管的硬件条件不能完全符合档案安全保管的要求，如档案库房多是普通办公用房，有的把档案库房安排在办公楼顶楼、底层或者地下室，档案长期受到高温潮湿的危害；库房门窗多为普通门窗，封闭不严，起不到防盗、防光及控制库房温湿度的作用，没有配置档案安全保管“八防”设施，与档案安全保管要求差距很大。人事档案信息化、现代化水平不高。另外，人员配备不足，档案室很少设置有专职的档案管理人员，少数有专职人事档案管理人员的，也往往没有接受过系统的档案专业知识和技术培训；兼职人员也无法保证有足够的时间和精力对人事档案进行管理，导致学校人事档案建设滞后，档案管理只能在低水平层面上进行。五是学校人事档案过度实行内向型、封闭式的模式。受国家人事档案管理政策限制，由于保密观念的束缚，学校很难对人事档案进行信息开发，更谈不上与其他单位实现人才信息的“互通有无”。
二、如何建立适应现代学校管理要求的人事档案管理体制
我们应该从具有个性的人事档案材料入手，加大学校人事档案管理投入，建立一支高素质的管理队伍，努力提高人事档案材料的质量。同时，要紧紧抓住学校人事档案管理的难点问题，改分散多头管理为集中统一管理，建设区域性人事档案管理中心，加快学校人事档案信息化建设，建立社会化开放式管理模式，使人事档案向本人有条件地开放，争取早日建立起适应现代学校管理要求的人事档案管理体制，为人才开发提供更有价值的信息，让人事档案更好地服务社会。
一是建立具有个性的学校人事档案材料。针对人事档案内容陈旧和“千人一面”的状况，在人事档案材料内容建设上注意补充能反映当事人个性的档案材料。以教师档案为例，应补充的材料包括:(l)教师登记表，可反映教师专业方面的基本情况。(2)教师教育教学情况资料，可反映出教师的教育教学态度和水平以及教育教学工作量。(3)科学研究和学术活动情况资料，可反映出教师的学术水平、学术地位和学术研究的历史。(4)业务进修情况资料，可反映出教师继续教育的状况。(5)获奖和荣誉情况，可反映出教师在社会和学术界的影响和地位。如果教师档案在原有人事档案的基础上，能及时地补充上述材料，就能较全面地、动态地反映教师的教学、科研水平，它有助于学校开展定量化、科学化工作，有助于师资队伍建设工作的科学决策，有助于提高教师评价的客观性和公正性，有助于形成高校管理者对教师评价的延续性，有助于在教师中形成良好的竞争激励机制。
当今时代，计算机能够帮助人事档案管理人员在记录、调配、工资、更新等管理方面提高效率、提高数据的准确性，为领导科学决策提供依据。我院教师编制复杂，更应加强计算机在人事档案管理方面的应用，使计算机为人事档案管理工作发挥更大作用。
1.计算机网络技术在人事档案管理工作中的作用
1.1什么是计算机网络技术
计算机网络是指以能相互共享资源的方式互连起来的独立计算机的集合。计算机网络技术是通信技术与计算机技术相结合的产物。
计算机网络在网络操作系统和网络管理软件及通信协议的管理和协调下，实现资源共享和信息传递。资源共享指共享硬件、软件和数据资源，信息传递指对共享数据资源集中处理及管理和维护。
计算机网络技术的最大贡献是实现了资源共享，如此便极大地提高了工作效率，促进了办公自动化的发展，因此这个当前最活跃的高新技术，被广泛应用于政府、机关、学校等不同部门。
1.2什么是人事档案管理
人事档案管理就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。人事档案是人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，是个人经历、学历、社会关本文由收集整理系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录。是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。
1.3计算机网络技术在人事档案管理工作中的作用
1.3.1提高管理效率
单位人事档案储存着员工个人履历、德能勤绩、人事关系变动、工资、奖惩等重要信息，是日常工作中领导和相关部门需要经常查阅的材料。计算机网络技术使这些信息共享变得轻松容易，增强了实时性、准确性，节省了时间，提高了管理工作效率。
1.3.2节约成本
人事信息属性繁多，各单位因性质不同而情况复杂程度不一。比如我单位是二级学院，包含了高校、中专和中小学编制三种，其中高校编制又包含三年制高专和三加二五年制初专两种，人事信息除涉及履历、自然信息等基本情况外，还包括不同编制下的工资统计、编制归属情况、老干部情况统计等方面，其涉及的面之广，数据量之大可想而知，若利用手工进行统计，将花费大量的人力、物力、财力等。多媒体信息网络系统建立以后，我们就可以快速准确调取信息，信息一经录入，便可以共享，而且利用专业辅助软件还可自动生成审批表等材料，节省了成本。尤其是，利用计算机存储的电子信息，使纸质稿档案可以减少翻阅次数，从而降低了原稿的磨损度，进而降低成本。
1.3.3多媒体信息的扩充
信息可以分为文字、图像、声音、影视、动画等多种形式，称为多媒体信息。随着时代科技的发展，多媒体技术日渐成熟。人事资料可以通过多媒体技术采集声、像、视频等方式进行扩充，使人事信息更加全面、直观和生动，在深度和广度上有了进一步拓宽。而计算机网络技术则使多媒体信息的储存、传输和处理成为了可能。
1.3.4减少失误率
由于计算机具有运算速度快、存储容量大、计算精度高的特点，在管理工作中使用计算机就可以减少许多由人工抄录引起的失误，使数据更加准确。
2.我院人事档案管理工作已实现的网络技术
随着计算机的应用和普及，运用计算机网络技术实现档案管理现代化乃大势所趋。我院应用计算机网络的情况总结如下：
2.1建立了基本信息查询数据库
只要输入某种类别关键字，如“姓名”或“职务”等，就可以快速查阅到信息。
2.2建立了材料接收登记数据库
人事档案材料原件的接收、登记、归档、日期、接手人等信息通过计算机录入成为电子信息，使档案接收管理工作有序有据。
2.3建立了与上级管理部门关联的网络版数据库
随着网络技术的发展与进步，各级人事管理部门统一了信息管理系统，便于信息的共享与交流，公文、邮件材料等更是通过网络进行交互。
2.4建立了人事档案目录数据库
人事档案原件的编号、存放柜号是查找该档案的关键信息，我院将所有员工档案按职称分类存放，建立了以“姓名”和“职称”为检索关键字的数据库，使查找人事档案存放位置变得更为快捷。
3.我院需要解决的网络技术问题
我院在人事档案管理工作上实现了基本的存储和查询等操作技术，但仍有许多问题需要解决。
3.1思想观念较落后
随着计算机网络技术的发展，人事档案管理工作由手工化转
为自动化、网络化是必然趋势。但往往由于档案管理人员的思想观念未发生转变，仍固守于原有的手工化处理的习惯，使这项现代化进展缓慢。在管理工作中，墨守成规的思维方式决定了人仍像以往一样手工处理问题，而想不到计算机的快捷，明明知道用电脑写更快，但还是愿意手写，以至于最后还要做重复工作。所以提高管理人员的素质，加快思想观念的转变很重要。
3.2软硬件建设跟不上
由于思想观念的落后，导致经费投入不够，进而导致设备不够先进、管理人员的操作技术水平不受重视、技术培训跟不上等问题是我院档案管理现代化的阻碍。
3.3资源无法实现更大范围的共享
由于我院网络技术应用水平的限制，人事档案管理的信息共享仅限于人事部门与上级和同类部门之间，我院需进一步提高计算机网络应用水平，开发网络数据库软件，使信息资源实现全院范围内的共享，使领导和广大员工更易查询到自己想要的信息。
关键词：新升格高职院校 人事档案管理 存在问题 解决路径
近年来，随着国家对职业教育重视力度的加大，各地职业院校办学规模和质量普遍得到长足发展，相当部分中职学校升格为高职院校，从高中阶段教育跨越到高等教育行列。学校的升格不仅是形式上的升级，更要求内涵质量上的提升，各项工作均要相应跟进，以适应高等职业教育的要求。
学校人事档案管理工作与教职员工切实利益密切相关，是学校人力资源管理和利用不可或缺的部分。笔者作为一名长期从事学校人事档案管理的工作人员，也经历了所在学校由中职升格为高职的转型时期，在具体工作中有如下思考和见解。
一、新升格高职院校人事档案管理存在的主要问题
学校人事档案与教职工的工资、社保、职称、组织关系等切身利益挂钩，具有很强的政策性和严肃性。新升格高职院校人事档案管理人员要充分认识到本职工作的重要性，结合升格后学校的新形势，找到学校人事档案管理工作与高职院校不相适应之处，即存在的主要问题。
1.人事档案管理工作存在四个“不到位”
受中职学校惯性思维影响，新升格高职院校普遍未能将人事档案管理工作列入重要议事日程，存在四个“不到位”。一是认识不到位。单位对人事档案管理工作重要性认识不足，未看到它的长期效益和隐性贡献，致使其处于边缘地位。二是人员不到位。升格以后，随着教师队伍的扩大和教师信息的采集要求提高，档案信息量骤增，原有的人事档案管理人员明显无法应对。此外，对人事档案管理人员也缺乏档案管理政策法规、专业知识和信息化手段应用等的培训。三是硬件不到位。按照档案管理要求，人事档案要配备专用的档案室，室内要达到 “六防”要求，并且要求配备专用设备和专用档案柜。但部分新升格高职院校甚至还没有专用人事档案室，人事档案和其他办公场所共用，人员来往频繁，不便于整理档案，而且还存在安全隐患。四是协调不到位。升格以后，部门设置改变，教师数量增加，归档材料类别也发生变化，档案材料收集和审核非人事档案管理人员一己之力可为，需全院联动，整体协调。
2.分散管理增加了人事档案工作的复杂性
在目前我国高等职业教育管理体制下，对学校的管理仍然以行政化为主导。高职院校有些属于副厅级，而另一些则属处级建制，归学校所在地级市教育部门主管。无论哪种情况，学校党政领导的人事档案都由上级组织部门管理。对于前者，学校具有管理其他教职工档案的权限，而对于后者，干部档案管理权限却在上级主管部门。工人身份人员的档案管理情况更为复杂，有的由劳动部门管理，有的由学校自己管理。这种情况对高职院校档案管理工作带来一定的复杂性，很容易造成“管用分离”的矛盾。
3.人力资源组成结构变化对人事档案管理提出新要求
新升格的高职院校为保障教育教学工作尽快步入正轨，人力资源组成发生了变化。教师系列中，有在编教师、外聘教师（含已在其他院校退休的教师），还有流动性的兼职教师，有些学校还有人事身份的教师；工人系列中，有在编人员，还有临时人员，并且随着升格后学校的发展，临聘人员数量会逐年增加。如果按照惯例，只做好在编人员的档案管理工作，那么其他不同身份的教职工，他们之前人事档案的归宿，以及到校后工作履历、社保记录、奖惩情况、组织关系如何延续？职称如何晋升？如何在人事档案方面切实保障他们的利益，从而解决他们的顾虑，调动工作积极性？这都为新升格高职院校的人事档案管理工作提出新的要求。
4.经验性管理特点突出，制度化规范化不足
目前新升格高职院校人事档案管理还普遍沿袭过去中职办学阶段的经验化手段，缺乏相应的制度机制。首先，缺乏制度规范。档案查阅、借阅、收集、归档、转递、检查核对、保管、保密等制度不完备，且未形成系统，台账登记制度未能落实到位，统计制度流于形式。其次，档案内容缺乏规范。文件格式、纸张大小不一，填写项目随意性强，重点不突出，且重要项目遗漏情况严重。再次，工作流程缺乏规范。档案查阅、借阅未能严格履行程序，转递环节不符合保密性要求，检查核对不严格。最后，监督机制不健全。由于学校尚未对人事档案管理制定工作质量标准，加之具备档案管理专业知识的人力缺乏，所以档案管理工作往往是工作人员自己说了算，做好做差往往取决于工作人员的责任心和工作态度，缺失了外在的检查监督。
5.数字化信息化手段严重滞后
随着学校升格，高职院校对师资培养和教学、科研工作的重视力度明显加大，教师教学和科研成果、培训进修等信息量徒增，人事档案材料的收集内容明显增加。并且因教学评估、项目申报、职称评审等原因，人事档案利用率也成倍提高。传统档案管理模式弊端逐渐显露，重复性工作多，工作效率低。
二、新升格高职院校人事档案管理工作升级的路径
当前，职业教育已经由规模发展转向规模、质量并重的发展阶段，教育“去行政化”的呼声亦愈加强烈。在此大背景下，高职院校的内涵提升工程和现代大学制度建立提上了议事日程，人事档案管理工作也迎来了发展的新机遇。在档案管理工作中，必须克服固有思维，主动适应新形势，通过以下六个方面来开创人事档案管理工作新局面。
1.提高认识，加大投入，使人事档案管理工作与学校发展同步
新升格高职院校要从学校长远发展、内涵发展的角度提高对人事档案管理工作重要性的认识，将其写入学校发展规划中，保证充足的财力、人力和物力。在经费方面，首先要将档案管理所需经费纳入学校年度经费预算，保障档案管理工作的正常运行和发展需求。在人力支持方面，增加人事档案管理工作人员，最好设有固定的专职人员。同时，要注重对人事档案管理工作人员的培养。在物力支持上，要保障人事档案管理工作用房，逐步做到查阅、库存、办公“三分开”；配备消防器材、排湿装备等“六防”设施，确保人事档案的安全存放和使用；配备电脑、扫描仪、复印机、数码相机等电子器材和管理软件等信息化工具，为实现人事档案管理的信息化数据化创造充分的条件。
2.扩充人事档案功能，服务教育教学
高职院校教师除过教学之外，还担负科研、企业实践等任务，只有将它们及时全面收集，才能真实、全面反映教职工的整体情况。此外，近年来，各级教育部门对高职院校教职工的信息数据采集要求越来越高，要求项目多，覆盖面广。以广东省为例，仅2013年，就开展了“教育部高等职业教育高职专业建设与职业发展管理平台”“广东省教职工基础信息平台”的数据采集工作，每位教师对应的栏目达到40多项，并且这些信息每年都要更新。信息的准确性最终要由单位人事档案管理部门审核把关，如果平时收集材料不及时、不全面，很难应对这些新工作。所以加强日常档案工作的主动性，将能有力推动学校教育教学工作。
3.适应发展形势，坚持以人为本，服务教职员工
外聘专职教师在来校之前的档案一般寄存在当地或外地人才交流中心，要延续他们的“档案生命”，就要将其在来校之后工作的情况及时、全面、准确地记录，这样才不至于影响他们未来评聘职称、社保等方面的切身利益。对于临时工，他们大多分布在后勤服务岗位，具有服务周期短、流动性大等特点。尽管如此，为他们建立档案，也是维护他们权益的体现，通过档案不但可以证明他们的工作经历和表现，而且成为他们办理和享受社会保险、重新就业等方面的重要依据。学校人事档案管理人员只有切实做好该项工作，才能尊重他们的权益，调动他们的工作积极性。
4.以制度化促进规范化，以规范化实现科学化
做好人事档案管理工作，制度化是基础，规范化是目标，标准化是科学管理要求。首先要建立健全人事档案各项管理制度，明确工作人员职责，并将制度和职责上墙，便于教职工了解相关内容，并能起到监督作用。在此基础上，制定接收档案、材料鉴别、分类归档、计算机数据录入、入库排架等各环节流程。流程仅仅表明了工作的顺序，对每一个环节的质量控制才是关键。例如在材料鉴别环节，哪些文件可以归档，哪些不符合规定要剔除，这里面更多的蕴含着专业人员的规范化意识。有了制度和规范化流程，但落实的情况如何，最终要靠监督评价机制来完成。为此，新升格高职院校要建立起相关机构，或赋予学校已有部门权力，履行对人事档案管理监督评价的职能，这样才能使得人事档案管理制度不会成为空文，流程不会成为摆设。
5.以信息化实现数据化，以数据化实现高效化
随着高职教育管理和人事管理的信息化进程加快，人事档案管理的信息化已经不可回避。目前要实现人事档案管理的信息化，首先要解决的是将易变质、易损坏的纸质材料通过电子信息手段实现数据化，这不仅具有备份和安全意义，更重要的是维护了人事档案材料的原貌；其次，教职工越来越多的材料以图片和声像形式呈现，必须将其按原始格式保存。在人事档案信息化成果的利用上，最大的好处就是方便检索，且可快速与各类人事信息数据库互通；为克服人事档案多头管理的不足，可利用网络化实施分级管理，通过局域网按照管理权限共享档案信息。其实人事档案网络化管理在国外早已铺开，国内支持者也不鲜见。不过基于保密原则，在人事档案网络化管理中，网络安全体系的构建显得非常重要。
新升格高职院校人事档案管理工作在面临各种挑战的同时，也迎来发展的重要机遇。在工作中，要主动学习、借鉴和创新，既要寄希望于政府和学校政策的支持，也要不断提升自身工作水平；既要充分发挥人事档案的传统作用，也要开发它在服务教育教学上的价值功能。
参考文献：
1.对员工管理实现了分工合作
高校与员工通过签订相应的合同实现了学校与员工之间的合同关系。高校和其员工也必须依照合同履行相应的责任和义务。人事制度使高校对员工的管理实现了社会化，那么高校员工的人事档案也就相应地归人事机构管理。一般情况下，高校人事档案的机构是人才服务中心。在合同期内，学校可以依据相关内容对员工档案进行相应的管理，一旦合同关系解除，员工的个人档案就会转到人才中心。这样的人事档案管理机制能够减轻高校在人事管理上的压力，实现自主用人。
2.部门和高校共同协作
高校人事档案管理主要包括教职工档案和进行人事的人员档案。教职工档案是学校聘用教职工的传统基本信息，由学校档案室或相关的人事部门进行管理。而实行人事的人员档案则是与学校签订相应合同以后的员工的一系列档案信息，由相应的人事机构代为管理。与此同时，人事机构应该对人员的人事档案进行良好的保管、传递，为高校人事部门提供方便快捷的相关服务。高校人事部门也应及时将聘用人员的档案资料进行收集、整理，及时转交给人事机构，以方便其进行统一管理。
二、高校人事档案管理中存在的问题
1.档案管理不规范
一些机构在对相关的人事档案进行管理时，往往只是简单地进行一些档案接收和档案存放等流程性工作，而对档案的审查、归类、装订、录入等方面的工作则十分欠缺。这就导致所的人事档案存放比较散乱，不能通过一些现代化的手段进行有效的查找，甚至存在导致档案丢失等现象的隐患。一些高校档案管理部门对员工的人事档案管理也不是很重视，没有严格按照流程对员工档案进行审核、归档等。
2.人事档案的日常利用不方便
由于档案管理规定比较严格，使得高校或个人在查阅或应用相关档案时需要经过一系列的流程，这就给人事档案的利用带来了诸多不便。高校各部门由于各种需要而对其代管人员的档案信息进行查阅时，往往需要由高校人事管理部门的相关人员到机构进行借阅，高校员工需要使用相关档案信息时，必须要通过用人单位开具相关证明之后自己才能前去查阅。
3.人事档案完整性缺失
人事档案需要进行不断的补充和完善，才能更好地体现出相关人员的信息和人事档案的价值。然而一些机构的管理工作在这方面则显得比较被动，往往不能及时对被人员的相关信息进行收集和补充。在档案内容上，由于一些管理人员的管理素质和管理水平有限，导致被人员的档案内容往往存在呆板、单一的情况，使一些能够反映出被人员能力的档案不能全面地呈现出来。此外，一些高校员工的进修、学历学位变化、职位调动等情况在人事档案中存在缺失的情况。
4.人事档案存在重新建档和遗弃档案的现象
重新建档本来是针对那些人事档案丢失或者查找不出相关信息的情况而采取的一种人事档案补救的办法。但随着聘用制的实施，高校为了防止人员流失情况的发生而采取扣留人事档案的措施，有些高校为了引进人才就对那些被扣留人事档案的应聘者采取重新建档的办法。虽然重新建档能够吸引一些人才，但也直接导致了“一人多档”、“有档无人”等情况的产生，违背了人事档案管理原则。而有些高校的员工为了职业发展，寻找更适合自己的岗位，往往会主动放弃自己的档案。高校不但不能将这些档案处理掉，还得花费很多的时间和人力、财力对这些档案进行相应的清理和管理，这就给高校造成一定的经济损失。
三、完善高校人事档案管理制度的对策
1.提高对人事档案管理工作的重视程度
良好的档案管理意识有助于推动高校人事档案管理的发展。因此，人事机构人员和高校人事管理部门人员都应该树立正确的档案管理意识，充分认识到人事档案管理工作在高校人事档案管理中的重要性。人事机构人员应转变观念，重视被人档案的收集、整理、分类等工作，并及时对这些档案信息进行电子录入，以方便查阅利用。同时，高校人事管理部门人员应重视人事档案，并及时将相关员工的人事档案材料送交人事机构补充留存。
2.提高相关人员的业务素质
一些人事机构和高校人事档案管理人员由于自身素质不高，不能够完全掌握人事档案管理的相关业务环节和技能，从而导致不能高效合理地管理人事档案。因此，应加强对人事机构和高校人事管理部门相关人员的培训与考核，使他们能够充分掌握人事工作的相关流程和操作技能。此外，高校或人事机构在对人事档案管理人员的聘用上也应加强对人员综合素质的考察，聘用合格的高素质人才从事人事档案管理工作。
3.推进人事档案标准化管理
标准化操作就是指在人事档案管理的过程中实现各个步骤的标准化操作，使人事档案管理更加规范化。人事机构在对被人员档案进行收集、审核、整理、装订、录入等流程时，应严格按照标准化操作模式进行，使每份人事档案的整理都达到规范化、标准化。同时，高校在对员工人事档案材料进行收集、整理时也要进行相应的核实和规范化整理，保证人事档案真实可用。
4.建立健全人事档案管理制度
关键词：人事档案；管理工作；思考与建议
一、引言
随着社会水平、科学技术、信息技术等方面的快速发展，学校的管理水平也在发生非常大的变化，而人事档案管理作为其中的重要一员，当然也不能落后，制约学校的管理建设水平，不能保障学校的权益不被损害。为了实现学校管理建设的快速增长，我们需要逐步实现人事档案管理的信息化、数字化、网络化与自动化等，让档案管理进行一体化发展，同时实现档案材料的归档、存放、保存、备份等，不能把人事档案管理分开讨论。为此，我们需要构建完善的人事档案管理机构，对档案进行安全存放、合理归档。
二、新时期人事档案管理的简单叙述
人事管理是学校教职工信息的重要载体，全面记载教职工的基本情况，反映他们的个人经历、能力和德才综合表现，是学校全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据。随着社会各方面的快速发展，人事档案管理不断向信息化、数字化、网络化、自动化发展。
三、新时期人事档案管理的重要作用
随着社会水平、科学技术、信息技术、管理建设、人才资源等方面的快速发展，企业的管理水平也在发生非常大的变化，以期适应逐步发展的社会的脚步，为企业的发展注入信息化的资源，为企业的人力资源保存提供最原始的记录。企业档案管理在企业管理建设中占据非常重要的地位，为了加快企业管理的发展脚步，我们需要渐渐地加强对企业的人力资源档案管理，促进其不断壮大，从而共同为企业的发展壮大而保驾护航。
四、研究与分析人事档案管理的优化方法
1.把人事档案进行收集和归档，便于统一管理。学校档案管理人员对档案进行保存的时候，需要对学校的人事档案材料进行收集和归档，对于不同类别、不同性质、不同价值、不同意义的档案材料，需要采取不同的归档、存放方式，使用不同的档案管理箱对他们进行分类管理，为以后的档案利用、安全的人力资源作保障，便于统一管理，进而保障学校的权益。2.对人事档案需要采取备份管理，以备不时之需。对人事档案需要采取备份管理，针对纸质档案材料容易老化、破损、潮湿、变质等特点及电子信息档案的易丢失、易被人窃取、一时的疏忽大意可能使得信息材料全无等特征，需要随时准备两手归档管理，一份做保存，一份供平时使用，以这样的方式进行档案管理，可以有效减少资源的损耗、丢失。3.对人事档案需要进行不定时检查，对人力资源循环了解。对于归档、存放的人事档案资源，需要档案管理人员对学校的人事档案进行不定时检查，以确保档案资源的安全储存，人力资源信息的完好无损，没有出现破损、老化、文字的腐化缺失、霉变，确保电子信息档案文件的存根、备份、原始材料安然无恙，没有丢失一些有价值的人力资源材料等，做到对人力资源的循环了解、调查，保证档案管理的安全，尽量保护学校的人力档案资源完整而没有外泄，以免引发一些损害学校利益的事情。4.对人事档案进行定期地修复完善，以期构建一个完善的人力资源体系。对人事档案需要进行定期修复完善，为其正常的工作进行做准备，特别需要注意的是：对于纸质档案材料的管理需要注意其腐烂、潮湿等，因此对于这类型的档案保存，需要档案管理人员不定期地对其进行检查、查看；对电子信息技术的档案材料，需要及时地保留、存根、备份、信息检查，确保档案的健康、安全存放，尽量把档案信息资源的损失降低到最小，以期构建一个完善的人力资源档案管理体系。5.对于不同类别的人事档案，需要分门别类进行安全存放。学校在发展过程中，需要分门别类，将不同载体的、不同类别的、不同材质的档案材料进行不同的归档、安全存放。需要特别注意其中有特别意义的、特别珍贵的、对学校有重大价值的档案，进行特别保护。一定要严格地保存完整，并保证时间的持续性，否则一旦资料丢失，处理起来就会相当麻烦。在此过程中，还需要逐步地建立较完善的档案资料库，从而对档案信息资源进行分别存放，以期对各行各业的信息资源进行分类管理，便于工作需要资源的时候顺手拿出来，使得学校的资料管理方面更加健全、完善、稳定。6.对于一些特别珍贵的人事档案，需要进行特别的保护与储存。学校在对档案进行管理的时候，需要特别注意其中有特别意义的、特别珍贵的、对学校有重大价值和意义的档案，并对这些特别的档案材料，需要进行特别保护，专门设置一个特别的档案管理中心，对他们实行重点保护与储存，以防在需要资料的时候，翻遍所有资料库都找不到需要的资料。那样的话，既浪费了不必要的时间，又浪费了人力资源，更不能达到预期效果，得不偿失。
五、结语
在学校的发展过程中，人力资源的发展对其起着非常重要的作用，为了保护人力资源安全、不外泄，我们需要对人事档案进行管理，对档案实行归档、存根、备份等，运用多形式的档案管理安全保存方法，以此对人力资源档案资源进行保护，为学校的发展提供完整的、准确的第一手人力材料资源，从而确保学校的正常开展而不被影响。
参考文献：
［1］羊建国.对当前人事档案工作的几点思考［J］.湖南社会科学，2007（04）.
关键词：高职院校；干部人事档案；管理与利用
abstract: higher colleges of the cadre and personnel records management and utilization of some problems, the author of the article to work, and to explore a number of practices and recommendations.
key words: higher vocational colleges; of the cadre and personnel files; management and use of
前言
近年来，我国高等职业教育管理体制改革取得了重大进展，合并升格的高职院校达1100多所，进一步完善了国家的高等教育结构，优化了教育资源配置，提高了办学质量和办学效益。合并后的高职院校是我们面临着许多新的管理利问题。干部人事档案管理作为学校的一项重要工作也存在着许多问题。
一、合并高职院校干部人事档案管理与利用存在的问题
许多合并高职院校是由一些不同学科、不同层次的学校（如中等职业学校）合并而来，原来的学校对干部人事档案没有自主管理权，长期以来不能引起学校领导层的足够重视，从而出现了诸多问题。
（一）领导重视不够，专业人员缺乏
合并的高职院校，干部档案管理实现了由被动式管理向主动式管理转变的模式，师资队伍迅速膨胀，干部人事档案管理的工作任务加重，然而，部分高职院校没有配备专用的档案库房，没有设立单独的编制，配备专职的人事档案管理人员，仅由组织人事部门配备兼职人员兼管这项工作，这样势必影响了组织人事部门其他工作的顺利开展，而且这种管理模式，缺乏对管理人员政治素质、业务能力、管理水平的培训与提高，使高职院校干部人事档案管理工作的理论探讨与深化，自身改革与发展受到限制。
（二）档案管理制度不规范，管理手段落后
合并高职院校由于先前的隶属关系、办学规模、管理方式不同等历史原因，导致出现档案管理制度规范不一，质量参差不齐、人员构成复杂、管理手段落后等问题。如归档材料没有统一的规格；收集过程中纸张大小不统一；档案材料没有进行规范整理，有的甚至没有进行科学的分类和装订；现代化的管理技术和手段尚未得到有效的应用。
（三）信息开发利用率差，发挥服务作用程度低
干部人事档案信息管理还处于封闭或半封闭状态和被动服务局面，人事档案信息资源的开发利用程度不高，往往大多只限于干部考察和发展党员等方面，在师资培养、人才选拔、人才稳定与年度考核等方面未能真正起到应有的作用。
（四）升级达标工作任务繁重
很多学校合并升格后，就赶上了中央组织部要求开展干部“三龄一历”审核工作的通知，这对干部档案管理提出了很高要求，而原先几所学校档案工作起步不同，有的学校已经经过了上级部门的检查验收，达到干部档案管理目标一级，二级或三级标准，有的规模甚至都没有按新标准整理过，为了达到同一个等级或更高水平，除“三龄一历”需要审核准确外，档案管理人员仅技术加工就有相当大的工作量。
二、解决高职院校干部人事档案的管理与利用问题的途径
（一）领导高度重视，提高档案管理人员素质
干部人事档案是记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔任用干部的重要依据，关系到每位教职工的切身利益。作为学校领导，尤其是主管组织人事工作的领导，应充分树立起档案意识，合并高职院校应在机构设置和人员编制上给以充分保证；在档案经费上落实到位，增添必要的硬件设施；主动关心档案工作者的工作、学习、生活，当他们在工作中取得了成绩或圆满完成了工作任务时，主管领导应及时给以表扬和认可，同时还要让他们享受同等的升迁机会，这些措施最终可以促进人事档案工作绩效的提高。提高档案管理人员素质，是做好这项工作的重要依据。要做好人事档案管理工作，必须不断提高人事档案管理人员的自身素质，对在岗人员进行业务培训，系统地学习党和政府制定组织人事工作的政策、法规和档案专业理论知识，用档案方面的新理论知识武装头脑，开阔眼界，指导工作，以适应新时期高等职业教育事业发展对高校干部人事档案管理的新要求。
（二）加强规章制度建设，提高档案管理的现代化水平
建立健全一套完整科学的干部人事档案管理工作规章制度，使工作有序，有据可依，保证人事档案工作逐步法制化、制度化、规范化，真正发挥人事档案“见证历史”的作用。完善档案的保管、利用、借阅、保密、归档、鉴别制度，及时收集、补充、更新和完善人事档案材料，对收集档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精练，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，使人事档案的收集和归档工作真正做到不丢失、不积压、客观真正地反映事实。顺应时代的发展，增加资金投入，严格执行现代化管理标准，注重信息的准确性、唯一性，做到划分准确、排列有序、条目清楚、查找便捷。
（三）建立信息网络，充分发挥服务效能
干部人事档案管理信息化包括两层含义：一是要把档案中的手写文字信息电脑化、数字化；二是要把数字化的信息网络化，要能实现网上人事信息的接收、传递、储存和资源共享。当前，人事档案管理系统计算机信息软件已在大多数高校使用，但其发挥的作用程度比较低，高职院校要逐步吸收一批精通信息技术的人才和从事档案信息管理构件或善于制作档案管理网页的人才，更好的组建干部人事档案管理队伍，建立一套完整的人事档案信息数据库，利用计算机技术和网络 （下转第51页）（上接第43页）技术，实现对人事档案的信息共享，大大提高档案的利用效率。
（四）充实干部档案管理队伍
为切实做好干部“三龄一历”审核工作，顺利实现干部档案升级达标任务，组织人事部门应当按照政策规定配备适当数量的专职干部从事此项工作，适当时间抽调部分政治素质高、原则性强的同志协助从事那些耗费时多、工作量大、技术性强的工作，这样可以保证干部档案工作的长效性，促进干部人事档案管理上水平。 【参考文献】
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1.高校人事档案管理员工教育与培训的重要作用
通过对高校人事档案管理人员进行有效的教育培训，并对培训中的各个环节的利弊和得失进行针对性的改进和嘉庆，可以有效的评估培训的成效，有助于切实提高高校档案管理人员的整体水平。并且员工培训可以提高管理人员的思想认识，使管理人员学习更多先进科学的理论知识和管理理念，也可以通过技术教育培训提高管理人员的技术水平。而且在组织员工进行教育培训的过程中，不仅可以提高管理人员的思想水平以及业务能力，同时也有利于培养管理人员形成自主学习的良好习惯，这也是现代社会对人才的一项基本素质要求。其次，通过员工教育培训有利于培养人事档案管理人员形成良好团队协作精神，提高人事档案管理人员的向心力以及凝聚力，进而提高高校人事档案管理水平。
2.提高高校人事档案管理员工队伍水平的建议
2.1加强员工教育培训的宣传
目前，很多高校人事档案管理人员参与员工教育培训的积极性不高，导致培训单位的效能低下，很难有效提高人事档案管理服务水平。高校应该全面调查、了解、分析人事档案管理人员的实际需求，并且充分明确培训对象、员工培训需求，制定科学、合理的培训课程。同时应该建立一个有效的“问答”双向沟通平台，客观的评估员工培训成效，研究拟定相关的员工培训计划。高校应该采用多元选择、高质量的方式建立自己的特色课程，吸引更多的人事档案管理员工参与到培训中。
2.2激发人事档案管理员工的学习热情
想要提高高校人事档案管理员工培训效果，应该激发他们的培训学习热情。在员工培训的过程中，鼓励人事档案管理员工能够积极、主动发现问题，分析问题，并且讨论问题，和培训师共同研究、探讨，争取能够找到新的论点，获得关于业务方面的新知识，培养人事档案管理员工的创新意识，促进人事档案管理工作的创新和改革。其次，为了确保高校人事档案管理员工培训效果，应该选择具有专业态度，同时能够熟练掌握人事档案管理工作内容以及员工培训课程的培训师。
2.3加强高校人事档案管理员工的业务培训
提高高校人事档案管理员工的业务技能是做好人事档案管理工作的关键，高校应该组织人事档案管理人员到专门的教育培训教育接受系统的专业化人事档案管理教育课程，学习更多关于人事档案管理的专业知识。同时，应该鼓励人事档案管理员工定期进行交流活动，比如经验交流活动、研讨会或者培训班等，使人事档案管理人员在相互交流的过程中学习、借鉴其他人的经验，不断丰富自我、完善自我。其次，高校应该采用相应的措施激励人事档案管理人员不断钻研人事档案管理的业务知识，不断提高自己的业务能力以及创新能力，进而提高高校人事档案管理员工队伍的整体水平。
2.4稳定高校人事档案管理员工思想
关键词：医学；高等院校；人事；档案管理；信息化
中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2012）08-0258-02
一、高校人事档案管理的重要性
高校的档案管理中的干部人事档案是研究本校发展历史经验的有价值的资料，涉及本校教职工德、能、勤、绩等人才管理历史信息记录。对于研究本校的学术价值、推动高校的教育可持续发展，与时俱进，发挥着重要的作用。高校人事档案是高校相关部门对干部给予考查和任用的第一手材料。工作直接影响着本校的发展方向和价值取向。可见高校抓好人事档案管理工作有着极其重要的作用。
二、目前高校人事档案管理中暴露出的显性问题
1.工作人员的准入门槛普遍偏低，工作水平相差较远。多年来，部分高校对与人事档案管理工作缺乏足够的评价和正确的认识。将人事档案管理工作，偏激地认为不过是简单的裁剪、装订与保存。相对于专业学科上的教学与医学上的科研，几乎被忽视。原因就是认为不重要，与教学联系不大，更不能给学校带来经济效益，所以在标准上就会自然地降低要求了——档案不丢失、信息不被泄漏，人事上的调动升迁查档属实足矣。认为人事档案管理工作谁都能干，谁都会干，所以在人员准入上大大地降低了要求，只要是人踏实，大专以上文化程度就给予考虑和录用，从上到下对人事档案管理在理解与重视上存在极大的偏差，最后也就造成了人事档案管理工作的重要性只停留在口头上，真的操作起来根本不被重视，联查时能不要的就省略掉的状况经常出现。
2.人事档案管理制度存在但不健全，难落实到位。由于部分高校，在准入机制上就存在底线的降低，在重视程度上大打折扣，在管理人员的岗位职责的制定上模棱两可，显得很不明确。在档案管理的规章制度上，制定得不系统，一些院校在人事档案管理上，只存在相关的借阅制。部分高校制定了人事档案管理制度，也没有教学科研的规章制度完善和规范。没有规范的制定作保障，人事档案管理在工作中就会出现很难开展落实的境地，就会制约高校档案管理工作的长远、有序发展。
3.管理队伍需要充斥，人员配备急需解决。高校生源的扩招，这样高校的师资队伍也相应地在壮大，使得高校人事档案数量随着教职工人员的增多而增加，教职工的进档剧增，增大了高校档案管理工作量。由于重视度欠缺，专职人员配备不足，该具备的档案专业知识和技能不够，高校专项培训资金投入疲软。多数的高校还是存在人事档案管理人员兼职的现象，这就造成没有充足的时间和饱满的精力从事人事档案管理。最后的结果就出现高校人事档案滞后性，管理水平低下。对高校的长远发展产生不利影响。
4.档案保管硬件设施的安全性不达标。高校档案管理库房多与普通办公室无差别。安排的环境给档案在保管的安全性上带来很大的危险性，因为档案需要长期保留的，在这样的环境下容易受到高温和潮湿的损坏，给档案造成不必要的麻烦。门窗防盗措施欠缺，即使安置了防盗门，在光照和库房湿度上的注意也很欠缺，没有按照教育部2003-2007年下发的《教育振兴行动计划》规定配置档案安全保管的“八防”，使得档案保管安全性上无保障。
5.管理缺乏现代信息化。据调查，高校人事档案管理对象普遍还是纸质档案的实体管理。人员的增加带来工作上压力大。没用随着信息化发展，启用高校电子化人事档案。
按照上级的要求，每所高校都为人事档案室配备了电脑，但是并没有很好地加以利用和用于工作上的改进。多数院校用来打印文档和目录使用较多。如果要进行本校人事信息检索查询，很繁琐，需要多人，翻阅大量的纸档案查询。在人事上出现信息排序筛选、汇总分类上，多数靠人工动笔动手地逐个查对，造成人力的浪费和时间上的浪费。可见在高校人事档案管理方面实施信息化管理，势在必行。具有高效的信息化管理，才能保证高校人事制度改革朝着纵深方向发展。
三、助力医学高校人事档案管理水平提高的可操作性措施
1.加强宣传力度，从上到下提高档案意识。从高校的主要负责人就要重视本校的人事档案管理工作，加强宣传的力度，在思想上，从上到下提高教职工的人事档案意识。赢得广大教职工在工作上给予支持和搞好协助工作。主管领导要切实率先垂范，对本校的档案管理的工作开展情况不定期进行询问，及时了解现实中存在的问题，并积极与学校主动沟通，求得最佳解决方案。在人员队伍的组织上，在制度上的建立和健全上给工作的开展以确实的保证。高校在人员配备上，在档案管理的专业度上给予保证，在档案管理的物力和财力上给予一定的倾斜，确保人事档案管理工作的正常运转和发展。加深档案管理意识，在高校的人才引进和晋升的制度改革中，积极协助学校提出决策意见，为学校的改革和发展提出可参考的、富具前瞻性的建议，增强高校人事档案管理的综合信息服务职能。为高校的稳步发展做出相应的贡献。
2.建立健全人事档案管理制度，贯彻落实到位。高校建立本校特色的人事档案管理制度，力争将本校的人事档案管理工作，发展为制度化和规范化。已经建立的制度，由于时展高校的扩招导致人数增多，在管理上难免出现新问题，这就需要认真研究《干部档案工作条例》，以人事档案管理略助力高校稳步发展为出发点，对已经形成的各项人事档案管理制度进行完善和修订。比如在教职工档案的接收上，对教师调动档案的传递上，对在校职工档案的安全保管上，在相关部门对高校职工人事档案的查阅与档案材料的收集上，在上级部门联查对人事档案管理的审核上等，分环节分步骤地做出详细的规定，使高校的档案管理工作有章可循，在真正地贯彻和落实中做到有章可依，使高校在管理上实现规范化。
3.保证人事档案管理人员素质，提高准入门槛。高校人事档案案管理人员专人化，确保归档、建档工作人员在时间和精力上的全身心地投入。由于人事档案管理具有较强的专业性和技术性。在人员准入上提高标准，确保工作人员素养到位并做好培训和考核。
4.充分利用现代化科技手段，实施人事档案信息化。精选适合本校档案信息管理的软件，更新系统，设置访问权限，使人事档案信息公开网络化。为提升高校发展服务。
5.医学高校人事档案管理急需人力资源信息系统的开发。由于医学高校与其附属医院联系紧密，一些学校编制的教师在医院上班，而这些教师平时的管理考核也在医院，这就需要我们在人事档案管理时要加强与附属医院人事科的联系和合作。随着医学高校的不断发展，学校人员编制类型也进一步细化，有教师编制、科研编制、党政管理编制和实验教学编制等。复杂的人员构成给人事档案管理带来挑战，急需开发医学高校人力资源信息系统来增强实践性。总之，高校人事档案管理意义深远，需要在管理层面上迅速转型，变实体档案为虚拟档案进行信息化和网络化管理，将档案管理者发展为高校信息管理员，助力高校健康稳步发展。
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关键词：高校人事档案管理 ABC管理法 计算机信息网络系统
1、利用ABC管理法管理人事档案
随着市场经济的建立和发展，我国的户籍制度和人事制度都相继进行了改革。与此同时，相关的人事档案管理工作若继续沿用党政机关管理干部人事档案的一种模式来管理所有类别的档案，已经不能适应当今社会发展的要求。就高校来说，多数高校最近10多年来都进行了合并或升格，有的强强联合，有的弱弱联合，甚至有的本科院校与中等专业学校合并，人员来自不同层次的学校，原来人事档案管理的水平差异较大。由于管理模式不统一，尤其是一些原来层次较低的学校普遍存在人事档案材料收集不全、归类不准确、整理不规范等问题，急需用新标准来统一。
合并高校人事档案管理可以尝试采用ABC管理法。ABC管理法最早源于巴雷特曲线图，美国通用公司的狄凯于1951年将其应用于库存管理，并命名为ABC管理法。这种管理法是运用数理统计的分法，对构成事物的影响因素按主次进行分类排列，以抓住事物的主要矛盾进而对它们实行分别控制的一种科学分类管理技术。它是按照分析的需要，将事物或管理对象的影响因素或所占比重的大小划分为A、B、C三部分，并对其分别进行“重点“”次要”和“一般”3种不同程度的控制和管理，以便最经济、最有效地使用人力、物力、财力获得最大的经济效益。正因为如此，半个多世纪以来，该分法被广泛地应用于企业的各项管理工作中，如今在图书、档案等文献资料管理领域也得到了应用［2］。所以，合并高校人事档案无论原来隶属于那所学校，只要按照组织人事部门统一的新要求，根据ABC管理法，将在职的干部教师档案作为“重点”，将在职的工人档案作为“次要”，将离休、退休、离职和死亡的职工档案作为“一般”，进行分类管理，就能收到事半功倍的效果。
根据有关规定，人事档案可以建立正本、副本。正本内容丰富，能全面反映员工的情况；副本内容比较概括，是正本材料的备份或复制件，主要在领导干部档案中建立，一般人事档案只建立正本。正本由一个员工的历史和现实情况的材料所构成，包括履历、自传、鉴定、学历、职称、政审、奖励以及职务、工资等方面的10类材料。根据ABC管理法，应重点加强在职人员材料的收集与鉴定工作；应建立学校各单位、各部门专人负责的收集制度，定期收集、定向收集、随时收集、追踪收集，并根据事实准确、材料完整、手续完备的要求，对各类人员的材料进行统一的甄别和审核，根据其真伪和价值决定取舍。工人档案内容应突出评定岗位技能和学历、劳动合同、工资、保险福利待遇等重点部分，对政审和参加党团材料可从简处置。而离职和死亡人员档案可以先收集、不整理，以后根据需要再整理。
2、建立人事档案计算机信息网络系统
随着人事档案管理制度的改革，弱化了人事档案政治化、神秘化的程度。与此同时，信息技术和因特网的飞速发展改变了人事档案管理和服务方式，通过计算机网络进行信息共享和信息交换，从传播学的角度讲，彻底改变了空间对人的约束。档案计算机管理网络化、档案信息数字化或电子化是高校档案工作高效发展的必然趋势。南京大学档案馆目前已经能够提供网上信息检索“南京大学、院士简介、中青年专家简介、南大学籍、中大学籍、教授简介、校友档案、职称评聘、研究生论文、科研成果”等内容，使人事档案管理更加社会化，成为一个透明、适度开放的个人社会公信平台。南京大学档案馆的做法值得学习和推广。
建立干部人事档案多媒体信息网络系统是国家信息化和新时期组织的迫切需要。采用先进的电子信息技术来构建整个人事档案信息网络系统要涉及很多先进的技术，主要包括数据库技术、多媒体技术、网络技术等，因此，要采用先进的应用软件。目前，高校干部档案适宜采用中央组织部《信息结构体系》，它是为实现干部信息的标准化及大范围信息共享、按照人员管理机构及机构管理中科学的信息流程制定的，不仅具有较高的标准化、规范化程度，而且具有总揽全局的权威性。
高校在人事档案信息计算机检索系统中采用现代网络通信技术，可以将档案信息检索方式由脱机检索、联机检索发展为智能检索及网络检索，实现检索信息传递网络化。人事档案通过计算机管理，对档案信息资源进行分类、提取、分析、加工，可以直接提高档案工作的效益，提高劳动效率与工作质量，使人事档案管理更加科学化。并且，与传统档案资料相比，数字档案更易于保存、查询和修改，而且可以通过网络快速传递，提高档案的利用率，降低了档案管理的成本。当然，由于电子文件保存中存在着更新版本的不兼容性和不可识读性，所以，储存材料及载体的易损问题都不能忽视，处理不当会造成宝贵的人事档案信息资源丢失。另外，还要正确运用加密功能，在严格界定档案材料密级的基础上对通用数据库的数据根据使用权限进行系统的分类加密，防止信息丢失泄密，给单位和个人造成不应有的损失。
3、重视人事档案信息资源的开发与利用
人事档案工作是人事工作的重要组成部分，也是国家档案工作的一个方面。档案是人们在各种实践活动及思维活动中自然形成的历史记录，一般说来，其内容比较真实，誉者不过其实，抑者不损其真。正因为如此，档案的凭证作用和参考作用在各种文献中居于首位，这是我们应大力开发和利用人事档案的主要原因。
现在许多高校正在或准备采用计算机信息网络技术管理人事档案，在人事档案信息系统建设和应用过程中要重视信息资料的采集、开发与利用，不能为了购置先进的硬件设备而忽略信息资源及系统的应用。当前高校可以将不属于个人隐私部分的内容材料上网，采用网络化管理和服务方式，使人事档案管理部门与外界的人才信息交流由单一的途径变为开放式的交流模式。只有坚持以人为本，适度开放个人社会公信平台，才能保障当事人的知情权，使现有制度的既得利益者在公共平台上实现共赢，为大学研究性学习服务，促进高校教学的改革和发展，促进社会主义和谐社会建设。这是高校人事档案管理政策的必然趋势。
参考文献：
［1］王云庆，苗壮.现代档案管理学［M］.青岛：青岛出版社，2002.
【关键词】信息化；高校人事档案管理；创新
在这个飞速发展的时代，高校的建设越来越重要，对人才的需求量也与日俱增，人事档案管理工作在高校人事管理工作中就显得尤为重要。近年来，高校人事管理工作在进行着改革，但在人事档案管理工作上还是有很多不足与缺陷。因此，高校应该采取新的相关措施来增强人事档案管理者的素质与能力，提高人事管理工作的质量。
一、信息化背景下做好高校人事档案管理工作的必要性
随着科技的不断进步与发展，信息化已逐渐成为衡量一个国家综合国力的标志，也是社会发展的一个重要环节。在这种信息化背景下，高校人事档案管理工作有着极其重要的作用。它主要的内容包括：将使用频率较高的、重要的人事档案进行网络化和数字化保存，以方便日后的查阅和使用。增加人事档案数据库的规模和容量。使高校人事档案信息的存储更为方便。此外，它能为高校的人才聘用提供有效的信息和依据。
（一）为高校人才的选拔提供参考。
随着高校的建设发展，人才的流动量加大，档案信息也更为复杂。高校人事信息档案的信息化，能够使领导更为直接快捷地了解到相关人员各方面的信息。如对员工最基本的业务能力、兴趣爱好、目标追求、专业特长等做一个全方位的了解。
（二）高校人事档案管理工作能有效促进档案信息的完整与准确。
在信息化背景下，做好人事档案管理工作可以及时更新各种数据、档案信息，以确保信息更为准确、完整。能够快速地统计分析出各类人事档案信息，提高工作效率。
二、高校人事档案管理中存在的问题
（一）对人事档案管理工作的认识不够、重视程度不够。
在人事档案管理工作中，很多工作人员认为这只是一项辅的工作，并不能为高校的发展起到实质性的作用。而高校也没有对人事管理工作引起重视，忽视了其对人才选拔任用的重要性。或者有的管理员认为，人事档案只要没有损坏、丢失、泄密，对工作造不成多大影响，这就从一定程度上降低了工作人员对它的重视度。并且由于认识上的不足，管理者并不重视对人事档案管理工作，淡化了其地位和作用。
（二）管理模式还很落后，效率较低。
许多高校人事档案管理仍旧在使用传统的管理模式，也就是档案的提供和储存以纸质为主。它也具有一定的优势，如利用范围广、适应性较强、还可作为原始凭证。但纸质文档的利用效率很低，并且容易丢失和损坏，储存起来不方便等。很多高校并没有对此引起重视，没有制定相关的岗位，明确管理人员的职责，缺乏完善的制度。而在材料的真实性等方面，工作人员也没有进行严格审查，造成了档案的不完整以及失实等，对日后的各项工作的开展带来很大的麻烦。
（三）缺乏统一的人事档案管理系统及管理人员。
在部分高校的人事管理工作中，由于领导的忽视、资金的缺乏等种种原因，对专门的人事管理部门的设置及管理人员的培养上存在着很多缺陷。高校没有形成科学专业的人事管理队伍，也不设置专门的管理部门和专业的人事档案管理员，而是随便任用其他部门的人员兼职此项工作，这就造成了人事管理不规范，管理过程中出现各种问题。
三、信息化背景下高校人事档案管理工作的创新
（一）提高对人事档案管理的重视，认识到档案管理工作
的重要性。要了解到人事档案管理的工作关系着高校对人才选拔的重要性，它对学校的发展有着重要作用。人事部门可通过各种方式进行传播，加大宣传的力度，提高学院领导及教职工对它的重视。
（二）提高管理人员的素质，改进管理模式。
人事档案管理人员自己要先重视这项工作，认识到档案管理工作在高校发展中的重要性，不能产生消极心理。积极提高自身的管理能力，加强对工作的责任感，掌握现今的网络环境和先进的科学技术，跟上时代的发展。
（三）加大对人事档案管理工作的人力物力投资。
对档案管理工作给予物质上的支撑，培养专业的管理人员，保证人事管理工作顺利进行，解决档案管理工作中财力方面的问题。
四、结束语
总而言之，在信息化背景下，高校人事档案管理工作对于高校的发展有着重大意义。做好人事档案管理工作，有利于学校选拔优秀人才，提升工作人员的质量。因此，高校应利用当今的科学技术，整合资源、提高认识、创新管理方式，使人事管理工作的进行更加科学合理。这样才能更好地促进高校和社会的进步与发展。
【参考文献】
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[3]张翀.高校人事档案管理存在的问题与对策[J].兰台世界,2013(17):73-74.
