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关键词：高校；教学档案；管理；创新
中图分类号：G642.0 文献标识码：A 文章编号：1671-0568（2013）11-0168-03
教学档案是指高校在教学活动中直接形成的具有保存价值的各种文字图表声像等不同载体的文件、资料，是记述和反映学校教学工作的具有保存价值的材料，是衡量学校教学管理水平和教学质量的重要标志之一，也是高校档案工作的重要组成部分。根据《国家中长期教育改革和发展规划纲要》的要求，新时期我国的高等教育要勇于开创新局面，创造新辉煌，促进质量提升，强调要把改革创新作为发展动力，对高校的教学管理工作提出了新的更高要求。高校教学管理领域只有不断创新，才能跟上时代的步伐。教学档案管理是衡量学校教育质量和管理水平的重要标准，它是教学管理工作的重要组成部分。如何在原有的基础上做好教学档案管理创新，是新形势下高校教学档案发展的必然趋势，也是教学管理工作者需要不断思考的问题。
一、新形势下高校教学档案管理呈现的新特点
随着高等教育体制改革的迅速发展与办学规模的逐步扩大，高校管理机制和范围都发生了根本性的变化，文件资料的产生与日俱增，高校教学档案管理面临着新形势，产生了一些新特点。
1.教学档案管理的开放性更强
随着信息技术的飞速发展，互联网技术越来越成熟，国家之间、组织之间、个人之间的交流将更加方便，非档案的封闭性被打破，最终成为公众资源。
2.教学档案管理趋向虚拟化
信息化条件下，高校教学管理的虚拟化主要表现为教学管理主体和管理客体的虚拟化、教学管理环境的虚拟化和教学资源的虚拟化。
3.教学档案管理的交互性更强
信息化条件下校园网的管理平台的交互性更强，从而使高校教学档案管理主客体之间的交互性更强，交互方式更多，且主要以非同步交互为主。
4.教学档案管理矛盾突出
高校教学档案管理软硬件水平与新形势下教学管理要求间存在的矛盾日益突出。
二、高校教学档案管理发展的障碍性分析
教学档案是在高校的教学活动中形成的，它反映了教学研究、教学实践、教学管理的全过程，是高校教学管理工作的重要组成部分。收好、管好、用好教学档案，无疑是高校档案工作的重要内容之一。不可否认，目前不少高等院校在教学档案管理方面有了进步，但多数高校的教学档案管理仍存在许多不足之处，如有些文件材料收集不全面、内容填写有遗漏、书写不符合要求，等等。同时，高校的教学档案管理面临新的形势，出现新的特点，有些新出现的问题可称为雪上加霜，严重影响了教学档案管理的质量，主要受以下主客观因素的制约。
1.主观制约因素
（1）档案意识薄弱。一是学生不重视自己的个人档案，不了解学籍表与自身的关系，不愿意认真填写自己的个人信息，使得学籍表不能体现学生的真实情况，影响档案的真实性，也降低了保存价值；二是学校领导缺乏档案意识，对档案管理工作不够重视，没有在政策上、经费上给予保证，也没有把教学档案管理工作作为重点项目来对待，只是疲于应付检查；三是各部门具体负责档案管理的工作人员对工作缺乏正确的认识，对档案不够重视。
（2）高校教学档案管理人员存在不稳定性，没有足够的专业知识。考虑到各方面原因，很多高校的教学档案管理人员并非经过严格招聘而来，大多数都没能接受档案管理的正规教育，不具备相应的档案管理理论与实际操作技能。部分高校的二级学院也没能配备具有专业素质的教学档案管理人员，基本上都是由教务教学管理人员兼任教学档案管理一职，且变动非常频繁，正是因为身兼数职，才给教学档案管理带来了更多不利局面。
（3）现代化管理手段落后，不能与时俱进地体现教学档案的系统性、完整性和科学性。当今社会已经进入信息化管理的时代，教学档案的管理也必将随着这一划时代的历史进程而发生巨大的变化，走出传统的思维和工作模式。但大多数高等的档案信息管理和开发还处于相对滞后的状态，尤其是教学档案的管理，不管是管理手段，还是服务方式，都十分陈旧老套，不能与时俱进。
（4）规章制度难以落到实处。目前，高校制定的某些规章制度和工作职责看似很周详，条条框框很多，但不够务实。在实际操作过程中，往往会出现职责不清、分工不明的现象，很多工作执行起来很困难，往往难以落到实处。教学档案管理工作方面也存在同样的问题，如主管部门对档案管理工作缺乏常规性的检查和监督，也没有相关部门给予经常性、专业性的指导，使得档案管理工作水平难以得到持久、有效的提高。
2.客观制约因素
（1）经费投入不足，软硬件设施落后。由于长期以来对教学档案管理工作的忽视，缺少对该项工作的经费投入，由此造成档案管理软硬件设施很落后。没有独立的办公场所、良好的办公环境和现代化的信息检测系统，检索手段十分原始。器重，一部分完全靠大脑的记忆，一旦忘记，检索起来很困难；另一部分，则是靠手工制定一个简单的只有自己知道的检索目录来检索。这些，都使得教学档案的信息资源优势得不到充分发挥。
（2）收集的教学档案系统性不强，材料不规范。高校教学档案的内部是一个非常复杂的结构。教学管理过程中，由于没有形成一定的管理规范，缺少制度保障，这一过程中形成的原始材料不齐全，不完整；并且，教学安排统计表格格式混乱，与档案内容无法对应。
三、加强高校教学档案管理创新的对策
1.创新管理观念，强化管理意识，建立教学档案
创新管理观念，就是要求档案人员转变固有的管理思想观念，通过各种宣传手段，加强相关文件和规定的学习，使全体师生员工充分了解教学档案的内涵，认识到加强教学档案管理工作的重要性和必要性，认识到教学档案管理是学校教学管理工作中的一项必不可少的基础性管理工作；强化管理意识，特别是领导要强化档案管理领导意识，从学校长远发展和人才培养的高度，加强对学校档案工作的领导，把教学档案管理工作列入重要工作议事日程，在人财物方面予以支持，并积极引导广大师生重视教学档案，用好教学档案，把档案的保管与收藏转变成档案的开发和利用。另外，改革旧的管理模式，加强档案信息的双向沟通与交流，实行开放型的科学管理，也可以以此强化档案管理的意识，确保建立高质量的教学档案。
2.创新管理制度，健全管理体制，完善管理体系
创新、健全和完善有效的管理制度是做好档案管理工作的基础，是搞好教学档案管理工作的保证。一方面，学校教学档案管理需要校领导层继续制定具有前瞻性的管理制度进行规范管理；另一方面，学校教学档案管理更需要建立健全符合自身特色的制度作保证，主要是在人、财、物的保障上，以及检查与奖惩制度上，建立行之有效的管理制度。在此基础上，建立起由分管领导、教学部门负责人、教学部门专职教学秘书等组成的教学档案管理网络，明确岗位责任制，实行定期检查制度，成立校综合档案室，负责全校档案的综合管理。各院、处室应明确一名兼职档案员负责本部门档案的收集整理和移交工作，形成一个以档案室为中心的强有力的管理网络体系。
3.创新人才培养，充实管理人员，加强队伍建设
档案管理人员的专业素质和技能水平是教学档案现代化建设的最重要的主观条件，引进管理人才与加强档案管理人员的业务培训，理应成为当前档案管理的重中之重。首先，高校要引进专业管理人才，争取安排专人负责教学档案管理工作，不能安排专人的则要保持兼职管理人员的相对稳定，注重充实管理人员；其次，学校档案管理工作领导小组应该有计划、有步骤、有针对性地组织档案专业性工作人员进行多种形式的教育培训，促使他们系统学习和掌握档案业务的知识规律和方法，加强人才的培养。同时，要通过建立和完善有效的培训机制和考核机制，为档案管理水平的不断提高提供人力资源上的有力保证，以保证各级档案的整体性及系统性；最后，要不断提高专兼职档案管理人员的职称和待遇，努力改善其办公条件和环境。只有管理人员心安了，业务素质提高了，管理队伍壮大了，教学档案管理才能持续健康发展。
4.创新管理设备，改善管理条件，提高管理水平
目前，高校中或因不够重视，或因经费不足，或因用房紧张，往往未能按照档案管理要求设立专用教学档案管理库房，这对教学档案的管理是极为不利的。从长远来看，需要学校投入经费，为各个学院建设档案分室，规范档案管理。但就学校财力和各学院实际情况而言，可能还无暇顾及因此，权宜之计是学院为兼管教学档案的教学秘书安排专门办公室，对教学档案进行集中管理，既方便利用，又可减少因进出办公室人员杂乱带来的干扰。与此同时，学院要逐年投入经费，购置存放教学档案的档案柜、档案盒，配备管理档案的专用计算机和移动存储设备，等等，更新管理设备，努力改善档案管理条件，提高管理水平。
5.创新管理手段，丰富管理方式，实现现代化管理
现代化管理手段可以提高档案收集、整理、保管及利用的工作质量和效率，这就要求教学档案管理人员在采用传统的手工纸质管理手段的基础上，依托计算机和网络技术，利用学校已有的档案管理软件，逐步实现教学档案的现代化、网络化管理，开创纸质档案与电子档案双管齐下的局面。一方面，利用现代化办公条件，实现教学档案管理的现代化，要运用计算机及其各种档案管理系统进行档案管理；要配备数码相机、扫描仪等必要的档案管理设备，制作电子档案；要应用光盘和微缩技术增加信息存储量；另一方面，利用校园网实现教学档案管理的网络化。通过建立档案收集系统，让相关人员随时将教学资料归档。通过建立查询系统，利用网络方便、快捷地为师生提供档案查询服务。
参考文献：
[1]邹英.高校二级学院教学档案管理初探[J].成都纺织高等专科学校学报，2009，26（3）.
[2]李文荣.云南农业大学二级学院教学档案管理存在问题及对策[J].云南农业大学学报，2011，5（3）.
[3]翟翠平.新形势下高校教学档案管理现代化路径浅析[J].黑龙江史志，2009，（14）.
【关键词】职业院校，教学档案，问题，对策
教学档案是评估学院教学管理水平和教育质量的重要依据之一，是学院教学方面整体工作的记录、经验的总结、参考的依据。它能为教学活动服务，是教学工作的重要组成部分。教学档案是否完整和齐全，直接影响到学院教学工作的开展也延续，也是学院迎接评估的前提和保障。然而，长期以来由于诸多因素，高职院校教学档案工作较为薄弱，长期以来在系统管理方面存在着漏洞。
一、通过到兄弟院校的调研和评估，总结分析职业院校教学档案管理存在的问题。
（一）教学档案意识薄弱。职业院校的档案机构一般是设立综合档案室，由专职档案人员负责这项档案工作，但由于有些部门，特别是系部教学档案工作制度还不够健全，部分档案管理员缺乏必要的档案专业基础知识，致使忽视教学档案工作的重要性，错误地认为教学档案工作就是“纸质材料”的简单整理、装订，把教学档案工作作为自己的额外附加工作，应付了事。一些教职员对教学的管理意识较为薄弱，只看重教学中心工作。对于在实施教学工作中形成的档案材料认为不重要，可有可无，对这项工作的重要性缺乏完整的认识，从而导致工作中出现一些漏洞。
（二）教学档案缺乏系统性、完整性、科学性。教学档案是指教学活动开展过程中所形成的具有保存价值的原始记录材料，它记录着教学活动的全部过程，反映了教学工作的质量和水平，在教学管理、教学研究、教学评估和教学考核等各项工作中具有非常重要的作用。但有的兼职管理人员连教学档案的归档范围、保管期限和立卷归档的原则、以及立卷归档的程序都知之甚少，从而出现了什么都入档的繁杂现象和入档不完整的断章现象。尤其是部分原始材料，或者是有结论，没有过程性文件；或是有原始资料，缺乏提炼性材料，没有总结；有的甚干脆就没有材料，或者是后来又补充的。
（三）教学档案管理制度不健全。
1、教学档案资料不完整。虽然教学档案是职业院校档案资源的主体，但大多数院校档案工作部门是按照《高校教学类档案工作规范》进行建设与管理，评估所需的教学档案很多因只有短期保存价值而不在统一归档范围之内。
2、教学档案管理职责不清。由于教学档案涉及的范围广、数量多，教学档案建设需要档案工作部门和形成单位分工负责、相互配合。但实际工作中许多高职院校对各种教学档案由谁收集归档、由谁保存管理等具体责任，并没有明确和落实。
3、教学档案质量不高。管理手段滞后。教学档案来源于教学文件材料，其质量取决于教学文件材料的质量。由于教学文件材料形成于多个部门不同人员之手，且数量多，许多教学文件材料形成处理的随意性、不规范性现象较为突出，如内容变更，手续不完备，复制件多等等，影响和降低了教学档案的价值效用，不利于安全保存与开发利用。
（四）教学档案管理服务水平低，开发利用不足。由于部分学院对教学档案的作用和意义认识不足，重视程度不够，资金投入和物质保障跟不上，大多数职业院校的教学档案都还停留在纸质档案，档案柜保存的状态，大部分档案管理还依靠手工处理，工作效率低，与信息技术的迅速发展不相适应，增加了师生检索和资料查询的工作量和工作难度，查准查全率低，已不适应现代化教学改革和教育事业发展的需要；教学档案整理工作和系统加工滞后；教学档案管理者为一线教学和科学研究服务的意识差，“重管轻用”的思想仍然存在。
二、完善学院管理体制，健全教学档案管理长效机制，加强职业院校教学档案管理的对策。
（一）增强档案意识，加强领导。
学院、系部领导、档案管理人员和教研人员的档案意识与系部教学档案质量有着密切的关系。各级领导者要充分认识系部教学档案在高校管理中的地位和作用，应高度重视和积极支持系部教学档案工作，充分重视档案工作人员的再教育，组织专兼职档案人员学习档案管理基础理论和有关政策条例，提高管理水平和管理能力，做好教学档案工作，提高工作质量。
（二）真正把教学档案工作作为教学工作与教学管理的重要组成，建立行之有效的管理体制。
系部处于学院教学、科研和管理的第一线，是教学档案最直接的来源，对其资料的收集和整理，如果没有一个系统有序的管理体制，将严重地影响教学档案的质量。有的职业院校制定了相应的教学档案管理制度和教学档案管理实施细则，对教学档案的归档范围、保管期限和立卷归档的原则及程序等做出了明确的规定，为学院教学档案管理者提出了明确的工作目标和要求，系部在进行教学档案归档时，可与教学行政主管部门和学院分为三级管理体系，规定相应的档案管理规范。如系部也可制定相应的教学档案管理责任制，让系部所有的教师都承担一定的教学档案责任，对各自的教学档案进行收集和整理，定期或不定期地交档案管理员，档案管理员统一汇总后存档。这种责任制能有效地将这项工作细化，有利于执行，能够从制度上保证教学档案长期有效地手机和保存。
（三）提高教学档案质量和加快教学档案信息化建设，实行现代化管理。
档案管理的最终目的是为了更好地提供利用。教学档案管理者要解放思想、新观念，从封闭的档案管理机制中摆脱出来，要大胆地利用计算机和网络，探索教学档案的现代化管理，通过构建网上档案服务平台，把已有的档案目录数字化，建成目录查询系统为更多的用户提供服务。
参考文献：
[1]沈玉 .浅论研究生档案管理与教学管理信息化【J】.浙江档案，2001.
一、增强档案法制意识，健全档案管理制度
我国的《档案法》第十条规定：“对国家规定应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何人不得据为己有。”学校档案是全校员工劳动智慧的结晶，是重要的信息资源和历史凭证，所以，凡属职务工作中形成的多种载体的文件材料，尽管是自己的心血所获，但不为己有，应按规定向本单位档案部门归纳。因此，加强《档案法》的宣传和学习，提高全体员工的档案意识，是我们各级领导和档案工作者义不容辞的责任。档案的收集工作又涉及学校工作的方方面面，文件材料收集能否齐全完整，特别需要各科室和老师的紧密配合和协助支持。各科室要切实落实兼职档案员，负责本科室文件材料的收集、整理、归类，并按时将档案材料统一移交学校档案室保管。档案工作人员要提防部分“账外”材料的流失情况出现，即重视收集红头文件，而忽略了如无文头、无编号、不盖章的文件或材料，如教师在其他报刊杂志上发表的教学或教育的文章、教学手记等，或使用后需要归档的材料当垃圾随便丢弃，这都会造成档案的不完整性。要建立完善的文件材料归档制度、档案保管制度等，要利用各种会议、宣传栏宣传《档案法》，让员工都知晓档案是怎么一回事。学校要重视档案工作，要指定一名副校长分管档案，在人力、物力、时间上给予协助支持，对档案员在收集资料过程中遇到的难题，要及时给予帮助解决。作为档案工作人员，也要提高自身的政治素质和业务素质，要不断学习新技术、新方法，掌握新的技巧，还要有创新意识，跟上时代的步伐。要学会熟练操作计算机管理档案，懂得规范准确地使用档案软件，随时将手中的资料录入计算机中。
二、注意收集办学方向的文件材料
学校在贯彻教育方针，树立现代教育观念时，根据每个学校具体的环境条件制定适合学校总体发展的规划，年度工作计划和专题工作总结，会议记录，专题材料，简报，还有各处室依据学校的总体发展规划和年度工作计划制定的实施办法、工作细则等。学校档案工作人员，隶属学校办公室，对及时了解学校重大活动有得天独厚的有利条件，应充分发挥自己的优势，主动跟踪学校的重大活动，了解学校长期规划和年度计划的主要内容，预测各类文件材料的形成规律，制定文件材料收集计划，特别要在各项重大活动结束之后，及时向有关部门和人员收集应归档的文件材料，其中图片、相片、录音、录像等声像材料应该请有关部门和人员做好文字说明。有关办学方向的档案材料，体现了一个学校的办学水平和学校管理的总体能力，是上级对学校工作进行考核时必查的档案材料，因而是学校档案工作中的一个重点，其特点是不能按常规在学年结束后进行文件材料的收集，而应在学校重大活动结束后，随时收集，以保证归档文件材料的完整性、针对性和实效性。
三、常规管理文件材料是学校档案的重要组成部分
学校档案管理是学校常规管理的组成部分，学校常规管理的主要内容有：各学科教学计划、教学大纲；课程要求及安排、课程表：教师编写的教案；教学阶段教学质量分析、总结；仪器设备购置造册登记；学校进行基本建设文件资料及各项建筑物质量达标验收等过程中形成了专门的基本建设档案；学校进行财务管理，会计核算时形成了会计档案；安全工作是学校管理一个不可缺少的环节，每学期都制定了一系列安全管理制度、责任书等。学校常规管理过程中形成的各种文件材料，是学校档案管理的重要组成部分，它对提高学校日常管理质量和工作效率有着重要的参考作用，但这些档案材料一般分散在学校各职能部门，要有效地提高学校档案的利用效率，学校所有档案就必须实行集中统一管理，以便统一开发档案信息资源，有小弟为学校领导和学校各项工作服务。
四、教学文件材料是学校档案的主体
学校教学质量是学校档案全宗至关重要的内容。当前学校在进行素质教育实践中，大力开展以“学会做人、学会生活、学会学习、学会发展”为主线的系列活动，从《大学生守则》、《大学生日常行为规范》入手，举办有关知识竞赛，培养学生从遵纪守法的良好的行为习惯，养成爱国家、爱人民、爱学习、有理想、守纪律的政治素质，学校在德育方面形成的文件材料为学校教学质量档案增添了新的内容；学校在日常教学实践中，形成的课程安排，教学计划，学生各科成绩册，体能、技能测试的材料及学生入学、毕业名册等文件材料，是学校正常教学管理和教学质量的重要档案。学校的根本职能是引导学生德、智、体、美、劳全面发展。建立完善的教学质量档案，是分析教学质量、提高教学质量不可或缺的第一手资料。学校档案管理应根据学校教学工作的规律在学年结束后及时收集有关材料，按年段、班级进行分门别类，编制检索工具。
不断提高学校档案管理水平，直接关系到学校的办学质量，完整齐全的档案材料并经系统整理的档案能科学地、系统地位学校各项工作服务，学校档案室要发挥前端调控功能，从立卷归档起，就注意有重点、有计划地收集，整理学校各门类的档案，把基础打牢，发挥学校档案资源建设的基地作用，把对学校和社会有保存价值的档案集中管理，采取切实有效的措施，改进工作思路，拓展工作对象，创新工作手段，丰富学校档案资源，使档案信息有取之不尽，用之不竭的来源，确保档案资源开发利用工作的质量和效率。
Key words： social management；secondary vocational school；archive management；innovation measures
中图分类号：G71 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2014）29-0191-02.
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0 引言
党的十八大报告指出：“必须从维护最广大人民根本利益的高度，加快健全基本公共服务体系，加强和创新社会管理，推动社会主义和谐社会建设”[1]。创新社会管理是指在现有社会资源和管理经验的基础上，引入新的社会管理理念、知识和方法，对传统的社会管理模式和管理方法进行完善，以实现社会管理新目标的活动[2]。中职学校是我国教育机构的重要力量，培养了大量技能型人才，为国家的建设与发展作出了应有的贡献。中职学校档案管理是教育事业的一项重要内容，是社会管理的重要组成部分。在国家加快发展现代职业教育、全面提高技能型人才培养质量的背景下，以创新社会管理为理念，深入研究中职学校档案管理，努力办好人民满意的职业教育，具有非常重要的现实意义。
1 中职学校档案的重要作用
中职学校档案是指中职学校在从事党政管理、教学、科研等活动中形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。中职学校档案涉及内容广泛，包括教学研究与实践、实验室建设、招生与毕业生工作、学籍管理、财务管理、人事管理、综合管理等。中职学校档案在记载学校历史、传承学校文明、促进学校发展等方面发挥了重要的作用：中职学校档案翔实记录了学校的设立、校址变迁、机构设置、领导任免、学校重大活动等，是学校历史的见证者；中职学校档案翔实记录了学校办学理念、学校精神、学校艰苦创业和不断发展的历程，可以让师生对积淀的校园文化产生认同感，对活跃校园文化生活、振奋师生精神有着积极的引导作用，是校园文化的助推者；中职学校档案翔实记录了学校各个历史阶段的工作成果、经验与教训，可以为学校进一步发展提供重要的参考依据，是学校发展的参谋者。
2 中职学校档案管理存在的问题
中职学校档案管理工作，从狭义上说，主要是指档案的收集、整理、保管、鉴定、编目、编研、统计、提供利用等八个环节。当前，中职学校档案管理工作已取得一定的成绩，为学校的教学、教研、管理和服务社会等作出了重大贡献，但仍存在一些问题，主要体现在以下几个方面。
2.1 档案意识淡薄 与其他单位的档案管理工作一样，中职学校档案管理工作在思想认识上长期处于“说起来重要、干起来次要、忙起来不要”的尴尬境地。行政主管部门注重的是学校行政、教育教学、学生管理工作，经常对学校教育教学工作进行检查评估，但对学校档案工作管理得较少。行政主管档案部门虽然是学校档案业务的主管部门，但一直以来较为忽视对中职学校档案工作的指导，业务检查流于形式，就是指导也是按照机关档案的标准来要求[3]。部分中职学校领导对学校档案管理工作缺乏重视，只有在上级检查或需要利用档案时才会过问，平常对学校档案管理工作关心较少。大多数教职工不同程度地存在着“重教学、轻档案”的现象，档案归档意识不强，不善于利用学校档案资源。
2.2 管理制度不完善 当前，国家并没有制定出专门针对中职学校档案管理的规定，大多数中职学校也没有建立起完整、规范的档案管理制度，中职学校档案管理工作缺乏有效的制度保证。有的学校虽然根据主管部门或国家档案局制定的《机关档案管理办法》制定了本校档案管理制度，但中职学校在档案范围、保管期限等方面与机关存在很大的区别，简单以《机关档案管理办法》指导中职学校档案管理工作，势必造成档案管理的不规范。有的学校对档案管理的环节没有做出系统规定，往往单凭习惯或直觉开展工作。有的学校缺乏监督考核机制，对档案管理人员难以进行有效管理。
2.3 管理人员素质不高 中职学校一般将档案管理工作划入办公室，配置一名兼职档案管理人员，而配置专职档案管理人员的学校更是凤毛羚角。现有的档案管理人员大多数不是档案管理专业毕业，缺少专业培训，业务水平较低，在具体的档案管理中，只能应付工作，对档案的分类、归档、整理、保管、利用等业务知识不能熟练地掌握与运用，难以达到规范化管理的要求。有的档案管理人员学历较低、思想观念落后、工作积极性不高、创新意识不强。有的档案管理人员身兼数职，既担任教学工作，又担任文秘工作、后勤管理工作等，真正投入档案管理工作的时间较少[4]。
2.4 管理手段落后 受传统管理观念的影响，当前很多中职学校的档案管理手段落后，信息化程度低，无法适应信息时代背景下中职学校档案管理的需求。文件立卷归档后，多数档案管理人员乃采用手工作业的方式对档案进行整理与编目。手工作业方式工作量大、速度慢、时间长，效率低，致使档案管理人员无暇顾及档案资料的开发利用。查阅档案也因管理手段落后，案卷调动频繁，而导致检索速度慢、查找准确率低、查全低，档案资料磨损严重。
3 创新中职学校档案管理的对策
加强和创新社会管理，提高社会管理科学化水平，可以更有效地处理社会矛盾，妥善协调各方面的利益关系，维护社会秩序，促进社会和谐，保障人民安居乐业。加强和创新社会管理，提高社会管理科学化水平，必须“强化企事业、人民团体在社会管理和服务中的职责”[5]。新形势下，中职学校档案管理的任务是以服务为主题，科学管理档案，有效开发利用档案信息资源，最大限度地满足学校和社会对档案信息的需求。要以科学发展观为指导，以创新社会管理为理念，积极探索与创新中职学校档案管理对策，用人性化、科学化、制度化的管理确保中职学校档案管理工作健康发展。
3.1 创新思想观念，树立全员档案意识 创新思想观念是创新社会管理的前提和根本。思想高度决定行动力度。创新中职学校档案管理首先应进行思想观念创新，树立全员档案意识。一是加强宣传，充分利用校园网、校园广播、校刊、板报、微信、飞信、QQ群等宣传平台，广泛宣传学习《中华人民共和国档案法》等法律法规，增强全校师生员工档案意识，使得人人知档、存档、用档，保证学校档案管理工作进入良性循环。二是加强领导，学校领导要主动关心档案工作，建立健全学校档案管理机构，增加经费投入，协调解决工作中存在的各种实际问题。三是全员参与，学校各职能部门都要设置兼职档案员，负责本部门档案管理工作；教职工要树立“以我为主”的归档意识，主动收集、整理、上交具有保存价值的文件资料，要善于挖掘利用学校档案资源，形成齐抓共管的档案工作局面。
3.2 创新体制机制，规范档案管理 体制机制创新是创新社会管理的有力措施和可靠保证。加强和创新社会管理，提高社会管理科学化水平，必须加强体制机制建设[6]。创新中职学校档案管理应进行体制机制创新，坚持用制度管事管人，使档案工作实现规范化管理。一是建议国家教育行政管理部门、档案行政管理部门联合制定《中职学校档案管理办法》，为中职学校档案管理工作提供法律依据。二是档案行政管理部门联合中职学校主管部门对学校档案进行定期指导监督。三是建立健全《档案人员工作职责》、《档案保密制度》、《档案利用制度》、《档案室管理制度》等档案管理规章制度，做到切实可行、职责明确、管理规范，确保学校的档案管理工作有章可循。四是建立科学的奖惩激励机制，把档案管理工作列入档案工作人员的目标考核中，对做出突出贡献的人员给予奖励，而对工作不力的人员给予追究相应责任。
3.3 创新队伍建设，增强档案管理人员综合素质 加紧培养大批适合时展需要的人才队伍，不仅是构建社会主义和谐社会的迫切需要，也是实现职业教育科学发展的一项重大任务。加强和创新社会管理，提高社会管理科学化水平，必须加强人才队伍建设[7]。档案管理人员素质直接影响档案管理水平的高低，创新中职学校档案管理应进行队伍建设创新，增强档案管理人员综合素质。一是注重人才引进，要引进档案管理专业毕业的人才进入档案管理队伍，使他们具备扎实过硬的业务功底，提升学校整体档案管理水平。二是强化继续教育，将档案管理人员继续教育纳入学校人才培养计划，通过专业培训、进修学习、参观考察等方式提高他们的知识水平和业务技能。三是大力开展思想政治教育和职业道德教育，增强档案管理人员的服务意识和工作积极性、创造性，使他们真正做到“兢兢业业，爱档如珍”。
1．1中职学校档案管理的主要内容
学校以教学为中心，教学活动是学校教育工作的主体。中职学校教学档案归档范围应包括教学管理活动中形成的各种材料，其内容主要有以下几种类型：（1）综合类。主要包括上级教育主管部门下达的指令性、指导性文件；学校教学改革、培养目标、培养计划、专业设置方面的规定和办法，学校规划、实施计划及各种会议记录等。（2）规章制度类。包括教学管理制度、教师管理制度、学生管理制度、教学设备管理制度等。（3）课堂教学与实践教学类。包括教学计划、教学大纲、授课计划、课程建设、教案、试题库、教学实习、实习实训基地、毕业实习、教学质量检查、教师考核和教学质量测评等材料。（4）学科、专业与实验室建设类。包括专业设置、学科设置及实验室建设的材料，重点学科、重点专业和精品课程的申报论证，评估及建设方面的材料以及申报国家重点学校的实验室论证、申报和审批材料、总结等建设性材料。（5）学生学籍类材料。包括在校学生的基本情况、学籍变更、学习成绩、教育实习、实验实训实习材料及成绩、学生奖惩材料，学生入团、入党情况，学生参加各种大赛的情况，毕业生材料等。（6）教材类。包括各专业征订教材的情况；自编、参编、主编教材的情况；优秀教材的比例、自编教材的比例、各科习题集、实验报告及实习实训指导书等。（7）招生就业类。包括招生宣传材料和招生申报计划、上级主管部门的材料、新生录取材料、报到生的比例、年度招生的总结材料；毕业生就业率、就业情况反馈等材料。
1.2中职学校档案管理的程序
中职学校档案的管理从流程上来讲，分为档案的收集工作，档案的分类和保存工作，档案的提出和运用工作，这三个环节是档案管理中出现问题的主要环节，从三个环节入手分析存在的问题，有效防止问题和困难的出现，将档案管理的风险降到最低，是一种科学合理的简洁化档案管理模式，即使出现了问题从环节上进行排查也能更轻易的找到问题的本质原因。
2管理程序中存在的问题
2．1教学档案材料的重视不够，没有普及教学档案管理意识
大部分基层管理人员、教师到学校领导对教学档案管理工作认识不足。学校重视教学工作和其他管理工作，但对教学档案的管理投入欠缺，如机构和专兼职人员的配置，档案管理条件的完善，管理人员的培训等投入不够。教师对自己教学活动中的授课计划、教案等相关文字材料、图片资料、证书文件等不能主动上交存档，造成档案材料采集困难。
2．2没有系统的管理，导致档案管理混乱
中职学校都存在档案管理人员不足的问题，对各部门教学档案的管理缺乏正规的指导和系统的规划。管理人员和教师大多忙干日常的工作，相当一部分档案材料散存于他们个人手中，导致教学材料不齐全、不完整。在上级教育行政部门来学校进行教学评估时，为了补充档案材料的缺口，往往花费大量的人力、物力、财力来补全档案，这不仅造成很大的浪费，而且给正常的教学工作带来了一定的冲击，同时使得档案材料的真实性大打折扣，失去了档案的真正意义。因为没有系统的管理，各部门各自为政，为了自身利用的方便将一些重要的文件的和材料自行保管，不移交档案管理部门，导致材料损坏或丢失而无法查找。
3如何在管理程序上降低管理风险
3.1档案收集的制度化降低风险
档案的收集工作主要是解决档案的来源和集中，从中职学校档案的内容来说，学校档案是一个很庞杂的系统，涉及到各个部门，各个组织体系，如果只依靠专职人员上门上户式的收集整理，那是一项艰巨而困难的任务，而且非常容易出现收集中的失误，造成档案资料的流失。这时档案报送的制度化管理就显得尤为重要，依据制定系统的档案收集制度，规定学校各部门、各组织在何时、何地、以何种形式将档案报送具体的部门或个人，组织专职人员对档案进行收集，简化档案的收集工作，同时，也能培养专职的档案收集人员，有利于档案后续的管理，达到优化档案管理的目的，降低管理风险。
3.2档案保管的专业化降到风险
对档案的重视程度不够，人事档案交接手续不严密，管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。档案管理人员对档案的重要性宣传不到位，档案管理人员对人事档案重要性认识不足，认为只要有一份好工作就行了，档案可有可无。这些都是档案保存过程中管理人员对档案管理认识不足的表现和中职学校档案管理的现状，如何在档案保存的过程中加强档案管理人员的专业素质和职业道德就是保存程序中重点。为了达到提高管理人员专业化的目的，可以从以下几点入手：第一，增强档案管理人员知识面，强化通识教育，实现专业人员知识素质全面。第二，树立以人为本的服务意识，加深以提供服务为己任的认识,各项管理工作都应该首先从利用者的角度来考虑,以利用者的需求为出发点。第三，静态管理与动态管理相结合，保存在档案室的纸质档案和电子档案本身是一种静态的档案，而人为的对这些档案进行维护、分类和转运则是一种动态的管理。第四，手工操作与电子操作相结合，随着科学技术的发展，网络的普及与应用，逐步实行中职学校档案的现代化管理是大势所趋。从以上几方面加强档案管理人员的专业化管理水平，才能更大程度的降低管理风险。
3.3档案查阅的规范化降低风险
中职学校教学档案管理的特点是来源渠道多、涉及面广泛。形式多样，专业性强。针对中职学校档案管理的这些特点，学校制定规范化的查阅和审查机制，组织定期或不定期检查或抽查。如新学期开学或期末，可以开展全校性的对上学期或本学期档案审阅和运用方面的检查工作，并进行评比，对个人和部门进行定性定量评价，纳入教职工考核体系。设置不同管理人员针对不同部门的管理工作，规定档案查阅和运用过程中的责任人负责制，对档案的发放和传送责任到人，形成规范化的传阅形式，降低档案丢失的风险。
4结论
【关键词】高职教育规模；制度体制；机遇和挑战；档案管理工作
【中图分类号】G71【文献标识码】A【文章编号】1672-5158（2013）07-0336-01
随着我国国民经济的发展和教育水平的提升，高职教育是我国大学教育的重要组成部分。近些年来我国的高职教育取得了长足的发展与进步，高职教育的发展进一步的缓解了国内本科院校的招生压力，同时也满足了国民对教育资源的需求。虽然国内高职院校取得了很大的发展，但是在实际的工作中，高职档案管理工作还存在不同程度的问题，本文就这些存在的问题一一指出，并提出自己的改进意见。
1.高职院校档案管理工作的问题
1.1 高职院校档案管理制度上的问题所在
高职院校逐年的发展更多的是体现在教学管理和学生管理上，而对于院校的档案管理上发展较为薄弱。制约职高院校档案管理工作发展的原因有很多主要体现在：其一，职高院校在学校的发展过程中对档案管理不够重视，虽然制订了相关的管理制度，设立了档案管理机构，但是管理体制存在漏洞尚不完善，这使得档案管理机构工作效率低下，不能够充分发挥档案管理机构的监管作用。而且在对于职高院校内各院系的档案管理无法很好地与校档案管理做好对接，使得一个院校内的档案不能统一管理，各院系对档案的管理与院校分开，这种各自为政的档案管理模式一方面会造成管理成本和管理资源的浪费，另一方面对于来自系部和校部的档案材料会造成多方归档，由于当前职高院校在校人员往往在1万甚至几万以上的规模，这么巨大的档案规模会使得多方归档不仅会给档案的管理查阅带了困难也会使得档案管理难度进一步增加。
其二，高职院校每年在档案管理上的经费投入不足。每年高职院校的经费投入大多投在院校课程教育和学生奖励制度上，在档案管理上的投入一般较低。而随着科技和社会的发展，档案管理的模式也在不断的发展改变，而职高院校的档案管理设备技术一直较为落后不能及时更新换代，导致高职院校的档案管理模式和服务质量较低。现代的档案管理随着计算机和互联网络的发展，使得网络化档案管理成为趋势。而院校档案网络的联网建立一次投入较大，高职院校的经费一般远远落后于本科院校，一方面是由于高职院校不能依托于自身的学科优势进行引资，另一方面国家每年在高职院校的投资力度较低，再加上高职院校每年的发展，这部分原本不多的教育经费根本不可能过多的投资到档案建设上。一方面由于教育经费投资额度较低，另一方面职高院校档案管理分开进行大大提高档案管理成本难度，这两点在体制制度上共同制约着高职院校档案管理的发展进步。
1.2 高职院校对档案管理的认识上存在着不足
高职院校在日常的工作教学和年度工作制定上更加的侧重于教育教学质量，而对于高校的档案管理重视程度不够。职高院校的工作重点多放在教育教学质量的提升上，对于档案管理工作往往是维持在最低水平线上，有时只在年度的上级审核评估期间才对档案管理进行适当的稍微的改进，而在检查之后依旧保持原样。由于院校的不重视，所以也导致职高院校的管理工作人员的职业素质和职业责任感使命感普遍较低。对于档案的日常管理松散，能省就省，往往会产生档案丢失混淆。当前我国的职高教育中的师资力量不断增强，对专业教师队伍学历要求越来越高，但是在档案管理工作方面的人才招聘上较少，目前国内大多高职院校的档案管理人员学历和职业素养普遍较低。现代档案管理更加侧重计算机软件网络的应用，而现有的这些人员明显缺乏相关的知识技能，对于档案的科学管理方法、档案的重要性认识等方面不达标。特别是近年来随着高职教师人员职称评定办法的实时，高职院校对于档案管理人员的职称评定存在歧视的态度，也致使相关的档案管理人才不断流失。
2.高职院校档案管理问题分析
2.1 高职院校档案管理面临的形式问题
高职院校在档案的管理制度和认识上的不足严重阻碍着档案管理工作的发展。虽然档案管理的技术设备、管理理论方法在不断的创新改革。但是国内大多数高职的档案管理仍旧以人工手动为主，对档案的管理不能很好的依托于计算机网络和相关档案管理软件进行日常的管理。这种手工记录查询的方法在档案的管理中效率低下，一个高职院校上万分档案的人工手动管理使得检索速度缓慢，材料归档难度加大，档案管理人员的工作强度增加，管理人员的工作积极性和办事效率降低，这使得高职院校的档案管理面临着严峻的形势。
2.2 关于改善高职院校的档案管理工作
高职院校的档案管理事关高职院校健康可持续发展的一部分，应当予以足够的认识。在年度高职院校的工作会议上要对档案管理工作做出明确的指示，并对档案管理部门进行适当的资金投入。改善现有的高职院校档案管理相对落后的模式，引进新的管理技术设备，将档案管理网络化，计算机化从而提高档案管理的效率。对院校档案管理制度要进行完善，统一对档案进行管理，这样方便各种资料及时有效的归档，也可以降低档案管理成本。对于档案管理人员要进行档案管理的理论技术培训，招聘档案管理方面的人才，从而提升高职院校档案管理队伍的整体职业素养。
3.结束语
我国经济社会的发展推动了国内高职教育的蓬勃发展。目前，高职教育的快速发展中存在些许问题，档案管理工作一直是国内高职院校的通病和诟病，在很长的一段时期内高职院校的档案管理工作都引不起校方的足够认识。在新的时期，为了高职院校的健康发展我们有必要对现有的档案管理工作进行分析，并根据实际情况进行科学的指导改进。
参考文献
[1] 谢玉华；高校人事档案管理的思考[J]；理工高教研究；2005年04期
关键词：新时代；成人教育教学；档案管理
1引言
在当下追求全面知识升级的背景下，成人教育教学受到青睐，在成人教育教学工作开展中，为了提升其工作质量和效果，有效的引入档案管理的信息资源运用优势，发挥出良好的成人教育教学工作模式开展机制，打造出良好的工作模式效果。
2新时代下成人教育教学档案管理工作特点
2.1工作效率高、存储量大
随着信息技术的不断发展，越来越多科学技术被应用于人们的生活、工作中，不论是手机支付、共享单车还是网络软件，生活中随处可见信息技术的身影。计算机的普及令大众的生活质量越来越高，促进生活方式信息化、现代化、便捷化的同时带来了更多可能。对此，各大高校在成人教育的档案管理工作方面也纷纷运用计算机技術作为辅助工具，促进高校档案管理的自动化，提高其工作效率与水平。相比于传统的人工档案管理，在信息技术背景下的高校成人教育档案管理工作更具效率高、储量大的优势，并且依靠强大的储存功能进行快速查阅。计算机技术中的各种文字处理软件、表格软件以及计算软件等，都可以很好地帮助高校档案工作人员完成日常的档案记录、归纳、总结和修改工作，受到科技红利的影响，档案管理的服务能力和管理控制能力得到提升。
2.2工作人员整体素质能力提升
在现代化的多种机制模式影响下，教学档案管理对于工作人员的专业素养要求提升，使得其在建设发展的过程中，发挥出更加专业的优势，这是现代化教学档案管理的基本素质要求，同时也在客观层面上优化了工作人员的整体素质。素质档案管理精确化要求的不断提升，往往需要更加复杂的对待自身的工作，在应对工作时要发挥出良好的工作效果。
3成人教育教学传统档案管理的缺陷
3.1投入费用和价值回报不成正比
成人教育教学的传统档案管理过程的开展，需要大量的人力资源进行有关工作的开展和落实，在工作过程中需要很多资金以及资源成本的投入，导致很多管理效率优势不能发挥出来，管理投入效果的产出比不佳，实际的档案管理作用不能发挥出来，管理优势不明显。
3.2管理观念落后
一方面，对于档案管理的价值作用认识不清，在进行管理的过程中，不能发挥出良好的档案管理思想认知，影响工作人员执行落实基本工作行为的效果；另一方面，档案管理执行过程中，对于档案管理的现代化高效管理理念方法以及技术手段不能有效的引用，管理效率低下，管理结构混乱的现象屡有发生。上述问题导致档案管理在其价值作用引用和发展上存在诸多问题，造成档案信息资源的价值不能充分发挥，其实际工作中的参考引用能力不强。
3.3高校档案管理水平整体低下
在档案管理的过程中，不能科学打造各种管理的简化模式，很多管理优势不能发挥出来。传统的档案管理当然也存在客观执行层面上的弊端限制，比如因为纸质载体的搜寻、查找效率低下，占用了大量的人力资源以及时间资源，导致各种科学的管理理念不能顺利的开展。同时因为存在传统档案管理在维护规范性上的不足，导致档案文件本身就处于不科学、不合理的管理状态，基本的管理效率受到影响，这与管理人力资源不足，管理过程存在诸多的问题存在较大的关联。同时不能在既有条目清晰、归档整理完善的情况下，开展良好的档案管理工作。
4新时代成人教育教学档案管理工作强化措施
4.1信息化意识提升
信息技术的不断普及和发展，在一定程度上提升有关工作开展的效率，同时其技术延伸能力不断的扩大，各种基于信息技术的管理手段不断的被开发出来，丰富了档案管理的可获得机制手段。因此，信息化技术无疑会提升档案管理中的各项工作开展效率和质量，进行信息化建设发展也是其适应现代化建设需求，是发挥良好信息价值优势的重要手段。信息化建设首先要从思想上进行转变，主要是通过解放教学机构领导人员以及全体档案管理人员的思想，转变对于传统守旧档案管理模式方法的应用。为了提升信息化意识，就要做好必要的宣传，有效传递信息化建设升级的现实意义。在建设过程中发挥出良好的思想宣传效果，将科学的核心建设理念有机渗透到工作中，科学落实各项具体执行要求的性能，有效发挥出较好的执行层面理解程度和落实效率效果。
4.2规范成人教育学籍档案内容
档案管理内容要做到科学化、规范化，对于档案管理工作执行来说，要达到良好的管理建设目的，必然要做好必要技术手段的科学支持，发挥出良好的教学效果，在教学过程中，将基本的档案管理效率和整合优势发挥出来。因此，信息化技术在这项工作中扮演重要的角色功能，通过高效化的信息识别、以及分析整合能力，打造档案管理的科学管理模式，提升对于学籍档案内容整理落实的效率，以较好的整合能力，实现信息查询、可靠性保障等档案的管理目标。
4.3强化系统的维护能力
成人教育教学工作开展的过程中，需要满足信息安全的保障，因为涉及很多学员本身核心信息资源的管理，为了发挥出基本的管理优势，就要做好必要管理安全机制。在成人教育教学档案管理过程中，打造公平的机制，杜绝不良信息篡改问题的发生，严格的维护社会公平正义。强化系统维护能力建设，科学打造各种系统的管理能力，主要是建立多重的安全维护防控系统，实现在安全管理中对层次的安全性能保障。要做好具体信息数据的漏洞维护检测，保障在管理中不具备漏洞威胁，通过长期的维护管理检查机制，做好对于档案信息的科学检查。系统维护机制的打造要能落实好科学的管理机制，提升管理人员的专业水平，执行科学标准的操作，在管理过程中减少失误问题发生。
由于近年国家高等教育事业迅猛发展，高校招生能力不断提高，2006年，全国平均高等教育毛入学率已达50%左右。教学档案的门类也随之不断增多，如承担医学院校临床教学工作的教学医院，无论在教学的内涵和外延上都有了很大改变，临床教学档案的管理也就变得越来越重要。临床教学档案，是医院重要的信息资源财富，对医学教育与人才培养有着重要的作用，大力加强教学档案管理，并逐步达到管理的规范化、制度化和科学化，以更好地为二十一世纪培养合格的医学人才服务。
1 临床教学档案的含义
临床教学档案是医院广大师生和教学管理人员在教学实践和教学研究中所形成和积累的具有保存价值的教学文件材料（1（。它真实地记录了临床教与学活动的经验与教训，反映了医院临床教学的主要职能和历史面貌，对医院的教学与研究，包括教学手段和方法的改进，教学计划的制定和实施等，都是不可缺少的珍贵资料。
教学医院临床教学档案主要包括国家和上级业务主管部门有关临床教学的条例、法规和指导性文件、教学导师遴选工作的文件、教学工作年度计划、总结、各种教学实纲、任课安排、带教培训讲义、使用教材目录、科室轮转安排、实习计划、报告、护士继续教育名册、学分登记表、考试成绩统计、试卷分析报告、教学检查材料、带教老师业务档案等，它们都是临床教学活动的产物，具有现实性、动态性、集中性的特点。完整而有序地收集、保管、利用好临床教学档案，能够全面而真实地反映出一个医院教学工作的全貌。
2 临床教学档案在教学管理中的作用
临床教学档案和其他档案一样，具有凭证和参考作用，主要表现在以下几个方面。
2.1 临床教学档案能规范教学管理，为教学规律的研究提供参考依据
教学档案是反映和评估教学质量和教学管理水平的重要依据。教学档案材料的收集、整理、保管和利用是教学管理工作的重要组成部分，“应该实行‘三纳入’、‘四同步’，即纳入教学计划、规划，纳入教学管理制度，纳入各级管理人员岗位责任，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。” “教学管理的各环节必须做到下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与教学文件材料形成积累情况同步；评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步；毕业分配、上报评审材料、教师晋升与档案部门出具归档证明同步”。教学档案是教学实践活动的真实记录，是进行教学研究必不可少的素材，只有依据可靠的教学档案作为研究依据，才能起到科学的效果。通过教学档案的反馈信息，可以得到教学中带有普遍性和规律性的东西，如医院科教科对临床轮转医生在轮转结束后进行问卷调查，调查内容包括“轮转期间带教导师能否详细解答诊断与治疗上的决定与原因”，“能否根据实际情况进行教学讲解”，“能否在不同时间通过在病人床边与病人直接接触进行专业知识讲解”等等。科教科通过对此调查表的汇总分析，可以总结出不同带教导师存在的共性问题及同一带教导师存在的不同问题。又比如，医院护理教育部在护理实习生临近实习结束前进行带教工作满意度调查，通过详细的提问式答卷，得到的反馈信息可以准确地反映出医院护理带教老师教学水平及护理教学管理的真实状况。通过对这些临床教学档案的分析，可以找出不同教学阶段，师生教与学的积极性和主动性的不同状况，对教学的特点进行定量和定性的分析；能够挖掘科学、有效的教学方法，从而最大限度地提高教学质量。
2.2 从临床教学档案中能够探索人才成长规律及培养方案
在教学档案中比较全面地记录了学生实习中的学习、奖惩、特长、健康等状况，是各用人部门考察和了解人才的重要依据，有助于根据不同学生的不同特点，提出培养教育和合理使用的建议，做到因材施教、量才录用，从而为各用人单位、部门推荐适合的优秀人才，并能调动各类人才的积极性和创造性。关于因材施教的新兴教学方式，已得到了越来越多的教育者的认同，充分地了解不同类型学生的不同的特质，最大限度地发挥他们的积极性和创造性，使各种类型的人才在新型的教学氛围中得到最好的发挥。同时，适时地对他们进行思想政治教育和道德品质培养，有针对性地引导他们树立正确的人生观、价值观，使之德、智、体各方面都能全面发展，成为一名合格的医务人员。
2.3 临床教学档案能为教学经验的总结及教学改革起到重要的凭证作用
临床教学档案真实地记录了临床教学活动、教研成果和教学管理工作中的经验教训。完整、准确的教学档案能成为教学管理部门总结教学经验、研究教学改革、改进招生计划等活动的参考依据。例如，教学管理人员可以利用历年教学检查、评估、考核资料、课件评比、教学信息反馈材料等，进行教学内容和教学方法的改革，制定、修改实习计划和各种规章制度，探讨教学特点，研究教学对象，充分发挥教育者的主观能动性，从而积累教学经验，促进教学管理水平提高。档案人员应配合教学改革需要，针对性地选择有价值的教学档案信息，以文摘、简讯、档案信息通讯等形式，向教学管理部门和领导者输送教学档案的主要内容和教改经验，为他们选择档案信息提供参考。
2.4 临床教学档案能为医院领导的决策起到参考作用
临床教学档案记载了医院教学活动开展情况以及取得的成果，既可以用来教育学生，又可以通过学生向社会宣传医院，扩大医院影响，从而增加医院的社会效益和经济效益；临床教学档案也记载了医院在长期的临床教学和管理中出现的错误、失误和不足以及一些特殊的反面典型，可以帮助医院领导顺利、完善地处理好各种问题，从而提高决策水平。
3 如何做好临床教学档案的规范化管理
3.1 强化档案意识是重中之重
档案意识，是指人们在实际工作中对档案资料的认知及反应度，包括对档案的收集、整理、鉴定、保管、利用等方面的积极主动意识和严格保密意识。临床教学档案是临床教学工作的历史记录，首先，要增强领导的教学档案意识，使他们认识到教学档案是医院重要的信息资源，教学档案管理好坏是医院教学管理水平和文明程度的体现，也是医院教学管理工作的基础之一（2（。教育部颁布的《高等医学院校本科教学工作评价体系》涉及的42项指标，与教学档案直接有关的就有24项，占57%。因此，医院管理者应加强对教学档案工作的领导，在检查、总结、制订工作计划和安排经费时不忘教学档案工作。其次，档案部门应积极做好宣传工作，增强广大带教老师的档案意识，并在阅档中大力提供方便，当好他们的参谋，使之在查档中收到效益，促使他们关心参与档案工作，主动完成档案资料的移交归档工作。第三，加强档案利用工作的宣传，引导医院员工正确使用教学档案，充分发挥教学档案的效用，为教学管理服务。总之，领导重视，上下统一认识，是搞好教学档案建设的关键。
3.2 健全规章制度是必要保障
制度是一切工作顺利进行的保证，实践表明，档案资料收集、管理工作与其他工作一样，也必须要有完善的管理制度，对领导、基层档案员、文件资料制作者，都应有到位的制度加以约束。《医院教学档案归档范围及管理制度》、《兼职档案员岗位职责》、《医院档案工作实施细则》等制度都是做好教学档案工作的保障。医院档案室应明确各级各类人员的任务和职责，把归档工作纳入教学计划、规划，纳入教学管理制度，纳入各级管理人员岗位责任，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。定期检查教学档案管理工作，主动接受档案管理业务部门的指导，使教学档案管理工作不断得到提高；教学管理部门应落实教学档案管理的人员和所需经费、设备等问题，并落实在平时的教学管理工作之中，保证教学档案建设和管理的质量，使教学档案的管理制度化、正规化。
3.3 提高档案人员的业务素质是必不可少的条件
要使教学档案工作更好地适应教学管理的需要，负责档案的专职人员和各带教老师及教学秘书应努力提高自身的档案业务素质，学习档案的专业知识和管理技能。医院档案室要组织各种形式的培训学习，使档案人员的思想和业务水平不断得到提高。医院档案室每年定期对教学档案兼职档案员进行业务培训，对临床教学档案归档范围及归档细节进行适时调整，对新承担兼职教学档案管理人员进行系统的档案专业知识培训辅导。医院档案室通过医院网进行档案知识的宣传和培训，也是一种很好的方法。档案室可以与医院培训中心联合定期进行档案知识培训，广泛地在师生中进行教学档案重要性的宣传教育，提高教学档案意识。
3.4 加强教学档案收集工作是关键内容
教学文件材料的收集是教学档案整理工作中的重要环节，文件材料收集不齐全，就会影响教学档案的内在质量。要加强教学档案收集工作，教学档案管理人员工作的主动性十分重要，而主动性的动力来自于爱岗敬业的精神。由于教学工作烦琐、零碎，要注重日常分散形成的教学档案的收集，每个月或每个季度一定要进行材料的整理，不能等到每年学期结束，教学任务完成后再整理归档材料，否则一些产生于日常教学之中的珍贵的第一手资料就会流失，再想弥补就会非常困难，而且也失去了档案的真正意义了。另外，各教学单位的教学人员也是帮助提高档案完整性的很好的帮手，因为他们或多或少地接触和拥有某些文件材料，这些散落在私人手中的材料分散、零碎、封闭，往往会影响档案的完整性。教学档案兼职档案员要注意收集此类人员手中的资料，做到脑勤、手勤、腿勤、笔勤，每年保质保量地完成归档任务。同时要进一步健全与落实文件材料的传递、借阅、登记制度，实行动态管理，一旦发现遗失，及时补救，以确保文件材料的完整性。档案资料收集齐全与否，除了领导的关心、重视外，在一定程度上取决于档案人员的事业心和责任感。
3.5 加强教学档案的日常管理
教学档案应与医院其他档案一样，有专用库房存放档案，库房应具备温湿度仪、空调、复印机、计算机、扫描仪及防盗系统，达到防火、防虫、防霉、防光、防盗、防尘，“六防”要求，由专人保管，每天登记库房温湿度，确保库房温度保持在20～24℃，湿度稳定在45%～50%，在温湿度出现偏离过大时，要及时采取措施，以确保档案保存场所符合要求。档案室对教学档案的日常借阅应有登记在册，借阅范围严格按照制度执行。
在集医疗、科研、教学功能为一体的综合性教学医院中，增强教学档案意识，提高教学档案管理水平，充分发挥其在教学管理、教学活动、教学研究、教学工作考核评估等各项工作中的作用。临床教学档案是医院的宝贵财富，我们必须加强教学档案的建设和管理工作，提高教学档案的质量和科学管理水平，逐步实现教学档案工作的标准化、规范化和现代化。
参 考 文 献
案情：
原告丛某于1962年在新疆奇台县参加工作，1966年被精简退回原籍海安县。1977年3月，奇台县委对丛某进行了复查，并给其恢复工作，继续任教。按丛某的请求，1980年6月，丛某调回海安，被分配在工业系统工作。1991年2月5日，丛某调到一技工学校工作，介绍信上注明人员性质是“干部”。1991年9月至1995年8月，丛某在技工学校培训班招待所工作，1995年9月至2002年4月，丛某也仅在技工学校担任一些管理工作，未实际从事教师工作。1993年国家机关、事业单位工作人员工资制度改革时，江苏省人民政府苏政发（1994）3号文件关于事业单位工作人员工资制度改革实施方案中，将事业单位工作人员的工资实行分类管理，即分为专业技术人员工资制度、管理人员工资制度和工人工资制度。其中专业技术人员和管理人员均有职务工资一项，教师的职务工资须以教师职称为基础，确立不同的级别，而且强调“专业技术人员在国家下达的聘任职数限额内，按照实际聘任的专业职务进行套改。只有资格而没有聘任职务的，其资格不与工资挂钩”。 丛某为初中文化程度，未能取得教师职称，按六级职员对其实行工资套改。2002年4月，因丛某已达到法定退休年龄，被告海安县人事局按事业单位的管理人员规定，核定丛某的退休工资为原工资的9折。2003年9月19日，技工学校根据丛某的要求，向人事局出具手续有异议，要求改按教师待遇办理退休手续。同年10月16日，人事局在该报告上签署了“丛某同志1991年安排到技工学校，1993年工资制度改革，因其未取得教师资格证书，故按职员实施工资在改，应按职员给其办理退休手续”的批复，原告丛某对此不服，以人事局为被告提起行政诉讼。
原告丛某诉称：我是中小学教师，1993年按行政手续为我调资是错误的。现请求法院判决海安县人事局履行职责，按教师待遇办理退休手续。
被告人事局答辩称：丛某1977年在新疆奇台县某小学工作。1980年调至海安工业系统棉纺厂筹建处，工资均由该单位发给。1991年调至工业技校，介绍信注明丛某为棉纺厂干部，因其未取得教师职称，实际从事管理工作，1993年工资改革时按管理人员套改是正确的。在丛某达到法定退休年龄时，人事局按规定的折率核定其退休待遇正确。对2003年9月19日技工学校的报告，人事局于10月16日作出了书面回复，故不存在不履行职责的情形。现请求法院判决驳回原告丛某的诉讼请求。
法院经审理后认为，原告丛某在新疆工作期间，虽然从事过教师工作，但调回海安工作以后，长期在其他岗位上工作。1991年调到技工学校后，亦未从事教学工作，而是从事管理工作。1993年工改时，对照江苏省人民政府苏政发（1994）3号文件，对事业单位工作人员工资制度改革实施方案进行工资套改，被人事局以事业单位管理人员工资改革方案为丛某进行工资改革，原告实际上也已接受，在长达8年多的时间里，一直按该方案领取工资。故原告达到退休年龄后，被告按事业单位的职员给其办理退休手续并无不当。对原告的工资待遇及办理退休手续问题，被告亦已履行了法定职责。现原告要求被告为其落实教师政策，即按教师的工资标准发放工资办理退休手续，显然与相关的规范性文件相悖。原告对被告在为其办理的退休手续中，将其工资打9折计算退休金的处理提出异议，要求按退休前的原工资的100%计算退休金的要求无法律或政策依据。遂判决驳回了原告丛某的诉讼请求。
一审法院判决后，原告丛某不服，提出上诉。
中级人民法院审理后认为，上诉人丛某认为其在新疆是教师，调回海安后也应享受教师待遇，并按教师待遇办理退休手续的理由，既缺乏事实依据，也缺乏法律和政策依据。其上诉理由不能成立，不予支持。遂依据《中华人民共和国行政诉讼法》 第六十一条第（一）项之规定，判决驳回上诉，维持原判。
点评：
本案的焦点主要涉及不具有教师职务的学校职工（又称管理人员）能否按教师待遇享受退休金的问题。教师是履行教育教学职责的专业人员，承担教书育人，培养社会主义事业建设者和接班人、提高民族素质的使命。教师有权按时获取工资报酬，享受国家规定的福利待遇以及寒暑假期的带薪休假。国家实行教师资格制度，中国公民凡遵守宪法和法律，热爱教育事业，具有良好的思想品德，具备法律规定的学历或者经国家教师资格考试合格，有教育教学能力，经认定合格的，可以取得教师资格。同时，国家实行教师职务与教师资格分离制度。学校和其它教育机构应当从具备教师资格的人员中聘任教师。被聘任教师职务的才享受教师待遇。教师的平均工资水平应当不低于或者高于国家公务员的平均工资水平，并逐步提高。《中华人民共和国教师法》第30条规定：“教师退休或者退职后，享受国家规定的退休或者退职待遇。县级以上地方人民政府可以适当提高长期从事教育教学工作的中小学退休教师的退休金比例。”为此，全国各地一般都规定，连续从事教学工作30年的退休教师，可按退休前的原工资的100%领取退休金。
一、廉政教育的“固定”与“流动”
反腐倡廉，教育为先。开发区从加强党员干部廉政教育和公民廉洁教育着手，精心打造以主题教育为抓手、警示教育为重点、课堂教育为阵地的教育链条，形成了内筑党员干部思想防线，外营“廉政贪耻”的良好氛围。
该区去年投资110余万元建设了占地面积500余平方米的反腐倡廉教育基地，截至目前，该区7000多名党员干部在此接受了廉政教育。在有固定教育基地的同时，该区还有一套行之有效的固定廉政教育制度：持续开展了“廉洁奉公、执政为民”、“勤政廉政、科学发展”等主题教育活动，具有本区特色的唱廉政歌、讲廉政课、读廉政书、看廉政片、写廉政文、倡廉政谈等“六廉”活动如火如荼。
教育基地和教育制度实施“固定”，廉政教育课堂方面却提倡“流动”与“固定”相结合。该区组成党风廉政教育宣讲团深入各街道、社区和机关部门、单位进行演讲，使廉政教育课堂“流动”起来，并形成制度，常年坚持。自去年以来，“流动课堂”已巡回宣讲20多场次，受教育党员干部3000余人次。
二、让制度建设更扎实
实施“一把手”工程，一级抓一级、一级带一级。开发区在开展反腐倡廉工作中，始终把落实党风廉政建设责任制作为一项全局性、根本性工作，常抓不懈，让反腐倡廉成为领导干部的自觉行动。该区始终着力完善落实反腐倡廉的各项制度机制，努力形成用制度管事、管人、管权的有效机制。率先成立区规划委员会，建立了重大规划设计方案公示和专家评审制度，实行票决制决策；深入推进行政审批制度改革，将审批事项从1054项压缩到104项，并建立“超市型、平台式”行政审批中心；实行处（科）级干部“和谐交流”制度，加大了涉权涉钱部门重点岗位的交流力度。
为确保制度的落实，该区组织开展了制度落实促进年活动，对各办事处党风廉政建设情况进行检查，组织开展了对机关事业单位受到行政刑事处罚人员有关工资执行情况等的检查，组织开展“小金库”专项检查。
三、“阳光”监督，杜绝腐败
开发区积极建立起行之有效的监督网络，靠“阳光”监督杜绝腐败现象的发生。年初，该区制定下发《关于对部分重点项目进行专项监察的通知》，围绕工委（区委）民生工程和国家新投资项目，选择了包括西海岸医疗中心工程等在内的六个项目作为监督重点，实施全过程、全方位的专项监督。
围绕建设工程招标投标、经营性土地使用权挂牌出让转让、财政资金招标采购及使用、社区财务管理、干部选拔任用以及机关人事考录等五个重点领域，开发区制订了六个监督办法，成立了监督委员会，从社会各界公开招聘了80名相关领域的专家和专业技术人员，担任社会监督员，对这些领域开展专业监督。
四、案件办理机制的新探索
我县职务犯罪要案数量仍呈上升趋势，犯罪金额不断增大，领导干部尤其是中层领导干部卷入犯罪；党政机关、行政机关和经济管理部门职务犯罪突出，涉及国计民生的重点行业、系统职务犯罪增多；职务犯罪窝案、串案多发，团伙犯罪、单位犯罪突出；职务犯罪手段不断翻新。
（一）以贪污案居多、犯罪手段复杂。
从我院所查处的贪污贿赂渎职案件看，案件的显著特点是：犯罪手段不断翻新，而且越来越狡诈、诡秘，由单一向复杂、隐蔽、智能化的方向发展。在查办过程中，我们发现相关人员在思想上存在绕幸心理，麻痹大意，法律意识不强。
（二）案中案、串案窝案增多。
当前贿赂犯罪呈现一人（或一个单位）向多人行贿的特点，往往“拔出萝卜带出泥”，一揪一串。随着各单位规章制度的健全，一人单独实施犯罪的难度加大，没有其他有关人员的配合，难以完成，因而职务案件窝案增多，往往是一端一窝。如我院查办渔牧水产局系列案中，涉及该局多数中层干部。在查办该案的过程中，我们发现该局在制度管理上存在很大漏洞，给犯罪份子有机可乘，以致发生系统窝案串案。
（三）涉农案件比重大。
当前中央加大对农村的扶贫力度，对农民、农村的补助也随之增加。近几年来涉农案件比重有所增加，这类案件社会危害性大，最直接地损害了广大人民群众的切身利益，人民群众反映强烈，存在群体上访隐患，严重影响基层干群关系和社会稳定，一定程度上阻碍了农村经济的发展。农村工作者为民执政意识淡薄，使得涉农案件层出不穷。
（四）贿赂类案件增幅大。
贿赂类案件数量增多。该类案件作案手段相对简单，受贿的方式主要是利用工作上的职务便利，在发放补助或是在审批项目中，收受贿赂。去年我院加大查办贿赂案件的力度，查处的贿赂案件数量较往年有所增加。
（五）新领域犯罪突出。
我县水资源相当丰富。为此，每年国家都给当地渔民发放一定的用油补贴，但渔政站在发放油补过程中，利用职务之便，对国家发放的油补进行贪污受贿。我院立查的畜牧水产局渔政站站长韦某，利用发放渔民用油补贴便利，收受索取他人好处1.9万元。所查处的这些案件案值虽然不大，但却涉及到农民的利益，社会反响较大，得到了党委、政府的大力支持。
二、职务犯罪原因分析
1、职务犯罪的主观原因。
（1）部分公职人员法制观念淡薄，没有树立起牢固的法律观念，对法律、规章、制度缺乏足够的学习、认识和理解。（2）私欲膨胀，利用手中的权力去满足自己的私欲，或收受贿赂，或把手伸向公款，贪污挪用公款。（3）存在绕幸心理，自以为收受贿赂，截留侵吞公款无人看见，挪用公款无人知道，过后补齐就无事。（4）为民执政意识淡薄，没有正确对待权力，或把公权当作私权，随意滥用；或不正确、不认真行使权力，把权力的行使当儿戏，不认真负责，。
2、职务犯罪产生的客观原因。
（1）权力过于集中，民主集中制执行不到位。权力过分集中往往把集体领导变成个人的领导，过分集中的权力为某些掌权的人提供了自由公用的可能，膨胀了个人意志。（2）权力在使用过程中缺乏有力的制约和监督，没有制约的权力容易被滥用。（3）法制教育工作不到位。廉政建设尚不健全，制度落实不到位，预防措施不力，形式化多，实效不佳，导致一些人员法律意识淡化。（4）法律制度的滞后和不健全。
三、我县职务犯罪发展趋势
（一）从案件数量上看，总体渐趋下降，局部依然高发。
随着反腐倡廉工作的深入开展和社会主义市场经济体制的健全完善，职务犯罪在总体上将呈下降趋势，但仍会出现在一定时期易发多发、在一些领域集中高发的现象。
（二）从发案领域上看，随着各部门相对“含权量”的变化而变化。
职务犯罪的扩散蔓延及高发领域的交替变化，主要是随着各部门“含权量”的变化而变化,也就是随着体制改革而引起的权力内容、工作重点的转变和社会热点的形成而在不同时期、不同地区形成动态的反映。一些传统领域如工程建设、医疗卫生、土地管理、国企、行政执法、扶贫开发、资金管理等仍将易发高发，一些新的经济活动领域如房地产开发、政府采购等将会趋重，一些诸如市场准入、监管等行业或部门将成为新的相对集中的发案领域。
（三）从犯罪形态上看，群体化犯罪将进一步明显。
窝案串案、共同犯罪较多。
（四）从作案手段上看，更趋智能化、隐蔽化。
犯罪分子为规避法律、逃避制裁，在犯罪前和犯罪后的各种手法都将更加智能化、隐蔽化。职务犯罪活动所涉及的社会面也更广，查处难度更大。
四、我县检察机关预防职务犯罪工作成效及存在的问题
在县委的高度重视和支持下，我院率先将原来的职务犯罪预防科更名为职务犯罪预防局。预防机构建设日趋完善，为预防职务犯罪工的开展打下了较好的基础。
（一）开展预防调查。
预防工作围绕我县经济发展的大局，针对历年职务犯罪易发多发的行业和单位，对群众关心的问题，以及有关民生工程、职务犯罪易发多发的行业和领域，有组织、有计划地开展预防调查。认真分析社会转型阶段职务犯罪的特点、规律和阶段性特征，配合相关部门加强防控治理，及时消除诱发职务犯罪的隐患因素。一来年通过到县民政局、畜牧水产局、国土资源局、市政局等单位开展预防调查后，收到了较好的社会效果。先后给县水厂、县建设局、项目指挥部及承建单位广西一建公司发出检察建议书。建议相关部门在履行合同、财务管理、行政监督等方面进行整改。严格按合同履行自己的职责，完善后续补充合同的签订，加快工程进度，预防工作得到了相关部门的好评。
（二）领导重视，开展多形式的警示教育活动。
预防工作人员先后到县民政局、畜牧水产局、国土资源局等行政单位和农行罗城支行开展警示教育活动。通过上警示教育课、组织警示教育图片展览等，增强国家工作人员抵御职务犯罪的意识和能力，提高干部职工举报职务犯罪的热诚和依靠群众反腐倡廉的信心。在扶贫系统内聘请2名思想素质高、纪律作风正派、工作业务突出的党员干部，作为我院预防职务犯罪协作员，加强职务犯罪预防联络工作，确保涉农政策、资金安全有效，惠及少数民族地区群众。我们还通过群发短信的形式开展警示教育活动，利用阅读手机短信宣传预防职务犯罪的内容，让社会各界了解、支持和参与预防职务犯罪工作。群众反映强烈，收到较好的社会效果。
（三）结合办案进行案例分析。
通过到县畜牧水产局、国土资源局开展预防调查接受匿名举报案件，对自侦部门并已立案的典型事例进行案例进行深入剖析。到案发单位进行警示教育活动的同时，通过个案剖析，查明原因和症结，增强预防效果。通过查找分析被告人犯罪的原因，给我们开展警示教育提供了很好的素材。
（四）履行监督职能、增强服务意识。
预防工作是为了更好地履行法律监督职能，为我县的经济发展服务。通过日常咨询、现场咨询和电话咨询等形式，向县畜牧水产局、九千万饮用水公司、县教育局、县国土局、县第三小学等五个单位指明预防要点，提示犯罪风险，讲解预防知识和预防方法。并应相关单位要求就如何防范职务犯罪发生提出咨询建议。先后给县民政局、交通局、市政局、县水厂、县建设局、项目指挥部、各大乡镇等几十个单位发检察建议。并对检察建议的落实情况进行督查，确保监督工作的有序进行。预防服务工作得到了相关部门的好评。
（五）存在问题。
我院的职务犯罪预防工作机构前两年才成立，各项预防工作有待进一步加强学习和调研，提高业务水平。在预防调查、犯罪分析、预防建议、警示宣传教育、预防咨询、行贿犯罪档案查询等六项工作中开动脑筋，注重工作实效，扩大职务犯罪预防工作的社会影响。
五、职务犯罪的预防对策
防职务犯罪，必须坚持党的领导，自觉接受人大监督，在政府、政协及社会各界支持下，构建“惩防一体”的工作机制，落实“惩防并举”的要求。要努力实现惩、防职能融合、人力资源互动和信息资源共享。
（一）建立完善的职务犯罪预防工作协作机制。
建立健全立体预防体系，实现预防职务犯罪综合治理。由于产生贪污贿赂犯罪成因的多样性和复杂性，决定了预防职务犯罪工作仅靠检察机关单一的力量是不够的，必须走专门预防和社会预防相结合的道路，在党委的统一领导下，党政齐抓共管，纪委组织协调，各部门各负其责，依靠群众的支持和参与，建立广泛的社会预防网络，才能从更深的层次和更广阔的领域上开展预防工作并取得更好的社会效果。建立系统预防体系，针对一些重点行业，热点系统职务犯罪易发、多发的特点，检察机关可与有关部门加强联系与配合，指导有关部门制定行业系统预防方案，积极开展预防工作。探索同步预防体系，在重点工程项目建设过程中，检察机关应会同有关职能部门有选择地适时介入，开展同步预防工作，防止和减少在工程项目规划、设计、招投标、采购、施工、质监等关键环节中发生贪污贿赂犯罪。 与有关部门联合成立预防职务犯罪工作领导小组，建立“联络员制度”，落实“联席会议制度”和“复查回访制度”，携手共同搞好职务犯罪预防工作。
（二）健全完善制度，严格监督制度的执行。
首先是要健全完善各项制度。制度是教育和监督的前提和保证，有了完善的制度才能依据制度去做人的思想工作，去监督从政人员的从政行为。从查办的职务犯罪案件来看，很多是在钻制度空子造成的。其次要对制度的执行情况进行跟踪监督。光有完善的制度是远远不够的，还得看制度是否得到有效的落实。从现实看，各行各业、各个单位都有自己成套的制度，有的上墙，有的印发人手一册，但为何违法违纪问题仍时有发生。这里就关系到制度的执行问题，有的单位建立完善制度不是用来管人管事，而是用来管墙管柜，用来应付检查。因此，健全完善制度后，必须对制度的执行情况进行跟踪监督，使制度落实到实处，以保证廉洁从政。
（三）加强警示宣传教育，不断夯实拒腐防变的道德防线。
关键词:高校教学档案 特殊性 服务性
一
何为教学档案?教学档案是学校教务活动与教学工作的分类保存的各种文件和材料。高校教学档案是学校档案的一个重要组成部分,是学校管理与教学评估的主要依据。它是在教学管理、学籍管理、教学工作等活动过程中形成的。在教学管理、教学评估、教学科研、教学质量分析等方面具有查考、研究、利用等重要作用。教学评估是国家对各级各类普通高校的办学条件、教学设施、管理工作、教学质量等进行综合检查和评价的一种手段。通过评估可以全面、正确地衡量学校的教学情况,在肯定成绩、找出差距的基础上,促进学校采取更加切实有力的措施提高办学水平和教学质量。我院在办学条件评估、办学水平评估等重大活动中,很多的资料、数据都是从教学档案中直接提取的。这不仅为评估工作带来了极大的便利,而且也给上级主管部门和专家测评小组全方位、多角度地了解和判断我院在办学条件、学校管理、师资队伍、教学质量、教学水平等方面的情况提供了准确翔实的数据和资料,从而作出符合客观实际的正确评价,为学院又好又快的发展提供科学决策的依据。
二
由于教学和学生的因素,高校教学档案与党、政、工、团、企业、群众团体、其他事业单位的档案相比,存在着较大的差异性,从而表现出明显的特殊性。以我们学院的教学档案为例,可以归纳出如下几个特殊性:
1、学生档案形成时间的跨年度性
按规定,我们国家学生入学的时间是每年秋季的9月1日,到次年的8月31日为一个学年度。故教学档案不同于其他的文书档案,它具有时间上跨年度的特殊性。
2、学生档案学制长短的不一致性
普通高校本科生学制一般为4年(个别专业有5年的)、专科生学制为2-3年。成人高校高中起点的本科生学制为4年、函授则为5年,专科起点的本科生学制为2年、函授则为3年;高中起点的专科生学制为2-3年、函授则为3年。我院在籍学生有学制3年的普通专科生,也有五年制的专科生,还有函授3年的成教专科生。学制有长有短,表现出不一致性。
3、学生档案归档时间上的后端性
如学生的学籍卡、登记表、成绩表等,是按学年度形成的,其档案只有在学生毕业后才能立卷归档。
4、学生档案与教材使用的周期性
即每一届学生从入学到毕业为一个学习周期。在这个学习周期里,将记录下他们的政治表现、学业成绩、健康状况及社会实践等方面的情况。一届学生有一届学生的档案。老生毕业了,新生又来了。学生档案因此产生出周期性。与之相伴,前一届学生使用的教材,教师准备的实验与授课计划等,往往也适用下一届学生的需要,因而教材使用也表现出一定的周期性。
5、教学档案和文件材料的多样性
教学过程中形成的文件材料内容丰富、种类多样。教学档案材料除纸质的外,还有录像、磁带、照片、幻灯片、计算机软盘和光盘等。纸质档案的形式也比较复杂,有表册、文章、图纸,其大小、
规格不一,制作方法也不尽一样。
6、文书档案与科技档案的二重性
学院在教学过程中形成的文件和资料,既具有一般文书档案的性质,如教学计划、招生计划、教学总结、学籍管理等,又带有浓厚的科技档案色彩,如教师教案、实验报告、学术论文、自编教材讲义、自制教学课件等等。
三
那么怎样才能做好高校教学档案工作呢?笔者以为应从以下几方面做起:
一、提高思想认识,树立服务意识
档案工作是我们建设有中国特色社会主义的不可或缺的一项重要工作。高校教学档案,从大处讲是整个档案工作的一个组成部分,从小处讲是学院教务管理中的后勤工作。我们教学档案工作者的任务就是要认真学好《档案法》,执行《档案法》,还要学习、领会国家和上级主管部门制定的有关高校档案工作的法律、法规、政策以及新时期、新形势对高校教学档案工作的具体要求,认真做好教学档案工作,为学院的教务管理工作及全局工作当好后勤服好务。因此,我们一定要明白自己的工作职责,要提高思想认识,端正工作态度,热爱档案工作,树立奉献精神,增强服务意识,甘当后勤小兵,爱岗敬业,乐于为学院的教学管理做日常的琐碎的不起眼的文牍工作。
二、掌握专业知识,做好档案工作
高校教学档案工作是一项专业性、技术性很强的工作。作为高校教学档案工作者,必须系统地学习有关档案管理的专业知识和与高校教学、教务有关的其他学科知识。正如同志所说:“现代档案工作者一定要有丰富的、广博的知识,还有政治、经济、科学文化方面的知识都要掌握一点,这样才能不断适应新时期、新形势对档案工作者的要求。”只有这样,我们才能在浩繁复杂的档案资料中,摸清并掌握高校教学档案的特点和规律,从心所欲地做好档案的收集、整理、鉴定、分类、编号、组卷、统计、保管、提取、查阅等等工作,才能及时准确地为教学工作和学校管理工作提供各种教学信息、档案资料和统计数据,才能使自己所管理的档案达到国家规范化、标准化、科学化的要求。
随着电脑技术的广泛应用,微机贮存档案已被引入教学档案领域。微机档案以其便于管理、准确性高、贮存量大、查找便捷的优势而逐渐成为档案管理工作的重要手段。我们教学档案工作人员要适应新形势下档案管理工作的需要,努力学习计算机知识及其操作的技能技巧,尽快地使自己成为既是传统的纸质档案管理工作又是现代化电脑档案管理工作的能手,以更有效地提高档案管理工作的效率,更快捷及时地为学校的管理工作、教务工作以及学生的就业、教师的专业技术职称评定等工作提供优良的服务和咨询。
三、建立规章制度,确保档案安全
