时间：2023-06-02 09:22:59
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇毕业档案管理，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
（一）学生自身对档案的重要性意识不够
很多大学生都觉得档案只在学校和国企单位才有一定的作用，在外面私企和民营的企业中工作，档案就可有可无，单位也没有严格要求提交档案，大学生更是无所谓的态度，缺乏对人事档案重要性的认识，只有加强大学生对档案重要性的认识，档案才能在人才资源开发中更好的发挥作用。
很多高校虽然成立了档案管理部门，可是在档案管理上却流于形式，缺乏严格的管理规定和实施细则，管档的业务人员也缺乏对档案管理工作重要性的认识，仅仅只是充当一个保管员的身份，对于收集的学生的档案即没有系统的进行编号和分类，也没有认真的核对档案的完整性，很容易造成档案管理的混乱，对于以后毕业生档案的使用埋下隐患。
（三）档案管理人员素质有待提高
随着社会的不断发展，信息化是必然的趋势，档案管理也应该顺应潮流，加强计算机在档案管理中的应用，这也加强了对档案管理人员的素质要求，不仅要熟悉传统的档案管理工作流程，还要认真学习计算机信息知识，熟悉计算机操作，只有这样才能更好的胜任档案工作，为档案现代管理提供更好的服务。
二、高校毕业生人事档案管理的对策
（一）加强毕业生对档案重要性的认识、完善学生档案管理制度
高校必须积极向学生宣传档案的重要性，让学生能充分认识到档案在毕业后就业或者继续深造学习中的重要作用。还要提高学生档案的管理水平，完善学生档案管理制度，加大对档案管理部门的考核，严格执行相关规定，对于已经就业的毕业生要及时将档案送达学生就业单位,对于暂时未就业的毕业生就要及时的将学生档案送达相关人才服务机构，不能私自的将学生档案搁置。
（二）改革档案管理模式,实现现代化的档案管理
要想从根本上提高高校毕业生档案管理水平，就要创新管理模式，要根据实际情况制定相应的制度，改进管理工作手段，将现代化技术应用到档案管理中来。从而提高档案管理工作的效率和水平。
（三）做好高校毕业生人事档案管理与转递的衔接工作
高校毕业生档案转递工作涉及到的人和管理部门比较多，稍不注意就很容易出现差错，这就要求高校毕业生档案管理部门要特别注意档案管理和转递工作的前后衔接，体现全方位的管理理念，结合管理活动的各个环节,合理运用现代信息化技术，争取能彻底的解除毕业生的后顾之忧。
（四）进一步做好人事工作,更好的为毕业生服务
由于目前的就业机制改革创新，毕业生也多了一些时间来考虑就业的问题，根据这种情况，高校应该进一步做好人事工作,更好的为毕业生服务，不仅仅是做好个人，还应该对毕业生实行以学校为单位的“集体”。还要进一步完善人事的内容,实行全方位的，只有这样才能使人事成为毕业生就业的有力保障。总而言之,积极做好毕业生人事档案管理工作,既是顺应社会主义市场经济发展的需要,也是我们人事人才工作者不可推卸的责任。
（五）规范档案转递流程，确保档案转递安全
【关键词】高校学生；档案管理；成长成才
高校毕业生档案是大学生在校期间学习、经历、品行、能力等方面文字材料的真实记录，是国家人事档案的组成部分，是学校考察、培养、教育学生的第一手材料，是大学生就业以及社会选拔考核人才的重要依据。是用人单位录用毕业生时不可缺少的参考依据和重要凭证。对高等学校毕业生档案管理工作进行系统研究，深刻认识高校毕业生档案管理工作的重要性、存在的主要问题以及解决措施，有利于确保毕业生档案的机密性、安全性、准确性、严肃性，对建立健全高校毕业生档案管理有效运行机制具有重大意义。
一、加强高校毕业生档案管理工作的必要性
（一）学生档案管理工作是衡量学校内部管理水平的重要标志是学校进行科学化、系统化、规范化管理，培养合格人才的重要保证。毕业生档案概述了学生乃至学校管理日常工作的全貌，历史地反映了每一个时期学校学生管理工作的进程和具体内容，是学生管理工作内容的存在形式和存储手段，是客观、真实的学校管理信息，是形成学生在校期间个人信息的凭证和参考。学生档案管理的好与坏，直接影响整个学生毕业后将来的成长与发展。所以大学生档案信息只有真实、明确，才能为大学生就业打下良好的基础。
（二）为毕业生和用人单位提供档案查阅服务。大学生就业中档案起着非常重要的作用，有着不可替代的地位。大学生档案经过了收集、整理、归档等环节，汇集了大学生在校期间的学习生活、社会实践活动等情况，是学生过去人生经历的记录。从中能够看出学生在德智体美劳等方面的综合素质情况，毕业生可以用此来向用人单位推荐自己，是最权威的凭证；对用人单位来说，可以此为主要依据来选拔人才，也可以为以后人事部门选拔人才提供参考依据。高等院校通过大学生档案管理工作，提供档案查阅服务，使毕业生、学校、用人单位、人事部门等能够得到毕业生信息，促进有效交流与沟通，有助于毕业生就业。
二、加强高校毕业生人事档案管理工作的思路与对策
（一）适应社会，提高对大学毕业生档案工作重要性的认识
1. 强化宣传力度，提高毕业生对其人事档案重要性的认识。做好咨询服务工作，利用多种渠道向毕业生宣传有关档案的管理知识，要让广大毕业生充分认识到，在改革开放的今天，毕业生档案并不是可有可无的，它对毕业生今后的就业、生活方面都有着极其重要的影响。档案是反映毕业生综合素质的一个重要方面，是企业或用人单位对毕业生本人进行定位的重要参考，即使不设人事档案的企业、公司也是十分重视人事档案所提供的人才信息的。
2. 加强自身学习，提高档案管理人员素质。新时期档案工作面临许多新问题，同时也给毕业生人事档案管理工作提出了更高的要求。档案管理人员要充分认识到毕业生档案管理工作在人才资源开发中的重要性，不断改进工作方式、工作方法，创新工作模式，提高工作效率，开发、管理和利用好毕业生档案这一信息资源。使学生档案管理工作达到规范化、制度化和标准化；学生档案管理工作要贯彻“为人事工作服务，为经济建设服务”的基本原则，实行统一管理，坚持维护真实性和完整性的工作方针，严守秘密的保管方法，加强对学生的思想教育和各方面的管理，更好地了解、考察和培养学生为学生毕业后用人单位的录用起到积极的作用。
（二）加强对毕业生人事档案的规范化管理，做到档案的收集、整理、鉴定和保管等各个环节科学规范
1. 各院校结合国家相关法律法规以及当前社会形式制定出统一的规范化的档案管理工作。高校在新生入学之后，就要注重抓档案归入工作，观察学生的各项表现并如实记载，做到及时记录，确保材料的连续性和完整性，这能为后续的档案整理工作减少麻烦，又能增加学生档案信息的丰富程度，保障档案的完整性与及时性，使档案真正成为用人单位选拔人才的可靠依据。
2. 加强收集工作，完善档案内容。高校毕业生档案的管理人员要经常主动地与形成毕业生档案材料的部门和各院（系）主管毕业生档案的负责人联系、协商，及时收集各部门形成的档案材料。遇有学生入党、奖惩等涉及学生诚信的信息，要及时归档，同时注意收集那些能体现毕业生实践能力、思想品德、政治素质等方面的材料，了解其近期经历，将其培训进修登记、科研成果、等新记录补充进档案内容，准确、客观地反映毕业生的综合素质与现实表现，提高档案的利用价值。
3. 实行专门统一管理。不论毕业生档案是放在招生就业处、学生工作处，还是放在综合档案室管理，一定要有专人负责毕业生档案的管理工作，一定要根据毕业生档案的数量配备适当编制的专业人员。
（三）创新档案管理模式，实现现代化管理
1. 增强创新意识，要在立卷制度上更新，在工作手段上改进。如从组卷的形式到装订的手段上考虑，怎样做到既不影响日后调档利用，又能尽快完成归档程序，就是在平时的抄抄写写、装装订订的工作中，档案工作者也要善于思考，多动脑筋，针对工作中发现的问题，搞一些小创造、小革新，起到事半功倍之效。
2. 加强现代化技术在档案管理工作中的应用，提高管理效率和水平。目前计算机已应用于人事档案管理工作当中，但多数仅限于各类档案目录的输入与检索。其实，它在档案管理方面既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借阅归还档案的速度。同时大大提高管理效率和管理水平。
总之，大学生档案管理是国家人事档案的重要组成部分，对促进大学生就业有着重要的作用。因此，高校大学生档案管理部门要改革档案管理制度，使档案在大学生就业中发挥出应有的作用，服务于大学生就业，服务于社会与用人单位的需求。
参考文献
[1] 李红.浅谈高校学生档案管理与大学生就业[J].潍坊学院学报，2010（2）.
一、毕业生学籍档案的利用价值
随着毕业就业人数的增加，市场对人才的需求，突显档案利用价值的重要性、真实性。档案的利用价值是满足社会需求的有用性。毕业生学籍档案的利用价值简要归纳如下：
首先，凭证价值。毕业生学籍档案从形成规律来看，它是毕业生在校期间综合表现的历史记载，是毕业生整体素质的客观反映。其次，参考价值。用人单位依据档案的全部原始记录材料，掌握毕业生全貌，评判毕业生优劣，选拔优秀人才，实现用好人才。再次，社会价值。从本校档案利用登记表看，毕业生学籍档案服务于学生就业、企业招聘、职务晋升、职称晋级、各类报考、出国留学、医疗保险、社会保险、各类公证等诸多社会活动，满足学校、师生、社会的利用需求。
二、毕业生学籍档案管理主要存在的问题
1、档案材料缺乏规范。以最近2013年归档的30个本科学院85个专业9198名学生的学籍档案资料来看，主要存在以下问题，对学籍档案不够重视，书写内容错误、不全，书写字迹不清、随意涂改，签字漏签，未粘贴照片，鉴定评语不实，奖惩没有记载，公章加盖错误，材料不齐全不完整等等。
2、方法与手段缺乏创新。如在办理出国（英文）成绩档案的过程中，利用者要求时间紧，同一时期内要求办理的人员较多，工作量较大，现有能力无法满足所有利用者意愿，因此努力提高档案开发利用手段和水平，是摆在档案馆工作人员面前的一个重要课题。
3、档案管理系统有待升级。目前我校南大之星档案网络管理系统的档案目录数据主要靠逐条手工录入，随着人数的急剧增长，已经不能满足现代管理的需要，有待加强学习，普遍采用数据导入功能，可以将EXCEL等格式文件与管理系统相衔接，自由导入导出表格，避免手工录入信息的耗时和错误，提高工作效率。
三、毕业生学籍档案管理的相应对策
1、培养档案意识，注重法规学习。首先，培养学生档案意识，使学生了解档案的重要性，知道哪些档案可以在档案馆查询利用；提高教师档案意识，提高归档质量，促进档案管理工作。其次，学习有关档案法规与文件。学习领会《档案法》、《普通高等学校学生管理规定》《普通高等学校档案管理办法》、《黑龙江大学档案管理办法》等法规和文件，明确档案工作流程，从档案收集归档到查询利用，做到依法治档，遵循规范化、制度化、科学化要求，使档案工作纳入法治化轨道，实现有章可循、有据可依。
2、加强队伍建设，完善规范体系。学籍档案管理是一项复杂的系统工程，积极推进学籍档案专兼职管理队伍建设。选拔政治过硬，认真负责，熟悉档案业务和学生管理，具有一定的计算机应用水平的同志负责学籍档案工作。规范工作用语，熟悉专门术语，按章办事，遵守程序，求真务实，提高效率，促进工作的高效、快捷、准确、规范。学籍档案规范本身是一个系统工程，仅靠学籍管理人员和学籍档案人员难以有效组织实施，需要把所有的规范标准按其内在联系组成一个科学的有机整体――学籍档案规范体系[3]，就本校现状来看，专兼职队伍人员分布在档案馆、学工部（学生处）、教务处、招生就业处相关负责科室老师以及各学院教务员、辅导员老师中。学籍档案管理人员实现专门术语的统一、规范和标准，便于相互交流，利于档案检索。推进部门二级档案员制度，提高业务素质，规范部门立卷，加强密切合作。档案馆随时了解、督促、检查学籍收集、整理、归档工作。
（一）高校毕业生人事档案管理对国家发展的重要性。
国家竞争的本质在于人才的竞争，高校毕业生作为我国人才队伍中重要的组成部分，对于推动国家的发展以及综合国力的提升而言发挥着重要作用，在此过程中，高校毕业生人事档案由于能够对毕业生的专业、学历、品德、才干等作出反应，因此可以作为实施人才竞争战略工作中的重要依据。同时高校毕业生人事档案本身就是我国档案管理事业中不可或缺的内容，因此，做好高校毕业生人事档案管理工作，无论是对于我国人力资源的发展还是对于我国档案管理事业的发展都发挥着重要作用。另外，高校毕业生人事档案可以让国家对高校毕业生的学习经历、就业方向以及工作发展做出了解，这对于我国调整人才战略、教育计划以及促进就业率的提升等可以发挥出参考作用。
（二）高校毕业生人事档案管理对社会用人单位的重要性。
高校毕业生人事档案管理对社会用人单位的重要性体现在两个方面：一是能够让企业更好的对人才做出选拔与分配，并更好的实现人尽其能。通过高校毕业生人事档案，社会用人单位可以了解高校毕业生的学历、在校表现、实习经历以及工作经历，同时能够了解学生的思想状况与道德素质，这些内容能够作为用人单位开展人才选拔时的依据并提供参考作用；二是能够让企业更好的掌握员工信息与状态，从而为企业人力资源管理工作提供依据。通过高校毕业生人事档案，社会用人单位能够在了解员工专业素质与综合素质的基础上为员工合理安排工作岗位，并为员工的考核与晋升提供必要依据。同时，根据高校毕业生人事档案所反映出的各类信息，社会用人单位可以针对岗位需求以及员工能力素质来合理安排员工培训，从而促进毕业生对自身工作的尽快融入以及职业能力的提升。
（三）高校毕业生人事档案管理对毕业生自身的重要性。
高校毕业生人事档案记录着毕业生的各类信息，并且也能够对毕业生综合素质做出反映。一是在毕业生求职过程中，毕业生的人事档案是社会企业事业单位人才招聘以及公务员考试录用等方面都需要做出考察的重要内容，在此过程中，毕业生人事档案发挥着依据作用；二是在毕业生参加工作后的职务晋升、职称评定、工龄计算以及保险缴纳等工作中，仍是档案都发挥着凭证作用；三是高校毕业生人事档案记录着高校毕业生的职务、待遇以及福利等情况，所以可以作为毕业生对自身合法权益做出维护的重要凭证；四是毕业生人事档案记录着毕业生在学习以及工作中的各项考核数据，以此为依据，毕业生可以更好的认识到自身的不足，并对自身素质做出有针对性的提升，从而推动自身事业的发展。
二、高校毕业生人事档案管理对策
（一）对高校毕业生人事档案管理给予高度重视。
在高校毕业生人事档案管理工作中，重视意识是确保后续管理工作得以有序发展的重要基础，因此，无论是高校、用人单位还是高校毕业生自身，都应当树立重视毕业生人事档案管理工作的意识。其中，高校领导对毕业生人事档案管理工作的重视程度决定着高校毕业生人事档案管理工作能否得到有序开展以及能否取得良好成效。对于高校领导而言，不仅要在意识方面认识到高校毕业生人事档案管理工作的重要意义，同时要在行动上为高校毕业生人事档案管理工作创造良好条件，并且要强化对毕业生人事档案管理工作的领导与把控。从行为实践方面来看，高校领导要通过举办展览、讲座等方式来提高档案管理单位以及学生对人事档案管理重要性的认识，同时有必要给予毕业生人事档案管理工作足够的资金支持，有必要重视高校毕业生人事档案管理工作制度、工作方法、工作手段、工作设施的完善，从而确保档案管理机构能够从硬件、软件两个方面使毕业生人事档案管理工作的有序开展得到保障；社会用人单位则应当对高校毕业生人事档案的价值作出认知，虽然在高校毕业生人事档案管理中存在伪造内容或者内容单一的问题，但是这并非普遍的现象，因此，用人单位应当将毕业生人事档案当作是对毕业生作出的了解，对人才进行选拔与分配的必要途径，从而促使毕业生自身能够强化对人事档案管理工作重要性的认识；作为高校毕业生，应当认识到毕业生人事档案中的各类信息都与自身息息相关，其内容所具有的真实性、权威性以及有效性能够为毕业生的工作以及自我提升发挥出重要作用，所以，高校毕业生应当对人事档案管理给予高度重视，并了解人事档案管理流程与转递流程，从而避免自身人事档案的丢失。
（二）对高校毕业生人事档案管理工作制度作出完善。
在高校毕业生人事档案管理工作中，对管理工作制度作出完善是推动高校毕业生人事档案管理工作规范化的有效途径与必要途径。在此过程中，首先，高校要重视对毕业生人事档案管理工作中的档案构建、档案收集、档案管理以及档案归档等作出完善，并构建补充制度，从而推动毕业生人事档案的充实，确保体现出毕业生的各类信息。在此方面，高校毕业生人事档案管理部门要在档案收集工作中保持积极主动的态度，确保人事档案信息的准确与及时收集，从而为高校人事档案的良好利用构建基础。所收集的档案内容要具有完整、全面的特点，并重视体现出毕业生的专业能力、政治素质以及思想品德。为了确保档案收集工作取得良好效果，高校毕业生需要对档案收集范围做出严格的规定，同时要对高校毕业生档案信息收集渠道做出拓展与畅通，在构建追踪收集制度的基础上来确保人事档案信息的及时收集与查漏补缺；其次，高校要重视对毕业生人事档案的借阅制度与利用制度做出完善。高校毕业生人事档案价值的实现需要建立在高校毕业生人事档案得以有效利用的基础之上。在此方面，高校要对毕业生人事档案的利用与借阅对象和范围做出明确规定，对超出利用与借阅范围的档案或者对象，应当禁止利用与借阅。在利用与借阅手续方面，人事档案的利用与借阅人需要出示单位介绍信与个人身份证明，并填写审批表。高校毕业生人事档案管理单位在对这些内容做出核实的基础上才能够进行档案借阅。在构建档案借阅与利用审批制度的基础上，高校毕业生人事档案管理单位还应当制定有效的监督机制，通过对档案保管、借阅、利用过程作出监督来避免在档案的借阅与利用中出现违规现象，从而避免档案的丢失。对于违规现象，应当明确规定处罚措施，从而对档案管理工作者行为做出制约。
（三）推动档案管理队伍专业素养的提高。
一、目前大中专毕业生档案管理中存在的问题
1.毕业生对人事档案不够重视。随着市场经济的发展，就业方式的多样化，档案的作用相对降低。一些毕业生对档案不了解，也不关心。调查中发现，有60%的学生认为“找工作看重的是能力，档案不怎么重要”；只有15%的学生认为“以后要找工作，档案很重要，不能遗弃”。据调查，大中专毕业生最容易出现三种档案问题:一是毕业时未通过正常渠道办理就业手续，以工人招工手续入职，重新建立职工档案，放弃学生档案，成为“弃档族”。二是很多非公有制用人单位不要求档案，毕业生在完成向人才流动服务机构存档手续后就失去了踪影，长年不见踪影，成为名副其实的“忘档族”。三是贪便宜图方便，将档案带在身上，成为“口袋档案”。这些都是因为缺乏对人事档案重要性的认识，不知道将来政审、调资、出具证明、介绍信、职称晋升均要以档案材料为依据。
2.档案管理不够规范。由于种种原因，一些单位在档案管理上还没有形成符合各自特点的实施细则和制度，在执行过程中也存在不够严格的现象，使档案管理流于形式，仅仅充当了档案“保管员”的角色。每年对接收到毕业生档案，只是按毕业院校、接收时间、所学专业、生源、学历等进行登记、编号、录入，没有严格按照管理档案的程序操作，这些不规范的操作直接导致档案材料的不完整。加上无法与毕业生取得联系，久而久之，档案管理者也说不清那些无头档案的情况，阻碍了人事档案的开发利用，影响了人事档案管理工作的可靠性、严肃性，降低了人事档案工作效率。
3.档案管理手段落后。干部人事档案工作大多沿用手工操作，整档手续繁琐复杂。《干部档案整理工作细则》要求对档案材料进行技术加工和装订，案卷要做到卷面整洁，整齐平坦。对不规则、破损、卷角、折皱的材料，要进行技术加工，既不损坏档案原貌，又不造成档案材料的毁损。信息化时代的人事档案工作除了要求人事档案工作者要具备良好的政治、道德素养，还要求人事档案工作者要掌握丰富的档案专业知识和具有较强的业务能力，但目前真正能够达到要求的寥寥无几。
二、提高对毕业生档案工作重要性的认识
1.对毕业生做好宣传工作。利用多种渠道向毕业生宣传有关人事档案的重要性，努力做好咨询服务工作，让广大的毕业生充分认识到，在新的形势下，无论从事什么样的工作，毕业生人事档案都不是可有可无的，它对毕业生今后就业、生活方面都有着极其重要的影响。人事档案是反映毕业生综合素质的重要载体，是企事业单位选人用人的重要依据，更是公务员招考和升学考试中政审、考察的重要材料，是对毕业生本人进行定位的重要参考，也是人才交流的重要信息。
2.提高档案管理者自身素质。随着大中专毕业生由人才资源向人力资源转化的这个过程不断深入，毕业生档案管理和企事业单位工人档案管理出现融合趋势，部分单位存在一个弱化现象，这就给我们的毕业生档案管理工作提出了更高的要求。要充分认识到毕业生人事档案管理工作在人才资源开发中的重要性，要牢固树立科学的人才观，重视毕业生资源的开发，打破以往旧的管理模式，学习运用现代化科技手段和先进的管理方法基本技能，不断改进工作方式、方法，创新工作模式，提高工作效率，开发、管理和利用好毕业生人事档案这一信息资源，高标准的做好服务工作。
3.用人单位要高度重视档案信息。人事档案真实地记载着一个人的成长过程，它反映了一个人的真实面目。毕业生的档案材料虽然少，但材料的内容十分重要，它是全面考察、了解和正确使用人才的重要依据，是毕业生综合素质的体现。因此，用人单位在使用人的同时，必须全面掌握一个人的信息，这样才能根据需要正确地选择、使用人才，让其在适合自己的岗位上发挥特长，为社会创造财富。
三、加强对毕业生档案的管理
1.建立专门的毕业生人事档案库。毕业生档案要集中统一管理，特别是大型国有企业，要将毕业生档案和工人档案分开管理；毕业生就业管理部门要对接收到的派遣期内的毕业生档案要重新核对、整理，根据毕业生的基本情况，分门别类，按姓名、专业、学历等统一编号，并建立多种检索方式，便于查找与利用，为用人单位提供人才信息资源，实行科学、规范的管理。对超出派遣期的毕业生档案要及时移交人才交流部门管理，尽可能地联系毕业生到相关部门办理人事业务。
2.加强收集工作，完善档案内容。档案工作者要有高度的责任感，按照《干部人事档案材料收集归档规定》文件精神，结合工作实际，制定相应的制度，全面收集材料，特别要注意收集那些能体现毕业生实践能力、思想品德、政治素质等方面的材料，还有参加学习、科研成果、等情况，准确、客观地反映毕业生的综合素质与现实表现，提高档案的利用价值。为了获取大量有用的档案信息，必须广开信息渠道，拓宽信息来源，进一步提高人事档案的自身价值，使档案内容不仅反映一个人的过去和现状，而且能根据档案信息预测一个人未来的发展趋势，以达到历史、全面、系统、预见性地展示一个人的目的，从而使人才管理部门依据大量的定量分析、实绩考核和综合评价，公正、客观地选拔有用人才。
【关键词】高职院校 毕业生档案 电子化
高职院校毕业生档案管理电子化的必要性
科学技术迅猛发展的今天，计算机技术的高速发展以及广泛普及和应用给高职院校行政管理、教育教学工作带来很多方便。毕业生电子档案便是计算机技术发展的产物，它不仅使得毕业生档案管理发展为电子化方式，方便学生、学校、用人单位的快速查询、保存，同时也实现了远程佐证。传统的高职院校毕业生纸质档案主要包括：高校毕业生登记表、学生成绩单、学生实习鉴定表、体检表、奖惩资料、高中毕业登记表、党（团）材料、高校招生报名表、志愿表等资料。这些都是高职院校毕业生档案里最原始的一手资料，基本属于手工填写，学校仅此一份，一旦遗失或损坏将对学生就业和学校教育教学管理工作带来诸多不便。因此，毕业生档案管理电子化就要从源头做起，档案管理人员应从学生入学就开始着手学生个人资料的收集、鉴定、整理及电子化录入，利用扫描设备等高科技方法实现毕业生档案管理电子化，以保障毕业生档案资料的真实性、完整性、永久性。此外，毕业生电子档案同时具有方便存储、快捷利用的优越性，主要体现在以下两个方面：
1.易于保存，便于查询
传统的纸质毕业生档案大多数会因为年数长久而引起纸张的泛黄、字迹模糊;此外，由于保存空间难以长久保持干燥的环境或者是因为一些虫子的撕咬、人为的管理不当等因素都会使纸质档案受到一定损伤。与纸质档案相比，电子档案则不需要面临以上问题，其只是保存在网络空间内，且可以多次备份，因此更加易于保存，且可以通过搜索或引索功能快速查询所需资料，具有更大的优势。
2.具有更大的服务价值
与传统的纸质毕业生档案相比，毕业生电子档案达到了信息资源共享的最大化。例如，学生学历电子档案，可以很方便地通过网络系统确定该学生的真实学历，有效发挥毕业生档案电子化网络化的重要作用，使用人单位通过本校数据库平台调取该毕业生本人的档案信息，了解学生详细资料。促进了学生就业速度，为社会各界、企事业单位“量才用人”提供真实的全面的学历信息，大大减少了毕业生就业市场不诚信的行为。
高职院校毕业生档案管理电子化存在的问题
1.缺乏统一的标准来限定高职院校毕业生电子档案的管理范围
由于我国的电子档案发展起步较晚，因此到目前为止，高职院校毕业生档案信息化管理工作还没有形成统一的管理标准来限定哪些信息应纳入电子档案管理系统中、不同类型的信息资料各自应保存多久、哪些需要重点保存等，甚至是各个单位都是独自为政，标准不一，既没有弄清哪些该单独保存，哪些应该与社会资源共享，造成毕业生档案资料没能被充分利用发挥其完整性的作用。
2.部分高职院校毕业生电子档案难以确定其真实性、原始性
由于网络环境的复杂化以及黑客、电脑病毒的入侵等使得高职院校毕业生电子档案的真实性、原始性难以确定。由于每个学生的字迹都各有其特点，纸质档案可以通过个人签名、文字、图形等有形方式来确保档案的真实准确性;而与纸质档案相比，毕业生电子档案明显更容易被篡改，且无迹可寻，降低了档案的真实准确性。
3.档案管理人员对毕业生电子档案管理的认识不足
很多院校档案管理人员，没有切实认识到毕业生电子档案管理的重要性及优势，使得他们根本就不重视甚至是忽略毕业生电子档案的归档与整理。
高职院校毕业生档案电子化管理存在问题的解决对策
1.制定科学规范的毕业生电子档案管理制度及统一标准
在毕业生电子档案的管理工作中，为更加有效地面临复杂的网络环境，就必须使其管理工作从一开始就有一套科学规范的管理制度及必须遵循的统一标准。这一规制和标准的确立必须秉承科学严谨的制定程序，详细制定从毕业生电子档案的设置整理、分类归档、保存、修改等方面的具体规则。
2.切实保障电子档案管理的原始性、真实性、准确性
在毕业生信息输入方面，设置密码时，规定采用数字、字母、特殊符号相组合的方式来设置毕业生电子档案个人密码，并时常变动，降低个人密码被盗、黑客入侵等潜在风险;在学院档案部门集体信息录入及确认中，配合使用电子指纹录入、电脑拍照，使得信息与指纹、照片三者相符合，保障毕业生电子档案的真实准确性;在毕业生电子档案管理中，对于个别重要档案资料，同时要进行纸质档案保存，并扫描到电子档案管理系统中，保障电子档案的原始性。
3.加强档案管理人员信息技术培训和对电子档案管理的规范性认识
应加强高职院校毕业生电子档案管理人员信息技术的培训，不断提高现代化技术操作水平，及时更新毕业生电子档案管理内容，促使高职院校毕业生档案电子化管理从根本上从传统档案管理的思维方式向网络化、数字化的毕业生电子档案管理方向转化。
结 语
高职院校毕业生档案电子化管理要想实行科学有效的规范管理，必须从网络的大环境下考虑，采取内外结合的双重保护措施。在毕业生电子档案管理的过程中要综合考虑到技术、环境、人员素质、网络等多方面的因素，并结合本院校的实际情况以及毕业生电子档案管理的自身优缺点，要重视相关电子技术的学习以及新型科技的运用，同时要注重本单位档案管理工作人员个人职业道德素质的培养，保障电子档案的安全性、信息的真实可靠性。
参考文献：
[1]张同宇、李哲：《电子档案管理方案的实施与注意事项》，《企业管理资讯》2009年。
[2]余屹：《浅谈电子档案管理系统的实践应用》，《有线电视技术》2004年。
高校学生档案又分为临时档案和终身档案。临时档案是学生在校期间临时建立的，记载着学生各种表现的档案，其中记载着学生的成绩和平时的表现，以及思想政治、入党情况、处分决定和认识评价等信息，在学生毕业时其中部分内容也会归入到终身档案之中，对就业也起到决定性作用;终身档案是学生在入学时由招生办提供的，或者学生毕业由原毕业学校寄发到有关部门的对学生终身有效的档案资料。
1高校学生档案管理面临的挑战
1.1管理机制不健全
其主要表现在负责管理学生档案的部门不够明确，学生工作处、档案馆、招生就业处、各院系、人事部门都可以成为学生档案的管理部门，由于无专人负责，使学生档案管理工作不够规范，势必会影响学生档案管理的效率。学生档案高校档案的生成部分虽然对学生就业起到至关重要的作用，但并没有引起学校和领导的重视，没有相关的制度对其进行约束和规定，造成学生档案收集、整理过程不标准、不准确、不完整，最终不能成为单位进行人才选拔的依据，不能发挥其自身的作用。
1.2管理方式不完善
高校学生档案管理包括集中管理和分散管理两种管理方式。集中管理是指由学生工作部门或人事部门安排专职人员对学生档案进行统一管理的方式;分散管理是指由学生所在的院、系或科办公室负责学生档案的管理工作的一种管理方式。但普遍存在一个弊端，就是通常是在大学生毕业即将离校时才能将其档案整理出来，事实上毕业生就业准备已经在前一个学期就开始了，这不仅给学生档案管理工作增加了压力，使学生档案不能发挥其应有的使用价值。随着双向选择就业模式的展开，很多单位开始走进学校举办招募活动，除了要对学生进行而试和笔试外更重视学生档案材料的查阅，但由于大多数高校采取分散管理方式而且没有做好档案整理工作，所以不能及时地提供毕业生的档案资料，不仅影响了单位对人才的选择，也阻碍了学生的就业发展。
1.3存在学生档案利用滞后的现象
通常学生档案一直坚持着档随人走的原则，学生档案资料在毕业生寻找工作过程中并没有起到一定的促进作用，更多的毕业生在与单位签订协议书后才将档案材料寄给用人单位，失去其自身应有的作用。另外，随着就业方式和就业观念的转变，很多学生毕业后直接进入单位，甚至不需要学生档案，也没有将学生档案取走，出现了人档案分离的现象。由于学生档案在利用上存在滞后的缺陷，使毕业生为了推荐自己在自荐材料中随意夸大自己.使资料失去了真实性和准确性。影响单位对人才诚信度，多以试用期的形式对毕业生进行考察，从而影响了毕业生就业市场的公平性。由于高校对于学生档案跟踪工作做的不到位，使学校在教学内容改革、教学方法创新、课程调整等方而失去了重要的参考依据，使学校专业设置不符合社会需求，最终造成了人才供需结构性失衡，影响了高校的竞争力。
2学生档案管理的创新途径
2.1增强相关部门对学生档案管理的认识
首先高校的领导和管理部门要认识到学生档案管理的意义和重要性，档案材料从收集、整理、变更到归档要涉及到很多管理部门，所以要加大宣传力度，通过多种渠道，运用多种手段宣传学生档案管理工作的重要性，让各部门都重视学生档案管理工作，引导学生档案意识，认清学生档案的价值，从而有效地保证档案的准确性、时效性和完整性，为毕业生的就业营造更好的就业环境，提供人性化的优质服务。
2.2不断创新档案管理模式
要提高高校学生档案的利用价值，使其为单位人才选拔、考核毕业生、岗位任用提供真实可靠的信息依据，为毕业生顺利就业提供使得的服务。同时学生档案管理人员要拥有一定的超前意识，在认识到学生档案资料的特殊作用时要改变传统的归档管理方法，从学生入校开始做好学生档案的建档工作，并提前一学期整理出学生的档案，避免在学生毕业时发生漏装、错装、转递不及时、信息不准确等情况另外，还要建立一大完善的学生档案管理体系，使档案的形成、流转的整个过程走向规范化，目前保证的学生档案资料的完整性和系统性，也提高了学生档案资料的利用率和使用价值。在档案收集阶段，高校学生档案管理人员要通过多渠道主动向学生所在院系和建档部门协商和沟通，使学生的档案内容更加丰富多样、完整全面。在学生发生入党、处分等情况时要对其进行如实地记录并及时归档，保证学生档案的准确、科学、合理和时效，使高校学生档案管理工作更加科学化、规范化。高校还要积极地学习和借鉴先进和管理技术和方法，有计划、有步骤地建立学生电子档案，并做好分类归档工作，使毕业生的详细资料能够准确、全而地反映出来，即方便查询也方便使用，还要方便信息传递以提高档案信息的利用率。
一、高校学生档案管理工作的现状
( 一) 学生档案归档内容简单化、程式化。学生档案中记载的许多内容已经失去应有的价值，同时许多符合时代需要的新内容却未被记载。如涉及高校招生录取材料、大学生入学登记表、学籍成绩总表、入党入团材料、毕业生登记表、学位授予通知书、报到证存根、体检表等比较多，而用人单位希望了解的个人素质、成绩、能力、特点、诚信等方面的材料比较少，学生鉴定材料空洞、政治术语多，呈公式化、口号化，没有全面真实体现学生在校期间的全貌和个性发展特征，档案材料不完整，信息量不足，档案材料归档跟不上形势的变化。因此，高校学生档案应有的作用无法得到发挥。
( 二) 管理效率低下，手段落后。当前学生档案管理模式上存在的问题必然导致学生档案的管理落后于形势的发展，同时也限制了学生档案工作的标准化、科学化、现代化的进程。大多数高校的学生档案管理还是原始手工操作管理模式，没有一套完整的学生档案计算机管理软件。随着学生数量的增加，流动数量加快，就业方式多元化，档案投递单位复杂化等，导致原来的学生档案管理手段越来越不能适应发展需要。由于没有建立相应的学生档案数据库，导致学生档案的核实、转递、查询等工作的效率十分低下。
( 三) 档案管理不能联系实际。学生档案有两个重要作用。一是学生档案是推荐就业的重要凭证，是用人单位了解学生状况，决定录用与否的重要决策依据。尤其是对一些报考国家公务员、政府机关、事业单位的毕业生来说，档案政审更是笔试、面试之后必不可少的一个重要步骤。现行高校的学生档案管理严重脱离学生学习生活与就业。有很多学生直到毕业都不知道档案在哪里，更不知道如何利用和发挥档案的作用和价值，毕业走上工作岗位多年还不知道档案的去向。同时，学生档案是在校期间进行学生管理工作的重要依据。学生档案记录了学生入学前以及在校期间思想政治、学生生活、知识技能、行为和规范、家庭经济状况等方面的息，是学校领导、教师、辅导员对学生进行针对性考察的重要依据。因此，在新形势下迫切要求对学生档案工作进行创新，做到以人为本，注重实效，使学生档案管理落实到实处，真正做到为学生、为管理学生工作服务。
二、加强高校学生档案管理创新的途径
( 一) 强化学生档案管理的基础性工作，做到学生档案管理的“三化”。即规范化、精细化、动态化。规范化就是以统一的办法和标准对学生档案进行管理; 精细化就是在规范化的前提下精益求精和创新，完善档案管理; 动态化就是对学生档案进行及时更新，随时能够体现学生现实的表现情况。具体措施如下: 设置专门存放学生档案的档案室。建立学生档案柜标签，按年级、专业、班级顺序存放学生档案，便于识别及统一管理。建立学生档案管理台帐。按照档案袋的目录内容，以班级为单位学号为顺序制作每一个班级的档案台帐。台帐最初是在新生入学时同新生档案一起建立。档案袋中含有的所有材料，在台帐中显示备注出来并标注分数。建立学生档案借阅登记表，在校期间若需查阅、复印、摘抄和拍摄学生档案，必须履行登记手续和批准手续。未经系部负责人签字批准不得私自查阅、借阅档案。学生档案一般不外借。如因用人单位政审、应征入伍等情况必须借出使用时，应在 “档案借阅登记表”上说明理由，并经借阅单位负责人批准，严格履行登记手续后借出，并按期归还 ( 借阅期限不超过一周) 。借阅期间不得私自转借他人或由他人归还，不得擅自处理档案材料，如有丢失由借阅单位负责。建立毕业生档案转递交接表，使档案保管责任人明确，确保学生档案的安全。
( 二) 强化服务功能，创新档案管理模式。面对当前的就业形势，高校的档案管理工作必须具有超前性，考虑到档案材料在大学生就业中所起的特殊作用，我们要改变过去毕业生离校后再集中整理归档的管理方法，从学生进校起就做好建档工作，杜绝因临时突击行为，造成错装、漏装和档案转递不及时、不准确的情况发生。其次，规范档案流转的整个程序，建立一套完善的学生档案管理体系，保持学生档案材料的系统性和完整性。在档案材料的收集整理过程中，各高校从事学生档案管理的工作人员，要经常主动地与形成学生档案材料的部门和各院 ( 系) 主管学生档案的负责人联系、协商、沟通，及时收集各部门形成的档案材料。遇有学生入党、奖惩等涉及学生的信息，要及时归档，努力使学生档案全面、准确、科学、合理，并保持档案完整和最新状态，推进高校档案管理工作的规范化。
( 三) 提高学生档案管理工作现代化水平，实现高校学生档案计算机管理。无纸化办公已随着高校同信息化建设进入学生档案管理领域。因此，采用计算机辅助档案管理，积极推动档案数字化建设势在必行。在具体的操作过程中，建立档案网站或主页，加强电子文件的归档和管理，实现网上归档和网上检查，保证档案信息的唯一性和规范性，避免同名同姓的出现或档案信息的混乱。同时，规范学生档案中原有材料的内容、形式、格式及要求，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将每届学生的信息输入计算机。建立学生档案数据库，构建纸质档案与电子档案相结合的学生综合档案管理模式，促进学生档案管理数据化、信息化。学习和借鉴国外档案管理的先进技术，建立高校毕业生电子档案，做到有计划、有步骤、有程序地把学生档案分类归档，只要打开这个系统，每位毕业生的详细资料一目了然，既可提高档案工作的效率和档次，又可提高毕业生和用人单位对档案的利用率。我们应站在人才竞争与人才管理的角度，为用人单位能找到适合本岗位的人才，为大学生能找到适合自己的工作，发挥学生最大潜能，而提升毕业生档案管理的服务水平与能力。改革高校学生档案管理模式，使之更有利于大学生就业，更有利于大学生毕业后的个人发展，更好地发挥高校毕业生档案服务人才、服务社会的作用。
( 四) 发挥档案管理功能，构建毕业生信息反馈档案体系。及时反馈毕业生信息，根据所反馈的毕业生工作后的知识结构、思想道德、专业技能、心理素质等的具体信息。了解用人单位对人才的标准和需求，及时调整招生计划、专业设置、教学计划、教学内容、教学方法和手段，主动适应人才市场，培养学生基本技能和综合素质。
一、高校学生档案管理的现状
（一）学生档案内容单一
学生档案应该是对学生在校期间各种表现的综合体现，但是在部分高校的学生档案管理工作中，内容比较单一，仅是对学生学习成绩以及个人基本状况的记载，而对于参加社会实践、科技创新活动、职业技能考核以及心理状况等没有详细的记载。基于就业背景下，用人单位通过学生档案无法获取有价值的信息，无法对学生的综合素质能力进行判断，由此档案对于学生就业没有起到任何作用。
（二）档案材料归档格式不规范
学生档案管理应该遵循统一的标准格式，不仅便于管理，同时也为后期的开发利用提供方便。但是部分高校的学生档案没有统一的格式要求，档案材料的归档标准不统一。用人单位在参考学生档案时，无法提取到有价值的信息，并且为以后的转出工作造成一定的制约。
（三）毕业生档案意识薄弱
档案是跟随学生一升的资料，但是仍有部分高校毕业生对自己的档案不重视，这是高校档案管理工作中的很大阻碍。学生毕业后，没有将档案迁出至用人单位或者人才市场，或者有些毕业生就档案自己保管，这对于就业后的职称、出国政审等造成了很大的影响。
（四）学生档案转递不规范
在学生毕业后，档案会随学生一起转出，原则上档案是跟随学生转到用人单位，但是目前很多学生在中小企业、外资企业或者私营企业工作的居多，但是这些企业大部分不具备档案接收权。而学生由于不了解档案管理制度，在就业协议书上的档案转递单位填写工作单位，在学校审查不严的情况下，就会造成档案在转递的过程中丢失，这是高校学生档案转递面临的重要问题。
（五）高校学生档案管理制度不健全
高校学生档案由档案部门集中统一管理，但是，目前仍有部分高校学生档案成为某些行政管理部门的附属任务，没有单独的人员管理。有的高校学生档案归学生工作管理部门或者学工处；有的高校学生档案归学生就业部门或招生办；有的高校为了便于利用，把学生档案放在各个学院（系），实行分散管理。毕业期间由于短时间内要将全部学生档案材料完成归档，时间紧、任务重，容易出现错装、漏装现象，给学生就业造成时间上的拖延和工作上的不便，也给用人单位造成不良影响。
二、提高高校学生档案管理水平，发挥就业指导功能
（一）完善高校学生档案信息收集内容
高校学生档案除了收集学籍管理方面的材料外，还应该收集学生在校表现的道德品质、组织能力、实践能力、思想素养、管理能力等比较有价值的档案材料。学生档案管理部门，应采取积极主动的收集方式，全面掌握形成学生档案材料信息的程序，确保材料的完整性、真实性，规范档案材料的收集内容，做到学期前安排部署，学期中督促落实，学期末检查审核，将监督检查工作贯穿始终。
（二）强化学生档案意识
高校学生是否具备档案意识，影响到高校能否恰当利用学生档案管理来培养和教育学生、提高档案的就业服务功能。一方面高校应充分利用图书馆的优势，从资源共享、信息一体化管理的角度将档案、图书、情报联合起来，既拓展学生的知识面，又增加学生的学习兴趣。另一方面在学生毕业前，学校应把档案意识教育作为就业教育的重要内容，依托多种平台宣传毕业生档案的内容、作用和去处，提高学生档案意识。
（三）严格毕业生档案转递手续
毕业生档案收发要由专门的机构管理，保证收发转递的渠道单一，管理有序。每年学生毕业时，数千份档案都要寄送各地，各地市的情况比较复杂，有的公司没有机要权限，档案就会退回来，退回来的档案要严格执行登记手续，确保交换环节的准确无误。
（四）实现高校学生档案工作的信息化管理
高校招生规模逐渐扩大，学生档案数量逐年增加，这就要求学生档案管理工作实现现代化和信息化管理。提高档案管理工作效率，服务毕业生就业，首先应该制定统一标准，规范纸质档案的格式，这就有利于档案的整理，为进一步开发电子档案奠定基础。其次，充分利用新技术、新设备，借鉴高等教育学历证书电子注册制度，在学生档案管理上也采用现代技术方式，逐步实现高校学生档案管理的标准化、规范化。
关键词： 高校毕业生档案 存在问题 反思
一
人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用。其中高校毕业生的档案是个体人事档案的重要组成部分。当学生从学校毕业后，就从学生人的身份转换成社会人的身份，面临参加养老保险、转正定级、考研、出国、考公务员，甚至于工龄和退休金的计算等与自己切身利益密切相关的问题，而这些问题都直接与高校毕业生的档案记载内容挂钩。
高校毕业生的人事档案是由毕业生的学籍档案转换而来的，高校毕业生的学籍档案主要是指通过参加全国统一考试并被录取的大中专学生的档案。它主要由以下几部分组成：学生的入学材料、高校毕业生登记表、综合测评表、学籍卡、组织关系及学生在校的奖惩情况等。学生在校期间的这些材料共同组成了其学籍档案，当学生毕业后，由学校就业主管部门根据学生的实际就业派遣情况在其学籍档案中放入毕业生报到证，并由学校相关部门通过专门机构——机要局转递给毕业生的就业单位的人事部门或其委托的相关的人才交流机构。这时，学生的学籍档案才正式转化成其人事档案，这个转化必须通过毕业生与用人单位或委托的人才交流机构签订相关就业协议，并履行相关毕业程序并取得报道证后，才能最终得以实现，并标志着毕业生由学生人转化为社会人。
二
当前高校在毕业生档案管理方面主要存在以下几方面的问题：
1.毕业生档案材料内容的不完整性。首先，毕业生档案材料的来源渠道非常广泛。除学籍卡来源于教学管理部门外，其他材料主要来自于各教学院系、相关职能部门和学生本人，这些材料主要涉及学生在德智体美劳等方面的素质材料，内容繁杂，数量庞大，在收集过程中非常容易产生片面或者重复的现象。其次，毕业生档案材料的收集时间跨度大。从学生入学之初的初高中学籍档案，到学生在高校期间各学期的学习记录、综合素质测评、直至最后的毕业生登记表和鉴定表，这个跨度至少要3到4年的时间，学校经手人可能更替，从而造成材料的缺失，不利于学生档案的完整和统一。最后，毕业生档案材料的内容完整性、延续性强。有的学生是团员，可档案中缺少了中学时期的入团志愿书；有的是学生党员，却缺少入党申请书和转正报告；有的学生在毕业生登记表奖励一栏中，写了不少荣誉，但在档案中没有这些荣誉的奖励证明材料；材料的不延续和不完整，容易给人造成材料不实的印象。
2.档案的保管和转移过程中的不规范性。首先根据国家相关政策，毕业生毕业后暂时找不到就业单位的，其档案可免费由学校保存两年，暂时保存在学校。这就造成每年毕业季，因为择业过程中的种种问题，很多毕业生都会要求暂时将档案保留在学校，这些学生往往对毕业生档案的重要性认识不足，很多学生并没有按要求在一到两年后转移走自己的档案，日积月累，越来越多的档案会积压在学校，使得本就有限的档案库房不能承载，档案管理人员不胜重荷，难免会造成疏漏；其次，由于学校机构调整，档案管理人员的不稳定性，难免个别档案管理人员责任心欠缺，从而在档案收集和保管过程产生失误，造成学生档案的损坏或遗失，给学生就业和今后的调动、晋升造成无法挽回的损失；最后，由于个别档案管理人员的政策性不强，有时会为了图省事，不是通过机要局这一专门的途径流转毕业生档案，而是将档案通过快递、EMS等方式寄送学生档案，更有甚者直接将档案交给学生，从而出现学生自带档案的现象，这些不规范的档案流转，就更容易出现毕业生档案的损坏或遗失，将会给学生日后办理相关手续带来诸多麻烦。
3.毕业生档案材料的不规范性。首先是由于大多数学校对档案材料的用纸、书写及格式没有明确的规定，造成归档的档案材料有的用A4纸张，有的用16K纸张，造成毕业生档案装订的不齐整；其次是书写不规范，有的学生的入档材料甚至用圆珠笔书写，这些用圆珠笔书写的材料一般几年后就变得模糊，会给日后档案保存带来很大的困难；最后，学生的奖惩材料，甚至有的学生的《毕业生登记表》中都会有公章和系部意见的现象。
三
为了避免以上问题的出现，高校需要从以下几个方面进行反思：
1.高校要加强对毕业生档案工作的重视，从人财物等方面积极支持毕业生档案工作。从院系、到学校都要配备固定的毕业生档案管理人员；配备专门的毕业生档案室或库房；做好相关工作的奖惩条例，充分调动相关工作人员的积极性。
2.高校要加强毕业生档案管理的制度化建设工作。明确毕业生档案管理的条例、分工及职责，并要严格按照《档案法》的要求，规范毕业生档案工作。
3.加强档案管理人员业务素质和责任心的提升，确保档案材料的质量。要求档案管理人员有爱岗敬业的精神，积极钻研档案管理相关业务，规范毕业生档案的流转；同时，要不断提升责任心，本着为学生服务的宗旨，确保毕业生档案材料的规范与完整。
4.加强对毕业生的教育，让学生充分认识到毕业生档案材料的重要性。首先，毕业生在填写相关材料时，本着对自己负责的态度认真填写，不能敷衍了事；其次，毕业生一定要关心自己的档案。如果是正常派遣的学生，学校会通过机要局寄送毕业生档案，学生可以在毕业生档案寄出两个月之后，向相关人事部门进行查询，如果档案未收到，就要及时向学校相关部门查询，确认，以保证自己的毕业生档案不缺失；最后，如果学生在毕业后暂时未找到就业单位，而将其档案托管保存在学校的，在明确了用人单位后，就要及时到学校办理相关就业手续，以便学校正常转递档案，不要误以为既然学校能够免费保存，就不用再到人才交流机构托管了。其实，学校保存的只是毕业生的“学籍档案”，只发挥存放的作用，不能以此为依据为学生开具相关的证明材料。在社会上，真正发挥作用的是由学籍档案转成的人事档案，只有所在单位的人事部门或委托的人才交流机构才有权利开具相关证明，办理相关事项。
因此，无论是高校还是学生都要重视毕业生的档案，使毕业生的档案发挥应有的作用，更好地为学生，为社会服务。
参考文献：
关键词: 高校毕业生就业学生档案工作作用突出问题思考
学生档案工作是高校学生教育管理工作中的一项基础性工作,包括毕业生档案的收集、整理、出档、转递、提供咨询服务等具体工作项目。学生档案工作不仅关系到毕业生从学生向社会人的转变,而且对其今后就业、职称评定、婚育证明、转正定级、政审、办理养老等社会保险和开具出国、升学有关证明等各方面都有影响。因此,高校毕业生就业中的学生档案工作,对学生工作者及毕业生个人而言,都不可忽视。
一、高校毕业生就业中学生档案工作的作用
1.提供档案利用,为用人单位的人力资源管理奠定基础。
经过收集、整理、归档等环节而形成的毕业生档案系统、有序地汇集了毕业生学习期间的学籍记录、奖惩记载、社会活动情况、相关社会关系等一系列内容,用人单位通过对学生档案的查询,在对员工个人能力、兴趣的分析与评估的基础上,可以了解毕业生的能力结构,分析毕业生的素质状况,从而比较全面地了解学生在校期间的经历与表现。
2.协调学生档案管理,为毕业生就业提供及时完整的档案材料。
学生档案材料的收集归档主要包括学生入学登记表,毕业生登记表,毕业生就业通知书,入党(团)材料,奖学金登记表及在校期间奖励、表彰,以及惩处材料、德育鉴定、所学课程的历次考试(或考查)成绩等材料。
3.进行档案管理咨询服务,完善毕业生档案转递工作。
毕业生档案通过档案转递工作与毕业生就业同向流动,以实现“人档合一”的人事档案管理要求,档案转递工作的开始也是毕业生在校身份的结束,学校对毕业生的管理就此告一段落。
二、高校毕业生就业中学生档案工作面临的突出问题
1.档案转递。
(1)档案转出的问题:第一,毕业生升学,招生调档与应届毕业生毕业的时间差。如硕士生录取档案调档在每年的四、五月,本科生毕业时间在六月底,出档在七月初。由于升学招生时毕业生学籍等材料未能完整,造成应届毕业生升学工作中的两次投档,而且,各高校招生档案接受方法不一,或在研究生招生院,或在院(系),很可能两次转递地址不一致,未能将学生档案转递到实处。第二,退档及其再次投递。由于地址失误、单位管理机要权限的限制,造成学生档案转递被机要部门退档,需要学生档案管理工作人员主动与有关人员联系,或接受相关档案转递情况查询,落实具体的档案转递方式。
(2)档案接受的问题:人事(管理)部门档案管理滞后,接到毕业生档案未能及时整理,被误认为档案未收到,需要学校的学生档案管理工作人员借助毕业生档案转递单据,在毕业生与档案接收部门之间进行沟通,明确学生档案归属。
2.毕业生档案管理的相对滞后性。
(1)档案整理相对于毕业生求职活动在时间上的滞后性。目前,不论哪种方式,大多数高校都是在大学生毕业离校时才突击整理档案。但是,人才市场日趋激烈的竞争,求职方式的多样化,使得毕业生求职活动有超前的趋势,在校期间产生的档案材料散放在各系(院)、处(室)乃至个人手中,学生档案工作与毕业生择业活动相比,从材料的收集到归档,呈现明显滞后的管理模式,应届毕业生学籍、人事管理等材料在需要为其求职提供凭据时,往往尚未能收集、整理齐全,造成毕业生档案材料缺乏系统性、完整性。
(2)档案提供利用相对于用人单位查询的滞后性。近年来,不少用人单位陆续走进高校,举办供需见面双向选择活动以招募人才。这种方式通常由高校就业主管部门牵头,先介绍毕业生情况,而后由用人单位通过看档案材料,再确定面洽人选。因此,学生档案管理部门能否提供详实、全面的学生档案就显得至关重要。有的在关键时刻如果不能提供大学生档案材料,就会严重影响毕业生就业。
三、对毕业生就业中学生档案工作的思考
1.树立动态管理学生档案的观念。
(1)档案情况的变动性。由于学生学习具有一定的周期性和阶段性,因此,学生档案材料是在变动中不断丰富的,有学籍、求学经历、奖励、处分、撤消处分等变化等,使得学生档案管理工作从档案接收、归档到转递、出档,始终处在动态运作当中。(2)动态收集的可能性。大学生学习生活具有一定规律性,档案材料的形成过程,从开始时的入学登记,到结束时的毕业离校,学科考试、评奖选优、社会实践等活动都是有组织、相对集中进行的。动态管理学生档案的目的,就在于适时补充档案材料,及时归档,最大限度地有效提供档案材料,切实为毕业生就业服务。
2.毕业生信息资源的共享。
(1)资源共享的工作因素。毕业生就业中的学生档案工作涉及学生管理、教学管理、档案管理等诸多学校管理部门,这些部门有共同的服务对象――应届毕业生,有共同的工作目标――完成毕业生就业计划,也有共同的信息源――毕业生个人信息及就业信息。(2)资源共享的支持环境。高校作为高等教育的教学、科研基地,有着丰富的资源优势及得天独厚的人才优势,校园网的建立更为信息资源的共享提供了切实可行的技术平台。将计算机数据技术和网络技术用于毕业生就业工作,不但能减少就业信息管理工作中的重复劳动,还能提高毕业生档案管理的技术水平及工作效率,有助于及时、准确地掌握毕业生档案运作的状况。在数字校园建设和现代化管理手段在高校各部门间普遍应用的今天,毕业生信息网络化管理已成为就业及毕业生档案工作的发展趋势。
3.拓宽毕业生档案服务范围。
(1)毕业生档案流向查询服务。第一,关于未收到档案问题的查询,应及时主动联系机要部门,为其落实档案转递情况;第二,关于遗留档案问题的查询,应建立档案滞留联系方式,注意对其个人资料的补充,以确保档案信息的连续性。(2)毕业生档案材料的证明服务。学生毕业后,因人动而档案管理一时滞后、本人材料不全或不慎遗失,学生档案管理部门作为毕业生信息资料的管理机构,应该为其学历、学籍、学习成绩提供相应的证明材料。(3)毕业生信息的数字化管理。随着高校办公自动化的发展,作为学校公共服务体系之一的学生档案管理部门,在毕业生就业工作中应将学生档案工作从单一的纸质材料管理发展成学生档案信息的采集、传播和利用的综合管理模式,依据高校办学特点及档案管理的技术水准,依托校园网的规范管理,主动提供服务,宣传学生档案管理政策,在设置查询权限的前提条件下,毕业生档案流向、遗留档案信息,满足毕业生及用人单位对学生档案的利用。
参考文献:
[1]李清.高校毕业生就业中的学生档案工作[J].档案,2006,(4).
高校的成绩档案，是高校教育活动成果记录，反映了学生各个方面的真实信息。高校普及了学分制的教学方式，这给档案管理工作带来了一定的困难。因为采用学分制，导致文件的大幅度增加，档案管理工作相比之前更加的繁重。本文通过分析，简述档案管理的策略。
【关键词】
应用型高校；学分制；档案管理
学分制是高校一种高效的管理制度，用学分作为毕业的根据。随着医学院校在管理模式上进行学分制改革，学生的档案管理数量也随之增多，造成档案管理工作量的增加，所以需要找出一种策略进行解决。
一、高校的学分制管理
（一）学分制
学分制的核心是学生自由选课制度，可以让学生拥有更加灵活的学习时间，有选择性的选择学习内容。它适应了培养人才的要求，提升了教育质量，加深素质教育的改革，推进了学生个性化教育。
学分制可以用来衡量学生的学习情况，让学生从自身出发，合理安排学习进度，学生的自主性得到了增强。同时，学分制尊重学生的个性与自由，为学生提供了一个平等的机会进行自我发展。其最大特点就是突破了学年的限制，只要满足学分指标就可以毕业。
而医学院校的专业针对性很强，主要培养学生的动手实践能力。为了便于管理，医学院校通常使用编级管理方式，将医学课程的学习阶段和毕业实践阶段分别设定学分。如果累计学分没有修够，或者教学计划内不及格的，将此类学生编入下一年级。在学制年限内依然没有修够学分的，可以延长修业期，将学生管理编入下一年级。
（二）学分制高校成绩管理特色
由原来的固定学制，变成了如今的弹性学制，允许学生在学习期间无论是毕业提前还是毕业推迟，只要在学分修够的情况下就可以毕业。这样就造成了学生档案变得很复杂。再加上学生实行选课，学生的学习成绩由原来的百分比量化成了学分，同一专业班级的跨专业的课程成绩，让档案充满了交互性。
二、学分制下的成绩档案管理
（一）建立学号档案管理
在学分制下的高校中，成绩档案零碎而分散，输入成绩、修改成绩、查询成绩都比较慢，很难进行高效的成绩管理工作，也无法进行有效的信息反馈，所以需要建立一个完整的学号档案管理机制。由于学分制的特点，学生可以夸系，夸专业选择学习课程，于是我们就应该弱化院系和专业的概念，突出学号的概念。同时由于人重名的现象很严重，而学号却具有唯一性，无论怎么变动系和专业，学生的学号是不变的。
学号的编排具有一定的规律，这使得档案管理不会再出现传统方式下，由于院系、专业、姓名的方式进行管理时造成的档案繁多，工作量大的问题。学号档案管理的方式具有系统性，完整保留学生是否留级、是否休学、提前毕业等非常规档案。用学号作为档案管理方式，可以确保成绩档案管理的规范和稳定，快速准确的进行查询检索。
（二）建立部门合作管理机制
为了避免成绩档案重复进行工作，作为档案管理部门，应该联合学校的每个部门进行有效合作，建立合作管理机制。避免档案管理变得繁琐困难，学校的每个层面，领导教师学生等都要融入档案管理之中。
首先，学校领导要建立有效的制度，科学规范的对成绩档案进行管理。让成绩档案管理工作，做到分工明确，把责任规划到每个人身上。还要规范工作程序，明确工作流程，减少反复工作和盲目工作。
其次，每个院系的教师需要提高档案管理意识，促使教师可以自觉递交成绩档案到院系部，有利于成绩档案的整理归档，利于档案管理的规范化。
再次，由于学分制实行选课制度，学生的自由度增加了，而教学计划也相应的增加，有几个学生就有几份教学计划，而档案管理工作也变得异常繁重，稍有不慎就会出错，影响成绩管理的准确性。所以需要把学生也纳入档案管理工作当中。
最后，由于学生是在各个院系之间选课，这样造成了评价成绩、收集数据方面的复杂局面。为了解决这个问题，高校可以建立校院合作管理模式。院系的教师提供考试的试卷以及成绩批阅和试卷保管工作。而学校复杂院系学生的成绩查询和分析统计等工作。通过分工明确的档案管理工作，促进院系部门的协调，减少管理的混乱，保证档案管理工作的正常运行。
（三）档案管理的网络数字化应用
学习的教学模式逐渐采用学分制，排课的形式也有安排式改成了选课方式，这样学生选课实现了自由化，但管理人员对其分数的管理上出现了困难，原始纸质档案无法满足工作需求，在如今网络信息化时代，高校的档案管理工作利用网络系统进行成绩档案管理，也已经成为必然。在管理上，应该将手工录入方式和电子录入方式相结合。相比传统的手工录入方式，采用计算机技术对学生成绩进行查询操作、录入操作、修改操作以及删除操作等，查找更方便，存储量更大、检索速度更快、可靠性和保密性更高。
现在很多应用型高校，都采用教务软件进行电子录入方式进行成绩输入工作。这种方式有利于档案管理工作的系统化、规范化。教务软件还可以对学生的成绩进行管理，对学生的班级、课程、班主任、成绩等信息进行管理，提高了工作效率，也方便了查询学生成绩。
在成绩档案进行数字化时，需要对纸质档案进行整理，对录入的档案信息和有关文件等进行审核和校对。这些工作流程应该责任落实到人，明确职责。考虑档案原件信息保护的同时，最大程度发挥档案管理的数字化功能，保证信息的真实可靠。同时建立文件级别的目录数据库并加以同步，这样可以让成绩档案的准确率有所提高，为了方便了使用者，应该同时进行档案的数字化和网上查询功能。
三、结语
成绩档案管理是一个细致而又繁杂的工作，开展学分制教学，提高了高校档案管理工作的难度和要求。档案管理工作应当以学生为本，不断提高其服务能力和管理工作的效率，推动科学化的成绩档案工作。
参考文献：
[1]王晓敏.浅谈如何做好档案管理工作[J].内蒙古科技与经济，2010（01）
