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血站档案管理工作研究

发布时间:2022-10-08 09:45:37

血站档案管理工作研究

血站业务档案主要是指采血、供血过程中产生的一系列数据资料,包括文字、音像、图像等,以及献血者的相关信息和设备信息。血站档案管理应当科学、全面地管理上述相关信息,为保护献血者、受血人和其他相关人员的合法权益提供支持,促进医疗事业和谐健康发展。优化血站业务档案管理,对于有效处理相关医疗问题,提高相关单位工作效率具有重要意义。因此,相关人员应注重血站业务档案的管理,分析血站档案在处理医疗问题中的积极作用,探索优化血站档案管理的具体策略,进一步发挥血站档案管理的积极作用,努力实现国家卫健委“十四五”发展规划。

一、“十四五”发展规划

“十四五”计划全称为《中华人民共和国国民经济和社会发展第十四个五年计划纲要》。第十四个五年计划是从2021~2025年开始和结束。2019年11月25日,中共中央政治局常委、国务院总理李克强主持召开国民经济和社会发展第十四个五年计划编制专题会议。李克强指出,“十四五”期间,外部环境可能更加复杂,不确定性和挑战性可能更多。中国正处于转变发展方式、优化经济结构、转变增长动力的关键时期。人们对更好的生活有更多的期望。我们必须坚持第一要务,突出保持合理经济区间、促进高质量发展的重要性,突出以人为本的发展理念。以改革创新解决发展问题为重点,实事求是,遵循规律,着眼长远,统筹兼顾,提出“十四五”发展目标、工作思路和重点任务,对社会寄予厚望,鼓励全国上下一心。“十四五”期间,血站档案工作要加强党对无偿献血的领导,加强对党员的教育和管理,充分发挥党员的先锋模范作用。要以人为本,加强采供血队伍建设,为献血者、用血者和采供血从业人员提供优质服务,为血站干部职工的成长成才提供全方位的帮助。要明确工作思路,提前部署准备工作,加强工作人员、工作设备和资金投入的保障。要结合本站工作实际,坚持创新发展,构建档案规范化管理体系,更加高效地服务于临床。树立全站一盘棋的思想,增强使命感、责任感和紧迫感,团结一致,艰苦奋斗,锐意进取,狠抓落实,为“十四五”计划开好头、迈好步。

二、血站档案管理的重要作用

血站是指采集、储存血液,向临床或者血液制品生产单位供应血液的医疗卫生机构。分为血站、单采血浆站和血库;血源是指向采供血机构提供血液的公民;血液是指用于生产血液制品的全血、成分血和原血浆。血站分为一般血站和特殊血站。一般血站包括血站、中心血站和中央血库。特殊血站包括脐带血造血干细胞库和卫计委根据医学发展需要批准设立的其他类型血库。因此血站档案管理是一个相互关联的系统。加强档案管理不仅可以保证血站的服务质量,而且可以促进医疗机构的健康发展。

1.提高血站的服务质量

血站的主要工作是提供必要的血液,以确保临床用血安全、及时、高效。只有档案信息完整、真实,才能找到相应的血液资源,提供准确的血液信息,因此,加强血站档案管理,可以满足人们对血液资源的需求,进一步提高血站的服务质量。

2.维护相关权益的基础

自从1998年实施《献血法》以来,自愿献血有了法律基础,国家也加强了对血站的管理。随着社会的进步和发展,人们的权利和法律自我保护意识也逐渐增强。由于近年来医疗纠纷案件的逐渐增多,无偿献血后人们更加关注自身权益的维护,使得血站档案信息的保存至关重要。

3.有助于无偿献血活动的推广

无偿献血包括献血者无偿献血和临床优先用血两个方面,以鼓励人们积极参与自愿献血活动,调动公众自愿献血的积极性,相对完善的无偿献血制度也保护了献血者和用血者的权益。

三、血站档案工作发展的重要性

血站档案工作发展建设已成为大势所趋,据统计,截至2017年底,我国数字档案资源已超过2000万GB。随着档案信息化建设的加快,档案资源的开发利用空间越来越大。对于血站来说,加快档案管理信息化建设既是自身发展的内在要求,也是适应整个档案管理发展的必然趋势。通过建设和完善血站档案管理信息系统,可以更高质量、更高效地收集、分类和存储血站各工作环节和用户的信息,从而提高血站档案资源的管理水平,为档案资源的后续开发利用打下良好的前提和基础。

四、血站档案管理中存在的问题

1.条块分割明显,缺乏硬件设施

血站档案管理往往被管理者忽视。档案主要以科室为基础,在工作中形成了各种档案资料。档案的信息交换、传递和归档都体现出明显的分段性,这使得档案管理存在很大的差距。同时,缺乏明确的制度设计和专门的管理人员。对于相应的硬件设施,设置文件柜也很简单,尤其是在文件存储方面。血站档案管理中经常出现丢失、损坏、混乱等现象,影响了血站档案管理工作的顺利开展。

2.信息管理缺乏一定的时效性

当今社会注重工作的及时性。只有解决了信息管理的时效性问题,才能真正推动信息管理进入正常的发展水平。但是,由于目前信息管理缺乏足够的规范化,信息管理的内容与解决实际问题所需要的信息之间可能存在一些偏差,其原因充分体现在以下几个方面:一是由于血站整体上不接受信息管理模式,使得负责信息管理的工作人员对自己的工作没有充分了解。二是员工消极的工作态度阻碍了工作进展,对信息管理的现代化产生了一定的影响。

3.与其他管理衔接程度较低

未来血站档案信息管理的主要发展方向,可以将档案管理与文件管理有机结合,使管理工作充分融合,全面提高血站档案管理水平。但是,由于我国大多数血站档案信息化建设水平较低,管理体制、人才、资金等方面存在诸多困难,血站档案管理难以与生产等其他管理工作衔接。

4.领导对血站档案管理信息化认识严重不足

档案管理信息化建设是时代发展的方向和需要,由于诸多因素的制约,我国大部分地区的血站仍采用传统的档案管理方式。许多领导没有认识到档案信息化对促进血站工作建设和发展的巨大作用;另一方面,一些采用现代信息技术进行日常管理的血站,由于信息化建设方法和标准不统一、不规范,容易出现档案不完整,安全有风险的问题,这并不能为采供血提供强有力的保障。

五、血站档案工作“十四五”发展规划

1.职责划分

明确职责,确保各部门能合理落实相关工作,避免因权责不清而影响血站业务档案管理的有效性,一般由质量负责人负责审批,审批内容主要包括文件及相关记录的复制和销毁。质量管理科应对相关文件的借阅和复印进行再次审核。档案管理人员接收、处理、归档相关业务资料,其他部门负责相关资料的收集、处理和传递,确保档案资料在各个环节的安全性和真实性。

2.建设综合信息平台

血站应结合自身实际工作需要,提出档案信息化建设和管理的总体目标:即通过综合信息平台,快速找到满足临床需要的安全优质血液为中心;“两个确保”,确保采供血情况记录准确,确保血液制品的质量管理;“五个信息化建设”,利用档案信息平台构建血液质量控制全过程管理、档案管理程序化控制、优质档案服务、档案管理数字化、促进档案价值利用;“五个工作要求”,血站档案信息管理要讲正气,杜绝虚假篡改;讲学习,强化素质;讲奉献,吃苦耐劳;讲团结,合作勤干;讲纪律,严格履行。构建血站档案信息化管理综合信息平台,按照“一中心+两确保+五建设+五要求”,明确血站档案信息化管理方向,描绘血站档案管理发展蓝图。

3.加快推进档案信息化管理技术和设备的应用

一方面,优化升级现有档案管理软硬件设施,为血站档案信息系统建设打下良好的基础。尤其是软件设施的优化,对血站档案信息化建设的质量起着非常重要的作用。血站要以卫生主管部门的工作思路和目标为核心出发点,在卫生主管部门的统一领导下,根据血站自身的工作流程和工作特点,对软件系统进行设计和优化。在软硬件设施的配置方面,可以通过市场招标的形式选择服务质量好、经验丰富的技术水平高的专业技术服务公司,为血站档案管理软硬件设施的优化升级提供更可靠的保障。另一方面,要加快建立数字化档案和无纸化办公管理机制,逐步将传统的手工管理模式转变为数字化、自动化、智能化的档案管理模式,提高血站档案管理的整体效率。

4.构建档案规范化管理体系

档案管理是一项系统工程。因此,档案部门应是血站档案管理的中心,其他部门应密切配合。在构建规范化档案管理体系时,也要充分考虑其可操作性。首先,作为血站的领导,要充分考虑足够重视这项工作,以确保这项工作能够真正发挥作用。其次,在规范化管理制度时,还需要结合血站的实际情况,避免盲目跟风,根据自身特点建立有针对性的标准化档案管理制度。最后,还要做好与相关部门的标准对接工作,具体可参照行业标准和国家标准,根据各部门实际工作制定适应对接的要求和规范,使体系更具说服力。

5.加强相关人才队伍建设

人才队伍建设是实现血站档案管理信息化的关键。在推进血站档案信息化建设的过程中,要加快人才队伍建设的步伐。一方面,血站档案管理部门要重视现有人才的培养。可派遣档案管理人员和相关业务人员参加当地、省级档案局或内地档案局的定期培训,不断提高档案管理水平。同时,要加强血站档案管理人员的计算机技能培训,鼓励他们主动学习信息化知识,提高信息技术水平,不断提高综合素质。督促有关人员定期考核学习,对考核优秀者给予一定奖励,调动其积极性。另一方面,血站要积极引进专门的网络和计算机人才,不断充实血站档案信息化人才队伍,进一步提高人才队伍的实际战斗力,为档案管理信息化建设提供可靠的人力资源保障。

六、血站档案工作“十四五”实施路径

1.更新载体,提高新闻覆盖面

信息时代的新闻传播需要新的媒介和手段。新时代血站业务的新闻传播可以从传统媒体和新媒体两个载体上进行。在传统媒体中,可以通过报纸、杂志等载体进行新闻传播。但是,传统媒体具有滞后性和低效性的特点,在很多场合已经不能满足信息时代新闻传播的要求。因此,我们必须更新载体,网站、微博、微信公众号这些媒体不仅具有传播速度快的特点,而且覆盖面广,有助于血站业务在信息社会抢占新闻传播的制高点,可以作为血站新闻传播的有效载体。

2.建立完善、科学的档案管理制度

根据《献血法》《血站管理办法》等相关法律法规文件,建立完善的血站业务档案管理制度。各部门应根据本部门工作的实际情况,制定合理、有针对性的业务档案管理标准,对档案的利用、销毁、装订等制定明确、具体的要求。相关人员应严格按照规章制度办事,确保各项工作落实到位,各项工作有效规范。建立考核机制,按照下发的制度和规范要求进行专项考核,督促相关工作进一步落实。

3.明确权责,加大领导力度

领导要做好血站档案的规范化管理,明确管理者的职责和分工,成立专门的领导小组,做好血站业务档案管理的规范化建设。根据不同的业务部门,明确权责划分、谁组建、谁安排、谁负责。各部门对本部门的档案进行收集整理、规范管理和移交,确保每一步都完善、科学、高效。应按照流程和标准确保归档和文件装订的质量。

4.适应新时代管理信息化的总要求

对于不同的单位,管理方法是不一样的。由于管理办法直接关系到各血站的具体情况,因此在制定管理办法时,必须根据血站的具体情况制定,使新的管理办法能够充分满足血站的需要。首先,在使用档案管理方法的过程中,要注意方法的及时更新,根据血站的发展实时调整,以及对档案管理人员的一系列约束,使他们能够认真完成管理工作。其次,血站管理决策者需要及时了解血站管理工作的最新动态,根据当前业务的发展情况使档案管理人员能够及时调整和更新管理方法。

七、结语

血站档案管理对血液相关医疗问题的处理有着深远的影响。因此,相关人员应继续研究和加强讨论,进一步分析血站业务档案管理的重要性,加强宣传,让更多的人关注血站业务档案管理。领导要加大投入,建设一支高素质的专业档案管理队伍。同时,还要制定完善、科学的档案管理制度,明确各项流程和相关要求。促进血站业务档案管理效率和质量的显著提高,为我国医疗事业的健康发展做出相应贡献,实现国家卫健委“十四五”规划提出的建设目标和要求。

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作者:胡瑶 单位:临汾市中心血站