时间：2023-04-13 08:13:55
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇物业档案管理，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
摘 要 我国物业管理起步时间较晚，物业管理还不系统，作为物业管理重要组成部分的物业档案管理尚不完善，城市化进程不断推动物业及物业档案管理的发展，要求物业档案管理不断完善，以发挥物业档案的重要作用。本文针对物业档案的内容构成、管理现状、管理制度、利用、优化物业档案管理水平等提出见解和方法，希望能起到优化社区物业档案管理的目的。
关键词 档案管理 物业档案 规范
我国在推进城市化进程中，提出发展小城镇，由此引发大量农村人口向大城市和中小城镇集中，城市形成越来越多、越来越大的社区，物业管理公司应运而生。物业公司应有一套详尽的物业档案管理方法，加强物业档案管理利用。
依据档案法规定，物业档案是指企业在物业管理活动中直接形成的对国家、社会、业主有保存和查考利用价值的文字、图表、声像材料等历史记录。
物业档案管理是物业的基础工作，其基本任务是对辖区内的物业档案进行科学、规范的管理，以保证档案的安全、合理利用，以提高物业管理水平，为业主生活提供服务。
一、物业档案的内容
（一）房产开发公司移交的基建档案和设备档案
2007年国务院颁布《物业管理条例》二十九条规定：“物业公司在办理物业承接验收手续时，开发建设单位应向物业服务公司移交下列材料（1）竣工总平面图，单体建筑、结构、设备竣工图，配套设施、地下管网竣工图；（2）设施设备的按装、使用、维护保养等材料；（3）物业质量保修和的物业使用说明文件；（4）物业管理必须的的其他文件”。
（二）物业合同档案
（1）开发企业与物业公司签订的物业管理服务合同；
（2）房屋及设备修缮的工程合同、装修合同、房屋租赁合同等。
（三）业主及住户档案
物业公司应“一户一档”分开记录业主、住户及其家庭成员的基本信息和身份证复印件、业主房屋入住验收单、业主车库车位验收单、业主和物业签订的各项协议、房屋钥匙交接验收单等。
（四）物业管理清册
反应各楼单元、房屋数量、户数、面积、户型、房屋使用性质、公共区域情况及所有权状况的物业管理清册。
（五）物业经营、租售档案
包括物业开展经营和延伸服务时形成的房屋、车库（位）出租合同、物业产权证明、同意出租的文件、公证书等。
（六）业主报修、物业保养维修档案
包括业主报修登记情况、物业维修情况、维修基金使用情况、维修计划、维修审批表、修缮图纸、验收合格证明、工程预结算材料等。
（七）物业服务档案
物业在各项服务中形成的绿化、清洁工人、保安、车辆管理等档案。
（八）物业其他档案
物业收费档案、清洁工人及保安的发放工资记录、社区卫生情况、保安值班情况、监控运转情况、社区的公共秩序管理记录，收缴物业费、车位使用租金、清洁工人及保安的发放工资记录等档案。
（九）还包括党群工作档案、科教档案、社区组织各项活动的档案等其他档案
只有理清物业档案包含内容，才能提高物业管理水平，提高物业服务质量，创造物业品牌价值。
二、物业档案管理现状
（一）物业档案管理意识不强，存在重视物业外在业务工作轻视物业档案管理利用；物业公司基本上没有专门库房保管档案，无专门的档案柜架，无专门档案管理人员，档案基本保存在各个业务部门，无法规范整理，档案管理分散利用不方便。
（二）物业档案管理制度不健全，无统一标准，有的单位没有相关物业档案管理制度，档案分类无统一标准，档案随处堆放，丢失严重。
（三）兼职物业档案管理人员缺乏档案意识，不能全面收集、整理、利用档案，个别单位聘用的人员素质低，加上管理的物业项目多、任务重，对档案工作无暇顾及，造成档案借出后到时无法追回，业档案整体管理水平不高。
三、优化物业档案管理、规范物业档案管理制度
（一）物I档案管理的基本属性
（1）物业档案管理具有基础性，物业档案是物业服务公司工作活动的原始记录，是物业管理的基础工作，物业档案是物业维修、更新、改造的重要依据，；物业档案是业主维护合法权益的原始凭证；物业档案是物业公司各项工作的真实记录，是物业公司解决法律纠纷、化解矛盾的重要材料。（2）物业档案具有动态性，物业服务是动态的、不断发生变化，因此物业档案也应及时反应物业公司的变化情况，为物业管理提供档案依据；业主需求的动态性，物业公司提供的服务要不断适应业主的要求，提供让业主满意的服务，创新服务方式，提升物业服务层次；（3）物业档案具有服务性，物业管理本身就是服务行业，以提供令人满意的服务为宗旨，坚持以人为本，各项管理措施应人性化；满足业主的利用物业档案的要求，为业主提供查询档案的服务。
（二）优化物业档案管理措施
（1）提高物业公司领导及档案管理人员的档案意识，制定合理的档案管理制度，加强管理，责任落实到人，组织员工参加档案知识学习、培训，将档案管理列入考核项目，提升全体人员档案意识，推进档案工作。引进档案专业人才，实现档案专业化管理，还要加强计算机知识的培训，以适应信息化的档案管理。
（2）创新服务理念，物业档案保管应以方便利用为宗旨，一服务业主为导向，物业档案管理的内容要满足业主需要、物业公司工作两个方面。加大档案宣传力度，增强社会对档案的关注，监督物业服务公司的档案管理工作。物业公司应重点加强物业服务档案管理。
（3）推进物业档案信息化管理，利用计算机存储物业档案信息，方便查找档案，节省档案利用人员的时间，推进物业档案的数字化建设。做好社区监控图像档案、物业组织各项活动的录像档案的收集保存工作。
（4）物业档案管理是动态的，社区物业公司会发生更换，因此新的物业接收社区工作要及时进行档案移交清点，及时掌握业主因买卖、交换、继承等动态变更信息，将原物业公司形成的档案与本公司档案形成一个新的全宗，以保证物业档案的完整性。
四、物业档案利用服务
加大档案利用的宣传力度，普及居民的档案利用意识，对于公开档案要充分发挥其档案价值，通过借阅、展览等方式为业主和其他工作人员提供档案利用
物业档案管理贯穿于物业服务工作的全程，提高物业档案管理水平，可以提升物业服务的整体水平，更好的服务社区居民，为改善民生、建设和谐社区做出贡献，同时树立公司形象，加强行业竞争力。
参考文献：
[1] 李清华.论加强档案管理的重要性[J].兰台世界，2015.S5.
[2] 蔡P.物业档案管理研究[J].北京档案，2012.07.
1、物业档案管理概述
物业档案是指物业管理活动中所产生的所有文件材料，是原始性证明。由于物业档案的形成者非常之复杂，既有物业管理公司、物业管理人员、物业使用人员，也有工程图纸的设计人员、房地产开发商、规划局等，物业档案种类多，载体形式也多，如：图片、声像资料、表、文字材料、计算机软件等。
物业档案是物业管理活动的依据，从物业管理活动开始，建筑物的养护、维修等都离不开档案。随着房地产业的快速发展，物业管理内容越来越多，而物业档案的种类也逐渐增多。目前，物业档案的种类主要有两种：一是物业管理公司在其日常管理活动中产生的档案资料，比如说：党群工作档案、经营档案、设备档案、人员档案等。二是基层档案人员在日常管理活动中形成的专门档案，如：物业维修档案、业主资料档案、物业管理服务档案等。
今天的物业档案具有形式多样化、隐秘性、动态性、完整性等特点，它要求工作人员不断提高自身素质，提高物业管理水平，及时收集、整理、归档各类物业档案，提高物业档案的利用率，从而有效提高物业管理服务水平，促进物业公司的可持续发展。
2、物业档案管理工作中存在的问题
虽然说许多物业公司都认识到物业档案管理的重要性，但是，物业档案管理工作仍然还存在很多问题，不利于物业管理水平的提高。
2.1资料收集不全
物业档案具有很强的动态性，它伴随着物业管理活动的运转而不断增加，这也就要求物业档案管理人员及时收集、整理相关的资料，并形成物业档案资料。但是，当前我国许多物业公司的档案管理人员档案资料收集意识低，不了解资料收集的流程和方法，导致收集回来的材料质量不高。档案材料在流转中手续不健全，导致材料的收集、补充工作异常艰难。另外，由于物业公司没有明确规定档案的整理、归档方面的工作制度，进而就导致档案人员填写资料时出现不完整、不清晰现象。
2.2管理人员素质有待提高
档案管理是一项非常专业的工作，对工作人员的专业性、职业道德修养要求较高。但是，许多物业公司的档案管理人员是由客服人员兼任的，他们对档案的收集、整理、归档、保管等方面的业务了解不透彻，档案管理意识薄弱。由于他们还有其他的工作任务，因而很多时候都只是将档案存放到档案盒中就了事，档案管理水平低。而且，在档案的流转过程中，由于手续不健全，一旦出现档案的丢失、破损现象，经常出现大家相互推卸责任的现象，这也不利于物业管理效率的提高。所以说，在当前形势下，要提高物业管理工作效果，就必须尽快提高物业档案管理人员的素质，加强物业档案的收集、整理、归档和保存，提高物业档案管理工作效率，促进物业公司的可持续发展。
2.3档案管理制度不健全
物业公司管理者对档案管理工作重视度不高，没有制定出健全的档案管理制度，比如说：档案管理人员的工作职责和义务、档案的分类和归档规定、档案人员的业绩考核、档案管理的目标等。于是，在基层物业档案管理上，存在“只存不管”的现象，物业档案管理规范性、保密性差，物业档案管理工作效率低下。多数物业档案管理人员不知道保密性是什么，这也就加大了泄密风险，不利于物业公司的可持续发展，甚至会引起多方纠纷现象。
2.4档案利用率低
由于物业档案是在物业管理活动中产生的，它与人们的日常生活息息相关，比如说：房屋维修档案、房屋租赁档案、管理缴费档案等就经常被反复调阅，这也说明物业档案的利用率比较高。但在实际工作中，由于物业公司的档案资料非常之多，而且物业档案的载体也在逐渐增多，但是物业档案管理水平低，要查阅某些档案资料时往往需要花大量的时间，进而影响到物业管理活动的顺利进行，也间接导致档案利用率低，给物业公司的经营管理活动带来了一定程度的困扰。
3、做好物业档案管理工作对策
随着市场经济的快速发展，物业公司也面临着激烈的市场竞争压力，管理者必须深刻认识到档案管理工作对企业发展的重要影响，努力提高档案管理水平，提高物业管理服务水平，增强企业市场竞争力，降低经营风险。
3.1增强档案管理意识
企业领导是企业所有经营管理活动的核心，提高领导的档案管理意识才能逐步自上而下的提高所有人员的档案管理意识。增强领导的档案管理意识才能逐步完善档案管理制度，建立完善的责任制，并加强档案管理，将档案管理工作作为物业管理工作的重点，将档案管理工作作为物业管理水平的重要考核标准，进而在企业内部形成人人关心档案管理的工作作风，稳步提高档案管理水平。
增强企业所有员工的档案管理意识，将档案管理纳入到每年的工作计划中，并将其分解落实到各个部门的工作目标中，所有人员在日常工作中都能时时想到“档案”，加强档案的收集、整理、归档和保存。增强档案管理意识一定程度上提高了档案管理人员的保密意识，降低了物业档案的泄密风险。增强档案管理意识有利于物业档案收集质量和效率的提高。提高全体员工的物业档案管理意识，使所有员工在实际工作中想到档案，并积极主动去收集物业档案，及时收集档案，提高档案管理水平。
3.2完善档案管理制度
档案管理制度是物业档案管理工作的标准和依据，而物业公司却并未建立起严密的档案管理制度，需要企业领导认真考核企业的档案管理现状，借鉴其他物业公司档案管理的成功经验以及国外的成功经验，逐步完善档案管理制度，建构严密的档案管理制度体系，提高档案管理水平。
比如说：根据企业物业档案的特点下发《物业档案归档制度》、《物业档案鉴定规范》、《物业档案管理工作人员的职责》、《物业档案流转手续》、《物业档案整理规范》等文件，并通过培训教育的形式使所有档案管理人员熟悉档案管理制度，并严格按照管理制度的要求开展档案管理工作，从而逐步提高物业档案管理的规范性和科学性。
建立科学的物业档案管理体系，并结合具体的措施落实物业档案管理体系，抓好物业管理每一环节的工作，逐步提高物业档案管理的规范性。使所有档案人员都能严格执行管理制度，收集、整理、归档、保存物业档案，逐步提高物业档案管理水平，为物业管理带来更多便利，促进企业的可持续发展。
3.3加强培训，提高档案管理人员的业务素质和职业道德修养
档案管理工作是一项任务重、责任大、要求高的工作，只有不断提高档案人员的专业素质和职业道德修养才能逐步提高档案管理水平。
第一，招聘一批专业的档案管理人员从事档案管理工作，丰富档案管理队伍，推动档案管理队伍建设。
第二，通过形式多样的业务培训和进修，做到持证上岗，提高档案管理人员的业务素质和专业知识水平，转变档案管理人员的管理理念。学习先进的科学技术，创新档案管理方法，促进档案管理的信息化、现代化、自动化，提高档案管理效率和质量。
第三，通过法律教育、职业道德教育等提高档案管理人员的责任意识、保密意识、法制意识等，使档案管理人员细心、耐心的完成每一天的档案管理工作，在档案管理上默默奉献，逐步提高企业的物业管理水平。
3.4引进先进的管理方法，提高档案管理的信息化
随着科学技术的发展，物业档案管理方法越来越多。就检索方式上来说，分为计算机检索和手工检索，计算机检索是一种利用计算机软件实现的高效检索方式，而手工检索却需要耗费大量的人力、时间，给档案管理工作带来不便。所以说，物业公司要积极引进先进的管理方法，引进先进的物业管理软件系统，提高档案管理的信息化水平，提高档案管理工作效率。
而规模较小的物业公司档案少，档案管理则可以采用普通的EXCEL表格来完成，根据档案工作的需要，重新设置EXCEL表格的某些选项，然后再将相关内容录入进去，利用EXCEL表格提高档案管理效率。
引进先进的管理方法可以提高档案管理效率，减少管理人员的工作量，提高档案的利用率，使物业档案在物业管理工作中充分发挥作用和价值，提高物业管理效率。
3.5建设专门的物业档案室
建设专门的物业档案室，档案室则应符合《档案法》的相关标准，具有坚固耐用的特点。同时，由于档案资料很多都是纸质文书，这也就要求档案室必须有相应的防火、防潮、防虫、防尘、隔热等措施，采用专业的温湿度调节装置、防火防光窗帘、消防器材等。同时也有许多档案是电子文档、视频资料等，这也就要求有相应的防火墙的安全措施。档案是企业的一级机密，所以说，档案室还要有相应的防盗措施。
3.6强化档案收集
物业档案种类多，载体多，而收集是档案管理的第一步，企业必须派遣专业的档案管理人员从事档案的收集整理工作，加强收集力度，及时将物业管理活动中产生的档案收集起来，并伴随着物业管理活动的发展而不断丰富和完善档案。将原始的材料收集回来之后严格按照相关规定将材料制成标准的图、文、卡、册、表等档案。图一般是指各类图纸，如：房屋的施工设计图。文则是各类文字资料，比如说：房屋租赁合同、房屋装修合同等。而卡则是物业管理活动中产生的各种卡片，如：设备维修卡。册是为了提高物业管理水平而形成的专题化手册，如：绿化管理手册。表则是指各类房屋装修申请表、业主情况登记表等。
1物业管理与房产档案的内涵
物业管理作为房地产市场消费环节之一，是对房地产开发建设等环节的延续和完善的一种综合性经营服务，物业管理在国外广受欢迎被称为现代化“朝阳”产业。广义的物业管理指一切有关房地产开发、租赁、销售及售后服务。狭义的物业管理以维修养护楼宇和管理所使用机械电气设备和公共设施，以治安保卫与环境绿化，分发信报与传呼电话，清洁卫生等为主要任务的服务行业。一般而言，物业管理在管理层面上主要包括物业发展及施工，绿化环卫，道路及车辆停泊，租约事务，物业装演；管理公共设施及设备运行，对财产权利与财产登记和业主及用户进行管理等。房产市场迅猛发展产生大量房产档案，房产档案属于专业档案，具有保存价值和重要法律凭证价值，是进行房产权属登记与房屋交易，房产抵押与处理房产纠纷，城市拆迁规划的主要依据，业主与用户的个人信息具有明显私密性，房产档案工作是重要基础业务建设。但目前物业公司涉及的档案管理的现代化与信息化处于起步阶段，远远没有达到科学化水平。房产档案主要包括从房屋建造到消亡整个过程形成的台账与图，卡与照片，文件及一切能证实房屋历史变化过程资料，是房屋真实缩影和全部历史记录。人们一直使用传统方式管理文件档案，大多还停留在纸介质基础上，这样的管理效率低下，保密性差，并费时费力，如发生意外则很难弥补。
2物业公司在房产档案管理方面存在的突出问题
物业公司在房产档案管理观念方面与发达国家存在较大差距。我国长期实行福利制住房分配制度，物业管理还没有从财产与契约及消费角度得到充分认知，导致契约精神缺失和公共权利漠视，使得业主缺乏主动参与和守约意识，造成物业管理服务主体错位和缺位。对业主而言，少数业主对现代物业管理服务理念不认同，对物业公司提供的包括档案管理在内的各项服务持漠视态度，对自己的信息缺乏足够的重视和保全意识等。对物业公司而言，在档案建设中增强透明性，提高专业化，更好感化广大业主，树立自身良好公共形象等意识不够强烈。物业公司房产档案建设责任界定不清晰。物业公司房产档案建设的服务观念不强。部分物业公司依然以管理者自居，没有定位自己服务业主位置，淡化了服务特征。有些物业公司违背合同，不给业主提供相应档案建设与保密等服务，引起业主强烈不满。物业公司房产档案建设的行业自律人才队伍储备不够强。《物业管理条例》及配套政策在执行过程遇到诸多阻力。国内尚未建立物业公司与业主诚信档案记录，物业公司专业化和社会化的程度偏低。物业管理的档案市场缺乏活力，需要必要监督和竞争，管理水平低下，运作不规范，必要监管机制体制缺失，造成了物业管理档案建设市场的持续混乱。物业公司档案建设管理队伍素质良萎不齐，相对缺少人才储备，队伍建设跟不上行业发展需要，缺乏称职的职业经理人，房产档案建设专业人员的技能培训也跟不上行业发展需要。
3物业公司适应物业特性对房产档案进行科学管理
首先，要适应物业管理的适时性和无形性对房产档案进行管理。物业管理的实质是产品生产和提供，物业公司提供管理、劳务服务等产品，业主支付费用，双方成为相应产品的提供者和消费者。生产与销售和使用消费是产品必备环节，三个环节顺序发生，但是物业服务没有流通环节，物业公司应随时随地做好满足业主潜在物业服务需求各项准备。无形性是物业服务产品重要特征，使业主在消费物业产品时，难以感觉到物业服务产品真实存在，档案管理与建设得好坏更多的是依赖于业主的主观评判。行政管理部门应制定物业管理的相关档案与信息建设得政策。其次，要适应物业管理的公共性与广泛性对房产档案进行管理。物业公司与业主是在物业服务合同基础上形成的契约关系。从不同交易关系看，物业管理主要对房屋及其配套设施设备和相关设施的管理与维修维护，但物业共用部位和机电设施设备是由业主共同所有，提供服务商品所满足的是特定社会群体的事务和信息档案建设需求。当事人权利和义务等约定，依据全体业主整体意见制定，相关的档案建设具有公共性与通用性。第三，适应房产档案时空数据变化规律进行科学管理。
房产档案管理主要业务包含房地产权属档案归档，查档与档案服务，纸质档案库存管理与房屋产权限制等。房地产权属档案具有专业性与动态性，历史延续性，真实性与法律性。房地产权属电子档案包括数据库数据和纸质档案扫描图像资料（如申请书与申请人身份证明，土地使用证与规划许可证，权证附图等纸纸档案资料扫描图像）和影像资料以及该房屋的其它信息。产权信息包括的收件材料所形成的电子表单，如产权房屋与房地产业务受理单，房地产登记申请书与房屋产权转移登记审批表，房屋共有权证存根与房屋所有权证存根，房屋共有权证与房屋所有权证，收费统一票据与商品房按揭备案登记证明，房屋他项权利审批表，在建工程抵押（按揭）备案登记证明与在建工程抵押登记审批表等。
总之，物业公司房产档案建设是一项兼具私密性与公共性，时空性很强的长期持续的服务管理工作，需签订期限较长合同，物业公司在房产档案建设过程中应该接受客户长期监管和考验，业主委员会和行政职能部门应长期协调解决房产档案建设过程出现的新情况和新问题。
一、当前房管专业档案管理中存在的主要问题
1.管理机构多元化不利于房管专业档案规范化管理
当前，我国房管专业档案的管理机构情况比较复杂，各地对房管专业档案的管理采用不同的机构管理模式，没有统一的机构管理标准，各地呈现多样化的特点。有的地方专门成立了负责管理整个行政区域内所有房产档案的专业机构，如广州市的房地产档案馆；有的地方有房产档案馆，但只保存房产权属档案，如常州市的房产档案馆，其只是房产交易中心的一内设机构；也有的地方把房管专业档案保存于综合性档案管理部门，如上海的浦东新区档案馆，它的主要任务是保存浦东新区政府各部门产生的所有档案；还有的地方既没有成立房管专业档案管理部门也不把档案移交于综合档案部门，而是由其相应的业务部门自行保管其产生的房管专业档案。总之，管理机构的多样化对规范化管理房管专业档案产生了弱化作用。这种各自为政、自我封闭的状态不利于实现地区间的房管专业档案资源共享和互动交流，也不利于国家主管部门统一规范地管理。
2.档案管理观念和手段滞后于政府行政管理新模式
随着信息技术的发展，OA系统、各类业务管理信息系统不断产生，信息化管理已成为政府行政管理不可逆转的趋势。然而，目前全国各地档案管理水平参差不齐，有少数地方管理思路先进，信息化管理模式已初步形成，但大多数地方管理思路相对陈旧，管理手段落后。这严重影响了房管档案信息的及时汇集和准确、快速有效地利用。例如，在上述系统中，电子文件结合纸质文件在各部门流转，但受传统档案管理理念和手段的束缚，这些承载着业务流转数据和结果的电子文件没有明确的归档范围和要求，业务部门只向档案管理部门移交纸质文件，信息系统的数据没有实现同步移交，还留在业务部门或信息化部门；而纸质文件也只是配合信息系统中数据的流转，没有和信息系统中的数据统一管理。档案管理部门由于对具体业务的了解程度不够或没有信息系统的支撑，不能确定在每项业务中究竟会产生哪些档案，因此，也只能被动地接收整理纸质档案，造成两种不同载体类型的档案管理脱节，极大地影响了档案的有效管理和利用。
3.规章制度陈旧与现实需要脱节
随着社会的发展和时代的进步，房管专业档案的形式、载体和内容不断变化，传统的规章制度已经落后于现实的档案管理需要。就房管专业档案而言，房地产刚起步的时候，房管专业档案只留于纸质，而现在每天都会产生大量的、不同材质的房管信息数据。随着越来越多档案的产生，旧有的档案管理规章制度已无法适应新情况，满足现实的需要。此外，其他的房管专业档案的管理制度以及相关标准规范等也没有建立起来，特别是近几年来，随着住房保障业务的发展，廉租房档案、经济适用房档案、公共租赁房档案等新的业务档案不断产生，这些新的档案材料哪些应该纳入房管专业档案管理范围，应当如何进行管理才能有效为社会提供服务，这些问题都需要房管专业档案管理部门制定明确的新标准。
4.档案管理模式落后于时展
由于房管专业档案关系民生，因此在平时工作中的利用率非常高，档案产生部门出于查找便利的目的，习惯于将档案存放在本部门。因此，现有的房管专业档案保管分散，管理模式多种多样，省(市)局级的房管各业务部门、各事业单位、各区县自成系统，各管各的，整个房管系统各部门间形成了小而全的分散型档案管理模式。然而很多单位无论是资金、技术、人员还是库房等软、硬件设施都不具备长期保管档案的条件；档案的保管需要大量人力、物力，这种管理模式容易造成部门间重复投资，造成不必要的浪费；再有纸质档案的大量产生和堆积不仅使行政成本上升，也给保管带来不便，甚至容易引发火灾，存在不少隐患。这种分散型的管理模式使得在数字化信息化时代各区县各部门的档案信息资源无法实现共享，不利于档案资源的开发利用，造成了资源浪费。
传统型的管理模式也是一种被动型和后置式的管理模式，基本上是一种“看门守摊”、“坐等上门”的被动管理服务方式。在档案的接收上，没有参与到整个业务流转的过程中，而只是等待业务结束后，负责文件材料的接收整理；在档案的服务利用上也是一种封闭和半封闭的状态，丰富的档案信息资源远未得到充分开发利用，开放档案的工作也无法适应社会各方面的发展需要。
5.人员队伍结构不合理和素质有待提高
由于某种社会历史原因造成了人们在传统观念上认为档案工作就是悠闲、轻松但又单调、乏味与社会脱节的工作。因此一些年龄偏大的人员往往会被调到档案部门，使得当前从事档案工作的人员整体业务水平不高、年龄偏大、队伍结构不合理，制约了档案业的发展。
二、对房管专业档案创新管理的几点建议
为了更好地管理房管专业档案，服务民生，服务大众，档案的管理部门需要更新管理思路，创新管理模式和管理方法，变档案资源的分散管理为集中统一管理，强化档案部门的管理主体地位和服务功能。对此，笔者提出以下几点建议：
1.转变传统的档案管理观念，统一房管专业档案管理机构
针对当前房管专业档案管理机构多样化的现状，笔者认为房管系统档案管理部门可参照城建档案管理的机构设置，成立专业房管档案管理机构，负责整个行政区域内所有的房管档案的集中保管，统筹统一管理房管档案，包括房地产权属档案、保障性住房档案、拆迁档案、物业档案等行政管理部门产生的档案，也应包含各房产管理协会、各房产开发公司、拆迁公司和物业公司等产生的各类档案资料。
2.更新档案管理思路和手段，逐步实现房管专业档案标准化和数字化管理
更新房管专业档案管理的思路，关键在于房管行业的档案从业人员要树立档案标准化管理的理念，要把大的行政区域(省、自治区、直辖市)的房管专业档案作为一个整体进行管理，要有档案管理发展的规划方向。并针对房屋管理的特点，统一行业档案分类目录，明确各类业务的专业档案归档范围；对入库的档案、资料进行严格区分，实行整个大的行政区域的分类管理，实现房管行业档案管理
的统一性和标准化。
加强房管专业档案的信息化建设，是满足当前经济社会发展的需要。为此，必须推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化，建立房管档案信息资源基础数据库群，实现房管档案信息资源的高度共享和利用，实现库藏档案的信息化自动管理。
3.树立法制意识，建立统一的房管专业档案管理的规章制度
房地产行业涉及的部门繁多，产生的档案内容丰富，有房地产市场管理、拆迁管理、物业管理和住房保障管理等，但是到目前为止相关的法律法规仅有住房建设部分别于2001年、2006年通过的《城市房地产权属档案管理办法》、《城镇廉租住房档案管理办法》，这两个《办法》对权属档案和廉租房档案有明确的管理规定。有关其他类型的房管专业档案管理方面的规章制度还需要在实践工作中不断摸索、探寻，从而逐步制定和不断完善统一管理的规定或办法，为房管专业档案的规范化管理提供理论依据。
4.创新档案管理模式和方法，实行集中化管理和全程化管理的模式
针对分散型的管理模式，笔者认为可在房管专业档案标准化管理的基础上，统一各单位各部门的实体档案管理模式，建立行政区域内统一的房管专业档案--资料数据库，共享档案信息，使房管专业档案信息在统一的平台上进行管理、查询，提高工作效率，为公众利用档案提供便利。
针对被动式的管理模式，笔者建议建立全程化管理的档案管理模式。传统的档案管理模式往往比较滞后，档案一般都是定期移交给档案管理部门，且移交后还要经过一段时间的整理和数字化，之后才能查阅利用，如在整理期间需查阅某份档案，无疑是大海捞针，且未必能找到，给工作造成了很大不便。因此，改变档案的滞后管理迫在眉睫。全程化的档案管理模式是在统一行政区域内档案数据库的基础上，实行电子文件取代纸质档案全程同步归档，做到档案即时归档，即时提供查阅，将档案管理贯穿到整个行政区域的房管管理的公文处理和业务办件的整个过程中，对该过程产生的需要归档的各类资料进行即时的跟踪管理，且把归档作为整个公文处理和业务办件办结的标志。这种全程化管理模式可以有效地提高档案的利用效率。
Abstract: It is a new task for us to understand the characteristics of the real estate file, function and the problems that should be paid attention to in management, in order to make it serve for community high-quality, fast-paced, multi-channel.
关键词： 依法；房地产档案；管理
Key words: according to law; real estate files; management
中图分类号：G275 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2011）23-0315-01
1新形势下房地产档案的特点
房地产档案的基本概念是指城市房地产管理部门在房地产产权登记、产权调查、变更登记等权属管理活动中形成的，反映产权人、房屋自然状况及土地使用状况，应当归档保存的文字材料、计算材料、图纸、图表、照片、光盘等各种载体的文件材料。
1.1 房地产档案管理具有动态性在社会主义市场经济体制下，我国城市土地实行的“有偿、有限期、有流动”的使用制度，城市房屋实行了商品化，房地产市场行为相当活跃和频繁。尤其随着房地产业成为国民经济新的增长点，房屋产权出现了多元化的特征，房产抵押行为增多。这一时期，对于房地产交易、分析、抵押、查封、保全、评估过程中产生的种种纠纷，法院如何裁决，在房地产权属管理工作中直接形成的档案资料，就成了司法部门对房地产纠纷进行仲裁的主要依据。因此，房地产管理部门必须对这些产权转移、产权变更后所形成的文件材料加以收集、整理、鉴定归入房地产产权档案，保障权属结论与权利现状的一致性，从而完成房地产档案的动态管理。
1.2 房地产档案必须与房屋产权相对应也就是说有一份产权就会有一卷房地产档案，且在办理房地产交易、继承、抵押、查封、评估及处理房地产纠纷，以及城市规划、旧城改造、拆迁安置中都要涉及到房地产档案的利用。
1.3 房地产档案管理的基本原则是属地管理根据此原则，各地房地产管理部门在对房地产进行管理的过程中对本地区的房地产档案处于独占和垄断地位。因此，本地区房地产市场混乱、房地产信息匮乏和产权管理无序等都可能由开发利用工作不到位而直接引发。
2新形势下房地产档案的作用
①为房地产权属登记服务。房地产权属档案是房地产的取得、灭失和合法变更的合法依据；②为房地产交易服务。房地产权属档案是确认房地产交易行为合法有效性的依据；③为房地产纠纷仲裁服务。随着住房商品化、私有化的转变，房产抵押行为增多，房屋产权的多元化，使得房地产纠纷呈上升趋势；④为物业管理服务。房地产权属档案信息是物业管理公司开展物业管理工作的依据；⑤为城市建设服务。进行城市规划、拆迁安置、旧城改造等时，引进房地产权属档案和现代化的图形数据库不仅能够系统的反映公私房产的数量、面积、结构等，可以及时地为建设部门提供各类数据，既节省资金又能较快地计算出成本，加快工程进度。
3采取有效措施，依法加强房地产档案管理
3.1 做好前期控制法律依据性要求房地产档案必须真实准确，完全符合事实。必须做好前期控制，规范好档案资料的收集、整理工作，全面准确地提供档案信息。
①确保房地产权属档案的完整。要依照档案管理有关法规及有关业务的规定，房地产权属档案须纳入以下五个方面的文件资料，即房地产权利人、房地产权属登记确权、房地产权属转移及变更、设定他项权利等有关的证明和文件；房屋及其所占用的土地使用权权属界定位置图、房地产分幅平面图、分丘平面图、分层分户平面图等；房地产产权登记工作中形成的各种文件材料，反映和记载房地产状况的信息资料。②确保房地产档案的真实。工作人员在办理房屋登记时就要把好文件资料的审核关。要认真审核当事人的手续是否完备，提供的原始资料是否齐全、合法，有无虚报、瞒报产权和涂改、伪造资料等违法现象，总之，应确保“手续完备、材料齐全、内容真实”。档案管理部门还应把好归档关，在档案交接时，档案室工作人员对资料逐项逐条进行最后审核。
3.2 建立动态管理机制，规范档案资料的收集、整理工作房地产档案的动态性要求我们对房地产档案进行动态管理，做到正确、完整、及时的完成因产权转移、产权变更后所形成的文件材料，使房地产档案能够清晰、完整地反映房地产的真实信息。①在房屋状况发生变动时要再次进行实地测量，制作新的产籍平面图，并计算相应的面积，还要将房屋状况发生变动的原因登记的相关的文件材料中；②房屋灭失的，要进行现场勘查，同时将房产证收回注销，并将之与原产权档案放在一起。
3.3 采用科学的管理方法和先进的管理手段管理房地产档案数量巨大、使用频繁是房地产档案的两大特点。先进的管理方法和技术手段的运用，能够使档案管理和提供利用的工作效率得到提高。
①采用分类管理的办法。按照登记种类的不同，房地产档案一般有产权、灭失、注销、测绘、评估、拆迁、抵押、查封、拍卖、统计档案等十几种；②现代化的管理手段。利用现代科学技术，方便快捷地搞好档案利用。广、快、精、准是信息化社会人们信息需求的基本特点，为了满足这一需求，必须借助于先进的技术手段。作为社会信息业的组成部分，房地产档案管理部门有必要实现档案管理现代化。首先普及使用计算机技术，实现档案管理自动化。将计算机技术引入到房地产权属档案管理中来，提高档案信息处理效率。其次，实现档案信息传递网络化，将网络技术引入到档案管理中来，更好地发挥计算机技术的优越性，使对利用者的服务更加方便快捷。
规范社区卫生服务档案管理是社区医生了解辖区居民个人健康状况的基本资料，基本的就业，救济，社保等群众服务工作，都要以社区卫生服务档案为基础。建档是社区建设的重要组成，它记录社区的发展，客观反映社区面貌。但是当前社区卫生服务档案管理工作存在以下几个问题。
1.健康档案利用率低
当前，居民个人健康档案的管理多数是统计成纸质的档案信息，之后再录入到电脑中。受到信息化程度的制约，居民的各种健康信息和电子档案不能做到数据之间的相互转化和更新，各级就诊机构之间因为缺乏相互之间的沟通，健康档案管理的许多变化也就不得而知了，不能做到健康档案的及时更新，这样就成为了“死档案”，也就失去了其应有的功能。
2.居民对健康档案的认可度不高
基本公共卫生服务项目是从09年开始实施了，而建立健全居民的个人健康档案是基本公共卫生服务项目的重要内容。但是就档案管理的实际工作来看，居民对健康档案的认可度不高，依从性差，部分居民还保留传统的“健康就是没病”心理。因此他们对居民个人健康档案的建立不太认可，大部分居民都是经过档案管理工作人员劝说后来同意建档。经过询问调查发现，多数居民不愿建档的主要原因，是担心其个人和家庭信息的泄露。基于此，工作人员可以和居民沟通讲解健康档案的优点，打消居民内心的顾虑。
3.社区卫生服务机构建档困难
当前，居民的居住环境相对闭塞，社区卫生服务机构进驻居民生活小区开展建档工作，需要取得物业公司的支持。而且老人、小孩受骗的情况时有发生，社区卫生服务人员很难敲开居民的大门。在加上一部分社区卫生服务机构工作人员对于居民档案工作的认识不够，依然保持着传统观念，加上社区卫生服务机构在人手受限的情况，居民健康档案的建设工作进展缓慢。
二、规范化管理的几个重要环节
1.加大投入，建立统一的健康档案信息化平台
建立统一的健康档案信息化平台,实行民政、公安、卫生计生、物业管理等多方沟通合作,切实利用档案信息的各种资源。社区卫生服务档案管理要围绕为居民服务这个宗旨,要让居民切实感受到档案管理工作所带来的便利。建立健康档案的目的就在于更好地了解和掌握所辖范围内居民的基本健康状况，更好地为居民服务。2006年卫生部已将社区精神卫生服务列入基本公共卫生服务精神内容,实施重性精神疾病医院、社区连续管理和治疗并建立健康档案措施。2013年，国家卫生计生委、国家中医药管理局联合发文，将中医药健康管理服务纳入基本公共卫生服务项目。所有这些项目都应记录在居民健康档案内。所以建立统一的信息化平台已是大势所趋,纸质档案不利于查找和进行档案动态管理,降低了档案的使用价值。通过制定统一的信息化发展规划，制定各项技术标准和技术规范，编制一套切实可行的社区卫生服务信息化建设管理软件，实现对城乡居民健康档案信息的动态管理和本地区范围内的信息交换和共享，可实现健康档案的灵活运用，从而实现为居民提供连续性、综合性、协调性卫生保健服务的目的，逐步使居民养成预防为主的保健理念，降低居民就医费用，实现建立健康档案的初衷。
2.加大宣传力度,提高居民对建立健康档案重要性的认识
充分发挥广电、报刊、网络等媒体作用,结合各种卫生日，开展形式多样的宣传活动,提高居民健康和建档意识。不但让群众成为健康教育和健康促进的参与者和受益者,而且要提高他们对健康体检以及健康档案的依从性,及时把体检资料和健康信息反馈给社区医护人员。
3.加强人才培养
一、更新服务观念，树立行业良好形象，促进物业管理社会化进程
1、进一步加大物业管理舆论宣传力度。各级物业管理行政主管部门要切实加强与新闻媒体的沟通和联络，主动邀请媒体深入到日常物业管理工作中进行采访，建立定期宣传交流机制，着力宣传贯彻和落实物业管理法律法规政策，让广大市民能够及时了解物业管理行业政策和动态，促进市民与企业的互动与互信。各物业服务企业要进一步加强自身宣传，理顺物业服务企业同业主之间的关系,形成行业舆论宣传合力，构建和谐有序的物业管理服务环境。
2、进一步加大前期物业管理规范力度。切实规范开发建设单位市场行为，建设单位要按照规划要求配置物业共用部位、共用设施设备，完善相应的物业管理用房及配套建设，及时向物业服务企业或业主委员会移交物业管理用房和物业共用部位、共用设施设备及相关资料；申请办理房屋所有权初始登记时，对物业管理用房一并申请登记，房屋登记部门在房屋登记簿上对物业管理用房予以记载；《前期物业服务合同》和《临时管理规约》须经物业买受人签字确认，开发企业在销售住宅前，按照规定选聘物业服务企业，制定《临时管理规约》；销售物业时，必须在销售场所将物业管理用房和物业共用部位、共用设施设备进行公示，并向物业买受人提供书面公示材料。进一步完善物业承接查验监督机制，将前期物业管理备案纳入开发建设单位申请商品房预销售许可要件。每年市物业行政主管部门对全市商品房销售场所进行一次全面检查，全面提高前期物业管理规范水平。
3、进一步加大业主大会和业主委员会运作指导力度。切实把好业主大会和业主委员会组织成立和选举关，在县（市）、区物业行政主管部门和街道办事处的指导监督下，由社区居委会组织业主做好业主大会、业主委员会组建、换届改选等工作，并对其日常运作予以监管。各县（市）、区物业行政主管部门和街道办事处要督促符合成立业主大会和业主委员会的住宅小区及时成立业主委员会。2009年上半年将在*城区2-3个住宅小区推行试点工作，2009年底在*城区加快完成8-10个住宅小区业主委员会的组建工作。县（市）、区物业行政主管部门要积极引导业主大会选聘物业服务企业，促进业主委员会工作进一步规范。
二、创新服务方式，规范行业运行机制，促进物业管理专业化进程
4、坚持物业管理从业人员持证上岗制度。对物业管理人员实行资格动态管理，自2009年起，所有物业服务企业负责人必须通过培训取得岗位证书方可任职，从业人员必须接受培训取得物业管理从业人员岗位证书方可上岗。新设立物业服务企业必须4人以上具有物业管理从业人员职业资格岗位证书方可申请资质证书。力争2009年全市物业服务企业经理培训率达100％，物业管理从业人员培训率达95%以上，切实提高全市物业服务行业整体素质。
5、有序推进规范化服务试点小区实施工作。把开展物业管理优秀小区考评工作和*创建省级文明城市有机结合起来，2009年年底全市争创2-4家省示范优秀住宅小区（大厦）、8-10家市优秀住宅小区（大厦），通过开展创优达标活动树立一批物业管理示范小区，全面提高我市住宅小区物业管理整体水平。
6、健全完善企业诚信体系建设。建立物业企业动态管理机制，完善物业服务企业及从业人员信用档案系统，充分利用网络信息手段，将各物业服务企业及相关人员的基本情况、经营业绩、经营中的违规违法劣迹以及受到的奖励和处罚等记入企业和个人的信用档案，对信用记录不良的企业和个人及时披露，情节恶劣的依法退出物业服务市场，确保企业符合资质等级条件。
7、树立品牌物业服务企业。加大市场整合力度，引导物业服务企业通过兼并、收购、联合、改造、改组等方式进行企业重组，形成一批信誉好、专业化程度高、服务能力强的品牌物业服务企业，通过市场有序竞争，逐步淘汰一批服务质量差、规模小、群众意见大、投诉多的物业服务企业，不断提高物业服务行业总体质量和水平。
三、拓展服务领域，加强行业自律建设，促进物业管理市场化进程
8、加强物业服务企业资质管理。严格把好企业市场准入关，进一步规范新设立物业服务企业、申请核定资质等级审批及外埠入境的物业服务企业资质备案管理。启动物业服务企业资质证书复核工作，有效遏制恶性竞争，促进行业健康发展。采集物业管理行业相关信息，促使企业建立完善内部规章制度。科学掌握物业管理行业从业人员岗位资格情况，加强行业培训教育，对企业进行定期检查，对无经营项目、不良经营企业依法予以注销资质，促进企业服务进一步规范。
9、加快推进物业管理市场运作。鼓励多种经济成份融入物业企业管理，逐步实现民营化和市场化相结合的管理体制。推动房地产开发与物业管理相分离，根本改变房地产开发企业自建自管、建管不分的不良状况。扶持一批实力强、机制新、规模大、成本低、质量高、信誉好的物业服务品牌企业进一步做大做强。
10、推行物业服务招投标管理制度。对国有资金投资的办公、学校、医院、工厂等物业项目，逐步实行公开招投标方式选聘物业服务企业实施物业管理。对住宅物业建设单位符合招投标条件而未通过公开招投标选聘的物业服务企业，责令其限期整改。鼓励业主、业主大会通过招投标方式选聘物业服务企业实施管理服务。
11、加强协议方式选聘物业服务企业行政审批管理。投标人少于3个或者住宅物业面积在5万平方米以下的，经县（市）区物业行政主管部门批准，可以采用协议方式选聘具有相应资质的物业服务企业进行管理服务。严格企业招投标管理，企业要如实按照小区整体规划总建筑面积，提交相关材料报物业行政主管部门申请审查批准，任何单位和个人不得将必须进行招标的项目化整为零或者以其他任何方式规避招标，切实提高行业管理规范度。
四、提高服务质量，加强行政监督管理，促进物业管理法制化进程
12、规范物业专项维修资金管理。加强资金监督和管理，建立物业专项维修资金个人帐户查询系统，进一步扩大资金归集范围，加大二手房维修资金交缴归集力度，完善维修资金管理监督体系，规范资金报修、查勘、维修、检查、回访等工作程序，制定物业专项维修资金管理使用计划，严格审查维修项目资料的完整性、申请范围的可规性、计划方案的可行性，确保资金安全、有效使用，充分发挥物业专项维修资金房屋“养老金”的功能和作用。
五、探索服务需求，建立综合协调机制，促进物业管理规范化进程
13、强化物业服务企业内部管理。转变物业服务企业服务观念，严格履行服务合同，公开服务内容、服务项目、服务时限、收费标准、监督电话等，不断提高业主满意度。加强物业服务企业自身建设，建立企业合理用人制度和分配制度，严格履行劳动合同，推动企业开展多种形式的便民服务和经营活动，提升企业专业化程度和市场竞争力。
14、强化物业管理行业自律机制。充分发挥物业管理行业协会作用，加强行业自律，建立物业服务企业的诚信体系，定期向社会公布企业诚信情况，充分发挥社会公众监督作用。建立物业管理服务考核评估体系，实施物业管理公众满意度季度测评制度。加强协会与法律服务机构的合作，密切物业服务企业、社区居委会与各部门之间的联系和沟通，合理协调处理物业管理服务中的各类纠纷，切实发挥行业自律作用。
15、强化物业管理监督协调机制。建立物业管理综合协调监督机制，引导业主通过多种方式化解自我管理中的矛盾。充分发挥街道办事处、社区居委员会作用，形成物业管理与社区建设互动局面，增加沟通渠道和协调途径，协商调解矛盾纠纷。加强区级物业管理部门建设，建立物业服务企业投诉受理制度，进一步完善物业管理监督协调工作体系。
16、坚决依法查处物业企业违法违规行为。依法取缔物业管理活动中未取得资质证书的企业，查处企业聘用未取得物业管理职业资格证书的人员。严厉打击符合招投标条件未公开实行招投标、擅自协议方式选聘物业服务企业、未申报登记进行装饰装修等违法违规行为。
六、优化服务环境，解决行业发展瓶径，促进物业管理科学化进程
17、实施物业管理服务分等定级标准制度。对物业管理服务实行分等定级，实行综合服务按等级收费，推广“菜单式”物业服务模式，科学测算公布物业管理市场平均成本，会同物价部门定期制定并公布物业服务等级收费标准政府指导价，推动物业服务企业为业主提供质价相符、等级服务、等级收费的物业管理服务收费机制。
一、前台接待方面
前台接待是客服部的服务窗口，保持信息渠道畅通，监督区域管理、调度和协调各部门工作，是前台接待的主要职责。接待人员是展现公司形象的第一人，一言一行都代表着公司，是联系小区住户的窗口。
在工作中，我严格按照公司要求，工装上岗，接待来访人员以礼相迎，态度和蔼的接听和转接电话，仔细认真的处理日常事务，耐心听取业主反映的问题、需要解决的困难，细心解答并详细的记录，在第一时间安排人员上门服务。每个月月末，将来电记录汇总，上半年共接到来电68个、去电130个，业主有效投诉2宗。业主的所有咨询来电，我们都给予满意回复；业主的报修问题，通过我们的及时联系，根据报修内容的不同积极进行派工，争取在最短的时间内将问题解决。同时，根据报修的完成情况及时的进行上门回访或电话回访。业主的投诉，已上报有关部门协调解决。
通过这些平凡的日常工作，使我的工作水平有了明显的提高，受到了小区业主及领导的一致好评，也塑造了我们物业人的新形象。
二、档案管理方面
档案是在物业管理中直接形成的文件材料，严格按照档案管理规定对业主资料、各部门档案、报修单、工作联络函、放行条等资料进行较彻底的分类整理，做到目录清晰，检索方便，各栋住户资料进行盒装化、各部门档案进行袋装化管理，按期、细致的整理完成。实现规范化管理，同时制定完善资料的保密制度。定期检查档案情况，改动或缺少及时完善。上半年共接到各类报修共64宗，办理放行条42张，工作联络函10张。
三、样板间方面
样板间是我们对外展示的窗口，也是树立企业形象的平台。每个月的月末，我都要对样板
间的物品进行盘点，将损坏的物品记录并上报工程维修部，确保样板间的物品完好无损。上半年样板间共接到参观组数70组，参观人数共计187人。
四、各项费用的收缴工作
鉴于物业管理是一个高投资、高成本、低回报的服务行业。要确保工作持续正常进行，
必须做好各项费用的收缴工作，并保证按时足额收缴。上半年共收取物业服务费用79212元；
私家花园养护费50386元；光纤使用费2000元；预存水费1740元；有线电视初装费450元；燃气初装费3300元。
五、经验与收获
半年来，通过努力学习和不断积累，思想认识上还是工作能力上都有了较大的进步，已具备了客服中心工作经验，能够比较从容地处理日常工作中出现的各类问题，在组织管理能力、综合分析能力、协调办事能力和文字言语表达能力等方面，经过半年的锻炼都有了很大的提高，保证了本岗位各项工作的正常运行，能够以正确的态度对待各项工作任务，热爱本职工作，认真努力贯彻到实际工作中去。积极提高自身各项业务素质，争取工作的主动性，具备较强的专业心、责任心，努力提高工作效率和工作质量。
六、下半年工作计划
1、加强业务知识的学习提高，创新工作方法，提高工作效益。
1 油田社区综合管网档案管理现状
1.1 档案收集规范度不高。油田建设开发初期的综合管网档案，由于油田档案机构和管理制度不健全，档案部门不能准确掌握工程项目开工、竣工时间，无法动态监管和规范约束，造成管网工程建设文件材料归档不全，部分管网档案仅有交工资料无竣工图纸，特别是部分住宅小区水、电、气、暖、通信等改扩建、维修施工形成的档案材料归档不全问题突出。
1.2 档案整理规范度不高。在油田社区综合管网档案整理的过程中常有卷内目录和档案资料实体不符的情况出现。另外，由于个别施工单位工程技术人员责任心不强，在编制竣工图时缺乏对管线埋设的深度、节点、材质、管线走向及附属构筑物进行深入细致的调查，使竣工图成为所谓的“示意图”，不能准确反映出管线现场具体的施工建设信息，给以后的档案利用带来了一定的困难。
1.3 档案管理方式落后。随着住宅小区的改扩建，新管线不断增多，旧管线也在不断更换和废弃，各类管线的规模和复杂程度也越来越高，形成的综合管网档案也越来越多，使得传统手工管理及计算机目录级查询的社区综合管网档案管理方式已无法迅速、准确地提供档案信息。
1.4 档案人员素质待提升。综合管网档案是否系统、完整、准确，关键是做好管网工程文件材料的收集工作，而能否把好收集关，则取决于整个工程建设工作的管理水平和档案人员的自身业务素质。而目前一些施工单位不设专人收集、整理管网工程资料，或临时抽调一些不懂专业的人员管理，这样就会造成资料收集不齐全、填写内容不准确，内容不真实的档案，给今后档案管理和利用带来隐患。管理人员的管理知识结构老化，也严重影响了档案管理工作的技术水平。
2 对策
2.1 纳入合同管理。工程建设单位在与施工单位签订工程项目承包合同时，除对施工单位移交竣工技术文件材料的时间做出具体要求外，还应对竣工技术文件，尤其是竣工图的编制任务、归档文件材料的质量检查标准等做出明确规定。如明确规定由施工单位编制包括竣工图在内的竣工档案资料，并预留工程概算总造价的3%作为竣工档案保证金，竣工档案经建设单位和辖区内档案管理部门验收合格后，再将保证金如数退还，竣工档案不合格者保证金不予退还。
2.2 强化日常监管。以质量控制前移为端口，保证归档文件材料的质量。档案人员应当转变观念，在加强对建设单位工程技术人员的业务指导的同时，对施工单位技术人员进行业务指导，加强编制竣工技术文件的质量要求和规范，引起施工单位对编制技术文件材料的重视。要做好从形成到归档的全过程归档文件材料的管理，把综合管网文件材料的形成纳入建设单位的行政、经营、生产技术管理中，做到管网档案归档与项目建设进程同步，保证归档文件材料的质量。
2.3 把好工程验收关。工程施工单位在办理施工许可证时，如果不附管网工程档案归档承诺书，将不予办理施工许可证；工程完工后，必须有档案管理部门参与竣工验收，了解工程施工内容，审查档案移交是否齐全完整，否则工程不予通过验收。
2.4 强化档案业务培训。档案人员应更新观念，增强责任意识、现代化意识，提高自身业务素质同时，加强对相关部门档案业务指导力度，定期举办由建设单位专兼职档案员、施工单位和监理部门资料员参加的档案培训班，以油田基本建设档案管理细则、建设项目档案验收细则、科学技术档案案卷质量标准为主要内容，对管网档案归档内容、整理标准、装订方法等系统讲解和实际操作演示，通过培训提高人们的档案意识和业务素质，保证归档竣工技术文件质量。
顺势而为，夯实社区民生档案基础
随着政府职能的转变、社区新型管理体制的逐步完善，民生档案的特点也从静态、低利用率快速向动态、高利用率发展。
近年来，普陀区档案局已将社区档案工作纳入本区档案事业发展总体规划，加强领导，努力使本区的社区建设与社区档案工作同步发展。在实际工作中本着讲求实效、因地制宜、循序渐进、分类指导的原则，对社区档案进行科学的分析和研究，形成系统的、完整的、简易的、符合各社区单位实际情况的工作程序，用以指导和规范社区档案工作。根据社区的经济和物质条件，处理好档案工作总体要求与社区工作实际的关系，充分考虑社区工作的性质及特点，最大限度地减轻社区的负担。防止和克服工作的随意性和盲目性，逐步促进社区档案工作的制度化、程序化、规范化。
目前，普陀区各社区单位中建档和达标情况如下：9个街道(镇)全部达到市二级以上标准；205个居委会98％以上已进行合格验收；派出所除全部在系统内达标外，有8个派出所先后通过区级先进验收；18家卫生单位有16家达到市级以上标准，2家达到区级先进标准；普陀区在全市首创的9个社区学校也已全部建档；区残联、福利院分别达到区级先进，其余街道(镇)福利院全部建档；由原来房管所转制的各物业公司全部通过了市级以上评估认定。
而广大社区居民正成为社区档案工作的直接受益者，以由房管所转制的各物业公司为例，在原有的住房制度条件下，居民住房都为福利分配，住户档案在办完相关分配、调配手续后，随着住户长期租住而在库房中“沉睡”，乏人问津，因此住户档案大都以幢为一个立档单位组成几百页的大厚卷。住房制度改革后，居民住房可售、可租，变动频繁，有的房屋甚至在短期内几异其手。静态的住户档案管理方式根本无法适应动态的物业管理现状。
找准民生档案工作难点，创新社区档案工作服务机制
(一)“自建分享”是档案资源大整合可实现的最近期目标。
档案因其一般都由形成单位产生、整理、保管的特点，以及我国行政和档案管理体制特性，目前所进行的档案信息资源整合绝大多数是同城、同行业、同系统、同单位的整合，好比形成无数平面、无交叉的全封闭同心圆资源圈，即便是综合档案馆因其法定接受范围限制，馆藏档案的资源整合主体还是不同政府部门间的共同政务信息。一边是蓬勃的用档需求，一边却庭院深深，养在深闺人未识。
(二)“沟通”、“了解”、“协作”、“互惠”、“利民”是建立社区档案服务机制的宗旨。
普陀区档案局依托涉民单位自建档案室藏及信息平台(部分单位信息平台已建成全市的系统平台)，在拥有丰富档案信息资源的社区单位、组织及其他相关部门中建立社区档案服务机制，形成区级档案馆、房地局档案信息中心、保障卡中心、医保中心、就业促进中心、残联等为协作单位，各街镇、派出所、社区事务受理中心、卫生中心、文化中心、物业公司、居委会为成员单位的多层次、纵深延展的社区档案服务网络，努力实现社区档案服务全覆盖。
宜川街道办事处在建立社区档案服务机制前提下，在全国首创建立了社区档案管理服务指导站，聘请社区内多位档案专业人士担任义务指导员，指导服务范围覆盖社区内所有单位、组织、社会团体，旨在社区档案工作更好地服务民生、造福社区、创新服务品牌、拓展服务内容、提高服务质量；加强社区档案服务机制成员之间信息资源的互联化与共享性；延伸社区档案工作对社会各类单位业务指导服务的覆盖面与有效性；优化社区档案工作服务人民群众档案查询需求的便捷率与高效性。
初建服务民生档案利用体系，协作机制创建成效初显
(一)积累档案资源、降低行政成本。
跨部门跨行业的档案资源大整合，必然首先依赖于档案实体资源积累，档案行政管理部门需要进一步彰显依法行政职能，更着力于馆外档案、涉民企事业单位、组织的实体资源的积累、利用，对不属进馆范围的涉民档案更要及时提出管理标准，明确管理要求，强化监管措施。走出只注重馆藏档案信息化、只重视机关档案规范化的狭隘圈子，用有效的方法积累社会档案，尤其迫切需要坚持不懈、责无旁贷地抓好民生档案资源建设，建立覆盖全民的档案利用体系。
普陀区社区档案服务机制的创建，使建立和覆盖人民群众档案资源体系和服务体系有了初始载体和平台；目前，各成员单位之间已达成档案不为我所有，可为我所用的共识，放下了进不进馆的争论，打破了馆室之间的“围墙”，简化利用档案手续，免除查询证明费用。无论是高龄无保老人纳保、轨道动拆迁困难家庭补助、还是群租整治活动，在前期的摸排准备工作中，社区档案服务机制成员单位之间精诚协作，大大提高了行政效率，降低了行政办事成本。
(二)被动服务个体，主动服务群体。
民生档案的利用服务对象绝大多数是在被动服务中催生出来的，当公民办理出国签证、动拆迁、买卖房产、找工作、退休等个人主要事情或享受政策待遇需要提供相关证明材料，一般都因保管不慎而到相关部门查找原始档案，这些情况下要做到事前主动服务，是找不到具体服务个体的，主动服务只能停留在口头、形式上，微笑而没有实效。而相关档案部门在被动服务个体的及时行、具体性、协调性等方面却大有文章可做。
“及时性”是对档案利用者最好的负责，随着民生档案利用率的大幅提高，许多相关部门通过规范流程、专设窗口、增添人手、全天接待、节假日无休等方式想利用者所想，急利用者所急。
我于2011年8月10日成为公司的试用员工，到2011年8月10日试用期已满，根据公司的规章制度，现申请转为公司正式员工。
作为一个应届毕业生，初来公司，曾经很担心不知该怎么与人共处，该如何做好工作；但是公司宽松融洽的工作氛围、热情友好的同事关系，让我很快完成了从学生到职员的转变。
在公司我的工作主要是档案和统计。这两个月我的工作如下：
首先是档案管理，在所学理论基础上结合公司档案管理的实际情况制定档案管理的相关制度。目前除日常档案接受、借阅工作之外，我根据档案分类大纲为公司每份档案编码并建立电子档案检索系统。使公司档案工作走上规范、科学管理的道路。在档案管理方面，今后工作目标是建立规范的检索体系便于利用，开发档案信息资源为公司决策提学供习帮网助。
其次是统计，主要负责**、**物业、经纪公司的报表填报工作。填报表是一项细致活，同时采集数据时要和多个部门交流沟通。在这期间遇到过一些不懂的问题，感谢公司同事耐心解答。
在工作中，我一直严格要求自己，认真及时做好领导布置的每一项任务。专业和非专业上不懂的问题虚心向同事请教，不断提高充实自己，为公司做出更大的贡献。当然，初入职场，难免出现一些小差错需领导指正；但这些经历也让我不断成熟，在处理各种问题时考虑更全面，杜绝类似失误的发生。在此，我要特地感谢部门的领导和同事对我入职工作的指引和帮助，感谢他们对我工作中出现的失误的提醒和指正。
这是我进入社会的第一份工作，这2个月来我学到了很多，感悟了很多；看到公司的迅速发展，我深深地感到骄傲和自豪，也更加迫切的希望以一名正式员工的身份在这里工作，实现自己的奋斗目标，体现自己的人生价值，和公司一起成长。在此我提出转正申请，恳请领导给我继续锻炼自己、实现理想的机会。我会用谦虚的态度和饱满的热情做好我的本职工作，为公司创造价值，同公司一起展望美好的未来！
此致
敬礼！
关键词：房产交易中心 档案管理 质量
1、增强依法管理意识
房产交易中心管理的房产档案需要依照我国档案法、实施细则、城市房地产档案管理规定、登记暂行办法等法律规定执行，而《中华人民共和国档案法》则是做好档案工作的基本保障，各个区域、地方编制的档案管理细则与实施办法均要以此为根本依据。另外，《城市房地产权属档案管理办法》是房产交易、管理产权档案的具体操作标准，亦是房产交易中心开展档案工作、加强内部管理的核心保障。为进一步规范房产交易中心档案管理，应增强依法管理意识，全面依照以上法律条款、规章体制执行，保证房产档案管理受到法规制度的有力约束以及全面监督。为实现依法管理目标，房产交易中心应组织各部门员工定期学习、全面掌握法律规定内容、树立法制管理观念。房产档案是房产管理单位组织调查、进行登记、完成权属变更、转移、进行测量等各项工作阶段中构成的最具应用存储价值的真实资料，对推动现代城市的健康发展、全面建设有着重要的意义。因此，房产交易中心工作人员唯有认真、仔细的学习相关法规，方能在知法基础之上守法、执法，认真做好本职工作，令档案管理根基更稳固、避免偏差错漏的现象，为房地产行业的良好、健康发展提供完善的保障。
2、提升工作质量
为进一步提升档案管理工作质量，房地产交易中心首先应做好业务管理。对交易管理单位来说，房地产档案涉及到众多房产信息，保存周期较长，其蕴含着丰富的历史价值以及现实应用价值，属于极其宝贵的资源信息。因此，在开展房产档案管理工作中，房产交易中心应抓好业务管理，力争更大的创新与突破，令房产档案工作更上一层楼。再者，应完善管理工作模式，开创多元化、一体化、现代化的产权登记、发证管理、抵押办理、档案管理数字办公系统，全面提升工作效率。同时，应做好房产信息的编辑录入以及归档管理，依照档案法、权属管理规定，以群众利益为根本、以更好服务现代城市建设为原则，对房产信息做好精细的筛选、编辑加工以及汇总整理，将原本较为分散的档案及时归档，分门别类进行存储。另外，应积极培育建设一支具有高技能、高业务水平、体现创新思维的优秀素质档案管理专业团队，进而为广大百姓提供更人性化的服务。再者，应做好日常管理工作，委派专人定期、按时做好档案资源的安全控制、监督检查，确保存储库房干净整洁、卫生符合档案存储标准。应积极做好安全用电、防火防水等安保工作，同时加强治安防盗。在房产档案移交接收或是提供借阅服务的工作中应详细做好登记，确保档案应用流程的顺畅、合理、规范。
3、树立认真务实的工作态度
房产档案应用价值较高、作用广泛，例如依照具体规定为需要人提供电子内容或是咨询服务，为他们开具相关证明、提供复印件或产权信息等。为此，房产交易中心负责管理档案的员工应树立认真务实的工作态度，做到耐心细致，为广大群众提供一站式贴心服务。应形成较强的责任感，本着为大众服务、保护他们根本利益、不为难群众、为他们提供便利的原则，在实践工作中进一步完善制度、优化服务流程、更新陈旧工作观念、优化服务方式，全面提升工作效率。服务意识的提升并非一朝一夕之事，需要与时俱进，贴近群众需要，因此，房产交易中心档案管理人员应利用多重渠道方法为大众提供需要的档案资源，帮助他们查询了解。应清晰服务管理的根本方向，及时解决群众遇到的困难问题，判定出现新情况的成因，通过持续优化服务模式，真正提升实践工作水平。
4、积极开展数字化管理
为全面提升信息查询精准度，房产交易中心应进一步强化数字管理，取缔以往低效、误差率高的人工查询模式，以时展需要为根本，引入数字化管理系统。可利用计算机检索应用服务完成统一界面多点查询应用，用户只要录入关键词便可进行模糊查询，这样一来将大大提升工作效率，确保搜索信息的精准性。伴随房产档案信息资料查询频次的不断提升，原始档案信息势必面临破损的危机，而通过数字化管理可有效预防该现象，提升查询工作效率，为大众提供更大的便利。为此，房产交易中心应根据日常承接服务量、工作量、档案资源存储量、区域人口分布状况等，选择适合自身工作需要的数字化管理系统，进而真正满足大众需求，提升人性化服务水平。
5、结语
总之，伴随市场经济的快速发展，房地产行业火热的态势有增无减，房产交易总量的不断攀升，对房产档案管理工作提出了更大的考验与挑战。同时，该项工作同大众根本利益密切关联。为此，应积做好房产较易中心档案管理，提升工作质量、开展数字化服务，树立认真务实的工作态度，形成依法管理工作观念，方能确保房产档案资源的核心应用价值，确保档案管理更为有序规范，适应新形势需要，实现与时俱进的全面发展。
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