时间：2023-05-29 18:17:32
一、部门架构
（一） 部门概述：
德化陶瓷职业技术学院学生会办公室是学生会内部的协调枢纽。是学生会的内务 性的部门，它综合协调上级领导机关、学生会各职能部门的事务关系；协调处理学生 会有关突发和重要事件，保证学生会整体工作正常运转。
是提供培养组织、社交、队伍建设、干部培养、财务管理、信息联络等综合能力 的舞台。
办公室宗旨：内强素质、外塑形象、机构简明、沟通迅速、作风严谨、工作高效 。
专设档案组负责学生会内部档案的整理、收取、归档；物品组负责学生会办公室 物品的整理、外借和采购；通知组负责学生会值班、会议及其他事务的通知；考核组 负责学生会内部成员的考勤等项目的考核；财务组负责学生会内部财务的监督和管理 。
（二）部门职能：
主要负责学生会文件起草、信息汇总、资产管理等事务性工作：
负责学生会成员的各项工作考核，
负责学生会财务管理工作；
负责各活动前预算和活动后结算的审查及活动过程中的考勤；
做好学生会各种大小事项的备忘录；
追踪各部门活动，积极参与其召开的会议，对学生会的各项会议进行记录并考勤 ；
督促各部门完成相关的工作总结；
对学生会人事等档案进行管理；
安排各部门和社团的活动场所及时间；
收发学生报刊；
对学生会的大规模活动进行后勤保障工作；
与生活部共同管理学生会办公室物品及其布置，并负责办公室物品外借及记录；
制订学生会年度行程表、通讯录；
与主席一起出席或代表主席出席校级会议并做好会议记录；
传达学生会有关决议到各班；
审批并公布学生会各项通报表扬；
整理各部门活动总结；
管理学生会档案；
保持与其他职能部门、各系部联系交流。平时的工作具有很大的机动性。
1、协助院团委、学生委员会、主席团组织学生进行各项工作，当好参谋，协调 各职能部门开展工作，保证工作的正常进行。
2、负责对学生会干部进行各项工作考核，针对各部门的工作情况及时推优。
3、负责起草和制定学生会文件和条例，收发相关文件。
4、负责学生会各类文件、档案的归档、存档工作。
5、负责组织、安排学生会的各种会议、学习和重要活动及紧急会议的通知及签 到，并做好相关的会议记录、会议考勤。
6、保管学生会办公室的所属财务，负责学生会内部财务的监督和管理，负责学 生会物品的采购、分发及管理。
7、负责安排学生会成员值班，监督学生会成员按时值班并及时处理值班过程中 的各项事务。
8、设公开意见箱，接收同学对学生会工作、班级工作、各部组织活动的意见或 建议，及时检查意见箱，听取同学的正确意见并及时核查并向相关部门反映。
11、负责组织学生会新成员的招聘，开展各成员的各类培训，提高学生会成员的 工作水平。
12、完成学院领导、学生委员会、主席团布置的其他工作。
学生会办公室各成员职能：
主任：负责日常会议的组织和召集，负责点名并做好会议记录。
负责传达院团委、学委会及主席团的有关决定和指示。
完成学生会各项考勤、考证等工作，协助主席起草制定学生会有关文件。如制度 、规定、通知等。
负责学生会各种材料的打印和管理，负责文件的发送、交办及存档工作。
负责协助主席对全体学生会干部、干事的工作做好记录并备案。
配合其他职能部门的工作，完成学生会交给的其他工作。
副主任：每周负责召开班干集中会议，收集各班值周表，并定时统计，打印、分 发至各班。
每周负责交拿工作日志，将各部对校学生会的意见向校学生会提出。
协助主席、副主席协调各职能部门的工作安排和工作开展，完成主席、副主席交 给的任务。
负责通知学生会人员参加各种会议，作好学生会工作会议的内容记录。
协助主任收集及整理学生会工作的计划、总结材料及活动材料。协助主任记载学 生干部在工作期间的主要成绩和表现情况，作为对学生干部的评价和评选根据，以激 发每个学生工作热情和积极性。
负责定期收集分会各干部会议记录本，交至主席批复及各班班会记录本，交至分 管班级事务副主席批复。
干事：
二。部门运作：
档案管理制度、物品管理制度、值班工作制度、办理V网 ，制作通讯录、会议制 度、人事管理制度、意见反馈处、负责学生会财务管理、活动制度、学生会干部考核 制度
（一）档案管理制度
1）学生会档案管理工作由院学生会办公室档案组具体实施，做好档案管理。
2）学生会各部门设立专职档案管理员，负责本部门档案的暂时管理。，一定时 间后统一交于院办公室档案组。
3）各部负责档案的副部长应与办公室档案组成员加强联系，沟通思想，交流经 验，以利于档案制度的顺利推行。
（二）物品管理制度
1）学生会物品归集体所有，放于办公室。由办公室物品组负责管理。各部需要时 ,必须向办公室借取，并做好登记手续。未经办公室同意，任何人不得私自带走或外借 。
2）各部门在领取办公用品时，必须先由部长在《办公用品登记薄》上进行登记 并核对物品品种，规格，数量与质量，确保没有问题后，再在《办公用品登记薄》上 签字，确认领取。
3）任何人不得私自挪用办公用品，如若发现，严肃处理。
4） 各部门存放于办公室的海报、横幅等物品，应向办公室人员说明物品用途及 存放时间等，并听从办公室安排存放于指定地点。如无任何说明，办公室可将其自行 处理。
5） 对于没有经过办公室管理人员办理借物登记而擅自将办公室物品拿出的部门 或社团，在向办公室说明情况后，需在1日内补办登记手续。对于没有按时补办借物登记 的部门或社团，办公室有权强行收回并取消借用部门或社团一定时间内的借物资格， 并按实际情况进行警告、严重警告、公开批评。
（三）值班工作制度
1）办公室通知组成员负责及时通知学生会各成员值班。值班时间为院学生会日 常值班时间：周日至周五（除法定节假日外）晚上19：00—20：30，值班地点为院学 会办公室（图书馆二楼）值班人员由办公室统一安排。
2）办公室值班的督班工作由办公室成员负责，督办人员应登记好值班人员值班 情况，值班人员在值班期间如果有部门或社团进入学生会开会需要他们做好会议记录 ，并交至办公室档案组存档。
（四）会议制度
1）会议过程中，与会人员应自觉关闭通讯设备的铃声，遵守会场纪律，勤于思 考，踊跃发言，积极做好个人会议记录，以便为工作提供参考。
2）与会人员如有事无法参加会议应提前向负责人请假，并填写请假条，有特殊 情况可补假，否则视为无故不参加会议。
3）没有正当理由，不可请假、迟到、早退，考勤情况由负责人统一管理。
（五）办理V网 ，制作通讯录
1）为了加强我院各师生的联系，我院开通了德化校园V网套餐，每月5元套餐费 。此套餐由办公室成员负责办理。
2）我院各师生到办公室负责人处登记并填写好个人资料，办公室负责人再按实 际情况及时到山下营业厅办理。
3）办公室成员负责制作院学生会通讯录及各系学生会通讯录，各班级班委通讯 录。
（六）学生会干部调动，辞职
1）如果学生会干部要调动或辞职，由办公室人员负责发放调动表，辞职表给本 人填写，如实地填写表格后由办公室人员负责收回。
2）调动表，辞职表由办公室专人负责统一管理并存档。
（七）学生意见反馈处
1）如果有同学对学生会有什么意见或建议皆可向学生会办公室，意见或建议合 理的，学生会办公室再向主席团反映情况。
2）对于学生放映的情况如果办公室可以自行解决则应及时把问题解决。
（八）负责资金管理、报销
1）办公室负责各部门的活动报销，各活动的报销表由各部长交于办公室主任并 由办公室主任上交到学校。
2）报销经费只限于各部活动所必须开支，属个人使用物品或私人开销不予报销 。
3）各部门应本着实事求是，勤俭节约的原则购买活动所需的物品，尽量避免不 必要的损失和浪费。
（九）活动制度
1. 学生会的各项活动，办公室所有成员必须参加，各成员按照活动负责人规定 的时间准时参加，不得无故迟到、早退或缺勤，有特殊情况必须向办公室副主任或办 公室主任事先说明，缺勤、迟到、早退者，将予以通报批评。
2.在学生会的各项工作与活动中，成员必须自觉佩带工作证、校徽。
3.每次活动5分钟之前学生会办公室需安排负责人进行活动签到并于活动收场完 后进行活动签离，以确保活动顺利进行，若未签到者将予以缺勤处理。
（十）奖惩制度
1.每学期期末，学生会将进行“优秀学生会干部”的评比，评比将结合各种考 核情况进行。
一、办公室主要职责和任务
办公室是分局的综合业务职能部门，围绕分局中心工作参与政务，管好事务，搞好服务，确保分局日常工作的正常运转。其主要职责和任务：
（一）负责起草分局重要文件，审核机关业务部门拟制的文件。
（二）负责信息综合、学术调研、税收宣传、文电处理和学会秘书工作。
（三）负责机要、档案、信访和来访接待工作。
（四）负责局领导交办的组织协调、督促检查工作。
（五）负责协调、安排全局各类会议和有关会议的组织工作。
（六）参与协调、组织分局领导参加的有关活动。
二、办公室各类人员工作职责
（一） 文秘人员职责
1、 承办以分局、分局办公室名义上报、下发的公文。
2、负责分局年度总结、工作要点、综合性经验材料等重要文件的起草。
3、按照分局领导指示，向上级有关部门反映分局重要工作的落实情况。
4、负责分局各类信息的搜集、综合、传送上报和对下考核。
5、负责落实调研课题，撰写调研报告，组织分局学术理论研究活动。
6、负责与新闻单位的联系和新闻报道稿件的撰写、审核、报送。协调组织税收宣传活动，承办上级交办的涉税杂志征订工作。
7、负责分局领导交办有关工作的督促检查、组织协调和情况反馈。
8、承担分局《月工作要点》和《周会议安排》的收集、综合拟制。
9、负责记载分局《大事记》。
10、负责局长办公会、分局局务会的会议记录、会务工作和会议纪要的起草。安排、协调以分局名义召开的各类会议。
11、参与协调分局领导参加的各种公务活动。
12、负责分局各类电、函的处理。
13、负责分局日常值班和来访接待工作。
（二） 机要人员职责
1、 负责全局各类文件收发、传阅、借阅工作。
2、 负责分局印鉴、介绍信的保管和使用。
3、负责全局重大事件的记录、整理、保存。
(三)档案人员职责
1、负责本机关应归档文件材料的收集、整理等文书立卷工作和案卷的接收与移交；
2、保管本机关各种门类和载体的档案，汇编档案资料，编制检索，提供档案利用；
3、整理室藏档案，科学分类排列，系统编目编号，使之达到规范标准，并做好档案的鉴定、统计工作；
4、搞好库房管理，落实“八防”措施，保护档案安全并定期核对清点档案，保持账物相符；
5、对所属机构形成的各种文件材料的收集、整理、归档进行监督和指导；
6、办理领导交办的其它有关档案业务工作。
（四）打字员职责
1、 负责分局、分局办公室文件的打印或复印。
2、负责对微机、打印机、油印机进行和复印进行定期保养，负责文件头、文件纸及打印零配件保管工作。
3、完成领导交办的其它工作。
办公室工作制度
一、档案管理制度
（一）档案归档制度
归档范围：本机关在各项工作活动中形成和使用的公文、电报、簿册、图表、录音、录像、相片等，凡是反映本机关工作活动具有查找利用价值的，均属归档范围。
归档时间：文书档案第二年上半年完成，会计档案隔年一季度完成，科技、声像档案在工作项目，活动之后随时归档。
归档要求：
1、一个机关在其工作活动中形成的各种门类和载体的档案为一全宗。
2、 分类一般采取年度——问题分类。
3、案卷的排列、以全宗为单位，按不同门类、载体和不同保管期限分别排列，排列方法统一，前后保持一致，不可任意改动。
4、根据不同门类和保管期限，按照案卷排列的顺序编制卷号，在一个全宗内，案卷目录号不得重复。在一册案卷目录内不得出现重复案卷号。
5、案卷质量应符合《武汉市机关档案室业务建设暂行规定》的要求，案卷格式和各种装具符合国家和市档案局标准，卷内文字严禁使用铅笔、元珠笔。
（二）档案保管制度
1、本机关形成的各处门类和载体的档案，由档案室集中统一管理，做到专室、专柜、专（兼）职人员负责保管；
2、档案室有防资措施，防风窗帘，防火器材，档案柜内放有防虫、防腐药品，以使档案得到安全保护；
3、根据气候条件，适时开窗通风或密闭门窗防潮，以保持室内一定的温湿度；
4、档案室内严禁吸烟、存放易燃、易爆物品及招鼠之物，保持室内清洁；
5、平时出入库存的档案，应及时清点登记，并定期检查室藏档案、经常检查电灯、电器线路有无破损，下班前注意关灯、锁门、关门窗。
6、档案人员变动工作时，必须办理交接手续，严格核实交接的档案。
（三）档案保密制度
1、经常对机关工作人员进行档案保密教育，明确保密范围，严守保密纪律，执行《保密手册》；
2、非因工作不得随意谈论档案内容，不得在和人交往和通信中泄露属于国家机密和档案资料；
3、不得擅自提供、翻印、复制、抄录、携带、销毁属于国家机密的档案资料，并严禁将档案携带、传递、寄至境外；
4、凡属保密档案，不得利用公开的报刊、书籍、展览、广播、录像进行宣传；
5、严格控制机密档案查阅范围，并按照保密规定，对归档后多余的文件材料及时销毁；
6、定期检查档案保密情况，发现问题及时上报，不隐瞒、失泄密事故；
7、加强库房管理，非本室工作人员严禁入内。
（四）档案利用制度
1、档案室保存的各种门类和载体的档案均属利用范围，主要为领导决策和机关各项工作服务；
2、本机关工作人员查阅档案，均限于本人工作范围所形成的档案材料，查阅超出本人工作范围的须经有关负责人同意；
3、 查阅保密档案范围，需经主管领导批准；
4、外单位查阅档案时，必须持介绍信，经同意按介绍信内容查阅；
5、查阅档案时，严禁涂改、勾划、抽页、折毁、剪裁、增删档案，对摘抄的档案不得私人保管或转借传阅，更不能翻印公布、倒卖；
6、查阅档案必须履行登记，注销和检查手续，当面点清，如发现差错，及时追究责任，并采取补救措施。
二、办公室会务制度
1、为保证办公室工作高效协调、顺畅运作，建立办公会制度；
2、办公会由主任或委托副主任主持召开。
3、会议一般每周一下午召开，有特殊情况可临时召开。
4、参加会议人员为办公室全体人员，必要时通知有关人员参加。
5、办公会主要内容为汇报讲评上周工作，布置下周及近期主要工作，商议、协调、解决工作中遇到的矛盾和问题。
6、秘书室承办会议的会务组织工作。
三、打印室管理制度
1、 文秘人员负责打印室的管理工作。
2、文秘人员对送交的文件、材料应逐一登记、校核，并签字后送打印室打印。
3、电脑等打印设备要经常维护。打印设备出现故障应及时分析，查找原因，并向办公室领导汇报。
4、严格打印或复印程序和手续。打印文件必须有领导签字、有文号、有校对人签名。不得私自接受打印件或复印。手续不完备的应拒绝打印。
5、保证打印或复印质量，提高工作效率。坚持谁起草谁校对，两校一复核制度。急件随到随打，平件一般不超过三天。一般差错率控制在千之分二以内，杜绝原则性差错。
一、主要工作情况
(一)重视理论学习，坚定政治信念，明确服务宗旨。
认真学习邓小平理论、三个代表重要思想和党的十七大精神，根据自身业务工作的需要，我认真钻研政治理论和法学理论知识，积极掌握法制工作技巧和技能，以使自己更加胜任本职工作。积极参加政府办公室组织的政治活动，能针对办公室工作特点，在加强法制业务知识学习的同时，挤出时间学习有关文件、报告和辅导材料，通过深刻领会其精神实质，用以指导自己的工作。时刻牢记全心全意为人民服务的宗旨，公道正派，坚持原则，忠实地做好本职工作。
(二)结合实际，探索创新，认真做好本职工作
一是加强了行政执法证件管理工作。0月协作落实了举办全县依法行政知识培训班的前期筹备以及会务工作，培训结束后，通过认真阅卷判卷，对参加培训考试合格的人员颁发了《行政执法人员培训证书》。0月份，对全县00名行政执法人员的执法证件进行了审核登记，其中原持有执法证件合法有效的00人，申请补办新办了00人、换发了00人，因退休或调离原工作岗位等原因注销00本，从而确保了行政执法的严肃性，推进了行政执法证件管理的规范化、制度化。
二是深入推进行政审批制度改革工作。协同办公室成员共同组织县级各部门对行政许可事项进行了全面清理，经逐项审核、签署意见后，清理出县级应执行的行政许可项目00项;行政许可实施主体00个。下半年组织开展了第二批清理工作，此次清理重点放在非行政审批事项的确认上。经过查找法律依据，与同事反复讨论等工作过程，大大提升了自己的业务水平，也解决了以往对行政许可与非行政许可界定不明确、认识不到位等问题。
三是积级做好规范性文件备案工作。全年备案各部门报送的规范性文件00件。报送00法制办备案的本级政府规范性文件00件。
四是深化完善推行依法行政责任制工作。下半年，我先后到公安局、国土局、工商局、经贸局、安监局、统计局、信访局等十余个单位对其行政执法主体及其执法依据的清理工作进行指导。
五是加强了行政执法监督检查工作。今年下半年，我参与了今年组织的第0次行政执法监督检查。该检查主要是针对00个执法单位开展政务公开情况和行政执法案卷质量等问题进行全面了解。
六是积极开展新法宣传活动。0月0月份，下承办设计制作了庆祝行政复议法实施条例公布实施、政府信息公开条例知识要点、保密法宣传板报共3期，悬挂横幅2条。
七是认真完成各类文字材料的撰写工作。根据工作需要，今年共负责起草、印发、转发文件0件，各类工作总结、文字材料00余份，保障了法制工作的顺利开展。此外，在建立健全法治六进工作方面，及时地制定了法制办法治进机关实施意见、工作计划以及目标措施等一系列的工作制度。
八是认真做好法制办档案管理工作。进一步整理、完善了法制办档案工作，将近年来的文件材料分门别类、建档立案。
(三)服从领导安排，努力完成领导交办的其他工作
一年来，除积极做好法制工作外，对办公室领导临时交办的服务、接待、节日板报制作、张贴横幅等工作任务做到交必办，办必果;按要求保质保量的完成了每月00篇的信息上报任务;对值班时间领导交办的文行任务做到件件有落实，事事有回音。同时，还认真完成了政府党支部领导交办的计划、总结等文字材料撰写工作。
二、纪律作风情况
在日常工作中，本人能够遵守办公室各项规章制度，恪尽职守，爱岗敬业，勤勤恳恳，任劳任怨，积极参加办公室各项活动，具有较强的事业心和高度的责任感;注意学习办公室有关业务工作知识，总结吸取工作经验，不断弥补和改进自身存在的缺点和不足，从而使自己的办文和办事能力乃至整体工作素质都得到较大的提高，胜任本职工作，做到开展本职工作得心应手，游刃有余。
三、存在的不足和今后努力方向
(一)职务
1.负责督促、检查行政部门对党和国家的方针政策、上级指示和厂长办公会、厂务会决议及厂长决定的贯彻执行。
2.定期组织收集、分析、综合全厂生产、行政各方面的情况，主动做好典型经验的调查总结，及时向厂长汇报、请示工作，并定期向上级书面汇报。
3.根据厂长指示，负责组织厂长主持的工作会议，安排做好会务工作。
4.负责起草厂长授意的综合性工作计划、总结和工作报告，主动为厂长当好参谋。
5.组织起草厂部文件(对各职能科室以厂部名义起草的文件负责审核)，做好全厂文件的编号、打印、发放以及行政文件的立卷、归档、保管工作。
6.组织做好厂部印鉴、介绍信使用保管、函电收发和报刊收订分发工作，及时编写工厂大事记。
7.会同党办负责协调安排涉及多部门领导参加的各种会议。
8.组织做好来客接待和小车的管理工作。
9.指导做好电话话务与机线维修工作。
10.根据厂长方针目标要求，及时编制本室方针目标展开，并组织检查、诊断、落实。
11.负责全厂公办用房的分配调整及办公用品用具标准的制订和管理，并对办公用品、用具标准化及各科室文明办公进行检查督促。
12.负责完成厂长临时交办的各项任务。
(二)职权
1.有权向全厂各部门索取必要的资料和情况。
2.对厂部会议决议和厂长指示的贯彻执行情况，有权检查督促。
3.有权催促各部门按时按要求完成上级机关下达的工作任务。
4.有权督促各部门及时做好文件、资料的立卷、归档工作。
5.有权按厂长的指示、协调各部门之间的工作关系。
6.有权安排调度小车的使用。
7.对各科室以厂部名义起草的文件有审核和校正权。
8.对不符合上级规定，或质量不高、效果不大的文件、资料有权拒绝打印发放。
9.对要求多部门领导参加的会议有综合平衡或精简压缩的权力。
10.有权根据厂长的指示，对办公用房进行分配和调整，对办公用品，用具标准化进行检查、督促。
(三)职责
1.对得知生产行政工作出现异常情况，未能及时向厂长反映，以致造成重大损失负责。
2.对厂部行文发生差错，收集与整理的资料失实造成严重后果负责。
3.对机密文件和文书档案管理不严，发生失密、泄密或丢失、损坏负责。
4.对公文、函件、报刊、电报传递不及时，或发生丢失、误传现象，影响工作负责。
5.对印鉴、介绍信管理不严，使用不当造成不良后果负责。
6.对所属服务工作质量差造成不良影响负责。
7.对本室所属岗位发生设备、人身、交通、火灾事故负责。
1.在总工程师(副总工程师)的领导下，负责全厂技术管理的组织工作和事务工作，负责各技术科室和部门的协调工作。?
2.筹备组织总工程师主持召开的有关技术工作会议，整理下发会议决议，督促贯彻执行。并经常调查研究、收集整理全厂技术工作情况，掌握生产技术薄弱环节与质量动态，向总工程师汇报，提出建议。?
3.组织编制工厂技术发展的中、长期规划和年、季技术工作计划，组织技术管理的改革和重大科研项目、重大技术关键的攻关安全。?
4.编制科研、新产品试制计划和生产技术准备综合计划，下达计划任务书，并组织实施，做好生产技术准备工作，确保投产的要求。?
5.组织编制企业技术改造规划和年度技术组织措施计划，并负责实施管理工作。?
6.负责技术革新的立项和组织鉴定工作。?
7.负责制订工厂技术引进、智力引进和探索涉外合作项目的计划，组织技术引进项目的调研、立项考察、谈判、签约及引进设备与设施安装、调试、验收的技术工作，及时组织对引进技术的消化吸收和资料的形成、积累、立卷归档工作。?
8.负责综合技术管理工作，组织技术口各项管理制度、工作标准、工作程序的制订和修订工作，做到制度、标准、程序齐全，责任明确，管理科学，并进行督促和考核。?
9.负责对外技术的归口管理，审查各技术业务科(室)对外的技术公文、要件。特别重大事项的提请总工程师审批、签发。?
10.负责科研新品的管理，组织科研新产品的立项、调研、编制可行性分析报告和方案论证书，组织鉴定和新产品证书报批、请奖等工作。?
11.根据总工程师的方针目标展开要求，负责本室和技术口方针目标的展开、检查、诊断和落实工作。?
12.负责完成总工程师临时布置的各项任务。?
职权?
1.有权检查、督促、考核各车间及有关部门的技术工作和计划执行情况，并索取有关资料。?
2.有权协调处理技术管理各部门之间的关系。?
3.受厂领导、总工程师、副总工程师的委托，有权召开技术口的工作会议，直接处理或布置、检查有关事宜。?
4.有权参加研究技术工作和技术人员的晋升、调资、奖惩与聘任等有关会议。?
5.有权参加各有关部门的技术、质量工作会议。?
职责?
1.对未完成或未正确履行总师办各项业务工作负责。?
2.对年度技术组织措施、新产品开发、科研技改及生产技术准备综合计划未组织落实完成负责。
? 3.对引进技术不能及时组织投产和消化吸收负责。?
4.对各种技术报告、技术文件报表的正确性、及时性负责。?
5.对所签署的各种技术协议未经充分论证造成损失负责。?
6.对管辖内技术文件、资料立卷归档不及时、不完整和泄漏工厂技术机密负责。?
为了提高工作效率，保证志稿质量，根据中志组印发《地方志书质量规定》和国家新闻出版总署颁布的《图书质量管理规定》，结合我办工作实际，现制定志稿校对打印工作制度。
第一条 凡由我办承担的志书、年鉴和其他出版物的校对工作，均纳入本工作制度管理范围，实行工作效率和工作质量问责制。
第二条 校对时至少两人为一组，每次校对实行三校制，进行交叉校对。
第三条 分组安排打印校对任务，由组长负总责，责任校对负责具体工作，对每个校次的校对均需有详细记录并保留校样，成稿由组长、责任校对签名。
第四条 参与稿件校对打印工作的人员必须以高度负责的态度，认真履行校对职责，按质量和时间要求完成校对任务，不得敷衍了事，也不得脱离原稿擅自校改。
第五条 校对工作应及时进行，每10万字三校次时间不超过两周。
第六条 校对打印差错率(不含原稿错误)规定：初校＜3/10000；二校＜2/10000；三校＜1/10000。对所送校样差错率＞3/10000的，应退回重新校对。
第七条 交清样的稿件，应由各组组长做责任校对，并通读三校样，其差错率应＜1/10000，确保错误率在地方志书质量规定的允许标准之内。
第八条 每万字文字差错两个字以内（含标点符号），免于扣罚。错3～5字，每字5元；错5字以上，每字扣罚10元（指超过5个字以后的字数）。
第九条 人名、地名、职务、数字等重要信息差错，按一般事实差错计算，扣罚20元/处。
第十条 文字差错如出自原稿，而责任校对不能校出的免责。
中央国家机关各部门：
现将中央国家机关2000公积金年度（2000年7月1日至2001年6月30日）住房公积金缴存比例及年度核定工作的有关事宜通知如下：
1.中央国家机关各部门及所属在京单位2000公积金年度住房公积金职工个人缴存比例与单位缴存比例均为8％。有条件的单位可适当提高缴存比例，但最高不能超过10％，高于规定比例8％的单位缴存部分不得列入成本或使用财政拨款。
2.2000公积金年度住房公积金年度核定工作于5月1日开始，各单位到单位公积金账户所在的银行公积金经办网点领取《住房公积金核定清册总表》和《住房公积金核定清册》，填写一式三份，加盖单位印章，于6月20日前送交银行经办网点。
3.各单位要认真核定新公积金年度实际应缴人数和每个职工的应计提基数（为上年度1999年1月1日至1999年12月31日职工个人月均工资额），在此基础上核定出每个职工的月应汇交额和单位月应汇交总额。
各部门房改机构接此通知后，请尽快转发所属在京单位，做好住房公积金年度核定工作。
一、 高校二级学院办公室概念
二级学院办公室是从事日常事务的综合机构，是学院的中心枢纽和综合管理部门。同时是教学管理、学生管理、科研及其全体教职工的后勤保障机构。它起着承上启下、协调各科室、平行院系和各职能部门关系的作用。是学院工作顺利进行的关键环节。
二、高校二级学院办公室特点
1、执行能力，办公室属于行政管理层，而不属于领导层，所以其工作性还应具备执行力的特点，这一点要求办公室工作人员能自觉执行各项指示和精神，作为学院的办公室不能只是机械、教条性的传达。而是要根据本部门实际情况，将政策的原则性和执行方法统一的结合起来，力求达到最佳的执行力度。
2、 服务能力，管理就是服务，只有遵循教学教育规则和管理原则，才能真正实现为教学服务的目的。因此办公室人员必须树立为教师、学生服务的意识。要做到耐心、细致、热情、周到。
三、高校二级学院办公室工作存在的主要问题
（一）二级学院办公室工作人员素质建设问题
办公室工作讲究的是高效率、高质量，工作的效率包括办事速度和质量。只有在保障质量的前提下，加快办事速度，才是真正的高效率。另外办公室工作人员应该具备过硬的政治素养，熟练的工作技巧和良好的工作作风才能满足工作的需要。现在很多的二级学院办公室工作人员参差不齐，有的是从辅导员或者教师中调剂，有些是直接留校的毕业生。绝大部分人员属于“半路出家”水平显而易见，直接影响了办公室工作的有效发挥。
（二）二级学院办公室工作管理制度问题
制度是每一个单位和机构在管理中的重点突显，拥有良好的制度管理可以减轻管理工作的难度。在高校很多的二级学院中办公室人员少任务重，如果不制定健全的管理制度，办公室规将无法实现规范化和制度化。而有些二级学院只是根据学校的管理制度来约束，并非从学院的实际情况出发制定相应的规章制度，这也导致很多时候学院的整体形象大打折扣。
（三）二级学院办公室管理的信息化问题
目前在各行各业都向着信息化办公发展，二级学院办公室也不例外。现如今二级学院都拥有计算机等一些现代化设备，但是由于办公室工作人员猎取计算机和其他一些现代化设备信息较少，无法针对办公室设备故障方面进行维修，缺乏专门的学习和培训。现大部份的信息处理还停留在纸质档文稿处理和打印的基础上，信息化程度不高，直接影响到办事效率和进程。
四、高校二级学院办公室存在问题的对策
（一） 要强化办公室职能，充分发挥办公室作用。办公室人员的素质直接关系到工作的效率和质量。素质的高低是能否开展办公室各项工作的前提，提高办公室人员的综合素质是促进办公室管理水平的重要途径。1、在人员素质建设方面应该加强办公室工作人员政治素养，加强理论学习，不断提高政治觉悟，定期组织办公室人员深入学习马列主义、思想、邓小平理论和“三个代表”的重要思想，用科学的理论来武装自己的头脑。坚定共产主义信念，牢牢把握政治方向，以高度的责任感和奉献精神，圆满的完成各项任务。2、要求办公室人员要广泛猎取办公文化知识以外的管理技能知识和计算机网络知识等。不断提高综合素质，同时要结合工作的实际情况，增强各种能力锻炼。不仅要增强语言表达和文字的能力，还要具体应对突况的应变能力。只有具备良好的组织协调能力、综合分析能力和突发事件的应变能力等，才能更好的应对各式各样的复杂问题，适应变化多样的管理要求，提高办公室服务质量。
（二） 制度化和科学化是做好办公室管理工作的重要前提，是规范办公室人员行为的准则和依据，有效的管理制度是推动学院工作正常运行，提高工作效率的重要基础。1、首先要制定健全的办公室制度，按照从细、从实、从严的原则出发，建立各项规章制度，规范档案、印章管理，规范办事、办文程序、规范信息保密和接待工作。努力做到有章可循，依制度办事。2、其次要明确岗位责任制度，从实际工作出发细化工作任务，将工作任务落实到每位工作人员身上，做到合理分工、依章办事，避免工作的随意性、盲目性和主观性。使每位工作人员都能尽职尽责、各尽其能、高效率、高质量的完成各项任务。3、制定健全的办公室工作管理制度并进行有效的科学管理，可以减少办事的环节，简化工作流程，充分发挥制度的约束力，规范工作人员行为，强化办公室凝聚力，使办公室服务各项工作正常运转。
（三）随着信息化网络广泛应用，实现办公室信息自动化、系统化和网络化迫在眉睫，实现办公室自动化不仅可以提高信息传递的时效性和文档储存的安全性，以提高工作效率和质量。在二级学院办公室管理中可以利用QQ、微信、飞信等方式进行通知和传输文件，也可以通过OA系统直接上传文件供阅览和下载，解决多部门、多岗位协同工作的问题。通过实现工作流程的自动化，就可以规范工作，提高效率，极大的减少中间环节的摩擦。
总之，高校二级学院办公室管理工作存在的问题既是一种静态的现实存在，又是一种动态生成的过程，二级学院办公室管理问题是由于高校规模的不断扩大和制度不健全的原因而产生 ，学院应根据自身建设的实际需求，从实际出发制定相关有效的措施和制度。办公室人员也应认清自我，在观念转变中寻求内涵式发展。（作者单位：四川文化产业职业学院文化商学院）
参考文献：
[1]杨咏 高校二级学院办公室管理的问题与对策 2008年
[2]王双 论新时期高校办公室管理工作面临的问题与对策
关键词：民办高校；办公室；管理效能；研究与实践
管理效能高低是办公工作质量、效益和效率的客观反映，是办公室队伍整体素质的综合体现。面对繁重复杂的办公室工作，追求效能的不断提高，是办公室工作的中心和出发点，是办公室工作的生命所在。在学校行政管理体系及机构建设中，民办高校始终强调成本与效益，以最少的成本，获取最大的效益。民办高校办公室作为学校行政机关的综合管理机构，在学校工作中处于承上启下、协调左右、联系内外的枢纽地位，可谓“牵一发而动全身”。因此，办公室必须提高管理效能，在抓队伍、促规范、强管理、能创新上下功夫，才能更好地促进学校的建设、发展、改革与稳定，为实现学校办学利益的最大化创造条件。
一、民办高校办公室工作的特点与问题分析
相比于公办高校，民办高校独立性和自由性更大。民办高校办公室在岗位设置、人员配备等方面更实际、更精简、更灵活。经过近几年的发展，民办高校办公室工作逐步走上了规范化、正规化，但还存在不少问题，主要有：
第一，对办公室工作职能的认识不够。民办高校办公室作为学校联系上下的桥梁和纽带，其重要性是毋庸置疑的。但在实际工作中，从上到下，包括很多领导在内对办公室工作职能界定不清，将办公室工作简单地定性为“打杂”，认为办公室工作无非就是收发文件、端茶递水、接打电话等低层次的事务性工作。在定岗定编的时候，办公室人员一律不纳入专业技术人员之列。由于思想观念的误区，办公室人员的工作积极性大打折扣，专业特长难以得到发挥，很难树立起长远的发展目标，办公室的参谋决策、综合协调、督办、公关等重要职能得不到充分的发挥，这样导致了办公室整体的工作处在低水平状态。
第二，办公室人员队伍整体偏弱。队伍偏弱主要体现在文化水平偏低、专业性不强、技术不高、不稳定等方面。笔者认为，导致队伍整体素质不高的主要原因有三个：一是人才引进随意性比较大。由于民办高校没有事业编制，高水平、高水平的年轻人才引不进来，人才引进的标准很难确定，没有形成合理的人才梯度结构。加上人为因素的影响，某个岗位存在随时换人的情况。二是现有人才缺乏系统的培训。民办高校办公室人员很多都半路出家，有些是从企业转到学校，或是从辅导员、教师队伍中选，参差不齐。出于办学成本考虑，民办高校办公室人员很少有外出培训的机会，工作水平很难上台阶。三是待遇低，缺少激励机制。办公室属于清水衙门，工作人员就像老黄牛一样，年复一年，日复一日，默默无闻，工作业绩不容易显露。所以，办公室人员待遇普遍偏低，很难上去。
第三，缺乏系统的规章制度和规范管理。民办高校是近30年来才得到迅速的发展。除了办学早、达到一定规模、具有影响的民办高校规章制度健全、管理规范外，很多后起的民办高校工作重点仍然放在规模扩张上，缺乏健全的规章制度和规范的管理。由于缺少系统的规章制度，管理不规范，民办高校办公室存在不同程度的无章可循或有章不循的情况，制度的“废、改、立”相互之间没有衔接，管理文件出台的时间缺乏科学性、连续性等。健全的规章制度是学院发展的保障，这需要办公室从学校和全局考虑，全面梳理已有的各项规章制度，还没完善的制度加紧完善，加强制度的监督检查和贯彻落实。
二、提高办公室管理效能的策略
（一）推行扁平化管理，建设一支有前瞻性、能战斗、服务意识强的人才队伍
扁平化管理作为现代企业一种高效的管理模式，具有机构精简、效率高、管理幅度大等特点。笔者认为，高校办公室实行的传统“金字塔”式层级管理体制存在人浮于事、效率低下等弊端，民办高校办公室可以充分发挥管理体制和运行机制自主灵活等特点，引进企业的扁平化管理模式，有利于实现效率、效果、效益的最大化。以民办高校办公室岗位设置为例，大都以党政办合署办公为主，主任一肩挑两职，下面设文秘、行政综合、党务综合、宣传、档案管理等岗位，共2级管理层；有些规模大一些的学校，在主任下面增设主任助理或副主任一职，相比传统办公室从主任、副主任、科长、副科长到普通人员5级管理层更优化。层级压缩，精简人员，明确岗位工作目标和职责，各司其职，各尽所能，业务上直接接受主任或副主任指导。每年，实行轮流换岗。这样，每个岗位人员都能独当一面，成为业务能手。这对调动办公室人员积极性，提高办公室工作效能创造了条件。
（二）积极转变观念，实现工作职能创新
随着民办高校的发展导向已经从单纯的规模扩张转向内涵建设和规范管理，办公室必须把自己置于学校发展与改革的高度，主动转换观念，从传统的“等、靠、要”，奉命撰文，照章办事等低层次的事务型工作中摆脱出来，树立参谋意识、全局观念和创新工作职能，做好调研、参谋和信息服务工作，协助领导谋大事，实现从传统的交办型、事务型向学习型、研究型、创新型的转变，真正成为学校领导民主决策、科学决策的智囊团，从而使办公室的工作适应蓬勃发展的新形势。
（三）加强制度建设，优化办公室工作流程
【关键词】办公室；用人管理；管理制度
随着《人民的名义》一剧热播，老百姓对我国官场现实情况引发持续关注，办公室的用人管理制度也掀起了一个高潮。改革用人管理制度对于国家发展具有重要的指导意义，只有充分保证人才的工作积极性才能建立一个稳定的办公室队伍，才能做出对国家和人民有益的工作，最终促进中国梦的实现。
一、办公室用人管理存在的问题
近年用人管理制度的不断改革，提升了办公室工作人员的素质，但是，由于我国基本国情所决定的人才管理问题颇多，以下就简要谈谈我国办公室用人管理制度现状中存在的问题。
（一）现有用人制度改革定位模糊。目前对于用人制度的改革目标定位不明确，而且在目前实施的改革方案中，也没有确定不同机关事业单位的人员地位，因此，当前面临的企事I单位办公室人员的改革发展前景令人堪忧，可谓是前进的道路上步履维艰。
（二）部分办公室人员的职能淡化。多数企事业单位办公室在改革的过程中受到了很大的冲击，主要表现在减少财政支出和压缩机构人员上，这样一来，办公室工作人员基本工资收入都难以稳定。此外，由于部分科室分散造成人员积极性的下降，也直接影响人员的工作效率，过度分散的科室直接阻碍办公效率，部分办公室人员对自己的职能淡化，造成有些单位出现了形同虚设的现状。
（三）办公室的自身问题难以解决。由于目前对企事业单位的改革不够完善，改革过程中造成很多办公室本身的财务问题和人员编制等问题非常突出，办公室自身面临的问题相当严重，且难以解决。因此，办公室自身的发展受到重创，而且自身的体制问题造成整个办公室的工作效率与积极性出现问题。
（四）难以吸纳优秀人才。近年我国办公室改革的现状加重了内部人员的流失，企事业单位人才流失率不断攀升。与此同时，由于办公室改革过程的财政问题还造成了难以吸纳优秀人员的问题，多数人员会选择另辟蹊径，放弃进入办公室工作。
二、办公室用人管理制度改革的完善对策
面对办公室用人管理制度的上述困境，本文针对性地提出了一些完善对策。
（一）完善行政体质的改革。目前对于企事业单位的改革不够完善，不够全面，造成了办公室人员的动荡。因此，要积极做好体制改革的后续工作，同时大力创新其他体制机制，例如合作体制等，解决体制改革中出现的问题。完善行政体制改革是新时期国家对企事业单位办公室提出的新的要求，也是对用人制度改革的前提。
（二）明确办公室队伍工作性质的认知。对于工作性质不够明确以及工作人员职能淡化的问题，需要不断明确办公室人员的工作性质和职能，在政府机关充分了解各个工作机构工作性质的前提下，对各岗位工作人员工作内容和职能的细分和再教育，大力提高工作人员的责任心与积极性，从而保证工作效率，才能从根本解决队伍人员思想不端的弊病。
（三）建立岗位工作的目标责任制。为了保证每个工作人员的工作效率和工作的责任心，需要建立完善的目标责任制度，加强对工作人员的工作考核与检验，并对其进行有效的监督和督促，从而保证工作又好又快地完成。
（四）行政管理与行业实践相结合。为了提高管理水平，实现科学规范地管理，在改革过程中对人员的管理应该采用行政管理与行业实践相结合的方式。对工作人员的监督与考察需要行政机构和行业内部全面考察，提升人员在职业技能、职业操守、业务能力等方面的全面考核水平，这样能保证人才的全面发展，提升职业技能的同时要注重提高自身素质，行政管理和行业实践相结合才能保证监督的有效性。
（五）建立健全的人才培训制度。我们身处瞬息万变的科技时代，办公室工作人员队伍的培养需要与时俱进，只有不断学习才能保证工作的先进性和科学性。建立健全的培训制度对工作人员的不断进取提升有关键性作用，这不仅体现了对工作人员认真负责的态度，也保证了其工作水平的优化提高，将更好地为人民和社会服务。
（六）健全体系完善的奖惩制度。办公室人员应遵守固有的职业道德，建立体系完善的奖惩制度，清晰落实目标责任制。公务人员应爱惜自己的名誉，时刻保持工作积极性和有效性，不断提升工作人员的责任心，有效规范工作人员的行为，保证工作的勤政廉洁，提升工作人员的形象。
三、结束语
当前，我国正大力推进以用人管理制度为主的办公室制度改革。只有充分保证办公室用人管理的改革，才能实现整个改革制度的良性运转。因此，要积极创新目前办公室用人制度，切实提出有效提高队伍建设的方式方法，保障工作积极性持续高涨的改革措施，以期使我国办公室用人制度焕然一新，使办公室用人制度更符合时代要求。
【参考文献】
[1]吴泽华.浅谈企业用工与大、中专生就业[J].职业，2013（33）.
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[4]田军，杜丰胜.办公室工作必须适应新形势[J].通信企业管理，2013（04）.
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[6]石玉，潘志强.怎样做好企业办公室的管理工作[J].秘书之友，2012（09）.
【关键词】精细化管理；办公室工作
精细化管理是一项社会分工细致、服务较佳的管理模式，具有科学性、明确性等特点。办公室工作纷繁复杂、职能较多，大至辅助出台方针决策，小至采购桌椅板凳，对工作效率、工作质量等要求较高。在当前办公室管理工作中，存在着管理方式不当、管理制度匮乏、职责混乱等问题，对办公室工作的有序开展产生了一定的阻碍性影响。
一、办公室管理工作中存在的问题分析
1.办公室岗位职责清晰性差，缺乏积极沟通
明确的办公室岗位职责，是办公室管理工作全面有序开展的良好基础。但是当前办公室管理工作中，普遍存在着岗位职责不够清晰的问题，员工与员工、部门与部门之间的联系相对比较匮乏。在这种办公室管理模式下，时常出现重复性工作、岗位空白、沟通不畅、信息不对称等问题。而办公室各项管理工作均需要密切配合，在积极的沟通与交流模式下，相互协助、共同努力。
2.办公室工作人员技能不足，影响工作效率
办公室岗位能力不仅仅包含专业理论、操作技能等，还要求每一位办公室相关工作人员均需要具备一定的岗位责任感，具有丰富的工作经验。办公室职责重要，工作任务繁重，工作内容较多，岗位具有精细化发展要求。在办公室工作中，工作人员必须坚持细致、认真的工作态度，具备较高的业务技能，还要有较强的职业道德感。但是实际工作中，却存在着工作人员态度散漫、工作拖沓、互相推诿以及能力不足等问题，影响着整体的办公室工作效率，也给精细化管理带来了诸多影响。
3.办公室管理制度不够健全，工作秩序较差
办公室工作具有复杂性、突发性等特点，各类工作任务可能随时“降临”。然而很多单位实际的办公室管理中，存在着相关管理制度匮乏的问题，实际的办公室管理处于杂乱无章的状态下。遇到各类突发问题，便会手忙脚乱，办公室管理的价值难以得到充分彰显。
二、精细化管理在办公室工作中的应用对策
1.健全精细化管理工作制度，保证各项管理工作井然有序
健全的办公室管理制度能够改善当前办公室管理中职责不够清晰、分工不够明确等问题。精细化管理理念下，以基于实际的办公室管理实际要求制定明确的管理制度，建立专业性、细致性的位职责划分体系，明确每一位工作人员的工作内容、工作项目等，并且对每一项岗位进行工作权责、考核指标的制定。基于指标评价相关人员是否能够胜任工作，保证各项工作的有序开展。
同时，还需要健全办公室工作制度，基于办公室管理目标以及工作计划等开展各项工作，培养办公室人员能够按照相关规章制度实施工作，保证办公室各项工作能够井然有序，在面对各类突发问题的情况下，也能够从容处理。比如可以建立工作日志制度或者是AB岗制度。工作日志制度，即通过建立工作日志的方式，调节员工的工作时间，通过日常事务记录、个人工作日志的记录等，保证各项工作的开展效果。对领导交办或其他科室、相关部门请求协助的临时性工作建立台帐。AB岗制度指办公室在合理设置工作岗位、完善工作职责的基础上，在相近岗位之间，实行顶岗或互为备岗的制度，防止出现“缺位”。
2.强化办公室工作服务意识，将被动服务转变为主动服务
强化办公室工作人员的责任意识与服务意识，是开展办公室精细化管理工作的重要基础。精细化管理理念下，办公室管理工作需要基于实际的管理要求，树立“细节决定一切”的管理理念。
在实际的工作中，每一位相关管理人员、工作人员均需要从细节处入手，增强自身的服务意识，提高个人的综合素质和业务能力，将被动型的服务模式转变为主动型的服务模式。同时，办公室管理人员需要从思想深处全面认识到精细化管理的重要价值，对外做好综合协调，对内与各位领导、各基层单位及各个部门之间做好服务与交流沟通工作，不断提升办公室管理的综合效果。
在此基础上，基于精细化管理要求，建立调查研究、公文运转、新闻宣传、档案管理等工作细则，做好“三个协调” ：一为协调上下级管理，积极合作；二为注重部门之间交流，争取配合；三为协调人员之间关系，加强合作与监督等。
3.构建精细化管理考核体系，发挥信息反馈的价值与意义
建立健全办公室精细化管理考核标准，是办公室精细化管理的重要组成部分。考核体系的建立，可以对办公室工作人员进行绩效考评，精确检验工作结果。
考核的项目可以基于实际工作需要予以确定，可以分为综合基础和业务工作等类别，再根据岗位责任书精细设定内容，比如业务工作部分，重点考察网上办公能力、组织重要会议的能力以及档案工作质量等，科学分配所占的分数比例，每个月考察一次，将考核的结果与办公室管理人员的薪资相互关联。
实践中，要坚持精细化的管理理念，明确制定考评体系，并保证考核的公平性与全面性。考评结束后可以基于考评的结果，将员工的岗位、薪资等相互关联，发挥信息反馈的价值与意义。行政管理中需要基于工作流程进行设计，建立工作责任问责制度，将细节性管理贯穿于各个环节中，明确完成时限、工作程序和具体要求，量化考核，办公室人员按月填报《工作完成情况统计表》，融入激励机制，月统计季通报，年终汇总，按考核情况进行评先评优，通过上述方式使细节成为推进办公室精细化管理、提高行政效能的基本理念。
三、结束语
精细化管理理念是一种全新的管理形式，办公室工作应用精细化管理，建立健全办公室精细化管理考核标准，能够更加全面发挥管理的价值，推进完善细节管理，提高行政效能，为现代办公室管理质量的提升奠定良好的基础。
关键词：高校基层单位 办公室工作 规范化管理
随着社会主义市场经济的不断发展，知识经济时代的到来，为我国高等教育带来了前所未有的发展机遇和挑战，也给办公室管理提出了新的要求。如何抓住机遇、回应挑战，促进高等教育迅猛发展；如何使高校办公室工作逐步步入制度化、规范化、科学化管理的轨道，保证办公室职能的正常、合理、有序、高效运作是摆在所有高校面前的重要课题。作为高校系办公室人员，要全面准确地把握自身职能意识，清楚自身工作的运行规律，端正思维方式，提高职业素质，发挥管理人员本职工作的作用，为高校教育整体工作的完成奠定坚实的基础。
一、高校基层单位办公室职能
1.处理好日常事务。系办公室作为系科对外的一个窗口，需要处理大量的日常事务及各种临时性、突发性的任务。主要有：①参加、安排会议。经常性地要参加学校会议，获得学校最新动态，安排系里会议，传达上级精神，讨论教学工作进展情况，组织教师进行经验交流等。②办理、处理各种文书和档案。负责系里各种文件、信函、资料的收集、登记、下发、传阅、催办等工作及各种档案的归档立卷工作。③协助学校有关部门和系领导具体安排新生入学、毕业、排课、安排教室、办理证件、管理各种公章印件等。
2.协调职能。高校系办公室作为一个沟通上下、协调左右的基层综合管理机构，理所当然要承担起综合性、整体性的协调职能。主要有以下几个方面：①协调处理好与学校其它各部门之间的关系。②协调好领导之间的关系。③协调好领导与教师之间的关系。④协调好教师和学生之间的关系。只有这样才能使系领导集中精力抓好教学，提高系科教学质量，达到系办公室为教学服务的目的。
3.服务职能。无论从办公室工作的性质看，还是从办公室工作的职能看，为部门服务、为领导服务、为教学服务、为师生服务是高校系办公室工作的重要职责。系办公室服务工作不能只停留在口头上、表面上，对教师、学生提出的一些有关切身利益的事情应妥善解决，要办得好、办得快。因此，搞好系办公室的服务工作，对提高一个系的教学水平、科研水平具有重要意义。
二、办公室工作规范化的必要性
办公室工作的性质和内容决定了工作必须严谨、高效、准确无误，而办公室工作内容往往繁杂，具有突发性的特点，这就要求工作的过程中必须规范化，以此来节约时间，提高效率，保证各项日常工作高质高效的完成。
1.工作规范化的定义。工作规范化，就是按照一定的标准和程序，完成既定的任务。它包括岗位职责、时效等程序。工作规范化不仅使工作人员明确可干什么，不可干什么，干到什么程度，而且还可具体地掌握怎么干的方法与步骤，避免工作的盲目性和重复、交叉、疏漏。
2.工作规范化的作用。管理工作的规范化是提高办公室工作效率的重要保证。工作规范化能使工作更具有条理化，更加明朗，便于工作人员尽快熟悉业务、提高水平，大大减少体力和精力的浪费。工作规范化还具有既激励又制约的效果，能够增强工作人员的自和主人翁的责任感，便于调动积极性和开创性，又可制约随意性和擅权、推诿等弊病。
三、制度化是办公室工作规范化的保证
工作规范化的核心是制度化，它是有序管理的前提，要把建立和不断完善制度作为现阶段办公室工作，特别是办公室领导人工作的重心。
规范化与制度化要从建立市场经济体制带来的一系列变革的实际情况出发，从总结现有经验、堵塞工作漏洞着眼，对过去的制度要进行筛选、修订，保留其适应新形势的内容，摒弃陈腐过时的条文，补充新鲜的规定。工作规范化、制度化也并不是事无巨细都搞个制度。制度要严，但要适度，留有余地，使各级管理人员能创造性地工作，保证办公室职能的正常、合理、有序运作，提高办公室工作效率与服务质量。
办公室日常工作的规范主要是通过一系列的约定和制度来体现的，它不仅是提高工作效率的重要途径，也是保持办公室工作连续性的重要措施。同时，管理是科学性和艺术性的统一，它是一种宝贵的资源，一种新的生产力。在工作中，我们不仅要讲究管理的艺术性，更要讲究管理的科学性。
总之，搞好办公室的规范建设，做好办公室工作的规范化管理，不仅可以使办公室人员从繁杂的工作中解脱出来，做好自己的本职工作，提高工作效率，而且对全校管理工作走上规范轨道有着重要意义。
参考文献：
[1]杨邦勇.高校办公室工作规范化管理浅谈[J].建材高教理论与实践,1997,4
[2]陈巧玲.试析办公室规范化管理模式[J].高教管理,2001,5
