时间：2023-05-30 09:26:24
关键词：医院 图书档案 一体化管理
近些年来，随着我国医疗机制的改革与深化，医院的管理模式发生了重大的转变，对于医院图书与档案的改革工作也进行得如火如荼。本文首先对于医院图书档案一体化管理的优越性与可行性做出归纳与表述，其次对于如何进一步做好医院图书、档案一体化管理工作做出相应探讨，希望经过摸索与实践，医院图书馆档案一体化管理工作能够得到进一步发展和完善。
一、医院图书档案一体化管理的优越性、可行性
1.医院图书档案一体化管理的优越性。以前图书、档案管理是两个单独的体系，各立门户，无往来以及通信，因此浪费掉不少资源与信息，且在提供的信息中存在重复与交叉现象。对于医院信息资料，要求医院各级管理人员以及医疗人员能够及时、准确、全面地提供，但是图书和档案的各自独立性使得实际工作难以满足以上要求。但是，如果对医院图书、档案进行一体化管理，便实现了两者的融合与交流，有效转变信息管理的单一模式，更使得工作人员对于全局观念的统一意识有了进一步的提高，有利于实现资源共享。例如：医疗科研项目，从课题的申请、立项、开发到结尾的鉴定，都能够有图书和档案的信息提供利用。此外，在课题研究结束，科研材料归档之后，能够方便再次立项课题重新利用，有利于形成信息保管、开发的良性循环。
2.医院图书档案一体化管理的可行性。随着科学技术的不断进步与发展，基于社会广泛、迫切的需求，对于图书、档案的利用日益要求公开化。另外，由于图书馆学、档案学是知识信息管理的两大学科，两者之间在认识论、基础理论、方法论上几乎相同;甚有某些区域已将两者实现统一。由此可见，图书、档案事业的发展必然走向一体化，通过一体化的管理，能够使得其形成综合信息网络。
二、进一步做好医院图书、档案一体化管理工作
1.图书、档案管理一体化，确保信息的充分利用。不管是图书还是档案，因为被利用，所以才能体现其价值。因此，应当在信息的优化上下一番功夫。首先，经过网络以及计算机的技术，将馆藏结构的单一性、信息不全、提供速度缓慢等问题进行解决。其次，图书、档案管理一体化使得图书、档案信息在其有效期内能够更大化地发挥出利用价值，及时为医院各项目提供服务，确保信息能够被充分地利用。
2.根据图书、档案各自特点促进一体化管理的健康发展。在图书、档案一体化管理的建设初期，势必无法得到多数人的接受。因此，若想要突出两者一体化的优势，就需要针对两者各自的特点整合资源，互帮互助，进一步做好管理工作。由于馆藏档案所记录的大多是历史，越久越珍贵，而图书以及文献资料所提供的大部分是较新的信息资料，两者从时间上可以反映出其价值与取向。医院职能部门的管理人员、后勤基建部门的维修人员以及财务人员是档案管理所服务的对象;医疗、医护、研究、技术人员则是图书管理所服务的对象。因此可以看出，两者都有其自身特点，但对于一体化的管理来说并没有冲突，反而是一体化管理的基础。图书、档案作为信息资源，在管理上需要整合与配置，进行信息深层次的加工，方能突出其共享优势。
3.图书档案馆成立之后，做好综合服务工作。无论是图书还是档案，在通过利用之后产生的新信息更加具备价值，同样这也是现代知识经济时代信息的管理本质。对于此方面，图书档案的管理人员应当主动地做好其工作。例如：院内自办《医学快讯》，对于网上的新知识进行介绍，召开学科领域带头人、科主任进行座谈会等，对于图书馆档案与临床科室两者之间的联系进行主动地探讨与沟通，了解院内对于图书馆档案的利用需求，对学术论文进行讲评，使得实习医师撰写论文时能够充分利用馆藏资源和文献进行创作。
综上所述，图书与档案虽然属于不同的文献资源，但是都有自身的特点以及各自的理论体系，同样也呈现出不同的价值形象，但是作为客观的存在，两者之间不但有着相同、相似的载体，且管理手法以及服务方法也高度吻合。所以，图书与档案的一体化管理是信息社会发展必然的趋势。但是一体化建设是长期、艰巨、复杂的任务，需要相关部门以及政府、医院的共同努力，才能更好地实现一体化的发展。由此可见，医院图书馆档案一体化管理需要经过不断摸索与实践，医院图书馆档案一体化管理工作才能够得到进一步发展和完善。
参考文献
[1]罗莹.医院图书档案一体化管理分析探讨[J].计算机光盘软件与应用，2013（12）
福州市第一批普高开始录取。达标普高招生程序：先招统招生，再招报考第一志愿的定向生，最后，定向生剩余指标调整为统招生指标进行招生。
普高招生在市区(不含长乐区）、七县（市）及平潭综合实验区各自第一条投档线上按志愿顺序从第一志愿到第三志愿一次性轮转投档录取。
第一批普高投档要求以及录取办法详见《2018年福州市高级中等学校招生工作实施细则》。
已招满的学校投档线如下： 学校
招生区域
招生类别
一志愿
二志愿
三志愿
福州第一中学
市区
统招
590
/
/
定转统
582
/
/
福清
统招
593.5
/
/
福州第三中学
市区
统招
575
/
/
定转统
572
/
/
福州第三中学中加班
市区
统招
555
566.5
/
福州格致中学
市区
统招
561
/
/
定转统
557
/
/
福州第八中学三江口校区
市区
统招
566
/
/
定转统
563.5
/
/
福州高级中学
市区
统招
555
559
/
福建师大附中
市区
统招
578.5
/
/
定转统
573.5
/
/
罗源
统招
589.5
/
/
福清
统招
591
/
/
闽侯
统招
586.5
/
/
福建师大附中中美课程实验班
市区
统招
557
/
/
闽侯第一中学
闽侯
统招
547.5
/
/
定转统
539.5
/
/
闽清县第一中学
闽清
统招
533.5
/
/
定转统
503.5
/
/
福建省福清第一中学
福清
统招
571
/
/
定转统
562
/
/
永泰县第一中学
永泰
统招
530
/
/
长乐一中
长乐
统招
543
/
/
定转统
525
/
/
平潭一中
平潭
统招
547
/
/
定转统
531
/
/
连江一中
连江
统招
557.5
/
/
定转统
544.5
/
/
罗源县第一中学
罗源
统招
532
/
/
定转统
499.5
/
/
----记重庆市XX区公安局XX分局XX
派出所所长XXX、政治教导员XXXX分局XX派出所是一个拥有辖区人口5万人，而警力只有XX人的城区派出所（警力仅为辖区人口的万分之二点四），在200X年各项公安工作中却取得丰硕成果：破获各类刑事案案件XX起，摧毁犯罪团伙XX个XX人，刑事拘留XX人；查处治安案件XXX起，治安处罚XX人；在分局组织的年终综合考评中荣获城区组第一名并荣立集体三等功，两名民警分别在“夏季侦破战役”和执行重要警卫保卫任务中被评为区级先进个人受到区局嘉奖，一名民警被分局评为“破案能手”。他们取得这样的成绩是所长XXX、政治教导员XXX，带领全所民警辛勤工作、努力奋斗的结果。
在200X年6月4日那个阳光灿烂的日子，30岁的XXX、38岁的XXX分别被XX管委会任命为XX派出所所长、政治教导员，从此两位往常于公于私都接触不同的同事，绑在了同一辆“战车”上，成为了名符其实的战友。任命大会刚刚一结束，在党工委办公大楼前的大理石梯上，两人的手紧紧的握在了一起，他们异口同声地说了一句：“合作愉快！”。第二天上午8点，他俩又不约而同地跨进了双牌路2号----XX派出所的大门，开始了生死与共的搭档生涯。
XX派出所是一个新兴的城区派出所，其辖区地处长江北岸、万州主城区的西南部，面积9.9平方公里。以前这里主要是城郊结合部为主，近几年，随着三峡库区移民开发建设步阀的加快，数万移民落户辖区，一系列移民城市配套工程迅速矗立起来，这里紧邻万州飞机场、火车站、万渝高速公路以及红溪沟、鞍子坝两个长江万州段主要的客货运码头，是名符其实的万州水、陆、空交通枢纽，因此，辖区内的交通十分便捷。随着万州主城区的移民扩张，XX地区速迅发展，社会治安状况也随之日趋复杂。
XXX和XXX到任之前，他们都听说过“对方好处与不好处”的议论，甚至还听到过“看他俩谁斗得过谁”的传闻。然而，一年半的时间过去了，他们却以默契的配合、娇人的业绩和优良的队伍建设成绩，对当初的各种议论、猜疑和担心，作出了有力的回答。
到任之后不久，他俩相约在辖区搞了近两周的社会、治安情况调查，然后叫来副所长任伟，三个人聚在一起，开了第一次工作会和民主生活，会上任伟就他在XX派出所工作了十余年对社会及治安情况的认识，向两位所领导作了工作汇报，接着三人经过半天的研究，达成了三点共识：一是研究制订了辖区“两线两边两手”的“三两”警务工作思路。“两线”即辖区治安以“沙龙路”、“王牌路”两条线为重点；“两边”即认真做好企事业单位、各类商贸市场周边和文化单位、校园周边治安管理工作；“两手”即在“两线两边”的工作中必须贯彻一手抓治安防范、一手抓严厉打击的工作方针。二是统一了“树立正确权力观，反对内耗”的思想认识。他们通过纵横对比分析，得出了目前派出所面临警力不足和“工作环境、执法环境、生存环境”都不太理想的结论，认为：在这样的情况下，如果所内尤其是所领导之间再产生内耗的话，我们这支队伍就会警心涣散、丧失战斗力，如果这样情况出现，那么受益的只能是危害社会治安的违法犯罪分子，受损的是“公安机关的形象”和社会治安，最终是人民群众没有安全感、百姓遭秧。三人一致认为，民警的执法权、所领导的领导权都是党和人民赋予的，我们必须精诚团结，我们的这支队伍才可能出凝聚力、战斗力。因此，提出了“班子成员”厉行“分工不家”和“既当指挥员又当战斗员”的工作原则，并以此作为凝聚全所警心、提升全所战斗力的源动力。三是提出了“树良好所风，促业务工作”和业务工作、队伍建设“两套锣鼓一起打，两项工作一起抓”的队伍建设思路。
抓说干就干，他们首先以沙龙路、王牌路两条东西走向、大致平行的街道建立了两个“警区”，分别指定由XXX教导员和任伟副所长各带一名民警负责这两个警区治安，然而仅仅四名民警要解决如此大面积的治安问题是远远不够的，恰好此时区综治委作出了一个对他们来说无疑是一场“及时雨”的重要决定：由区财政负责基本经费、统招协警员，分配到各分局各派出所出开展协警工作，于是，他们又增加了XX名协警员，这XX名协警员刚刚一到位，他们立即选择了两条街道的袁家墩、搭马桥两个“治安中心”部位建起了两个社区警务室，两个社区警务室工作人员在四名民警的带领下，分班昼夜组织开展治安巡逻、调解治安纠纷、协破协查刑事、治安案件，民警进社区实现了警民的“零距离”接触，为稳定这两条重点线上的社会治安发挥了重要的作用，为帮助移民的尽早实现安居乐业做出了积极贡献。200X年警区共组织开展治安巡逻XXX次，出动力量XXX人次，调解治安纠纷
起，抓获各类违法犯罪人员XX名，协破刑事案件XX起，治安案件XX起。
XX辖区也是万州企事业单位和文化教育单位比较集中的地区之一，有海康集团等72家国有、集体和私营 企业，有三峡学院、三峡博物馆等12家文化单位，以及望江渡假村等3个区级重点旅游景点，还有与移民新城建设配套新建的宏远综合批发市场、三峡疏菜批发市场等9家大中型的综合和专业性批发市场。他们认为这更是辖区的重点治安部位。今年，他们先后在拥有一万多名师生的三峡学院、日均人员流量数万人的宏远综合批发和“鱼霸”、“菜霸”等活动突出的三峡蔬菜批发市场组织开展了“周边治安整治”专项斗争，摧毁各类犯罪团伙XX个XX人，并治安处罚了一批违反治安管理的人员，有力地确保了这些重点部位的治安稳定，大大提升了辖区的治安质量，企事业单位、商贸市场、校园周边的治安秩序明显好转。
关键词：企业档案；档案分类；档案利用
中图分类号：F27
文献标识码：A
文章编号：16723198（2015）23009902
企业档案是企业在生产经营和管理活动过程中形成的有保存价值的各种门类和载体的文件，是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。对企业档案进行科学、系统的分门别类，不仅影响着档案保管质量，更影响着档案的利用效果。
1 档案分类
企业档案的分类，一般指企业根据一定的标准，按照档案对象的来源、时间、内容和形式等多种属性的异同点，有层次地进行归类，并最终形成具有内在联系的有机整体的过程。
1.1 职能分类
职能分类是企业档案分类中最普遍的一种分类方式。根据1991年国家档案局出台的《工业企业档案分类规则（试行）》要求，工业企业的档案从职能上整体分为了党群工作类、行政管理类、经营管理类等10个一级类目和若干基本二级类目，并允许企业在此基础上结合实际需要对类目进行增减，这对企业档案分类的规范性具有指导意义。作为综合型能源公司的下游板块，石油销售企业的业务范围比较有限，主要集中在区域内成品油的批发和零售，以及加油（气）站和油库的网络开发建设，故相应的档案类别数目涉及也较少，主要包括行政管理类档案（又称文书档案）、建设项目类档案、会计类档案、职工类档案等四大类。
1.2 载体分类
随着文件来源的多元化，档案分类对象的载体形式也各不相同，可因此从档案实体的管理和档案目录中情报信息两方面进行具体划分。实体档案，是传统条件下存在的档案形式，主要体现在纸质类、实物类两种。其中，纸质类档案是以纸质的形式保管的各级各类档案资料，而实物类档案则主要包括荣誉、纪念品类、印信类等具有保存价值的档案。而档案目录中情报信息的分类，通常指档案管理系统中对档案数据的分类存储以及在电脑等电子存储设备中自行录入的档案条目信息。以电子形式存在的档案，是对传统实体档案的一种补充和完善。通过电子系统的搜索功能，利用者能够方便、快捷地查询到所需要的实体档案资料。同时，以声像形式存在的档案资料也可以通过电子存储系统进行保管，有助于提高企业档案资源的品质。
1.3 来源分类
企业档案记录着企业在各种发展时期的全方位的历史资料，以与经营生产活动同时产生的原始档案为主。随着企业规模的不断扩大，企业档案的内容也随之丰富，编研资料成为了既原始档案之后，企业档案的另一种来源途径。相关业务部门或专门档案部门通过对原始资料进行收集、考证、加工、编排后所形成的编研资料，是对原始资料的精炼，可以使档案利用更加科学、系统和方便。以石油销售企业为例，常见的编研资料包括利用文书档案撰写的《组织史及沿革》、《企业年鉴》，《大事记》，以及业务部门年度专项工作的资料综合等。
2 利用现状
企业根据具体情况对本单位浩瀚的档案进行分类，不仅有利于档案的科学管理，增强档案资源的整合程度，更能有效提高档案的利用效率。以石油销售企业为例，档案管理将所涉及的档案进行分类、有序地放架，并充分利用信息化的手段，在档案的分类与利用过程中实现了档案电子目录与实体档案的有机结合。利用者根据档案的不同分类属性进行查、借阅，为企业的各项业务开展提供了可靠的历史依据。但是，档案的分类利用仍存在一些问题，主要体现在以下几个方面。
2.1 利用类别存在失衡
尽管企业档案馆（室）馆藏档案资料能够根据实际进行分类保管，但是不同类别的档案在利用情况上却不尽相同。以某厅局级石油销售企业2011年-2014年档案利用情况为例，从职能范围看，行政管理类档案查、借阅数量占查、借阅总数的约66%；从载体形式来看，查、借阅的档案91%约为纸质类档案；从来源来看，所有利用的档案中，原始档案占到了94%，而对于编研材料的利用则只占约6%。由此可见，该企业在档案利用类别上存在失衡，档案的利用集中体现在对纸质行政管理类原始文件的查、借阅。
利用类别的失衡，一方面反映出企业行政管理类原始档案的重要性，但另一方面，也反映出企业档案管理开发的不协调性。除了会计类档案和职工类档案需要单独业务部门进行专门归档外，在制度设置和实际操作上，电子公文系统中流转文件的归档分类也已形成了较为规范、固定的流程：各业务部门定期将本部门涉及的有价值的文件材料移交至档案部门，档案部门再根据文件形成的时间、归档部门分类存放于排架。而其他较为零散的文件，如业务部门的汇编材料、不定期召开的具有保存价值的会议材料、荣誉证书、声像材料等，由于其事件发生涉及面广，且具有非固定性和非规律性，档案部门对其难以进行统计，这些文件大多就需要依靠相关部门自觉进行归档移交。一些领导和业务部门因为档案管理意识不强，可能把本该需要归档的文件材料进行自行销毁或者自行保管，造成了企业档案资料在进行集中保管时内容不够完整的尴尬，降低了档案的查全率、查准率。
2.2 档案分类不够科学
尽管根据《工业企业档案分类规则（试行）》和集团公司2014年档案管理手册的相关要求，石油销售企业对本单位的档案进行了较为系统的分类，但是在实际的分类操作中，仍然存在分类不够科学的现象。
一些文件材料在进行归档时，可能不只归属于一个类别而形成交叉档案，在保管时造成分类重合。这种交叉档案，可能是荣誉证书等实物类与纸质类的载体形式的交叉，可能是文书档案与人事档案的交叉、会计档案与文书档案的交叉等职能属性的交叉，也可能是会议材料与相关公文流转文件中部分资料的交叉。这种档案分类的交叉，实质上是档案在类别的设置、辨别、归档与档案管理的系统、完整、齐全、内在联系等要求上的协调问题。为了防止档案的遗漏，档案部门往往宁可将交叉档案进行重复归档，增加了保管成本。
一些档案在实物与电子档案目录中的分类不一致，也是档案分类不够科学的一种表现。由于历史原因，早期的历史档案目录多为人工记录。人工记录工作量大，且记录带有明显的“主观色彩”，在记录过程中难免会存在偏差。而在近几年进行信息化补录的过程中，现任档案管理人员又对当时档案的管理不够了解，造成了一些实物档案可能在电子档案目录中没有记录，或者电子档案中有记录但实物档案却遗失的情况，给档案的信息化建设带来障碍。另外，档案管理系统与实物档案的分类管理要求不同，使得如废弃印章等档案没有建立电子化的统一管理台账，利用者在利用时，只能对实物档案进行反复查找，大大降低了利用效率。
2.3 档案管理人员素质良莠不齐
在石油销售企业的机构设置中，档案部门多以档案室的形式存在，且隶属于办公室的管辖范围。由于档案管理在石油销售企业中处于较为薄弱环节，档案管理人员队伍素质也呈现出良莠不齐的状态。以某厅局级石油销售企业为例，机关及下属的地市公司共有27个档案部门，其中设置专门档案岗位的有8个。从事档案工作人员中，本科毕业占58.7%，专科毕业占37.3%，高中毕业占4%，平均年龄为38岁，平均从事档案部门岗位6.1年。年龄结构的老龄化、学历层级的较低以及岗位的调动频繁，使得档案管理人员对档案的相关经验较弱，对档案分类等理论的掌握不够透彻。不仅如此，在所调查的27名档案管理人员中，尽管有8名为专职档案人员，但是多数档案人员在工作中身兼数职，无暇对档案管理进行深入研究。
除了档案部门人员外，石油销售企业业务部门的文书管理人员素质也不尽如人意。按照档案管理系统的相关要求，石油销售企业的各业务部门都设定了文书管理岗位，主要职责之一就是专门负责对流转公文进行归档。但是在文件流转归档过程中，一些部门的归档文件不够规范、完整，且移交手续不够齐全。受业务管理地位、人员数量等原因限制，档案部门无法对其进行考核，使得移交归档的文件漏、缺的现象较为突出。
2.4 与现行业务相脱节
集团公司档案行政管理部门参照国家档案管理的相关管理规章制度，对所属企事业单位档案管理工作实行宏观调控，制定和完善企业档案工作法规、制度和标准，各单位档案行政管理部门负责对本单位的档案进行具体管理，并结合本单位特点进行组织协调。这种管理体制指导下的档案分类，更加注重对已归档文件的规范化、统一化管理，而忽视了与石油销售企业经营特点相联系的分类特殊性，使得企业档案重保存而轻利用。
随着企业地不断发展，企业的查考需要逐渐从对历史档案的分散查询到对历史、现行相关联资料的综合查询。如果企业档案没有将现行文件纳入分类对象，电子文件在形成时的背景信息就很有可能因为以不同格式散存于不同系统或员工个人电脑中而在短期消失，造成了历史档案的无法更新和补充。不完整的档案将会丧失其保存完整历史资料的基本功能，也就很难起到为企业发展提供决策参考的作用。
3 几点建议
3.1 完善档案分类管理标准
档案设置的分类不应是不可更改的。在档案分类利用管理中，档案管理人员要根据企业档案的发展情况，利用信息化的手段，对档案的管理进行不断调整和完善。如对交叉档案实现目录互显。档案实体归类并编制档号装盒之后，在另一方的目录中显示与之配套的档案，利用时分别索取，这样既节约存储成本，也方便省事。而对实体与电子目录不一致的档案，则需建立动态的搜索台账，达到实物与电子目录的相对应关系，真正使档案成为企业利用的“活的资产”。
3.2 定期对档案进行清理
《中华人民共和国档案法》及《实施办法》的相关规定中指出，销毁的档案主要是保管期满或被鉴定为无续存利用价值的档案实体。根据档案的重要程度，石油销售企业档案的保管年限通常为10年，30年和永久保存三种。档案部门应定期组织相关人员对需清理的档案进行鉴定，对无继续保存价值的文件和档案进行逐份造册登记，履行审批销毁程序后，按规定进行销毁，对文件销毁应符合保密要求。定期清理室藏档案，是档案动态管理的重要途径，在档案资源的优化、档案资源的安全等方面发挥着积极的作用。
3.3 加强编研工作
对企业档案馆（室）馆藏档案不同类型、不同密级、不同载体的档案建立有计划、有目的地编研开发，不仅可以对档案是否齐全完整进行检查，更能提高档案资源组织化程度。如在石油销售企业中，企业发展以经营工作为主业，经营数据可以反映企业的生存现状。根据相关业务部门提供的数据，将历年企业管理经营情况进行统计，以数据的形式汇编成册，能够为公司决策制定提供有力的佐证。另外，对现行和废弃印章进行比对所形成的资料，可以从侧面反映企业的发展变革；通过对室存实物档案摸底，筛选出一些有代表性、有特色的实物档案，或者将企业重大活动资料整合，而形成的企业宣传画册、光盘等，能够完整再现历史真相，提升档案知识的认识价值。
3.4 强化档案管理培训
目前，石油销售企业的档案利用者多为档案管理人员，其他业务部门的文书管理人员则只负责对需归档的文件进行归档移交。换言之，档案的查询利用则全部由档案管理人员完成，这加大了档案管理人员的工作量。不仅如此，受主客观条件限制，档案管理人员对所查询档案的指向性、精确性可能不及专门的业务部门，造成了档案查漏率的可能性增加，影响了档案的利用价值。《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中明确指出：要充分利用已有的信息传输网络和平台，积极推进档案的资源共享，开展远程利用。因此，要扩大档案的影响深度和广度，就要加强对其他业务部门文书管理人员的培训指导力度，帮助其熟悉企业档案的分类设置及档案管理系统的查询，从而形成阶梯型的档案利用层次。
除此之外，企业档案部门可以对所属二级公司开展多种形式的档案管理培训，如建立实时通讯联系方式，对所遇到的档案管理问题进行及时沟通和解答；制定轮岗培训机制，提高档案管理的实践操作水平；不定期开展档案现场互评工作，交流档案管理先进经验等，促进企业各级部门档案管理水平的整体提高。
3.5 重视利用效果反馈
企业档案利用效果是评估企业档案机构、人员业务水平和工作实效的重要依据。收集和研究的档案的利用效果是企业档案管理的真实反应，对提高企业档案管理水平至关重要。建立健全档案借阅制度，对所查、借阅档案及相关信息进行详细登记，是开展档案利用效果反馈的基础。要将所查、借阅档案信息的利用情况进行实时跟踪，收集档案在相关事务中所发挥的作用，档案管理在哪些方面需要改进等信息，并将其整理汇总后妥善保管。需要改进的信息，要进行深入研究，不断完善管理模式，提高档案管理水平。而从所收集的档案利用案例中追踪出比较典型的档案利用事例，要将其利用过程详细地记录后，形成典型事例选编，宣传档案工作在企业各项管理工作中彰显的重要作用，有助于提高企业对档案工作的重视程度，让档案更好、更有效地为企业各项事业的发展服务。
参考文献
[1]和宝荣.档案分类的特点与档案种类的划分[J].档案学通讯，1988，（1）：2632.
[2]夏飒飒.浅谈成品油销售企业档案工作[J].办公室业务，2014，（5）：5152.
[3]关书芬.关于开展企业档案编研工作的几点思考[J].消费导刊，2008，（2）：109.
关键词：归档范围保管期限机关档案室文书档案
2006年底，国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（以下简称第8号令）颁布实施，有力地推动了档案基础业务建设和国家档案资源建设。时隔6年，机关档案室贯彻落实第8号令的情况如何呢？笔者对北京市朝阳区61家单位（约占区属立档单位的二分之一）2011年形成的文件材料的归档情况进行了调研，调研单位包括党政机关、具有行政管理职能的事业单位、人民团体、国有企业，涉及各部委办局、街乡等（以下统称机关）。通过调研发现朝阳区各机关贯彻落实第8号令及时，从总体上61家机关2011年形成的文件材料归档齐全，保管期限划分准确。但是机关档案室在正确界定文件材料的归档范围、准确划分文书档案保管期限方面仍存在一些问题有待分析解决。
一、存在的问题
（一）归档不全或归档范围扩大
1.归档不全。61家中6家机关存在归档不全的问题，其中1家机关5个科室分别只归档了一件档案，2家机关各有1个科室只归档了一件档案，1家机关2个科室只归档了科室计划、总结，缺少职能业务文件材料。未归档的文件材料主要有：领导班子会议记录未形成或未归档：向上级或同级机关报送的属于归档范围的材料未留底归档保存；重请示而轻批复的收集归档；本机关编辑、编写的出版物、书刊；机关财务预算、批复；财务审计、领导离任审计材料；职工住房公积金汇缴清册等。
2.归档范围扩大。2家机关扩大归档范围，将上级机关普发的不需本机关办理的、同级机关普发的不需贯彻执行的文件材料作为档案保存：1家机关在之前原件已归档的情况下把为完成编史修志而查找的大量文件的复印件集中归档，造成了重复。
（二）保管期限划分方法不统一或不准确
1.保管期限划分方法不统一。5家机关仍然采用永久、长期、短期，1家机关永久、长期、短期与30年、10年的划分方法混用。
2.保管期限划分不准确。14家机关在不同程度上存在保管期限划分不准确的问题。集中表现在反映领导决策过程和结果的领导班子会议记录、会议纪要，涉及个人权益等类档案保管期限偏短；事务性的会议通知、请示等类档案保管期限偏长。
二、原因分析
（一）档案室未严格执行本机关的《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》
2009年朝阳区档案局根据第8号令对区属125家机关编制的文件材料归档范围和文书档案保管期限表进行了审批。审批后总体上各机关文书档案保管期限表归档范围齐全、保管期限划分准确，成为各机关归档的重要依据。但在实际工作中，某些机关档案人员将文书档案保管期限表“封存保管”，不了解、不熟悉这项制度，甚至新上岗的综合档案室人员和科室兼职档案员不知道本机关有这项制度，在归档中不按照制度界定一份文件是否归档，档案如何划分保管期限，而是凭自己的直觉进行鉴定，造成实际确定的归档范围和保管期限与文书档案保管期限表中规定的不一致。
在审查过程中发现，少数机关编制的文书档案保管期限表存在的一个突出问题是照搬照抄第8号令中的归档范围，未结合本机关职能工作的特色，条款过于宏观，可操作性不强，影响文书档案保管期限表的执行力度。
（二）档案人员对第8号令的认识程度不够
第8号令自2006年底颁布实施仅6年时间，各省、市、县在逐级贯彻中需要一个过程，文书档案保管期限表的编制和审批亦需要一段较长的时间。比如朝阳区档案局根据第8号令和北京市档案局出台的实施细则制定本区的实施细则，然后宣传贯彻、培训，各机关编制文书档案保管期限表并经区档案局的审查同意后执行，自2010年各机关按照第8号令执行本机关新的文件材料归档范围和文书档案保管期限表。也就是说具体到各机关按照第8号令实施的时间更晚，因此档案人员对第8号令的理解消化尚不够深入。而国家档案局1987年12月4日颁布的《关于机关档案保管期限的规定》、《机关文件材料归档和不归档的范围》实施长达19年之久，档案人员对永久、长期、短期的保管期限划分方法等规定印象深刻，尚没有完全转变到对第8号令的贯彻执行中。
第8号令改革了文书档案保管期限划分方法，但是《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发[1988]4号）、《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）等规定的期限仍为永久、长期、短期，目前朝阳区基建、设备、实物档案仍采用永久、长期、短期的划分方法。一些不属于第8号令执行范围的企业事业单位仍然采用永久、长期、短期，比如朝阳区的社区居委会、社会保障事务所等三级单位。各门类、各单位保管期限划分方法不同，容易使档案人员混淆。
（三）专兼职档案人员业务水平不高
全区125家机关中除2家机关有专门的档案机构外，其它机关都没有专门的档案机构，也没有档案岗位编制，档案人员绝大多数身兼数职，没有足够的时间和精力钻研档案业务、透彻学习档案规章制度，存在突击做归档工作的问题，直接影响了归档质量。并且档案人员更换频繁，对档案工作的重要性、档案工作规定和业务工作比较生疏。档案人员在工作上表现得较被动，在文件材料的收集工作中，一般业务部门给什么就收什么材料，对保管期限的划定也较少过问：对学习贯彻档案工作新的规章制度有畏难情绪，习惯凭以前的经验或按照以前的做法开展现在的工作。
三、对策建议
（一）档案行政管理部门加大对第8号令的宣传贯彻力度，强化对归档工作的培训、指导、检查
1.加大对第8号令的宣传贯彻力度。第8号令是一部部门行政规章，具有法规效力，机关档案室在实际工作中必须贯彻执行。档案行政管理部门要继续加大对第8号令的宣传力度，使档案人员全面理解、准确把握第8号令的基本内容，了解与1987年颁发的两个业务文件的主要变化，增强档案人员依法管理档案工作的意识，把贯彻第8号令转变为自觉行动。加强对文书档案保管期限表的审查力度，切实发挥审查委员会或小组的作用，确保各机关归档范围条款细化、内容全面，保管期限划分准确。
2.强化对归档工作的培训、指导、检查。归档工作要对一份文件是否归档、若归档保管期限如何划分进行鉴定。档案行政管理部门应加强对档案人员的日常培训、新上岗档案人员的培训、新成立机关或档案基础工作薄弱机关的档案培训等，使档案人员掌握档案工作规章制度和档案业务要求，提高档案业务水平，能够胜任本岗位工作。在档案监督指导、行政执法检查中加大对各机关归档工作的检查力度，及时对各机关每年提交的文书档案目录和原文进行检查，督促各机关正确界定文件材料的归档范围和科学划分档案保管期限。
（二）机关档案室严格按规章制度归档，把好档案的入口关
1.严格按规章制度归档。规章制度一经公布，具有权威性和约束力，任何人不得随意违背。机关档案室要全面贯彻落实第8号令，学习、了解、掌握、并严格执行依据第8号令编制并经档案行政管理部门审查的本机关文书档案保管期限表，在每年归档前做好对本机关各部门兼职档案人员的培训、指导、检查。把对第8号令和文书档案保管期限表的学习扩大到本机关全员的学习，使每名人员注意本岗位文件材料的形成和积累，为做好归档工作奠定基础。
各机关编制的文件材料归档范围要细化，体现本机关职能业务工作特色，将“重要的”、“一般的”细化为具体工作，尽量具体到文件级，提高文书档案保管期限表的可操作性。在机关职能和内设机构有变动之后，应及时修订文书档案保管期限表并报档案行政管理部门审查。
2.把好档案的入口关。档案人员要主动了解本机关基本职能、掌握各部门主要职能活动及其形成的文件材料情况，做到心中有数。各部门注意做好文件材料的平时收集和归档前收集，每个部门每年可准备一个档案盒，文件在办理完毕后对照文书档案保管期限表判断是否需要归档，若需要归档及时放入盒中，防止文件材料散失；归档前再把分散在本部门个人手中的材料集中收集一次，查漏补缺，确保归档文件收集齐全完整。本机关形成的文件材料应当是归档保存的重点，上级机关普发性不需办理的、同级机关不需贯彻执行的文件材料不用归档，避免文件材料重复归档和档案将来重复进馆问题。严格按照文书档案保管期限表划分档案的保管期限，本机关制定的法规政策性、反映本机关主要职能、历史面貌、经济关系、个人权益等重要档案永久保管，第8号令规定为永久的，不能擅自突破划为其它期限；常规性、事务性、技术性等一般性工作中形成的文件材料根据重要程度保管30年或10年。档案人员要加强对各部门提交的文书档案目录的检查，依据本机关的文书档案保管期限表，可对照本机关职责、年终总结、大事记或发文登记、政府信息公开目录等进行检查，发现归档不全、归档范围扩大或保管期限不准确的问题及时督促各部门整改。
（三）不断提高档案人员业务素质
科学划定文件材料归档范围和文书档案保管期限，人是第一要素。档案人员要善于学习档案工作新的规章制度，提高认知程度和执行能力，维护规章制度的权威性。要以“为党管档、为国守史、为民服务”为己任，不断提高做好档案工作的荣誉感、使命感和责任感，增强工作的主动性，恪尽职守，做好本岗位工作。建议档案行政管理部门会同人事部门考虑制定根据室藏档案数量确定机关档案室人员编制的标准。建议各机关保持档案人员的相对稳定，保证档案人员有足够的时间和精力做好档案工作，为档案人员创造更多的培训机会，进一步提高档案人员的专业素质，确保文件材料归档范围和档案保管期限的科学划定。
本文为北京市档案局科研项目“机关档案室制定和实施《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》的问题与对策研究”（项目编号：2012-06）研究成果之一。
参考文献：
[1]李明华.机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定问题解答[M].中国档案出版社，2007.
1 原有档案工作概念不能涵盖所有的档案管理活动
随着时代的发展，社会的分工越来越细化，同样，档案工作也在不断地分化细化。因此，有必要对档案工作概念进一步细分。根据《现代汉语词典》的解释：“事业”是“指人们所从事的，具有一定目标、规模和系统的对社会发展有影响的经常活动”。“事务”是指人们“所做的或要做的事情”（指单纯而琐碎的具体工作）。“业务”是指“个人或某个机构的专业工作”。“技术”是指“操作方面的技巧”。[3]将档案事业、档案事务、档案业务、档案技术的概念引入档案工作概念中有助于对档案工作的重新认识。
就整体档案工作而言档案工作是事业性的，所涵盖的内容是档案事业中的各项工作，所以，档案工作是指档案事业管理工作（也可称之为“档案行政管理工作”）。而具体到一个单位时，档案工作则是单位机关工作的一部分，它和单位的人事、财务工作一样都是单位机关内部事务，属事务性的，档案工作又是指档案事务工作。如果对专业档案机构即档案馆或档案室而言，档案工作是其专业工作，档案工作又是指档案业务工作。如果档案工作具体到档案管理的某一个环节而言（如文件材料的归档、档案的保管等），因每一个具体工作都有一定的技术标准和操作规范，档案工作又是指档案技术工作。档案工作既可以指档案事业管理工作（档案行政管理工作），也可指档案事务工作、档案业务工作、档案技术工作。因而，原有的档案工作概念已不能涵盖所有的档案管理活动，如不逐一厘清将无法指导现实工作。
2 档案管理活动是一个动态的发展过程
“档案是档案管理活动的物质对象。”[4]这一物质对象流程一般是从档案的形成——单位档案机构——档案馆。依据这个流程，档案管理活动大致可分为以下几个阶段：一是对档案形成实施档案管理活动的阶段；二是对单位的档案实施档案管理活动的阶段；三是对一定区域内的档案实施档案管理活动的阶段。这个发展过程是动态的、分阶段的。每个阶段的责任主体、工作对象、工作内容、工作性质是不同的，如果不分工作对象、内容、性质都统称为“档案工作”是不现实的，也是不可行的。有必要对每个阶段的档案管理活动根据其责任主体、工作对象、内容、性质赋予相对应的工作名称和含义。为了不和原有的理论、概念相冲突，保持其连续性，需对原理论中的档案事业所包含的档案工作概念和名称进行重新定位。对未能包含的赋予新的含义和名称。
3 对相应阶段的档案管理活动的定位
3.1 对档案形成阶段管理活动的定位。关于档案的形成，主流观点认为：档案是由文件有条件转化来的。文件转化为档案是需要归档整理的。这表明，档案在形成的过程中是有要求和规范的，执行这些要求和规范的工作需要一定的操作技巧，属技术层面的工作。根据《机关档案工作条例》，这项工作的责任主体是机关内部的文书部门和业务部门，工作对象是文件材料，内容是立卷归档，性质是技术性的。档案形成阶段的档案管理活动定位应是档案技术工作。
3.2 对单位的档案实施管理活动的定位。对于单位的档案实施管理活动，档案界大都将其整体档案工作等同于单位的档案机构（档案室）工作。但现实的具体情况是，绝大多数单位的档案机构不是在编的独立机构，不能独立行使职权。单位内部档案机构（档案室）的工作，就是按规定和要求管理好本单位的全部档案，为其他各项工作提供利用服务。而其他的档案工作职能，则需要依靠其所隶属的机构办公室或以单位名义去行使。因而，有必要将其划分为两项工作：一是内设档案机构（档案室）对档案实施管理的活动；二是机关单位对档案实施管理的活动。
3.2.1 内设档案机构（档案室）对档案实施管理活动的定位。单位内设的档案机构（档案室）具体承担的是本单位的各种门类和载体档案的收集、整理、鉴定、保管、统计等八项工作（虽然，档案馆也有这些工作，但其具体内容不同，下文详述）。工作对象是单位的全部实体档案，内容是按门类管理，性质是业务性的。对内设档案机构（档案室）对档案管理活动的定位应该是档案室业务工作。档案室业务工作八个环节中的每个环节的具体工作则是档案技术工作。
3.2.2 机关单位对档案实施管理活动的定位。机关单位对档案实施管理的活动，除单位档案机构（档案室）承担的档案室业务工作外，根据《档案法》第七条规定，还需要承担档案管理方面的建章立制、指导文书业务部门立卷归档、监督指导所属机构档案工作和为单位开展档案管理活动提供人财物等方面支持与保障等。这些工作都属于机关单位的内部事务，其责任主体是本机关单位、工作对象是本单位的所有部门和机构、内容是保障支持、性质是事务性的。机关单位对档案实施管理活动定位是单位档案事务工作。
3.3 对一定区域内的档案实施管理活动的定位。一定区域内的档案管理活动不仅是档案馆和档案局的工作，还包括区域内其他涉及档案管理活动的机构和单位应承担的工作。
3.3.1 对档案馆实施档案管理活动的定位。档案馆是一个在一定的区域内对档案实体按全宗实施统一的集约式集中保存、管理的专门机构。其责任主体是档案馆，它的工作对象虽然仍是档案实体，但它不是单一的而是多元的，涵盖的是区域内属进馆范围的单位所有实体档案，内容主要是按全宗进行管理，性质是业务性的。对档案馆实施档案管理活动的定位应该是档案馆业务工作。档案馆业务工作中所涉及的每项具体的工作则是档案技术工作。
3.3.2 对社会机构为档案管理提供服务活动的定位。围绕档案室和档案馆的业务工作，不仅需要一些社会机构提供硬件方面的支持，如设施、设备、装具等，还需要提供一些如科学研究、技术咨询、教育培训等方面的软件支持。其责任主体是与档案事务相关的社会机构，工作对象是与档案相关的产品（包括有形的和无形的），内容是软硬件方面的支持，性质是服务性的。对社会机构为档案管理提供服务活动的定位应该是档案服务工作。
3.3.3 对档案局实施档案管理活动的定位。档案行政管理部门——档案局的工作是依法行使档案行政管理权的工作，责任主体是档案局，工作对象是本行政区域内的各机关、企事业单位、档案馆、社会服务机构和其他能形成对国家和社会有保存价值的档案的社会组织、法人单位和个人，内容主要是依法行政，性质是管理性的，对档案局实施档案管理活动的定位应该是档案行政管理工作。
3.3.4 对地方各级政府应承担的与档案管理活动相关工作的定位。根据《档案法》第四条“各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划”的规定，各级地方政府承担着关系当地档案事业发展的档案机构、人员编制、工作经费等方面的具体工作，其责任主体是地方政府和政府的相关机构，工作对象是档案行政管理部门（档案局）、档案馆，内容是保障支持，性质既是行政管理性的又是政府内部事务性的。对地方各级政府应承担的与档案管理活动相关工作的定位应是档案行政事务工作。另外，档案行政管理部门（档案局）承担的为发展本行政区域内的档案事业而组织、指导开展的档案科研、教育、宣传、培训和对外交流等工作，也同样属于档案行政事务工作。
4 对档案工作的新认识
通过以上对不同的责任主体实施档案管理活动或承担与档案管理活动相关工作的定位分析，可以看出，“档案工作”概念是复合性的概念，具有很大的不确定性。不同的部门和不同的机构承担的档案工作因责任主体不同，其工作对象、内容、性质也不相同，目标、任务、工作机制和管理模式更不相同。要做好档案行政管理工作就必须厘清各项档案工作的准确含义，不能将档案工作既等同于档案行政管理工作又等同于档案技术工作或档案室、档案馆业务工作。应当根据档案工作的责任主体、管理对象、工作性质和内容分别将其明确为档案技术工作、档案室业务工作、单位档案事务工作、档案馆业务工作、档案服务工作、档案行政管理工作、档案行政事务工作。
准确地把握各项档案工作的含义，可基本明确各级政府、各级档案行政管理部门、档案所属单位、档案馆、档案室、档案产品生产企业、中介服务机构等在整个档案事业中，各自的主要工作职责和任务（不排除某些具体工作方面的交叉）。既有助于依法行政，又有助于政事分开、政企分开，同时，也希望能对解决一些实际档案工作中的困惑与问题，指导现实的档案工作发挥一定的作用。
参考文献：
[1]中华人民共和国档案行业标准DA/T1——2000《档案工作基本术语》.
[2]国家档案局教育处.档案管理学概要[M].北京：档案出版社，1987：17.
[3]现代汉语词典.北京：商务印书馆，2005年第5版，1246、1590、646.
近年来，四十八团国土分局的档案管理工作在师局领导和师业务人员的大力支持和精心指导下，坚持以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，牢固树立科学发展观，全面贯彻执行党的路线、方针、政策和档案管理工作法律、法规，理清思路，夯实基础，强化管理，服务大局，使四十八团国土分局的档案管理工作逐步走上了制度化、规范化、科学化的轨道。
一、领导重视，精心组织落实
四十八团国土分局从1988年成立四十八团土管科以来，随着土地管理工作的开展，相继建立了文书、财会、个人住房土地使用权登记、商业用房使用权登记、建设用地等文字、图纸档案，档案管理工作经历了一个从无到有，从不完善到完善，从不规范到规范化管理的过程，逐步建立健全了档案管理工作机制。多年来师局领导和分局领导对档案工作都非常重视，注重各类档案资料的收集和保管，将档案工作作为土地管理工作的重要组成部分。尤其是近年来，更是将加强土地档案管理、实现档案管理升级摆上重要议事日程，将档案管理工作纳入年度工作目标考核，明确了档案工作目标任务和奋斗方向。
二、建章立制，建立约束机制
抓制度是抓规范的前提。为促使四十八团分局的档案管理工作向着制度化、规范化的模式迈进，四十八团分局先后建立健全了各项规章制度，并纳入了单位制度管理体系中。制定了《档案立卷归档制度》、《档案保管制度》、《档案保密制度》、《档案鉴定、销毁制度》、《档案借阅制度》、《档案统计制度》、《档案管理岗位责任制》、《档案利用制度》等一系列加强档案建设与管理的规章制度，制定了《档案分类方案》对各类档案归档范围、保管期限都做了明确具体的规定。同时，做到制度上墙，做到人人了解掌握档案知识、遵守规章制度。并且加强对档案查询调阅工作的管理，特别是涉及查询土地登记资料的，严格执行《土地登记资料查询办法》，经分管局长批准后方按规定查询调阅。同时规定分局兼职档案人员在每年的三月份将前一年本科室档案按要求整理、装订、上架。通过建立健全工作职责和档案管理制度，增强了大家的档案意识和自觉遵守档案工作制度的自觉性，为此四十八团分局从未发生一起档案泄密案件，管理工作规范有序，使四十八团分局的档案工作走上了制度化的管理轨道。
三、采取有力措施，做好归档和利用工作
为了加强对档案工作的领导，成立了以分局长为组长的档案工作领导小组，为了全面提高档案工作的科学管理水平，更好地为新型团场建设服务，按照师国土局的统一部署，分局有组织、有计划、有步骤的开展了档案整理工作。将1988年成立科室以来所形成档案及新产生的土地档案资料，进行重新整理立卷。在档案管理规范化、制度化、正规化建设的基础上，坚持平时注重对档案资料的收集整理，对不合格的档案资料不予接收，严把档案资料的入口关，确保档案质量和资料的完整。在日常工作中突出一个“勤”字，对收到的上级文件及时进行登记；对资料勤收集、勤整理，并明确了载体和书写材料一定要符合耐久性要求和有关技术标准，禁止使用圆珠笔、彩色笔、铅笔、纯蓝墨水等书写材料，确保了归档的文件材料能够永久地保存。认真对所形成的档案资料进行分类组卷，编目归档。进一步完善了分局的大事记、重要会议简介、组织沿革、专题项目、资料移交清单等也进行了补充，按照达自治区一级标准的要求对全宗卷的内容做了进一步整理和完善。档案管理人员及时对档案资料进行登记和统计。建立了各种登记统计簿册，并及时进行登记统计。全部按照要求进行录入、打印、装订、上架，在2004年经兵团档案局检查验收，分局档案达自治区一级标准，为今后四十八团分局各项工作的开展奠定了坚实的基础。目前，四十八团分局目前有各类案卷1491卷，其中：永久卷974卷；长期卷102卷；短期卷392卷了；30年12卷；10年11卷。档案文件级目录已全部录入计算机，实现了档案的微机化管理。
建立健全了档案的利用制度，明确查阅和借阅档案必须办理相关手续。1、凡利用档案者都应按规定填写《档案利用登记簿》，写明利用者、利用目的、利用内容等；2、查阅档案应在分局办公室内进行，一般情况概不外借；3、借阅档案必须保管好档案，不得丢失和损坏；4、档案利用者必须维护档案的完整与安全，不得在档案上勾画、拆散、调换、抽取、涂改、污损、折叠档案，不得擅自传抄、复制档案，不得泄密；5、借阅者利用完毕后应填写《档案利用效果登记表》，交档案室存查。
四、土地档案存储规范摆放整齐
在档案存储方面四十八团分局采取了一些积极的措施：比如设立单独的档案室，利用师配置的铁皮档案柜放置档案，对档案室进行清理，使档案室做到无尘、无虫蛀、无鼠害、无杂物。另外我们还要求档案管理人员定期对档案及保管状况进行全面清点、检查，并形成安全检查记录，确保档案不丢失、不损坏；对发现破损、霉变、虫蛀、褪色或字迹模称等现象，要求及时修补、复制或进行其它技术处理。
四十八团分局按照“妥善保管，存放有序，查找方便，安全保密”十六字要求和标准，对土地资料档案储存保管，把立卷作为档案管理的关键环节和最基础的工作，在土地档案整理立卷时，尽可能把土地档案分门别类，按照“规范、整洁、清洁、美观”的要求进行装订摆放，从而确保所有土地档案存储规范放置有序，上架整洁美观。
五、设施齐备，实行规范管理
为了加快四十八团分局档案信息化建设，师国土局领导为四十八团分局购置了档案柜、计算机、扫描仪、数码相机等现代办公设备和兵团土地档案管理软件。为了保管好档案，使其不发生发霉、被虫噬、被鼠咬等情况，档案室配备了窗帘、灭火器、温湿度计，档案人员对每季度、每年的温湿度作了分析，以保证档案完好无损。截止到目前，我分局的土地档案归档齐全、完整，没有积存文件。
六、注重利用，发挥服务效能
档案利用是档案工作的重要内容和最终目的。四十八团分局的土地档案是在办理土地登记、建设用地审批等各项业务中形成的宝贵的历史资料，具有很大的保管和利用价值。四十八团分局坚持不忘服务宗旨，增强服务意识，充分发挥国土资源档案的利用效能，自实行档案公开查询后，已累计为局内外查询档案近120余人次，取得了良好的社会效益。同时，国土资源档案也在处理土地纠纷、确定土地权属等许多方面发挥了重要作用，四十八团分局除了编有各门类档案目录和全宗介绍外，从工作实际出发，依据档案室的资料，档案工作人员撰写了本局的大事记、组织沿革、利用效果选编、基础数字汇编、全宗介绍和一些土地管理业务方面的基础知识汇编。为了提高档案的查全、查准率，四十八团分局将全部档案的案卷目录、卷内目录做了机读目录和文字纸张载体目录，使所有档案条目可以通过计算机检索和手工检索两种方式进行查找档案。这些编研和检索，为档案的主动服务拓宽了途径。
六、工作中的不足和今后打算
1、加强宣传工作力度，提高全员档案意识。由于对档案法规宣传力度不够，在土地档案收集方面缺乏意识。因此，在个别土地档案整理方面出现归档不规范，归档质量差等，今后，四十八团分局将着力加强档案法制宣传，不断强化档案意识。
2、加大资金投入，强化档案现代化管理。随着时代的发展，社会信息化程度越来越高。四十八团分局将进一步加强档案现代化管理，有效发挥档案的信息功能。加大资金投入，做好各项基础工作，加强档案的规范化管理，不断提高档案管理的现代化水平，充分发挥档案的作用，为推进团场经济繁荣发展做出积极的贡献。
【关键词】企业档案管理；有效性；政府支持
中图分类号：F27文献标识码A文章编号1006-0278（2015）07-248-02
一、前言
对于企业档案管理而言，档案管理分为内部档案管理和外部档案管理两部分。其中内部档案属于企业的自有信息，往往涉及到企业的敏感信息的商业机密，这部分档案一般都由企业内部档案管理部门进行管理。而外部档案主要是企业的一般经营管理信息和市场销售信息等，这部分资料企业通常会提交给政府档案管理部门进行保管。其目的除了供政府搜集企业信息之用，还有另外一个目的是降低企业档案管理成本，提高企业档案管理效率。所以，对于企业外部档案，加强与政府沟通，或者政府支持，对做好企业档案管理而言具有重要意义。
二、企业档案管理应加强与政府职能部门的沟通
企业在档案管理中，除了涉及企业核心机密的档案，其他的档案资料管理都应纳入到政府档案管理体系中。基于企业档案管理的实际需要，加强与政府职能部门的沟通，是做好企业档案管理质量的关键。为此，企业在档案管理中要想获得政府的支持，就要加强与政府职能部门的沟通，具体应从以下几个方面入手：
（一）企业档案管理应与政府档案管理部门建立联系
由于企业档案中的绝大部分档案资料在管理过程中需要纳入到政府档案管理体系中，所以企业在档案管理中，应与政府档案管理部门建立联系，并建立良好的沟通，使政府档案管理部门能够掌握企业档案资料信息，进而为后续管理提供有力帮助。
（二）企业档案管理应掌握政府档案管理流程
考虑到企业外部档案需要纳入到政府档案管理的特点，企业在档案管理中应掌握政府档案管理流程，便于在实际档案管理中积极配合政府主管部门做好企业档案信息的整理和管理，达到进一步完善企业档案管理工作和提高档案管理质量的目的。因此，掌握政府档案管理流程是争取政府支持的关键。
（三）企业档案管理行为应受政府的主管部门监管
基于企业档案的特殊性，以及企业档案管理的重要性，企业档案管理行为必须受到政府主管部门的监管，只有保证这一点，才能提高企业档案管理的有效性。因此，企业在档案管理中应加强与政府的主管部门的沟通，积极将档案管理行为纳入到主管部门监管之下。
三、企业档案管理应做好档案资料的分类
在企业档案管理中，要想获得政府的支持，就要根据政府档案管理规定，对企业的档案资料进行合理分类，使企业中合格的档案资料都能够纳入到政府档案管理体系中，提高企业档案管理的实效性。为此，做好档案资料的分类，是企业档案管理获得政府支持的重要措施，具体应从以下几个方面入手：
（一）企业档案管理应对档案资料进行准确分类
企业在档案管理中，外部档案纳入到政府档案管理体系中是十分必要的。为了实现这一功能，企业在档案管理中应对档案资料进行准确分类，并根据政府档案管理规定进行分类，使企业归档资料能够满足政府档案管理要求，进而获得政府在档案管理工作中的一系列支持。
（二）企业档案管理应把握档案资料分类原则
为了更好的满足企业档案管理需要，在企业档案管理中，应根据政府档案管理要求，把握档案资料分类原则，将符合政府档案管理要求的所有档案都纳入到政府档案管理体系中，其中档案资料的分类应把握针对性、全面性和合理性原则，保证档案资料的分类达到预期目标。
（三）企业档案管理应合理划分企业内部档案和企业外部档案
考虑到企业经营管理的特殊性，在档案管理过程中，企业内部档案由于涉及企业机密，通常都是由企业自己的档案管理部门保管。外部档案由于不涉及机密信息，可以交由政府档案管理部门进行统一管理。在这一过程中，合理划分企业内部档案和企业外部档案是十分重要的。
四、企业档案管理应引入政府管理机制
考虑到企业档案管理的特殊性以及档案管理的现实需求，政府的支持对提高企业档案管理质量具有重要的促进作用。基于这一现实需求，企业在档案管理过程中要想获得政府支持，就要积极引入政府管理机制，保证企业档案管理取得实效，具体应从以下几个方面入手：
（一）企业档案管理应对政府管理职能有正确认识
企业在档案管理中能否获得政府支持，关键在于企业档案管理能否对政府管理职能有正确认识。通过对政府档案管理职能的了解，企业的档案管理将会获得有力支持，无论是在档案管理有效性还是档案管理的全面性上都能满足实际需要。因此，加强对政府管理职能的认识很重要。
（二）企业档案管理应根据实际需要引入政府管理机制
基于政府档案管理的专业性，企业要想获得政府在档案管理上的支持，就要根据实际需要引起政府管理机制，保证企业档案管理能够在管理机制上更加完善，并达到预期要求，提高企业档案管理的实效性，满足企业档案管理的实际需要，促进企业档案管理的发展。
（三）企业档案管理应执行政府档案管理制度
在企业档案中有一部分档案不能转入政府档案管理体系，但是为了提高档案管理的整体效果，并保证档案管理的专业性，在企业内部档案管理中也应执行政府档案管理制度，保证企业内部档案管理取得积极效果，满足企业档案管理的实际需求。因此，执行政府档案管理制度是一种重要的管理方式。
五、企业档案管理应根据政府要求进行保管和存放
在企业档案管理中，有些企业缺乏专业的档案保管场所，对于一些重要档案的管理，企业自己租用场地进行保管和存放的成本相对较高。基于这一现状，企业档案管理部门应积极与政府相关部门沟通，获得政府在此方面的支持。具体应做好以下几个方面工作：
（一）企业档案管理应与政府主管部门沟通，积极协调档案保管场所
企业在档案管理中，要想降低档案保管成本并提高档案保管的整体效果，就要在获取政府支持的过程中，积极与政府主管部门沟通，利用政府的公共档案管理场所实现企业档案的保管和存放，满足企业档案管理的实际需要，达到提高企业档案管理效果的目的。
（二）企业档案管理应根据政府要求，对档案进行统一保管和存放
在政府档案管理要求下，档案资料应进行统一保管和存放，这不但是为了提高档案管理效果和降低档案管理成本，同时也是推动企业档案管理方式的转变和改革。因此，企业档案管理应根据政府要求，对档案进行统一保管和存放，满足档案管理需要。
（三）企业档案管理应加强与政府沟通，获得政府的场地支持
在企业档案管理中，档案保管和存放场所十分关键。基于企业现有资源的薄弱性，企业在档案管理中应加强与政府沟通，并努力获得政府在场地上的支持，达到利用政府场地服务企业档案管理的目的。
六、结论
通过本文的分析可知，对于企业档案管理而言，档案管理分为内部档案管理和外部档案管理两部分。其中内部档案属于企业的自有信息，往往涉及到企业的敏感信息的商业机密，这部分档案一般都由企业内部档案管理部门进行管理。而外部档案主要是企业的一般经营管理信息和市场销售信息等，这部分资料企业通常会提交给政府档案管理部门进行保管。其目的除了供政府搜集企业信息之用，还有另外一个目的是降低企业档案管理成本，提高企业档案管理效率。所以，对于企业外部档案，加强与政府沟通，或者政府支持，对做好企业档案管理而言具有重要意义。
参考文献：
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关键词：高校学生档案；管理模式；管理体制；规律
我国高校档案馆大多是在综合档案室的基础上组建而来，高校档案管理体制虽然经历了分散到分管，分管到集中，但是作为高校档案管理重要内容之一的学生档案仍然游离在高校档案管理体制之外。教育部27号令《高等学校档案管理办法》已经明确将学生档案纳入高校档案管理的范畴。但由于目前缺乏学生档案管理体制方面的具体操作性规定，各高校学生档案管理模式也不尽相同，鉴于此，本文将在分析各高校学生档案管理模式优劣的基础上，探讨如何构建科学规范的学生档案管理模式，以促进学生档案规范管理，服务高校教育事业。
一、高校学生档案材料形成规律
高校学生档案是高校档案管理的一个重要内容，也是国家人事档案的重要组成部分，是高校学生管理活动中形成的，记录和反映在校期间学生个人经历、思想品德、家庭状况、学习成绩、个人特长、奖惩情况、身心健康状态等信息的具有保存价值的各种形式的历史记录。目前高校学生档案材料形成规律主要有以下特点：
（一）学生档案数量大。自1999年扩招以来，普通高等学校规模扩大，学生数大幅增长，由此产生的学生档案量也大大增加。根据教育部统计数据显示，1998年全国普通高等学校1022所，仅19%的普通高等学校的学生人数超过5000人，50%的普通高等学校学生人数集中在1000人～3000人。[1]而2009年全国普通高等学校达2305所，70%以上的普通高等学校学生人数超过了5000人，32%的普通高等学校学生规模集中在10000人～30000人。[2]
（二）学生档案材料形成时间长。由于学校办学层次的提升，专科院校升格为本科院校、博士点、硕士点在各高校纷纷设立，学制的改变也使得学生档案材料形成时间发生改变。学生档案材料的形成贯穿学生整个在校学习年限，专科生、研究生需要3年，本科生需要4年，而本硕博连读甚至需要10年，时间跨度长。这期间不间断的有新的档案材料形成，需要及时归档，否则容易丢失，影响档案材料的完整性。
（三）学生档案材料形成部门多。学生档案材料来源比较分散，涉及学校招生办、教务处、学工处、保卫处、组织部、团委、学生所在的院系等多个部门，需要沟通协调部门间的关系以保证档案材料收集的原始性、真实性、完整性。
（四）学生档案材料内容丰富。主要有：一是入学类材料：各类入学通知书、各类学生登记表。二是鉴定类材料：学生学年鉴定表。三是学习成绩材料：学生成绩登记册、研究生个人培养计划及其执行情况表。四是毕业类材料：研究生论文答辩决议、各类毕业生登记表、学位证明材料。五是党、团组织材料：入团志愿书、入党志愿书、申请材料，综合考核材料、外调证明材料。六是奖励材料：三好学生登记表、优秀学生干部登记表及各类奖励审批材料。七是处分类材料：处分决定及个人检查交代材料。八是其他：体检表、毕业生就业派遣通知书。高校学生档案材料形成规律的特点体现出了高校学生档案管理的复杂性、过程性、动态性。高校学生档案管理由学生档案的收集、整理、归档、利用、转递、保管等一系列环节构成，不再是档案材料的简单收集，过去兼职管理的模式已然不适应学生档案管理的需要，必须交由专门的档案部门进行管理。
二、高校学生档案管理模式分析
《高等学校档案管理办法》已经明确将学生档案纳入高校档案管理的范畴。但由于到目前为止仍然缺乏学生档案管理体制相关方面具体操作性的规定，因而在实际的学生档案管理工作中，各高校管理模式也不尽相同，只有少数高校按照《高等学校档案管理办法》的规定将学生档案归口学校档案机构管理，其余的还是实行分散管理，有的归口招生办、有的归口各院系、有的归口学生工作处管理。那么集中与分散的管理模式优劣在哪里呢？总的说来，学生档案不归学校档案机构管理，而分散其它一个部门或多个部门管理的这种分散多头的管理体制造成了在一个学校有多个档案管理部门，同时对相同或相近的档案管理事项进行管理，造成了部门职能交叉，最终导致档案资源的重复建设，不符合高校档案资源整合的需要和精简高效的机构改革原则。[3]而且这种分散多头管理由于没有一个管理中心、没有一个机构对学生档案管理负总责，容易造成部门间相互扯皮，降低效率，影响学生档案管理的效果。具体来看，由于不是专门的档案管理机构，学生档案管理工作往往不受重视，被部门其他工作挤占，在资源有限的情况下，人员、经费往往得不到保障。具体表现为：一是无法配备专职档案管理人员。无论是学工处还是院系，档案管理工作都不可能成为中心工作，管理学生档案的工作人员多为兼职，兼管学生档案管理工作。现今档案管理越来越专业化、现代化、信息化，这种兼职管理的模式无论是档案管理人员的专业素质、时间、精力的投入已经不能适应学生档案管理工作发展的需要。二是档案保管条件难以达到标准。自高校学生档案形成之日起算高校保管学生档案的时间本专科生、研究生一般为3年～4年，本硕博连读生长达10年，另外还可以在毕业后再托管2年。这期间档案的保管也是学生档案管理的一个重要方面。无论是学工处还是院系，档案保管的条件往往比不上专门的档案管理机构，无法配备专门的档案库房和基本的档案防护设施，将档案存放在普通的办公室，容易造成档案丢失或档案损坏。三是档案管理专业化程度低。主要体现在学生档案的收集归档和利用服务的不规范。档案整理没有严格按照档案的整理规范进行整理，还停留在简单的收集上，没有编制页号和档号。只能提供简单的档案查询、转递等服务，学生档案信息化程度不高，无法为学校提供学生管理决策服务。学生档案归口学校档案机构管理，那么学生档案管理工作理所当然的成为档案机构的中心工作，具有非专门档案管理部门不具备的优势，更加能够体现档案管理的专业性，在档案人员配备、保管条件、档案现代化、专业化管理等方面更胜一筹。
三、高校学生档案管理体制的建构
高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构，《高等学校档案管理办法》明确把学生档案列入了高校档案管理的范围。因此，高校学生档案的主管部门无疑是高校档案机构。根据高校学生档案材料形成的规律，通过对高校学生档案集中与分散管理模式优劣的比较分析，高校学生档案归口档案部门，实行集中统一的管理模式是最优的。那么集中统一的学生档案管理体制的建构可以从以下几个方面展开：
（一）明确学生档案管理的主管部门是高校档案机构，由高校档案机构集中统一管理全校的学生档案工作。由高校档案机构对各学生档案材料形成部门进行业务指导，要求他们按照档案整理的规范做好档案材料的收集、整理、归档工作，并对收集归档后的学生档案进行提供利用服务以及做好档案的转递、保管等工作。要实现集中统一的管理体制，必然要将学生档案管理的职能同原有的部门相剥离，这将面临着高校部门职责权限再分配的阻力。改革必然要有阵痛，学校领导应该从档案职能科学配置的高度来看高校学生档案管理体制的变革，将对相同或相近的档案管理事项的管理职能整合到一起，实现资源的共享和利用。
（二）合理的人员配备和经费保障。集中统一的学生档案管理体制必须要有合理的人员配备，应当根据学校规模，配备一定数量的专职学生档案管理人员，以保证工作的正常开展。同时还应该有专项学生档案管理经费投入，保障学生档案基础设施和防护设施的配备到位，支持学生档案信息数据库的建立和维护。
（三）建立健全学生档案管理规章制度。学生档案管理划归档案部门管理之后，档案管理部门要按照学生档案材料形成的规律重新制定学生档案管理规章制度。明确各部门和人员的学生档案管理职责，包括明确档案馆、各归档部门职责，明确档案馆专职档案管理人员、各归档部门兼职档案管理人员职责。明确学生档案业务规范。包括学生档案归档范围、程序、要求；档案整理的规范；档案查阅利用、转递、投递等方面的规定。
（四）建立行之有效的学生档案管理横向机制。学生档案来源分散，涉及到很多的部门，如何保证档案材料的真实性、完整性，必然要建立一个行之有效的学生档案管理横向机制，对各学生档案归档部门进行沟通协调。这一机制一方面要求各归档部门按照学生档案归档范围进行档案材料的收集，保证收集的完整性，避免各部门间相互扯皮，同时要求各归档部门严格按照《高等学校档案管理办法》第十六条规定的“高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度”的要求对学生档案材料按照学生档案整理要求整理后移交归档。要建立这一机制，首先要明确各归档部门的责任人，在各归档部门确立一名分管档案的领导和兼职档案管理人员负责本单位的学生档案工作。其次要确定各归档部门的职责，包括分管档案的领导和兼职档案管理人员的职责。再其次实行各归档部门档案工作考核制度。把各归档部门档案工作纳入学校绩效考核的指标，工作业绩与奖惩挂钩。最后档案部门要积极主动与各个档案归档部门联系，对各个档案部门工作进行检查和业务培训、指导，对档案材料收集的真实性、完整性以及档案整理的规范性严格把关。
根据档案形成者可分为国家机构档案、党派团体档案、企业单位档案、事业单位档案、名人档案等。每个独立的社会组织档案是划分全宗的依据，每类社会组织档案是划分全宗群的依据。根据档案内容性质可分为立法档案、行政档案、军事档案、外交档案、经济档案、科学技术档案、艺术档案、宗教档案等等。根据档案的载体形式可分为石刻档案、泥板档案、甲骨档案、金文档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案、纸草档案、羊皮档案、蜡板档案、棕榈叶档案、桦树皮档案、胶片档案、磁带档案等。按照记录信息方式可分为文字档案、图形档案、声像档案。按照记录信息方式分一般可分为古代档案、近代档案和现代档案，档案是不同时代的产物，这种划分对认识档案的时代特点有意义。根据档案所有权形式分根据档案所有权形式可分为国家所有档案、集体所有档案和个人所有档案。
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马克思主义哲学认为，事物都是以特定的结构形式存在的。每一种事物都有其特有的结构特征，事物若失去其自身的结构形式，
该事物也就必然失去其自身的功能和属性。事物的结构是由组成它的各个要素（或因素）按照一定的规则（即要素之间的相互联系、
相互作用、相互制约的内在联系）有秩序、分层次地结合成一定的组成形式而实现的。人们认识事物，其实就是要弄清事物组成要素
、结构、功能与价值及其本质属性，其中结构具有非常积极的意义。对于档案结构的认识，档案学教材已有所涉猎，主要从档案的实
体构成和档案的构成要素两条途径进行阐述。“文件是档案的因素，档案是文件的组合”[1]属于前者，“档案的信息和载体是构成档
案的两个基本要素”[2]属于后者。前者主要的目的在于说明档案馆、室的档案与单份文件的区别，强调档案的实体结构，可以为文件
的整理和档案馆（室）藏提供理论依据。后者是对档案或文件自身构成要素的概括，虽然它并不说明文件和档案实体的馆藏意义，但
这一认识对档案的信息整理和信息分类提供了理论依据，特别是电子文件的出现，文件信息可以自由地游离于原有的文件载体，使得
电子文件的整理几乎完全成为文件的信息整理，所以档案文件的载体和信息的二元划分，为电子文件的整理提供了强有力的理论武器
。
近年来，对档案结构已有人发表文章进行专门的探讨，一种观点认为“档案的结构是以知识单元的历史联系为依据的文件载体排
列方式”。[3]刘新安等在文章《档案物质实体的双重构成》中认为，档案是由“文件实体集合”和“档案历史联系的记录”共同构成
。[4]本文是在过去档案界对档案结构认识的基础上，对该问题的进一步的探讨，给出数学模型的基本形式，并以此为基础解释档案学
理论和档案工作中的相关问题。
2档案结构的数学模型
档案的结构是一个比较复杂的问题，而且随着档案实践的发展日趋复杂，尤其电子文件的出现，使得档案信息与载体既可合二为
一，又可一分为二，因此档案的构成也必然要考虑到档案的信息和载体两个方面。我们可以将其归纳为：A=F(C+I)。
其中，A代表档案，C代表文件的载体，I代表文件载体所承载的信息，“+”表示文件载体与文件信息之和。F是档案工作者赋予文
件载体和文件信息的整理行为，即整理的原则和方法。以上公式告诉我们，档案是我们按照特定的原则将文件的信息和载体进行有效
组合生成的物质。其基本含义可从以下几方面理解和分析。
2.1任何一种文献，都是由载体C和信息I而构成的，档案是文献中的一种，是文献的下位类概念，它也应该由信息和载体构成，
充分揭示了档案与文献的从属关系。档案与一般文献（图书、期刊、报纸等）的主要区别在于两点：其一，公式中C和I严格界定为文
件的载体和信息，文件是人类社会活动的伴生物，它具有原始的历史记录性，将文件进行整理生成档案以后，这种属性不但没有削弱
，反而得到了进一步的加强，这是一般文献不可比拟的。其二，就一般文献而言，整理过程不是构成文献的必要条件，即经过整理的
和没有经过整理的文献都是文献，但就档案而言，我们知道文件转化为档案必须具备三个必要条件，其中之一即是对文件的整理。正
如《档案管理学》教材所论述：“档案的特点和优点之一，就在于它已经不是一份份孤立的文件，也不是一批批杂乱的文件的堆积，
而是具有内在联系的文件体系，它反映了各种活动和事件的原貌。所以未经整理的、杂乱无序的零散历史文件，虽然也属于档案，但
从档案的一般特点来说，它并不是典型的、科学意义上的档案。”[5]换言之，孤立和杂乱的文件经过整理才成为具有结构特征的档案
。
2.2A=F(C+I)中的F是文件转化为档案的基本条件，依上所述，主要指对文件实体和文件信息的整理原则。在数百年的档案实
践过程中，整理原则也随之发生过几次重大变化。从最早的二元主义的序列原则（即在收文和发文二元下以时间先后进行文件排序）
到事由原则，再到后来的来源原则、自由来源原则，一直到上个世纪80年代中后期，我国档案学者何嘉荪、冯惠珍教授提出主、客体
全宗的理论，可以说都是对档案整理理论的探讨。由此可见，F随着档案实践的不断发展和人们对档案实践认识的深化而变化，使之具
有新的内涵。文件和档案的整理是档案实践的核心内容，贯穿于文件运动的全过程（单份文件卷类全宗馆藏），它使散乱的
文件具备了有机的结构特征。所以公式中的F不是档案的结构自身，但它是搭建档案结构的基本原则和方法。
A=F(C+I)，F是一种法则，文件实体和文件信息的有机组合经过F法则变换成为“典型的、科学意义上的”档案。F变换以建立档案文
件之间的内在联系、搭建档案文件的有机结构为目的。荷兰手册的作者认为：“一个全宗是一个有机整体，……它按照一定的规则成
长着、形成着、并且变化着……”。[6]英国档案学家詹金逊也认为：“它是一种生长的结果，正像一棵树一头动物一样，也是一种有
机体。……因此，它的各部分之间，也有着对它本身的意义不可或缺的结构、关节和自然联系”。[7]
2.3A=F(C+I)中的C+I对于新的档案实践，尤其是电子文件、档案实践，具有非常重要的意义。在传统的以纸质档案为主导的档
案实践活动中，一份文件的载体与信息是不可分的，文件信息相对于它的载体，其“贞节”程度可谓“从一而终”，所以文件、档案
的整理也是载体和信息一并进行的，不可能各自独立进行。这一时期，实际上C+I可以用一个字母表示。但自上个世纪80年代中期《中
国档案分类法》问世以后，对传统的文件的结构和整理理论提出挑战。《中国档案分类法》虽然名为档案分类法，但它却不能直接用
于档案室和档案馆实体的分类，《中国档案分类法》实质上是对档案信息的组织方法，而不是对档案室和档案馆实体档案的分类方法
。由此人们第一次认识到，档案实体的整理和档案信息的组织是可以分离的。正是由于这一原因，在上个世纪80年代中后期的档案管
理学教材中，提出档案由文件载体和文件信息两大要素构成，顺理成章，将档案的分类也划分为实体分类和信息分类。何嘉荪教授在
他主编的教材和与傅荣校博士合作的专著中将档案的实体整理和信息整理称之为“实体控制”和“智能控制”。
近年来，电子文件的大量涌现直接影响到档案的整理理论和技术。电子文件的信息对载体的依赖不比当年，电子文件的信息相对
独立，以至于电子文件在线传输时，其载体往往是不被考虑的，非到文件信息脱机保存时文件的载体才被重视。实际上，电子文件的
整理过程已经演化为以著录为依托，以检索为手段的情报信息处理过程，它与电子文件脱机以后的实体保存并没有必然的内在联系，
它们可以分别独立进行。因此文件C+I的两元表现形式，对于新的档案实践具有特殊的积极意义。对于脱机以前的电子文件的整理可表
示为A=F(I)，而脱机以后的实体的分类保管亦可表示为A=F(C)，它们允许遵循不同的整理原则F，而且可以各自具有不同的结构。在目
前以纸质文件为主导的档案整理中，实体整理（即档案室、馆的整理）以载体的排列为目的，按照历史原则（即档案文件之间的历史
联系）进行，实现由文件案卷全宗馆藏的实体结构；按照《中国档案分类法》对档案信息的分类，则遵循逻辑原则，形成与档
案实体不同的档案信息的特殊结构。
3A=F(C+I)的异化及其意义
A=F(C+I)概括了一般档案室和档案馆的纸质档案的结构关系，它具有普遍的适用性，但它也可以出现以下几种异化形式，并且与
档案工作实践中的特殊情况相对应。
3.1A=(C+I)：即在特殊条件下，没有经过任何整理（公式中F不存在）的文件依然可以成为档案，而不能再将它们称为文件。尽
管没有经过整理的文件不是“典型的、科学意义上的”档案，但毕竟还是档案，而且在档案实践中也是可能出现的。例如，档案征集
是档案收集工作的组成部分，档案室和档案馆征集到的零散文件，虽然它们没有经过必要的整理，我们依然将它们称之为档案。档案
的征集虽然在档案的收集工作中不占主流，但却是档案馆的经常性的业务活动，以至于大多省级档案馆都设有专门机构来进行档案征
集工作。A=(C+I)是A=F(C+I)异化后的特殊形式，也对应着一定的档案实践活动。在何嘉荪教授和傅荣校博士合著的《文件运动规律研
究》一书中，将这一现象概括为“文件运动过程中的跳跃”现象。
其实这一现象在以往的档案学研究中一直没有给予科学解释。在档案学教材中，我们一方面强调文件转化为档案的三个必要条件
，必要条件之一就是没有经过整理的文件不是档案，另一方面又认为文件一经归档进入档案室和档案馆就成为档案，那么征集到档案
馆、室的零散文件没有经过必要的整理，我们将它称为档案呢，还是文件呢？如果依照必要条件判断，它未经整理是文件，可是它又
是档案馆的日常业务之一，而且我们将这项活动不叫做文件征集，而称为档案征集，在档案学教材中也将这部分内容设在档案工作的
收集环节讲授，因此形成悖论。我们给出的档案结构模型的异化形式可以给它适当的解释。
3.2A=F(C+X)是档案结构模型的另一种异化形式，即在文件形成档案的过程中侧重于考虑文件载体，而淡化其中信息之间的有机
联系及其表现形式（信息I异化为X)，这种现象在现实的档案实践中也时而显现。例如：织布厂的样品室中的产品样本，其本身就具有
档案的性质，它以实物的形式记录企业的产品开发和生产活动。据笔者调研，甚至有不少企业干脆将布的样本裁减成照片大小装入像
册保存在档案室中，将其视为样品档案。如果将这些布的样品视为档案，样品中的信息就已经发生了异化，它不再是一般意义上的文
件信息，其中信息的表现形式既不是文字的，也不是图表的，甚至也不是声相的，但是这些样品仍然具有档案属性。其实这些样本与
开发它们时所形成的产品档案相互对应，换言之，二者所含的信息尽管表现形式不同，但实质上具有同一性，它们是以不同的信息形
式表现同一个产品的信息，共同记录和反映企业的产品开发和生产活动，应该说二者所包含的信息具有内在的必然联系，但是对样品
“档案”和产品档案却采取了不同的整理方式，且分别保管。这种情况属于重视载体的特殊性，淡化信息之间的有机联系。此种情况
关键词:档案;档案工作;档案事业
中图分类号:G271 文献标识码:B文章编号:1009-9166(2010)017(C)-0274-01
一、档案含义及分类
“档”和“案”连用,就是存入档架的文书案卷。由于口耳相传的史实容易失真,并且受到时间和空间的限制,难以及远,又无法存储备用,所以,随着人类社会由简单到复杂,由低级到高级的发展进化,人们开始用实物来帮助记忆。在古代有甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案,到了现代有纸质档案、音像档案和电子档案。
按照档案的来源标准进行划分。即按其形成者的性质可分为国家机关档案、党派团体档案、事业单位档案、企业档案、名人档案等;按照档案的内容标准进行划分,为党务档案、行政档案、诉讼档案、军事档案、外交档案等;按照档案的载体形式标准进行划分,可分为甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案、羊皮档案、纸质档案、胶片档案、磁带档案、音像档案等;按照档案的时间标准进行划分,一般可分为古代档案、近代档案和现代档案;按照档案所有权标准进行划分。可分为国家所有档案、集体所有档案和个人所有档案。
二、档案工作的含义与内容
有了档案和档案工作就会有档案事业。档案事业,是管理和开发档案信息资源,为党和国家各项工作服务的具有国家规模的专门事业也是维护党和国家历史真实面貌的一项重要事业。档案工作,可以有广义和狭义两种理解。从广义上说,它包括档案管理工作、档案行政管理工作、档案教育工作、档案科学研究工作、档案宣传工作、档案国际合作与交流工作等。而狭义的档案工作是指档案业务工作,也就是人们通常所说的档案工作(也称档案管理工作),是专指档案室和档案馆围绕档案所进行的一系列业务工作。档案管理工作的内容,具体包括了如下业务环节的工作:档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编辑研究、利用服务。
档案的收集工作,各单位在工作和生产活动中形成的文件,是由单位内部各个组织机构分散形成的,数量很多;而单位与社会对档案的利用,则要求相对的集中。
档案的整理工作,收集集中起来的档案不仅在数量上是巨大的,而且仍然是处于非常零乱的状态;而日常管理和实际利用,则要求将档案材料进行系统化、条理化整理。
档案的鉴定工作,随着社会的发展和各项实践活动的进行,新的档案不断产生,档案的数量也在不断增长。但时间的推移、环境的变化,也会使一些档案失去保存价值。为了使有保存价值的档案能够得到优先保管,并能发挥最大作用,以满足社会利用的需要,就需要对档案进行鉴定。
档案的保管工作,由于自然的和社会的各种原因,档案总是处于渐进性的自毁过程中,或者可能遭受到突变性的破坏;而社会利用的需要,则要求长远地拥有完好的档案。
档案的统计工作,要实现档案的科学管理,就需要对档案和档案管理的状态进行数量观察和分析研究,掌握了解档案和档案工作的基本情况,分析档案工作发展的规律性,这就形成了档案的统计工作。
档案的编目与检索工作,档案数量庞大,内容繁多,通常是按照它的自然形成规律进行整理和存放的。为档案的查找提供手段,就需要采用各种方法来揭示档案的内容和成分,这就形成了档案的编目与检索工作。
档案的编辑与研究工作,一方面,人们到档案部门利用档案,往往会受到时空的限制;另一方面,档案部门收存的档案,主要是原件,有的相当珍贵,但为了满足社会多样及时的和广泛便利利用档案的需求,需要对档案进行研究,汇编出版各种档案参考资料。
档案的利用工作,档案工作的目的是为了利用和充分发挥档案的作用。而对档案进行一系列的管理活动,只是为利用服务奠定基础,创造利用服务的可能性。
档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索等环节,都贯穿社会的需要和利用工作的要求,都是为档案提供利用创造条件的,因此,它们都属于基础工作范畴。
三、档案工作的性质
档案工作就其基本性质而言,是一项管理性、服务性、科学性、文化性与政治性的工作。档案工作是一项管理档案的专门业务。从一定意义上看,档案工作实质上就是档案管理工作。档案管理对象是档案,管理的目的是开发档案信息资源为社会服务;档案工作是信息资源管理的重要内容。信息资源管理是为了确保信息资源的有效利用,以现代信息技术为手段,对信息资源实施计划、预算、组织、指挥、控制、协调的一种人类管理活动;档案工作是社会管理活动的组成部分。
档案工作是国家各项建设事业必不可少的环节。档案工作的发展受国家各项建设事业的制约和影响。同样,国家各项建设事业的发展也会受档案工作的影响。
在信息技术快速发展的今天,档案已不再局限于传统意义上的纸质档案,电子档案、档案数字化、档案信息网络化延伸了传统档案的内涵,是档案事业发展的趋势。
作者单位:伊春市中共带岭区委办公室
参考文献:
[1]向立文.加强档案馆的公共服务能力建设[J].档案管理,2009,(02).
