时间：2023-05-30 10:55:18
（赤峰学院 成人教育学院，内蒙古 赤峰 024000）
摘 要：随着社会的飞速发展，高校成为社会人才的主要输出地.高校的发展影响着社会的发展，随着高校改革的推进，对高校的内部的管理十分的必要，档案管理包含于其中.本文分析了高校在档案管理的过程中存在的漏洞，并根据知识管理采取有效的应对措施.
关键词 ：知识管理；高校；档案管理
中图分类号：G270文献标识码：A文章编号：1673-260X（2015）02-0133-02
我国档案管理的发展历程，最初为实体档案管理，只要是通过以文件的形式进行档案的记录，进而进行整理、归档和保存；其次是信息档案的管理，主要运用现代计算机技术，将档案进行数字化管理；知识管理主要是将档案、档案管理人员、用户进行统一的管理，不仅节约人力和物力，其效果十分的显著.目前我国许多高校主要运用前两种管理模式，效果不佳，跟不上高校的发展需求.高校也在积极的寻找提高档案管理的方法，知识管理的出现，解决了这一难题.知识管理主要是通过建立一个从量化向质化转变的知识系统，把组织里的所有知识进行循环运用进而知识的再生，不断的积累，不断的再生成.随着社会经济的飞速发展，信息技术的快速传播，人们对知识的需求量增大，要求高校根据本校的情况对档案管理进行一定的改进，是档案管理能够满足广大师生及社会人员对知识的需求.高校的档案管理从传统的管理向知识管理转变，是高校发展的需要，也是社会发展的必然要求.
1 知识管理的概述
1.1 知识管理的定义
知识管理是一种灵活的管理模式，将知识和人合理的融合在一起，知识丰富人的世界，人丰富知识的内涵.知识管理是一个新锐的管理理念，不同于一般的管理，知识管理主要运用以西结的管理手段，创造出新的知识，达到知识的升华.
1.2 档案知识管理的概念
档案的知识管理就是在对档案的管理当中引用知识管理的相关理论，在原有档案实体和信息管理基础上，注重对档案系统内外的知识流的构筑与管理，建立以档案利用者满意为中心的档案知识服务体系[1].档案的工作人员在工作当中的重心也有所转变，从原来的实体保管者转变为知识的提供人员.把数据库变成知识库，把传递数据变成知识的传递.
1.3 高校档案管理引用知识管理理论的重要性
高校的档案管理中，引用知识管理对高校而言，是一种新的突破.首先，高校档案知识管理，可以使档案的管理范围从小变大.实体管理注重的是历史资料的整理和保存，把档案和其他资开，极大地限制了知识的发展和延伸.运用知识管理，扩大档案信息量，构造出一个丰富的知识库.其次，通过知识管理可以提高档案的内涵和其使用价值.实体管理和信息管理注重管理而忽视利用，档案馆只能提供一般性的知识服务，工作效率低.引用知识管理之后，可以利用知识管理中的先进管理手段，为用户提供更加全面的服务，从而提高知识的价值和促进人才的培养.
2 当前高校档案管理的现状
2.1 信息载体繁多
随着信息技术的发展，高校运用先进的信息技术进行档案管理，档案的载体有很多种，除了数字化的信息档案，还是纸质版的文档.在进行管理的过程中，如不能及时的整理，极易造成资料的丢失.文档载体的繁多成为高校在进行档案管理当中需要解决的一个难题.高校在对档案的管理进行多次的尝试，加大了人力和物力的投入，仍不能解决问题.
2.2 服务效率低
高校的档案的服务对象一般为学校的领导和高层，为教职工和学生提供的服务不多，这不利于校务的建设.目前很多高校的档案管理主要依赖于人工查档，工作效率低，如若遇到数量较大的查询，服务质量较低.因此，高校的档案只能为学校的领导和高层所服务.此外，高校的档案管理仅仅停留在初级的存档、归档，未能对档案进行进一步的开发和利用，导致在查档时只能查到原始的资料，档案的利用率低.
2.3 管理意识弱
目前，很多高校在进行档案的管理，多为材料的简单整理和归档，有时由于人手不足、资料过多而造成不能及时的将资料进行合理的归档，造成材料的积压而导致丢失.档案管理工作未能得到应有的重视.随着高校校务的信息化和自动化的应用，档案管理的工作人员必须在思想上和技术上有所跟进，把档案资料当中的电子资料和多媒体资料进行合理的归档.然而很多档案未能按照高校的档案管理制度进行相应的归档.高校的档案制度为了与时俱进，有些高校仍沿用旧的档案管理制度，管理制度漏洞百出，造成重要资料的丢失.
3 高校档案应用知识管理的重要性
3.1 扩大和加深档案管理
高校在对档案进行管理的过程中，不但要注重已有的资料的一般管理，还要对其进行进一步的整理，其中，可以运用知识管理.知识管理要求将包括文件、档案在内的一切载体形态的知识纳入管理范围，并将不同载体形态的知识进行整合与集成，建构一个整体的知识资源体系[2].
3.2 提高服务水平
高校在进行管理的过程当中，要严格遵循知识管理的有关要求，对学校的档案信息进行整理，去除糟粕，留下精华.并且深入挖掘当中有价值的信息，进行有效的重组，丰富知识的内涵，提高档案信息服务的水平.
4 知识管理高校的档案
知识管理是高校进行档案管理的一种必然趋势，推动我国高校档案管理的发展，有利于向高校的师生传递更多有用的知识.档案管理的创新是当前高校必须注重的工作，只有如此，才能提高高校档案管理的水平，从而提高高校的管理水平.
4.1 知识的合理获取
高校档案知识管理的起点是知识获取，无论是对档案的内部还是外部，必须不断的收纳新的知识和更新旧的知识，才能真正的提高知识管理的成效.所获取的知识一般有两种状态：显性和隐性.显性知识主要包括各类公文、各类有关教育教学的法律法规、教师的个人信息等均以各种形式纳入档案当中.隐性知识需要通过观察、沟通、模仿等方式，掌握教职工的隐性知识，比如思维模式和特殊技巧，从而把这些隐性知识以记录下来并加以保存，使隐性知识显性化.高校的档案知识管理，显性知识和隐性知识都要重视.要重视教职工的隐性知识的获取，在学校的组织当中，教师是中心，对学校的组织有着重要的影响.所以学校可以通过开展各类研讨会等方式获得教师身上的隐性知识.
4.2 知识的合理共享
知识共享是知识管理当中的重要组成部分，知识共享首先要把内部的知识进行积累和整理之后，以管理工作为传输管道，那知识传输给每一个档案管理人员，最后将知识传输到整个学校组织当中，最终完成外部信息的整理工作.当前许多高校的档案在管理当中严重缺乏沟通，不同的档案管理部门都建有本部门的数据库办公软件，各自独立运行，信息得不到有效传递.所以，高校要对档案馆进行重组管理，营造良好的管理氛围，让档案的各个部门进行良好的交流与合作，传递新的知识和信息，丰富组织知识，有利于知识的共享.知识管理的最终目的在于知识服务，如果高校能够知识管理的信息系统，将学校的各个部门的创新成果进行共享，丰富组织知识和增加知识的价值.
4.3 知识的合理储存
高校档案管理就是对相关信息和材料的整理被保存，对于所保留的资料的选择和保存时间的长短，需要档案的管理部门对资料进行详细的分析和研究从而得出结论.建立标准化的知识存储是知识管理的重要特点.例如，将教师观摩的经过以视频的形式保存下来，并将其整理纳入档案当中，为将来的教师培训提供材料，拓展学校教学的途径.
4.4 知识的合理利用
知识来之不易，为了能够充分发挥知识的作用，档案馆内的知识要运用各种方法把档案内的知识进行有效的发挥，提高高校档案在高校发展过程中的作用，有利于高校在管理方面的开拓创新.高校作为知识的集中营，高校的师生都希望可以获取更多的知识并掌握.所以，高校的档案馆要向师生开放，热情为师生服务，提高档案馆知识的利用效率.同时，在交流当中，档案馆的工作人员可以从中获得新的知识，并且将之纳入档案当中，进行科学的分类和整理，形成新的档案知识.
知识管理的最终目的在于知识服务，如果高校能够知识管理的信息系统，将学校的各个部门的创新成果进行共享，丰富组织知识和增加知识的价值.
4.5 提高档案工作人员的素质，创新服务方式
高校的档案知识管理，最主要的目的是为了提供更加良好的服务.为了使档案的服务质量更进一步，档案馆不仅要加强其服务系统的建设还要大力提升档案管理人员的管理水平[3].档案工作人员是档案管理的重要组成部分，其决定了高校档案管理的水平以及利用的效率.所以，提高档案工作人员的整体素质非常的重要，对管理团队进行重新整合，加强培训，让档案管理人员进行学习和思考，并且从中学习新的知识，加强隐性知识的创造能力，并且能够熟练的使用信息技术进行高效的管理，从而提高档案管理的工作效率.
高校要建立相应的奖励机制，把档案工作人员的绩效和知识管理运用的熟练程度与其个人的福利、职务的晋升以及评职相联系，调动档案人员的工作积极性和主动性，激发他们的事业心和责任心.
4.6 建立相对应的评估机制
建立相对应的评估机制，是高校在运用知识管理档案过程中需要重视的环节.高校运用知识管理主要是为了能够提高档案的利用水平，从而造福全校师生乃至整个社会，所以必须要建立相对应的评估机制来提高知识管理的水平.评估主体应该是使用该资源的所有人员，评估体系力争全面、客观、公正，并在实践中不断改进，以适应新形势和新需求[4].建立适用于档案管理的相关评估机制，从而提高高校的档案管理水平.
5 结束语
如今的知识经济时代，只有创新才不被社会所淘汰，才能在激烈的竞争当中站稳脚跟.传统的高校档案管理已经不能满足当前高校发展的要求，对档案的管理已不再局限于档案的凭证和参考的价值，更多的是要发挥档案的组织知识创造利用等方面的价值，并且利用档案里的知识再进行重组，创造出新的知识.
高校的档案管理要改变过去的管理方式，运用知识管理，提高高校的档案管理的效率和质量.从根本推进我国高校档案管理工作的发展.
参考文献：
〔1〕杨菊洪.基于知识管理的高校档案管理研究[J].科技情报开发与经济，2011（01）:145-147.
〔2〕阎明.基于知识管理的高校档案管理研究[J].中国管理信息化，2011（11）:74-75.
关键词：档案管理；知识管理；应用；分析与阐述
档案管理在企事业单位中发挥着重要的作用，因此企业在实际发展过程中应该保存各项信息，周围有那个才能方便及时的查阅以及相关提取等，这样能够在真正意义上促进企事业单位的良好发展。对于档案管理来说是一种新型的管理模式，不仅我们提供了信息管理模式，而且还能促进档案管理自身效率的提高。另外，针对知识管理以及档案管理内涵进行深入研究，这样才能真正提高档案管理效率。本文将针对档案管理中知识管理应用进行针对性的分析。
一、知识管理内涵概述
伴随着知识不断发展当前已经逐渐成为一种价值性的资源为主体的管理方式，在知识社会体系发展过程中，对于知识本身来说具有价值性的特点，对企业良好发展具有决定性意义，在当前形势下拥有较多的知识对于企业自身发展至关重要。在知识经济时代，当前社会是一个竞争时代的社会，要想在激烈竞争中占有一席之地，企业就应拥有较多知识，知识自身也应得到及时的更新。因此，企业发展中知识成为了关键性因素，知识管理应该以知识为核心，通过整合知识这种资源和利用，才能在激烈竞争中获得优势，真正促进企业良好发展。总而言之，知识管理来说在很大程度上是伴随着社会发展演化来的，在新的形势下，应该将知识管理进行有效利用，这样才能促进企业竞争力的不断提高。
二、档案管理中知识管理发挥的重要作用
对于档案来说主要是人们在实践中以及过程中沉淀具有价值意义的一种信息符号，在整体上主要是将知识信息得到传播的一种主要形式，同时也是显示知识的一种代表，具有权威性。但是在实际管理中还是较为落后，大多数是使用立卷式保存，这样传统管理方式已经不能顺应社会发展要求，最终逐渐会被淘汰。
三、档案管理中面临的现状
（一）档案管理中的电子化
在信息时代不断发展的今天，在新的形势下，档案管理真正实质上与电子化存在较大的相同之处。将原存中的纸质档案转化成信息化储存，这样的方式不仅能实现档案信息中的真正共享，还能保证信息自身存在的真实性，对于档案阅读以及提取也是较为方便的。这样能够使档案管理在管理内容对社会大众提供服务发挥着重要的作用。积极构造信息化档案管理系统，不仅能提高档案管理真正效率，还能使档案管理发挥自身科学化的特点，同时还能为人们所采用，真正实现档案管理为社会服务这种目的。
（二）档案工作管理中面临着一些实际问题在档案实际管理中一些工作人员实际素质较低
在信息时代不断发展的今天，对档案实现电子化存储以及管理具有一定的要求，但是在实际管理中一些实际档案管理人员中会存在年龄较大的人群，这类人群自身没有经过较为全面的培训，同时对电子档案系统也是比较陌生的，最终不能对档案进行存储和管理。其次在具体管理中存在着档案工作设备较差这种现象的发生，档案工作设备没有更新，最终导致实际中的设备呈现出老旧的状态，同时工作效率较差，这样的形式最终会导致工作容易出现故障。最后对档案工作者来说存在着错误的认知观念，缺乏相应意识，进而导致实际工作较为粗糙，这样的方式是不能实现对档案保护的。
四、在档案管理中知识管理具体应用
（一）在档案管理中知识管理能够更加的细化
在传统档案管理中将档案卷宗进行管理，实际中的管理对象主要是以卷宗内容为主体。将知识管理运用在实际档案管理中，可以进行筛选信息，这样的方式能够实现档案中知识元的管理，真正实现档案管理的细化。在整体上消除了传统档案管理中档案人员遇到的一些难题，同时也解决了实际中档案资料查询以及利用较为困难的状况，进而提高了实际档案管理的效率。
（二）提高实际中的档案知识服务
在整体上通过将知识管理运用在档案管理中，能够实现将知识管理以及信息技术相结合，最终实现将档案知识存储以及阅读结合开来，这样能够使得档案知识服务智能化，能够满足用户多样化需求，真正使档案效率不断提高。
（三）提高实际档案管理的重要意义
在实际档案管理中将知识管理注入其中发挥着重要的作用，这种方式对档案管理来说不仅是知识管理中较为详细的内容，而且还能将传统中档案存储为重点专向为档案知识为主体的档案管理。这样档案管理思维方式下，能够实现档案管理中的实际意义，在整体上通过将档案知识进行整合，进而促进档案管理自身价值的提升，提高实际档案管理发挥的意义。
（四）积极推进档案管理人员基本素质的不断提高
在当前信息时代不断发展状况下，只有将档案管理人员基本素质提高上去，才能积极利用档案知识，能够在整体上实现知识管理意义。在实际档案管理中工作人员应该进行积极培训，这样的方式不仅能够有效提高管理人员自身专业水平，还能有效的将知识管理灵活运用在档案管理知识体系中。另外，档案管理人员在服务意识这一环节应该进行培训，这样能够在工作中积极转变观念，进而为社会服务。最后积极鼓励档案管理人员在工作中多学习他人身上的长处，进而弥补自身存在的不足，这样才能获得自身成长以及良好发展。
五、结束语
总而言之，对于知识管理是一种新型的资源管理理念，在实际档案管理过程中应该把握知识管理中的内涵以及意义等，这样才能掌握知识管理发挥的重要作用，在真正意义上使知识管理应用在档案管理中，同时也促使档案管理现存问题得到彻底的解决，将档案管理变为档案知识管理，进而使得档案管理工作内容发挥出真正的意义，不仅能够为工作人员所利用，而且还能提高档案管理的效率，为大众所服务。
参考文献
[1]陈松桦.知识管理在档案管理中的应用研究[J].才智,2010,26:312.
1后现代科技档案知识资源管理的内容
后现代科技档案知识管理内容的界定与知识和知识经济是密切联系在一起的。我们把理论与实践二维描摹的世界界定为知识，知识所探讨的客观世界既包括自然世界也包括社会学所指称的人类社会。知识的着眼点是客观事实、具体信息、科学描摹和通过教育与实践而获得的技能。当然知识的习得和内化涉及诸多复杂的心理过程，主要有：感觉，交流，推导。知识同样可以被看成是影响人类智慧的最为客观的内在要素。哲学层面上，我们称之为知识论，历史上也有诸多科学家对知识进行界定。柏拉图对知识的界定有一个经典的论述：任何一个所谓知识点的叙述或者陈述都必须满足知识要素的三个前提条件：一是要被验证过的；二是正确的，即一定的准确性；三是要为众人或者个别人所崇信。所以说概而言之，科技知识就是通过学习、实践或探索所获得的认识、经验或能力。知识信息管理是各层次的企业、事业单位实现知识共享的新途径：即把显性知识与隐性知识进行科学柔合，从而使科技知识信息更具集约化，这也是利用集体的智慧来有效提高企事业单位适应“经济新常态”的创新能力。科技知识的集约化管理通常包括四个维度的内容：一是集约化知识库本体的建立；二是知识库本体内部成员的有效知识交流；三是知识至上的内部循环生态；四是知识等同资产的协作化管理。因此我们探讨对知识的管理就是在研究知识的利用，知识管理是将组织可得到的各种来源的信息转化为知识，并将知识与人联系起来的过程。那么科技知识信息化管理就是指对科技档案知识内容进行搜集、识别、保存、分享的过程。科技档案知识管理，通俗地讲，就是利用基于云计算的科技档案管理技术来对知识信息载体进行基于效益的程序化管理。知识信息载体的管理要通过统一规范的操控标准设定，对集约化的科技知识信息进行有效的循环管理，来构建完整的知识信息循环体系，注重科技知识档案处理的全程信息化。全程信息化涵盖：大数据搜集信息化、移交接收信息化、归档信息化、存储管理信息化、借阅利用信息化和编研信息化等，同时逐步将业务管理模式转换为知识服务化管理模式，以服务模型为业务管理基础，业务流和数据流建立在以知识服务为模型的系统平台之上。科技档案资源体系、科技档案利用体系和科技档案安全体系三者之间相互联系，相互依存，其共同的基础是科技档案所蕴含的知识单元，科技知识单元之间的相互联结或耦合，组成了科技档案资源体系，形成了用户需要的纷繁多样的科技档案知识内容，也是科技档案安全体系构建的基础。
2科技档案知识资源管理的体系构建
2.1科技档案知识资源管理体
系是科技档案管理程序的直接映射科技档案鉴定、科技档案登记和编码、科技档案保存和科技档案利用可以直接映射到知识信息集约化管理的主要步骤上，这些主要步骤体现了系列化的知识信息管理和利用及其加工过程，这个过程架构了科技档案的知识管理体系。对科技档案信息进行筛选和辨别的过程是科技档案鉴定的基本要素。伴随着社会进步，特别是我国“一带一路”的发展方略的提出，无论是经济还是文化都会产生数以亿计的各类科技知识信息，但是这些海量的科技档案记录的保存价值是有限的。科技档案鉴定的任务就是要把那些具有保存价值，可以重复利用的加以收集整理并保存。所以，科技档案知识管理的首要任务就是对科技知识信息档案进行评估和筛选，并确定保密等级。而对已筛选的科技知识信息档案进行加工的过程就是科技档案登记和编码。科技知识信息在大数据环境下的存储方式是多元化的，自有其管理与利用的不便之处。因此，在科技档案知识登记和编码中，把科技档案信息翻转为可检索、可注解、可分析、可利用的大数据时，就需要依据分类和著录的需求来设定为各个行业所认可的信息标准。避免简单地依赖内容主题和载体形式草率地进行登记与编码，特别是在编码前要依据科技知识内容的特定属性，获取相关的主题作为关键词，从而使不同的知识信息之间保持有效的维度链接，使得多维度共享机制成为可能。在科技档案知识库系统中进行科技档案的有效多元存储本身就是实现知识信息保存的有效形式。大数据技术的普及是知识管理电子化、网络化的一个先决条件。具体操控知识信息存储的工具为基于行业和任务需求而开发的各种档案管理系统，在这类系统的运行中，要防止档案知识信息的意外受损，就必须要做好档案的备份工作。档案知识信息的使用和服务用户的过程就是档案利用的过程。科技档案知识管理体系是科技档案管理程序的直接映射，其有效整合的内容是科技档案资源体系、科技档案利用体系和档案安全体系的三位合一，这一做法也可以扭转重保存轻利用行业倾向，克服资料存储化、历史边缘化的行业弊端。特定的绩效评估也是科技档案利用实际效果的标尺。甚至在一定程度上，这些绩效评估成为科技档案知识信息鉴别、登记和编码、存贮的参照点。
2.2科技档案知识资源管理体系的基本要素
（1）科技档案知识的表征
科技档案知识信息的表征是指实现科技档案知识管理途径的二元化——编码与存储。换而言之就是指科技档案信息在系统和组织内的架构与再认的方式。科技档案知识信息的高效利用是科技档案知识管理的最终目的。所以在科技档案管理信息系统内部，它的表征途径与构建渠道都应该以符合用户的客观认知习惯为先决条件，同时也匹配于用户的记忆形式。现代大脑神经研究告诉我们：分阶递进序列的存储是大脑神经元操控信息的主要方式，大部分知识的应用和转换都依赖于神经元的相互辐射和彼此联结，特别是在大脑有知识需要的驱动时，神经元就得以被激发，源源不断地产生脑电波来激活知识信息。因而，在我们对科技档案知识信息集约化编码的步骤中，首先要来解构科技档案知识信息本体，使之成为不同的表征单位，再将这些知识表征单位注册到科技档案管理系统内部，构成同位一体的科技档案信息网络。我们可以借助大数据手段来实现科技档案信息的离散式表征，也可以在不同的网络节点和表征结构上对科技档案信息进行利用与存储的二维转换。管理系统也可以在用户利用科技知识信息的同时，对科技信息进行分布式的再加工再处理，进而提高科技知识信息的利用有效性和输出精确性。除此之外，也可以利用云计算来实现档案知识信息的“双套制”云备份管理，从而保证在特定节点的数据丢失状况下，科技档案管理系统仍然能够实现正常运转。
（2）科技档案知识的共享
依据一定的标准将离散的科技档案数据集合在一起，对其进行分布式表征，为科技档案知识共享奠定了基础。但是共享必须要有层级化的知识信息源的挖掘。差别化的科技知识信息决定了构建科技知识库的方式与渠道的差异性。比如，电子技术类档案只需要科研单位建设；而诸如建筑类档案、基础设施类档案则是由各级建设部门与施工单位统领保存。但是若论及特色档案知识库，则是隶属于科技档案馆，其建设也是由该科技档案馆独自进行。如何整合各具特色的行业科技档案，以“知识管理”为媒介把现行的科技档案资源进行有效利用是贯彻“创新是社会进步的灵魂”精神之更好体现。
（3）科技档案资源的集成
在科技档案知识管理过程中，要实现不同科技档案信息的可链接性，必须遵循分布式档案表征的原理和方法，这也是科技档案知识信息共享的基础。经济新常态下的发展和社会文明的进步使得大众对于知识信息的需要呈现出复杂多变的趋势。基于载体形态和信息属性进行管理的传统管理模式与现代科技知识信息管理的需求存在着巨大的冲突，即有损于科技档案的管理，也影响科技档案的使用。然而通过一定资源集成的科技档案能够有效地规避知识信息集约化管理的此类障碍。载体差异化、内容差异化、功能差异化的科技档案信息有机整合的途径就是对信息进行分布表征，再集约化管理。信息技术和网络技术的支撑是科技档案资源集成管理的基石。在实践中，我们也发现科技档案资源管理系统的多样性决定了系统类型差异化的状况下彼此兼容的困难性。其实科技档案知识信息的一站式服务就是要在实践上规避“信息孤岛”现象。
（4）科技档案全宗的科学界定
全宗是指由个人、组织或独立机关在参与社会活动过程中所形成的系列档案，它的基本涵义体现在：一是全宗为系统化的整体；二是基于特定的社会活动；三是架构在一定的社会行业系统之上。一个全宗的科技档案是在特定的历史阶段由一定的行业活动所积累下来的有传承价值的科技知识信息，它的构成要素为：形成过程的历史性；组成体系的有机性；记录的完整性。它依据特定的来源单位所形成的分门别类的科技知识信息，其记录方式、载体以及文种形式都是多元的。档案馆对科技知识信息进行整理分类、编目和日常管理的基本操作单位就是全宗。尤其是在其分类、传阅与存储中，同一全宗的材料必须保持完整性不分散，不同全宗的知识信息档案也不得杂混于一起,即所谓的全宗不可分散性，操控的基本依据就是根据来源组建全宗来保持全宗的独立性和完整性。全宗理论客观体现了科技档案间的联系性，为科技档案知识的整理和分类提供了合理的客观的依据。但是科技档案知识的分布式表征虽然实现了科技档案的资源集成和功能集成，可是也有无序化科技档案整理体系存在的风险。所以根据科技档案知识信息的来源进行科学的归属并做出标记，进而进行细化的登记和编码才可以确保全宗的完整性。
2.3科技档案知识资源管理体系的作用
（1）构拟了全新的科技档案管理理念
对知识对象加工，从而实现知识的创造和增值是知识管理的本质。构建科技档案知识化信息化集约化管理体系能够加快科技知识信息的加工速度和利用效率，全新的科技档案管理理念克服了传统的“存为主用为辅”的弊端，确立了以提高利用效率为核心的科技档案体系建设。科学发展观的核心是以人为本，以用户需求为中心是实施科技档案知识管理各个流程的必备理念。原因有五：一是科技档案知识管理的流程应该与人们的知识建构的心理过程协同一致；二是要能够满足并实现用户检索科技档案信息和获取信息的一站式服务；三是使用嵌入式技术和分布式数据技术并根据用户的需要来引导整个界面的设计；四是贯彻用户的参与和互动原则；五是注重用户的情感体验。
（2）实现了科技档案信息个性化服务
能够满足用户个体信息需求的服务是个性化的信息服务。个性化信息服务要求满足三方面内容：一是用户锁定大数据的来源范围；二是用户可以自己设定信息源的取样方式；三是预测所获取信息的表现形式。更高层级的服务就是完全基于用户需求，甚至考虑用户个性及其使用习惯来推送其可能需求的信息。根据科技知识单元进行组合，形成不同的科技档案知识主题表征从而使得科技档案信息有序组织。科技档案用户可根据个体的知识需求来驾驭集约化的知识信息，并从中获得自己所需要的科技知识信息。大数据和云计算的普及应用为科技知识用户提供了更大空间，尤其是用户可依据自己现有的知识体系和认知理念来搜集、补充、更正并扩充科技知识信息源的有关内容。提供方和使用方的有效双向互动不仅可以促进知识信息源的丰富，还可以让用户通过体验式的参与建立起有效的主体感受，同时信息系统能够依据用户的认知习惯、专业背景以及过往的信息提取痕迹，帮助档案管理人员通过RSS技术进行个性化科技档案信息服务推介，极大地创新了传统科技档案数据的存在方式和加工方式。
3结语
关键词：知识管理；工程建设单位；档案信息化建设
一、知识管理的含义
知识管理是在当今知识经济时代产生的一种新型的管理理念和方式，它将知识经济、现代企业管理思想和理念与现代信息技术融为一体，通过打造一个技术与人文相结合的知识系统，是将企业的知识和信息进行全面的收集、整合、保存与发布，使知识信息不断完善和更新的过程，从而为企业生产经营和管理提供强有力的决策依据，让企业在激烈的市场竞争中掌握主动权，在应对各种纷繁复杂的外部环境中，不断完善企业的产品和服务，以提高企业生产力和创造力，实现企业的可持续发展。因此，知识管理可以说是企业成长和发展的内在动力，对企业价值和市场核心竞争力的提高有着重要作用。
二、基于知识管理趋势下的工程建设单位档案信息化建设现状及存在问题
从档案管理发展的路径来说，建设单位的工程档案管理大多经历了三个阶段，第一阶段是手工管理，第二阶段是计算机辅助档案管理，第三阶段是当今的信息化档案管理。目前，一部分企业已经开始积极探索和研究知识化的管理方式，但对现今工程建设单位档案工作来说，在实现知识化管理的道路上仍面临不少问题，存在许多挑战。一是整个档案工作任务重，压力大。很多企业成立时间较早，积压的工程项目资料较多，管理分散，缺乏完善科学的档案管理体系。二是工程档案资料归档不及时。许多项目建设周期长、涉及专业多、参与人员多、中间变更多，导致档案资料难以得到及时地收集归档。而且由于设计人员和现场施工管理人员流动性大、变更频繁，其自身拥有的知识经验无法得到很好地积累和保存，也造成企业隐形知识流失较多[1]。三是档案信息资源难于共享。由于建设项目的档案及成果文件都分散在各个部门，收集不完整，归档不及时，加上分散管理，各部门之间出于知识保护、管理不善等原因无法进行知识信息的共享，导致各种数据和信息无法得到最大化的利用，从而造成资源浪费。
三、基于知识管理趋势背景下工程建设单位加强档案信息化建设的措施
（一）统一标准、制度和流程，是实现档案管理电子化、知识化的基础
在知识化管理理念中，加强工程档案信息化建设首先必须做好基础性工作。工程档案信息量大、涉及专业和部门多，利用率高，只有经过系统的归档整理，单位档案工作才能具备一定基础，积累大量的信息资源才能系统化。因此，要实现档案信息化管理，必须先加强档案管理基础工作。具体可从以下两方面着手：1.制定统一的档案管理标准、制度和流程是单位工程档案信息化建设的基础。由于建设工程规模大、周期长等特点，对工程文件的收集归档必须采取诸多举措，从工程立项开始，对设计、施工、竣工验收等不同阶段形成的文件进行收集归档，以确保工程档案的真实、完整、准确。要对所有工程档案进行规范整理、著录，完善检索，并利用信息化管理系统，将各类管理性文件和图纸扫描转化为数字化副本，将数据整合保存在数据库中，便于后期检索、利用，提高档案资料的利用效率[2]。2.建立档案管理信息化系统是工程档案信息化的前提，必须将档案管理的标准和流程固化到档案信息管理系统，对工程文件、档案和各类知识进行集成管理。一是建立和完善电子档案管理制度和流程，并将标准细分、流程固化，使细则和流程固化到档案管理系统。只有将单位档案管理制度标准及流程与信息化管理系统相结合，才能使工作人员在运用档案管理系统对档案信息进行管理时有章可依，有制度可循，从而使整个档案信息化工作更规范、更专业。二是通过系统对工程文件的收集归档、整理、鉴定、检索等实施全程管理，从方针政策、管理制度体系、项目保障措施等各个层面制定电子文件管理战略及系统集成基本框架，从工程建设管理与文件形成归档同步集成，从而实现工程管理流程的优化，做档案与知识管理信息化、网络化的实践者，最大限度地实现档案信息资源共享，为工程建设、管理提供高效、快捷、安全、增值的数据和档案服务。
（二）强化资源建设和管理是知识化前提下档案信息化建设的核心
资源建设是实现档案资源知识化管理的基础与核心，也是提高资源利用效率和档案管理工作质量的重要保障。因此，必须明确数据信息资源的来源、结构和重要价值，并针对知识资源的核心内容和应用需要进行深入分析，做好整体规划，制定出切实可行、科学合理的管理目标和管理策略，有步骤地进行知识资源管理的建设工作。1.要在已建立的强大数据资源知识平台的基础上，优化数据管理方式，对数据资源的收集、储存、管理、利用等各环节进行分析，找出并解决其中存在的问题，提高数据资源利用率。2.企业要根据自身实际情况，根据自身发展和生产经营的需要，建立专题性知识资源数据库，比如标准更新库、协同作业指导书、行业规范等基础性数据库，还有以图片、视频、设计方案、设计资料、竣工图纸等为主的工程资料库，以及科研成果、论文报告等知识成果数据库。有效做好电子文件的形成、传输、流转、存储、利用，做好档案大数据信息的挖掘和协同管理。
（三）专业培训是提高知识化管理前提下信息化建设水平的有效途径
对于工程建设单位来说，档案信息和数据极其珍贵，如果管理不当，会给企业造成很大损失。因此，企业必须加强员工档案专业知识和档案管理信息化知识的培训。1.企业可通过采取外部培训、内部培训、聘请专家指导等措施，用先进的管理理念和管理经验指导员工，促使员工转变观念，提高和优化管理档案方式，实现档案管理专业化、科学化，提高信息化建设水平。2.企业还应积极吸纳专业档案管理人才，招收一些高学历、高素质档案管理专业人才，提高企业档案人员的专业素质。
（四）优化档案信息化管理方法是知识化管理前提下强化信息化建设的重要保障
科学的管理方法是提高档案信息化管理工作质量和水平的重要保障。为此，档案管理部门要注意做好以下两方面工作：1.提高管理体制的流畅性，保证档案管理机制顺利有效地发挥作用。这样才有利于档案管理部门建立起完善的数据信息档案管理制度，明确责任，保障每项工作落实，从而实现管理部门整体工作水平的提高[3]。2.现代化管理设备是提高档案管理工作效率的基础，也是实现档案管理知识化建设的必要条件，企业应根据自身实际需要适当加大资金和技术投入，配备信息化专业设备，并对员工进行设备操作培训，让员工尽快熟练掌握先进的信息设备管理方法，不断地对先进设备进行升级和优化，保障设备的有效运转[4]。
四、工程建设档案信息化建设案例
在此，本文以深圳某地铁线的档案管理信息化建设历程为例，深入探讨知识化管理在工程建设单位的应用发展情况。深圳某地铁线是2011年底第26届世界大学生运动会相配套的深圳城市轨道交通建设二期工程项目，起点站为前海湾，终点站是黄贝岭，途经27个站点。从工程建设开始到建成通车，历时三年半。涉及从建设项目(工程）的提出、调研、可行性研究、评估、立项、审批、勘察、设计、施工到竣工验收投入运营的全过程中形成的应归档保存的全套文字材料、图纸、声像等载体形式的档案。在项目建设过程初期，工程档案管理曾出现以下问题：一是档案管理没有整体规划，没有明确的标准，无制度约束；二是建设项目各参建单位工程文件形成归档无专人负责。三是无相关档案电子化设备和管理系统，档案管理人员相关知识缺乏。为此，当时的建设单位即项目管理部门下大力气加强档案管理，取得了很好的效果。主要采取了如下措施：首先，针对当时参建单位档案管理人员能力和素质参差不齐、对工程档案管理重视程度不一的问题，一是在较短时间内建立健全了项目档案管理责任制、档案管理人员工作责任制和工程文件形成、归档、移交等档案管理制度，将档案管理职责分解落实到各个部门，健全了各个层级的人员管理网络，制定了上岗要求和标准。二是通过各种方式加强人员培训，提高档案管理人员专业水平。其次，针对很多操作层面的东西，如施工用表填写和签名用章不规范、缺乏统一标准的问题。单位采取先统一标准，再对表格和签章等问题采取对照标准，同时结合实际进行协调，不断完善管理体系的做法，使施工用表填写和签名用章越来越到位，管理标准和制度越来越完善，管理更加规范。最后，针对工程文件不完整、归档不及时的问题，则通过利用档案管理系统加强信息化管理，利用信息技术对工程文件形成归档进行全程控制，使工程建设与工程文件形成、归档同步进行，确保了及时归档和工程文件的准确、真实、完整。综上，要想顺应知识化管理的趋势，对建设单位进行档案信息化建设，必须先认识档案管理的重要性和必要性，积极转变档案管理理念，根据自身发展需求和实际，利用科学管理制度和方法，借助先进管理技术和管理经验将档案管理的质量和水平提升到新的高度，才能保障档案信息等知识资源的有效利用。
参考文献：
[1]丁军艳.工程勘察设计档案知识化管理探索[J].机电兵船档案,2018(6):44-45.
[2]叶琳芳.知识管理趋势下勘察设计行业的档案信息化建设[J].办公室业务,2016(14):82.
关键词：知识管理；工程建设单位；档案信息化建设
一、知识管理的含义
知识管理是在当今知识经济时代产生的一种新型的管理理念和方式，它将知识经济、现代企业管理思想和理念与现代信息技术融为一体，通过打造一个技术与人文相结合的知识系统，是将企业的知识和信息进行全面的收集、整合、保存与发布，使知识信息不断完善和更新的过程，从而为企业生产经营和管理提供强有力的决策依据，让企业在激烈的市场竞争中掌握主动权，在应对各种纷繁复杂的外部环境中，不断完善企业的产品和服务，以提高企业生产力和创造力，实现企业的可持续发展。因此，知识管理可以说是企业成长和发展的内在动力，对企业价值和市场核心竞争力的提高有着重要作用。
二、基于知识管理趋势下的工程建设单位档案信息化建设现状及存在问题
从档案管理发展的路径来说，建设单位的工程档案管理大多经历了三个阶段，第一阶段是手工管理，第二阶段是计算机辅助档案管理，第三阶段是当今的信息化档案管理。目前，一部分企业已经开始积极探索和研究知识化的管理方式，但对现今工程建设单位档案工作来说，在实现知识化管理的道路上仍面临不少问题，存在许多挑战。一是整个档案工作任务重，压力大。很多企业成立时间较早，积压的工程项目资料较多，管理分散，缺乏完善科学的档案管理体系。二是工程档案资料归档不及时。许多项目建设周期长、涉及专业多、参与人员多、中间变更多，导致档案资料难以得到及时地收集归档。而且由于设计人员和现场施工管理人员流动性大、变更频繁，其自身拥有的知识经验无法得到很好地积累和保存，也造成企业隐形知识流失较多[1]。三是档案信息资源难于共享。由于建设项目的档案及成果文件都分散在各个部门，收集不完整，归档不及时，加上分散管理，各部门之间出于知识保护、管理不善等原因无法进行知识信息的共享，导致各种数据和信息无法得到最大化的利用，从而造成资源浪费。
三、基于知识管理趋势背景下工程建设单位加强档案信息化建设的措施
（一）统一标准、制度和流程，是实现档案管理电子化、知识化的基础
在知识化管理理念中，加强工程档案信息化建设首先必须做好基础性工作。工程档案信息量大、涉及专业和部门多，利用率高，只有经过系统的归档整理，单位档案工作才能具备一定基础，积累大量的信息资源才能系统化。因此，要实现档案信息化管理，必须先加强档案管理基础工作。具体可从以下两方面着手：1.制定统一的档案管理标准、制度和流程是单位工程档案信息化建设的基础。由于建设工程规模大、周期长等特点，对工程文件的收集归档必须采取诸多举措，从工程立项开始，对设计、施工、竣工验收等不同阶段形成的文件进行收集归档，以确保工程档案的真实、完整、准确。要对所有工程档案进行规范整理、著录，完善检索，并利用信息化管理系统，将各类管理性文件和图纸扫描转化为数字化副本，将数据整合保存在数据库中，便于后期检索、利用，提高档案资料的利用效率[2]。2.建立档案管理信息化系统是工程档案信息化的前提，必须将档案管理的标准和流程固化到档案信息管理系统，对工程文件、档案和各类知识进行集成管理。一是建立和完善电子档案管理制度和流程，并将标准细分、流程固化，使细则和流程固化到档案管理系统。只有将单位档案管理制度标准及流程与信息化管理系统相结合，才能使工作人员在运用档案管理系统对档案信息进行管理时有章可依，有制度可循，从而使整个档案信息化工作更规范、更专业。二是通过系统对工程文件的收集归档、整理、鉴定、检索等实施全程管理，从方针政策、管理制度体系、项目保障措施等各个层面制定电子文件管理战略及系统集成基本框架，从工程建设管理与文件形成归档同步集成，从而实现工程管理流程的优化，做档案与知识管理信息化、网络化的实践者，最大限度地实现档案信息资源共享，为工程建设、管理提供高效、快捷、安全、增值的数据和档案服务。
（二）强化资源建设和管理是知识化前提下档案信息化建设的核心
资源建设是实现档案资源知识化管理的基础与核心，也是提高资源利用效率和档案管理工作质量的重要保障。因此，必须明确数据信息资源的来源、结构和重要价值，并针对知识资源的核心内容和应用需要进行深入分析，做好整体规划，制定出切实可行、科学合理的管理目标和管理策略，有步骤地进行知识资源管理的建设工作。1.要在已建立的强大数据资源知识平台的基础上，优化数据管理方式，对数据资源的收集、储存、管理、利用等各环节进行分析，找出并解决其中存在的问题，提高数据资源利用率。2.企业要根据自身实际情况，根据自身发展和生产经营的需要，建立专题性知识资源数据库，比如标准更新库、协同作业指导书、行业规范等基础性数据库，还有以图片、视频、设计方案、设计资料、竣工图纸等为主的工程资料库，以及科研成果、论文报告等知识成果数据库。有效做好电子文件的形成、传输、流转、存储、利用，做好档案大数据信息的挖掘和协同管理。
（三）专业培训是提高知识化管理前提下信息化建设水平的有效途径
对于工程建设单位来说，档案信息和数据极其珍贵，如果管理不当，会给企业造成很大损失。因此，企业必须加强员工档案专业知识和档案管理信息化知识的培训。1.企业可通过采取外部培训、内部培训、聘请专家指导等措施，用先进的管理理念和管理经验指导员工，促使员工转变观念，提高和优化管理档案方式，实现档案管理专业化、科学化，提高信息化建设水平。2.企业还应积极吸纳专业档案管理人才，招收一些高学历、高素质档案管理专业人才，提高企业档案人员的专业素质。
（四）优化档案信息化管理方法是知识化管理前提下强化信息化建设的重要保障
科学的管理方法是提高档案信息化管理工作质量和水平的重要保障。为此，档案管理部门要注意做好以下两方面工作：1.提高管理体制的流畅性，保证档案管理机制顺利有效地发挥作用。这样才有利于档案管理部门建立起完善的数据信息档案管理制度，明确责任，保障每项工作落实，从而实现管理部门整体工作水平的提高[3]。2.现代化管理设备是提高档案管理工作效率的基础，也是实现档案管理知识化建设的必要条件，企业应根据自身实际需要适当加大资金和技术投入，配备信息化专业设备，并对员工进行设备操作培训，让员工尽快熟练掌握先进的信息设备管理方法，不断地对先进设备进行升级和优化，保障设备的有效运转[4]。
关键词 知识产权档案 管理水平 自主创新能力
随着中国制造向中国智造口号的提出，以及中央全力发展装备制造业和中国制造2025的发展目标的提出，我国企业尤其是科研企业和高端制造企业的创新能力和研发水平进一步增强。作为企业自主创新研发，引进、消化到再创新的各个工作环节的真实记录的知识产权档案管理的重要性也越来越受到重视。知识产权档案是反映企业科技创新和提高企业核心竞争力的重要依据，提高知识产权档案管理水平，让档案管理工作为企业科技进步和核心竞争力的提升服务。
一、企业知识产权档案管理工作的现状
对照中国制造向中国智造迈进的要求，知识产权档案工作的发展水平明显不能满足创新研发和核心竞争力提高的要求。多数企业对知识产权档案工作重视不够，有的甚至出现了影响科技创新发展的情况，对企业自身利益造成不应有的损失。因此，做好知识产权档案工作也成为我国多数企业目前应当亟待解决的问题之一。
经过对大部分企业知识产权档案工作的调研发现，国有及国有控股企业的管理水平好于民营企业，技术水平高的民企好于普通民企。大专院校、科研院所管理水平整体较高。
（一）单位开展好知识产权工作的注意事项
第一，单位领导重视。企业把知识产权档案工作当作科技创新，自主研发工作的基础和企业可持续发展的重要条件，知识产权档案工作被纳入到领导议事日程。能够在人力、物力、财力上给予支持，配备专门的管理人员，建立健全知识产权档案管理制度，和完善畅通的管理网络。
第二，加大投入，为知识产权档案规范化管理创造良好的外部条件。集中统一管理知识产权档案，配备专门的档案库房、充足的档案装具和设施设备，加大投入，改善条件，建立制度，规范管理，全面加强了企业的档案工作。
第三，积极探索适合本单位知识产权档案的管理模式，逐步形成一套制度完善，程序规范，信息化管理水平较高的管理方法，促进知识产权档案管理水平的进一步提升。以专利档案居多的企业，一般将知识产权档案按照科技档案来管理，将有关材料集中存放在某一类型的产品档案中；以商标档案居多的企业，通常是将其放入文书档案的“经营管理类”中；科研单位则将知识产权档案单独设类存放。尽管实体保管方式不尽相同，但各单位能够建立专题目录，有的还实现了网上检索、利用。
（二）知识产权档案工作的不足之处
一是对知识产权档案重要性缺乏认识。许多企业只是一味重视自有知识产权研发和申报，却忽略对其文件材料的归档与管理。二是知识产权档案管理水平普遍较低。没有足够的知识产权档案管理工作的资金支持；硬件设施达不能达到档案安全保管要求；工作中缺乏完整规范的管理制度；不注重知识产权研发过程中的档案的收集、整理与保管。三是知识产权档案管理人员专业性不强。档案管理人员普遍存在兼职过多或不稳定的现象，没有进行过系统的培训并不能完全掌握知识产权档案产生的流程及需要归档的内容，往往产生知识产权文件材料的散失，并由此给单位带来损失。
二、提高认识，加大投入，提升知识产权档案管理水平
根据目前知识产权档案管理工作的现状，各级档案管理部门要采取行之有效的措施，促进知识产权档案工作水平的提高。
（一）增强意识，提升工作自觉性
企业是自主创新基本体制架构的主体，是推进产业结构优化升级的关键。知识产权档案是知识产权的载体，是单位档案的重要组成部分，对企业自主创新具有重要的参考借鉴作用，启迪助推作用。企业要自觉拥有对知识产权档案管理重要性的认识，并将其纳入单位档案管理体系。
（二）提高规范化水平，建立做好知识产权档案工作的长效机制
第一，要建立一支相对稳定的高水平的档案队伍。减少知识产权档案管理人员的兼职，要创造条件，不断更新档案人员的知识结构，提高业务素质。
第二，要建立健全知识产权档案的收集、整理、鉴定、保管等各项管理规章制度，将知识产权档案的管理纳入整个单位档案管理体系，明确归档范围、r间和要求，确定保管期限和密级，保证归档知识产权文件材料的齐全、完整、准确、系统。可根据本单位的实际情况，在知识产权保护期过后，将知识产权档案的保管期限设定为永久或30年。对超过保管期限的档案要及时进行鉴定，解密，力求企业知识产权档案信息资源最大化共享。
第三，要配备符合保管条件的档案库房和装具。库房要具备防火、防尘等“八防”条件，温、湿度控制达到档案保管要求。
第四，要逐步采用信息化手段加强对知识产权档案的管理，按照有关电子文件归档管理的规定进行归档。重要的电子知识产权文件采取纸制文本电子文本同时保存。归档的电子知识产权数据及其元数据应拷贝至耐久性好的载体上，脱机保存。
（三）保障安全，提高知识产权档案信息利用率
知识产权档案记载企业的核心机密，是企业赖以生存和发展的技术保障。在管理知识产权档案时要建立并严格履行一系列完备的档案管理工作规范，严明保密和利用制度。在知识产权档案的管理中要努力做到即保证知识产权档案信息的安全又能最大限度地提高其利用率，发挥知识产权档案在企业科技研发和自主创新工作中的应有作用。加强对计算机网络内运行的知识产权档案信息的控制，确保安全。各单位应对查阅、利用知识产权档案的有关人员施行权限管理，防止泄密事件的发生。
各级各地档案行政管理部门要积极联合各相关部门，及时制定和严格监督执行《知识产权文件材料归档范围》对加强知识产权档案管理工作提出具体要求，强化服务，积极指导，为企业自主创新提供可靠保障。
在今后的工作中各类单位都要增强做好知识产权档案工作的自觉性，认真学习借鉴好的典型经验和做法，与时俱进，开拓创新。积极推动知识产权档案工作的新发展，为建设创新型企业，为中国制造走向中国智造作出新的贡献。
（作者单位为大连市农业机械化技术推广站）
参考文献
关键词：电力企业；档案管理；知识化管理
中图分类号：C29 文献标识码：A 文章编号：
传统的档案管理已无法适应日益激烈的市场竞争，也已无法满足人们日益增长的知识需求，新形势下，电力企业档案工作唯有朝着知识化管理的方向前行，方能促进企业档案工作自身的蓬勃发展，帮助企业实现流程最优化和管理高效化，支撑企业立于不败之地。档案知识化管理，具体来讲，包括加强档案编研利用、推进档案知识服务、完善档案知识化管理制度、建立完善的知识资源目录体系、搭建档案知识化管理系统平台等内容。电力企业应突出档案知识化管理，充分挖掘档案知识价值。通过对档案管理基础工作和数字化工作的巩固与加强，电力企业可以实现档案管理的规范化和信息化。然而，这并不能满足电力企业的发展对知识管理的需求。因此，电力企业应逐渐完成传统档案管理向知识管理方向的过渡与转变，将档案工作的发展向知识服务和知识管理的方向推进。例如，电力企业可以在档案管理系统中提供人性化的检索手段，并与电力企业的业务系统进行对接，也可以利用知识管理平台，共享电力企业档案管理目录，最终为员工提供便捷的档案信息咨询服务。
一、加强档案编研利用
新时期，电力企业档案工作的开展不应仅仅停留在保管的层次上，应该积极开发利用档案信息资源，在完成档案收集整理基础工作的同时，档案工作者应围绕工作重心，整合内外信息，加强档案编研和利用工作，为推进档案知识化管理服务。编研是对档案中有用的知识进行抽取、加工、整理与集合，编研利用是档案知识化管理的基本表现形式。电力企业档案部门应努力较好地完成企业的档案编研、内审、修改与出版等工作。大力开展档案编研，充分开发档案价值，将为企业的中心工作和运营管理提供良好的支撑服务。档案编研包括对企业年鉴、史志、管理制度和文件汇编等的编写工作。企业年鉴的内容包括大事记、概述、组织机构、年度特色照片等，可充分体现电力企业个性与特色，是记录企业成长与发展的重要形式，对记录企业发展史意义重大。同时，档案部门还应全面开展全宗介绍、大事记、组织沿革、专题概要等专题项目的编纂工作。电力企业在进行编研工作的过程中，要根据本企业的实际情况，结合本企业的发展规划和现实需求，从基础资源中选择具有重要借鉴意义或具有本企业特色的专题，将散布在不同时期、不同地方、不同部门或不同案卷中的相关档案加以搜集整理，以汇集成能全面、真实、客观、完整地反映该特色专题历史发展全过程的专题档案文献，为推动档案知识化管理做好准备。与此同时，档案部门还可以主动收集各类官方和民间的有关档案文献，如将本企业举办的各类专题研讨会的档案资料，以及有关专家学者在参加本企业组织的工作交流活动中所获取的相关文献资料也列入归档目录，以此丰富企业档案馆藏内容，为今后推动档案管理革新创造条件，这也是档案部门转变角色定位、发挥自身优势、创造最大价值的一种体现。丰富的档案编研成果可以为档案知识化管理提供丰富的信息资源内容，档案部门应营造和谐宽松的研究环境，全面收集、开发档案信息资源。电力企业档案工作者应开拓视野，解放思想，踏实务实，勇于创造，辅之以科学便捷的档案利用制度，努力为企业员工提供知识服务，实现档案知识化管理。
二、推进档案知识服务
电力企业应将信息化和知识化管理纳入企业的长期发展战略。作为企业的基础性工作，档案管理是保证企业平稳、有效运行的重要环节。档案是电力企业内部知识的载体，蕴含着大量的知识和信息，当今企业应不断重视档案知识化管理工作，以满足电力企业业务发展的需要。
电力企业应根据发展需要，以企业的业务系统和知识管理系统为依托，结合数字化档案管理系统的特点，向员工提供知识服务。如在系统内部，公开档案资源目录体系，让员工知道企业的档案都包括哪些，对企业的显性知识有着整体把握，从而方便员工利用。企业应制定详细的档案知识服务的发展计划。在资源数字化、数据集成、系统集成、电子文件长期真实保存的基础上，搭建基于用户信息活动的数字档案馆，支持用户灵活处理信息、提炼知识和交流写作。新的数字档案馆将强化系统的搜索功能和智能化管理功能，确保信息采集手段的多样性和系统性，使普通用户可以迅速快捷、准确地查到需要的文档。档案管理人员可以方便快捷录入、归档、排序各类档案，可以方便灵活自定义各类档案，配置各类界面，实现档案库资源共享，避免重复归档。基础较好的企业可以探索档案的二维码管理，建设图片库、视频库、编研库、信息网站等。同时值得注意的有，企业应采取个性化的知识推送服务模式。在成熟的档案管理体系基础上，电力企业可以利用档案知识化管理系统，对企业领导与员工提供个性化的知识推送服务。在知识管理系统中，可以根据领导与员工的岗位需求，向其提供个性化的知识推送服务。知识推送服务包括向企业领导和员工定时提供特定的服务，如结合特定的岗位需求提供数据分析、主题材料、形势分析、疑难解答等。领导和员工个性化的需求可以通过岗位分析得出，同时也可以由系统根据领导和员工的检索主题进行分析得出。个性化知识推送服务是企业结合领导和员工的需求进行的以档案为基础的知识服务模式。这种服务模式是对企业内部知识资源的充分整合与利用，能够有效提高电力企业领导的决策质量与员工的工作效率。
三、完善档案知识化管理制度
制度是促进电力企业档案管理向知识化管理方向发展的核心内容和重要保障。为适应电力企业发展战略，实施信息化和知识化管理的需要，电力企业档案管理也需要完善档案知识化管理制度，进一步推行档案知识服务工作。对电力企业的档案知识化管理，不仅要对传统的纸质档案、电子档案进行归档管理，而且要对含有丰富知识的企业重要文档进行管理，这部分文档很可能不在归档范围中，但是作为企业知识的重要载体，需要对其进行有效管理，以便最大限度地发挥其知识价值。因此，电力企业可根据需要，适当扩大文档收集范围，对需要归档的文件进行归档保存，对于无需归档但具有重要知识价值的文档进行整理与共享，从而为员工提供全面的知识服务，实现档案知识化管理。同时，电力企业还应在已有管理制度的基础上，对知识化管理模块进行完善，增强对档案知识化管理的规范，如在档案编研、数据分析、提供利用等方面加强档案知识化管理。
四、建立完善的知识资源目录体系
作为电力企业的重要知识资产，知识资源是维持企业运营的宝贵财富。知识资源目录体系是企业推行档案知识化管理的重要手段和工具。一方面，它可以帮助电力企业梳理内部知识，加强对档案资源的集中管理；另一方面，它便于电力企业员工对档案与知识的利用。建立完善的档案资源目录体系是成熟的企业档案管理和知识管理工作的必备环节。知识资源目录体系不仅包括以往的档案资源目录体系，也包括除档案以外的含有丰富知识的文档，这些文档对于员工工作效率的提高具有重要的意义和价值。知识资源目录体系包括对知识文档的分类、知识文档的逻辑层次、知识资源的位置与关联进行的详细描述。其中，知识文档的分类是档案知识化管理的基础工作，即是对档案类目体系的划分；知识文档的逻辑层次则可以体现出知识大类与子类之间的关系，能够呈现出各类之间的逻辑层次；知识资源的位置与关联则是对不同知识的定位与关联描述，这可以充分反映不同知识文档之间的关联关系，能够最大程度地提高知识文档利用与检索的便捷性。
参考文献
[1]张斌.新经济时代的企业档案管理[M].北京:中国档案出版社,2007
一、档案管理信息平台深化应用的目标
米脂县电力公司根据自身工作实际，在国家电网公司档案管理信息平台的基础上，采用B/S多层应用体系结构，应用SOA、J2EE等先进技术对软件应用系统进行深度开发，建成符合陕西电力档案业务工作要求的功能模块和界面处理，实现了电子文件与电子档案全程管理。
档案管理信息平台主要应用模块包括应知应会、企业知识、部门知识、个人知识、你问我答。其中数字化档案存放在企业知识模块中，按照档案属性分类为：文书档案、合同档案、生产档案、科研档案、基建档案、设备档案、会技档案、声像档案、实物档案、招标档案。档案检索条件包含：题名、文号、责任者、起止日期、机构、文件类型、主题词、关联词、分类号等。档案管理信息平台以确保文件的真实性、可靠性、完整性和可用性四个特性为基础目标，确定了十大功能：确定需要捕获的档案，确定档案的保存时间，档案捕获，登记，分类，存储和保管，利用，跟踪，处置计划的实施，对档案管理过程的记录。
二、档案管理信息平台深化应用的实施步骤
第一步：引入文件连续体模型。文件连续体（Records Continuum）模型注重文件运动过程与文件管理过程的整体性、连续性与集成性，提倡档案人员提前参与文件管理，直到文件被销毁或永久保存，要求将文件管理与业务流程相结合。为此，必须做到以下几点：第一，新开发的各种业务系统必须满足文件归档与档案管理的功能需求；第二，对于已有的各种业务系统，建立其与档案管理信息平台的接口，使系统能自动获取归档电子文件并捕获元数据，尽可能地将档案管理监控职责向前延伸；第三，对于文件档案，明确各业务部门归档范围和责任，提供档案收集、整编及业务系统接口，实现对归档文件的前端控制和全程管理；第四，对于基建、设备档案，在工程项目立项之初就同步确定项目归档范围、整理规则、归档责任，最小化人为因素，使归档工作与工程建设同步、有序进行。
第二步：引入知识管理理论。知识管理（Knowledge Management）是企业管理的新范式，也是指导档案管理创新的新理念，即将文件档案视为企业重要的知识资源，将档案管理的关注点从文件档案实体转向文件、档案所蕴涵的知识，应用先进的知识管理技术方法，创新、拓展文件档案的收集、整理、鉴定和服务等各项活动。因此系统应突出以下功能：
第一，数据资源全覆盖，对于没有纳入传统文件档案收集范围，但具有知识价值的资料、数据、信息进行管理，以实现企业内所有显性知识资源的整合与共享。
第二，服务手段多元化，如信息推送、信息订阅、收藏夹、嵌入式服务等。信息推送即在其他应用系统中主动提供需要的档案信息，使用户在需要的时候即可享有档案资源；信息订阅即用户在系统中可以订阅自己感兴趣的专题，以便档案管理信息平台中一旦出现相关信息可以主动发送邮件通知用户；收藏夹类似于专题，即把相关的主题内容统一地聚集在子文件夹中；嵌入式服务即将平台的查询窗口嵌入到各应用系统中，用户可以在多种应用系统中便利、快速地查询档案信息。
第三，服务技术智能化，在基本的数据采集后，档案管理信息平台对各类档案资源进行整合、挖掘、分析，构建资源内容平台，为搜索引擎系统提供应用基础。
第三步：实施纸质档案数字化。即通过各种扫描设备采集影像信息，通过数字化加工系统的数据录入、图象处理、文件排序归档、质量审查、质量二次检查、数据挂接等一系列流水化作业，对扫描的文件进行了纠偏、去污处理和格式转换工作，把纸制文档转化为可供用户浏览的全文信息影像。
关键词:档案管理;基建;问题;对策
Abstract: With the development of market economy, the infrastructure file management work more and more in-depth development of. The new case the infrastructure file management face, therefore, this paper combined with years of the File management practical experience of the problems existing in the infrastructure file management elaborate, and takes relevant countermeasures. For counterparts reference!Keywords: file management; infrastructure; problems; countermeasures
中图分类号：G271文献标识码：A
一.前言 基建档案是指基本建设项目(工程)档案。国家档案局、国家计委在《基本建设项目档案资料管理暂行规定》中明确指出:“基建档案是指在整个建设项目从酝酿、决策到建成投产(使用)的全过程中形成、应归档保存的文件,包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产(使用)等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的全部文件材料。同时规定各单位要按照统一领导,统一管理档案的原则,管理好基本建设项目的档案资料,确保档案资料的完整、准确安全和有效利用。”基建档案记录了工程建设的全过程,应始终同它所反映的工程实体保持一致。基建档案在企业的发展中发挥着积极作用。首先它是对建设项目进行稽查、审计、检查、监督的重要依据;其次是对工程事故原因分析、责任认定、提出改进方法的技术依据;第三是工程验收阶段,验收工程质量的必备条件;第四是建设单位维权的依据;第五是工程进行维修、管理、改扩建的凭证。
二.基建档案管理存在的问题
（1）传统的基建档案管理模式面临着重大的挑战，相关规章制度不健全，不能采取规范标准的管理方法和操作流程，基建档案管理各环节不符合质量要求，由于工程参建单位多，档案工作标准得不到统一，如归档的基建档案质量不一，格式和内容不相同，给档案部门带来一定的负担。基建工程档案管理工作程序不规范，没有履行监督、检查、指导等职能，基建档案管理措施不完善，对当前的改革形式和现代管理方法缺乏研究和思考。
(2)面对发展机遇，国家工程项目建设管理体制改革进一步深化，也颁布了一系列工程项目管理和工程档案管理法规、标准，在传统的基建档案管理工作中同时产生了问题和困难。基建工程其有工程周期长、流程长、阶段多、涉及部门多等特点，使基建档案具有多样性、复杂性、成套性等特点，由于经济利益或赶工期等原因，人们只重视工程本身，轻视工程档案，基建档案的收集、整理与归档工作与工程建设不能协调开展，造成了摧建档案工作滞后，反而影响了工程各方面对档案资料的利用工作，工程项目管理和技术文件资料处在分散、损坏、丢失等情况下.制约了单位经济和档案管理工作的持续发展。
（3）基建档案管理意识不强,对档案保护工作缺乏应有的重视。基建部门出于方便工作考虑,不能主动上交基建文件材料。从专业角度来讲,档案人员虽具备档案专业知识,但缺乏工程建设方面的知识,不熟悉基建项目流程。而基建部门工作人员及施工技术人员虽有较丰富的基建工作经验和专业知识,但对于基建档案的日常积累和保管缺乏经验和必要的重视,双方各有所长却不能互通有无,缺乏沟通与交流,导致基建档案的收集归档工作不能正常开展。
(4)收集难度大。基建档案收集难是众所周知的问题,由于基建档案具有成套性、专业性、形成周期长、涉及部门多等特点,使基建档案的收集工作具有相当难度
（5）档案知识缺乏由于历史的原因，从事档案工作的人员所学专业与所从事的工作不一致，对档案的知识特别是对基建档案知识了解得不够，缺乏档案专业知识的学习。
三：基建档案管理的对策
（1）建立健全基建档案管理制度是搞好基建档案管理工作的保证基建档案的科学管理直接影响到工程项目的维修、改造、扩建，健全档案的收集、整理、保管等系列制度。进行多项改革，随着新建、扩建、改建工程的日益增多，边建设、边报批、边设计的事情常有发生。这给档案资料的收集整理带来了诸多不便。所以应制定相应的基建档案工作管理制度，并严格执行，做好基建档案前期的收集工作，力求后期档案的完整、真实，使基建档案资料具有真实性，从而确保档案的归档率、完整率和准确率。
（2）加强文件形成者、档案管理者的业务培训.开展宣传教育，增强全员档案意识是发挥档案价值作用的前提。一套完整、准确、系统的档案，必须发挥全体参与人员的档案意识，一起参与档案收集，特别在项目建设初期，遵循项目建设和档案形成的规律，对项目档案工作进行统筹规划。树立科学的档案观，让科室内每个工作人员都知道、了解、重视基建档案管理这项工作，各负其责，大家尽量配合把好自己的关口。这是做好基建档案工作的有力保证。
（3）提高业务素质和科学知识，不断提高基建档案的科学管理水平。随着基建档案管理向现代化、科学化、系统化方向迈进，作为档案管理人员必须注意学习新技术，努力提高自己的业务素质和科学知识，不断提高基建档案的科学管理水平。现代医院管理中基建档案管理人员应具备熟悉基建专业知识，掌握电子文档管理和网络技术、现代管理理论的技能。以业务素质的提高为着重点，可以争取各种机会参加有关基建政策文件、档案知识的学习，拓宽知识面，优化知识结构。不能光让马儿跑，不让马儿吃草。 （4）增强档案意识，转变传统观念，树立科学理念。基建工程档案管理正逐步社会化、市场化、信息化，积极宣传《档案法》，正确认识基建档案重要性是提高基建工程管理和档案管理水平的关键和保证，以人为本，贯彻科学发展观，基建档案人员应做好档案管理工作，变被动为主动，有为才有位，使档案人员和各级领导达成共识，齐抓共管，提供基建档案管理水平。 （5）完善基建档案管理体制，建立健全基建工程档案管理规章制度。根据基建工程项目特点和基建档案管理要求，各参建部门都应设立相应的档案机构，配备专职档案人员，明确各自管理职责，建立基建档案管理网络体系，深化职能，加强各工程人员和档案人员之间的业务交流和工作沟通。
一、提高认识，加强卫生监督文件材料收集归档
卫生监督管理工作形成的文件材料是卫生监督管理活动的整体反映，是在卫生监督管理活动中形成的、真实记载卫生监督管理活动的原始记录。同时，卫生监督管理文件材料是卫生监督管理工作的重要依据，又是维护卫生监督管理相对人合法权益的有力证据。因此，一要加强档案法律、法规的学习宣传，提高对卫生监督管理文件材料收集归档工作重要性的认识，提高档案工作人员的法制观念和业务素质，明确卫生监督管理文件材料收集归档工作的责任。要通过学习、宣传，将档案意识根植于各级领导和有关人员的头脑中，使领导和有关人员把对档案工作的理解与支持落实在行动上，同时还要使领导和有关人员认识到归档工作是一项综合性、全局性的工作，不是档案部门自己的事，只有各职能部门相互配合才能把归档工作做好；二要落实“三同步”，以保证收集归档工作顺利进行。在卫生监督管理工作程序中，在审查卫生监督管理相对单位报批文件的同时，要同步审查报批文件材料是否齐全、标准规范；在制定卫生监督管理工作计划时，要同步规定文件材料整理和归档工作的时间和进度；在制定各有关部门和人员的岗位责任制时，同步规定文件材料的形成、积累、整理和归档工作的职责，并且作为考核与奖励的一个条件，营造一个主动归档的良好氛围。
二、夯实基础，规范卫生监督档案管理工作
卫生监督机构的档案管理人员要监督和指导卫生监督文件材料形成科室的兼职档案人员，并开展卫生监督档案工作的检查、总结、培训等活动，集中精力把档案业务基础建设摆上重要位置。同时，要建立健全档案管理各项规章制度。如：要建立文件材料的形成、积累、整理、归档制度；制定档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、借阅等制度，并把具体要求列入卫生监督工作标准、工作程序及各科室和人员的岗位职责。档案员保证各种形式、各种载体的档案收集齐全、完整，做好档案的保管、统计、提供利用工作，实现规范化、标准化、现代化管理，为提高卫生监督档案开发利用打下良好基础。卫生监督档案工作还要加快档案管理现代化步伐，用现代信息技术管理卫生监督档案，以适应卫生监督档案信息化建设的需要，不断提高卫生监督档案管理水平。
三、扩大档案信息储备，发挥卫生监督档案作用
在当今信息时代，卫生监督工作离不开卫生监督档案信息，领导决策也离不开档案信息。充分利用卫生监督档案为国家宏观经济管理服务，为领导决策服务，是卫生监督档案工作面临的重要课题。目前卫生监督事业迅猛发展，信息存取技术、特殊载体、电子文件以及国际互联网的出现及广泛应用，为卫生监督档案信息的社会利用提供了技术支持。开拓卫生监督档案输入渠道，不断增加卫生监督档案信息的储存量，并适时更新档案资料的内容，提高档案信息利用率；要加紧卫生监督档案信息检索工具的编制工作，强化开发卫生监督档案信息的手段，加强信息储存和检索向“高效、高速、完整”的目标迈进，应积极运用计算机辅助档案管理，实行文字、图表、声像等不同门类、载体档案的存贮和开发，实现档案信息网络传输，最终实现信息资源共享，为卫生监督事业的发展服务。
四、更新知识，提高卫生监督档案人员的素质
卫生监督档案人员的素质高低，直接影响到卫生监督档案工作的开展和档案管理水平的提高。从目前情况看，各级卫生监督机构的档案人员除极少数经过正规系统的档案专业知识学习外，大多数只经过简单的档案培训班培训，基本都是边干边学，且大多数档案人员身兼数职，谈不上对档案专业知识的学习，只能起到档案保管员的作用。而卫生监督工作对档案人员的要求是很高的，它既要求卫生监督档案工作人员具有良好的政治素质，又要有较高的文化知识、档案专业知识和现代化管理知识，还要掌握与档案工作相关的卫生监督专业理论知识，熟悉卫生监督工作程序。为此，要发展卫生监督档案事业，关键是要培训一支高素质的档案工作人员队伍。一是要通过组织参加卫生监督机构及档案行政管理部门举办的各类相关培训班、专业教育，岗位自学等形式，提高档案人员的文化素质和专业水平。二要经常开展档案管理经验交流，邀请档案专家到单位进行业务指导，或主动到有关单位学习取经，取人之长，弥补自已工作的不足，这些均是提高卫生监督档案人员素质的良好途径。三是档案工作人员还要加强现代化管理知识的学习，如计算机软硬件基本知识、网络工程和信息系统知识，树立科学的管理观念和思想，能够熟练运用计算机及其网络系统，提高档案现代化管理的能力和水平，使卫生监督档案管理人员成为具备卫生监督、计算机、档案知识的复合型人才。
本文作者：白爽 单位：牡丹江市卫生局卫生监督所
受我国传统计划经济体制的影响，传统的人事档案管理是一种以“管理”为中心的陈旧模式，在这一模式下，人事档案管理是一个完全封闭的领域，在这一领域内，人事档案管理体制又是一个强调内外有别、档随人走、档案管理资格限定以及档案利用阻碍重重的制度。目前，这一模式已经在很多方面暴露出缺陷和不足，包括档案内容的真实性和完整性不足、档案管理和利用的无序化以及档案管理技术手段落后等。在这样一种现状面前，人事档案管理的需求和必要性都呼之欲出，探讨人事档案管理工作的优化路径成为学者和相关领域从业者讨论的热点。本文将着重从人事档案管理工作优化改革的必要性和具体路径出发展开下面的论述。
二、改革企业人事档案管理工作的必要性
本文认为之所以强调改革企业人事档案管理工作的重要性是和以下几个方面密不可分的：
（一）知识经济时代的必然要求
对人事档案管理的认识不断加深以及重视度不断提升的现象是与世界经济发展到以知识经济为主导的阶段这一社会经济背景是分不开的。知识经济是指一种经济增长主要依赖于知识的生产、扩散和应用的经济形态。在这样一种经济形态下，知识积累是经济增长的源泉，而知识的积累和技术的进步则主要依靠人力资本。于是知识经济背景下，人力资源管理便成为最受关注的一种资源类型。随着人力资源管理的重要性不断凸显，人事档案这一承载基本人力资源数据和信息的材料便成为管理者们关注的重点所在。
（二）实现企业全面管理的重要方面
企业管理不仅仅是生产和经营这些看得见的价值创造部门。企业的员工也是企业存续和发展的重要基石。特别是技术和知识密集型行业，人才的重要性更加突出。如何更好地管理企业的员工，为企业创造更多的知识财富也是企业管理者需要倍加关注的问题。而随着劳动力市场的不断自由化，员工的流动性较之以前都有很大的提高。一方面，这反映了市场经济环境下人员的优化配置，能够更好地促进人力资源的优化利用；另一方面，企业在人员管理上的压力也随之增大，人员流动的频繁也不利于档案的保存和管理，“弃档”现象时有发生。这些都不利于企业对员工的管理。因而改革人事档案管理制度对于实现企业全面管理也是有利的，只有这样，企业才能更有针对性聘任、培养满足自己发展目标的员工，提高企业员工的总体质量。
（三）增强企业市场竞争力的有力手段
知识经济时代，知识和人才是财富创造的源泉。那么在市场经济下，企业保持竞争力的一个有力手段便是人才的管理。结合企业的发展方向和目标，有针对性地寻找所需要的人才，并深入了解员工的背景信息，为企业员工和人才的管理建立其一个制度化的体系都是企业人才管理的重要方面。因而，做好企业人事管理工作，对于企业有效利用人才资源，实现自身的长足发展，增强和保持市场竞争力的重要手段。
三、改革企业人事档案管理工作的几个原则
在分析企业人事档案管理工作优化改革的具体路径之前，应当首先明确整个人事档案管理工作的总体原则。本文认为，改革企业的人事档案管理体制应当坚持以下原则：
（一）服务为导向的原则
档案资料是记载个人基本信息、整体素质和能力以及社会履历的重要资料。既是个人向用人单位展示自己的重要手段，也是用人单位认识和了解求职者，更好地管理人才的重要手段。在企业人事档案的管理过程中，从整个档案的归入、管理、移出以及保管都要体现为用人单位和个人服务的原则。保证为用人单位提供真实、完整、有效的档案信息，也为个人提供向用人单位展示自身素质和能力的素材，同时注意保护个人基本信息和隐私不被泄露和不当使用。
（二）保证档案内容完整、准确的原则
考虑到人事档案在企业全面管理的重要性，档案内容的完整准确对于企业和个人来说都是至关重要，否则档案资料的利用价值便值得怀疑。完整性要求是指档案资料必须能够反映个人的全部基本信息，并且全面反映一个人履历变化的过程，不能出现前后矛盾的现象。准确性要求是指档案资料内容准确无误、不存在模糊不清、无法确认的信息。只有满足这些基本要求之后，人事档案资料的使用价值才能得到保证。
（三）实行统一和标准化的档案管理原则
因为人员流动的频繁，档案资料会在多个单位之间流转，为了更加便利有效的管理，便需要有一个统一和标准化的人事档案管理制度。从档案的归入、整理、编排以及保存、借阅、流转和保密等各个环节实现标准化和规范化。
四、改革企业人事档案管理工作的具体路径
在改革总体原则的指导下，本文认为应从以下几个具体方面出发，具体实现企业人事档案管理制度优化目标，包括：
首先，须从总体观念和法律制度上明确用人单位是员工人事档案的建立者和管理者，摆脱已有的认为政府人事管理部门才是个人人事档案保存和管理的唯一主体的错误观念。毫无疑问，相比较各个用人单位主要是企业，政府人事部门对于企业人事档案的利用和利害关系程度存在不足。将档案的建立和保管的权限交给企业自身，既有利于企业自身对人员的管理，也有利于促进企业改进管理方法和制度实现人事档案管理工作的优化。其次，建立合理且可操作性强的人事档案管理制度。按照更好地服务相关主体、确保档案内容完整、准确以及实现档案管理工作统一标准化的原则，在人事档案的归入、整理、编排以及保存、借阅、流转和保密等各个环节都明确具体的操作规范和目标要求，并且明确岗位职责，以此保证整个人事档案管理制度的有序化和科学性。再次，重视档案管理的人才队伍建设，提高整个档案管理工作队伍的业务能力和工作素质。不仅要强化职业道德和行业文化知识教育，提高相关人员的政治素质和法律意识，也要注重提高其知识水平和服务能力，增强其对现代技术手段和管理理念等专业知识的掌握程度。最后，借助信息化技术，实现档案管理工作的全面信息化。计算机和信息技术的已经深入整个社会管理的方方面面。实践也证明，信息技术能够更好地降低管理成本、提高管理效率，更好地实现管理目标。企业在人事档案管理的信息化过程不能仅仅是进行简单的电脑录入和输出，应当结合企业的不同管理目标，对人事档案进行全面的处理和利用。
五、结语
关键词 档案 管理 现代化
加快档案信息自动化系统建设，实现档案工作各个环节的计算机化，是实现档案工作现代化，提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。计算机档案管理系统一般具有输入、输出、修改、插入、打印、统计、检索、查询、删除等功能，同时计算机还具有判别、诊断、筛选的功能，利用这些功能可进行档案的鉴定工作。运用计算机进行档案的现代化管理具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，提高了工作效率，是档案管理史上的一大飞跃。电子文件作为一种新型的信息载体出现在档案领域，以磁性材料和光学材料为载体的电子档案，将逐步替代传统的纸质档案载体，在档案领域占主导地位，给档案工作注入生机和活力。
一、知识经济时代档案管理工作面临的问题
1、知识经济时代，档案事业的内涵和外延将进一步扩大以为档案是经济形态存在和发展的必然产物，原始记录性是档案的本质属性这点永远都不会改变。在知识经济时代，能够以档案形式存在的信息，将是人类知识与信息高度浓缩的精华，也是档案能够得以存在的内在生命力。所以，信息属性已成为知识经济时代反映档案本质的重要特征，档案的信息含量已成为评估档案驾驶的主要参数，而以往的载体形式也不仅仅局限于目前的微缩、机读、光盘、网络等技术，新的载体形式将会不断涌现，况且载体形式只是在档案保管上有所不同而已。所以采用档案信息内用属性划分档案的外延，将不会使档案种类混杂，分类关系不清，这样建立起来的档案分类体系将日趋完善、科学、合理。
2、依托先进的技术设备，知识经济将推动档案事业发展进程知识经济是现代化科学技术智能化、信息化、高级化的结果。先进和技术设备是知识经济的物质基础和技术手段。没有先进的技术设备，任何思想和技术方法都无法落于实处。当今社会，先进的技术设备已运用于社会生产、生活的各个领域。档案工作也是如此。计算机已经广泛应用档案管理、统计和检索；微缩技术在档案的保管方面具有十分重要的意义。总之，计算机、光盘、多媒体、现代通信技术、微缩复制技术的普遍应用将大大加快档案事业的发展进程，使之进入现代化管理的先进行列。
3、知识经济将为档案事业提供现代化的管理思想和管理方法知识经济不仅意味着知识的不断创新和信息技术的广泛应用，它更代表着先进的、科学的管理思想和管理方法。在管理方法上知识经济更需要增强开放档案意识，树立依法治档的观念，注入批判继承精神，探索创新精神和学术自由精神。更需要引进图书馆学，情报学的相关理论，加强基础工作，调整供求关系，加强定量管理，提高利用效率，把完善档案部门的职能与改善档案管理相结合。
4、知识经济时代，对档案工作者的素质将提出更高的要求选拔德才兼备的人才是知识经济时代的核心内容。实质经济时代的档案人员要具备较高的专业知识、自然科学知识和相关应用知识。这样，才能使先进的科学技术、管理方法和优秀人才结合起来，发挥出最大的效能泥腿动档案事业发展。
二、加快档案管理工作现代化进程
在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
（一）分清轻重缓急，循序渐进
档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用。而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队，将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。
（二）分级次著录，省时省力
在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录，对那些卷内几个文件涉及同一个内容且又排在起的档案进行文件组合级著录，而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能揭示档案的主题内容和特征，而且也可以减少著录条目和录入条目，既节约了时间、人力与财力又提高了效率。
（三）分门别类，充分利用档案原基础
对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引。而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。
（四）要加强档案信息素质教育
加快建立档案信息网络。要注意加强档案主体意识和获取意识教育，利用档案信息守法意识，加强档案工作者的档案信息保密意识，传播意识和更新转换意识。提高运用现代化技术和设备，获取档案信息技术和设施武装档案信息网络，不断提高档案信息的效益功能。
（五）要科学地制定、贯彻和修订各项标准，使档案工作逐步实现标准化
计算机技术的应用是档案工作技术现代化的中心，而电子计算机的高效率是以档案管理业务标准化为基础的。以为对于杂乱无章没有系统整理的档案，计算机是无法进行管理的，即使可以管理也会因运算程序的复杂化而使其效率大大降低，因此要适应知识经济发展要求，加快档案现代化管理就必须实现档案工作标准化。
（六）要强化服务意识，拓宽服务领域
要从重管理、轻利用的传统模式中解脱出来，变“封闭型”为“开放型”，主动面向知识经济主战场，把档案工作的重心转到为知识经济和各项事业发展提供优质服务的轨道上来。做到知识经济发展到哪里，档案工作就延伸到哪里。在提高党政机关档案工作整体水平的同时，要向企业和科技事业单位倾斜，在注重国有经济领域档案工作的同时，把非公有制经济领域档案工作纳入服务范畴。
（七）培养一批高层次的档案信息专业人才和新型化高层次管理人才
要尽快培养既懂专业知识，有懂信息技术，具有综合工作能力的信息专业人才和新型的高层次管理人才，为迎接知识经济的到来做好充分的准备。
