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高职院校学籍管理问题及对策

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摘要:学籍管理是高职院校管理的重要组成部分,随着高职院校招生规模的不断扩大,学籍管理中存在的问题将日益凸显。本文以浙江纺织服装职业技术学院为例对目前高校学籍管理存在的问题进行了分析,提出了相应的改进措施和建议:明确工作职责,制定相关工作流程;加强学籍管理员的培训,制定激励政策;借助教务管理系统,使学籍管理服务更趋精准化。
【关键词】
  • 高职院校 学籍管理

1高职院校学籍管理存在的问题分析

1.1二级学院学籍管理的主观能动性不强

目前高职院校普遍推行二级管理模式,浙纺院也积极提倡和推动各学院的二级管理,期望把教务管理的工作重心和管理权限逐渐下移,给二级学院更大的自主权。这要求二级学院具有较强的主观能动性,对上级部门和学校的有关制度、要求和发展方向有深刻的理解,对学籍管理工作能全盘考虑,并根据自身的特点和现状处理各项事务工作,而不是停留在传统的教务管理模式,只做简单的“传声筒”。但是实际上二级学院并未从主观上适应这个“二级”管理模式,工作内容理解不到位,不少工作还只是停留在简单的收发和传达,没有考虑可能存在的问题,也没有制定出现问题的预案,同时对普遍存在的问题没有归纳总结,出现问题后第一时间不是考虑自身如何解决问题,而是把问题抛给教务处,有的二级学院甚至让学生直接咨询教务处,这种遇到问题互相推诿、管理不到位、责任不明确的现象还是比较严重的。二级学院对学籍管理工作不够重视,没有从整体考虑,分工不明确,部分学籍工作由教务管理部门完成,部分由学工管理部门完成。两个岗位在具体工作上经常出现职责不清晰,导致工作不能顺利开展,甚至出了问题,没人承担责任。

1.2对学籍管理工作没有足够的重视,相关人员的培训不够到位

学籍管理工作相对琐碎,且工作量大,不易出成果,出现问题一般不会马上显现出来,工作做得好坏无人知晓。而学校一般将教务工作的重心放到教学管理、教学创新和教学成果等方面,因而导致学籍管理人员流动大,工作积极性不高。学籍管理员队伍整体素质不高,无相关工作背景要求,信息化程度薄弱,相关培训较少,人员变动后缺乏相应的专业培训。而实际上学籍管理工作需要不断的积累经验,不断的学习专业知识,提高信息化能力,并且需要实时更新学籍管理观念。

1.3学籍异动数量大而流程繁琐,缺乏高效的信息化手段

学籍异动是学籍管理工作中非常重要的一个环节,学籍异动包括休学、退学、转专业、转学、复学、升降级、保留学籍等,浙纺院平均每学年涉及到学籍异动的学生近400人,约占在校生总人数的4.5%.如果未来扩招生源的话,这个数量将会成倍增长,目前存在的比较显著的问题有:1)在办理休(退)学手续时,学生先要经过家长、班主任、二级学院的同意并签字,再到宿管科、保卫处、图书馆、学生处、财务处、教务处等6个部门进行审查盖章,至少需要花半天时间才能完成,假如其中某个环节因不能及时找到相关人员而耽误,办完整套手续可能要1周时间,甚至更久,这样使得某些想要休退学的学生,没办完手续就提前离校,导致学校比较被动。2)大量学生找各部门签字盖章,在一定程度上也会影响各部门的工作,降低工作效率。3)对于转专业而言,情况就更加复杂,教育部文件以及学校内部文件对于转专业有不少的限制,但是很多学生、家长、二级学院的老师、班主任对此并不是十分清楚,例如艺术类生源和体育类生源不能转到非艺术类专业;两年制和五年一贯制的学生不能转专业;以特殊招生形式录取的学生不能转专业;跟用人单位签订合作意向中途不能转专业;成绩不合格的学生不能转专业,转学的学生不能转专业,等等,目前这些准则的把控主要由学籍管理员手工完成,面对我校多元化的招生类别和复杂的转专业条件,让学籍管理员手工从每学年100多人的转专业申请中牢牢把握每个要求而不出一点错误相当困难。

2高职院校学籍管理改革的方法与策略

2.1明确工作职责,制定相关工作流程

学院教务处应制定相应的学籍管理文件和制度,更新学籍管理中各项工作的相应流程,明确各二级学院的职责和权力,配备对应的学籍管理人员,做到分工明确,责任到位,教务处只负责对各二级学院学籍管理员做流程的解释说明,学籍工作中涉及的各个细节问题由各二级学院学籍管理员负责对学院的老师、辅导员、班主任、学生及家长进行详细解释,充分发挥各二级学院学籍管理员的主观能动性,有效的服务师生。而教务处则把学籍管理工作的重点放到学籍管理文件及制度的修订和完善上,对具体工作进行监督和检查。例如针对学生转专业制定相应的学生转专业管理办法,在文件中明确规定转专业学生的条件,对转专业的具体流程以及转专业成功的学生后续管理等问题做出明确的说明。文件制定之后,教务处应对二级学院学籍管理人员进行文件制度的培训,并对历年转专业过程中遇到的常见问题进行分析和解答,比如根据教育部的要求文件规定艺术生不能转到非艺术专业,但是这里的艺术生指的是学生的生源类别,而不是说艺术专业的学生不能转到非艺术专业,因为艺术专业也有非艺术生源。教务处在每学期转专业时间段发布通知,并将转专业整个工作流程的各时间节点确定下来,二级学院在收到通知之后,结合二级学院的具体情况灵活安排工作计划和内容,可集中对班主任进行转专业制度要求的讲解和培训,再由班主任对班级同学进行通知和说明,学生个别有问题的可以咨询班主任或者学籍管理员,问题比较多的可以集中召开答疑会议。对于文件中没有硬性规定的部分,二级学院可以结合自身的情况做出灵活的调整,例如对转入学生的数量可以根据师资和现有学生数量,通过各种测试进行筛选和控制。遇到不能处理的问题由二级学院学籍管理员咨询教务处,明确问题的答案后再回复学生、家长及学院老师。教务处对典型集中的问题进行归纳总结,有针对性地反馈给其他二级学院,必要的时候需要修订和更新文件。在转专业工作过程中教务处可以抽查二级学院工作的布置情况,查看学生或者辅导员对转专业工作的了解程度,检查提交的申请中有无和文件制度不符的情况。

2.2加强学籍管理员的培训,制定激励政策

学校应定期对学籍管理员进行业务培训,让学籍管理员不断学习现有文件制度,了解新的政策变化,真正理解学籍管理工作的重点及难点;熟悉各种工作流程;对工作中出现的问题进行及时沟通、分析,找到有效的解决方案;同时应该加强高职院校学籍管理人员的交流,取长补短,学习其他学校好的经验方法。具体的工作方法为:1)教务处将学籍管理工作划分成各个模块,例如新生入学资格审查、学生学籍异动管理、学籍信息维护、学生毕业工作管理等等,梳理好每个模块中工作的相关制度、流程、工作重难点,然后建立规范化、系统化、针对学籍管理员的业务培训。2)将每次培训的结果进行考核,新的学籍管理人员完成相应的培训及考核后,可获得学校认证的培训证书,方能进入学籍管理员的队伍。3)教务处应定期组织学籍管理人员开会,将工作中遇到的困难、存在的问题进行分析总结,解读新的政策变化等等。制定激励政策,对学籍管理员进行工作考核,对于平时工作和考核优秀的学籍管理员,应按照年度给予评优,开辟岗位晋升渠道,防止业务骨干流失。具体的方案包括:1)制订优秀学籍管理员评价标准。由教务处牵头,结合人事处、分院、学工部等,制订优秀学籍管理员标准。2)考核标准中,从工作质量、工作效率、工作态度、创新改革等方面进行细化分类,综合考核。3)对于考核优秀的学籍管理员,分别从年度奖励、职称评定、绩效考核、评优等方面进行相应的政策体现。

2.3借助教务管理系统,使学籍管理服务更趋精准化

借助教务管理系统,对学籍管理常用流程进行业务重构。通过PC端和移动端(微信公众号)操作,明确各节点关联部门职责,明晰各岗位工作人员操作规范,真正实现学籍管理工作数据共享,受理结果公众号及时推送,提高管理工作时效性和服务精准化。

参考文献

[1]于敏.大数据背景下高职院校学籍管理工作创新研究[J].科教文汇(下旬刊),2018(10):101-102

[2]范蓉.试析如何提高高职院校学籍管理工作效率[J].科教文汇(下旬刊),2018(09):107-108

[3]于敏.“互联网+”背景下高职院校学籍档案管理与开发利用[J].无线互联科技,2018,15(18):133-134

[4]高黎黎.创新创业教育背景下的高职院校学籍管理改革研究——以秦皇岛职业技术学院为例[J].时代金融,2018(5).

作者:李玮茹 单位:浙江纺织服装职业技术学院

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期刊名称:高职论丛

期刊级别:省级期刊

期刊人气:791

产品参数:
主管单位:苏州经贸职业技术学院
主办单位:苏州经贸职业技术学院
出版地方:江苏
快捷分类:社会
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创刊时间:2005
发行周期:季刊
期刊开本:A4
下单时间:1个月内
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