时间：2023-05-30 10:56:59
1 现阶段档案相关工作分析
1.1 档案管理工作存在不足
在现阶段的档案管理工作中存在档案管理理念落后的情况，档案管理事业的不断发展使得传统的档案管理理念已经不能够适应现代的档案管理工作，时代的发展使得现阶段档案管理工作所涵盖的行业、档案内容、档案形式都有了较大的变化，这也就直接导致了档案管理工作的复杂程度有所上升，为了能够更好的应对这一状况，就需要档案管理人员能够与时俱进，通过不断学习掌握先进的档案管理理念。另一方面，经过大量的调查研究发现目前档案管理行业的从业人员，有很大一部分的管理人员不具备专业的档案管理专业学历背景，这一部分的档案管理人员大多原本是在单位内部的其他工作岗位工作，之后通过岗位调动的方式组成了当前的档案管理团队，这种情况下也就直接导致目前的档案管理团队缺乏专业的档案管理能力，影响了正常档案管理工作的开展。另一方面，现阶段很多单位对于档案管理工作重视程度不够，使得档案管理团队的成员频繁调动，这也就导致了虽然单位经常展开担纲管理工作的培训，但是档案管理团队的管理能力迟迟上不去，最终影响档案管理工作的效果。
1.2 档案归纳整理工作存在的不足
在现阶段的档案归纳管理工作中，经过调查发现一部分的档案管理人员未能够掌握相应的档案归纳整理技巧，在调查过程中最为直接的表现就是档案管理工作人员对档案没有清晰的认知，尤其是一些篇幅较大的资料不知道应该对其进行删除还是整体保留，这也就使得在目前的档案归纳整理过程中出现了大量不必要的档案文件，不仅占据了有限的档案储存空间，还消耗的档案管理人员的经历。
1.3 档案分类工作存在的不足
在档案分类上，没有根据工作实际情况制订合理的分类方案是比较突出的问题，分类标准的交叉使用，使得档案文件分散归档，对文档的检全率具有较大影响。在《归档文件整理规则》中，归档文件的分类方法有三种，分别为保管期限-年度-机构、保管期限-年度-问题以及保管期限-年度，但在实际的归档文件分类中，采用级次分类法、收文发文分类法、文号分类法等方法的现象多有存在，这些分类方法不是全国统一的分类标准，在反映归档文件间的历史联系、形成规律以及文件内容方面多有不足，容易给文件检索与存取造成困难。
2 档案管理工作的相关技巧
2.1 档案管理的相关技巧
档案的管理技巧并非一成不变的，档案的管理技巧往往随着时代的发展自身也在发生着不断的变革，所以档案管理人员在学习档案管理技巧之前要充分的了解新时代下，档案管理工作的相?P理念，并且将先进的管理理念应用到档案管理工作中，只有这样才能够达到事半功倍的效果。在档案管理过程中我们有几个非常需要注意的地方，首先要注意档案是否有损害，档案有历史以及经济文化等方面的作用，有重要的意义，许多原始档案是非常珍贵的孤本或是脆弱的磁盘，在管理中注意档案是否有损害，有哪些损害这些都要进行细致的记录，否则一旦档案发生损害，甚至不可恢复的话，会导致巨大的物质财富和精神财富的损失，特别是文化断层的出现，不利于文化的传承和发展，削弱了国家的软实力；其次还要注意到维护档案安全，一方面的安全指的是作为实物存在的珍贵文物、孤本等的安全，这些珍贵的实物能够真实的映射出当时的统治阶级、政治思想、社会经济、文化等方面，必须让它们能够安全存在。另一方面的安全指的是档案作为记录国家政治、军事等方面决策的文件，如果不能保证它的安全，导致泄密情况的发生的话，那么国家在政治上就会处于不安全的情况，不利于国家的安全、团结和发展；最后还要注意到要延长档案的寿命，有些纸质或老化的机器，由于脆弱性和不可恢复性的特点，在档案管理工作中要注意采取恰当的措施延长档案的寿命，防止不必要的损失。
2.2 档案归纳整理技巧
在档案的整理归纳过程中，首先，注意对档案文件有一个初步的了解，确定档案中哪些是有用的，哪些是需要删除的，科学取舍进行归纳整理，还要根据档案的重要性进行细致的划分，同时档案之间是存在历史联系的，因此在档案归纳整理过程中要注意档案间的联系，不要把它们分割开；其次还要注意加大档案资料的收集力度和收集质量，这样在档案归纳整理过程中可以保证档案完整性，不会有信息的缺失，确保整理工作的顺利进行；其次，由于从前国家针对档案归纳整理没有制定统一的规则标准，因此省市县之间的档案归纳整理方法不尽相同，不利于档案馆之间的交流，针对这种情况国家下发文件《归档文件整理规则》制定了统一的规则标准，我们在进行档案归纳管理时要注意改变从前的归纳整理方式，遵循统一的规则，这样馆和馆之间的交流就变得容易许多；最后还要注意在档案归纳整理过程中如果发现类目不符的情况要逐一进行修订，还有已归档文件如果出现错误的话要注意及时进行更正，同时一些细致的工作如装订、封皮、卷皮填写要保持仔细认真的态度，否则在出现错误后再进行更正的话，就会浪费许多时间和精力，不利于档案事业的发展。
2.3 档案分类技巧
在档案分类过程中要注意，对档案文件内容有大概的了解，根据档案的具体内容进行科学分类，分类是档案工作的核心工作，档案分类正确的话可以保证档案信息的提供和档案利用率的提高，同时针对分类文件要有明确的标识，确保寻找方便，有利于档案工作的顺利进行。
[关键词]中学档案分类
中学学校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，也是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志，档案工作应是学校评估的重要内容之一。档案分类是档案管理中的重要环节，直接影响到归档范围和保管期限的确定。中学学校档案管理工作主要是各校结合国家相关法规，根据自身特点组织实施的，加强在档案分类工作的自主性和规范性。因此客观上需要通过增强分类工作的规范性来强化中学学校档案工作。
一、确保分类体系具有思想性
档案分类就是依据一定的标准，按照档案来源、时间、内容和形式特征的异同点，对档案进行有层次的区分，并形成相应的体系。档案分类体现了人们对档案的基本认识，是人类主观意识的反映。
首先，要充分体现依法治档的理念，中学学校档案实体分类的体系结构、类目设置、序列编排要以《中华人民共和国档案法》、《档案法实施条例》等法规标准为依据，从实际出发，突出教学、学籍等档案在中学学校档案中的中心地位，强化行政、管理、安全、思政等各类型档案的管理，使档案工作科学、真实地反映学校管理工作全貌，全面系统反映新时期中学职能活动的新情况、新特点。
其次，要充分体现综合性，学校档案的分类体系是一项系统的工程，特别是面向中学具有普遍适用性的分类体系，涉及面广，包括法律、法规、规章、技术标准、实施细则等多方面内容，并且要将档案基础标准、业务工作组织标准、管理工作程序标准和现代化设施技术标准准确应用到实践中，使之符合高等学校档案工作的现实需要和长远发展。
再次，要确保具有操作性。我国档案工作已经形成了以《档案法》及其实施办法为核心，各行业档案管理规定为主干的法律体系，成为档案工作的宏观、原则、概括的导向，确立了档案工作的基本目标。对于中学学校档案工作来说，除了宏观的导向外，还必须根据学校档案工作的规律和特点建立具有操作性的工作规范，为中学学校档案工作的开展提供微观、具体、量化的保证。对于档案分类来说，就是要在《中国档案分类法》的指导下，坚持整体性、结构性、层次性、有序性、开放性的原则，拟定中学学校档案的分类方法。
二、增强分类体系的科学性
科学性主要体现在两个方面，一方面是从实践的角度来看，要实事求是，符合学校档案工作的实际；另一方面是从理论的角度来看，要遵循档案基础理论和形式逻辑原则。两个方面要有机地结合在一起，并具有一定的拓展性和包容性，力争实现分类表的全覆盖。
首先要形成科学的概念体系。采用“学校档案”这一具有综合性的概念，学校在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料、均属学校档案。中学学校档案以中学全部档案为对象，按照不同类型档案形成的领域范畴以及特点，将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归入相同的类别。
其次要把握档案的形成规律和内容、特点，确定统一的实体分类体系，把同一门类档案的管理性和业务性材料集中在一起，适度注意与《中国档案分类法――教育档案分类表》（即信息分类）体系的协调。再次，确立科学的类目体系。类目设置必须有相对稳定性。不受偶然因素、短期行为的影响，在较长时期内不随意改变，在类目名称、档号模式、标识符号等方面，力求做到准确、简明、易懂、好记。
最后，类目排列，档号结构的确定须符合逻辑原则。要充分考虑到中学学校档案记述和反映事物的本质属性和非本质属性的不同，严格按从总到分，从一般到具体的原则划分。做到各类之间，各类相同级位之间的划分标准一致。下位类目的外延之和，等于上位类目的外延。同位类目之间界限清楚，不互相交叉和包容。
三、提高分类体系的适用性
首先，要具有适度的灵活性。中学具有多样性的特点，不仅分初级和高级中学，还分普通中学和职业中学等。因此，中学学校档案的分类体系在强调宏观和总体原则统一的同时，采用多元、灵活的处理方法，照顾不同类型、规模、层次院校的特点。各校可以在总的分类体系基础上，根据档案工作的实际情况和发展水平，给各校在类目设置、序列编排、上架检索等方面以较多的自由度，留有较大的余地。
其次，要具有较好的包容度。根据中学学校档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，可以初步将学校档案分为党群、行政管理、教学、科学研究、产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会等10大类，在此基础上对每一类档案进行二级分类，根据档案的数量确定分类的层次。
再次，要妥善处理档案内容的交叉。各门类档案关系密切的管理文件，除涉及全校，全局的外，一般归入相应门类档案保存；各门类档案中，除密不可分配套的声像材料外，其余均归入声像档案单独保存，在编号上用参见号的方式相互呼应，以方便查找利用。这样一来，行政管理类档案中，除综合性的外，教学（包括教务、研究生、成人教育）、科研、产品生产与科技开发、基建、设备、出版、外事、财会等方面管理工作的文件材料就归入了相应各类，保持各类的相对的完整、准确、系统，显得更加科学，更便于管理和查找利用。对不设分室而对部分门类档案实行二级管理问题，尚需实践，宜慎重处理。
从总体上来说，中学学校档案的分类应当在《档案法》和国家档案局的相关规定指导下展开，通过系统分析和借鉴现代管理理论，在思想性，科学性和适用性的指导下，形成分类标准。这样确定的分类表来源于实践，又高于实践，把中学学校档案工作的历史、现状和发展前景结合起来。
在企业的生产活动过程中，合同已经突显出其关键而重要的地位，合同在企业运营过程中扮演了重要的角色，随着企业经济发展层次的不断上升，企业合同档案的管理也提上了日程，由于企业的合同档案数量不断增加，为了科学、规范、有效地管理好企业合同档案，为需求者提供便捷准确的服务，需要对企业的合同档案进行科学合理的分类管理，要采用科学有效的策略和方法，实现对企业合同档案管理的分类管理、集中管理。
1 企业合同档案的概念及特征
企业的合同档案是企业活动中的重要分支，是重要的凭证，详细记载了企业的经济活动内容，也是企业履行合同的权利和义务的全部资料，是企业预算、评估和审计不可或缺的内容。合同档案与企业的市场经济活动密切相关，可以分为不同的种类，如：
企业经营合同、企业技术合同、企业劳动合同、企业销售合同、企业工程合同等，在企业的合同档案分类中，可以呈现出更为直观和简单的特征，这些合同档案都具有其共性和个性，有一般档案共同的价值和职能，而合同档案还有其个性，这主要表现在以下几个方面：
①法律性特征。企业的合同档案不同于一般的档案，它的内容载体为合同，而合同是具有法律效应的资料，在《合同法》的背景之下，具有相应的法律效力，合同档案自然也具有法律效应，这与合同档案的合同签订、合同变更、合同终止相适应，体现出企业的合同档案的法律性特征。
②凭证性特征。企业的合同档案是市场经济的产物，在激烈的市场竞争之中，必然会产生较多的经济纠纷，而合同是当事人履行合同义务和实施权利的凭证，也是处理经济纠纷的处理凭证，因而，合同档案显现出较为明显的凭证性特征。
③规范性特征。企业的合同签订、变更和终结是在《合同法》的范围之内有效，可以这样认为，企业合同档案不仅具有法律性的特征，而且还有合同档案所特有的规范性的特征，在法律范畴之内，企业合同档案必须包括当事人的姓名、合同数量、价款，并且还有规定的格式，如果没有依照合同的格式条款，则难以展现出合同全部的法律效力，会使企业合同不完善或不规范，这样，就在无形中使当事人的合法权益受到威胁。
2 企业合同档案管理的分类优化措施
企业的合同档案管理要克服分散、无序的缺点和问题，要正视合同档案管理的混淆、分散化的状态，实施优化的分类管理措施，减少合同档案分类管理的难度，有效地查找、利用、统计和管理合同档案。
2.1 强化企业合同档案管理机制
在企业的合同档案管理制度之中，积极健全和完善合同档案机制，要对合同档案的相关工作如：收集、整理、编目、上架等，进行制度化的完善和优化，这样，在制度完善的前提下，才能充分发挥出企业的合同档案管理效能，从安全的角度上来看，强化企业的合同档案管理机制，还可以确保企业的商业机密，减少企业的风险，从而促进企业健康、有效的可持续发展。
2.2 要加强合同之间的联系，做好合同档案的分类整理
在企业的合同档案管理中，要增强合同档案之间的联系，要使合同档案的分类整理工作更为顺畅，并且在对企业合同档案收集整理工作中，注重合同文件之间的联系，单立类目、分类组卷，实现科学的保管和管理。同时，企业要指定独立的部门负责合同档案的管理事宜，避免合同档案管理中的分散化和无序化状态。
2.3 实施合同档案的统一编号，利用分类管理
在对企业的合同档案分类管理中，要将不同的合同文件进行统一的编号，这个工作要依照一定的规则实施，具体如：将年度内的合同文件分为不同的类别如：物资类、工程类等，再加以不同的符号加以区分，确定好不同的类别号，然后再依照时间的顺序或者科目的不同编制小的编号，这样，就可以较好地实现对企业合同档案的保管、统计和利用。
2.4 注重附属材料的收集和整理，确保合同档案的完好 与齐全
在对企业的合同档案管理进行分类优化的过程中，主管单位要负责合同的齐全和完整，要注重对合同档案的附属关联材料的收集和整理，并且对于这些相关文件资料要加以不定期的督促和检查，从而确保合同档案在移交之前的齐全和完整性。
2.5 注重企业合同档案管理材料的变化情况
在企业的合同档案管理分类优化过程中，规定在每年的一定时间要进行合同档案的移交，主管部门要移交上一年度的所有合同文件资料，这个工作相当繁琐和细致，还存在一些合同档案的变化情况，诸如：合同签订后还会有合同的变更、合同解除、合同作废等问题，这些相关的合同文件变化情况都要进行及时的把握，由于这些合同文件资料的不确定性，不能一次性地终结，因而不主张将刚签订的合同归入档案室，而需要关注合同的变化情况，将完结的合同档案统一移交给档案管理部门，这样就会使合同档案分类管理更为全面和系统化。
3 优化企业合同档案管理分类的方法
3.1 集分式归类原则为核心的合同档案分类管理
企业的合同档案分类管理要重点对科技档案和文书档案进行分类整理，科技档案主要包括企业的生产、科研内容以及建设项目的文件资料，具有技术性和保密性较强的特点。对于文书档案的分类整理，包括企业的行政事务的管理以及经营方面的管理内容，这些档案内容不利于查找和统计，在进行分类、收集、整理的过程中，存在较大的难度，因而，需要依循集分式归类的原则，以此为核心，进行合同档案分类管理，要依照《合同法》中的无名合同和有名合同的不同种类，进行重新拟定和分类，从而增强对合同档案分类管理的有效性。
3.2 集分式分类表
我国企业的有名合同主要涵盖了九种不同的合同形式，又称为典型合同，是具有规则和名称的合同形式；而无名合同又称非典型合同，是没有规则和名称的合同形式。这九种不同形式的合同要以有名合同和无名合同为前提，拟定规范而科学的集分式分类表，并且要在集分式分类表中，对合同档案进行分类归档，进行统一的编号和整理。
3.3 分类表的使用方法
在分类表的分类归档整理过程中，年度、分类号、件号是合同档案分类表中的重要元素，其中：年度是合同签订的年份，合同对应的分类号码为分类号，件号是在同类的合同档案分类中的流水号。这三个要素可以用于企业合同档案分类管理中，便于实现对企业合同档案管理的统一收集、整理和保管。在这种优化的合同档案分类管理方式下，可以实现同库保管，利于整理和查阅，实现科学有效的合同档案管理。
我院档案的分类标引是在著录时与主题标引同步进行的，至1999年底，库存3万5千卷文书档案和科技档案（科研、设计、基建、设备等）已全部著录和标引完毕，并逐步输入了计算机。我们在分类标引时遇到的难题颇多，这里谈几点看法，以就教于同仁。
一深入学习
八十年代末以来，我们为了跟上档案工作标准化的步伐，学习了一些有关分类标引和主题标引的著作和分类法。经常反复学习的有1986年出版的孙钢编著的《档案著录与标引手册》，1988年出版的邹步英等编著的《中国档案分类法的理论与使用》，1998年出版的邓绍兴编著的《档案分类法》，1999年出版的邹步英等编著的《中国档案分类法使用手册》。我们深感，只有在反复学习中使用，又在使用中反复学习才能做好分类标引工作。
二全面返工
前面提到，我院著录标引工作起步较早，当时只能按《中档法》第一版做粗标引。待《中档法》第二版出来时，绝大部分库存档案已著录标引完毕，并输入了计算机。粗标引的结果是成百上千个案卷标的是同一个分类号，很难达到分类检索的要求。《中档法》第二版的类目比第一版增加了二十倍，很多类别有了细目，原来的粗标引必须返工作细标引。再者，《中档法》第二版对第一版的结构、类别也有所调整、修改，如二版把一版的“一主表二附表”改为了“一法四表”，取消了工业复分表，增加了科技档案复分表，取消了R基建类中的综合类，等等，就是具体类目的含意也有些变动。这意味着，按第一版标引的不少类号必须报废，重新按修改后的类目号标引。
我院的档案内容涉及到《中档法》A至U19个基本大类（其中工业基本大类N又分21个类）的所有类别。返工量之大，可想而知。我们的作法是用微机打出全部目录，逐类逐条对照《中档法》第二版修改，然后再在微机上改一遍。
三处理难题
大家知道，一个单位确定做分类标引后，对著录的所有档案都必须一条不落地标上分类号，否则建立的分类目录或数据库将是残缺不全的，进行分类检索时，未被标引的档案就会漏检。
孙钢同志在《档案著录与标引手册》中说分类法编制应做到：“有档应有类，要保证所有档案都能分到适宜的类目中。”我们在实际标引工作中深感《中档法》二版的“中华人民共和国档案分类表”远远没有达到“有档应有类”的水平，很多档案找不到适宜的类目做标引。也就是说，分类表还欠缺不少类目。这是标引人员最为难的一个问题。标引操作上还有一大难题是不必要的重复类目太多。一个事物或问题设了多个不同的类目，使标引人员弄不准用哪个类目号标引才对。
下面就谈一下我们解决这两个问题的作法和看法。
（一）对分类表欠缺类目号的解决方法
1采用上位类号标引。例如：关于人才开发问题的文件找不到相应的类号，可标BC4人事。又如：宝钢烧结厂烟囱设计，从NG冶金类R和建筑类中都找不到烟囱类目，只有标NG6133烧结厂燃烧系统。
2采用靠类标引。例如：关于法人代表的确定和变更的文件找不到相应的类号，可标与其接近的概念类号BC43干部任免。又如：太原东山水泥厂车库设计，在NW62水泥厂基建类中和R4建筑工程设计中均无“车库”类目号，可靠标NW6243水泥厂运输基建。
3采用“其他”类号标引。在上位标引和靠类标引都不宜表达时，无奈才采用这种方法。例如：一般供暖锅炉房在R类中却无类目，若用上位标引，住宅小区的锅炉房建筑只能标R4121作居住建筑的附属工程，而商业区的供暖锅炉房只能标R41421作商业建筑的附属工程。这样就把同样性质的建筑标成了不同的号，显然不合理，影响检索的查全率。相类似的锅炉房都用R4192“其他”建筑设计类号标引，就能达到同样事物用同一类号标引的要求。
（二）重复类目的选用
在《中档法》的“中华人民共和国档案分类表”中有大量相重类目。其中有少量是必要的。这是因为档案分类是按职能分工设类，在不同职能类中不能共用一个相同的类目号标引。例如：干部任免”在A党务、BC行政、D军事三个类目中都设了类目，就是必要的重复类目。但是，分类表中实际上还存在大量不必要的重复类目。之所以说它们是不必要的重复类目，笔者认为是编表时未严格按“共性集中”的原则设类目，把同样的事物在各大类中作了不必要的重复设类。例如：“档案馆”基建档案在分类表中按说有一个就行了，但实际却在5个大类中设了5个类目。又如：居住建筑档案在不同大类中设了11个类目（有的还分若干细目）。R类本来就是建设档案类，其中档案馆、居住建筑都设有类目，它们的共性都很强，用R类标引这种档案完全可以解决问题，分布在其他各大类的相同类目显然是多余的了。如果随便选用各大类中相同类做标引，就不可能达到标引的一致性。为此，我们采取了以下做法：
1在主题专业大类中有具体相对类目的档案一律用主题类中的类目标引。例如，R类是“城乡建设、建筑业”类，就是基建档案的主题类、通用类，其他大类中的基建类只设各该专业的特殊、专用基建工程档案类目。居住建筑属通用民用建筑，任何专业系统的住房都没有什么特殊性。因此，全国的住房都用R4121类（下面还有住宅、宿舍等细目）标引才好。然而，分类表中在出版、教育、卫生、体育、科研、商业各大类下都设有居住建筑类目，这些系统用各自的居住类号标引他们的基建档案也不为错，但设计、施工部门为上列各系统做的居住设计、施工档案就可能都用R类标引，这就出现了不一致问题。
2主题专业类目中虽有相应类目号，但若太粗，也可不用，而用相关大类中的具体类号标引。例如：R4124为“教育及科研建设”，但下边并无科研建筑细目，而HA62“科研用房”下又分科研大楼、实验室等，实验室建筑就可用HA622标引。科研用房不多的单位也可用R4124做粗标引。这也要出现同一事物用不同类号标引问题。
3一个事物或问题在几个主题大类中都设有类目时，应视具体情况而定。例如：HB6378为“地震工程与工程地震学”，TC58为“地震工程学”，R5317为“建筑抗震研究”，这三个类目中都含有建筑工程抗震研究内容，若属基础理论研究可用HB6类号或用TC5类号标引，若是指具体建筑工程抗震研究的，则用R5类号标引。例①《北京市区埋藏基岩凹陷地形对地震的影响》研究报告标TC5824（场地对地震动的影响）；例②《唐山地震对京津的影响》调查报告标HB6379（地震调查），也可标TC34（地震调查）；例③《空间杆系结构抗震计算的研究》标R5317；例④冶金类中的NG522132为“耐火材料设备”研究，建筑材料类中的NW5592为“耐火材料工艺设备”研究。这两条类目内容完全一样，标引时冶金系统和建材系统肯定是各自用本专业的类号。这样做虽不合理，但是合法（《中档法》）。
档案管理的基础工作一般包括档案资料的整理、分类、鉴定、保管、登记、注销等工作，工作内容比较单一，但工作量非常大。档案管理的基础工作大多由人工完成，在进行档案资料整理和分类等过程中会由于疏忽或其他因素的影响，造成档案资料信息记录不完整，甚至是档案丢失，给档案管理机构带来不利的影响。因此，档案管理机构和档案管理工作人员必须重视档案管理基础工作，充分认识档案管理基础工作的重要性和作用。
1.促进档案管理的规范化。
档案管理基础工作可以使档案管理更加的规范化，档案管理基础工作主要是对档案资料进行分类、整理、保管等一系列操作，认真、准确的完成档案基础工作可以简化后续工作，加快提取有效的信息的速度和质量，提高工作效率，此外，还可以明确档案资料的分类和编号，方便进行档案资料查找，使档案资料管理工作更加的规范。
2.提高档案资料的准确性。
档案管理基础工作是后续档案管理工作的基础和依据，提高档案管理基础工作的准确性会对后续工作的进行有很好的帮助。特别是随着计算机网络技术的普及，档案管理信息化建设已经成为必然的趋势，因此，档案资料信息的编辑、汇总、分类等工作准确性就变的更加重要。
3.加快档案管理的现代化进程。
当代社会，档案管理工作现代化建设已经成为必然。档案管理基础工作与可档案管理现代化建设是相辅相成的关系，在计算机网络强大的引擎和运算能力的帮助下，档案资料的检索和调取速度可以得到极大的提高。而档案管理基础工作的准确性和规范性，也减小了档案管理现代化建设的工作量，保障了资料录入的准确性。
二、档案管理基础工作中常见的问题
档案资料的数量庞大，在进行整理和分类时，档案管理工作人员的工作强度非常大，往往忽视了对档案资料的检查，在加上档案管理机构对于档案管理基础工作不重视，就使档案管理工作经常出现一些问题。
1.档案管理基础工作不受重视。
档案管理基础工作是对档案资料进行整理、分类、鉴定、保管、登记、注销等工作，档案管理的基础工作往往工作强度很大，而且工作内容单一，容易使档案管理工作人员产生枯燥乏味的感觉，从而引起对工作的抵触或者是应付了事。此外，许多档案管理机构对档案管理基础工作的重要性认识不到位，日常工作制度也不完善，使得档案管理工作混乱，档案资料损坏或者是丢失问题频发，严重影响了档案管理工作的正常进行，给后续整理工作造成影响。
2.档案的分类不合理。
档案资料分类不合理也是档案管理基础工作中常出现的问题。由于档案资料数量庞大，档案管理机构管理不到位，使档案资料分类不合理，甚至是混乱。尤其是有一些档案管理机构没有规范的分类标准，在进行档案分类时往往是盲目的按时间分类，忽视了档案资料的内容，给档案资料的查找带来很大的困难，增加了档案管理人员的工作强度。
3.档案的编号不准确。
档案编号就像是档案资料的身份证件一样，每份档案都是独一无二的，但是在档案管理工作中常常会出现一个编号多份档案或者是一份档案多个编号的问题，严重的影响了档案资料的查找和归档工作。
4.缺少高素质的档案管理人员。
许多档案管理机构不重视人才的培养，造成高素质档案管理人员严重短缺，许多资历深的工作人员还是按照传统的档案管理模式工作，无法理解和应用信息化的档案管理方法，对数字化档案管理体系不了解，在一定程度上限制了档案管理工作的发展。
三、加强档案管理基础工作的方法
档案管理基础工作对于整个档案管理工作是非常重要的，因此，档案管理机构必须采取科学有效的措施来加强档案管理基础工作，确保档案资料的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节的准确性和规范性，保障档案管理工作的正常进行。
1.提高工作人员对档案管理基础工作的认识。
在档案管理工作中由于档案管理机构的不重视或者是档案资料基础工作工作强度太大，档案管理工作人员往往忽视了档案管理基础工作，工作状态散漫，档案资料管理不规范，影响了档案管理工作的正常进行，因此，档案管理机构必须要加强对工作人员的教育和培训，要让每一个工作人员认识到档案管理基础工作的重要性，在工作中规范自己的行为，保证档案资料的准确和规范。
2.加强档案管理的标准，使其更正规化系统化。
档案管理工作主要是对档案进行分类、整理等一系列的工作过程，在对庞大的档案资料进行整理时，往往会由于管理不到位而产生错误，影响了档案管理的后续工作。此外，由于档案管理机构的管理模式和规章制度各不相同，没有统一的管理标准，在进行档案资料的传递和共享时，会产生许多的问题。因此，必须要加强档案管理的正规化、系统化建设。国家和各级政府要统一档案管理制度，建立行业标准，各档案管理机构要加强本单位的正规化建设，完善自身的管理体系，加强档案管理工作人员的教育工作，提高档案管理工作人员的自觉性，在工作中严格遵守规章制度。
3.强化档案管理信息系统。
信息技术的快速发展使得它在档案管理系统中发挥着重要的作用，档案信息大多已经变成数字信息化。但信息管理系统还不够健全，在很大程度上影响了档案信息检索的准确性。若想实现信息化的管理模式就要完善信息管理系统。首先在信息管理上要优化分类，将档案信息分类填写细致，在设置关键词时要准确，提高检索效率。其次在信息分类中要避免使用符号或意义不明的词汇，控制题名的长度。在设置检索信息时要优先一些新的档案信息，分清主次。同时丢失的档案也要标明，方便查阅。强化信息管理系统的主要目的还是要提高档案检索的速度和准确率。既然在档案管理工作中融入信息处理系统那就要不断地进行更新，保持与现代技术的同步性，实现档案管理工作的现代化。
4.提高档案管理的安全性。
确保档案管理和档案资料的安全性也是档案管理基础工作必不可少的一部分。档案资料的数量庞大，在进行管理时会非常的困难，一些档案管理工作人员会疏忽对档案资料的检查，无法及时的发现档案资料损坏或者是丢失，因此，档案管理工作人员必须重视档案管理的安全性建设，要定期的对档案资料进行检查和整理，一旦发现档案资料损坏和丢失要及时采取补救措施，对于有条件的管理机构，要在档案室安装监控系统，确保档案资料的安全。
四、结语
【关键词】教育培训档案;分类保管;重要性
教育培训档案的分类多种多样，从保管的角度来说，根据教育培训档案管理的具体利用，只有将各式各样的教育培训档案进行分类管理，我们才能更好地对教育培训档案进行统一管理。
一、教育培训档案分类保管的含义
教育培训档案的分类保管工作是指根据教育培训档案的种类，采取不同的存放方式。教育培训档案的载体具有多样性，如有些教育培训档案是纸质的，有些教育培训档案是声像的，有些教育培训档案是电子的，这些载体在损毁方面各有不同的特点。如纸质教育培训档案容易损毁，电子教育培训档案容易遗失等。
教育培训档案载体的多样性决定了教育培训档案的成分和种类是不一样的，所以对不同的教育培训档案要采取不同的分类，可以看出教育培训档案的分类保管工作很重要。
二、教育培训档案分类保管的意义
（一）保存应用有利于培训机构的发展。应该加强教育培训档案管理的规范化、标准化，保证教育培训档案资料完整性、系统性和正确性。
（二）教育培训档案分类保管工作在整个教育培训档案工作中具有重要意义。教育培训档案分类保管工作在整个教育培训档案工作中属于后期工作。教育培训档案的收集、整理、分类等前期工作都是以教育培训档案的分类保管和利用为目标，所以教育培训档案分类保管工作对教育培训档案工作有重要的意义。
（三）教育培训档案分类保管工作质量的高低，在一定条件下具有决定性的影响。有什么样的分类保管措施，就会有什么样的管理水平，有些教育培训档案室采用现代科学技术对教育培训档案进行保管。
三、培训机构教育培训档案分类方法
（一）教育培训档案分类理论中的分类方法。教育培训档案进行科学分类，理论中常见的教育培训档案分类方法有两种，分别为单式教育培训档案分类方法和复式教育培训档案分类方法。单式分类法是指在教育培训档案的分类中只采用一种分类方法对教育培训档案加以分类。复式分类法是在教育培训档案的分类工作中，将两种或者两种以上的分类方法结合使用。
1.单式教育培训档案分类方法。单式分类法是指在教育培训档案的分类中只采用一种分类方法对教育培训档案加以分类。归纳起来有以下几种：按文件的产生时间分类。 即按教育培训档案文件产生形成的时间划分类别。教育培训档案大多是按时间顺序产生形成的，因此，在教育培训档案的分类整理工作中，常用时间分类法进行分类。按文件来源分类。 按来源分类就是按教育培训档案文件形成。什么类型的培训分别排放。按文件内容分类。即按教育培训档案文件的内容进行分类。如中小学教育培训，公务员考试培训等。按文件的形式分类。 这是一种按教育培训档案文件的形式特征进行分类的方法。具体表现形式主要有文件种类分类法、载体材料分类法、形状规格分类法等。形式分类法一般适用于一些形式因素具有重要意义的教育培训档案。如会计教育培训档案、声像教育培训档案和电子教育培训档案等。载体材料分类法。载体材料分类法是按教育培训档案物质载体的不同而进行类型划分的一种分类方法。声像教育培训档案中照片教育培训档案、录音教育培训档案、录像教育培训档案、影片教育培训档案和电子教育培训档案中的磁盘、磁带、U盘和光盘等多种类型。形状规格分类法等。按文件的价值分类。文件的价值分类是将教育培训档案文件按其价值的大小划分为不同的类型，以便于教育培训档案的分别管理与提供利用。
2. 复式教育培训档案分类方法。便于建立合理的教育培训档案实体管理体系与库藏系统，更好地对教育培训档案实行科学管理与信息资源的开发利用。复式分类法就是在教育培训档案的分类工作中，将两种或者两种以上的分类方法结合使用，以达到对教育培训档案进行科学分类的重要目的。不同的教育培训档案类型所采用的复式分类方法也各不相同，复式分类法的优点是可采用不同的分类标准对教育培训档案文件进行分类。
（二）培训机构教育培训档案分类方法。教育培训档案分类方法是以本单位职能活动中形成的各种门类和载体的全部教育培训档案对象，依据工作职能、机构职责结合教育培训档案内容和载体形式特点，进行科学的分类。具体为：教育培训方面：有干部培训、职工教育培训和教师技能培训的文件、教材等。
【参考文献】
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[3]张薇，王鹏.如何做好教育培训档案保管工作[J].黑龙江史志，2010（5）.
[4]张玉凤.浅谈如何做好口述教育培训档案管理工作[J].黑龙江档案，2012（5）.
关键词：村镇档案；管理；收集；整理；保管
随着国家经济不断发展，社会不断进步，城乡收入差距逐渐增大，党和国家开始重视村镇经济、文化、思想建设。在村镇建设的进程中，村镇档案管理是比较关键的一个部分。当今社会各项活动均以音频、视频、文字的形式记录下来，村镇档案记录着村镇在社会主义现代化建设中的真实过程，对当代和将来的参考有重要意义。然而我国的村镇档案管理工作并不理想，普遍存在管理人员档案意识不高、对档案重要性认识不足、档案制度缺乏、珍贵资料损坏甚至丢失、档案内容调用困难等问题。所以如何做好村镇档案的管理工作，使村镇档案管理流程规范化，提高村镇档案的管理水平服务于村镇建设，是目前研究的重要内容。
现阶段做好村镇档案的管理工作可从档案收集、档案整理、档案保管三个方面入手。
1 做好档案收集工作
从档案管理的流程来看，档案的收集环节是一个重要的组成部分，是其他工作正常开展的前提。在村镇建设中，存在许多珍贵的、值得保存的档案资料，档案的收集工作便是根据法律规定，通过例行接收和专门征集，将分散在各个机构（包含各组织、个人及散失在其他地方）的档案资料尽可能收集，减少或避免档案资料流失。在档案资料的收集过程中，要做好以下几点：
1.1 建立并完善档案收集制度
要制定统一标准，明确村镇档案的收集目标，剔除不必要收集的档案。在以前的档案收集工作中，由于档案收集人员专业知识欠缺，不了解哪些资料是收集范围，收集工作长期处于无序状态。因此必须制定严格的档案收集制度，规范收集对象、收集目标和收集方法，为收集工作提供依据。档案的来源应包含以下两个方面：村委会、村支部、妇委会、民兵组织等村民自治组织机构的档案和村办企业及村民的档案。前者是村镇档案的主要来源，其形成不断丰富着村镇档案资源，在使用后应及时归档。档案的收集内容可以是村委会换届选举、村民会议、村中通公路等重大事件。后者是为村镇档案增添特色的重要部分，应严格规范收集范围：凡是对村镇和村民发展有依据作用、具有原始记录性及保存价值的档案资料都纳入收集范围。
1.2 制定保管期限
保管期限的制定应结合村镇生产发展实际和村民的实际需求，在不违背上级档案机关制定的规范标注前提下，制定适宜的保管期限计划表。这也有利于做好村镇档案的管理工作，为群众提供更好更便捷的服务。
2 做好档案整理工作
整理档案的过程是一个复杂的过程，包含多方面的内容。这要求我们从不同方面着手，做好档案的整理工作。档案整理最重要的内容是对收集到的档案进行分类处理，做好对档案的分类便于工作人员按类别迅速找到需要的档案，提高办事人员的工作效率，使之更好地为人民服务。
2.1 做好档案分类的必要性
做好档案分类工作，有利于村镇档案整理工作的高效进行，也推动了村镇档案管理工作的健康发展。如果工作人员在档案整理工作中未对档案进行合理分类，一方面，可能会使档案室保存档案出现门类不一致，档案不齐全等问题，从而影响其后的档案立卷以及组卷的工作，影响工作人员的办事效率，限制村镇档案管理工作的发展。因此，我们应重视对村镇档案的整理工作，做好档案整理中的分类工作。
2.2 档案的具体分类
档案的分类可以按照类别划分，根据他们所属的不同类别，可以细分为六种，分别是村民、实物、科技、会计、文书、和声像六种档案。具体来说，这六种档案又可以做出更全面、细致的分类。村民档案按户进行划分，可以按照人口和户口的统计建立档案；实物档案会按照不同的门类进行划分，实物种类的差别影响划分的类别；科技门类包括农业科研、基本建设、设备仪器三个方面的内容；会计档案与村中财务有关，按照类别进行细致的划分；文书档案分类较为细致，主要分为党群工作、村民自治、社会保障、计划生育、农村建设以及农业生产六个主要类别。声像档案依托的载体有时会有差别，有的以照片为载体，有的以录音为载体。
3 做好档案保管工作
在档案管理工作中，我们还应注意到档案保管的重要作用和意义。档案保管工作的进行，不仅影响档案载体的安全性，还对其可利用性和信息的完整性产生重大影响。当前，城乡差距仍处于扩大趋势，农村经济有待发展，在经费、工作人员缺失的情况下，对档案的保管工作受条件所限而难以获得更高层面的发展，档案管理工作的进行面临考验。
3.1 研究档案保管策略
档案保管工作不应盲目进行，而应在科学性、民主性的基础上研究档案保管的策略。一方面，将档案的保存工作与档案价值相结合，优先提高稀有的、史料价值高的档案的保管条件，使其获得更有安全保障的环境。另一方面，对于在村镇建设中处于重要地位的档案，需对其进行备份，防患于未然，避免档案出现损毁、丢失的情况而影响村镇档案的管理工作，甚至影响村镇的建设与发展。
3.2 制定档案保管方案
受条件所限，村镇档案保管工作面临一定的难度，但是相关部门应在现有条件下努力做好村镇档案管理工作，建立健全档案保管机制，制定符合村镇档案管理工作发展条件的档案保管方案。一方面，应建立专门存放档案的档案馆，安排相关工作人员做好管理工作。可以将村委办公室的一部分用于档案室的建设，采用工作人员轮班制，以减轻人手和经费压力。在档案管理过程中，应做好档案的保管与销毁工作，定期检查存放档案，做好对无用档案的处理。另一方面，档案馆工作人员也应定期检查档案馆，做好档案馆中的防潮、防虫工作，避免档案资料可能遇到的受损问题。
4 总结
在村镇的建设和发展中，村镇档案的管理工作占据着重要地位，对整个村镇的经济发展和管理具有重要意义。当前，我国村镇档案的管理还存在很多问题，这要求我们从村镇档案的收集、整理。保管等方面着手，发现村镇档案管理中的问题，提出切实可行的解决方案，从而促进村镇经济的建设，缩小城乡差距，推动我国社会经济的健康发展。
参考文献
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[2]于佩兰.做好农业农村档案管理工作的点滴思考[J].办公室业务，2014，（13）：116.
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【关键字】档案工作；管理理论；数据库；计算机
信息管理技术是一种新型的科技技术，并在短期时间内得到了极为广泛的传播，这种性质反映在档案管理工作中，就表现在传统管理技术与现代管理手段的冲突，纸质为主要形式的档案载体与计算机的电子信息之间的矛盾。现代档案管理既保留着原有的档案管理模式，又在不断创新发展现代化的管理模式，这就导致档案管理理论在一定程度上不适应现有的发展趋势，为档案的数据库建立与信息建设带来很大影响。
一、档案管理理论对档案数据库建设的重要性
档案管理是一项极其繁琐复杂的工作，在面对复杂的档案信息管理时，计算机可以充分展现出它自身所具有的优越性。根据这一特点，电子数据库的重要性获得了广泛的关注，数据库的建设随着互联网技术广泛运用得到了空前的利用空间。计算机技术引入文献管理之后，由于先进的手段及快捷的检索，使数据库的制作渐渐完善起来。档案数据库建设是以档案的自身管理为依据，包含了数据库建设和应用发展的需求，将包含档案实体信息、管理信息、应用环境信息在内的各种类型数据按照特定数据模式进行组织的数据集合。档案数据库是多种档案信息系统正常运转的重要组件，是档案信息化重要的基础工作之一，档案管理理论对档案数据库建设起着重要作用。
二、档案分类理论对档案数据库的建设起着导向作用
档案管理的基本目的是要使档案有序化，包括档案实体管理和信息管理的有序化，档案数据库的建设也同样是为了更好的达到这个目标，因此，档案的分类理论领导着档案数据库的建设方向，是档案数据库建立的基础理论依据。一般档案管理理论中的分类理论可以分为逻辑主义和历史主义两种形式。逻辑主义即指对档案的分类要按照档案的内容相似度进行归类划分，体现出档案的逻辑性。历史主义则是指在档案归类时，要将档案成立的时间顺序进行区分归类，以便同一时期的档案可以更好的还原历史现状。这两种理论形式为档案数据库的建立提供了整体框架依据，指明了建设方向。
一般来说，对档案的实体管理基本采用了历史主义的分类方法，大体都按全宗进行排架整理；而档案内容信息的管理则可以同时采用两种方法，一般以逻辑主义分类方法为主。在档案数据库建设中，一般是在来源单位层次上建立实体数据库，实际上是将一个全宗（一般是档案室层次）或全宗群（一般是档案馆层次）作为建库范围，同时利用视图、索引等数据库对象对内容实施逻辑管理，使档案管理理论中的“二元主义”得以在数据库建设中融合。
三、全宗原则及其理论发展对档案数据库建设发挥指导作用
档案管理基本理论认为档案的实体管理必须维护和尊重档案的本质特性，必须采用历史主义的方法，遵守全宗原则，这一思路对于档案数据库的建设具有重要的指导作用。
首先，全宗原则是档案实体分类的基本方法，是人们经过理论分析和实证研究之后得出的宝贵经验。以全宗为基本单位建设档案数据库，数据库内容反映的是一个现实的实体单位的历史记录，保证了档案数据具有一个坚实可靠的立足点，这是单纯地依靠逻辑分类方法所达不到的。其次，全宗原则及其理论是以历史主义的理论方式进行指导档案分类的，这就在某种程度上保护了档案归类时的完整性和原始记录性。在建立档案数据库时，这种理论指导方式可以大大提高数据库的整体性和成套性，对于还原档案的本质有着重大的意义。依据全宗理论进行档案数据库建设，有利于数据库的建设与维护工作。
全宗原则是指导档案数据库建立的基本原则和方法，但在社会的发展进程中，全宗原则并不能使档案数据库毫无障碍的顺利建设实施，也有很多问题是全宗原则的理论指导无法解决的。因此，新形势下发展的全宗原则对档案数据库的建立还有着其他的影响。如档案之间存在的差异性使得档案数据库建立时面临更加复杂的局面，同一全宗的档案存在着不同的类别，如果采取建立相对独立的档案数据库而非全部由同一个数据库进行管理，就可以很好的解决这种复杂的局面。另外，随着社会需求的多样化，全宗原则的概念已经逐渐拓展，并非只是单单指传统的狭义全宗原则，如果某项专业在建立档案数据库时打乱传统的全宗整体性，经过一定规律的组合后得出一个新的全宗单位，在这个新的全宗单位的基础上建立起来的档案数据库更能很好的为专业服务，那么这些自由组合的全宗理论也是可以成为档案数据库建立的理论基础的。
四、逻辑主义分类思路适合档案数据库的内容管理
逻辑分类方法在实体分类中的应用效果并不良好，而在档案的内容分类上却发挥着很大的作用。逻辑分类法在档案数据库的内容管理中有着非常普遍的应用。我们知道，档案的实体整理必须按照其形成时的本来面貌去管理，但档案内容信息是极为丰富多彩的，人们对这些内容的需求也是多样化的，但和现实世界中档案实体的排序只能有一种一样，在数据库中我们一般通过有限的基本表来反映档案实体的记录信息。我们绝没有必要根据用户的每一个需求重建数据库，在表达逻辑需求方面，数据库拥有强大的管理手段，我们可以依据我们感兴趣的特征（或特征组合）通过索引、视图、查询等数据库对象很方便地对档案数据库进行逻辑重组，好像魔方一样，可以变换出我们需要展现的内容。而且在计算机环境中，由于软硬件屏蔽了许多对用户无关的内容，使得用户可以像操纵基本表一样操纵视图，就好像档案实体真的是按照我们指定的特征进行分类一样。
五、电子文件管理理论为档案数据库的未来发展提供营养
随着社会科技的进步，电子文件逐渐成为当前人们应用最为广泛的档案保存方式。电子文件的信息记录具有更强的多样性和全面性，保持电子文件的真实完整是未来档案数据库工作中的重要内容。而要想使档案数据库在电子文件管理环境中发挥良好的作用，则需要电子文件管理理论提供支持。为确保档案数据库中电子文件的真实可靠、完整安全、长期可读提供保障，档案数据库不能像传统方式那样，在档案文件接收完毕、文件的真实性有案可查的情况下开始数据建设，而是要在第一时间规划完毕，伴随文件生命周期进行动态跟踪，将各个环节需要记录的数据各就其位，构成一个完整的数据链条，为该文件的描述、利用、验证、保存等提供信息。
关键词：职业教育； 档案管理； 实践
一、职业教育档案管理的重要意义
济南三职专是高中和职专一体化的学校，该学校的会计是我们的特色专业，而烹饪专业、旅游、导游专业也是我校的重点专业，是山东省重点职业学校。
档案管理作为职业学校的一项重要职能工作，在学校中有着特殊的地位，这主要是因为，档案管理工作对整个学校的促进作用明显，搞好了档案管理工作，可以实现信息的分类查找，对提高管理效率大有帮助。作为学校，有大量的档案资料需要归档、分类和保管，具体可以分为四大类：第一大类、基础教学资料及目录，第二大类、与教学相关的科研成果材料及目录，第三大类，教师和学生的基础档案、获奖荣誉，第四大类党政类、教学教学类、会计类、固定资产类、照片录像类、荣誉类、教学仪器类、组织人事类等资料。从类别上我们就可以看出，职业教育中需要管理的档案非常多，如果不建立系统的档案管理体系，将无法实现对档案的高效管理，也就无法实现提高管理效率的目标。在济南三职专中，档案管理作为一项基础职能工作，被赋予了促进发展，提高管理效率的重任。对于档案资料的管理，济南三职专也总结出了行之有效的办法，使档案管理更加适合学校的发展。
从整体管理效果来看，职业教育中的档案管理体系都是与实践紧密结合而建立起来的，具有较强的实用性。要想实现更好的发展，要想提高整体管理效率，就要做好档案管理工作，使档案管理工作起到促进整体管理水平的效果。由此可见，职业教育档案管理具有重要的现实意义。
二、提高职业教育档案管理质量的具体措施
针对职业教育档案管理的资料四大类，要想搞好职业教育档案管理工作，就要提高对这四大类档案资料的管理质量，使职业教育档案管理质量得到全面的提升。具体可以采取以下措施：
1、明确职业教育档案管理的服务属性，改变传统档案管理观念
档案管理能够对职业教育中涉及的所有资料进行统一化管理，提高资料的使用率，使更多的档案资料发挥应有的作用，促进学校发展。职业教育的档案管理工作对于学校来说非常重要，
（1）发挥职业教育档案管理的服务属性，为学校建设服务
职业教育档案中所包含的资料主要为四大类，这四大类材料属于职业学校的精华，对职业教育发展起着重要的推动作用，因此，在职业教育档案管理中，要发挥职业教育档案的服务属性，提高职业教育档案的使用率，改变过去单纯的只对档案存储而不利用的观念，使职业教育档案管理既要实现存储功能也要实现高效利用。现济南三职专组织了各专业优秀毕业生现许多成为行业专家回校作报告活动，一方面促进在校生更加努力学习，为在校生学习树立了学习的榜样，建立了人生努力的目标和方向。另一方面促进了招生宣传工作和毕业生的就业起了作用。由此可见，学校的档案管理工作非常重要。
（2）发挥好职业教育档案管理中与教学相关的科研成果材料及目录的管理工作，为学校的科研教育服务
大力发展职业教育，提高职业教育质量，就要加强对与教学相关的科研成果材料及目录的管理，使职业教育的科研成果材料能够随时为教育科研人员服务，能够为教育科研人员提供方便的资料查找服务，从资料方面给教育科研人员的教学创新提供资料保证。所以，要加强对与教学相关的科研成果材料及目录的管理工作，为学校的科研教育服务。在济南三职专，就是通过加强档案管理的方式，促进了学校教育科研的创新。
（3）发挥好职业教育档案管理的基础管理服务，方便师生对档案进行利用
职业教育中的档案管理，其中的一大类是教师和学生的基础档案资料，这些档案资料是教师和学生的一些基础信息、个人信息和教育教学信息。对于这些信息，教师和学生在某些时候需要进行查询和调阅，因此学校的档案管理要发挥基础管理服务作用，方便师生随时对档案进行利用，提高这一类档案资料的利用率，使档案管理的服务属性更好的发挥。
以上分析我们可以看出，目前职业教育档案管理已经从传统的只重视管理向管理和服务并存的方向发展，并逐渐增加了档案的服务属性，变单纯的档案管理为档案服务，使职业教育档案管理的内涵得到了丰富。在济南三职专的档案管理中，也是强调了其服务属性，尽可能的发挥其服务功能，为广大师生服务。
2、拓宽档案管理渠道，多角度创新档案管理模式
（1）对职业教育档案管理思路进行创新
职业教育档案管理是学校的一项基础性工作，也是一项专业性比较强的工作，如果不是专业管理人员，很难实现对职业教育档案的有效管理。此外，受到传统思路的影响，许多人都觉得档案管理的主要目的是保存档案，而忽视了其使用属性，导致了相当长的一段时间内，许多人不会利用档案，这对职业教育档案来说不能不说是个损失。职业教育档案中包含了四大类信息，是职业教育中比较全面的数据库，只有学会对职业教育档案的综合利用，才能对职业教育档案的服务属性进行充分的挖掘，才能让职业教育档案更好的服务于教育。因此，对职业教育档案管理思路要进行创新，要改变传统的只重视保存而忽视利用的管理思路，真正的发挥档案管理对职业教育的促进作用，让更多的人学会利用职业教育档案。
（2）创新职业教育档案管理模式
从上面的分析我们可以知道，职业教育档案具有服务属性，在职业教育档案的服务过程中，就需要创新职业教育档案管理模式，简化档案管理流程，建立健全各项档案使用和服务制度，引入先进的管理手段，尽可能的发挥出职业教育档案的服务作用。现有的职业教育档案管理中，对于档案的服务属性定位不准确，导致在查询和调阅档案的时候，遇到许多人为因素和制度缺陷，使得职业教育档案没能发挥出应有的服务作用。从这一点上来说，必须要创新现有的职业教育档案管理模式，增加服务属性。具体的创新可以从三方面来进行，首先，对现有的四大类档案资料要进行系统的分类，按照其专业属性进行编码，方便查找，降低查找难度。其次，引入先进的信息管理手段，利用计算机技术和网络数据库技术，对职业教育档案实行电子化管理，提高查询效率。再次，建立健全各项职业教育档案管理制度，优化原有管理制度。
（3）加大对职业教育档案管理人员的专业技能培训
职业教育档案管理的制度再优越，管理模式再新颖，最终都是依靠档案管理人员来执行的，因此，对于档案管理人员的专业技能培训必不可少。对于职业教育档案管理来说，虽然都属于档案管理的范畴，但是与其他的普通档案管理还是有所区别的，所以对于档案管理人员的专业技能会有特殊要求。在职业教育档案的管理中，不但需要管理人员有过硬的专业技能，还需要管理人员具有服务精神，能够虚心耐心的为广大师生提供服务。由此可见，必须加大对职业教育档案管理人员的专业技能培训，使档案管理人员的专业技能和整体素质得以全面提高。此外，由于职业教育档案管理中引入了计算机技术和互联网技术，这也对档案管理人员提出了新要求，职业教育档案管理人员必须适应新技术的发展，通过专业技能培训，提高自己掌握新技术的能力，使自己更加适合档案管理的岗位。学校每年按要求参加市档案局组织的档案管理人员的技能培训班，使技能培训成为常态化的工作，不断的提高档案管理人员的素质，使职业教育档案管理水平不断提高，促进职业教育档案管理的整体发展。
（4）对现有的职业教育档案管理功能进行扩充
传统的档案管理功能仅仅是对已经存档的资料进行存储管理，功能单一。经过创新之后的职业教育档案管理除了存储管理功能之外，还新增了服务功能，但是要想实现职业教育档案管理的目标，还需要根据实际情况对现有的职业教育档案管理功能进行扩充，增加对学校各项的信息的掌握，丰富档案管理的资料覆盖面，更好的发挥档案管理的服务功能。
（5）使学校的档案管理工作布局更加合理
职业学校的职业教育档案管理工作作为一项基础性工作，对学校的教学工作和整体建设都起着十分重要的作用，因此，要将职业学校的档案管理工作融入到职业学校的整体建设中来，使职业学校的档案管理工作布局更加合理。明确职业学校档案管理工作的意义，对档案管理工作进行合理布局，从宏观上保证职业学校的档案管理工作趋于合理。在济南三职专的档案管理中，该学校将档案管理和学校的整体建设进行和全盘的考虑，设计了合理的档案管理系统，使档案管理工作真正为该学校的发展提供资料支持。
三、总结
从以上的分析我们可以知道，职业教育中档案管理工作的重要性，以及对职业教育的促进作用。总体上来说，职业教育中档案管理工作是学校的基础性工作，为学校发展提供智力支持和资料保障，为学校的教育科研提供资料支持，职业教育中档案管理工作的重要性毋庸置疑。从管理学角度讲，职业教育中的档案管理水平的高低，直接反映出了职业学校的管理水平。所以，职业教育中的档案管理已经成为了判断一个学校整体管理水平的风向标。职业教育中档案管理工作的意义在于可以促进职业学校发展，可以实现对职业学校中四大类资料的管理，可以提高职业学校的管理效率。从实践分析的角度讲，本文讨论了提高职业教育中档案管理质量的具体措施，从多个角度论证了如何在实践中提高档案管理质量，并分析了几种具体的提高档案管理质量的措施，具有一定的指导意义。这几种提高档案管理质量的措施，核心的思想就是对现有管理方法进行创新，因此我们可以认为创新是搞好职业教育中档案管理的重要方法。
参考文献
关键词：农村档案管理；管理流程；规范化
农村档案是国家档案的重要组成部分，是建设社会主义新农村的真实记录。真实而完备的档案记录，对推进新农村建设、促进农村经济发展、维护农村社会稳定等方面都起着积极而重大作用。本文就如何规范农村档案管理流程进行了粗浅的探析。
一、健全农村档案收集制度，确保档案信息真实、完整
首先，完善档案收集制度，是档案收集工作开展和顺利实施的基本保障。根据档案制度细则，档案收集人员可以清楚地知道哪些信息材料应当作为档案内容归档，哪些可不必入档。根据档案的意义，农村档案的收档标准是：具有真实数据性、具有保存价值，对新农村建设、农村经济发展、农民发展具有数据支持、考证依据的文件、资料等都应该入档保存。当前，随着社会主义新农村建设的不断推进，农村档案内容也有了新的内容变化。所以，农村档案的重心转向了农业生产的现代化、农村社会的新面貌、农村基层建设的新方向及农村管理的新策略上。比如，农业产业化经营档案、村容村貌整治档案、村两委选举档案等等。
具体来说，农村档案内容主要有两个来源：第一，来自村支部、村委会、妇委会、民兵组织等自治机构内容已经完备的档案。该类档案随着新农村建设的不断深入，会不断有内容需要添加到档案记录中去。所以，农村档案室必须有专人负责，随时将新的档案内容入档，确保重大事件都有档案记载。第二，村办企业和村民档案。该类档案是本村的特色档案。其次，完善的收集制度为档案工作人员采取合适的收集方式指明了道路。传统的档案收集方式一般为定期接收。这种被动的接受方式，使很多有价值的、需收档的文件、资料被遗漏，有的因收档不及时，造成了真实性的降低，失去了存档的意义。所以，档案征集应该发挥档案部门的积极性和主动性，采取多种方式采集档案内容，使得尽量多的有参考价值、借鉴意义的原始材料收归档案，为社会主义新农村建设提供优质服务。
二、细致农村档案分类，实现档案内容的有序化
档案整理时一项繁琐而细致的工作，也是档案管理工作的重要环节，该环节主要是完成档案内容的分类，使整个档案内容依据一定的内在联系，有机排序，成为完成的逻辑性强的整体。传统的档案室所保存的文件存在着门类不全、杂乱无序的状态，给以后的查阅工作带来了极大的麻烦，以至于档案不能很好地被利用，所以，档案的分类归档势在必行。依据农村机构设置、隶属关系等，可将档案分为以下几类：文书类、科技类、会计类、声像类、实物类、村民类等。各类档案的入档具体内容如下：文书类内容为党和群众的工作要点、村民自治规则、社会保障、计划生育、村农建设等内容；科技类内容主要为农业生产的设备仪器、村内基础设施、农业研究史料等；会计类档案内容主要为账簿、报表、凭证等；声像类内容为照片、录音带、光碟等；实物类内容为奖状、近期、印章、礼品等；村民类内容为各农户的大事要事等。
依据以上的分类整理细则，档案工作人员可以有针对性地将这些内容按要求分类、保存，并随着时间的推移，不断将相应类别的内容添加到相应的门类中去，很容易就可将工作做得井然有序，为以后的查阅工作提供了很大的方便。
三、革新农村档案保管思路和途径，确保档案安全性
优质的档案保管工作，是确保档案载体的安全和信息完整性的重要保障。档案保管在档案管理中具有重大意义，它为档案管理工作提供了工作对象，没有保管好的档案，管理也就失去了意义。受传统思想的影响，农村地区对档案的重视度不够，又因档案人数有限、经费不足及管理水平有限等因素，档案保管的条件更要得到重视，因为档案保管质量的好坏直接决定了档案保管工作的成功与否，也关系到档案的后期利用。调查发现，现在农村的档案室一般都较为简陋：一台电脑、几个档案柜子，甚至有些档案只是被对方在墙角等做简单的存放。可见，改善农村档案保管工作迫切需要被重视，有关部门应改善档案保存环境，将档案保管中作作为档案管理的重点来抓。
做好档案保管工作，需要注意以下几点。第一：按档案的价值、唯一性程度等因素进行评估，实行分级管理。这样就能使最为珍奇的资料被重点保管，保障了该资料较长的使用价值。由于农村档案室条件简陋、保管设备落后，可以考虑将重要档案做本地备份异地保管措施，一方面避免了避免了恶劣自然环境及人为原因造成的损坏问题。另一方面也警醒档案保管人员要安全管理，自觉提高防范安全隐患的意识。对于档案保管的技巧，笔者建议各村档案管理人员可创办档案协会，通过协会活动交流、探讨最佳的档案保管措施和方法。
四、多措并举，提高农村档案利用率
档案利用是档案管理工作的最终目的。传统的档案管理，只重视保管过程，不重视价值利用。所以，我们要重视档案对社会主义新农村建设的意义，并采取多种方法，使档案发挥其最大的服务能效。由于农村档案室规模小、档案内容相对粗糙、影响力不大等因素的限制，对农村档案室的利用工作相对较难。为使农村档案发挥更大的服务作用，笔者提出几点提高档案利用率的方法：第一，农村档案工作人员要主动提供档案服务。由于农民们没有使用档案的习惯，所以他们积极有利用档案的需求，也不可能想到通过到档案室查阅信息解决问题。这就需要档案工作人员通过主动的服务态度，主动为农民和社会机构提供相应的档案服务。第二，提高村民的档案利用意识。在农村，农民对档案知识了解有限，以至于他们想不到用档案解决问题。所以，档案工作人员应走进村民中，通过正式或非正式的走访方式普及档案知识，让村民了解档案的用途。同时，档案工作人员还要不断完善档案查阅、外借、复印等利用方式，并做好相应的记录，归纳总结各类档案的利用率，并有针对性地提高档案工作效率，切实将农村档案工作与农民的需求有机结合起来，提高档案的利用价值。
总之，农村档案管理工作是一项意义重大且流程复杂的重要工作，所以，档案工作必须健全管理制度，确保档案内容的完整性、真实性、价值性，并对其合理分类、妥善保管，以实现农村档案最大的利用价值。
参考文献：
关键词：新时期 档案管理 思考
做好新时期医院档案管理工作的建设与发展，是医院的档案管理面临新的问题。准确把握新时期医院发展的特点、适时调整，加强医院档案管理，是医院档案实行现代化管理的根本任务。
按照新的《归档文件整理规则》对医院每年度十五种门类2500余件（卷）档案进行系统分类，整理，并输入计算机进行储存与检索，同时建立健全检索工具，使库存档案得到有效利用，逐步达到了库藏丰富、结构合理、有规可循、有目可查、管理科学、有效利用的局面。目前为止形成了包括实物档案在内的党群工作类、行政管理类、医疗业务管理类、教学管理类、后勤管理类、审计档案类、科学技术研究类、制剂生产类、设备仪器类、基本建设类、会计档案类、声像档案类、电子档案类、干部职工档案类共十五种门类档案，这些档案资料在医院发展建设中起着查考凭证、参考依据、科学研究、宣传教育的重要作用。
1.增强新时期档案工作人员的服务意识与水平
档案人员的服务意识与水平高低决定着档案开发利用工作程度的好坏，只有通过积极优质的服务，把死档案变成活材料，才能使档案工作变被动为主动，为档案利用提供更广泛、集中、系统的服务。
1.1 要具有良好的职业道德
热爱档案事业，在工作中做好服务，要主动、热情、耐心、周到；在服务方式上，拓展多种形式，树立起主动服务的意识，改变过去“等、靠、要”的传统工作模式，打破过去“重藏轻用”、“看摊守摊”的陈旧管理方式，由封闭式管理向开放式管理转变，由被动管理向主动管理转变，充分发挥档案的信息资源功能，把档案工作同医院的社会效益和经济效益密切联系起来，在主动服务、跟踪服务和开发利用上狠下工夫，不断提高档案工作效益，而只有通过提高效益，也才能进一步得到医院的重视，才能提高档案工作在医院工作中的地位。
1.2 要具备良好的职业素质
随着医院各项事业的不断发展，对档案利用的要求也越来越高，利用重点从政治、行政方面的需要，发展到医院业务建设、科学研究、精神文明建设等方面来，这就要求医院档案工作人员除精通掌握档案管理专业知识外，还必须掌握医疗卫生相关知识、科技档案（如科研成果档案、设备档案、基建档案、产品档案）及专门档案（如会计档案、教学档案、审计档案、声像档案等）方面的知识，根据不同的利用需求，有针对性地提供档案服务。
2.加强新时期医院档案基础业务建设
在整个档案业务工作中，利用工作是目的，是主导工作，但利用工作必须建立在良好的基础工作之上。应该在重视利用工作的同时，狠抓基础工作，以利用工作促进基础工作，做到相互结合，共同发展。
2.1 完善档案工作管理体制，形成档案管理网络体系
成立档案工作领导小组及保密、鉴定销毁领导小组，各部门科室明确兼职人员，为档案材料收集、整理、鉴定等工作环节奠定人力基础。
2.2 建立健全档案管理各项规章制度
档案工作是一项集管理性、服务性、政治性、科学性、文化性等性质于一体的工作，档案工作的基本原则就是“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用”。因此，医院要在贯彻落实《档案法》的同时，结合医院实际情况，建立健全档案管理的各项规章制度，使档案管理有法可依、有章可循，实现档案管理规范化。例如，我院结合医院实际情况，先后制订了《关于加强档案管理工作的规定》、《各种档案保管期限》、《医院档案分类大纲》、《档案分类编号标准》，建立了《档案立卷、归档制度》、《档案保密、保管、查阅、鉴定销毁、统计制度》、《秘密文件管理、公文管理制度》、《文书、教学、科技、会计、审计、音像档案规范管理制度》、《库房管理及计算机管理制度》等，为档案工作基础业务建设提供制度保障。
3.认真做好新时期医院各门类档案资料的收集、整理、鉴定、保管、统计与检索工作
3.1 档案收集
档案收集是档案管理其他业务环节的基础，收集工作的质量直接决定和影响着档案业务工作水平，收集及时、鉴选得当，把有保存价值的档案都集中在档案室，实现档案的集中统一管理，维护档案的完整与安全，才能使室藏档案齐全完整，内容丰富，才可以提高档案工作质量，为开发利用档案信息资源创造良好的物质条件。
3.2 档案整理
按照一定的原则和方法，对零散和需要进一步条理化的档案进行分类、组合、排列、编目，使档案由零乱到系统，由无序到有序，体现档案的特点，充分反映各项工作活动的历史联系和面貌，是档案信息资源有效利用的基础。
3.3 档案鉴定
医院综合档案部门按照一定的原则、标准和方法，判定档案的价值，确定档案的保管期限，剔除失去保存价值的档案予以销毁，提高了档案利用的准确率。
3.4 档案保管和统计
根据档案的成分和状况，采取安全的存放和防护措施，并以表册、指标、数字等形式揭示档案和档案工作有关情况的业务，是档案开发利用的硬件保障。
3.5 档案检索
一、艺术类院校档案管理的主要特点
1.专业性。艺术类院校的主体档案是反映其艺术教学、艺术成果等方面的档案，具有较强的专业性，通常是按照教学的科系来分门别类的，笔者所在的阳泉艺校就是分为美术、音乐、戏剧、舞蹈四大类以及文化和学校外来文件两个补充类型。同时，由于艺术院校的学生参加比赛的机会较多，这也就需要在档案的管理上要有一定的专业性。
2.真实性。真实性是所有档案管理活动的必然属性，即你所记录的内容必须与实际情况相符相合，记载的获奖人物、论文名字、取得的奖项都必须清楚，能给后人起到榜样、参考的作用。
3.保密性。保密性主要表现在艺术成果档案及外来文件或公文方面。反映学校艺术教学方法、内容入成果的档案是学校的宝贵资源，学校对其拥有知识产权。由于一些公文是保密甚至绝密文件，在一定程度上有着法律效力。这就需要档案管理人员认真保存这部分文件，单独存档保管，不能与其他普通文件相互混淆。而对文件的内容，则要严格的保密。
4.现实参考。艺术类院校档案中蕴含了大量艺术创作劳动的成果，能够有效地对教学等活动进行指导，产生巨大的使用价值，如开放老师、同学在文化方面获奖的论文、演讲稿等档案材料，可以供后来的老师、同学方便调阅、学习，而这也就成为艺术类院校档案管理工作中的一个最为明显的特点。
二、管理现状
笔者认为，目前艺术类院校档案管理较混乱，主要体现在以下几方面：一是对档案工作重视不够。长期以来，相当一部分人员对艺术类院校档案管理工作认识不足，认为档案管理就是裁剪、装订、保管等事务工作，与教学和科研没有直接联系，不能为艺术类院校创造经济效益，只要不丢失、不泄密，能应付查档工作就行。二是档案管理制度的不健全，落实不到位。有的艺术类院校没有明确制定管理人员的岗位职责，缺乏系统、完备的规章制度；有的只有查（借）阅制度；有的虽然制定了制度，但由于管理不规范，在工作中无法落实，严重影响了档案管理工作的制度化、规范化发展。三是多数艺术类院校档案工作的信息化水平偏低。由于各方面的限制，一些学校的档案管理工作还局限于纸质档案的建立和保管层面上，管理的重心还是实体管理，没有随着科学技术手段的不断更新而实现信息化管理。而人工操作下的档案没有办法完成对档案信息的筛选、排序、分类、汇总，由此导致很多档案工作只能靠手工完成，造成人力资源的极大浪费。
三、改进措施
1.增强档案意识。加强宣传，提高全校管理人员的档案管理意识，让档案管理工作真正成为艺术类院校管理的一部分。根据《高等学校档案管理办法》第3条规定，艺术类院校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。艺术类院校也有义务做好档案管理工作；第5条规定，艺术类院校档案工作由高等学校校长领导，且明确了其领导职责。艺术类院校应按照法律规范加大档案管理宣传力度，增强各级领导和广大教职员工的档案意识，让所有人都认识到档案管理是促进艺术类院校发展的重要工作，更是社会各项事业得以延续和发展的重要条件，是无法替代的资源，明确档案管理方法，便于档案的集中管理和利用，以形成档案工作的良性循环。
2.实行信息化管理。学校档案管理信息化是适应信息化时代的需要，以档案信息资源建设为核心，以信息网络为基础，建立艺术类院校，特别是艺术类院校档案信息库，通过将传统的纸质档案转化为电子信息，完成“固化”档案资料到“活化”信息资料的转变。全面加强艺术类院校档案管理，促进档案管理尽快从封闭型向开放型转变，从手工操作型向现代管理型转变，从实体档案管理向虚拟档案管理转变，使档案管理者向信息管理者转变。充分利用网络平台、建立教学中相关文件、数据库以及档案信息资源管理网，使档案信息传递及时，使广大师生能够方便迅速地查询到所需的档案信息资料，为学院的整体发展服务。这样不仅可以使档案管理人员从繁杂的档案收集、整理、保管、检索工作中解放出来，还可以更快捷、更准确地为学校各项工作提供全方位的优质服务。
