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关键词：高等学校；大档案；管理模式
高校大档案管理，是指将高校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录，集中统一地由高校档案机构保管的一种管理模式。高校实行大档案管理模式的意义在于，可以确保统一制度、统一规范、统一管理，维护档案的安全与完整，充分发挥档案的价值和作用，有利于档案信息化建设、开展校史研究和教育、理顺和完善高校内部管理环节，加快现代大学制度建设的步伐。
高校“大档案”理念的正式提出，是在《高等学校档案管理办法》27号令（以下简称《办法》）颁布后。2008年8月教育部办公厅主任牟阳春，以“学习贯彻《高等学校档案管理办法》促进高等学校档案工作科学发展”为题，对《办法》进行了解读。在解读《办法》的特色及现实意义时强调了高校档案资源建设的“大档案”理念。《办法》将学生档案纳入归档范围，而且单独设类，彰显了以人为本和重视民生档案的理念。《办法》强调高校档案机构要重视和加强“对于与学校有关的各种档案史料的征集”，突破了传统归档理论的限制。高等学校“归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式”，这对于高校档案信息资源的全面和完整，对于加大高校档案信息化建设的力度，方便学校和社会利用档案信息资源，具有重要的现实意义。[1]
1 北京普高院校档案管理模式现状
依据教育部2012年4月的北京普通本科院校名单，笔者对57所北京普通本科高校进行了调研，通过走访考察、电话咨询和网站查询等方式，了解到有8所高校实行了大档案管理模式，并对这8所学校档案管理体制、机构设置、管理方式以及存在的问题进行了研究，基本情况见表1。
表1 北京57所普高院校档案机构基本情况
1.1 领导体制。通过调研，8所高校的档案机构领导体制大致分为以下三种：第一种是校长领导下的独立（正、副处级）单位，如清华大学档案馆、北京航空航天大学档案馆；第二种是挂靠党政（校办）下的（正、副处级）单位，如中国农业大学档案馆、北京科技大学档案馆；第三种是档案工作委员会下的执行机构和职能部门（正、副处级）单位，如中国人民大学档案馆。
1.2 管理体制。8所实行了大档案管理模式的高校，其管理体制均按照《办法》规定，校长主管学校档案工作，分管档案工作的校领导协助校长工作。馆内均设有馆长和副馆长1名～2名。工作人员在10名～20名。学校各部门均设有档案管理员负责本部门的档案工作，部门领导为本部门的档案工作负责人。
1.3 机构设置和管理方式。通过对8所实行大档案管理模式学校的调研发现，各高校的机构设置不同，管理方式也不同。主要有三种情况：一种是按专业设置的“条”管理方式，即在馆内设置文书档案室（科）、科技档案室（科）、人事档案室（科）等，各科室从指导—接收—整理—装订—排架入库—统计—鉴定—保管—提供利用，实行“一条龙”服务，另设技术（或信息）室、编研室。另一种是按职能设置的“块”管理方式，即在馆内设置保管利用室（科）、接收指导室（科）、信息化建设室（科）、编研室（科）等，档案工作人员按自身的职责工作。还有一种是在馆内设置综合档案室和人事档案室（或学生档案室）。综合档案室负责十大类的综合档案，室内设各专业岗；人事档案室负责教工干部档案和学生档案。
2 影响高校实行大档案管理的因素
2.1 领导体制和管理体制。高校档案领导体制分三种类型，即独立型、隶属型和综合型。[2]独立型是指档案管理独立运行的体制。通过建立独立运行的综合性档案机构，实行学校档案集中统一管理的模式。调研中，8所实行大档案管理的学校基本属于独立型，这些学校办学历史长、规模大、层次高，实行大档案管理是档案工作发展到一定程度的产物。独立型参与学校管理的程度相对较高。隶属型是将档案与文秘或行政管理融合的运行体制，档案工作大多是隶属于党（校）办公室。由于档案工作的专业化很强，使得在该种体制下，党（校）办领导对档案工作的管理较弱，限制了档案工作的发展。个别高校，档案工作没有建制，仅仅在党（校）办公室下设一个档案岗且兼任多职，无法有效发挥档案的管理与服务职责。调研中有25所高校属于隶属型，其中相当一部分学校无论从办学历史、规模、层次上都不逊于8所实行大档案管理的学校。之所以没有建成独立型，主要原因是没有树立大档案管理观念。隶属型参与学校管理的程度相对较弱。综合型是把档案纳入图书、资料管理，以期实现档案、图书、资料管理一体化的目的。国外高校大多实行该种体制。调研中有2所高校属于综合型。笔者认为，国外高校档案工作是在一套严密性、完整性、标准性极高的办学体系中运行的，各环节畅通，管理性工作量较少，同时信息化、数字化程度高，开放性强，利用者可以自行进行查询已开放档案，档案人员的服务重点是信息资源的开发。档案工作性质与图书馆性质基本相同，合并管理具有相互促进的作用。而我国高校内部运行体系紊乱，各自为政，缺乏沟通，信息化、数字化程度不高，除了建立档案馆的高校，大多数档案室都是学校的内部机构，不对外开放。即使设档案馆的高校开放性也不强，档案工作者兼有管理和服务双重职责，工作内容庞杂，强度大，没有更多的时间对档案信息资源进行开发，造成档案信息资源不能得到充分的利用。将档案与图书、资料合并管理只是一种形式，没有任何相互促进的作用与联系。故我国高校档案工作不适应综合型的体制，综合型往往限制了档案工作的发展。
2.2 机构设置。大档案管理就是学校全部档案的集中统一管理。27号令颁布后，各高校讨论较多的就是学生档案、教工干部档案纳入高校档案馆是否合理的问题。笔者认为，《办法》之所以没有提出高校档案机构是“永久”保存和提供利用学校档案的专门机构，正是由于新加入的学生类档案属于临时性档案，档随人走，不属于学校永久保管的范畴；教工干部档案虽然也具有流动性，但相对稳定，并未列入《办法》的规定范围。据调研，《办法》颁布后，部分高校积极行动起来，在档案馆下设立人事档案室，将教工干部档案与学生档案一并按照《干部档案工作条例》进行管理，实现了真正意义上的大档案管理，而更多的学校则持观望的态度。
3 实现高校大档案管理模式的思路
3.1 树立“大档案”观念。观念是人们在实践当中形成的各种认识的集合体，人们会根据自身形成的观念进行各种活动。观念具有主观性、实践性、历史性、发展性等特点，形成正确的观念有利于做正确的事情。2010年12月14日，国家档案局局长杨冬权在全国档案局长馆长会议上的讲话中明确提出，“十二五”期间要重点做好的第一件主要工作就是树立“大档案”的观念。[3]作为国家档案工作的组成部分，高校档案工作也应将树立大档案观念作为“十二五”期间的重点工作。
3.2 建立适合高校大档案管理模式的领导体制和管理体制。对于符合《办法》设立档案馆条件的学校，应设置独立建制的档案馆，实行大档案管理，并成立档案工作委员会。档案工作委员会是由校领导和职能部门主管档案工作的领导以及档案机构负责人组成，档案机构作为委员会的执行机构和职能机构；各归档部门设立档案管理员负责本部门的档案工作；部门主管档案工作的领导对本部门的档案工作进行监督和检查，学校上下形成一个大的档案工作网络，保证各环节紧密配合，确保学校工作的顺利进行，实现档案信息资源的整合。由于档案馆的服务职能较强，管理职能相对较弱，档案工作委员会正可强化档案馆的管理职能，确保学校档案事业的发展。
对于办学历史短、规模较小、档案数量少的高校，更应从长远考虑，树立大档案观念，建议将档案机构设置为学校的直属机构，在校领导的直接领导下，加快档案工作建设与发展的步伐，为学校的中心工作和长远发展服务。
3.3 确保档案工作纳入学校的总体规划。学校档案是随着学校的发展而建立起来的，档案工作是学校的基础性工作。只有将档案工作纳入学校的总体发展规划中，加强人、财、物等资源的配置，实行大档案管理，才能满足学校长远目标的需要。因此，应制定学校档案工作五年规划，作为学校五年规划的分规划，学校档案工作委员会应对规划的执行情况进行中期检查，以保证学校总目标的实现。
3.4 合理设置机构和采取科学有效的管理方式。好的管理模式应具有极强的适应性，因此，研究高校大档案管理模式，除了研究它的体制、机构设置、职责权限外，还需加强档案部门内部管理方式的研究，以减少由于体制等原因给档案工作带来的影响。
按照专业设置机构的“条”管理方式，适合于档案数量相对较少的高校，优势是由于只负责一类档案，档案人员对该类档案业务熟练，程序清楚。缺点是一旦该岗档案人员离岗，其他人不能立即适应该类管理。按照职能设置机构的“块”管理方式，适合于档案数量较大的学校，其优势是科室内人员对本科室的工作均熟悉，一旦该岗档案人员离岗，不会受到很大的影响。但随着档案数量的增加，应相应改变管理方式以适应发展的需要。至于在档案机构内设人事档案室的管理方式，其优点在于：档案部门属于专业技术岗，人员稳定，业务能力强，并具有良好的保管条件，同时档案部门具有档案编研的职责，有利于人事档案的编研、开发与利用，更能体现以人为本的档案工作思想。缺点是：人事档案纳入高校档案部门管理后，工作量成倍增加，部分学校人员编制没有随之增加，或增加得很少，造成档案机构超负荷运转，苦不堪言。笔者认为，若将人事档案移交档案机构，必须相应增加专业人员。
3.5 强化管理职能与完善服务职能
3.5.1 强化管理职能。建立健全档案管理制度，保证全校档案工作的正常进行；加强对全校档案管理员的业务培训和收集工作的前端控制，确保档案实体的安全与完整；利用档案开办展览，举办档案法律、业务知识竞赛，与院系、团委等有关部门加强联系，使档案部门成为学生的实习基地和了解学校历史的爱国、爱校教育基地。不断提高全校师生员工的档案意识，使档案工作真正深入到每一名教职工、学生的头脑，真正形成一项全校性、全员性的工作。
3.5.2 完善服务职能。在保管好、用好档案的同时，利用信息技术，加强对档案资源的整合以及二次开发利用，确保档案信息安全和实体安全并有效提供利用；利用方便、快捷的信息技术，将档案的提供利用服务上升到为编研服务，为教学、管理、科研以及校园文化、校史文化建设服务。
﹡本文系“中华女子学院2011年校级课题”（项目编号：KG11-03013）
参考文献：
[1]牟阳春.学习贯彻《高等学校档案管理办法》促进高等学校档案工作科学发展[N].中国教育报，2008-9-26（2）.
[2]韩秋黎.学校档案管理理论与实务[M].上海：上海交通大学出版社，2010.
【关键词】升格 高职院校 档案问题 对策
党中央、国务院关于大力发展职业教育的决定，预示着职业教育正面临着前所未有的发展机遇。一些职业学校纷纷以此为契机，充分把握这种机遇，努力探索办学新方法、新思路。有的与高等院校开展联合办学，有的几所学校进行合并与重组，还有的在自身基础上增大硬件投入，扩大办学规模，提高办学层次，以实现学校的升格。由中等专业学校升格为高职高专院校是一个很大的飞跃，无疑给学校的发展带来了很多机遇，但同时对各项工作也提出了新挑战。档案工作作为一项基础性管理工作，如何抓住机遇，加快向高等院校档案管理模式转型，更好地服务于教学、科研、管理，维护学校和师生员工的利益，是值得我们迫切思考的问题。
1.升格后高职院校档案工作存在的问题
1.1档案机构设置问题
受各方面条件的限制，在高职院校中，单独设置档案馆的很少。一些院校设置了综合档案室，作为学校保管和提供利用档案的专门机构。但也有相当一部分院校没有设置专门的档案管理机构，档案工作仅作为一项日常事务性工作，隶属于办公室。随着办学规模的不断扩大，教学内容、科研项目、仪器设备、学生数量迅速增多，学校管理分工越来越细，档案工作的工作量和难度也大大增加了，档案人员不得不超负荷运转，疲于应付眼前的工作，档案管理的工作量与原有的编制机构之间的矛盾越来越尖锐，长期下去，这种体制势必束缚档案工作的正常开展。
1.2档案人员配置问题
《高等学校档案管理办法》规定，“高等学校应当为高校档案机构配备专职档案人员”。中专阶段，受人力、财力、物力限制，加之人们对档案工作的漠视，档案部门往往被遗忘在校园角落，有的学校没有设定专职档案人员岗位及编制，有的虽然设定编制了，档案人员通常也是“身兼数职”。另外，档案人员大多毕业于非档案专业，没有经过系统的专业培训，理论基础薄弱，对学术的新发展置若罔闻，档案管理方法陈旧，面对升格后高校档案管理中出现的新情况新问题，常常感到力不从心，难以驾驭。
1.3档案日常管理问题
（1）分散管理现象严重。升格前，各校区在档案管理模式、管理标准、管理方法上的不统一，造成了档案管理“条块分割”、“块块管理”现象严重。另外，受固有观念和固有模式的影响，学校档案材料多存放在不同部门，如全面反映干部德、能、勤、绩、廉的人事档案归组织处或人事处管理，反映教学实践和教学研究的档案归教务处管理，反映论著、科研成果的档案归科研处管理，这种分散管理的现象势必导致档案利用不畅，制约了档案工作的正常开展。
（2）馆藏结构单一。学校档案的馆藏来源丰富，内容涉及学校建设的方方面面，种类繁多，它不仅包括人们熟知的文书档案、人事档案、财会档案、科技档案，而且包括音像档案、实物档案以及各种电子介质档案材料。在大多数高职院校中，普遍存在的现象是文书档案、财会档案居多，而反映办学规模、学科特点、自身优势、仪器设备、外事活动等内容的档案材料少之又少，馆藏内容和结构尚不能适应高校档案的发展需要。
（3）档案信息化发展迟缓。档案信息化，是提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段，它的发展程度直接反映了档案工作的发展水平。虽然高职院校早已实现了办公自动化，建立了校园网络，但是档案工作与其他工作相比，具有明显滞后性。从目前情况看，高职院校档案部门仅仅局限于利用计算机技术完成档案材料的著录、查询、登统等基础性工作，而对于各类信息资源的存储、开发利用方面则涉足尚浅，不能真正实现资源共享。
2.升格后高职院校档案工作应采取的对策
2.1健全工作机构，提供组织保障
档案机构和其它部门机构一样，是学校行政管理机构的一部分。教育部和国家档案局共同制定的《高等学校档案管理办法》明确规定，高校档案机构包括档案馆和综合档案室，未设立档案馆的高等学校应当设立综合档案室。高职院校应加强对档案机构的重视，结合自身具体情况，设置与办学规模相适应的档案管理机构，作为学院保存和提供利用档案的专门机构，全面履行档案管理职责。成立以院长为组长、各处室负责同志为成员的档案工作领导小组，对档案工作进行决策、监督、检查、调控。各相关处室要确定兼职档案人员，做好本处室档案材料的收集、整理及移交。只有建立起与学院整体发展相适应的档案工作机构和领导体制，才能从组织上保证档案工作的顺利进行，使档案工作持续、稳定的发展。
2.2坚持以人为本，加强队伍建设
档案人员是直接从事档案管理工作的最基本群体，档案人员队伍素质的高低直接影响着档案工作的成败。因此，努力建成一支具有良好的政治业务素质、结构合理、相对稳定的档案人员队伍，是学校档案管理的目标。高职院校应参照高校档案管理办法，合理配置档案工作人员，并尽可能地从各方面支持他们的工作，激发他们的工作动机。例如：鼓励外出进修培训，支持推荐学术成果，给予提拔重用机会等等。在档案管理中，只有打破传统的封闭管理意识，才能激发档案人员的工作热情，调动工作积极性。
2.3做好基础工作，强化规范管理
（1）集中统一管理。集中统一管理，有利于档案的完整性、保密性和安全性，有利于档案信息资源的整体开发和利用。按照高校档案管理规定，各类档案材料都实行集中统一管理。这就要求校内各部门密切配合，对所管辖范围内的档案材料进行系统整理组卷，及时向档案部门移交。学校综合档案室要下大力气搞好对各部门分散档案材料的调查和预测，对各相关处室档案人员进行业务指导，提出切实可行的交接方案，把各类档案材料齐全、完整地接收，实行统一管理。
（2）注重日常资料的收集。资料收集是档案工作的基础任务，只有收集的资源齐全、完整，收集的范围大，服务的范围才能越大。档案人员要深入基层，了解具体情况，不仅把最能反映学校办学规模、专业特色、教学水平的档案材料完整地接收，而且加大对特色档案、专题档案、资料档案的收集。特别是把反映学校重要社会活动、优秀科研成果、辉煌发展成就等内容的照片、磁带、软盘、光盘等不同介质档案材料及时接收，妥善保管，以丰富馆藏。
（3）加快档案信息化建设。一方面加快复合型人才培养，使档案人员不仅掌握档案业务知识，而且能够熟谙计算机软件开发、网络管理、系统维护等各种现代化知识和技能。另一方面完善档案系统平台，拓展网上信息传输功能，实现资源共享。
参考文献：
[1]高等学校档案管理办法.中华人民共和国教育部令第27号.2008年9月1日实行
[2]李红冼.曹云仪.郑香珍.高校档案管理机构的现状与优化.档案天地.2005（4）
作者简介：
关键词：民办高校档案管理人员；主动性；内涵；提升途径
在民办高等教育迅猛发展的今天，民办高校档案管理人员应与时俱进，不断增强工作的主动性，为高校师生提供最满意的服务。本文就民办高校档案管理人员工作的主动性谈谈自己粗浅的思考。
1 民办高校档案管理人员主动工作具有十分重要的现实意义
目前，民办高校档案管理工作大都是是比较“被动的”。即所谓“高校师生要啥就找啥…领导叫干啥就干啥”。缺乏对高校师生现状及未来需求趋势进行的调查与研究。民办高校档案管理人员服务意识淡薄，如有的民办高校档案管理人员认为自己只要把档案收集齐全，整理规范，保管妥当，不丢失不泄密即可，对高校师生不冷不热，谈不上主动热情服务；许多档案管理人员不能主动研究保管档案的先进手段和方法，对调整库房温湿度、合理通风、先进的除尘方式、防霉防虫等问题无心过问。更有甚者，有的民办高校档案管理人员对档案的安全保管很疏忽。致使档案遭受火灾、水灾的严重破坏：上述情况都是档案工作中实际存在的问题。因而增强民办高校档案管理人员工作的主动性提高档案服务质量，具有十分重要的现实意义。
2 民办高校档案管理人员工作主动性的科学内涵
民办高校档案管理人员工作的主动性是指民办高校档案管理人员对档案工作的性质、任务、作用有正确的认识，工作是自觉自发的，不需要领导督促安排，不需要高校师生催促提醒。主动开展以满足高校师生需求为目的的全方位的档案工作，并能主动协助领导、同事或社会公众完成力所能及的工作。随时调整和完善提供利用的服务形式。每个档案工作人员都应围绕学院工作的大局，主动为各部门、各级领导提供档案利用服务，使档案工作有计划、有准备、有重点地进行。民办高校档案管理人员工作的主动性可以从以下几方面落实
第一，树立精益求精的意识。严谨细致地做好从收集、整理、保管、统计、提供利用等各个环节的工作。最大限度地丰富馆室藏。充分熟悉馆室藏档案。打好主动服务的基础。
第二，不断改进服务态度。民办高校档案管理人员要让自己的一举一动都表现出对高校师生的欢迎和尊重：主动的问候。亲切的目光。真诚的笑容，文明的举止。有问必答。有求必应。以增强利用服务的吸引力。
第三。了解师生需要。开展利用者调查工作。掌握师生心理与需求。主动开展内容多样化的档案服务，如开展档案指导性咨询服务。做好编研工作，及时公布、出版、印发档案编研成果等，拓宽高校师生与档案信息的接触面。扩大服务范围
第四。积极开展多种形式的宣传活动。通过举办各类专项展览，借助新闻媒介宣传的形式。向社会大众传递档案信息，扩大档案事业的社会影响。
第五。把握好主动服务的度。首先，民办高校档案管理人员必须摆正位置，在职责范围内。在所属单位的领导下去发挥主动性。不能脱离单位实际自行其是，不能越俎代庖，影响、妨碍其他部门的正常工作。其次，正确处理好主动服务与保密的关系。民办高校档案管理人员要注意处理好各类档案中所包含的密级与高校档案的技术专利问题。严格遵守党和国家的有关规定。做到既注意内外有别把好保密关。又不妨碍档案资源的交流利用
3 提升民办高校档案管理人员工作主动性的有效途径
3.1 完善管理机制
各单位要建立健全激励机制。调动民办高校档案管理人员的积极性。
（I）积极推行人性化的管理方式。首先。各级领导要注重解决档案人员的实际问题，尽量做到政治上关心、工作上支持、生活上照顾。以稳定民办高校档案管理人员队伍。其次，要为民办高校档案管理人员建立正常的晋职、晋级、进修的机制，提高民办高校档案管理人员的社会地位。再次，提高民办高校档案管理人员的福利待遇，激发他们爱岗敬业的精神
（2）制定科学的档案工作考核、奖励办法。各单位要建立健全档案人员岗位目标责任制。完善奖惩制度，落实民办高校档案管理人员个人素质与岗位、工资等挂钩的机制。
3.2 加强岗位培训
各单位要充分认识档案工作的重要意义。选择事业心强、责任心强、既耐心细致又勤奋踏实的人从事档案工作。第一，培训前要做好需求调查，做到有的放矢；第二，培训应注重理论与实践的结合，避免脱离实际的教学：第三。培训方式要灵活化和多样化，既可采取定期集中培训的形式。也可采用自学、上门指导、主题讲座、聘请专家辅导等形式；第四，培训考试要规范化。考试要严肃考场纪律，考试内容和方式要规范。尽量避免主观性和随意性。以保证切实提高档案人员的能力素质。
3.3 增强职业荣誉感
主动性的关键是民办高校档案管理人员要热爱档案事业。档案人员只有热爱档案工作，才能安心精心地去做好它。让师生满意。民办高校档案管理人员对工作的热爱来自职业荣誉感。这就需要我们充分认识档案的价值与档案工作的重要意义。
3.4 强化服务意识
新时期的档案工作已逐渐从“管理型”向“服务型”转变。民办高校档案管理人员服务意识的强弱，服务水平的高低，直接关系着档案工作的顺利进行，关系着档案事业的发展。切实做到“一切为了高校师生。为了一切高校师生，为了高校师生的一切”，以高校师生的满意度和愉悦度作为档案工作的重要尺度。
3.5 主动学习。提高自身素质
民办高校档案管理人员要发挥好主动性，做好利用服务工作，必须加强自身素质的提升，在瞬息万变的知识经济时代。丰富的学识与服务利用者的本领对档案工作者来讲十分重要。高素质的民办高校档案管理人员是档案事业的中坚力量。一名档案工作者，不但应当是合格的，而且应当是优秀的。要以档案事业为重，加强学习，勤奋钻研业务，提高自身素质，完善个人修养，不断增强工作的主动性，为民办高校的档案事业多做贡献。
参考文献
[1]陈兆禊.档案管理学基础[M].中国人民大学出版社，2009：24-40.
[2]蒋蓉.试论城建档案的主动服务与被动服务[J].城建档案，1998（4）：16-18.
[3]周檠曼.加强培训是提高民办高校档案管理人员素质的关键叨.机电兵船档案，20（2）：18-19。
【关键词】高校 干部人事档案管理人员 素质要求 提升路径
【中图分类号】G 【文献标识码】A
【文章编号】0450-9889（2017）06C-0120-02
2016年12月，中组部于修订印发了《党委（党组）讨论决定干部任免事项守则》，《守则》明确了“凡提四必”的要求，即讨论决定前，对拟提干部或进一步使用人选的干部档案必审、个人事项报告必核、纪检监察机关意见必听、线索具体的举报必查。第一项工作就是干部档案的审查，可见干部人事档案对组织对个人的重要性正日益凸显。这也对新时期干部人事档案管理工作提出了新的要求。对于高校干部人事档案管理人员来说，也应明晰新时期的素质要求并积极探索提升素质的路径，从而有序、科学、严肃地开展高校干部人事档案管理工作，更好地贯彻落实全面从严治党、从严管理监督干部要求。为此，本文从新时期高校干部人事档案管理人员应具备的素质出发，提出提升高校干部人事档案管理人员素质的路径。
一、新时期高校干部人事档案管理人员应具备的素质
《干部档案工作条例》第三十八条规定：“各级组织、人事部门，要注意加强干部档案工作队伍的建设，选调政治上可靠、作风正派、责任心强、具有中专（或高中）以上学历的共产党员从事干部档案管理工作。”第三十九条规定：“干部档案工作人员在干部档案建设和管理工作中承担着十分重要的责任，应具有较高的政治素质和业务素质。”《高等学校档案管理办法》第十一条规定：“高校档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。”根据这些规定，新时期高校干部人事档案管理人员应具备如下方面的素质。
（一）思想政治素质
思想政治素质在新时期高校干部人事档案管理人员应具备的素质中处于第一位。一名合格的人事档案管理人员首要的是要有坚定的政治思想素质，应坚持正确的政治立场，在涉及高校干部人事档案管理工作的路线、方针、政策等重大原则问题上，必须树立“看齐意识”，严格向党中央高度看齐。同时，由于档案管理工作有其特殊的行为准则，如具有一定的机密性，因此，高校干部人事档案管理人员必须树立较强的安全防范意识，在工作中要守口如瓶，自觉强化保密意识，把准档案利用与档案保密的正确关系，防止档案泄密事件发生，筑牢坚固的安全思想防线。
（二）法律意识和法律素质
高校干部人事档案管理人员在开展干部人事档案管理的各环节工作，如收集、整理、保管、保护人事档案的过程中，必须严格遵守国家有关规定，不损害国家安全和利益，不侵犯他人的合法权益。尤其在全面推进依法治国和全面从严治党的新时期，高校干部人事档案管理工作要获得有序的、长远的发展，就要加强人事档案管理人员“依法治档”“依法用档”的意识，促进依法开展档案管理工作。这些都要求高校人事档案管理人员要具备较强的法律意识和法律素质。
（三）档案管理职业素质
高校人事档案记录着高校干部的成长过程，对于高校干部的人事任免、转正定级、职称申报、办理养老保险等各方面都起着重要作用。为了能够充分发挥人事档案的作用，需要高校人事档案管理人员具备较高的档案管理职业素养。一是要具有较强的服务意识。高校人事档案管理人员应认识到人事档案是一项服务性很强的工作，要树立超前服务、主动服务的意识，为干部人事档案使用提供帮助，充分发挥干部人事档案的作用，服务高校发展大局。二是要具有较强的敬业意识。高校干部人事档案管理工作既烦琐又枯燥，人事档案资料的收集、整理、利用等每一个步骤，都需要人事档案管理人员付出巨大的精力和艰辛的劳动。高校人事档案管理人员如没有较强的敬业意识，缺乏档案管理的事业心、责任感和奉献精神，将难以做好这项看似平凡却极其重要的工作。三是要具有较强的创新意识。新时期人事档案管理工作有了新的发展，高校人事档案管理人员如果固守传统，执着于简单、封闭落后档案管理模式，将难以满足新时期越来越多元化的档案使用需求。
（四）档案管理专业知识
高校干部人事档案管理工作量大、专业性强，这就要求高校人事档案管理人员应具备扎实的档案管理专业知识。这种知识不仅包括档案管理的相关理论知识，还涵括干部人事档案管理各个环节的具体的技能技巧等业务和实践知识，要对档案管理学、档案编研学、档案保护技术学、档案文献编纂学、文书学等有所了解甚至是专研。
（五）信息化素质
随着信息化时代的到来，很多高校在干部人事档案管理工作中运用了计算机与网络技术，有的甚至基本实现了人事档案材料的数据库备份、储存、应用和管理。为此，新时期高校干部人事档案管理人员必须掌握与档案管理有关的计算机软硬件的应用技术及各类操作系统的相关知识，具备一定的信息化操作能力。
二、提升路径
新时期高校干部人事档案管理人员应具备较强的政治思想素质、法律素质、档案管理职业素质、档案管理专业知识以及信息化素质，为此，要促进高校干部人事档案管理工作的开展，干部人事档案管理人员应加强学习提升思想政治素质，学习政策法规知识，学习档案管理及档案保护技术，学习档案管理的微机、网络操作技能，通过学习不断提升素质，以适应新时期高校干部人事档案管理对工作人员素质的要求，跟上时展的步伐。
（一）不断开展思想政治教育，提升高校干部人事档案管理人员的思想政治素质
在新时期，不断提高高校人事档案管理人员的思想素质，就要针对人事档案管理人员经常开展思想政治教育。由于高校干部人事档案管理人员大多是中共党员，因此，开展思想政治教育可与中央“两学一做”学习教育相结合，引导人事档案管理人员学党规，明确基本标准、树立行为规范，深刻认识干部人事档案管理工作的鲜明政治属性，坚定政治信仰、政治立场和政治方向；学习系列讲话，加强理论武装，以马克思主义中国化的最新理论成果认识和解决档案工作实际问题，统一思想行动，不断提高做好新时期档案工作的能力。应激励和要求高校干部人事档案管理人员做合格党员，始终把加强作风建设作为一项严肃的政治任务，以知促行，使干部人事档案管理人员在积极进取的n案管理工作中实现自身价值。
（二）加强政策法规的宣传与学习
一方面，高校应加强《档案法》《档案法实施办法》《高等学校档案管理办法》及相关的法律法规的宣传教育，让干部人事档案管理人员树立“学法”“遵法”“懂法”的理念。另一方面，高校干部人事档案管理人员也应认真学习《档案法》《档案法实施办法》《高等学校档案管理办法》及相关的法律法规，在档案管理工作的各个阶段能自觉遵守档案工作法规和纪律，“依法治档”“依法用档”，对于国家所有的档案，绝不擅自抄录、公布和销毁，也绝不进行伪造和涂改。
（三）加深认识，树立理想，提升干部人事档案管理人员档案职业素质
高校干部人事档案管理人员应加深对干部人事档案管理工作的独特性、专业性、重要性以及复杂性、艰巨性、服务性、从属性的认识，形成严肃认真的工作态度、一丝不苟的工作作风和无私奉献的工作精神。同时，应树立崇高的职业理想，从内心深处提高对档案工作的认识和职业兴趣，这样才能激发工作的责任心、自觉性、积极性和主动性，让自己充满奋斗的动力；这样在干部人事档案管理工作中，才能牢固树立服务理念，面对各类档案使用者，能够应用文雅和气、谦逊有礼的服务语言，形成主动、热情、耐心、周到、及时的服务态度，在满足档案应用者需求时，在档案信息资源得到充分利用时，能够获取职业上的成就感，能够有自我价值实现的满足感。
（四）脱产进修与继续教育相结合，不断增加干部人事档案管理人员的档案专业知识
为了增加干部人事档案管理人员档案专业知识，一方面，高校可积极鼓励干部人事档案管理人员参加脱产进修。高校可根据档案管理部门自身发展需要及档案管理人员专业知识水平，适时选派本部门对档案管理事业有热情，能够在档案管理工作岗位上安心工作且对档案管理职业具有一定规划的人事档案管理人员轮流进行脱产进修，全面提高他们的档案专业水平。另一方面，就高校干部人事档案管理人员来说，可积极向学校申请参加在职研究生、函授等继续教育，有针对性地增强业务知识和业务水平。
（五）开展专题培训与讲座，有效强化干部人事档案管理人员信息化素质
针对信息化素质的提升，高校可根据具体岗位要求、知识结构，有针对性地开展档案管理数据库建设培训班、电子查询系统维护培训班等培训活动，或者针对某一方面的问题请专家进行计算机操作能力讲座、档案管理信息化能力讲座、档案管理软件操作讲座等专题讲座，通过这些专题培训或讲座，有效地提升高校干部人事档案管理人员的信息化素质，促进高校干部人事档案管理的现代化。
总之，新时期对高校干部人事档案管理人员的素质提出了新的要求，高校档案管理人员要适应形势，全面提升自身的各方面素质，使档案资源有效、合理地为学校和社会提供服务，推动高校干部人事档案管理事业的发展，更好地贯彻落实全面从严治党、从严管理监督干部要求。
【参考文献】
[1]张彬.论高校档案管理员队伍的优化[J].当代教育理论与实践，2012（2）
[2]陈莉.干部人事档案管理人员素质现状分析及对策[J].办公室业务，2012（8）
[3]冯晶.新世纪高校档案工作人员应具备的素质[J].科技情报开发与经济，2009（9）
[4]孟玉林.以从严治党的成效增强档案工作的活力[J].中国档案报，2017-01-19
[5]孟玉林.严肃党内政治生活推进档案事业发展[J].青海日螅2017-02-20
【关键词】办公室主任；档案管理；重要作用
办公室主任通常意义上来说是一个单位综合办事机构的负责人，本文就高校档案管理中办公室主任角色的重要性谈几点拙见。
一、办公室主任在高校不是一个人，而是一个团队
办公室主任不单单指校级办公室主任一个人，还包括各二级单位（科室）的办公室主任。从学校的办公室到二级单位（科室）的办公室，主任扮演的角色都是一样的，承担的责任也是一样的，只是所在的单位不同，所服务的对象不一样而已。所以说，高校的办公室主任不是校级办公室那一个人，而是包括了个二级单位（科室）的所有办公室主任，工作在高校的各个不同职能部门，组合起来的是一支强有力的战斗队伍，是一支起着关键性作用的团队。
二、领导是否重视档案管理工作，办公室主任起到很大的影响作用
参谋和助手一般是指既能出谋划策也能协助办事的角色。在高校，办公室主任就扮演了这样的角色，一方面出谋划策，另一方面协助领导处理事务。也就是说，办公室主任既是领导者也是服务者，既承担着领导决策的参谋责任，也承担着决策落实承办者的责任，还承担着督察督办的责任。可以说办公室主任是领导的身边人，大大小小的决策执行都与办公室主任有紧密的联系，都是在办公室主任的承办、监督下落实的。因此，领导是否能重视档案从业人员的业务培训和学习、管理队伍的建设、管理机制的完善、硬件、软件条件的投入等，办公室主任的思路时刻在影响着领导的决策。
三、档案材料的完整性，办公室主任起到很大的保障性作用
不管是校级机构还是二级机构，领导的政务繁忙，一般情况下是把握方向，拿大主意，定大方案，不会去事事经办，通常都是“交办”，而“交办”的对象往往就是办公室主任，理所当然办公室主任就成了事情的经办者，当然，更多时候还需要办公室主任去协调内外，做好组织工作，把工作“转交”到其他相关部门或人员手中，但同时也要做好督查工作。办公室是大管家，是领导的主心骨，工作面广，点多，涉及到方方面面，俗话说“没人管的最后都是办公室管”。所以想按时、保质地完成各项工作，就需要办公室主任精心组织、统筹安排办公室全员共同努力，统一思想，分工不分家。这些工作中就包含了各类文件、计划、总结、规划、大事记、年鉴、宣传稿、校史等文字的起草，各职能部门或教学单位的业务资料和上级来文的处理等等，正是这些恰恰是档案的基础材料，都是要靠平时点滴的积累。各单位能否做到注意素材的收集、及时整理归档将直接关系着学校馆藏档案的完整性、准确性、系统性、丰富性。而各级办公室主任都是这些材料的经办人或是组织者，所以，各级办公室主任在档案工作中扮演的角色也是非常重要的，与其说是办公室主任，也可以说是兼职档案员，有了他们的重视，档案工作才能取得成绩。
四、办公室主任重视档案工作，才能方便快捷地为领导的决策提供准确的信息服务
文书、业务档案是由学校的各项工作、活动形成的，包括上级来文及处理意见、本单位重大决定、决策、行文、活动等。领导的决策首要就是科学化，必须要了解史料、掌握情况，在调查、研究、论证和分析后才能做出，这就需要大量的档案信息和文件材料作为支撑。那么，就需要办公室主任借助档案的作用，积极主动、方便快捷地为领导提供完整系统和优质的档案信息，也是办公室主任辅助决策能力和参谋水平的体现。办公室主任只有时刻把档案意识装进脑袋、记在心里，从“法”的高度认识档案工作的意义，按照《档案法》的要求，带领、指导、监督档案管理人员担负起档案管理的重任，坚决做到及时归档、不遗漏，以免为领导提供了错误或不精准的信息，造成严重后果。
五、档案管理的制度建设与办公室主任息息相关
制度建设是每个学校都非常重视的工作，这项工作是提高管理水平的基础工作。只有逐步建立比较完整的规章制度体系，全面推进依法治校，形成有章可循，按章办事，规范高效的管理，才能推动学校各项事业的发展。而规章制度的完善、汇编，通常都是由学校办公室来做，办公室主任在此又承担了关键性角色，各二级单位能否拿出可行性的规章制度，办公室要起到督查作用。因此就档案管理工作来说，建章立制是必不可少的，参照有关档案管理的法律法规再结合学校现状出台具有推动学校档案事业高效、规范发展的规章制度，实现档案实体分类、编号、排架、检索等工作标准化，从而提高档案业务建设的整体水平。所以办公室主任首先要学习、了解《中华人民共和国档案法》《高等学校档案实体分类法》《高等学校档案工作规范》等文件精神，才能在规章制度出台时有发言权，才能结合学校实际情况给出可行的建议和意见供领导参考。
六、结语
努力将档案工作落到实处，做好档案信息的开发利用是为科学决策提供重要依据的基础性工作，也是最为重要的工作。所以，必须要求办公室主任认识到其关键性，认真将档案工作落到实处，也只有这样，才能成为一名优秀的办公室主任。
【参考文献】
[1]伍玉生.浅析办公室主任如何加强档案的管理.四川档案，1993.
关键词:高等学校档案管理办法;成人高校;档案管理；信息化；科学化
Abstract: This article from the learning, understanding, attempts to change the file management mode, accelerate archives informatization pace and do a good job in electronic information archives management work to talk about an individual to improve file management incollege level a few understanding.
Key words: university archives management measures;higher college; archives management; information technology; scientific
中图分类号： 文献标识码： A 文章编号：
高校档案记载着学校的教育历史,更是全校师生员工德、能、勤、绩和学校教育教学活动的真实记录,具有重要价值。这就更体现了档案管理在高校工作中的重要地位。成人高校是高等学校的重要组成部分，由于历史等诸多原因，目前成人高校档案管理工作水平与《办法》还有很大差距，我们要进一步学习，提高认识，促进成人高校档案管理水平再上新台阶。
一、学习《高等学校档案管理办法》，找出差距
《高等学校档案管理办法》(简称新《管理办法》)是以1989年10月的国家教委第6号令《普通高等学校档案管理办法》(简称原《管理办法》)为基础修订的,共七章四十三条,2008年9月1日正式实施。修订后的新《管理办法》,从高等学校档案工作的定义、适用范围等方面有了新的论述,对高等学校档案的管理体制、制度建设和工作要求提出了更高的标准,充分体现国家对高等学校档案工作的高度重视和档案工作在高校管理中的地位,为高校档案工作的发展和成人高校档案工作的开展提供了制度保障。
目前,成人高校档案管理工作的发展与教育发展的实际需要还存在着一定的差距,特别是随着成人高校工作能级的提升和成人高校深入开展的教育、科研、管理等方面的实际相比,成人高校的档案管理带有明显的滞后性。新《管理办法》对成人高校档案管理的影响 有以下几点：
1、改变档案管理模式,适应成人高等教育事业发展的需要
在当前科学技术迅猛发展,知识经济和信息化浪潮日益发展的背景下,成人高等教育学校建设开始出现新的局面,使原有的档案门类、数量和内容远远不能满足教育发展的需要。随着成人教育改革和发展形势的需要,档案工作重点应由以往收集、整理、保管为主转向以开发、利用和服务为主,提高档案的利用,扩大服务功能。
2、加强档案管理人员的队伍建设,提高档案人员的业务素质
要实现成人高校档案的科学化管理,关键要提高档案管理人员的素质。首先要注重提高档案管理人员的政治素质和职业道德修养,使之能热爱档案管理工作,有强烈的事业心、责任感和良好的职业道德修养。同时,要加强对档案管理人员的业务技能培训，通过系统学习,使之在专业的深度与广度上都有较大的提高,在管理实践中能够具有进行信息收集、加工、存贮、传递的能力,能够积极开展档案利用工作,为成人高校的发展和评估提供详实的材料资源。
3、加强电子档案管理,推进档案管理现代化
随着人类进入信息时代,档案的形式和载体、档案信息的传播方式和途径等发生了根本变化;随着教育的改革与发展,成人高等教育档案资料呈现出复杂、繁琐、量大的特点,这对高校档案机构提出了新要求,必须应用现代化信息技术手段实现对成人高校档案的管理,实现档案资源和档案管理的信息化。
二、加快推进成人高校档案信息化建设
成人高校档案信息化建设是我国成人高校档案工作未来发展的一个重要的趋势。
1、成人高校档案信息化建设的涵义
随着经济社会和科学技术的发展，信息技术在高校档案工作中得到了广泛应用，传统档案管理“为保管而保管，重保管轻利用”观念已经无法适应信息社会发展的需要，高校档案管理逐步开始从面向档案实体保管重点向以档案数字化为社会提供服务进行转变。目前，应当从如下几个方面来理解高校档案信息化建设的涵义：一是信息技术是高校档案信息化建设的基本推动力量，由于信息技术水平在不断变化之中，档案信息化目标也要进行动态调整。二是档案信息资源是高校档案信息化建设的核心。三是档案网络建设是高校档案信息化建设的基础。四是档案信息资源社会共享是高校档案信息化建设的目标。因此，概括而说，高校档案信息化建设是指在档案管理过程中以档案网络建设为基础，以档案信息资源为核心，运用信息技术提高高校档案工作现代化水平，以实现成人高校档案信息德社会化服务为目标的动态过程。
2、成人高校档案信息化与学校发展不相适应
成人高校档案信息化建设，是高校档案传统管理到档案信息管理的一场革命，实际上是以转变观念为前提的档案工作创新。从根本上来说，信息化对高校档案工作的最大挑战不是对技术和设备的挑战，而是对人的观念具体到高校档案工作而言，是对高校档案管理理念的挑战。当然还包括协调、资金、技术、管理、人才等方面的问题。
3、成人高校档案信息化建设发展的举措
成人高校档案工作是学校管理工作的重要组成部分，在学校建设发展中具有重要作用。高校档案管理部门要想办法采取多种形式、借助各种手段，努力加强档案法律法规宣传教育，提高学校档案工作人员和兼职档案员的档案意识，改变传统的档案管理理念，用发展的眼光审视高校档案信息化建设的意义，让档案信息化观念深入人心。建立档案信息化协调机构。争取多方支持，加大资金投入；完善技术和档案信息制度；加强档案信息化管理。
三、注重成人高校案管理工作科学化
随着我国成人教育事业的稳步发展，成人教育的形式又多种多样，获得成人教育学历的人数不断增加，情况也相对比较复杂。做好成人教育档案工作具有十分重要的意义。
1、提高成人高校档案管理科学化的认识
做好成人高校档案管理工作是“功在当代、利在千秋”的工作，档案工作者应当感到无比自豪与光荣，本着“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的思想，持之以恒地把档案资源收集好、整理好、保护好、利川好，把握档案工作发展新机遇。在服务利用上取得新进展。
2、成人高校档案管理的规范化
首先要做到档案管理人员从思想上深刻理解科学的档案管理规范。成人高校档案管理工作是一门综合的边缘科学，具有自身的理论和发展规律。其次，要加大对档案管理人员培训的人员应该加强理论和业务能力的学习，摈弃旧观念，用规范来约束、指导自己的管理行为，在实践工作中不断研究探索新的管理方法。严格按照《办法》要求规范档案管理工作。
档案管理的好与坏是一个单位管理水平和文明程度的重要标志之一，随着成人高校各项改革的进一步深化，档案工作中存在的问题在一定程序上制约了档案的利用和开发，档案管理已不适应成人高等教育发展的需要，要不断改革、创新，促进档案管理工作科学化。
3、创新管理方式，加强科学化建设
创新档案管理方式是推动我国成人高校档案管理科学化、现代化、规范化的必由之路。随着信息化社会进程的推进，档案在宏观调控、微观管理、科学决策、人才预测等领域，将发挥出越来越大的作用，使成人高校档案管理向“以用为主”的“人才”管理的模式拓展。
档案是成人高校信息的资源库,不断把先进的科学技术手段应用于成人高校档案管理之中,以提高工作效率，是高校改革与发展的需要,也是适应社会对档案信息需求的客观需要。利用先进的计算机技术和科学的检索系统进行动态管理,积极开发研制档案管理软件,建立人才信息收集、反馈和跟踪系统,快速、准确、全面提供人事信息,改变过去单从纸质档案了解档案信息的传统方式,使档案数据化、信息化。
四、结语
总之，档案管理是档案工作的一个重要组成部分，是成人高校资源管理与开发的基础性工作,它集服务性与保密性于一体,对促进资源开发、构建和谐社会发挥着重要作用，加强和改进档案管理是时代赋予我们的新课题、新任务。只有从制度上、观念上更新,不断地发现问题，找出原因，解决问题，积累宝贵经验。我们要以再学习和宣传《办法》为契机，抓好《办法》的贯彻和实施工作，以与时俱进、改革创新的精神，扎实推进新时期新阶段成人高校档案工作科学地向前发展，全面提升成人高校档案服务学校和社会的能力和水平，开创成人高等学校档案管理、服务与建设的新局面。
参考文献：
[1]罗志超主编；《人事档案管理工作现状的分析与对策》[J]； 黑龙江教育学院学报；2011年第3期；
【文章编号】0450-9889（2017）06C-0120-02
2016年12月，中组部于修订印发了《党委（党组）讨论决定干部任免事项守则》，《守则》明确了“凡提四必”的要求，即讨论决定前，对拟提干部或进一步使用人选的干部档案必审、个人事项报告必核、纪检监察机关意见必听、线索具体的信访举报必查。第一项工作就是干部档案的审查，可见干部人事档案对组织对个人的重要性正日益凸显。这也对新时期干部人事档案管理工作提出了新的要求。对于高校干部人事档案管理人员来说，也应明晰新时期的素质要求并积极探索提升素质的路径，从而有序、科学、严肃地开展高校干部人事档案管理工作，更好地贯彻落实全面从严治党、从严管理监督干部要求。为此，本文从新时期高校干部人事档案管理人员应具备的素质出发，提出提升高校干部人事档案管理人员素质的路径。
一、新时期高校干部人事档案管理人员应具备的素质
《干部档案工作条例》第三十八条规定：“各级组织、人事部门，要注意加强干部档案工作队伍的建设，选调政治上可靠、作风正派、责任心强、具有中专（或高中）以上学历的共产党员从事干部档案管理工作。”第三十九条规定：“干部档案工作人员在干部档案建设和管理工作中承担着十分重要的责任，应具有较高的政治素质和业务素质。”《高等学校档案管理办法》第十一条规定：“高校档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。”根据这些规定，新时期高校干部人事档案管理人员应具备如下方面的素质。
（一）思想政治素质
思想政治素质在新时期高校干部人事档案管理人员应具备的素质中处于第一位。一名合格的人事档案管理人员首要的是要有坚定的政治思想素质，应坚持正确的政治立场，在涉及高校干部人事档案管理工作的路线、方针、政策等重大原则问题上，必须树立“看齐意识”，严格向党中央高度看齐。同时，由于档案管理工作有其特殊的行为准则，如具有一定的机密性，因此，高校干部人事档案管理人员必须树立较强的安全防范意识，在工作中要守口如瓶，自觉强化保密意识，把准档案利用与档案保密的正确关系，防止档案泄密事件发生，筑牢坚固的安全思想防线。
（二）法律意识和法律素质
高校干部人事档案管理人员在开展干部人事档案管理的各环节工作，如收集、整理、保管、保护人事档案的过程中，必须严格遵守国家有关规定，不损害国家安全和利益，不侵犯他人的合法权益。尤其在全面推进依法治国和全面从严治党的新时期，高校干部人事档案管理工作要获得有序的、长远的发展，就要加强人事档案管理人员“依法治档”“依法用档”的意识，促进依法开展档案管理工作。这些都要求高校人事档案管理人员要具备较强的法律意识和法律素质。
（三）档案管理职业素质
高校人事档案记录着高校干部的成长过程，对于高校干部的人事任免、转正定级、职称申报、办理养老保险等各方面都起着重要作用。为了能够充分发挥人事档案的作用，需要高校人事档案管理人员具备较高的档案管理职业素养。一是要具有较强的服务意识。高校人事档案管理人员应认识到人事档案是一项服务性很强的工作，要树立超前服务、主动服务的意识，为干部人事档案使用提供帮助，充分发挥干部人事档案的作用，服务高校发展大局。二是要具有较强的敬业意识。高校干部人事档案管理工作既烦琐又枯燥，人事档案资料的收集、整理、利用等每一个步骤，都需要人事档案管理人员付出巨大的精力和艰辛的劳动。高校人事档案管理人员如没有较强的敬业意识，缺乏档案管理的事业心、责任感和奉献精神，将难以做好这项看似平凡却极其重要的工作。三是要具有较强的创新意识。新时期人事档案管理工作有了新的发展，高校人事档案管理人员如果固守传统，执着于简单、封闭落后档案管理模式，将难以满足新时期越来越多元化的档案使用需求。
（四）档案管理专业知识
高校干部人事档案管理工作量大、专业性强，这就要求高校人事档案管理人员应具备扎实的档案管理专业知识。这种知识不仅包括档案管理的相关理论知识，还涵括干部人事档案管理各个环节的具体的技能技巧等业务和实践知识，要对档案管理学、档案编研学、档案保护技术学、档案文献编纂学、文书学等有所了解甚至是专研。
（五）信息化素质
随着信息化时代的到来，很多高校在干部人事档案管理工作中运用了计算机与网络技术，有的甚至基本实现了人事档案材料的数据库备份、储存、应用和管理。为此，新时期高校干部人事档案管理人员必须掌握与档案管理有关的计算机软硬件的应用技术及各类操作系统的相关知识，具备一定的信息化操作能力。
二、提升路径
新时期高校干部人事档案管理人员应具备较强的政治思想素质、法律素质、档案管理职业素质、档案管理专业知识以及信息化素质，为此，要促进高校干部人事档案管理工作的开展，干部人事档案管理人员应加强学习提升思想政治素质，学习政策法规知识，学习档案管理及档案保护技术，学习档案管理的微机、网络操作技能，通过学习不断提升素质，以适应新时期高校干部人事档案管理对工作人员素质的要求，跟上时展的步伐。
（一）不断开展思想政治教育，提升高校干部人事档案管理人员的思想政治素质
在新时期，不断提高高校人事档案管理人员的思想素质，就要针对人事档案管理人员经常开展思想政治教育。由于高校干部人事档案管理人员大多是中共党员，因此，开展思想政治教育可与中央“两学一做”学习教育相结合，引导人事档案管理人员学党章党规，明确基本标准、树立行为规范，深刻认识干部人事档案管理工作的鲜明政治属性，坚定政治信仰、政治立场和政治方向；学习系列讲话，加强理论武装，以马克思主义中国化的最新理论成果认识和解决档案工作实际问题，统一思想行动，不断提高做好新时期档案工作的能力。应激励和要求高校干部人事档案管理人员做合格党员，始终把加强作风建设作为一项严肃的政治任务，以知促行，使干部人事档案管理人员在积极进取的?n案管理工作中实现自身价值。
（二）加强政策法规的宣传与学习
一方面，高校应加强《档案法》《档案法实施办法》《高等学校档案管理办法》及相关的法律法规的宣传教育，让干部人事档案管理人员树立“学法”“遵法”“懂法”的理念。另一方面，高校干部人事档案管理人员也应认真学习《档案法》《档案法实施办法》《高等学校档案管理办法》及相关的法律法规，在档案管理工作的各个阶段能自觉遵守档案工作法规和纪律，“依法治档”“依法用档”，对于国家所有的档案，绝不擅自抄录、公布和销毁，也绝不进行伪造和涂改。
（三）加深认识，树立理想，提升干部人事档案管理人员档案职业素质
高校干部人事档案管理人员应加深对干部人事档案管理工作的独特性、专业性、重要性以及复杂性、艰巨性、服务性、从属性的认识，形成严肃认真的工作态度、一丝不苟的工作作风和无私奉献的工作精神。同时，应树立崇高的职业理想，从内心深处提高对档案工作的认识和职业兴趣，这样才能激发工作的责任心、自觉性、积极性和主动性，让自己充满奋斗的动力；这样在干部人事档案管理工作中，才能牢固树立服务理念，面对各类档案使用者，能够应用文雅和气、谦逊有礼的服务语言，形成主动、热情、耐心、周到、及时的服务态度，在满足档案应用者需求时，在档案信息资源得到充分利用时，能够获取职业上的成就感，能够有自我价值实现的满足感。
（四）脱产进修与继续教育相结合，不断增加干部人事档案管理人员的档案专业知识
为了增加干部人事档案管理人员档案专业知识，一方面，高校可积极鼓励干部人事档案管理人员参加脱产进修。高校可根据档案管理部门自身发展需要及档案管理人员专业知识水平，适时选派本部门对档案管理事业有热情，能够在档案管理工作岗位上安心工作且对档案管理职业具有一定规划的人事档案管理人员轮流进行脱产进修，全面提高他们的档案专业水平。另一方面，就高校干部人事档案管理人员来说，可积极向学校申请参加在职研究生、函授等继续教育，有针对性地增强业务知识和业务水平。
（五）开展专题培训与讲座，有效强化干部人事档案管理人员信息化素质
关键词：民办高校；人事档案；管理；现状；对策
近年来，我国民办教育事业迅猛发展，尤其是民办高校迅速兴起，数量不断增多，成为我国教育不可或缺的重要力量。但要实现可持续发展必须要做好档案管理共工作，因此，在当前形势下要采取有效对策加以改进。
1当前我国民办高校档案管理的现状与问题
1.1师生比例大
受到投资主体性质的区别，对目标利益追求的差异，民办高校的师资、管理人员的组织构成与公办高校存在一定差异，对管理成本控制相对更加严格。从目前我国民办高校的师生情况来看，比例约为1:30，约为公办高校的三分之一。
1.2从业人员的组成相对较为复杂
民办高校的师资队伍是专职与兼职并存，而且专职人员还分为完全归属民办院校管理与退休的公办教师两类，而兼职的则分为代课教师与从外界聘请的技术类人才，学院根据规定给予报酬。
1.3职工的流动性较大
与公办院校相比，民办院校的办学质量与社会认可度比较低，其成因较为复杂，但与教师的素质及教师队伍的稳定性必然存在较大的关系。当前，在民办高校人事管理上一直存在着“来去自由、双向选择”的标准，这增加了流动性。尽管有劳动合同的制约，但在具体的操作上合同往往形同虚设，很多职工往往由于需求无法满足而说走就走。
2解决当前民办高校人事档案管理问题的有效对策
从上文的分析中我们不难看出，当前我国民办高校人事档案管理中仍然存在着诸多问题亟待完善，下文就对其进行分析，并提出有效的解决对策。
2.1学校领导要给予其足够的重视
近年来，教育体系改革不断深入，民办高校迅猛发展，人事档案管理模式也发生了根本性的转变，从过去的被动式转为当前的主动式管理模式，但是从实际情况来看，各大民办高校却缺乏专职的人事档案管理人员，多数都是由人事部门的人员兼职完成的。在部分高校内甚至没有专业的档案库房，导致档案工作混乱。人事档案是关系到教职工诸多信息的重要资料，也是考核、提升的重要依据，这就要求领导给予足够的认识，要在机构的设置与人员编制上给予充分的保证，将经费落到实处，根据实际情况添加硬件设备，提升整体的水平，促进院校人事档案管理水平的提升。
2.2建立并完善现有的人事档案规章制度
规章制度的建立与完善是档案工作顺利开展的基础，也是提升效率的重要保障，相对于公办院校而言，民办院校的人事结构较为复杂，而且流动性较大，这就要求民办院校要根据实际情况建立一套相对完整的人事管理规章制度，加强对人事档案的管理，做到职责明确到人。除此之外，档案的管理必须要做到归类明确，井然有序，条目清楚，便于查找，提高信息的准确性与权威性，为民办院校的人事管理提供更加有力的依据。
2.3加强档案细节的管控，为科学管理奠定基础
2.3.1做好建档的工作
档案的建档要排除人员情况的限制，一切人员等同视之，凡是与学校签署合同的人员，一律要按照要求交验并提供必要的资料，建立完整的个人档案。这些个人资料包括：交验学历、学位、身份证、职称等证书原件并提供复印件；交验劳动合同并提交复印件；填写相关表格等等，做到一人一档，人人有档。
2.3.2及时补充与完善个人材料
今天很快会成为明天的昨天，因此，一个人现在所经历的生活很快就会成为你过去，成为历史，也就是档案所记录的内容，因此，作为新时期的档案记录人员必须要随时补充个人信息，这是对历史事实“节点”的补充，所补充的内容应包括学历、职称、职务、的变换，在职期间的奖惩情况与考核的成绩等等。个人档案的补充过程就是完善的过程，从而更为完整客观地反映个人的真实情况。
2.3.3加强对档案材料的筛选、甄别与分类工作的管理
这一过程就是一个归档的过程，对现有的档案材料进行分类处理，便于查询与保存。从一般的程序来说，任何个人的材料进入到档案都需要经过仔细的甄别，将有用的信息保存，将没用的信息删除，将假的信息去掉，保留有价值的真实信息，这是尊重历史的行为，也是对当事人的一种义务。在民办高等院校中保持这种服务态度十分重要，同时这种精益求精的工作精神也不可或缺，这可以提升档案的准确性及其权威性。除此之外，档案的归档工作还必须要遵循条例清楚，表里如一，规范等要求。随着技术的提高，档案的种类也在不断增多，除了传统的纸质档案，电子档案数量在不断增多，这就要求相关人员及时将重要信息录入电脑，建立起个人基本情况的电子档案，以方便查找与使用。
2.3.4提高档案的利用效率
追根究底，保存档案是为了后期的使用，个人档案是对个人历史的如实记录，它不仅记载一个人的成长与成熟的过程，也是对一个人的能力、学识与水平提升的重要体现，是一个人品德、素养改变的记录过程。更是组织考察、选用、使用人才最原始、最权威、最准确的信息与依据。档案是有生命的，其运用的过程就是发挥其能量的过程。但档案的利用必须要遵循一定的规章程序，要在一定的指导下进行，否则将会造成诸多不可挽回的损失，人事档案的存在也就失去了其最重要的意义。
3结束语
从上文的分析中我们可以看到，当前的形势下，民办高校与公办院校受到诸多因素影响，仍然存在诸多差异，不论是社会的认同度还是发展趋势都有一定的区别，这也在一定程度上为民办院校的人事档案管理提出了更高的要求，因此，新时期民办院校的人事档案管理工作必须要不断做出调整，提高其规范化，改进其管理水平，为民办高校的发展奠定基础。
参考文献
[1]中华人民共和国民办教育促进法[Z].2002，12．
关键词 高校 档案工作 新模式
有教育部以及国家档案局联合签署并颁发的，以教育部27号令的形式予以实施的《高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》）对于高校档案工作作出了新的要求，进一步深化了档案工作的新内涵，要求档案工作突破传统工作模式的束缚予以积极有效的创新。高校档案工作要体现以人为本，为人民服务的精神，积极发挥档案工作新职能，不断开拓档案工作新领域，这是新时期高校档案工作的行动方针与指南。笔者依据《高等学校档案管理办法》并有效结合档案高校档案工作的实际情况，分别从档案工作模式的创新、发展、开放三个方面来探究高校档案工作模式的转变，为推动高校档案工作提供一些可行性的意见和建议。
一、强化和谐创新精神，构建“发展”型档案工作新模式
高校档案工作新模式的构建：
（一）需要档案工作者强化和谐创新精神
创新是一切工作不断发展的动力，只有具备积极的创新精神才能够激发自己的思维，创造出新的工作闪光点。高校档案工作应该以创新精神为指导，积极构建起高校档案信息资源的收集、存储、整合、加工、开发、宣传、交流、教育、开放、利用的协调发展模式。这首先需要构建起以高效档案管理部门为主导的高校档案信息系统组织，成立学校档案管理工作委员会，建立起与学校整体发展相互适应的独立的档案管理机构，加强档案网络化建设，逐步实行“分级分层、定岗定责”的机制，高校档案管理要能够明确责任制，理顺档案管理机构与学校其他机构和部门之间的关系，制定出相应的档案机构管理办法。其次就是要做到资源共享和优势互补，各个档案部门之间以及与其他部门之间相互融合，共同发展，形成具有特色的高校档案管理系统。
（二）要实现“协调”发展
高校要进一步突破传统的档案管理模式，赋予高校档案以强大的生命力和活力，努力发挥高校档案为高校的“教学、科研、社会服务”服务的功能。实现档案管理工作与其他工作协调一致发展。这是当前高校档案工作必然的要求，是实现档案价值的主要途径和手段。
二、加强统筹规划，构建可持续发展的档案管理模式
（一）按照相关的法律法规来管理档案工作
档案部门要制定全面、系统的档案管理机制，对档案事业进行综合管理，做好监督，检查工作。对于档案事业中违法犯罪的行为要依法进行查处。
（二）加强档案制度以及业务基础建设
对于二级院校的档案工作要加强监督力度、检查的力度和指导的力度，制定综合完善的档案管理体制。要不断提升档案工作的标准化、规范化进程，科学合理地整合档案资源。在信息技术的大背景下，要努力强化高校档案管理的数字化和信息化进程，不断加强档案工作的网络化建设，制定网络档案管理工作的章程。加大对校内档案业务工作的指导，关注成人教育及二级学院档案的管理与开发，解决分散管理的弊端，探索各类档案统分结合的管理新模式。
（三）加强高校档案管理工作的队伍建设
高校档案的管理工作关键在人才，高校可以在教职工当中挑选专业素质强、能力优秀的教职工作为档案工作人员，并且定时组织档案管理工作培训和学习，在更大程度上提升档案管理工作人员的工作技能和专业素质。尤其是在信息化时代，更要加强对这些档案工作人员的信息技能的培训，而且还要不断地增强这些专业人员的岗位意识、责任意识、创新意识以及业绩意识，提升他们对于档案工作的积极性和主动性。
三、增强改革开放意识，构建多功能的档案工作服务模式
当前，国家处于改革发展的关键期，如何使得高校档案工作符合改革开放发展的新形势是档案高校档案工作的重要课题。
（一）进一步拓宽档案工作的新领域
高校要大力开发档案资源，挖掘档案资源的增值价值，要明确档案工作的性质和定位。档案工作不仅仅要服务于高校师生、教学、科研，推动高校发展。同时也要不断实现档案利用的社会化服务，将档案工作服务于改革开放和社会的发展。
（二）高校档案馆应该成为信息服务的中心
高校档案馆应及时一些有关党政管理、教学科研、学校建设方面的信息。与此同时，档案馆还应该成为教育行政管理部门、本区域政府、教育信息、政务信息的宣传中介部门，积极为党和国家的大局以及教育事业作出贡献和服务。
（三）多多举办与档案事业相关的展览、创建爱国主义教育基地，加强档案事业的宣传力度
档案工作是高校的基础性工作，高校可以利用这一平台去开展有关档案信息交流、沟通、宣传以及服务工作，进一步加深广大民众对档案工作以及档案价值的认识。引导广大民众尤其是在校大学生对于民族文化的自豪感、认同感和归属感。
（作者单位为长沙环境保护职业技术学院人事处档案室）
参考文献
[1] 彭志斌.高等学校档案分级管理研究[J].档案与建设，2009（11）：20-22.
[2] 吴文婧.高校档案管理工作的信息化建设趋势[J].人力资源管理，2012（9）：156.
[3] 高等学校档案管理办法（教育部、国家档案局27号令）[S].
关键词：高校;人事档案;归属管理
目前高校人事类档案归属现状学校档案部门不但是档案工作的职能管理部门，同时还要负责全校档案的集中统一保管和开发利用。目前，各高等学校档案的集中统一管理还没有一个统一的标准，2008年9月1日开始施行的《高等学校档案管理办法》只是明确了高等学校应当成立高校档案机构，符合设立档案馆条件的要设立档案馆，否则设立综合档案室。《办法》并没有提及人事档案（教职工档案、学生个人档案）是否应该划归为学校档案馆管理，这就不可避免地出现了目前各高校档案管理在集中统一管理的前提下所表现出的五花八门，尤其是针对人事类档案的归属问题一直是争论不休的话题，大家各抒己见，意见不一，以至于出现了以下几种归属关系：
除教职工档案、学生个人档案之外的所有档案都集中统一保管在档案馆，如北京大学、南京大学、内蒙古大学、上海交通大学、吉林大学等；除学生个人档案之外的所有档案都集中统一保管在档案馆，如山西财经大学;除教职工档案之外的所有档案都集中统一保管在档案馆，如内蒙古大学；含教职工档案、学生个人档案在内的所有档案都集中统一保管在档案馆，如清华大学、武汉大学、重庆大学、西南交通大学等等。
人事类档案划归档案馆管理的前提
笔者认为，在符合成立档案馆的条件下，高校决定成立档案馆之前就应该统筹兼顾，长远规划，考虑人事类档案是否要归档案馆统一管理，如果要划归档案馆管理，就必须从档案库房、档案办公用房、档案馆人员编制、档案馆工作人员的分工及岗位职责等方面全方位进行调整。而且划归工作必须做好做细，要让原先人事类档案管理部门心悦诚服，积极配合人事类档案工作安全、顺利、及时地移交给档案馆；同时档案管理部门也要紧跟形势，改变工作思路，积极迎接挑战，尽快适应学校对档案工作的新要求。已经成立了档案馆，但人事类档案还未归属档案馆管理的高校，一定要审时度势，搞好调研，充分做好前期准备工作，不能急于求成，尽量避免各种矛盾的产生，维护好学校各项工作的顺利开展。在做出人事类档案归档案馆管理的决定之前，应该从以下方面进行调研：
（1）划归的必要性 21世纪是一个高度信息化的社会，信息技术日新月异，各行各业都与信息技术息息相关，高等教育也不例外。随着高等教育改革的不断深入，高校也已把发展信息技术、实现电子校务作为面向现代化教育发展的重要战略，各高校的信息化建设正在全面展开。随着学校信息化建设的不断开展，档案馆高校信息化建设也越来越引起人们的重视。只有新型的档案管理模式才能适应整个学校的改革发展，这就需要我们不断从发展和需求中寻找创新源泉，使高校档案工作不断从获取新的发展动力，创造新的业绩。高等学校信息资源相当丰富，如果将人事档案纳入高校档案综合管理机制，对提高人事档案的现代化管理水平和人才信息的利用率将有极大的必要性和可行性。档案馆把各门类档案集中统一管理，在人、财、物等方面学校可以通盘考虑，统筹安排，合理使用。这样能够避免投资力量分散、信息不畅、低水平重复建设的局面，有利于节约经费、人员及库房和设备，学校可以集中人力、财力、务力来面对信息技术的挑战，加速档案管理工作的现代化、标准化、科学化，真正实现高校档案馆网络化，大力进行网络资源建设，全面实现档案资源共享，为学校及社会提供丰富的档案信息资源和高效、快速、准确的服务，使档案馆的服务走向全方位现代化，最大限度地满足学校和社会的需求。
（2）划归条件是否成熟 人常说：万事俱备，只欠东风。如果合并的条件都具备好了，合并也好是时间的问题。首先面临的大问题就是是否有足够的档案库房和办公用房，这是制约学校档案集中统一管理的重要因素。如果档案库房和办公用房分散，人员东一块，西一块，怎么能称其为真正意义上的集中统一管理呢？所以具备一个真正意义上的档案馆是档案集中统一管理的首要条件。
其次，是否协调好与分管人事类档案部门的关系。以内蒙古师范大学为例，学校教职工档案归人事处管理，人事处管理肯定有其管理的说法：人事处主要是做人事工作，如教职工的调动、调资、升职、聘任、退休等随时变动、人事处使用档案频率较高，如果归人事处管理，自己用起来方便。学校学生个人档案归学生处管理，学生处管理的好处是：由于学生处对评优、评奖学金等有决定权，学生处的发号施令各学院都不能执行，所以学生个人档案收集起来相对容易得多。所以，在决定人事类档案归档案馆管理之前，必须协调好各部门之前的关系，做到关系协调，移交到位，配合融洽，互相支持，共同为学校的改革发展发挥力量。
再次，档案馆要做好充分的前期准备工作，包括档案馆的近期发展目标和长远发展规划、档案信息化的投入、档案库房的分配、人力资源的搭配、规章制度的建立、内部管理体制的运行、与各有关部门的协调工作等。
最后，要充分做好合并后管理人事档案工作者的思想工作。档案馆长期以来一直是清水衙门，无权无势，很少有人问津，甚至于有人还不知道有这个部门，在学校的工作中也是用着时重要，不用时想不起，处于无足轻重的地位。因此，在人们的思维中总是有这样一个定式：高学历、有本事、有才能的人是一定不会去档案馆的，即使去了别人也会说那么高的学历、那么年轻，怎么会去档案馆呢？实在是可惜了！由此，可以看出档案馆在学校的地位、在人们心目中的地位。难怪人事类档案管理者对这些档案归属档案馆，或多或少有些想法和抵触。对此，学校必须做好合并人员的思想工作，妥善安排好他们的工作，使他们尽快从脱离原单位的失落感中解脱出来，尽可能避免消极因素的产生，保证合并人员很快调整好心态，尽快适应新的工作环境，全身心投入到档案工作中去。
做好人事类档案归入档案馆管理的几点想法
（1）必须根据学校情况，从科学发展的角度，认真分析研究，提出可行性报告，经过集体研究讨论，达成共识后方可施行。
【关键词】高校 会计档案 档案管理
高校的财务档案既是记录和反映高校经济业务的重要史料和证据，又是高校档案的重要组成部分。高校的财务档案是否真实、齐全、准确、完整，也就直接影响到高校财务档案管理的质量以及高等教育事业的发展。随着我国社会主义市场经济的进一步发展，会计档案工作中新情况，新问题不断出现，如何管理好高校财务档案，以及在管理过程中如何采取相应的措施，寻求解决的办法，是高校档案管理中所面临的一个重要问题。
一、高校的财务会计档案管理的内容
依据《会计档案管理办法》“会计档案是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据”，具体包括：①会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他凭证；②会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产帐、辅助帐、其他会计账簿；③财务报告类：月度、季度、年度、财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明和其他财务报告；④其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册；⑤电算化会计档案：是存储会计凭证、账簿、报告等的介质，包括磁盘、磁带、纸质等，还包括：①每年一次的数据库备份，②财务软件升级前的数据库备份，③打印输出的经过盖章签字的会计资料，④每年一次的经系统管理员签字的系统管理维护记录本，⑤所有版本的系统、网络、数据库、软件，⑥其他应该存档的有关资料或数据。
二、高校财务会计档案管理存在的问题
1.对财务档案管理的重要性认识不够，意识淡薄。财务档案工作是保存历史，服务现实，承上启下的一项重要工作。有的单位领导和财务人员对财务档案工作缺乏充分的认识，不够重视，存在应付思想，特别是当前高校财务工作过程中大量原始凭证的整理被认为是件浪费时间和精力的事情，根本不把财务资料的整理归档工作列入议事日程。
2.财务档案人员素质有待提高。目前许多单位没有专职的财务档案管理人员，大多数是由会计人员兼管，没有经过档案业务知识的专门培训，缺乏档案管理工作经验。对财务档案的归档范围和标准不清楚，不懂得档案的基本操作规程，使得整理出来的财务档案案卷质量不高，装订不规范，难以保证档案的完整性和安全性，就我校以前情况来看，会计档案管理人员都是会计兼职管理，由于会计人员工作量大，内部人事变动，都是各自保管自己经手的年度会计档案，导致有十年的财务档案资料没有及时向学校档案管理机构移交会计档案。严重违背了“会计档案管理办法”规定，不算一个合格的财务档案工作者。
3.财务档案管理不完善、不规范。财务档案管理机构是进行财务档案管理工作的组织保证，设置财会档案管理机构是工作的需要，也是法律规章的需求，但实际工作中各高校财务档案工作均不完善，不规范，都未设置此机构，档案工作由不同人员兼职，如会计档案的装订由各会计人员完成，档案的归档由办公室人员完成，档案的查询由资料的形成人员负责等，由于工作的分散，管理环节的分散造成档案管理工作一系列的不规范，设施也不完善，财务档案没有专门库房，不符合“七防”要求，没有档案检索工具，查找不方便。纸质档案和磁质档案未能同步归档。致使向学校档案管理机构移交的仅为纸质会计档案，还有会计档案的鉴定、销毁工作往往不受重视，大有无人来销、无人敢销的局面。即使超过保管期限数年，也不愿销毁，由于种种原因导致学校会计档案的鉴定销毁工作难以开展，从而影响了档案整体工作的质量和效果。
三、高校财务会计档案管理存在问题的解决办法
1.提高认识，加强领导。主管领导要高度重视财务档案工作台，实行一把手负责制，明确专人负责会计档案的收集、整理、归档、查阅等日常会计档案工作。牢固树立起良好财务档案意识，按照《关于财务档案管理工作的规定》的办法实行谁财务，谁立卷，边财务边收集整理，审结卷成的原则，认真来做好这项工作。
2.强化财务管理人员素质。高校财务档案工作要适应不断发展的新形势需要，财务档案管理人员必须具备高素质，能力强的专职人员，同时对档案人员进行多途径、多形式的培训教育，不断更新知识结构，来提高档案管理人员的实际工作能力及责任心，能按管理标准进行科学的分类、整理、编目立卷，使其具有时代意识，包括信息意识、市场意识、现代化意识、法纪意识。一个高素质的财务档案人员必须具备德、能、勤、公、廉、俭六个方面的素质。我校近几年的财务档案人员每年都参加档案专业的培训，不断提高业务能力，运用档案知识，把我校十年来的会计档案资料按法规要求规范地移交给学校档案管理机构，并得到了档案部门的好评。
3.建立健全高校财务档案管理的规章制度。要使高校财务档案规范化，必须将档案管理工作纳入学院工作的总体，制定档案工作管理目标，明确责任，并建立健全一套档案管理制度，如《财务档案工作人员职责》、《立卷归档制度》、《财务档案保管制度》、《财务档案保密制度》、《财务档案移交、销毁制度》、《财务档案查阅制度》等，规范档案资料的收集、整理、归档、保存、利用等各项工作程序、使财务档案管理工作有章可循。
1 高职院校教学档案管理现有问题
目前，我国高职院校对教学档案管理工作普遍重视不足，在硬件条件改善、工作队伍建设和工作理念创新等方面存在显著的问题，主要表现为：
1.1 重视不足，档案意识淡薄
近年来，我国高职教育事业快速发展，许多高职院校在办学规模、办学条件、师资力量、科研能力等方面发生了重大变化，在办学水平不断提高的时期，高职院校管理工作繁忙而复杂，学校教学、管理的各个方面均需要足够的管理力量的投入。[2]而档案管理工作由于性质特殊，其工作质量的好坏不会立即、直接影响学校办学，因而许多高职院校领导对其不够重视，也导致教职工缺乏档案管理意识，对《档案法》及国家关于高等院校档案管理的各项法律法规和规章制度了解不足，没能按规定和要求进行档案收集工作，导致档案资源匮乏且利用率低下。
1.2 经费不足，管理基础薄弱
由于重视度不足，许多高职院校往往将经费更多地投入到能够直接改善办学条件的项目中，在一定程度上挤占了档案管理工作经费。由于资金投入的缺乏，档案管理基础相对薄弱，信息化档案管理落实不到位，加之其他档案管理设施、设备陈旧，对档案管理工作的高效开展造成了较大的阻碍。[3]
1.3 档案管理队伍建设工作滞后
一支高素质的档案管理队伍，是确保高职院校档案管理工作科学性、有效性和规范性的重要基础。但目前我国高职院校在档案管理工作队伍建设方面较为落后，许多档案管理人员在入职前后并未接受过系统的档案管理工作培训教育，对档案管理工作对高职院校的重要性认识不足，缺乏使命感和责任心，且对国家和学校关于档案管理工作的相关法律法规、规章制度掌握不足，不能按规定开展各项档案管理工作。与此同时，很多档案管理人员对信息化档案管理知识和技能的掌握不足，对其基本理论、知识和操作技能不够了解，直接制约了高职院校信息化档案管理改革的进程。[4]
1.4 档案服务意识不足
档案管理工作应主动服务于高职院校教育工作，但目前，档案管理部门缺乏服务意识，不能主动进行教学档案的开发和利用，工作中重保管，轻利用的问题迟迟得不到解决。[5]许多教育档案管理人员的工作意识仍然停留在“看家收摊”、“你查我找”的层面上，许多利用档案较高的档案资源未被及时开发，而已有的高质量档案资源也常常被束之高阁不能物尽其用。
2 高职院校教学档案管理创新改进对策
针对上述问题，认为当前高职院校档案管理工作的创新与改进应从以下几个方面做起：
2.1 加强重视，转变意识
加强对教学档案管理工作的重视，是促进该项工作不断创新和发展的重要基础，对此高职院校领导应充分认识教学档案管理工作的意义和作用，将教育档案管理工作当做一项重要工作来抓，对此应采取以下几项措施：1）强化宣传教育，使高职院校广大教职工认识到档案管理工作的重要性，使其积极地参与和支持教学档案管理工作，自觉从事力所能及的档案资源开发和维护工作；2）建立健全教学档案管理机构，加强对档案工作的领导，建立综合档案室，不断健全教学档案管理组织机构；3）健全高职院校教学档案管理工作规章制度。建立完善的档案管理工作制度，使档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。建立健全档案工作管理体制，完善档案工作各项制度，使学校的档案工作有章可循，保证档案质量。强调各部门按工作目标责任制和学校制定的档案、台帐、资料、报表的要求，结合年终考核与个人年终奖金挂钩外，还要作为年终评优选先的依据，促使各科室人员都重视档案工作，认真研究落实本部门的档案工作任务，促进教学档案管理工作质量与效率的全面提升。
2.2 增加资金投入，改善工作基础
《档案法》第十三条中指出，各级各类档案管理单位的档案机构，应“采用先进技术，实现档案管理的现代化”。对此，高职院校应结合学校发展情况和现有条件对档案管理工作投入适当的资金、人力和物力，逐步改善教学档案管理工作设施、设备等硬件条件。[6]积极引进信息化档案管理设备和相关软件，组织档案管理人员积极学习信息化档案管理知识和技能，全面落实信息化教学档案管理，以提升教学档案管理工作的规范化程度，促进管理效率的进一步提升。
2.3 强化教学档案管理队伍建设
建立一支具备极强的专业素质和业务水平的档案管理工作队伍，无疑能使高职院校教学档案管理工作事半功倍，对此应采取以下措施：1）制定科学的档案人才培养计划，并采取相应的培训教育手段，积极吸引优秀的专业档案管理人才和优秀的应届毕业生，就新入职的档案管理人员进行职业生涯规划，一方面提升档案队伍稳定性，另一方面促进整个教学档案管理队伍整体素质的不断提升；2）提升档案人员薪资待遇，从而实现对档案管理人员的有效激励，改善其工作状态，激发其工作潜能；3）强化职业道德建设，帮助教学档案管理人员树立正确的人生观、价值观和工作态度，不断提升职业道德修养。
2.4 树立服务意识
充分发挥教学档案管理工作的服务职能应从以下几方面做起：1）对所有档案用户包括校内校外的公众用户，在保密制度、网络安全许可的范围内，通过全方位、多层次、多样化的服务方式、服务手段满足其使用需求；2）树立主动服务观念。结合档案信息用户的工作需要、心理需要和对档案资源的要求主动开发和提供相应的档案资源。避免被动的工作状态，尽可能的主动提供服务。此外，对一些特殊用户也可提供有偿服务，并将所得资金用于学校教学档案管理工作的进一步改革与创新。
