时间：2023-06-06 09:01:00
关键词：人事档案 管理工作 问题 对策
随着市场经济不断向前发展，我国人事档案管理也逐渐向着制度化、现代化以及规范化的方向发展，并逐步完善其管理模式，以便在人事档案管理中发挥更大的作用。但是，由于我国人事制度的革新与企业管理方式的不断变化，在新时期人事档案管理方式开始逐步显现出一些问题与不足，影响着人事档案管理的发展，阻碍市场经济的发展。新形势下人事档案管理面临着人事档案管理的意识不强、档案使用效率偏低、档案管理管理手段落后以及从业人员素质不高等问题。正是我国目前人事档案管理中存在的一些问题，分析研究这些问题，并提出相应的对策，是当前新形势下推进人事档案管理工作不断进步的必然要求。
一、人事档案管理的概念
人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的,记录和反映个人经历、德能勤绩、工作表现,以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的原始记录。人事档案管理就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。
二、人事档案管理工作存在的问题
1、关于人事档案管理的重要性认识不够
长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部对人事档案工作的认识都存在一些误区，认为人事档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。因此。一些单位领导往往容易忽视人事档案管理工作，未把人事档案管理工作纳入到议事日程，形成“说起来重要、排起来次要、忙起来忘掉、用起来需要”的状况，这样会导致人事档案工作长期处于被动应付的状态，难以高质量地为干部队伍建设服务。
2、管理水平不高，管理力量薄弱，管理手段落后
随着人事制度改革向纵深推进，机构调整、内部科室重组，人员竞聘上岗，原有的干部人事档案管理人员的岗位变动，大部分人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放入档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。在设备配备上，大多采取“因陋就简”、“因地制宜”的原则，融办公、阅档、仓库为一间，既无铁门、铁窗等基本设施，也无其他硬软件设施，防火、防潮、防盗等手段只是停留在较低的水平上。管理手段也较陈旧，调阅档案时都是采用原始的手工操作方式，由于反复调用原件，阳光多次照射，造成纸张发黄变脆、字迹褪色等现象，直接影响到档案的完整与安全。
3、人事档案管理的科学化、信息化程度不高
随着科学技术手段的不断更新，人事档案信息管理系统已得到普遍采用，计算机信息的水平也在不断提高，但有些先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥，计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用，有的单位是把个人信息、档案目录输入计算机，资料检索、调阅档案等仍习惯用手工操作，无纸化阅档基本没有实施。这样既不利于档案的保管，又影响工作效率。
4、人事档案利用工作水平较低
其作用尚未充分发挥出来。对人事档案管理者来说，无论是收集整理，还是鉴别、保管，都是为了提供档案信息，服务于干部人事工作，为人事决策提供参考依据，其目的在于利用。就目前而言，人事档案管理还存在着重保密、轻利用的现象，档案服务开发意识差。即使是利用，范围也有限，查阅的大部分内容是自然情况、简历、职称、工资等，而且利用的方式也很单一，只有需要者找上门来才提供利用，工作处于一种被动服务的状态。这种重管理轻服务的现象，使人事档案的利用价值低，功能越来越弱化。
三、加强人事档案管理工作的对策
1、建立健全科学合理的人事档案管理制度
在人事档案管理活动中,对于不适应新形势、新情况的规章制度,必须进行改革,及时建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度,使得人事档案工作更加制度化、规范化。在材料的收集上要做到及时、完整;在材料的鉴别上必须做到去伪存真,确保材料的真实性;在材料归档中要做到分类准确,装订整齐;在递转档案中要做到按章办事,确保档案材料安全可靠;在别人查阅、传阅档案时,要热情服务而又不失原则,注意档案的保密和安全。档案管理人员还要积极主动地跟有关部门联系,及时更新、补充档案新材料。这一切,都离不开严格合理的规章制度。
2、充分利用现代管理技术,使企业人事档案管理信息化
要加强和改善企业人事档案管理工作,必须充分利用现代科学管理技术,加快档案信息自动化系统建设,实现档案工作各个环节的计算机化,冲破档案利用的种种局限,使档案管理从封闭走向开放,从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变,实现档案信息资源的合理配置、科学管理,为社会提供高效、优质的服务。
3、提高人事档案管理的使用率，提高人事档案的使用价值
人事档案管理的利用价值通过为使用者提供有效准确、多层次多方位的信息资源而体现出来。这就要求档案管理者对档案记录内容进行有效的整合，保证人事信息的完整性以及条理性。同时，档案管理人员应当随时对数据库进行维护和更新，还应该做好信息保密与信息使用之间的关系。在保证人事档案资料的安全性的前提下，同时也要提供相应的信息服务，提高档案信息的利用效率。
4、提高人事档案管理人员的专业素质，加强人事档案管理队伍的建设
人事档案管理从业人员的水平直接影响了其工作水平，所以在实践工作中，从业人员要运用先进的管理技术和方法，提高工作质量，保证档案管理的规范性，增强责任感和使命感，做好人事档案管理工作。同时也要加强对优秀的具有专业知识经验的人才引入，为人事档案馆工作提供充足的人力支持，为人事档案管理工作不断注入新的血液。
5、进一步加大投入，进一步夯实档案工作基础
财政在档案工作上要舍得投入，档案工作经费做到年初有预算安排，特别是对档案的档案维护、档案保护和抢救、档案信息化建设等方面所需费用要予以重点保障，要有专项预算；各单位要按标准按要求建设好规范化的综合档案室，购置必备的档案柜，搞好通风、采光、防盗、防虫、防潮、防火等配套保护措施，有条件的单位还可以添置空调、电脑、扫描仪、监视器等设备，进一步提高档案管理信息化水平，确保档案利用安全，档案资料不丢失、不损坏，又保证档案信息不失密、不泄密。
四、结语
人事档案是人才信息的缩影，是对各类人才的社会实践活动的原始记录，是人才整体素质的综合反映。注重人事档案的科学管理，可以使各类人才的面貌、特点和专业得到较为全面地得到展现，为人才考察和了解的重要依据。加强人事档案管理，充分发挥人事档案的资源优势，更好地为选拔和使用人才提供更加真实可靠的材料，就显得更为重要。因此，新时期人事档案管理工作要不断与时俱进，开拓思维方式，利用先进科学的信息技术，培养高素质的管理人才，建立健全的规章制度才能使人事档案管理在新时期的发展形势下，提高人事档案信息的利用效率，科学可持续的向前发展。
参考文献：
关键词：新时期背景；人事档案；管理；利用
随着我国经济的迅速发展，人们生活水平的不断提高，“企业”这一名词被人们广泛提及，企业之间的竞争力有所增加，关于企业人事档案工作的管理和利用这一问题，企业的人事档案管理工作有些不得当的地方，笔者就企业人事档案管理出现的问题进行分析，探讨新时期背景下人事档案工作的管理和利用问题。
一、新时期背景下人事档案工作是完善企业竞争策略的先决条件
一个企业想要更好的提高自身的核心竞争力，就要进行企业的竞争策略建设，在企业竞争策略建设中，人事档案工作的管理和利用是企业提高核心竞争力的先决条件。进行企业竞争策略建设，实现提高企业核心竞争力的目标，使企业在优胜劣汰的市场竞争中立足。学习和实践企业人事档案工作的管理和利用是一件必须长久持之以恒的事情，对于正在发展的企业集团而言，人事档案工作的管理和利用取得成功的最大障碍就是急于求成的浮躁心态，即使企业人事档案工作的管理和利用可以在短期内取得显著的效果，但人事档案工作是没有止境的，由于企业间竞争环境是不断变化的，企业必须坚持“持续改善”的原则，完善新时期背景下人事档案工作的管理和利用，靠企业自身的团队学习和实践。
二、人事档案管理工作是推进企业核心管理的关键
在目前我国企业发展中，我国企业在发展时间和能力的积累上都相对落后，我国企业管理层面都或多或少存在一些问题，一些企业的人事档案管理者的管理能力和素养有待提高，管理技术需要强化掌握，企业人事档案管理者在发现问题、解决问题、独自处理能力上面有所欠缺，在这些问题之上，企业的人事档案管理理念落后，这就需要企业实施人事档案精益化管理，以促进企业人事档案管理工作的完善，企业人事档案管理工作的实现需要实施企业管理改革，对企业人事档案管理者进行先进管理理念的培训。
企业人事档案工作的管理和利用首先是一种科学的企业人事档案管理方法，企业人事档案工作的管理和利用能够将有限的资源发挥到最大效能，企业人事档案工作的管理和利用是一种管理理念，体现了组织对管理的完美追求，贯彻了人事档案管理严谨化、精益求精的思想。企业人事档案工作的管理和利用基于企业战略清晰化、资源效益最大化、企业档案内部管理规范化的基础上进行，企业人事档案工作的管理和利用能够将短期利益与长期利益相结合，是企业短期利益和长期利益的综合需要。
三、人事档案工作的管理和利用之人事档案基本信息构建
企业人事档案工作的管理和利用中的人事档案基本信息构建是指建立、管理与企业人事档案管理工作息息相关的基本信息，人事档案基本信息的构建优点在于既可以用来指导企业逐步完善人事档案管理和利用体系，以便充分的做好企业人事变动之前的准备工作；又可以为企业运营管理过程中的人事档案工作决策和指导工作提供人事变动后的人事档案管理恢复工作提供有力的信息上的支持。
四、确保新时期背景下人事档案工作管理人员的专业化
建设高素质的人事档案管理队伍，不仅是新时期背景下企业人事档案管理工作自身发展的内在需要，也是新形势下人事制度改革的必然要求。新时期背景下企业人事档案管理工作人员应当具备合理的知识结构和过硬的业务技能，实现由“专才”向“通才”的转变。一要具备较强的综合素质。以科学发展观为统领，认真贯彻党的路线、方针、政策；不断学习新时期人事制度改革的文件和有关规定，准确把握政策标准；熟悉人事工作相关业务，如工资政策、考录、调配、编制业务和人才开发、员工管理等业务。二要提高现代管理能力。现代人事档案管理人员不仅要熟练掌握传统的档案管理技能，还要善于运用计算机进行档案的信息化管理，并进行档案信息资源的开发利用。三要提高理论研究能力。善于总结工作经验，认真开展理论研究，积极探索，开拓创新，不断提高理论联系实际的能力。
五、确保企业人事档案工作的管理和利用手段的现代化
一是建立人事档案数据库，实施动态管理。利用计算机、扫描仪等现代设备，将人事档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像资料转变成数据资料，推进人事档案信息化进程，以实现档案查阅、借阅、归档、统计等日常工作的无纸化操作。人事档案数据库的建立，不仅能够全面反映员工的基本情况、工作履历等固定信息，还可以记录员工工资、职级、学历、岗位变动等动态信息，一旦员工基本情况发生变化时，可以随时准确地将最新信息录入计算机，保证员工信息的时效性、真实性和准确性。二是实现人事档案网络化管理。建立员工人事档案局域网，在安全保密的基础上，通过局域网之间的相互联结，实现人事档案的网络化管理，保证各级领导根据不同的工作需要，随时调阅所需档案资料，从而提高人事档案信息利用的效率。
结束语：
新时期背景下企业人事档案工作的管理和利用是企业提升核心竞争力的必然趋势，现代的企业市场竞争走企业人事档案工作管理和利用的道路。推进企业人事档案建设是完善企业竞争策略的先决条件。本文介绍了新时期背景下人事档案工作是完善企业竞争策略的先决条件，提出了人事档案管理工作是推进企业核心管理的关键、人事档案工作的管理和利用之人事档案基本信息构建、确保新时期背景下人事档案工作管理人员的专业化以及确保企业人事档案工作的管理和利用手段的现代化。
参考文献：
[1]韩颖，王玲.高校人事档案利用工作的现状与对策[J].黑龙江史志，2007，（02）
[2]白杨，孟繁英.关于提高高校人事档案管理工作水平的思考[J].吉林省教育学院学报，2010，（04）
[3]盛桂兰.加强人事档案管理工作，服务和谐社会建设[J].科技创新导报，2010，（11）
一、围绕重点，用不断创新的精神规范档案管理工作
近年来，随着干部人事制度改革的不断深入，干部管理的新举措不断涌现，为了适应不断发展的新形势，我们紧紧围绕干部工作大局，提高人事档案的利用价值，一是增加了工作人员年度业绩考核档案。及时将工作人员的工作业绩考核情况、重大活动中的表现、重点工作中的成绩和其他能够反映工作实绩的材料归入考核档案，为考察任用干部提供必要的依据。二是增加了反映干部能力和学识水平的内容，重点收集个人学历、学位、继续教育情况、专业领域发表的专著和论文以及参加各种资格考试、注册考试等能反映个人才能的资料。三是增加了专业技术人员档案。反映专业技术人员初评、聘任、考核等内容，为专业技术人员评聘提供了依据。
二、搭建平台，用高科技、信息化规范档案管理工作
我行从2004年起就建立了人事档案信息数据库，所辖人员的人事档案基本信息、行政职务、专业技术职务、职级、学历、学位、语言能力、培训、出国、奖惩、考核、业绩、能力、履历、工人技术等级、家庭成员、住址等全部录入微机。到目前为止，已进行了从1.0版到4.0版的多次升级，实现了人员基本信息从小到大、从简单到复杂、从内部使用到全国联网的计算机统一管理。既能迅速准确地查阅个体信息，又能提供干部队伍整体情况。还可直接生成干部任免审批表、干部履历表、花名册、工资审批表等。干部档案的微机管理减少了手工翻阅，保护了档案原件，降低了工作强度，缩短了查阅和统计时间，使查档趋于简单、轻松、快捷、准确，提高了为领导决策服务的效率。
三、应用转化干部档案信息成果，为人事管理工作献计献策
(一)为干部选拔、考察工作提供服务
2011年在处级干部竞聘上岗工作的准备阶段，我们利用干部档案信息数据库对中支现有的担任主任科员三年以上的152名工作人员，从年龄、工龄、任职时间、学历、学位、专业职称、5年来的考核情况和奖励情况进行了排队摸底。由于干部档案信息提供了符合条件人员的基本情况，使处级干部竞聘工作底子清、思路清，在此基础上，制定了《中国人民银行太原中心支行处级干部竞聘上岗实施方案》，这个方案既符合中组部、总分行党委的要求，又符合太原中支的实际。在干部考察工作中运用工作人员年度考核档案，对历年来的工作业绩打分和谈话考察相结合，较好地反映了干部的全貌。通过竞聘，选拔了22名文化程度高、工作能力强、业绩突出的优秀干部走上了处级领导岗位，使太原中支机关处级干部的年龄结构、知识结构和梯次结构得到了明显的改善和优化，竞聘工作受到了上级行和本行职工的认可。
（二）为岗位交流提供依据
我们利用人事档案信息数据库对全行干部职工分别从年龄、工龄、入行时间、工作经历、学历等方面进行了摸底。通过摸底制定了《中国人民银行太原中心支行岗位交流暂行办法》，根据《暂行办法》，在不影响工作的前提下，开展岗位交流工作。2011年太原中心机关共交流干部33人，其中交流处级干部18人，交流一般干部15人。
（三）为干部培训提供参考
在推荐参加BFT培训、推荐金融硕士学历教育前，我们利用人事档案信息数据库，对相关人员进行了筛选摸底，确保了推荐人员质量。在金融英语考试和中国人民银行岗位任职资格考试与中央广播电视大学学历教育接轨金融学专业报名前，我们首先利用人事档案信息数据库，对全行人员从外语掌握情况和具有国民教育系列专科及以上学历者进行了摸底，对符合条件的近百人组织召开了通报会，介绍情况，针对性的讲解，确保了报名工作的顺利进行。
（四）为职称管理工作提供数据情况
在历年的职称申报工作前，我们利用专业技术人员档案和人事档案信息数据库对各类系列人员从工作年限、专业年限、职称、任职时间、学历、学识水平、职称外语考试情况等任职条件情况进行摸底，在摸底的基础上开始报名，以便在审核工作中严格掌握条件有针对性的提出问题。
1 原有档案工作概念不能涵盖所有的档案管理活动
随着时代的发展，社会的分工越来越细化，同样，档案工作也在不断地分化细化。因此，有必要对档案工作概念进一步细分。根据《现代汉语词典》的解释：“事业”是“指人们所从事的，具有一定目标、规模和系统的对社会发展有影响的经常活动”。“事务”是指人们“所做的或要做的事情”（指单纯而琐碎的具体工作）。“业务”是指“个人或某个机构的专业工作”。“技术”是指“操作方面的技巧”。[3]将档案事业、档案事务、档案业务、档案技术的概念引入档案工作概念中有助于对档案工作的重新认识。
就整体档案工作而言档案工作是事业性的，所涵盖的内容是档案事业中的各项工作，所以，档案工作是指档案事业管理工作（也可称之为“档案行政管理工作”）。而具体到一个单位时，档案工作则是单位机关工作的一部分，它和单位的人事、财务工作一样都是单位机关内部事务，属事务性的，档案工作又是指档案事务工作。如果对专业档案机构即档案馆或档案室而言，档案工作是其专业工作，档案工作又是指档案业务工作。如果档案工作具体到档案管理的某一个环节而言（如文件材料的归档、档案的保管等），因每一个具体工作都有一定的技术标准和操作规范，档案工作又是指档案技术工作。档案工作既可以指档案事业管理工作（档案行政管理工作），也可指档案事务工作、档案业务工作、档案技术工作。因而，原有的档案工作概念已不能涵盖所有的档案管理活动，如不逐一厘清将无法指导现实工作。
2 档案管理活动是一个动态的发展过程
“档案是档案管理活动的物质对象。”[4]这一物质对象流程一般是从档案的形成——单位档案机构——档案馆。依据这个流程，档案管理活动大致可分为以下几个阶段：一是对档案形成实施档案管理活动的阶段；二是对单位的档案实施档案管理活动的阶段；三是对一定区域内的档案实施档案管理活动的阶段。这个发展过程是动态的、分阶段的。每个阶段的责任主体、工作对象、工作内容、工作性质是不同的，如果不分工作对象、内容、性质都统称为“档案工作”是不现实的，也是不可行的。有必要对每个阶段的档案管理活动根据其责任主体、工作对象、内容、性质赋予相对应的工作名称和含义。为了不和原有的理论、概念相冲突，保持其连续性，需对原理论中的档案事业所包含的档案工作概念和名称进行重新定位。对未能包含的赋予新的含义和名称。
3 对相应阶段的档案管理活动的定位
3.1 对档案形成阶段管理活动的定位。关于档案的形成，主流观点认为：档案是由文件有条件转化来的。文件转化为档案是需要归档整理的。这表明，档案在形成的过程中是有要求和规范的，执行这些要求和规范的工作需要一定的操作技巧，属技术层面的工作。根据《机关档案工作条例》，这项工作的责任主体是机关内部的文书部门和业务部门，工作对象是文件材料，内容是立卷归档，性质是技术性的。档案形成阶段的档案管理活动定位应是档案技术工作。
3.2 对单位的档案实施管理活动的定位。对于单位的档案实施管理活动，档案界大都将其整体档案工作等同于单位的档案机构（档案室）工作。但现实的具体情况是，绝大多数单位的档案机构不是在编的独立机构，不能独立行使职权。单位内部档案机构（档案室）的工作，就是按规定和要求管理好本单位的全部档案，为其他各项工作提供利用服务。而其他的档案工作职能，则需要依靠其所隶属的机构办公室或以单位名义去行使。因而，有必要将其划分为两项工作：一是内设档案机构（档案室）对档案实施管理的活动；二是机关单位对档案实施管理的活动。
3.2.1 内设档案机构（档案室）对档案实施管理活动的定位。单位内设的档案机构（档案室）具体承担的是本单位的各种门类和载体档案的收集、整理、鉴定、保管、统计等八项工作（虽然，档案馆也有这些工作，但其具体内容不同，下文详述）。工作对象是单位的全部实体档案，内容是按门类管理，性质是业务性的。对内设档案机构（档案室）对档案管理活动的定位应该是档案室业务工作。档案室业务工作八个环节中的每个环节的具体工作则是档案技术工作。
3.2.2 机关单位对档案实施管理活动的定位。机关单位对档案实施管理的活动，除单位档案机构（档案室）承担的档案室业务工作外，根据《档案法》第七条规定，还需要承担档案管理方面的建章立制、指导文书业务部门立卷归档、监督指导所属机构档案工作和为单位开展档案管理活动提供人财物等方面支持与保障等。这些工作都属于机关单位的内部事务，其责任主体是本机关单位、工作对象是本单位的所有部门和机构、内容是保障支持、性质是事务性的。机关单位对档案实施管理活动定位是单位档案事务工作。
3.3 对一定区域内的档案实施管理活动的定位。一定区域内的档案管理活动不仅是档案馆和档案局的工作，还包括区域内其他涉及档案管理活动的机构和单位应承担的工作。
3.3.1 对档案馆实施档案管理活动的定位。档案馆是一个在一定的区域内对档案实体按全宗实施统一的集约式集中保存、管理的专门机构。其责任主体是档案馆，它的工作对象虽然仍是档案实体，但它不是单一的而是多元的，涵盖的是区域内属进馆范围的单位所有实体档案，内容主要是按全宗进行管理，性质是业务性的。对档案馆实施档案管理活动的定位应该是档案馆业务工作。档案馆业务工作中所涉及的每项具体的工作则是档案技术工作。
3.3.2 对社会机构为档案管理提供服务活动的定位。围绕档案室和档案馆的业务工作，不仅需要一些社会机构提供硬件方面的支持，如设施、设备、装具等，还需要提供一些如科学研究、技术咨询、教育培训等方面的软件支持。其责任主体是与档案事务相关的社会机构，工作对象是与档案相关的产品（包括有形的和无形的），内容是软硬件方面的支持，性质是服务性的。对社会机构为档案管理提供服务活动的定位应该是档案服务工作。
3.3.3 对档案局实施档案管理活动的定位。档案行政管理部门——档案局的工作是依法行使档案行政管理权的工作，责任主体是档案局，工作对象是本行政区域内的各机关、企事业单位、档案馆、社会服务机构和其他能形成对国家和社会有保存价值的档案的社会组织、法人单位和个人，内容主要是依法行政，性质是管理性的，对档案局实施档案管理活动的定位应该是档案行政管理工作。
3.3.4 对地方各级政府应承担的与档案管理活动相关工作的定位。根据《档案法》第四条“各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划”的规定，各级地方政府承担着关系当地档案事业发展的档案机构、人员编制、工作经费等方面的具体工作，其责任主体是地方政府和政府的相关机构，工作对象是档案行政管理部门（档案局）、档案馆，内容是保障支持，性质既是行政管理性的又是政府内部事务性的。对地方各级政府应承担的与档案管理活动相关工作的定位应是档案行政事务工作。另外，档案行政管理部门（档案局）承担的为发展本行政区域内的档案事业而组织、指导开展的档案科研、教育、宣传、培训和对外交流等工作，也同样属于档案行政事务工作。
4 对档案工作的新认识
通过以上对不同的责任主体实施档案管理活动或承担与档案管理活动相关工作的定位分析，可以看出，“档案工作”概念是复合性的概念，具有很大的不确定性。不同的部门和不同的机构承担的档案工作因责任主体不同，其工作对象、内容、性质也不相同，目标、任务、工作机制和管理模式更不相同。要做好档案行政管理工作就必须厘清各项档案工作的准确含义，不能将档案工作既等同于档案行政管理工作又等同于档案技术工作或档案室、档案馆业务工作。应当根据档案工作的责任主体、管理对象、工作性质和内容分别将其明确为档案技术工作、档案室业务工作、单位档案事务工作、档案馆业务工作、档案服务工作、档案行政管理工作、档案行政事务工作。
准确地把握各项档案工作的含义，可基本明确各级政府、各级档案行政管理部门、档案所属单位、档案馆、档案室、档案产品生产企业、中介服务机构等在整个档案事业中，各自的主要工作职责和任务（不排除某些具体工作方面的交叉）。既有助于依法行政，又有助于政事分开、政企分开，同时，也希望能对解决一些实际档案工作中的困惑与问题，指导现实的档案工作发挥一定的作用。
参考文献：
[1]中华人民共和国档案行业标准DA/T1——2000《档案工作基本术语》.
[2]国家档案局教育处.档案管理学概要[M].北京：档案出版社，1987：17.
[3]现代汉语词典.北京：商务印书馆，2005年第5版，1246、1590、646.
关键字：事业单位，档案，模式，探究
中图分类号：G271文献标识码： A
档案是事业单位整体记忆的一部分，是对单位在一段时期的真实管理活动的记录，是单位实现科学管理的基础，同时，档案又是一项社会资源，来源于社会实践，也服务于社会实践。狭义上讲，档案的社会化服务是档案管理界的“内部事务”，而且档案管理工作也是为事业单位提供服务的重要措施。事业单位是国家机构的重要组成部分，事业单位的持续健康发展，对维持国家正常运转有着举足轻重的作用，而事业单位对档案进行科学有序的管理是保证事业单位持续健康发展的重要保证之一；事业单位档案是记载行政事业单位各项业务的重要信息资料，也是记载行政事业单位内部人员的文档信息资料，可以说事业单位档案就是行政事业单位所有信息的汇聚地。因此，做好行政事业单位的档案管理十分重要。
一、事业单位档案管理职责
1．认真贯彻党和国家及上级主管部门关于档案工作的法律法规及有关政策。制定档案的工作计划，进行工作总结，指导，监督，检查。
2．按照《档案管理工作规范条例》，负责对各类档案的接收，分类，编目，编制，检索工具进行科学的系统管理。借出的档案要进行登记，并负责定期追还归档，确保档案齐全、完整。
3. 按照《档案库房管理制度》要求，做好“八防”工作，定期检查旧档案，确保档案材料安全。
4．积极开展档案知识宣传工作，增强全体干部职工的档案意识。对保管期限已满的档案进行鉴定并负责向主管领导汇报处理。
5．积极做好档案信息资源的开发工作，不断提高工作质量和工作效率。
6．树立和加强保密观念，做好文件、资料、档案的保密、保管工作。
事业单位档案管理职责图
二、事业单位档案实体管理的内容
档案系统工作的基础工作是档案实体管理，信息的开发和反馈是在档案实体管理的前提下进行的，档案实体管理就是对档案进行集中、安全、统一、高质量的管理，档案实体管理分收集、 整理 、鉴定和保管四个环节：
2.1 档案的收集工作
档案的收集是丰富档案资料的重要工作环节，是实现档案集中管理的前提。科学技术的发展，使档案的载体记录方式出现了多样化趋势，伴随着计算机网络技术的产生，以声像、图片等多媒体方式进行保存记录，完成档案收集工作，确保档案收集的完整性。
2.2 档案的整理工作
档案的整理是将各种各样的零散文件根据一定的规律进行系统的整理的过程。将文件的零散状态转变为系统状态，对档案原件实行有序管理，然后计算机利用 WPS、WORD 等软件参与整理编目工作。
2.3 档案的鉴定工作
档案的鉴定是鉴别档案的价值大小，确定档案的保管期限，决定档案保存和销毁的一个工作环节。将档案由庞杂状态转化为优质状态，使档案存贮优质化。
2.4 档案的保管工作
档案的保管工作是保护档案安全，延长档案寿命的一个工作环节。保护档案的完整与安全，保证档案存储井然有序，提高档案传递效率，及时提供利用科学技术的发展为档案的管理工作提供了新的手段。通过网络，档案人员可以直接进行信息采集与核对，有关部门可
随时将本部门形成的重要电子文件通过网络发送到档案室，或直接将数据信息向档案室数据库录入。
事业单位档案实体管理图
三、事业单位档案管理工作模式现状及不足
3.1对档案管理工作的重要性认识不够
从事业单位档案管理工作实际来看，很多单位由于思想上没有认识到档案管理的重要性，无论是单位领导还是普遍档案管理员，都缺乏对档案管理工作所能产生的经济效益的正确估量，在对管理职责和年度考核上，也没有将档案管理工作指标列入考核项目中。因此，由于在对档案管理工作缺乏应有的重视，对其监督管理工作缺乏必要的资金投入和软硬件配备，使得事业单位档案管理工作一直处于日常管理的窠臼。同时，从档案管理工作人员自身的工作来看，由于从心理上没有认识到档案管理的重要性，更是对工作的责任心和态度不够端正，对于档案文件，本着不丢失、不泄密的基本原则，仅仅从完成任务的角度来应付，最终导致事业单位档案整理与收集工作不齐全，归类分档不规范，将资料往档案柜里一堆就算完事，严重制约了档案管理工作效率和经济效益的提升。另外，一些干部职工从档案管理工作与自身的联系上存在消极情绪，对于日常管理工作中的文件材料和资料支差应付，不仅让档案管理工作陷入被动，还难以从规范化、标准化档案管理中获得有价值的档案信息。
3.2 事业单位档案管理基础设施相对落后
随着社会的不断进步与发展，尤其是随着信息化时代的到来，计算机技术已经开始作为一门基本的技术应用在各行各业的发展中，但很多事业单位并没有普及计算机技术，很多单位只是简单的将档案信息录入到计算机中，但并没有实现档案的信息化管理，很多事业单位依然存在基础社会老化的现象，严重影响了事业单位的持续发展。
3.3 事业单位档案管理人员队伍业务素质欠缺
从档案学来进行分析，档案管理作为一门专业性、技术性较强的工作，其对档案管理人员的综合素质要求较高，而当前在事业单位人事改革工作中，由于机构调整和重组，很多岗位与工作人员之间的变动，从而导致了有专业能力、素质高的档案管理人员被调走，而新上任的档案管理人员由于对档案管理工作不熟悉，或者没有经过专门的培训和指导，对档案管理工作中的管理意识和态度存在消极懈怠的情绪，从而影响到工作的积极性和责任心，如对档案进行收集、整理、归类、分档、装订等工作不认真，常常出现归类不合理、立卷归档不及时等问题。
3.4 对现代档案管理信息化技术的应用不够
现代信息技术的发展，特别是网络技术的应用，对现代档案管理工作提出了新的要求，如何将信息技术、计算机技术应用到现代档案管理实践中，以获得对档案信息资料的充分挖掘和整理，最大化的促进事业单位档案管理的效率和效益。为此，档案信息管理软件的开发与应用，将原本固化的档案资料实现了信息化和数字化，并结合网络技术能够从纷繁的档案资料中获得有益的信息决策和分析，促进事业单位档案管理信息化和现代化水平的提升。
3.5 对事业单位档案检索效率的提升不够
档案检索主要有计算机检索和手工检索，在传统手工检索过程中，由于档案信息资料繁杂，相对检索效率就低下，而计算机技术的应用，实现了对计算机检索的创新，各类档案信息的检索效率大大提升。而许多部门的档案管理人员由于对现代信息技术的了解不够，还难以实现对档案软硬件设施的灵活运用，同时对档案资料的检索软件和工具的开发，有些过于精细，不利于对相应档案信息的全面掌控，因此，检索效率的提升成为制约档案管理的重要指标而没有受到应有的重视。
四、事业单位档案管理工作模式创新研究
4.1 完善档案管理规章制度环境
制度的完善是提高事业单位档案管理的有效途径和方法，作为单位管理工作的重要环节，档案管理效率的提升与档案工作制度密切相关。必须从档案管理的实际工作中来建立相应的管理制度，从制度上来改进和促进档案管理的规范性与科学性，以实现对事业单位档案管理工作的需要。同时，从事业单位的整体人员上要加强对档案管理工作的重视程度，并从相应的约束机制中来加强对档案管理工作的重视，严格遵守档案管理的制度规范，并从规范性与灵活性上来实现对档案管理制度体系的探索欲实践，构建与完善。
4.2 充分提高档案管理工作人员自身对工作的认知程度
有效提高档案管理工作人员对档案管理工作的科学意识与认知状况，提高对事业单位档案管理工作的宣传力度，保证工作人员正确的认识到自身的工作范畴与工作责任，提高档案管理人员的基本档案管理意识，能够有效促进事业单位档案管理工作的发展。因此本文提出要推动对档案管理工作范畴、档案法律法规等内容的宣传，以充分提高档案管理工作人员对档案管理工作的认识程度。
4.3 不断完善档案管理工作环境
目前，很多事业单位并不十分重视档案管理工作，因此存在档案管理工作环境相对较差的状况，很难有效的开展档案管理，提示事业单位要突出强调档案管理工作的重要性，不断加大对档案管理工作的投入，改善档案管理工作环境， 加大档案管理基础设施建设， 以更充分的利用档案资源推动事业单位实现新的发展。
4.4有效提高档案管理人员的自身素质
档案管理工作的开展需要档案管理工作人员积极认真的完成自身的工作职责， 某种程度上讲， 档案管理工作人员自身的素质状况很大程度上决定了档案管理工作的状况，因此使用单位有必要积极开展多种形式的、针对档案管理工作人员的业务素质与技能培训，及时更新档案管理工作人员的专业知识，提高工作人员的工作技能与综合素质，以更好的事业档案管理工作的开展。
4.5 推动档案管理现代化水平的提升
档案管理信息化是未来档案管理的发展趋势，也是实现档案管理现代化的重要方向，必须将档案管理信息化工作作为档案管理人员的首要任务来抓，切实从网络技术、计算机技术等管理中来提升事业单位档案管理数据资源的现代化水平。比如借鉴国外的档案管理经验，借助于光盘技术、缩微技术，以及声像技术等，来实现对事业单位档案管理工作的数字化发展，并从加快档案管理的现代化管理进程中，充分发挥信息社会对各项档案资源的参考价值与服务价值。
1 分析当前人事档案存在的问题
长期以来,对档案的重视程度不够,相当一部分人包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区,认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作,不是单位的主要工作,不能给单位创造经济效益,只要“守好摊”,不丢失,不泄密,能应付外调、查档就行了。这表明一些人对档案工作缺乏了解,忽视档案工作,这种轻视档案工作的思想已无法适应现在的管理需求。 人事档案交接手续不严密,重视不够。档案管理人员大多不是专职的,所以在离岗或调动工作时,移交档案、手续不按程序办理,该检查的不检查,该清理的不清理,该签字的不签字,导致档案数量、材料等问题责任不明、界限不清。甚至有人认为,档案交接只是一串钥匙的问题,使得人事档案交接工作前后脱节,出现人事档案管理硬件设施不完善、档案管理人员培训不到位等现象。 管理力量薄弱,管理水平不高,管理手段落后。大部分工作人员没有经过专业的档案知识培训,对档案的重要性、管档要求,档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解,档案收集意识淡薄。而且大多数档案管理人员身兼数职,对档案工作精力投入不足。一些归档的材料还不够真实准确,归档材料未能及时、准确地得到补充,使存档的材料不能真实地反映本人现实情况,导致人事档案的不完整。 档案管理人员对档案的重要性宣传不到位。一是档案管理人员对人事档案的重要性未进行广泛宣传,使得本人和档案管理人员对档案中缺少的材料不能及时补充、完善、更新;二是人事档案管理基本上是兼管,属于非专业人员管理。由于受专业和时间限制,档案管理人员也不能及时地掌握档案管理工作的新知识、新技术。 档案管理人员对人事档案重要性认识不足。认为只要有一份好工作就行了,档案可有可无。对个人档案采取忽视的态度,有些人连自己的人事档案在哪里都不清楚,甚至有人认为自己的档案不应在本人所属的单位,而由本人保管;有些应该归档的材料不能及时交档案管理人员存档。这些思想和观念必然导致人事档案材料不全或缺失。
人事档案管理手段落后。在档案管理手段上,没有单独的计算机和档案管理软件,查阅人事档案信息仍采用手工查找。档案的存储依旧使用古老的铁皮柜,占地面积大,使用空间也不能完全合理应用。
2 人事档案管理对策及思考
人事档案是对个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作实际等内容的真实记载和反映,所以,只有加强人事档案的管理,充分发挥其利用价值,才能更好地为党组织、人事部门提供工作参考,为人民服务。针对以上存在的问题,就干部人事档案管理工作提出以下几点思考及对策。
2.1 严格按程序交接
人事档案交接是一项认真细致、手续严密、责任重大的工作,应按程序办理。档案交接手续:一是对所保管的档案进行一次全面清理,做到账务相符;二是对借出的档案要及时催还,整理好借据,并在借据上注明原因及催还情况;三是对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序后及时归档;四是按档案移交要求进行移交,并在交接手续上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册、页数等,还应在移交文件上签字盖章,要做到对交接工作负责。 强化档案管理意识,严格档案管理程序。强化领导干部的档案管理意识,完善档案管理硬件设备,增加档案库房,购买空调、除湿机、档案密集架和电脑。引进计算机管理软件,建立人事档案的信息存储和检索系统。档案管理是人事管理工作的重要环节,与工资福利、职称评聘等个人利益息息相关,因此应提高档案管理人员综合素质,提高工作主动性,从根本上确保人事档案材料准确完备、及时归档。此外,还应建立健全档案管理制度,努力做到档案收集齐全完整、内容真实可靠。
2.2 健全档案管理制度
建立档案工作制度必须遵循以下要求:第一,规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际,以适应单位档案管理的需要。第二,简明实用。制度必须具有可操作性,其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标,以便更好地发挥制度的指导和规范作用。第三,坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行,而职工是单位的主要构成群体,是制度的主要约束对象和执行者。第四,坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门,又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中,要做到有功必赏、有过必罚,充分体现制度的权威性。
2.3 建章立制,有章可循,规范操作
积极主动做好档案收集工作,做到制度上墙,操作人员有章可循。建立职工借阅档案登记簿,职工档案转入、转出登记簿,职工档案材料转入、转出登记簿,档案材料移交表等。对由于历史原因,确实收集不到的档案材料,要查明原因,登记说明,为以后的查找工作提供方便。因此,我们在收集档案资料时要做到口勤、手勤、脚勤,及时追补和补充新的资料,真正起到人事档案的依据作用。 积极做好宣传工作,加强档案管理人员的事业心、责任感。积极做好宣传工作,对收集的材料要认真核实,把真实可靠的材料收入人事档案,把好质量关。在档案鉴别过程中,档案管理人员要认真负责、确保档案真实完整,充分认识到职工人事档案管理工作在人才资源开发中的重要性,不断改进工作方式、工作方法,创新工作模式,提高工作效率,提高业务素质。在鉴别过程中,能明辨是非,坚决把那些虚假的资料拒之门外,维护人事档案的真实性、可靠性、完整性。
2.4 提高人民群众对档案材料重要性的认识
一是加大宣传力度,提高对人事档案重要性的认识,做好咨询服务工作,利用多种渠道向群众宣传有关人事档案的管理知识,使其认识到,人事档案并不是可有可无的,它对本人今后工作有着重要的影响。二是加强对人事档案的规范化管理,做到档案的收集、整理、鉴定和保管等各个环节科学规范。三是加强收集工作,完善档案内容,及时补充档案缺失材料,提高档案的利用价值。
2.5 加快档案信息化进程,提高工作效率
1.完善规章制度和管理手册
人事档案管理工作复杂繁琐，必须按照相关的规章制度来办事，否则就会无章可循，无所适从。根据国家档案局、国资委关于档案工作的新规范和新要求，结合企业实际工作和社会现实需要，要进一步健全人事档案管理体系和工作责任制，规范业务环节，推进档案工作标准化、规范化管理，使人事档案案卷的整理更加全面、科学、完整，为任用考察干部提供准确、实用的信息。
2.加强建档业务指导
结合企业全面深化改革的实际，及时指导合并重组单位、职能调整单位和新成立单位开展人事档案业务，做好合并重组后被撤销业务或单位的人事档案处置工作。及时收集管理改革中新形成的人事档案，对档案材料认真整理，进行有效细致的鉴别，去伪存真、查缺补漏，确保材料齐全完整，手续完备。3.扎实做好人事档案归档工作完善人事档案归档范围，做到确认依据齐全、充分，使人事档案内容充实，更全面地反映一个人的情况。做好人事档案归档与档案收集工作，建立人事档案材料收集网络，保证人事档案“应归尽归”，减少重复归档和重复保存，推动档案资源科学配置和共享利用，保证人事档案的权威性、准确性和真实性。
二、加快档案数字化建设进程
1.进一步完善人事档案管理系统应用
做好人事档案管理系统升级工作，熟练应用档案管理系统，提高应用范围，实现计算机辅助管理。以实现全文数据库建设为目标，落实“增量电子化”要求，保证电子档案同步归档，做到收集齐全、命名科学、整理有序、元数据合理有效、格式规范、归档及时。
2.加快推进人事档案数字化、信息化
按照国家相关要求，加快“存量数字化”步伐，尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，使文字、图片、声像等资料转变成数据资料，加强数据质量管理，严把数据质量关，加强审核力度，确保进入系统的数据符合要求。
3.开展档案资源数字化、网络化服务
做好人事档案数字化成果的权限设定和挂接工作，搭建声像档案展现平台，实现人事档案资源的在线阅览与网络利用，实现人事档案纸质与数据格式并存，以此推动档案服务方式的变革。
4.加大档案安全保管力度
严格执行人事档案保密管理相关规定，制定切实可行的安全预案，做好人事档案保管与利用过程中的保密工作，确保档案实体和信息安全。严格遵守人事档案借阅审批程序和档案管理系统档案查阅权限，明确人事档案利用的方式和方法。
三、推进档案开发利用工作
1.创新档案服务方式
要创新思维、善于谋划，找准结合点，主动利用档案资源服务领导决策和企业发展。积极提供人事档案利用服务，为企业全面深化改革提供档案信息资源保障；结合人事档案利用需求，加强档案信息分类管理，提供多样化、个性化、常态化的档案服务。
2.加强人事档案文化产品开发
对人事档案中的内容进行筛选、提炼、加工、编撰，把人事档案转化为文化产品，推出一些有特色、有影响力的佳作。以档案资料为主举办各种展览、制作电视节目或音像制品等，使档案从库房中“走出来”，更精彩。
3.做好人事档案的宣传和研究工作
围绕“国际档案日”宣传主题深入宣传档案工作服务企业改革发展的作用和成果，提高全员档案意识。深入宣传人事档案部门在服务改革发展中的新举措、新成果和典型案例，把档案变成现实的延伸、背景和参照。另外，要加强对档案工作重点难点和关键问题的研究，及时总结好的做法和利用案例，引领档案工作的创新发展。
四、落实相关保障措施
1.加强档案队伍建设
充分利用国家组织的专业培训、远程教育等方式，制定培训规划，优化和丰富培训内容，做好各类档案人员的岗位培训，提高全员业务素质。务必使档案管理人员熟悉人事档案工作的各个环节，明确鉴别、分类的内容和归档的要求，更好地掌握科学管理人事档案的方法和原则，以便提高工作效率和档案质量。
2.深入推进档案评价工作
企业人事部门要坚持和完善档案工作评价机制，定期抽检人事档案，评分排名，对于出现的问题，要积极认真及时地整改。以评价为抓手推动各项管理要求的落实，提升档案工作整体水平，使人事档案工作更加科学实用，为人事资源管理工作提供帮助。
五、总结
人事档案是我国各级各类国家机关、社会团体和企业事业单位在人事管理活动中形成的记述和反映某人德才表现，以个人为单位组合起来，以备日后查考的文件材料。由此可见人事档案是每个人自然情况、学历、社会经历的原始记录，它真实客观地反映了个人思想品德、政治信仰、业务能力、工作状况、奖惩等方面情况。它的原始性、真实性和完整性，决定了人事档案具有凭证作用和法律效应。在组织部门选人用人、人才流动、职称评聘、调资、参加社会保险等方面起着依据作用。
二、人事档案管理面临的状况
1.对人事档案的认识问题
人事档案与每个人的工作、生活密切相关，但它不是时刻都在发挥作用。人们往往在用的时候想起了它，不用的时候不闻不问。领导不重视，工作人员责任淡薄，人事档案管理工作处于被动应付的局面。由于认识不到位，服务观念不强，人事档案管理发展缓慢，跟不上档案服务信息化、网络化的要求。观念陈旧，服务意识差，管理水平相对落后，造成档案管理混乱，严重制约着人事档案服务功能的正常发挥。
2.档案工作人员的问题
第一，用人随意性。因人事档案不能直接产生经济效益和社会效益，所以不被看重。许多单位把人事档案管理工作简单化，不可能把优秀人才放在档案管理岗位，也没有根据人事档案的特点考虑、筛选合适的档案员，导致一些档案员不胜任信息时代的档案工作。新时期的档案员不但要具备人事、档案专业素质，也要有计算机操作及网络技术能力。第二，缺少专职人员。人事档案管理的处境如同鸡肋，负责人事档案工作的人员通常兼任其他工作。这样档案管理未必是档案员工作的重心，兼职档案员没时间熟悉人事档案业务，更没有时间学习和补充人事档案专业知识和相关的业务知识，工作中难免出现纰漏。第三，人员不稳定。人事档案工作是一个专门性工作，有自己一套完整的理论、法规和方法，具有独立的范围、任务和程序。熟悉人事档案业务需要一个过程，而忽视人事档案工作业务性强、专业化程度高的特点，把人事档案管理工作视为见习岗位，工作人员经常流动，势必造成人事档案管理混乱。给档案利用带来很多麻烦，一些人因档案中缺少证明材料，涨不了工资，办不了社保，享受不到社会福利待遇，人才流动受阻等，让当事人产生诸多不满，成为影响社会和谐的因素。
三、加强人事档案管理的措施
1.转变思想观念
首先要强化档案意识，从领导到工作人员都要充分认识人事档案在人事工作中的基础作用，清楚人事档案的社会价值。本着对组织和个人负责的态度，重视和加强人事档案工作。其次要找准工作的重心，从约束管理型向服务管理型转变。人事档案管理是基础，服务是宗旨。把人事档案的工作重点转移到服务上来是形势的需要，要服务人力资源开发的大局，做好档案管理工作。
2.提高档案员素质
要以发展的目光，根据长远的需要选用合适的人员负责人事档案工作。从事人事档案工作的人员要具备熟悉人事工作、熟悉档案工作、能应用计算机及网络技术等能力。同时，人事档案工作是一项保密性很强的工作，工作人员必须坚持原则，树立牢固的保密观念。档案员要通过学习、业务培训，不断丰富专业知识，提高业务技能，优化知识结构，以满足新时期档案工作的需要。
3.健全工作制度
人事档案管理是一个动态过程，在人事档案材料的收集补充、档案材料的鉴别、档案的移交和转递、档案的登记、借阅、检查等环节中都要建立相关的规章制度，并在实际工作中不断完善，以保证人事工作的政策性、纪律性，人事档案内容的连续性、完整性，归档材料的真实和精炼。避免有人无档，有档无人的现象发生。要以提供完美的服务为目标，处理好保密与公共服务的关系，尽量减少因管理不善造成的漏洞。
4.优化管理
[关键词]档案；行政执法；问题
档案行政执法是维护档案事业健康发展的重要手段，是巩固党和国家各项工作发展的基础，是保护人类活动真实历史和社会发展客观规律重要依据的举措。开展档案行政执法，是为了不断提高人们的档案意识，加强档案法制建设，防止档案违法行为。档案事业建设功在当代，利在千秋。如何加强档案行政执法，使档案事业得以健康发展，这是广大档案工作者必须认真面对的课题。为此，笔者在这里就档案行政执法谈几点值得思考的问题。
一、档案行政执法主要存在的问题
1987年国家颁布实施《档案法》，全国各地档案行政部门开展各项执法检查活动，对依法管理档案和发展档案事业发挥了重要的作用，总体上看，档案行政执法方面取得了一定成效。但随着社会改革的不断深化发展，近年来在开展档案行政执法工作中，还存在着一些必须解决的问题。以玉林市为例，从2002年至2006年，共开展三次全市性档案行政执法检查，其中，市人大办公室和市档案局联合开展一次；市法制办和市档案局联合开展一次；另一次是由市档案局组织各县(市)区档案局交叉检查。从检查情况看，全市档案工作还存在不少问题，主要表现在以下几个方面：
(一)不按规定归档和移交档案
按规定，各单位当年成形的文件资料应在次年6月份归档完毕；对国家规定的应立卷归档资料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理；按照国家规定各有关单位归档整理好的档案在本单位保管满10年后，定期向本地方行政区域内的国家档案馆移交，实行集中统一管理。从玉林市开展的三次档案行政执法检查中发现，少部分机关、团体、企事业单位违反《档案法》的规定，应归档的档案资料不能及时整理归档，有长期不建立档案和不开展档案工作的行为。市直机关有2％的单位文件资料长期不整理归档，档案行政部门每次检查都向这几家单位发限制整改通知书，而这些单位总是应付了事；县直机关有5％的单位档案和档案工作长期处于不整理归档和无人管理的状态；不移交档案、不按规定向档案馆移交档案的市直机关单位占10％，县机关单位占20％。
(二)档案文件资料收集不齐全
在检查中，不难看出，应归档文件资料收集不齐全，即立档单位在自己开展职能职责范围的工作中形成了的文件资料没有按规定收集齐全整理归档。这种情况的存在是普遍的，如全市市县两级机关单位，应归档的文件资料能收集95％以上进行整理归档的单位占10％；能收集到90％以上进行归档整理占30％；能收集到80％以上的占80％；有相当部分单位存在着历年积存下来应归档而零散的和领导手上掌握的文件资料收集不起来归档的现象。特别是专门档案没有收集整理归档，如声像档案、实物档案、基建图纸等。档案文件资料收集不齐全，这样发展下去，将造成地方档案馆馆藏档案资料欠缺的后果，将严重漏失应进馆的档案。
(三)档案保管条件差。安全隐患多
一些单位、部门档案保管无专室，保管条件与“三铁八防”的要求相关很远，严重威胁着档案的安全；档案乱堆乱放，档案尘埃满地。虽然大部分单位有档案室，但多是与杂物混在一起，有的甚至屋顶漏雨。
(四)档案工作得不到重视、管理混乱
一直以来，人们对档案和档案工作缺乏全面的认识，不了解档案和档案工作的功能、作用、性质、地位及内涵；有关领导和部门也对档案工作认识不足，不够重视。经检查，发现还有一些单位没有把档案工作纳入本单位年度工作计划或目标管理责任制，也没有建立档案管理各项规章制度和明确分管档案工作的领导，也没有专职或兼职档案员，谁都可以随便直接利用档案。
(五)档案人员业务素质低
由于档案人员变换频繁，一些单位领导往往不考虑档案工作是一项业务性很强的工作，随便安排人员来应付工作，致使许多档案工作人员没有经过岗前培训，没有业务基础知识，这就使得档案工作人员素质与新时期档案工作要求很不相适应。
(六)档案事业经费投入少。不按规定列入财政预算
部分县(市)区政府及少数机关、事业单位没有加强对档案工作的领导，也没有把档案事业建设列入国民经济和社会发展计划。如在检查中，发现博白县档案馆已经连续好几年没有列入县财政的经费预算，办公经费都由档案馆(局)自己解决，档案馆建设没人关心、过问，这就严重影响了档案事业的健康发展。
二、影响档案行政执法的主要因素
从检查得到的结果看，玉林市档案工作所存在的问题反映了行政执法工作仍处于弱势阶段，与国家档案事业发展要求不协调。档案行政执法存在问题的原因是多方面的，既有表面上的因素，也有内在的根源。笔者认为，长期影响着档案行政执法的主要因素有以下几方面。
(一)档案和档案工作意识淡薄、档案法制观念不强。是档案工作得不到明确落实的关键因素
长期以来，人们对档案和档案工作缺乏全面的认识。尽管档案部门积极、努力地通过媒体、板报、标语等各种形式向社会宣传了《档案法》，但大多数单位领导认为学习宣传贯彻《档案法》与本部门、本单位的职能工作无关，只是档案行政部门的事。由于有这种因素的存在，导致了许多国家工作人员对档案和档案工作一知半解或全然不知。
(二)档案人员业务水平不高。变换频繁。是影响档案工作正常开展的直接因素
在开展的档案行政执法检查中有这样的情况，即多数机关、事业单位都是配备兼职档案员。这些兼职档案员在单位兼职事务太多，缺乏系统的业务知识培训、档案业务基础知识差、档案业务水平偏低，导致了归档不按时、所整理的档案归档质量不符合要求，严重影响了档案管理和工作正常开展。(三)档案工作监督指导力度不够，执法监督机制不够完善，是影响档案业务建设和执法不力的主要因素
从近年的几次档案行政执法检查来看，如果档案工作监督指导不力，那么档案业务建设将很难开展。尤其是对于多数单位档案业务建设中存在的问题，即使已在检查中明确指出并下发整改通知书，但由于档案行政部门人员过少，过后无人抓监督、抓落实，也就无法追究责任。这些现象的出现，反映了档案部门监督力度不够，有指导、无监督。档案行政执法监督机制不够完善，各项规章制度没有很好实施，使得在档案行政执法检查中，执法人员只能是看在眼里，明白在心里，监督整改措施不了了之，最终仍然未能督促受检单位如期整改，直接影响档案法制建设的前进步伐。
(四)档案工作得不到重视，档案工作人员干劲不足，是影响档案工作的消极因素
档案工作是一项既要投入，而眼前经济利益又不明显的工作。这往往导致相关领导对档案工作存在着偏见，即档案工作说起来重要，做起来次要，忙起来不要。实际工作中，档案人员工作做得不少，领导就是看不见，在档案工作方面的投入，总是得不到相关领导的支持，这就大大打击了档案工作者的积极性，造成档案工作人员有消极心理，干劲不足，成为影响档案工作欠活力的因素。
三、解决档案行政执法存在问题的办法
在新形势下，如何进一步加强档案行政执法工作，切实解决当前档案行政执法存在的问题，确保档案事业步入法制轨道，使档案事业健康发展。笔者认为应该采取以下相应的办法。
(一)加强档案行政执法监督指导作用
档案行政执法是否得到落实，就看档案执法监督指导起不起作用。要建立行政执法监督指导系统，充分发挥人大、权力执行机关和政府法制部门的主导作用，实行多层次、多方位、严而有序、相互制约的有效档案行政执法监督指导体系，加强监督权；要定期或不定期地对各单位、各部门档案工作情况进行检查监督，发现问题应及时提出，限期整改。这样，不但能保证各单位、各部门负责规范本单位的档案管理，而且还能对所属单位档案工作进行监督指导。总之，只有充分发挥好监督指导作用，才能确保档案工作的正常开展。
(二)档案行政执法监督和档案工作规范化、制度化
档案行政执法监督是贯彻实施《档案法》的必要措施和主要手段。各机关、各部门在档案行政执法监督机制中必须明确相关的职责、范围、权利、义务、方式，建立和完善档案执法制度和执法程序，保障档案执法活动科学化、规范化、制度化，还要建立法规执行情况的监督检查制度；各有关机关和部门既要相互监督，又要相互支持配合，确保档案工作有章可循、有序进行，促进档案行政执法监督工作规范化和制度化。
(三)严肃档案执法。依法依规查处各种违法违规行为
《档案法》《档案法实施办法》《档案工作条例》既然赋予了档案行政管理部门行政执法权，就应该从法律法规的权威性、严肃性、统一性来维护和确保档案工作应有的法律、法规地位，坚决贯彻实施《档案法》《档案工作条例》，做到有法可依、有法必依、执法必严、违法必究，维护档案法律法规的尊严。只有这样，才能做到依法依规治理档案工作中存在的问题，才能促进档案事业法制化建设和健康发展。
(四)加强档案工作领导。依法依规把档案事业发展列入地方国民经济和社会发展规划
切实加强档案工作的领导，把档案工作纳入国民经济和社会发展计划，纳入目标管理，列入领导工作议事日程，还要从思想上、行动上重视依法依规治理档案工作，切实解决档案工作中所必需的人力、物力、财力等实际问题，确保档案工作步入正常发展轨道。
(五)加强培训。提高档案执法人员素质
一、人事档案的重要性
人事档案是我国各级各类国家机关、社会团体和企业事业单位在人事管理活动中形成的记述和反映某人德才表现，以个人为单位组合起来，以备日后查考的文件材料。由此可见人事档案是每个人自然情况、学历、社会经历的原始记录，它真实客观地反映了个人思想品德、政治信仰、业务能力、工作状况、奖惩等方面情况。它的原始性、真实性和完整性，决定了人事档案具有凭证作用和法律效应。在组织部门选人用人、人才流动、职称评聘、调资、参加社会保险等方面起着依据作用。
二、人事档案管理工作中存在的问题
1.对人事档案管理的重要性认识不够。人事档案工作是一项默默无闻的工作，不像其他工作那样容易引人注意，也不容易取得明显成绩。长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部对人事档案工作的认识都存在一些误区，认为人事档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢，不泄，能应付外调、查档就行了。
2.管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。随着人事制度改革向纵深推进，机构调整、内部科室重组，人员竞聘上岗，原有的干部人事档案管理人员的岗位变动，大部分人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且，大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放人档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。
3.人事档案收集工作缺乏力度。一是收集归档工作制度不健全，执行不严格，收集归档工作被动、不及时，这一问题在无专职人事档案工作人员的单位中比较突出。二是收集归档的材料不全面。
4.人事档案材料制作不规范。干部档案材料，须统一使用16开规格的办公用纸，大于或小于16开规格的档案材料以及对那些不规则、破损、卷角、折皱的材料都要进行技术加工，折叠、剪裁及裱糊。但近几年来，时常有A4纸规格的材料归档，如《晋升职称审批表》《先进工作者呈报表》等等，这些材料裁剪非常困难，裁剪后四边的文字往往“顶天立地、漫无边际”，这样人为的重复劳动，不仅造成人力、物力、财力的浪费，同时也使得人事档案案卷很不美观。
5.人事档案管理的科学化、信息化程度不高。随着科学技术手段的不断更新，人事档案信息管理系统已得到普遍采用，计算机信息的水平也在不断提高，但有些先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥，计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用，有的单位是把个人信息、档案目录输入计算机，资料检索、调阅档案等仍习惯用手工操作，无纸化阅档基本没有实施。这样既不利于档案的保管，又影响工作效率。
6.人事档案利用工作水平较低，其作用尚未充分发挥出来。对人事档案管理者来说，无论是收集整理，还是鉴别、保管，都是为了提供档案信息，服务于干部人事工作，为人事决策提供参考依据，其目的在于利用。就目前而言，人事档案管理还存在着重保密、轻利用的现象，档案服务开发意识差。即使是利用，范围也有限，查阅的大部分内容是自然情况、简历、职称、工资等，而且利用的方式也很单一，只有需要者找上门来才提供利用，工作处于一种被动服务的状态。这种重管理轻服务的现象，使人事档案的利用价值低，功能越来越弱化。
三、新时期人事档案管理工作的对策与思考
1.提高认识，加强领导。进一步做好人事档案管理工作。单位领导应高度重视干部人事档案管理工作，把它放在单位干部队伍建设的高度来对待，并将其纳入到议事日程。要建立档案管理领导小组，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决，要建立人事档案管理达标升级考核机制，对人事档案工作实行定性定量考核，分级分类指导，等级升降动态管理，进一步推进人事档案工作制度化、规范化和科学化建设。
2.加强档案工作的基础建设。干部档案管理部门要积极争取领导的支持，做好档案管理设施的更新。要建立坚固的防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜；库房内应设置空调、去湿、灭火等设备；库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施应经常检查；档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。要加大资金投入，配备先进计算机管理设备。
3.加强人事档案管理人员队伍的自身建设，提高人事档案管理人员素质。人事档案工作是一项政策性和业务性较强的工作，它集服务性与保密性于一体，因此，各级组织人事部门要注意加强干部档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事干部档案工作，注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。主管部门应定期组织培训业务知识，让他们掌握新的知识和先进的管理技术，进一步了解管理档案的重要性。
4.健全管理制度。提高人事档案管理的制度化建设水平。人事档案工作是一项头绪多、琐碎繁杂的工作，如果没有一定的制度来制约，就会无章可循、无所适从。应结合人事档案管理工作的实际和社会现实需要，进一步完善各项档案管理制度，并在抓落实上下工夫。尤其要建立人事档案计算机辅助管理制度，对档案材料收集归档和转进转出档案的管理制度要进一步严格要求，更好地阻止虚假材料进档。要完善人事档案案卷整理工作细则，使人事档案案卷的整理更加科学、全面、完整，为干部考察任用提供真实、准确、实用的个人信息。
5.注重人事档案材料收集，提高人事档案管理质量。档案管理人员必须及时收集与档案有关的各种材料，认真整理，细致鉴别，做到取之有据。对不符合归档要求的材料要及时进行处理，手续不全的材料要退回形成材料的部门进行补办，确保材料齐全完整、手续完备，保证人事档案的权威性、准确性和真实性。
6.改进和完善档案功能，使其记录内容全面、客观、动态。对档案的功能应进行重新定位：一是对档案的原有重要部分应该予以保留；二是档案的内涵要进一步丰富和扩大；三是补充其他有关求职者和用人单位都十分需要的功能，从而更好地为选拔人才服务，减少“弃档”现象。
7.加强与人才服务机构之间的沟通。应积极关注并加强与社会其他部门之间的联系与交流，特别应重视与人才服务机构之间的沟通，认真研究流动人员人事档案在新形势下的管理方法，制定流动人员在从事各项工作中形成的档案材料的要求与收集制度，并及时收集他们在工作中形成的德能勤绩等归档材料，使新形成的各类流动人员的人事档案符合管理要求，以便提供利用。
1.对人事档案管理的重要性认识不足。事业单位档案工作的重视程度很不平衡。人事档案工作不像其他工作那样容易引人注意，更不容易取得明显成绩。个别单位对档案工作重视不够，很多干部职工对人事档案工作的认识存在一些误区。由于人为重视不够导致人们对人事档案意识薄弱，监管力度不够。因此，人事档案收集缺乏力度、材料质量差的问题普遍存在。未能对档案工作所需的人、财、物和档案整理、归档实现给予充分保障。缺少有效的监查、监督机制，许多单位的人事档案处于原始凌乱、无人问津的状态，发挥不了应有的作用。
2.档案管理人员专业素质不足。人是管理中最积极最活跃的因素，人才是发展人事档案工作的关键。档案管理工作不仅是一项政策性很强的工作，还是一项专业性技术很强的工作。档案管理人员要有较好的专业素质才能胜任档案管理工作。正常来说，人事档案材料需要专人管理，单独存放。但很多事业单位受人员编制的束缚，一般由兼职人员管理人事档案，属于非专业人员管理。缺乏档案管理的专业性，意识不到哪些材料应该归档，应积极主动去收集。并且人员变动比较频繁，管理水平不高，管理手段落后，对档案工作精力投入不足。因此严重影响了档案管理水平，难以适应人事档案管理工作。
3.档案管理的科学化、信息化程度落后。在信息化时代和市场经济条件下，人事档案管理应达到现代化、科学化、规范化的要求。随着科学技术手段的不断更新。人事档案信息管理系统已得到普遍采用。但大部分事业单位人事档案还仅限于纸面管理。人事档案管理软件落后或没有配备。现代化水平不高，滞后于干部人事档案制度改革的收入开展。档案管理人员一直采取手工监查、编辑，致使人事档案材料不能及时归档整理，存在档案资料、目录不能及时更新的情况。调阅档案时都是采用原始的手工操作，无纸化阅档基本没有实施。不能建立上下互联的数据库，档案管理信息化程度落后。
二、加强事业单位人事档案管理工作的对策
1.重视事业单位人事档案管理，提高认识，加强领导。事业单位人事档案工作是干部人事工作一项重要的基础性工作，单位领导应高度重视干部人事档案管理工作，把它放在单位干部队伍建设的高度来对待，并将其纳入到议事日程。要建立档案管理领导小组，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决，要建立人事档案管理达标升级考核机制，对人事档案工作实行定性定量考核，分级分类指导，等级升降动态管理，进一步推进人事档案工作制度化、规范化和科学化建设。
2.加强档案工作的基础建设。建立坚固的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温的专用档案库房；配置铁质的档案柜；库房面积每千卷需20至25平方米；库房内应设置空调、去湿、灭火等设备并配备相应的档案整理工具等。落实必需的场地和设备，保证正常的工作经费。
3.健全管理制度。制度本身就是一种规范。要根据挡案工作的实际，制定文件形成、收集、整理、运转、编目、立卷、检索、安全保管等一系列基础性工作的规章制度，统一标准规范整理，做到有章可循、有据可依，严格执行，建立健全各项规章制度，真正实现档案管理各环节的标准化、规范化。并在实践中逐步的加以完善，使档案管理更具规范化、标准化、科学化。
4.提高档案管理人员自身素质，加强信息化水平。一个合格的档案管理人员应具备一定的理论水平和政治素养，要懂得党和国家关于档案整理工作方面的政策，懂得档案工作的基本理论原则和方法，同时也要具备一定的工作能力和文字表达能力。档案人员要根据相关学科知识提高自己业务处理综合能力，专（兼）职档案工作者除了掌握归档的基本知识外，还要了解一些文秘学、情报学、计算机等相关学科知识，以保证档案管理水平的提高。
5.加强事业单位档案保密工作。档案对于个人或者集体来说都有着非同凡响的意义，尤其今天各种外来的势力想要通过各种档案内容窥探中国的发展，因此，档案保密工作对我们来说就显得格外重要。认真落实档案安全保管、保密制度的建立及执行，确保安全。加强对档案保管、利用、保护、保密等规章制度的落实，实行档案专人保管，专人查阅，集中归档，认真执行《档案库房管理制度》、《档案统计制度》、《档案保管保密制度》、《档案鉴定销毁制度》、《档案查阅利用制度》、《档案管理人员岗位职责》等相关制度，并按照各项规章制度的要求认真落实整改。
【关键词】干部人事档案，管理，工作
干部人事档案是组织人社部门按照党的政策在工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩的文字材料，它如实地反映了干部本人德、能、勤、绩、廉等内容，是发现人才、使用人才、管理人才的重要依据。结合本人近几年来干部人事档案管理工作的实践，就如何做好干部人事档案管理工作谈几点体会。
1.强化档案管理工作意识。领导要进一加强对人事档案工作的重视，只有领导重视档案工作才能得到保证，将人事档案管理工作纳入单位的重要议事日程，加大投入，定期对人事档案工作进行检查指导。同时，针对当前档案意识普遍不强的现状，要加大《档案法》的宣传力度，让大家充分认识到人事档案关系到每个人的切身利益，使全社会真正认识到人事档案的重要性。
2.健全档案管理工作制度。人事档案管理是一个动态过程，在人事档案材料的收集补充、档案材料的鉴别、档案的移交和转递、档案的登记、借阅、检查等环节中都要建立相关的规章制度，并在实际工作中不断完善，以保证人事工作的政策性、纪律性，人事档案内容的连续性、完整性，归档材料的真实和精炼。避免有人无档，有档无人的现象发生。要以提供完美的服务为目标，处理好保密与公共服务的关系，尽量减少因管理不善造成的漏洞。
3.注重档案管理现代化建设。对人事档案实行计算机辅助管理，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转交成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存，根据需要，通过屏幕查阅有关内容。同时，可以利用计算机网络技术进行人事档案管理创新，对不属于保密范围的档案信息实现有效共享。
4.加强档案管理人员队伍建设。首先，人事档案管理工作者要树立干一行爱一行的爱岗敬业精神，本着对工作、对档案涉及的每个对象负责的精神从事相关的工作。其次，要有严谨的工作态度。“不能多一点也不能少一点”，一定要本着忠于事实的原则，把设计到个人的该归档材料的全部归档。每一年做一次档案的重新完善和检查工作。再次要有组织纪律性。人事档案管理工作者要有一定的组织纪律性和原则感。严格档案查阅登记制度，严格建档备案制度，确保每个人档案的真实性。
5.建立完善的档案管理和监督体系。实行部门、档案室、管理人员的三级管理网络，通过相互协调，并设专人负责，要建立健全人事档案材料的收集归档制度，对于人事变动、个人奖惩、工资调整等材料，应及时督促有关经办人员收集，并按干部管理权限移交管档人员存档。从而实现人事档案的标准化、规范化管理。
6.创新档案管理方式，提高工作效率。规范档案内容分类，对人事档案材料归档范围、时间要有明确要求。重点放在对干部人员的工作能力、工作业绩等档案材料上，管理员在接收材料时要严格把好审核鉴定关，拒收不规范、少公章、少签字的材料，落实好管理制度，在查阅、流转各个工作环节中严格按要求办理，要积极构建以现代信息技术为依托的人事档案信息平台，提高档案的管理与利用效率，实现全面、动态化管理。
7.注重档案材料收集，提高档案管理质量。收集材料是档案工作的基础，随着经济体制改革的不断深化，用人制度的改革、考察考核，培训任用、专业技术晋升等需要入档的材料增多，给档案材料的收集带来了新的要求。档案管理人员必须及时收集有关的各种材料，认真整理，细致鉴别，取之有据。对不符合要求的材料要及时进行处理，手续不全的要进行补办，确保材料齐全完整、手续完备，保证人事档案的权威性、准确性和真实性。
8.理顺档案管理机制。现行的人事档案，主要按管理权限和隶属关系进行管理，在人事档案工作中发挥了重要作用。但由于人员流动日益加速，人员的隶属关系不断变化，人事档案出现一些管理主体不清，人档脱节等管理盲区。有擅自保存档案的，特别是一时没有落实工作的大中专毕业生，成为新的管理盲区。要解决这些问题，首先必须理顺体制。根据《人事档案工作条例》有关规定，在强调按隶属管理的基础上，突出职能管理。
9.强化服务效能，发挥档案作用。
①发挥人事档案的历史作用。人事档案是个人历史的真实记录和个人本来面目的客观反映，是做好工作不可缺少的基础材料。实际工作中经常会碰到年龄、工作、学历和待遇等方面的问题。档案人员要充分发挥档案的历史效能，以档案为基准，以历史材料为依据，认真核对，及时准确地为相关部门提供有价值的信息，为正确解决问题提供第一手真实材料。
②发挥人事档案在管理工作上的作用。在日常工作中，人事档案的服务功能还体现在于能为个人提供历史公正的凭证，可以为个人出据历次任职凭证，工资变动凭证、社会关系、党团关系凭证、业务职称、学历层次凭证等，为晋升工资、职称、解决待遇等提供有价值的服务。
③人事档案的部分信息可以向个人开放。目前，人事档案信息提供利用仅仅面向组织，任何个人无权查阅自己的档案。这种利用制度与档案更好地服务于社会和个人的观点不太相符。档案应当以人为本，对于不属于保密范围的信息，个人应享有对自己档案的知情权。人事档案信息数据库中一些非保密信息可以向个人开放，对这些信息个人只有查阅权而没有修改权。人事档案信息部分向个人开放不仅方便了公民对档案的利用，而且可以增强公民的档案意识，有利于加强对人事档案工作的监督，使档案更好地为公众服务。
