时间：2023-05-30 09:57:24
1 抓好档案管理制度落实
档案规范化管理，要以完善的档案管理制度为基础。只有建立健全档案工作规章制度，才能保证档案工作规范化的有效实施。档案管理制度首先应做到：对已有制度的不断完善，对缺失制度的及时补充，对新增工作内容的制度配套。不断制定和完善档案规章制度，使档案工作有章可循、有法可依。其次，提高档案制度的执行力。规章制度不应束之高阁，档案工作各个环节都应严格按照制度的标准执行。最后，要构建档案管理工作网络。档案工作管理网络的建立，有利于形成各部门多管齐下、各司其职、多角度、全方位的档案管理格局，真正将档案制度落到实处。
2 加强公文制发流程管理
档案大部分是由公文转化而来，公文制发的质量直接影响档案的规范化水平。加强公文制发流程管理，能有效提高公文的整体质量。公文制发流程管理应把握三个方面：一是公文签发手续要齐全。发文手续需经相关人员审批签字，发文稿签的内容填写要齐全完整。二是公文格式要规范。制作公文时不能自降标准或“差不多”就行，每个细节都应严格按照国家规定的公文格式规范执行。三是归档前要严格检查公文细节。如：底稿与正文是否相符、有无公章、日期、笔墨纸张使用是否规范、有无破损等，确保归档公文的质量，提高档案的规范化水平。
3 严格遵守立卷归档原则
相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作规范化的最大障碍。因此，立卷归档应遵循 “以我为主”原则。另外，还要把握三个特性：一是时效性。完成现行文件阶段任务是立卷归档的前提，只有达成目前文件任务才可以立卷归档。二是完整性。归档工作中，既要把握重点，分清主次，严把入口关，更要注意防止应归档文件的散失，要做到“应收尽收、应归尽归”。三是实用性。立卷过程中，把同类并具有内在联系的文件材料放在一起，保持同一问题的完整性和连续性，使归档后的档案既完整又不重复，以提高档案的利用效率。
4 强化执法监督和考核机制
档案规范化管理的实现，首先要有严格的监督管理作保障。档案行政管理部门要依法依规加强档案执法检查，监督档案制度的实施，确保各项档案制度落到实处。其次，要严格推进考核制度的落实。制定科学、实用的档案管理考核办法，注意对反馈结果的搜集，同时辅以激励约束机制，保障考核实效。
5 通过档案升级达标创建工作逐步规范
《河南省机关档案规范化管理认证标准》涵盖档案管理体制、档案业务“两基”建设、档案信息化建设、档案提供利用等四大类、四十小项内容，是对档案工作全方位的检验和考核。创建单位需要按照认证标准的要求，逐条解读和对照，逐项自查整改，不断完善。认证标准的完善过程，既是不断补充、创新的过程，也是档案工作不断规范、提升的过程。通过晋升达标创建活动，档案的硬件设施和软件水平都会得到很大改善和提升。
6 注重档案资源的深度开发
加强档案的规范化管理，其根本目的就是要实现档案利用价值的最大化。搞好档案资源的开发利用是实现档案价值的最直接手段。对档案资源的深度开发，能够使“死档案”变成“活资源”。一是档案的编目要更加全面规范。在一般档案编目的基础上，及时编制新增档案类别的检索工具，如电子档案的检索工具等，使档案检索工具更加高效、准确，实现多途径检索。二是档案的编纂要更加科学实用。通过先进的档案软件，将庞杂、零散的数据信息整理、精炼和归类，使其更加准确、系统；将内容一致、有规律性的数据信息有机地结合，集中编目成册，形成科学实用的专题编研资料。
[关键词]基层单位；档案管理
[中图分类号]G271 [文献标识码] A [文章编号] 1009 — 2234（2013）03 — 0073 — 02
一、引言
基层单位档案是基层组织工作活动的真实记录，是基层单位不可再生的宝贵财富，档案涉及的范围广泛，具有丰富的内容，是翔实可靠的凭证，较之其他信息，具有自身非常大的优势。随着我国社会经济的发展，信息技术和网络技术逐渐走进人们的工作生活，我国的档案管理在取得发展的同时，也面临着巨大的挑战。我国传统的档案管理是以档案实体的保管和利用为重心，社会的发展使档案的管理逐步走向以档案信息存储和利用为重心，走向规范化和信息化。但是当前的档案管理中也存在一些问题，笔者就如何完善基层单位档案管理的工作提出了一些建议。
二、基层单位档案管理中出现的问题
1.基层档案意识淡薄
档案意识是管理人员对于档案及其工作等这些客观情况的一种认知程度，某些单位的领导对于这些方面的工作缺乏全面的认识，忽视了档案本身具有的重要作用，档案的工作被排挤到边缘的位置，认为档案的工作只要不出问题就可以了，这种模糊的认识存在于一些领导的头脑中，因此造成在工作中档案工作得不到重视，以致于有些管理人员不了解档案本身的宝贵历史财富，在工作中，流于形式，不重视档案的积累和保护，更有甚者不知“何为档案”，混淆了“档案”与“文件”的概念，忽视了文件和档案的本质区别。有些单位还存在着档案流失的现象，直接影响到基层单位的生存和发展。正是由于观念的淡薄，造成档案的管理处于散乱的状态。
2.档案管理人员不稳定，素质参差不齐，管理不规范
有些基层单位的档案管理人员中兼职的现象普遍，有的一人兼数职，疲于应付日常的事情，无心从事档案管理工作。这些人员流动性比较频繁，造成了很多人员对于档案管理方面的业务一知半解，直接影响了档案管理的持续性和稳定性。许多人员没有接受过培训，在专业素质、文化程度等方面存在较大的差异，专业出身的管理人员较少，知识结构不合理，思想观念和管理水品不能跟上时代的发展，这些管理人员的素质严重影响了档案管理水平，以致于某些文件不能得到及时整理，造成档案的流失，这是巨大的文献资料损失。
3.档案管理的投入不足
由于受到各方面的限制，基层单位对于档案工作不是太重视，因此，对于这方面的投入也是有限的，造成在技术和管理上往往都比较落后。随着信息技术的发展，计算机网络技术等逐渐在一些大档案的管理中得到运用，但是基层单位运用计算机网络技术的比较少，还停留在手工收集、检索的阶段，档案的信息量较小，档案的利用和开发不够。
4.基层单位的档案开发不足
当前，很多基层单位档案部门的内部管理自成体系，相互之间没有积极地沟通和联系，使得各部门间较为封闭，一些馆藏的信息很难实现资源的共享，造成了“各自为政”的尴尬局面，档案管理的信息功效没有充分发挥，档案的管理效率和利用的效果不足，这是当前一个亟待解决的问题。
5.声像档案的管理亟待完善
声像档案有很强的时效性和特殊的归档要求，这种独特的特点使得它们在存档时也要制定相适应的措施，比如一些影像和照片的资料，需要及时添加文字说明，这对于以后的存档具有非常重要的作用。如果没有能够及时添加，日后摄影的当事人也很难追忆。同时声像档案不同于一般的文字档案，声像档案的管理明显落后于档案工作的整体水平。多数基层单位由于受到条件的限制，在保存声像档案上也存在一些问题，很少具备保存声像档案的条件。声像档案存在着保管条件差、管理混乱的问题，最为突出的问题在于当前基层单位的档案库无法满足工作的需要，直接影响了声像档案的保管和利用。
三、应对措施
1.提高档案管理的意识，增强组织领导
档案管理是一项基础性的工作，不能够直接产生经济效益，因此，档案工作往往得不到重视，一些基层单位的档案管理人员和领导将工作的重心放在现实工作中，不重视档案资料的积累和档案管理的基础工作，造成管理工作的混乱。针对这样的问题，应该提高相关人员的档案意识，使他们认识到档案的重要性，这是做好档案管理工作的前提。为了使他们意识到档案是企业的宝贵财富，是不可再生和替代的信息资源，可以让他们学习档案法律、法规和相关的管理规定，提高管理人员的意识和综合素质。同时重视对档案工作的领导，领导重视档案工作是开展档案管理工作的关键，只有引起领导的重视，才能够协调好各个部门之间的协作，一些制度建设才能够真正落实，为开展档案工作打下坚实的基础。作为档案管理人员，也要积极要领导汇报相关工作的开展情况，及时反映工作中出现的问题，争取得到领导的重视，方便解决在档案工作中出现的难点问题。
2.保持管理人员的稳定性，提高综合素质
如前所述档案管理人员素质参差不齐，造成了在档案管理工作中出现了许多问题，这是档案工作能否开展的关键。档案工作需要高强度的专业型，同时它还具有较强的实践性和操作性，只有扎扎实实做好本职工作，才能够取得较好的成绩，这也就决定了必须加强和提高档案管理人员的综合素质。第一，提高他们的工作意识，培养良好的素质，调动他们的积极性和自觉性。第二，参加学习培训，根据基层单位档案工作的实际情况，在工作中注重实用性，采取多种多样的培训方法，并根据每个人的实际情况“因材施教”。由于档案工作是一项业务性和管理服务性特别强的工作，这对于从事档案工作的人员来说，既要有很强的业务功底，还有具有较强的管理能力和服务意识。因此学习不能仅仅停留在本单位，要实施“走出去”的学习战略，将部分参训人员送出去参加各种专业的培训班，提高他们的档案专业素养；同时，可以把同行业中比较优秀的人员请到本单位进行集中培训，通过各种各样的学习培训会和沟通交流机会，提高管理人员的素质，对于顺利开展档案管理工作具有积极的作用。
3.完善基层单位档案管理的软硬件建设
根据单位的实际情况，增强部门对于档案管理的财政支持，实现档案开发和档案管理的电子化和信息化。档案部门要积极参与信息化建设，档案管理要应用计算机和网络技术，这些新技术的应用领域主要涉及到以下几个方面：档案整编、检索、统计和借阅。可以从以下几个方面着手：第一，利用计算机编制档案检索工具；第二，利用计算机进行档案检索；第三，利用计算机登记各种数据。在档案的管理中利用计算机、光盘扫描、缩微等设备进行管理，可以有效地发挥其信息作用，同时注重改善档案保管的保护条件，要具备“三铁八防”的要求，做到档案保管的安全统一，整齐规范。
4.提高档案利用的效率
作为档案部门最主要就是为用户提供相关档案资料的服务，提供准确的信息是最基本的业务要求。因此，基层档案部门必须将最基本的服务做好。档案的管理就要打破传统的模式，创新管理的环境，营造开放的工作氛围，获取多渠道的信息，同时要重视本行业之间的沟通交流，搭建与其他档案部门之间的桥梁，多多向本行业的优秀部门学习，借此提高自己。除此之外，还要向社会开放档案的信息，提高公众对于信息共享的参与率，加强宣传，提高服务。
5.档案管理机制的转变
档案管理要适应社会发展的需求，这不仅体现在对于一些声像档案的保存上，还体现在管理机制的转变上。对于那些比较特殊的声像档案，应该采取必要的措施，设定相关的责任人直接管理声像资料，同时在单位的主要库房里，单独设立声像资料室，便于查找。对于刚刚收集的声像资料要及时记录、及时保存，这样才不会使资料遗失，保持资料的原始真实状态。
在档案的管理机制上，要不断更新档案管理手段，不断提高管理水平，建立与之相应的档案管理体系，将不同载体的档案进行统一管理，使档案管理与各项工作的开展同时进行。健全档案管理的一系列规章制度是档案管理的关键，要建立科学合理的管理机制可以从以下几方面着手：第一，规章制度要科学合理。必须要符合本单位的特点和档案管理的实际情况，这是基层单位档案管理的发展需要。第二，规章制度要具有约束的双向性。这些制度不仅仅要约束职工，还要约束领导，因为领导的言行直接关系着这些制度的顺利执行，不能够违反规章制度，而职工则是这些制度的主要约束对象。第三，规章制度要简明。一系列规章制度的实施要具有极强的可操作性，它的建立要以方便使用、可操作性强为目标，这可以更好地发展规章制度的指导作用，对于管理的顺利实施具有推动作用。第四，保持制度执行的严肃性。作为档案部门，其既是规章制度的执行部门又是规章制度的主管部门，在这些规章制度的执行过程中，要严格执行，绝不能够“徇私枉法”，要体现制度执行的权威性。在管理的过程中，要重视档案管理的创新，一是思想观念的创新，对管理工作有全新深刻的认识；二是加强服务创新，除了传统的接待查询以外，还要为用户提供在线咨询等，这是服务创新的一个亮点。
6.依法治档
作为基层单位的档案部门，要认识到法律法规在管理档案中的重要性。档案管理人员要认真贯彻《档案法》等法律法规，贯彻落实各项规章制度，依法管档，从而确保档案的完整性和安全性。在档案的提供和管理环节中，要严格执行档案法律法规，同时继续完善档案工作责任追究制度，做到查阅、借阅档案有登记，提供准确，避免造成档案泄密、涂改等违法行为。
〔参 考 文 献〕
〔1〕周晶，张一楠.浅谈如何推进档案工作规范化标准化管理〔J〕.林业科技情报，2008，（03）.
〔2〕田东.浅谈如何做好基层单位档案管理工作〔J〕.黑龙江档案，2011，（02）.
关键词：制度化 基层档案 管理 环境 对策
一、有利于对基层档案实施制度化管理的环境条件
（一）法制环境不断完善
近几年，我国逐渐为档案管理建立起一套比较完善的法规体系。其中最早制定的是《档案法》，随后又制定了5部档案相关的行政法规以及50部国务院部门的档案规章，并且各个地方也逐渐了地方性的档案法规。作为法规体系中重要的组成部分，这些法律法规对以制度化推进档案管理提出了新的要求。例如，《档案法》提出机关团体或者企事业单位内的档案机构应建立健全的管理制度来开展档案管理工作。《档案法实施办法》提出县级以上的地方政府应当为管辖范围内的档案事业制定相应的发展计划以及为档案工作制定规章制度。机关团体以及企事业单位内的档案机构应严格执行国家的相关法律法规与方针政策，对本单位内档案工作的规章制度加以完善。档案相关的法律法规逐渐完善给基层档案的制度化管理工作创造了有利的环境。
（二）工作标准有规可依
近年来，国家的档案局逐渐制定并出台了40多个工作规范，包括《档案工作基本术语》《档案著录规则》《档案编制规则》等等。与档案工作相关的国家标准也有10多个，包括《文书档案案卷格式》《档案分类标引规则》以及《文书档案案卷格式》等等。另外地方也制定了很多档案的工作规范与工作标准，为开展档案工作提供了科学的依据。例如，《电子文件归档与管理规范》《文书类电子文件数据方案》以及《公务电子邮件归档与管理规则》等规范和标准对如何接收和管理电子文件进行了明确。
（三）制度管理达成共识
随着我国法治进程的不断推进，实施制度化管理逐渐成为全体社会公民的愿望。以制度化推进基层档案管理工作有利于发挥出基层档案的整体优势，避免由于档案人员在能力与个性上的差异而对档案管理的工作质量产生影响。制定完善的规章制度可以让档案人员明确自身的职责，认认真真的完成自己的本职工作，推动基层档案事业更好发展。
二、以制度化推进基层档案管理工作的对策
（一）建立健全的制度体系
要以制度化来推动基层档案管理工作更好发展，就需要建立一套科学合理的规章制度，并将其传达到各个基层单位，让基层单位严格按照规章制度中的要求来对单位内的管理制度进行完善。这些制度应包括以下几方面：
1.关于档案资源的制度：（1）文件材料归档的制度。该制度主要用于明确文件的归档范围以及保管期限，让档案的形成者与收集者可以有所参照，这是核心制度。（2）下属机构缴送和备案档案目录的制度。该制度主要用于监督与指导所属机构内档案资源的建设工作。（3）重大活动的档案管理相关制度及照片声像的档案管理相关制度等，主要用于管理专项的档案资源。
2.关于档案利用的制度：（1）档案统计相关制度。将档案的保管、进出以及利用等多方面情况统计起来以供档案单位全面了解和掌握，为开展科学管理提供保障。（2）借阅制度。结合档案的机密等级来确定其具体的利用范围与审批手续。（3）档案开发与利用的规章制度。该制度主要用于保障档案得以合理利用。
3.关于档案安全的制度：（1）档案的安全防范与应急处置相关制度。人防、技防以及物防是安全防范相关制度的主要方面，应急处置相关制度的使用必须以简捷为主。（2）档案的保密管理相关制度。对于的信息系统，应做好保密管理工作，防止在传输的过程中导致档案泄露。（3）档案的异地备份相关制度。对于重要的电子档案可以采取异地或异质备份的保管方式，确保重要档案的安全。（4）鉴定销毁相关制度。根据规定来建立鉴定与销毁小组，对超过保管期的部分档案进行定期鉴定，并将销毁的档案登记下来。
（二）强化配套工作，严格执行制度
1.加强制度的动态管理。各基层单位应当具有前瞻性和创新意识，在建立相关制度时保留一定的空间用于日后的修订和完善，并加以创新。在将制度落于实处的过程中，应时刻关注档案工作的环境变化与发展动态，以便及时修改和调整制度的内容。
2.建立完善的考核制度。通过考核可以全面了解规章制度的优缺点以及落实情况。建立相关制度有利于保障考核工作的规范化，考核指标的客观化。各基层单位应严格开展考核工作，不能流于形式，并建立相关档案来为考核工作提供依据。
3.严格实施问责制度。《档案违法违纪行为处分规定》中提出，对于工作中不负责任和没有严格遵守工作制度来使得档案被损毁或丢失的；对于应未建立档案的安全管理相关制度来使得档案出F安全事故的一些行为应当严厉追究责任，提高制度的约束力。
（三）做好宣传、引导与保障工作
对基层档案实施制度化管理需要得到领导的重视，发挥领导的带头作用。档案部门应定期将工作情况上报给领导，让领导全面深入的了解档案工作，消除某些领导对档案工作的偏见，充分认识到开展档案收集、整理以及保管等多项工作的积极意义，了解到开发和利用档案对促进整体工作发展的重要作用，从而对基层档案管理提高重视。
加强人才队伍的建设对推动基层档案的制度化管理具有一定的积极意义。基层单位应对档案的管理人员加强培训，让他们掌握丰富的档案管理相关知识和技能，学会对现代化的管理技术与手段进行灵活运用，从而提高他们的管理水平。基层单位还应制定严格的招聘制度，挑选出高素质的人员来为管理队伍注入新的活力。
三、结语
综上所述，对基层档案实施制度化管理是需要长期坚持的、复杂的工程。一方面，需要建立起完善的法规体系；另一方面，需要相关部门的大力配合，严格执行法律法规，认真开展管理工作，充分发挥出制度的积极作用，以促进基层档案管理工作进一步发展。
参考文献：
[1]规范化管理评估推动贵州省城建档案工作迈上新台阶[J].城建档案，2012，（04）.
随着时代的进步和人类办公技术日新月异的发展，社会各项制度的改革日益加深，档案制度作为当今信息化时代不可或缺的应用技术，其改革也日益加深。面对各界信息量越来越复杂庞大的今天，档案管理工作的改革显得尤为重要。档案管理工作该如何改革，在哪些方面改革，向哪个方向改革，才能更加完善地服务于全局工作，更加高效的应对日趋纷繁复杂的档案种类和数量，更加适应新时期档案管理工作的要求，已经成为每一位档案管理工作者面对的首要问题。
一、档案管理工作改革的困难和重点
（一）档案交接制度不严谨。每年，巨大的档案变动、更新、调取和维护工作确实是档案工作的重点和难点。档案的分类和存档并不困难，最容易出乱的环节就是档案交接时。现如今，大多数单位的档案交接制度不够严谨，导致许多档案在交接时出现错乱和丢失，这样的局面是我们不想看到的，因为档案一旦错乱和丢失就代表着档案管理工作失去了大半意义，而且档案的重新填写和弥补是很复杂和费时的，会严重耽误单位工作的正常进行。有关部门应着力加强档案交接制度的严谨性管理，在交接时，交接双方都应认真对待档案交接工作，一丝不苟地完成交接任务。档案管理工作者更应该负起重要责任，告知调取和变动档案的人员相关规定，敬告擅自调取或是删改档案的严重后果和所应负起的法律责任，做到完成本职工作的基础上，时刻以单位利益为重，重视档案交接工作。
（二）许多档案管理工作者没有切实履行宣传档案重要性的义务。很多人由于缺乏对档案的重要性认识，在面对档案工作时只是应付而已，甚至对本人的档案都不够重视，没有充分考虑到档案对今后工作的重要性和广泛应用性，等到真正需要档案时，才发现档案不完整或是没有及时更新，以至于影响了正常工作需要和职位调度，给档案本人带来了极大的不便。这充分说明档案管理人员对档案的重要性宣传不够，许多档案管理工作者没有切实履行宣传档案重要性的义务。
（三）当前的档案管理工作不够现代化和信息化。这么多年来，档案管理工作依然是以纸质做为档案的重要载体，以手写的抄录为主要的记录方式。档案在填写时容易丢失，也容易弄脏弄乱。档案在收录时需要分类，分类时很容易把各类档案归在不相属的一类里，等到需要用时不能迅速的发现。档案的存储需要档案室，档案室不宜过湿，不然容易引起纸质的档案发霉或发潮，导致档案失真，档案室需要密闭，并且要防火防潮。由此可见，这种陈旧的档案管理方式不仅需要耗费大量的人力物力，而且对于档案的准确性也很难保证，容易丢失和遗漏，一些不可预知的事件很容易导致信息的丢失，造成严重的后果。当前的档案管理工作急需引进现代化和信息化较强的技术来应带这种局势，比如电子信息技术的应用。
二、档案管理工作的对策及思考
（一）强化档案管理意识，严格档案管理程序。强化每一名档案管理管理工作者的管理意识，养成严谨认真的工作作风。同时在硬件设施上完善档案管理设备，每个单位都应配备单独隐蔽的档案库房，库房内加装空调、除湿机、档案密集架和电脑等所必须的应用设备和管理配件。为加强档案信息化发展，应在档案管理程序中引进计算机管理软件，充分发挥计算机技术的应用，比如建立档案的信息存储和检索系统。与此同时，应提高每一名档案管理工作人员的综合素质，调动其工作主动性，从根本上确保档案材料准确完备、及时归档。此外，还应建立健全档案管理制度，努力做到档案收集的齐全完整、内容真实可靠。只有这样，才能满足当今档案管理工作的需要，从容面对庞大复杂的档案材料和一系列档案补充调取工作。
（二）档案交接严格按程序进行。档案交接是一项认真细致、手续严密、责任重大的工作，稍有不慎就有可能导致档案丢失或失真，所以交接时应严格按程序办理。档案交接的正确手续应是：一是对所保管的档案进行一次全面清理，做到账务相符；二是对借出的档案要及时催还；三是对未整理的零散文件材料要分类存放，应清理没有的材料，整理可靠的文件，汇编成案，认真将其排序后及时归档。只有按照这样的顺序进行档案交接工作，才能确保档案交接工作的顺利完成。
（三）健全档案管理制度。健全档案管理制度时应按照规范的操作流程，杜绝档案在操作过程中可能出现的风险。首先应加强档案管理人员的职业道德意识和安全操作规范培训，使档案管理员具备较高的职业操守，同时通过规范的操作，杜绝在人员操作的过程中出现不该出现的漏洞。其次，应尽量统一各单位档案存储的格式、统一成相同的处理软件。这样能够防止文档在格式转换中由于软件兼容性问题被损坏或丢失。与此同时，建立档案工作制度必须遵循以下要求：第一，规章制度要体现合理性和科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应不同单位对不同的档案管理的需要。第二，坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。第三，简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用，实现人性化管理和简单快速的操作目标。
（四）建章立制，有章可循，规范操作。建立相关制度规范档案管理工作迫在眉睫，加强制度的建设和章程的规范需要提出标准化的档案管理工作流程，这个流程应符合实际工作的需要。统一了规范和章程后，需要档案管理工作部门和工作人员的认真遵守，规范其操作流程，认真细致的工作。做到有章可循。在调取、更新和存储档案时更应该加强规范性，避免错误的发生。总而言之，档案工作的重要性和根本性要求人们必须加强对其管理，更新档案管理的理念，实现其科学化、制度化、规范化。每一位档案管理工作者应自觉肩负起自身的责任，做到工作上一丝不苟，思想上始终以单位利益为重，在日常工作中应该加强宣传，告知档案持有人档案工作的重要性。档案管理工作人员应加强自身的文化水平，能熟练的掌握电子信息技术，将电子信息技术有效的应用到自身的工作之中，提高工作效率，完善档案管理的安全性和熟练性。在档案管理的改革路上，我们还有很长的路要走，我们需要加强信心，不断进取，总结经验，提高水平。
一是档案管理基础工作需要加强，档案收集不及时，存在归档不规范、不完善现象，重要档案存在遗漏隐患。二是档案队伍建设需要加强，特别是在“三集五大”体系建设中档案管理人员变动后，人员素质需要进一步提高。三是档案信息化建设相对滞后，信息系统多套多轨同时运行，系统应用水平有待提升，多年前历史数据的导入工作尚未开展；纸质档案数字化处理任务艰巨，数量巨大，给工作带来了被动。四是工程类科技档案管理需要加强，该类型档案归口管理部门尚不明确，属于省公司层面管理的工程档案均存放在生产运营、电网建设等单位。同一项目在设计、施工、运行、检修等过程中产生的工程档案分散保存在各单位，未进行汇总整合和统一管理。面对档案工作的新形势和新任务，档案工作者务必要充分认识到档案管理工作的艰巨性，进一步理清思路，找准短板，深入研究和解决当前档案工作中面临的困难和存在的问题，按照专业化、集约化、标准化管理要求，健全覆盖各管理层面、贯穿各业务流程的管理标准体系和工作体系，全面加强档案制度化、信息化、规范化建设，不断提升公司档案工作水平。笔者认为省公司当前档案工作的着力点应是：认真贯彻落实国家电网公司办公厅和省档案局工作要求，准确把握档案工作规律，坚持“强基固本、做实做优”的工作原则，以开展“创建优秀档案馆（室）”创建活动为主线，以国家电网公司档案工作考评中达到“示范级”为目标，加强标准化建设、加强信息化建设、加强队伍建设，夯实工作基础，提升工作价值。
1.加强标准化建设，建立档案管理工作新体系认真落实公司“三集五大”体系建设和标准化建设要求，积极做好档案管理工作适应性调整，明确各类档案管理的业务界面、职责分工、工作权限和工作要求，加快建设“统一归口、分级管理、横向协同、纵向贯通”的档案管理机制。省、市、县供电企业档案管理部门要按照国家电网公司统一部署，对照国家电网公司考核评价标准和要求，结合本单位实际，认真组织开展档案工作标准化建设，全面完善制度体系、管理体系和工作体系。要严格落实《企业档案工作规范》、《中央企业档案工作评价办法》，尽快建立和完善档案基础管理、动态管控和应急管理等方面的规章制度，形成规范严谨、协调统一、特色鲜明、闭环高效的档案工作体系。近年来，山东公司对档案管理制度和标准化建设进行了深入系统地研究、梳理和修订，取得了初步成果。在标准化建设方面，对原来的《档案管理标准》作了较大修改，重新规范了管理职责、管理界面、工作流程。在制度建设方面，广泛筛选，充分论证，形成了较为完备的《档案管理规章制度汇编》，内容涵盖法律法规、行业标准、专业规范等各个方面。其中，《管理标准》是制度体系建设的核心内容，《规章制度汇编》是制度体系建设的解释和补充。《管理标准》中的内容基本涵盖了《规章制度汇编》的主要内容，两者相辅相成，互相关联。这两个成果各部门、各单位要认真组织学习，切实抓好贯彻落实。2.加强队伍建设，增强档案工作新动力建立一支政治素质强、专业素质优的档案管理队伍，是实现档案管理提升的关键。广大档案工作者要主动学习、提升能力，高标准开展档案工作。要切实加强培训组织，紧密结合实际，本着缺什么补什么的原则，充分利用各种培训资源，通过“请进来走出去”等多种形式，着力提高培训质量。要学习借鉴国家电网公司档案协作组的做法，紧紧围绕工程建设档案管理、信息化管理、档案馆（室）建设、档案基础管理、档案资源开发利用等重点方面，结合工作实际成立协作组织，科学制定活动方案，深入开展业务研讨，锻炼和培养一批专家型档案工作队伍。要加强组织领导，积极开展课题研究或管理创新活动，集思广益，汇集众智，力争推出一批具有较高水平的研究或管理创新成果，为公司档案工作上水平、上台阶提供理论支持。各单位档案管理部门要本着提升能力、提升管理的要求，积极参与协作组活动，引导和帮助档案工作者学好法律法规、业务知识和专业技能，紧跟档案工作最前沿、最需要、最管用的知识，为公司档案事业的发展贡献智慧和力量。3.加强信息化建设，打造档案管理新优势信息化建设是档案工作的首要任务，数字化管理是信息化建设的首要内容，在国家电网公司考核评价办法中有明确要求。要启动数字化建设项目，加快纸质档案数字化加工进度，完成纸质档案向电子化档案的转换，建立库藏档案资料的目录数据库和档案全文索引数据库。力争利用两年时间完成数字化建设任务，建立统一、通畅、高效的信息化管理系统，更好地为公司决策和专业工作提供档案信息服务。要认真做好信息统计、分析、整理等各项前期基础工作，学习借鉴兄弟单位的经验和做法，为数字化项目高效推进奠定良好基础。在数字化、信息化建设项目启动之前，不要委托第三方开展数字化、信息化开发业务，确保企业秘密安全。4.加强基础管理，拓展档案管理新空间要树立“大档案”工作理念，各单位的办公室作为本单位档案管理职能部门，要充分发挥好管理职能，切实加强监督检查。在主多分开改革过程中，要对企业负责、对历史负责，确保各类档案无遗漏、无遗失，积极稳妥地做好各类文件材料的收集整理和归档保管工作。要从源头抓起，切实加强工程档案管理，确保工程档案顺利通过验收。要将档案安全管理纳入企业安全管理全过程，建立和完善档案应急管理制度，制订和完善应急预案，签订安全责任书，做到有章可循、有据可查；要高度重视档案馆室、库房等安全设施建设，严格执行“十防”安全标准和各项安全管理制度，增强安全管控的“硬能力”。档案管理人员要严格执行公司档案借阅制度，恪守安全保密相关规定，加强对档案资源特别是档案借用流程、信息流向、知悉范围的控制，提升安全管理的“软能力”，确保档案实体和档案信息资源的绝对安全。5.深入开展“优秀档案馆（室）”创建活动国家电网公司于2012年1月10日下发了档案工作考核评价办法，这个办法是进一步加强档案管理基础设施，提升档案工作规范化、制度化、数字化水平的重要指导文件。要充分认识考评工作的重要性和严肃性，早动手、早安排、早部署、早落实，全方位启动迎检工作，确保公司达到“示范级”目标。
本文作者：王艳玫工作单位：山东电力科学研究院供电服务中心
随着现代社会经济技术等方面的高速发展，社会信息更新速度越来越快，提高了档案管理工作的难度，增加了档案工作的复杂性和重要性，尤其是现代社会是信息为主导的社会，信息对社会上各个主体发展的重要性越来越高，能够更加及时便捷的得到最新最全的社会信息成为人们发展事业的必要条件，而档案工作作为对社会信息进行加工处理的重要部门，其信息能够得到及时的保存和修护，对社会的发展及其重要。传统的档案管理工作以人力为主，管理制度显得保守、封闭，工作效率非常低，而近年来网络信息技术得到突飞猛进的发展，改变着人们的生活和工作方式，因此，改变传统的档案工作方式，将档案工作与互联网思维相融合的发展方式，值得目前档案工作部门关注。然而如何保障档案工作顺应时展潮流，以及进行网络技术创新，仍然是目前档案工作发展的重点。
二、网络时代档案工作创新的重要性
（一）档案工作人员缺乏创新意识
目前我国的档案工作人员多数年龄比较大，他们习惯于传统的档案管理方式，对于新的信息技术系统认识不够充分，虽然档案管理工作非常的繁琐，但是由于他们的思想观念比较落后，没有足够的创新意识和技术，不能利用网络提高档案工作的效率，阻碍了档案工作的发展。
（二）社会的发展需要档案工作的创新
在这个飞速发展的时代，信息更新速度达到了前所未有的高度，大量的信息资源急需被整理成案，企业、个人急需在最快的时间内得到最新最全的社会经济发展信息。然而，传统的档案工作过程繁琐复杂，效率低下，大量信息技术难以在短时间内得到适当的处理，形成信息堆积，而企业、个人、政府等也难以及时得到最新最全的信息来应对瞬息万变的经济社会发展形势，不利于社会经济的健康发展。因此，网络时代背景下必须要对档案工作进行深度改革，将数字技术和互联网技术加入到档案工作中，提高信息更新速度，为社会的长远发展提供必要的信息支持，这样的技术创新才能发挥到最大的作用。
（三）有利于档案工作的长远发展
传统档案工作的主要职责是对文字档案的保存，这种工作方式能够最大限度的保留文字历史最原本的样貌，是对档案的尊重和保护，然而其存在占用空间巨大，搜索不方便等问题，尤其是随着社会的发展，信息数据、资料不断增多，搜索起来越来越困难，在竞争激烈的当今社会中，人们并没有足够的时间去大量翻阅档案信息来查找所需信息，长时间下去，档案工作满足不了人们的需要，在人们心理的地位会不断下降，影响档案工作的传承和进一步的发展。因此，必须要不断进行创新以适应不断发展的现代社会环境，适应人们的需求，才能得到长远的发展。
三、网络时代档案工作创新的途径
（一）提高档案工作人员的整体素质和创新意识
现代社会档案工作队伍急需大量的高素质人才，为网络技术的普及奠定人才基础。为了扩大档案工作队伍，首先，提高档案工作人员的整体素质，网络时代档案工作的创新需要高素质的创新人才作为推动，只有不断提高档案工作人员的综合素质，才能为档案工作的创新奠定基础；其次，要提高档案工作人员的创新意识，传统的档案工作复杂繁琐，档案工作人员必须要转变工作理念，以网络信息时代的创新思维思考档案工作中的各种问题，即用创新型思想理念应对当下档案工作，是当前档案工作人员应该具备的基本素质和观念；最后，提高档案工作人员的准入门槛，招揽一些对档案工作有饱满热情，熟悉网络时代经营规则的优秀人才作为当下档案工作的主力人员，并要定期对传统的档案工作人员进行网络知识培训，培养基础的网络知识意识，为将来的网络时代档案工作创新发展做出贡献。
（三）规范创新管理、促进机制创新
严格的规章制度是工作能够顺利进行的保障，而档案工作的发展也需要严格的规章制度进行规范和引导。网络时代下的档案工作创新面临的现实环境更加复杂多变，对于创新的理解更的深刻，也同样需要明确、严格的规章制度对工作人员的各种行为进行严格的监督和指导，并且要对传统工作机制进行必要的创新，完善岗位责任制度，明确每个岗位应该担负的责任，形成岗位责任制，明晰和完善的内部管理制度。创新档案工作的规章制度，就是要确保网络时代下的档案工作的创新不是盲目的和随意的，要在严格的创新制度规范下进行创新活动。其次，要完善传统的规章制度，让网络时代的创新活动做到有法可依、有法必依、执法必严、违法必究，促进网络时代下的档案工作创新有条不紊的进行下去，为真正的创新观念和创新活动提供制度保障，促进其发展。
首先，完善单位的档案信息资源共享网络平台。网络时代下的档案工作创新最重要的一点是技术必须要跟得上创新观念发展的速度，为了促进档案工作的创新发展，就应该不断完善单位已有的档案工作网络资源共享平台，进行积极的更新和维护，最大限度的做到当天的信息能够及时更新。此外，要不间断的对网络平台上的信息进行杀毒修复，避免恶性网络病毒对档案工作系统的侵害，避免档案信息的大量流失将会对档案工作的造成巨大损失。最后，不断提高资源共享平台的级别，完善网络技术在档案信息工作中的应用，及时发现问题解决问题，为档案工作的顺利开展提供充足条件。
其次，吸收借鉴国内外先进的档案工作创新经验。网络时代下我国的档案工作的创新还处于初级阶段，各项技术条件还不太成熟，这就需要不断吸收国外先进的管理经验，借鉴国外数字化档案工作改革过程中发现的问题和解决方案，从而为我国档案工作的发展提供借鉴。
最后，整合力量，推动创新。网络时代下的档案工作创新是符合现代社会发展潮流的重要举措，是档案工作迈向新台阶的关键阶段，而纵观现代社会发展过程中，企业已经开始从单一的竞争发展成为以合作求双赢的全方位竞争，可见“整合力量，推动创新”对网络时代下档案工作创新的重要性。整合力量要求各单位将自身的档案信息与其他单位的档案信息进行网络资源共享，求同存异，找到能够达到双赢的落脚点，才能够不断推动整体的创新发展。
领导重视是机关档案工作与时俱进的基础
具体到机关单位，领导对档案工作的重视程度，从某一个角度来讲决定了档案工作的好坏。领导重视了，单位就会在资金、场所、设备、人员等各方面向这项工作倾斜。做到重点规划、合理安排。
（一）档案是对单位有保存价值的历史记录，以单位积年累月形成的文书资料、会议材料居多，要想合理的利用这些资料，就要有必然的存放场所，以便保存、查阅等。
（二）场所很关键，但设备更重要。合格的档案存放场所都要因地制宜，适应当地自然条件，配备相应的如电脑、空调、除湿机、保密橱柜、杀虫设备、电子软件等，避免水、火、虫、鼠等灾害侵袭，缓和纸张老化、褪色等微观上的变化，有效地延长档案寿命。
（三）物质基础是靠人来支配和驾驭的，没有人的管理，优质的藏存环境也难以发挥其保护档案的作用。因此，领导重视的单位，从建制初期一般都会把档案工作列入议事日程，合理规划，建设适应本单位发展的档案馆（室），安排专职人员负责，为单位将来的发展提高奠定坚实的基础。
健全制度，规范管理是机关档案工作与时俱进的必要条件
二、健全制度，规范管理是机关档案工作与时俱进的必要条件
最大限度地延长档案寿命，发挥档案应有的作用，是每一个档案工作者的最终目的。因此必须从科学管理的高度，建立健全一系列规章制度，规范档案工作行为，做到遵章管理，依法治档。
（一）建立健全机关档案管理工作制度。1956年4月，国务院颁布了《关于加强国家档案工作的决定》。各级各部门在落实国务院《决定》的同时，加强了本地区本单位档案工作建设，同时建立健全了一系列规章制度，历年来逐步累积形成了诸如《档案保管制度》、《档案查阅利用制度》、《档案保密制度》、《档案统计制度》、《档案鉴定销毁制度》、《档案工作人员责任制》等规章制度，1988年国家颁布实施了《档案法》，要求依法治档，对档案工作的发展起到了积极的推动作用。但当今社会发展步伐越来越快，新情况、新问题随时出现，有许多旧的规章制度已不适应形势需要，及时、准确地制定相应的机关工作制度，以达到依法治档、遵章管理的目的。
（二）规范化管理。机关档案工作，不只是单纯的收集、保存工作这么简单，它包括档案资料的收集、整理、鉴定、立卷分类、组合、编制目录、分类保存、借阅、归还、保密、编研等十几个环节，哪一个环节出现问题，都会导致该档案的历史失真或空白。防止出现问题的最好方法，就是根据本单位实际，制定一套完整的操作性强的规章制度，完善管理办法，从收集到保密到编研，都要照章办事，不流于形式，做到有法可依，有章可循，对违反制度的行为及时制止、纠正，推进机关档案工作走上制度化、规范化的轨道。
三、档案管理现代化是机关档案工作与时俱进的必然要求
面对新世界新形势，机关档案工作如何走现代化之路，如何与社会、国家、世界发展相适应，是摆在每一个档案工作者面前一个亟待解决的新课题。
（一）档案管理要有现代化的思想。机关档案工作者的现代化思想是实现档案管理现代化的前提。近年来，随着信息技术、通讯技术的不断发展，人们对信息的需要量大幅度增加，档案管理工作也进入了一个由传统向现代化的转折时期，传统的档案馆（室）正在向现代多功能的档案信息中心演变。这就相应的要求档案管理工作者解放思想，更新观念，摒弃传统管理中不科学不合理的因素，使档案工作更好地为国家现代化建设服务。
（二）档案管理要有现代化设备。随着社会信息化进程的高速发展，信息资源已成为人类社会活动和经济活动战略资源，档案信息化建设也被提上了重要的议事日程，并逐步成形。但是思想观念更新了，没有现代化的设备也是空谈，这里所谓的现代化设备，是指除去传统的档案保存、管理基本物质条件之外的软件和硬件基础设施建设，其核心是档案信息网络及其应用系统建设。
（三）档案管理要有现代化的队伍。传统的机关档案工作者大多是一些文化程度不是很高，但工作比较细致认真的老同志或女同志，对档案工作重要程度的认识基本上都是在工作中逐步形成的，这一部分人已不适应现代化管理的需要。当前，要实现档案管理现代化急需高层次、复合型、专家型人才，由这一部分人将档案管理工作手段由手工操作向现代化管理方向发展，将档案管理工作各个环节全部纳与现代化管理范围内，与机关办公自动化同时运行，充分体现机关档案工作的作用和价值。思想观念是前提，设备是基础，人才是关键，把握好这三个方面的辩证关系，才能在现代化建设中实现机关档案管理工作目标。
四、整合资源，合理利用是档案工作与时俱进的具体体现
新形势新阶段，开发和利用档案信息资源，充分实现档案信息资源化，使之更好地服务于社会，是做好机关档案工作的一个重要指导思想，也是档案馆（室）的基本职能之一。当前，档案信息资源的开发仍然存在着资源匮乏、重管轻用等问题，影响了机关档案工作的发展。要使机关档案工作与时俱进体现时代特征必须整合资源，合理利用。
（一）整合资源，准确分类，科学整理。要开发信息，首先必须存储信息，增加信息存储量，机关档案工作也是如此。为此必须做好机关档案资料的整合工作，机关档案资料大部分是形成的各种文件、会议、声像材料，文书档案占绝大多数，真正作为档案保存的，只是反映机关工作的一小部分内容，大部分能反映机关工作的文件、资料保存一定时期后，就会按照有关规定予以销毁，当然这里边也不乏有保存价值的档案资料，因此做好档案资料的收集工作非常重要。收集只是整合的基础工作，每一个单位档案保存一定时期后都会移交当地档案管理部门予以分类、整合、保存。各级档案管理部门是整合档案资源的主要部门，一定要根据形势发展，适应档案载体多样化、形式多样化的特点，不仅要收集文书档案信息，还要注意收集以胶片、磁带、光盘等为载体的档案信息；不仅被动接收，还要主动出击，不失时机地挖掘当地有特色的档案信息及当地名人的档案信息等。对搜集到的信息要分门别类加以系统化整理，保证档案信息的全面性、系统性、完整性，保持档案信息的客观性、科学性、逻辑性及历史连续性等，从而克服档案信息查找困难的问题，充分体现档案信息资源开发利用的价值。
（二）合理利用，与经济社会发展相协调。当前，档案信息资源开发利用方法单一，手段简单，仍处在封闭、半封闭的状态，与经济社会高速发展的形势很不适应，无法真正发挥档案馆（室）服务经济社会、创造经济效益的功能。要改变这种状态，各级档案工作者必须解放思想，更新观念，以服务为先导，做好档案信息资源开发利用工作，围绕当地党委、政府中心工作，了解利用者的需求，树立超前意识，在保护好原始档案的基础上，将经过二、三次加工整理的有关电子文档信息合理利用，既能创造应有的经济效益，又能为各级领导实现科学决策，推动经济社会快速、高效发展服务。
五、提高档案管理人员综合素质是机关档案工作与时俱进的保障
《档案学》作为一门独立的学科只有几十年的历史，真正研究档案工作的人相对较少，学习档案学的人才也非常少，大多数档案工作者是工作以后经过短期培训才接触档案工作的。前面已经提到过，当前的档案工作队伍和人员结构层次已不适应形势发展的需要。要想使机关档案工作与时代同步发展，更好地为社会主义现代化建设事业服务，必须使用高素质的档案管理工作者。
（一）狠抓在职人员的学习培训，提高档案管理人员的综合素质。要认真组织档案管理人员学习政治理论，在思想上、行动上与党中央保持高度一致，培养强烈的事业心、高度的责任感和良好的职业道德，保持优良的工作作风，爱岗敬业，无私奉献，扎扎实实地做好档案工作。面对信息技术的飞速发展，要想发挥档案信息在经济建设和社会发展中的作用，档案管理工作者必须具备相关的专业知识和科学文化知识，这就要求档案工作者不但要精通专业的基本理论和技能，又要掌握如管理学、文书学、计算机学科等基本知识和操作技能，要使在职人员达到时展要求，必须利用多种培训形式学习档案管理业务知识，以发现、解决新形势下出现的新情况、新问题。
【关键词】档案管理 问题 对策
【中图分类号】G647 【文献标识码】A 【文章编号】1006－9682（2011）07－0104－02
高校档案工作是高校教育事业的重要组成部分，它不仅是高校发展的历史凭证，而且详细真实地反映了一所高校的历史全貌。它随着学校的建立而产生，随着学校的发展而在逐步地积累，是高校最宝贵的信息财富之一。档案既是高校事业发展和教学等各项工作的真实历史记录，又是总结经验、制订计划、处理问题、改进管理的依据。合理科学的档案管理模式才能充分发挥档案的价值，提高院校管理水平。
一、高校档案管理存在的问题
1．对档案的重视程度不够，档案意识薄弱。
长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失、不泄密，能应付外调、查档就行了。轻视档案工作的思想都表明了一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作已无法适应现在的管理需求。
2．信息化管理滞后，软硬件设施不齐全。
高校档案机构没有生产和接受电子文件的工具和网络，也就根本无法实现档案管理的信息化。硬件设备主要是计算机、扫描仪、交换机、网络设备，软件方面主要包括档案信息处理系统、档案信息数据库以及相关软件和程序等。有关调查发现，我国多数高校档案馆不仅缺乏档案管理信息化的必要硬件设备，而且也缺乏相应的配套的软件。很多高校档案管理人员对档案信息化存在误区，认为仅仅是摆设几台电脑就算是具备了基本条件，认为这样就是信息化了。
3．管理队伍不稳定，缺乏专业人才。
目前档案管理梯队尚未形成，缺乏引领院校档案管理与研究的领军人或技术骨干，档案管理专业技术人员比例低，大部分人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放入档案盒，没有及时整理归档，此外兼职人员调整变化频率高，队伍稳定性差，容易造成管理脱节，严重影响了档案管理水平。
二、针对档案管理存在的问题提出相应的对策
1．转变对档案价值的看法，加强档案意识。
学校档案工作是为教学、科研、行政管理服务的，重视学校档案管理才能更好地发挥档案的价值。此外，健全档案管理制度。建立档案工作制度必须遵循以下要求：①规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。②简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。③坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。④坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。
2．加强硬件和数据库建设
实现档案信息化首先要从相关硬件和数据库建设做起。物质条件是高校档案信息化的基础和前提。高校档案馆为了早日实现管理信息化，首先要加强相关硬件建设，从实际出发，在充分利用现有设备的基础上，适当购置适合的先进设备。购置时要充分发挥专家的作用，听取专家的意见。既保证设备的先进性，又避免不必要的浪费。
此外充分利用网络技术，建立档案管理信息化运行机制。毋庸置疑，档案的真正价值在于利用，档案信息化管理的实现将为档案信息的充分利用提供条件。我们要努力实现档案资料以及档案信息收集整理、查询和检索自动化。充分利用已成熟的网络技术，不断提高档案管理信息化水平，使高校的档案更好地服务于教学、科研和各项管理工作。
3．加强档案管理队伍建设，引进培养专业人才。
档案事业的发展有赖于一支高素质的档案管理队伍。但目前档案管理队伍的社会地位不高，队伍不稳定，专业人才缺乏，普遍缺乏创新和进取精神，这些问题的存在严重制约了档案事业的健康平稳发展，所以，加强档案管理队伍的建设迫在眉睫。档案管理队伍的建设是一项综合工程，千头万绪，但其中最重要也是最根本的是通过岗位竞争激励、奖励惩罚机制、情感关怀等激励策略来激发档案管理队伍内部的驱动力，调动他们的积极性和主动性，充分发挥他们各方面的潜能。
此外，加快档案管理专业人才的引进、培养，加强在职档案管理人员的业务培训。人是第一生产力，是实现档案管理科学化的决定性因素。高校档案管理人员的知识水平、业务能力和政治素质决定着档案管理信息化的水平。高校档案管理信息化建设需要一批事业心强、具备相关知识、精通业务的复合型人才。解决人才奇缺的途径主要有两个：一是通过人事部门从外部引进；二是通过在职学习、脱产培训和外出进修等各种方式由高校自己培养。各高校可结合自己的实际情况，制定相应的政策，通过多种手段，发挥经济杠杆的作用，充分调动档案管理人员的工作和学习的积极性、主动性，使他们的知识结构及业务能力尽快适应高校档案管理科学化的需要。同时，也要注重档案管理人员政治素质的培养。
4．推动档案管理研究、创新
一、文书档案管理工作创新的重要性
对文书档案管理工作进行创新管理，将会为相关单位、部门、机构提供火力，将文书档案管理工作与电子信息化接轨，建立起相应的电子管理库，管理人员能够及时了解相关部门的各种信息，能为开展活动提供宝贵意见，保障活动科学开展，领导者也方便在其中得知发展方向，这些都有助于相关部门顺利开展工作。
二、文书档案管理工作遇到的问题
1、文书档案管理不够规范
在我国许多部门单位中对于文书档案管理不够规范，有些档号不规范、目录不规范、标题不规范，这些不规范的文书档案使得整个文书档案管理工作开展十分困难，这种现象发生的原因在于没有制定好一套文书档案管理的相关规章制度，或者是制定好相应的制度却没能够很好的执行下去，没有科学的管理制度，无序的文书档案的出现不足为奇，制定好相应的制度也要匹配良好的监督检查制度，确保管理工作顺利进行。
2、文书档案管理人员综合能力不足
在大部分人看来，文书档案管理工作技术性不强，专业性不够，好像人人都能胜任，但其实不然，文书档案管理工作需要匹配相应的管理能力，而在大部分的部门单位中，管理人员老龄化程度严重，管理工作又有些枯燥，难以吸收优秀人才，吸收新鲜血液，管理人员进行管理的时候采用的还是老一套的管理方法，效率低下，难以对文书档案进行完好的管理，难以进行有序的管理，而且许多管理人员不会采用电子管理的方式，这也阻碍了文书档案管理创新工作的进行。
3、文书档案管理重视不够
在许多部门单位中相关领导人员对于文书档案管理的认识不够，没能认识到文书档案管理工作的重要性，老一套的传统管理方式开展之后，相关领导人员也没想进一步提升管理工作的相关技术手段以及相关管理理念，只是得过且过，认为用传统方式进行管理也能开展工作，但是技术和理念的缺少导致文书档案管理存在着严重的滞后性，有的文书档案需要几个月后才能进入传统管理中，使得文书档案在相关部门中起到的作用不断变小，相关部门难以运用文书档案开展相应的活动。
三、文书档案管理工作的创新举措
1、制定相应的管理制度以及监督制度
许多工作的开展都是需要依据相应的制度，我国许多部门中无序的管理造成混乱的文书档案，这些问题需要征集相关的文书档案管理工作的建议，学习先进的管理理念，制定出相应的文书档案管理工作制度，在制定制度的过程中要学会紧跟时展，取其精华、去其糟粕，对老一套的管理工作制度进行升级改造，最后，在制定制度后要确保管理工作顺利进行，因此也要相应的制定监督制度，监督相关工作顺利进行。
2、对相关管理人员进行培训
相关管理人员存在着许多问题，如管理能力不足、管理效率低下、服务态度不好、电子相关能力不足等，在这种情况下应该对相关管理人员进行培训，提高管理人员的服务态度，检索能力，并且开展相应的电子管理课程，让管理人员学会运用电脑进行高效管理，提高能力，培养管理人员创新管理的意识，灌输创新管理的理念，使得管理工作顺利进行。
3、重视管理工作，提高管理工作技术水平
领导人员应该对文书档案管理工作有一个正确的认识，知道文书档案管理工作的重要性，重视管理工作，并且对管理工作的创新技术能够有足够的支持，现在信息化高度发展，电子化管理工作已经是大势所趋，因此要搭建相应的电子化管理平台，构建相应的电子化信息库，并开展安全的电子化管理，这些都需要相关电子产品的投入，相关人才的引进，只有对管理工作的技术水平作出一个提升，跟上时展的潮流，文书档案管理工作才能高效稳定进行，才能为相关部门相关工作的开展提供活力，提供相应的参考资料与数据，制定出科学的工作方案。
电子化管理工作的开展也有相应的要求，一方面电子化管理也需要制定相应的规章制度，需要有相应的管理流程能够遵守，此外电子化管理需要时不时的技术更新，跟外部电子化管理的脚步接轨，最后，电子化管理的安全问题不容忽视，信息安全至关重要，电子化管理有其可取的地方，能让管理工作更加高效，有序进行，但是信息泄露问题一直是电子化管理的问题，信息安全十分重要。
现如今，医院在社会快速发展的影响下，人事档案管理工作也要与时俱进地进行创新，打破以往单一的工作对象限制，不断扩大服务范围。因此，思想政治工作也具有了开展的重要性和必要性，它能极大地提高人事档案管理工作者的素质，提升管理能力和水平。由此可见，本文探究思想政治工作与医院人事档案管理具有一定的现实意义。
一、思想政治工作与人事档案管理间的关系分析
档案以历史资料的形式进行记录，其历史性较为明显，档案管理作为档案作用充分发挥的重要手段，它有利于促进医院有序发展。现如今，大多数医院对档案管理尚未形成规范认识，并且工作人员的专业水平较低、责任意识较弱，导致档案管理工作一直处于无序的发展状态，因此，急需人事档案管理工作者加强学习思想政治知识。
医院在社会发展的新阶段，进行人事档案管理时，要强化思想政治工作，有针对性地对管理人员进行新知识和优秀文化传授。与此同时，创新管理模式，加强思想政治教育，以此提高管理工作者的思想政治素养，为人事档案管理工作有序开展提供高素质人才支持。
二、人事档案管理中渗透思想政治工作的具体措施
（一）健全医院领导机制。要想实现思想政治工作的良好渗透，首先要健全医院领导机制，以党的正确思想为工作指导思想，以党政工作为基本的工作依据，日益提高思想政治工作的重要地位。与此同时，重视党政工作者的岗位选拔，完善选拔机制、规范选拔流程、健全考核制度。扩大宣传范围，以此提高医院员工对人事档案管理的关注度以及重视程度，在此基础上，健全领导机制，为思想政治工作的顺利进行给予有力保障。
（二）完善规章制度。完善医院各项规章制度是建立健全领导机制的前提和保障。规章制度颁布后，思想政治工作能够有章可循，一定程度上能够避免出现无序的工作现象。此外，当人事档案管理工作者发生思想变化时，要视情况进行工作调整，这不仅能够加强制度的全面性，而且还能促进思想政治工作规范运行。医院完善规章制度以后，人事档案管理中渗透思想政治工作会减少阻碍，并且员工能够依据制度规范工作行为，优化工作质量，此外，员工会增加对医院的认同感，为医院发展积极贡献才智。
（三）创新工作理念。医院内部开展思政工作时，档案管理者要坚持人本理念，充分、全面了解工作者的思想变化以及实际情况，当工作者在生活中或者工作中遇到现实困难时，管理者要积极主动地给予关心和帮助，及时解决工作者的困惑，这不仅能够增进双方友谊，而且还能促进工作者端正工作态度。在传统工作理念要求下，管理者与工作人员间要明确上下级关系，各部门间独立运行现象显著，缺乏系统性的思想政治工作严重制约了档案管理工作的顺利进行。创新工作理念，注重观察员工的思想变化，提高员工的工作能力，这不仅能够营造良好的工作氛围，还能促进管理工作可持续开展。
（四）丰富培训形式。人事档案管理工作要想提高管理水平、优化管理结果，务必丰富培训形式，以此促进思想政治工作有效渗透、提高工作人员的工作能力、提高医院的经济效益。首先，可以通过聘请专业人士来本院进行思想政治引导，使档案管理人员形成规范的思想意识和政治认识。其次，医院为档案管理人员组织系统性思想政治培训，鼓励思想政治意识和行为端正的老员工对新员工进行培训，这不仅能够减少新员工和老员工的距离感，还能优化培训效果。然后，定期举行讲座，为管理人员提供充足的交流空间和学习时间，从而能够调动员工工作的积极性，并且员工能够及时发现自身存在的不足，积极借鉴和学习先进的思想政治经验。最后，在学习理论的同时，及时进行实践检验和指导，这不仅能够为员工奠定坚实的理论基础，还能增加员工的工作经验，促进档案管理价值充分发挥。
（五）落实工作责任制。医院经营管理的顺利进行，离不开人事档案管理工作的建立和发展。管理人员之所以能够在医院管理中发挥不可替代的重要作用，主要得益于管理人员强烈的工作责任感，因此，管理人员在实际工作中要不断加强自身的思想政治修养，以此提高自身的责任意识，增强自身的工作责任感，实现档案管理资源的充分开发和应用。为此，还要相应地落实工作责任制，该制度不仅是医院改革持续进行的关键，而且还是医院健康发展的主要制度保障。一经发现档案管理人员中出现责任不明现象，就要利用此制度给予一定制裁，从而促进这类工作人员意识到工作的重要性，提升工作人员的责任感。
一、树立为科研服务的理念
要切实加强农业科技档案管理工作，就必须从管理人员自身的思想建设入手，有效提升管理人员的归档意识，强化对科技档案管理人员的职业道德教育。通过对科研人员和管理人员的业务培训，提高他们的自身业务水平和责任意识。一方面通过对科技人员的归档意识的教育，实现科研课题档案的专人负责，及时向档案管理部门移交相应的档案和资料，其中的科研成果或者职业发明也要通过正规的法律途径获得国家的承认和保护，严厉禁止任何个人或单位非法出售、转让科研成果，及时有效地遏制知识产权流失情况的发生，保证农业科研档案的完整性。另一方面要加强对档案管理人员的知识培训，树立他们为科研服务的意识和理念，改革和创新农业科研档案管理的方式和方法，任何一个农业科研项目只要开始立项，就要安排专人进行针对性的服务，实现农业科研档案的收集及时化、科学化和规范化，能够为科研人员提供需要的材料，同时保障每阶段档案保存的完整性、系统性、准确性和科学性。
二、建立健全档案管理规章制度
在农业科技档案管理工作的开展中，要认真建立健全档案管理的规章制度，以此约束工作人员实现档案管理工作的有效开展。依据我国《科学技术档案工作条例》中第二章的规定，各单位要建立、健全科技文件材料的形成、积累、整理、归档制度，做到每一项科研、生产、基地等活动，都有完整、准确、系统的科技文件材料归档保存。为此，需要农业科技部门要因地制宜制定适合本单位实际工作情况的档案管理制度，保障档案管理工作的有序进行。通过大力宣传和集中学习培训，使每一位科研人员和档案管理人员都明确制度规定中对自我工作的具体要求，明确是非对错的每个细节要求。特别是在《科学技术研究档案管理暂行规定》第一章第三条中指出，科研档案是科学技术研究活动的真实记录，是科学技术储备的一种形式，是一项重要的信息资源，是国家的宝贵财务，必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统、安全，以利开发利用。各单位除明确规章制度的要求以外，还要细化明确相应的惩罚措施，以及深化到国家法律法规的重点问题，帮助工作人员树立明确的法制意识和理念。
在具体的档案管理规章制度的制定过程中，要一分为二地进行特别的要求，其中对于农业科技档案管理人员要从档案的形成、积累、收集、整理、立卷、归档及分类、编目保管、借阅、保密等各环节都建立完善细化的规章制度，要协调科研人员和档案管理人员的沟通问题，对科研人员工作要明确其具体的要求，从课题的计划、立项、实施到科研的每个阶段都要进行针对性的工作要求，明确每个工作环节中档案管理人员和科研人员的工作内容和应承担的责任。
三、积极开发档案信息资源
农业科技档案管理的发展不是一蹴而就的，更不是一成不变的，因此在具体工作中，不能让工作人员定格在墨守常规的计划和工作部署中，而应积极鼓励工作人员和科研人员进行档案信息资源的拓展和开发。在档案资源管理中，可以将档案目录通过检索编排的方式，使之条理化、明确化、科学化。通过对档案内容进行总目录、分类目录、移交目录和检索卡片等编排方式，使农业科技档案管理自成一体，然后进一步扩展到各个相关领域，使之更加清晰化、完整化。例如，将农业科技资源的方向和目录进行信息库的编排和整理，实现资源利用的直接和便利，同时，通过网络快捷的检索，可以有效提升科技档案利用率，在运用中发现不足，在不足中继续扩大信息范围和知识领域，实现信息资源的逐渐扩充，将过去封闭式的档案管理更新为开放式的信息化管理，实现了农业科技信息资源的分散、集中的最优化，充分利用农业科技档案中技术和知识的优势，为农业发展带来更多的经济效益，最大限度地发挥农业科技档案的使用价值。
四、创新现代化的管理方式
农业科技档案的管理在当前我国信息技术飞速发展的今天，也要及时调整和创新，通过运用信息技术网络资源的优势，实现农业科技档案管理的网络化，积极构建档案管理人员、科技人员和科研项目、相关职能部门、领导机构有机协调统一的管理体系，明确每个环节沟通的路径，积极构建档案信息平台建设，针对农民关心的热点问题进行科研立项，实现农业科技档案资源作用的开发和使用。积极树立科研人员和管理人员终身学习的理念，最快地适应科技档案管理工作的要求和部署。通过网络监督，实现每个部门、每项工作、每个环节、每个工作人员的立体式和坐标式的科学管理，有效提升农业科技档案管理的工作效率。
五、完善档案管理的保密机制
加强资金技术的投入，进一步完善农业科技档案管理的保密机制。从总体上看，当前我国农业科技档案管理的保密意识不是很明确，一些档案管理人员和科研人员没有深刻的保密意识，对于工作的要求也只是限于完成工作任务即可，而在研究课题或档案资料的保密要求和保密级别上没有充分的认识。这种情况直接导致了我国一些农业科技研究课题成果或者阶段性成果的泄密现象层出不穷，如何保护我国的农业科技研究和档案资料的安全是当前工作中的一个重要问题。要完善档案管理的保密机制，必须加强对农业科技档案科研和管理工作的定期监督，通过加大资金投入，引进必要的科技设备解决档案室设施和空间的安全问题。同时，还需要有必要的监管机构对农业科技档案科研和管理工作进行专项的监督，保障农业科技档案管理的可持续发展。
1 当前档案管理体系不完善的具体因素
1.1 对档案管理工作不够重视
在我国档案管理工作过程中工作人员在很长时期都没有从心理上对其起到足够的重视,所谓的档案管理无非就是机械的抄写档案内容,储存一些档案信息,只要档案信息保密不外泄、不丢失就完成了档案管理工作。但是在现代档案管理过程中只进行这些内容是不可行的,不能真正发挥档案信息在单位管理和经营中的作用,不能为单位带来直接的效益。然而,在我国大部分单位中无论是上级领导,还是下级员工都忽视了档案管理工作,并没有对这一工作的重要性起到应有的认识,使得档案管理体系得不到应有的重视。这也是造成档案管理困境的重要因素。
1.2 档案管理观念过于陈旧,档案管理水平相对较低
根据调查研究发现,当前在我国大部分从事档案管理的工作人员都不了解档案管理的具体要求和重要作用,仅仅局限于整理、收集、归档等初级的档案管理方法,而对于档案信息的合理利用方式并不了解。在档案管理过程中工作人员缺乏收集意识,并不能将自己的精力投入到档案管理工作中,只是将自己搜集来的档案进行存放,而没有进行档案信息真实性的核查和档案信息的挖掘。使得档案信息常常出现错误或者遗漏,大大降低了我国档案管理的水平,影响档案信息作用的发挥。
1.3 档案管理硬件条件差,设备不全
在基层档案管理过程中由于领导不重视,对档案管理工作的错误认识等原因,使得大部分单位的档案管理硬件条件差,很多单位连专门的档案管理室都不建立。一些单位档案管理室条件差,存在潮湿、狭窄等问题,一些档案室“八防”设备不齐全,这些问题都会造成档案受损,影响档案的整洁和质量。硬件条件差,设备不齐全也是造成我国档案管理水平低的重要原因,只有档案管理硬件水平提高,才能更好地完成档案管理和存放工作,确保档案信息不被损坏。
1.4 尚未构建完善的档案管理团队,工作人员专业素质低
近几年随着我国经济和社会的快速发展建设,人们逐渐发现了档案信息所起到的重要作用,并且开始对档案管理工作起到一定的重视。目前我国已经建立了一支档案管理团队,但是这支队伍中的工作人员普遍存在专业素质低、文化程度差等问题,在实际档案管理过程中工作人员不能利用自己的专业知识解决存在的问题。尤其是随着档案信息和内容的不断加深,能够深入挖掘和开发档案信息的人才越来越急需,但是这些人才却十分匮乏。
2 完善档案管理体系的具体方式
在我国档案管理过程中存在很多问题,这些问题对于我国档案信息的合理利用有着极大阻碍,所以我国必须要重视档案管理体系的建设,构建完善的管理方式,这样才能有效提高我国档案管理工作的质量和效率,使得档案管理工作有序进行,主要要从以下几个方面入手:
2.1 采取有效方式提高档案管理人员的业务素质
作为一名档案管理工作人员必须要具备专业的档案管理业务素质,要能够独立解决档案管理过程中存在的各种问题,并且采取适当的方式开发档案信息,发挥档案信息的积极作用。这就需要档案管理人员要不断提高自身业务素质,积极参加各种与自身专业有关的培训或者是交流活动,通过不断的学习弥补自身不足,提高自己的专业水平。在日常的档案管理过程中工作人员要落实档案管理的相关内容,掌握档案管理过程中所涉及的规范和基本方法,合理运用科学的档案管理方式提高档案管理工作效率和质量,严格遵循档案管理原则。另外,档案管理人员必须要与时俱进,不断结合自身档案管理实际进行创新,不断更新自身档案管理理念和管理方式,这些都是档案管理人员需要不断提高的。此外,档案管理人员还需要不断提高自身思想道德水平,这样才能在档案管理过程中坚守自身职业道德。档案管理信息涉及单位隐私,对各单位经济利益或者效益会产生影响,档案管理人员只有不断提高自身思想道德水平,才能在管理过程中不泄露或者贩卖档案信息,保障档案管理的私密性。在现代档案管理工作过程中,档案管理人员的业务素质发挥着重要作用,所以必须要对这一问题起到足够重视。
2.2 构建完善的档案管理制度
健全的档案管理制度是完善档案管理体系的制度保障,因此档案管理制度必须符合以下要求:规章制度要体现合理性、科学性。档案管理的相关制度的制定必须以单位自身的实际情况为依据,从实际出发。实用性。制度必须具有可操作性,其制定必须以简单明了、可操作性强为依据,使得工作人员在日常工作中能够更好的坚持和贯彻相关的规章制度。坚持制度约束的双向性。具体说来就是既能约束领导又能约束普通员工。加强执行力度。相关的规章制度一旦制定出来就必须严格执行,否则就会变成一张废纸。规章制度的制定部门,同时也是监督部门,必须确保规章制度完全的落实。在规章制度的执行过程中,要做到有功必赏、有过必罚,充分体现制度的权威性。
2.3 增加档案功能,发挥档案作用
在日常的档案管理工作当中,工作人员要尽可能的使记录内容全面、客观,并且随着时间的推移及时对已有信息进行更新。在新时代背景下,我们对档案功能的开发方面也必须有所进展,保留档案原有的重要功能之外,档案的内涵也要进一步丰富和扩大,以便使所具有的功能更加适合单位对信息的需求,从而更好地为单位服务。
2.4 不断进行档案管理手段的更新发展
伴随着科学技术的迅猛发展,计算机已经成为社会生活中不可缺少的一部分,网络也已经广泛的被应用到了各个领域,信息化是当今社会的必然趋势。相对于档案管理工作来讲,信息化可以使档案管理工作效率大大提升,同时也使相关繁琐的工作简单化。近年来,国内的许多单位已经把信息化应用到了档案管理的工作当中,大大提高了档案管理的利用和档案质量。因此,实现人事档案计算机辅助管理势在必行,这也为完善档案管理体系提供了技术保证。
2.5 对档案管理工作起到足够的重视,提高档案管理地位
在日常的工作当中,领导和工作人员都必须从心理上重视档案管理工作,加大对档案管理的投入力度,提高档案管理相关工作人员的待遇,为档案管理配备具有专业素质的工作人员。这样,档案管理工作才能有效的进行,才能保证档案管理工作的质量。
3 结束语
