时间：2023-05-29 18:22:11
关键词：档案管理电子档案优越性开发和利用规范措施
引言
电子档案是指在社会实践活动中形成的、具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的机读材料和其他载体形式的记录，电子档案的形成、存储和管理与传统的纸质档案所用技术方法不同，档案工作者必须要对此有深刻的认识才能做好电子档案的管理工作。
一、电子档案的优越性
1.1直接减轻了档案管理工作人员的劳动强度，提高了工作时效在知识经济时代的当下，现代网络系统不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，而且将文书档案管理人员从手工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来。文书档案管理工作实现微机处理后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档。由于实现随机管档，就可将过去的集中立卷，改为平时随时整理立卷。这样，集中的工作量，就变为分散的工作量，提高了立卷管理水平，从而达到档案管理工作及时归档的目的，便于检索利用。
1.2微机管理有利于遗漏文件的补漏增缺传统的文书立卷方法遇到文件收集不齐或漏交归档时，补漏增缺，就得拆卷重做。改为微机网络管理，文档用微机按“件”整理归档。可随时补漏增缺，使文档不形成存积，这时，只需按一下键盘，修改一下档案目录就万事大吉了。微机管理省时省力，可以给工作人员以充分的时间去提高业务水平。
1.3微机管理更有利于文档的保密过去查阅档案时是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件，却能够看到整卷档案内容。这是不符合文档管理的保密要求的。微机管理将其改为单份文件提供利用，利用者就无法接触其他无关的文件，从而达到了文件保密的要求。
1.4微机管理有利于提高档案管理工作的质量档案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的档案，就必须有高质量高水平的文档卷宗。但是传统的文书立卷工作是人为的纸张立卷，立卷人根据自己的理解来进行操作，其对立卷标准掌握的尺度很难做到完全统一，这必然影响到案卷质量水准，从而给今后的利用工作带来了许多不便。同时，归档工作还占用了档案人员的绝大部分时间，致使档案管理人员的编研工作几乎处于空白的境地，这又制约了管理人员的水平提高。在这种管理模式下的档案利用，也是被动式的。文书档案管理进行微机管理，档案人员就可以从繁琐的整理工作中解脱出来，可以把时间和精力放在档案编研和二次信息开发利用上来，从而提高文书档案管理工作的质量和利用的效率，使文书档案的管理、在提供利用服务时，能够发挥出更好的时效价值。
二、电子档案的整理、开发和利用
2.1电子档案的整理。在电子文件转化为电子档案后，由于计算机可以按需求随时将电子档案的单份文件从任何角度进行分类、组合，可以任意组成各种案卷。因此，“案卷”这一基本单位将从电子档案的整理工作中淡化，取而代之的是“文件”这个基本保管单位。电子档案整理的主要任务也从对案卷的整理而转为对光盘磁介质的整理;即对接收来的脱机保存的光盘数据进行编目、排架，或者是定期将电子文件保存系统中的电子档案制作光盘备份，同时对光盘进行编目、排架等。
2.2电子档案的开发利用管理。电子档案的独特性决定了电子档案的开发和利用比传统档案更加快捷、方便，更具实用性。一是开发平台的选择。系统的目标是将各档案管理单位的数据通过网络连为一体，便于共享数据资源，因此应选用分布式数据库管理系统作为开发平台，同时在档案管理单位所在地建立数据库，本地数据直接上机存取，既节约了经费，又方便了各单位互访数据。二是硬件要求。各档案单位的计算机在处理大量各类档案信息的同时，又要互相进行数据通信，所以硬件必须具备相应的需求条件。三是数据库模式设计。数据库的模式设计是一个非常复杂的问题，设计的目标既要满足当前的应用需要，又要满足可预见未来的应用需要，既具有良好性能，又易于修改和扩充。四是应用程序设计。设计数据输入、查询、事务处理、报表处理等应用程序。五是数据的备份及故障恢复。档案数据是珍贵的数据资源，为避免出现系统对数据资源的破坏，应用系统必须能定期对数据进行备份，以便于数据信息被破坏后的恢复。六是数据库的安全性保护。电子档案利用必须在保证数据库的安全性的前提下进行。所谓安全性保护就是防止非法使用数据库。在一个系统中，安全性保护非常重要，并不是所有用户都可以使用档案数据库。这就需要对用户使用数据库提供鉴别方法，即使用权鉴别，也要由计算机确认合法性。例如:设置口令等，对存取控制权的鉴别，档案本身的保密程度不同，开放程序也不同，应对获准使用系统的人员及其访问数据库的范围加以限制，对不同的人员予以不同使用权限。档案管理者可根据电子档案内容的密级程度，确定提供利用载体的方法，使用者按照使用权限使用载体拷贝，由计算机确认是否合法，并按期回收，同时通过网络传输电子档案，互联网的开通方便了档案部门之间信息的相互交流，同一份材料可以同时为多人利用，也可以直接到档案单位电脑上查询权限范围内提供的相关内容。电子档案的开发利用应充分发挥计算机信息采集、综合统计的功能对整个过程进行分析、统计、找出规律，探求新的方式与途径，加强计算机软硬平台建设，满足用户需求，最大限度开发利用电子档案，与此同时，还要注意确保档案资源安全利用。
三、规范电子档案管理的几项措施
3.1加强电子档案归档制度建设各档案管理单位应根据电子档案管理规范，并结合本单位实际情况，制定一套切实可行的电子档案管理制度，规范电子文件形成、积累过程的管理以及归档责任、检查鉴定等一系列工作环节，做到有章可循。制定电子档案制度时应注意以下问题:注意划清归档过程中各级各类人员的责任；归档时机应适合本单位工作实际；归档电子文件的责任签署应明确；注意电子文件的动态管理问题。
3.2从电子文件的源头抓电子档案的质量为进一步加强电子信息的管理，对电子信息进行集中统一管理和工程图纸等文件集中制作。为档案部门增配必要的设备，建立一系列服务手段是加强这一工作的必备条件。
3.2.1档案室设立图纸与文件集中处理系统，对审查完毕的电子文件进行统一收集，按要求形成纸质文件。
3.2.2设置专门场地对纸质文件进行集中审鉴，以保证纸质文件与相应电子信息的一致性。
3.2.3电子信息由档案部门集中积累，并在项目阶段结束时，在项目组的配合下统一按“电子档案管理办法”集中整理归档。
3.2.4为便于操作和管理，建议进一步规范电子文件形成所使用的软件平台，因工作需要必须使用特殊软件的，有关人员应按“电子档案管理办法”的规定将软件一并归档。:
3.3要严把电子信息归档关，做好电子信息动态管理一是在电子信息归档时要利用一切可利用的条件对电子信息进行检查、鉴定、验收，除有关归档责任签署之外，还必须发挥电子档案专家咨询组的作用，有针对性地进行检查，及时发现问题、及时解决问题;二是做好电子档案管理中的电子信息管理，使归档的电子信息跟踪科研生产变化，也即做好电子档案的更改补充工作，实行动态管理。不能将电子档案管理停留在管好几张光盘的初级阶段。
四、结语
电子档案是信息时代的产物，是现代档案管理工作中不可回避的。因此，还要不断研究电子档案管理和利用中存在的管理和技术上的问题，并加以解决，以实现安全、高效的管理和利用电子档案的目的。
参考文献：
[1]唐雪妍.《浅谈电子档案的管理》[J].兰台世界.2006(15).
[2]张文亮.《关于电子档案管理的思考》[J].云南档案2008(9).
关键词：会计档案 电子会计档案 销毁 保管期限
一、会计档案和会计档案管理
会计档案是会计工作劳动成果的载体，是既往的经济活动和经济事实的记录和反映。通常，会计档案包括记账凭证（含原始凭证）、会计账簿、财务会计报告以及其他资料等会计核算资料。规范和强化会计档案的管理，可以发挥如下作用：
（一）再现经济活动
会计档案是经济活动的载体，经济业务通过原始凭证、记账凭证、会计账簿、财务报表的顺序记录和流转，使得经济活动在会计档案中得以展现。通过查阅会计档案，有经验的专业人士能够清楚了解经济业务的来龙去脉。
（二）检查守法情况
任何一项经济业务都应当在《会计法》、相应会计准则和会计制度的框架内完成处理，会计档案就是会计主体处理过去业务的载体。通过查阅会计档案，能够发现会计主体是否遵纪守法、是否弄虚作假。
（三）提供经济参考
财务保告和会计账簿等会计档案含有大量的历史财务信息，通过查阅会计档案，不仅可以评价过去经济活动的效率和效果，更可以为下年度乃至未来的经济预测和财务决策提供翔实的数字依据和参考。
二、会计档案管理办法
1984年，《会计档案管理办法》颁布。1998年，第一次修订（下文简称旧办法）。2014年，第二次修订。最终2015年12月11日颁布了最新修订稿（下文简称新办法），并自2016年1月1日起正式施行。新办法有以下亮点：
（一）增加电子档案，扩大会计档案的范围
新办法第三条重新定义了会计档案，宽泛的界定会计档案的范围，在会计档案的范围中加入了电子会计档案，通过电子设备形成、传输和存储的档案都可以成为会计档案。这次的范围不仅包括原有的纸版会计档案，还新增了电子会计档案。新办法规定可以利用电脑、网络等现代信息手段去管理会计档案，也对加强会计档案的管理做出明确要求。明确电子会计档案的管理是新办法的重点内容，是为更好服务企业、服务日益蓬勃的互联网创新经济提供的政策支持。与旧办法相比，新办法对会计档案的定义更为宽泛。
（二）简化销毁程序，弱化会计档案的出境管理
新办法第十八条规定：经鉴定可以销毁的会计档案应当按照程序销毁。保管期限届满的会计档案在销毁时，需要相关部门共同负责，除了单位负责人在销毁清册上签字外，会计管理机构负责人和经办人、档案管理机构负责人和经办人也需要在销毁清册上签字。此外，新办法中还删除财政部门和审计部门派员监销的程序。
会计档案的销毁是会计档案管理的重要环节，而监销又是其中重要的制度安排。新办法不再将销毁的责任集中于单位负责人，规定经鉴定可以销毁的会计档案经相关人员签署意见后可以销毁。此外，新办法明确会计档案销毁属于单位内部事务，只需单位内部档案管理、会计部门以及信息部门监销即可，无需外部机构参与。
（三）统一保管期限，充分发挥使用价值
新办法第十四条规定，会计档案仍旧包括永久和定期两类保管期限，但是将其中的定期保管期限从原来的3年、5年、10年、15年和25年五种统一调整为10年和30年两种，同时临时保管期限也从一年变更为三年。
在此之前，国家档案局已经将企业的管理类档案和机关的文书类档案的定期保管期限调整为10年和30年。一般民事诉讼的最长时效为20年，作为重要证据的会计档案如果保管期限短于10年或20年，就会失去意义。因此，为充分发挥会计档案的使用价值，同时方便企业管理会计档案，新办法调整会计档案的保管期限为10年和30年。
三、应对会计档案管理新规的思路
会计档案不仅反映既往的经济业务，更能为企业未来的经营提供预测和决策参考。但很多企业负责人认为会计档案只是过去会计工作的结果，从而忽略、轻视会计档案的重要作用，制度完善、管理规范以及人员配备等方面认识不足、投入不足，导致会计档案管理处于非常尴尬的地位。2016年，新的会计档案管理办法正式实施，第一次明确电子会计档案的合法地位，这给企业的会计档案管理带来更高的要求。
为应对会计档案的管理新规，提高会计档案的使用效果，发挥会计档案的积极作用，企业可以从以下方面入手：
（一）提高认识，领导重视
首先企业负责人、财务部门和档案管理部门负责人要统一思想，充分认识会计档案，尤其是电子会计档案的重要性，只有做到这一点，后续的政策支持、人员配备、日常管理等才有完善的可能和进步的空间。其次，选调具备职业素养和专业能力、热爱档案保管工作的会计档案保管人员，定期整理会计档案，为会计档案的保管和使用提供技术保障。
（二）各方出面，共同培训
新办法界定了电子会计档案的地位，这不仅增加了会计档案的范围，更为电子会计档案的存在提供法规保障，为电子会计档案的迅猛发展提供广阔空间。财会部门、档案管理部门、信息部门及其他相关部门要共同参与，学习《会计档案管理办法》，深刻体会电子会计档案的重要地位和作用；其次，信息部门可以给财会部门、档案管理部门经常内训，培训经办人员处理、保存、管理电子会计档案的规范性和严格性，以确保电子会计档案的安全管理。
（三）定期更新，维护安全
电子会计档案不仅包括以光盘、磁盘以及其他形式存在的会计档案备份文件，还包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案，比如财务软件的备份文件等。这对计算机的硬件存储空间、财务软件的维护升级、网络环境的安全等提出更高的要求，企业应该优先保障电子会计档案管理的需求，配备专业技术人员，定期检查、维护系统和网络安全。
参考文献：
[1]《中华人民共和国档案法》1996年
[2]《会计档案管理办法》1998年、2016年
［关键词］人事挡案；管理；无纸化；办公自动化
信息技术的高速发展，对人事档案管理工作提出了更高要求。无纸化办公是指利用现代化的网络技术进行办公，可以实现不用纸张和笔进行各种业务以及事务处理，它对办公方式的改变和效率的提高起到了积极的促进作用，提高对信息的利用率和办事效率，降低办公成本，提高执行力。在人事档案管理工作中探索无纸化办公模式，是促进档案管理工作信息化、加强人事档案管理工作的重要发展方向。
1人事档案管理无纸化办公现状分析
目前，我国对电子档案的利用水平还比较低，这给档案管理部门带来了许多新的挑战。在人事档案管理工作中，虽然劳动就业手续已经基本实现了电子信息化管理。通过联网，可以查阅就业人员的就业信息。极大地提高了工作效率，避免了工作疏漏，方便了办事人员，不用往返各地办理相关手续。办事更加公正、透明，工作更加高速、便捷。但是，目前人事档案还没有实现无纸化管理，劳动从业人员与用人单位还需签订书面的劳动合同并办理备案手续，这就造成了人事档案的管理不可能完全实现无纸化办公。目前的管理模式是电子化和纸制化双重管理，合同鉴订手续是通过电子化管理并留存纸制花名册，鉴订备案完后书面合同单位自己保存，失业人员档案存放在人社局档案室管理。退休和失业金的发放还必须要求提供原始纸质档案审查，所以目前人事档案管理与无纸化办公的要求还有很大差距，管理的信息化水平和信息化手段还很单一，不能为人事档案管理提供信息支撑，在某种程度上影响到了信息化社会对档案管理的要求。
2人事档案无纸化办公存在的问题分析
人事档案管理由于事关人们的切身利益而具备很大的严肃性，在管理过程中不容出错，而无纸化办公由于信息的易变性而存在不确定性。因此，人事档案管理无纸化办公在推进过程中存在着以下问题。
2．1对电子档案归档的重要性认识不足
随着计算机技术的发展，办公已由传统的纸质办公向自动化办公发展，因此电子档案越来越多，电子档案的作用不再停留在草稿性电子文档、辅电子文档的阶段中，而是转向为正式性电子档案。然而在工作过程中，档案管理部门没有深刻意识到电子档案归档的重要性，信息化管理意识落后，对电子档案管理工作不够重视，或者是对于信息技术手段掌握不充分，对于大量产生的电子档案没有及时采取处理措施，而是抱着回避的态度，电子档案的作用只是停留在备份、草稿阶段，没有对其进行合适的管理加以利用。
2．2对电子档案的法律效力需要进一步完善
档案作为文件的法律作用就是基于档案凭证本身的原始性，传统纸质档案文件是受到法律保护的，强调只有原件才有法律效力。而电子档案没有固定的载体，导致电子档案归档的过程中缺乏原始性及凭证性，从而导致电子档案难以真正地取代传统纸质文档，真正发挥其档案的作用，因此难以制定具有法律效力的档案依据。工作过程中电子档案易被修改，并且经改动后难以发现，无法从字迹分辩出文件的原始性。这些特点造成了电子档案的效力尚没有在法律层面得到进一步规范，这也造成了电子档案管理过程中的困惑。
2．3对档案管理人员的信息素质需要进一步提高
人事档案的信息化管理需要有专业的人才参与，管理人员需要有先进的管理水平及较高的信息文化素质。目前相关的档案管理部门缺乏现代化管理水平的人才，尤其是信息处理及档案信息化利用的人才。大部分档案管理人员对现代化管理工作缺乏了解及认识，因此不能充分地发挥其作用，从而影响到人事档案无纸化管理工作的推动。
2．4对人事档案无纸化办公的安全性需要进一步强化
电子文件具有传递快捷、操作简便、存储空间小等优点，但其欠缺安全性，从而影响其长远的保管及存储。如电子文件过度依赖软件设备，不能进行直读，容易被更改，数据容易丢失，文件容易受到病毒的破坏，这些都给电子文档长期保管带来了很多的问题。
3对加强人事档案无纸化办公的思考
3．1加强人事档案管理的安全性管理
人事档案的无纸化管理涉及的范围很广，应当制定切实可行、安全可靠的安全策略。一是采取物理隔离的措施，即人事档案保管子系统必须是完全独立的网络系统，采取存储与利用分离的技术策略，人事档案通过离线归档的方法归入保管子系统，在保管子系统鉴定、整理的不同开放范围的电子文件信息，以离线方式提交到电子文件信息管理系统的利用子系统，提供不同利用权限范围的利用。二是采取数据管理安全措施。要设置严格的管理权限，特别是“系统管理员”必须合理授权，人事档案信息管理系统功能设计上应当设置功能授权、数据审核权、数据操作权三权分离的方式，可以有效提高电子文件数据的安全性。电子文档在上传、下载过程中需要设定安全等级及访问权限。三是规范电子文件归档范围。需要对电子文件建立积累制度，保证电子文件不损毁、不失散。同时应对电子人事档案质量进行把关，对于存在的安全漏洞应及时对其进行修补，对病毒软件及防火墙实行全天候的监管及自动升级。
3．2加强档案法律建设
目前电子档案的法律问题还有待解决，为了做好电子档案管理相关工作，必须从电子档案的职能、管理机制、法律效力等方面进行强化。一是要明确电子档案在文件管理中的位置，确定电子档案的职能。二是要明确电子档案制作过程、保全要求，提供利用制度，在利用时可加强电子签名制度的管理。三是要明确电子档案的法律效力。电子档案在转化为程序之后需要通过法律的形式加强电子文档在法律上的效力，其证据效力应获得法律的认可。
3．3探索并完善纸质和电子档案并行管理机制
纸质文件适合水久保存，不适合将来的反复检索和利用，而电了文件则相反。根据二者特点，应使两种载体文件在一定阶段内并存。当前普遍采用的方法是制定并实行双套管理机制，即将电了文件存入硬盘或光盘后，又打印输出纸质文件并保存。两种不同载体的档案应保证内容完全相同的，即在著录、署名、编码、史改、更新时，特别注意电子档案要与纸质档案一一对应。由于电了文件的虚拟性，缺少原有管理中的验证环节，囚此，应深入研究电子文件中信息的长期保存问题。当前，针对需长期保存的电子文件，要进行定时定期备份，防止信息丢失。
3．4提高档案管理工作者的职业素质与修养
在实现档案无纸化办公的要求下，档案管理工作者要提高自身的职业素质，热爱档案管理工作，努力学习专业知识，提高专业技能，发挥个人的主观能动性。在档案的无纸化办公条件下，档案管理工作者需要做许多档案的预处理工作，应使这些工作标准化、系统化，提高计算机对档案检索的效率和准确性。因此，档案管理工作者除了要学习掌握档案管理中的检索学、目录学以及主题著录标引等知识外，还要掌握一些计算机与网络的相关知识。在使用计算机前应了解其对档案管理工作的影响，对档案管理工作中引入无纸化办公系统而引起的变化有一定的思想准备和知识储备。对此，机关要强化对档案管理人员进行计算机方面的知识培训，合理编设计算机管理方面的岗位，充实一些具有一定计算机应用水平的年轻人员进入档案管理队伍。
作者:徐 瑛 丁伟锋 单位:山东烟台市福山区公共就业（人才）服务中心 海军航空工程学院
参考文献
［1］蒋永香．无纸化办公与档案管理［J］.湘潭师范学院学报，2006（4）.
一、电子办公环境下文书档案管理的优缺点
与传统的档案管理办法相比较，电子办公环境下的文书档案管理工作显现出较多优势，但同时也存在一些缺点，以下就对电子办公环境下文书档案管理的优缺点进行总结分析。
（一）电子办公环境下文书档案管理的优点
1.利用办公自动化系统对文书档案进行管理，其实主要是利用办公自动化中的信息处理能力来实现对文书档案的高效化管理。传统的档案管理，从文件的收发、归档、分类到编号、入库等，要求细心严谨，不容出现差错，一系列的工作环节都需要借助人力来展开，其间需耗费大量人力，花费大量时间。而利用办公自动化技术来管理文书档案，可以使档案的整套管理流程不再繁琐，档案收发、归档、查阅等程序都可以利用计算机技术来运行，从而使档案管理变得方便快捷。
2.传统的文件档案无论借阅还是传递的过程中，纸质文件都容易发生复制、保密内容外泄、遗失等情形，而文件异地传递时，因距离、天气、快递人员责任心强弱以及其他因素的影响，决定了文件传送经历的时长。而电子办公环境下文书档案的传递只需要在线传递即可，过程既安全又省时，使文件传递保持较高的安全系数。
3.传统的文书档案主要借助纸质来保存，其保存时间受环境、气候、纸质及查阅次数的影响，一旦纸质文件遭到毁坏，文件的内容信息将不复存在。而电子版的文书档案受周围环境因素的制约较小，保存也比较方便，随着使用需要，文书档案保存可以借助U盘、网络云盘及硬盘来进行，保存在此设备中的文书档案，其毁坏的可能性也比较小，因此，电子版文书档案的保存比传统纸质文书档案的保存具有显著的稳定性。
4.传统的文书档案随着量的累积，大量的文书档案陈设在文件柜中未能充分利用，造成了资源的浪费，且查阅和管理都变得十分不易。应用办公自动化技术对文书档案实施管理以后，建成了相对完善的文书档案管理体系，使档案信息与其他信息实现共联，可以促使文书档案合理利用，杜绝了资源的浪费，同时，可以利用广阔的网络平台系统实现与其他档案部门的信息共享，或者彼此之间相互进行信息交流与经验借鉴，使信息资源共享变得可行。
（二）电子办公环境下文书档案管理的缺点
1.电子版文书档案与传统纸质文书档案相比，其保密性问题是目前的一大隐患。电子版文书档案比较容易被修改，因计算机中很多预设条件都是通用的，修改者可以根据自己的需要随意设置字体种类、颜色和大小，电子版文书档案无法留下亲笔签字和盖章，即便遭到修改也难辨其究竟为原件或复印件。所以，电子版文书档案容易被修改的问题是目前电子办公环境下文书档案管理面临的一大挑战。
2.电子办公环境下文书档案管理的另一个缺点是档案管理人员的素质不能跟现代自动化办公设备发展相适应。因受传统档案管理模式的影响，传统的档案管理方式已固化在他们的思维意识里，又因大多数档案管理员的素质相对来说都不高，并不能掌握电子办公的技能和技巧，即使引进了用以文书档案管理的办公自动化设备，也不能发挥其应有的作用。所以，提高文书档案管理人员的素质是电子办公环境下文书档案管理需要努力克服的另一个困难。
二、电子办公环境下文书档案管理存在的问题
（一）未能及时转变观念
受信息时代影响，人们逐渐有了要高效开发信息的意识。实践中，我国电子文书档案管理起步时间较晚，在很长一段时间内，档案都处于封闭及半封闭的状态。对于应用办公自动化技术对文书档案进行管理，档案管理员还没有足够的认识，也尚未具备充足的实践经验。由于受经费限制，文书档案管理得不到应有的重视，而文书档案管理人员缺乏创新精神，缺乏对档案信息资源开发的服务意识，导致文书档案管理工作质量长久以来得不到提升。
（二）未能克服电子信息技术阻碍
电子信息技术是实现对文书档案应用电子化管理的基础，电子办公环境下的文书档案管理对技术要求极高，它需要有专业系统并且严格的电子技术来做保障，对计算机领域的知识涉及面广、技术密集、更新发展速度快等给文书档案的管理工作带来了一定难度。另外，保证电子文书档案的真实性，对于信息安全技术来说极其重要，所以需要借助相关法律来保证电子文件信息的安全，但目前我国关于电子文书档案管理的法律法规尚未确立，所以电子文书档案的安全暂时还难以保证。又因电子文书档案所涉及的个人隐私与公共信息网络的隔离问题，以及网上信息管理、检索、数据压缩及存储技术的应用都尚未普及，成为电子文书档案管理中的技术阻碍。
（三）资金不足以及设备落后
对电子办公环境下的文书档案进行管理，就需要相关的电子设备做其强有力的后盾。目前的办公环境下，大部分电子文书档案管理部门都能配备计算机作为档案管理的基础设施，但是受经济条件限制，其他类似文字扫描、计算机硬件、档案管理系统之类的文书档案管理设备得不到配备，所以导致电子办公环境下的文书档案管理工作一直得不到进展，效率得不到提高。
（四）未能及时更新电子文书档案管理标准
要确保电子文书档案的管理规范统一，其前提是要制定严格的电子文书档案管理标准，我国虽然对文书档案的管理制定了成熟的标准，但是对电子文书档案的管理还没有一个系统成熟的标准和模式，管理质量更是参差不齐。电子文书档案管理标准的制定，应该以文书档案的登记、录入、保存等环节为起始，借鉴其他档案的管理标准进行制定，文书档案的管理过程中每一个环节都应该考虑在文书档案管理标准的制定范围中， 并且还应该在实际管理工作中，依照实践不断总结高效的管理教训和经验，使电子文书档案管理更具科学性。
三、电子办公环境下文对书档案进行高效管理的对策
（一）将文书档案管理观念数字化
日渐信息化的社会促使文书档案管理也走上数字化和信息化的道路，不同于传统纸质档案，也不再局限于单一用手工整理文档的方式，信息化时代下的文书档案管理采用大量的多媒体、数据库和图片等数字档案来代替。想要实现文书档案管理的高效与创新，就要充分意识到信息的重要性，尽早树立信息化的文书档案管理观念，将文书档案管理有效融合到现代计算机技术和网络技术中去，促进文书档案管理的方式改革和技术创新。
（二）制定适用于文书档案管理的标准和制度
网络技术的发展使得电子办公环境下的文书档案管理工作逐渐趋向于科学高效，但同时也暴露出一些弊端，文书档案载体的多样化发展，为电子办公环境下的文书档案管理制定并完善相应的法律法规提供了必要的条件。首先，要严格规范鉴定及建立电子档案的全过程，使其趋于规范、标准。其次，建立完成后还应进行调整，使文书档案管理与相关的制度相符合，要逐渐促使文书档案信息的开发走向规范、程序、制度化，以此来保证电子办公环境下文书档案管理工作的效率。
（三）需完善文书档案管理软件的基础设施建设
相关文书档案管理部门要善于借鉴成功的经验，以局域网文书档案管理为基础，逐步完善文书档案管理软件的基础设施建设，同时，完善的文书档案管理软件基础设施建设要以完善的应用系统为基础，所以，还需要加强文书档案应用系统的建设，才能使电子文书档案管理高效化。
【摘 要】本文按照《电子档案移交与接收办法》，论述了机关档案室向档案馆移交电子档案时易出现的几点问题。并结合工作实际提出移交电子档案工作的实践经验。
关键词 机关档案室；移交；电子档案；工作经验
2012 年8 月29 日，国家档案局印发了《电子档案移交与接收办法》，这意味着我国电子档案的管理又走向了新的里程。我们档案室的任务，就是按照地方国家档案馆的有关要求，收集、整理好电子档案，按时向同级国家综合档案馆移交。笔者认为，要做好电子档案的移交工作，必须弄清楚以下几个问题。
一、电子档案特指归档电子文件而非档案数字化成果
从技术的角度定义，电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。电子文件归档以后即叫电子档案。要弄清楚的是《办法》里所指的电子档案主要是指原生的电子文件归档以后形成的档案，不包括纸质档案数字化扫描成果。纸质档案数字化扫描以后，也变成电子或数字形式的。平时在使用时，对一些术语没有严格区分。比如2012 年台州市档案局要我们填报统计年报时，其数字化档案一栏里包括纸质档案数字化成果与归档的原生电子文件，而有些地方认为电子档案是包括纸质档案数字化成果与归档的原生电子文件。从形式上，电子与数字同实而异名，外延都包括纸质档案数字化成果与归档的原生电子文件，这没有错。但《办法》里的电子档案特指归档电子文件，它是把数字化成果排除在外的。这里所谓的电子档案由电子文件通过归档这一环节转化而来。电子公文在生成、传输，存储时可以有文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录（这些不同形式可以是直接生成的，也可以通过数字化而来的，不论），归档之前是电子（或数字）形式。档案数字化成果与此不同，一般是归档以后才数字化，归档以前是传统载体和形式。
二、政策要求与技术手段矛盾
要想移交必须先做好归档工作，原生电子文件的归档技术要求高，其准确性、真实性、可用性、安全性检测难、保障难，法律地位不明确，电子政务、OA 不发达，电子文件发育不成熟，如元数据的采集与封装技术不过关，这一些情况使电子文件的归档工作举步维艰。有的干脆不去理睬，任由原生电子文件自生自灭。我们在做电子文件归档工作时，应该尊重实际，不强求完美，不强求一步到位。有OA 才有背景信息与元数据；从前，在元数据等标准未颁布之前，对元数据不作要求。现在元数据等一些标准虽然已经出台，但实施起来技术上有困难，依然可以暂时对元数据、封装技术等不作要求。电子档案摆在我们面前的不是好不好的问题，而是有没有的问题，有胜于无，然后才是于有中求好。对档案部门的信任可以弥补法律地位等方面的技术不足。只要制发的电子公文正式版式文件、电子公文在处理过程中形成的修改痕迹稿、公文流程处理单等收集好了，我们就应该承认收集工作及格，接着就该进入整理工作。
三、电子档案与纸质档案管理的关系
纸质档案的历史比电子档案的历史长，电子档案管理在许多方面要借鉴纸质的。国家档案局六号令第四条规定：电子公文参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限。纸质档案管理以档案室为基础，以档案馆为主体的管理原则电子档案也要遵守。但电子文件有与纸质文件不同的特性，如信息非人工识读性及系统依赖性、信息与载体的可分离性、信息的流动性与不稳定性、信息存取的不可靠性使电子档案的管理有自己的物殊性。电子文件出现以后，纸质文件与电子文件在一定程度上“对立”起来。一种是以电子文件为主：国家档案局6 号令第六条规定：电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联；另一种是以纸质文件为主，纸质归档以后才数字化。现在许多机关的实际情况是：先生成电子文件（取最低层次：非OA 环境下的电脑打字而形成的），然后印刷成纸质文件，然后再归档，然后再进行数字化扫描。这样造成不必要的重复劳动。从长远来看，无纸化是趋势。电子文件必须以电子的方式管理，特别强调的是原生电子文件独立整理，独立编号，必要的话可以通过参见号跟纸质档案互联，电子档案的档号不能与纸质档案（包括数字化扫描成果）同一，这样才能使电子档案的管理走上正轨。在目前的条件下，可以对电子发文进行收集管理，而对收文放缓一步。这样做的道理明摆着：因为许多单位收文还没完全采用电子的形式。
四、电子档案应立足“手动”，放眼“自动”
文档一体化、在线移交等工作属于“自动”，脱机移交，磁盘管理等属于“手动”。机关档案室有三种情况，一种是没有实行办公自动化，只有电脑打字；另一种是虽然实行了办公自动化，但没有实现文档一体化，这种情况只好靠“手动”管理电子档案。这些单位在新建办公自动化系统或在办公自动化系统升级应该要求实现文档一体化。另一种是实行了办公自动化并且有了文档一体化软件，电子文件的归档可以实行“自动”化了。从档案室到档案馆阶段，有的建立了馆室一体化系统，可以实现在线移交，实现了“自动“化，有的还未建立馆室一体化系统，只能脱机移交，靠“手动”。能做到自动是最理想的，但目前条件不能完全做到。我们必须立足于“手动”，放眼“自动”，做好原生电子文件的归档及移交工作。
五、电子档案与移交与登记备份工作的关系
关键词：无纸化办公；档案管理；利弊
对于现在社会的不断发展，很多事物的发展已经不再局限在过去传统的模式下，而是在社会的发展过程中开始向更加符合社会信息化的领域发展。在一定程度上来说，对于相关无纸化的出现使得相关的档案管理更加接近于社会发展的需求。但是尽管如此在进行长时间的观察分析发现相关的无纸化档案还存在一定的弊端，这种弊端在一定程度上对档案管理的发展提供了一些阻碍。以下主要针对于相关无纸化办公对相关档案管理的利弊进行细致的论述。
1 无纸化办公的优点
1.1 有效地提高了工作效率
对于相关的无纸化办公在一定程度上会为相关的档案管理提供一定的便利，这种便利的具体表现形式在于对相关的档案的查询不需要通过大量的资料进行查询，而是只要通过相关的索引就可以对档案有全面的获得，在一定的程度上来说这种情况为档案的相关使用人员提供了较为便利的查询。另外对于使用相关的无纸化办公在一定程度上可以实现是信息共享，从而很大程度提高相关的办公效率。这种办公效率提高的同事还会使得相关的时间和人力的投入有一定的减少，进一步对相关公司的经济效益核对相关的工作效率都有进一步的提升。
1.2 更好的体现了绿色环保
众所周知，纸张是通过相应的木材制作而成的。在我过现在对自然环境的保护过程中，对于过度的使用之扎根来说无疑是对相关的自然环境进行破坏。这对于我国的社会经济的发展是非常不利的。而是用相关的无纸化办公在很大的程度上减少了对纸张的使用，进一步保护了我国现有的生态环境。这对我国现在提倡的绿色环保起到了一定的促进作用。无纸化办公的进行除了在很大程度上减少相关纸张的使用，还对于相关的笔墨印刷，甚至在装订过程中使用的金属针状办公用品的使用也有了一定的减少。对于这种无纸化办公的应用来说，对其前景的发展在现在可以进行相关的预测，在一定程度上无纸化办公在社会的发展的过程中，会逐渐出现代替相关纸张办公的情况。
2 档案管理面临的新课题
2.1 档案部门参与归档工作面临新的课题
对于现在社会上的无纸化办公在很大程度上对档案管理产生很重要的影响，前文也说了这种无纸化办公会为档案管理带来很大的便利，在一定实践过程来讲相关的无纸化办公在查询或者寻找相关档案的同事会做到比较省时的情况。但是对于传统的纸张来说，也并不能说现在进行的无纸化办公就一定能使得传统的办公方式淡出市场。这是因为不管是传统的办公模式哈爱是现在社会中进行的无纸化办公，在社会的发展过程中都存在相应的优点与弊端。因此档案管理部门在进行对档案的相关管理时还需要对相关的无纸化办公和传统的办公模式进行一个有机的融合，取两者之间的优点进行相关的档案管理。从而使得档案管理的实施能够得到更好的发展。
2.2 电子文件归档法律效应面临新的课题
电子文件，是能被计算机系统识别、处理，按照一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上、并可在网络传送的数字代码序列。档案管理部门对电子文件进行整理归档后，档案查询更加方便快捷，文件提档更加便利，但电子文件的法律效应却受到了挑战，怎样确保电子文件归档后仍然保持其法律效应和依据已经成为档案管理部门在信息化管理中的一个崭新的课题。
2.3 电子文件档案利用面临新的课题
电子文件的查询利用将是现代化档案管理工作的重要组成部分，档案只有充分的得到利用才能体现其应有的价值。电子文件查阅利用需要完善的流程管理和制度，查阅权限能够分配、控制，对开放的电子文件自动记录利用效果统计；档案利用人员能够申请查阅，提交的查阅申请能够实现流程化，并实现多级审批。档案利用需要借助现代化的管理手段为档案管理部门提供方便快捷、科学的管理方法，使档案资源得到充分利用。
2.4 电子文件保管面临新的课题
电子文件整理归档后，能够借阅和利用，但由于电子文件本身载体和存在方式发生了根本性的变化，这给档案管理部门带来新的管理规范。
3 无纸化办公存在的不足之处
3.1 对于在现在常见的各种电子设备来说，在很大的程度上都会在长时间的使用过程中，收到相关化学和物理因素的影响，这种影响就会导致先关的无纸化办公受到连带的影响。从一定程度上来说相关的无纸化办公通常是通过相关的文字对办公信息进行表述，如果收到相关的影响就会冬至这些记载文字的文件法还是能无法打开的现象。
3.2 从电脑储存技术和形式极度快速更新的情况看，任何现有的保险系数非常大的新的存储介质，都有可能被迅速地淘汰，往往无法被新的格式所支持，从而难以读出现有的文档。电子文档的安全性，更是倍受关注。一个人辛勤付出劳动成果，而别人只要用一个U盘，加一个命令就可以轻而易举斩获。在无纸化运作的过程，别有用心者只要一个电子邮件或者一个小小的U盘就可以将本系统内的有关重要档案以及政策性不允许公开的内部档案文件与信息档案资料或者人事档案机密，泄漏出去；甚至有的档案管理部门出现个别管理人员离职时将办公电脑中文档全部删除而导致重要资料、管理资料流失的情况。
3.3 电子档案文稿无法完全取代纸质档案文件，许多上传下达的请示、批复、通知等公文档案都仍然需要以纸质形式打印出来，盖上公章、领导签字然后才能生效。用以证明其文的真实性，有效性。而电子档案文档极有可能变为一些别有用心者的造假梦提供美妙的温床。
结束语
综上所述，对于现在社会上正在进行的无纸化办公来说，与传统的办公模式进行比较发现这两者之间其实各有优劣。折旧胆汁了在进行相关的档案管理的过程中，如果只进行相关的无纸化办公，对于相关的档案查询是能够提供一定的便利，但是对于其他方面似乎并没有太多的优点。因此对于现代的无纸化办公和传统的办公模式进行一个结合才能使得相关的档案管理能够得到更好的发展，进而为我国大相关档案使用者在使用的过程中实现真正的便利。
参考文献
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[2]周博.如何运用计算机电子进行档案管理[J].电子制作，2012（12）.
【关键词】办公室；电子档案；安全保密工作
科学技术的进步，促进了信息技术与人们生活的进一步融合，信息技术在人们日常工作中的作用越显突出。在这样的背景环境下，利用数字信息技术进行办公室电子档案管理，成为当下机关事业单位进行人力资源管理工作的必然选择。但是电子档案在进行数据存储过程中，由于网络信息传输的匿名性以及无序性，电子档案可能遭到外部程序入侵，导致电子档案信息丢失，对机关事业单位发展造成了极为不利的影响。针对这一问题，加强办公室电子档案的安全保密工作就显得尤为重要了。本文对办公室电子档案的安全保密工作进行研究，以笔者自身的经验为主，探讨了身为档案管理工作者，在新形势下，如何根据电子档案的新特性，做好电子档案管理的安全保密工作。
一、建立科学的电子档案安全保密管理制度
办公室电子档案的安全保密工作要想顺利进行下去，建立科学的电子档案安全保密管理制度，是首要前提。安全保密管理制度，作为电子档案安全保密工作的制度保障，能够对电子档案的日常应用与管理进行有效规范，保证电子档案在查阅过程中，能够按照相关程序进行，避免由于管理的疏忽，导致电子档案信息泄露。同时，电子档案安全保密管理制度，能够对电子档案的整理进行有效规范，使电子档案的入编、入柜、密码管理等工作井然有序，避免因电子文件本身的复杂性，造成电子档案管理工作的混乱，影响电子档案管理工作的效率性。科学的电子档案安全保密管理制度的建立，要注重从电子档案本身进行管理，具体内容主要表现在以下几个方面：第一，电子档案在进行信息搜集过程中，必须保证电子档案的真实性、完整性，并对档案保存方式进行有效管理，使电子档案的存储能够符合相关标准，方便日后的查阅工作。第二，在进行电子档案存储过程中，要注重对电脑环境的有效检查，避免电脑染上病毒，对一些重要的文件，可做有针对性的保密措施。例如将电子档案按照重要性分为A、B、C三类，A类电子档案为机密文件；B类电子档案为重要文件；C类电子档案为一般文件，这样一来，根据文件的重要性，可以有区别地做好安全保密工作，这在很大程度上加强了电子档案的保密措施。第三，电子档案存储过程中，要对存储方式进行有效选择，并建立与电子档案信息相对应的数据库处理系统，保证电子档案在存储工程中的安全性。
二、注重高效率、专业化的电子档案管理团队建设
随着社会经济的发展，信息技术在人们日常生产生活中的作用越显突出，在这样的背景环境下，利用电子信息技术进行档案管理工作，成为当下机关事业单位发展过程中的必然选择。本文对这一问题的研究，主要以笔者的实际工作为主。信息技术应用于档案管理中，对传统的档案管理模式产生了巨大的冲击，最为直观的表现就是档案管理者专业化技能水平要求不断提升。传统的档案管理模式要求档案管理者具备档案管理知识即可，但现代化的电子档案管理，要求档案管理者具有相关专业知识的前提下，对计算机技术也有较高的要求。对此，建设一支高效率、专业化的电子档案管理团队，对于提升电子档案安全性来说，具有重要意义。高效率、专业化的电子档案管理团队建设，要牢牢把握以下几点内容：第一，档案管理人员要变革传统观念，注重坚持与时俱进，不断地进行学习，掌握新的档案管理知识，只有这样，才能更好地面对复杂的电子档案管理工作，保证电子档案管理更具安全性。第二，要加强档案管理人员的专业化技能水平培训，注重传授电子档案管理工作方法，使档案管理人员具备一定的计算机知识，能够对影响到电子档案安全性的网络问题进行简单处理。第三，注重提升档案管理人员的责任意识，在电子档案管理工作过程中，能够对相关信息守口如瓶，不对外泄露公司秘密，具备较高的职业道德素质。同时，在机关党委办进行公文处理工作，具有一定的特殊性，不单单要求电子档案管理人员具有较高的专业技能水平，更加注重职业道德教育，确保电子档案管理团队能够德才兼备。
三、办公室电子档案的安全保密工作技术措施
办公室电子档案的安全保密工作，除了涉及管理和人员专业知识方面外，还与计算机网络安全风险有着较大的联系。随着科学技术的进步，计算机网络安全环境问题成为计算机应用过程中一个不可避免的风险问题，恶意程序的破坏、木马病毒的威胁，是造成电子档案信息泄露的又一关键影响因素。因此，在实际工作过程中，针对网络环境安全性问题，机关党委办必须采取有效措施予以解决。本文关于这一方面的研究，认为加强电子档案安全保密工作，要注重从以下几点进行考虑：
（一）设置防火墙。防火墙是计算机系统的主要保护设施，它能够有效地对一些恶意程序进行拦截。办公室电子档案管理过程中，要注重对用户计算机上设置防火墙，避免电脑系统遭受外来程序攻击，窃取电子档案信息。
（二）设置电子档案管理密码。电子档案在进行数据存储过程中，可以设置管理密码，当外来程序入侵计算机系统时，在访问电子档案需要进行身份认证。这样一来，相对于为电子档案的安全保密工作提供了双保险，极大程度地保证了电子档案信息避免被盗取。
（三）信息加密。信息加密是“双密钥码”法的具体应用，它与设置电子档案密码不同，它针对信息本身。在进行电子档案信息查阅时，只有解除信息加密，才能还原信息，有效地避免了信息泄露。综上所述，本文着重分析了办公室电子档案安全保密工作的有效措施。通过本文的分析，我们不难看出，在进行电子档案安全保密工作时，只有从干部本身、电子档案安全保密管理工作、电子档案网络环境三个方面着手，才能够全面、有效地保证电子档案的安全性，避免重要信息泄露。
参考文献
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[2]俞林.档案管理保密工作探讨[J].扬州职业大学学报,2013(04):66-68.
统一身份验证和统一权限管理的电子政务公共平台的成功建设，使得上海徐汇区电子政务建设走在了全国前列。徐汇区内各委办局的电子政务系统在提高政府机构行政效率的同时，产生大量的电子文件和过程文档。对于电子政务系统产生的电子文件和过程文档，根据国家和地方档案管理相关法律、法规的要求，必须加以及时归档，并进行相应的后续档案管理。因此，如何建设基于电子政务系统的一体化档案管理综合服务平台，成为徐汇区电子政务建设所面临的迫切问题。
区县一体化档案管理
综合服务平台需要解决的核心问题
建设区县一体化档案管理综合服务平台，需解决的核心问题概括起来，主要包括：
1. 一体化档案管理综合服务平台内部各系统之间的关系
区县一体化档案管理综合服务平台由若干子系统（区县档案局门户网站、文档一体化系统、电子文件子系统、档案管理子系统以及公务员档案综合信息服务平台）组成。这些子系统共同构成区县一体化档案管理综合服务平台，它们彼此之间在数据、档案内容、业务流程上都有横向或纵向的联系。因此，如何处理子系统之间的关系，是建设区县一体化档案管理综合服务平台必须解决的首要问题。
2. 按卷整理向按件整理的转换与过渡
根据国家规定，文书档案的整理包含按卷整理和按件整理两种方式，各单位可根据现有档案整理基础或文件材料形成规律，任意选择其中一种方式，但两种方式不能混淆和同时使用。上海徐汇区档案局在过去的工作中，以按卷整理的方式对档案进行归类整理。但在政府机构逐步采用信息化手段进行工作后，为了便于对电子政务系统中产生的各类电子文件（档案）进行管理，按件整理的方式显然更适合。因此，基于电子政务的区县一体化档案管理综合服务平台的建设，一方面要保证从按卷向按件转换的过程中，“卷”、“件”两个阶段的良好衔接；另一方面也要保证对以往按卷处理的档案的有效利用。
3. 现行文件和档案文件的管理
根据文件生命周期理论，文件从形成直至最后销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程，在这个生命运动过程中，文件先后表现出三种明显不同的价值形态，文件生命周期也因此而划分为文件的现行期、半现行期和非现行期三个阶段。在区县一体化档案管理综合服务平台中，系统将政务文件定义为文件、现行文件和档案文件三种类型。对于现行文件和档案文件，由于文件实体的存放位置不同，其管理方式也存在着差异，因此，一体化档案管理综合服务平台应针对现行文件和档案文件的不同特征，提供不同的管理模式。
4. 系统整合
在区县一体化档案管理综合服务平台的规划和建设中，需要考虑档案服务平台与以下几个系统的整合：与区县一体化电子政务公共平台的整合、与区县各委办局电子政务应用系统的整合、与市级档案局管理系统的整合。
5. 信息与资源的共享
区县一体化档案管理综合服务平台的建设，必然涉及用户、权限、日志管理、模块管理等基础功能。为了实现档案管理平台与区县一体化电子政务公共平台的完全整合，同时，也为了使档案管理综合服务平台成为区县一体化电子政务公共平台的有机组成部分，区县一体化档案管理综合服务平台的规划和建设，应遵守区县一体化电子政务公共平台的建设要求与标准规范，在区县一体化电子政务公共平台的基础上，实现档案管理。
6. 信息公开
区县一体化档案管理综合服务平台的设计，应遵循国家和地方政府的相关法律、法规的要求，为政府机构、企事业单位和公众提供安全的信息公开服务。
7. 数据交换
区县一体化档案管理综合服务平台涉及的数据交换，主要包括区县档案局信息网站的“数字档案馆”与档案管理系统之间进行数据交换、各委办局档案室与区县档案局之间的数据交换。
区县一体化档案管理综合服务平台的总体架构模型
以上所述核心问题为基本目标，在顶层设计思想的统一指导下，以徐汇区为例，规划区县一体化档案管理综合服务平台的总体架构。徐汇区一体化档案管理综合服务平台，由“五横二纵”的体系结构组成。“五横”是指从面向用户逐渐深入系统核心应用，系统分为五个层次，包括服务渠道层、应用服务层、服务支撑层、档案信息资源层和基础设施层。“二纵”是指徐汇区一体化档案管理综合服务平台建设中，贯彻始终的管理保障体系，由管理机制、绩效体系、标准体系和法规体系组成。
服务渠道层由档案局门户网站和档案综合服务系统组成。通过服务渠道层，实现了徐汇区档案局面向公众、企事业单位、政府公务员的服务前端、业务渠道和客户端的整合。区县一体化档案管理综合服务平台的主要应用系统集中在应用服务层，由档案局管理系统、电子文件数据中心、文档一体化系统等三大系统组成。
服务支撑层的主要作用是通过实现应用系统所共有的、与业务无关的技术需求，为应用服务层提供基础服务。服务支撑体系由四大技术平台组成，即门户支撑、认证授权、信息交换、基础服务。
应用支撑层的设计和构建，突破了传统的信息系统开发思路，使电子政务建设，从以各部门自建自用为特征的分散建设模式，转变为一体化、集约化为特征的整体建设模式，从根本上提高了档案管理信息化建设的水平和质量。
档案信息资源层的主要目标是建立政务档案信息资源体系，加强政务档案信息资源的管理、开发和利用，保证信息资源的共享和整合，支持信息资源的交换。档案信息资源系统通过数据管理系统进行政务信息资源的采集、更新和共享，建立若干个与档案管理相关的政务信息资源库，形成统一的信息资源目录体系，为政府各部门、企业和社会公众提供信息服务。
基础设施层主要包括网络基础设施、硬件及系统软件等基础设施。
为了保障区县一体化档案管理综合服务平台的顺利实施，需要从管理机制、绩效体系、标准体系、法规体系等方面，建立相应的机制。
基于政务文件生命周期的档案应用服务系统功能模型
根据区县档案局的工作特点，同时结合电子政务环境下政府公文的产生特点，针对政务文件的文件、现行文件、档案等三种方式，区县一体化档案管理综合服务平台的应用服务层由三大系统组成：文档一体化系统、电子文件数据中心、档案管理系统。
区县档案管理的一体化管理的流程，主要体现在区县各委办局档案室利用文档一体化子系统收集、归档、整理、编目、利用、统计、上报、移交档案；移交的档案上报至区档案局电子文件子系统中，这部分档案为现行文件，档案局对这部分文件进行目录及全文信息的接收、进馆整理、编目、利用、统计、鉴定；根据档案法规定，对电子文件系统中的经过一定年限的档案，在进行实体进馆的同时，把相关档案提交至档案管理子系统中进行管理，同时建设的区县档案局（馆）信息网站和公务员档案综合信息服务平台中的数据，由电子文件子系统和档案管理子系统中的数据构成。
电子文件数据中心子系统和档案管理子系统在功能上没有明显区别，系统设计的主要目的是为了符合国家对于在档案实体未进馆之前需要在档案局备案的规定。电子文件数据中心子系统的管理对象是区县各委办局在档案实体未进馆之前的电子文件，档案管理子系统的对象是档案实体进馆之后的归档管理。
1. 文档一体化系统：实现电子文件的在线归档
文档一体化系统的主要作用是完成区县一体化电子政务公共平台中各委办局的电子政务系统所产生的电子文件的在线归档。
由于不同的委办局电子政务应用情况的差异，文档一体化的处理方式也各不相同，主要包括以下几种情况：
（1）各委办局有各自的电子政务系统，且开发商提供开发接口。
（2）各委办局有各自的电子政务系统，且原开发商开放数据库结构。
（3）各委办局有各自的电子政务系统，原开发商不开放数据库结构。
（4）各委办局没有自己的电子政务系统。
2.电子文件数据中心：实现归档后电子文件的统一数据交换和数据存储
电子文件数据中心与文档一体化系统紧密关联。文档一体化完成电子文件的在线归档后，电子文件数据中心对归档后的电子档案数据进行统一的数据交换和数据存储。
根据电子档案的不同状态，电子文件数据中心由以下主要功能模块组成：电子档案在线归档、电子档案管理、电子档案使用。
数据交换是电子文件数据中心的核心功能，包含数据交换标准、数据交换接口、数据传输。电子文件数据交换的结构，如图所示。
数据交换需要基于统一的数据交换平台。根据制定的交换标准，各委办局业务系统产生的电子档案数据被封装后，通过加密传输到数据交换平台，由数据交换平台根据需要进行数据格式转换，再通过消息机制、消息路由，将数据发送到档案局内网的数据交换前置机上，由数据交换前置机确认数据的完整性和准确性，然后对数据解封装，发送到电子文件数据中心的数据库进行保存。
在以后的电子档案使用过程中，电子档案的申请请求和电子档案的反馈传输也都通过同样的方式进行传输交换。
3. 档案管理系统：实现归档后电子文件的综合管理
电子档案管理系统是对在线归档后的档案数据做统一的管理，包含电子档案目录管理、电子档案数据管理、授权管理、系统操作日志、档案使用日志等。
电子档案目录管理能够对电子档案的目录进行管理，可以增删、修改、调整目录，能够整理目录下的归档档案，建立索引，方便对档案的全文检索。电子档案数据管理能够对电子档案数据库进行管理，并完成档案清理、档案导入／导出、数据库备份等操作。授权管理则对归档后的电子档案进行统一的权限管理，再根据申请使用档案的情况，进行二次授权。二次授权的权限属于临时授权，只在一定的时限和范围内有效。系统操作日志对电子文件服务中心的重要操作做出详细记录，记录操作人、操作情况、操作时间、操作内容、设计档案编号。档案使用日志的管理对象是电子档案服务的日志记录，包含档案归档日志、档案的调用申请日志、档案的二次授权日志、档案的调用日志等。
参考文献：
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关键词：房屋；管理员；电子档案；档案管理
中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：
引言：随着城镇化进程的加速发展，城市建设规模的不断扩大，道路、市政配套、房屋建设较之前有了巨大变化。住宅及商业用地不断推出，商品房及商业办公用房的建设工作已经成为城镇化发展的主要表现。在此建设过程中，房地产企业作为投资建设的业主方，有着重要的地位。房地产企业作为业主方，在工程竣工后交付使用前，有两大验收需要通过，一是工程实体验收，二是工程档案验收。由此可见，工程档案与工程实体同等重要，两者密不可分。房地产企业作为一个企业来说，不单单只有工程档案，在运行过程中还会形成行政档案、人事档案、成本档案、营销档案、财务档案等。本文以项目公司为例，就如何做好这些专业档案的管理工作来进行探讨。
1、房地产企业项目公司档案管理现状
1.1制度执行力度不够，领导重视不够，各部门档案未能集中统一管理。集团档案管理制度下发已经较长时间，制度培训也已开展几次，但仅凭档案管理员个人能力，无法完成集中统一管理，公司领导对档案管理工作没有切实的重视，对集中统一管理没有要求，对一些财务档案、人事档案等属于公司层面的保密资料的考虑，致使各部门档案没有集中统一管理。其实说白了，就是专职档案管理员，只有责任，没有权利。公司赋予专职档案管理员有对接集团及外部相关单位一切检查及制度执行的责任，但对下，却没有管理各部门兼职档案管理员的权利，致使制度执行不下去。
1.2由于办公条件的限制，要实现档案的集中统一管理难度较大。档案室过小，办公地点不固定。往往很多项目公司，办公地点根据项目地点来定，无法长期固定在一个办公场所，经常搬迁，导致档案资料在搬迁过程中部份丢失或不同程度的损毁。因办公环境限制，公司无法给专职档案管理员较大的档案室，档案室面积较小，无法容纳公司所有专业档案的入库保管工作。分配给各部门仅是较小的一个个的档案室，各部门自行保管部门档案。
1.3兼职档案管理员专业知识不够，人员变动较频繁。兼职档案管理员往往不只负责本部门档案业务工作，都还有一份主要的本职工作，档案收集整理仅作为副业，招聘时也未注明需有档案管理业务知识。因仅是兼职的档案管理员，主管工作并不在此，故工作变动机率较大，移交工作较频繁，导致移交不细致，有档案遗漏现象。
1.4资料繁多，归档不及时，尤其工程施工过程资料。房地产企业档案，包含工程档案、行政档案、人事档案、财务档案、成本档案、营销档案等，这些档案分别由责任部门负责收集整理归档，经办部门由于考虑到资料的后续利用问题，往往不会移交到专职档案管理员处保存。施工过程中形成的施工资料，往往是现场施工完成后补，等工程竣工后才能完整移交。
1.5电子档案归档工作较差。目前来讲，大家对电子档案的归档意识不强，电子档案都放在经办人电脑里，兼职档案管理员对电子档案的内容及数量并不清楚，造成收集不及时，不完善，从而导致公司电子档案归档工作的严重缺失。更有一些对电子文件随意进行增加、删除、修改等操作，不把电子文件作为档案来源对待，因而是原始的电子稿件面目全非，影响电子档案的保存价值。
2、就目前档案管理的现状，解决办法
2.1加强制度学习，严格贯彻落实制度要求集中统一管理。确定档案收集整理归档的统一标准，建立公司档案管理制度，组织全体员工，认真学习档案管理制度，加大各部门负责人对部门档案归档的重视程度，从上而下的引导大家严格按制度执行。建立奖惩措施，对档案整理较好移交及时的个人予以奖励，对未按照规定整理移交的予以处罚。
2.2克服办公地点不固定的弊端，搬迁过程中切实做好档案的打包装箱工作；搬迁后及时拆箱整理。不定期对各部门档案归档工作进行检查，督促及时整改，对各部门档案室进行定期检查，对档案整理不规范情况进行整改复查，对档案库房里设备不合要求情况进行整改。每年定期对各部门档案室档案归档情况进行统计，切实掌握各部门档案状况。
2.3定期组织兼职档案管理员进行档案管理制度培训，加强业务知识学习。公司定期组织兼职档案管理员进行集中培训学习，相互沟通，对资料收集过程中产生的问题进行集中解答。尽量保持兼职档案管理员的稳定性，兼职档案管理员离职需专职档案管理员签字认可，所保管档案资料需全部移交专职档案管理员方可离职。
2.4针对各专业档案内容繁多，归档不及时现象，制定统一的标准，明确归档的时间节点和归档范围。公司专门设置兼职档案管理员，负责各部门归档资料的收集整理工作，对经办人员进行催收，及时整理归档入库。施工过程中的资料，需由施工单位资料员进行收集整理，过程中督促施工单位资料员，不定期对施工过程资料进行现场检查，发现问题及时整改落实，对资料不及时现象进行严肃处理，杜绝事后补资料。
2.5电子档案的收集主要靠经办人自觉移交，为此，制定一整套电子档案收集整理保管的制度要求，经常组织全员培训，让大家养成电子档案自觉移交档案管理员的习惯。电子档案的保存方面，刻录只读光盘，使用可保存50年以上无障碍使用的优质只读光盘，索尼、三菱等进口光盘。使用专门的光盘档案盒，并对每份光盘档案进行说明。
3、总结
针对目前大多数房地产项目公司来说，要彻底解决档案管理方面的问题，归根结底是制度的制定和贯彻落实。房地产企业根据自身情况及条件，制定一套切实可行的档案管理制度及奖惩措施，根据企业发展的程度不断完善各项档案管理制度，坚持走依法治档的道路。引导企业领导重视档案管理工作，明确领导的职责要求，形成企业领导主管，各部门协同，档案部门档案管理员具体负责的管理模式，才能确保档案管理制度的最终落到实处，才能保证房地产企业档案的完整性、准确性。企业保存档案的最终目的是为了档案的利用，只有档案保管做到的完整性、准确性，才可能对最终的利用起到作用，否则，档案管理工作就是虚的，无意义的。
参考文献：
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[3]董桂英：房地产企业的档案管理[J].兰台世界，2006.4.
长宁区的经验还更加明确地告诉我们，归档工作是电子公文运行管理的一个重要环节，同时也是传统意义上文件与档案相互衔接的关键。从某种意义上讲，电子公文能否正确归档，电子档案能否科学保管和有效利用，是衡量电子公文系统及其管理水平的重要指标，是检验电子公文运行管理好坏的基本尺度，是电子政务建设成败的试金石。长宁区电子公文归档管理工作的有效开展，极大地推动了电子政务环境下国家信息资源的建设，为逐步构建起完善的政府基础信息资源库，满足不同层次对政务信息的利用需求奠定了良好的基础，为保证国家电子政务的顺利实施提供了强有力的保障。来自各地的代表普遍反映，这次会议对于进一步认清电子公文的运行特点，电子公文如何归档和管理，电子公文管理系统建设中应着力把握和解决一些什么问题，具有重要的借鉴和示范作用。
一、提高认识，进一步增强做好电子公文归档管理工作的责任感和紧迫感
电子公文的归档和管理，无论对各级文书部门，还是对各级档案部门，都是一项新的工作。这项工作做得如何，关系到电子政务环境下档案信息资源能否实现科学管理和有效利用，因此，我们要从国家电子政务建设、国家信息资源建设的高度，从新形势下做好档案基础业务工作、为全面建设小康社会服务的高度，深刻认识电子公文归档管理工作的现实意义和重要作用，进一步增强做好电子公文归档管理工作的责任感和紧迫感。
中共中央政治局候补委员、书记处书记、中央办公厅主任王刚同志对电子公文归档管理工作非常重视、非常关注。2003年，王刚同志在一次批示中指出：“电子公文的归档与管理，档案信息资源的保护和开发利用，是国家电子政务建设的重要内容和基础性工作。”王刚同志的重要批示，对我们进一步做好电子公文归档管理工作提出了明确的要求，也给了我们很大的鼓舞。在现代信息技术特别是办公自动化和电子政务快速发展的形势下，电子公文日益成为各级党委政府有效施政的一种重要手段。电子公文的运行涉及生成、流转、传输、归档、保存、利用等诸多环节，涉及各个部门。为了加强电子政务建设中的电子公文归档管理、档案基础文献数据库建设、档案信息资源开发利用等工作，国务院在2002年3月成立国家电子政务协调小组的时候，专门确定国家档案局为成员单位。同年8月，国务院办公厅在部署全国政府系统办公业务资源网传输电子公文工作的时候，又提出了由国家档案行政管理部门制定电子公文归档工作相关法规的任务。据此，国家档案局研究制定了《电子公文归档管理暂行办法》，经王刚同志同意后以国家档案局6号令实施。国务院信息化工作办公室对这个《暂行办法》的制定和实施也给予了充分肯定。我们这次会议的根本任务，就是要通过观摩学习长宁区的成功做法，在全国各级档案部门进一步形成共识，增强做好电子公文归档管理工作的责任感和紧迫感，把贯彻王刚同志指示精神的各项工作扎扎实实落到实处。
电子公文的归档管理，是新形势下国家信息资源建设的一个重要方面。国家信息资源的建设与开发利用，是国家信息化的核心任务，是贯穿国家信息化建设进程的主线和取得实效的关键。档案信息资源是国家信息资源的重要组成部分。今年2月，国务院信息化工作办公室领导同志和国家信息化专家咨询委员会的有关专家到档案部门就档案信息资源开发利用工作进行专题调研时，曲维枝主任就多次强调，档案信息资源是国家的一项基础性信息资源，要用长远发展的眼光看待档案信息资源开发利用工作。在电子政务、电子商务、办公自动化等系统逐步实施的新形势下，电子公文将成为各级党政机关、企业事业单位产生文件的主要形式，进而成为国家档案信息资源的重要源头。只有认真把好电子公文归档管理环节这一关口，才能切实保障政府基础信息资源不流失，完整、规范、安全地进入国家信息资源宝库，并且得到科学保管和有效利用，为全面建设小康社会服务。
二、学习借鉴，进一步探索电子公文归档管理工作的新思路和新举措
长宁区的许多管理理念、管理方法和工作思路值得学习和借鉴，长宁经验一个非常突出的特点，就是思想领先、规范操作和注重实效。在这里，我再从三个方面强调一下长宁区电子公文归档管理工作给我们的启示。
第一，长宁区电子公文管理系统建设是区委、区政府领导高度重视的结果。电子公文的归档管理，是电子政务系统建设和运行过程中一个不可分割的组成部分，是电子政务条件下机关公文处理改革发展的举措。实施这样的改革，需要党委、政府的统筹兼顾。长宁区在电子公文和电子档案管理系统的建设中，区委、区政府没有把此项工作局限于档案局的工作，而是作为整个政府职能转变的一个具体行动。从立项、论证、研制到实际运行，区政府都要求档案局提前介入政务网建设的每个阶段，使电子公文归档管理与区政务网建设紧紧结合在一起，保证了电子公文归档管理在电子政务系统设计之初就作为必须的功能列入计划，使电子政务系统中的电子公文管理功能齐全完整。
第二，长宁区电子公文管理系统建设是各有关部门通力合作、齐抓共管的结果。信息时代的档案工作与文书处理工作、信息化工作等联系更加紧密。电子公文的归档管理，既是文书部门的日常工作和档案部门的基础业务工作，同时也是信息化主管部门的一项重要工作内容。没有相关部门的协同作战，这项工作是无论如何做不好的。长宁区电子公文管理系统建设的顺利进行，其中一个非常重要的因素，就是得益于文书部门的高度重视和密切配合，得益于档案部门积极主动的提前介入，得益于信息化主管部门的大力支持和指导。正是由于相关部门齐抓共管，从而避免了部门分割和相互脱节，保证了电子公文信息流始终流转顺畅、规范、有序。特别应当强调的是，电子公文归档管理作为电子政务的重要组成部分，必须得到信息化主管部门的支持和指导，列入相关建设规划和工作框架，使电子公文归档管理与电子政务同步建设，实现档案工作信息化与国家信息化建设的协调发展。
第三，长宁区电子公文管理系统建设是长宁档案工作者主动工作的结果。电子政务环境下的档案工作和文书工作之间的界限更加模糊，文件档案一体化管理是一种必然趋势，从保证归档后电子公文真实、完整、长期可读等要求出发，必须从电子公文产生之初就要进行相关控制，如元数据、背景信息的齐全完整等。这些工作如果档案部门不主动开展，就可能造成电子公文归档后数据不全，影响到电子档案的真实、完整、可靠。因此，主动介入电子政务建设，自觉承担起电子公文归档管理工作，是档案部门义不容辞的职责。长宁区档案局的同志们主动汇报，多方联系，积极工作，得到了各级领导和相关部门的同志们充分理解和大力支持。
长宁的经验和做法为我们做好电子公文归档管理工作提供了很好的模式。全国各个省市也对这项工作给予了高度的关注，比如：北京、上海、江苏、浙江、广东、云南等地档案部门会同信息化主管部门制定出台了有关电子文件归档管理的法规性文件；广东许多地方建立的电子文件管理中心，由档案部门集中统一管理党委政府各部门产生的电子文件；湖北省把省档案局列为全省首批电子政务试点单位之一；四川省把电子公文管理列入党政网建设的统一规划之中，并且由省信息办和省档案局共同组织在全省范围内推广应用统一的电子公文归档管理系统；沈阳市档案局认真研究非规范电子文件归档格式转换系统，已经获得了初步的成果；等等。总之，电子公文归档管理工作得到了各级党委、政府以及各部门的高度重视，呈现出良好的发展势头。希望各级档案部门在认真学习长宁及有关地区好的做法的基础上，根据本地区、本部门的实际情况，调整思路，研究对策，把这项工作尽快开展起来。同时，也希望各省区市信息化主管部门一如既往地对电子公文归档管理以及整个档案工作给予大力的支持和帮助，共同把信息化时代的档案事业推向前进。
三、真抓实干，进一步开创电子公文归档管理工作的新局面
电子公文归档管理已成为信息时代档案工作者面临的重大挑战和发展机遇。各级档案部门要以科学发展观为指导，抓住机遇，加快发展，推进工作，服务社会。
第一，要用科学发展观指导电子公文归档管理工作。当前，全国各行各业都在学习科学发展观、树立科学发展观、实践科学发展观。电子公文归档管理是一项全新的工作，需要用科学的态度和发展的眼光来对待电子公文归档管理中遇到的每一个问题。电子公文与纸质公文相比，归档管理的技术要求更高，对管理人员的科学技术素质要求更高，而且随着信息技术的不断发展应用和我国行政管理体制的不断完善，电子公文归档管理方法和手段也会不断有所变化，这就需要各相关部门要用科学发展观指导电子公文归档管理实践，不断研究新问题，不断取得新突破。
第二，要用协同作战的精神推动电子公文归档管理工作。电子公文归档管理工作需要多部门通力合作、齐抓共管。电子公文归档管理的一个显著特点是文件管理和档案管理结合得更加紧密，电子公文的产生、运行、归档和电子档案的管理利用都在一个系统中完成，电子公文的产生、运行是否规范，将直接影响到所形成电子档案的真实、完整、可靠。国内外研究和相关实践表明，要保证电子档案的真实、完整、可靠，必须从电子公文的产生之初就实施前端控制，也就是要用档案管理的理念和方法来规范、控制电子公文的产生、运行。长宁电子公文管理系统给这项工作做出了很好的示范。按照纸质文件档案管理职能划分，文件管理和档案管理是两个不同的阶段，在许多单位分别归属不同的职能部门管理，这种管理体制显然不适应电子公文和电子档案管理的要求，因此，把电子公文管理和电子档案管理职能合一，是必然的发展趋势。长宁区采取由档案部门牵头对电子公文运行的全过程进行管理，是值得肯定和推广的。各级档案部门应该积极与当地信息化主管部门联系，积极参与，积极配合，主动承担相关工作，使电子公文归档管理工作健康有序地开展。
第三，要用统一的法规标准规范电子公文归档管理工作。电子公文归档与管理必须依照相关法规和技术标准，纳入科学化、法制化的轨道。当前，各级档案部门要按照国家档案局第6号令和王刚同志批示精神的要求，把电子公文归档管理作为一项重要工作纳入议事日程，参与和指导电子公文的形成、办理、收集和归档等各工作环节。有条件的地区和部门应该根据国家档案局6号令总的要求，制订出台操作性强的电子公文归档管理办法、实施细则、技术标准等。
今年年初，广州市人民政府出台了《电子公文和信息交换管理试行规定》。该规定不仅提出电子公文与相同内容的纸质公文具有同等法律效力，确立了电子公文的法律地位，而且明确规定“电子公文办理完毕后由各使用单位办公室（或机要室）自动向广州市档案馆内部网归档保存”，确定了政府各部门开展电子公文归档相关工作的具体要求，赋予了档案部门集中统一保管电子公文的职责。
关键词：电子档案 管理 问题 措施
一、目前电子档案管理工作存在的问题
(一)电子档案的内容与形式是相对独立的，不仅内容易于变化，而且失去了固定的形式，使档案部门在对电子档案进行检验时，很难对电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性进行认定；
(二)电子档案的存储载体的保护技术问题电子档案的载体材料是磁性物质和光盘，这些载体材料决定了电子档案容易受高温、高湿、光线、空气污染、灰尘、有害生物、磁场电场等外部环境的影响；
(三)随着科技的进步，电子计算机软硬件技术的不断更新换代，电子档案在现在形成时所依赖的技术，在未来往往是已经过时的技术。
(四)目前电子档案的规范化、标准化管理体系尚未建立，电子档案信息资源的现实共享和作为数字文化遗产的永久保存等矛盾已显得日益突出。
二、解决电子档案管理问题的几点措施
针对以上存在问题，借鉴其它地区档案工作的一些经验，笔者提出以下一些对策建议。
（一）制订完善的电子档案管理执行标准
电子档案管理，首先必须遵循国家已有的电子文件标准与规范，遵循“电子文件全程控制”和“文档一体化管理”原则，切实有效地维护电子文件的真实性、完整性、有效性，保证电子档案内容齐全、元数据等数据结构一致，保证从文书部门到档案部门的数据流畅通和完整，确保电子档案得到科学保管和高效利用。在实践过程中要保证电子档案的顺利采集、保管和整理，还必须制定电子档案的整理和归档范围和保管期限、文件处置表等规范；档案馆要和电子公文数据交换平台和办公自动系统进行交互，就必须制定电子档案中心等接口规范、归档元数据、移交元数据、日志文件数据、内容留痕数据、留真信息数据、存储和利用格式等多项细致的标准。这些标准的研究和制定必须体现技术的前瞻性、包容性和可操作性，立足当前，着眼未来，反映档案信息化的应用水平。
及时更新电子档案的文件结构，确保电子档案的长期可读性。当操作系统更新时，及时更新档案支持软件，并在不改变电子档案完整性、真实性、有效性的前提下，更新电子档案的文件结构，以适用新的“生存环境”，保证电子档案的长期可读。
（二）确立有效的电子档案管理运行机制
随着电子政务建设的发展，电子签名、内容管理等信息技术的渗透和应用，我国传统的档案管理机制已与形势的发展不相适应，必须实现流程再造，形成新的电子档案管理运行机制。在新机制中，电子档案的管理不仅仅是档案部门的事情，更是一个系统工程，需要明确相关责任者的职责。该责任体系大致可由以下五部分组成：
1、档案行政管理部门的责任：参与本地信息化建设的规划，具体负责研究制定电子档案管理规范标准，在全地区范围内监督指导国家有关档案信息化标准规范的监督执行，重点指导各部委办厅局和企事业单位的电子文件归档和电子档案管理工作。
2、国家综合档案馆的责任：负责依托电子政务网络，建立“电子档案中心”或数字档案馆，按照管理权限，分别在省市县三级各部委办厅局和企事业单位范围内，开展电子文件归档和电子档案的收集、接收、管理、保存、利用和服务。
3、单位档案部门的责任：依法监督和指导本单位及所属单位的档案工作，负责本单位电子文件归档范围的具体制订、管理制度和电子档案管理与办公自动化系统与业务系统中电子档案管理的应用需求。与信息部门配合收集电子文件，保证应归档电子文件的真实性和完整性，具体组织实施电子档案向电子档案中心或数字档案馆的实时移交。
4、单位信息部门的责任：负责电子文件的归档接口和归档电子文件的有效性管理。配合档案部门对逻辑归档电子档案数据进行科学、有效、安全的管理。严格执行国家有关档案信息化标准规范。协助向电子档案中心或数字档案馆的在线或离线移交电子档案和分布式管理。
5、文书处理部门的责任：根据工作实际，配合档案部门管理人员制定电子文件归档范围和保管期限，收集和管理单位形成的电子文件和电子档案，并按照国家、地方标准实时将反映工作全面情况的电子档案信息归档。
（三）建立健全电子政务项目成果共享体系
【关键词】文书档案；信息；电子化
中图分类号：G275文献标识码： A
目前，人们生活中一个非常重要的，必须的工具的就是电子计算机，其具有多种多样的功能，这为企业的办公带来了巨大的变革，使企业办公变得更加方便快捷。而在信息技术时代，最新的档案方式就是电子信息档案。目前国家提出了文书档案管理的改革文书档案管理信息的电子化应用，来提高文书档案管理的水平，并且及时的提供准确、完整的档案信息满足需要。
一、文书档案电子管理的现状
随着我国办公自动化逐步普及，但尚未完全社会化，而档案电子化管理在我国是随办公自动化之后的后起事物，完全实现电子化档案管理还存在着各种各样的问题和困难，主要表现在以下方面：
1.1 办公自动化尚未普及。档案电子化管理的前提条件是办公自动化，而办公自动化虽然已声势浩大地推广，已有相当单位的在内部实行办公自动化，但毕竟还未完全普及。而在机关单位办公自动化则要求一体化，行政机关事业单位的业务往往与上下级密切联系，对上履行职责任务，汇报上级下达任务的完成情况，答复上级机关或管理部门的业务范围的问题；对下达任务和传达上级指示精神；同级兄弟部门之间的业务联系也相当密切。而业务信息在很大程度上还需依赖纸质文件的相互传递，影响了工作效率的提高。
1.2 电子化档案的利用率不高。虽然办公自动化系统推行多时，但很多单位并没有把提高电子文件管理当成一项紧迫的任务来抓，人们仍延续传统观念和管理模式，对文档的借阅和检索都由人工来完成，计算机在整个过程中的应用仅限于文字录入、编辑和打印，成了名副其实的“高档打字机”。人们只看到伸手可及的有限的纸质文件，而忽略了以电子格式传递的浩瀚的资料宝库，不仅消耗了人力物力，而且使得电子文档由于没有得到合理的开发利用而造成双重的浪费，也造成了档案电子化管理进程缓慢。
1.3电子文件兼容问题。随着信息化得普及，电子文件的问题凸显，其中电子文件不兼容的现象尤为明显，电脑软件开发的通用性差，不同的系统生成的不同的电子文件，他们之间不能识别，或者是不同的软件生成的电子文件难以实现格式的转换，这些问题丞待解决。
1.4档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，制约了档案信息电子化的进程。
1.5标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。
1.6文书档案管理信息的电子化应用对管理人员的要求也大大提高。文书档案的管理不仅要求工作人员懂得在纸质文书档案管理的操作理论、方法还要求工作人员能够熟练的使用电子计算机，懂得数据传输的技术。这样的管理人员要具备较高的知识水平，但是目前我国的电子化文书档案管理人员技术水平有限，不能适应电子化进程的需要。电子化管理中出现了复合型人才奇缺的尴尬局面。
二、关于做好文书档案电子化管理的对策
档案电子化管理必须是在办公自动化条件下，将如何应对日益增多的电子文件进行更科学、更准确及时地归档并保证其安全性呢？我认为必须把握好几个环节：
2.1文书档案要从日常管理抓起。电子文件的日常管理一般来说分为两部分，一部分是电子文件形成过程中的管理，另一部分是电子文件的归档处理。划分出不同的保管期限。同时编制文件索引，供查询调阅使用。
2.2建立电子档案管理制度。为了保证信息资源的安全性，建议由上而下建立起一套电子档案管理制度是必不可少的，可以根据需要授权档案管理人员自己制定制度，统一规范电子档案的制作、收集和归档的方法、程序、时效等内容，定期整理、分类归档、专人负责、妥善保管，避免因机构改革、个人工作岗位调整、所用计算机更迭、工作移交过程中的疏漏等原因引起的电子档案历史资料的遗散，确保历史档案资料的完整性。
2.3严格执行电子文档的安全管理制度，及时进行预防和保护，消除风险。档案作为一种特殊的文字资料，有的可以完全公开，有的则需要保密。保密文件需加密码。密码文件的管理，应该做到多把钥匙开一把锁，即操机人员的相互制约。就是要通过采用多级权限和密码管理，多层结构，加密通讯、防火墙等各种安全控制方法，有效地保证系统的保密性，使系统以及系统内的数据不被非法访问、修改和破坏。
2.4针对安全性问题，积极引进最新技术。计算机在工作过程中要同时结合多种措施，而规避风险的最好的办法就是引进新的技术，使得文书档案只能在某一范围的局部网络内传输，防止文件流向外网。最简单的方法是设置隔离的路由器，路由器的作用是屏蔽不在范围内的IP地址，这样就可以有选择的进行文件的传输。也可以通过设置防火墙的方法，对网络数据进行过滤，检测不安全的攻击行为。再有一个很重要的方法就是设置密码，这是现代操作系统最常运用的方式，在对电子信息档案实施密码设置后，要积极的训练一些计算机技术人员来实施管理控制，避免信息资源被一些外界因素干扰等。
2.5分散风险的措施
在电子信息档案管理中，有一种经常使用的规避风险的措施就是转移策略，即把风险转到其他的地方，以此来把已经存在的风险降到最低，一般而言，能够从多个角度对风险转移的方法实施修正。此外，还可以与网络供应商互相协调，让供应商的安全服务符合电子信息档案的使用需要。所以为了预防人为因素而造成损失，那么那些使用电子信息档案的人员要做的就是一定要严格遵守操作标准。
2.6建设专职队伍，提高管理水平。随着当今世界信息爆炸式地增长，档案管理也由过去的劳动密集型转为现在的以现代化的办公设备为依托的知识密集型工作。这就要求管理者应具有很强的分析能力，对一些专业性强的档案要做到精确把握。此外，还根据利用者要求提供大量的数据档案信息。这些都要求具有高素质、高技能的现代化信息管理人员才能胜任 ，保证信息的安全可靠。
3、结 语
文书档案电子信息化平台建设应用后，用户只需在个人电脑上轻点鼠标，输入检索字段，各种所需档案文件就能以电子形式清晰呈现。用户或查阅数据，或打印复印，或资料收集，均可自行快捷完成。但也有一定的不足，比如与传统的纸张档案相比，具有更大的风险性。针对在文书档案管理信息的电子化应用中实际出现的问题，管理者或管理部门在对电子信息档案管理时，一定要有这样的意识，即电子文件的风险不是主观的，而是客观存在的，而且还可能带来很大的危险，所以一定要有对风险的警觉度，把预防风险看做所有工作的重中之重，有效规避风险和降低损失。随着现代科学技术的进步，实现文书档案管理现代化已是必然的发展趋势。因此，每一位文书档案工作者都要有紧迫感，努力学习和掌握现代科学知识，把文书档案管理提升到一个全新的水平。
【参考文献】
[1]张宁红.浅谈文书档案管理的办公自动化应用[J].黑龙江档案，2011（01）.
[2]骞丽萍.文书档案管理办公自动化[J].经营管理者，2010（19）.
