时间：2023-05-29 18:21:56
第一章总则
第一条为加强平江县非国有企业档案的科学管理，有效地保护和开发利用，更好地为非国有企业服务，根据《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）、《档案法实施办法》和有关法律、法规，结合平江县非国有企业实际情况，制定本办法。
第二条本办法主要适用于本县行政区域内一切个人所有和经营的各类生产、经营性企业、私营有限责任公司（如汽车、建筑、装修、商贸等行业）以及非国家控股的股分制（合作制）企业。
第三条本办法所称的非国有企业档案是指非国有企业在生产、经营、科研、基本建设以及各项管理等活动中形成的，对本企业具有保存和查考利用价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式的历史记录；是维护非国有企业历史真实面貌、合法权益的历史凭证，是提高产品质量、增长经济效益的重要条件。
第四条非国有企业对本企业档案依法享有所有、使用和依据国家法规进行处置的权利，并有保护档案的义务。
第五条非国有企业应遵守《档案法》，依法管理本企业档案，在企业内实行集中统一管理，维护档案的完整、准确、系统和安全，便于企业各方面利用的原则。
第六条县以上地方人民政府档案行政管理部门负责对本区域非国有企业档案工作的监督和指导，制定相关业务规范和技术标准。
第二章档案机构与人员
第七条企业负责档案工作的部门依法履行下列职责：
（一）贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度；
（二）统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作；
（三）指导本企业各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作；
（四）监督、指导本企业所属机构（含境外机构）的档案工作。
第八条企业档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，应具备档案专业知识，并经过档案管理专业培训，熟悉企业职能任务，并保持相对稳定。
第九条企业各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交本企业档案部门集中管理。任何人不得拒绝归档。
第三章文件材料的形成与归档
第十条非国有企业纸质文件材料的归档范围，主要有以下几方面：
（一）党群类：包括党务、工会、青年团、妇女、纪检、商会、协会、群众团体等方面形成的文件材料；
（二）行政管理类：包括行政管理、劳动人事、后勤福利、外事工作、员工聘用、解聘、工资管理、安全保卫、社会保障、劳动者维权以及法律、法规、规章制度、章程等方面的文件材料；
（三）经营管理类：包括非国有经济实体设立、变更、破产、出资证明、验资证明、股权证明、经营决策、企业改革、计划、统计、资产管理、商务合同、产品销售、经营信誉、清产核资、财务管理等方面的文件材料；
（四）生产技术管理类：包括生产管理、技术引进、技术革新、能源管理、计量、环保、企业信息化建设、标准化、质量管理等方面的文件材料；
（五）产品类：包括产品设计、制造、工艺、工装、检测、鉴定、评优、质量管理、认证等方面的文件材料；
（六）科学技术研究类：包括新开发的项目建议书、可行性研究方案、试验记录、成果申报、总结、鉴定、推广应用、专利技术转让、技术革新文件、图纸、科研项目的报奖、推广应用等方面的文件材料；
（七）基本建设类：包括土地、房屋证明、基建项目设计、施工、监理、竣工验收、投入使用、维修、改扩建等方面的文件材料；
（八）设备仪器类：包括购进设备仪器的全套随机文件、安装调试、检查维修、设备台帐等方面的文件材料；
（九）会计档案类：包括财务报表、帐簿、凭证、财务报告、审计等方面的文件材料；
（十）职工档案类：包括干部职工、离退休人员、死亡人员、职工鉴定、考核、奖励与处分、技能评定、工资、保险、福利等方面的文件材料；
其他载体归档范围：
（一）电子文件；
（二）录音带、录像带；
（三）奖杯、奖状、锦旗、证书；
（四）照片。
第十一条凡归档的文件材料，必须字迹工整，图像清晰，签字等手续完备，便于长期保存。
第十二条归档时间
（一）各项管理方面的文件材料，在形成的次年六月底前组成保管单位，由产生文件的职能部门负责人审定签字后归档；
（二）产品、设备、基建、科研等方面的文件材料，在任务完成后或告一段落时组成保管单位，由项目负责人签字后归档；
（三）产权方面的文件材料，在工作进行完毕或文件正式生效后归档；
（四）会计核算方面的文件材料，由财会部门整理立卷，保管一年后向档案部门移交。如有特殊情况，也可以分阶段归档。
第十三条建立文件材料的形成、积累、整理和归档制度，并列入管理工作程序，列入企业有关部门的职责范围和有关人员的岗位责任制。
第十四条档案人员应参加产品试制定型、创优、科研成果鉴定或评审、基建工程竣工验收，以及引进技术资料验收、设备开箱验收等活动，指导、监督文件材料归档工作。
第十五条企业工作人员因公外出参观学习、考察和参加会议获得的文件材料，按照归档范围的规定，及时交档案部门归档。
第四章档案的管理与利用
第十六条建立健全各类档案的登记、交接、保管、统计、保密、利用、鉴定、销毁及图纸更改补充等管理制度。
第十七条编制档案及其有关图书、资料、信息等总目录、分类目录和底图目录等检索工具，完善信息查询体系。
第十八条企业采取有效措施对档案进行安全保管，并切实加强对知识产权档案和涉及商业秘密档案的管理。
第十九条开发档案信息资源，实行档案、有关图书资料和信息一体利用，为改善企业经营管理、提高产品质量、降低物质消耗、提高经济效益等各项活动提供档案信息服务；积极配合技术部门参与信息市场和技术市场交流。
第二十条企业档案现代化应与企业信息建设同步发展，不断提高档案管理水平。
第二十一条企业提供利用、公布档案，不得侵犯国家、社会和其他组织的利益，不得侵犯他人的合法权益。
第五章非国有企业档案的归属与流向
第二十二条非国有企业档案由本单位妥善保管，原则上不向国家档案馆移交。
非国有企业可委托当地国家综合档案馆代管其档案，接受委托的国家综合档案馆可按约定收取整理、鉴定、保管等所需的费用。
第二十三条非国有企业解散、破产时，其档案可以向国家综合档案馆寄存、捐赠或转让。
第二十四条外商投资企业终止、解散后，中外合资经营企业、中外合作经营企业的档案交由原中方合资、合作者妥善保存，或向当地国家综合档案馆移交。除法律法规另有规定外，外商独资企业的档案应留在中国境内，向当地国家综合档案馆移交。
第六章奖励与惩罚
第二十五条企业对管理、保护和开发利用档案工作做出突出贡献的人员，应当予以表扬和奖励；企业应当建立档案工作责任追究制度，对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐慝和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，依据《档案法》进行处理。
第二十六条违反本办法，有下列行为之一的，由县级人民政府档案行政管理部门给予警告，并对该非国有企业及相关责任人员依法给予行政处分或罚款；构成犯罪的，依法追究刑事责任；
（一）擅自提供、抄录、公布属于保密范围的档案的；
（二）明知本单位保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；
（三）涂改、伪造档案的；
（四）向外国人和外国组织出卖或者赠送涉及国家利益、人民生命财产安全，对国家和社会具有现实和长远利用价值的档案；
（五）擅自非法携带档案及其复制件出境的。
第二十七条当事人对行政处罚不服的，可依法申请行政复议或提起行政诉讼。
第七章附则
第二十八条各非国有企业行政管理部门可根据本办法，结合本企业实际情况，制定实施细则。
第二十九条本办法由平江县档案局负责解释。
关键词：办公档案；现代化管理；应用研究
1 办公档案现代化管理的优势
1.1 提高办公档案的健全性
在现代化办公档案管理制度中，为了保证办公档案不会丢失或者损坏，需要进行双份保存，即纸质保存与电子保存。在传统的办公档案管理中，通常仅仅只会采用纸质保存方法。当企业的经营时间过久时，就有可能导致办公档案丢失，或者档案记录模糊等多种不良现象。而采用现代化办公档案管理制度则具有更强的管理优势，采用电子保存方法不仅能够做到多备份，还不会导致档案字迹模糊，是一种先进的办公档案管理模式，能够显著提升办公档案管理水平。
1.2 提高查找效率
采用现代化办公档案管理制度，可以极大的提升搜索档案的效率，减少查找档案的时间。企业所需要保存的档案数量较为庞大，在传统的办公档案管理制度中，若想要搜寻所需的办公档案，需要花费大量的时间与经历进行寻找。而现代化办公档案管理制度，可以通过建立档案数据库，利用计算机技术，在办公档案数据库中进行搜索，极大的降低了寻找档案的时间。不仅如此，还能对企业的办公档案进行详细的分类，按照不同类型的办公档案进行存放。现代化办公档案管理模式是一种优质管理模式，值得推广。
1.3 现代化办公档案管理更具规范化
现代化办公档案管理管理基础就是规范化与标准化，基于这两项原则再对办公档案进行进一步的分类与归纳。而传统的办公档案管理中，由于档案管理主要是以纸质档案为主，整理难度较大。而采用现代化办公管理制度，可以降低管理难度，设立规范化管理模式，按照不同标准将办公档案进行整理。而在现代化办公档案管理工作中，当档案需要转移时，需要选择适当的转移方法，如U盘、硬盘等方法。为了办公档案不混乱，在进行办公档案管理时，必须设立相应的管理规范，避免出现交叉状况。
2 办公档案现代化管理的重要性
现代社会不论是生活还是生产节奏都明显加快，而企业办公档案管理效率的提升是社会发展的必然结果。为了满足企业需求，符合企业发展的节奏，现代化办公档案管理制度起到了至关重要的作用。就目前而言，现代化管理技术已经渗透到各个领域当中，现代化管理技术可以利用先进的科学技术与管理观念加快行业的发展。而现代化办公档案管理的进步，是企业办公档案管理的一次里程碑性的变革。完全改变了传统的办公档案管理面貌，呈现出一副新的管理容貌。采用现代化办公档案管理制度，不仅提升了办公档案管理的工作效率，还将办公档案管理引入了一个新的领域。在传统的办公档案管理工作中，办公档案管理的工作内容仅仅是将企业的相关办公文件进行保存，而在现代化的办公档案管理工作中，不仅解决的企业文件的保存问题，还能够从所存档的档案中寻找出企业所需要的档案，对企业过去的发展做出相应总结，帮助企业更上一层楼。
3 k公档案管理现代化的内容
在当前进行办公档案管理现代化的建设时，我们首先要知道现代化所蕴含的内容是什么，只有明白我们所要达到的目标，我们才能更好的去实现办公档案管理现代化。总的来说，它包括以下几个内容：1.档案技术与设备的现代化。当前档案工作中的知识含量和技术含量比以前大为增加，现代科学技术在文件档案工作的全过程中得到应用，如文件制作技术、信息存取与传输技术、文件检测与保护技术等。这些现代化的技术都需要现代化的设备来完成。2.档案工作组织和管理的科学化。科学的组织管理与现代科学管理技术的采用具有密切的关系，现代技术要以科学的组织管理为基础，同时也为提高科学管理水平提供了手段。科学的组织管理包括建立合理的文件档案管理组织和工作流程两个方面。3.档案管理业务与技术的标准化。标准化的基本目的是使档案管理和信息资源共享中必要的通用性、互换性得以实现，提高各项业务工作中的质量和效率。档案工作中需制订和执行的标准主要包括有关技术和有关管理业务等方面的标准。4.档案工作人员的专业化。目前，“专业化”的含义不仅是指档案人员要掌握档案专业方面的基本知识，也应具备多元化的知识结构，现代仆、科学仆的管理理点和管理特点等。
4 办公档案现代化管理应用
4.1 充分实现办公档案现代化
选择现代化办公档案管理制度，可以充分体现出办公档案的现代化。首先，应当以现代科学理论为核心，办公档案工作人员在组织工作时，需要根据企业自身的特色，对企业办公档案进行规律性、规范性的整理。想要实现现代科学化的管理方法，不仅仅需要结合现代科技设备，还需要将现代化办公档案管理理念进行充分的宣传，让现代化办公档案管理理念充分溶于员工的心中。将现代化管理理念应用于办公档案管理系统中，对于企业办公档案的发展具有历史性意义，能够显著提升办公档案的管理效果，提高工作效率。
4.2 加强对办公档案现代化管理人才的培养
现代化办公档案管理的实施，离不开专业人才的建设。在选择办公档案管理人员时，需要综合多方面进行思考与选择。首先，进行办公档案管理的工作人员必须具有专业的档案管理知识，能够熟练的操作现代化管理系统，并且具有科学、合理的管理观念。其次，应当尽量选择经验丰富的管理人员。由于现代化办公档案管理工作与传统的办公档案管理工作内容相差较远，除了需要将档案进行保存外，还需要具有分析与统计的能力。而经验丰富的档案管理人员，能够更加合理的将办公档案资料进行分析与整理，能够发现企业在过程发展中的不足之处，尽早解决，促进企业的快速发展。最后，应当定期对管理人员进行培训。在这个信息化快速发展的时代，现代化管理具有较快的发展速度。为了能够获得最新的现代化管理技术，企业应当定期设立现代化管理技术培训，避免工作人员出现滞后的状况。只有保证了现代化办公档案管理人员具有专业的管理技术水平，才能保障办公档案工作获得更好的发展，进而促进企业的进步。
4.3 加大对现代化办公档案管理的投入力度
企业应当加大对办公档案现代化管理的重视度，加大对其的投入力度。不论是财力还是物力，为了能够更好的完成现代化办公档案管理工作，应当全方位的加大投入力度。通过完善现代化办公档案管理制度，加强对企业办公档案管理的建设，才能确保办公档案管理工作发挥其应有的价值，为企业的长远发展奠定基础，同时还能够为企业指引正确的前进方向，让企业能够朝着健康的方向发展。
5 结束语
办公档案管理现代化是一项由多种因素组成的系统工程，它的实现需要多方面的努力与配合。随着新时期市场经济的迅速发展，必将给办公档案工作带来新的机遇，只要我们抓住机遇，找准工作切入点，办公档案工作现代化、科学化的管理水平会有一个新的飞跃。
参考文献
民营科技企业是我国科技体制改革和经政状态:济体制改革的产物,它是以科技人员为主体,(一)国营转民营的科技企业,一般是国按照自愿组合、自筹资金、自主经营、自负盈营时整体管理较差,经营亏损,缺少资金,档亏原则创办,主要从事技术开发、技术转让、案管理也未摆上工作日程。转民营后,主管部技术咨询、技术服务、技术培训的科研、生产、门与经营者的承包合同,着重于经济指标方经营活动的经济实体。民营科技企业产生以面,对其档案的管理,承包期形成的档案的权来,即显示出旺盛的生命力。1989年,全国民属及最后归宿等问题往往没作出约定,也就营科技企业已有1.2万多家,至今已达ro万谈不上对其开展档案管理的监督、指导工作,家之多,成为我国科技力量的一支生力军。最使经营者在档案管理方面不受什么制约,造近,中共中央、国务院作出《关于加强技术创成未建档或档案管理不善。新,发展高科技,实现产业化的决定》,民营科(二)由全民单位投资(合资)兴办或集体技企业的发展问题是其中巧项内容之一,多企事业单位投资(合资)兴办的民营科技企种形式的民营科技企业将得到进一步发展。.业,一般一开始就实行了经济承包制,承包合民营科技企业的产生和发展,给档案工作提同往往也没有涉及档案管理问题,主管部门出了一个新问题,即如何做好民营科技企业也没有赋予本单位的档案部门对已承包了的档案工作的问题。民营科技企业的档案管理实行监督和指导的
一、民营科技企业档案工作的现状职责
,更没有配以相应的人力财力抓民营科民营科技企业从1979年产生以来,至今技企业档案的监督、指导工作。已走过20年历程,但是,民营科技企业档案(三)由科技人员合伙集资建立的民营科工作的现状不佳,基本处于放任自流、各自为技企业,80年代建立的,还找一个“婆婆”为主管单位,而“婆婆”与其关系一般在经济方面或其它利益方面,不可能去抓它们的档案管理工作;90年代建立的,多已是独立的股份制式的,包括个人兴办的科技企业,一般无主管部门,没有任何部门对他们的档案管理进行监督、指导,建档与否,档案管理如何完全成了经营者的个人行为。目前,很多民营科技企业均处于这种状况或根本没有建档,档案材料分散在个人手里;或建档了但多数不规范,没有建立健全有关制度,档案人员缺乏培训,业务素质较差,《档案法》规定的“妥善保管”档案得不到保证。
二、产生现状的主要原因
民营科技企业在数量上是一支庞大的队伍,技术方面不乏高新技术的研究、开发和推广,而且取得引人瞩目的成绩。相对而言对他们的档案管理的监督、指导工作却大大落伍了,至今没有正常展开,究其原因何在?笔者认为主要是:
(一)国家及各级档案行政管理部门对民营科技企业的档案工作在宏观上未实施管理。其表现为国家及各级档案行政管理部门还没有制定民营科技企业档案管理的规定、办法,有关主管部门缺乏开展民营科技企业档案工作的意识,也就谈不上去强调这项工作,因此,既没有具体约束,也没有工作的依据和指南。
(二)国家及各级科技、工商行政职能部门在有关规定、办法中没有民营科技企业档案管理的把关条款。如未规定申办民营科技企业资格认定、核发科技企业证书等必须是已建档、档案能得到“妥善保管”的民营科技企业。民营科技企业对档案管理的意识本来就没有或比较淡薄,加之没有可行的监督措施,它们的档案管理就很难走上轨道。
(三)对民营科技企业档案管理具体实施监督指导工作的权限不清,缺乏人力物力财目前,似乎普遍有这么一种看法,认为对民营科技企业档案管理进行监督、指导工作是科技行政职能部门的职责。而按《档案法》规定,科技行政职能部门作为一个行政机关,档案工作权限只有“负责保管本单位的档案,并对所属机构的档案工作实行监督和指导”。当前,科技行政职能部门对国有科技企事业单位的档案管理都没被赋予监督、指导职责,从国家到地方的科技行政职能部门均未建立相应机构开展这项工作,更没有民营科技企业档案管理监督、指导的职能及相应的机构和人力财力。即使有的省、市科技档案馆有科技档案处的牌子,也未被赋予上述职能,一般只对本部门的科技计划项目和本地区获奖科技成果负责,馆藏的档案只是科研计划项目档案和科技成果的管理性文件。按档案工作有关规定,全民单位兴办的民营科技企业其档案管理的监督、指导工作应是其主管单位,但问题是科技企业冠以“民营”之后,使这些主管单位也搞不清这一权限,加之本来就不重视档案工作,或没人力物力,民营科技企业档案管理的监督、指导工作就一直没有开展起来。而民营科技企业大多数又是无主管单位的,由谁对他们的档案管理进行监督、指导的职责权限更加不清,至使这项工作成为空档。
三、要不要开展民营科技企业档案管理的监督、指导工作
对这个问题还有不同意见。一种观点认为,民营科技企业没有吃“公粮”,其档案是“私有财产”,是否建档,如何“妥善保管”,是他们自己的事;还有一种观点认为,民营科技企业的档案大多数没有价值,而有价值的档案或需要保密的档案,不要有关部门的监督、指导,他们也会保管好。笔者认为,开展民营科技企业档案管理的监督、指导工作很有必要,也是大势所趋,并已迫在眉睫。其理由是:
(一)民营科技企业和国营科技机构都是为国家创造和开发知识财富的。和国营科技机构一样,民营科技企业有的从事科研活动,有的对科技成果进行开发和推广,使科学技术转化为生产力或商品,他们为国家创造和开发了知识财富。开展民营科技企业档案工作,使他们的档案得到“妥善保管”,对民营科技事业及整个科技事业都有现实和深远的意义。
(二)在科技领域,“民营”是“国营”的补充。民营科技企业大多数是搞应用技术的,其经营领域广泛,科技项目繁多,其中不乏高新技术项目。他们瞄准市场进行社会急需项目的研究和开发,开展技术服务活动。在科技成果的转化方面,他们往往是“急先锋”,不少民营科技企业研究和开发的项目还是外向型的,为国家创得数量可观的外汇。开展民营科技企业档案工作,使他们认识到档案是自己企业的无形资产,是一笔财富,从而促使他们将在科技活动中形成的记录、材料以档案形式系统、齐全地保存下来,这对今后选择和开发新的科技项目、进行技术创新等,都有一定的凭证和参考作用。
(三)民营科技企业虽多为集体或个体创办、经营,但他们的档案价值定位高。根据我国《民法通则》和《档案法》的有关规定,民营科技企业档案所有权应归本企业所有,但不等于该企业对自己的档案就可以随心所欲。《档案法》第十六条规定:“集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案,档案所有者应当妥善保管。所谓“妥善保管”,意味着要建档。民营科技企业的经营者在其业务上是内行,在档案管理方面却多是不懂行的,而且民营科技企业相对来说缺乏长远计划,对档案的管理一般更无长远打算,很有必要对他们的档案管理及时进行监督、指导。
四、开展民营科技企业档案工作的对策
目前,全国已有民营科技企业ro万家之多。面对众多企业,如何开展有效的监督、指导?在此,笔者试谈几点看法:捅索与或践
(一)首先要明确所有民营科技企业档案管理应纳人国家范畴,民营科技企业的档案所有权应是企业而非个人。1.国有或集体的民营科技企业,经营者是利用国有或集体的资产创收,而档案是创收活动中产生的无形资产,是科技企业的一笔财富,应归科技企业所有。一旦科技企业经营者发生变化,应由主管部门负责其档案管理问题,原经营者无权带走科技企业档案。主管部门对此应加强监督,以防档案被损毁,给国家和集体的资产带来损失。2.个人创办并经营的民营科技企业,由于企业创办时经科技和工商等部门批准,成为一个法人单位,其档案也应是企业的资产,管理具有社会性,不同于家庭档案是个人行为。
(二)必须明确对民营科技企业档案管理进行监督、指导的权限。笔者认为,在档案行政管理部门的主管下,对民营科技企业科技档案管理的监督、指导工作应由科技行政职能部门具体承担为宜(包括全民科技企事业单位,而且应实行在先),正如现在各级科技行政职能部门具体承担着科技保密工作一样,民营科技企业的科技保密工作就自然包括其内。把科技档案工作列人科技行政职能工作的组成部分,便于其对科技档案工作实行有效的监督和指导。但是作出这一决策性的举措,必须从国家到地方都要明确赋予科技行政职能部门这一职能权限,并在机构编制、财政预算方面列人计划,才能保证民营科技企业档案工作有效、顺利地展开。
(三)国家及各级档案、科技以及工商行政职能部门应联合制定《民营科技企业档案管理办法》等规章制度,使民营科技企业档案工作的开展有章可循,民营科技企业也有建档和管理档案的指南。
(四)国家及各级政府在已制定的《民营科技企业管理办法》等有关规定中,应增加档案管理的有关条款,把民营科技企业的档案管理情况作为年审年检、核发科技企业证书、检查评比等监管范围,使民营科技企业增强档案意识,在经营活动中管理好档案。全民单位合资兴办的民营科技企业,主管部门要按《档案法》规定,担当起档案管理监督、指导工作,相应科技、工商行政职能部门协同开展工作。
[关键词]现代企业；档案管理；信息化
企业档案管理的科技化发展在一定程度上促进了企业的发展。且在企业的管理中发挥着重要的作用。因此在依托现有的企业主管部门老全面的管理好档案建设。并加强企业内各个部门之间的联系。针对企业人员对档案知识的了解状况，及时的普及档案管理知识，以促进其企业的档案管理工作更好的发挥其作用。档案管理在企业管理中涉及的方面较广泛，在管理中也发挥着不可替代的作用。因此，要实现企业的全面发展，必须加强对档案工作的全面管理。
一、企业档案管理存在的问题
针对企业档案管理中存在的问题来看。主要是因为对档案管理工作不够重视，办公设备落后，并没有应用先进的信息化技术手段。这在档案的管理工作中将会严重影响档案管理工作的质量。
（一）企业档案管理工作不受重视
在一般的企业当中，对于企业档案管理工作都不是十分的看重只是将档案管理看作为合同文件管理等的管理成为一般工作人员的附属工作。其中除了对合同文件、人事档案等进行管理外，其他的资料信息都没有形成有效的档案进行管理。由于企业没有完善的档案管理制度，所以客户信息以及业务资料等都附着于工作人员身上，当工作人员发生流动的时候就会导致这些资料信息的流失直接导致企业产生业务的损失。
（二）企业档案管理人员的专业性不够
即便企业对于档案管理工作有了足够的认识，但在档案管理人员的安排上却明显有着专业性不够的问题。这个问题主要体现在档案的分类结构不合理和档案管理素质不高等的问题上。首先，如果档案的分类结构不合理则直接可能导致档案信息不能够得到有效的利用娘费资料信息获取的时间从而使档案管理失去其真正的作用。其次企业的档案管理人员一般不具备档案管理的基础理论的专业知识因此对档案管理工作的重视度会有所欠缺从而导致档案管理的工作态度低下影响档案管理工作。
（三）企业档案管理没有应用信息化的办公手段
尽管在现在的企业管理制度当中已经广泛应用了信息化的办公手段来代替传统的纸张办公，但企业档案管理却仍然只是单纯的停留在传统纸张办公形式当中，不能够将企业的档案形成信息方便于各个部门的应用和查询。
二、如何改善企业档案管理中存在的问题
针对档案管理中存在的问题要想全面的解决，必须了解问题的本质。从根源解决。转变传统的管理意识，跟上时代的发展脚步，并依照相关的法律，对档案全面的管理。如下对具体的解决对策详细阐述。
（一）转变观念，提高认识
在市场经济发展不断深入的今天，企业领导者应摒弃计划经济关于企业档案管理的传统思想认识，转变思想，更新观念，提高对档案工作的认识，认识到档案工作在企业发展中所起的重要作用：企业如果不注重对档案信息资源进行有效积累、管理和开发利用，企业就会在改革的浪潮中失去方向。要提高企业管理人员的档案意识，通过对《档案法》、《档案法实施办法》、《企业档案管理规定》的宣传，使企业管理人员认识到档案是企业的财富，是企业宝贵的信息、资源和无形资产，是企业做好各项工作的重要依据，也是企业解决各种纠纷、保障企业合法权益的不可替代的证据，企业档案管理和企业生产经营管理密不可分。
（二）推进依法治档
《档案法》是我国第一部关于档案工作的专门法律，为企业档案依法管理提供了保障。市场经济是法制经济，企业档案工作也要相应纳入法制轨道，企业管理者应把企业档案工作纳入企业法人的自律行为范围之内。企业档案管理者应加强法制观念，时刻以法律的准绳来衡量自身的档案工作，要依据现代企业制度和转型改制的实际情况，积极配合档案行政管理部门制定出适应企业发展需求的管理制度，减少档案制度原则性条款，增加可操作性条款，以规范企业档案工作行为，真正做到有法可依、有法必依。档案行政管理部门也应全力推进“依法治档”，在指导、监督、检查企业档案工作时，要少些行政命令，多用法律来规范企业行为，正确认识和处理行政执法和业务指导的关系，根据当前企业所有制多元化的特点，制定不同的办法、制度，采取不同的指导监督方式，推行档案业务指导监督形式、内容和方式的多元化。对国企的改革，档案行政管理部门必须依法加强重点监控，以防止国有企业档案在产权变动过程中流失。
（三）充分发挥企业行业主管部门的作用。
按照国务院机构“除部委一级局有部分直属企业外，一般工业局不再直接管企业，地方的情况也大体如此”的规定，原有企业的专业主管机关职能将发生变化，已很难像以往那样实行按专业集中统一管理档案，对企业档案的管理将转为以“块”为主的管理体制，所以对企业档案工作的管理应大大依靠各级行业部门。一是吸取“条块”结合的历史经验，从中央到地方各级档案行政管理部门与相应各级行业部门实现有机结合，依靠他们从宏观上对企业档案工作提出规范化管理要求，并争取纳入企业资产管理的范畴；二是档案行政管理部门依靠各部委作为对所属企业档案工作进行宏观调控的一个支撑点，积极做好企业档案工作。
三、总结
针对现代企业的档案管理工作中，要重视信息真实、安全的重要性。并提升企业内部人员对档案管理的认识，促使在档案管理工作中能够发挥积极的作用，企业档案管理在企业的发展中发挥着越来越重要的作用。记载着企业的发展历史。因此要全面加强档案管理人员的专业性，保证信息的质量性。以此来完善我国的企业管理，促进现代经济体制下企业的蓬勃发展。
明确处置原则，名优特进馆
在国有企业改制之初，苏州市档案局就积极与市体改办、经贸委等单位协调，先后下发了《苏州市国有破产企业档案处置暂行办法》和《苏州市国有(集体)企业产权制度改革中档案处置暂行办法》，对转制、关闭、破产等企业档案的处置原则、处置方法、档案流向提出了具体的、可操作性的意见，明确了责任要求。在“统一领导、分级负责”原则的指导下。建立和推行了“宏观管理、分类指导、依法行政、规范服务”的档案处置工作运行机制。明确了改制企业主管部门是档案处置工作第一责任部门，并对改制企业档案归属和流向作了规定：基建、设备档案随实体转移；产品、科研档案列入国有资产转让，没有转让的移交企业主管部门；会计档案按国家档案局和财政部门的规定，移交企业主管部门；劳动人事档案按市委组织部等四部门发文的有关规定办理：文书档案、照片档案、实物档案及其他档案移交主管部门；百年老厂、特色产品等珍贵档案移交市档案馆。
苏州百年老厂多、名企名店多，一些传统工艺、传统技术和产品在全国都有一定的影响，其档案十分珍贵。但苏州市改制企业档案数量浩大，如果全部接收进馆，恐难承其重，因此苏州市档案局区别情况。突出重点，对珍贵档案实行抢救和保护，下发《关于做好企事业产权制度改革中档案接收进馆工作的通知》，将全市百年老厂、名品、名店及反映苏州特色的具有重要价值的珍贵档案接收进馆，要求49家进行改制的名优特企业将档案移交苏州市档案馆，并深入企业，逐家落实任务，进行规范的系统整理。目前已有19家企业23,328卷档案接收进馆，其中有苏州火柴厂、太和面粉厂、苏纶纺织厂这类百年老厂，也有振亚丝织厂这类苏州知名企业。
方便利用，委托代管
在国有企业改制档案处置实际工作中，苏州市档案局坚持政策原则不放松，具体处理方式结合实际可灵活变通，这样，既能保证国有资产不流失，维护国家的利益，又能兼顾转制企业生产管理的需求，发挥档案的最大作用，方便转制后企业的正常利用。针对不少企业因生产、管理的需要，就档案的处置向主管部门申请，要求全部或部分留用，甚至有的企业阻挠主管部门按规定上门接收档案等情况，苏州市档案局及时与企业主管部门进行研究磋商，调整档案处置工作的策略，印发了《关于对部分转制企业档案实行委托管理的意见》(以下简称《意见》)，提出可根据实际情况，委托企业代为国家保管原改制单位的档案。《意见》规定了委托代管档案的程序、条件、档案的范围、委托的期限、手续以及应负的责任等；凡要求留存利用原单位档案的企业，必须提出申请，经市档案局和企业主管部门研究同意，由企业主管部门与企业办理委托代管手续，签订代管协议；在代管期间，如企业产权发生变动，主管部门可随时收回由企业代管的档案。苏州市档案局根据企业签订的委托代管协议，每年对委托代管企业进行检查，督促企业做好代管档案的保管工作；对违反协议的，及时进行处理；对不符合保管条件影响档案安全的。督促企业进行整改。逾期未整改或整改不到位的，可依法接收其所代管的档案，以确保档案的安全。委托代管这一方式，受到了改制企业的欢迎，避免了处置工作中的矛盾。促进了国有企业改制档案处置工作的顺利进行。目前，苏州市已有数十家改制企业签订了委托代管协议。涉及10多万卷档案。
创新模式，推进苏投实践
2004年，苏州市8个产业局改造成立的控股公司全部撤销，其中6个行业合并成立苏州市工业投资发展有限公司(以下简称苏司)。其所属308家企业约有档案160余万卷，约为全市应处置档案数量的三分之二。苏司针对所属企业改制档案处置工作的实际情况，决定成立档案中心，组建专门档案处置工作队伍。并计划将市中心文博旅游区的一家中型破产企业(占地23亩。建筑面积2万平方米)的厂区改建为档案中心用房，集中管理全公司改制企业档案。苏州市档案局将其作为档案处置工作管理模式的创新突破口。全力予以支持、推进。
由于苏司是国有资产投资经营公司，要把破产企业厂房改建为档案用房，必须征得市政府及有关部门同意，将该资产从经营资产中剥离出来。转为非经营性资产。为此，市档案局从抢救保护国有改制企业档案、抢救国家财产的大局出发，积极争取市财政局、市体改办、市经贸委等部门支持，使改建项目得以顺利实施。
苏司档案中心建成后，苏州市档案局加强对档案中心的业务指导，积极参与该中心建设。一是按照档案馆建筑设计规范要求，对中心用房进行科学布局，提出具体改造意见。经过1156.38万元的投资改建，档案中心现有档案库房主楼一幢，面积约9000平方米，配置密集架2993.5立方米，档案存储能力达到200余万卷：另有办公楼和其他辅助用房，设有档案接收大厅、利用大厅、消防室、监控室、会议厅、档案展示厅等。二是组织对中心人员进行岗位业务培训。2006年，苏州市档案局针对苏司档案中心队伍建设的实际状况，专门为他们举办了一期岗位培训班，公司分管董事长带头参加。中心档案人员经过长达一个多月的培训，全部通过考核，拿到了岗位合格证书。三是规范档案中心业务建设，编制了档案管理规范实施意见。把苏司所属企业档案按行业分成10个全宗群，每个企业的进库档案按全宗进行管理。从2005年3月开始，“中心”前后组织400多人，对集中入库档案进行系统整理、统一编目，逐一移交，累计完成137万卷档案。四是促进档案信息化建设，为档案中心开发并安装了档案管理软件。该中心所有档案的案卷目录已录入计算机，实现了对馆藏档案的计算机检索、统计和利用。
一、当前我市企业职工档案管理的主要方式
自劳动部、国家档案局*年颁发《企业职工档案管理工作规定》?穴劳力字*号?雪实施以来，我市国有企业、集体企业、股份制企业和合资企业实施了职工的档案管理工作。这些企业在档案管理中的主要方式有如下几种：
（一）企业干部的档案，由企业主管部门建档管理；
（二）企业职工的档案，由企业设立的劳资科或办公室建档管理；
（三）个别企业的干部、职工档案，一律由其企业主管部门统一管理；
（四）与企业终止或解除劳动关系的职工，其档案交由当地劳动保障部门管理；
（五）与企业终止或解除劳动关系的企业干部，其档案交由当地人事部门管理，有个别的企业干部档案交由劳动保障部门管理。
二、我市企业职工档案管理存在的主要问题
实施职工档案管理，对记载历史的真实情况，维护历史的真实面目，保证职工的合法权益起着重要的作用。但我市不少企业在实施职工档案管理过程中，也存在一些较为突出的问题。
（一）大部份非公有制企业的职工没有档案，职工合法权益得不到保障。就目前情况来看，我市个体、私营、民营企业较多，已占企业总数的70％以上，而这些企业又成为就业的主渠道，吸纳了大量的从业人员，但由于种种原因，这些企业大部份没有为企业人员签订劳动合同，也没有参加社会保险等，更谈不上建设职工档案了；其次是临时工、季节性工、外来工、进城农民工，企业更没有为他们签订劳动合同、参加社会保险、建立档案的理念，至使职工的合法权益得不到保障。
）二）从我市国有企业、集体企业、股份制企业和合资企业的职工档案管理工作来看，档案管理也存在如下不足：
1、姓名上的差别，主要是档案记载的姓名与户口簿、身份证姓名有差别，一是有的姓相同而名字不同，二是有的姓不同而名字相同，三是有的姓名都不同，出现几个姓名。
2、年龄上岁数的差异。部分职工档案材料记载出生日期有几个不同的年、月，最明显、最普遍的是60、70年代参加工作的职工，其最早招工一般填写少1－3岁，有的甚至少10到20岁，致使档案资料填写的年龄与户口簿、身份证与实际年龄不同，相差较大。
3、工种记载上的差异。一是档案没有详细记录职工工种，有的工人进入企业以后，变换了几个工作岗位，从事了几个不同的工种，但在档案上没有详细记录；二是档案记载工种不够准确，有的职工从事电工工作，在档案记录上却是工人，有的职工从事焊工工作在档案记载上也是填写为工人等等。
4、档案资料有涂改现象。
（1）个别企业在档案管理上不严格，对档案原始资料随意进行涂写、修改；
（2）由于涉及职工个人利益，个别企业劳资人员为职工个人涂改档案资料：一是更改年龄，在档案原始资料上把年龄改大，拟提早办理退休；二是更改工种，在档案原始资料上把普通工种改为特殊工种，以提高工资、福利及可以享按特殊工种提早办理退休等。
5、企业在整理职工档案时，未能按时间或记载顺序装订档案资料，有个别企业对职工的档案资料根本上不整理、不装订。
6、职工档案资料不够完善。一是个别企业在招用职工时，没有立即为其建立档案，故没有招工表等资料；二是个别企业虽然建立了职工档案，但没有把职工的定级表、劳动技能鉴定表等装入档案，以至有关资料遗漏遗失；三是个别企业改制后，没有与职工签劳动合同，对辞退的职工也没有终止或解除合同，致使档案中没有《劳动合同书》或《解除劳动合同证明书》，职工档案资料欠缺。
7、个别企业对职工档案管理不重视，管理混乱，没有专门的档案柜等设备设施，也没有管理制度，以至造成职工档案遗漏遗失。
8、个别企业资不低债、倒闭或停产后，职工档案无人管，以至职工档案遗漏遗失。
三、解决我市企业职工档案管理存在问题的主要办法
对于国有企业、集体企业、股份制企业和合资企业的职工档案管理问题，笔者认为只有实事求是，弥补不足，按规定移交合法机构管理，这样才能维护职工的合法权益。
（一）对档案记载的年龄与户口簿、身份证年龄有差异的，应以最早参加工作招工表登记的出生年龄为准，从而核定其退休年龄；如果是档案记载年龄有错的，则需职工本人原籍户口所在地公安部门出具最早户口登记表并加盖当地派出所公章为依据，从而核定其确切年龄。
（二）在审核是否特殊工种办理退休手续时，遇到记载工种与实际操作的工种不一致时，则必须由职工原单位提供原始工资底册、原始材料复印件加盖公章，以作核定特殊工种的资料证明，经审核确定后方可申报办理退休手续。
（三）对于有重笔或涂改、刀刨过的年龄或工种，则要认真审核，要求当事人和原单位作特别说明：对有意涂改年龄或工种的，则要当事人作出检讨，事情严重的要对当事人作出相应的处罚。
（四）对于遗漏遗失的职工档案，则深入调查研究，了解事情真相，通过相关部门给予补办有关资料，从而完善地建立职工档案资料。
四、对完善企业职工档案管理制度提出如下的建议
加强企业职工档案管理工作，按照档案完整、真实、精炼、实用的要求，实现档案管理的科学化、规范化、制度化，使企业职工档案工作纳入劳动保障工作管理体系，更好地为市场经济和社会主义现代化建设服务。根据《中华人民共和国档案法》、《企业职工档案管理工作规定》和《广东省劳动保障事务暂行办法》的规定，目前，企业职工档案管理有了一种新的制度与办法，就是劳动保障部门开展的“劳动保障事务工作”，这已深受企业和广大职工欢迎。因此，从宏观管理上，对完善企业的职工档案管理工作，笔者提出如下建议：
（一）为确保企业职员的合法权益，建议政府部门应从新立法，规定不论是国有企业、集体企业、股份制企业、合资企业或是个体、?穴下转32页?雪?穴上接23页?雪私营、民营企业，都必须建立职工档案，记录职工在工作、学习、生活中的真实情况。
（二）企业在建立职工档案，其内容必须包括：
1、履历材料；2、自传材料；3、鉴定、考核、考察材料；4、评定岗位技能和学历资料；5、政审材料；6、参加中国共产党、共青团、派的材料；7、奖励材料；8、处分材料；9、招用工、劳动合同、工种变换调动、聘用、复员退伍、转业、农转非、工资、保险福利待遇、出国、退休等材料；10、失业情况记录；11、再就业情况记录；12、其他有关材料。
（三）在企业工作的人员，无论其原身份是干部、职工或是农民工，当解除或终止劳动关系后，其档案资料应移交企业所在地劳动保障部门职介中心管理，办理劳动保障事务手续。
（四）对于没有档案管理能力或没有档案管理条件的企业?穴个体、私营、民营企业等?雪，其职工的档案管理工作，可直接与当地劳动保障部门职介中心联系，办理劳动保障事务手续，实施档案管理等工作。
（五）大中专?穴技工学校?雪毕业生毕业后，其档案资料应统一移交学校所在地劳动保障部门职介中心办理事务手续，当大中专?穴技工学校?雪毕业生到企业工作，劳动保障部门可根据学生意愿，将其档案移交企业管理或移交企业所在地劳动保障部门职介中心办理事务手续。
关键词：文书档案；办公；自动化；问题；应用
文书档案资源，对于企业单位领导决策有直接影响，也关系着企业单位未来的发展方向。在改革开放政策全面落实和深入发展的今天，文书资源管理工作走向了新的纪元。信息化办公模式的形成与应用，给文书档案管理工作现代化提供了基础。信息与现代化的文书资源管理模式，让文书档案管理工作结果更加准确，也让工作人员的整体能力得以提升。
1 文书档案资源管理的办公信息化应用难点
1.1 自动化管理模式下文书资源安全性下降
文书档案管理的办公自动化，需要对文书档案进行电子化转变。与过去的传统档案相比，信息档案的格式和内容更容易变化，也就是说，计算机档案极易被他人不留痕迹地更改。电子档案没有个性化的字迹，操作者可以通过字号与字体的变化对电子档案内容进行随意调节。另外，电子档案也没有相关人员专属的签名或者盖章。计算机档案的保存上具有优势，也具有劣势。纸制文档诸多特性的消失，让文书档案的特性消失，安全性不强。电子档案是不是原始档案，很难保证。
1.2 自动化管理模式下文书档案管理难度提升
笔者所在的企业已经将文书档案梳理工作自动化落实有八年之久，在这些年里，文书档案梳理者体会到了办公现代化的技术困难。电子档案的整理与归档是专业性与技术性较强的任务，文书档案梳理者只有具有较高的计算机操作素养，才能应用文书档案梳理自动化工作。日前，相当多企业单位中的文书档案梳理者缺少计算机专业知识，也没有系统地学习过文书资源信息化管理方法，实际工作困难重重。
1.3 自动化管理模式应用对硬件设施要求较高
文书资源梳理的办公自动化发展，无疑需要得到诸多硬件设施的支持。在过去的文书资源梳理工作中，管理人员用手工整理的方法对文书档案进行归档处理。而现在，电子档案的整理需要利用电脑、扫描仪器、打印机等诸多现代化办公机器。为了控制成本，许多企业并没有采购符合文书档案管理工作需求的硬件设施，影响了文书资源梳理办公信息化改革。
2 文书资源梳理的办公自动化应用对策
2.1 重视信息化办公硬件设施建设
文书资源梳理的办公信息化，需要得到硬件设施支持。互联网、计算机与各类数字设备，都是文书档案管理办公现代化发展过程中必不可少的硬件设施。企业要给予文书资源梳理环节以支持，就要重视硬件设施的采购与良好硬件环境的建设。做好硬件环境建设，改善文书资源的办公现代化环境，才能激发文书资源梳理工作者工作热情。硬件环境的优化，能够促进文书资源梳理工作积极去学习，开发资源梳理者的潜能。
2.2 重视文书资源梳理者自动化办公能力提升
资源梳理工作者，是文书资源梳理办公改革工作的主要落实者。档案梳理者的个人专业素养，对于企业文书资源梳理办公自动化改革有着较大影响。在传统的文书资源梳理工作中，工作人员利用手工管理方法实施工作。在办公现代化改革的这几年中，文书资源梳理者感受到了科学技术的力量，也遇到了许多工作问题。计算机操作水平不足的文书资源梳理者，出现了焦躁工作情绪。硬件设备的引入，是服务于文书资源梳理办公便捷化的，不是给管理者出难题的。重视文书资源梳理工作人员的培训，是让企业自动化文书资源梳理工作顺利落实的重中之重。
在社会经济发展的新形势下，企业管理者需要重视文书资源梳理者的培养。首先，要做好办公自动化专业技能培训。邀请信息技术专家到企业内为文书资源梳理工作者讲解计算机、扫描仪以及其它各类数字设备的使用方法以及注意事项，将文书资源梳理工作者培养成为设备使用小能手。企业可以利用专业技能大赛，激发文书资源梳理工作者的学习热情。其次，要做好内部思想政治教育工作。让每一位文书资源梳理工作者意识自动化办公的意义，建立责任感，将文书资源自动化处理工作目标的实现与个人价值目标实现结合起来，做合格的文书资源梳理者。
2.3 采取有效措施提升文书档案管理安全性
保证文书资源的安全性，是文书档案管理工作之重点。解决安全问题，才能使一切文书资源梳理行为具有意义。
首先，文书资源管理者可以应用用缩微技术将纸制档案的特征转移到电子档案上。将字迹相对模糊，具有负责人签名或者盖章的纸制文书档案以扫描或者拍照的形式存档，存留特性明显的电子档案文件，有利于提高安全性。保留个性特征的文书档案不易被他人篡改，也能使原始档案得以保存。其次，企业可以采购正版安全软件或者保密软件，对电子文书资源进行加密处理，明确电子文书资源的浏览与使用权限，促进文书资源自动化管理安全性的提高。最后，要重视电子文书档案的备份工作，以此来减小档案丢失或者失真给企业决策带来的不良影响。
3 结语
综上所述，对于企业来讲，文书档案管理是对企业发展历程的管理。文书档案资源包括企业的发展历史与基本工作记录，这些资源对于企业未来发展决策的制定有重要的参考作用。对自动化办公模式进行有效应用，针对文书资源梳理工作的特点实施自动化管理，保证文书档案资源的安全性，才能促进文书资源梳理工作的优化。
参考文献
[1]张宁红. 浅谈文书档案管理的办公自动化应用[J]. 黑龙江档案，2011，01：26.
[2]冼汉聪. 文书档案管理的办公自动化应用[J]. 商情（教育经济研究），2008，06：48.
摘 要 本文分析了企业档案收集工作存在的问题，提出了基层综合档案室档案收集工作的有效措施，阐述了个人对此的几点看法与认识。
关键词 企业 基层综合档案室 档案收集
档案收集这项课题的研究，将会更好地提升对档案收集工作的分析与掌控力度，从而通过合理化的措施与途径，进一步提高基层综合档案室的档案管理的水平，提高企业档案的有效利用。
一、概述
随着市场竞争的日益激烈，企业间的竞争程度逐渐加剧，需要不断地提升核心竞争力，以在市场中获取更大的市场份额。在企业日常生产经营的过程中，需要汲取大量的档案信息，以高效的档案工作来推动企业的发展。档案管理工作是企业的基础性工作，为企业的发展提供了重要的信息，能极大提高企业的生产效益。在档案整理工作中，档案收集是做好档案工作的基础前提，是档案信息内容是否丰富的决定条件，是保证信息资源的重要途径。所以应该积极加强档案的收集工作，为企业的生产经营打好基础。
二、新时期企业档案收集工作存在的问题
（一）领导重视不够，档案管理的规章制度不够完善
近几年，由于市场经的快速发展，有些单位的领导对企业档案工作的认识不足，如：有的单位在经营承包工作中，没有规范的合同文本、记录和凭证等，有的单位在某些经营管理活动中，没有形成正规的原始记录等，有的单位档案管理的规章制度不够完善，虽然建立了相应的档案管理制度，但并不健全。有些单位归档范围不清，不知道哪些材料该归档、哪些材料是不在归档范围之列的，造成该归档的却没有收集、不在归档范围内的反而收集齐全的不合理现象。
（二）企业档案人员变动给档案收集工作造成困难
由于企业合并、撤消、重组等机构调整，还有一部分档案人员因跳槽等原因致使单位的专兼职档案员也经常进行更换和变动，致使企业档案人员队伍不稳定，从而影响到企业档案的收集工作，有的专兼职档案人员工作变动时，因种种原因未办理文件材料的移交手续，只图一己之便，把有重要保存价值的文件材料看作是个人私有财产，不去移交归档，造成文件材料的遗失，从而影响到企业相关工作的开展。
（三）档案材料的收集不能做到齐全和完整
主要体现在：一是档案结构不合理。室藏案卷中大多数是上级来文，而涉及一些企业生产、科研和管理等重要的成果文件、报告、经济合同等方面的材料，却往往没有归档或归档得不够齐全、完整；二是没有围绕新时期企业工作的重点开展收集工作，如：对企业的科研项目、重点工程项目和新产品研制、生产、销售等方面形成的档案收集得较少；三是在新时期企业工作中形成的电子档案、照片、音像等特殊载体档案的收集不够及时、不够齐全和完整，且收集的质量也参差不齐。
三、企业基层综合档案室档案收集工作的有效措施
（一）加强“两法”学习，开展档案宣传工作
企业档案工作者应加强学习《档案法》和《企业档案管理办法》。在企业领导的支持和带领下，大力开展档案宣传教育工作，如举办《企业档案管理办法》的专家讲座、知识竞赛，经常开展档案立卷归档检查和评比工作等，结合企业的实际情况，将档案工作服务于各个部门、各项工作中，从而有效发挥档案存在的价值，让企业员工了解档案收集与管理工作的重要性必要性，努力提高归档意识。
（二）建立档案工作保障机制，确保档案事业健康发展
建立档案工作保障机制，应健全档案工作管理制度，遵循“依法治档”的管理办法，真正落实《企业档案管理办法》中提出的“把档案收集和立卷归档工作纳入企业的各个部门职责范围、把档案工作纳入企业整体的发展规划、企业在检查、总结及验收各项工作中，对档案工作也要进行检查、总结和验收。”同时，应强化行政制约措施并将档案工作纳入年终考核范围。
（三）提高档案管理人员素质，加强档案工作的监督指导
加强企业档案的监督指导能有效的保证档案收集的完整性和全面性。档案工作人员只有通过熟悉国家和企业关于档案收集工作的办法、原则、政策以及任务，及时更新知识，不断提高自身素质、业务能力及服务水平，才能更好的监督指导企业档案工作。同时还应充分掌握和了解对各个部门、各个阶段档案工作所存中的问题及情况，熟悉各种档案资料的作用及价值并主动下基层耐心细致地帮助各部门档案兼职人员提高业务水平。只有这样，才能促使档案更好地服务于企业的各项工作中。
（四）改变工作方法，加强沟通交流，提高档案收集质量
要改变企业普遍存在的档案工作管理不力的局面，企业领导必须高度重视，档案人员也应当改变传统观念，认为企业档案部门是弱势部门，坐冷板凳，应该积极想办法，经常与部门领导沟通、汇报并将企业档案利用所产生的效益及时反馈给相关领导，让他们充分认识到档案工作的重要性和必要性，从而取得领导的支持和帮助。在此基础上应健全高效的档案管理网络组织并正常行使职能，同时一定要将档案管理制度真正落到实处。若企业管理制度形同虚设措施不能到位，档案的管理工作也无法跟上，也就很难收集到掌握在员工个人手中的重要档案资料。尤其在遇到岗位调动、人员分流等情况下，一些重要资料往往被带走或直接丢弃，企业将面临重大的损失。
四、结语
综上所述，加强对企业基层综合档案室档案收集问题的研究分析，对于其良好实践效果的取得有着十分重要的意义，因此在今后的档案收集过程中，应该加强对其关键环节与重点要素的重视程度，并注重其具体实施措施与方法的科学性。
第一章总则
第一条为加强公司档案管理，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《企业档案管理规定》，结合企业实际，制定本规定。
第二章档案管理
第二条公司档案实行集中与分级管理相结合的原则，档案室在总经理办公室领导下，负责全公司主体档案的管理，并对部门及所属单位档案管理工作进行指导、监督和检查。
第三条档案室履行下列职责：
(一)贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度;
(二)统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作;
(三)指导各部门和所属单位文件材料的形成、积累、整理和归档工作;
(四)监督、指导本企业所属机构的档案工作。
第四条各部门确定人员负责归档文件材料的收集和整理，按各种档案归档时间定期交档案室集中管理。
第五条档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。
第三章档案的归档
第六条归档的范围是公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料。
一、本企业内部形成的文件材料;
二、本企业所属单位和派出机构(包括境外机构)应报本企业的文件材料;
三、本企业引进项目、外购设备等带来的文件材料;
四、本企业投资的全资、控股、参股企业应向本企业提交的文件材料;
五、本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件材料;
六、本单位执行、办理的外来文件材料。
第七条归档的时间:
一、管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。
二、工业企业产品、非工业企业业务项目、科研课题、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。
三、外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。
四、企业职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。
五、会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。
六、电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。
七、磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。
第八条下列文件材料应随时归档：
一、变更、修改、补充的文件材料;
二、企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料;
三、企业产权变动过程中形成的文件材料;
四、其他临时活动中形成的文件材料。
第四章档案的鉴定
第九条每年应对档案进行一次清理，从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别，确定各类档案的保管期限(文书、财务、科技档案见具体办法附表)。
公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。
第五章档案的销毁
第十条档案销毁的具体工作由档案室管理室承办，对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，立卷归档，永久保存。
第十一条送交档案形成部门(分公司)对拟销毁案卷的清册进行初审，经处(分公司)级负责人签字同意后，连同销毁档案的书面报告送总经理签字批准。
第十二条销毁时要有档案人员二人以上，并由主管部门派人监销，共同在销毁清册上签字。
第六章档案的保密安全
第十三条档案管理人员和借阅档案人员必须严格遵守国家保密法及公司各项保密制度，认真做好保密工作。
档案管理人员，必须严格执行档案查阅借阅制度;履行借阅登记手续，认真审查审批权限是否符合规定的要求。
第十四条借出的档案材料务必定期归还。借出使用期间，不许转借他人，不许带入公共场所。
第十五条任何人不许将档案内容泄露给无关人员，如有泄露和公布档案内容者，应视情节轻重，按《档案法》要求严肃处理。
第十六条档案管理人员向借阅档案者提供、出具有关证明时，一定要以档案材料原始记载为依据，不得弄虚作假出假证;涉及企业机密的档案材料，必须经总经理同意后再作决定，严防泄密。
第十七条档案室禁止吸烟，严禁将易燃易爆物品和私人物品带入库房,明显处要有安全防火设备。
第十八条非档案管理人员，未经批准不准进入。
第十九条档案人员下班必须对档案室进行检查，锁好门窗、档案柜，切断电源后方可离开。
第七章档案的利用
第二十条凡需利用档案者，均须填写文件查阅单，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能凭单阅档。
第二十一条案卷一般仅供在档案室阅看，利用档案人员必须爱护档案，不得涂改、损坏、私自抄录、复印、圈点、批注等。
第二十二条查阅文书、人事、财务、科技档案，分别由总经理办公室、人事、党委、财务、技术、设计等主管部门负责人签批。抄摘档案内容，须主管部门同意才能带出档案室。如需复印档案资料，应
有主管部门批准并在查阅单中注明复印内容，由总经理办公室安排。
第二十三条本单位借阅档案应由本部门负责人签字，外单位借阅档案，应持有单位介绍信，主管部门签署意见后，经总公司主管领导或总经理、党委书记批准。
第二十四条借阅期限不得超过15天，到期归还;如需再借，应办理续借手续。
长春的实践证明，事在人为，关键是要心系群众，为民办实事。
分工协作：建立健全企业职工档案管理体系
根据企业职工档案分布的广泛性、成分的复杂性、内容多样性等特点，长春市档案局积极牵头，与有企业职工档案管理职能的各部门联系，共同调研，统一谋划。先后与长春市劳动和社会保障局联合印发《长春市企业职工档案管理暂行办法》，规范全市企业职工档案管理。与长春市社会保险局一道积极协调，以市政府办公厅的名义下发了《关于企业退休人员档案实行集中统一管理有关问题的通知》及《长春市企业退休人员档案管理中心档案利用工作意见》。与市国资委联合印发了《关于长春市改革企业档案归档移交工作相关事项的通知》，编制了《改制企业档案处置工作方案》(样本)，在全市企业职工档案管理的重点及难点问题上取得了阶段性进展：一是划定了企业职工档案管理的范畴，企业职工档案管理是指：长春市行政区域内的企业、事业单位、社会团体、民办非企业单位、有雇工的城镇个体工商户中，与之形成劳动关系的职工档案管理，及非全日制从业人员、灵活就业人员、与原用人单位终止(解除)劳动关系的失业人员、自费出国等人员档案管理。二是明确了管理机构，确定用人单位、劳动就业服务机构、社会保险经办单位为企业职工档案具体管理机构。档案管理机构要接受劳动保障行政部门及档案行政管理部门的监督、指导。三是建立了管理体系。明确用人单位、劳动就业服务机构、社会保险经办单位、国资委、档案行政管理部门在档案管理工作的职责，几个部门分工协作，密切配合，保障企业职工档案管理的连续性，形成齐抓共管的良好局面。四是开展职工档案管理资格认定工作，由市劳动保障行政部门成立职工档案管理资格认定联审办公室，档案行政管理部门为成员单位，办公室设在劳动保障行政部门，具体负责用人单位、劳动就业服务机构档案管理资格认定工作。五是进一步规范改制企业档案处置工作，规范了改制企业档案处置工作的内部审批程序，明确了档案局、档案馆在企业档案处置和档案接收进馆过程中的责任，为改制企业正确编制档案处置工作方案，及时完成档案处置审批工作提供了保障。
为了保证这些与企业职工档案管理工作密切相关的政策尽快落实，省内新闻媒体给予了大量报道，深受企业和职工个人的欢迎。据市社保局档案中心的同志介绍，当时每天都有企业预约移交档案，日平均工作量在800至1000案卷。
求真务实：推进企业职工档案资源建设
在加强企业职工档案资源建设过程中，长春市档案局遵循“尽力而为、量力而行”的原则，紧密依托劳动部门、社保、国资委等几家大单位，开展企业职工档案收集。
长春市社保局在全国率先实现了企业退休人员档案集约化管理，其管理模式和规模在全国副省级城市和省会城市中位于前列，目前其档案中心被评为科技事业单位档案管理国家二级。现拥有企业职工档案23万余卷。
市劳动就业局成立了企业职工档案管理中心，目前已拥有企业职工档案10万余卷。针对企业职工档案丢失问题，长春市劳动保障部门从2006年开始研究制定“补档”政策。设计了补建档案的相关卷宗和业务流程。现在，只要职工能提供调配手续或招工名册等原始档案资料复印件、职工所在单位证明材料、职工参保或未参保证明材料、职工辖区派出所证明等，就可申请补建档案。长春市启动职工人事档案补建工作以来，已为几千人解决了档案丢失的问题。
长春市档案馆接收了企业职工的录用调配档案115万件，还主动接收66家123062卷破产企业档案，这部分档案里的文书、财务档案也包含很多反映企业职工人事变动情况的佐证信息，如一位20世纪60年代参加工作的老同志曾连续8年在有毒有害工种的岗位上工作过，想办理提前退休，但因工厂破产，手续无法办理。经过长春市档案馆接待人员仔细查找，终于在破产企业的工资名册中找到了他的名字，为他办理提前5年退休手续提供了真实确凿的证据。
面对不断激增的企业职工档案，如何做到既满足广大企业职工利用档案的迫切需求，同时又能保证企业职工档案安全与完整，提高工作效率的问题凸显出来。据当时统计，每个利用者利用手工查询工人调配档案，平均需查35.5卷、翻阅1770件调配证、牺牲3个小时时间才能查到属于自己的那一份档案。有一位下岗职工花了六天时间，翻阅760卷、3万多件调配证，才找到有自己名字的那一份。利用现代化手段，开展企业职工档案数字化工作被提上最紧迫的日程。
长春市档案馆仅用45天工作日就完成115万工人调配档案数据录入任务，极大地方便了企业职工查找档案。为了让利用者在“查到”的同时，更快速地“拿到”，长春市档案馆还创新了“三个替代”的利用工作方式，即网络检索替代手工检索，数字档案替代纸质档案，网络打印替代原件复印。在档案原件不出库的情况下，几分钟内即可完成整个“调档”“出证”的流程。
长春市劳动就业局为档案管理中心利用科技手段实现接收、归档、微机录入、数据库查询同步进行，当天接收的档案当天录入微机，当天就可进行信息查询。这种巧妙的链式管理方法，使工作效率有了明显提高。
长春市社保局退休人员档案管理中心已建立电子档案68638卷，年平均为群众提供档案查询数约占库存档案数的25％。
今年长春市又实施了区域内馆藏信息远程共享工程，即将长春市档案馆与10个县(市)区综合档案馆的民生档案数据进行整合和交换，实现了“互通有无、互换数据、互开证明”。这样只要在馆藏范围内，利用者在首访的档案馆就能查到所需信息，并可异地开具档案证明。这种“只进一个馆就OK”的方式，使查找企业职工档案将会更加便捷，减少了利用者往返奔波之苦
树立形象：打造阳光服务窗口
服务是档案工作的永久主旋律，长春市企业职工档案管理部门始终把为企业、为企业职工做好服务作为工作的出发点和落脚点，不断提升服务质量，让窗口服务充满人性化、洒满“阳光”。
长春市社保局档案管理中心为企业移交档案建起“绿色通道”，企业移交档案可以提前进行电话预约，同时开展不间断的业务咨询，对破产企业、特困下岗职工可以特事特办，免收服务费。
2009年明，公交集团为其单位2000多名退休职工办理医疗保险，通知这些退休人员到档案中心复印档案材料，一时间这些退休职工全部拥至档案中心。时值盛夏，天气炎热，加上这些退休职工年纪都偏大，在排队等候过程中有一些老人由于体力不支几乎晕倒。面对此景，档案中心领导立刻联系公交集团，建议其统一提供职工名册为退休职工办理佐证材料，以免去这些年迈老人东奔西走、舟车劳顿之苦。公交集团即刻派出工作人员来到档案中心，以单位的名义为其职工办理相关手续。原本需要冒酷暑排长队的退休职工高兴极了，连连称赞档案中心为企业职工办了实事。
长春市劳动就业局在办公场所紧张的情况下为档案管理中心设置了通透式服务大厅，每日来查档、交接档案的企业和个人络绎不绝、人头攒动，一位姓解的档案员说：“我们窗口接待日均七八十人，在办理企业职工再就业及退休手续查档高峰时，我们每天要接待企业职工200人左右。”“中心的服务态度很好，档案存在这儿，我放心，今年在办理退休手续时发现我的户口和身份证用名不一致，是中心的同志帮我查找档案开具证明材料。”一位叫邹钟裕的企业职工开心地对笔者说。
论文摘要基建施工企业档案工作会随着项目的不断竣工而变得繁琐，但随着计算机科学的飞速发展，加之信息化建设在施工企业中的推广，促使企业档案管理工作在新形势下向信息化方向迈进。本文从施工企业集团档案管理制度建设，档案人员建设、监督考核、保密措施以及档案信息系统建设角度探讨了企业档案管理与档案信息化工作。
建设项目指建筑、安装等形成固定资产活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。基建施工企业档案工作会随着项目的不断竣工而变得繁琐，但随着计算机科学的飞速发展，加之信息化建设在施工企业中的推广，促使企业档案管理工作在新形势下向信息化方向迈进。在国家刺激内需的四万亿基建投资接近尾声之时，年初国家4万亿水利投资、万亿城轨规划、保障房建设等投资建设项目规划又相继出炉，为基建施工行业新一轮发展加足马力，也为基建施工行业档案工作的发展带来了新的活力。
现在国内档案学者紧紧围绕档案馆和事业单位档案室周围对传统档案工作、档案数字化和电子文件管理等方面进行研究，却忽视了国内大中型建筑施工企业的档案管理和档案信息化工作。随着国家在建重大基建项目陆续完工和新项目不断开标，基建档案正在成倍的增长，建设单位、施工单位和监理单位在工程施工过程中产生了数量巨大、内容丰富、形式多样工程档案在项目竣工验收后应该做成一套套记录着项目生命力鲜活档案。大多数建设、施工单位在施工技术和管理方面是强手，然而在施工后期工程资料竣工鉴定、归档、保存、利用和销毁方面却暴露出了薄弱的一面。
国内大中型施工企业的集团管理性、业务繁忙性、部门与下属单位的多样性决定了企业对档案工作的关注力度不够，往往在需要利用档案去解决实际问题时才想到要综合治理好档案工作。由企业专职档案管理人员根据国家各项档案法规和标准制定本企业档案制度，在企业‘一把手’支持与企业全体员工共同努力与协助下，加强档案工作各项制度的执行与监督，同时将加强档案人员的考核与提高兼职档案人员工作技能相结合，做好档案的利用与保密工作，才能从真正意义上做好本施工企业的档案管理与利用工作。
一、针对集团型企业下属分公司及项目比较多，实际生产活动工作量大，产生文件资料与实物档案多的特点，集团档案工作者易采取集中领导、分级保存与监督管理相结合的原则来做好档案工作。
集团内部设置专职档案主管人员，直接上级为主管档案工作的副总经理；各分公司设一名专职档案主管负责所在公司档案工作，由分公司副总经理主抓；各项目设兼职档案员，负责监督办理项目档案归档。集团总部设档案室，负责集团本部档案资料保存；各分公司设档案室和档案库房，档案室和档案库房的规模设计时要根据公司发展状况考虑能存放10-15年数量档案；各施工项目设临时档案室，由兼职档案管理员负责项目文书档案与工程档案归档的监督和指导工作，项目竣工后档案交由分公司档案库房集中保存。建立一套集团档案主管监督指导、分公司档案管理人员密切配合、项目兼职档案人员严格执行的集团内部档案工作者网络，加速企业兼职档案工作者业务能力培养，同时，企业在发展壮大中也要不断增加档案人员数量。
二、制定一套详细的集团档案整理、分类、归档、保存、鉴定、销毁、保密制度，明确档案工作者与各部门负责资料归档相关责任人员的具体职责，做到岗有其人、人有其责，确保集团各部门及各基层单位所属部门资料、文件以及有记录价值特殊载体档案的整理归档工作能够得到顺利开展。
集团应严格参考国家《档案法》、《企业档案工作规范》、《国家保密法》以及地方档案局制定的档案管理办法，制定出本企业的《档案管理办法》，并将《档案管理办法》纳入企业管理手册中去。各分公司参照集团《档案管理办法》和国家相关行业档案工作规定制定出分公司以及所属项目的档案管理办法。各《档案管理办法》中应明确归档文件类型、归档范围、归档时间、文件保管期限、归档文件整理方法、销毁制度、保密制度以及归档文件所属部门责任，制定各种载体类型档案材料的归档方法、保管与定期检查措施，做好档案室及档案库房管理工作，严格按照档案保护技术要求搞好档案室以及档案库房的防虫、防腐、防高温、防光、防蛀、防盗、防尘工作。
集团应当制定《企业档案人员保密责任制》，确保档案人员认清自己的职责和工作中保密的重要性。划分明确的归档范围，提高其在日常档案工作活动中责任心，确保日常生产活动形成的具备查考价值的档案文件都能够得到有效归档；定期开展保密工作教育，提高专兼职档案人员的保密意识，确保公司商业秘密不被竞争对手窃取，机密不泄露。建立明确的保密责任制有利于提高企业内部员工的保密意识，使专兼职档案工作者有一种做不好自己的工作就有可能被做得好的员工淘汰，使得其不得不提高工作能力，为实现集团最高利益而努力。
三、购置专业信息化系统，制定企业信息化工作发展方向，搞好集团的档案信息化工作。大中型企业应当配置现代化的机房，高端的服务器和高容量移动存储设备，建立档案数字化管理制度，加强档案信息化录入人员素质培训，提高各岗位员工档案信息化水平。
从国内或者国际上的大型档案系统服务商处采购一套基于网络平台的集团版档案管理软件（也可购置具备对接功能的单机版档案管理软件），并与其签订软件维护与版权开发服务协议，确保档案系统能在原有基础上进行少许调整便能够更为合理的服务于本集团的档案信息化工作。每个单位配备一台专用于档案信息化的扫描机器，经过扫描的文件可以直接形成pdf加密格式文档。
在集团服务器机房配置一台专用于档案管理的服务器，服务器硬盘至少要达到10tb，将档案管理系统装入服务器，设好管理员帐号，做好数据库自动备份程序。给集团所有人员分配档案信息系统帐号和对应的权限，组织并做好信息系统使用前调试，用户操作培训，确保档案信息系统可以在最短时间内被所有员工掌握。
在信息系统使用初级阶段，努力发现各模块存在的问题以及系统可以完善的地方，及时联系软件服务商，对系统进行二次开发，使系统能够更为合理运用于本集团档案管理。信息系统要定期维护与检查，制定信息系统安全制度，防止黑客入侵。档案信息系统运行时也要制定明确的系统管理制度，明确信息录入人员职责以及录入信息的格式和数据文件类型、大小以及格式。
四、制定纸质档案与电子文件的利用制度，并监督执行，搞好档案利用工作。
档案最原始的形态就是构成记录性的介质，故在一个企业内部，形成的档案多为纸质档案，或者基于磁介质的录像带、磁带、磁盘等。纸质档案在做好电子数字化之后，按照档案整理办法进行整理、组卷、装订成册；数字化的档案上传到档案信息化系统中去。纸质档案利用时根据利用对象，档案室专职人员按照档案利用制度填写利用者信息，填报利用内容；电子档案借阅只能通过档案信息化系统利用，利用者需使用专用软件狗，只能打印不能下载（如果要下载需要办理特殊的下载利用手续），不能修改档案的原始信息，电子档案利用时，数据库自动通过软件狗识别利用者信息，系统自动记录和统计利用者操作记录。
电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等采取与系统安全和保密等级要求的防范对策。
五、制定档案专职人员与兼职人员的继续教育培训与考核工作。
根据国家档案局相关法规规定，专职档案人员每年至少要进行两次集中的在职继续教育用以提高档案人员的档案工作素质和技能。继续教育包括国家档案协会会议，档案知识交流班等用以提高档案人员技能。企业内部应每年集中开展一次档案培训会议，由行政部经理组织，档案主管主办，邀请1-2名档案学者给施工企业专兼职档案人员讲习档案技能培训课程，制定培训考核措施，考核培训效果。
六、制定定期检查与不定期抽查相结合的归档工作监督制度。
制定每季度档案工作自查制度，每季度末由档案主管、专兼职档案工作人员开展档案工作自查。有档案室和档案库房的单位，每月开展一次库房自查，并上报自查情况总结。制定不定期抽查制度并严格执行，在总结抽查过程中遇到问题时要及时辅导兼职档案人员改正，力争做到促使档案工作向完美方向发展。建立完善的企业档案监督制度，档案主管要坚持在公司领导支持下，认真落实档案工作监督职责。
总之，搞好施工企业档案管理工作是一项持续性、技术性，并带有管理者管理艺术性的工作。档案事业在中国有着悠久的历史，但中国近代档案工作起源比较晚，档案人才与西方国家相比比较薄弱。中国企业档案工作起步比较晚，现在大型国企企业、外资企业、大型民企中从事档案工作的专业人手比较少，特别是基于信息时代的档案信息化工作者数量远远跟不上国家发展的脚步。每年公务员招考，事业单位招考，国有企业招聘中，档案专职管理人才需求数量比较大。可以说，档案工作正逐步从手工工作转化为基于信息化网络的管理技能工作。
参考文献
[1]李和平.国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范[m].企业档案工作规范.中国档案出版社.2010。
[2]丁海滨.档案工作空间论[j].档案学研究,2011(2):15。.
【关键词】档案收集；现状；难点；措施
档案收集工作作为企业档案管理的重要组成部分，日益受到企业的广泛重视。而现实情况却不容乐观，企业档案的收集现状与企业的发展存在较大距离。在经济迅猛发展的今天，如何强化企业档案收集工作，为企业搭建良好的发展平台，更好的适应知识经济时代企业的发展要求，是企业档案工作者的职责所在。以下笔者结合自身的工作经验，谈些粗浅的看法。
1 企业档案收集工作的现状
1.1 档案收集意识弱
具体体现在以下三个方面。一是许多领导只关心企业的经济效益，很少关心企业档案管理工作，似乎该部门的存在，只是一种摆设，没能充分认识到档案工作对企业发展的作用。二是档案管理人员由于不被重视，工作热情不高，长此以往也逐渐淡化了档案收集意识，只是被动坐收档案。三是基层部门更缺乏主动收集整理归档的意识致使部分资料原件及关键资料散落丢失。
1.2 归档文件不齐全
多年来这一问题一直严重制约着企业档案收集管理质量，一些企业只关心红头文件，不太关心其它文件的收集如企业在日常工作中所形成的调查报告、典型材料、统计报表、公证书、合同协议等；注重了行政职能部门的相关材料，而对生产、研发过程中产生的文件资料缺乏跟踪、指导。同时不少企业观念陈旧仅热忠于纸质文件的收集，对一些新型载体的档案，如照片、录音、录像、光盘、磁盘等的收集不够重视、不够熟悉，收集质量也得不到保证[1]。此外，一些重要的会议记录如党委会、办公会记录等以问题不能归档而留存在有关部门。值得注意的是部分科技人员从各自利益出发拒绝移交档案，档案私存问题较为普遍。凡此种种不胜枚举。
1.3 档案收集范围窄
企业档案收集部门除了对一定范围内的档案进行收集外，对于以下类型的档案还缺乏有效的收集：一是对突发事件的档案收集，如工伤事故、自然灾害损失、设备故障维修等；二是对会议档案收集，包括各种表彰、重要会议发言、经验总结等。三是对实物档案的收集，如奖牌、锦旗、字画等。四是电子档案信息的采集，这些资料大部分仍留在各相关部门并随时间的推移而丢失。五是新形势下归档范围也相应扩大，收集内容也在不断变化中。
2 档案收集工作的主要难点
2.1 档案收集工作艰巨复杂
档案是企业经营活动的真实依据，信息资料不仅繁多，而且档案内容要求真实、及时、完整，使得企业档案收集工作艰巨而复杂。《企业档案实体分类法》中将企业档案分为党群、行政管理、生产管理、基础建设、职工档案、产品及科研类等，直接涉及到企业管理的各个方面，在企业档案资料中，一般科研项目及基建工程项目等专业性较强。因此，要做好档案的收集工作，除了需要一批高素质的档案管理人员之外，还需要企业的各个部门协同进行。
2.2 档案收集工作保障机制不健全
虽然企业内部建立了档案管理的各项规章制度，但档案工作制度依然不够完善，还缺乏对档案工作监督和保障。部分领导存在着“重业绩、轻档案”的错误思想，这对企业档案部门进行立卷归档工作造成了很大的影响。
2.3 档案收集工作面临着新挑战
随着计算机网络技术的普及，企业档案在办公自动化的带动下出现了大量以光盘、磁盘为存储介质的文件，使传统的纸质档案逐渐被多载体并存的形式所替代。新形式下，现代化的电子文档及档案收集的网络管理方式对传统档案收集工作带来了新的挑战，鉴定电子档案的真实性、电子档案多种多样的保存格式、软件的升级等问题都对企业档案收集工作带来了很大的困难。
2.4 档案工作管理不力
由于档案不对企业产生直接效益，所以一些企业领导不太重视档案工作的建设，档案管理明显滞后。表现在收集阻力大、部门不配合、资料不齐全等。同时许多员工也缺乏档案知识，缺少处理相关业务的能力，不能有效收集保存有用的资料，各种资料随意丢放无人保管，无法保证收集到完整、全面、真实的档案资料，档案管理工作极为被动。
3 加强企业档案收集的措施
3.1 加强“两法”学习，开展档案宣传工作
企业档案工作者应加强学习《档案法》和《企业档案管理办法》。在企业领导的支持和带领下，大力开展档案宣传教育工作，如举办《企业档案管理办法》的专家讲座、知识竞赛，经常开展档案立卷归档检查和评比工作等，结合企业的实际情况，将档案工作服务于各个部门、各项工作中，从而有效发挥档案存在的价值，让企业员工了解档案收集与管理工作的重要性必要性，自觉做到遵法守法，努力提高归档意识[2]。
3.2 建立档案工作保障机制，确保档案事业健康发展
建立档案工作保障机制，应健全档案工作管理制度，遵循“依法治档”的管理办法，真正落实《企业档案管理办法》中提出的“把档案收集和立卷归档工作纳入企业的各个部门职责范围、把档案工作纳入企业整体的发展规划、企业在检查、总结及验收各项工作中，对档案工作也要进行检查、总结和验收。”同时，为加强企业档案服务，应强化行政制约措施并将档案工作纳入年终考核范围。
3.3 提高档案管理人员素质，加强档案工作的监督指导
加强企业档案的监督指导能有效的保证档案收集的完整性和全面性。档案工作人员只有通过熟悉国家和企业关于档案收集工作的办法、原则、政策以及任务，及时更新知识，不断提高自身素质、业务能力及服务水平，才能更好的监督指导企业档案工作。同时还应充分掌握和了解对各个部门、各个阶段档案工作所存中的问题及情况，熟悉各种档案资料的作用及价值并主动下基层耐心细致地帮助各部门档案兼职人员提高业务水平。只有这样，上下联动才能促使档案更好地服务于企业的各项工作中。
3.4 加强组织领导，改进薄弱环节
要改变企业普遍存在的档案工作管理不力的局面，企业领导必须高度重视，档案人员也应经常与部门领导沟通、汇报并将企业档案利用所产生的效益及时反馈给相关领导，让他们充分认识到档案工作的重要性和必要性，从而取得领导的支持和帮助。在此基础上应健全高效的档案管理网络组织并正常行使职能，同时一定要将档案管理制度真正落到实处。若企业管理制度形同虚设措施不能到位，档案的管理工作也无法跟上，也就很难收集到掌握在员工个人手中的重要档案资料[3]。尤其在遇到岗位调动、人员分流等情况下，一些重要资料往往被带走或直接丢弃，企业将面临重大的损失。
3.5 创新档案工作服务机制，不断适应形势变化需求
企业档案收集工作是否顺利，关键在于档案部门提供档案利用的服务质量以及企业关于档案工作的相关制度保障。
优质的档案服务可促使企业内部员工对档案的认知和热爱，从而促进档案收集工作的顺利开展。当前计算机网络技术、管理信息化、办公自动化的迅速发展，使档案收集工作在服务与创新过程中得到了技术保障。为此档案工作人员应加强档案信息现代化建设，努力实现档案收集及提供服务的现代化模式，其中包括建设档案全文数字化和建设档案目录数据库，从而为企业员工查阅档案提供更多的方便。此外，还应利用网络平台积极探索电子文档的收集与归档集中一体化管理，以实现企业档案的创新管理与服务。
4 结语
总之，档案收集工作是档案管理的起步阶段，其重要性非同一般，它关系到档案管理的整体质量。作为档案工作者理应承担起这副重担，以高度的责任感和事业心，克服档案收集过程中存在的各种阻力及困难，采取行之有效的措施，结合企业各自实际，努力探索新思路和新方法，使企业档案的收集与管理工作不断完善，推动企业档案管理工作健康发展。
参考文献：
[1]王淑改.新时期企业档案收集工作中存在的问题及对策[J].档案天地.2012，6（02）.
